Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty Cổ Phần Phân phối thiết bị văn phòng FINTEC (KD&CN)

h thần của cán bộ công nhân viên, doanh nghiệp đảm bảo có lợi nhuận để tích luỹ mở rộng phát triển sản xuất kinh doanh. Để đạt lợi nhuận cao và an toàn trong hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp phải tiến hành đồng bộ các biện pháp quản lý, trong đó hạch toán kế toán là công cụ quan trọng không thể thiếu để tiến hành quản lý các hoạt động kinh tế, kiểm tra việc sử dụng, quản lý tài sản, hàng hoá nhằm đảm bảo tính năng động, sáng tạo và tự chủ trong sản xuất kinh doanh, tính toán và xác định hiệu quả của từng hoạt động sản xuất kinh doanh làm cơ sở vạch ra chiến lược kinh doanh. Do vậy, việc tổ chức công tác kế toán như thế nào để có thể cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời, chính xác nhất cho nhà quản lý phân tích, lựa chọn phương án kinh doanh có hiệu quả, mang lại lợi nhuận tối đa cho doanh nghiệp. Nhận thức được tầm quan trọng và vai trò tích cực của hạch toán kế toán, đặc biệt là kế toán bán hàng. Sau gần hai tháng thực tập tại Công ty Cổ Phần Sản Xuất và Kinh Doanh Máy Văn Phòng Việt, cùng với kiến thức trang bị trong quá trình học tại trường ĐH Kinh Doanh Và Công Nghệ Hà Nội và nhờ sự giúp đỡ của các cô chú, anh chị trong công ty, đặc biệt là sự giúp đỡ tận tình của thầy TS.Nguyễn Thế Khải em đã quyết định chọn đề tài “Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty Cổ Phần Phân phối thiết bị văn phòng FINTEC”. Luận văn gồm 3 phần : Phần 1 : Những vấn đề chung về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại doanh nghiệp thương mại Phần 2 : Thực tế kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty Cổ Phần Phân phối thiết bị văn phòng FINTEC Phần 3 : Nhận xét về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty Phân phối thiết bị văn phòng FINTEC Qua đây em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến thầy giáo hướng dẫn TS.Nguyễn Thế Khải và các cán bộ phòng kế toán tại Công ty Cổ Phần Phân phối thiết bị văn phòng FINTEC đã tận tình hướng dẫn và cung cấp tài liệu giúp em hoàn thành bài luận văn tốt nghiệp này. Phần 1 Những vấn đề chung về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại doanh nghiệp thương mại 1.1 Khái niệm về bán hàng và ý nghĩa của bán hàng 1.1.1 Khái niệm về bán hàng Bán hàng hay còn gọi là tiêu thụ thành phẩm, hàng hóa, là công đoạn cuối cùng hoàn tất một quá trình sản xuất kinh doanh, là quá trình trao đổi thành phẩm tức chuyển hóa vốn của doanh nghiệp từ hình thái hiện vật sang hình thái giá trị. Do đó bán hàng là thực hiện giá trị của hàng hóa. 1.1.2 ý nghĩa của bán hàng Quá trình bán hàng không những có ý nghĩa đối với doanh nghiệp mà còn có ý nghĩa đối với toàn bộ nền kinh tế quốc dân: - ý nghĩa đối với nền kinh tế quốc dân: Đây là tiền đề cho cân đối sản xuất và tiêu dùng, cân đối tiền và hàng trong lưu thông cũng như cân đối giữa các ngành, các khu vực trong nền kinh tế. Hơn nữa, hàng hóa của ngành này lại là tư liệu sản xuất của ngành khác, do đó quá trình bán hàng có ảnh hưởng trực tiếp đến mối quan hệ cung cầu trên thị trường. Bán hàng, tiêu thụ sản phẩm thực hiện mục đích của nền sản xuất xã hội là phục vụ tiêu dùng, phục vụ đời sống nhân dân đồng thời tạo tiền đề để thực hiện toàn bộ quá trình tái sản xuất. - ý nghĩa đối với doanh nghiệp: Quá trình bán hàng là giai đoạn cuối cùng của quá trình SXKD, nó có ý nghĩa quan trọng đối với doanh nghiệp, bởi vì quá trình này chuyển hóa vốn từ hình thái hiện vật sang hình thái giá trị, đẩy mạnh tiêu thụ sẽ giúp doanh nghiệp thu hồi vốn nhanh chóng, tăng vòng quay của vốn, bổ xung nguồn vốn cho việc tái sản xuất và mở rộng sản xuất. 1.2 Các phương thức bán hàng 1.2.1 Các phương thức bán hàng Phương thức bán hàng là cách thức doanh nghiệp chuyển quyền sở hữu hàng