Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty XNK tổng hợp và chuyển giao công nghệ Việt Nam

chức, quản lý kinh doanh mà còn là vấn đề sống còn của doanh nghiệp. Đối với doanh nghiệp thương mại, hoạt động kinh doanh chính là hoạt động mua bán hàng hoá. Để đứng vững và phát triển trong điều kiện có sự cạnh tranh gay gắt, doanh nghiệp phải nắm bắt kịp thời tâm lý và nhu cầu của người tiêu dùng. Bán hàng là giai đoạn vô cùng quan trọng, nó quyết định sự thành công hay thất bại trong việc kinh doanh của một doanh nghiệp. Trong quá trình bán hàng, doanh nghiệp phải bỏ ra các khoản chi phí liên quan đến công tác bán hàng, kế toán phải thường xuyên theo dõi, phản ánh, ghi chép, đầy đủ, chính xác, kịp thời các khoản doanh thu, giá vốn hàng bán và các khoản chi phí có liên quan. Cuối kỳ, kế toán cung cấp kết quả kinh doanh và các chỉ tiêu kinh tế tài chính khác giúp ban lãnh đạo xây dựng và lựa chọn được phương án kinh doanh có hiệu quả nhất. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng, với những kiến thức đã học ở trường cùng với sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo Nguyễn Năng Phúc cũng như sự giúp đỡ của các cán bộ kế toán trong phòng Kế toán Tài chính - Công ty xuất nhập khẩu tổng hợp và chuyển giao công nghệ Việt Nam (VINAGIMEX), em đã mạnh dạn đi sâu nghiên cứu và quyết định chọn đề tài cho luận văn tốt nghiệp của mình: " Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty xuất nhập khẩu tổng hợp và chuyển giao công nghệ Việt Nam". Phạm vi nghiên cứu của đề tài là công tác tổ chức bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở doanh nghiệp kinh doanh thương mại. Mục đích khi nghiên cứu đề tài là đi sâu, làm rõ lý luận về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở doanh nghiệp kinh doanh thương mại, đồng thời phản ánh qua tình hình thực tế và số liệu cụ thể ở công ty xuất nhập khẩu tổng hợp và chuyển giao công nghệ Việt Nam. Từ đó đưa ra một số nhận xét, kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty. Đề tài được nghiên cứu dựa trên cơ sở lý luận và biện pháp: Duy vật biện chứng, duy vật lịch sử, lý thuyết về hạch toán kế toán, thống kê... Đề tài được trình bày với ba phần chính, bao gồm: Phần I: Lý luận chung về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại. Phần II: Thực tế công tác bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty xuất nhập khẩu tổng hợp và chuyển giao công nghệ Việt Nam. Phần III: Một số nhận xét và ý kiến nhằm hoàn thiện công tác bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty xuất nhập khẩu tổng hợp và chuyển giao công nghệ Việt Nam. Với những kiến thức đã học và kinh nghiệm còn hạn chế, thời gian thực tập và làm luận văn có hạn, do đó bài viết của em không tránh khỏi những sai sót. Em kính mong thầy cô và các anh chị trong phòng kế toán đóng góp ý kiến giúp em hoàn thiện đề tài này. Phần I Lý luận chung về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong doanh nghiệp kinh doanh thương mại I.1: Sự cần thiết tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng I.1.1Bán hàng, kết quả bán hàng và yêu cầu quản lý đối với công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. I.1.1.1 Bán hàng Bán hàng là giai đoạn cuối cùng trong quá trình hoàn vốn kinh doanh của doanh nghiệp, là quá trình thực hiện mặt giá trị của hàng hoá. Hàng hoá được coi là đã được bán khi doanh nghiệp chuyển quyền sở hữu cho khách hàng và được khách hàng trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán cho số hàng đó. Công tác bán hàng phản ánh việc giải quyết đầu ra của hoạt động sản xuất kinh doanh, nhằm đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của xã hội. Trong nền kinh tế thị trường, các mặt hàng ngày càng trở lên đa dạng và phong phú hơn, người tiêu dùng được quyền lựa chọn và sử dụng nhiều loại hàng hoá hơn. Trong điều kiện khả năng thanh toán có hạn, nhu cầu của người tiêu dùng lại cao, họ sẽ chọn những loại sản phẩm hàng hoá đem lại cho họ lợi ích tiêu dùng lớn nhất. Do vậy, công tác bán hàng rất quan trọng đối với doanh nghiệp. Một mặt sản phẩm, hàng hoá bán ra phải thoả mãn nhu cầu của người tiêu dùng, mặt khác nó phải đảm bảo sự duy trì cũng như sự phát triển của doanh nghiệp. Đối với doanh nghiệp thương mại, hoạt động mua vào là tiền đề của hoạt động bán hàng, và ngược lại hoạt động bán hàng lại có tính chất quyết định tới hoạt động thu mua hàng hoá. Nếu hàng mua về không bán được dẫn đến vốn kinh doanh bị ứ đọng, ảnh hưởng đến tình hình tài chính của doanh nghiệp. Nếu công tác bán hàng được thực hiện tốt, hàng hoá luân chuyển nhanh sẽ tăng nhanh vòng vốn kinh doanh. Từ đó, doanh nghiệp có điều kiện tích luỹ để tái sản xuất và mở rộng hoạt động kinh doanh. I.1.1.2.Kết quả bán hàng. Kết quả bán hàng là chỉ tiêu biểu hiện hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, đó là khoản chênh lệch giữa doanh thu thuần (Tổng doanh thu trừ đi các khoản giảm trừ: thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại) với trị giá vốn của hàng đã bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho hàng đã bán. Kết quả bán hàng là bộ phận chủ yếu cấu thành nên kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Kết quả kinh doanh lại là đánh giá cuối cùng về hiệu quả quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Do vậy kết quả bán hàng có tính chất quyết định đến kết quả kinh doanh. Kết quả kinh doanh có thể lỗ hoặc lãi. Nếu lỗ sẽ được sử lý theo quy định của Bộ Tài chính và quyết định của cấp có thẩm quyền. Nếu lãi sẽ được phân phối theo quy đinh của cơ chế tài chính, theo một trình tự nhất định: Làm nghĩa vụ với nhà nước, chia lãi cho các bên liên doanh, chia cổ tức cho cổ đông, để lại doanh nghiệp để hình thành các quỹ và bổ xung nguồn vốn. Đây là cơ sở để duy trì sự tồn tại cũng như sự phát triển của doanh nghiệp. I.1.1.3. Yêu cầu quản lý quá trình bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Đối với mọi doanh nghiệp, việc tiêu thụ hàng hoá là một vấn đề vô cùng quan trọng, quyết đinh quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Bởi vì thông qua tiêu thụ, một mặt thể hiện tính chất hữu ích của hàng hoá được xã hội thừa nhận, đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng, mặt khác nó có khả năng bù đắp các chi phí bỏ ra trong quá trình kinh doanh và có lợi nhuận. Nếu như hàng hoá được tiêu thụ nhanh sẽ tăng nhanh vòng quay của vốn lưu động, tránh sự ứ đọng vốn, giảm thiểu việc sử dụng các nguồn vốn kém hiệu quả, như vốn vay, vốn chiếm dụng, đảm bảo thu hồi vốn nhanh, có điều kiện để thực hiện tái sản xuất mở rộng. Ngoài ra, trong quan hệ với các doanh nghiệp khác, việc tiêu thụ hàng nhanh chóng cũng thể hiện nỗ lực của bản thân doanh nghiệp trong việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng về số lượng, chủng loại, mẫu mã và thời gian đáp ứng. Mặt khác, đơn vị có khả năng thanh toán cao và nhanh hơn với các đơn vị bán hàng, điều này góp phần tăng uy tín của doanh nghiệp. Từ những phân tích trên, ta thấy rằng thực hiện tốt công tác tiêu thụ hàng hoá có ý nghĩa rất quan trọng đối với doanh nghiệp. Do đó, cần phải quản lý tốt công tác bán hàng. Tuy nhiên, để quản lý tốt công tác bán hàng ta cần phải thoả mãn các yêu cầu sau: - Nắm bắt theo dõi hàng hoá bán ra. + Về khối lượng hàng hoá tiêu thụ: Phải nắm chính xác số lượng từng loại hàng hoá tồn kho đầu kỳ, hàng nhập trong kỳ, hàng xuất tiêu thụ trong kỳ, từ đó xây dựng kế hoạch dự trữ cần thiết và thường xuyên đối chiếu kiểm tra giữa kế toán hàng hoá, thủ kho và bộ phận thu mua - bán hàng hoá, thường xuyên đối chiếu kiểm tra cho từng loại hàng, nhóm hàng. + Về giá vốn hàng xuất bán: Đây là bộ phận