Hoạt động quan hệ công chúng (PR) trong Bảo hiểm xã hội

hĩa vụ của mình khi tham gia BHXH. Tình hình triển khai BHXH ở Việt Nam hiện nay còn rất nhiều bất cập. Việc trốn đóng phí BHXH còn diễn ra khá phổ biến, dù có hoạt động đầu tư của quỹ BHXH nhưng hiệu quả lại không cao… Nguyên nhân sâu xa của những tình trạng đó là do nhận thức chưa đầy đủ về vai trò của BHXH của người tham gia cũng như chính nhân viên của BHXH. Những bất cập đó chỉ có thể khắc phục được khi giáo dục đầy đủ nhận thức cho mọi người về trách nhiệm và nghĩa vụ của họ cũng như tầm quan trọng và sự cần thiết của BHXH. Để làm được điều đó cần phải một quá trình tuyên truyền vận động lâu dài cả trong và ngoài cơ quan BHXH, đòi hỏi sự tham gia nhiệt tình của cả người tham gia và nhân viên BHXH nhằm tăng cường sự hiểu biết lẫn nhau giữa họ. Bên cạnh đó, BHXH Việt Nam đang phải đối mặt với nhiều thách thức: số lượng người tham gia BHXH ngày càng đông, cạnh tranh của nhiều các lĩnh vực bảo hiểm thương mại trong việc cung cấp các sản phẩm có tính chất giống BHXH,… Những thách thức đó đòi hỏi cần phải cải cách, đổi mới BHXH để phù hợp với bối cảnh Việt Nam hiện nay. Và hoạt động quan hệ công chúng ( public relation - PR ) là một hoạt động thiết thực và hiệu quả nhất. Tuy vậy, hiện nay ở Việt Nam, cơ quan hành chính sự nghiệp nói chung và cơ quan BHXH nói riêng đều chưa nhận thức được vai trò của hoạt PR. Một mặt, do tàn dư của cơ chế bao cấp, mặt khác do PR còn là vấn đề khá mới mẻ ở Việt Nam . Bởi vậy, dù có rất nhiều cải cách hành chính trong những năm gần đây nhưng hiệu quả hoạt động của những cơ quan này vẫn chưa cao. Thông qua đề án “Hoạt động quan hệ công chúng (PR) trong BHXH”, em hi vọng kết hợp được tình hình thực tế về triền khai BHXH ở Việt Nam và trên thế giới cũng như những kiến thức, lý luận tiếp thu trên giảng đường để có thể phân tích và đề ra một vài giải pháp trong hoạt động PR của BHXH. Nội dung Tổng quan về hoạt động quan hệ công chúng (public relation - PR) Khái quát chung về PR. Hoạt động quan hệ công chúng là một hoạt động rất mới mẻ trong các cơ quan, doanh nghiệp ở Việt Nam, đặc biệt là trong các cơ quan hành chính sự nghiệp. PR liên quan đến tất cả các tổ chức, thương mại hay phi thương mại. Nó tồn tại cho dù chúng ta có muốn hay không, nói cách khác, nó không thuộc quyết định của chúng ta. PR bao gồm tất cả hoạt động giao tiếp với mọi người mà tổ chức liên hệ. Mọi cá nhân trong xa hội đều sử dụng PR, trừ khi họ bị cách ly hoàn toàn và không có liên hệ với con người. Mặc dù PR còn khá mới mẻ ở Việt Nam nhưng trên thực tế, PR đã ra đời từ rất sớm. Ngay từ thời cổ đại, các nhà truyền đạo đã đi khắp mọi nơi để tuyên truyền về đạo giáo nhằm thu hút thêm số lượng người tham gia. Đến năm 1809,việc Bộ Tài chính Anh đã bổ nhiệm một phát ngôn viên báo chí đã đánh dấu sự ra đời của PR hiện đại. Cho đến nay, có rất nhiều định nghĩa về PR, trong số đó có 3 định nghĩa được chấp nhân trên phạm vi quốc tế và quen thuộc với các chuyên giaPR: - Theo viện Quan hệ công chúng Anh Quốc: “PR là nỗ lực lên kế hoạch và kéo dài liên tục để thiết lập và duy trì sự tín nhiệm và hiểu biết lẫn nhau của tổ chức và công chúng.” - Theo tác giả Frank Jefkins ( tác giả của cuốn Public Relation – Framework do Financial Times xuất bản): “PR bao gồm tất cả các hinh thức giao tiếp đã được lên kế hoạch, cả bên trong và ngoài tổ chức, giữa một tổ chức hay công chúng của nó nhằm đạt được mục tiêu cụ thể liên quan đến sự hiểu biết lẫn nhau.” - Trong một cuôc họp giữa các viện sĩ thông tấn PR đến từ nhiều nước, diễn ra ở thành phố Mê-xi-cô tháng 8 năm 1978, mọi người đã tán đồng lời phát biểu sau: “PR là một môn khoa học xã hội và nghệ thuật phân tích những xu hướng, dự đoán những kết quả, tư vấn cho các nhà lãnh đạo của tổ chức, và thực