Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học

Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng giữ vai trò hết sức quan trọng là phần hành kế toán chủ yếu trong toàn bộ công tác kế toán của doanh nghiệp, góp phần phục vụ đắc lực trong hoạt động bán hàng của mỗi doanh nghiệp. Bán hàng giúp cho doanh nghiệp có khả năng thu hồi vốn nhanh, trang trải được các chi phí, kịp thời tổ chức quá trình kinh doanh tiếp theo, góp phần thúc đẩy người sử dụng các đòn bẩy kinh tế trong công tác quản lý nhằm không ngừng làm tăng doanh lợi cho doanh nghiệp. Do đó, việc tổ chức kế toán bán hàng cung cấp thông tin cần thiết cho quản lý doanh nghiệp để từ đó doanh nghiệp phân tích, đánh giá lựa chọn các phương án kinh doanh, đầu tư có hiệu quả. Sau một thời gian nghiên cứu, tìm hiểu có hạn, nên em xin trình bày những nội dung cơ bản nhất về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Đồng thời trình bày những hiểu biết của em về việc “Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học” Cùng với sự cố gắng của bản thân, luôn nhận được sự hướng dẫn nhiệt tình của thầy giáo PGS.TS Lê Thế Tường và sự giúp đỡ nhiệt tình của cán bộ phòng kế toán tại Công ty em đã hoàn thành luận văn này, nhưng do thời gian và trình độ còn nhiều hạn chế nên luận văn không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong được sự góp ý bổ sung nhằm khắc phục những thiếu sót của chuyên đề để hoàn thiện hơn nữa đề tài nghiên cứu và củng cố kiến thức của bản thân. Ngoài lời nói đầu và kết luận, nội dung của luận văn bao gồm ba phần chính: Chương I: Những vấn đề về lý luận chung về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại. Chương II: Tình hình thực tế về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học (HIPT) Chương III: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học. Chương I Những vấn đề lý luận chung về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong doanh nghiệp thương mại I. Đặc điểm hoạt động bán hàng ảnh hưởng tới công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. 1. Đặc điểm hoạt động bán hàng Trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp, hàng hoá bán được là yếu tố quan trọng cho sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Hàng hoá đạt tiêu chuẩn chất lượng cao, giá thành hạ thì hàng hoá của doanh nghiệp tiêu thụ nhanh mang lại lợi nhuận cao cho doanh nghiệp, đảm bảo cho doanh nghiệp một vị trí vững chắc trên thị trường. Đặc điểm của hoạt động bán hàng là quá trình thực hiện trao đổi thông qua phương tiện thanh toán để thực hiện giá trị của hàng hoá tức là chuyển hoá vốn của doanh nghiệp từ hình thái hiện vật hàng hoá sang hình thái tiền. Số tiền doanh nghiệp thu được từ việc cung cấp hàng hoá cho khách hàng gọi là doanh thu bán hàng. Bán hàng là khâu quyết định sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp, hàng hoá tiêu thụ được giúp doanh nghiệp đững vững trên con đường cạnh tranh trong nền kinh tế thị trường. Tất cả quá trình hoạt động kinh doanh đều nhằm mục đích bán được hàng hoá, tăng lợi nhuận. Do đó bán hàng là hoạt động rất cần được chú trọng, các doanh nghiệp phải xác định được vai trò, đặc điểm vị trí của công tác bán hàng trong toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của mình trên cơ sở đã vạch ra hướng đi đúng đắn dựa trên cơ sở khoa học để đảm bảo cho sự thành công của đơn vị. Hàng hoá được tiêu thụ nhanh chóng sẽ làm tăng vòng quay của vốn lưu động đảm bảo thu hồi vốn nhanh, trang trải được chi phí lợi nhuận được đảm bảo. Đối với toàn bộ nền kinh tế quốc dân bán hàng góp phần đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của xã hội, giữ vững quan hệ cân đối tiền hàng làm cho nền kinh tế quốc dân ổn định và phát triển đất nước trên trường quốc tế và góp phần tạo nên