cấu thành giá trị của thành phẩm, hàng hoá. Đối với doanh nghiệp thương mại, giá vốn hàng hoá xuất bán bao gồm giá mua thực tế và chi phí thu mua của số hàng đó. Tuỳ từng doanh nghiệp tính giá vật tư, hàng hoá theo phương thức khác nhau thì gía vốn của hàng xuất bán cũng khác nhau. Doanh nghiệp có thể lựa chọn sử dụng một trong các phương pháp: Nhập trước xuất trước; Nhập sau xuất trước; Bình quân gia quyền: Bình quân liên hoàn; Thực tế đích danh; Phương pháp giá hạch toán. -Theo dõi chặt chẽ các khoản doanh thu và chi phí liên quan đến quá trình bán hàng. Doanh thu bán hàng là thu nhập chính của doanh nghiệp thương mại, dịch vụ. Để có được doanh thu cao, bù đắp được các chi phí và có lãi, doanh nghiệp phải xây dựng được các chính sách giá phù hợp. Bộ phận nghiên cứu thị trường cần có các thông tin chính xác, kịp thời về giá cả. Qua đó doanh nghiệp xây dựng, lựa chọn các chính sách giá hợp lý, phù hợp với quan hệ cung cầu trên thị trường. Trong quá trình kinh doanh, doanh nghiệp phải bỏ ra các khoản chi phí liên quan đến công tác bán hàng và công tác quản lý doanh nghiệp. Các chi phí này có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Do vậy doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch, kiểm tra giám sát việc thực hiện kế hoạch về các khoản chi phí này, đồng thời có biện pháp giảm thiểu các chi phí không cần thiết. -Có biện pháp đôn đốc, thu hồi đầy đủ kịp thời vốn của doanh nghiệp, tăng vòng quay của vốn lưu động. Trước khi ký kết hợp đồng, doanh nghiệp cần tìm hiểu rõ khách hàng của mình về các yêu cầu, về khả năng thanh toán và về uy tín của khách hàng, đặc biệt đối với các khách hàng lớn và có khả năng quan hệ lâu dài. Doanh nghiệp phải thường xuyên đôn đốc việc thu hồi nợ, đa dạng hoá các phương thức thanh toán, thoả thuận với khách hàng về phương thức thanh toán và thời hạn thanh toán hợp lý tạo điều kiện cho doan nghiệp thu hồi vốn nhanh, rút ngắn chu kỳ thanh toán, trang trải kịp thời các chi phí và đáp ứng được nhu cầu về vốn cho các hoạt động kinh doanh khác. Kết quả bán hàng được tính dựa trên cơ sở doanh thu thuần và chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp. Đây là phần thu nhập lớn nhất đối với bất kỳ doanh nghiệp kinh doanh thương mại nào. Nếu công tác bán hàng được quản lý chặt chẽ, hợp lý tất yếu sẽ dẫn đến kết quả bán hàng sẽ cao. Tuy nhiên ta cũng không thể tránh khỏi những sai sót có thể xảy ra. Do vậy cần có một công cụ đắc lực, hợp lý để tổng hợp quá trình trên: Bán hàng - xác định kết quả bán hàng - đó là hạch toán kế toán. Nó đảm bảo cung cấp thông tin một cách chính xác, đầy đủ và kịp thời, cho phép doanh nghiệp đạt được ba mục tiêu chiến lược: Lợi nhuận - vị trí và an toàn. Thoả mãn được các yêu cầu đó góp phần tăng hiệu quả sử dụng vốn trong doanh nghiệp, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp và góp phần làm tăng nguồn thu cho ngân sách nhà nước, thúc đẩy nền kinh tế phát triển. I.1.2. Vai trò, nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. I.1.2.1.Vai trò của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Đối với các doanh nghiệp nói chung và đối với doanh nghiệp thương mại nói riêng, tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng có vai trò quan trọng. Thông qua các số liệu của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng cung cấp, ban lãnh đạo công ty có thể thấy được những thiếu sót giữa khâu mua, khâu dự trữ và khâu bán, phát hiện những hàng hoá chậm luân chuyển, hàng hoá luân chuyển nhanh, từ đó tìm ra biện pháp thúc đẩy quá trình lưu thông hàng hoá, tăng nhanh vòng quay của vốn lưu động. Từ số liệu trên báo cáo tài chính mà kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng cung cấp, nhà nước nắm được tình hình kinh doanh và tình hình tài chính của doanh nghịp. Qua đó nhà nước kiểm tra việc chấp hành các chế độ tài chính kế toán, đồng thời thực hiện được các chức năng quản lý vĩ mô nền kinh tế. Ngoài ra thông qua số liệu kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng cung cấp, các đối tác biết được khả năng của doanh ngiệp trong việc mua bán hàng hóa, từ đó ra các quyết định trong quan hệ hợp tác với doanh nghiệp,như: Đầu tư, cho vay vốn hay bán chịu với khối lượng lớn... I.1.2.2. Nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Để quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp sử dụng nhiều công cụ quản lý khác nhau. Trong đó, kế toán được sử dung như một công cụ không thể thiếu đôi với mỗi doanh nghiệp. Do vậy, để thực hiện tốt vai trò của mình, kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng cần thực hiện những nhiệm vụ cơ bản sau: Ghi chép đầy đủ, kịp thời khối lượng thành phẩm, hàng hoá dịch vụ bán ra và tiêu thụ nội bộ, tính toán đúng đắn trị giá vốn của hàng đã bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và các khoản chi phí khác nhằm xác định đúng kết quả bán hàng. Kiểm tra, giám sát tiến độ thực hiện kế hoạch bán hàng, kế hoạch lợi nhuận, phân phối lợi nhuận, kỷ luật thanh toán và làm nghĩa vụ với nhà nước. Cung cấp thông tin chính xác, trung thực và đầy đủ về tình hình bán hàng, xác định kết quả phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và quản lý doanh nghiệp. Thực hiện những nhiệm vụ cơ bản trên, thông tin kế toán đã giúp những người quản lý doanh nghiệp nắm vững tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, thiết lập được mối quan hệ giữa sản xuất và tiêu dùng, tìm ra và lựa chọn phương án bán hàng có hiệu quả nhất, từ đó định hướng hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp . Để phát huy được vai trò và thực hiện tốt các nhiệm vụ đã nêu trên, đòi hỏi công tác kế toán phải được tổ chức rất khoa học, hợp lý, đồng thời cán bộ kế toán phải nắm vững nội dung của việc tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. I.2.Lý luận chung về tổ chức công tác kế toàn bán hàng và xác định kết quả bán hàng. I.2.1.Các phương thức bán hàng. Phương thức bán hàng có ảnh hưởng trực tiếp đến việc sử dụng các tài khoản kế toán để phản ánh tình hình xuất kho thàn phẩm, hàng hoá. đồng thời có tính chất quyết định đối với việc xác định thời điểm bán hàng, hình thành doanh thu bán hàng và tiết kiệm chi phí bán hàng để tăng lợi nhuận. Hiện nay các doanh nghiệp thường vận dụng các phương thức bán hàng sau đây: I.2.1.1.Bán hàng theo phương thức giao hàng trực tiếp. Theo phương thức này, bên khách hàng uỷ quyền cho cán bộ nghiệp vụ đến nhận hàng tại kho của doanh ngiệp hoặc giao hàng tay ba tại địa điểm của người bán. Người nhận sau khi ký vào chứng từ bán hàng của doanh nghiệp bán thì hàng hoá được xác nhận là đã bán. Khi đó doanh nghiệp nhận được tiền hoặc được quyền thu tiền. thời điểm xác nhận doanh thu chính ngay tại thời điểm bán. Phương thức bán hàng này còn bao gồm các phương thức bán hàng cụ thể sau, như: Bán buôn, bán lẻ, bán hàng đổi hàng. Đối với bán buôn có hai phương thức : Phương thức bán hàng qua kho và phương thức bán hàng không qua kho. *Phương thức bán hàng qua kho. Theo phương thức này hàng hoá mua về được nhập kho , rồi từ kho xuất bán ra. người mua có thể nhận hàng ngay tại kho của đơn vị bán hay tại địa điểm do hai bên thỏa thuận, chi phí vận chuyển có thể do bên bán hoặc bên mua chịu. *Phương thức bán hàng không qua kho. Theo phương thực này hàng hoá sẽ đợc vận chuyển thẳng từ đơn vị cung cấp đến đơn vị mua mà không qua việc nhập xuất vào kho của doanh nghiệp. Đối với hàng nhập khẩu, hàng hoá được giao ngay cho đơn vị mua tại sân bay, bến cảng... hoặc chuyển ngay từ sân bay, bến cảng đén nơi người mua yêu cầu. Đối với bán lẻ: Người mua chủ yếu là những khách hàng mua với mục đích tiêu dùng, không với mục đích kinh doanh. Người