Hoạt động thanh toán trong kinh doanh ở Xí nghiệp Dược phẩm Trung ương 1

ác nhân tố được kết hợp với nhau để tạo ra hàng loạt các dịch vụ có ích, phục vụ cho tiêu dùng hoặc để sử dụng cho quá trình sản xuất kinh doanh. Như vậy, trong một thời kỳ nhất định các doanh nghiệp đã chuyển hoá các yếu tố đầu vào thành các yếu tố đầu ra để trao đổi (bán). Mọi quá trình trao đổi đều được thực hiện thông qua một loại tài sản đặc biệt - đó là tiền. Do đó ứng với dòng vật chất đi vào là dòng tiền hay dòng tài chính đi ra, đồng thời làm phát sinh nghĩa vụ thanh toán của doanh nghiệp đối với nhà cung cấp các yếu tố đầu vào. Và ngược lại, tương ứng với dòng vật chất đi ra là dòng tiền hay dòng tài chính đi vào. Lúc này nghĩa vụ thanh toán cũng phát sinh giữa người mua với doanh nghiệp. Như vậy bất cứ một doanh nghiệp nào khi tham gia kinh doanh trên thị trường đều phát sinh các quan hệ thanh toán với người mua và người cung cấp. Không những thế mà để tồn tại và phát triển thì còn có quan hệ thanh toán với nhà nước, với ngân hàng… Có thể nói hoạt động thanh toán là một bộ phận không thể thiếu được trong kinh doanh, tác động tới mục tiêu chung của doanh nghiệp. Tuy nhiên việc tổ chức hoạt động thanh toán của các doanh nghiệp là không hề giống nhau. Việc tổ chức hoạt động thanh toán này thể hiện khả năng của doanh nghiệp về trình độ, về năng lực tài chính … và phải tổ chức như thế nào để đảm bảo khả năng thanh toán chung. Đó là một vấn đề khó và vẫn còn được các doanh nghiệp tiếp tục đổi mới, sửa đổi. Từ nhận thức của bản thân và từ thực tiễn hoạt động của Xí nghiệp dược phẩm trung ương I, em đã chọn đề tài " Hoạt động thanh toán trong kinh doanh ở XNDPTW I", tập trung vào các hoạt động thanh toán tại Xí nghiệp dược phẩm TWI Bài luận văn của em gồm ba phần chính như sau: - Chương I: Một số vấn đề lý luận về hoạt động thanh toán trong kinh doanh tại doanh nghiệp. - Chương II: Thực trạng hoạt động thanh toán trong kinh doanh ở XNDPTW I - Chương III: Một số giải pháp cho hoạt động thanh toán trong kinh doanh ở XNDPTW I Hoạt động thanh toán trong kinh doanh tại doanh nghiệp là một vấn đề khó. Chính vì vậy, với kiến thức còn nhiều hạn chế của mình, em sẽ không tránh khỏi nhiều thiếu sót. Em rất mong được sự chỉ bảo nhiều thêm từ phía các thầy cô. Chương I Một số vấn đề lý luận về hoạt động thanh toán trong kinh doanh tại doanh nghiệp I. Hoạt động thanh toán trong kinh doanh : 1. Thanh toán là gì ? Hiểu theo nghĩa chung nhất thì thanh toán là dùng tiền để giải quyết các mối quan hệ về kinh tế tài chính giữa các bên phải trả và nhận tiền . 2. Các hình thức thanh toán: Trong kinh doanh có nhiều hình thức thanh toán khác nhau như là 2.1. Thanh toán nội bộ và thanh toán với bên ngoài : Thanh toán nội bộ phát sinh trong đơn vị kinh doanh có sự phân cấp kinh doanh, quản lý và công tác kế toán . Thanh toán với bên ngoài là việc thanh toán với các đối tượng thuộc bên ngoài doanh nghiệp như: Khách hàng mua, nhà cung cấp, nhà nước, ngân hàng. 2.2. Thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không bằng tiền mặt : Thanh toán bằng tiền mặt :Khi tiến hành giao dịch kinh doanh hai bên (bên phải trả và bên nhận tiền ) thực hiện thanh toán cho nhau bằng tiền mặt. Hình thức này trong giao dịch kinh doanh ngày càng ít được sử dụng vì nó tỏ ra là không tiện lợi . Thanh toán không bằng tiền mặt :Là việc thanh toán cho nhau không sử dụng tiền mặt mà sử dụng các phương tiện khác như là séc ,hối phiếu ,thư tín dụng,… 2.3. Thanh toán trong nước và thanh toán quốc tế : Thanh toán trong nước là việc thực hiện thanh toán giữa những người cùng ở trong một nước với nhau . Thanh toán quốc tế là việc thực hiện thanh toán giữa những người không ở cùng trong một nước . 3. Phương thức thanh toán : 3.1. Khái niệm : Là toàn bộ quá trình, cách thức nhận trả tiền hàng trong giao dịch mua bán, vay mượn giữa hai hay nhiều bên . 3.2. Một số phương thức thanh toán hiện hành : 3.2.1. Thanh toán giao hàng trả tiền ngay : Khi bên bán giao hàng hoá dịch vụ cho bên mua thì đồng thời bên mua cũng thanh toán trực tiếp cho bên bán. 3.2.2. Phương thức chuyển tiền : Là phương thức thanh toán trong đó người mua (người trả tiền) yêu cầu ngân hàng phục vụ mình chuyển một số tiền nhất định cho người bán(người hưởng lợi) theo một địa điểm và thời gian nhất định . 3.2.3. Phương thức ghi sổ: Là phương thức thanh toán mà trong đó người bán khi giao hàng hoá, cung ứng dịch vụ thì ghi nợ cho người mua, theo dõi vào một cuốn sổ riêng và việc thanh toán các khoản nợ này sẽ được thực hiện một thời kỳ nhất định . 3.2.4. Phương thức thanh toán nhờ thu: Là phương thức thanh toán mà trong đó người bán sau khi đã hoàn thành nghĩa vụ giao hàng thì tiến hành uỷ thác cho ngân hàng phục vụ mình thu hộ tiền hàng. Trong thanh toán quốc tế thì người bán uỷ thác cho ngân hàng phục vụ mình thu hộ tiền hàng trên cơ sở hối phiếu do người xuất khẩu lập. ở đây có các hình thức nhờ thu là nhờ thu trơn và nhờ thu kèm chứng từ. 3.2.6. Phương thức thanh toán tín dụng chứng từ: Là một thoả thuận trong đó một ngân hàng (Ngân hàng phát hành thư tín dụng) đáp ứng những yêu cầu của khách hàng cam kết hay cho phép một ngân hàng khác (Ngân hàng phục vụ người bán) chi trả hoặc chấp thuận những yêu cầu của nhà xuất khẩu theo đúng những điều kiện và chứng từ thanh toán phù hợp với thư tín dụng. Phương thức thanh toán tín dụng chứng từ hiện nay là phương thức thanh toán khá phổ biến trong thương mại quốc tế. ở Việt Nam hiện nay, thanh toán trong nước thường sử dụng thanh toán giao hàng trả tiền ngay và thanh toán qua ngân hàng gồm : Phương thức chuyển tiền và thanh toán bù trừ (thanh toán bù trừ là đơn vị thanh toán phục vụ khách hàng trả tiền và đơn vị thanh toán phục vụ khách hàng thụ hưởng thanh toán khác hệ thống, cùng địa phương hoặc khác địa phương mà có cách xử lý khác nhau). 4. Phương tiện thanh toán: 4.1. Khái niệm: Phương tiện thanh toán là công cụ mà người ta thực hiện trả tiền cho nhau trong quan hệ buôn bán với nhau. 4.2. Một số phương tiện thanh toán: Tiền mặt là phương tiện thanh toán nhưng trong thanh toán quốc tế nó chỉ là phương tiện thứ yếu. Ngoài tiền mặt còn có các phương tiện khác như hối phiếu, séc, thẻ tín dụng… .Mỗi công cụ thanh toán đều có công dụng riêng của nó, thích hợp cho từng đối tượng và loại hình giao dịch thanh toán của các chủ thể kinh tế. 4.2.1. Hối phiếu: Là công cụ thường được sử dụng trong thương mại quốc tế. ở Việt Nam việc sử dụng hối phiếu chưa phổ biến. Một hối phiếu đơn giản là một lệnh do nhà xuất khẩu (người bán) lập yêu cầu nhà nhập khẩu (người mua) thanh toán một lượng tiền cụ thể vào một thời điểm cụ thể. Cá nhân hoặc doanh nghiệp khởi thảo ra hối phiếu được gọi là người lập hối phiếu hoặc người ký phát hối phiếu. Thường thì đó là nhà xuất khẩu-người bán và chuyển hàng hoá. Người mà hối phiếu yêu cầu thanh toán được gọi là người phải thanh toán. Trong các giao dịch thương mại, người phải thanh toán hối phiếu hoặc chính là người mua hàng hoá, khi đó hối phiếu được gọi là hối phiếu thương mại, hoặc là ngân hàng của người mua, khi đó gọi là hối phiếu ngân hàng. Hối phiếu ngân hàng thường yêu cầu thanh toán dựa trên các điều kiện của thư tín dụng. Hối phiếu có thể được rút tiền như là một công cụ của người nắm giữ hoặc nó có thể uỷ thác cho một người mà khoản thanh toán sẽ chuyển cho người đó. Người này được biết đến như là người được thanh toán, có thể chính là người được thanh toán hoặc có thể là một bên khác chẳng hạn như ngân hàng của người được thanh toán. Có một số loại hối phiếu như: Hối phiếu có hiệu lực ngay khi nhìn thấy và hối phiếu có hiệu lực theo thời gian, hối phiếu trơn và hối phiếu kèm chứng từ, hối phiếu đích danh và hối phiếu theo lệnh. 4.2.2. Séc: Séc là một lệnh chi tiền của người phát hành séc được lập trên mẫu in sẵn đặc biệt của ngân hàng, ra lệnh cho ngân hàng trích tài khoản tiền gửi của mình để trả cho người được hưởng tờ séc đó. Một số loại séc: Séc chuyển khoản, séc bảo chi, séc định mức, séc chuyển tiền, séc cá nhân. 4.2.3. Chuyển khoản và uỷ nhiệm chi: Chuyển khoản và uỷ nhiệm chi là các công cụ thanh toán, có nghĩa là một cách thức cho phép người mắc nợ chuyển cho chủ nợ toàn bộ hay một phần tài sản tiền tệ dưới dạng tiền gửi. Uỷ nhiệm chi là lệnh chi tiền của chủ tài khoản được lập trên mẫu in sẵn thống nhất của ngân hàng, yêu cầu ngân hàng phục vụ mình trích tài khoản tiền gửi của mình trả cho đơn vị được thụ hưởng. Uỷ nhiệm chi được sử dụng với điều kiện là người bán và người mua phải có tài khoản tiền gửi tại ngân hàng, bên bán và bên mua hoàn toàn tín nhiệm nhau về phương diện thanh toán. Hình thức này được sử dụng rất phổ biến. 4.2.4. Lệnh thanh toán: Thông thường được gọi là "chuyển giao" trong trường hợp một người cư trú trả tiền cho người không cư trú và được gọi là "thu hồi" trong trường hợp ngược lại. Lệnh thanh toán là phương tiện thanh toán rất tốt trong lĩnh vực quốc tế. Lệnh thanh toán quốc tế có những thuận lợi và bất lợi về mặt kỹ thuật chuyển khoản: đơn giản, dễ dàng, nhưng thiếu bảo đảm; vì thế lệnh thanh toán rất phù hợp với những thanh toán giữa các bạn hàng có tín nhiệm. 4.2.5. Thẻ thanh toán: Là một phương tiện thanh toán hiện đại mà người chủ thẻ có thể sử dụng để rút tiền mặt tại máy rút tiền tự động hoặc thanh toán tiền hàng hoá, dịch vụ tại các cơ sở chấp nhận thanh toán thẻ. Các loại thẻ: Thẻ không phải ký quỹ, thẻ phải ký quỹ, thẻ tín dụng. Hiện nay ở Việt Nam hình thức thẻ thanh toán chưa được sử dụng rộng rãi vì: Thứ nhất, các ngân hàng chưa chú trọng đến hoạt động phát hành thẻ mà chủ yếu chỉ chú trọng đến hoạt động tổ chức chấp nhận thẻ. Thứ hai, hệ thống cơ sở hạ tầng có liên quan phục vụ cho hoạt động phát hành thẻ chưa phát triển tương xứng: Trên toàn lãnh thổ Việt Nam hiện nay chỉ có 6.500 điểm bán hàng có chấp nhận thanh toán thẻ và có chưa đến 10 máy ATM để rút tiền mặt do các ngân hàng lắp đặt. Thứ ba, rủi ro đối với hoạt động kinh doanh thẻ là tương đối cao, ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động kinh doanh thẻ của các ngân hàng: Rủi ro đối với hoạt động kinh doanh thẻ thông thường là do hậu quả của việc sử dụng thẻ gian lận, giả mạo gây ra. Trong đó kinh nghiệm về quản lý và kiểm soát rủi ro đối với các trường hợp sử dụng thẻ giả mạo, gian lận của các ngân hàng thương mại Việt Nam còn rất hạn chế, ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động kinh doanh thẻ của các ngân hàng nói chung. Thứ tư, thông tin về thẻ ngân hàng còn hạn chế. Thứ năm, người dân vẫn còn tâm lý thích dùng tiền mặt. 4.2.6. Uỷ nhiệm thu: Là lệnh đòi tiền được lập trên mẫu in sẵn thống nhất của ngân hàng, yêu cầu ngân hàng phục vụ mình thu hộ tiền hàng hoá, dịch vụ đã cung cấp cho người mua. II. Hoạt động thanh toán trong kinh doanh Tại doanh nghiệp : 1. Vai trò của hoạt động thanh toán trong kinh doanh đối với doanh nghiệp: Khi tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh thì sẽ nảy sinh các mối quan hệ giữa doanh nghiệp với các đối tượng khác như với người cung cấp để mua nguyên vật liệu, với người mua để tiêu thụ hàng hoá, dịch vụ hay với ngân hàng trong vay mượn… .Và do vậy luôn phát sinh hoạt động thanh toán. 1.1. Giúp doanh nghiệp có nguyên vật liệu đầu vào: Để có thể có NVL đầu vào thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh thì doanh nghiệp tất yếu là phải đi mua. Muốn mua thì phải có tiền để thanh toán dù đó là thanh toán ngay hay chậm. Doanh nghiệp có khả năng thanh toán thì mới có thể mua được. 1.2. Tạo thu nhập cho doanh nghiệp: Khi doanh nghiệp đã sản xuất ra hàng hoá, dịch vụ thì phải đem bán cho người mua. Người mua thanh toán tiền hàng cho doanh nghiệp và do đó doanh nghiệp có doanh thu, có lợi nhuận và khi đó mới có khả năng thanh toán các khoản còn nợ và thực hiện nghĩa vụ với nhà nước. 1.3. Thể hiện tình trạng tài chính của doanh nghiệp : Thông qua hoạt động thanh toán của doanh nghiệp có thể thấy doanh nghiệp đó là đang hoạt động tốt hay không?. Nếu doanh nghiệp mà dây dưa nợ đọng nhiều, khả năng thanh toán kém, bấp bênh chứng tỏ là doanh nghiệp đó hoạt động không hiệu quả. 1.4. Hoạt động thanh toán của doanh nghiệp cũng là một trong những yếu tố để ngân hàng quyết định có cho doanh nghiệp vay hay không. 