sự cân đối của cán cân kinh tế. 2. Yêu cầu quản lý công tác bán hàng, xác định kết quả bán hàng ở doanh nghiệp kinh doanh thương mại. Quá trình bán hàng có vai trò quan trọng nên đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý chặt chẽ vấn đề này. Yêu cầu đặt ra của quản lý công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở đơn vị kinh doanh thương mại là phải nắm bắt, theo dõi chặt chẽ từng phương thức bán hàng, từng thể thức thanh toán, từng đối tượng khách hàng để theo dõi thu hồi đầy đủ tiền bán hàng, tính toán xác định đúng kết quả tiêu thụ từng loại hàng hoá, dịch vụ. Điều đó đòi hỏi quá trình hạch toán bán hàng phải chính xác, phải phân tích và đánh giá thường xuyên các hoạt động bán hàng để tìm ra các nguyên nhân chủ quan hay khách quan ảnh hưởng đến quá trình bán hàng và xác định kết quả. Có như vậy thì việc bán hàng và xác định kết quả bán hàng mới đạt được hiệu quả cao nhất. Công tác bán h àng và xác định kết quả bán hàng nhất thiết phải có sự quản lý chặt chẽ có tính khoa học và kế toán là công cụ đặc lực hữu hiệu đáp ứng được các yêu cầu quản lý của hoạt động đó. 3. Nhiệm vụ của kế toán trong công tác bán hàng, xác định kết quả bán hàng. Bán hàng và xác định kết quả bán hàng là hoạt động rất quan trọng trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Để đáp ứng kịp thời những yêu cầu đó kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng cần thực hiện tốt những nhiệm vụ sau: - Phản ánh và giám đốc kịp thời chi tiết khối lượng hàng hoá dịch vụ bán ra, tính toán đúng đắn giá vốn của hàng hoá và dịch vụ đã cung cấp, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và các chi phí khác nhằm xác định chính xác kết quả bán hàng. - Kiểm tra giám sát tình hình thực hiện chỉ tiêu kế hoạch bán hàng, doanh thu bán hàng của đơn vị. - Phản ánh kịp thời doanh thu bán hàng để xác định kết quả bán hàng, đôn đốc, kiểm tra đảm bảo thu đủ và kịp thời tiền bán hàng, tránh bị chiếm dụng vốn bất hợp lý. - Cung cấp thông tin chính xác trung thực, lập quyết toán đầy đủ kịp thời để đánh giá đúng hiệu quả kinh doanh cũng như tình hình thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nước phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và quản lý đơn vị. * Để thực hiện tốt nhiệm vụ trên kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng cần thực hiện một số yêu cầu sau: + Xác định thời điểm hàng hoá được coi là tiêu thụ để kịp thời lập báo cáo hàng và xác định kết quả bán hàng. Báo cáo thường xuyên, kịp thời tình hình bán hàng và thanh toán với khách hàng nhằm giám sát chặt chẽ hàng hoá bán ra về số lượng và chủng loại. + Tổ chức hệ thống chứng từ ban đầu và trình tự luân chuyển chứng từ khoa học hợp lý tránh trùng lặp hay bỏ sót, không quá phức tạp mà vẫm đảm bảo yêu cầu quản lý, nâng cao hiệu quả công tác kế toán. Đơn vị lựa chọn hình thức sổ sách kế toán để phát huy được ưu điểm và phù hợp với đặc điểm kinh doanh của đơn vị. + Xác định đúng và tập hợp đầy đủ chi phí phát sinh ở các khâu. Từ những vấn đề ở trên ta thấy rằng nhiệm vụ kinh doanh quan trọng của doanh nghiệp hoạt động kinh doanh thương mại là phải nâng cao số lượng hàng hoá dịch vụ bán ra, đồng thời thực hiện tốt công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng xác định nghiệp vụ bán hàng trong kỳ nhằm bảo toàn nguồn vốn của doanh nghiệp và nâng cao hiệu quả trong kinh doanh. II. Nội dung công tác kế toán bán hàng ở doanh nghiệp kinh doanh thương mại. 1. Các phương thức bán hàng. Hiện nay trong doanh nghiệp thương mại có các phương thức bán sau: - Phương thức bán buôn: Bán buôn hàng hoá là phương thức bán hàng cho các đơn vị thương mại, các doanh nghiệp sản xuất để thực hiện bán hoặc để gia công, chế biến bán ra. Đặc điểm của hàng hoá bán buôn là hàng hoá vẫn nằm trong