Kế toán bán hàng tại công ty Nông Thổ Sản II

h động sáng tạo, luôn chú trọng đến hoạt động kinh doanh và đặc biệt phải thật nhay bén trong nền kinh tế thị trường hiện nay. Bán hàng là một khâu quan trọng trong quá trình lưu chuyển hàng hoá, quyết định đến sự tồn tại và phát triển của các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp thương mại. Vì vậy, tìm kiếm và nghiên cứu thị trường, đưa ra những chiến lược kinh doanh như thế nào để chi phí bán hàng thấp mà doanh thu lại cao là một vấn đề khó khăn. Để làm được điều đó, các doanh nghiệp cần chú trọng đến công tác kế toán vì công tác kế toán không chỉ cung cấp thông tin cho nhà quản lý về tình hình hoạt động kinh doanh mà còn đưa ra nhũng thuận lợi khó khăn, những phương hướng giải quyết cho phù hợp. Chính những lý do trên mà kế toán bán hàng là một trong nhứng bộ phận khá quan trọng trong quá trình kinh doanh thương mại. Qua hai tháng thực tập tại công ty Nông Thổ Sản II, có sự kết hợp giữa kiến thức đã học và thực tế, em đã thấy rõ được sự cần thiết của kế toán bán hàng. Vì mức độ hiểu biết và thời gian còn hạn chế nên trong cách trình bày và đánh giá của mình con có những sai sót và những nhận xét mang tính lý thuyết. Em rất mong sự thông cảm và đóng góp ý kiến của quý thầy cô và các cô chú anh chị trong toàn thể công ty để bài báo cáo thực tập của em được hoàn chỉnh hơn. CHƯƠNG I GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT VỀ CÔNG TY NÔNG THỔ SẢN II Tên gọi : Công Ty Nông Thổ Sản Tên giao dịch đối ngoại : Agricultural Products Company Tên viết tắt : AGRIMEX Trụ sở chính : 173 Hai Bà Trưng –P6-Q3 Tp.HCM Điện thoại : 8230073-8291353- 8291349-8225149 Fax: 848291353 Mã số thuế : 0300607067 Loại hình doanh nghiệp : Doanh Nghiệp nhà nước Hình thức hoạt động : Kinh doanh thương mại Lĩnh vực hoạt động : Nông sản, lương thực, thực phẩm và hàng công nghiệp tiêu dùng LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY Trong những năm trước ở trong cả nước có nhiều Doanh Nghiệp Nhà Nuớc trực thuộc BoÄ Thương Mại hoạt động trong lĩnh vực nông sản, lương thực thực phẩm và hàng công nghiệp tiêu dùng nhưng thực tế hoạt động vẫn chưa có hiệu quả. Đó cũng chính là thực trạng chung của các Doanh Nghiệp Nhà Nước trước đây.Quy mô và chất lượng phát triển chưa tương xứng với yêu cầu phát triển,cũng như chưa tương xứng với nguồn lực bỏ ra. Sức cạnh tranh thấp trên thị trường trong nước và thị trường ngoài nước.Vì thế, công việc sắp xếp và đổi mới quản lý ở doanh nghiệp nhà nước là một vấn đề bức bách mà Chính Phủ cần chỉ đạo thực hiện. Căn cứ Nghị định 95/CP ngày 4 tháng 12 năm 1993 của Chính Phủ quy định chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Bộ Thương Mại; căn cứ vào văn bản số 7131/DM/DN ngày 21 tháng 12 năm 1994 của văn phòng Chính Phủ thông báo :quyết định của Thủ Tướng Chính phủ đồng ý sắp xếp lại các Tổng Công ty và công ty thuộc Bộ Thương Mại theo phương án đã trình ; xét đề nghị của vụ trưởng Vụ Tổ Chức cán bộ và Tổng giám đốc công ty Nông Thổ Sản, ngày 10 thảng năm 1995 .Bộ trưởng Bộ Thương Mại đã ra quyết định số 151/TM/TCCB về việc hợp nhất tổ chức bộ máy văn phòng của tổng công ty Nông Thổ Sản, công ty Nông Thổ Sản II, công ty chế biến kinh doanh Nông Thổ Sản (thuộc tổng công ty Nông Thổ Sản ) thành công ty nông thổ sản II trực thuộc Bộ Thương Mại, gọi tắt là AGRIMEX. Ngày đầu thành lập, công ty đặt trụ sở tại 59 Lý Tự Trọng,Q1, TpHCM. Đến tháng 9 năm 1998,công ty đã dời về trụ sở mới tại 173 Hai Bà Trưng –P6 –Q3 Tp.HCM CHỨC NĂNG,NHIỆM VỤ CỦA CÔNG TY Chức năng : Kinh doanh các mặt hàng nông sản, lương thực thực phẩm (đậu các loại, cà phê, hạt tiêu, hạt điều, ngô, khoai,sắn….), hàng công nghiệp tiêu dùng, phân bón ….phục vụ sản xuất nông nghiệp. Tổ chức gia công, chế biến, sản xuất các mặt hàng nông sản, lương thực thực phẩm tạo ra hàng hoá phục vụ nhu cầu trong nước và xuất khẩu. Kinh doanh lâm hải sản và hàng công nghiệp tiêu dùng. Xuất nhập khẩu trực tiếp hoặc xuất nhập khẩu uỷ thác . Tổ chức dịch vụ vận tải hàng hoá,dịch vụ cho thuê mặt bằng, đại lý mua bán, môi giới tiêu thụ hàng hoá cho các tổ chức kinh tế theo đúng quy định của pháp luật. Nhiệm vụ : -Nghiên cứu, xây dựng và tổ chức thực hịên kế hoạch kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty để không ngừng củng cố và phát triển quy mô cũng như chất lượng phát triển. Tạo điều kiện cho công ty hoạt động phù hợp với chức năng và nhiệm vụ kinh doanh của mình. -Sử dụng một cách hợp lý và đạt hiệu quả các nguồn vốn đồng thời tổ chức huy động các nguồn vốn sao cho đủ để dự trữ tài sản lưu động đáp ứng nhu cầu hoạt động kinh doanh và tiết kiệm vốn. -Giao dịch quan hệ, ký kết hợp đồng kinh tế với các khách hàng thuộc mọi thành phần kinh tế trong và ngoài nước, thực hiện việc trao đổi, mua bán, gia công, chế biến. - Tổ chức mạng lưới kinh doanh thích ứng với tình hình thực tế trong từng thời điểm kinh doanh, đáp ứng kịp thơi nhu cầu của khách hàng. -Liên kết, liên doanh, hợp tác, đầu tư khai thác nguồn tài sản,vật tư,nguyên liệu, hàng hoá và sức lao động có sẵn một cách tốt nhất góp phần đáp ứng nhu cầu tiêu dùng trong nước và xuất khẩu. -Chấp hành nghĩa vụ đối với Ngân sách nhà nước và các qui định của pháp luật. -Quản lý đội ngũ cán bộ công nhân viên theo đúng qui định, theo chế độ, chính sách của nhà nước và sự phân cấp của Bộ Thương Mại, chăm lo đời sống vật chất tinh thần cho cán bộ công nhân viên. III.TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG CÔNG TY Trong những ngày đầu thành lập văn phòng của công ty Nông Thổ Sản gặp rất nhiều khó khăn vì công ty được hợp nhất từ 3 công ty đang trong tình trạng thua lỗ kéo dài, không có khả năng thanh toán công nợ.Sau hơn bảy năm nỗ lực hoạt động, tuy còn nhiều khó khăn về vấn đề tài chính nhưng công ty đã khôi phục được hoạt động kinh doanh của mình, phương thức kinh doanh ngày càng phong phú ( mua hàng, bán hàng, xuất nhập khẩu, nhận uỷ thác xuất nhập khẩu cho các công ty trong và ngoài nước, các dịch vụ cho thuê kho bãi, liên doanh liên kết….)và ngày càng đạt hiệu quả cao hơn trước, từng bước tạo chỗ đứng trên thương trường, hoàn thành những nhiệm vụ của Bộ Thương MaÏi giao phó. Để có thể hiểu rõ hơn về tình hình hoạt động của công ty trong những năm vừa qua,vui lòng xem bài thực tập tốt nghiệp về công ty Nông Thổ Sản II được trình bày trong báo cáo này. TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY Cơ cấu tổ chức mạng lưới kinh doanh của công ty: Công ty có 1 văn phòng chính và 9 đơn vị trực thuộc. Những đơn vị trực thuộc này là những tổ chức doanh nghiệp nhà nước trực thuộc công ty, thực hiện chế độ hạch toán kinh tế đầy đủ trong tổng thể hạch toán của công ty Nông Thổ Sản II. Các đơn vị trực thuộc có tư cách pháp nhân, có tài khoản tại ngân hàng và được sử dụng con dấu theo thể thức qui định, hoạt động theo luật pháp nước cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam và có các trạm, cửa hàng, tổ chức công tác đại diện đóng trên địa bàn cả nước. Tài sản của các đơn vị trực thuộc gồm vốn cố định và vốn lưu động được công ty giao định mức và theo qui chế quản lý vốn của công ty quy định, được phản ánh đầy đủ trong Bảng Cân Đối Kế Toán của từng đơn vị hàng năm theo đúng pháp luật và theo cách hạch toán của công ty. Lợi nhuận thuộc quyền sở hữu của từng đơn vị là phần còn lại của tổng doanh thu trừ chi phí(trong đó có cả tiền lương và các khoản phụ cấp) và các khoản thuế theo qui định của Nhà Nước, các khoản nộp nghĩa vụ cấp trên … Các