Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty XNK thiết bị vật tư thông tin Hà Nội (EMI.Co)

ghiệp thương mại Xuất Nhập Khẩu thì hoạt động kinh doanh chính là hoạt động mua và bán hàng. Muốn tồn tại và phát triển trong nền kinh tế thị trường, để không bị tiêu diệt thôn tính thì bản thân mỗi doanh nghiệp phải nhận thức được tầm quan trọng của công tác bán hàng bởi nó quyết định hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy vấn đề hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng là vấn đề thường xuyên đặt ra cho các doanh nghiệp thương mại. Gắn liền với công tác bán hàng và xác định kết quả bán hàng là công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng, nó giữ một vị trí hết sức quan trọng vì nó là phần hành kế toán chủ yếu trong toàn bộ công tác kế toán của doanh nghiệp, góp phần phục vụ đắc lực và có hiệu quả trong công tác bán hàng. Do đó kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng cần phải được tổ chức một cách khoa học và hợp lý nhằm không ngừng nâng cao hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp. Xuất phát từ nhận thức trên, ta thấy kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong doanh nghiệp thương mại ngày càng đòi hỏi phải được củng cố và hoàn thiện cho phù hợp với tốc độ phát triển của nền kinh tế thị trường. Qua quá trình thực tập ở Công ty Xuất nhập khẩu thiết bị vật tư thông tin Hà Nội (EMI.Co), được sự hướng dẫn tận tình của cô giáo Lê Kim Ngọc và các cán bộ phòng kế toán của Công ty, tôi đã hoàn thành chuyên đề của mình với đề tài: Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty Xuất nhập khẩu thiết bị vật tư thông tin Hà Nội (EMI.Co) Nội dung của chuyên đề gồm 3 phần: Phần I: Khái quát chung về Công ty Xuất nhập khẩu thiết bị vật tư thông tin Hà Nội. Phần II: Thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty Xuất nhập khẩu thiết bị vật tư thông tin Hà Nội. Phần III: Một số nhận xét đánh giá và giải pháp hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty Xuất nhập khẩu thiết bị vật tư thông tin Hà Nội. Mặc dù đã rất cố gắng song do thời gian và trình độ có hạn, bởi vậy chuyên đề hoàn thành không tránh khỏi có những sai sót, rất mong nhận được sự góp ý chỉ bảo của giáo viên hướng dẫn Th.s Lê Kim Ngọc để chuyên đề được hoàn thiện hơn. B. nội dung Phần I: Khái quát chung về công ty Xuất nhập khẩu thiết bị vật tư thông tin Hà Nội. 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty Xuất nhập khẩu thiết bị vật tư thông tin Hà Nội . Công ty Xuất nhập khẩu thiết bị vật tư thông tin Hà Nội, tên tiếng Anh là Equipment & Material of Information Import - Export (viết tắt là EMI.Co). Đây là doanh nghiệp nhà nước chuyên kinh doanh hàng hoá xuất nhập khẩu thiết bị vật tư thông tin, nay thuộc Đài tiếng nói Việt Nam. Tiền thân của Công ty là Công ty cung ứng vật tư thông tin được thành lập vào ngày 28/07/1969. Thời gian đó công ty thuộc Tổng cục thông tin. Sau khi đất nước hoàn toàn thống nhất, vào năm 1976 công ty được đổi tên thành Công ty vật tư kỹ thuật. Lúc này Uỷ ban phát thanh và truyền hình quản lý đơn vị với tư cách là đơn vị chủ quản. Sau một thời gian dài, đất nước bắt đầu công cuộc đổi mới và vào ngày 20/05/1987. Nhà nước ban hành quyết định số 213/TC thành lập Bộ thông tin. Khi đó công ty vẫn giữ nguyên tên và chuyển về Bộ thông tin quản lý. Trước yêu cầu cấp bách của nghành phát thanh, truyền hình, thông tin trong những năm chuyển đổi cơ chế thị trường, Bộ trưởng Bộ văn hoá thông tin đã ban hành quyết định số 461/TC (1990) về việc cho phép công ty được quyền xuất nhập khẩu trực tiếp các loại thiết bị đồng bộ, các loại vật tư linh kiện kỹ thuật chuyên dùng cho nghành Phát thanh và truyền hình. Chính quyết định này đã góp phần phát triển nghành thông tin và hơn nữa đã nâng cao chất lượng tuyên truyền nói chung. Hai năm