Kế toán bán hàng và thanh toán tiền hàng - Khảo sát thực tế tại Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến

lớn tới các doanh nghiệp. Các doanh nghiệp được Nhà nước giao quyền tự chủ trong sản xuất kinh doanh hạch toán kinh tế độc lập, nghĩa là lấy thu bù chi để tăng tích luỹ tái sản xuất mở rộng. Để đạt được hiệu quả sản xuất kinh doanh cao là vấn đề phức tạp đòi hỏi các doanh nghiệp phải có biện pháp quản lý phù hợp với sự thay đổi của thị trường cũng như sự thay đổi của doanh nghiệp mình. Việc đảm bảo lợi ích của người lao động là một trong những động lực cơ bản trực tiếp khuyến khích mọi người đem hết khả năng của mình nỗ lực phấn đấu sáng tạo trong bán hàng. Một trong những công cụ hiệu quả nhất nhằm đảm bảo các điều kiện trên đó là kế toán bán hàng và thanh toán tiền hàng. Nó là một bộ phận không thể thiếu được trong toàn bộ công tác kế toán, cung cấp kịp thời các thông tin cần thiết cho việc phân tích tình hình sản xuất và bán hàng. Ngoài việc liên quan tới công tác quản trị doanh nghiệp, nó còn ảnh hưởng tới nguồn tài chính quốc gia: Thuế, các khoản nộp ngân sách khác... Trong điều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay, kế toán bán hàng và thanh toán tiền hàng luôn được các nhà lãnh đạo quan tâm hàng đầu và được hoàn thiện không ngừng cho phù hợp với tình hình sản xuất. Để quản lý được tốt nghiệp vụ bán hàng thì kế toán với tư cách là một công cụ quản lý kinh tế cũng phải được thay đổi và hoàn thiện cho phù hợp với tình hình mới. Trong thời gian học tập tại trường và thực tập tại Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến, qua tìm hiểu thực tế nhận thức được tầm quan trọng và ý nghĩa của công tác bán hàng, em đã chọn đề tài: “ Kế toán bán hàng và thanh toán tiền hàng – Khảo sát thực tế tại Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến “ để làm báo cáo tốt nghiệp. Với sự chỉ bảo tận tình của cô giáo Trần Thị Thu Hiền cùng sự quan tâm giúp đỡ tạo điều kiện thuận lợi của Ban giám đốc và phòng kế toán tài chính cùng với các ban ngành khác đã giúp em hoàn thành tốt đề tài này. Nội dung báo cáo gồm có 3 phần chính: Phần I : Đặc điểm tình hình của Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến. Phần II : Thực trạng công tác kế toán bán hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến. Phần III : Nhận xét và kết luận. Tuy nhiên do những hạn chế về thời gian cũng như trình độ hiểu biết của em nên bài viết sẽ không tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy, em rất mong được sự góp ý chỉ bảo của thầy cô. Em xin chân thành cảm ơn! PHẦN I Đặc điểm tình hình của Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến 1/ Quá trình hình thành & phát triển của Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến : Lịch sử hình thành : Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến được thành lập tại Việt Nam theo pháp luật nước CHXHCN Việt Nam, trên cơ sở là Công ty trách nhiệm hữu hạn có hai thành viên trở lên. Đăng ký kinh doanh số: 0102009797 ngày 05/09/2003 do Sở kế hoạch và đầu tư Thành phố Hà Nội cấp. Công ty chuyên hoạt động trên lĩnh vực xuất nhập khẩu, thương mại và dịch vụ với tên giao dịch là: NAM TIEN TRADING AND PRODUCE COMPANY LIMITED. Tên viết tắt là: NAMTIEN,TAP CO .,LTD. Trụ sở chính của Công ty: Số 35- Km 12, đường Ngọc Hồi - xã Tứ Hiệp - huyện Thanh Trì - thành phố Hà Nội. Quá trình phát triển : Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến là một đơn vị có bề dày kinh nghiệm, lâu năm trong lĩnh vực kinh doanh thương mại và dịch vụ, là một đơn vị hạch toán độc lập, hoạt động dưới sự kiểm tra giám sát của các cơ quan quản lý Nhà nước Thành phố Hà Nội. Với đặc điểm là một doanh nghiệp kinh doanh lấy phục vụ và đáp ứng theo yêu cầu của khách hàng là phương châm hoạt động, Công ty đã là địa chỉ tin cậy của nhiều khách hàng, công