hiện các chương trình hành động đã được lập kế hoạch để phục vụ quyền lợi của cả tổ chức và công chúng.” Tuy mỗi định nghĩa được nhìn nhận từ nhiều góc độ khác nhau, nhưng đều hướng đến việc là làm tăng sợ hiểu biết lẫn nhau giữa tổ chức và công chúng của mình. Trong bối cảnh của nước ta hiện nay, PR trong BHXH được nhấn mạnh rõ là mối quan hệ giữa cơ quan BHXH với người tham gia bảo hiểm, người thụ hưởng quyền lợi BH. Phân biệt PR và quảng cáo. Vì PR là hoạt động rất rộng, liên quan đến tất cả mọi hoạt động của tổ chức, do đó, mọi người dễ hiểu nhầm PR với một vài hoạt động khác như: tiếp thị, quảng cáo, truyền thông,… Trong khuôn khổ của bài viết này, em chỉ xin đưa ra một vài sự phân biệt giữa PR và quảng cáo. Viện những người hoạt động trong ngành quảng cáo của Anh đưa ra một định nghĩa như sau về quảng cáo: “ Quảng cáo trình bày thông điệp bán thuyết phục và hợp lý nhất cho những khách hàng tương lai để có thể bán sản phẩm hay dịch vụ với mức giá thấp nhất có thể .” Theo định nghĩa này, “ Quảng cáo trình bày thông điệp bán thuyết phục và hợp lý nhất ” thông qua những kỹ năng sáng tạo trong việc viết lời quảng cáo, minh họa, bố trí, trình bày bản in, viết bản thảo và làm video dựa trên một chủ đề hay việc chọn phương tiện truyền thông để thực hiện. Trọng tâm được đặt lên việc bán, khác biệt với vai trò của PR là cung cấp thông tin, giáo dục và tạo sự hiểu biết thông qua kiến thức. Một chương trình quảng cáo sẽ có nhiều khả năng thành công hơn nếu trước đó có hoạt động PR hỗ trợ cung cấp kiến thức cho khách hàng tiềm năng về sản phẩm hay dịch vụ đang được quảng cáo. Nó thực tế và đúng đắn hơn việc chỉ đơn thuần chỉ dựa vào quảng cáo để tiến vào thị trường mới hoặc giới thiệu một sản phẩm hay dịch vụ mới chưa được biết đến. PR là một hoạt động có tầm bao quát hơn quảng cáo. PR liên quan đến toàn bộ việc giao tiếp trong tổ chức, trong khi quảng cáo chủ yếu chỉ giới hạn trong chức năng tiếp thị ( với một số ngoại lệ nhỏ như: quảng cáo tuyển chọn nhân vên hay thu hút tài chính ) mặc dù quảng cáo tốn nhiều chi phí hơn PR. Hơn nữa, một vài tổ chức có thể không dùng đén quảng cáo nhưng ít nhiều đều liên quan đến PR. Ví dụ, một đội chữa cháy không thể quảng cáo cho các đám cháy hay thậm chí cho các dịch vụ của họ, nhưng chắc chắn có mối liên hệ nhiều với công chúng. Một điểm khác biệt nữa giữa PR và quảng cáo là vấn đề tài chính. Thu nhập của các công ty quảng cáo chủ yếu từ phí hoa hồng thu được từ các công ty truyền thông nhận phat sóng quảng cáo. Trong khi đó, các công ty PR chỉ có thể bán thời gian và chuyên môn, về tiền công được tính theo số lượng dịch vụ cung cấp. Mặc dù theo nhận định của nhiều chuyên gia kinh tế, quảng cáo thoái vị và PR lên ngôi và dù cho PR có nhiều điểm ưu việt hơn nhưng không có nghĩa phải dần xoá bỏ quảng cáo, thực hiện PR mà cần phải kết hợp ưu điểm của hai hoạt động đó để có kết quả tốt nhất. Sự cần thiết của hoạt động PR trong BHXH. PR trong BHXH là hoạt động nhằm tăng cường mối hiểu biết lẫn nhau giữa người tham gia, người thị hưởng nói riêng và công chúng nói chung với cơ quan BHXH. Mặc dù là một cơ quan quan hành chính nhà nước nhưng để nâng cao hiệu quả hoạt động của mình thì cơ quan BHXH phải sử dụng PR nhằm tuyên truyền và giáo dục nhận thức cho mọi người. Bởi vì: Thứ nhất, do vai trò rất quan trọng của BHXH trong đời sống. BHXH đã được Đảng và nhà nước ta xác định là một trong những chính sách trọng yếu của quốc gia vì: Người lao động nói chung không thể tránh khỏi việc gặp phải những biến cố làm giảm hoặc mất một phần hay toàn bộ khả năng lao động. Các biến cố người lao động gặp phải bao gồm ốm đau, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, thất nghiệp, sinh đẻ,…hoặc trường hợp giảm khả năng lao động là chắc chắn xảy ra khi con người hết