Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty vật tư kỹ thuật xi măng

t số hàng hóa và xi măng là một ví dụ. Trong xu thế toàn cầu hóa hiện nay, khi mà nền kinh tế ngày càng phát triển, các công trình kiến trúc và cơ sở hạ tầng ngày càng được xây dựng với quy mô to lớn và hiện đại thì xi măng trở thành mặt hàng đặc biệt quan trọng. Tuy nhiên, với đặc điểm là hàng hóa độc hại nên không phải ở đâu cũng có thể xây dựng các nhà máy xi măng. Vì vậy, cần thiết hơn bao giờ hết các doanh nghiệp thương mại chịu trách nhiệm lưu thông, phân phối xi măng từ các nhà máy đến các địa bàn trên cả nước. Nắm bắt được yêu cầu đó, công ty vật tư kỹ thuật xi măng đã ra đời. Là một công ty trực thuộc tổng công ty xi măng Việt Nam, công ty vật tư kỹ thuật xi măng đã và đang ngày mở rộng các mạng lưới phân phối, đa dạng hóa các kênh tiêu thụ. Nhờ đó mà công ty đã bù đắp được chi phí và có tích lũy. Thành công đó có được phần nhiều là do công ty đã tổ chức tốt công tác kế toán của mình mà đặc biệt là công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Chính công tác kế toán này đã giúp công ty quản lý chi phí để đạt doanh thu như mong muốn, tối đa hóa lợi nhuận thông qua việc hạch toán chính xác chi phí, doanh thu và kết quả của khối lượng hàng bán ra trong kỳ. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác kế toán này, sau thời gian thực tập tại công ty vật tư kỹ thuật xi măng, em đã chọn đề tài “Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty vật tư kỹ thuật xi măng” cho bài luận văn của mình. Luận văn có kết cấu gồm 3 chương: Chương 1: Lý luận chung về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Chương 2: Thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty vật tư kỹ thuật xi măng. Chương 3: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty vật tư kỹ thuật xi măng. Do trình độ và thời gian có hạn, nên luận văn của em không tránh khỏi những thiếu sót, em mong nhận được sự góp ý của thầy, cô để bài luận văn được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn Thạc sỹ Nguyễn Văn Dậu - người đã trực tiếp giúp đỡ em hoàn thành luận văn này và đội ngũ cán bộ, nhân viên kế toán công ty vật tư kỹ thuật xi măng đã giúp đỡ em trong suốt thời gian thực tập vừa qua. Hà Nội, ngày 28 tháng 4 năm 2006 Sinh viên Mai Lệ Quyên Chương 1: Lý luận chung về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong doanh nghiệp thương mại 1.1. Sự cần thiết của việc tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong doanh nghiệp thương mại. 1.1.1. Khái niệm về bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Bán hàng: là việc luân chuyển quyền sở hữu hàng hóa, thành phẩm, dịch vụ cho khách hàng đồng thời thu tiền hoặc có quyền thu tiền về số sản phẩm, hàng hóa đã cung cấp. Số tiền này được gọi là doanh thu bán hàng (DTBH). Hàng bán có thể là thành phẩm do đơn vị sản xuất ra (DNSX), cũng có thể là các loại vật tư, sản phẩm có hình thái vật chất hay không có hình thái vật chất mà mua vào với mục đích để bán (DNTM). Quá trình bán hàng chính là quá trình chuyển hóa vốn kinh doanh từ hình thái thành phẩm, hàng hóa sang hình thái tiền tệ và hình thành kết quả bán hàng. Như vậy quá trình bán hàng chỉ đuợc hoàn tất khi thỏa mãn hai điều kiện là: - Giao sản phẩm, hàng hóa cho khách hàng. - Khách hàng đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán cho số hàng đó. Kết quả bán hàng: Khi quá trình bán hàng hình thành bao giờ doanh nghiệp cũng thu về một kết quả nhất định, đó là kết quả bán hàng. KQBH là sự chênh lệch giữa doanh thu bán hàng thuần và chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng. Kết quả bán hàng có thể là lãi hoặc lỗ. Nếu lãi thì đây là một dấu hiệu tích cực, an toàn đối với doanh nghiệp vì nó đảm bảo cho sự tồn tại, phát triển của doanh nghiệp trên thị trường. Ngược lại, lỗ trong bán hàng là một trường hợp bất khả quan trong kinh doanh vì điều này đồng nghĩa với việc doanh thu không bù đắp được chi phí, gây khó khăn về vốn cho giai đoạn hoạt động sau. 1.1.2. Vai trò của tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Hoạt động đơn lẻ cũng đồng nghĩa với việc doanh nghiệp đang tước bỏ dần quyền được hoạt động của mình. Như vậy để tồn tại và phát triển trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp luôn tạo cho mình các mối quan hệ mật thiết với các đối tượng khác như: doanh nghiệp bạn, nhà đầu tư, ngân hàng, nhà nuớc… và đối tượng không thể thiếu là khách hàng. Mỗi một đối tượng quan tâm đến KQBH ở những phương diện khác nhau nhưng đều có chung một mục đích là đưa ra những quyết định có lợi nhất cho mình. Thông qua số liệu mà KTBH và XĐKQBH cung cấp, cho phép doanh nghiệp nắm bắt chính xác tình hình tiêu thụ hàng hóa của doanh nghiệp: tiêu thụ nhanh hay chậm, kinh doanh lãi hay lỗ… để có cơ sở điều chỉnh lại các kế hoạch, chiến lược trong kinh doanh như: kế hoạch dự trữ hàng hóa, mở rộng hay thu hẹp quy mô kinh doanh. Từ đó góp phần tích cực trong việc thúc đẩy nhanh hơn, tốt hơn hoạt động kinh doanh và đưa doanh nghiệp tới một vị thế cao hơn trên thị trường. Đối với các đối tượng khác, như Nhà nước từ những số liệu đó sẽ thực hiện kiểm tra, giám sát, đánh giá hoạt động của DN để đưa ra kế hoạch, đường lối phát triển nhanh và toàn diện cho nền kinh tế quốc dân. Về các đối tác khác như nhà kinh doanh, nhà cung cấp, nhà đầu tư, ngân hàng…sẽ dựa vào đó để đưa ra quyết định phù hợp: như có nên tiếp tục làm ăn với doanh nghiệp hay không, nên mở rộng hay thu hẹp quy mô đầu tư, nên tiếp tục cho vay hay không. Khách hàng người quyết định tới vận mệnh của doanh nghiệp, có thể nắm bắt được một số thông tin qua các phương tiện thông tin đại chúng, từ đó thấy được mức độ phù hợp của sản phẩm mà đưa ra quyết định mua nhiều, ít, thậm chí tẩy chay hàng hoá của doanh nghiệp … Qua những phân tích trên đây phần nào cho thấy tầm quan trọng của tổ chức KTBH và XĐKQBH. 1.1.3. Yêu cầu quản lý Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Xác định chính xác thời điểm hàng hóa được coi là tiêu thụ để kịp thời lập báo cáo bán hàng và phản ánh doanh thu. Đồng thời đôn đốc việc thu tiền hàng, tránh hiện tượng thất thoát tiền hàng, ảnh hưởng đến kết quả chung. Tổ chức chứng từ ban đầu và trình tự luân chuyển hợp lý, hợp pháp. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản và sổ sách phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị. Sử dụng phương pháp xác định GVHB, tổng hợp đầy đủ CPBH, CPQLDN phát sinh; phân bổ chúng hợp lý cho số hàng còn lại cuối kỳ, kết chuyển chi phí cho hàng tiêu thụ trong kỳ để xác định chính xác KQBH. Sử dụng phương pháp tổng hợp cân đối kế toán để phản ánh mối quan hệ cân đối vốn có giữa chi phí, thu nhập và kết quả. Thực hiện tốt các yêu cầu trên góp phần đẩy mạnh khối lượng tiêu thụ, nâng cao hiệu quả hoạt động, thu lợi nhuận cao, đồng thời đáp ứng đầy đủ, kịp thời nhu cầu thông tin cho các đối tượng. 1.1.4. Nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Để thực hiện tốt vai trò quan trọng đó, KTBH và XĐKQBH có nhiệm vụ sau: Phản ánh, kiểm tra và giám sát tình hình thực hiện kế hoạch bán hàng về số lượng, chất lượng, giá cả và thời hạn thanh toán. Tính toán đúng đắn giá vốn của hàng đã bán, tổng hợp, phân bổ đầy đủ, chính xác và kịp thời các khoản CPBH, CPQLDN cho từng loại hàng bán… nhằm xác định đúng kết quả bán hàng đồng thời kiểm tra tình hình thực hiện các dự toán chi phí của doanh nghiệp. Phản ánh và tính toán đúng đắn, chính xác DTBH, DTT và KQBH, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch doanh thu và KQKD của doanh nghiệp. Kiểm tra giám sát tiến độ thực hiện kế hoạch bán hàng, kế hoạch phân phối lợi nhuận, kỷ luật thanh toán và thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước. Cung cấp thông tin phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và định kỳ phân tích hoạt động kinh tế liên quan đến quá trình bán hàng, xác định và phân phối kết quả. 1.2. Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. 1.2.1. Các phương thức bán hàng và phương thức thanh toán. Quá trình bán hàng chính là quá trình chuyển hóa vốn kinh doanh từ hình thái thành phẩm, hàng hóa sang hình thái tiền tệ và hình thành kết quả bán hàng. Có các phương thức bán hàng sau: 1.2.1.1. Phương thức bán hàng trực tiếp. Theo phương thức này, bên khách hàng ủy quyền cho cán bộ nghiệp vụ đến nhận hàng tại kho của doanh nghiệp bán hoặc giao nhận tay ba. Người nhận hàng sau khi ký vào chứng từ bán hàng của doanh nghiệp thì hàng hóa được xác định là tiêu thụ; số tiền về cung cấp hàng hóa, người mua có thể thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. Các hình thức trong phương thức này đó là: Bán buôn trực tiếp. Bán lẻ. Bán theo phương thức trả góp. Trường hợp hàng đổi hàng. 1.2.1.2. Phương thức gửi hàng đi bán. Theo phương thức này, định kỳ doanh nghiệp gửi hàng cho khách hàng trên cơ sở thỏa thuận hợp đồng mua bán giữa hai bên và giao hàng tại địa điểm đã quy ước trong hợp đồng. Khi xuất kho gửi hàng đi bán thì hàng hóa vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, chỉ khi nào khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán thì khi ấy hàng mới chuyển quyền sở hữu và được ghi nhận DTBH. Các hình thức trong phương thức này là: Bán buôn theo hình thức gửi hàng. Bán hàng đại lý ký gửi. Dù theo phương thức trực tiếp hay gửi bán, khi khách hàng thanh toán có thể sử dụng các phương thức sau: Thanh toán bằng tiền mặt: doanh nghiệp thường áp dụng phương thức này đối với người mua là khách hàng nhỏ, mua hàng với khối lượng ít và chưa mở tài khoản ở ngân hàng. Thanh toán qua ngân hàng: Khác với phương thức trên, phương thức này được coi là phương thức thanh toán gián tiếp với trung gian thanh toán là ngân hàng. ở đây ngân hàng làm nhiệm vụ chuyển tiền từ tài khoản của người mua sang tài khoản của doanh nghiệp và ngược lại. Khách hàng có thể sử dụng các hình thức thanh toán như : +Thanh toán bằng séc. +Thanh toán bằng thư tín dụng. +Thanh toán bù trừ. +ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi… Phương thức này được doanh nghiệp áp dụng phổ biến đối với khách hàng lớn và đã mở tài khoản tại ngân hàng. 1.2.2. Kế toán giá vốn hàng bán. 1.2.2.1. Phương pháp xác định giá vốn hàng bán. Trị giá vốn hàng bán là toàn bộ chi phí liên quan đến quá trình bán hàng bao gồm trị giá vốn hàng xuất kho để bán, CPBH và CPQLDN phân bổ cho số hàng đã bán. Trị giá vốn xuất kho để bán: Đối với DNSX, trị giá vốn thành phẩm xuất kho để bán hoặc thành phẩm hoàn thành không nhập kho đưa đi bán ngay chính là giá thành sản xuất thực tế của thành phẩm xuất kho để bán hoặc thành phẩm hoàn thành. Đối với DNTM, trị giá vốn hàng xuất kho để bán bao gồm trị giá mua thực tế và chi phí mua phân bổ cho hàng đã bán. Trị giá vốn hàng xuất kho có thể được tính theo một trong các phương pháp sau: -Phương pháp thực tế đích danh. -Phương pháp bình quân gia quyền. -Phương pháp nhập trước xuất trước. -Phương pháp nhập sau xuất trước. Phương pháp thực tế đích danh: theo phương pháp này khi hàng nhập kho phải theo dõi riêng từng lô hàng về số lượng cũng như giá cả khi xuất ra sử dụng thuộc lô hàng nào thì tính theo giá của lô hàng đó. Phương pháp này được áp dụng đối với doanh nghiệp có ít loại mặt hàng hoặc mặt hàng ổn định và nhận diện được. Phương pháp bình quân gia quyền: theo phương pháp này, giá trị của từng loại hàng tồn kho được tính theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho tương tự đầu kỳ và giá trị từng loại hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trong kỳ. Giá trị trung bình cũng có thể được tính theo thời kỳ hoặc mỗi khi nhập một lô hàng về phụ thuộc vào tình hình kinh doanh của doanh nghiệp. Phương pháp nhập trước xuất trước: phương pháp này đặt trên giả định là hàng nào được nhập trước thì sẽ xuất trước và hàng tồn kho cuối kỳ là hàng tồn kho được nhập tại thời điểm cuối kỳ. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho. Phương pháp nhập sau xuất trước: áp dụng trên giả định là hàng nào được nhập sau thì được xuất trước và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được nhập trước đó. Xác định trị giá vốn của hàng đã bán: Kế toán căn cứ vào trị giá vốn hàng xuất kho để bán, CPBH và CPQLDN của số hàng đã bán để tổng hợp lại tính trị giá vốn của hàng đã bán như sau: = + Trị giá vốn Trị giá vốn CPBH và CPQLDN hàng đã bán hàng xuất kho để bán của số hàng đã bán 1.2.2.2. Kế toán giá vốn hàng bán. * Theo phương thức gửi hàng. Sơ đồ số 1.1: Kế toán giá vốn hàng bán theo phương pháp KKTX. TK157 TK632 TK155, 156 TK154 TK331 TK133 TK155, 156 (1) (2) (3) (4) (5) Diễn giải sơ đồ: (1): Trị giá vốn thực tế của hàng hóa, thành phẩm xuất kho gửi bán đại lý. (2): Thành phẩm không nhập kho chuyển thẳng cho đại lý (DNSX). (3): Mua hàng không nhập kho gửi bán thẳng cho đại lý (DNTM). (4): Trị giá vốn thành phẩm, hàng hóa tiêu thụ trong kỳ. (5): Thành phẩm, hàng hóa đã thực hiện không được khách hàng chấp nhận, bị trả lại. Sơ đồ 1.2: Kế toán giá vốn hàng bán theo phương pháp KKĐK TK 156,157 TK 156,157,151 TK 911 TK 611 TK 632 (1b) (2b) (1a) (2a) (3b) (3a) Diễn giải sơ đồ: (1a): Kết chuyển trị giá vốn thành phẩm tồn kho đầu kỳ và hàng gửi bán chưa chấp nhận tiêu thụ (DNSX). (1b): Kết chuyển hàng hóa tồn kho đầu kỳ và hàng gửi bán chưa chấp nhận tiêu thụ (DNTM). (2a): Kết chuyển thành phẩm và hàng gửi bán còn lại cuối kỳ (DNSX). (2b): Kết chuyển hàng hóa và hàng gửi bán còn lại cuối kỳ (DNTM). (3a): Kết chuyển giá vốn hàng hóa được tiêu thụ trong kỳ (DNTM). (3b): Kết chuyển giá vốn hàng bán để xác định kết quả. *Theo phương thức bán trực tiếp. Sơ đồ 1.3: Kế toán giá vốn hàng bán theo phương pháp KKTX. TK152, 156… TK632 TK154, 155, 156 TK331 TK1562 TK627 TK154, 241 TK159 TK911 TK155, 156 TK133 (8a) (8b) (7) (6) (4) (1) (3) (5) (9) (2) Diễn giải sơ đồ: (1): Trị giá vốn thành phẩm, hàng hóa giao bán trực tiếp. (2): Mua hàng hóa giao bán tay ba (DNTM). (3): Trị giá vốn thành phẩm, hàng hóa bị khách hàng trả lại. (4): Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng xuất bán trong kỳ. (5): Hao hụt, mất mát của hàng tồn kho sau khi trừ phần bồi thường. (6): Chi phí sản xuất chung không phân bổ vào chi phí chế biến trong kỳ. (7): Chi phí xây dựng, tự chế TSCĐ vượt mức bình thường không tính vào nguyên giá. (8a): Cuối kỳ, trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. (8b): Trích lập bổ sung dự phòng giảm giá hàng tồn kho. (9): Cuối kỳ, kết chuyển trị giá vốn hàng bán để xác định KQKD. * Kế toán giá vốn hàng bán theo phương pháp KKĐK tương tự với phương thức gửi hàng. 1.2.3. Kế toán doanh thu bán hàng, thuế GTGT, các khoản giảm trừ doanh thu. 1.2.3.1. Doanh thu bán hàng, nguyên tắc xác định doanh thu bán hàng. Doanh thu bán hàng: là toàn bộ số tiền thu được hoặc số thu được từ các giao dịch và nghiệp vụ phát sinh doanh thu như: bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng gồm cả các khoản phụ thu và phí thu thêm ngoài giá bán (nếu có). Kế toán doanh thu bán hàng được thực hiện theo nguyên tắc: - Đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì DTBH là giá bán chưa có thuế GTGT. -Đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì DTBH là tổng giá thanh toán của số hàng đã bán. DTBH có thể được ghi nhận trước, trong hoặc sau thời điểm thu tiền. Song nó chỉ được ghi nhận khi thỏa mãn đồng thời năm điều kiện sau: - Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm, hàng hóa cho người mua. Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa. Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn. Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng. Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng. Doanh thu thuần: Là khoản chênh lệch giữa doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm: Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu tính trên doanh thu bán hàng thực tế mà doanh nghiệp đã thực hiện trong một kỳ kế toán. 1.2.3.2. Thuế giá trị gia tăng. Thuế GTGT là phần thuế người tiêu dùng phải chịu nhưng người bán phải nộp hộ. Số thuế ở đơn vị nộp thuế theo phương pháp khấu trừ thì được khấu trừ vào thuế đầu vào. Còn đơn vị nộp thuế theo phương pháp trực tiếp được tính vào CPQLDN phần thuế.phí, lệ phí để tính trừ vào kết quả hoạt động kinh doanh. 1.3.3.3. Các khoản giảm trừ. Mục tiêu của các doanh nghiệp không chỉ nhằm duy trì sự tồn tại mà cao hơn là mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận, tạo tích lũy và phát triển. Cũng vì mục tiêu đó, các doanh nghiệp còn áp dụng các chính sách bán hàng sau: -Chiết khấu thương mại: Là khoản doanh nghiệp bán giảm giá niêm yết cho khách hàng mua hàng với khối lượng lớn. -Giảm giá hàng bán: Là khoản giảm trừ cho người mua do hàng hóa của doanh nghiệp kém phẩm chất, sai quy cách hay lạc thị hiếu. -Hàng bán bị trả lại: Là giá trị của khối lượng hàng bán đã xác định tiêu thụ nay bị khách hàng trả lại và từ chối thanh toán. -Các khoản thuế: Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu phải nộp. Sơ đồ số 1.4: Sơ đồ kế toán tổng hợp doanh thu bán hàng. TK511 TK333 TK111, 112 TK531, 532. 521 TK911 TK33311 (1) (4b) (5) (2) (3a) (3b) (4a) Diễn giải sơ đồ: (1): Thuế xuất khẩu, thuế TTĐB phải nộp. (2): Doanh thu bán hàng thu tiền trực tiếp (doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp). (3a): Doanh thu bán hàng thu tiền trực tiếp (doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ). (3b): Thuế GTGT đầu ra phải nộp. (4a): Các khoản giảm trừ doanh thu phát sinh trong kỳ. (4b): Kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu sang TK511 đề xác định DTT. (5): Cuối kỳ, kết chuyển DTT sang TK911 để xác định KQKD. 1.2.4. Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý DN. 1.2.4.1. Kế toán chi phí bán hàng. Chi phí bán hàng là chi phí lưu thông và chi phí tiếp thị phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ như chí phí bao gói sản phẩm, bảo quản hàng hóa, chi phí vận chuyển, tiếp thị hàng hóa. Nội dung: theo quy định hiện hành, CPBH của DN bao gồm các loại chi phí sau: Chi phí nhân viên: Bao gồm các khoản tiền lương, tiền phụ cấp phải trả cho nhân viên bán hàng và các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ. Chi phí vật liệu, bao bì: Bao gồm các chi phí để bao gói sản phẩm, bảo quản, nhiên liệu trong quá trình vận chuyển hàng hóa. Chi phí dụng cụ, đồ dùng: Bao gồm chi phí công cụ, dụng cụ đo lường, tính toán, làm việc…trong khâu tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa. Chi phí khấu hao TSCĐ: Bao gồm chi phí khấu hao về nhà kho, cửa hàng, phương tiện bốc dỡ, vận chuyển. Chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hóa: Bao gồm các chi phí bỏ ra để sửa chữa, bảo hành sản phẩm, hàng hóa trong thời gian quy định. Chi phí dịch vụ mua ngoài: Bao gồm chi phí thuê TSCĐ, thuê kho, bãi, thuê bốc vác, vận chuyển, hoa hồng cho các đại lý bán hàng. - Chi phí bằng tiền khác: Bao gồm các chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm ngoài các chi phí kể trên. Sơ đồ số 1.5 : Kế toán CPBH TK 111,112 TK 334, 338 TK 641 (7) (1) TK 152,153 (2) TK 911 TK 242 (3b) (3a) (8) TK 1422 TK 214 (9b) (4) (9a) TK 335 (5) TK 111,112,331 (6) TK 133 Diễn giải sơ đồ: Chi phí nhân viên phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm. Giá trị vật liệu phục vụ cho quá trình bán hàng. (3a) CC, DC cho quá trình bán hàng trong trường hợp phân bổ một lần. (3b) CC, DC cho quá trình bán hàng trong trường hợp phân bổ nhiều lần. (4) Trích khấu hao TSCĐ cho bộ phận bán hàng. (5) Trích trước chi phí bảo hành sản phẩm trong kỳ. (6) Chi phí bằng tiền khác phát sinh trong quá trình bán hàng. (7) Các khoản được ghi giảm CPBH thực tế phát sinh trong kỳ (nếu có). (8) Cuối kỳ xác định và kết chuyển CPBH để xác định KQKD. (9a) Phân bổ CPBH cho số sản phẩm, hàng hóa còn lại cuối kỳ chưa tiêu thụ (9b) Sang kỳ kế toán sau, kết chuyển CPBH từ TK1422 sang TK911 để xác định KQKD. 1.2.4.2. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp. Chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí cho việc quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và phục vụ chung khác liên quan đến hoạt động chung của doanh nghiệp. Nội dung: Theo quy định hiện hành, CPQLDN gồm các loại chi phí sau: Chí phí nhân viên quản lý: Bao gồm tiền lương, phụ cấp phải trả cho ban giám đốc, nhân viên các phòng ban của doanh nghiệp và các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ trên tiền lương nhân viên quản lý theo quy định. Chi phí vật liệu quản lý: Bao gồm các loại vật liệu, nhiên liệu xuất dùng cho hoạt động quản lý của ban giám đốc và các phòng ban, cho sửa chữa TSCĐ dùng chung cho toàn doanh nghệp. Chi phí đồ dùng văn phòng: Bao gồm chi phí về đồ dùng, dụng cụ văn phòng dùng trong công tác quản lý chung toàn doanh nghiệp. Chi phí khấu hao TSCĐ: Bao gồm chi phí khấu hao của những TSCĐ dùng chung cho toàn doanh nghiệp như văn phòng làm việc, kho tàng. Thuế, phí, lệ phí: Bao gồm thuế nhà đất, thuế môn bài…và các khoản phí, lệ phí giao thông, cầu phà. Chi phí dự phòng: Phản ánh khoản trích dự phòng nợ phải thu khó đòi. Chi phí dịch vụ mua ngoài: Bao gồm các khoản chi về dịch vụ mua ngoài, thuê ngoài như tiền điện, nước, thuê sửa chữa TSCĐ dùng chung toàn doanh nghiệp. Chi phí bằng tiền khác: Bao gồm các khoản chi bằng tiền ngoài các khoản đã kể trên như chi hội nghị, tiếp khách, chi công tác phí, chi đào tạo cán bộ. TK 334,338 TK 642 Sơ đồ số 1.6: Kế toán CPQLDN TK 111,112 (8) (1) TK 152,153 (9) (2) TK 911 TK 242 (3b) (3a) TK 1422 (10b) (10a) TK 214 (4) TK 3331 (5) TK 139 (6) TK 111,112,331 (7) TK 133 Diễn giải sơ đồ: Chi phí nhân viên quản lý. Giá trị vật liệu phục vụ cho quản lý chung toàn doanh nghiệp. (3a) CC, DC cho quản lý chung toàn doanh nghiệp trong trường hợp phân bổ một lần. (3b) CC, DC cho quản lý chung toàn DN trong trường hợp phân bổ nhiều lần. Trích khấu hao TSCĐ cho bộ phận quản lý. Thuế, phí, lệ phí. Chi phí dự phòng. Chi phí bằng tiền khác phát sinh trong quản lý chung toàn doanh nghiệp. Các khoản được ghi giảm CPQLDN thực tế phát sinh trong kỳ. Cuối kỳ xác định và kết chuyển CPQLDN để xác định KQKD. (10a) Phân bổ CPQLDN cho số sản phẩm, hàng hóa còn lại cuối kỳ chưa tiêu thụ. (10b) Sang kỳ kế toán sau, kết chuyển CPQLDN từ TK 1422 sang TK 911 để xác định KQKD. 1.2.5. Xác định và kế toán kết quả bán hàng. Kết quả bán hàng là khoản chênh lệch giữa doanh thu bán hàng thuần với GVHB và CPBH, CPQLDN phân bổ cho hàng đã bán. Để tính toán chính xác KQBH của từng nhóm sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, kế toán phải mở sổ chi tiết theo dõi riêng GVHB, CPBH, CPQLDN và doanh thu của từng nhóm sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ. KQBH = DTT – (GVHB + CPBH + CPQLDN) Trong đó: DTT = DTBH – Các khoản giảm trừ doanh thu GVHB được xác định bằng 1 trong 4 phương pháp đã nêu ở trên. CPBH, CPQLDN phân bổ cho hàng bán ra trong kỳ được xác định theo công thức: CPBH (CPQLDN) phân bổ cho hàng đã bán = CPBH (CPQLDN) tồn đầu kỳ + CPBH (CPQLDN) phát sinh trong kỳ x Tiêu chuẩn phân bổ của hàng đã xuất bán trong kỳ Tổng tiêu chuẩn phân bổ của số hàng xuất bán trong kỳ và hàng tồn cuối kỳ Sơ đồ số 1.7: Kế toán xác định kết quả bán hàng. TK 632 TK 911 TK 511 TK 641 TK 642 TK 421 (6a) (1) (2) (3) (4) TK521, 531, 532… (5) (6b) Diễn giải sơ đồ: (1) Cuối tháng, kết chuyển giá vốn hàng bán để xác định KQKD. (2) Cuối tháng, kết chuyển giá vốn hàng bán để xác định KQKD. (3) Cuối tháng, kết chuyển giá vốn hàng bán để xác định KQKD. (4) Kết chuyển các khoản giảm trừ sang TK511 để xác định DTT. (5) Cuối tháng, kết chuyển DTT để xác định KQKD trong kỳ. (6a) Kết chuyển lãi hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ. (6b) Kết chuyển lỗ hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ. 