Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty Dược phẩm Trung ương 2 - Chi nhánh Hà Nội

ược nói riêng, nó cung cấp các thông tin tài chính cần thiết một cách chính xác và kịp thời giúp nhà quản lý đưa ra các quyết định đúng đắn trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tiêu thụ là giai đoạn cuối cùng của quá trình hoạt động kinh doanh. Thông qua tiêu thụ, giá trị và giá trị sử dụng của hàng hóa được thực hiện, doanh nghiệp thu hồi được vốn bỏ ra đồng thời tạo ra lợi nhuận để doanh nghiệp tiếp tục kinh doanh. Đẩy nhanh tốc độ tiêu thụ sẽ góp phần tăng nhanh tốc độ luân chuyển vốn nói riêng và hiệu quả sử dụng vốn nói chung, đồng thời góp phần thoả mãn nhu cầu tiêu dùng của xã hội. Chính vì vậy mà giai đoạn tiêu thụ có vị trí đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp thương mại nói riêng, góp phần đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Công ty dược phẩm Trung Ương II – chi nhánh Hà Nội là một công ty thương mại chuyên tiêu thụ các mặt hàng về thuốc tân dược. Do đó giai đoạn tiêu thụ là rất quan trọng đối với công ty và luôn được công ty chú trọng đến. Nhận thức được tầm quan trọng đó mà trong thời gian thực tập ở công ty em đã quyết định lựa chọn đề tài: “ Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng” cho bài viết của mình Kết cấu của đề tài: Tên đề tài: “Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty dược phẩm Trung Ương II- chi nhánh Hà Nội” Ngoài phần mở đầu và kết luận thì đề tài được chia thành 3 chương: Chương I: Giới thiệu tổng quan về công ty dược phẩm Trung Uơng II - chi nhánh Hà Nội Chương II: Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty dược phẩm Trung Ương II – chi nhánh Hà Nội Chương III: Phương hướng hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty dược phẩm Trung Uơng II – chi nhánh Hà Nội CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY DƯỢC PHẨM TRUNG ƯƠNG II – CHI NHÁNH HÀ NỘI Lịch sử hình thành và phát triển công ty 1.1.1. L ịch sử hình thành và phát triển công ty dược phẩm Trung Ương II Trước ngày miền Nam được hoàn toàn giải phóng, vị trí nơi đây do “Nha tiếp vận của Bộ Y Tế Việt Nam Cộng hoà” đóng giữ. Sau ngày 30/4/1975, dưới sự chỉ đạo của uỷ ban nhân dân Quản Thành phố C13 và C98 trực ban dân YR về tiếp quản toàn diện nơi này và lấy tên gọi là Tổng Kho Y dựơc phẩm, với chức năng lúc đó do Bộ Y Tế giao là: cung cấp, phục vụ kịp thời, đầy đủ nhu cầu thuốc men, y cụ hoá chất xét nghiệm… cho công tác phòng và chữa bệnh của các tỉnh phía Nam từ Đà Nẵng trở vào và đặc biệt là TPHCM trong những năm gần đầu giải phóng. Năm 1976, do yêu cầu quản lý của Ngành, Bộ Y Tế ra quyết định số 128/BYT- QĐ ngày 18 tháng 11 năm 1976 quyết định tách Tổng kho Y dược phẩm thành hai công ty với tên gọi: Công ty thiết bị Y tế và hoá chất xét nghiệm cấp I. Công ty dược phẩm cấp I, có tên giao dịch tiếng Pháp là: Companie Du Pharmaceutique viết tắt là CO DU PHA. Đến tháng 6 năm 1985 công ty lại một lần nữa được đổi tên thành công ty Dược Phẩm Trung Ương II với tên giao dich quốc tế là The Central Pharmaceutical No.2 (CODUPHA) Năm 1991, căn cứ Nghị Định 338/HĐBT về thành lập và giải thể doanh nghiệp, công ty được Bộ Y tế ra quyết định số 409/BYT- QĐ thành lập công ty Dược Phẩm Trung Ương II với tên gọi là công ty Dược Phẩm Trung Ương II (CODUPHA) trực thuộc Tổng công ty Dược Việt Nam - Bộ Y Tế CODUPHA có trụ sở chính đặt tại 136 đường Tô Hiến Thành, P14, Quận 10, Tp.HCM. Điện thoại: 08651909 – 08650938 Fax: 08650750 Hiện nay thì công ty có 4 chi nhánh trực thuộc: - Chi nhánh Hà Nội: 60B Nguyễn Huy Tưởng, Thanh Xuân, Hà Nội. - Chi nhánh Cần Thơ: 188 Đường 3/2, Cần Thơ. - Chi nhánh Thành phố Vinh - Chi nhánh ở tỉnh Đắc Lắc 1.1.2. Lịch sử hình thành và phát triển công ty (Chi nhánh HN) Để đáp ứng được quy mô phát triển của công ty, cũng như