đơn vị trực thuộc thực hiện đầy đủ các biện pháp quản lý vốn trong kinh doanh Thông qua hệ thống biểu mẫu,sổ sách và công tác tổ chức hạch toán kế toán định ky ø(tháng, quí, năm) trong toàn đơn vị. Hệ thống biểu mẫu và sổ sách hạch toán kế toán, phân phối lợi nhuận thực hiện đúng theo qui định của nhà nước. Việc phân tích hoạt động kinh tế tài chính của các đơn vị trực thuộc được tiến hành theo đúng qui chế hiện hành của nhà nước mỗi năm 2 lần. Các đơn vị trực thuộc và văn phòng công ty Văn phòng công ty 173 Hai Bà Trưng, Q3,TPHCM Công ty chế biến kinh doanh nông sản 372Hồ Văn Huê,Q Phú Nhuận.HCM Công ty dịch vụ và KD nông sản 291 Bến Bình Đông,Q8,TPHCM Công ty vận tải và KD tổng hợp 316/4 Quốc Lộ 1A, Thủ Đức,TpHCM Chi nhánh công ty Nông Thổ Sản II 100 Lò Đúc, Q Hai Bà Trưng, Hà Nội Chi nhánh công ty Nông Thổ Sản II Tại Gia lai Chi nhánh KD Nông Thổ Sản I 135B Trần Hưng Đạo, tp Cần Thơ Chi nhánh KD Nông Thổ Sản II 2BàTriệu,TpBuônMêThuột,Đắclắc Trạm KD và DV giao nhận vận tải 92 Tôn Thất Thuyết,P16,Q4 Trạm KD nông sản tổng hợp Tại Qui Nhơn Nhìn chung, gần đây mạng lưới kinh doanh của công ty tương đối phát triển và mở rộng khắp mọi nơi trong cả nước nên hiệu quả kinh doanh ngày càng cao. Cụ thể là trong năm 2002và 2003. 1.2,Bộ máy quản lý của công ty tại văn phòng: Văn phòng công ty ngoài nhiệm vụ điều hành quản lý nhân sự, vốn … đối với đơn vị trực thuộc còn có nhiệmvụ hoạt động kinh doanh như các đơn vị trực thuộc khác. Đứng đầu công ty và chịu trách nhiệm trước Bộ Thương Mại và nhà nước về mọi mặt hoạt động của công ty là giám đốc do Bộ trưởng Bộ Thương Mại bổ nhiệm, giúp việc cho giám đốc có 1 phó Giám Đốc, bên dưới là các phòng ban trực thuộc công ty. 1.2.1 Sơ đồ tổ chức của công ty SƠ ĐỒ BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC PHÒNG NHÂN SỰ PHÒNG KINH DOANH PHÒNG KẾ TOÁN PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÁNH 1.2.2.Chức năng và nhiệm vụ của cơ cấu tổ chức -Giám đốc:là người có quyền hành và quyết định cao nhất, chịu trách nhiệm lãnh đạo toàn công ty trước Bộ Thương Mại về tất cả mọi mặt theo đúng qui định chính sách pháp luật của nhà nước, tập thể công ty và tập thể sản xuất kinh doanh. -Phó giám đốc :là người được uỷ quyền giải quyết các công việc khi giám đốc đi vắng và điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, là người trợ lý cho giám đốc khi giám đốc đề ra các kế hoạch. -Phòng tổ chức hành chánh: là phòng giải quyết mọi vấn đề về thủ tục giấy tờ, tổ chức hành chánh, theo dõi các chính sách về nhân sự, lao động, các khoản lương. Xây dựng qui chế hoạt động của công ty và đơn vị trực thuộc. Theo dõi và quản lý các hợp đồng kinh tế, công văn. Thực hiện công tác tuyển dụng, xem xét khả năng làm việc của cán bộ, công nhân viên để khen thưởng và có kế hoạch đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn. -Phòng kinh doanh: là phòng chuyên về nghiên cứu, đề xuất giúp việc cho giám đốc về những hoạch định sản xuất kinh doanh từng thời kỳ (ngắn hạn và dài hạn), là nơi thực hiện trực tiếp các kế hoạch đã đề xuất ra. -Phòng kế toán :có nhiệm vụ bảo vệ tài sản của doanh nghiệp, phản ánh và giám đốc tình hình thực hiện kế hoạch tài chính của doanh nghiệp,tình hình chấp hành chính sách ,chế độ kinh tế tài chính của nhà nước phát hiện ra những khả năng tiềm tàng của doanh nghiệp, cùng với phòng kinh doanh tạo ra các phương án kinh doanh, lập các hợp đồng kinh doanh. V. THUẬN LỢI –KHÓ KHĂN VÀ PHƯƠNG HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY : 1.Thuận lợi: 1.1 Địa điểm: -Vị trí văn phòng công ty nằm trại trung tâm TPHCM-là một trong những thành phố lớn nhất nước, là trung tâm văn hoá, đầu mối giao thông, kinh tế quan trọng, thuận tiện cho việc giao dịch, kinh doanh xuất nhập khẩu. -Là đầu mối giao thông nên tiện lợi cho vận chuyển hàng hoá bằng các con đường: hàng không, đường thuỷ, đường bộ… -Có các trạm, chi nhánh, đơn vị trực thuộc…phân bổ tàon quốc và ở những vị trí thuận lợi cho việc thu mua, vận chuyển, chế biến các mặt hàng sản xuất kinh doanh. 1.2 Tài chính: Tình hình tài chính của công ty luôn được ổn định và đảm bảo vì được sự hỗ trợ tích cực và kịp thời của Bộ, các ban ngành, tổ chức có liên quan đảm bảo vốn cho đầu tư phát triển sản xuất,thu mua và xuất nhập khẩu, giao dịch với nhiều ngân hàng chuyên doanh lớn, được sự trợ giúp,tư vấn trong các nghiệp vụ cũng như được ưu đãi trong hạn mức vay. Do đó, nguồn vốn kinh doanh luôn được cung ứng kịp thời và cân đối theo từng thời điểm tạo điều kiện thuận lợi cho công ty trong việc chủ động kinh doanh xuất nhập khẩu. 1.3 Ngành nghề kinh doanh Công ty được hình thành trên nền tảng của 3 tổng công ty :Nông Thổ Sản, công ty Nông Thổ Sản II, công ty chế biến kinh doanh Nông Thổ Sản. Được thành lập trên nền tảng có thâm niên là ngành nông sản. Vì vậy công ty đã quen thuộc với cách làm hàng nông sản và cũng hiểu rõ về tính chất của các mặt hàng nông sản. Ngoài ra mạng lưới kinh doanh của công ty tập trung trên cả nước & thường tập trung tại các vùng trọng điểm có các mặt hàng nông sản : +Ở miền Tây : chủ yếu là các mặt hàng lúa, gạo lương thực. + Ở miền Trung : các mặt hàng là cafê, tiêu… 2. Khó khăn 2.1,Về tài chính: Công ty Nông Thổ Sản II được hình thành từ năm 1995 do sự sát nhập từ 3 đơn vị.Cơ chế chuyển đổi loại hình doanh nghiệp lúc bấy giờ chưa rõ ràng nên trong quá trình tiến hành thì bàn giao nguyên trạng, không qua xử lý tài chính. Chính vì lý do đó nên khi công ty mới hoạt động thì gặp vô số khó khăn về tài chính. Các khoản công nợ khó thu khá lớn(thừa hưởng của các đơn vị cũ) , chưa xác định rõ ràng đối tượng phải thu và cho đến thời điểm hiện tại thì vẫn còn một khoản nợ khó thu còn tồn đọng. Toàn bộ vốn để kinh doanh, hoạt động gần như phải vay ngân hàng. Vì vậy mức lãi suất cũng ảnh hưởng lớn đến kết quả hoạt động kinh doanh là một tất yếu, công ty khó khắc phục được. 2.2 Về cơ sở vật chất: Công ty không thể tự chủ động trong việc thay đổi kết cấu của hệ thống cơ sở vật chất được vì chịu ảnh hưởng từ thời bao cấp để lại. Trong nền kinh tế thị trường thời mở cửa, mạng lưới hệ thống các kho, trạm không còn phù hợp với điều kiện kinh doanh mới đòi hỏi phải có sự điều chỉnh, thay đổi cho hợp lý. 2.3 .Về lao động : Là doanh nghiệp nhà nước, thừa hưởng toàn bộ lao động từ thời bao cấp, chủ yếu vẫn là bộ đội chuyển ngành, chiếm đến 60% trong tổng số lao động toàn công ty.Chính vì thế nên lực lượng lao động này khó có khả năng theo kịp với đà phát triển của cơ chế thị trường. Yêu cầu đặt ra là phải đào tạo lại lao động, phân công lao động cho hợp lý hơn. 3.Phương hướng phát triển: Trong hướng phát triển chung của nền kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa có sự quản lý của nhà nước, các ngành thương mại dịch vụ chiếm một tỉ trong cao trong tổng số GDP của toàn TP. Doanh nghiệp giữ vai trò quan trọng trong thị trường gia công chế biến cũng như kinh doanh xuất nhập khẩu các loại hàng hoá thiêt yếu như: nông sản, lương thực, thực phẩm, phân bón… Mục tiêu của doanh nghiệp là duy trì, ổn định kinh doanh,đảm bảo tốc độ tăng trưởng, mở rộng qui mô hoạt động kinh doanh trong và ngoài nước, đảm bảo việc làm tạo điều kiện cho người lao động. Với thực tế doanh nghiệp hiện tại là một doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Bộ Thương Mại, vì thế luôn gặp phải một số khó khăn nhất định trong quá trình hoạt động và quản lý cũng như lúc khó khăn từ khi sát nhập doanh nghiệp để lại.