sau, năm 1992 Hội đồng bộ trưởng ra nghị định số 338/HĐBT về việc thành lập lại công ty. Tại thời điểm thành lập lại, Công ty có số vốn kinh doanh ban đầu là 4.300.000.000 đ (trong đó vốn cố định là: 2.600.000.000 đ và vốn lưu động là 1.700.000.000 đ). Số cán bộ công nhân viên lúc đó là 35 người và toàn bộ đều thuộc biên chế nhà nước. Theo quyết định số 1826/TC của Bộ trưởng Bộ Văn hoá thông tin, công ty đổi tên thành Công ty xuất nhập khẩu thiết bị vật tư thông tin. Gắn với việc đổi tên thì chức năng và nhiệm vụ của công ty cũng được mở rộng hơn để đáp ứng yêu cầu đổi mới của xã hội, và cho tới hiện nay công ty có: Trụ sở chính: Số 5A Thi Sách- Hà Nội Chi nhánh: 64 Trương Định- Quận 3- Tp Hồ Chí Minh Công ty hoạt động với mục tiêu kinh doanh phục vụ sự nghiệp phát triển ngành phát thanh truyền hình là trọng tâm. Công ty đã bám sát kế hoạch và chịu sự chị đạo trực tiếp của Đài, công ty luôn luôn chủ động tìm kiếm, khai thác những thiết bị chuyên ngành phù hợp với yêu cầu đổi mới công nghệ, hiện đại hoá ngành phát thanh, đáp ứng kịp nhu cầu của nghành và mở rộng không ngừng phạm vi hoạt động. Ngày 24 tháng 3 năm 1994, căn cứ vào các quyết định và công văn có liên quan, Công ty được chuyển giao sang Đài tiếng nói Việt Nam quản lý. Từ đó công ty tiếp tục hoạt động dưới sự quản lý của Đài tiếng nói Việt Nam. Trong các năm tiếp theo, cán bộ công nhân viên công ty đã rất cố gắng đoàn kết hoàn thành kế hoạch được giao và không ngừng mở rộng phạm vi hoạt động,ngành nghề kinh doanh.Công ty đã lần lượt thành lập các đơn vị kinh tế trực thuộc sau: - Chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh. - Trung tâm tiếp thị và thông tin quảng cáo. - Xí nghiệp sản xuất, lắp đặt thiết bị phát thanh truyền hình. - Trung tâm chuyển giao công nghệ điện tử tin học. Trong suốt 30 năm hoạt động Công ty Xuất nhập khẩu thiết bị vật tư thông tin Hà Nội hiện nay là công ty xuất nhập khẩu thiết bị vật tư thông tin, là đơn vị sản xuất kinh doanh hạch toán kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng… Công ty đảm bảo công việc cho 220 người, trong đó: số nằm trong biên chế nhà nước là 102 người,số ký kết hợp đồng dài hạn là 28 người và 90 người ký kết hợp đồng ngắn hạn. 1.2. Chức năng nhiệm vụ của Công ty Xuất nhập khẩu thiết bị vật tư thông tin Hà Nội . Công ty Xuất nhập khẩu thiết bị vật tư thông tin Hà Nội là doanh nghiệp trực thuộc cơ quan nhà nước mà trực tiếp là Đài tiếng nói Việt Nam, nên việc hoàn thành các nhiệm vụ chính trị là trọng tâm, ngoài nhiệm vụ quan trọng trên, cũng như các doanh nghiệp khác, công ty cũng tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh khác phục vụ nghành. Các chức năng và nhiệm vụ đó được cụ thể là: -Kinh doanh xuất khẩu trực tiếp thiết bị vật tư,linh kiện phụ tùng phục vụ cho quá trình phát triển các nghành phát thanh truyền hình, thông tin. -Khảo sát, thiết kế, tư vấn kỹ thuật thuộc lĩnh vực truyền thanh, truyền hình. -Cung cấp các dịch vụ quảng cáo trên phạm vi toàn quốc bằng các phương tiện: Truyền hình, báo chí, truyền thanh, bảng hiệu điện tử… -Nhận uỷ thác xuất khẩu, đại lý, ký gửi cho các thành phần kinh tế khác, kể cả kinh doanh khách sạn lữ hành. -Tổ chức sản xuất, lắp ráp, sửa chữa bảo hành những thiết bị vật tư thông tin. Song song với việc thực hiện các chức năng đó, doanh nghiệp còn có nghĩa vụ của một doanh nghiệp Nhà nước đối với xã hội. -Nhiệm vụ quan trọng nhất của công ty là hoàn thành tốt các chỉ tiêu kinh tế mà cấp trên giao. -Công ty có nghĩa vụ tài chính với Nhà nước như nộp thuế, phí và lệ phí đầy đủ. -Có nghĩa vụ nhận, quản lý và sử dụng vốn do Nhà nước cấp một cách hiệu quả. -Công ty còn có nghĩa vụ với các khoản thanh toán trong quan hệ với các bên liên quan: Các nhà cung cấp, các cơ sở tín dụng, các bạn hàng, công nhân viên. -Công ty có trách nhiệm thực hiện