Hoạt động công chứng của nhân dân địa phương, thực trạng và giải pháp

ới Quảng Ninh, đường 183 nối liền trung tâm huyện tới thành phố Hải Dương- tâm điểm của 3 thành phố Hà Nội, Hạ Long và Hải Dương. Là vùng đất có nhiều nguồn tài nguyên quý giá phục vụ tốt cho phát triển ngành công nghiệp, khu vực có nền kinh tế phát triển toàn diện, đây là khu công nghiệp trọng điểm của địa phương và của cả Quốc gia với rất nhiều nhà máy, xí nghiệp đóng trên địa bàn. Dân số đông, nhiều thuận lợi về mặt tiềm năng kinh tế, nhiều nhà máy, xí nghiệp, ngoài ra trên địa bàn huyện Chí Linh còn có rất nhiều trường học, trường dậy nghề thu hút rất nhiều người ở nơi khác đến kéo theo sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế, xã hội. Cùng với sự phát triển mạnh của nền kinh tế, xã hội nhu cầu công chứng, chứng thực của nhân dân ở địa phương cũng tăng lên, đặc biệt là trong những năm gần đây nhu cầu công chứng, chứng thực của nhân dân ngày càng tăng rõ rệt. Trước năm 2001 tỉnh Hải Dương chỉ có một Phòng Công Chứng nằm ở Thành Phố Hải Dương, nhu cầu công chứng, chứng thực của nhân dân chủ yếu được thực hiện bởi hệ thống các Phòng Tư Pháp cấp huyện. Do những quy định về thẩm quyền chứng thực của các Phòng Tư Pháp còn nhiều hạn hẹp dẫn đến không đáp ứng được nhu cầu công chứng của nhân dân trên địa bàn, Phòng Tư Pháp chủ yếu thực hiện chức năng chứng thực bản sao giấy tờ, văn bằng, chứng chỉ còn công chứng các loại hợp đồng, giao dịch khác hầu như không thực hiện. Đối với địa phương có nền kinh tế phát triển với nhiều trường trạm, nhà máy, xí nghiệp đóng trên địa bàn như huyện Chí Linh thì Phòng Tư Pháp cấp huyện không đáp ứng được yêu cầu, đòi hỏi phải có Phòng Công Chứng hoạt động chuyên nghiệp. Đáp ứng nhu cầu đó thì Phòng Công Chứng số 2 được thành lập và hoạt động tại Thị Trấn Sao Đỏ Huyện Chí Linh với 1 Trưởng phòng, 1 Phó phòng đồng thời là Công Chứng Viên, 1 Công Chứng Viên, 1 Kế toán và 5 cán bộ chuyên viên giúp việc. Ngay từ khi đi vào hoạt động, Phòng Công Chứng số 2 đã khẳng định được vị trí, vai trò của mình, không chỉ đáp ứng nhu cầu công chứng của nhân dân địa phương mà còn phục vụ cả các huyện, các tỉnh lân cận. Với đà phát triển ngày càng cao về các mặt kinh tế, chính trị, xã hội Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dương đã, đang và sẽ hoạt động ngày càng có hiệu quả. Tuy nhiên bên cạnh đó thì Phòng Công Chứng số 2 còn gặp rất nhiều bất cập cần phải khắc phục để đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu công chứng của nhân dân. Xuất phát từ vị trí, vai trò của Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dương nên vấn đề “Hoạt động công chứng của nhân dân địa phương, thực trạng và giải pháp” là một vấn đáng quan tâm, vì vậy với cương vị là một sinh viên về thực tập tại Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dương em xin nghiên cứu, viết đề tài này. Nội dung A. thực trạng công chứng của nhân dân trong sinh hoạt cộng đồng tại Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dương: I. Công chứng bản sao giấy tờ: Quy trình công chứng bản sao tại Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dương: Nhân viên khác trong phòng Người yêu cầu công chứng Công chứng viên Quy trình công chứng bản sao được thực hiện: Người yêu cầu công chứng đưa bản gốc văn bản yêu cầu và bản sao cần công chứng vào cho Công chứng viên, Công chứng viên trực tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng, nghiên cứu và xem xét, nếu đủ điều kiện công chứng thì tiến hành ký. Sau đó Công chứng viên chuyển cả bản gốc và bản sao giấy tờ đã ký sang cho các cán bộ chức năng vào sổ, đóng dấu, viết biên lai thu tiền và trả văn bản. Công chứng bản sao là một chức năng phụ trong trong hoạt động công chứng tại Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dương, thế nhưng nó lại trở thành hoạt động chính và chủ yếu tại