Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty kinh doanh Thép và vật tư Hà Nội

hị trường, không phải doanh nghiệp thương mại nào cũng đứng vững. Có những doanh nghiệp rất thành công, nhưng cũng không ít doanh nghiệp thương mại sau một thời gian hoạt động thua lỗ nhiều dẫn đến phá sản. Một vấn đề quan trọng trong chiến lược sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp chính là khâu bán hàng, giải quyết tốt khâu này, doanh nghiệp mới thu hồi được vốn phục vụ quá trình tái sản xuất kinh doanh, xác định được kết quả kinh doanh và thu được lợi nhuận. Các doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp thương mại nói riêng áp dụng rất nhiều biện pháp khác nhau để bán được nhiều hàng hoá, đồng thời quản lý tốt chỉ tiêu này. Một trong những biện pháp quan trọng nhất và hữu hiệu nhất phải kể đến đó là thực hiện tốt công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh. Quản lý tốt quá trình bán hàng, thu hồi vốn nhanh, bù đắp được chi phí bỏ ra và thu được lợi nhuận, tạo đà cho sự tăng trưởng và phát triển, ngược lại, doanh nghiệp nào chưa làm tốt khâu này sẽ khó quản lý quá trình bán hàng, không thúc đẩy được hàng hoá bán ra, vòng quay vốn bị chậm trễ, chi phí bỏ ra thu lại với hiệu quả thấp và có thể không có lãi thậm chí thua lỗ. Qua thời gian thực tập ở Công ty kinh doanh Thép và vật tư Hà Nội, được tìm hiểu thực tế công tác kế toán ở Công ty và nhận thức được tầm quan trọng của hạch toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh em đã chọn đề tài: “Tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty kinh doanh Thép và vật tư Hà Nội ”. Được sự giúp đỡ tận tình của thầy giáo hướng dẫn cùng các cô, chú, các anh, chị trong phòng kế toán Công ty kinh doanh Thép và vật tư Hà Nội đã giúp em hoàn thành chuyên đề này. Em xin được chân thành cám ơn. Bố cục đề tài gồm 3 phần chính như sau: Chương I: Những lý luận cơ bản về tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại. Chương II: Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty kinh doanh Thép và vật tư Hà Nội. Chương III: Phương hướng hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội. Chương I : những lý luận cơ bản về tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại 1. những vấn về chung về quá trình bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại . 1.1. Khái niệm chung về quá trình bán hàng : Bán hàng là việc chuyển quyền sở hữu về hàng hoá, thành phẩm, dịch vụ cho khách hàng, doanh nghiệp thu được tiền hay quyền thu tiền. Đó cũng chính là quá trình vận động của vốn kinh doanh từ vốn thành phẩm, hàng hoá sang vốn bằng tiền và hình thành kết quả. Ngoài quá trình bán hàng ra bên ngoài, doanh nghiệp còn có thể phát sinh nghiệp vụ bán hàng nội bộ doanh nghiệp theo yêu cầu phân cấp quản lý và tiêu dùng nội bộ. Trong quá trình bán hàng, doang nghiệp phải chi ra những khoản tiền phục vụ cho việc bán hàng gọi là chi phí bán hàng. Tiền bán hàng thu được tính theo giá bán hàng gọi là donh thu bán hàng( gồm doanh thu bán hàng ra bên ngoài và doanh thu bán hàng nội bộ). Ngoài doanh thu bán hàng, doanh nghiệp còn có doanh thu về cung cấp dịch vụ, doanh thu hoạt động tài chính và các khoản thu nhập khác. Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp phải tính được kết quả kinh doanh trên cơ sở so sánh giữa doanh thu và chi phí của các hoạt động. Kết quả kinh doanh phải được phân phối, sử dụng theo mục đích và tỷ lệ nhất định do cơ chế tài chính quy định phù hợp với từng lĩnh vực, từng ngành kinh doanh. Quá trình bán hàng và xác định kết quả kinh doanh có một số nhiệm vụ cơ bản sau: - Ghi chép đầy đủ, kịp thời khối lượng thành phẩm, hàng hoá, dịch vụ bán ra và tiêu thụ nội bộ, tính toán đúng đắn trị giá vốn của hàng đã bán, chi phí bán hàng và các khoản chi phí khác nhằm xác định đúng đắn kết quả bán hàng. - Kiểm tra, giám sát tiến độ thực hiện kế hoạch bán hàng, kế hoạch lợi nhuận, phân phối lợi nhuận, kỷ kuật thanh toán và làm nghĩa vụ với Nhà nước. - Cung cấp thông tin chính xác, trung thực và đầy đủ về tình hình bán hàng, xác định kết quả và phân phối kết quả phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và quản lý doanh nghiệp. 1.2. Sự cần thiết phải hạch toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại : Mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp đa dạng như : Lợi nhuận, doanh thu, mở rộng thị trường tiêu thụ, tăng thị phần trên thị trường… Trong nền kinh tế thị trường, lợi nhuận là mục tiêu cơ bản nhất của doanh nghiệp và đặc biệt quan trọng với doanh nghiệp thương mại. Bán hàng là cơ sở để xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp là cao hay thấp, lỗ hay lãi. Ngược lại, thông qua các thông tin từ xác định kết quả, báo cáo kết quả kinh doanh mà nhà quản lý đưa ra chiến lược về bán hàng. Bán hàng là quá trình cơ bản nhằm giúp doanh nghiệp thực hiện thành công mục đích kinh doanh của doanh nghiệp . 2. Tổ chức công tác bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại. 2.1. Các phương thức bán hàng : Phương thức bán hàng có ảnh hưởng trực tiếp đối với việc sử dụng các tài khoản kế toán phản ánh tình hình xuất kho thành phẩm, hàng hoá. Đồng thời có tính quyết định đối với việc xác định thời điểm bán hàng hình thành doanh thu bán hàng, tiết kiệm chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp để tăng lợi nhuận. Hiện nay các doanh nghiệp thường vận dụng các phương thức bán hàng dưới đây: 2.1.1. Bán hàng theo phương thức giao hàng trực tiếp: Theo phương thức này, bên khách hàng uỷ quyền cho cán bộ nghiệp vụ đến nhận hàng tại kho của doanh nghiệp bán hoặc giao nhận hàng tay ba( các doanh nghiêp thương mại mua bán thẳng). Người nhận hàng sau khi ký vào chứng từ bán hàng của doanh nghiệp thì hàng hoá được xác định là bán hàng. 2.1.2. Bán hàng theo phương thức gửi hàng : Theo phương thức này, định kỳ doanh nghiệp gửi hàng cho khách hàng trên cơ sở thoả thuận trong hợp đồng mua bán hàng giữa hai bên và giao hàng tại địa điểm đã qui ước trong hợp đồng. Khi xuất kho gửi đi, hàng vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, chỉ khi nào khách hàng đã trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán thì khi ấy hàng hoá mới chuyển quyền sở hữu và được ghi nhận doanh thu bán hàng. 2.2. Phương pháp xác định giá vốn của hàng bán: Trước khi xác định giá vốn của hàng bán thì việc xem xét giá hàng hoá nhập kho là điều cần thiết, là cơ sở xác định giá vốn. 2.2.1. Tính giá hàng hoá nhập kho: Tính giá hàng hoá mua vào là việc xác định giá ghi sổ hàng hoá mua vào. Tùy theo phương thức mua hàng, nguồn hàng và cách thức doanh nghiệp áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ hay phương pháp trực tiếp. Nhưng chung quy lại, giá thực tế của hàng hoá mua vào được xác định theo công thức sau: Giá vốn thực tế của hàng hoá mua ngoài = Giá mua của hàng hoá + Thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt ( nếu có ) + Chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng - Giảm giá hàng mua + Giá mua hàng hoá là số tiền mà doanh nghiệp phải trả cho người bán theo hợp đồng hoặc hoá đơn. Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì giá mua của hàng hoá là giá mua không có thuế GTGT đầu vào. Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì giá mua của hàng hoá bao gồm cả thuế GTGT đầu vào. Trường hợp doanh nghiệp nhập khẩu hàng hoá thì giá mua của hàng hoá có thể tính theo giá CIF hoặc giá FOB. Hàng hoá nhập khẩu mua theo giá FOB là giá mua hàng tại cảng người bán. Còn hàng hoá nhập khẩu theo giá CIF bao gồm tiền hàng, phí bảo hiểm và phí vận chuyển; thường là giá cuối cùng tại cảng người mua. Thông thường các doanh nghiệp Việt Nam nhập khẩu hàng hóa theo giá CIF. + Thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt của hàng nhập khẩu ( nếu có ), được tính: Thuế nhập khẩu = Giá mua x Thuế suất thuế nhập khẩu Thuế tiêu thụ đặc biệt = Giá mua x Thuế suất thuế tiêu thụ đặc biệt + Chi phí mua hàng bao gồm các chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng ( vận chuyển, bốc dỡ hàng hoá, chi phí bảo hiểm, chi phí lưu kho, lưu bãi, chi phí hao hụt tự nhiên trong khâu mua ). + Khoản giảm giá hàng mua là số tiền mà người bán giảm trừ cho người mua. Như vậy, về thực chất, giá thực tế của hàng mua bao gồm hai bộ phận: Giá mua hàng hoá và chi phí thu mua. 2.2.2. Phương pháp xác định giá vốn của hàng bán: Giá vốn của hàng bán được tính theo công thức: Giá vốn của hàng bán trong kỳ = Giá mua của hàng hoá tiêu thụ trong kỳ + Chi phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ trong kỳ 2.2.2.1. Xác định giá mua của hàng hoá tiêu thụ: Về nguyên tắc, hàng hoá nhập kho theo giá nào thì xuất kho theo giá đó. Nhưng trên thực tế, nếu tính như vậy thì việc tính giá hàng hoá tại mỗi thời điểm xuất bán rất khó khăn, phức tạp mà nhiều khi còn không hạch toán được. Chính vì lý do đó, để đơn giản hoá và có khả năng hạch toán được thì tính giá hàng hoá xuất kho có nhiều phương pháp khác nhau. Căn cứ vào đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp cũng như yêu cầu quản lý, trình độ cán bộ kế toán mà doanh nghiệp có thể sử dụng nhất quán một trong các phương pháp tính giá mua của hàng hoá tiêu thụ sau: a. Phương pháp bình quân gia quyền. Theo phương pháp này, giá thực tế hàng hoá xuất kho trong kỳ được tính bằng công thức sau: Giá mua thực tế hàng xuất kho = Số lượng hàng hoá XK x Giá đơn vị bình quân b. Phương pháp giá thực tế nhập trước, xuất trước ( FIFO ) Theo phương pháp này, giả thiết số hàng hoá nhập trước sẽ xuất trước, xuất hết số hàng nhập trước mới đến số hàng nhập sau theo giá thực tế của từng lô hàng xuất. Do vậy, giá trị hàng hoá tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế hàng hoá mua vào sau cùng trong kỳ. Ưu điểm của phương pháp này là lượng hàng hoá nhập - xuất trên sổ sách gần đúng với lượng hàng hoá nhập - xuất thực tế và phản ánh tương đối chính xác giá trị hàng hoá xuất kho và tồn kho. Hơn nữa, giá trị hàng hoá tồn kho sẽ được phản ánh gần sát với giá thị trường vì nó là giá trị hàng hoá ở lần mua cuối cùng. Tuy nhiên, nhược điểm của phương pháp này là làm cho doanh thu hiện tại không phù hợp với chi phí hiện tại và nó chỉ thích hợp trong trường hợp giá cả ổn định và có xu hướng giảm. c. Phương pháp giá thực tế nhập sau - xuất trước ( LIFO ). Phương pháp này giả định những hàng hoá mua vào sau cùng sẽ được xuất bán trước tiên, ngược lại với phương pháp nhập trước - xuất trước ở trên. Phương pháp này có ưu điểm là làm cho những khoản doanh thu hiện tại phù hợp với khoản chi phí hiện tại vì doanh thu hiện tại được tạo ra bởi giá trị hàng hoá vừa mới được đưa vào ngay gần đó. Phương pháp LIFO thích hợp trong trường hợp lạm phát, giá cả có xu hướng tăng lên. d. Phương pháp giá thực tế đích danh. Theo phương pháp này, khi nhập kho hàng hoá để riêng từng lô hàng để khi xuất kho lô hàng nào thì sẽ tính theo giá đích danh lô hàng đó. Đây là phương pháp lý tưởng nhất, nó tuân thủ nguyên tắc chi phí phù hợp với doanh thu thực tế. Phương pháp này phù hợp với doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêng từng lô hàng nhập kho. Còn đối với doanh nghiệp có nhiều loại hàng hoá thì không thể áp dụng phương pháp này. Bởi vì, việc áp dụng phương pháp giá thực tế đích danh đòi hỏi những điều kiện khắt khe, chỉ áp dụng khi hàng tồn kho có thể phân biệt từng loại, từng thứ riêng rẽ. Như vậy, trong các phương pháp đã nêu trên thì không có phương pháp nào là tốt nhất trong việc đánh giá trị giá vốn của hàng xuất bán. Phương pháp nào được lựa chọn phải phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, đặc điểm phương pháp quản lý hàng tồn kho, quản lý kho, điều kiện kho tàng, trình độ của kế toán trong mối quan hệ với giá cả. Phương pháp đó là phương pháp hợp lý nhất phản ánh giá vốn hàng bán một cách chính xác nhất. 2.2.2.2. Xác định chi phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ trong kỳ. Do chi phí thu mua hàng hoá liên quan đến toàn bộ khối lượng hàng hoá trong kỳ và lượng hàng hoá đầu kỳ, nên cần phải phân bổ chi phí thu mua hàng hoá cho hàng tiêu thụ trong kỳ và hàng còn lại theo tiêu thức phù hợp ( theo doanh thu, theo trị giá mua, theo số lượng, trọng lượng). Thường các doanh nghiệp sử dụng tiêu thức trị giá hàng mua để phân bổ chi phí thu mua cho hàng tiêu thụ. Công thức phân bổ chi phí thu mua cho hàng tiêu thụ trong kỳ như sau: Chi phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ trong kỳ = Chi phí thu mua đầu kỳ + Chi phí thu mua phát sinh trong kỳ x Trị giá hàng mua trong kỳ Trị giá hàng mua tiêu thụ trong kỳ + Trị giá hàng mua tồn cuối kỳ 2.3. Các nguyên tắc ghi nhận doanh thu bán hàng : - Doanh thu và chi phí liên quan đến cùng một giao dịch phải được ghi nhận đồng thời theo nguyên tắc phù hợp và phải theo năm tài chính. - Chỉ ghi nhận doanh thu trong kỳ kế toán khi thoả mãn đồng thời các điều kiện ghi nhận doanh thu bán hàng, doanh thu cung cấp dịch vụ, doanh thu tiền lãi, tiền bản quyền, cổ tức và lợi nhuận được chia theo quy định tại điểm 10, 16, 24 của chuẩn mực doanh thu và thu nhập khác( Quyết định số 149/ 2001/ QĐ- BTC ngày 31/12/2001 của Bộ Tài chính) và các quy định của chế độ kế toán hiện hành. - Khi hàng hoá hoặc dịch vụ được trao đổi để lấy hàng hoá hoặc dịch vụ tương tự về bản chất và giá trị thì việc trao đổi đó không được coi là một giao dịch tạo ra doanh thu và không được ghi nhận là doanh thu. - Doanh thu( kể cả doanh thu nội bộ) phải được theo dõi riêng biệt theo từng loại doanh thu, trong từng loại doanh thu được chi tiết theo từng thứ doanh thu nhằm phục vụ cho việc xác định đầy đủ, chính xác kết quả kinh doanh theo yêu cầu quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh và lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. - Nếu trong kỳ kế toán phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ như chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại thì phải được hạch toán riệng biệt. Các khoản giảm trừ doanh thu được tính trừ vào doanh thu ghi nhận ban đầu để xác định doanh thu thuần làm căn cứ xác định kết quả kinh doanh của kỳ kế toán. - Về nguyên tắc, cuối kỳ kế toán, doanh nghiệp phải xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Toàn bộ doanh thu thuần thực hiện trong kỳ kế toán được kết chuyển vào tài khoản 911- Xác định kết quả kinh doanh. Các tài khoản thuộc loại tài khoản doanh thu không có số dư cuối kỳ. 2.4. Phương pháp xác đinh chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp: 2.4.1. Chi phí bán hàng: Chi phí bán hàng là toàn bộ chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra liên quan đến hoạt động bán hàng của doanh nghiệp. Chi phí bán hàng là chi phí thời kỳ nên về nguyên tắc các khoản chi phí phát sinh trong kỳ bao nhiêu, kế toán sẽ kết chuyển vào trị giá vốn của hàng bán để xác định kết quả kinh doanh. Song hiện nay chế độ cho phép đối với các doanh nghiệp có chu kỳ sản xuất kinh doanh dài, doanh thu phát sinh ít. Chi phí bán hàng chỉ phân bổ một phần trong kỳ, việc phân bổ được thực hiện theo trị giá vốn. Công thức phân bổ chi phí bán hàng: CPBH tính cho hàng còn lại = Chi phí bán hàng còn lại đầu kỳ + Chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ x Trị giá vốn hàng còn lại cuối kỳ Trị giá vốn hàng xuất trong kỳ + Trị giá vốn hàng còn lại cuối kỳ CPBH tính cho hàng tiêu thụ = CPBH còn lại đầu kỳ + CPBH phát sinh trong kỳ - CPBH tính cho hàng còn lại 2.4.1. Chi phí quản lý doanh nghiệp. Chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí cho việc quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và phục vụ chung khác liên quan đến hoạt động của cả doanh nghiệp. Phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp tính cho hàng bán ra tương tự như chi phí bán hàng Công thức phân bổ : CPQLDN tính cho hàng còn lại = Chi phí QLDN còn lại đầu kỳ + Chi phí QLDN Phát sinh trong kỳ x Trị giá vốn hàng còn lại cuối kỳ Trị giá vốn hàng xuất trong kỳ + Trị giá vốn hàng còn lại cuối kỳ CPQLDN tính cho hàng tiêu thụ = CPQLDN còn lại đầu kỳ + CPQLDN phát sinh trong kỳ _ CPQLDN tính cho hàng còn lại 2.5. Xác định kết quả kinh doanh. Kết quả kinh doanh là kết quả cuối cùng của doanh nghiệp trong một kỳ, được xác định bằng doanh thu cộng (+) thu nhập khác trừ (-) chi phí các hoạt động đã thực hiện và được biểu hiện bằng chỉ tiêu lãi, (lỗ). Công thức xác định: - KQHĐKD = Doanh thu thuần - CPBH - CPQLDN - KQHĐTC = Doanh thu hoạt động tài chính - Chi phí hoạt động tài chính - KQHĐ khác = Thu nhập hoạt động khác - Chi phí hoạt động khác Nếu tổng thu nhập > tổng chi phí thì kết quả kinh doanh có lãi, ngược lại doanh nghiệp bị lỗ. Kết quả hoạt động kinh doanh phụ thuộc vào quy mô, hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp và ảnh hưởng đến chu kỳ kinh doanh tiếp theo. 2.6. Chứng từ sử dụng hạch toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh. Tùy theo phương thức bán hàng, hạch toán bán hàng sử dụng chứng từ kế toán sau: - Hoá đơn GTGT. - Hoá đơn bán hàng. - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. - Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý. - Chi phí khấu hao TSCĐ - Chi phí dịch vụ mua ngoài - Bảng kê bán hàng . - Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi. - Giấy nộp tiền. - Bảng kê nhận hàng và thanh toán hàng ngày. - Các chứng từ khác có liên quan Các chứng từ cần được kiểm tra phân loại trước khi ghi sổ kế toán. 3. kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh ở doanh nghiệp thương mại. 3.1. Hạch toán nghiệp vụ bán hàng . 3.1.1. Hạch toán nghiệp vụ bán hàng ở doanh nghiệp thương mại áp dụng hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng giảm hàng tồn kho một cách thường xuyên, liên tục, có hệ thống trên sổ sách kế toán tổng hợp ( các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho ). 3.1.1.1. Tài khoản sử dụng. a. TK 156 - Hàng hoá. Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có của hàng hoá tồn kho và nhập xuất trong kỳ báo cáo theo trị giá nhập kho thực tế. Tài khoản 156 được hạch toán chi tiết theo kho, theo loại hàng, nhóm hàng và từng thứ hàng hoá. b. TK 157 - Hàng gửi bán. Tài khoản 157 dùng để theo dõi giá trị sản phẩm, hàng hoá tiêu thụ theo phương thức chuyển thẳng hoặc giá trị sản phẩm, hàng hoá bán đại lý, ký gửi hay giá trị lao vụ, dịch vụ đã hoàn thành bàn giao cho người đặt hàng, người mua nhưng chưa được chấp nhận thanh toán. TK này được mở chi tiết theo từng mặt hàng, từng nhóm hàng. c. TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. TK 511 dùng để phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán của hoạt động SXKD từ các giao dịch và các nghiệp vụ. Tài khoản này gồm 4 tài khoản cấp 2: - TK 5111 - Doanh thu bán hàng hoá - TK 5112 - Doanh thu bán các sản phẩm - TK 5113 - Doanh thu cung cấp dịch vụ - TK 5114 - Doanh thu trợ cấp trợ giá TK này không có số dư. d. TK 512 - Doanh thu nội bộ. TK 512 dùng để phản ánh doanh thu của số sản phẩm, hàng hoá, dich vụ tiêu thụ trong nội bộ doanh nghiệp. e. TK 515- Doanh thu hoạt động tài chính TK này dùng để phản ánh doanh thu tiền lãi, tiền bản quyền, cổ tức, lợi nhuận được chia và doanh thu hoạt động tài chính khác của doanh nghiệp f. TK 521 - Chiết khấu thương mại. TK này dùng để phản ánh khoản chiết khấu mà doang nghiệp đã giảm trừ hoặc đã thanh toán cho người mua hàng do việc người mua hàng đã mua sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ với khối lượng lớn theo thoả thuận về chiết khấu thương mại đã ghi trên hợp đồng kinh tế mua bán hoặc các cam kết mua, bán hàng. g. TK 531- Hàng bán bị trả lại Tài khoản này phản ánh trị giá hàng bán bị trả lại và kết chuyển trị giá hàng bán bị trả lại sang TK 511 hoặc TK 512 để ghi giảm doanh thu bán hàng h. TK 532 - Giảm giá hàng bán Tài khoản này phản ánh số tiền giảm giá cho khách hàng và kết chuyển số tiền giảm giá sang TK 511 hoặc TK 512 để giảm doanh thu bán hàng i. TK 632 - Giá vốn hàng bán. TK 632 dùng để phản ánh trị giá vốn của hàng hoá, thành phẩm, dịch vụ đã bán( được chấp nhận thanh toán hoặc đã thanh toán) và kết chuyển trị giá vốn hàng bán sang tài khoản 911- Xác định kết quả kinh doanh. j. TK 635 - Chi phí tài chính Tài khoản này dùng để phản ánh những khoản chi phí hoạt động tài chính bao gồm các khoản chi phí hoặc các khoản lỗ liên quan đến hoạt động đầu tư tài chính, chi phí cho vay và đi vay vốn, chi phí góp vốn liên doanh… k. TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp. TK 3331 phản ánh thuế GTGT đầu ra, số thuế GTGT của hàng bán bị trả lại, số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, thuế GTGT được miễn giảm và thuế GTGT phải nộp. l. TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh. Tài khoản này dùng để xác định kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ hạch toán, chi tiết theo từng hoạt động ( hoạt động kinh doanh, hoạt động tài chính, hoạt động khác ) m. TK 421 - Lãi chưa phân phối. TK này dùng để phản ánh kết quả kinh doanh và tình hình phân phối lợi nhuận của doanh nghiệp trong kỳ. Ngoài các TK trên, kế toán còn sử dụng các tài khoản khác như: TK 111, TK 112, TK131, TK141, .... 3.1.1.2. Phương pháp hạch toán. a. Kế toán nghiệp vụ bán hàng theo phương thức bán hàng trực tiếp. - Căn cứ vào hoá đơn bán hàng và các chứng từ liên quan kế toán ghi : + Doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ : Nợ TK 111, 112, 131 - Tổng giá thanh toán Có TK 511 - Doanh thu bán hàng Có TK 3331 - Thuế GTGT đầu ra. + Doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp : Nợ TK 111, 112, 131 - Tổng giá thanh toán Có TK 511 - Doanh thu bán hàng Đồng thời căn cứ vào hoá đơn, các chứng từ xuất kho, kế toán xác định giá vốn hàng bán xác định tiêu thụ để ghi sổ : Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán xác định tiêu thụ Có TK 155, 156 - Thành phẩm, hàng hoá đã xác định tiêu thụ - Các khoản chiết khấu thương mại, hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán phát sinh : Nợ TK 521 - Chiết khấu thương mại Nợ TK 531 - Hàng bán bị trả lại Nợ TK 532 - Giảm giá hàng bán Nợ TK 3331 - Thuế GTGT giảm tương ứng Có TK 111, 113,131 - Tổng giá thanh toán Đồng thời phản ánh giá vốn hàng bán bị trả lại Nợ TK 155, 156 - Thành phẩm, hàng hoá trả lại nhập kho Có TK 632 - Giá vốn hàng bán bị trả lại * Trường hợp DN phải nộp thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất nhập khẩu về số hàng bán : Nợ TK 511- Doanh thu của số hàng chịu thuế TTĐB, thuế XNK Có TK 3332, 3333 - Thuế TTĐB, thuế XNK phải nộp - Việc phân bổ chi phí mua hàng theo hàng đã bán được ghi sổ : Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán xác định tiêu thụ Có TK 156(2) - Chi phí thu mua phân bổ cho hàng đã bán - Cuối kỳ kết chuyển các khoản ghi giảm doanh thu Nợ TK 511 - Các khoản giảm trừ doanh thu tiêu thụ Có TK 521 - Chiết khấu thương mại Có TK 531 - Hàng bán bị trả lại Có TK 532 - Giảm giá hàng bán - Cuối kỳ xác định doanh thu thuần và kết chuyển : DTT = DT - các khoản giảm trừ DT (TK 521, TK531,TK 532,TK 3332,TK3333) Nợ TK 51 - DTT Có TK9 - Xác định KQKD - Cuối kỳ kết chuyển giá vốn hàng bán Nợ TK 91 - Xác định KQKD Có TK 63 - Giá vốn hàng bán xác định tiêu thụ Có TK 333 - Thuế GTGT phải nộp. b. Kế toán nghiệp vụ bán hàng theo phương thức gửi hàng đi bán - Phản ánh trị giá vốn hàng gửi đi bán: Nợ TK 157 - Giá vốn hàng xuất kho gửi bán Có TK 155, 156(1) - Thành phẩm hàng hoá xuất kho gửi bán Khi khách hàng kiểm nhận hàng hoá, chấp nhận mua hoặc chấp nhận thanh toán khi đó đủ điều kiện ghi nhận doanh thu + Doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ : Nợ TK 111, 112, 131 - Tổng giá thanh toán Có TK 511 - Doanh thu bán hàng Có TK 3331 - Thuế GTGT đầu ra. + Doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp : Nợ TK 111, 112, 131 - Tổng giá thanh toán Có TK 511 - Doanh thu bán hàng Đồng thời phản ánh trị giá vốn của hàng gửi bán xác định tiêu thụ Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán xác định tiêu thụ Có TK 157 - Trị giá hàng gửi đi bán Ngoài các bút toán trên, các bút toán liên quan đến số hàng gửi đi bán nếu có phát sinh được hạch toán như phương thức bán hàng trực tiếp. c. Hạch toán nghiệp vụ bán hàng đại lý. * Hạch toán tại đơn vị giao đại lý. Doanh nghiệp mở sổ chi tiết “ Hàng giao đại lý ” cho từng cơ sở để theo dõi. - Khi xuất hàng hoá chuyển giao cho bên nhận đại lý, kế toán ghi: Nợ TK 157 - Hàng gửi đại lý. Có TK 156 ( 1562 ) - Hàng hoá. - Khi hàng đại lý được xác định là tiêu thụ, kế toán ghi các bút toán sau: Phản ánh doanh thu của hàng gửi bán, đại lý bán được. Nợ TK 131 - Tổng giá bán ( đã trừ hoa hồng ). Nợ TK 641 - Hoa hồng đại lý Có TK 511 ( 5111 ) - Doanh thu của số hàng đã bán. Có TK 3331 - Thuế GTGT đầu ra phải nộp. Phản ánh trị giá vốn của hàng gửi đại lý xác định tiêu thụ. Nợ TK 632 - Tập hợp giá vốn hàng bán. Có TK 157 - Trị giá của hàng gửi đại lý. Khi nhận tiền do cơ sở đại lý thanh toán. Nợ TK 111, 112 - Số tiền đã được thanh toán. Có TK 131 - Số tiền hàng thu. * Hạch toán tại bên nhận bán hàng đại lý. Khi nhận hàng do bên giao đại lý chuyển đến, kế toán ghi nhận trị giá hàng đã nhận theo tổng giá thanh toán. Nợ TK 003: Tổng giá thanh toán của hàng nhận đại lý, ký gửi. Khi hàng nhận đại lý, ký gửi đã bán được theo giá quy định, doanh nghiệp phản ánh hoa hồng được hưởng và số tiền phải trả cho bên giao đại lý. Nợ TK 111, 112, 131 - Tổng giá thanh toán Có TK 511 ( 5113 ) - Hoa hồng bán hàng đại lý được hưởng Có TK 331 - Số tiền phải trả cho bên giao đại lý. Đồng thời ghi đơn : Có TK 003 - Trị giá hàng đại lý đã bán được. Khi trả tiền cho bên giao đại lý, kế toán ghi: Nợ TK 331 - Số tiền trả cho bên giao đại lý. Có TK 111, 112 - Số tiền trả cho bên giao đại lý. d. Hạch toán bán hàng trả góp. Khi bán hàng trả góp, kế toán ghi các bút toán sau: - Phản ánh giá bán của hàng bán trả góp. + Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ . Nợ TK 111, 112, 113 - Số tiền người mua thanh toán lần đầu. Nợ TK 131 - Số tiền trả góp. Có TK 511 ( 5111 ) - Doanh thu bán hàng theo giá bán trả ngay. Có TK 338 - Chênh lệch giá bán trả góp lớn hơn giá bán trả tiền ngay. Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp. - Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. Hàng tháng xác định và kết chuyển vào doanh thu tiền lãi: Nợ TK 3387 - Doanh thu chưa thực hiện Có TK 515 - Doanh thu trả góp. Các bút toán khác tương tự như phương thức bán hàng trực tiếp i. Hạch toán bán hàng nội bộ. Kế toán tại đơn vị giao hàng - Phản ánh giá vốn của số hàng dã chuyển ( căn cứ vào phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và lệnh điều động nội bộ ) Nợ TK 157 - Giá vốn hàng tiêu thụ nội bộ Có TK 155, 156 - Thành phẩm, hàng hoá tiêu thụ nội bộ - Phản ánh tổng giá thanh toán của hàng tiêu dùng nội bộ Nợ TK 111, 112, 1368 - Số đã thu, số phải thu về hàng tiêu thụ nội bộ Có TK 512 - Doanh thu bán hàng nội bộ. Có TK 3331 - Thuế GTGT đầu ra - Cuối kỳ kết chuyển giá vốn của hàng tiêu thụ nội bộ. Nợ Tk 632 - Giá vốn của hàng tiêu thụ nội bộ Có TK 157 - Trị giá hàng gửi tiêu thu nội bộ Kế toán tại đơn vị phụ thuộc( đơn vị nhận hàng) - Căn cứ vào phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Nợ TK 155, 156 - Nhập kho thành phẩm, hàng hoá Có TK 3368 - Phải trả nội bộ - Khi bán được hàng, kế toán ghi nhận doanh thu Nợ TK 111, 112, 31 - Tổng giá thanh toán Có TK 511 - Doanh thu bán hàng. Có TK 3331 - Thuế GTGT đầu ra - Khi nhận được hoá đơn GTGT của cấp trên chuyển đến, kế toán phản ánh thuế GTGT được khấu trừ và giá vốn hàng đã bán Nợ TK 1331- Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Nợ TK 632- Giá vốn hàng bán Có TK 155, 156 – Giá mua nội bộ của hàng đã bán 3.1.2. Hạch toán nghiệp vụ bán hàng ở doanh nghiệp thương mại áp dụng hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế cuối kỳ để phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ trên sổ kế toán tổng hợp; từ đó tính ra giá trị hàng hoá, vật tư xuất ra trong kỳ. 3.1.2.1. Tài khoản sử dụng. a. TK 151 - Hàng mua đang đi đường. TK này dùng để phản ánh trị giá hàng mua đang đi đường hay đang gửi tại kho người bán. TK này mở chi tiết cho từng loại hàng, từng người bán. b. TK 156 - Hàng hoá. TK này dùng để theo dõi giá vốn của hàng tồn kho đầu kỳ hoặc cuối kỳ. c. TK 157 - Hàng gửi đi bán. TK 157 dùng để theo dõi trị giá vốn của hàng gửi bán, ký gửi, đại lý chưa bán được tại thời điểm kiểm kê. d. TK 611 ( 6112 ) - Mua hàng hoá. TK 6112 dùng để theo dõi tình hình thu mua; tăng, giảm hàng hoá. 3.1.2.2. Phương pháp hạch toán. Doanh nghiệp áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ các nghiệp vụ về bán hàng và xác định kết quả kinh doanh chỉ khác với doanh nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên ở việc xác định giá vốn hàng bán. Các bút toán phản ánh doanh thu bán hàng trong kỳ giống các doanh nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên. Việc xác định trị giá mua thực tế của hàng bán được hạch toán. - Đầu kỳ, kết chuyển giá vốn của hàng chưa tiêu thụ. Nợ TK 611 ( 6112 ) - Trị giá vốn của hàng chưa tiêu thụ đầu kỳ. Có TK liên quan 151, 156, 157 - Trong kỳ kinh doanh, các nghiệp vụ liên quan tới tăng hàng hoá được phản ánh vào bên Nợ TK 611 ( 6112 ). - Cuối kỳ, căn cứ vào kết quả kiểm kê, xác định hàng hoá đã tiêu thụ hay chưa tiêu thụ cuối kỳ. + Kết chuyển trị giá vốn của hàng tồn kho, cuối kỳ: Nợ TK 156, 157, 151 - Trị giá hàng chưa tiêu thụ cuối kỳ. Có TK 611 ( 6112 ) - Kết chuyển trị giá vốn của hàng chưa tiêu thụ. + Xác định giá vốn của hàng tiêu thụ trong kỳ: Nợ TK 632 - Giá vốn của hàng bán trong kỳ. Có TK 611 ( 6112 ) - Trị giá vốn của hàng tiêu thụ trong kỳ. 3.2. Hạch toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp. 3.2.1. Hạch toán chi phí bán hàng. - Phương pháp hạch toán. + Tính lương, phụ cấp phải trả cho nhân viên bộ phận bán hàng. Nợ TK 641 ( 6411 ) - Tập hợp chi phí nhân viên bán hàng. Có TK 334 - Tiền lương và phụ cấp có tính chất lương. + Trích bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn theo tỷ lệ quy định trên tổng số lương phát sinh trong kỳ vào chi phí. Nợ TK 641 ( 6411) - Chi phí nhân viên bán hàng. Có TK 338 ( 3382, 3383, 3384 ) - Trích KPCĐ, BHXH, BHYT. + Giá trị vật liệu xuất dùng cho bán hàng. Nợ TK 641 ( 6412 ) - Tập hợp chi phí bán hàng. Có TK 152 - Chi phí vật liệu phục vụ cho tiêu thụ. + Chi phí dụng cụ, đồ dùng ._.phục vụ cho việc bán hàng. Nợ TK 641 ( 6413 ) - Tập hợp chi phí dụng cụ, đồ dùng. Có TK 153 - Chi phí dụng cụ, đồ dùng phục vụ cho việc tiêu thụ. + Trích khấu hao TSCĐ ở bộ phận bán hàng. Nợ TK 641 ( 6414 ) - Tập hợp chi phí khấu hao TSCĐ. Có TK 214 - Tổng số KH TSCĐ dùng cho bộ phận bán hàng. + Chi phí bảo hành thực tế phát sinh. Nợ TK 641 ( 6415 ) - Tập hợp chi phí bảo hành. Có TK 111, 112, 152, 156 - Chi phí bảo hành phát sinh. + Các khoản dịch vụ mua ngoài ( hoa hồng đại lý, hoa hồng uỷ thác xuất khẩu.. ) phát sinh. Nợ TK 641 ( 6417 ) - Trị giá dịch vụ mua ngoài. Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ ( nếu có ). Có TK 331 - Tổng giá thanh toán. + Các chi phí khác bằng tiền phát sinh. Nợ TK 641 ( 6418 ) - Tập hợp chi phí khác bằng tiền. Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ ( nếu có ). Có TK 111, 112 - Tổng số tiền chi ra. + Cuối kỳ kết chuyển chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ. Nợ TK 142 ( 1422 ) - Đưa vào chi phí chờ kết chuyển. Nợ TK 911 - Chi phí bán hàng trừ vào kết quả trong kỳ. Có TK 641 - Kết chuyển chi phí bán hàng. 3.2.2. Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp. - Phương pháp hạch toán. + Khi tính lương, phụ cấp phải trả cho nhân viên quản lý doanh nghiệp. Nợ TK 642 ( 6421 ) - Tập hợp chi phí nhân viên quản lý Có TK 334 - Lương và phụ cấp phải trả + Trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo tỷ lệ quy định trên tổng tiền lương. Nợ TK 642 ( 6421 ) - Tập hợp chi phí nhân viên quản lý Có TK 338 ( 3382, 3383, 3384 ) - Trích KPCĐ, BHXH, BHYT. + Phản ánh trị giá vật liệu xuất dùng cho quản lý doanh nghiệp. Nợ TK 642 ( 6422 ) - Chi phí vật liệu quản lý Có TK 152 - Trị giá NVL xuất dùng + Giá trị công cụ, dụng cụ xuất dùng cho quản lý doanh nghiệp. Nợ TK 642 (6423 ) - Chi phí CC-DC quản lý Có TK 153 - Trị giá CC-DC xuất dùng + Trích khấu hao TSCĐ dùng chung cho doanh nghiệp trong kỳ. Nợ TK 642 ( 6424 ) - Chi phí khấu hao TSCĐ Có TK 214 - Khấu hao dùng cho bộ phận quản lý + Trích lập dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Nợ TK 642 ( 6426 ) - Tập hợp chi phí dự phòng, giảm giá. Có TK 139 - Trích lập dự phòng phải thu khó đòi. Có TK 159 - Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. + Các khoản chi phí dịch vụ mua ngoài, thuê ngoài. Nợ TK 642 ( 6427 ) - Tập hợp chi phí dịch vụ mua ngoài Nợ TK 133 - Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Có TK 331 - Số phải trả người bán + Các chi phí bằng tiền khác phát sinh trong kỳ. Nợ TK 642 ( 6428 ) - Tập hợp chi phí dịch vụ mua ngoài Nợ TK 133 - Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Có TK 111, 112 - Số đã nộp bằng tiền mặt + Cuối kỳ kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp. Nợ TK 911 - Chi phí quản lý trừ vào kết quả trong kỳ. Nợ TK 142 ( 1422 ) - Chi phí quản lý của hàng còn lại. Có TK 642 - Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp. 3.3. Hạch toán xác định kết quả kinh doanh. Phương pháp hạch toán. - Cuối kỳ, phân bổ chi phí thu mua hàng hoá cho hàng hoá tiêu thụ trong kỳ. Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán. Có TK 156 ( 1562 ) - Chi phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ trong kỳ. - Kết chuyển doanh thu thuần về hàng hoá tiêu thụ trong kỳ. Nợ TK 511 - Kết chuyển doanh thu thuần về tiêu thụ bên ngoài. Nợ TK 512 - Kết chuyển doanh thu thuần tiêu thụ nội bộ. Có TK 911 ( HĐKD ) - Tổng doanh thu thuần về tiêu thụ. - Kết chuyển giá vốn hàng bán đã tiêu thụ trong kỳ. Nợ TK 911 ( HĐKD ) - Tổng giá vốn hàng bán. Có TK 632 - Kết chuyển giá vốn hàng bán. - Kết chuyển chi phí bán hàng trong kỳ . Nợ TK 911 ( HĐKD ) - Tổng chi phí bán hàng trừ vào kết quả. Có TK 641 - Kết chuyển chi phí bán hàng. - Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ. Nợ TK 911 ( HĐKD ) - Tổng chi phí quản lý doanh nghiệp trừ vào kết quả. Có TK 642 - Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp. - Xác định kết quả tiêu thụ ( kết quả hoạt động kinh doanh ) + Nếu lãi: Nợ TK 911 ( HĐKD ) - Kết chuyển số lợi nhuận về tiêu thụ. Có TK 421 - Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh. + Nếu lỗ: Nợ TK 421 - Số lỗ từ hoạt động kinh doanh. Có TK 911 ( HĐKD ) - Kết chuyển số lỗ từ hoạt động kinh doanh. 4. các hình thức sổ kế toán áp dụng trong hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh. 4.1. Hình thức Nhật ký - Sổ Cái. Theo hình thức này, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh vào một quyển sổ gọi là Nhật ký - Sổ Cái. Sổ này là sổ hạch toán tổng hợp duy nhất, trong đó kết hợp phản ánh theo thời gian và theo hệ thống. Tất cả các tài khoản mà doanh nghiệp sử dụng được phản ánh cả hai bên Nợ - Có trên cùng một vài trang sổ. Các chứng từ gốc ( hoặc bảng tổng hợp các chứng từ gốc cùng một loại phát sinh trong ngày hoặc định kỳ ngắn hạn nhất định ) sau khi đã được định khoản chính xác được ghi một dòng ở Nhật ký - Sổ Cái. Ngoài việc hạch toán tổng hợp vào Nhật ký - Sổ Cái, doanh nghiệp còn hạch toán chi tiết vào một số sổ ( thẻ ) kế toán chi tiết như: sổ chi tiết vật tư, hàng hoá.. Sơ đồ hạch toán: Nhật ký – Sổ Cái TK 632, 641, 642, 511, 911… Báo cáo kết quả kinh doanh Sổ ( thẻ ) kế toán chi tiết các TK 131, 511, 156, 641, 642, 911 Bảng tổng hợp chi tiết Sổ quỹ Chứng từ gốc Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Quan hệ đối chiếu 4.2. Hình thức Chứng từ ghi sổ. Đặc điểm của hình thức Chứng từ ghi sổ là mọi nghiệp vụ kinh tế phải căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ cùng loại, cùng kỳ để lập chứng từ ghi sổ; sau đó ghi vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ trước khi ghi vào sổ Cái. Sơ đồ hạch toán: Báo cáo kết quả kinh doanh Sổ Cái các TK 511, 632, 641, 642, 911… Sổ đăng ký CT-GS Sổ ( thẻ ) kế toán chi tiết các TK 131, 511, 531, 532, 641, 642, 156 Bảng tổng hợp chứng từ gốc Bảng cân đối số phát sinh Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ ghi sổ Sổ quỹ Chứng từ gốc Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Quan hệ đối chiếu 4.3. Hình thức Nhật ký chung. Đặc điểm của hình thức Nhật ký chung là toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi vào một quyển sổ gọi là Nhật ký chung theo thứ tự thời gian và định khoản các nghiệp vụ đó. Sau đó, căn cứ vào Nhật ký chung, lấy số liệu trên để ghi vào sổ Cái. Sơ đồ hạch toán: Bảng tổng hợp chi tiết Nhật ký đặc biệt Báo cáo kết quả kinh doanh Bảng cân đối số phát sinh Sổ Cái các TK 511, 641, 642, 911, 632.. Sổ ( thẻ ) kế toán chi tiết các TK 131, 511, 531, 532, 641, 156… Sổ Nhật ký chung Chứng từ gốc Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Quan hệ đối chiếu 4.4. Hình thức Nhật ký - Chứng từ. Đặc điểm chủ yếu của hình thức Nhật ký - Chứng từ là mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều căn cứ vào chứng từ gốc sau khi đã kiểm tra, phân loại ghi vào các Nhật ký - Chứng từ có liên quan. Sổ Nhật ký - Chứng từ kết hợp việc ghi chép tổng hợp với chi tiết, kết hợp ghi theo hệ thống với ghi theo trình tự thời gian. Các nghiệp vụ kinh tế cùng loại được kết hợp vào một mẫu sổ. Sơ đồ hạch toán : Báo cáo kết quả kinh doanh Sổ Cái các TK 156, 511, 632, 911… Chứng từ gốc Bảng phân bổ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ ( thẻ ) kế toán chi tiết TK 131, 511, 632, 156, 641.. Nhật ký - Chứng từ số 8 Bảng kê số 1, 5, 8, 10,11 Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Quan hệ đối chiếu Chương ii : thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết qủa kinh doanh tại Công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội. 1. Tình hình hoạt động kinh doanh tại Công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội. 