tạo ra những điều kiện thuận lợi trong quá trình phân phối thuốc thì công ty dược phẩm trung ương II đã quyết định thành lập chi nhánh ở Hà Nội vào năm 1994 theo quyết định của ban lãnh đạo công ty Do đó công ty dược phẩm Trung Ương II- Chi nhánh Hà Nội được thành lập vào năm 1994 Hiện nay chi nhánh này nằm ở 60B Nguyễn Huy Tưởng, Thanh Xuân Hà Nội Đặc điểm hoạt động kinh doanh Công ty Dược Phẩm Trung Ương II- Chi nhánh HN là một doanh nghiệp thương mại có tư cách pháp nhân hoạt động kinh doanh với số vốn được giao là khoảng 500 đến 600 triệu, có tài khoản tại các NH Hiện tại thì chi nhánh công ty hoạt động độc lập có con dấu riêng, được phép kinh doanh XNK thuốc tân dược, đông dược, dược liệu tinh dầu, mỹ phẩm, y dụng cụ, nguyên liệu hóa dược, trực tiếp và hạch toán kinh tế độc lập theo đúng pháp luật của Nhà nước Việt Nam. Về cơ sở vật chất, thì từ khi mới thành lập với số vốn ít ỏi là khoảng 500 đến 600 triệu, nhân lực khoảng 8 người cơ sỏ vật chất thì nghèo nàn, cho đến nay với sự cố gắng của mọi người thì chi nhánh có quy mô hoạt động ngày càng lớn mạnh. Hiện nay trong chi nhánh thì nhân lực đã lên đến 54 người Một hệ thống kho hàng khá hiện đại, đạt tiêu chuẩn GSP về bảo quản, lưu chuyển hàng hoà dược phẩm của các nước ASEAN. Khu nhà làm việc khang trang được trang bị đầy đủ phương tiện phục vụ kinh doanh Hệ thống cửa hàng giới thiệu và bán sỉ, lẻ tại các trung tâm lớn và tại nhiều tỉnh, thành phố trên cả nước như Hà Nội, Hải Phòng, Đà Nẵng,.. Hoạt động kinh doanh như một đại lý phân phối dược phẩm Nhà máy liên doanh KPN Codupha – Lào có địa chỉ tại Dongpalane- Sisattanak- Vientiane Lào, có 97% vốn của công ty 3% vốn của Lào (chủ yếu là đất đai). Đây là nhà máy đạt GMP có khả năng sản xuất được các loại thuốc viên, thuốc ống, thuốc dùng ngoài có chất lượng cao. Lợi nhuận trước đây chỉ nằm trong khoảng 100 triệu, rồi tăng dần lên vài trăm triệu và cho đến nay lợi nhuận mà chi nhánh đạt được đã lên đến tiền tỷ Xuất nhập khẩu trực tiếp nguyên liệu, hợp chất, trang thiết bị, dụng cụ y tế thành phẩm tân dược, mỹ phẩm và các sản phẩm dinh dưỡng. Phân phối thuốc và các sản phẩm kinh doanh đến các công ty dược, các bệnh viện thuốc, các tỉnh khu vực phía Bắc và một phần các tỉnh thuộc khu vực Miền Trung Kinh doanh dược phẩm, dược liệu và thiết bị y tế…, đảm bảo kinh doanh có lãi để phát triển doanh nghiệp, nộp ngân sách và trả lương cho cán bộ công nhân viên. Liên doanh, liên kết với các doanh nghiệp trong nước và quốc tế để đảm bảo chất lượng hàng hoá và đáp ứng nhu cầu thiết yếu, cung ứng đầy đủ, kịp thời phục vụ công tác chăm sóc sức khoẻ nhân dân. 1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý ở chi nhánh. Đây là một trong bốn nguồn lực quan trọng, quyết định hoạt động của chi nhánh. Do đó cần phải sắp xếp nhân lực và tổ chức bộ máy quản lý hợp lý với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp để thấy rõ được năng suất lao động chung và của từng người ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh. Bộ máy quản lý tại chi nhánh tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng một thủ trưởng, việc lựa chọn này nhằm thống nhất mệnh lệnh tránh sự rối loạn gắn trách nhiệm với từng người cụ thể và để cung cấp những thông tin rõ ràng trong tổ chức. Theo mô hình này thì giám đốc là người đứng đầu, giúp việc cho giám đốc, phó giám đốc, kế toán trưởng và các trưởng phòng ban. Hiện nay chi nhánh có 54 người trong đó phòng kinh doanh có 20 người trong đó có một văn thư hành chính làm các công việc phụ việc trong phòng như đóng dầu, phô tô tài liệu. Phòng tài chính kế toán được phân công 8 người, phòng bảo vệ có 4 người trong đó 1 người làm tổ trưởng còn 3 nhân viên trực. Còn phòng kho có 23 người trong đó có đội ngũ lái xe gồm 6 người, và số nhân viên còn lại được phân công trong làm việc trong các kho.Có 4 kho bao gồm kho nhiên liệu, kho dịch truyền, kho ống, kho viên. Đội ngũ cán bộ nhân viên trong chi nhánh được tổ chức thành bộ máy quản lý như sau: Sơ đồ 1.