hóa cho khách hàng và thu được tiền hoặc quyền thu tiền về số lượng hàng hóa tiêu thụ. Hoạt động mua bán hàng hóa của doanh nghiệp thương mại có thể thực hiện qua hai phương thức : bán buôn và bán lẻ. Trong đó, bán buôn là bán hàng cho các đơn vị sản xuất kinh doanh để tiếp tục quá trình lưu chuyển hàng hóa; còn bán lẻ là bán hàng cho người tiêu dùng, chấm dứt quá trình lưu thông hàng hóa. 1.2.1.1 Phương thức bán buôn * Phương thức bán hàng qua kho Theo phương thức này, hàng hóa mua về được nhập kho rồi từ kho xuất bán ra. Phương thức bán hàng qua kho có hai hình thức giao nhận: - Hình thức giao hàng trực tiếp : Theo hình thức này bên mua sẽ nhận hàng tại kho bên bán hoặc đến một địa điểm do hai bên thỏa thuận theo hợp đồng, nhưng thường là bên bán quyết định. - Hình thức chuyển hàng : Theo hình thức này, bên bán sẽ chuyển hàng hóa đến kho của bên mua hoặc đến một địa điểm nào do bên mua quyết định để giao hàng. * Phương thức bán hàng vận chuyển thẳng Theo phương thức này, hàng hóa sẽ được chuyển thẳng từ đơn vị cung cấp đến đơn vị mua hàng không qua kho của đơn vị trung gian. Phương thức bán hàng vận chuyển thẳng có hai hình thức: - Vận chuyển thẳng có thanh toán: Theo hình thức này, hàng hóa được vận chuyển thẳng về mặt thanh toán, đơn vị trung gian vẫn làm nhiệm vụ thanh toán tiền hàng với đơn vị cung cấp và thu tiền của đơn vị mua. - Vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán: Theo hình thức này hàng hóa được vận chuyển thẳng; về thanh toán, đơn vị trung gian không làm nhiệm vụ thanh toán tiền với đơn vị cung cấp, thu tiền của đơn vị mua. Tùy hợp đồng, đơn vị trung gian được hưởng một số phí nhất định ở bên mua hoặc bên cung cấp. 1.2.1.2 Phương thức bán lẻ - Hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp : Người bán hàng thu tiền trực tiếp của khách hàng và trực tiếp giao hàng cho khách hàng. Người bán phải chịu trách nhiệm về số hàng đã nhận ra quầy hàng để bán lẻ. Thẻ quầy hàng được mở ra theo dõi cho từng mặt hàng để ghi chép sự biến động của hàng hóa trong từng ca, từng ngày. - Hình thức bán lẻ thu tiền tập trung : Theo hình thức này, nhân viên bán hàng chỉ phụ trách việc giao hàng, còn việc thu tiền có người chuyên trách công việc này. Trình tự được tiến hành như sau: Khách hàng xem xong hàng hóa và đồng ý mua, người bán viết “hóa đơn bán lẻ” giao cho khách hàng đem đến chỗ thu tiền thì đóng dấu “đã thu tiền”, khách hàng mang hóa đơn đó đến nhận hàng. Cuối ngày, người thu tổng hợp số tiền đã thu để xác định doanh thu bán. Định kỳ tại quầy, hàng hóa sẽ được kiểm kê, tính toán lượng hàng đã bán ra để xác định tình hình bán hàng thừa thiếu. - Hình thức bán hàng đại lý ký gửi: Bán hàng gửi tại đại lý, ký gửi là phương thức mà bên chủ hàng ( gọi là bên giao đại lý ) xuất hàng giao cho bên nhận đại lý, ký gửi để bán. Bên nhận đại lý sẽ được hưởng thù lao đại lý dưới hình thức hoa hồng hoặc chênh lệch giá. - Hình thức bán hàng trả chậm, trả góp : Là phương thức bán hàng thu tiền nhiều lần. Người mua sẽ thanh toán lần đầu ngay tại thời điểm mua hàng. Số tiền còn lại người mua chấp nhận trả dần ở các kỳ tiếp theo và phải chịu một tỷ lệ lãi suất nhất định. - Hình thức bán hàng nội bộ : Là hình thức bán hàng hóa, dịch vụ trong nội bộ, giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng một Công ty hoặc Tổng Công ty; hàng hóa xuất biếu, tặng, xuất trả lương, thưởng, dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh. - Hình thức bán hàng đổi hàng : Là hình thức bán hàng giữa các doanh nghiệp với nhau trong đó hai bên tiến hành trao đổi hàng hóa có giá trị tương đương hoặc không tương đương. Nếu hàng hóa không có giá trị tương đương thì phần chênh lệch sẽ được thanh toán bằng tiền hoặc một loại hàng hóa khác. - Hình thức bán hàng tự phục vụ: Phương thức bán hàng này được thực hiện ở các siêu thị. Khách