Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Trung tâm thương mại và xuất nhập khẩu thiết bị thuỷ

tại và phát triển, đòi hỏi các doanh nghiệp phải nhận thức rõ tầm quan trọng của công tác bán hàng bởi nó quyết định trực tiếp đến kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Công tác bán hàng muốn đạt hiệu quả cao thì cần phải có một bộ máy hỗ trợ đắc lực, đó là bộ máy kế toán trong doanh nghiệp, đặc biệt là kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Bộ phận này cung cấp thông tin về tình hình bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong doanh nghiệp, cho phép doanh nghiệp biết rõ từng tài khoản chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra trong quá trình mua, bán, dự trữ hàng hoá, kết quả thu được từ quá trình bán hàng đồng thời tìm ra nguyên nhân làm tăng, giảm các khoản thu nhập, chi phí để từ đó tìm ra các biện pháp làm tăng thu nhập. Vì vậy tổ chức tốt quá trình bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại là nhiệm vụ sống còn, quyết định đến sự tồn tại của doanh nghiệp nhất là trong môi trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay của nền kinh tế thị trường. Xuất phát từ nhận thức trên, qua quá trình thực tập tại Trung tâm thương mại và xuất nhập khẩu thiết bị thuỷ, được sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo Trương Anh Dũng và các chị trong phòng kế toán Trung tâm, em đã hoàn thành bản chuyên đề của mình với đề tài: "Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Trung tâm thương mại và xuất nhập khẩu thiết bị thuỷ". Nội dung bản chuyên đề ngoài lời nói và kết luận gồm 3 phần: Phần I: Khái quát chung về Trung tâm thương mại và xuất nhập khẩu thiết bị thuỷ. Phần II: Thực trạng tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Trung tâm thương mại và xuất nhập khẩu thiết bị thuỷ Phần III: Hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Trung tâm thương mại và xuất nhập khẩu thiết bị thuỷ Phần I Khái quát chung về trung tâm thương mại và xuất nhập khẩu thiết bị thuỷ I. Khái quát về trung tâm thương mại và xuất nhập khẩu thiết bị thủy 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm. Tên đầy đủ: Trung tâm thương mại và nhập khẩu thiết bị thuỷ. Tên giao dịch: Marine trading center. Trực thuộc Công ty tư vấn đầu tư và thương mại. Thuộc Tổng công ty công nghiệp tàu thủy Việt Nam. Địa chỉ: 120 B Hàng Trống - Hà Nội. Điện thoại: 84-4-8298562/9285617. Fax: 84-8-8287444. Trung tâm thương mại và xuất nhập khẩu thiết bị thủy, là một bộ phận của Công ty tư vấn đầu tư và thương mại nên quá trình hình thành cũng như chức năng và nhiệm vụ của trung tâm chịu ảnh hưởng nhiều từ phía công ty. Do đó xem xét sự hình thành của Trung tâm phải xét trong bối cảnh chung của quá trình ra đời và phát triển của công ty mẹ. Công ty tư vấn đầu tư và thương mại ra đời và phát triển khi nền kinh tế đang có sự chuyển đổi Quản lý tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trường có sự điều tiết của Nhà nước. Công ty- một doanh nghiệp Nhà nước - đơn vị thành viên của Tổng công ty công nghiệp tàu thuỷ Việt Nam có lịch sử hình thành và phát triển được đánh dấu bởi các mốc sau đây: + Ngày 11/05/1991 đánh dấu sự ra đời của Công ty với tên gọi ban đầu là Công ty đầu tư và phát triển đóng tàu, nòng cốt là các cán bộ công nhân viên từ các phòng ban của Liên hiệp Khoa học sản xuất đóng tàu cũ tách ra. + Năm 1994, theo văn bản số 161/TB ngày 29/11/1994 về thông báo của Thủ tướng Chính phủ cho phép thành lập lại doanh nghiệp Nhà nước và quyết định số 2557QĐ/TCCB- LĐ của Bộ Giao thông vận tải quyết định cho phép công ty đổi tên thành Công ty tư vấn đầu tư và phát triển đóng tàu. + Quý 3 năm 1996 Tổng Công ty cho phép sáp nhập Công ty tư vấn và Công ty tài chính thành công ty mới có tên là: Công ty tư vấn đầu