ty, công trình, đại lý,...vvv. Công ty có hệ thống bạn hàng, khách hàng rộng khắp không chỉ trong nước mà còn cả ở nước ngoài. Doanh số bình quân năm đạt hàng chục tỷ đồng với các hoạt động chính là: Xuất nhập khẩu các mặt hàng sắt thép Buôn bán sắt, thép, thép định hình, hợp kim đồng thiếc, inox Buôn bán các sản phẩm từ kim loại đúc sẵn và từ sắt thép Buôn bán các sản phẩm kim loại cho xây dựng và cho kiến trúc Vận tải hàng hoá Nam Tiến là đơn vị chuyên kinh doanh các sản phẩm về thép: thép ống, thép hộp, thép hình, tôn..., trở thành một trong những nhà phân phối thép lớn ở Hà Nội và một số thị trường ở khu vực phía Bắc và phía Nam. Do đặc điểm là khu vực ngoại ô, nơi có tốc độ đô thị hoá diễn ra sôi động, là địa bàn có các trục đường giao thông huyết mạch chạy qua nên việc hoạt động kinh doanh, lưu thông, bảo quản, vận chuyển hàng hoá của công ty diễn ra tương đối thuận lợi. Công ty đã góp phần thực thi thành công nhiều công trình có giá trị kinh tế cao và mang ý nghĩa sâu sắc. Công ty đã cung cấp sắt thép cho các chủ dự án để thi công các công trình lớn và trọng điểm như Khu đô thị Mỗ Lao - Hà Đông – Hà Nội, Cụm CN Cầu Giấy – Hà Nội, Tân Triều – Thanh Trì, Khu đô thị Xa la, Công ty CP Đầu tư phát triển nhà số 5…. 2/ Một số chỉ tiêu kinh tế công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến đạt được trong 2 năm gần đây : Các chỉ tiêu Năm 2008 Năm 2009 Doanh thu bán hàng 84.822.686.330 97.353.946.217 Giá vốn hàng bán 81.205.085.627 92.799.768.139 Chi phí quản lý kinh doanh 2.263.145.110 3.038.404.912 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 1.172.507.133 1.598.553.756 Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp 844.205.136 1.318.806.849 3/ Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh, tổ chức quản lý kinh doanh & tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến: 3.1. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh : Là công ty TNHH, Công ty phải đảm bảo hoàn thành các nhiệm vụ : Quản lý và sử dụng vốn đúng chế độ hiện hành, phải tự trang trải về tài chính, đảm bảo kinh doanh có lãi. Nắm bắt khả năng kinh doanh, nhu cầu tiêu dùng của thị trường để đưa ra các biện pháp kinh doanh có hiệu quả nhất, đáp ứng đầy đủ yêu cầu của khách hàng nhằm thu lợi nhuận tối đa. Chấp hành và thực hiện đầy đủ chính sách, chế độ pháp luật của Nhà nước về hoạt động sản xuất kinh doanh. Đảm bảo quyền lợi hợp pháp của người lao động. 3.2. Đặc điểm tổ chức quản lý kinh doanh : Là một doanh nghiệp tư nhân, Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến tổ chức quản lý theo một cấp: Đứng đầu là Ban giám đốc công ty chỉ đạo trực tiếp đến các phòng ban, nhà kho. Giúp việc cho Ban giám đốc là các phòng ban chức năng : Ban Giám Đốc Phòng kế hoạch xuất nhập khẩu Phòng tổ chức Phòng kế toán Phòng kinh doanh - tổng hợp Ban Giám Đốc Công ty gồm một Giám đốc và một Phó giám đốc Giám đốc Công ty là người trực tiếp lãnh đạo điều hành mọi hoạt động của Công ty thông qua bộ máy lãnh đạo trong Công ty. Giám đốc công ty chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước công ty trong quan hệ đối nội, đối ngoại và kết quả hoạt động của Công ty. Phó giám đốc : Là người giúp giám đốc công ty điều hành trong một số công việc do giám đốc phân công uỷ quyền và chịu trách nhiệm trước giám đốc và pháp luật về những hoạt động của chính mình. Phòng tổ chức : Xây dựng và áp dụng các chế độ, quy định về quản lý, sử dụng lao động trong toàn Công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước Giám đốc Công ty về mọi diễn biến trong công tác quản lý nhân sự. Phòng kế toán : Chịu trách nhiệm quản lý tài sản, vật chất hạch toán kinh tế theo chế độ kế toán Nhà nước, quy chế Công ty. Chịu trách nhiệm trước pháp luật Nhà nước, trước Giám đốc công ty về mọi diễn biến trong công tác quản lý tài chính, vật