Hoạt động đảm bảo vật tư cho sản xuất” ở Công ty cổ phần Lam Sơn

lêi nãi ®Çu “Phi th­¬ng bÊt phó” ®©y lµ c©u truyÒn miÖng ®· cã tõ l©u ®êi nghÜa lµ:kh«ng bu«n b¸n kh«ng giµu cã ®­îc,v× thÕ mà tõ thêi phong kiÕn vµ tr­íc ®ã con ng­êi ta ®· trao ®æi hµng ho¸ ®Ó ®æi ®­îc nh÷ng thø cÇn thiÕt.Vµ khi ®ång tiÒn ®­îc ra ®êi ®¸nh dÊu b­íc ph¸t triÓn quan träng trong quan hÖ trao ®æi bu«n b¸n.Ngµy nay, trong thêi buæi kinh tÕ thÞ tr­êng n¬i mµ khã kh¨n chång chÊt khã kh¨n,con ng­êi th× ngµy cµng tinh kh«n,x¶o quyÖt h¬n trong bu«n b¸n.Hay chóng ta cã thÓ nãi r»ng lµ chóng ta ®ang sèng trong mét bèi c¶nh ng­êi kh«n cña còng kh«n. V× vËy, mµ vÊn ®Ò cÇn ®Æt ra cho mçi doanh nghiÖp vµ mçi c¸ nh©n lµ ph¶i lµm nh­ thÕ nµo ®Ó cã thÓ tån t¹i trong bèi c¶nh nµy. §Ó trë thµnh mét thµnh mét doanh nghiÖp tèt, hïng hËu th× ngay tõ ban ®Çu h·y chuÈn bÞ tèt nhÊt nh÷ng yÕu tèt ®Çu vµo ®Ó tõ ®ã cã thÓ ph¸t huy ®­îc lîi thÕ cña m×nh. V× vËy t«i ®· lùa chän ®Ò tµi “Ho¹t ®éng ®¶m b¶o vËt t­ cho s¶n xuÊt” ë c«ng ty cæ phÇn Lam S¬n ®Ó viÕt ®Ò ¸n m«n häc kinh tÕ th­¬ng m¹i. “Lam S¬n” lµ c«ng ty cæ phÇn chuyªn s¶n xuÊt vµ cung øng trªn thÞ tr­êng s¶n phÈm thøc ¨n ch¨n nu«i gia sóc víi môc tiªu nghiªn cøu chÝnh lµ: Thø nhÊt lµ b¶o ®¶m sè l­îng,chñng lo¹i,chÊt l­îng s¶n phÈm vµ dÞch vô Thø hai lµ b¶o ®¶m ®óng vÒ thêi gian Thø ba lµ chi phÝ s¶n xuÊt thÊp nhÊt Thø t­ lµ b¶o ®¶m tÝnh linh ho¹t trong tæ chøc Víi ph¹m vi cña tÒ tµi chØ n»m trong ho¹t ®éng b¶o ®¶m vËt t­ cña c«ng ty cæ phÇn Lam S¬n trong thêi gian gÇn ®©y víi thêi k× héi nhËp Ch­¬ng I: Nh÷ng vÊn ®Ò lý luËn c¬ b¶n vÒ ho¹t ®éng ®¶m b¶o vËt t­ ë doanh nghiÖp s¶n xuÊt kinh doanh hµng mü nghÖ. I. B¶n chÊt vµ vai trß cña ho¹t ®éng ®¶m b¶o vËt t­ ë DNSX. 1. §¶m b¶o vËt t­ cho s¶n xuÊt lµ ®iÒu kiÖn tÊt yÕu cña qu¸ tr×nh s¶n xuÊt. 1.1 Kh¸i niÖm vÒ vËt t­. VËt t­ lµ s¶n phÈm cña lao ®éng ®­îc dïng ®Ó s¶n xuÊt hoÆc cho s¶n xuÊt. §ã lµ nguyªn liÖu, nhiªn liÖu, vËt liÖu, b¸n thµnh phÈm, ®iÖn n¨ng, m¸y mãc, thiÕt bÞ, dông cô vµ phô tïng. VËt t­ ®­îc chia lµm hai nhãm lín lµ nh÷ng lo¹i vËt t­ dïng lµm ®èi t­îng lao ®éng vµ nh÷ng vËt t­ dïng lµm t­ liÖu lao ®éng. Nh÷ng lo¹i vËt t­ thuéc nhãm thø nhÊt cã ®Æc ®iÓm lµ trong qu¸ tr×nh sö dông chóng ®­îc dïng trong mét lÇn vµ gi¸ trÞ chuyÓn hÕt sang gi¸ trÞ thµnh phÈm. Cßn nh÷ng vËt t­ thuéc nhãm thø hai, ng­îc l¹i, ®­îc sö dông nhiÒu lÇn vµ chuyÓn dÇn gi¸ trÞ sang gi¸ trÞ thµnh phÈm. 1.2 Ph©n biÖt vËt t­ víi t­ liÖu s¶n xuÊt vµ vËt phÈm tiªu dïng. Mäi vËt t­ ®Òu lµ t­ liÖu s¶n xuÊt. Nh­ng kh«ng ph¶i mäi t­ liÖu s¶n xuÊt còng ®Òu lµ vËt t­. VËt t­ lµ t­ liÖu s¶n xuÊt theo nghÜa hÑp. VËt t­ gièng vËt phÈm tiªu dïng v× ®Òu lµ s¶n phÈm cña lao ®éng. VËt t­ kh¸c vËt phÈm tiªu dïng ë môc ®Ých sö dông. vËt t­ dïng cho s¶n xuÊt cßn vËt phÈm tiªu dïng ®Ó tiªu dïng. 1.3 §¶m b¶o vËt t­ cho s¶n xuÊt lµ tÊt yÕu. V×, qu¸ tr×nh s¶n xuÊt lµ qu¸ tr×nh con ng­êi sö dông t­ liÖu lao ®éng ®Ó t¸c ®éng vµo ®èi t­îng lao ®éng nh»m lµm thay ®æi h×nh d¸ng, kÝch th­íc, tÝnh chÊt lý, ho¸ cña ®èi t­îng lao ®éng, nh»m t¹o ra c¸c gi¸ trÞ sö dông kh¸c nhau. VËt t­ lµ bé phËn chÝnh cÊu thµnh lªn s¶n phÈm. §Ó cã vËt t­ cho s¶n xuÊt th× ph¶i th«ng qua vÊn ®Ò tæ chøc qu¸ tr×nh ®¶m b¶o vËt t­ cho s¶n xuÊt. Do ®ã, qu¸ tr×nh ®¶m b¶o vËt t­ cho s¶n xuÊt cña doanh nghiÖp lµ mét tÊt yÕu kh¸ch quan cña mäi nÒn s¶n xuÊt x· héi. 2. Vai trß cña ho¹t ®éng ®¶m b¶o vËt t­ ë DNSX. §Ó thùc hiÖn qu¸ tr×nh s¶n xuÊt tr¬n chu ®ßi hái ph¶i ®¶m b¶o th­êng xuyªn, liªn tôc nguyªn, nhiªn, vËt liÖu vµ m¸y mãc thiÕt bÞ, ... ChØ cã ®¶m b¶o ®ñ vÒ sè l­îng, ®óng vÒ mÆt hµng, ®óng vÒ chÊt l­îng vµ kÞp thêi c¸c lo¹i vËt t­ th× qu¸ tr×nh s¶n xuÊt míi tiÕn hµnh ®­îc b×nh th­êng vµ s¶n xuÊt kinh doanh míi cã hiÖu qu¶. Nh÷ng vi ph¹m, sai sãt dï nhá trong qu¸ tr×nh ®¶m b¶o vËt t­ còng sÏ dÉn ®Õn gi¸n ®o¹n trong s¶n xuÊt, g©y ø ®äng vèn vµ mÊt ®i c¬ héi kinh