1.3.3. Tổ chức hệ thống sổ kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Số lượng sổ kế toán và kết cấu mẫu sổ kế toán sử dụng ở doanh nghiệp phụ thuộc vào hình thức kế toán đã lựa chọn trong bốn hình thức kế toán sau: Hình thức Nhật ký chung. Hình thức Chứng từ ghi sổ. Hình thức Nhật ký chứng từ. Hình thức Nhật ký- Sổ cái. * Hình thức Nhật ký chung sử dụng các loại sổ sau: - Sổ Nhật ký chung - Sổ cái các TK: 111, 1561, 1562, 131, 511, 632, 641, 642, 911… - Sổ chi tiết các TK: 131, 641, 642… - Thẻ kho ……… *Hình thức Nhật ký chứng từ sử dụng các loại sổ sau: Nhật ký chứng từ số 1, 2, 5 Sổ cái các TK: 111, 1561, 1562, 131, 632, 641, 642, 911… Sổ chi tiết các TK: 131, 632, 641, 642… Thẻ kho ….. *Hình thức Nhật ký- sổ cái sử dụng các loại sổ sau: Sổ Nhật ký sổ cái Sổ cái các TK: 111, 1561, 1562, 131, 632, 641, 642, 911… Sổ chi tiết các TK: 131, 632, 641, 642… Thẻ kho…… *Hình thức Chứng từ ghi sổ sử dụng các loại sổ sau: Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái các TK: 111, 1561, 1562, 131, 632, 641, 642, 911… Sổ chi tiết hàng hóa, bán hàng, Sổ chi tiết thanh toán với người mua Thẻ kho… 1.3.4. Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong điều kiện ứng dụng máy vi tính. 1.3.4.1. Mã hóa các đối tượng. Để thực hiện tổ chức kế toán trên máy vi tính nhất thiết phải có sự mã hóa, khai báo và cài đặt các đối tượng có liên quan để đảm bảo sự liên kết chặt chẽ giữa các luồng thông tin. Mã hóa là hình thức để thực hiện phân loại, gắn ký hiệu, xếp lớp đối tượng cần quản lý. Mã hóa cho phép nhận diện, tìm kiếm một cách dễ dàng các đối tượng khi gọi mã. Việc xác định đối tượng cần mã hóa là hoàn toàn tùy thuộc vào yêu cầu quản trị doanh nghiệp. Thông thường các đối tượng sau cần được mã hóa trong kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng: khách hàng, hàng hóa, chứng từ, tài khoản…Việc mã hóa này được thực hiện thông qua các danh mục. 1.3.4.2. Xác định danh mục * Danh mục tài khoản. Hệ thống tài khoản là xương sống của toàn bộ hệ thống. Hầu hết các thông tin kế toán đều được phản ánh thông qua các tài khoản. Vì vậy, việc xây dựng hệ thống tài khoản sẽ quyết định đến toàn bộ khả năng xử lý, khai thác thông tin tiếp theo, đặc biệt trong việc xử lý số liệu kế toán trên máy. Bằng việc khai báo và mã hóa có hệ thống kèm theo việc thiết kế các trạng thái và các kết nối (có thể bằng dạng số, dạng ký tự, hoặc kết hợp cả hai tùy theo đặc điểm tổ chức công tác kế toán ở doanh nghiệp), tài khoản bán hàng có thể khai báo thêm các tiểu khoản chi tiết thông qua việc thực hiện một số cách sau: Thông qua số hiệu tài khoản và các tài khoản liên quan theo danh mục tài khoản được Nhà nước quy định để khai báo các biến mã nhận biết tương ứng tùy thuộc yêu cầu quản lý của doanh nghiệp kèm theo phần khai báo, diễn giải cụ thể. Thông qua việc khai báo các thông tin cụ thể về các tài khoản, khai báo mối quan hệ giữa các tài khoản chính và các tài khoản chi tiết. * Danh mục chứng từ . Việc tổ chức, theo dõi, quản lý, cập nhật, luân chuyển, xử lý các loại chứng từ trên hệ thống máy tính cần phải được thực hiện và tuân thủ chặt chẽ quy trình luân chuyển, cập nhật và xử lý chứng từ được doanh nghiệp quy định. Để quản lý, mỗi chứng từ gốc mang một mã hiệu xác định. Với mã hiệu chứng từ, có thể tiến hành lọc, in ra các bảng kê chi tiết và bảng tổng hợp theo từng loại chứng từ. * Danh mục khách hàng. Danh mục này được dùng để theo dõi chi tiết bán sản phẩm, hàng hóa và các khoản phải thu của từng khách hàng. Mỗi khách hàng được nhận diện bằng một mã hiệu gọi là mã khách hàng. Tùy quy mô và phạm vi giao dịch mà quyết định phương pháp mã hóa cho phù hợp và hiệu quả: Nếu khách hàng lớn, có thể sử dụng phương pháp đánh số ký hiệu tăng dần 1, 2, 3…Song mã kiểu này không mang ý nghĩa gợi nhớ. Nếu khách hàng không nhiều, có thể mã hóa theo tên viết tắt hoặc ghép chữ cái đầu trong tên khách hàng. Mã kiểu này mang tính gợi nhớ cao. Mã hóa theo kiểu khối : mã gồm hai khối, khối nhóm khách hàng và khối số thứ tự tăng dần của khách trong mỗi nhóm. Việc tạo nhóm khách hàng có thể tiến hành theo tiêu thức địa lý hay tính chất tổ chức công việc. Ngoài ra, mỗi khách hàng còn được mô tả chi tiết thông qua các thuộc tính khác như địa chỉ, tài khoản, hạn thanh toán… * Danh mục hàng hóa. Việc quản lý nhập, xuất, tồn kho hàng hóa được thực hiện thông qua danh mục hàng hóa. Mỗi hàng hóa mang mã hiệu riêng, bên cạnh mã hiệu là các thuộc tính mô tả khác như tên hàng hóa, đơn vị tính, tài khoản kho… 1.3.4.3. Tổ chức hệ thống sổ kế toán. Mỗi hình thức kế toán có hệ thống sổ kế toán và trình tự hệ thống hóa thông tin kế toán khác nhau. Trên cơ sở hệ thống sổ kế toán tổng hợp, trình tự hệ thống hóa thông tin tương ứng với hình thức kế toán đã được quy định trong chế độ kế toán hiện hành, yêu cầu quản lý và sử dụng thông tin chi tiết của doanh nghiệp về quá trình bán hàng và XĐKQBH mà chương trình phần mềm kế toán sẽ được thiết kế để xử lý và hệ thống hóa thông tin kế toán tự động trên máy theo đúng yêu cầu. Kế toán không phải lập các sổ kế toán, các báo cáo mà chỉ lọc và in ra theo yêu cầu sử dụng. Trong trường hợp cần thiết có thể cải tiến, sửa đổi nội dung, mẫu biểu của các sổ kế toán cũng như các báo cáo kế toán quản trị, song phải đảm bảo tính hợp lý, thống nhất và đúng chế độ kế toán quy định. 1.3.4.4. Tổ chức bộ máy kế toán và quản trị người dùng. Quản trị người dùng là một vấn đề quan trọng khi tổ chức bộ máy kế toán trong điều kiện sử dụng máy vi tính, giúp cho doanh nghiệp về tính bảo mật dữ liệu. Do đó công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng phải thực hiện phân quyền nhập liệu cũng như quyền in sổ sách, báo cáo kế toán cho các nhân viên kế toán, quyền khai thác thông tin của giám đốc điều hành, các nhân viên khác trong doanh nghiệp một cách rõ ràng để có thể kiểm tra, quy trách nhiệm cho các nhân viên nhập liệu khi có sai sót và đảm bảo sự bảo mật về số liệu. Như vậy, ngoài việc quản lý đối tượng liên quan trực tiếp đến chu trình bán hàng theo các danh mục đặc thù cũng như các phần hành kế toán khác, việc quản lý, sử dụng chứng từ, tài khoản, sổ kế toán trong kế toán máy cũng rất khác so với kế toán thủ công. Tuy nhiên nội dung công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng vẫn phải tuân theo chế độ, thể lệ quản lý kinh tế, tài chính và chuẩn mực chế độ kế toán hiện hành. Chương 2: Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty vật tư kỹ thuật xi măng 2.1. Đặc điểm tổ chức quản lý của công._. ty vật tư kỹ thuật xi măng. 