Phòng Công Chứng ở đây, hoạt động công chứng này chiếm khoảng gần 90% lượng công việc cũng như là nguồn thu lệ phí công chứng của Phòng Công Chứng số 2, thể hiện cụ thể như sau: - Năm 2001: Phòng Công Chứng số 2 đã công chứng được 3.233 trường hợp trong tổng số 3.268 lượng việc công chứng của phòng. - Năm 2002: Phòng Công Chứng số 2 đã công chứng được 9.041 trường hợp trong tổng số 9.290 lượng việc công chứng của phòng. - Năm 2003: Phòng Công Chứng số 2 đã công chứng được 28.000 trường hợp trong tổng số 28.574 lượng việc công chứng của phòng. - Năm 2004: Phòng Công Chứng số 2 đã công chứng được 33.000 trường hợp trong tổng số 3.268 lượng việc công chứng của phòng. - Quý I năm 2005: Phòng Công Chứng số 2 đã công chứng được 3.233 trường hợp trong tổng số 3.268 lượng việc công chứng của phòng. Do việc công chứng bản sao giấy tờ chiếm phần lớn công việc của Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dương, nên xác định được điều đó Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dương luôn luôn tập trung, chú trọng cải tiến lề lối làm việc, rút kinh nghiệm từ chính các buổi làm việc hàng ngày, nâng cao công tác tiếp dân, trao đổi thông tin hai chiều giữa cán bộ công chứng và người yêu cầu công chứng, từ đó rút ra kinh nghiệm phục vụ tốt nhất cho nhu cầu công chứng của nhân dân, đảm bảo tính nhanh chóng, kịp thời và chính xác, gián tiếp khuyến khích nhu cầu công chứng của nhân dân. Thực tế công chứng bản sao giấy tờ, Công chứng viên đã phát hiện được rất nhiều sai sót từ bản gốc các giấy tờ được đem đến để yêu cầu công chứng. Các sai sót đó có thể là còn thiếu, chưa đầy đủ, sai về hình thức, nội dung, sai do cơ quan có thẩm quyền cấp sai, xử lý sai hay cũng có nhiều trường hợp người yêu cầu công chứng cố tình làm sai nhằm phục vụ cho lợi ích cá nhân của mình. Trước những sai sót, vi phạm đó Công chứng viên xem xét: Nếu điểm sai nào có thể khắc phục được thì trực tiếp yêu cầu người yêu cầu công chứng khắc phục ngay hoặc hướng dẫn họ khắc phục theo trình tự, thủ tục luật định, chẳng hạn như: Sổ hộ khẩu khi người dân đem đến yêu cầu công chứng thường gặp phải trường hợp có một khẩu hoặc một số khẩu bị sửa chữa mà không có phần đính chính ở phần sau về việc sửa chữa của cơ quan có thẩm quyền cụ thể là Uỷ ban Nhân dân cấp xã, thị trấn, gặp trường hợp như vậy thì Công chứng viên hướng dẫn, giải thích cho người yêu cầu công chứng về Uỷ ban Nhân dân xã, thị trấn nơi cấp hộ khẩu xin cấp lại hoặc xin xác nhận; Trường hợp người yêu cầu công chứng mang văn bằng, chứng chỉ đến công chứng, nhưng giữa các loại văn bằng đó lại không khớp nhau có thể là ngày, tháng, năm sinh, có thể là họ tên,... gặp trường hợp như vậy Công chứng viên từ chối công chứng, hướng dẫn họ cách hợp pháp hoá văn bằng, chứng chỉ (yêu cầu cơ quan có thẩm quyền cấp lại hoặc cải chính...) Công chứng viên chỉ công chứng khi các giấy tờ đó đã hợp pháp, hợp lý. Đối với loại văn bằng, chứng chỉ, đây là loại giấy tờ Phòng Công Chứng số 2 thực hiện công chứng tương đối nhiều vì xuất phát từ vị trí có nhiều trường trạm đóng trên địa bàn (trường Cao đẳng Công nghiệp Cơ Điện, trường Công nhân Cơ giới 17, trường Ôtô số 1, Trường Quân chính Quân khu 3 và nhiều trường trung học khác), khi thực hiện hành vi công chứng, các Công chứng viên phát hiện được rất nhiều sai sót, lỗi sai sót phần lớn do người yêu cầu công chứng tạo lên như tẩy xoá, thay tên, đổi họ hoặc có nhiều trường hợp không học, không có bằng nhưng mượn bằng của người khác rồi tẩy xoá bằng hoá chất sau đó điền tên tuổi của mình vào. Đối với những trường hợp này khi công chứng phát hiện ra thì Công chứng viên trực tiếp xử lý, tạm thu giữ tất cả các văn bằng, chứng chỉ, giấy tờ giả mạo, ghi vấn là giả mạo bằng một biên bản tạm thu hẹn ngày đến trả lời. Sau khi tạm thu cử người đi xác minh tại các cơ quan chức năng hoặc yêu cầu các cơ quan xác minh, giám định. Khi nguời yêu cầu công chứng đến đúng theo giấy hẹn thì, Công chứng viên tiến hành giải thích sau đó tiếp tục công chứng nếu văn bản đó là đúng, thu giữ nếu giấy tờ đó là giả mạo, tẩy xoá, sai... gửi cơ quan chức năng giải quyết, xử lý. II. Công chứng bản dịch: Sơ đồ quy trình công chứng bản dịch tại Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dương: Người yêu cầu công chứng Công chứng viên Cán bộ phụ trách dịch thuật Cộng tác viên dịch thuật Quy trình công chứng bản sao được thực hiện: Người yêu cầu công chứng nộp văn bản yêu cầu dịch thuật, công chứng tại bàn Công chứng viên, Công chứng viên xem xét, nếu thấy đủ điều kiện công chứng thì chuyển cho cán bộ phụ trách dịch thuật, sau đó rồi cán bộ phụ trách dịch thuật gửi cho cộng tác viên dịch thuật, sau khi dịch xong Cộng tác viên dịch thuật phải ký xác nhận bản dịch trước mặt Công chứng viên, Công chứng viên ký xác nhận chữ ký của cộng tác viên, sau đó chuyển văn bản sang cho cán bộ phụ trách dịch thuật làm các thủ tục cần thiết khác như đóng dấu, ghi biên lai,... hoàn thiện bản dịch trả cho người yêu cầu dịch thuật công chứng. Nhu cầu công chứng bản dịch của nhân dân huyện Chí Lihh đã ngày càng gia tăng. Năm đầu khi mới thành lập thì đông đảo quần chúng nhân dân hiểu còn hạn chế về chức năng của Phòng Công Chứng, họ chỉ hiểu đơn thuần Phòng Công Chứng thay Phòng Tư Pháp thực hiện công chứng, chứng thực bản sao giấy tờ, nhưng do sự phát triển của mạng lưới thông tin liên lạc, tuyên truyền, phổ biến Pháp luật cùng với nền kinh tế, xã hội phát triển ngày càng cao nên nhu cầu công chứng các loại hợp đồng ngày càng tăng lên, người dân khi có nhu cầu thì họ đã tự tìm hiểu và đến với Phòng Công Chứng để công chứng. Nhờ vậy mà kết quả công chứng bản dịch trong những năm qua đã gia tăng đáng kể: - Năm 2001: Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dương đã công chứng được 29 bản dịch giấy tờ trong tổng số3.268 số lượng việc công chứng của phòng. - Năm 2002: Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dương đã công chứng được 182 bản dịch giấy tờ trong tổng số 9.290 số lượng việc công chứng của phòng. - Năm 2003: Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dương đã công chứng được 455 bản dịch giấy tờ trong tổng số 28.574 số lượng việc công chứng của phòng. - Năm 2004: Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dương đã công chứng được 470 bản dịch giấy tờ trong tổng số 33.784 số lượng việc công chứng của phòng. - Quý I năm 2005: Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dương đã công chứng được 105 bản dịch giấy tờ trong tổng số 6.794 số lượng việc công chứng của phòng. Với tinh thần tích cực của cán bộ, nhân viên Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dương cùng toàn thể các Cộng tác viên dịch thuật nên số lượng cũng như chất lượng của các bản dịch đã ngày càng được nâng cao, các bản dịch hầu hết đều được trả trong ngày hôm sau, chỉ có một số trường hợp do số lượng dịch nhiều thì thời gian trả có thể từ 3 đến 7 ngày. Để đáp ưng được ngày càng tốt nhu cầu phát triển của nhân dân thì Phòng Công Chứng số 2 đã không ngừng ký hợp động dịch thuật với các Cộng tác viên dịch thuật, các Cộng tác viên đều là người có trình độ ngoại ngữ chuyên nghành đại học. Với mạng lưới Cộng tác viên đông đảo, nhu cầu dịch thuật và công chứng bản dịch được tiến hành nhanh, gọn, đảm bảo được tính chính xác, kịp thời, các văn bản dịch thuật đều được trả cho người yêu cầu công chứng chậm nhất trong một tuần. Trong thời đại công nghiệp hoá, hiện đại hoá thì hoạt động giao lưu, hợp tác, học tập, công tác, lao động ở nước ta cũng như nhân dân nước ngoài đến học tập, công tác, giao lưu, lao động ở nước ta ngày càng nhiều kéo theo nhu cầu về công chứng bản dịch ngày càng cao. Như Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dương thì ngay sau khi hoạt