doanh. II. Nh÷ng néi dung chñ yÕu cña ho¹t ®éng ®¶m b¶o vËt t­ ë DNSX vµ hÖ thèng chØ tiªu ®¸nh gi¸. VËt t­ lµ bé phËn chñ yÕu cÊu thµnh lªn s¶n phÈm. Do vËy bÊt cø doanh nghiÖp nµo khi tiÕn hµnh s¶n xuÊt còng ®Òu ph¶i tiÕn hµnh ho¹t ®éng mua s¾m vËt t­. Qu¸ tr×nh tæ chøc mua s¾m vµ qu¶n lý vËt t­ ë doanh nghiÖp cã thÓ kh¸i qu¸t theo s¬ ®å sau. §©y lµ c¸c b­íc cña c«ng t¸c ®¶m b¶o vËt t­ ë c¸c doanh nghiÖp nãi chung vµ doanh nghiÖp s¶n xuÊt kinh doanh nãi riªng. Ph©n tÝch ®¸nh gi¸ qu¸ tr×nh qu¶n lý X©y dùng kÕ ho¹ch yªu cÇu vËt t­ X¸c ®Þnh c¸c ph­¬ng thøc ®¶m b¶o vËt t­ X¸c ®Þnh nhu cÇu Qu¶n lý dù tr÷ vµ b¶o qu¶n CÊp ph¸t vËt t­ néi bé QuyÕt to¸n vËt t­ Tæ chøc qu¶n lý vËt t­ néi bé LËp vµ tæ chøc thùc hiÖn kÕ ho¹ch mua s¾m vËt t­ Lùa chän ng­êi cung øng Th­¬ng l­îng vµ ®Æt hµng Tæ chøc tiÕp nhËn vµ vËn chuyÓn vËt t­ M« h×nh mua s¾m vµ qu¶n lý vËt t­ ë doanh nghiÖp s¶n xuÊt. 1. X¸c ®Þnh nhu cÇu mua s¾m vËt t­. 1.1 X¸c ®Þnh nhu cÇu vËt t­ lµ viÖc ®Çu tiªn cña c«ng t¸c hËu cÇn vËt t­ (®¶m b¶o vËt t­ cho s¶n xuÊt). §©y lµ b­íc nh»m tr¶ lêi nh÷ng c©u hái sau: CÇn mua nh÷ng lo¹i vËt t­ g×? ChÊt l­îng ra sao? Khèi l­îng bao nhiªu? Mua lóc nµo? Mua ë ®©u? B­íc nµy mµ lµm tèt sÏ t¹o ®iÒu kiÖn cho viÖc l¹p kÕ ho¹ch mua s¾m vËt t­ ®­îc chÝnh x¸c. 1.2 C¬ së cña viÖc x¸c ®Þnh nhu cÇu mua s¾m vËt t­. Mét lµ, ph¶i dùa vµo kÕ ho¹ch s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp. Th«ng qua chiÕn l­îc kinh doanh, c¸c môc tiªu mµ doanh nghiÖp ®· ®Æt ra. §ã lµ, c¸c chØ sè nh­ khèi l­îng s¶n phÈm dù ®Þnh s¶n xuÊt, møc tiªu dïng vËt t­ cho mét ®¬n vÞ s¶n phÈm, ...Tõ ®ã, x¸c ®Þnh ®­îc nh÷ng lo¹i vËt t­ nµo lµ cÇn thiÕt cho ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp, sè l­îng cÇn bao nhiªu ®Ó ®¸p øng nhu cÇu s¶n xuÊt cña doanh nghiÖp. Hai lµ, dù b¸o nhu cÇu cña vËt t­ trªn thÞ tr­êng. Trong t×nh h×nh hiÖn nay vÊn ®Ò dù b¸o rÊt quan träng, do thÞ tr­êng trong vµ ngoµi n­íc cã nhiÒu thay ®æi ¶nh h­ëng ®Õn mÆt hµng kinh doanh trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn. C«ng ty cÇn n¾m v÷ng diÔn biÕn cña thÞ tr­êng vÒ mÆt hµng mµ c«ng ty sÏ kinh doanh, vÒ gi¸ c¶, vÒ phÝ l­u th«ng, nguån hµng vµ sù c¹nh tranh cña c¸c ®¬n vÞ kh¸c. §Ó tõ ®ã cñng cè thay ®æi ph­¬ng thøc kinh doanh cña c«ng ty. C«ng ty cÇn nghiªn cøu nhu cÇu tiªu thô s¶n phÈm tõng quý th¸ng, ®Ó tõ ®ã c«ng ty biÕt c¸c vËt t­ mµ c«ng ty cÇn lµ bao nhiªu, chÊt l­îng ra sao, sè l­îng vËt t­ ®ã mua ë ®©u. Qua dù b¸o nµy c«ng ty cã thÓ më réng thÞ tr­êng vµ b¸n thªm s¶n phÈm cña m×nh kinh doanh. Khi ®ã l¾m ®­îc t×nh h×nh tiªu thô s¾p tíi cña c«ng ty còng biÕt thªm kh¶ n¨ng cung cÊp vËt t­ trong n­íc vµ n­íc ngoµi. Nguån hµng mµ b¸n víi sè l­îng gi¸ trÞ æn ®Þnh, thuËn tiÖn ®Ó b¶o qu¶n vËn chuyÓn ®Õn n¬i ®¬n vÞ cÇn mua. Dù b¸o nhu cÇu vËt t­ còng cho c«ng ty biÕt ®­îc, nh÷ng biÕn ®æi cña chÊt l­îng s¶n phÈm nµo c«ng ty ®· mua hoÆc nh÷ng nguån hµng mµ c«ng ty võa khai th¸c, n¾m v÷ng ®­îc yÕu tè nµy sÏ ®¸p øng mäi yªu cÇu cña c¸c bé phËn. Nh÷ng luËn chøng ®Ó dù b¸o nhu cÇu vËt t­: DiÔn biÕn cña thÞ tr­êng; Nhu cÇu tiªu thô s¶n phÈm trong n­íc; Kh¶ n¨ng cung cÊp vËt t­ trong n­íc; Nh÷ng biÕn ®æi cña c¬ cÊu s¶n phÈm. Nh÷ng ®iÓm cÇn chó ý khi dù b¸o nhu cÇu vËt t­: X¸c ®Þnh chi phÝ s¶n xuÊt; Kh¶ n¨ng trong n­íc (cung cÊp vµ khai th¸c); C¬ chÕ kinh tÕ; Nh÷ng ®ßi hái vÒ n©ng cao chÊt l­îng s¶n phÈm 2. Néi dung vµ tr×nh tù lËp kÕ ho¹ch mua s¾m vËt t­. 