Kế toán bán hàng và kết quả bán hàng tại Công ty thương mại Hà Nội (Kế toán máy)

Lý luận về bán hàng và kết quả bán hàng - Phương thức giao hàng trực tiếp - Phương thức hàng gửi bán 2.2 Doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu 2.2.1 Doanh thu bán hàng 2.2.2 Các khoản giảm trừ doanh thu 2.2.3 Phương pháp xác định giá vốn hàng bán 2.2.3.1. Tính trị giá vốn hàng đã bán 2.2.3.2. Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp 2.2.3.2.1. Chi phí bán hàng 2.2.3.2.2. Chi phí quản lý doanh nghiệp 2.2.3.2.3. Tính toán, phân bổ, kết chuyển CPBH, CPQLDN cuối kỳ 2.2.4 Kết quả bán hàng 3. Tổ chức kế toán bán hàng, kết quả bán hàng trong điều kiện kế toán trên máy vi tính 3.1. Chứng từ và tài khoản sử dụng - Chứng từ - Tài khoản kế toán sử dụng 3.2. Hệ thống sổ kế toán bán hàng, kết quả bán hàng Chương II: Thực tế tổ chức công tác kế toán bán hàng, kết quả bán hàng tại Công ty Thương mại Hà Nội 1. Đặc điểm chung Công ty Thương mại Hà Nội 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty 1.2.1.Chức năng 1.2.2.Nhiệm vụ 1.2.3.Quyền hạn 1.3. Đặc điểm kinh doanh của Công ty 1.4. Cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty 2. Thực tế tổ chức công tác kế toán bán hàng, kết quả bán hàng tại Công ty Thương mại Hà Nội 2.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty 2.2. Hình thức kế toán tại Công ty 2.3. Kế toán doanh thu bán hàng trên máy vi tính ở Công ty Thương mại Hà Nội . 2.3.1. Nội dung doanh thu bán hàng 2.3.2. Chứng từ 2.3.3. Tài khoản sử dụng 2.3.4. Quy trình nhập liệu 2.3.1 Kế toán tình hình thanh toán với khách hàng 2.3.2 Kết toán thuế GTGT 2.3.3 Kế toán giá vốn hàng bán 2.3.4 Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp 2.3.4.1 Kế toán chi phí bán hàng 2.3.4.2 Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp 2.3.5 Xác định kết quả bán hàng Chương III: Một số đề xuất hoàn thiện công tác kế toán bán hàng, kết quả bán hàng ở Công ty Thương mại Hà Nội Một số nhận xét khái quát về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ơ Công ty Thương mại Hà nội Những ưu điểm Một số điểm còn hạn chế Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng, xác định kết quả bán hàng ỏ Công ty Thương mại Hà Nội. Sự cần thiết của việc hoàn thiện công tác kế toán bán hàng, xác định kết quả bán hàng ở Công ty Thương mại Hà Nội. Các giải pháp cụ thể . Đối với các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng . Về việc tổ chức hạch toán chi tiết doanh thu cho từng nhóm hàng . Về việc vận dụng mối quan hệ giữa chi phí - khối lượng - lợi nhuận Kết luận Tài liệu tham khảo Lời nói đầu Trong những năm qua nền kinh tế thị trường ở nước ta đang dần đi vào ổn định. Các thành phần kinh tế hoạt động trên thị trường ngày càng phong phú, đa dạng, nổi bật lên trong đó là loại hình doanh nghiệp thương mại. Đây là một loại hình doanh nghiệp cơ bản của nền kinh tế hàng hoá, nó trực tiếp tham gia vào qúa trình lưu thông hàng hoá và góp phần giúp cho quá trình này diễn ra một cách liên tục thông suốt. Trước sự biến đổi phức tạp, khó lường của thị trường trong nước và xu hướng toàn cầu hoá, khu vực hoá trong nền kinh tế toàn cầu hiện nay, các doanh nghiệp trong nước ngày càng phải nâng cao sức cạnh tranh của mình để có thể thích ứng và tồn tại. Bên cạnh đó sự cạnh tranh gay gắt trên thị trường đã làm cho các doanh nghiệp càng phải chú trọng toàn diện hơn đến từng khâu kinh doanh của mình, không được phép đề cao hay xem nhẹ bất cứ một khâu nào. Trong kinh doanh thương mại nói chung bao gồm có ba khâu là mua, bán và dự trữ hàng hoá. Mấy năm trước đây chúng ta thường chỉ tập trung vào lĩnh vực bán ra, cố gắng làm thế nào để bán được nhiều hàng hoá càng tốt, nhưng với tình hình hiện nay thì quan niệm này có sự thay đổi. Ngoài việc chú trọng đến lĩnh vực bán hàng, các doanh nghiệp thương mại còn cần phải hết sức quan tâm tới lĩnh vực mua hàng và bảo quản dự trữ hàng hoá, vì nó là một một chuỗi liên tục khâu này có ảnh hưởng trực tiếp tới khâu kia, nêu hoạt động mua hàng tốt sẽ có tác động tốt tới hoạt động tiêu thụ cũng như ảnh hưởng trực tiếp tới doanh thu của doanh nghiệp. Là một doanh nghiệp thương mại hoạt động trong nền kinh tế thị trường, Công ty Thương mại Hà Nội luôn đặt vấn đề tiêu thụ hàng hoá lên hàng đầu. Nhiều biện pháp khác nhau đã được thực hiện và biến đổi linh hoạt để phù hợp với sự biến động liên tục của cơ chế thị trường trong đó công tác kế toán bán hàng giữ vai trò hết sức quan trọng. Chính vì vậy, qua thời gian xuống Công ty Thương Mại Hà Nội tìm hiểu thực tiễn, với mục đích nâng cao năng lực thực tế, thực hành các kiến thức đã học trong thực tiễn, em đã quyết định chọn đề tài chuyên đề thực tập là: ”Tổ chức công tác kế toán bán hàng và kết quả bán hàng tại Công ty Thương Mại Hà Nội “. Kết cấu của chuyên đề thực tập tốt nghiệp: Ngoài lời nói đầu, mục lục, kết luận, phụ lục chuyên đề được chia thành 3 phần chính: Phần I - Lý luận chung về tổ chức công tác kế toán bán hàng và kết quả bán hàng. ở doanh nghiệp. Phần II - Thực tế tổ chức công tác kế toán bán hàng, kết quả bán hàng tại Công ty Thương mại Hà Nội.. Phần III - Một số đề xuất hoàn thiện công tác kế toán bán hàng, kết quả bán hàng ở Công ty Thương mại Hà Nội. Em xin trân thành cảm ơn các thầy cô giáo, cảm ơn các anh chị trong phòng kế toán Công ty Thương Mại Hà Nội đã giúp đỡ để em hoàn thành Chuyên đề thực tập này. Hà nội, ngày 4 tháng 11 năm 2006 Sinh viên Mai Văn Trường chương I: lý luận chung về tổ chức công tác kế toán bán hàng và kết quả bán hàng ở doanh nghiệp 1. Vai trò và ý nghĩa của công tác tổ chức kế toán bán hàng 1.1. Vai trò và ý nghĩa của công tác tổ chức kế toán bán hàng: Bán hàng là việc chuyển quyền sở hữu về hàng hoá, dịch vụ cho khách hàng, doanh nghiệp thu được tiền hay được quyền thu tiền. Đó cũng chính là quá trình vận động của vốn kinh doanh từ vốn hàng hoá sang vốn bằng tiền và hình thành kết quả kinh doanh. Ngoài quá trình bán hàng ra bên ngoài, doanh nghiệp còn có thể phát sinh nghiệp vụ bán hàng nội bộ theo yêu cầu phân cấp quản lý và tiêu dùng nội bộ. Theo chuẩn mực kế toán số 14” Doanh thu và thu nhập khác’ thì bán hàng là bán sản phẩm do doanh nghiệp sản xuất ra và bán hàng hoá mua vào. Quá trình bán hàng là giai đoạn hay khâu cuối cùng của quá trình tái sản xuất xã hội và cũng là khâu cuối cùng trong toàn bộ quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Sau quá trình này, doanh nghiệp sẽ thu được tiền bán hàng hay sẽ phải thu về tiền hàng. Số tiền này dùng để bù đắp các chi phí bỏ ra và hình thành kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Việc xác định đầy đủ kết quả bán hàng là thước đo đánh giá tình hình hoạt động của doanh nghiệp, là cơ sở để doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước. Bên cạnh đó, thông qua quá trình bán hàng và kết quả bán hàng, doanh nghiệp có thể nhìn nhận được nhu cầu, thị hiếu tiêu dùng của từng khu vực đối với từng sản phẩm, hàng hoá để từ đó xây dựng chiến lược kinh doanh hợp lý, có những biện pháp tích cực để đẩy mạnh quá trình tiêu thụ sản phẩm. Như vậy, quá trình bán hàng và kết quả bán hàng có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp, giữa chúng có mối tương quan mật thiết với nhau. Kết quả bán hàng là mục đích cuối cùng của doanh nghiệp còn bán hàng là phương tiện hữu hiệu để thực hiện mục đích đó. Do vậy, các nhà quản trị doanh nghiệp cần phải có những nhìn nhận sâu sắc về quá trình bán hàng nhằm xác định đúng đắn hướng đi cũng như chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp mình. 1.2.Yêu cầu quản lý đối với quá trình bán hàng và kết quả bán hàng: Trong tiến trình