2. Các hoạt động thanh toán trong kinh doanh tại doanh nghiệp : 2.1. Thanh toán nội bộ: Như ở phần trên đã nói, thanh toán nội bộ phát sinh trong đơn vị kinh doanh có sự phân cấp kinh doanh, quản lý và công tác kế toán. Một đơn vị pháp nhân kinh tế được cấu thành bởi nhiều đơn vị trực thuộc thành viên không có tư cách pháp nhân đầy đủ ở các mức độ phân cấp khác nhau sẽ tạo nên các mối quan hệ thanh toán nội bộ: - Cấp trên cấp vốn hoạt động cho các đơn vị thành viên như vốn phát triển kinh doanh, đầu tư xây dựng cơ bản… có thể cấp bằng tiền mặt hoặc chuyển bằng tài sản tạo nguồn vốn cho các đơn vị trực thuộc. Hoặc quyết định điều chuyển vốn giữa các đơn vị thành viên với nhau trong sản xuất kinh doanh. - Các khoản thu hộ, chi hộ giữa cấp trên và cấp dưới trực thuộc: Cấp trên và cấp dưới hoặc giữa các đơn vị thành viên cùng trực thuộc có thể phát sinh các nghiệp vụ chi hộ, thu hộ. Chẳng hạn chi hộ nộp thuế, chi hộ trả người bán hay thu hộ khoản khách hàng trả, thu hộ các khoản chiết khấu giảm giá được hưởng… - Các khoản thanh toán khác giữa cấp trên và cấp dưới. Chẳng hạn như trong kỳ cấp dưới có nghĩa vụ nộp cấp trên về các quỹ: Quỹ quản lý, quỹ khen thưởng, phúc lợi, lãi chưa phân phối. 2.2. Thanh toán với người cung cấp: Khi phát sinh quan hệ mua vật tư hàng hoá giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp, cả hai bên cần tiến hành việc thoả thuận thương lượng về những vấn đề quan tâm chung để đi tới một thoả thuận mà hai bên cùng có lợi. Những quan tâm đó thường bao gồm như: + Phương thức thanh toán. + Thời hạn thanh toán + Giá cả + Thời gian, địa điểm giao hàng + Số lượng, chất lượng, chủng loại vật tư hàng hoá. Ngoài ra, nếu người cung cấp ở nước ngoài thì họ có thể yêu cầu là doanh nghiệp phải có ngân hàng đứng ra bảo lãnh, xác định rõ giá vận chuyển, ai là người chịu cước phí vận chuyển… 2.2.1. Thời hạn thanh toán: Thông thường thời hạn thanh toán được ghi trong hợp đồng ký kết giữa doanh nghiệp và người cung cấp, bao gồm các hình thức sau: - Thanh toán trả tiền trước: Theo hình thức này khách hàng ứng trước tiền mặt hay hiện vật cho người cung cấp. Trả trước còn có nghĩa là khách hàng đặt cọc cam kết thực hiện hợp đồng. - Thanh toán trả tiền ngay: Đây là việc thanh toán mà đồng thời với việc khách hàng nhận được hàng thì người cung cấp cũng nhận được tiền về bán hàng (trường hợp này gọi là mua đứt bán đoạn). -Thanh toán chậm trả: Là việc thanh toán được thực hiện sau khi giao hàng một khoảng thời gian nhất định. Đối với hình thức đầu và cuối sẽ phát sinh công nợ và đây là đối tượng quan tâm chính trong thanh toán. Việc xác định thời hạn thanh toán có ý nghĩa rất quan trọng đối với doanh nghiệp. Tuỳ thuộc vào tình hình tài chính của doanh nghiệp mà họ có thể thoả thuận với người cung cấp về thời hạn thanh toán để phục vụ tốt cho quá trình sản xuất kinh doanh. Hình thức đầu và hai thường dùng khi doanh nghiệp là khách hàng mua hàng lần đầu, chưa quen biết. Người cung cấp chưa có nhiều thông tin về doanh nghiệp và chưa có sự tin tưởng vào doanh nghiệp . Khi thanh toán chậm trả có nghĩa là doanh nghiệp đã nợ người cung cấp một khoản tín dụng hay khi đó doanh nghiệp được cấp một khoản tín dụng bởi nhà cung cấp. 2.2.2. Thanh toán chậm trả: Khi mua hàng hoá vật tư để sản xuất kinh doanh thì các doanh nghiệp hầu như đều cố gắng để được thanh toán chậm trả hay mua chịu chưa phải trả tiền ngay. a. Quyết định mua chịu: Khi quyết định có nên thực hiện việc mua chịu để phải trả tiền thêm hay không thì về lý thuyết người ta so sánh với một loại hình tín dụng khác: Ta lấy ví dụ như sau: Doanh nghiệp X mua nguyên vật liệu để sản xuất hàng hoá. Người cung cấp đưa ra mức giá như sau: Giá 1000đ/1đv cộng với điều khoản 2/10, toàn bộ 30. Tức là Doanh nghiệp X có thể lựa chọn giữa việc trả 1000x(1- 0.02)=980 trong 10 ngày hoặc trả toàn bộ 1000 trong 30 ngày. Trước hết ta đi tính lãi suất mà doanh nghiệp phải trả cho việc mua chịu của họ. Theo như trên thì doanh nghiệp sẽ trả 980 trong 10 ngày hoặc là đợi thêm 20 ngày sau đó phải trả cả 1000. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp đi vay 980 trong 20 ngày và phải trả khoản lợi tức tiền vay là 20. Vậy lợi tức 20 trên khoản vay 980 trong 20 ngày là: trong một năm có 365 ngày từ đó ta có thể thấy rằng lãi suất tính cho một năm là: Như vậy lãi suất này là rất cao. Còn nếu doanh nghiệp đi vay ngân hàng số tiền 980 trong thời hạn 20 ngày để trả tiền ngay cho người cung cấp, thì sau thời hạn 20 ngày doanh nghiệp chỉ phải trả số tiền nhỏ hơn 1000 bởi lẽ lãi suất ngân hàng thấp hơn nhiều so với lãi suất ta tính được ở trên. Như vậy việc mua chịu là khá đắt. Nhưng trên thực tế các doanh nghiệp vẫn muốn được mua chịu hơn vì thường khoảng thời gian mua chịu là không dài, số tiền tăng lên không đáng kể và họ cho rằng như vậy vẫn là rẻ. Và việc mua chịu này cũng giúp họ không phải trả ngay một khoản tiền lớn, mà có thể họ chưa có đủ. Hơn nữa trong thực tế khi đã mua bán quen với nhau rồi thì thường người bán ít tính tăng tiền nếu mua chịu. b. Việc doanh nghiệp có được mua chịu hay không còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố: Uy tín của doanh nghiệp : Uy tín của doanh nghiệp không có hình thái vật chất cụ thể, nó được coi như một tài sản cố định vô hình. Một doanh nghiệp uy tín là doanh nghiệp luôn để lại ấn tượng tốt trong bạn kinh doanh. Điều này có ý nghĩa rất lớn trong sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp có uy tín càng cao thì đồng nghĩa với nó là dễ dàng và thuận tiện trong việc mua bán vật tư, sản phẩm, hàng hoá và càng dễ dàng hơn trong việc giải quyết các mối quan hệ thanh toán. Tuy nhiên uy tín của doanh nghiệp không phải là bất biến, nó sẽ tăng lên nếu như doanh nghiệp phục vụ khách hàng tận tình chu đáo cũng như việc thanh toán đầy đủ đúng hạn cho chủ nợ của mình; ngược lại uy tín sẽ giảm sút hoặc mất hẳn nếu doanh nghiệp trì hoãn, nợ nần, dây dưa không đúng hạn. Là khách hàng quen hay không: Nếu là mua lần đầu thì doanh nghiệp khó mà được mua chịu, nếu là khách hàng quen, lâu ngày thì việc mua chịu là dễ dàng hơn. Kết quả kinh doanh gần đây của doanh nghiệp :Nếu tình hình kết quả kinh doanh tốt thì không sao còn nếu như không được tốt thì để mua chịu cũng không dễ. Nếu doanh nghiệp mua hàng của nước ngoài (trong trường hợp doanh nghiệp là người nhập khẩu) thì chắc chắn là doanh nghiệp phải có ngân hàng nào đó đứng ra bảo lãnh thì mới đảm bảo cho bên xuất khẩu thấy an toàn và có thể ký hợp đồng giao hàng. Tình hình thanh toán trong quá khứ của doanh nghiệp: Nếu mà không có sự dây dưa nợ đọng thì doanh nghiệp sẽ dễ dàng trong việc mua chịu. Nhiều khi để được mua chịu thì doanh nghiệp cần phải đáp ứng tốt các điều kiện trên chứ không phải chỉ riêng lẻ điều kiện nào. Có trường hợp nếu doanh nghiệp mua lần đầu mà muốn mua chịu hay người bán chưa tin tưởng nhiều ở doanh nghiệp thì doanh nghiệp cần phải có tài sản thế chấp hay như trong thanh toán quốc tế là phải có ngân hàng đứng ra bảo lãnh. c. Ưu điểm và nhược điểm của việc mua chịu: * Ưu điểm: Thông thường một doanh nghiệp thường mua chịu nguyên liệu hay vật liệu của doanh nghiệp khác và ghi nhận món nợ ở các tài khoản phải trả trên bảng tổng kết tài sản. Các khoản phải trả hay mua chịu như thường gọi là một loại tín dụng ngắn hạn quan trọng nhất vì nó thường chiếm tới 40% tài sản lưu động đối với các doanh nghiệp không có các hoạt động về nghiệp vụ tài chính và tín dụng. Tỷ lệ này càng lớn hơn đối với một doanh nghiệp có quy mô nhỏ vì doanh nghiệp nhỏ thường khó tìm nguồn tài trợ ở nơi khác nên dựa nhiều vào việc mua chịu Mua chịu cũng là một nguồn tài trợ tín dụng đương nhiên phát sinh do các hoạt động kinh doanh. Ta có thể xét ví dụ sau: Giả sử một doanh nghiệp mua trung bình 2tr đ/1 ngày với thời hạn mua chịu là 30 ngày. Như vậy trung bình doanh nghiệp sẽ nợ 30 lần 2tr đ tức là 60 tr đối với nhà cung cấp. Nếu doanh thu gia tăng gấp đôi, hàng mua cũng tăng như vậy và các khoản phải trả cũng tăng lên 120tr đ , doanh nghiệp sẽ thấy đương nhiên được tài trợ thêm 60tr đ. Tương tự như trên nếu thời hạn mua chịu nới rộng từ 30 ngày lên 40 ngày, các khoản phải trả đương nhiên tăng từ 60tr đ lên 80tr đ. Như vậy nếu kéo dài thời hạn mua chịu hoặc gia tăng khối lượng mua hay bán hàng đều làm phát sinh thêm một nhu cầu tài chính phụ trội. Cho phép việc mua bán được thực hiện ngay không chờ đến khi có tiền mới mua được, giải quyết tình trạng thiếu nguyên vật liệu ngay nhất là khi doanh nghiệp chưa có đủ tiền để thanh toán ngay. Tạo điều kiện cho các nhà sản xuất phải thực hiện nguyên tắc đảm bảo chất lượng hàng hoá, đảm bảo thời gian giao hàng và nó cũng tạo điều kiện cho nhà sản xuất và nhà thương nghiệp gắn bó với nhau hơn, tin cậy nhau hơn. * Tuy nhiên việc mua chịu cũng có những hạn chế nhất định: Về thời hạn : Do đặc điểm chu kỳ sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp có thể không phù hợp nhau nên nếu thời hạn mà người cho vay muốn cung cấp không phù hợp yêu cầu của người đi vay thì tín dụng khó có thể xảy ra. Về qui mô: Việc cho mua chịu này chỉ có thể cho phép trong một giới hạn khối lượng hàng hoá nhất định. Song khi một doanh nghiệp mua chịu hàng hoá ở nhiều doanh nghiệp khác nhau sẽ phân tán rủi ro cho nhiều người cho vay. Có thể xảy ra rủi ro như: Khi mua chịu hàng hoá thì người ta thường dùng thương phiếu làm vật bảo đảm do đó có thể dẫn tới một số rủi ro như Phát hành thương phiếu khống: Không có gì mua bán vẫn phát hành thương phiếu. Mua bán giả: Hai bên thực hiện một hành vi mua bán giả (có hàng hoá, nhưng không mua thực) để phát hành thương phiếu nhằm vay được tiền của ngân hàng. Người phát hành mất khả năng chi trả … ở nước ta hiện nay việc phát hành thương phiếu là còn nhiều hạn chế vì vậy những rủi ro trên cũng khó xảy ra. d. Một số điểm cần cân nhắc khi sử dụng phương thức mua chịu: 1/Thời hạn mua chịu: Có bốn yếu tố chính ảnh hưởng đến thời hạn mua chịu: Tính chất kinh tế của sản phẩm : Một sản phẩm có thời gian luân chuyển cao được bán ra với thời hạn mua chịu ngắn, người mua sẽ bán lại sản phẩm một cách nhanh chóng, thu được tiền mặt giúp họ có tiền trả nợ cho người cung cấp. Tình trạng tài chính của người bán: Nếu người bán không có lượng