Để khắc phục những vấn đề khách quan này và tạo điều kiện cho doanh nghiệp có thể chủ động hơn nữa trong công việc kinh doanh của mình, tăng thu nhập cho người lao động, tạo được sức cạnh tranh mạnh mẽ trên thị trường, xu thế chung của các doanh nghiệp nhà nước là chuyển đổi thành công ty cổ phần. Điều này giúp cho doanh nghiệp có thể chủ động hơn nữa trong việc huy động vốn, tổ chức hoạt động kinh doanh. Dưới hình thức công ty cổ phần, người lao động cũng là chủ doanh nghiệp vì thế họ sẽ luôn nỗ lực hết mình vì sự phát triển của công ty. Đây là một trong những ưu điểm nổi trội của loại hình này. Hiện nay, công ty đang xúc tiến việc xác định giá trị doanh nghiệp là chức năng và nhiệm vụ của cơ cấu tổ chức trong công ty của từng bộ phận. Để từ đó có một sự phân công rõ ràng, chính xác hơn, mang lại hiệu quả cao trong công việc. CHƯƠNG II: TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY NÔNG THỔ SẢN II Tổ Chức công tác kế toán tại công ty nông thổ sản II Tổ chức bộ máy kế toán Mô hình tổ chức bộ máy kế toán : Công ty áp dụng hình thức tổ chức kế toán phân tán.Các đơn vị trực thuộc tổ chức hạch toán độc lập, tuy nhiên chưa có tư cách pháp nhân nên mọi giao dịch pháp lý nói chung phải thông qua văn phòng công ty.Các báo cáo quyết tóan của các đơn vị sẽ được tổng hợp lại tại trụ sở chính, văn phòng giao dịch của công ty Nông Thổ sản II. Sau đây là mô hình tổ chức tại tổng công ty Nông thổ sản II: K Ế TOÁN TR Ư ỞNG B Ộ PH ẬN KI ỂM TRA K Ế TOÁN K Ế TOÁN T ỔNG H ỢP K Ế TOÁN T AI V ĂN PH ÒNG PHÒNG KẾ TOÁN C ỦA C ÁC Đ ƠN V Ị TR ỰC THU ỘC K Ế TOÁN V ỐN B ẰNG TI ỀN K Ế TOÁN T ỔNG H ỢP K Ế TOÁN THU Ế K Ế TOÁN THANH TOÁN Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại văn phòng công ty : Kế toán trưởng Phó phòng kế toán KT Tổng Hợp KT Mua hàng KT nợ phải trả KT bán hàng KT nợ thu KT Tiền mặt KT Tiền gởivà KT thuế Thủ Quỹ 1.3. Nhiệm vụ và chức năng của từng thành viên trong bộ máy kế toán tại văn phòng công ty nông thổ sản II: Kế toán trưởng: là người giúp Giám Đốc công ty chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán, thống kê,thông tin kinh tế và hạch toán theo cơ chế quản lý mới đồng thời làm nhiệm vụ kiểm soát viên tài chính của nhà nước tại công tác. Chịu trách nhiệm trước Bộ về hoạt động kinh doanh, các chính sách của tổng công ty và văn phòng công ty. Sau đó phân tích kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, từ đó đề ra phương hướng giải quyết các khó khăn và phát huy tiềm lực của công ty. Phó phòng kế toán :là người kiêm kế toán tổng hợp(trong văn phòng), là trợ lý giúp kế toán trưởng giải quyết công việc khi kế toán trưởng đi vắng. Chịu trách nhiệm về mọi hoạt động tài chính của khối văn phòng. Kế toán tổng hợp: là người hạch toán tổng hợp cho toàn bộ công ty( gồm 9 đơn vị trực thuộc), tổng hợp các báo cáo tài chính của các đơn vị gửi về khối văn phòng để hằng quí quyết toán trình kế toán trưởng. Kế toán công nợ mua: là người kiêm cả về giá vốn , căn cứ chứng từ để hạch toán các khoản mua vào và đối chiếu với bên bán Kế toán công nợ bán :là người kiêm cả về doanh thu, căn cứ chứng từ để hạch toán các khoản bán ra và đối chiếu với bên mua. Kế toán tiền mặt:là người tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu việc thu chi tiền mặt, tạm ứng, chi lương, BHXH và các khoản phụ cấp, trợ cấp. Kế toán tiền gởi ngân hàng :là người theo dõi tài khoản của công ty ở ngân hàng, đi giao dịch các chừng từ ngân hàng và người kiêm cả về phần thuế , so sánh thuế đầu ra đầu vào, tình hình nộp thuế và điều chỉnh. Thủ quỹ: là người quản lý tiền mặt, ngân phiếu tại công ty, khi có yêu cầu của cấp trên thủ quỹ mới có quyền thu chi. Sau mỗi ngày phải kiểm tra quỹ, số liệu phải khớp với báo cáo quỹ. 2.Hình thức tổ chức bộ máy kế toán 2.1,Sổ sách kế toán: Do công ty áp dụng hình thức Nhật ký chung trên máy vi tính nên sổ sách kế toán sử dụng bao gồm : -Bộ sổ nhật ký chung -Sổ cái tổng hợp -Các loại sổ chi tiết -Các loại sổ tổng hợp:sổ cái tài khoản -Bảng cân đối Xuất –Nhập –Tồn nguyên vật liệu -Báo cáo tài chính:bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, thuyết minh báo cáo tài chính, báo cáo thuế… Theo hình thức Nhật ký chung, công tác kế toán được thực hiện theo sơ đồ sau: 2.2 Hình thức luân chuyển chứng từ : Bảng cân đối phát sinh Báo cáo tài chính Chi tiết tiểu khoản Nhật ký chung Sổ kế toán chi tiết Bảng kê tài khoản Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ gốc Nhập đầu kỳ Trích cuối kỳ Đối chiếu 2.3 Quá trình luân chuyển chứng từ : Công ty sử dụng phần mềm máy tính .Chính vì vậy hình thức sổ sách của công ty được hạch toán theo phầm mềm trên máy tính. Khi có chứng từ tới phòng kế toán, nhân viên kế toán phải kiểm tra kỹ lưỡng tất cả mọi chứng từ đã nhận hoặc đã lập. Sau khi kiểm tra, xác minh là đúng thì mới dùng những chứng từ đó tiến hành nhập vào máy dựa trên các chứng từ gốc. Sau đó máy sẽ tự động in ra các sổ chi tiết, sổ cái tổng hợp có liên quan và tự động kết chuyển vào cuối kỳ. Đến cuối kỳ kế toán viên dựa trên các sổ chi tiết đó để lập ra các BCTC và tờ khai quyết toán thuế cho từng kỳ. 2.3.1 Trình tự luân chuyển chứng tư kế toán bao gồm các bước sau: 1.Lập ra chứng từ kế toán và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính vào chứng từ 2.Kiểm tra xem xét chứng từ và xem xét các nghiệp vụ 3.Căn cứ vào chứng từ để ghi sổ kế toán 4.Bảo quản lưu trữ chứng từ kế toán 2.3.2 Đặc điểm hệ thống thông tin trong điều kiện tin học hoá: -Căn cứ vào chứng từ gốc để nhập liệu -Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ, sau đó định khoản -Nhập liệu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên cơ sở chứng từ gốc. -Máy sẽ tự động chuyển số liệu trang sổ cái theo từng tài khoản phù hợp và phản ánh vào sổ chi tiết kế toán tài khoản. -Kế toán tổng hợp sẽ ra lệnh cho máy lập bảng cân đối số phát sinh, sau đó in ra sổ cái, sổ chi tiết tài khoản rồi vào BCTC 2.3.4 Chính sách kế toán: -Các nghiệp vụ kế toán phát sinh sẽ được ghi chép bằng những con số cụ thể -Công ty Nông Thổ Sản II đã thống nhất sử dụng đơn vị tiền là đồng Việt Nam -Việc hạch toán ngoại tệ theo tỉ giá thực tế do ngân hàng nhà nước công bố -Kỳ hạch toán trong công ty được tính theo quý(3 tháng) -Phòng nghiệp vụ lập BCTC xem xét tình hình hoạt động của công ty để lập kế hoạch cho kỳ sau. 2.3.5 Phương pháp kế toán: Kế toán hàng tồn kho: sử dụng phương pháp hạch toán kê khai thường xuyên, đánh giá hàng tồn kho theo giá thực tế. Phương pháp tính thuế GTGT:theo phương pháp khấu trừ Phương pháp tính giá hàng xuất kho :theo phương pháp đích danh(vì hàng công ty là hàng mua bán thẳng thường không qua kho. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho:Kê khai thường xuyên. 2.3.6 Kế toán TSCĐ: -Nguyên tắc đánh giá TSCĐ: Giá trị TSCĐ= Nguyên Giá –Hao mòn luỹ kế -Khấu hao theo phương pháp đường thẳng, trích khấu hao theo phương pháp tròn tháng theo quyết định số1062 TC/QĐ/CSTC ngày 14/11 với quyết định của Bộ Tài Chính. 