Hoạt động nhập khẩu máy móc tại Công ty máy xây dựng và thương mại Việt Nhật: Thực trạng và giải pháp

LỜI MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Hoạt động nhập khẩu đã và đang giúp cho người tiêu dùng trong nước có điều kiện được tiếp cận với các chủng loại sản phẩm đa dạng, hiện đại với giá cả thấp. Và đối với toàn bộ nền kinh tế, nhập khẩu làm tăng hiệu quả sử dụng các nguồn lực sản xuất, tập trung sản xuất những mặt hàng mà mình có lợi thế, tăng năng suất thông qua hoạt động nhập khẩu trang thiết bị kĩ thuât và khoa học sản xuất hiện đại. Trong đó hoạt động nhập khẩu máy móc xây dựng là quan trọng và cần thiết với quá trình công nghiệp hoá hiện đại hoá đất nước hiện tại, cung cấp tư liệu cho sản xuất xây dựng, khai thác và góp phần thúc đẩy xuất khẩu. Hoạt động này không đơn giản cho các đối tượng thi công công trình, khai thác, xây dựng nếu muốn tiến hành hiệu quả là vì liên quan đến nghiệp vụ thương mại quốc tế. Công ty Việt Nhật CMT là một công ty TNHH, tiến hành hoạt động kinh doanh với thị trường quốc tế: như Nhật Bản, Singapore, Hàn quốc… công việc trọng yếu là nhập khẩu máy móc, thiết bị xây dựng từ nước ngoài, một loại sản phẩm mà thị trường trong nước chưa thể đáp ứng được về nước và bán lại cho các công ty xây dựng, khai thác, công trình thi công. Để nhập khẩu máy móc, thiết bị xây dựng, Việt Nhật CMT cần một nguồn ngoại tệ lớn. Vì vậy, nâng cao hiệu quả hoạt động nhập khẩu máy móc thiết bị để không làm lãng phí ngoại tệ của công ty là cần thiết. Xuất phát từ lí do trên, em đã quyết định lựa chọn đề tài : “ Hoạt động nhập khẩu máy móc tại công ty máy xây dựng và thương mại Việt Nhật: Thực trạng và giải pháp” làm đề tài cho chuyên đề tốt nghiệp của mình. 2. Mục đích nghiên cứu Đề tài được thực hiện nghiên cứu với mục đích phân tích và đánh giá thực trạng hoạt động kinh doanh nhập khẩu máy móc thiết bị xây dựng tại công ty máy xây dựng và thương mại Việt Nhật CMT, đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động nhập khẩu tại công ty. 3. Phạm vi nghiên cứu Chuyên đề chỉ tập trung nghiên cứu tổng quan về nội dung hoạt động nhập khẩu máy móc thiết bị xây dựng, tại doanh nghiệp thương mại xuất khẩu nhập khẩu, đi sâu nghiên cứu lý luận và thực tiễn hoạt động nhập khẩu, các điểm yếu và mạnh của hoạt động lấy công ty Việt Nhật CMT làm điểm nghiên cứu. Thời gian nghiên cứu từ năm 2007 đến 2009. 4. Phương pháp nghiên cứu Chuyên đề sử dụng các phương pháp nghiên cứu biện chứng, duy vật lịch sử, phương pháp thống kê, phân tích tổng hợp- quy nạp diễn dịch và khảo sát thực tiễn làm phương pháp cơ bản được sử dụng trong quá trình triển khai nghiên cứu. 5. Kết cấu chuyên đề Ngoài lời nói đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, chuyên đề gồm 2 chương sau Chương 1: Thực trạng hoạt động nhập khẩu của công ty TNHH máy xây dựng và thương mại Việt Nhật CMT Chương 2: Giải pháp cho hoạt động nhập khẩu của công ty TNHH máy xây dựng và thương mại Việt Nhật CMT CHƯƠNG I: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY TNHH MÁY XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI VIỆT NHẬT 1.1 SỰ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY TNHH MÁY XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI VIỆT NHẬT 1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty THNN máy xây dựng và thương mại Việt Nhật Công ty TNHH máy xây dựng và thương mại Việt Nhật là công ty trách nhiệm hữu hạn có hai thành viên trở lên, số đăng ký: 0102008268. Đăng ký lần đầu vào ngày 04 tháng 04 năm 2003, thay đổi lần đăng ký lần thứ 7 vào ngày 05 tháng 12 năm 2007. Tên công ty : CÔNG TY TNHH MÁY XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI VIỆT NHẬT Tên giao dịch: VIET NHAT CONSTRUCTION MACHINES AND TRADING COMPANY LIMITED Tên viết tắt: VIET NHAT CMT.,LTD Địa chỉ trụ sở chính: số 89, ngõ 270/1 đường Hoàng Hoa Thám, Phường Thuỵ Khê, Quận Tây