Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty cổ phần vật tư nông nghiệp Pháp Vân

Lêi më ®Çu Trong c¬ chÕ tËp trung quan liªu bao cÊp, c¸c doanh nghiÖp hÇu nh­ kh«ng mÊy quan t©m ®Õn vÊn ®Ò b¸n hµng vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ b¸n hµng, bëi ®· cã Nhµ n­íc lo, Nhµ n­íc chÞu. Do sù can thiÖp qu¸ s©u cña Nhµ n­íc vµo ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh nªn t¹o ra søc û l¹i lín ë c¸c doanh nghiÖp, ®iÒu ®ã ®· gãp phÇn lµm cho nÒn kinh tÕ chËm ph¸t triÓn. HiÖn nay, Nhµ n­íc ta thùc hiÖn ®­êng lèi ph¸t triÓn nÒn kinh tÕ hµng ho¸ nhiÒu thµnh phÇn, vËn hµnh theo c¬ chÕ thÞ tr­êng, c¸c doanh nghiÖp thuéc c¸c thµnh phÇn kinh tÕ cïng tån t¹i, c¹nh tranh víi nhau b×nh ®¼ng tr­íc ph¸p luËt. V× thÕ, buéc c¸c doanh nghiÖp ph¶i n¨ng ®éng h¬n, tæ chøc tèt c«ng t¸c ho¹t ®éng kinh doanh cña m×nh, n¾m b¾t quy luËt c¬ chÕ thÞ tr­êng ®Ó ra c¸c quyÕt ®Þnh ®óng ®¾n, kÞp thêi. VÊn ®Ò b¸n hµng vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ b¸n hµng còng ®· ®­îc c¸c doanh nghiÖp chó ý tíi bëi nã ¶nh h­ëng trùc tiÕp tíi sù tån t¹i vµ ph¸t triÓn cña doanh nghiÖp. §Æc biÖt lµ doanh thu b¸n hµng cã ý nghÜa rÊt lín ®èi víi toµn bé ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp. Nã ®¶m b¶o cho doanh nghiÖp trang tr¶i chi phÝ, thùc hiÖn kh«ng nh÷ng t¸i s¶n xuÊt gi¶n ®¬n mµ cßn thùc hiÖn t¸i s¶n xuÊt më réng, gióp doanh nghiÖp thùc hiÖn nghÜa vô ®èi víi Nhµ n­íc, æn ®Þnh t×nh h×nh tµi chÝnh,. . ..VËy, ®Ó ®øng v÷ng trªn thÞ tr­êng th× doanh nghiÖp ph¶i tæ chøc tèt c«ng t¸c b¸n hµng, x¸c ®Þnh kÕt qu¶, cã chiÕn l­îc tiªu thô thÝch hîp nh»m ®¶m b¶o thu ®­îc hiÖu qu¶ cao trong kinh doanh, cã l·i. XuÊt ph¸t tõ quan ®iÓm trªn, trong thêi gian thùc tËp t¹i C«ng ty cæ phÇn vËt t­ n«ng nghiÖp Ph¸p V©n, em ®· nghiªn cøu, t×m hiÓu vÒ c«ng t¸c kÕ to¸n b¸n hµng cña C«ng ty. Víi sù gióp ®ì nhiÖt t×nh cña c¸c c¸n bé, nh©n viªn trong C«ng ty nãi chung vµ c¸c nh©n viªn phßng kÕ to¸n nãi riªng, cïng sù h­íng dÉn cña c¸c thÇy gi¸o Vò Lôc, em ®· chän ®Ò tµi “KÕ to¸n b¸n hµng vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ b¸n hµng t¹i C«ng ty cæ phÇn vËt t­ n«ng nghiÖp Ph¸p V©n.” Luận văn tốt nghiệp gồm 3 chương: Chương 1: Cơ sở lí luận chung về kế toán bán hàng và xác định kết quar bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại Chương 2: Tình hình thực tế về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty cổ phần vật tư nông nghiệp Pháp Vân. Chương 3: Một số nhận xét và đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty cổ phần vật tư nông nghiệp Pháp Vân. Do thêi gian cã h¹n nªn luận văn của em kh«ng tr¸nh khái nh÷ng thiÕu sãt vµ khiÕm khuyÕt. Em rÊt mong nhËn ®­îc sù chØ b¶o, ®ãng gãp cña c¸c thÇy c« gi¸o vµ c¸c b¹n ®Ó ®­îc hoµn thiÖn h¬n n÷a. Em xin ch©n thµnh c¶m ¬n! Ch­¬ng 1 Lý luËn chung vÒ kÕ to¸n b¸n hµng vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ b¸n hµng trong doanh nghiÖp th­¬ng m¹i I. Nh÷ng vÊn ®Ò chung vÒ b¸n hµng vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ b¸n hµng 1-Khái niệm về bán hàng và xác định kết quả bán hàng : Bán hàng là việc chuyển quyền sở hữu về bán hàng, thành phẩm, dịch vụ cho khách hàng; doanh nghiệp thu được tiền hay được quyền thu tiền. Đó cũng chính là quá trình vận động của vốn kinh doanh từ vốn thành phẩm, hàng hoá sang vốn bằng tiền và hình thành kết quả bán hàng, là kết quả cuối cùng của hoạt động sản xuất, kinh doanh ở đơn vị. Thông qua bán hàng giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá được thực hiện. Ngoài quá trình bán hàng ra bên ngoài doanh nghiệp, còn có thể phát sinh nghiệp vụ bán hàng nội bộ doanh nghiệp theo yêu cầu phân cấp quản lý và tiêu dùng nội bộ. Bán hàng là một chức năng chủ yếu của doanh nghiệp, bất kỳ một doanh nghiệp thương mại nào cũng phải thực hiện hai chức năng mua và bán. Hai chức năng này có sự liên hệ với nhau: mua tốt sẽ tạo điều kiện cho bán tốt. Để thực hiện tốt các nghiệp vụ trên đòi hỏi phải có sự tổ chức hợp lý các hoạt động đồng thời tổ chức nghiên cứu nhu cầu người tiêu dùng. Như vậy bán hàng là tổng thể các biện pháp về mặt tổ chức và nắm bắt nhu cầu của thị trường. Tóm lại, quá trình bán hàng ở doanh nghiệp thương mại có những đặc điểm chính sau đây: + Có sự thoả thuận trao đổi giữa người mua và người bán: Người bán đồng ý bán, người mua đồng ý mua họ trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền. + Có sự thay đổi quyền sở hữu về hàng hoá: Người bán mất quyền sở hữu còn người mua có quyền sở hữu về hàng hoá đã bán. + Trong quá trình tiêu thụ hàng hoá các doanh nghiệp cung cấp cho khách hàng một khối lượng hàng và nhận lại khách hàng một khoản tiền gọi là doanh thu bán hàng. Số doanh thu này là cơ sở xác định kết quả bán hàng của mình. - Kết quả bán hàng là chênh lệch giữa doanh thu thuần với giá trị vốn hàng bán ra và chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho số hàng đã bán. Việc xác định kết quả bán hàng thường được tiến hành vào cuối kỳ kinh doanh thường là cuối tháng, cuối kỳ, cuối quý, cuối năm tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý ở từng đơn vị kinh tế. 2-Vai trò của bán hàng và xác định kết quả bán hàng: Bán hàng là giai đoạn cuối cùng của quá trình tuần hoàn vốn ở đơn vị (T-H-T’). Chỉ có thông qua việc bán hàng giá trị sản phẩm, dịch vụ mới được thực hiện do đó mới có điều kiện để thực hiện mục đích của nền sản xuất hàng hoá và tái sản xuất kinh doanh không ngừng được mở rộng. Doanh thu bán hàng sẽ bù đắp được các chi phí bỏ ra đồng thời kết quả bán hàng sẽ quyết định hiệu quả kinh doanh của các doanh nghiệp. Bán hàng tự thân nó không phải là một quá trình của sản xuất kinh doanh nhưng nó lại là một khâu cần thiết của tái sản xuất xã hội. Nhờ có hoạt động bán hàng, hàng hoá sẽ được đưa đến tay người tiêu dùng và thoả mãn nhu cầu của người tiêu dùng, việc tiêu thụ hàng hoá góp phần cân đối giữa sản xuất và tiêu dùng. Doanh nghiệp càng tiêu thụ được nhiều hàng hoá thì sức sống còn của doanh nghiệp càng tăng lên. Như vậy bán hàng sẽ quyết định sự sống còn của doanh nghiệp, có bán được hàng hoḠthì doanh nghiệp mới có khả năng tái sản xuất. Ngoài ra việc xác định chính xác khối lượng hàng hoá tiêu thụ là cơ sở để xác định các chỉ tiêu kinh tế tài chính, đánh giá trình độ hoạt động của đơn vị như xác định số vòng luân chuyển vốn, xác định tỷ suất lợi nhuận trên doanh số bán…là cơ sở để thực hiện nghĩa vụ với Ngân sách Nhà nước như nộp thuế TNDN, thuế GTGT, thuế TTĐB,… Việc thúc đẩy bán hàng ở doanh nghiệp là cơ sở để thúc đẩy sản xuất và tiêu thụ ở các đơn vị kinh tế có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp. Bán hàng góp phần điều hoà giữa sản xuất và tiêu dùng, giữa tiền và hàng, giữa khả năng và nhu cầu… là điều kiện để đảm bảo sự phát triển cân đối trong tõng ngành, từng vùng cũng như toàn bộ nền kinh tế quốc dân. Bán hàng là cơ sở để xác định kết quả cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh( lợi nhuận ) của đơn vị. Có lợi nhuận doanh nghiệp mới có điều kiện để mở rộng sản xuất kinh doanh, nâng cao đời sống cho người lao động, tạo nguån tích luỹ quan trọng cho nền kinh tế quốc dân. Qua những điều trên ta thấy rằng bán hàng có vai trò vô cùng quan trọng, bất kỳ một doanh nghiệp nào muốn tồn tại và phát triển đều không thể thiếu đi chức năng này. 3- Sự cần thiết phải quản lý bán hàng và các yêu cầu quản lý: Bán hàng là quá trình trao đổi để thực hiện giá trị của hàng hoá, đó là sự chuyển hoá hình thái của vốn kinh doanh từ hàng thành tiền. Quản lý bán hàng là quản lý kế hoạch và thực hiện kế hoạch tiêu thụ đối với từng thời kỳ, từng khách hàng, từng hợp đồng kinh tế. Quản lý về số lượng, chất lượng mặt hàng, thời gian tiêu thụ, cơ cấu mặt hàng tiêu thụ, trị