động đơn vị đã củng cố được một mạng lưới Cộng tác viên dịch thuật của hầu hết các thứ tiếng thông dụng như tiếng Anh, Đức, Trung Quốc...... các Cộng tác viên của đơn vị đều là những cử nhân tốt nghiệp đại học có trình độ chuyên môn lâu năm và đã được thi, tuyển chọn, xét duyệt và chấp nhận nên các bản dịch đều đảm bảo tính chính xác cao. Trong quá trình hợp tác cùng Cộng tác viên thì đơn vị đã tiến hành công nhận Cộng tác viên dịch thuật cho nhiều người, tạo cơ sở pháp lý cần thiết để hoạt động dịch thuật đi vào nề nếp, đặc biệt là việc Phòng Công Chứng đã không ngừng cộng tác thêm Cộng tác viên dịch thuật về các thứ tiếng khác mà hiện chưa có theo nhu cầu của nhân dân. III. Công chứng hợp đồng, giao dịch: Quy trình công chứng hợp đồng, giao dịch tại phòng công chứng số 2 Tỉnh Hải Dương: Người yêu cầu công chứng Công chứng viên Trưởng phòng Cán bộ tiếp nhận hồ sơ Quy trình công chứng hợp đồng, giao dịch được thực hiện: Người yêu cầu công chứng trực tiếp nộp hồ sơ cho cán bộ tiếp nhận, hồ sơ được chuyển tiếp cho trưởng phòng xem xét sau đó trưởng phòng chuyển hồ sơ cho Công chứng viên thực hiện. Đúng ngày ghi trong giấy hẹn, người yêu cầu công chứng đến trực tiếp ký hợp đồng với Công chứng viên, sau đó hồ sơ chuyển cho cán bộ tiếp nhận hồ sơ làm các thủ tục như đóng dấu, vào sổ, hoàn tất rồi chuyển trả cho người yêu cầu công chứng. Do Chí Linh là một vùng đất có nhiều tiềm năng,triển vọng, cũng như tốc độ phát triển ngày càng lớn mạnh của nền kinh tế, nơi đây đã kéo theo nhu cầu công chứng hợp đồng và các giao dịch khác ngày càng gia tăng tại Phòng Công Chứng số 2: Chỉ trong mấy năm mà hoạt động công chứng hợp đồng và các giao dịch khác đã gia tăng đáng kể : STT Việc công chứng Số lượng việc công chứng (hợp đồng, giao dịch) Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003 Năm 2004 Quý I năm 2005 1 Công chứng hợp dồng thế chấp 01 10 45 75 46 2 Công chứng hợp đồng bảo lãnh 02 27 21 16 02 3 Công chứng hợp đồng cầm cố 01 02 12 02 0 4 Công chứng hợp đồng thuê nhà 0 0 01 0 0 5 Công chứng hợp đồng mua bán nhà 0 0 0 124 19 6 Công chứng hợp đồng tặng cho bất động sản. 0 01 0 21 14 7 Công chứng di chúc 0 0 01 04 01 8 Công chứng chữ ký 01 12 17 41 05 9 Công chứng hợp đồng uỷ quyền 0 09 04 09 0 10 Công chứng giấy uỷ quyền 0 09 09 04 0 11 Công chứng văn bản khai nhận di sản. 0 02 01 02 01 12 Công chứng từ chối nhận di sản 0 03 01 0 0 Bảng số liệu công chứng các hợp đồng, giao dịch khác trong các năm từ 2001 đến năm 2004. Nhìn vào bảng số liệu trên ta thấy hoạt động công chứng hợp đồng và các tài liệu giao dịch khác ngày càng gia tăng và ngày càng được quan tâm, trú trọng, đặc biệt là Phòng Công Chứng số 2 đã công chứng được những hợp đồng vay vốn với những thủ tục thông thoáng, nhanh chóng và đảm bảo tính pháp lý cũng như mức độ thu hồi vốn cao nên trong thời gian ngắn phần lớn các hợp đồng đã được các Ngân hàng yêu cầu Phòng Công Chứng số 2 chứng nhận. Tại đây Phòng Công Chứng số 2 luôn luôn cải cách thủ tục hành chính trong công chứng hợp đồng. Theo quy định của Nghị định 75/NĐ- CP thì các loại hợp đồng này được thực hiện trong thời gian từ 3 đến 7 ngày, nhưng phần lớn các hợp đồng đều được giải quyết ngay trong ngày và có khi chỉ trong một tiếng đồng hồ (hợp đồng thế chấp vay vốn ít mà người yêu cầu công chứng đã chuẩn bị tốt, đầy đủ các thủ tục giấy tờ). Trong quá trình công chứng hợp đồng, giao dịch khác thì cán bộ nhân viên Phòng Công Chứng số 2 làm việc rất nhiệt tình, có tâm huyết và trách nhiệm cao, đã hướng dẫn người yêu cầu công chứng rất chu đáo, không để họ có phàn nàn gì, đôi khi Công chứng viên còn đến tận nhà làm thủ tục cho người yêu cầu công chứng (như có nhiều trường hợp người yêu câu công chứng muốn công chứng di chúc nhưng do điều kiện về sức khoẻ họ không ra công chứng được tại trụ sở làm việc của Phòng Công Chứng nên cơ quan đã cử Công