Hợp đồng và thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại Công ty Dược phẩm trung ương - CPC 1

rong hợp đồng thể hiện sự cam kết ràng buộc rất chặt chẽ về đối tượng hợp đồng, quyền và nghĩa vụ mỗi bên. Trong một thời điểm doianh nghiệp thường phải ký kết và thực hiện nhiều hợp đồng, do đó vấn đề nội dung thoả thuận trong hợp đồng và vấn đề thực hiện những nội dung đó đòi hỏi phải có sự sắp xếp và quản lý một cách có hiệu quả. Vấn đề ký kết và thực hiện hợp đồng tưởng chừng như đơn giản song trong thực tế do quy mô của tưngf công ty, các tiềm lực của công ty, vấn đề thị trường, mùa vụ... đều ảnh hưởng rất lớn đến tiến trình thực hiện hợp đồng. Vởy làm sao để có thể ký kết được nhiều hợp đồng, thực hiện có hiệu quả các hợp đồng đó, kiểm soát được tiến trình thực hiện từng hợp đồng là vấn đề lớn vẫn còn bỏ ngỏ. Nhận thức được tầm quan trọng của ký kết và thực hiện hợp đồng trong hoạt động kinh doanh nói chung và hoạt động nhập khẩu nghành dược nói riêng, trên cơ sở những hoạt động thực tế trong thời gian thực tập tại công ty dược phẩm trung ương 1(Central Pharmaceutical Company No 1-CPC.1), cùng với sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo, Thạc sỹ Trần Van Hoè, cùng các cô, các chú, các anh chị cán bộ công nhân viên ở công ty, tôi đã chọn đề tài “Hợp đồng và thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty CPC.1” làm báo cáo thực tập tốt nghiệp. Mục đích chính của báo cáo này là: Tập trung nghiên cứu một cách có hệ thống những vấn đề về hợp đồng và thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Tìm hiểu thực trạng quản lý về ký kết vàthực hiện hợp đồngnhập khẩu tại công ty CPC.1. Đề xuất một số kiến nghị nhằm góp phần nâng cao hiệu quả ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty. Để nghiên cứu tôi có sử dụng phương pháp duy vật biện chứng của chủ nghĩa Mác-Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh, và một số phương pháp khác như phân tích, tổng hợp, diễn giải, quy nạp, so sánh... Sau đây là kết cấu báo cáo thực tập tốt nghiệp: chương1: Hợp đồng nhập khẩu và tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu chương 2: thực trạng vấn đề ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty CPC.1 chương 3: một số giải pháp tăng hiệu quả ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu Mặc dù có nhiều cố gắng song do năng lực, thời gian và thông tin có hạnnên chắc chắn sẽ không tránh khỏi những thiếu sót nhất định. Do vậy tôi mong các thầy cô giáo, các cô chú, anh chị ở công ty CPC1 cùng các độc giả lượng thứ và có ý kiến đóng góp để bài viết được hoàn thiện hơn. Tôi xin chân thành cảm ơn ! Hà Nội, ngày 15 tháng 5 năm 2000 Sinh viên thực hiện: PHẠM NGỌC VINH Phần 1 hợp đồng nhập khẩu và tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu I. HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU VÀ CÁC NỘI DUNG HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU KHÁI QUÁT VỀ HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU a. Một số khái niệm Hợp đồng mua bán ngoại thương ra đời cùng với sự hình thành và phát triển của thương mại quốc tế. Bản chất cuả nó là hợp đồng mua bán nói chung, nhưng được diễn ra trên một phạm vi địa lý rộng lớn thống nhất về ý trí giữa các bên trong quan hệ mua bán hàng hoá. Theo công ước Viên 1980 thì hợp đồng mua bán ngoại thương còn gọi là hợp đồng xuất nhập khẩu, hợp đồng mua bán quốc tế là sự thoả thuận giữa các đương sự có trụ sở kinh doanh ở các nước khác nhau, theo đó một bên gọi là bên xuất khẩu ( bên bán) có nghĩa vụ chuyển vào quyền sở hữu của một bên khác gọi là bên nhập khẩu ( bên mua ). Một tài sản nhất định, gọi là hàng hoá; bên nhập khẩu có nghĩa vụ nhận hàng và trả tiền hàng. Điều cốt lõi của hợp đồng nhập khẩu là sự thoả thuận giữa các bên ký kết. Nếu không có sự “ thuận mua vừa bán” thì không có mua bán, không có hợp đồng. Hình thức của sự thoả thuận cũnglà hình thức của hợp đồng. Thoả thuận viết làm nên hợp đồng văn bản .ở nước ta hình thức duy nhất hợp pháp đối với hợp đồng nhập khẩu là văn bản. Hợp đồng văn bản la bản hợp đồng có chữ ký của hai bên mua bán, thư từ, hoặc điện tín, điện chữ(fax) trao đổi giữa các bên như bản chào hàng, chấp nhận chào hàng và xác nhận đơn đặt hàng. Các thành phần trong hợp đồng nhập khẩu Chủ thể tham gia ký kết hợp đồng nhập khẩu (thương nhân): là các bên có trụ sở thương mại ở các nước khác nhau. Các bên tham gia ký kết phải là những thực thể có đủ tư cách pháp lý. Dù là pháp nhân hay tự nhiên nhân, họ đều phải được phép trực tiệp xuất nhập khẩu. Theo quan điểm của Việt nam, điều 80 luật thương mại “ hợp đồng mua bán hàng hoá với thương nhân nước ngoài là hợp đồng mua bán được ký kết giữa một bên là thương nhân Việt Nam và một bên là thương nhân nước ngoài “ .Tại điều 5 khoản 6 cũng quy định : “ thương nhân được hiểu là các cá nhân, pháp nhân, hộ gia đình có đăng ký kinh doanh hoạt động thương mại một cách độc lập và thường xuyên “ . Vấn đề đặt ra là phải xác định thương nhân nước ngoài như thế nào ? theo điều 81 khoản 1 (luật thương mại ):chủ thể nước ngoài là thương nhân và có tư cách pháp lý được xác định theo căn cứ pháp luật mà thương nhân đó mang quốc tịch. - Đối tượng của hợp đồng: là hàng hoá- phải được phép mua bán theo quy định của pháp luật. Khách thể của hợp đồng: là hành vi di chuyển quyền sở hữu về hàng hoá từ bên xuất khẩu sang bên nhập khẩu. Nguồn luật điều chỉnh hợp đồng NK: do các bên ký kết thoả thuận chỉ định để bổ xung cho những điều chưa được quy định chi tiết trong hợp đồng. Nguồn luật đó có thể là: Luật quốc gia bên ký kết ( như luật nước người bán, luật nước người mua, luật nơi ký kết hợp đồng...); Luật quốc tế ( như Incoterm 1990, Incoterm 2000, Quy tắc và thực hành thống nhất về tín dụng chứng từ UCP 400, UCP 500...) ồng c. Phân loại hợp đồng ngoại thương . Hợp đồng mua bán ngoại thương được phân làm hai loaị là hợp đồng xuất khẩu và hợp đồng nhập khẩu. c.1 Hợp đồng xuất khẩu . * Loại hợp đồng này có thể là hợp đồng một chiều hoặc hai chiều Hợp đồng một chiều là hợp đồng mà doanh nghiệp ngoại thương chỉ có mua và trả tiền. Hợp đồng hai chiều là hợp đồng mà doanh nghiêp ngoại thương vưà mua, vừa kèm theo bán hàng, hay còn gọi là hợp đồng mua bán đối ứng. * Phânloại: Hợp đồng xuất khẩu trực tiếp doanh nghiệp ngoại thương sẽ trực kết ký kết hợp đồng với đối tác nước ngoài, tự tổ chức thu gom nguồn hàng để xuất khẩu chịu mọi chi phí và với danh nghĩa của chính mình. Hợp đồng uỷ thác xuất khẩu : theo hợp đồng này các đơn vị uỷ thác cho đơn vị ngoại thương xuất khẩu hàng hoá nhất định, với danh nghĩa của doanh nghiệp ngoại thương nhưng chi phí là của nhà sản xuất. Hợp đồng gia công hàng xuất khẩu : doanh nghiệp ngoại thương giao nguyên vật liệu hoặc bán thành phẩm cho các đơn vị nhận gia công nước ngoài, và thoả thuận với họ về sản xuất gia công chế biến thành phẩm theo những yêu cầu như: kỹ thuật, mẫu mã, kích cỡ, chất lượng được quy định trước. Sau khi doanh nghiệp ngoại thương nhận hàng để xuất khẩu thì phải trả tiền cho đơn vị nhận gia công nước ngoài. - Hợp đồng liên kết xuất khẩu: Doanh nghiệp ngoại thương và một doanh nghiệp nước ngoài cùng bỏ vốn cùng các nguồn lực khác, cùng chịu những phí tổn và rủi ro để sản xuất kinh doanh hàng xuất khẩu . c.2 Hợp đồng nhập khẩu. Được phân làm hai loại sau: - Hợp đồng nhập khẩu trực tiếp : theo hợp đồng này doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu đứng ra ký kết hợp đồng nhập khẩu một loại hàng hoá nhất định nào đó, để đáp ứng nhu cầu kinh doanh sản xuất của doanh nghiệp đó . Mọi chi phí do doanh nghiệp chịu. - Hợp đồng nhập khâủ uỷ thác doanh nghiệp ngoại thương dưới danh nghĩa của mình ký kết hợp đồng nhập khẩu với nhà cung cấp nước ngoài mua một hoặc một số hàng hoá nhất định những hàng hoá này không phải nhập về để sản xuất kinh doanh cho công ty, mà là cho một đơn vị đặt hàng nào khác nhờ nhập khẩu hộ chi phí cho quá trình nhập khẩu này sẽ do bên đặt uỷ thác chịu, đơn vị nhập khẩu chỉ nhận được thù lao gọi là hoa hồng do bên đặt uỷ thác trả. d. Nội dung chủ yếu của hợp đồng nhập khẩu. Tuỳ thuộc vào tính chất, đặc điểm của hàng hoá, Hoặc tùy thuộc vào tập quán buôn bán giữa các bên, mà nội dung của hợp đồng có thể khác nhau. Có những hợp đồng đưa ra rất nhiều những điều khoản, điều kiện hết sức chặt chẽ và chi tiết, nhưng có những hợp đồng lại chỉ đưa ra những điều khoản cơ bản nhất và hết sức đơn giản . Nhưng thông thường một hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế thường gồm hai phần là: những điều trình bầy (representations) và các điều khoản, điều kiện (terms and conditions). Trong những phần trình bầy người ta ghi: số hợp đồng (contract no) địa điểm và ngày tháng ký hợp đồng tên và địa chỉ của các đương sự những định nghĩa dùng trong hợp đồng cơ sở pháp lý để ký kết hợp đồng: Đây có thể là hiệp định chính phủ, nghị định thư, chí ít người ta cũng đưa ra sự tự nguyện của hai bên khi tham gia kí kết hợp đồng . Ví dụ: buyer agrees to buy and the seller agrees to sell the following commodity under the term and conditions stipulated below : Trong phần các điều khoản và điều kiện của hợp đồng bao gồm ba loại điều khoản: điều khoản thường lệ, điều khoản chủ yếu và điều khoản tuỳ nghi. Điều khoản thường lệ : là những điều khoản mà nội dung của nó đã được ghi trong luật, các bên có thể đưa vào trong hợp đồng hay không nhưng mặc nhiên phải chấp nhận . Điều khoản tuỳ nghi là những điều khoản mà các bên đưa vào hợp đồng, có căn cứ vào sự thoả thuận giữa các bên và trên cở sở khả năng nhu câù của mỗi bên . Điều khoản chủ yếu là những điều khoản bắt buộc phải có trong hợp đồng . 2. CÁC ĐIỀU KHOẢN CHỦ YẾU TRONG HỢP ĐỒNG THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ. a. Điều khoản về tên hàng : Tên hàng là điều khoản quan trọng của mọi đơn chào hàng, thư hỏi hàng, hợp đồng và nghị định thư. Nó xác định chính xác đối tượng mua bán, trao đổi. Vì vậy các bên luôn tìm cách diễn đạt chính xác tên hàng. Sau đây là một số cách thông dụng để biểu đạt tên hàng: ghi tên thương mại, tên khoa học, và tên thông dụng của hàng hoá sản xuất, kèm theo địa phương sản xuất, tên hãng sản xuất hoặc kèm theo công dụng của chúng ... Điều khoản về phẩm chất . Phẩm chất là điều khoản nói lên mặt chất của đối tượng-hàng hoá mua bán. điều kiên phẩm chất thể hiện những yêu cầu về mặt chất của hàng hoá như tính năng ( lý tính, hoá tính, tính chất cơ lý...) quy cách, kích thước, tác dụng...của hàng hoá đó. Các bên quan hệ của hợp đồng có thể thoả thuận lựa chọn việc xác định quy cách phẩm chất của hàng hoá theo một trong các cách thức sau đây : Mua bán hàng hoá theo phẩm cấp hoặc tiêu chuẩn: phương pháp này xác định phẩm chất hàng hoá dựa vào tiêu chuẩn chất lượng, tiêu chuẩn phương pháp sản xuất, chế biến, đóng gói, kiểm tra hàng hoá ... ví dụ iso 9000 TCVN ... là cơ sở để xác định hàng hoá chất lượng . Mua bán hàng hoá theo mẫu: phương pháp này xác định chất lượng hàng hóa trên căn cứ một số ít hàng hoá mà bên bán đưa làm mẫu hàng. Người bán phải có nghĩa vụ giao hàng cho người mua theo đúng mẫu. Mẫu hàng hoá sẽ là cơ sở để làm đối chứng với hàng hoá được giao, nếu các bên thoả thuận áp dụng cách thức này thì mẫu sẽ phải bảo quản lưu giữ theo nguyên tắc chọn 3 mẫu như nhau cho bên bán, bên mua và bên thứ 3 cất giữ, tất cả các mẫu hàng đó đều phải có xác nhận của các bên, được niêm phong và bảo quản đúng yêu câù kỹ thuật đối với mẫu. Một số phương pháp khác: hàng hoá