hàng tự lựa chọn hàng hóa cần mua và thanh toán tiền tại quầy thu tiền của siêu thị. 1.2.2 Các phương thức thanh toán - Phương thức thanh toán ngay : Theo phương thức này việc chuyển giao quyền sở hữu, sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng và việc thu tiền được thực hiện đồng thời; khách hàng có thể trả bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, hàng đổi hàng. - Phương thức thanh toán chậm : Khi thành phẩm được xuất giao cho khách hàng được coi là tiêu thụ nhưng khách hàng mới chỉ chấp nhận trả tiền, chưa trả tiền hàng, doanh nghiệp bán hàng được quyền thu tiền. Tuy vậy đơn vị vẫn ghi nhận doanh thu, doanh thu được ghi nhận trước kỳ thu tiền. 1.3 Nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng Để đáp ứng được nhu cầu quản lý quá trình bán hàng và xác định kết quả kinh doanh, kế toán có những nhiệm vụ chủ yếu sau: - Phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời, chính xác tình hình hiện có và sự biến động của từng loại sản phẩm, hàng hóa của doanh nghiệp cũng như trên thị trường theo chỉ tiêu số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị. - Phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời và chính xác các khoản doanh thu, các khoản giảm trừ doanh thu và các chi phí của từng hoạt động trong doanh nghiệp. Đồng thời theo dõi và đôn đốc các khoản thu của khách hàng. - Phản ánh và tính toán chính xác kết quả của từng hoạt động, giám sát tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà Nước và tình hình phân phối kết quả các hoạt động. - Cung cấp các thông tin kế toán phục vụ cho vệc lập Báo Cáo Tài Chính và định kỳ phân tích hoạt động kinh tế liên quan đến quá trình bán hàng, xác định và phân phối kết quả hoạt động kinh doanh. 1.4 Kế toán doanh thu va cung cấp dịch vụ 1.4.1 Khái niệm doanh thu và điều kiện ghi nhân doanh thu Doanh thu là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán phát sinh từ hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường của doanh nghiệp góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu. Trong doanh nghiệp doanh thu bao gồm: doanh thu bán hàng (doanh thu tiêu thụ hàng hóa); doanh thu cung cấp dịch vụ; doanh thu từ tiền lãi, cổ tức và lợi nhuận được chia....Khi doanh nghiệp tiêu thụ hàng hóa nhận được tiền hoặc sẽ nhận được tiền, tiền hàng thu được gọi là doanh thu bán hàng. Điều kiện ghi nhận doanh thu bán hàng : Hàng hóa được chuyển quyền sở hữu cho khách hàng, khách hàng đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. 1.4.2 Chứng từ kế toán sử dụng - Hóa đơn GTGT - Hóa đơn bán hàng - Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho - Bản thanh toán hàng đại lý, ký gửi - Các chứng từ thanh toán (Phiếu thu, séc chuyển khoản, séc thanh toán, giấy báo có ngân hàng,.....) - Tờ khai thuế GTGT - Chứng từ kế toán khác liên quan. 1.4.3 Tài khoản kế toán sử dụng - Kế toán sử dụng tài khoản 511, 512 * TK 511 “ Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” – TK này dùng để phản ánh doanh thu bán hàng và kết chuyển doanh thu thuần sang. TK 511 có kết cấu cụ thể như sau: Bên Nợ : - Thuế tiêu thụ dặc biệt, thuế xuất khẩu và thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp phải nộp tính trên doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệp trong kỳ. - Các khoản điều chỉnh giảm trừ doanh thu - Kết chuyển doanh thu bán hàng thuần sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh. Bên Có: Doanh thu bán sản phẩm, hàng hóa và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp thực hiện trong kỳ hạch toán. TK 511 không có số dư cuối kỳ. TK 511 có các tài khoản cấp 2 sau : + TK 5111 – Doanh thu bán hàng hóa + TK 5112 – Doanh thu bán sản phẩm + TK 5113 – Doanh thu cung cấp dịch vụ + TK 5114 – Doanh thu trợ cấp, trợ giá *TK 512 – Doanh thu nội bộ : TK này dùng để phản ánh tình hình