mua đến cửa hàng, chi nhánh của công ty để mua, nhận hàng và thường thanh toán toàn bộ số tiền của lô hàng đó. Đối với bán hàng đổi hàng: Doanh ngihệp giao hàng cho khách hàng và đổi lại khách hàng giao cho doanh nghiệp vật tư, hàng hoá với giá trị tương ứng, phương thức này chia làm ba trường hợp: Trao đổi hàng lấy ngay Xuất hàng hoá trước, láy vật tư, hàng hoá về sau. Lấy vất tư, hàng hoá trước, xuất hàng trả sau. I.2.1.2.Bán hàng theo phương thức gửi hàng. Theo phương thức này định kỳ doanh nghiệp gửi hàng cho khách trên cơ sở thoả thuận trong hợp đồng mua bán giữa hai bên và giao hàng tại địa điểm đã quy ước trong hợp đồng. Khi xuất kho gửi đi hàng vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. Kế toán chỉ được ghi nhận doanh thu trong những trường hợp sau: -Doanh nghiệp nhận được số tiền do khách hàng thanh toán: tiền mặt, giấy báo Có của ngân hàng,séc... -Khách hàng đã nhận được hàng và chấp nhận thanh toán. -Khách hàng đã ứng trước tiền hàng về số hàng đó. -Hai bên thoả thuận thanh toán theo kế hoạch. Trong phương thức này, bán hàng qua đại lý là chủ yếu, doanh thu được xác định khi đại lý thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán tiền hàng. I.2.2Doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng. I.2.2.1.Doanh thu bán hàng, nguyên tắc xác định doanh thu bán hàng. Sau khi giao hàng cho khách hàng, doanh nghiệp được khách hàng trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán một khoản tiền tương ứng với giá trị hàng hoá theo thoả thuận. Khoản tiền này được gọi là doanh thu bán hàng. *Doanh thu bán hàng: Là tổng giá trị thực hiện cho hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá,cung cấp lao vụ, dịch vụ cho khách hàng. Doanh thu bán hàng thường được phân biệt cho từng loại hoạt động bán hàng, như: Doanh thu bán hàng hoá, doanh thu bán sản phẩm, doanh thu cung cấp dịch vụ. Cụ thể hơn, doanh thu bán hàng cũng có thể được tính cho chi tiết từng loại hàng hoá, thành phẩm, dịch vụ tiêu thụ. Ngoài ra, ta cũng có thể phân biệt doanh thu bán hàng theo phạm vi tiêu thụ, bao gồm: Doanh thu bán ra ngoài và doanh thu bán hàng nội bộ. Việc xác định doanh thu bán hàng tại các doanh nghiệp áp dụng tính thuế Giá trị gia tăng theo các phương pháp khác nhau thì khác nhau: +Đối với doanh nghiệp nộp thuế Giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì doanh thu bán hàng là toàn bộ số tiền bán hàng chưa có thuế Giá trị gia tăng, gồm cả phụ thu và phí thu thêm ngoài giá bán (nếu có). +Đối với doanh nghiệp nộp thuế Giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp thì doanh thu bán hàng là toàn bộ số tiền hàng gồm cả phụ thu và phí thu thêm ngoài giá bán( nếu có). * Nguyên tắc xác định doanh thu bán hàng. Việc tổ chức công tác kế toán phải tuân theo những nguyên tắc nhất định, việc hạch toán doanh thu cũng phải tuân theo những nguyên tắc nhất định. Khi xác định doanh thu phải xác định đúng thời điểm ghi nhận doanh thu. Thời điểm ghi nhận doanh thu là thời điểm doanh nghiệp giao hàng cho khách hàng, được khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. Do đó, có thể xảy ra các trường hợp sau: -Doanh thu được ghi nhận tại thời điểm giao hàng. -Doanh thu được ghi nhận sau thời điểm giao hàng. Thời điểm ghi nhận doanh thu có thể phát sinh nguồn tiền hoặc không phát sinh nguồn. Trường hợp bán hàng thu tiền ngay, nguồn tiền phát sinh, doanh thu bán hàng chính là số tiền thu được. trường hợp bán hàng chưa thu được tiền ngay, chưa phát sinh nguồn tiền, người mua chấp nhận thanh toán, song đến cuối kỳ doanh nghiệp vẫn chưa thu được tiền, khi đó doanh thu được tính cho kỳ này nhưng sang kỳ sau mới có tiền nhập quỹ. Trường hợp giữa khách hàng và doanh nghiệp có áp dụng phương pháp thanh toán theo kế hoạch thì khi gửi sản phẩm, hàng hoá cho người mua doanh thu coi như được xác định. Trường hợp người mua trả trước hoặc trả tiền tương ứng với số hàng cung cấp nhưng chưa đủ số hàng cần và chưa được chấp nhận thì doanh nghiệp không được ghi nhận doanh thu. I.2.2.2. Các khoản giảm trừ doanh thu. Trong quá trình bán hàng, có thể phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu. Các khoản này bao gồm: thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại. *Thuế tiêu thụ đặc biệt: Là sắc thuế thuộc loại thuế tiêu dùng, đánh vào việc chi tiêu cho hàng hoá dịch vụ đặc biệt do nhà nước quy định nhằm hướng dẫn tiêu dùng, điều tiết thu nhập của những người có thu nhập cao và góp phần đảm bảo nguồn thu cho nguồn thu cho ngân sách nhà nước. *Thuế xuất khẩu: Là sắc thuế thuộc loại thuế tiêu dùng đánh vào các loại hàng hoá xuất khẩu nhằm kiểm soát hoạt động trong và ngoài nước, định hướng đúng đắn trong việc sản xuất kinh doanh, và đảm bảo nguồn thu ngân sách nhà nước. Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu được xác định căn cứ vào số lượng sản phẩm hàng hoá, dịch vụ tiêu thụ, giá tính thuế và thuế suất của từng mặt hàng do nhà nước quy định trong từng thời kỳ. *Giảm giá hàng bán. Giảm giá hàng bán là số tiền người bán giảm giá cho người mua trên giá bán đã thoả thuận vì lý do hàng bán kém phẩm chất, không đúng quy cách, thời hạn đã quy định trong hợp đồng hoặc do khách mua với số lượng lớn. Giảm giá hàng bán có ba loại sau: - Giảm giá. - Bớt giá:Là khoản giảm trừ trên giá bán thông thường vì lý do mua hàng với khối lượng lớn, khoản này được tính theo tỷ lệ trên giá bán, người bán thực hiện bớt giá cho người mua ngay sau lần mua hàng. - Hồi khấu: Là khoản giảm trừ tính trên tổng số các nghiệp vụ đã thực hiện với một khách hàng trong một thời gian nhất định. *Hàng bán bị trả lại. Trị giá hàng bán bị trả lại là số tiền doanh nghiệp phải trả cho khách hàng trong trường hợp hàng xác định là đã bán nhưng do hàng kém phẩm chất, sai quy cách , chủng loại, mẫu mã... khách hàng trả lại số hàng đó. I.2.3.Giá vốn hàng bán Trị giá vốn hàng xuất bán là trị giá vốn thành phẩm, hàng hoá, dịch vụ xuất bán trong kỳ. Đối với doanh nghiệp thương mại, trị giá hàng xuất kho để bán bao gồm giá mua thực tế và chi phí thu mua của số hàng đã xuất kho. Giá mua thực tế của hàng xuất bán là giá mua phải trả cho người bán. Nếu hàng hoá là hàng nhập khẩu thì ngoài giá mua thực tế còn bao gồm cả thuế nhập khẩu. Chi phí thu mua của số hàng xuất bán bao gồm các chi phí liên quan trực tiếp đến quá trình mua hàng như: Chi phí bảo hiểm hàng hoá, tiền thuê kho, thuê bến bãi, chi phí vận chuyển, bảo quản, bốc xếp... đưa hàng từ nơi mua về kho doanh nghiệp. Do hàng mua về nhập kho có thể có giá trị thực tế nhập kho khác nhau ở những thời điểm khác nhau trong kỳ hạch toán. Doanh nghiệp phải căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh của mình, khả năng nghiệp vụ của cán bộ kế toán... kế toán doanh nghiệp cần lựa chọn phương pháp xác định giá vốn hàng xuất kho bán hợp lý nhất. Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các phương pháp tinh giá vốn hàng xuất kho sau: *Phương pháp đơn giá bình quân. Phương pháp đơn giá bình quân bao gồm hai phương pháp: -Phương pháp bình quân gia quyền: Theo phươngpháp này, hàng hoá xuất bán chưa ghi sổ giá vốn hàng xuất. Cuối tháng, căn cứ vào số hàng tồn đầu kỳ và số hàng nhập trong kỳ kế toán tính được giá bình quân của hàng hoá theo công thức: Giá thực tế Giá thực tế Hàng tồn kho + hàng nhập Đơn giá đầu kỳ bình quân = Trong kỳ gia quyền Số lượng hàng tồn đầu kỳ + Số lượng hàng nhập trong kỳ Từ đó ta xác định được giá vốn hàng xuất kho: Giá thực tế Số lượng Đơn giá thực tế hàng hoá = hàng hoá X bình quân xuất kho xuất kho gia quyền Phương pháp này có ưu điểm tính toán đơn giản, dễ làm nhưng đến cuối kỳ mới tính được giá vốn của hàng xuất bán. Do vậy phương pháp này thường được sử dụng ở những doanh nghiệp mà số chủng loại hàng hoá không lớn, hạch toán đơn giản. -Phương pháp bình quân liên hoàn Về cơ bản, phương pháp này giống phương pháp trên, nhưng đơn giá bình quân được xác định trên cơ sở giá thực tế của hàng tồn đầu kỳ và đơn giá của hàng nhập trong kỳ. Cứ sau mỗi lần nhập kho hàng hoá thì lại tính lại giá thực tê bình quân sau lần nhập đó. Giá thực tế Số lượng Đơn giá thực tế của hàng = hàng X bình quân xuất kho xuất kho trước khi xuất Theo phương pháp này, ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán cũng có thể xác định được giá thực tế của hàng xuất kho. Song khối lượng công việc tính toán lại nhiều, nên phương pháp này thường được áp dụng ở doanh nghiệp có ít chủng loại hàng hoá, số lần nhập ít. *Phươngpháp thực tế đích danh: Theo phương pháp này hàng hoá nhập kho theo giá nào thì xuất kho theo giá đó. trị giá vốn của hàng xuất bán được tính căn cứ vào số lượng hàng xuất kho và đơn giá nhập của lô hàng đó. Phương pháp này phản ánh chính xác giá của từng lô hàng xuất, nhưng công việc rất phức tạp đòi hỏi thủ kho phải nắm chi tiét từng lô hàng. Phương pháp này thường được áp dụng cho các loại hàng hoá có giá trị cao, nhập theo lô và được bảo quản riêng theo từng lô của mỗi lần nhập. *Phương pháp nhập trước, xuất trước. Phương pháp nàydựa trên giả định rằng hàng hoá nào nhập trước sẽ được xuất trước và lấy đơn giá mua thực tế của lần nhập đó để tính giá vốn hàng xuất kho. Trị giá của hàng tồn kho cuối kỳ được tính theo số lượng hàng tồn kho và đơn giá của những lần nhập sau cùng. Phương pháp này thường được áp dụng cho những doanh nghiệp có khả năng quản lý cao về điều kiện, thời gian bảo quản... Khi tính toán trị giá vốn đòi hỏi phải có sự phân loại hàng hoá rõ ràng nen việc quản lý hạch toán phức tạp. *Phương pháp nhập sau, xuất trước. Về cơ bản phương pháp này cũnh như phương pháp nhập trước xuất trước. Song phươngpháp này dựa trên giả định rằng hàng nào nhập sau thì xuất trước và trị giá hàng xuất kho được tính bằng cách căn cứ vào số lượng hàng xuất kho, đơn giá của từng lô hàng nhập mới nhất hiện có trong kho. Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ được tính theo số lượng hàng tồn kho và đơn giá của nhưng lô hàng nhập cũ nhất và đơn giá của lô hàng nhập sau khi xuất lần cuối tính đến thời điểm xác định số tồn kho. Phương pháp này thường được áp dụng tại các doanh nghiệp kinh doanh những mặt hàng mà giá cả biến động mạnh qua những lần nhập. Nói chung hai phương pháp nhập trước xuất trước và nhập sau xuất trước cung cấp giá trị phù hợp của hàng xuất kho trong nhiều trường hợp linh động khác nhau nhưng lại gây khó khăn trong việc hạch toán chi tiết hàng hoá tồn kho cũng như việc tổ chức kho. Do đó các phương pháp này chỉ áp dụng trong các doanh nghiệp mà việc nhập, xuất kho theo lô lớn và không thường xuyên. *Phương pháp giá hạch toán. Giá hạch toán là giá do doanh nghiệp đặt ra, có thể là giá kế hoạch hoặc giá cuối kỳ trước và được sử dụng thống nhất tong một kỳ hạch toán. Giá thực tế Giá hạch toán Hệ số Của hàng hoá = hàng hoá X giá của Xuất kho trong kỳ xuất kho hàng hoá Trong đó: Giá thực tế + Giá thực tế Hệ số hàng tồn đầu kỳ hàng nhập trong kỳ giá của = hàng hoá Giá hạch toán + Giá hạch toán hàng tồn đầu kỳ hàng nhập trong kỳ Giá hạch toán thường được sử dụng để đánh giá thành phẩm, hàng hoá trong các doanh nghiệp có quy mô lớn, khối lượng hàng hoá nhiều, tình hình nhập , xuất diễn ra thường xuyên, việc xác định giá thực tế khó khăn. Mỗi phương pháp tính giá đều có nội dung, ưu, nhược điểm khác nhau. Doanh nghiệp khi lựa chọn phương pháp tính giá hàng xuất kho phải đảm bảo nguyên tắc nhất quán trong các liên độ kế toán để đảm bảo tính so sánh được của các báo cáo tài chính. I.2.4.Chi phí bán hàng. Trong quá trình bán hàng, doanh nghiệp phải bỏ ra các khoản chi phí cho khâu lưu thông hàng , như: vận chuyển, bao gói, giao dịch...Chi phí bán hàng là các khoản chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thu các loại sản phảm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ như chi phí nhân viên bán hàng, chi phí thuê kho bãi, chi phí vận chuyển, bốc dỡ... Theo quy định hện hành, chi phí bán hàng chia thành các loại sau: -Chi phí nhân viên: Là các khoản trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói sản phẩm, hàng hoá, bảo quản vận chuyển hàng hoá... bao gồm tiền lương, tiền công, các loại phụ cấp, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn... - Chi phí vật liệu, bao bì: Là khoản chi về vật liệu, bao bì bao gói sản phẩm, hàng hoá dùng cho bảo quản và vận chuyển sản phẩm, hàng hoá. - Chi phí dụng cụ, đồ dùng: Chi về công cụ, dụng cụ phục vụ cho công tác bán hàng, như: Dụng cụ đo lường tính toán, phương tiện làm việc... -Chi phí khấu hao tài sản cố định: Là chi phí khấu hao các loại tài sản cố định dùng trong khâu tiêu thụ hàng hoá, như : nhà kho, cửa hàng, phương tiện vận chuyển, bốc dỡ... - Chi phí bảo hành: Là khoản chi trả cho các chi phí phát sinh liên quan đến hàng hoá được bảo hành của Công ty trong thời gian hàng hoá đó được bảo hành, như: Chi phí sửa chữa, thay đổi phụ tùng, máy móc... của hàng hoá được bảo hành. -Chi phí dịch vụ mua ngoài như tiền thuê kho bãi, thuê bốc vác, vận chuyển, hoa hồng cho đại lý bán hàng, hoa hồng cho đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu. -Chi phí bằng tiền khác: Chi phí tiếp khách, đàm phán, giao dịch, chi phí giới thiệu sản phẩm, chào hàng. Toàn bộ chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ đã tập hợp được, đến cuối kỳ, kế toán thực hiện kết chuyển hoặc phân bổ để xác định kết quả kinh doanh. Trường hợp doanh nghiệp có dự trữ hàng hoá, chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ có sự biến động lớn cần phân bổ một phần chi phí cho hàng còn lại cuối kỳ. Chi phí bán hàng Chi phí bán hàng cần phân bổ + phát sinh trong kỳ Chi phí bán hàng còn lại đầu kỳ Trị giá phân bổ cho hàng = x hàng còn lại còn lại cuối kỳ Trị giá hàng xuất + Trị giá hàng còn cuối kỳ Trong kỳ lại cuối kỳ Từ đó xác định chi phí bán hàng cho hàng phân bổ đã bán trong kỳ: Chi phí bán hàng CPBH CPBH CPBH phân bổ phân bổ cho hàng = phân bổ cho hàng + hàng phát sinh - cho hàng còn đã bán trong kỳ còn lại đầu kỳ trong kỳ lại cuối kỳ I.2.5- Chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí cho việc quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và phục vụ chung khác có liên quan đến hoạt động của cả doanh nghiệp. Theo quy định hiện hành, chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm các loại sau: - Chi phí nhân viên quản lý: bao gồm chi phí về lương, phụ cấp, các khoản trích theo lương của nhân viên quản lý, như: bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn... - Chi phí vật liệu quản lý: giá trị nhiên, nguyên vật liệu xuất dùng cho công tác quản lý. - Chi phí đồ dùng văn phòng: giá trị công cụ đồ dùng văn phòng dùng cho quản lý. - Chi phí khấu hao tài sản cố định: chi phí khấu hao những tài sản cố định dùng chung cho doanh nghiệp như: văn phòng, kho tàng, phương tiện vận tải truyền dẫn, máy móc thiết bị nghiệp dùng cho văn phòng. - Thuế, phí và lệ phí: các chi phí về thuế như thuế môn bài, thuế nhà đất, thuế giá trị gia tăng..., các loại phí và lệ phí khác. - Chi phí dịch vụ mua ngoài: chi phí về điện nước, điện thoại, thuê nhà, thuê sửa chữa tài sản cố định dùng chung cho doanh nghiệp. - Chi phí bằng tiền khác: các khoản chi phí phát sinh do nhu cầu quản lý, ngoài các khoản chi trên như : chi hội nghị, công tác phí... Cuối kỳ, kế toán thực hiện kết chuyển , phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp để xác định kết quả kinh doanh. Trường hợp chi phí quản lý doanh nghiệp cần phân bổ thì chi phí quản lý quản lý doanh nghi._.