Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Thủy khí Việt Nhật

hì doanh nghiệp sẽ bị lỗ và nguy cơ dễ dẫn tới phá sản. Ngược lại nếu bán với giá cao thì không cạnh tranh được với các sản phẩm cùng loại. Vì vậy đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải tự tìm cho mình một hướng đi và có các giải pháp đúng đắn để có thể tồn tại, phát triển và giành thắng lợi trong nền kinh tế thị trường có sự cạnh tranh gay gắt này. Mục tiêu hàng đầu và cũng là điều kiện tồn tại & phát triển của mọi doanh nghiệp kinh doanh là sinh lợi. Để thực hiện mục tiêu này các doanh nghiệp cần phải giải quyết hàng loạt các vấn đề về kinh tế, kỹ thuật, quản lý sản xuất. Trong quá trình tái sản xuất xã hội, trao đổi và tiêu dùng có tác động mạnh mẽ, kích thích sự phát triển của sản xuất kinh doanh. Vấn đề tiêu thụ hàng hoá, dịch vụ đã sản xuất ra có ý nghĩa sống còn của doanh nghiệp. Tiêu thụ hàng hoá, dịch vụ để có được doanh thu bù đắp các chi phí đã bỏ ra trong kỳ và đảm bảo có lãi. Doanh nghiệp càng tiêu thụ được nhiều hàng hóa, dịch vụ thì càng có vị thế trên thị trường đảm bảo sự phát triển lâu dài & bền vững của doanh nghiệp. Nhưng làm thế nào để tổ chức tốt công tác bán hàng của các doanh nghiệp kinh doanh luôn là vấn đề thường trực của tất cả các doanh nghiệp kinh doanh trong nền kinh tế thị trường hiện nay. Với nhận thức trên, bằng những kiến thức lý luận đã được trang bị trong nhà trường và những kiến thức thu thập từ thực tế trong quá trình thực tập tại Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật đồng thời đi sâu vào tìm hiểu quá trình tổ chức kinh doanh, tiêu thụ hàng hoá trong doanh nghiệp thương mại, em đã chọn và nghiên cứu đề tài: “Tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật” làm chuyên đề cuối khoá. 2 - Mục đích nghiên cứu: Mục đích nghiên cứu của đề tài là nghiên cứu lý luận và thực tiễn về tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh. Cụ thể chuyên đề nghiên cứu những lý luận chung về tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong các doanh nghiệp thương mại, nghiên cứu thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật, vận dụng lý luận chung về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong các doanh nghiệp thương mại để đánh giá thực trạng những ưu điểm và nhược điểm của công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật, phân tích sự cần thiết khách quan phải tổ chức hạch toán kế toán trong cơ chế nói chung và tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh nói riêng từ đó đưa ra những phương hướng và một số giải pháp cần thiết để tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Thủy Khí Việt Nhật. 3 - Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu: Là tiến hành nghiên cứu tại Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật trong khoảng thời gian hơn 2 tháng từ 20/01/2008 đến 14/04/2008 với nội dung nghiên cứu công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trên cơ sở đó khái quát những phương hướng và nêu một số giải pháp cần thiết nhằm tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật có hiệu quả hơn. 4 – Phương pháp nghiên cứu: Phương pháp nghiên cứu là kết hợp lý luận, khảo sát tư liệu các giáo trình, một số luận văn tốt nghiệp, sách báo… để tập hợp những vấn đề chung đã có, khảo sát thực tế công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật và dùng phương pháp phân tích để rút ra các kết luận và đề xuất một số phương hướng, giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả tại Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật. 5 – Những đóng góp chính của chuyên đề: Chuyên đề “Tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật” sẽ hệ thống hoá và làm sáng tỏ lý luận cơ bản về tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong các doanh nghiệp thương mại, làm sáng tỏ thêm đối tượng, nhiệm vụ, những nội dung cơ bản về tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả trong các doanh nghiệp thương mại. Chuyên đề nêu lên những đặc điểm về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật, trình bày được một cách tổng quát về đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty, bộ máy tổ chức quản lý, bộ máy kế toán… đồng thời mô tả một cách tổng quát thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật theo chế độ kế toán hiện hành áp dụng trong các doanh nghiệp thương mại. Chuyên đề còn giúp cho việc đối chiếu giữa lý luận với thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả tại Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật. Từ đó phân tích những ưu điểm, những hạn chế trong công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả tại Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật và nêu lên một số phương hướng, giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty. 6 – Bố cục chuyên đề: Ngoài phần mở đầu, kết luận, các bảng biểu phụ lục và danh mục tài liệu tham khảo chuyên đề gồm 3 chương: Chương 1 - Những vấn đề lý luận chung về tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại. Chương 2 - Thực trạng tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật. Chương 3 - Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật. Với kiến thức, trình độ còn hạn chế và chưa có điều kiện tiếp xúc nhiều với thực tế nên chuyên đề cuối khoá của em không trách khỏi những thiếu sót nhất định. Kính mong sự thông cảm và chỉ bảo, đóng góp ý kiến của cô Nguyễn Thu Hoài, các thầy cô giáo trong khoa, cùng toàn thể các anh chị trong phòng tài chính kế toán tại Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật để chuyên đề cuối khoá của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn cô Nguyễn Thu Hoài cùng toàn thể các thầy cô giáo trong bộ môn và các anh chị Phòng Kế Toán Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật đã giúp đỡ em trong quá trình thực hiện chuyên đề cuối khoá này. Hà Nội, tháng 04 năm 2008 Sinh viên thực hiện Mai Thị Thanh Hiền Chương 1: Những vấn đề lý luận chung về tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại các doanh nghiệp thương mại 1.1- Sự cần thiết tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại các doanh nghiệp thương mại: Yêu cầu quản lý công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại: Bán hàng là khâu cuối cùng trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại. Thông qua bán hàng, giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá được thực hiện, vốn của doanh nghiệp thương mại được chuyển từ hình thái hiện vật là hàng hoá sang hình thái giá trị(tiền tệ), doanh nghiệp thu hồi được vốn bỏ ra, bù đắp được chi phí và có nguồn tích luỹ để mở rộng kinh doanh... Nghiệp vụ bán hàng chỉ xảy ra khi giao xong hàng, nhận được tiền hoặc giấy chấp nhận thanh toán của người mua. Hai công việc này có thể diễn ra đồng thời cùng một lúc đối với các doanh nghiệp giao hàng trực tiếp. Tuy nhiên phần lớn việc giao hàng và nhận tiền giữa các doanh nghiệp tách rời nhau: hàng có thể giao trước, tiền nhận sau (bán hàng cho đại lý), hoặc tiền nhận trước giao hàng sau (gửi trước tiền hàng). Từ đó dẫn đến tình trạng doanh thu bán hàng và tiền nhập quỹ không đồng thời. Tiền bán hàng nhập quỹ phản ánh toàn bộ số tiền mua hàng mà người mua trả cho doanh nghiệp, nó có điểm khác biệt với doanh thu bán hàng. Phân biệt doanh thu bán với tiền hàng nhập quỹ giúp cho doanh nghiệp xác định được chính xác thời điểm kết thúc bán hàng, giúp bộ phận quản lý tìm ra phương thức thanh toán hợp lý và có hiệu quả, chủ động sử dụng nguồn vốn đem lại nguồn lợi lớn nhất cho doanh nghiệp. Doanh thu bán hàng của doanh nghiệp được ghi nhận khi hàng hoá được luân chuyển cho người mua và thu được tiền bán hàng ngay hoặc người mua chấp nhận trả tiền tùy theo phương thức thanh toán. Ngoài ra, việc bán hàng có liên quan trực tiếp đến lợi ích của doanh nghiệp, bởi vì khi hàng hoá bán được thì doanh nghiệp sẽ đạt được số doanh thu bán hàng. Đây là một chỉ tiêu quan trọng không những đối với doanh nghiệp mà còn có ý nghĩa quan trọng đối với nền kinh tế quốc dân. Doanh thu bán hàng phản ánh được quy mô của quá trình kinh doanh của doanh nghiệp, phản ánh được trình độ tổ chức chỉ đạo kinh doanh, tổ chức công tác thanh toán. Doanh thu bán hàng chính là nguồn quan trọng để doanh nghiệp trang trải và bù đắp các chi phí bỏ ra trong quá trình sản xuất kinh doanh. Tăng nhanh quá trình tiêu thụ (tăng cả về số lượng và rút ngắn về thời gian) là góp phần đẩy nhanh tốc độ vòng quay của vốn lưu động, tiết kiệm vốn, tránh sử dụng lãng phí các nguồn vốn, giúp tăng thêm thu nhập cho doanh nghiệp, nâng cao đời sống của cán bộ công nhân viên. Trong quan hệ với các doanh nghiệp bạn, việc cung cấp hàng hoá kịp thời, đúng thời hạn, đúng quy cách phẩm chất, số lượng yêu cầu sẽ giúp cho doanh nghiệp bạn hoàn thành tốt kế hoạch sản xuất, góp phần tăng thu nhập và uy tín cho doanh nghiệp. Từ các phân tích trên đây ta thấy việc thực hiện tốt công tác bán hàng, thu tiền về cho doanh nghiệp có ý nghĩa rất quan trọng đối với doanh nghiệp. Do vậy trong công tác quản lý nghiệp vụ bán hàng cần phải bám sát các yêu cầu cơ bản sau: - Nắm chắc sự vận động của từng loại hàng hoá trong quá trình nhập - xuất - tồn kho theo các chỉ tiêu số lượng, chất lượng và giá trị. - Nắm bắt và theo dõi chặt chẽ từng thể thức thanh toán, từng khách hàng, từng loại hàng hoá bán ra, đôn đốc thanh toán và thu hồi đầy đủ kịp thời và nhanh chóng tiền vốn của doanh nghiệp, tăng nhanh vòng quay vốn. - Tính toán, xác định đúng đắn kết quả từng loại hoạt động và thực hiện nghiêm túc cơ chế phân phối lợi nhuận. Bên cạnh việc tổ chức quản lý khâu bán hàng thì việc tổ chức quản lý quá trình xác định kết quả bán hàng của doanh nghiệp cũng vô cùng quan trọng vì: Kết quả bán hàng là khoản tiền chênh lệch giữa doanh thu thuần với trị giá vốn hàng bán ra và chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho số lượng hàng bán ra. Kết quả bán hàng của doanh nghiệp có thể là lãi hoặc lỗ. Lãi hay còn được gọi là lợi nhuận và được phân phối sử dụng cho các mục đích nhất định theo quy định của cơ chế tài chính. Lợi nhuận giữ vị trí rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp vì trong điều kiện hạch toán theo cơ chế thị trường, doanh nghiệp có tồn tại được hay không, thì điều quyết định là doanh nghiệp có tạo ra lợi nhuận hay không. Vì thế lợi nhuận được coi là một trong những đòn bẩy kinh tế quan trọng đồng thời là một chỉ tiêu để đánh giá hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Để xác định kết quả bán hàng được chính xác, yêu cầu trong quá trình bán hàng phải ghi chép đầy đủ, chính xác kịp thời các khoản chi phí bỏ ra. Theo quy định của hệ thống kế toán hiện hành, toàn bộ chi phí ở khâu mua được tính vào trị giá vốn hàng nhập kho, còn chi phí của quá trình chuẩn bị bán hàng và chi phí của quá trình bán hàng được ghi chép ở tài khoản riêng (Tài khoản chi phí bán hàng). Ngoài ra các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp cũng được tập hợp vào tài khoản chi phí quản lý doanh nghiệp. Vì vậy, yêu cầu kế toán phải giám sát chặt chẽ quá trình chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp để làm cơ sở cho việc tính toán chính xác kết quả kinh doanh. Tổ chức quản lý công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng càng khoa học, hợp lý và đúng đắn thì càng thúc đẩy nhanh quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, tiết