tư và tài chính công nghiệp tàu thủy. + Năm 1999, nhận thấy trước tình hình kinh tế có nhiều thay đổi, nhằm phù hợp với chức năng nhiệm vụ của mình. Công ty đề nghị và được chấp nhận của các ban ngành có liên quan Công ty tư vấn đầu tư và tài chính công nghiệp tàu thủy tách ra làm hai công ty: - Công ty Tài chính công nghiệp tàu thủy. - Công ty tư vấn đầu tư thương mại. Trực thuộc Tổng công ty công nghiệp tàu thủy Việt Nam. Công ty tư vấn và đầu tư thương mại có chức năng và nhiệm vụ chính được giao là kinh doanh vật tư thiết bị thủy phục vụ cho các đơn vị đóng tàu thuộc Tổng công ty công nghiệp tàu thủy Việt Nam. Tháng 12 năm 1995, Bộ Xây dựng cấp chứng chỉ hành nghề tư vấn xây dựng thì chức năng và nhiệm vụ của công ty được mở rộng không những trong phạm vi ngành mà còn cả ngoài ngành, chẳng hạn mở rộng phạm vi hoạt động phục vụ các đơn vị như: đơn vị thuộc ngành Thủy sản, hay các đơn vị Hải quân. Công ty là một doanh nghiệp Nhà nước có đầy đủ tư cách pháp nhân, thực hiện kinh doanh trong các lĩnh vực sau: - Tư vấn và đầu tư kinh doanh. - Dịch vụ vật tư và thiết bị đóng tàu. - Dịch vụ khoa học kỹ thuật và chuyển giao công nghệ lĩnh vực tàu thủy. - Đào tạo và xuất khẩu lao động ngành tàu thủy. - Kinh doanh máy tính và phần mềm tin học, thiết bị điện, điện tử, thiết bị văn phòng, sản phẩm kỹ thuật công nghệ cao. Đầu năm 2000, trước sự phát triển và hoàn thiện của công ty cũng như nhằm đạt hiệu quả hơn trong kinh doanh trên thị trường đầy biến động, được sự chấp nhận của các ban ngành có liên quan công ty quyết định thành lập Trung tâm thương mại và xuất nhập khẩu thiết bị thủy và kể từ đây nó chính thức đi vào hoạt động. * Một số dự án Trung tâm tham gia cung cấp thiết bị. Mặc dù mới đi vào hoạt động từ đầu năm 2000 nhưng nó đã đạt được những kết quả kinh doanh nhất định thông qua việc cung cấp thiết bị cho các dự án đầu tư như: - Dự án đóng tàu 6500 tấn cho VOSKO. - Dự án đóng tàu 1000 tấn và tàu 450 tấn cho Hải quân. - Tàu chở dầu 3500 tấn. - Tàu V50 cho Tổng cục Hải quan. - Tàu đánh cá cho đơn vị Thủy sản. - ụ nổi 8500 tấn. * Kết quả kinh doanh của Trung tâm từ năm 2000 - 2002. Đánh giá hoạt động kinh doanh của Trung tâm trong những năm đầu hoạt động ta đi xem xét cả Công ty mẹ để xem xét kết quả kinh doanh mà Trung tâm đóng góp vào kết quả của toàn công ty. Doanh thu của toàn Công ty và của riêng Trung tâm được thể hiện ở bảng dưới đây. Đơn vị: Đồng Năm Trung tâm Công ty 1999 16.305.252.051 2000 11.052.000.000 17.863.474.670 2001 11.525.024.780 17.994.428.932 2002 12.259.163.447 22.928.685.000 2003 13.287.451.120 23.154.125.560 Trong năm 1999 khi Trung tâm chưa đi vào hoạt động doanh thu của Công ty là 16,3 tỷ. Nhận thấy sự cần thiết của việc chuyên môn hóa vào từng lĩnh vực cụ thể, để có thể xử lý linh hoạt trong nền kinh tế thị trường, năm 2000 Trung tâm thương mại và xuất nhập khẩu thiết bị thủy ra đời, có nhiệm vụ chính là hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thiết bị thủy ra đời, có nhiệm vụ chính là hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thiết bị thủy góp phần gia tăng doanh thu và lợi nhuận toàn Công ty. Bảng số liệu trên cho phép so sánh phần nào kết quả đóng góp của Trung tâm vào kết quả chung của toàn công ty. Trong 3 năm đi vào hoạt động, doanh thu Trung tâm không ngừng tăng lên qua các năm từ 11 tỷ năm 2000 đến 11,5 tỷ năm 2001, 2,3 tỷ đồng năm 2002 và năm 2003 13,3 tỷ trên tổng doanh thu toàn Công ty là 17,8 tỷ; 17,9 tỷ; 22,9 tỷ đến 23,2 tỷ. Từ kết quả đó ta nhận thấy Trung tâm luôn là đơn vị dẫn đầu với mức đóng góp lớn nhất so với các đơn vị khách trên toàn Công ty. Thông qua các kết quả đã đạt đươc ở trên, ta có thể thấy được xu hướng phát triển của công ty nói chung và Trung tâm nói riêng, chứng tỏ Công ty hay Trung tâm luôn giữ vững thị