tài chính dồi dào sẽ đòi hỏi người mua phải trả tiền ngay hoặc chỉ chấp nhận thời hạn mua chịu rất ngắn. Tình trạng của người mua: Thông thường các nhà bán lẻ có tài chính khá mạnh và muốn mua chịu của các nhà cung cấp với thời hạn lâu hơn. Vài loại hình bán lẻ trong các lĩnh vực được xem như nhiều rủi ro (như quần áo) thường được chấp thuận một thời hạn mua chịu rất lâu, nhưng họ được khuyến khích trả nhanh bằng các khoản giảm giá hàng lớn. Giảm giá hàng: Giảm giá hàng được thực hiện, nếu người mua thanh toán trong một thời hạn nào đó. Phí tổn không nhận giảm giá thường cao hơn lãi suất mà người mua đi vay nợ. Do đó, doanh nghiệp phải rất cẩn thận trong việc sử dụng mua chịu như là nguồn tài trợ, vì phí tổn tài chính rất cao. Nếu doanh nghiệp vay tiền để nhận giảm giá mua hàng, thời gian mà các khoản phải trả còn ghi ở sổ sách sẽ giảm đi. Như thế thì thời hạn mua chịu bị ảnh hưởng bởi tầm quan trọng của việc giảm giá. 2/Sử dụng việc mua bán chịu: Việc mua chịu là con dao hai lưỡi đối với doanh nghiệp. Nó là một nguồn tín dụng để tài trợ việc mua hàng và là một phương thức cung ứng nhu cầu vốn để tài trợ việc bán chịu cho khách hàng. Điều quan trọng là doanh nghiệp phải tận dụng việc mua chịu như là nguồn tài trợ tín dụng, nhưng đồng thời cũng phải giảm đến mức tối thiểu việc vốn của mình bị chiếm dụng trong các khoản phải thu. 3/Điểm lợi của việc mua chịu như là nguồn tài trợ: Mua chịu rất tiện lợi và là việc thông thường của hoạt động kinh doanh. Một doanh nghiệp thiếu điều kiện được vay của cơ quan tín dụng ngân hàng có thể vẫn mua chịu được. Nhờ mối quan hệ trong kinh doanh, người bán ở vị trí thuận lợi để xét đoán khả năng thanh toán của khách hàng để đo lường mức độ rủi ro trong việc bán chịu. 2.3. Thanh toán với người mua: Đối với các doanh nghiệp khi đã hoạt động sản xuất kinh doanh và cung cấp hàng hoá, dịch vụ ra thị trường thì khách hàng của họ đều rất đa dạng, tuỳ loại hình sản xuất kinh doanh mà đó có thể là cá nhân người tiêu dùng, các doanh nghiệp khác, các tổ chức xã hội, họ có thể ở trong nước hay ở nước ngoài. Khi mà bán hàng thì các doanh nghiệp và người mua cũng thường thoả thuận trước với nhau vể các điểm đã nêu ra ở phần trước đó là: Phương thức thanh toán, thời hạn thanh toán, giá cả… .Nhưng nó cũng có sự khác biệt giữa những đối tượng khách hàng. Đối với những khách hàng mua với số lượng ít hay là mua lẻ thì thường là họ phải thanh toán trực tiếp ngay khi giao hàng vì giá trị của số hàng đó không lớn. Và họ cũng thường sử dụng tiền mặt để thanh toán ngay. Nhưng đối với những khách hàng mua với số lượng lớn hay là mua buôn thì lại có sự khác biệt. Để mua được hàng thì họ và doanh nghiệp phải cùng nhau lập và ký kết hợp đồng, thoả thuận trước với nhau về những điều kiện cần thiết để mua bán hàng hoá. Đối với họ các doanh nghiệp cũng đưa ra những điều kiện bán hàng ưu đãi như: Trả sớm có chiết khấu, trả muộn sẽ phải chịu giá cao hơn hay thậm chí có thể bị phạt. Việc thoả thuận những điều khoản trong hợp đồng như vậy sẽ bảo đảm cả hai bên cùng có lợi và thuận tiện cho cả hai bên. Sau đó hai bên tiến hành giao hàng và thanh toán theo hợp đồng. Trên thực tế, doanh nghiệp bán sản phẩm của mình cho các doanh nghiệp khác thường không thu được tiền ngay. Các hoá đơn chưa trả tiền được gọi là tín dụng thương mại, các khoản tín dụng thương mại này tạo thành các khoản phải thu của doanh nghiệp. Để quyết định đưa ra các thời hạn thanh toán hay cho khách hàng mua chịu thì doanh nghiệp cũng phải cân nhắc nhiều vấn đề. 2.3.1. Chính sách bán chịu của doanh nghiệp : Chính sách bán chịu có vai trò quan trọng trong việc tăng trưởng của doanh nghiệp. Chính sách được thể hiện như là mục tiêu tăng tiêu thụ trong khuôn khổ việc mở rộng tiêu thụ này làm nẩy sinh lợi nhuận bổ sung. Định chính sách bán chịu là việc làm tế nhị và phải quan tâm tới nhiều yếu tố. a. Mục tiêu của chính sách bán chịu: Chính sách bán chịu sẽ quyết định mức độ cao thấp của số dư các tài khoản khách hàng và các tài khoản có liên quan. Các tài khoản này tạo thành một khoản đầu tư mà độ lớn của nó tuỳ thuộc vào khả năng sinh lời. Mỗi thay đổi chính sách bán chịu là nhằm: - Tăng thêm lượng hàng bán ra và tăng lợi nhuận của doanh nghiệp, có tính đến một số các rủi ro. - Để sắp xếp thứ tự theo các điều kiện cạnh tranh. Mục tiêu của chính sách bán chịu là nhằm xem xét: * Chi phí do việc phát sinh nợ phải thu của khách hàng: Chi phí này có thể chia làm bốn nhóm là: - Chi phí tài trợ: Doanh nghiệp phải tăng tài trợ cho khoản phải thu này bằng vốn tự có và vốn đi vay. - Chi phí quản lý - Chi phí cho việc thu hồi tiền bán chịu - Chi phí về các lỗi trong thanh toán. Để có chính sách bán chịu mềm dẻo cần tính toán các chi phí tăng thêm do việc tăng số nợ phải thu của khách hàng. * Lợi nhuận thu được của đầu tư tăng thêm trong tài khoản khách hàng: Món lợi tăng thêm tuỳ thuộc vào việc mở rộng bán hàng và việc tăng các chi phí biến động. b. Các bộ phận hợp thành chính sách bán chịu: Các điều khoản bán hàng: Một trong những mẫu về điều khoản bán hàng phổ biến ghi là 2/10 và toàn bộ 60, điều này có nghĩa là người mua có thể lựa chọn trả 1000 đv x (1-0.02) = 980đv trong 10 ngày hoặc là trả toàn bộ 1000đv trong 60 ngày. Thời kỳ bán chịu: Thời kỳ bán chịu là khoảng thời gian mà doanh nghiệp cho phép khách hàng được chịu tiền. Thời kỳ này khác nhau giữa ngành công nghiệp này so với ngành công nghiệp khác, thế nhưng nói chung nó nằm trong khoảng từ 30 đến 120 ngày. Nếu trong điều khoản bán hàng có đề nghị chiết khấu tiền mặt thì thời kỳ bán chịu sẽ gồm hai phần : Thời kỳ bán chịu thuần tuý và thời kỳ chiết khấu tiền mặt - thời kỳ bán chịu thuần tuý là thời kỳ khách hàng bắt buộc phải trả tiền, thời kỳ này bắt đầu kể từ khi viết hoá đơn bán hàng chứ không phải là khi người mua đã nhận được hàng ; thời kỳ chiết khấu tiền mặt là thời kỳ nếu khách hàng trả tiền thì sẽ được giảm trừ một tỷ lệ % nhất định. Chiết khấu tiền mặt: Lý do cho việc dùng chiết khấu tiền mặt là nhằm đẩy nhanh tốc độ thu tiền và để định giá cao hơn đối với những khách hàng muốn kéo dài thời gian trả tiền. Các công cụ tín dụng thương mại: Công cụ tín dụng thương mại là bằng chứng về việc nợ nần. Nói chung khi mua hàng hoá người ta thường sử dụng hoá đơn, hoá đơn sẽ được gửi cùng với hàng chuyên chở cho người mua. Khi người mua đã nhận đủ hàng và ký vào hoá đơn thì lúc này hoá đơn đã có giá trị pháp lý về việc người mua nợ tiền người bán. Các thủ tục sau đó giữa người mua và người bán chỉ còn là việc chuyển tiền từ tài khoản của người mua sang tài khoản của người bán. Tuy nhiên cũng còn nhiều công cụ tín dụng thương mại khác được sử dụng. Một trong các công cụ tín dụng thương mại được sử dụng rộng rãi là thương phiếu. Thương phiếu là sự cam kết tín dụng của người mua trước khi hàng hoá được chuyển đến. Trong thương phiếu người bán ghi rõ số tiền và hạn trả tiền mà người mua phải thực hiện. Doanh nghiệp cũng có thể sử dụng hợp đồng bán hàng có điều kiện như một công cụ tín dụng thương mại. Hợp đồng này đảm bảo cho doanh nghiệp duy trì quyền sở hữu hợp pháp về hàng hoá của mình cho đến tận khi người mua trả hết tiền. Các hợp đồng bán hàng hoá có điều kiện thường được trả làm nhiều lần và mỗi lần đều có những chi phí lãi suất tương ứng trong khoản tiền chi trả. 2.3.2. Phân tích chính sách bán chịu: Để xem việc bán chịu là có hợp lý và có lợi hay không thì doanh nghiệp nên thực hiện phân tích chính sách bán chịu. a. Tác động của chính sách bán chịu: Tác động của doanh thu: Nếu như doanh nghiệp bán chịu thì tất nhiên doanh nghiệp sẽ bị chậm trễ trong việc thu tiền trong khi đó người mua lại có lợi trong việc trả tiền chậm._.. Tuy nhiên doanh nghiệp cũng có thể bán với giá cao hơn nếu doanh nghiệp bán chịu cho người mua và điều này có thể làm tăng lượng hàng hoá bán được, do đó tổng doanh thu có thể tăng lên. Tác động của chi phí: Cho dù doanh nghiệp có thể bị chậm trễ trong việc thu tiền do việc doanh nghiệp bán chịu cho người mua thì ngay cả trường hợp doanh nghiệp bán và thu tiền ngay cũng có những chi phí nhất định (bởi vì doanh nghiệp phải chấp nhận giá thấp hơn). Chi phí của nợ nần: Khi doanh nghiệp bán chịu cho người mua thì doanh nghiệp cần phải sắp xếp những hoạt động tài chính có liên quan đến các khoản phải thu. Nhờ vậy, chi phí vay mượn ngắn hạn của doanh nghiệp sẽ là một trong những yếu tố quyết định xem doanh nghiệp có nên bán chịu cho người mua hay không? Xác suất không trả tiền của người mua: Nếu doanh nghiệp bán chịu cho người mua thì cũng có một khả năng nhỏ là người mua sẽ không trả tiền. Chiết khấu tiền mặt: Khi doanh nghiệp áp dụng chiết khấu tiền mặt như là một bộ phận trong các điều kiện bán chịu của doanh nghiệp thì một số khách hàng sẽ lựa chọn việc trả tiền sớm để giành được lợi thế của chiết khấu. b. Khi nào nên bán chịu cho khách hàng: Chúng ta hãy bắt đầu với một trường hợp đơn giản nhất. Có một khách hàng mới muốn mua một sản phẩm theo phương thức bán chịu với giá P'/sản phẩm. Nếu như doanh nghiệp từ chối việc bán chịu thì người khách hàng này sẽ không mua. Hơn nữa chúng ta giả định rằng nếu doanh nghiệp bán chịu cho khách hàng thì một tháng sau người này có thể trả tiền và cũng có thể không trả tiền. Xác suất để người này không trả tiền là q. Trong trường hợp này xác suất q có thể được coi là tỷ lệ % của những khách hàng mới sẽ không trả tiền. Trong hoạt động kinh doanh, chúng ta giả định là khách hàng chỉ mua một lần. Cuối cùng, doanh lợi đòi hỏi về các khoản phải thu là R/tháng, chi phí của các khoản phải thu là v/sản phẩm . Nếu như doanh nghiệp không bán chịu cho khách hàng thì tiền tăng thêm vào ngân quỹ là 0. Nếu doanh nghiệp bán chịu cho khách hàng thì doanh nghiệp phải mất một khoản chi phí biến đổi là v trong tháng này và chờ để thu được (1- q)P' trong tháng sau. Giá trị hiện tại thuần của việc bán chịu này là nếu NPV > 0: Doanh nghiệp nên bán chịu cho khách hàng NPV Ê 0 : Doanh nghiệp không nên bán chịu cho khách hàng. Thí dụ trên đây đã giải quyết một vấn đề quan trọng, khi doanh nghiệp bán chịu cho khách hàng mới thì doanh nghiệp chịu một khoản rủi ro bằng chi phí biến đổi v, và chờ đợi để thu được số tiền theo giá đầy đủ là P'. ở đây có hai sự khác biệt quan trọng mà doanh nghiệp cần nhớ là : Thứ nhất, nếu doanh nghiệp mở rộng việc bán chịu cho khách hàng cũ thì doanh nghiệp bị rủi ro với toàn bộ giá P (là mức giá nếu khách mua trả tiền ngay), bởi vì đó là cái mà doanh nghiệp thu được nếu không áp dụng việc bán chịu; nếu doanh nghiệp mở rộng việc bán chịu với những khách hàng mới thì nó chỉ bị rủi ro phần chi phí biến đổi. Thứ hai là doanh nghiệp phải luôn ghi nhớ khả năng kinh doanh lặp lại. Chúng ta có thể giải quyết điều này bằng việc mở rộng thí dụ về việc mua một lần ở trên. Chúng ta giả định rằng: Người khách hàng trong lần mua đầu tiên đã thanh toán tiền đầy đủ khi đến hạn trả tiền và anh ta trở thành khách quen , như vậy anh ta sẽ không bao giờ quỵt tiền. Nếu doanh nghiệp bán chịu cho một khách hàng mới nào đó, thì nghĩa là doanh nghiệp sẽ phải chi tiêu một khoản là v trong tháng này, và tháng sau doanh nghiệp sẽ chẳng nhận được gì nếu khách hàng không trả tiền hoặc là sẽ nhận được P' nếu khách hàng trả tiền. Nếu khách hàng