ệp sẽ được phân bổ theo cách chi phí bán hàng được phân bổ ở trên. I.2.6- Kết quả bán hàng. Mục tiêu cuối cùng của các doanh nghiệp là lợi nhuận, do vậy họ đặc biệt quan tâm đến lỗ, lãi. Vì vậy, kế toán bán hàng luôn gắn liền với việc xác định kết quả hoạt động kinh doanh- kết quả bán hàng. Kết quả hoạt động kinh doanh lại là thành phần chính cấu thành nên kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Kết quả hoạt động kinh doanh- kết quả bán hàng được xác định theo công thức tính sau: Kết quả Tổng Các khoản Giá vốn CPBH ,CPQLDN = doanh thu - giảm trừ - - phân bổ cho hàng bán hàng bán hàng DT bán bàng hàng bán bán ra Kết quả kinh doanh là kết quả cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh trong một thời kỳ nhất định của một doanh nghiệp, phản ánh hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Qua đó có thể đánh giá được sự tồn tại và xu hướng phát triển của doanh nghiệp. I.2.7- Thuế giá trị gia tăng. Thuế giá trị gia tăng là loại thuế tiêu thụ đánh vào các loại hàng hoá, dịch vụ tiêu dùng. Nó được tính căn cứ vào giá tính thuế và thuế suất áp dụng cho loại hàng đó. Thuế gia trị gia tăng đầu ra chính là phần thuế người tiêu dùng phải chịu nhưng người bán nộp thay.Tuỳ từng loại hình doanh nghiệp mà các doanh nghiệp có thể nộp thuế theo phương pháp khấu trừ hay phương pháp trực tiếp. ở các doanh nghiệp nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì số thuế giá trị gia tăng phải nộp sẽ là số thuế giá trị gia tăng đầu ra trừ đi số thuế giá trị gia tăng đầu vào. ở các doanh nghiệp nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp, thuế giá trị gia tăng sẽ được tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp , phần thuế, lệ phí, để trừ vào kết quả hoạt động kinh doanh. I.3- Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. I.3.1- Chứng từ kế toán sử dụng. Chứng từ kế toán là một phương thức kiểm tra và giám đốc các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của doanh nghiệp. Khi phát sinh các nghiệp vụ bán hàng, kế toán phải lập, thu thập đầy các chứng từ phù hợp theo đúng nội dung, quy định của nhà nước, nhằm đảm bảo cơ sở pháp lý để ghi sổ kế toán. Các chứng từ kế toán chủ yếu dùng trong kế toán bán hàng: Hoá đơn bán hàng(thường là hoá đơn GTGT) Phiếu xuất kho(mẫu 02-VT) Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho(mẫu 02-BH) Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ(mẫu 03-VT) Phiếu thu Giấy báo có của ngân hàng.... Trường hợp doanh nghiệp là doanh nghiệp xuất nhập khẩu còn sử dụng một số chứng từ: Hoá đơn thương mại Vận đơn Tờ khai hải quan Phiếu đóng gói Giấy chứng nhận kiểm định Bảng kê chi tiết hàng xuất nhập khẩu... Người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh. Mọi chứng từ kế toán phải được tổ chức luân chuyển theo trình tự và thời gian hợp lý do kế toán trưởng quy định, phục vụ cho việc ghi chép, phản ánh tổng hợp kịp thời của các bộ phận, các phòng ban có liên quan. I.3.2- Tài khoản kế toán sử dụng. Để phản ánh quá trình bán hàng và xác định kết quả bán hàng doanh nghiệp, kế toán sử dụng hệ thống tài khoản sau: -TK 156 “Hàng hoá”: Là tài khoản phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm hàng hoá trong các doanh nghiệp thương maị, dịch vụ và những cơ sở sản xuất có tổ chức hoạt động kinh doanh hàng hoá. TK 156 gồm 2 TK cấp hai: +TK 1561: trị giá mua hàng hoá. +TK 1562: Chi phí mua hàng hoá. -TK 611”Mua hàng”: Tài khoản này phản ánh trị giá vốn của hàng luân chuyển trong kỳ. TK được sử dụng trong trường hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ. - TK 151 “Hàng mua đang đi đường”: TK phản ánh trị giá hàng hoá doanh nghiệp đã mua, đã thanh toán hoặc đã chấp nhận thanh toán nhưng chưa về nhập kho doanh nghiệp - TK 157 “Hàng gửi đi bán”: Tài khoản phản ánh số hiện có và tình hình biến động của trị giá vốn hàng hoá gửi đi bán. -TK511 “Doanh thu bán hàng”: TK dùng để phản ánh doanh thu bán hàng thực tế phát sinh tại doanh nghiệp. TK 511 không có số dư cuối kỳ và có 4 tài khoản cấp hai: +TK 5111: Doanh thu bán hàng hoá. +TK 5112: Doanh thu bán thành phẩm. +TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ. +TK 5114: Doanh thu trợ cấp, trợ giá. -TK512 “Doanh thu bán hàng nội bộ”: Dùng để phản ánh tình hình bán hàng trong nội bộ một doanh nghiệp hạch toán kinh tế độc lập. TK 512 không có số dư cuối kỳ và có ba TK cấp hai: +TK 5121: Doanh thu bán hàng hoá. +TK 5122: Doanh thu bán sản phẩm. + TK5123: Doanh thu cung cấp dịch vụ. -TK 531 “Hàng bán bị trả lại”: Dùng theo dõi doanh thu của số hàng đã tiêu thụ nhưng bị khách hàng trả lại do lỗi thuộc về phía doanh nghiệp. TK này không có số dư cuối kỳ. -TK 532 “Giảm giá hàng bán”:Dùng để theo dõi tất cả các khoản giảm giá, bớt giá,hồi khấu trên giá bán cho khách hàng.TK 532 không có số dư cuối kỳ. -TK 632 “Giá vốn hàng bán” :Dùng để theo dõi trị giá vốn của hàng xuất bán trong kỳ. Tài khoản này không có số dư cuối kỳ. -TK 333 “Thuế và các khoản phải nộp nhà nước”: Dùng để phản ánh tình hình thanh toán nghĩa vụ với nhà nước. TK này có ba TK cấp hai phản ánh thuế tiêu thụ: +TK 3331: Thuế GTGT đầu ra +TK 3332: Thuế tiêu thụ đặc biệt. +TK 3333: Thuế xuất khẩu. -TK 641 “Chi phí bán hàng”: Dùng để phản ánh tập hợp kết chuyển các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ. TK 641 không có số dư cuối kỳ và có 7 TK cấp hai + TK 6411:Chi phí nhân viên bán hàng + TK 6412 :Chi phí vật liệu, bao bì + TK 6413 :Chi phí dụng cụ, đồ dùng: + TK 6414 :Chi phí khấu hao tài sản cố định + TK 6415 :Chi phí bảo hành. + TK 6417 :Chi phí dịch vụ mua ngoài. + TK 6418: Chi phí bằng tiền khác -TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”: Dùng để phản ánh tập hợp kết chuyển các chi phí quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và các chi phí khác liên quan đến hoạt động chung của doanh nghiệp. TK 642 không có số dư cuối kỳ và có 8 TK cấp hai: + TK 6421: Chi phí nhân viên quản lý + TK 6422: Chi phí vật liệu quản lý + TK 6423: Chi phí đồ dùng văn phòng + TK 6424: Chi phí khấu hao tài sản cố định + TK 6425: Thuế, phí và lệ + TK 6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài + TK 6428: Chi phí khác bằng tiền -TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh”: Dùng để phản ánh, xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và các hoạt động khác của doanh nghiệp trong một kỳ hách toán. Tài khoản này không có số dư cuối kỳ. -TK 421 “Lợi nhuận chưa phân phối”: Dùng để phản ánh kết quả kinh doanh(lãi, lỗ) và tình hình phân phối lợi nhuận của doanh nghiệp. -TK 413 “Chênh lệch tỷ giá”: Dùng để phản ánh số chênh lệch do thay đổi tỷ giá ngoại tệ của doanh nghiệp và tình hình sử lý số chênh lệch đó. I.3.3Tổ chức kế toán chi tiết nghiệp vụ bán hàng và xác định kết quả bánhàng. Hạch toán chi tiết hàng hoá về cơ bản vẫn sử dụng các chứng từ về hàng tồn kho trong hệ thống chứng từ kế toán do bộ tài chính ban hành: phiếu xuất kho, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho....Việc hạch toán chi tiết sản phẩm hàng hoá được tiến hành ở cả kho và ở phòng kế toán, thông qua việc theo dõi từng loại, từng thứ hàng hoá trên cả hai chỉ tiêu: hiện vật và giá trị. Doanh nghiệp có thể hạch toán chi tiết hàng hoá theo một trong ba phương pháp sau: -Phương pháp ghi thẻ song song. -Phương pháp đối chiếu luân chuyển. -Phương pháp ghi sổ số dư. -Tuỳ theo yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp mà lựa chọn phương pháp hạch toán chi tiết phù hợp. Cụ thể hơn, kế toán có thể chi tiết hàng bán ra theo nhóm hàng, lô hàng, ngành hàng hoặc theo địa điểm kinh doanh của từng cửa hàng, chi nhánh...