Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH thiết bị điện nước Hà Nội

phải năng động trong tổ chức quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh. Để đạt được mục tiêu cuối cùng là tối đa hoá lợi nhuận thì doanh nghiệp cần tìm cách tăng doanh thu bán hàng và giảm chi phí, trong đó tăng doanh thu bán hàng là biện pháp quan trọng. Muốn vậy Công ty phải làm tốt công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh. Thông qua chức năng thu nhận xử lý và cung cấp thông tin về các quá trình kinh tế tài chính của doanh nghiệp, về tình hình tiêu thụ trên thị trường đồng thời đánh giá thị trường giúp các nhà quản lý đưa ra các quyết định đúng đắn và hiệu quả trong đầu tư và tiêu thụ hàng hoá. Cùng với sự phát triển của nền kinh tế, tốc độ đô thị hóa tăng nhanh, kéo theo đó ngành xây dựng phục vụ cho nhu cầu nhà ở, phục vụ cho phát triển cơ sở hạ tầng đất nước cũng phát triển theo. Do đó các ngành thương mại dịch vụ phục vụ cho ngành xây dựng cũng có cơ hội phát triển. Mặc dù cơ hội phát triển thì nhiều nhưng để nắm bắt được nó và phát triển bền vững thì các nhà quản lý cần phải nhờ đến công cụ kế toán, trong đó kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh là bộ phận quan trọng hàng đầu Xuất phát từ thực tế và nhận thức được tầm quan trọng của công tác hạch toán kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh, nên trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH thiết bị điện nước Hà Nội, được sự giúp đỡ của các anh, chị trong Phòng Kế toán, em đã lựa chọn đề tài : “ Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH thiết bị điện nước Hà Nội” cho Chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình. Đề tài gồm 3 phần: Phần 1: Đặc điểm của Công ty ảnh hưởng tới kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh Phần 2: Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả tại Công ty TNHH Thiết bị điện nước Hà Nội. Phần 3: Một số ý kiến đóng góp nhămg hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Thiết bị điện nước Hà Nội. Trong quá trình thực tập tại Công ty, em đã nhận được sự hướng dẫn tận tình, chu đáo của cô giáo: THS. Phạm Thị Minh Hồng, cũng như các anh chị trong Phòng Kế toán của Công ty để em có điều kiện hoàn thành tốt Chuyên đề thực tập của mình.Trong quá trình nghiên cứu đề tài, em đã cố gắng tiếp cận với thực tiễn để kết hợp với kiến thức đã học được trong trường Đại học. Song do hạn chế về thời gian cũng như lượng kiến thức thực tế còn ít nên bài viết còn nhiều sai sót. Em rất mong muốn được tiếp thu những ý kiến đóng góp của các thày cô giáo để em có điều kiện bổ sung, nâng cao kiến thức của mình, hoàn thiện chuyên đề và phục vụ tốt hơn cho công việc kế toán của em sau này. Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, tháng 11 năm 2009 Sinh viên Bùi Thị Lệ CHƯƠNG I:ĐẶC ĐIỂM CỦA CÔNG TY ẢNH HƯỞNG TỚI KÉ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH 1.1.Đặc điểm ngành hàng kinh doanh Năm 2004 đứng trước nhu cầu về xây dựng ngày càng tăng cao kéo theo nhu cầu về thiết bị đi kèm như thiết bị điện nước đòi hỏi ngày càng nhiều cả về mặt chất lượng lẫn số lượng. Để đáp ứng nhu cầu thị trường và mục tiêu kiếm lời Công ty TNHH thiết bị điện nước đã được thành lập với mục đích cung cấp cho thị trường những thiết bị điện nước tốt nhất, giá cả hợp lý, đảm bảo sức khoẻ cho người sử dụng và góp phần bảo vệ môi trường. Công ty hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực thương mại với ngành hàng kinh doanh là thiết bị, vật tư ngành nước với thương hiệu sản phẩm chủ lực của Công ty là Vesbo. Hiện nay, sản phẩm Vesbo được coi là đối tượng kinh doanh chính cho lĩnh vực thương mại của Hawee. Với tiềm năng về thị trường và thương hiệu của sản phẩm là cơ sở rất thuận lợi để Hawee phát triển các lĩnh vực mới. Cho