Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty cổ phần đại lý FORD Hà Nội

với thực trạng của nền kinh tế. Các doanh nghiệp cũng dần dần đưa và áp dụng các chế độ mới thực hiện trong doanh nghiệp của mình. Một trong những bí quyết dẫn đến sự thành công của các doanh nghiệp kinh doanh đó là vận dụng nguyên tắc tự hạch toán kinh tế, tự chịu trách nhiệm về các hoạt động kinh doanh của mình. Bởi vậy mỗi doanh nghiệp phải tự tìm ra cho mình hướng đi và các giải pháp đúng đắn để có thể tồn tại, phát triển và giành thắng lợi trong nền kinh tế thị trường có sự cạnh tranh gay gắt này. Mục tiêu hàng đầu và cũng là điều kiện tồn tại của mọi hoạt động kinh doanh là sinh lợi. Để thực hiện mục tiêu trên đây các doanh nghiệp cần phải giải quyết hàng loạt các vấn đề về kinh tế, kỹ thuật, quản lý sản xuất. Trong quá trình tái sản xuất xã hội, trao đổi và tiêu dùng có tác động mạnh mẽ, kích thích sự phát triển của sản xuất kinh doanh. Vấn đề tiêu thụ những hàng hóa, dịch vụ đã sản xuất ra có ý nghĩa sống còn của doanh nghiệp đó. Chính vì vậy, cùng với sự phát triển của sản xuất và thị trường, càng ngày doanh nghiệp càng quan tâm đến các phương pháp thúc đẩy tiêu thụ. Làm thế nào để bán được hàng hóa, dịch vụ đã sản xuất ra để có được doanh thu bù đắp các chi phí đã bỏ ra và có lãi, thậm chí lãi càng nhiều càng tốt. Để có được điều này đòi hỏi công tác tổ chức quản trị ở các doanh nghiệp phải được thực hiện tốt, cải tiến một cách hợp lý, khoa học nhằm đạt hiệu quả kinh tế cao. Trong đó kế toán đóng vai trò hết sức quan trọng, đó là công cụ có hiệu lực để điều hành và quản lý các hoạt động tính toán kinh tế, kiểm tra, quản lý tài sản, tiền vốn của doanh nghiệp nhằm đảm bảo tính chủ động trong sản xuất kinh doanh và tự chủ về tài chính ở các doanh nghiệp, là công cụ để hạch toán kinh doanh, đặc biệt là công tác kế toán doanh thu bán hàng và xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Với nhận thức trên, sau khi được trang bị kiến thức lý luận ở nhà trường, kiến thức thực tế trong thời gian thực tập tại Công ty cổ phần đại lý FORD Hà Nội đồng thời để đi sâu tìm hiểu vào quá trình tổ chức sản xuất kinh doanh, tiêu thụ hàng hóa trong doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ, tôi đã chọn và nghiên cứu đề tài : "Tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty cổ phần đại lý FORD Hà Nội". Đề tài được trình bày trong chuyên đề gồm 3 phần chính : Phần thứ nhất : Cơ sở lý luận về tổ chức kế toán bán hàng trong các doanh nghiệp kinh doanh. Phần thứ hai : Tình hình thực tế về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty cổ phần đại lý FORD Hà Nội. Phần thứ ba : Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác tổ chức kế toán bán hàng và nâng cao hiệu quả bán hàng tại Công ty cổ phần đại lý FORD Hà Nội. Với thời gian thực tập ít ỏi, khả năng tìm hiểu về tình hình thực tế có hạn, mong rằng các ý kiến và các phương hướng mà tôi đưa ra trong chuyên đề này sẽ góp phần nhỏ bé để hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định bán hàng của Công ty. Trong thời gian thực tập tôi đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của mọi người trong công ty đặc biệt tôi xin được bày tỏ sự cám ơn đối với Ban Lãnh đạo, Phòng Tài vụ của Công ty. Tôi xin chân thành cảm ơn cô giáo Phương Lan đã tận tình giúp đỡ và hướng dẫn tôi hoàn thành chuyên đề này. Hà nội, ngày 20 tháng 5 năm 2002 phần thứ nhất Cơ sở lý luận về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong các doanh nghiệp kinh doanh I. Sự cần thiết của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong các doanh nghiệp kinh doanh Trong những năm vừa qua, nền kinh tế nước ta đã từng bước chuyển sang nền kinh tế thị trường có sự điều chỉnh vĩ mô của nhà nước. Trong nền kinh tế thị trường có 3 quy luật kinh tế cơ bản: Quy luật giá trị, quy luật cạnh tranh và quy luật cung- cầu. Kinh tế thị trường là chính giai đoạn phát triển cao nhất của nền kinh tế hàng hóa. Bởi vì sự phát triển của nền kinh tế hàng hóa không chỉ thể hiện ở trình độ phát triển của sản xuất và phân công lao động xã hội, mà còn thể hiện ở bản chất của sản xuất hàng hóa, thông qua sự hoạt động của các quy luật sản xuất và lưu thông hàng hóa dựa trên cơ sở của hao phí sức lao động xã hội cần thiết kết tinh, trong đó quy luật giá trị là quy luật cơ bản và phổ biến nhất. Do đó quá trình nhận thức và vận dụng quy luật giá trị không đúng đắn sẽ làm thay đổi bản chất của nền kinh tế hàng hóa. Vì vậy các doanh nghiệp phải cháp nhận cạnh tranh, phá bỏ cơ chế quan liêu bao cấp đã tồn tại từ nhiều năm nay, chuyển sang hạch toán kinh doanh để đủ sức tồn tại và phát triển. Trong điều kiện đó, công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng có ý nghĩa rất to lớn nhất là trong doanh nghiệp thương mại nói riêng và cả nền kinh tế quốc dân nói chung. Trong quá trình tái sản xuất xã hội, các hoạt động sản xuất được coi là quan trọng, nó tạo ra sản phẩm để thỏa mãn nhu cầu tiêu dùng của xã hội, thực hiện mục đích của nền sản xuất xã hội. Nhưng làm thế nào để sản phẩm đó được lưu thông từ lĩnh vực sản xuất đến lĩnh vực tiêu dùng thì nó lại phải thông qua khâu tiêu thụ, thông qua quá trình bán hàng. Hàng hóa (theo kinh tế chính trị học) là một vật mà : một là nó có thể thỏa mãn được nhu cầu nào đó của con người, hai là nó được sản xuất ra không phải để cho người sản xuất ra nó tiêu dùng, mà để bán. Do vậy nghiệp vụ bán hàng là khâu rất quan trọng. Đây chính là quá trình đưa hàng hóa từ lĩnh vực sản xuất đến lĩnh vực tiêu dùng thông qua phương tiện mua - bán được thực hiện thông qua các đơn vị chuyên kinh doanh thương mại. Quá trình bán hàng thực chất là sự tổng hợp của các hoạt động mua, bán, trao đổi sản phẩm hàng hóa phục vụ cho mục đích sản xuất và tiêu dùng xã hội. Trong đó bán là mục đích, còn mua là phương tiện để đạt được mục đích. Đối với nền kinh tế quốc dân, đây chính là chiếc cầu nối từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng, nó đảm nhận chức năng và nhiệm vụ điều tiết,lưu thông hàng hóa, có ảnh hưởng trực tiếp tới quan hệ cân đối giữa các ngành, các đơn vị, các vùng và đáp ứng mọi đòi hỏi giữa cung - cầu hàng hóa trên thị trường. Các doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh thương mại trong nền kinh tế thị trường không thể tồn tại và phát triển độc lập được nếu như không nhờ sự có mặt của các hoạt động trên. Thực tế trong kinh doanh cho thấy, hàng hóa sản xuất ra được tiêu thụ nhanh chóng sẽ trực tiếp kích thích sản xuất phát triển, đẩy nhanh vòng quay của vốn, tăng lợi nhuận và chống lại mọi rủi ro cho bản thân doanh nghiệp. Quá trình quay vòng vốn trong hoạt động thương mại được thể hiện qua công thức : T - H - T' (Tiền - Hàng - Tiền). Trong đó quá trình mua hàng : T chuyển thành H, quá trình bán hàng : H chuyển thành T '. Về bản chất, quá trình bán hàng là sự tổng hợp các hoạt động thuộc quá trình mua - bán, trao đổi - dự trữ sản phẩm hàng hóa. Hàng hóa sản xuất ra là phục vụ cho nhu cầu của con người, thông qua quá trình bán hàng thực hiện được giá trị và giá trị sử dụng của mình, giúp cho nhu cầu xã hội luôn luôn được đáp ứng kịp thời và sản xuất không ngừng phát triển. Trong hoạt động kinh doanh thương mại, thực hiện tốt khâu bán hàng là phương pháp hữu hiệu tăng doanh thu bán hàng và lợi nhuận cho doanh nghiệp, tạo điều kiện tái đầu tư mở rộng quy mô kinh doanh. Vì vậy, kế toán được sử dụng như một công cụ sắc bén và có hiệu lực nhất để phản ánh khách quan và giám đốc toàn diện hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng là một trong những nội dung chủ yếu của