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty. 1.1.1. Lịch sử hình thành. Ban đầu công ty có tên là Công ty thu hồi phế liệu kim khí, được thành lập từ năm 1972 với chức năng thu mua thép phế liệu trong nước tạo nguồn cung cấp nguyên liệu cho việc nấu luyện thép ở nhà máy gang thép Thái Nguyên. Công ty thu hồi phế liệu kim khí là đơn vị hạch toán độc lập, có tư cách pháp nhân trực thuộc Tổng công ty Kim khí Việt Nam - Bộ vật tư. Để hoạt động của công ty có hiệu quả cao và đáp ứng được mọi yêu cầu về nguồn cung cấp thép phế liệu cho hoạt động sản xuất, Bộ vật tư có Quyết định số 628/ QĐ - VT tháng 10 năm 1985 hợp nhất hai đơn vị Công ty thu hồi phế liệu kim khí và Trung tâm giao dịch và dịch vụ vật tư ứ đọng chậm luân chuyển thành Công ty vật tư thứ liệu Hà Nội. Công ty là một đơn vị trực thuộc Tổng công ty Kim khí, hạch toán độc lập. Công ty vật tư thứ liệu Hà Nội được thành lập theo Quyết định số 600/ TM - TCCB của Bộ thương mại ngày 28/ 05/ 1993, trực thuộc Tổng công ty Thép Việt Nam ( trước kia là Tổng công ty Kim khí ). Ngày 15/ 04/ 1997, Bộ công nghiệp ra Quyết định số 511/ QĐ - TCCB sáp nhập Xí nghiệp dịch vụ vật tư ( là đơn vị phụ thuộc Tổng công ty Thép ) vào Công ty vật tư thứ liệu Hà Nội. Ngày 05/ 06/ 1997, Công ty vật tư thứ liệu Hà Nội đổi tên thành Công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội theo Quyết định số 1022/ QĐ - HĐQT của Hội đồng quản trị Tổng công ty Thép Việt Nam. Công ty có trụ sở chính tại 658 - Trương Định - Quận Hai Bà Trưng - Hà Nội. Công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội có địa bàn kinh doanh rộng nhưng chủ yếu tập trung tại Hà Nội. Trực thuộc công ty có 24 đơn vị , các đơn vị kinh doanh của công ty có tính tập trung cao ở địa bàn Hà Nội. Công ty dễ quản lý tình hình hoạt động kinh doanh của các đơn vị phụ thuộc. 1.1.2. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty. Công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội là doanh nghiệp Nhà nước, hạch toán độc lập, có tư cách pháp nhân, được Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 11141 ngày 22/ 06/ 1996. Công ty hoạt động với tổng số vốn kinh doanh là 54.436.172.202 đồng ( số liệu cuối năm 2002 ), trong đó: Vốn lưu động là:40.385.441.744 đồng, chiếm 74,19 % tổng số nguồn vốn. Vốn cố định là : 14.050.730.458 đồng, chiếm 25,81 % tổng nguồn vốn. Cơ cấu vốn của công ty tương đối hợp lý với loại hình doanh nghiệp thương mại. Kết quả kinh doanh của công ty trong những năm gần đây: Đơn vị tính: Triệu đồng Chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 631.545 661.424 674.631 Các khoản giảm trừ DT 376 713 570 - Giảm giá hàng bán 79 92 84 - Hàng bán bị trả lại 297 621 486 1. Doanh thu thuần 631.169 606.711 674.061 2. Giá vốn hàng bán 602.413 628.432 642.524 3. Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 28.756 32.279 31.537 6. Chi phí bán hàng 13.572 13.265 14.157 7. Chi phí quản lý doanh nghiệp 983 3.465 2.531 8. Lợ nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 14.201 15.549 14.849 Nhìn vào kết quả trên ta thấy, trong ba năm liên tiếp tốc độ phát triển của công ty tăng dần và hoạt động luôn có lãi. Cụ thể : Doanh thu năm 2002 so với năm 2001 tăng 2%, doanh thu năm 2001 so với năm 2000 tăng 4,7%. Thu nhập từ hoạt động kinh doanh năm 2000 là 14.201 triệu đồng, năm 2001 là 15.549 triệu đồng,tuy nhiên, tốc độ tăng trưởng của công ty có xu hướng giảm dần, thu nhập từ hoạt động kinh doanh năm 2002 chỉ đạt 95,5% so với năm 2001. Trong các năm luôn phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu. Các khoản giảm trừ doanh thu chiếm trong tổng doanh thu năm 2000 là 0,06%; năm 2001 là 0,12%; năm 2002 là 0,08%. Xét về các khoản chi phí kinh doanh cho thấy: - Chi phí bán hàng tương đối ổn định, năm 2001 so với năm 2000 giảm 2,3%, năm 2002 tăng so với năm 2000 là 6,7%. - Chi phí quản lý doanh nghiệp tăng mạnh, năm 2001 so với năm 2000 tăng 252,5% , năm 2002 so với năm 2000 tăng 157,5%. Điều đó chứng tỏ sự thay đổi cách thức quản lý đã làm cho chi phí quản lý doanh nghiệp tăng mạnh, giảm hiệu quả kinh doanh. Chi phí quản lý doanh nghiệp tăng nhanh chủ yếu do đưa công nghệ mới vào quản lý và làm cho công ty tăng rõ rệt hiệu quả quản lý. Năm 2003, công ty có kế hoạch thực hiện một số biện pháp nhằm kích thích tiêu thụ như có sự ưu đãi với khách hàng tiêu thụ với lượng hàng lớn, đa dạng hoá kênh tiêu thụ, hình thức thanh toán, mở rộng địa bàn hoạt động. Theo sự dự báo về việc phát triển cơ sở hạ tầng, phát triển các công trình xây dựng, công ty lập kế hoạch doanh thu sẽ đạt được năm 2003 là 770 tỉ đồng. 1.2. Đặc điểm kinh doanh của công ty. Công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội là một công ty kinh doanh có quy mô lớn, với tổng số cán bộ công nhân viên là 432 người trong đó có 54 nhân viên quản lý trên văn phòng công ty. Công ty chuyên kinh doanh các mặt hàng thép, vật liệu xây dựng và kinh doanh các mặt hàng phụ tùng thông qua hệ thống cửa hàng của công ty. Về nguồn hàng, công ty khai thác nguồn hàng tương đối đa dạng. Công ty chủ yếu khai thác nguồn hàng sản xuất trong nước như mặt hàng kim khí, ống VINAPIPE, xi măng, phụ tùng, gang, vòng bi... Ngoài ra, công ty còn khai thác các nguồn hàng nhập khẩu từ Nga, Hàn Quốc như các loại thép, kim khí ngoại, vòng ống FKF, phôi thép, vòng bi, phụ tùng, hàng gang... Thị trường kinh doanh của công ty ngày càng mở rộng và tương đối đa dạng. Công ty có dự định mở thêm một số chi nhánh ở các tỉnh, thành phố để đáp ứng ngày càng đầy đủ hơn nhu cầu tiêu dùng của khách hàng. Công ty nắm vững khả năng kinh doanh, nhu cầu thị trường để xây dựng kế hoạch tổ chức, thực hiện phương án kinh doanh hiệu quả. 1.3. Tổ chức bộ máy quản lý của công ty. Cơ cấu bộ máy của công ty được sắp xếp theo chức năng nhiệm vụ của các phòng ban, đảm bảo được sự thống nhất, tự chủ và sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban như sau: * Ban giám đốc bao gồm: - Giám đốc công ty : Do chủ tịch hội đồng quản trị Tổng công ty thép bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm. Là người đại diện cho pháp nhân công ty, điều hành mọi hoạt động của công ty theo đúng chính sách và pháp luật của Nhà nước, chịu trách nhiệm trước Nhà nước và Tổng công ty về mọi hoạt động công ty đến kết quả cuối cùng. - Phó giám đốc công ty: Do Tổng giám đốc Tổng công ty thép bổ nhiệm và miễn nhiệm. Phó giám đốc được giám đốc uỷ quyền điều hành một số lĩnh vực hoạt động của công ty và chịu trách nhiệm về kết quả công việc của mình trước pháp luật và trước giám đốc công ty. - Kế toán trưởng: Do Tổng giám đốc Tổng công ty thép bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm. Kế toán trưởng giúp giám đốc công ty công việc quản lý tài chính và là người điều hành chỉ đạo, tổ chức công tác hạch toán thống kê của công ty. * Các phòng ban chức năng của công ty: - Phòng tổ chức hành chính: Phòng tổ chức hành chính được biên chế 14 cán bộ công nhân viên, có nhiệm vụ tham mưu cho giúp việc cho giám đốc công ty về công tác tổ chức cán bộ - lao động tiền lương. Ngoài ra, phòng còn có nhiệm vụ bảo vệ công tác thanh tra, bảo vệ, thi đua, quân sự và công tác quản trị hành chính của các văn phòng công ty. - Phòng tài chính - kế toán: Phòng tài chính - kế toán được biên chế 11 cán bộ công nhân viên, thực hiện công tác hạch toán các hoạt động sản xuất kinh doanh, thanh toán, theo dõi các khoản thu chi của công ty. Giúp lãnh đạo xây dựng các kế hoạch về tài chính, các nội dung pháp luật về kế toán, thống kê. - Phòng kinh doanh: Phòng gồm 24 cán bộ công nhân viên, có nhiệm vụ chỉ đạo các nghiệp vụ kinh doanh của toàn công ty, tìm hiểu và khảo sát thị trường để nắm bắt được nhu cầu của thị trường. Tham mưu cho giám đốc lập kế hoạch kinh doanh quý và năm cho toàn công ty, đề xuất các biện pháp điều hành, chỉ đạo kinh doanh từ văn phòng công ty đến các cơ sở phụ thuộc. - Ban thu hồi công nợ: Gồm có 2 cán bộ công nhân viên, giúp việc cho Giám đốc trong việc theo dõi tình hình thanh toán nợ của khách hàng và có các biện pháp để thu hồi nợ một cách có hiệu quả. - Các đơn vị phụ thuộc: Công ty có 18 cửa hàng, bên cạnh đó còn có xí nghiệp kinh doanh kim khí và vật tư chuyên dùng, xí nghiệp kinh doanh thép hình, xí nghiệp kinh doanh thép lá, chi nhánh của công ty tại TP. Hồ Chí Minh và hai kho tại địa bàn Hà Nội. Các đơn vị được quyền mua bán, tự quyết định giá mua bán trên cơ sở kinh doanh của công ty được giám đốc phê duyệt. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty. Ban thu hồi công nợ Phòng kinh doanh Phòng tài chính kế toán Phòng tổ chức hành chính Các đơn vị phụ thuộc Ban giám đốc công ty 2- tổ chức bộ máy kế toán, công tác kế toán và sổ kế toán tại Công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội . 2.1. Tổ chức bộ máy kế toán. Do đặc điểm của ngành kinh doanh và quy mô hoạt động của công ty đa dạng và lớn nên Công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội đã chọn hình thức công tác kế toán nửa tập trung, nửa phân tán. Theo mô hình này, công ty có thể theo dõi, giám sát, kiểm tra hoạt động của các đơn vị phụ thuộc cũng như toàn công ty một cách dễ dang, thuận tiện. Đồng thời có sự phân công lao động kế toán nên công việc kế toán tại công ty thực hiện thuận lợi, không bị dồn ép và có điều kiện nâng cao trình độ nghiệp vụ của nhân viên. 2.1.1. Kế toán tại các đơn vị phụ thuộc. Các cửa hàng, xí nghiệp và chi nhánh của Công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội với đặc điểm về mặt hàng kinh doanh , tổ chức quản lý quá trình kinh doanh, quy mô kinh doanh lớn nên công ty cho phép các đơn vị phụ thuộc này hạch toán theo hình thức báo sổ. Các đơn vị này có hệ thống sổ sách kế toán, có đội ngũ nhân viên kế toán riêng thực hiện toán bộ khối lượng công tác kế toán thực hiện tất cả các phần hành kế toán từ khâu kế toán ban đầu đến khâu hạch toán doanh thu, xác định kết quả và lập báo cáo kế toán. Các cửa hàng hạch toán đến khâu xác định kết quả tiêu thụ, sau đó xác định phần kết quả nộp lên Công ty. Định kỳ, cứ 1 tháng các cửa hàng nộp Bảng kê bán hàng lên công ty đồng thời đơn vị chuyển báo cáo kết quả kinh doanh lên phòng tài chính - kế toán của công ty để quyết toán. 2.1.2. Phòng tài chính - kế toán của Công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội . Phòng tài chính - kế toán của công ty có nhiệm vụ thu thập và xử lý các thông tin kế toán thống kê trong phạm vi toàn công ty, trên cơ sở đó phân tích và lập các báo cáo tài chính giúp giám đốc công ty ra quyết định. Ngoài việc thực hiện công tác kế toán về các nghiệp vụ quản lý và kinh doanh phát sinh tại công ty, phòng tài chính - kế toán còn thực hiện chức năng điều hành kiểm tra, giám sát quá trình sản xuất kinh doanh của các đơn vị phụ thuộc. Bộ máy kế toán của công ty đứng đầu là kế toán trưởng, tiếp theo là kế toán tổng hợp, các nhân viên kế toán và thủ quỹ. Mỗi nhân viên trong phòng đều được phân công trách nhiệm và kiêm nhiệm một vài phần hành cụ thể như sau: - Kế toán trưởng: Người đứng đầu bộ máy kế toán, tham mưu chính về công tác kế toán tài vụ của công ty. - Kế toán tổng hợp: Là người chịu trách nhiệm tổng hợp phần hành kế toán của từng kế toán viên, thực hiện phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ chức lưu trữ tài liệu kế toán, theo dõi công tác của các đơn vị phụ thuộc, lập báo cáo quyết toán toàn công ty. - Kế toán doanh thu : Là kế toán theo dõi tình hình bán hàng, tổng hợp doanh thu theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn hàng hoá. - Kế toán tài sản cố định: Theo dõi tình hình biến động của TSCĐ - Kế toán tiền lương: Thực hiện nhiệm vụ theo dõi tiền lương, BHXH - Kế toán vốn bằng tiền: Theo dõi thanh toán thu chi, thủ tục thanh toán. - Kế toán công nợ: Là kế toán theo dõi và ghi sổ các khoản phải thu, phải trả với khách hàng, với nhà cung cấp, với các đơn vị phụ thuộc. - Kế toán chi phí: Là kế toán theo dõi và tập hợp chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng và quản lý. - Kế toán vật liệu, công cụ - dụng cụ: Là kế toán theo dõi và tập hợp tình hình biến động tăng giảm VL, CC - DC cũng như tình hình nhập – xuất - tồn vật liệu, CC - DC trong toàn công ty. Có thể khái quát mô hình tổ chức bộ máy kế toán của Công ty như sau: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán. Kế toán VL, CCDC Kế toán chi phí Kế toán tiêu thụ hàng hoá Kế toán công nợ Kế toán vốn bằng tiền Kế toán tiền lương và BHXH Kế toán tài sản cố định Bộ phận kế toán các đơn vị phụ thuộc Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng 2.2.Tổ chức công tác kế toán tại công ty. Tổ chức công tác kế toán tại công ty gồm 3 quá trình, nhưng giữa chúng lại có sự thống nhất và phối hợp chặt chẽ với nhau. 2.2.1. Tổ chức chứng từ kế toán. Tổ chức quá trình lập chứng từ kế toán tại Công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội: sử dụng các chứng từ ban đầu phù hợp với nội dung kinh tế phát sinh. Các chứng từ ban đầu đều đúng biểu mẫu của Bộ tài chính ban hành, bảo đảm các yếu tố cơ bản cần thiết của một chứng từ. Một số chứng từ mà công ty sử dụng: - Phiếu thu MS 01 - TT ( QĐ số 1141/ QĐ - TC - CĐKT ). - Phiếu chi MS 01 - TT ( QĐ số 1141/ QĐ -TC - CĐKT ). - Hoá đơn GTGT MS 01 - GTKT - 3LL. - Hợp đồng bán hàng - Phiếu nhập kho MS 01 - VT. - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ MS 03 - VT. - Một số chứng từ khác có liên quan 2.2.2. Tổ chức hệ thống tài khoản và sổ kế toán. Công ty sử dụng các tài khoản tuân theo hệ thống tài khoản kế toán hiện hành . Vì là công ty kinh doanh thương mại nên công ty thường sử dụng các tài khoản như: TK 111, TK 112, TK 133, TK 136, TK 141, TK 156, TK 211, TK 214, TK 311, TK 331, TK 333, TK 411, TK 421, TK 511, TK 512, TK 515, TK 641, TK 642, TK 911,... Hình thức sổ kế toán áp dụng tại công ty là hình thức Nhật ký - Chứng từ. Vì vậy, công ty có sử dụng các bảng kê, sổ chi tiết, các NKCT, sổ Cái các tài khoản để phục vụ công tác kế toán trong công ty. 2.2.3. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán. Định kỳ ( quý, năm ) công ty lập các báo cáo kế toán sau: - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh : Mẫu số B 02 - DN ( ban hành theo Quyết định số 1141/ QĐ - TC - CĐKT ngày 1 - 11 - 1995 của Bộ tài chính. ) - Bảng cân đối kế toán : Mẫu số B 01 - DN ( ban hành theo Quyết định số 1141/ QĐ - TC - CĐKT ngày 1 - 11 - 1995 của Bộ tài chính. ) - Thuyết minh báo cáo tài chính : Mẫu số B 09 - DN. 2.3. Tổ chức sổ kế toán tại công ty. Hình thức kế toán áp dụng tại công ty là hình thức Nhật ký - Chứng từ. Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc ( đã kiểm tra ), kế toán phần hành ghi vào các bảng kê, bảng phân bổ có liên quan. Riêng các chứng từ có liên quan đến tiền mặt còn phải ghi vào sổ quỹ; liên quan đến sổ, thẻ kế toán chi tiết thì ghi trực tiếp vào sổ, thẻ kế toán chi tiết. Căn cứ vào các bảng kê lấy số liệu vào các Nhật ký - Chứng từ có liên quan. Đồng thời, cộng các bảng kê, sổ chi tiết, lấy số liệu ghi vào NKCT liên quan. Cuối tháng, cộng các bảng kê, sổ chi tiết lấy số liệu ghi vào Nhật ký - Chứng từ có liên quan. Sau đó, cộng các Nhật ký - chứng từ, kiểm tra đối chiếu số liệu giữa các NKCT có liên quan rồi lấy số liệu từ các NKCT ghi vào các sổ Cái. Định kỳ ( quý, năm ) lập báo cáo kế toán. Tổ chức sổ kế toán tại Công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội được khái quát theo sơ đồ sau: Nhật ký chứng từ Nhật ký – chứng từ số Báo cáo kết quả kinh doanh Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Cái Các bảng kê Sổ chi tiết Chứng từ gốc Bảng phân bổ Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Quan hệ đối chiếu Chế độ kế toán áp dụng tại công ty: - Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/ 