hội nhập nền kinh tế thế giới và khu vực, có rất nhiều cơ hội nhưng cũng đặt ra cho các doanh nghiệp nhiều khó khăn thử thách. Để thực hiện hoạt động bán hàng có hiệu quả, đáp ứng nhu cầu sản xuất, tiêu dùng và nhu cầu của đời sống xã hội, để tăng lợi nhuận, doanh nghiệp cần quản lý chặt chẽ quá trình bán hàng, kết quả bán hàng theo các yêu cầu sau: - Theo dõi hàng hoá xuất bán trên cả ba chỉ tiêu: Số lượng, chất lượng, gía trị. - Nắm vững tình hình thị trường, theo dõi từng phương thức bán hàng, từng hình thức thanh toán, từng loại hàng hoá tiêu thụ và tình hình thu hồi nợ từng khách hàng. - Tính toán xác định doanh thu bán hàng, doanh thu thuần tạo cơ sở để xác định chính xác lợi nhuận của doanh nghiệp. Các nhà quản trị doanh nghiệp luôn luôn cần biết thông tin một cách chi tiết, cụ thể về quá trình bán hàng và kết quả bán hàng của từng loại sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ để đáp ứng yêu cầu quả lý vĩ mô, để có được những quyết định đúng đắn cho sự phát triển doanh nghiệp không chỉ trong thời gian hiện tại mà cả về tương lai lâu dài. Việc kế toán chi tiết hoạt động bán hàng, kết quả bán hàng sẽ giúp các chủ doanh nghiệp quyết định nên mở rộng hay thu hẹp quy mô hoạt động, mở rộng hay thu hẹp như thế nào, tới mức độ nào hay quyết định đình chỉ sản xuất hoặc tiếp tục sản xuất. Vì lẽ đó, tổ chức công tác kế toán bán hàng, kết quả bán hàng trên máy vi tính là rất hữu ích cho các doanh nghiệp vì có thể cung cấp thông tin một cách đầy đủ chính xác kịp thời. Nhiệm vụ của kế toán bán hàng, kết quả bán hàng Kế toán với chức năng kiểm tra giám sát các hoạt động kinh tế tài chính trong doanh nghiệp nói chung và khâu bán hàng và kết quả bán hàng nói riêng phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: - Ghi chép đầy đủ, kịp thời khối lương hàng hoá, dịch vụ bán ra và tiêu thụ nội bộ, tính toán đúng đắn giá trị giá vốn của hàng bán, chi phí bán hàng và các chi phí khác nhằm xác định đúng đắn kết quả bán hàng. - Kiểm tra, giám sát tiến độ thực hiện kế hoạch bán hàng, kế hoạch lợi nhuận, phân phối lợi nhuận, kỷ luật thanh toán và thực hiện nghĩa vụ với nhà nước. - Cung cấp thông tin chính xác, trung thực và đầy đủ về tình hình bán hàng và kết quả bán hàng và phân phối kết quả phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và quản lý doanh nghiệp. Như vậy, việc tổ chức bán hàng, và kết quả bán hàng trong doanh nghiệp là hết sức quan trọng. Nó giúp doanh nghiệp nhận biết được tình hình tiêu thụ của từng mặt hàng, khả năng thanh toán của khách hàng, lợi nhuận thu được qua hoạt động bán hàng để từ đó doanh nghiệp đề ra những giải pháp tích cực nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh trong thời gian tới. Lý luận về bán hàng và kết quả bán hàng 2.1 Lý luận về bán hàng và kết quả bán hàng Bán hàng là một quá trình trao đổi hàng hoá - tiền tệ trong đó doanh nghiệp trao hàng cho người mua và người mua trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền cho doanh nghiệp. Bán hàng là một khâu quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh và mở ra một chu kỳ sản xuất kinh doanh mới. Để nâng cao hiệu quả của quá trình này, doanh nghiệp phải áp dụng các phương thức bán hàng phù hợp. Phương thức bán hàng có ảnh hưởng trực tiếp đến việc sử dụng các tài khoản kế toán phản ánh tình hình xuất kho hàng hoá, đồng thời có tính quyết định đối với việc xây dựng thời điểm bán hàng, hình thành doanh thu bán hàng và tiết kiện chi phí bán hàng để tăng lợi nhuận. Hiện nay các doanh nghiệp thường áp dụng hai phương thức bán hàng chủ yếu sau: - Phương thức giao hàng trực tiếp: Theo phương thức này, bên khách hàng uỷ quyền cho cán bộ nghiệp vụ đến nhận hàng tại kho của doanh nghiệp bán hoặc giao nhận hàng tay ba (các doanh nghiệp thương mại mua bán thẳng). Người nhận hàng sau khi ký nhận vào chứng từ bán hàng của doanh nghiệp bán thì hàng được xác định là đã bán và được ghi nhận doanh thu, nghĩa là doanh nghiệp không còn nắm gữi quản lý, sở hữu hoặc kiểm soát hàng. Thuộc phương thức bán hàng này gồm có các trường hợp cụ thể sau: + Bán hàng thu tiền ngay: Sau khi nhận hàng, bên mua phải thanh toán ngay tiền hàng cho bên bán. + Bán chịu: Trong trường hợp này, bên bán giao hàng cho người mua nhưng người mua không trả tiền ngay mà trả tiền sau một thời hạn thoả thuận. Khi nền sản xuất và lưu thông hàng hoá càng phát triển, để thúc đẩy cho quá trình bán hàng thì việc bán hàng chịu có xu hướng ngày càng tăng để tạo ra sự hấp dẫn thu hút khách hàng, tăng doanh thu. Nhưng bán chịu cũng có nhược điểm là doanh nghiệp bị chiếm dụng vốn và có khả năng mất vốn. + Bán trả góp: Là phương thức bán hàng thu tiền nhiều lần, Người mua sẽ thanh toán lần đầu tại thời điểm mua. Số tiền còn lại người mua chấp nhận trả dần ở các kỳ tiếp theo và chịu một tỷ lệ lãi suất nhất định. Thông thường số tiền trả ở các kỳ tiếp theo bằng nhau trong đó bao gồm một phần doanh thu gốc và một phần lãi trả chậm. - Phương thức hàng gửi bán: Theo phương thức này, định kỳ doanh nghiệp gửi hàng cho khách hàng trên cơ sở thoả thuận trong hợp đồng mua bán giữa hai bên và giao hàng tại địa điểm đã quy định trong hợp đồng. Khi xuất kho gửi hàng đi, hàng vẫn thuộc quyền quản lý, sở hữu hoặc kiểm soát của doanh nghiệp. Chỉ khi nào khách hàng thanh toán hay chấp nhận thanh toán thì hàng mới chuyển quyền sở hữu và được ghi nhận doanh thu bán hàng. Phương thức hàng gửi bán được chia làm các trường hợp sau: + Gửi hàng chưa được chấp nhận ngay: Trong trường hợp này, doanh nghiệp chuyển hàng cho bên mua theo địa điểm trong hợp đồng. Số hàng chuyểnn đi vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. Khi bên mua thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán về số hàng chuyển giao (một phần hay toàn bộ) thì số hàng được bên mua chấp nhận này mới được coi là tiêu thụ và doanh nghiệp mất quyền sở hữu về số hàng đó. + Gửi hàng cho đại lý ký gửi: Theo phương thứcủa này, doanh nghiệp (Bên giao đại lý) xuất hàng cho bên nhận đại lý ký gửi (Bên đại lý) để bán. Bên đại lý sẽ được hưởng thù lao đại lý dưới hình thức hoa hồng hay chênh lệch giá. Ngoài ra, doanh nghiệp còn có thể áp dụng một số phương thức bán hàng khác như phương thức hàng đổi hàng, hàng hoá để trả lương, hàng hoá đen đi biếu tặng, trưng bày triển lãm giới thiệu sản phẩm...Tuỳ thuộc vào quy mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh của mình mà doanh nghiệp nên áp dụng linh hoạt nhằm đem lại lợi ích kinh tế cao nhất. 2.2 Doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu 2.2.1 Doanh thu bán hàng Doanh thu bán hàng là tổng giá trị được thực hiện do việc bán hàng hoá, sản phẩm, cung cấp lao vụ, dịch vụ cho khách hàng. Tổng số doanh thu bán hàng là số tiền ghi trên hoá đơn bán hàng. Theo chuẩn mực kế toán doanh thu bán hàng được ghi nhận khi đồng thời thoả mãn các điều kiện sau: Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hoá cho người mua. Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hoá như người sở hữu hàng hoá hoặc quyền kiểm soát hàng hoá. Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn. Danh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng. Khi xem xét tới các điều kiện ghi nhận doanh thu bán hàng doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau: Doanh nghiệp phải xác định thời điểm chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu hàng hoá cho người mua trong từng trường hợp cụ thể. Trong hầu hết các trường hợp, thời điểm chuyển giao phần lớn rủi ro trùng với thời điểm chuyển giao lợi ích gắn liền với quyền sở hữu hợp pháp hoặc quyển kiểm soát hàng hoá cho người mua. Trường hợp doanh nghiệp vẫn còn chịu phần lớn rủi ro gắn liền quyền sở hữu hàng hoá thì giao dịch không được coi là hoạt động bán hàng và doanh thu không được ghi nhận. Nếu doanh nghiệp chỉ còn phải chịu một phần nhỏ rủi ro gắn liền với quyền sở hữu hàng hoá thì việc bán hàng được xác định và doanh thu được ghi nhận. Doanh thu bán hàng được ghi nhận chỉ khi đảm bảo là doanh nghiệp nhận được lợi ích kinh tế từ giao dịch. Trường hợp lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng còn phụ thuộc yếu tố không chắc chắn, chỉ nghi nhận doanh thu khi yếu tố này sử lý xong. Nếu doanh thu đã được nghi nhận trong trường hợp chưa thu được tiền thì khi xác định khoản tiền nợ phải thu này là không thu được thì phải hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ mà không được nghi giảm doanh thu. Khi xác định khoản phải thu là không chắc chắn thu được (Nợ phải thu khó đòi) thì phải lập dự phòng nợ phải thu khó đòi khi xác định thực sự là không ghi giảm doanh thu Các khoản nợ phải thu khó đòi khi xác định thực sự là không đòi được thì được bù đắp bằng nguồn dự phòng nợ phải thu khó đòi. Doanh thu và chi phí liên quan tới cùng một giao dịch phải được ghi nhận đồng thời theo nguyên tắc phù hợp. Các chi phí, bao gồm cả chi phí phát sinh sau ngày giao hàng (Chi phí bảo hành và chi phí khác) thường được xác định chắc chắn khi các điều kiện ghi nhận doanh thu được thoả mãn. Các khoản tiền nhận trước của khách hàng không được nghi nhận doanh thu mà được ghi nhận là một khoản nợ phải trả lại tại thời điểm nhận tiền trước của khách hàng. Khoản nợ phải trả về số tiền nhận trước của khách hàng chỉ được ghi nhận là doanh thu khi đồng thời thoả mãn các điều kiện đã nêu ở trên. 2.2.2 Các khoản giảm trừ doanh thu Theo chế độ kế toán hiện hành các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm: Chiết khấu thương mại: Là số tiền mà doanh nghiệp đã giảm trừ hoặc đã thành toán cho người mua hàng do mua sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ với khối lượng lớn theo thoả thuận về chiết khấu thương mại đã được ghi trên hợp đồng kinh tế mua bán hoặc các cam kết mua, bán hàng. Trị giá hàng bán bị trả lại: Là số tiền doanh nghiệp phải trả lại cho khách hàng trong trường hợp hàng đã được xác định là bán nhưng do chất lượng quá kém, khách hàng trả lại số hàng đó. Giảm gía hàng bán: Là khoản tiền doanh nghiệp giảm trừ cho người mua do hàng hoá kém phẩm chất, sai quy các và lạc hậu thị hiếu. Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu phải nộp đối với sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ thuộc diện chịu thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu. Thuế giá trị gia tăng đối với sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ bán ra của cơ sở nộp thuế theo phương pháp trực tiếp. 2.2.3 Phương pháp xác định giá vốn hàng bán Để xác định đúng kết quả bán hàng, trước hết cần xác định trị giá vốn hàng bán. Trị giá vốn hàng bán là toàn bộ chi phí kinh doanh liên quan đến quá trình bán hàng, bao gồm trị giá vốn hàng xuất kho, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho số hàng đã bán. 2.2.3.1. Tính trị giá vốn hàng đã bán Trị giá vốn hàng có thể được tính theo những phương pháp khác nhau tuỳ thuộc vào đặc điểm hình thành, sự vận động của sản phẩm, hàng hoá, trong từng loại hình doanh nghiệp và việc đăng ký phương pháp tính trị giá thực tế hàng xuất kho của doanh nghiệp. - Đối với doanh nghiệp sản xuất, trị giá vốn hàng hoá xuất kho để bán hay hàng hoá hoàn thành không nhập kho đưa đi bán ngay chính là giá thành sản phẩm xuất thực tế của sản phẩm hoàn thành. Theo chuẩn mực số 02 ‘ hàng tồn kho’, giá vốn thực tế của hàng hoá xuất kho được xác định bằng một trong các phương pháp sau: + Phương pháp tính theo giá đích danh: Theo phương pháp này, hàng xuất kho thuộc lô hàng nào thì lấy đơn giá nhập kho của lô hàng đó để tính trị giá vốn thực tế của hàng xuất kho. + Phương pháp bình quân gia quyền: Theo phương pháp này, giá trị của từng loại hàng tồn kho được tính theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho tương tự đầu kỳ và giá trị từng loại hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trong kỳ. Giá trị trung bình có thể được tính theo thời kỳ hoặc vào mỗi khi nhập một lô hàng về phụ thuộc vào tình hình doanh nghiệp. + Phương pháp nhập trước xuất trước: áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho được mua trước hoặc sản xuất trước thì được xuất trước còn hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất gần thời điểm cuối kỳ. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị của hàng tồn kho được tính theo gía của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho. + Phương pháp nhập sau xuất trước: áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho được mua sau hoặc sản xuất sau thì được xuất trước và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trước đó. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập sau hoặc gần sau cùng, giá trị hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn tồn kho. - Đối với các doanh nghiệp thương mại kinh doanh mua bán vật tư, hàng hoá thì trị gía vốn hàng bán được xác định: Trị giá vốn hàng bán xuất kho = Trị gía mua + Chi phí mua phân bổ cho hàng đã bán + Trị giá mua của hàng xuất kho bán được tính theo một trong các phương pháp nêu trên như ở các doanh nghiệp sản xuất. + Chi phí mua phân bổ cho hàng xuất kho bán được căn cứ vào toàn bộ số chi phí mua của hàng nhập kho rồi phân bổ theo các tiêu thức hợp lý, thường thì phân bổ theo trị giá mua: Chi phí mua phân bổ cho hàng xuất kho bán = Chi phí mua của hàng tồn đầu kỳ + Chi phí mua của hàng nhập trong kỳ Trị giá mua của hàng tồn đầu kỳ + Trị giá mua của hàng nhập trong kỳ x Trị giá mua của hàng xuất trong kỳ Sau khi tính được trị giá vốn hàng xuất bán để bán và chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp của số hàng đã bán, kế toán tổng hợp lại để tính trị giá. Trị giá vốn hàng đã bán = Trị giá vốn hàng bán xuất kho + Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp của số hàng đã bán 2.2.3.2. Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp 2.2.3.2.1. Chi phí bán hàng Trong quá trình lưu thông, tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, doanh nghiệp phải bỏ ra các khoản chi phí như chi phí bao gói sản phẩm, bảo quản hàng hoá, chi phí vận chuyển, tiếp thị, quảng cáo...gọi chung là chi phí bán hàng(CPBH). CPBH là chi phí lưu thông và chi phí tiếp thị phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ. CPBH có nhiều khoản chi cụ thể với nội dung và công cụ khác nhau. Tuỳ theo yêu cầu quản lý, có thể phân biệt CPBH theo tiêu thức thích hợp. Theo quy định hiện hành, CPBH của doanh nghiệp được phân loại thành: + Chi phí nhân viên + Chi phí vật liệu bao bì + Chi phí dụng cụ, đồ dùng + Chi phí khấu hao TSCĐ + Chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hoá. + Chi phí dịch vụ mua ngoài + Chi phí bằng tiền khác. 2.2.3.2.2. Chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí quản lý doanh nghiệp (CPQLDN) là những chi phí cho việc quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và phục vụ chung khác liên quan đến hoạt động của cả doanh nghiệp. Theo quy định hiện hành, CPQLDN được chia thành các nội dung sau: + Chi phí nhân viên quản lý + Chi phí vật liệu quản lý + Chi phí khấu hao TSCĐ + Thuế, phí và lệ phí + Chi phí dự phòng + Chi phí dịch vụ mua ngoài + Chi phí bằng tiền khác. 2.2.3.2.3. Tính toán, phân bổ, kết chuyển CPBH, CPQLDN cuối kỳ Để đảm bảo nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí, cuối kỳ kế toán viên cần tính toán, phân bổ, kết chuyển