Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH một thành viên thương mại dịch vụ và xuất nhập khẩu

có lợi nhuận, nếu không sẽ không thể đứng vững và tồn tại được trước sự cạnh tranh gay gắt của thị trường. Hiện nay cơ chế quản lý kinh tế tài chính ở nước ta đã và đang có những đổi mới sâu sắc một cách toàn diện. Chúng ta đã và đang định hướng, điều chỉnh các mục tiêu kinh tế ở từng giai đoạn của một nền kinh tế thị trường năng động, có sự quản lý, kiểm soát của hàng loạt các chính sách kinh tế mới được ban hành để nâng cao và đặt đúng vai trò, vị trí của những công việc quản lý, điều hành và kiểm soát nền kinh tế bằng biện pháp kinh tế, bằng Pháp luật và các công cụ quản lý kinh tế khác. Kế toán với tư cách là công cụ quản lý cần có sự đổi mới không chỉ dừng lại ở việc ghi chép chính xác, kịp thời và lưu giữ các dữ liệu mà quan trọng hơn là thiết lập một hệ thống có tổ chức thông tin có ích cho việc quản lý kinh tế. Do đó kế toán về mặt bản chất chính là một hệ thống đo lường, xử lý và truyền đạt những thông tin có ích cho các quyết định kinh tế cũng có thể nói kế toán là một môn khoa học, là một nghệ thuật ghi chép phân loại tổng hợp và lý giải các nghiệp vụ tài chính diễn ra ở một tổ chức làm căn cứ cho các quyết định kinh tế. Kế toán là trung tâm hoạt động tài chính của hệ thống thông tin quản lý, nó giúp cho các nhà quản lý kinh doanh có khả năng xem xét toàn diện về hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Nhận thức được ý nghĩa quan trọng của các vấn đề nói trên, là một sinh viên chuyên nghành kế toán đến thực tập tại Phòng kế toán của Công ty TNHH một thành viên thương mại - dịch vụ và xuất nhập khẩu, trong quá trình nghiên cứu, học hỏi với những kiến thức được trang bị trong nhà trường dưới sự chỉ bảo, hướng dẫn tận tình của cô giáo Trần Thị Thu Hà cùng các cô, chú, anh, chị trong phòng kế toán của Công ty em đã đi sâu tìm hiểu thực tế của công tác hạch toán kế toán đồng thời mạnh dạn đi sâu nghiên cứu đề tài : “ Tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH một thành viên thương mại dịch vụ và Xuất Nhập Khẩu ” với mong muốn hoàn thiện hơn nữa những kiến thức được học tập taị Nhà trường. Vì thời gian và khả năng có hạn nên báo cáo thực tập này của em chắc chắn còn nhiều khiếm khuyết. Em rất mong được các thầy, cô giáo và các bác, các cô, chú trong Phòng kế toán Công ty góp ý kiến chỉ bảo để em hoàn thiện hơn kiến thức của mình. Kết cấu đề tài tốt nghiệp của em gồm ba phần : Chương 1 : Những vấn đề lý luận chung về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Chương 2 : Thực trạng tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH một thành viên thương mại dịch vụ và Xuất Nhập Khẩu. Chương 3 : Một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH một thành viên thương mại dịch vụ và Xuất Nhập Khẩu. Em xin chân thành cám ơn! CHƯƠNG I NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG I .Sự cần thiết của việc tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong doanh nghiệp. 1. Khái niệm về bán hàng và xác định kết quả bán hàng. *Bán hàng : Là việc chuyển quyền sở hữu hàng hoá, thành phẩm, dịch vụ cho khách hàng đồng thời thu tiền và có quyền thu tiền về số sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ đã cung cấp, số tiền này được gọi là doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Hàng bán có thể là thành phẩm do đơn vị sản xuất ra (đối với đơn vị sản xuất) và cũng có thể là hàng do đơn vị mua vào rồi bán (đối với đơn vị thương mại). Quá trình này chỉ được coi là hoàn thành khi bên bán hàng đã gửi hàng cho khách hàng số hàng hoá đó được bên mua ký xác nhận.Khách hàng đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán cho doanh nghiệp.Đây là hai điều kiện cần và đủ để doanh nghiệp hoàn thành quá trình bán hàng của mình. Đây cũng chính là quá trình vận động của vốn kinh doanh từ vốn thành phẩm, hàng hoá sang vốn bằng tiền và hình thành kết quả. *Kết quả bán hàng : Khi quá trình bán hàng hoàn thành bao giờ doanh nghiệp cũng thu về một kết quả nhất định, đó chính là kết quả bán hàng. Nó được hình thành trên cơ sở so sánh giữa doanh thu bán hàng thuần và các chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng, đó là các chi phí về giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong một kỳ nhất định. Kết quả bán hàng có thể là lỗ hoặc lãi. Nếu là lỗ sẽ được xử lý bù đắp theo quy định của cơ chế tài chính và quyết định của cấp có thẩm quyền. Nếu là lãi sẽ được phân phối theo quy định của cơ chế tài chính với một tỷ lệ nhất định tuỳ thuộc vào lĩnh vực, ngành nghề mà doanh nghiệp kinh doanh. 2. Vai trò của tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Trong nền kinh tế thị trường, để tồn tại và phát triển thì các doanh nghiệp thường gắn bó chặt trẽ với nhau và có mối quan hệ mật thiết với nhiều đối tượng khác như : các doanh nghiệp bạn, các nhà đầu tư, nhà nước... Đặc biệt là các khách hàng.Điều làm cho các đối tượng này quan tâm là kết quả hoạt động kinh doanh và các mối quan hệ kinh doanh của nhau để từ đó đưa ra những quyết định có lợi cho mình nhất. Kế toán nói chung, kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng nói riêng luôn là công cụ đắc lực trong hệ thống các công cụ quản lý để cung cấp thông tin phục vụ các đối tượng này. Số liệu mà kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng cung cấp, cho phép doanh nghiệp nắm được tình hình tiêu thụ hàng hoá của doanh nghiệp mình, hàng hoá tồn kho hiện có, kinh doanh có lãi không ... để từ đó điều chỉnh lại kế hoạch dự trữ hàng hoá và đưa ra các chiến lược kinh doanh mới nhằm mục đích làm cho công việc kinh doanh của mình dạt hiệu quả tốt nhất .Số liệu này cũng là căn cứ để doanh nghiệp tìm ra các biện pháp nhằm hạn chế sự thất thoát hàng hoá làm tổn hại đến lợi ích chung của toàn doanh nghiệp. Nhà nước sẽ dựa vào những số liệu này nhằm thực hiện việc kiểm tra, giám sát của mình đối với các doanh nghiệp từ đó đưa ra các công cụ và chính sách thích hợp nhằm thực hiện các kế hoạch phát triển kinh tế của quốc gia. Còn các nhà kinh doanh , nhà cung cấp, nhà đầu tư ...sẽ dựa vào đó để nắm bắt được tình hình kinh doanh của doanh nghiệp phục vụ cho việc đưa ra các quyết định kinh doanh của mình ví dụ như có nên tiếp tục quan hệ làm ăn với doanh nghiệp hay không, có nên cho vay hay đầu tư vào doanh nghiệp hay không?... Qua những phân tích trên đây, ta thấy được mục đích của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng là xử lý, cung cấp những thông tin cần thiết cho các đối tượng sử dụng khác nhau để đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp. Đó chính là vai trò quan trọng của tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong doanh nghiệp. 3. Nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong doanh nghiệp. Để thực hiện tốt chức năng và vai trò quan trọng trong công tác quản lý, kế toán bán hàng và xác định kết quả có nhiệm vụ sau : - Ghi chép đầy đủ, kịp thời khối lượng hàng hoá, thành phẩm, dịch vụ đã bán ra, tính toán đúng đắn trị giá vốn của hàng đã bán, các khoản chi phí đã bỏ ra trong quá trình bán hàng nhằm xác định đúng đắn kết quả bán hàng. - Kiểm tra, giám sát tiến độ thực hiện kế hoạch bán hàng, kế hoạch phân phối lợi nhuận, kỷ luật thanh toán và thực hiện nghĩa vụ với nhà nước. - Cung cấp thông tin trung thực và đầy đủ về tình hình bán hàng, xác định và phân phối kết quả phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và quản lý doanh nghiệp. II. Những vấn đề chung về bán hàng và xác định kết quả bán hàng. 1. Các phương thức bán hàng và phương thức thanh toán. 1.1. Các phương thức bán hàng. Gồm các hình thức: - Hìnhthức bán hàng ký gửi đại lý. - Hình thức bán hàng trực tiếp. -Hình thức bán trả chậm, trả góp. - Hình thức gửi bán Nhưng quá trình bán hàng ở các doanh nghiệp thương mại là quá trình vận động của vốn kinh doanh từ vốn hàng hoá sang vốn bằng tiền và hình thành kết quả kinh doanh. Bán hàng ở các doanh nghiệp thương mại bao gồm hai khâu : khâu bán buôn và khâu bán lẻ, ở từng khâu thì sẽ có các phương thức bán hàng tương ứng với từng khâu đó. * Đối với khâu bán buôn: - Bán buôn qua kho : Hàng hóa xuất từ kho của doanh nghiệp để bán cho người mua. Trong phương thức này lại chia thành 2 hình thức : + Bán trực tiếp qua kho : Theo hình thức này, doanh nghiệp xuất hàng từ kho giao trực tiếp cho người mua do bên mua uỷ nhiệm đến nhận hàng trực tiếp. Hàng hoá được coi là bán khi người mua đã nhận hàng và ký xác nhận trên chứng từ bán hàng, còn việc thanh toán tiền bán hàng với bên mua tuỳ thuộc vào hợp đồng đã ký giữa hai bên. + Bán qua kho theo hình thức chuyển hàng : Theo hình thức này, doanh nghiệp xuất hàng từ kho chuyển cho người mua bằng phương thức vận tải tự có hoặc thuê ngoài. Hàng hoá gửi đi vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. Chỉ khi nào người mua xác nhận đã nhận được hàng hoặc chấp nhận thanh toán thì hàng hoá mới chuyển quyền sở hữu và được coi là tiêu thụ. - Bán buôn vận chuyển thẳng : Theo phương thức bán hàng này, doanh nghiệp mua hàng của bên cung cấp để bán thẳng cho người mua. Phương thức này cũng được chia thành hai hình thức: + Bán vận chuyển thẳng trực tiếp : Theo hình thức này, doanh nghiệp mua hàng của bên cung cấp để giao bán thẳng cho người mua do bên mua uỷ nhiệm đến nhận hàng trực tiếp ở bên cung cấp hàng cho doanh nghiệp. Hàng hoá chỉ được coi là bán khi người mua đã nhận đủ hàng và ký xác nhận trên chứng từ bán hàng của doanh nghiệp, còn việc thanh toán tiền bán hàng với bên mua tuỳ thuộc vào hợp đồng đã ký kết giữa hai bên. + Bán vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng : Theo hình thức này, doanh nghiệp mua hàng của bên cung cấp và chuyển hàng đi để bán thẳng cho bên mua bằng phương tiện vận tải tự có hoặc thuê ngoài. Hàng hoá gửi đi vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, khi nào bên mua xác nhận đã nhận được hàng hoặc chấp nhận thanh toán thì doanh nghiệp mới coi là thời điểm bán hàng. * Đối với khâu bán lẻ:: - Phương thức bán hàng thu tiền trực tiếp : Theo phương thức bán hàng này, nhân viên bán hàng trực tiếp chịu trách nhiệm vật chất về số hàng đã nhận để bán ở quầy hàng. Nhân viên bán hàng trực tiếp giao hàng và thu tiền của khách hàng.Thông thường không cần lập chứng từ cho từng nghiệp vụ bán hàng. Tuỳ theo yêu cầu quản lý nhân viên bán hàng kiểm kê lượng hàng hoá hiện còn ở quầy hàng và dựa vào lượng hàng của từng ca, ngày, kỳ để xác định số lượng hàng bán ra của từng mặt hàng lập báo cáo bán hàng theo ca, ngày, kỳ. - Phương thức bán hàng thu tiền tập trung : Theo phương thức này, nghiệp vụ giao hàng và thu tiền của khách tách rời nhau. Mỗi quầy hàng bố trí nhân viên thu ngân làm nhiệm vụ thu tiền của khách, viết hoá đơn để khách hàng nhận hàng ở quầy hàng do nhân viên bán hàng giao. Cuối ca hoặc ngày, nhân viên thu ngân làm giấy nộp tiền bán hàng để nhân viên bán hàng căn cứ vào hoá đơn kiểm kê hàng còn lại cuối ca, ngày để xác định lượng hàng đã bán rồi lập báo cáo trong ngày, trong ca. 1.2. Các phương thức thanh toán. Phương thức thanh toán là một vấn đề vô cùng quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp vì chỉ khi quản lý tốt về vấn đề này nó mới giúp doanh nghiệp tránh được những mất mát về tiền hàng, không để xảy ra trường hợp chiếm dụng vốn một cách bất hợp pháp làm ảnh hưởng đến lợi ích chung của doanh nghiệp. Hiện nay các doanh nghiệp thường áp dụng các phương thức thanh toán như sau: - Thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt : Theo phương thức này, khi người mua nhận được hàng từ doanh nghiệp thì sẽ thanh toán ngay cho doanh nghiệp bằng tiền mặt.Thông thường phương thức này được sử dụng trong trường hợp người mua là những khách hàng nhỏ, mua hàng với khối lượng không nhiều và chưa mở tài khoản tại ngân hàng. - Thanh toán qua ngân hàng : Việc thanh toán qua Ngân hàng thì khi đó Ngân hàng đóng vai trò trung gian giữa doanh nghiệp và khách hàng làm nhiệm vụ chuyển tiền từ tài khoản của người mua sang tài khoản của doanh nghiệp và ngược lại. Phương thức này có nhiều hình thức thanh toán như:Thanh toán bằng séc, thanh toán bằng thư tín dụng, thanh toán bù trừ , Uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi... Phương thức này thường được sử dụng trong trường hợp người mua là những khách hàng lớn, hoạt động ở vị trí cách xa doanh nghiệp và đã mở tài khoản ở ngân hàng. 2. Doanh thu bán hàng. * Doanh thu : Là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong một kỳ kế toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất, kinh doanh thông thường của doanh nghiệp, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu. * Doanh thu bán hàng : Là toàn bộ tiền bán sản phẩm, hàng hoá, tiền cung cấp dịch vụ cho khách hàng bao gồm cả phụ thu và phí thu thêm ngoài giá bán (nếu có) . ở các doanh nghiệp áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì doanh thu bán hàng không bao gồm thuế GTGT, còn ở các doanh nghiệp áp dụng phương pháp tính thuế trực tiếp thì doanh thu bán hàng là trị giá thanh toán của số hàng đã bán. Theo nguyên tắc bán hàng, khi xác nhận doanh thu phải xác nhận thời điểm ghi nhận doanh thu : - Doanh thu được ghi nhận trước thời điểm thu tiền. - Doanh thu được ghi nhận trong thời điểm thu tiền. - Doanh thu được ghi nhận sau thời điểm thu tiền. Doanh thu bán hàng chỉ được ghi nhận khi thoả mãn các điều kiện sau: - Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua. - Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hoá như người sở hữu hàng hoá hoặc quyền quản lý hàng hoá. - Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn . - Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ hoạt động bán hàng . - Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng . Doanh nghiệp phải xác định được thời điểm chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu hàng hoá cho người mua trong từng trường hợp cụ thể. Trong hầu hết trường hợp, thời điểm chuyển giao phần lớn rủi ro trùng với thời điểm chuyển giao lợi ích gắn liền với quyền sở hữu hợp pháp hoặc quyền kiểm soát hàng hoá cho người mua. Trường hợp doanh nghiệp vẫn còn chịu phần lớn rủi ro gắn liền với quyền sở hữu hàng hoá thì giao dịch không được coi là hoạt động bán hàng và doanh thu không được ghi nhận. Nếu doanh nghiệp chỉ còn phải chịu một phần nhỏ rủi ro gắn liền với quyền sở hữu hàng hoá thì việc bán hàng được xác định và doanh thu được ghi nhận. Ví dụ như doanh nghiệp còn nắm giữ giấy tờ về quyền sở hữu hàng hoá chỉ để đảm bảo sẽ nhận được đủ các khoản thanh toán. Trường hợp lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng còn phụ thuộc yếu tố không chắc chắn thì chỉ ghi nhận doanh thu khi yếu tố không chắc chắn này đã xử lý xong. Nếu doanh thu đã được ghi nhận trong trường hợp chưa thu tiền thì khi xác định khoản tiền nợ phải thu này là không thu được thì phải hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh. Doanh thu và chi phí liên quan tới cùng một giao dịch phải được ghi nhận đồng thời theo nguyên tắc phù hợp. Các chi phí bao gồm cả chi phí phát sinh sau ngày giao hàng thường được xác định chắc chắn khi các điều kiện