2.1 Néi dung cña kÕ ho¹ch mua s¾m vËt t­. KÕ ho¹ch mua s¾m vËt t­ cña doanh nghiÖp thùc chÊt lµ sù tæng hîp nh÷ng tµi liÖu tÝnh to¸n kÕ ho¹ch, nã lµ mét hÖ thèng nh÷ng b¶ng biÓu, tæng hîp nhu cÇu vËt t­ vµ mét hÖ thèng c¸c b¶ng biÓu c©n ®èi vËt t­. NhiÖm vô chñ yÕu cña nã lµ b¶o ®¶m vËt t­ mét c¸ch tèt nhÊt cho s¶n xuÊt. Muèn vËy kÕ ho¹ch mua s¾m vËt t­ ph¶i x¸c ®Þnh, cho l­îng vËt t­ cÇn thiÕt cã trong kú kÕ ho¹ch c¶ vÒ sè l­îng, chÊt l­îng vµ thêi gian. Bªn c¹nh viÖc x¸c ®Þnh l­îng vËt t­ cÇn mua, kÕ ho¹ch mua s¾m vËt t­ cßn ph¶i x¸c ®Þnh râ nguån vËt ®Ó tho¶ m·n c¸c nhu cÇu cña doanh nghiÖp. Bëi vËy kÕ ho¹ch mua vËt t­ th­êng ph¶n ¸nh hai néi dung c¬ b¹n sau ®©y: Mét lµ, ph¶n ¸nh toµn bé nhu cÇu vËt t­ cña doanh nghiÖp trong kú kÕ ho¹ch nh­ nhu cÇu vËt t­ cho s¶n xuÊt, cho x©y dùng c¬ b¶n, cho söa ch÷a, cho dù tr÷. Hai lµ, ph¶n ¸nh c¸c nguån vËt t­ ®Ó tho¶ m·n nhu cÇu nãi trªn, bao gåm nguån tån kho ®Çu kú, nguån ®éng viªn tiÒm lùc néi bé doanh nghiÖp vµ nguån mua ngoµi. 2.2 Tr×nh tù lËp kÕ ho¹ch mua s¾m vËt t­. Tr×nh tù lËp kÕ ho¹ch mua s¾m vËt t­ gåm cã 4 giai ®o¹n sau: Thø nhÊt, giai ®o¹n chuÈn bÞ: §©y lµ giai ®o¹n quan träng quyÕt ®Þnh ®Õn chÊt l­îng vµ néi dung cña kÕ ho¹ch vËt t­, ë giai ®o¹n nµy, c¸n bé th­¬ng m¹i doanh nghiÖp ph¶i thùc hiÖn c¸c c«ng viÖc sau, nghiªn cøu vµ thu nhËp c¸c th«ng tin vÒ thÞ tr­êng, c¸c yÕu tè s¶n xuÊt chuÈn bÞ c¸c tµi liÖu vÒ ph­êng ¸n s¶n xuÊt kinh doanh vµ kÕ ho¹ch tiªu thô s¶n phÈm, møc tiªu dïng nguyªn vËt liÖu, yªu cÇu cña c¸c ph©n x­ëng, tæ ®éi s¶n xuÊt vµ cña doanh nghiÖp. Thø hai, Giai ®o¹n tÝnh to¸n c¸c lo¹i nhu cÇu cña doanh nghiÖp: §èi víi c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt, ®Ó cã ®­îc kÕ ho¹ch mua vËt t­ chÝnh x¸c vµ khoa häc, ®ßi hái ph¶i x¸c ®Þnh ®Çy ®ñ c¸c lo¹i nhu cÇu vËt t­ cho s¶n xuÊt. §©y lµ c¨n cø quan träng, ®Ó x¸c ®Þnh l­îng vËt t­ cÇn mua vÒ cho doanh nghiÖp. Trong ®ã nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng, víi c¬ chÕ tù trang ch¶i vµ cã lîi nhuËn ®Ó tån t¹i vµ ph¸t triÓn, viÖc x¸c ®Þnh ®óng ®¾n c¸c lo¹i nhu cÇu cã ý nghÜa kinh tÕ to lín. Thø ba, Giai ®o¹n x¸c ®Þnh sè l­îng vËt t­ tån kho ®Çu kú vµ cuèi kú cña doanh nghiÖp. §èi víi c¸c doanh nghiÖp sè l­îng vËt t­ nµy th­êng ®­îc x¸c ®Þnh theo ph­¬ng ph¸p "Uíc tÝnh” vµ ph­¬ng ph¸p "§Þnh møc". Thø t­, Giai ®o¹n kÕt thóc cña c«ng viÖc lËp kÕ ho¹ch mua s¾m vËt t­ lµ x¸c ®Þnh sè l­îng vËt t­ hµng ho¸ cÇn ph¶i mua vÒ cho doanh nghiÖp, nhu cÇu nµy cña doanh nghiÖp ®­îc x¸c ®Þnh theo ph­¬ng ph¸p c©n ®èi nghÜa lµ: Trong ®ã: : Tæng nhu cÇu vÒ lo¹i vËt t­ i dïng cho môc ®Ých j. : Tæng nguån vÒ lo¹i vËt t­ i ®¸p øng b»ng nguån j. 3. C¸c ph­¬ng ph¸p ®¶m b¶o vËt t­. 3.1 C¸c nguån hµng vµ ®Æc ®iÓm cña chóng. Nguån hµng cña doanh nghiÖp lµ tËp hîp bao gåm c¸c bé phËn cã nguån gèc kh¸c nhau, tÝnh chÊt vµ ®Æc ®iÓm kh¸c nhau, c¸c bé phËn nµy cã thÓ ph©n lo¹i theo nhiÒu tiªu thøc kh¸c nhau. Nguån gèc h×nh thµnh gãc ®é ph©n cÊp qu¶n lý, tÝnh chÊt ®Æc ®iÓm, ph­¬ng thøc mua, mµ h×nh thµnh nªn c¸c hÖ thèng ph©n lo¹i kh¸c nhau, kiÓu lùa chän tiªu thøc ph©n lo¹i nµo, lµ phô thuéc vµo môc ®Ých nghiªn cøu ®· gióp cho c«ng t¸c t¹o nguån linh ho¹t h¬n. Do ®ã, lÊy tiªu thøc ph©n lo¹i theo nguån gèc h×nh thµnh lµ phï hîp nhÊt. Theo tiªu thøc nµy nguån cña c¸c doanh nghiÖp bao gåm hai thµnh phÇn c¬ b¶n: nguån nhËp khÈu vµ nguån néi ®Þa. Nguån nhËp khÈu: §©y lµ nguån ®­îc s¶n xuÊt t¹i n­íc ngoµi mµ doanh nghiÖp cã kh¼ n¨ng khai th¸c ®¸p øng, phÇn nµo nhu cÇu cña kh¸ch hµng trong vµ ngoµi n­íc. Ho¹t ®éng ë thÞ tr­êng quèc tÕ ph¶i tu©n theo c¸c ®iÒu kiÖn th­¬ng m¹i chung, luËt ph¸p vµ c¸c chÝnh s¸ch bu«n b¸n ë n­íc b¹n hµng, ®iÒu kiÖn vÒ tiÒn tÖ vµ thanh to¸n, ®iÒu kiÖn vËn t¶i vµ t×nh h×nh gi¸ c­íc. HiÖn nay ®¹i ®a sè c¸c hîp ®ång mua b¸n n­íc ngoµi ph¶i thanh to¸n b»ng ngo¹i tÖ, v× thÕ ph¶i c©n nh¾c tÝnh to¸n cÈn thËn khi bá ngo¹i tÖ ra mua hµng. Nguån néi ®Þa: Nguån néi ®Þa lµ toµn bé kh¶ n¨ng vËt t­ hµng ho¸ trong n­íc mµ doanh nghiÖp cã thÓ khai th¸c ®­îc. Nguån hµng néi ®Þa cã thÓ chia ra lµm hai bé phËn: nguån tõ c¸c ®¬n vÞ s¶n xuÊt vµ tõ c¸c tæ chøc kinh doanh kh¸c. Nguån thu mua trùc tiÕp tõ c¸c ®¬n vÞ s¶n xuÊt trong n­íc cã nhiÒu ®iÓm tÝch cùc nh­ ®¶m b¶o chÊt l­îng, tÝnh chÊt th­êng xuyªn vµ khèi l­îng lín, chi phÝ l­u th«ng thÊp. Nh­ng bªn c¹nh ®ã cßn nhiÒu nh­îc ®iÓm nh­ lµ vËt t­ kinh doanh kh«ng ®ång bé, nh­ng th­êng ph¶i chÊp nhËn gi¸ cao h¬n ë c¸c tæ chøc kinh doanh kh¸c. Ngoµi hai bé phËn trªn nguån néi ®Þa cßn cã. Nguån tån kho t¹i c¸c ®¬n vÞ phô thuéc. Nguån do doanh nghiÖp tù s¶n xuÊt. Nguån do doanh nghiÖp thuª gia c«ng. Nguån do doanh nghiÖp liªn doanh liªn kÕt. Nguån do doanh nghiÖp b¸n nghuyªn vËt liÖu mua thµnh phÈm. 3.2 C¸c ph­¬ng thøc t¹o nguån hµng cho nhu cÇu s¶n xuÊt cña doanh nghiÖp. a. Mua hµng: C¸c tæ chøc kinh doanh hµng ho¸ cã thÓ ¸p dông nhiÒu h×nh thøc mua hµng kh¸c nhau. Nh­ng cã hai h×nh thøc mua hµng phæ biÕn sau. Mua hµng theo ®¬n ®Æt hµng vµ hîp ®ång kinh tÕ: C¸c tæ chøc kinh doanh sau khi t×m ®­îc nguån hµng th× lËp ®¬n hµng göi tíi ®¬n vÞ cã hµng ho¸ vµ ký kÕt hîp ®ång mua. Mua ®øt b¸n ®o¹n (thuËn mua võa b¸n): §ã lµ h×nh thøc mua sau khi t×m ®­îc nguån hµng, c¸c tæ chøc kinh doanh vËt t­ tiÕn hµnh tháa thuËn víi ®¬n vÞ hµng ho¸, vÒ gi¸ c¶ vµ c¸c ®iÒu kiÖn cã liªn quan nh­ vËn chuyÓn, ph­¬ng thøc thanh to¸n, th× tiÕn hµnh mua kh«ng cÇn ®¬n ®Æt hµng hay hîp ®ång kinh tÕ. b. C¸c h×nh thøc t¹o nguån kh¸c. Khai th¸c nguån tån kho ®Çu kú: lµ toµn bé l­îng hµng ho¸ cßn l¹i cuèi kú b¸o c¸o mµ c¸c tæ chøc kinh doanh cung øng cã kh¶ n¨ng c©n ®èi cho kú kÕ ho¹ch. Sè l­îng thùc tÕ hµng tån kho ®Çu kú x¸c ®Þnh kiÓm kª th«ng qua vµo cuèi th¸ng 12, nh­ng thùc tÕ khi x©y dùng kÕ ho¹ch sè liÖu tån kho ®­îc x¸c ®Þnh tr­íc thêi gian kiÓm kª. V× vËy, ng­êi ta ph¶i ­íc tÝnh ®­îc l­îng vËt t­ hµng ho¸ tån kho. KÕt qu¶ ­íc tÝnh cµng chÝnh x¸c th× kÕ ho¹ch cµng gÇn víi tÝnh khoa häc vµ tÝnh thùc tÕ cña nã. Th«ng th­êng khi x¸c ®Þnh l­îng tån kho ®Çu kú kÕ ho¹ch (cuèi kú b¸o c¸o) cña mét mÆt hµng nµo ®ã ta dïng c«ng thøc. O®k = Ott + Nh - X Trong ®ã: O®k : Tån kho ­íc tÝnh ®Çu kú kÕ ho¹ch. Ott : Tån kho thùc tÕ t¹i thêi ®iÓm lËp kÕ ho¹ch Nh : L­îng hµng ho¸ ­íc nhËp vµo kÓ tõ th¬× ®iÓm lËp kÕ ho¹ch ®Õn hÕt n¨m b¸o c¸o. X : L­îng hµng ­íc xuÊt còng trong thêi gian ®ã. Khai th¸c nguån hµng ø ®äng chËm lu©n chuyÓn: Nguån hµng nµy th­êng ph¸t sinh do yÕu tè chñ quan cña c¸c tæ chøc kinh tÕ. X¸c ®Þnh nhu cÇu vÒ khèi l­îng, chñng lo¹i vµ c¬ cÊu mÆt hµng kh«ng chÝnh x¸c. Cô thÓ khi lËp kÕ ho¹ch cung øng vµ ký kÕt c¸c hîp ®ång mua b¸n ch­a tÝnh ®Õn nhu cÇu cung øng ®ång bé. Hµng nhËp vµo kh«ng phï hîp víi yªu cÇu nªn sinh ø ®äng. YÕu tè thø hai lµ ph¶i cã vËt t­ hµng ho¸ dù tr÷ cho s¶n xuÊt kinh doanh. Tuy nhiªn do tr×nh ®é qu¶n lý yÕu tè ®· xuÊt hiÖn mét l­îng vËt t­ hµng ho¸ v­ît qu¸ møc dù tr÷, hoÆc kh«ng n»m trong danh môc cÇn cho dù tr÷. Nh÷ng l­îng vËt t­ hµng ho¸ ®ã cÇn nhanh chãng huy ®éng vµo l­u th«ng ®Ó tiªu dïng cho s¶n xuÊt §Ó cã nguån hµng cho ho¹t ®éng kinh doanh chóng ta cßn nhiÒu nguån kh¸c nh­: Nguån tæ chøc s¶n xuÊt: §©y lµ nguån tù h×nh thµnh do c¸c do c¸c tæ chøc l­u th«ng kinh doanh vËt t­ tËn dông tiÒm n¨ng cña m×nh lµ lao ®éng, vËt t­, tiÌn vèn(vËt t­ ë ®©y lµ vËt t­ ø ®äng chËm lu©n chuyÓn, phÕ liÖu, phÕ phÈm do thu mua ®­îc). H×nh thøc nµy cã t¸c dông gi¶i quyÕt c«ng ¨n viÖc lµm cho lao ®éng d­ thõa vµ t¨ng vËt t­ cho lao ®éng x· héi, thùc hiÖn ®­îc tiÕt kiÖm. Nguån nhê liªn doanh liªn kÕt: Liªn doanh lµ h×nh thøc hîp t¸c gi÷a c¸c tæ chøc kinh tÕ cïng nhau ®Çu t­ vÒ vËt t­,tiÒn vèn lao ®éng vµ cïng thèng nhÊt víi nhau vÒ quyÒn lîi l©u dµi gi÷a c¸c bªn vÒ lîi nhuËn, cïng chia s¶n phÈm, liªn kÕt còng lµ qu¸ tr×nh hîp t¸c gi÷a hai bªn hoÆc nhiÒu bªn nh­ng kh«ng chi phèi nhau vÒ s¶n phÈm. Nguån thu t¸i chÕ, sö dông phÕ th¶i, phÕ liÖu vµ phÕ phÈm: §©y lµ s¶n phÈm sinh ra tÊt yÕu trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt cïng víi viÖc ®a d¹ng ho¸ sö dông s¶n xuÊt th× nguån hµng nµy cµng trë nªn phong phó vµ ®a d¹ng. Nguån nµy cã thÓ tiÕn hµnh ngay ®Çu vµo cho mét sè nghµnh s¶n xuÊt nµo ®ã, hoÆc th«ng qua chÕ biÕn thµnh vËt t­ cho c¸c nghµnh s¶n xuÊt kh¸c. §Ó tËn dông ®­îc