đến nay, sản phẩm VESBO đã đáp ứng được các yêu cầu khắt khe nhất của người tiêu dùng về chất lượng cũng như kỹ thuật trong thiết kế, thi công và đã được thị trường chấp nhận như là một sản phẩm chất lượng cao. VESBO là sản phẩm của hãng Novaplast – Thổ Nhĩ Kỳ thuộc tập đoàn Kar Groop – CHLB Đức sản xuất, là sản phẩm ống và phụ kiện hàn nhiệt công nghệ cao, đáp ứng được các yêu cầu khắt khe nhất về chất lượng thi công và trong thiết kế như: Công nghệ hàn nhiệt tạo nên mối nối đồng nhất và bền vững. Không bị oxi hoá, đóng cặn. Chịu được nước nóng lên tới 1000C Chịu được áp lực 10 bar với ống nước lạnh và 20 bar với ống nước nóng. Chịu được va đập và kéo dãn. An toàn vệ sinh cho sức khoẻ con người. Dễ dàng thi công. Đảm bảo an toàn trong thi công, đặc biệt là các công trình chung cư cao tầng. Phát triển song song với Vesbo là các sản phẩm như: ống thoát nước uPVC Tiền phong và uPVC Đệ Nhất, HDPE cũng được coi là mặt hàng chủ đạo nhằm đáp ứng các nhu cầu về sản phẩm cấp thoát nước trên toàn thị trường đảm bảo tính cạnh tranh trong thương mại của Hawee. Đây là một ngành hàng có quy mô thị trường rộng lớn và nhu cầu ngày càng tăng vì vậy để tìm kiếm lợi nhuận cao Công ty cần phải có đội ngũ nhân viên kinh doanh bán hàng năng động nhiệt tình bên cạnh đó cần phải tổ chức tốt công tác hạch toán kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh, một mặt để có thể nắm bắt được lượng hàng xuất – nhập – tồn từ đó đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng đảm bảo hàng được giao đầy đủ, nhanh chóng, kịp thời cho khách đồng thời theo dõi công nợ của khách hàng tránh tình trạng nợ nhiều, tồn đọng vốn. Mặt khác giúp cho nhà quản lý cũng như phòng kinh doanh có được những quyết định đúng đắn trong quản lý. 1.2. Thị trường hàng hóa 1.2.1. Quy mô thị trường Theo dự đoán đầu năm 2009 của hầu hết các nhà kinh doanh trong lĩnh vực xây dựng và cung cấp vật tư thì năm 2009 ngành xây dựng và ngành cung cấp vật tư sẽ giảm mạnh do năm 2008 giá vật liệu tăng cao và nhanh chóng cộng với tình hình bất ổn của thị trường bất động sản. Tuy nhiên cho đến nay (Tháng 11/2009) tình hình phát triển của ngành xây dựng và cung cấp vật tư khá khả quan. Do nguyên nhân: Với kế hoạch dài hạn của nhà nước cho ngành xây dựng trong những năm tiếp theo cùng với sự sụt giảm đáng kể về giá nguyên vật liệu vào cuối năm 2008, thì có thể nói thị trường xây dựng nói chung và thị trường cung cấp vật tư lắp đặt ngành nước nói riêng là một thị trường có tiềm năng và cơ hội phát triển mạnh. Mặc dù ngành xây dựng trong năm 2009 đã và sẻ gặp nhiều thách thức mới nhưng nhìn ở khía cạnh vi mô thì lĩnh vực xây dựng dân dụng đã không bị ảnh hưởng bởi vì nhu cầu xây dựng vẫn tăng cao và nhà nước có hỗ trợ các khoản vay cho xây dựng nhà ở. 1.2.2. Đối thủ cạnh tranh Hiện nay trên thị trường chứng kiến sự góp mặt của rất nhiều doanh nghiệp có quy mô lớn nhỏ khác nhau với những thương hiệu cả trong và ngoài nước. Được phân thành các nhóm: Nhóm thương hiệu nhập khẩu (Kellen, Wavin, Pilsa, Vesb Nhóm thương hiệu sản xuất trong nước (Dekko, Dismy, Vietpipe, Vertu) Nhóm không rõ nguồn gốc xuất xứ (sản xuất từ Trung Quốc). Đối với nhóm có thương hiệu nhập khẩu: Với phân khúc thị trường của sản phẩm đáp ứng cho tầng lớp khách hàng có thu nhập khá thì Vesbo được coi là sản phẩm có lợi thế nhất về thương hiệu, giá thành sản phẩm, lượng hàng lưu kho lớn. Như vậy với ưu thế là sản phẩm có chất lượng cao và giá cả phù hợp, sản phẩm Vesbo có cơ sở để chiếm lĩnh thị trường đối với các sản phẩm có thương hiệu nhập khẩu. Để hạn chế sự thâm nhập thị trường của nhóm đối thủ cạnh tranh thì cần có sự tư vấn về sản phẩm của nhân viên đại lý, định hướng tiêu dùng Đối với nhóm sản xuất ở trong nước: Mặc dù là nhóm thương hiệu có chất lượng trung bình nhưng trong thời điểm khó