Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty cổ phần thế giới kỹ thuật số dcmax

LỜI MỞ ĐẦU Hoạt động chính của nền kinh tế là sản xuất ra sản phẩm và tiêu dùng sản phẩm đó. Từ sản xuất đến tiêu dùng là một khoảng cách đòi hỏi ngưòi ta phải có những cách, những phương pháp như thế nào để đưa sản phẩm đến được những nơi khách hàng đang cần. Có như vậy thì sản xuất mới đạt hiệu quả cao, đồng thời xã hội cũng đáp ứng một cách nhanh nhất nhu cầu tiêu dùng. Các doanh nghiệp kinh doanh thương mại sẽ là cầu nối, nơi trung chuyển hàng hoá nhanh nhất trên thị trường. Các doanh nghiệp này chuyên mua đi bán lại những sản phẩm hàng hoá mà không tham gia sản xuất chúng, quá trình lưu thông này tạo ra nhiều thuận lợi thúc đẩy hơn nữa những hoạt động của nền kinh tế. Mối quan tâm lớn nhất của các doanh nghiệp kinh doanh thương mại là mình sẽ mua và bán được bao nhiêu hàng hoá, nếu họ càng lưu chuyển được nhiều hàng hoá có nghĩa là doanh thu và lợi nhuận của họ càng cao. Từ ý tưởng đó mà công tác bán hàng và xác định kết quả kinh doanh được ưu tiên hàng đầu trong các doanh nghiệp này, họ sẽ vận dụng triệt để lý luận cùng với thực tiễn để làm sao quản lý tốt nghiẹp vụ trên. Ở đây hạch toán kế toán được sử dụng như một công cụ hữu hiệu bởi có ghi chép đầy đủ thì mới biết được hoạt động đó diễn ra như thế nào và có kết quả ra sao. Tuy nhiên, trong quá trình bán hàng, ngưòi ta còn phải bỏ ra bao nhiêu khoản chi phí khác nhằm hỗ trợ hoạt động này. Để xác định được kết quả cuối cùng thì phần thu được từ bán hàng phải trừ đi các khoản chi phí chi ra. Đây chính là việc xác định kết quả kinh doanh Như vậy, bán hàng và xác định kết quả kinh doanh là mục tiêu cuối cùng quyết định hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Có thực hiện tốt hoạt động trên doanh nghiệp mới có thể tiếp tục tồn tại và thực hiện như thế nào để đạt được kết quả cao thì công tác tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng đóng một vai trò quan trọng. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác tổ chức kế toán và kết quả bán hàng ở các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp kinh doanh thương mại. Qua quá trình học tập, nghiên cứu và thời gian tìm hiểu thực tập tại Công ty cæ phÇn thÕ giíi kü thuËt sè DCMax, em đã chọn đề tài: “KÕ to¸n b¸n hµng vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ b¸n hµng t¹i c«ng ty cæ phÇn thÕ giíi kü thuËt sè DCMax” Phạm vi nghiên cứu của đề tài đó là công tác tổ chức bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở doanh nghiệp kinh doanh thương mại (chỉ đề cập nghiên cứu đến kết quả hoạt động kinh doanh chính ở các doanh nghiệp này - kết quả bán hàng). Do vậy, mục đích chính khi nghiên cứu là phản ánh tình hình thực tế công tác bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty cæ phÇn thÕ giíi kü thuËt sè DCMax. Từ đó đưa ra một số nhận xét, kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở đơn vị. Chuyên đề được trình bay với 3 phần chính gồm: Phần I: Tæng quan vÒ c«ng ty cæ phÇn thÕ giíi kü thuËt sè DCMax Phần II: Thực tÕ c«ng t¸c bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty cæ phÇn thÕ giíi kü thuËt sè DCMax Phần III: Một số nhËn xÐt vµ kiÕn nghÞ nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kế quả kinh doanh tại công ty cæ phÇn thÕ giíi kü thuËt sè DCMax Được sự hướng dẫn nhiệt tình của cô giáo TrÇn Nam Thanh cùng sự giúp đỡ tận tình của các cán bộ phòng Kế toán của Công ty cæ phÇn thÕ giíi kü thuËt sè DCMax, em đã hoàn thành bản chuyên đề này. Song do trình độ còn có hạn, thời gian thực tế chưa sâu nên không thể tránh khỏi những sai sót trong quá trình viết, em rất mong sự góp ý của các thầy cô trong trường và của các cán bộ phụ trách kế toán của Công ty cæ phÇn thÕ giíi kü thuËt sè DCMax . Hà Nội, ngày 22 tháng 08 năm 2008 Sinh viên §µo thÞ lîi