để theo dõi, phân tích, đánh giá hiệu quả kinh doanh của từng đối tượng. I.3.4- Trình tự kế toán tổng hợp bán hàng và xác định kết quả bán hàng. I.3.4.1- Theo phương pháp kê khai thường xuyên. Theo phương pháp này, việc nhập, xuất, tồn hàng hoá được phản ánh thường xuyên, liên tục và có hệ thống trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp, trên các chứng từ nhập, xuất. Theo phương pháp này, kế toán tổng hợp bán hàng và xác định kết qủa bán hàng được khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ kế toán tổng hợp bán hàng và xác định kết bán hàng theo phương pháp kê khai thường xuyên: (8) TK156 TK632 TK3332,3333 TK511,512 TK111,112 (1) (5) (3a) TK531,532 TK3331 TK111,112,131 TK157 (7) (9) (3b) (6a) (2) TK3331 (4) (6b) TK641,642 TK911 TK421 (11) (10) (12) (13a) (13b) Sơ đồ trên được giải thích như sau: (1): Phản ánh giá vốn (trị giá mua và phí thu mua) của hàng hoá dịch vụ tiêu thụ trong kỳ. (2) : Thị giá mua của hàng gửi bán, ký gửi, đại lý đã được bán. (3a) : Phản ánh doanh thu bán hàng trong kỳ đã thu được tiền hoặc được người bán mua chấp nhận thanh toán(giá bán không thuế GTGT) (3b) : Phản ánh thuế GTGT phải nộp cho hàng đã bán. (4) : Phản ánh doanh thu bán hàng trong kỳ đã thu được tiền hoặc được người mua chấp nhận thanh toán (giá bán có thuế). (5) : Phản ánh thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu phải nộp . (6a) : Phản ánh doanh thu của hàng bán bị trả lại, chưa có thuế GTGT. (6b) : Phản ánh GTGT của hàng bán bị trả lại. (7) :Phản ánh doanh thu có thuế GTGT của hàng bán bị trả lại,giảm giá hàng bán. (8) : Phản ánh nhập hàng đã bán bị trả lại. (9) : Kết chuyển các khoản giảm trừ (giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại). (10) : Kết chuyển doanh thu thuần trong kỳ. (11) : Kết chuyển giá vốn hàng bán trong kỳ. (12) : Kết chuyển chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. (13a):Kết chuyển lỗ về bên hoạt động bán hàng. (13b):Kết chuyển lãi về bên hoạt động bán hàng. 3.4.2- Theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Hạch toán bán hàng theo phương pháp kiểm kê định kỳ về cơ bản giống phương pháp kê khai thường xuyên ở phần kế toán doanh thu, chỉ khác ở phần kế toán hàng tồn kho. Phương pháp kiểm kê định kỳ không theo dõi tình hình xuất kho hàng hoá thường xuyên, mà đi đến cuối tháng căn cứ vào biên bản kiểm kê hàng hoá xác định lượng hàng hoá xuất ra trong kỳ. Do đó, giá vốn hàng xuất kho theo phương pháp này là số chênh lệch giữa giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và giá trị hàng mua vào trong kỳ với giá trị hàng tồn kho cuối kỳ. Theo phương pháp này, kế toán tổng hợp bán hàng và xác định kết quả được khái quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ kế toán tổng hợp bán hàng và kết quả bán hàng theo phương pháp kiểm kê định kỳ (7) TK611 TK632 TK3332,3333 TK511,512 TK111,112 (4) (2a) (1) TK531,532 TK3331 TK111,112,131 (6) (8) (2b) (5a) TK3331 (3) (5b) TK641,642 TK911 TK421 (10) (9) (11) (12a) (12b) Sơ đồ trên giải thích như sau: (1) :Trị giá vốn hàng hoá, dịch vụ tiêu thụ trong kỳ. (2a) : Doanh thu bán hàng trong kỳ đã thu được tiền hoặc được người mua chấp nhận thanh toán (giá bán chưa có thuế GTGT) áp dụng cho doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. (2b): Doanh thu bán hàng trong kỳ đã thu được tiền hoặc được người mua chấp nhận thanh toán (giá bán có thuế GTGT) áp dụng cho doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. (3) : Thuế GTGT đầu ra phải nộp cho hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ. (4) : Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu phải nộp. (5a) : Phản ánh doanh thu của hàng bán bị trả lại ,chưa có thuế GTGT. (5b) : Phản ánh thuế GTGT của hàng bán bị trả lại. (6) : Phản ánh doanh thu có thuế GTGT của hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán. (7) : Nhập lại hnàg bán bị trả lại. (8) : Kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu (giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại). (9) : Kết chuyển doanh thuần trong kỳ. (10) : Kết chuyển giá vốn hàng bán trong kỳ. (11) : Kết chuyển chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. (12a): Kết chuyển lỗ về hoạt động bán hàng. (12b): Kết chuyển lãi về hoạt động bán hàng. I.3.5- Sổ kế toán và quy trình kế toán. Tuỳ thuộc vào đặc điểm, tình hình của doanh nghiệp, điều kiện kinh doanh trình độ quản lý của doanh nghiệp mà doanh nghiệp có thể áp dụng một trong bốn hình thức sổ kế toán tổng hợp sau: - Hình thức: Nhật ký- Sổ Cái - Hình thức: Nhật ký chung - Hình thức: Nhật ký chứng từ - Hình thức: Chứng từ ghi sổ ở đây em xin trình bày hình thức sổ Nhật ký chứng từ- hình thức sổ được vận dụng tại đơn vị em thực tập. Theo hình thức này, kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng sử dụng các loại sổ sau: Nhật ký chứng từ số 8: dùng để phản ánh số phát sinh bên có TK 155,156,159,511,531,532,632,641,642,711,721,811,821,911. Sổ cái TK 632,511,641,642. Sổ chi tiết TK 131,632,641,642. Các bảng kê: + Bảng kê số 5: Dùng để tập hợp các khoản chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh. + Bảng kê số 8: Dùng để tổng hợp tình hình nhập xuất tồn kho thành phẩm, hàng hoá theo giá thực tế và giá hạch toán. + Bảng kê số 9: Dùng để tính giá thực tế thành phẩm, hàng hoá. + Bảng kê số 10: Phản ánh các loại thành phẩm, hàng hoá qửi bán. Quy trình kế toán có thể khái quát theo sơ đồ sau: chứng từ gốc nhật ký chứng từ thẻ và sổ kế toán chi tiết bảng kê, bảng phân bổ sổ cái bảng tổng hợp chi tiết báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Trên đây là những lý luận cơ bản về kế toán bán hàng và xác định kết quả trong doanh nghiệp kinh doanh thương mại, theo chế độ kế toán hiện hành. Phần sau đây em sẽ trình bầy thực tế về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty Xuất nhập khẩu tổng hợp và Chuyển giao công nghệ Việt Nam (VINAGIMEX). phần ii thực trạng tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả tại công ty xuất nhập khẩu tổng hợp và chuyển giao công nghệ việt nam (vinagimex) II.1 Giới thiệu về hoạt động kinh doanh và tổ chức quản lý của Công ty XNK tổng hợp và chuyển giao công nghệ Việt Nam (VINAGIMEX): II.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển: Công ty XNK Tổng hợp và chuyển giao công nghệ Việt Nam (VINAGIMEX) tiền thân là Công ty kinh doanh tổng hợp - Hợp tác xã Việt Nam (VINACOOPS), được thành lập ngày 29 tháng 12 năm 1994 theo Quyết định thành lập số: 4285/QĐUB của UBND thành phố Hà Nội, đặt trụ sở tại 62 Giảng Võ - Đống Đa - Hà Nội. Để phù hợp với sự đổi mới của nhà nước và yêu cầu của cơ chế thị trường, Công ty được bổ sung thêm một số chức năng, nhiệm vụ và đổi tên theo quyết định số 1942/QĐUB của UBND thành phố Hà Nội ngày 19 tháng 05 năm 1997 thành Công ty Xuất nhập khẩu Tổng hợp và chuyển giao công nghệ Việt Nam với tên giao dịch là VINAGIMEX. VINAGIMEX là một doanh nghiệp nhà nước đã từng hoạt động trong giai đoạn nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung. Các hoạt động sản xuất, kinh doanh của Công ty đều có sự chỉ đạo, điều tiết của cơ quan cấp trên, vốn và phương án kinh doanh do nhà nước cấp. Từ khi đất nước chuyển sang nền kinh tế thị trường, trong sự chuyển biến chung của cả nước về mặt kinh tế các doanh nghiệp nói chung cũng như VINAGIMEX nói riêng đã phải tự hạch toán độc lập, cân đối thu chi, tự tìm các đối tác kinh doanh. Công ty VINAGIMEX đã không ngừng phát triển, thị trường của Công ty ngày càng mở rộng và có nhiều đối tác ở nhiều nước trên thế giới như: Trung Quốc, Nhật Bản, Singapor, Thái Lan, Pháp, Đức,... Công ty ngày càng được các bạn hàng tín nhiệm. Để