01/ 2003 đến ngày 31/ 12/ 2003. - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: Việt Nam đồng. - Phương pháp tính thuế GTGT: Theo phương pháp khấu trừ thuế. - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Theo phương pháp kê khai thường xuyên. - Nguyên tắc và phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác sang Việt Nam đồng: Theo tỷ giá ngân hàng thông báo tại thời điểm hạch toán(dùng tỷ giá thực tế). - Phương pháp tính giá vốn hàng xuất kho: Theo phương pháp giá thực tế đích danh. - Phương pháp trích khấu hao TSCĐ: Theo phương pháp khấu hao bình quân. 3 - tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội. 3.1.Giá cả và phương thức thanh toán. 3.1.1. Giá cả. Với mục tiêu mở rộng thị trường, tăng thị phần trên thị trường, ngoài các hoạt động chào hàng, quảng cáo... công ty còn sử dụng chính sách giá cả hết sức linh hoạt. Nhưng việc hoạch định giá cả không phải là một công việc dễ dàng mà nó phải được hoạch định trên giá cả thị trường, giá cả của các đối thủ cạnh tranh, mối quan hệ giữa khách hàng với công ty. Và giá bán phải tính trên cơ sở trị giá hàng hoá mua vào cộng các chi phí phát sinh và có lãi. Đối với các cửa hàng , công ty quy định mức giá cụ thể cho từng mặt hàng, trên cơ sở đó các cửa hàng có thể linh động xác định giá hàng hoá bán ra,ngoài ra công ty thực hiện giảm giá đối với những khách hàng mua thường xuyên, ổn định, mua với khối lượng lớn... mức giảm giá được tính trên tổng số doanh thu bán cả quý cho khách hàng đó với tỷ lệ 0,5% đến 1%. Với chính sách giá cả này, công ty đã duy trì được mối quan hệ lâu dài với khách hàng cũ và ngày càng thu hút nhiều khách hàng mới. 3.1.2. Phương thức thanh toán. Theo sự thoả thuận giữa khách hàng và công ty hay theo hợp đồng kinh tế đã ký kết thì khách hàng có thể thanh toán theo các hình thức sau: Tiền mặt, séc chuyển khoản, séc bảo chi, uỷ nhiệm thu, điện chuyển tiền, thư tín dụng... Việc thanh toán có thể theo hình thức thanh toán ngay hoặc theo hình thức thanh toán trả chậm sau một khoảng thời gian nhất định sau khi người mua nhận hàng và chấp nhận thanh toán. Trong hợp đồng quy định cụ thể thời hạn thanh toán và tối đa là 45 ngày. Do đặc điểm loại hàng của công ty là để phục vụ cho xây dựng, chế tạo ...nên khách hàng khi mua hàng hoá thường mua với khối lượng tương đối lớn, tổng giá thanh toán lớn. Khả năng thanh toán ngay của khách hàng thường gặp khó khăn, họ ưa thích sự thanh toán chậm. Họ sẵn sàng mua với giá cả cao hơn một chút nhưng có điều kiện thanh toán dễ dàng hơn. Chính vì lý do đó nên phương thức thanh toán chậm hiện nay của công ty chiếm một tỷ lệ tương đối lớn. Và để quản lý chặt chẽ, không bị chiếm dụng vốn thì trong hợp đồng kinh tế công ty luôn xác định rõ thời hạn thanh toán. Nếu quá hạn, công ty sẽ tính phần lãi suất quá hạn 1%/ tháng trên tổng số nợ. Trước khi chấp nhận hình thức thanh toán chậm, công ty nên xem xét khả năng tài chính của khách hàng để tránh rủi ro khi khách hàng không có khả năng thanh toán được nợ. 3.2. Kế toán quá trình bán hàng ở Công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội. 3.2.1. Hạch toán nghiệp vụ bán hàng trực tiếp. Căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết, hoặc đơn đặt hàng, phòng kinh doanh sẽ lập hoá đơn GTGT thành 3 liên ( liên 1 lưu vào sổ gốc, liên 2 giao cho người mua, liên 3 giao cho bộ phận kho làm thủ tục xuất kho và ghi thẻ kho ). Định kỳ 2 đến 4 ngày, thủ kho nộp liên 3 giao cho phòng kế toán để tiến hành ghi sổ. Ví dụ 1: Ngày 2/ 6/ 2003, công ty bán với khối lượng lớn hàng hoá cho công ty TNHH Thanh Bình tại kho Mai Động như sau: + Thép tấm SNG: loại 8x1500x6000 mm: 120.000 kg giá bán: 3.500đ loại 10x1500x6000 mm: 100.000 kg giá bán: 3.500đ + Thép tròn trơn: 15.000 kg giá bán: 4.600đ Công ty TNHH Thanh Bình thanh toán bằng tiền mặt 30%, phần còn lại thanh toán sau 25 ngày bằng tiền mặt. Lập hoá đơn GTGT như sau: Hoá đơn ( gtgt ) Mẫu số: 01 - GTKT - 3LL Liên 3 ( dùng để thanh toán ) GP/ 01 - B Ngày 2 tháng 6 năm 2003 N0: 031715 Đơn vị bán hàng: Công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội Địa chỉ: 658 Trương Định Số TK:............... Điện thoại:............... Mã số: 01.00287934 Tên người mua hàng: Anh Hải Đơn vị: Công ty TNHH Thanh Bình - HTC Địa chỉ: 621 Ngô Gia Tự - Hà Nội Số TK:................ Hình thức thanh toán: 30% thanh toán ngay Mã số: 01.00595569 70% trả chậm sau 25 ngày STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐV tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3= 1x2 1 Thép tấm SNG kg 8x1500x6000mm 120.000 3.500 420.000.000 10x1500x6000mm 100.000 3.500 350.000.000 Cộng 220.000 770.000.000 2 Thép tròn trơn kg 15.000 4.600 69.000.000 Cộng tiền hàng:................................................................839.000.000 Thuế suất thuế GTGT:5%. Tiền thuế GTGT:.................... 41.950.000 Tổng cộng tiền thanh toán:...............................................880.950.000 Số tiền viết bằng chữ: Tám trăm tám mươi triệu chín trăm năm mươi nghìn đồng. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) Khách hàng sau khi nhận được liên 2 của hoá đơn GTGT sẽ sang phòng tài chính - kế toán thanh toán tiền mua hàng. Kế toán vốn bằng tiền sau khi xem xét hoá đơn GTGT và viết phiếu thu như sau: Đơn vị: Công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội Địa chỉ: 658 Trương Định Phiếu thu Mẫu số: 01 - TT Ngày 2 tháng 6 năm 2003 Số: 0231 TK Có: 511 Họ tên người nộp tiền: Anh Hải. Địa chỉ: Công ty TNHH Thanh Bình. Lý do nộp tiền: Thanh toán tiền mua hàng. Số tiền: 264.285.000 ( Viết bằng chữ: Hai trăm sáu mươi bốn triệu hai trăm tám mươi lăm nghìn đồng ) Kèm theo:................... chứng từ gốc Kế toán trưởng Người lập biểu (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền viết bằng chữ: Hai trăm sáu mươi bốn triệu hai trăm tám mươi lăm nghìn đồng. Ngày 2 tháng 6 năm 2003 Thủ quỹ (Ký, họ tên) Thủ quỹ sau khi xem xét các chứng từ tiến hành nghiệp vụ thu tiền, ký nhận việc thu tiền. Trên cơ sở hoá đơn GTGT và phiếu thu thủ kho xuất hàng hoá cho khách hàng và lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Căn cứ vào các chứng từ gốc như trên, kế toán hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá như sau: * Hạch toán doanh thu bán hàng, kế toán vào các sổ sau: - Sổ chi tiết bán hàng. - Sổ chi tiết công nợ được mở chi tiết cho khách hàng là công ty TNHH Thanh Bình. - Bảng kê số 1 ( ghi Nợ TK 111 ). - Bảng kê số 8 ( TK 156 - Giá vốn hàng nhập ). - Bảng kê số 11 ( ghi TK 131 - Thanh toán với người mua ). - NKCT số 8 ( NKCT 8A ghi TK 511, NKCT 8B ghi TK 156, 157 ). - NKCT số 10 ( ghi TK 333 ). Kế toán vào sổ nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá mà công ty TNHH Thanh Bình mua theo định khoản sau: Nợ TK 111 : 264.285.000 Có TK51101 : 251.000.000 Có TK 33311: 12.585.000 Và: Nợ TK 131 : 616.665.000 Có TK 51101 : 587.300.000 Có TK 33311 : 29.365.000 Căn cứ vào hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, kế toán ghi vào sổ chi tiết bán hàng cho các mặt hàng tiêu thụ. Mẫu sổ chi tiết bán hàng như sau: Sổ chi tiết bán hàng Tháng 6 năm 2003 Tên hàng hoá: Thép tròn trơn. NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Doanh thu Các khoản giảm trừ SH NT SL ĐG TT Thuế TTĐB, XK Khác (531, 532) 2/6 031715 2/6 Công ty TNHH Thanh Bình 111 15.000 4.600 69.000.000 6/6 031716 6/6 Cơ sở Phú Mỹ 131 20.000 4.600 92.000.000 ... ... ... ... 20/6 031821 20/6 Công ty thép Zamil 112 18.000 4.600 82.800.000 ... ... ... ... Cộng 124.500 572.700.000 Người lập biểu Kế toán trưởng ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) Sổ chi tiết bán hàng lập cho ._.