Hoàn thiện việc ký kết và thực hiện hợp đồng Nhập khẩu Công ty vận tải và đại lý vận tải Hà Nội – VITACO

trọng trong hoạt động kinh doanh trên phạm vi quốc tế, là lĩnh vực sôi động nhất trong nền kinh tế hiện nay. Cùng với quá trình đổi mới và mở cửa của nền kinh tế, ở Việt nam hoạt động Xuất nhập khẩu đã thực sự chiếm một vị trí quan trọng trong toàn bộ hoạt động kinh tế đối ngoại và trở thành nguồn tích luỹ chủ yếu cho quá trình công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước. Nhận thức được tầm quan trọng đó Đảng và Nhà nước ta đã khẳng định: "Không ngừng mở rộng và phân công hợp tác quốc tế trên lĩnh vực kinh tế, khoa học, kỹ thuật, đẩy mạnh các hoạt động xuất nhập khẩu", đó là những đòi hỏi khách quan của thời đại. Để đảm bảo cho hoạt động kinh doanh quốc tế được thực hiện một cách thuận lợi và an toàn, một nghiệp vụ quan trọng đối với mọi thương nhân là việc xây dựng các hợp đồng. Như vậy, hợp đồng là cầu nối giữa người xuất khẩu và người nhập khẩu trong hoạt động mua bán hàng hoá và có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong cả lợi ích kinh tế lẫn quan hệ ngoại giao đối với những nước đó. Tuy nhiên, do hạn chế về nhiều mặt việc mua bán thông qua hợp đồng với bạn hàng quốc tế vẫn còn nhiều mới mẻ, bỡ ngỡ đối với các Doanh nghiệp Việt nam. Thực tế cho thấy, việc thiếu trang bị những kiến thức pháp lý cần thiết trong hoạt động ký kết và thực hiện hợp đồng đã mang lại hậu quả khôn lường mà nhiều doanh nghiệp đã phải gánh chịu: những thiệt hại về tài sản, tiền bạc, sự mất uy tín trong quan hệ kinh doanh và nhiều thua thiệt khác của các doanh nghiệp Việt nam. Nguyên nhân có cả khách quan và chủ quan, nhưng trong đó vẫn chủ yếu vẫn là thiếu kiến thức, kinh nghiệm và chưa chú trọng đúng mức đến tầm quan trọng của việc ký kết và thực hiện hợp đồng. Bởi vậy, việc nghiên cứu vấn đề ký kết và thực hiện hợp đồng đã và đang trở thành vấn đề có tính cấp thiết cho bất kỳ doanh nghiệp nào khi tham gia vào hoạt dộng kinh doanh quốc tế đồng thời bảo vệ kịp thời quyền và lợi ích hợp pháp của các doanh nghiệp cũng như quốc gia đó, tránh bị thua thiệt trong quan hệ với bạn hàng và rút ra được nhiều kinh nghiệm làm tăng hiệu quả cho hoạt động xuất nhập khẩu. Qua thời gian thực tập, tìm hiểu tình hình thực tế ở Công ty vận tải và đại lý vận tải Hà nội, phân tích rõ các nguyên nhân ảnh hưởng đến kết quả hoạt động kinh doanh, tôi đã lựa chọn đề tài: “Hoàn thiện việc ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu Công ty vận tải và đại lý vận tải Hà nội – VITACO” . Nội dung của báo cáo tốt nghiệp được chia thành 3 phần như sau: Phần I: Những vấn đề cơ bản về hợp đồng nhập khẩu trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của các doanh nghiệp. Phần II: Thực trạng hoạt động ký kết và thức hiện hợp đồng nhập khẩu công ty VITACO – Hà nội. Phần III: Phương hướng hoàn thiện hoạt động ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu trong thời gian tới taị Công ty VITACO – Hà nội. Trong quá trình nghiên cứu và viết về đề tài này không tránh khỏi những thiếu sót, mong thầy cô giáo và bạn đọc thông cảm, đóng góp ý kiến để hoàn thiện hơn. Đề tài này được sự giúp đỡ cuả Thạc sỹ Trần Hoè và các Cô, Chú trong Phòng Xuất nhập khẩu của Công ty VITACO – Hà nội. Hà nội, tháng 6 năm 2001 PhầnI: Những vấn đề cơ bản về hợp đồng nhập khẩu trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của các doanh nghiệp. I. Khái quát chung về hợp đồng nhập khẩu. 1.Khái niệm và phân loại hợp đồng nhập khẩu 1.1. Khái niệm: Hợp đồng là sự thoả thuận giữa hai hay nhiều