PHẦN I: Tæng quan vÒ c«ng ty cæ phÇn DCMax 1.1. Quá trình hình thành và phát triển Công ty cæ phÇn thÕ giíi kü thuËt sè DCMax là một doanh nghiệp có tư cách pháp nhân, hạch toán kinh tế độc lập, mở tài khoản tại Ngân hàng và được sử dụng con dấu riêng theo quy định của Nhà nước. Công ty có trụ sở chính tại: 31B Tràng Thi - Quận Hoàn Kiếm và Showroom tại 57 Thái Hà - Quận Đống Đa - Hà Nội. Công ty cæ phÇn thÕ giíi kü thuËt sè DCMax được thành lập ngày 06/2007 của UBND Thành Phố Hà Nội với số vốn là 1,5tû đồng có 10 nh©n viªn. Hoạt động của trung tâm chủ yếu ban đầu mới chỉ là bán lẻ các sản phẩm về công nghệ kỹ thuật số. Buổi ban đầu thành lập đi vào kinh doanh công ty gặp không ít những khó khăn chỉ là một đơn vị hạch toán báo cáo sổ trực thuộc có quy mô nhỏ. Nhưng với sự quyết tâm học hỏi nắm bắt thị trường của cán bộ công nhân viên, công ty ngày càng mở rộng về quy mô cũng như cơ cấu hoạt động. Từ chỗ chỉ là trung tâm bán lẻ các mặt hàng gia dụng chủ yếu là mÆt hµng công nghệ kỹ thuật số,tới nay chức năng và nhiệm vụ của công ty đã thay đổi và mở rộng rất nhiều. Công ty đã trở thành nhà phân phối độc quyền chính thức các mặt hàng công nghệ kỹ thuật số. Bên cạnh chức năng truyền thống là bán lẻ công ty cũng đã trở thành nhà cung cấp lớn cho hầu hết hệ thống siêu thị và trung tâm thương mại trên địa bàn Hà Nội như: C«ng ty m¸y tÝnh TrÇn Anh, C«ng ty m¸y tÝnh Phóc Anh, Big C, Metro, Trung tâm thương mại Tràng Tiền, siêu thị Sao Hà Nội… Địa bàn kinh doanh cũng mở rộng trong cả nước như: Nam Định, Thái Bình, Thái Nguyên, Quảng Ninh, Hải Phòng, Đà Nẵng… và đặc biệt là công ty đã xâm nhập được vào một thị trường được đánh giá là khó tính như Tp Hồ Chí Minh. Chính vì vậy mà số vốn của công ty đã tăng thªm lên đáng kể: 10 tỷ đồng và đội ngũ cán bộ công nhân viên của công ty đã tăng lên con số 38 người. Do quá trình hoạt động Công ty đã bảo toàn và tăng cường được vốn do sử dụng hợp lý và tiết kiệm và có hiệu quả các nguồn vốn tự có và khai thác vốn từ nhiều nguồn khác nhau (nguồn vốn tín dụng, nguồn vốn trong thanh toán và nguồn vốn từ cán bộ công nhân viên và người lao động trong doanh nghiệp). Những thay đổi về quy mô tổ chức, về chức năng và nhiệm vụ kinh doanh cũng như năng lực kinh doanh là sự khẳng định của công ty đã thích ứng được với sự thay đổi của cơ chế thị trường. Hiện nay sự thích ứng đó đã tạo ra cho công ty có đủ tiềm lực về mọi mặt thực hiện kinh doanh tổng hợp để tồn tại và phát triển. Ta có thể thấy kết quả hoạt động kinh doanh của công ty qua bảng sau: Biểu số 1: STT Chỉ tiêu Đơn vị tính 2007 2008 1 Tổng số nhân viên Người 10 38 2 Tổng vốn kinh doanh đồng 547.992.123 789.124.034 3 Doanh thu đồng 1.895.541.748 1.933.656.716 4 Lợi nhuận trước thuế đồng 273.992.218 279.430.161 5 Nộp ngân sách nhà nước đồng 87.655.109,76 89.417.651,52 6 Lương bình quân đồng 1.000.000 1.200.000 Qua bảng số liệu trên ta thấy tổng vốn kinh doanh năm 2008 tăng lên so với năm 2007 với mức độ tăng là 241.131.911 với tỷ lệ tăng là 44% điều này chứng tỏ doanh nghiệp ngày càng lớn mạnh về quy mô. Không những thế doanh thu và lợi nhuận của công ty ngày càng tăng với mức độ tăng là 3.814.968 và 557.943 triệu đồng với tỷ lệ tăng là 20,5% thể hiện hoạt động kinh doanh của công ty đang đi đúng hướng và tạo lợi nhuận cao. Cùng với sự phát triển của công ty đời sống của cán bộ công nhân viên cải thiện với lương bình quân tăng 200 nghìn đồng với tỷ lệ tăng là 16,6%. Công ty đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đóng góp với ngân sách nhà nước. Hiện nay công ty vẫn không ngừng đẩy mạnh hoạt động kinh doanh, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tăng tỷ suất lợi nhuận, tăng thu nhập và nâng cao đời sống cho cán bộ công nhân viên. 1.2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty. Là một nhà phân phối độc quyền mặt hàng : Máy