Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Đầu tư Thương mại Việt Hoàn

ế, quản lý các doanh nghiệp của Đảng và Nhà nước, đẩy mạnh công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước. Vị trí của công tác kế toán lại được nâng cao lên một bước, tăng cường và cải thiện công tác kế toán đã trở thành một nhu cầu thiết thực đối với mỗi doanh nghiệp, mỗi ngành và đối với toàn bộ nền kinh tế. Để phát huy vai trò của kế toán trong quản lý kinh tế và hạch toán kinh doanh thì việc đầu tiên của công tác kế toán là tổ chức một cách khoa học và hợp lý phù hợp với chế độ kinh tế hiện hành, với đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và khả năng trình độ của cán bộ quản lý, đảm bảo thực hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ của kế toán. Kinh doanh trong cơ chế thị trường, các doanh nghiệp không thể tránh khỏi sự cạnh tranh gay gắt. Doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển phải tìm kiếm được một khoản lợi nhuận nào đó trong kinh doanh. Do đó mục tiêu của các doanh nghiệp là tối đa hoá lợi nhuận. Để mức lợi nhuận cao doanh nghiệp phải có doanh thu tiêu thụ cao và chi phí thấp. Biện pháp hữu hiệu để đạt được mục đích này là phải thường xuyên quan tâm đến khâu bán hàng. Thông tin về thị trường là vô cùng cần thiết đối với nhà quản lý doanh nghiệp trong việc ấn định giá cả, đánh giá được nguồn lực cung ứng và thị trường có hiệu qủa hay không? Giá thành, chất lượng của sản phẩm mẫu mã sản phẩm, nhu cầu của người tiêu dùng…. phản ảnh hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Do vậy việc hạch toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng là một hoạt động không thể thiếu và rất quan trọng ở bất kỳ một doanh nghiệp. Qua những kiến thức mà em đã được học và sau một thời gian thực tập tại Công Ty TNHH Đầu tư Thương mại Việt Hoàn đã giúp cho em hiểu rõ tầm quan trọng của người làm công tác kế toán trong thực tế. Chính vì vậy em đã cố gắng đi sâu tìm hiểu và lựa chọn đề tài “Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Đầu tư Thương mại Việt Hoàn” làm chuyên đề tốt nghiệp. Nội dung chuyên đề gồm 2 phần: Phần 1: Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công Ty TNHH Đầu tư Thương mại Việt Hoàn. Phần 2: Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công Ty TNHH Đầu tư Thương mại Việt Hoàn. Mặc dù đã rất cố gắng tìm hiểu thực tế và được sự giúp đỡ quan tâm của các cô các chú trong công ty và được sự giúp đỡ tận tình của cô giáo -Thạc sĩ Hàn Lan Thư. Song do nhận thức và trình độ bản thân em còn hạn chế, thời gian thực tập không nhiều nên chuyên đề thực tập này khó tránh khỏi những sai sót. Vì vậy, em rất mong được tiếp thu và chân thành cảm ơn những ý kiến đóng góp chỉ bảo để em có điều kiện bổ sung, nâng cao kiến thức của mình và phục vụ tốt hơn cho công tác thực tế sau này. Em xin chân thành cảm ơn! Phần 1 Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty TNHH đầu tư thương mại việt hoàn 1.1. Những đặc điểm quản lý và kinh doanh của công ty TNHH Đầu tư Thương mại Việt Hoàn có ảnh hưởng tới công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng 1.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty Công ty TNHH Đầu tư Thương mại Việt Hoàn (tên giao dịch quốc tế là Viet Hoan Co., Ltd). Trụ sở tại: 299 Hoàng Văn Thụ - Hoàng Mai - Hà nội. Quyết định thành lập số1320/GP-UB của UBND thành phố Hà nội cấp ngày 20/07/2000. Giấy phép kinh doanh số 041570 của UBKH Hà nội cấp ngày 20/09/2000. Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0105000150 do phòng đăng ký kinh doanh Sở kế hoạch và đầu tư Hà nội cấp ngày 10/12/2000. Bước đầu thành lập Công ty TNHH Đầu tư Thương mại Việt Hoàn với số vốn điều lệ là 5.000.000.00đ (năm tỷ VN đồng); Trong đó: Vốn góp bằng tiền: 5.000.000.000đ (năm tỷ VN đồng) Vốn góp bằng hiện vật là không có Vốn lưu động là 5.000.000.000đ (năm tỷ VN đồng). Công ty TNHH Đầu tư Thương mại Việt Hoàn là một tổ chức kinh doanh hạch toán độc lập có đầy đủ tư cách pháp nhân và được mở tài khoản tại Ngân hàng, được sử dụng con dấu riêng . Tên và địa chỉ Ngân hàng thương mại cung cấp tín dụng: Sở GDI - Ngân hàng Công thương Việt Nam. Tổng số tiền tín dụng: 1.000.000.000 (Một tỷ VN đồng). 1.1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý công ty Công ty Đầu tư Thương mại Việt Hoàn có một cơ cấu tổ chức chặt chẽ, được thể hiện qua sơ đồ Bộ máy tổ chức quản lý công ty. Sơ đồ số 1: Sơ đồ bộ máy quản lý Công ty Đầu tư Thương mại Việt Hoàn Giám đốc Phó giám đốc Phòng Hành chính Phòng Kinh doanh tổng hợp Phòng Kế toán Tài chính Sắp xếp bộ máy tổ chức quản lý một cách phù hợp cũng là một yếu tố quan trọng mang tính quyết định đối với sự tồn tại và phát triển công ty trong nền kinh tế thị trường. Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng. Đứng đầu là giám đốc rồi đến phó giám đốc và các phòng ban trực thuộc, có nhiệm vụ quản lý giám sát mọi hoạt động kinh doanh của công ty. Các phòng ban của Công ty: - Phòng Kinh doanh tổng hợp - Phòng Hành chính - Phòng Kế toán Tài chính Giám đốc: Là người có quyền cao nhất, quyết định chỉ đạo mọi hoạt động kinh doanh của công ty. Giám đốc chịu trách nhiệm về việc thực hiện kế hoạch kinh doanh của công ty, cũng như duyệt các chứng từ thanh toán, ký kết các hợp đồng mua, bán hàng hoá. Phòng Kinh doanh tổng hợp: - Trưởng phòng kinh doanh tổng hợp: Lập các kế hoạch và thực hiện quản lý kế hoạch kinh doanh, tham mưu cho giám đốc trong việc ký kết các hợp đồng kinh tế, có những quyết định đúng đắn trong công tác đối ngoại, quản lý vốn và tài sản, tham gia lập giá và quản lý kế hoạch, thực hiện các hợp đồng nhập khẩu hàng hoá, phụ trách quá trình bán hàng và thu tiền, nguồn thu phát triển tổng hợp báo cáo theo thời kì. - Phó phòng kinh doanh: Là người tham mưu cho trưởng phòng kinh doanh, cùng đóng góp ý kiến đưa lên giám đốc, nghiên cứu nắm bắt thị trường để có những biện pháp, chiến lược kinh doanh phù hợp nhằm đem lại hiệu quả cao cho công ty. - Cán bộ kinh doanh: Là người trực tiếp kinh liên hệ đến từng khách hàng, tìm hiểu nhu cầu thị trường và thị hiếu người tiêu dùng, thực tế nghiên cứu và giao dịch, thúc đẩy công tác tiêu thụ hàng hoá, lên kế hoạch bán hàng, có trách nhiệm báo về phòng kinh doanh và giám đốc để giám đốc quyết định và báo cho kế toán viết hoá đơn bán hàng. Phòng Hành chính: Trưởng phòng hành chính thay mặt giám đốc giải quyết các thủ tục hành chính liên quan đến hoạt động của công ty. Phòng hành chính có chức năng phục vụ các hoạt động của công ty như điều động phương tiện, văn thư, tiếp khách. Phòng Kế toán Tài chính: bao gồm - Kế toán trưởng - Kế toán tổng hợp - Kế toán bán hàng - Bộ phận vận tải - Thủ kho - Thủ quỹ Kế toán trưởng: là người chịu trách nhiệm tổ chức, hướng dẫn, kiểm tra, chỉ đạo chung toàn bộ công tác kế toán của Công ty đồng thời theo dõi và phản ánh tình hình tài chính của Công ty cho Ban lãnh đạo giúp lãnh đạo Công ty phân tích tình hình hoạt động kinh doanh cũng như đề xuất các phương án giải quyết đúng đắn. Kế toán tổng hợp: Cập nhật các hoá đơn, các phiếu thu, phiếu chi, nhập xuất để ghi vào sổ kế toán, hạch toán số lượng hàng tồn kho đầu kì, số lượng hàng nhập, hàng xuất trong kì và số lượng hàng tồn cuối kì, cập nhật số liệu một cách chính xác vào máy tính, cuối kì lập báo cáo tài chính lên công ty, lập báo cáo thuế và tổng hợp kết quả của cả công ty. Kế toán bán hàng: Ghi hoá đơn và nhận các phiếu thu chi, viết phiếu xuất kho và phiếu nhập kho, cập nhật vào sổ kế toán của công ty. Bộ phận vận tải: Sau khi đã có quyết định bán hàng của ban giám đốc, nhận hoá đơn và phiếu xuất kho từ kế toán, xuống kho dự trữ trình phiếu xuất và nhận hàng vận chuyển tới địa điểm cho khách hàng theo thỏa thuận. Thủ kho: Nhận phiếu xuất kho và cho xuất hàng, xuất đầy đủ lượng hàng đã ghi trong phiếu xuất, cũng như nhận phiếu nhập kho và cho nhập hàng kiểm tra một cách đầy đủ chính xác về số lượng hàng nhập cũng như chất lượng của hàng hoá nhập kho, cập nhật hàng ngày lên thẻ kho, báo cáo số lượng hàng hoá tồn lại hàng tháng, hàng quý lên ban giám đốc để có kế hoạch dự trữ hàng hoá cũng như có chiến lược kinh doanh sao cho có hiệu quả. Thủ quỹ: Có trách nhiệm thu, chi tiền mặt đảm bảo chính xác, kịp thời và đầy đủ đáp ứng nhu cầu hàng ngày của công ty. Mỗi bộ phận có một chức năng, nhiệm vụ để đảm bảo cho sự hoạt động của công ty được thông suốt, liên tục đã tạo nên một mối liên hệ chặt chẽ với nhau, mỗi bộ phận là một mắt xích quan trọng trong tổng thể hoạt động của guồng máy của công ty, hình thành một tập thể vững mạnh, đoàn kết hoạt động đem lại hiệu quả cao nhất cho công ty. Chính vì vậy mà công ty đã luôn duy trì được sản xuất kinh doanh có lãi, đáp ứng được nhu cầu chung với chính sách của Nhà nước. Tuy nhiên, công ty vẫn phải không ngừng phấn đấu hơn nữa để đạt mục tiêu: Một đồng vốn bỏ ra làm sao để đem lại hiệu quả kinh tế cao nhất, nâng cao hơn nữa đời sống nhân viên của công ty, tăng tích luỹ và đóng góp nhiều hơn cho Ngân sách Nhà nước. 1.1.3. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của công ty Trong quá trình hoạt động kinh doanh, nhằm phát huy hết thế mạnh của mỗi doanh nghiệp công ty đã liên danh liên kết với nhiều doanh nghiệp có tiềm lực mạnh và uy tín để cùng thực thi các dự án có quy mô lớn trong lĩnh vực mà công ty hoạt động, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao trong công cuộc xây dựng và phát triển đất nước. Công ty Việt Hoàn luôn luôn mong muốn tham gia giải quyết các bài toán khó của mọi đối tác là các nghành, địa phương trong lĩnh vực mà công ty hoạt động. 1.1.3.1. Các hoạt động kinh doanh của công ty Hoạt động kinh doanh chính là thương mại, trao đổi mua bán hàng hoá phục vụ cho nhu cầu in ấn của khách hàng. Các mặt hàng được nhập khẩu trực tiếp từ nước ngoài, chủ yếu là các nước như Trung Quốc, Hàn Quốc, ấn Độ.... hoặc được uỷ thác qua các công ty XNK là bạn hàng cùng hợp tác làm ăn cả trong nước và nước ngoài. Các mặt hàng sau khi được trao đổi mua bán đều được xem xét kỹ lưỡng, đánh giá chất lượng đáp ứng được nhu cầu người tiêu dùng, mới được nhập vào kho và sau đó ban giám đốc lên kế hoạch tiêu thụ. Chủ yếu cung cấp cho các đại lý phục vụ nhu cầu in ấn, cung cấp trực tiếp cho khách hàng: các cơ sở in ấn, cám ký .... Với việc không ngừng nâng cao năng lực sản xuất kinh doanh, mở rộng thị trường, công ty đang đầu tư đổi mới máy móc, thiết bị để dần nâng cao được uy tín, tăng khả năng cạnh tranh của công ty mình. 1.1.3.2. Đặc điểm thị trường tiêu thụ và các bạn hàng Các khách hàng của công ty chủ yếu là các khách hàng trên địa bàn Hà Nội, và một số tỉnh thành khác, như: - Công ty Hồn Sáng - Công ty Đồng Tâm - Công ty cổ phần F.I.T - Công ty TNHH Tân Phùng Hưng - Công ty TM DV Hồ Gươm … Và một số khách hàng cá nhân như: - Anh Nguyễn Nam Khánh - Anh Ngô Văn Kiện - Anh Nguyễn Văn Hải - Chị Nguyễn Thanh Thủy … Với hơn 150 khách hàng bao gồm nhiều đơn đặt hàng, công ty đang cố gắng mở rộng địa bàn phân phối trên khắp cả nước, đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng. Với mục tiêu mở rộng địa bàn hoạt động khắp cả nước, nên việc tiêu thụ hàng hoá cũng một phần thông qua các đại lý. Do đó, việc một cơ sở giao dịch nào đó muốn hợp tác mở đại lý tiêu thụ hàng hoá của công ty sẽ trực tiếp đến công ty giao dịch, trao đổi và ký hợp đồng để công ty chấp nhận cung cấp mặt hàng cho đại lý (công ty sẽ xây dựng giá bán riêng cho các