bên bình đẳng với nhau làm phát sinh quyền và nghĩa vụ cụ thể. Hợp đồng nhập khẩu hàng hoá là loại hợp đồng mua bán đặc biệt hay hợp đồng mua bán ngoại thương là sự thoả thuận giữa các đương sự có trụ sở kinh doanh ở các nước khác nhau, theo đó một bên gọi là một bên xuất khẩu ( bên bán) có nghĩa vụ chuyển vào quyền sở hữu của một bên khác gọi là bên nhập khẩu ( bên mua) một tài sản nhất định gọi là hàng hoá, bên mua có nghĩa vụ nhận hàng và trả tiền hàng. 1.2. Phân loại hợp đồng nhập khẩu Từ định nghĩa hợp đồng nhập khẩu ta có thể phân hợp đồng nhập khẩu ra làm 2 loại như sau: a/.Hợp đồng nhập khẩu trực tiếp: Là một loại hợp đồng nhập khẩu hàng hoá, trong đó người bán có nghĩa vụ chuyển quyền sở hữu hàng hoá cho người mua vượt qua biên giới quốc gia, còn người mua có nghĩa vụ trả cho người bán một khoản tiền ngang giá trị hàng hoá bằng các phương thức thanh toán quốc tế. Loại hợp đồngnày thì nhà nhập khẩu những hàng hoá nhằm thoả mãn cho việc kinh doanh của mình trên thị trường. Nghĩa là họ sẽ nhập khẩu những hàng hoá mà có thể tiêu thụ được ở thị trường trong nước, có thể đẩy mạnh được hoạt động kinh doanh của Công ty họ. Hợp đồng này có thể có hai loại: có hạn nghạch và không có hạn nghạch. - Hợp đồng nhập khẩu hàng hoá có hạn nghạch: thì khi muốn nhập khẩu thì phải xin giấy phép nhập khẩu và hạn nghạch nhập khẩu mới được phép nhập khẩu. Nghĩa là Công ty chỉ được phép nhập khẩu số lượng hàng hoá theo quy định của Nhà nước cho phép. -Hợp đồng nhập khẩu hàng hoá không có hạn nghạch: Những loại hàng hoá mà Nhà nước ta không quy định hạn nghạch nhập khẩu thì công ty chỉ xin giấy phép nhập khẩu, nếu như pháp luật cho phép nhập khẩu thì Công ty phải làm các thủ tục nhập khẩu như đã quy định, còn về khối lượng hàng hoá thì không hạn chế. b/. Hợp đồng nhập khẩu uỷ thác: Cũng là hợp đồng nhập khẩu hàng hoá nhưng bên hợp đồng được sự uỷ thác của bên thứ ba nhập một khối lượng hàng hoá nào đó nhất định tuỳ theo yêu cầu của bên thứ ba. Theo hợp đồng này thì bên nhập khẩu chỉ việc nhập hàng hoá theo yêu cầu bên thứ ba, song việc thì sẽ được hưởng một khoản tiền nào đó tuỳ thuộc vào sự thoả thuận giữa hai bên. 2. Tính chất của hợp đồng nhập khẩu Khác với hợp đồng mua bán hàng hoá trong nước, hợp đồng nhập khẩu có tính chất quốc tế. Tuy nhiên, tính chất này lại được luật pháp các nước cũng như các Điều ước quốc tế quy định một cách khác nhau: Theo công ước La Hague – 1964 về mua bán quốc tế động sản hữu hình thì “ Hợp đồng ngoại thương là hợp đồng được ký kết giữa các bên có trụ sở thương mại ở các nước khác nhau và hàng hoá được chuyển từ nước này sang nước khác hoặc là việc trao đổi ý chí để ký kết hợp đồng giữa các bên được lập ở các nước khác nhau”. Như vậy, tính quốc tế của công ước này thể hiện là: Chủ thể tham gia ký kết hợp đồng là các bên có trụ sở thương mại ở các nước khác nhau. Vấn đề quốc tịch của chủ thể không được công ước đề cập và không coi là yếu tố xác định tính quốc tế của hợp đồng. Đối tượng của hợp đồng là hàng hoá được di chuyển từ nước này qua nước khác. Chào hàng và chấp nhận chào hàng có thể lập laị ở các nước khác nhau. Theo công ước Viên – 1980 thì: Hợp đồng nhập khẩu là các bên ký kết hợp đồng có trụ sở thương mại ở các nước khác nhau ( điều 1). Như vậy, công ước Viên – 1980 đã đơn giản hoá những yếu tố quốc tế của hợp đồng nhập khẩu, ngoại trừ những quan điểm khác biệt, bất đồng trong luật quốc tế giữa các nước, làm giảm bớt những khó khăn, trở ngại và trong đàm phán ký kết hợp đồng. Việc có trụ sở thương mại ở các nước khác nhau dẫn đến việc có thể áp dụng