mua bán có thể được xác định phẩm chất qua quy cách hàng hoá(Specification), hay chỉ tiêu đại khái quen dùng, hay hàm lượng chất chủ yếu trong hàng hoá... c. Điêù khoản về số lượng: Điều khoản về số lượng cần ghi chính xác số lượng hàng hoá, hoặc có thể ghi số lượng hàng hoá kèm dung sai. Do tính chất phức tạp của hệ thống đo lường được áp dụng trong thương mại quốc tế, các bên ký kết cần phải thoả thuận chọn và áp dụng tên những đơn vị phổ biến và dễ hiểu để tránh những hiểu lầm đáng tiếc xẩy ra trong giao dịch của mình . Đối với đơn vị dùng tính số lượng thì tuỳ vào từng loại sản phẩm và tuỳ thuộc vào tập quán khác nhau, ví dụ đối với sản phẩm đơn vị dùng để tính là viên, vỉ, lọ hộp, chai, mét tấn ... Phương pháp quy định trọng lượng gồm: trọng lượng cả bì, trọng lượng tịnh, trọng lượng thương mại và trọng lượng lý thuyết . Số lượng có thể được ấn định là một con số cụ thể, song cũng có thể là con số phỏng chừng. Tức trong giao dịch có thể giao nhận theo một số lượng cao hơn hoặc thấp hơn số lượng quy định trong hợp đồng. Khoản chênh lệch là khoản dung sai về số lượng. Khoảng này thường được quy định trong các hợp đồng qua các cách ghi như: about( khoảng chừng), approximately( xấp xỉ), hoặc moreless( hơn kém), hay +, -(cộng trừ)...Nếu khoảng dung sai này không được ghi rõ ràng trong hợp đồng thì nó được hiểu theo tập quán buôn bán hiện hành đối với mặt hàng có liên quan. d. Điều khoản về bao bì, kí mã hiệu: Trong điều khoản này, các bên thường thoả thuận với nhau về yêu cầu chất lượng và giá cả của bao bì như: Chất lượng bao bì, phương pháp cung cấp bao bì và giá cả bao bì nhằm bảo đảm cho lộ trình vận chuyển và bảo quản hàng, đồng thời nâng cao tính hấp dẫn cho sản phẩm. Chất luợng bao bì có qui định chung như phải phù hợp với phương thức vận tải, với từng phương thức vận tải khác nhau thì có yêu cầu khác nhau về chất lượng bao bì. Trong thực tế đã hình thành tập quán quốc tế về chất lượng bao bì trong từng phương thức vận chuyển Chất lượng của bao bì cũng có thể được quy định cụ thể về vật liệu làm bao bì, về hình thức bao bì, về kích cỡ, số lớp và cách thức cấu tạo số lớp bao bì đó. Phương thức cung cấp bao bì có thể là: Bên bán cung cấp bao bì cùng với việc giao hàng cho bên mua, hoặc bên bán ứng trước bao bì để đóng gói hàng hoá, sau khi nhận hàng bên mua phải trả lại bao bì (áp dụng với bao bì hàng hoá có gía trị ) hay bên bán cung cấp bao bì đồng thời với việc giao hàng cho bên mua, hay bên bán yêu cầu bên mua phải gửi bao bì đến trước để đóng gói sau đó mới nhận hàng. Giá cả của bao bì có thể được xác định bằng cách tính luôn vào giá cả hàng hoá hay bên mua trả riêng hoặc tính như giá cả của hàng hoá. Quy định về ký mã hiệu hàng hoá đây là điều khoản nhằm tạo điều kiện cho việc giao nhận hàng hoá, bốc dỡ hàng hoá được thuận tiện. e.Điều khoản giá cả Các bên có thể xác định cụ thể trong hợp đồng giá cả của hàng hoá hoặc quy định cách xác định giá cả . Giá cả trong hợp đồng phải được biểu thị rõ về đơn giá, tổng giá, đồng tiền tính giá và đồng tiền thanh toán, điều khoản bảo lưu về giá cả đề phòng rủi ro tăng gía kể từ khi hợp đồng được xác lập cho đến khi các bên thực hiện hợp đồng. + Về đồng tiền tính giá : giá cả trong buôn bán quốc tế có thể được thể hiện bằng đồng tiền của bên xuất khẩu, nước nhập khẩu hoặc nước thứ 3 . thường thì các bên lợa chọn đồng tiền có tinhs quốc tế như USD... + Mức giá giá cả trong hợp đồng mua bán ngoại thương là giá quốc tế việc xuất khẩu thấp hơn giá quốc tế và nhập khẩu cao hơn giá quốc tế làm tổn hại đến doanh nghiệp và lơi ích quốc gia. Vì vậy trước khi ký kết hợp đồng các bên phải xác định theo các nguyên tắc định giá quốc tế. Có 4 phương pháp quy định giá như sau: giá cố định( fixed price): giá cả được ký kết vào lúc ký kết hợp đồng và không được sửa đổi nếu không có sự thoả thuận khác giá quy định sau: giá cả không được quy định ngay sau khi ký kết hợp đồng mua bán mà được xác định trong quá trình thực hiện hợp đồng giá cả được xét lại ( revisabale price): giá đã được xác định trong lúc ký kết hợp đồng, nhưng có thể được xem xét lại nếu sau này vào lúc giao hàng giá cả của hàng hoá đó giao động tới một mức nhất định thì hai bên có thể thoả thuận lại về điều kiện về giá hàng hoá. Giá di động ( sliding scale prices ) ; là giá cả được tính toán dứt khoát vào lúc thực hiện hợp đồng trên cơ sở giá cả quy định ban đầu có đề cập đến những biến động về chi phí sản xuất trong thời kỳ thực hiện hợp đồng. +Việc xác định giá cả hàng hoá luôn định rõ điệu kiện cơ sở giao hàng của hợp đồng đó. Để quy đổi giữa giá FOB và giá CIF được tính theo công thức sau: FOB= CIF -I - F = CIF -r. CIF (1+ N) - F I: là bảo hiểm F: là cước phí vận tải r: là suất phí bảo hiểm N: là % lãi dự tính Khi giá quốc tế là giá FOB, quy dẫn về giá CIF như sau: CIF = C +I + R = C +R. CIF. (1+N ) +F CIF - R. CIF (1+N) = C + F CIF = C+F/ (1- R(1+N)) C ; là giá vốn hàng hoá + Để khuyến khích, hỗ trợ, thưởng người mua bên bán thường dùng phương pháp giảm giá như: giảm giá do trả tiền sớm, do thời vụ, do mua khối lượng lớn... f. Điều khoản về giao hàng Nội dung của điều khoản này bao gồm: thời hạn giao hàng, địa điểm phương thức và những quy định giao hàng. + Thời hạn giao hàng là thời hạn mà bên bán phải hoàn thành nghĩa vụ giao hàng cho bên mua . Nếu các bên không có thoả thuận gì thì thời hạn này cũng là lúc di chuyển rủi ro và tổn thất ( nếu có) của hàng hoá từ người bán sang người mua.Thời hạn này có thể là giao hàng có định kỳ( một ngày cố định hoặc là ngày cuố cùng của thời hạn giao hàng hoặc là một khoảng thời gian xác định.) hay là giao hàng ngay hoặc là giao hàng không định kỳ( sau khi nhận LC một số ngày hay khi nào xin được giấy phép xuất khẩu. + Địa điểm giao hàng: Địa điểm này luôn gắn chặt với phương thức chuyên chở hàng hoá và điều kiện cơ sở giao hàng ( được qui định trong Intercoms 90). Thông thường thì điều kiện này đã được xác định rõ trong điều kiện cơ sở giao hàng, ví dụ: Trong hợp đồng qui định CIF Hải Phòng, điều này cũng đồng nghĩa với việc giao nhận hàng sẽ diễn ra tại cửa khẩu cảng biển Hải Phòng. + Phương thức giao hàng: gồm các bước sau: Giao hàng sơ bộ: Là bước đầu xem xét, xác định ngay tại địa điểm sản xuất hoặc nơi gửi hàng, sự phù hợp về chất lượng, số lượng hàng hoá so với hợp đồng. Giao nhận về số lượng, chất lượng: kiểm tra chính xác tính phù hợp của hợp đồngtrtên phương diện số lượng và chất lượng hàng được giao. Giao nhận cuối cùng: Là sự xác nhận rằng người bán đã hoàn thành nghĩa vụ giao hàng. + Có những qui định thường không được đưa vào nội dung của hợp đồng nhưng nó đã trở thành điều khoản thông lệ, buộc các bên phải thực hiện như: Việc thông báo giao hàng, trước khi giao hàng, người bán thông báo là hàng đã sẵn sàng để giao hoặc đã đem ra cảng để giao. Người mua thông báo cho người bán những điều cần thiết để gửi hàng hoặc chi tiết của tàu đến nhận hàng. Sau khi giao hàng, người bán vẫn phảỉ tiếp tục thông báo về tình hình hàng đã giao. + Một số quy định khác về việc giao hàng như có thể giao hàng từng đợt hoặc phải giao một lần, cho phép chuyển tải hay chấp nhận vận đơn đến chậm... g. Điều khoản về thanh toán Đây là điều khoản cơ bản mà bất kỳ hợp đồng mua bán nào cũng đều phải có, nó thường tiêu tốn mất nhiều thời gian công sức của các nhà thương lượng đàm phán và thường gây ra những vấn đề về tranh chấp giữa các bên. Trong điều khoản này cần phải nêu được 3 nội dung sau: + Đồng tiền thanh toán: có thể là của bên xuất khẩu, bên nhập khẩu, hoặc nước thứ 3 . Đồng tiền thanh toán có thể không trùng với đồng tiền tính giá và lúc đó phải quy định mức tỷ giá thay đổi . ví dụ trong hợp đồng xuất khẩu gaọ cho Nhật Bản giá ghi trong hợp đồng là 2000 yên/ tấn, nhưng trong điều khoản thanh toán hợp đồng lại quy định trả tiền bằng USD, tỷ giá theo quy định của ngân hàng nhà nước Việt nam vào thời điểm giao hàng . + Thời hạn thanh toán; là thời hạn thoả thuận để trả tiền trước, ngay hoặc sau khi giao hàng. Trả tiền ngay theo tập quán quốc tế thì đây là việc thanh toán trước lúc hoặc trong lúc người xuất khẩu đặt chứng từ hàng hoá hoặc đặt bản thân hàng hoá dưới quyền định đoạt của người mua. Thường thì trong hợp đồng nêu rõ khi nào trả tiền ngay. Trả tiền trước là việc người mua giao cho người bán toàn bộ hoặcmột phần tiền hàng trước khi ngươì bán đặt hàng hoá dưới quyền định đoạt của ngượi mua. Khoản ứng trướcthường mang tính tín dụngmà người mau cấp cho người bán. Trả tiền sau: Sau khi giao hàng một thời gian nhất định, người nhập khẩu mới trả tiền cho người xuất khẩu. Theca chất đây là khoản tín dụng người bán câp cho người mua. + Phương thức trả tiền : xuất phát từ việc bảo vệ quyền lợi của mình, các bên có thể sử dụng một trong các phương thức sau: Phương thức trả tiền mặt (cash payment ) Phương thức chuyển tiền: chuyển tiền bằng thư(MT-Mail Transfer), chuyển tiền bằng phiếu (DT-Draft Transfer), chuyển tiền bằng điện (TT-Telegraphic Transfer). Phương thức thanh toán nhờ thu: là phương thức thanh toán trong đó người bán, sau khi giao hàng hoá hoặc dịch vụ, uỷ thác cho ngân hàng thu hộ tiền hàng hoá hoặc dịch vụ đó. Gồm có hai phương thức nhờ thu: + Nhờ thu phiếu trơn (Clear collection). + Nhờ thu kèm chứng từ (Documentary collection). Phương thức tín dụng chứng từ: đây là một sự thoả thuận, trong đó một ngân hàng (gọi là ngân hàng mở thư tín dụng) theo yêu cầu của khách hàng (người xin mở thư tín dụng) sẽ trả một số tiền nhất định cho người khác (người hưởng lợi số tiền của thư tín dụng) hoặc chấp nhận hối phiếu do người này ký phát trong phạm vi số tiền đó khi người này xuất trình cho ngân hàng một bộ chứng từ thanh toán phù hợp với những quy định đề ra trong thư tín dụng. Thư tín dụng có thể trả tiền ngay hoặc trả tiền sau hoặc có thể chuyển nhượng cho người thư ba. Điều kiện bảo đảm hối đoái: do sự biến động giá cả các đồng tiền nên để tránh rủi do có thể ra, các bên thường thoả thuận những điều kiện đảm bảo hối đoái. Có thể điều kiện bằng vàng hoặc là điều kiện bảo đảm ngoại hối. Điều khoản về xử lý tranh chấp: phần này quy định rõ trong hợp đồng (sau khi có sự đồng ý của hai bên ký kết) rằng tranh chấp xử lý ở đâu, theo nguồn luật hay tập quán nào, do trọng tài kinh tế quốc tế nào xử, cách giám định địa điểm giám định và cơ quan giám định, bồi thường như thế nào. h. điều kiện cơ sở giao hàng. Điều kiện cơ sở giao hàng quy định những cơ sở có tính nguyên tắc của việc giao nhận hàng hoá giữa bên bán với bên mua. Những cơ sở đó là: - Sự phân chia các trách nhiệm tiến hành việc giao nhận hàng giữa bên bán và bên mua như: Thuê mướn phương tiện vận tải, lưu cước, bốc hàng, dỡ hàng, mua bảo hiểm, khai hải quan, nộp thuế xuất nhập khẩu.. - Phân chia các chi phí về giao hàng như: các chi phí về chuyên chở hàng, chi phí bốc hàng, chi phí dỡ hàng, chi phí lưu kho, chi phí mua bảo hiểm, tiền thuế... - Phân định sự di chuyển những rủi ro, và tổn thất của hàng hoá từ bên bán sang bên mua. Hiện nay còn tồn tại một số tập quán buôn bán quy định về điều kiện cơ sở giao hàng khác nhau. Song thông dụng nhất vẫn là Incoterms 1990 (hiện nay là Incoterms 2000 song chưa sử dụng phổ biến). Trong Incotermas 1990 có một số nhóm điều kiện giao hàng sau: Incoterms 1990 Nhóm Ký hiệu ý nghĩa E (Nơi đi) EXW Giao tại xưởng F Tiềnvận tải chưa trả FCA Giao cho người chuyên chở FAS Giao dọc mạn tàu FOB Giao trên tàu C Tiền vận chuyển đã trả CFR Tiền hàng và cước phí CIF Tiền hàng, cước phí, bảo