trường và mở rộng được thị trường, thể hiện khả năng, tiềm năng hiện có cũng như hướng đi đúng đắn của mình Trung tâm chắc chắn sẽ thu được kết quả cao. Với vai trò là một trung gian phân phối tại thị trường hàng công nghiệp, mục tiêu của Trung tâm là hướng tới khách hàng trọng điểm, phục vụ cho các nhu cầu mới với phương châm kinh doanh: - Hàng chính hiệu: - Giá gốc - Hậu mãi chu đáo. - Phục vụ tận tình. 1.2. Đặc điểm tổ chức kinh doanh xuất nhập khẩu của Trung tâm. Trung tâm thương mại và xuất nhập khẩu thiết bị thuỷ thuộc công ty tư vấn đầu tư và thương mại là một đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu được hạch toán độc lập, có tư cách pháp nhân, được phép mở tài khoản tại ngân hàng. Trung tâm thành lập vào đầu năm 2000 với nhiệm vụ là hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thương mại - cung ứng vật tư thiết bị phục vụ cho các dự án đóng tàu mới và sửa chữa tàu thuyền cho các đơn vị có nhu cầu, cả đơn vị trong và ngoài Tổng công ty Công nghiệp tàu thủy Việt Nam. Trung tâm thực hiện hoạt động kinh doanh của mình trên thị trường công nghiệp, đóng vai trò như một trung gian phân phối tại thị trường hàng công nghiệp, trung tâm cung cấp sản phẩm công nghiệp tới các đơn vị có yêu cầu để tiếp tục sản xuất ra các sản phẩm dịch vụ khác. * Các vật tư thiết bị thủy - mặt hàng của Trung tâm thường được khai thác từ các nguồn nước ngoài. Quan hệ giao dịch giữa Trung tâm và các nhà cung ứng phần lớn theo hợp đồng kinh tế. - Là đại lý độc quyền cho hãng DONGFENG SHANGHAI DIESEL ENGINE, hãng SOUTH CHINE MARINE MACHINEYR PLAN. Với tư cách là đại lý độc quyền trên vùng lãnh thổ Việt Nam, mọi hợp đồng mua bán với hãng phải thông qua trung tâm. - Trung tâm còn là đại lý kênh tiêu thụ cho các hãng khác trên thế giới như hãng: ASIATIC ENGINEERING PTE, LMT, hãng IRONPUMP. - Ngoài ra tùy vào nhu cầu cụ thể của khách hàng mà Trung tâm còn cung cấp các sản phẩm có thương hiệu khác nhau như: Anh, Mỹ, Nhật Bản, Đức, Đan Mạch, Na Uy, Hà Lan, Hàn Quốc, Đài Loan… * Khách hàng của trung tâm là các khách hàng công nghiệp, các tổ chức mua hàng hoá phục vụ cho quá trình sản xuất của mình là đóng mới và sửa chữa tàu thuyền. Khách hàng có tính chất tập trung ở các khu công nghiệp lớn (Hà Nội, thành phố Hồ Chí Minh, Hải phòng…) thuộc các lĩnh vực có liên quan đến giao thông đường thủy, có mối quan hệ phụ thuộc với trung tâm khá nhiều, chẳng hạn như: - Nhà máy đóng tàu Bạch Đằng. - Nhà máy đóng tàu Sông Gấm. - Nhà máy đóng tàu Bến Kiền. - Nhà máy đóng tàu 76 - Nhà máy đóng tàu Bến Thủy. Công ty Hồng Hà thuộc Tổng cục hậu cần. * Các mặt hàng cung cấp của Trung tâm. Máy phát điện tàu thủy và máy thủy. Cần cẩu, tời điện thủy lực- xuồng cứu sinh, cứu hộ, phao tự nổi các thiết bị trên tàu thuỷ, giàn khoan dầu khí. Xích neo, neo. Thang mạn kèm tời. Máy lái điện thủy lực. Máy lạnh điều hòa, quạt thông gió, máy xử lý nước thải, khóa các loại. Van các loại Bơm các loại. Máy nén khí và sự cố. Tổ lọc dầu. Máy phân ly nước đáy tàu, máy lọc nước ngọt từ nước biển. Bảng điện chính, các loại đèn dùng cho tàu thủy. Hệ thống báo cháy. Thiết bị nhà bếp. Bình Hydrôpho, máy phân tích khí, phân tích dầu. Cáp điện bọc lưới thép, cáp thép, cáp kéo tàu dùng cho tàu thủy. Thiết bị phun nước tẩy gỉ tàu bằng áp lực theo công nghệ mới của Đức. Các thiết bị nâng cáp của nhà máy đóng tàu. Các loại máy công cụ: máy cắt, máy tiện, máy uốn tóc. 1.3. Đặc điểm tổ chức công tác quản lý của Trung tâm. Trung tâm thương mại và xuất nhập khẩu thiết bị thủy có cơ cấu tổ chức có quan hệ trực tuyến tổng phạm vi nội bộ và có quan hệ tham mưu với các bộ phận khác của công ty mẹ. Trung tâm cũng chịu sự quản lý của Công ty mẹ thông qua Ban lãnh đạo Công ty, tuy nhiên do Trung tâm có hình thức kinh doanh là hạch toán nội bộ, tự trang trải chi