tuổi lao động. BHXH là sự đảm bảo thay thế hoặc bù đắp một phần thu nhập cho người lao động khi họ gặp phải những biến cố đó, là chỗ dựa tinh thần cho người lao động. Khi người lao động gặp phải những biến cố nêu trên, hoạt động của các cơ quan, doanh nghiệp sẽ bị gián đoạn, ảnh hưởng đến kết quả hoạt động của đơn vị nói riêng và của toàn xã hội nói chung. Nếu những biến cố như thất nghiệp mà kéo dài sẽ gây tâm lý chán nản cho người lao động nên gây nên những bất ổn trong xã hội như: tệ nạn xã hội gia tăng,… Bởi vậy, BHXH ra đời góp phần ổn định sản xuất, đảm bảo an toàn cho xã hội. Thứ hai, do vai trò của việc giáo dục và tuyên truyền nhận thức trong BHXH: Mặc dù, BHXH là một trong những chính sách quan trọng nhất của quốc gia nhưng nhận thức của người dân còn rất hạn chế. Nhiều người tham gia BHXH mới chỉ thấy được đó là nghĩa vụ nhưng chưa hiểu rằng đó cũng là trách nhiệm của mình. Điều đó dễ gây tâm lý hiểu nhầm cũng như ức chế cho người tham gia. Bởi vậy, việc nâng cao nhận thức cho người dân về BHXH là điều rất quan trọng để hệ thống BHXH ngày càng hoàn thiện hơn. BHXH là một chính sách xã hội của nhà nước. Để quản lý xã hội thực sự hiệu quả, Nhà nước cần phải thực hiện tốt việc tuyên truyền các chính sách đến mọi người dân. Do vậy, tuyên truyền có vai trò rất lớn trong việc nâgn cao hiểu biết của người dân về các đường lối chính sách của nhà nước. Mỗi người dân trong xã hội đều có quyền tự do dân chủ. Việc tham gia BHXH là thể hiện một phần quyền lợi đó. Như chúng ta đã biết, để đảm bảo tính công bằng và dân chủ trong việc thực hiện chính sách BHXH, quỹ BHXH do cả Nhà nước, người sử dụng lao động và người lao động đóng góp. Tham gia BHXH, người lao động được hỗ trợ một phần thu nhập chính đáng của mình khi bị giảm hoặc không còn khả năng lao động. II. Hoạt động “quan hệ công chúng” trong Bảo hiểm xã hội. Các phương tiện để hoạt động PR. . Thiết kế mẫu đơn, áp phích và tờ rơi. a. Mẫu đơn. Ngày nay, trong việc quản lý Bảo hiểm xã hội, nhìn chung có rất nhiều tình huống liên quan đến số lượng rất lớn người tham gia và người thụ hưởng bảo hiểm. Thông thường những tình huống này có thể dẫn đến việc tạo rất nhiều những cách giao tiếp chuẩn mực để tìm hiểu về các nhu cầu của người tham gia và người thụ hưởng. Những cách thức giao tiếp như vậy được gọi là “mẫu đơn” và mỗi đơn đều có những mục đích nhất định.Tuỳ vào từng trường hợp cụ thể mà người ta sẽ sử dụng mẫu đơn nào phù hợp nhất với mục đích của cơ quan. Các mẫu đơn không chỉ đơn thuần là những mẫu đơn bảo hiểm liên quan đến người tham gia và người đóng phí mà mỗi cơ quan BHXH còn thiết kế những mẫu đơn chỉ dùng cho việc quản lý nội bộ như: các đơn dùng cho hoạt động quản lý nhân sự, hoạt động tài chính,.... Những mẫu đơn này sẽ chỉ được sử dụng trong pham vi cơ quan đó. Thiết kế những mẫu đơn bảo hiểm là công việc đầy khó khăn, bởi vì luôn tồn tại những nhu cầu trái ngược nhau. Đối với người nhận, các mẫu đơn phải thật sự rõ ràng và dễ hiểu, nhưng đồng thời cũng phải đảm bảo tính pháp lý và tránh gây thắc mắc, hiểu nhầm. Nói một cách văn hoa hơn, chúng phải “thân thiện” với khách hàng, không được xa lạ với người đọc nhưng cũng phải thể hiện phong cách của cơ quan bảo hiểm. Nhưng rất khó khăn để đạt được sự cân bằng đó. Và sẽ còn khó khăn hơn nữa khi mà các nhân viên phát hành các mẫu đơn nhưng lại gặp phải sự thiếu quan tâm của người nhận. Thực tế có những mẫu đơn được thiết kế đặc biệt chỉ để thu thập thông tin cần thiết. Những mẫu đơn này thường là tập hợp những câu hỏi in sẵn và người tham gia đóng phí sẽ trả lời những câu hỏi đó. Nếu như nhân viên của cơ quan BHXH phạm sai lầm khi xoá đi những câu hỏi đã được trả lời đó, không những sẽ gây ấn tượng xấu đối với người nhận đơn mà còn khẳng định rõ rằng mẫu đơn này đã được