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của chi nhánh GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC KINH DOANH PHÓ GIÁM ĐỐC HÀNH CHÍNH Phòng kinh doanh Phòng tài chính kế toán Phòng kho Phòng bảo vệ Giám đốc: là thủ trưởng cấp trên, là cấp cao nhất trong chi nhánh và chịu trách nhiệm điều hành mọi hoạt động kinh doanh của công ty và chịu trách nhiệm trước nhà nước và đối với toàn bộ tập thể cán bộ nhân viên của công ty. Dưới giám đốc có hai phó giám đốc kế toán trưởng và các trưởng phòng ban giúp việc cho giám đốc Phó giám đốc: là cấp dưới của giám đốc có nhiệm vụ là trợ giúp cho giám đốc, nhưng không trực tiếp điều hành các phòng ban. Ngoải ra phó giám đốc có chức năng là thừa lệnh của giám đốc, quản lý và ký thay khi giám đốc đi vắng và ủy quyền cho Tại các phòng ban thì các trưởng phòng có nhiệm vụ giúp giám đốc trong lĩnh vực chuyên môn cụ thể và điều hành hoạt động của các phòng ban trong chi nhánh theo tổ chức. Dưới trưởng phòng là các phó phòng, có trách nhiệm trợ giúp trưởng phòng đối với công việc của phòng cụ thể là: Phòng kinh doanh: có chức năng là lập kế hoặch kinh doanh và thực hiện kế hoặch kinh doanh. Tổ chức hệ thống Marketing và các hoạt động hỗ trợ cho công tác bán hàng, khai thác thị trường đã có và thị trường mới. Xem xét ký kết các hợp đồng bán hàng giao dịch, liên hệ với khách hàng lệnh cho thủ kho xuất hàng theo yều cầu đã được xem xét, và trao đổi với khách hàng. Phòng tài chính kế toán: có chức năng xây dựng chiến lược để tổ chức thực hiện công tác tài chính kế toán cụ thể là Phản ánh ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh của chi nhánh một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác theo đúng phương pháp quy định Thu thập, phân loại và xử lý, tổng hợp số liệu thông tin về hoạt động kinh doanh của chi nhánh nhằm xây dựng, cung cấp thông tin về hoạt động cần thiết cho các đối tượng sử dụng thông tin khác nhau, tiến hành tổng hợp số liệu, lập báo cáo tài chính Thực hiện phân tích tình hình tài chính, đề xuất các biện pháp cho ban lãnh đạo chi nhánh để có đường lối phát triển đúng đắn, đạt hiệu quả cao nhất trong công tác quản trị doanh nghiệp Phòng bảo vệ: có nhiệm vụ bảo vệ mọi tài sản thuộc phạm vi quản lý của công ty. Kiểm tra hàng hoá vật tư xuất ra, mua vào có đầy đủ giấy tờ hợp lệ theo quy định hay không. Phòng kho: chịu trách nhiệm trước công ty về việc nhập kho, xuất kho, sắp xếp hàng hoá tại các kho như kho nhiên liệu, kho dịch truyền, kho ống, kho viên. Kiểm tra việc xuất nhập hàng hoá theo đúng quy định Mỗi phòng ban có nhiệm vụ và chức năng riêng song chúng lại có mối quan hệ mật thiết, tác động qua lại lẫn nhau mà thiếu một trong những bộ phận đó sẽ làm ảnh hưởng đến bộ phận khác và đặc biệt là gây rối loạn trong quá trình hoạt động kinh doanh của chi nhánh làm ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh. Phòng tài chính kế toán có vị trí quan trọng trong cơ cấu tổ chức của chi nhánh giúp giám đốc quản lý công tác tài chính kế toán với những nhiệm vụ quan trọng. Theo dõi toàn bộ các mặt có liên quan đến tài chính kế toán chi nhánh nhằm sử dụng vốn đúng mục đích, đúng chế độ, chính sách hợp lý, phục vụ cho kinh doanh có hiệu quả. Công tác tổ chức tốt của phòng sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho các phòng ban khác thực hiện chức năng của mình như trong việc ứng tiền để làm một số công việc. Phòng kinh doanh là phòng chịu trách nhiệm tìm kiếm thị trường, sản phẩm… các nhân viên trong phòng mà làm tốt công việc của mình được giao hoàn thành nhiệm vụ, đặc biệt là năng động sáng tạo trong công việc khai thác được thị phần hấp dẫn giúp công ty có những chiến