chất trong toàn công ty. Phòng kinh doanh – tổng hợp : Phòng có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch kinh doanh đáp ứng yêu cầu hoạt động của công ty. Phòng kế hoạch xuất nhập khẩu : Chịu trách nhiệm quản lý và khai thác các nguồn nhập hàng hoá đầu vào và khai thác thị trường tiêu thụ của Công ty. Ngoài những phòng ban kể trên, Công ty còn có hệ thống nhà kho để phục vụ cho việc xuất nhập khẩu hàng hoá, bảo quản, theo dõi hàng hoá được dễ dàng và chính xác. Ở dưới kho có thủ kho, kế toán kho và một đội ngũ lái xe, bốc xếp hàng nhanh nhạy đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng nhất. 3.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán : Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến là đơn vị hạch toán độc lập có đầy đủ tư cách pháp nhân, được mở tài khoản giao dịch tại ngân hàng. Để đáp ứng đầy đủ yêu cầu quản lý kinh doanh và đảm bảo phản ánh một cách chính xác, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong toàn bộ Công ty với quy mô địa bàn hoạt động rộng, Công ty đã áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán phân tán. Trên Công ty có phòng kế toán – tài vụ, dưới kho có kế toán kho. Việc ghi chép các kết quả của quá trình kinh doanh ở Công ty, lập báo cáo tài chính, cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ, chính xác giúp ban lãnh đạo của Công ty ra quyết định đúng đắn. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán ở Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến : Kế toán trưởng Kế toán kho Kế toán bán hàng Kế toán hàng hoá Kế toán công nợ Kế toán thuế Kế toán trưởng : Là người chịu trách nhiệm chung toàn bộ công tác kế toán của Công ty, là người tổ chức điều hành bộ máy kế toán, kiểm tra và thực hiện việc ghi chép, luân chuyển chứng từ. Ngoài ra, kế toán trưởng còn hướng dẫn, chỉ đạo việc lưu giữ tài liệu, sổ sách kế toán, lựa chọn và cải tiến hình thức kế toán cho phù hợp với tình hình kinh doanh của Công ty. Kế toán thuế : Theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ và việc trích khấu hao TSCĐ, lập và báo cáo thuế hàng tháng, quý, năm. Kế toán công nợ : Kế toán phải thu khách hàng, phải trả cho người bán, có nhiệm vụ hạch toán chi tiết, tổng hợp công nợ phải thu, phải trả cho người mua, người bán, theo dõi các khoản công nợ và tinh hình thanh toán của khách hàng. Quản lý các loại vốn vay của ngân hàng, phụ trách việc vay, trả vốn với ngân hàng, đồng thời có nhiệm vụ lập các phiếu thu, phiếu chi tiền mặt, chi bằng tiền phát sinh trong ngày ở công ty. Kế toán hàng hoá : Theo dõi tình hình nhập xuất, tồn kho hàng hoá. Kế toán bán hàng : Là người chịu trách nhiệm bán hàng đem lại lợi nhuận cho công ty, nắm được giá cả các mặt hàng, tình hình hàng trong kho còn những loại gì, mặt hàng nào hết để nhập thêm hàng mới đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng. Viết hoá đơn bán hàng và theo dõi tình hình hàng đã được chở đến tận tay khách hàng chưa, là người trực tiếp nói chuyện với khách hàng nên rất hiểu tâm lý khách, nắm được mặt hàng nào bán chạy nhất. Kế toán kho : Có nhiệm vụ kiểm tra, giám sát tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng hoá và nộp Biên bản giao hàng lên Văn phòng. 4/ Đặc điểm chung về công tác kế toán của Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến : 4.1. Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng tại công ty : Công ty áp dụng chế độ kế toán Việt Nam ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính Việt Nam về hệ thống chứng từ và báo cáo tài chính, thông tư số 89/2002/TT-BTC ngày 09/10/2002 và thông tư số 105/2003/TT-BTC ngày 04/11/2003 của BTC hướng dẫn thực hiện các chuẩn mực kế toán Việt Nam. 4.2. Hình thức sổ kế toán trên máy vi tính : Xuất phát từ đặc điểm kinh doanh, quy mô khối lượng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đồng thời căn cứ vào yêu cầu và trình độ quản lý, trình độ kế toán, Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán trên máy vi tính. Hệ thống sổ kế toán đơn vị kết xuất theo hình thức Nhật ký chung. Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán theo hình thức Nhật ký chung tại Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến : Chứng từ kế toán Sổ Nhật ký đặc biệt Sổ Nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết SỔ CÁI Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Do đặc thù và khối lượng công việc, khối lượng hàng hoá, bắt đầu từ năm 2005 công ty đã đưa phần mềm Fast Accounting vào sử dụng trong hệ thống kế toán của mình. Phần mềm này do Công ty phần mềm và quản lý doanh nghiệp viết có sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với tình hình kinh doanh của công ty. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính : Chứng từ kế toán Phần mềm kế toán Sổ kế toán Sổ tổng hợp Sổ chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Máy vi tính - Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán quản trị Chú thích : Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối quý, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra Dưới đây là giao diện phần mềm Fast Acounting 2005 do công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến áp dụng : * Cách mã hóa tạo danh mục khách hàng và vật tư trong phần mềm kế toán Fast ở Công ty : Cách mã hoá tạo danh mục khách hàng, nhà cung cấp và các đối tượng công nợ : Danh mục khách hàng dùng để quản lý khách hàng và các đối tượng công nợ phải thu, phải trả ( TK 131, 136,1388,141,336,3388...) Đường dẫn : Kế toán bán hàng và công nợ phải thu / Danh mục từ điển / Danh mục khách hàng / Enter. Sau khi hiện ra danh mục khách hàng, ấn F4 để thêm khách hàng vào danh mục, màn hình sẽ hiện ra như sau : Kế toán chỉ cần khai mã khách, tên khách, địa chỉ, mã số thuế GTGT, sau đó ấn Enter cho tới khi phần mềm nhận thông tin khách hàng. Mã khách hàng nên chọn những ký tự dễ nhớ và chính xác tránh trường hợp vào nhầm công nợ của khách, hóa đơn bán hàng....VD : 131AL – Công ty Âu Lạc, 131AB- Công ty thép An Bình.... Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến có danh mục khách hàng như sau : - Cách mã hóa tạo danh mục vật tư, hàng hóa, sản phẩm : Đường dẫn : Kế toán hàng tồn kho / Danh mục từ điển / Danh mục hàng hóa, vật tư / Enter. Sau khi màn hình hiện ra danh mục vật tư, ấn F4 để thêm vật tư vào danh mục, màn hình sẽ hiện ra như sau : VD : Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến chọn mã vật tư 010110.0 là thép ống Ø 10, 011082525 là thép ống Ø 108 x 2.5.... Do có nhiều mặt hàng phong phú và đa dạng, để tiện cho việc quản lý, theo dõi tình hình nhập xuất của hàng hóa, công ty đã phân loại các mặt hàng theo từng nhóm hàng. Đường dẫn : Kế toán hàng tồn kho / Danh mục từ điển / Danh mục phân nhóm hàng hóa, vật tư / Enter. Hiện nay, Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến đang có hàng trăm mặt hàng thép ống, thép hộp vuông, thép hộp chữ nhật, thép các loại với hàng trăm độ ly khác nhau. Để tiện cho việc nhập số liệu vào phần mềm và kiểm tra, công ty đã phân ra 4 nhóm hàng hóa chính với 4 ký hiệu là : Thép ống. VD : 011083030 là thép ống Ø108 x 3.0... Thép hộp vuông. VD : 02252550 là thép hộp 25 x 25 x 50... Thép hộp chữ nhật. VD : 03204010 là thép hộp 20 x 40 x 1.0... Thép các loại Trên đây là danh mục hàng hóa, vật tư của Công ty Nam Tiến. 4.3. Phương pháp tính giá thực tế hàng hoá xuất kho : Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến áp dụng nguyên tắc đánh giá hàng hóa theo giá thực tế. Giá hàng hóa xuất kho : tại Công ty hiện nay áp dụng giá bình quân cho từng chủng loại hàng hóa. VD : Tồn cuối tháng 4/2010: Ø 88.3 x 2.5 :58.602,7 kg x 13.450đ= 788.206.315 đ Ngày 04/05 nhập thép