bán hàng trong nội bộ doanh nghiệp Về kết cấu TK 512 cũng có kết cấu tương tự TK 511. TK 512 có 3 tài khoản cấp 2 : + TK 5121 – Doanh thu bán hàng + TK 5122 – Doanh thu bán sản phẩm + TK 5123 – Doanh thu cung cấp dịch vụ 1.4.4 Phương pháp kế toán doanh thu và cung cấp dịch vụ ( Xem sơ đồ 1, trang 1) 1.5 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu 1.5.1 Khái niệm các khoản giảm trừ doanh thu - Chiết khấu thương mại : Là khoản tiền mà doanh nghiệp đã giảm trừ hoặc đã thanh toán cho người mua hàng do người mua hàng đã mua hàng với số lượng lớn theo thỏa thuận về chiết khấu thương mại đã ghi trên hợp đồng kinh tế mua bán hoặc cam kết mua bán hàng hóa. - Giảm giá hàng bán : Là số tiền mà người bán giảm cho người mua trên giá đã thỏa thuận vì các lý do hàng bán bị kém phẩm chất, không đúng quy cách hoặc không đúng thời hạn ghi trên hợp đồng. - Hàng bán bị trả lại : Là số sản phẩm, hàng hóa doanh nghiệp đã xác định là đã bán nhưng bị khách hàng trả lại do vi phạm các điều kiện cam kết trong hợp đồng kinh tế như : hàng kém phẩm chất, sai quy cách, chủng loại. Hàng bán bị trả lại phải có văn bản đề ghị của ngừơi mua nêu rõ lý do trả lại hàng, số lượng, trị giá hàng bị trả lại, đính kèm hóa đơn ( nếu trả lại toàn bộ) hoặc bản sao hợp đồng( nếu trả lại một phần hàng ) và đính kèm chứng từ nhập kho của doanh nghiệp số hàng nói trên. 1.5.2 Tài khoản kế toán sử dụng a. TK 521 “ Chiết khấu thương mại” *TK 521 cấu kết cấu như sau : Bên Nợ : Các khoản chiết khấu thương mại thực tế phát sinh trong kỳ Bên Có : Kết chuyển toàn bộ khoản chiết khấu thương mại sang TK 511 TK 521 không có số dư b. TK 531 “ Hàng bán bị trả lại” * TK 531 có kết cấu như sau : Bên Nợ : Trị giá của hàng bán bị trả lại đã trả tiền cho người mua hoặc tính trừ vào nợ phải thu của khách hàng về số sản phẩm hàng hóa bán ra Bên Có : Kết chuyển doanh thu hàng bán bị trả lại vào bên Nợ TK 511 hoặc TK 512 TK 531 : không có số dư c. TK 532 “ Giảm giá hàng bán” * TK 532 có kết cấu như sau : Bên Nợ : Các khoản giảm giá hàng bán đã chấp nhận cho người mua hàng Bên Có : Kết chuyển toàn bộ khoản giảm giá hàng bán sang TK 511 TK 532 : Không có số dư d. Thuế và các khoản phải nộp cho nhà nước : TK kế toán sử dụng : TK 333 – TK này phản ánh số thuế và các khoản phải nộp Nhà nước cũng như tình hình thanh toán số thuế và các khoản phải nộp cho nhà nước của doanh nghiệp. TK 333 có kết cấu như sau : Bên Nợ : Số thuế, phí, lệ phí và các khoản phải nộp đã nộp cho Nhà nước Bên Có : Số thuế, phí, lệ phí và các khoản còn phải nộp cho Nhà nước TK 333 có các tài khoản cấp 2 sau : - TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp gồm : + TK 33311 – Thuế GTGT đầu ra + TK 33312 – Thuế GTGT hàng nhập khẩu - TK 3332 – Thuế tiêu thụ đặc biệt - TK 3333 – Thuế nhập khẩu, xuất khẩu - TK 3334 – Thuế thu nhập doanh nghiệp - TK 3335 – Thuế thu nhập cá nhân - TK 3336 - Thuế tài nguyên - TK 3337 - Thuế nhà đất, tiền thuê đất - TK 3338 – Các loại thuế khác - TK 3339 – Phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác 1.5.3 Phương pháp kế toán các khoản giảm trừ doanh thu * Kế toán chiết khấu thương mại ( Xem sơ đồ 2, trang 2, phần phụ lục) * Kế toán hàng bán bị trả lại ( Xem sơ đồ 3, trang 3, phần phụ lục) * Kế toán giảm giá hàng bán ( Xem sơ đồ 4, trang 4, phần phụ lục) 1.6 Kế toán giá vốn hàng xuất bán : Trị giá vốn của hàng xuất bán = Trị giá mua của hàng xuất bán + Chi phí mua phân bổ cho hàng xuất bán 1.6.1 Phương pháp tính trị giá mua thực tế của hàng xuất bán - Phương pháp tính theo giá thực tế đích danh : Trị giá mua thực tế hàng hóa xuất kho thuộc lô hàng nào thì được tính theo giá của lô hàng đó. Phương pháp này thích hợp đối với những doanh nghiệp có ít loại mặt hàng hoặc mặt hàng ổn định và nhận diện được. - Phương pháp tính theo giá nhập trước, xuất trước (FIFO) : Phương pháp này áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho được mua trước hoặc sản xuất trước thì xuất trước, và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất gần thời điểm cuối kỳ. Theo phương pháp này thì trị giá hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho từ thời điểm hoặc gần đầu kỳ, trị giá của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho. Phương pháp này thích hợp sử dụng khi giá cả ổn định hay có xu hướng giảm. - Phương pháp tính theo giá nhập sau, xuất trước( LIFO) : Phương pháp này áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho được mua sau hoặc sản xuất sau thì được xuất trước, và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trước đó. Theo phương pháp này thì trị giá hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập sau hoặc gần sau cùng, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn tồn kho. Phương pháp này thích hợp trong trường hợp lạm phát. - Phương pháp tính theo đơn giá bình quân gia quyền: Trị giá vốn của hàng hóa xuất kho được tính căn cứ vào số lượng hàng hóa xuất kho và đơn giá bình quân gia quyền : Trị giá thực tế hàng = Số lượng hành hóa x Đơn giá bình quân xuất kho trong kỳ xuất kho trong kỳ Đơn giá bình quân = C d Trị giá hàng tồn đầu kỳ + Trị giá hàng nhập trong kỳ Số lượng hàng hóa tồn đầu kỳ Số lượng hàng hóa nhập trong kỳ Sau khi tính được trị giá mua thực tế của hàng xuất kho bằng một trong những phương pháp trên đây, kế toán phải tính chi phí mua phân phổ cho hàng xuất kho : Chi phí mua phân bổ cho hàng xuất kho = Chi phí mua của hàng còn đầu kỳ + Chi phí mua của hàng nhập trong kỳ x Trị giá mua của hàng xuất trong kỳ Trị giá mua hàng còn đầu kỳ + Trị giá mua hàng nhập trong kỳ 1.6.2 Tài khoản kế toán sử dụng Để phản ánh trị giá vốn hàng bán và việc kết chuyển trị giá vốn hàng bán để xác định kết quả tiêu thụ, kế toán sử dụng TK 632 “ Trị giá vốn hàng bán”. TK 632 có kết cấu như sau: Bên Nợ :Trị giá vốn của hàng hóa, sản phẩm, lao vụ, dịch vụ đã cung cấp ( đã được coi là tiêu thụ trong kỳ) Bên có : Kết chuyển giá vốn hàng tiêu thụ trong kỳ và giá vốn hàng bán bị trả lại. TK 632 không có số dư cuối kỳ 1.6.3 Phương pháp kế toán giá vốn hàng xuất bán * Theo phương pháp kê khai thường xuyên ( Xem sơ đồ 5, trang 5, phần phụ lục) * Theo phương pháp kiểm kê định kỳ ( Xem sơ đồ 6, trang 6, phần phụ lục) 1.7 Kế toán chi phí bán hàng 1.7.1 Nội dung chi phí bán hàng Chi phí bán hàng là một bộ phận của chi phí thời kỳ, chi phí bán hàng biểu hiện bằng tiền các chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra phục vụ cho bán hàng hóa trong kỳ hạch toán. Phân loại chi phí bán hàng theo nội dung chi phí gồm : các khoản chi phí nhân viên, chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí bảo hành, chi phí mua ngoài, chi phí bằng tiền khác. Phân bổ chi phí bán hàng cho hàng hóa tiêu thụ trong kỳ : CPBH phân bổ CPBH còn CPBH phát CPBH phân bổ cho cho hàng bán = lại đầu + sinh trong - số hàng còn lại trong kỳ kỳ kỳ cuối kỳ CPBH phân bổ cho số hàng còn lại cuối kỳ = CPBH cò lại đầu kỳ + CPBH phát sinh cần phân bổ trong kỳ Trị giá hàng còn lại cuối kỳ x Trị giá hàng còn lại cuối kỳ Trị giá hàng xuất bán trong kỳ 1.7.2 Tài khoản kế toán sử dụng * Để hạch toán chi phí bán hàng kế toán sử dụng TK 641 “ Chi phí bán hàng”. - TK 641 có kết cấu cụ thể như sau : Bên Nợ : Chi phí phát sinh liên quan đến quá trình bán sản phẩm, hàng hóa và cung cấp dịch vụ. Bên Có : - Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng - Kết chuyển chi phí bán hàng sang TK 911 “ Xác định kết quả kinh doanh” để tính kết quả kinh doanh trong kỳ. - TK 641 không có số dư cuối kỳ - TK 641 có 7 tài khoản cấp 2 : + TK 6411 – Chi phí nhân viên + TK 6412 – Chi phí vật liệu bao bì + TK 6413 – Chi phí dụng cụ, đồ dùng + TK 6414 – Chi phí khấu hao TSCĐ + TK 6415 – Chi phí bảo hành + TK 6417 – Chi phí dịch vụ mua ngoài + TK 6418 – Chi phí bằng tiền khác 1.7.3 Phương pháp kế toán chi phí bán hàng ( Xem sơ đồ 7, trang 7, phần phụ lục) 1.8 Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp 1.8.1 Nội dung chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí cho quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và phục vụ chung khác liên quan đến hoạt động của toàn doanh nghiệp. Theo quy định hiện hành, chi phí quản lý doanh nghiệp được chia thành các loại sau: - Chi phí nhân viên quản lý : Gồm các khoản tiền lương, phụ cấp phải trả cho ban giám đốc, nhân viên quản lý ở các phòng ban của doanh nghiệp và các khoản trích theo lương BHXH, BHYT, KPCĐ trên tiền lương nhân viên quản lý theo quy định. - Chi phí vật liệu quản lý : Trị giá thực tế của các loại vật liệu, nhiên liệu xuất dùng cho hoạt động quản lý của ban Giám đốc và các phòng ban nghiệp vụ của doanh nghiệp, cho việc sửa chữa TSCĐ, công cụ, dụng cụ dùng chung của doanh nghiệp. - Chi phí đồ dùng trong phòng : chi phí về dụng cụ, đồ dùng văn phòng dùng cho công tác quản lý chung của doanh nghiệp. - Chi phí khấu hao TSCĐ : khấu hao của những TSCĐ dùng chung cho doanh nghiệp như văn phòng làm việc, kho, phương tiện truyền dẫn... - Thuế, phí và lệ phí : như thuế môn bài, thuế nhà, đất,........và các khoản phí, lệ phí giao thông, cầu phà,.. - Chi phí dự phòng : khoản trích dự phòng khó đòi. - Chi phí dịch vụ mua ngoài : các chi phí về dịch vụ mua ngoài, thuê ngoài như :tiền điện, nước, thuê sửa chữa TSCĐ dùng chung của doanh nghiệp. - Chi phí bằng tiền khác như : chi phí hội nghị, công tác phí, chi phí đào tạo cán bộ,... * Việc phân bổ chi phí QLDN cho hàng bán ra được xác định tương tự với chi phí bán hàng phân bổ cho hàng bán ra. 1.8.2 Tài khoản kế toán sử dụng * Để hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp sử dụng TK 642 “ Chi phí quản lý doanh nghiệp” *TK 642 có kết cấu cụ thể như sau: Bên Nợ : - Các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ. - Trích lập và trích lập thêm khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi. Bên Có : - Các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp. - Cuối niên độ kế toán hoàn nhập số chênh lệch dự phòng Nợ phải thu khó đòi đã trích lập lớn hơn số trích lập cho năm tiếp theo. - Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp để xác định kết quả kinh doanh hay để chờ kết chuyển. * TK 642 có 8 tài khoản cấp 2 : + TK 6421 – Chi phí nhân viên quản lý + TK 6422 – Chi phí vật liệu quản lý + TK 6423 – Chi phí đồ dùng văn phòng + TK 6424 – Chi phí khấu hao TSCĐ + TK 6425 – Thuế, phí và lệ phí + TK 6426 – Chi phí dự phòng + TK 6427 – Chi phí dịch vụ mua ngoài + TK 6428 – Chi phí bằng tiền khác 1.8.3Phương pháp kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp ( Xem sơ đồ 8, trang 8, phần phụ lục ) 1.9 Kế toán xác định kết quả bán hàng 1.9.1 Phương pháp xác định kết quả bán hàng * Kết quả bán hàng là biểu hiện bằng tiền lãi hay lỗ từ hoạt động bán hàng của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định. Kết quả bán hàng chính là số chênh lệch giữa doanh thu bán hàng thuần với giá vốn hàng đã bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Lãi (lỗ) bán hàng = DT thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ - Giá vốn hàng bán - CPBH - CPQLDN Trong đó : DT thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ = Tổng doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ - Các khoản giảm trừ doanh thu 1.9.2 Tài khoản kế toán sử dụng * Để hạch toán kết quả kinh doanhkế toán sử dụng TK 911 “ Xác định kết quả kinh doanh” * TK 911 có kết cấu cụ thể như sau : Bên Nợ : - Trị giá vốn của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ xuất đã tiêu thụ. - Chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho hàng hóa, dịch vụ tiêu thu trong