khăn chung của nền kinh tế ảnh hưởng trực tiếp đến túi tiền của người mua do đó năm 2009 được coi là một năm có nhiều lợi thế đối với nhóm thương hiệu sản xuất trong nước và là đối thủ cạnh tranh trực tiếp với sản phẩm Vesbo. Ngoài các đối thủ cạnh tranh ở trên, Công ty còn có các đối thủ cạnh tranh cùng thương hiệu Vesbo như Công ty Chương Dương, Thành Trang, Minh Chi… Do đó Công ty cần có các chính sách chăm sóc khách hàng phù hợp và tốt nhất, như vậy mới có thể đứng vững trên thị trường. Tóm lại: Với định hướng nghiêm túc của ban lãnh đạo Công ty trong năm 2009, đến nay Công ty đã đạt được những hiệu quả nhất định cả về doanh số và hạn chế khả năng phân phối của đối thủ cạnh tranh. Cụ thể: Công ty đã chiếm lĩnh được phần lớn thị trường địa bàn Hà Nội, hạn chế phần lớn khả năng tham gia thị trường của các đối thủ cạnh tranh, số lượng đại lý tăng 200%, doanh số tăng 60%. Là cơ sở để Hawee xây dựng chiến lược kinh doanh dài hạn và giữ vững thị trường hiện có. Là một Công ty có kinh nghiệm trong lĩnh vực phân phối sản phẩm và công trình điện nước. Sở hữu một đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp và sảm phẩm có thương hiệu, chất lượng tốt, uy tín trên thị trường thì Hawee sẽ trở thành thương hiệu đáng tin cậy trong ngành cung cấp thiết bị điện nước và là cánh chim đầu đàn trong hệ thống phân phối sản phẩm thương hiệu Vesbo ở Việt Nam. 1.3. Các phương thức bán hàng của Công ty 1.3.1. Mục tiêu và định hướng bán hàng chung của Công ty năm 2009 - Đưa thương hiệu Hawee trở thành nhà phân phối lớn tin cậy trên thị trường với mục tiêu dài hạn: 5 năm - Bao quát toàn bộ thị trường phân phối trong nước - Chiếm lĩnh 20% thị phần phân phối ống hàn nhiệt PP-R trên thị trường Hà Nội - Chiếm lĩnh 30% đến 50% thị phần trong hãng Vesbo Việt Nam. - Xây dựng phòng đại lý thành phòng chủ đạo trong kinh doanh thương mại của Hawee. 1.3.2. Các hình thức bán hàng của Công ty. Công ty hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực thương mại, nên hoạt động quan trọng và chủ yếu là bán hàng và cung cấp dịch vụ. Do đó, để có điều kiện vừa bảo vệ thị trường cũ vừa mở rộng thị trường mới, Công ty áp dụng các hình thức phân phối chủ yếu sau: Bán buôn thông qua hệ thống đại lý: Hiện nay Công ty có khoảng gần 300 đại lý trên thị trường Hà Nội và các tỉnh lân cận như Hải Dương, Hưng Yên…Đại lý thanh toán toàn bộ giá trị hàng lấy trong tháng vào ngày mồng 5 tháng sau. Bán lẻ: - Bán lẻ: Bán hàng cho người tiêu dùng với số lượng ít và thanh toán ngay. - Bán hàng dự án: Bán hàng cho các công trình xây dựng dân dụng (nhà dân), thanh toán theo hợp đồng cụ thể của mỗi công trình. CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG HÓA VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ 2.1. Chế độ kế toán áp dụng tại công ty có ảnh hưởng tới kế toán bán hàng tại Công ty. 2.1.1. Chính sách chung - Công ty đang áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp theo Quyết định số 15/2006/QĐ – BTC (ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, có sửa đổi bổ sung theo Thông tư số 161/2007/TT-BTC ngày 31/12/2007 của Bộ Tài chính ). - Niên độ kế toán bắt đầu từ 1/1, kết thúc vào ngày 31/12 ( năm dương lịch). - Công ty sử dụng đơn vị tiền tệ là Việt Nam đồng ( VNĐ ) để ghi chép kế toán, hạch toán theo nguyên tắc giá gốc. - Nếu trường hợp nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ, khi hạch toán sẽ được quy đổi theo tỷ giá thực tế liên ngân hàng. - Hình thức sổ kế toán áp dụng: Nhật ký chung. - Hệ thống danh mục tài khoản: Sử dụng hệ thống tài khoản theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC. - Kỳ hạch toán: hạch toán theo tháng. - Phương pháp tính thuế Giá trị gia tăng: theo phương pháp khấu trừ - Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Để thuận tiện cho việc theo