trả tiền thì anh ta sẽ mua thêm một sản phẩm nữa và doanh nghiệp lại chi ra một khoản là v. Khoản thu ròng vào ngân quỹ trong tháng sẽ là (P'- v). Mỗi tháng sau doanh nghiệp đều nhận được một khoản thu nhập ròng là (P'- v) nếu khách hàng trả cho sản phẩm anh ta mua trong tháng trước và tiếp tục mua một sản phẩm cho tháng này. Đến đây ta thấy rằng: Trong một tháng, khả năng để doanh nghiệp không nhận được gì sẽ có xác suất là q , tuy nhiên với xác suất là (1- q) thì doanh nghiệp có được một khách hàng mới. Giá trị của một khách hàng mới bằng với giá trị hiện tại của (P'- v) hàng tháng được tính cho một thời kỳ lâu dài: Do đó giá trị hiện tại thuần của việc mở rộng việc bán chịu là: c. Tìm hiểu thông tin tín dụng về khách hàng: Nếu như doanh nghiệp muốn biết tình hình tín dụng của khách hàng thì doanh nghiệp có thể tìm hiểu từ nhiều nguồn. Các thông tin cần thiết có thể như sau: Báo cáo tài chính: Doanh nghiệp có thể để nghị khách hàng cung cấp thông tin tài chính như là bảng CĐKT, BCKQKD. Một số các tỷ lệ như tỷ lệ lợi nhuận vốn, tốc độ chu chuyển vốn lưu động,v.v… cần phải được xem xét để cân nhắc xem có nên bán hàng cho khách hàng theo phương thức bán chịu không? Báo cáo tín dụng về tình hình thanh toán của khách hàng đối với các doanh nghiệp khác: ở các nước phát triển có một số tổ chức bán thông tin về tình hình tín dụng và tình hình thanh toán của một số doanh nghiệp. Dựa vào đây, doanh nghiệp có thể biết được tình trạng tài chính của khách hàng. Các ngân hàng: Do doanh nghiệp có quan hệ tín dụng với nhiều doanh nghiệp khác nhau nên bản thân ngân hàng cũng nhận được những thông tin về tình trạng tín dụng của các doanh nghiệp. Lịch sử thanh toán của khách hàng đối với các doanh nghiệp khác: Doanh nghiệp cũng cần phải biết được rằng trong quá khứ khách hàng có trả tiền đúng hạn hay không? Bao nhiêu lần khách hàng gây rắc rối trong việc trả tiền?… 2.3.3. Rủi ro trong thanh toán và giải pháp phòng rủi ro: a. Rủi ro trong thanh toán: Là bán hàng nhưng không thu được tiền, các khoản nợ trở nên khó đòi hoặc không thể đòi được. Trong nền kinh tế hiện nay, không doanh nghiệp nào không muốn đi chiếm dụng vốn của doanh nghiệp khác trong khi không muốn vốn của mình bị doanh nghiệp khác chiếm dụng. Trên thực tế điều này rất khó, vấn đề là ở chỗ doanh nghiệp phải làm thế nào để hạn chế tối đa vốn bị chiếm dụng, rút ngắn được thời hạn thanh toán và quản lý số vốn này một cách chặt chẽ. Doanh nghiệp trong quá trình sản xuất kinh doanh phải có quan hệ với rất nhiều loại khách hàng khác nhau, do vậy rủi ro trong thanh toán là điều không thể tránh khỏi. Thực tế doanh nghiệp thường gặp phải các trường hợp sau: - Con nợ khó hoặc không còn khả năng trả nợ (con nợ lâm vào tình trạng tài chính khó khăn hoặc bị phá sản). - Các khách hàng nợ chây lì không muốn thanh toán cho doanh nghiệp . - Doanh nghiệp vì một lý do nào đó không xác định được con nợ. Các khoản nợ của doanh nghiệp ở vào trường hợp trên gọi là nợ phải thu khó đòi. Do vậy đối với các khoản nợ phát sinh doanh nghiệp nên hạn chế thời gian kéo nợ dài, tìm biện pháp để thu hồi nợ. Đối với những khách hàng khó đòi, ngoài việc gửi giấy đòi nợ doanh nghiệp có thể viết thư trên các tờ có in sẵn bảng phải trả thêm được tính theo số ngày chậm trả. Nếu sau nhiều lần gửi (thường là ba lần) mà con nợ vẫn không thanh toán thì doanh nghiệp có thể nhờ pháp luật can thiệp. b. Các giải pháp phòng rủi ro: Doanh nghiệp phải lập qui trình thu hồi nhanh đối với các khoản thanh toán chậm trả và các khoản nợ phải thu có hoài nghi. Doanh nghiệp phải xác định: Việc chậm trả được chấp nhận trước khi sử dụng quy trình thu hồi. Thời hạn chậm trả này không quá ngắn sao cho không làm mất lòng những khách hàng nhỏ, không quá dài vì tình hình mắc nợ của khách hàng có thể sẽ xấu thêm và làm tăng chi phí tài chính cho doanh nghiệp . Các qui trình thu hồi nợ theo cấp độ :gọi điện thoại, thư nhắc lại, thư khuyên nhủ hoặc thư chuyển cho cơ quan chuyên trách thu hồi giúp… Phải xác định được cơ cấu giá, điều kiện thanh toán, mức chiết khấu, điều kiện tăng giảm giá. Việc thực hiện chiết khấu hay giảm giá trong bán hàng là biện pháp tăng doanh số, đồng thời cũng khuyến khích nhu cầu thanh toán của khách hàng. Nghiên cứu tiếp xúc đàm phán với khách hàng giúp cho doanh nghiệp biết rõ về khách hàng nhờ đó tránh được rủi ro đáng tiếc. Việc mua bán phải được lập thành hợp đồng với các điều khoản rõ ràng, hợp pháp, cả hai bên cùng ký kết và cam kết thực hiện theo hợp đồng. Như ở trên đã nói doanh nghiệp cũng phải tìm hiểu những thông tin tín dụng về khách hàng để từ đó đánh giá khả năng khách hàng sẽ không trả tiền, xác định được khả năng tài chính của họ để quyết định có nên bán chịu hay không nhằm tránh những rủi ro không đáng có. Doanh nghiệp nên áp dụng các dịch vụ sau bán hàng: Bảo hành, sửa chữa… nhằm củng cố lòng tin của khách hàng kích thích nhu cầu thanh toán ngay của khách hàng bởi vì lúc đó khách hàng đã yên tâm vào chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp . 2.4. Thanh toán với nhà nước: Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp đều phải có nghĩa vụ thanh toán với nhà nước về các khoản nộp tài chính bắt buộc. Dù là doanh nghiệp tư nhân hay doanh nghiệp nhà nước đều phải nộp đầy đủ, không trốn tránh được. Thông thường các doanh nghiệp thực hiện thanh toán với nhà nước về những khoản như sau: Các loại thuế trực thu và gián thu Các khoản phí và lệ phí. Mỗi doanh nghiệp thông thường phải chịu các khoản thuế như sau: a. Thuế GTGT: Theo luật thuế GTGT ở Việt Nam, thì thuế này được tính theo hai cách là hoặc tính theo phương pháp khấu trừ hoặc tính theo phương pháp trực tiếp. * Theo phương pháp khấu trừ: Số thuế phải nộp bằng thuế GTGT đầu ra trừ thuế GTGT đầu vào. Thuế GTGT phải nộp trong kỳ =Thuế GTGT đầu ra - Thuế GTGT đầu vào trong đó Thuế GTGT đầu ra = Giá tính thuế * thuế suất Thuế GTGT đầu vào = Tổng thuế GTGT đã thanh toán được ghi trên hoá đơn GTGT mua hàng hoá, dịch vụ hoặc chứng từ nộp thuế GTGT hàng hoá NK. * Theo phương pháp trực tiếp: Thuế GTGT phải nộp trong kỳ = Giá trị gia tăng của *Thuế suất hàng hóa, dịch vụ chịu thuế Giá trị gia tăng của = Giá thanh toán của - Giá thanh toán của hàng hoá, dịch vụ chịu thuế hàng hoá dịch vụ hàng hoá dịch vụ bán ra mua vào b. Thuế TTĐB: Bản chất và cách tính giống thuế GTGT, nhưng khác vớithuế GTGT ở điểm sau: Thuế TTĐB chỉ thu trên những mặt hàng có tích luỹ lớn và xét thấy cần phải hạn chế kinh doanh hoặc nhập khẩu. Thuế TTĐB chỉ thu một lần ở khâu sản xuất trong nước hoặc NK Một sản phẩm khi đã chịu Thuế TTĐB thì không phải chịu thuế GTGT và ngược lại. c. Thuế TNDN: Theo luật thuế TNDN thì thuế TNDN được xác định như sau: Mức thuế phải nộp = Thu nhập chịu thuế * thuế suất trong kỳ trong kỳ tính thuế thuế TNDN Thu nhập chịu thuế = Doanh thu để tính - Chi phí hợp lý + Thu nhập chịu trong kỳ tính thuế thu nhập chịu thuế trong kỳ thuế khác trong trong kỳ tính thuế tính thuế kỳ tính thuế Thuế suất thuế TNDN bao gồm các mức khác nhau phù hợp với từng đối tượng kinh doanh và được qui định cụ thể trong luật thuế TNDN. d. Thuế khác: Thuế NK, thuế XK, thuế môn bài, thuế đất, thu sử dụng vốn… Tuỳ loại hình doanh nghiệp và ngành nghề sản xuất kinh doanh mà các doanh nghiệp sẽ phải chịu các loại thuế thích hợp. 2.5. Thanh toán với ngân hàng và các tổ chức tín dụng: Đó là quan hệ tín dụng phát sinh giữa doanh nghiệp với ngân hàng về trả nợ và vay nợ. Khi tiến hành sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp không phải lúc nào cũng có đủ vốn và khi đó sẽ phát sinh nhu cầu vay vốn. Doanh nghiệp đi vay với nhiều mục đích như: - Vay để thanh toán tiền mua hàng đang tạm thời bị thiếu hụt. - Vay để thực hiện các dự án sản xuất kinh doanh có số vốn đầu tư lớn mà một mình doanh nghiệp thực hiện thì không đủ vốn hoặc sẽ có nhiều rủi ro lớn. - Vay để đầu tư XDCB … Trong các khoản vay của doanh nghiệp thì vay để thanh toán thường chiếm một tỷ trọng lớn, đó thường là các khoản vay ngắn hạn. Tuỳ theo mục đích của doanh nghiệp mà doanh nghiệp sẽ xin vay với những hình thức khác nhau cho phù hợp, chẳng hạn: - Vay ngắn hạn: nhằm bổ sung sự thiếu hụt vốn tạm thời. - Vay dài hạn … Sau đó ngân hàng sẽ xem xét nếu doanh nghiệp đáp ứng đủ các điều kiện sau thì sẽ cho vay: - Doanh nghiệp có năng lực pháp luật dân sự - Doanh nghiệp phải có khả năng tài chính - Mục đích sử dụng vốn vay hợp pháp - Có dự án đầu tư khả thi hiệu quả - Doanh nghiệp phải bảo đảm tiền vay theo qui định. Đến hạn doanh nghiệp sẽ phải thực hiện thanh toán đầy đủ cho ngân hàng theo đúng qui định về trả lãi và gốc mà ngân hàng đưa ra khi doanh nghiệp xin vay. Nếu tại thời điểm trả doanh nghiệp không có đủ tiền thì doanh nghiệp có thể xin ngân hàng gia hạn thêm. Việc thanh toán với ngân hàng có thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt hoặc thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng của doanh nghiệp. Nói chung các doanh nghiệp đều thực hiện thanh toán đầy đủ với ngân hàng chỉ trừ khi doanh nghiệp làm ăn không có lãi, dự án không đạt hiệu quả mong muốn. Khi đó thì doanh nghiệp phải mang tài sản khác ra để thanh toán cho ngân hàng. 3. Các nguồn tài trợ ngắn hạn chính cho hoạt động thanh toán trong kinh doanh của doanh nghiệp: 3.1. Tín dụng ngân hàng: Nguồn tài trợ quan trọng của các doanh nghiệp là các khoản vay tại các ngân hàng thương mại. Các ngân hàng có thể đáp ứng nhu cầu vốn tức thời cho doanh nghiệp, với thời hạn có thể từ vài ngày tới cả năm với lượng vốn theo nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp. Sự tài trợ của ngân hàng cho doanh nghiệp được thực hiện theo nhiều phương thức, chẳng hạn như: Một là: Cho vay theo từng món. Theo phương thức này, khi phát sinh nhu cầu bổ sung vốn với một lượng nhất định và thời hạn xác định, doanh nghiệp sẽ làm đơn vay. Nếu ngân hàng chấp thuận, doanh nghiệp sẽ ký khế ước nhận nợ và sử dụng tiền vay. Việc trả nợ được thực hiện theo các kỳ hạn nợ đã thoả thuận hoặc trả một lần vào ngày đáo hạn. Hai là: Cho vay luân chuyển. Phương thức này được áp dụng khi doanh nghiệp có nhu cầu vốn bổ sung thường xuyên trong suốt quá trình kinh doanh và đáp ứng những điều kiện nhất định mà ngân hàng đặt ra. Theo phương thức này, doanh nghiệp và ngân hàng thoả thuận một hạn mức tín dụng cho một thời hạn nhất định ( ví dụ là một năm). Hạn mức tín dụng được xác định dựa trên nhu cầu vốn bổ sung của doanh nghiệp và mức cho vay tối đa mà ngân hàng có thể chấp nhận. Căn cứ vào hạn mức tín dụng đã thoả thuận, doanh nghiệp có thể nhận tiền vay nhiều lần, nhưng tổng các món nợ sẽ không vượt quá hạn mức đã định. 3.2. Vay của CBCNV: Khoản tài trợ này nhiều khi khá quan trọng trong những trường hợp cần vốn cấp thiết. Phương pháp này dễ huy động và có thể giải quyết tốt các nhu cầu vốn tạm thời hơn nữa lãi suất thường rẻ hơn vay ngân hàng. 3.3. Cho vay có bảo đảm: Một công ty có thể tăng nguồn vốn ngắn hạn bằng các khoản nợ của mình. Các tổ chức mua nợ thường là một ngân hàng, một công ty tài chính hay một công ty mua nợ. Sau khi việc mua bán hoàn tất thì bên mua nợ căn cứ vào hoá đơn chứng từ để thu hồi nợ và quan hệ kinh tế lúc bấy giờ là của người nợ và chủ nợ mới là bên mua nợ. Thực tiễn phổ biến trong nền kinh tế thị trường là các khoản nợ khó đòi đều được bán cho các công ty mua nợ. Những công ty đó được pháp luật thừa nhận và những khoản nợ cao hay thấp tuỳ vào tính chất và mức độ khó đòi. Ngoài việc bán nợ thì doanh nghiệp còn có thể làm các cách khác tương tự như thế chấp hàng hoá, chiết khấu thương phiếu… 3.4. Vốn của doanh nghiệp : Doanh nghiệp cũng có thể thanh toán bằng chính vốn lưu động của bản thân doanh nghiệp hay là doanh thu tiêu thụ sản phẩm. Phương thức này thể hiện năng lực tài chính của doanh nghiệp . 