Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty cổ phần Thương Mại và Dịch Vụ Hà Tây

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT Thuế GTGT : Thuế giá trị gia tăng TSCĐ : Tài sản cố định CP QLDN : Chi phí quản lý doanh nghiệp CPBH : Chi phí bán hàng HH : Hàng hoá SP : Sản phẩm CP : Chi phí DN : Doanh nghiệp CP DVMN : Chi phí dịch vụ mua ngoài K/c : Kết chuyển TK : Tài khoản DTT : Doanh thu thuần GVHB : Giá vốn hàng bán HBBTL : Hàng bán bị trả lại GGHB : Giảm giá hàng bán  LỜI MỞ ĐẦU Nền kinh tế thị trường với sự điều tiết của Nhà Nước theo định hướng XHCN cùng sự chi phối của các quy luật kinh tế đặc trưng như : Quy luật giá trị, quy luật cung cầu, quy luật cạnh tranh...đã tạo nên môi trường kinh doanh hấp dẫn, sôi động nhưng cũng đầy rủi ro và không kém phần khốc liệt đối với các doanh nghiệp Việt Nam. Là tế bào của nền kinh tế, để tồn tại và phát triển đòi hỏi doanh nghiệp phải biết cách kinh doanh có hiệu quả mà biểu hiện là chỉ tiêu lợi nhuận. Song để thu được lợi nhuận thì một trong những điều kiện quan trọng là quản lý tốt hoạt động kinh doanh, giảm thiểu chi phí, đẩy mạnh tiêu thụ hàng hóa trong doanh nghiệp. Bán hàng với vai trò là một khâu quan trọng trong quá trình kinh doanh sẽ tạo điều kiện để có thể cung cấp đầy đủ thông tin cho nhà quản lý, giúp cho nhà quản lý phân tích, đánh giá lựa chọn phương án kinh doanh có hiệu quả. Xuất phát từ mặt lý luận và thực tế đặt ra cho công tác kế toán bán hàng, phần hành quan trọng và chủ yếu của kế toán thương mại và là công cụ đắc lực cho việc nâng cao hiệu quả tiêu thụ hàng hoá, sau khi đi sâu nghiên cứu tình hình thực tế tại Công ty Cổ phần Thương Mại và Dịch Vụ Hà Tây, em đã chọn đề tài : "Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty Cổ phần Thương Mại và Dịch Vụ Hà Tây " Mục tiêu của đề tài là đi sâu nghiên cứu công tác hạch toán kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng, từ đó đề ra những biện pháp giúp cho phần hành kế toán này hoàn thiện hơn. Bố cục của bài gồm 3 phần chính : Phần 1: Lý luận chung về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong các doanh nghiệp Thương Mại. Phần 2 : Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty Cổ phần Thương Mại và Dịch Vụ Hà Tây. Phần 3 : Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty Cổ phần Thương Mại và Dịch Vụ Hà Tây. PHẦN I LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TRONG CÁC DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI 1.1/ Khái niệm và ý nghĩa của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng 1.1.1/ Khái niệm về bán hàng và xác định kết quả bán hàng Bán hàng là khâu cuối cùng trong qua trình hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp thương mại, nó chính là quá trình chuyển giao quyền sở hữu về hàng hoá từ tay người bán sang tay người mua để nhận quyền sở hữu về tiền tệ hoặc quyền được đòi tiền ở người mua. Bán hàng là cầu nối trung gian giữa một bên là sản xuất - phân phối và một bên là tiêu dùng. Đứng trên góc độ luân chuyển vốn thì bán hàng là giai đoạn cuối cùng của vòng tuần hoàn vốn trong doanh nghiệp, chuyển hoá từ hình thái hàng hoá sang hình thái tiền tệ. Đồng thời bán hàng là quá trình thực hiện giá trị và sử dụng giá trị sử dụng của sản phẩm thông qua trao đổi. Trong các loại hình doanh nghiệp nói chung và trong các doanh nghiệp thương mại nói riêng thì bán hàng đóng vai trò như một mắt xích quan trọng, là cơ sở để xác định kết quả kinh doanh, là điều kiện tiên quyết giúp cho doanh nghiệp tồn tại và phát triển. Thông qua hoạt động bán hàng và việc xác định kết quả bán hàng doanh nghiệp có được doanh thu, bù đắp chi phí, nhanh chóng thu hồi vốn kinh doanh đồng thời tạo ra lợi nhuận tối đa mà vẫn được khách hàng chấp nhận. Đặc biệt trong nền kinh tế thị trường như ngày nay, bán hàng không chỉ được hiểu theo nghĩa đơn thuần mà còn được hiểu theo nghĩa rộng hơn đó là quá trình kinh tế bao gồm nhiều khâu từ việc nghiên cứu thị trường, xác định nhu cầu khách hàng, tổ chức mua và xuất bán theo yêu cầu của khách hàng nhằm đạt hiệu quả kinh tế cao nhất. 1.1.2/ Ý nghĩa của quá trình bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Trong nền kinh tế thị trường tự do cạnh tranh, bán hàng góp phần điều hoà giữa sản xuất và tiêu dùng, điều hoà nhu cầu tiêu dùng và khả năng thanh toán tạo nên sự cân đối trong từng ngành hàng sản xuất và trong toàn bộ nền kinh tế. Bên cạnh đó, bán hàng còn chức năng điều hoà cung cầu trên thị trường, tạo ra các luồng tiền - hàng chu chuyển liên tục, là yếu tố gắn kết các chủ thể kinh tế đảm bảo sự phát triển ổn định của nền kinh tế cũng như từng ngành hàng, từng doanh nghiệp trong nền kinh tế đó. Đối với mỗi doanh nghiệp, tiêu thụ là một quá trình có ý nghĩa quyết định đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp trên thị trường, là căn cứ quan trọng để doanh nghiệp lập kế hoạch sản xuất kinh doanh hợp lý về thời gian, số lượng, tìm cách phát huy thế mạnh và hạn chế những điểm yếu của mình. Kế toán là một công cụ quản lý đắc lực nhất trong hệ thống các công cụ quản lý, có nhiệm vụ thu nhận, xử lý và cung cấp toàn bộ thông tin về hoạt động kinh tế tài chính, giúp cho nhà quản lý đưa ra phương án kinh doanh tối ưu. Để đạt được hiệu quả kinh doanh cao nhất việc tổ chức công tác kế toán bán hàng, kế toán xác định kết quả bán hàng phải thật khoa học và hợp lý, phù hợp với điều kiện cũng như đặc điểm cụ thể của từng doanh nghiệp. Tăng doanh thu, giảm chi phí, thu lợi nhuận là ba chỉ tiêu hàng đầu mà tất cả các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế đặc biệt quan tâm. Làm thế nào có thể thực hiện đồng thời cả 3 chỉ tiêu trên ? Đó chính là nhiệm vụ của bán hàng và xác định kết quả bán hàng nhằm góp phát huy hiệu quả của đồng vốn, tăng khả năng nắm bắt những cơ hội của thị trường hiện nay. 1.1.3/ Nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng Bán hàng là khâu cuối cùng trong quá trình kinh doanh của một doanh nghiệp thương mại, đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Vì vậy, để quản lý tốt nghiệp vụ này, kế toán nghiệp vụ bán hàng cần phải thực hiện các nhiệm vụ chủ yếu sau : - Ghi chép và phản ánh chính xác kịp thời tình hình bán hàng của doanh nghiệp cả về số lượng, giá trị theo từng mặt hàng, nhóm hàng. Phản ánh với giám đốc về tình hình thu hồi tiền, công nợ và thanh toán công nợ phải thu ở người mua. - Tính toán chính xác giá vốn hàng hoá tiêu thụ, từ đó xác định chính xác kết quả bán hàng - Cung cấp những thông tin kinh tế cần thiết cho các bộ phận liên quan, trên cơ sở đó có những biện pháp kiến nghị nhằm hoàn thiện hoạt động kinh doanh, giúp cho ban giám đốc nắm được thực trạng, tình hình tiêu thụ hàng hoá của doanh nghiệp mình và kịp thời có những chính sách điều chỉnh thích hợp với thị trường. Định kỳ tiến hành phân tích kinh tế đối với hoạt động bán hàng, thu nhập và phân phối kết quả của doanh nghiệp. 