dõi nhập, xuất, tồn hàng hóa, vật tư, Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính giá xuất kho hàng tồn kho theo theo phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập. - Phương pháp tính khấu hao TSCĐ hữu hình: Doanh nghiệp tính khấu hao theo phương pháp đường thẳng. -Phương pháp ghi nhận doanh thu: Doanh thu được ghi nhận khi phát sinh giao dịch hàng hóa được xác định và Công ty có khả năng thu được các lợi ích kinh tế từ giao dịch này. 2.1.2. Vận dụng chế độ kế toán trong doanh nghiệp. Tài khoản kế toán: Hầu hết là tài khoản kế toán theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC . Song để vận dụng tốt hơn và phù hợp với phần mềm kế toán của Công ty, Công ty đã tạo thêm một số tài khoản cấp 2 và cấp 3. Kế toán Công ty đã sử dụng phương pháp mã hóa cơ bản là mã hóa phân cấp (sử dụng dãy số kéo dài về bên phải để chi tiết cho đối tượng) để phân cấp tài khoản trong kế toán máy. Công ty có chế độ thưởng, phạt căn cứ theo doanh số và vào số công nợ của khách hàng mà nhân viên bộ phận kinh doanh phụ trách ( công nợ lớn, chậm thanh toán), vì vậy để tiện cho kế toán bán hàng và kế toán tiền lương, kế toán tổng hợp bộ phận kế toán của Công ty đã mã hóa cho mỗi một nhân viên một mã số, ví dụ như mã 05: Nhân viên Nguyễn Trung Kiên; mã 33: Nhân viên Phan Văn Tuân… Khi có nghiệp vụ kế toán liên quan đến bán hàng thì căn cứ vào khách hàng đó của nhân viên nào thì kế toán theo dõi chi tiết theo nhân viên đó, ví dụ bán hàng Vesbo cho công trình Chú Thơ – Pháp Vân (nhà dân) là khách hàng của nhân viên mã 33, kế toán vào sổ như sau: Nợ Tk13133: Phải thu Phan Văn Tuân Có Tk 511: Doanh thu có thuế GTGT Sổ kế toán: Hình thức áp dụng là sổ Nhật ký chung (hạch toán trên phần mềm kế toán). Các mẫu sổ được thiết kế theo đúng hình thức và kết cấu quy định, phù hợp với phần mềm kế toán máy. Hiện nay Công ty sử dụng phần mềm kế toán avtsoft, được thiết kế phù hợp với đặc điểm tình hình hoạt động kinh doanh đặc thù của Công ty. Quy trình nhập liệu và in báo cáo trên phần mềm này được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 2-1: Trình tự nhập số liệu kế toán trong máy tính tại Công ty TNHH Thiết bị điện nước Hà Nội Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán Sổ kế toán Sổ chi tiết Sổ tổng hợp Báo cáo tài chính Phần mềm kế toán AVTsoft Nhập hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Quan hệ đối chiếu, kiểm tra 2.2. Kế toán chi tiết hàng hóa 1.2.1. Chứng từ sử dụng Để hạch toán chi tiết hàng hóa, Công ty sử dụng các chứng từ sau: Biên bản kiểm nghiệm: rất ít sử dụng, chỉ sử dụng khi nhập hàng không nguyên đai nguyên kiện thường là hàng Đệ Nhất. Phiếu nhập kho Báo giá kiêm phiếu xuất kho 1.2.2. Tổ chức hạch toán chi tiết hàng hoá Công ty áp dụng phương pháp hạch toán chi tiết thành phẩm, hàng hóa theo phương pháp thẻ song song. Quy trình ghi sổ: Sơ đồ 2-2: Quy trình ghi sổ kế toán chi tiết hàng hoá Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Thẻ kho Sổ chi tiết thành phẩm, hàng hoá Sổ tổng hợp nhập, xuất, tồn Kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng Sổ sách sử dụng: Thẻ kho: Căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Mỗi chứng từ được ghi một dòng trên thẻ kho. Cuối mỗi ngày tính ra số lượng tồn trên từng thẻ kho, cuối mỗi tháng đối chiếu số lượng nhập - xuất – tồn của từng danh điểm vật tư, hàng hoá phải khớp với sổ chi tiết vật tư, hàng hóa của kế toán. Sau đây là mẫu phiếu nhập kho, phiếu xuất kho Công ty sử dụng: Biểu 2-1: Phiếu nhập kho hàng hoá CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ ĐIỆN NƯỚC HÀ NỘI ĐC: Số 118 Giải Phóng – Hà Nội ĐT: 04-3 8688 986 Fax: 04-3 8688 269 Số: 24/9 Liên: 1 PHIẾU NHẬP KHO Ngày 28 tháng 9 năm 2009 Tên nhà cung cấp: Doanh nghiệp tư nhân Thành Trang Địa chỉ: 131 – Hoàng Quốc Việt –Cầu Giấy – HN Diễn giải: Nhập hàng Vesbo trắng của DN Tư nhân Thành Trang STT MÃ HIỆU TÊN HÀNG HOÁ ĐVT SỐ LƯỢNG ĐƠN GIÁ (VNĐ) THÀNH TIỀN 1 VBT0101 ống nước lạnh d20x2.3 M 300 10.712 3.213.600 2 VBT0102 ống nước lạnh d25x2.3 M 300 17.420 5.226.000 … …. …… …. …. …. ….. … …… ……. Tổng cộng: 247.882.280 Tổng tiền bằng chữ: Hai trăm bốn bảy triệu tám trăm tám hai ngàn hai trăm tám mươi đồng chẵn Người nhập ( Ký, họ tên) Thủ kho ( Ký, họ tên) Kế toán ( Ký, họ tên) Giám đốc ( Ký, họ tên) Biểu 2-2: Phiếu xuất kho CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ ĐIỆN NƯỚC HÀ NỘI ĐC: Số 118 Giải Phóng – Hà Nội ĐT: 04-38 688 986 Fax: 04-38 688 269 Số: 682/9 Liên: 3 BÁO GIÁ KIÊM PHIẾU XUẤT KHO Ngày30 tháng 9 năm 2009 Tên khách hàng: Doanh nghiệp tư nhân Minh Dương Địa chỉ: 91 – Bà Triệu –Phạm Ngũ Lão – Hải Dương Điện thoại:03203. 891 328 Người bán hàng: Công ty ( Khách hàng chung của Công ty)* Diễn giải: Bán hàng Vesbo trắng cho DN Tư nhân Minh Dương STT MÃ HIỆU TÊN HÀNG HOÁ ĐVT SỐ LƯỢNG ĐƠN GIÁ (VNĐ) THÀNH TIỀN 1 VBT0301 Măng sông d20 Cái 250 4.600 1.150.000 2 VBT0302 Măng sông d25 Cái 360 6.500 2.340.000 3 …. …… …. …. …. ….. 4 …… ……. 5 Tổng cộng: 224.119.800 Tổng chiết khấu: 42% 95.187.294 Số tiền còn phải thanh toán 128.932.506 Số tiền đã thanh toán 0 Số tiền còn nợ 128.932.506 Người nhận ( Ký, họ tên) Người giao ( Ký, họ tên) Thủ kho ( Ký, họ tên) Người viết ( Ký, họ tên) (*): Công ty có chế độ thưởng cho nhân viên và đại lý theo doanh số bán hàng và doanh số đặt hàng của nhân viên và đại lý trong tháng. Vì vậy, kế toán mã hóa cho mỗi nhân viên, mỗi đại lý một mã số để tiện theo dõi và thuận lợi trong quá trình nhập liệu. Riêng một số khách hàng là đại lý hoặc khách hàng lâu năm của Công ty thì được quản lý riêng theo một mã ( mã số 10: Công ty) được cho là khách hàng chung của Công ty, không tính riêng cho nhân viên kinh doanh nào. Phiếu nhập kho được lập thành 2 liên: một liên kế toán hàng tồn kho lưu, một liên thủ kho lưu. Báo giá kiêm phiếu xuất kho được lập thành 4 liên: 1 liên giao khách hàng, một liên thủ kho lưu, một liên kế toán lưu, một liên giao phòng kinh doanh lưu để theo dõi số lượng hàng bán cho khách hàng và công nợ. Biểu 2-3: Mẫu thẻ kho CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ ĐIỆN NƯỚC HÀ NỘI ĐC: Số 118 Giải Phóng – Hà Nội THẺ KHO Tháng 9 năm 2009 Tên vật tư:Ống nước lạnh – Vesbo Đơn vị tính: m Mã số:VBT0101 Chứng từ gốc Diễn giải Nhập Xuất Tồn Ký xác nhận Mã Ngày Số Tồn đầu kỳ: 500 PN 4/9 1/9 Nhập hàng của Thành Trang 1500 2000 PX 4/9 28/9 Xuất bán cho Công ty Chú Thơ-Pháp Vân 40 1960 PN 7/9 2/9 Nhập hàng mua lẻ 35 1995 … … … … … … … PX 30/9 682/9 Xuất bán cho Đại lý Minh Dương 1700 165 Cộng: 8950 9287 163 Ngày 30 tháng 9 năm 2009 Thủ kho ( Ký, họ tên) Kế toán ( Ký, họ tên) Kế toán trưởng ( Ký, họ tên) Hàng ngày thủ kho căn cứ vào chứng từ gốc như phiếu nhập, phiếu xuất kho để ghi vào thẻ kho lượng hàng hóa, vật tư nhập xuất và tồn kho. Cuối mỗi ngày thủ kho tính ra số lượng tồn trên từng thẻ kho. Cuối mỗi tháng đối chiếu với sổ chi tiết về vật tư hàng hoá. Sổ chi tiết vật tư, hàng hoá: Sổ này do kế toán hàng tồn kho thực hiện. Căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, khi kế toán nhập phiếu nhập kho và phiếu xuất kho, phần mềm kế toán máy Avt soft sẽ tự động chuyển dữ liệu vào sổ chi tiết vật tư, hàng hóa. Cuối ngày, cuối tháng kế toán kiểm tra, đối chiếu số lượng Nhập-xuất-tồn của từng danh điểm vật tư hàng hóa trên sổ chi tiết vật tư hàng hoá xem có khớp với số liệu trên thẻ kho hay không. Biểu 2-4: Mẫu sổ chi tiết vật tư, hàng hoá CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ ĐIỆN NƯỚC HÀ NỘI ĐC: Số 118 Giải Phóng – Hà Nội ĐT: 04-38 688 986 Fax: 04-38 688 269 SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ Tài khoản: 156 – Hàng hoá Tên kho: K1 