Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học - HIPT

i riêng và doanh nghiệp nói chung đều phải tìm ra cho mình một chiến lược kinh doanh phù hợp với yêu cầu khắc nghiệt của thị trường, mà khâu vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp thương mại là bán hàng và giải quyết đầu ra cho sản phẩm hàng hoá của doanh nghiệp. Thực hiện tốt khâu bán hàng và hoàn thành kế hoạch tiêu thụ thì doanh nghiệp mới thu hồi được vốn để có điều kiện quay vòng vốn tiếp tục quá trình kinh doanh của mình. Có thể nói quản lý bán hàng và xác định kết quả kinh doanh là cơ sở quyết định sự thành bại của doanh nghiệp. Trong cơ chế thị trường bán hàng là một nghệ thuật, lượng hàng mà doanh nghiệp bán ra là nhân tố trực tiếp làm tăng hay giảm lợi nhuận của doanh nghiệp và nó thể hiện sức cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường, là cơ sở để xác định các chỉ tiêu kinh tế tài chính, đánh giá trình độ tổ chức quản lý, trình độ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp... Tuy nhiên thực tế không phải doanh nghiệp nào cũng làm tốt công tác bán hàng có doanh nghiệp chỉ quan tâm tới lợi nhuận mà quên mất việc tìm hiểu nhu cầu thị trường, có doanh nghiệp chú trọng khuếch chương sản phẩm như quảng cáo, khuyến mãi mà không tính đến mối quan hệ độc lập giữa chi phí và lợi nhuận dẫn đến những sai lầm trong kinh doanh. Vì những lý do trên nên khi thực tập ở công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học nhằm bổ xung thêm những kiến thức đã tiếp thu tại trường em đã lựa chọn đề tài “ Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học – HIPT’’, kết cấu của luận văn ngoài phần mở đầu và kết luận còn có ba phần chính: Phần I Lý luận cơ bản về hạch toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại. Phần II Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học – HIPT. Phần III Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hạch toán bán hàng và nâng cao hiệu quả kinh doanh tại công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học – HIPT. Phần I: Lý luận cơ bản về hạch toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại. I. khái quát chung về hạch toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh. 1. Bán hàng và ý nghĩa của hoạt động bán hàng trong nền kinh tế quốc dân. Bán hàng hay còn gọi là tiêu thụ hàng hoá là quá trình thực hiện trao đổi hàng hoá, dịch vụ thông qua các phương tiện thanh toán để thực hiện giá trị của sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ. Trong quá trình đó doanh nghiệp chuyển giao quyền sở hữu về hàng hoá, thành phẩm, dịch vụ cho khách hàng, còn khách hàng phải trả cho doanh nghiệp một khoản tiền tương ứng với giá bán của sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ đó theo giá thoả thuận hoặc chấp nhận thanh toán. Bán hàng là quá trình chuyển hoá vốn từ thành phẩm, hàng hoá sang vốn bằng tiền và hình thành kết quả, là giai đoạn của quá trình tuần hoàn vốn ( H – T – H ). Chức năng chủ yếu của doanh nghiệp thương mại là thực hiện kinh doanh lưu chuyển hàng hoá bao gồm các khâu: Mua vào dự trữ và bán ra nhằm phục vụ tiêu dùng xã hội. Trong quá trình lưu chuyển hàng hoá, bán ra là khâu giữ vị trí quan trọng, là khâu trực tiếp thực hiện nhiệm vụ kinh doanh của doanh nghiệp, còn mua vào và dự trữ là nhằm cho việc bán ra được thường xuyên liên tục. Mua vào và dự trữ là một trong những nhân tố đẩy mạnh bán ra và ngược lại việc đẩy mạnh bán ra cũng tác động trở lại các khâu này làm cho hoạt động kinh doanh được thông suốt. Có thể nói quản lý quá trình bán hàng và xác định kết quả kinh doanh là cơ sở quyết định sự thành bại của doanh nghiệp. Đối với bản thân doanh nghiệp có bán được hàng thì mới có thu nhập để bù đắp chi phí bỏ ra và hình thành kết quả kinh doanh. Thực hiện tốt khâu bán hàng, hoàn thành kế hoạch bán hàng doanh nghiệp mới thu hồi được vốn, có điều kiện để quay vòng vốn tiếp tục quá trình kinh doanh của mình. Ngược lại nếu không bán được, hàng hoá ế đọng, ứ thừa thì vốn kinh doanh sẽ không có khả năng thu hồi, thu nhập không đủ để bù đắp chi phí, dẫn tới làm ăn thua lỗ, doanh nghiệp có nguy cơ lâm vào tình trạng phá sản. Đối với người tiêu dùng, quá trình bán hàng sẽ đáp ứng nhu cầu tiêu dùng. Chỉ có thông qua quá trình tiêu thụ thì tính hữu ích của hàng hoá mới được thực hiện, mới được xác định hoàn toàn về số lượng, chất lượng, chủng loại, thời gian và sự phù hợp thị hiếu tiêu dùng đồng thời vốn của doanh nghiệp cũng được chuyển hình thái hiện vật sang hình thái giá trị. Doanh nghiệp thu hồi được vốn bỏ ra, bù đắp chi phí và có nguồn tích luỹ để mở rộng kinh doanh. Như vậy, bán hàng là khâu vô cùng quan trọng đối với hoạt động của doanh nghiệp thương mại, nó là cơ sở là tiền đề cho sự tồn tại và phát triển không chỉ đối với doanh nghiệp thương mại mà còn đối với bất kỳ doanh nghiệp nào tiến hành sản xuất kinh doanh. Nhờ đó mà doanh nghiệp có thể tự đánh giá được hàng hoá của mình kinh doanh và sản xuất được chấp nhận được ở mức độ nào. Xuất phát từ sự cần thiết của quá trình bán hàng trong kinh doanh, hạch toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh cũng là phần hành kế toán được đặc biệt quan tâm, giữ vị trí quan trọng trong toàn bộ công tác kế toán của doanh nghiệp. Do vậy, nhận thức đúng đắn và đầy đủ vai trò kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh là cần thiết cho mỗi cán bộ kế toán trong việc phát triển và tăng lợi nhuận. Để đạt được kết quả kinh doanh cao nhất thì hạch toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh là điều kiện tốt nhất để cung cấp các thông tin cần thiết giúp cho chủ doanh nghiệp, giám đốc điều hành có thể phân tích đánh giá và lựa chọn phương án sản xuất kinh doanh, phương án đầu tư có hiệu quả nhất. Để đạt được mục tiêu đó khâu bán hàng cần phải hạch toán chặt chẽ, khoa học, xác định kết quả kinh doanh của từng mặt hàng, từng bộ phận và trong doanh nghiệp kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh phải cung cấp những thông tin chính xác, kịp thời cho lãnh đạo doanh nghiệp để từ đó có được những quyết định sát với tình hình thực tế bán hàng tại doanh nghiệp. 2. Các phương thức bán hàng chủ yếu. * Bán buôn: Bán buôn hàng hoá là phương thức bán cho các đơn vị thương mại, các doanh nghiệp sản xuất…để thực hiện bán ra hoặc để gia công, chế biến bán ra. Hàng thường được bán theo lô hoặc bán với số lượng lớn. Giá bán biến động tuỳ thuộc vào khối lượng hàng bán và phương thức thanh toán. Bán buôn gồm hai phương thức: bán buôn qua kho và bán buôn vận chuyển thẳng. Bán buôn hàng hoá qua kho là phương thức bán buôn hàng hoá mà trong đó, hàng bán phải được xuất từ kho bảo quản của doanh nghiệp. Bán buôn hàng hoá qua kho có thể thực hiện dưới hai hình thức: Bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp và bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng. Bán buôn hàng hoá vận chuyển thẳng là phương thức bán buôn mà trong đó, doanh nghiệp thương mại sau khi mua hàng, nhận hàng mua, không đưa về nhập kho mà chuyển thẳng cho bên mua. Phương thức này có thể thực hiện dưới hai hình thức: Bán buôn hàng hoá vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán và không tham gia thanh toán. Trong bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán lại gồm hai hình thức: Giao hàng trực tiếp và chuyển hàng. * Bán lẻ: Bán lẻ hàng hoá là phương thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng hoặc các tổ chức kinh tế hoặc các đơn vị kinh tế tập thể mua về mang tính chất tiêu dùng nội bộ. Bán lẻ thường bán đơn chiếc hoặc số lượng nhỏ, giá bán thường ổn định. Bán lẻ có thể thực hiện dưới các hình thức: bán lẻ thu tiền tập chung, bán lẻ thu tiền trực tiếp, bán lẻ tự phục vụ ( tự chọn ), hình thức bán trả góp, hình thức bán hàng tự động. * bán hàng đại lý hay ký gửi hàng hoá: Là phương thức bán hàng mà trong đó, doanh nghiệp thương mại giao hàng cho cơ sở đại lý, ký gửi để các cơ sở này trực tiếp bán hàng. Bên nhận làm đại lý, ký gửi sẽ trực tiếp bán hàng, thanh toán tiền hàng và được hưởng hoá hồng đại lý bán. Số hàng chuyển giao cho các cơ sở đại lý, ký gửi vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thương mại cho đến khi cơ sở đại lý, ký gửi thanh toán tiền, chấp nhận thanh toán hoặc thông báo về số hàng đã bán được. 3. Một số khái niệm cơ bản liên quan đến hạch toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh. * Doanh thu bán hàng: Phản ánh số doanh thu doanh nghiệp thu được do bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ. * Doanh thu thuần: Là khoản chênh lệch của doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ đó là chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại và thuế tiêu thụ * Giá vốn hàng bán: phản ánh toàn bộ chi phí cần thiết để mua số hàng bán hoặc để sản xuất số hàng bán đó. * Lãi gộp: Là chỉ tiêu phản ánh phần còn lại sau khi lấy doanh thu thuần trừ đi giá vốn hàng bán. * Các khoản giảm trừ: là phản ánh các khoản phát sinh làm giảm doanh thu bán hàng trong kỳ. Các khoản giảm trừ theo chế độ hiện hành bao gồm: - Chiết khấu thương mại: Là khoản mà doanh nghiệp đã giảm trừ hoặc đã thanh toán cho người mua hàng khi người mua nhiều hàng đã cam kết ở hợp đồng kinh tế hoặc là chính sách khuyến mại của doanh nghiệp. - Giảm giá hàng bán: Là những khoản như bớt giá, hồi khấu và giảm giá thực sự ( giảm giá đặc biệt ). - Hàng bán bị trả lại : Phản ánh doanh thu của số hàng đã tiêu thụ nhưng bị người mua trả lại. - Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu: Phản ánh số thuế TTĐB và thuế xuất khẩu phải nộp về lượng hàng đã thực sự tiêu thụ, thực sự xuất khẩu trong kỳ báo cáo. * Lãi sau thuế: Là phần lãi còn lại sau khi đã loại trừ phần lãi phải nộp thuế thu nhập doanh nghiệp. II. Kế toán bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu. A. Doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Các TK sử dụng. * TK156 – Hàng hoá: TK này dùng để phản ánh giá trị hiện có của hàng hoá tồn kho, hàng hoá nhập xuất trong kỳ. Bên Nợ: + Trị giá mua nhập kho trong kỳ + Trị giá hàng thuê gia công nhập kho + Chi phí thu mua hàng hoá + Kết chuyển trị giá hàng tồn cuối kỳ ( Phương pháp KKĐK ) Bên Có: + Trị giá mua nhập kho hàng hoá trong kỳ + Trị giá hàng xuất trả lại người bán + Các khoản bớt giá, giảm giá, hồi khấu hàng mua. + Trị giá hàng hoá phát hiện thiếu, hư hỏng, mất phẩm chất. + Trị giá hàng tồn đầu kỳ đã kết chuyển ( phương pháp KKĐK ) Số dư bên Nợ: + Trị giá mua vào của hàng tồn kho. + Chi phí thu mua của hàng tồn kho, hàng gửi bán. TK 156 gồm 2 TK cấp hai: TK 1561 – Giá vốn hàng mua TK 1562 – Chi phí thu mua hàng hoá * TK 157 – Hàng gửi bán: TK này dùng để phản ánh trị giá mua của hàng hoá chuyển bán, gửi bán đại lý, ký gửi, dịch vụ… Bên Nợ: + Tập hợp trị giá mua thực tế của hàng đã chuyển bán hoặc giao cho bên nhận đại lý, ký gửi. + Giá thành thực tế dịch vụ đã hoàn thành nhưng chưa được chấp nhận thanh toán. Bên Có: + Kết chuyển trị giá mua thực tế của hàng đã chuyển bán, gửi đại lý, ký gửi và giá thành dịch vụ đã được xác nhận là tiêu thụ. + Trị giá mua thực tế hàng hoá không bán dược đã thu hồi . Số dư bên Nợ: Trị giá mua thực tế hàng hoá đã gửi đi chưa xác nhận là tiêu thụ. * TK 632 - Giá vốn hàng bán: Dùng để xác định trị giá vốn của hàng hoá dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ. TK 632 không có số dư cuối kỳ. Bên Nợ: + Trị giá mua của hàng tiêu thụ trong kỳ + Phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ trong kỳ Bên Có: + Phản ánh phần chênh lệch của dự phòng giảm giá hàng tồn kho năm tới nhỏ hơn năm nay. + Kết chuyển trị giá vốn của hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ. * TK 511 – Doanh thu bán hàng: TK này dùng dể phản ánh tổng doanh thu bán hàng thực tế cùng các khoản giảm trừ doanh thu. Từ đó xác định doanh thu thuần trong kỳ của doanh nghiệp. Bên Nợ: + Khoản giảm giá hàng bán và doanh thu hàng bán bị trả lại. Số thuế TTĐB, thuế xuất khẩu phải nộp tính theo doanh thu bán hàng thực tế. + Kết chuyển doanh thu thuần về tiêu thụ trong kỳ. Bên Có: Phản ánh tổng số doanh thu bán hàng thực tế trong kỳ. TK 511 có 4 TK cấp hai: TK 5111: Doanh thu bán hàng hoá TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ TK 5112: Doanh thu bán thành phẩm TK 5114: Doanh thu trợ cấp, trợ giá * TK 635 - Chi phí tài chính: TK này phản ánh số tiền chiết khấu cho khách hàng. Các khoản chiết khấu được coi như một khoản chi phí làm giảm lợi nhuận trong kỳ của doanh nghiệp. Ngoài ra còn một số TK liên quan như TK 131, 111, 112, 113, 138, 331, 338. 