4. Đánh giá hoạt động thanh toán của doanh nghiệp : 4.1. Vì sao phải đánh giá? Thực hiện đánh giá tình hình thanh toán của doanh nghiệp để biết được khả năng thanh toán của doanh nghiệp như thế nào, tốt hay không tốt để từ đó có những biện pháp xử lý thích hợp. Nếu khả năng thanh toán của doanh nghiệp là nhanh, ít công nợ thì sẽ tạo điều kiện cho doanh nghiệp chủ động về vốn đảm bảo cho sản xuất kinh doanh được thuận lợi. Đánh giá để biết thực trạng tài chính của doanh nghiệp tốt hay không tốt. Doanh nghiệp có bị chiếm dụng vốn nhiều không, có đi chiếm dụng vốn nhiều không?… 4.2. Phương pháp đánh giá: Người ta thường hay sử dụng phương pháp tỷ lệ và phương pháp so sánh. Chúng ta có một số chỉ tiêu như sau: a. Hệ số thanh toán hiện hành: TSLĐ Khả năng thanh toán = hiện hành Nợ ngắn hạn Hệ số khả năng thanh toán hiện hành là thước đo khả năng thanh toán ngắn hạn của doanh nghiệp, nó cho biết mức độ các khoản nợ của các chủ nợ ngắn hạn được trang trải bằng các tài sản có thể chuyển thành tiền trong một giai đoạn tương đương với thời hạn của các khoản nợ đó. Nếu chỉ tiêu này xấp xỉ bằng 1 thì doanh nghiệp có đủ khả năng thanh toán các khoản nợ ngắn hạn và tình hình tài chính là bình thường hoặc khả quan. b. Hệ số khả năng thanh toán nhanh: Vốn bằng tiền + Phải thu Khả năng thanh toán nhanh = Nợ ngắn hạn Hệ số này cho biết khả năng hoàn trả các khoản nợ ngắn hạn. Tài sản quay vòng nhanh có thể nhanh chóng chuyển thành tiền mặt gồm: tiền, chứng khoán ngắn hạn, phải thu. Tồn kho là các tài sản khó chuyển thành tiền hơn so với các khoản trên. Do vậy tỉ lệ khả năng thanh toán nhanh cho biết khả năng hoàn trả các khoản nợ ngắn hạn không phụ thuộc vào việc bán tài sản tồn kho và được xác định bằng lấy tổng tài sản lưu động trừ đi dự trữ và chia cho nợ ngắn hạn. Nếu hệ số này ³ 0,5 thì doanh nghiệp có đủ khả năng thanh toán, tình hình tài chính khả quan. Ngược lại tình hình tài chính gặp khó khăn, doanh nghiệp đáp ứng đủ nhu cầu thanh toán nhanh, có thể phải bán gấp sản phẩm hàng hoá để trang trải nợ nần. Tuy nhiên nếu hệ số này quá cao lại phản ánh tình hình không tốt vì vốn bằng tiền quá nhiều, vòng quay tiền chậm làm hiệu quả sử dụng vốn giảm. c. Hệ số thanh toán tức thời: Vốn bằng tiền Hệ số thanh toán tức thời = Nợ đến hạn Hệ số này cho biết khả năng thanh toán ngay các khoản nợ đến hạn của doanh nghiệp. Việc duy trì vốn bằng tiền của doanh nghiệp có hợp lý không? d. Chu kì kinh doanh và chu kì tiền mặt: Các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được tài trợ thông qua thu và chi của ngân quỹ. Thu và chi của ngân quỹ là hai hoạt động diễn ra không đồng thời là vì việc trả tiền để mua nguyên vật liệu không xảy ra cùng lúc với việc thu tiền do bán hàng hoá. Để có thể kế hoạch hoá tài chính ngắn hạn, điều chỉnh khoảng thời gian giữa trả tiền NVL và thu tiền do bán hàng thì doanh nghiệp cần phải biết xác định chu kỳ kinh doanh và chu kỳ tiền mặt. Để từ đó có kế hoạch đảm bảo được khả năng thanh toán ngắn hạn. Ta có thể lấy một ví dụ hết sức đơn giản để minh hoạ về việc xác định các chu kỳ này như sau: Ví dụ: Một ngày nào đó là ngày thứ 0, ta mua một lượng nguyên vật liệu(NVL) trị giá là 1000đ. Sau khi nhận đủ NVL thì 30 ngày sau ta mới phải trả tiền theo hoá đơn. 30 ngày tiếp theo có một khách hàng nào đó mua hàng hoá của doanh nghiệp với một lượng trị giá là 1400đ và theo hợp đồng anh ta sẽ trả tiền cho doanh nghiệp sau 45 ngày kể từ khi doanh nghiệp giao hàng cho người mua. Ta có thể cân đối các sự kiện trên ở bảng sau đây: Ngày Các hoạt động Tác động vào ngân quỹ doanh nghiệp 0 Tiếp nhận NVL 0 30 Trả tiền NVL -1000 60 Bán hàng hoá 0 105 Thu tiền do bán hàng 1400 Dựa vào bảng trên ta thấy, kể từ khi tiếp nhận NVL nhập kho cho đến khi thu được tiền bán hàng mất một khoảng thời gian là 105 ngày, khoảng thời gian này gọi là chu kỳ kinh koanh và nó có hai bộ phận hợp thành: Bộ phận thứ nhất là khoảng thời gian kể từ khi doanh nghiệp nhập kho NVL cho đến khi doanh nghiệp giao hàng cho người mua, khoảng thời gian này gọi là chu kỳ dự trữ (theo bảng trên là 60 ngày). Bộ phận thứ hai là khoảng thời gian kể từ khi doanh nghiệp giao hàng cho người mua cho đến khi thu được tiền về, khoảng thời gian này gọi là chu kỳ chờ thu tiền. Chu kỳ kinh doanh = chu kỳ dự trữ + chu kỳ chờ thu tiền Chu kỳ dự trữ hay còn gọi là thời gian vận động của NVL là độ dài thời gian vận động của NVL thành sản phẩm cuối cùng và thời gian để bán được những sản phẩm đó, nó được tính như sau: Hàng tồn kho Chu kỳ dự trữ = Mức bán mỗi ngày Chu kỳ chờ thu tiền hay là thời gian thu hồi những khoản phải thu là độ dài thời gian trung bình để chuyển những khoản phải thu của doanh nghiệp thành tiền mặt, được tính như sau: Khoản phải thu Chu kỳ chờ thu tiền = Mức bán mỗi ngày Hàng tồn kho gồm NVL, sản phẩm dở dang, thành phẩm tồn kho. Chu kỳ kinh doanh diễn tả tất cả các bước mà quá trình sản xuất kinh doanh phải trải qua như: NVL - sản phẩm dở dang - bán thành phẩm - thành phẩm - giao sản phẩm cho người mua- chờ thu tiền về. Khoảng thời gian kể từ khi doanh nghiệp trả tiền NVL cho đến khi doanh nghiệp nhận được tiền bán hàng gọi là chu kỳ tiền mặt. Chu kỳ tiền mặt = chu kỳ kinh doanh - chu kỳ trả tiền Chu kỳ trả tiền là độ dài thời gian trung bình từ khi mua NVL và lao động đến khi thanh toán những khoản đó, được tính như sau: Mức trả tiền bình quân Chu kỳ trả tiền = Mức bán mỗi ngày Giao hàng cho người mua Thu tiền bán hàng Bắt đầu dự trữ Chu kỳ dự trữ Chu kỳ chờ thu tiền Chu kỳ trả tiền Chu kỳtiền mặt Thời gian Trả tiền cho dự trữ Chu kỳ kinh doanh Sơ đồ trên gợi ý rằng trong quản lý nguồn tài trợ ngắn hạn chúng ta cần quan tâm đến khoảng cách giữa thu và chi của ngân quĩ, khoảng cách này có liên quan đến độ dài của chu kỳ kinh doanh và chu kỳ trả tiền. Nếu như ta muốn khoảng cách này ngắn lại thì ta cần tìm cách thay đổi độ dài chu kỳ dự trữ, chu kỳ chờ thu tiền và chu kỳ trả tiền. Cụ thể là giảm thời gian vận động NVL thông qua sản xuất và bán hàng nhanh hơn, giảm tồn kho; giảm thời gian thu hồi những khoản phải thu bằng việc tăng tốc độ thu tiền của khách hàng; kéo dài thời gian trì hoãn những khoản phải trả bằng cách đi mua chịu. chương II Thực trạng hoạt động thanh toán trongkinh doanh ở XNDPTW I I. Vài nét khái quát về XNDPTW I: 1. Giới thiệu chung về xí nghiệp dược phẩm trung ương I : - Tên doanh nghiệp : Xí Nghiệp Dược Phẩm Trung Ương I - Tên giao dịch quốc tế : Pharbaco - Trụ sở chính : 160 Tôn Đức Thắng- Đống Đa - Hà Nội - Lĩnh vực kinh doanh : Sản xuất và bào chế thuốc tân dược. Xí nghiệp dược phẩm trung ương I là một doanh nghiệp nhà nước , trực thuộc Liên hiệp các xí nghiệp dược Việt Nam nay là Tổng công ty dược Việt Nam trực thuộc thuộc Bộ y tế . Lịch sử phát triển của Xí nghiệp gắn liền với sự phát triển của ngành y tế Việt Nam từ năm 1945 cho đến nay. Tiền thân của Xí nghiệp là một phòng bào chế nhỏ được thành lập vào năm 1945 với vài chục nhân viên của ngành y tế Việt Nam. Trải qua quá trình phát triển , từ chiến khu Việt Bắc trở về Hà Nội tiếp quản thêm cơ sở bào chế thuốc của Pháp và trở thành Xí nghiệp dược phẩm, nay là Xí nghiệp dược phẩm trung ương I. Xí nghiệp là một doanh nghiệp Nhà nước hạch toán độc lập, Xí nghiệp được cấp đăng ký kinh doanh số 108249 (ngày 20-3-1993) và giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp số 1.19.1.015/GP (ngày 27-9-1994). Xí nghiệp được xác định là doanh nghiệp nhà nước hạng I theo quyết định 83/BYT vào ngày 17-1-1995. Lúc đầu thành lập, sản xuất của xí nghiệp chủ yếu dựa vào kỹ thuật lạc hậu thiết bị loại nhỏ thủ công. Nhưng đến nay, để kịp phát triển với tốc độ của thế giới cũng như đáp ứng nhu cầu dân sinh, xí nghiệp đã có công nghệ hoàn thiện và không ngừng đầu tư thay đổi trang thiết bị nhằm hiện đại hoá dây chuyền sản xuất, tăng khối lượng cũng như chất lượng thuốc sản xuất ra. 2. Đặc điểm bộ máy tổ chức quản lý ở xí nghiệp : Trải qua quá trình hoạt động trên 50 năm, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh của xí nghiệp đã có những thay đổi về số lượng công nhân viên, cơ cấu quản lý cũng như phạm vi quản lý. Cho đến nay, Xí nghiệp dược phẩm trung ương I đã có bộ máy gọn nhẹ, phù hợp với yêu cầu quản lý mang lại hiệu quả cao . Xí nghiệp có cơ cấu quản lý theo kiểu một cấp được chia thành các phòng ban chức năng. Trong đó các phòng ban đều chịu sự điều hành quản lý của giám đốc và hai phó giám đốc trên cơ sở bình đẳng, tôn trọng và có trách nhiệm với nhau trong công tác. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Xí nghiệp Giám đốc Phó giám đốc KD Phó giám đốc SX Các PX sản xuất Phòng kỹ thuật Phòng thị trường sx Phòng kiểm nghiệm Phòng thị trường KD Phòng hành chính PXSX thuốc tiêm Phòng kế toán-tài vụ PXSX thuốc viên Phòng tổ chức Tổ bảo vệ PXSX thuốc tiêm K.sinh PXSX bao bì PXSX cơ khí 3. Đặc điểm qui trình công nghệ kỹ thuật sản xuất sản phẩm của XNDPTW I: Với nhiệm vụ sản xuất và bào chế thuốc tân dược phục vụ cho nhu cầu phòng chữa bệnh của nhân dân nên quá trình sản xuất sản phẩm của Xí nghiệp luôn phải tuân thủ nghiêm ngặt các qui trình về chất lượng và kỹ thuật sản xuất sản phẩm. Quá trình sản xuất luôn được thực hiện trong một môi trường vệ sinh tối đa với các loại máy móc thiết bị tương đối hiện đại , chuẩn xác. Từ kỹ thuật sản xuất ban đầu chủ yếu dựa trên các thiết bị loại nhỏ, thủ công đến nay Xí nghiệp đã có dây chuyền công nghệ bào chế tương đối hiện đại, bao gồm : Một dây chuyền sản xuất thuốc viên, một dây chuyền sản xuất thuốc tiêm và một dây chuyền sản xuất thuốc tiêm kháng sinh. Sang những năm 90 Xí nghiệp đã phát triển thêm một bước trong việc đổi mới quy trình công nghệ kỹ thuật sản xuất sản phẩm như các loại máy ép vi tính , máy đóng cap sun, máy đóng ống tự động … Sơ đồ quy trình sản xuất sản phẩm của Xí nghiệp • Phân xưởng thuốc viên: Dập viên Nguyên liệu Pha chế Trình bàySP Đóng chai Hấp tiệt trùng Sấy rửa Bao bì Kiểm tra Nhập khoTP Tiêu thụ • Phân xưởng thuốc tiêm và thuốc kháng sinh tiêm : Hấp sấy Tẩy rửa Chai lọ Soi ống Đóng ống Hàn ống Pha chế Nguyên liệu In ống Trình bày Kiểm tra Nhập kho Tiêu thụ 4. Đặc điểm sản phẩm, thị trường của Xí nghiệp : a. Sản phẩm : Xí nghiệp dược phẩm trung ương I là một đơn vị sản xuất thuốc tân dược lớn trong nước, có gần 80 sản phẩm các loại được cấp giấy phép sản xuất và lưu hành trong toàn quốc. Có thể chia nhóm theo tác dụng như sau: - Thuốc kháng sinh các loại - Vitamin và thuốc bổ các loại - Thuốc tim mạch thần kinh - Thuốc sốt rét - Thuốc ho hen suyễn và lao. b. Thị trường: Trước đây, Công ty dược phẩm trung ương I là khách hàng duy nhất của Xí nghiệp. Công ty có nhiệm vụ cung cấp nguyên phụ liệu cho Xí nghiệp và tiêu thụ toàn bộ sản phẩm của Xí nghiệp. Các công ty hoặc tuyến tỉnh mua lại sản phẩm của Xí nghiệp tại công ty dược phẩm trung ương I để phân phối trong địa phương của mình. Từ khi chuyển sang nền kinh tế thị trường, nhu cầu thuốc tiêm giảm, nhu cầu thuốc uống tăng lên, để đáp ứng nhu cầu đó, Xí nghiệp đã chuyển hướng kinh doanh, đầu tư thêm máy móc. Và hiện nay, về tiêu thụ sản phẩm thì công ty dược phẩm Trung ương I không còn là khách hàng duy nhất của Xí nghiệp nữa; khách hàng của Xí nghiệp rất đa dạng, số lượng lớn. Chính vì vậy mà Xí nghiệp mới có đủ sức cạnh tranh để không ngừng phát triển hơn nữa. 5. Tình hình sản xuất kinh doanh ở Xí nghiệp dược phẩm trung ương I: Hiện tại Xí nghiệp đã sản xuất ra hơn 15% sản lượng thuốc của toàn liên hiệp. Qua bảng thống kê về tình hình sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp trong những năm gần đây ta thấy Xí nghiệp dược phẩm trung ương I đã có những bước phát triển nhanh. Bảng 1: Tình hình sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp tronG những năm gần đây Chỉ tiêu 1999 (tr.