thiết kế không cẩn thận. Điều đó sẽ làm giảm trầm trọng uy tín của cơ quan BHXH, tức là sẽ làm giảm niềm tin của người lao động cũng như người sử dụng lao động đối với BHXH. Trên thực tế, để phân biệt giữa các mẫu đơn và để làm cho việc giải quyết, in ấn, lưu giữ,… được dễ dàng hơn, mỗi mẫu đơn nên có những kí hiệu nhất định. Những kí hiệu này có thể nên được bắt đầu bằng những chữ cái A, B, C…và sẽ dễ dàng hơn nếu những kí hiệu đó là viết tắt tên của các mẫu đơn. Ví dụ, đối với những mẫu đơn liên quan đến việc đóng phí thì sẽ kí hiệu là CF ( viết tắt của Contribution Form ), những đơn liên quan đến việc xét thụ hưởng thì kí hiệu là BF (viết tắt của Benefit Form ). Hoặc đối với những đơn được dùng nội bộ như: đơn liên quan đến vấn đề nhân sự sẽ kí hiệu là Per ( viết tắt của Personnel ), những đơn liên quan đến hoạt động tài chính thì kí hiệu là F ( viết tắt của Finance ). Hầu hết các yêu cầu quản lý dù là đối nội hay đối ngoại đều cần đến các mẫu đơn và chúng được ghi lại trên các giấy tờ liên quan, không những để ghi lại những hoạt động, sự việc đã diễn ra mà còn ghi những sự việc sau đó nữa. Khi thiết kế những mẫu đơn mới thường gặp rất hiều khó khăn. Những khó khăn này có thể sẽ làm giảm đi sự quan tâm đối với công chúng. Nhưng không phải vì thế mà hoạt động quan hệ công chúng không được quan tâm. b. Áp phích. Theo từ điển chuyên ngành, “Áp phích là tấm biển chứa đựng thông tin và được trưng bày ở những nơi công cộng”. Và thông tin phải được thể hiện một cách đơn giản. Nhiệm vụ đầu tiên của bất kỳ tấm áp phích nào chính là thông báo thông tin để đảm bảo rằng thông tin đưa ra là thích hợp và được hiểu một cách dễ dàng và nhanh chóng. Hơn thế nữa, chúng phải được “trưng bày ở những nơi công cộng”, nhưng những nơi này phải là những nơi tập trung những người đóng phí và thụ hưởng mục tiêu. Ví dụ, những áp phích nói đến chế độ thai sản thì đối tượng tiếp cận ở đây là phụ nữ mang thai, nên nếu được trưng bày ở viện lão khoa thì sẽ không thu hút được nhiều sự chú ý. Tương tự, một áp phích liên quan đến chế độ hưu, có đối tượng mục tiêu là những người về hưu thì không thể được trưng bày ở bênh viện nhi. Như vậy, rõ ràng rằng,vị trí trưng bày của một tấm áp phích cũng quan trọng không kém việc thiết kế, lựa chọn ngôn từ, cách thức trình bày của nó. Và một điều cũng thật sự quan trọng đó là một tấm áp phích của cơ quan BHXH phải được dễ dang nhận ra. Để làm được điều đó, người thiết kế phải quan tâm đến việc sử dụng logo, cách phối màu và hinh nền làm sao cho công chúng có thể nhận biết ngay. Mặc dù tham gia BHXH là nghĩa vụ của bất cứ người lao động nào nhưng để làm cho họ nhận thức đúng đắn hơn thì áp phích của cơ quan BHXH cũng phải “cạnh tranh” với hàng loạt các áp phích của rất nhiều những lĩnh vực khác nữa. Chúng phải thu hút được sự chú ý của người đọc và cũng phải thành công trong việc chuyển tải thông tin. Thiết kế áp phích có thể là công việc của bộ phận “quan hệ công chúng”. Đối với một vài cơ quan BHXH lớn sẽ có những người thiết kế chuyên biệt, còn những cơ quan BHXH nhỏ hơn có thể thuê những công ty tư vấn thiết kế hoặc các công ty quảng cáo. Dù sắp xếp thế nào, điều quan trọng là các áp phích phải được thiết kế phù hợp, có sức thuyết phục, thể hiện được nỗ lực của cơ quan BHXH trong việc truyền tải thông tin đến người đóng góp và người thụ hưởng. c. Tờ rơi. Tờ rơi được hiểu một cách khái quát nhất là những mảnh giấy nhỏ hoặc những tờ giấy gấp, trong đó có những thông tin in sẵn, được sử dụng trong trường hợp cơ quan BHXH cung cấp những thông tin liên quan đến các vấn đề BHXH. Những cơ quan BHXH lớn luôn có hàng loạt các loại tờ rơi đề cập đến hầu hết các vấn đề BHXH. Như đã trình bày phần trên, việc thiết kế và tạo ra các mẫu đơn là rất quan trọng. Đó luôn là mối quan tâm lớn