đại lý). Công tác tiêu thụ hàng hoá do bộ phận kinh doanh đảm nhận và cung cấp đến từng đối tượng khách hàng. Phương thức bán hàng được thực hiện một cách thuận lợi và nhanh chóng nhất, bán hàng trực tiếp đến từng khách hàng với số lượng tuỳ theo yêu cầu với cước phí vận chuyển cũng được áp dụng theo như thỏa thuận giữa bên mua và bên bán, hoặc bán hàng theo phương thức trả chậm (bán chịu). Phương thức thanh toán đa dạng: bằng tiền mặt (thanh toán ngay hoặc trả chậm), bằng séc, chuyển khoản... Nhờ có chính sách tiêu thụ đúng đắn, kịp thời nên khối lượng hàng hoá tiêu thụ của công ty ngày càng tăng, thị trường tiêu thụ ngày càng được mở rộng, tạo được độ tin cậy đối với khách hàng cũng như đang khẳng định vị trí của công ty trên trị trường. Bên cạnh đó, công ty cũng gặp không ít những khó khăn, những điều kiện khách quan có thể mang đến những bất lợi ngoài ý muốn mà công ty cũng cần phải giải quyết, để giúp cho quá trình tiêu thụ hàng hoá ngày càng tốt hơn cũng như sự tồn tại và phát triển của công ty. Qua một số năm kinh doanh, ta có thể khái quát tình hình tài chính của công ty qua một số số liệu sau: (Đơn vị tính: VN đồng) Tài sản Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006 Tổng TS có 20.356.500.000 21.432.200.000 23.650.400.000 TS lưu động 11.250.000.000 12.120.300.000 14.270.830.000 Tổng TS nợ 20.356.500.000 21.432.200.000 23.650.400.000 TS nợ lưu động 3.432.500.000 2.230.130.000 3.500.000.000 Giá trị ròng 425.000.000 640.000.000 880.000.000 Vốn lưu động 4.320.000.000 6.240.000.000 8.450.000.000 Doanh thu 35.688.000.000 38.548.000.000 42.875.000.000 Từ những cố gắng nhiều mặt trong công tác tổ chức kinh doanh, tổ chức bán hàng, sử dụng các đòn bẩy kinh tế - tài chính . Kết quả trong năm 2006 mà công ty đã đạt được chịu ảnh hưởng tổng hợp bởi nhiều nhân tố, bên cạnh những mặt hàng chính góp phần chủ yếu vào việc tăng doanh thu, thì các yếu tố khác cũng là không nhỏ. Việc tổ chức chặt chẽ kế hoạch tiêu thụ của đội ngũ lãnh đạo, sự nhạy bén năng động của các cán bộ kinh doanh trong quá trình thâm nhập thị trường cũng như tổ chức tốt việc tiêu thụ hàng hoá, đã phần nào nói lên sự thành công bước đầu trong quá trình hoạt động kinh doanh của công ty. 1.1.4. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của công ty Hiện nay công ty Đầu tư Thương mại Việt Hoàn tổ chức công tác kế toán theo hình thức tập trung. Theo hình thức này toàn công ty chỉ tổ chức một phòng kế toán tài chính. Phòng kế toán tài chính chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện toàn bộ công tác kế toán, công tác tài chính và công tác kiểm kê trong toàn bộ công ty. Đây là một hình thức phù hợp với quy mô và đặc điểm của công ty. Việc tổ chức theo hình thức này đã đảm bảo được sự lãnh đạo tập trung, thống nhất. Do lựa chọn hình thức kế toán phù hợp nên công tác hạch toán kế toán luôn được hoàn thành tốt, đảm bảo xử lý thông tin tài chính một cách nhanh chóng, kịp thời, đầy đủ và đúng chế độ. Công ty cũng chú ý đến việc trang bị và ứng dụng các phương tiện kỹ thuật tính toán tiên tiến như việc sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán đã làm giảm khối lượng công việc ghi chép, tính toán hàng ngày. Sơ đồ số 2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Kế toán trưởng Thủ kho KT bán hàng KT tổng hợp Thủ quỹ Kế toán trưởng: 01 người, chịu trách nhiệm tổ chức, hướng dẫn, kiểm tra, chỉ đạo chung toàn bộ công tác kế toán của Công ty. Kế toán tổng hợp: 01 người, giúp việc cho kế toán trưởng. Kế toán bán hàng: 01 người, giúp việc cho kế toán trưởng. Bộ phận vận tải: gồm 2 lái xe và 2 công nhân bốc vác, đây là tổ phục vụ chở hàng tới tận công trình theo yêu cầu của khách hàng. Thủ kho: 01 người. Thủ quỹ: 01 người. Bộ phận bán hàng: 02 nhân viên nữ, trong lúc đông khách thì được thủ quỹ và kế toán viên phụ giúp công việc cho 2 nhân viên bán hàng là giới thiệu sản phẩm giúp khách hàng có sự lựa chọn đúng đắn và bán lẻ thu tiền ngay tại cửa hàng của Công ty cho khách hàng. Mỗi người trong từng bộ phận tuy có chức năng, nhiệm vụ riêng song lại có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. 