Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH dược thảo Phúc Vinh

quá trình sản xuất được liên tục và thực hiện tái sản xuất. Một trong những cơ sở để đánh giá khả năng trình độ tổ chức quản lý và hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp là kết quả bán hàng. Việc xác định đúng đắn chỉ tiêu này sẽ giúp doanh nghiệp nhìn nhận được hướng đi hợp lý trong thời gian tiếp theo. Công tác bán hàng là mối quan tâm hàng đầu của tất cả các doanh nghiệp. Và được mỗi doanh nghiệp áp dung theo nhiều cách khác nhau để tiêu thụ hàng hoá đảm bảo thu hồi vốn, bù đắp các chi phí bỏ ra và xác định đúng kết quả kinh doanh xem cong ty mình có tồn tại và triển hay không.Nắm rõ được tầm quan trọng của công tác bán hàng và kết quả bán hàng, kế toán có nhiệm vụ phải phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời các thông tin có liên quan. Từ đó giúp nhà quản lý có thể đưa ra các quyết định kinh doanh đúng đắn. Với những kiến thức đẵ được trau dồi qua quá trình học tập, nghiên cứu tại trường, qua thời gian thực tập tại công ty TNHH dược thảo Phúc Vinh, dưới sự hướng dẫn của Giảng viên Nguyễn Quốc Trung và sự chỉ bảo tận tình của các cô chú, anh chị trong phòng tài chính kế toán công ty TNHH dược thảo Phúc Vinh em đã chọn đề tài : “Hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết qủa bán hàng tại Công ty TNHH dược thảo Phúc Vinh ”. Nội dung của chuyên đề ngoài mở bài và kết luận gồm có : Phần 1: Giới thiệu tổng quan về Công ty TNHH dược thảo Phúc Vinh. Phần 2: Thực trạng công tác hạch toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH dược thảo Phúc Vinh. Phần 3: Hoàn thiện công tác kế toán tại Công ty TNHH dược thảo Phúc Vinh. Do nhận thức của bản thân có hạn nên báo cáo chắc chắn còn nhiều sai sót và hạn chế. Em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của giảng viên Nguyễn Quốc Trung và các cô chú trong phòng kế toán để giúp em hoàn thiện bài viết của mình. Phần I Giới thiệu tổng quan về Công ty TNHH dược thảo Phúc Vinh 1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH dược thảo Phúc Vinh Công ty TNHH dược thảo Phúc Vinh được thành lập vào tháng 7 năm 2003. Trụ sở chính của công ty đặt tại số 22/183 Hoàng Văn Thái – Khương Trung – Thanh Xuân – Hà Nội. NơI sản xuất: tổ 22 - Đại Kim – Hoàng Mai – Hà Nội. Với diện tích đất kinh doanh là 4.359 mét vuông. Công ty TNHH dược thảo Phúc Vinh là công ty TNHH, có tư cách pháp nhân, thực hiện hoạt động hạch toán kinh tế độc lập, có tài khoản tại ngân hàng, có con dấu riêng, tự chủ về mặt tài chính. Đi đôi với việc hoạt động sản xuất kinh doanh công ty luôn tổ chức các đợt thi nâng cao tay nghề cho công nhân và cải tiến máy móc để cho ra những sản phẩm đáp ứng được nhu cầu của người tiêu dùng. Việc kinh doanh ngày càng ổn định và đưa lại mức lợi nhuận ngày một cao cho công ty. Sản phảm của công ty luôn được tín nhiệm trên thị trường. 1.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH dược thảo Phúc Vinh Công ty có Giấy phép đăng ký kinh doanh số 068437 do Sở kế hoạch đầu tư Thành phố Hà Nội cấp ngày 24/06/2003. Công ty TNHH Dược Thảo Phúc Vinh là một doanh nghiệp tư nhân chuyên sản xuất và kinh doanh các loại dược phẩm có các chức năng nhiêm vụ chủ yếu sau: a./Chức năng của công ty: Thu mua, chế biến dược liệu. Sản xuất kinh doanh dược phẩm. Pha chế thuốc theo đơn. Kinh doanh nguyên phụ liệu làm thuốc và các sản phẩm thuốc. Nhập khẩu các loại vật tư, trang thiết bị phục vụ sản xuất tại công ty. Sán xuất các sản phẩm thực phẩm chức năng. Nghiên cứu chế biến các loại thuốc chứa bệnh. b./Nhiệm vụ chính của công ty: là sản xuất kinh doanh đúng các mặt hàng và ngành nghề đã đăng kí trong giấy phép kinh doanh. Hiện nay, số lượng sản phẩm sản xuất của Công ty có hơn 30 mặt hàng, tất cả các mặt hàng này đều được Bộ Y Tế cấp số đăng ký chất lượng. Sản phẩm của công ty có mặt ở khắp nơi trên thị trường cả nước với các chủng loại phong phú như các loại thuốc dạng viên nén, viên nang, viên bao đường, viên bao film theo tiêu chuẩn Dược điển III, các loại thuốc dạng nước như thuốc ho Bạch Ngân PV, thuốc uống Baby PV, cao lỏng Kakama, cao lỏng Lục vị ẩm … Thị trường tiêu thụ hiện nay của Công ty chủ yếu là nội địa mà cụ thể là ở các tỉnh miền Bắc và một số ở miền Trung và miền Nam. Khách hàng của Công ty gồm có: khách hàng là những cá nhân người tiêu dùng; khách hàng là các tổ chức, bệnh viện, các dịch vụ khám chữa bệnh, các công ty thương mại, các nhà thuốc bán buôn, bán lẻ... Trong cơ chế thị trường, trước xu thế khu vực hoá và quốc tế hoá ngày càng lan rộng, tình hình cạnh tranh ngày càng trở nên gay gắt và quyết liệt, đối thủ cạnh tranh chính của Công ty là các sản phẩm nội địa và ngoại nhập với chất lượng khá cao, chủng loại mặt hàng đa dạng. Bên cạnh đó, công ty cũng phải cạnh tranh gay gắt với các doanh nghiệp sản xuất thuốc đã đạt được tiêu chuẩn GMP WHO. Tuy vậy dưới sự cố gắng và làm việc hết mình của toàn thể cán bộ công nhân viên, công ty luôn khẳng định được vị thế của mình trên thị trường. Những thành tựu kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty sẽ được thể hiện rõ hơn qua các năm 2006, 2007 theo bảng sau : Biểu 01: Bảng kết quả hoạt động kinh doanh Đơn vị tính: VNĐ Chỉ tiêu Mã số Năm 2006 Năm 2007 1. Doanh thu bán hàng và cung cấp D vụ 01 6.149.544.655 12.645.212.000 2. Các khoản giảm trừ 02 21.285.600 231.251.620 3. Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ (10 = 01 – 02) 10 6.128.259.055 12.413.960.380 4. Giá vốn hàng bán 11 4.296.631.482 8.456.522.144 5. Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ (20 = 10 – 11) 20 1.831.627.573 3.957.438.236 6. Doanh thu hoạt động tài chính 21 115.800 7. Chi phí tài chính 22 56.432.122 80.041.700 Trong đó chí phí lãi vay 23 56.432.122 80.041.700 8. Chi phí bán hàng 24 410.439.200 9. Chi phí quản lý doanh nghiệp 25 1.370.162.045 1.869.602.500 10. Lợi nhuận thuần về hoạt động kinh doanh (30 = 20 + 21 – 22 – 24 – 25) 30 405.149.206 1.597.354.836 11. Lợi nhuận kế toán trước thuế ( 30 = 50 ) 50 405.149.206 1.597.354.836 12. Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp 51 113.441.778 447.259.354 13. Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp (60 = 50 -51) 60 291.707.428 1.150.095.482 1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý Hiện nay Công ty có 140 CBCNV chủ yếu là hợp đồng dài hạn và ngắn hạn. Công ty có đội ngũ cán bộ với năng lực và trình độ chuyên môn giỏi, có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc và đội ngũ công nhân viên có bề dày kinh nghiệm đã trưởng thành trong quá trình sản xuất, kinh doanh thực sự vững vàng trong nghề nghiệp. Sơ đồ 1. 1: Cơ cấu tổ chức quản lý của công ty Giám đốc Phó giám đốc Phòng hành chính nhân sự Phòng Kế toán tài chính Phòng đảm bảo chất lượng Phòng kiểm tra chất lượng Phòng kinh doanh Phòng kế hoạch cung tiêu Phòng nghiên cứu phát triển Bộ phận sản xuất Phân xưởng thuốc viên Phân xưởng thuốc nước Phân xưởng kẹo ngậm Phân xưởng đóng gói Phân xưởng chiết xuất Phòng kỹ thuật cơ điện Chức năng nhiệm vụ của giám đốc và các phòng ban: * Ban Giám Đốc: Giám đốc công ty: là người có quyền hành cao nhất, chịu trách nhiệm trước cơ quan chủ quản và toàn bộ tập thể cán bộ công nhân viên về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty. Giám đốc là người điều hành chung mọi hoạt động của công ty. Giúp việc cho giám đốc có hai phó giám đốc Phó giám đốc phụ trách sản xuất: là người giúp giám đốc cùng điều hành mọi việc chung của công ty. Là người trực tiếp điều hành và chịu trách nhiệm về công tác sản xuất. Phó giám đốc phụ trách về kinh doanh: là người trực tiếp phụ trách về công việc kinh doanh của công ty. * Các Phòng Ban Chuyên Môn: Phòng Kế hoạch cung tiêu: Bộ phận kế hoạch: Căn cứ vào định hướng phát triển, bộ phận kế hoạch phải xây dựng kế hoạch sản xuất, kế hoạch vật tư, kế hoạch trang thiết bị, kế hoạch tài chính, chi phí đầu vào của Công ty theo năm, quí, tháng (tuỳ thuộc vào yêu cầu thực tế của từng loại hình kế hoạch) và trình Ban Giám đốc duyệt. Căn cứ vào kế hoạch đã được phê duyệt kết hợp với tiến độ và nhu cầu của thị trường, năng lực thực tế của phân xưởng giao kế hoạch sản xuất chi tiết cho phân xưởng hàng quí, hàng tháng. Giao lệnh sản xuất các mặt hàng sản xuất trong tháng cho phân xưởng với đầy đủ chứng từ hợp lệ. Kết hợp phòng Nghiên cứu và phát triển chuẩn bị triển khai mặt hàng mới. Tham gia xử lý hàng khiếu nại, hàng trả về, hàng huỷ của Công ty. Bộ phận cung tiêu: Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, định mức vật tư, tính thời vụ của nguyên phụ liệu, khả năng tồn trữ để xây dựng kế hoạch vật tư gửi bộ phận Kế hoạch. Khảo sát thị trường, nguồn cung ứng vật tư, lập hợp đồng kinh tế theo dõi và chỉ đạo thực hiện việc thực hiện hợp đồng kinh tế liên quan đến việc cung tiêu. Theo dõi chất lượng từng đợt hàng của mỗi nhà cung ứng. Cung cấp đầy đủ kịp thời vật tư sản xuất đạt tiêu chuẩn theo kế hoạch tổng thể. Phòng Tài chính - Kế toán: Tổ chức thực hiện công tác hạch toán quá trình SX và KD của toàn Công ty, cung cấp thông tin chính xác, cần thiết để Ban quản lý ra các quyết định tối ưu có hiệu quả cao. Giúp Giám đốc trong việc điều hành, quản lý các hoạt động, tính toán kinh tế và kiểm tra việc bảo vệ, sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn nhằm đảm bảo quyền chủ động trong sản xuất kinh doanh và chủ động tài chính trong Công ty. Kiểm tra, giám sát việc thực hiện các chế độ chính sách, các qui định của Nhà nước về lĩnh vực kế toán và lĩnh vực tài chính. Phòng hành chính nhân sự: Bộ phận hành chính: Theo dõi mọi tài sản của Công ty. Lập dự trù chi phí hành chính hàng tháng trình lên Ban Giám đốc phê duyệt. Phân phối tới các phòng ban chức năng, phân xưởng các dụng cụ, thiết bị văn phòng và các vật dụng khác phục vụ cho hoạt động hành chính của Công ty. In sao giấy tờ, tài liệu theo yêu cầu của các bộ phận phục vụ cho hoạt động của Công ty. Bộ phận nhân sự: Quản lý và theo dõi Hồ sơ nhân sự- Hồ sơ đào tạo và các loại hồ sơ mang tính pháp lý. Phối hợp với các phòng ban, Quản đốc phân xưởng trong việc theo dõi và điều động nhân sự hợp lý Kết hợp cùng Ban Giám đốc và các phòng chức năng có liên quan tổ chức tuyển dụng nhân sự theo đúng quy chế đã quy định. Kết hợp với phòng Đảm bảo chất lượng xây dựng định mức tiền lương cho các sản phẩm và cho từng đơn vị. Hàng tháng tính toán tiền lương và giải quyết các chế độ có liên quan đến vấn đề tiền lương, vv... của CBCNV trong công ty. Phòng Kinh doanh: Khai thác thị trường, lựa chọn mặt hàng kinh doanh, xây dựng các phương án kinh doanh cụ thể trình Giám đốc. Dự thảo các hợp đồng kinh tế và tổ chức thực hiện khi hợp đồng đã ký, quản lý kho tàng. Phòng đảm bảo chất lượng: Đảm bảo áp dụng hệ thống đảm bảo chất lượng trong quá trình sản xuất. Giám sát phân xưởng sản xuất thực hiện đúng qui trình kỹ thuật. Đảm bảo nguyên phụ liệu phục vụ cho sản xuất đạt tiêu chuẩn qui định. Xem xét sự cố kỹ thuật, các điểm không phù hợp về chất lượng sản phẩm để đề xuất biện pháp khắc phục cải tiến, quản lý hồ sơ lô. Phòng kiểm tra chất lượng: Kiểm tra, kiểm nghiệm nguyên liệu, phụ liệu, bán thành phẩm , và thành phẩm theo các tiêu chuẩn đã đăng ký. Theo dõi chất lượng sản phẩm trong suốt quá trình từ khi sản xuất, phân phối tiêu thụ tới khi hết hạn sử dụng. Theo dõi, đánh giá tuổi thọ và ổn định của sản phẩm. Phòng nghiên cứu phát triển: Nghiên cứu các sản phẩm theo định hướng của công ty. Tiếp nhận công nghệ sản xuất. Bàn giao triển khai sản xuất cho các phân xưởng. Tổ chức nghiên cứu các sản phẩm từ bao bì mẫu mã, dạng bào chế …để cho ra sản phẩm mới theo yêu cầu. Tổ chức tiếp nhận công nghệ, quy trình khi công ty mua hoặc chuyển giao.. Triển khai cho sản xuất các đề tài nghiên cứu. Phòng kỹ thuật cơ điện: Tham gia thiết kế, xây dựng nhà xưởng, lắp đặt trang thiết bị, dây chuyền, thiết bị. Vận hành hệ thống các thiết bị: lò hơi, điều hoà không khí, hệ thống điện, hệ thống camera quan sát, hệ thống thông tin, hệ thống nước cất, nước sạch, nước thải, cứu hoả, nhiệt độ, độ ẩm, áp suất, khí nén,.....Sửa chữa và khắc phục các sự cố của hệ thống trang thiết bị máy móc sản xuất. Bộ phận sản xuất: Nhận lệnh sản xuất từ phòng kế hoạch, phiếu kiểm tra đạt tiêu chuẩn từ phòng Đảm bảo chất lượng giao tới các tổ sản xuất trong Phân xưởng mình. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất bố trí lao động hợp lý đảm bảo thực hiện tiến độ kế hoạch các mặt hàng theo đúng thời gian quy định. Phân bổ và điều động nhân sự trong phân xưởng mình hợp lý đảm bảo tốt nhất cho hoạt động sản xuất. Phối hợp với Phòng Nhân sự để đề xuất đạo tạo, nâng cao kiến thức chuyên môn và kỹ năng. Hiện nay phân xưởng sản xuất gồm có 5 phân xưởng: Phân xưởng thuốc viên: Sản xuất các loại thuốc từ dược liệu theo các dạng bào chế hiện đại như: viên bào đường, viên bao film, viên nang mềm… Phân xưởng thuốc nước : Sản xuất các loại thuốc nước như thuốc nhỏ mũi, thuốc uống dạng siro, thuốc uống dạng cao lỏng.. Phân xưởng chiết xuất: Chiết xuất các hoạt chất trong dược liệu bằng các dung môi thích hợp, sản xuất ra cao lỏng, cao mềm, cao khô phục vụ cho việc sản xuất ở các phân xưởng thuốc viên và thuốc nước. Phân xưởng kẹo ngậm: Sản xuất các loại kẹo ngậm như kẹo Strepcoril… Phân xưởng đóng gói: Đóng gói các bán thành phẩm sản xuất ra từ các phân xưởng thuốc viên, thuốc nước, kẹo ngậm, siro, thuốc uống, nang mềm, nang cứng…thành dạng thành phẩm hoàn chỉnh đưa ra bán. Với nhiệm vụ sản xuất và bào chế thuốc phục vụ cho nhu cầu phòng bệnh và chữa bệnh nên quá trình sản xuất sản phẩm của Công ty luôn phải tuân thủ nghiêm nghặt các quy định về chất lượng, từ khâu pha chế đến khâu bao gói sản phẩm được thực hiện trong một môi trường vệ sinh tối đa. Cùng nhịp độ phát triển của Công ty, quy trình công nghệ kỹ thuật sản xuất sản phẩm cũng được phát triển theo. Các phân xưởng sản xuất được trang bị máy móc thiết bị hiện đại với dây chuyền công nghệ hiện đại khép kín, Các công đoạn sản xuất đều mang tính chất liên tục và liên quan với nhau dưới dạng dây chuyền, các bước sản xuất không tách rời nhau và được tổ chức sản xuất hàng loạt lớn, chu kỳ sản xuất ngắn. Sơ đồ 1.2: Quy trình công nghệ sản xuất chung Nguyên liệu, phụ liệu đã qua kiểm tra đạt tiêu chuẩn Lệnh sản xuất Xuất nguyên liệu, phụ liệu Kiểm soát, bán thành phẩm. Giám sát thực hiện quy trình kiểm tra Sản xuất, pha chế Đóng gói Kiểm nghiệm thành phẩm Nhập kho 1.4 đặc điểm tổ chức kế toán tại Công ty TNHH dược thảo Phúc Vinh 1.4.1.Tổ chức bộ máy kế toán Công ty TNHH dược thảo Phúc Vinh là một doanh nghiệp có quy mô nhỏ nên bộ máy kế toán được thực hiện dưới hình thức tập trung. Kế toán trưởng: Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng tái chính do đó kế toán trưởng phải chịu trách nhiệm tổ chức hoạt động tài chính từ khâu hoạt động đến khâu sử dụng vốn đã huy động một cách có hiệu quả. Giúp giám đốc Cty tổ chức, chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán, đồng thời làm nhiệm vụ kiểm soát viên