phí hoạt động của mình do đó chỉ có nhiệm vụ giám sát và tạo điều kiện cho Trung tâm còn hầu hết các quyết định của trung tâm đều do Ban lãnh đạo của Trung tâm trực tiếp đưa ra và chịu trách nhiệm trước các quyết định đó. * Ban lãnh đạo Trung tâm gồm Giám đốc Trung tâm và Phó Giám đốc Trung tâm. - Giám đốc trung tâm: là người trực tiếp lãnh đạo, điều hành hoạt động của Trung tâm theo chế độ và chính sách của Nhà nước. Giám đốc là người đại diện cho toàn thể cán bộ công nhân viên trong Trung tâm, thay mặt Trung tâm trong các giao dịch với các đơn vị bên ngoài và đại diện cho mọi quyền lợi và nghĩa vụ của trung tâm trước pháp luật và trước các cơ quan quản lý cấp trên. - Phó giám đốc Trung tâm: Phụ trách tham mưu cho Giám đốc trong các hoạt động kinh doanh, chịu trách nhiệm trước giám đốc về các công việc được giao và trực tiếp điều hành khi Giám đốc vắng mặt. * Các bộ phận chức năng. - Bộ phận tổ chức nhân sự: Có chức năng theo dõi tình hình biến động về nhân sự của Trung tâm, điều hành sắp xếp các vị trí nhân sự của Trung tâm theo quyết định của Giám đốc, xây dựng các nội quy quy chế của Trung tâm, tổ chức thực hiện các phong trào thi đua, công tác khen thưởng. Tổ chức các công tác văn thư, quản lý con dấu, tiếp khách đến giao dịch làm việc với Trung tâm. - Bộ phận kế toán: có nhiệm vụ theo dõi quản lý vốn đề ra những chiến lược nhằm bảo toàn và phát triển vốn, tổng hợp tất cả các số liệu kế toán để có thể đưa ra tình hình lỗ lãi của Trung tâm. Tổ chức vay vốn thanh toán với ngân sách Nhà nước, ngân hàng và khách hàng cũng như nhân viên của Trung tâm, cung cấp thông tin cho việc quyết định của Trung tâm. - Bộ phận kinh doanh: trực tiếp tổ chức kinh doanh các mặt hàng của Trung tâm và tiêu thụ hàng hoá. Chịu trách nhiệm quan hệ với các bạn hàng và các đơn vị thành viên khác trong toàn Công ty, có nhiệm vụ giao dịch và ký kết các hợp đồng mua bán ủy thác xuất nhập khẩu với các đơn vị kinh doanh trong nước. - Kho: là nơi tiêu dùng để lưu giữ, bảo quản tất cả các hàng hoá trong công ty. Các hoạt động của Trung tâm đều nhằm mục tiêu và chiến lược của Trung tâm đồng thời gắn bó với chiến lược và mục tiêu chung của Công ty mẹ. Khi ra các quyết định cho các hoạt động kinh doanh của Trung tâm đều có sự thu thập, tham khảo các thông tin từ các bộ phận khách của Công ty mẹ như: Phòng tổ chức hành chính kế toán, phòng kế hoạch kinh doanh, phòng tham khảo thiết kế. Một điều thuận lợi của Trung tâm là được sự hỗ trợ về tài chính từ hai nhà cung cấp chính: ngân hàng công thương Ba Đình, Công ty tài chính công nghiệp tàu thủy. Do vậy khả năng thanh toán của Trung tâm luôn luôn đảm bảo 100%. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Trung tâm thương mại và xuất nhập khẩu thiết bị thuỷ Giám đốc Trung tâm Phó giám đốc Trung tâm Kho Bộ phận kinh doanh Bộ phận kế toán Bộ phận nhân sự 1.4. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Trung tâm + Tổ chức bộ máy kế toán: Phòng kế toán thực hiện các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình kinh doanh của Trung tâm, cuối kỳ tập hợp số liệu và lập báo cáo kế toán. Phòng kế toán của Trung tâm gồm 5 người đảm nhận các phần hành kế toán khác nhau. - Kế toán trưởng: là người phụ trách chung về tài chính, kế toán của Trung tâm. Kế toán trưởng có chức năng giúp giám đốc chỉ đạo và tổ chức thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê, tài chính ở Trung tâm. Báo cáo kịp thời, chính xác và đúng đắn với giám đốc doanh nghiệp với cơ quan quản lý tài chính cung cấp, cơ quan pháp luật về những hành vi vi phạm chính sách, chế độ, thể lệ với kinh tế, tài chính, kế toán cũng như những quy định mà Nhà nước và Trung tâm đã ban hành. - Kế toán hàng hoá: phản ánh và kiểm tra tình hình ký kết và thực hiện các hợp đồng xuất nhập khẩu, kiểm tra việc