ảnh, máy quay, máy ghi âm kỹ thuật số của các hãng như Sony, Canon, Nikon, Olympus, Panasonic,… Mainboard có hãng sản xuất Gigabyte, Intel hay CPU có Intel và AMD cùng sản xuất, công ty cæ phÇn thÕ giíi kü thuËt sè DCMax đã khẳng định được mình trong cơ chế thị trường. Hoạt động kinh doanh của công ty được mở rộng trong toàn quốc, có mối liên hệ với nhiều tỉnh thành. * Hoạt động kinh doanh của công ty thể hiện trên một số lĩnh vực sau: - Cung cấp tương đối đầy đủ các máy tính, máy tính xách tay, máy in nguyên chiếc, các linh kiện lắp ráp máy tính đông nam á và các linh kiện máy tính thay thế đến tận tay người tiêu dùng. - Cung cấp các thiết bị văn phòng như máy phô tô, máy in, máy chiếu. - Cung cấp dịch vụ mạng, quản trị mạng, bảo trì bảo dưỡng máy tính theo yêu cầu của khách hàng, đặc biệt là các cơ quan doanh nghiệp nhà nước. - Cung cấp máy ảnh, máy quay, máy ghi âm kỹ thuật - Cung cấp các phụ kiện phục vụ cho nghành ảnh 1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty DCMax. Để chỉ đạo tốt việc tổ chức kinh doanh thì bộ máy tổ chức phải gọn nhẹ và thuận tiện cho việc theo dõi toàn công ty được sát sao, liên tục, kịp thời. Trước kia, trong cơ chế tập trung quan liêu bao cấp, bộ máy của công ty bao gồm nhiều bộ phận phức tạp, khó khăn trong việc quản lý, chỉ đạo. Từ khi chuyển sang cơ chế thị trường cùng với sự phát triển của đất nước, công ty cæ phÇn thÕ giíi kü thuËt sè DCMax đã sắp xếp lại bộ máy quản lý, giảm nhẹ những khâu không cần thiết, sắp xếp lại đúng người, đúng việc. Hiện nay công ty cæ phÇn thÕ giíi kü thuËt sè DCMax có bộ máy quản lý hết sức gọn nhẹ và hiệu quả làm việc theo cơ chế một thủ trưởng. Giám đốc là ngưòi chịu trách nhiệm trước cơ quan cấp trên và pháp luật, phó giám đốc và các phòng ban có chức năng giúp việc cho giám đốc tạo thành một thể thống nhất, chặt chẽ. Có thể khái quát bộ máy quản lý của công ty như sau: Sơ đồ 1: Tổ chức bộ máy quản lý của công ty Ban Giám Đốc Phòng kinh doanh bán lẻ Phòng kế toán, hành chính Phòng kỹ thuật, bảo hành Phòng kho, giao vận. Phòng kinh doanh bán buôn Phòng dự án a. Giám đốc: Là người đại diện theo pháp luật của công ty và là chủ tài khoản, người trực tiếp điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, đồng thời là người chịu trách nhiệm về các khoản giao nộp, bảo toàn và phát triển vốn cũng như đời sống của cán bộ công nhân viên. b. Phòng kế toán: Có trách nhiệm quản lý toàn bộ số vốn của doanh nghiệp, chịu trách nhiệm trước giám đốc về việc thực hiện chế độ hạch toán của nhà nước. Kiểm tra thường xuyên các khoản chi tiêu của công ty, tăng cường công tác quản lý vốn, sử dụng có hiệu quả để bảo toàn và phát triển vốn kinh doanh. Thông qua việc giám đốc bằng tiền, giúp giám đốc nắm bắt được toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Phân tích hoạt động hàng tháng để chủ động trong sản xuất kinh doanh, chống thất thu, tăng thu, giảm chi, tăng lợi nhuận tạo nguồn vốn. c. Phòng kinh doanh: Có nhiệm vụ tìm nguồn hàng, nghiên cứu thị trường, từ đó tiến hành nghiên cứu, trình giám đốc các hợp đồng xuất, nhập khẩu hàng hóa với các đối tác. Tổ chức theo dõi việc thực hiện hợp đồng, tình hình vận chuyển hàng hoá và nhận hàng tại các h·ng đưa về công ty. Việc tổ chức kinh doanh và tổ chức quản lý nói trên vừa đảm bảo sự quản lý tập trung, thống nhất đồng thời phát huy tinh thần chủ động sáng tạo của các thành viên trong công ty. Từ đó có thể hạn chế tối đa những khó khăn trong việc chỉ đạo hoạt động kinh doanh, tạo ra sự năng động nhậy bén để từ đó có thể chiếm lĩnh, làm chủ thị trường. Để có sự phát triển đó công ty đã không chỉ phát huy sáng tạo nâng cao hiệu quả kinh doanh mà còn thể hiện rõ ý chí tự lực, tự cường của mình. Trong thời kỳ đổi mới của cơ chế quản lý thì bất cứ một hướng đi sai lệch nào đều có thể dẫn đến sự phá sản của công ty theo luật