ghi nhận doanh thu được thoả mãn. Các khoản tiền nhận trước của khách hàng không được ghi nhận là doanh thu mà được ghi nhận là một khoản nợ phải trả tại thời điểm nhận tiền trước của khách hàng. Khoản nợ phải trả về số tiền nhận trước của khách hàng chỉ được ghi nhận là doanh thu khi đồng thời thoả mãn 5 điều kiện quy định trên. * Doanh thu bán hàng thuần (DTT) : Là khoản chênh lệch giữa doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm : Giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất nhập khẩu tính trên doanh thu bán hàng thực tế mà doanh nghiệp đã thực hiện trong một kỳ kế toán. Thuế GTGT đối với doanh nghiệp áp dụng việc tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. Doanh thu bán hàng thuần mà doanh nghiệp thu được có thể thấp hơn doanh thu bán hàng do các nguyên nhân như doanh nghiệp giảm giá hàng đã bán cho khách hàng, hàng bán bị trả lại hoặc phải nộp thuế TTĐB, thuế XNK.. 3. Các khoản giảm trừ doanh thu. - Chiết khấu thương mại : Là khoản doanh nghiệp bán giảm giá niêm yết cho khách hàng mua hàng với khối lượng lớn. - Giảm giá hàng bán : Là khoản giảm trừ cho người mua do hàng hoá kém phẩm chất, sai quy cách hoặc lạc hậu thị hiếu. - Giá trị hàng bán bị trả lại : Là giá trị khối lượng hàng bán đã xác định là tiêu thụ bị khách hàng trả lại và từ chối thanh toán. - Các khoản thuế : thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất nhập khẩu, thuế GTGT đối với doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp trực tiếp. 4. Phương pháp xác định trị giá vốn hàng bán. Trị giá vốn hàng bán là toàn bộ chi phí kinh doanh liên quan đến quá trình bán hàng bao gồm trị giá vốn hàng xuất kho, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho số hàng đã bán. Trị giá vốn hàng xuất kho để bán : Đối với doanh nghiệp sản xuất, trị giá vốn thành phẩm xuất kho để bán hoặc thành phẩm hoàn thành không nhập kho đưa đi bán ngay chính là giá thành sản xuất thực tế của sản phẩm hoàn thành. Đối với doanh nghiệp thương mại, trị giá vốn hàng xuất kho để bán bao gồm trị giá mua thực tế và chi phí mua của số hàng đã xuất kho. Trị giá vốn hàng xuất kho có thể được tính theo một trong các phương pháp sau: + Phương pháp tính theo giá đích danh + Phương pháp bình quân gia quyền + Phương pháp nhập trước, xuất trước + Phương pháp nhập sau, xuất trước (a) Phương pháp tính theo giá đích danh : Phương pháp này được áp dụng đối với doanh nghiệp có ít loại mặt hàng hoặc mặt hàng ổn định và nhận diện được. (b) Phương pháp bình quân gia quyền : Theo phương pháp này, giá trị của từng loại hàng tồn kho được tính theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho tương tự đầu kỳ và giá trị từng loại hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trong kỳ. Giá trị trung bình cũng có thể được tính theo thời kỳ hoặc vào mỗi khi nhập một lô hàng về phụ thuộc vào tình hình kinh doanh của doanh nghiệp. (c) Phương pháp nhập trước, xuất trước : Phương pháp này đặt trên giả định là hàng tồn kho được mua trước hoặc sản xuất trước thì được xuất trước và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất tại thời điểm cuối kỳ. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho. (d) Phương pháp nhập sau, xuất trước : áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho được mua sau hoặc sản xuất sau thì được xuất trước và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trước đó. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập sau hoặc gần sau cùng, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn tồn kho. Tính trị giá vốn của hàng đã bán : Kế toán căn cứ vào trị giá vốn hàng xuất kho để bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp của số hàng đã bán để tổng hợp lại tính trị giá vốn hàng đã bán như sau: Trị giá vốn hàng đã bán = Trị giá vốn hàng xuất kho để bán + Chi phí BH và chi phí QLDN của số hàng đã bán * Phương pháp kế toán trị giá vốn sản phẩm hàng hoá. Sơ đồ 1: Kế toán giá vốn theo phương pháp kê khai thường xuyên TK 632 TK 911 TK 155 (1) (4) TK 157 (2) (3) Chú thích: (1) Bán thành phẩm qua nhập kho. (2)Thành phẩm gửi bán. (3)Giá vốn hàng bán của thành phẩm gửi bán. (4)Kết chuyển giá vốn hàng bán. (4) Sơ đồ 2: Kế toán giá vốn theo phương pháp kiểm kê định kỳ TK 155, 157 TK 632 (1) TK 911 TK 631 (2) (3) Chú thích: (1)Kết chuyển giá trị thành phẩm tồn đầu kỳ. (2)Giá thành thực tế của thành ohẩm xuất trong kỳ. (3)Kết chuyển vốn thực tế hàng đã bán trong kỳ. (4)Kết chuyển giá thành phẩm tồn cuối kỳ. 5. Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. 5.1. Chi phí bán hàng. Chi phí bán hàng là chi phí lưu thông và chi phí tiếp thị phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ như chi phí bao gói sản phẩm, bảo quản hàng hoá, chi phí vận chuyển, tiếp thị hàng hoá... Theo quy định hiện hành CPBH của doanh nghiệp bao gồm các loại chi phí sau: - Chi phí nhân viên : Bao gồm các khoản tiền lương, tiền phụ cấp phải trả cho nhân viên bán hàng ... và các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ trên tiền lương theo quy định. - Chi phí vật liệu, bao bì : Bao gồm các chi phí để bao gói sản phẩm, bảo quản, nhiên liệu trong quá trình vận chuyển hàng hoá... - Chi phí dụng cụ, đồ dùng : Bao gồm chi phí về công cụ, dụng cụ đo lường, tính toán, làm việc... trong khâu tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá. - Chi phí khấu hao tài sản cố định : Bao gồm chi phí khấu hao về nhà kho, cửa hàng, phương tiện bốc dỡ, vận chuyển... - Chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hoá : Bao gồm các chi phí bỏ ra để sửa chữa, bảo hành sản phẩm, hàng hoá tỏng thời gian quy định. - Chi phí dịch vụ mua ngoài : Bao gồm chi phí thuê TSCĐ, thuê kho, bãi, thuê bốc vác, vận chuyển, hoa hồng cho các đại lý bán hàng ... - Chi phí bằng tiền khác : Bao gồm các chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm ngoài những khoản chi phí kể trên như chi phí tiếp khách, chi phí quảng cáo, tiếp thị ... Cuối kỳ hạch toán, chi phí bán hàng được kết chuyển, phân bổ để xác định kết quả kinh doanh tuỳ theo từng loại hình và điều kiện kinh doanh của doanh nghiệp. Đối với doanh nghiệp sản xuất, nếu chu kỳ kinh doanh dài, trong kỳ không có hoặc có ít sản phẩm tiêu thụ thì cuối kỳ hạch toán phân bổ và kết chuyển toàn bộ (hoặc một phần) CPBH sang theo dõi ở loại “chi phí chờ kết chuyển” tương ứng với số sản phẩm chưa tiêu thụ. Đối với doanh nghiệp thương mại, trường hợp doanh nghiệp có dự trữ hàng hoá giữa các kỳ có biến động lớn cần phân bổ một phần chi phí bảo quản cho số hàng còn lại cuối kỳ. Sơ đồ 3: Trình tự kế toán chi phí bán hàng. TK 334,338 TK 641 TK 111,112 (1) (7) TK 152(611) TK 911 (2) (8) TK 1422 TK 153 (9a) (9b) (3a) TK 1421 (3b) TK 214 (4) TK 135 (5) TK111,112 (6) Diễn giải sơ đồ : (1) Chi phí nhân viên phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm. (2) Giá trị vật liệu phục vụ cho quá trình bán hàng. (3a) CC,DC cho quá trình bán hàng trong trường hợp phân bổ một lần. (3b) CC,DC phục vụ quá trình bán hàng trong trường hợp phân bổ nhiều lần. (4) Trích khấu hao TSCĐ cho bộ phận bán hàng. (5) Trích trước chi phí bảo hành sản phẩm trong kỳ. (6) Chi phí bằng tiền khác phát sinh trong quá trình bán hàng. (7) Các khoản được ghi giảm chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ (nếu có) (8) Cuối kỳ xác định và kết chuyển CPBH để xác định KQKD. (9a) Phân bổ CPBH cho số sản phẩm, hàng hoá còn lại cuối kỳ chưa tiêu thụ. (9b) Sang kỳ kế toán sau, kết chuyển CPBH từ TK 1422 vào TK 911 để xác định KQKD. 5.2. Chi phí quản lý doanh nghiệp. Chi phí quản lý doanh nghiệp (CPQLDN) là những chi phí cho việc quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và phục vụ chung khác liên quan đến hoạt động của cả doanh nghiệp. Theo quy định hiện hành, chi phí QLDN được chia thành các loại sau : - Chi phí nhân viên quản lý : Gồm tiền lương, phụ cấp phải trả cho ban giám đốc, nhân viên các phòng ban của doanh nghiệp và các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ trên tiền lương nhân viên quản lý theo quy định. - Chi phí vật liệu quản lý : Bao gồm các loại vật liệu, nhiên liệu xuất dùng cho hoạt động quản lý của ban giám đốc và các phòng ban của doanh nghiệp; cho sửa chữa TSCĐ ... dùng chung của doanh nghiệp. - Chi phí đồ dùng văn phòng : Chi phí về đồ dùng, dụng cụ văn phòng dùng cho công tác quản lý chung của doanh nghiệp. - Chi phí khấu hao TSCĐ : Khấu hao của những TSCdùng chung cho doanh nghiệp như văn phòng làm việc, kho tàng, vật kiến trúc... - Thuế, phí, lệ phí : Bao gồm thuế nhà đất, thuế môn bài...và các khoản phí, lệ phí giao thông, cầu phà... - Chi phí dự phòng : Các khoản trích dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng phải thu khó đòi. - Chi phí dịch vụ mua ngoài : Các khoản chi về dịch vụ mua ngoài, thuê ngoài như tiền điện, nước, thuê sửa chữa TSCĐ dùng chung của doanh nghiệp. - Chi phí bằng tiền khác : Bao gồm các khoản chi bằng tiền ngoài các khoản đã kể trên như chi hội nghị, tiếp khách, chi công tác phí, chi đào tạo cán bộ, chi trả lãi tiền vay cho SXKD... CPQLDN là một khoản chi phí gián tiếp do đó cần được lập dự toán và quản lý chi tiêu tiết kiệm, hợp lý. Đây là loại chi phí liên quan đến mọi hoạt động trong doanh nghiệp, do vậy cuối kỳ cần phải được tính toán, phân bổ để xác định kết quả kinh doanh. Việc hạch toán, phân bổ và kết chuyển CPQLDN vào cuối kỳ cũng tương tự như đối với CPBH Sơ đồ 4: Trình tự kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp. TK 334,338 TK 642 TK 111,112 (1) (8) TK 152(611) TK 911 (2) (9) TK 1422 TK 153 (3a) (10a) (10b) TK1421 (3b) TK214 (4) TK111,112,333 (5) (6) TK335 (7) Diễn giải sơ đồ : (1) Chi phí nhân viên quản lý phát sinh trong kỳ (2) Trị giá thực tế vật liệu các loại xuất dùng cho công tác quản lý DN phát sinh trong kỳ. (3a) Công cụ, dụng cụ phục vụ cho công tác quản lý DN trường hợp phân bổ 1 lần. (3b) Công cụ, dụng cụ phục vụ cho công tác quản lý DN trường hợp phân bổ nhiều lần. (4) Trích KHTSCĐ dùng chung cho toàn doanh nghiệp. (5) Thuế, phí, lệ phí phát sinh trong kỳ. (6) Chi phí bằng tiền khác. (7) Khoản chi lãi của vốn vay dùng cho SXKD phải trả hoặc đã trả trong kỳ. (8) Các khoản được ghi giảm CPQLDN phát sinh trong kỳ nếu có. (9) Cuối kỳ kết chuyển CHQLDN để xác định kết quả kinh doanh. (10a) Phân bổ CPQLDN cho sản phẩm, hàng hoá cuối kỳ chưa tiêu thụ. (10b) Sang kỳ kế toán sau, kết chuyển CPQLDN từ TK1422 vào TK911 để xác định KQKD. 6. Xác định kết quả bán hàng . Kết quả bán hàng là một vấn đề mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần quan tâm .Theo quy định hiện hành, kết quả hoạt động kinh doanh bao gồm : - Kết quả hoạt động SXKD. - Kết quả hoạt động tài chính. - Kết quả hoạt động khác. Trong đó : Kết quả bán hàng là khoản chênh lệch giữa doanh thu bán hàng thuần với trị giá vốn hàng bán ra và chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho số hàng đã bán. Để tính toán chính xác kết quả bán hàng của từng nhóm sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, kế toán phải mở sổ chi tiết theo dõi riêng trị giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí QLDN và doanh thu của từng nhóm sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ... Sơ đồ 5:Hạch toán xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh TK511,512 TK911 TK632 (7) (6) TK421 (1) (5) (2) TK641,642 TK1422 (4) (3) Chú thích: Kết chuyển giá vốn hàng tiêu dùng. Kết chuyển chi phí quản lý và chi phí bán hàng. Chờ kết chuyển. Kết chuyển. Kết chuyển doanh thu thuần. Kết chuyển lỗ về tiêu thụ. Kết chuyển lãivề tiêu thụ. III. Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. 1. Chứng từ và luân chuyển chứng từ. Chứng từ kế toán vừa là vật mang tin, vừa là vật truyền tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành ở các đơn vị. Bất kỳ một nghiệp vụ kinh tế nào khi thực sự phát sinh trong thực tế đều phải lập chứng từ theo mẫu quy định hoặc theo hướng dẫn của Bộ Tài Chính tuỳ theo từng lĩnh vực, đặc điểm kinh doanh mỗi của doanh nghiệp. Chứng từ kế toán là cơ sở để kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của mọi nghiệp vụ, đồng thời nó là căn cứ để kế toán thực hiện việc tổ chức hạch toán ban đầu cũng như kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa các sổ sách, tài liệu...trong doanh nghiệp. Trong các doanh nghiệp thương mại thường sử dụng các chứng từ bán hàng sau: - Hợp đồng mua bán hàng hóa - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ - Hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng - Phiếu nhận hàng của nhân viên bán hàng - Hoá đơn vận chuyển hàng hoá - Phiếu xuất kho - Phiếu lên hàng ... Đơn đặt hàng Bộ phận BH Bộ phận tài vụ KT tiêu thụ và thanh toán Kho Xuất kho HH Sơ đồ 6:Trình tự luân chuyển chứng từ bán hàng: (1) (2) (3) (5) (4) Diễn giải sơ đồ : (1) Bộ phận bán hàng tiếp nhận đơn đặt hàng của khách (2) Chuyển đơn đặt hàng cho phòng tài chính kế toán (3) Bộ phận bán hàng lập hoá đơn bán hàng để thủ kho căn cứ xuất kho (4) Căn cứ vào các chứng từ hợp lý, hợp lệ, thủ kho tiến hành xuất kho (5) Chuyển hoá đơn cho bộ phận kế toán có liên quan để làm căn cứ ghi sổ tiêu thụ và theo dõi thanh toán. 2. Tài khoản sử dụng và trình tự kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu. 2.1. Tài khoản sử dụng. Trong kế toán bán hàng và kết quả bán hàng trong doanh nghiệp, kế toán sử dụng các tài khoản sau : - TK 156 “Hàng hoá” : Phản ánh số hiện có và tình hình tăng, giảm hàng hoá trong các doanh nghiệp thương mại, dịch vụ và những cơ sở sản xuất có tổ chức hoạt động kinh doanh hàng hoá. Tài khoản 156 gồm có 2 tài khoản cấp 2 : + TK156(1) : Trị giá mua hàng hoá + TK156(2) : Chi phí thu mua hàng hóa - TK 611 “Mua hàng” : Phản ánh trị giá vốn của hàng luân chuyển trong tháng (Trường hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên). - TK 157 “Hàng gửi đi bán” : Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hàng hoá, sản phẩm đã gửi hoặc chuyển đến cho khách hàng như gửi bán đại lý, ký gửi nhưng chưa được khách hàng chấp nhận thanh toán. - TK 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” : Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán của hoạt động sản xuất kinh doanh. - TK 512 “Doanh thu nội bộ” : Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu của số sản phẩm, hàng hoá,dịch vụ tiêu thụ trong nội bộ các doanh nghiệp. - TK 3387 “Doanh thu chưa thực hiện” : Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu chưa thực hiện của doanh nghiệp trong kỳ kế toán. - TK 521 “Chiết khấu thương mại” : Tài khoản này dùng để phản ánh khoản chiết khấu thương mại mà doanh nghiệp đã giảm trừ hoặc đã thanh toán cho người mua hàng do việc người mua hàng đã mua hàng (sản phẩm, hàng hóa), dịch vụ với khối lượng lớn theo thoả thuận về chiết khấu thương mại ghi trên hợp đồng kinh tế mua bán hoặc các cam kết mua,bán hàng. Tài khoản 521 có 3 tài khoản cấp 2 : + TK 521(1) : Chiết khấu hàng hoá + TK521(2) : Chiết khấu thành phẩm + TK521(3) : Chiết khấu dịch vụ - TK 531 “Hàng bán bị trả lại” : Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá của số sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ đã tiêu thụ._. bị khách hàng trả