1. Kế toán nghiệp vụ bán buôn hàng hoá. Bán buôn hàng hoá là phương thức bán hàng trong các đơn vị thương mại, các doanh nghiệp sản xuất…, để thực hiện bán ra hoặc để gia công, chế biến bán ra. Đặc điểm của hàng hoá bán buôn là hàng hoá vẫn nằm trong lĩnh vực lưu thông, chưa đi vào lĩnh vực tiêu dùng do vậy giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá chưa được thực hiện. Hàng thường được bán theo lô hàng hoặc bán với số lượng lớn. Giá bán biến động tuỳ thuộc vào khối lượng hàng hoá bán và phương thức thanh toán. Trong bán buôn gồm có hai phương thức là bán buôn qua kho và bán buôn vận chuyển thẳng. Trình tự hạch toán tiêu thụ hàng hoá theo hình thức bán buôn qua kho, bán buôn vận chuyển thẳng. ( Sơ đồ số 01 ) Hạch toán tiêu thụ hàng hoá theo phương thức bán buôn TK 156 TK 632 TK 333 TK 511, 512 TK 111, 112, 131 (3a) TK 156 TK 157 (3b) (4) TK 531, 532 TK 911 (7b) (5) (1a) (6) (7b) TK 635 (1b) TK 3331 (2) (3c) (1a): Doanh thu bán hàng chưa thuế đã thu tiền hoặc bán chịu (1b): Chiết khấu bán hàng cho khách hàng (2): Thuế GTGT đầu ra (3a): Trị giá hàng hoá xuất bán ở kho (3b): Trị giá hàng hoá xuất gửi bán ở kho (3c): Hàng bán bị trả lại nhập kho (4): Trị giá của hàng gửi bán tiêu thụ (5): Thuế tiêu thụ đặc biệt phải nộp ( nếu có ) (6): Kết chuyển giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại cuối kỳ (7a): Kết chuyển doanh thu thuần cuối kỳ (7b): Kết chuyển giá vốn hàng bán cuối kỳ. 2. Kế toán các nghiệp vụ bán lẻ hàng hoá. Bán lẻ hàng hoá thường bán đơn chiếc hoặc số lượng nhỏ, giá bán thường ổn định. Phương thức bán lẻ có thể thực hiện dưới các hình thức sau: - Bán lẻ thu tiền tại chỗ: Tại điểm bán lẻ, nếu bán hàng thu tiền tại chỗ, thì người bán hàng vừa thực hiện chức năng nhiệm vụ thu tiền của một nhân viên thu ngân. Cuối ca bán kiểm quầy đối chiếu số quầy hàng, kiểm tiền và lập báo cáo bán hàng, báo cáo tiền hàng và nộp cho kế toán theo dõi việc bán lẻ để ghi sổ kế toán. - Hình thức bán lẻ thu tiền tập chung: Bán lẻ thu tiền tập trung có đặc trưng khác về mặt tổ chức quầy bán hàng so với phương thức bán hàng thu tiền tại chỗ. Tại điểm bán ( quầy, cửa hàng…) nhân viên bán hàng và nhân viên thu ngân thực hiện độc lập chức năng bán hàng và chức năng thu tiền. Cuối ca bán, nhân viên bán hàng kiểm hàng tại quầy, cửa hàng, đối chiếu sổ quầy của hàng và lập báo cáo doanh thu bán nộp trong ca, ngày. Thu ngân có nhiệm vụ thu tiền, kiểm tiền và lập báo cáo nộp tiền cho thủ quỹ, kế toán bán hàng nhận các chứng từ tại quầy, cửa hàng bàn giao làm căn cứ ghi các nghiệp vụ bán trong ca, ngày và kỳ báo cáo. - Hình thức bán hàng tự chọn: Theo hình thức này, khách hàng tự chọn lấy hàng hoá, trước khi ra khỏi cửa hàng mang đến bộ phận thu tiền để thanh toán tiền hàng. Nhân viên thu tiền kiểm nhận hàng hoá bán hàng và thu tiền của khách hàng. Hình thức này áp dụng phổ biến ở các siêu thị. - Hình thức bán hàng trả góp: Theo hình thức này, người mua được trả tiền mua hàng thành nhiều lần. Doanh nghiệp thương mại ngoài số tiền thu được theo giá bán còn thu thêm khoản lãi do khách hàng trả chậm. TK 156 TK 632 TK 911 TK 511 TK 511 TK 111, 112 TK 3331 TK 515 Tổng giá bán của hàng trả góp (7) (8) (6) (1) (2) (5) (3a) TK 131 (3b) (4) ( Sơ đồ số 02 ) Trình tự hạch toán bán hàng trả góp (1): Doanh thu bán hàng thu tiền một lần không thuế (2): Thuế GTGT đầu ra (3a): Số tiền người mua trả lần đầu (3b): Tổng số tiền còn phải thu khách hàng (4): Thu tiền khách hàng ở các kỳ sau (5): Lợi tức trả chậm (6): Kết chuyển doanh thu thuần (7): Trị giá hàng hoá tiêu thụ (8): Kết chuyển trị giá vốn hàng tiêu thụ 3. Kế toán các nghiệp vụ ký gửi đại lý. Theo phương thức này, doanh nghiệp thương mại giao hàng cho cơ sở nhận đại lý. Bên đại lý sẽ trực tiếp bán hàng và thanh toán tiền cho doanh nghiệp thương mại và được hưởng hoa hồng bán hàng. Số hàng gửi bán vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thương mại. Số hàng được xác định là bán khi doanh nghiệp nhận được tiền do bên đại lý thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. Số tiến hoa hồng trả cho đơn vị nhận đại lý được tính vào chi phí bán hàng. Trình tự hạch toán tiêu thụ hàng hoá theo phương thức đại lý, ký gửi. TK 156 TK 632 TK 911 TK 511 TK 331 TK 111, 112, 131 (7) (8) TK 003 TK 3331 (6) (1) (2) (3) (4) (5) ( Sơ đồ số 03 ) Tại đơn vị nhận đại lý ký gửi (1): Doanh thu hoa hồng được hưởng (2): Thuế GTGT đầu ra nếu có (3): Tổng số thuế được hưởng bao gồm cả thuế GTGT ( nếu có ) (4): Toàn bộ tiền hàng nhận đại lý, ký gửi đã tiêu thụ (5): Thanh toán tiền hàng cho chủ hàng (6): Kết chuyển doanh thu thuần (7): Trị giá hàng tiêu thụ (8): Cuối kỳ kết chuyển trị giá vốn hàng tiêu thụ TK 157 TK 632 TK 911 TK 511 TK 131 TK 641 (4) (8) (7) TK 3331 (1) (2) (5) TK 111, 112, 131 (6) (3) ( Sơ đồ số 04 ) Tại đơn vị giao đại lý (1): Doanh thu bán hàng đại lý ký gửi (2): Thuế GTGT đầu ra (3): Tổng số tiền hàng phải thu từ cơ sở nhận đại lý (4): giá trị hàng gửi đại lý đã tiêu thụ (5): Hoa hồng phải trả đại lý (6): Số tiền còn lại sau khi trừ tiền hoa hồng trả cho đại lý (7): Kết chuyển doanh thu thuần cuối kỳ (8): Kết chuyển giá vốn hàng bán cuối kỳ. B. Doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. * TK 611 ( 6112 )- Mua hàng hoá: TK này dùng để phản ánh trị giá hàng mua vào và tăng thêm do các nguyên nhân khác trong kỳ. Bên Nợ: + Trị giá hàng hoá còn lại chưa tiêu thụ đầu kỳ ( tồn kho, tồn quầy, gửi bán, ký gửi đại lý, hàng mua đi đường ). + Trị giá hàng hoá thu mua và tăng trong kỳ. Bên Có: + Trị giá hàng hoá còn lại chưa tiêu thụ cuối kỳ ( tồn kho, tồn quầy, gửi bán, ký gửi đại lý, hàng mua đi đường ). + Trị giá hàng mua trả lại hay giảm giá hàng mua được hưởng trong kỳ. Trị giá hàng xuất trong kỳ. TK 6112: Cuối kỳ không có số dư và được mở chi tiết theo từng lô hàng, chủng loại hàng, tại từng kho hàng. TK chủ yếu để phản ánh chỉ tiêu tổng giá vốn hàng xuất bán theo các phương thức bán hàng là TK 611 – Mua hàng ( TK 6112: Mua hàng hoá ). - Đầu kỳ căn cứ hàng thực tồn đầu kỳ, kế toán ghi kết chuyển: Nợ TK 6112 Có TK 151, 156, 157 - Cuối kỳ, căn cứ vào kết quả kiểm kê hàng tồn và trị giá số hàng tồn chưa kiểm nhận, chưa bán, kế toán xác định giá vốn của hàng xuất bán, ghi nhận hàng tồn cuối kỳ: Nợ TK 151, 156, 157: Số tồn cuối kỳ Có TK 6112: Mua hàng Xác nhận và ghi kết chuyển giá vốn hàng xuất bán trong kỳ theo kết quả kiểm kê và trị giá vốn số tồn cuối kỳ. Giá vốn hàng hoá xuất bán trong kỳ Giá vốn hàng tồn đầu kỳ Giá vốn hàng nhập trong kỳ Giá vốn hàng tồn cuối kỳ = + - Giá vốn hàng tiêu thụ trong kỳ: Nợ TK 632 Có TK 6112 Nghiệp vụ phản ánh doanh thu tương tự như doanh thu trong phương pháp kê khai thường xuyên. C. Doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc nộp thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc thuế xuất khẩu. * Theo phương pháp kê khai thường xuyên. - Các nghiệp vụ ghi giá vốn tương tự như phương pháp thuế GTGT khấu trừ. Ghi doanh thu theo giá có thuế GTGT hoặc thuế TTĐB, thuế xuất khẩu Nợ TK 111, 112, 131, 311 Có TK 5111 Thuế TTĐB hoặc thuế xuất khẩu phải nộp cho số hàng đã bán, kế toán ghi: Nợ TK 5111 Có TK 3332, 3333 Theo phương pháp kiểm kê định kỳ: các nghiệp vụ bán hàng ghi tương tự như mục B. Doanh thu bán hàng phản ánh tương tự như phương pháp kê khai thường xuyên ở mục C. 4. Hạch toán chiết khấu thương mại. ( TK 521 ) TK 521: TK này dùng để phản ánh khoản chiết khấu thương mại mà doanh nghiệp đã giảm trừ hoặc đã thanh toán cho người mua hàng khi người mua hàng mua nhiều hàng đã cam kết trong hợp đồng kinh tế hoặc chính sách khuyến mãi của doanh nghiệp. - Kế toán căn cứ vào số tiền chiết khấu thương mại thực tế cho người mua: Nợ TK 521: Chiết khấu Nợ TK 3331 Có TK 111, 112, 131 - Cuối kỳ kết chuyển phần chiết khấu đó về TK 511 để xác định doanh thu thuần Nợ TK 511 Có TK 521 TK 635 được dùng trong trường hợp các doanh nghiệp không sử dụng TK 521 để hạch toán chiết khấu thương mại mà dùng TK 635 để hạch toán. Sơ đồ hạch toán chiết khấu thương mại ( Sơ đồ số 05 ). 5. Hạch toán hàng bán bị trả lại ( TK 531 ). Hàng bán bị trả lại là giá trị khối lượng hàng bán đã xác định là tiêu thụ bị khách hàng trả lại và từ chối thanh toán. Hàng khi bị trả lại phải có văn bản khiếu nại của khách hàng và doanh nghiệp phải có phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại. Để hạch toán hàng bán bị trả lại kế toán sử dụng TK 531: Hàng bán bị trả lại, TK 531 không có số dư. Bên Nợ: Doanh thu số hàng tiêu thụ bị trả lại Bên Có: Kết chuyển doanh thu của số hàng bán bị trả lại. Trị giá của số hàng bị trả lại tính theo đúng đơn giá bán ghi trên hoá đơn ( Trị giá số hàng bán bị trả lại = Số lượng hàng bán bị trả lại x Đơn giá bán ). Các chi phí phát sinh liên quan đến hàng bán bị trả lại được phản ánh vào TK 641 – chi phí bán hàng. Trong kỳ kế toán trị giá bán của hàng hoá bị trả lại được phản ánh vào bên nợ của TK 531. Cuối kỳ được kết chuyển sang TK 511. TK 531: Phản ánh số tiền trả lại người mua không bao gồm thuế GTGT. Sơ đồ hạch toán hàng bán bị trả lại ( Sơ đồ số 05 ) 6. Hạch toán giảm giá hàng bán ( TK 532 ). Giảm giá hàng bán là khoản tiền được người bán chấp nhận một cách đặc biệt trên giá bán đã thoả thuận vì lý do hàng bán kém phẩm chất hay không đúng quy cách theo quy định trong hợp đồng kinh tế. Để phản ánh khoản giảm giá hàng bán kế toán sử dụng TK 532 ( giảm giá hàng bán ), TK này có nội dung và kết cấu như sau: Bên Nợ: Khoản giảm giá hàng bán được chấp nhận. Bên Có: Kết chuyển toán bộ số giảm giá hàng bán. TK này không có số dư cuối kỳ. Các khoản giảm giá hàng bán được phản ánh vào TK 532 và chỉ phản ánh vào TK này các khoản giảm trừ do việc chấp nhận giảm giá ngoài hoá đơn, tức là sau khi có hoá đơn bán hàng không phản ánh vào TK này số giảm giá đã được ghi trên hoá đơn bán hàng và được trừ vào tổng giá trị bán ghi trên hoá đơn. Sơ đồ hạch toán giảm giá hàng bán ( Sơ đồ số 05 ) ( Sơ đồ số 05 ) Sơ đồ hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu TK 111, 112, 131, 3388 TK 521 TK531 TK 3331 TK 532 TK 511 (1) (1a) (1b) (2) (2a) (2b) (3a) (3b) (3) (4) (5) (6) Trong đó : (1): Tổng số chiết khấu thương mại cho khách hàng hưởng. (1a): Khoản chiết khấu thương mại trên giá chưa thuế. (1b): Thuế GTGT trên khoản chiết khấu thương mại. (2): Tổng trị giá phải thanh toán cho khách hàng về số hàng bán bị trả lại. (2a): Trị giá hàng bán bị trả lại. (3): Tổng số phải thanh toán cho khách