lĩnh vực lưu thông, chưa đi vào lĩnh vực tiêu dùng do vậy giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá chưa được thực hiện. Hàng thường được bán theo lô hàng hoặc bán với số lượng lớn. Giá phụ thuộc vào khối lượng và phương thức thanh toán. Trong bán buôn bao gồm 2 phương thức: a. Phương thức bán buôn hàng hoá qua kho: là phương thức bán buôn mà trong đó hàng hoá phải được xuất từ kho của bảo quản của doanh nghiệp. b. Phương thức bán buôn hàng hoá vận chuyển thẳng: theo phương thức này doanh nghiệp thương mại sau khi mua hàng, nhận hàng mua, không đưa về nhập kho mà chuyển bán cho bên mua. - Phương thức bán lẻ: bán lẻ hàng hoá là phương thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng hoặc các tổ chức kinh tế, đơn vị kinh tế tập thể mua về mang tính chất tiêu dùng nội bộ. Bán hàng theo phương thức này thường bán đơn chiếc hoặc số lượng nhỏ, giá bán thường ổn định. - Phương thức bán hàng đại lý, ký gửi: là phương thức bán hàng trong đó doanh nghiệp thương mại giao cho cơ sở đại lý, ký gửi để các cơ sở này trực tiếp bán hàng. Bên nhận làm đại lý, ký gửi sẽ trực tiếp bán hàng, thanh toán tiền hàng và được hưởng hoa hồng đại lý. Số hàng chuyển giao cho các cơ sở đại lý, ký gửi vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thương mại cho đến khi doanh nghiệp thương mại được cơ sở đại lý, ký gửi thanh toán tiền hàng hay chấp nhận thanh toán hoặc thông báo về số hàng đã bán được, doanh nghiệp mới mất quyền sở hữu về số hàng này. - Ngoài ra một số trường hợp cũng được coi là bán hàng; + Hàng hoá xuất để đổi hàng + Hàng hoá xuất để thanh toán tiền lương, tiền thưởng cho công nhân viên. - Phương thức bán hàng đổi hàng. 2. Phương thức thanh toán trong kinh doanh thương mại. - Đối với mỗi lần tiêu thụ hàng hoá khác nhau và đối với từng khách hàng cụ thể mà mỗi doanh nghiệp lựa chọn phương thức thanh toán sao cho phù hợp, thuận tiện cho cả doanh nghiệp và khách hàng mua hàng hoá. Những phương thức thanh toán chủ yếu được sử dụng như: - Thanh toán bằng tiền mặt - Thanh toán không dùng tiền mặt thanh toán bằng séc, uỷ nhiệm chi, thanh toán bù trừ L/C 3. Nội dung một số khái niệm chủ yếu liên quan kế toán bán hàng - Doanh thu bán hàng: là tổng giá trị được thực hiện do việc bán hàng hoá, sản phẩm, cung cấp lao vụ, dịch vụ cho khách hàng. - Doanh thu thuần là số chênh lệch giữa tổng số doanh thu bán hàng với các khoản chi giảm, doanh thu (chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, doanh thu của số hàng bán bị trả lại, thuế và các khoả phải nộp) - Giá vốn hàng bán: là giá trị vốn của sản phẩm, vật tư, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đi tiêu thụ. - Chiết khấu bán hàng: là số tiền tính trên tổng số doanh thu trả cho khách hàng. Chiết khấu bán hàng gồm: + Chiết khấu thanh toán: là số tiền mà người bán thưởng cho khách hàng do đã thanh toán tiền hàng trước thời hạn qui định. + Chiết khấu thương mại là khoảng tiền giảm trừ cho khách hàng do trong một thời gian nhất định đã thanh toán tiền mua một khối lượng lớn hàng hoá. - Giảm giá hàng bán là số tiền giảm trừ cho khách hàng ngoài hoá đơn hay hợp đồng bán hàng do các nguyên nhân đặc biệt: hàng kém phẩm chất, không đúng qui cách giao hàng không đúng thời gian điểm ghi trong hợp đồng. - Hàng bán bị trả lại: Là số hàng đã được coi là tiêu thụ nhưng bị người mua từ chối, trả lại do không tôn trọng hợp đồng đã được ký kết. - Lãi gộp: là tổng số lãi bán hàng sau khi lấy doanh thu thuần trừ đi giá vốn hàng bán. - Lãi thuần: là chênh lệch giữa lãi gộp với các khoản chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp. 4. Tổ chức kế toán giá vốn hàng bán 4.1. Khái niệm giá vốn hàng bán Giá vốn hàng bán là giá trị của sản phẩm, hàng hoá,lao vụ, dịch vụ đã tiêu thụ. Bao gồm: - Giá vốn hàng xuất