2.3.7 Phương pháp chuyển đổi ngoại tệ: -Ngoại tệ trong BCTC được lập trên cơ sở giá gốc. -Đơn vị tiền tệ chung:Việt Nam đồng -Tỉ giá ngoại tệ do ngân hàng nhà nước Việt Nam công bố. -Xử lý chênh lệch tỷ giá: điều chỉnh số dư ngoại tệ cuối kỳ theo hướng dẫn của Bộ 3, Hệ thống Tài khoản sử dụng tại công ty: Số TK Tên tài khoản Số TK Tên tài khoản 1 LOẠI I:Tài Sản Lưu Động 3 Loại III:Nợ Phải Trả 111 Tiền mặt 311 Vay ngắn hạn 112 Tiền gởi ngân hàng 315 Nợ dài hạn đến hạn trả 121 Đầu tư chứng khoán ngắn hạn 331 Phải trả cho người bán 128 Đầu tư ngắn hạn khác 333 Thuế ,các khoản phải nộp nhà nước 129 Dự phòng giảm giá đầu từ ngắn hạn 334 Phải trả công nhân viên 131 Phải thu khách hàng 335 Chi phí trả trước 133 Thuế Vat được khấu trừ 336 Phải trả nội bộ 136 Phải thu nội bộ 338 Phải trả phải nộp khác 138 Phải thu khác 341 Vay dài hạn 139 Dự phòng phải thu khó đòi 342 Nợ dài hạn 141 Tạm ứng 344 Nhận ký cược ký quỷ dài hạn 142 Chi phí trả trước 4 Loại IV:Nguồn Vốn Chủ Sở Hữu 142 Chi phí trả trước 411 Nguồn vốn kinh doanh 144 Cầm cố, ký cược, ký quỹ ngắn hạn 412 Chênh lệch đánh giá lại tài sản 151 Hàng mua đang đi đường 413 Chênh lệch tỷ giá 152 Nguyên vật liệu 414 Quỹ đầu tư phát triển 153 Công cụ, dụng cụ 415 Quỹ dự phòng tài chính 154 Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang 416 Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm 155 Thành phẩm 421 Lợi nhuận chưa phân phối 156 Hàng hoá 431 Quỹ khen thưởng phúc lợi 157 Hàng gửi bán 441 Nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản 159 Dự phòng giảm gia hàng tồn kho 451 Quỹ quản lý của cấp trên 2 Loại II:Tài Sản Cố Định 461 Nguồn kinh phí sự nghiệp 211 Tài sản cố định hữu hình 466 Nguồn kinh phíhình thành TSCĐ 212 Tài sản cố định thuê tài chính 5 Loại V:Doanh Thu 213 Tài sản cố định vô hình 511 Doanh thu bán hàng 214 Hao mòn tài sản cố định 512 Doanh thu nội bộ 221 Đầu tư chứng khoán dài hạn 515 Doanh thu hoạt động tài chính 222 Góp vốn liên doanh 521 Chiết khấu thương mại 228 Đầu tư dài hạn khác 531 Hàng bán bị trả lại 229 Dự phòng giảm giá đầu từ dài hạn 532 Giảm giá hàng bán 241 Xây dựng cơ bản dở dang 6 LOẠI VI:Chi Phí Sản Xuất Kinh Doanh 244 Ký cược, ký quỹ dài hạn 632 Giá vốn hàng bán 0 Loại O:Tài Khoản Ngoài Bảng 635 Chi phí tài chính 001 Tài sản thuê ngoài 641 Chi phí bán hàng 002 VT-HH nhận giữ hộ, nhận G.công 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp 003 Hàng hoa nhận bán hộ, ký gửi 7 Loại VII:Thu Nhập Khác 004 Nợ khó đòi đã xử lý 711 Thu nhập khác 007 Ngoại tệ các loại 8 Loại VIII:Chi Phí Khác 008 Hạn mức kinh phí 811 Chi phí khác 009 Nguồn vốn khấu hao cơ bản 9 Loại IX:Xác Định Kết Quả Kinh Doanh 000 Bút toán ghi đơn 911 Xác định kết quả kinh doanh 001 Bút toán ghi đơn CHƯƠNG III: KHÁI QUÁT VỀ TÌNH HÌNH TÀI CHÍNH CỦA CÔNG TY Để tiến hành sản xuất kinh doanh các DN cần có 1 số vốn bao gồm cả vốn cố định và vốn lưu động . Trong điều kiện hiện nay, đòi hỏi các DN phải chủ động về nhiều mặt như :SXKD, phải tự tổ chức huy động vốn ,TS. Biết cách đầu tư TSCĐ vào đâu , sử dụng như thế nào cho có hiệu quả, hạn chế tối đa các rủi ro về tài chính Thông qua BCTC tại VP công ty Nông Thổ Sản II năm 2003, chúng ta có thể hiểu được 1 phần nào đó tình hình hoạt động của công ty . Sau đây là bảng CĐKT và Bảng Kết Quả Hoạt Động Kinh Doanh, Tình hình tăng giảm TSCĐ: BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN NĂM 2003 TÀI SẢN MS Số đầu năm Số cuối năm 1 2 3 4 A. TÀI SẢN LƯU ĐỘNG&ĐẦU TƯ NH 100 55,653,750,776 66,737,266,056 (100=110+120+130+140+150+160) I.Tiền 110 43,640,146,583 294,665,562 1.Tiền mẵt tồn quỹ (kể cả Ngân phiếu) 111 39,879,712 32,084,650 2.Tiền gửi ngân hàng 112 4,600,266,871 2,914,570,970 3.Tiền đang chuyển 113 II.các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn 120 0 1.Đầu tư chứng khoán ngắn hạn 121 2.Đầu tư ngắn hạn khác 128 3. Dự phòng giảm giá đầu tư ngắn hạn (*) 129 III. Các khoản phải thu 130 49,027,225,170 58,504,091,233 1. Phải thu của khách hàng 131 13,040,087,188 1,535,350,799 2. Trả trước cho người bán 132 8,523,604,627 5,941,592,168 3.Thuế GTGT được kháu trừ 133 1,304,241,289 4,468,044,648 4.Phải thu nội bộ 134 17,709,528,214 21,730,199,056 - Vốn kinh doanh ở các đơn vị trực thuộc 135 - Phải thu nội bộ khác 136 5.Các khoản phải thu khác 138 9,110,791,042 11,010,747,364 6.Dự phòng các khoản phải thu khó đòi 139 -66,102,719 0 IV, Hàng tồn kho 140 1,320,599,100 4,424,602,013 1.Hàng mua đang đi trên đường 141 544,866,480 4,424,602,013 2, Công cụ dụng cụ trong kho 143 181,839,490 3. Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang 144 4, Thành phẩm tồn kho 145 5. Hàng hóa tồn kho 146 6. Hàng gửi đi bán 147 593,893,130 7. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho (*) 149 V. Tàisản lưu động khác 150 665,779,923 861,917,190 1. Tạm ứng 151 107,309,029 94,180,812 2. Chi phí trả trước 152 558,470,894 767,736,378 3. Chi phí chờ kết chuyển 153 4. Tài sản thiếu chờ xử lý 154 B. TÀI SẢN CỐ ĐINH & ĐẦU TƯ DH 200 13,981,625,901 20,389,796,111 (200=210+220+230+240) I. Tài sản cố định 210 1,091,358,406 2,709,474,616 1. Tài sản cố định hữu hình 211 1,091,358,406 2,709,474,616 - Nguyên giá 212 1,966,866,818 3,047,236,847 - Giá trị hao mòn lũy kế (*) 213 -875,508,412 -337,762,231 2. Tài sản cồ định thuê tài chính 214 0 0 - Nguyên giá 215 - Giá trị hao mòn lũy kế (*) 216 3. Tài sản cố định vô hình 217 0 0 - Nguyên giá 218 - Giá trị hao mòn lũy kế (*) 219 II, Các Khoản Đầu Tư Tài Chính 220 12,890,267,495 17,680,321,495 1, Đầu tư chứng khoán dài hạn 221 2. Góp vốn liên doanh 222 12,890,267,495 17,680,321,495 3. Đầu tư dài hạn khác 228 4. Dự phòng giảm día đầu tư dài hạn (*) 229 III. Chí Phí Xây Dựng Cơ Bản Dở Dang 230 IV, Các Khỏan Ký Quỹ, Ký Cược Dài Hạn 240 TỔNG CỘNG TÀI SẢN (250=100+200) 250 69,635,376,677 87,127,062,167 NGUỒN VỐN Số đầu năm Số cuối năm A, NỢ PHẢI TRẢ (300=310+320+330) 300 60,176,830,682 76,660,697,869 I. Nợ ngắn hạn 310 46,185,721,995 57,456,403,073 1.Vay ngắn hạn 311 38,202,912,800 49,952,494,357 2. Nợ dài hạn đến hạn trả 312 3. Phải trả cho ngừoi bán 313 577,994,908 1,403,112,636 4, Người mua trả tiền trước 314 2,839,593,496 1,363,533,574 5, Thuế & các khoản phải nộp Nhà nước 315 600,219,881 602,669,881 6. Phải trả công nhân viên 315 7. Phải trả cho các đơn vị nội bộ 317 23,010,088 125,264,346 8. Các khoản phải trả, phải nộp khác 318 3,941,990,822 4,009,328,279 II. Nợ dài hạn 320 13,991,108,687 19,204,294,796 1. Vay dài hạn 321 3,990,855,365 9,208,451,826 2. Nợ dài hạn 322 10,000,253,322 9,995,842,970 III. Nợ khác 330 0 0 1. Chi phí phải trả 331 2. Tài sản thừa chờ xử lý 332 3. Nhận ký quĩ, ký cược dài hạn 333 B. Nguồn vốn chủ sỡ hữu (400=410+420) 400 9,458,545,995 10,466,364,298 I. Nguồn vốn quỹ 410 9,579,758,968 10,465,931,235 1, Nguồn vốn kinh doanh 411 9,146,987,488 8,740,824,082 + Vốn cố định ngân sách 3,369,887,281 3,334,724,590 + Vốn cố định tự bổ sung 194,159,709 88,024,464 + Vốn lưu động ngân sách 3,821,544,943 3,856,707,634 + Vốn lưu động tự bổ sung 1,761,395,555 1,461,367,394 2. Chênh lệch đánh giá lại tài sản 412 3. Chênh lệch tỷ giá 413 4. Quỹ đầu tư phát triển 414 2,243,101 2,243,101 5. Quỹ dự phòng tài chính 415 1,722,864,052 6. Lợi nhuận chưa phân phối 416 430,528,379 Trong đó : Năm trước 430,528,379 1,722,864,052 Năm nay 7. Nguồn vốn đầu tư XDCB 417 -121,212,973 433,063 II. Nguồn kinh phí, quỹ khác 420 1. Quỹ dự phòng về trợ cầp mất việc lảm 421 2. Quỹ dự phòng về trợ cấp mất việc làm 422 433,063 433,063 3. Quỹ quản lý của cấp trên 423 -121,646,036 4. Nguồn khinh phí sự nghiệp 424 - Nguồn kinh phí sự nghiệp năm trước 425 - Nguồn kinh phí sự nghiệp năm nay 426 5. Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ 427 TỔNG CỘNG NGUỒN VỐN 430 69,635,376,677 87,127,062,167 BẢNG KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH ĐẾN QUÝ IV CHỈ TIÊU MS KỲ NÀY KỲ TRƯỚC lũy kế từ ĐN 1 2 3 4 5 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 01 114,446,314,135 64,898,132,514 248,696,022,829 Trong đó : Doanh thu hàng XK 02 19,749,656,342 11,805,518,602 63,108,204,440 Các khoản giảm trừ: (03=05+06+07) 03 - Chiết khấu thương mại 04 - Giảm giá hàng bán 05 - Giá trị hàng bị trả lại 06 - Thuế TTĐB, thuế XK, Thuế GTGT thép PPTT phải 07 1. Doanh thu thuần về bán hàng và c/c D._.V 10 114,446,314,135 64,898,132,514 248,696,022,829 2.Giá vốn hàng bán 11 112,853,840,383 64,324,259,719 244,162,155,081 3. Lợi nhuận gộp về bán hàng và c/c DV 20 1,592,473,752 573,872,795 4,533,867,748 4. Doanh thu hoạt động tài chính 21 1,641,749,986 52,988,721 2,702,515,059 5.Chi phí hoạt động tài chính 22 16,047,555,311 2,674,182,352 Trong đó : Lãi vay phải trả 23 1,481,562,996 0 2,550,990,037 6.Chi phí bán hàng 24 435,291,684 170,970,834 1,216,999,492 7.Chi phí quản lý doanh nghiệp 25 246,960,315 445,292,080 1,457,415,076 8.Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh 30 947,216,428 10,598,602 1,887,785,887 9.Thu nhập khác 31 654,789,095 366,331,400 1,021,120,495 10.Chi phí khác 32 792,960,296 35,952,499 1,186,042,330 11. Lợi nhuận khác 40 -138,171,201 6,806,411 -164,921,835 13. Tổng lợi nhuận trước thúế 50 809,045,227 17,405,013 1,722,864,052 14. . Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp 51 226,532,664 4,873,404 15. Lợi nhuận sau thuế 60 582,512,563 12,531,609 BẢNG TÌNH HÌNH TĂNG GIẢM TÀI SẢN Chỉ Tiêu Nhà Cửa Máy Móc Phương tiện v.t, tb td Dụng cụ QL Tscđ khác I. NGUYÊN GIÁ TSCĐ 1,990,758,476 984,458,793 72,019,578 0 1. Số dư đầu kỳ 1,919,854,190 713,404,748 111,974,618 50,657,337 2. Số tăng trong kỳ 207,619,048 377,082,364 8,379,760 0 - Mua sắm mới 377,082,364 8,379,760 - Xây dựng mới 207,619,048 3. Số giảm trong kỳ 136,714,762 106,028,319 48,334,800 50,657,337 - Thanh lý (Giải tỏa M) 136,714,762 106,028,319 48,334,800 50,657,337 - Nhượng bán TSCĐ chuyển sang CCLĐ 4. Số cuối kỳ 1,990,758,476 984,458,793 72,019,578 0 - Chưa sử dụng - Đã khấu hao hết - Chờ thanh lý II.Giá trị đã hao mòn 250,535,542 54,615,588 32,611,101 0 1. Đầu kỳ 256,948,176 135,802,654 78,242,186 40,029,959 2.Tăng trong kỳ 22,253,950 52,695,856 17,687,423 3,163,913 3. Giảm trong kỳ 28,666,584 133,882,922 27,943,662 43,193,872 4. Số cuối kỳ 250,535,542 54,615,588 32,611,101 0 III.Giá trị còn lại 1,740,222,934 929,843,205 39,408,477 0 1. Đầu kỳ 1,662,906,014 577,602,094 33,732,432 10,627,378 2. Số cuối kỳ 1,740,222,934 929,843,205 39,408,477 0 SỐ VÒNG QUAY CHỈ TIÊU NĂM 2003 NĂM 2002 Doanh thu thuần 114,446,314,135 45,630,457,598 Các khoản phải thu 58,504,091,233 49,027,185,811 Hàng tồn kho 4,424,602,013 1,320,599,100 Số vòng quay của các khoản phài thu 1.96 0.93 Số vòng quay của hàng tồn kho 25.87 34.55 Nhận xét Số vòng quay của các khoản phải thu năm 2003 là1.96 vòng/năm . Số vòng quay thấp, nhưng so với năm 2002 thì số vòng quay này có xu hướng ngày càng tăng. Ngoài ra nếu so sánh giữa năm 2003 & năm 2002 thì có 1 sự chênh lệch khá lớ vì DT nam 2003 là 114.446.314.135 đồng, các khoản phải thu là 58.504.091.233 đồng ,trong khi đó thì DT năm 2002 là 45,630,457,598 đồng, cac khoản phải thu la 49,027,185,811 đồngø Chứng tỏ hiệu quả sử dụng vốn kém do vốn bị chiếm dụng nhiều, nhưng công ty đã khắc phục tình trạng trên bằng nhiều cách làm khác nhau . Tuy nhiên đòi hỏi Cty cần phải khắc phục tình trạng trên và có cách đòi nợ tốt hơn. Ngoài ra do tính chất kinh doanh của công ty là mua ngay bán ngay (Tức là khi có hợp đồng mới đi mua hàng).Hàng tồán trong kho khá ít chủ yếu là bao bì và nếu so sánh giữa năm này & năm trước cũng có sự chênh lệch khá lớn . Qua đó chứng tỏ tuỳ thuộc vào điều kiện kinh doanh của từng năm mà công ty có cách, xu hướng đầu tư hàng hoá như thế nào là cho phù hợp.Nhưng số lượng hàng tồn trong kho khá ít (có lúc không có hàng và Nếu trong thòi kỳ khan hiếm hàng hoặc thời điểm hút hàng, Cty dễ dàng bỏ qua các cơ hội kinh doanh & các cơ hội khác vì không có hàng dự trữ. II TỶ SUẤT SINH LỜI Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2002 Chênh lệch 1. LN sau thuế 582,512,563 22,014,917.28 569,980,954 2. Doanh thu thuần 114,446,314,135 45,630,457,598 49,548,181,621 3.NVCSH 10,466,364,298 9,458,768,357 0 4.Tổng tài sản 87,127,062,167 69,635,598,995 0 5.TS LN/DT 0.51 0.048 0.462 6.Tỷ suất LNST/ TS 0.668 0.0316 0.636 7.Tỷ suất LN ST trên NVCSH 5.57 0.233 5.34 Nhận xét Khả năng sinh lời sau thuế quyết định hết sức quan trọng đến nguồn bổ sung vốn cho sản xuất kinh doanh, quyết định mức tăng trưởng của công ty, quyết định đến việc thành lập các quỹ cho người lao động. + Tỷ suất lợi nhuận trên doanha8 là 0,048%. Điều này có nghĩa cứ 100 đồng doanh thu thì chỉ có 0,048 đồng lợi nhuận sau thuế. Như vậy chứng tỏ chi phí của công ty còn quá cao làm cho lợi nhuận sau thuế thấp. Tuy nhiên, tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu năm 2003 có tăng 0,462% so với năm 2002ù . Nguyên nhân là do lợi nhuận sau thuế tăng nhiều hơn doanh thu thuần, giá vốn hàng bán có tăng, các chi phí cũng tăng nhưng mức tăng của DT năm 2003 cao. Công ty cần phải tăng cường hơn nữa chất lượng quản lý, xem xét, điều chỉnh giá và chi phí cho hợp lý để đạt hiệu quả kinh doanh cao hơn. + Tỷ suất lợi nhuận sau thuế trên tổng tài sản năm 2003 là 0.668%. Điều này có nghĩa cứ đầu tư 100 đồng tài sản thì thu được 0,668 đồng lợi nhuận sau thuế. So với năm 2002 đã tăng 0.636%. Như vậy chứng tỏ việc đầu tư tài sản của công ty để mở rộng qui mô sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả vì đã làm cho tỷ suất lợi nhuận trên tổng TS tăng nhanh, đạt hiệu quả kinh doanh cao. + Tỷ suất lợi nhuận trên vốn chủ sở hữu năm 2003 tăng 5.34% so với năm 2002, điều này chứng tỏ công ty hoạt động tương đối có hiệu quả, cứ 100 đồng vốn chủ sở hữu đầu tư vào hoạt động kinh doanh thì tạo ra được 5.57 đồng lợi nhuận sau thuế. Con số này cũng còn khá thấp, công ty cần chú ý đến chỉ tiêu này nhiều hơn nữa vì nếu khả năng sinh lời của vốn chủ sở hữu cao, công ty mới có thể tìm được nguồn vốn mới để tài trợ cho tăng trưởng. Ngược lại, nếu tỷ lệ này quá thấp, công ty sẽ gặp khó khăn trong việc thu hút vốn đầu tư. III, PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH TÀI SẢN CHỈ TIÊU ĐẦU NĂM CUỐI NĂM CHÊNH LỆCH Số tiền tỉ trọng Số tiền Tỉ trọng Số tiền Tỉ trọng I.TSLD&DTNH 55,653,750,776 79.92 66,737,266,056 76.60 11,083,515,280 19.92 1.Tiền 4,640,146,583 6.66 2,946,655,620 3.38 -1,693,490,963 -36.50 2.Các khoản phải thu 49,027,225,170 70.41 58,504,091,233 67.15 9,476,866,063 19.33 Phải thu của khách hàng 13,040,087,188 18.73 15,353,507,997 17.62 2,313,420,809 17.74 Trả trước cho người bán 8,523,604,627 12.24 5,941,592,168 6.82 -2,582,012,459 -30.29 Thuế GTGT được KT 1,304,241,289 1.87 4,468,044,648 5.13 3,163,803,359 242.58 Phải thu nội bộ 17,709,528,214 25.43 21,730,199,056 24.94 4,020,670,842 22.70 Phải thu khác 9,110,791,042 13.08 11,010,747,364 12.64 1,899,956,322 20.85 Các khoản dự phòng -661,027,190 -0.95 0 0.00 661,027,190 -100.00 3. Hàng tồn kho 1,320,599,100 1.90 4,424,602,013 5.08 3,104,002,913 235.05 4.Tài sản lưu động khác 665,779,923 0.96 861,917,190 0.99 196,137,267 29.46 II,TSCD&DTDH 13,981,625,901 20.08 20,389,796,111 23.40 6,408,170,210 45.83 1.Tài sản cố định 1,091,358,406 1.57 2,709,474,616 3.11 1,618,116,210 148.27 2.Góp vốn liên doanh 12,890,267,495 18.51 17,680,321,495 20.29 4,790,054,000 37.16 Cộng TS 69,635,376,677 100.00 87,127,062,167 100.00 17,491,685,490 25.12 Nhận xét Với nhiệm vụ chủ yếu của doanh nghiệp kinh doanh thương mại là nhằm mở rộng, giao lưu hàng hoá giữa trong và ngoài nước, phục vụ sản xuất và tiêu dùng. Do đó kế hoạch lưu chuyển hàng hoá là kế hoạch kinh tế chủ yếu trong quá trình kinh doanh của công ty và dựa trên cơ sở đó sẽ lập các kế hoạch kinh doanh khác.