kinh tế-tài chính của Công ty. Tổng hợp việc tính toán, trích nộp đúng các khoản nộp ngân sách, các khoản nộp cấp trên, các quỹ để lại Công ty và thanh toán đúng các khoản tiền vay, các khoản công nợ phải thu, phải trả. Trực tiếp chỉ đạo và ký duyệt các chứng từ thu chi, thanh toán phát sinh, các báo cáo quyết toán tài chính định kỳ. Kế toán tổng hợp: Tham mưu cho lãnh đạo Ban về công tác kế toán, thống kê tại đơn vị Nghiên cứu và hoàn thiện các quy trình, các biện pháp quản lý phần nghiệp vụ của phòng phụ trách để ứng dụng những tiến bộ của công nghệ tin học nhằm tiến tới tự động hoá trong công tác quản lý của phòng. Lập báo cáo kế toán đúng nội dung, đúng thời gian, chính xác về số liệu và chịu trách nhiệm về chứng từ thanh toán và số liệu báo cáo do mình lập... Hàng ngày, cập nhật số liệu từ các kế toán viên, cuối tháng, quý lên sổ sách báo cáo quyết toán. Kế toán chi phí giá thành: Chịu trách nhiệm tập hợp các khoản chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất rồi phân bố chúng cho từng đối tượng chịu chi phí, tính giá thành cho từng công trình. Xác định chi phí sản xuất dơ dang cuối kỳ và theo dõi tình hình quyết toán đối với đơn vị chủ đầu tư, lập báo cáo giá thành theo quý và niên độ. Kế toán thanh toán: Theo dõi chi tiết tình hình thanh toán với khách hàng. Tổ chức hợp lý hệ thống chứng từ, nhằm theo dõi công nợ cho từng người bán, khách hàng, từng lần nợ, từng lần thanh toán và số còn phải trả, phải thu. Tổng hợp công nợ chi tiết cho từng nhà cung cấp, từng khách hàng được thực hiện theo nguyên tắc không được bù trừ số dư nợ và số dư có của các nhà cung cấp khác và khách hàng khác. Kế toán bán hàng: Có nhiệm vụ lập hoá đơn bán hàng, lập bảng kê hàng hoá tiêu thụ, cập nhật các thông tin về bán hàng vào mạng máy tính của phòng kế toán. Cuối tháng, quý, năm lập báo cáo tổng hợp bán hàng. Kế toán kho: Có nhiệm vụ theo dõi tất cả các mặt hàng nhập xuất trong ngày, xem lượng còn tồn trong ngày trong tháng. Sơ đồ 1. 3: Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của công ty Kế toán trưởng Kế toán bán hàng Kế toán kho Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán Kế toán chi phí giá thành 1.4.2. Hình thức ghi sổ kế toán Kế toán công ty sử dụng hình thức nhật ký chung với các sổ cái, sổ kế toán chi tiết. Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán nhập dữ liệu vào máy vi tính. Từ đó chương trình phần mềm kế toán tự động hạch toán, vào sổ Nhật ký đặc biệt, Nhật ký chung và sổ kế toán chi tiết. Cuối tháng, phần mềm tự động chuyển dữ liệu vào Sổ cái, Bảng tổng hợp chi tiết, Bảng cân đối số phát sinh. Sau đó, máy sẽ xử lý thông tin để lên Báo cáo tài chính. Sơ đồ 1. 4: Quy trình hạch toán theo hình thức nhật ký chung Chứng từ gốc Máy tính Nhật ký chung Sổ chi tiết Nhật ký đặc biệt Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng tổng hợp cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi định kỳ Đối chiếu 1.4.3 Chính sách kế toán áp dụng tại doanh nghiệp Từ ngày 1/4/2006 Công ty đã thực hiện chế độ kế toán doanh nghiệp theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006. Công ty đã thực hiện theo đúng chế độ và có những vận dụng sáng tạo chế độ để phù hợp với đặc điểm riêng của từng đơn vị , cụ thể là: - Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 kết thúc vào ngày 31/12 năm dương lịch. - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: VNĐ Nguyên tắc và phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác ra đồng tiền sử dụng trong kế toán: Được tính theo tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. - Phương pháp kế toán hàng tồn kho: + Đánh giá hàng tồn kho theo giá trị thực tế. + Xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ theo phương pháp bình quân gia quyền. + Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. - Phương pháp kế toán TSCĐ: + Đánh giá TSCĐ theo nguyên giá + Tính khấu hao theo phương pháp đường thẳng. - Hệ thống báo cáo kế toán: Hiện nay công ty tiến hành lập và trình bày các báo cáo tài chính năm tuân thủ các yêu cầu quy định tại chuẩn mực kế toán số 21-trình bày báo cáo tài chính và theo biểu mẫu đã được quy định tron quyết định số 15/2006/QĐ-BTC của Bộ trưởng Bộ tài chính ban hành ngày 20/03/2006. Các báo cáo tài chính năm gồm có: Bảng cân đối kế toán – MS B01-DN Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh – MS B02-DN Báo cáo lưu chuyển tiền tệ – MS B09-DN Bảng thuyết minh báo cáo tài chính – MS B09 - DN Kỳ lập báo cáo tài chính: Các báo cáo tài chính năm được lập vào cuối năm dương lịch khi kết thúc niên độ kế toán Các báo cáo tài chính giữa niên độ được lập vào cuối mỗi quý của năm tài chính Kết thúc mỗi quý, mỗi năm tài chính kế toán tổng hợp tiến hành tổng hợp số liệu để lập báo cáo tài chính giữa niên độ, báo cáo tài chính năm, sau đó giao cho kế toán trưởng duyệt, sau khi kiểm tra kế toán nộp cho các cơ quan chức năng theo quy định của Nhà nước. Ngoài ra còn có các báo cáo phục vụ cho nhu cầu quản trị trong Công ty. Các báo cáo chi tiết về công nợ phải thu, phải trả: Sổ chi tiết công nợ của khách hàng, bảng cân đói phát sinh công nợ của khách hàng... Các báo cáo chi tiết về vốn bằng tiền: Báo cáo số dư tại quỹ và ngân hàng. Các báo cáo chi tiết về bán hàng: Báo cáo chi tiết bán hàng theo mặt hàng, Báo cáo doanh số bán hàng theo khách hàng, theo hợp đồng... Các báo cáo chi tiết về thuế: Bảng kê chứng từ, hoá đơn hàng mua vào, Sổ theo dõi thuế GTGT được hoàn lại... Các báo cáo chi tiết hàng tồn kho: báo cáo tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn. Phần II Thực trạng công tác kế toán bán hàng, xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Dược Thảo Phúc Vinh 2.1. Đặc điểm về hàng hoá và quản lý hàng hóa Để quản lý tình hình bán hàng, kết quả bán hàng đối với từng sản phẩm, từng khách hàng, khi bắt đầu đưa chương trình phần mềm Fast vào hoạt động, nhân viên kế toán phải tiến hành khai báo các danh mục từ điển. Khi tiến hành khai báo, kế toán phải tổ chức mã hoá cho từng danh mục. Mã hoá là cách thức để thực hiện phân loại, xếp lớp các đối tượng cần quản lý. Việc mã hoá các đối tượng cần quản lý cho phép nhận diện, tìm kiếm một cách nhanh chóng, không nhầm lẫn các đối tượng trong quá trình xử lý thông tin tự động, đồng thời tăng tốc độ xử lý, độ chính xác, giảm bớt nhầm lẫn và tiết kiệm bộ nhớ Danh mục hàng hoá- thành phẩm: Là một trong những danh mục hết sức quan trọng. Nó được dùng để quản lý chung các loại thành phẩm, hàng hoá, theo dõi quá trình nhập kho, xuất kho thành phẩm, hàng hoá của công ty. Do số lượng danh điểm thành phẩm, hàng hoá của Công ty TNHH dược thảo Phúc Vinh rất nhiều nên việc xây dựng hệ thống mã hoá danh mục này được áp dụng theo phương pháp mã hoá kiểu ký tự. AMOG: Amorvita- Gingseng BOGA: Boganic DANS: Đan sâm tam thất Bên cạnh mã hiệu là các thuộc tính mô tả khác nhau: Tên thành phẩm, đơn vị tính, tài khoản kho, tài khoản giá vốn, cách tính giá hàng tồn kho. Các thông tin này được sử dụng để tự động hạch toán khi nhập các chứng từ nhập xuất thành phẩm. Việc khai báo danh mục hàng hoá- thành phẩm thực hiện ngay từ khi chương trình đưa vào sử dụng tại công ty. Tuy nhiên trong quá trình sử dụng, nếu có phát sinh thêm thành phẩm, hàng hoá mới phần mềm cũng cho phép kế toán có thể khai báo thêm bằng cách ấn phím F4 trong màn hình “Danh mục thành phẩm hàng hoá”. Danh mục khách hàng: được dùng để quản lý chung các khách hàng có quan hệ mua, bán với công ty. Mỗi khách hàng được nhận diện bằng một