kho - Chi phí bán hàng phân bổ cho hàng xuất bán - Chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho hàng xuất bán 4.2. Nguyên tắc tính giá vốn Về nguyên tắc sản phẩm hàng hoá phải được đánh giá theo giá thực tế - nguyên tắc giá phí. Sản phẩm do doanh nghiệp sản xuất chế biến được đánh giá theo giá thành sản xuất thực tế bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung. Đối với những sản phẩm thuê ngoài gia công chế biến thì giá thực tế của chúng là giá thành thực tế gia công bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (thuê gia công) và các chi phí liên quan khác. 4.3. Các phương pháp tính giá: Do sản phẩm và hàng hoá sản xuất ra, mua về nhập kho hoặc xuất bán ngay, gửi bán … được sản xuất và mua từ những nguồn khác nhau, hoàn thành ở những thời điểm khác nhau nên giá thực tế của chúng (sản xuất hay mua ngoài) ở những thời điểm khác nhau có thể không hoàn toàn giống nhau, do vậy khi xuất kho cần phải tính ra giá thực tế theo một trong các phương pháp sau: - Phương pháp đơn giá đầu kỳ. - Phương pháp bình quân gia quyền - Phương pháp nhập trước - xuất trước - Phương pháp nhập sau - xuất trước - Phương pháp đơn giá đích danh Ngoài ra trong trường hợp nếu doanh nghiệp dùng giá hạch toán để hạch toán tình hình nhập - xuất sản phẩm, hàng hoá thì cuối kỳ hạch toán phải điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế để phản ánh trên các tài khoản. 4.4. Trình tự kế toán giá vốn hàng bán a. Tài khoản sử dụng: Để xác định đúng kết quả tiêu thụ sản phẩm hàng hoá cần xác định đúng trị giá vốn của sản phẩm hàng hoá tiêu thụ. Để phản ánh giá vốn hàng bán và việc kết chuyển giá vốn hàng bán để xác định kết quả tiêu thụ kế toán sử dụng TK 632 “Giá vốn hàng bán” Trong phần này chỉ đề cập đến giá vốn hàng bán theo phương pháp kê khai thường xuyên. b. Trình tự kế toán giá vốn hàng bán (Theo phương pháp kê khai thường xuyên) TK 154 TK 632 TK 911 Bán thành phẩm không qua kho Kết chuyển giá vốn hàng bán để xác định kết quả TK 155 TK 157 Gửi bán hoặc Giá vốn hàng bán giao đại lý gửi bán hoặc giao đại lý đã tiêu thụ Bán thành phẩm qua nhập kho 5. Tổ chức kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. 5.1. Kế toán chi phí bán hàng 5.1.1. Khái niệm chi phí bán hàng Chi phí bán hàng là toàn bộ chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hoá, sản phẩm, dịch vụ. Bao gồm chi phí cho nhân viên bán hàng, vật liệu, công cụ dụng cụ, bao bì, bảo qảun, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác … 5.1.2. Tài khoản sử dụng: Kế toán sử dụng TK 641 “Chi phí bán hàng”. Dùng để tập hợp, phân bổ và kết chuyển CPBH để xác định kết quả kinh doanh. Tài khoản 641 có 7 TK cấp 2 tương ứng với từng nội dung chi phí. - TK 641.1 “Chi phí nhân viên bán hàng” - TK 641.2 “Chi phí vật liệu bao bì” - TK 641.3 “Chi phí dụng cụ đồ dùng” - TK 641.4 “Chi phí khấu hao TSCĐ” - TK 641.5 “Chi phí bảo hành sản phẩm” - TK 641.7 “Chi phí dịch vụ mua ngoài” - TK 641.8 “Chi phí bằng tiền khác” Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số TK liên quan khác như: TK 111, TK 112, TK 142, TK 214, TK 334 … 5.1.3. Trình tự kế toán chi phí bán hàng: TK 334, 338 TK 641 TK111,112,138 Chi phí nhân viên bán hàng Giá trị ghi giảm CPBH TK 152, 153 Chi phí vật liệu bao bì TK 911 (loại phân bổ 1 lần) Kết chuyển CPBH TK 214 Chi phí khấu hao TSCĐ TK 142 Chi phí chờ Chi phí kết chuyển kết chuyển TK 111, 112, 131 Chi phí khác bằng tiền TK 335 Trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ TK 142 Chi phí vật liệu, CCDC (loại phân bổ nhiều lần) 5.2. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp 5.2.1. Khái niệm Chi phí quản lý doanh nghiệp là các chi phí quản lý chung của doanh nghiệp gồm các chi phí về lương nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp, KHTSCĐ bộ phận văn phòng, thuế nhà đất, thuế môn bài, khoản lập dự phòng nợ phải thu khó đòi và các khoản chi phí bằng tiền khác. 5.2.2. Chứng từ kế toán sử dụng: - Phiếu chi, uỷ nhiệm chi - Phiếu xuất kho, các hợp đồng dịch vụ mua ngoài - Bảng tính lương, BHXH, BHYT, KPCĐ. 5.2.3. Tài khoản sử dụng. Kế toán sử dụng TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” để phản ánh tập hợp và kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp. TK 642 có 8 TK cấp 2: - TK 642.1 “Chi phí nhân viên quản lý” - TK 642.2 “Chi phí vật liệu quản lý” - TK 642.3 “Chi phí đồ dùng quản lý” - TK 642.4 “Chi phí khấu hao TSCĐ” - TK 642.5 “Thuế, phí và lệ phí” - TK 642.7 “Chi phí dịch vụ mua ngoài” - TK 642.8 “Chi phí bằng tiền khác” Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số TK liên quan khác như: TK 111, TK 112, TK 142, TK 334, TK 214, TK 335 … 5.2.4. Trình tự kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp. Sơ đồ kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp TK 334, 338 TK 642 TK111,112,138 Chi phí nhân viên quản lý Giá trị ghi giảm CPQLDN TK 152, 153 Chi phí vật liệu, CCDC TK 911 (CCDC giá trị nhỏ phân bổ 1 lần) Cuối kỳ K/c CPQLDN TK 214 Chi phí khấu hao TSCĐ TK 139, 159 Chi phí dự phòng TK 333 Thuế, phí, lệ phí TK 111, 112, 131 Chi phí bằng tiền khác TK 142, 335 Phân bổ hoặc trích trước Chi phí sửa chữa TSCĐ 6. Tổ chức kế toán xác định kết quả bán hàng 6.1. Khái niệm Kết quả bán hàng là kết quả cuối cùng của hoạt động sản xuất sau một thời kỳ nhất định. 6.2. Nội dung: Kết quả bán hàng là số chênh lệch giữa doanh thu thuần với trị giá vốn của hàng bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Kết quả hoạt động kinh doanh = Doanh thu thuần - Giá vốn hàng bán - Chi phí bán hàng - Chi phí QLDN 6.3. Tài khoản sử dụng: Để xác định kết quả bán hàng kế toán sử dụng các TK sau: TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh”, TK 511 “Doanh thu bán hàng”, TK 632 “Giá vốn hàng bán”, TK 641 “Chi phí bán hàng”, TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” … 6.4. Trình tự kế toán xác định kết quả bán hàng: TK 632 TK 911 TK 511,512 Chi phí nhân viên bán hàng Kết chuyển doanh thu TK 641, 642 Kết chuyển CPBH Chi phí QLDN TK 142 TK 421 CPBH, CPQLDN phân bổ Kết chuyển lỗ Cho hàng hoá trong kỳ Kết chuyển lãi 7. Tổ chức sổ sách kế toán bán hàng và xác định kết quả Việc ghi chép, tổng hợp, hệ thống hoá số liệu kế toán chứng từ để cung cấp số liệu lập báo cáo tài chính là khâu chiếm khối lượng công việc chủ yếu của bộ máy kế toán. Nếu vận dụng hình thức sổ sách kế toán hợp lý, phù hợp với đặc điểm quy mô hoạt động kinh doanh và trình độ quản lý của doanh nghiệp thì sẽ phát huy được chức năng giám đốc của kế toán, nâng cao hiệu suất của công tác kế toán. Một số hình thức sổ sách có thể áp dụng trong kế toán doanh nghiệp như: + Hình thức Nhật ký sổ cái + Hình thức Chứng từ ghi sổ + Hình thức Nhật ký chứng từ. + Hình thức Nhật ký chung. Mỗi hình thức tổ chức hệ thống sổ sách kế toán đều có những điều kiện áp dụng nhất định kèm theo, vì vây người làm công tác kế toán phải căn cứ vào điều kiện và đặc điểm cụ thể của đơn vị mình để lựa chọn hình thức sổ kế toán cho phù hợp và ngày càng hoàn thiện hơn để sổ đơn giản về cấu trúc, đảm bảo cung cấp thông tin rõ ràng và đầy đủ, dễ thao tác và khả năng ứng dụng cao mang lại hiệu quả trong công việc. Chương Ii Tình hình thực tế về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàngtại công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học (hipt) I. quá trình hình thành và phát triển của công ty (hipt) 1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học (HIPT) tiền thân là Công ty TNHH Hỗ trợ phát triển tin học; tên giao dịch: High PerFormace Technology Joint Stock Company. Công ty có trụ sở tại 79 Bà Triệu-Hà