1.1.5. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của công ty 1.1.5.1. Hệ thống chứng từ kế toán sử dụng Chứng từ kế toán là giấy tờ có đầy đủ tính chính xác và có giá trị pháp lý khi công ty sử dụng để tiến hành thu, chi các hoạt động phát sinh và tiến hành ghi sổ kế toán. Chứng từ kế toán phải có đầy đủ các yếu tố sau: Tên, ký hiệu, số chứng từ Ngày, tháng, năm lập chứng từ Tên, địa chỉ của người lập và người nhận chứng từ Diễn giải các nghiệp vụ phát sinh Số tiền của nghiệp vụ phát sinh bằng số và bằng chữ Họ tên, chữ ký của người lập, thủ trưởng đơn vị và các chữ ký liên quan Công ty áp dụng các chứng từ kế toán như sau: Về tiền tệ: Phiếu thu, phiếu chi, phiếu điều chỉnh, giấy đề nghị tạm ứng, bảng báo cáo quỹ tiền mặt và ngân hàng: nhằm theo dõi tình hình thu, chi tồn quỹ và số dư tại ngân hàng để cung cấp những thông tin cần thiết cho kế toán và cho tình hình quản lý chung của công ty. Về hàng hóa dịch vụ: Hóa đơn GTGT (theo mẫu 01GTGT-3LL): theo dõi doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ của đơn vị và kê vào bảng kê báo cáo thuế hàng tháng. Về hàng tồn kho: - Phiếu nhập kho: xác nhận số lượng sản phẩm, hàng hóa nhập kho của công ty, làm căn cứ ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng, và ghi sổ kế toán. - Phiếu xuất kho: theo dõi số lượng sản phẩm, hàng hóa xuất cho các bộ phận, làm căn cứ để hạch toán chi phí, tính giá thành sản phẩm. - Thẻ kho: theo dõi số lượng nhập, xuất, tồn kho từng loại sản phẩm, hàng hóa, làm căn cứ xác định số lượng hàng tồn kho. Về các hợp đồng: - Hợp đồng lao động: ký kết giữa người lao động và người sử dụng lao động, để làm căn cứ thanh toán tiền lương cho người lao động. - Hợp đồng khác: như hợp đồng hợp tác kinh doanh, hợp đồng mua bán, ký kết, hợp đồng sử dụng dịch vụ… được giao cho kế toán quản lý để làm thủ thục nhận và thanh toán Về lương: - Bảng chấm công: theo dõi ngày làm việc thực tế của nhân viên, nghỉ phép, nghỉ việc, nghỉ hưởng BHXH để làm căn cứ tính lương cho nhân viên. Bảng chấm công sẽ do trưởng phòng hành chính tính ngày công và chuyển cho kế toán tính lương. - Bảng thanh toán tiền lương: xác định số tiền nhân viên lĩnh hàng tháng dựa vào bảng chấm công. - Bảng thanh toán tiền thưởng: xác nhận số tiền thưởng của từng nhân viên dựa theo chức vụ, thâm niên công tác, quá trình làm việc của nhân viên. - Phiếu làm thêm giờ: xác nhận số giờ làm việc, ngày làm việc và số tiền để từ đó làm căn cứ tính tổng thu nhập hàng tháng của nhân viên. - Các giấy chứng nhận về BHXH, BHYT: làm căn cứ tính số ngày và số tiền được hưởng trợ cấp của BHXH và trả thay lương theo chế độ quy định. - Công ty hạch toán theo tháng, quý, năm. - Công ty kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. - Công ty nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. - Phương pháp xác định giá vốn hàng xuất kho theo phương pháp đích danh. 1.1.5.2. Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng tại công ty Công ty hạch toán kế toán theo hầu hết hệ thống tài khoản cấp 1 ban hành theo quyết định số 1141 TC/QĐ/ CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và chính thức áp dụng trong toàn quốc ngày 01/01/1996, cùng với các tài khoản cấp 2,3 cần thiết để phản ánh đầy đủ mọi hoạt động kinh tế tài chính phát sinh trong công ty phù hợp với đặc trưng riêng của công ty. Mỗi bộ phận kế toán có nhiệm vụ theo dõi một số tài khoản nhất định. Để hạch toán nghiệp vụ bán hàng và xác định kết quả bán hàng công ty