hiểm CPT Cước phí trả tới.. CIP Cước phí và bảo hiểm trả tới.. D Nơi đến DAF Giao tại biên giới DES Giao tại tàu DEQ Giao tại cầu cảng DDU Giao hàng thuế chưa trả DDP Giao hàng thuế đã trả Do điều kiện khách quan nên các doanh nghiệp nhập khẩu Việt Nam thường sử dụng điều kiện CIF cảng đến trong mỗi hợp đồng nhập khẩu. Do vậy trong phần này tôi xin chỉ đề cập tới điều kiện CIF cảng đến. Với điều kiện CIF người bán phải: - Ký kết hợp đồng chuyên chở đường biển để chở hàng đến cảng đích. - Lấy giấy phép nhập khẩu, nộp thuế, và giấy lệ phí xuất khẩu (nếu cần). - Ký kết hợp đồng bảo hiểm cho hàng hoá theo điều kiện bảo hiểm tối thiểu với giá trị bảo hiểm bằng giá trị CIF + 10%. - Cung cấp cho người mua hoá đơn, vận đơn hoàn hảo và giấy chứng nhận bảo hiểm. - Trả tiền chi phí bốc hàng lên tàu. - Trả tiền chi phí dỡ hàng nếu chi phí này đã nằm trong tiền cước (tàu chở là tàu chợ). Còn người mua phải (bên NK): - Nhận hàng theo từng chuyến giao hàng khi hoá đơn, giấy chứng bảo hiểm và vận đơn được giao cho mình. - Trả tiền chi phí dỡ hàng nếu chi phí này chưa nằm trong tiền cước. Chịu mọi rủi ro và tổn thất về hàng hoá kể từ khi hàng đã qua hẳn lan can tàu ở cảng bốc hàng. i. Các điều khoản khác Tuỳ vào tập quán, mối quan hệ và đối tượng mua bán mà các bên có thể thoả thuận đưa thêm vào hợp đồng những điều khoản cần thiết. Đó là những điều khoản có tính chất thành”luật” và các bên có thể tự ngầm định với nhau hay cũng có thể là các điều khoản hoàn toàn dựa trên sự tự nguyện của các bên đưa vào. Các điều khoản đó có thể là: - Điều khoản về bảo hành ( việc đưa các điều khoản này vào thường là trong các hợp đồng mua bán máy móc, thiết bị kỹ thuật ) - Điều khoản về trách nhiệm do vi phạm hợp đồng - Điều khoản về khiếu nại và trọng tài do vi phạm hợp đồng - Điều khoản về trường hợp miễn trách - Điều kiện có hiệu lực và thời hạn có hiệu lực của hợp đồng II. CÁC BUỚC TIẾN HÀNH KÍ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHÂỦ Nghiên cứu tiếp cận thị trường Lập phương án kinh doanh Thương lượng, đàm phán các điều khoản giao dịch Kí kết hợp đồng NGHIÊN CỨU TIẾP CẬN THỊ TRƯỜNG Ngoài việc nắm chắc tình hình môi trường vĩ mô trong nước ( như chính trị, kinh tế, pháp luật…) doanh nghiệp kinh doanh cần nắm chắc được hai nguồn tin chính sau: Nhu cầu của khách hàng: Doanh nghiệp cần xác định xem khách hàng của mình cần loại hàng gì, công dụng của chúng là gì, giá cả ở mức nào, số lượng là bao nhiêu, các yêu cầu về nhãn mác, xuất xứ hàng hoá… Nguồn cung ứng mặt hàng đó trên thị trường: Về phía đối thủ: Các đối thủ sẽ cạnh tranh và chiếm lĩnh bao nhiêu % thị trường. Về phía nhà cung cấp: họ có thể đáp ứng được bao nhiêu % nhu cầu những mặt hàng đó, doanh nghiệp sẽ mua từ đâu, từ nhà cung cấp nào. Để cạnh tranh doanh nghiệp cần thực hiện những biện pháp gì. Qua sự phân tích môi trường vĩ mô và vi mô doanh nghiệp lập ra những phương án kinh doanh. LẬP PHƯƠNG ÁN KINH DOANH . Trên cơ sở có sự lựa chọn sơ bộ về mặt hàng kinh doanh, nhà cung cấp, doanh nghiệp cần lập từng phương án kinh doanh với từng mặt hàng, đồng thời phân tích lựa chọn những mặt hàng thích hợp với doanh nghiệp. Các căn cứ lựa chọn là: Đánh giá tổng quát về thị trường, xu hướng biến động mặt hàng đó, mức độ, quy mô cạnh tranh … Đánh giá khả năng cung ứng của công ty : + Nguồn cung cấp + Giá thành và giá cả hàng hoá + Vấn đề nguồn vốn, vấn đề nhân lực Tìm ra những thuận lợi và khó khăn của doanh nghiệp Lựa chọn mặt hàng: Dự tính một số chỉ tiêu có thể đạt được của mặt hàng đó như tỉ suất ngoại tệ, tỉ suất doanh lợi, điểm hoà vốn…. Lập kế hoạch kinh doanh: Lập các chương trình, các bước kinh doanh với từng mặt hàng. TỔ CHỨC GIAO DỊCH VÀ KÝ KẾT HỢP ĐỒNG . Căn cứ vào kế hoạch kinh doanh, doanh nghiệp tổ chức thương lượng đàm phán các điều khoản giao dịch để tiến tới ký kết hợp đồng. Việc thương lượng, đàm phán các điều khoản này có thể được thực hiện qua nhiều biện pháp như quảng cáo, điện thoại, fax…Quá trình này bao gồm các bước cơ bản sau: *Hỏi giá ( Inquiry) Người nhập khẩu sẽ tiến hành lập một thư hỏi giá với nội dung như: Tên hàng, quy cách, phẩm chất, só lượng, thời gian giao hàng mong muốn và gửi tới người xuất khẩu đề nghị người xuất khẩu báo cho mình biết giá cả và các điều kiện để mua hàng. Hỏi giá không ràng buộc trách nhiệm của nguời hỏi giá. Người hỏi giá thường hỏi nhiều nơi nhằm nhận được bản chào giá tốt nhất. Đây là bước đi có tính chủ động của đơn vị nhập khẩu để đi tới kí kết hợp đồng. *Phát giá chào hàng(OFFER). Chào hàng là thông điệp mà người xuất khẩu muốn gửi tới nhà xuất khẩu để thể hiện ý chí muốn bán hàng của mình . Chào hàng này cũng có thể là thư hỏi giá của nhà nhập khẩu, cũng có thể là người xuất khẩu chủ động chào hàng cho một hoặc một số nhà nhập khẩu nào đó, nội dung của chào hàng nêu rõ: tên hàng, quy cách phẩm chất, số lượng, giá cả, điều kiện cơ sở giao hàng, thời hạn giao hàng, điều kiện thanh toán, bao bì ký mã hiệu ... Chào hàng có hai loại: loại có ràng buộc trách nhiệm của nhà xuất khẩu (gọi là chào hàng cố định), và loại không ràng buộc trách nhiệm của nhà xuất khẩu (gọi là chào hàng tự do ) * Đặt hàng (order ). Bước này diễn ra nếu nhà nhập khẩu đồng ý chấp nhận chào hàng của nhà xuất khẩu, người nhập khẩu sẽ đưa ra một đặt hàng. Đặt hàng chính là đưa ra lời đề nghị ký kết hợp đồng. Trong đặt hàng, người nhập khẩu sẽ nêu cụ thể về hàng hoá định mua và tất cả những nội dung cần thiết cho việc ký kết hợp đồng. * Hoàn giá (courter offer) Trong trường hợp người nhập khẩu không chấp nhận hoàn toàn chào hàng của nhà xuất khẩu, mà đưa ra một lời đề nghị mới thì đề nghị mới này là trả giá, khi có sự trả giá, chào hàng trước coi như bị huỷ . * Chấp nhận (acceptance) Đây là sự chấp nhận hoàn toàn tất cả mọi điều kiện của chào hàng mà người xuất khẩu đưa ra, khi đó hợp đồng coi như được thành lập KÍ KẾT HỢP ĐỒNG Hai bên mua và bán, sau khi đã thống nhất thoả thuận với nhau về điều kiện giao dịch, có khi ghi lại cẩn thận mọi điều đã thoả thuận gửi cho đối phương. Đó là văn kiện xác nhận, văn kiện do bên xuất khẩu gửi thường gọi là giấy xác nhận bán hàng, do bên nhập khẩu gửi là giấy xác nhận mua hàng. Xác nhận thường được lập thành hai bản, bên lập xác nhận kí trước rồi gửi cho bên kia, bên kia kí xong giữ lại một bản gửi trả lại một bản. Việc xác nhận cũng có thể là một văn bản có xác nhận của hai bên và được gọi là bản hợp đồng . III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU. Sau khi hợp đồng mua bán ngoại thương được ký kết, đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu phải tổ chức thực hiện hợp đồng đó. Đây là một công việc phức tạp, nó đòi hỏi phải tuân thủ luật quốc gia và quốc tế, đòi hỏi sự phân bổ các nguồn lực của đơn vị kinh doanh một cách hợp lý, hơn nữa là đảm bảo được quyền lợi quốc gia và uy tín kinh doanh của công ty. Về mặt kinh doanh, trong quá trình thực hiện các khâu công việc của việc thực hiện hợp đồng, đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu phải cố gắng tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả, lợi nhuận của toàn bộ nghiệp vụ giao dịch. Với một đơn vị chuyên doanh nhập khẩu để thực hiện hợp đồng, đơn vị đó phải tiến hành các khâu sau: Xin giấy phép nhập khẩu. Mở L/C (nếu cần). Thuê tàu hoặc lưu cước phí. Mua bảo hiểm. Làm thủ tục hải quan. Nhận hàng tại tàu chở hàng. Kiểm tra hàng hoá. Giao hàng cho đơn vị đặt hàng nhập khẩu. Làm thủ tục thanh toán. 10. Khiếu nại (nếu có). 1-XIN GIẤY PHÉP NHẬP KHẨU. Giấy phép nhập khẩu là một biện pháp quan trọng để nhà nước quản lý nhập khẩu. Vì thế sau khi ký kết hợp đồng nhập khẩu, doanh nghiệp phải xin giấy phép nhập khẩu để thực hiện hợp đồng đó. Hồ sơ thường bao gồm: Đơn ._.xin nhập khẩu, bản sao hợp đồng đã ký với nước ngoài, phiếu hạn ngạch, VISA, giấy báo trúng thuần... Việc cấp giấy phép xuất nhập khẩu do Bộ Thương Mại cấp. Trong giấy phép nhập khẩu có quy định, người làm nhập khẩu hoặc hàng nhập khẩu với một nước nhất định nào đó, chuyên cjở bằng một phương thức vận tải và giao nhập tại một cửa khẩu nhất định. 2-MỞ L/C (LETTER OF CREDIT- THƯ TÍN DỤNG). Khi hợp đồng nhập khẩu quy định tiềm năng thanh toán bằng L/C, một trong các công việc đầu tiên mà bên nhập khẩu phải làm để thực hiện hợp đồng là mở L/C. Về thời gian mở L/C: nếu hợp đồng không quy định gì thì phụ thuộc vào thời gian giao hàng, thông thường L/C được mở khoảng 20-25 ngày trước khi đến giao hàng. Căn cứ để mở L/C: là các điều khoản của hợp đồng nhập khẩu. Khi mở L/C, công ty dựa vào căn cứ này để điền vào một mẫu gọi là ”Giấy xin mở tín dụng nhập khẩu”. Mẫu đó cùng với bản sao hợp đồng và giấy phép nhập khẩu được chuyển đến ngân hàng ngoại thương cùng với hai uỷ nhiệm chi một uỷ nhiệm chi để lấy quỹ theo quy định về việc mở L/C và một uỷ nhiệm chi nữa để trả thủ tục phí cho ngân hàng về việc mở L/C. Khi bộ chứng từ gốc từ nước ngoài về đến ngân hàng ngoại thương, đơn vị kinh doanh nhập khẩu phải kiểm tra chứng từ, nếu chứng từ hợp lệ, trả tiền cho ngân hàng. Sau đó ngân hàng mới chuyển chứng từ cho bên nhập khẩu đi nhận hàng. 3+4 NGHIỆP VỤ THUẾ TÀU, LƯU CƯỚC PHÍ, MUA BẢO HIỂM. Trong quá trình thực hiện hợp đồng mua bán ngoại thương, việc thuê tàu chở hàng được tiến hành dựa vào ba căn cứ sau: + Những điều khoản của hợp đồng mua bán ngoại thương. + Đặc điểm mua bán. + Điều kiện vận tải. Việc thuê tàu hay lưu cước phí đòi hỏi phải có kinh nghiệm nghiệp vụ, có thông tin về tình hình thị trường thuê tàu, tinh thông các điều kiện thuê tàu hơn nữa các doang nghiệp nhập khẩu thường sử dụng điều kiện CIF làm cơ sở giao hàng nên viẹc thuê tàu hay lưu cước phí thường do bên xuất khẩu hay một công ty vận tỉa làm còn công ty chỉ làm thủ tục đến nhận hàng. Trong quá trình vận chuyển hàng hoá thường gặp nhiều rủi ro, tổn thất. Để an toàn các chủ hàng thường ký hợp đồng bảo hiểm với một công ty bảo hiểm nào đó. Hợp đồng bảo hiểm có thể là hợp đồng bảo hiểm bao hoặc hợp đồng bảo hiểm chuyến. Khi mua bảo hiểm bao, chủ hàng ký kết hợp đồng từ đầu năm, còn đến khi giao hàng xuống tàu xong, chủ hàng chỉ gửi đến công ty bảo hiểm một thông báo “Giấy báo bắt đầu vận chuyển”. Khi mau bảo hiểm chuyến, chủ hàng gửi đến công ty bảo hiểm một văn bản gọi là “Giấy yêu cầu bảo hiểm”. Trên cơ sở giấy đó chủ hàng và công ty bảo hiểm ký hợp đồng bảo hiểm. 5- LÀM THỦ TỤC HẢI QUAN. Hàng hoá khi đi ngang qua biên giới quócc gia để xuất khẩu hoặc nhập khẩu đều phải làm thủ tục hải quan. Việc làm thủ tục hải quan bao gồm có ba bước chủ yếu sau: - Khai báo hải quan: Chức năng khai báo các chi tiết về hàng hoá trên tờ khai để cơ quan hải quan kiểm tra các thủ tucj giấy tờ. Yêu cầu của việ kiểm tra là phải trung thực và chính xác. Nội dung của tờ khai báo gồm những mục như: loại hàng, ten hàng, số-khối lượng, giá trị hàng, tên công cụ vận tải, nhập khẩu với nước nào... Tờ khai hải quan phải được xuất trình kèm theo một số chứng từ khác, mà chủ yếu là: giấy phép nhập khẩu, hoá đơn, phiếu đóng gói, bảng kê chi tiết, chứng từ xuất xứ (CO). - Xuất trình hàng hoá: hàng hoá nhập khẩu phải được sắp xếp theo trật tự thuận tiện cho việc kiểm soát. Chủ hàng phải chụi chi phí về nhân công về mở đóng các kiện hàng. - Thực hiện các quyết định của hải quan sau khi kiểm soát giấy tờ và hàng hoá, hải quan sẽ ra các quyết định như: + Cho phép hàng được qua biên giới (Thông quan). + Cho hàng đi qua kèm theo điều kiện như phải sửa chữa, phải bao bì lại... chủ hàng phải nộp thuế. + Lưu khoá ngoại quan. +Hàng