lược kinh doanh trong việc mua hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá. Thị trường tiêu thụ tốt làm tình hình kinh doanh của công ty trở nên tốt hơn, mọi người có điều kiện nâng cao thu nhập chế độ khen thưởng nhiều hơn. Ngược lại phòng kinh doanh mà làm việc không hiệu quả sẽ gây khó khăn trong việc tìm kiếm thị trường làm ảnh hưởng đến việc tìm kiếm nguồn hàng đầu vào và khó khăn trong việc tiêu thụ Phòng bảo vệ cũng quan trọng trong việc trông giữ tài sản cho công ty và góp phẩn cho hoạt động kinh doanh trở nên nhanh chóng và thuận tiện hơn Qua đó ta thấy không thể phủ nhận vai trò của mỗi phòng ban. Tuy mỗi phòng ban có chức năng riêng nhưng sự hoạt động của nó lại ảnh hưởng đến các phòng khác. Chính vì thế mà các phòng ban cần phải phát huy hơn nữa lợi thế của mình để tạo điều kiện tốt cho các phòng khác thực hiện nhiệm vụ của mình và để góp phần vào mục đích chung của chi nhánh 1.4. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán ở chi nhánh. 1.4.1. Phương thức tổ chức bộ máy kế toán. Công ty DPTW II chi nhánh Hà Nội là một công ty đựơc tổ chức không có sự phân tán quyền lực quản lý hoạt động kinh doanh cũng như hoạt động tài chính. Do đó công tác kế toán được tổ chức theo kiểu cơ cấu trực tuyến, bộ máy được hình thành bởi mối liên hệ trực tuyến, hoạt động theo phương pháp trực tuyến và mối liên hệ có tính chất tham mưu giữa kế toán trưởng với kế toán phần hành. Bộ máy kế toán của chi nhánh được tổ chức theo mô hình tập trung hay còn gọi là tổ chức kế toán một cấp. Đơn vị kế toán chỉ mở một bộ sổ kế toán, tổ chức bộ máy kế toán để thực hiện tất cả các giai đoạn hạch toán ở mọi phần hành kế toán. Phòng kế toán của đơn vị phải thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ thu nhận, ghi sổ,xử lý thông tin trên hệ thống báo cáo phân tích và tổng hợp của đơn vị. Đứng đầu phòng kế toán là kế toán trưởng, là người có quyền hành cao nhất trong phòng kế toán, chịu trách nhiệm về việc tổ chức kiểm tra công tác kế toán ở đơn vị do mình phụ trách đồng thời là người giúp việc trong lĩnh vực chuyên môn kế toán, tài chính cho giám đốc. Chính vì thế mà kế toán trưởng chịu sự chỉ đạo của giám đốc và chịu trách nhiệm thông báo cho giám đốc về tình hình tài chính của chi nhánh. 1.4.2. Phân công lao động trong bộ máy kế toán. Việc tổ chức thực hiện các chức năng nhiệm vụ hạch toán kế toán trong một đơn vị do bộ máy kế toán đảm nhiệm. Do vậy cần thiết phải tổ chức hợp lý bộ máy kế toán cũng như việc phân công lao động cụ thể trong bộ máy kế toán của đơn vị, trên cơ sở định hình được khối lượng công tác kế toán cũng như chất lượng cần phải đạt về hệ thống thông tin kế toán. Bộ máy kế toán trên góc độ phân công lao động kế toán là tập hợp đồng bộ các cán bộ nhân viên kế toán để đảm bảo thực hiện khối lượng công tác kế toán phần hành với đầy đủ các chức năng thông tin và kiểm tra hoạt động của đơn vị. Các nhân viên kế toán trong một bộ máy kế toán có mối liên hệ chặt chẽ qua lại xuất phát từ sự phân công lao động phần hành trong bộ máy. Mỗi cán bộ, nhân viên đều được quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, để từ đó tạo thành mối liên hệ có tính vị trí, lệ thuộc, chế ước lẫn nhau. Guồng máy kế toán hoạt động được có hiệu quả là do sự phân công, tạo lập mối liên hệ chặt chẽ giữa các loại lao động kế toán theo tính chất khác nhau của khối lượng công tác kế toán. Khối lượng công tác kế toán được phân chia thành các giai đoạn và gắn liền với từng phần hành kế toán, thực hiện thông qua yếu tố con người được tổ chức thành bộ máy. Bởi vậy, cơ sở để tạo thành bộ máy kế toán là khối lượng công tác kế toán cần thiết phải thực hiện và cơ cấu lao động kế toán có ở đơn vị. Thông thường cán bộ nhân viên kế toán đều có vị trí công tác theo sự phân công trong bộ máy dựa trên nguyên tắc chung, riêng của phân công