Nội Tel 9433880 Fax 9433882, hoạt động theo: Giấy phép thành lập số 008291 GP/TLDN ngày 02 tháng 06 năm 1994 do Uỷ ban Nhân dân Thành phố Hà nội cấp. Giấy đăng ký kinh doanh số 044123 ngày 18 tháng 06 năm 1994 do trọng tài kinh tế Hà nội. Sau bảy năm hoạt động, đến ngày29/02/2000, Công ty (TNHH) Hỗ trợ Phát triển Tin học, theo giấy chứng nhận đăng ký số 0103000008 do Sở kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà nội cấp được chuyển thành Công ty Cổ phần. Việc chuyển đổi loại hình từ Công ty (TNHH) thành Công ty cổ phần cùng với việc tăng vốn điều lệ từ 500.000.000 đồng lên 5.120.000.000 đồng (năm tỷ một trăm hai mươi triệu đồng) là phù hợp với quy mô phát triển và tính chất hoạt động của Công ty. 2. Chức năng nhiệm vụ và đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty 2.1 Chức năng Công ty hoạt động trong các lĩnh vực như: Chuyển giao công nghệ và dịch vụ tin học tiên tiến trên thế giới vào Việt Nam thông qua việc cung cấp dịch vụ tư vấn, cung cấp trang thiết bị và giải pháp tin học viễn thông của các hãng lớn cho các khách hàng Việt Nam. 2.2 Nhiệm vụ Là đơn vị chuyên cung cấp các mặt hàng và các dịch vụ về công nghệ tin học, Công ty có mục tiêu là phát triển mạng lưới cung cấp sản phẩm rộng khắp cả nước để phục vụ tối đa nhu cầu của khách hàng trên thị trường hiện tại cũng như tiềm năng. Vì vậy Công ty thực hiện các nhiệm vụ chung của Công ty: Mua bán các mặt hàng về tin học. Quản lý tốt chi phí để góp phần bảo toàn vốn và phát triển Doanh nghiệp. Thực hiện phân phối theo vốn góp cổ phần, chăm lo đời sống vật chất và tinh thần của công nhân viên chức, bồi dưỡng nâng cao trình độ văn hoá, khoa học kỹ thuật, chuyên môn cho cán bộ công nhân viên. Bảo vệ Công ty, giữ gìn an ninh chính trị, trật tự an toàn Công ty. Đẩy mạnh áp dụng các thành tựu khoa học kỹ thuật tiên tiến nhằm nâng cao hiệu qủa trong các hoạt động kinh doanh. Chấp hành nghiêm chỉnh các nguyên tắc, chế độ quản lý của nhà nước và cơ quan quản lý cấp trên. 2.3 Đặc điểm hoạt động kinh doanh Công ty đảm nhận việc cung cấp, nghiên cứu, tư vấn công nghệ và dịch vụ tin học. Các hướng chính trong hoạt động kinh doanh của Công ty là: Cung cấp các chủng loại thiết bị tin học chủ yếu của hãng Hewlett Packard(HP) như: máy tính (PC,máy chủ Unix), máy in máy quét, các thiết bị kết nối mạng cục bộ(Switch,Hub,Carb mạng..) và mạng diện rộng (Router,Remote Access Server..), các thiết bị ngoại vi khác. Nghiên cứu áp dụng các giải pháp mạng máy tính (Lan, Wan) trên các môi trường khác nhau (Netware, WindowsNT, Unit...) dựa trên các công nghệ hệ thống mở. Tư vấn và cùng với khách hàng thiết kế, xây dựng và phát triển hệ thống thông tin, các chương trình quản lý và khai thác cơ sở dữ liệu theo mô hình khách-chủ (Client/Server), dựa trên các sản phẩm mới nhất của các nhà sản xuất phần mềm hàng đầu thế giới. Cung cấp các giải pháp xây dựng mạng thông tin nội bộ (INTRANET), mạng thông tin toàn cầu(INTERNET), các giải pháp thương mại điện tử Email-commerce và các dịch vụ gia tăng giá trị trên mạng internet như Thư tín điện tử, World Wide Web, Volp, catalog điện tử... Công ty đã thiết kế, cung ứng thiết bị, lắp đặt hệ thống mạng, thiết kế xây dựng phần mềm tin học cho một số khách hàng tiêu biểu như: Văn phòng Quốc hội, Tổng Công ty Hàng không Việt Nam, Tổng Công ty Bảo Hiểm Việt Nam, Công ty điện toán và truyền dữ liệu (VDC), Thông tấn xã việt nam, Thư viện Đại học Quốc gia, Cục Công nghệ Tin học Ngân Hàng...Công ty đã đảm bảo kinh doanh có lợi nhuận, đảm bảo cho Người lao động có việc làm, có thu nhập, đời sống được ổn định. Để đạt được điều đó công ty đã phải điều hành quá trình kinh doanh hợp lý, khoa học để phát huy tối đa hiệu quả hoạt động kinh doanh. Bên cạnh đó, Công ty cũng gặp không ít những khó khăn do sự cạnh tranh ngày càng gay gắt trên thị trường của các đối thủ cạnh tranh. Tuy nhiên với sự đồng tâm hiệp lực, sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận và sự phấn đấu không ngừng của cán bộ công nhân viên, công ty vẫn đã và đang liên tục phát triển. 