không dược nhập khẩu. Chủ hàng phải tuân thủ các quyết định đó nếu không họ vi phạm tội hình sự 6. NHẬN HÀNG TỪ TÀU CHỞ HÀNG. Đơn vị kinh doanh phải trực tiếp hoặc gián tiếp thông qua một đơn vị nhận uỷ thác giao nhận tiến hành: - Ký kết hợp đồng uỷ thác cho cơ quan vận tải (Ga, cảng) về việc giao nhận hàng từ tàu. - Xác nhận với cơ quan vận tải kế hoạch tiếp nhận hàngnhập khẩu hàng năm, từng quý, lịch tàu, cơ cấu mặt hàng, điều kiện kỹ thuật khi bốc dỡ, vận chuyển giao nhận. - Cung cấp các tài liệu cần thiết cho việc giao nhận hàng hoá như vận đơn, lệnh giao hàng... - Thông báo cho các đơn vị trong nước đặt mua hàng nhập khẩu (nếu hàng nhập khẩu cho một đơn vị trong nước) và dự kiến ngày hàng về, ngày thực tế tàu chở hàng về đến cảng hoặc toa xe chở hàng đưa hàng về sân giao nhận. - Thanh toán cho cơ quan vận tải các phí tổn về giao nhận, bốc xếp, bảo quản và vận chuyển hàng nhập khẩu. - Theo dõi việc giao nhận, đôn đốc cơ quan vận tải lập các biên bản về hàng hoá và giải quyết trong phạm vi quyền hạn của mình những vấn đề xảy ra trong việc giao nhận. 7. KIỂM TRA HÀNG HOÁ NHẬP KHẨU. Sau bước nhận hàng, là bước kiểm tra hàng hoá nhập xem có đúng với hợp đồng hay không. Theo tinh thần nghị định 200/CP ngày 31/12/1973 và thông tư liên bộ giao thông vận tải-ngoại thương số 52/TTLB ngày 25/1/1975 thì hàng nhập khẩu khi về qua cửa khẩu phải được kiểm tra kỹ càng, mỗi cơ quan tuỳ theo chức năng của mình tiến hành công việc đó. Cơ quan ga, cảng phải kiểm tra liêm phong kẹp chì trước khi dỡ hàng ra khỏi phươg tiện vận chuyển. Nếu hàng có tổn thất hoặc xếp không theo lô, vận đơn thì cơ quan giao thông mời bên giám định lập biên bản giám định dưới tàu. Nếu hàng chuyên chở mà bị thiếu hụt, mất mát thì phải có biên bản kết toán nhận hàng với tàu. Doanh nghiệp nhập khẩu với tư cách là một bên đứng tên trên vận đơn phải lập thư dự kháng nếu nghi ngờ hoặc nhận thấy hàng thực sự có tổn thất phải yêu cầu công ty bảo hiểm lập biên bản giám định nếu tổn thất xảy ra thuộc những rủi ro đã mua bảo hiểm. 8. GIAO HÀNG CHO ĐƠN VỊ ĐẶT HÀNG NHẬP KHẨU. Khi doanh nghiệp nhập khẩu theo phương thức nhận uỷ thác thì doanh nghiệp sẽ giao số hàng đó cho bên đặt hàng nhập khẩu. 9.LÀM THỦ TỤC THANH TOÁN. Nếu phương thức thanh toán là L/C thì bên nhập khẩu phải mở L/C theo quy định. Sau khi nhận hàng và kiểm tra hàng hoá, các giấy tờ chứng từ, nếu hợp lệ thì doanh nghiệp nhập khẩu thanh toán cho ngân hàng. Nếu hợp đồng quy định thanh toán bằng phương pháp nhờ thu (thường là phương thức nhờ thu kèm chứng từ) thì bên nhập khẩu được kiểm tra chứng từ trong một thời gian nhất định. Sau thời gian này nếu bên mua không có lý do từ chối thanh toán thì ngân hàng xem như yêu cầu đoì hàng là hợp lệ. 10-KHIẾU NẠI VỀ HÀNG HOÁ VÀ GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI. Khi thực hiện hợp đồng về nhập khẩu, nếu phát hiện thấy hàng nhập khẩu bị tổn thất, thiếu hụt... thì bên nhập khẩu cần phải lập ngay hồ sơ khiếu nại để không bỏ lỡ thì hạn khiếu nại. Cần phải căn cứ vào trách nhiệm nghĩa vụ của các bên để lựa chọn đối tượng khiếu nại cho phù hợp: đối tượng đó có thể là người xuất khẩu hay người vận tải hay bên bảo hiểm. Đơn khiếu nại phải kèm theo những bằng chứng về việc tổn thất như: biên bản giám định, hoá đơn, vận đơn đường biển, đơn bảo hiểm... Việc khiếu nại sẽ được giải quyết giữa hai bên. Nếu hai bên không tự giải quyết đượchoặc không thoả đáng thì người nhập khẩu có thể kiện bên đối tác ra Hội Đồng Trọng Tài Quốc Tế hoặc ra Toà án. Giám sát thực hiện hợp đồng nhập khẩu Giám sát là hoạt động nhằm theo dõi tình hình thực hiện nghĩa vụ của các bên tham ra hợp đồng mua bán ngoại thương thi hành theo đúng cam kết trong hơp đồng mỗi bên được thực hiện đúng, thì điều hành hợp đồng lại là công việc hoàn toàn khác, hoạt đông này diễn ra khi thực tế có vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng mà những vấn đề này không được tính trước vào lúc xây dựng hợp đồng, và lúc này nó đòi hỏi cần phải có sự thay đổi các quy định và các điều khoản của hợp đồng. Hoạt động giám sát hợp đồng đề cập đến những công việc mà người mua phải thực hiện để đảm bảo rằng anh ta có thực hiện các nghĩa vụ của mình và cần biết rõ liệu người xuất khẩu có đang thực hiện nghĩa vụ của mình như đã quy định hay ngầm định trong hợp đồng hay không. Các nghĩa vụ riêng của mỗi bên này còn phải được nhà nhập khẩu và nhà cung cấp thực hiện ở những thời điểm khác nhau trong giai đoạn thực thi hợp đồng. Nếu nhà nhập khẩu không thiết lập một hệ thống nhắc nhở anh ta về các nghĩa vụ của hợp đồng tại thời điểm thích hợp, thì có thể xẩy ra chyện anh ta hoặc là sẽ quên hay thực hiện chậm các nghĩa vụ đó. Đối với người nhập khẩu một điều cũng không kém phần quan trọng là anh ta phải được thông tin đầy đủ chính xác về việc nhà cung cấp thi hành những nghĩa vụ của họ đến đâu từ đó xác định được nhiệm vụ của mình tiếp theo. Vậy, giám sát hợp đồng như là một hệ thống các công việc nhằm theo dõi tiến trình hợp đồng, xác định nhiệm vụ tiếp theo của mỗi bên để đảm bảo cả hai bên tránh được chậm chễ hoặc sai sót trong quá trình thực hiện hợp đồng. * Các phương pháp giám sát +Các phương pháp thủ công: không hề có một phương pháp thủ công cụ thể nào được thiết lập riêng biệt cho việc giám sát hợp đồng những phương pháp đã dùng trong việc quản lý hồ sơ hoặc các hoạt động lập sơ đồ và kế hoạch trong quản lí kinh doanh được cải biên để sử dụng trong lĩnh vực này. Các phương pháp này nói chung đều liên quan đến thiết lập thời gian biểu của các sự kiên và công việc rôì sau đó mới là sử dụng các thẻ ghi hoặc là dấu hiệu nhằm báo hiệu khi nào thì có một công việc cần làm. Ba biến thái chủ yếu của các hệ thống này là - Hồ sơ theo dõi hợp đồng - Phiếu theo dõi hợp đồng - Phiếu ghi chỉ số hợp đồng + Các phương pháp sử dụng máy điện toán Cách tiếp cận cơ sở để quan sát hợp đồng bằng hệ thống có máy vi tính về căn bản là giống như cách tiếp cận đã mô tả đối với các phương pháp thủ công, ưu điểm chính của hệ thống dùng máy tính là sự dễ dàng trong tổ chức và truy nhập thông tin về quá trình giám sát hợp đồng và trong việc điều hành các công việc giám sát, cũng như việc liên hệ với các bộ phận khác trong cơ quan nhập khẩu, vớ các nhà cung cấp, các đại lý vận tải, công ty bảo hiểm, người chuyển tiếp hàng hoá ... IV. NHỮNG CHỨNG TỪ VÀ PHƯƠNG TIỆN TÍN DỤNG CƠ BẢN TRONG QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU. 1.CHỨNG TỪ HÀNG HOÁ. Chứng từ hàng hoá có tác dụng nói rõ đặc điểm về giá trị, chất lượng và số lượng của hàng hoá. Những chứng từ này người mua sẽ nhận được từ người bán. Người mua cần kiểm tra bộ chứng từ này trước khi thanh toán cho bên bán. Bộ chứng từ này gồm: - Hoá đơn thương mại (Commercial invoice): Đây là một háo đơn có tứac dụng đòi tiền người mua số tiền đã được ghi trên hoá đơn. Hoá đơn nói rõ đặc điểm hàng hoá, đơn giá và tổng giá trị hàng hoá, điều kiện cơ sở giao hàng, phương thức thanh toán, phương thức chuyên chở hàng. - Hoá đơn này được lập nhiều bản và được dùng trong nhiều việc khác nhau như xuất trình cho ngân hàng để đòi tiền hàng, tính phí bảo hiểm khi mua bảo hiểm hàng hoá, xin cơ quan quản lý ngoại hối cấp ngoại tệ, tính tiền thuế ở hải quan. - Bản kê chi tiết (Specification): Là chứng từ về chi tiết hàng hoá trong kiện hàng. Nó tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra hàng hoá, Hơn nữa nó còn có tác dụng bổ sung cho háo đơn khi lô hàng bao gồm nhiều loại hàng có tên gọi, phẩm cấp khác nhau. - Phiếu đóng gói (Packing Tist): Là bảng kê khai tất cả các hàng hoá đựng trong một kiện hàng (hòm, hộp, container, ...), thường đính trên bao bì hàng hóa . - Giấy chứng nhận phẩm chất (Certificate of Quanlity), giấy chứng nhận số lượng (Certificate of Quanlity), giấy chứng nhận trọng lượng (Certificate of Weight): Là chứng từ xác nhận chất lượng, số lượng, trọng lượng hàng thực giao và chứng minh các chỉ tiêu đó phù hợp với hợp đồng. Các chứng nhận đó có thể do cơ quan giám định cấp. 2.CHỨNG TỪ VẬN TẢI: Đây là chứng từ do người chuyên chở cấp để xác nhận rằng mình đã nhận hàng để chở. Chứng từ vận tải thường dùng trong nhập khẩu là: Vận đơn đường biển và vận đơn đường không. - Vận đơn đường biển: có chức năng là bằng chứng của hợp đồng chuyên chở đường biển, là chứng chỉ quyền sở hữu hàng hoá và là chứng từ xác nhận người vận chuyển đã nhận hàng để vận chuyển. Qua vận đơn, tình trạng hàng hoá khi bốc lên tàu và tình hình đặc biệt của việc xếp hàng lên tàu được ghi rõ ràng. Nội dung của vận đơn: ở mặt trước người ta ghi rõ tên người gửi hàng, tên tàu, số hiệu của chuyến đi, tên hàng, ký mã hiệu, số lượng kiện, trọng lượng cả bì, tên người nhận hàng... tình hình trả cước, tình hình bản gốc, số bản gốc đã được lập, ngày tháng cấp vận đơn. ở mặt sau người ta ghi sẵn các điều khoản được áp dụng vào vận đơn, thông thường người ta dùng vận đơn đích danh, vận đơn theo lệnh hoặc vận đơn vô danh. Khi cấp vận đơn, vận đơn đó có thể là vận đơn sạch hay vận đơn không sạch (Trong thực tế còn tồn tại nhiều loại vận đơn khác nhau, độc giả có nhu cầu xin xem thêm tài liệu khác). Vận đơn đường biển được vận hành một số bản gốc (thành một bộ vận đơn). ở bản sao do thuyền trưởng ký phát (copy) thì không có giá trị pháp lý mà dùng cho thông báo giao hàng kiểm tra hàng hoá, thống kê hải quan. - Biên lai thuyền phó (Master receipt): Do thuyền phó phụ trách về hàng hoá xác nhận về việc đã nhận hàng để chở. ở biên lai này có ghi kết quả của việc nhận hàng, kiểm hàng khi hàng được bốc lên tàu: Biên lai này không có tác dụng là chứng chỉ sở hữu hàng hoá trừ phi hợp đồng có quy định khác. - Phiếu gửi hàng: do chủ hàng đề nghị người chuyên chở cho lưu khoang xếp hàng lên tàu. - Bản lược khai hàng hoá: là chứng từ kê khai hàng hoá trên tàu, thông tin về tiền cước. - Sơ đồ xếp hàng trên tàu. - Các giấy tờ về giao nhận hàng khác. - Vận đơn đường hàng không (Air way bill ) Đây là chứng từ do cơ quan vận tải hàng không cấp cho người gửi hàng để xác nhận đã nhận hàng để chở. Nội dung của vận đơn này cũng như vận đơn đường biển. Vận đơn hàng không do ngượi gửi hàng điền vào ba bản chính rồi được giao cho người chuyên chở cungf với hàng hoá. Bản thứ nhất có đóng dấu “để cho người chuyên chở” do người gửi hàng ký tên. Bản thứ hai có đóng dấu “để cho người nhận hàng” thì do người chuyên chở và người nhận hàng cùng ký tên. Bản thứ ba do chữ ký của người chuuyên chở trả lại cho người gửi hàng sau khi người chuyên chở đã nhận hàng. 3.CHỨNG TỪ BẢO HIỂM: Đây là chứng từ do bên bảo hiểm cấp nhằm hợp thức hoá hợp đồng bảo hiểm và được điều tiết mối quan hệ giữa tổ chức bảo hiểm với người được bảo hiểm. Chứng từ này gồm: - Đơn bảo hiểm: do tổ chức bảo hiểm cấp bao gồm những điều khoản chủ yếu của hợp đồng bảo hiểm. -Giấy chứng nhận bảo hiểm: là chứng từ do tổ chức bảo hiểm xác nhận một lô hàng nào đó đã được bảo hiểm theo một điều kiện của hợp đồng bảo hiểm dài hạn. Nội dung của nó bao gồm các điều khoản về đối tượng bảo hiểm, các chi tiết cần thiết cho tính toán bảo hiểm và các điều kiện bảo hiểm đã thoả thuận. 