nhiều hệ thống luật pháp khác nhau, nhưng trong trường hợp căn cứ vào quốc tịch thì nếu hai chủ thể có quốc tịch khác nhau lại có trụ sở thương mại tại một nước thì việc giải thích yếu tố quốc tế của hợp đồng nhập khẩu là bế tắc. Do vậy, quan điểm về tính quốc tế của hợp đồng xuất nhập khẩu trong công ước Viên – 1980 mang tính chất bao quát chung và phù hợp với thực tế hiện nay. Theo quan điểm của Việt nam, tại điều 80 Luật Thương mại thì: “Hợp đồng mua bán hàng hoá với thương nhân nước ngoài là hợp đồng mua bán được ký kết giữa một bên là thương nhân Việt nam với một bên là thương nhân nước ngoài”. Tại điều 5 khoản 6 cũng quy định: “ Thương nhân được hiểu là các cá nhân, hộ gia đình có đăng ký kinh doanh hoạt động thương mại một cách độc lập thường xuyên”. Như vậy, để xác định hợp đồng nhập khẩu thì chỉ có một quy định là hợp đồng được ký kết với thương nhân nước ngoài. Vấn đề đặt ra là: Phải xác định thương nhân nước ngoài như thế nào? Theo Điều 81 khoản 1 – Luật Thương mại quy định: “ Chủ thể liên nước ngoài là thương nhân và tư cách pháp lý của họ được xác định căn cứ theo pháp luật mà thương nhân đó mang quốc tịch” 3. Đặc điểm của hợp đồng nhập khẩu. Từ khái niệm về hợp đồng nhập khẩu hay hợp đồng ngoại thương thì chúng ta có thể hiểu nó là sự thống nhất về ý chí giữa các bên trong quan hệ mua bán hàng hoá có nhân tố nước ngoài mà thông qua đó thiết lập thay đổi hoặc chấm dứt các quyền và nghĩa vụ pháp lý giữa các chủ thể đó với nhau. Do vậy hợp đồng nhập khẩu có những đặc điểm sau: Các bên tham gia ký kết hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế là các thương nhân có quốc tịch khác nhau và trụ sở thương mại ở các nước khác nhau. Hàng hoá đối tượng cuả hợp đồng được dịch chuyển từ nước này sang nước khác hoặc giai đoạn chào hàng và chấp nhận chào hàng có thể được thiết lập ở các nước khác nhau. Nội dung của hợp đồng bao gồm các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ việc chuyển giao quyền sở hữu về hàng hoá từ người bán sang người mua ở các nước khác nhau. Đồng tiền thanh toán hợp đồng NK phải là ngoại tệ đối với ít nhất là một bên trong quan hệ hợp đồng. Luật điều chỉnh hợp đồng là luật quốc gia, các điều ước quốc tế và các tập quán quốc tế khác với thương mại và hàng hải. 4. Nội dung của hợp đồng nhập khẩu Một hợp đồng nhập khẩu hay hợp đồng mua bán quốc tế thường có hai phần: Những điều trình bày ( representation ) và các điều khoản về điều kiện (temr and conditions). 4.1. Phần những điều trình bày người ta ghi rõ: Số hợp đồng ( Contract No.) Địa điểm và ngày tháng ký kết hợp đồng. Tên và địa chỉ của các đương sự. Những định nghĩa dùng trong hợp đồng. Cơ sở pháp lý để ký kết hợp đồng. Đây có thể là hiệp định chính phủ ký kết ngày tháng........, cũng như có thể là Nghị định thư ký kết giữa Bộ...... nước.......với Bộ...... nước.... Chí ít người ta cũng nêu ra sự tự nguyện của hai bên khi ký kết hợp đồng. 4.2. Phần các điều khoản và điều kiện của hợp đồng. Trong phần này người ta ghi rõ các điều khoản thương phẩm ( như tên hàng, số lượng, phẩm chất, bao bì....) các điều khoản tài chính ( như giá cả và cơ sở của giá cả thanh toán, trả tiền hàng, chứng từ thanh toán...), các điều khoản vận tải ( Như điều kiện giao hàng, thời gian và địa điểm giao hàng....), các khoản pháp lý ( như: Luật áp dụng vào hợp đồng, khiếu nại, trường hợp bất khả kháng, trọng tài....). Điều khoản về tên hàng. Nhằm giúp các bên xác định được sơ bộ loại hàng cần mua bán trong hợp đồng bằng một số biện pháp như: Ghi tên hàng bao gồm tên thông thường, tên thương mại, tên