lại do các nguyên nhân : Do vi phạm cam kết; vi phạm hợp đồng kinh tế, hàng bị mất, kém phẩm chất, sai quy cách... - TK 532 “Giảm giá hàng bán” : Tài khoản này dùng để phản ánh khoản giảm giá hàng bán thực tế phát sinh trong kỳ kế toán. - TK 632 “Giá vốn hàng bán” : Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá vốn của thành phẩm, hàng hóa, dịch vụ, giá thành sản xuất của sản phẩm xây, lắp (Đối với doanh nghiệp xây, lắp) bán trong kỳ. - TK 641 “Chi phí bán hàng” : Tài khoản này dùng để phản ánh các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ như chi phí chào hàng, giới thiệu sản phẩm, hoa hồng bán hàng, chi phí đóng gói sản phẩm... Tài khoản này được mở thành 7 tài khoản cấp 2 tương ứng với các nội dung của CPBH. - TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” : Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản chi phí quản lý chung của doanh nghiệp như chi phí về lương nhân viên bộ phận quản lý, chi phí vật liệu văn phòng, khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý doanh nghiệp... Tài khoản này được mở thành 8 tài khoản cấp 2 tương ứng với nội dung của từng loại CPQLDN. - TK 3331 “Thuế GTGT phải nộp” : Phản ánh số thuế GTGT đầu ra, số thuế GTGT của hàng nhập khẩu phải nộp, số thuế GTGT được khấu trừ, số thuế GTGT đã nộp và còn phải nộp vào NSNN. Tài khoản 3331 có 2 tài khoản cấp 3 : + Tài khoản33311 “Thuế GTGT đầu ra” + Tài khoản 33312 “Thuế GTGT hàng nhập khẩu” - TK 911 “ Xác định kết quả ” : Tài khoản này dùng để xác định kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh và các hoạt động khác của doanh nghiệp. 2.2. Trình tự kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu. Sơ đồ 7: hạch toán tiêu thụ thành phẩm theo phương thức bán hàng trực tiếp.TK111,112 TK511 TK911 TK632 TK155 (10) (7) (4) (1) TK3331 TK3332,3333 TK641,642 TK111,112 (8) (5) (2) (11) TK532,531 (3) (9) (6) Chú thích: (1)Xuất kho thành phẩm. (2)Chi phí bán hàng,chi phí quản lý doanh nghiệp. (3)Giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại. (4)Kết chuyển giá vốn hàng bán. (5)Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp. (6)Thuế giá trị gia tăng tương ứng. (7)Kết chuyển doanh thu thuần. (8)Thuế xuất khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt. (9)Kết chuyển số tiền giảm giá hàng bán,hàng bán bị trả lại. (10)Doanh thu bán hàng. (11)Thuế giá trị gia tăng. Sơ đồ 8:Hạch toán tiêu thụ theo phương thức đổi hàng. TK155 TK632 TK911 TK511 TK331 TK152 (2) (1) (3) (4) (5) TK3332,3333 TK133 (6) (8) TK3331 (7) Chú thích: (1)Xuất kho thành phẩm (2)kết chuyển giá vốn hàng báng (3)Kết chuyển doanh thu thuần (4)Doanh thu (5)Nhận hàng (6)Thuế tiêu thụ đặc biệt ,thuế xuất nhập khẩu (7)Thuế GTGT đầu ra (8)Thuế GTGT đầu vào Sơ đồ 9:Hạch toán tiêu thụ thành phẩm theo phương thức trả góp. TK911 TK632 TK152 TK3331 TK511 TK154,155 (7) (4) (3) (2) (1) (8) TK3387 TK515 (6) (5) TK111,112 (9) Chú thích: (1) Giá vốn hàng bán. (2) Kết chuyển giá vốn cuối kỳ. (3) Kết chuyển doanh thu thuần. (4) Doanh thu trả ngay. (5) Lãi trả chậm. (6) Định kỳ kết chuyển. (7) Thuế GTGT đầu ra(nếu có). (8) Tổng tiền hàng. (9) Thu tiền lần đầu. Sơ đồ 10:Hạch toán tiêu thụ thành phẩm theo phương thức hàng gửi bán. TK155 TK157 TK632 TK911 TK511 111,112,131 (1) (2) (3) (4) (5) 3332,3333 TK3331 TK111,112,131 (6) (7) TK531,532 (8) (10) (9) Chú thích: (1) Xuất kho thành phẩm gửi bán. (2) Giá vốn hàng bán. (3) Kết chuyển doanh thu bán hàng. (4) Kết chuyển doanh bán hàng. (5) Doanh thu bán hàng. (6) Thuế xuất khẩu thuê tiêu thụ đặc biệt. (7) Thuế GTGT. (8) Giảm giá hàng bán ,hàng bán bị trả lại. (9) Bán hàng. (10) Cuối kỳ kết chuyển giảm giá. Sơ đồ 11:Hạch toán hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán. TK155,156 TK632 (1) TK511 TK531,532 TK111,112,131 (4) (2) TK3331 (3) Chú thích: (1) Giá vốn hàng bán bị khách hàng trả lại. (2) Doanh nghiệp tiến hành trả lại tiền cho người mua. (3) Thuế GTGT trên phần đươc giảm giá. (4) Kết chuyển doanh số hàng bán bị trả 3. Tổ chức hệ thống sổ, báo cáo kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Số lượng sổ kế toán và kết cấu mẫu sổ kế toán sử dụng ở doanh nghiệp phụ thuộc vào hình thức kế toán đã lựa chọn. Các doanh nghiệp thương mại thường sử dụng một trong các hình thức kế toán sau : - Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ - Hình thức kế toán nhật ký chung - Hình thức kế toán nhật ký chứng từ - Hình thức kế toán nhật ký sổ cái ở đây em xin chỉ trình bày hình thức kế toán nhật ký chung đây là hình thức mà đợn vị em thực tập áp dụng. a. Hình thức kế toán nhật ký chung gồm các loại sổ sách chủ yếu sau đây: - Sổ nhật ký chung. - Sổ cái. - Sổ nhật ký đặc biệt và các sổ kế toán chi tiết. b. Sổ nhật ký chung là sổ kế toán căn bản dùng để ghi chép các nghiệp vụ phát sinh theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng tài khoản của các nghiệp vụ đó, làm căn cứ để ghi vào sổ cái. Sổ Cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ phát sinh của từng tài khoản tổng hợp. Số liệu của sổ cái cuối tháng được dùng để ghi vào bảng cân đối phát sinh và từ đó ghi vào bảng cân đối kế toán và các báo biểu kế toán khác. Sổ nhật ký đặc biệt còn được gọi là sổ nhật ký chuyên dùng được sử dụng trong trường hợp nghiệp vụ phát sinh nhiều nếu tập trung ghi cả vào nhật ký chung thì sẽ trở ngại về nhiều mặt do đó phải mở sổ nhật ký đặc biệt để ghi chép riêng cho từng loại nghiệp vụ chủ yếu. Định kỳ hoặc cuối tháng tổng hợp số liệu của sổ nhật ký đặc biệt và ghi một lần vào sổ cái. Ngoài sổ nhật ký đặc biệt tuỳ theo yêu cầu quản lý đối vói từng loại tài sản hoặc từng loại nghiệp vụ như tài sản cố định, vật liệu, hàng hoá, thành phẩm, chi phí sản xuất….Người ta phảI mở các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Đây là loại sổ kế toán dùng để ghi chi tiết các sự việc đã ghi trên sổ kế toán tổng hợp nhằm phục vụ yêu cầu của công tác kiểm tra và phân tích. Khi mở các sổ kế toán chi tiết thì chứng từ gốc được ghi vào sổ kế toán chi tiết, cuối tháng căn cứ vào các sổ chi tiết lập các bảng tổng hợp chi tiết của từng tài khoản tổng hợp đrr đối chiếu với sổ kế toán phân loại chung. c. Trình tự ghi chép kế toán trong hình thức nhật ký chung như sau: Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian sau đó căn cứ vào sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái. Trường hợp dùng sổ nhật ký đặc biệt thì hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc ghi nghiệp vụ phát sinh vào các sổ nhật ký đặc biệt có liên quan, định kỳ hoặc cuối tháng tổng hợp các nghiệp vụ trên sổ nhật ký đặc biệt và lấy số liệu tổng hợp ghi một lần vào sổ cái. Cuối tháng tổng hợp sổ liệu của sổ cái và lấy sổ liệu của sổ cái ghi vào bảng cân đối phát sinh các tài khoản tổng hợp. Đối với các tài khoản có mở các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết thì, sau ghi sổ nhật ký phải căn cứ vào chứng từ gốc ghi vào các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết liên quan, cuối tháng cộng sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết lập các bảng tổng hợp chi tiết của từng tài khoản để đối chiếu với bảng cân đối số phát sịnh Sau khi kiểm tra đối chiếu khớp đúng các số liệu, bảng cân đối sổ phát sinh được dùng làm căn cứ để lập bảng cân đối kế toán và các báo biểu kế toán khác. Sơ đồ 11.1:Trình tự ghi chép theo hình thức sổ kế toán nhật ký chung Chứng từ gốc Sổ nhật ký chung Sổ nhật ký đặc biệt Sổ chi tiết Sổ quỹ Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cấn đối tài khoản Báo cáo kế toán Ghi hàng ngày (định kỳ) Ghi vào cuối tháng (định kỳ) Đối