1.1.4/ Các phương thức bán hàng Các doanh nghiệp thương mại không trực tiếp tạo ra sản phẩm, hàng hoá mà đóng vai trò trung gian giữa sản xuất và tiêu dùng. Để tạo điều kiện thuận lợi trong quan hệ mua bán, doanh nghiệp thương mại phải biết áp dụng linh hoạt các phương thức tiêu thụ sau : 1.14.1/ Phương thức bán buôn hàng hoá Bán buôn hàng hoá là phương thức bán hàng cho các đơn vị thương mại, các doanh nghiệp sản xuất để thực hiện bán ra hoặc gia công chế biến rồi bán ra. Đặc điểm của hàng hoá bán buôn là hàng hoá vẫn nằm trong lĩnh vực lưu thông, chưa đi vào tiêu dùng, do vậy giá trị sử dụng của hàng hoá chưa được thực hiện. Hàng thường được bán theo lô hàng hoặc bán với số lượng lớn, giá bán biến động tuỳ vào khối lượng hàng bán và phương thức thanh toán. Trong bán buôn thường gồm 2 phương thức sau : * Phương thức bán buôn hàng hoá qua kho : Là phương thức bán buôn hàng hoá mà trong đó hàng bán phải được xuất ra từ kho bảo quản của doanh nghiệp.Trong phương thức này có hai hình thức sau : - Bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp tại kho: Theo hình thức này khách hàng cử người mang giấy tờ uỷ nhiệm đến kho của doanh nghiệp trực tiếp nhận hàng và áp tải hàng về. Sau khi giao hàng hoá, đại diện bên mua ký nhận đã đủ hàng vào chứng từ bán hàng của bên bán đồng thời trả tiền ngay hoặc ký nhận nợ. - Bán buôn qua kho theo hình thức gửi hàng : Căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết, hoặc theo đơn đặt hang của người mua xuất kho gửi hàng cho người mua bằng phương tiện vận tải của mình hoặc thuê ngoài. Chi phí vận chuyển gửi hàng bán có thể do bên bán chịu hoặc có thẻ do bên mua chịu tuỳ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết. Hàng gửi đi bán vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp đến khi nào bên mua nhận được hàng, chứng từ và đã chấp nhận thanh toán thì quyền sở hữu hàng hoá mới được chuyển giao từ người bán sang người mua. * Phương thức bán buôn hàng hoá vận chuyển thẳng : Là phương thức bán buôn hàng hoá mà trong đó hàng hoá bán ra khi mua về từ nhà cung cấp không đem về nhập kho của doanh nghiệp mà giao bán ngay hoặc chuyển bán ngay cho khách hàng. Phương thức này có thể thực hiện theo các hình thức sau : - Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức giao hàng trực tiếp (Hình thức giao tay ba) : Doanh nghiệp thương mại bán buôn sau khi nhận hàng từ nhà cung cấp của mình thì giao bán trực tiếp cho khách hàng của mình tại địa điểm do hai bên thoả thuận. Sau khi giao hàng hoá cho khách hàng thì đại diện bên mua sẽ ký nhận vào chứng từ bán hàng và quyền sở hữu hàng hoá đã được chuyển giao cho khách hàng, hàng hoá được xác định là tiêu thụ. - Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức gửi hàng : Theo hình thức này, doanh nghiệp thương mại sau khi mua hàng, nhận hàng mua, dùng phương tiện vận tải của mình hoặc thuê ngoài để vận chuyển hàng đến giao cho bên mua ở địa điểm đã được thoả thuận. Hàng hoá chuyển bán trong trường hợp này vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thương mại. Khi nhận tiền của bên thanh toán hoặc giấy báo của bên mua đã nhận được hàng và chấp nhận thanh toán thì hàng hoá được xác định là tiêu thụ. 1.1.4.2/ Phương thức bán lẻ hàng hoá Bán lẻ hàng hoá là phương thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng hoặc các tổ chức kinh tế hoặc các đơn vị kinh tế tập thể mua về mang tính chất tiêu dùng nội bộ. Đặc điểm của hàng hoá bán lẻ là hàng hoá đã ra khỏi lĩnh vực lưu thông và đi vào lĩnh vực tiêu dùng. Giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá đã được thực hiện. Bán lẻ thường bán đơn chiếc hoặc với số lượng nhỏ, giá bán thường ổn định. Phương thức bán lẻ có các hình thức sau : * Hình thức bán lẻ thu tiền tập trung : Là hình thức mà trong đó việc thu tiền ở người mua và giao hàng cho người mua tách rời nhau. * Hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp : Theo hình thức này nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền của khách hàng và giao hàng cho khách. * Hình thức bán hàng tự phục vụ : Khách hàng sẽ tự chọn những hàng hoá mà mình cần sau đó mang đến bộ phận thu tiền để thanh toán tiền hàng, nhân viên sẽ tiến hành thu tiền và lập hoá đơn bán hàng. * Hình thức bán trả góp : Người mua được trả tiền mua hàng thành tiền cần trong 1 thời gian nhất định và người mua phải trả cho doanh nghiệp bán hàng một số tiền lớn hơn giá bán trả tiền ngay một lần 1.1.4.3/ Phương thức bán hàng đại lý Là phương thức doanh nghiệp thương mại giao hàng cho cơ sở nhận bán đại lý, ký gửi để các cơ sở này trực tiếp bán hàng. Sau khi bán được hàng, cơ sở đại lý thanh toán tiền hàng cho doanh nghiệp thương mại và được hưởng một khoản tiền gọi là hoa hồng đại lý. Số hàng chuyển giao cho các đại lý vẫn thuộc quyền sở hữu của các doanh nghiệp thương mại, đến khi nào cơ sở đại lý thanh toán tiền bán hàng hoặc chấp nhận thanh toán thì nghiệp vụ bán hàng mới hoàn thành. 1.1.4.4/ Phương thức bán hàng trả góp, trả chậm Là phương thức bán hàng mà doanh nghiệp thương mại dành cho người mua ưu đãi được trả tiền hàng trong nhiều kỳ. Doanh nghiệp thương mại được hưởng thêm khoản chênh lệch giữa giá bán trả góp và giá bán thông thường theo phương thức trả tiền ngay gọi là lãi trả góp. Khi doanh nghiệp giao hàng cho người mua, hàng hoá được xác định là đã tiêu thụ. Tuy nhiên khoản lãi trả góp chưa được ghi nhận toàn bộ mà chỉ được phân bổ dần vào doanh thu hoạt động tài chính vào nhiều kỳ sau giao dịch bán. 1.1.5/ Các phương thức thanh toán * Phương thức thanh toán trực tiếp Là phương thức thanh toán mà quyền sở hữu về tiền tệ sẽ được chuyển từ người mua sang người bán ngay sau khi quyền sở hữu hàng hoá bị chuyển giao. Thanh toán trực tiếp có thể bằng tiền mặt, ngân phiếu, séc hoặc có thể bằng hàng hoá ( nếu bán theo phương thức hàng đổi hàng ). Ở hình thức này sự vận động của hàng hoá gắn liền với sự vận động của tiền tệ. * Phương thức thanh toán trả chậm Là phương thức thanh toán mà quyền sở hữu về tiền tệ sẽ được chuyển giao sau một khoảng thời gian so với thời điểm chuyển giao quyền sở hữu về hàng hoá, do đó hình thành khoản công nợ phải thu của khách hàng. Nợ phải thu cần được hạch toán quản lý chi tiết cho từng đối tượng phải thu và ghi chép theo từng lần thanh toán. Ở hình thức này sự vận động của hàng hoá và tiền tệ có khoảng cách về không gian và thời gian. 1.2/ Nội dung của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng 1.2.1/ Kế toán doanh thu bán hàng 1.2.1.1/ Khái niệm về doanh thu bán hàng Doanh thu bán hàng là tổng giá trị được thực hiện do việc bán hàng hoá, sản phẩm, cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Tổng doanh thu bán hàng là số tiền ghi trên hoá đơn, ghi trên hợp đồng cung cấp dịch vụ. 1.2.1.2/ Thời điểm ghi nhận doanh thu bán hàng Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi thoả mãn đồng thời cả 5 điều kiện sau: - Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hoá cho người mua. - Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hoá như người sở hữu hàng hoá hoặc quyền kiểm soát hàng hoá. - Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn. - Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng. - Xác định được các khoản chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng. Doanh thu bán hàng được phân loại thành doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, doanh thu nội bộ. Trong đó doanh thu bán hàng là nguồn thu chủ yếu được xác định như sau : Doanh thu bán hàng Khối lượng hàng hoá dịch Giá bán của hàng và cung cấp dịch vụ = vụ được coi là đã tiêu thụ x hoá, dịch vụ của (của từng loại hàng hoá) (của từng loại hàng hoá) hàng hoá đó Đồng thời để xác định kết quả bán hàng ta phải tính được doanh thu thuần, tức là số chênh lệch giữa tổng số doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ với các khoản giảm trừ doanh thu : Doanh thu thuần = Doanh thu _ Các khoản giảm trừ về bán hàng bán hàng doanh thu 1.2.1.3/ Các khoản giảm trừ doanh thu Các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm : Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, giá trị hàng bán bị trả lại, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu và thuế GTGT nộp theo phương pháp trực tiếp. * Chiết khấu thương mại : Là số tiền mà doanh nghiệp đã giảm trừ hoặc đã thanh toán cho người mua do mua sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ với khối lượng lớn theo thoả thuận về chiết khấu thương mại đã ghi trên hợp đồng kinh tế mua bán hoặc cam kết mua, bán hàng. * Giảm giá hàng bán : Là số tiền giảm trừ cho khách hàng ngoài hoá đơn hay hợp đồng cung cấp dịch vụ do các nguyên nhân đặc biệt như hàng kém phẩm chất, không đúng quy cách, giao hàng không đúng thời gian, địa điểm trong hợp đồng...