Để thực hiện tốt quá trình lưu chuyển hàng hoá, đơn vị cần phải có kế hoạch dữ trữ hàng hoá hợp lý, vì vậy vốn lưu động là một bộ phận quan trọng nhất, chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ số vốn kinh doanh. Mặt khác công ty cần có biện pháp tập trung phân phối vốn đáp ứng nhu cầu thu mua,sản xuất, tiêu dùng và xuất khẩu. Tài sản lưu động cuối năm là 87,127,062,167 đồng và tăng 17,491,685,490 đồng (ứng với 25,12%) so với đầu năm. Hai khoản chiếm tỷ trọng lớn nhất là các khoản phải thu &góp vốn liên doanh, ảnh hưởng nhiều đến tình hình tài chính của công ty : +Các khoản phải thu chiếm tỷ trọng lớn (cuối năm 67.15%),(đầu năm 70.41%).Trong đó chiếm tỷ trọng lớn nhất là các khoản phải thu nội bộ (cuối năm 24.94%), sau đó là các khoản phải thu khách hàng (cuối năm 17.62%)va øsau cùng là phải thu khác (cuối năm 12.64%). Phải thu khác chiếm tỷ trọng khá lớn trong tổng các khoản phải thu .Tuy các khoản phải thu có giảm 19.33% nhưng do chiếm tỷ trọng lớn.Chứng tỏ DN gặp rất nhiều khó khăn trong việc thu nợ của khách hàng, bị chiếm dụng 1 số vốn khá lớn. Theo bảng phân tích trên thì tại công ty nông thổ sản II vốn lưu động nằm ở các khoản phải thu, do đó công ty thường gặp khó khăn trong vấn đề thanh toán .Nếu xét theo nguồn đảm bảo vốn lưu động thì nguồn đảm bảo chính của công ty phần lớn là ở khoản nợ ngắn hạn.Đây là một khó khăn lớn của công ty vì nguồn vốn này là nguồn không đảm bảo và có thể làm giảm mức cạnh tranh của công ty trong thời kỳ cần vốn kinh doanh mà phải đi vay( mức lãi xuất ảnh hưởng đến lợi nhuận hoặc chậm trễ trong quá trình vay vốn, các hợp đồng kinh tế bị các đối thủ cạnh tranh ký mất. Theo bảng phân tích trên ta thấy, các khoản phải thu tăng 19.33% ứng với 9.476.866.063 đồng. Tuy có sự tăng ở khoản phải thu này nhưng đây lại là một dấu hiệu tốt của công ty. Vì theo tính chất của việc kinh doanh mua bán nông sản, các mặt hàng nông thổ sản có sự biến động giá từng ngày, từng giờ –đặc biệt là trong thời điểm hanøg khan hiếm, trong vụ mùa, đầu vụ…mỗi mùa có một giá khác nhau. Vì vậy khi bắt đầu mua bán hàng thì công ty phải ứng trước cho khách hàng khoảng 70% đến 80% tổng giá trị hợp đồng để chốt giá. Và trong trường hợp này các khoản phải thu tăng là do công ty ứng trứớc cho khách hàng. Vì vậy doanh thu của năm 2003 (114.446.314.135 đồng),DT của năm 2002 (45.630.457.598 đồng ), tỷ lệ tăng của doanh thu tăng nhanh hơn so với tỷ lệ tăng của các khoản phải thu. Ngoài ra , các khoản phải thu khác tuy có tăng từ 9.110.791.042 đồng ở đầu năm lên 11.010.747.364 đồng vào cuối năm và chiếm tỷ trọng lớn 13.08% . Nhưng phần lớn là do các khoản phải thu khách hàng từ các năm trước để lại ( nhưng khoản phải thu này thường được coi là các khoản phải thu khó đòi) +TSCĐ chiếm tỷ trọng không đáng kể nhưng so với cuối năm đầu năm cơ cấu TSCĐ tăng(148.27%), góp vốn liên doanh chiếm tỷ trọng khá lớn (cuối năm 20.29%) cơ cấu có tăng (37.16%). Chứng tỏ công ty đầu tư mạnh, thúc đẩy luổng hoạt động quản lý kinh doanh, bán hàng. Mang lại hiệu quả cho việc kinh doanh lâu dài, mở rộng ra thị trường cùng liên doanh, liên kết với các công ty khác. Và tại công ty, thì đang tiến hành góp vốn liên doanh với công ty sản xuất tinh bột sắn tại Tây Ninh và công ty khai thác tại Kon Tum . Tại Tây Ninh thì tình hình góp vốn liên doanh đang có xu hướng phát triển tốt, mỗi năm công ty được chia lãi là khoảng 2 tỷ đồng. Còn tình hình công ty tại Kon Tum thì chưa đi vào hoạt động nên vốn còn ứ đọng . nhưng nếu đi vào hoạt động thì chắc chắn lãi liên doanh sẽ tăng nhiều hơn. IV, PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH NGUỒN VỐN : Khoản Mục Đầu năm Cuối năm Đầu năm Cuối năm Chênh lệch Số tiền TT Số tiền TT Số tiền TT A.Nợ phải trả 60,176,830,682 86.42 76,660,697,869 87.99 16,483,867,187 27.39 1Nợ ngắn hạn 46,185,721,995 66.33 57,456,403,073 65.95 11,270,681,078 24.40 2. Nợ dài han 13,991,108,587 20.09 19,204,294,790 22.04 5,213,186,203 37.26 3. Nợ khác 0.00 0.00 0 B. NVCSH 9,458,545,995 13.58 10,466,364,298 12.01 1,007,818,303 10.66 1.NV, quỹ 9,579,758,968 13.76 10,465,931,235 12.01 886,172,267 9.25 2.Nguồn kinh phí , Quỹ -121,646,036 -0.17 433,063 0.00 122,079,099 -100.36 TỔNG NV 69,635,376,677 100.00 87,127,062,167 100.00 17,491,685,490 25.12 Nhận xét Qua bảng phân tích trên ta thấy tỷ trọng nợ phải trả ra bên ngoài khá cao(cuối năm :87.99%) trên tổng số nguồn vốn. Trong đó nợ ngắn hạn chiếm tỷ trọng khá lớn 65.95%, và có xu hướng tăng nhanh, đây chính là điểm không tốt vì mức nợ này khá cao, DN nợ các nguồn bên ngoài quá nhiều, đặc biệt là tình hình nợ ngắn hạn, thời gian thanh toán ngắn, đòi hỏi công ty phải có những phương án kinh doanh để thanh toán các khoản nợ này khi đến hạn . Điều này ảnh hưởng đến kết quả hoạt động kinh doanh của công ty vì công ty khó chủ động trong kinh doanh. Còn đối với các khoản nợ dài hạn cũng có tăng từ 13.991.108.587 đồng ở đầu năm, cuối năm là 19.204.294.790 đồng. Tuy thời hạn thanh toán nợ là khá lâu nhưng do đây cũng là một khoản nợ, cũng có những chi phí lãi vay nhất định được tính vào từng kỳ vì vậy làm giảm lợi nhuận của công ty.Chính vì nguồn vốn dùng để mua bán của công ty chủ yếu là do vay mượn nên chi phí chiếm nhiều nhất là chi phí lãi vay. Tỷ trọng của NVCSH trong năm 2003 cũng có giảm một cách đáng kể từ 13.58 % còn 12.01 %. Đây là dấu hiệu không tốt và không hợp lý của công ty. Tuy nhiên tỷ trọng nợ phải thu có xu hướng tăng lên từ 86.42% ở đầu năm , cuối năm là:87.99%, trong khi đó tỷ trọng của nguồn vốn chủ sở hữu giảm đầu năm 13.58%,cuối năm 12.01%.Việc tăng tỷ trọng nợ phải thu, giảm tỷ trọng NVCSH là xu hướng không hợp lý của công tác quản lý vốn và tình hình tài chính của công ty. V. TÌNH HÌNH TĂNG GIẢM TÀI SẢN CHỈ TIÊU Số dư đầu kỳ Số cuối kỳ Chênh lệch Số tiền Phần trăm Nhà cửa vật kiến trúc 1,919,854,190 1,990,758,476 70,904,286 4 P/T vận tải ,TBTD 713,404,748 984,458,793 271,054,045 38 Dụng cụ quản lý 111,974,618 72,019,578 -39,955,040 -36 TSCĐ khác 50,657,337 0 -50,657,337 -100 Tổng cộng 2,795,890,893 3,047,236,847 251,345,954 9 So với đầu kỳ, cuối kỳ số TSCĐ đã tăng 251345954 đ ứng với mức tăng là 9%. Chứng tỏ công ty tiến hành mở rộng SXKD bằng cách xây dựng nhà cửa, vật kiến trúc, mua sắm các thiết bị vận tải sử dụng trong công tác kinh doanh.Trong đó tăng nhanh chủ yếu là mua sắm phương tiện vận tải (tăng 38%) , mục đích chính là để phục vụ cho quá trình kinh doanh, tạo điều kiện hơn nữa trong quá trình kinh doanh. Ngoài ra, công ty còn tiến hành xây dựng thêm nhà cửa, mở rộng địa bàn hoạt động, kinh doanh của DN.Trong khi đó thì các loại tài sản cố định khác (dụng cụ quản lý, TSCĐ khác) có xu hướng giảm . Điều này cho thấy công ty không ngừng nổ lực trong quá trình hoạt động kinh doanh của mình, hạn chế sử dụng TS không cần thiết. Đây chính là phương hướng phát triển tốt của công ty. VI. TỶ SUẤT ĐẦU TƯ Đầu tư dài hạn Tỷ suất đầu tư DH= x 100% Tổng tài sản Nguồn vốn chủ sở hữu Tỷ suất tự tài trợ = x 100% Tổng tài sản Chỉ tiêu Đầu năm Cuối năm Đầu tư dài hạn(góp vốn liên doanh) 12,890,267,495 17,680,321,495 Tổng tài sản 69,635,376,677 87,127,062,167 Nguồn vốn chủ sở hữu 9,458,545,995 10,466,364,298 Tỷ suất đầu tư dài hạn 18.51% 20.29% Tỷ suất tự tài trợ về tài sản 13.58% 12% Nhận xét: Tỷ suất đầu tư dài hạn của công ty chủ yếu là đi