giá vốn của hàng tiêu thụ, chi phí lưu thông phân bổ cho hàng tiêu thụ, tình hình thanh toán tiền hàng của khách hàng, tình hình thanh toán với nhà cung cấp, thanh toán những khoản phải trích nộp với Ngân sách nhà nước. Quản lý công tác bán hàng giúp doanh nghiệp phân biệt được doanh thu bán hàng và tiền bán hàng nhập quỹ, xác định chính xác thời điểm kết thúc quá trình bán hàng, giúp bộ phận quản lý tìm ra phương thức thanh toán hợp lý và có hiệu quả, chủ động sử dụng nguồn vốn đem lại nguồn lợi lớn nhất cho doanh nghiệp. Yêu cầu đối với quản lý công tác bán hàng là phảỉ giám sát chặt chẽ hàng hoá tiêu thụ trên tất cả các phương diện: số lượng, chất lượng,… tránh hiện tượng mất mát, hư hỏng hoặc tham ô lãng phí, giám sát chặt chẽ chi phí lưu thông phát sinh, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của các khoản chi phí đồng thời phân bổ chính xác chúng cho số hàng bán để xác định kết qủa bán hàng. Phải quản lý chặt chẽ tình hình thanh toán của khách hàng, yêu cầu thanh toán đúng hình thức và đúng thời gian để tránh mất mát, ứ đọng vốn. Phải lựa chọn hình thức bán hàng cho phù hợp với từng thị trường, từng khách hàng đồng thời phải làm tốt công tác thăm dò, nghiên cứu thị trường trong và ngoài nước. II. NhiÖm vô kÕ to¸n vµ néi dung tæ chøc kÕ to¸n b¸n hµng vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ b¸n hµng 1-Nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng: Xuất phát từ vai trò của bán hàng và xác định kết quả bán hàng, kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng có những nhiệm vụ sau: Phản ánh kịp thời, đầy đủ tình hình hiện có và sự biến động ( Nhập- xuất ) của từng loại hàng hoá trên cả hai mặt hiện vật và giá trị . Phản ánh kịp thời giá vốn hàng hoá để làm cơ sở xác định chỉ tiêu “Lợi nhuận gộp”. Theo dõi, phản ánh và giám đốc chặt chẽ quá trình bán hàng, ghi chép kịp thời, đầy đủ các khoản chi phí bán hàng, chi phí QLDN để làm cơ sở xác định chỉ tiêu “ Lợi nhuận thuần”. Phản ánh kịp thời, đầy đủ doanh thu bán hàng, các khoản thuế phải nộp về tiêu thụ hàng hoá trong kỳ, xác định kết quả bán hàng thông qua doanh thu bán hàng một cách chính xác. Cung cấp những thông tin kinh tế cần thiết cho các bộ phận liên quan đồng thời định kỳ có tiến hành phân tích kinh tế đối với hoạt động bán hàng và xác định kết quả bán hàng. 2- Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng: 2.1- Các phương thức bán hàng chủ yếu bao gồm: Phương thức bán buôn và bán lẻ. a) Phương thức bán buôn: Đặc điểm của nghiệp vụ bán buôn là hàng hoá thường chưa đến tay người dùng, giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá chưa được thực hiện đầy đủ. Hiện nay có hai phương thức bán buôn như sau: Bán buôn qua kho Bán buôn vận chuyển thẳng *Bán buôn qua kho : Theo phương thức bán hàng này, hàng hoá xuất từ kho của doanh nghiệp thương mại để bán cho người mua. Bán buôn qua kho được chia thành 2 hình thức: Bán buôn trực tiếp qua kho và bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng. + Bán buôn trực tiếp qua kho: Theo hình thức này, doanh nghiệp xuất hàng từ kho giao trực tiếp cho người mua do bên mua uỷ nhiệm đến nhận hàng trực tiếp. Hàng hoá được coi là bán khi người mua đã nhận và ký xác nhận trên chứng từ bán hàng còn việc thanh toán tiền hàng với bên bán tuỳ thuộc vào hợp đồng đã ký giữa hai bên. + Bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng: Theo hình thức này, doanh nghiệp xuất hàng từ kho chuyển đi cho người mua theo hợp đồng bằng phương tiện vận tải tự có hoặc thuê ngoài. Hàng hoá gửi đi vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, khi nào bên mua xác nhận đã nhận được hàng hoặc chấp nhận thanh toán thì mới chuyển quyền sở hữu và doanh nghiệp coi đó là thời điểm để ghi nhận doanh thu. Chi phí vận chuyển do doanh nghiệp chịu hoặc do người mua phải trả tuỳ thuộc vào điều kiện quy định trong hợp đồng đã ký giữa hai bên. * Bán buôn vận chuyển thẳng: Theo phương thức bán hàng này, doanh nghiệp thương mại mua hàng của bên cung cấp để bán thẳng cho người mua. Bán buôn vận chuyển thẳng được chia thành 2 hình thức: Bán vận chuyển thẳng trực tiếp và bán vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng. + Bán vận chuyển thẳng trực tiếp: Theo hình thức này, doanh nghiệp thương mại mua hàng của bên cung cấp để bán thẳng cho người mua do bên mua uỷ nhiệm đến nhận hàng trực tiếp ở bên cung cấp hàng cho doanh nghiệp thương mại. Hàng hoá được coi là bán khi người mua đã nhận đủ và ký xác nhận trên chứng từ bán hàng còn việc thanh toán tiền hàng với bên bán tuỳ thuộc vào hợp đồng đã ký kết giữa hai bên. + Bán vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng: theo hình thức này, doanh nghiệp thương mại mua hàng ở bên cung cấp và chuyển hàng đi để bán thẳng cho bên mua hàng bằng phương tiện vận tải tự có hặc thuê ngoài. Hàng hoá chuyển đi vÉn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp khi nào bên mua xác nhận đã nhận được hàng hoặc chấp nhận thanh toán thì doanh nghiệp mới ghi nhận doanh thu, chi phí vận chuyển do doanh nghiệp chịu hoặc do bên mua phải trả tuỳ thuộc vào hợp đồng đã ký giữa hai bên: b) Phương thức bán lẻ: *Phương thức bán hàng trực tiếp: Theo phương thức bán hàng này, nhân viên bán hàng hoàn toàn chịu trách nhiệm vật chất về số hàng đã nhận để bán ở quầy hàng. Nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền của khách mua hàng và giao hàng cho họ. Nghiệp vụ bán hàng hoàn thành trực diện với người mua và thường không cần lập chứng từ cho từng nghiệp vụ bán hàng. Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý hàng hoá bán lẻ ở quầy hàng cuối ca, cuối ngày hoặc định kỳ ngắn, nhân viên bán hàng kiểm kê lượng hàng hoá hiện còn ở quầy hàng và dựa vào quan hệ cân đối hàng luân chuyển ( hàng hiện có) trong ca, trong ngày hoặc trong kỳ để xác định số lượng hàng bán ra của từng mặt hàng, lập báo cáo bán hàng trong ca, trong ngày hoặc trong kỳ. Tiền bán hàng nhân viên bán hàng kê vào giấy nộp tiền cho thủ quỹ của doanh nghiệp. *Phương thức bán hàng thu tiền tập trung: Theo phương thức bán hàng này, nghiệp vụ thu tiền của khách hàng và giao hàng trả khách tách rời nhau. Mỗi quầy hàng bố trí nhân viên thu ngân làm nhiệm vụ thu tiền mua hàng của khách viết hoá đơn hoặc giao tích kê cho khách hàng để khách hàng nhận hàng ở quầy do nhân viên bán hàng giao. Cuối ca, cuối ngày nhân viên thu ngân làm giấy nộp tiền bán hàng, nhận viên bán hàng căn cứ vào hoá đơn tích kê giao hàng trả khách để kiểm kê hàng hoá còn lại cuối ca, ngày. Doanh thu bán hàng được ghi trên sơ sở báo cáo bán hàng, còn tiền bán hàng nộp theo giấy nộp tiền. 2.2 Nội dung kế toán bán hàng trong doanh nghiệpThương mại: 2.2.1) Chứng từ kế toán: Hóa đơn bán hàng Hóa đơn GTGT Phiếu xuất kho hàng Phiếu xuất kho liên vận chuyển nội bộ Phiếu thu Bảng kê bán lẻ hàng hóa Giấy báo Nợ, báo Có của Ngân hàng 2.2.2)Tài khoản sử dụng: Để hạch toán các nghiệp vụ bán hàng kế toán sử dụng các TK sau: *Đối với phương pháp kê khai thường xuyên + TK 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”: Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán của hoạt động sản xuất kinh doanh từ các giao dịch và các nghiệp vụ sau: - Bán hàng: Ở các doanh nghiệp thương mại là bán hàng hóa mua vào. - Cung cấp dịch vụ: Thực hiện công việc đã thỏa thuận theo hợp đồng trong một kỳ hoặc nhiều kỳ kế toán như cung cấp dịch vụ vận tải, du lịch, cho thuê TSCĐ theo phương thức cho thuê hoạt động,… Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là toàn bộ số tiền thu được hoặc sẽ thu được từ các giao dịch và nghiệp vụ phát sinh doanh thu như bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ cho khách hàng bao gồm cả các khoản phụ thu và phí thu thêm ngoài giá bán ( nếu có). Trường hợp doanh nghiệp có doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ bằng ngoại tệ thì phải quy đổi ngoại tệ ra đồng VN theo tỷ giá thực tế phát sinh hoặc tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên Ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế. TK 511 gồm 4 tài khoản cấp 2: TK 5111 “Doanh thu bán hàng hóa” TK 5112 “Doanh thu bán các thành phẩm” TK 5113 “Doanh thu cung cấp dịch vụ” TK 5114 “Doanh thu trợ cấp, trợ giá” + TK 512 “Doanh thu nội bộ”: Tài khoản này được sử dụng để phản ánh tình hình bán hàng và cung cấp dịch vụ trong nội bộ doanh nghiệp hạch toán kinh tế độc lập (giữa đơn vị chính và các đơn vị phụ thuộc và giữa các đơn vị phụ thuộc với nhau). TK 512 được chi tiết thành 3 tài khoản cấp 2: TK 5121: Doanh thu bán hàng hóa TK 5122: Doanh thu bán sản phẩm TK 5123: Doanh thu cung cấp dịch vụ + TK 521 “Chiết khấu thương mại”: tài khoản này dùng để phản ánh khoản chiết khấu thương mại mà doanh nghiệp đã giảm trừ hoặc đã thanh toán cho người mua hàng đã mua hàng với khối lượng lớn theo thỏa thuận về chiết khấu thương mại đã ghi trên hợp đồng kinh tế mua bán hoặc các cam kết mua, bán hàng. Tài khoản 521 “Chiếu khấu thương mại” có 3 tài khoản cấp hai: TK 5211- Chiết khấu hàng hoá TK 5212- Chiết khấu thành phẩm TK 5213- Chiết khấu dịch vụ + TK 531 “Hàng bán bị trả lại”: Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hàng bán bị trả lại và kết chuyển trị giá hàng bán bị trả lại sang tài khoản 511(512) để xác định doanh thu thuần. + TK 532 “Giảm giá hàng bán”: Tài khoản này dùng để phản ánh số tiền giảm giá cho khách hàng và kết chuyển cuối kỳ sang tài khoản 511(512) để xác định doanh thu thuần. + TK 632 “Giá vốn hàng bán”: Dùng để theo dõi trị giá vốn của hàng hóa, dịch vụ xuất bán trong kỳ. + TK 156 “Hàng hóa”: Tài khoản này phản ánh số hiện có và tình hình tăng, giảm hàng hóa trong các doanh nghiệp thương mại. TK 156 được chi tiết thành 2 tài khoản cấp 2: TK 1561 “Trị giá hàng hóa” TK 1562 “Chi phí thu mua hàng hóa” + TK 157 “Hàng gửi đi bán”: Tài khoản này phản ánh số hiện có và tình hình biến động của trị giá vốn hàng hoá gửi bán. Số hàng này chưa được xác định là bán. Tài khoản này được mở chi tiết theo từng loại hàng, từng lần gửi hàng từ khi gửi đi đến khi được chấp nhận thanh toán. + TK 3387 “Doanh thu chưa thực hiện”: Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu chưa thực hiện của doanh nghiệp trong kỳ kế toán. Doanh thu chưa thực hiện gồm: Số tiền nhận trước nhiều năm về cho thuê tài sản (cho thuê hoạt động ). Khoản chênh lệch giữa bán hàng trả chậm, trả góp theo cam kết với giá bán trả ngay. Khoản lãi nhận trước khi vay vốn hoặc mua các công cụ nợ ( trái phiếu, tín phiếu, kỳ phiếu,…) Ngoài các tài khoản nói trên, trong quá trình hạch toán kế toán còn sử dụng một số tài khoản có liên quan khác như: 131, 111, 333, 334,… *Đối với phương pháp kiểm kê định kỳ: ngoài các tài khoản đã giới thiệu ở trên kế toán còn sử dụng tài khoản: TK 611(6112) “Mua hàng”: Tài khoản này phản ánh trị giá vốn của hàng luân chuyển trong tháng. Tài khoản 156 chỉ phản ánh trị giá hàng hóa tồn kho đầu kỳ cuối kỳ. 2.2.3)Phương pháp kế toán bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại: Để hạch toán nghiệp vụ bán hàng kế toán phải phản ánh được trị giá vốn hàng xuất bán, doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu. 2.2.3.1) Kế toán giá vốn hàng xuất bán: *Khái niệm: Giá vốn hàng xuất đã bán là trị giá vốn của sản phẩm, vật tư, hàng hóa, lao vụ, dịch vụ đã tiêu thụ. Đối với sản phẩm, lao vụ, dịch vụ tiêu thụ giá vốn là giá thành sản xuất( giá thành công xưởng). Với vật tư tiêu thụ, giá vốn là giá thành thực tế ghi sổ, còn với hàng hóa tiêu thụ giá vốn bao gồm: trị giá mua của hàng tiêu thụ cộng(+) với chi phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ. Để xác định đúng đắn kết quả bán hàng, trước hết cần xác định đúng đắn trị giá vốn hàng xuất bán. Trị giá vốn hàng xuất bán bao gồm 2 bộ phận: Trị giá mua và chi phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ trong kỳ. Đối với các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ trong giá mua không bao gồm thuế GTGT đầu vào, còn đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp trong giá mua bao gồm cả thuế GTGT đầu vào. *Trị giá mua của hàng xuất kho để bán được tính bằng một trong các phương pháp sau: + Ph­¬ng ph¸p tÝnh theo ®¬n gi¸ b×nh qu©n gia quyÒn c¶ k× dù tr÷: Trị giá mua hàng xuất bán = Số lượng hàng hoá xuất kho x Đơn giá thực tế bình quân Trong đó: Đơn giá thực tế bình quân = Trị giá mua của hàng hoá tồn đầu kì + Trị giá mua của hàng hoá nhập trong kì Số lượng hàng hoá tồn đầu kì + Số lượng hàng hoá nhập trong kì + Ph­¬ng ph¸p tÝnh ®¬n gi¸ b×nh qu©n gia quyÒn sau mçi lÇn nhËp hµng: Trị giá mua hàng xuất bán = Số lượng hàng hoá xuất kho x Đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập Trong đó: Đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập hàng = Giá trị thực tế hàng tồn kho sau mỗi lần nhập Lượng thực tế hàng tồn kho sau mỗi lần nhập + Phương pháp giá thực tế đích danh: Cách tính này được sử dụng trong trường hợp doanh nghiệp quản lý hàng hóa xuất kho theo từng lô hàng nhập. Hàng xuất thuộc lô hàng nhập nào thì lấy đơn giá nhập của lô hàng đó để tính. Phương pháp này thường được sử dụng với những loại hàng có giá trị cao, thường xuyên có cải tiến về mẫu mã chất lượng + Phương pháp nhập trước, xuất trước(FIFO):Theo phương pháp này người ta giả thiết rằng số hàng nào nhập kho trước thì xuất kho trước và lấy trị giá thực tế của số hàng đó là trị giá hàng xuất kho. + Phương pháp nhập sau, xuất trước(LIFO): Theo phương pháp này, người ta giả thiết rằng số hàng nào nhập kho sau thì xuất kho trước. Hàng xuất thuộc lô hàng nhập vào thì lấy đơn giá mua thực tế của lô hàng đó là trị giá hàng xuất kho. Sau khi đã tính được trị giá mua hàng hóa xuất kho ta tính được trị giá vốn của hàng hóa đã bán( giá vốn hàng xuất đã bán). TrÞ gi¸ vèn hµng xuÊt b¸n = TrÞ gi¸ mua hµng xuÊt b¸n + Chi phÝ thu mua ph©n bæ cho hµng ®· b¸n Chi phí thu mua phân bổ cho hàng đã bán = Chi phí thu mua của hàng tồn đầu kì + Chi phí thu mua phát sinh trong kì - Chi phí thu mua phân bổ cho hàng tồn cuối kì Trong đó: Chi phí thu mua phân bổ cho hàng tồn cuối kì = Chi phí thu mua của hàng tồn đầu kì + Chi phí thu mua cần phân bổ phát sinh trong kì x Trị giá mua của hàng tồn cuối kì Trị giá mua của hàng tồn đầu kì + Trị giá mua của hàng nhập trong kì *Trình tự kế toán giá vốn hàng xuất bán trong doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ được thể hiện trên sơ đồ 1 *Trình tự kế toán giá vốn hàng xuất bán trong doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ được thể hiện trên sơ đồ 2 Sơ đồ 01: Hạch toán giá vốn hàng xuất bán theo phương pháp KKTX TK156 TK157 TK632 TK156 TK911 Hàng gửi đi bán chờ chấp nhận Trị giá mua thực tế của hàng được chấp nhận Trị giá mua thực tế của hàng bán bị trả lại (nếu có) Kết chuyển giá vốn hàng xuất bán để xác định kết quả bán hàng TK liên quan (111, 112, 131) TK133 Trị giá mua thực tế của hàng hoá bán không qua kho Sơ đồ 2: Hạch toán giá vốn hàng xuât bán theo phương pháp KKĐK Cuối kì kết chuyển trị giá hàng còn lại, chưa tiêu thụ TK156, 157 TK611 TK632 TK911 Đầu kì kinh doanh kết chuyển trị giá hàng chưa tiêu thụ Xác định trị giá vốn hàng tiêu thụ trong kì Kết chuyển giá vốn hàng xuất bán để xác định kết quả bán hàng Giá trị hàng hoá tăng thêm trong kì ( theo giá chưa có thuế GTGT) TK133 TK111, 112, 331 2.2.3.2)Kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu: Doanh thu bán hàng là số tiền thu được do bán hàng .T¹i các doanh nghiệp áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì doanh thu bán hàng không bao gồm thuế GTGT còn ở các doanh nghiệp áp dụng phương pháp tính thuế trực tiếp thì doanh thu bán hàng là trị giá thanh toán của số hàng đã bán. Ngoài ra, doanh thu bán hàng còn bao gồm cả các khoản phụ thu. Theo quy định của Chuẩn mực kế toán VN số 14 “Doanh thu và thu nhập khác” thì doanh thu là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất, kinh doanh thông thường của doanh nghiệp, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu Doanh thu phát sinh từ giao dịch sự kiện được xác định bởi thỏa thuận giữa doanh nghiệp với bên mua hoặc bên sử dụng tài sản. Nó được xác định bằng giá trị hợp lý của các khoản đã thu được hoặc sẽ thu được sau khi trừ đi các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng hóa bán và giá trị hàng bán bị trả lại. Doanh thu bao gồm: Doanh thu bán hàng Doanh thu cung cấp dịch vụ Doanh thu tiền lãi, tiền bản quyền, cổ tức và lợi nhuận được chia. Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi đồng thời thỏa mãn tất cả 5 điều kiện sau: Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua; Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hoá như người sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa; Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn; Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng; Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng; Các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng bao gồm: Chiết khấu thương mại Giảm giá hàng bán Giá trị hàng bán bị trả lại *Chiết khấu thương mại: Là khoản tiền mà doanh nghiệp đã giảm trừ hoặc đã thanh toán cho ngườI mua hàng do việc người mua hàng đã mua hàng với khối lượng lớn theo thỏa thuận về chiết khấu thương mại đã ghi trên hợp đồng kinh tế hoặc các cam kết mua bán hàng *Giảm giá hàng bán: Là khoản giảm trừ cho người mua do hàng hóa kém phẩm chất, sai quy cách hoặc lạc hậu thị hiếu. *Giá trị hàng bán bị trả lại : Là giá trị khối lượng hàng bán đã xác định là tiêu thụ bị khách hàng trả lại và từ chối thanh toán. Sơ đồ 3: Hạch toán doanh thu bán hàng, các khoản giảm trừ doanh thu và thuế đầu ra TK521,531,532 Kết chuyển các khoản ghi giảm doanh thu vào cuối kì TK 511,512 Doanh thu bán hàng TK111,112,131 Tổng giá thanh toán( cả thuế GTGT) TK33311 Thuế GTGT phải nộp theo phương pháp khấu trừ TK33311 Thuế GTGT phải nộp theo phương pháp trực tiếp TK911 Kết chuyển doanh thu thuần TK152, 153, 156 TK133 Bán hàng theo phương thức hàng đổi hàng Thuế GTGT được khấu trừ nếu có TK334 Dùng hàng hoá để trả thay lương cho công nhân viên 2.2.3.3) Kế toán chi tiết doanh thu bán hàng: Kế toán chi tiết doanh thu dược tiến hành theo yêu cầu của doanh nghiệp như kế toán chi tiết doanh thu theo từng địa điểm bán hàng(quầy hàng, cửa hàng, chi nhánh, đại diện…), kế toán chi tiết doanh thu bán hàng theo từng loại nội dung tiêu thụ: Doanh thu bán hàng hoá, doanh thu cung cấp dịch vụ - Trong từng nội dung doanh thu, phải hạch toán theo từng ngành hàng, nhãn hàng. Kế toán mở sổ( thẻ) theo dõi chi tiết doanh thu theo từng địa điểm tiêu thụ (điểm bán hàng), từng ngành hàng, từng nhóm hàng. 2.3) Kế toán xác định kết quả bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại: 2.3.1)Tài khoản sử dụng: + TK 641”Chi phí bán hàng”:Tài khoản này được sử dụng để tập hợp và kết chuyển chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ. TK 641 được ghi chi tiết thành 7 tài khoản cấp 2: 6411: Chi phÝ nh©n viªn 6414: Chi phÝ khÊu hao TSC§ 6412: Chi phÝ vËt liÖu, bao b× 6415: Chi phÝ b¶o hµnh 6413: Chi phÝ dông cô ®å dïng 6417: Chi phÝ dÞch vô mua ngoµi 6418: Chi phÝ b»ng tiÒn kh¸c + TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”:Tài khoản này được sử dụng để phản ánh, tập hợp và kết chuyển các chi phí quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và chi phí khác liên quan đến hoạt động chung của cả doanh nghiệp TK 642 được ghi chi tiết thành 8 TK cấp 2: TK6421: Chi phÝ nh©n viªn nh©n viªn qu¶n lÝ TK6422: Chi phÝ vËt liÖu qu¶n lÝ TK6423: Chi phÝ dông cô, ®å dïng v¨n phßng TK 6424: Chi phÝ khÊu hao TSC§ TK 6425: ThuÕ, phÝ, vµ lÖ phÝ TK 6426: Chi phÝ dù phßng TK 6427: Chi phÝ dÞch vô mua ngoµi TK 6428: Chi phÝ b»ng tiÒn kh¸c Tùy theo yêu cầu quản lý của từng ngành, từng doanh nghiệp, tài khoản 642 có thể được mở thêm một số tiểu khoản khác để theo dõi các nội dung, yếu tố chi phí thuộc quản lý doanh nghiệp. + TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh”: Để xác đinh kết quả của hoạt động bán hàng, kế toán sử dụng tài khoản 911. Tài khoản 911 cuối kỳ không có số dư và được mở chi tiết theo từng loại hàng hóa, từng nhóm hàng hóa,… + TK 421 “Lợi nhuân chưa phân phối”: Được sử dụng để theo dõi số lãi( lỗ ) của hoạt động bán hàng. Tài khoản này được mở chi tiết theo từng loại hàng hóa, nhóm hàng hóa, theo từng tháng, từng quý hoặc năm trong đó phân tích theo từng nội dung phân phối ( nộp Ngân sách, chia liên doanh,…) 2.3.2)Phương pháp kế toán xác định kết quả bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: Để xác định được kết quả bán hàng thì kế toán phải xác định được các khoản chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ hạch toán. 2.3.2.1)Kế toán chi phí bán hàng: *Khái niệm: Chi phí bán hàng là những khoản chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra có liên quan đến hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ trong kỳ. Có thể nói, chi phí bán hàng là chi phí lưu thông và chi phí tiếp thị phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ. Theo quy định hiện hành, chi phí bán hàng bao gồm các khoản sau: Chi phí nhân viên: Là khoản chi phí phải trả về tiền lương, tiền công, phụ cấp có tính chất tiền lương và các khoản trích theo tiền lương c«ng nhân viên bán hàng. Chi phí vật liệu: Bao gồm chi phí vật liệu phục vụ cho quá trình tiêu thụ hàng hóa như: Vật liệu bao gói, nhiên liệu dùng cho vận chuyển hàng hóa, vật liệu sửa chữa quầy hàng, cửa hàng… Chi phí đồ dùng: Phản ánh chi phí dụng cụ, công cụ phục vụ cho qóa trình bán hàng. Chi phí khấu hao TSCĐ: Phản ánh chi phí khấu hao nhà cửa, cửa hàng, quầy hàng, thiết bị phục vụ bán hàng. Chi phí bảo hành: Phản ánh chi phí bảo hành, sửa chữa sản phẩm(cả sửa chữa công trình). Chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ bán hàng: Gồm chi phí điện,nước, dịch vụ sửa chữa… Chi phí bằng tiền khác: Là chi phí bằng tiền phát sinh trong quá trình bán hàng như chi phí giới thiệu, quảng cáo, môi giới, chi phí tiếp khách ở bộ phận bán hàng, hội nghị khách hàng, chi cho lao động nữ,… Chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ phải được phân loại và tổng hợp theo đúng nội dung quy định. Cuối kỳ hạch toán, chi phí bán hàng cần được phân bổ, kết chuyển để xác định kết quả bán hàng. Việc tính toán, phân bổ và kết chuyển chi phí bán hàng được vận dụng tuỳ theo loại hình và điều kiện kinh doanh của doanh nghiệp. Đối với doanh nghiệp thương mại, trường hợp doanh nghiệp có dự trữ hàng hoá giữa các kỳ có biến động lớn cần phân bổ một phần chi phí bảo quản cho số hàng còn lại cuối kỳ. Các khoản mục chi phí bán hàng cần phân bổ cho hàng còn lại cuối kỳ được xác định theo công thức sau: Chi phí bán hàng cần phân bổ cho hàng còn lại cuối kì Chi phí bán hàng cần phân bổ còn đầu kì + Chi phí bán hàng cần phân bổ phát sinh trong kì Trị giá hàng còn cuối kì = x Trị giá hàng xuất trong kì + Trị giá hàng còn lại cuối kì Từ đó, xác định phần chi phí bán hàng phân bổ cho hàng đã bán trong kỳ theo công thức sau: Chi phí bán hàng phân bổ cho hàng đã bán trong kì = Chi phí bán hàng phân bổ cho hàng còn lại đầu kì + Chi phí bán hàng phát sinh trong kì - Chi phí bán hàng phân bổ cho hàng còn lại cuối kì Sơ đồ hạch toán chi phí bán hàng được trình bày ở sơ đồ 04 2.3.2.2)Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp: * Khái niệm: Chi phí quản lý doanh nghiệp là những khoản chi phí phát sinh có liên quan chung đến toàn bộ hoạt động của cả doanh nghiệp mà không tách riêng ra được cho bất cứ một hoạt động nào. Ch._.i phí quản lý doanh nghiệp bao gồm nhiều loại như chi phí quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và chi phí chung khác. Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm: + Chi phí nhân viên quản lý: Gồm tiền lương, tiền công, phụ cấp có tính chất tiền lương( kể cả tiền ăn ca) và các khoản trích theo lương của cán bộ, nhân viên văn phòng, các phòng ban chức năng của doanh nghiệp. + Chi phí vật liệu quản lý: Là giá trị vật liệu dùng cho công tác văn phòng, nghiệp vụ chuyên môn, công tác quản trị kinh doanh, giá trị vật liệu dùng cho sửa chữa tài sản cố định thuộc bộ phận quản lý doanh nghiệp( trong trường hợp sửa chữa tự làm) + Chi phí dụng cụ, đồ dùng văn phòng: Phản ánh giá trị dụng cụ, đồ dùng văn phòng như bàn ghế, tủ làm việc, máy tính cá nhân… + Chi phí khấu hao TSCĐ: Phản ánh chi phí hao mòn TSCĐ đang sử dụng ở các bộ phận quản lý doanh nghiệp như văn phòng, phương tiện truyền dẫn, phương tiện thông tin, máy móc thiết bị dùng cho quản lý. + Thuế, phí, lệ phí: như thuế môn bài, thuế nhà đất, thuế thu trên vốn và các khoản phí, lệ phí khác. + Chi phí dự phòng: Theo quy định hiện hành, khoản dự phòng phải thu khó đòi được tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp. + Chi phí dịch vụ mua ngoài: Gồm chi phí phải trả cho người cung cấp( người bán) dịch vụ cho doanh nghiệp như chi phí về tiền điện, nước, tiền điện thoại, tiền thuê nhà, tiền sử chữa TSCĐ mà doanh nghiệp phải trả trong kỳ. + Chi phí bằng tiền khác: Gồm các khoản chi phí chung cho doanh nghiệp chưa phản ánh ở trên như chi phí về đào tạo, chi hội nghị tiếp khách, công tác phí, chi cho lao động nữ. Sơ đồ 4: Hạch toán tổng quát chi phí bán hàng và chi phí QLDN: TK111,152,1388… TK641, 642 Giá trị ghi giảm chi phí bán hàng và chi phí QLDN TK334, 338 Chi phí nhân viên TK911 TK1422 Kết chuyển chi phí bán hàng và chi phí quản lí doanh nghiệp Chờ kết chuyển Kết chuyển để xác định kết quả kinh doanh Kết chuyển chi phí bán hàng, chi phí QLDN để xác định kết quả kinh doanh TK331, 111, 112,… TK152, 153 Chi phí vật liệu dụng cụ TK214 Chi phí khấu hao TK 335, 1421 Chi phí theo dự toán TK333 Thuế, phí, lệ phí phải nộp TK139 Trích lập dự phòng phải thu khó đòi Chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác 2.3.2.3) Kế toán xác định kết quả bán hàng: * Khái niệm: Kết quả bán hàng là số tiền chênh lệch giữa doanh thu thuần với trị giá vốn hàng bán ra và chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho số hàng đã bán Kết quả bán hàng được xác định bằng phương pháp sau: Kết quả hoạt động bán hàng = Doanh thu thuần - Giá vốn hàng xuất đã bán - Chi phí bán hàng và chi phí QLDN tính cho hàng đã bán Trong đó: Doanh thu thuần = Tổng doanh thu - Các khoản giảm trừ ( Chiết khấu thương mại + Giảm giá hàng bán + Giá trị hàng bán bị trả lại + Tổng số thuế TTĐB, thuế xuất khẩu, thuế GTGT đối với doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp trực tiếp) Nếu kết quả bán hàng là (+) chứng tỏ doanh nghiệp có lãi Nếu kết quả bán hàng là (-) chứng tỏ doanh nghiệp bị lỗ Việc xác định kết quả bán hàng được tiến hành vào cuối kỳ kinh doanh. Sơ đồ 05: Hạch toán kết qủa bán hàng TK632 TK911 TK511 Kết chuyển giá vốn hàng bán trong kì Kết chuyển doanh thu thuần của hoạt động bán hàng TK641,642 Kết chuyển chi phí bán hàng và chi phí QLDN Kết chuyển chi phí bán hàng và chi phí QLDN để xác định kết quả TK1422 Chờ kết chuyển Kết chuyển TK 421 Kết chuyển lỗ của hoạt động bán hàng Kết chuyển lãi của hoạt động bán hàng 2.4 Kế toán bán hàng và xác định kết qủa bán hàng trong các hình thức tổ chức sổ kế toán tổng hợp: Hệ thống sổ kế toán sử dụng trong kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý ở từng đơn vị kinh tế, tuỳ thuộc vào hình thức kế toán mà đơn vị áp dụng. Theo chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành các doanh nghiệp có thể sử dụng một trong bốn hình thức kế toán sau: + Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái + Hình thức kế toán Nhật ký chung + Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ + Hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ. - Trong hình thức Nhật ký- Chứng từ, sổ sách kế toán trong kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng bao gồm: Nhật ký - Chứng từ số 1, 2, 5, 8, 9. Bảng kê số 1, 2, 5, 8, 11 Sổ cái các tài khoản 632, 511, 641, 642, 911… Các sổ thẻ kế toán chi tiết có liên quan. - Trong hình thức Nhật kí chung, sổ sách kế toán trong kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng bao gồm: + Sổ Nhật kí chung + Sổ cái TK632, 511, 512, 531, 532, 641, 642, 911… + Các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan như sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết phải thu khách hàng, sổ chi tiết chi phí bán hàng, chi phí quản lí doanh nghiệp, sổ chi tiết theo dõi kết quả kinh doanh… - Trong hình thức Nhật kí- Sổ cái, sổ sách kế toán trong kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng bao gồm: + Sổ Nhật kí- Sổ cái + Các sổ, thẻ kế toán chi tiết - Trong hình thức Chứng từ ghi sổ, sổ sách kế toán trong kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng bao gồm: + Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ + Các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan Ch­¬ng 2: T×nh h×nh thùc tÕ vÒ kÕ to¸n b¸n hµng vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ b¸n hµng t¹i c«ng ty cæ phÇn vËt t­ n«ng nghiÖp ph¸p v©n I. §Æc ®iÓm t×nh h×nh chung cña c«ng ty cæ phÇn vËt t­ n«ng nghiÖp ph¸p v©n 1.Qu¸ tr×nh h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn cña c«ng ty cæ phÇn vËt t­ n«ng nghiÖp Ph¸p V©n: Để có được như ngày nay, công ty đã trải qua các giai đoạn hình thành và phát triển sau: 1.1 Giai đoạn từ năm 1996 đến năm 2003: Công ty với tên gọi là công ty vật tư nông nghiệp Pháp Vân, là một doanh nghiệp nhà nước, trực thuộc tổng công ty vật tư nông nghiệp, được thành lập theo quyết định số 01/QD/BNN-TCCB ngày 6/1/1993 của Bộ trưởng Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn. Giấy phép kinh doanh số100880 do Sở kế hoạch đầu tư thành phố Hà Nội cấp ngày 9/4/1996. Nghành nghề kinh doanh: Công nghiệp hoá chất phân bón, thương nghiệp bán buôn vật tư nông nghiệp, vận tải nội bộ và hàng hoá công cộng, đại lý cho thuê kho bãi, kinh doanh hàng hoá lương thực thực phẩm, hàng tiêu dùng gia dụng… 1.2 Giai đoạn từ 2003 đến nay: Căn cứ vào quyết định số 65/2003/QD-TTg ngày 22/4/2003 của thủ tướng chính phủ phê duyệt phương án tổng thể sắp xếp đổi mới doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn đến năm 2005. Công ty vật tư nông nghiệp Pháp Vân thuộc diện doanh nghiệp nhà nước cổ phần hoá. Căn cứ vào đặc điểm ngành nghề và tình hình thực tế của doanh nghiệp, doanh nghiệp chọn hình thức cổ phần hoá theo qui định tại Điều 3 nghị định số 64/20 02/ ND-CP ngày 19/5/2002 của chính phủ về chuyển doanh nghiệp nhà nước thành công ty cổ phần là bán toàn bộ phần vốn nhà nước hiện có tại doanh nghiệp. Thực hiện chủ trương đó của TW, Công ty đã tiến hành cổ phần hoá theo quyết định số 3867/QD/BNN-TCCB ngày 30/12/2003 của Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn. Tên công ty: Công ty cổ phần vật tư nông nghiệp Pháp Vân Tên giao dịch: Phap Van Agriculturre material joint stock company Tên viết tắt:Pháp Vân.JSC Địa chỉ trụ sở chính: Pháp Vân, phường Hoàng Liệt , quận Hoàng Mai ,thành phố Hà Nội. Điện thoại: 8615465 Fax: 8615567 Vốn điều lệ: 6.000.000.000VND Ngành nghề kinh doanh: Công nghiệp hoá chất, phân bón; thương