(do chủ quan của doanh nghiệp). Ngoài ra còn có các khoản thưởng khách hàng trong một khoảng thời gian nhất định đã tiến hành mua một khối lượng lớn sản phẩm trong một đợt. * Hàng bán bị trả lại : Là số hàng được coi là đã tiêu thụ (đã chuyển quyền sở hữu, đã thu tiền hoặc được người mua chấp nhận thanh toán) nhưng lại bị người mua từ chối và trả lại do người bán không tôn trọng hợp đồng kinh tế đã ký kết cũng như không phù hợp với yêu cầu, tiêu chuẩn, quy cách kỹ thuật, hàng kém chất lượng, không đúng chủng loại....Tương ứng với hàng bán bị trả lại là giá vốn hàng bán bị trả lại (tính theo giá vốn khi bán) và doanh thu của hàng bán bị trả lại cùng với thuế GTGT đầu ra phải nộp của hàng bán bị trả lại. * Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu, thuế GTGT nộp theo phương pháp trực tiếp: Là số thuế tính cho hàng hoá chịu thuế tiêu thụ đặc biệt, chịu thuế xuất khẩu, chịu thuế GTGT mà doanh nghiệp áp dụng phương pháp tính thuế theo phương pháp trực tiếp. 1.2.1.4/ Phương pháp xác định doanh thu bán hàng Trong thực tế, mỗi doanh nghiệp áp dụng một hình thức xác định doanh thu bán hàng khác nhau tuỳ thuộc vào phương pháp tính thuế GTGT : Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ sẽ không bao gồm thuế GTGT Đối với doanh nghiệp hàng hoá thuộc diện chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì doanh thu bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ bao gồm cả thuế GTGT. 1.2.1.5/ Chứng từ sử dụng Bao gồm các chứng từ cơ bản sau : - Hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng, hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho, phiếu xuất kho, hoá đơn bán hàng giao thẳng. - Phiếu thu tiền mặt, giấy báo Có của ngân hàng. - Giấy nộp tiền của nhân viên bán hàng. - Bảng kê bán lẻ hàng hoá. - Báo cáo bán hàng. - Các chứng từ có liên quan khác. 1.2.1.6/ Tài khoản sử dụng Căn cứ vào hệ thống tài khoản cũng như chế độ kế toán do Bộ Tài Chính ban hành, tuỳ thuộc vào từng loại hình, quy mô, đặc điểm mà mỗi doanh nghiệp lựa chọn sử dụng các tài khoản sao cho phù hợp với doanh nghiệp mình. Nhìn chung, để theo dõi, phản ánh doanh thu bán hàng trong kỳ, kế toán thường sử dụng các tài khoản sau : - TK 511 " Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ " * Tài khoản 511 phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán của hoạt động sản xuất kinh doanh từ các giao dịch và các nghiệp vụ : - Bán hàng : Bán sản phẩm do doanh nghiệp sản xuất ra, bán hàng hoá mua vào và bán bất động sản đầu tư. - Cung cấp dịch vụ : Thực hiện công việc đã thoả thuận theo hợp đồng trong một kỳ, hoặc nhiều kỳ kế toán như cung cấp dịch vụ vận tải, du lịch, cho thuê TSCĐ theo phương thức cho thuê hoạt động. * Kết cấu tài khoản Bên Nợ : Số thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu phải nộp tính trên doanh thu bán hàng thực tế của số sản phẩm, hàng hoá được cung cấp cho khách hàng và được xác định tiêu thụ trong kỳ - Doanh thu hàng bán bị trả lại kết chuyển cuối kỳ - Khoản giảm giá hàng bán kết chuyển cuối kỳ - Khoản chiết khấu thương mại kết chuyển cuối kỳ - Kết chuyển doanh thu thuần vào TK 911 Bên Có : Doanh thu bán sản phẩm, hàng hoá, bất động sản đầu tư và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp thực hiện trong kỳ. - TK 511 không có số dư cuối kỳ * Nguyên tắc hạch toán : Kế toán phản ánh vào TK 511 doanh thu của khối lượng sản phẩm, hàng hoá đã bán, dịch vụ đã cung cấp được xác định là tiêu thụ trong kỳ không phân biệt doanh thu đã thu tiền hay sẽ được thu tiền. Giá bán đơn vị hàng hoá dùng làm căn cứ tính doanh thu thực hiện trong kỳ hạch toán là giá bán thực tế, là giá ghi trong hoá đơn bán hàng và các chứng từ liên quan đến bán hàng. * Một số trường hợp không được hạch toán vào TK 511 - Trị giá hàng hoá, vật tư, bán thành phẩm xuất giao cho bên ngoài gia công chế biến. - Trị giá sản phẩm, bán thành phẩm, dịch vụ, cung cấp giữa các đơn vị thành viên trong một công ty, tổng công ty hạch toán toàn ngành (sản phẩm, bán thành phẩm, dịch vụ tiêu thụ nội bộ) - Số tiền thu được về nhượng bán, thanh lý TSCĐ. - Trị giá sản phẩm, hàng hoá đang gửi bán, dịch vụ hoàn thành đã cung cấp cho khách hàng nhưng chưa được người mua chấp nhận thanh toán. - Trị giá hàng gửi bán theo phương thức gửi bán đại lý, ký gửi (chưa được xác định là tiêu thụ) - Các khoản thu nhập khác không được coi là doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. * TK 511 có 5 tài khoản cấp 2 : TK 5111 " Doanh thu bán hàng hoá " TK 5112 " Doanh thu bán sản phẩm xây lắp hoàn thành " TK 5113 " Doanh thu cung cấp dịch vụ " TK 5114 " Doanh thu trợ cấp, trợ giá " TK 5117 " Doanh thu kinh doanh bất động sản đầu tư " - TK 512 " Doanh thu nội bộ " * Tài khoản 512 dùng để phản ánh doanh thu của số sản phẩm, hàng hoá dịch vụ tiêu thụ nội bộ doanh nghiệp. Doanh thu tiêu thụ nội bộ là lợi ích kinh tế thu được từ việc bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ nội bộ giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng một công ty, tổng công ty tính theo giá bán nội bộ. * Kết cấu tài khoản : Tương tự TK 511 * TK 512 có 3 tài khoản cấp 2 : TK 5121 " Doanh thu bán hàng hoá " TK 5122 " Doanh thu bán thành phẩm " TK 5123 " Doanh thu cung cấp dịch vụ " - TK 531 " Hàng bán bị trả lại " * TK 531 phản ánh số tiền theo giá bán hàng hoá, sản phẩm dịch vụ đã tiêu thụ bị khách hàng trả lại do không đúng quy cách, phẩm chất hoặc do vi phạm các cam kết trong hợp đồng. * Kết cấu tài khoản : Bên Nợ : Số tiền theo giá bán của hàng hoá bị trả lại. Bên Có : Kết chuyển số tiền theo giá bán của hàng hoá bị trả lại sang TK " Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ " hoặc TK " Doanh thu bán hàng nội bộ " để xác định Doanh Thu Thuần - TK 531 không có số dư cuối kỳ. - TK 532 " Giảm giá hàng bán " * TK 532 dùng để phản ánh khoản giảm giá hàng bán thực tế phát sinh và việc xử lý khoản giảm giá hàng bán trong kỳ kế toán. * Kết cấu tài khoản : Bên Nợ : Các khoản giảm giá hàng bán đã chấp nhận cho người mua hàng do hàng bán kém, mất phẩm chất hoặc sai quy cách theo quy định trong hợp đồng. Bên Có : Kết chuyển toàn bộ số tiền giảm giá sang TK " Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ " hoặc TK " Doanh thu bán hàng nội bộ " để xác định Doanh Thu Thuần - TK 532 cuối kỳ không có dư - TK 521 " Chiết khấu thương mại " * TK 521 dùng để phản ánh khoản chiết khấu thương mại mà doanh nghiệp đã giảm trừ hoặc đã thanh toán cho người mua hàng do việc người mua hàng (Sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ) với khối lượng lớn và theo thoả thuận bên bán sẽ giành cho bên mua một khoản chiết khấu thương mại (Đã ghi trên hợp đồng kinh tế mua bán hoặc các cam kết mua bán hàng) * Kết cấu tài khoản : Bên Nợ : Số chiết khấu thương mại đã chấp nhận thanh toán cho khách hàng. Bên Có : Cuối kỳ kế toán, kết chuyển toàn bộ số chiết khấu thương mại sang TK 511 " Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ " để xác định doanh thu thuần của kỳ báo cáo. - TK 521 không có số dư cuối kỳ. 1.2.1.7/ Phương pháp kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ * Phương thức bán buôn (Xem sơ đồ 01, phụ lục, trang 1) - Phương thức bán buôn hàng hoá qua kho : + Bán buôn hàng hoá qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp + Bán buôn hang hoá qua kho theo hình thức chuyển hàng - Phương thức bán buôn vận chuyển thẳng : + Bán buôn hàng hoá vận chuyển thẳng theo hình thức giao hàng trực tiếp + Bán buôn hàng hoá vận chuyển theo hình thức chuyển hàng * Phương thức bán lẻ (Xem sơ đồ 02, phụ lục, trang 2) - Bán lẻ thu tiền tập trung - Bán lẻ thu tiền trực