CPBH và CPQLDN trừ vào lợi nhuận gộp để xác định kết quả thuần của hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường. Trong trường hợp việc bán hàng đều đặn, chu kỳ sản xuất kinh doanh không dài, CPBH và CPQLDN tập hợp trong kỳ, cuối kỳ được kế chuyển toàn bộ sang tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh. Trường hợp doanh nghiệp có chu kỳ sản xuất dài, sản phẩm tiêu thụ có biến động lớn giữa các kỳ, CPBH và CPQLDN phát sinh trong kỳ sẽ được kế chuyển sang tài khoản 142(1422- Chi phí chờ kết chuyển) để phân bổ cho các kỳ sau. 2.2.4 Kết quả bán hàng: Kết quả bán hàng là kết quả tiêu thụ sản phẩm, kinh doanh mua bán vật tư, hàng hoá, cung cấp thực hiện lao vụ, dịch vụ. Đây là một chỉ tiêu kinh tế quan trọng đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ, đánh giá khả năng trình độ quản lý của các nhà quản trị doanh nghiệp và là cơ sở để xác định nghĩa vụ phải thực hiện với Nhà nước. Doanh thu thần = Doanh thu bán hàng - Các khoản giảm trừ doanh thu Các khoản giảm trừ doanh thu gồm: + Trị gía hàng bán bị trả lại + Giảm giá hàng bán + Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu + Thuế GTGT đối với cơ sở nộp thuế theo phương pháp trực tiếp Lợi nhuận gộp = Doanh thu thuần - Gía vốn hàng bán Lợi nhuận thuần từ hoạt động bán hàng = Lợi nhuận gộp - CPBH - CPQLD 3. Tổ chức kế toán bán hàng, kết quả bán hàng trong điều kiện kế toán trên máy vi tính Kết toán trên máy vi tính là quá trình ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống thông tin kế toán, nhằm biến đổi dữ liệu kế toán thành những thông tin kế toán đáp ứng yêu cầu của các đối tượng sử dụng thông tin. Ngày nay, công nghệ thông tin phát triển, các phần mềm kế toán ra đời đã trợ giúp rất nhiều cho công tác kế toán ở các doanh nghiệp, đặc biệt là đối với công tác kế toán bán hàng, kết quả bán hàng. Do vậy, khi áp dụng phần mềm kế toán vào công tác kế toán nói chung và công tác kế toán bán hàng nói riêng, bộ phận kế toán trong doanh nghiệp không còn phải thực hiện một cách thủ công một số khâu công việc như: Ghi sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, tổng hợp số liệu lập báo cáo kế toán. Họ chỉ phải thực hiện các công việc phân loại, bổ sung thông tin chi tiết vào chứng từ gốc, nhập dữ liệu từ chứng từ vào máy, kiểm tra, phân tích số liệu trên các sổ, báo cáo kế toán để có thể đưa ra quyết định phù hợp. Tuy nhiên, dù cho doanh nghiệp áp dụng kế toán thủ công hay kế toán máy. việc tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng phải đảm bảo phù hợp với chế độ,, thể lệ quản lý kế toán tài chính nói chung và các nguyên tắc, chuẩn mực, chế độ kế toán hiện hành nói riêng. 3.1. Chứng từ và tài khoản sử dụng - Chứng từ: Khi phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến bán hàng, kế toán thường sử dụng các chứng từ sau: + Hoá đơn GTGT + Hoá đơn bán hàng + Phiếu thu + Giấy báo có của ngân hàng... Căn cứ vào các chứng từ gốc có liên quan, kế toán tiến hành nhập liệu vào máy. Thông thường, phần mềm kế toán thiết kế các chứng từ sau để phản ánh doanh thu bán hàng: + Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho + Phiếu thu tiền mặt + Giấy báo có của ngân hàng Việc mã hoá các chứng từ nhập liệu phản ánh quá trình bán hàng tuỳ thuộc vào từng phần mềm kế toán mà doanh nghiệp áp dụng và người sử dụng không được quyền sửa mã chứng từ. Chằng hạn, ở phần mềm kế toán Fast, các chứng từ trên được mã hoá như sau: + Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho có mã : HĐ + Phiếu thu tiên mặt có mã: PT + Giấy báo có của ngân hàng có mã: UNC - Tài khoản kế toán sử dụng: Trong quá trình tổ chức công tác kế toán bán hàng, kết quả bán hàng nói chung và kế toán bán hàng, kết quả bán hàng trên máy nói riêng, kế toán thường sử dụng các tài khoản sau: + TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp trong một kỳ hạch toán của hoạt động sản xuất kinh doanh từ các giao dịch và các nghiệp vụ sau Bán hàng: Bán sản phẩm do doanh nghiệp sản xuất ra và bán hàng hoá mua vào. Cung cấp dịch vụ: Thực hiện công việc đã thoả thuận theo hợp đồng trong một kỳ hoặc nhiều kỳ hạch toán như cung cấp dịch vụ vận tải, du lịch, cho thuê TSCĐ theo phương thức cho thuê hoạt động. TK 511 có 4 tài khoản cấp 2: TK5111: Doanh thu bán hàng hoá TK5112: Doanh thu bán các thành phẩm TK5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ TK5114: Doanh thu trợ cấp, trợ giá + TK512: Doanh thu bán hàng nội bộ Tài khoản này được sử dụng để phản ánh tình hình bán hàng trong nội bộ doanh nghiệp hạch toán kinh tế độc lập( giữa đơn vị chính với các đơn vị phụ thuộc với nhau). TK512 gồm 3 tài khoản cấp 2: TK5121: Doanh thu bán hàng hoá TK5122: Doanh thu bán các thành phẩm TK5123: Doanh thu cung cấp dịch vụ + TK521: Chiết khấu thương mại Tài khoản này được dùng để phản ánh khoản chiết khấu thương mại mà doanh nghiệp đã giảm trừ hoặc đã thanh toán cho người mua hàng do việc người mua hàng đã mua hàng ( sản phẩm, hàng hoá), dịch vụ với khối lượng lớn theo thoả thuận về chiết khấu thương mại đã ghi trên hợp đồng kinh tế mua bán hoặc các cam kết mua, bán hàng. Cuối kỳ khoản chiết khấu thương mại được kết chuyển sang TK511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ để xác định doanh thu thuần của khối lượng sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ thực tế thực hiện trong kỳ hạch toán. + TK531- Hàng bán bị trả lại Tài khoản này phản ánh trị giá của số sản phẩm, hàng hoá đã tiêu thụ bị khách hàng trả lại do kém phẩm chất, lạc hậu thị hiếu, không đúng chủng loại, quy cách. Cuối kỳ tài khoản này không có số dư. + TK532- Giảm giá hàng bán Tài khoản này dùng để phản ánh khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng và kết chuyển số tiền giảm giá sang TK511 hoặc TK512 để giảm doanh thu bán hàng. Tài khoản này cuối kỳ không có số dư. + TK632- Giá vốn hàng bán Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá vốn của hàng hoá, dịch vụ , giá thành sản xuất của sản phẩm xây lắp (Đối với doanh nghiệp xây lắp) tiêu thụ trong kỳ. Tài khoản 632 không có số dư cuối kỳ. + TK641- Chi phí bán hàng Tài khoản này dùng để phản ánh các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hoá, dịch vụ bao gồm cá chi phí chào hàng, giới thiệu sản phẩm, quảng cáo sản phẩm, hoa hồng bán hàng, chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hoá, công trình xây dựng, chi phí bảo quản, đóng gói, vận chuyển. TK641 được chia làm 7 tài khoản cấp 2 phù hợp với nội dung chi phí bán hàng. + TK642- Chi phí quản lý doanh nghiệp Tài khoản này dùng để phản ánh tập hợp và kết chuyển các chi phí kinh doanh, quản lý hành chính và chi phí khác liên quan tới hoạt động chung của cả doanh nghiệp. TK642 được mở 8 tài khoản cấp 2 phù hợp với nội dung chi phí quản lý doanh nghiệp. + TK911 – Xác định kết quả kinh doanh tài khoản này được dùng để phản ánh xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và các hoạt động khác( hoạt động tài chính, hoạt động bất thường) của doanh nghiệp trong một kỳ hạch toán. Tài khoản này cuối kỳ không có số dư. Ngoài ra, kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan khác: TK111, TK112, TK131, TK155, TK156... Các tài khoản phản ánh quá trình bán hàng, kết quả bán hàng trên mới chỉ phục vụ cho việc ghi chép kế toán tài chính, đáp ứng yêu cầu quản lý vĩ mô, kiểm tra ghi chép tài chính, kế toán. Vì vậy, trong quá trình tổ chức công tác kế toán bán hàng, kết quả bán hàng nói chung, kế toán bán hàng, kết quả bán hàng trên máy mói riêng, ngoài việc sử dụng các tài khoản kế toán cấp I, cấp II theo đúng nội dung, phương pháp ghi chép đã được quy định trong chế độ kế toán hiện hành, tuỳ thuộc vào đặc điểm sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, ._.kế toán có thể xây dựng hệ thống tài khoản kết toán chi tiết cấp III, cấp IV, cấp V... cho từng đối tượng cần quản lý chi tiết. Việc mã hoá các tài khoản được tiến hành khi bắt đầu đưa chương trình kế toán máy vào hoạt động. Các tài khoản cấp I, cấp II được mã hoá theo đúng số hiệu tài khoản quy định trong hệ thống tài khoản do Nhà nước ban hành, còn các tài khoản kế toán chi tiếi cấp III, cấp IV, cấp V... được mã hoá theo yêu cầu quản trị của doanh nghiệp. 