Tên vật tư, hàng hoá: Ống nước lạnh – Vesbo Mã: VBT01 Đơn vị tính: m Ghi chú … Kế toán trưởng (ký, họ tên) Tồn TT 5.360.000 21.428.000 20.999.440 … 1.768.550 SL 500 2000 1960 … 163 Xuất TT 428.560 … 100.763.950 SL 40 … 9.287 Nhập TT 16.068.000 … 97.107.500 SL 1.500 … 8.950 Kế toán ( Ký, họ tên) ĐG 10.720 10.712 10.714 … TK ĐƯ 33122 13133 … Diễn giải SĐK: Nhập hàng của Thành Trang Xuất bán cho Công ty chú Thơ-Pháp Vân … Xuất bán cho Đại lý Minh Dương Cộng: Chứng từ Số 1/9 28/9 … 682/9 Ngày 4/9 4/9 … 30/9 Sổ tổng hợp nhập - xuất - tồn: sổ này được mở riêng cho từng kho. Khi khoá sổ kế toán tháng này thì phần mềm kế toán sẽ tự động chuyển số dư của tháng sang tháng sau. Cuối ngày, cuối tháng đối chiếu số liệu trên sổ tổng hợp xuất nhập tồn với sổ cái TK156. Biểu 2-5: Sổ tổng hợp Nhập-Xuất-Tồn CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ ĐIỆN NƯỚC HÀ NỘI ĐC: Số 118 Giải Phóng – Hà Nội ĐT: 04-38 688 986 Fax: 04-38 688 269 SỔ TỔNG HỢP CHI TIẾT VẬT TƯ HÀNG HÓA Tháng 9 năm 2009 Tài khoản: 156 Kho 1: 118 Giải Phóng - HN STT TÊN HÀNG HÓA SỐ TIỀN Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ 1 DI-Nhóm Điện 3,147,300 2,209,275 2,179,622 3,176,953 2 DN-Nhóm Đệ Nhất 8,733,859 58,196,614 48,687,962 18,242,511 3 KH-Nhóm khác 0 9,828,542 8,128,906 1,699,635 4 TP-Nhóm Tiền Phong 0 105,973,454 1,529,107 104,444,347 5 VB-Nhóm Vesbo 57,386,645 314,574,886 136,896,043 235,065,488 Cộng 69,267,805 490,782,770 197,421,640 362,628,935 Ngày 30 tháng 9 năm 2009 Kế toán (ký, họ tên) Kế toán trưởng (ký, họ tên) 2.3. Kế toán tổng hợp quá trình bán hàng Chứng từ sử dụng Hoá đơn bán hàng Báo giá kiêm Phiếu xuất kho Phiếu thu: lập làm 2 liên, một liên giao cho khách hàng, một liên lưu tại quyển để ghi nhận doanh thu. Báo có của ngân hàng Sổ chi tiết sử dụng gồm: Sổ chi tiết doanh thu (Tk 511), sổ chi tiết giá vốn (Tk632). Các sổ tổng hợp gồm: Sổ nhật ký chung, sổ nhật ký bán hàng, sổ cái các TK 156,157,632,511,512,641, 642 … Khi phát sinh một nghiệp vụ bán hàng, quy trình luân chuyển chứng từ nghiệp vụ bán hàng tại Công ty TNHH Thiết bị điện nước được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 2-3: Quy trình luân chuyển chứng từ nghiệp vụ bán hàng tại Công ty TNHH Thiết bị điện nước Hà Nội Khách hàng, Đại lý Phòng kinh doanh Phó Giám đốc tài chính Phòng kế toán Thủ quỹ Thủ kho (1) (6) (6) (7) (2) (3) (4) (5) (5) (7) Chú thích: Đại lý, người có nhu cầu mua hàng đề nghị mua hàng trực tiếp, qua điện thoại (đối với khách hàng quen), hoặc thông qua đơn đề nghị mua hàng đến phòng kinh doanh. Căn cứ vào đề nghị mua hàng của khách hàng phòng kinh doanh chuyển lên, kế toán hàng tồn kho kiểm tra xem có đủ hàng để giao theo đơn đặt hàng hay không, nếu đủ thì giao đề nghị mua hàng, đơn đặt hàng cho kế toán bán hàng và công nợ để tiến hành lập báo giá kiêm phiếu xuất kho, hoặc hóa đơn GTGT. Nếu xuất luôn hóa đơn GTGT thì kế toán trưởng xem xét, thông qua hóa đơn, sau đó chuyển hóa đơn GTGT lên phó giám đốc tài chính để duyệt ký. Phó giám đốc tài chính kiểm tra, ký duyệt. Kế toán bán hàng lập phiếu thu, thủ quỹ nhận tiền từ khách hàng căn cứ vào phiếu thu và ghi vào sổ quỹ. Phòng kinh doanh yêu cầu thủ kho xuất hàng hóa cho khách hàng theo báo giá kiêm phiếu xuất kho hoặc theo hóa đơn GTGT. Thủ kho xuất hàng và ghi vào thẻ kho. Thủ quỹ và thủ kho nộp lên phòng kế toán các chứng từ liên quan. Công ty TNHH thiết bị điện nước Hà Nội tổ chức hạch toán kế toán theo hình thức sổ Nhật Ký chung. Sau đây là sơ đồ hạch toán tổng hợp quá trình bán hàng của Công ty theo hình thức sổ Nhật Ký chung. Sơ đồ 2-4: Hạch toán tổng hợp quá trình bán hàng Chứng từ gốc Sổ kế toán chi tiết Sổ chi tiết Tk632, Tk 511 Sổ tổng hợp chi tiết Tk 632, Tk 511 Báo cáo kế toán Sổ nhật ký chung Sổ cái Tk 156,157,632,511,512,641,911,421… Bảng cân đối số phát