tiếp - Bán lẻ tự phục vụ - Bán hàng tự động * Phương thức bán hàng đại lý, ký gửi Bên giao hàng đại lý xuất hàng giao cho bên nhận đại lý, ký gửi. Số hàng ký gửi vẫn thuộc sở hữu của doanh nghiệp cho đến khi chính thức tiêu thụ ( trừ trường hợp đại lý mua hẳn số sản phẩm đó). Bên nhận đại lý sẽ được hưởng thù lao dưới dạng hoa hồng hoặc chênh lệch giá. Sơ đồ kế toán bán hàng theo phương thức bán hàng đại lý, ký gửi: - Ký gửi tại đơn vị giao đại lý (Xem sơ đồ số 03, phụ lục, trang 3) - Ký gửi tại bên nhận đại lý (Xem sơ đồ số 04, phụ lục, trang 4) * Phương thức bán hàng trả góp Là phương thức bán hàng thu tiền nhiều lần. Người mua sẽ thanh toán lần đầu ngay tại thời điểm mua. Số tiền còn lại người mua chấp nhận trả dần ở các kỳ tiếp theo và phải chịu một tỷ lệ lãi suất nhất định. Thông thường số tiền trả ở các kỳ tiếp theo bằng nhau, bao gồm phần doanh thu gốc và một phần lãi trả chậm. Về mặt hạch toán, khi giao hàng cho người mua thì lượng hàng chuyển giao được coi là tiêu thụ nhưng thực chất chỉ khi nào người mua thanh toán hết tiền hàng thì doanh nghiệp mới mất quyền sở hữu. Sơ đồ kế toán bán hàng theo phương thức bán hàng trả góp (Xem sơ đồ 05, phụ lục, trang 5) 1.2.2/ Kế toán giá vốn hàng bán 1.2.2.1/ Khái niệm giá vốn hàng bán Là trị giá của sản phẩm, hàng hoá dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ. Trong doanh nghiệp thương mại, giá vốn hàng bán là số tiền thực tế mà doanh nghiệp đã bỏ ra để có được số hàng hoá đó, bao gồm trị giá mua thực tế và chi phí thu mua phân bổ cho hàng xuất bán. Trị giá vốn của Trị giá mua của Chi phí thu mua hàng bán ra = hàng xuất bán + phân bổ cho hàng trong kỳ trong kỳ xuất bán trong kỳ 1.2.2.2/ Xác định trị giá mua hàng xuất bán Hàng hoá thường được nhập từ nhiều nguồn, tại các thời điểm khác nhau do đó khi xuất kho cần tính theo trị giá xuất kho thực tế của hàng hoá đó. Tuỳ thuộc vào tính chất và đặc điểm từng doanh nghiệp mà các doanh nghiệp có thể lựa chọn các phương pháp như sau : * Phương pháp tính giá thực tế bình quân gia quyền : Theo phương pháp này, trị giá mua của hàng xuất bán được tính căn cứ vào số lượng hàng xuất bán với đơn giá thực tế bình quân gia quyền, trong đó đơn giá thực tế bình quân gia quyền được tính như sau : - Đơn giá bình quân gia quyền đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước) : Trị giá mua thực tế hàng hoá tồn đầu kỳ Đơn giá bình quân (hoặc cuối kỳ trước) gia quyền đầu kỳ = Số lượng hàng hoá tồn đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước) - Đơn giá bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ : Trị giá thực tế hàng + Trị giá thực tế hàng Đơn giá bình quân hoá tồn đầu kỳ hoá nhập trong kỳ cả kỳ dự trữ = Số lượng hàng hoá + Số lượng hàng hoá tồn đầu kỳ nhập trong kỳ - Phương pháp bình quân liên hoàn : Trị giá thực tế hàng + Trị giá thực tế hàng Đơn giá bình hoá tồn trước lần nhập n hoá nhập kho lần n quân liên hoàn = Số lượng hàng hoá + Số lượng hàng hoá tồn trước lần nhập n nhập kho lần n * Phương pháp nhập trước xuất trước : Là phương pháp mà trong đó ta phải xác định được đơn giá thực tế nhập kho theo từng lần nhập và giả thiết rằng hàng nào nhập kho trước thì sẽ xuất trước. Nguyên tắc tính : Theo đơn giá thực tế nhập trước đối với lượng hàng xuất kho thuộc lần nhập trước, số còn lại được tính theo đơn giá thực tế nhập lần tiếp theo. * Phương pháp nhập sau, xuất trước : Theo phương pháp này người ta phải xác định được đơn giá thực tế của từng lần nhập kho và giả thiết rằng hàng nào nhập kho sau thì sẽ xuất trước. Nguyên tắc tính : Căn cứ vào số lượng xuất kho để tính giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc tính theo đơn giá của lần nhập sau cùng, số còn lại được tính theo đơn giá thực tế của các lần nhập trước đó. * Phương pháp giá thực tế đích danh : Đây là phương pháp yêu cầu doanh nghiệp phải quản lý và theo dõi hàng theo từng lô hàng, khi xuất hàng thuộc lô hàng hoá nào thì căn cứ vào số lượng xuất kho và đơn giá nhập kho (đơn giá mua ) thực tế của lô hàng đó để tính giá trị thực tế xuất kho. Nguyên tắc tính : Đây là phương pháp lý tưởng nhất, nó tuân thủ theo nguyên tắc chi phí phù hợp với doanh thu thực tế. Tuy nhiên, việc áp dụng phương pháp này đòi hỏi những điều kiện rất khắt khe, chỉ có thể áp dụng được khi hàng tồn kho có thể phân biệt thành từng loại, từng thứ riêng rẽ. Đối với doanh nghiệp có nhiều loại hàng hoá thì không thể áp dụng được phương pháp này. 1.2.2.3/ Phân bổ chi phí thu mua cho hàng xuất bán Phí thu mua hàng hóa là một bộ phận quan trọng trong cơ cấu giá trị hàng hoá nhập kho. Nó được tập hợp trực tiếp hoặc gián tiếp cho số hàng mua thuộc kỳ báo cáo, cuối kỳ phân bổ cho hàng bán kỳ báo cáo 100% mức chi phí thực tế hoặc phân bổ cho giá vốn hàng bán theo tỷ lệ hàng bán ra và hàng tồn kho cuối kỳ. Công thức phân bổ như sau : Chi phí mua hàng Chi phí mua hàng Chi phí thu mua tồn đầu kỳ + phát sinh trong kỳ Trị giá mua phân bổ cho HH = x của hàng xuất xuất bán trong kỳ Trị giá mua của Trị giá mua của kho trong kỳ hàng tồn đầu kỳ + hàng nhập trong kỳ 1.2.2.4/ Chứng từ sử dụng Bao gồm : - Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho 1.2.2.5/ Tài khoản sử dụng Để phản ánh trị giá thực tế của số sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ đã được xác định tiêu thụ, kế toán sử dụng TK 632 " Giá vốn hàng bán " Kết cấu tài khoản Bên Nợ : - Phản ánh giá vốn của sản phẩm, hàng hoá tiêu thụ trong kỳ. - Hoàn nhập khoản chênh lệch dự phòng giảm giá hàng tồn kho năm nay thấp hơn năm trước. - Trị giá sản phẩm, hàng hoá hao hụt, mất mát sau khi trừ phần cá nhân bồi thường. Bên Có : - Kết chuyển trị giá vốn của sản phẩm, hàng hoá dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ để xác định kết quả ( sang TK 911 " Xác định kết quả kinh doanh ") - Phản ánh khoản chênh lệch do việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho của năm nay cao hơn năm trước. - Trị giá vốn của số hàng hoá, sản phẩm, dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ nhưng bị khách hàng trả lại. - TK 632 không có số dư cuối kỳ - Ngoài ra còn sử dụng một số TK liên quan như : TK 156, 157, 911...... 1.2.2.6/ Trình tự kế toán giá vốn hàng bán - Theo phương pháp kê khai thường xuyên (Xem sơ đồ 06, phụ lục, trang 6) - Theo phương pháp kiểm kê định kỳ (Xem sơ đồ 07, phụ lục, trang 7) 1.2.3/ Kế toán chi phí bán hàng 1.2.3.1/ Khái niệm chi phí bán hàng Là những khoản chi phí doanh nghiệp bỏ ra có liên quan đến hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá trong kỳ, là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ hao phí về lao động sống và lao động vật hoá cần thiết để phục vụ quá trình bán hàng như : Chi phí nhân viên bán hàng, chi phí dụng cụ bán hàng, hoa hồng cho các đại lý, quảng cáo sản phẩm, bảo hành, khấu hao TSCĐ dùng cho việc bán hàng và các chi phí dịch vụ mua ngoài khác. 1.2.3.2/ Chứng từ sử dụng Bao gồm : - Phiếu chi. - Phiếu xuất kho, các hợp đồng dịch vụ mua ngoài. 1.2.3.3/ Tài khoản sử dụng Để phản ánh chi phí bán hàng, kế toán sử dụng TK 641 "Chi phí bán hàng". Trong đó có các khoản chi phí thực tế phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ. Kết cấu tài khoản Bên Nợ : Các chi phí phát sinh liên quan đến quá trình bán hàng hoá và cung cấp dịch vụ. Bên Có : - Giảm chi phí bán hàng. - Kết chuyển chi phí bán hàng vào TK 911 " Xác định kết quả kinh doanh " - TK 641 không có số dư cuối kỳ * TK 641 có 7 TK cấp 2 : - TK 6411 " Chi phí nhân viên bán hàng : Lương chính, lương phụ, các khoản phụ cấp có tính chất lương " - TK 6412 " Chi phí vật liệu dùng cho bán hàng " - TK 6413 " Chi phí công cụ, dụng cụ, bao bì vận chuyển phục vụ cho bán hàng " - TK 6414 " Chi phí khấu hao TSCĐ phục vụ cho bán hàng " - TK 6415 " Chi phí bảo hành sản phẩm " - TK 6417 " Chi phí dịch vụ mua ngoài : là các chi phí mua ngoài như sửa chữa TSCĐ, tiền thuê kho, thuê bãi, tiền thuê bốc vác, vận chuyển hàng hoá để tiêu thụ... - TK 6418 " Chi phí bằng tiền khác " 1.2.3.4/ Trình tự kế toán chi phí bán hàng (Xem sơ đồ 08, phụ lục, trang 8) 1.2.4/ Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp 1.2.4.1/ Khái niệm chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí quản lý doanh nghiệp là chi phí._. phát sinh có liên quan chung đến toàn bộ hoạt động quản lý của doanh nghiệp mà không tách riêng cho bất kỳ hoạt động nào. 1.2.4.2/ Chứng từ sử dụng Bao gồm : - Phiếu chi. - Phiếu xuất kho, các hợp đồng dịch vụ mua ngoài. 