đ) 2000 (tr.đ) 2001 (tr.đ) Giá trị tổng sản lượng 94.294 92.240 95.637 Tổng doanh thu 108.159 102.533 113.928 Tổng lợi nhuận 1.205 1.016 1.512 Thuế nộp NSNN 1.436 1.327 1.638 Tổng số vốn SXKD 18.270 17.720 18.164 Thu nhập bình quân đầu người 1,145 1,114 1,35 Trong đó thu nhập bình quân là bình quân lương của CBCNV trong Xí nghiệp. II. ThựC trạng hoạt độnG thanh toán trong kinh doanh ở xndptw i: 1. Tình hình hoạt động thanh toán trong kinh doanh ở XNDPTW I qua các năm: 1.1. Về kim ngạch thanh toán: Ta hãy xem bảng sau. Qua bảng này ta có thể thấy tổng kim ngạch thanh toán của XNDPTW I qua ba năm gần đây- năm 1999, năm 2000, năm 2001. Kim ngạch thanh toán này tổng hợp tất cả các khoản thanh toán với người cung cấp, thanh toán với người mua, thanh toán với ngân sách nhà nước, thanh toán với ngân hàng. ở đây chia thanh toán của Xí nghiệp theo hai tiêu thức là thanh toán trong nước và thanh toán quốc tế, thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không bằng tiền mặt. Bảng 2: Kim ngạch thanh toán của XNDPTW I qua một số năm (Đơn vị tính: Triệu đồng) Năm 1999 Năm 2000 Năm 2001 So sánh các năm Số tiền % Số tiền % Số tiền % 2000/ 1999 % 2001/ 2000 % A. Phạm vi thanh toán 1. Thanh toán trong nước 209.380 85,07 154.061 78,98 220.743 74,16 73,58 143,28 2. Thanh toán quốc tế 36.750 14,93 41.013 21,02 76.915 25,84 111,60 187,54 Tổng 246.130 100 195.074 100 297.658 100 79,26 152,59 B. Phương tiện thanh toán 1. Thanh toán bằng tiền mặt 142.605 57,94 99.635 51,08 190.894 64,13 69,87 191,59 2. Thanh toán không bằng tiền mặt 103.525 42,06 95.439 48,92 106.764 35,87 92,19 111,87 Tổng 246.130 100 195.074 100 297.658 100 79,26 152,59 ( Nguồn sổ cái năm 1999, 2000, 2001). Trên cơ sở bảng này ta có một số biểu đồ như sau: - Năm 1999 - Năm 2000: - Năm 2001: Và đồng thời tốc độ tăng giảm qua các năm của kim ngạch thanh toán được thể hiện qua biểu đồ sau: Như vậy qua bảng và các biểu đồ trên ta có thể thấy rõ ở cả ba năm thì tỷ lệ thanh toán trong nước của Xí nghiệp luôn cao hơn so với thanh toán quốc tế. Sở dĩ như vậy là vì Xí nghiệp chỉ có giao dịch mua NVL đầu vào với người bán ở nước ngoài mà không thực hiện xuất khẩu trực tiếp sản phẩm làm ra. Kim ngạch thanh toán năm 2000 là bị giảm so với năm 1999, vì trong năm này tỷ giá ngoại tệ luôn thay đổi, thuốc nhập khẩu tràn ngập thị trường làm sản phẩm của Xí nghiệp khó tiêu thụ hơn, mặt khác giá nguyên liệu đầu vào lại tăng do đó cũng gây khó khăn cho Xí nghiệp trong định mức giá bán cho phù hợp. Và ta thấy thanh toán quốc tế năm 2000 tăng là vì giá NVL đầu vào tăng, tỷ giá thay đổi. Tuy nhiên sang năm 2001, Xí nghiệp hoạt động lại có hiệu quả hơn, sản phẩm tiêu thụ nhiều làm kim ngạch thanh toán tăng hơn so với hai năm t._.nghiệp, để tài trợ cho những kế hoạch kinh doanh ngắn hạn Xí nghiệp thường đi vay vốn ngân hàng và trả bằng chính nguồn thu được từ bán hàng. Tuy nhiên, cũng có lúc Xí nghiệp bị khách hàng nợ đọng, gây ra những khoản phải thu và chưa thu được tiền ngay. Lúc đó, Xí nghiệp sử dụng những khoản tiền nợ từ việc mua hàng mà chưa phải trả ngay để trả nợ ngân hàng hoặc là phải sử dụng vốn lưu động của Xí nghiệp để tài trợ. Trên lý thuyết thì hình thức tài trợ bằng việc trì hoãn các khoản phải trả sẽ rất đắt vì lãi suất nợ quá hạn thường cao và kèm theo những điều khoản khắt khe. Tuy nhiên trong thực tế với tình hình hiện nay, việc áp đặt lãi suất nợ quá hạn giữa các bên mua bán không hề xảy ra thì nguồn tài trợ này nhiều khi lại rất hữu ích cho Xí nghiệp. Chương III Một số giải pháp cho hoạt động thanh toán trong kinh doanh ở XNDPTW I I. Đánh giá khái quát về hoạt động thanh toán trong kinh doanh ở XNDPTW I: 1. Đánh giá chung: Trong chương II chúng ta đã tiến hành xem xét khá sâu một số hoạt động thanh toán trong kinh doanh ở XNDPTW I gồm: Thanh toán với người cung cấp, thanh toán với người mua, thanh toán với nhà nước và thanh toán với ngân hàng. Qua quá trình đó, ta có thể rút ra một số nét lớn về hoạt động thanh toán trong kinh doanh của Xí nghiệp như sau: - Trong hoạt động thanh toán Xí nghiệp vẫn còn sử dụng khá nhiều phương tiện thanh toán là tiền mặt. Việc sử dụng này có thể nói là tốn kém, không an toàn và khi mang đi thanh toán thì thường là với số lượng lớn nên cũng khá bất tiện. Nhưng mặt khác ở nước ta các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt vẫn chưa được sử dụng phổ biến nên Xí nghiệp vẫn phải sử dụng nhiều tiền mặt trong thanh toán là điều khó tránh khỏi. - Khả năng chuyển thành tiền của các khoản phải thu của Xí nghiệp nói chung là không cao. Xí nghiệp có vướng mắc trong chính sách bán chịu đối với người mua: Xí nghiệp cho khách hàng nợ nhiều (tới 90%) - Xí nghiệp thực hiện bán chịu nhiều. Trong suốt ba năm 1999, 2000, 2001 các khoản phải thu của Xí nghiệp luôn chiếm tỷ lệ lớn trong tổng tài sản lưu động và không có chiều hướng giảm. Mức tiêu thụ sản phẩm của Xí nghiệp luôn ở mức cao nhưng tương ứng với nó là các khách hàng luôn trì hoãn việc trả tiền làm cho thực thu vào Xí nghiệp thấp. Điều này có thể gây ảnh hưởng tới khả năng thanh toán của Xí nghiệp. - Chính sách bán chịu của Xí nghiệp với khách hàng còn dễ dàng không có nhiều ràng buộc gì mấy. Tuy nhiên, điều này cũng có thể thu hút được thêm nhiều khách hàng mới và làm tăng doanh thu. Mặc dù vậy hầu như khách hàng mà Xí nghiệp bán gián tiếp chỉ bó hẹp trong một số công ty thuộc khối trung ương còn các công ty tư nhân, công ty TNHH chỉ chiếm không đáng kể. Mà trên thực tế nhiều khi các công ty tư nhân lại có hoạt động rất tốt có thể giúp Xí nghiệp tiêu thụ được sản phẩm vì họ cũng khá là năng động. - Về tín dụng đối với nhà cung cấp: Xí nghiệp cũng đã phần nào tận dụng được nguồn này như một nguồn tài trợ ngắn hạn, giúp cho Xí nghiệp không bị thiếu vốn tạm thời trong kinh doanh khi chưa đến hạn trả tiền. - Mức vay ngắn hạn của Xí nghiệp như vậy là khá cao. Tuy nhiên khi Xí nghiệp thực hiện chính sách bán chịu như vậy thì khách hàng sẽ có cơ hội để chiếm dụng vốn của Xí nghiệp nhiều hơn dẫn đến tình trạng thiếu vốn tạm thời trong kinh doanh và khi đó Xí nghiệp phải đi vay ngắn hạn. Nhưng việc vay như vậy đã đặt Xí nghiệp vào một tình trạng căng thẳng về khả năng thanh toán. - Các giải pháp phòng rủi ro trong thanh toán của Xí nghiệp đặt ra là khá tốt, nó bổ sung cho các điều khoản dễ dàng của chính sách bán chịu, giúp Xí nghiệp giảm bớt rủi ro. - Về vấn đề các nguồn tài trợ ngắn hạn, Xí nghiệp đã khá thành công trong việc đa dạng hoá các nguồn tài trợ ngắn hạn, cụ thể là vay của cán bộ công nhân viên. Như vậy nhìn chung là hoạt động thanh toán của Xí nghiệp là tương đối tốt nhưng bên cạnh đó vẫn còn một số mặt chưa được hợp lý cần phải có giải pháp để sửa đổi cho phù hợp hơn. Sở dĩ là như vậy vì có những nguyên nhân như sau 2. Nguyên nhân: 2.1. Nguyên nhân chủ quan: Xí nghiệp đã nhận thức được rằng trong nền kinh tế thị trường để tiêu thụ được nhiều hàng hoá thì phải thoả mãn được nhu cầu của người mua, một trong những nhu cầu đó là được mua chịu. Do vậy Xí nghiệp đã thực hiện một chính sách bán chịu rất rộng. Tuy nhiên việc mở rộng quá như vậy chưa thật hợp lý, chưa kết hợp đề ra những điều kiện bán hàng phù hợp nhất với đối tượng người mua mà cần có sự xem xét cho phù hợp với tình hình hoạt động của Xí nghiệp. Xí nghiệp chưa quan tâm đúng mức tới việc đánh giá tình hình thanh toán thường xuyên để có thể đưa ra các biện pháp cải thiện tình hình thanh toán cho tốt hơn. 2.2. Nguyên nhân khách quan: a. Tìm kiếm thông tin: Khi tiến hàng giao dịch với khách hàng thì một trong những điều kiện cần thiết là Xí nghiệp cần nắm được những thông tin về khách hàng đó, nhất là trong trường hợp bán chịu thì cần phải biết được thông tin về tình hình tài chính của họ. Nhưng việc tìm kiếm những thông tin đó là không phải dễ dàng. Bởi vì là: Tình hình tài chính của một doanh nghiệp thể hiện khá đầy đủ trong các báo cáo tài chính, tuy nhiên vấn đề công khai các báo cáo tài chính này đối với các doanh nghiệp ở Việt Nam gần như chưa được thực hiện. Ngay cả khi Xí nghiệp đã thu thập được thông tin thì những thông tin đó không bảo đảm có chính xác hay không. b. Nền kinh tế chưa thực sự phát triển cao: Mặc dù trong những năm qua nền kinh tế của nước ta đã có những bước tiến nhanh song vẫn chưa đạt đến một nền kinh tế phát triển cao. Điều này gây ra những khó khăn cho các doanh nghiệp trong hoạt động thanh toán. Thứ nhất, thị trường tài chính của ta chưa phát triển, đặc biệt là thị trường tiền tệ. Bởi thế việc thực hiện mua bán các công cụ nợ là còn rất hạn chế. Thứ hai, những dịch vụ tài chính có thể tạo thuận lợi cho hoạt động thanh toán là hạn chế. Chẳng hạn ở nước ta, chưa có các công ty chuyên về cung cấp các thông tin về doanh nghiệp … Việc tổ chức tốt hoạt động thanh toán trong kinh doanh ở XNDPTW I sẽ giúp cho Xí nghiệp kinh doanh được thuận lợi hơn. Tuy nhiên do có những hạn chế nhất định nên việc này ở Xí nghiệp vẫn chưa đạt được hiệu quả tốt nhất. Do đó cần có những giải pháp để làm cho hoạt động thanh toán trong kinh doanh tốt hơn. II. Một số giải pháp cho hoạt động thanh toán trong kinh doanh ở XNDPTW I: Để cho hoạt động thanh toán trong kinh doanh ở XNDPTW I được tốt hơn, hỗ trợ đắc lực cho hoạt động kinh doanh chung của Xí nghiệp, em xin đưa ra một số giải pháp như sau: 1. Về thanh toán đối với người cung cấp: Mua chịu của người cung cấp là một nguồn tài trợ ngắn hạn quan trọng, Xí nghiệp cần tận dụng nó hơn nữa hay nói cách khác là cần mở rộng quan hệ tín dụng thương mại với người cung cấp. Xí nghiệp có thể thương lượng với người cung cấp để tăng thời gian thanh toán. Nhưng vấn đề không phải là tăng càng nhiều càng tốt mà vấn đề là Xí nghiệp phải xác định những thời hạn chậm trả sao cho hợp lý trong từng trường hợp cụ thể. Chẳng hạn như người cung cấp đưa ra mức giá cao với việc trả chậm thì việc tăng thời hạn chậm trả là không có lợi. Vì vậy khi tăng thời hạn chậm trả thì Xí nghiệp cũng phải tìm cách thương lượng với người cung cấp để có được mức giá không cao quá, đảm bảo sản xuất ra sản phẩm có giá thành không cao hơn thị trường. Việc thương lượng này là dễ dàng hơn đối với người cung cấp như Công ty DPTWI, công ty DLTWI … khi đổi lại Xí