đáp ứng các hoạt động kinh doanh của mình, hiện nay Công ty đã mở các chi nhánh kinh doanh ở một số địa phương như: Chi nhánh Gia Lâm - Hà Nội, chi nhánh Bắc Ninh, Lạng Sơn. Qua các năm hoạt động trong cơ chế thị trường, Công ty VINAGIMEX đã nhanh chóng hoà nhập với nền kinh tế nhiều thành phần, đa phương hoá, đa dạng hoá hoạt động kinh doanh để đảm bảo sự ổn định và phát triển. Trong những năm hoạt động vừa qua, Công ty VINAGIMEX đã đạt được những thành tựu đáng kể, điều đó được thể hiện qua một số chỉ tiêu đánh giá kết quả kinh doanh. Cụ thể kết quả hoạt động kinh doanh qua các năm 2003 - 2004 - 2005. Chỉ tiêu 2003 2004 2005 Tiền % Tiền % Tiền % Doanh thu bán hàng 104.710.287.021 100 151.996.310.033 100 225.392.567.318 100 Giá vốn hàng bán 101.780.821.491 97.2 148.044.405.912 97.4 220.433.930.867 97.8 Lợi nhuận gộp 2.929.465.530 2.8 3.951.904.121 2.6 4.958.636.451 2.2 Chi phí BH và QLDN 2.744.967.215 2.6 3.649.431.287 2.4 4.476.297.857 1.98 Lợi nhuận thuần 188.478.315 0.18 302.472.834 0.2 482.338.594 0.21 Tỷ suất (LN/D.Thu) 0.18 0.2 0.21 Có được kết quả như vậy là cả một sự cố gắng, nỗ lực của toàn thể cán bộ công nhân viên trong Công ty, đặc biệt là Ban giám đốc, những người trực tiếp điều hành quản lý đề ra các phương án kinh doanh có hiệu quả. II.1.1 Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty: Công ty VINAGIMEX là một doanh nghiệp nhà nước hạch toán độc lập, có tư cách pháp nhân, được mở tài khoản tại ngân hàng ( kể cả tài khoản ngoại tệ), tự chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ hoạt động kinh doanh trong số vốn nhà nước cấp. Công ty VINAGIMEX hoạt động trong các lĩnh vực sau: - Xuất khẩu: Rau quả, nông lâm, hải sản, hàng thủ công mỹ nghệ, công nghệ phẩm, tinh dầu, hàng may mặc, lao động. - Nhập khẩu: Vật tư, máy móc phục vụ cho nông- lâm - công nghiệp, vật tư xây dựng, phương tiện vận chuyển, hàng tiêu dùng thiết yếu. - Kinh doanh: Bán buôn, bán lẻ, đại lý nguyên vật liệu, vật tư, hàng hoá, vật liệu xây dựng và thiết bị máy móc, kinh doanh cây giống phục vụ nông nghiệp, tổ chức các dịch vụ xuất nhập khẩu và ăn uống giải khát. - Liên doanh , liên kết với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước để tổ chức sản xuất, kinh doanh sản phẩm phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng trong nước và xuất khẩu. Việc tổ chức kinh doanh theo hai chiều có có xuất khẩu và nhập khẩu, đã tạo điều kiện cho Công ty ngày càng nâng cao được sức cạnh tranh của mình, có điều kiện và khả năng thâm nhập vào những thị trường lớn còn bỏ ngỏ. Mà trên thực tế hàng Việt Nam có thể đáp ứng được những nhu cầu của họ. Bên cạnh đó, việc nhập khẩu những mặt hàng mà trong nước chưa sản xuất được hay sản xuất còn hạn chế sẽ là động lực thúc đẩy hàng trong nước phát triển, tạo nên thế cân bằng trong kinh doanh thương mại. Để đứng vững và tồn tại được trong cơ chế kinh tế hiện nay, Công ty đã xác định cho mình một hướng đi đúng đắn đó là khai thác triệt để nhiều mặt hàng thuộc thế mạnh trong nước để xuất khẩu như: hàng thủ công mỹ nghệ, công nghệ phẩm, hàng may mặc,... và nhập khẩu những mặt hàng trong nước đang có nhu cầu như: máy móc thiết bị, nguyên vật liệu phục vụ công nghiệp, xây dựng,... Vì vậy, Công ty luôn đáp ứng kịp thời được nhu cầu của khách hàng và được các đối tác tin cậy. II.1.3 Bộ máy quản lý của Công ty VINAGIMEX: Với địa bàn kinh doanh rộng lớn và cơ cấu mặt hàng phong phú, đa dạng với những đặc điểm khác nhau. Do vậy, bộ máy tổ chức, quản lý của Công ty được tổ chức theo dạng trực tiếp kết hợp với sự phân cấp cụ thể, đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ kịp thời, thích ứng với cơ chế thị trường và đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty. Bộ phận đứng đầu Công ty là Ban Giám đốc, cùng với Ban Giám đốc là các phòng ban: Phòng Tổ chức hành chính, Phòng kế toán tài chính, Phòng kinh doanh 1, Phòng kinh doanh 2, Phòng kinh doanh 3, Phòng dịch vụ du lịch, Trung tâm hợp tác lao động Quốc tế. Ngoài ra, Công ty còn có các chi nhánh tại Gia Lâm, Lạng Sơn, Bắc Ninh, và các cửa hàng kinh doanh trực thuộc Công ty. sơ đồ bộ máy tổ chức- quản lý của công ty ban giám đốc trung tâm hợp tác lao động quốc tế phòng dịch vụ và du lịch phòng kinh doanh và xnk3 phòng kinh doanh và xnk2 phòng kinh doanh và xnk1 phòng kế toán tài chính phòng tổ chức hành chính chi nhánh lạng sơn chi nhánh bắc ninh chi nhánh gia lâm các cửa hàng kinh doanh _________ :Quan hệ chủ đạo : Quan hệ phối hợp Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban: Ban Giám đốc: Gồm Giám đốc và Phó Giám đốc - Giám đốc: Là người đại diện duy nhất về tư cách pháp nhân của Công ty trước pháp luật về hoạt động kinh doanh của Công ty, Giám đốc có nhiệm vụ giao dịch, xem xét, ký kết các hợp đồng và điều hành hoạt động của Công ty theo chế độ một thủ trưởng. - Phó Giám đốc: Là người giúp đỡ Phó Giám đốc, chịu trách nhiệm trước Giám đốc, đồng thời được sự uỷ quyền của Giám đốc khi Giám đốc đi vắng. Phòng tổ chức hành chính: Gồm 4 người có nhiệm vụ quản lý các công văn, giấy tờ hồ sơ của Công ty, tổ chức các cuộc họp, hội nghị cũng như tiếp khách. Phòng tổ chức hành chính chịu trách nhiệm trước Giám đốc về việc tổ chức, quản lý cán bộ, nhân viên; thực hiện công tác về các chính sách chế độ cho cán bộ, nhân viên trong toàn Công ty. Phòng kế toán tài chính: Gồm 5 người, thực hiện các báo cáo kế toán theo chế độ ban hành của nhà nước; thực hiện và chấp hành tốt các quy định về sổ sách kế toán, hạch toán thu chi; xác định kết quả kinh doanh của Công ty; lập kế hoạch tài chính ngắn hạn, dài hạn và phối hợp thực hiện kế hoạch. Các phòng kinh doanh: Gồm 19 người, có nhiệm vụ lập kế hoạch kinh doanh, lưu chuyển hàng hoá nội địa, ký kết thực hiện các hợp đồng xuất nhập khẩu. Phòng dịch vụ và du lịch: Gồm 6 người, có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch về du lịch và thực hiện các dịch vụ du lịch, tổ chức các tour du lịch nội địa và quốc tế. Trung tâm hợp tác lao động quốc tế: Gồm 10 người, có nhiệm vụ tuyển dụng, đào tạo lao động, cung ứng lao động cho các nước theo hợp đồng cung ứng lao động mà Công ty đã ký. Chi nhánh Gia Lâm - Hà Nội: Gồm 8 người, có nhiệm vụ kinh doanh thép, vật liệu xây dựng. Chi nhánh Bắc Ninh: Gồm 4 người, có nhiệm vụ thu mua, xuất khẩu hàng nông lâm hải sản, đồ thủ công mỹ nghệ. Chi nhánh Lạng Sơn: Gồm 3 người, có nhiệm vụ thực hiện các hoạt động xuất nhập khẩu hàng hoá của Công ty sang Trung Quốc và nhập khẩu các hàng hoá từ Trung Quốc về Việt Nam. II.1.4 Bộ máy tổ chức kế toán và công tác kế toán của Công ty: II.1.4.1 Bộ máy tổ chức kế toán: Công ty VINAGIMEX là một đơn vị kinh tế hạch toán độc lập, Phòng kế toán tài chính của Công ty có trách nhiệm tổ chức quản lý hoạt động tài chính kế toán của Công ty. Phòng kế toán gồm 5 được phân công phụ trách các phần việc khác nhau tạo thành một hệ thống thống nhất, gồm có: Kế toán trưởng, kế toán vốn bằng tiền, kế toán hàng hoá, kế toán công nợ, kế toán chi phí. ở mỗi chi nhánh như : Gia Lâm, Lạng Sơn, Bắc Ninh, Trung tâm hợp tác lao động Quốc tế đều có một kế toán viên thực hiện việc ghi chép sổ sách và báo cáo thường xuyên về Công ty. sơ đồ bộ máy tổ chức công tác kế toán của công ty kế toán trưởng kế toán vốn bằng tiền kế toán chi phí kế toán công nợ kế toán hàng hoá kế toán ở ttht lao động quốc tế, các chi nhánh ở các tỉnh thành và các cửa hàng kinh doanh trực thuộc công ty Phần công việc cụ thể của từng kế toán viên. Kế toán trưởng: Là người lãnh đạo phòng kế toán tài chính, đôn đốc chỉ đạo các kế toán viên chấp hành quy định về chế độ kế toán do nhà nước ban hành. Kế toán trưởng là người tổng hợp số liệu từ các bộ phận kế toán để