Ø 88.3 x 2.5 : 18.236 kg x 14.000 = 255.304.000 đ Ngày 07/05 nhập thép Ø 88.3 x 2.5 : 21.213 kg x 14.000 = 296.982.000đ Ngày 15/05 nhập thép Ø 88.3 x 2.5 : 15.188 kg x 13.500 = 205.038.000 đ Ngày 24/05 nhập thép Ø 88.3 x 2.5 : 14.361 kg x 13.600 = 195.309.600 đ Trong tháng xuất bán : 110.123,5 kg. Thành tiền = ? Cuối tháng kế toán tính giá bình quân số hàng trên : Đơn giá 788.206.315+255.304.000+296.982.000+205.038.000+195.309.600 bình = quân 58.602,7 + 18.236 + 21.213 + 15.188 + 14.361 = 13.642,9 đ/ kg Trị giá thực tế hàng xuất kho : 110.123,5 kg x 13.642,9 đ = 1.502.403.898đ 4.4. Phương pháp kê khai hàng tồn kho : Hàng tồn kho của Công ty là những tài sản lưu động thuộc quyền sở hữu của công ty được dự trữ để bán trong kỳ sản xuất kinh doanh bình thường. Hàng tồn kho của công ty được tính theo giá gốc, gồm : chi phí mua và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại. Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp công ty áp dụng để hạch toán hàng tồn kho. Kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh một cách thường xuyên, liên tục tình hình nhập, xuất, tồn kho của hàng hoá trên sổ sách kế toán sau mỗi lần phát sinhh nghiệp vụ nhập, xuất kho. Mối quan hệ giữa nhập, xuất, tồn kho hàng hoá theo phương pháp kê khai thường xuyên thể hiện qua công thức : Giá trị tồn Giá trị nhập Giá trị xuất Gía trị tồn kho đầu kỳ + trong kỳ - trong kỳ = cuối kỳ Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho cuối kỳ là phương pháp bình quân gia quyền : Trị giá hàng Số lượng hàng Đơn giá mua tồn kho cuối kỳ = hoá tồn kho x bình quân Khi sử dụng phương pháp này trị giá của hàng tồn kho cuối kỳ chịu ảnh hưởng bởi giá của hàng tồn kho đầu kỳ và giá mua của hàng hoá trong kỳ. Đây là đường dẫn cách nhập dữ liệu hàng tồn kho đầu kỳ vào phần mềm : Kế toán hàng tồn kho / Cập nhật số liệu / Vào tồn kho đầu kỳ / Enter. Sau khi màn hình nhập liệu hiện ra, ấn F4 để nhập thông tin ( mã kho, vật tư, tồn đầu, dư đầu, dư đầu nt / Nhận ) về hàng tồn kho đầu kỳ vào phần mềm 4.5.Công tác kiểm kê tài sản và tính khấu hao TSCĐ : Nguyên tắc đánh giá TSCĐ : Nguyên giá TSCĐ bao gồm giá mua và những chi phí liên quan trực tiếp đến việc đưa tài sản vào hoạt động như dự kiến. Các chi phí mua sắm, nâng cấp và đổi mới TSCĐ được vốn hoá. Chi phí bảo trì sửa chữa được tính vào báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Khi TSCĐ bán thanh lý, nguyên giá và giá trị hao mòn luỹ kế được xoá sổ và bất kỳ các khoản lãi lỗ nào phát sinh do thanh lý tài sản đều được hạch toán vào báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Công ty đang áp dụng phương pháp khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng trong suốt thời gian hữu dụng ước tính của TSCĐ. Các số năm khấu hao áp dụng cho các loại tài sản như sau : Nhà cửa 47 năm Phương tiện vận tải 6-10 năm Máy móc thiết bị 3-10 năm Hiện nay, Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến đang sở hữu đội xe vận tải gồm 7 xe : Xe cẩu tự hành Huyndai 8 tấn Xe cẩu tự hành Huyndai 5 tấn Xe tải Huyndai 2.5 tấn 2 xe tải chuyên dùng chở hàng 1.5 tấn 2 xe tải chuyên dùng chở hàng 1.25 tấn Tạo danh mục bộ phận sử dụng tài sản, đường dẫn : Kế toán tài sản/ Danh mục từ điển/ Danh mục bộ phận sử dụng/ Enter. Sau đó ấn F4 điền các thông tin về bộ phận mà mình muốn tạo( mã bộ phận, tên bộ phận/ nhận ) Đường dẫn cách khai báo thông tin về tài sản vào phần mềm : Kế toán tài sản cố định / Cập nhật số liệu / Cập nhật thông tin về tài sản / Enter. Sau đó, dùng phím F4 để khai thông tin về tài sản : Dưới đây là mẫu sổ theo dõi và tính khấu hao TSCĐ thang 12 năm 2008: 4.6. Phương pháp tính thuế GTGT : Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến kể từ khi thành lập tới nay luôn áp dụng kế toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Trong quá trình bán hàng, kế toán