4-CHỨNG TỪ HẢI QUAN. Chứng từ hải quan là những chứng từ mà theo chế độ hải quan, người chủ hàng phải xuất trình cho cơ quan hải quan khi hàng hoá ngang qua biên giới quốc gia. Bộ chứng từ này gồm một số chứng từ sau: - Tờ khai hải quan (Entry Customs Declaration) là khai báo của chủ hàng cho cơ quan hải quan để thực hiện thủ tục hải quan khi xuất khẩu hoặc nhập khẩu hàng hoá. Theo điều lệ của hải quan Việt Nam, tờ khai hải quan phải được nộp cho cơ quan hải quan ngay sau khi hàng đến cửa khẩu, tờ hải quan phải được trình ùng với tờ giấy phép nhập khẩu, bảng kê chi tiết hàng hoá, vận đơn (bản sao) (Theo nghị định 171/HĐBT ngày 27/5/1991). - Giấy phép nhập khẩu: là chứng từ do Bộ thương mại cấp, cho phép chủ hàng được nhập khẩu một hoặc một số lô hàng nhất định, có cùng tên hàng, từ một nước nhất định, qua một cửa khẩu nhất định, trong một thời gian nhất định. Nội dung của giấy phép nhập khẩu bao gồm: tên và địa chỉ của người mua, tên và địa chỉ của người xin nhập khẩu, số hiệu và ngày tháng của hợp đồng, tên của cửa khẩu giao nhận, phương tiện vận tải, tên hàng, nhãn hiệu quy cách, phẩm chất, số lượng hoặc trọng lượng, giá đơn vị và tổng trị giá, thời hạn hiệu lực của giấy phép. - Giấy chứng nhận xuất xứ (CO-Certificate of Origin) là chứng từ do tổ chức có thẩm quyền cấp để xác nhận nơi sản xuất hàng hoá. Chứng từ này cần thiết cho cơ quan hải quan theo chính sách của nhà nước vận dụng các chế độ ưu đãi khi thính thuế và nó cũng cần thiết cho việc theo dõi thực hiện chế độ hạn nghạch. Nội dung của chứng từ này bao gồm: tên và địa chỉ của người mua, tên và địa chỉ của người bán, tên hàng, số lượng, ký mã hiệu, lời khai của chủ hàng và chứng nhận của tổ chức có thẩm quyền về nơi sản xuất ra hàng. - Giấy chứng nhận về vệ sinh, kiểm dịch: do cơ quan có thẩm quyền của Nhà nước cấp cho chủ hàng với nội dung về kiểm tra phẩm chất của hàng hoá. 5-CHỨNG TỪ KHO HÀNG. Do xí nghiệp kho hàng cấp cho người chủ hàng nhằm xác nhận đã nhận hàng để bảo quản và xác nhận quyền sở hữu đối với hàng háo đó, gồm biên lai kho hàng và chứng chỉ lưu kho. Biên lai kho hàng do bên kho hàng cấp có biên nhận đã lưu kho một số hàng hoá nhất định, trong thời hạn nhất định. Biên lai này có thể chuyển nhượng bằng cách ký hậu. 6. PHƯƠNG TIỆN TÍN DỤNG. Phương tiện tín dụng là văn bản xác nhận một khoản nợ, một trái quyền, dùng để mua bán, chuyển nhượng trái quyền đó. - Hồi phiếu (Bill of exchange Draft): là một tờ lệnh trả tiền vô điều kiện của một người ký phát cho người khác, yêu cầu khi người đó nhìn thấy hồi phiếu, hoặc đến một ngày cụ thể nhất định hoặc đến một ngày có thể xác định trong tương lai phải trả một số tiền nhất định cho một người nào đó hoặc theo lệnh của người này trả cho một ngươì khác hoặc trả cho người cầm phiếu. Thường trong hoạt động nhập khẩu thì bên ký phát là người xuất khẩu còn bên trả tiền là người nhập khẩu hoặc ngân hàng mở L/C hay ngân hàng xác nhận. - Séc (Cheque) là tờ lệnh trả tiền vô điều kiện của chủ tài khoản tiền gửi không kỳ hạn tại ngân hàng ký phát cho ngân hàng yêu cầu ngân hàng này chi trả số tiền ghi trên séc cho người hưởng. - Thư tín dụng (L/C): là một văn thư của một ngân hàng căn cứ theo yêu cầu của người nhập khẩu (người yêu cầu mở L/C) gửi cho ngân hàng khác (ngân hàng thông báo) cam kết trả tiền cho người xuất khẩu với điều kiện người xuất khẩu phải trình những chứng từ thoả mãn các yêu cầu đề ra trong thư tín dụng. PHẦN 2: THỰC TRẠNG VIỆC KÍ KẾT VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY DƯỢC PHẨM TRUNG ƯƠNG I I: QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY Công ty dược phẩm trung ương I (tên giao dịch CPCI) km số 6- đường Giải phóng- Thanh xuân- Hà nội 1. LỊCH SỬ HÌNH THÀNH, PHÁT TRIỂN VÀ CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA CÔNG TY: Ngay sau khi hoà bình lập lại ở miền Bắc năm 1954, cùng với các ngành nghề kinh tế khác, để phục vụ cho sự nghiệp hàn gắn vết thương chiến tranh, bảo vệ và xây dựng miền Bắc XHCN làm hậu thuẫn đắc lực chi viện cho cuộc kháng chiến chống Mỹ cứu nước ở miền Nam. Ngành kinh tế Dược cũng được hình thành và phát triển từ năm 1954 đến nay, tiền thân của Công ty Dược phẩm TWI trực thuộc Bộ Nội thương, cho tới năm 1971 mới chính thức thành lập với tên Công ty Dược phẩm TW trực thuộc Bộ Y tế. Sau năm 1975 do nhu cầu thuốc chữa bệnh cho nhân dân phát triển và mở rộng, nhất là ở các tỉnh miền Nam vừa giải phóng. Tổng Công ty Dược Việt nam trực thuộc Bộ Y tế đã được thành lập, để phân biệt trụ sở chính của các Công ty và Xí nghiệp thành viên. Theo sự chỉ đạo của Nhà nước các đơn vị trực thuộc ở phía Bắc đều thêm số 1 vào sau tên đơn vị, các đơn vị ở Thành phố Hồ Chí Minh thêm số 2 và một số đơn vị trực thuộc ở miền Trung( Đà nẵng) thêm số 3. Từ đó Công ty Dược phẩm TWI được hình thành và tiếp tục các chức năng nhiệm vụ đã được giao. Cho đến ngày 22/4/1993 Bộ Y tế có quyết định số 408/BYT-QQĐ theo Nghị định 388HĐBT ngày 9/4/1993 của Văn phòng Chính phủ về việc đồng ý cho phép thành lập lại các doanh nghiệp Nhà nước thuộc Bộ Y tế. Công ty Dược phẩm TWI chính thức được tái lập cho đến ngày hôm nay. Quá trình phát triển của Công ty được tóm tắt như sau: Tiền thân của nó là một kho thuốc của Nhà nước do Bộ Y tế quản lý nhằm dự trữ, bảo quản, cấp phát, phân phối theo lệnh của Cơ quan chủ quản. Nguồn thuốc ban đầu chủ yếu bằng nguồn viện trợ từ các nước Liên xô và Đông âu cũ hàng năm tổng trị giá tương đương từ 1 đến 3 triệu USD mỗi năm. Thuốc sản xuất trong nước chủ yếu là đông y và cao đơn hoàn tán, thuốc tân dược có làm nhưng cũng rất ít vì nước ta không có ngành sản xuất nguyên liệu làm thuốc như các nước tiên tiến trên thế giới. Tuy nhiên do nhu cầu xã hội ngày càng phát triển, do nhu cầu phục vụ cho cuộc kháng chiến chống Mỹ cứu nước ở cả hai miền Nam bắc, đặc biệt là chi viện cho miền Nam, Công ty Dược phẩm TWI đã có một bước phát triển nhanh hơn vì trong giai đoạn này cả miền Bắc chỉ tập trung vào một Tổng Kho của Trung ương là Công ty Dược phẩm TWI. Từ đây thuốc được phân phối cho các tỉnh thành, các Bệnh viện đa khoa đầu ngành, hỗ trợ cho Quân y, chi viện cho chiến trường miền Nam, Lào và Campuchia. Tất cả đều theo mệnh lệnh và kế hoạch của Bộ Y tế từ số lượng, chủng loại thuốc, giá cả và phương thức giao nhận, vận chuyển... Nói tóm lại đặc trưng cơ bản cho thời kỳ này là phục vụ không mang tính kinh doanh. Chuyển sang giai đoạn kinh tế thị trường từ khi có quyết định thành lập lại doanh nghiệp và được Nhà nước cấp giấy phép cho xuất nhập khẩu trực tiếp ngày 5/11/1993 số 1.19.1.013/GP, Công ty Dược phẩm TWI mới thực sự chuyển sang hạch toán kinh doanh độc lập theo đúng nghĩa của nó, tức là tự chịu trách nhiệm bảo toàn vốn, kinh doanh có lãi, nộp đủ nghĩa vụ với Ngân sách Nhà nước và đảm bảo thu nhập thực tế cho người lao động theo các chế độ chính sách hiện hành kết hợp phục vụ cho sự nghiệp chăm sóc sức khoẻ cho nhân dân theo định hướng của Bộ Y tế trực tiếp chỉ đạo. Nói chung mức tăng trưởng hàng năm tương đối đều đặn từ 5 đến 20% trên các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật như doanh số bán ra, nộp Ngân sách, lãi thực hiện và thu nhập của người lao động... Về chức năng nhiệm vụ chủ yếu từ trước đến nay của Công ty vẫn là lưu thông phân phối và kinh doanh thuốc và các loại nguyên liệu làm thuốc, gần đây nhất được bổ xung thêm chức năng kinh doanh: Hoá chất xét nghiệm, dụng cụ y tế và vệ sinh cũng như các loại Mỹ phẩm theo các quy chế, chế độ hiện hành đã được Nhà nước và Bộ Y tế ban hành. Ngoài các chức năng mang tính kinh doanh cho đến nay Công ty Dược phẩm TWI vẫn được Nhà nước giao thêm nhiệm vụ dự trữ thuốc quốc gia, thuốc phòng chống dịch bệnh, bão lụt, thuốc cho các chương trình kế hoạch hoá gia đình... Thực tế trong các năm qua Công ty Dược phẩm TWI vẫn làm tốt chức năng cung ứng thuốc cho 31 tỉnh thành từ Trị thiên Huế trở ra đặc biệt là các tỉnh miền núi Tây bắc, Việt bắc. Hợp đồng cung ứng thường xuyên với 32 bệnh viện chuyên khoa đầu ngành của TW, Hà nội và một số tỉnh xung quanh Hà nội. Và cung ứng nguyên liệu cho các xí nghiệp sản xuất trong nước chủ yếu ở phía Bắc và một phần ở thành phố Hồ Chí Minh. Theo số liệu tổng quát hàng năm Công ty cung ứng 70% doanh số bán ra của Công ty cho các doanh nghiệp quốc doanh và 30% cho các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh thuốc thuộc các thành phần kinh tế khác. Công ty thường xuyên quan hệ với nhiều Công ty của 20 nước trên thế giới được Bộ Y tế cho phép bán thuốc vào Việt nam với tổng kim ngạnh trung bình từ 15 đến 20 triệu USD hàng năm với gần 1000 loại hàng hoá nằm trong danh mục thuốc thiết yếu cho nhu cầu điều trị bệnh của nhân dân đã được Bộ Y tế đưa ra theo quy chuẩn hướng dẫn chung của tổ chức Y tế thế giới. 2. CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ MÔ HÌNH QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY: Công ty Dược phẩm TWI (CPC1) là doanh nghiệp loại 1 được thành lập theo NĐ388 của Chính phủ và QĐ408/BYTQĐ của Bộ Y tế, mô hình quản lý theo hình thức hạch toán độc lập đồng thời là thành viên của Tổng công ty Dược Việt nam( Tổng Công ty 90). Toàn bộ hoạt động của Công ty được quản lý thống nhất tập trung, hạch toán kế toán, hạch toán kinh doanh xuất nhập khẩu, mua bán nội địa được quản lý thông qua các hợp đồng kinh tế theo đúng chế độ hiện hành dưới sự kiểm tra, giám sát của các ngành chức năng của Nhà nước và trực tiếp là Bộ Y tế. Đặc trưng về cơ cấu tổ chức và mô hình quản lý hiện tại của Công ty nhằm đáp ứng các mục tiêu chủ yếu sau đây: - Tập trung làm tốt khâu nhập khẩu hàng hoá kết hợp nguồn nhập từ nội địa tạo quỹ hàng hoá để thoả mãn từng bước nhu cầu thuốc chữa bệnh của nhân dân. - Tổ chức tốt màng lưới bán ra thông qua các hệ thống cửa hàng, chi nhánh, phòng Kế hoạch nghiệp vụ bằng các biện pháp tăng cường tiếp thị phân tích nhu cầu, thị trường, mô hình bệnh tật từng khu vực, từng địa phương, từng mùa khác nhau để kịp thời nắm bắt thị trường đảm bảo kinh doanh có lãi hợp lý. - Tổ chức tốt việc tồn trữ, bảo quản thuốc trong kho để đảm bảo chất lượng thuốc thật tốt, cung ứng thuốc kịp thời, đúng chủng loại, an toàn, hợp lý cho người bệnh. - Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với ngân sách Nhà nước - Chăm sóc ngày càng tốt hơn nữa đời sống cho người lao động trên cơ sở năng suất, chất lượng và hiệu quả của từng khâu công việc. Tất cả những nội dung cụ thể trên đây được thể hiện một phần trên sơ đồ bộ máy tổ chức và mô hình quản lý hiện nay của Công ty:( Sơ đồ trang bên) Nhìn chung cơ cấu tổ chức và mô hình quản lý hiện tại của Công ty chưa thật tinh gọn, còn nhiều đầu mối do vậy hiệu quả sẽ chưa thể đạt được theo ý muốn, nhất là trong cơ chế thị trường. Tuy nhiên do năng lực cán bộ và tính đặc thù công việc mang tính chuyên sâu do vậy việc khắc phục tình trạng này cần phải có thời gian thử nghiệm, đây gần như là mô hình phổ biến của các Công ty Dược phẩm hiện nay ở Việt nam chúng ta. II. PHÂN TÍCH KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY: A/ KHÁI QUÁT VỀ TÌNH HÌNH KINH DOANH NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY CPC.1 1. TÌNH HÌNH THỊ TRƯỜNG MẶT HÀNG DƯỢC PHẨM Hiện nay trên thị trường thuốc hợp pháp lưu hành 3 nguồn: Thuốc nhập khẩu chính thức qua các công ty xuất nhập khẩu y tế và thuốc được sản xuất trong nước. Thuốc được đưa vào theo đường phi mậu dịch. Thuốc viện trợ. Theo quyết định số 111/TTg và thông tư số 14/thị trường-BYT nguồn thuốc phi mậu dịch được hạn chế tối đa. thông tư số13/1998/TT-BYT ngày 15/10/1998 quy định thuốc viện trợ được quản lý và sử dụng theo chương trình, không được phép bán ra thị trường. Như vậy về cơ bản thuốc trên thị trường chủ yếu là nguồn nhập khẩu chính thức và thuốc sản xuất trong nước. Ngoài ra cũng còn từ nguồn nhập lậu, tiểu nghạch. Theo thống kê thì giá trị thuốc nhập khẩu không