của các cơ quan BHXH. Và việc thiết kế các tờ rơi cũng cần có sự quan tâm lớn như vậy. Tờ rơi phải được chú trọng và được thiết kế cẩn thận, phải nêu bật được những mục đích cụ thể, rõ ràng. Một nhân tố hết sức quan trọng của mục đích thiết kế đó là nhận thức về những nhu cầu của những nhóm người khác nhau khi truyền đạt thông tin. Ví dụ, người sử dụng lao động khi tiếp nhận cũng một tờ rơi dùng để cung cấp thông tin về tỉ lệ đóng phí BHXH cho người lao động cũng sẽ hiểu theo những cách khác nhau. Nội dung của tờ rơi sẽ dễ hiểu hơn nếu trong mỗi tờ rơi có chứa đựng những hình ảnh minh hoạ cũng như những lời giải thích rõ ràng. Ngôn ngữ được sử dụng trong tờ rơi phải “đơn giản và dễ hiểu”, không nên mang tính kĩ thuật, tính pháp lý phức tạp, nên tránh sử dụng những từ ngữ mang tính công văn. Chúng ta luôn phải nhớ rằng, mục đích ở đây là cung cấp cho người đọc về những thông tin mà họ cần biết hoặc là những chỉ dẫn mà họ phải làm theo. Những thông tin hay chỉ dẫn đó phải được hiểu một cách rõ ràng hơn sau khi chúng được truyền tải đến người đọc, không được gây sự thắc mắc, bối rối. Thực tế hiện nay cho thấy, thành phần tham gia BHXH rất đa dạng, đến từ nhiều dân tộc, vùng miền khác nhau. Bởi vậy, tờ rơi nên được thiết kế bằng nhiều ngôn ngữ khác nhau. Ví dụ, cơ quan BHXH ở một nước Châu Âu, ngôn ngữ trong tờ rơi cũng phải rất đa dạng, bên cạnh ngôn ngữ chính là tiếng mẹ đẻ, còn có tiếng Ả rập, tiếng Trung Quốc, tiếng Hi Lạp, tiếng Rumani, tiếng Việt Nam… Nhìn chung ở một mức nào đó, những cơ quan BHXH lớn có thể có những bộ phận chuyên trách về thiết kế mẫu đơn, áp phích, và tờ rơi. Nếu cơ quan đó quá nhỏ thì điều đó có thể không cần thiết vì có thể làm lãng phí nguồn lực tài chính. Tuy nhiên, việc thiết kế là không thể không có, bởi vậy, tốt hơn hết, những cơ quan này nên thuê các công ty chuyên về quan hệ công chúng có uy tín hay những chuyên gia trong lĩnh vực này. Chúng ta không thể thấy hết được giá trị của những mẫu đơn, áp phích và tờ rơi khi chúng được thiết kế tốt. Chúng có thể làm cho người đóng góp, người thụ hưởng và công chúng nói chung nhận thức và hiểu rõ hơn về vấn đề đóng phí. Sự nhận thức đúng của công chúng cũng quan trọng như việc đề cao hình ảnh của cơ quan BHXH. 1.2. Hoạt động truyền thông. Có thể khẳng định rằng, báo, tạp chí, truyền thanh, truyền hình, các tờ chuyên đề… theo những cách khác nhau đều đóng một phần quan trọng đối với toàn bộ hoạt động quan hệ công chúng của cơ quan BHXH.Mỗi phương tiện đều có những mặt thuận lợi và những mặt hạn chế nhất định và chúng cần được đành giá một cách cẩn thận. Không có một phương tiện đơn lẻ nào có thể đáp ứng được tất cả những nhu cầu của cơ quan BHXH về những cố gắng trong hoạt động quan hệ công chúng. tất cả những nhu cầu đó chỉ có thể đạt được khi có sự xem xét cẩn thận và sự kết hợp cân bằng giữa các phương tiện đó để phát huy tối đa mặt mạnh của mỗi phương tiện. Hầu hết các cơ quan BHXH đều ít nhất một lần gây “ấn tượng không tốt” đối với công chúng, đây chính là lúc cần phải đưa ra những “câu trả lời” thích hợp. Những câu trả lời này là những phản ứng cần thiết và là một phần tất yếu trong mối quan hệ với công chúng của cơ quan BHXH. Tuy nhiên, để làm được điều đó thì cần phải phát huy vai trò của các cơ quan truyền thông với ưu thế vượt trội là sự tiếp cận tiên phong đối với đông đảo các tầng lớp nhân dân. Trong thời đại công nghệ thông tin, việc xây dựng phát triển hên thống cơ quan quan truyền thông từ cấp trung ương đến đại phương là một điều tất yếu. Nhận thức được vai trò quan trọng của thông tin, vệc xây dựng mối quan hệ gắn bó khăn khít với các cơ quan truyền thông là một vấn đề không chỉ cơ quan BHXH mà mọi cơ quan, mọi thành phần kinh tế, mọi ngành nghề đều quan tâm. Bởi vậy, mỗi cơ quan BH nói chung