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty. Công ty vât tư kỹ thuật xi măng là doanh nghiệp Nhà Nước, thành viên của Tổng công ty xi măng Việt Nam, vốn kinh doanh thuộc sở hữu của Nhà nước. Công ty có tư cách pháp nhân, hạch toán độc lập. Tên giao dịch chính thức của công ty: Công ty vật tư kỹ thuật xi măng Add : 348 Giải Phóng - Phương Liệt - Thanh Xuân - Hà Nội. Tel : 8643660 – máy lẻ 202 Fax : (84-4) 8642586 Số TK : 10201-000001801-0-NHCT Hai Bà Trưng- Hà Nội Mã số thuế : 0100105694 Tổng CB.CNV là 720 người trong đó khối kinh doanh 580 người và khối vận tải 140 người Hoạt động kinh doanh xi măng . Tiền thân của Công ty là Xí nghiệp vật tư kỹ thuật xi măng (Xí nghiệp VTKTXM) trực thuộc Liên hiệp các xí nghiệp xi măng - Bộ xây dựng. Xí nghiệp được thành lập theo quyết định số 203A/BXD-TCLĐ ngày 12 tháng 02 năm 1993 của Bộ trưởng Bộ xây dựng. Ngày 30/9/1993, Bộ xây dựng ra quyết định số 445/BXD- TCLĐ đổi tên xí nghiệp VTKTXM thành Công ty vật tư kỹ thuật xi măng (Công ty VTKTXM), lúc đó công ty có nhiệm vụ chính là tổ chức bán lẻ xi măng trên địa bàn Hà Nội. Ngày 10/7/1995, Chủ tịch HĐQT Tổng công ty XMVN đã quyết định số 833/TCT-HĐQT, về việc chuyển giao tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, tài sản và lực lượng cán bộ công nhân viên hai chi nhánh tại Hà Nội của công ty xi măng Bỉm Sơn và công ty xi măng Hoàng Thạch cho công ty VTKTXM quản lý kể từ ngày 1/8/1995 với chức năng nhiệm vụ: +Tổ chức kinh doanh, lưu thông tiêu thụ xi măng và trên thị trường Hà Nội. +Làm Tổng đại lý tiêu thụ xi măng cho hai công ty xi măng Hoàng Thạch và xi măng Bỉm Sơn. Ngày 23/5/1998 Chủ tịch HĐQT Tổng công ty xi măng Việt Nam đã ra quyết định số 606/XMVN-HĐQT về việc chuyển giao tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, tài sản và lực lượng cán bộ công nhân viên hai chi nhánh tại Hà Tây và Hòa Bình của công ty Xi măng Bỉm Sơn cho công ty VTKTXM quản lý từ ngày 01/6/1998 và: Đổi tên chi nhánh công ty Xi măng Bỉm Sơn thành chi nhánh công ty VTKTXM. Chuyển từ phương thức làm Tổng đại lý sang mô hình “mua đứt bán đoạn”. Đến thời điểm này, địa bàn hoạt động của công ty đã được mở rộng từ Hà Nội, Hà Tây và Hòa Bình. Ngày 27/3/2002, tại quyết định số 85/XMVN-HĐQT của Chủ tịch HĐQT- Tổng công ty xi măng Việt Nam về việc chuyển giao tổ chức, chức năng nhiệm vụ, tài sản và lực lượng cán bộ công nhân viên ở hai Chi nhánh Công ty VTKTXM tại Hà Tây, Hòa Bình cho công ty xi măng Bỉm Sơn quản lý kể từ ngày 01/04/2002. Như vậy kể từ khi thành lập đến nay, Công ty VTKTXM đã trải qua nhiều biến động, do thay đổi mô hình tổ chức, chức năng nhiêm vụ vì vậy đã ít nhiều ảnh hưởng đến quá trình sản xuất kinh doanh của công ty. Mặc dù vậy Công ty đã nhanh chóng sắp xếp ổn định tổ chức, với địa bàn hoạt động ở hầu hết các tỉnh phía Bắc như: Hà Nội, Hà Tây, Hòa Bình, Sơn La, Lai Châu, Vĩnh Phúc, Phú Thọ, Yên Bái, Thái Nguyên… sản xuất kinh doanh hiệu quả và đảm bảo đời sống thu nhập cho cán bộ công nhân viên. Biểu 2.1: Khái quát tình hình phát triển của công ty trong các năm gần đây. Chỉ tiêu ĐVT Năm 2004 Năm 2005 Chênh lệch Tốc độ tăng(%) 1. Sản lượng Tấn 2.246.590 2.209.473 -217.117 -9,66 2.Doanh thu thuần đồng 1.578.340.178.480 1.385.059.979.486 -193.280.18.994 -12,25 3.Lợi nhuận trước thuế đồng 8.996060.129 15.249.145.552 6.253.085.123 69,59 4.Lợi nhuận sau thuế đồng 6.476.963.509 10.979.384.797 4.502.421.288 69,51 5.Tổng quỹ lương đồng 26.146.051.150 28.641.504.120 2.495.452.970 9,54 6.Lao động bình quân Người 717 720 3 0,42 7.Thu nhập bình quân Đồng 3.038.825 3.314.989 276.164 9,09 (Nguồn trích báo cáo KQKD năm 2004 - 2005) Năm 2005, diễn biến thị trường phức tạp: ảnh hưởng thời tiết, giá xăng dầu tăng cao…đặc biệt là mức độ cạnh tranh gay gắt của các chủng loại, đối tác tham gia kinh doanh xi măng trên thị trường. Do vậy, dù rất cố gắng song sản lượng tiêu thụ xi măng của công ty mới ở mức hoàn thành kế hoạch song vẫn thấp hơn năm 2004. Dù doanh thu thuần ở mức thấp song lợi nhuận sau thuế đã tăng cao hơn so với 2004 là do CPBH năm 2004 quá cao, cao hơn gần 20 tỷ so với năm 2005. Trước tình hình đó, năm 2006 công ty đã đề ra các phương hướng, biện pháp nhằm đạt các mục tiêu trong kinh doanh, đảm bảo công ăn việc làm cho cán bộ công nhân viên: Bám sát nhiệm vụ Tổng công ty giao, nắm chắc nhu cầu thị trường. Luôn đảm bảo đủ chân hàng đáp ứng nhu cầu xi măng của thị trường và giữ bình ổn giá xi măng tại địa bàn được phân công. Khắc phục mặt còn yếu kém, tồn tại trong năm 2005, nêu cao vai trò cán bộ, củng cố cửa hàng và cải tiến phương thức bán hàng…để tiêu thụ 2,2 triệu tấn xi măng trở lên. Thực hành triệt để công tác tiết kiệm, tăng cường công tác kiểm tra, giám sát. 2.1.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty. * Lĩnh vực kinh doanh: - Tổ chức lưu thông, kinh doanh tiêu thụ xi măng trên địa bàn: Hà Nội, Hà Tây, Hòa Bình, Vĩnh Phúc, Thái Nguyên, Phú Thọ, Lào Cai, Bắc Cạn, Sơn La, Lai Châu, Cao Bằng, Hà Giang, Tuyên Quang, Yên Bái… Tổ chức hệ thống bán buôn và mạng lưới bán lẻ thông qua đại lý, cửa hàng. - Thực hiện mua xi măng từ các nhà máy thuộc tổng công ty và tổ chức kinh doanh tiêu thụ xi măng hiệu quả tại các địa bàn theo kế hoạch. - Tổ chức tốt công tác tiếp thị để bán hàng và nắm bắt nhu cầu tiêu thụ xi măng từng tháng, quý và năm trên địa bàn được giao phụ trách lập kế hoạch nguồn hàng đúng, sát nhu cầu. - Tổ chức hệ thống kho tàng đảm bảo đủ lượng hàng dự trữ hợp lý trong kinh doanh, đặc biệt vào mùa xây dựng. - Tổ chức và quản lý lực lượng, phương tiện vận tải, bốc xếp của đơn vị. Khai thác sử dụng hiệu quả lực lượng vận tải để đưa xi măng đến các đầu mối giao thông, ga, cảng, đến chân công trình… * Đặc điểm mặt hàng của công ty: Mặt hàng kinh doanh chủ yếu của công ty là xi măng Hoàng Thạch, xi măng Bỉm Sơn, xi măng Bút Sơn, xi măng Hải Phòng, xi măng Tam Điệp…với các chủng loại rất phong phú, có chất lượng cao, uy tín trên thị trường như: PC30, PC40, PCB30, PCB40… Trong đó, xi măng Hoàng Thạch chiếm tỷ trọng lớn nhất khoảng 40%, xi măng Bút Sơn 25%, xi măng Bỉm Sơn 20%, xi măng Hải Phòng 10% và các loại xi măng khác. Như vậy xi măng Hoàng Thạch được người tiêu dùng cả nước tín nhiệm, thường được sử dụng cho các công trình trọng điểm của cả nước. Do đó, công ty rất quan tâm chú trọng kinh doanh mặt hàng này. 2.1.3. Đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh của công ty. Bộ máy của công ty đươc thực hiện theo mô hình trực tuyến chức năng. Mỗi đơn vị, phòng ban có chức năng nhiệm vụ riêng, nhưng kết hợp chặt chẽ hài hòa vì mục tiêu chung của công ty. * Giám đốc công ty: Là người đứng đầu, do HĐQT của Tổng công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng và kỷ luật theo đề nghị của Tổng giám đốc. Đồng thời là người chịu trách nhiệm trước Tổng công ty và pháp luật về toàn bộ kết quả hoạt động kinh doanh của công ty. Giám đốc chịu trách nhiệm chung, trực tiếp đảm nhận các lĩnh vực tổ chức nhân sự, tài chính kế toán và quản trị văn phòng. * Phó Giám đốc kinh doanh: - Phụ trách các nghiệp vụ kinh doanh, lập kế hoạch kinh doanh. - Phụ trách về hợp đồng kinh tế, kiểm tra và kiện toàn vật tư hàng hóa, công tác nội chính, thanh tra kiểm tra. * Phó giám đốc phụ trách vận tải: - Phụ trách đơn vị vận tải hàng hóa bằng các phương tiện vận chuyển hàng nội bộ DN từ đầu nguồn. - Phụ trách công tác đào tạo, cải tiến kỹ thuật và công tác đầu tư, sửa chữa lớn. Các phòng ban của Công ty có chức năng nhiêm vụ chủ yếu sau: *Phòng Tổ chức lao động (P.TCLĐ): + Xây dựng kế hoạch nhân sự, quy hoạch cán bộ, đào tạo, đánh giá cán bộ, tham mưu giải quyết tranh chấp về lao động tiền lương trong Công ty. + Tổ chức lao động hợp lý, và thực hiện các chế độ chính sách đối với người lao động như nghỉ phép, nghỉ hưởng chế độ BHXH, theo dõi quyết toán thu, nộp BHXH, báo cáo tăng giảm BHXH. * Phòng Kinh tế kế hoạch (P.KTKH): Xây dựng kế hoạch, giao kế hoạch cho các phòng ban. Lập dự thảo hợp đồng kinh tế mua, bán xi măng; hợp đồng thuê phương tiện vận tải; hợp đồng thuê kho dự trữ xi măng. * Phòng Kế toán tài chính (P.KTTC): Xây dựng đơn giá, chi phí lưu thông, kế hoạch tài chính. Chỉ đạo lập chứng từ ban đầu và lập sổ hạch toán theo đúng quy định của Nhà Nước, cấp trên và lưu trữ chứng từ. Quản lý vốn tiền hàng, sử dụng vốn có hiệu quả, theo dõi và thu hồi công nợ, không để thất thoát vốn, tiền hàng đọng lại khó đòi. Thực hiện tốt công tác kế toán tài chính của công ty, đảm bảo không bị ách tắc trong sản xuất kinh doanh. Phối hợp với các phòng ban như: phòng Kế hoạch, phòng TCLĐ, phòng tiêu thụ để xây dựng dự thảo hợp đồng kinh tế mua bán, vận chuyển, bốc xếp xi măng. Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà Nước: kê khai nộp thuế; trích nộp BHXH, BHYT, KPCĐ theo quyết định của Nhà Nước. Thực hiện các chế độ báo cáo của Nhà Nước, cấp trên một cách kịp thời, trung thực. *Phòng Điều độ quản lý kho (P.ĐĐQLK): Xây dựng mạng lưới kho tàng. Đảm bảo mức dự trữ hợp lý, nhập, xuất xi măng được liên tục. Thực hiện chế độ báo cáo số liệu kịp thời, chính xác. *Phòng Quản lý thị trường: Giúp Giám đốc nắm bắt nhu cầu xi măng trên thị trường Hà Nội. Theo dõi về sự biến động giá cả xi măng. Kiểm tra việc thực hiện nội quy, quy chế trong kinh doanh xi măng. *Phòng tiêu thụ (P.TT): Tổ chức và quản lý mọi hoạt động của các cửa hàng đại lý của công ty. Theo dõi tình hình biến động giá cả xi măng, đôn đốc kiểm tra việc thực hiện nội quy, quy chế trong kinh doanh tiêu thụ xi măng. Kiểm tra sổ sách, hóa đơn chứng từ của cửa hàng xuất. *Phòng Kỹ thuật đầu tư : Quản lý công tác xây dựng cơ bản và đầu tư. *Văn phòng: Phụ trách các hoạt động: Văn thư, lưu trữ, quản lý con dấu, công tác quản trị. Công tác an ninh chính trị, phòng cháy chữa cháy. Công tác tạp vụ, y tế, phương tiện công tác. *Các Xí nghiệp vận tải: thực hiện công tác tiếp nhận xi măng từ trạm giao nhận của các công ty sản xuất, nhà ga, cảng về các kho dự trữ, cửa hàng hoặc chân công trình. *Các chi nhánh: thực hiện việc kinh doanh, tiêu thụ xi măng đảm bảo bình ổn giá cả, đáp ứng mọi nhu cầu của xã hội thông qua mạng lưới các cửa hàng và đại lý tại chi nhánh. Xuất phát từ các yêu cầu, nhiệm vụ được giao kết, bộ máy điều hành của công ty được tổ chức như sau (Biểu 2.2) 2.1.4. Tổ chức công tác kế toán của công ty của công ty vật tư kỹ thuật xi măng. 2.1.4.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu kế toán. Phòng kế toán của công ty bao gồm 14 thành viên, mỗi thành viên có nhiệm vụ khác nhau, nhưng tất cả đều nhằm hoàn thành nhiệm vụ chung. * Kế toán trưởng: - Chịu trách nhiệm chung trong công tác kế toán tài chính của công ty. - Giúp giám đốc trong công tác quản lý tài chính. - Theo dõi mọi biến động trong hoạt động sản xuất kinh doanh. * Phó phòng kế toán: - Giúp kế toán trưởng trong công tác chỉ đạo nghiệp vụ kế toán khi kế toán trưởng vắng mặt. - Quản lý trực tiếp bộ phận kế toán xây dựng cơ bản và sửa chữa lớn. * Kế toán tổng hợp: - Tổng hợp số liệu từ các phần hành kế toán, vào Sổ cái và lập Báo cáo tài chính. - Giúp kế toán trưởng trong phân tích hoạt động kinh doanh. * Kế toán xây dựng cơ bản và sửa chữa lớn (1 người): theo dõi, thanh toán, quyết toán các hạng mục công trình xây dựng cơ bản và sửa chữa lớn. * Kế toán TSCĐ, CCDC và tiền mặt (1 người): - Theo dõi sự tăng, giảm của TSCĐ, CCDC. - Trích khấu hao và phân bổ khấu hao, đánh giá lại TSCĐ, CCDC. - Theo dõi thu chi tiền mặt. * Kế toán hàng hóa và tiền gửi ngân hàng (1 người): - Theo dõi nhập, xuất, tồn kho hàng hóa. - Tính giá thực tế nhập, xuất kho hàng hóa. - Theo dõi số dư tiền gửi ngân hàng và công nợ. * Kế toán bán hàng (1 người): - Theo dõi tình hình tiêu thụ hàng hóa. - Theo dõi chi tiết công nợ phải thu, tạm ứng, nhận ký quỹ ký cược. * Kế toán chi phí kinh doanh (2 người): - 1 người theo dõi, tập hợp, thanh toán cước phí vận tải. - 1 người theo dõi, tập hợp, thanh toán cước bốc xếp * Kế toán thanh toán (1 người): theo dõi tình hình thanh toán với Nhà Nước về các khoản thuế và các khoản phải nộp khác. * Thủ quỹ (3 người): - 1 người chịu trách nhiệm thu, chi phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh toàn công ty và vào Sổ quỹ. - 2 người chịu trách nhiệm thu tiền hàng từ các trung tâm và nộp ngân hàng số tiền ngoài định mức dự trữ tiền mặt. Ngoài ra, các chi nhánh, xí nghiệp, phòng tiêu thụ và các trung tâm đều có thủ quỹ, cán bộ thống kê theo dõi báo số tiền hàng ngày về P. TCKT của công ty. Từ các chức năng, nhiệm vụ đó, bộ máy kế toán của công ty được tổ chức như sau (Biểu 2.3) 2.1.4.2. Hình thức tổ chức công tác kế toán tại công ty. Mô hình kế toán áp dụng tại công ty là mô hình kế toán tập trung. Mọi hoạt động đều tập trung tại công ty. Các chi nhánh, xí nghiệp chỉ tập hợp chứng từ ban đầu, thống kê và xử lý chứng từ gốc rồi luân chuyển về công ty. Hàng tháng vào máy tính chuyển về công ty kèm theo các báo cáo. Đây là hình thức báo sổ. Tại công ty, các bộ phận kế toán tập hợp, kiểm nghiệm các báo cáo các hoạt động kinh doanh của các chi nhánh, xí nghiệp vận tải và lập các Báo cáo tài chính theo quy định của Nhà Nước. 2.1.4.3. Hình thức kế toán - Hệ thống sổ kế toán. * Hình thức kế toán mà công ty sử dụng là hình thức Nhật ký chung. Công ty áp dụng hệ thống tài khoản được ban hành theo QĐ1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ trưởng Bộ tài chính và các thông tư bổ sung. Các tài khoản được mở chi tiết theo yêu cầu quản lý của công ty. Đồng thời, công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính trị giá hàng xuất kho theo phương pháp thực tế đích danh. * Hệ thống sổ kế toán. Để hạch toán nghiệp vụ bán hàng và xác định kết quả bán hàng, công ty sử dụng hệ thống sổ sau: Sổ tổng hợp: + Nhật ký chung + Sổ cái các TK: 1561, 1562, 131, 511, 632, 641, 642, 911 Sổ chi tiết: + Sổ chi tiết các TK: 131, 641, 642 + Thẻ kho 2.1.5. Đặc điểm phần mềm kế toán công ty sử dụng. Tiến bộ hơn các doanh nghiệp áp dụng kế toán thủ công, công ty VTKTXM đã ứng dụng công nghệ tin học vào công tác kế toán thông qua việc sử dụng phần mềm kế toán SAS. Với phần mềm kế toán SAS, người sử dụng chỉ cần cập nhật các chứng từ, tài liệu gốc ban đầu. ở các khâu công việc ghi chép tổng hợp tiếp theo, chương trình SAS sẽ tự động tính toán, tổng hợp số liệu và kết xuất tạo ra các sổ sách, báo cáo kế toán theo mẫu biểu đã được Nhà Nước quy định; đồng thời kết xuất và cung cấp các thông tin, các báo cáo phân tích quản trị phục vụ cho công tác quản lý và Ban giám đốc công ty. Nhờ sử dụng phần mềm với khả năng tập hợp tự động của máy mà hai bộ phận kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp được thực hiện đồng thời. Kế toán không phải ghi chép, cộng dồn, chuyển sổ theo kiểu thủ công. Do đó, thông tin trên các sổ được ghi chép thường xuyên trên cơ sở cộng dồn từ các nghiệp vụ đã được cập nhật một cách tự động. Kế toán không nhất thiết phải đến cuối quý mới có số liệu tổng hợp, khi cần có thể xem, in các sổ tổng hợp bất kỳ lúc nào. Biểu 2.4: Trình tự ghi sổ kế toán theo phần mềm kế toán SAS: Chứng từ ban đầu Nhập dữ liệu vào máy vi tính Xử