hàng về khoản giảm giá hàng bán. (3a): Khoản giảm giá hàng bán. (3b): Thuế GTGT trên khoản giảm giá hàng bán. (4): Kết chuyển khoản chiết khấu thương mại vào doanh thu thuần. (5): Kết chuyển trị giá hàng bán bị trả lại vào doanh thu thuần. (6): Kết chuyển khoản giảm giá hàng bán vào doanh thu thuần. III. Hạch toán các khoản thanh toán trong tiêu thụ. 1. Thanh toán với khách hàng. Công tác tiêu thụ hàng hoá trong doanh nghiệp thương mại có thể tiến hành theo nhiều phương thức khác nhau nhưng việc tiêu thụ hàng hoá nhất thiết phải gắn với việc thanh toán với người mua. Việc thanh toán này được tiến hành theo các phương thức sau: - Thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt hoặc phương thức hàng đổi hàng: Việc giao hàng và thanh toán tiền hàng được thực hiện cùng một thời điểm và thực hiện ngay tại doanh nghiệp. Do vậy, việc tiêu thụ hàng hoá được hoàn tất ngay khi giao hàng và nhận tiền. - Thanh toán chậm: Hình thức này có đặc trưng cơ bản là từ khi giao hàng đến lúc thanh toán tiền hàng có một khoảng thời gian nhất định tuỳ theo thoả thuận giữa hai bên mua và bán. - Thanh toán qua ngân hàng: Có hai hình thức thanh toán qua ngân hàng. Đó là: + Thanh toán bằng phương thức chuyển khoản qua ngân hàng với điều kiện người mua đã chấp nhận thanh toán. Việc tiêu thụ được coi là thực hiện, doanh nghiệp thương mại chỉ việc theo dõi thanh toán với người mua. + Thanh toán bằng phương thức chuyển khoản qua ngân hàng với điều kiện người mua có quyền từ chối không thanh toán một phần hoặc toàn bộ tiền hàng do khối lượng hàng gửi đến cho người mua không phù hợp như quy định trong hợp đồng về số lượng hoặc chất lượng hàng hoá. Hàng hoá được chuyển đến cho người mua nhưng chưa được coi là tiêu thụ, doanh nghiệp cần theo dõi người mua chấp nhận hay không để xử lý trong thời hạn quy định đảm bảo lợi ích của doanh nghiệp. TK sử dụng Để theo dõi các khoản thanh toán với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp lao vụ, dịch vụ…, kế toán sử dụng TK 131 – Phải thu khách hàng. TK 131 có kết cấu như sau: Bên Nợ: + Số tiền bán vật tư, sản phẩm, hàng hoá…phải thu ở khách hàng. + Số tiền thừa trả lại cho khách hàng + Điều chỉnh khoản chênh lệch do tỉ giá ngoại tệ tăng đối với các khoản thu người mua có gốc ngoại tệ. Bên Có: + Số tiền đã thu của khách hàng ( kể cả tiền hàng ứng trước ) + Các khoản giảm trừ doanh thu trừ vào nợ phải thu. + Các nghiệp vụ làm giảm nợ phải thu Dư Nợ: Phản ánh số tiền doanh nghiệp còn phải thu ở khách hàng Dư Có: Phản ánh số tiền người mua đặt trước hoặc trả thừa. Phương pháp hạch toán ( Sơ đồ số 06 ) Sơ đồ hạch toán thanh toán với người mua TK 131 TK 511, 635, 711 TK 3331 TK 111, 112 TK 531, 532 TK 3331 TK 331 TK 111, 112 TK 642 DTBH và thu nhập Các hoạt động khác Tổng giá Thanh toán Thuế GTGT phải nộp Số chi hộ hoặc trả lại tiền thừa cho người mua Giảm giá hàng bán Hàng bán bị trả lại Thuế GTGT tương ứng Bù trừ công nợ trên cùngkhách hàng Số tiền đã thu (kể cả tiền ứng trước) Nợ khó đòi đã xử lý (Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ ) 2. Thanh toán với ngân sách. Thanh toán với ngân sách gồm các khoản thuế GTGT, thuế TTĐB, thuế xuất nhập khẩu, thuế tài nguyên,… và các loại phí, lệ phí khác mà doanh nghiệp phải nộp vào ngân sách Nhà Nước. Trong phạm vi đề tài này, chỉ đề cập đến khoản thanh toán với Nhà Nước là thuế GTGT. Ngày 15/7/1998 Bộ trưởng bộ tài chính đã ký ban hành thông tư số 100/1998/TT- BTC về “ Hướng dẫn kế toán thuế GTGT ’’ áp dụng cho các doanh nghiệp thuộc các ngành và các thành phần kinh tế trong cả nước từ ngày1/1/1999. Kế toán thuế GTGT liên quan đến tất cả các phần hành kế toán, từ hạch toán vốn bằng tiền, vật tư, hàng hoá, công nợ phải thu, phải trả, chi phí, doanh thu và thu nhập của các hoạt động liên quan đến các chứng từ, hoá đơn, nội dung, phương pháp lập báo cáo tài chính, tổ chức cung ứng vật tư hàng hoá, tiêu thụ sản phẩm và đặc biệt là việc phục vụ các bảng kê và tờ khai thuế GTGT hàng tháng ở các cơ sở kinh doanh. TK sử dụng Để theo dõi tình hình thanh toán các khoản với ngân sách Nhà Nước về các khoản thuế, phí, lệ phí phải nộp,… kế toán sử dụng TK 333- thuế và các khoản phải nộp Nhà Nước. TK 333 có kết cấu như sau: Bên Nợ: + Các khoản đã nộp ngân sách Nhà Nước. + Các khoản trợ cấp, trợ giá được ngân sách Nhà Nước. + Các nghiệp vụ khác làm giảm khoản phải nộp ngân sách Nhà Nước. Bên Có: + Các khoản phải nộp ngân sách Nhà Nước. + Các khoản trợ cấp trợ giá đã nhận. Dư Có: Các khoản còn phải nộp ngân sách Nhà Nước. Dư Nợ: Số nộp thừa cho ngân sách Nhà Nước hoặc các khoản trợ cấp, trợ giá được Nhà Nước duyệt. TK 333 có các TK chi tiết sau: TK 3331: Thuế GTGT TK 3332: Thuế tiêu thụ đặc biệt TK 33311: Thuế GTGT đầu ra TK3333: Thuế xuất, nhập khẩu TK 33312: Thuế GTGT hàng nhập khẩu TK 3334: Thuế thu nhập doanh nghiệp Phương pháp hạch toán. ( Sơ đồ số 07 ) sơ đồ hạch toán thanh toán với ngân sách TK 133 TK 333 TK 111, 112 TK 711 Kết chuyển thuế GTGT được khấu trừ Các khoản thuế GTGT được giảm trừ Nộp thuế vào ngân sách Nhà Nước TK 6425 TK 511, 512 Thuế GTGT đầu ra tính theo PP khấu trừ Thuế GTGT đầu ra tính theo PP trực tiếp Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu TK 111, 112, 131 IV Hạch toán xác định kết quả kinh doanh. 1. Hạch toán giá vốn hàng bán. Để đảm bảo tuân thủ đúng đắn, đầy đủ các nguyên tắc trong kế toán hàng hoá và tính trị giá vốn của hàng bán ra, hàng tồn kho và hàng xuất kho cần phải được kế toán phản ánh và tính toán theo đúng trị giá vốn thực tế của chúng. Với hàng hoá nhập mua được tính căn cứ trên trị giá vốn từng lần nhập hàng. Nhưng với việc tính trị giá vốn hàng bán ra thì đòi hỏi phải sử dụng những phương pháp, cách thức nhất định thì mới đảm bảo việc tính giá được đúng đắn, hợp lý vì trị giá vốn hàng nhập kho có thể rất khác nhau đối với từng lần nhập khác nhau. Để tính toán được trị giá vốn hàng tiêu thụ ta sử dụng công thức: Giá vốn của hàng hoá tiêu thụ Giá mua của hàng hoá tiêu thụ Chi phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ = + Trong đó, giá mua của hàng hoá tiêu thụ được tính bằng một trong các phương pháp sau: 1.1 Phương pháp đơn giá bình quân. Theo phương pháp này giá thực tế của hàng hoá xuất kho trong kỳ được tính theo giá bình quân: Bình quân cả kỳ dự trữ ( bình quân gia quyền ), bình quân sau mỗi lần nhập ( bình quân liên hoàn ), bình quân cuối kỳ trước ( bình quân đầu kỳ này ). Giá mua thực tế hàng hoá xuất kho Số lượng hàng hoá xuất kho Đơn giá bình quân ( giá đơn vị bình quân ) = + - Phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ. Là phương pháp tính được trị giá vốn của số hàng xuất bán ngày cuối kỳ trên cơ sở tính giá trị bình quân cả kỳ kinh doanh. Trong kỳ hàng hoá xuất kho không được ghi sổ, cuối kỳ căn cứ vào tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ, kế toán tính giá thực tế đơn vị bình quân: Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ Giá mua thực tế hàng hoá tồn đầu kỳ Giá mua thực tế hàng hoá nhập trong kỳ Số lượng hàng hoá tồn đầu kỳ Số lượng hàng hoá nhập trong kỳ = + + Theo phương pháp này giá hàng hoá xuất kho tiêu thụ được tính một cách đơn giản và phản ánh kịp thời sự biến động của giá hàng nhập trong kỳ, có thể áp dụng từng mặt hàng và nhóm mặt hàng. Tuy nhiên, độ chính xác không cao, công việc tính toán dồn vào ngày cuối tháng, gây ảnh hưởng đến công tác quyết toán nói chung. Phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập ( Phương pháp bình quân liên hoàn ). Theo phương pháp này, trị giá vốn của hàng xuất tính theo giá b._.ình quân của lần nhập liền trước với nghiệp vụ xuất, sau mỗi lần nhập kho giá thực tế của hàng hoá lại được tính lại để làm cơ sở tính giá hàng xuất kho cho lần nhập sau đó. Trị giá hàng xuất kho tiêu thụ được tính trên cơ sở giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập tại thời điểm tương ứng. Giá đơn vị thực tế bình quân sau mỗi lần nhập ( sau lần nhập n ) Trị giá mua thực tế hàng hoá tồn trước khi nhập lần n Trị giá hàng nhập lần n Số lượng hàng tồn trước khi nhập lần n Số lượng hàng hoá nhập lần n = + + Ưu điểm của phương pháp này là không phải chờ đợi đến cuối tháng mới xác định được giá vốn hàng xuất bán mà sau mỗi lần nhập xác định được ngay giá đơn vị bình quân, với phương pháp này thì giá vốn được tính chính xác, cập nhật. Tuy nhiên phương pháp này có nhược điểm là đối với những doanh nghiệp có số lần nhập xuất trong kỳ nhiều thì khối lượng tính toán lớn vì sau mỗi lần nhập phải tính lại đơn giá hàng hoá. Do đó phương pháp này chỉ thích hợp với những doanh nghiệp có số lần nhập, xuất kho ít và áp dụng kế toán máy. Phương pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước. Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước Giá mua thực tế hàng tồn cuối kỳ trước Số lượng hàng hoá tồn cuối kỳ trước = Giá thực tế hàng hoá xuất kho được tính trên cơ sở số lượng hàng hoá xuất kho và giá đơn vị bình quân của một đơn vị hàng hoá cuối kỳ. Phương pháp này có ưu điểm là đơn giản, đảm bảo giá trị hàng xuất kho có thể xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ. Nhưng phương pháp này có nhược điểm là nếu hai kỳ có sự biến động về giá cả thì giá trị hàng xuất bán sẽ không chính xác. Phương pháp này phù hợp với những doanh nghiệp ít có biến động về giá cả. 1.2 Phương pháp nhập trước, xuất trước ( FIFO ). Theo phương pháp này, giả thiết số hàng hoá nào đó được nhập vào trước, xuất hết số hàng nhập trước thì mới đến số hàng nhập sau theo giá mua thực tế của từng số hàng xuất. Nói cách khác, cơ sở của phương pháp này là giá thực tế hàng mua trước sẽ làm giá để tính giá thực tế hàng hoá xuất trước và do vậy giá trị của hàng hoá tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của những hàng bán kịp thời, chính xác, sát với thực tế vận động của hàng hoá và giá cả, công việc kế toán không bị dồn vào ngày cuối tháng. Song phương pháp này đòi hỏi tổ chức chặt chẽ, hạch toán chi tiết hàng tồn kho cả về số lượng và giá trị theo từng mặt hàng và từng lần mua hàng. Phương pháp này thích hợp trong trường hợp giá cả ổn định và có xu hướng giảm. 1.3 Phương pháp nhập sau, xuất trước ( LIFO ). Phương pháp này giả định những hàng hoá nào mua sau cùng sẽ được xuất trước, hàng hoá thuộc lô hàng nào thì lấy đơn giá vốn của lô hàng đó để tính, sau đó mới đến hàng nhập trước đó. Cũng như phương pháp nhập trước, xuất trước, phương pháp này đảm bảo tính chính xác của giá trị hàng bán. Tuy nhiên, phương pháp này đòi hỏi yêu cầu quản lý cao về tổ chức hạch toán chi tiết hàng tồn kho. Phương pháp này phù hợp với những doanh nghiệp có ít mặt hàng và giá cả có xu hướng tăng. Nhược điểm là giá trị hàng tồn kho cuối kỳ có thể không sát với giá thị trường của hàng hoá. 1.4 Phương pháp giá thực tế đích danh. Theo phương pháp này, thực tế hàng xuất kho tiêu rhụ sẽ căn cứ vào đơn giá thực tế của hàng hoá nhập kho theo từng lần nhập kho, theo từng lần nhập. Tức là hàng hoá nhập kho theo giá nào thì hàng xuất kho theo giá đó mà không quan tâm đến thời hạn nhập. Do vậy phương pháp này còn có tên gọi là phương pháp đặc điểm riêng hay phương pháp trực tiếp. Phương pháp này phản ánh chính xác từng lô hàng xuất, nó đảm bảo cân đối giữa mặt giá trị và mặt hiện vật. Tuy nhiên công việc rất phức tạp nó đòi hỏi thủ kho phải quản lý chi tiết lô hàng, vì vậy nó được áp dụng cho các loại hàng hoá có giá trị cao, các loại hàng hoá đặc biệt. Thường thì phương pháp này được áp dụng chủ yếu trong trường hợp hàng giao bán