tính toán và kê khai nộp thuế GTGT đầu ra. Khi viết hoá đơn GTGT kế toán ghi rõ giá bán chưa có thuế GTGT, số thuế GTGT phải nộp và tổng giá thanh toán. Số thuế GTGT phải nộp được phản ánh trên TK 3331. Thuế suất GTGT đầu ra đang áp dụng đối với các mặt hàng tại công ty chủ yếu là 10% và 5%. Thuế GTGT là loại thuế gián thu do người tiêu dùng hàng hoá dịch vụ chịu và không ảnh hưởng trực tiếp tới kết quả hoạt động kinh doanh của công ty. Tuy nhiên, thuế GTGT lại có mối quan hệ mật thiết với hoạt động kinh doanh của Công ty và việc hạch toán thuế GTGT là công việc của kế toán. Đặc biệt là với nhiệm vụ kế toán bán hàng kinh doanh mua và bán thì việc kế toán thuế GTGT luôn gắn liền với công tác kế toán. Thuế GTGT Thuế GTGT đầu vào phải nộp = Thuế GTGT đầu ra – được khấu trừ Việc hạch toán thuế GTGT đầu ra được tiến hành ngay từ khâu viết hoá đơn GTGT. Khi viết hoá đơn phải ghi rõ tổng số tiền hàng, thuế GTGT và tổng số tiền phải thanh toán. Cuối tháng kế toán căn cứ vào hoá đơn bán hàng trong tháng để lập tờ kê khai thuế theo từng loại thuế suất đầu vào và đầu ra. Sau khi lập xong, kế toán phải nộp lên cho cơ quan thuế để làm cơ sở nộp thuế GTGT. Hiện nay Công ty đang sử dụng phần mềm hỗ trợ kê khai thuế nên rất thuận lợi và chính xác. Dưới đây là màn hình phần mềm hỗ trợ kê khai thuế mà doanh nghiệp đang áp dụng : Dưới đây là tờ khai thuế GTGT của công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến vào kỳ tính thuế là tháng 11 năm 2008. Từ tờ khai thuế GTGT tháng 11 năm 2008, kế toán xác định số thuế GTGT phải nộp trong kỳ. Thuế GTGT được khấu trừ đã được thanh toán bằng cách khấu trừ với số thuế phải nộp trong tháng 11 năm 2008 Nợ TK 3331 485.940.266 Có TK 1331 485.940.266 4.7. Công tác lập và nộp các báo cáo kế toán : Do Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến sử dụng hình thức kế toán trên máy vi tính nên cuối tháng hoặc bất kỳ thời điểm cần thiết nào, kế toán cũng có thể thực hiện các thao tác khoá sổ ( cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Kế toán trưởng có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Báo cáo tài chính gồm có : Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, bản thuyết minh báo cáo tài chính. Bảng cân đối kế toán : Đường dẫn : Kế toán tổng hợp/ Báo cáo tài chính/ Bảng cân đối kế toán/ Enter. Dưới đây là Bảng cân đối kế toán của Công ty Nam Tiến trên phần mềm Fast : Đây là bảng cân đối tài khoản năm 2009 và bảng cân đối kế toán năm 2009 của Công ty Nam Tiến sau khi đã được in ra giấy : - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh : gồm có 4 phần Đường dẫn : Kế toán tổng hợp/ Báo cáo tài chính/ Báo cáo KQ SXKD/ Enter. + Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh : Phần 1 : lỗ lãi + Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh : Phần 2 : NS + Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh : Phần 3 : thuế GTGT + Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh : Phần 4 : KQ CTXL Báo cáo lưu chuyển tiền tệ : Đường dẫn : Kế toán tổng hợp/ Báo cáo tài chính/ Báo cáo dòng tiền theo pp trực tiếp (gián tiếp )/ Enter. Bản thuyết minh báo cáo tài chính : Đường dẫn : Kế toán tổng hợp/ báo cáo tài chính/ Thuyết minh báo cáo tài chính năm/ Enter. PHẦN II Thực trạng công tác kế toán bán hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến 1/ Đặc điểm chung của kế toán bán hàng và thanh toán tiền hàng : Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến thuộc loại hình doanh nghiệp tư nhân, là đơn vị hạch toán độc lập, tự chủ về hoạt động kinh doanh. Để đảm bảo cho Công ty tồn tại và phát triển, nhất là trong cơ chế thị trường, tự do cạnh tranh, Công ty luôn luôn quản lý chặt chẽ khâu nhập xuất vật tư hàng hóa, chú trọng công tác tiêu thụ hàng hóa. Công tác quản lý hàng hóa được tiến hành từ khâu mua, khâu xuất dùng. Đặc điểm