kỳ. - Chi phí hoạt động tài chính, chi phí khác. Bên Có : - Doanh thu thuần của sản phẩm, hàng hóa dịch vụ đã ghi nhận tiêu thụ trong kỳ. - Doanh thu hoạt động tài chính và hoạt động khác. - Số lỗ của các hoạt động kinh doanh trong kỳ. * TK 911 không có số dư 1.9.3 Phương pháp kế toán ( Xem sơ đồ 9, trang 9, phần phụ lục) Phần 2 thực tế kế toán bán hàng và xác định kêt quả bán hàng tại công ty cổ phần phân phối thiết bị văn phòng fintec Khái quát chung về Công ty phân phối thiết bị văn phòng FinTec .1 Qúa trình hình thành và phát triển Tiền thân của Công ty Cổ Phần SX & KD Máy Văn Phòng Việt là trung tâm thiết bị văn phòng Quang Huy chuyên hoạt động về lĩnh vực cung cấp máy và dịch vụ máy photocopy từ năm 1992. Tháng 2 năm 2000 Công Ty Cổ Phần SX & KD Máy Văn Phòng Việt chính thức khai trương và đi vào hoạt động với tên giao dịch quốc tế là VietCo theo giấy phép kinh doanh do UBND Thành Phố Hà Nội cấp với mã số thuế là 0101440208. Sau 8 năm chính thức đi vào hoạt động công ty đã không ngừng tăng trưởng và phát triển. Công ty đã tổ chức nghiêng cứu tìm hiểu thị trường mới để mở rộng quy mô hoạt động. Công ty luôn đẩy mạnh mở các đại lý phân phối sản phẩm, có chính sách khuyến khích các đại lý vì thế sau một thời gian cố gắng công ty đã mở được một hệ thống đại lý khá mạnh ở thị trường trong cả nước như : Hà Nội, Hưng Yên, Bắc Ninh, Thái Nguyên, Thanh Hóa, Nghệ An và một đại lý ở TPHCM. Hiện nay, trong chiến lược xâm nhập thị trường các tỉnh Phía Nam và xác định đây là một thị trường đầy tiềm năng. 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của công ty 2.1.2.1 Chức năng: Công Ty Cổ Phần Phân phối thiết bị văn phòng FINTEC có chức năng cung ứng cho thị trường các sản phẩm máy photocopy mang nhãn hiệu Ricoh, Toshiba, Banasonic,…., máy chiếu, máy hủy tài liệu,… Công ty hoạt động theo chế độ hạch toán độc lập, có tư cách pháp nhân, có trách nhiệm dân sự, chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty trong phạm vi vốn góp của các thành viên, có con dấu riêng và mở tài khoản tại Ngân Hàng Thương Mại Cổ Phần Quốc Tế Việt Nam. 2.1.2.2 Nhiệm vụ: Công ty cổ phần Phân phối thiết bị văn phòng FINTEC có trách nhiệm thực hiện những nhiệm vụ sau: - Làm đầy đủ thủ tục đăng ký kinh doanh và hoạt động theo những quy định của nhà nước. - Cung cấp cho khách hàng những dịch vụ hoàn hảo nhất của mình cùng với những sản phẩm chất lượng tốt nhất mà công ty có được từ nhà cung cấp uy tín hàng đầu thế giới. - Công ty chịu trách nhiệm đóng các loại thuế, phí, lệ phí(nếu có) theo quy định của pháp luật. - Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với người lao động theo quy định của pháp luật về lao động. - Thực hiện chế độ báo cáo thống kê, báo cáo định kỳ, chế độ kế toán theo đúng quy định của nhà nước. Chịu trách nhiệm về tính trung thực của báo cáo. - Thực hiện đầy đủ các nội dung trong đơn thành lập công ty và chịu trách nhiệm trước pháp luật. 2.1.3 Đặc điểm tổ chức quản lý: (xem sơ đồ10,trang10,phần phụ lục) Theo mô hình tổ chức quản lý của công ty CP Phân phối thiết bị văn phòng FINTEC dược tổ chức theo hình thức trực tuyến và chức năng. Là công ty cổ phần nên đứng đầu là Hội đồng quản trị : -Hội đồng quản trị: Gồm có Chủ tịch, giám đốc và các thành viên. HĐQT làm việc theo chế độ tập trung họp thường kỳ hàng tháng để xem xét và quyết định các vấn đề thuộc nhiệm vụ và quyền hạn của mình; có thể họp bất thường để giải quyết những vấn đề cấp bách của doanh nghiệp. -Giám đốc: Do Hội đồng quản trị Công ty CP Phân phối thiết bị văn phòng FINTEC bổ nhiệm, là đại diện pháp nhân của công ty, chịu trách nhiệm tổ chức điều hành chung về hoạt động của công ty, là người đại diện quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm của công ty trước cơ quan pháp luật và cơ quan chủ quản. -Phòng kế toán tài chính: Với chức năng cơ bản