nghiêm túc nguyên tắc kế toán ngoại tệ trong các thương vụ để đảm bảo cung cấp thông tin chính xác cho hoạt động quản lý xuất nhập khẩu. 1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý Công ty Xuất nhập khẩu thiết bị vật tư thông tin Hà Nội Ngoài trụ sở chính tại 5A Thi Sách thì công ty còn có một số chi nhánh, cơ sở tại thành phố Hồ Chí Minh và Hà Nội.Trong công ty gồm 3 bộ phận: Ban giám đốc, Phòng nghiệp vụ và các đơn vị sản xuất kinh doanh. Mỗi phòng có một chức năng, nhiệm vụ nhất định. Các phòng nghiệp vụ hay các phòng chức năng có trách nhiệm trợ giúp Ban giám đốc trong khi tiến hành hoạt động kinh doanh. Dưới đây là sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty: Giám đốc PGĐ Kinh doanh PGĐ Kỹ thuật PGĐ Dự án - Đầu tư Kế toán trưởng Phòng kinh doanh Phòng Kế hoạch - Tài vụ Phòng Tổ chức - Tổng hợp Chi nhánh tại TP. HCM XN sản xuất, lắp ráp thiết bị và kinh doanh phát thanh truyền hình Trung tâm tiếp thị và thông tin Trung tâm chuyển giao công nghệ điện Cửa hàng Nhà kho Cửa hàng Cửa hàng Cửa hàng Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty EMI.CO Nhìn vào sơ đồ ta thấy, toàn công ty được điều hành bởi Ban giám đốc mà đứng đầu là Giám đốc. Giám đốc vừa là người đại diện cho nhà nước vừa là người có quyền cao nhất trong mọi hoạt động của công ty. Giám đốc phải có trách nhiệm trước Nhà nước và tập thể công nhân viên về hiệu quả hoạt động của công ty. Giám đốc là người do cấp trên bổ nhiệm và là người đại diện hợp pháp ký kết hợp đồng với các bên liên quan. Trợ giúp Giám đốc là 3 Phó Giám đốc và 1 Kế toán trưởng. Phó giám đốc kinh doanh là người phụ trách các vấn đề lưu thông sản phẩm, đối ngoại,..Phó giám đốc kỹ thuật chịu trách nhiệm những vấn đề liên quan đến kỹ thuật như chất lượng hàng hoá, dịch vụ tư vấn thiết kế, lắp đặt thiết bị,…còn Phó giám đốc dự án đầu tư có nhiệm vụ lập đánh giá,thẩm định các kế hoạch, dự án đầu tư ngắn, trung và dài hạn cho công ty. Các vấn đề liên quan đến sổ sách kế toán, lưu trữ thì do Kế toán trưởng chịu trách nhiệm. Nếu được uỷ quyền thì các Phó giám đốc sẽ trực tiếp điều hành các phòng ban. Tại công ty có 3 phòng chức năng, hoạt động nhằm tham mưu cho Ban giám đốc về mặt hành chính hay nghiệp vụ chuyên môn: Phòng Tổ chức tổng hợp chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Giám đốc, có nhiệm vụ thu thập thông tin từ các bộ phận khác, tổng kết, định kỳ báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh đồng thời phòng tiến hành đào tạo, xắp xếp, bổ nhiệm, bãi miễn, bố trí lao động hợp lý phù hợp với trình độ và khả năng của từng người, thực hiện tinh giảm, cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý. Đây cũng là nơi đóng dấu và lưu trữ công văn chứng từ xuất nhập khẩu. Hơn thế nữa phòng cũng tiến hành công tác kiểm toán nội bộ. Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu do Phó giám đốc kinh doanh và Phó giám đốc kỹ thuật kết hợp chỉ đạo. Phòng này có nhiệm vụ ký kết các hợp đồng thương mại với các nhà cung cấp cũng như các khách hàng, đồng thời tổ chức thực hiện chế độ hạch toán kinh doanh. Còn các vấn đề về cân đối tạo nguồn, quản lý và sử dụng vốn một cách hiệu quả và hợp lý nhất thuộc trách nhiệm của phòng kế hoạch tài vụ. Phòng này còn có chức năng quản lý, luân chuyển chứng từ kinh doanh, các nghiệp vụ giao dịch tài chính, lưu trữ đặc biệt là tổ chức hạch toán kế toán tổng hợp theo đúng quy định của nhà nước. Bên cạnh các phòng ban trên công ty còn có một hệ thống mạng lưới các đơn vị cơ sở hạch toán phụ thuộc. Hiện nay, tại Hà Nội công ty còn có một xí nghiệp sản xuất lắp đặt các thiết bị, bao gồm một nhà kho và một cửa hàng. Cơ sở này có trách nhiệm sản xuất thiết bị, các linh kiện mà nghành có khả năng, lắp ráp hoàn chỉnh sản phẩm nhập khẩu và thực hiện các hợp đồng kinh tế. Một trung tâm tiếp thị thông tin quảng