kiệm được chi phí bán hàng, chi phí quản lý đem lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp. Chính vì vậy, quản lý công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng là vô cùng cần thiết đối với các doanh nghiệp thương mại. 1.1.2. Vai trò, nhiệm vụ của công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại. 1.1.2.1. Vai trò của công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại. Với doanh nghiệp thương mại, tổ chức tốt công tác bán hàng và xác định kết quả bán hàng sẽ tạo điều kiện để kinh doanh phát triển, từng bước hạn chế sự thất thoát hàng hoá, phát hiện ra những hàng hoá chậm luân chuyển để có biện pháp xử lý đúng đắn nhằm thúc đẩy quá trình tuần hoàn vốn. Từ số liệu của kế toán bán hàng cung cấp, nhà quản lý doanh nghiệp có thể đánh giá mức độ hoàn thành kế hoạch kinh doanh, giá vốn hàng bán và lợi nhuận. Dựa vào đó giúp cho doanh nghiệp tìm và đưa ra các biện pháp tối ưu nhằm đảm bảo duy trì sự cân đối thường xuyên giữa nhập hàng, dự trữ và xuất hàng. Trong điều kiện hiện nay của nền kinh tế, các doanh nghiệp có nhiều mối quan hệ kinh tế với các đơn vị khác như liên doanh liên kết để thu hút vốn đầu tư, cho vay, ... khi đó kế toán không chỉ là công cụ của những nhà quản lý và điều hành sản xuất kinh doanh mà còn là phương tiện kiểm tra giám sát của những người chủ sở hữu doanh nghiệp, những người có quan hệ kinh tế và lợi ích ở doanh nghiệp như các nhà đầu tư. Thông qua số liệu kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh họ biết được khả năng tài chính của doanh nghiệp, năng lực kinh doanh của doanh nghiệp trên thương trường từ đó ra các quyết định đầu tư, cho vay hoặc liên kết làm ăn với doanh nghiệp. 1.1.2.2 Nhiệm vụ của công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại: Chính bởi kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng có vai trò quan trọng như vậy nên họ cần xác định rõ nhiệm vụ của mình cụ thể như sau: - Ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ và chính xác tình hình bán hàng của doanh nghiệp trong kỳ cả về giá trị và số lượng hàng bán trên tổng số và trên từng mặt hàng, từng địa điểm bán hàng, từng phương thức bán hàng. - Tính toán và phản ánh chính xác tổng giá thanh toán của hàng bán ra bao gồm cả doanh thu bán hàng, thuế giá trị gia tăng đầu ra của từng nhóm mặt hàng, từng hoá đơn, từng khách hàng, từng đơn vị trực thuộc... - Xác định chính xác giá mua thực tế của lượng hàng đã tiêu thụ đồng thời phân bổ chi phí thu mua cho hàng tiêu thụ nhằm xác định kết quả bán hàng. - Kiểm tra, đôn đốc tình hình thu hồi và quản lý tiền hàng, quản lý khách nợ, theo dõi chi tiết theo từng khách hàng, lô hàng, số tiền khách nợ, thời hạn và tình hình trả nợ. - Tập hợp đầy đủ chính xác kịp thời các khoản chi phí bán hàng thực tế phát sinh và kết chuyển (hay phân bổ) chi phí bán hàng cho hàng tiêu thụ làm căn cứ để xác định kết quả kinh doanh. - Cung cấp thông tin cần thiết về tình hình bán hàng, phục vụ cho việc chỉ đạo, điều hành hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. - Tham mưu cho lãnh đạo về các giải pháp để thúc đẩy quá trình bán hàng. 1.2 - lý luận cơ bản về bán hàng và kết quả bán hàng 1.2.1. Phương thức bán hàng: Có rất nhiều phương thức bán hàng khác nhau, tùy thuộc vào yêu cầu, đặc điểm kinh doanh của từng doanh nghiệp để lựa chọn và áp dụng cho phù hợp với doanh nghiệp mình. Các phương thức bán hàng chủ yếu sau: * Bán buôn hàng hóa: Bán buôn hàng hoá đó là quá trình bán hàng cho khách hàng mua với khối lượng lớn và theo giá bán buôn. Khách hàng mua hàng thường để bán lẻ cho người tiêu dùng. Bán buôn gồm: - Bán buôn qua kho - Bán buôn vận chuyển thẳng * Bán lẻ hàng hoá: Bán lẻ là bán cho khách hàng mua với khối lượng nhỏ, lẻ và theo giá bán lẻ. Khách hàng mua là người tiêu dùng. Bán lẻ bao gồm: - Bán lẻ hàng hóa thu tiền tập trung - Bán lẻ hàng hóa thu tiền trực tiếp - Bán hàng trả góp * Các phương thức bán hàng khác: - Bán hàng đại lý - ký gửi. - Bán hàng theo phương thức đổi hàng. - Bán hàng tự động lựa chọn Ngoài ra trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt và với sự phát triển của khoa học công nghệ, hiện nay còn có nhiều phương thức bán hàng như: bán hàng gửi đến nhà, bán hàng qua điện thoại, bán hàng qua trang web, bán hàng bằng máy tự động, ... Phương thức thu tiền bán hàng và giá bán hàng hoá: Trong nền kinh tế nước ta hiện nay có rất nhiều phương thức thu tiền bán hàng như: Tiền mặt, chuyển khoản, uỷ nhiệm chi, thanh toán bù trừ, thanh toán kế hoạch, đổi hàng, ... Tùy theo từng trường hợp cụ thể để lựa chọn phương thức thu tiền bán hàng phù hợp đảm bảo yêu cầu thu nhanh, đầy đủ. Giá bán hàng hoá là giá thoả thuận giữa người bán và người mua. Khi xác định giá bán phải trên cơ sở giá mua có tính đến thặng số thương mại để bù đắp chi phí và có lãi. 1.2.2. Phạm vi thời điểm ghi nhận doanh thu bán hàng: 1.2.2.1. Phạm vi hàng hoá: Hàng hoá được xác định là hàng bán phải thoả mãn các điều kiện sau đây: - Phải thông qua quá trình mua, bán và thanh toán theo một phương thức thanh toán nhất định. - Phải được chuyển quyền sở hữu từ doanh nghiệp thương mại(bên bán) sang bên mua và doanh nghiệp thương mại đã thu được tiền hay một loại hàng hoá khác hoặc được ngươi mua chấp nhận nợ. - Phải thuộc diện kinh doanh của doanh nghiệp do doanh nghiệp mua vào hoặc gia công, chế biến hay nhận vốn góp, nhận cấp phát tặng thưởng. Trong thực tế một số trường hợp hàng hoá được xuất tuy không đủ ba điều kiện trên nhưng vẫn được coi là hàng bán: - Hàng nhờ bán hộ sau khi đã bán được. - Hàng xuất để đổi lấy vật tư hàng hoá khác. - Hàng tổn thất thiếu hụt trong quá trình vận chuyển bán ra, theo quy định bên mua chịu. - Hàng hoá xuất biếu tặng. - Hàng hoá thành phẩm xuất để thanh toán tiền lương, thưởng cho cán bộ công nhân viên. Các trường hợp xuất hàng sau không được coi là hàng bán: - Hàng xuất làm mẫu, quảng cáo. - Hàng xuất cho sản xuất, gia công. - Hàng xuất dùng cho nội bộ doanh nghiệp. - Hàng gửi bán nhưng chưa bán được. - Hàng tổn thất thiếu hụt trong quá trình vận chuyển bán ra theo quy định bên bán chịu. 1.2.2.2. Thời điểm ghi nhận doanh thu bán hàng: Thời điểm ghi nhận doanh thu bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại là thời điểm hàng hoá được xác định là tiêu thụ. Cụ thể: - Bán buôn hàng hoá: + Bán buôn hàng hoá theo phương thức giao hàng tại kho bên bán: Thời điểm ghi nhận doanh thu bán hàng là lúc sau khi đã giao xong hàng, bên mua ký nhận vào hoá đơn bán hàng và thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận nợ. + Bán hàng theo phương thức giao hàng tại bên mua: Thời điểm ghi nhận doanh thu bán hàng là lúc bên mua đã nhận hàng, chấp nhận thanh toán hoặc nhận được giấy báo có của ngân hàng bên mua đã trả tiền. + Bán buôn hàng hoá theo phương thức vận chuyển thẳng: Thời điểm ghi nhận doanh thu bán hàng là thời điểm thu được tiền hàng của bên mua hoặc bên mua xác nhận đã nhận được hàng và chấp nhận thanh toán. - Bán lẻ thu tiền trực tiếp: Thời điểm ghi nhận doanh thu bán hàng là thời điểm kế toán sau khi nhận và kiểm tra song báo cáo của nhân viên bán hàng. - Bán hàng đại lý - ký gửi: Thời điểm ghi nhận doanh thu bán hàng là thời điểm cơ sở đại lý, ký gửi thanh toán tiền hàng hay chấp nhận thanh toán hoặc thông báo hàng đã bán được. - Bán hàng trả góp (chậm): Thời điểm ghi nhận doanh thu bán hàng là lúc doanh nghiệp giao hàng xong cho người mua và người mua thanh toán tiền hàng lần đầu. 1.2.3. Phương pháp xác định trị giá vốn hàng xuất bán Giá vốn hàng xuất bán được xác định qua 3 bước: - Bước 1: Xác định trị giá mua thực tế của hàng xuất bán. - Bước 2: Tính chi phí thu mua phân bổ cho hàng hoá xuất bán - Bước 3: Tổng hợp kết quả tính được ở hai bước trên sẽ tính được trị giá vốn hàng hoá xuất bán. 1.2.3.1 Tính trị giá mua của hàng xuất kho Theo chuẩn mực kế toán số 02 “Kế toán hàng tồn kho”, việc tính giá thành thực tế của hàng hoá xuất kho được áp dụng một trong bốn phương pháp sau: * Phương pháp tính theo giá đích danh: Theo phương pháp này khi xuất kho vật tư thi căn cứ vào số lượng xuất kho thuộc lô nào và đơn giá thực tế của lô đó để tính trị giá vốn thực tế của vật tư xuất kho. Phương pháp này được áp dụng đối với doanh nghiệp có ít loại mặt hàng hoặc mặt hàng ổn định và nhận diện được. * Theo phương pháp bình quân gia quyền: Giá trị của từng loại hàng tồn kho được tính theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho tương tự đầu kỳ và giá trị từng loại hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trong kỳ. Giá trị trung bình có thể được tính theo thời kỳ hoặc vào mỗi khi nhập một lô hàng về, phụ thuộc vào tình hình của doanh nghiệp. * Phương pháp nhập trước, xuất trước: áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho được mua trước hoặc sản xuất trước thì được xuất trước, và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất gần thời điểm cuối kỳ. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ * Phương pháp nhập sau, xuất trước: áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho được mua sau hoặc sản xuất sau thì được xuất trước, và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trước đó. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập sau hoặc gần sau cùng, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn tồn kho. Mỗi phương pháp tính trị giá mua của hàng xuất kho đều có những ưu nhược điểm riêng. Việc áp dụng các phương pháp khác nhau sẽ cho các kết quả kinh doanh khác nhau. Kế toán cần phải căn cứ vào đặc điểm, yêu cầu và trình độ quản lý của đơn vị để lựa chọn phương pháp thích hợp. 1.2.3.2 Tính chi phí thu mua phân bổ cho hàng xuất kho CP mua hàng phân bổ cho hàng xuất kho trong kỳ = CP mua hàng của hàng tồn đầu kỳ + CP mua hàng phát sinh trong kỳ x Trị giá mua thực tế của hàng xuất kho trong kỳ Trị giá mua của hàng tồn đầu kỳ + Trị giá mua hàng nhập trong kỳ 1.2.3.3 Trị giá vốn của hàng xuất kho trong kỳ: Trị giá vốn của hàng xuất kho trong kỳ = Trị giá mua của hàng xuất kho trong kỳ + Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng xuất kho trong kỳ 1.2.4. Kế toán doanh thu bán hàng: 1.2.4.1. Khái niệm: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là tổng các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kỳ từ hoạt động bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ, góp phần tăng vốn chủ sở hữu. Trong các doanh nghiệp, doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ được phân biệt: - Doanh thu bán hàng hoá. - Doanh thu bán sản phẩm. - Doanh thu cung cấp dịch vụ. 1.2.4.2. Nguyên tắc ghi nhận doanh thu bán hàng: Doanh thu bán sản phẩm, hàng hoá được ghi nhận khi thoả mãn đồng thời các điều kiện sau: - Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích kinh tế gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm, hàng hoá cho người mua. - Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hoá như người sở hữu hàng hoá hoặc quyền kiểm soát hàng hoá. - Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn. - Doanh nghiệp đã thu hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ các giao dịch bán hàng. - Xác định được các chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng. 1.2.4.3. Chứng từ kế toán: - Hoá đơn GTGT( mẫu 01-GTGT-3LL). - Hoá đơn bán hàng thông thường( mẫu 