đào thải của thị trường. Chính vì lẽ đó mà ban lãnh đạo công ty đã rất cố gắng trong việc thiết lập bộ máy quản lý có hiệu quả cũng như thúc đẩy hoạt động kinh doanh để hoàn thành nhiệm vụ đề ra. d. Phòng kỹ thuật bảo hành. Đây là phòng ban cung cấp dịch vụ và chế độ hậu mãi của công ty sau bán, chủ yếu là phục vụ khách lẻ, người tiêu dùng cuối cùng. Có trách nhiệm hỗ trợ những vấn đề về kỹ thuất cho khách hàng vì như ta đã biết sản phẩm công nghệ thông tin không phải là sản phẩm thông dụng cho mọi người dân, giá trị lại cao nên khách hàng cần được tư vấn và có chế độ bảo hành sản phẩm một cách hợp lý. Theo như tôi được biết thì chế độ bảo hành tốt sẽ đem lại uy tín rất lớn cho một công ty, do đó công ty đã hết sức cố gắng trong việc tạo điều kiện cho anh em nhân viên trong phòng để phục vụ khách hàng một cách tốt nhất có thể. e. Phòng kho, giao vận. Hiện công ty có 2 kho, một kho chính và một kho phục vụ cho công việc bán lẻ tại Showroom, hai kho có quan hệ chặt chẽ với nhau, mọi thông tin về mặt hàng luôn được cập nhật thường xuyên để kịp thời đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Kho chính phục vụ cho công việc bán buôn là chủ yếu, mọi mặt hàng được nhập trực tiếp về đây Kho bán lẻ được nhập từ kho chính theo giá tạm nhập để quản lý và hạch toán được chặt chẽ. f. Thủ kho: phải có trách nhiệm nhập và xuất hàng đúng chủng loại, số lượng và phẩm chất hàng hóa. Khi hàng hết phải có trách nhiệm thông báo với phòng kinh doanh và ban giám đốc để kịp thời nhập hàng hóa, những mặt hàng nào tồn kho lâu phải có trách nhiệm thông báo với ban giám đốc để có những phương án giải quyết kịp thời. Đối với nhân viên giao vận: Có trách nhiệm giao hàng tới tận nơi cho khách hàng khi có đơn hàng từ phòng kinh doanh và có lệnh xuất kho của thủ kho. 1.4. §Æc ®iÓm tæ chøc h¹ch to¸n kÕ to¸n t¹i c«ng ty. 1.4.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán là tập hợp những các bộ, nhân viên kế toán cùng với những phương tiện kỹ thuật tính toán để thực hiện toàn bộ công tác kế toán của doanh nghiệp. Bộ máy kế toán phải thực hiện nhiều khâu công việc kế toán ( phần hành kế toán). Do vậy cần phải chia ra nhiều bộ phận thực hiện theo từng phần cụ thể. Việc chia này tuỳ thuộc vào quy mô hoạt động sản xuất của doanh nghiệp và khối lượng nghiệp vụ kế toán của doanh nghiệp để bổ trợ cho phù hợp. Để tổ chức bộ máy kế toán cần phải căn cứ vào loại hình tổ chức công tác kế toán mà doanh nghiệp vận dụng, đồng thời phải phù hợp với sự phân cấp quản lý cũng như yêu cầu trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán. Do vậy việc tổ chức bộ máy kế toán sao cho hợp lý, gọn nhẹ và hoạt động có hiệu quả là điều kiện quan trọng để cung cấp thông tin kế toán kịp thời, chính xác, đầy đủ và hữu ích cho các đối tượng sử dụng thong tin, đồng thời phát huy nâng cao trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán. Hiện nay bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức tập trung với một phòng kế toán đặt tại công ty cæ phÇn thÕ giíi kü thuËt sè DCMax gồm 6 người. a. Kế toán trưởng: có nhiệm vụ phụ trách chung toàn bộ bộ máy kế toán, điều hành hướng dẫn các kế toán viên trong công tác hạch toán . - Mặt khác, kế toán trưởng phải có trách nhiệm quản lý trực tiếp các nhân viên của mình, chịu trách nhiệm trước ban giám đốc về mọi công việc có liên quan đến kế toán với khách hàng b. Kế toán hoá đơn: có nhiệm vụ viết hóa đơn giá trị gia tăng khi có đơn hàng. c. Kế toán bán hàng: Công việc chính của người kế toán này là thanh toán, hằng ngày vào sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh như thu tiền mặt, ..vv. Ngoài ra cuối mỗi tháng kế toán bán hàng phải kết hợp với thủ kho để kiểm kê kho (do tính chất chủng loai, số lượng mặt hàng tương đối lớn) d. Kế toán thuế: Tập hợp chứng từ sổ sách liên quan tới thuế để kê khai thuế và