và cơ quan BHXH nói riêng cần phải xây dựng cho mình hệ thống chính sách, chiến lược để phát triển mối quan hệ. a. Truyền thông qua phương tiện báo chí. Mỗi tờ báo và tạp chí đều có những mục như: Ý kiến bạn đọc, đường dây nóng,…dành riêng cho độc giả. Tại đây ghi nhận những ý kiến phản hồi của độc giả về các vấn đề BHXH. Việc xây dựng mối quan hệ tốt với các cơ quan báo chí có thể giúp cơ quan BHXH hạn chế những luồng thông tin không có lợi và không đúng sự thật. Không chỉ là kênh ghi nhận những ý kiến phản hồi của độc giả, báo chí còn là nơi để truyền tải nhưng thông tin quan trọng liên quan đến sự thay đổi trong chính sách, hoạt động của cơ quan BHXH cũng như quyền lợi và nghĩa vụ của các bên tham gia. Các thông tin này nên được đăng tải thường xuyên thành một chuyên mục riêng trên các tờ báo. Hàng tuần hoặc hàng tháng sẽ có những bài báo bàn về một vấn đề nhất định một cách chi tiết, cụ thể. Ví dụ, khi truyền tải thông tin về mức hưởng trợ cấp BHXH, cần phải nêu rõ: chi trả bằng cách nào? phải có những điều kiện gì? Chi trả bao nhiêu?… b. Truyền thông qua truyền hình. Hiện nay, ở rất nhiều nước, ti vi đã trở thành một phương tiện truyền thông phổ biến. Phần lớn các hộ gia đình đều có ti vi, và nó đã trở thành một phương tiện hữu ích trong việc truyền tải thông tin và giáo dục nhận thức của người xem về các vấn đề BHXH. Thông qua các chương trình quảng cáo, các bản tin và các chương trình chuyên đề, thông tin có thể được truyên tải một cách nhanh chóng và hiệu quả của việc giáo dục nhận thức cũng cao hơn. Hiệu quả sẽ càng cao hơn nếu những thông tin này được phát ngay trước hoặc sau một chương trình quan trọng, khi đó sẽ thu hút được một số lượng người xem lớn nhất có thể. Tuy vậy, vẫn còn một vài quốc gia và vùng lãnh thổ đời sống của người dân còn gặp nhiều khó nhăn. Nhìn chung, chỉ có những gia đình giàu có điều kiện để mua máy thu sóng truyền hình, như vậy truyền hình sẽ trở nên ít hữu ích vì chỉ có một số lượng người xem rất ít tiếp cận được với truyền hình, và những người này có thể sẽ ít quan tâm và ít có nhu cầu về BHXH. c. Truyền thông qua truyền thanh. Ở nhiều nước đang phát triển trên thế giới, cũng như truyền hình và báo chí, truyền thanh là một trong những phương tiện truyền thông hữu ích, thậm chí số người nghe đài còn nhiều hơn số người xem truyền hình và đọc báo. Ngay cả ở những nước phát triển, truyền thanh cũng đóng vai trò rất quan trọng. Bởi vì, báo chí và truyền hình chỉ phát triển ở những vùng có trình độ dân trí cao như thủ đô hay các đô thị lớn nhưng truyền thanh có thể xuất hiện ở nhiều nơi hơn, thậm chí là cả những vùng xa xôi hẻo lánh. Không những thế, ở những nước nghèo nhất trên thế giới, truyền thanh còn lại tài sản công cộng, là phương tiện truyền tải thông tin có tính kinh tế nhất. Ngày nay, khoa học đã rất phát triển, xuất hiện những máy truyền thanh hiện đại hơn, thay thế cho máy chạy bằng điện hoặc bằng pin cổ điển. Nhờ đó mà phương tiện truyền thanh càng phổ biến hơn. Thực tế cho thấy rằng, ngay cả những người không biết đọc, biết viết cũng có thể nắm bắt được thông tin thông qua nghe đài. Với những công dụng đó, truyền thanh đã trở thành một phương tiện truyền thông vô cùng hữu hiệu trong việc truyền tải thông tin nói chung, các vấn đề BHXH nói riêng, tới phần đông dân cư. Để ngày càng thu hút nhiều người nghe hơn nữa, các chương trình truyền thanh cung như truyền hình nên được phát sóng theo những giờ cố định, tạo điều kiện cho họ dễ dàng nắm bắt thông tin. d. Mối quan hệ với các cơ quan truyền thông. Qua nhưng phân tích ở trên, chúng ta có thể thấy rõ rằng, các phương tiện truyền thông đóng một vao trò vô cùng quan trọng. Bởi vậy, các cơ quan BHXH các cấp phải coi trọng việc tạo lập mối quan hệ cộng tác với các cơ quan truyền thông để nhận