nguån nµy c¸c tæ chøc kinh doanh ph¶i t×m hiÓu, liªn doanh liªn kÕt víi s¶n xuÊt ®Ó thu ®­îc nguån hµng nµy th«ng qua viÖc b¸n ®Çu vµo cho s¶n xuÊt, t×m hiÓu vµ biÕt ®­îc ®Çu ra,th«ng qua héi chî víi kh¸ch hµng. Nguån do nhËn lµm ®¹i lý ký göi: §Ó t¹o thªm nguån hµng phôc vô tèt cho yªu cÇu cña kinh doanh, c¸c tæ chøc kinh doanh hµng ho¸, cã thÓ nhËn lµm ®¹i lý b¸n hµng cho c¸c tæ chøc, c¸ nh©n trong vµ ngoµi n­íc h­ëng hoa hång theo tû lÖ% nhÊt ®Þnh tÝnh theo doanh sè ®¹i lý sù tho¶ thuËn vÒ gi¸ b¶n quyÒn vµ nghÜa vô cña c¸c bªn giao nhËn ®¹i lý. 4. Tæ chøc thùc hiÖn kÕ ho¹ch mua s¾m vËt t­. Trªn c¬ së kÕ ho¹ch mua s¾m vËt t­ vµ kÕt qña nghiªn cøu thÞ tr­êng, doanh nghiÖp nªn ®¬n hµng vËt t­ vµ tæ chøc thùc hiÖn, b¶o ®¶m vËt t­ cho s¶n xuÊt, lªn ®¬n hµng lµ qu¸ tr×nh cô thÓ ho¸, nhu cÇu lµ viÖc x¸c ®Þnh tÊt c¶ c¸c quy c¸ch chñng lo¹i hµng ho¸ dÞch vô cÇn thiÕt. Sè l­îng ®Æt mua tõng quy c¸ch, chñng lo¹i vµ thêi gian nhËp hµng, lËp ®¬n hµng lµ c«ng t¸c hÕt søc quan träng trong qu¸ tr×nh mua s¾m vËt t­, vµ hiÖu qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp. 4.1 Lùa chän ng­êi cung øng vËt t­. Th«ng qua c¸c tiªu chuÈn vÒ chÊt l­îng, gi¸ c¶, kh¶ n¨ng kÜ thuËt, sù næi tiÕng, thêi h¹n giao hµng, vÞ trÝ ®Þa lý mµ doanh nghiÖp lùa chän ng­êi cung øng. ViÖc ®¸nh gi¸ ®¬n vÞ cung øng cã thÓ thùc hiÖn theo ph­¬ng ph¸p cho ®iÓm theo mçi tiªu chuÈn cña doanh nghiÖp. viÖc ®¸nh gi¸ ®­îc thùc hiÖn theo ®Þnh kú vµ kh«ng h¹n chÕ ë c¸c ®¬n hµng ®Çu tiªn. Ng­êi cung øng ph¶i ®­îc ®¸nh gi¸ l¹i nh»m ®¶m b¶o sù æn ®Þnh vÒ chÊt l­îng. 4.2 Th­¬ng l­îng vµ tæ chøc ký hîp ®ång mua b¸n vËt t­. a. Th­¬ng l­îng: Lµ giai ®o¹n quan träng cña qu¸ tr×nh mua. Nh÷ng môc tiªu cÇn ®¹t ®­îc trong th­¬ng l­îng lµ. X¸c ®Þnh tiªu chuÈn kü thuËt c¸c vËt t­ (®é dung sai s¶n phÈm, ®é bÒn) vµ ph­¬ng ph¸p kiÓm tra. X¸c ®Þnh l¹i gi¸ c¶ víi nh÷ng ®iÒu kho¶n xÐt l¹i gi¸ c¶ khi giao hµng theo thêi h¹n. X¸c ®Þnh h×nh thøc tr¶ tiÒn. §iÒu kiÖn giao hµng. Thêi h¹n giao hµng vµ tr¸ch nhiÖm khi giao hµng chËm. b. Tæ chøc kÝ hîp ®ång mua b¸n vËt t­. Hîp ®ång mua b¸n vËt t­ lµ v¨n b¶n ký kÕ gi÷a ®¬n vÞ mua vµ ®¬n vÞ b¸n. Hîp ®ång mua b¸n cã tÝnh chÊt ph¸p lý, ng­êi ®¹i diÖn cho mçi bªn tham gia ký kÕt ph¶i lµ ng­êi cã t­ c¸ch ph¸p nh©n. V× hîp ®ång kinh tÕ lµ c¬ së, lµ c¨n cø cña träng tµi kinh tÕ xÐt sö khi cã nh÷ng tranh chÊp xÈy ra gi÷a hai bªn ký kÕt hîp ®ång. Hîp ®ång mua b¸n lµ c¬ së cho viÖc thùc hiÖn th­¬ng m¹i phôc vô nhu cÇu s¶n xuÊt trong nh÷ng kho¶ng thêi gian nhÊt ®Þnh. Hai bªn mua b¸n cã thÓ gÆp nhau bµn b¹c tho¶ thuËn vµ ký kÕt hîp ®ång, th«ng qua c¸c v¨n b¶n theo quy ®Þnh cña ph¸p luËt. Néi dung cña hîp ®ång mua b¸n ph¶i ®Çy ®ñ c¸c diÒu kho¶n sau. 1. Ngµy, th¸ng, n¨m kÝ kÕt hîp ®ång mua b¸n, tªn, ®Þa chØ, sè tµi kho¶n vµ ng©n hµng giao dÞch cña c¸c bªn, hä tªn ng­êi ®¹i diÖn, ng­êi ®øng tªn ®¨ng kÝ kinh doanh. 2. §èi t­îng cña hîp ®ång mua b¸n tÝnh b»ng sè l­îng, khèi l­îng hoÆc gi¸ trÞ quy ­íc ®· tho¶ thuËn. 3. ChÊt l­îng, chñng lo¹i, quy c¸ch, tÝnh ®ång bé cña vËt t­ hoÆc c¸c yªu cÇu kÜ thuËt. 4. Gi¸ c¶. 5. B¶o hµnh. 6. §Þa ®iÓm vµ thêi gian giao nhËn. 7. Ph­¬ng thøc thanh to¸n. 8. Tr¸ch nhiÖm do vi ph¹m hîp ®ång. 9. Thêi h¹n hiÖu lùc cña hîp ®ång kinh tÕ. 10. C¸c biÖn ph¸p b¶o ®¶m thùc hiÖn hîp ®ång mua b¸n vËt t­. 11. C¸c tho¶ thuËn kh¸c. Trong hîp ®ång kinh tÕ néi dung quan träng nhÊt, ®ã lµ c¸c ®iÒu kho¶n cam kÕt gi÷a hai bªn bao gåm ba lo¹i. Mét lµ, nh÷ng ®iÒu kho¶n chñ yÕu nh­ néi dung giao dÞch mÆt hµng, träng l­îng khèi l­îng, sè l­îng quy c¸ch kÝch th­íc m· hiÖu, phÈm chÊt, thêi gian, ®Þa ®iÓm ph­¬ng thøc giao nhËn, ph­¬ng thøc thanh to¸n. Hai lµ, nh÷ng ®iÒu kho¶n th­êng lÖ: lµ c¸c ®iÒu kho¶n ghi trong hîp ®ång, nh­ng vÉn ®­îc hai bªn c«ng nhËn. Ba lµ, nh÷ng ®iÒu kho¶n tho¶ thuËn: lµ nh÷ng ®iÒu kho¶n ch­a cã quy ®Þnh cña nhµ n­íc ®­îc vËn dông mét c¸c linh ho¹t, vµo thùc