Hồ, Thành phố Hà Nội Văn phòng giao dịch: Phòng 402, toà nhà Thăng Long Ford, 105 Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội. Điện thoại: 8470811 Fax: 8470811Kho máy và kho hàng: Km1+500 Quốc lộ 5, Sài Đồng, Long Biên, Hà Nội. Email: president@cmtgroup.com.vn Website: www.cmtgroup.com.vn Kể từ ngày thành lập Việt Nhật CMT đã không ngừng phát triển, khẳng định vị thế và thương hiệu của mình trên thị trường cạnh tranh khốc liệt của tiến trình Hội nhập kinh tế Quốc tế và khu vực. Năm 2004 là nhà phân phối của Sumitomo, đến 2005 hàng loạt các hãng ITM, CF, VERCO... cấp chứng chỉ công nhận công ty là nhà phân phối độc quyền của họ. Năm 2006, công ty được nhận bằng khen của UBND thành phố Hà Nội về thành tích xuất khẩu và nhập khẩu và giấy chứng nhận là hội viên chính thức của phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam. Năm 2007, công ty đã được cấp chứng nhận là nhà phân phối độc quyền của Sumitomo. Đây là một lợi thế quan trọng cho công ty tạo niềm tin vững chắc cho khách hàng và tạo lợi thế cạnh tranh với các đối thủ. Vì Sumitomo là một trong bốn công ty mạnh nhất ở Nhật Bản do vậy là đại lý độc quyền của công ty này Việt Nhật CMT sẽ được trợ giúp rất nhiều về tài chính và kỹ thuật. Mặt khác thương hiệu Sumitomo còn khá mới mẻ với thị trường Việt Nam, khoảng 6-7 năm gần đây mới có mặt trên thị trường nước ta nên đây là yếu tố quan trọng mở ra một tương lai tốt cho công ty. Năm 2008 là năm mà công ty Sumitomo đã rót vốn đầu tư khá nhiều vào thị trường Việt Nam. Là đại lý độc quyền của Sumitomo nên Việt Nhật CMT cũng tham gia vào các hoạt động, đem lại rất nhiều kinh nghiệm và tiếng tăm của công ty. Điển hình là các hoạt động đầu tư vào xây dựng mà đặc biệt là đầu tư vào các công trình thủy điện trong đó đặc biệt có công trình thủy điện Sông Ông và một số khu công nghiệp liên doanh với các công ty trong nước. Công ty còn tham gia vào các buổi triển lãm sản phẩm của Sumitomo tại trung tâm triển lãm Giảng Võ vào năm 2009 nhằm giới thiệu các sản phẩm của Sumitomo có mặt tại thị trường Việt Nam. Thương hiệu Việt Nhật CMT đã trở nên quen thuộc và chiếm được cảm tình của nhiều khách hàng trong các lĩnh vực Máy xây dựng, máy công trình, thiết bị phụ tùng công nghiệp và thuỷ điện…. Tôn chỉ của công ty : “ Thành công của các bạn là uy tín của chúng tôi” Việt Nhật CMT luôn cam kết mang lại những sản phẩm và dịch vụ tốt nhất cho khách hàng của mình. 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và tổ chức bộ máy quản lý 1.1.2.1 Chức năng nhiệm vụ của công ty Ngành, nghề kinh doanh - Buôn bán máy móc, thiết bị, phụ tùng, vật tư phục vụ các ngành giao thông vận tải, xây dựng, công nghiệp, nông nghiệp, lâm nghiệp, kiểm định đo lường. - Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông thuỷ lợi - Cho thuê thiết bị thi công, xây dựng, thiết bị nâng hạ nền móng, hầm lò - Chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực xây dựng, công nghiệp - Buôn bán hàng thủ công mỹ nghệ - In và các dịch vụ liên quan đến in (theo quy định của pháp luật hiện hành) - Vận tải hàng hoá - Đại lý mua bán, đại lý bán, ký gửi hàng hoá - Sản xuất, buôn bán, khai thác và chế biến than - Sản xuất và buôn bán vật liệu xây dựng - Mua bán xe ô tô, phụ tùng, phụ kiện, các bộ phận phụ trợ khác của xe ô tô và máy móc thiết bị phục vụ sửa chữa xe ô tô - Kinh doanh dịch vụ gia công, sửa chữa, lắp đặt bảo hành, bảo trì các loại máy móc Công ty kinh doanh - Đầu tư và xây dựng các công trình năng lượng - Mua bán máy móc, thiết bị phục vụ sản xuất năng lượng và các phụ tùng thay thế của chúng - Kinh doanh bất động sản - Tư vấn, môi giới , quản lý, mua bán, thuê và cho thuê bất động sản - Dịch vụ vận chuyển hành khách, vận tải hàng hoá - Sản xuất, chế biến và mua bán gỗ và các sản phẩm từ gỗ, hàng thủ công mỹ nghệ Chức năng của công ty Tổ chức quá trình lưu thông các máy móc và thiết bị xây dựng trong nước và nước ngoài, cụ thể là nhập khẩu từ thị trường nước ngoài chủ yếu là Nhật Bản theo nhu cầu trong nước, phù hợp với việc thực hiện các công trình thi công xây dựng, khai thác… Thực hiện chức năng tiếp tục sản xuất trong khâu lưu thông thông qua hoạt động trao đổi, mua bán hàng hoá trong nước, cũng như thực hiện các dịch vụ trước và sau bán hàng. Gắn sản xuất với thị trường, gắn nền kinh tế nước ta với nền kinh tế thế giới, thực hiện chính sách mở của nền kinh tế. Chức năng thực hiện giá trị hàng hoá, dịch vụ đáp ứng tốt nhu cầu trong lĩnh vực xây dựng, khai thác, công nghiệp; thúc đẩy sản xuất phát triển, đảm bảo lưu thông thông suốt. Nhiệm vụ của công ty Tiếp tục mở rộng kinh doanh, nâng cao hiệu quả của hoạt động kinh doanh. Ngày càng hoàn thiện dịch vụ thương mại, đảm bảo cho hàng hoá của công ty được lưu thông thông suốt, đáp ứng tốt nhất mọi nhu cầu trong lĩnh vực cung ứng máy móc thiết bị xây dựng. Góp phần giải quyết những vấn đề kinh tế xã hội quan trọng của đất nước: Vốn, việc làm, công nghệ… Không ngừng hoàn thiện bộ máy quản lý mạng lưới kinh doanh. Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ với nhà nước, xã hội và người lao động 1.1.2.2 Tổ chức bộ máy của công ty Xuất phát từ đặc điểm ngành nghề kinh doanh (máy xây dựng và thương mại), từ thị trường hoạt động rất rộng lớn (trong nước và nước ngoài), tính chất của công ty là công ty TNHH, nên ta thấy quy mô của công ty được tổ chức theo sơ đồ ở dưới đây. Cụ thể có: 01 Giám đốc kiêm chủ tich hội đồng quản trị: Là người chịu toàn bộ trách nhiệm về công ty trước pháp luật, lãnh đạo cao nhất, có quyền năng lớn nhất. 01 phó giám đốc: chịu trách nhiệm quản lý và thiết lập dự án, phối hợp cùng các bộ phận chức năng khác. Phòng tài chính kế toán Bộ phận kinh doanh Bộ phận bảo trì và sửa chữa bảo dưỡng Bộ phận kho vận Sơ đồ 1.1: Sơ đồ tổ chức của công ty Viet Nhat CMT CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ GIÁM ĐỐC Bộ phận kinh doanh Phòng tài chính kế toán Bộ phận bảo trì và sửa chữa Phó giám đốc Ban quản lý và thiết lập dự án Bộ phận kho vận Phòng Sumimoto Phòng phụ tùng Phòng xuất nhập khẩu Phòng vận hành máy Phòng Marketing Quan hệ khách hàng Đội kỹ sư Đội bảo hành Đội cung cấp dịch vụ Phòng tài chính Kế toán trưởng Đội máy Đội phụ tùng Nguồn: Phòng tài chính kế toán 1.1.3 Đặc điểm các nguồn lực của công ty Việt Nhật CMT Số lượng hiện tại 60 người, trình độ đại học chiếm chủ yếu. Với từng nhiệm vụ của mình, tạm thời chuyên môn của ho đều thực hiện được khá ổn. Nhưng việc nâng cao hơn nữa tính chuyên nghiệp vẫn là một đòi hỏi bức thiết. Trình độ ngoại ngữ của nhân viên công ty là gần 100%: 10 người thành thạo tiếng Nhật và tiếng Trung. Và hầu hết công ty đều có khả năng sử dụng tiếng Anh như ngôn ngữ thứ 2. Bảng 1.1: Tình hình lao động của công ty Viet Nhat CMT giai đoạn 2007 – 2009 Chỉ tiêu 2007 2008 2009 So sánh SL (Người) Cơ cấu (%) SL (Người) Cơ cấu (%) SL (Người) Cơ cấu (%) 2008/2007 2009/2008 1. Theo giới tính -Nam 21 70 37 74 54 72 1,8 1,5 -Nữ 9 30 13 26 21 28 1,4 1,6 2. Theo trình độ -ĐH, trên ĐH 16 53,33 27 54 38 50,67 1,7 1,4 -Cao đẳng 2 6,67 3 6 5 10,66 1,5 1,7 -Trung cấp 2 6,67 5 10 6 8 2,5 1,2 -Công nhân kĩ thuật 10 33,33 15 30 23 30,67 1,5 1,5 Tổng 30 50 75 Nguồn: Phòng tài chính kế toán Bảng 1.1 cho thấy sự chênh lệch giữa lao động nam và lao động nữ là khá lớn, lao động chỉ chiêm 28% tổng số lao động trong đó lao động nam chiếm 72% gấp gần 2,5 lần lao động nữ. Nhưng cũng dễ hiểu cho sự chênh lệch đó do đặc điểm ngành nghề là nhập khẩu và kinh doanh máy móc thiết bị nên khối lao động kỹ thuật nhiều mà khối này đa phần la lao động nam, còn lao động nữ chủ yếu ở khối lao động văn phòng và giao dịch. Nhìn chung thấy rằng công ty có trình độ đại học chiếm chủ yếu, một con số lý tưởng cho bất kỳ một doanh nghiệp nào kinh doanh lĩnh vực này. Nhưng thực tế giáo dục như