nghiệp cũng dễ dàng với họ hơn trong thanh toán tiền mua hàng của Xí nghiệp. Ngay với những người cung cấp ở nước ngoài Xí nghiệp cũng phải tranh thủ mở rộng quan hệ tín dụng thương mại. Nhất là khi họ đang cần tiêu thụ hàng thì ta có thể thương lượng để nới rộng thời hạn chậm trả mà giá không tăng. Hơn nữa, trong điều kiện hiện nay, việc áp dụng các lãi suất tăng thêm khi cấp tín dụng cũng như phạt % nợ quá hạn là ít xảy ra vì người bán cũng muốn giữ khách hàng, tạo mối quan hệ tốt, cho nên, trong nhiều trường hợp Xí nghiệp nên tận dụng nguồn tài trợ này và do đó có thể hạn chế được chi phí sử dụng vốn do phải trả lãi nếu đi vay ngân hàng. 2. Về thanh toán với người mua: ở đây, Xí nghiệp cần xem xét lại chính sách bán chịu của mình. Như đã khảo sát ở trên, với chính sách bán chịu như vậy Xí nghiệp gặp nhiều khó khăn trong việc thu tiền của khách hàng nợ đọng, điều này thể hiện ở con số của khoản mục phải thu trong báo cáo tài chính của Xí nghiệp là khá cao. Chính sách bán chịu là kết quả của việc lựa chọn giữa các khả năng tăng lợi hoặc tăng rủi ro do chính sách này gây ra. Chính sách bán chịu có tác động đến tăng tiêu thụ nhưng đồng thời sẽ tăng các khoản phải thu và tăng xác suất không thu được tiền. Do đó, Xí nghiệp cần có những phương án tốt nhất trong mọi trường hợp quyết định bán chịu sao cho không bị chiếm dụng vốn nhiều, đồng thời không làm mất thị trường và khách hàng. Theo em, Xí nghiệp nên lưu ý một số vấn đề sau đây khi thực hiện chính sách bán chịu: a. Các tiêu chuẩn tín dụng: Như ở phần lý thuyết đã trình bày, khi quyết định bán chịu cho khách hàng Xí nghiệp nên thực hiện phân tích chính sách bán chịu. Trong đó Xí nghiệp cần xác định các tiêu chuẩn tín dụng. Trước hết Xí nghiệp cần thu thập các thông tin về khách hàng, sau đó sẽ đánh giá phẩm chất tín dụng của họ. Không có một công thức chung nhất để đánh giá nhưng có một cách chung nhất để xem xét dựa trên năm yếu tố sau đây: Đặc điểm: Sự sẵn sàng của khách hàng trong việc thực hiện nghĩa vụ thanh toán. Năng lực: Khả năng của khách hàng để thực hiện nghĩa vụ thanh toán. Vốn : Dự trữ tài chính của khách hàng. Tài sản thế chấp: Tài sản cam kết dùng để thế chấp trong trường hợp vỡ nợ. Các điều kiện: Các điều kiện kinh tế nói chung trong hoạt động sản xuất kinh doanh của khách hàng. Dựa vào đó Xí nghiệp sẽ đánh giá khách hàng và quyết định có cho mua chịu hay phải thanh toán ngay Công việc này có thể tốn kém thời gian, nhân lực… nhưng nó sẽ giúp Xí nghiệp quản lý tốt hơn các khoản phải thu. b. Sắp xếp khách hàng theo tiêu chuẩn tín dụng: Căn cứ theo tiêu chuẩn đưa ra, Xí nghiệp có thể chia khách hàng ra làm nhiều loại để có chính sách bán hàng thích hợp, chẳng hạn Xí nghiệp có thể phân chia như sau: - Các khách hàng đã có quan hệ lâu dài với Xí nghiệp và uy tín về việc thanh toán tiền là cao. Đó là các khách hàng cấp I như Công ty DPTW I, Công ty dược liệu TW I… - Các khách hàng có quan hệ lâu dài với Xí nghiệp, nhưng vẫn có lúc nợ đọng, chiếm dụng vốn của Xí nghiệp như các công ty cấp II( công ty ở cấp tỉnh)… - Các khách hàng ít có quan hệ lâu dài với Xí nghiệp , các nhà thuốc, các công ty TNHH mà Xí nghiệp thường có quan hệ bán lẻ và biết khá ít về họ. Số lượng các khách hàng này thường lớn. Thường là họ thực hiện thanh toán ngay không có mua chịu vì giá trị hàng mua thường nhỏ. Trên cơ sở sự phân loại như vậy, Xí nghiệp nên có những chính sách khác nhau với từng loại khách hàng như sau: - Đối với các khách hàng quen thuộc đã có uy tín từ lâu, xác suất không trả tiền của họ là thấp, Xí nghiệp nên áp dụng cho họ một chính sách tín dụng mềm dẻo và mở rộng nhằm tăng doanh số bán là chủ yếu. Thường thì họ mua hàng của Xí nghiệp với khối lượng lớn nên có thể cho họ chịu với thời gian dài hơn 30 ngày. Việc tăng giá lên khi tăng thời hạn bán chịu ở Xí nghiệp là hầu như không có. Chính vì vậy, trong điều kiện hiện nay, Xí nghiệp chưa nên tăng giá đối với các khoản bán chịu mà vẫn giữ nguyên giá để giữ được khách hàng , duy trì thị trường và làm tăng khối lượng bán. Có như vậy, Xí nghiệp sẽ tăng được doanh thu và những khoản phải thu có xác suất an toàn cao sẽ chắc chắn được thu về. - Đối với các khách hàng cấp II và III ở các tỉnh, huyện thì Xí nghiệp nên thu hẹp chính sách bán chịu hơn. Thực tế cho thấy không ít lần các khách hàng này dây dưa trong thanh toán, chiếm dụng vốn của Xí nghiệp khá nhiều. Chính vì vậy, đối với các khách hàng này, Xí nghiệp cũng có thực hiện bán chịu nhưng phải có những điều khoản chặt chẽ kèm theo như kiểm tra BCTC, tình hình ngân quỹ … và thời hạn chịu cũng có thể dài hơn 30 ngày nhưng ít hơn so với loại khách hàng trên. - Đối các khách hàng ít có quan hệ lâu dài với Xí nghiệp , các nhà thuốc, quầy thuốc, vì số lượng khách hàng loại này là lớn nên Xí nghiệp sẽ lập một danh sách và xếp loại họ theo độ tin cậy căn cứ vào tình hình kinh doanh hiện tại của họ cũng như các quan hệ với Xí nghiệp trước đây. Trên cơ sở đó mà có nhưng quyết định đúng đắn trong việc bán hàng thu tiền ngay hay cho chịu. Và nếu có cho chịu thì vẫn giữ nguyên thời hạn là 30 ngày như Xí nghiệp đang áp dụng. Tuy nhiên, những ý kiến trên chỉ là ý kiến chung về các loại khách hàng của Xí nghiệp. Còn trong từng trường hợp cụ thể khác nhau, với bất cứ khách hàng nào cũng vậy, Xí nghiệp cần đánh giá đầy đủ các tác động của trường hợp cụ thể này đến doanh thu và lợi nhuận của Xí nghiệp. Với tình hình của Xí nghiệp, việc áp dụng mô hình tính NPV để đưa ra quyết định có nên bán chịu cho khách hàng hay không? như đã nêu ở chương I là không đơn giản vì việc tính toán là phức tạp. Do đó với mỗi trường hợp cụ thể, bên cạnh việc đưa ra các tiêu chuẩn tín dụng, Xí nghiệp có thể dựa vào những biến số như: - Dự kiến tiêu thụ - Giá hàng hoá tiêu thụ - Các chi phí khác như chi phí quản lý, chi phí thu hồi nợ … - Chiết khấu đề nghị - Thời gian thu hồi nợ dài hay ngắn. sau đó sẽ đưa ra các quyết định: - Nếu doanh số tăng thêm do hàng hoá bán được tăng thêm do bán chịu mà lớn hơn các chi phí phát sinh và chắc chắn khách hàng sẽ trả tiền thì Xí nghiệp nên bán chịu cho họ, dù là khách hàng nào. - Nếu Xí nghiệp đang ở tình trạng cần tiền mặt và khả năng thanh toán đang căng thẳng thì Xí nghiệp nên hạn chế các hợp đồng bán chịu và thu tiền ngay hoặc chỉ chấp nhận những hợp đồng với thời hạn ngắn và chắc chắn. c. Thời gian bán chịu: Việc xác định thời gian bán chịu là quan trọng. Trên thực tế Xí nghiệp chưa xác định thời gian này một cách có căn cứ mà khách hàng nào cũng đều áp dụng là 30 ngày hết. Bởi vậy để xác định được thời gian bán chịu phù hợp với từng loại khách hàng, Xí nghiệp cần phải căn cứ vào những yếu tố sau: - Chu kỳ kinh doanh của khách hàng: Đây là một yếu tố rất quan trọng để quyết định thời kỳ bán chịu cho khách hàng. Chu kỳ kinh doanh được tính toán dựa vào một số số liệu trong báo cáo tài chính như đã được đề cập ở chương I. Nói chung Xí nghiệp không nên cấp tín dụng thương mại vượt quá chu kỳ kinh doanh của khách hàng, nhưng cũng không nên quá ngắn, chưa đủ tài trợ cho thời kỳ dự trữ của khách hàng. Thời kỳ bán chịu mà Xí nghiệp đưa ra nên đảm bảo tài trợ được một phần cho thời kỳ phải thu của khách hàng. - Nhu cầu tiêu dùng và đối thủ cạnh tranh: Cầu về thuốc trên thị trường thì luôn lớn và không có xu hướng giảm nhưng đồng thời cung cũng ngày càng tăng do thuốc ngoại tràn ngập vào thị trường nhiều. Bởi vậy, thị trường thuốc trong tương lai vẫn là một thị trường có tính cạnh tranh cao. Hơn nữa các doanh nghiệp sản xuất thuốc trong nước cũng không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm để có thể cạnh tranh với hàng ngoại nhập. Mặc dù sản phẩm của Xí nghiệp là có chất lượng cao nhưng để tiêu thụ được nhiều hàng trong tình hình như vậy thì Xí nghiệp có thể qui định thời kỳ bán chịu rộng hơn, nhất là đối với khách hàng cấp I. - Rủi ro tín dụng: Đó là khả năng khách hàng không trả tiền. - Khối lượng mua hàng: Nhìn chung, khối lượng mua hàng của khách hàng càng lớn, thời kỳ bán chịu có thể được qui định càng dài. d. Công tác theo dõi và thu hồi các khoản nợ: Hiện nay, việc theo dõi công nợ do phòng tài vụ và phòng kinh doanh của Xí nghiệp đảm nhận. Nhìn chung, việc theo dõi và thu hồi nợ được Xí nghiệp làm khá tốt. Tuy nhiên, vẫn còn tồn tại những khách hàng mà bộ phận theo dõi không thể kiểm soát đầy đủ được, để dây dưa nợ đọng kéo dài quá thời hạn. Chính vì vậy, Xí nghiệp nên có những ký kết chặt chẽ với họ ngay từ khi bán hàng, bắt buộc họ giao những BCTC mới nhất để biết được tình hình. Trong quá trình cho chịu tiền thì Xí nghiệp phải chặt chẽ hơn nữa trong việc theo dõi các khoản tín dụng thương mại được cung cấp. Thường xuyên cập nhập những thông tin về tình hình tài chính của khách hàng cũng như thường xuyên giám sát, đôn đốc nhắc nhở khách hàng về nghĩa vụ của họ. Một điểm nữa như đã đề cập ở chương II, đó là thực tế Xí nghiệp chưa áp dụng các điều khoản phạt khi khách hàng để quá hạn chưa trả tiền theo thoả thuận. Điều này đã làm cho một số khách hàng lợi dụng dây dưa không thanh toán nợ đúng hạn. Mặc dù là đã có quan hệ lâu dài với khách hàng hay không thì Xí nghiệp vẫn nên áp dụng các hình thức như phạt % nợ quá hạn trên doanh số bán hay phạt theo một số tiền nhất định, tuy nhiên mức này không nên lớn quá chỉ đủ để báo động cho khách hàng lần sau phải thực hiện thanh toán nghiêm chỉnh hơn. Các biện pháp như vậy có thể lưu ý khách hàng nhiều hơn trong việc thực hiện nghĩa vụ của họ. Như vậy, Xí nghiệp sẽ đạt được nhiều thành công trong chính sách tín dụng thương mại của mình. Ngoài xem lại chính sách bán chịu, thì Xí nghiệp cũng không nên bỏ qua nguồn tín dụng thương mại từ người mua. Khi họ có nhu cầu lớn, gấp về sản phẩm của Xí nghiệp, Xí nghiệp có thể thương lượng để họ cấp vốn trước làm quá trình sản xuất diễn ra trôi chảy và nhanh hơn, đáp ứng tốt nhu cầu của họ và nhất là khi khả năng thanh toán của Xí nghiệp hiện tại đang khó khăn hay đang có nhu cầu vốn lớn. 3. Về phương thức và phương tiện thanh toán: Trong việc thực hiện thanh toán để tiết kiệm thời gian và chi phí (như chi phí vận chuyển, chi phí cất giữ) thì Xí nghiệp nên hạn chế việc sử dụng tiền mặt nhất là đối với các khoản thanh toán lớn. Ngoài các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt mà Xí nghiệp đã sử dụng như đã nêu ở chương II thì Xí nghiệp cũng nên sử dụng nhiều hơn hình thức thanh toán bằng séc. Séc có rất nhiều loại và được sử dụng rất tiện lợi. Việc thanh toán bằng séc ở nước ta cũng đang được phát triển rộng rãi và hình thức này cũng chiếm một tỷ lệ khá lớn trong các hình thức thanh toán không bằng tiền mặt tại các ngân hàng. Việc thanh toán bằng séc cũng coi như là một hình thức bảo đảm trong trường hợp người bán không tin tưởng nhiều ở người mua. 4. Đa dạng hoá các nguồn tài trợ ngắn hạn của XNDPTW I để đảm bảo khả năng thanh toán: Như đã nêu, trong nền kinh tế thị trường phát triển, có rất nhiều loại hình tài trợ ngắn hạn cho một doanh nghiệp. Hiện tại, ngoài nguồn vốn tự cóthì các doanh nghiệp cũng không có nhiều sự lựa chọn về nguồn vốn tài trợ ngắn hạn do các công cụ huy động như trái phiếu, tín phiếu chưa được phổ biến. Vì vậy, Xí nghiệp nên tận dụng nguồn tài trợ từ chính CBCNV trong Xí nghiệp. Nguồn này có ưu điểm là