nghiệp buôn bán vật tư nông nghiệp; vận tải nội bộ và hàng hoá công cộng; đại lí cho thuê kho bãi; kinh doanh hàng hoá lương thực, thực phẩm hàng tiêu dùng gia dụng, vật liệu xây dựng; phụ tùng nông lâm nghiệp… Từ khi thành lập đến nay, để tồn tại và phát triển hoà nhập với xu thế mới của đất nước, công ty đã từng bước bố trí lại cơ cấu tổ chức phù hợp với qui mô khả năng của công ty. Công ty không ngừng nâng cao trình độ quản lí của lãnh đạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên trong công ty, lựa chọn ngành nghề kinh doanh thích hợp hiện nay. Trong quá trình hoạt động kinh doanh của mình, công ty đã trải qua nhiều khó khăn thách thức nhưng công ty đã từng bước khắc phục và nhanh chóng đổi mới phương thức kinh doanh, dần dần cải thiện được đời sống cán bộ công nhân viên trong công ty. Điều này thể hiện thông qua một số chỉ tiêu trong bảng sau: Mét sè chØ tiªu ph¶n ¸nh kÕt qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty §¬n vÞ: VN§ ChØ tiªu N¨m 2002 N¨m 2003 N¨m 2004 1. Doanh thu thuÇn 141.393.855.043 153.185.144.891 220.483.363.388 2. Lîi nhuËn tr­íc thuÕ 352.553.080 450.360.000 667.593.366 3. Nép ng©n s¸ch 113.788.000 145.131.101 223.783.589 4. Thu nhËp b×nh qu©n (ng­êi/th¸ng) 850.000 1.150.000 1.500.000 2. Chøc n¨ng, nhiÖm vô: Là một công ty cổ phần, công ty phải đảm bảo hoàn thành các nhiệm vụ sau: - Quản lý và sử lý vốn đúng chế độ hiện hành, phải tự trang trải về tài chính, đảm bảo kinh doanh có lãi. - Nắm bắt khả năng kinh doanh, nhu cầu tiêu dùng của thị trường để đưa ra các biện pháp kinh doanh có hiệu quả nhất, đáp ứng đầy đủ yêu cầu của khách hàng nhằm thu lợi nhuận tối đa. - Chấp hành và thực hiện đầy đủ chính sách, chế độ pháp luật của nhà nước về hoạt động kinh doanh ®¶m bảo quyền lợi hợp pháp của các cổ đông và người lao động. 3. §Æc ®iÓm tæ chøc s¶n xuÊt, tæ chøc qu¶n lÝ cña c«ng ty cæ phÇn vËt t­ n«ng nghiÖp Ph¸p V©n: 3.1 §Æc ®iÓm tæ chøc kinh doanh: Công ty cổ phần vật tư nông nghiệp Pháp Vân thuộc loại hình doanh nghiệp thương mại nên công việc kinh doanh chủ yếu của công ty là mua vào và bán ra nên công tác tổ chức kinh doanh là tổ chức qui trình luân chuyển hàng hoá chứ không phải là công nghệ sản xuất như ở đơn vị sản xuất. Qui trình lưu chuyển hàng hoá của công ty được thể hiện dưới dạng sơ đồ sau: Mua vµo Dự trữ Bán ra + Thị trường đầu vào: Công ty chủ yếu là mua hàng của tổng công ty. Ngoài ra, công ty còn mua hàng từ các nhà cung cấp bên ngoài, do phòng kinh doanh đảm nhiệm việc tìm kiếm nguồn hàng và đánh giá nhà cung cấp. + Thị trường đầu ra ( tiêu thụ ) : Sau khi nhận hàng từ tổng công ty hoặc nhà cung cấp khác công ty giao hàng cho các trạm, các cửa hàng ở địa phương hoặc bán trực tiếp tại cảng, kho của công ty. Trước kia khách hàng của công ty thường bó hẹp trong phạm vi miền Bắc thì nay công ty đã mở rộng thị trường tiêu thụ ở cả phía Nam. Công ty luôn bám sát nhu cầu phân bón từng vùng, từng vụ để ®ưa hàng kịp thời, đảm bảo về số lượng, chất lượng , giá cả. Công ty liên tục mở rộng mạng lưới tiêu thụ bán lẻ tới nông dân thông qua các đại lý. Hiện nay, công ty đã có trên 50 đại lý, và đang có kế hoạch mở rộng hơn nữa. 3.2 §Æc ®iÓm tæ chøc qu¶n lÝ: Từ chức năng , nhiệm vụ, đặc điểm qui trình hoạt động kinh doanh của công ty cũng như nhu cầu thực tiễn của thị trường có nhiều biến động và sự cạnh tranh. Đòi hỏi công ty phải có bộ máy tổ chức kinh doanh phù hợp, đảm bảo tham mưu cho lãnh đạo công ty trên các mặt công tác, quản lý cán bộ, lao động, tình hình tài sản…của công ty, từ đó đưa ra các quyết định kinh doanh đúng đắn, đảm bảo sự bình ổn và phát triển cho công ty. Công ty cổ phần vật tư nông nghiệp Pháp Vân là công ty có số lượng nhân viên không nhiều nên bộ máy lãnh đạo gọn nhẹ, đơn giản, đơn giản nhưng làm việc có hiệu quả, tiết kiệm chi phí cho công ty. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty đã có sự thay đổi kể từ khi công ty được cổ phần hoá và bao gồm có: Hội đồng quản trị Ban giám đốc Các phòng ban khác của công ty Các cửa hàng và trạm trực thuộc Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty được khái quát theo sơ đồ sau: S¬ ®å 6: M« h×nh tæ chøc bé m¸y qu¶n lý Héi ®ång qu¶n trÞ Ban gi¸m ®èc Phßng kÕ ho¹ch Vµ kinh doanh Phßng kÕ to¸n-tµi chÝnh Phßng tæ chøc Hµnh chÝnh Tr¹m kinh doanh Tæng hîp , cöa hµng Hội đồng quản trị: là cơ quan quản lý của công ty. Hội đồng quản trị có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty. Ban Giám đốc gồm 1 Giám đốc và 1 phó giám đốc + Giám đốc điều hành kiêm chủ tịch hội đồng quản trị do hội đồng quản trị bổ nhiệm, chịu trách nhiệm trước HĐQT trong việc quản lý và điều hành mọi hoạt động kinh doanh của công ty với tư cách là thủ trưởng đơn vị. + Giám đốc là người đứng đầu bộ máy điều hành , chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh của công ty, là người đại diện cho quyền lợi và nghĩa vụ của công ty trước pháp luật. + Giám đốc có quyền quyết định tổ chức bộ máy điều hành và mọi vấn đề hàng ngày của công ty ngoại trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của HĐQT và đại hội cổ đông đã được ấn định trong điều lệ công ty. + Phó giám đốc là người giúp việc cho giám đốc, giúp giám đốc ®iều hành một số lĩnh vực công tác của công ty như phụ trách lao động, tiền lương, khen thưởng, kỉ luật, làm tham mưu cho giám đốc về đầu tư kinh doanh và sẽ điều hành mọi công việc của công ty khi giám đốc đi vắng. - Phòng tổ chức hành chính : có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhân sự toàn công ty, làm tham mưu cho giám đốc trong khâu tổ chức cán bộ , lao động, và thực hiện các chính sách, chế độ với người lao động…làm công tác hành chính soạn thảo văn bản, công văn, lưu trữ. Phòng tổ chức hành chính thực hiện việc xây dựng kế hoạch quản lý công tác tổ chức,lao động, tiền lương, định mức lao động, bảo hiểm xã héi, xây dựng qui chế của công ty, quản lý công tác đào tạo, nâng bậc lương cho công nhân viên, theo dõi kí kết hợp đồng lao động, quản lý hồ sơ cán bộ công nhân viên, giải quyết thủ tục tuyển dụng, thôi việc và quản lý công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật. - Phòng kế hoạch kinh doanh: Có nhiệm vụ thu thập thông tin tài liệu, phân tích tình hình thực tế của công ty với nhu cầu hàng hoá trên thị trường, xem xét các phương án kinh doanh có tính khả thi rồi lập kế hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh. Phòng kế hoạch kinh doanh còn có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc trong việc mua bán, trực tiếp lập và theo dõi các hợp đồng mua bán, xác định giá bán, điều tiết vận chuyển hàng hoá một cách hợp lý. - Phòng kế toán tài chính: tổ chức thực hiện công tác kế toán, thống kê tình hình tài chính của công ty. Phòng kế toán tài chính có nhiệm vụ quản lý nguồn vốn, lập kế hoạch chi tiêu tài chính, quản lý chi tiêu theo chế độ của nhà nước, làm tham mưu cho giám đốc trong việc quản lý tình hình tài chính của công ty. Theo định kỳ, hàng quí, hàng năm kế toán phải thực hiện quyết toán gửi các báo cáo tài chính lên cơ quan cấp trên và nộp các khoản ngân sách cho nhà nước theo qui định, đồng thời phải kiểm tra tình hình tài chính ở các đơn vị trực thuộc. - Tại các trạm và cửa hàng: Các trạm kinh doanh, các cửa hàng (được coi là đơn vị trực thuộc công ty) hoạt động theo chế độ hạch toán phụ thuộc và được coi là khách hàng quan hệ với công ty trên cơ sở bình đẳng, cộng tác II. T×nh h×nh vÒ c«ng t¸c h¹ch to¸n kÕ to¸n t¹i c«ng ty cæ phÇn vËt t­ n«ng nghiÖp Ph¸p V©n: 1. §Æc ®iÓm tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n: * Kế toán trưởng ( kiêm trưởng phòng tài chính kế toán) : Là người do chủ tịch hội đồng quản trị bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng kỷ luật theo