sinh Nhật ký đặc biệt (Nhật ký bán hàng) Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 2.3.1. Kế toán giá vốn hàng bán Phương pháp xác định giá vốn hàng bán: Giá vốn của hàng hóa xuất bán được tính theo phương pháp giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập, cứ sau mỗi lần lập phiếu nhập kho kế toán phải xử lý dữ liệu để phần mềm tính ra giá bình quân. Công thức tính giá bình quân đơn vị hàng hóa sau mỗi lần nhập như sau: Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập = Giá trị thực tế hàng tồn kho sau mỗi lần nhập Số lượng hàng thực tế tồn kho sau mỗi lần nhập Giá trị hàng hóa xuất kho = Số lượng hàng hóa xuất kho x Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập Việc tính toán giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập của hàng hóa nhập kho cũng như xác định giá trị hàng xuất kho ( giá vốn) đều do phần mềm kế toán xử lý. Do đó giảm một lượng công việc rất lớn cho kế toán. Tài khoản sử dụng: TK632 – Giá vốn hàng bán. TK 156 – Hàng hóa Khi nhập kho hàng hoá, căn cứ vào biên bản kiểm nghiệm vật tư hàng hoá nhập kho, phiếu xuất kho của nhà cung cấp kế toán nhập dữ liệu phát sinh vào phần mềm kế toán. Sau đó phần mềm kế toán sẽ tự động xử lý và tính giá vốn hàng bán theo phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập. Dữ liệu về hàng nhập, hàng xuất sau khi nhập chứng từ, phần mềm kế toán sẽ tự động chuyển qua các sổ kế toán và phần hành có liên quan. Ví dụ như, kế toán nhập phiếu nhập kho: kế toán vào nhập dữ liệu phát sinh trên màn hình giao diện chính của phần mềm kế toán Avtsoft, sau đó đánh mã chứng từ PN (phiếu nhập kho) để nhập dữ liệu. Kết thúc việc nhập dữ liệu và lưu bút toán vừa nhập vào phần mềm. Phần mềm kế toán Avtsoft sẽ tự chuyển dữ liệu vào sổ nhật ký chung, vào sổ chi tiết giá vốn và các sổ có liên quan như sổ chi tiêt, tổng hợp vật tư, hàng hoá. Tương tự như vậy với quá trình bán hàng. Khi nhập báo giá kiêm phiếu xuất kho, dữ liệu đổ vào trong sổ NKC mỗi loại hàng hoá bán ra sẽ có 2 dòng: một dòng xuất bán ( Nợ Tk131, Có Tk 511), một dòng xuất kho ( Nợ Tk 632, Có Tk156). Ví dụ minh họa: Sử dụng phiếu nhập kho số 24/9 ngày 28/9/2009 ở phần trên. Khi nhận được các chứng từ nhập hàng hóa thủ kho chuyển lên kế toán tiến hành nhập dữ liệu phát sinh như sau: Sơ đồ 2-5: Mô phỏng màn hình nhập dữ liệu của phiếu nhập kho Loại chứng từ Số chứng từ PN 24/9 Ngày chứng từ 28/9/2009 Người giao dịch Đơn vị Số hợp đồng Diễn giải Nhập hàng Vesbo trắng của DN Thành Trang Bên Nợ Hàng hóa 331 156 Bên Có Mã TK Phải trả người bán Mã KH-Đ.vị Mã kho Mã Yếu tố CP Mã VTHH K1 VBT0101 NCC01 DN Thành Trang ống nước lạnh d20x2.3 Nhập bút toán này 3213600 Thành tiền Số lượng 300 ĐVT Nguyên tệ Tỷ giá Thành tiền 3213600 Tổng số tiền m ĐG 10712 Ghi chú PHIẾU NHẬP Bút toán số  Sau khi nhập đầy đủ dữ liệu cần thiết vào phần mềm kế toán máy, kế toán kích vào ô xử lý dữ liệu, phần mềm sẽ chuyển toàn bộ dữ liệu trên vào các sổ kế toán liên quan như sổ chi tiết vật tư hàng hóa (Tk156), sổ chi tiết công nợ, sổ nhật ký chung, sổ cái các tài khoản có liên quan… tiếp đến kế toán vào mục xử lý giá bình quân để phần mềm tính ra đơn vị bình quân (giá vốn) của hàng hóa. Biểu 2-6: Sổ Nhật ký chung CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ ĐIỆN NƯỚC HÀ NỘI ĐC: Số 118 Giải Phóng – Hà Nội SỔ NHẬT KÝ CHUNG Tháng 9 năm 2009 Trang: 1 Chứng từ Diễn giải TK PS VTHH Nợ VTHH Có ĐG SL TT Mã Ngày Số Nợ có HD 1/9 1/9 Bán hàng Vesbo cho Công ty Vimeco 13110 51110 VBX0105 91.700 28 2.567.600 VNPXM 1/9 1/9 Bán hàng Vesbo cho Công ty Vimeco 632 156 VBX0105 47.684 28 1.335.152 …. Kế toán ( ký, họ tên) Kế toán trưởng ( ký, họ tên) Giám đốc ( ký, họ tên) Sổ chi tiết giá vốn – Tk 632: sổ này dùng để theo dõi tình hình tiêu thụ cho từng thứ thành phẩm, hàng hoá. Căn cứ vào sổ chi tiết