chiếu, kiểm tra CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ VÀ XUẤT NHẬP KHẨU I. khái quát về Công ty tnhh một thành viên thương mại dịch vụ và Xuất Nhập Khẩu. 1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty tnhh một thành viên thương mại dịch vụ và Xuất Nhập Khẩu. Công ty TNHH một thành viên thương mại dịch vụ và xuất nhập khẩu tiền thân là:Hội đồng TW liên minh các HTX Việt Nam.Sau khi nhà nước có chính sách chuyển đổi cơ chế kinh tế từ cơ chế tập chung bao cấp sang cơ chế thị trường có sự quản lýcủa nhà nước thì hoạt động kinh doanh của liên minh HTX không phát triển kip theo sự phát triển của nền kinh tế,làm ăn ngày càng thua lỗ,hàng năm nhà nước phảI bù lỗ để duy trì sự hoạt động của liên minh HTX. Nguyên nhân chủ yếu là do đội ngũ quản lý của liên minh HTX đã quen làm việc theo cơ chế bao cấp,mọi việc từ mua sắm máy móc thiết bị,nguyên vật liệu,quyeets định sản xuát sản phẩm gì…đến việc tiêu thụ sản phẩm sản xuất ra đều do nhà nước làm.Doanh nghiệp chỉ việc sản xuất theo những chỉ thị của nhà nước mà không cần biết sản phẩm sản xuất ra với mẫu mã,chất lượng như vậy thì sẽ có những khách hàng nào mua,doanh nghiệp cũng không cần phảI nghiên cứu thị trường,tim hiểu thị hiếu của người tiêu ding đẻ sản xuất ra những sản phẩm mà người tiêu dùng đang cần.Họ chỉ việc sản xuất và sản xuất dến đâu thì có nhà nướ tiêu thụ đến đó còn hiệu quả kinh doanh như thế nào thì doanh nghiệp không cần biết,lời lỗ đều do nhà nước. Do đó đội ngũ quản lý của doanh nghiệp chỉ có mỗi việc là điều hành hoạt động sản xuất sao cho sản xuất đạt chỉ tiêu mà nhà nước giao,cho nên khi chuyển sang cơ chế thị trường,mọi hoạt động từ khâu mua nguyên vật liệu, quyết định sản xuất sản phẩm gì…đến việc tiêu thụ sản phẩm mà mình sản xuất ra đều do bộ máy quản lý doanh nghiệp quyết định thì họ không thể đảm nhận nổi vì trình đọ của họ trong cơ chế này chỉ bằng với nhân viên quản lý phân xưởng thậm chí có thể không bằng chứ đừng nói đến việc quản trị chi phí,nghiên cứu,tìm hiểu thị trường,quản trị việc tiêu thụ,maketting,thiết kế mẫu mã,quản trị nhân lực…Sau khi đổi mới đã được nhiều năm nhưng hoạt động kinh doanh của liên minh HTX vẫn không phát triển mà còn ngày càng thua lỗ,nhà nước đã có nhứng chính sách ưu đãi và hỗ trợ nhưng kết quả vẫn không xoay chuyển được. Vì vậy công ty TNHH một thành viên thương mại.dịch vụ và xuất nhập khẩu được thành lập theo thông báo số 1875/TM-TB của Bộ Thương mại và quyết định số 234/HĐTW ngày 28 / 04 / 1997 của Chủ tịch Hội đồng TW liên minh các HTX Việt nam và được Sở Kế hoạch và đầu tư TP. Hà nội cấp giấy đăng ký kinh doanh số 200672 ngày 06 / 05 / 1997.Có trụ sở tại 149 Đường Giảng Võ_Phường Cát Linh_Quận Đống Đa_TP.Hà Nội với chức năng là kinh doanh thương mại và xuất nhập khẩu tổng hợp… Là một công ty mới được thành lập nhưng dưới sự lãnh đạo của ban giám đốc và tinh thần nhiêt tình công tác của toàn thể cán bộ nhân viên, công ty đã phát huy được hết khả năng của cơ sở vật chất sẵn có để kinh doanh có hiệu quả, đảm bảo đời sống của người lao động và hoàn thanh tốt nhiệm vụ được giao. Công ty là một đơn vị hạch toán độc lập, có đầy đủ tư cách pháp nhân, có tài khoản riêng tại Ngân hàng, có con dấu riêng. 2. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của công ty. Thông qua các hoạt động kinh doanh và dịch vụ Công ty góp phần vào quá trình lưu thông hàng hoá từ khâu sản xuất đến khâu tiêu dùng, từ thành thị tới nông thôn, đồng thời cung cấp nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất. Tham gia tích cực vào chương trình xuất khẩu và nhập khẩu theo quy định của nhà nước nhằm góp phần thúc đẩy sản xuất trong nước. 2.1 Nội dung hoạt động kinh doanh của Công ty. Công ty tổ chức các hoạt động kinh doanh thương mại tổng hợp với các ngành nghề sau: - Nội thương hàng tiêu dùng. - Kinh doanh khách sạn. - Cung ứng vật tư. - Đại lý ký gửi mua bán hàng hoá. - Thu mua nông lâm hải sản Sản phẩm và mặt hàng chính của Công ty. a. Trong nước : - Buôn bán hàng tiêu dùng - Buôn bán hàng tư liệu sản xuất - Buôn bán hàng lương thực thực phẩm - Đại lý mua bán ký gửi hàng hoá - Kinh doanh khách sạn - Kinh doanh dịch vụ công cộng - Sản xuất hàng tiêu dùng, lương thực,thực phẩm, thủ công mỹ nghệ b. Xuất nhập khẩu : - Nhập khẩu hàng tiêu dùng - Nhập thiết bị máy móc. 2.2. Đặc điểm về tổ chức hàng hóa. Hiện nay công ty đang kinh doanh hơn 200 mặt hàng khác nhau song có thể phân ra thành các mảng lớn. Từ các mảng này lại được chia thành từng nhóm, trong mỗi nhóm bao gồm nhiều loại, từ các loại này mới được chi tiết thành từng mặt hàng cụ thể tuỳ theo trọng lượng, quy cách, mẫu mã…của sản phẩm. - Mỹ phẩm : Bao gồm các nhóm hàng như là Dầu gội đầu, dầu xả, sữa dưỡng da, sữa tắm…. - Tẩy rửa : Bao gồm các nhóm hàng như là tẩy quần áo , tẩy đồ gia dụng, tẩy vệ sinh phòng bếp, phòng khách, tẩy kính, bồn vệ sinh… - Thực phẩm: Như là chân gà, cánh gà , thịt gà, mỳ chính… * Hàng hoá của công ty có những đặc điểm sau : Đa dạng, phong phú về mẫu mã, chủng loại, trọng lượng...Các sản phẩm hầu hết là hàng tiêu dùng, dễ vận chuyển, bảo quản. Có kích thước nhỏ, giá trị thấp,Thường được quản lý theo thùng, hộp. - Đều được mã hoá trên máy vi tính để thuận lợi cho công tác quản lý. 3. Đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh của công ty . Bộ máy kinh doanh bao gồm những Cán bộ công nhân viên có trình độ chuyên môn cao, nghiệp vụ vững vàng có đủ khả năng tổ chức quản lý chỉ đạo hoạt động kinh doanh của Công ty. Bộ máy hoạt động của Công ty được tổ chức gọn nhẹ, khoa học phù hợp với đặc điểm kinh doanh và điều lệ hoạt động của công ty bao gồm : Ban giám đốc và các phòng chức năng. Mỗi phòng đều có chức năng và quyền hạn rõ ràng song có mối quan hệ chặt chẽ với nhau trong quá trình hoạt động kinh doanh sao cho toàn bộ các hoạt động đều diễn ra nhịp nhàng ăn khớp, nhằm thực hiện thống nhất các mục tiêu của doanh nghiệp. Sơ đồ 12: cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty: Giám đốc công ty Phòng Tổ chức hành chính Phòng Kinh Doanh Dịch Vụ Phòng Kế toán Trung tâm phân phối sản phẩm Phòng bảo vệ Phòng Xuất Nhập Khẩu - Ban Giám đốc : Đứng đầu Công ty là Giám đốc Công ty do Hội Đồng TW Liên Minh các hợp tác xã Việt nam bổ nhiệm. Giám đốc Công ty tổ chức điều hành mọi hoạt động của Công ty theo chế độ thủ trưởng và chịu trách nhiệm toàn diện trước cơ quan và tập thể Cán bộ công nhân viên của Công ty. Giúp việc Giám đốc có 1 kế toán trưởng và 1 phó Giám đốc do Giám đốc đề nghị và được hội đồng TW Liên Minh các Hợp tác xã Việt Nam bổ nhiệm. - Phòng Kế toán :Phụ trách phòng kế toán là kế toán trưởng do Hội Đồng TW Liên Minh các Hợp TX Việt Nam bổ nhiệm theo đề nghị của Giám đốc Công ty. Kế toán trưỏng là người giúp việc Giám đốc, chịu trách nhiệm trước Công ty về mặt quản lý kinh tế của đơn vị. Ngoài những việc trên Kế toán trưởng còn có trách nhiệm quan trọng : Hàng ngày phải theo dõi mọi hoạt động của Công ty, Lập chứng từ, ghi sổ. Cuối tháng cộng các sổ sách, đối chiếu, Lập báo cáo trình lên Công ty. - Phòng kinh doanh dịch vụ: Là phòng quản lý và kinh doanh các phòng khách của nhà khách Liên Minh HTX Vịêt Nam. - Phòng xuất nhập khẩu: Là phòng đảm trách trong lĩnh vực kinh doanh buôn bán ngoại thương, nhập xuất hàng hoá với nước ngoài. - Trung tâm phân phối sản phẩm: Đứng đầu là giám đốc trung tâm ( Tương đương trưởng phòng) đẩm nhận việc phân phối sản phẩm ra bên ngoài và các chức năng khác… - Phòng bảo vệ: Là phòng đảm trách về lĩnh vực an ninh trong cơ quan và bảo vệ tài sản của cơ quan. II. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của công ty. 1. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu bộ máy kế toán của công ty. 1.1. Chức năng, nhiệm vụ của bộ máy kế toán. Bộ máy kế toán của công ty đóng vai trò quan trọng, là một bộ phận không thể tách rời, cánh tay phải đắc lực trợ giúp Ban giám đốc trong việc kiểm tra, giám sát mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính diễn ra trong đơn vị. Phòng kế toán cung cấp thông tin thường xuyên, liên tục, đầy đủ và kịp thời góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh. Do xuất phát từ đặc điểm kinh doanh của công ty là trên nhiều lĩnh vực thương mại, dịch vụ và xuất nhập khẩu do đó phòng kế toán phải cung cấp đầy đủ tất cả các thông tin, trên tất cả các lĩnh vực vì vậy nhiệm vụ của bộ máy kế toán được thể hiện qua những nội dung chính sau: - Ghi chép, tính toán số liệu một cách trung thực và chính xác về tình hình kinh doanh của doanh nghiệp, tính toán đúng đắn chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và các khoản chi phí khác nhằm xác định đúng kết quả bán hàng. - Kiểm tra, giám sát tiến độ thực hiện kế hoạch kinh doanh, tình hình thanh toán với người mua, người bán, nghĩa vụ đối với nhà nước. Đồng thời kiểm tra việc bảo vệ tài sản, vật tư, hàng hoá, phát hiện những hiện tượng tiêu cực trong kinh doanh. - Cung cấp thông tin chính xác, trung thực và đầy đủ về mọi mặt hoạt động kinh doanh trong đó chủ yếu là tình hình bán hàng và xác định kết quả bán hàng nhằm phục vụ cho việc điều hành và quản lý kinh doanh trong đơn vị đồng thời phục vụ cho công tác kiểm tra, kiểm soát của nhà nước đối với hoạt động kinh doanh của công ty. Như vậy kế toán nói chung và kế toán bán hàng - xác định kết quả bán hàng nói riêng là công tác quan trọng của doanh nghiệp nhằm xác định số lượng và giá trị của lượng hàng hoá bán ra cũng như doanh thu và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Song để phát huy được vai trò và thực hiện tốt các nhiệm vụ đã nêu trên đòi hỏi phải tổ chức công tác kế toán thật khoa học và hợp lý đồng thời cán bộ kế toán phải nắm vững nội dung của tổ chức công tác kế toán và xác định kết quả. 1.2. Cơ cấu bộ máy kế toán của công ty. Việc lựa chọn hình thức tổ chức công tác Kế toán là nội dung quan trọng của Công ty. Vì nó quyết định đến mô hình tổ chức bộ máy kế toán, liên quan đến việc sử dụng hợp lý các bộ máy Kế toán, đồng thời đảm bảo việc thực hiện đầy đủ chức năng nhiệm vụ Kế toán. Do thành lập trong thời gian chưa hẳn là dài do vậy công ty kinh doanh gọn chủ yếu là bán buôn và làm nhà phân phối các sản phẩm .Vì vậy mà phòng kế koán được tổ chức gọn nhẹ và khoa học. Nhân viên được đào tạo các trường kinh tế tài chính với những hiểu biết rộng, năng lực cao nhiều kinh nghiệm trong nghề. Tổ chức khoa học và hợp lý công tác kế toán nói chung và bộ máy kế toán nói riêng không những đảm bảo được những yêu cầu trong việc thu nhận, hệ thống hoá và cung cấp thông tin kế toán, phục vụ cho yêu cầu quản lý kế toán tài chính mà còn giúp đơn vị quản lý chặt chẽ tài sản, ngăn ngừa những hành vi làm tổn hại đến tài sản của đơn vị. Sơ đồ13: tổ chức bộ máy kế toán của cty: Kế toán trưởng Phó phòng kế toán Thủ qũy Thủ kho Kế toán bộ phận Cơ cấu bộ máy kế toán của Công ty gồm : - Kế toán trưởng : Là người giúp giám đốc công ty tổ chức thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê, tài chính của công ty đồng thời đứng ra kiểm tra, kiểm soát mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính của công ty mình. - Phó phòng kế toán có nhiệm vụ: Trợ giúp kế toán trong công việc thường ngày, giải quyết công việc cho kế toán trưởng khi kế toán trưởng đi vắng. - Thủ quỹ : Chịu trách nhiệm theo dõi tiền mặt trong két và các khoản thu - chi hàng ngày. - Thủ kho: Quản lý kho hàng hoá của công ty, đảm nhiệm công việc xuất nhập hàng hoá. - Kế toán bộ phận: Là kế toán nằm tại các phòng chuyên trách như: Trung tâm phân phối sản phẩm, phòng xuất nhập khẩu, phòng kinh doanh dịch vụ. +Kế toán trung tâm phân phối sản phẩm: Đảm nhiệm công việc ghi chép tổng hợp tình hình kinh doanh cũng như thu chi của Trung Tâm, làm số liệu báo cáo tình hình bán hàng cũng như kết quả bán hàng của Trung Tâm để kế toán trưởng tập hợp lại tạo nên báo cáo tổng hợp của toàn công ty. Ngoài ra kế toán Trung tâm còn theo dõi lượng, quản lý lượng hàng nhập, xuất, tồn trên máy để cuối tháng đối chiếu với số thực có dưới kho, tính toán tiền lương và các khoản trích theo lương; Tính toán số thuế VAT mà trung tâm phải nộp. + Kế toán phòng kinh doanh dịch vụ: Đảm nhận công việc ghi chép tổng hợp tình hình kinh doanh cũng như thu chi của phòng mình, làm số liệu báo cáo tình hình kinh doanh cũng như kết quả kinh doanh của phòng để kế toán trưởng tập hợp lại tạo nên báo cáo tổng hợp của toàn công ty. + Kế toán phòng xuất nhập khẩu: Đảm nhận công việc ghi chép tổng hợp tình hình kinh doanh cũng như thu chi của phòng mình, làm số liệu báo cáo tình hình bán hàng cũng như kết quả kinh doanh của phòng để kế toán trưởng tập hợp lại, tạo nên báo cáo tổng hợp của toàn công ty. Giữa các phần hành kế toán có sự phối hợp chặt chẽ và đồng bộ, đảm bảo tính thống nhất về phương pháp tính toán và ghi chép từ đó tạo điều kiện cho việc kiểm tra, đối chiếu được dễ dàng, phát hiện nhanh chóng các sai sót để kịp thời sửa chữa. 2. Nội dung tổ chức công tác kế toán ở Công ty TNHH một thành viên thương mại dịch vụ và Xuất Nhập Khẩu trong điều kiện kế toán trên máy. Để bắt kịp tốc độ phát triển kinh tế của nước ta cũng như trên toàn thế giới, cùng sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật và sự thay đổi trong cơ chế quản lý của Nhà nước đã có những ảnh hưởng, tác động mạnh mẽ đến việc tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp, đòi hỏi tổ chức công tác kế toán phải thật khoa học, hợp lý nhằm cung cấp thông tin một cách kịp thời, đầy đủ và trung thực, đáp ứng yêu cầu của cơ chế quản lý trong thời đại mới. Thực chất của việc tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp là việc tổ chức ghi chép, phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ Kinh tế – Tài chính phát sinh bằng những phương pháp khoa học của kế toán, phù hợp với chính sách, chế độ quản lý kinh tế và đặc điểm tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp. Nội dung của việc tổ chức công tác kế toán trong Công ty thương mại dịch vụ và Xuất Nhập Khẩu trong điều kiện ứng dụng máy vi tính gồm những vấn đề cơ bản sau : 2.1. Tổ chức mã hoá các đối tượng cần quản lý. Trong những năm gần đây việc áp dụng kế toán máy vào công việc kế toán ngày càng trở nên thông dụng, phổ biến. Trong bối cảnh đó Công ty TNHH một thành viên Thương mại, Dịch vụ và Xuất Nhập Khẩu cũng đã áp dụng kế toán máy vào trong công tác ghi chép với việc tự viết cho mình một phần mềm kế toán khá hoàn chỉnh, nhằm phù hợp hơn với tình hình hạch toán của doanh nghiệp Máy vi tính cũng như phần mềm kế toán là sản phẩm của con người và do con người tạo ra. chính vì vậy để cho máy hiểu được thao tác cũng như việc ghi chép số liệu kế toán thì một công việc không thể thiếu đó là mã hoá các đối tượng như: mã hoá khác hàng, mã hoá sản phẩm, và các đối tượng khác… * Mã hoá hàng hoá : Do sự đa dạng, phong phú về chủng loại, mẫu mã, chất lượng hàng hóa, vì vậy công ty đã tiến hành phân loại, sắp xếp và mã hoá một cách có hệ thống tất cả các mặt hàng, cho phép kế toán nhận diện, tìm kiếm một cách nhanh chóng, chính xác tên hàng hoá mà mình muốn tìm bằng cách phân ra thành từng nhóm hàng VD. Nhóm Mỹ phẩm, nhóm chất tẩy rửa, nhóm thực phẩm…Trong mỗi nhóm lại phân ra