cáo có nhiệm vụ cung cấp dịch vụ quảng cáo trên mọi phương tiện. Một trung tâm chuyển giao công nghệ điện tử tin học tư vấn, cung ứng, thực hiện các hợp đồng chuyển giao công nghệ cho các cơ quan có nhu cầu. Mỗi trung tâm này có một cửa hàng đại diện,ngoài ra công ty còn có một chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh. Tại mỗi cơ sở này đều có một Giám đốc và một Phó giám đốc điều hành. Giám đốc ở mỗi cơ sở này chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của đơn vị thuộc phạm vi quản lý của mình trước Ban giám đốc và toàn công ty.Phó giám đốc của cơ sở có nhiệm vụ quản lý chung hoạt động của đơn vị và trợ giúp cho giám đốc hoàn thành công việc. Tất cả thông tin về chi nhánh, xí nghiệp hoặc trung tâm đều được chuyển về công ty để xác định hiệu quả quản lý và kinh doanh. 1.4.Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Xuất nhập khẩu thiết bị vật tư thông tin Hà Nội . Việc tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty chịu ảnh hưởng của cả môi trường vĩ mô và vi mô. ảnh hưởng của môi trường vĩ mô là các nhân tố kinh tế, chính trị pháp luật, văn hoá xã hội và sự phát triển của khoa học kỹ thuật. ảnh hưởng của môi trường vi mô là quan hệ nhà cung cấp, khách hàng, cách thức tổ chức kinh doanh, đường lối lãnh đạo của Ban giám đốc…đó có thể là cơ hội, cũng có thể là nguy cơ với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Trong những năm gần đây kinh tế mở cửa, thông thương phát triển mạnh giữa các quốc gia tạo nhu cầu xuất nhập khẩu hàng hoá rất lớn. Các chính sách của Nhà nước về hoạt động ngoại thương cũng rất thông thoáng, thuận lợi. Ngày nay khi trình độ văn hoá ngày càng được nâng cao thì nhu cầu cập nhật thông tin của người dân,sử dụng thiết bị thông tin hiện đại công nghệ cao là rất lớn. Chính những yếu tố trên đòi hỏi thị trường mặt hàng thông tin phát triển mạnh mẽ mới đáp ứng được môi trường xã hội mới. Hoạt động trong lĩnh vực truyền thông nên loại hàng mà công ty kinh doanh là các loại máy phát, máy thu hình, máy phát AM,FM, đầu thu, ăng ten thu tín hiệu vệ tinh, các thiết bị cho sân khấu điện ảnh, thiết bị lưu trữ âm nhạc, máy ghi âm,…và cả những mặt hàng tiêu dùng ( đồ điện tử, điện lạnh). Do trình độ khoa học kỹ thuật trong nước chưa thực sự phát triển nên nhu cầu về các thiết bị thông tin ngoại nhập chất lượng cao phục vụ công tác truyền thông là vô cùng cần thiết. Vì vậy công ty tiến hành nhập khẩu các sản phẩm từ bên nước ngoài nơi có nền khoa học kỹ thuật hiện đại, có uy tín và đặc biệt là có kinh nghiệm trong việc sản xuất ra các thiết bị viễn thông như: Anh, Pháp, Nhật, Đài Loan,…Năm 1999 công ty nhập tới 70% mặt hàng từ Nhật, Đài Loan. Công ty đã thiết lập nhiều mối quan hệ truyền thống, thân thiện, lâu dài với các bạn nước ngoài trong suốt những năm hoạt động. Việc lựa chọn nhà cung cấp được công ty rất quan tâm bởi nó phụ thuộc vào cả thị trường nước ngoài, nhu cầu trong nước và cả chính sách ngoại thương của chính phủ. Cũng do đặc điểm riêng có của hàng hoá cung cấp nên khách hàng tiêu thụ chủ yếu của công ty là các công ty lớn, các Đài phát thanh truyền hình và các cơ quan nhà nước khác. Song song với việc cung cấp theo đơn hàng thì công ty cũng tiến hành cung cấp nhỏ, lẻ cho các đơn vị, cá nhân có nhu cầu. Khách hàng có thể sử dụng cho hoạt động của mình hoặc có thể bán ra thị trường cho người tiêu dùng có nhu cầu. Đặc điểm lĩnh vực hoạt động, sản phẩm dịch vụ cung cấp, mối quan hệ với nhà cung cấp và khách hàng trải rộng nên công tác kinh doanh cần tổ chức, xắp xếp hợp lý sao cho đạt kết quả cao nhất trong kinh doanh. Trước những yêu cầu trên công ty đã tiến hành tổ chức hoạt động kinh doanh theo trình tự sau: Để có các hợp đồng đặt hàng, công ty phải tham gia dự thầu các dự án. Công ty xem xét các tiêu chuẩn dự thầu, nếu đủ điều kiện thì công ty