công tác kế toán trong các doanh nghiệp kinh doanh thương mại. 1. bán hàng và yêu cầu quản lý Bán hàng là giai đoạn cuối cùng của một quy trình tuần hoàn vốn trong doanh nghiệp, là quá trình thực hiện mặt giá trị của sản phẩm hàng hóa, trong mối quan hệ này doanh ngiệp chuyển giao hàng hóa cho người mua và người mua trả cho doanh nghiệp số tiền mua hàng tương ứng với giá trị của số hàng hóa đó, số tiền này là khoản thu nhập bán hàng hay còn được gọi là doanh thu bán hàng. Như vậy doanh thu bán hàng là số tiền mà doanh nghiệp thu được ở khách hàng tương ứng với số hàng đã giao. Nghiệp vụ bán hàng chỉ xảy ra khi giao xong hàng, nhận được tiền hoặc giấy chấp nhận thanh toán của người mua. Hai công việc này có thể diễn ra đồng thời cùng một lúc đối với các doanh nghiệp giao hàng trực tiếp. Tuy nhiên phần lớn việc giao tiền và nhận hàng giữa các doanh nghiệp tách rời nhau : hàng có thể giao trước, tiền nhận sau (bán hàng cho đại lý), hoặc tiền nhận trước hàng giao sau (gửi trước tiền hàng). Từ đó dẫn đến tình trạng doanh thu bán hàng và tiền nhập quỹ không đồng thời. Tiền bán hàng nhập quỹ phản ánh toàn bộ số tiền mua hàng mà người mua trả cho doanh nghiệp, nó có điểm khác biệt với doanh thu bán hàng. Phân biệt doanh thu bán hàng với tiền hàng nhập quỹ giúp cho doanh nghiệp xác định được chính xác thời điểm kết thúc bán hàng, giúp bộ phận quản lý tìm ra phương thức thanh toán hợp lý và có hiệu quả, chủ động sử dụng nguồn vốn đem lại nguồn lợi lớn nhất cho doanh nghiệp . Doanh thu bán hàng của doanh nghiệp được ghi nhận khi hàng hóa được chuyển cho người mua và thu được tiền bán hàng ngay hoặc người mua chấp nhận trả tiền tùy theo phương thức thanh toán : * Trường hợp thu tiền ngay : doanh thu bán hàng chính là tiền bán hàng thu được. * Trường hợp được chấp nhận thanh toán bao gồm : - Hàng hóa xuất bán cho người mua được chấp nhận thanh toán, đến khi hết thời hạn thanh toán chưa thu được tiền về vẫn được coi là kết thúc nghiệp vụ bán hàng. Doanh thu bán hàng trong trường hợp này được tính cho kỳ này nhưng kỳ sau mới có tiền nhập quỹ. - Trong trường hợp giữa khách hàng và doanh nghiệp áp dụng phương thức thanh toán theo kế hoạch thì khi gửi hàng hóa cho người mua thì được coi như là có doanh thu. Ngoài ra, việc bán hàng có liên quan đến lợi ích sát sườn của doanh nghiệp, bởi vì khi hàng hóa bán được thì doanh nghiệp sẽ đạt được số doanh thu bán hàng. Đây là một chỉ tiêu quan trọng không những đối với doanh nghiệp mà còn có ý nghĩa đối với cả nền kinh tế quốc dân. Doanh thu bán hàng phản ánh được quy mô của quá trình kinh doanh của doanh nghiệp, phản ánh được trình độ tổ chức chỉ đạo kinh doanh, tổ chức công tác thanh toán. Doanh thu bán hàng chính là nguồn quan trọng để doanh nghiệp trang trải và bù đắp các chi phí bỏ ra trong quá trình sản xuất kinh doanh. Tăng nhanh quá trình tiêu thụ (tăng cả về số lượng và rút ngắn về thời gian) là góp phần đẩy tăng nhanh tốc độ vòng quay của vốn lưu động, tiết kiệm vốn , tránh sử dụng những nguồn vốn ít có hiệu quả như vốn đi vay, vốn chiếm dụng... tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình kinh doanh tiếp sau. Đây cũng là tiền đề vật chất để tăng thêm thu nhập cho doanh nghiệp, nâng cao đời sống của cán bộ công nhân viên. Trong quan hệ với các doanh nghiệp bạn, việc cung cấp hàng hóa kịp thời, đúng thời hạn, đúng quy cách phẩm chất, số lượng yêu cầu sẽ giúp cho doanh nghiệp bạn hoàn thành tốt kế hoạch sản xuất, góp phần tăng thu nhập và uy tín cho doanh nghiệp. Từ các phân tích trên đây ta thấy rằng việc thực hiện tốt công tác bán hàng, thu tiền về cho doanh nghiệp có ý nghĩa rất quan trọng đối với doanh nghiệp. Do vậy trong công tác quản lý nghiệp vụ bán hàng cần phải bám sát các yêu cầu cơ bản sau : + Nắm chắc sự vận động của từng loại hàng hóa trong trong quá trình nhập - xuất - tồn kho theo các chỉ tiêu số lượng, chất lượng và giá trị. + Nắm bắt và theo dõi chặt chẽ từng thể thức thanh toán, từng khách hàng, từng loại hàng hóa bán ra, đôn đốc thanh toán và thu hồi đầy đủ kịp thời và nhanh chóng tiền vốn của doanh nghiệp, tăng nhanh vòng quay của vốn. + Tính toán xác định đúng đắn kết quả từng loại hoạt động và thực hiện nghiêm túc cơ chế phân phối lợi nhuận. Nền kinh tế là một cơ chế thống nhất mà trong đó mỗi doanh nghiệp SXKD là một bộ phận. Do đó các đơn vị phải có trách nhiệm đóng góp một phần thu nhập của mình cho nhà nước để duy trì sự sống chung của nền kinh tế. 2. Kết quả bán hàng và yêu cầu quản lý Trong mọi hình thái xã hội, mọi ngành, mọi doanh nghiệp khi hoạt động đều quan tâm đến kết quả kinh doanh của quá trình hoạt động đó. Kết quả kinh doanh là kết quả cuối cùng của hoạt động SXKD và hoạt động khác của doanh nghiệp sau một thời kỳ nhất định được biểu hiện bằng số tiền lãi hoặc lỗ. Kết quả bán hàng là khoản tiền chênh lệch giữa doanh thu thuần với trị giá vốn hàng bán ra và chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho số lượng hàng đã bán ra. Kết quả kinh doanh đó của doanh nghiệp có thể là lãi hoặc lỗ. Lãi hay còn được gọi là lợi nhuận và được phân phối sử dụng cho các mục đích nhất định theo quy định của cơ chế tài chính. Lợi nhuận giữ vị trí rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp vì trong điều kiện hạch toán kinh doanh theo cơ chế thị trường, doanh nghiệp có tồn tại được hay không, thì điều quyết định là doanh nghiệp có tạo ra lợi nhuận hay không. Vì thế lợi nhuận được coi là một trong những đòn bảy kinh tế quan trọng đồng thời là một chỉ tiêu để đánh giá hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Để kết quả kinh doanh được xác định chính xác yêu cầu trong quá trình bán hàng yêu cầu phải ghi chép đầy đủ, chính xác kịp thời các khoản chi phí bỏ ra. Theo quy định của hệ thống kế toán hiện hành, toàn bộ chi phí ở khâu mua được tính vào trị giá vốn hàng nhập kho, còn chi phí của quá trình chuẩn bị bán hàng và chi phí của quá trình bán hàng được ghi chép ở tài khoản riêng (TK chi phí bán hàng). Ngoài ra các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp cũng được tập hợp vào tài khoản chi phí quản lý doanh nghiệp. Vì vậy yều cầu kế toán phải giám sát chặt chẽ quá trình chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp để làm cơ sở cho việc tính toán chính xác kết quả kinh doanh. 3.Vai trò nhiệm vụ của công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong các doanh nghiệp kinh doanh thương mại Với một doanh nghiệp thương mại, tổ chức tốt công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh sẽ tạo điều kiện để kinh doanh phát triển, từng bước hạn chế sự thất thoát hàng hóa, phát hiện ra những hàng hóa chậm luân chuyển để có biện pháp xử lý đúng đắn nhằm thúc đẩy quá trình tuần hoàn vốn. Từ số liệu của kế toán bán hàng cung cấp, chủ doanh nghiệp có thể đánh giá mức độ hoàn thành kế hoạch kinh doanh, giá vốn hàng bán và lợi nhuận. Dựa vào đó giúp chủ doanh nghiệp tìm và đưa ra các biện pháp tối ưu nhằm đảm bảo duy trì sự cân đối thường xuyên giữa nhập hàng và xuất hàng. Trong điều kiện hiện nay của nền kinh tế, các doanh nghiệp có nhiều mối quan hệ kinh tế với các đơn vị khác như liên doanh liên kết để thu hút vốn đầu tư, cho vay, ..., khi đó kế toán không chỉ là công cụ của những nhà quản lý và điều hành sản xuất kinh doanh mà còn là phương tiện kiểm tra giám sát những người chủ sở hữu doanh nghiệp, những người có quan hệ kinh tế và lợi ích ở doanh nghiệp như các nhà đầu tư, khi đó thông qua số liệu kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh họ biết được khả năng tài chính của doanh nghiệp, năng lực kinh doanh của doanh nghiệp