3. Đặc điểm tổ chức bộ máy của công ty 3.1 Tổ chức bộ máy quản lý Bộ máy quản lý của Công ty (HIPT) được xây dựng trên cơ sở mô hình trực tuyến chức năng. Đội ngũ cán bộ, nhân viên chuyên môn kỹ thuật của Công ty có 110 người. Trong đó bao gồm: Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc, các Giám đốc, khối phòng ban chức năng, các phòng ban, cửa hàng bán lẻ. Tổ chức bộ máy của Công ty bao gồm các bộ phận kinh doanh và bộ phận chức năng. Trong đó: Đội ngũ nhân viên phần cứng làm nhiệm vụ triển khai và bảo hành: 13 người Đội ngũ nhân viên làm nhiệm vụ hỗ trợ và phát triển các ứng dụng trên hệ thống UNIX:12 người Đội ngũ nhân viên phần mềm: 40 người Đội ngũ kinh doanh: 25 người Đội ngũ hành chính, tài chính:10 người Đội ngũ khác:10 người Các nhân viên được phân công trong các bộ phận, phòng ban theo yêu cầu và mô hình quản lý của Công ty Sơ đồ bộ máy quản lý và kinh doanh Công ty (HIPT) Hội đồng quản trị Ban kiểm soát Tổng giám đốc Giám đốc kỹ thuật Giám đốc tài chính Giám đốc kinh doanh Phòng tài chính kế toán Phòng hành chính tổng hợp Phòng kinh doanh dự án Phòng kinh doanh bán lẻ Phòng thương mại điện tử Phòng kỹ thuật phần mềm Kỹ thuật hệ thống Cửa hàng bán lẻ Triển khai và bảo hành Kinh doanh xuất nhập khẩu Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý Công ty, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội cổ đông. Tổng giám đốc: Là người điều hành hoạt động các lĩnh vực công tác và chịu trách nhiệm Hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao. Các giám đốc: Được giao nhiệm vụ điều hành một số lĩnh vực công tác và chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị, tổng giám đốc và pháp luật. Công ty có 3 giám đốc: Giám đốc kinh doanh Giám đốc kỹ thuật Giám đốc tài chính Các bộ phận phòng ban chuyên môn: có nhiệm vụ giúp việc và tham mưu cho ban giám đốc. Cùng với việc mở rộng quy mô, tăng vốn điều lệ thì đội ngũ nhân lực của Công ty cũng được tăng lên cho phù hợp với sự phát triển của Công ty: Năm 2000 2001 2002 Người 65 86 110 Do Công ty đã áp dụng triệt để ứng dụng tin học vào tổ chức, quản lý tài chính kế toán nên đã giảm bớt được rất nhiều công đoạn thủ công, do đó nhân lực của Công ty không nhiều và được sử dụng hiệu quả. 1.2 Kết quả kinh doanh của Công ty Trong nền kinh tế thị trường như hiện nay, hầu hết các Doanh nghiệp hoạt động kinh doanh đều có mục tiêu chung là đạt được hiệu quả kinh doanh đều có mục tiêu chung là đạt được hiệu quả kinh doanh cao nhất. Chính vì vậy, đánh giá hiệu quả kinh doanh giúp cho các nhà quản lý Doanh nghiệp thấy được mặt mạnh, mặt yếu của công tác quản lý Doanh nghiệp. Từ đó các nhà quản trị Doanh nghiệp tìm ra được các biện pháp sát thực đạt hiệu quả cao nhất cho Doanh nghiệp. Bảng kết quả hoạt động kinh doanh 2001-2002 đơn vị: Nghìn đồng Chỉ tiêu Năm 2001 2002 So Sánh Chênh lệch Tỷ lệ (%) Tổng doanh thu 31.507.120 42.842.448 11.335.328 35,98 Doanh thu thuần 31.507.120 42.842.448 11.335.328 35,98 Giá vốn hàng bán 29.601.297 40.631.336 11.030.039 37,26 Lợi nhuận gộp 1.905.823 2.211.111 305.288 16,02 Chi phí bán hàng 152.332 172.532 20.200 13,26 Chi phí quản lý doanh nghiệp 1.707.954 2.058.779 350.825 20,54 Lợi nhuận từ hoạt động KD 45.535 23.378 -22.157 -48,66 Lợi nhuận từ hoạt động TC 41.289 22.356 -18.933 -45,85 Lợi nhuận trước thuế 86.825 45.735 -41.090 -47,33 Thuế thu nhập 27.784 14.635 -13.149 -47,73 Lợi nhuận sau thuế 59.041 31.099 -27.942 -47,73 Để phù hợp với sự phát triển của Công ty, Công ty đã chuyển từ một loại hình Công