02- GTGT-3LL). - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ(03-PXK-3LL). - Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi( mẫu 01- BH). - Thẻ quầy hàng( mẫu 02 – BH). - Các chứng từ khác: phiếu thu, séc chuyển khoản, séc thanh toán, uỷ nhiệm thu, giấy báo có ngân hàng, giấy nhận nợ,… 1.2.4.4. Tài khoản kế toán sử dụng: - TK511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ - TK512 – Doanh thu nội bộ - TK3331 – Thuế GTGT phải nộp - TK3387 – Doanh thu chưa thực hiện - TK liên quan khác (TK111,112,131...) * TK 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: Tài khoản này phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp trong 1 kỳ hạch toán của hoạt động sản xuất kinh doanh từ các giao dịch, các nghiệp vụ bán hàng và cung cấp dịch vụ. Tài khoản 511 có 5 tài khoản cấp 2: TK 5111 - Doanh thu bán hàng hoá. TK 5112 - Doanh thu bán sản phẩm. TK 5113 - Doanh thu cung cấp dịch vụ. TK 5114 - Doanh thu trợ cấp, trợ giá TK 5117 - Doanh thu bất động sản đầu tư. * TK 512 - Doanh thu nội bộ: Tài khoản này dùng phản ánh doanh thu của số sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, lao vụ tiêu thụ trong nội bộ giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng một công ty, tổng công ty hạch toán toàn ngành. Tài khoản này có 3 tài khoản cấp 2: TK 5121 - Doanh thu bán hàng hoá. TK 5122 - Doanh thu bán thành phẩm. TK 5123 - Doanh thu cung cấp dịch vụ * TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp: Tài khoản này dùng để phản ánh thuế GTGT phải nộp, đã nộp và còn phải nộp trong kỳ. 1.2.4.5. Trình tự kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu: Sơ đồ1.1: Trình tự kế toán doanh thu bán hàng trực tiếp hoặc theo phương thức gửi hàng TK 511 ST chưa thu TK 111, 112 TK 3331 TK 131 Doanh thu Số tiền đã thu Thuế GTGT (Nếu có) Sơ đồ 1.2: Trình tự kế toán doanh thu bán hàng trả góp TK 511 ST chưa thu TK 111, 112 TK 3331 TK 131 DT thu tiền ngay Số tiền thu lần đầu Thuế GTGT (Nếu có) TK 3387 TK 515 Lãi trả chậm K/c lãi kỳ này Sơ đồ 1.3: Trình tự kế toán doanh thu đổi hàng (không tương tự) TK 152, 153 TK 133 TK 131 Số tiền phải trả TK 511 Doanh thu TK 111, 112 TK 3331 Gía trị hàng nhận về Thuế GTGT (Nếu có) Thuế GTGT (Nếu có) Thanh toán chênh lệch TKLQ TK632 G.Vốn Sơ đồ 1.4: Sơ đồ kế toán gửi hàng đại lý theo phương thức bán đúng giá: - Bên chủ hàng: TK 157 Hạch toán giá vốn khi đại lý thông báo hàng đã bán TK 632 TK LQ Doanh nghiệp gửi hàng cho đại lý Kế toán doanh thu: Khi đại lý thông báo hàng đã bán. P.án 1: Các đại lí thanh toán trừ ngay tiền hoa hồng Sơ đồ 1.5: Sơ đồ trình tự kế toán doanh thu khi đại lý thông báo hàng đã bán và thanh toán trừ ngay tiền hoa hồng TK 511 TK 133 Hoa hồng TK 641 TK 111, 112, 131 (Nếu có) Số tiền thu TK 3331 Doanh thu Thuế GTGT P.án 2: Các đại lí thanh toán riêng tiền hoa hồng. Sơ đồ 1.6 Sơ đồ trình tự kế toán doanh thu khi đại lý thông báo hàng đã bán và thanh toán riêng tiền hoa hồng TK 511 TK 111, 112, 131 TK 3331 Doanh thu Thuế Tổng giá TT Sau đó tính tiền hoa hồng phải trả cho đại lý: Sơ đồ 1.7: Trình tự kế toán khi doanh nghiệp thanh toán tiền hoa hồng trả đại lý TK641 TK111,112 Tổng tiền thanh toán (Nếu có) hoa hồng TK133 - Bên nhận đại lý: Khi nhận hàng bán đại lý do bên chủ hàng giao: Ghi Nợ TK003 “Hàng hoá nhận bán hộ, nhận ký gửi, ký cược” Khi bên đại lý bán được số hàng do bên chủ giao: Ghi có TK 003 “Hàng hoá nhận bán hộ, nhận ký gửi, ký cược” Đồng thời phản ánh số tiền bán hàng thu được: P.án 1: Các đại lý tính ngay số tiền hoa hồng được hưởng: Sơ đồ 1.8: Sơ đồ trình tự kế toán doanh thu khi bên nhận đại lý tính ngay số tiền hoa hồng được hưởng TK 111, 112 TK 331 Hoa hồng TK 511 TK 3331 Số tiền phải trả cho chủ hàng Thuế GTGT Số tiền thu được P.án 2: Nếu đại lý không tínhngay số hoa hồng được hưởng: Sơ đồ 1.9: Sơ đồ trình tự kế toán doanh thu khi bên nhận đại lý không tính ngay số tiền hoa hồng được hưởng Cuối kỳ tính số hoa hồng được hưởng TK 111, 112, 131 TK 331 Hoa hồng TK 511 TK 3331 Số tiền phải trả cho chủ hàng Thuế GTGT TK 111, 112, 131 * Kế toán bán hàng cho đơn vị phụ thuộc (Có tổ chức kế toán riêng) TH1: Sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ  Sơ đồ 1.10: Sơ đồ trình tự kế toán bán hàng cho đơn vị phụ thuộc có sử dụng PXK kiêm vận chuyển nội bộ (Chưa viết hoá đơn GTGT) Khi chuyển hàng cho đv phụ thuộc Khi đv phụ thuộc bán được hàng, phát hành HĐ và ghi nhận GVHB Khi đv phụ thuộc bán được hàng và ghi nhận DTBH (Nếu có) TK156 TK157 TK632 TK512 TK111,112,131 TK3331 TH2: Ghi ngay hoá đơn GTGT (không sử dụng PXK kiêm VCNB) KT phản ánh DT nội bộ KT phản ánh GVHBán TK111,112,136 TK512 TK3331 TK156 TK632 Sơ đồ 1.11: Sơ đồ trình tự kế toán bán hàng cho đơn vị phụ thuộc không sử dụng PXK kiêm vận chuyển nội bộ * Doanh nghiệp sử dụng hàng hoá để tiêu dùng nội bộ (dùng làm TSCĐ, ...), khuyến mại, quảng cáo Sơ đồ 1.12: Sơ đồ trình tự kế toán doanh thu khi doanh nghiệp sử dụng hàng hoá để tiêu dùng nội bộ TK 156 TK 512 TK 3331 Giá vốn hàng tiêu thụ nội bộ Thuế GTGT TK 211, 641, 642 TK 133 Thuế GTGT PA doanh thu TK 632 * Doanh nghiệp sử dụng hàng hoá, dịch vụ cho các mục đích được trang trải bằng quỹ khen thưởng, phúc lợi: Sơ đồ 1.13: Sơ đồ trình tự kế toán doanh nghiệp sử dụng hàng hoá cho các mục đích được trang trải bằng quỹ khen thưởng, phúc lợi TK 156 TK 512 TK 3331 Giá vốn hàng tiêu thụ nội bộ TK 431 Thuế GTGT Doanh thu tiêu thụ nội bộ TK 632 * Doanh nghiệp trả lương cho cán bộ công nhân viên bằng hàng hoá, dịch vụ được coi là tiêu thụ nội bộ: Sơ đồ 1.14: Sơ đồ trình tự kế toán doanh nghiệp trả lương cho cán bộ công nhân viên bằng hàng hoá, dịch vụ TK 156 TK 512 TK 3331 Giá vốn hàng tiêu thụ nội bộ TK 334 Thuế GTGT (Nếu có) Doanh thu tiêu thụ nội bộ TK 632 * Doanh nghiệp cho thuê văn phòng, nhà kho, ... được bên đi thuê trả trước tiền thuê cho nhiều năm: Sơ đồ 1.15: Sơ đồ trình tự kế toán doanh nghiệp cho thuê văn phòng, nhà kho,... được bên đi thuê trả trước tiền thuê cho nhiều năm TK 3387 TK 3331 TK 334 Thuế GTGT (Nếu có) Khi nhận tiền của KH trả trước TK 511 KC doanh thu cho kỳ này Vì lý do nào đó khách hàng không thực hiện hết hợp đồng, doanh nghiệp xác định số tiền phải trả trong thời gian không thuê và hạch toán: Sơ đồ 1.16: Sơ đồ trình tự kế toán khách hàng không thực hiện hết hợp đồng, doanh nghiệp xác định số tiền phải trả trong thời gian không thuê TK 3387 TK 3331 Thuế GTGT (Nếu có) TK 111, 112 Nếu chưa kết chuyển sang doanh thu TK 531 Nếu đã kết chuyển sang doanh thu * Bán hàng có chiết khấu thanh toán: Sơ đồ 1.17: Sơ đồ trình tự kế toán bán hàng có chiết khấu thanh toán TK 3331 Thuế GTGT (Nếu có) TK 511 TK 111, 112 TK 635 Số tiền thanh toán Chiết khấu thanh toán 1.2.5. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng 1.2.5.1. Các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm: Chiết khấu thương mại: Là khoản doanh nghiệp giảm trừ cho người mua hàng trên giá bán niêm yết do người mua hàng với số lượng lớn. Giảm giá hàng bán: Là khoản doanh nghiệp giảm trừ cho người mua trên giá bán do hàng hoá bán sai qui cách, kém phẩm chấ._.t hoặc không đúng thời hạn, ... đã ghi trong hợp đồng. Các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua chỉ được tính là khoản giảm trừ doanh thu nếu phát sinh sau khi phát hành hoá đơn. Doanh thu hàng bán bị trả lại: Là doanh thu của số hàng đã xác định là tiêu thụ nhưng bị khách hàng trả lại phần lớn là do lỗi của doanh nghiệp trong việc giao hàng không đúng thoả thuận trong hợp đồng. Thuế tiêu thụ đặc biệt: được đánh vào doanh thu của các doanh nghiệp sản xuất một số mặt hàng đặc biệt mà nhà nước không khuyến khích sản xuất, cần hạn chế tiêu thụ vì không phục vụ cho nhu cầu đời sống nhân dân như: Rượu, bia, thuốc lá, vàng mã, bài lá, ... Thuế xuất khẩu: Đối tượng chịu thuế là tất cả hàng hoá, dịch vụ mua bán, trao đổi với nước ngoài khi xuất ra khỏi lãnh thổ Việt Nam. Khi bán các sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ chịu thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc thuế xuất khẩu thì doanh thu bán hàng là tổng giá thanh toán bao gồm cả thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu. Vì vậy khi tính thuế tiêu thụ đặc biệt và thuế xuất khẩu phải nộp ta phải giảm trừ doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ đã hạch toán. 1.2.5.2. Tài khoản sử dụng: - TK 521 - Chiết khấu thanh toán. - TK 532 - Giảm giá hàng bán. - TK 531 - Hàng bán bị trả lại. - TK 3332 - Thuế tiêu thụ đặc biệt. - TK 3333 - Thuế xuất, nhập khẩu 1.2.5.3. Trình tự hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu: * Trình tự kế toán chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán: Sơ đồ 1.18: TK 521, 532 Kết chuyển giảm trừ doanh thu TK 511, 512 TK 111, 112 Đã thanh toán TK 3331 TK 131 Chưa thanh toán (Nếu có) Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán Sơ đồ trình tự kế toán chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán * Trình tự kế toán hàng bán trả lại - Phản ánh doanh thu hàng trả lại Sơ đồ 1.19: TK 521, 532 Kết chuyển giảm trừ doanh thu TK 511, 512 TK 111, 112 Đã thanh toán TK 3331 TK 131 Chưa thanh toán (Nếu có) Doanh thu hàng trả lại Sơ đồ trình tự kế toán doanh thu hàng trả lại Phản ánh giá vốn hàng trả lại Sơ đồ 1.20: Sơ đồ trình tự kế toán giá vốn hàng trả lại TK 632 Hàng trả lại nhập kho TK 156 TK 111, 112 Chi phí liên quan đến hàng trả lại TK 641 * Trình tự kế toán thuế tiêu thụ đặc biệt và thuế xuất khẩu: - Khi bán hàng hoá, dịch vụ: Sơ đồ 1.21: Sơ đồ trình tự kế toán bán hàng hoá, dịch vụ chịu thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu TK 156 Giá vốn TK 632 TK 511 Khi bán sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ TK 111, 112, 131 Phản ánh số thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu Sơ đồ 1.22: Sơ đồ trình tự kế toán thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu của hàng hoá, dịch vụ bán ra chịu thuế TTĐB, thuế xuất khẩu TK 3332 Thuế tiêu thụ đặc biệt TK 511 TK 3332 Ghi giảm doanh thu Thuế xuất khẩu 1.2.6. Kế toán giá vốn hàng bán 1.2.6.1. Nội dung: - Đối với doanh nghiệp sản xuất: + Sản phẩm xuất kho để bán: trị giá gốc của SP xuất kho chính là giá vốn hàng bán. + Sản phẩm hoàn thành không qua nhập kho bán ngay: giá thành sản xuất thực tế là giá vốn hàng bán. - Đối với doanh nghiệp thương mại: + Hàng hoá xuất kho để bán: trị giá gốc của hàng hoá xuất kho chính là giá vốn hàng bán. + Hàng hoá mua về không qua nhập kho, giá mua và chi phí mua là giá vốn hàng bán. 1.2.6.2. Trình tự kế toán giá vốn hàng bán theo PP KKTX: Sơ đồ 1.23: Sơ đồ trình tự kế toán giá vốn hàng bán theo phương pháp kê khai thường xuyên TK 632 TK 156 Trị giá thực tế của SP, HH đã tiêu thụ bị trả lại nhập kho TK 911 Kết chuyển chi phí bán hàng để xác định kết quả TK 157 TK 111, 131, ... TK 156 Hàng hoá xuất kho tiêu thụ Hàng hóa mua về tiêu thụ ngay không qua kho Hàng gửi bán 1.2.6.3. Trình tự kế toán giá vốn hàng bán theo PP KKĐK: Sơ đồ 1.24: Sơ đồ trình tự kế toán giá vốn hàng bán theo phương pháp kiểm kê định kỳ TK631,411,711,412... TK156,157 TK611 TK412 TK632 TK156,157 TK911 Đầu kỳ, k/c trị giá HH hiện có đầu kỳ Chênh lệch giảm khi đánh giá lại hàng HH Cuối kỳ k/c trị giá HH hiện có cuối kỳ Trị giá HH tăng trong kỳ do các nguyên nhân khác K/c trị giá vốn HH xuất bán K/c trị giá vốn hàng bán để XĐKQ 1.2.7. Kế toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp 1.2.7.1. Kế toán chi phí bán hàng: * Nội dung Chi phí bán hàng: Là toàn bộ các chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá và cung cấp dịch vụ bao gồm chi phí phục vụ cho khâu bảo quản, dự trữ, tiếp thị, bán hàng và bảo hành sản phẩm. Chi phí bán hàng bao gồm: - Chi phí nhân viên bán hàng: bao gồm tiền lương, các khoản có tính chất lương, các khoản trích theo lương của nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói, vận chuyển sản phẩm, hàng hoá… - Chi phí vật liệu, bao bì: Là các chi phí nhiên liệu, vật liệu, bao bì dùng cho việc đóng gói, bảo quản, vận chuyển, bán sản phẩm, hàng hoá, ... - Chi phí dụng cụ đồ dùng: Là chi phí về công cụ, dụng cụ phục vụ cho quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá như dụng cụ đo lường, phương tiện tính toán, phương tiện làm việc … - Chi phí khấu hao: Là khấu hao những TSCĐ thuộc bộ phận bảo quản bán hàng như nhà kho, cửa hàng, bến bãi, phương tiện bốc dỡ, vận chuyển, tính toán, đo lường … - Chi phí bảo hành: Là chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hoá trong thời gian qui định bảo hành. Riêng chi phí sửa chữa, bảo hành công trình xây lắp không được hạch toán vào tài khoản này mà hạch toán vào TK 627. - Chi phí dịch vụ mua ngoài: Là chi phí khác dịch vụ cho việc bảo quản, dự trữ, bán hàng như tiền thuê kho, thuê bãi, thuê bốc vác, vận chuyển hàng bán, trả hoa hồng đại lý, phí uỷ thác xuất khẩu. - Chi phí bằng tiền khác: Là chi phí khác ngoài nội dung đã nêu trên phục vụ cho khâu bán hàng như chi phí tiếp khách bộ phận bán hàng, chi phí giới thiệu sản phẩm, hàng hoá, quảng cáo, chào hàng, chi phí hội nghị khách hàng. * Tài khoản sử dụng: TK 641 - Chi phí bán hàng: Tài khoản này dùng để phản ánh các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hoá, thành phẩm, lao vụ, ... Tài khoản 641 có 7 TK cấp 2: - TK 6411: Chi phí nhân viên; - TK 6412: Chi phí vật liệu, bao bì; - TK 6413: Chi phí dụng cụ, đồ dùng; - TK 6414: Chi phí KHTSCĐ; - TK 6415: Chi phí bảo hành; - TK 6417: Chi phí dịch vụ mua ngoài; - TK 6418: Chi phí bằng tiền khác. *Trình tự một số nghiệp vụ chủ yếu Thuế (nếu có) TK 334,338 TK 641 TK LQ Chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương TK 152, 111, 112 ... Chi phí nhiên liệu, vật liệu, bao bì TK 153, 142, ... Chi phí công cụ, dụng cụ đồ dùng TK 214 CP khấu hao của TSCĐ phục vụ cho bán hàng TK 512, 3331 DT nội bộ củahàng hoá quảng cáo, khuyến mại TK 111, 112, 331 CP dịch vụ mua ngoài, CP bằng tiền, CP bảo hành, ... TK 133 Các khoản giảm chi phí bán hàng TK 911 Kết chuyển chi phí bán hàng để xác định kết quả Sơ đồ 1.25: Trình tự kế toán chi phí bán hàng 1.2.7.2. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp * Nội dung: Chi phí quản lý doanh nghiệp là toàn bộ chi phí liên quan đến hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh, quản lý tài chính và một số khoản khác có tính chất chung cho toàn doanh nghiệp. Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm: - Chi phí nhân viên quản lý: Bao gồm tiền lương, các khoản có tính chất lương, các khoản trích theo lương của nhân viên quản lý doanh nghiệp bao gồm ban giám đốc, các phòng ban quản lý theo chức năng. - Chi phí vật liệu quản lý: Trị giá vật liệu dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp. - Chi phí đồ dùng văn phòng: Chi phí dụng cụ, đồ dùng văn phòng dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp. - Chi phí khấu hao tài sản cố định: Là khấu hao tài sản cố định dùng chung cho cả doanh nghiệp. - Thuế, phí và lệ phí: Bao gồm thuế môn bài, tiền thuê đất, các khoản phí và lệ phí … - Chi phí dự phòng: Bao gồm dự phòng nợ phải thu khó đòi, dự phòng phải trả tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp. - Chi phí dịch vụ mua ngoài: Các khoản chi phí mua ngoài dịch vụ phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp. - Chi phí khác bằng tiền: Các khoản chi phí quản lý chung của cả doanh nghiệp ngoài các khoản đã kể ở trên. * Tài khoản kế toán sử dụng: TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp: Tài khoản này dùng để tập hợp và kết chuyển các chi phí quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và chi phí khác liên quan đến hoạt động chung của toàn DN. TK 642 có 8 TK cấp 2: - TK 6421: Chi phí nhân viên quản lý. - TK 6422; Chi phí vật liệu quản lý. - TK 6423: Chi phí đồ dùng văn phòng. - TK 6424: Chi phí khấu hao TSCĐ. - TK 6425: Thuế, phí và lệ phí. - TK 6426: Chi phí dự phòng. - TK 6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài. - TK 6428: Chi phí bằng tiền khác. * Trình tự kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu: Sơ đồ 1.26: Trình tự kế toán chi phí quản lý doanh nghiệpTK 334,338 TK 642 TK LQ Chi phí TL &các khoản trích theo lương của nhân viên QLDN TK 152, 111, 112 ... Chi phí nhiên liệu, vật liệu dùng cho QLDN và cho cả DN TK 153, 142, ... CP công cụ, dụng cụ, đồ dùng dùng QLDN & chung cho DN TK 214 CP khấu hao của TSCĐ dùng chung cho cả DN TK 3338, 3337, 111 Thuế môn bài, tiền thuê đất, phí và lệ phí phải nộp TK 111, 112, 336 Số phải nộp cấp trên để hình thành quỹ quản lý cấp trên Các khoản giảm chi phí Quản lý doanh nghiệp TK 911 Kết chuyển chi phí QLDN để xác định kết quả TK 139, 351, 352 DP phải thu khó đòi, DP trợ cấp mất việc làm, DP phải trả khác TK 111, 112, 331 Chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác 1.2.8. Kế toán kết quả bán hàng 1.2.8.1. Nội dung Kết quả hoạt động bán hàng của doanh nghiệp trong một kỳ là phần chênh lệch giữa doanh thu thuần của hoạt động bán hàng và các chi phí của hoạt động bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp. Kết quả hoạt động bán hàng = DT thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ - giá vốn hàng bán - CP bán hàng, CP QLDN Doanh thu thuần về BH = Doanh thu BH – Các khoản giảm trừ DT. 1.2.8.2. Chứng từ Kế toán bán hàng sử dụng các chứng từ sau: Hoá đơn GTGT, chứng từ thuế; báo cáo bán hàng, giấy nộp tiền, phiếu thu tiền mặt, giấy báo của ngân hàng, các chứng từ trả tiền hàng; công văn về yêu cầu hoặc quyết định giảm giá, chiết khấu cho người mua hưởng; phiếu xuất kho; bảng kê thanh toán hàng đại lý ký gửi. 1.2.8.3. Tài khoản sử dụng: * TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh: Tài khoản này dùng để xác định kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ. * TK 421 - Lợi nhuận chưa phân phối: Dùng để phản ánh kết quả hoạt động (lãi, lỗ) sau thuế TNDN và tình hình phân phối hoặc xử lý lỗ của doanh nghiệp. Tài khoản 421 có 2 tài khoản cấp 2: - TK 4211 - Lợi nhuận chưa phân phối năm trước. - TK 4212 - Lợi nhuận chưa phân phối năm nay. 1.2.8.4. Phương pháp kế toán Sơ đồ 1.27: Sơ đồ trình tự kế toán kết quả bán hàng TK 911 TK 632 TK 635 TK 641 TK 811 TK 4212 TK 511 TK 515 TK 711 Kết chuyển giá vốn Kết chuyển chi phí tài chính K/c chi phí bán hàng K/c chi phí khác Kết chuyển lãi Kết chuyển doanh thu thuần Kết chuyển DT HĐTC K/c thu nhập khác TK 642 K/c chi phí quản lý TK 821 K/c CP thuế TNDN hiện hành TK 4212 K/c lỗ 1.2.9 Các hình thức và sổ kế toán 1.2.9.1 Các hình thức ghi sổ kế toán: * Hình thức nhật ký sổ cái: Sử dụng nhật ký sổ cái là sổ tổng hợp duy nhất để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, trên sổ kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và ghi theo hệ thống. Các loại sổ kế toán được sử dụng trong hình thức nhật ký sổ cái là: sổ nhật ký, sổ cái các sổ (Thẻ) kế toán chi tiết. * Hình thức nhật ký chung: Sử dụng sổ nhật ký chung để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo hình thức thời gian và có phân tích theo các tài khoản đối ứng. Các loại sổ: Sổ nhật ký chung, sổ cái, các sổ nhật ký chuyên dùng, các loại sổ chi tiết. Ưu điểm: Đơn giản, dễ làm bằng thủ công cũng như bằng máy tính các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cùng loại được tập hợp vào các nhật ký chuyên dùng do đó dễ kiểm tra đối chiếu. * Hình thức chứng từ ghi sổ: Cơ sở ghi vào các sổ kế toán tổng hợp là chứng từ ghi sổ, sổ kế toán tổng hợp gồm sổ đăng ký chứng từ ghi sổ được ghi theo trình tự thời gian, sổ cái được ghi theo hệ thống. Các sổ kế toán sử dụng: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, số tài khoản và các sổ kế toán chi tiết. Ưu điểm: Kết cấu mẫu sổ, cách ghi đơn giản dễ làm, kiểm tra số liệu, đối chiếu chính xác. Nhưng có nhược điểm là khối lượng chứng từ ghi sổ nhiều, công việc kế toán nhiều, quá trình ghi sổ dễ bị trùng lặp. * Hình thức nhật ký- Chứng từ: Dùng nhật ký chứng từ để theo dõi vế có các tài khoản, khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh và có phân tích theo các tài khoản đối ứng, sử dụng sổ cái các tài khoản tại thời điểm cuối kỳ. Các sổ kế toán tổng hợp với chi tiết, kết hợp ghi theo thời gian và ghi theo hệ thống. Ưu điểm: Dễ làm, dễ vào sổ, kế toán không vất vả ... Nhưng có nhược điểm là hầu hết đều thiết kế theo chiều ngang nên khó, không thuận tiện cho doanh nghiệp sử dụng nhiều tài khoản...Việc sử dụng sổ sách để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tuỳ thuộc vào mỗi hình thức kế toán mà doanh nghiệp áp dụng. 1.2.9.2. Các sổ kế toán sử dụng: - Bảng kê hoá đơn và dịch vụ bán ra. - Sổ nhật ký chung. - Sổ nhật ký thu tiền, nhật ký mua hàng. - Nhật ký bán hàng, Sổ chi tiết bán hàng. - Sổ chi tiết thanh toán với người bán, Bảng tổng hợp thanh toán với người bán. - Sổ chi tiết các tài khoản: 515, 333, 642, 511, 711…….. - Sổ cái TK 131, 3331, 511, 632, 642, 711, 811…………. 1.3. đặc điểm tổ chức công tác kế toán bán hàng và kết quả bán hàng trong điều kiện kế toán máy Kế toán trên máy vi tính là quá trình ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống thông tin kế toán, nhằm biến đổi dữ liệu kế toán thành những thông tin kế toán đáp ứng yêu cầu của các đối tượng sử dụng thông tin. Đó là một phần thuộc hệ thống thông tin quản lý của doanh nghiệp. Kế toán máy là quá trình ứng dụng công nghệ thông tin đối với hệ thống thông tin kế toán, nhằm biến đổi dữ liệu kế toán thành những thông tin tài chính cần cho quá trình ra quyết định của công ty. Việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán nói chung và công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng nói riêng chính là việc nâng cao hiệu suất công tác kế toán thông qua tính năng ưu việt của máy vi tính và kỹ thuật tin học. Trong điều kiện nền kinh tế nước ta đang trong quá trình hội nhập nền kinh tế thế giới, thì việc ứng dụng công nghệ tin học trong công tác kế toán nói chung là điều cần thiết để một doanh nghiệp có thể phát triển bền vững. Song việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán càng ở mức độ cao bao nhiêu thì yêu cầu đối với trình độ của nhân viên kế toán càng phải có chuyên môn nghiệp vụ vững vàng để làm chủ công nghệ phát huy được thế mạnh của việc ứng dụng tin học, tạo tiền đề cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. * Nguyên tắc tổ chức kế toán trong điều kiện kế toán máy - Đảm bảo phù hợp với chế độ, thể lệ quản lý kinh tế tài chính nói chung và các nguyên tắc, chẩn mực, chế độ kế toán hiện hành nói riêng. - Hoàn thiện công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng máy vi tính phải đảm bảo phù hợp với đặc điểm, tính chất, mục đích hoạt động, quy mô và phạm vi hoạt động của đơn vị. - Tổ chức trang bị đồng bộ về cơ sở vật chất, song phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả. * Nội dung tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong điều kiện kế toán máy: - Tổ chức mã hoá các đối