lập báo cáo cuối kỳ, đồng thời là người trực tiếp báo cáo các thông tin kế toán tài chính cho Giám đốc và các cơ quan có thẩm quyền, là người chịu trách nhiệm về các thông tin và các số liệu báo cáo. Kế toán vốn bằng tiền: Theo dõi, mở sổ thu chi tiền mặt vào sổ các nghiệp vụ phát sinh trong ngày, theo dõi hạch toán các khoản tăng giảm tiền gửi ngân hàng ở các ngân hàng và chịu trách nhiệm mở thư tín dụng (L/C). Kế toán hàng hoá: Có nhiệm vụ tổng hợp các chứng từ mua bán, xuất nhập và tồn kho. Cuối niên độ có nhiệm vụ kết chuyển giá vốn, các khoản chi phí để xác định kết quả kinh doanh và tính các khoản thuế phải nộp. Kế toán công nợ: Có nhiệm vụ theo dõi các khoản công nợ, theo dõi cập nhật các chứng từ thu chi ngoại tệ, kiểm tra các hợp đồng ngoại. Kế toán chi phí: Theo dõi tập hợp và tính toán các chi phí như : Chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và các khoản chi phí khác; tính tiền lương phải trả cán bộ, nhân viên, các khoản bảo hiểm, kinh phí công đoàn, theo dõi tình hình sử dụng TSCĐ của Công ty. Kế toán ở các chi nhánh: Theo dõi các khoản thu, chi về tài chính, vật tư, hàng hoá, tập hợp các chứng từ, lập báo cáo cuối tháng gửi về phòng kế toán của Công ty. II.1.4.2 Hệ thống sổ sách chứng từ kế toán: Công ty tổ chức kế toán theo mô hình kế toán tập trung, lựa chọn hình thức nhật ký chứng từ để hạch toán các nghiệp vụ phát sinh. Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Các loại sổ dùng trong hình thức Nhật ký chứng từ được Công ty sử dụng như: - Nhật ký chứng từ. - Bảng kê. - Sổ cái - Sổ hoặc thẻ kê toán chi tiết. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ tại Công ty. chứng từ gốc bảng kê, bảng phân bổ thẻ và sổ kế toán chi tiết nhật ký chứng từ bảng tổng hợp chi tiết sổ cái báo cáo tài chính : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu, kiểm tra II.2 Thực tế tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty VINAGIMEX: II.2.1 Tình hình quản lý và hạch toán hàng hoá: Hàng hoá là một bộ phận của tài sản lưu động, để xác định tình hình luân chuyển vốn lưu động cần phải xác định đúng giá trị của chúng. Công ty đã sử dụng giá thực tế của hàng hoá mua về để hạch toán. + Giá thực tế hàng hoá nhập kho: Đối với hàng mua trong nước thì giá thực tế của hàng nhập kho là giá mua ghi trên hoá đơn mua hàng. Đối với hàng nhập khẩu thì giá thực tế của hàng nhập kho chính là giá CIF cộng với thuế nhập khẩu của lô hàng đó. + Giá thực tế hàng hoá xuất kho: Do chủng loại hàng hoá khác nhau, giá nhập hàng hoá của mỗi lần khác nhau, để quản lý được chính xác giá thực tế của hàng hoá xuất kho, tồn kho, kế toán đơn vị đã sử dụng phương pháp thực tế đích danh. Để quản lý và hạch toán hàng hoá Công ty sử dụng thẻ kho và sổ chi tiết hàng hoá đến từng loại hàng kinh doanh. Mỗi thẻ kho và sổ chi tiết của mộ loại hàng hoá được đánh số thứ tự. Công ty lập bảng kê các mặt hàng kinh doanh và số thứ tự của chúng. Khi có nghiệp vụ nhập hàng, xuất hàng phát sinh liên quan cụ thể đến mặt hàng nào, kế toán Công ty dựa vào bảng kê xác định nhanh chóng thứ tự, vị trí của thẻ kho, sổ chi tiết mặt hàng đó. Số thứ tự này cũng được gắn với tên hàng hoá trong bảng Tổng hợp Nhập Xuất Tồn. Khi lập tên mặt hàng trên bảng kê, các mặt hàng mới kinh doanh được mang số thứ tự sau. Công ty không phản ánh việc phân hàng hoá thành từng nhóm hàng, ngành hàng khác nhau. Các mặt hàng chủ yếu của Công ty là: Gạch gốm kim loại chịu lửa Silic, hạt nhựa, thép, xe gắn máy Trung Quốc hiệu VECSTAR và POMUSOPACYAN,..... II.2.1.1 Chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ: Sau khi lô hàng nhập khẩu về đến sân bay, cửa khẩu đường bộ hoặc bến cảng được cơ quan hải quan kiểm tra, xác nhận hay hàng mua trong nước được cán bộ nghiệp vụ của Công ty kiểm tra, xem xét tính đúng đắn so với hợp đồng ký kết, cán bộ nghiệp vụ ký vào biên bản giao nhận hàng hoá, hoá đơn bán hàng,... Khi đó hàng thuộc quyền sở hữu của Công ty. Nếu hàng đưa về nhập kho thì cán bộ nghiệp vụ (Người trực tiếp nhận hàng) có trách nhiệm mang hàng về kho của Công ty, lập biên bản bàn giao hàng hoá cho thủ kho ký nhận dưới sự giám sát của kế toán hàng hoá. Kế toán hàng hoá căn cứ vào biên bản giao hàng và các chứng từ khác: Hoá đơn bán hàng, Invoice, tờ khai nhập khẩu,... lập phiếu nhập kho. Thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho để ghi vào thẻ kho. Kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho để vào sổ chi tiết vật tư hàng hoá. Công ty VINAGIMEX là đơn vị kinh tế nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên hoá đơn bán hàng mà đơn vị dùng là hoá đơn GTGT theo mẫu số 01-GTKT của Bộ Tài chính. Hoá đơn bán hàng được lập khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Hoá đơn GTGT gồm có 3 liên: - Liên 1: Liên gốc do phòng kế toán giữ - Liên 2: Giao cho khách hàng - Liên 3: Dùng để thanh toán giao cho kế toán ghi sổ. Khi viết hoá đơn, kế toán phải ghi đầy đủ các nội dung trong hoá đơn như: - Ngày, tháng, năm. - Tên đơn vị bán, địa chỉ, số tài khoản, mã số thuế. - Tên đơn vị mua, địa chỉ, số tài khoản, mã số thuế. - Hình thức thanh toán. Trong trường hợp hàng mua đó được thanh toán ngay toàn bộ, thì hoá đơn GTGT sẽ được chuyển đến thủ quỹ làm thủ tục thu tiền. Thu tiền xong thủ quỹ lập phiếu thu, đóng dấu "đã thu tiền" vào hoá đơn đó và chuyển cho thủ kho. Thủ kho căn cứ vào số lượng, chủng loại hàng hoá ghi trên hoá đơn và tiến hành xuất kho hàng hoá và đồng thời yêu cầu người đại diện bên mua hàng ký nhận vào hoá đơn mua hàng cũng như thẻ xuất kho. Sau đó thủ kho sẽ chuyển cho kế toán để kế toán ghi sổ và làm thủ tục thanh toán ( Nếu chưa thanh toán). Cùng với hoá đơn GTGT kế toán còn sử dụng phiếu xuất kho để phản ánh lượng hàng hoá xuất bán cho khách hàng. Phiếu xuất kho được ghi làm 2 liên: - Liên 1: Lưu tại cuống - Liên 2: Chuyển xuống cho thủ kho để thủ kho làm căn cứ giao hàng. Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho để xuất hàng, đồng thời ghi ngay vào thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng xuất, thủ kho ký vào phiếu xuất kho và giao cho người nhận hàng. Mẫu hoá đơn GTGT và phiếu xuất kho được Công ty sử dụng : VD: Ngày 03 tháng 02 năm 2002 Công ty bán gạch gốm kim loại chịu lửa Silic cho Công ty Kinh doanh và Phát triển nhà Bình Dương, kế toán lập hoá đơn GTGT và phiếu xuất kho như sau: Đơn vị: Công ty VINAGIMEX Địa chỉ: 62 Giảng Võ - Hà Nội Mẫu số 02-VT Ban hành theo QĐ số: 1141/1C/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ Tài chính phiếu xuất kho Ngày 04 tháng 02 năm 2005 Số: 03 Nợ: Có : Tên người nhận hàng: Nguyễn Ngọc Phấn Lý do xuất : Xuất bán hàng Xuất tại kho : Sài Đồng - Gia Lâm - Hà Nội STT Tên nhãn hiệu, quy cách Mã số ĐV tính Số lượng Yêu cầu Thực xuất Đơn giá Thành tiền 01 Gạch gốm kim loại chịu lửa Silic (Trung Quốc) Tấn 06 03 03 26.125.000 26.180.000 78.375.000 78.540.000 Cộng 156.915.000 Phụ trách cung tiêu (Ký họ tên) Người nhận (Ký,họ tên) Thủ kho (Ký,họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) hoá đơn (gtgt) Liên 3:(Dùng để thanh toán) Ngày 04 tháng 02 năm 2005 Mộu số: 01-GTKT-3LL DE/01-B N0 094289 Tên đơn vị bán hàng: Công ty XNK Tổng hợp và chuyển giao công nghệ Việt Nam Địa chỉ: 62 Giảng Võ - Hà Nội Số tài Khoản: Điện thoại: 04. 7333786 Mã số thuế: 01 00107229 -1 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Ngọc Phấn Đơn vị: Công ty Kinh doanh và Phát triển nhà Bình Dương Địa chỉ: Km7- Quốc lộ 13, Thủ Dầu I Số tài Khoản: Hình thức thanh toán: Mã số thuế: 37 00145045 -1 STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐV tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 01 Gạch gốm kim loại chịu lửa Silic (Trung._.