lao động khoa học. Công việc với yêu cầu chất lượng cũng như tính chất thi hành công việc và tố chất nghiệp vụ của người lao động là hai yếu tố cơ bản hợp thành hiệu suất của công tác và là hai điều kiện cơ bản để thực hiện sự phân công lao động kế toán. Ngoài ra khi phân công lao động kế toán trong bộ máy còn cần phải tôn trọng các điều kiện có tính nguyên tắc khác như: nguyên tắc bất vị thân, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, hiệu quả và tiết kiệm, chuyên môn hoá và hợp tác hoá lao động… Kết hợp những điều kiện nói trên cùng với quy mô phát triển của công ty mà cho đến nay bộ máy kế toán của chi nhánh bao gồm 8 người đều tốt nghiệp đại học chuyên nghành tài chính kế toán và có trình độ chuyên môn khá vững vàng. Có sự phân công lao động hợp lý phù hợp trong quá trình làm việc và đáp ứng yêu cầu của công ty cụ thể như sau: Mỗi một phần hành kế toán như kế toán tiền lương, kế toán TSCĐ, kế toán kho, kế toán bán hàng, thủ quỹ đều được phân công một người chịu trách nhiệm Do đặc điểm của chi nhánh là doanh nghiệp thương mại nên phần hành kế toán công nợ thì được phân công với số lượng là ba người chịu trách nhiệm thực hiện 1.4.3. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Xuất phát từ những đặc điểm kinh doanh ngành nghề, quy mô hoạt động của chi nhánh cũng như phương thức tổ chức bộ máy kế toán và sự phân công lao động trong bộ máy kế toán, ta có thể khái quát sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán ở chi nhánh Hà Nội như sau: Sơ đồ 1.2: Sơ đồ bộ máy kế toán tại công ty KẾ TOÁN TRƯỞNG KT lương KT TSCĐ KT kho KT bán hàng KT công nợ Thủ quỹ 1.4.4. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong bộ máy kế toán Mỗi một bộ phận kế toán đều giữ những chức năng, nhiệm vụ quyền hạn riêng, cụ thể là như sau: Kế toán trưởng: kiêm trưởng phòng tài chính kế toán có nhiệm vụ tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với hoạt động của chi nhánh trên cơ sở xác định đúng khối lượng công tác kế toán nhằm thực hiện hai chức năng cơ bản của kế toán là thông tin và kiểm tra hoạt động kinh doanh theo dõi, giám sát công việc của kế toán viên. Kế toán trưởng phụ trách chung mọi hoạt động của phòng và quản lý tài chính. Đồng thời kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm về nghiệp vụ chuyên môn kế toán, tài chính của đơn vị, thay mặt nhà nước kiểm tra việc thực hiện chế độ, thể lệ quy định của nhà nước về lĩnh vực kế toán cũng như lĩnh vực tài chính. Quyền hạn của kế toán trưởng gắn liền với trách nhiệm được giao vì lợi ích của doanh nghiệp và lợi ích của nhà nước. Kế toán trưởng có quyền phổ biến chủ trương và chỉ đạo thực hiện các chủ trương về chuyên môn, ký duyệt các tài liệu kế toán, có quyền từ chối không ký duyệt vấn đề liên quan đến tài chính của công ty không phù hợp với chế độ quy định. Có quyền yêu cầu các bộ phận chức năng khác trong bộ máy quản lý ở đơn vị cùng phối hợp thực hiện những công việc chuyên môn có liên quan tới các bộ phận chức năng đó. Đồng thời kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm giải thích các báo cáo tài chính cho các cơ quan quản lý cấp trên cùng các đối tượng có quan tâm đến các báo cáo tài chính và có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc về tình hình tài chính, hoạt động kinh doanh của công ty Kế toán lương: có nhiệm vụ tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về số lượng lao động, thời gian lao động, kết qủa lao động của từng người, từng bộ phận một cách chính xác kịp thời; tính và phân bổ chính xác tiền lương, các khoản trích theo lương,tiền thưởng một cách chính xác kịp thời cho toàn bộ công nhân viên trong chi nhánh dựa trên các quy định của nhà nước. Lập báo cáo về lao động và tiền lương kịp thời chính xác. Tham gia phân tích tình hình quản lý, sử dụng lao động cả về số lượng, thời