đã thực hiện nghiêm túc quy định về việc sử dụng một số tài khoản chủ yếu như sau: TK 1111: Tiền mặt VND TK 1121: Tiền gửi VND TK 131: Phải thu của khách hàng TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ TK 156: Hàng hóa TK 214: Hao mòn TSCĐ TK 3331: Thuế GTGT phải nộp TK 334: Phải trả công nhân viên TK 338: Phải trả, phải nộp khác TK 421: Lợi nhuận chưa phân phối TK 511: Doanh thu bán hàng TK 632: Giá vốn hàng bán TK 641: Chi phí bán hàng TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp TK 911: Xác định kết quả kinh doanh 1.1.5.3. Hệ thống sổ kế toán của công ty Căn cứ vào số lượng tài khoản sử dụng cũng như quy mô, đặc điểm hoạt động của công ty. Hình thức kế toán được sử dụng là hình thức kế toán “chứng từ ghi sổ”. Sơ đồ số 3: Trình tự kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ ở công ty Ghi chú Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Với nghiệp vụ bán lẻ: nhân viên cửa hàng viết hóa đơn bán hàng hoặc ghi vào bảng kê bán lẻ (để làm căn cứ tính thuế GTGT) khi thu tiền và giao hàng cho khách. Cuối ngày nhân viên bán hàng tập hợp các hóa đơn và bảng kê bán lẻ để nộp cho kế toán để kế toán viên viết phiếu thu tiền cho thủ quỹ ký nhận và thu tiền về két. Với nghiệp vụ bán buôn: khách hàng sẽ liên hệ trực tiếp với bộ phận bán hàng viết hóa đơn GTGT, một liên chuyển cho kế toán để viết phiếu thu tiền và phiếu xuất kho. Khách hàng giữ một liên, cầm phiếu thu thanh toán cho thủ quỹ, thủ quỹ sẽ thu tiền, ký xác nhận vào phiếu thu sau đó xuống kho đưa phiếu xuất kho và hóa đơn (giá trị gia tăng đã có dấu "đã thu tiền" cho thủ kho). Thủ kho kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ sẽ tiến hành xuất kho theo nội dung của hóa đơn và giữ phiếu để ghi vào thẻ kho. Các loại sổ kế toán công ty sử dụng như sau: - Sổ kế toán chi tiết - Sổ quỹ - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Sổ cái 1.1.5.4. Hệ thống báo cáo kế toán của công ty Các báo cáo của Công ty được trình bày bằng đồng Việt Nam (VND) phù hợp với Hệ thống Kế toán Việt Nam và Chuẩn mực Kế toán Việt Nam do Bộ Tài chính ban hành. Cuối tháng bộ phận kế toán mới tập hợp số liệu để viết báo cáo kết quả kinh doanh của tháng. Bộ phận kế toán lập báo cáo tài chính vào cuối mỗi quý và cuối niên độ kế toán nhằm phản ánh tổng quát tình hình kết quả kinh doanh của Công ty cho Giám đốc và các đối tượng ngoài Công ty. Công ty lập cả 4 báo cáo tài chính sau: - Bảng cân đối kế toán - Báo cáo kết quả kinh doanh - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ - Thuyết minh báo cáo tài chính Cuối kỳ công ty còn lập bảng tổng hợp TSCĐ, báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ, báo cáo bán ra, báo cáo mua vào (theo tháng ), báo cáo chi phí bán hàng, báo cáo chi phí dịch vụ, báo cáo chi phí quản lý doanh nghiệp. 1.2. Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty TNHH Đầu tư Thương mại Việt Hoàn 1.2.1.1. Đặc điểm hàng hóa Trong nền kinh tế thị trường, yếu tố quyết định đến công tác tiêu thụ sản phẩm là sản phẩm phải có chất lượng cao, giá bán phù hợp, đáp ứng mọi nhu cầu về hình thức cũng như chủng loại. Chính những yếu tố này mới khiến người tiêu dùng dễ chấp nhận những mặt hàng của công ty. Vì mặt hàng chủ yếu của công ty là bản kẽm in, mực in, cao su in, tất lô, keo láng bóng... là những sản phẩm phục vụ công việc in ấn. Do đó, cũng cần xây dựng một kế hoạch để phục vụ kịp thời cho các nhà in, các cơ sở in ấn, cám ký... đáp ứng nhu cầu đòi hỏi của khách hàng. Do đặc điểm hàng hoá của công ty, nên việc dự trữ hàng hoá cũng là rất quan trọng, để đảm bảo phục vụ kịp thời nhu cầu quanh năm của khách hàng cũng như những tháng tăng thêm của mùa vụ. Do đó việc dự trữ, bảo quản hàng hoá cũng là rất cần thiết. Từ khi hàng hoá được mua về nhập kho phải có chế độ bảo quản trong