khoa học ( áp dụng cả cho loại hoá chất, giống cây, vật nuôi...) Ghi tên hàng kèm theo tên địa phương sản xuất ra nó ( nếu nơi đó ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm.). Ghi tên hàng kèm với quy cách chính. VD: xe tải 25 tấn.... Ghi tên hàng kèm với tên nhà sản xuất ra nó. Ghi tên hàng kèm theo công dụng. b. Điều khoản về phẩm chất. “ Phẩm chất” nói lên mặt chất của hàng hoá mua bán như tính năng, quy cách, kích thước, tác dụng.... Nó phải đảm bảo dự định về phẩm chất qua từng thời gian và từng chuyến hàng nhập khẩu. xác định cụ thể phẩm chất của sản phẩm là cơ sở vật chất để xác định cơ sở vật chất, để xác định giá cả và mua được hàng đúng theo yêu cầu trong hợp đồng phải nêu rõ phương pháp xác định phẩm chất, những tiêu chuẩn hàng hoá phải đạt được. Một số phương pháp chủ yếu thường được sử dụng để xác định phẩm chất hàng hoá như: Mẫu hàng, nhãn hiệu, hàm lượng của chất chính, tiêu chuẩn,bản mô tả sản phẩm... c. Điều khoản về số lượng Là điều khoản quan trọng góp phần xác định rõ đối tượng mua bán và bên liên quan đến trách nhiệm, nghĩa vụ đối với đôí tượng mua bán và liên quan đến trách nhiệm, nghĩa vụ của bên mua bên bán. Điều khoản này nhằm nói lên mặt “ lượng” của hàng hoá được giao dịch, điều khoản này bao gồm các vấn đề đơn vị tính số lượng ( hoặc trọng lượng) của hàng hoá, phương pháp quy định số lượng và phương pháp xác định trọng lượng. d. Điều khoản về bao bì: Trong điều khoản về bao bì, các bên giao dịch thường phải thoả thuận với nhau với những vấn đề yêu cầu về chất lượng của bao bì và giá cả của bao bì. Phương pháp quy định chất lượng của bao bì: Người ta có thể dùng một trong hai phương pháp sau: Quy định chất lượng bao bì phải phù hợp với một phương thức vận tải nào đó. VD: “ Bao bì thích hợp với việc vận chuyển đường sắt”, “ Bao bì vận chuyển đường biển”... Hai là, quy định cụ thể các yêu cầu về bao bì như: Yêu cầu về vật liệu làm bao bì, hình thức, kích cỡ, số lớp và cách thức cấu tạo của bao bì, yêu cầu về đai nẹp của bao bì. Phương thức xác định giá cả của bao bì: Việc tính giá cả của bao bì có thể có những trường hợp sau: Giá của bao bì được tính vào giá cả của hàng hoá, không tính riêng. Giá cả của bao bì do bên mua trả riêng. Giá cả của bao bì được tính như giá cả của hàng hoá. e. Điều khoản về giá cả: Trong hợp đồng nhập khẩu , giá cả cần được căn cứ vào tính chất của hàng hoá và tập quán buôn bán mặt hàng đó trên thị trường quốc tế để xác định rõ đơn vị giá cả: Mức giá: Giá cả trong hợp đồng nhập khẩu thường là giá quốc tế. Phương pháp tính giá: Như giá cố định, giá quy định sau, giá linh hoạt, giá di động. Điều kiện giảm giá: Với mục đích là khuyến khích mua hàng thì có các nguyên nhân giảm giá sau: do trả tiền sớm, giảm giá dịch vụ, giảm giá để đổi hàng cũ để mua hàng mới, giảm giá đối với thiết bị đã dùng rồi, do mua hàng với số lượng lớn..... Điều kiện cơ sở giao hàng tương ứng: Trong hợp đồng NK, mức giá bao giờ cũng ghi bên cạnh một điều kiện cơ sở giao hàng nhất định, bởi vì giá cả sẽ khác nhau ở những điều kiện giao hàng khác nhau. f. Điều khoản giao hàng: Nội dung của điều khoản này là sự xác định thời hạn và địa điểm giao hàng, sự xác định phương thức giao hàng và việc thông báo giao hàng. + Thời hạn giao hàng: Trong buôn bán quốc tế người ta có ba kiểu quy định thời hạn giao hàng như sau: thời hạn giao hàng có định kỳ, thời hạn giao hàng ngay, thời hạn giao hàng không định kỳ. + Địa điểm giao hàng: gồm các bước sau: Giao nhận sơ bộ: Là bước đầu xem xét, xác định ngay tại địa điểm sản xuất hoặc nơi giữ hàng, sự phù