được sự ủng hộ tối đa của họ. Các cơ quan BHXH nên duy trì mối quan hệ này ở một mức độ cao nhưng không phải sử dụng mọi cách thức. Tuy nhiên, mỗi bên cần tôn trọng những vấn đề cá nhân của nhau. Cơ quan BHXH phải tránh tiết lộ những thông tin bí mật của người tham gia, đồng thời các cơ quan truyền thông cũng phải xem xét nguồn gốc của mọi thông tin được tiếp nhận, chỉ đăng tải thông tin khi được sự đồng ý của cơ quan BHXH. Tất cả những nỗ lực đó đều nhằm mục đích cuối cùng là nhân được sự ủng hộ của người lao động, người sử dụng lao động để họ có nhân thức sâu sắc hơn về trách nhiệm và quyền lựi của họ khi tham gia BHXH. Các phương thức trong hoạt động PR. 2.1. Hoạt động quảng cáo. Ngày nay, không chỉ có các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh mới có hoạt động quảng cáo mà các cơ quan, tổ chức trong và ngoài quốc doanh nói chung, cơ quan BHXH nói riêng đều đem quảng cáo vào trong hoạt động của mình. Sự khác nhau duy nhất giữa hoạt động quảng cáo của cơ quan BHXH so với các doanh nghiệp sản xuất khác chính là họ không quảng cáo cho sản phẩm để bán cho khách hàng mà họ quảng cáo để giáo dục nhận thức và truyền tải thông tin cho người tham gia. Nhìn chung, quảng cáo là một hoạt động thường xuyên và liên tục, nhưng những chiến dịch quảng cáo lớn lại là hình thức vô cùng hữu hiệu đối với những hoạt động quan hệ công chúng. Những chiến dịch này nếu được tổ chức tốt thì sẽ đạt đượ hiệu quả rất cao trong việc giới thiệu những vấn đề BHXH mới, những thay đổi lớn liên quan đến tỉ lệ đóng phí và tỉ lệ thụ hưởng hay đơn giản là chỉ để giới thiệu những vấn đề đã có. Để đạt được hiệu quả cao nhất trong quảng cáo, việc đầu tiên là phải chọn lựa những phương tiện truyền thông thích hợp, như: báo, tạp chí, truyền thanh, truyền hình…và cuối cùng là lựa chọn địa điểm để đặt các tấm biển quảng cáo, đăng tải thông tin nhằm đạt được mục đích của quảng cáo là thu hút được lượng người xem nhiều nhất có thể. Có rất nhiều địa điểm thuận lợi để đặt biển quảng cáo, đăng tải thông tin như: panô quảng cáo, các kênh trưng bày quảng cáo công cộng, các bảng thông báo…hay báo chí, truyền thanh, truyền hình…Mặc dù những địa điểm như thế là không nhiều, nhưng BHXH lại có thuận lợi là một chính sách xã hội quốc gia nên nhận được sự hỗ trợ rất lớn của các cơ quan, ban nghành. Và càng tìm kiếm được nhiều địa điểm thì hiệu quả sẽ càng cao. Trong hoạt động quảng cáo nói chung đều cần phải có sự sáng tạo để tạo nên những ấn tượng có sức thu hút. Quảng cáo trong BHXH cũng vậy. Tuy nhiên, hoạt động quan hệ công chúng nói chung và quảng cáo nói riêng đều không được tách rời mục đích truyền tải thông tin và giáo dục nhận thức cho người tham gia BHXH. 2.2. Chiến dịch quảng bá thông tin. Đối với cơ quan BHXH, việc lựa chọn các phương tiện truyền thông là một phần quan trọng của hoạt động quan hệ công chúng. Nhưng đây không phải là cách duy nhất để phổ biến kiến thức BHXH đến mọi người. Việc thực hiện một chiến dịch thông tin cũng là một là một cách thức không kém phần quan trọng. Do các vấn đề liên quan đến BHXH luôn luôn biến động để phù hợp với tình hình trong từng thời kì nên luôn xuất hiện những sự thay đổi về các vấn đề đóng phí, thụ hưởng, các hình thức tham gia mới. Truyền thông đã là một kênh rất tốt để truyền tải những thông tin. Bên cạnh đó, cần phải có một chiến dịch thông tin đễ hỗ trợ cho việc truyền thông. Tuy vậy, hiệu quả của việc truyền tải thông nói riêng, hiệu quả của hoạt động BHXH nói chung sẽ được tăng lên khi có sự tham gia của các cá nhân, các cơ quan từ cấp trung ương đến địa phương, như: công đoàn, người sử dụng lao động, các hiệp hội và những cơ quan khác. Các chiến dịch thông tin phải được tổ chức chặt chẽ, thiết kế phù hợp và phải được quan tâm một cách xứng đáng. Thông tin phải được