chứng viên đến tận nhà người yêu cầu công chứng làm thủ tục công chứng cho họ hay có trường hợp hai vợ chồng thống nhất lấy quyền sử dụng đất của hai vợ chồng để thế chấp vay vốn ngân hàng nhưng có một bên vợ, chồng bị ốm không thể cùng ra công chứng hợp đồng thế chấp được thì Phòng Công Chứng số 2 cũng đã cử người đến tận nhà hoàn thiện thủ tục). Tuy nhiên bên cạnh đó thì hoạt động công chứng hợp đồng và các giao dịch khác tại Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dương vẫn còn nhiều hạn chế, mặc dù hoạt động này là hoạt động chức năng chủ yếu của Phòng Công Chứng số 2 thế nhưng nó lại chiếm một số lượng cũng như thời gian rất ít, tại đây chức năng, nhiệm vụ chính của phòng chưa được phát huy. B. những Bất cập tại Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dương Hoạt động công chứng ở nước ta cũng như hoạt động công chứng tại Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dương trong những năm qua tuy có những ưu việt là có hệ thống tổ chức được quản lý chặt chẽ, đảm bảo được các yêu cầu về tiêu chuẩn trình độ chuyên môn của công chứng viên,đáp ứng tốt nhu cầu công chứng của người yêu cầu công chứng... song bên cạnh đó vẫn bộc lộ nhiều tồn tại cần khắc phục: - Như Nghị định 75/NĐ - CP đã quy định rõ hoạt động công chứng bản sao chỉ là chức năng phụ trong hoạt động công chứng, thế nhưng tại Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dương thì hoạt động công chứng bản sao lại là hoạt động nổi cộm ở đây dẫn đến tình trạng phòng công chứng luôn ở trong tình trạng quá tải, làm giảm hiệu quả, hạn chế về thời gian, tâm huyết cho hoạt động chức năng, nhiệm vụ chính của phòng công chứng như: việc đầu tư vào công chứng bản sao giấy tờ đã khiến Phòng Công Chứng số 2 chưa tập trung đúng mức cho việc tổ chức, triển khai thực hiện việc công chứng hợp đồng, giao dịch, Công chứng viên không thể dành thời gian thích đáng và tập trung để nghiên cứu chuyên sâu về công việc đích thực của công chứng, trao đổi kinh nghiệm, phối kết hợp với các cơ quan hữu quan để thực hiện tốt việc công chứng đích thực. - Do Phòng Công Chứng số 2 được đặt trụ sở làm việc tại một huyện miền núi với 10 dân tộc anh em sinh sống, trình độ nhận thức của người dân ở rất nhiều cấp bậc khác nhau nên khi đến công chứng mỗi người lại có những tình trạng tâm lý, suy nghĩ khác nhau: Một số người có quan niệm đến với cơ quan công chứng là bước vào “cửa quan” bởi vì theo họ đây là một cơ quan chính quyền, một số người lại quan niệm đây là một cơ quan làm dịch vụ nên mọi yêu cầu đều sẽ được giải quyết khi nộp một khoản lệ phí nào đó, tuy nhiên lại có nhiều người sẵn có mặc cảm khi phải đến cơ quan nhà nước họ sẽ phải gặp phải thái độ cửa quyền, hách dịch thậm chí nhũng nhiễu. Sự đa dạng về tâm sinh lý của người yêu cầu công chứng cùng với trình độ nhận thức về pháp luật của người yêu cầu công chứng đã gây khó khăn rất lớn tới hoạt động công chứng của phòng công chứng, họ luôn sẵn sàng phản ứng gay gắt nếu việc yêu cầu công chứng của họ bị từ chối bởi tâm lý của họ là khi đến yêu cầu công chứng thì họ hy vọng là sẽ được giải quyết hay ít ra là được lời phúc đáp chu đáo song không phải là mọi yêu cầu công chứng đều được giải quyết. Chính vì những điều đó mà khi bị từ chối công chứng thì họ thường không hiểu nguyên nhân tại sao, họ không thoải mái chấp nhận sự từ chối, thậm chí còn thể hiện thái độ không văn minh, lịch sự đối với cán bộ, nhân viên trực tiếp nghiên cứu gíải quyết yêu cầu của họ. Điều này gây rất nhiều căng thẳng cho Công chứng viên cũng như nhân viên cơ quan, làm giảm hiệu qủa giải quyết công việc. - Theo quy định tại Nghị định75/2000/NĐ - CP thì đã có sự tách bạch giữa hoạt động công chứng và hoạt động chứng thực, tuy nhiên sự tách bạch đó mới chỉ ở khía cạnh chủ thể thực hiện công chứng, chứng thực có nghĩa là cùng một việc nếu do phòng công chứng thực hiện