góp vốn liên doanh dài hạn với các doanh nghiệp khác. Tỷ suất này có xu hướng ngày càng tăng đầu năm là 18,51%, cuối năm là 20,29%. Chứng tỏ công ty có xu hướng mở rộng quy mô phát triển. Tuy nhiên, tỷ suất tự tài trợ về tài sản ngày càng giảm vào cuối năm( 12%), đầu năm(13,58%). Điều đó cho thấy khả năng tự tài trợ giảm. Vì vậy để mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh thì công ty cần năng động hơn trong việc tăng nguồn đầu tư bằng các hình thức đầu tư khác và phải tiến hành thăm dò thị trường để tiến hành đầu tư nhiều hơn, tăng tỷ trọng của các khoản lãi do góp vốn liên doanh và để bù đắp một phần nào đó vào chi phí lãi vay của ngân hàng VII. TỶ SỐ THANH TOÁN Tỷ số thanh toán hiện hành = Tỷ số thanh toán nhanh= Chỉ tiêu Đầu năm Cuối năm Tài sản lưu động 55,653,750,776 66,737,266,056 Tiền và các khoản tương đương tiền 54,333,151,676 62,312,664,043 Nợ ngắn hạn 46,185,721,995 57,456,403,073 Tỷ số thanh toán hiện hành 1.20 1.16 Tỷ số thanh toán nhanh 1.18 1.08 BẢNG PHÂN TÍCH CÁC TỶ SỐ Chỉ số Đầu năm Cuối năm Chênh lệch Số tương đối Số tuyệtđối Tỷ số thanh toán hiện hành 1.20 1.16 -3.33% -0.04 Tỷ số thanh toán nhanh 1.18 1.08 -8.47% -0.1 Qua bảng phân tích trên ta thấy tỷ số thanh toán hiện hành và tỷ số thanh toán nhanh khá cao (xét cả về đầu năm lẫn cuối năm) Vào đầu năm thì công ty có tỷ số thanh toán hiện hành là 1.20 hay công ty phải giải phóng tài sản thì đủ khả năng thanh toán nợ. Còn đến cuối năm thì tài sản Đối với tỷ số thanh toán nhanh thì vào đầu năm là 1.18 lần còn cuối năm thì tỉ lệ này cũng giảm xuống còn 1.08 lần Vào cuối năm thì 1 đồng nợ phải trả được bảo đảm bằng 1.16 đ tài sản. Nhưng vào cuối năm thì tỷ số thanh toán hiện hành của công ty có xu hướng giảm 0.04 lần (tương ứng giảm 3.33%) so với đầu năm.Hệ số này không cao chứng tỏ công ty cũng gặp khó khăn trong việc thanh toán nợ. Có thể ảnh hưởng đến kết quả hoạt động kinh doanh củacông ty vì khả năng trả nợ thấp. Ngoài ra do tính chất làm việc của công ty là mua thẳng bán thẳng cho nên lượng hàng tồn kho chiếm khá ít, phù hợp với công tác mua bán của công ty. Kết luận Qua sự phân tích trên cho thấy sự thay đổi trong cơ cấu vốn khá hợp lý,mang tính sâu sắc vững vàng trong chiến lược cạnh tranh, mang lại hiệu quả kinh doanh lâu dài. Nhưng bên cạnh đó công ty còn gặp nhiều khó khăn trong việc thu nợ của khách hàng, nội bộ…Khoản đi chiếm dụng của công ty cũng khá lớn. Đòi hỏi công ty đề ra cách giải quyết thu nợ khách hàng trong năm tới và tăng tỷ trọng nguồn vốn chủ sở hữu, đẩy mạnh hơn nữa các hoạt động đầu tư cho công ty, ngày càng mở rộng quy mô hoạt động và thị trường cạnh tranh. CHƯƠNG IV: KẾ TOÁN QUÁ TRÌNH BÁN HÀNG TẠI VĂN PHÒNG CÔNG TY NÔNG THỔ SẢN II I. Đặc Điểm Và Phương Thức Bán Hàng Tại Công Ty Nông Thổ Sản II 1, Đặc điểm: Công ty Agrimex chuyênh ngành kinh doanh và xuất nhập khẩu các mặt hàng nông sản và chủ yếu là các mặt hàng:tiêu, cà phê, gạo,tấm, bắp….Và thường cung cấp cho các công ty trong nước và nước ngoài.Tuỳ theo đặc điểm của từng hợp đồng, từng lô hàng và mặt hàng mà công ty có thể trực tiếp xuất khẩu hoặc nhờ xuất khẩu.Ngoài ra công ty còn nhận xuất khẩu uỷ thác cho các công ty có nhu cầu va øcho thuê kho. 2, Phương thức: Đơn vị không lập trước kế hoạch mua hàng. Chỉ khi nào công ty ký hợp đồng bán hàng với các công ty mua hàng của công ty, công ty sẽ liên hệ và ký kết hợp đồng mua hàng(và thường là những bạn hàng quen thuộc). Chính vì phương thức kinh doanh như trên nên phương thức bán hàng chính của công ty là mua bán vận chuyển thẳng. Công ty chỉ sử dụng kho để dự trữ một số ít hàng hoá và phần lớn sử dụng vào dịch vụ cho thuê kho của công ty. Sau khi nhận hàng mua, cán bộ phòng kinh doanh sẽ giao hàng ngay cho người mua hoặc vận chuyển thẳng đến địa điểm đã qui định trong hợp đồng với bên mua. Ngoài ra công ty còn sử dụng phương thức bán hàng qua kho. Nhưng phương thức này ít sử dụng (nếu nhập kho chủ yếu là do hợp đồng với đơn vị mua ) và mua bao bì để sử dụng cho các mặt hàng. Có 2 cách giao hàng: Bán buôn nhận hàng trực tiếp tại kho của công ty:người nhận hàng đại diện cho đơn vị mua sẽ nhận hàng tại kho của công ty, ký vào hoá đơn bán hàng và nhận hàng kèm theo hoá đơn. Bán buôn theo phương thức chuyển hàng tại địa điểm do bên mua qui định:công ty xuất hàng gửi đi bán, tới địa điểm giao hàng sẽ giao hàng cho đơn vị mua. 3, Cách tính giá hàng hoá bán : Do giá mua của các mặt hàng nông thổ sản không ổn định và thay đổi tuỳ theo tình hình thực tế trên thị trường. Và do tính chất mua bán thẳng của công ty nên khi bán hàng cũng có nhiều loại giá khác nhau. Giá bán theo tờ khai hải quan :khi công ty đi mở tờ khai hải quan, thì thông báo giá bán của mặt hàng theo giá này(thường dựa vào hợp đồng bán hàng) Giá theo Invoice: khi tiến hành lập Invoice hàng bán Giá theo hóa đơn giá trị gia tăng: khi tiến hành lập hoá đơn (lúc này xuất hàng ra bán, thường giá này cũng chính là giá ghi theo invoice. Giá theo final invoice(giá chốt) và thường tính giá bán theo giá này. Sau đó tính chênh lệch giá bán theo giá đã chốt. 4, Các loại sổ tổng hợp và chi tiết: -Sổ chi tiết và sổ cáicác tài khoản 5111 ,5113, 5121 , 5123 -Sổ chi tiết và sổ cai tài khoản 6321, 6322, 6323 -Sổ chi tiết và sổ cái tài khoản 1563 -Sồ chi tiết và sổ cáitài khoản 153 -Sổ chi tiết và sổ cái tài khoản 131 -Sổ chi tiết và sổ cái tài khoản 1121,1122,1123… -sổ chi tiết và sổ cái tài khoản 33311,3333,… 5, Sơ đồ trình tự ghi sổ: Chứng từ gốc Nhật ký chung Sổ chi tiết các tài khoản Sổ cái TK II, Kế toán quá trình bán hàng trong nước: 1, Bán buôn vận chuyển thẳng: 1.1. Chứng từ sử dụng -Hoá đơn giá trị gia tăng -Bảng kê hàng hóa, dịch vụ bán ra -Phiếu nhập kho của công ty mua hàng -Phiếu gửi hàng -Phiếu xuất kho của đơn vị bán -Giấy báo có của ngân hàng -Giấy đề nghị thanh toán -Các biên bản thu hồi hoá đơn -Các biên bản điều chỉnh hoá đơn -Biên bản thanh lý hợp đồng 1.2. Trình tự luân chuyển chứng từ: Khi có nhu cầu bán hàng,phòng kinh doanh tiến hành ký kết hợp đồng mua hàng với các doanh nghiệp. Sau đó đại diện công ty tiến hành giao hàng cho bên mua thì tiến hành lập hoá đơn GTGT bao gồm 3 liên. Liên 1:màu tím (lưu tại cơ quan), liên 2:màu đỏ (giao cho khách hàng), liên 3:màu xanh(lưu tại phòng kế toán). Tại phòng kế toán sẽ dựa vào hoá đơn GTGT , tiến hành hạch toán vào máy các nghiệp vụ kinh tế phát sinh . Máy sẽ tự động chuyển số liệu trang sổ cái theo từng tài khoản phù hợp và phản ánh vào sổ chi tiết kế toán tài khoản. Máy lập bảng cân đối số phát sinh, sau đó in ra sổ cái, sổ chi tiết tài khoản rồi vào BCTC. Sau đó vào cuối mỗi tháng kế toán tiến hành lập BC Doanh thu thực hiện của từng tháng, lập bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá bán ra để làm tờ khai thuế trong tháng của công ty.Lúc đó sẽ tiến hành bù trừ thuế đầu ra và đầu vào, nếu đầu ra lớn hơn đầu vào tiến hành nộp thuế theo số chênh lệch và nộp tờ khai, còn nếu đầu vào lớn hơn đầu vào lớn hơn đầu ra thì tiến hành nộp tờ khai thuế. 1.3. Tài khoản sử dụng: TK 1526”Bao Bì” TK 331”Phải trả Người bán “ TK 111: “Tiền mặt “ TK 1563:”hàng hoá bán thẳng” TK 51111:”doanh thu hàng nội địa “ TK 6321 :”giá vốn hàng bán nội địa“ TK 131:”phải thu khách hàng “ TK 112 “Tiền gửi ngân hàng” TK 33311:” Thuế đầu ra “….. 