làm thủ tục báo cáo thuế hàng tháng, hang năm. e. Kế toán công nợ: có nhiệm vụ bám sát các khoản phải thu và phải trả khách hàng (theo dõi trên tài khoản 131 và 331).Cuối mỗi tuần phải làm báo cáo công nợ in ra làm 3 bản một bản trình ban giám đốc, một bản trình kế toán trưởng, một bản cho phòng kinh doanh. Báo cáo công nợ có tác dụng giúp ban giám đốc và phòng kinh doanh có những điều chỉnh kịp thời đối với những nhóm khách hàng mà họ phụ trách. f. Thủ quỹ: có nhiệm vụ quản lý tiền mặt, thực hiện thu chi tiền mặt và lập báo cáo quỹ theo yêu cầu của công ty. Sơ đồ 2: Bộ máy kế toán công ty KÕ to¸n c«ng nî Thñ quü KÕ to¸n b¸n hµng Kế toán trưởng KT ho¸ ®¬n KÕ to¸n thuÕ 1.4.2. Các chính sách kế toán áp dụng tại công ty DCMax - Niên độ kế toán: Theo năm dương lịch bắt đầu từ ngày 1/1 đến ngày 31/12 - Kỳ kế toán: Quý - Đơn vị tiền tệ sử dụng: VNĐ - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: H¹ch to¸n theo ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn - Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ - Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: phương pháp khấu hao đường thẳng * Chứng từ kế toán: Đây là khâu đầu tiên của công tác kế toán nhằm cung cấp thông tin đầu tiên làm cơ sở dữ liệu cho hệ thống thông tin, biến đổi thành thông tin kế toán cung cấp cho các đối tượng sử dụng Hệ thống danh mục chứng từ ở công ty cæ phÇn thÕ giíi kü thuËt sè DCMax các loại chứng từ sau: - Phiếu thu, phiếu chi - Giấy đề nghị thanh toán - Hóa đơn GTGT - B¶ng chÊm c«ng - Phiếu nhập kho, xuất kho,thÎ kho, phiÕu xuÊt kho kiªm vËn chuyÓn néi bé * Về tài khoản kế toán Công ty cæ phÇn thÕ giíi kü thuËt sè DCMax sử dụng hệ thống tài khoản kế toán theo quy định hiện hành của Bộ tài chính. Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh sử dụng tài khoản kế toán sau: TK 111, TK 112, TK 131, TK 156, TK 632, TK511, TK 641, TK 642, TK911, TK 421 * Hệ thống sổ sách báo cáo kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng Để đáp ứng với sự phát triển của công ty và điều kiện số lượng nhân viên của phòng kế toán ít và yêu cầu cung cấp thông tin kịp thời cho các nhà quản trị doanh nghiệp. Công ty đã tổ chức công tác kế toán với hình thức “ NhËt ký Chứng từ ”. Đây là hình thức kết cấu đơn giản thuận tiện cho việc ghi sổ và phù hợp với yêu cầu quản lý và trình độ của đội ngũ kế toán Theo hình thức “ Chứng từ ghi sổ” thì hệ thống sổ sách báo cáo kế toán ở công ty DCMax bao gồm: - Chứng từ ghi sổ - ThÎ vµ sæ kÕ to¸n chi tiÕt - Sổ cái TK 511,632,641,642,911 - Tờ khai thuế GTGT - Báo cáo kết quả kinh doanh Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức “Chứng từ ghi sổ” S¬ ®å 3: Trình tự sơ đồ hạch toán Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ Sổ kế toán chi tiết Sổ cái Sổ đăng ký CTGS Bảng tổng hợp chi tiết số phát sinh Chứng từ ghi sổ Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú Ghi cuối tháng Ghi hàng ngày Đối chiếu PHẦN II: THỰC TÕ C«NG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THẾ GIỚI KỸ THUẬT SỐ DCMAX 2.1. §Æc ®iÓm, yªu cÇu qu¶n lý hµng ho¸, tiªu thô hµng ho¸ t¹i c«ng ty cæ phÇn DCMax 2.1.1. §Æc ®iÓm vÒ b¸n hµng vµ t×nh h×nh qu¶n lý hµng ho¸ t¹i c«ng ty * §Æc ®iÓm vÒ ph­¬ng thøc b¸n hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng Hiện nay tại công ty DCMax đang áp dụng các phương thức bán hàng chủ yếu sau: - Phương thức bán buôn trực tiếp qua kho - Phương thức bán lẻ thu tiền trực tiếp - Hàng hóa mua bán thẳng không qua kho. Việc giao hàng thường là thanh toán ngay hoặc chấp nhận thanh toán nên hàng xuất bán đựơc xác định là tiêu thụ ngay. Ngoài việc lựa chọn phương thức bán hàng phù hợp công ty cũng quan tâm đến các phương thức thanh toán sao cho thuận tiện và đơn giản nhất như: Bán hàng thu tiền ngay: thanh toán bằng tiền mặt, thanh toán qua ngân hàng… Phương thức này chủ yếu áp