bảo đảm an toàn cho hàng hoá xuất nhập khẩu kể cả số lượng và chất lượng. Theo dõi sổ sách chi tiết về hàng hoá tiêu thụ. - Kế toán thanh toán: Có nhiệm vụ theo dõi các khoản phải thu, phải trả với người mua, người bán và các khoản tạm ứng trong trung tâm. - Kế toán tổng hợp: Thực hiện các phần hành kế toán còn lại mà chưa phân công đồng thời kiểm tra số liệu kế toán của các bộ phận khác chuyển sang để phục vụ cho việc khóa sổ kế toán, lập báo cáo kế toán. - Thủ quỹ: Có nhiệm vụ quản lý lượng tiền thực có trong quỹ và trực tiếp thu chi quỹ tiền mặt của Trung tâm. Kế toán trưởng Thủ quỹ Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán Kế toán hàng hoá Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Trung tâm thương mại và xuất nhập khẩu thiết bị thủy. Giữa các phần hành kế toán có sự phối hợp chặt chẽ và đồng bộ, đảm bảo tính thống nhất về phát triển tính toán và ghi chép từ đó tạo điều kiện cho việc kiểm tra, đối chiếu được dễ dàng, phát hiện nhanh chóng các sai sót để kịp thời sửa chữa. + Hình thức sổ kế toán áp dụng: chứng từ ghi sổ. Đơn vị tiền tệ được sử dụng trong ghi chép: Việt Nam đồng. Phương pháp kế toán bán hàng tồn kho: khai thường xuyên. + Hệ thống chứng từ và hệ thống tài khoản kế toán sử dụng. a. Hệ thống chứng từ. Đây là khâu đầu tiên của công tác kế toán nhằm cung cấp thông tin đầu vào, làm cơ sở dữ liệu cho hệ thống thông tin, biến đổi thành thông tin kế toán cung cấp cho các đối tượng sử dụng. Hệ thống danh mục chứng từ trong Trung tâm thương mại và xuất nhập khẩu thiết bị thủy gồm các loại chứng từ sau: - Đơn đặt hàng của khách hàng. - Các tờ khai hàng hoá nhập khẩu. - Hóa đơn cước vận chuyển. - Phiếu thu - Phiếu chi. - Giấy thanh toán tiền tạm ứng. - Hóa đơn GTGT - Phiếu xuất nhập hàng ngày. - Phiếu nhận hàng của nhân viên bán hàng. - Phiếu xuất kho. b. Hệ thống tài khoản. Việc vận dụng hệ thống tài khoản vào trong công tác kế toán của Trung tâm thương mại và xuất nhập khẩu thiết bị thủy theo đúng chế độ Nhà nước ban hành. Hiện nay công ty đang vận dụng thông tư số 89/2002/th. BTC vào trong công tác kế toán. Kế toán bán hàng xác định kết quả bán hàng sử dụng các tài khoản sau: - TK 111 : Tiền mặt. - TK 112: Tiền gửi ngân hàng. - TK 131: Phải thu của khách hàng. - TK 156: Hàng hóa. - TK 331: Phải trả cho người bán. - TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. - TK 632: Giá vốn hàng bán. - TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp. - TK 911: Xác định kết quả. + Tổ chức hệ thống sổ, báo cáo kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Sổ, báo cáo kế toán ở Trung tâm bao gồm: - Sổ cái các tài khoản: TK 511, TK 641, TK 642, TK 911… - Sổ doanh thu. - Sổ chi tiết hàng hóa, phải thu của khách hàng. - Sổ tổng hợp doanh thu bán hàng. - Báo cáo nhập - xuất - tồn theo tháng. - Báo cáo kết quả kinh doanh. - Bảng cân đối số phát sinh. phần II Thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại trung tâm thương mại và xuất nhập khẩu thiết bị thủy 1. Tổ chức công tác kế toán hàng hoá tại Trung tâm thương mại và xuất nhập khẩu thiết bị thủy. 1.1. Đặc điểm kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hoá tại công ty. Thuộc loại hình doanh nghiệp thương mại, được nhà nước thành lập và đầu tư vốn ban đầu và tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh, có đầy đủ tư cách pháp nhân, có thẩm quyền quản lý vốn và tài sản do nhà nước giao. Hoạt động nhập khẩu hàng hoá là một trong những hoạt động kinh doanh chủ yếu luôn chiếm tỷ trọng lớn trong tổng kim ngạch xuất nhập khẩu của Trung tâm. Trung tâm chỉ thực hiện hoạt động nhập khẩu trực tiếp, hàng nhập khẩu chủ yếu mua theo giá CIF và có thể được vận chuyển theo đường biển, đường hàng không. Trong nghiệp vụ thanh toán tiền hàng Trung tâm thường sử dụng phương thức thanh toán bằng tín dụng (L/C), ngoại tệ chủ yếu trong thanh toán là USD. Phương pháp kế toán hàng hoá được sử dụng tại Trung tâm là phương pháp kê khai thường xuyên. Việc quy đổi ngoại tệ ra VNĐ được thực hiện theo tỷ giá giao dịch của Ngân hàng Công thương Ba Đình. Các chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng như: phí mở L/C, thuê kho, thuê bên bãi, phí vận chuyển… được hạch toán vào TK 6417 - Chi phí dịch vụ mua ngoài. 