các mặt hàng bán ra : - Hàng hoá kinh doanh của Công ty chủ yếu là các sản phẩm ống thép đen, ống thép mạ kẽm tròn từ f12.7 x 0.7 cho đến những ống thép cỡ lớn như f168.3 x 7.11, f219,1 x 7.92... đạt tiêu chuẩn chất lượng cao, ống chữ nhật có kích thước từ 10 x 30 mm đến 100 x 200mm và ống vuông có kích thước từ 12 x 12mm đến 150 x 150mm theo tiêu chuẩn TC01-2001… - Tôn tấm và phụ kiện các loại Đặc điểm của những mặt hàng này là có chất lượng sử dụng rất cao đạt tiêu chuẩn quốc tế, hàng hoá dễ bảo quản nhưng khó vận chuyển vì cồng kềnh. Công ty Nam Tiến chuyên kinh doanh các mặt hàng sắt thép nhưng hàng hóa của Công ty nhiều chủng loại nên việc theo dõi rất phức tạp. Kế toán phải làm thẻ kho thật chi tiết và chính xác. Công ty được các nhà sản xuất thép lớn và có uy tín như : Công ty ống thép Việt Nam Vinapie, Công ty Cổ phần ống thép thép Việt Đức VG Pipe, CN công ty TNHH ống thép Hoà Phát, Công ty ống thép 190….uỷ quyền là nhà phân phối chính thức sản phẩm ống thép của họ. Đối tượng & phương thức bán hàng : Đối tượng bán hàng : Với nhiều mặt hàng đa dạng và là địa chỉ đáng tin cậy, Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến xuất hàng chủ yếu cho các doanh nghiệp Công ty Cổ phần Đầu tư phát triển nhà số 5, Công ty CP IDC, Công ty CP ĐT XD Vinaconex, Công ty CPXD Long Giang, Công ty CP Công nghệ C.E.O, Tổng Công ty Licogi….một số doanh nghiệp khác và bán lẻ hàng hoá cho người tiêu dùng xây dựng. Phương thức bán hàng : Để có thể hoạt động kinh doanh và tồn tại trong nền kinh tế thị trường, Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến đã áp dụng nhiều hình thức bán hàng khác nhau bao gồm cả bán buôn, bán lẻ và bán công trình. Bán lẻ : Công ty bán lẻ hàng hóa cho khách hàng qua hệ thông điện thoại tại công ty hoặc tới trực tiếp để mua hàng, phần lớn khách hàng mua lẻ với khối lượng nhỏ, sau khi nhận được thông tin kế toán bán hàng viết hóa đơn và thu tiền hàng rồi fax hóa đơn xuống kho để kế toán dưới kho viết biên bản giao hàng, thủ kho xuất hàng cho khách. Với phương thức bán lẻ Công ty có thể tìm hiểu nghiên cứu nhu cầu thị trường và đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng. Bán buôn : Phương thức này có ưu điểm tiêu thụ được một khối lượng hàng lớn, thu hồi vốn nhanh. Vì vậy, để khuyến khích khách hàng Công ty đã áp dụng một chế độ giá bán buôn hợp lý, phù hợp với giá cả thị trường. Công ty thường bán buôn cho khách hàng thường xuyên, quen thuộc trên cơ sở những hợp đồng kinh tế hoặc những đơn đặt hàng, thông thường các hợp đồng thường là giao tại bên mua. Công ty sẽ chịu mọi chi phí vận chuyển nếu là những công trình hoặc hợp đồng lớn, còn với những đại lý nhỏ công ty sẽ vận chuyển nếu bên mua chịu mọi chi phí vận chuyển như thoả thuận. Căn cứ vào thời điểm giao hàng trên hợp đồng, Công ty đã xuất hàng hóa tại địa điểm bên mua yêu cầu trong hợp đồng và lập biên bản giao hàng - nghiệm thu hàng hóa. Sau đó tiến hành thanh lý hợp đồng và thanh toán tiền theo thoả thuận trên hợp đồng đã ký kết. Trong hợp đồng hoặc đơn đặt hàng phải ghi rõ những điểm chính sau: Tên đơn vị mua hàng, số tài khoản, chủng loại hàng, số lượng, đơn giá, quy cách, phẩm chất của hàng hóa, thời gian và địa điểm giao hàng, thời hạn thanh toán. Bên bán căn cứ vào đó để giao hàng và theo dõi thanh toán. Hiện nay, trong kinh doanh công ty luôn củng cố, phát huy việc bán hàng theo hợp đồng và đơn đặt hàng. Vì theo hình thức này, hoạt động kinh doanh của công ty có cơ sở vững chắc về pháp luật. Do đó, công ty có thể chủ động lập kế hoạch mau và bán hàng tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kinh doanh của Công ty. Các hình thức thanh toán tiền hàng mà Công ty áp dụng : Hiện nay, Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến áp dụng các hình thức thanh toán chủ yếu : Hình thức bán hàng thu tiền ngay : Theo hình thức này, hàng hóa được tiêu thụ đến đâu tiền thu ngay đến đấy như tiền mặt, séc, chuyển khoản… Hình thức bán hàng chưa thu được tiền : Theo hình thức này khách hàng mua hàng nhưng chưa thanh toán tiền. Hình thức bán hàng theo hợp đồng đã ký : Theo hình thức này khách hàng sẽ thanh toán tiền theo Hợp đồng đã ký với Công ty, áp dụng chủ yếu cho các công trình lớn. 2/ Thực trạng công tác kế toán bán hàng và thanh toán tiền hàng của Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến : 2.1. Tài khoản kế toán bán hàng sử dụng: Để phản ánh đầy đủ hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp, Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến sử dụng một số tài khoản như sau : TK 511 : Doanh thu bán hàng TK 512 : Doanh thu bán hàng nội bộ TK 521 : Chiết khấu bán hàng TK 531 : Hàng bán bị trả lại TK 532 : Giảm giá hàng bán TK 632 : Giá vốn hàng bán TK 111 : Tiền mặt TK 112 : TGNH TK 133 : Thuế GTGT đầu vào TK 3331 : Thuế GTGT đầu ra TK 156 : Hàng hóa TK 1561 : Giá mua của hàng hóa TK 1562 : Chi phí thu mua hàng hóa Hiện nay, Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến đang sử dụng phần mềm Fast nên đường dẫn để vào danh mục các tài khoản là : Kế toán tổng hợp/Danh mục từ điển/Danh mục tài khoản/ Enter. Muốn thêm tài khoản nào ta chỉ cần kích chuột trái chọn tài khoản mẹ.VD : muốn thêm TK 1121NN thì chọn tài khoản mẹ là 112/ Enter. Sau đó điền các thông tin TK, TK ngân hàng, mã ngoại tệ, tỷ giá ghi sổ 1 rồì lưu. Công ty Nam Tiến có danh mục các tài khoản như sau : Để theo dõi chi tiết các tài khoản, kế toán vào đường dẫn : Kế toán tổng hợp/ Sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung/ Sổ chi tiết một tài khoản/ Enter. Sau khi nhập tên TK, từ ngày nào đến ngày nào, nhận, kế toán có thể theo dõi được sổ chi tiết một tài khoản. Dưới đây là VD về sổ chi tiết TK 64211, TK 5113: 2.2. Các thủ tục nhập, xuất kho và công tác thanh toán với người mua, người bán : 2.2.1. Thủ tục nhập kho : 2.2.1.1.Thủ tục nhập kho hàng hóa : Việc nhập kho hàng hóa nhất thiết phải có hóa đơn GTGT. Hóa đơn bán hàng của bên bán có đóng dấu và hóa đơn phải do Bộ tài chính phát hành. VD1 : Ngày 04/05/2010 mua hàng của Chi nhánh Công ty TNHH ống thép Hoà Phát, Công ty viết hóa đơn cho doanh nghiệp số : 000468 Căn cứ vào hóa đơn GTGT của Công ty TNHH Hòa Phát, kế toán hàng hóa lập phiếu nhập kho chuyển xuống cho thủ kho. Thủ kho nhập vào kho hàng hóa, kiểm nhận và ký vào phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên : Một liên lưu tại gốc Một liên giao cho thủ kho vào thẻ kho (có biên bản giao chứng từ ) Một liên dùng thanh toán : làm chứng từ cho tiền mặt hoặc chuyển khoản Đơn vị : Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến Bộ phận :…………. SCT : 468 Nợ…………. Có………….. Phiếu nhập kho Ngày 04 tháng 05 năm 2010 Đơn vị bán : Công ty TNHH ống thép Hòa Phát Địa chỉ (bộ phận): …………………. Nhập kho : Kho Pháp Vân Địa điểm:……………….. Phương tiện vận chuyển : 29S-1373 STT Tên nhãn hiệu quy cách hàng hóa Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C 1 2 3 4 1 Æ 101.6 x 4.0 x 6 kg 3.755,05 3.755,05 13.909,09 52.229.328 2 Æ 88.3 x 2.5 x 6 kg 761,76 761,76 14.000,00 10.664.640 3 Æ 33.5 x 1.1 x 6 kg 421,60 421,60 14.909,09 6.285.672 4 Æ 126.8 x 3.0 x 6 kg 934,32 934,32 14.000,00 13.080.480 5 Æ 88.3 x 3.0 x 6 kg 113,61 113,61 14.000,00 1.590.540 6 Æ 75.6 x 3.0 x 6 kg 386,76 386,76 14.000,00 5.414.640 7 Æ 42.2 x 1.4 x 6 kg 1.546,35 1.546,35 14.909,09 23.054.671 Tổng tiền 112.319.971 Tổng số tiền hàng(viết bằng chữ): Một trăm mười hai triệu, ba trăm mười chín ngàn chín trăm bảy mươi mốt đồng chẵn. Số chứng từ gốc kèm theo: Nhập,ngày 04 tháng 05 năm2010 Người lập Người nhận Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc phiếu hàng ( ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên) VD 2 : Ngày._.