thì được gọi là công chứng còn nếu do Uỷ ban nhân dân huyện hay Uỷ ban nhân dân xã thực hiện thì được gọi là chứng thực. Đồng thời theo quy định tại điều 21 đến điều 25 Nghị định này thì có một số loại việc trùng thẩm quyền giữa cấp xã và cấp huyện với phòng công chứng dẫn đến việc các cơ quan này đùn đẩy giải quyết yêu cầu công chứng. Qua việc đùn đẩy trách nhiệm này cùng với trình độ nhận thức pháp luật của nhân dân về công tác công chứng, chứng thực còn nhiều hạn chế nên đôi khi họ nghĩ chỉ có phòng công chứng mới có thẩm quyền làm một số việc công chứng.Tổng hợp những lý do trên là một phần nguyên nhân gây ra tình trạng phòng công chứng quá tải trong khi đó thì công tác chứng thực tại Uỷ ban nhân dân tạm thời bị “lãng quên”. - Trong quá trình thực hiện nghiệp vụ công chứng thì Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dương thường có mối quan hệ công tác với rất nhiều cơ quan như: Hỏi các giấy tờ liên quan đến nhà, đất thì phải liên hệ với cơ quan địa chính nhà, đất; hỏi về văn bằng, chứng chỉ thì phải liên hệ với các cơ quan về giáo dục và đào tạo; hỏi về giấy tờ xuất, nhập cảnh thì phải liên hệ với cơ quan ngoại giao; hỏi về các giấy tờ liên quan đến tư cách pháp nhân của doanh nghiệp phải liên hệ với các cơ quan cấp giấy phép đăng ký kinh doanh..... để xác minh, điều tra tính đứng đắn của văn bản công chứng. Thế nhưng không phải mọi yêu cầu, kiến nghị nào đều được phúc đáp nhanh chóng, chính xác, kịp thời mà đôi khi rất chậm thậm chí còn không có trả lời hay trả lời không đúng trọng tâm. Những hạn chế này đã gây rất nhiều khó khăn cho công tác công chứng, không đảm bảo được tính cấp thiết của công việc, không đáp ứng được nhu cầu của nhân dân gây mất niềm tin của nhân dân cũng như mất uy tín của phòng công chứng. - Theo quy định của pháp luật thì: “Công chứng viên biết hoặc phải biết yêu cầu công chứng hoặc nội dung công chứng trái pháp luật, đạo đức xã hội”. thế nhưng đâu phải Công chứng viên nào cũng có khả năng nhận biết được những văn bằng, chứng chỉ là giả mạo hay là thật đặc biệt trong thời đại hội nhập hiện nay với trình độ kỹ thuật ngày càng tiên tiến, hiện đại, những kỹ thuật giả mạo tinh vi ngày càng phát triển thì vấn đề này càng trở nên khó khăn đối với các Công chứng viên, đồng thời trong cuộc sống hiện nay thì với nhu cầu của xã hội thì con dấu được xuất hiện rất nhiều mà không phải mẫu con dấu nào Công chứng viên cũng được biết do vậy mà việc nhận biết con dấu trên văn bản do người yêu cầu công chứng xuất trình là thật hay giả là việc rất khó khăn đối với mỗi Công chứng viên đặc biệt là đối với những Công chứng viên mới vào nghề. - Cùng với sự phát triển của các mối quan hệ hợp tác Quốc tế nên những văn bằng, chứng chỉ mang đến yêu cầu công chứng bằng tiếng nước ngoài tại Phòng Công Chứng ngày càng nhiều và đa dạng các thứ tiếng, nhiều thứ tiếng như vậy gây khó khăn không nhỏ đối với sự nhận biết về nội dung của văn bản công chứng, hơn thế càng khó nhận biết văn bằng, chứng chỉ đó có hợp pháp hay không. - Do mạng lưới Cộng tác viên dịch thuật tại Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dương vẫn còn hạn hẹp, chỉ phổ biến ở một vài thứ tiếng như tiếng Anh, Pháp, Trung Quốc, Đức,Séc. Do vậy chưa đáp ứng được nhu cầu dịch thuật đa dạng của khách hàng, nhiều trường hợp khách đến yêu cầu dịch thuật từ tiếng Việt sang tiếng MaLai, Hàn Quốc, Ba Lan... Thì Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dương đều từ chối không đáp ứng được. Điều này đã làm cho công việc của một số người dân bị nhỡ nhàng, họ không hài lòng với việc từ chối đó, đặc biệt là đối với trường hợp họ có nhu cầu cần ngay, cần gấp bản dịch. - Với kinh nghiệm của các Công chứng viên Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dương thì trong qúa trình tiếp nhận văn bản công chứng thì họ phát hiện ra rất nhiều văn bằng, chứng chỉ có