lý tự động theo chương trình Sổ kế toán tổng hợp Sổ kế toán chi tiết Các báo cáo kế toán 2.2. Tình hình thực tế về tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty vật tư kỹ thuật xi măng. 2.2.1. Các phương thức bán hàng tại công ty. Công ty VTKTXM sử dụng cả hai phương thức bán hàng đó là phương thức bán trực tiếp và phương thức gửi hàng. Cụ thể 2.2.1.1. Phương thức bán hàng trực tiếp: Trong phương thức này, công ty sử dụng các hình thức sau: *Bán buôn trực tiếp: Đây là hình thức chủ yếu, chiếm phần lớn DTBH và được tiến hành ở tất cả các bộ phận kinh doanh của công ty trên cơ sở Hợp đồng kinh tế đã ký kết giữa công ty và khách hàng. Theo hình thức này, bên mua cử đại diện trực tiếp đến kho của công ty nhận hàng theo thời gian và địa điểm trong Hợp đồng. Phòng KTKH và phòng TT chịu trách nhiệm soạn thảo, triển khai thực hiện, theo dõi hợp đồng, thiết lập hóa đơn chứng từ và các loại báo cáo như: + Viết Hóa đơn GTGT loại 3 liên: Liên 1: lưu ở cuống. Liên 2: giao cho khách hàng. Liên 3: do nhân viên điều độ xuất hàng giữ để lập bảng kê xuất hàng hàng ngày tại các kho, ga, cảng sau đó tổng hợp gửi về phòng TCKT. + Cuối ngày: Căn cứ Hóa đơn GTGT, phòng KTKH và phòng TT lập bảng kê bán hàng theo dõi số lượng xuất trong ngày, sau đó lập bảng kê bán hàng hàng ngày theo hợp đồng kinh tế chuyển về phòng TCKT tổng hợp chung toàn công ty. + Cuối tháng: Tổng hợp hàng xuất bán trong tháng (theo dõi về lượng, chủng loại) và đối chiếu với phòng ĐĐQLK, sau đó tổng hợp bảng kê bán hàng (theo dõi về lượng-tiền) trong tháng nộp về phòng TCKT để tổng hợp chung toàn công ty. + Mở sổ theo dõi công nợ đối với từng khách hàng đồng thời chịu trách nhiệm đôn đốc thu hồi công nợ. Cuối mỗi ngày và cuối mỗi tháng đều phải lập báo cáo chi tiết công nợ nộp về phòng TCKT tổng hợp toàn công ty Phòng ĐĐQLK có trách nhiệm cung cấp thông tin nhanh về lượng hàng tồn kho hàng ngày, đồng thời điều phối cung cấp nguồn hàng và phương tiện vận tải. Mặt khác, viết hóa đơn kiêm vận chuyển nội bộ 3 liên: Liên 1: lưu ở cuống Liên 2: giao khách hàng - Liên 3: kèm theo bảng kê, hóa đơn bán hàng và cuối tháng nộp cho phòng TCKT tổng hợp. Phòng TCKT: Bộ phận kế toán bán hàng có trách nhiệm theo dõi tổng hợp chung toàn bộ báo cáo bán hàng, báo cáo chi tiết công nợ toàn công ty và chuyển cho kế toán tổng hợp phản ánh vào máy. * Bán hàng trả chậm. Căn cứ vào hợp đồng mua bán giữa khách hàng và công ty, công ty chuyển hàng đến nơi tiêu thụ, khách hàng có thể thanh toán ngay hoặc mua chịu. Theo quy định của công ty trong 30 ngày khách hàng phải trả hết số nợ thì mới được tiếp tục mua hàng. Trong thời gian trả chậm đó công ty không tính lãi trả chậm nhằm khuyến khích khách hàng mua hàng công ty. Hình thức này được thực hiện tương tự hình thức bán buôn trực tiếp ở trên, chỉ khác là phòng KTKH không tham gia hình thức này. * Bán lẻ. Công ty tiêu thụ hàng hóa thông qua các trung tâm, mỗi trung tâm lại quản lý khối cửa hàng, đại lý trực tiếp làm nhiệm vụ tiêu thụ hàng hóa. Tại cửa hàng: Khi phát sinh một nghiệp vụ bán hàng, nhân viên bán hàng sẽ viết hóa đơn GTGT gồm 3 liên: Liên 1: Lưu ở cuống. Liên 2: Giao cho khách hàng. Liên 3: Luân chuyển trong nội bộ. Cuối mỗi ngày, cửa hàng lại lập Bảng kê Hóa đơn bán lẻ, Báo cáo bán hàng trong ngày nộp về trung tâm. Tại trung tâm: Sau khi nhận được các chứng từ từ khối cửa hàng do trung tâm quản lý, kế toán trung tâm tiến hành tổng hợp Báo cáo nhập-xuất-tồn (theo dõi về lượng) và Báo cáo bán hàng (theo dõi cả về lượng và giá trị) kèm các Báo cáo từ khối cửa hàng nộp về phòng TT công ty. Tại phòng TT: Sau khi tập hợp đầy đủ các loại báo cáo của Trung tâm gửi về, kế toán phòng TT tổng hợp Báo cáo nhập-xuất-tồn và Báo cáo bán hàng trong ngày (mẫu tương tự) chuyển về phòng TCKT công ty. Tại phòng KTTC: Kế toán bán hàng lập Bảng kê hạch toán doanh thu bán hàng tại khu vực Hà Nội hàng ngày và lũy kế theo tháng. Thủ quỹ các Trung tâm thu tiền các cửa hàng trong ngày và cuối ngày nộp về bộ phận thủ quỹ - phòng TCKT công ty. Các địa bàn còn lại do các chi nhánh Thái Nguyên, Vĩnh Phúc, Phú Thọ, Lào Cai trực tiếp thực hiện, hình thức báo cáo, sổ sách tương tự như phòng TT. Hàng tháng vào đầu tháng sau kế toán các chi nhánh về công ty đối chiếu sổ sách, tiền hàng với các đơn vị liên quan và quyết toán tài chính với phòng TCKT công ty. 2.2.1.2. Phương thức gửi bán đại lý. Theo hợp đồng kinh tế đã ký kết và điều kiện để làm đại lý cho công ty, căn cứ vào khoản ký quỹ đại lý của chủ đại lý với công ty, công ty điều chuyển hàng cho đại lý. Và các cửa hàng đại lý phải thực hiện đúng các quy định về chế độ báo cáo tiền hàng, nội quy, quy định của công ty và được hưởng hoa hồng đại lý tính trên doanh thu bán ra hàng tháng. Hoạt động bán hàng của cửa hàng đại lý tương tự như các cửa hàng bán lẻ của công ty, chỉ khác ở chỗ: Các đại lý phải nộp một khoản ký quỹ tương ứng với số lượng hàng dự kiến bán ra trong tháng trước khi đi vào hoạt động. Nhân viên bán hàng của đại lý không phải là cán bộ công nhân viên của công ty. Các đại lý tự mua và quản lý hóa đơn bán hàng của mình. Khi mua hàng của công ty, khách hàng có thể thanh toán theo các phương thức như thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt, bằng chuyển khoản, UNC. 2.2.2. Các đối tượng quản lý liên quan đến kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. * Đặc điểm hàng hóa: mặt hàng kinh doanh chủ yếu của công ty là các loại xi măng. Vì xi măng là hàng hoá độc hại nên không thể bố trí các cửa hàng, đại lý tiêu thụ xi măng tại những khu vực như: bệnh viện, trường học.. , * Đặc điểm về tiêu thụ hàng hóa: Việc tổ chức tiêu thụ hàng hóa của công ty được phối hợp chặt chẽ giữa phòng KTKH, phòng TT, phòng ĐĐQLK và phòng TCKT nhằm đảm bảo thủ tục nhanh gọn, đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Công ty ngoài việc trực tiếp tổ chức tiêu thụ hàng hóa còn xây dựng cho mình 4 chi nhánh: Vĩnh Phúc, Lào Cai, Phú Thọ, Thái Nguyên, nên hàng hóa của công ty được phân phối rộng khắp các tỉnh ở Miền Bắc trong đó Hà Nội là thị trường chính. Tất cả những đặc điểm trên đã tác động tới việc tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty trong điều kiện áp dụng kế toán máy. Cụ thể đối với từng công tác kế toán: 2.2.3. Kế toán doanh thu bán hàng, thuế GTGT, theo dõi thanh toán với khách hàng tại công ty vật tư kỹ thuật xi măng. 2.2.3.1. Kế toán doanh thu bán hàng. * Nguyên tắc kế toán doanh thu bán hàng tại công ty: Công ty chỉ phản ánh vào tài khoản doanh thu bán hàng số doanh thu của khối lượng hàng hóa đã xác định tiêu thụ trong kỳ tức được khách hàng chấp nhận thanh toán, không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Hàng hóa của công ty thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên doanh thu bán hàng được phản ánh theo giá bán chưa có thuế GTGT. Khi phản ánh doanh thu bán hàng, kế toán sử dụng TK 511”Doanh thu bán hàng”, không sử dụng TK 512”Doanh thu tiêu thụ nội bộ”, TK 521”Chiết khấu thương mại”, TK 531”Hàng bán bị trả lại”, TK 532”Giảm giá hàng bán” do không phát sinh. Đồng thời, kế toán sử dụng TK 131”Phải thu của khách hàng” làm tài khoản trung gian thanh toán, nên tài khoản đối ứng của TK 511 luôn là TK 131 cho dù khách hàng đã thanh toán ngay tại thời điểm mua hay mới chỉ chấp nhận thanh toán. Tại chi nhánh: hàng ngày, khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, căn cứ vào Hóa đơn GTGT, nhân viên thống kê phản ánh ngay doanh thu bán hàng vào máy, và kết nối nội bộ chuyển lên mạng chính của công ty. Tại công ty: Kế toán phản