ngừng gia tăng. Năm 1997 là 387, 1 triệu USD, năm 1998 là 416 triệu USD, và năm 1999 là 450 triệu USD. Với khoảng 8000 mặt hàng thuốc lưu hành chính thức trên thị trường trong đó nhập khẩu khoảng 4500 mặt hàng. Các mặt hàng thuốc có thể được phân loại như sau: Thuốc tim mạch. Thuốc tác dụng trên hệ thần kinh trung ương. Thuốc chống nhiễm khuẩn. Thuốc vè bộ máy tiêu hoá. Thuốc tác dụng trên hệ hô hấp. Thuốc trợ lực:vitamin, dịch truyền… Theo công ty CPC.1 thì mặt hàng nhập khẩu chủ yếu của công ty là thuốc và nguyên liệu làm thuốc kháng sinh, các thuốc độc AB (thuốc tác động vào tim mạch và hệ thần kinh trung ương). Trên thị trường thuốc hiện nay, người dân có thể mua thuốc ở mọi nơi. Với sự đa dạng và phong phú về chủng loại thuốc, người thầy thuốc được lựa chọn thuốc, người dân cũng có thể mua thuốc để tự điều trị cho mình. Với mô hình bệnh tật ở vùng nhiệt đới, bệnh nhiễm khuẩn luôn giữ vị trí hàng đầu, hàng năm tỉ lệ thuốc kháng sinh chiếm khoảng 30% đến 40% giá trị nhập khẩu. Theo nghiên cứu cho thấy nhu cầu thuốc tăng trung bình hằng năm trên 10%. Với lý do chính là sự già hoá dân chúng và ngân sách dành cho bảo vệ sức khoẻ tăng lên. Tiền thuốc bình quân trên đầu người năm 1992 là 1,5USD/người, 1993 là 2,5 USD, năm 1994 là 3,2 USD. Về tình hình nhà cung cấp: cho đến cuối năm 1999 có khoảng 200 công ty nước ngoài của trên 20 nước chính thức được Bộ Y tế cấp giấy phép bán dược phẩm vào Việt Nam. đây là một thực tế rất thuận lợi cho việc lựa chọn nhà cung cấp, mặt hàng nhập khẩu.thợc tế cho thấy giá trị trung bình một hợp đồng thường không lớn mà lý do chính là bên nhập thường thiếu vốn, thị trường nhỏ lẻ và tình hình thị trường bất ổn định. 2. TÌNH HÌNH KINH DOANH CỦA CÔNG TY MỘT SỐ NĂM GẦN ĐÂY. Theo báo cáo tình hình hằng năm, do ảnh hưởng ngày càng nặng của cuộc khủng hoảng tài chính châu Á làm tỉ giá ngoại tệ tăng dẫn đến chênh lệch giá trên 3 tỷ đồng. Hàng nhập về sau 3 tháng mới thực hiện thực hiện xong một chu kỳ kinh doanh do đó gặp phải nhiều rủi ro. Mặt khác thị trường trong nước đang bị thu hẹp do sức mua của dân cư về thuốc tăng không nhiều trong khi các nhà sản xuất trong nước tự bán, tự khai thác thị trường ngày càng nhiều, các hãng dược phẩm ngày càng tỏ ra thông thạo và thâm nhập vào thị trường rộng khắp từ đồng bằng đến cả vùng sâu vùng xa, họ có biện pháp cạnh tranh rất quyết liệt, rất linh hoạt. Năm 1997 kim nghạch nhập khẩu chiếm khoảng 64, 8% tổng giá trị mua vào. con số đó cho năm 1998 là 64, 6%, 1999 là 60%. Những con sồ trên cho thấy nhập khẩu là hoạt động mua chủ yếu của công ty. Tỉ trọng nhập khẩu năm 1999 có giảm song xét về số tuyệt đói thì lượng giảm này không lớn :từ 209 tỷ đồng còn 198 tỷ đồng tức giảm 11 tỷ đồng ( Xin xem số liệu bảng sau). Bảng 1: Thống kê một số chỉ tiêu kinh doanh trong 3 năm qua. Đơn vị: tỷ đồng. Chỉ tiêu Thực hiện năm 1997 Thực hiện năm 1998 Thực hiện năm 1999 I Tổng trị giá mua vào 247.7 325.0 329.4 Trong đó: - Nguyên liệu 57.5 100 99 - Thành phẩm 190 224.5 230 Mua nhập khẩu 161 208 198 Mua từ XN sản xuất 46 59 65 Mua từ nguồn khác 39 57 67 II Tổng trị giá bán 266 335 368 Trong đó: - Nguyên liệu 59 88.6 113 - Thành phẩm 207 246 254 Bán cho cấp II 128 123 127 Bán cho các XNSX 47 68 78 Bán cho hệ điều trị 27.5 33 40 Các cửa hàng tự bán 62.7 111 122 III Tồn kho đầu kỳ 43 43.5 58 IV Tồn kho cuối kỳ 43.5 57.8 47 V Tổng số nộp Ngân sách 7.7 9.7 16 VI Lãi thực hiện 1.5 2.9 3.0 VII Thu nhập bình quân người/tháng (triệu đồng) 1.3 1.6 1.7 Trong năm 1999, có sự cạnh tranh gay gắt lại chịu những khó khăn như lãi suất vay ngân hàng tăng, tỉ suất ngoại tệ tăng, giá các hàng hoá dịch vụ khác tăng trong khi giá thuốc giảm, các nhóm thuốc chủ lực bị cạnh tranh gay gắt và thị trường quốc tế biến động._. thái độ niềm nở, lịch sự với bạn hàng. + Tìm hiểu về nhà cung cấp, kiểm tra mức độ uy tín của họ. + Tranh thủ giới thiệu với bạn hàng về công ty. + Nên mời chuyên gia trực tiếp tham gia vào cuộc đàm phán, tạo sự tin tưởng cho bạn hàng. + Có thái độ nhã nhặn nhưng cương quyết khi cần thiết trong quá trình giải quyết công việc. * Phương pháp gián tiếp: phương pháp này là phương pháp ít tốn kém chi phí giao dịch, nó được sự hỗ trợ của công nghệ thông tin liên lạc. Mọi việc đàm phán, ký kết đều được thực hiện thông qua thư tín, điện thoại, fax, Internet......phương pháp này được sử dụng đối với các khách hàng có mối quan hệ làm ăn lâu dài với công ty . Nếu việc đàm phán, ký kết được tiến hành qua thư tín: thường sử dụng hệ thống Fax và bằng tiếng Anh. Do vậy cần chú ý rằng thư từ là sứ giả của mình gửi đến khách hàng nên cách viết, cách trình bày, diễn đạt phải rõ ràng, sáng ý, chính xác và khoa học. Khi gửi thư cần phải sử dụng hệ thống chuyển phát nhanh để thể hiện sự nhiệt tình và khẩn trương của công ty. Nếu bằng điện thoại: đây là hình thức được thường xuyên sử dụng hàng ngày, ngừơi trực tiếp giao dịch phải chuẩn bị trước các nội dung cần trao đổi, phải có tâm trạng tốt, trân thành, không miễn cưỡng, giả tạo nhằm tránh gây sự hiểu nhầm của bạn hàng. Sau khi trao đổi, cần phải có văn bản xác định nội dung đã thoả thuận và gửi cho bạn hàng. * Xây dựng mẫu hợp đồng có sẵn. Bởi vì công ty Dược phẩm Trung ương I chỉ kinh doanh nhập khẩu một loại hàng hóa là dược phẩm (gồm có tân dược và dược liệu). Sự đơn nhất này giúp công ty có thể tạo ra những khuôn mẫu hợp đồng có sẵn, với số lượng điều khoản cần có. Những điều khoản đựơc xem là cố định như khiếu nại, trọng tài, phạt vi phạm, các điều khoản khác... Có thể xây dựng mẫu hợp đồng cho nhập khẩu thành phẩm một dạng và cho hợp đồng nhập khẩu nguên liệu dạng khác. Cũng có thể xây dựng mẫu cho từng nhà cung cấp một, thường với những nhà cung cấp có quan hệ thương mại lâu dài, thường xuyên với công ty. Những điều khoản về tên hàng, qui cách phẩm chất, số lượng, giá cả, phương thức gíao hàng và phương thức thanh toán là những điều khoản sẽ được điều chỉnh cho từng lần giao hàng cụ thể. Mẫu hợp đồng này sẽ được lưu giữ trong máy tính và sẽ được đem ra sử dụng khi ký kết hợp đồng. Chú ý rằng mẫu hợp đồng nhập khẩu này chỉ phù hợp với những đối tác có quan hệ làm ăn thường xuyên, lâu dài với công ty, còn đối với những bạn hàng mới, không nên xây dựng hợp đồng trên các khuôn mẫu sẵn có đó được, phải tuỳ thuộc vào tập quán và độ tin cậy của phía đối tác nước ngoài mà xây dựng các điều khoản hợp đồng hợp lý và hiệu quả. BẢO ĐẢM CƠ SỞ PHÁP LÝ CỦA HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU . Có thể nói rằng, không bao giờ chúng ta có thể lường trước được hết những rủi ro để đưa vào hợp đồng nhằm xây dựng một hợp đồng hoàn thiện nhất. Tuy nhiên, trong quá trình xây dựng hợp đồng, các nhà đàm phán, kí kết luôn luôn hạn chế tối đa những sai phạm, rủi ro có thể gặp phải. Và một nội dung quan trọng và dễ dàng kiểm soát được đó là xây dựng được cơ sở pháp lý cho việc thự hiện hợp đồng nhập khẩu, nội dung bao gồm: Các chủ thể tham gia hợp đồng phải hợp pháp, không bị lừa đảo: việc xác định tư cách đôi stác mà công ty tham gia ký kết hợp đồng có giá trị quan trọng, vì chỉ khi đối tác có đầy đủ năng lực pháp lý và năng lực hành vi thì hợp đồng sau khi ký mới có giá trị hiệu lực và nếu có tranh chấp xảy ra mới đảm bảo được việc khiếu nại và kiện tụng. Một bản hợp đồng nếu đảm bảo được năm yêu cầu sau thì được coi là có giá trị pháp lý. 1. Hợp đồng phải được xây dựng trên sự thoả thuận, tán thành của hai bên. Một hợp đồng không có giá trị pháp lý nếu được ký kết trên sự cưỡng ép hoặc lừa đảo. 2. Các bên tham gia chỉ được ký kết trong khả năng, phạm vi, thẩm quyền của mình. 3. Một văn bản nếu được làm một cách bất hợp pháp với các mục đích bất hợp pháp hoặc vi phạm pháp luật sẽ không được coi là hợp đồng. 4.Một hợp đồng phải có sự ràng buộc của cả hai bên, nghĩa là hai bên phải có sự trao đổi quan điểm về các quền lợi, nghĩa vụ. 5. Một hợp đồng được hình thành trên cơ sở chào hàng và chấp nhận chào hàng. * Điều kiện để thực hiện các nội dung trên. Có sự lựa chon thương nhân để giao dịch. Trong điều kiện cho phép thì hiệu quả nhất là chọn nhà cung cấp trực tiếp và lớn, tuy nhiên nếu là thị trường nhập khẩu mới thì có thể lại cần phải giao dịch qua trung gian. Nếu ký kết với đại lý thì cần phải xem xét giấy uỷ nhiệm mà người đại lý được cung cấp có hợp lệ hay không. Nếu có nghi ngờ về khả năng của đơn vị đối tác thì người đàm phán cần liên hệ ngay với các tổ chức thương mại có thẩm quyền hoặc tham tán thương mại Việt Nam ở nước đó. Luôn nâng cao nghiệp vụ chuyên môn cho các cán bộ làm công tác nhập khẩu. Cần tham khảo ý kiến của các chuyên gia về nguồn luật áp dụng đối với hợp đồng. Giám sát chặt chẽ việc thực hiện hợp đồng. Hoàn thiện việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu Sau khi ký kết hợp đồng nhập khẩu, công việc tiếp theo của công ty là tiến hành thực hiện tốt các nghĩa vụ đã được thoả thuận trong hợp đồng. Thực hiện tốt các nghĩa vụ trong hợp đồng không chỉ là trách nhiệm pháp lý mà còn làm nâng cao uy tín của công ty đối với khách hàng. Để hoàn thiện việc tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu, công ty phải làm tốt các công việc sau đây: 1. Đảm bảo thực hiện tốt hợp đồng nhập khẩu, công ty phải lập kế hoạch cụ thể cho việc thực hiện hợp đồng, xây dựng được một hệ thống giám sát để biết được những công việc nào cần làm trước, những vấn đề nào cần giải quyết, vàvào thời gian nào. * Trước hết phải chuẩn bị tốt giấy tờ và các chứng từ: việc chuẩn bị các thủ tục, giấy tờ hành chính liên quan đến việc nhập khẩu lô hàng phải được tiến hành khẩn trương, nhanh chóng như giấy phép nhập khẩu, VISA. Yêu cầu nhà cung cấp cung cấp đầy đủ các chứng từ giao hàng, nhanh chóng làm các thủ tục thanh toán. Yêu cầu người xuất khẩu thông tin đầy đủ về tình trạng hàng hoá, thời gian vận chuyển và ngày hàng cập cảng đến quy định . * Tổ chức một đội ngũ có chuyên môn, nghiệp vụ tốt để đi nhận hàng, kiểm tra hàng hóa, đưa hàng về nhập kho. Công đoạn nhận hàng và kiểm tra hàng hóa là hết sức quan trọng, nó là giai đoạn thường làm phát sinh nhiều vấn đề có liên quan đến số lượng, chất lượng, xuất xứ hàng hóa đối với người xuất khẩu, người nhập khẩu và các cơ quan chức năng của nhà nước. Chậm chễ trong việc tiếp nhận hàng hóa có thể sẽ phát sinh chi phí lưu kho bãi và gây tác hại xấu cho chất lượng hàng hóa. Kiểm tra hàng hóa không tốt sẽ gây ra những thiệt hại đáng kể cho công ty, làm mất uy tín của công ty đối với bạn hàng. Vì vậy phải xây dựng đội ngũ cán bộ vừa có nghiệp vụ thương mại Quốc tế lại vừa phải có kiến thức cơ bản về dược phẩm. Đồng thời phải theo dõi, đôn đốc họ đi nhận hàng kịp thời. * Kết hợp với nhiều bộ phận khác để giám sát, điều hành hợp đồng nhập khẩu. Các phòng ban phải thường xuyên báo cáo chính xác tình hình thực hiện hợp đồng cho Ban giám đốc. Qua đó Ban giám đốc trực tiếp chỉ đạo thống nhất cùng các phòng ban đưa ra các giải pháp tối ưu để đảm bảo thực hiện tốt hợp đồng. Giữa các phòng ban phải thường xuyên hàng ngày trao đổi thông tin cho nhau để cùng giải quyết, khắc phục những phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng. 2. Quản lý hợp đồng nhập khẩu và xây dựng quan hệ đối tác, việc quản lý hợp đồng nhập khẩu là nhằm đảm bảo rằng công ty thực sự nhận được hàng như đã ký kết theo các điều khoản, điều kiện trong hợp đồng. Như vậy để đảm bảo được hàng hóa như theo yêu cầu của công ty, công ty phải xây dựng được một phương pháp quản lý hợp đồng sao cho vừa giám sát theo dõi được