hợp về số lượng, chất lượng hàng hoá so với hợp đồng. Giao nhận về số lượng, chất lượng Giao nhận cuối cùng: Là sự xác nhận rằng người bán đã hoàn thành nghĩa vụ giao hàng. + Thông báo giao hàng: Trước khi giao hàng, người bán sẽ thông báo là hàng hoá đã sẵn sàng để giao ngày hàng đến cảng để giao. Sau giao hàng người bán sẽ phải thông báo tình hình đã giao và kết quả củ việc giao hàng đó. h. Điều khoản thanh toán: Trong việc thanh toán tiền hàng được mua hoặc bán các bên thường phải xác định những vấn đề đồng tiền thanh toán, thời hạn trả tiền, phương thức trả tiền và các điều kiện đảm bảo hối đoái. + Đồng tiền thanh toán: Có thể là của nước xuất khẩu hoặc nước nhập khẩu hoặc bằng đồng tiền của nước thứ ba. Đồng tiền thanh toán có thể trùng hợp với đồng tiền tính giá và cũng có thể không trùng hợp với đồng tiền tính giá và cũng có thể không trùng hợp, lúc này phải quy định mức tỷ giá quy đổi. + Thời hạn thanh toán: Là thời hạn thoả thuận để trả tiền trước, trả tiền ngay hoặc trả tiền sau. + Phương thức trả tiền: Có nhiều phương thức trả tiền trong buôn bán quốc tế. Nhưng mấy phương thức sau đây phổ biến nhất thường được áp dụng trong quan hệ mau bán quốc tế: Phương thức trả tiền mặt ( cash payment ). Phương thức chuyển tiền ( Transfer ) Phương thức nhờ thu . Phương thức tín dụng chứng từ ( L/C ) Điều kiện đảm bảo hối đoái: Trong giai đoạn hiện nay, các đồng tiền trên thế giới thường sụt giá hoặc tăng giá. Để tránh những tổn thất có thể xảy ra, các bên giao dịch có thể thoả thuận những điều kiện đảm bảo hối đoái. Đó có thể là điều kiện đảm bảo vững vàng hoặc điều kiện đảm bảo ngoại hối. i. Điều khoản về khiếu nại. Khiếu nại là một bên yêu cầu bên kia phải giải quyết những tổn thất hoặc thiệt hại mà bên kia đã gây ra, hoặc về những sự vi phạm đều đã được cam kết giữa hai bên. Nội dung có bản của điều kiện khiếu nại bao gồm các vấn đề sau: Thể thức khiếu nại: Khiếu nại phải làm bằng văn bản ghi rõ tên hàng, số lượng, trọng lượng hàng hoá bị khiếu nại, địa điểm mau hàng, lý do khiếu nại, yêu cầu cụ thể của người mua về việc giải quyết khiếu nại. Thời hạn khiếu nại: được quy định phụ thuộc trong hợp đồng. Quyền hạn và nghĩa vụ các bên liên quan. Cách thức giải quyết khiếu nại: Có nhiều cách thức giải quyết như giao tiếp những hàng háo bị thiếu hụt, sửa chữa khuyết tật của hàng hoá, thay thế những hàng hoá bị khiếu nại, triết một số khấu trừ một số tiền nhất định về hàng hoá bị khiếu nại. k. Điều khoản về bảo hành. Người bán phải cam kết trong thời gian bảo hành hàng hoá sẽ đảm bảo các tiêu chuẩn chất lượng đặc điểm kỹ thuật phù hợp với điều kiện. Người mua phải tuân thủ nghiêm chỉnh theo sự hướng dẫn của người bán về sử dụng và bảo dưỡng. Nếu trong giai đoạn đó, người mua phát hiện thấy khuyết tật của hàng hoá thì người bán phải sửa chữa miễn phí hoặc giảm giá hoặc giao hàng thay thế. l. Điều khoản về trường hợp miễn trách. Trong giao dịch trên thị trường thế giới, người ta thường quy định những trường hợp nếu xảy ra bên đương sự được hoàn toàn hoặc trong chừng mực nào đó, miễn hay thực hiện các nghĩa vụ của hợp đồng. Theo văn bản số 421 của Phòng Thương mại Quốc tế, một bên được miễn trách nhiệm về việc không thực hiện toàn bộ hay một phần nghĩa vụ của mình, nếu bên đó chứng minh được rằng: Việc không thực hiện được nghĩa vụ là do một trở ngại ngoài sự kiểm soát của bên đó. Bên đó đã không thể lường trước một cách hợp lý được trở ngại đó. Bên đó không thể tránh hoặc khắc phục một cách hợp lý được trở ngại đó. l. Điều khoản về trọng tài: Khi các bên giao dịch thoả thuận giải