truyền tải đầy đủ, chính xác, công tác đào tạo nhân viên trong chiến dịch phải được thực hiện nghiêm túc để phát huy tối đa năng lực và vai trò của họ. Song song với đó, đội ngũ nhân viên của BHXH cũng phải nhân thức đầy đủ trách nhiêm và nghĩa vụ của mình để có thể giải đáp được mọi thắc mắc của người tham gia và của phần đa công chúng. Một chiến dịch thông tin hiệu quả không chỉ thành công trong việc truyền tải thông tin và giáo dục nhận thức cho mà còn tạo ấn tượng rất tốt cho người đóng phí và người thụ hưởng. Từ đó tạo sự tin tưởng vào cơ quan BHXH cho người tham gia nói riêng và cho công chúng nói chung. 2.3. Bàn tư vấn. “Bàn tư vấn” là một cách tiếp cận khác với công chúng, là nơi mà nhân viên của cơ quan BHXH có thể tiếp cận trực tiếp với công chúng, hình thức này đặc biệt rất phổ biến ở cấp địa phương. “Bàn tư vấn” có thể đặt ở bất cứ nơi đâu miễn là ở đó có rất nhiều người qua lại và thường là những nơi công cộng. Những nơi đó có thể là chợ, siêu thị, thư viện, trường học, lễ tân của bệnh viện địa phương, hay trung tâm triển lãm, thậm chí là ở ga tàu, bến đỗ xe, phòng đợi máy bay… Nhìn chung, trong thực tế , “bàn tư vấn” thường chỉ mang tính tạm thời, với cơ sở vật chất và con người hết sức đơn giản. Chỉ cần một đến hai nhân viên hiểu biết, có kinh nghiệm, nhiệt tình, cùng với một bộ bàn ghế đơn giản kèm theo một bảng thông tin và tờ rơi với những thông tin cần thiết có thể hình thành nên một bàn tư vấn ở mọi lúc, mọi nơi. Đây là một cách thức đơn giản, dễ thực hiện trong việc truyền tải thông tin đến đại đa số dân chúng, những người đại diện cho người tham gia và người thụ hưởng. Đặc biệt cách thức này hết sức hữu ích trong việc phục vụ công chúng của cơ quan BHXH. Ngay cả với những người không tự nguyện đến các cơ quan BHXH địa phương để tìm hiểu thông tin thì “bàn tư vấn” đóng vai trò hết sức quan trọng. Để nâng cao hơn nữa nhận thức của công chúng, một vài cơ quan BHXH còn phát triển hơn hình thức này bằng cách trang bị thêm các phương tiện cung cấp thông tin di động. Người ta có thể trang bị thêm những bức hình minh hoạ hay sử dụng xe ô tô để phân phát tờ rơi qua nơi này đến nơi khác, từ ngày này đến ngày khác vào một giờ cố định. Điều này đặc biệt rất có ích đối cới những người không có điều kiện đi ra ngoài nhiều hoặc ít có cơ hội để liên hệ với cơ quan BHXH. Tuy nhiên, trên thực tế, không nhiều cơ quan có thể đáp ứng được như vậy nhưng họ vẫn có thể tận dụng được của những cơ quan khác như: thư viện, phòng khám,… Đôi khi, việc truyền tải thông tin của cơ quan BHXH đến công chúng gặp phải những khó khăn, vướng mắc mà qua các phương tiện truyền thông hay quảng cáo đôi khi không hoặc khó giải quyết.“Bàn tư vấn” là một cách thức đầy tính sáng tạo nhưng đơn giản, dễ thực hiện và rất hiệu quả. 2.4. Phát hành nội bộ. Phát hành nội bộ là việc phát hành những ấn phẩm nội bộ nhằm mục đích cung cấp một cách đầy đủ nhất thông tin cho nhân viên về hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp nói chung hay cơ quan BHXH nói riêng. Đôi khi chúng được hiểu đơn giản là một tờ tạp chí hay chuyên đề nội bộ. Những ấn phẩm đó đóng vai trò rất quan trọng trong việc cập nhật cho nhân viên về những sự phát triển, thay đổi đang diễn ra trong cơ quan mình. Ở những cơ quan BHXH lớn thường có các bộ phận chuyên sâu về từng lĩnh vực như: quá trình thụ hưởng, quá trình kiểm tra và ghi nhận việc chuyển tiền đóng phí của người tham gia, liên hệ thường xuyên với khách hang,…sẽ có từng bộ phận phụ trách. Bởi vậy, nhân viên của bộ phận này có thể sẽ không biết rõ về hoạt động của bộ phận khác. Điếu đó sẽ gây rất nhiều khó khăn cho hoạt động của cơ quan vì sẽ không quản lý được thống nhất, nếu người tham gia BHXH có thắc mắc có thể sẽ nhận được những lời giải thích khác nhau từ các bộ phận._.