ty đối nhân (TNHH) sang loại hình Công ty đốc vốn (Công ty cổ phần) để tạo điều kiện cho việc mở rộng quy mô và hoạt động sản xuất kinh doanh. Qua bảng kết quả hoạt động kinh doanh ta thấy tổng doanh thu của Công ty từ 31.507,1 triệu đồng của năm 2001 lên 42.842,4 triệu đồng của năm 2002 (tổng doanh thu cao nhất từ trước đến nay) tương ứng tăng 35,98%. Nhìn tổng quát có thể nói rằng Công ty đang phát triển tốt và ngày càng phát triển. Nhưng đi sâu vào xem xét, tìm hiểu thì ta thấy rằng, lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh giảm từ 45,535 nghìn đồng xuống còn 23,378 nghìn đồng chủ yếu là do giá vốn hàng bán tăng nhanh hơn doanh thu (giá vốn hàng bán tăng 37,26 trong khi doanh thu chỉ tăng 35,98%. Về chi phí bán hàng và chi phí quản lý Doanh nghiệp, đây là một yếu tố của việc mở rộng quy mô kinh doanh và phạm vi hoạt động. Tuy nhiên, chi phí quản lý Doanh nghiệp và chi phí bán hàng tăng khá nhanh lại ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của Công ty Cổ phần hỗ trợ phát triển tin học cần phải có những biện pháp thích hợp để quản lý chặt chẽ các chi phí này. Lợi nhuận hoạt động tài chính của Công ty thường chiếm tỷ trọng khá lớn trong tổng lợi nhuận của Công ty (khoảng 50% lợi nhuận) chủ yếu là lãi bán hàng trả chậm, hoạt động đầu tư tài chính dài hạn và cho thuê tài sản. Trong năm 2002 khoản này cũng giảm đáng kể từ 41,289 triệu đồng của năm 20001 xuống 22,356 triệu đồng tương đương là 45,85%, sự giảm này là do Công ty đã giảm khoản đầu tư tài chính dài hạn từ 594,859 triệu đồng xuống còn 26,28 triệu đồng giảm tương đương là 95,58% và giảm việc cho thuê tài sản.Vì những nguyên nhân trên mà lợi nhuận sau cùng của năm 2001 cũng giảm mạnh 47,33% tức là giảm từ 59,041 nghìn đồng xuống 31,099 nghìn đồng. Để xem xét hiệu quả hoạt động kinh doanh của Công ty ta có thể xét chỉ tiêu sau: Tổng lợi nhuận *Chỉ tiêu: Tổng chi phí( giá vốn và chi phí) Năm 2001 86.825 *Chỉ tiêu= =0,0027 1.905.823+152.332+1.707.954 Năm 2002 45.735 *Chỉ tiêu= =0,0010 2.211.111+172.532+2.058.779 Năm 2001 là 0,0027 Năm 2002 là 0,0010 Chỉ tiêu này cho thấy cứ bỏ một đồng giá vốn và chi phí thì thu được bao nhiêu đồng lợi nhuận. Chỉ tiêu này giảm xuống rõ rệt trong năm 2002. Điều này được đánh giá là không tốt. Công ty cần tìm hiểu nguyên nhân rõ ràng để có kế hoạch khắc phục. 4. Tổ chức công tác kế toán Công ty Cổ phần Hỗ trợ Phát triển tin học là một Doanh nghiệp ngoài quốc doanh hoạt động trong lĩnh vực thương mại chuyên về các sản phẩm dịch vụ tin học. Công ty tổ chức bộ máy Tài chính -Kế toán theo yêu cầu Công ty. 4.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Công ty HIPT đã áp dụng chương trình kế toán trên máy tính nên bộ phận nhân viên của phòng kế toán đều làm việc trên máy tính. Công ty sử dụng phần mềm kế toán Fast Accounting là sản phẩm phần mềm kế toán tiên tiến hiện nay của việt nam. Nó được thiết kế nhằm mục đích điện toán hoá công tác tài chính kế toán. Đây là một công cụ trợ giúp rất đắc lực cho lao động con người, có độ chính xác cao. Fast Accounting đáp ứng được yêu cầu phức tạp về quản lý ngoại tệ, theo dõi công nợ theo thời hạn thanh toán, tự động thực hiện các bút toán phân bổ kết chuyển cuối kỳ, lên báo cáo tài chính theo quy định và theo yêu cầu của công tác quản lý tài chính trong Công ty. Để đảm bảo bộ máy Tài chính -Kế toán hoạt động có hiệu quả, thích ứng với loại hình Doanh nghiệp của mình, Công ty đã lựa chọn hình thức tổ chức công tác tài chính kế toán tập trung. Theo hình thức tổ chức này, chứng từ về tài chính kế toán đợc gửi về phòng tài chính kế toán kiểm tra, ghi sổ kế toán và thực hiện các nghiệp vụ phân tích tài chính. Sơ đồ bộ máy Tài chính -Kế toán Giám đốc tài chính Kiêm kế toán trưởng Kế toán giao dịch hàng hoá Kế toán tổng hợp Kế to._.