quyết tranh chấp bằng trọng tài thì họ phải xác định một loại hình trọng tài. Một là trọng tài quy chế ( Initutionnal arbitration ); Hai là trọng tài vụ việc ( ad hoc ). Các bên cũng phải quy định rõ ai sẽ làm trọng tài , nếu trong trường hợp không tự hoà giải được. Tuy nhiên, việc lựa chọn trọng tài phải cân nhất thời gian, chi phí tố tụng và điều quan trọng là luật áp dụng phải phù hợp với hình thức giải quyết tranh chấp lựa chọn. m. Điều khoản về vận tải. Trong điều khoản về vận tải của các hợp đồng, người ta thường nêu lên những vấn đề sau: Quy địnhvề con tàu chở hàng: Như phải có khả năng đi biển, phải được xếp loại A theo đăng kiểm của LLoyd’s, hoặc tàu phải dưới 15 sử dụng.... Quy định về nước bốc dỡ, thời gian bốc dỡ, thưởng phạt bốc dỡ. Quy định về điều kiện để đạt “ Thông báo sẵn sàng bốc dỡ như: Wibon, wipon, wifpon, wiccon....” Ngoài những điều kiện trên đây, trong quá trình giao dịch tuỳ tình hình cụ thể, các bên có thể đề ra những điều kiện khác như: Điều kiện cấm chuyển bán, điều kiện về quyền lựa chọn.... II.Khía cạnh pháp lý của việc ký kết và thực hiện hợp đồng nhập nhẩu. Ký kết hợp đồng nhập khẩu ( NK) Khả năng để phát sinh một hợp đồng nhập khẩu. Một hợp đồng nhập khẩu trong giao dịch buôn bán ( bỏ qua hàng tặng và các vấn đề khác) chỉ đơn giản là một bên đưa ra lời chào hàng và bên kia chấp nhận lời chào hàng ấy. Chào hàng làm phát sinh trách nhiệm ngay khi nó rời tay bên chào hàng đồng thời nó cũng có thể huỷ ngang bất cứ lúc nào trước khi được chấp nhận. Đặt hàng là một lời đề nghị ký kết hợp đồng xuất phát từ phía người mua. trong đơn đặt hàng, người mua liệt kê với người bán cụ thể với các loại hàng hoá mà mình định mua, cùng các nội dung cần thiết cho việc ký kết hợp đồng đối với một lời chào hàng cố định. Khi người bán xác định ( bằng văn bản) đơn đặt hàng của người mua thì cũng phát sinh một hợp đồng. Trong trường hợp này, hợp đồng được thể hiện bằng hai văn bản là đơn đặt hàng của người mua và văn bản xác nhận của người bán. Như vậy, khi một lời chào hàng hoặc đặt hàng được chấp nhận vô điều kiện bằng văn bản thì khả năng ký kết một hợp đồng là có thực và các bên sẽ chuẩn bị tiến hành cho một hợp đồng cụ thể hơn. Điều kiện có hiệu lực của một hợp đồng nhập khẩu theo pháp luật Việt nam. Khi đàm phán ký kết hợp đồng, các nhà đàm phán quốc tế thông thường chỉ hiểu biết về luật của nước mình nhưng ít khi biết tới luật của nước khác. Điều này thực sự nguy hiểm như có thể ký kết một hợp đồng không có giá trị pháp lý hoặc chứa đầy các rủi ro được tính trước mà bên kia không ngờ tới. Theo các điều luật, giá trị của một hợp đồng phụ thuộc vào một điều kiện nhất định liên quan đến: Các bên tham gia ký kết, địa vị pháp lý của các bên, sự thoả thuận giữa các bên về các nghĩa vụ. Theo luật dân sự Việt nam, điều kiện để một hợp đồng có hiệu lực gồm 4 nội dung sau: + Chủ thể phải hợp pháp: có nghĩa là phải tuân thủ các điều kiện do luật pháp Việt nam quy định ( Nêu ở phần hợp đồng nhập khẩu). + Hình thức phải hợp pháp: Hợp đồng nhập khẩu phải được ký kết bằng hình thức văn bản mới có hiệu lực và mọi sửa đổi bổ sung cũng phải được làm bằng văn bản. Mọi hình thức sửa đổi bằng miệng đều không có giá trị pháp lý. + Nội dung phải hợp pháp: Tính hợp pháp của hợp đồng. - Thứ nhất: hợp đồng phải có các điềukhoản chủ yếu. Tại điều 50 – Luật Thuơng mại Việt nam thì nội dung của hợp đồng bao gồm 6 điều khoản chủ yếu sau: Tên hàng, số lượng, quy cách, phẩm chất, thời hạn,và địa điểm giao hàng, giá cả, điều kiện cơ sở giao hàng, phương thức thanh toán và chứng từ giao hàng. Thứ hai: Ngoài những điều khoản chủ yếu nêu trên, bất kỳ một đièu khoản nào đưa vào hợp đồng thì gọi là điều khoản thông thường như bao bì, mẫu cách, giám định chế tài, tranh chấp, bảo hành.... + Hợp đồng phải được ký kết trên cơ sở tự nguyện: Nguyên tắc này cho phép các bên được hoàn toàn tự do thoả thuận về quyền và nghĩa vụ của các bên trong khuôn khổ pháp luật và loại bỏ tất cả các hợp đồng được ký kết trên cơ sở dùng bạo lực, do bị đe doạ, bị lừa đảo hoặc do sự nhầm lẫn. 1.3. Thủ tục ký kết hợp đồng nhập khẩu Về hình thức ký kết: Có hai loại hình thức ký kết hợp đồng là: + Trực tiếp gặp gỡ đàm phán: Nếu các bên thống nhất hoàn toàn về các vấn đề đã nêu ra trong quá trình đàm phán trực tiếp và cùng ký vào bản dự thảo hợp đồng thì hợp đồng được coi như là ký kết từ lúc các bên cùng ký vào hợp đồng. +Ký kết gián tiếp: Những hợp đồng được ký với những khách hàng mà không có điều kiện gặp gỡ, trực tiếp đàm phán thì hợp đồng phải được ký bằng cách trao đổi ký kết hợp đồng thông qua việc gửi chào hàng hoặc đặt hàng. Loại hợp đồng này thường trải qua hai giai đoạn: Giai đoạn đề nghị ký hợp đồng: trong giai đoạn này, người đề nghị ký kết hợp đồng chú ý các điều kiện có hiệu lực của đơn đề nghị ký hợp đồng, thời hạn có hiệu lực và điều kiện huỷ bỏ đơn đề nghị ký hợp đồng. Giai đoạn chấp nhận: Việc chấp thuận cũng phải tuân thủ một số quy định như: Chấp thuận dứt khoát vô điều kiện đề nghị ký kết hợp dồng, thì hợp đồng được coi là đã ký kết. Nếu bổ sung sửa đổi một số điểm trong đơn đề nghị thì về mặt pháp lý họ đã từ chối việc ký kết và đưa ra một lời chào từ chối. Còn nếu người đề nghị chấp nhận mọi sửa đổi bổ xung của phía bên kia thì lúc đó hợp đồng mới tiếp tục được coi là ký kết. Người ký kết: Người đứng tên tham gia ký kết hợp đồng phải là người có chức năng thẩm quyền phù hợp với quy định của pháp luật. Nếu là hợp đồng được ký kết giữa các pháp nhân thì luật pháp sẽ quy định ai là người có thẩm quyền ký hợp đồng. Thông thường theo luật định thì Tổng Giám Đốc, Giám đốc, Chủ tịch hãng tập đoàn là những người đại diện cho Công ty ký kết hợp đồng. Nếu là hợp đồng được ký kết giữa các cá nhân, doanh nghiệp tư nhân với nhau thì thẩm quyền ký kết sẽ thuộc về người chủ doanh nghiệp đó. Ngoài ra còn có những người đại diện theo luật định uỷ quyền. Việc uỷ quyền được thực hiện trên giấy uỷ quyền hoặc hợp đồng uỷ thác. 1.4. Thủ tục đăng ký hợp đồng nhập khẩu ( NK ). Mặc dù các doanh nghiệp kinh doanh XNK có quyền chủ động và chịu trách nhiệm chính trong việc giao dịch ký kết và thực hiện hợp đồng, nhưng Bộ Thương mại vẫn có quyền kiểm tra giám sát và có trách nhiệm hướng dẫn việc giao dịch, ký kết và thực hiện hợp đồng mua bán ngoại thương. Theo Điều 9 Quy định 299/TMDL: chậm nhất là 20 ngày kể từ ngày ký hợp đồng XNK các doanh nghiệp phải gửi một bản chính ( Nếu bản sao phải có công chứng), về Bộ Thương mại: Sau 7 ngày kể từ ngày nhận hợp đồng, nếu phòng cấp giấy phép của Bộ thương mại không có ý kiến gì khác, thì doanh nghiệp có quyền yêu cầu được nhận giấy phép nhập khẩu . Tuy nhiên thời gian gần đây, để tạo điều kiện cho các doanh nghiệp tăng cường XNK hàng hoá từng chuyến 2. Thực hiện hợp đồng nhập khẩu ( NK) 2.2.1. Nguyên tắc chấp hành hợp đồng nhập khẩu. Nguyên tắc chấp hành hợp đồng: Đó là những tư tưởng chỉ đạo có tính bắt buộc các bên phải tuân thủ hợp đồng trong quá trình thực hiện hợp đồng. Luật pháp các nước đều quy định rằng cũng như với hợp đồng dân sự, hợp đồng ngoại thương nói chung và nhập khẩu nói riêng phải chấp hành 3 nguyên tắc sau: Nguyên tắc chấp hành hiện