tượng cần quản lý: Mã hoá là hình thức thể hiện việc phân loại, gắn ký hiệu, xếp lớp các đối tượng cần quản lý; mã hoá đối tượng cần quản lý cho phép nhận diện, tìm kiếm một cách nhanh chóng, không nhầm lẫn các đối tượng, trong quá trình xử lý thông tin tự động, mặt khác cho phép tăng tốc độ xử lý, độ chính xác cao, giảm thời gian nhập liệu và tiết kiệm bộ nhớ. Việc mã hoá phải đảm bảo tính thống nhất và nhất quán, phù hợp với chế độ kế toán hiện hành, phần mềm kế toán và phần mềm quản trị dữ liệu. Tuỳ theo từng phần mềm cụ thể và yêu cầu quản lý mà có các thông tin khai báo khác nhau đối với từng danh mục cần quản lý. Đối với công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng, cần phải mã hoá các đối tượng sau: Danh mục sản phẩm, hàng hoá. Danh mục khách hàng. - Tổ chức chứng từ kế toán Tổ chức chứng từ kế toán là khâu đầu tiên của công tác kế toán nhằm cung cấp thông tin đầu vào, làm cơ sở dữ liệu cho hệ thống thông tin biến đổi thành thông tin kế toán cung cấp cho các đối tượng sử dụng. Việc tổ chức chứng từ kế toán phải đảm bảo những nội dung sau: Xây dựng hệ thống danh mục chứng từ: Phải quy định rõ loại chứng từ nào để nhập liệu cho từng phần hành kế toán. Tổ chức hạch toán ban đầu. Tổ chức kiểm tra thông tin trong chứng từ kế toán. Tổ chức luân chuyển chứng từ: phải đảm bảo tính hợp lý, dễ kiểm tra, dễ đối chiếu giữa các bộ phận kế toán có liên quan. - Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán: Hệ thống tài khoản do Bộ Tài Chính ban hành, được quy định thống nhất trong toàn bộ nền kinh tế quốc dân. Song để để quản lý được chi tiết cho từng đối tượng cần quản lý, cần phải xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết của các tài khoản: 511, 512, 131, ... Nhu cầu sử dụng và khả năng mở tài khoản chi tiết là vô hạn, vì vậy khi xây dựng danh mục tài khoản chi tiết cần phân tích và chú ý tới các yêu cầu sử dụng thông tin phục vụ quản trị nội bộ doanh nghiệp. - Tổ chức hệ thống sổ kế toán Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán. Trong điều kiện hiện tại, hình thức nhật ký chung và hình thức chứng từ ghi sổ có nhiều đặc điểm phù hợp và thuận lợi cho quá trình thực hiện kế toán máy. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng yêu cầu đối với mọi phần mềm là phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định. Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào thì sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay. Trong việc lựa chọn các phần mềm kế toán cần phải lưu ý đến hệ thống báo cáo kế toán mà phần mềm có thể đưa ra phù hợp với yêu cầu của đơn vị kinh doanh. Ngoài ra hệ thống báo cáo phải dễ dàng sửa đổi, đặc biệt trong điều kiện các chế độ, các chuẩn mực kế toán Việt Nam đang trong quá trình hoàn thiện. Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Thuỷ khí việt nhật 2.1. Đặc điểm chung về Công ty TNHH thuỷ khí việt nhật 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật là công ty TNHH hoạt động trong lĩnh vực thương mại được thành lập ngày 30 tháng 09 năm 2005. Thành viên sáng lập công ty gồm có: Thẩm Văn Cường, Nguyễn Trọng Điệp, Nguyễn Viết Hoà và Nguyễn Tuấn Hùng. Giám đốc công ty là anh Thẩm Văn Cường Trụ sở Công ty đặt tại: Số 1-Lô 2- Tổ 1-Thạch Bàn-Long Biên-Hà Nội Mã số thuế: 0101791478 Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật là công ty có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng để giao dịch và có tài khoản tiền gửi số 0021001074955 tại Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam chi nhánh Chương Dương Điện thoại: 04.675.1264 Fax: 04.675.4019 Email: tkvietnhat@vnn.vn Ngành nghề kinh doanh chính của Công ty: Kinh doanh các loại van, thiết bị thuỷ lực, khí nén phục vụ trong lĩnh vực công nghiệp. Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật tuy mới thành lập nhưng trong suốt hơn 2 năm hoạt động Công ty luôn khẳng định được uy tín của mình trên thị trường, phương châm hoạt động của Công ty là “luôn đem đến cho khách hàng sự hài lòng tốt nhất”. Trong quá trình hoạt động và phát triển công ty đã không ngừng phát triển và mở rộng quy mô hoạt động của mình. Khi mới thành lập công ty cung cấp các mặt hàng của mình chủ yếu cho những khách hàng thuộc khu vực Long Biên, Gia Lâm Hà Nội và một số khách hàng lẻ do mối quan hệ quen biết từ trước, nhưng hiện nay công ty đã đủ năng lực cung cấp các mặt hàng của mình không chỉ ở khu vực Hà Nội mà còn phân phối cho các đơn vị ở khắp các tỉnh Miền Bắc cụ thể như: Cung cấp các loại van thuỷ lực, xy lanh khí , đầu nối.... cho các công ty liên doanh thuộc khu công nghiệp Sài Đồng B ( Công ty TSUKUBA Việt Nam, công ty Sumi – Hanel, chi nhánh công ty cổ phần Bibica....), chi nhánh công ty liên doanh COATS Phong Phú – Hưng Yên, công ty cổ phần Prime Vĩnh Phúc, Công ty cổ phần nhựa Thiếu Niên Tiền Phong – Hải Phòng.... Tất cả các mặt hàng công ty cung cấp đều được kiểm tra chất lượng trước khi xuất bán sau đó chuyển tới tận nơi khách hàng yêu cầu và được bảo hành 12 tháng kể từ ngày giao hàng cho khách. Với đội ngũ nhân viên làm việc nhiệt tình, hăng say, dịch vụ chăm sóc khách hàng chu đáo, vì thế trong những năm qua Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật luôn được khách hàng tin tưởng và tín nhiệm, hoạt động kinh doanh của công ty ngày càng có hiệu quả cao, đó cũng chính là bí quyết thành công của công ty. Hiện nay cùng với sự phát triển của nền kinh tế của cả nước, hoạt động của công ty đã đi vào ổn định, phát triển, hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch đề ra và kinh doanh có hiệu quả, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước, đời sống cán bộ công nhân viên trong công ty ngày càng được cải thiện và nâng cao. Chức năng, nhiệm vụ và tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong những năm qua: Chức năng hoạt động của công ty Là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại, công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật được thành lập với chức năng chính là kinh doanh thương mại đáp ứng đầy đủ nhu cầu về số lượng cũng như chất lượng các mặt hàng phục vụ cho ngành công nghiêp như: Các loại van thuỷ lực, đầu nối thủy lực, van khí, xy lanh khí, máy nén khí, các loại ống dẫn khí, các loại bơm thuỷ lực, phin lọc tách dầu khí, lõi lọc khí, nắp thùng dầu, lọc dầu, van một chiều, van bướm tay quay.... Nhà cung cấp của công ty chủ yếu ở khu vực Miền Nam như: Công ty TNHH thương mại và dịch vụ HTP, Công ty TNHH thương mại kỹ thuật CNN, Cửa hàng Hoa Long, Công ty TNHH Thuỷ Khí Điện RT... Nhà cung cấp ở khu vực Miền Bắc chủ yếu ở Hà Nội như: Công ty TNHH thương mại cơ khí điện, Công ty TNHH thương mại P&H Triển Hưng, Công ty cổ phần đầu tư và phát triển công nghệ ASEAN.... Sau khi hàng hoá được nhập về Công ty tiếp tục phân phối tới các đơn vị khách hàng thuộc khắp các tỉnh Miền Bắc theo đúng số lượng, chất lượng, giá trị đã xác nhận trong đơn đặt hàng của khách hoặc hợp đồng kinh tế đã ký kết giữa hai bên. Nhiệm vụ của công ty Kinh doanh đúng danh mục các mặt hàng đã đăng ký kinh doanh. Thực hiện đầy đủ các chính sách và pháp luật của nhà nước. Thực hiện nghĩa vụ về thuế đối với nhà nước theo quy định của pháp luật. Thực hiện các nghĩa vụ đối với người lao động theo quy định của bộ luật lao động nhằm đảm bảo đời sống cho người lao động trong công ty. Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ theo quy định của nhà nước. Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong những năm qua Nước ta đang đẩy mạnh công nghiệp hoá - hiện đại hoá đất nước nên nghành công nghiệp nặng Việt Nam tương đối phát triển, do đó nhu cầu về các loại van, thiết bị thuỷ lực khí nén phục vụ cho ngành công nghiệp ngày càng tăng, tuy nhiên những thách thức đối với công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật cũng rất lớn vì hiện nay trên thị trường Việt Nam có rất nhiều những doanh nghiệp thương mại không chỉ có các doanh nghiệp thương mại Việt Nam mà còn có cả các doanh nghiệp nước ngoài cũng cung cấp các mặt hàng trên nên sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng gay gắt. Trên cơ sở phân tích tình hình thị trường, đồng thời đánh giá được lợi thế của đơn vị, công ty đã hoạch định chiến lược về chất lượng hàng hoá, chất lượng dịch vụ bán hàng và giá cả hợp lý để đáp ứng nhu cầu thị trường và mở rộng thị phần. Do có định hướng chiến lược đúng đắn, đầu tư vốn vào kinh doanh, quản lý chặt chẽ công tác bán hàng và xác định kết quả bán hàng nên hàng hoá được tiêu thụ nhiều, lợi nhuận được giữ vững và phát triển năm sau cao hơn năm trước 2.1.2. Đặc điểm tổ chức kinh doanh của công ty Tổ chức kinh doanh là một trong những yếu tố rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, nó ảnh hưởng tới chất lượng hàng hoá, tới việc tiết kiệm chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và ảnh hưởng tới giá cả hàng hoá bán ra. Do đó để có một chỗ đứng vững chắc trên thị trường, cạnh tranh được với các doanh nghiệp khác, trong những năm qua Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật đã không ngừng hoàn thiện và mở rộng mạng lưới kinh doanh, nhằm đáp ứng nhu cầu của thị trường, mang lại hiệu quả kinh tế cao giúp cho công ty đứng vững và phát triển, cụ thể là: Để đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng công ty đã phân bộ phận bán hàng và kinh doanh thị trường thành nhiều tuyến, quản lý các tuyến là trưởng bộ phận bán hàng, trưởng bộ phận kinh doanh thị trường và trưởng nhóm giao nhận, mỗi tuyến gồm 01 nhân viên bán hàng, 01 nhân viên kinh doanh thị trường, 01 nhân viên giao nhận chịu trách nhiệm riêng về khu vực kinh doanh của mình: Tuyến 1: Khu vực Hà Nội Tuyến 2: Khu vực Hà Tây và Hưng Yên Tuyến 3: Khu vực Hải Phòng, Thái Bình, Nam Định Tuyến 4: Khu vực Vĩnh Yên, Vĩnh Phúc và một số tỉnh khác Với 04 tu‎yến bán hàng, Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật đã đáp ứng được tương đối nhu cầu của khách hàng. Công ty cung cấp sản phẩm tới khách hàng với phong cách tận tình chu đáo ngày càng chiếm được sự tin yêu của khách hàng. Đó chính là phương châm hoạt động của Việt Nhật để đảm bảo hiệu quả kinh doanh của công ty ngày càng cao. 2.1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý tại công ty : Tổ chức là yếu tố quan trọng quyết định tới khả năng phát triển của công ty. Xuất phát từ nhiệm vụ và đặc điểm kinh doanh của công ty bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo chế độ quản lý một thủ trưởng và tổ chức quản lý theo chức năng, thực hiện theo phương pháp ra quyết định từ trên xuống. Bộ máy tổ chức quản lý bao gồm : Ban Giám Đốc và các phòng ban chức năng. Bộ máy quản lý của công ty được bố trí tương đối gọn nhẹ phù hợp với hoạt động kinh doanh của công ty. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty được thể hiện qua sơ đồ 2.1 dưới đây : Sơ đồ 2.1 : Sơ đồ bộ máy quản lý tại Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật Ban Giám Đốc Bộ phận KD Bộ phận kho Bộ phận bán hàng Bộ phận KD thị trường Bộ phận giao nhận Bộ phận Kế toán * Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của các bộ phận: - Giám Đốc: Là người lãnh đạo cao nhất và chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty. Giám Đốc là người đại diện của công ty trước pháp luật. Trong quá trình điều hành Giám Đốc thực hiện nguyên tắc tập trung dân chủ để phát huy sức mạnh tập thể đồng thời nêu cao vai trò trách nhiệm của cá nhân, qua đó kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch, kiểm tra việc sử dụng và bảo vệ tài sản, vật tư, tiền vốn nhằm đảm bảo quyền chủ động trong hoạt động kinh doanh và chủ động về tài chính. - Phó Giám Đốc: Do Giám Đốc trực tiếp bổ nhiệm, phó Giám Đốc là người giúp việc đắc lực cho Giám Đốc, tham mưu cho Giám Đốc và chịu trách nhiệm trước Giám Đốc về các công việc do Giám Đốc giao. - Các bộ phận chức năng: Là các bộ phận có chức năng và nhiệm vụ nhất định, có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, cụ thể: Các bộ phận được chuyên môn hoá các chức năng quản lý, có nhiệm vụ giúp Ban Giám Đốc đề ra quyết định theo dõi, hướng dẫn bộ phận kinh doanh và cấp dưới thực hiện các quyết định và nhiệm vụ đã được phân công. Các bộ phận chức năng không những phải hoàn thành nhiệm vụ của mình được giao mà còn phải phối hợp lẫn nhau đảm bảo cho hoạt động kinh doanh của công ty được tiến hành thường xuyên, liên tục, đạt hiệu quả cao. Gồm có 3 bộ phận chức năng chính: + Bộ phận kinh doanh: Gồm trưởng phòng kinh doanh và các bộ phận chức năng như bộ phận bán hàng, bộ phận kinh doanh thị trường, bộ phận giao nhận. Trong đó: Bộ phận bán hàng: Trực tiếp nhận các yêu cầu của khách hàng qua điện thoại, chăm sóc khách hàng, giải quyết các vướng mắc của khách hàng. Bộ phận kinh doanh thị trường: Giúp trưởng phòng kinh doanh trong việc quản lý kinh doanh, thống kê hàng hoá từ khâu nhập, dự trữ đến khâu bán ra, giao dịch ký kết các hợp đồng mua bán hàng hoá, nắm bắt nhu cầu của đối tượng trong xã hội, mở rộng thị trường, giúp cho Giám Đốc đưa ra quyết định đúng đắn trong kinh doanh. Bộ phận giao nhận: Trực tiếp giao hàng cho khách - Bộ phận kho: Quản lý hàng hoá của công ty về chủng loại, số lượng, kiểm soát chất lượng của hàng hoá đảm bảo hàng hoá luôn sẵn sàng cung ứng cho khách hàng với chất lượng tốt nhất. - Bộ phận kế toán: Tham mưu giúp cho Giám Đốc tổ chức, chỉ đạo, thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thông tin kinh tế và hạch toán ở công ty. Lập hệ thống sổ sách theo dõi tình hình tài sản, sử dụng vốn, theo dõi kết quả hoạt động kinh doanh. Lập báo cáo kế toán, phân tích dự đoán tình hình tài chính của công ty, trực tiếp theo dõi, quản lý công tác kế toán. 2.1.4. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật: 2.1.4.1 Bộ máy kế toán ở công ty: Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật có địa bàn hoạt động kinh doanh tập trung tại một địa bàn và do đặc điểm tổ chức, quản lý kinh doanh nên bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung để phù hợp với hình thức kinh doanh của công ty, việc tổ chức hạch toán được tập trung tại phòng kế toán của công ty. Tổ chức bộ máy kế toán của công ty được khái quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ 2.2: Sơ đồ bộ máy kế toán tại Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp nhập, xuất, tồn và tập hợp tính trị giá vốn HB Kế toán công nợ và xác định kết quả Thủ quỹ * Chức năng, nhiệm vụ của bộ máy kế toán: - Kế toán trưởng: Có nhiệm vụ tổ chức, chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán, thống kê của công ty, đồng thời thực hiện chức năng kiểm soát các hoạt động kinh tế tài chính của công ty, chỉ đạo công việc chung của phòng kế toán, tổng hợp dữ liệu lập báo cáo tài chính quý, năm, chịu trách nhiệm trước pháp luật và cơ quan Nhà nước về mọi thông tin tài chính kế toán đã cung cấp. - Kế toán tổng hợp nhập, xuất, tồn và tập hợp tính trị giá vốn hàng bán: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn hàng hoá tại kho của công ty. Cuối tháng tính giá bình quân để làm cơ sở tính trị giá vốn của hàng bán. - Kế toán công nợ và xác định kết quả: Có nhiệm vụ theo dõi công nợ với nhà cung cấp, phải thu nợ khách hàng,lập các p._. Cộng có TK 334 (1) (2) (3) (4) (5) (6) 1 TK 641 - Chi phí bán hàng 8.674.000 850.000 9.524.000 2 TK 642 - Chi phí quản lý DN 5.960.000 390.000 6.350.000 Cộng 14.634.000 1.240.000 15.874.000 Người lập bảng (Ký, họ tên) Trương Thị Thu Huyền Ngày 30 tháng 11 năm 2007 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Nguyễn Trọng Điệp Do phần mềm kế toán chưa hoàn thiện nên việc thực hiện phân bổ lương và tính lương cho công nhân viên chưa có mẫu cụ thể nên kế toán phải thực hiện qua “bút toán khác” trên phần mềm để cập nhật tính lương cho công nhân viên. Cuối mỗi tháng căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương kế toán vào phân hệ: “Nghiệp vụ/Bút toán khác” để tính lương tháng đó cho công nhân viên, sau đó đợi vài phút giao diện màn hình hiện ra Ngày: Kế toán gõ “30/11/07” Ký hiệu chứng từ, số chứng từ: Kế toán ghi “bangpbtlt11/07” Mặt hàng: Để trống Diễn giải: Tính lương tháng 11/2007 cho CNViên Cty Nợ TK, Có TK, số tiền: Kế toán tự đánh số liệu vào sau đó nhấn CTRL+L ghi lại Giao diện 2.21: Giao diện nghiệp vụ tính lương cho công nhân viên Ngoài ra kế toán còn lập bảng kê 11 theo dõi BHXH tính vào chi phí nhân viên bán hàng, số lượng nhân viên tham gia đóng BHXH ở công ty còn ít vì phần đa các nhân viên từ công ty khác chuyển sang và họ vẫn đang gửi đóng BHXH ở công ty cũ. Vì thế số tiền BHXH tính vào chi phí nhân viên bán hàng ở công ty chỉ có: 340.000đ Chi phí công cụ, dụng cụ: Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật hoạt động trong lĩnh vực thương mại với quy mô còn nhỏ nên cả phòng kinh doanh và phòng kế toán chỉ có 03 máy vi tính trong đó 02 máy phòng kế toán còn lại 01 máy phòng kinh doanh dùng để giao dịch với nhà cung cấp và khách hàng, cả 03 máy vi tính đều được mua từ đầu khi công ty mới thành lập , giá trị 01 máy phòng kinh doanh nhỏ nên kế toán tính luôn vào chi phí bán hàng ngay từ tháng mua về. Tháng 11/2007 không phát sinh khoản chi phí công cụ dụng cụ nào Chi phí dịch vụ mua ngoài: Hàng tháng phát sinh các khoản chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho bộ phận bán hàng kế toán hạch toán vào TK6417 – Chi phí bán hàng dịch vụ mua ngoài, tại Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho bộ phận bán hàng chủ yếu là chi phí vận chuyển hàng đi bán đối với các khách hàng ở xa thông qua dịch vụ chuyển phát nhanh của Công ty cổ phần Tín Thành. Căn cứ vào hoá đơn dịch vụ của Công ty cổ phần Tín Thành kế toán hạch toán và nhập dữ liệu vào máy bằng cách vào phân hệ: “Nghiệp vụ/Mua hàng dịch vụ”. Cụ thể: Ngày 10/11/2007 chị Huyền thanh toán tiền cước dịch vụ chuyển phát nhanh cho công ty cổ phần Tín Thành theo hoá đơn số 004334 ngày 10/11/2007 số tiền là: 126.500 đồng. Căn cứ vào hoá đơn dịch vụ số 004334 ngày 10/11/2007 của Công ty cổ phần Tín Thành kế toán nhập dữ liệu vào máy bằng cách vào phân hệ: “Nghiệp vụ/Mua hàng dịch vụ” sau vài giây giao diện hoá đơn mua hàng hiện ra kế toán nhập dữ liệu vào theo các mục của hoá đơn tương tự như nhập hoá đơn bán hàng (xem giao diện 2.22) Giao diện 2.22: Giao diện hoá đơn cước dịch vụ chuyển phát nhanh Chi phí bằng tiền khác: Tháng 11 năm 2007 tại công ty không phát sinh khoản chi phí khác bằng tiền khác nào thuộc bộ phận bán hàng Do phần mềm kế toán doanh nghiệp A-Excel theo dõi trên các tài khoản chi tiết nên cuối tháng muốn xem sổ cái các tài khoản phải gõ tài khoản chi tiết cụ thể : Để xem sổ cái tài khoản chi phí bán hàng kế toán phải vào phân hệ "Sổ cái/ gõ TK6411, 6417.... /enter" để xem, sau đó kế toán kết xuất ra excel và dựa vào đó lập sổ cái tổng hợp TK641 – Chi phí bán hàng để in, vì trong phần mềm kế toán không lọc được sổ cái TK641 mà chỉ lọc được sổ cái tài khoản chi tiết Bảng 2.9: Sổ cái TK 641 Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật Địa chỉ: Số 1 – Lô 2 – Tổ 1 – Thạch Bàn – Long Biên – Hà Nội Sổ cái Tháng 11 năm 2007 Số hiệu TK: 641 - Tên TK: Chi phí bán hàng Đơn vị: đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Số hiệu TKĐU Số tiền Số hiệu Ngày tháng Trang sổ STT dòng Nợ Có A B C D E G H 1 2 Số dư đầu năm Số FS trong tháng 10/11 004334 10/11 Cước dịch vụ chuyển phát nhanh 1111 115.000 30/11 Bangke11 30/11 Các khoản trích theo lương T11 338 340.000 30/11 bangpbtlt11/07 30/11 Tính lương T11 cho CNViên 334 9.524.000 30/11 NKC 30/11 K/C TK6411 -> TK911 911 9.864.000 30/11 NKC 30/11 K/C TK6417 -> TK911 911 115.000 Cộng phát sinh 9.979.000 9.979.000 Số dư cuối kỳ Ngày 30 tháng 11 năm 2007 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc công ty (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký và đóng dấu) Trương T.Thu Huyền Nguyễn Trọng Điệp Thẩm Văn Cường 2.2.2.2 Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp cũng tương tự như đối với chi phí bán hàng. Chi phí nhân viên quản lý doanh nghiệp: Kế toán căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương tháng 11/2007 (đã nêu phần chi phí bán hàng) để hạch toán tiền lương của nhân viên quản lý vào phần mềm kế toán thông qua tài khoản 6421- Chi phí nhân viên quản lý bằng cách lập phiếu “các nghiệp vụ phát sinh khác”, ký hiệu chứng từ và số chứng từ đều nhập tên bảng phân bổ tiền lương hàng tháng như phần 2.2.2.1- Chi phí nhân viên bán hàng. Ngoài ra theo bảng kê 11 số tiền BHXH tính vào chi phí nhân viên quản lý là: 102.000đ Chi phí đồ dùng văn phòng Kế toán căn cứ vào các hoá đơn mua đồ dùng văn phòng như hoá đơn mua máy điện thoại cố định không dây của điện lực, hoá đơn mua sổ sách, mực in... phục vụ cho bộ phận quản lý của công ty để hạch toán vào phần mềm kế toán thông qua TK6423 – Chi phí quản lý đồ dùng văn phòng Cụ thể: Ngày 27/11/2007 chị Hiền mua 01 máy điện thoại cố định không dây LSP-40 của của công ty điện lực thành phố Hà Nội phục vụ cho bộ phận quản lý công ty theo hoá đơn số 264651 ngày 27/11/07 trị giá chưa thuế là: 263.636đ, tiền thuế GTGT là: 26.364đ đã thanh toán bằng tiền mặt Căn cứ vào hoá đơn mua máy điện thoại của Công ty điện lực TP Hà Nội kế toán vào phần mềm: “Nghiệp vụ/mua hàng dich vụ” Giao diện 2.23: Giao diện hoá đơn mua máy điện thoại LSP-40 Chi phí dịch vụ mua ngoài Tất cả các chi phí như tiền điện, tiền điện thoại, tiền nước, ... căn cứ trực tiếp vào các hoá đơn tiền điện, điện thoại, tiền nước, phiếu chi kế toán hạch toán vào TK6427 – Chi phí quản lý dịch vụ mua ngoài Cụ thể: Ngày 16/11/07 Chị Huyền thanh toán tiền cước điện thoại cho Bưu điện TP Hà Nội theo hoá đơn AB/2007T số 0572733 tổng số tiền là: 152.062đ bằng tiền mặt Kế toán vào phân hệ “Nghiệp vụ/ mua hàng dịch vụ” Giao diện 2.24: Giao diện hoá đơn cước dịch vụ điện thoại Chi phí bằng tiền khác : Chi phí bằng tiền khác ở bộ phận quản lý công ty chủ yếu là phí ngân hàng chuyển tiền. Căn cứ vào chứng từ ngân hàng như giấy nộp tiền, uỷ nhiệm chi, sổ hạch toán chi tiết, kế toán hạch toán vào TK6428 – Chi phí quản lý bằng tiền khác Cụ thể ngày 05/11/07 uỷ nhiệm chi số E073.0019 thanh toán tiền hàng cho cửa hàng Hoa Long qua ngân hàng Vietcombank chi nhánh Chương Dương số tiền là : 2.815.000đ, phí chuyển tiền đã có thuế VAT là : 22.000đ ( trong đó phí chuyển tiền chưa thuế là 20.000đ, thuế VAT 10% là 2.000đ. Căn cứ vào giấy uỷ nhiệm chi kế toán hạch toán phí chuyển tiền vào phần mềm kế toán bằng cách vào phân hệ ‘‘Nghiệp vụ/Bút toán khác’’ (xem giao diện 2.25) Giao diện 2.25 : Giao diện hạch toán phí chuyển tiền qua ngân hàng Để xem sổ cái tài khoản chi phí quản lý doanh nghiệp kế toán phải vào phân hệ "Sổ cái/ gõ TK6421, 6423, 6427, 6428... /enter’’ để xem, sau đó kế toán kết xuất ra excel và dựa vào đó lập sổ cái tổng hợp TK642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp để in, vì trong phần mềm kế toán không lọc được sổ cái TK642 mà chỉ lọc được sổ cái tài khoản chi tiết Bảng 2.10: Sổ cái TK 642 Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật Địa chỉ: Số 1 – Lô 2 – Tổ 1 – Thạch Bàn – Long Biên – Hà Nội Sổ cái Tháng 11 năm 2007 Số hiệu TK: 642 - Tên TK: Chi phí quản lý doanh nghiệp Đơn vị: đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Số hiệu TKĐU Số tiền Số hiệu Ngày tháng Trang sổ STT dòng Nợ Có A B C D E G H 1 2 Số dư đầu năm Số FS trong tháng 05/11 E073.0019 05/11 Phí chuyển tiền cho CH Hoa Long 11211 20.000 13/11 PC000030/07 13/11 Phí chuyển tiền cho CH Hoa Long 1111 20.000 16/11 PC00002/08 16/11 Nộp cước ĐThoại T10 cho Cty Đlực 1111 28.414 16/11 PC00003/08 16/11 Nộp cước ĐThoại T10 cho Cty Đlực 1111 138.238 21/11 PC00006/08 21/11 Phí chuyển tiền cho CH Hoa Long 1111 20.000 27/11 PC000010/08 27/11 Mua máy điện thoại LSP-40 1111 263.636 27/11 PC000012/08 27/11 Nộp cước Đthoại T10 cho Bưu điện 1111 290.257 27/11 PC000013/08 27/11 Nộp cước Đthoại T10 cho Bưu điện 1111 217.746 27/11 PC000014/08 27/11 Nộp cước Đthoại T10 cho Bưu điện 1111 268.844 27/11 PC000018/08 27/11 Phí chuyển tiền cho CH Hoa Long 1111 20.000 27/11 PC000019/08 27/11 Nộp tiền điện cho Đlực Hà Nội 1111 426.600 30/11 Bangke11 30/11 Các khoản trích theo lương T11 338 102.000 30/11 bangpbtlt11/07 30/11 Tính lương T11 cho CNViên 334 6.350.000 30/11 NKC 30/11 K/C TK6421 -> TK911 911 6.452.000 30/11 NKC 30/11 K/C TK6423 -> TK911 911 263.636 30/11 NKC 30/11 K/C TK6427 -> TK911 911 1.370.099 30/11 NKC 30/11 K/C Tk6428-> TK911 911 80.000 Cộng phát sinh 8.165.735 8.165.735 Số dư cuối kỳ Ngày 30 tháng 11 năm 2007 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc công ty (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký và đóng dấu) Trương T.Thu Huyền Nguyễn Trọng Điệp Thẩm Văn Cường 2.2.2.3 Kế toán xác định kết quả bán hàng Tất cả các bút toán kết chuyển chi phí, doanh thu bán hàng, doanh thu hoạt dộng tài chính, thu nhập khác, chi phí khác đều được thực hiện cùng một lúc do kế toán chọn “A-Excel tự kết chuyển” chỉ trong vài phút là kế toán đã có thể xem sổ cái TK911, báo cáo kết quả kinh doanh Bảng 2.11 : Sổ cái TK911 Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật Số 1-Lô2-Tổ 1-Thạch Bàn-LBiên – HN Sổ cái Tháng 11 năm 2007 Số hiệu TK: 911 - Tên TK: Xác định kết quả kinh doanh Đơn vị: đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Số hiệu TKĐU Số tiền Số hiệu Ngày tháng Trang sổ STT dòng Nợ Có A B C D E G H 1 2 Số dư đầu năm Số FS trong tháng 31/12 NKC 31/12 Kết chuyển doanh thu 5111->911 5111 104.966.000 31/12 NKC 31/12 Kết chuyển giá vốn 632->911 632 69.751.137 31/12 NKC 31/12 Kết chuyển chi phí bán hàng 6411 ->911 6411 9.864.000 31/12 NKC 31/12 Kết chuyển chi phí bán hàng 6417 ->911 6417 115.000 31/12 NKC 31/12 Kết chuyển chi phí quản lý 6421 ->911 6421 6.452.000 31/12 NKC 31/12 Kết chuyển chi phí quản lý 6423 ->911 6423 263.636 31/12 NKC 31/12 Kết chuyển chi phí quản lý 6427 ->911 6427 1.370.099 31/12 NKC 31/12 Kết chuyển chi phí quản lý 6428 ->911 6428 80.000 31/12 NKC 31/12 Kết chuyển DTHĐ tài chính 515 ->911 515 5.039 31/12 NKC 31/12 Kết chuyển chi phí HĐTC 635->911 635 1.627.500 31/12 NKC 31/12 Kết chuyển chi phí thuế TNDN 821 ->911 821 4.325.347 31/12 NKC 31/12 Kết chuyển lãi sau thuế 911->4212 4212 11.122.320 Cộng phát sinh 104.971.039 104.971.039 Số dư cuối kỳ Ngày 30 tháng 11 năm 2007 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc công ty (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký và đóng dấu) Trương T.Thu Huyền Nguyễn Trọng Điệp Thẩm Văn Cường Bảng 2.12: Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh Đơn vị: Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật Địa chỉ: Số 1 – Lô 2 – Tổ 1 – Thạch Bàn – Long Biên – Hà Nội Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh Từ ngày01/11/2007 đến 30/11/2007 Phần I - Lãi lỗ Chỉ tiêu Mã số Kỳ này Kỳ trước Luỹ kế từ đầu năm Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 1 104.966.000 98.763.000 Các khoản giảm trừ (03=04+05+06+07) 3 + Chiết khấu thương mại 4 + Giảm giá 5 + Hàng bán bị trả lại 6 + Thuế TTĐB, thuế XK, thuế GTGT tr/t phải nộp 7 1. Doanh thu thuần về BH và c/c DV (10=01- 03) 10 104.966.000 98.763.000 2. Giá vốn hàng bán 11 69.751.137 67.825.350 3. Lợi nhuận gộp về BH và c/c DV (20=10-11) 20 35.214.863 30.937.650 4. Doanh thu hoạt động tài chính 21 5.039 15.135 5. Chi phí tài chính 22 1.627.500 1.598.700 - Trong đó: Chi phí lãi vay 23 1.627.500 1.598.700 6. Chi phí bán hàng 24 9.979.000 9.786.500 7. Chi phí quản lý doanh nghiệp 25 8.165.735 7.896.250 8. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 30 15.447.667 11.641.065 9. Thu nhập khác 31 10. Chi phí khác 32 19.100 11. Lợi nhuận khác (40=31-32) 40 (19.100) 12. Tổng lợi nhuận trước thuế (50=30+40) 50 15.447.667 11.621.965 13. Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp 51 4.325.347 3.254.150 14. Lợi nhuận sau thuế (60=50-51) 60 11.122.320 8.367.815 Từ báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty ta thấy lợi nhuận sau thuế của công ty tháng 11/2007 đã tăng lên 2.754.505đ so với tháng 10/2007, điều đó chứng tỏ rằng hoạt động kinh doanh của công ty ngày càng có hiệu quả. Như vậy em đã trình bày phần thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật. Mặc dù chưa thật sự đầy đủ như lý thuyết nhưng chúng ta cũng thấy rõ quá trình lưu chuyển hàng hoá bán ra, công tác hạch toán, quá trình luân chuyển chứng từ được mô tả chính xác. chương 3 một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Thuỷ khí việt nhật 3.1. Nhận xét chung về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Thuỷ khí việt nhật 3.1.1 Những ưu điểm: Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật là công ty hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thương mại các mặt hàng thuỷ lực, khí nén phục vụ cho ngành công nghiệp, Tuy công ty mới hoạt động kinh doanh được hơn 2 năm nhưng mọi thành viên trong công ty luôn tìm cách tiếp cận với những quy luật mới của nền kinh tế thị trường và vận dụng chúng một cách linh hoạt vào quản lý và tổ chức điều hành công ty. Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp là trở ngại lớn nhất của các doanh nghiệp nói chung và của Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật nói riêng. Công ty luôn quan tâm đến công tác bán hàng và luôn hành động theo tôn chỉ: “ Bán hàng là sức sống của công ty”. Công ty đã tổ chức tốt công tác nghiên cứu thị trường để từ đó mở rộng mạng lưới kinh doanh khắp toàn TP Hà Nội, và các tỉnh thuộc khu vực Miền Bắc nhằm mục đích mang đến khách hàng sự hài lòng cao nhất nhờ đó mà công ty đã chiếm được lòng tin của khách hàng, từ đó mà uy tín của công ty ngày càng được nâng cao và mạng lưới kinh doanh ngày càng được mở rộng, ... Những năm gần đây tình hình kinh doanh của công ty luôn ổn định và có chiều hướng phát triển khả quan. Do sản lượng tiêu thụ luôn ở mức ổn định cao nên công ty đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nước, đời sống cán bộ công nhân viên được ổn định và có thể nói là cao so với các công ty khác cùng lĩnh vực kinh doanh trong nền kinh tế hiện nay. Công ty đã đạt được kết quả trên không là kết quả riêng của một bộ phận phòng ban nào mà đó là sự đoàn kết thống nhất trong công ty là sự chỉ đạo kịp thời của ban giám đốc, sự cố gắng nỗ lực của tập thể cán bộ công nhân viên trong công ty. Trong đó có sự đóng góp không nhỏ của bộ phận kế toán bán hàng trong việc cung cấp thông tin kịp thời, chính xác phục vụ đắc lực cho lãnh đạo công ty. Công tác kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật có thể đánh giá là tương đối ổn định, mỗi kế toán viên có trách nhiệm làm công việc được giao từ đó phát huy được tính chủ động trong công việc. Trong việc lựa chọn hình thức kế toán, công ty đã lựa chọn hình thức nhật ký chung sở dĩ như vậy là vì nó phù hợp với thực trạng hạch toán kế toán ở công ty, dễ dàng đối chiếu kiểm tra. Về chứng từ kế toán công ty đã sử dụng tương đối hoàn thiện chứng từ trong quá trình hạch toán, số liệu được lập đầy đủ, trình tự luân chuyển hợp lý, chính vì vậy mà hệ thống chứng từ của doanh nghiệp đã chứng minh được tính hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ, làm căn cứ để phục vụ cho quá trình hạch toán. Các chứng từ sử dụng trong quá trình hạch toán đều phù hợp với yêu cầu kinh tế và pháp lý của nghiệp vụ. Các chứng từ được lưu giữ, bảo quản cẩn thận. Kế toán phần hành nào thì lưu giữ chứng từ của phần hành đó, không chồng chéo nhau, nguyên tắc phân công nhiệm vụ rõ ràng. Quá trình luân chuyển chứng từ một cách hợp lý. Chứng từ, từ khâu bán hàng sang phòng kế toán được thực hiện một cách khẩn trương, liên tục. Việc áp dụng kế toán máy trong quá trình hạch toán giúp cho công việc kế toán đơn giản hơn, mang lại hiệu quả cao hơn. Đặc biệt trong quá trình tính trị giá vốn hàng bán và đưa ra các báo cáo hàng tháng về tình hình tiêu thụ từng mặt hàng phục vụ tốt cho việc quản lý. Sử dụng phần mềm kế toán trong quá trình hạch toán đã giảm được rất nhiều thao tác ghi chép sổ sách kế toán. Công việc chủ yếu tại phòng kế toán là phân loại chứng từ sao cho hợp lý, kiểm tra xem chứng từ đã hợp pháp, hợp lý chưa, sau đó nhập vào máy. Việc ghi sổ và chuyển sổ cũng như phần đối chiếu giữa các sổ chi tiết với sổ tổng hợp và báo cáo tổng hợp thực hiện phần lớn bởi phần mềm kế toán. Thông qua việc sử dụng kế toán máy, kế toán có thể cung cấp thông tin một cách nhanh chóng, chính xác vào bất cứ thời điểm nào. Hơn nữa, các thông tin này không có sự sai lệch giữa sổ kế toán và báo cáo kế toán do cùng được xử lý trực tiếp số liệu trên các chứng từ do kế toán nhập vào máy tính. Việc áp dụng kế toán máy còn giúp Công ty có thể quản lý chi tiết các đối tượng bằng một hệ thống mã dạng động, góp phần giảm nhẹ công việc trong phòng kế toán. Về kế toán bán hàng: Hàng hoá của công ty gồm rất nhiều mặt hàng phục vụ cho nhiều đơn vị vì thế việc theo dõi tiêu thụ từng mặt hàng không phải là điều rễ ràng. Song thực tế công ty đã tổ chức khâu bán hàng một cách linh hoạt và đơn giản vừa đáp ứng được yêu cầu quản lý vừa mang lại hiệu quả cao. 3.2.2 Những mặt hạn chế: Bên cạnh những thành tích đạt được, công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty còn tồn tại một số hạn chế như: Thứ nhất là về việc hạch toán chi phí dịch vụ mua ngoài: Do quy mô của công ty còn nhỏ và để đơn giản trong quá trình hạch toán nên công ty hạch toán chi phí dịch vụ mua ngoài như tiền điện, điện thoại sử dụng cho bộ phận bán hàng và bộ phận quản lý là không thực hiện phân bổ riêng cho từng bộ phận mà đều hạch toán hết vào chi phí quản lý lý doanh nghiệp thông qua tài khoản 6427 do đó không biết được chi phí tiền điện, điện thoại phục vụ cho bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý là bao nhiêu? Thứ hai là về việc hạch toán các chi phí thiết bị, văn phòng phẩm sử dụng trong công ty: Tất cả các chi phí thiết bị sử dụng cho từng bộ phận như máy tính, máy in, máy Fax, văn phòng phẩm như sổ sách,mực in, giấy in...khi mua về kế toán hạch toán luôn một lần vào chi phí tháng đó cho từng bộ phận mà không tiến hành phân bổ đều cho các tháng để giảm bớt lượng chi phí quá nhiều trong một tháng dẫn tới lợi nhuận tháng đó thấp, các tháng tiếp theo các thiết bị đó vẫn tiếp tục dùng nhưng chi phí thì không được phân bổ vào tháng đó do đã phân bổ hết vào tháng mua thiết bị đó rồi Thứ ba là việc sử dụng phần mềm kế toán máy tại công ty: Phần mềm kế toán máy tại công ty chưa có tính năng hoạt động cao, còn tồn tại rất nhiều lỗi như: Để hạch toán tiền hàng khách trả qua ngân hàng hay hạch toán tiền lương, bảo hiểm xã hội và một số nghiệp vụ kinh tế khác kế toán đều nhập vào phân hệ “Nghiệp vụ/bút toán khác” mà không thể hạch toán vào phân hệ nào khác( xem giao diện 3.1): Giao diện 3.1: Giao diện hạch toán khách hàng trả tiền hàng bằng chuyển khoản Còn nếu nhập nghiệp vụ kinh tế phát sinh khách trả tiền hàng qua tài khoản công ty tại ngân hàng vào phân hệ “Nghiệp vụ/chứng từ khách hàng thanh toán hàng hoá” là đúng nhưng mẫu phiếu lại có “quyển số”, “số” như một phiếu thu tiền mặt mà hạch toán tiền khách hàng trả bằng chuyển khoản thì không thể nhập dữ liệu phân hệ như vậy vì nếu nhập vào phần mềm sẽ tự động chuyển vào các sổ chi tiết, sổ cái “quyển số” , “số” như thu tiền mặt, cụ thể xem giao diện màn hình dưới đây về mẫu phiếu “chứng từ khách hàng thanh toán hàng hoá”  Giao diện 3.2: Giao diện đường dẫn vào phiếu thu khách hàng thanh toán Giao diện 3.3: Giao diện phiếu thu khách hàng thanh toán Thứ tư là việc sử dụng mẫu sổ sách kế toán trong phần mềm: Phần mềm công ty sử dụng vẫn theo hệ thống sổ sách cũ do đó khi in sổ sách, chứng từ kế toán làm báo cáo, kế toán đều phải kết xuất ra Excel để sửa mẫu sổ do đó mất nhiều thời gian, giảm tiến độ làm việc trong công tác kế toán 3.2. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và kết quả bán hàng tại Công ty TNHH thuỷ khí việt nhật 3.2.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện: Như chúng ta đã biết bán hàng là việc chuyển quyền sở hữu về hàng hoá cho khách hàng, doanh nghiệp được thu tiền hay được quyền thu tiền, đó chính là quá trình vận động của vốn kinh doanh từ vốn hàng hoá sang vốn bằng tiền. Bán hàng có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với doanh nghiệp, vì bán hàng là khâu nuôi sống doanh nghiệp, bán càng được nhiều hàng thì doanh thu của doanh nghiệp càng cao. Phải có doanh thu cao doanh nghiệp mới phát triển, thu nhập của cán bộ công nhân viên mới được nâng lên. Vì vậy kế toán bán hàng là một khâu không thể thiếu trong các doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp đều có các hình thức bán hàng khác nhau tuỳ thuộc vào đặc điểm ngành kinh doanh, đặc điểm của khách hàng mà doanh nghiệp mình phục vụ, ... nhưng điều quan trọng nhất đó là làm sao bán được nhiều hàng, đáp ứng được nhu cầu của khách hàng, chiếm được lòng tin của khách hàng, nâng cao vị thế của doanh nghiệp trên thương trường. Đó là điều mà doanh nghiệp nào cũng muốn đạt được. Muốn đạt được điều đó, doanh nghiệp phải hoàn thiện công tác bán hàng cho phù hợp với mặt hàng doanh nghiệp kinh doanh, phù hợp với khách hàng doanh nghiệp phục vụ và đặc điểm của bản thân doanh nghiệp tạo được lợi thế so sánh với các đơn vị kinh doanh khác nhằm mang lại hiệu quả kinh doanh cao và ổn định. Với Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực phân phối các mặt hàng thuỷ lực, khí nén là một trong những ngành tương đối phát triển trong những năm gần đây nhưng cùng với nó là sự cạnh tranh cũng khốc liệt nhất. Là công ty hoạt động trong lĩnh vực thương mại nên hoạt động lưu chuyển hàng hoá giữ vai trò quyết định trong hoạt động của công ty. Muốn không bị đào thải ra khỏi vòng quay của thị trường chỉ có cách duy nhất là luôn tự đổi mới, hoàn thiện cụ thể là ở công tác tiêu thụ hàng hoá. Như vậy bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần phải hoàn thiện công tác kế toán nói chung và quá trình hạch toán tiêu thụ hàng hoá nói riêng. Nếu công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá ngày càng được hoàn thiện chắc chắn nó sẽ đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, giúp cho doanh nghiệp quản lý chặt chẽ hơn tình hình lưu thông hàng hoá, phản ánh đầy đủ kịp thời doanh thu. Thông qua đó doanh nghiệp có chính sách mua - bán phù hợp đẩy nhanh vòng quay vốn, tránh được thất thoát không đáng có. Hạch toán tiêu thụ hàng hoá tốt sẽ giúp lãnh đạo doanh nghiệp nắm bắt kịp thời tình hình thị trường, tận dụng những lợi thế của doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu kinh doanh, tránh bỏ lỡ cơ hội thị trường. Các chứng từ, sổ sách, tài liệu kế toán có tính pháp lý cao tạo điều kiện thuận lợi cho việc thanh tra của cơ quan có thẩm quyền. Tóm lại để hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp được liên tục, thường xuyên, hiệu quả thì công tác kế toán và lưu chuyển hàng hoá phải thực hiện tốt, hoàn thiện theo thời gian. Vì vậy việc hoàn thiện và không ngừng đổi mới công tác kế toán trong đó trọng tâm là lưu chuyển hàng hoá phù hợp với yêu cầu quản lý, đáp ứng nhiệm vụ mục tiêu của doanh nghiệp là thật sự khách quan và cần thiết. 3.2.2 Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật Thứ nhất là về việc hạch toán chi phí dịch vụ mua ngoài: Kế toán nên tách riêng chi phí tiền điện, điện thoại cho từng bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý doanh nghiệp để biết được thực tế tổng chi phí chi cho bộ phận bán hàng là bao nhiêu và bộ phận quản lý doanh nghiệp là bao nhiêu? để có những chính sách điều chỉnh thích hợp trong quá trình hoạt động kinh doanh của công ty cụ thể là: Công ty có thể phân bổ tiền điện theo số lượng lao động từng bộ phận hoặc mắc đồng hồ theo dõi số điện cho từng phòng ban quản lý, còn tiền điện thoại thì mỗi bộ phận có số máy điện thoại riêng nên chi phí điện thoại có thể tính theo số tiền của từng máy cho từng bộ phận. Thứ hai là về việc hạch toán các chi phí thiết bị, văn phòng phẩm sử dụng trong công ty: Công ty nên phân bổ chi phí mua máy móc thiết bị, văn phòng phẩm đều cho các tháng theo thời gian mà kế toán xác định việc sử dụng máy móc thiết bị, văn phòng phẩm đó là trong bao nhiêu tháng để làm tiêu thức phân bổ cụ thể: Chi phí mua máy tính cho bộ phận bán hàng là 7.000.000đ vào Tháng 10/2005, kế toán ước tính thời gian sử dụng là 5 năm khi đó kế toán phân bổ chi phí cho từng tháng như sau: 7000.000/(5*12) = 116.667 đ/tháng Khi phân bổ chi phí máy móc thiết bị của bộ phận bán hàng cho từng tháng kế toán định khoản trong phần mềm kế toán như sau: Nợ TK6413: 116.667 Có TK153: 116.667 Thứ ba là việc sử dụng phần mềm kế toán máy tại công ty: Công ty nên yêu cầu doanh nghiệp bán phần mềm kế toán máy thiết kế lại mẫu “phiếu thu khách hàng thanh toán” như sau: Có thể sửa lại tên mẫu là “Phiếu khách hàng thanh toán”, thay mục “quyển số” bằng mục “ký hiệu chứng từ”, các mục khác giữ nguyên, hoặc có thể yêu cầu doanh nghiệp bán phần mềm kế toán thiết kế thêm phân hệ “Nghiệp vụ/chứng từ ngân hàng/giấy báo nợ(giấy báo có)” để khi khách hàng thanh toán tiền hàng bằng chuyển khoản kế toán nhập dữ liệu vào phân hệ như trên, nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt thì hạch toán luôn vào phiếu thu Thứ tư là việc sử dụng mẫu sổ sách kế toán trong phần mềm: Công ty nên yêu cầu doanh nghiệp bán phần mềm thiết kế lại toàn bộ mẫu sổ kế toán đúng theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 của Bộ Tài chính năm 2006 để kế toán không phải kết xuất ra Excel sửa mẫu sổ mà khi đó cần in chứng từ sổ sách kế toán chỉ cần xem lại và in luôn, tận dụng thời gian trong công việc Cụ thể mẫu sổ cái trong phần mềm kế toán máy nên thiết kế lại theo đúng mẫu quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ Tài chính Bảng 3.1: Mẫu sổ cái cũ theo phần mềm Sổ cái Tháng năm Số hiệu TK: - Tên TK Đơn vị tính Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải Trang Nhật ký TKĐU Số tiền Số Ngày Nợ Có Tồn đầu kỳ Cộng phát sinh Tồn cuối kỳ Ngày tháng năm Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc công ty (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Mẫu sổ cũ trong phần mềm nên thiết kế lại theo mẫu mới như sau: Bảng 3.2: Mẫu sổ cái theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC Sổ cái Tháng năm Số hiệu TK: - Tên TK: Đơn vị tính Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Số hiệu TKĐU Số tiền Số hiệu Ngày tháng Trang sổ STT dòng Nợ Có A B C D E G H 1 2 Số dư đầu năm Số FS trong tháng Cộng phát sinh Số dư cuối kỳ Ngày tháng năm Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc công ty (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Những kiến nghị hoàn thiện trên có thể chỉ là những ý tưởng xuất phát ban đầu trong quá trình thực tập ở Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật có thể ít mang tính khả thi nhưng với mong muốn công tác kế toán sẽ được tổ chức tốt hơn em vẫn mạnh dạn đưa ra. Em mong rằng Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật sẽ quan tâm đến các giải pháp hoàn thiện đó. Kết Luận Trong nền kinh tế thị trường mở cửa của nước ta hiện nay, việc tiêu thụ hàng hoá đã trở thành một vấn đề đóng vai trò quyết định đến sự sống còn và phát triển của doanh nghiệp thương mại nói chung, với Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật nói riêng. Do vậy việc hoàn thiện công tác tổ chức kế toán bán hàng đã trở thành một yêu cầu quan trọng trong điều kiện hiện nay. Với chức năng cung cấp thông tin và kiểm tra giám sát các hoạt động kinh doanh của công ty, Kế toán bán hàng là một công cụ đắc lực trong việc phản ánh, giám đốc một cách chặt chẽ tình hình bán hàng phục vụ cho lãnh đạo quản lý điều hành công ty. Qua thời gian 2 tháng thực tập cuối khoá tại Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật, với nỗ lực của bản thân cùng với sự giúp đỡ tận tình của các anh chị phòng kế toán của công ty bản chuyên đề cuối khoá với nội dung: “Tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật” đã được hoàn thành. Thông qua chuyên đề này em muốn khái quát tình hình và đi sâu vào việc phân tích thực trạng công tác kế toán bán hàng tại các doanh nghiệp thương mại nói chung và Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật nói riêng để qua đó đưa ra một số biện pháp nhằm nâng cao việc tổ chức công tác kế toán bán hàng, đồng thời cung cấp các thông tin cần thiết giúp cho các nhà quản lý ra quyết định đúng đắn và kịp thời đối với các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Vì thời gian thực tập có hạn và trình độ của bản thân còn hạn chế cho nên chuyên đề cuối khoá của em không tránh khỏi những thiếu sót, vì vậy em rất mong được sự đóng góp ý kiến của thầy cô và các bạn để chuyên đề cuối khoá của em được hoàn thiện hơn. Một lần nữa qua đây em gửi tới các thầy cô trong tổ bộ môn kế toán đặc biệt là Cô Nguyễn Thu Hoài, cùng toàn thể các anh chị phòng kế toán Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật lời cảm ơn chân thành nhất./. Tài liệu tham khảo 1. Giáo Trình Kế Toán Tài Chính Chủ biên: GS.TS. Ngô Thế Chi TS. Trương Thị Thuỷ Nhà Xuất bản Tài chính – năm 2006 2. Lý Thuyết Và Thực Hành Kế Toán Tài Chính Chủ biên: PGS.TS. Nguyễn Văn Công Nhà Xuất bản Tài chính – năm 2003 3. Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam và các thông tư hướng dẫn thực hiện các chuẩn mực kế toán của Bộ tài chính. 4. Chế độ kế toán doanh nghiệp theo quyết định Số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ Tài chính. 5. Chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ theo quyết định Số: 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 9 năm 2006 của Bộ Tài chính. ._.