thẳng, hàng lưu chuyển qua kho thì giá thực tế đích danh chỉ được áp dụng khi doanh nghiệp quản lý được kho hàng và theo lược nhập xuất. 1.5 Phương pháp xác định theo giá trị hàng tồn kho cuối kỳ trên cơ sở giá mua thực tế cuối cùng Giá mua thực tế của hàng tồn kho cuối kỳ Số lượng hàng tồn kho cuối kỳ Đơn giá mua lần cuối cùng trong kỳ = + Phương pháp này được áp dụng với doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Cơ sở của việc tính giá trị hàng tồn kho cuối kỳ theo giá mua thực tế lần cuối cùng, đến cuối kỳ hạch toán trước hết phải kiểm kê số hàng tồn kho. Giá thực tế hàng hoá mua vào trong kỳ Giá mua thực tế của hàng hoá tồn đầu kỳ Giá mua thực tế của hàng hoá tồn cuối kỳ Giá mua thực tế của hàng hoá xuất trong kỳ + - = Phương pháp này tính toán đơn giản, nhanh chóng nhưng độ chính xác không cao vì nó không phản ánh được sự biến động của giá cả và doanh nghiệp rất khó xác định một cách chính xác trị giá hàng mất mát hư hỏng do đó phương pháp này chỉ vận dụng trong điều kiện không tổ chức được kế toán chi tiết theo từng mặt hàng. 1.6 Phương pháp giá hạch toán. Giá hạch toán được quy định thống nhất trong kỳ kế toán: - Đối với hàng hoá nhập trong kỳ thì kế toán ghi trị giá hàng hoá theo hai loại giá: giá thực tế và giá hạch toán. Trị giá hạch toán hàng xuất kho Số lượng hàng xuất kho Đơn giá hạch toán = + Trị giá hạch toán hàng xuất kho Số lượng hàng xuất kho Đơn giá hạch toán = x - Đối với hàng hoá xuất kho trong kỳ thì kế toán chỉ phản ánh giá trị hàng hoá theo giá hạch toán. Cuối kỳ khi đã tính được giá thực tế hàng hoá sẽ tiến hành điều chỉnh giá hạch toán xuất kho trong kỳ về giá thực tế. Trị giá hạch toán hàng xuất kho Trị giá thực tế của hàng xuất kho Hệ số giá giữa giá thực tế và giá hạch toán = x Hệ số giá Giá mua thực tế hàng hoá tồn đầu kỳ Giá mua thực tế hàng hoá nhập trong kỳ Giá hạch toán hàng tồn đầu kỳ Giá hạch toán hàng nhập trong kỳ = + + Trong đó hệ số giá giữa giá thực tế và giá hạch toán được xác định bởi công thức: Hạch toán theo phương pháp này có ưu điểm là không mấy khó khăn, phức tạp. Hơn nữa trong thực tế các nghiệp vụ xuất hàng hoá diễn ra liên tục, việc hạch toán theo giá thực tế sẽ phức tạp và mất nhiều thời gian. Chi phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ trong kỳ Chi phí thu mua còn lại đầu kỳ Chi phí thu mua phát sinh trong kỳ Trị giá mua của hàng tiêu thụ trong kỳ Trị giá mua của hàng còn lại cuối kỳ Trị giá mua của hàng tiêu thụ trong kỳ = + + x Chi phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ: 2. Hạch toán chi phí bán hàng (CPBH ) và chi phí quản lý doanh nghiệp. * Hạch toán chi phí bán hàng . Chi phí bán hàng là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ hao phí lao động sống và lao động vật hoá liên quan đến khâu bảo quản tiêu thụ và tiêu thụ hàng, lao vụ, dịch vụ mà doanh nghiệp phải chi ra trong một thời kỳ nhất định. Gọi là chi phí bán hàng nhưng thực chất nó bao gồm chi phí phát sinh ở khâu dự trữ như chi phí bảo quản, vận chuyển quảng cáo, giới thiệu bảo hành sản phẩm. Nó được bù đắp bởi doanh thu trong kỳ và một bộ phận chi phí trong chi phí kinh doanh của doanh nghiệp. Về mặt bản chất đó là những chi phí phục vụ gián tiếp cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Nó đảm bảo quá trình kinh doanh được diễn ra bình thường. TK sử dụng * TK 641: Chi phí bán hàng. TK này dùng để tập hợp và kết chuyển các chi phí thực tế phát sinh trong kỳ liên quan đến quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ của doanh nghiệp ( kể cả chi phí bảo quản tại kho, tại quầy ). Kết cấu và nội dung phản ánh TK 641 như sau: Bên Nợ: Tập hợp chi phí bán hàng thực tế phát sinh Bên Có: Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng, kết chuyển chi phí bán hàng để xác định kết quả kinh doanh ( cho hàng đã bán ) hoặc để chờ kết chuyển ( cho hàng còn lại cuối kỳ ). ( Trình tự hạch toán chi phí bán hàng xem sơ đồ số 08 ). * Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp ( QLDN ). Chi phí QLDN là chi phí biểu hiện bằng tiền của lao động sống và lao động vật hoá dùng cho quá trình quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và các chi phí chung khác liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Theo quy định của chế độ kế toán hiện hành, chi phí QLDN bao gồm: tiền lương, trích theo lương, các khoản phụ cấp phải trả cho ban giám đốc và nhân viên quản lý trong doanh nghiệp, chi phí hàng hoá, đồ dùng cho văn phòng, chi phí khấu hao TSCĐ dùng chung cho doanh nghiệp, các khoản thuế, lệ phí, phí, bảo hiểm, chi phí dịch vụ mua ngoài thuộc văn phòng doanh nghiệp và các chi phí bằng tiền dùng chung cho toàn doanh nghiệp như: lãi vay vốn kinh doanh, lãi vay vốn đầu tư của những TSCĐ đã đưa vào sử dụng, dự phòng phải thu nợ khó đòi, dự phòng giảm giá hàng tồn kho, phí kiểm toán, chi phí tiếp tân, công tác phí…. Nguyên tắc hạch toán: - TK 642 được chi tiết theo nội dung chi phí - Cuối kỳ, kế toán kết chuyển chi phí QLDN vào bên nợ TK 911 để xác định kết quả tiêu thụ. - Đối với những doanh nghiệp có chu kỳ kinh doanh dài, trong kỳ không có tiêu thụ hàng hoá thì cuối kỳ, kế toán kết chuyển chi phí QLDN vào TK 1422. TK 642 có kết cấu tương tự như TK 641. ( Sơ đồ số 08) Sơ đồ hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp TK 334, 338 TK 641, 642 TK111, 112 1388 Chi phí nhân viên TK152, 153, 611 Chi phí vật liệu, dụng cụ TK214 Chi phí khấu hao TK335, 1421 Chi phí theo dự toán TK333 Thuế, phí, lệ phí TK139, 159 Trích lập dự phòng cuối niên độ TK111, 112, 131 Chi phí mua ngoài khác TK133 Thuế GTGT Ghi giảm chi phí QLDN TK 911 Kết chuyển CPBH và chi phí QLDN TK 1422 Chờ kết chuyển Chờ phân bổ Doanh nghiệp có chu kỳ sxkd dài 3. Xác định kết quả kinh doanh. Hạch toán xác định kết quả kinh doanh được phản ánh trên TK 911- xác định kết quả. TK này dùng để xác định kết quả hoạt động kinh doanh và các hoạt động khác của doanh nghiệp trong một kỳ hạch toán. Kết quả hoạt động kinh doanh bao gồm: - Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh - Kết quả hoạt động tài chính - Kết quả hoạt động khác Trong phạm vi đề tài này chỉ đề cập đến kết quả bán hàng hay còn gọi là kết quả tiêu thụ hàng hoá. Kết quả hoạt động tiêu thụ hàng hoá là trênh lệch giữa doanh thu thuần với trị giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Nguyên tắc hạch toán: - TK 911 phải được phản ánh đầy đủ, chính xác các khoản của hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ hạch toán theo đúng quy định của cơ chế quản lý tài chính. - Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh phải được hạch toán chi tiết theo từng loại hoạt động sản xuất kinh doanh. - Các khoản doanh thu và thu nhập được kết chuyển vào TK 911 là doanh thu thuần và thu nhập thuần. Phương pháp hạch toán: ( Sơ đồ số 09 ) TK 911 TK 632 TK 511 TK 641, 642 TK 421 Kết chuyển GVHB cuối kỳ Kết chuyển CPBH và CPQLDN Kết chuyển DTT cuôi kỳ Kết chuyển số lỗ về tiêu thụ TK 1422 (a) (b) Kết chuyển số lãi về tiêu thụ sơ đồ hạch toán kết quả kinh doanh (a): Cuối kỳ, kết chuyển chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp kỳ trước sang TK 1422. (b): Kết chuyển chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp chờ kết chuyển kỳ trước sang kết quả kỳ này. V. Hạch toán các khoản dự phòng trong tiêu thụ. 1. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Giá trị hàng tồn kho không thu hồi đủ khi hàng tồn kho bị hư hỏng, lỗi thời, giá bán thấp hơn giá vốn hoặc chi phí hoàn thiện, chi phí bán hàng tăng lên. Việc ghi giảm giá gốc cho hàng tồn kho với giá trị thuần có thể thực hiện được là phù hợp với nguyên tắc tài sản không được phản ánh lớn hơn giá trị hiện thực ước tính từ việc bán hay sử dụng chúng. Cuối niên độ kế toán, khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá trị gốc thì kế toán tiến hành lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Số dự phòng được lập là số chênh lệch giữa giá gốc hàng tồn kho và giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng. Việc lập dự phòng này được lập trên từng mặt hàng tồn kho. Cuối niên độ kế toán tiếp theo, kế toán phải thực hiện đánh giá mới về giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho cuối năm đó. Trường hợp cuối kỳ kế toán năm nay, nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập nhỏ hơn khoản dự phòng đã lập ở năm trước thì số chênh lệch lớn hơn phải được hoàn nhập để đảm bảo cho giá trị của hàng tồn kho được phản ánh trên báo cáo tài chính là theo giá gốc ( nếu giá gốc nhỏ hơn giá trị thuần có thể thực hiện được ) hoặc theo giá trị thuần có thể thực hiện được ( nếu giá gốc lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được ). TK sử dụng TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Bên Nợ: Hoàn nhập dự phòng giảm giá Bên Có: Trích lập dự phòng giảm giá Dư Có: Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện có. Cuối niên độ kế toán, kế toán căn cứ vào tình hình giá cả trên thị trường, dự đoán mức giảm giá sẽ giảm trong năm tới để tính ra mức dự phòng cần lập cho từng loại hàng hoá. Mức dự phòng cần lập cho hàng hoá i Số lượng hàng hoá tồn kho i Mức giảm giá của hàng hoá tồn kho i = x Mức giảm giá của hàng hoá tồn kho i Đơn giá ghi sổ của hàng hoá tồn kho i Đơn giá dự tính năm tới cho hàng hoá tồn kho i = - Phương thức hạch toán ( Sơ đồ số 10 ) Sơ đồ hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho TK 632 TK 159 TK 632 (1) (2) (1): Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho (2): Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho vào cuối niên độ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính. 2. Dự phòng phải thu khó đòi. Để dự phòng những tổn thất về các khoản phải thu khó đòi có thể xảy ra, đảm bảo phù hợp giữa doanh thu và chi phí trong kỳ, cuối mỗi niên độ, kế toán phải tính số nợ có khả năng khó đòi để lập dự phòng cho các khách hàng đáng ngờ. Tỉ lệ ước tính không thu được trên doanh thu sẽ được ước tính riêng cho từng khách hàng đáng ngờ dựa trên kinh nghiệm của kế toán và thời gian quá hạn của khoản nợ. Phương pháp xác định mức dự phòng cần lập Số dự phòng phải thu cần lập cho năm tới Tổng doanh thu bán chịu Tỉ lệ phải thu khó đòi ước tính = x - Phương pháp ước tính trên doanh thu bán chịu. - Phương pháp ước tính đối với khách hàng đáng ngờ Số dự phòng phải thu cần lập cho khách hàng đáng ngờ i Số nợ phải thu của khách hàng đáng ngờ i Tỉ lệ ước tính không thu được của khách hàng đáng ngờ i = x TK sử dụng và phương pháp hạch toán Để hạch toán dự phòng phải thu khó đòi, kế toán sử dụng TK 139. TK này có kết cấu như sau: Bên Nợ: Xoá sổ khó đòi không đòi được, hoàn nhập phần dự phòng đã lập lớn hơn số thực tế xảy ra Bên Có: Trích lập dự phòng phải thu khó đòi Dư Có: Số dự phòng phải thu khó đòi hiện còn Hạch toán dự phòng phải thu khó đòi được thể hiện qua sơ đồ sau: TK 642 TK 139 TK 642 (1) (2) ( Sơ đồ số 11 ) Sơ đồ hạch toán dự phòng phải thu khó đòi (1): Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi (2): Lập dự phòng phải thu khó đòi vào cuối niên độ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính. VI. tổ chức sổ kế toán trong hạch toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh. Để thực hiện việc ghi chép kế toán , đơn vị cần phải có một hệ thống sổ sách kế toán. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được theo dõi chi tiết và tổng hợp, được phân tích đánh giá đối chiếu,…đều được thực hiện thông qua hệ thống sổ sách kế toán . Thực hiện việc ghi chép vào sổ sách kế toán là công việc có khối lượng lớn, phải thực hiện thường xuyên, hàng ngày. Do đó, cần phải tổ chức một cách khoa học, hợp lý hệ thống sổ sách kế toán.Từ đó, sẽ tạo điều kiện nâng cao năng suất lao động của cán bộ kế toán cũng như đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời các chỉ tiêu kinh tế theo yêu cầu của công tác quản lý tại các đơn vị hoặc báo cáo kế toán gửi lên cấp trên và các cơ quan Nhà Nước có thẩm quyền. Có bốn hình thức sổ kế toán sau: - Hình thức Nhật ký- Sổ cái: Hình thức này thường dùng các sổ chủ yếu như ( sổ quỹ, báo cáo quỹ hàng ngày, bảng tổng hợp chứng từ tiêu thụ hàng hoá, sổ hạch toán chi tiết về tiêu thụ hàng hoá, Nhật ký sổ cái TK 156, 157, 632, 511, 512, 6112, 641, 642, 911). - Hình thức Nhật ký chung: Các sổ dùng trong hình thức này chủ yếu như ( sổ nhật ký bán hàng, bảng tổng hợp nhập xuất tồn, sổ cái TK 156, 157, 632, 511…). - Hình thức Nhật ký chứng từ: Thường sử dụng chủ yếu là các bảng kê số 8,9,10,11, Nhật ký chứng từ số 8, sổ hạch toán chi tiết về tiêu thụ, sổ cái các TK 156, 157, 511, 632, 6112…). - Hình thức Chứng từ ghi sổ: Thường sử dụng các sổ như ( sổ quỹ, bảng tổng hợp chứng từ gốc về tiêu thụ hàng hoá, chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái TK 156, 157. 632, 511…, bảng cân đối số phát sinh ). Tổ chức hệ thống sổ kế toán là một nghệ thuật vận dụng hệ thống TK kế toán . Việc lựa chọn các hình thức tổ chức hệ thống sổ kế toán nào cho phù hợp với từng đơn vị phải căn cứ vào quy mô, tính chất, đặc điểm và điều kiện kinh doanh cũng như yêu cầu quản lý, trình độ khả năng của cán bộ kế toán và khả năng trang bị phương tiện của đơn vị. Trong phạm vi đề tài của mình, em chỉ đi sâu vào hình thức sổ Nhật ký chung để có thể so sánh với sổ sách của đơn vị thực tập được trình bầy ở phần II và phần III. Trình tự hạch toán kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh theo hình thức Nhật ký chung được thể hiện qua sơ đồ sau: ( Sơ đồ số 12 ) Trình tự hạch toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh Theo hình thức Nhật ký chung Báo cáo tài chính Nhật ký chung Sổ cái TK 632, 511, 641, 642, 911 Bảng cân đối số phát sinh Chứng từ gốc Nhật ký đặc biệt Nhật ký bán hàng Sổ chi tiết TK 632, 511, 641, 642 Bảng tổng hợp chi tiết Sổ chi tiết TK 911 Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Đối chiếu VII. Đặc điểm hạch toán kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại một số nước trên thế giới và theo chuẩn mực kế toán quốc tế. 1. Chuẩn mực kế toán quốc tế về doanh thu bán hàng. Theo chuẩn mực kế toán quốc tế số 18 (IAS 18) thì doanh thu bán hàng được công nhận khi: - Rủi ro và lợi ích quan trọng của việc sở hữu hàng hoá được chuyển sang cho người mua. - Doanh nghiệp không trực tiếp tham gia quản lý quyền sở hữu cũng không giám sát hiệu quả hàng đã bán ra. - Số doanh thu có thể được tính toán một cách chắc chắn. - Doanh nghiệp có khả năng sẽ thu lợi ích kinh tế từ giao dịch. - Chi phí giao dịch có thể được tính toán một cách chắc chắn. Chuẩn mực cũng quy định doanh thu không thể được công nhận khi chi phí không được tính toán một cách chắc chắn. Bên cạnh đó, tính không chắc chắn về khả năng thu những khoản đã được tính trong doanh thu sẽ được coi như một khoản chi phí chứ không phải là một khoản điều chỉnh doanh thu. Những khoản hoàn trả đã nhận được từ bán hàng sau này sẽ được chuyển về sau như một khoản nợ cho tới khi công nhận doanh thu. Trên cơ sở chuẩn mực kế toán quốc tế, mỗi quốc gia tuỳ thuộc vào đặc điểm và trình độ của mình mà có sự vận dụng khác nhau, dưới đây là một số nét về hạch toán tiêu thụ theo hệ thống kế toán Pháp và Mỹ. 2. Đặc điểm kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh theo hệ thống kế toán pháp. Có thể khái quát trình tự hạch toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh theo hệ thống kế toán pháp bằng các sơ đồ dưới đây: ( Sơ đồ số 13 ) TK Tiền mặt, Ngân hàng, khách hàng và các khoản liên hệ TK Giảm giá, bớt giá, hồi khấu TK Cung cấp hàng hoá TK Thuế GTGT thu hộ Nhà Nước TK chiết khấu đã chấp nhận (1) (3) (2) (4) (5) (6) (7) Sơ đồ hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu theo hệ thống kế toán pháp (1): Giảm giá, bớt giá, hồi khấu trên hoá đơn báo Có cho khách hàng (2): Thuế GTGT trên khoản giảm giá, bớt giá, hồi khấu (3): Tổng số tiền giảm giá, bớt giá, hồi khấu cho khách hàng (4): Chiết khấu cho hoá đơn dành cho khách hàng (5): Thuế GTGT tính trên khoản chiết khấu sau hoá đơn (6): Tổng số tiền chiết khấu dành cho khách hàng (7): Cuối kỳ, kết chuyển giảm giá, bớt giá, hồi khấu trên hoá đơn báo Có. ( Sơ đồ số 14 ) TK Cung cấp hàng hoá TK Thuế GTGT thu hộ Nhà Nước TK Tiền mặt, ngân hàng, khách hàng và các khoản liên hệ (1) (2) (3) (4) Sơ đồ hạch toán bán hàng theo hệ thống kế toán pháp (1): Doanh thu bán hàng không có Thuế GTGT (2): Thuế GTGT thu hộ Nhà Nước (3): Tổng giá thanh toán (4): Hàng bán bị trả lại. ( Sơ đồ số 15 ) Sơ đồ hạch toán kết quả kinh doanh theo hệ thống kế toán pháp TK Mua hàng TK Niên khoản khấu hao dự phòng thuộc CPKD TK Kết quả thanh lý TK Cung cấp hàng hoá TK Kết quả tiêu thụ TK Hoàn nhập khấu hao dự phòng (1) (2) (6) (3) (4) (5) TK Kết quả tiêu thụ (1): Kết chuyển giá vốn hàng bán trong kỳ (2): Kết chuyển chi phí khấu hao, chi phí dự phòng thuộc hoạt động bán hàng (3): Kết chuyển doanh thu bán hàng (4): Kết chuyển hoàn nhập khấu hao, dự phòng thuộc hoạt động tiêu thụ (5): Kết chuyển số lỗ về bán hàng (6): Kết chuyển số lãi về bán hàng Có thể nhận thấy hệ thống kế toán pháp có những đặc điểm khác biệt so với nước ta trong việc hạch toán bán hàng: Khi bán hàng có chiết khấu dành cho khách hàng thì phân thành hai trường hợp. Trường hợp 1 Chiết khấu được hưởng xẩy ra cùng với việc lập hoá đơn ( chiết khấu thương mại ): Nợ TK 655: Chiết khấu dành cho khách hàng Nợ TK 530, 512, 514, 411: Số còn phải thu Có TK 70, 701 – 707 ): Giá bán chưa có thuế Có TK 4457: TVA thu hộ Nhà Nước. Trường hợp 2: Chiết khấu cho khách hàng hưởng sau khi đã lập hoá đơn báo đòi thì người bán phải lập hoá đơn báo có gửi cho khách hàng ( chiết khấu thanh toán). Nợ TK 655: Phần chiết khấu Nợ TK 4457: Thuế của chiết khấu Có TK 411, 530, 512: Ghi giảm số thu của khách hàng Khi bán hàng cho khách hàng hưởng giảm giá, bớt giá, hồi khấu ngoài hoá đơn, người bán phải lập giấy báo có cho khách hàng. Nợ TK 709: Phần giảm giá, bớt giá Nợ TK 4457: Giảm thuế Có TK 530, 512, 411: Ghi giảm số thu của khách hàng Khi bán hàng cho khách hàng hưởng giảm giá, bớt giá, hồi khấu nhưng cuối năm chưa thực hiện cho khách hàng. Nợ TK 709: Giảm giá, bớt giá xí nghiệp chấp nhận Có TK 4198: Khách hàng giảm giá, bớt giá, các khoản khác chưa trả. Khoản hàng bán bị trả lại không hạch toán trên một TK riêng như ở Việt Nam mà ghi nhận giảm trực tiếp vào TK doanh thu tương ứng do nguyên tắc giá dùng để hạch toán là giá ghi trên hoá đơn trừ đi phần trăm giảm giá, bớt giá mà doanh nghiệp chấp nhận cho khách hàng. Khi bán hàng, hàng đã giao nhưng hoá đơn chưa lập ( chưa có chứng từ làm cơ sở cho việc hạch toán ), khoản thu nhập này vẫn được ghi nhận và việc theo dõi khách hàng sẽ được chi tiết trên TK 418 – Khách hàng, hoá đơn chưa lập và bút toán này là bút toán điều chỉnh thu nhập cuối năm vì đây là thu nhập thuộc hoạt động của năm báo cáo nên phải đưa về năm báo cáo. Điểm này là khác biệt so với Việt Nam, ta chỉ ghi nhận doanh thu khi đã có cơ sở chắc chắn từ phía khách hàng. Như trường hợp trên, Ta sẽ dùng TK 157- hàng gửi bán để phản ánh và chỉ khi nào khách hàng chấp nhận thanh toán hoặc thanh toán thì mới chấp nhận doanh thu. 3. Đặc điểm kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh theo hệ thống kế toán Mỹ. * Hạch toán bán hàng ở Mỹ được tiến hành theo trình tự sau: Ghi nhận doanh thu: Nợ TK “ Tiền mặt’’: Bán hàng thu tiền ngay Nợ TK “ Khoản phải thu’’: Bán hàng thu tiền chậm Có TK “ Doanh thu’’ - Doanh thu bán hàng bị trả lại và khoản giảm giá hàng bán: Các nhà quản trị rất quan tâm đến thông tin hàng bán bị trả lại và khoản giảm giá hàng bán vì những thông tin này có thể đo lường mức độ thoả mãn của khách hàng. Hệ thống kế toán sẽ cung cấp những thông tin này, bút toán ghi sổ như sau: Nợ TK “ Hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán’’ Có TK “ Khoản phải thu’’ - Chiết khấu hàng bán: Khi hàng hoá được bán trả chậm thì phương thức trả tiền sẽ được công bố rõ ràng để không bị hiểu nhầm về số tiền và thời gian trả tiền. Các phương thức trả tiền thường được viết trên các hoá đơn hay phiếu bán hàng và là một phần của hợp đồng mua bán. Vào lúc bán hàng, do không biết khách hàng có trả tiền trong kỳ hạn chiết khấu để được hưởng chiết khấu hay không nên kế toán ghi nhận như bán hàng thu tiền chậm. Nợ TK “Tiền mặt’’ Nợ TK “Chiết khấu bán hàng’’ Có TK “khoản phải thu’’ Riêng các TK “ chiết khấu bán hàng, hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán’’ là TK điều chỉnh của TK “doanh thu’’ nên có số dư nợ. Khi hàng bán bị trả lại, khoản chiết khấu bán hàng sẽ được tính trên giá trị thuần của số hàng không bị trả lại. * Hạch toán kết quả kinh doanh - Nếu doanh nghiệp xác định hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên thì TK giá vốn hàng bán sẽ phản ánh số hàng hoá bán được trong kỳ và xác định kết quả kinh doanh trong kỳ như sau: Nợ TK “doanh thu’’ Có TK “Xác định kết quả’’ Nợ TK “ Xác định kết quả’’ Có TK “Chi phí’’ Nợ TK “Xác định kết quả’’ Có TK “Chi phí’’ Nợ TK “Xác định kết quả’’ Có TK “Chi phí’’ Nợ TK “Doanh thu’’ Có TK “Xác định kết quả’’ - Nếu doanh nghiệp xác định hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ thì cuối kỳ thực hiện bút toán xử lý hàng tồn kho cùng với bút toán điều chỉnh khác như sau: Nợ TK “Xác định kết quả’’ Có TK “Chi phí’’ Nợ TK “Hàng tồn kho’’ ( cuối kỳ) Có TK “Xác định kết quả’’ Trên đây là những nét khái quát về trình tự hạch toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh của Pháp, Mỹ. Việc học hỏi kinh nghiệm kế toán ở các nước trên thế giới là việc làm rất cần thiết với kế toán Việt Nam, bởi chúng ta đang mở của, thu hút vốn đầu tư nước ngoài. Việc học hỏi này giúp kế toán Việt Nam hoà nhập kịp với công tác kế toán trong khu vực và trên thế giới. Qua những nội dung chính về chuẩn mực doanh thu quốc tế, em thấy chế độ kế toán Việt Nam về hạch toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh phù hợp với nền kinh tế thị trường và dần dần hoà nhập vào thông lệ kế toán quốc tế. Tuy nhiên, đây mới chỉ là lý luận, còn trong thực tế, tuỳ theo đặc điểm của từng doanh nghiệp mà có sự vận dụng khác nhau, mang nét đặc thù riêng và có sự khác biệt nhất định. Vấn đề đặt ra cho các doanh nghiệp thương mại nói chung và công ty HIPT nói riêng là làm sao chọn đuợc cho mình một phương thức kế toán phù hợp với điều kiện cụ thể của công ty mình nhằm đảm bảo cho tài sản, tiền vốn được phản ánh một cách trung thực hợp lý Phần II: Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học HIPT. I. Giới thiệu khái quát chung về công ty. 1. Qúa trình hình thành và phát triển của công ty – HIPT. Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học ( High Performance Technology Joint Stock Company ), viết tắt là HIPT có trụ sở chính tại 79 Bà Triệu – Hà Nội, cửa hàng bán lẻ tại 23 Quang Trung – Hà Nội, hoạt động theo: Giấy phép thành lập số 008291 GP/TLDN ngày 02 tháng 6 năm 1994 do Uỷ ban Nhân dân thành phố Hà Nội cấp Giấy đăng ký kinh doanh số 044123 ngày 18 tháng 6 năm 1994 do trọng tài kinh tế Hà Nội cấp. Sau 6 năm hoạt động, đến ngày 29 tháng 02 năm 2000 công ty trách nhiệm hữu hạn cổ phần hỗ trợ phát triển tin học – HIPT được chuyển đổi thành công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học – HIPT, theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103000008 do Sở kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội cấp. Việc chuyển đổi loại hình từ công ty TNHH thành công ty cổ phần cùng với việc tăng vốn điều lệ từ 500000000 đồng lên 5120000000 ( năm tỉ một trăm hai mươi triệu đồng Việt Nam ) phù hợp với quy mô phát triển và tính chất hoạt động của công ty. Điều này thể hiện rất rõ qua sơ đồ doanh thu của công ty trong những năm trở lại đây: ( Sơ đồ số 16 ) Doanh thu của HIPT từ năm 1994 – 2002 Tỉ đồng Từ sơ đồ trên càng chứng tỏ hướng đi vững chắc của công ty HIPT trên lĩnh vực công nghệ thông tin. Chức năng, nhiệm vụ kinh doanh và lĩnh vực hoạt động kinh doanh của công ty – HIPT. Chức năng: Công ty – HIPT là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực tin học, viễn thông, chức năng chính là chuyển giao công nghệ và dịch vụ tin học tiên tiến trên thế giới vào Việt Nam. Thông qua việc cung cấp dịch vụ tư vấn, cung cấp trang thiết bị và giải pháp tin học viễn thông của các hãng lớn cho khách hàng Việt Nam. Nhiệm vụ: Cung cấp các chủng loại thiết bị tin học chủ yếu của hãng Hewlett-packard ( HP ) như máy tính, máy in, máy quét, các thiết bị nối kết mạng cục bộ và mạng diện rộng, các thiết bị ngoại vi khác. Nghiên cứu áp dụng các giải pháp máy tính ( Lan,Wan ) trên các môi trường khác nhau ( Dos, Netware, Windows, NT, Unit…) dựa trên công nghệ hệ thống mở. Tư vấn và cùng với khách hàng thiết kế, xây dựng và phát triển các hệ thống thông tin, các chương trình quản lý và khai thác cơ sở dữ liệu theo mô hình khách – chủ, dựa trên các sản phẩm mới nhất của các nhà sản xuất phần mềm hàng đầu thế giới . Cung cấp các giải pháp xây dựng mạng thông tin nội bộ ( Intranet ), mạng thông tin toàn cầu ( Internet ) các giải pháp thương mại điện tử E-commerce và các dịch vụ gia tăng giá trị trên mạng Internet như : thư tín điện tử ,world wire wed, voip, catalo điện tử. Đặc điểm về sản phẩm của công ty: HIPT là công ty kinh doanh trong các lĩnh vực công nghệ cao đặc biệt là công nghệ thông tin, sản phẩm chủ yếu của công ty là các hoạt động thiết kế, lắp đặt các thiết bị tin học, các phần mềm ứng dụng, các dịch vụ tư vấn xây dựng kế hoạch phát triển công nghệ thông tin cho các ngành, bộ… Đặc điểm về thị trường mua và bán của công ty HIPT: HIPT là công ty cổ phần chuyên tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh trong lĩnh vực tin học, HIPT có rất nhiều các sản phẩm, dịch vụ khác nhau cung ứng ra thị trường. Mỗi sản phẩm, dịch vụ có ưu thế về mặt thị trường hay chiếm tỉ trọng khác nhau trên thị trường, khách hàng của công ty chủ yếu là các tổ chức, công ty, ngân hàng, cơ quan có nhu cầu xây dựng hệ thông tin hoặc thiết bị và giải pháp thông tin sử lý nhanh với chất lượng cao như: Văn phòng Quốc hội, Tổng công ty Hàng không Việt Nam, Tổng công ty Bảo hiểm Việt Nam, công ty điện toán và Truyền số liệu ( VDC ), Bộ ngoại giao… 2. Tổ chức bộ máy quản lý công ty HIPT. (Sơ đồ số 17) Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý công ty HIPT Công ty cổ phần HIPT được thành lập thông qua đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ). Công ty có đầy đủ tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, hoạch toán độc lập, cơ cấu bộ máy được tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng : + Đại hội đồng cổ đông: trong công ty cơ quan có quyền quyết định cao nhất là Đại hội đồng cổ đông, gồm 15 cổ đông có quyền biểu quyết. Đại hội đồng cổ đông bầu ra hội đồng quản trị gồm 3 người để thay mặt các cổ đông điều hành, quản lý trực tuyến mọi hoạt động kinh doanh của công ty. Đại hội đồng cổ đông họp ít nhất một năm một lần để thông qua._.n thiện trên cơ sở phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp, phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh nhằm mang lại hiệu quả cao nhất. Hệ thống kế toán doanh nghiệp ban hành với sự đóng góp của rất nhiều chuyên gia trong lĩnh vực tài chính kế toán nhưng chỉ dừng lại ở một bản thiết kế tổng hợp. Các doanh nghiệp khi vận dụng vẫn có quyền sửa đổi bổ xung cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty mình trong phạm vi nhất định. - Hoàn thiện phải đảm bảo đáp ứng được yêu cầu cung cấp thêm thông tin kịp thời chính xác, phù hợp với yêu cầu quản lý. - Hoàn thiện phải dựa trên cơ sở tiết kiệm chi phí, giảm nhẹ công việc nhưng vẫn mang tính khoa học vì mục tiêu của mỗi doanh nghiệp là kinh doanh có lãi với hiệu quả cao. 2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty HIPT. 2.1 Về TK sử dụng: Thứ nhất: Là một công ty tư nhân cổ phần hoá, thuộc loại hình doanh nghiệp vừa và nhỏ mà công ty lại áp dụng bảng hệ thống TK theo quyết định 1141 – TC/QĐ/CĐKT ngày 11/11/1995 của Bộ trưởng Bộ tài chính là bảng hệ thống TK được sử dụng chủ yếu trong các doanh nghiệp Nhà nước và doanh nghiệp có quy mô lớn… Khi sử dụng hệ thống TK này để hạch toán đã không phản ánh được đặc thù loại hình của công ty là công ty cổ phần và việc theo dõi sự biến động của vốn trong doanh nghiệp dưới hai mặt là tài sản và nguồn hình thành tài sản không được chặt chẽ. Để có thể tập chung nghiên cứu vốn của doanh nghiệp trong các quá trình thành lập, hoạt động, tổ chức lại công ty…một cách có hiệu quả thì công ty nên xem xét thay đổi lại chế độ kế toán áp dụng trong công ty cho phù hợp đó là chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ được ban hành theo quyết định số 1177/1996 và được sửa đổi theo quyết định 144/2002, chế độ này áp dụng phù hợp cho các doanh nghiệp như công ty cổ phần, công ty TNHH, công ty hợp danh và công ty tư nhân với quy mô kinh doanh vừa và nhỏ. Chế độ kế toán này có hệ thống TK tương tự như hệ thống TK của quyết định 1141, chỉ có một số TK có ký hiệu khác như các TK dự phòng, TK thặng dư vốn và một số các điều kiện về thành lập công ty, về vốn góp, vốn điều lệ, vốn pháp định…được quy định rõ trong luật doanh nghiệp đã được quốc hội thông qua ngày 12/6/1999. Thứ hai: công ty nên dùng TK 1562 để hạch toán riêng chi phí thu mua. Thực tế tại công ty HIPT những khoản chi phí thu mua không hạch toán chi tiết vào TK 1562 mà vừa được phân loại và hạch toán vào TK 641 – chi phí bán hàng, số còn lại thì hạch toán vào TK 642 – chi phí quản lý doanh nghiệp. Cụ thể là các chi phí bốc dỡ hàng, chi phí lưu kho tại bến cảng, sân bay, chi phí giao nhận trong nước, chi phí vận tải, được phản ánh vào TK 641, chi phí bảo hiểm hàng hoá được phản ánh vào TK 642. Cuối tháng các chi phí này được kết chuyển toàn bộ để xác định kết quả, không phân biệt chi phí cho hàng đã tiêu thụ hay còn tồn kho. Việc hạch toán chi phí này là không đúng với quy định của chế độ kế toán, do đó chúng ta không xác định được chính xác trị giá vốn của hàng bán ra, đẫn đến không xác định được kết quả kinh doanh của từng mặt hàng, từng kỳ kinh doanh. Đồng thời công ty cũng gặp khó khăn trong việc xây dựng một chiến lược kinh doanh hợp lý. Để giải quyết được vấn đề này, thiết nghĩ phải hạch toán riêng từng khoản chi phí một cách rõ ràng. Các chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng mới hạch toán vào TH 641, chi phí liên quan đến hoạt động quản lý doanh nghiệp mới hạch toán vào TK 642. TK 1562: dùng để phản ánh chi phí thu mua hàng hoá phát sinh liên quan đến số hàng hoá đã nhập trong kỳ và tình hình phân bổ chi phí thu mua hàng hoá hiện có trong kỳ cho khối lượng hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ và tồn kho thực tế cuối kỳ. Chi phí thu mua hàng hoá hạch toán vào TK này chỉ bao gồm các chi phí liên quan trực tiếp đến quá trình thu mua hàng hoá như: chi phí bảo hiểm hàng hoá, tiền thuê kho, thuê bến bãi, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản đưa hàng hoá từ nơi mua về đến kho doanh nghiệp, các khoản hao hụt tự nhiên trong định mức phát sinh trong quá trình thu mua hàng hoá. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 1562 như sau: Bên nợ: chi phí thu mua hàng hoá thực tế phát sinh liên quan đến khối lượng hàng hoá đã nhập kho. Bên có: chi phí thu mua hàng hoá đã tính cho khối lượng hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ. Dư nợ: chi phí thu mua hàng hoá còn lại cuối kỳ. Trình tự hạch toán. - Phản ánh chi phí thu mua hàng hoá phát sinh: Nợ TK 1562: Chi phí thu mua hàng hoá chưa có thuế GTGT Nợ TK 133: Thuế GTGT Có TK 111, 112, 331: Tổng chi phí thu mua hàng hoá. Chi phí thu mua còn lại đầu kỳ Chi phí thu mua phát sinh trong kỳ Trị giá mua của hàng tiêu thụ trong kỳ Trị giá mua của hàng còn lại cuối kỳ Trị giá mua của hàng tiêu thụ trong kỳ Chi phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ trong kỳ + ++ x Trong đó chi phí thu mua phân bổ cho hàng còn lại gồm hàng đang đi đường, hàng tồn kho. + = - Sau khi phân bổ chi phí thu mua cho khối lượng hàng hoá tiêu thụ trong kỳ, kế toán định khoản: Nợ TK 632: giá vốn hàng bán Có TK 1562: chi phí thu mua hàng hoá. VD: ( đơn vị đ ) Tập hợp chi phí thu mua hàng hoá 12/2002 là: 15793200 đ Trị giá mua của hàng tiêu thụ trong tháng 12/2002 là: 5803511445 đ. Trị giá mua của hàng còn lại cuối tháng 12 là: 1652932613 Chi phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ trong kỳ = 0 + 15793200 5803511445 1625932613 + x 5803511445 Chi phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ trong kỳ: 12336860,77 đ Sau khi tính chi phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ trong kỳ, kế toán tiến hành định khoản như sau: Nợ TK 632:12336860,77 Có TK 1562: 12336860,77 2.2 Về hoàn thiện cách tính giá vốn hàng bán. Như đã trình bầy, Công ty HIPT áp dụng phương pháp đơn giá bình quân hàng luân chuyển trong tháng để tính giá vốn hàng xuất kho. Phương pháp này làm hạn chế tính kịp thời của thông tin hàng tồn kho và trị giá vốn hàng xuất kho. Vì thời điểm xác định được trị giá vốn thực tế hàng xuất kho chỉ được tính vào cuối tháng, cho nên phương pháp này không cung cấp được ngay những thông tin cần thiết về trị gia vốn cho mỗi lần biến động của hàng hoá. Vì vậy, phương pháp này chỉ có tác dụng giảm nhẹ công việc hạch toán mà không tăng cường được tính kịp thời của thông tin kế toán hàng tồn kho. Do việc tính toán đúng đắn, kịp thời giá vốn hàng xuất kho có ý nghĩa quan trọng trong việc tính toán chính xác kịp thời kết quả kinh doanh tổng hợp cũng như chi tiết. Chính vì điều này mà đòi hỏi đặt ra với kế toán tính trị giá vốn hàng xuất kho những yêu cầu, nhiệm vụ nặng nề và phức tạp. Vì vậy theo em, công ty HIPT nên chọn phương pháp nhập trước – xuất trước để tính trị giá vốn thực tế hàng xuất kho cho mỗi lần xuất hàng. Khi sử dụng phương pháp này trong tính toán trị giá vốn hàng xuất kho, ngoài việc lưu trữ các chứng từ nhập xuất phát sinh hàng ngày, máy tính cần phải lưu trữ thông tin, lý lịch chi tiết về từng lần nhập cho mỗi mặt hàng được mã hoá ( giống như nhiều thẻ chi tiết cho một mặt hàng, mỗi thẻ tương ứng với một lần nhập ), bao gồm các thông tin: ngày nhập, mã hàng hoá, số lượng, đơn giá nhập, kho nhập hàng. Khi phát sinh nghiệp vụ xuất hàng, căn cứ vào mã hàng xuất, máy tính sẽ truy cập vào danh mục nhập của mặt hàng đó và trừ dần hàng của từng lần nhập, hàng của lần nhập nào sẽ lấy đơn giá của lần nhập đó để tính cho trị giá vốn hàng xuất kho và ưu tiên theo thứ tự thời gian. 2.3 Về các khoản giảm trừ doanh thu. Chiết