hiện nay, mang nặng tính chất bằng cấp và hình thức trình độ cán bộ trong thời kỳ hội nhập còn nhiều hạn chế và còn phải cố gắng nhiều 1.2 KẾT QUẢ KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH MÁY XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI VIỆT NHẬT Các chỉ tiêu doanh thu, chi phí, lợi nhuận, khối lượng hàng hoá thưc hiện được qua 3 năm gần đây nhất được thể hiện trong bảng báo cáo kết quả tài chính sau Bảng 2.1: Kết quả kinh doanh của công ty Viet Nhat CMT giai đoạn 2007-2009 Đơn vị: triệuVNĐ Chỉ tiêu 2007 2008 2009 Doanh thu 70.799 126.289 190.119 Lợi nhuận trước thuế 441 1.068 180 Lợi nhuận sau thuế 317 769 130 Nguồn: Phòng tài chính kế toán Qua bảng số liệu ta thấy kết quả kinh doanh của công ty liên tục tăng qua các năm từ 2007 đến 2009. Thấy hoạt động kinh doanh và tiêu thụ của doanh nghiệp đã có sự tăng khá nhanh. Doanh thu năm 2007 là 70.799 triệu đồng, doanh thu năm 2008 đã đạt 126.289 triệu đồng tăng 55.490 triệu đồng tưong đương tăng 78,38% so với doanh thu năm 2007. Doanh thu năm 2009 tăng 63830 triệu đồng so với năm 2008 và119320 triệu đồng so với năm 2007.Tưong ứng tăng 50,54%so với 2008 và tăng 168,53% so với năm 2007. Như vậy, các năm tăng trưởng không đều nhau, nguyên nhân là do sự khủng hoảng kinh tế sự trượt giá nên nhu cầu mua sắm máy móc giảm đi, các công trình ứ đọng không thi công nên máy móc cần mua sắm phụ tùng thay thê cũng giảm đi vì vậy các hợp đồng của công ty bị giảm sút lượng hàng nhập về để phân phối cũng giảm. Sau thời kỳ khủng hoảng đến năm 2009 kinh tế dần phục hồi nhu cầu đầu tư mua sắm máy móc và các công trình lại tiếp tục được thi công nên các hợp đồng mua sắm đặt hàng với công ty tăng lên công ty lại đặt hàng với các nhà sản xuất nhập với số lượng lớn hơn nên cũng được hưởng lợi ích từ những khoản khuyến mại. Bảng 2.1 cho thấy rằng lợi nhuận cả trước và sau thuế của doanh nghiệp có sự thay đổi. Từ năm 2007 đến năm 2008 lợi nhuận trước và sau thuế tăng cho thấy hoạt động kinh doanh của công ty phát triển bình thường. Do điều kiện kinh tế ổn định và nhu cầu về máy xây dựng tăng cao do nhu cầu về xây dựng và khai thác lớn và đặc biệt trong năm 2008 công ty được chứng nhận là đại lý độc quyền của Sumitomo đó cũng là một động lực một cơ hội giúp công ty hoạt động tốt hơn. Nhưng ta thấy năm 2009 lại là năm xuống dốc tột bậc của lợi nhuận trước và sau thuế đang trên đà phát triển mạnh của năm trước đó mà năm 2009 lại tụt xuống mặc dù doanh thu vẫn tăng. Điều đó chứng tỏ công ty đang có những chiến lược riêng của mình chi phí đầu tư để cho sự phát triển tương lai nhưng cũng phản ánh phần nào hoạt động quản trị chi phí của công ty chưa thực sự hợp lý nên làm lượng chi phí tăng nhanh nên lợi nhuận thu được sẽ giảm đi. 1.3 QUY TRÌNH NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY TNHH MÁY XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI VIỆT NHẬT 1.3.1 Nghiên cứu thị trường Tìm hiểu nhu cầu trong nước Nhu cầu về máy móc và thiết bị xây dựng không ngừng tăng lên trong thời gian gần đây. Không những vậy nhu cầu này còn biến động và thay đổi khó lường do tình hình thị trường địa chính, các nhà đầu tư vào Việt Nam, thị trường chứng khoán bất ổn..v.v. Là công ty tư nhân, lợi nhuận là yếu tố sống còn hàng đầu nên công ty ngay từ buổi đầu đã rất coi trọng công tác nghiên cứu thị trường nói chung và thị trường trong nước nói riêng được xúc tiến mạnh mẽ. Bởi vốn chỉ là một công ty chưa đủ lớn, so với các công ty nhà nước còn bị nhiều yếu thế hơn, nên khách hàng biết đến chưa nhiều. Chính vì vậy công ty có hẳn một phòng ban có tên phòng Marketing là một bộ phận chuyên trách đảm nhiệm công việc này. Trong phần này bộ phận Marketing có nhiệm vụ tìm hiểu cầu máy móc và thiết bị xây dựng trên thị trường trong nước và một số nước sẽ xuất khẩu. Nắm bắt được nhu cầu các khách hàng của mình: + Nhu cầu về máy khai thác trong công