trên thương trường từ đó ra các quyết định đầu tư, cho vay hoặc liên kết làm ăn kinh doanh với doanh nghiệp. Xuất phát từ vai trò và để đáp ứng được những yêu cầu của bán hàng và xác định kết quả, trong quá trình kinh doanh, kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng phải làm tốt những nhiệm vụ sau : - Tổ chức theo dõi và phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc thực hiện kế hoạch bán hàng hóa, vật tư cả về mặt hiện vật và giá trị, tính toán đúng trị giá vốn hàng nhập kho, hàng xuất kho nhằm cung cấp số liệu phục vụ kịp thời cho việc chỉ đạo quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh có hiệu quả. - Theo dõi, phản ánh và giám đốc chặt chẽ quá trình tiêu thụ, ghi chép kịp thời đầy đủ các khoản chi phí bán hàng, thu nhập bán hàng. - Phản ánh và giám đốc việc thu hồi tiền bán hàng kịp thời, đầy đủ đồng thời phải đôn đốc việc thu nộp tiền bán hàng theo đúng quy định nhằm mục đích thu hồi vốn nhanh, tăng vòng quay của vốn. - Xác định chính xác kết quả của loại hình kinh doanh, phản ánh và giám đốc tình hình phân phối kết quả, đôn đốc thực hiện nghĩa vụ thuế với nhà nước - Cung cấp thông tin kinh tế cho các bộ phận liên quan. Định kỳ tiến hành phân tích kinh tế đối với hoạt động bán hàng và xác định kết quả bán hàng. II. Phương thức bán hàng Có rất nhiều phương thức bán hàng khác nhau, tùy vào yêu cầu đặc điểm kinh doanh, từng doanh nghiệp có thể lựa chọn và áp dụng cho phù hợp với doanh nghiệp mình. Các phương thức bán hàng chủ yếu : 1. Đối với khâu bán buôn 1.1. Bán buôn qua kho: Doanh nghiệp xuất hàng từ kho để bán cho các cá nhân và doanh nghiệp khác. Trong đó có 2 phương thức cụ thể : a/ Bán trực tiếp qua kho: Theo hình thức này, căn cứ vào hợp đồng đã ký kết, doanh nghiệp xuất hàng từ kho để giao trực tiếp cho người mua do bên mua ủy nhiệm đến nhận hàng trực tiếp. Khi nhận hàng xong, người nhận hàng ký xác nhận vào hóa đơn bán hàng (GTGT) do người bán lập và hàng đó được xác định là đã tiêu thụ. Còn việc thanh toán tiền bán hàng với bên mua tùy thuộc vào hợp đồng đã ký giữa hai bên. b/ Bán qua kho theo hình thức chuyển hàng: Theo hình thức này, doanh nghiệp xuất hàng từ kho chuyển đến cho người mua theo hợp đồng. Hàng hóa gửi đi bán vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, khi nào bên mua xác nhận là đã nhận được hàng, được người mua trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán thì mới chuyển quyền sở hữu và doanh nghiệp coi thời điểm hàng gửi đi được coi là tiêu thụ. Chứng từ trong trường hợp này là hóa đơn bán hàng (GTGT), phiếu xuất kho do doanh nghiệp lập. 1.2. Bán buôn chuyển thẳng: Theo phương thức này, doanh nghiệp mua hàng của bên cung cấp để bán thẳng cho người mua theo hợp đồng. Như vậy ở trường hợp này nghiệp vụ mua và bán xảy ra đồng thời (hàng không qua kho của doanh nghiệp), doanh nghiệp vừa thanh toán với người bán, vừa thanh toán với người mua. Chứng từ bán hàng bao gồm hoá đơn bán hàng (GTGT) của bên bán, hóa đơn bán hàng (GTGT) của chính doanh nghiệp lập. Hàng hóa được coi là tiêu thụ khi người mua đã nhận đủ hàng và ký xác nhận trên chứng từ bán hàng của doanh nghiệp, còn việc thanh toán tiền bán hàng với bên mua tùy thuộc vào hợp đồng đã ký giữa hai bên. Tùy vào hợp đồng, phương thức giao hàng có thể khác nhau. Cụ thể : + Giao tay ba (bao gồm : Doanh nghiệp gọi tắt là bên bán hàng, bên cung cấp hàng, bên mua hàng). + Gửi hàng cho bên mua. 2. Bán lẻ Bán lẻ là khâu cuối cùng của quá trình vận động hàng hoá đến nơi tiêu dùng. Hiện nay các doanh nghiệp kinh doanh thường áp dụng hai hình thức chủ yếu sau : 2.1. Bán hàng trực tiếp thu tiền ngay : a/ Bán hàng thu tiền tập trung : là phương thức bán hàng mà nghiệp vụ bán hàng và thu tiền tách rời nhau. Nhân viên thu tiền viết hóa đơn bán hàng (hoặc phiếu thu tiền) giao cho khách hàng để khách hàng nhận hàng tại kho hàng hoặc tại cửa hàng. Cuối ngày nhân viên thu ngân phải tổng hợp số tiền thu được, nhân viên bán hàng phải kiểm kê lại hàng hóa, đối chiếu sổ sách để xác định số hiện có thừa hoặc thiếu... Các hoá đơn trên là căn cứ để kế toán kiểm tra và ghi sổ. b/Bán hàng thu tiền trực tiếp : Theo phương thức này người bán hàng chịu hoàn toàn trách nhiệm vật chất về số hàng đã nhận để bán tại cửa hàng, hoặc quầy hàng. Người bán hàng trực tiếp vừa thực hiện chức năng nghiệp vụ bán hàng với khách hàng, vừa thu tiền của khách hàng. Cuối ngày kiểm tra đối chiếu sổ hàng, kiểm tiền, lập các báo cáo về số tiền bán hàng nộp cho thủ quỹ của doanh nghiệp để ghi sổ. 2.2. Bán hàng trực tiếp theo phương thức trả chậm : Sau khi đã thoả thuận về phương thức thanh toán được ghi hợp đồng ký kết giữa 2 bên, doanh nghiệp xuất hàng giao cho khách hàng, hàng được coi là bán khi người mua nhận hàng và ký xác nhận trên chứng từ bán hàng. 3. Các phương thức bán hàng khác 3.1. Phương thức bán hàng trả góp : Theo phương thức này, khi giao hàng cho người mua thì hàng hóa được coi là tiêu thụ. Người mua phải thanh toán lần đầu ngay tại thời điểm mua một phần số tiền, số còn lại sẽ được trả dần vào hàng tháng. Thông thường giá bán hàng trả góp thường lớn hơn giá bán hàng thanh toán ngay. 3.2. Phương thức bán hàng đại lý, ký gửi : Đối với hàng hóa nhận đại lý, ký gửi thì đây không phải là hàng hóa của doanh nghiệp nhưng doanh nghiệp có trách nhiệm bảo quản, gìn giữ. Khi nhận hàng ký gửi kế toán ghi đơn TK 003 và phải mở sổ (hoặc thẻ) chi tiết để ghi chép phản ánh cụ thể theo từng mặt hàng. Doanh nghiệp được nhận một khoản tiền hoa hồng theo tỷ lệ khi bán được hàng. 3.3. Bán hàng theo phương thức đổi hàng : Doanh nghiệp xuất kho hàng hóa cho người mua để nhận được một lượng hàng hóa khác. III. Phương pháp xác định trị giá vốn hàng xuất bán Tiêu thụ hàng hóa là giai đoạn cuối cùng của quá trình lưu chuyển hàng hóa. Để quản lý tốt nghiệp vụ bán hàng làm cơ sở để tính toán lãi gộp và lãi thuần của hoạt động kinh doanh kế toán phải tính toán chính xác giá vốn hàng hóa bán ra trong kỳ, phản ánh đúng doanh thu và các khoản giảm trừ thu. Doanh thu bán hàng thuần = Doanh thu theo hóa đơn (Giá bán của hàng hóa không có thuế GTGT) - Giảm giá hàng bán - Hàng hóa bị trả lại - Thuế XNK, thuế TTĐB Lãi gộp = Doanh thu thuần - Giá vốn hàng bán Do trị giá mua của từng lần nhập kho có sự khác nhau nên để tính được trị giá vốn hàng xuất bán trong kỳ bắt buộc kế toán phải sử dụng phương pháp tính nhất định thì mới xác định được. Việc tính trị giá vốn hàng bán trước hết phụ thuộc vào cách ghi chép kế toán chi tiết hàng tồn kho theo giá mua thực tế hoặc theo giá hạch toán và phương pháp kế toán hàng tồn kho mà doanh nghiệp sử dụng. 1.Trường hợp doanh nghiệp đánh giá hàng hóa theo giá mua thực tế Trong trường hợp này thì trị giá hàng xuất kho được tính theo 3 bước : + Bước 1 : Xác định trị giá mua thực tế của hàng xuất kho. + Bước 2 : Tính chi phí thu mua phân bổ cho hàng hóa xuất kho. + Bước 3 : Tổng hợp kết quả tính được ở hai bước trên sẽ tính được trị giá vốn hàng hóa xuất kho. a/ Việc tính trị giá mua của hàng xuất kho trong tháng kế toán sử dụng một trong những phương pháp sau đây : *1. Phương pháp giá thực tế đích danh : Theo phương pháp này doanh nghiệp phải quản lý hàng tồn kho theo từng lô hàng. Không quan tâm đến thời gian nhập, hàng xuất thuộc lô nào thì lấy đơn giá mua thực tế của lô hàng đó để tính. *2. Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO) : Theo phương pháp này người ta giả thiết lô hàng nào nhập kho trước thì sẽ xuất kho trước. Hàng xuất thuộc lô nào thì lấy đơn giá mua thực tế của lô hàng đó để tính. *3. Phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO) : Theo phương pháp này người ta giả thiết lô hàng nào nhập kho sau thì xuất trước. Hàng xuất thuộc lô nào thì lấy giá mua thực tế của lô hàng đó để tính. *4. Phương pháp đơn giá bình quân gia quyền của số lượng hàng hiện có trước khi xuất hàng (di động liên hoàn) : Theo đó : Đơn giá bình quân Trị giá mua thực tế hàng i tồn kho đầu kỳ + Trị giá mua thực tế của hàng i nhập kho trong kỳ gia quyền = của một đơn vị hàng i Số lượng hàng i tồn kho đầu kỳ + Số lượng hàng i nhập kho trong kỳ Tổng trị giá mua thực tế của hàng xuất kho trong kỳ = Đơn giá mua thực tế bình quân của một đơn vị hàng hóa x Số lượng hàng i đã xuất kho trong kỳ *5. Phương pháp tính trị giá mua của hàng tồn kho theo đơn giá mua lần cuối cùng trong kỳ, đó tính trị giá mua của hàng xuất kho trong kỳ : Trị giá mua của hàng tồn kho cuối kỳ = Số lượng qua kiểm kê x Đơn giá mua lần cuối Trị giá mua của hàng xuất kho trong kỳ = Trị giá mua của hàng còn đầu kỳ + Trị giá mua của hàng nhập kho trong kỳ - Trị giá mua của hàng tồn kho cuối kỳ b/ Tính chi phí thu mua phân bổ cho hàng xuất kho Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng xuất kho trong kỳ = Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng còn đầu kỳ + Chi phí mua hàng phát sinh trong kỳ x Trị giá mua hàng xuất kho trong kỳ Trị giá mua của hàng còn đầu kỳ + Trị giá mua hàng nhập trong kỳ c/ Trị giá vốn của hàng xuất kho trong tháng được xác định theo như sau : Trị giá vốn của hàng xuất kho trong kỳ = Trị giá mua của hàng xuất kho trong kỳ + Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng xuất kho trong kỳ 2. Trường hợp doanh nghiệp đánh giá hàng hóa theo giá mua hạch toán Giá hạch toán là giá do doanh nghiệp quy định, có tính chất ổn định lâu dài và chỉ có tác dụng ghi sổ kế toán hàng ngày. Giá hạch toán phải được quy định thống nhất trong một kỳ hạch toán. Theo cách này, hàng ngày kế toán ghi sổ kế toán về nhập - xuất - tồn kho hàng hóa theo giá hạch toán. Trị giá hàng hóa(nhập, xuất) = Số lượng hàng hóa (nhập,xuất) x Đơn giá hạch toán Đến cuối kỳ hạch toán, kế toán mới tính toán để xác định điều chỉnh giá hạch toán của hàng xuất kho thành trị giá thực tế của hàng hóa xuất kho trong kỳ theo 2 phương pháp sau : 2.1.Phương pháp hệ số giá : + Bước 1 : Tính hệ số giá giữa giá thực tế và giá hạch toán của toàn bộ hàng hóa luân chuyển trong kỳ (H). H = Trị giá thực tế của hàng tồn đầu kỳ + Trị giá thực tế hàng nhập trong kỳ Trị giá hạch toán của hàng tồn đầu kỳ + Trị giá hạch toán hàng nhập trong kỳ + Bước 2 : Tính trị giá thực tế của hàng xuất kho trong kỳ : Trị giá vốn thực tế của hàng xuất trong kỳ = Trị giá hạch toán của hàng xuất trong kỳ x H 2.2. Phương pháp hệ số chênh lệch giá (K) + Bước 1 : Xác định hệ số chênh lệch giá K : K = Trị giá thực tế của hàng tồn kho đầu kỳ + Trị giá vốn thực tế của hàng nhập trong kỳ - Trị giá hạch toán của hàng tồn đầu kỳ + Trị giá hạch toán hàng nhập trong kỳ (Trị giá hạch toán của hàng tồn đầu kỳ + Trị giá hạch toán hàng nhập trong kỳ) hoặc : K = H -1 + Bước 2 : Sau đó phân bổ cho hàng xuất kho : Số phân bổ cho hàng xuất kho = Trị giá hạch toán của hàng xuất kho x K + Bước 3 : Xác định trị giá vốn thực tế của hàng xuất kho : Trị giá vốn thực tế hàng xuất kho = Giá hạch toán của hàng xuất kho + Số tiền phân bổ cho hàng xuất kho Tóm lại, mỗi phương pháp tính giá đều có những ưu và nhược điểm riêng. Việc tính giá hàng hóa khác nhau sẽ cho các kết quả kinh doanh khác nhau. Kế toán cần phải căn cứ vào đặc điểm, yêu cầu và trình độ quản lý của đơn vị để lựa chọn phương pháp tính giá thích hợp cho hàng hóa bán ra. IV.tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng 1. Kế toán doanh thu bán hàng, và các khoản làm giảm doanh thu 1.1. Chứng từ kế toán Chứng từ sử dụng bao gồm : + Hóa đơn GTGT + Phiếu thu tiền mặt, giấy báo của ngân hàng + Công văn về yêu cầu hoặc quyết định giảm giá, chiết khấu cho người mua hưởng. + Phiếu xuất kho + Các chứng từ trả tiền hàng, chứng từ tính thuế. 1.2. Tài khoản sử dụng Doanh thu bán hàng là tổng trị giá của sản phẩm, hàng hóa đã thực hiện, lao vụ, dịch vụ cung cấp cho khách hàng và được tính theo giá bán. Doanh thu = Số lượng (sản phẩm, hàng hóa) đã bán x Đơn giá bán Nếu doanh nghiệp thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì doanh thu bán hàng hoặc cung cấp lao vụ dịch vụ là toàn bộ số tiền bán hàng, tiền cung ứng dịch vụ (chưa có thuế GTGT) bao gồm cả phụ thu và phí thu thêm ngoài giá bán (nếu có) mà cơ sở sản xuất kinh doanh được hưởng. Nếu doanh nghiệp thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì doanh thu bán hàng, doanh thu cung ứng lao vụ dịch vụ là toàn bộ số tiền bán hàng, tiền cung ứng dịch vụ, bao gồm cả các khoản phụ thu và phí thu thêm ngoài giá bán (nếu có) mà doanh nghiệp được hưởng. (Tổng giá thanh toán - Giá chưa có thuế GTGT). Tài khoản chủ yếu dùng để phản ánh kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng : 511, 512, 521, 531, 532, 333(1), 133(1), 111, 112, ... * Tài khoản để phản ánh doanh thu + Tài khoản 511 - Doanh thu bán hàng + Tài khoản 512 - Doanh thu bán hàng nội bộ. + Tài khoản 511 - Doanh thu bán hàng : Phản ánh giá bán hàng hóa đã xác định tiêu thụ. Tài khoản cấp 2 ( 4 TK) : 5111 - 5112 - 5113 - 5114 N Tài khoản 511 C + Các khoản điều chỉnh giảm doanh thu : Giảm giá hàng bán. Hàng bán bị trả lại. Thuế xuất khẩu, thuế TTĐB + Kết chuyển doanh thu thuần + Doanh thu bán hàng phát sinh (Giá bán của hàng hoá không có thuế GTGT nếu áp dụng phương pháp khấu trừ thuế ) X + Tài khoản 512 "Doanh thu bán hàng nội bộ" : dùng để phản ánh doanh thu bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp lao vụ, dịch vụ giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng một công ty, tổng công ty. * Tài khoản để phản ánh các khoản giảm trừ + Tài khoản 531 - Hàng bán bị trả lại. + Tài khoản 532 - Giảm giá hàng bán. + Tài khoản 531 : Hàng bán bị trả lại : dùng để phản ánh doanh số của số sản phẩm, hàng hóa,... đã tiêu thụ, bị khách hàng trả lại do các nguyên nhân thuộc về lỗi của doanh nghiệp như hàng kém phẩm chất, sai quy cách, vi phạm cam kết, hợp đồng. N Tài khoản 531 C + Doanh số hàng bán bị trả lại, đã trả lại tiền cho người mua hay trừ vào nợ phải thu ở khách hàng + Kết chuyển doanh số hàng bán bị trả lại vào tài khoản doanh thu bán hàng để điều chỉnh. + Tài khoản 532 : Giảm giá hàng bán : dùng để phản ánh các khoản giảm giá, bớt giá, ... doanh nghiệp cho người mua được hưởng do mua số lượng lớn, hoặc lý do khác. Tài khoản 532 + Các khoản giảm giá hàng bán đã chấp nhận cho người mua + Kết chuyển số giảm giá hàng bán sang TK 511 để điều chỉnh doanh thu. X * Tài khoản 333 "Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước" Có 3 tài khoản cấp 2 được sử dụng : TK 3331 "Thuế GTGT phải nộp" TK 3332 "Thuế tiêu thụ đặc biệt" TK 3333 "Thuế xuất nhập khẩu" Có 2 tài khoản cấp 3 được sử dụng : TK 33311 : phản ánh thuế GTGT đầu ra TK 33312 : phản ánh thuế GTGT hàng nhập khẩu * Tài khoản 133 - "Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ" : phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ và được hoàn lại. Có 2 TK cấp 2 : TK 1331 "Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa,dịch vụ" TK 1332 "Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ " Trình tự hạch toán : Đối với những đơn vị nộp thuế GTGT theo phưong pháp khấu trừ, thì kế toán a/ Phản ánh doanh thu bán hàng : * Theo phương pháp thông thường : căn cứ vào các chứng từ như hóa đơn GTGT, bảng kê bán hàng, kế toán phản ánh doanh thu : Nợ TK 111, 112, 131 Tổng số tiền thanh toán Có TK 511 (5112) Doanh thu chưa có thuế GTGT Có TK 