công việc phải làm của cả phía người xuất khẩu lẫn công ty, kịp thời đôn đốc nhắc nhở việc thực hiện các công việc đó, đồng thời lại phải sử lý, giải quyết linh hoạt các vấn đề phát sinh để đảm bảo quyền lợi của công ty và giữ được quan hệ làm ăn tốt với bạn hàng. Quan hệ đối tác trong quá trình thực hiện hợp đồng là một mặt trong việc tạo dựng uy tín kinh doanh của doanh nghiệp. Sự tín nhiệm về công ty sẽ gây tâm lý tin tưởng cho khách hàng khi quyết định mua sản phẩm, tăng khối lượng sản xuất cho công ty và mọi việc sẽ đồng thời được giải quyết êm đẹp. Muốn giữ khách hàng lâu dài, đồng thời mở rộng thêm đối tác mới, công ty cần có sự phục vụ chu đáo như sử dụng các phương tiện kỹ thuật để đưa đón, lễ tân, giao dịch cho dù họ có ký kết được hợp đồng hay không đều cảm thấy hài lòng. Thái độ phục vụ càng chu đáo bao nhiêu thì càng tạo được ấn tượng tốt bấy nhiêu, đặc biệt là đối với những khách hàng quốc tế lần đầu tiên tiếp xúc với công ty. 3. Giải quyết các tranh chấp. Tranh chấp là điều cả hai bên không muốn xảy ra bởi vì nó không chỉ gây ra sự tốn kém về thời gian tiền bạc mà còn ảnh hưởng đến mối quan hệ làm ăn lâu dài giữa họ. Hợp đồng nhập khẩu dược phẩm của công ty thường có giá trị nhỏ nên khi có tranh chấp xảy ra cần phải dựa trên nguyên tắc trước tiên là tôn trọng lợi ích của cả hai bên và bình đẳng trong mọi quan hệ. Trong mối quan hệ hợp đồng, lợi ích của các bên vừa có mâu thuẫn nhưng lại có ràng buộc lẫn nhau, do vậy nguyên tắc mà đã được nhiều nhà kinh doanh áp dụng thành công khi giải quyết tranh chấp là: hãy tập trung vào vấn đề cần thương lượng, vào vấn đề lợi ích chứ không phải vào quan điểm, để tạo ra sự lựa chọn mà cả hai bên cùng có lợi, kiên trì với các mục tiêu đề ra trên phương châm: “ cách lựa chọn tốt nhất là đạt được sự thoả thuận”. Đồng thời trong quá trình thương lượng thì người tham gia thương lượng phải có sự kiên trì, khéo léo, có những ứng xử, lập luận vững vàng, hợp tình hợp lý và tốt nhất là phải có nhiều kinh nghiệm học hỏi về các vụ giải quyết tranh chấp thành công của các doanh nghiệp khác nhằm vận dụng linh hoạt thì chắc chắn mọi việc sẽ được giải quyết thuận lợi. 4. Phân tích và đánh giá hiệu quả hợp đồng nhập khẩu. Sau khi thực hiện xong hợp đồng, phòng xuất nhập khẩu phải tiến hành phân tích và đánh giá lại hợp đồng đã thực hiện. Việc phân tích phải được thực hiện trên cả hai phương diện là phương diện kỹ thuật và phương diện kinh tế. Về phương diện kỹ thuật: phân tích cần tập trung vào những vấn đề như phương pháp ký kết hợp đồng, hứơng đàm phán, kỹ thuật soạn thảo hợp đồng và trình tự thực hiện hợp đồng đã hợp lý chưa. Về phương diện kinh tế, phân tích chi phí phải bỏ ra để ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu so với lợi nhuận đạt được, hiệu quả của đồng vốn bỏ ra. Từ việc phân tích trên giúp công ty đánh giá được một cách tổng thể hiệu quả của hợp đồng đã thực hiện. Rút ra những bài học kinh nghiệm để xây dựng và thực hiện tốt các hợp đồng nhập khẩu sau này. II. HOÀN THIỆN CÔNG TÁC GIÁM SÁT THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG. CÔNG TÁC PHÂN LOẠI HỢP ĐỒNG Vì công ty không thể kiểm tra thủ công tất cả các hợp đồng trong một ngày vì nếu như vậy thì lãng phí thời gian, và công ty còn nhiều việc khác phải làm. Do vậy công ty cần lập ra những biện pháp để giám sát sự thưci hiện của chính mình lẫn nhà cung cấp. Sau đây là một số biện pháp nhỏ nhằm phân loại các hợp đồng theo các mức độ cần theo dõi: Căn cứ vào tính cấp bách của nhu cầu: mặt hàng đó có mức độ cấp thiết như thế nào ? kho dự trữ có còn mặt hàng đó không ? … Mức độ khẩn: mặt hàng này chắc chắn phải về đúng thời hạn do đó cần có sự giám sát kĩ hơn. Mức độ trung bình: cần xác định thời gian hàng về, mức độ dao động về thời gian, khối lượng,chất lượng có thể chấp nhận được. Với mặt hàng này có thể lới lỏng sự theo dõi hơn. Căn cứ vào mức độ thân quen với nhà cung cấp: Với nhà cung cấp mới công ty cần có sự giám sát chặt chẽ hơn những nhà cung cấp thường xuyên, có uy tín với công ty. Căn cứ vào tần số ký kết hợp đồng: Với những nhà cung cấp có tần số này thấp tức ít khi có hợp đồng với công ty thì công ty cần có sự giám sát chặt chẽ hơn. Căn cứ vào lịch sử thực hiện hợp đồng: Với những nhà cung cấp đã thực hiện tốt các hợp đồng đã ký kết thì công ty có thể giảm nhẹ sự giám sát. Cần giám sát tính phù hợp của sản phẩm so với đòi hỏi của hợp đồng hơn là thứ hạng của sản phẩm. 2. SỬ DỤNG PHƯƠNG PHÁP THỦ CÔNG TRUYỀN THỐNG. Sự tiến triển thực hiện hợp đồng có thực hiệnể được giám sát qua liên lạc cá nhân bằng điện thoại, fax hay gặp mặt trục tiếp, do đó công ty nên đưa vào điều khoản hợp đồng yêu cầu nhà cung cấp thông báo thường xuyên về tình hình giao hàng, vấn đề thanh toán. Để cụ thể hoá việc thao dõi, giám sát thực hiện hợp đồng trước mắt công ty cần phát huy tính hiệu quả của phương pháp thủ công truyền thống mà công ty đã sử dụng. Lập phiếu theo dõi các chứng từ cần thiết cho từng hợp đồng. Nội dung của phiếu này như sau: Chỉ tiêu 1 2 3 Hợp đồng số Hoá đơn thương mại Vận đơn Phiếu đóng gói Phiếu kiểm tra chất lượng Giấy chứng nhận xuất xứ Hợp đồng bảo hiểm Tờ khai hàng hoá XNK Phiếu nhập kho Cột 1: ghi rõ ngày chứng từ cần phải hoàn thành Cột 2: theo dõi xem những giấy tờ nào đã có. Nếu có thì đánh dấu “V” Cột 3: ghi chú những vấn đề cần chú ý về nội dung chứng từ, những vấn đề thay đổi… 3. SỬ DỤNG MÁY ĐIỆN TOÁN Lập một chương trình theo dõi tiến trình thực hiện hợp đồng: Với chương trình này yêu cầu công ty phải cập nhật đầy đủ các hợp đồng với đầy đủ các chi tiết sau: Tên hãng cung cấp Số hợp đồng Ngày ký kết Tên hàng và quy cách Nước sản xuất Số lượng hàng Đơn giá hàng Giá trị hợp đồng Ngày hàng về: mấy đợt, mỗi đợt bao nhiêu ? Ngày thanh toán: thanh toán mấy lần, mỗi lần bao nhiêu ? Phương thức thanh toán Cảng nhập Loại hợp đồng (hợp đồng công ty hay uỷ thác) Nhóm thuốc Dựa và các số liệu trên, công ty cần lập chương trình tin học để có thể theo dõi xem trong một ngày xác định, một thời gian xác định có những hợp đồng nào đến ngày giao hàng, đến ngày thanh toán, kiểm tra giá cả hàng hoá. Qua đó công ty có thể tránh được tình trạng hàng về mà không có người nhận, đến ngày thanh toán mà công ty không thanh toán, hay hàng về chậm mà công ty không biết… III. MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ KHÁC Để có thể đạt được phương hướnghoạt động trong những năm tớilà tiến tới giữ vững và mở rộng thị trường mua và bán, công ty cần có nhiều biện pháp khác nhau, trong đó có biện pháp quan trọng là cần phải thúc đẩy hoạt động bán hàng. Do nguồn lực có hạn nên công ty có thể sử dụng biện pháp sau: TÍN NHIỆM GIÚP MỞ RỘNG THỊ TRƯỜNG VÀ KINH DOANH ỔN ĐỊNH VỮNG CHẮC . Tín nhiệm của doanh nghiệp trên thị trường chính là uy tín, là ảnh hưởng của doanh nghiệp trên thị trường. Doanh nghiệp có uy tín là doanh nghiệp luôn có vị trí cao và hình ảnh đẹp đẽ trong con mắt và ấn tượng của người tiêu dùng điều đó có nghĩa là sự tín nhiệm vào doanh nghiệp càng cao thì càng dễ ký kết hợp đồng mua bán và dễ dàng tiêu thụ sản phẩm và nhờ đó doanh nghiệp sẽ có lợi thế cạnh tranh hơn. Việc tạo dựng và củng cố uy tín phải xem xét dưới các khía cạnh sau: Tạo dựng củng cố tín nhiệm về chất lượng sản phẩm. Các sản phẩm có sự tín nhiệm về chất lượng trên thị trường là những sản phẩm được người tiêu dùng tin tưởng, chỉ cần nói về nhãn hiệu của sản phẩm đó là người mua có thể yên tâm bỏ tiền ra mà không hoài nghi về chất lượng. Công ty CPCI là một nhà kinh doanh thương mại do vậy công ty không thể tự mình tác động trực tiếp vào sản phẩm nhằm cải tiến chất lượng sản phẩm. Vì thế yêu cầu công ty phải có sự khéo léo sáng suốt trong việc lựa chọn các sản phẩm nhập khẩu. Ngoài ra với nền sản xuất hiện đại và sự cạnh tranh trên phạm vi toàn cầu với sự xuất hiện hằng ngày nhưngx tiến bộ khoa học kỹ thuật, những sản phẩm mới, những nhu cầu mới, nên công ty luôn đứng trước những thử thách to lớn trong việc nắm bắt và thích nghi với thời đại. Công ty có thể chiếm lĩnh được thị trường nếu nhậy bén phát hiện ra xu thế thị trường hoặc những kẽ hở của thị trường để len chân vào. sự phát triển của đời sống xã hội làm cho nhu cầu của con người ngày càng đa dạng phong phú và thường xuyên thay đổi. Sự thay đổi nhanh chóng của nhu cầu và sản xuất cũng nhanh chóng giết chết những sản phẩm cũ, và công nghệ cũ. Trong bối cảnh như vậy công ty cần có sự nghiên cứu xem sản phẩm đang ở chu kỳ nào của chu kỳ sống sản phẩm, doanh nghiệp cần phải nhìn ra xung quanh và về phía trước vào tương lai. Tạo dựng củng cố về tác phong kinh doanh Trong kinh doanh doanh nghiệp không chỉ phải xây dựng tín nhiệm chất lượng sản phẩm mà còn phải xây dựng tín nhiệm trên thị trường về tác phong kinh doanh. Đó là vấn đề tuân thủ thời gian, tuân thủ hợp đồng và có tinh thần trách nhiệm cao trong quan hệ với các đối tác. vì vậy việc công ty cần làm là làm cho các đối tác tin tưởng 100% vào mình và không gây ra tình trạng đối tác không chắc chắn vào những thoả thuận của mình vì khi ấy họ có thể sẽ tìm sang cộng tác khác. Đầu tư mọi biện pháp để có tín nhiệm về chất lượng mà lại làm mất uy tín về tác phong kinh doanh, làm mất bạn hàng, mất khách hàng thì có thể dẫn đến chậm tiêu thụ cả lô hàng thậm chí cả hàng loạt, dẫn đến ứ đọng vốn, giảm hiệu quả kinh doanh . Tạo sự tín nhiệm trong kinh doanh phải bằng sự chân thành, trung thực như: Giao hàng đúng thời hạn, đúng, đủ về cả chất lượng lẫn khối lượng, thái độ khi giao dịch phải thành thật, tôn trọng đối tác… SÁCH LƯỢC TIÊU THỤ –BÍ QUYẾT TIÊU THỤ SẢN PHẨM Các doanh nghiệp thương mại nói chung và công ty CPCI nói riêng, các hoạt động nhập khẩu hàng hoá không phải nhằm mục đích tiêu dùng mà nhằm mục đích bán ra hay tiêu thụ được. Vậy tiêu thụ như thế nàolà vấn đề cần phải quan tâm. Nó đòi hỏi công ty cần phải cónhững phương pháp, kỹ xảo, nghệ thuật mà công ty áp dụng để mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm. Mặt khác những sách lược đó phải mang tính cụ thể, đa dạng, linh hoạt. Do sự đa dạng và luôn thay đổi của cả hoàn cảnh thị trường lẫn mặt hàng dược phẩm cho nên viẹc đề ra sách lược tiêu thụ đúng đắn có tác dụng hết sức to lớn đối với việc tiêu thụ mọi loại sản phẩm cũng như toàn bộ hàng hoá mà công ty kinh doanh. Do đó công ty CPCI có thể đề ra một sách lược như sau và vận dụng nó một cách linh hoạt. Tạo điều kiện thuận lợi cho việc mua hàng: Tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng ký kết hợp đồng mua hàng. Đưa hàng đến tận tay người tiêu dùng. Có các ưu đãi về thanh toán, giá cả với những khách hàng truyền thống cà khách hàng mua hàng với số lượng lớn. Đón đầu nhu cầu người tiêu dùng Dựa vào đặc điểm, công dụng và kết quả nghiên cứu chính xác thị trường trong nước để lựa chọn khách hàng, nắm bắt được chính xác nhu cầu trong tương lai của khách hàng từ đó nhập khẩu đón đầu để thoả mãn nhu cầu ngay từ khi mới xuất hiện, không bỏ lỡ cơ hội kinh doanh. Mở rộng mạng lưới phân phối hàng nhập khẩu: Hiện nay, việc tiêu thụ hàng nhập khẩu chủ yếu là từ bán trực tiếp cho các đơn vị cấp hai và hệ thống bệnh việncòn hệ thống các cửa hàng của công ty còn ít, chỉ tập trung ở Hà nội. Để thực hiện giải pháp trên công ty có thể căn cứ vào nguồn lực của mình để mở thêm một số cửa hàng và đại lí tiêu thụ các khu vực khác nhau, các thành phố lớn như Hải phòng, Đà nẵng, Vinh, Thành phố Hồ Chí Minh… Mặt khác với hệ thống nay công ty có điều kiện thuận lợi hơn trong công tác nghiên cứu thị trường, nắm bắt nhu cầu. Giá bán hàng nhập khẩu linh hoạt: Công ty có thể căn cứ vào điều kiện thị trường, vấn đề nhu cầu, tình hình cạnh tranh.. để xác định giá bán hàng phù hợp, linh hoạt. Liên doanh liên kết: Để tăng sức cạnh tranh trên thị trường công ty có thể liên doanh liên kết với nhà cung cấp và giới tiêu thụ nào đó. Qua đó các bên có thể hậu thuẫn cho nhau trong vấn đề cạnh tranh giành giật thị trường, hỗ trợ nhau trong vấn đề nghiên cứu thị trường. 