1.4. Phương pháp hạch toán : Trích dẫn 1:Ngày 07/12/2004 bán cho công ty TNHH quốc tế Nagarjuna theo hợp đồng số 0054570LE với số lượng là 125.590 kg, với giá bán là 2.128đ/kg, Vat 5%. Bán hàng chưa thu tiền. Số hàng này được mua từ công ty Nông Hải, giá mua là 2.114 đ/kg,Vat 5%, số hàng trên sau khi mua xong được vận chuyển thẳng bán cho công ty Naga.Mua hàng chưa thanh toán tiền . Đến ngày 23/12/2004 thu tiền hàng thanh toán đợt I là 180 triệu đồng. Chi phí vận chuyển, bốc xếp để mang hàng đi bán của công ty là 700.000 đ , thanh toán bằng tiền mặt . - Hạch toán giá vốn: Nợ 6321 : 251.180.000 Có 1563 : 251.180.000 -Hạch toán DT Nợ 131(Naga) : 280.618.296 Có 5111 : 267.255.520 Có 33311 : 13.362.776 -Thu tiền hàng Nợ 1121 : 180.000.000 Có 131 : 180.000.000 -Chi phí Nợ 6418 : 700.000 Có 1111 : 700.000 Nhận xét : Qua cách hạch toán của công ty , do sự hạn chế của việc sử dụng phần mềm trên máy nên công ty phải hạch toán qua các TK trung gian như Tk 1563 “ Hàng hoá bán thẳng”. Về gia’ vốn hàng đã bán,cách hạch toán của công ty có khác với lý thuyết Hạch toán giá vốn (Trường hợp bán thẳng) Lý thuyết Nợ 6321 : 251.180.000 Nợ 1331 : 12.559.000 Có 331 : 263.739.000 Thực tế -Khi mua về Nợ 1563 : 251.180.000 Nợ 1331 : 15.559.000 Có 331 : 263.739.000 - Kết chuyển Nợ 6321 : 251.180.000 Có 1563 : 251.180.000 Còn đối với DT, chi phí công ty hạch toán tương tự như đã học. Trích dẫn 2: Bán bắp cho công ty TNHH Guyomarch theo đơn đặt hàng ngày 31/08/2004, số lượng là 24.960 kgvới giá bán 2.050 đ/kg. Hàng này được mua tại công ty Nông Hải, giá mua là 2000 đ/kg, Vat 5%. Chi phí bán hàng là do công ty Guyomarch chịu, công ty đã thanh toán bằng tiền mặt 700.000 đ/kg. Công ty Guyomarch đã thanh toán tiền hàng là 20 triệu đồng, bằng tiền gửi ngân hàng . Còn lại chưa thanh toán, chi phí mua hàng thanh toán bằng tạm ứng là 500.000 đ. Công ty thanh toán tiền mua hàng cho công ty Nông Hải 40 triệu đồng bằng tiền mặt. -Hạch toán giá vốn Nợ 6321 : 49.920.000 Có 1563 : 49.920.000 -Chi phí mua hàng Nợ 6417 : 500.000 Có 141 : 500.000 - Hạch toán DT Nợ 131(Guy) : 54.426.400 Có 5111 : 51.168.000 Có 33311 : 2.558.400 - Nợ 131(Guy) : 700.000 Có 1111 : 700.000 - Thu tiền hàng Nợ 1121 : 20.000.000 Có 131(Guy) : 20.000.000 - Thanh toán tiền hàng Nợ 331(NH) : 40.000.000 Có 1111 : 40.000.000 Nhận xét : Về phần chi phí mua hàng, công ty hạch toán thẳng vào TK 6417, làm tăng chi phí hàng bán, giảm lợi nhuận gộp về bán hàng.Cách hạch toán này cũng có khác Lý thuyết - Khi có nghiệp vụ chi phí mua hàng phát sinh Nợ 1562 : 500.000 Có 141 : 500.000 -Đến cuối kỳ, tuỳ theo tình hình sử dụng hàng bán như thế nào để kết chuyển chi phí, nếu sử dụng hết, kết chuyển hết, còn không chỉ kết chuyển một phần Nợ 6321 : 500.000 Có 1563 : 500.000 Thực Tế Hạch toán trực tiếp vào giá vốn Nợ 6321 : 500.000 Có 141 : 500.000 Về phần DT , khi ban’ hàng thu tiền ngay, công ty hạch toán có khác với lý thuyết đã học là : Khi ghi nhận bán hàng( trả một phần nợ ), vẫn ghi tổng giá trị nợ, sau đó mới kết chuyển. Tuy không ảnh hưởng gì đến quá trình theo dõi Nợ khách hàng nhưng khi phân tích tổng nợ phải thu khách hàng thì có những nhận xét không đúng như thực tế.nhưng khi hạch toán qua tài khoản 131, tình hình công nợ đảm bảo sự chặt chẽ, tránh những sai sót không đáng có , có thể đáp ứng được nhu cầu thống kê được nhanh chóng. Lý thuyết : Nợ 131(Guy) : 34.426.400 Nợ 1121 : 20.000.000 Có 5111 : 51.168.000 Có 33311 : 2.558.400 Thực tế Nợ 131(Guy) : 54.426.400 Có 5111 : 51.168.000 Có 33311 : 2.558.400 Trích dẫn 3: Ngày 03/12/2004 bán tiêu đen thành phẩm theo hợp đồng 101/04, số lượng 27.000 kg, giá bán 15.000 đ/ kg, Vat 5% cho công ty Tín Trung. Bán hàng thu bằng tiền gửi ngân hàng. Lượng hàng này được mua từ cơ sở Tân Hoa, giá mua là 14.500 đ/kg, vat 5%. Chi phí giám định, đóng hàng do công ty Tín Trung chịu công ty đã thanh toán là 800.000 đ, thanh toán bằng tiền mặt . Đồng thời công ty có xuất ra một số bao bì trị giá 500.000 đ. Bao bì tính gia’ riêng. Chi phí bán hàng là 500.000 đ, thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng. - Hạch toán giá vốn Nợ 6321 : 391.500.000 Có 1563 : 391.500.000 -Hạch toán DT Nợ 131(TT) : 425.750.000 Có 5111 : 405.000.000 Có 33311 : 20.250.000 - Hạch toán bao bì Nợ 131 : 500.000 Có 5111 : 500.000 -Chi phí Nợ 131(TT) : 800.000 Có 1111 : 800.000 -Chi phí bán hàng Nợ 641 : 500.000 Có 1121 : 500.000 Nhận xét : Về cách hạch toán bao bì hàng hoá, thì cách hạch toán của công ty có khác lý thuyết đã học . Chi phí bao bì cũng được coi là doanh thu hàng hoá và hạch toán thẳng vào DT, làm tăng các khoản DT bán hàng hoá của văn phòng công ty . Không phản ánh thực tế DT bán hàng của văn phòng. Lý Thuyết Khi xuất bao bì ra sử dụng, hạch toán Nợ 131 : 500.000 Có 1526 : 500.000 Thực tế Nợ 131 : 500.000 Có 5111 : 500.000 Trích dẫn 4 : Ngày 12/12/2004 gửi bán khoai mì cho công ty TNHH Tô Châu, với số lượng 10.000 kg, giá bán 1.750 đ/kg, Vat 5%. Lượng hàng này được vận chuyển thẳng từ cơ sở Tân Hoa đến tại kho của công ty Tô Châu, giá mua là 1.600 đ/kg,Vat 5%. Đến cuối tháng công ty Tô Châu thông báo vẫn chưa nhận được hàng. Sang đầu tháng sau, công ty Tô Châu đã nhận được hàng và thanh toán bằng tiền gửi. Chi phí bán hàng thanh toán bằng tạm ứng 1.000.000 đ( công ty Tô Châu chịu) Khi công ty Tô Châu chưa nhận được hàng, cuối tháng mới ghi Nợ 157 : 16.000.000 Có 1563 : 16.000.000 Khi thông báo đã nhận được hàng -Hạch toán giá vốn Nợ 6321 : 16.000.000 Có 157 : 16.000.000 -Hạch toán DT Nợ 131(TC) : 18.375.000 Có 5115 : 17.500.000 Có 33311 : 875.000 -Chi phí Nợ 131(TC) : 1.000.000 Có 141 : 1.000.000 Nhận xét: Về nghiệp vụ gửi hàng, khi công ty Tô châu chưa nhận được hàng, thì công ty đợi đến cúôi tháng mới ghi giá vốn hàng gửi bán. Trong khi đó trong lý thuyết, khi có hàng gửi đi bán thì hạch toán ngay. Nếu trong trường hợp trong tháng xảy ra nhiều trường hợp mà đợi đến cuối tháng mới hạch toán thì không theo dõi liên tục tình hình mua bán hàng hoá của công ty.Nhưng khi đã nhận được hàng thì công ty lại hạch toán chi tiết cho Tk 5115” Doanh thu hàng gửi bán nội địa”. Lý thuyết Nợ 157 : 16.000.000 Nợ 1331 : 800.000 Có 331 : 16.800.000 Thực tế Không hạch toán,và đến cúôi tháng mới hạch toán Trích dẫn 5 : Ngày 30/09/2004 gửi bán bắp hạt khô cho công ty TNHH Uni-President Việt Nam là 30.000 kg, giá bán 1.750 đ/kg, Vat 5%. Số bắp này được mua vận chuyển thẳng tới công ty Tín Trung, giá mua là 1.500 đ/kg, Vat 5%. Đồng thời công ty có xuất sử dụng 1 ít bao bì trị gía 200.000 đ. Bao bì tính giá riêng.Đến cuối tháng công ty Uni thông báo là chưa nhận được hàng. Sang đầu tháng sau công ty thông báo nhận được hàng và chấp nhận thanh toán. Chi phí mua hàng là 400.000 đ. Chi phí bán hàng là 800.000 đ, mỗi bên chịu một nửa, công ty Uni đã thanh toán bằng tiền mặt . -Cuối tháng công ty Uni chưa nhận được hàng, chưa chấp nhận thanh toán Nợ 157 : 45.400.000 Có 1563 : 45.400.000 - Sang đầu tháng sau, công ty Uni đã nhận được hàng -Giá vốn Nợ 6321 : 45.400.000 Có 157 : 45.400.000 -Doanh Thu hàng hoá và bao bì Nợ 131 : 55.325.000 Có 5115 : 52.700.000 Có 33311 : 2.625.000 - Chi phí Nợ 6417 : 400.000 Nợ 131 : 400.000 Có 1111 : 800.000 Nhận xét : Đối với hàng gửi bán, có kèm theo bao bì sử dụng , cách hạch toán của công ty cũng có khác với lý thuyết đã học, giá trị bao bì hạch toán vào DT làm tăng lợi nhuận gộp về bán hàng, nhưng lý thuyết thì hạch toán vào các khoản phải thu khác, sau đó mới hạch toán vào các khoản phải thu khách hàng. Khi xét tới các yếu tố các khoản phải thu, có thể nhận xét không đúng. Lý Thuyết: Khi gửi hàng đi bán( khách hàng công ty chưa nhận hàng) Nợ 157 : 45.400.000 Nợ 1388 : 200.000 Nợ 1331 : 2.270.000 Có 331 : 47._.