1.2. Chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ. Sau khi nhận được đơn đặt hàng của khách hàng trong nước Trung tâm tiến hành tìm kiếm các đối tác nước ngoài có khả năng cung cấp những mặt hàng theo yêu cầu của Công ty đã ký kết hợp đồng mua hàng hóa với họ. Trên hợp đồng phải ghi rõ ràng, đầy đủ, chính xác các nội dung mà hai bên đã thỏa thuận, có đủ chữ ký đại diện hợp pháp của hai bên. Sau khi hợp đồng mua bán ngoại thương đã được ký kết thì kế toán ngân hàng của Trung tâm sẽ đến ngân hàng làm thủ tục xin mở L/C thì trung tâm phải ký gửi một lượng ngoại tệ nhất định theo tỷ lệ % giá trị lô hàng (giá CIF). Tỷ lệ ký quỹ thông thương phụ thuộc vào tỷ lệ ký quỹ của khách hàng. Khi bên bán nhận được thông báo L/C đã mở sẽ tiến hành kiểm tra kỹ lưỡng các nội dung của L/C để xem chúng có phù hợp với nội dung trên hợp đồng đã ký hay không. Nếu phù hợp sẽ thực hiện việc giao hàng lên phương tiện vận chuyển mà hai bên đã thỏa thuận. Sau khi giao hàng xong hai bên sẽ hoàn chỉnh bộ chứng từ hàng hoá và nhờ ngân hàng phục vụ mình chuyển cho ngân hàng mở L/C để ngân hàng này chuyển cho Trung tâm để làm căn cứ nhận hàng. Khi nhận được giấy báo hàng đã về cảng Trung tâm sẽ chuẩn bị giấy tờ cần thiết cho việc nhận hàng. Đồng thời kế toán ngân hàng đến ngân hàng yêu cầu ký hậu đơn để bảo lãnh cho nhân viên của Trung tâm đi nhận hàng. Nhân viên của Trung tâm có trách nhiệm mang bộ chứng từ đến địa điểm nhận hàng, xuất trình vận đơn cho bộ phận chuyên chở để dỡ hàng, làm thủ tục giám định hàng hoá, thủ tục hải quan và kê khai số thuế nhập khẩu, thuế GTGT của hàng nhập. Trong trường hợp phát hiện thừa, thiếu, sai quy cách, phẩm chất, Trung tâm sẽ báo cho bên bán để có biện pháp giải quyết kịp thời. Kể từ khi hoàn thành thủ tục trên, hàng hoá đã thuộc quyền sở hữu của Trung tâm. Nhân viên nhận hàng phải có trách nhiệm bảo quản hàng hoá hoặc vận chuyển, áp tải hàng hoá đến nơi quy định. Các chứng từ kèm theo hàng nhập bao gồm. - Tờ khai hàng hoá xuất nhập khẩu. - Biên bản giám định của cơ quan giám định thuộc cục đo lường chất lượng. - Các chứng từ liên quan đến quá trình vận chuyển, bốc dỡ hàng. - Giấy tạm ứng cho cán bộ đi nhận hàng. Những chứng từ này được giao cho bộ phận kế toán một bộ để làm căn cứ ghi sổ. Hàng hoá về có thể được giao thẳng hoặc chuyển về kho của Trung tâm. Bộ phận kiểm nhận khi đó sẽ tiến hành kiểm tra hàng hoá và làm thủ tục nhập hàng vào kho. Hàng hoá nhập, xuất kho, của công ty được tính theo giá thực tế. Hàng hoá có được của trung tâm chủ yếu là do mua ở nước ngoài, việc xác định trị giá thực tế của hàng nhập kho được tính theo công thức sau: Giá thực tế nhập khẩu = Giá CIF + Thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có) Trị giá vốn thực tế của hàng nhập khẩu không bao gồm chi phí thu mua. Trung tâm hạch toán chi phí thu mua vào TK 6417 "Chi phí dịch vụ mua ngoài". (Chi phí mua bao gồm: phí mỡ L/C, phí hợp đồng nội, ngoại thương, chi phí vận chuyển bảo quản…) Do hàng hoá được nhập từ nhiều nguồn khác nhau, ở những thời điểm khác nhau nên có nhiều giá khác nhau nên việc quản lý giá thực tế hàng xuất kho được kế toán dùng phương pháp bình quân gia quyền. Việc xác định trị giá thực tế hàng xuất kho là cơ sở để công ty xác định kinh doanh, đồng thời còn là căn cứ để xác định giá bán hợp lý đủ bù đắp được chi phí và có lãi. 1.3. Kế toán hàng