1.2.4.3/ Tài khoản sử dụng Để phản ánh chi phí quản lý doanh nghiệp kế toán sử dụng TK 642 " Chi phí quản lý doanh nghiệp " Tài khoản này dùng để phản ánh tổng hợp và kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí tài chính và chi phí chung liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp. Kết cấu tài khoản Bên Nợ : - Các chi phí QLDN thực tế phát sinh trong kỳ. - Số dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả (Chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này lớn hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết). - Dự phòng trợ cấp mất việc làm. Bên Có : - Các khoản giảm chi phí QLDN - Kết chuyển chi phí QLDN vào TK 911 - TK 642 không có số dư cuối kỳ * TK 642 có 8 TK cấp 2 : - TK 6421 " Chi phí nhân viên quản lý gồm : Lương chính, lương phụ, các khoản phụ cấp có tính chất lương." - TK 6422 " Chi phí vật liệu quản lý " - TK 6423 " Chi phí đồ dùng văn phòng " - TK 6424 " Chi phí khấu hao TSCĐ " - TK 6425 " Thuế phí và lệ phí " - TK 6426 " Chi phí dự phòng gồm : dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng giảm giá phải thu khó đòi " - TK 6427 " Chi phí dịch vụ mua ngoài " - TK 6428 " Chi phí bằng tiền khác " 1.2.4.4/ Trình tự kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp (Xem sơ đồ 09, phụ lục, trang 9) 1.2.5/ Kế toán xác định kết quả bán hàng 1.2.5.1/ Khái niệm kết quả bán hàng Kết quả bán hàng là số chênh lệch giữa doanh thu thuần và trị giá vốn hàng bán (bao gồm : sản phẩm, hàng hoá, bất động sản đầu tư và dịch vụ, giá thành sản xuất của sản phẩm xây lắp, chi phí liên quan đến hoạt động kinh doanh bất động sản đầu tư như chi phí khấu hao, chi phí sửa chữa, nâng cấp, chi phí cho thuê hoạt động, chi phí thanh lý, nhượng bán bất động sản đầu tư), chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. 1.2.5.2/ Tài khoản sử dụng Thông thường kế toán sử dụng TK 911 " Xác định kết quả kinh doanh " để xác định kết quả bán hàng, hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Kết cấu tài khoản Bên Nợ : - Trị giá vốn của sản phẩm hàng hoá, bất động sản đầu tư và dịch vụ đã bán. - Chi phí hoạt động tài chính, chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp và chi phí khác. - Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. - Kết chuyển lãi. Bên Có : - Doanh thu thuần về số sản phẩm, hàng hoá, bất động sản đầu tư và dịch vụ bán ra trong kỳ. - Doanh thu hoạt động tài chính, các khoản thu nhập khác và các khoản ghi giảm chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp. - Kết chuyển lỗ. - TK 911 không có số dư cuối kỳ - Bên cạnh đó kế toán còn sử dụng TK 421 " Lợi nhuận chưa phân phối " để phản ánh kết quả kinh doanh. 1.2.5.3/ Trình tự kế toán xác định kết quả bán hàng (Xem sơ đồ 10, phụ lục trang 10) PHẦN II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ HÀ TÂY 2.1/ Giới thiệu chung về công ty Cổ Phần Thương Mại và Dịch Vụ Hà Tây 2.1.1/ Quá trình hình thành và phát triển của công ty Công ty cổ phần Thương Mại & Dịch Vụ Hà Tây tiền thân là Công ty Thương nghiệp Tổng hợp Thị Xã Hà Đông, được thành lập và đi vào hoạt động từ năm 1985 chịu sự quản lý trực tiếp của Sở Thương Mại và Nội Thương Hà Tây.Trong những năm đầu hoạt động trong cơ chế tập trung bao cấp, hoạt động chủ yếu của Công ty là phân phối hàng công nghệ và tiêu dùng tới cán bộ, công nhân viên chức trên địa bàn. Năm 1987, cùng với sự chuyển đổi của nền kinh tế tập trung bao cấp sang nền kinh tế thị trường có sự quản lý của Nhà nước theo định hướng XHCN, đòi hỏi công tác quản lý cần có sự thay đổi nên Công ty Thương nghiệp Tổng hợp Thị Xã Hà Đông đã sát nhập với Công ty Ăn uống Hà Tây nhằm mục tiêu phục vụ người tiêu dùng tốt hơn. Tháng 4/1993, thực hiện chủ trương sắp xếp lại doanh nghiệp Nhà nước, Công ty Thương mại và Dịch vụ Hà tây được thành lập theo Quyết định số 161 của UBND tỉnh Hà Tây. Trong giai đoạn này, Công ty Thương mại và Dịch vụ Hà Tây được giao nhiệm vụ tổ chức hoạt động kinh doanh thương mại trên địa bàn. Nhằm mục đích nâng cao hiệu quả kinh doanh và năng lực cạnh tranh, đầu năm 2004, thực hiện Nghị định số 64/2002/NĐ - CP về việc chuyển đổi doanh nghiệp Nhà nước thành Công ty Cổ phần, Công ty Thương mại và Dịch vụ Hà Tây đã hoàn tất các thủ tục chuyển đổi, cổ phần hoá với tên giao dịch : " Công Ty Cổ Phần Thương Mại và Dịch Vụ Hà Tây " . Trụ sở chính tại 157 Trần Phú - Hà Đông. Với 100% vốn góp, Công ty có tư cách pháp nhân đầy đủ theo quy định của Pháp luật Việt Nam. Có con dấu riêng, độc lập về tài chính, hạch toán kinh tế và tự chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh của Công ty Cho đến nay, khi đã chuyển đổi thành công mô hình hoạt động, Công ty đã có những bước phát triển mới, không ngừng củng cố kiện toàn bộ máy tổ chức mà còn đẩy mạnh khả năng kinh doanh tiêu thụ hàng hoá, duy trì và khẳng định vị trí 2.1.2/ Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty trong 2 năm qua: (Xem biểu số 01, phụ lục, trang 15) Nhận xét : - Tổng Doanh thu năm 2007 tăng 1.369.017.000 VNĐ so với năm 2006 và có tỷ lệ tăng 10,54%. Điều này cho thấy Công ty đã nỗ lực trong việc mở rộng tiêu thụ, cung cấp hàng hoá dịch vụ. - Năm 2007, tỷ lệ Lợi nhuận thuần sau thuế tăng mạnh 35,87% tương đương 47.939.000 VNĐ so với năm 2006, kết quả của quá trình hoạt động kinh doanh có hiệu quả. - Thu nhập bình quân tăng 200.000 VNĐ với tỷ lệ 15,38% đã đảm bảo mức thu nhập ổn định cho các cán bộ công nhân viên , đáp ứng kịp thời nhu cầu thay đổi và phát triển của nền Kinh tế - Xã hội hiện đại. Nhìn chung kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty năm 2007 so với năm 2006 tăng lên rõ rệt, phản ánh chất lượng kinh doanh hiệu quả và thể hiện khả năng kinh doanh của Công ty đang phát triển tốt. Nếu có thể phát huy được hết những mặt mạnh của mình Công ty sẽ trở thành một trong những nơi cung cấp hàng hoá dịch vụ lớn trên địa bàn thành phố. 2.1.3/ Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Hà Tây Kể từ khi bắt đầu thành lập cho đến nay, bộ máy kinh doanh của Công ty đã có nhiều thay đổi để phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty và sự thay đổi của cơ chế thị trường. Tính đến thời điểm hiện tại, số lượng cán bộ công nhân viên của toàn công ty là 92 người, trong đó bộ phận quản lý, lao động gián tiếp chiếm khoảng 28% trên tổng số lực lượng lao động toàn công ty. - Hội đồng quản trị : Là cơ quan có thẩm quyền quản lý cao nhất nhân danh công ty giữa hai kỳ Đại hội cổ đông, quyết định mọi vấn đề liên quan đến định hướng, quyền lợi của công ty. Thành viên Hội đồng quản trị do Đại hội cổ đông bầu hoặc bãi nhiễm. - Ban kiểm soát : Là tổ chức thay mặt cho các cổ đông để kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh, quản trị và điều hành Công ty như kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong quản lý điều hành kinh doanh, trong ghi chép sổ kế toán và báo cáo tài chính. - Ban giám đốc do Hội đồng quản trị bổ nhiệm gồm : + Giám đốc là người đại diện theo pháp luật và đại diện pháp nhân của Công ty trong mọi giao dịch, điều hành trực tiếp các đơn vị, các