3.2. Hệ thống sổ kế toán bán hàng, kết quả bán hàng Cuối tháng, theo phầm mềm kế toán đã cài đặt, khi có lệnh, chương trình sẽ tự động chạy và cho phép kết xuất in ra các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết phục vụ cho yêu cầu quản lý thông tin doanh nghiệp. - Sổ kế toán tổng hợp: Tuỳ theo hình thức kế toán doanh nghiệp áp dụng mà khi có lệnh, chương trình kế toán máy sẽ in ra các sổ kế toán tổng hợp phản ánh các nghiệp vụ liên quan đến quá trình bán hàng, kết quả bán hàng đáp ứng yêu cầu của các đối tượng sử dụng thông tin. Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức Nhật ký chung thì chương trình sẽ cho phép in các sổ: Nhật ký chung, sổ cái các tài khoản (TK511, TK632, TK641, TK642... ) Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ thì chương trình sẽ cho phép in ra sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ cái các tài khoản, Chứng từ ghi sổ. Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức nhật ký chứng từ thì chương trình sẽ cho phép in ra các bảng kê(Bảng kê 8, Bảng kê 11) và nhật ký chứng từ số 8 - Sổ kế toán chi tiết: Tuỳ theo yêu cầu quản lý công tác kế toán bán hàng, kết quả bán hàng, tuỳ theo mục đích sử dụng thông tin của các nhà quản trị doanh nghiệp, chương trình sẽ cho phép in ra các sổ kế toán chi tiết các tài khoản: TK511, TK131, TK632... Trên đây là phần lý luận chung về kế toán bán hàng, kết quả bán hàng trong doanh nghiệp theo chế độ kế toán hiện hành. Thực tế về tổ chức công tác kế toán bán hàng, kết quả bán hàng tại công ty Thương mại Hà Nội em xin trình bày ở chương 2 của chuyên đề thực tập này. Sơ đồ 1.1: Kế toán bán hàng, kết quả bán hàng đối với doanh nghiệp áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên TK155,156 TK632 (1) TK157 (2a) (2b) (10) TK641,642 TK334,338 (3) TK152,153 (4) TK214 (5) TK111,112,331 (6) TK1331 (11) TK911 TK421 (12a) (12b) TK521,531,532 (8a) TK3332,3333 (8b) TK511,512 (9) TK111,112,131 (7) TK3331 Chú giải: (1) Xuất kho thành phẩm, hàng hoá để bán (2a)Xuất kho thành phẩm, hàng hoá gửi bán (2b)Thành phẩm, hàng hoá gửi bán đã bán được (3)Chi phí nhân viên bán hàng (4)Chi phí vật liệu, CCDC phục vụ bán hàng, QLDN (5)Chi phí khấu hao TSCĐ (6)Chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác (7)Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (8a),(8b)Kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu (9)Kết chuyển doanh thu thuần (10)Kết chuyển giá vốn hàng bán (11)Kết chuyển CPBH, CP QLDN (12a)Kết chuyển lãi hoạt động sản xuất kinh doanh (12b)Kết chuyển lỗ hoạt động sản xuất kinh doanh Sơ đồ 1.2: Kế toán bán hàng, kết quả bán hàng đối với doanh nghiệp áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ TK155,157 TK632 (1a) (11) TK641,642 TK334,338 (4) TK152,153 (5) TK214 (6) TK111,112,331 (7) TK1331 (12) TK911 TK421 (13a) (13b) TK521,531,532 (9a) TK3332,3333 (9b) TK511,512 (10) TK111,112,131 (8) TK3331 Chú giải: (1a)Kết chuyển thành phẩm tồn kho, gửi bán đầu kỳ (1b)Kết chuyển thành phẩm tồn kho, gửi bán cuối kỳ (2a)Kết chuyển hàng hoá tồn kho, gửi bán đầu kỳ (2b)Kết chuyển hàng hoá tồn kho, gửi bán cuối kỳ (3)Giá vốn hàng bán (4)Chi phí nhân viên bán hàng, nhân viên quản lý (5)Chi phí vật liệu, CCDC phục vụ bán hàng, QLDN (6)Chi phí khấu hao TSCĐ (7)Chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác (8)Doanh thu bán hàng (9a),(9b)Kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu (10)Kết chuyển doanh thu thuần (11)Kết chuyển giá vốn hàng bán (12)Kết chuyển CPBH, CP QLDN (13a)Kết chuyển lãi hoạt động sản xuất kinh doanh (13b)Kết chuyển lỗ hoạt động sản xuất kinh doanh TK611 TK156,157 (1b) (2a) (2b) (3) TK611 (5) Chương II: Thực tế tổ chức công tác kế toán bán hàng, kết quả bán hàng tại Công ty Thương mại Hà Nội 1. Đặc điểm chung Công ty Thương mại Hà Nội 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty Công ty Thương mại Hà Nội , tiền thân là cửa hàng Bách hoá Tổng hợp ra đời cách đây 44 năm theo quyết định số 337/QĐ-NT ngày 28/8/1960 của Bộ nội thương (nay là Bộ Thương Mại ). Đến ngày 13/02/1993, sau khi được thành lập theo quyết định số 387/QĐ-UB của UBND Thành phố Hà Nội, Bách hóa Tổng hợp được đổi tên thành Công ty Thương mại Hà Nội. Công ty là loại hình doanh nghiệp hoạt động kinh doanh bán lẻ, hoạch toán độc lập, trực thuộc Sở Thương mại Hà Nội. Trong suốt thời gian từ năm 1960 – 1989, Công ty với tên gọi là Bách hoá Tổng hợp, kinh doanh theo cơ chế bao cấp, việc mua bán hàng hoá của Công ty đều theo kế hoạch cấp trên giao một cách chủ quan, cứng nhắc, tách rời nhu cầu thực tế, mua theo kế hoạch, bán theo tiêu chuẩn. Vì vậy, nhiệm vụ chủ yếu của Công ty là bảo quản phân phối hàng hóa. Từ năm 1989 theo quyết định 217/HĐBT của Hội đông Bộ trưởng, Công ty đã chuyển sang hạch toán kinh doanh độc lập. Có thể nói rằng đây là những năm đầy khó khăn do hậu quả của nhiều năm hoạt động theo cơ chế cũ. Nhất là trong một thị trường có hoạt động cạnh tranh diễn ra hết sức sôi động, dưới đủ mọi hình thức, với nhiều thành phần kinh tế khác nhau làm cho Công ty gặp không ít khó khăn. Trước tình hình đó Công ty đã mạnh dạn, sáng tạo vận dụng ưu thế của cơ chế thị trường đưa ra những quyết định nhằm đổi mới quản lý kinh tế,phần nào đã đem lại những kết quả không nhỏ. Hoà chung vào cơ chế thị trường cạnh tranh tự do, để tháo gỡ những khó khăn chuyễn dần sang hạch toán kinh tế độc lập, lấy hiệu quả kinh doanh làm mục tiêu cụ thể. Trong 2 năm 1992 – 1993, thực hiện chủ trương của Nhà nước về thu hút vốn đầu tư nước ngoài. Công ty Thương mại Hà Nội đã cùng với một công ty lớn của Anh là DRAGON PROPERTIVES.LTD – Thành lập một liên doanh lấy tên là Trung tâm thương mại Hà Nội (tên giao dịch quốc tế là Hà Nội Plaza.Ltd). Liên doanh này được Uỷ ban Nhà nước về hợp tác và đầu tư Việt Nam (nay là Bộ Kế Hoạch và Đầu Tư) cấp giấy phép số 855/CP ngày 4/5/1994. Thời gian hoạt động của liên doanh là 40 năm với tổng số vốn đầu tư là 41 triêu USD, để xây dựng tại trung tâm thương mại một siêu thị hoạt động đa ngành, kinh doanh hàng hoá và căn hộ cho thuê. Đến đầu năm 1995, Công ty Thương mại Hà Nội có thêm nhiệm vụ khẩn trương giao mặt bằng cho liên doanh (tức cửa hàng Bách hoá tổng hợp tại 24 Hai Bà Trưng cũ), đồng thời giải quyết chế độ một cách hợp lý cho những người trước đây đã làm việc tại Công ty nhưng nay phải nghỉ một thời gian để chờ liên doanh chính thức đi vào hoạt động, đảm bảo đời sóng cho nhữug người đi làm. Ngày 10/9/1995, Công ty đã bàn giao mặt bằng cho bên liên doanh. Trụ sở chính của Công ty từ Hai Bà Trưng chuyển sang 18 Hàng Bài, rồi tới 25 Tôn Đức Thắng và nay chuyển về cơ sổ mới tại B12 Nam Thành Công. Tuy nhiên liên doanh Hà Nội Plaza trong suốt những năm qua đã tiến triển một cách chậm chạp mà nguyên nhân chính là do những thay đổi từ phía đối tác nứơc ngoài. Đến nay công trình đã chính thức được Nhà nước cho phép chấm dứt hợp đông liên doanh, giải thể trước thời hạn. Một số công nhân viên đã tạm nghỉ và chuyển việc khác mặc dù vẫn thuộc biên chế của Công ty. Thời gian này công ty làm ăn kém hiệu quả, thua