giá vốn là phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và một số chứng từ liên quan.Khi kế toán nhập các chứng từ này vào phần mềm kế toán sẽ tự động chuyển dữ liệu liên quan đến Tk 632 vào sổ chi tiết giá vốn. Lấy phiếu xuất kho số 682/9 ngày 30/9/2009 làm mẫu, khi lập báo giá kiêm phiếu xuất kho quy trình nhập dữ liệu tương tự như phiếu nhập kho nhưng định khoản như sau: Nợ Tk 13110: 224.119.800 (đồng) Có Tk 511: 224.119.800 Đ (Doanh thu có thuế GTGT) Khi kế toán nhập bút toán phản ánh doanh thu như trên, phần mềm kế toán sẽ tự hạch toán bút toán phản ánh giá vốn hàng xuất bán: Nợ Tk 632: 116.542.296 (đồng) Có Tk 156: 116.542.296 (đồng) Biểu 2-7: Sổ chi tiết giá vốn sử dụng tại Công ty TNHH Thiết bị điện nước Hà Nội CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ ĐIỆN NƯỚC HÀ NỘI ĐC: Số 118 Giải Phóng – Hà Nội ĐT: 04-38 688 986 Fax: 04-38 688 269 SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN TK 632: Giá vốn hàng bán Tháng 9 năm 2009 STT Chứng từ gốc Diễn giải TK ĐƯ Phát sinh Số dư Mã Ngày Số Nợ Có Nợ Có 1 VNPXM 1/9 1/9 Bán quạt thông gió ốp tường 15B 156 140.000 140.000 2 VNPNM 3/9 1/9 Nhập hàng trả lại CT anh Kiều-Nhân Chính 156 89.460 50.400 … 3 VNPNM 3/9 1/9 Nhập hàng trả lại CT anh Kiều-Nhân Chính 156 44.850 13.910 … … … … …. … … … … … 1810 VNPXM 30/9 682/9 Bán hàng Vesbo trắng cho DN Minh Dương 156 3.213.600 12.854.400 … … … … …. … … … … … Cộng phát sinh 4.658.373.187 101.403.300 Số dư đầu kỳ Nợ: 0 VNĐ Số dư cuối kỳ Nợ: 4.556.969.887 VNĐ Ngày 30 tháng 9 năm 2009 Người lập ( ký, họ tên) Kế toán trưởng ( ký, họ tên) Giám đốc ( ký, họ tên) Biểu 2-8: Sổ tổng hợp theo tài khoản giá vốn hàng bán CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ ĐIỆN NƯỚC HÀ NỘI ĐC: Số 118 Giải Phóng – Hà Nội ĐT: 04-38 688 986 Fax: 04-38 688 269 SỔ TỔNG HỢP CHI TIÊT THEO TÀI KHOẢN TK 632: Giá vốn hàng bán Tháng 9 năm 2009 STT TK đối ứng Số phát sinh trong kỳ Mã Tên Nợ Có 1 156 Hàng hóa - ống nước 43.260.000 2 156 Hàng hóa – van nhựa 10.082.700 2.464.000 … … … … … 11698 156 Hàng hóa – măng sông 7.824.059 860.480 Tổng 4.658.373.187 101.403.300 Số dư đầu kỳ Nợ: 0 VND Số dư cuối kỳ Nợ: 4.556.969.887 VND Ngày 30 tháng 9 năm 2009 Người lập ( ký, họ tên) Kế toán trưởng ( ký, họ tên) Giám đốc ( ký, họ tên) Cuối kỳ kế toán sẽ kết chuyển dữ liệu từ Tk 632 sang Tk 911 để xác định kết quả kinh doanh. Nợ TK 911: 4.658.373.187 VND Có TK 632: 4.658.373.187 VND 1.3.2. Kế toán doanh thu bán hàng Nguyên tắc ghi nhận doanh thu: Doanh thu được xác nhận khi Công ty chuyển giao rủi ro và lợi ích gắn với quyền sở hữu sản phẩm và Công ty xác định được số tiền đã và sẽ thu được từ việc chuyển giao quyền kiểm soát và sở hữu đối với hàng hoá. Tài khoản sử dụng là TK 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Như ở trên ta đã biết Công ty có 2 hình thức bán hàng: bán buôn qua đại lý và bán lẻ: . Bán buôn qua đại lý: Khách hàng sẽ thanh toán số tiền mua hàng trong tháng vào ngày mùng 5 tháng tiếp theo. Đến ngày 5 tháng tiếp theo kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho cho từng đại lý, xuất hoá đơn bán hàng và yêu cầu đại lý thanh toán. Bán lẻ: + Bán lẻ thu tiền ngay: căn cứ vào số hàng đã bán kế toán xuất hoá đơn bán hàng và viết phiếu thu giao cho khách + Bán hàng theo dự án: tuỳ theo hợp đồng đã ký theo từng công trình mà có thời hạn thanh toán khác nhau. Thường là thu tiền tập trung. Trình tự luân chuyển chứng từ + Đối với phiếu thu tiền Khi khách hàng nộp tiền, kế toán lập làm 2 liên: Liên 1 lưu tại cuống gốc của phòng kế toán làm căn cứ để vào các bảng kê liên quan và để so sánh với sổ quỹ vào cuối kỳ Liên 2: Giao cho khách hàng + Đối với hóa đơn xuất bán trực tiếp Liên 1: lưu tại phòng kế toán. Liên 2: Chuyển cho khách hàng làm chứng từ thanh toán Liên 3: Chuyển xuống kho để xuất._.