điều kiện tốt nhất, để đảm bảo được chất lượng và khi có nhu cầu của khách hàng, thì hàng hoá được luân chuyển kịp thời, đầy đủ và đảm bảo được cả về số lượng và chất lượng. Trong cơ chế thị trường như hiện nay, luôn chứa đựng trong nó một sự cạnh tranh gay gắt và khốc liệt. Do đó, để đối mặt với thị trường các doanh nghiệp đều phải có một chiến lược tiêu thụ hàng hóa hợp lý, cần phải có một kế hoạch tiêu thụ sao cho đáp ứng được nhu cầu thị trường. Do vậy, công tác lập kế hoạch là rất quan trọng và cần thiết đối với tất cả các loại hình doanh nghiệp sản xuất cũng như thương mại. Việc xây dựng một kế hoạch buôn bán cũng như tiêu thụ để xác định được mục tiêu của quá trình tiêu thụ hàng hoá. Mặt khác, trong cơ chế cạnh tranh khốc liệt của thị trường lại càng đòi hỏi người quản lý phải lập ra một kế hoạch tiêu thụ cụ thể, hợp lý, chính xác nhằm phục vụ khách hàng mọi nơi, mọi lúc. Trên cơ sở đó công ty sẽ tổ chức việc tiêu thụ hàng hoá theo đúng định hướng đã định ra. Nếu công tác tiêu thụ không được kế hoạch hoá chặt chẽ thì quá trình tiêu thụ sẽ bị động, cung không phù hợp với cầu, quá trình kinh doanh sẽ khập khiễng, dẫn tới hiệu quả kinh doanh thấp. Từ đó nó sẽ kéo theo hàng loạt các vấn đề cần phải giải quyết như: kế hoạch về vốn, kế hoạch dự trữ hàng hoá, về lao động, tiền lương công nhân viên... khiến cho quá trình kinh doanh diễn ra bất thường sẽ làm ảnh hưởng không nhỏ tới sự tồn tại và phát triển của công ty. 1.2.1.2. Đặc điểm tiêu thụ hàng hóa Đối mặt với thị trường, các doanh nghiệp đều phải lập kế hoạch tiêu thụ sản phẩm hàng hoá. Chỉ tiêu kế hoạch doanh thu tiêu thụ sản phẩm cũng là một chỉ tiêu tài chính cho biết khả năng tiếp tục của quá trình tái sản xuất của một doanh nghiệp. Lập kế hoạch đồng nghĩa với việc đặt mục tiêu tiêu thụ hàng hoá trong kỳ, xác định được doanh thu tiêu thụ sẽ đạt được trong kỳ, từ đó để có thể chủ động trong kế hoạch dự trữ cũng như tiêu thụ hàng hoá. Để đảm bảo tính chính xác trong quá trình tiêu thụ hàng hoá, công ty đã lập kế hoạch dựa trên cơ sở thực tế tiêu thụ hàng hoá giữa các quý trong năm, cùng với đự đoán nhu cầu thị trường thực tế để điều chỉnh sao cho phù hợp lượng hàng hoá bán ra cũng như mua vào giữa các quý. Thực tế cho thấy, công việc tiêu thụ thuận lợi hơn vào những tháng cuối năm (quý 4), công việc in ấn, láng bóng các sản phẩm của các cơ sở in, các nhà in nhiều lên về số lượng. Do vậy, đòi hỏi cung cấp mực in, bản kẽm in là rất nhiều, vì thế hàng hoá của công ty cũng bán được nhiều hơn theo các đơn đặt hàng. Còn những tháng giữa năm (quý 2, quý 3) thì lượng hàng bán ra cũng chậm. Nhưng không vì thế mà công ty không lập ra một kế hoạch dự trữ hay tiêu thụ hàng hoá để sẵn sàng đáp ứng nhu cầu khi cần thiết của khách hàng. Một nhân tố cũng rất quan trọng quyết định đến việc thực hiện kế hoạch tiêu thụ hàng hoá cũng như dự trữ hàng hoá của công ty đó là vốn. Là một loại hình doanh nghiệp thương mại phải chấp nhận những khó khăn về vốn. Nguồn hàng hoá chưa lưu thông cũng có nghĩa là vốn vẫn nằm trong kho, việc dự trữ háng hoá đôi khi đã tạo nên một sự bế tắc về vốn. Hơn thế nữa, công ty phải chấp nhận những khoản nợ ngắn hạn hay những khoản nợ đến hạn nhưng chưa đòi được từ phía khách hàng. Vốn chưa lưu thông vì hàng hoá còn tồn kho, vốn chưa đòi được từ những khoản nợ và khi nhu cầu đòi hỏi việc dự trữ hàng hoá cũng như khi có một hợp đồng hàng hoá được ký kết, người lãnh đạo lại phải quyết định đi vay để đảm bảo vốn cho quá trình dự trữ hàng hoá, cũng như đảm bảo vòng luân chuyển của quá trình kinh doanh. Do đó, vấn đề vốn luôn là một bài toán khó đối loại hình doanh nghiệp thương mại như công ty. Việc thực hiện kế hoạch là khâu cuối cùng quyết định đến sự tồn tại và phát triển của công ty, là yếu tố tác động trực tiếp giúp cho quá trình