dấu hiệu giả mạo, sửa chữa, tẩy xoá tinh vi nên các Công chứng viên đã lập văn bản tạm giữ văn bản để đưa đi giám định, xác minh... mà việc giám định điều tra xác minh này rất tốn kém về chi phí đi lại, mất thời gian, gây khó khăn cho Phòng Công Chứng số 2 bởi vì ở đây lượng công chứng viên,nhân viên trong phòng rất hạn chế nếu họ đi xác minh, giám định thì lượng công việc của họ ở phòng lại bị ùn lại( đối với những hôm khách đến yêu cầu công chứng đông), đồng thời khi họ đi xác minh, điều tra không phải cơ quan, đơn vị nào cũng tạo điều kiện cho họ hoàn thành tốt nhiệm vụ, nhiều trường hợp muốn xác minh được cũng phải hết mấy lượt đi đi lại lại. - Việc xác định cơ quan công chứng là cơ quan nhà nước, công chứng viên là công chức nhà nước đã ảnh hưởng không nhỏ đến việc xác định tính khách quan trong hoạt động công chứng, không giải quyết kịp thời các yêu cầu chứng nhận các quan hệ phát sinh trong đời sống xã hội vì công chứng viên bị ràng buộc bởi hoạt động hành chính trong công sở nhà nước, sự ùn tắc của Phòng Công Chứng số 2 hiện nay là một minh chứng cho việc xác định không đúng nhiệm vụ của cơ quan nhà nước trong việc công chứng, chứng thực (có ngày Phòng Công Chứng số 2 phải tiếp từ 300 – 500 lượt khách đến công chứng). - Nghị định 75/2000/NĐ - CP quy định “ Phòng Công Chứng chứng nhận các hợp đồng giao dịch”, trong khi đó cũng tại văn bản pháp luật này lại quy định “ Công chứng viên là một chức danh tư pháp hoạt động độc lập, chịu trách nhiệm cá nhân về hành vi công chứng của mình. Thế nhưng Phòng công chứng không trực tiếp thực hiện các hành vi công chứng, không chịu trách nhiệm về hành vi công chứng của Công chứng viên, không thể chứng nhận các hợp đồng giao dịch như đã quy định tại Nghị định 75/2000/NĐ - CP, Công chứng viên là chủ thể duy nhất có thẩm quyền thực hiện các hành vi công chứng. Việc quy định nhiều cơ quan, nhiều chức danh khác nhau cùng thực hiện các hành vi công chứng là một trong những bất cập của ngành công chứng nói chung cũng như của Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dương nói riêng, làm ảnh hưởng rất lớn đến giá trị pháp lý của văn bản công chứng. - Hiện nay trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của cán bộ cấp xã, thị trấn vẫn còn nhiều hạn chế, yếu kém nên khi làm các thủ tục, giấy tờ cho nhân dân còn nhiều sai sót, nhầm lẫn, chẳng hạn như việc cấp giấy khai sinh sai mẫu,sai về thời hạn...; cấp sổ hộ khẩu có sửa chữa, tẩy xoá nhưng không đóng dấu sửa chữa tẩy xoá hay ghi phần phụ lục đằng sau... những hạn chế này làm cho nhân dân khi đến công chứng bị Công chứng viên từ chối, khi bị từ chối họ không biết là tại sao mình lại bị từ chối và khi Công chứng viên giải thích thì họ lại cho rằng Công chứng viên gây khó dễ, không tạo điều kiện, điều này làm cho Công chứng viên lại phải giải thích lại và hướng dẫn cách thức, trình tự, thủ tục làm lại văn bản, giấy tờ cho hợp lệ gây rất mất thời gian đồng thời tại đây lượng khách đến công chứng rất đông,việc giải thích, hướng dẫn cho nhân dân như vậy làm cho tâm lý của những người đi công chứng rất khó chịu bởi họ phải chờ đợi lâu... C. biện pháp khắc phục những bất cập Công chứng là một hoạt động gắn liền với yêu cầu phát triển xã hội, công việc này càng có ý nghĩa trong điều kiện hiện nay vì vậy để đáp ứng ngày càng tốt nhu cầu của nhân dân thì vấn đề khắc phục các khó khăn, bất cập là vấn đề cần đựơc quan tâm, coi trọng: - Vấn đề nổi cộm của Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dương là nạn quá tải vậy làm gì để giải quyết được nạn quá tải đó. Vấn đề này đã có rất nhiều ý kiến, có ý kiến cho rằng nên áp dụng theo mô hình công chứng của Pháp đó là để cho có sự tồn tại của Phòng Công Chứng tư nhân cùng song song, tồn tại với Phòng Công Chứng nhà nước, nhà nước giao cho các Công chứng viên lập văn phòng riêng, được thu lệ phí theo quy