là hạch toán kế toán theo chế độ kế toán. Quản lý vốn và tài sản của doanh nghiệp, tổ chức công tác hạch toán kế toán tại công ty, lập báo cáo tài chính định kỳ cung cấp số liệu liên quan đến tình hình tài chính của công ty cho hội đồng thành viên, giám đốc và các cơ quan chức năng của nhà nước. - Phòng kế hoạch: Có nhiệm vụ lên kế hoạch nhập hàng, nhập hàng và duyệt giá bán - Phòng kinh doanh: Là phòng phụ trách khâu tiêu thụ sản phẩm, xây dựng hệ thống khách hàng và đại lý bán hàng, đề ra các chiến lược phát triển các sản phẩm mới và các thị trường mới. - Phòng hành chính: Có chức năng tuyển dụng nhân sự, quản lý nhân sự, kiểm tra giám sát việc thực hiện các quy trình, quy định tại Công ty. - Phòng điều phối chăm sóc khách hàng: Có nhiệm vụ theo dõi chăm sóc các khách hàng, tìm kiếm khách hàng mới, lên kế khoạch công việc cho các nhân viên kỹ thuật. - Phòng kỹ thuật: Tổ chức các hoạt động liên quan đến công việc kỹ thuật. Kết hợp với phòng tổ chức hành chính đào tạo hướng dẫn về kỹ thuật các sản phẩm của công ty cho các nhân viên. Báo cáo tình hình hoạt động kỹ thuật lên ban giám đốc công ty theo tuần, tháng, năm. Nghiên cứu các sản phẩm của công ty, tổng hợp đúc kết các kinh nhiệm về kỹ thuật lập báo cáo trình lên Ban giám đốc công ty nhằm phục vụ cho công tác đào tạo và kinh doanh phát triển. 2.1.4 Kết quả thực hiện một số chỉ tiêu Chính nhờ sự cố gắng không ngừng mà quy mô và hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty ngày càng được mở rộng thể hiện tóm tắt ở một số chỉ tiêu sau: Một số chỉ tiêu tài chính Công ty Phân phối thiết bị văn phòng FINTEC ĐVT: VND STT Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Chênh lệch ( +/- ) % 1 Doanh thu 22.817.359.117 30.727.456.788 +7.910.106.670 34,67 2 Gía vốn hàng bán 16.150.597.320 23.966.322.298 +7.815.724978 48,38 3 Lợi nhuận gộp 6.666.761.797 7.761.143.490 +1.094.381.693 16.41 4 Tổng số lao động 41 55 +14 34.41 5 Thu nhập bình quân đầu người 18.600.000 22.200.000 +3.600.000 19,35 Qua bảng một số chỉ tiêu tài chính của công ty năm 2006-2007 ta thấy: Tổng doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của công ty từ 22.817.359.117 VND của năm 2006 tăng lên 30.727.456.788VND của năm 2007; tăng 7.910.106.670VND tương ứng tăng 34.67%.Nhìn tổng quát có thể nói rằng công ty đang phát triển tốt và ngày càng phát triển. Nguyên nhân là do công ty mở rộng thị trường và đa dạng hóa sản phẩm đem lại lợi nhuận. Giá vốn hàng bán cũng tăng. Từ 16.150.597.320VND năm 2006 lên 23.966.322.298VND năm 2007 tăng lên 7.815.724.978VND tương ứng 48,38%. Như vậy so với doanh thu thì giá vốn cũng tăng và tăng với tốc độ nhanh hơn tuy nhiên con số tăng lên không đáng lo ngại. Nguyên nhân là do tổng lượng hàng cung cấp cũng tăng theo nhu cầu của thị trường và một phần nữa là do giá cả biến động.        Lợi nhuận gộp: Năm 2006 từ 6.666.761.797VND lên 7.761.143.490VND năm 2007 tăng 1.094.381.693VND tương ứng 16,41%. Điều này cho thấy lợi nhuận của công ty cũng tăng đáng kể. Đồng thời ta thấy lượng công nhân tăng đều qua các năm và lương bình quân của mỗi công nhân cũng được cải thiện. Nếu năm 2006 bình quân thu nhập của mỗi công nhân viên là 18.600.000VND thì năm 2007 đã nhận được bình quân là 22.200.000VND tăng 3.600.000VND tương ứng 19,35%. Điều đó khẳng định sự cố gắng của ban lãnh đạo công ty trong việc quan tâm đến đời sống của công nhân viên trong công ty. Như vậy, qua phân tích một số chỉ tiêu tài chính của công ty ta có thể thấy công ty đang làm ăn có hiệu quả và ngày càng phát triển. 2.1.5 Đặc điểm về công tác kế toán 2.1.5.1 Chính sách kế toán  - Công ty áp dụng chế độ kế toán Việt Nam ban hành theo các quy định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ tài chính.   - Kì kế toán của Công ty bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 năm dương lịch. -._.