kinh doanh của công ty được thông suốt, giải quyết được yêu cầu nhiệm vụ của công ty, cũng như nắm bắt được nhu cầu thị trường về mặt hàng nào tiêu thụ được nhiều hơn, mặt hàng nào còn ứ đọng tồn kho, từ đó giúp cho việc xây dựng một kế hoạch trong thời gian tới cũng như cố chiến lược dự trữ hàng hoá đảm bảo quá trình tiêu thụ cách thường xuyên liên tục và có hiệu quả. 1.2.2. Kế toán tiêu thụ hàng hóa tại công ty 1.2.2.1. Các phương thức bán hàng tại công ty Hiện nay Công ty áp dụng 2 phương thức bán hàng sau: - Bán hàng thu tiền trực tiếp: Phương pháp này áp dụng với các khách hàng thanh toán ngay gồm cả bán buôn và bán lẻ song bán lẻ tại Công ty vẫn là chủ yếu. - Bán hàng theo phương thức trả chậm (bán chịu) theo phương pháp này khách hàng có thể trả một phần hoặc nợ toàn bộ tiền hàng. Công ty sẽ ký kết hợp đồng mua hàng với khách hàng để ràng buộc pháp lý. Nếu khách hàng có nhu cầu Công ty sẽ vận chuyển hàng hóa đến cho khách sau đó thực hiện hợp đồng giao hàng cho khách hàng theo yêu cầu. Ngoài ra, Công ty còn nhận tiền ứng trước của khách hàng sau đó thực hiện hợp đồng giao hàng. Khách hàng mua theo phương thức này thường là mua với số lượng lớn (cho các công trình xây dựng lớn) hoặc là chủ các cửa hàng bán lẻ khác. 1.2.2.2. Các phương thức thanh toán trong bán hàng tại công ty - Đối với bán hàng thu tiền trực tiếp: khách hàng nộp tiền và kế toán sẽ viết phiếu thu, hoá đơn cho khách hàng. Hoá đơn được viết thành ba liên, một liên lưu lại, một liên giao cho thủ kho để xuất hàng, liên còn lại giao cho khách hàng. Thường thì khi bán lẻ công ty không viết phiếu xuất kho chỉ có những trường hợp như xuất biếu, bán buôn thì mới viết phiếu xuất kho. - Đối với phương thức bán hàng trả chậm: thời điểm thu tiền không xẩy ra đồng thời với thời điểm hàng xác định là tiêu thụ. Phương thức thanh toán được dựa trên sự thoả thuận giữa hai bên theo hợp đồng kinh tế đã ký kết bao gồm: tiền mặt, uỷ nhiệm chi, điện chuyển tiền, séc chuyển khoản. Để tiện cho việc thanh toán công ty mở tài khoản để thanh toán tại Sở GDI - Ngân hàng Công thương Việt Nam. Ngân hàng này đại diện cho công ty để bạn hàng có thể chuyển khoản qua ngân hàng hoặc thanh toán tiền hàng qua đường bưu điện. Thời hạn thanh toán: Thanh toán ngay một lần hoặc thanh toán sau một khoảng thời gian nhất định do sự thoả thuận của hai bên (tối đa là 1 tháng sau khi người mua nhận được hàng). Công ty luôn tạo điều kiện cho khách hàng trong khâu thanh toán. Khi khách hàng nhận lô hàng tiếp theo thì thanh toán nốt số nợ của lô hàng trước hoặc thanh toán theo như thời hạn thanh toán trong hợp đồng. 1.2.2.3. Kế toán doanh thu bán hàng: Kế toán sử dụng tài khoản 511 để hạch toán doanh thu bán hàng (không có tài khoản doanh thu bán hàng chi tiết cho từng loại hàng hóa mà hạch toán chung vào TK 511). Đồng thời kế toán sử dụng sổ chi tiết bán hàng để theo dõi các nghiệp vụ bán hàng phát sinh hàng ngày theo 2 phương thức bán hàng thu tiền ngay và bán chịu. Hàng ngày nhận được các hóa đơn bán hàng (GTGT), bảng kê bán lẻ hàng hóa, phiếu thu, kế toán bán hàng sẽ vào sổ theo các chỉ tiêu: - Số chứng từ bán hàng và chứng từ thanh toán - Số tiền khách hàng đã thanh toán - Số tiền phải thu của khách hàng Căn cứ vào số liệu ghi cụ thể như sau: - Cột số hóa đơn: Ghi số trên hóa đơn GTGT - Cột ngày tháng: Ghi ngày viết hóa đơn (ngày bán) - Cột tên khách hàng: Ghi tên khách hàng hoặc tên đơn vị mua - Cột diễn giải: Ghi tóm tắt số lượng và tên hàng - Cột cộng có TK 511: Ghi tổng số tiền hàng - Cột cộng có TK 3331: Ghi số thuế GTGT phải nộp - Cột tổng số tiền thanh toán : Ghi tổng số tiền hàng và thuế GTGT - Cột chứng từ thanh toán: Ghi số và ngày trên phiếu thu - Cột ghi có TK 511 ghi nợ các tài khoản liên quan Tùy theo từng nghiệp vụ bán hàng phát sinh mà kế toán._.