nghiệp khai khoáng và khai thác than. Nhu cầu về máy xây dựng phục vụ cho các công trình xây dựng nhà ở dân dụng, công trình kiến trúc, làm đường, giao thông, thủy điện, xi măng, trồng rừng… Đó là máy có chất lượng và làm việc hiệu quả mà trong nước chưa sản xuất được cần phải đi nhập khẩu của nước khác.. + Nhu cầu về các thiết bị phụ tùng sửa chữa thay thế nhằm bảo dưỡng, nâng cấp, sửa chữa máy móc. Nhu cầu về cung cấp các công nhân viên kỹ thuật sủa chữa bảo dưỡng máy cùng vận hành hướng dẫn sử dụng máy à Xuất phát từ trình độ không thành thạo và chuyên sâu về kinh tế quốc tế của các khách hàng có nhu cầu sử dụng các máy móc thiêt bị xây dựng trên. Nên xuất hiện một nhu cầu mang lại chỗ đứng cho doanh nghiệp thương mại nhập khẩu đó là nhu cầu về đối tượng chịu trách nhiệm giúp mình nhập khẩu các máy móc thiết bị trên theo đúng yêu cầu của công trình thi công Hiện tại thị phần của công ty với khách hàng của mình như sau: Các khu công nghịêp khai khoáng và khai thác than Các doanh nghiệp xây dựng các công trình dân Tìm hiểu đối thủ cạnh tranh Quanh khu vực Gia Lâm gần đường quốc lộ 5 và ở Bắc Ninh, Hưng Yên có rất nhiều kho bãi, các công ty cùng mặt hàng lĩnh vực kinh doanh giống Việt Nhật CMT. Đối thủ lớn nhất không chỉ của Việt Nhật CMT mà còn là của rất nhiều doanh nghiệp tư nhân khác nữa là công ty của Bộ thương mại trực thuộc nhà nước, cùng một loạt các công ty cổ phần khác. Do các yếu tố liên quan đến nhà nước nên các hợp đồng lớn số lượng nhiều hoặc các hợp đồng của các công trình nhà nước thường tin tưởng vào những công ty lớn như vậy. Tiếp theo đó là các công ty đi trước và đã nhanh chân trong việc trở thành đại lý độc quyền phân phối máy mới của một số hãng máy lớn như HITACHI, KOMATSU, CATERPILER….. Loại đối thủ cạnh tranh lớn thứ hai là các công ty làm đại lý cho các hãng máy nổi tiếng KOMATSU, KOBELKO, CATERPILER,…. Họ được các công ty chính quốc giúp đỡ nhiều về mặt tài chính, kinh doanh và nhanh chóng tạo dựng được hình ảnh của mình tại Việt Nam do đây là thương hiệu vốn đã có tiếng tại Việt Nam. Cuối cùng là các doanh nghiệp vừa và nhỏ còn lại: họ có nhiều lợi thế nhưng đây không phải là điều đáng lo ngại nhất của Việt Nhật CMT Nghiên cứu thị trường nước nhập khẩu Đây là nội dung quan trọng nhưng do đối tác thường cố định ít khi thay đổi nên công tác nghiên cứu nghiêm túc ban đầu thường được làm tư liệu cho lần sau Với đối tác là bên Nhật bản, ít khi phải lo lắng vì họ nổi tiếng là đối tác tin cậy, có chăng cần nghiên cứu phương thức làm việc của họ để hai bên cùng phối hợp hoạt động cho khớp nhau, bởi không thể vỗ tay bằng một bàn tay cần cả sự nghiêm túc của cả hai bên Nghiên cứu công nghệ nguồn tại đất nước đó ra sao? Công tác lưu trữ thông tin: công ty có các giá để tài liệu lớn, mỗi cơ sở dữ liệu có liên quan đến bộ phận nào thì được để tại giá sách của bộ phận đó. Những tài liệu quan trọng đặc biệt tại phòng Giám đốc có , kế toán cùng quản lý. 1.3.2 Hoạt động lập kế hoạch nhập khẩu Sau khi hoàn thành các bước nghiên cứu thị trường ở trên, công ty tiến hành lập kế hoạch nhập khẩu với các nội dung cụ thể: Kế hoạch cho máy móc hay thiết bị Nhập loại máy gì, phụ tùng gì: Loại máy, thương hiệu cần nhập Số lượng là bao nhiêu, chất lượng phải đảm bảo các yêu cầu gì?: máy cũ hay mới, nếu cũ thì đã sử dụng được bao lâu, khí thải cho phép với môi trường, các thông số kỹ thuật đòi hỏi đáp ứng Giá cả tối đa có thể chấp nhận được để vẫn đảm bảo có lãi, giá thấp nhất dự định sẽ đạt được để có lãi cao nhất và đảm bảo khả năng cạnh tranh cao về giá với đối thủ cạnh tranh Kế hoạch với nhà xuất khẩu - Giá nhập khẩu cao nhất có thể chấp nhận được để đảm bảo có lãi, mức thấp nhất dự kiến sẽ đạt được. - Lựa chọn nhà xuất khẩu nào để đáp ứng nhu cầu nhập khẩu máy móc thiết bị và phương thức nhập khẩu sử dụng. - Các quyền lợi cần đạt được và tìm cách tối thiểu hóa các nghĩa vụ với