dụng đối với khách hàng mua lẻ với số lượng lớn. Tuy nhiên có trường hợp khách hàng mua buôn với số lượng lớn nhưng không thường xuyên thì phải thanh toán tiền ngay. Trường hợp này thì thời điểm thu tiền trùng với thời điểm giao hàng được xác nhận là tiêu thụ Nếu khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt chứng từ ban đầu phải lập là phiếu thu tiền. Ví dụ trong tháng 08 năm 2007 công ty bán hàng cho Chị Hằng có phiếu thu sau: Biểu số 2: Đơn vị: Cty CP DC Max Địa chỉ: 31B Tràng Thi Mẫu 01-TT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC Phiếu thu Ngày 20 tháng 8 năm 2007 Liên số: Số phiếu: 432 Nợ TK: 111 Có TK: 511 Người nộp: Chị Hằng Địa chỉ : Về khoản: Thanh toán tiền mua hàng Số tiền : 13.200.000 VNĐ Bằng chữ: Mười ba triệu hai trăm nghìn đồng Kèm theo: 01 chứng từ gốc. Số chứng từ gốc: 0000432- AB/2007 Ngày 20 tháng 8 năm 2007 Thủ trưởng đơn vị (Ký,họ tên,đóng dấu) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người nộp tiền (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họtên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Mười ba triệu hai trăm nghìn đồng Phiếu thu được lập thành 3 liên như sau : Liên 1: Lưu tại công ty Liên 2: Giao cho khách hàng Liên 3: Lưu tại phòng kế toán Nếu khách hàng thanh toán băng séc thì chứng từ ban đầu là bảng kê nộp séc và phiếu thu séc, khi công ty thu được séc thì nộp vào ngân hàng mà công ty mở tài khoản. Phiếu thu séc được lập thành 2 liên: Giống như phiếu thu tiền mặt) Liên 1: Lưu tại công ty Liên 2 : Giao cho khách hàng Bảng kê nộp séc lập thành 3 liên Ngân hàng giữ 2 liên Ngân hàng ký trả công ty một liên Khi ngân hàng nhận tiền chuyển vào tài khoản của công ty, ngân hàng sẽ phát giấy báo có về công ty. Khi nhận được giấy báo có, kế toán sẽ phản ánh số tiền đó vào tài khoản liên quan Biểu số 3: Bảng kê nộp séc Ngày….. tháng…… năm Phần do ngân hàng ghi Số hiệu tài khoản: 1509 201014014 Người thụ hưởng TK ghi Nợ:.. ................... TK ghi Có:.. .................. Tại ngân hàng NN & PTNT Chương Dương STT Số séc Tên người phát hành séc Tài khoản người phát hàng séc Tên đơn vị thanh toán Mã hiệu…….. Số tiền Cộng Tổng số tiền ( Viết bằng chữ):………………………………………… Đã nhận đủ tờ séc của ông (bà)……………………………… Số séc:……………………………………………………… Ngân hàng bên mua nhận Đơn vị nộp Đơn vị thanh toán Đơn vị thu hộ Bán hàng chịu: Phương thức này thường áp dụng với những khách hàng phần lớn quen biết có ký hợp đồng lâu dài và có uy tín. Để khuyến khích sản phẩm của mình thì công ty áp dụng hình thức thanh toán gối đầu, trả chậm trong một khoảng thời gian hay một khoản tiền nhất định. Thời điểm thu tiền không trùng với thời điểm giao hàng được xác định là tiêu thụ. Khách hàng ứng trước tiền hàng: Khách hàng có thể ứng trước tiền ra để đặt trước một số mặt hàng, doanh thu được ghi nhận trong trường hợp này là khi công ty xuất hàng cho khách hàng. * T×nh h×nh qu¶n lý hµng ho¸ t¹i c«ng ty Quản lý hàng hoá là một vấn đề quan trọng và thiết yếu. Thực tế việc quản lý hàng hoá tại công ty được tiến hàng ngay từ khâu thu mua. Việc lập kế hoạch hàng nhập mua do phòng kinh doanh chịu trách nhiệm sau đó đưa lại cho kế toán nhập hàng để căn cứ vào đó kiểm tra được lượng hàng hoá về kho, hàng tồn trong kho, hàng trưng bày. Đồng thời kế toán nhập mua phải căn cứ vào kế hoạch để theo dõi chương trình của các hãng để quyết định được số lượng hàng nhập về kho. Hoạt động trong cơ chế thị trường nên việc mua hàng của công ty được tiến hành theo phương thức trực tiếp, việc vận chuyển hàng hoá thường do bên bán chịu, trừ một số trường hợp cần thiết cần nhanh chóng thì công ty điều xe đến kho của nhà cung cấp lấy hàng. Ngày nay với công nghệ tin học tiên tiến, hiện đại hoá phần lớn các công ty đều sử dụng phần mềm để quản lý và tính toán. Phần mềm kế toán là công cụ không thể thiếu trong một doanh nghiệp