333 (3331) Thuế GTGT phải nộp * Theo phương thức trả góp : Doanh thu bán hàn._.g là giá chưa có thuế tương tự như giá bán hàng lần 1, khoản chênh lệch giữa tổng giá thanh toán với doanh thu bán hàng và thuế GTGT phải nộp được hạch toán vào thu nhập của hoạt động tài chính, kế toán ghi : Nợ TK 131, 111, 112 Tổng số tiền thanh toán Có TK 511 Doanh thu chưa có thuế GTGT tại thời điểm phát sinh Có TK 711 Số phải trả thêm theo phương thức trả góp Có TK 333 (3331) Thuế GTGT phải nộp * Theo phương thức hàng đổi hàng : Các doanh nghiệp cũng phải quy ra doanh thu của số hàng mang đổi theo giá bán hiện hành để hạch toán doanh thu, và thuế GTGT của số hàng này. (Hàng mang đi đổi phải hạch toán như bán hàng và khi nhận hàng về phải hạch toán như mua hàng). - Khi doanh nghiệp xuất hàng mang đi đổi: + Nợ TK 131 Tổng hóa đơn bán hàng. Có TK 511 Doanh thu chưa có thuế Có TK 3331 Thuế GTGT phải nộp + Nợ TK 632 Giá vốn hàng bán Có TK 156 - Khi doanh nghiệp nhận hàng về có 2 trường hợp xảy ra: + Số hàng hóa, vật tư nhận về có hóa đơn GTGT kế toán ghi sổ : Nợ TK 152, 153, 156, 611 Giá mua chưa có thuế Nợ TK 1331 Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 131 Tổng giá phải thanh toán + Số hàng hóa, vật tư nhận về không có hóa đơn GTGT, kế toán ghi : Nợ TK 152, 153, 156 , 611 Có TK 131 Tổng giá phải thanh toán. * Theo phương thức gửi đại lý : Xuất hàng giao cho đại lý. + Khi được xác nhận thanh toán, kế toán ghi doanh thu đồng thời thanh toán tiền hoa hồng cho các đại lý (Ghi chú : Hoa hồng đại lý chỉ được tính trên giá bán chưa có thuế GTGT) :  Nợ TK 111, 112, 131 Số tiền thực nhận Nợ TK 641 Hoa hồng trả cho đại lý Có TK 511 Doanh thu chưa có thuế GTGT Có TK 333 (3331) Thuế GTGT phải nộp Đồng thời hạch toán giá vốn hàng bán kết chuyển : Nợ TK 632 Giá vốn hàng bán Có TK 157 Hàng gửi bán * Doanh thu của số sản phẩm, hàng hóa dùng để biếu tặng - Nếu chi bằng quỹ phúc lợi, kế toán ghi doanh thu theo giá bán : Nợ TK 431 Có TK 511 Có TK 3331 - Nếu không dùng quỹ, kế toán ghi : Nợ TK 641, 642 Có TK 511 Có TK 3331 * Doanh thu của sản phẩm, hàng hóa tiêu thụ nội bộ Nợ TK 111, 112, 136 Có TK 512 Có TK 3331 b/ Phản ánh các khoản giảm trừ doanh thu - Giảm giá hàng bán + Khi phát sinh khoản giảm giá hàng bán , kế toán ghi : Nợ TK 532 Có TK 111, 112, 131 + Cuối kỳ, kết chuyển khoản chiết khấu để giảm doanh thu bán hàng trong kỳ, kế toán ghi : Nợ TK 511, 512 Có TK 532 - Hàng bán bị trả lại + Khi phát sinh hàng bị trả lại, căn cứ vào các chứng từ liên quan, kế toán tiến hành ghi sổ phản ánh ghi tăng doanh số bàn hàng bị trả lại: Nợ TK 531 Số tiền hàng bị trả lại dựa trên giá bán chưa thuế GTGT Nợ TK 3331 Giảm thuế GTGT phải nộp Có TK 111, 112 (nếu đã thu tiền) Có TK 131 (nếu chưa thu tiền) + Trị giá vốn hàng bán bị trả lại nhập kho : Nợ TK 156, 611 Có TK 632 Giá vốn hàng bán bị trả lại + Nếu có chi phí vận chuyển bốc xếp, ghi : Nợ TK 641 Có TK liên quan + Cuối kỳ kết chuyển doanh số của hàng bán bị trả lại để giảm trừ doanh thu trong kỳ : Nợ TK 511, 512 Có TK 531 - Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất nhập khẩu : Đối với các doanh nghiệp sản xuất các mặt hàng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt, hoặc xuất khẩu phải chịu thuế xuất khẩu thì thuế tiêu thụ đặc biệt và thuế xuất khẩu của hàng xuất khẩu là các khoản giảm trừ doanh thu. Kế toán ghi : Nợ TK 333 (3332, 3333) Có TK 511 c/Kết chuyển doanh thu thuần vào TK xác định kết quả kinh doanh Doanh thu thuần = Doanh thu - Các khoản giảm trừ Nợ TK 511, 512 Có TK 911 Xác định kết quả d/ Cuối kỳ, xác định thuế GTGT + Số thuế GTGT được khấu trừ Nợ TK 3331 Có TK 133 Thuế được khấu trừ + Xác định số thuế GTGT phải nộp Nợ TK 3331 Có TK 111, 112 Đối với đơn vị nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, thì kế toán : a/ Phản ánh doanh thu bán hàng theo tổng giá thanh toán Nợ TK 111, 112, 131 Có TK 511 Tổng giá thanh toán b/Phản ánh các khoản giảm trừ (giống trường hợp đơn vị nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ), trừ : + Doanh thu hàng bán bị trả lại : Nợ TK 531 Có TK 111, 112, 131 Tổng giá thanh toán c/ Doanh thu thuần = Tổng doanh thu - thuế - các khoản giảm trừ * Xác định thuế GTGT phải nộp = GTGT x thuế suất - Thuế GTGT được tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 642 Có TK 3331 - Khi nộp, căn cứ chứng từ ghi : Nợ TK 3331 Có TK 111, 112 2. Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp 2.1. Kế toán chi phí bán hàng a/ Chi phí bán hàng là những chi phí lưu thông hoặc những chi phí tiếp thị phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, cung cấp lao vụ dịch vụ. Theo quy định hiện hành, chi phí được chia thành các loại sau : - Chi phí nhân viên : là các khoản phải trả cho nhân viên bán hàng, đóng gói, vận chuyển, giới thiệu bảo quản sản phẩm hàng hóa gồm tiền lương và các khoản trích theo lương. - Chi phí vật liệu bao bì : là trị giá bằng tiền của loại bao bì, vật đóng gói dùng cho việc bảo quản và bán hàng hóa như chi phí về vật bao gói, chí phí về nhiên liệu dùng cho bộ phận bán hàng và vật liệu dùng để sửa chữa TSCĐ ở bộ phận bán hàng... - Chi phí về dụng cụ đồ dùng ở bộ phận bán hàng - Chi phí về khấu hao tài sản cố định - Chi phí về dịch vụ mua ngoài - Chi phí khác phát sinh bằng tiền Khi tập hợp các chi phí bán hàng, kế toán phân loại theo nội dung đã nêu ở trên, cuối kỳ toàn bộ chi phí bán hàng được kết chuyển để xác định kết quả trong kỳ. Trường hợp những doanh nghiệp có chu kỳ sản xuất dài, doanh thu tiêu thụ sản phẩm không ổn định giữa các kỳ như xây dựng cơ bản, xí nghiệp đóng tầu thuyền. Trường hợp này, chi phí bán hàng đến cuối kỳ được kết chuyển một phần vào chi phí chờ kết chuyển để phân bổ cho kỳ sau. b/ Tài khoản sử dụng : TK 641 "Chi phí bán hàng" dùng để tập hợp và kết chuyển chi phí bán hàng. Tài khoản này không có số dư cuối kỳ. TK 641 có 7 tài khoản cấp 2 là : - TK 6411 Chi phí nhân viên - TK 6412 Chi phí vật liệu - TK 6413 Chi phí công cụ đồ dùng - TK 6414 Chi phí khấu hao TSCĐ - TK 6415 Chi phí bảo hành sản phẩm - TK 6417 Chi phí dịch vụ mua ngoài - TK 6418 Chi phí khác bằng tiền c/ Trình tự kế toán chi phí bán hàng * Tập hợp chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ Nợ TK 641 Có TK liên quan * Cuối kỳ kết chuyển chi phí bán hàng để xác định kết quả Nợ TK 911 Có TK 641 * Đối với những doanh nghiệp có chu kỳ sản xuất dài, doanh thu không ổn định giữa các kỳ thì cuối kỳ có thể được phép kết chuyển toàn bộ hoặc một phần chi phí bán hàng (ngoài phần đã kết chuyển vào TK 911) sang theo dõi ở loại "chi phí chờ kết chuyển" : Nợ TK 142 (1422) Có 641 Chi phí bán hàng chờ kết chuyển Đến kỳ kế toán sau, kết chuyển phân bổ số này : Nợ TK 911 Có TK 142 (1422) 2.2. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp a/ Chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí liên quan đến việc quản lý và phục vụ những hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và một số khoản khác được phép tính theo chế độ quy định, gồm : - Chi phí nhân viên quản lý : bao gồm toàn bộ tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên thuộc bộ máy quản lý của doanh nghiệp. - Chi phí vật liệu : toàn bộ phần giá trị vật liệu phục vụ cho việc quản lý và phục vụ. - Chi phí đồ dùng văn phòng : bàn ghế, giường, tủ, máy tính, bấm tay, quạt trần, ấm chén, máy vi tính, văn phòng phẩm... - Chi phí khấu hao TSCĐ : nhà văn phòng, ô tô chở giám đốc, kho. - Thuế, phí và các khoản lệ phí : vé qua cầu phà,..., thuế GTGT đối với những doanh nghiệp áp dụng phương pháp tính thuế trực tiếp - Chi phí dự phòng : các khoản giảm giá hàng tồn kho và dự phòng nợ phải thu khó đòi. - Chi phí dịch vụ mua ngoài - Chi phí khác bằng tiền b/ Tài khoản sử dụng : TK 642 "Chi phí quản lý doanh nghiệp" dùng để tập hợp và kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp. Tài khoản này không có số dư cuối kỳ. Tài khoản này có 8 tài khoản cấp 2 như sau : - TK 6421 Chi phí nhân viên quản lý - TK 6422 Chi phí vật liệu - TK 6423 Chi phí dụng cụ văn phòng - TK 6424 Chi phí khấu hao TSCĐ - TK 6425 Chi phí về thuế, phí, và các khoản lệ phí - TK 6426 Chi phí dự phòng - TK 6427 Chi phí dịch vụ mua ngoài - TK 6428 Chi phí khác bằng tiền c/ Trình tự kế toán : * Tập hợp chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ : Nợ TK 642 Có TK liên quan * Cuối kỳ kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp để xác định kết quả kinh doanh : Nợ TK 911 Có TK 642 * Đối với những doanh nghiệp có chu kỳ sản xuất dài, doanh thu không ổn định giữa các kỳ thì cuối kỳ có thể được phép kết chuyển một phần chi phí quản lý doanh nghiệp vào chi phí chờ kết chuyển : Nợ TK 142 (1422) Có TK 642 Còn lại kỳ sau kết chuyển nốt : Nợ TK 911 Có TK 142 (1422) 3. Kế toán xác định kết quả bán hàng Để xác định kết quả bán hàng của doanh nghiệp, kế toán sử dụng tài khoản 911 "Xác định kết quả kinh doanh" Tài khoản này dùng để phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh và các hoạt động khác của doanh nghiệp trong kỳ hạch toán. Nội dung, kết cấu của TK 911 Bên Nợ : phản ánh chi phí liên quan đến kết quả : - Chi phí SXKD : + Giá vốn của hàng đã bán + Chi phí bán hàng + Chi phí quản lý doanh nghiệp - Chi phí hoạt động tài chính - Chi phí về hoạt động bất thường - Số lãi của doanh nghiệp trong kỳ Bên Có : phản ánh doanh tbu để tính kết quả - Doanh thu thuần hoạt động SXKD. - Doanh thu hoạt động tài chính. - Doanh thu bất thường. - Số thực lỗ về hoạt động kinh doanh trong kỳ. Tài khoản này không có số dư cuối kỳ. V. Hệ thống sổ sách sử dụng Việc sử dụng sổ sách để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tùy thuộc vào mỗi hình thức kế toán mà doanh nghiệp áp dụng. * Đối với trường hợp doanh nghiệp áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ thì doanh nghiệp phải sử dụng các loại sổ sách sau : + Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ + Sổ cái TK 155, 156, 632, 511 + Sổ, thẻ kế toán chi tiết Các loại sổ này phải theo dõi đúng chế độ quy định, đảm bảo cho việc cập nhật số liệu từ các chứng từ gốc được thường xuyên liên tục. * Đối với trường hợp doanh nghiệp áp dụng hình thức kế toán nhật ký chứng từ thì doanh nghiệp sử dụng các loại sổ sách sau : + Sổ, thẻ chi tiết + Bảng kê số 8, 9, 10, 11 ; Nhật ký chứng từ số 8 + Bảng kê số 5 + Sổ Cái tài khoản liên quan. * Đối với trường hợp doanh nghiệp áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung thì doanh nghiệp sử dụng các loại sổ sách sau : + Nhật ký chung + Sổ, thẻ kế toán chi tiết + Nhật ký chuyên dùng (nhật ký bán hàng, nhật ký thu tiền,...) + Sổ Cái tài khoản liên quan. Phần thứ hai Tình hình Thực tế về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty cổ phần đại lý FORD Hà Nội I. khái quát chung về của Công ty cổ phần đại lý FORD Hà Nội 1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty Cổ phần đại lý FORD Hà Nội Tiền thân của Công ty cổ phần đại lý FORD Hà Nội là Công ty cổ phần TAXI Hà Nội được thành lập theo quyết định số 2011/GP-VB ngày 15/08/1995. Cùng với xu thế phát triển của nền kinh tế, Công ty là một trong những doanh nghiệp đầu tiên được thành lập dưới hình thức góp vốn hoạt động kinh doanh. Là một doanh nghiệp đa thành phần kinh tế do đó các chủ sở hữu của Công ty bao gồm cả pháp nhân và thể nhân, Công ty hoạt động theo luật Công ty do Quốc hội nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 21/12/1990 và luật sửa đổi bổ sung điều luật Công ty do Quốc Hội thông qua tại kỳ họp thứ 5 khoá IX ngày 22/06/1994. Công ty đã tìm ra hướng kinh doanh riêng của mình đồng thời chứng tỏ vị thế trên thị trường kinh doanh. Ngay từ những ngày đầu mới hoạt động với số vốn điều lệ là 7 tỷ đồng, với hình thức kinh doanh vận tải hành khách bằng xe TAXI, Công ty luôn đáp ứng được nhu cầu đi lại bằng phương tiện của đông đảo người dân trong thành phố cũng như những khách nước ngoài đến thăm và làm việc tại Hà Nội. Công ty là một trong những đơn vị được UBND thành phố Hà Nội và Sở giao thông công chính tuyên dương và tặng bằng khen. Không chỉ dừng lại ở như vậy, Công ty đã luôn tìm tòi và định cho mình những hướng đi mới nhằm phát huy hết khả năng kinh doanh. Công ty đã trở thành đại lý chính thức duy nhất của Công ty FORD Việt Nam tại miền Bắc có nhiệm vụ kinh doanh đồng bộ 3 chức năng : kinh doanh ô tô, bảo hành bảo dưỡng sửa chữa và cung ứng phụ tùng chính hãng. Tháng 9/1997 được sự đồng ý của UBND thành phố và Bộ Tài chính, Công ty cổ phần TAXI Hà Nội chính thức đổi tên thành Công ty cổ phần đại lý FORD Hà Nội (quyết định số 3658/QĐ-UB) với thời gian hoạt động là 30 năm và được phép phát hành thêm cổ phiếu để nâng số vốn điều lệ hoạt động lên 25 tỷ đồng. Về nhân lực, với sự nỗ lực của Ban giám đốc cùng toàn thể hơn 300 cán bộ công nhân viên luôn tận tình đóng góp công sức vào công việc kinh doanh đã góp phần không nhỏ đến sự phát triển và tăng trưởng Công ty. Về địa điểm kinh doanh, nhờ có vị trí thuận lợi, trụ sở của Công ty được đặt tại số 1 phố Cảm Hội - Lò Đúc với cơ sở vật chất khang trang, tại đây có một trung tâm bảo hành bảo dưỡng sửa chữa lớn với hệ thống nhà xưởng và thiết bị hiện đại. Ngoài ra 2 phòng trưng bày và bán xe ô tô được đặt tại 32 Nguyễn Công Trứ và 22 Láng Hạ đều là một trong những trung tâm kinh tế của thủ đô. Từ năm 1998, Công ty đã có hướng đi mới trong kinh doanh, từng bước khai thác lợi thế, tiềm năng kinh tế mà ngành nghề kinh doanh hứa hẹn mang lại nên đã phát huy tác dụng tốt trong sản xuất kinh doanh. Hiện nay cùng với sự phát triển của nền kinh tế của cả nước, hoạt động kinh doanh của Công ty đã đi vào ổn định, phát triển, hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch đề ra và kinh doanh có hiệu quả, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước, đời sống cán bộ công nhân viên trong Công ty ngày càng được cải thiện nâng cao. 2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý Công ty cổ phần đại lý FORD Hà nội Năm 1998 Công ty mới thực sự bắt tay vào mô hình kinh doanh mới, đó là kinh doanh đồng bộ 3 chức năng : bán ô tô, bảo dưỡng sửa chữa ôtô, kinh doanh phụ tùng ô tô và Công ty tiếp tục kinh doanh mặt hàng truyền thống của mình là kinh doanh vận tải hành khách bằng xe TAXI. Với tổng số nhân lực của toàn Công ty là 320 người, trong đó có 240 lao động trực tiếp và 80 lao động là nhân viên văn phòng. Do vậy, việc hoàn thiện bộ máy tổ chức điều hành của Công ty là rất cần thiết. Công ty đã tách bộ phận TAXI thành 1 xí nghiệp thành viên , hạch toán độc lập trực thuộc Công ty. Bộ phận kinh doanh đồng bộ 3 chức năng do Công ty trực tiếp chỉ đạo sản xuất. Sau đây là sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty. Biểu số 1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty FORD Hà Nội Phòng kinh doanh phụ tùng Đại hội đồng Hội đồng quản trị Ban kiểm soát Phó Giám đốc I Gara Ôtô Trung tâm BDSC ôtô Phó Giám đốc II Phòng Kỹ thuật Trung tâm điều hành Taxi Thanh tra an toàn Giám đốc Phòng kinh doanh ôtô Phòng Hành chính quản trị PhòngKế toán thống kê Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận trong cơ cấu quản lý : a/ Ban giám đốc * Giám đốc : Là người phụ trách chung tình hình sản xuất - kinh doanh của Công ty. Giám đốc do hội đồng quản trị tuyển chọn, bổ nhiệm và có quyền bãi