mã hiệu gọi là mã khách hàng. Bên cạnh mã hiệu, mỗi khách còn được mô tả chi tiết thông qua các thuộc tính khác nhau tên khách hàng, địa chỉ, mã số thuế. Việc khai báo danh mục khách hàng được thực hiện khi bắt đầu đưa chương trình phần mềm vào hoạt động, tuy nhiên trong quá trình sử dụng, kế toán viên có thể khai báo thêm cho các khách hàng mới bằng cách ấn phím F4 trong màn hình “Danh mục khách hàng” Đối với khách hàng mua hàng của công ty, kế toán tiến hành xây dựng hệ thống mã hoá theo phương pháp mã hoá kiểu ký tự như sau: Khách hàng là các công ty mang mã hiệu là KDX trong đó X là ký hiệu chữ cái đầu tiên của tên công ty rồi được đánh số bắt đầu từ 01. Khách hàng là các cá nhân, nhà thuốc mang mã hiệu là KCX trong đó X là ký hiệu chữ cái đầu tiên của tên cá nhân, nhà thuốc đó rồi được đánh số bắt đầu từ 01. Danh mục tài khoản: Việc xây dựng hệ thống tài khoản của Công ty TNHH dược thảo Phúc Vinh được tuân theo hệ thống tài khoản do Bộ Tài chính quy định. Khi khai báo hệ thống tài khoản, kế toán tiến hành nhập các thông tin về số hiệu tài khoản, tên tài khoản, loại tiền, tài khoản mẹ... 2.2 Kế toán bán hàng ở Công ty TNHH dược thảo Phúc Vinh 2.2.1. Các phương thức bán hàng Công ty TNHH dược thảo Phúc Vinh là một trong những đơn vị sản xuất thuốc có uy tín . Trong điều kiện cạnh tranh gay gắt của thị trường, công ty vẫn đứng vững và tự khẳng định mình bằng chính chất lượng sản phẩm sản xuất ra. Thương hiệu Phúc Vinh đã từng bước tạo được uy tín và có sức thu hút mạnh mẽ đối với khách hàng. Các phương thức bán hàng hiện nay được công ty áp dụng là: Phương thức bán hàng trực tiếp Theo phương thức này, thành phẩm được trao đổi trực tiếp đến tay người mua. Công ty sẽ tiến hành lập hoá đơn GTGT và giao hàng. Hình thức thanh toán sẽ được thoả thuận giữa công ty và khách hàng, có thể trả bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng (sec), ứng trước hay một số khách hàng có quan hệ lâu dài có thể thanh toán theo phương thức trả chậm. Phương thức bán hàng qua các đại lý (ký gửi): Theo phương thức này, doanh nghiệp (bên giao đại lý) xuất hàng cho bên nhận đại lý ký gửi (bên đại lý) để bán. Bên đại lý sẽ được hưởng thù lao đại lý dưới hình thức hoa hồng hay chênh lệch giá. 2.2.2.Kế toán doanh thu bán hàng a. Nội dung doanh thu bán hàng Doanh thu bán hàng của Công ty là tổng hợp lợi ích kinh tế thu được từ việc cung ứng sản phẩm cho khách hàng bao gồm doanh thu từ tiêu thụ các loại sản phẩm dược do công ty tự sản xuất; doanh thu từ tiêu thụ các loại hàng hoá, dược phẩm do công ty nhập về; Công ty TNHH dược thảo Phúc Vinh là đơn vị sản xuất kinh doanh nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Vì vậy, doanh thu bán hàng của công ty là toàn bộ số tiền thu được từ bán hàng không bao gồm thuế GTGT. b. Chứng từ sử dụng Để hạch toán các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tình hình tiêu thụ và doanh thu bán hàng, tuỳ thuộc vào các phương thức thanh toán kế toán công ty sử dụng các chứng từ gốc sau: - Hoá đơn GTGT - Phiếu thu - Giấy báo có Hoá đơn GTGT (Biểu 01) được sử dụng khi công ty xuất bán thành phẩm trực tiếp cho khách hàng hoặc khi các cửa hàng đã tiêu thụ được sản phẩm (khi khách hàng thanh toán hay chấp nhận thanh toán). Khi có yêu cầu của khách hàng (theo hợp đồng kinh tế và đơn đặt hàng), phòng kinh doanh sẽ tiến hành lập Hoá đơn GTGT (Biểu 01) và phiếu xuất kho. Hoá đơn được lập thành bốn liên sau đó chuyển cho kế toán một bản hợp đồng kinh tế kèm theo một liên hoá đơn GTGT, một liên lưu tại phòng, một liên giao cho khách hàng, một liên giao cho thủ kho để làm căn cứ xuất hàng bán và ghi thẻ kho. Kế toán tiến hành nhập liệu vào các chứng từ sau: Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho, Phiếu thu tiền mặt có, Giấy báo có của ngân hàng. c..Trình tự hạch toán và lên sổ sách, báo cáo Căn cứ vào nội dung ghi trong Hoá đơn GTGT (Biểu 01), kế toán tiến hành nhập số liệu vào máy tính theo quy trình sau: Tại phân hệ kế toán “ Bán hàng và công nợ phải thu, kế toán chọn Menu “Cập nhật số liệu”, kích chuột vào Menu con “Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho”.Chương trình sẽ lọc ra 5 hoá đơn bán hàng được cập nhật cuối cùng và hiện lên màn hình cập nhật chứng từ để biết được các chứng từ cuối cùng được cập nhật. Nhấn nút ESC để quay ra màn hình nhập chứng từ. Kích chuột vào nút Mới để bắt đầu vào dữ liệu cho một hoá đơn mới. Tại nút Mới, ấn phím ENTER để bắt đầu vào dữ liệu cho một hoá đơn mới. Trong màn hình giao diện Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho. kế toán cần tiến hành nhập các thông tin sau: Số hoá đơn: Việc nhập số hoá đơn được tiến hành khi nhập hoá đơn đầu tiên khi đưa phần mềm vào sử dụng. ở các hoá đơn tiếp theo, máy sẽ tự động gán số hoá đơn theo thứ tự tăng dần. Tuy nhiên kế toán có thể thực hiện sửa số hoá đơn khi cần thiết. Số seri: nhập số seri được in trong hoá đơn GTGT Ngày hoá đơn: Tại Công ty TNHH dược thảo Phúc Vinh , khi nhận được Hoá đơn GTGT, kế toán tiến hành nhập liệu ngay vào máy. Do vậy ngày hạch toán và ngày lập hoá đơn trùng nhau. Mã khách công nợ: Đối với những khách hàng thường xuyên của công ty, mã khách đã được khai báo trong danh mục khách hàng, do vậy kế toán chỉ cần lựa chọn mã khách trong danh mục khách hàng, chương trình sẽ tự động hiện tên, địa chỉ, mã số thuế của khách. Trong trường hợp tiêu thụ nội bộ, mã khách được nhập là tên công ty. Đối với những khách hàng lần đầu đến mua hàng của công ty, chưa có mã khách trong danh mục khách hàng, kế toán phải khai báo thêm trong “Danh mục khách hàng” (ấn F4) Diễn giải: Nhập nội dung nghiệp vụ bán hàng Mã nhập, xuất (Tài khoản nợ): kế toán khai báo tài khoản đối ứng với tài khoản doanh thu và thuế GTGT đầu ra. Mã kho: Khai báo mã kho xuất bán, có thể là kho công ty hay kho cửa hàng. Mã hàng: Căn cứ vào tên thành phẩm, hàng hoá xuất bán ghi trong Hoá đơn GTGT, kế toán nhập mã hàng từng thành phẩm, hàng hoá bán ra. Số lượng: nhập số lượng hàng hoá, thành phẩm bán ra được ghi trong Hoá đơn GTGT. Giá bán: Giá bán đơn vị (VNĐ hoặc ngoại tệ) đã được ghi trong hoá đơn GTGT. Thành tiền: do chương trình tự động tính toán và cập nhật theo công thức sau: Thành tiền = Số lượng * Giá bán Căn cứ vào giá trị “Thành tiền” của từng loại thành phẩm, hàng hóa, máy sẽ tự động tổng hợp lại và phản ánh giá trị vào dòng “Tiền hàng”. Giá vốn: Do công ty sử dụng giá trung bình nên kế toán không phải nhập trường này mà chương trình kế toán sẽ tự động cập nhật đơn giá vốn tính được sau khi chạy đơn giá trung bình tháng. Mã thuế: Nhập thuế suất thuế GTGT trên hoá đơn, chương trình tự động tính tiền thuế, và tổng tiền thnah toán theo công thức: Tiền thuế = Tiền hàng * Thuế suất Tổng thanh toán = Tiền hàng + Tiền thuế Tài khoản thuế: Nhập tài khoản thuế GTGT đầu ra (33311) Hạn thanh toán: Nhập số ngày đến hạn phải thu tiền hàng của người mua. Ngoài các thông tin trên, các thông tin về địa chỉ, mã số thuế, tên hàng, đơn vị tính, tài khoản doanh thu, tài khoản giá vốn được máy tính mặc định theo các khai báo về Danh mục hàng hóa, Danh mục khách hàng. Sau khi nhập các thông tin, kế toán kích vào nút Lưu để tiến hành lưu chứng từ. Máy sẽ tự động xử lý và phản ánh số liệu vào các sổ liên quan . Trong trường hợp bán hàng trả chậm thì kế toán chỉ cần nhập Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho.Trong trường hợp bán hàng thu tiền ngay bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng, kế toán phải cập nhật cả 2 chứng