tiến hành lập Hồ sơ dự thầu. Khi trúng thầu, công ty sẽ ký kết các hợp đồng kinh tế. Trước khi nhập khẩu, Phòng kinh doanh của công ty tiến hành xác định, dự đoán số lượng, chủng loại các mặt hàng cần nhập khẩu theo chỉ tiêu cấp trên giao phó, theo đơn hàng và nhu cầu thị trường. Sau đó công ty lựa chọn nhà cung cấp để đặt hàng, ký kết hợp đồng thương mại. Sau khi hợp đồng ngoại thương được ký kết, công ty tiến hành thủ tục mở thư tín dụng L/C . Trước hết công ty viết “Giấy xin mở thư tín dụng” gửi đến ngân hàng. Đồng thời viết 2 uỷ nhiệm chi: một để trả phí mở L/C và một để ký quỹ mở L/C. Khi nhận được thông báo về việc mở L/C, bên cung cấp tiến hành bàn giao hàng theo đúng các điều khoản thoả thuận trong hợp đồng về quy cách, chủng loại, số lượng, phương thức giao nhận, thanh toán,…do hàng nhập từ nước ngoài nên thường vận chuyển bằng đường hàng không hoặc đường biển. Khi hàng về đến nơi giao nhận thì bộ phận kỹ thuật kiểm tra có trách nhiệm thực hiện thủ tục kiểm tra chất lượng hàng hoá và thủ kho làm thủ tục nhập kho. Trong thời gian hàng chưa về thì công ty theo dõi quá trình vận chuyển trên giấy tờ được tập hợp trong hồ sơ “Hàng đang đi đường”. Căn cứ vào hợp đồng ký với bên khách hàng quy định phương thức giao hàng mà công ty thực hiện: có thể chuyển trực tiếp hay nhập kho rồi mới tiêu thụ. Đối tượng khách hàng mà công ty cung cấp thiết bị lại ở các tỉnh khác nhau như: Đà Nẵng, Quảng Ninh…nên khi hàng về đến sân bay hay cảng biển thì tuỳ đường vận chuyển ngắn nhất để giao hàng ngay hay nhập kho rồi mới giao hàng sau. Các chi phí phát sinh trong quá trình vận chuyển được thoả thuận rõ ràng trong hợp đồng ký kết, nhưng thông thường là do công ty chịu. Khi khách hàng đến nhận hàng thì kế toán căn cứ vào hợp đồng đã ký để lập Hoá đơn bán hàng hoặc Hoá đơn GTGT. Ngoại trừ lượng hàng tiêu thụ thẳng không qua kho thì công ty tiến hành nhập kho. Phần này phòng kinh doanh phân phối qua hệ thống các cửa hàng được đặt tại các chi nhánh, xí nghiệp và trung tâm của công ty. Một hệ thống các chi nhánh, trung tâm được mở trên địa bàn Hà Nội và cả trong thành phố Hồ Chí Minh đã tạo điều kiện tiếp xúc, phục vụ nhiều khách hàng ở nhiều nơi. Song song với việc cung ứng các thiết bị thông tin, công ty còn cung ứng các dịch vụ tư vấn, thiết kế,lắp đặt thiết bị nhằm tạo thuận lợi cho người sử dụng. Bên cạnh đó công ty còn tổ chức một trung tâm chuyên về dịch vụ quảng cáo trên các phương tiện thông tin. ở khâu này phòng kinh doanh có vai trò rất lớn trong công tác xúc tiến bán hàng và có cung cấp các dịch vụ đi kèm. Không những thế công ty đã tận dụng khai thác tối đa lợi thế quyền xuất nhập khẩu để thực hiện các hợp đồng xuất nhập khẩu uỷ thác cho các đơn vị có nhu cầu, trong đó có cả lĩnh vực kinh doanh khách sạn lữ hành. Hoạt động này đã giải quyết một phần nhu cầu việc làm và làm tăng thu nhập cho cán bộ công nhân viên công ty. Khi hàng hoá được tiêu thụ thì các cửa hàng thu tiền chuyển về công ty để nộp quỹ. Công ty lại dùng số tiền thu được tiếp tục quá trình nhập khẩu hàng hoá, trang trải các chi phí lưu thông và chi phí phát sinh khác. Ngoài hoạt động nhập khẩu là chủ yếu thì công ty còn tiến hành hoạt động xuất khẩu hàng sang nước ngoài. Mặt hàng chủ yếu mà công ty cung cấp là các hàng thủ công mỹ nghệ chất lượng cao. Nơi xuất khẩu chính hàng thủ công là thị trường Anh, Thái Lan,… Tuy nhiên trong một số năm gần đây hoạt động này ít được thực hiện do nhu cầu của thị trường bị thay đổi. Để tiến hành hoạt động xuất khẩu, trước hết kế toán căn cứ vào đơn đặt hàng của bên nước ngoài về chủng loại, mẫu mã sản phẩm để tiến hành thu mua, đặt hàng với các cơ sở sản xuất trong nước. Khi hàng hoá được bàn giao, công ty tiến hành vận chuyển đến nơi giao hàng theo điều khoản trong hợp đồng. Khi đó Hoá đơn bán hàng hoặc Hoá đơn GTGT được lập