ví dụ Mỹ phẩm có những nhãn hiệu nào, trong nhãn hiệu đó thì có những sảm phẩm gì? trong sản phẩm đó lại có các loại dung tích khối lượng ra sao. Chẳng hạn nhóm dầu gội VO5 trong nhóm này lại có dầu gội Henna, dầu gội Kiwi, dầu gội Pearmango đã được công ty ma hoá như sau: DG12037: Dầu gội Henna . Trong đó DG: Dầu gội 12037: Là mã hàng( 5 ký tự cuối trong mã đăng ký in trên sản phẩm). DG13478 : Dầu gội Kiwi. Trong đó DG: Dầu gội. 13478: Là mã hàng( 5 ký tự cuối trong mã đăng ký in trên sản phẩm). Các mặt hàng khác cũng được mã hoá tương tự. * Mã hoá nhân viên bán hàng : Ví dụ: Nhân viên Hồng Nhung NVBHHN: Nhân viên bán hàng Hồng Nhung. Trong đó: NVBH là ký hiệu của nhân viên bán hàng HN là ký hiệu của tên nhân viên Hồng Nhung * Mã hoá khách hàng: - Mã hoá công nợ phải thu khách hàng. Ví dụ: Khách hàng là Công ty Thịnh Thái. 131TT: Phải thu khách hàng – công ty Thịnh Thái - Mã hoá công nợ phải trả người bán. Ví dụ: Công ty TNHH thương mại A Nam. 331.AN: Phải trả người bán – Công ty TNHH Thương mại A Nam. Các đối tượng khác được mã hoá tương tự. 2.2. Tổ chức chứng từ và luân chuyển chứng từ kế toán. Đây là khâu đầu tiên của công tác kế toán nhằm cung cấp thông tin đầu vào, làm cơ sở dữ liệu cho hệ thống thông tin, biến đổi thành thông tin kế toán cung cấp cho các đối tượng sử dụng. Do công ty hoạt đông trong nhiều lĩnh vực nên trong phạm vi đề tài này em chỉ xin nêu trong phạm vi mà đề tài em nghiên cứu Hệ thống danh mục chứng từ trong Công ty thương mại dịch vụ và Xuất Nhập Khẩu gồm các loại chứng từ sau : - Đơn đặt hàng của khách hàng - Phiếu lên hàng - Hoá đơn GTGT - Hoá đơn nội bộ - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ - Phiếu xuất nhập hàng ngày - Phiếu nhận hàng của nhân viên bán hàng - Phiếu xuất kho. Do khách hàng của công ty chủ yếu là các siêu thị ở Hà Nội, và các đại lý lớn phân phối hàng mỹ phẩm do vậy quy trình bán hàng của công ty chủ yêu là theo đơn đặt hàng, đơn đặt hàng do nhân viên đảm trách của công ty tại gian hàng trong siêu thi, hoặc nhân viên bán hàng quản lý theo khu vực, đến tận nơi đặt hàng mang đơn về, hoặc được khách hàng đặt hàng qua điện thoại hoặc fax. Sơ đồ 14:Quy trình đối với “Đơn đặt hàng trước”: (Trang sau) In phiếu xuất kho In bảng kê hàng Kế toán lưu Thủ kho nhận Chuẩn bị hàng Nhập các đơn hàng Thu các đơn hàng Thu vào ngày cố định trong tháng Bên nhận hàng kiểm tra hàng hoá Thu tiền hàng Nhận phiếu nhập Kho người mua Giao cho vận chuyển Kiểm tra giao nhận hàng hoá Phê duyệt của trưởng phòng (2) (3) (4b) (4a) (4c) (5) (6) (7) (8) (9) (10) NVBH (1) Chuẩn bị hàng hoá Diễn giải quy trình : (1): Khách hàng đặt hàng qua điện thoại hoặc NVBH gặp trực tiếp khách hàng để thực hiện việc đặt hàng và mang các đơn đặt hàng về văn phòng. (2): Trưởng phòng xem xét đơn đặt hàng và phê duyệt đơn đặt hàng. (3): Nhập đơn đặt hàng vào máy và in ra bảng kê hàng hoá, phiếu xuất hàng hoá. (4a): Kế toán lưu chứng từ. (4b):Kế toán lưu chứng từ. (4c): Giao phiếu (5): Thủ kho nhận phiếu và chuẩn bị hàng hoá đã ghi trên phiếu xuất kho. (6) Khi xuất xong và kiểm tra lại hàng hoá xuất kho, thủ kho giao cho bên vận chuyển, bên vận chuyển kiểm tra lại số hàng hoá theo đơn điều vận, và hoá đơn tài chính xuất rồi nhận hàng hoá. (7) Bên vận chuyển giao hàng tại kho của người mua. (8) Sau khi bên mua kiểm tra hàng hoá sẽ làm hoá đơn nhập giao cho bên vận chuyển mang về. (9) Bên nhập kho mang chứng từ nhập về cho kế toán. (10) Đến ngày thanh toán kế toán thanh toán sẽ làm đối chiếu công nợ và thanh toán tiền hàng. xuất kho cho thủ kho. 2.3. Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng và trình tự kế toán bán hàng. Việc vận dụng hệ thống tài khoản vào trong công tác kế toán của Công ty TNHH một thành viên thương mại dịch vụ và Xuất Nhập Khẩu theo đúng chế độ nhà nước ban hành. Do công ty là nhà phân phối độc quyền hàng hoá một số mặt hàng, ngoài ra còn kinh doanh mọt số mặt hàng khác tuy nhiên quá trình này được thực hiện thông qua hợp đồng mua bán nên các điều khoản quy đinh trong việc mua bán hàng hoá là “mua đứt bán đoạn”. Do đó kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng sử dụng các tài khoản sau - TK 111 : Tiền mặt - TK112 : Tiền gửi ngân hàng - TK113 : Tiền đang chuyển - TK 131 : Phải thu của khách hàng - TK 156: Hàng hoá. - TK 331 : Phải trả cho người bán - TK 511 : Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. - TK 521 : Chiết khấu thương mại - TK 632 : Giá vốn hàng bán - TK 642 : Chi phí quản lý doanh nghiệp - TK 911 : Xác định kết quả 2.4. Tổ chức hệ thống sổ, báo cáo kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Với việc áp dụng phần mềm kế toán tài chính vào công việc của phòng kế toán do vây hầu như các công việc của lĩnh vực kế toán đều được làm bằng phần mềm kế toán này, tuy nhiên bên cạnh việc sử dung phần mềm kế toán thì công ty cũng tiến hành làm đồng thời kế toán thủ công như: kế toán kho và thủ quỹ. Như vậy việc sử dụng phần mềm kế toán vẫn chưa phải là toàn bộ trong tất cả các công đoạn. Sổ, báo cáo kế toán ở Công ty TNHH một thành viên thương mại dịch vụ và Xuất Nhập Khẩu bao gồm : - Sổ nhật ký chung. - Sổ cái các tài khoản : TK511, TK521, TK642... - Sổ doanh thu (trong đó chi tiết theo từng nhóm hàng) - Sổ tổng hợp doanh thu bán hàng - Báo cáo nhập – xuất – tồn theo tháng - Bảng cân đối kế toán theo quý - Bảng cân đôi số phát sinh theo quý - Báo cáo kết quả kinh doanh theo quý - Báo cáo thuế GTGT theo tháng. - Quết toán thuế GTGT, thuế TNDN theo năm. - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. III. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ VÀ XUẤT NHẬP KHẨU. 1. Các phương thức bán hàng và phương thức thanh toán trong công ty . 1.1. Các phương thức bán hàng. Đối với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, bán hàng là khâu cuối cùng của một chu kỳ kinh doanh. Đó là khâu then chốt quyết định việc sản xuất kinh doanh có được liên tục hay gián đoạn, từ đó ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp thương mại, tổ chức tiêu thụ sản phẩm là vấn đề xương sống, quyết định đến sự tồn tại và phát triển của bản thân mỗi doanh nghiệp. Công ty TNHH một thành viên thương mại dịch vụ và Xuất Nhập Khẩu bên cạnh hàng loạt các sản phẩm có chất lượng tốt, đa dạng, phong phú về mẫu mã, kiểu dáng thì việc đa dạng hoá phương thức bán hàng cũng có thể được coi là một thế mạnh của công ty. Hiện nay công ty đang áp dụng các phương thức bán hàng sau : - Bán buôn : Cụ thể có 2 hình thức : + Bán trực tiếp qua kho : Công ty xuất hàng trực tiếp tại kho cho khách hàng. Hàng được coi là bán khi khách hàng đã nhận hàng và ký xác nhận vào chứng từ bán hàng. Song thực tế phương thức này không được áp dụng không nhiều vì công ty đại đa số chỉ cung cấp cho các đại lý lớn, các siêu thị lớn, hoặc các công ty đặt hàng trước thông qua các hợp đồng thương mạivà luôn có đội ngũ NVBH, giao hàng sẵn sàng giao hàng đến đúng địa chỉ mà khách hàng yêu cầu bằng các phương tiện vận chuyển sẵn có như xe máy,ô tô. + Bán hàng không qua kho: áp dụng đối với những lô hàng lớn mà đã có hợp đồng đặt trước: Như các mặt hàng thực phẩm nhập trực tiếp từ các nước như: úc, Ba Lan…khi hàng về đến cảng sẽ được chuyển thẳng đến cho người mua. - Bán lẻ : NVBH trực tiếp đi giao hàng và thu tiền khách hàng. Đến cuối ngày phải nộp lại số tiền bán được trong ngày cho thủ quỹ. Trường hợp khách hàng chưa thanh toán ngay thì NVBH sẽ ghi nhận nợ và yêu cầu khách hàng thanh toán trong một ngày xác định gần nhất không quá một tuần * Thủ tục chứng từ : Khi xuất bán hàng đại lý, và các siêu thị._.