đề nghị của giám đốc. Kế toán trưởng phải chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị công ty và pháp luật về tổ chức nhiệm vụ của mình. Chức năng nhiệm vụ của kế toán trưởng : Phụ trách phòng thực hiện công tác hạch toán kế toán, quản lý vốn, tµi sản, thu chi các quĩ theo đúng chế độ nhà nước qui định. Tổng hợp báo cáo tài chính, thông tin kịp thời giúp giám đốc nắm nhanh các hoạt động tài chính của công ty, báo cáo gửi lên các cơ quan cấp trên đúng thời hạn. Kết hợp cùng phòng kế hoạch kinh doanh giúp giám đốc tham khảo trong việc mua bán hàng hoá, làm thủ tục thanh lý các hợp đồng mua hàng. Cùng tổ công nợ giải quyết các tồn tại về công nợ cũ. Theo dõi hoạt động tài chính ở các trạm * Kế toán tiền mặt (kiêm kế toán tiền lương và các khoản phải trả khác) Viết phiếu thu-chi tiền mặt : TK111 Tập hợp chi phí : TK642 Theo dõi phải thu, phải trả : TK338 Theo dõi tiền lương : TK334 Theo dõi các khoản thu chi cho các trạm, cửa hàng. Cuối tháng lập báo cáo chi phí trình giám đốc. * Kế toán hàng hoá. Theo dõi mua hàng : TK331, TK156 . Thêo dõi bán hàng, viết phiếu xuất hàng : TK131 Theo dõi công nợ, hàng hoá, cuối tháng báo cáo chi tiết tổng nợ khách hàng, trình giám đốc. Lưu trữ hợp đồng, thanh lý hợp đồng mua bán, biên bản làm việc, mua hàng của trạm. Tập hợp doanh thu bán hàng : TK511 Theo dõi việc thu nộp ngân sách : TK333, TK133 Tổng hợp mua vào, bán ra theo từng lô hàng- Báo cáo Giám đốc , báo cáo thống kê. * Kế toán ngân hàng ( Kiêm kế toán tài sản cố định) Theo dõi tiền gửi ngân hàng : TK112 Theo dõi tiền vay ngân hàng : TK311, cuối tháng báo cáo tình hình vay, trả, số dư tiền vay- trình Giám đốc. Theo dõi tình hình tăng giảm tài sản cố định: TK211 Trích khấu hao cơ bản : TK214 Tập hợp các khoản doanh thu hoạt động tài chính, chi phí hoạt động tài chính : TK515, TK635, TK711, TK811. Báo cáo thống kê định kỳ. * Thủ quĩ: Thu chi hàng ngày theo đúng chứng từ gốc lãnh đạo công ty duyệt . Cuối ngày cập nhật thu chi- rút số dư tồn quĩ . Niêm phong két, khoá cửa cẩn thận khi ra về. Khi cần thiết các điểm báo nộp tiền ngoài giờ phải trực tiếp đáp ứng đầy đủ. * KÕ to¸n c¸c tr¹m: C¸c tr¹m kh«ng tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n riªng mµ chỉ bố trí nhân viên là người trực tiếp thu tiền và giao hàng cho khách. Cuối tháng gửi báo cáo bán hàng lên cho phòng kế toán công ty để tập hợp số liệu. Như vậy, hình thức kế toán tâp trung rất phù hợp với công ty vì nó đảm bảo chỉ đạo tập trung thống nhất, trực tiếp của kế toán trưởng cũng như sự chỉ đạo kịp thời của lãnh đạo công ty với toàn bộ hoạt động kinh doanh cũng như công tác kế toán của công ty. S¬ ®å 7: M« h×nh tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n KÕ to¸n tr­ëng (Kiªm tr­ëng phßng) KÕ to¸n ng©n hµng, TSC§ KÕ to¸n hµng ho¸ KÕ to¸n tiÒn mÆt, tiÒn l­¬ng vµ c¸c kho¶n ph¶i tr¶ kh¸c Thñ qòy KÕ to¸n ë c¸c tr¹m, cöa hµng 2. Tæ chøc vËn dông chÕ ®é kÕ to¸n: ChÕ ®é kÕ to¸n c«ng ty ¸p dông hiÖn nay theo quyÕt ®Þnh sè 1141 TC/C§KT ban hµnh ngµy 1/11/1995 cña BTC cã söa ®æi bæ sung cho phï hîp víi ho¹t ®éng kinh doanh cña c«ng ty. - Niªn ®é kÕ to¸n cña c«ng ty tõ ngµy 1/1 ®Õn 31/12 - Kú kÕ to¸n: quÝ - §¬n vÞ tiÒn tÖ sö dông trong viÖc ghi chÐp kÕ to¸n VN§, nguyªn t¾c chuyÓn ®æi c¸c ®¬n vÞ tiÒn tÖ kh¸c sang VN§ theo tû gi¸ thùc tÕ do ng©n hµng nhµ n­íc ViÖt Nam c«ng bè t¹i thêi ®iÓm ph¸t sinh nghiÖp vô. - Chøng tõ ban ®Çu: C«ng ty sö dông c¸c chøng tõ theo ®óng qui ®Þnh cña chÕ ®é. Bao gåm c¸c chøng tõ liªn quan ®Õn 5 chØ tiªu sau: Lao ®éng tiÒn l­¬ng. TiÒn tÖ. Hµng tån kho. B¸n hµng. Tµi s¶n cè ®Þnh. - HÖ thèng tµi kho¶n: + Lo¹i 1: TK111, 112, 131, 133, 138, 139, 141, 156. + Lo¹i 2: TK211, 214. + Lo¹i 3: TK311, 333, 334, 338. + Lo¹i 4: TK 411, 413, 414, 421, 431. + Lo¹i 5: TK511, 515, 521, 531, 532. + Lo¹i 6: TK632, 635, 642. + Lo¹i 7: TK711. + Lo¹i 8: TK811. + Lo¹i 9: TK911. C¸c tµi kho¶n ngoµi b¶ng: 004, 007, 009. - H×nh thøc sæ kÕ to¸n ¸p dông t¹i c«ng ty: HiÖn nay, c«ng ty ¸p dông h×nh thøc NhËt kÝ- Chøng tõ. Bao gåm c¸c sæ sau: + Sæ kÕ to¸n tæng hîp bao gåm 2 sæ: Sæ NhËt kÝ- Chøng tõ vµ c¸c b¶ng kª, b¶ng ph©n bæ. Sæ c¸i. Sæ NhËt kÝ – Chøng tõ cã c¸c sæ: NK-CT sè1, 2, 4, 5, 6,7, 8, 9 B¶ng kª bao gåm: B¶ng kª sè 1, 2, 6, 8, 11 B¶ng ph©n bæ gåm: B¶ng ph©n bæ sè 3, 1 + Sæ kÕ to¸n chi tiÕt: §­îc më cho tÊt c¶ c¸c tµi kho¶n cÊp 1 cÇn ghi chÐp chi tiÕt nh»m cung cÊp th«ng tin kÕ to¸n cô thÓ phôc vô yªu cÇu qu¶n lÝ kinh tÕ tµi chÝnh néi bé c«ng ty. Ch¼ng h¹n: Sæ chi tiÕt mua hµng, Sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n, Sæ chi tiÕt b¸n hµng, Sæ chi tiÕt thanh to¸n víi kh¸ch hµng, Sæ chi tiÕt x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh S¬ ®å 3: Tr×nh tù ghi sæ cña c«ng ty cæ phÇn vËt t­ n«ng nghiÖp Ph¸p V©n Chøng tõ gèc B¶ng kª B¶ng ph©n bæ NhËt kÝ- Chøng tõ Sæ kÕ to¸n chi tiÕt B¸o c¸o quÜ hµng ngµy Sæ c¸i B¶ng tæng hîp chi tiÕt B¶ng c©n ®èi kÕ to¸n vµ c¸c B¸o c¸o kÕ to¸n kh¸c Ghi chó: Ghi hµng ngµy Ghi cuèi th¸ng KiÓm tra, ®èi chiÕu sè liÖu - B¸o c¸o tµi chÝnh t¹i c«ng ty: C«ng ty nép b¸o c¸o cho cÊp trªn theo quÝ, BCTC cña c«ng ty gåm 4 lo¹i: B¶ng c©n ®èi kÕ to¸n, B¸o c¸o kÕt qu¶ ho¹t ®«ng kinh doanh, B¸o c¸o l­u chuyÓn tiÒn tÖ, ThuyÕt minh b¸o c¸o tµi chÝnh - Ph­¬ng ph¸p kÕ to¸n tµi s¶n cè ®Þnh: + Nguyªn gi¸ TSC§ ®¸nh gi¸ theo gi¸ thùc tÕ + Ph­¬ng ph¸p khÊu hao ¸p dông: KhÊu hao theo ®­êng th¼ng - Ph­¬ng ph¸p kÕ to¸n hµng tån kho: + Nguyªn t¾c ®¸nh gi¸ theo gi¸ thùc nhËp + Ph­¬ng ph¸p x¸c ®Þnh trÞ gi¸ hµng tån kho: Ph­¬ng ph¸p kiÓm kª th­êng xuyªn + Ph­¬ng ph¸p x¸c ®Þnh trÞ gi¸ vèn hµng xuÊt kho theo gi¸ thù tÕ ®Ých danh III. Thùc tr¹ng c«ng t¸c kÕ to¸n b¸n hµng vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ b¸n hµng ë C«ng ty cæ phÇn vËt t­ n«ng nghiÖp Ph¸p V©n C«ng ty cæ phÇn vËt t­ n«ng nghiÖp Ph¸p V©n lµ ®¬n vÞ th­¬ng m¹i ho¹t ®éng trong lÜnh vùc kinh doanh ph©n bãn lµ chñ yÕu. Ngoµi ra C«ng ty cßn kinh doanh c¶ nh÷ng hµng ho¸ vµ dÞch vô kh¸c nh­: ®­êng kÝnh, ng« h¹t, bao b×, dÞch vô vËn chuyÓn, dÞch vô cho thuª kho b·i,.. Trong ph¹m vi cña bµi viÕt nµy em kh«ng thÓ ®Ò cËp hÕt ®­îc tÊt c¶ c¸c vÊn ®Ò liªn quan ®Õn tiªu thô vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô t¹i C«ng ty mµ chØ tr×nh bµy nh÷ng vÊn ®Ò vÒ h¹ch to¸n tiªu thô hµng ho¸ vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô hµng ho¸, c¸c hµng ho¸ ®ã bao gåm: §¹m Urª, ph©n kali, ph©n NPK… 1. §Æc ®iÓm tiªu thô hµng ho¸ t¹i c«ng ty cæ phÇn vËt t­ n«ng nghiÖp ph¸p v©n. 1.1. §Æc ®iÓm hµng ho¸ tiªu thô. C«ng ty cã chøc n¨ng nhiÖm vô chÝnh lµ kinh doanh ph©n bãn nªn mÆt hµng chñ yÕu cña C«ng ty lµ ph©n bãn, bao gåm: Ph©n DAP, ®¹m Ure, ph©n Kali, ph©n sunphat, ph©n NPK.., Ngoµi ra cßn kinh doanh mét sè mÆt hµng kh¸c nh­: ®ç t­¬ng, ®ç h¹t, l¹c, ®­êng kÝnh… C¸c mÆt hµng cña C«ng ty cã ®Æc ®iÓm chung lµ cã thêi h¹n sö dông, dÔ bÞ mèc, bÞ ch¶y n­íc chÝnh v× vËy mµ qu¸ tr×nh b¶o qu¶n ph¶i ®­îc tiÕn hµnh mét c¸ch cÈn thËn vµ khoa häc. 1.2. Ph­¬ng thøc b¸n hµng. Do hµng ho¸ cña C«ng ty cã ®Æc ®iÓm trªn nªn C«ng ty ph¶i lùa chän c¸c ph­¬ng thøc tiªu thô thÝch hîp cho hµng ho¸ quay vßng nhanh ®Ó võa t¨ng hiÖu qu¶ sö dông ®ång vèn võa tr¸nh hµng qu¸ h¹n, hµng háng. C«ng ty ¸p dông nhiÒu ph­¬ng thøc tiªu thô kh¸c nhau, ®ã lµ: + Ph­¬ng thøc b¸n hµng qua kho theo hîp ®ång kinh tÕ ký kÕt gi÷a C«ng ty vµ kh¸ch hµng: Theo ph­¬ng thøc nµy, th«ng th­êng C«ng ty b¸n hµng qua kho theo c¸ch giao hµng trùc tiÕp t¹i kho cho ng­êi mua, C«ng ty kh«ng chÞu tr¸ch nhiÖm vËn chuyÓn. Tuy nhiªn nÕu kh¸ch hµng cã nhu cÇu, C«ng ty sÏ ®¶m nhËn vËn chuyÓn vµ ®­a hµng tíi ®Þa ®iÓm cña bªn mua. Chi phÝ vËn chuyÓn bèc dì sÏ do kh¸ch hµng ph¶i tr¶. + Ph­¬ng thøc b¸n hµng qua hÖ thèng c¸c tr¹m cña C«ng ty: Hµng ho¸ chñ yÕu lµ b¸n lÎ, nh©n viªn cña