thành công và phát triển. Công ty DCMax cũng đã sử dụng phần mềm kế toán từ năm 2007 đến nay, làm tăng hiệu quả công việc, giảm thiểu được thời gian ghi chép và tính toán. Vì hàng hoá tồn kho là rất lớn nên việc bảo quản hàng hoá cũng phải hết sức cần thiết và được chú trọng lên hàng đầu. Hiện tại công ty đã thuê hai kho để chứa hàng, công ty đang chuẩn bị thuê them một kho nữa để mở rộng quy mô. Tại phòng kế toán việc quản lý hàng hóa được tiến hành trên phần mền kế toán Fast, căn cứ vào hoá đơn bán hàng hàng ngày kế toán nhập dữ liệu vào máy theo số lượng thực xuất, thực nhập và in ra báo cáo tồn và các báo cáo theo yêu cầu quản lý. * §Æc ®iÓm tiªu thô hµng ho¸ t¹i c«ng ty DCMax Công ty cæ phÇn thÕ giíi kü thuËt sè DCMax là một công ty có quy mô hoạt động tương đối lớn. Thị trường tiêu thụ của công ty rộng khắp từ Bắc tới Nam, công ty có nhiều các kho để thuận tiện cho quá trình tiêu thụ hàng hoá. Mặc dù là một công ty độc quyền phân phối song công ty cæ phÇn thÕ giíi kü thuËt sè DCMax vẫn phải chịu nhiều áp luc cạnh tranh trên thị trường. Do đó để hoạt động kinh doanh ngày càng phát triển công ty đã cố gắng trong quản lý trong việc đẩy mạnh tiêu thụ hàng hoá như đa dạng hoá các phương thức thanh toán, các phương thức bán hàng, giảm chi phí trung gian để hoạt động kinh doanh ngày càng hiệu quả. 2.1.2. §¸nh gi¸ hµng ho¸ Đánh giá hàng hoá là xác định giá trị của chúng theo nguyên tắc nhất định, về nguyên tắc kế toán nhập xuất tồn hàng hoá phản ánh tuân thủ theo nguyên tắc giá gốc nhưng trong thực tế nếu hàng hoá có khối lượng lớn, nhiều chủng loại để đảm bảo yêu cầu kịp thời và giảm bớt khối lượng công việc do sự biến động hàng ngày của hàng hoá. Kế toán hàng hoá có thể tạm tính giá hàng hoá theo giá hạch toán. Hàng hoá cũng là vốn kinh doanh nên quá trình của nó luôn luôn vận động,các yếu tố cấu thành của hàng hoá sẽ được hình thành cùng quá trình vận động của hàng hoá nên việc xác định giá được thực hiện theo từng thời điểm cụ thể. Đồng thời việc xác định giá trị hàng hoá đòi hỏi phải đảm bảo nguyên tắc nhất quán. Về cơ bản cách đánh giá hàng hoá nhập kho, xuất kho cũng được tương tự như đánh giá vật tư nhưng có khác nhau là khi nhập kho hàng hoá kế toán ghi theo giá trị mua thực tế từng lần nhập hàng. Các chi phí thu mua thực tế phát sinh trong qúa trình thu mua như: Chi phí vận chuyển, bốc dỡ, tiền kho, bến bãi được hạch toán riêng đến cuối tháng mới tính phân bổ cho hàng hoá xuất kho để tính giá vốn thực tế của hàng xuất kho. 2.2 KÕ to¸n b¸n hµng t¹i c«ng ty 2.2.1. Kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu a. Kế toán doanh thu bán hàng + Chứng từ và tài khoản sử dụng: Để phản ánh doanh thu bán hàng và tình hình thanh toán giữa công ty với khách hàng, tại công ty DCMax kế toán sử dụng những chứng từ, sổ sách sau: - Hoá đơn GTGT - Sổ chi tiết bán hàng - Sổ chi tiết 131 - Kế toán sử dụng TK 511- “Doanh thu bán hàng” để phản ánh doanh thu thu thực tế của doanh nghiệp trong một kỳ hoạt động sản xuất kinh doanh. TK này được mở chi tiết như sau: TK 5111- Doanh thu bán hàng hoá TK 5112- Doanh thu bán thành phẩm TK 5113- Doanh thu cung cấp dịch vụ TK 5114- Doanh thu trợ cấp, trợ giá Việc theo dõi doanh thu được thực hiện trên sổ chi tiết bán hàng. Sổ này vừa theo dõi được số tiền thu về và số lượng hàng hóa xuất ra trong từng hoá đơn GTGT. Ngoài ra kế toán còn sử dụng tài khoản có liên quan khác như TK 111, 112, 131… Việc hạch toán lỗ, lãi được thực hiện vào cuối mỗi tháng + Trình tự hạch toán Trong trường hợp bán hàng thu tiền ngay kế toán sẽ căn cứ vào hoá đơn GTGT kế toán ghi: Nợ TK 111, 112 Có TK 3331 Có TK 5111 VD: Trong tháng 8/2007 công ty DCMax bán cho Chị Hằng- Hàng khoai có nghiệp cụ như sau: Nợ TK 111: 13.200.000 Có TK 3331: 1.200.000 Có TK 5111: 12.000.000 Trong trường hợp trả chậm kế toán mở sổ chi tiết theo dõi