khấu hàng bán: Như đã nói ở phần một, công ty HIPT chưa áp dụng việc chiết khấu cho những khách hàng thanh toán sớm, vì thế chưa thúc đẩy việc thu hồi vốn nhanh, dẫn đến hiệu quả kinh doanh chưa cao. Theo em. Công ty nên áp dụng việc chiết khấu cho những khách hàng thanh toán sớm, khuyến khích họ thanh toán nhằm thu hồi nhanh vốn để quay vòng, tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn. Theo quy định của Bộ tài chính, chiết khấu thanh toán là khoản tiền thưởng cho khách hàng tính trên tổng tiền hàng mà họ đã thanh toán trước thời hạn quy định. Thực chất số tiền chiết khấu là chi phí cho việc công ty sớm thu hồi được vốn bị chiếm dụng do khách hàng thanh toán chậm để đưa trở lại hoạt động kinh doanh, tránh việc phải vay vốn ngân hàng dài hạn. Nó chính là khoản chi phí tài chính được hạch toán trên TK 635 ( chi phí hoạt động tài chính ). Trình tự hạch toán như sau: - Khi chấp nhận chiết khấu cho khách hàng, kế toán ghi: Nợ TK 635: tổng số chiết khấu cho khách hàng Có TK 111,112: trả tiền cho khách hàng Có TK 3388: số chiết khấu chấp nhận nhưng chưa thanh toán cho người mua. - Cuối kỳ kế toán kết chuyển sang TK xác định kết quả kinh doanh. Nợ TK 911: xác dịnh kết quả kinh doanh Có TK 635: chi phí hoạt động tài chính. Như vậy, TK 635: chi phí hoạt động tài chính sẽ gồm thêm khoản chiết khấu thanh toán cho khách hàng. Tuỳ thuộc vào nhiều yếu tố, công ty có thể căn cứ vào thời gian thanh toán, tổng số tiền thanh toán và hình thức thanh toán mà đưa ra một tỉ lệ chiết khấu phù hợp. Tỉ lệ này không nên thấp quá để thúc đẩy khách hàng tích cực thanh toán, nhưng cũng không được quá cao nhằm đảm bảo mục tiêu lợi nhuận. Giảm giá hàng bán Trong khoảng thời gian thực tập tại công ty HIPT, nhờ những kiến thức thu thập được trong thời gian ngồi trên ghế nhà trường, em nhận thấy việc áp dụng thiếu các khoản chiết khấu thương mại ở công ty là một vấn đề cần quan tâm bởi công ty là một doanh nghiệp thương mại, mục tiêu kinh doanh là lợi nhuận, để có thể gia tăng lợi nhuận, công ty nên áp dụng các phương thức khuyến khích tiêu thụ hàng hoá, theo em một vấn đề không thể thiếu mà công ty nên bổ xung, đó là việc thực hiện hạch toán các khoản giảm giá hàng bán theo chế độ hiện nay. Các khoản chiết khấu thương mại là số tiền thưởng cho khách hàng trong hai trường hợp: Thứ nhất: Nếu trong một khoảng thời gian nhất định, khách hàng mua một khối lượng lớn hàng hoá, bên bán sẽ trích thưởng cho khách hàng một khoản hồi khấu. Thứ hai: Khi mua với khối lượng lớn trong một đợt mua hàng, người mua sẽ nhận được một khoản giảm trừ trên giá bán thông thường gọi là bớt giá. Như vậy, chiết khấu thương mại chính là một khoản giảm trừ doanh thu và cần được hạch toán trên một TK riêng biệt. Nhưng theo quy định hiện nay, khoản chiết khấu thươg mại lại được phản ánh chung với khoản giảm giá hàng bán trên TK 5213. Việc gộp lại này sẽ làm thay đổi tính chất của khoản giảm giá hàng bán vì giảm giá hàng bán là số tiền giảm trừ cho khách hàng trên giá bán đã thoả thuận, do các nguyên nhân chủ quan từ phía doanh nghiệp như: hàng kém phẩm chất, không đúng quy cách, giao hàng không đúng thời gian, địa điểm trong hợp đồng. Như vậy, việc hạch toán hai khoản giảm trừ doanh thu có tính chất khác nhau trên cùng một TK như vậy sẽ không chính xác, đồng thời gây nhiều bất lợi về phía doanh nghiệp. Đôi khi, số liệu trên TK 5213 không cho người đọc biết được đó là khoản doanh nghiệp tự cho khách hàng hưởng bớt giá, hồi khấu hay bị buộc phải giảm trừ do vi phạm hợp đồng. Vậy, theo em nên tách riêng việc phản ánh chiết khấu thương mại ra khỏi TK 5213 như hiện nay. Khoản giảm giá hàng bán bắt buộc vẫn được phản ánh trên TK 5213 như cũ, nhưng khoản chiết khấu thương mại ( tự nguyện ) thì nên đưa vào TK khác. Có thể mở thêm TK 5211 mang tên “ chiết khấu thương mại ’’ và chi tiết thành hai tiểu khoản: TK 52111: Hồi khấu TK 52112: Bớt giá Có thể khái quát việc hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu sau khi tách hai khoản “ Giảm giá hàng bán’’ và “ chiết khấu thương mại’’ theo sơ đồ sau: ( Sơ đồ số 19 ) Sơ đồ hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu TK 111, 112, 131, 3388 TK 5211 TK5212 TK 3331 TK 5213 TK 511 (1) (1a) (1b) (2) (2a) (2b) (3a) (3b) (3) (4) (5) (6) Trong đó : (1): Tổng số chiết khấu thương mại cho khách hàng hưởng. (1a): Khoản chiết khấu thương mại trên giá chưa thuế. (1b): Thuế GTGT trên khoản chiết khấu thương mại. (2): Tổng trị giá phải thanh toán cho khách hàng về số hàng bán bị trả lại. (2a): Trị giá hàng bán bị trả lại. (3): Tổng số phải thanh toán cho khách hàng về khoản giảm giá hàng bán. (3a): Khoản giảm giá hàng bán. (3b): Thuế GTGT trên khoản giảm giá hàng bán. (4): Kết chuyển khoản chiết khấu thương mại vào doanh thu thuần. (5): Kết chuyển trị giá hàng bán bị trả lại vào doanh thu thuần. (6): Kết chuyển khoản giảm giá hàng bán vào doanh thu thuần. Như thế báo cáo kết quả kinh doanh sẽ có một phần thay đổi nhỏ đó là ở phần các khoản giảm trừ được bổ xung thêm khoản chiết khấu thương mại. ( Biểu số 20 ) Báo cáo kết quả kinh doanh Phần I – lãi – lỗ Chỉ tiêu Mã số Số tiền - Tổng doanh thu - Các khoản giảm trừ + Chiết khấu thương mại + Giảm giá + Hàng bán trả lại + Thuế xuất khẩu + Thuế TTĐB + Thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp 1. Doanh thu thuần 2. Giá vốn hàng bán 3. Lợi nhuận gộp 4. Doanh thu hoạt động tài chính 5. Chi phí hoạt động tài chính 6. Chi phí bán hàng 7. Chi phí quản lý doanh nghiệp 8. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 9. Thu nhập khác 10. Chi phí khác 11. Lợi nhuận khác 12. Tổng lợi nhuận trước thuế 13. Thuế thu nhập doanh nghiệp 14. Lợi nhuận sau thuế 2.4 Về trích lập dự phòng phải thu khó đòi và giảm giá hàng tồn kho. Để tăng cường an toàn cho công ty và đảm bảo nguyên tắc thận trọng công ty nên trích lập dự phòng đối với các khoản phải thu khó đòi và giảm giá hàng bán. Lý do mà công ty nên lập dự phòng là: Thứ nhất: Với số dư nợ và tồn kho hàng hoá là rất lớn cho nên nguy cơ giảm giá và mất khả năng thanh toán từ phía khách hàng là rất dễ xẩy ra. Thứ hai: Mặt hàng kinh doanh của công ty chủ yếu là mặt hàng công nghệ cao, giá trị chất xám kết tinh trong đó là rất lớn, mà các mặt hàng này có tốc độ phát triển theo xu hướng phát triển của khoa học công nghệ là rất nhanh. Cái mới tiên tiến hơn đa năng hơn cái cũ, do đó càng làm cho nguy cơ giảm giá của hàng tồn kho cao. Thứ ba: Công ty là một doanh nghiệp chuyên cung cấp các thiết bị liên quan đến tin học nên khách hàng của công ty rất đa dạng từ cá nhân cho đến các công ty lớn, công ty không thể kiểm soát được khả năng tài chính của khách hàng, đặc biệt là với tình hình thị trường luôn biến động thì chỉ cần một lý do nhỏ nào đó, khách hàng của công ty mất khả năng thanh toán thì đương nhiên hậu quả mà công ty phải giải quyết là không nhỏ. Thực tế cho thấy tại công ty chủ yếu là bán theo phương thức trả chậm, số công nợ phải thu so với doanh thu lớn, việc thất thu là không tránh khỏi. Hàng năm con số dư nợ của công ty thường xuyên ở mức trên 3 tỉ. Cuối năm 2002 dư nợ cuối kỳ của công ty là: 3624966556 đ, con số dư nợ quá hạn là: 853000000 đ chiếm 23% tổng dư nợ cuối kỳ. Do đó với các khoản phải thu cuối kỳ mà ước tính và dự doán là khó đòi cần phải lập dự phòng. Còn đối với dự phòng giảm giá hàng hoá tồn kho, cuối kỳ nhận thấy có khả năng hàng hoá bị giảm giá thấp hơn so với giá thực tế mua vào của hàng tồn kho thì lập dự phòng. Cuối năm công ty tiến hành kiểm tra các khoản phải thu khách hàng, nếu thấy khách hàng nào có khó khăn về tài chính, công ty dự đoán số tiền khách hàng không trả được ( không có khả năng thanh toán ), và lập dự phòng cho những khách hàng đó. Những quy định cụ thể về xếp loại khách hàng khó đòi được quy định trong TT107/2001/TT – BTC ngày 31/12/2001. Mức dự phòng phải thu khó đòi Số nợ phải thu khó đòi % nợ có khả năng mất ( ước tính ) = x Theo quy định, khách hàng nợ quá hạn 2 năm trở lên kể từ ngày quá hạn thanh toán mới được quyền trích lập dự phòng, chỉ lập dự phòng đối với khách hàng thực sự mất khả năng thanh toán nợ cho công ty. Trường hợp đặc biệt tuy chưa quá hạn 2 năm nhưng khách hàng đang trong thời gian xem xét giải thể, phá sản hoặc có dấu hiệu khác như bỏ chốn, đang bị giam giữ, truy cứu trách nhiệm hình sự… thì số nợ đó được coi là nợ khó đòi. Để dự phòng phải thu khó đòi, công ty dùng TK1592: dự phòng phải thu khó đòi ( áp dụng hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo quyết định 1177, 144 dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ ). TK 1592: dự phòng phải thu khó đòi, TK này sử dụng để ghi nhận các nghiệp vụ về lập, xử lý thiệt hại do thất thu nợ và hoàn nhập dự phòng đã lập thừa xảy ra trong niên độ báo cáo. Bên nợ: Hoàn nhập dự phòng đã lập thừa vào thu nhập khác ( TK 711 ) Bên có: lập dự phòng phải thu khó đòi thì ghi vào chi phí quản lý kinh doanh ( TK 642 ) cho năm báo cáo Dư có: dự phòng đã lập hiện có. Phương pháp hạch toán như sau: - Cuối năm căn cứ vào các khoản nợ phải thu khó đòi để xác định các khoản dự phòng cho năm tới. Trường hợp số phải tính dự phòng mà nhiều hơn số dự phòng của năm nay kế toán ghi: Nợ TK 642: chi phí quản lý kinh doanh Có TK 1592: dự phòng phải thu khó đòi. - Trường hợp số dự phòng phải tính nhỏ hơn số dự phòng đã tính của năm nay: Nợ TK 1592 Có TK 642 - Các khoản nợ phải thu khó đòi được xác định là không thu được: Nợ TK 1592: phần đã tính dự phòng Nợ TK 642: phần chưa tính dự phòng Có TK 131, 138 đồng thời ghi đơn: Nợ TK 004: nợ khó đòi đã xử lý. - Sau một thời gian mà các khoản phải thu khó đòi đã xoá sổ nay thu được, kế toán ghi: Nợ TK 111,112 : tổng số tiền thu được Có TK 711: thu nhập khác đồng thời ghi: Có TK 004: nợ khó đòi đã xử lý. Có thể minh hoạ bằng sơ đồ sau: ( Sơ đồ số 20 ) Sơ đồ hạch toán dự phòng phải thu khó đòi TK711 TK 1592 TK 642 Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi Trích lập dự phòng phải thu khó đòi Không dùng đến trong niên độ và cuối niên độ kế toán Đòi vào cuối niên độ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính Dự phòng hàng tồn kho: TK 1593: dự phòng giảm giá hàng tồn kho, được dùng để phản ánh các nghiệp vụ lập, xử lý và giảm giá hàng tồn kho, chỉ lập dự phòng cho só hàng thực trong kho của doanh nghiệp. Không lập dự phòng cho TK 151. Bên nợ: Hoàn nhập số dự phòng hàng tồn kho đã lập ghi thu nhập khác ( TK 711 ). Bên có: Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho ghi chi phí quản lý kinh doanh của năm báo cáo. Số dư có: dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện có. Phương pháp hạch toán: - Cuối năm, căn cứ vào tình hình giảm giá hàng tồn kho của năm tới để xác định phần dự phòng phải tính của năm sau. Trường hợp số dự phòng cần tính nhiều hơn số dự phòng đã tính: Nợ TK 632: giá vốn hàng bán chênh lệch Có TK 1593l: dự phòng giảm giá hàng tồn kho trường hợp số dự phòng cần tính nhỏ hơn số dự phòng đã tính Nợ TK 1593 Trênh lệch Có TK 632 VD: Tình hình kiểm kê hàng tồn kho ở kho HHO – kho công ty ngày 31/12/2002 trong đó có: ( Biểu số21 ) Bảng kiểm kê hàng hoá 31/12/2002 Hàng hoá Giá thực tế mua vào/ 1 Dàn Giá bán trên thị trường/1 Dàn Số lượng tồn kho Dàn ….. Máy tính HP – Brioceleron40MHZ …… ……. 