tÕ cña hai bªn mµ kh«ng tr¸i víi c¸c ®iÒu luËt, cña nhµ n­íc nh­ gi¸ c¶ tû lÖ (chiÕt khÊu hao mßn). §èi víi nh÷ng hîp ®ång kinh tÕ mua b¸n víi n­íc ngoµi, doanh nghiÖp ph¶i nghiªn cøu kü l­ìng thÞ tr­êng quèc tÕ, vµ cã kiÕn thøc nhÊt ®Þnh trong quan hÖ mua b¸n quèc tÕ. 4.3 Tæ chøc tiÕp nhËn vµ vËn chuyÓn vËt t­. a. Tæ chøc tiÕp nhËn vËt t­: * NhiÖm vô cña c«ng t¸c tiÕp nhËn vËt t­. TiÕp nhËn ®óng vÒ sè l­îng, chÊt l­îng vËt t­, thêi gian ®· ghi trong hîp ®ång kinh tÕ hoÆc c¸c chøng tõ giao nhËn vËt t­, b¶o ®¶m ®óng chÝnh s¸ch chÕ ®é. Gi¶i phãng nhanh ph­¬ng tiÖn ga, c¶ng bÕn b·i, tiÕp nhËn ®­a nhanh vËt t­ vÒ kho an toµn. * Néi dung c«ng t¸c tiÕp nhËn: C«ng t¸c chuÈn bÞ: ChuÈn bÞ c¸c thñ tôc tiÕp nhËn (ho¸ ®¬n, hîp ®ång kinh tÕ, thñ tôc tiÕp nhËn) chuÈn bÞ lao ®éng, ph­¬ng tiÖn vËn chuyÓn, ph­¬ng tiÖn c©n ®ong, chøa ®ùng, kiÓm tra vµ kho tµng. Ph­¬ng tiÖn tiÕp nhËn: TiÕp nhËn vÒ sè l­îng: Dïng c¸c ph­¬ng tiÖn c©n, ®ong, ®o, ®Õm ®Ó kiÓm tra sè l­îng vËt t­ nhËp kho. TiÕp nhËn vÒ chÊt l­îng: Ng­êi nhËn cïng víi ng­êi giao trùc tiÕp x¸c ®Þnh chÊt l­îng vËt t­ hµng ho¸ trªn c¸c mÆt. PhÈm cÊp chÊt l­îng hµng ho¸ vµ tû lÖ phÈm cÊp trong l«. X¸c ®Þnh vÒ c¬ cÊu hµng ho¸ (tÝnh ®ång bé). Møc ®é h­ háng biÕn chÊt vËt t­ hµng ho¸. H×nh d¸ng kÝch th­íc mÇu s¾c. TÝnh chÊt c¬ lý ho¸. ViÖc tiÕp nhËn hµng ho¸ ®­îc tiÕn hµnh theo hai ph­¬ng ph¸p. Ph­¬ng ph¸p tiÕt kiÖm toµn bé vµ ph­¬ng ph¸p kiÓm tra ®iÓn h×nh, quy tr×nh tiÕp nhËn phô thuéc vµo ®iÒu kiÖn kinh tÕ kü thuËt, tiªu chuÈn vµ ®iÒu kho¶n trong hîp ®ång mua b¸n còng nh­ c¸c th«ng lÖ hiÖn hµnh. Mét sè tr­êng hîp cÇn sö lý khi tiÕp nhËn vËt t­: Hµng ho¸ thõa , thiÕu, kÐm, mÊt phÈm chÊt ng­êi giao vµ ng­êi nhËn cïng nhau lËp biªn b¶n, hµng ho¸ vËt t­ ®­îc tiÕp nhËn b×nh th­êng ghi chÐp theo ®óng biÓu mÉu. Hµng ho¸ ®· vÒ kho nh­ng ch­a cã chøng tõ, bé phËn nghiÖp vô tiÕn hµnh kiÓm tra toµn bé c¸c hîp ®ång, kinh tÕ cã liªn quan ®Ó x¸c ®Þnh, lo¹i hµng ho¸ ®ã cã ®óngtrong kÕ ho¹ch tiÕp nhËn hay kh«ng. Sau ®ã tiÕn hµnh tiÕp nhËn theo ®óng nguyªn t¾c, vµ ghi vµo sæ theo dâi hµng ch­a cã ho¸ ®¬n, khi ®· cã ho¸ ®¬n chøng tõ tiÕn hµnh ®èi chiÕu thùc nhËp víi ho¸ ®¬n. Hµng ch­a vÒ kho nh­ng ®· cã chøng tõ: NÕu ®· chÊp nhËn thanh to¸n th× tiÕp nhËn toµn bé c¸c lo¹i ho¸ ®¬n chøng tõ ®ã vµ ghi vµo sæ theo dâi hµng trªn ®­êng ®i. NÕu ch­a chÊp nhËn thanh to¸n th× l­u tr÷ ho¸ ®¬n vµ ghi vµo sæ theo dâi chøng tõ chê khi hµng ho¸ chuyÓn ®Õn th× tiÕp nhËn b×nh th­êng. lµm tèt c«ng t¸c tiÕp nhËn vËt t­ sÏ b¶o ®¶m ®iÒu kiÖn, thóc ®Èy qu¸ tr×nh t¸i s¶n xuÊt ph¸t triÓn gi¶m chi phÝ l­u th«ng, qua viÖc gi¶i phãng nhanh, ga c¶ng, bÕn b·i, kho tµng, ph­¬ng tiÖn bèc xÕp vËn chuyÓn, gi¶m hao hôt mÊt m¸t, n©ng cao hiÖu qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh. Lµm tèt c«ng t¸c tiÕp nhËn lµ ®iÒu kiÖn thùc hiÖn tèt c¸c nghiÖp vô kho, n¾m v÷ng lùc l­îng vËt t­, nguån nhËp lµ c¬ së ®Ó x©y dùng c¸c chØ tiªu vÒ chi phÝ, tæ chøc lao ®éng vµ h¹ch to¸n gi¸ thµnh. b. Tæ chøc chuyÓn vËt t­ vÒ kho. Tæ chøc vËn chuyÓn vËt t­ vÒ kho, cña doanh nghiÖp lµ thùc hiÖn kÕ ho¹ch vËt t­ nh»m ®¶m b¶o, vËt t­ cho s¶n xuÊt, v× vËy lµm tèt c«ng t¸c nµy sÏ t¹o ®iÒu kiÖn cung øng vËt t­ kÞp thêi, vµ ®ång bé cho s¶n xuÊt cña doanh nghiÖp. C«ng t¸c vËn chuyÓn còng lµ mét ®iÒu kho¶n, trong hîp ®ång mua b¸n dùa trªn viÖc tÝnh to¸n c¸c chi phÝ cÇn thiÕt trªn c¬ së khèi l­îng vËt t­ cÇn mua, ®Þa ®iÓm giao hµng. 5. Tæ chøc qu¶n lý vËt t­ néi bé. 5.1 Qu¶n lý dù tr÷ vµ b¶o qu¶n. a. Qu¶n lý dù tr÷. Dù tr÷ lµ mét c«ng t¸c mµ tÊt c¶ c¸c doanh nghiÖp ®Òu ph¶i lµm ®Ó thùc hiÖn, duy tr× ho¹t ®éng cña m×nh. V× nã ®¶m b¶o cho s¶n xuÊt diÔn ra liªn tôc. Dù tr÷ qu¸ nhiÒu dÉn ®Õn tèn nhiÒu chi phÝ. Nh­ng dù tr÷ mµ qu¸ Ýt cã thÓ g©y gi¸n ®o¹n qu¸ tr×nh s¶n xuÊt. Trong c¬ chÕ thÞ tr­êng, vÊn ®Ò qu¶n lý dù tr÷ vËt t­ cã ý nghÜa kinh tÕ to lín, lµm tèt c«ng t¸c dù tr÷ cho phÐp huy ®éng ®­îc sè l­îng lín vËt t­ vµo chu chuyÓn. Tuy nhiªn, ®ßi hái ph¶i ph©n bè hîp lý lùc l­îng dù tr÷, x¸c ®Þnh l­îng th«ng tin kinh tÕ cÇn thiÕt ®Ó qu¶n lý c¸c lo¹i dù tr÷ v¬Ý viÖc sö dông c«ng nghÖ th«ng tin, lùa chän h×nh thøc h¹ch to¸n vµ kiÓm tra dù tr÷, ... Tèi ­u ho¸ dù tr÷ ®­îc b¾t ®Çu ë c¸c doanh nghiÖp lµ viÖc x¸c ®Þnh møc dù tr÷ cÇn thiÕt, theo tõng lo¹i vËt t­ cô thÓ. C¬ së cho c«ng t¸c nµy lµ dù b¸o thÞ tr­êng vËt t­, ph©n tÝch gi¸ c¶, còng nh­ dù b¸o tiªu thô s¶n phÈm. Trªn c¬ së dù b¸o tÝnh ®­îc khèi l­îng dù tr÷ cÇn thiÕt. §Æc biÖt, ph¶i x¸c ®Þnh giíi h¹n tèi ®a cña dù tr÷. HiÖn nay, cã 2 ph­¬ng ph¸p qu¶n lý dù tr÷. §ã lµ: Ph­¬ng ph¸p theo dâi vµ ®iÒu chØnh liªn tôc: Theo dâi sù biÕn ®éng cña vËt t­ mét c¸ch liªn tôc. Dtt = Dmin + Dtx Trong ®ã: Dtt: Møc dù trx thùc tÕ. Dmin: Møc dù tr÷ tèi thiÓu. Dtx: Møc dù tr÷ th­êng xuyªn. Ph­¬ng ph¸p theo dâi vµ ®iÒu chØnh ®Þnh kú: §Þnh kú tiÕn hµnh kiÓm tra vµ ®Æt hµng. Ddh = Dmax – MxT Trong ®ã: Ddh: Sè l­îng ®Æt hµng. Dmax: Møc dù tr÷ tèi ®a. M: Møc tiªu dïng vËt t­ b×nh qu©n 1 ngµy ®ªm. T: Thêi gian ®Æt hµng. b. Tæ chøc c«ng t¸c b¶o qu¶n. Lµm tèt c«ng t¸c nµy cã t¸c dông tÝch cùc trong viÖc ®¸p øng ®Çy ®ñ c¸c chØ tiªu vÒ sè l­îng, chÊt l­îng vËt t­ vÒ b¶o qu¶n chÝnh lµ, b¶o vÖ nguyªn vÑn nh÷ng gi¸ trÞ vµ gi¸ trÞ sö dông cña vËt t­ hµng ho¸. Nã gãp phÇn tiÕt kiÖm lao ®éng x· héi, gi¶m chi phÝ kho vµ n©ng cao hiÖu qu¶ lao ®éng kho. NhiÖm vô cña c«ng t¸c b¶o qu¶n: B¶o qu¶n tèt vÒ sè l­îng vµ chÊt l­îng vËt t­ hµng ho¸, kh«ng ngõng phÊn ®Êu gi¶m hao hôt tù nhiªn. Sö dông hîp lý vµ tiÕt kiÖm diÖn tÝch, dung tÝch nhµ kho vµ thiÕt bÞ chøa ®ùng. Néi dung cña nghiÖp vô b¶o qu¶n: §Çu tiªn, quy ho¹ch kho: dùa vµo ®Æc ®iÓm x©y dùng vµ mÆt b»ng khu vùc kho, ®Æc ®iÓm cña tõng lo¹i vËt t­ hµng ho¸, ®Ó chia kho thµnh nh÷ng khu vùc nhµ kho, gian kho, ng¨n, «, ®Ó chøa ®ùng c¸c lo¹i vËt t­ hµng ho¸ kh¸c nhau. Thø hai, ®Þnh vÞ ®Þnh l­îng vËt t­ hµng ho¸: x¸c ®Þnh vÞ trÝ t­îng ®ãi æn ®Þnh cña mét lo¹i vËt t­ nµo ®ã, theo s¬ ®å chi tiÕt cña quy ho¹ch kho b»ng c¸c ký hiÖu riªng vµ b¶o qu¶n tÝnh thèng nhÊt trong toµn bé kho.X¸c ®Þnh khèi l­îng vËt t­ trong mçi ®¬n vÞ ®· ®­îc ®Þnh vÞ. Thø ba, Kª lãt chÊt xÕp vËt t­ hµng ho¸ trong mét ®¬n vÞ ®· ®­îc ®Þnh vÞ,lµm tèt c«ng t¸c nµy b¶o ®¶m ®­îc nguyªn t¾c dÔ thÊy, dÔ lÊy, hµng nhËp tr­íc xuÊt tr­íc, hµng nhËp sau xuÊt sau, thuËn tiÖn cho c«ng t¸c b¶o qu¶n. Thø t­, ®iÒu hoµ nhiÖt ®é, ®é Èm, h¹n chÕ ¶nh h­ëng cña m«i tr­êng ®Õn vËt t­ hµng ho¸. Thø n¨m, chèng c«n trïng vµ vËt gÆm nhÊm. Thø s¸u, th­êng xuyªn ch¨m sãc vµ kiÓm tra chÊt l­îng vËt t­, x©y dùng chÕ ®é kiÓm tra, tr¸ch nhiÖm b¶o qu¶n nh»m ph¸t hiÖn vµ sö lý nh÷ng h­ háng, hao hôt tõ ®ã ®Ò ra c¸c biÖn ph¸p nh»m kh¾c phôc kÞp thêi. Thø b¶y, phßng chèng ch¸y næ, b·o lôt, phßng gian b¶o mËt. 5.2 Tæ chøc cÊp ph¸t vËt t­ cho nhu cÇu s¶n xuÊt. Tæ chøc cÊp ph¸t vËt t­ ®Õn n¬i s¶n xuÊt ë doanh nghiÖp lµ mét trong nh÷ng biÖn ph¸p cã hiÖu qu¶, nh»m tiÕt kiÖm vËt t­ ë doanh nghiÖp. Lµm tèt c«ng t¸c nµy sÏ ®¶m b¶o cung øng c¸c ®iÒu kiÖn vËt chÊt ®Çy ®ñ, ®óng chÊt l­îng t¹o ®iÒu kiÖn trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt tiÕn hµnh ®­îc nhÞp nhµng. §¶m b¶o tÝnh ®ång bé cña vËt t­ gãp phÇn thóc ®Èy c¶i tiÕn quy tr×nh c«ng nghÖ rót ng¾n thêi gian chuÈn bÞ vËt t­ cho s¶n xuÊt, t¹o ®iÒu kiÖn n©ng cao n¨ng xuÊt lao ®éng, sö dông hîp lý vµ tiÕt kiÖm vËt t­, tiÒn vèn gi¶m lùc l­îng dù tr÷ ¶nh h­ëng ®Õn tµi chÝnh cña doanh nghiÖp. NhiÖm vô cña c«ng t¸c cÊp ph¸t vËt t­ cho nhu cÇu s¶n suÊt lµ: Thø nhÊt, xuÊt vËt t­ ®óng sè l­îng, ®óng chÊt l­îng, ®óng h¹n møc, ®óng nguyªn t¾c. Thø hai, CÊp ph¸t nhanh gän b¶o ®¶m an toµn vËt t­. Néi dung cña c«ng t¸c cÊp ph¸t vËt t­. Giai ®o¹n 1: ChuÈn bÞ cÊp ph¸t. VËt t­ tr­íc khi ®­a vµo tiªu dïng cÇn ®­îc chuÈn bÞ tèt vÒ sè l­îng, chÊt l­îng, quy c¸ch chñng lo¹i vµ thßi gian