phòng chức năng của Công ty đồng thời chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và Đại hội cổ đông về hiệu quả hoạt động kinh doanh và trách nhiệm quản lý điều hành công ty. + Hai phó Giám đốc do Hội đồng quản trị bổ nhiệm theo đề nghị của Giám đốc để hỗ trợ cho Giám đốc trong việc điều hành hoạt động kinh doanh của công ty. - Hệ thống phòng ban bao gồm ( 3 phòng ) : + Phòng tài chính - kế toán : Gồm 7 người với nhiệm vụ thực hiện công tác hạch toán của toàn Công ty, quản lý hành chính, theo dõi tình hình thu chi và lập báo cáo tài chính của Công ty. Tham mưu Ban giám đốc trong thực hiện chế độ hạch toán kế toán. + Phòng kế hoạch - kinh doanh : Gồm 13 nhân viên với nhiệm vụ tiến hành các hoạt động nghiên cứu thị trường, tìm hiểu nhu cầu của thị trường, tổ chức quản lý các bạn hàng và nhà cung cấp. Tham mưu Ban giám đốc trong hoạt động xúc tiến thương mại. + Phòng tổ chức - hành chính : có 4 người với nhiệm vụ quản lý bộ máy hành chính hợp lý nguồn hàng, hợp lý hoá việc sử dụng nguồn nhân lực. Tham mưu cho Ban giám đốc trong việc quản lý và sử dụng nguồn nhân lực. * Các đơn vị trực thuộc : Công ty có hệ thống 5 cửa hàng trực thuộc, phân bổ đều trong Thành Phố Hà Đông, tại mỗi cửa hàng đều có cửa hàng trưởng quản lý hoạt động kinh doanh của Công ty và chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc. * Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty (Xem sơ đồ 11, phụ lục, trang 11) 2.1.4/ Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Hà Tây Là một doanh nghiệp kinh doanh thương mại nên Công ty đã chọn mô hình kế toán vừa tập trung vừa phân tán phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh và trình độ kế toán của Công ty. Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức khá gọn nhẹ và khoa học gồm 01 Kế toán trưởng và 06 Kế toán viên. Mỗi kế toán viên đảm nhiệm những chức vụ khác nhau nhưng đều nhằm mục đích chung là theo dõi, kiểm tra, ghi chép tính toán một cách chính xác đầy đủ, kịp thời và có khoa học tình hình hoạt động của Công ty : - Kế toán trưởng : Chịu trách nhiệm trước Giám đốc và trước cơ quan quản lý chuyên ngành về công tác kế toán trong toàn Công ty, là người phụ trách chung, tổng hợp số liệu, lập báo cáo định kỳ. - Thủ quỹ : Chịu trách nhiệm quản lý theo dõi nguồn quỹ bằng tiền mặt, hiện vật tại Công ty. Định kỳ hàng tuần, hàng tháng, hàng quý tiến hành đối chiếu đảm bảo số tồn quỹ phải khớp đúng với số lượng, chủng loại trên sổ quỹ tiền mặt đối với sổ chi tiết tiền mặt do kế toán vốn bằng tiền phụ trách. - Kế toán tài sản cố định : Có nhiệm vụ theo dõi quản lý tình hình biến động về số lượng , chất lượng và giá trị TSCĐ trong Công ty đồng thời giám sát chặt chẽ tình hình sử dụng, thanh lý, sửa chữa tài sản cố định. - Kế toán chi phí : Có nhiệm vụ theo dõi tình hình biến động xuất nhập, tồn hàng hoá về số lượng và giá trị, đồng thời tính toán và phản ánh giá vốn hàng hoá, chi phí bán hàng, chi phí quản lý vào sổ sách kế toán để tiến hành xác định kết quả kinh doanh trong kỳ. - Kế toán vốn bằng tiền : Có nhiệm vụ theo dõi tình hình biến động tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, các khoản vay ngắn hạn và dài hạn kê khai các nghĩa vụ thuế đối với Nhà nước. - Kế toán tiền lương : Có nhiệm vụ quản lý, theo dõi và tính các khoản thu nhập phải trả cán bộ, công nhân viên cũng như trích và nộp theo dõi các khoản BHXH, BHYT cho các cơ quan chức năng. - Kế toán thanh toán công nợ : Có nhiệm vụ theo dõi biến động chi tiết tình hình thanh toán công nợ của Công ty đối với nhà cung cấp và công nợ phải thu đối với khách hàng, đồng thời theo dõi phản ánh doanh thu tiêu thụ trong kỳ để xác định kết quả kinh doanh. - Đối với các cửa hàng, bộ phận kế toán được tổ chức tương đối hoàn chỉnh và có nhiệm vụ mở các sổ kế toán theo hình thức báo sổ. Định kỳ hàng tuần bộ phận kế toán của cửa hàng tiến hành tập hợp chứng từ gốc, lập các báo cáo hoạt động kinh doanh chuyển lên Phòng kế toán Công ty. Tại đây nhân viên kế toán sẽ tổng hợp số liệu của các cửa hàng này, tính toán theo dõi và lập báo cáo về tình hình kinh doanh phục vụ công tác lãnh đạo, quản lý doanh nghiệp. * Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty (Xem sơ đồ 12, phụ lục, trang 12) 2.1.5/ Tổ chức vận dụng chính sách, chế độ kế toán tại Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Hà Tây Sau khi chuyển đổi sang hình thức Công ty cổ phần, hệ thống tài khoản đang được áp dụng tại Công ty đã sửa đổi phù hợp với hệ thống tài khoản kế toán được ban hành theo Quyết định số 1117TC/QĐ ngày 23/12/1996 của Bộ Tài Chính và Quyết định 144/2001/QĐ-BTC ngày 21/12/2001 và các văn bản sửa đổi, bổ sung như : Thông tư số 89/2002/QĐ-BTC, thông tư số 105/2003/QĐ-BTC và thông tư số 40/2004/TT-BTC... Công ty áp dụng phương pháp kế toán kê khai thường xuyên đê phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Đơn vị tiền tệ để ghi sổ kế toán và lập Báo cáo tài chính là VNĐ. Các nghiệp vụ phát sinh không phải là VNĐ được quy đổi sang VNĐ theo tỷ giá thực tế bán ra của Ngân hàng Ngoại Thương Việt Nam tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Tài sản cố định của Công ty được ghi chép theo nguyên giá, bao gồm giá mua và các chi phí có liên quan trực tiếp đến việc đưa TSCĐ vào sử dụng như dự kiến. Khấu hao TSCĐ hữu hình được tính theo phương pháp đường thẳng theo tỉ lệ được tính toán để phân bổ nguyên giá trong suốt một thời gian ước tính sử dụng, phù hợp với Quyết định số 206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/2003 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính. Kế toán hàng tồn kho của Công ty được hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên. Giá vốn hàng xuất kho trong kỳ được hạch toán theo phương pháp bình quân gia quyền tháng. Xuất phát từ đặc điểm hoạt động kinh doanh thương mại, mô hình tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán, hệ thống chứng từ kế toán sử dụng tại Công ty thống nhất theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính. Hiện nay, để phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian, Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Hà Tây đang sử dụng hình thức kế toán NHẬT KÝ CHUNG ( gồm Sổ Nhật Ký Chung, Sổ Cái, Các sổ và thẻ chi tiết ) * Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật Ký Chung (Xem sơ đồ 13, phụ lục, trang 13) Niên độ kế toán Công ty bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 30/12 năm dương lịch. Định kỳ cuối tháng, cuối năm, kế toán tổng hợp tiến hành cộng số liệu trên Sổ Cái, lập bảng cân đối số phát sinh, đồng thời kế toán chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết, su khi đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết sẽ dùng để lập các Báo cáo tài chính. Tuân thủ luật kế toán và Quyết định số 1177TC/QĐ-CĐ kế toán ngày 23/12/1996, Quyết định số 144/2001/QĐ-BTC ngày 21/12/2001 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính, báo cáo sử dụng tại Công ty hiện nay gồm 04 biểu mẫu sau : Bảng cân đối kế toán ( Mẫu số B01- DN ) Kết quả hoạt động kinh doanh ( Mẫu số B02-DN ) Báo cáo lưu chuyển tiền tệ ( Mẫu số B03-DN ) Thuyết minh báo cáo tài chính ( Mẫu số B09- DN ) Việc lập, công khai và thời hạn nộp báo cáo tài chính của Công ty cho cơ quan Nhà nước có thẩm quyền tuân thủ quy định của Luật kế toán, chuẩn mực kế toán, chính sách kế toán tài chính hiện hành do Phòng Tài chính - Kế toán thực hiện.Tại các cửa hàng kinh doanh chỉ lập các báo cáo hoạt động kinh doanh phục vụ mục đích kế toán quản trị để quản lý hoạt động kinh doanh có hiệu quả. 2.2/ Thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty cổ phần Thương mại và Dịch vụ Hà Tây 2.2.1/ Kế toán bán hàng 2.2.1.1/ Kế toán doanh thu * Nội dung kế toán doanh thu : Doanh thu