ánh doanh thu bán hàng một lần vào cuối tháng mà không hạch toán riêng theo từng hóa đơn bán hàng, không hạch toán riêng theo từng ngày và không chi tiết cho từng loại hàng hóa. Trong phạm vi luận văn này, em chỉ xin đi sâu tìm hiểu về công tác kế toán tại công ty. *Tài khoản sử dụng: Công ty sử dụng TK 5111”Doanh thu bán hàng hóa” để phản ánh doanh thu về kinh doanh xi măng. Ngoài ra, công ty sử dụng các tài khoản liên quan: TK 131, TK 9111 ”Xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh“. *Trình tự hạch toán doanh thu bán hàng. Khi phát sinh một nghiệp vụ bán hàng tại cửa hàng, nhân viên bán hàng lập Hóa đơn giá trị gia tăng (Biểu 2.5). Trung tâm sau khi nhận được các Báo cáo từ các cửa hàng, lập Báo cáo Nhập- xuất- tồn khối cửa hàng (Biểu 2.8) và Báo cáo bán hàng (Biểu 2.9). Cuối ngày, nộp các Báo cáo này cùng các Báo cáo từ khối cửa hàng về P.TT. P.TT tổng hợp các Báo cáo từ các trung tâm và lâp Báo cáo Nhập-xuấ-tồn kho xi măng và Báo cáo bán hàng các trung tâm (mẫu tương tự) để gửi về P.TCKT. Tại phòng KTTC: Cuối tháng, kế toán bán hàng trên cơ sở các báo cáo từ phòng tiêu thụ gửi về, lập Bảng kê hạch toán doanh thu bán hàng tại khu vực Hà Nội (Biểu 2.10) để phản ánh doanh thu xi măng tại công ty (Hà Nội). Đồng thời, cùng với các báo cáo do chi nhánh gửi về, kế toán bán hàng lập Báo cáo doanh số bán hàng tại văn phòng công ty (Biểu 2.11) để phản ánh doanh thu bán xi măng toàn công ty. Biểu số 2.10 Bảng kê hạch toán doanh thu bán hàng tại khu vực Hà Nội Tháng 12 năm 2005 STT Diễn giải Số lượng (tấn) Doanh số bán có thuế GTGT (đồng) Doanh số bán chưa thuế GTGT (đồng) Thuế GTGT (10% DT) (đồng) I. P.TT 135.279,56 100.682.251.700 91.529.315.216 9.152.936.484 1. TT1 32.277,7 24.185.592.250 21.986.902.050 2.198.690.200 2. TT3 15.700,25 11.764.994.500 10.695.449.099 1.069.545.401 3. TT5 34.365,64 25.331.558.900 23.028.685.837 2.302.873.063 ………. II. Khối gián tiếp 9.051,81 6.940.693.300 6.309.721.180 630.972.120 6. XNVT 3.752,55 2.820.173.030 2.563.793.640 256.379.390 7. P. KTKH 2.328 1.955.520.000 1.777.745.450 177.774.550 8. VPTTXM 2.971,26 2.165.000.300 1.968.182.090 196.818.210 Cộng 144.331,37 107.622.945.000 97.839.036.396 9.783.908.604 Cuối tháng, theo Bảng kê hạch toán doanh thu bán hàng và Báo cáo bán hàng toàn công ty, để hạch toán doanh thu bán xi măng tại trung tâm 1, kế toán vào máy theo trình tự (Màn hình 2). Từ màn hình giao diện chung, kế toán vào mục “Nhập chứng từ”, xuất hiện màn hình nhập liệu ”Sửa đổi nội dung chứng từ”, đánh dấu chuột vào ô Tổng hợp. Tiến hành khai báo các thông số: Ô “Tháng”: :Nhập 12. Ô “Ngày CT” : Nhập 31/12/05. Ô “Ngày GS” : Nhập 11/01/06. Ô “Số hiệu” : Nhập DTXM01. Ô “Diễn giải” :Nhập doanh thu bán XM tại Cty tháng 12/2005: TT1=32.277,7 tấn. Ô” Tài khoản” :Nhập 333111. Ô”Diễn giải” :Máy tự chú thích nghiệp vụ. Ô”Phát sinh Có” : Nhập số tiền 2.198.690.200, ấn enter. Ô “Tài khoản” : Nhập 5111. Ô”Diễn giải” :Máy tự chú thích nghiệp vụ. Ô “Phát sinh Có” :Nhập số tiền 21.986.902.050, ấn Enter. Ô “Tài khoản” :Nhập 13141011. Ô”Diễn giải” :Máy tự chú thích nghiệp vụ. Ô” Phát sinh Nợ” :Nhập 24.185.592.250. ấn Enter. Máy sẽ tự động chuyển số liệu vào Sổ chi tiết, sổ cái TK 511, TK33311, TK 131. Cuối tháng, căn cứ vào số liệu trên sổ chi tiết TK5111 kế toán thực hiện kết chuyển sang TK 9111 để xác định KQKD. Để in ra các sổ sách, báo cáo, sổ Nhật ký chung, kế toán tiến hành các thao tác sau: Từ màn hình giao diện chung - Chọn mục Kế toán tổng hợp, xuất hiện màn hình in sổ sách báo cáo “Sổ kế toán tổng hợp và báo cáo tài chính“, kế toán tùy theo nhu cầu muốn xem sổ Nhật ký chung, sổ cái hay các loại báo cáo thì đánh dấu vào các mục tương ứng và nhấn In (Màn hình 3). - Kế toán vào mục Kế toán chi tiết, xuất hiện màn hình in sổ sách báo cáo “Sổ kế toán chi tiết và báo cáo quản trị“, đánh dấu vào mục Sổ chi tiết để xem sổ chi tiết theo nhu cầu (Màn hình 4). 2.2.3.2. Kế toán thuế GTGT. * Nội dung và phương pháp tính: Hàng hóa của công ty chịu thuế GTGT 10% và công ty nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Khi bán hàng hóa, cùng với việc ghi nhận doanh thu bán hàng, kế toán xác định số thuế GTGT đầu ra phải nộp như sau: Thuế GTGT đầu ra phải nộp = Thuế GTGT đầu ra - Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Trong đó: Thuế GTGT đầu ra = Giá tính thuế của hàng hoá chịu thuế bán ra * Thuế suất Thuế GTGT đầu vào = Tổng số thuế GTGT ghi trên hoá đơn thuế GTGT mua hoá đơn *Tài khoản sử dụng: Công ty sử dụng TK 33311 “Thuế GTGT đầu ra” để phản ánh số thuế GTGT phải nộp cho hàng bán ra. Đồng thời mở chi tiết TK 33311”Thuế GTGT đầu ra tại Hà Nội” để phản ánh số thuế GTGT đầu ra tại công ty. Ngoài ra, công ty còn sử dụng một số tài khoản liên quan như TK111”Tiền mặt”, TK112”Tiền gửi ngân hàng”, TK 131”Phải thu của khách hàng”… Cuối tháng khi nhập dữ liệu vào máy để hạch toán doanh thu bán hàng, đồng thời với việc làm này số liệu về thuế GTGT đầu ra cũng được chuyển tới Sổ chi tiết TK 333111. Cuối tháng, kế toán thuế lập Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa dịch vụ bán ra (Biểu 2.12) và Tờ khai thuế GTGT (Biểu 2.13) để nộp cho cơ quan thuế. 2.2.3.3. Kế toán theo dõi thanh toán với khách hàng tại công ty vật tư kỹ thuật xi măng. Trong điều kiện áp dụng kế toán máy, việc hạch toán khoản thanh toán với khách hàng trở nên đơn giản hơn rất nhiều do có máy tính hỗ trợ. Công tác kế toán các khoản phải thu phải thường xuyên theo dõi công nợ từng khách hàng để thu hồi vốn kịp thời. * Tài khoản sử dụng: TK 131 “Phải thu của khách hàng”. Đối với TK này, công ty xây dựng hệ thống tài khoản theo quy tắc: TK 1311: Phải thu các DN thuộc nội bộ TCT. TK 1314: Phải thu các DN thành phần kinh tế khác. Đồng thời, tài khoản này được mở chi tiết cho từng thành phần kinh tế khác: TK 1314101 : Các trung tâm bán xi măng. TK 1314102 : Văn phòng công ty. ….. Ngoài ra, còn các tài khoản liên quan khác như: TK 5111, TK 111 “Tiền mặt”, TK 112 “Tiền gửi ngân hàng”, TK 9111… * Trình tự kế toán phải thu của khách hàng. Hàng ngày, kế toán bán hàng phải theo dõi cập nhật sổ sách tình hình bán hàng toàn công ty Cuối tháng, khi hạch toán doanh thu bán hàng, máy sẽ chuyển số liệu phản ánh khoản phải thu khi bán hàng vào Sổ cái và Sổ chi tiết của TK 131. Trong tháng, khi khách hàng thanh toán tiền hàng. - Đối với tiền khách hàng trả đã nhập quỹ công ty, kế toán tiền mặt lập phiếu thu hoặc kế toán tiền gửi ngân hàng nhận giấy báo Có của ngân hàng. Căn cứ vào các chứng từ đó, hai bộ phận kế toán này phản ánh số đã thu vào máy theo quy trình sau: Phiếu thu Nhập dữ liệu vào máy Máy chuyển số liệu tự động (Giấy báo Có) theo trình tự trên vào Sổ cái và Sổ chi tiết TK131 - Đối với tiền khách hàng đã trả còn đang đi đường, cuối tháng căn cứ vào Bảng kê tiền khách hàng đã trả còn đi đường (Biểu 2.14), kế toán tiến hành vào máy như trình tự trên. Biểu 2.14 Bảng kê tiền khách hàng đã trả còn đI đường tại khu vực Hà Nội (Trích) Tháng 12 năm 2005 Ngày Tên khách hàng Số sec, UNC Số tiền I Phòng tiêu thụ 1 Công ty xây dựng số 4- TT3 UNC 30.000.000 2 Công ty TNHH Xuân Sơn-TT9 81996 28.023.750 …. ….. 15 Công ty xây dựng số 2- TT5 576879 85.808.250 … …. Cộng 2.541.241.325 Theo TG250 ngày 1/12/05, ngày ghi sổ 1.12/05, thu tiền xi măng (UNC) công ty cổ phần Xuân Sơn do trung tâm 1 bán hàng số tiền 150.000.000. Kế toán vào máy: Từ màn hình giao dịên chung, chọn “Nhập chứng từ”, đánh dấu vào mục Tổng hợp và tiến hành khai báo các thông số: về Tháng, Ngày CT, Ngày GS, Số hiệu, Diễn giải. Ô “Tài khoản” :Nhập 13141011._.