và phản ánh trên sổ sách. Bên cạnh đó công ty cũng tham gia hoạt động xuất khẩu lao động. Thị trường xuất khẩu lao động chủ yếu là Đài Loan. Khi ký kết hợp đồng tuyển dụng lao động với đối tác nước ngoài song, công ty bắt đầu quá trình tuyển dụng lao động. Những người được tuyển có thể được đào tạo thêm các kỹ năng cần có để làm việc. Sau đó công ty chuẩn bị mọi giấy tờ cần thiết để đưa người lao động ra nước ngoài. Xuyên suốt toàn bộ quá trình kinh doanh của công ty là hoạt động kế toán. Tất cả các nghiệp vụ giao dịch, từ nhập khẩu đến tiêu thụ đều được phản ánh bằng các giấy tờ, hoá đơn, hợp đồng, các biên bản,… công tác lập, luân chuyển và lưu trữ các chứng từ liên quan thuộc trách nhiệm của phòng kế toán kết hợp cùng các bộ phận khác trong công ty. Dưới đây là bảng kết quả một số chỉ tiêu của công ty trong vài năm gần đây: Chỉ tiêu Năm 2002 Năm 2003 Năm 2004 Doanh thu 109008773423 115370667123 120280467321 Lợi nhuận 532875475 603316848 651112343 Nộp VAT 12200685489 15185000798 17565000823 Thu nhập của cb, cnv (người/tháng) 1450000 1600000 1800000 Qua bảng số liệu trên ta thấy kết quả các chỉ tiêu tăng dần qua từng năm. Điều đó thể hiện đường lối, hướng đi đúng đắn của người lãnh đạo công ty cụ thể là Ban giám đốc. Công ty làm ăn ngày càng tốt lên các chỉ tiêu đã thể hiện: Doanh thu tăng dần qua từng năm, do đó lợi nhuận cũng tăng qua từng năm, số tiền thuế nộp cho nhà nước hàng năm cũng tăng lên và thu nhập của cán bộ, công nhân viên cũng được cải thiện qua từng năm là điều hợp lý. 1.5. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và tình hình vận dụng chế độ kế toán tại Công ty Xuất nhập khẩu thiết bị vật tư thông tin Hà Nội. 1.5.1. Những quy định chung. Kế toán ra đời và phát triển như một nhu cầu tất yếu trong mỗi doanh nghiệp. Công tác kế toán cũng chịu sự chi phối của các cơ quan Nhà nước mà trực tiếp là Bộ tài chính. Tại Công ty Xuất nhập khẩu thiết bị vật tư thông tin Hà Nội, phòng kế toán đã thực hiện hạch toán kế toán theo các quy định, hướng dẫn thực hiện chế độ kế toán theo quyết định số 1141/QĐ/TC/CĐKT. Tìm hiểu công tác kế toán thực tế tại Công ty Xuất nhập khẩu thiết bị vật tư thông tin Hà Nội, ta có một số thông tin như sau: -Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. -Tính khấu hao tài sản cố định theo phương pháp khấu hao đều theo thời gian ( khấu hao tuyến tính). -Tính và nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. -Xác định giá vốn hàng bán theo phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ. -Doanh nghiệp ghi sổ theo hình thức Nhật ký chứng từ. 1.5.2.Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán. Tại công ty, phòng kế toán gồm 7 nhân viên. Mỗi người phụ trách một hoặc nhiều phần hành theo phân công lao động. Tại công ty chia thành các phần hành: Phần hành thanh toán, phần hành giao dịch ngân hàng, phần hành tiền lương, phần hành hàng tồn kho, phần hành tiền mặt, phần hành tài sản cố định, phần hành thuế và tổng hợp.Ta có thể khái quát tổ chức bộ máy kế toán của công ty theo sơ đồ sau: Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán Kế toán TGNH Kế toán tiền lương, TSCĐ Kế toán kho Thủ quỹ Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Xuất nhập khẩu thiết bị vật tư thông tin Hà Nội. Phụ trách phòng kế toán là kế toán trưởng. Kế toán trưởng có trách nhiệm chỉ đạo chung công tác kế toán, tổ chức kiểm tra công tác hạch toán kế toán ở văn phòng công ty. Kế toán trưởng là người kiểm tra và ký các báo cáo kế toán sau khi được kế toán tổng hợp lập.Kế toán trưởng cũng là người chịu hoàn toàn trách nhiệm trước Ban giám đốc về mọi hoạt động của Phòng kế toán. Bộ phận kế toán tổng hợp có nhiệm vụ tổng hợp số liệu vào sổ cái và lập báo cáo kế toán theo định kỳ để kế toán trưởng duyệt. Số liệu mà kế toán tổng hợp sử dụng chủ yếu được các phần hành khác