bên xuất khẩu: trong đàm phán, ký kết hợp đồng, thực hiện và sau thực hiện. - Các chỉ tiêu chung trong kế hoạch kinh doanh Doanh thu, lợi nhuận, tiến độ thời gian, tốc độ chu chuyển vốn Giá vốn hàng nhập khẩu Chi phí nhập khẩu liên quan: chi phí giao dịch đàm phán, phí vận chuyển, bảo hiểm Cơ sở để doanh nghiệp làm kế hoạch nhập khẩu căn cứ vào - Kế hoạch kinh doanh chung của công ty: đầu năm hay đầu các kỳ công ty thường có một bản kế hoạch kinh doanh chung về các mục tiêu cần đạt được trong năm, - Những mối quan hệ bạn hàng - Đơn đặt hàng: Có thể nói đây là cơ sở quan trọng nhất và cũng là khó khăn nhất để lên kế hoạch nhập khẩu. - Dự đoán vi mô và vĩ mô: nghiên cứu sự biến động của thị trường để dự đoán nhu cầu sẽ tăng hay giảm. Nếu có cơ sở tin tức rằng nhu cầu đang lên thì công ty sẽ nhập khẩu nhiều để dự trữ đón đầu hoăc đáp ứng nhu cầu. Hoặc ngược nếu thị trường đang đóng băng về nhu cầu hoặc có các sự kiện tầm vĩ mô vi mô thì công ty sẽ cân đối và hạn chế nhập khẩu hoặc có kế hoạch phù hợp với tình hình thị trường. 1.3.3 Hoạt động giao dịch đàm phán, ký kết hợp đồng nhập khẩu máy móc xây dựng Đàm phán, ký kết hợp đồng với khách hàng nước ngoài để đặt hàng Hoạt động đàm phán này chủ yếu được thực hiện bằng các phương tiện thông tin liên lạc: Điện thoai, Internet, Chat voice, Fax, Telex. Hầu như công ty đều tiến hành đàm phán gián tiếp vì bạn hàng ở quá xa và đa số lại là những bạn hàng tin cậy lâu năm, ở những nơi thương mại điện tử đang rất phát triển độ tin cậỵ ở nước đó được coi là ổn định. Ban đầu nhân viên phòng xuất nhập khẩu vào trang Web bán hàng của công ty đó xem xét các mặt hàng mà họ chào đón và viết email hỏi giá, thực hiện hoàn giá, tiến hành giao dịch trực tuyến bước đầu qua chatvoice. Đồng thời bên bán gửi các bản Fax và các hình ảnh, thông số kỹ thuật cụ thể thêm nữa về sản phẩm. Nhân viên phòng xuất nhập khẩu sau khi phân tích ra quyết định có chấp nhận mua hay không và đề bạt lên giám đốc xin ý kiến quyết định. Được sự chấp thuận và ý kiến chỉ đạo của giám đốc, công ty sẽ tiến hành đàm phán cao hơn nữa về các điều khoản trong hợp đồng về giá cả, điều kiện nhập khẩu, thời gian. Không đám phán trực tiếp bằng việc gặp mặt nhau tại một địa điểm mà công ty thường dùng phương pháp đàm phán gián tiếp qua các thiết bị các cách đã nói trên. Đàm phán trong và ngoài nước để bán Công việc của bộ phận kinh doanh tuy rất quan trọng nhưng ít được đề cập trong đề tài này. Có thể bán hàng thẳng không qua kho, hoặc nhập về kho rồi mới đem bán. Nều là hợp đồng xuất khẩu qua nước ngoài thì công ty thường sử dụng phương pháp tạm nhập tái xuất. Bạn nhập khẩu hàng của công ty chủ yếu là thị trường các nước kém phát triển hơn như Lào,Campuchia, hoặc có khi là Mông cổ. Công ty đang cố gắng hướng mũi tấn công ra thị trường Châu Phi và Trung Đông. Đây là một hướng mới trong công tác tìm đầu ra của công ty. 1.3.4 Hoạt động triển khai thực hiện kế hoạch Xin giấy phép nhập khẩu Nhờ chính sách khuyến khích nhập khẩu những loại máy móc thiết bị xây dựng hiện nay trong nước chưa sản xuất được nên công ty không phải làm thủ tục này. Bộ phận phòng kinh doanh SUMITOMO có trách nhiệm tìm số hiệu của sản phẩm và đưa ra các thông tin thu được cách xin giấy phép nhập khẩu .Việc công ty luôn cẩn thận và chủ động tra cứu những danh mục phải có giấy phép nhập khẩu sẽ tránh việc không nhập khẩu nhầm những loại máy móc gây ảnh hưởng đến sản xuất trong nước, bảo hộ trong nước. Để được xin giấy phép nhập khẩu, người của phòng nhập khẩu nhận giấy giới thiệu của công ty và đến Bộ thương mại vì những mặt hàng của công ty là hàng mậu dịch. Làm thủ tục thanh toán ban đầu quốc tế Công ty Việt Nhật CMT thường sử dụng ba hình thức thanh toán sau làm chủ yếu: TT - chuyển tiền bằng điện, tín dụng chứng từ - L/C không hủy ngang, hoặc nhờ thu đổi chứng từ. Ngân hàng quen thuộc là Vietcombank. + Nếu hợp đồng xuất