11928275 …….. …… 10839755 ……. …… 35 …… Qua số liệu trên ta thấy cần phải lập dự phòng như sau: Số dự phòng cần lập là: (11928275 - 10839755 ) x 35 = 38098200 đ Kế toán công ty định khoản như sau: Nợ TK 632: 38098200 Có TK 1593: 38098200 Công ty có thể lập bảng tính trích dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho những mặt hàng cần lập dự phòng giảm giá theo mẫu: ( Biểu số 22 ) ( Sơ đồ số 21) TK 711 TK 1593 TK 642 Hoàn nhập dự phòng giảm giá Trích lập dự phòng giảm giá Hàng tồn kho không dùng đến trong niên độ và cuối niên độ kế toán Hàng tồn kho vào cuối niên độ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính Sơ đồ hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho 2.5 Về phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Theo quy định của công ty số lượng hàng hoá chưa được tiêu thụ vào cuối kỳ kế toán, thì cuối kỳ kế toán tính phân bổ một phần và sau đó kết chuyển cho số hàng hoá còn lại trong kỳ vào TK 1422 – Chi phí chờ kết chuyển Nợ TK1422 Có TK 641, 642 sang kỳ sau, kết chuyển CPBH, CPQLDN trừ vào kết quả hoạt động kinh doanh kế toán ghi : Nợ TK 911 Có TK 1422 Do những quy định trên chưa cụ thể, chưa hợp lý, nên việc nhận thức và vận dụng trong kế toán doanh nghiệp còn chưa rõ ràng. Vì vậy để việc tổ chức một cách đúng đắn về kế toán CPBH, CPQLDN kế toán của công ty nên sửa đổi bằng cách không tính CPBH, CPQLDN phân bổ cho hàng hoá còn lại cuối kỳ. Toàn bộ CPBH, CPQLDN là chi phí thời kỳ và hầu hết các khoản chi phí của hai loại chi phí trên đều liên quan đến hàng đã tiêu thụ trong kỳ. Khi đó, theo em việc phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp của công ty nên bắt đầu tiến hành theo công thức sau: CPBH ( CPQLDN ) phân bổ cho hàng bán ra CPBH ( CPQLDN ) đầu kỳ CPBH ( CPQLDN ) phát sinh trong kỳ = + Rồi những kỳ tiếp theo, kế toán công ty không tiến hành phân bổ cho hàng còn lại cuối kỳ, mà chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ thì tính phân bổ hết cho hàng tiêu thụ trong kỳ. Đảm bảo “ doanh thu nào chi phí ấy’’. III. Phương hướng nâng cao lợi nhuận. 1. Đánh giá hiệu quả kinh doanh của công ty trong những năm gần đây. Trong 3 năm trở lại đây, hoạt động kinh doanh của công ty ngày càng mở rộng với doanh thu năm sau luôn cao hơn năm trước. Thể hiện qua bảng tổng kết một số chỉ tiêu kinh tế chủ yếu của công ty HIPT trong 3 năm gần đây ( Biểu số 23 ) Qua phân tích, ta thấy hiệu quả kinh doanh của công ty nói chung có xu hướng tăng lên, tuy nhiên lợi nhuận sau thuế lại có xu hướng giảm xuống trong năm 2001 và tiếp tục tăng dần lên trong năm 2002, điều này là do công ty đầu tư vào việc nâng cấp tài sản, tăng chi phí quản lý doanh nghiệp lên thể hiện trong các chính sách ưu đãi của công ty đối với nhân viên như thưởng cuối năm, hưởng tháng lương thứ 13 trong dịp tết cổ truyền… Đồng thời công ty đang xây dựng những dự án mở rộng thị trường kinh doanh. 2. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty HIPT. Mở rộng phương thức bán hàng: Như chúng ta đã biết, nghệ thuật bán hàng trong kinh doanh là một vấn đề hết sức quan trọng không chỉ với bản thân doanh nghiệp mà còn đối với toàn bộ nền kinh tế quốc dân. Chỉ có thông qua quá trình bán hàng độ hữu dụng của hàng hoá mới được xác định một cách trọn vẹn. Có bán hàng hoá thu được tiền thì công ty mới bù đắp được các chi phí bỏ ra và có lãi. Tăng nhanh quá trình tiêu thụ là tăng nhanh vòng quay của vốn lưu thông, tiết kiệm chi phí. Để làm được điều này, công ty không chỉ tăng nhanh khối lượng hàng bán ra mà còn phải đảm bảo chất lượng hàng hoá trước khi tiêu thụ. Để tăng nhanh khối lượng hàng bán, ngoài các phương thức bán hàng như hiện nay, công ty nên mở rộng một số phương thức mới như: bán chuyển khẩu, hàng đổi hàng, bán hàng trả góp, giao hàng cho các đại lý…Vào các dịp lễ tết, công ty nên dùng hình thức bán hàng có quà tặng khuyến mại như: Tặng một chương trình phầm mềm mới nhất, tặng đĩa nhạc hay thiết bị bảo vệ máy tính…, đồng thời công ty nên tham giá tài trợ cho một số Showgame trên chương trình Tivi vừa là quảng cáo, vừa giúp công ty quảng bá rộng rãi sản phẩm đến người tiêu dùng trong cả nước. Mở rộng thị trường tiêu thụ. Thị trường là nhân tố quyết định giá cả và sản lượng hàng hoá bán ra, để tăng khối lượng hàng bán ra, công ty phải thường xuyên tiến hành thăm dò thị trường, nắm bắt nhu cầu mà thị trường đòi hỏi. Số lượng hàng hoá bán ra trên thị trường do cung cầu thị trường quyết định. Do vậy, để mở rộng thị trường tiêu thụ, công ty nên áp dụng các biện pháp sau: Thứ nhất: Xây dựng chương trình quảng cáo rộng rãi trên mọi phương tiện thông tin có thể với những hình ảnh và khẩu hiệu dễ nhớ, dễ gây tò mò cho người tiêu dùng. Thứ hai: Luôn luôn đưa ra các phương thức bán hàng có kèm theo các chính sách ưu đãi như: giảm giá, bán hàng có quà tặng, bốc thăm quay số trúng thưởng theo số ghi trên phiếu bảo hành hoặc là có những phần thưởng đặc biệt dành cho vị khách hàng thứ 100 mua hàng trong tháng… Thứ ba: Xây dựng một đội ngũ nhân viên năng động, nghiên cứu tìm hiểu thị trường tiềm năng, nắm bắt nhu cầu trước mắt cũng như lâu dài của người tiêu dùng để có kế hoạch phân phối sản phẩm cho phù hợp. Thứ tư: Mở rộng hệ thống phân phối như các đại lý, cửa hàng, siêu thị ở những nơi này nên có chế độ thưởng cho nhân viên bán hàng có doanh số cao hay có công giới thiệu khách hàng lớn cho công ty như tiền, một chuyến du lịch nước ngoài… Thứ năm: Công ty nên chú trọng khai thác thị trường miền núi, vùng sâu, vùng xa. Bởi vì trong tương lai không xa khi mà nền kinh tế thị trường ngày càng phát triển, đời sống được nâng cao thì những thị trường như vậy sẽ cần một khối lượng lớn hàng hoá để trang bị với mục đích tiến kịp các vùng lân cận, các thị xã, thành phố lớn. Thứ sáu: Công ty nên tổ chức hội nghị khách hàng để nắm bắt được những thông tin cần thiết cho việc bán hàng, đưa hàng hoá đi tham gia triển lãm ở các hội trợ triển lãm về công nghệ thông tin. Về thanh toán công nợ với khách hàng. Trong điều kiện hiện nay, công ty phải cạnh tranh gay gắt với các công ty cùng nghành hàng, việc tìm kiếm và thu hút khách hàng là vấn đề mang tính sống còn đối với sự tồn tại và phát triển của công ty. Khách hàng của công ty chủ yếu là khách hàng thường xuyên, thanh toán chậm, điều này tất yếu dẫn đến công ty bị chiếm dụng vốn. Công ty bán hàng theo hình thức trả chậm có thể tăng doanh số bán hàng nhưng khả năng an toàn về mặt tài chính thấp. Vì vậy, công ty cần có biện pháp để quản lý và thu hồi các khoản nợ nhanh hơn, đảm bảo đúng quy định hợp đồng giữa hai bên. Trong hoạt động kinh doanh hàng hoá, để giữ được khách hàng thường xuyên và cạnh tranh hiệu quả thì không doanh nghiệp nào tránh được trường hợp bán chịu. Tuy nhiên, vừa để nâng cao chất lượng bán hàng, vừa nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, công ty nên đề ra những nguyên tắc sau: + Tất cả các khách hàng của công ty không thanh toán ngay đều phải ký hợp đồng kinh tế, trên cơ sở định mức bán hàng chung của toàn công ty mà điều tiết linh hoạt đối với từng khách hàng cho phù hợp. Các bộ phận trên cơ sở căn cứ lượng hàng hoá tiêu thụ bình quân hàng tháng, phối hợp cùng phòng kế toán xây dựng mức dư nợ cụ thể cho từng khách hàng. Đối với khách hàng gần đến hạn trả tiền, công ty nên gửi thông báo yêu cầu trả tiền trước 2 – 3 ngày để nhắc nhở khách hàng phải thanh toán đúng hạn. Trong trường hợp khách hàng không thanh toán đúng hạn, công ty có thể thi hành lãi suất trả chậm cao hơn lãi suất ngân hàng. Công ty ngừng cung cấp hàng hoá nếu có hiện tượng thường xuyên thanh toán không đúng hạn, dây dưa nợ hoặc không có khả năng trả. + Tuỳ thuộc từng đối tượng khách hàng mà công ty quyết định có nên bán chịu hay không, thời hạn nợ là bao nhiêu. Đối với khách hàng mà công ty không nắm chắc tình hình tài chính của họ thì công ty không nên bán chịu. + Phải thường xuyên có sự trao đổi thông tin về công nợ của khách hàng giữa phòng kế toán và bộ phận ( hay trung tâm ) của mỗi khách hàng để quyết định có viết hoá đơn cung cấp hay không. Đây là một trong những giải pháp bảo đảm dư nợ an toàn. + kế toán công nợ định kỳ 10 – 15 ngày gửi giấy báo công nợ đến cho khách hàng vừa để đối chiếu công nợ vừa để kiểm tra việc hạch toán, kế toán phải thường xuyên đôn đốc khách hàng thanh toán nợ. Công ty nên có chính sách thưởng cho khách hàng thanh toán trước hạn hoặc đúng quy định. + Công bố chính sách tín dụng của công ty cho khách hàng biết. Chính sách tín dụng thể hiện sự quan tâm của công ty đối với khả năng thanh toán của khách hàng, đặc biệt là khách hàng mới. Công ty nên nêu rõ những quy định về thời hạn thanh toán, lượng hàng mua được hưởng hồi khấu, chiết khấu… + Tổ chức quản lý chặt chẽ các khoản nợ, cụ thể kiểm tra thời hạn chi tiết đối với từng khách hàng, từng hoá đơn, từng hợp đồng mua bán hàng hoá để phát hiện ra trường hợp khách hàng nợ quá hạn và từ đó có biện pháp thu hồi công nợ. Bán hàng và quản lý: Đây là một vấn đề mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng phải quan tâm, khi tiết kiệm được chi phí có nghĩa là công ty sẽ tăng thêm lãi trong kinh doanh. Để làm tốt điều này, công ty nên tổ chức sắp xếp công việc kinh doanh một cách khoa học và hợp lý. Phân công trách nhiệm tới từng nhân viên, có kế hoạch dự báo trước những biến động để có các biện pháp sử lý phù hợp, giảm thiểu một cách tối đa những chi phí không đáng có. Để có thể thực hiện được điều này công ty phải tiến hành phân công công việc, nghiên cứu quá trình thực hiện công việc một cách nghiêm túc, đối với những công việc phải tiêu tốn một khoản chi phí lớn công ty nên đưa ra nhiều phương án để chọn lựa, phương án nào an toàn, cho kết quả tối ưu và tiết kiệm được chi phí thì nên lựa chọn, việc có nhiều phương án để lựa chọn giúp doanh nghiệp không bị động khi gặp sự cố và có những biện pháp hữu hiệu để giải quyết những rủi ro trong kinh doanh. Ngoài ra, để tăng hiệu quả kinh doanh cần phải có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban, các bộ phận trong công ty. Trong đó, công tác kế toán là một trong các công cụ đắc lực. Để thực hiện điều này, đặc biệt là kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh của công ty phải ghi chép trung thực, đầy đủ, chính xác, kịp thời các thông tin kế toán. Kết luận. Kinh doanh là một nghệ thuật mà ở đó người ta có thể sử dụng mọi phương cách để tăng lợi nhuận một cách cao nhất. Kế toán là một công cụ mà dựa vào công cụ này người ta có thể biết được mức độ kinh doanh của mình đang nằm trong khoảng nào ( lỗ, lãi ). Qua thời gian tìm hiểu thực tế tại công ty HIPT cũng như được tiếp cận trực tiếp với các hình thức bán hàng mà công ty đang áp dụng, em đã phần nào nắm được tình hình thực tế về hoạt động bán hàng của công ty. Có thể nói rằng việc hạch toán kế toán hàng hoá, xác định kết quả kinh doanh nói riêng và công tác kế toán nói chung tại công ty là tương đối khoa học và hoàn thiện. Bằng những kiến thức đã được tiếp thu tại nhà trường cùng với những hiểu biết thực tế về công ty, em đã hoàn thiện luận văn này với đề tài “ kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học – HIPT’’. Luận văn của em ngoài phần lý luận chung có đi sâu tìm hiểu công tác hạch toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty với số liệu thực tế tháng 12 năm 2002. Với tinh thần học hỏi và xây dựng nghiêm túc, em mạnh dạn đưa ra một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện hơn nữa việc hạch toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty. Để có thể hoàn thành luận văn này, em đã được sự giúp đỡ rất nhiệt tình của nhân viên phòng tài chính kế toán và sự hướng dẫn chỉ bảo tận tình của cô giáo PGS.TS Phạm Thị Gái. Em xin chân thành cảm ơn. ._.