chuyển sang. Ngoài ra một số các bút toán cuối kỳ mới thực hiện thì do kế toán tổng hợp trực tiếp thực hiện. Kết quả của bộ phận kế toán tổng hợp là sổ cái các tài khoản, các báo cáo kế toán, các báo cáo phân tích định kỳ. Kế toán tổng hợp cũng là người chịu trách nhiệm về việc kê khai thuế, tính toán và thanh toán thuế với cơ quan thuế. Bộ phận kế toán thanh toán chuyên theo dõi các khoản phải thu, phải trả với các bên có liên quan trong và ngoài công ty. Nguồn số liệu mà bộ phận này sử dụng là thông tin lấy trực tiếp từ các hoá đơn bán hàng, mua hàng… bộ phận này cho kết quả là bảng kê các khoản phải thu, phải trả của từng đối tượng, theo từng hoá đơn. Bộ phận này có trách nhiệm chuyển số liệu cho kế toán tổng hợp. Kế toán giao dịch với ngân hàng là người đảm nhiệm công tác giao dịch với ngân hàng trong công tác thanh toán và các vấn đề khác có liên quan đến ngân hàng, kế toán ngân hàng lấy thông tin từ giấy Báo nợ, Báo có,… từ đó cung cấp thông tin chi tiết tiền gửi tại ngân hàng. Số liệu này được chuyển sang cho kế toán tổng hợp lên sổ cái tài khoản tiền gửi. Kế toán giao dịch với ngân hàng kiêm luôn cả nhiệm vụ tổng hợp số liệu của các trung tâm, xí nghiệp trực thuộc công ty. Bộ phận kế toán tiền lương chịu trách nhiệm theo dõi các khoản phải thu, phải trả với công nhân viên trong suốt quá trình hoạt động. Tại mỗi phòng ban, cơ sở theo dõi ngày công qua Bảng chấm công. Cuối tháng, Bảng chấm công được chuyển cho Phòng tổ chức tổng hợp duyệt, sau đó chuyển sang phòng kế toán để tính lương. Từ bảng chấm công kết hợp với các chứng từ khác, kế toán lập Bảng thanh toán tiền lương, các khoản bảo hiểm, được thưởng,… kế toán tiền lương cũng có trách nhiệm chuyển số liệu sang cho kế toán tổng hợp. Kế toán tiền lương cũng đảm nhiệm luôn phần hành tài sản cố định: Giá trị TSCĐ và các khoản trích khấu hao. Bộ phận kế toán kho chuyên quản lý kho cũng như theo dõi sổ sách chi tiết về hàng hoá tài sản trong kho. Thông tin từ các phiếu nhập kho, xuất kho, các phiếu điều chuyển là đầu vào của kế toán hàng tồn kho. Kế toán hàng tồn kho cung cấp thông tin giá trị hàng hoá luân chuyển các kho, đồng thời đối chiếu số liệu với thủ kho về số lượng. Báo cáo mà bộ phận này đưa ra là các báo cáo tình hình nhập, xuất, tồn hàng hoá, đồng thời thông tin của bộ phận này cũng phục vụ cho công tác kế toán tổng hợp. Thủ quỹ có nhiệm vụ quản lý số tiền tại quỹ, trực tiếp thu, chi bằng tiền mặt. Thủ quỹ ghi chép dựa trên thông tin từ các phiếu thu, phiếu chi,… báo cáo quan trọng nhất mà thủ quỹ đưa ra là báo cáo tồn quỹ tại bất kỳ thời điểm nào. Thông tin đó được chuyển sang kế toán tổng hợp để lên báo cáo. Trong xu thế ngày càng phát triển, công ty cũng đã đưa kế toán máy vào sử dụng nhằm làm giảm bớt khối lượng công việc, tạo điều kiện thuận lợi trong công tác kế toán và lưu trữ thông tin. Song song với công tác kế toán máy, kế toán cũng vẫn có một bộ sổ sách ghi chép mọi thông tin, giao dịch phát sinh. 1.5.3.Tình hình vận dụng chế độ kế toán của Công ty Xuất nhập khẩu thiết bị vật tư thông tin Hà Nội. 1.5.3.1.Chứng từ: Để tiến hành công tác kế toán thì yếu tố ban đầu là các chứng từ kế toán. Đây là đầu vào của mọi hoạt động kế toán. Thông tin từ chứng từ sẽ được phân loại, xử lý đưa vào sổ một cách có hệ thống. Có nhiều loại chứng từ, mỗi loại có một têm riêng, có nội dung và hình thức riêng. Mỗi loại chứng từ sẽ có chu trình luân chuyển phù hợp nhu cầu quản lý các biến động tài sản trong doanh nghiệp. Tuỳ từng nghiệp vụ kinh tế mà kế toán tại công ty sẽ sử dụng chứng từ phù hợp để phản ánh. Tại Công ty Xuất nhập khẩu thiết bị vật tư thông tin Hà Nội, căn cứ vào chế độ do nhà nước ban hành, Phòng kế toán đã tổ chức một hệ thống chứng từ riêng phù hợp với quy mô, tình hình sản xuất, yêu cầu quản lý tài sản: *Lao động tiền lương: -Bảng chấm công. -Bảng