lỗ. Tuy nhiên điều này không kếo dài, năm 1998 khi công ty xây dựng xong trụ sở của mình ở Cát Linh thì tình hình kinh doanh đi vào ổn định. Từ đó tới nay, hoạt động kinh doanh của Công ty ngày một thuận lợi. Có được kết quả này là do Công ty đã xác định đúng hướng đi trong hoạt động kinh doanh, đồng thời phải kể tới sự nỗ lực hết mình của toàn bộ cán bộ công nhân viên trong Công ty. 1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty 1.2.1.Chức năng Công ty Thương mại Hà Nội là một doanh nghiệp Nhà nước, có chức năng tổ chức và thực hiện lưu thông hàng hoá tiêu dùng phục vụ chủ yếu cho đời sống nhân dân trên địa bàn thủ đô và các tỉnh lân cận khác bằng công việc: xác định nhu cầu thị trường, tìm nguồn hàng, mua vào, quá trình lưu trữ, bán ra cho người tiêu dùng cả bán buôn và bán lẻ. 1.2.2.Nhiệm vụ Công ty Thương mại Hà Nội với chức năng như trên, Công ty thực hiện một số nhiệm vụ chủ yếu sau: Tổ chức công tác mua bán hàng hoá tại cơ sở sản xuất, gia công, chến biến. Tổ chức mạng lưới bán buôn, bán lẻ hàng hoá cho các cơ sở sản xuất kinh doanh, các đơn vị khác và cá nhân trong nứơc. Tổ chức công tác bảo quản hàng hoá, đảm bảo lưu thông hàng hoá thường xuyên liên tục ổn định trên thị trường. Quản lý, khai thác và sử dụng có hiệu quả nguồn vốn, đảm bảo đầu tư mở rộng kinh tế, làm tròn nghĩa vụ với Nhà nước qua việc nộp thuế hàng năm. 1.2.3.Quyền hạn Công ty Thương mại Hà Nội có những quyền hạn cơ bản sau: Được kí kết các hợp đồng kinh tế với các tổ chức cá nhân trong và ngoài nước. Được quản lý và sử dụng vốn, tài sản của Công ty theo chế độ hiện hành của Nhà nước. Được chủ động định giá bán hàng hoá phù hợp với giá cả thị trường và với các chính sách của Nhà nước. Được tham gia hội chợ, triển lãm để quản cáo hàng hoá, tham gia hội nghị, hội thảo, chuyên đề có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Được mở tài khản vay vốn tại ngân hàng. 1.3.Đặc điểm kinh doanh của Công ty Công ty Thương mại Hà Nội kinh doanh nhiều mặt hàng khác nhau thuộc các ngành phục vụ nhu cầu tiêu dùng cho nhân dân như: Thực phẩm, đồ dùng gia đình, sản phẩm văn hoá giáo dục, vật liệu trang trí nội thất... Trong nền kinh tế năng động công ty đã mở rộng quan hệ với mọi thành phần kinh tế, hợp tác kinh doanh, làm đại lý ký gửi hàng hoá cho nhiều thành phần kinh tế khác. Trong quá trình bán hàng, Công ty áp dụng phương thức thanh toán tiền hàng sau khi giao hàng nên hàng tồn kho không ảnh hưởng lớn tới tình hình kinh doanh của Công ty. 1.4.Cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty Công ty Thương mại Hà Nội là một doanh nghiệp lớn, có truyền thống, với tổng số nhân viên toàn Công ty là 280 người, trong đó số lượng nhân viên chỉ khoảng 20 người. Để đảm bảo cho hoạt động kinh doanh có hiệu quả và quản lý tốt công tác kinh doanh, bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến gọn nhẹ. Đứng đầu Công ty là Giám đốc người có quyền lực cao nhất và chịu trách nhiệm với cơ quan quản lý, với khách hàng và cán bộ nhân viên Công ty. Giúp việc giám đốc có phó giám đốc và các phòng ban chức năng trong Công ty. Như trình bày ở Sơ đồ 1 (Trang sau), Chức năng nhiêm vụ cụ thể của từng bộ phận như sau: - Giám đốc: Là người phụ trách chung tính hình kinh doanh của đơn vị và trực tiếp chỉ đạo hoạt động của phòng kế toán tài vụ, là người đại diện cho Nhà nước về mặt pháp lý. Giám đốc có quyền quyết định việc tiến hành hoạt động của Công ty theo đúng chế độ pháp lệnh của Nhà nước và nghị quyết đại hội công nhân viên chức của Công ty. Chịu trách nhiệm trước Nhà nước, công nhân viên công ty tình hình kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty. Giám đốc Phòng TC-HC Phòng Kế toán Phòng Kinh doanh Phòng Kế hoạch nghiệp vụ Các cửa hàng Cửa hàng 18 Hàng Bài Cửa hàng 1E Cát Linh Cửa hàng 191 Hàng Bông Cửa hàng B21 Nam Thành Công Cửa hàng và kho Lạc Trung Lãnh đạo chỉ đạo trực tiếp Lãnh đạo chỉ đạo gián tiếp Sơ đồ 1: Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Thương mại Hà Nội Giám đốc tổ chức bộ máy quản lý sao cho hiệu quả cao nhất. Công ty phát triển dựa trên những kế hoạch: ngắn hạn, trung hạn, dài hạn. Giám đốc tổ chức hoạt động kinh doanh theo phương thức hợp lý nhằm đại hiệu quả và đảm bảo ba mục tiêu: Lợi ích nhà nước, lợi ích Công ty và lợi ích của cán bộ công nhân viên công ty. Hiện nay Công ty không có phó giám đốc, mà chỉ có một phó giám đốc đã điều sang liên doanh (Công ty Đầu tư Thương Mại Tràng Tiền). - Các phòng ban chức năng được phân công chuyên môn hoá các chức năng quản lý, có nhiệm vụ giúp giám đốc đề ra quyết định theo dõi, hướng dẫn bộ phận hoạt động kinh doanh và các cấp dưới được thực hiện quyết dịnh và nhiệm vụ được phân công. Các bộ phân chức năng được phân công chuyên môn hoá các chức năng quản lý, có nhiệm vụ giúp giám đốc đề ra quyết định theo dõi hướng dẫn bộ phận hoạt động kinh doanh và các cấp dưới thực hiện quyết định và nhiệm vụ phân công. Các bộ phân chức năng không những hoàn thành nhiệm vụ của mình được giao mà còn phối hợp với nhau để hoạt động của Công ty được tiến hành thường xuyên liên tục đạt hiệu qua cao. - Phòng tổ chức hành chính: Gồm 10 người, có nhiệm vụ giúp ban giám đốc Công ty thực hiện chính sách của Nhà nước đối với người lao động như: tiền lương, bảo hiểm, chỉ đạo công tác quản trị hành chính, thanh tra. Phòng tổ chức hành chính có nhiệm vụ nghiên cứu, đánh giá năng lực cán bộ, đề xuất với giám đốc, điều động, đề bạt cán bộ phù hợp với năng lực và trình độ của từng người, giải quyết kịp thời những mất cân đối, tổ chức lao động, chuyển vị trí kịp thời những lao động nhàn rỗi trong kinh doanh. Xây dựng kế hoạch, số lượng và chất lượng lao động dựa vào mức tiêu hao lao động theo quý, tháng, năm. Tổ chức các hình thức tiền lương, xây dựng phương án trả lương và hướng dẫn, kiẻm tra tình hìch trả lương của Công ty. Thường xuyên đánh giá thành tích của cá nhân, tập thể, hướng dẫn nghiệp vụ cho nhân viên. Giúp giám đốc về công tác quản lý hành chính, bảm đảo những điều kiện cần thiết cho công tác quản lý Công ty. - Phòng kế toán tài vụ: Gồm 4 người, giúp ban giám đốc quản lý và sử dụng vốn, xây dựng kế hoạch tài chính hàng quý, năm. Thực hiện và chỉ đạo các cửa hàng trực thuộc hạch toán kế toán. Phòng kế toán có những nhiệm vụ cụ thể sau: Lập và tổ chức thực hiện các kế hoạch về kế toán thống kê tài chính. Theo dõi kịp thời, liên tục các hệ thống số liệu về số lượng tiền vốn và các quỹ Công ty hiện có. Tính toán các chi phí kinh doanh để lập biểu giá thành thực hiện, tính toán các khoản lãi, lỗ với Ngân hàng theo chế độ kế toán thống kê hiện hành. Phân tích hoạt động kinh tế của từng thời kỳ. Lập kế hoạch với Ngân hàng để cung ứng các khoản thanh toán kịp thời, thu chi tiền mặt và hạch toán kinh tế. Quyết toán và lập báo cáo hàng tháng theo quy định của Nhà nước. Thực hiện kế hoạch vốn cho sản xuất, hạch toán kế toán đầy đủ quá trình vận động về vật tư tiền vốn, tài sản của Công ty. Lập báo cáo tài chính và kết quả kinh doanh, làm cơ sở cho giám đốc biết được tình hình tài chính của công ty, cung cấp thông tin cần thiết cho các đối tượng có liên quan khác. - Phòng kinh doanh: Gồm 4 người, giúp giám đốc triển khai các hợp đồng kinh tế, khai thác các nguồn hàng gắn liền với địa điểm tiêu thụ, phát triển mạng lưới hệ thống bán hàng, triển khai công tác kinh doanh. - Phòng kiến thiết cơ bản: Gồm 2 người, giúp giám đốc triển khai giám sát công tác xây dựng cơ bản. - Các cửa hàng Công ty bao gồm: + Cửa hàng 18 Hàng Bài + Cửa hàng 191 Hàng Bông + Cửa hàng B21 Nam Thành Công + Cửa hàng Lạc Trung và Kho Lạc Trung + Cửa hàng 1E Cát Linh Mỗi cửa hàng có một của hàng trưởng, một cửa hàng phó, có tổ chức kế toán riêng, hạch toán phụ thuộc trực thuộc Công ty. Các cửa hàng có chức năng bán hàng theo kế hoạch Công ty giao. Tổ chức bán buôn, bán lẻ và các dịch vụ khác. Lãi gộp của cửa hàng nộp cho các Công ty theo tỷ lệ quy định, phần lợi nhuận còn lại cửa hàng tự phân phối cho người lao động. Để tạo điều kiện cho các cửa hàng tự chủ và năng động trong kinh doanh, công ty giao cho cửa hàng quản lý vốn và tài sản hiện có của cửa hàng đó và ứng vốn cho người lao động. Định mức tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh của từng cửa hàng trong từng thời gian nhất định. Công ty định mức vốn lưu động cần thiết cho mỗi cửa hàng đề làm cơ sở ứng vốn thực tế. Tổng số vốn ứng cho các cửa hàng chiếm 40%-50% tổng số vốn hiện có của Công ty. 2.Thực tế tổ chức công tác kế toán bán hàng, kết quả bán hàng tại Công ty Thương mại Hà Nội 2.1.Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Công ty Thương mại Hà Nội hoạt động trên địa bàn rộng, bao gồm nhiều cửa hàng có tổ chức kế toán riêng, hạch toán phụ thuộc trực thuộc Công ty nên Công ty áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán. Phòng kế toán tài vụ của Công ty thực hiện và chỉ đạo các cửa hàng của Công ty thực hiện hạch toán theo pháp lệnh kế toán thống kê, hàng tháng, quý, năm xem xét, đánh giá quá trình kinh doanh và tình hình tài chính của từng cửa hàng Để giúp cho việc tập hợp số liệu và làm báo cáo nhanh chóng, chính xác giúp giám đốc nắm bắt tình hình kinh doanh để có phương án điều chỉnh kịp thời phù hợp với sự thay đổi của thị trường, giám đốc Công ty đã trang bị cho phòng kế toán phần mềm kế toán Fast Accounting. Việc áp dụng phần mềm kế toán rất thuận lợi cho việc tìm kiếm số liệu , cung cấp thông tin, in báo cáo cho giám đốc và nhà quản lý, nó còn chi tiết cụ thể, dễ làm, dễ hiểu, tăng hiệu quả công tác kế toán một cách rõ rệt. Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung và hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Phòng kế toán của Công ty gồm 4 người và được phân công chức năng từng nhân viên kế toán cụ thể như sau: - Kế toán trưởng, kiêm chủ tịch công đoàn chỉ đạo trực tiếp bộ máy kế toán, tổ chức hướng dẫn, kiểm tra toàn bộ công tác kế toán của Công ty. Tham mưu cho giám đốc về các hoạt động kinh doanh tài chính, đôn đốc các khoản công nợ phải thu để bảo toàn và phát triển vốn. Lập các báo cáo quyết toán vào cuối quý, năm. Đồng thời phải quan tâm đến đời sống CNVC bảo vệ quyền lợi, lợi ích hợp pháp cho người lao động. - Kế toán thuế: Hàng tháng tổng hợp tờ khai thuế GTGT nộp cho cục thuế Hà nội, làm báo cáo chỉ tiêu tài chính nộp cho Sở Thương mại Hà nội, theo dõi tài sản cố định, chi phí, báo cáo quỹ. - Phó phòng phụ trách: Viết phiếu thu chi, thanh toán bằng tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng, theo dõi công nợ phải thu, phải trả và giao dịch với Ngân hàng. Vào chứng từ, bảng kê, nhật ký các cửa hàng nộp về Công ty để nhập máy lên tổng hợp, cân đối bảng phát sinh các tài khoản. - Thủ quỹ: Làm nhiệm vụ thu chi và bảo quản tiên mặt ở Công ty đồng thời theo dõi tình hình tăng giảm và trích khấu hao TSCĐ hàng tháng. Sơ đồ 2: Sơ đồ bộ máy kế toán ở Công ty thương mại Hà nội Kế toán trưởng Phó phòng phụ trách Kế toán Thuế Thủ quỹ Kế toán các cửa hàng Chỉ đạo trực tiếp Chỉ đạo gián tiếp 2.2.Hình thức kế toán tại Công ty Hệ thống TKKT Công ty áp dụng theo hệ thống TKKT doanh nghiệp bán hàng theo quyết định 1141 TC- QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ tài chính có sửa đổi bổ sung theo thông tư số 89/2001/TT-BTC ngày 09/10/2001 của Bộ tài chính. Hình thức kế toán: Kế toán Công ty sử dụng hình thức Nhật ký chung. Về hệ thống sổ sách: Công ty sử dụng đầy đủ các loại sổ sách theo đúng chế độ kế toán hiện hành. Bao gồm: Sổ nhật ký chung Sổ cái tài khoản Sổ, thẻ chi tiết Công ty thực hiện kế toán bằng máy, cuối tháng theo phần mềm kế toán cài đặt, khi có lệnh, chương trình sẽ tự động chạy và cho phép kết xuất in ra các sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết phục vụ cho yêu cầu quản lý thông tin của doanh nghiệp. Trình tự ghi sổ kế toán của Công ty được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 3: Trình tự ghi sổ kế toán trong kế toán máy Chứng từ ban đầu Nhập dữ liệu vào máy tính Sổ kế toán tổng hợp Sổ kế toán chi tiết Các báo cáo kế toán Xử lý tự động theo chương trình phần mềm kế toán - Mỗi hàng hoá mỗi hàng hóa được đặt trên máy một mã riêng được gọi là mã hàng, chẳng hạn: Bánh đậu xanh Bảo Long có mã HH001 Bánh kem xốp Thái có mã HH002 Bánh trứng nướng có mã HH003 Bên cạnh mă hiệu là các thuộc tính mô tả khác như: Tên hàng hoá, đơn vị tính, tài khoản kho, tài khoản giá vốn, cách tính giá hàng tồn kho. Các thông tin này được sử dụng để tự động hoá khi nhập xuất các chứng từ, nhập xuất số liệu. Việc khai báo hàng hoá được thực hiện ngay từ khi chương trình được đưa vào sử dụng tại Công ty. Tuy nhiên trong quá trinh sử dụng, nếu có phát sinh thêm hàng hóa mới, phần mềm cũng cho phép kế toán có thể khai báo thêm. - Danh mục khác hàng: Được dùng để quản lý chung các khách hàng có quan hệ mua bán với Công ty, mỗi khách hàng được nhận diện bằng một mă hiệu được gọi là mã khách hàng. Bên cạnh mã hiệu, mỗi khách hàng còn được mô tả chi tiết thông qua các thuộc tính khác như tên khách hàng, địa chỉ mã số thuế. Việc khai báo danh mục khách hàng được thựcủa hiện khi bắt đầu đưa phần mềm vào hoạt động, tuy nhiên trong quá trình sử dụng, kế toán viên có thể khai báo thêm. Đối với khách hàng mua hàng của Công ty, kế toán tiến hành xây dựng hệ thống mã hóa theo phương pháp mã hoá kiểu ký tự như sau: Khách hàng là các đại lý mua đứt bán đoạn, các đại lý ký gửi mang mã hiệu là DL và thực hiện đánh số bắt đầu từ 001. Ví dụ: Cửa hàng 191 Hàng Bông có mã là: DL001 Cửa hàng B21 Nam Thành Công có mã là: DL002 -Hàng hóa của Công ty mua về đem nhập kho được theo dõi riêng trong một kho- Kho hàng hóa. Kho này có mã là: KHOCTY. Ngoài ra hàng hoá ký gửi tại các cửa hàng, siêu thị, trung tâm thương mại của Công ty được theo dõi riêng trong các kho- KHOCH. Mỗi cửa hàng, siêu thị, trung tâm thương mại mở riêng một kho. Chẳng hạn: Cửa hàng 191 Hàng Bông có mẵ kho là: KHOCH01 Cửa hàng B21 Nam Thành Công có mã kho là: KHOCH02 -Danh mục tài khoản: Việc xây dựng tài khoản kế toán của Công ty thương mại Hà nội được tuân theo hệ thống tài khoản do Bộ tài chính quy định, các tài khoản được mã hoá theo đúng số tài khoản. Khi khai báo hệ thống tài khoản, kế toán tiến hành nhập các thông tin về số hiệu tài khoản, tên tài khoản, loại tiền. Việc khai báo các danh mục trên sẽ giúp quá trình nhập liệu được nhanh chóng, đồng thời giúp máy kết xuất in ra các sổ kế toán tổng hợp, sổ chi tiết theo đúng yêu cầu của người sử dụng. - Công ty Thương mại Hà Nội là một công ty có lượng hàng hóa lưu thông lớn, đáp ứng nhu cầu thiết yếu đời sống dân cư. Phương thức bán hàng hiện nay của công ty như sau: + Phương thức bán hàng trực tiếp + Phương thức hàng gửi bán Phương thức bán hàng trực tiếp cho khách hàng: Theo phương thức này, hàng hoá được trao đổi trực tiếp đến người mua (xuất hàng hoá thẳng cho người mua). Công ty sẽ tiến hành lập hoá đơn GTGT và giao hàng. Hình thức thanh toán sẽ được thoả thuận với khách hàng, có thề trả bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, hay một số khách hàng có quan hệ lâu dài có thể thanh toán trả chậm. Phương thức bán hàng này được Công ty mở rộng và khách hàng cũng ngày càng ưa thích. Loại đối tượng thứ hai theo phương thức bán hàng trực tiếp này là các đại lý mua đứt bán đoạn:Thông qua hợp đồng