bán hàng của công ty là tổng hợp lợi ích kinh tế thu được từ việc cung cấp hàng hoá cho khách hàng bao gồm doanh thu từ việc bán các loại hàng hoá do công ty nhập về * Chứng từ sử dụng : Để hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tình hình bán hàng và doanh thu bán hàng, tuỳ thuộc vào phương thức thanh toán kế toán công ty có thể sử dụng các chứng từ gốc sau : - Hoá đơn thuế GTGT - Phiếu thu, séc chuyển khoản - Thẻ quầy hàng - Các chứng từ có liên quan khác * Tài khoản sử dụng : Để phản ánh doanh thu bán hàng hoá trong kỳ, kế toán sử dụng : - TK 511 " Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ " - TK 131 " Phải thu của khách hàng " - TK 111 " Tiền mặt " * Phương pháp hạch toán 1/ Kế toán bán lẻ tại các cửa hàng Việc tiêu thụ hàng hoá theo phương thức bán lẻ chủ yếu diễn ra tại các cửa hàng với đặc điểm là hình thức thanh toán tiền ngay. Công ty mở thẻ quầy hàng cho từng mặt hàng tại các cửa hàng để quản lý, theo dõi số lượng hàng hoá trong quá trình nhận và bán tại các cửa hàng, đồng thời cũng là cơ sở lập các chứng từ kế toán sau này. Hàng ngày, khi bán hàng thu tiền mặt ngay người bán sẽ tiến hành phản ánh nghiệp vụ vào thẻ quầy hàng, cuối ngày sẽ cộng số liệu phản ánh tổng số tồn và bán được để làm cơ sở lập bảng kê bán lẻ hàng hoá, dịch vụ. Bảng kê bán lẻ hàng hoá, dịch vụ và số tiền bán được trong ngày sẽ được chuyển về phòng Tài chính-Kế toán tại Công ty làm cơ sở lập chứng từ hạch toán. Kế toán sử dụng hoá đơn GTGT để phản ánh doanh thu bán hàng gồm 03 liên : + Liên 1 : Lưu lại cuống + Liên 2 : Giao khách hàng hoá đơn đỏ + Liên 3 : Gửi vào phòng Tài chính-Kế toán Nhận được bảng kê bán lẻ hàng hoá, dịch vụ, kế toán xác định giá bán chưa thuế, thuế GTGT đầu ra của hàng hoá đã tiêu thụ đồng thời phản ánh vào sổ kế toán như sau: Nợ TK 111, 113 : Số tiền thực nộp Nợ TK 138(1388) : Nếu nộp thiếu Có TK 511, 512 : Giá bán chưa thuế Có TK 333(3331) : Thuế GTGT đầu ra của hàng hoá đã bán Có TK 711 : Nếu nộp thừa Xác định giá vốn của hàng hoá đã tiêu thụ, kế toán ghi : Nợ TK 632 / Trị giá thực tế của hàng hoá Có TK 156 Ví dụ : Ngày 25/8/2007, nhân viên bán hàng (Chị Ngọc) tại cửa hàng kinh doanh tổng hợp Quang Trung sau khi đã tính toán tổng cộng số liệu trên các thẻ quầy hàng (Xem biểu số 02, phụ lục, trang 16) đã lập báo cáo bán lẻ hàng hoá (Xem biểu số 3, phụ lục, trang 17) trong ngày chuyển về phòng Tài chính-Kế toán. Căn cứ vào bảng kê bán lẻ trong ngày và số tiền nộp của các cửa hàng, tại phòng Tài chính-Kế toán, kế toán tiến hành viết hoá đơn GTGT (Xem biểu số 04, phụ lục, trang 18) để phản ánh doanh thu tiêu thụ và phiếu thu tiền (Xem biểu số 05, phụ lục, trang 19) Đối chiếu và căn cứ vào các chứng từ gốc liên quan đến việc bán lẻ bao gồm : - Hoá đơn GTGT - Thẻ quầy hàng - Bảng kê bán lẻ hàng hoá, dịch vụ - Các chứng từ thanh toán như phiếu thu, séc chuyển khoản... - Chứng từ khác liên quan Tại phòng Tài chính-Kế toán, kế toán sẽ tiến hành phản ánh vào sổ Nhật ký chung, sau đó chuyển các chứng từ gốc này cho kế toán các phần hành để vào sổ chi tiết. 2/ Kế toán bán buôn tại các cửa hàng Căn cứ vào các hợp đồng kinh tế và các hoá đơn bán hàng, kế toán bán hàng tại công ty viết hoá đơn GTGT, lập thành 3 liên : + Liên 1 : Lưu ở sổ gốc + Liên 2 : Giao người mua + Liên 3 : Giao cho bộ phận kho (Thủ kho) Sau đó làm thủ tục xuất hàng, khi xuất hàng kế toán kho sẽ lập phiếu xuất kho. Cuối ngày lập phiếu xuất kho cùng 3 liên của hoá đơn GTGT lên công ty để kế toán bán hàng làm cơ sở để hạch toán : Nợ TK 111, 112, 131 : Giá thanh toán của hàng hoá (Giá bán đã có thuế GTGT) Có TK 511 : Doanh thu bán hàng chưa có thuế GTGT Có TK 333(33311) : Thuế GTGT đầu ra Ví dụ : Ngày 30/8/2007, công ty xuất bán cho công ty TNHH thương mại Đoàn Kết theo HĐKT số 223/HĐKT-DVTMHT, kế toán viết hoá đơn GTGT (Xem biểu số 6, phụ lục, trang 20) Căn cứ vào hoá đơn GTGT, kế toán kho lập phiếu xuất kho (Xem biểu số 7, phụ lục, trang 21) để giao hàng cho người mua. Hàng ngày, kế toán công ty căn cứ vào các chứng từ gốc nêu trên của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong ngày để định khoản hạch toán vào Sổ Nhật Ký Chung (Xem biểu số 8, phụ lục, trang 22) và các Sổ kế toán chi tiết (Xem biểu số 9, phụ lục, trang 23) có liên quan. Ví dụ : Ngày 3/5/2007 căn cứ vào bảng kê bán lẻ và hoá đơn GTGT số 0010535, kế toán tiến hành định khoản để phản ánh vào sổ kế toán : Nợ TK 111 : 14.080.000 VNĐ Có TK 511(5111) : 12.800.000 VNĐ Có TK 333(3331) : 1.280.000 VNĐ Ngày 10/5/2007, căn cứ vào HĐKT số 223/HĐKT-DVTMHT, phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT, phiếu thu tiền, kế toán tiến hành định khoản phản ánh doanh thu tiêu thụ của lô hàng để phản ánh vào sổ kế toán như sau : Nợ TK 111 : 13.500.000 VNĐ Nợ TK 131 : 20.820.000 VNĐ Có TK 511(5111) : 31.200.000 VNĐ Có TK 333(3331) : 3.120.000 VNĐ Định kỳ 2 tuần một lần, kế toán tổng hợp tiến hành cộng tổng số liệu trên sổ Nhật ký chung để chuyển số tổng lên sổ Cái tài khoản liên quan. Hiện tại Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Hà Tây đang sử dụng Mẫu sổ cái TK 511 " Doanh thu bán hàng " (Xem biểu số 10, phụ lục, trang 24) theo đúng mẫu biểu ban hành của Bộ Tài Chính. 2.2.1.2/ Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu * Chứng từ sử dụng - Giấy báo đề nghị - Báo cáo khiếu nại - Phiếu theo dõi hàng tồn kho - Hoá đơn GTGT của người mua do phòng Kế hoạch-Kinh doanh chuyển sang * Tài khoản sử dụng Các khoản giảm trừ doanh thu ( nếu có ) tại Công ty như : Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại được kế toán tập trung theo dõi chi tiết trên TK 521 - Các khoản giảm trừ doanh thu. Công ty chỉ sử dụng Sổ Cái TK 521 để theo dõi các khoản giảm trừ doanh thu vì số lượng nghiệp vụ này diễn ra không nhiều. * Phương pháp hạch toán Ví dụ : Ngày 23/5/2007, phòng kế toán nhận được các chứng từ liên quan đến lô hàng bị trả lại của khách hàng là Công ty TNHH Thương Mại Đoàn Kết (bao gồm : Giấy đề nghị trả lại hàng, báo cáo khiếu nại, phiếu theo dõi hàng tồn kho, hoá đơn GTGT của người mua do phòng Kế hoạch-Kinh doanh chuyển sang) Phòng kế toán tiến hành kiểm tra sự chính xác, hợp lệ của các chứng từ (Xem biểu số 11, 12, 13, 14 , phụ lục, trang 25, 26, 27,28) Sau khi kiểm tra, kế toán tiến hành định khoản phản ánh vào sổ Nhật ký chung và sổ Cái TK 521 " Các khoản giảm trừ doanh thu " (Xem biểu số 15, phụ lục, trang 29) Nợ TK 521 : Chiết khấu thương mại Nợ TK 333(33311) : Thuế GTGT phải nộp Có TK 111, 112, 131 Cuối kỳ kết chuyển khoản giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại và chiết khấu thương mại để xác định doanh thu thuần : Nợ TK 511 : Giảm trừ doanh thu Có TK 521 : Chiết khấu thương mại dành cho khách hàng 2.2.1.3/ Kế toán giá vốn hàng bán * Tài khoản sử dụng Để hạch toán giá vốn hàng bán, kế toán sử dụng TK 632 " Giá vốn hàng bán " * Sổ kế toán sử dụng Kế toán sử dụng sổ Cái TK 632 để hạch toán giá vốn hàng bán, đồng thời Công ty mở sổ chi tiết cho tài khoản này. * Xác định trị giá vốn của hàng xuất bán Với việc áp dụng phương pháp tính trị giá vốn hàng xuất bán theo phương pháp bình quân gia quyền tháng, việc tính toán trị giá vốn hàng bán được thực hiện vào cuối tháng. Thông qua việc tổng hợp số liệu trên Báo cáo Nhập xuất tồn (Xem biểu số 16, phụ lục, trang 30), kế toán tính ra được trị giá giá vốn hàng bán xuất ra trong kỳ để kết chuyển xác định kết quả tiêu thụ trong tháng. Song song với việc tính trị giá vốn hàng xuất bán trong kỳ, kế toán sẽ tiến hành tính toán phân bổ chi phí mua hàng hoá vì phí mua hàng hoá là một bộ phận quan trọng trong cơ cấu giá trị hàng hoá nhập kho. * Công thức phân bổ chi phí thu mua hàng hoá xuất bán : Chi phí mua hàng Chi phí mua hàng Chi phí thu mua tồn đầu kỳ + phát sinh trong kỳ Trị giá