miễn. Giám đốc chịu sự quản lý trực tiếp của hội đồng quản trị và ban kiểm soát. Giám đốc là người đại diện của Công ty trước pháp luật, trong các quan hệ kinh tế phát sinh giữa Công ty với các doanh nghiệp, các tổ chức trong và ngoài nước. Giám đốc có quyền tổ chức quản lý chỉ đạo về công tác tài chính như quay vòng vốn, bảo toàn vốn, sử dụng vốn , tài sản của Công ty có hiệu quả. Là người trực tiếp điều hành hoạt động kinh doanh của Công ty, có quyền bố trí sản xuất kinh doanh, quyết định những phương án cụ thể, tuyển dụng, bố trí sắp xếp lao động theo yêu cầu sản xuất kinh doanh phù hợp với luật lao động, có quyền chấm dứt lao động, cho thôi việc đối với công nhân viên theo đúng luật lao động. Tổ chức công tác kế toán thống kê tài chính, lập báo cáo quyết toán hàng năm để trình bày trước hội đồng quản trị. * Phó Giám đốc (2 người) : do giám đốc Công ty đề nghị và hội đồng quản trị của Công ty xét duyệt bổ nhiệm và miễn nhiệm. Phó giám đốc là người giúp việc đắc lực cho Giám đốc, tham mưu cho Giám đốc, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các công việc do Giám đốc giao. + Phó Giám đốc Xí nghiệp (1) : Là người chỉ đạo công tác quản lý nhân sự toàn Xí nghiệp và hoạt động kinh doanh của toàn xí nghiệp TAXI. + Phó Giám đốc Công ty (2) : Là người phụ trách hoạt động kinh doanh sản xuất của bộ phận kinh doanh đồng bộ 3 chức năng . b/ Các bộ phận chức năng Các bộ phận này được phân công chuyên môn hóa các chức năng quản lý, có nhiệm vụ giúp Ban Giám đốc đề ra quyết định theo dõi, hướng dẫn bộ phận sản xuất và cấp dưới thực hiện các quyết định và nhiệm vụ đã được phân công. Các bộ phận chức năng không những hoàn thành nhiệm vụ của mình được giao mà còn phải phối hợp lẫn nhau đảm bảo cho hoạt động sản xuất của Công ty được tiến hành thường xuyên, liên tục, đạt hiệu quả cao. * Phòng kỹ thuật : Tham mưu cho giám đốc trong lĩnh vực quản lý chỉ đạo công tác kỹ thuật của Xí nghiệp, tập hợp, nghiên cứu, đề xuất những đề tài, những biện pháp kỹ thuật nhằm nâng cao chất lượng , cải tiến kỹ thuật, ... + Kiểm tra chất lượng của xe trước khi đưa vào hoạt động kinh doanh. + Xây dựng tiêu chuẩn kỹ thuật và định mức phù hợp. + Phối hợp với các phòng chức năng (khi đã có đầy đủ số liệu) để điều chỉnh tăng hoặc giảm các định mức kinh tế - kỹ thuật theo qui định chung hoặc cung nhau giải quyết khi có sự cố của xe nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng phương tiện . + Quản lý tủ sách, tài liệu kỹ thuật, các bản vẽ kỹ thuật, quản lý và phổ biến sáng kiến cải tiến kỹ thuật hợp lý hoá sản xuất. * Trung tâm điều hành TAXI : trực tiếp điều hành sự hoạt động của các xe cho phù hợp góp phần nâng cao hiệu suất sử dụng xe, tìm tòi và phát triển thị trường kinh doanh. * Gara ô tô : Tham mưu và giúp việc cho giám đốc trong vịêc quản lý lái xe, phối hợp cùng phòng kỹ thuật, trung tâm điều hành đảm bảo cho đầu xe luôn hoạt động đầy đủ, tìm ra các biện pháp để cải thiện điều kiện làm việc cho anh em lái xe cũng như quan tâm chú ý đến công tác giáo dục tư tưởng, tỉ lệ % ăn chia cho phù hợp, phối hợp cùng phòng hành chính xét thưởng cho những người lao động giỏi, trang bị đồng phục cho anh em.... * Thanh tra an toàn : Tham mưu và giúp giám đốc trong việc đảm bảo an toàn giao thông khi xe đang hoạt động, phát hiện những thiếu sót và những vi phạm về quy chế của lái xe, phối hợp cùng với gara và phòng kỹ thuật nhắc nhở, kiểm tra anh em lái xe về thực hiện tốt các quy chế của công ty, sử dụng phương tiện đúng quy trình kỹ thuật. * Phòng Hành chính quản trị : Tham mưu cho giám đốc trong việc thực hiện chế độ chính sách của Nhà nước đối với công nhân viên chức. + Quản lý hồ sơ, lý lịch và danh sách cán bộ công nhân viên của toàn Công ty + Tổ chức bộ máy quản lý ở các Phân xưởng, Phòng, Ban. + Thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, y tế, vệ sinh công nghiệp... * Phòng Kế toán thống kê : đây là bộ phận quan trọng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc, tham mưu cho giám đốc và giúp giám đốc quản lý toàn bộ tài sản, vốn liếng, nhằm đảm bảo cho việc sản xuất - kinh doanh của Công ty được cân đối nhịp nhàng. + Lập và tổ chức thực hiện các kế hoạch tài chính kế toán. + Theo dõi kịp thời liên tục hệ thống các số liệu về sản lượng tài sản, tiền vốn và các quỹ hiện có của Công ty + Tính toán các khoản chi phí sản xuất để lập biểu giá thành thực hiện, tính toán lỗ lãi, các khoản thanh toán với ngân sách theo chế độ kế toán hiện hành. + Phân tích hoạt động kinh tế của từng thời kỳ. + Lập kế hoạch giao dịch với Ngân hàng để cung ứng các khoản thanh toán kịp thời. + Thu chi tiền mặt, thu chi tài chính và hạch toán kinh tế. + Quyết toán tài chính và lập báo cáo hàng quý theo qui định của Nhà nước, thực hiện về kế hoạch vốn cho sản xuất, thực hiện hạch toán kế toán và hạch toán nghiệp vụ đầy đủ quá trình vận động về vật tư, tiền vốn, tài sản của Công ty, lập báo cáo tài chính. Đồng thời cung cấp thông tin về tình hình tài chính và kết quả kinh doanh làm cơ sở cho Ban Giám đốc ra quyết định kinh doanh. * Phòng kinh doanh ôtô : Làm nhiệm vụ kinh doanh ô tô, tham mưu và giúp giám đốc trong việc ký kết những hợp đồng kinh tế mua bán theo đúng các thủ tục và quy định của Công ty, tổ chức công tác tiếp thị mở rộng thị trường hoạt động. Phối hợp cùng với phòng dịch vụ và phụ tùng để cung cấp cho khách hàng những dịch vụ và sản phẩm hoàn hảo. * Trung tâm bảo dưỡng sửa chữa ô tô : Làm nhiệm vụ bảo hành, bảo dưỡng và sửa chữa các xe FORD mà phòng bán xe đã bán cũng như các loại xe khác khi khách hàng có nhu cầu sửa chữa. Tư vấn và giúp khách hàng những thông tin về thông số kỹ thuật của xe, cách sử dụng để khách hàng yên tâm khi sử dụng xe. Tiếp tục đầu tư thiết bị, bảo trì bảo dưỡng các thiết bị đã có. Mở rộng thị trường, mở rộng hình thức kinh 3. Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty cổ phần đại lý FORD Hà Nội trong năm qua Những năm vừa qua, trước những thử thách gay gắt của thị trường, đặc biệt là tình hình khủng hoảng kinh tế khu vực đã có tác động rất lớn đến tình hình sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp trong nước nói chung và của Công ty nói riêng. Mặc dù gặp nhiều khó khăn trong công việc tổ chức sản xuất kinh doanh, phải cạnh tranh gay gắt và khốc liệt trên thị trường kinh doanh như : các hãng xe TAXI ra quá nhiều và họ hoạt động cạnh tranh không lành mạnh, làm số lượng khách cũng như doanh thu và thị phần của công ty bị giảm sút; Kinh doanh ô tô FORD còn quá mới mẻ, thị hiếu của người tiêu dùng dành cho sản phẩm này cũng chưa nhiều so với các loại xe của Nhật và các hãng ô tô khác ; Trung tâm bảo dưỡng sửa chữa mới ra đời nên số lượng khách hàng vào sửa chữa bảo dưỡng cũng chưa nhiều, xe FORD là xe mới nên chưa phải thay thế phụ tùng và sửa chữa.... Nhằm đảm bảo cho sự tồn tại và phát triển của Công ty, dưới sự quan tâm chỉ đạo sát sao của hội đồng quản trị và sự điều hành trực tiếp của Ban giám đốc, Công ty luôn đề ra những biện pháp đổi mới phương thức kinh doanh, mạnh dạn đưa ra các quyết định và có chính sách mềm dẻo để đối phó kịp thời với sự biến động của thị trường. Trong những năm vừa qua với hướng đúng đắn trong kinh doanh, Công ty đã khẳng định được vị trí của mình, và kết quả kinh doanh mà Công ty đã đạt được là minh chứng rõ nét nhất. Biểu 2 : Bảng tổng HợP tình hình KếT QUả kinh doanh Công ty cổ phần đại lý FORD Hà nội năm 2000 - 2001 Đơn vị tính : 1.000 đ Chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 So sánh Tuyệt đối Tương đối 1. doanh thu 65.476 119089 53.613 181,8 % 2. Trị giá vốn 64.941 116.593 51.652 