định của nhà nước, tự tổ chức và tuyển dụng nhân viên và trang trải các chi phí hoạt động của văn phòng công chứng đều do Công chứng viên – người tổ chức Văn phòng công chứng đảm nhiệm. Các Văn phòng này phải nộp một khoản lệ phí và thù lao thu được vào công quỹ nhà nước, hoặc nộp thuế theo chế độ hiện hành. Nhà nước không phải bỏ kinh phí lúc thành lập cũng như kinh phí hoạt động, kinh phí mua sắm trang thiết bị, dụng cụ văn phòng, không phải trả lương, biên chế sẽ được giảm nhiều lần,giảm rất nhiều kinh phí cho nhà nước. Tuy nhiên việc áp dụng mô hình này ở nước ta không phải là đơn giản bởi vì điều kiện của nước ta vẫn còn nhiều khó khăn, vậy khi áp dụng mô hình công chứng của các nước khác ta không nhất thiết phải dập khuôn máy móc, mang tính áp đặt mà làm sao cho phù hợp với điều kiện, khả năng của ta, chẳng hạn như là ở Trung ương có cục quản lý công chứng thuộc Bộ Tư Pháp; ở địa phương có Phòng quản lý công chứng thuộc Sở Tư Pháp; ở cấp huyện có các công chứng viên được nhà nước bổ nhiệm nhưng hành nghề tự do (không phải là công chứng nhà nứơc) hoạt động chuyên trách, không cần thiết thành lập các Phòng Công Chứng khu vực như hiện nay. Nhưng cũng cùng vấn đề này thì lại có ý kiến khác cho rằng: Với điều kiện kinh tế xã hội của đất nước ta như hiện nay thì việc áp dụng mô hình công chứng của Pháp hay một số nước khác tương tự là không phù hợp mà họ cho rằng để giải quyết một phần nguyên nhân gây nạn quá tải trong hoạt động công chứng tại đây thì nên thành lập thêm nhiều Phòng Công chứng và tăng lượng công chứng viên. - Do mạng lưới Cộng tác viên dịch thuật tại Phòng Công Chứng số 2 còn hạn chế, không đáp ứng đủ nhu cầu của nhân dân địa phương chính vì vậy mà phải mở rộng thêm mạng lưới Cộng tác viên dịch thuật đặc biệt là việc tăng cường hệ thống các Cộng tác viên dịch thuật ở gần trụ sở làm việc của Phòng Công Chứng số 2, tạo điều kiện thuận lợi cho việc người yêu cầu công chứng bản dịch lấy được văn bản trong thời gian gần nhất, tiết kiệm thời gian cũng như chi phí đi lại cho Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dương. - Phải phối hợp chặt chẽ với các cơ quan liên quan giải quyết tốt nạn văn bằng, chứng chỉ giả, cũng như phải phối kết hợp với các cơ quan chức năng trong quá trình giải quyết công việc về công chứng đặc biệt là phải phối kết hợp chặt chẽ với Uỷ ban nhân dân, cơ quan thuế, cơ quan địa chính.... trong việc triển khai và thực hiện công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản vì việc công chứng hợp đồng, giao dịch có liên quan đến bất động sản là quy trình rất phức tạp, có liên quan đến nhiều cơ quan, ban ngành. - Phòng Công Chứng số 2 kể từ ngày thành lập cho đến nay vẫn chưa có trụ sở riêng mà trụ sở hiện vẫn đang mượn của Uỷ ban nhân dân huyện Chí Linh, trụ sở làm việc còn nhỏ cũng như các trang thiết bị, cơ sở vật chất còn nhiều thiếu thốn, cùng với số lượng Công chứng viên ít (3 người) nên ở đây luôn có tình trạng ùn tắc đặc biệt là trong những ngày thứ 2, thứ 4 và thứ 6. Vì vậy việc xây dựng một trụ sở làm việc riêng biệt, độc lập cũng như tăng số lượng Công chứng viên lên tại Phòng Công Chứng số 2 là một việc làm cần thiết và quan trọng. - Phải thường xuyên phê bình và tự phê bình về tác phong công việc cũng như thái độ tiếp dân để tránh sự phàn nàn của nhân dân cũng như giúp nhân dân hiểu được cách thức, trình tự, thủ tục thực hiện việc công chứng, chứng thực. - Công chứng viên phải không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ trong hoạt động công chứng để tạo điều kiện giải quyết nhanh chóng, kịp thời công việc đồng thời nâng cao khả năng nhận biết các văn bằng, chứng chỉ có đủ điều kiện công chứng. - Tách bạch rõ ràng hoạt động công chứng với hoạt động chứng thực để Phòng Công Chứng có thời gian tập trung vào hoạt động chức năng chính của mình. - Mở rộng mạng lưới thông tin, liên ._.