mua phân bổ cho hàng = x hàng xuất xuất bán Trị giá mua hàng Trị giá mua hàng bán trong kỳ hoá tồn đầu kỳ + hoá nhập trong kỳ Sau khi xác định được chi phí thu mua phân bổ cho hàng hoá xuất bán trong tháng, kế toán tiến hành lập phiếu kế toán (Xem biểu số 17, phụ lục, trang 31) để làm cơ sở phản ánh vào sổ Nhật ký chung và sổ Kế toán chi tiết liên quan : Nợ TK 632 : 57.965.338 VNĐ Có TK 156(1562) : 57.965.338 VNĐ 2.2.2/ Kế toán chi phí bán hàng 2.2.2.1/ Nội dung chi phí bán hàng Bao gồm : - Tiền lương, BHXH, BHYT - Vật liệu bao bì - Chi phí vận chuyển - Hoa hồng - Tiếp thị quảng cáo - Một số chi phí liên quan khác.... 2.2.2.2/ Tài khoản sử dụng Kế toán sử dụng TK 641 " Chi phí bán hàng " để phản ánh nghiệp vụ chi phí bán hàng trong Công ty. 2.2.2.3/ Chứng từ sử dụng Bao gồm : - Hoá đơn GTGT - Phiếu chi - Giấy báo Nợ - Biên bản huỷ hàng mất phẩm chất - Giấy đề nghị thanh toán - Bảng phân bổ tiền lương và BHXH 2.2.2.4/ Phương pháp hạch toán Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc phát sinh liên quan đến chi phí bán hàng, kế toán tiến hành kiểm tra định khoản vào sổ Nhật ký chung, sổ chi tiết bán hàng và sổ Cái. Công ty mở sổ chi tiết bán hàng để theo dõi các khoản mục chi phí : Tiền lương BHXH, BHYT, Vật liệu bao bì, Chi phí vận chuyển, Hoa hồng, Tiếp thị quảng cáo, .... Ví dụ : Ngày 3/5/2007, kế toán nhận được giấy đề nghị thanh toán (Xem biểu số 18, phụ lục, trang 32) tiền xăng xe, vé cầu đường của bộ phận lái xe gửi lên. Sau khi đã kiểm tra xong sự chính xác hợp lệ của chứng từ, trình cho kế toán trưởng, giám đốc duyệt thanh toán, kế toán tiến hành định khoản vào sổ chi tiết bán hàng (Xem biểu số 19, phụ lục, trang 33), sổ Nhật ký chung và sổ Cái : Nợ TK 641 : 667.000 VNĐ Nợ TK 133 : 30.050 VNĐ Có TK 111: 697.400 VNĐ Định kỳ, kế toán tổng hợp tiến hành chuyển dữ liệu từ sổ Nhật ký chung lên sổ Cái tài khoản 641 " Chi phí bán hàng "(Xem biểu số 20, phụ lục, trang 34) 2.2.3/ Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp 2.2.3.1/ Nội dung chi phí quản lý doanh nghiệp Bao gồm : - Tiền lương BHXH, BHYT - Đồ dùng dụng cụ - Khấu hao TSCĐ - Thuế, lệ phí - Chi phí dự phòng - Một số liên quan khác 2.2.3.2/ Chứng từ sử dụng Bao gồm : - Hoá đơn GTGT, phiếu chi, giấy báo Nợ, giấy đề nghị thanh toán, bảng phân bổ công cụ dụng cụ. - Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ - Bảng phân bổ tiền lương và BHXH 2.2.3.3/ Sổ kế toán sử dụng Để phản ánh chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán sử dụng sổ Cái TK 642 " Chi phí quản lý doanh nghiệp " 2.2.3.4/ Phương pháp hạch toán Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc phát sinh đến chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán tiến hành kiểm tra định khoản vào sổ Nhật ký chung, sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp và sổ Cái. Ví dụ : Ngày 1/5/2007 kế toán nhận được giấy đề nghị thanh toán (Xem biểu số 21, phụ lục, trang 35) tiền tiếp khách. Cũng giống với TK 641, sau khi kiểm tra sự chính xác, hợp lệ của chứng từ, trình kế toán trưởng và giám đốc duyệt trình thanh toán, kế toán tiến hành định khoản vào sổ chi tiết bán hàng (Xem biểu số 22, phụ lục, trang 36), sổ Nhật ký chung, sổ Cái : Nợ TK 642 : 855.000 VNĐ Nợ TK 133 : 85.500 VNĐ Có TK 111: 940.500 VNĐ Định kỳ, kế toán tổng hợp sẽ tiến hành chuyển dữ liệu từ sổ Nhật ký chung lên sổ Cái TK 642 " Chi phí quản lý doanh nghiệp "(Xem biểu số 23, phụ lục, trang 37) 2.2.4/ Kế toán xác định kết quả bán hàng Kết quả bán hàng là cơ sở chính xác nhất để đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh, trình độ, năng lực quản lý của một doanh nghiệp. Căn cứ vào đó, ban lãnh đạo công ty có thể đề ra phương hướng, nhiệm vụ cho kỳ tới, vận dụng những cách thức hợp lý để tạo bước đi vững chắc cho doanh nghiệp. Do vậy, việc phản ánh đúng và kịp thời kết quả bán hàng và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh chính là một trong những nhiệm vụ quan trọng hàng đầu của nhân viên kế toán. 2.2.4.1/ Tài khoản sử dụng Để phản ánh kết quản bán hàng trong kỳ, kế toán công ty sử dụng một số TK sau : - TK 911 " Xác định kết quả kinh doanh " - TK 421 " Lợi nhuận chưa phân phối " - Các TK liên quan : TK 511, TK 632, TK 641, TK 642. 2.2.4.2/ Sổ kế toán sử dụng Sổ Cái TK 911, TK 511, TK 632, TK 641, TK 642 2.2.4.3/ Phương pháp hạch toán Định kỳ cuối tháng, kế toán công ty tiến hành tổng hợp số liệu trên sổ Cái các Tk nêu trên, đối chiếu số liệu với các sổ chi tiết các TK 511, 632, 641, 642 đảm bảo khớp đúng để khoá sổ. Kết chuyển giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp sang bên Nợ TK 911 và kết chuyển doanh thu sang bên Có TK 911 để xác định kết quả bán hàng. Phần chênh lệch giữa bên Nợ và Có của TK 911 sẽ được kết chuyển vào TK 421 " Lãi chưa phân phối " - Sơ đồ kế toán kết chuyển doanh thu, chi phí ( Xem sơ đồ 14, phụ lục, trang 14) * Công thức tính lỗ, lãi doanh thu : Lãi (lỗ) về = Doanh thu thuần - Giá vốn - Chi phí - Chi phí quản bán hàng bán hàng hàng bán bán hàng lý doanh nghiệp Đồng thời kế toán tiến hành phản ánh các bút toán kết chuyển cuối kỳ vào sổ Cái TK 911 (Xem biểu số 24, phụ lục, trang 38) để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ của Công ty. PHẦN III HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ HÀ TÂY 3.1/ Nhận xét và đánh giá chung về Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Hà Tây 3.1.1/ Ưu điểm * Về nhân sự : Sau rất nhiều đợt tuyển dụng và đào tạo, đội ngũ nhân viên kế toán của Công ty đã thực sự được sàng lọc với những cán bộ có năng lực và chuyên môn cao đáp ứng nhu cầu quản lý kinh tế của Công ty trong giai đoạn hiện nay. Bên cạnh đó, thông tin kế toán tài chính được xử lý kịp thời, đầy đủ chính xác đã giúp cho ban lãnh đạo đưa ra những quyết định đúng đắn giúp cho hoạt động kinh doanh ngày càng có hiệu quả cao hơn. * Về bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán của Công ty hiện nay được tổ chức phù hợp với yêu cầu của Công ty và phù hợp với chuyên môn của mỗi nhân viên kế toán. Với mô hình tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi quá trình tiêu thụ và hạch toán kế toán từ chi tiết đến tổng hợp. Kế toán bán hàng của Công ty luôn ghi chép đầy đủ chính xác tình hình tiêu thụ hàng hoá cũng như các khoản tiền do khách hàng thanh toán, cung cấp kịp thời các số liệu cần thiết giúp cho công tác quản lý vốn và công tác kinh doanh đạt kết quả tối ưu. Sự phối hợp giữa các bộ phận kế toán tại các cửa hàng và phòng kế toán của Công ty luôn ăn khớp, tạo điều kiện cho việc tiêu thụ sản phẩm được thuận lợi, nhịp nhàng, dễ dàng quản lý. * Về chứng từ, sổ sách kế toán : Hiện nay, bộ chứng từ của Công ty đã tương đối hoàn chỉnh, xây dựng được trình tự luân chuyển hợp lý, phù hợp với quy mô và đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty. Với việc áp dụng hình thức ghi sổ Nhật ký chung, việc mở sổ sách kế toán để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế về tiêu thụ hàng hoá tương đối đầy đủ cả sổ tổng hợp lẫn chi tiết. 3.1.2/ Nhược điểm * Về luân chuyển chứng từ : Việc luân chuyển chứng từ gốc từ các cửa hàng về phòng kế toán còn chậm nên việc cung cấp thông tin cho từng bộ phận liên quan chưa được nhanh chóng, làm ảnh hưởng đến công tác tập hợp, phản ánh nghiệp vụ kinh tế trong toàn Công ty. * Về lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho : Trong thực tế để giảm bớt những thiệt hại và chủ động hơn về mặt tài chính trong các trường hợp xảy ra do tác nhân khách quan như sụt giảm giá hàng hoá trên thị trường, các doanh nghiệp thường lập dự phòng để phần nào giảm bớt những rủi ro. Do đó thực chất của việc lập dự phòng là quyền lợi về mặt tài chính của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp có nguồn vốn tài chính để bù đắp ._.