gian, năng suất. Trên cơ sở đó đề xuất các giải pháp thích hợp để nâng cao hiệu quả sử dụng lao động. Phân tích tình hình quản lý, sử dụng quỹ tiền lương, xây dựng phương án trả lương hợp lý nhằm kích thích người lao động nâng cao năng suất lao động, tiết kiệm chi phí tăng hiệu quả kinh doanh Kế toán TSCĐ: có nhiệm vụ theo dõi chặt chẽ, phản ánh kịp thời mọi trường hợp về tình hình biến động tăng giảm TSCĐ. Căn cứ vào hồ sơ kế toán mở thẻ TSCĐ để theo dõi chi tiết TSCĐ của đơn vị. Thẻ này được lập cho từng đối tượng ghi TSCĐ, trong đó phản ánh các chỉ tiêu chi tiết về TSCĐ theo dõi (các chỉ tiêu chung, nguyên giá, phụ tùng kèm theo, ghi giảm).Toàn bộ thẻ TSCĐ được bảo quản tập trung tại hòm thẻ, trong đó chia làm nhiều ngăn để xếp thẻ theo yều cầu phân loại TSCĐ. Mỗi ngăn được dùng để xếp thẻ của nhóm TSCĐ, chi tiết theo đơn vị sử dụng và số hiệu tài sản. Mỗi nhóm này được lập chung một phiếu kế toán tăng giảm hàng tháng trong năm. Để đăng ký, theo dõi và quản lý toàn bộ TSCĐ của doanh nghiệp từ khi mua sắm, đưa vào sử dụng đến khi ghi giảm và theo dõi số khấu hao TSCĐ đã trích, kế toán mở sổ TSCĐ Kế toán kho: có nhiệm vụ phụ trách kế toán hàng tồn kho, theo dõi sự biến động về hàng tồn kho, lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho về số lượng cũng như giá trị của từng loại Kế toán bán hàng: có nhiệm vụ hạch toán đầy đủ, chính xác tình hình tiêu thụ hàng hoá cùng các chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ. Lập hoá đơn bán hàng, lập bảng kê hàng hoá tiêu thụ, cập nhật các thông tin về bán hàng vào máy tính của phòng kế toán. Xác định kết quả tiêu thụ của từng mặt hàng cũng như toàn bộ lợi nhuận về tiêu thụ hàng hoá Kế toán công nợ: có nhiệm vụ tập hợp hồ sơ, lập biên bản đối chiếu, biên bản làm việc từng lần với từng chủ nợ, hoàn chỉnh hồ sơ quyết toán, yêu cầu khách hàng trả nợ Thủ quỹ: có nhiệm vụ là người quản lý quỹ tiền mặt của công ty, thu chi tiền mặt phải có chứng từ, cuối ngày lập báo cáo quỹ. Bộ máy kế toán được tổ chức thành các phần hành kế toán cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh của chi nhánh cũng tạo điều kiện thuận lợi trong chức năng kiểm tra, quản lý. Các kế toán phần hành có thể chuyên môn hoá sâu theo từng phần hành. Kế toán phần hành phải có trách nhiệm quản lý trực tiếp, phản ánh thông tin kế toán, thực hiện sự kiểm tra qua ghi chép phản ánh tổng hợp đối tượng kế toán phần hành được đảm nhiệm từ giai đoạn hạch toán ban đầu (trực tiếp ghi chứng từ hoặc tiếp nhận và kiểm tra) tới các giai đoạn kế toán tiếp theo như:ghi sổ kế toán phần hành, đối chiếu kiểm tra số liệu trên sổ với thực tế tài sản, tiền vốn và hoạt động…lập báo cáo phần hành được giao. Các kế toán phần hành đều có trách nhiệm liên hệ với kế toán trưởng để hoàn thành nhiệm vụ. Mỗi một phần hành kế toán có những chức năng nhiệm vụ riêng xong nó lại có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Và quan hệ giữa các lao động kế toán phần hành là quan hệ ngang, có tính chất tác nghiệp, không phải quan hệ trên dưới có tính chất chỉ đạo Các phần hành kế toán như kế toán TSCĐ, kế toán lương, kế toán kho, kế toán bán hàng, kế toán công nợ, thủ quỹ đều phải báo cáo kết quả hoạt động của mình cho kế toán trưởng. Kế toán trưởng sẽ kiểm tra và đánh giá lại đảm bảo tính hợp lý và trung thực của thông tin cung cấp. Từ đó mà kế toán trưởng tổng hợp các số liệu để lên báo cáo tài chính Khi kế toán TSCĐ có nhu cầu mua sắm TS cho công ty, kế toán lương…thanh toán lương cho cán bộ nhân viên thì cần sự phê duyệt của thủ trưởng đơn vị, kế toán trưởng và thủ quỹ. Nói chung mọi hoạt động liên quan đến việc ứng tiền mặt thì phải được thông qua phiếu chi và có sự phê duyệt của kế toán trưởng và thủ quỹ 1.5. Chính sách kế toán áp dụng trong công ty. Chế độ kế toán áp dụng tại chi nhánh theo quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ban hành ngày 20 tháng 3 năm 2006 thay thế cho quyết định 1141/TC/QĐ/CĐKT ban hành ngày 1 tháng 11 năm 1995. Theo đó chế độ kế toán tại chi nhánh tuân thủ theo các quy định chung như sau: - Niên độ kế toán: để thuận cho việc hạch toán kế toán, chi nhánh tính niên độ kế toán theo năm tài chính, ngày bắt đầu một niên độ kế toán mới là ngày 01/01 năm dương lịch và ngày kết thúc niên độ là ngày 31/12 hàng năm - Đơn vị tiền tệ sử dụng: là VNĐ trong ghi chép và hạch toán. Khi quy đổi đồng tiền khác thì căn cứ vào tỷ giá ngoại tệ do NHNN Việt Nam công bố tại thời điểm nghiệp vụ kinh tế phát sinh - Phương pháp tính thuế GTGT là phương pháp khấu trừ - Phương pháp theo dõi vật tư, hàng hóa là phương pháp kê khai thường xuyên - Giá vật tư hàng hoá xuất kho được tính theo phương pháp bình quân gia quyền - Phương pháp kế toán TSCĐ: đánh giá TSCĐ theo nguyên giá Tính khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng (phương pháp khấu hao đều) theo tỷ lệ khấu hao đã đăng ký với nhà nước - Về chế độ chứng từ:mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập một lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh Hệ thống chứng từ của chi nhánh đang sử dụng bao gồm các chứng từ theo biểu mẫu có quy định chung của Bộ Tài Chính - Về hệ thống tài khoản: trước năm 2006 chi nhánh sử dụng hệ thống tài khoản theo quyết định số 1141QĐ/TC/CĐKT ra ngày 1/11/1995 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính. Từ năm 2006 đến nay chi nhánh áp dụng theo quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ban hành ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính. Ngoài ra để tiện cho việc quản lý, hạch toán công ty đã đăng ký một số tài khoản cấp 2 và cấp 3 để phù hợp và thuận tiện trong việc theo dõi chi tiết hạch toán. - Về hệ thống sổ sách kế toán: sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan đến doanh nghiệp. Để phục vụ cho công tác kế toán cũng như việc giảm nhẹ khối lượng công việc trong hạch toán thì hiện nay chi nhánh ghi sổ kế toán bằng máy tính. Chính vì thế mà hiện nay trong doanh nghiệp thì hệ thống sổ kế toán bao gồm: Sổ kế toán tổng hợp: gồm sổ Nhật ký, Sổ cái Sổ kế toán chi tiết: gồm các sổ, thẻ kế toán chi tiết CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY DƯỢC PHẨM TRUNG ƯƠNG II – CHI NHÁNH HÀ NỘI 2.1. Những vấn đề chung về bán hàng tại công ty dược phẩm Trung Ương II - chi nhánh Hà Nội. 2.1.1. Đặc điểm về hàng hoá và thị trường tiêu thụ Hiện tại công ty có số lượng 54 cán bộ, trong đó có 25 dược sĩ, 10 bác sĩ được trang bị đầy đủ kiến thức Marketing và chuyên môn, phân công nhiệm vụ theo khu vực, mỗi khu vực có một trưởng nhóm, với nhiệm vụ tiếp cận khách hàng, giới thiệu thuốc, chào bán hàng và nắm tình hình phản hồi từ khách hàng về tình hình tiêu thụ thuốc. Thị trường tiêu thụ hiện nay của chi nhánh chủ yếu là nội địa mà cụ thể là ở các tỉnh miền Bắc, miền Trung Khách hàng của chi nhánh gồm có: khách hàng là những cá nhân người tiêu dùng, là các tổ chức bệnh viện, các dịch vụ khám chữa bệnh, các công ty thương mại, các nhà buôn. Để phục vụ cho việc tiêu thụ hàng hoá chi nhánh đã bố trí một mạng lưới phân phối rộng khắp cả nước như có nhiều cửa hàng bán sỉ, bán lẻ ở các khu vực miền Bắc, miền Trung,...Không những vậy mà chi nhánh còn có một hệ thống kho hàng tương tối hoàn chỉnh với đầy đủ các phương tiện, dụng cụ để bảo quản, bảo vệ hàng hoá trong kho ở tất cả các địa điểm kình doanh. Qua đó thấy rõ sự phát triển thành phần bán lẻ của chi nhánh ngày càng tăng, hệ thống phân phối của chi nhánh ngày càng lớn mạnh và rộng khắp, đáp ứng đựơc nhu cầu của thị trường và hoàn thành nhiệm vụ mà công ty được giao. Hiện công ty đang phân phối trực tiếp tới hơn 670 đối tượng khách hàng tại các tỉnh miền Trung, 2432 đối tượng khách hàng ở các tỉnh phía Bắc. Để