179,5 % 3. Thuế phải nộp 14404 27199 11795 188,8 % 4. lợI NHUậN kd 535 2.496 1.961 466,5 % II. Tình hình chung về công tác kế toán 1. Mô hình tổ chức bộ máy công tác kế toán Tổ chức bộ máy công tác kế toán hợp lý khoa học phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nhằm phát huy vai trò của kế toán là một yêu cầu quan trọng. Công ty cổ phần đại lý FORD Hà Nội là một đơn vị hạch toán kinh doanh độc lập với hình thức tổ chức kế toán tập trung, phòng kế toán của Công ty đã tích cực tổ chức tốt công tác kế toán với tư cách là một công cụ quản lý hoạt động kinh tế của Công ty, luôn bám sát quá trình kinh doanh bảo đảm cung cấp các thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời phục vụ cho công tác quản lý. Biểu số 3 : Sơ đồ bộ máy kế toán công ty cổ phần đại lý FORD Hà nội Kế toán trưởng, kiêm kế toán tổng hợp và kế toán TSCĐ Kế toán vật liệu, hàng hóa, CCDC Kế toán tiền lương,ban hang và thanh toán Thủ quỹ Mối quan hệ trực tuyến Mối quan hệ chức năng 2. Nhiệm vụ và chức năng của từng cán bộ trong bộ máy kế toán của công ty cổ phần đại lý FORd hà nội - Kế toán trưởng : Là người giúp việc cho Giám đốc và công tác chuyên môn của bộ phận kế toán. Chịu trách nhiệm trước cấp trên về chấp hành luật pháp, thể lệ, chế độ tài chính hiện hành. Kế toán trưởng có trách nhiệm tổ chức, sử dụng vốn có hiệu quả, khai thác các khả năng tiềm tàng, tài sản, cung cấp các thông tin về tình hình tài chính một cách chính xác, kịp thời và toàn diện để Ban Giám đốc ra quyết định kinh doanh cho phù hợp với tình hình sản xuất của Công ty. - Kế toán vật liệu- hàng hóa - công cụ dụng cụ : Là người theo dõi tình hình xuất nhập các vật liệu, hàng hóa và công cụ dụng cụ trong kỳ. Hàng ngày hay định kỳ kế toán vật liệu, hàng hóa, công cụ dụng cụ phải ghi số liệu từ chứng từ vào sổ chi tiết tính trị giá vốn thực tế xuất kho, cuối tháng lập bảng tổng hợp tình hình nhập xuất vật liệu, hàng hóa, công cụ dụng cụ, lập chứng từ ghi sổ để chuyển cho kế toán tổng hợp. - Kế toán tiền lương, bán hàng và thanh toán : Là người tính lương để trả cho công nhân viên và phân bổ chi phí tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế vào các đối tượng tính giá thành, theo dõi về doanh thu bán hàng, theo dõi công nợ của khách hàng, theo dõi về các thanh toán với người bán hàng. -Thủ quỹ: Là người quản lý số lượng tiền mặt tại Công ty, có trách nhiệm thu tiền bán hàng, các khoản thu khác khi có các chứng từ thu hợp lệ & thực hiện chi các khoản tiền mặt khi có phiếu chi hợp lệ. Thực hiện các nghiệp vụ gửi tiền mặt vào ngân hàng & rút tiền gửi Ngân hàng về quỹ tiền mặt. 3. Một số đặc điểm trong công tác kế toán Hiện nay Công ty đang áp dụng chế độ hạch toán thống nhất dựa trên cơ sở hệ thống kế toán doanh nghiệp của Bộ Tài Chính ban hành theo quy định số 1141 TC/QĐ/CĐKT. Công ty áp dụng hình thức kế toán "Chứng từ ghi sổ" là một hình thức kế toán đơn giản, dễ làm, dễ đối chiếu kiểm tra, tạo điều kiện cho việc theo dõi, đánh giá thành phẩm, bán hàng, và xác định kết quả bán hàng. Hệ thống sổ sách tương đối đầy đủ và đúng chế độ kế toán hiện hành. - Chứng từ sử dụng theo chế độ ban hành như : + Phiếu thu, chi tiền mặt. + Hóa đơn GTGT. + Phiếu xuất kho nội bộ, phiếu nhập kho. + Bảng thanh toán tiền lương. + Biên bản đánh giá lại tài sản cố định. + Giấy báo Có, Nợ của Ngân hàng. - Sổ kế toán chi tiết : Công ty sử dụng sổ chi tiết các tài khoản như tài khoản 1111; 1121 ; 131;... Sử dụng chứng từ ghi sổ theo các nghiệp vụ kế toán phát sinh cùng loại. - Sổ kế toán tổng hợp + Sổ Cái các tài khoản 152, 156, 632, 511,112 + Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. + Sổ tổng hợp tài khoản. + Sổ tổng hợp công nợ. + Sổ tổng hợp vật tư, ngoại tệ. + Sổ tổng hợp chi phí. + Sổ tổng hợp hàng xuất bán. - Hệ thống báo cáo tài chính trong Công ty bao gồm : + Bảng cân đối kế toán. + Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. + Thuyết minh báo cáo tài chính. * Trình tự ghi chép và hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ : Dựa vào các chứng từ gốc sau khi đã được tập hợp, phân loại kế toán cập nhập vào chứng từ ghi sổ trên máy tính. Tuỳ mức độ khối lượng công việc (3 đến 5 ngày hoặc cuối tháng), kế toán trưởng ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, ghi vào Sổ Cái theo thứ tự nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã ghi ở chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ gốc sau khi đã làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được sử dụng để ghi vào các sổ chi tiết. Cuối tháng khóa sổ tính tổng số tiền mà các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính tổng số phát sinh Nợ, Có và số dư trên sổ các tài khoản. Căn cứ vào Sổ Cái tài khoản, lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đối chiếu khớp số liệu giữa Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết, lập các báo cáo tài chính. Biểu số 4 : Sơ đồ trình tự ghi sổ và hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ tại Công ty cổ phần đại lý FORD Hà Nội Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Sổ Cái Bảng cân đối số phát sinh Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Ngoài ra, Công ty tổ chức kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế III. Tình hình thực tế về bán hàng tại Công ty cổ phần đại lý FORD Hà Nội 1. Phương thức bán hàng Tại Công ty cổ phần đại lý FORD Hà Nội, công tác bán hàng luôn được đặt lên hàng đầu. Cùng với mặt hàng ô tô FORD, công ty hiện cũng đang kinh doanh các loại phụ tùng ô tô FORD. Cung cấp phụ tùng chính hãng là một thế mạnh của FORD Hà nội giúp cho xe FORD của khách hàng luôn làm việc tốt nhất trong mọi điều kiện. Phụ tùng luôn là vấn đề được công ty quan tâm hàng đầu, kho phụ tùng được đặt ngay trong trung tâm thiết kế theo tiêu chuẩn của FORD, các phụ tùng phải chính hãng, số lượng luôn cung ứng kịp thời cho khách hàng. Tất cả các phụ tùng đều được mã hóa theo tiêu chuẩn FORD thuận tiện trong việc quản lý theo dõi. Hình thức bán hàng chủ yếu ở Công ty là bán trực tiếp qua kho với các phương thức thanh toán bán hàng trả tiền ngay và bán hàng trả chậm tùy theo thỏa thuận đã ký kết trong hợp đồng mua bán. Ngoài ra tùy từng trường hợp cụ thể, Công ty còn tìm nhiều phương thức bán để thu hút khách hàng, các biện pháp và chiến lược kinh doanh của Công ty tỏ ra rất có hiệu quả, vừa phù hợp với khách hàng, vừa không ảnh hưởng đến lợi ích của Công ty. Công ty luôn làm hài lòng khách hàng, mọi yêu cầu của khách hàng đượcCông ty đáp ứng kịp thời và giúp cho khách có được một sản phẩm với chất lượng cao, giá cả hợp lý và có thể thanh toán với một hình thức phù hợp với mình Chính vì vậy mặc dù tuổi đời kinh doanh của Công ty còn non trẻ so với các Công ty khác trên thị trường song về kết quả kinh doanh thì Công ty luôn luôn đạt được những thành công và kinh doanh có hiệu quả. 2. Phương pháp xác định trị giá vốn hàng bán Tất cả các loại hàng hóa bán ra đều phải đánh giá theo đúng giá vốn thực tế của nó. Trị giá vốn thực tế là số vốn mà doanh nghiệp đã phải chi ra để có hàng hóa đó. Để xác định được chính xác trị giá vốn của hàng bán nhằm phản ánh được tình hình kinh doanh doanh nghiệp áp dụng phương pháp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và sử dụng giá mua thực tế đế hạch toán hàng nhập kho - xuất kho - tồn kho. Do giá mua hàng hóa luôn biến động nên khi tính giá hàng xuất bán doanh nghiệp đã áp dụng tính giá theo phương pháp bình quân gia quyền. Đơn giá bình quân Trị giá mua thực tế hàng i tồn kho đầu kỳ + Trị giá mua thực tế của hàng i nhập kho trong kỳ gia quyền = của một đơn vị hàng._.