từ: Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho (sử dụng để phục vụ cho việc quản lý kho hàng và lên báo cáo thuế GTGT) và Phiếu thu tiền hoặc Giấy báo có của ngân hàng (được dùng để hạch toán). Việc khử chứng từ trùng (lựa chọn thông tin từ các chứng từ chứa thông tin giống nhau của cùng 1 nghiệp vụ) sẽ do chương trình tự động thực hiện. Ví dụ: Bán thuốc cho ông ty Dược VTYT HảI Dương. Phòng KH căn cứ vào yêu cầu của khách hàng viết hoá đơn GTGT và phiếu xuất kho theo mẫu sau Biểu 02 Hoá đơn GTGT Mẫu số:01 GTGT- 3LL Liên 3 : Nội bộ Ký hiệu AA/2007 Số 044164 Ngày 01 tháng 12 năm 2007 Đơn vị bán hàng: Công ty T._.NHH dược thảo Phúc Vinh Địa chỉ: Khương Trung – Thanh Xuân – Hà Nội Số tài khoản.............. ……………………………………………… Điện thoại..... ............................................... .MS: 0101362831 Họ và tên người mua hàng: Công ty Dược VTYT Hải Dương Địa chỉ: An Thái- Binh Hàn- TP Hải Dương Số tài khoản.............. ………………. Điện thoại ........................................... Hình thức thanh toán:................... .TM.................. MS: 0800011081-1 Stt Tên,hàng hoá, dịch vụ Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Bobina Hộp 500 27.800 13.900.000 2 Dưỡng tâm an thần PV Hộp 1400 18.800 26.320.000 3 Phong tê thấp PV Hộp 360 35.000 12.600.000 Cộng tiền hàng 52.820.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 5.282.000 Tổng cộng thanh toán 58.102.000 Số tiền viết bằng chữ: Năm mươi tám triệu một trăm linh hai nghìn đồng Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký,đóng dấu ghi rõ họ tên) Biểu 03 Công ty TNHH dược thảo Phúc Vinh Khương Trung – Thanh Xuân – Hà Nội Mẫu số 02 – VT Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 Phiếu xuất kho Ngày 01 tháng 12 năm 2007 Số:19 Nợ: 632 Có: 155 Họ và tên người mua hàng: Công ty Dược VTYT Hải Dương Địa chỉ: An Thái- Binh Hàn- TP Hải Dương Lý do xuất kho: Xuất bán theo hoá đơn GTGTsố 44614 ngày 01/12/2007 Xuất tại kho: Công ty STT Tên,nhãn hiệu quy cách sản phẩm hàng hoá Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 1 Bobina Hộp 500 500 21.000 10.500.000 2 Dưỡng tâm an thần PV Hộp 1400 1400 14.666 20.532.000 3 Phong tê thấp PV Hộp 360 360 30.000 10.800.000 Cộng 41.832.000 Số tiền: Bốn mươI mốt triệu tám trăm ba mươI hai ngàn đồng chẵn. Ngày 01 tháng 12 năm 2007 Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người nhận hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên) Thủ quỹ căn cứ vào hoá đơn GTGT và PX kho tiến hành xuất thuốc cho khách hàng.Từ hoá đơn GTGT vào PX kho kế toán ghi vào sô chi tiết bán hàng cho các mặt hàng tiêu thụ. Mẫu sổ chi tiết bán hàng như sau: Biểu 04 Sổ chi tiết bán hàng Tháng 12 năm 2007 Tên hàng hoá: Dưỡng tâm an thần PV NT GS Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Doanh thu Các khoản giảm trừ SH NT SL (hộp) ĐG TT Thuế TTĐB Khác 01/12 HĐ 44164 01/12 Cty Dược HảI Dương 131 1400 18.800 26.320.000 01/12 HĐ 44165 01/12 Nhà thuốc Hằng Quyền 111 250 18.800 4.700.000 03/12 HĐ 44170 03/12 Cty Dược tháI nguyên 131 50 18.800 940.000 … … … … Cộng 5140 96.632.000 Người lập biếu Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Sổ chi tiết bán hàng lập cho mặt hàng Bobina và Phong tê thấp PV làm tương tự như trên. Căn cứ vào sổ chi tiết bán hàng cuối tháng kế toán lập báo cáo bán hàng chi tiết theo mặt hàng xem doanh thu của những mặt hàng nào bán được nhiều mặt hàng nào bán được ít, lượng tồn còn bao nhiêu để lên kế hoạch sản xuất và tiêu thụ cho tháng sắp tới: Biểu 05 Công ty TNHH dược thảo Phúc Vinh Khương Trung – Thanh Xuân – Hà Nội Báo cáo bán hàng chi tiết theo mặt hàng (Trích) Tháng 12 năm 2007 Stt Mã hàng Tên hàng Đvt Số lượng Doanh thu Thuế GTGT Tổng tiền 1 DTAT Dưỡng tâm an thần PV Hộp 5140 96.632.000 9.663.200 106.295.200 2 BO Bobina Hộp 1520 42.256.000 4.225.600 46.481.600 3 POT Phong tê thấp PV Hộp 3700 129.500.000 12.950.000 142.450.000 4 HH5 Hoạt huyêt 5 Hộp 6284 65.982.000 6.598.200 72.580.200 … … … … … Cộng 704.078.198 77.476.019 770.454.217 Ngày….. tháng….. năm …. . Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, đóng dấu) Đến hạn thanh toán tiền hàng Khách hàng thanh toán tiền hàng căn cứ vào giấy ghi nhận nợ, kế toán tiền hàng lập phiếu thu và chuyển đến cho thủ quỹ thu tiền hàng.Chứng từ thu tiền được thể hiện qua phiếu thu sau: Biểu 06: Công ty TNHH Dược thảo phúc Vinh Mẫu số 01-TT Khương Trung – Thanh Xuân – Hà Nội Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 Phiếu thu Ngày 25 tháng 12 năm 2007 Số 231 Nợ :1111 Có : 5111 Có : 3331 Họ tên người nộp tiền : Công ty dược vật tư y tế HảI Dương Địa chỉ : An Thái- Binh Hàn- TP Hải Dương Lý do thu tiền : Thu tiền hàng theo HĐ GTGT số 44164 ngày 01/12/2007 Số tiền : 58.102.000đ ( Số tiền viết bằng chữ: Năm mươi tám triệu một trăm linh hai nghìn đồng) Kèm theo …01…chứng từ gốc Ngày 25 tháng 12 năm 2007 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người nộp tiền Người lập biểu Thủ quỹ ( ký, họ tên, đóng dấu) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên) Kế toán căn cứ vào 03 chứng từ Hoá đơn ĐGTGT, PXK trên và Phiếu chi số 303 chi phí vận chuyển hàng cho công ty Dược HảI Dương cố tiền là 290.500đ, kế toán tiến hàng nhập dữ liệu vào phần mềm, phần mềm sẽ xử lý số liệu và tự động điền vào các sổ Biểu 07 Công ty TNHH dược thảo Phúc Vinh Khương Trung – Thanh Xuân – Hà Nội Sổ nhật ký chung (Trích) Từ ngày 01/12/2007 Đến ngày 31/12/2007 ĐVT : Đồng NT GS Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái TK ĐƯ Số phát sinh SH NT Nợ Có 1/12 HĐ 44164 1/12 Bán thuốc cho Công ty Dược VTYT Hải Dương 131 58.102.000 1/12 HĐ 44164 1/12 Doanh Thu bán hàng 511 52.820.000 1/12 HĐ 44164 1/12 Thuế VAT 10% 3331 5.282.000 1/12 PX 19 1/12 Giá vốn hàng bán 632 41.832.000 1/12 PX 19 1/12 Xuất kho bán 155 41.832.000 1/12 PC 303 1/12 Chi phí bán hàng 641 264.090 1/12 PC303 1/12 VAT 10% 133 26.410 1/12 PC303 1/12 Số tiền 111 290.500 ... ... ... cộng ... ... Ngày….. tháng….. năm ….. Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, đóng dấu) Biểu 08 Công ty TNHH dược thảo Phúc Vinh Khương Trung – Thanh Xuân – Hà Nội Sổ cái (Trích) Tài khoản: 511-Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Từ ngày 01/12/2007 Đến ngày 31/12/2007 ĐVT : Đồng NT GS Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ ... ... 01/12 HĐ 44164 01/12 Bán thuốc cho Cty Dược Hải Dương 131 52.820.000 01/12 HĐ 44165 01/12 Bán thuốc NT Hàng Quyền 111 8.944.286 02/12 HĐ 44169 02/12 Công ty Dược Thái Nguyên 1311 4.100.000 …. 03/12 HĐ 44174 03/12 Công ty Dược Yên Bái 111 4.656.000 …. 31/12 31/12 K/c doanh thu 911 704.078.198 Cộng 704.078.198 704.078.198 Ngày….. tháng….. năm ….. Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, đóng dấu) Biểu 09 Công ty TNHH dược thảo Phúc Vinh Khương Trung – Thanh Xuân – Hà Nội nhật ký bán hàng (Trích) Từ ngày 1/12/2007 Đến ngày 31/12/2007 ĐVT :Đồng NT GS Chứng từ Khách hàng TK đ/ư Phát sinh có SH NT 5111 33311 01/12 HĐ 44164 01/12 Công ty Dược HảI Dương 1311 52.820.000 5.282.000 01/12 44165 01/12 NT Hằng Quyền- Sơn La 111 9.893.714 989.371 01/12 HĐ 44166 01/12 Công ty Dược Phú yên 1311 5.197.803 519.780 01/12 HĐ 44167 01/12 Cty CP Dược Hưng yên 111 16.793.745 1.679.374 02/12 HĐ 44169 02/12 Công ty Dược TháI Nguyên 1311 4.100.000 410.000 03/12 HĐ 44174 03/12 Công ty Dược Yên Bái 111 4.656.000 465.600 ….. … … Cộng 704.078.198 77.407.819 Ngày 31. tháng 12. năm 2007 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, đóng dấu) 2.2.3 . Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu 2.2.3.1. Kế toán chiết khấu thương mại Hiện nay Công ty không thực hiệnchính sách chiết khấu bán hàng mà chỉ thực hiện chính sách giảm giá hàng bán đối với khách hàng mua với số lương lớn 2.2.3.2. Kế toán giảm giá hàng bán Giảm giá hàng bán là khoản tiền được công ty chấp nhận một cách đặc biệt trên giá đã thỏa thuận vì lý do sản phẩm, hàng hoá của công ty kém phẩm chất không đúng quy cách theo quy định trong hợp đồng kinh tế hoặc hàng bán chậm. Khi phát sinh khoản giảm giá hàng bán, phòng kinh doanh của công ty cùng với khách hàng phải lập Biên bản giảm giá hàng bán. Căn cứ vào biên bản này kế toán kê khai điều chỉnh thuế đầu ra cho thích hợp. Khoản giá giảm công ty sẽ trả cho khách hàng trực tiếp bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng hoặc trừ vào số nợ của khách hàng. Tài khoản sử dụng: Các khoản giảm giá hàng bán được phản ánh vào tài khoản 532 – Giảm giá hàng bán và chỉ phản ánh vào tài khoản này các khoản giảm trừ sau khi đã có Hóa đơn bán hàng. Trong kỳ hạch toán, khoản giảm giá hàng bán phát sinh thực tế được phản ánh vào bên Nợ TK 532 - Giảm giá hàng bán. Cuối kỳ, kết chuyển tổng số tiền giảm giá hàng bán vào tài khoản doanh thu bán hàng để xác định doanh thu thuần thực hiện trong kỳ. Tài khoản 532 được chi tiết như sau: TK 5321- Giám giá hàng bán: Hàng hoá Quy trình nhập liệu: Căn cứ vào Biên bản giảm giá do phòng kinh doanh lập, kế toán tiến hành nhập dữ liệu trên máy tính như sau: Trong phân hệ kế toán “Tổng hợp” chọn Phiếu kế toán (Phụ lục) Số chứng từ, ngày chứng từ Tài khoản 5321, 131… Diễn giải Số phát sinh: Kế toán nhập số phát sinh nợ vào cột phát sinh nợ tại dòng của Tài khoản 5321 hoặc 5322 và 3331. Sau khi nhập số hiệu tài khoản 131 Chương trình sẽ tự động cập nhật số phát sinh vào cột phát sinh có tại dòng tài khoản 131, Sau khi nhập các thông tin có liên quan, kế toán kích vào nút Lưu, máy sẽ tự động xử lý và phản ánh số liệu vào Nhật ký chung, sổ cái tài khoản 5321, 5322 theo định khoản sau: Nợ TK 5321, Nợ TK 3331 Có TK 131 Trong trường hợp công ty trả khoản giảm giá cho khách hàng bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng, thì sau khi nhập Phiếu kế toán trên, kế toán phải nhập Phiếu chi hoặc Giấy báo có của ngân hàng theo định khoản: Nợ TK 131 Có TK 1111, 1121... Số liệu vừa nhập sẽ được chương trình tự động kết chuyển sang phân hệ kế toán tổng hợp, kế toán công nợ phải thu, kế toán vốn bằng tiền. Ví dụ: Trong tháng 12 phát sinh nghiệp vụ giảm giá hàng bán cho Công ty CP Dược TháI Nguyên. Căn cứ vào biên bản giảm giá do phòng kinh doanh lập kế toán nhập dữ liệu vào phần mềm, phần mềm sẽ xử lý số liệu và điền vào các sổ liên quan. Biểu 10 Biên bản giảm giá hàng bán Người yêu cầu giảm giá: Công ty CP dược TháI Nguyên Hoá đơn được giảm giá: Hoá đơn GTGT số 44169 ngày 02/12/2007 STT Tên hàng ĐVT Lý do giảm ĐG HĐ Số lượng Tỷ lệ giảm giá(%) Thành tiền 1 Lục vị ẩm Hộp Hàng bán chậm 3.050 1.000 10 305.000 2 Bổ tỳ Hộp Hàng bán chậm 10.500 100 10 105.000 Cộng 410.000 Ngày 30 tháng 12 năm 2007 Người yêu cầu Phó phòng kinh doanh Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 11 Công ty TNHH dược thảo Phúc Vinh Khương Trung – Thanh Xuân – Hà Nội Sổ cái tài khoản (Trích) TK 5321– Giảm giá hàng bán: Hàng hóa Từ ngày 01/01 /2007 Đến ngày 31/12/2007 ĐVT: Đồng NT GS Chứng từ TK Số phát sinh Ngày Số Diễn giải ĐƯ Nợ Có 01/12 01/12 PKT1 Công ty Dược HảI Dương 1311 230.000 …. 30/12 30/12 PKT5 Công ty CP dược Nam Định 1311 410.000 31/12 31/12 PKT KC 5321 -> 5111 5111 11.850.876 Cộng 11.850.876 11.850.876 Số dư cuối kỳ Ngày… tháng …. năm….. Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, đóng dấu 2.2.3.3 Kế toán hàng bán bị trả lại Chứng từ sử dụng: Trong trường hợp hàng đã tiêu thụ bị khách hàng trả lại do không đúng theo hợp đồng; hàng bán quá hạn sử dụng mà không thương lượng với khách hàng được hoặc cửa hàng trả lại do hàng không tiêu thụ được sẽ phát sinh khoản hàng bán bi trả lại. Khi trả lại hàng, khách hàng phải lập Phiếu khiếu nại chất lượng hàng trả về và Hoá đơn ghi rõ lý do trả lại hàng. Hàng hoá bị trả lại phải qua ban kiểm nhập hàng bán bị trả lại bao gồm cán bộ phòng kinh doanh, thủ kho, kế toán, cán bộ phòng kiểm tra chất lượng. Ban kiểm nhập hàng bán bị trả lại sẽ lập biên bản kiểm nghiệm và viết Phiếu nhập hàng bị trả lại hoặc ký xác nhận luôn vào “ Phiếu khiếu nại chất lượng hàng trả về kiêm biên bản nhập lại hàng” Tài khoản sử dụng: TK 531- Hàng bán bị trả lại. Tài khoản này được chi tiết như sau: TK 5311- Hàng bán bị trả lại: Hàng hoá Quy trình nhập liệu: Trong phân hệ kế toán “Hàng tồn kho”, chọn Phiếu nhập hàng bán bị trả lại và tiến hành nhập số liệu: Ngày, số chứng từ, số seri ; Mã khách công nợ; Diễn giải ;Mã nhập xuất (tài khoản đối ứng); Mã hàng (chương trình tự động lên tên, đơn vị tính của hàng bị trả lại); Thuế suất, tài khoản thuế. Chương trình sẽ tự động lên tài khoản trả lại, tài khoản kho, tài khoản giá vốn. Do công ty tính giá vốn theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ nên khi nhập hàng bán bị trả lại có hai trường hợp như sau: Trong trường hợp hàng bán ra tháng trước bị trả lại tháng này, kế toán phải nhập lại với giá vốn của tháng trước do đó phải dùng Phiếu nhập hàng bán bị trả lại với giá vốn đích danh. Để biết giá vốn bán ra cần lọc lại chứng từ khi bán hàng, xem lại giá và gõ lại giá này vào phiếu nhập hàng bán bị trả lại. Trong trường hợp hàng bán ra và bị trả lại trong cùng một tháng, giá vốn nhập lại bằng giá vốn trung bình của tháng đó. Giá trung bình này do máy tự động tính toán và cập nhật cho cả các phiếu nhập hàng bán bị trả lại vào cuối tháng. Sau khi kế toán thực hiện nhập phiếu nhập hàng bán bị trả lại, chương trình sẽ tự động cập nhật số liệu vào các phân hệ kế toán hàng tồn kho, phân hệ kế toán tổng hợp, kế toán công nợ phải thu... để lên các báo cáo, sổ chi tiết công nợ với người mua, báo cáo Nhập xuất tồn, kho nhật ký chung, nhật ký bán hàng, sổ cái tài khoản theo định khoản sau: + Giảm doanh thu hàng bán bị trả lại: Nợ TK 5311 Nợ TK 3331 Có TK 1111, 131 + Giảm giá vốn: Nợ TK 155, 156 Có TK 632 + Cuối kỳ kết chuyển doanh thu hàng bán bị trả lại làm giảm doanh thu thuần Nợ TK 5111 Có TK 531 Ví dụ: Trong tháng 12 phát sinh nghiệp vụ trả lại hàng Biểu 12 Phiếu khiếu nại chất lượng hàng trả về ( Kiêm biên bản kiểm nhập lại hàng) Nơi trả về: Nhà thuốc Hằng Quyền Tháng 12 năm 2007 Khiếu nại chất lượng Quyết định nhập lại Số TT Tên sản phẩm SKS HD Đvt Số lượng Tình trạng, nguyên nhân SL nhập SL không nhập 1 Bobina Lọ 135 Hàng bán chậm. 135 2 xịt mũi PV Lọ 150 Hàng bán chậm. 150 Cộng Ngày 11 tháng 12 năm 2007 Người khiếu nại Ngày 30 tháng 12 năm 2007 Thành phần nhập lại Stt Họ và tên Chức vụ Ký tên 1 Hoàng Thị Rược Phó phòng kinh doanh 2 Đỗ Duy Huyền Thủ kho 3 Trần Thanh Mai Kế toán 4 Trần Hồng Minh Theo dõi hàng nhập lại Căn cứ vào Biên bản kiểm nghiệm do Ban kiểm nghiệm lập, phòng kinh doanh sẽ lập Phiếu nhập kho thành 3 liên: 1 liên do phòng kinh doanh thu, 1 liên do kế toán hàng tồn kho lưu để nhập số liệu vào máy tính, 1 liên do thủ kho giữ để ghi thẻ kho. Đơn giá của lượng hàng bị trả lại chính là giá vốn của đơn vị thành phẩm lúc xuất kho cho tiêu thụ. Căn cứ vào phiếu nhập kho này, kế toán tiến hành nhập trên phiếu nhập hàng bị trả lại trong phân hệ kế toán “Bán hàng” Biểu 13 Công ty TNHH dược thảo Phúc Vinh Khương Trung – Thanh Xuân – Hà Nội MS: 01-VT QĐ số 15/2006/QĐ/BTC Ngày 20/03/2006 của BTC Phiếu nhập kho Ngày 25 tháng 12 năm 2007 Số:87 Nợ:.156......... Có::632......... Họ tên người giao hàng: Nhà thuốc Hằng Quyền Theo........... số........... ngày........ tháng.......năm 2007 Của....