cÊp ph¸t. ChuÈn bÞ l­îng vËt t­ vÒ sè l­îng chÊt l­îng vÒ sæ s¸ch theo dâi chøng t­ xuÊt kho. ChuÈn bÞ ph­¬ng tiÖn c©n, ®ong, ®o, ®Õm, ph­¬ng tiÖn kiÓm tra, kiÓm nghiÖm, chuÈn bÞ vÒ lao ®éng. ChuÈn bÞ ë ngoµi doanh nghiÖp: Môc ®Ých lµ gi¶m l­îng dù tr÷ ë trong kho ë doanh nghiÖp,tiÕt kiÖm ®­îc chi phÝ b¶o qu¶n,®¸p øng ®­îc nhu cÇu s¶n xuÊt, cÇn ®Õn lo¹i vËt t­ nµo th× cã ngay lo¹i vËt t­ ®ã mµ kh«ng cÇn ph¶i dù tr÷ tr­íc. §Ó lµm tèt kh©u nµy c¸n bé vËt t­ ph¶i theo dâi ®Ó n¾m v÷ng nguån hµng, nguån cung øng ph­¬ng tiÖn vËn chuyÓn, bèc xÕp...ChuÈn bÞ c¸c ®iÒu kiÖn cÇn thiÕt ®Ó ®­a vËt t­ vÒ kho cña doanh nghiÖp, chuÈn bÞ kÕ ho¹ch ®iÒu ®é, cÊp ph¸t, chuÈn bÞ tµi liÖu ®Ó thùc hiÖn. ChuÈn bÞ t¹i kho cña doanh nghiÖp: ChuÈn bÞ b¶o ®¶m cÊp ph¸t vËt t­ cho tiªu dïng trùc tiÕp, ph©n lo¹i ®¸nh gi¸ t×nh tr¹ng vËt t­ hiÖn cã, kiÓm tra tÝnh ®ång bé, tÝnh thèng nhÊt. X©y dùng ph­¬ng ¸n cÊp ph¸t ®¶m b¶o tÝnh hiÖu qu¶, bè trÝ nh©n lùc phï hîp, cÊp ph¸t ®¶m b¶o tÝnh hiÖu qu¶. Giai ®o¹n 2: CÊp ph¸t vËt t­ cho yªu cÇu s¶n xuÊt, c¬ së cña c«ng t¸c nµy lµ dùa vµo h¹n møc cÊp ph¸t, ®­îc x¸c ®Þnh b»ng hÖ thèng ®Þnh møc, kinh tÕ kü thuËt cho tõng lo¹i vËt t­ víi sè l­îng s¶n phÈp s¶n xuÊt ra trong kú kÕ ho¹ch viÖc cÊp ph¸t trËt tù theo h¹n møc n©ng cao tr¸ch nhiÖm cña c¸c bé phËn tæ ®éi s¶n xuÊt trong viÖc sö dông sè l­îng vËt t­ thùc lÜnh mét c¸ch hîp lý vµ tiÕt kiÖm. N©ng cao tr¸ch nhiÖm cña phßng kinh doanh trong viÖc thùc hiÖn kÕ ho¹ch vËt t­, n©ng cao tr¸ch nhiÖm cña ng­êi lµm c«ng t¸c kÕ ho¹ch gãp phÇn sö dông hîp lý kho tµng, ®¬n gi¶n ho¸ c«ng t¸c nghi chÐp b¸n ®Òu cho c«ng t¸c h¹ch to¸n H¹n møc ®­îc x¸c ®Þnh theo c«ng thøc: H = Nsx ± Ndd + D - 0 H: H¹n møc cÊp ph¸t vËt t­ Nsx: Nhu cÇu vËt t­ ®Ó s¶n xuÊt s¶n phÈm Ndd: Nhu cÇu vËt t­ cho s¶n phÈm dë dang D: Nhu cÇu vËt t­ cho dù ch÷ ph©n x­ëng O: Tån kho thùc tÕ ®Çu kú Trªn c¬ së h¹n møc ®­îc x¸c ®Þnh, phßng kinh doanh lËp phiÕu lÜnh vËt t­ theo h¹n møc cho ph©n x­ëng. Theo phiÕu nµy thñ kho tiÕn hµnh cÊp ph¸t vËt t­. Thñ kho ph¶i chuÈn bÞ c¸c ®iÒu kiÖn cÊp ph¸t ®¶m b¶o xuÊt nhanh gän, an toµn kinh tÕ nhÊt. §Ó giao vËt t­ cho c¸c ph©n x­ëng, tæ ®éi s¶n xuÊt ng­êi ta tiÕn hµnh theo hai ph­¬ng ph¸p sau: Mét lµ, giao vËt t­ t¹i kho cña doanh nghiÖp lµ ph­¬ng thøc giao trong ®ã ph©n x­ëng, tæ ®éi c¨n cø vµo chøng tõ cÊp ph¸t cña ng­êi mang ph­¬ng tiÖn ®Õn ®Ó nhËp vËt t­ tõ kho cña doanh nghiÖp. Sö dông ph­¬ng ph¸p nµyth× ph©n x­ëng, tæ ®éi ph¶i cã bé phËn tiÕp liÖu vµ ph­¬ng tiÖn vËn chuyÓn do ®ã sö dông kh«ng hîp lý lao ®éng vµ ph­¬ng tiÖn vËn chuyÓn trong doanh nghiÖp, thñ kho nhiÒu khi bÞ ®éng nªn khã tr¸nh khái sai sãt khi xuÊt. V× vËy ph­¬ng ph¸p nµy chØ thÝch hîp víi viÖc cÊp ph¸t vËt t­ víi sè l­îng Ýt vµ kh«ng æn ®Þnh. Hai lµ, Giao vËt t­ t¹i n¬i lµm viÖc. §©y lµ ph­¬ng thøc giao nhËn vËt t­ c¨n cø vµo lÞch cÊp ph¸t vËt t­, tù tæ chøc chuyÓn ®­a vËt t­ ®Õn n¬i lµm viÖc b»ng ph­¬ng tiÖn vµ nh©n lùc do ph©n x­ëng qu¶n lý. ¸p dông ph­¬ng ph¸p nµy ph¶i cã bé phËn cÊp ph¸t thuéc phßng cung tiªu thùc hiÖn vµ quyÕt to¸n. 5.3 KiÓm tra t×nh h×nh sö dông vËt t­ vµ thanh quyÕt to¸n. a. KiÓm tra t×nh h×nh sö dông vËt t­. KiÓm tra sö dông vËt t­ ph¶i c¨n cø vµo c¸c tµi liÖu h¹n møc cÊp ph¸t sè liÖu h¹ch to¸n xuÊt kho cña doanh nghiÖp cho c¸c ®¬n vÞ sö dông, b¸o c¸o cña c¸c ®¬n vÞ sö dông vÒ t×nh h×nh sö dông vËt t­ vµ sè l­îng s¶n phÈm lµm ra. MÆt kh¸c ph¶i tiÕ hµnh kiÓm tra thùc tÕ viÖc tiªu dïng ë tæ, ®éi s¶n xuÊt vµ ng­êi sö dông. VÒ mÆt nguyªn t¾c, l­îng vËt t­ xuÊt kho cña doanh nghiÖp ph¶i khíp víi h¹n møc, víi c¸c phiÕu lÜnh vËt t­. Nh­ng trªn thùc tÕ cã nhiÒu tr­êng hîp xuÊt Ýt h¬n hoÆc nhiÒu h¬n so víi c¸c chøng tõ trªn v× nhiÒu tr­êng hîp cã lÖnh xuÊt kho mµ kh«ng cã hoÆc kh«ng ®Çy ®ñ, cã vËt liÖu ph¶i xuÊt nhiÒu h¬n lÖnh xuÊt v× vËt liÖu ®ã kh«ng thÓ chia nhá ®Ó bít l¹i, hoÆc do nhiÒu nguyªn nh©n kh¸c. L­îng v._.