đại lý, Công ty sẽ bán hàng theo yêu cầu của các đại lý. Các đại lý này đều không được hưởng hoa hồng đại lý mà chỉ được Công ty áp dụng giá bán buôn với hàng hoá xuất kho. Theo phương thức này, khi hàng hoá được giao cho khách hàng, Công ty không có quyền kiểm soát, Công ty thu được tiền hay được quyền thu tiền. Điều này chứng tỏ hàng đã xác định tiêu thụ và ghi nhận doanh thu bán hàng. Phương thức hàng gửi bán: Đối tượng mua hàng theo phương thức này là các cửa hàng, siêu thị, trung tâm thương mại. Khi xuất kho hàng gửi bán, công ty viết phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Trong trường hợp này, mặc dù hàng hoá đã được giao cho khách hàng nhưng nó vẫn thuộc quyền sở hữu, kiểm soát, quản lý của Công ty và Công ty chưa nhận được xác định doanh thu. Doanh thu chỉ được ghi nhận khi các cửa hàng, siêu thị, trung tâm thương mại bán được hàng, thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán với công ty. Lúc này, Công ty sẽ tiến hành lập hoá đơn GTGT và giá bán hàng hoá áp dụng đối với các cửa hàng, siêu thị, trung tâm thương mại. Ngoài hình thức bán hàng, Công ty cũng hết sức quan tâm tới các hình thức thanh toán sao cho thuận tiện. Khách hàng có thể thanh toán theo nhiều hình thức khác nhau như tiền mặt, qua ngân hàng, đặt tiền trước hay trả chập. Vì là một doanh nghiệp thương mại, các hình thức bán hàng, thanh toán ngoài việc trực tiếp ảnh hưởng tới hình thức tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp mà còn có tác động trực tiếp tới kết quả bán hàng của doanh nghiệp. 2.3. Kế toán doanh thu bán hàng trên máy vi tính ở Công ty Thương mại Hà Nội . 2.3.1. Nội dung doanh thu bán hàng: Doanh thu bán hàng của Công ty là tổng hợp lợi ích kinh doanh nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, toàn bộ số hàng hoá mà Công ty tiêu thụ thuộcủa đối tượng nộp thuế GTGT. Vì vậy, doanh thu bán hàng của Công ty là toàn bộ số tiền bán hàng hoá không bao gồm thuế GTGT. 2.3.2. Chứng từ: Để hạch toán các nghiệp vự phát sinh liên quan đến tình hình tiêu thụ và doanh thu bán hàng, kế toán sử dụng các chứng từ gốc sau: Hoá đơn GTGT Phiếu thu Giấy báo có Hoá đơn GTGT (Biểu 2.1) được sử dụng khi Công ty xuất bán hàng hoá trực tiếp cho khách hàng hoặc khi các cửa hàng, siêu thị, trung tâm thương mại thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. + Đối với hàng hoá xuất bán trực tiếp, khi có yêu cầu của khách hàng, phòng kinh doanh tiến hành lập hoá đơn GTGT. Hoá đơn được lập 03 liên: Liên 1 lưu tại cuống, liên 2 và liên 3 giao cho khách hàng để mang xuống kho lấy hàng. Sau khi nhận hàng, khách hàng giữ lại liên 2 còn liên 3 giao cho thủ Biểu 2.1 Hoá Đơn Mẫu số: 01 GTGT - 3LL Giá trị gia tăng AM/2006B Liên 3: Dùng để thanh toán 0092006 Đơn vị bán hàng: Công ty Thương Mại Hà Nội Địa chỉ: B21 Nam Thành Công Số tài khoản: Điện thoại: MS:0100106987-1 Họ và tên người mua hàng: Anh Thịnh Tên đơn vị : Công ty Quốc Thái Địa chỉ: Thanh Xuân - Hà Nội Số tài khoản: Hình thức thanh toán: TM MS:0101101068 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 Kẹo dâu mền Thùng 30 87560 2626800 2 Kẹo sôcôla Sữa Thùng 45 112500 5062500 3 Bánh kem Thái Thùng 22 247320 5441040 4 Cocacola Lon Két 17 90700 1541900 Cộng tiền hàng: 14672240 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT: 1467224 Tổng cộng tiền thanh toán: 16139464 Số tiền viết bằng chữ: Mười sáu triệu một trăm ba mươi chín ngàn bốn trăm sáu tư đồng Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký,đóng dấu, ghi rõ họ tên) kho để làm căn cứ ghi vào thẻ kho. Thủ kho ghi xong sẽ chuyển hoá đơn lên phòng kế toán để kế toán tổng hợp tiến hành nhập liệu cho hoá đơn này. + Đối với hàng hoá gửi bán, khi nhận được thông báo cửa hàng, siêu thị, trung tâm là hàng gửi bán đã tiêu thụ được. Phòng kinh doanh tiến hành lập hoá đơn GTGT. Hoá đơn lập thành 03 liên: Liên 1 lưu tại cuống, liên 2 giao cho khách hàng còn liên 3 được chuyển sang phòng kế toán để nhập liệu vào máy. Nhằm đáp ứng các chứng từ gốc vào máy, phầm mềm Fast đã thiết kế các loại chứng từ sau: Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho có mã HD Phiếu thu tiền mặt có mã PT Giấy báo có của ngân hàng có mã UNC Căn cứ để tiến hành nhập liệu cho Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho là hoá đơn GTGT, căn cứ để tiến hành nhập liệu cho Phiếu thu tiền mặt là Phiếu thu và căn cứ để nhập liệu cho Giâý báo có của ngân hàng là Giấy báo có. 2.3.3. Tài khoản sử dụng: Công ty thương mại Hà Nội sử dụng tài khoản 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ để phản ánh doanh thu bán hàng thực tế của Công ty trong một kỳ hoạt động kinh doanh. Tài khoản 511 chỉ được Công ty sử dụng với một tiểu khoản: Tài khoản 5111- Doanh thu bán hàng hoá. Theo phần mềm kế toán, đối với hình thức thanh toán tiền ngay, để tránh việc trùng khi cập nhật cho chứng từ Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho và phiếu thu tiền mặt, kế toán đều tiến hành hạch toán thông qua tài khoản 131. Do vậy, ngoài TK 5111, kế toán còn sử dụng tài khoản 131- Phải thu của khách hàng và TK 33311- Thuế GTGT dầu ra phải nộp dể phản ánh nghiệp vụ bán hàng phát sinh. 2.3.4 Quy trình nhập liệu: Căn cứ vào nội dung ghi trong Hoá đơn GTGT (Biểu 2.1), kế toán thực hiện nhập liệu hoá đơn vào máy theo quy trình sau: Tại phân hệ ‘ Kế toán bán hàng và công nợ phải thu’ , Kế toán chọn menu ‘ Cập nhập số liệu’. Trong menu ‘ cập nhật số liệu’, Kế toán kích chuột vào menu con’ Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho’. Chương trình sẽ lọc ra 5 hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho được nhập cuối cùng và hiện lên màn hình cập nhật chứng từ để biết được các chứng từ cuối cùng được nhập. Nhấn nút ESC để quay ra màn hình nhập chứng từ. Kích chuột vào nút Mới để bắt đầu nhập dữ liệu cho một hoá đơn mới. Tại nút mới, ấn phím ENTER để bắt đầu vào dữ liệu cho một hoá đơn mới. Trong màn hình giao diện Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho (Biểu 2.2) kế toán cần tiến hành nhập các thông tin sau đây: Biểu 2.2: - Mã khách : Đối với khách hàng thường xuyên, mă hoá đã được khai báo trong danh mục khách hàng. Do vậy, kế toán chỉ cần lựa chọn mã khách hàng trong danh mục khách hàng. Đối với khách hàng lần đầu tiên đến mua hàng của Công ty, chưa có mã khách hàng trong danh mục khách hàng, kế toán phải khai báo thêm bằng cách ấn phím F4 trong danh mục khách hàng. Người mua hàng: Kế toán cần nhập tên của người đến mua hàng Diễn giải: Nhập nội dung nghiệp vụ bán hàng. Mã nhập xuất ( Tài khoản nợ): Kế toán nhập số liệu tài khoản nợ TK131. Theo phần mềm kế toán, cho dù khách hàng thanh toán ngay hày thanh toán chậm, để tránh trùng chứng từ, kế toán đều hạch toán voà tài khoản 131 Số hoá đơn: Việc nhập số hoá đơn được tiến hành khi nhập hoá đơn đầu tiên khi đưa phần mềm vào sử dụng Số SERI: nhập số seri được in trong hoá đơn GTGT Ngày thanh toán, ngày lập hoá đơn: Căn cứ vào ngày lập hoá đơn GTGT và ngày nhập liệu vào máy cho hoá đơn đó, kế toán phản ánh vào giao diện hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho. Tại Công ty Thương mại Hà Nội, khi nhận được hoá đơn GTGT, kế toán tiến hành nhập liệu ngay vào máy. Do vậy, ngày hạch toán và ngày lập hoá đơn trùng nhau. Mã hàng: Căn cứ vào tên hàng hoá xuất bán ghi trong hoá đơn GTGT, kế toán nhập mã hoá cho từng mặt hàng. Mã hàng này được phản ánh trong danh mục vật tư – sản phẩm. Mã kho: Đối với hàng hoá xuất bán trực tiếp, kế toán nhập mã kho là KHOCTY còn đối với hàng hoá gửi bán, xuất bán thì kế toán sẽ phản ánh mã kho của cửa hàng, trung tâm Thương mại siêu thị. Số lượng: Nhập số lư._.