hoá. Phương pháp hạch toán chi tiết hàng hoá. Trung tâm thực hiện hạch toán chi tiết theo phương pháp ghi thẻ song song. Việc ghi chép, phản ánh, kiểm tra đối chiếu số liệu giữa kho và bộ phận kế toán được tiến hành như sau: - ở kho: thủ kho dùng : "thẻ kho" để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng hàng hóa theo chỉ tiêu số lượng. Khi nhận được chứng từ nhập, xuất hàng hoá, thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực hiện, thực xuất vào thẻ kho, cuối ngày tính ra số tồn để ghi vào cột tồn trên thẻ kho. Định kỳ thủ kho gửi các chứng từ nhập xuất đã phân loại theo từng thứ vật tư hàng hoá cho phòng kế toán. Đơn vị: MTC. Địa chỉ : 120 Hàng Trống - Hà Nội. Thẻ kho Mẫu số: 06 - VT Ngày lập thẻ: 15/10 Tờ số: 20 Tên hàng hóa: Van đóng nhanh. Đơn vị tính: Chiếc. Ngày nhập xuất Chứng từ Diễn giải Số lượng Phiếu Ngày, tháng Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Tồn đầu tháng 04 15/10 121 15/10 Nhập trong kỳ 06 10 17/10 111 19/10 Xuất hàng bán 05 05 25/10 119 25/10 Xuất bán 03 02 Cộng số phát sinh 06 08 Dư cuối tháng 02 - ở phòng kế toán: kế toán sử dụng sổ kế toán chi tiết để ghi chép tình hình nhập xuất tồn của từng thứ hàng hoá, sổ chi tiết hàng hoá cũng như thẻ kho nhưng được theo dõi trên cả mặt giá trị. Kế toán ghi nhận được chứng từ nhập, xuất của thủ kho gửi lên, kế toán kiểm tra lại chứng từ, hoàn chỉnh chứng từ, căn cứ vào chứng từ nhập, xuất toán ghi vào sổ chi tiết hàng hoá và được mở cho từng loại hàng hoá phản ánh tình hình nhập - xuất - tồn theo cả hai chỉ tiêu số lượng và thành tiền. Sổ chi tiết hàng hóa ngoài việc phục vụ yêu cầu quản trị, nó còn làm căn cứ báo cáo nhập - xuất - tồn kho cho tất cả các loại hàng hóa. Báo cáo nhập xuất được lập vào cuối tháng để kế toán đối chiếu số liệu với thủ kho. Nếu số liệu đúng khớp chứng tỏ thủ kho đã xuất đúng số lượng ghi trên phiếu xuất kho và việc tổ chức công tác kế toán hàng hoá được thực hiện tốt. Ngược lại, kế toán phải nhanh chóng tìm ra nguyên nhân từ đó đưa ra biện pháp xử lý kịp thời. Doanh nghiệp: MTC Sổ chi tiết hàng hoá Tháng 10 năm 2003 Tên hàng hoá: ống nhựa trục vịt RC - 14. Đơn vị tính: Chiếc. Chứng từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn Số Ngày SL TT (gv) SL TT (gv) TT (gb) SL TT (gv) SDĐK 07 31.076.100 04 17.645.021 445 05/10 Hàng nhập từ công ty ALLAVAL Malaixia 07 31.076.100 11 48.721.121 123045 15/10 Xuất hàng cho nhà máy X51 Hải Quân 03 13.297.579 17.025.897 08 35.423.542 245567 24/10 Xuất cho Cty 189 Bộ Quốc Phòng 04 17.725.453 22.256.148 04 17.698.089 Tổng cộng 07 31.076.100 07 31.023.032 39.820.045 Đơn vị: Trung tâm thương mại và xuất nhập khẩu thiết bị thủy. Báo cáo Nhập - xuất - tồn theo tháng. Tháng 10 năm2003 STT TênHH Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ SL Thành tiền SL Thành tiền SL Thành tiền SL Thành tiền 1 Van đóng nhanh 04 3.972820 06 5.214720 08 7.475030. 02 1712510 2 Tổ máy phát điện CCJSOJ 04 521.875.200 04 521.875.200 3 ống nhựa trục vịt RC - 14 04 07 31.076.100 07 31.023.032 04 17698089 … …….. …….. ……… …….. ……… Tổng cộng 40.452.012 1.283.123.232 1.243.390.109 80.185.135 2. Thực trạng tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Trung tâm thương mại và xuất nhập khẩu thiết bị thủy. 2.1. Đặc điểm công tác bán hàng tại Trung tâm. 2.1.1. Các phương thức bán hàng. Đối với doanh nghiệp thương mại, tổ chức công tác bán hàng là vấn đề cốt lõi, quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Bên cạnh những biện pháp thúc đẩy tốt công tác bán hàng như: tăng chất lượng hàng hoá, đa dạng hóa mẫu mã, kiểu dáng thì việc xác định cho mình phương thức bán hàng hợp lý cũng đóng một vai trò quan trọng. Hiện nay Trung tâm đang sử dụng các phương thức bán hàng như sau: - Bán buôn: đây là hình thức chủ yếu vì đặc trưng riêng của mặt