tr¹m lµ ng­êi trùc tiÕp thu tiÒn vµ giao hµng cho kh¸ch hµng. B¸n hµng theo ph­¬ng thøc nµy nh»m phôc vô trùc tiÕp cho ng­êi tiªu dïng vµ ®¸p øng nhu cÇu thÞ tr­êng. + Ph­¬ng thøc b¸n hµng giao th¼ng kh«ng qua kho cã tham gia thanh to¸n: Theo ph­¬ng thøc nµy, C«ng ty cö c¸n bé ë phßng kÕ ho¹ch kinh doanh ®Õn nhËn hµng trùc tiÕp cña bªn b¸n t¹i c¶ng, kiÓm nghiÖm vµ lËp biªn b¶n giao nhËn, biªn b¶n giao nhËn víi tµu, sau ®ã C«ng ty giao hµng trùc tiÕp cho bªn mua. 2. Thùc tr¹ng h¹ch to¸n tiªu thô hµng ho¸ t¹i c«ng ty cæ phÇn vËt t­ n«ng nghiÖp ph¸p v©n. 2.1. Chøng tõ kÕ to¸n sö dông. Chøng tõ sö dông. Hîp ®ång kinh tÕ. - Ho¸ ®¬n GTGT, ho¸ ®¬n kiªm phiÕu xuÊt kho, phiÕu xuÊt kho, phiÕu xuÊt kho kiªm vËn chuyÓn néi bé. PhiÕu thu, phiÕu chi. GiÊy b¸o nî, giÊy b¸o cã cña ng©n hµng. B¸o c¸o b¸n hµng cña c¸c tr¹m. Chøng tõ kh¸c cã liªn quan. Qu¸ tr×nh lu©n chuyÓn chøng tõ h¹ch to¸n tiªu thô hµng ho¸. C«ng t¸c tæ chøc chøng tõ trong h¹ch to¸n tiªu thô hµng ho¸ phô thuéc vµo ph­¬ng thøc tiªu thô hµng ho¸ t¹i C«ng ty. a. Ph­¬ng thøc b¸n hµng qua kho theo hîp ®ång kinh tÕ ký kÕt gi÷a C«ng ty vµ kh¸ch hµng; Trªn c¬ së hîp ®ång kinh tÕ ký kÕt gi÷a C«ng ty vµ kh¸ch hµng, phßng kÕ ho¹ch kinh doanh lËp Ho¸ ®¬n GTGT vµ phiÕu xuÊt kho göi lªn phßng kÕ to¸n ®Ó kÕ to¸n tr­ëng duyÖt ký vµ giao cho kh¸ch hµng ®i lÊy hµng. Ho¸ ®¬n GTGT ®­îc lËp thµnh 3 liªn theo mÉu sau: T¹i phßng kÕ to¸n, c¨n cø vµo Ho¸ ®¬n GTGT, phiÕu xuÊt kho kÕ to¸n ghi vµo sæ chi tiÕt b¸n hµng, sæ theo dâi l« hµng vµ lµm thñ tôc thanh to¸n. NÕu kh¸ch hµng tr¶ tiÒn ngay th× kÕ to¸n tiÒn mÆt c¨n cø vµ Ho¸ ®¬n GTGT lËp phiÕu thu tiÒn mÆt vµ vµo sæ chi tiÕt tiÒn mÆt, b¶ng kª sè 1. NÕu kh¸ch hµng tr¶ b»ng chuyÓn kho¶n, c¨n cø vµ giÊy b¸o cã cña ng©n hµng kÕ to¸n ghi sæ chi tiÕt tiÒn göi ng©n hµng, b¶ng kª sè 2. NÕu kh¸ch hµng ch­a thanh to¸n ngay kÕ to¸n ghi sæ chi tiÕt ph¶i thu kh¸ch hµng, b¶ng kª sè 11. b. Ph­¬ng thøc b¸n hµng qua hÖ thèng c¸c tr¹m cña C«ng ty” B¸n hµng t¹i c¸c tr¹m chñ yÕu lµ b¸n lÎ, C«ng ty coi c¸c tr¹m võa lµ ®¬n vÞ trùc thuéc võa lµ kh¸ch hµng cña m×nh, c¸c tr¹m b¸n theo ®óng gi¸ C«ng ty quy ®Þnh ®Ó h­ëng hoa hång. Khi C«ng ty xuÊt hµng cho c¸c tr¹m phßng kÕ to¸n lËp phiÕu xuÊt kho kiªm vËn chuyÓn néi bé cïng víi lÖnh ®iÒu ®éng néi bé dïng lµm chøng tõ ®i ®­êng. PhiÕu xuÊt kho kiªm vËn chuyÓn néi bé cã mÉu nh­ trang sau Cø cuèi th¸ng c¸c tr¹m l¹i göi b¸o c¸o b¸n hµng lªn cho phßng kÕ to¸n C«ng ty ®Ó tËp hîp sè liÖu, b¸o c¸o b¸n hµng cã mÉu nh­ sau MÉu sè 4: B¸o c¸o b¸n hµng B¸o c¸o b¸n hµng T¹i tr¹m kinh doanh tæng hîp Hµ t©y Th¸ng 12 n¨m 2004 STT Tªn hµng ho¸ §¬n vÞ tÝnh Sè l­îng TrÞ gi¸ b¸n §¬n gi¸ TiÒn hµng ThuÕ GTGT A B C 1 2 3 4 1. 2. §¹m Urea Quata §¹m Urea UAE TÊn TÊn 50 15.2 2.260.000 2.160.000 113.000.000 32.832.000 5.380.952 1.563.428 Céng 145.832.000 6.944.380 Phô tr¸ch tr¹m KÕ to¸n tr­ëng §· ký §· ký Sau khi c¸c tr¹m göi b¸o c¸o lªn C«ng ty, C«ng ty lËp ho¸ ®¬n GTGT göi cho c¸c tr¹m ®Ó tÝnh thuÕ GTGT ®Çu vµo ®­îc khÊu trõ, v× c¸c tr¹m b¸n ®óng gi¸ theo quy ®Þnh cña C«ng ty nªn c¸c tr¹m kh«ng ph¶i nép thuÕ GTGT v× thuÕ GTGT ®Çu ra b¨ng thuÕ GTGT ®Çu vµo ho¸ ®¬n GTGT cã mÉu nh­ sau: c. Ph­¬ng thøc b¸n hµng giao th¼ng kh«ng qua kho cã tham gia thanh to¸n: C¨n cø vµo biªn b¶n giao nhËn víi tµu sau khi nhËn hµng mÆc dï kh«ng nhËn kho nh­ng phßng kÕ to¸n vÉn lËp phiÕu nhËp kho, thñ kho vÉn ghi thÎ kho, kÕ to¸n vÉn ghi sæ theo dâi l« hµng. C¨n cø vµo hîp ®ång kinh tÕ ký kÕt víi kh¸ch hµng phßng kÕ to¸n kinh doanh lËp Ho¸ ®¬n GTGT kiªm phiÕu xuÊt kho. Ho¸ ®¬n kiªm phiÕu xuÊt kho cã mÉu nh­ sau: 2.2. Tµi kho¶n sö dông §Ó h¹ch to¸n tiªu thô hµng ho¸ kÕ to¸n sö dông c¸c tµi kho¶n sau: - TK 511 “Doanh thu cung cÊp hµng ho¸ vµ dÞch vô” Tµi kho¶n 511 kh«ng ®­îc chi tiÕt riªng cho hµng ho¸, dÞch vô. - TK 521 “ChiÕt khÊu th­¬ng m¹i” C«ng ty sö dông ®Ó ph¶n ¸nh chiÕt khÊu thanh to¸n mµ kh¸ch hµng ®­îc h­ëng khi thanh to¸n tr­íc thêi h¹n. - TK 531 “Hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i” - TK 532 “Gi¶m gi¸ hµng b¸n” - TK 632 “Gi¸ vèn hµng b¸n” - Ngoµi ra cßn tµi kho¶n kh¸c nh­: TK 111 – TiÒn mÆt, TK 112 – TiÒn göi ng©n hµng, TK 131 - Ph¶i thu cña Kh¸ch hµng… 2.3. Sæ s¸ch kÕ to¸n sö dông - Sæ chi tiÕt b¸n hµng: Ph¶n ¸nh doanh thu b¸n hµng vµ c¸c kho¶n gi¶m trõ doanh thu b¸n hµng. - Sæ chi tiÕt thanh to¸n víi kh¸ch hµng: Theo dâi chi tiÕt t×nh h×nh thanh to¸n cña tõng kh¸ch hµng. - NhËt ký – chøng tõ sè 8 - B¶ng kª 11: Tæng hîp h×nh thanh to¸n víi kh¸ch hµng tõ sæ chi tiÕt thanh to¸n víi kh¸ch hµng. - Sæ theo dâi l« hµng: Ghi chÐp sù biÕn ®éng nhËp xuÊt tån cña hµng ho¸ c¶ vÒ mÆt hiÖn vËt vµ gi¸ trÞ theo tõng l« hµng. - Sæ tæng hîp TK 632: Theo dâi ph¸t sinh Nî vµ Cã TK 632 theo quý. - Sæ c¸i c¸c TK 511, 521,, 531, 532, 632 - C¸c sæ s¸ch cã liªn quan. 2.4. Thùc tÕ h¹ch to¸n tiªu thô hµng ho¸ t¹i C«ng ty cæ phÇn vËt t­ n«ng nghiÖp Ph¸p V©n 2.4.1 H¹ch to¸n doanh thu b¸n hµng 2.4.1.1 Ph­¬ng thøc h¹ch to¸n. V× C«ng ty cã 3 ph­¬ng thøc tiªu thô kh¸c nhau mµ mçi ph­¬ng thøc tiªu thô cã mét c¸ch h¹ch to¸n doanh thu kh¸c nhau nªn em sÏ tr×nh bµy phÇn ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n doanh thu b¸n hµng theo c¸c ph­¬ng thøc tiªu thô. a. Ph­¬ng thøc b¸n hµng qua kho theo hîp ®ång kinh tÕ ký kªt gi÷a C«ng ty vµ kh¸ch hµng. Trªn c¬ së hîp ®ång kinh tÕ ký kÕt gi÷a C«ng ty víi kh¸ch hµng, phßng kÕ ho¹ch kinh doanh lËp Ho¸ ®¬n GTGT vµ phiÕu xuÊt kho chuyÓn lªn cho kÕ to¸n tr­ëng ký duyÖt (Ho¸ ®¬n GTGT vµ phiÕu xuÊt kho cã mÉu nh­ trªn) T¹i phßng kÕ to¸n, c¨n cø vµo ho¸ ®¬n GTGT kÕ to¸n ghi nhËn doanh thu b¸n hµng vµ thuÕ GTGT ph¶i nép (lÊy vÝ dô lµ ho¸ ®¬n GTGT mÊu sè 1, ®¬n vÞ ®ång ViÖt Nam). Nî TK 131 22.600.000 Nî TK 111, 112 – NÕu kh¸ch hµng thanh to¸n ngay Cã TK 511 21.523.810 Cã TK 3331 1.076.190 b. Ph­¬ng thøc b¸n hµng th«ng qua hÖ thèng c¸c tr¹m cña C«ng ty - Khi xuÊt hµng cho c¸c tr¹m c¨n cø vµo PhiÕu xuÊt kho kiªm vËn chuyÓn néi bé kÕ to¸n ghi: Nî TK 156 – Kho cña tr¹m 135.600.000 Cã TK 156 – Kho cña C«ng ty 135.600.000 - Cuèi th¸ng lËp B¸o c¸o b¸n hµng göi vÒ C«ng ty, sau ®ã C«ng ty l¹i lËp ho¸ ®¬n GTGT ®èi víi nh÷ng hµng ho¸ ®­îc tiªu thô göi cho c¸c tr¹m ®Ó c¸c tr¹m kh«ng ph¶i nép thuÕ GTGT. KÕ to¸n cña C«ng ty c¨n cø vµo ho¸ ®¬n GTGT ®· lËp ®Ó ghi vµo sæ chi tiÕt doanh thu ®Þnh kho¶n nh­ sau: Nî TK 131 (chi tiÕt tr¹m) 145.832.000 Cã TK 511 138.887.620 Cã TK 3331 6.944.380 c. Ph­¬ng thøc b¸n hµng giao th¼ng kh«ng qua kho cã tham gia thanh to¸n - Khi hµng vÒ mÆc dï ch­a nhËp kho nh­ng phßng kÕ ho¹ch vÉn lËp phiÕu nhËp kho cho c¶ l« hµng, kÕ to¸n c¨n cø vµo phiÕu nhËp kho vÉn ghi bót to¸n nhËp kho nh­ sau: Nî TK 156 2.104.762 x 3.000 = 6.314.286.000 Nî TK 133 315.714.300 Cã TK 331 6.630.000.300 Cã TK 111, 112, - NÕu thanh to¸n ngay cho nhµ cung cÊp. - Khi kh¸ch hµng ®Õn nhËn hµng phßng kÕ ho¹ch c¨n cø vµo sè l­îng kh¸ch hµng ®Æt tr­íc ®Ó lËp ho¸ ®¬n kiªm phiÕu xuÊt kho, kÕ to¸n ghi sæ chi tiÕt doanh thu ®Þnh kho¶n sau: Nî TK 131 45.200.000 Nî TK 111, 112 – NÕu kh¸ch hµng thanh to¸n ngay Cã TK 511 43.047.620 Cã TK 3331 2.152.380 Sè cßn l¹i mang vÒ nhËp kho C«ng ty. 2.4. 1.2 Sæ s¸ch kÕ to¸n sö dông §èi víi mét l« hµng doanh nghiÖp cã thÓ tiªu thô theo c¶ ba ph­¬ng thøc kÓ trªn (khi hµng vÒ c¶ng c¨n cø vµo hîp ®ång kinh tÕ C«ng ty sÏ giao hµng ngay t¹i c¶ng, phÇn cßn l¹i cña l« hµng mang vÒ nhËp kho ®Ó b¸n t¹i kho hoÆc göi cho c¸c tr¹m). C«ng ty theo dâi t×nh h×nh t¨ng gi¶m hµng ho¸, doanh thu tiªu thô theo l« hµng nªn mÆc dï cã 3 ph­¬ng thøc tiªu thô kh¸c nhau nh­ng hµng ho¸ thuéc cïng mét l« sÏ ®­îc theo dâi trªn cïng mét sæ. C¨n cø vµo Ho¸ ®¬n GTGT (mÉu 1) Ho¸ ®¬n kiªm phiÕu xuÊt kho, ho¸ ®¬n GTGT, kÌm b¸o c¸o b¸n hµng cña c¸c tr¹m kÕ to¸n ghi sæ chi tiÕt b¸n hµng cho tõng l« hµng. C¨n cø vµo sæ ch._.