rẻ hơn lãi suất vay ngân hàng, khối lượng huy động không phải là ít và thời hạn lâu dài. Thực tế Xí nghiệp đã thành công trong việc huy động nguồn tài trợ này. Để có thể phục vụ tốt và kịp thời hơn cho nhu cầu thanh toán trong ngắn hạn, Xí nghiệp nên cải tiến một số phương thức như: tăng lãi suất (tất nhiên vẫn đảm bảo thấp hơn lãi suất cho vay của ngân hàng), có chế độ khen thưởng với những người mua với số tiền lớn. Hơn nữa, việc thực hiện tốt và lâu dài phương thức huy động từ cán bộ CNV này có thể là một tiền đề rất tốt cho Xí nghiệp để tiến tới hoà nhập vào quá trình cổ phần hoá các doanh nghiệp nhà nước - mà Xí nghiệp cũng đang chuẩn bị thực hiện. Trong tương lai, khi thị trường tài chính và thị trường chứng khoán phát triển, Xí nghiệp có thể huy động vốn tài trợ cho ngắn hạn bằng cách phát hành trái phiếu. Việc phát hành này sẽ rất có lợi, giúp huy động được nguồn vốn lớn mà chi phí có thể thấp hơn là vay ngân hàng, việc huy động bao nhiêu là Xí nghiệp có thể chủ động được. Hơn nữa việc phát hành này cũng sẽ thuận lợi vì Xí nghiệp là một doanh nghiệp nhà nước hoạt động có hiệu quả, lại đang chuẩn bị tiến tới cổ phần hoá. Ngoài ra trong tương lai Xí nghiệp có thể vay vốn ngắn hạn tại các công ty tài chính, một loại hình trung gian tài chính mới phát triển mấy năm trở lại đây. Việc từ bỏ bạn hàng quen thuộc là ngân hàng không phải là dễ, tuy nhiên với hình thức mới này nếu Xí nghiệp thực hiện vay vốn thì sẽ có nhiều ưu đãi vì họ mới phát triển nên cũng sẽ có những điều kiện dễ dàng hơn cho khách hàng. Mặc dù hiện nay do các công ty tài chính đều là thuộc các tổng công ty lớn nên phạm vi khách hàng của họ chỉ chủ yếu là các công ty thành viên và các doanh nghiệp có quan hệ kinh doanh với tổng công ty nhưng trong tương lai họ sẽ mở rộng phạm vi khách hàng và sẽ là một nguồn tài trợ vốn đáng kể cho các doanh nghiệp bên cạnh hình thức truyền thống là các ngân hàng thương mại. 5. Tổ chức đánh giá thường xuyên hoạt động thanh toán: Qua thực tập, em nhận thấy việc đánh giá tình hình thanh toán không được Xí nghiệp chú trọng nhiều mà chỉ thực hiện tính toán một số chỉ tiêu trong thuyết minh báo cáo tài chính vào cuối mỗi kỳ. Để có thể thực hiện tốt hơn hoạt động thanh toán, làm hoạt động kinh doanh có hiệu quả hơn, Xí nghiệp nên thực hiện đánh giá thường xuyên hoạt động thanh toán để có thể đưa ra những giải pháp thích hợp và rút kinh nghiệm cho những kỳ sau. Xí nghiệp có thể áp dụng một số chỉ tiêu như đã nêu ở trong chương I. ở đây, Xí nghiệp nên thực hiện tính toán chu kỳ kinh doanh và chu kỳ tiền mặt để có thể chủ động hơn trong việc huy động nguồn cho hoạt động thanh toán hay là căn cứ vào chu kỳ kinh doanh để đưa ra được thời hạn chậm trả với người mua hoặc thương lượng thời hạn mua chịu với người cung cấp… ở XNDPTW I, chu kỳ hoạt động này có thể được tính như sau: Ta lấy số liệu trên BCĐKT trong hai năm 2000 và năm 2001 kết hợp với BCKQKD của hai năm này. Trình tự làm như sau: a. Trong năm 2000: Dựa vào số liệu của BCĐKT và BCTN năm 2000, ta lấy các khoản mục phải thu, phải trả đầu năm, cuối năm rồi tính bình quân cho cả năm được kết quả như sau: Chỉ tiêu Đầu năm Cuối năm Bình quân Dự trữ 24.292.251.045 17.954.877.723 21.123.564.384 Các khoản phải thu 8.351.606.891 12.874.413.399 10.613.010.145 Các khoản phải trả 5.311.024.761 2.147.776.287 3.729.400.524 Chu kỳ kinh doanh = Chu kỳ dự trữ + Chu kỳ chờ thu tiền Để tính được chu kỳ dự trữ của Xí nghiệp, ta tính số lần dự trữ Tổng giá thành hàng hoá bán ra Số lần dự trữ = Dự trữ bình quân 102.533.208.342 = = 4,854 lần 21.123.564.384 Sau đó tính độ dài của chu kỳ dự trữ như sau: 365 ngày 365 Độ dài của chu kỳ dự trữ = = = 75,196 ngày Số lần dự trữ 4,854 Tương tự ta có thể tính độ dài của chu kỳ chờ thu tiền như sau: Tổng doanh thu bán chịu Số lần chờ thu tiền = Số phải thu bình quân trong năm 102.533.208.342 = = 9,661 lần 10.613.010.145 365 ngày 365 Độ dài chu kỳ chờ thu tiền = = = 37,78 ngày Số lần chờ thu tiền 9,661 Chu kỳ kinh doanh được tính như sau: Chu kỳ kinh doanh = Chu kỳ dự trữ + Chu kỳ chờ thu tiền = 75,196 + 37,78 = 112,976 ngày Tiếp đó ta sẽ tính chu kỳ tiền mặt của XNDPTW I Để tính được trước hết ta tính độ dài của chu kỳ trả tiền: Tổng giá thành hàng hoá bán ra Số lần trả tiền = Mức trả tiền bình quân trong năm 102.533.208.342 = = 27,493 lần 3.729.400.524 Độ dài của chu kỳ trả tiền là: 365 ngày 365 Độ dài của chu kỳ trả tiền = = = 13,276 ngày Số lần trả tiền 27,493 Điều này có nghĩa là cứ 13,276 ngày, Xí nghiệp lại phải trả tiền cho các hoá đơn mua hàng. Cuối cùng chu kỳ tiền mặt được xác định như sau: Chu kỳ tiền mặt = Chu kỳ kinh doanh - Chu kỳ trả tiền = 112,976 - 13,276 = 99,7 ngày Có nghĩa là thời gian bình quân kể từ khi Xí nghiệp phải chi tiền cho đến khi thu được tiền bán hàng hoá là 99,7 ngày. b. Trong năm 2001: Với cách tính tương tự, ta tính được các chu kỳ hoạt động của XNDPTW I và tóm tắt quá trình tính toán cả hai năm như bảng sau: Bảng 11: Các chu kỳ hoạt động của Xí nghiệp Khoản mục Số ngày (năm2000) Số ngày (năm 2001) So sánh 2001/2000 Số ngày (+/-) % 1. Độ dài chu kỳ dự trữ 75,196 56,089 -19,107 74,59 2. Độ dài chu kỳ chờ thu tiền 37,78 47,307 9,527 125,217 3. Chu kỳ kinh doanh (1+2) 112,976 103,396 -9,58 91,52 4. Độ dài chu kỳ trả tiền 13,276 8,387 -4,889 63,174 5. Chu kỳ tiền mặt (3-4) 99,7 95,009 -4,691 95,295 Qua bảng này ta có thể thấy là chu kỳ kinh doanh và chu kỳ tiền mặt của Xí nghiệp năm 2001 so với năm 2000 là đều giảm. Chứng tỏ thời gian trung bình của Xí nghiệp từ khi xuất tiền mua NVL cho đến khi thu được tiền bán sản phẩm đã giảm đi. Sự giảm này chủ yếu là do chu kỳ dự trữ giảm nhiều. Tuy nhiên chu kỳ chờ thu tiền của Xí nghiệp lại cũng tăng lên khá nhiều, chứng tỏ khả năng chuyển thành tiền của các khoản phải thu không cao hay như đã nói ở trên trong chính sách bán chịu của Xí nghiệp có vấn đề nợ đọng kéo dài. Như vậy khi thực hiện tính toán chu kỳ hoạt động như thế này thì Xí nghiệp có thể đánh giá tốt hơn hoạt động thanh toán của Xí nghiệp. 6. Thực hiện tốt các hoạt động khác có liên quan: Trong một guồng máy, các bộ phận phải phối hợp với nhau chặt chẽ thì guồng máy đó mới hoạt động. Tương tự như vậy, trong một doanh nghiệp, để hoạt động kinh doanh được tiến hành thuận lợi, các bộ phận, phòng ban chức năng phải phối hợp ăn ý, bộ phận này tạo điều kiện cho bộ phận khác thực hiện nhiệm vụ. Để thực hiện tốt hoạt động thanh toán thì cũng cần có sự phối hợp của các bộ phận khác. Thứ nhất, hoạt động thanh toán có liên quan chặt chẽ tới việc quản lý ngân quỹ. Bộ phận ngân quỹ cần căn cứ vào kế hoạch, dự kiến hoạt động thanh toán để có thể lên kế hoạch ngân quỹ cho phù hợp, đảm bảo là tìm được nguồn tài trợ cho sự thiếu hụt ngân quỹ. Nguồn tài trợ này vừa phải đảm bảo rẻ vừa phải có tính ổn định cao. Thứ hai, khi thực hiện một số nội dung mới trong chính sách bán chịu như đã đề cập thì Xí nghiệp cũng cần chú ý xây dựng chính sách quản lý dự trữ hàng hoá tối ưu, đảm bảo đủ hàng để cung cấp. Thực hiện như vậy sẽ còn làm giảm chi phí và tăng lợi nhuận nói chung cho Xí nghiệp. III. Kiến nghị với nhà nước: 1. Đảm bảo về môi trường pháp lý: Để quyết định nên hay không nên bán chịu cho một khách hàng cụ thể, điều không thể thiếu là doanh nghiệp bán phải có được các thông tin cần thiết về khách hàng. Trong các thông tin này, thông tin từ các báo cáo tài chính là rất quan trọng. ở Việt Nam để lấy được thông tin từ các báo cáo tài chính là rất khó khăn vì các doanh nghiệp luôn giữ bí mật về các báo cáo tài chính của họ, mặc dù nhà nước đã có một số quyết định về việc công khai các báo cáo tài chính đối với các doanh nghiệp. Tất nhiên, việc giữ bí mật trong kinh doanh là cần thiết nhưng công khai hoá báo cáo tài chính là việc nên làm để lành mạnh hoá các hoạt động trong kinh doanh, tránh các hiện tượng lừa đảo… Do đó nhà nước cần đưa ra các quy định mạnh mẽ hơn về việc công khai báo cáo tài chính và bảo đảm thông tin từ các báo cáo này là có độ tin cậy cao. Và cần tổ chức kiểm tr việc làm này ở các doanh nghiệp . 2. Tạo môi trường kinh doanh thuận lợi: Cần tiếp tục xây dựng một thị trường tài chính phát triển, bao gồm cả thị trường vốn và thị trường tiền tệ. Phát triển thị trường tiền tệ sẽ giúp cho việc lưu thông các giấy tờ có giá ngắn hạn được dễ dàng. Do đó tạo điều kiện cho các doanh nghiệp sử dụng được các phương thức thanh toán không dùng tiền mặt thuận lợi hơn, tiết kiệm được chi phí và thời gian so với thanh toán bằng tiền mặt. Nhà nước cũng cần tạo điều kiện để sớm hình thành các công ty cung cấp các dịch vụ tài chính như các công ty cung cấp thông tin tín dụng của các doanh nghiệp, hình thành các công ty mua nợ… ,việc này sẽ hỗ trợ nhiều cho các doanh nghiệp trong hoạt động kinh doanh của họ, đặc biệt là trong hoạt động thanh toán. Để hoạt động thanh toán của Xí nghiệp được ổn định, đặc biệt là thanh toán với người cung cấp và thanh toán với người mua, thì nhà nước cần phải có chính sách để ổn định tỷ giá tránh trường hợp tỷ giá không ổn định, đồng VN bị giảm giá như trong những năm qua. Hơn nữa nhà nước cũng cần có chính sách để tránh tình trạng thuốc nhập ngoại tràn lan trên thị trường như hiện nay, dẫn tới sự cạnh tranh nhiều khi là không lành mạnh, bất chấp pháp luật để giảm bớt khó khăn cho các doanh nghiệp nhà nước trong đó có XNDPTW I: không còn phải bán giá thấp quá, có thể cấp chi phí khuyến mại cao để hấp dẫn khách hàng hơn. Kết luận Trong nền kinh tế thị trường để tồn tại và phát triển thì các doanh nghiệp không thể không quan tâm tới hoạt động thanh toán của mình. Đó là một trong những hoạt động quan trọng của doanh nghiệp có ảnh hưởng nhiều tới kết quả của cả kỳ sản xuất kinh doanh. Nếu hoạt động thanh toán được tổ chức tốt thì sẽ góp phần không nhỏ trong việc thực hiện mục tiêu chung của doanh nghiệp là tối đa hoá giá trị sở hữu. Hoạt động thanh toán trong doanh nghiệp không phải là mới mẻ mà nó phát sinh từ ngay khi có hoạt động sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên để tổ chức tốt thì không phải là vấn đề dễ dàng và các doanh nghiệp cũng luôn cố gắng để hoàn thiện hơn hoạt động này. Do những khó khăn như vậy cộng với trình độ còn hạn chế, em không tránh khỏi những thiếu sót khi đưa ra những ý kiến chủ quan. Em rất mong được thầy cô chỉ bảo thêm. Em xin gửi lời cám ơn đến các thầy cô giáo khoa Ngân hàng - Tài chính trường đại học Kinh tế quốc dân, các cô chú trong phòng tài vụ của Xí nghiệp dược phẩm trung ương I đã nhiệt tình tạo điều kiện cho em hoàn thành tốt đợt thực tập và cho em những ý kiến quí báu để hoàn thành chuyên đề thực tập. Đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến cô giáo Nguyễn Thị Kim Quý đã nhiệt tình giúp đỡ em trong suốt thời gian thực tập và hoàn thành chuyên đề. Tài liệu tham khảo 1. Giáo trình tài chính doanh nghiệp- PTS. Lưu Thị Hương chủ biên 2. Quản lý tài chính doanh nghiệp- Josette Peyrard - NXB Thống kê 1994 3. Tín dụng tài trợ XNK thanh toán quốc tế và kinh doanh ngoại tệ Tác giả : Lê Văn Tư 4. Một số tạp chí chuyên ngành : Tài chính, Thị trường tài chính tiền tệ 5. Báo cáo quyết toán của Xí nghiệp Dược phẩm Trung ương I năm 1999,2000 và năm 2001 6. Các số liệu trên sổ cái của Xí nghiệp dược phẩm Trung ương I. ._.