3. PHÁT HUY CHIẾN LƯỢC SẢN PHẨM VÀ THỊ TRƯỜNG TRỌNG ĐIỂM. Do sự đa dạng trong mặt hàng thuốc dược phẩm và thị trường cạnh tranh gay gắt, công ty nên phát huy chiến lược kinh doạnh những mặt hàng chủ lực là nguyên liệu thuốc kháng sinh, và thành phẩm độc AB. Tuy nhiên trong tình hình hiện tại công ty nên đưa thêm cả mặt hàng thuốc bổ, thuốc trợ lực vào mạt hàng chính mà công ty kinh doanh. Trong ba chủng loại chính trên công ty nên tập trung nhập khẩu những mặt hàng có vị trí cao, những mặt hàng truyền thốngmà công ty có uy tíncả về thị trường nhập khẩu và thị trường tiêu thụ, hạn chế bớt những mặt hàng khó khăndo nbị cạnh tranh mạnh, những mặt hàng đem lại lợi nhuận quá thấp. Ngoài việc xây dựng chấ lượng sản phẩm, công ty cần cần chú ý tới chiến lược thị trường tức là việc xác định nơi bán, nơi mua hiện tại và tươnh lai trên cơ sở đảm bảo các yếu tố về giá cả, phương thức thanh toán, phương thức phân phối. 4. VẤN ĐỀ SỬ DỤNG NGUỒN NHÂN LỰC Việc ký kết, thực hiện và giám sát thực hiện hợp đồng là hoạt động của con người. Hiệu quả của công việc đó tuỳ thuộc vào năng lực tập thể người kinh doanh, biện pháp thực hiện,mục tiêu… Do đó đây là vấn đề quyết định hiệu quả của việc kinh doanh nhập khẩu. để có thể ngày càng nâng cao hiệu quả trong viêc ký kết, thực hiện và giám sát thực hiện hợp đồng nhập khẩu, trong thời gian tới một mặt công ty nên có kinh phí để đào tạo và đào tạo lại những cán bộ công nhân viên của mình, mặt khác công ty nên có biện pháp phát hiện và sử dụng đúng người đúng việc. Yêu cầu với cán bộ nghiệp vụ phải là người có trình độ kiến thức về ngoại thương, biết đánh giá, phân tích và tổng kết tình hình, đặc biệt là cán bộ thực hiện nghiệp vụ xuất nhập khẩu phải thông thạo ngoại ngữ, thông thạo các luật và thông lệ quốc tế. Tuy nhiên, để có một đội ngũ cán bộ giỏi công ty không chỉ biết đòi hỏi mà cũng cần phải có những biện pháp khuyến khích vật chất và hình thức để khuyến khích phát huy sáng tạo. Xét về thực tế nhân lực công ty, đặc biệt là phòng xuất nhập khẩu thì trình độ của các nhân viên đủ đáp ứng được yêu cầu công việc. Song do số lượng hợp đồng phải thực hiện trung bình trong một ngày tương đối cao ( khoảng 3 hợp đồng một ngày ) nên công ty cần bố trí thêm người để có thể thực hiện trôi chảy công việc, để công việc không bị ứ đọng. 5. QUẢNG CÁO VÀ XÚC TIẾN BÁN HÀNG. Đây là một hoạt động mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng pháỉ dụng trong điều kiện thị trường cạnh tranh gay gắt. Không chỉ các doanh nghiệp sản xuất mà các doanh nghiệp thương mại đều phải sử dụng. Trong hoạt động này công ty chủ yếu cần giới thiệu với khách hàng về hình ảnh công ty, các mặt hàng công ty kinh doanh. Thông qua hoạt động này mà khách hàng hiểu biết hơn về công ty, biết được mặt hàng mà công ty kinh doanh, phương thức hoạt động, quan điểm kinh doanh của công ty, đồng thời nâng cao uy tín của công ty trên thương trường. Chính những điều này sẽ tác động tới khách hàng trong việc lựa chọn đối tác để hợp đồng nhờ đó công ty có thể ký kết được nhiều hợp đồng mua bán hơn. 6. ĐỐI VỚI CÁC CƠ QUAN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC. a. Về việc ban hành pháp luật Thứ nhất,nhà nước cần phê chuẩn Công ước bán hàn viên1980 và Incoterm 2000làm cơ sở pháp lý cho việc ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Hầu hết các công ty kinh doanh xuất nhập khẩu hiện nay khi ký kết các hợp đồng xuất nhập khẩu đều dựa trên cơ sở hướng dẫn của Incoterms 1990,hiện nay là Incoterms 2000 do Phòng thương mại Quốc tế soạn thảo và Công ước Viên 1980. Thế nhưng hai cơ sở của việc ký kết và thực hiện hợp đồng này vẫn chưa được Việt nam phê chuẩn,ký kết. Doanh nghiệp xuất nhập khẩu khi tham gia ký kết hợp đồng xuất nhập khẩu đều tự ngầm hiểu hay tự qui định vào trong hợp đồng của mình là “theo Incoterms 1990”. Cho đến nay,nhà nước mới chỉ ban hành một văn bản tạm thời hướng đẫn về việc ký kết và thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu. Thứ hai: Về thủ tục xin giấy phép xuất nhập khẩu: Việc quản lý dược phẩm lại mang tính đặc thù,việc xin giấy phép nhập khẩu dược phẩm không qua Bộ thương mại mà phải thông qua Bộ y tế mà cụ thể là Cục quản lý dược Việt Nam,thủ tục xin giấy phép nhập khẩu của công ty phải qua nhiều cấp. Trước tiên là phải trình qua Tổng công ty dược rồi sau đó qua Bộ y tế để chuyển đến Cục quản lý dược Việt Nam,được cơ quan này chấp nhận thì hàng mới được nhập về. Có khi phải mất nhiều tháng mơí xin được giấy phép nhập khẩu,đặc biệt là các mặt hàng chưa có Visa. Tình trạng này gây tốn kém thời gian,chi phí cho công ty và nhiều khi làm lỡ cơ hội kinh doanh. Vậy nhà nước cần giảm bớt các cấp trung gian trong quá trình xin giấy phép nhập khảu dược phẩm. Chỉ nên gửi thẳng tới Cục quản lý dược Việt Nam. Quản lý nhập khẩu dược chỉ nên hạn chế những sản phẩm mà trong nước đã sản xuất và cung ứng tốt,đủ cho nhu cầu trong nước,mở rộng cho việc nhập khẩu nguyên liệu và sản phẩm mà trong nước chưa sản xuất được hoặc sản xuất chưa đáp ứng được nhu cầu. Thứ ba, Nhà nước cần ban hành luật khuyến khích cạnh tranhvì hiện nay ở việt nam có quá nhiều công ty xuất nhập khẩu manh muốm, cạnh tranh trên ccùng một thị trường có thể dẩn đến cạnh tranhcả bất lợi cho sản xuất nên khi có luật cạnh tranh thì vấn đè sẽ khác chỉ còn cạnh tranh lành mạnh còn cạnh tranh bất hợp pháp thì không còn chổ đứng. Thứ tư, Nhà nước cần ban hành các quy định về quản lý vốn và ngoại tệ một cách chặt chẽ, để đảm bảo cân bằng cán cân thanh toán, ổn định tỷ giá bảo vệ quyền lợi cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu. Thứ năm, cần hạn chế ban hành và đi đến loại bỏ các văn bản dưới luật không cần thiết, thay vào đó Nhà nước cần ban hành một văn bản hướng dẩn chính thức, cao hơn nữa là đưa hẳn vào một chương trong bộ luật thương mại hướng dẩn và việc ký ký và thực hiện hợp đồng nhập khẩu, để tránh hiện tượng chồng chéo mâu thuẫn nhau làm cho các nhà kinh doanh xuất nhập khẩu tiến thoái lưỡng nan không biết phải thực hiện theo văn bản nào. Thứ sáu, tuân thủ cơ chế đăng ký kinh doanh thay cho cơ chế xin cho trong kinh doanh tạo sự bình đẳng giữa các bên trong kinh doanh XNK. b. Về quản lý nhập khẩu: thứ nhất, đảm bảo sự ổn định nhất quán và bình đẳng của luật pháp trên cơ sở kinh tế nhiều thành phần, không có sự phân biệt đối với các bên kinh doanh XNK. Thứ hai, Bãi bỏ chế độ chuyên nghành, mỗi doanh nghiệp được quyền kinh doanh NK, đềug có quyền tự do kinh doanh các mặt hàng NK ( trừ các mặt hàng Nhà nước cấm NK). Thứ ba, Đơn giản hoá các thủ tục XNK. Do bị ảnh hưởng từ cơ chế cũ nên tình trạng thủ tục giấy tờ với hoạt động kinh doanh NK hiện nay rất phiền hà, phức tạp, nhiều tiêu cực, các cơ quan quản lý còn quan liêu, thực tế cho thấy công ty phải tốn nhiếu thời gian và tiền của về cái gọi là " thủ tục phí". Thứ tư, Việc lưạ chọn danh mục hàng cấm NK hoặc danh mục hàng cấm đưa vào hạn nghạch nên cụ thể và chi tiết, đồng thời phải có tính ổn định, ít nhất phải có một năm, tránh tình trạng khi công ty ký kết hợp đồng thì mặt hàng đó vẫn chưa nằm trong danh mục hàng cấm NK hoặc trong danh mục hàng có hạn nghạch. Nhưng khi thực hiện hợp đồng thì mặt hàng đó bị thay đổi vì vậy gây khó khan cho công ty để giải quyết vấn đề này. c. Kiến nghị về công tác hải quan. Nghành hải quan cần cải cách thủ tục hành chính và đổi mới công tác hải quan nhằm giảm bớt sự chờ đợi, giả phóng nhanh hàng hoá, giảm bớt sự đi lại của chủ hàng. Để hàng hoá NK nhanh chóng được đưa về tiêu thụ đáp ứng nhu cầu trước mắt, có như vậy hàng hoá NK về công ty mới tiêu thụ nhanh và có lãi. Ngoài ra, việc cải tiến thủ tục hành chính hải quan sẽ đóng góp xoá bỏ quan liêu, cửa quyền, phiền hà, sách nhiễu tạo thuận tiện nhanh chóng cho hoạt động NK. Thực hiện được điều này trước mắt nghành hải quan phải: Sửa đổi bổ xung chính sách chế độ quản lý hoạt động NK, công khai hoá những vấn đề đã được cải tiến nhằm tạo thuận tiện cho chủ hàng. Cải tiến quy chế, quy trình thủ tục hải quan theo hướng đơn giản hoá, tiêu chuẩn hoá và thống nhất hoá cho phù hợp với yêu cầu của hoạt động XNK Nhằm đem lại hiệu quả thiết thực về kinh tế- xã hội. Tăng cường thanh tra kiểm tra chống buôn lậu tạo sự cạnh tranh lành mạnh cho hàng hoá NK ở công ty Kết luận Trong khi nhiều doanh nghiệp quốc doanh gặp phải lúng túng, hoạt động kinh doanh kém hiệu quả khi chuyển sang nền kinh tế hàng hóa, hoạt động theo cơ chế thị trường. Công ty Dược phẩm Trung ương I vẫn vững bước đi lên và phát triển ổn định, hoạt động kinh doanh có lãi, đóng góp cho ngân sách nhà nước, giải quyết công ăn việc làm, nâng cao đời sống cán bộ công nhận viên trong toàn công ty. Có được kết quả này, ngoài những nhân tố khách quan, là sự nỗ lực của toàn thể cán bộ công nhân viên, trong đó có phần đóng góp đáng kể của phòng xuất nhập khẩu. Hiệu quả hoạt động xuất nhập khẩu dược phẩm, mà cụ thể là hiệu quả trong công tác ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu đã góp phần đảm bảo nguồn hàng ổn định cho hoạt động kinh doanh của công ty. Bên cạnh những kết quả đạt được, công ty vẫn còn nhiều thiếu sót, hạn chế ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động kinh doanh nói chung và hoạt động kí kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu nói riêng. Vấn đề ký kết và tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu chỉ là một lhâu trong hoạt động kinh doanh nhập khẩu song ở khâu này có rất nhiều vấn đề mà các doanh nghiệp thường gặp phải. Mong muốn được ký kết và thực hiện hợp đồng một cách trôi chảytưởng chừng như đơn giản song thực tế nhiều doanh nghiệp đã tốn nhiều công sức để tìm lối ra. Công ty CPCI cũng ở trong tình trạng như vậy. Sở dĩ có tình trạng trên là vì việc ký kết và tổ chức thực hiện hợp đồngđòi hỏi phải có sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận trong công ty. Hơn nữa nó đòi hỏi phải có sự sắp xếp hợp lýcác công việc tránh hiệ tượng chồng chéo, gây phức tạp, vượt quá khả năng người làm XNK. Trên cơ sở kết hợp chặt chẽ giữa lí luận và thực tế tình hình hoạt động kinh doanh NK ở công ty CPCI, đề tài " Hoàn thiện việc ký kết và tổ chức thực hiện hợp đồng tại công ty CPCI " đã được hoàn thành. Căn cứ vào những thuận lợi, khó khăn cùng với mục tiêu đặt ra của công ty, đề tài đã đưa ra một số kiến nghị về phía công ty và về phía Nhà nước để làm sao phát huy được những điểm mạnh, hạn chế những điểm yếu với mục đích ngày càng nâng cao hiệu quả ký kết và thực hiện hợp đồng của công ty. Mặc dù đã có nhiều cố gắng trong phân tích và đánh giá nhưng do hạn chế về mặt thời gian và số liệu vì vậy việc phân tích chưa được đầy đủ, một số vấn đề chưa được đề cập trong đề tài. Do vậy em mong có sự giúp đỡ , đóng góp ý kiến của thầy cô giáo cũng như các cán bộ trong công ty CPCI để đề tài này ngày càng được hoàn thiện hơn. Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của thầy giáo Trần Hòe cùng toàn thể các cán bộ trong phòng XNK đã giúp em hoàn thành đề tài này. ._.