( Khách hàng công ty nhập lại) Nhập tại kho: Công ty Số TT Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư ( sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập 1 Bobina Lọ 135 135 15.752 2.835.360 2 xịt mũi PV Lọ 250 250 12.635 3.168.750 Cộng 6.004.110 ( Sáu triệu không trăm linh bốn ngàn một trăm một đồng chẵn) Nhập ngày 25 tháng 12 năm 2007 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Biểu 14 Công ty TNHH dược thảo Phúc Vinh Khương Trung – Thanh Xuân – Hà Nội Sổ cái tài khoản (Trích) TK 5311 - Hàng bán bị trả lại Từ ngày 01/12 /2007 Đến ngày 31/12/2007 ĐVT: Đồng NT GS Chứng từ TK Số phát sinh SH Ngày Diễn giải đ/ư Nợ Có ….. … 25/12 PN 87 25/12 Nhập lại hàng Nhà thuốc Hằng Quyền 131 6.004.110 ….. … 31/12 PN 91 31/12 Nhập lại hàng Q20- GiảI Phóng 131 146.577 31/12 31/12 KC 5311 -> 5111 5111 9.400.744 Cộng 9.400.744 9.400.744 Số dư cuối kỳ Ngày… tháng …. năm….. Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, đóng dấu 2.2.4. Kế toán quá trình thanh toán với khách hàng Việc theo dõi, kiểm tra, đôn đốc khách hàng thanh toán kịp thời có ảnh hưởng lớn đến quá trình thu hồi vốn để tiếp tục hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Do vậy, cần thiết phải tổ chức kế toán tình hình thanh toán với khách hàng. Trong trường hợp bán hàng thu tiền ngay :bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng, kế toán phải cập nhật cả 2 chứng từ: Hoá đơn bán hàng và Phiếu thu tiền (hoặc giấy báo có của ngân hàng). Việc khử chứng từ trùng (lựa chọn thông tin từ các chứng từ chứa thông tin giống nhau của cùng 1 nghiệp vụ) sẽ do chương trình tự động thực hiện. Trong trường hợp bán hàng trả chậm: Kế toán sử dụng Tài khoản 131-Phải thu của khách hàng. Sau khi nhập liệu cho “Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho”, chương trình sẽ tự động xử lý và phản ánh số liệu vào sổ chi tiết, số cái tài khoản 131 (Biểu 15,16) theo định khoản sau: Nợ TK 131 Có TK 5112 Khi khách hàng thanh toán, kế toán tiến hành nhập liệu cho “Phiếu thu tiền mặt”, sau đó chương trình tự động xử lý và phản ánh số liệu vào sổ chi tiết, sổ cái Tài khoản 131 theo dịnh khoản sau: Nợ TK 1111 Có TK 131 Sổ chi tiết công nợ: Sổ này được mở riêng cho từng khách hàng để theo dõi các khoản nợ của khách hàng theo từng hóa đơn và tình hình thanh toán của khách hàng. Số liệu chi tiết và tổng hợp của sổ này sẽ được máy tính cập nhật vào Sổ cái tài khoản 131 và Bảng cân đối phát sinh công nợ. Khi muốn in ra sổ chi tiết của khách hàng nào, kế toán vào phân hệ Bán hàng- Công nợ phải thu. Chọn menu Báo cáo công nợ phải thu và kích chuột vào Sổ chi tiết của một khách hàng và đánh mã khách hàng tại ô mã khách. Màn hình sẽ hiển thị Sổ chi tiết tương ứng với mã khách đó và cho phép in ra khi có lệnh. Biểu 15 Công ty TNHH Dược Thảo Phúc VINH Khương Trung – Thanh Xuân – Hà Nội Sổ chi tiết công nợ (Trích) Tài khoản: 131- Phải thu của khách hàng Khách hàng: Bắc- Hiệu thuốc TX Bắc Ninh Từ ngày đến ngày 01/12/2007 đến ngày 31/12/2007 Số dư nợ đầu kỳ: 10.000.500đ NT GS Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ 40.256.000 02/12 PT 4 02/12 Thanh toán tiền hàng 1111 6.898.000 03/12 HĐ44187 03/12 Mua hàng 5111 585.848 03/12 HĐ44187 03/12 VAT 10% 33311 58.585 04/12 PT 37 04/12 Thanh toán tiền hàng 1111 4.010.000-. … … … 06/12 HĐ44973 06/12 Mua hàng 511 3.645.454 06/12 HĐ44973 06/12 VAT 10% 33311 364.545 Cộng 38.623.000 48.596.000 Số dư cuối kỳ 30.283.000 Ngày… tháng …. năm….. Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc Biểu 16 Công ty TNHH dược thảo Phúc Vinh Khương Trung – Thanh Xuân – Hà Nội Sổ cái tài khoản (Trích) Tài khoản: 131- Phải thu của khách hàng Từ ngày01/12/2007 đến ngày 31/12/2007 Số dư nợ đầu kỳ: 154.647.700đ NT GS Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Ngày Số Nợ Có … … … … 01/12 01/12 PT58 Cty Dược HảI Dương Mua hàng 5111 52.820.000 VAT 10% Mua hàng 3331 5.282.000 02/12 02/12 PT 59 Bắc- NT TX Bắc Ninh Thanh toán tiền hàng 1111 6.898.000 02/12 02/12 PT 68 NT Hằng- Quyền, Sơn la Thanh toán tiền hàng 1111 2.590.000 03/12 03/12 PT 20 Bắc- NT TX Bắc Ninh Thanh toán tiền hàng 1111 4 60.000 …. … …. 06/12 06/12 HĐ44973 Bắc- NT TX Bắc Ninh Mua hàng 511 3.645.454 06/12 06/12 HĐ44973 Bắc- NT TX Bắc Ninh Mua hàng 3331 182.273 … 06/12 06/12 HĐ44974 Bích - Quầy 9 CTD Cao Bằng Mua hàng 511 2.335.454 06/12 06/12 44974 Bích - Quầy 9 CTD Cao Bằng Mua hàng 3331 116.773 Cộng 770.454.217 599.658.500 Số dư cuối kỳ 328.443.417 Ngày… tháng …. năm….. 2.2.5. Kế toán thuế GTGT Công ty TNHH dược thảo Phúc Vinh là đơn vị sản xuất kinh doanh nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Tất cả các mặt hàng công ty tiêu thụ đều thuộc đối tượng chịu thuế GTGT: hầu hết thành phẩm của công ty chịu mức thuế suất 5%, các hoá chất chịu mức thuế suất 10%. Để hạch toán thuế GTGT, chương trình phần mềm Fast đã thiết kế các bảng kê và tờ khai thuế phù hợp với biểu mẫu do Bộ Tài Chính quy định. Cuối mỗi tháng, khi có lệnh chương trình sẽ cho phép kết xuất in ra Bảng kê chứng từ hàng hoá mua vào, Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá bán ra, Tờ khai thuế GTGT và sổ cái Tài khoản 3331-Thuế GTGT phải nộp để kế toán làm căn cứ , cơ sở pháp lý thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước. Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá bán ra Nội dung: Kê khai các hoá đơn GTGT của thành phẩm bán ra theo các nội dung: ký hiêu hoá đơn, số hoá đơn, ngày tháng năm phát hành hoá đơn, tên người mua, mã số thuế, doanh số bán ra, thuế GTGT. Tác dụng: Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hóa bán ra được in ra vào cuối tháng làm căn cứ xác định số thuế GTGT đầu ra phải nộp trong kỳ của đơn vị Sau khi nhập liệu và tiến hành lưu vào hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho, chương trình sẽ tự động chuyển các thông tin cần thiết vào Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá bán ra. Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá mua vào Nội dung: Kê khai các hoá đơn chứng từ hàng hoá mua vào trong tháng về ký hiệu hoá đơn, số hoá đơn, ngày tháng năm phát hành hóa đơn, tên người bán, mã số thuế , doanh số mua vào chưa có thuế, thuế GTGT đầu vào. Tác dụng: Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá mua vào được in ra vào cuối tháng làm căn cứ xác định số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ và là cơ sở pháp lý để cơp quan thuế tiến hành điều tra khi cần thiết. Thông tin về các hoá đơn chứng từ hàng hoá mua vào được khai báo khi kế toán nhập liệu cho Phiếu chi (đối với các khoản chi thanh toán bằng tiền mặt) hược Phiếu kế toán (đối với các khoản chưa thanh toán cho người bán) hược Hoá đơn mua hàng (đối với các khoản mua vật tư, công cụ dụng cụ có liên quan đến quá trình sản xuất). Sau khi khai báo xong, chương trình sẽ tự động chuyển dữ kiệu vào Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá mua vào. Biểu 17 Công ty TNHH Dược Thảo Phúc VINH Khương Trung – Thanh Xuân – Hà Nội Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá mua vào Tháng 12 năm 2007 Chứng từ Khách hàng Doanh số mua vào(chưa thuế) Thuế GTGT Mã số thuế Ngày Số 01/12 44164 CT Dược HảI Dương 52.820.000 5.282.000 0800011081-1 01/12 44165 Nhà thuốc Hằng Quyền 9.893.714 989.371 46001031702 … … … Cộng 704.078.198 70.407.819 Ngày … tháng … năm … Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc Mỗi một dòng của Sổ cái Tài khoản 3331-Thuế GTGT phải nộp phản ánh số tiền thuế GTGT của một hoá đơn GTGT thành phẩm bán ra. Một hoá đơn GTGT thành phẩm bán ra chỉ được sử dụng cho các thành phẩm có cùng một mức thuế suất. Cuối tháng, sau khi thực kết chuyển thuế GTGT đều vào được khấu trừ, chương trình sẽ tự động tính số thuế GTGT Công ty còn phải nộp dưa trên công thức: Thuế GTGT còn phải nộp cuối kỳ = Thuế GTGT còn phải nộp + Thuế GTGT đầu ra phát sinh trong kỳ - Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ trong kỳ - Thuế GTGT đã nộp trong kỳ 2.2.6. Kế toán giá vốn hàng bán a. Phương pháp hạch toán giá vốn hàng xuất bán ở Công ty TNHH dược thảo Phúc Vinh Công ty TNHH dược thảo Phúc Vinh hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Mọi nghiệp vụ nhập xuất thành phẩm đều được phản ánh hàng ngày vào các chứng từ gốc và chuyển cho kế toán tổng hợp để tiến hành nhập liệu vào máy. ở phần khai báo danh mục thành phẩm, kế toán đã đăng ký phương pháp thực tế bình quân cả kỳ dự trữ. Cuối tháng, sau khi đã nhập đầy đủ các phiếu nhập thành phẩm, hàng hoá, thì tiến hành tính giá vốn cho hàng bán. Kế toán vào phân hệ kế toán hàng tồn kho và chạy “Tính giá trung bình”, sau đó chương trình sẽ tự động tính giá vốn trung bình cho các loại thành phẩm, hàng hoá theo công thức sau: Giá thực tế thành phẩm + Giá thực tế thành phẩm Giá thực tế thành tồn đầu kỳ nhập trong kỳ Số lượng thành phẩm xuất bán = x phẩm xuất bán trong kỳ Số lượng thành phẩm + Số lượng thành phẩm tồn đầu kỳ nhập trong kỳ b. Quy trình hạch toán Tại phân hệ kế toán tổng hợp, vào thực đơn “Cập nhật số liệu”, trong thực đơn này kích chuột vào thực đơn con “Phiếu kế toán”. Chương trình sẽ lọc ra 5 phiếu kế toán được nhập cuối cùng và hiện lên màn hình Phiếu kế toán. Nhấn nút ESC để quay ra màn hình nhập liệu. Kích chuột vào nút mới để bắt đầu vào dữ liệu cho phiếu kế toán. Trong màn hình giao diện Phiếu kế toán, kế toán tiến hành nhập các thông tin sau: Số chứng từ: Được máy tự động đánh số. Mỗi khi nhập một phiếu kế toán mới, chương trình tự động tạo số chứng từ mới bằng số chứng từ cuối cùng cộng thêm một. Tuy nhiên, kế toán có thể sửa lại số chứng từ này trong những trường hợp cần thiết. Ngày hạch toán, ngày lập chứng từ: Phản ánh ngày nhập liệu cho phiếu kế toán. Tài khoản: Nhập số liệu tài khoản nợ, tài khoản có. Phần mềm Fast cho phép kế toán có thể phản ánh bút toán 1 nợ nhiều có hoặc 1 có nhiều nợ trên một phiếu kế toán. Phát sinh nợ VND: Nhập số tiền phát sinh nợ tương ứng với tài khoản ghi nợ Phát sinh có VND: Nhập số tiền phát sinh có tương ứng với tài khoản ghi có. Diễn giải: Ghi nội dung của nghiệp vụ phản ánh trong phiếu kế toán. Ngoài các thông tin trên, thông tin về mã đơn vị được máy tự động hiện thị khi nhập liệu cho phiếu kế toán. Sau khi nhập xong các thông tin, kế toán kích chuột vào nút lưu để máy tự động lưu Phiếu kế toán. Sau khi lưu phiếu kế toán, chương trình sẽ tự động xử lý và phản ánh số liệu vào sổ cái các tài khoản có liên quan theo các định khoản: Nợ TK 632 Có TK 155,156 Hàng ngày công ty chỉ theo dõi thành phẩm, hàng hóa về mặt số lượng nhập, xuất trong Sổ chi tiết vật tư và các chứng từ có liên quan. Đến cuối kỳ sau khi giá trung bình được tính, các số liệu sẽ tự động cập nhật vào sổ cái tài khoản 155, 156, 632. Công ty không mở sổ chi tiết để theo dõi giá vốn của từng mặt hàng. Cuối tháng, kế toán thực hiện bút toán kết chuyển tự động để kết chuyển giá vốn hàng bán sang tài khoản 911, sau đó thực hiện lệnh để in ra sổ cái TK 632 Sổ cái Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán: Phản ánh giá vốn của thành phẩm, hàng hóa xuất bán trực tiếp và gửi bán trong kỳ. Biểu 18 Công ty TNHH Dược Thảo Phúc VINH Khương Trung – Thanh Xuân – Hà Nội Sổ cái tài khoản (Trích) Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán Từ ngày 01/12/2007 đến ngày 31/12/2007 ĐVT : Đồng NT GS Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh SH NT Nợ Có 01/12 PX19 01/12 Xuất bán dược Hải Dương 155 41.832.000 01/12 PX20 01/12 Xuất bán dược Hải Phòng 155 20.820.000 …. …. … 25/12 PN87 25/12 CTy Dược TháI Nguyên trả lại hàng 155 6.004.110 31/12 PX 82 31/12 Xuất bán dược Sơn La 155 78.912.512 31/12 Kết chuyển Giá vốn hàng bán 911 556.522.144 Cộng 556.522.144 556.522.144 Số dư cuối kỳ Ngày… tháng …. năm….. Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, đóng dấu) Biểu 19 Công ty TNHH Dược Thảo Phúc VINH Khương Trung – Thanh Xuân – Hà Nội Sổ cái tài khoản (Trích) Tài khoản 155 – Thành phẩm Từ ngày 01/12/2007 đến ngày 31/12/2007 ĐVT: Đồng NT GS Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh SH NT Nợ Có 01/12 Số dư đầu kỳ 124.843.654 …. 01/12 PX19 01/12 Bán hàng Cty Dược HảI Dương 632 41.832.000 01/12 PX20 01/12 Xuất bán dược Hải Phòng 632 20.820.000 03/12 PX25 03/12 Trả hàng trình bày T12/06 632 20.119.964 … ….. …. 25/12 PN80 25/12 Sản phẩm hoàn thành nhập kho 154 10.885.204 25/12 PN87 25/12 Nhập kho hàng bán trả lại 632 6.004.110 31/12 PX 82 31/12 Xuất bán Dược Sơn La 155 78.912.512 Cộng 623.000.254 418.596.000 Số dư cuối kỳ 329.247.908 Ngày… tháng …. năm….. Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, đóng dấu) 2.3. Kế toán xác định kết quả bán hàng ở Công ty TNHH dược thảo Phúc Vinh 2.3.1 Kế toán chi phí bán hàng a. Nội dung chi phí bán hàng Chi phí bán hàng tại công ty là toàn bộ các khoản chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng, bao gồm: - Lương nhân viên bán hàng và các khoản trích theo lương. - Chi vật liệu, công cụ dụng cụ, bao bì phục vụ cho việc bán hàng. - Chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho bộ phận bán hàng. - Chi phí dịch vụ mua ngoài: chi phí vận chuyển hàng tiêu thụ. - Chi phí bằng tiền khác: chi tiếp thị, quảng cáo, chiết khấu bán hàng. Ngoài ra, hàng hoá của Công ty là do bộ phận bán hàng tự thu mua để tiêu thụ và khoản chi phí mua hàng phát sinh tương đối nhỏ, do đó, công ty hạch toán luôn khoản này vào trong chi phí bán hàng. b. Tài khoản sử dụng Hiện tại Công ty đang sử dụng tài khoản 641- Chi phí bán hàng. Tài khoản này được chi tiết thành các tiểu khoản như sau: TK 6411: Chi phí nhân viên TK 6412: Chi phí vật liệu bao bì TK 6413: Chi phí dụng cụ, đồ dùng. TK 6414: Chi phí khấu hao TSCĐ TK 6415: Phí, lệ phí TK 6417: Chi phí dịch vụ mua ngoài. TK 6418: Chi phí bằng tiền khác. c. Trình tự hạch toán Tuỳ vào từng loại chi phí bán hàng phát sinh mà kế toán vào các phân hệ kế toán có liên quan và tiến hành hạch toán vào tài khoản 641. Đối với khoản chi phí nhân viên bán hàng: Cuối tháng, căn cứ vào Bảng phân tích lương, kế toán tổng hợp tiến hành nhập liệu cho phiếu kế toán để phản ánh tiền lương và các khoản trích theo lương theo định khoản sau: Nợ TK 6411 Có TK 334, 3382, 3383, 3384 Sau khi lưu Phiếu kế toán, máy sẽ tự động xử lý và phản ánh số liệu vào các tài khoản có liên quan. Đối với khoản chi phí vật liệu bán hàng: Khi xuất vật liệu, công cụ dụng cụ, bao bì từ kho cho bộ phận bán hàng, căn cứ vào Phiếu xuất kho kế toán vật tư tiến hành nhập liệu cho cho chứng từ Phiếu xuất kho trong phân hệ Kế toán hàng tồn kho theo định khoản sau: Nợ TK 6412 Có TK 152 (153) Đối với chi phí khấu hao TSĐ dùng cho bộ phận bán hàng: cuối tháng căn cứ vào Bảng trích khấu hao TSCĐ, kế toán tiến hành nhập liệu cho Phiếu kế toán để phản ánh khoản trích khấu hao TSCĐ theo nghiệp vụ sau: Nợ TK 6414 Có TK 2141 Đối với khoản chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền kh._.