công nợ với khách hàng, khách hàng đã nhận hàng nhưng chưa thanh toán ngay kế toán sẽ phản ánh vào bên Nợ TK 131- “ Phải thu khách hàng” trên sổ chi tiết 131. Ở công ty DCMax sổ này được mở chi tiết cho từng khách hàng, mỗi sổ theo dõi từ 5- 7 khách hàng. Căn cứ để mở sổ này là từ các hóa đơn GTGT mà kế toán lập Biểu số 4: Sổ chi tiết 131 Đối tượng: Công ty Máy tính Lê Anh Ngày tháng Chứng từ Diễn giải Thời hạn chiết khấu TK ĐƯ SPS Số dư Ngày tháng thanh toán S N Nợ Có Nợ Có Dư đầu kỳ 28.698.400 Phát sinh T7/2006 6 52 Bán hàng 2.410.000 20 Thanh toán 111 5.640.000 27 63 Bán hàng 3.560.000 Cộng PS 5.970.000 5.640.000 Dư cuối kỳ 29.284.400 Cuối mỗi tháng công ty tiến hành tổng hợp chi tiết công nợ dưới dạng “ Bảng cân đối TK 131”. Bảng này sẽ phản ánh chi tiết từng khoản nợ của khách hàng với công ty. Trường hợp này là m¸y tÝnh mua chịu m¸y ¶nh thì hạch toán như sau: Nợ TK 131: 5.790.000đ Có TK 511: 5.427.273đ Có TK 3331: 542.727đ b. Phương thức bán lẻ thu tiền trực tiếp Hiện nay Công ty DCMax có 3 địa điểm bán lẻ trên địa bàn thành phố Hà nội. Đối với phương thức này nhân viên bán hàng tại cửa hàng thu tiền trực tiếp của khách hàng và giao hàng cho khách. Nhân viên không lập chứng từ cho từng nghiệp vụ mua hàng mà định kỳ 15 ngày nhân viên bán hàng lập báo cáo Nhập- Xuất – Tồn kho và gửi báo cáo này cùng với số tiền thu được nộp về phòng kế toán làm căn cứ để hạch toán. Việc theo dõi tiêu thụ được kế toán thực hiện trên sổ chi tiết tiêu thụ hàng hóa cho từng mặt hàng giống hình thức bán buôn. Biểu số 5 Cty cæ phÇn DCMax - Kho số 1 - Mặt hàng m¸y ¶nh, m¸y quay BÁO CÁO NHẬP, XUẤT TỒN 15 NGÀY Từ 15/7 đến hểt 31/7/2007 Tên hàng ĐV Tồn kho ĐK Lượng nhập TK Tổng lượng cả tồn Bán trong kỳ Lượng xuất khác Tồn CK S.lg Đ.giá TT M¸y canon A420 Cái 27 0 27 12 220.000 2.640.000 0 15 M¸y canon A410 Cái 36 0 36 10 280.000 2.800.000 0 26 M¸y canon A430 Cái 5 36 41 16 180.000 2.880.000 2 23 M¸y quay HC40 Cái 2 24 26 5 310.000 1.550.000 0 21 M¸y quay HC44 Cái 4 10 14 7 110.000 770.000 0 7 M¸y quay HC48 Cái 12 0 12 3 200.000 600.000 0 9 M¸y quay HC45 Cái 15 0 15 10 110.000 1.100.000 0 5 Céng 12.340.000 Số tiền bằng chữ: Mười hai triệu ba trăm bốn mươi nghìn đồng Phụ trách đơn vị (ký, họ tên) Kế toán trưởng (ký, họ tên) Thủ kho (ký, họ tên) Người bán hang (ký, họ tên) c. Phương thức bán buôn trực tiếp qua kho Ở công ty cæ phÇn thÕ giíi kü thu©t sè DCMax mọi việc mua bán hàng hóa đều được thực hiện qua hợp đồng ký kết giữa công ty với các khách đến mua trên cơ sở lệnh duyệt hàng bao gồm giá bán và số lượng do giám đốc ký duyệt, phòng kế toán viết hóa đơn GTGT, thủ kho tiến hành xuất hàng hóa theo đúng số lượng chủng loại trên hợp đồng. CỘNG HOÀ Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập- Tự do – Hạnh phúc HỢP ĐỒNG KINH TẾ V/v Mua bán hàng hoá Số….VA Căn cứ vào pháp lệnh HĐKT ngày 25/9/1989 của hội đồng nhà nước Căn cứ vào nghị định số 17/HĐBT ngày 10/1/1990 của HĐBT quy định chi tiết thi hành pháp lệnh kinh tế Căn cứ vào khả năng, nhu cầu của hai bên Hôm nay, ngày 20 tháng 7 năm 2007 chúng tôi gồm có: Bên A: Công ty cæ phÇn DCMax Địa chỉ: Số 31B Trµng Thi - HN Điện thoại: 04.9364468 Fax: 049364468 MST: 0101744541 Đại diện: ¤ng Lª §øc Ph­¬ng Chức vụ: Giám Đốc Bên B: Công ty TNHH Lê Anh Địa chỉ: 379 Tây Sơn- Đống Đa- Hà nội Điện thoại: 04.5118996 Fax: MST: 0101344790 Đại diện: Bà Đào Thị Xoan Chức vụ: Giám Đốc Hai bên cùng nhất trí mua bán hàng hoá với những điều khoản sau: Điều 1: Hàng hóa Bên A bán cho bên B số lượng hàng hóa theo danh mục sau: STT Tên hàng ĐVT SL Đơn giá TT 1 M¸y canon A420 C¸i 24 280.000 6.720.000 2 M¸y canon A410 C¸i 36 180.000 6.480.000 3 M¸y quay HC48 C¸i 12 110.000 1.320.000 Céng 72 14.520.000 Điều 2: Chất lượng hàng hoá Điều 3: Phương thức thanh toán Điều 4: Trách nhiệm của mỗi bên Đại diện bên A Đại diện bên B Hóa đơn G._.