đảm bảo thực hiện được kênh phân phối đến tận tay khách hàng, giải quyết đơn hàng trong vòng 24 giờ, giá cả thống nhất không phụ thuộc vào vị trí, địa điểm đối tượng khách hàng mua thì công ty đã bố trí được nhân viên giao hàng, nhân viên ở đội xe, đội ngũ nhân viên trong công ty để đảm bảo việc triển khai giao hàng nhanh chóng và thu hồi tiền hàng đúng hạn. Công ty đã có thực thi một chương trình quản lý bằng vi tính và nối mạng , chương trình quản lý kế toán đã đảm bảo quản lý hàng hoá và tiền hàng một cách chặt chẽ đúng quy chế tài chính hiện hành Trong quá trình hoạt động kinh doanh, công ty chú trọng phát triển phân phối hàng theo kênh trực tiếp và luôn đặt mục tiêu là thoả mãn nhu cầu khách hàng về thời gian, địa điểm và các dịch vụ tổ chức lưu thông hàng hoá, vận chuyển và bảo quản, tồn trữ hàng hoá. Tuy vậy tỉ lệ này chưa phải là tuyệt đối, điều này có sự ảnh hưởng rõ rệt của vấn để cạnh tranh trên thị trường. Đến vài năm gần đây công ty bắt đầu mở rộng thị trường ra các nước lân cận, trước hết là thị trường Lào, và một vài nước khác. Đây là một bước đột phá tìm thị trường mới và thể hiện tính năng động của lãnh đạo công ty, dự kiến năm tới xuất khẩu sẽ ngày một tăng. Với nhiều sự cố gắng của lãnh đạo công ty cũng như cán bộ nhân viên trong công ty, hiện nay hệ thống phân phối của công ty đã tương đối hoàn chỉnh và đáp ứng được nhu cầu của khách hàng, hàng hoá được phân phối đến tay khách hàng nhanh chóng hơn, đúng số lượng, đúng chủng loại, giảm thiểu được nhầm lẫn. Tình trạng nợ đọng đã giảm, do bộ phận giao hàng trực tiếp thu tiền bán hàng hoặc thu tiền của khách nợ. Mặt khác hàng hoá được bảo quản tốt, kiểm soát chặt chẽ, không bị mất mát. Đây là tín hiệu vui đối với công ty vì đây là yếu tố giúp cho công ty thực hiện tốt hơn các yêu cầu căn bản của hoạt động quản lý doanh nghiệp, hoạt động Marketing dược. Đó là thuốc được cung cấp đúng loại, đúng lúc, đúng chỗ một cách kịp thời với chất lượng đảm bảo. Không những vậy mà nó còn giúp công ty thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ của mình. 2.1.2. Chế độ chính sách áp dụng trong quá trình bán hàng. Hàng hoá của công ty tuy có khối lượng không lớn nhưng tầm quan trọng lớn ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe và tính mạng con người nên công tác quản lý hàng hoá phải hết sức chặt chẽ để đảm bảo chất lượng hàng hoá. Để thích nghi với nền kinh tế thị trường, giữ chữ tín với khách hàng công ty không ngừng mở rộng thị trường tiêu thụ và công tác bán hàng chú trọng đến một số mặt hàng sau Về vận chuyển: thì khách hàng đến mua hàng tại công ty có thể tự vận chuyển hoặc công ty có phương tiện nếu khách hàng yêu cầu. Chi phí vận chuyển sẽ được trừ vào công nợ của khách hàng còn nều khách hàng tự vận chuyển thì chi phí vận chuyển tính vào chi phí bán hàng Về giá bán: việc xác định giá bán là một trong những nhân tố quan trọng, nó phải được tính toán dựa trên cơ sở giá thành thực tế mua vào và dựa trên sự biến động giá cả thị trường. Khi có quyết định tăng hoặc giảm giá bán. Khi có quyết định tăng hoặc giảm bất kỳ một mặt hàng nào phải có sự chỉ đạo của ban giám đốc và phòng kinh doanh thông báo cho khách hàng. Tuỳ vào thời điểm khác nhau công ty sẽ đưa ra các giá bán khác nhau để bán được hàng sao cho công ty vừa bù đắp được chi phí vừa kinh doanh có lãi. Đối với những khách hàng mua với số lượng lớn, thường xuyên thì có giảm giá theo tỷ lệ phần trăm thích hợp Về phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng: công ty lựa chọn tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Theo phương pháp này Số thuế GTGT phải nộp = Thuế GTGT đầu ra - Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Do đặc điểm của phương pháp tính thuế này mà khi mua hàng công ty sẽ yêu cầu người bán xuất hoá đơn GTGT ghi rõ số thuế giá trị gia tăng c._.