hàng kinh doanh của Trung tâm là các thiết bị cung cấp cho các dự án đóng tàu. Do đó hàng hóa thường được bán theo đơn đặt hàng hoặc theo hợp đồng. Với hình thức bán buôn Trung tâm thực hiện theo hai phương thức sau: + Phương thức bán hàng qua kho: theo hình thức này thì căn cứ vào những điều khoản ghi trong hợp đồng mà khách hàng đến kho nhận hoặc Trung tâm chuyển đến cho khách hàng đến kho nhận hoặc Trung tâm chuyển đến cho khách hàng, chi phí vận chuyển thường do Trung tâm chịu. Hàng được coi là bán khi khách hàng nhận hàng và chấp nhận thanh toán. + Phương thức bán hàng vận chuyển thẳng: do mặt hàng kinh doanh chủ yếu là hàng ngoại nhập từ các nước như: Trung Quốc, Đài Loan, Đức và hàng có thể được vận chuyển bằng đường không hoặc đường biển. Trong khi đó khách hàng của Trung tâm lại thường ở các tỉnh, thành phố khác nhau như: Đà Nẵng, Vinh, Thành phố Hồ Chí Minh… Do vậy khi hàng về đến sân bay, sẽ được vận chuyển thẳng về kho của khách hàng hoặc địa điểm do khách hàng quy định, chi phí vận chuyển sẽ được thỏa thuận trong hợp đồng, khi hàng đang vận chuyển vẫn thuộc về quyền sở hữu của doanh nghiệp. Chi khi nào người mua thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán thì hàng hoá mới được coi là tiêu thụ. * Thủ tục chứng từ: Trung tâm thực hiện nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ do đó hóa đơn bán hàng mà đơn vị dùng là hóa đơn giá trị gia tăng theo mẫu 01 - GTGK - 3LL do Bộ Tài chính ban hành. Trước khi giao hàng cho khách hàng, kế toán làm thủ tục kiểm tra cần thiết sau đó viết hóa đơn bán hàng (GTGT), thường hóa đơn GTGT sẽ được gửi ngay khi khách hàng yêu cầu. Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên: - Liên 1 màu đen, lưu lại gốc. - Liên 2 màu đỏ, giao cho khách hàng. - Liên 3 màu xanh dùng để thanh toán. Khi viết hóa đơn kế toán phải ghi đầy đủ các nội dung trong hóa đơn như: - Ngày, tháng , năm. - Tên đơn vị bán hàng, địa chỉ số tài khoản. - Hình thức thanh toán, mã số thuế của khách hàng. Đơn giá ghi trong hóa đơn là giá chưa có thuế GTGT. Ghi rõ tên hàng, thuế, thuế GTGT và tổng số tiền phải thanh toán. VD: Ngày 10/11/2003 Trung tâm bán cho ông Sỹ Thắng 05 chiếc quạt gió hướng trục AND 630G7, kế toán lập hóa đơn GTGT như sau: Hóa đơn (GTGT) Mẫu số: 01 GTLK - 3 LL Liên 3: Dùng thanh toán KK/01 - B Ngày 10 tháng 11 năm 2003 No 070001 Đơn vị bán hàng: Trung tâm Thương mại và xuất nhập khẩu thiết bị thủy. Địa chỉ: 120 B Hàng Trống - Hà Nội . Số tài khoản……………………… Điện thoại:………………….MS: 0100237637 - 003. Họ tên người mua hàng: Nguyễn Sỹ Thắng. Đơn vị: Công ty 189 - Bộ quốc phòng……………………………………. Địa chỉ: …………………………….Số tài khoản:………………………. Hình thức thanh toán: TM……..MS:…………………………………….. STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1x2 01 Quạt gió hướng trục AND 630 G7 Chiếc 05 10.088.600 50.443.000 Công tiền hàng 50.443.000 Thuế suất GTGT : 5% Tiền thuế GTGT 2.525.150 Tổng cộng tiền thanh toán 52.965.150 Tổng cộng tiền thanh toán 52.965.150 Số tiền viết bằng chữ: (năm mươi hai triệu chín trăm sáu lăm ngàn một trăm năm mươi) Người mua hàng (ký và ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (ký và ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (ký và ghi rõ họ tên) 2.1.2. Phương thức thanh toán. Hiện nay trung tâm đang áp dụng các phương thức thanh toán sau: - Thanh toán bằng tiền mặt: theo hình thức này nhân viên bán hàng sẽ trực tiếp thu tiền mặt ngay sau khi giao hàng cho khách hàng. - Thanh toán bằng thư tín dụng (L/C): theo hình thức này thì yêu cầu của Trung tâm thì một ngân hàng phục vụ Trung tâm (thường đó là ngân hàng công thương Ba Đình) sẽ mở và chuyển đến cho một LC để trả cho người xuất khẩu một số tiền nhất định. - Các khoản thuế, phí, lệ phí: thuê nhà đất và các khoản phí lệ phí giao thông, cầu phà… - ._.