thanh toán tiền lương. -Phiếu nghỉ hưởng BHXH. -Bảng thanh toán HBXH. -Phiếu báo làm thêm giờ. *Hàng tồn kho: -Phiếu nhập kho. -Phiếu xuất kho. -Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. -Phiếu xuất vật tư theo hạn mức. -Thẻ kho. -Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ. -Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá. *Bán hàng: -Hoá đơn bán hàng. -Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. *Tiền tệ: -Phiếu thu. -Phiếu chi. -Giấy đề nghị tạm ứng. -Giấy thanh toán tiền tạm ứng. *Tài sản cố định: -Biên bản giao nhận TSCĐ. -Thẻ TSCĐ. -Biên bản thanh lý TSCĐ. -Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành. 1.5.3.2.Tài khoản. Dựa trên nền tảng là hệ thống tài khoản kế toán chung theo quyết định số 1141 của Bộ tài chính, công ty đã thiết kế riêng một hệ thống tài khoản phù hợp với đậc điểm kinh doanh, lĩnh vực hoạt động của mình, hệ thống tài khoản của công ty được chi tiết như sau: - Tk 111: Tiền mặt tại quỹ(gồm cả ngân phiếu). - Tk 112: Tiền gửi ngân hàng. - Tk 113: Tiền đang chuyển. - Tk 121: Đầu tư chứng khoán ngắn hạn. - Tk 128: Đầu tư ngắn hạn khác. - Tk 129: Dự phòng giảm giá đầu tư ngắn hạn. - Tk 131: Phải thu khách hàng. - Tk 133: Thuế GTGT được khấu trừ. - Tk 136: Phải thu nội bộ. - Tk 1361: Vốn kinh doanh ở các đơn vị trực thuộc. - Tk 1368: Phải thu nội bộ khác. - Tk 138: Các khoản phải thu khác. - Tk 1381: Tài sản thiếu chờ sử lý. - Tk 1388: Phải thu khác. - Tk 139: Dự phòng các khoản phải thu khó đòi. - Tk 141: Tạm ứng. - Tk 151: Hàng mua đang đi đường. - Tk 152: Nguyên liệu, vật liệu. - Tk 153: Công cụ, dụng cụ. - Tk 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang. - Tk 155: Thành phẩm. - Tk 156: Hàng hoá. - Tk 157: Hàng gửi bán. - Tk 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. - Tk 142: Chi phí trả trước (ngắn hạn) - Tk 1421: Chi phí trả trước. - Tk 1422: Chi phí chờ kết chuyển. - Tk 155: Các khoản thế chấp, ký cược, ký quỹ ngắn hạn. - Tk 161: Chi sự nghiệp. - Tk 1611: Chi sự nghiệp năm trước. - Tk 1612: Chi sự nghiệp năm nay. - Tk 211: Tài sản cố định hữu hình. - Tk 212: Tài sản cố định thuê tài chinh. - Tk 213: Tài sản cố định vô hình. - Tk 214: Giá trị hao mòn luỹ kế. - Tk 221: Đầu tư chứng khoán dài hạn. - Tk 222: Góp vốn liên doanh. - Tk 228: Đầu tư dài hạn khác. - Tk 229: Dự phòng giảm giá đầu tư dài hạn. - Tk 241: Chi phí xây dựng cơ bản dở dang. - Tk 242 : Chi phí trả trước dài hạn. - Tk 244: Các khoản ký cược, ký quỹ dài hạn. - Tk 311: Vay ngắn hạn. - Tk 315: Nợ dài hạn đến hạn trả. - Tk 331: Phải trả cho người bán. - Tk 333: Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước. - Tk 334: Phải trả công nhân viên. - Tk 335: Chi phí phải trả. - Tk 336: Phải trả các đơn vị nội bộ. - Tk 338: Các khoản phải trả, phải nộp khác. - Tk 341: Vay dài hạn. - Tk 342: Nợ dài hạn khác. - Tk 344: Nhận ký cược, ký quỹ dài hạn. - Tk 411: Nguồn vốn kinh doanh. - Tk 412: Chênh lệch đánh giá lại tài sản. - Tk 413: Chênh lệch tỷ giá. - Tk 414: Quỹ đầu tư phát triển. - Tk 415: Quỹ dự phòng tài chính. - Tk 416: Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm. - Tk 421: Lợi nhuận chưa phân phối. - Tk 441: Nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản. - Tk 431: Quỹ khen thưởng, phúc lợi. - Tk 451: Quỹ quản lý của cấp trên. - Tk 461: Nguồn kinh phí sự nghiệp - Tk 4611: Nguồn kinh phí sự nghiệp năm trước. - Tk 4612: Nguồn kinh phí sự nghiệp năm nay. - Tk 466 : Nguồn kinh phí đã hình thành tài sản cố định. 1.5.3.3.Sổ kế toán. Hiện nay công ty đang sử dụng hình thức Nhật ký chứng từ. Do doanh nghiệp hoạt động trong nhiều lĩnh vực kinh doanh phức tạp: xuất nhập khẩu hàng hoá, chuyên cung cấp các dịch vụ tư vấn, thiết kế, lắp ráp thiết bị thông tin, đồng thời lại cung cấp cả dịch vụ thông tin quảng cáo nên hình thức kế toán Nhật ký c._.