nhập khẩu quy định thanh toán bằng phương thức chuyển tiền thì công ty phải trả trước một phần tiền hàng theo quy định, bộ phận kế toán tài chính sẽ thực hiện phần này. Công ty cử nhân viên đến ngân hàng để làm thủ tục chuyển số tiền trả trước cho người bán. Chỉ khi nào người bán nhận được giấy báo có từ ngân hàng về số tiền mà công ty trả trước thì họ mới tiến hành các công việc tiếp theo. Làm đơn xin chuyển tiền với nội dung như sau: tên địa chỉ người chuyển tiền, số tài khoản, ngân hàng mở tài khoản, họ tên cùng địa chỉ của người hưởng lợi số tài khoản và ngân hàng mở tài khoản của họ, lí do chuyển tiền, số tiền phải chuyển. Bản sao hợp đồng xuất nhập khẩu trong đó có điều khoản quy định phải trả trước số tiền cần chuyển. Phải có giấy phép nhập khẩu nếu hàng thuộc diện quản lý bằng giấy phép nhập khẩu. + Nếu thanh toán bằng phương thức đổi chứng từ trả tiền CAD thì: Công ty đến ngân hàng được chỉ định trong hợp đồng để thực hiện ký biên bản ghi nhớ về việc thanh toán với bốn nội dung: - Quy đinh thanh toán bằng CAD - Cam kết ký quỹ 100% giá trị hợp đồng - Quy định về bộ chứng từ người bán phải cung cấp - Phân chia phí thanh toán Chuyển đủ số tiền vào ngân hàng để lập tài khoản tín thác thanh toán cho người bán. Còn bên xuất khẩu : khi nhận được thông báo từ ngân hàng là người mua đã ký quỹ đủ và tài khoản tín thác ban đầu hoạt động thì phải cử người đến ngân hàng để kiểm tra nội dung biên bản ghi nhớ: 2 nội dung quy định về chứng từ và phân chia chi phí sau đó mới tiến hành các công việc tiếp theo. + Nếu thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ: L/C Người mua sẽ đến ngân hàng xin mở L/C. Viết đơn xin mở L/C: sử dụng mẫu đơn xin mở L/C của ngân hàng mở L/C, đọc kỹ hợp đồng để hoàn thành các nội dung trong đơn xin mở L/C, tôn trọng sự thống nhất của những quy định trên hợp đồng với những nội dung trong đơn xin mở L/C. Ký quỹ mở L/C theo quy định của ngân hàng: Người mua sẽ phải yêu cầu ngân hàng trích tiền từ tài khoản của mình sang tài khoản ký quỹ chỉ để phục vụ cho việc thanh toán theo L/C sẽ phát hành. Người mua khi nhân được L/C từ ngân hàng thông báo chuyển đến, phải kiểm tra cẩn thận các nội dung trong đó để đảm bảo: thống nhất với các quy định trên hợp đồng, thực hiện đúng các quy định trên L/C rồi mơí tiến hành các công việc tiếp theo. Giục người bán giao hàng Sau khi thanh toán bước đầu xong giục người bán giao hàng nhanh chóng để đẩy nhanh tiến độ hoạt động của nhập khẩu. Bên bán dưới áp lực của sự thúc giục và sự đảm bảo về thanh toán sẽ bắt đầu ngay công việc giao hàng, để hai bên cùng phối hợp đẩy nhanh tiến độ thực hiện hợp đồng. Thuê phương tiện vận tải Công ty thuê tàu ở cảng Hải phòng đến cảng YOKOHAMA của Nhật bản hay các cảng khác của nước bạn để nhận hàng theo hình thức mua giá FOB. Có khi hàng quá khó đòi hỏi tầu chuyên dụng mà Việt Nam hiện nay chưa có, và không thể vận chuyển hoặc cước phí không chênh lệch so với bên Việt Nam là mấy: công ty để bên đối tác thuê tàu. Có chăng công việc chuấn bị ở đây là các phương tiện vận tải để nhận hàng dỡ hàng về kho bãi hoặc vận chuyển đến nơi cho khách hàng. Mua bảo hiểm cho hàng hóa Bảo Việt Việt Nam là lựa chọn hàng đầu và thường xuyên của công ty, không như trước đây và với các hàng hóa các đặc biêt khác mà Bảo Việt không đảm đương được, hiện tại các hàng hoàn toàn có thể được mua bảo hiểm tại đây. Thường là điều kiện C. Phối hợp với ngân hàng kiểm tra chứng từ thanh toán Bộ phận tài chính kế toán và người của phòng xuất nhập khẩu phải làm thật kỹ giai đoạn này vì từ đây các tranh chấp có thể xảy ra, khi không phát hiện các sai phạm trong đó hoặc làm sai các yêu cầu trong đó. Các loại cần kiểm tra - Lệnh thanh toán: thông thường sử dụng làm hối phiếu - Chứng từ gửi hàng - Vận đơn vận tải - Phiếu đóng gói hàng hóa - Giấy chứng nhận về số lượng hàng hóa - Giấy chứng nhận chất lượng hàng hóa - Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa - Chứng từ bảo hiểm theo giá CIF hoặc CIP Làm thủ tục hải quan nhập khẩu Khai báo và nộp tờ khai hải quan trong thời hạn 30 ngày kể từ khi hàng về đến của nhập khẩu là công ty đã phải hoàn tất công việc này tại trụ sở chi cục Hải quan. Bộ hồ sơ hải quan công ty phải nộp: Tờ khai hàng nhập khẩu; Hóa đơn thương mại; Vận đơn đường biển ( Bản sao); Phiếu đóng gói hàng hóa; Hợp đồng nhập khẩu; Hợp đồng ủy thác; Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa; Các loại chứng từ khác thuộc mặt hàng nhập khẩu. Hiện nay công ty phải tự kê khai tính thuế và ghi lên tờ khai hải quan. Công ty không phải chịu thuế nhập khẩu. nhìn vào bảng thuế suất phải nộp ta thấy rõ lợi thế này của công ty . Thậm chí thuế giá trị gia tăng cũng được ưu ái hơn chỉ phải chịu thường là 5% cho các loại hàng hóa mà công ty nhập khẩu, giá bị tính thuế là giá CIF theo cam kết trong quy định của WTO. Máy móc, thiết bị được coi là hàng phân luồng xanh nên được miễn kiểm tra. Đây là hàng nhập khẩu về để tiêu dùng trên tư cách tư liệu sản xuất nên phải nộp thuế ngay khi thông quan. Bộ phận tài chính kế toán sẽ chịu trách nhiệm đến kho bạc nhà nước để nộp thuế. Nhập khẩu máy móc thiết bị từ những nơi xa xôi, lại có khối lượng nặng nên vận chuyển chủ yếu theo đường biển với địa điểm cảng đến là cảng Hải Phòng. Công ty chủ yếu nhập khẩu theo điều kiện CIF, CIR mọi việc thuê tàu sẽ do bên bán chịu trách nhiệm. Thanh toán và nhận bộ chứng từ Thanh toán bằng L/C có nhược điểm bên bán có thể lập chứng từ khống, gửi đến ngân hàng và nếu công ty không kiểm tra kỹ bộ chứng từ, không tìm hiểu đối chiếu xem xét kỹ chứng từ mà vẫn thanh toán sẽ gây tình trạng chậm trễ trong việc giao hàng, không nhận được hàng, vậy công tác kiểm tra chứng từ của công ty ít được chú trọng vì sự tin tưởng tốt vào mối quan hệ bạn hàng lâu năm với bên nước bạn. Nhận hàng từ người vận tải và giám định chất lượng hàng hóa nếu có Sau khi chuẩn bị đầy đủ các chứng từ hợp lệ để nhận hàng từ người xuất khẩu gửi cho công ty qua ngân hàng, công ty chuẩn bị về hành động: Chuẩn bị kho bãi, thuê trước các phương tiện vận tải, nhân lực để tiếp nhận hàng tại cảng Hải Phòng đưa về kho bãi tại Gia Lâm-Hà Nội Khi hàng đến nơi, cắt cử người theo dõi quá trình dỡ hàng và nhận hàng từ người vận tải: Nhận và ký chấp nhận vào thông báo sẵn sàng hãng tàu chuyển bến à Xuất trình B/L gốc cho đại diện hãng tàu để đổi lấy lệnh giao hàngà Kiểm tra sơ bộ hầm tàu xem có vấn đề gì đặc biệt không à Cuối cùng tổ chức tiếp nhận bốc dỡ hàng và làm biên bản quyết toán nhận hàng với ta Trong hợp đồng Việt Nhật CMT luôn quy quy định rõ ràng về thời gian giao hàng, cảng bốc, cảng dỡ, số chuyến để việc nhận hàng được dễ dàng Bên bán sẽ gửi cho Việt Nhật CMT : tên tàu, số và trọng lượng hàng, trị giá hóa đơn, số vân đơn, ngày tàu khởi hành và các thông tin khác có liên quan Công ty thường cắt cử nhân viên có trình độ am hiểu về máy móc và thiết bị xây dựng để kiểm tra cẩn thận số lượng chất lượng hàng nhập về xem có đúng với hợp đồng đã ký kết hay không và xem xét các tổn thất nếu có để tiến hành khiếu nại đòi bồi thường Khiếu nại và đòi bồi thường nếu có Một điều tối kỵ là xảy ra các tranh chấp khiếu nại do các sai lầm của hoạt động triển khai của công ty. 1.4 PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY TNHH MÁY XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI VIÊT NHẬT 1.4.1 Giá trị nhập khẩu của công ty TNHH máy xây dựng và thương mại Việt Nhật giai đoạn 2007 - 2009 Có hai loại chính trong danh mục nhập khẩu của công ty là máy móc và phụ tùng, tuy phụ tùng chỉ chiếm một phần nhỏ trong kim ngạch nhập khẩu nhưng nó đang tăng dần tỷ trọng qua các năm, và sắp trở thành một hạng mục kinh doanh chủ yếu, bởi năm 2005 công ty đã triển khai việc cung cấp thiết bị chính hãng OEM của các hãng nổi tiếng thế giới. Lấy được phụ._.