thực và thực hiện đúng về mặt đối tượng, không được thay thế việc thực hiện đó bằng việc đưa một khoản tiền nhất định hoặc dưới một hình khác, Nguyên tắc chấp hành đúng: tức là thực hiện tất cả các điều khoản đã cam kết.Mọi quy định trong hợp đồng đều phải thực hiện đúng và đầy đủ. Nguyên tắc chấp hành trên tinh thần hợp tác hai bên cùng có lợi: Các bên có nghiã vụ hợp tác chặt chẽ, thường xuyên và theo dõi giúp đỡ lẫn nhau để thực hiện đầy đủ và nghiêm chỉnh cam kết, cùng nhau khắc phục khó khăn trong quá trình thực hiện hợp đồng ngay cả khi có tranh chấp xảy ra. Nếu một trong hai bên không tuân thủ 1 trong 3 nguyên tắc nói trên thì sẽ bị coi là vi phạm hợp đồng và chịu trách nhiệm với bên kia. 2.2 Trình tự thực hiện hợp đồng nhập khẩu ( NK ) Để thực hiện một hợp đồng nhập khẩu đơn vị kinh doanh phải tiến hành các khâu công việc sau: Bước 1: Xin giấy phép nhập khẩu: Giấy phép nhập khẩu là một tiêu đề quan trọng trong mỗi chuyến hàng nhập khẩu . Thủ tục xin giấy phép nhập khẩu ở mỗi nước là khác nhau. ở Việt nam, hàng năm hoặc 6 tháng một lần Bộ Thương mại công bố danh mục hàng cấm nhập khẩu , hàng nhập khẩu theo hạn nghạch. Khi xin giấy phép nhập khẩu doanh nghiệp cần xuất trình giấy tờ sau: hợp đồng, phiếu hạn nghạch,( nếu hàng thuộc diện quản lý, hàng hạn nghạch), hợp đồng uỷ thác nhập khẩu ( nếu đó là trường hợp nhập khẩu uỷ thác) Việc cấp giấy phép nhập khẩu do Bộ thương mại ( hàng mậu dịch) và Tổng cục Hải quan( hàng phi mậu dịch) cấp . Bước 2: Mở thực hiệnư tín dụng-L/C ( nếu thanh toán bằng L/C) Khi hợp đồng NK quy định tiền hàng thanh toán bằng L/C, một trong các công việc đầu tiên mà bên nhập khẩu phải làm để thực hiện hợp đồng đó là việc mở L/C. Thời gian mở L/C, nếu hợp đồng không quy định thì phụ thuộc vào thời gian giao hàng, thường thì mở trong khoảng 20 - 25 ngày trước khi đến thời hạn giao hàng. Căn cứ để mở L/C là các điều khoản của hợp đồng nhập khẩu. Khi mở L/C công ty dựa vào căn cứ này để điền vào một mẫu gọi là” Giấy xin mở tín dụng khoản NK”. Bước 3: Thuê tàu lưu cước. Trong quá trình thực hiên hợp đồng nhập khẩu, việc thuê tàu trở hàng được tiến hành dựa vào 3 căn cứ sau đây: Những điều khoản của hợp đồng NK, đặc điểm của hàng mua và điều kiện vận tải. Chẳng hạn điều kiện cơ sở giao hàng của hợp đồng nhập khẩu là FOB ( cảng đi) thì chủ hàng nhập khẩu phải thuê tàu biển để chở hàng. Bước 4: Mua bảo hiểm Hàng hoá chuyên chở trên biển thường gặp nhiều rủi ro, tổn thất. Vì vậy để giảm bớt được tổn thất khi xảy ra sự cố thì các chủ hàng thường mua bảo hiểm. Và có 3 điều kiện bảo hiểm chính sau: bảo hiểm mọi rủi ro ( điều kiện bên A), bảo hiểm có tổn thất riêng ( điều kiện bên B) và bảo hiểm miễn tổn thất riêng (điều kiện C). Việc lựa chọn điều kiện bảo hiểm phải dựa trên 4 căn cứ sau: - Điều khoản hợp đồng. Tính chất hàng hóa Tính chất bao bì và phương pháp xếp hàng Loại tàu chuyên chở Bước 5: Làm thủ tục hải quan Theo nghị định 200/ CP ngày 31/12/1973 “ Cơ quan vận tải ( ga, cảng) có trách nhiệm tiếp nhận hàng hoá NK trên các phương tiện vận tải từ nước ngoài vào, bảo quản hàng hoá đó trong quá trình xếp dỡ, lưu kho lưu bãi và giao cho các đơn vị đặt hàng theo lệnh giao hàng của Tổng công ty đã nhập ở đó”. Do đó, đơn vị kinh doanh NK phải trực tiếp hoặc thông qua một đơn vị nhập uỷ thác giao nhận. Bước 7: Kiểm tra hàng hoá NK Công ty sau khi nhận hàng hoá phải kiểm tra hàng hoá: Kiểm tra chất lượng, số lượng, khối lượng.. Nếu không thấy hợp lý như trong hợp đồng NK có quyền yêu cầu bên nhập khẩu đền bù thiệt hại hoặc giao lại lô hàng khác.. Bước 8: thanh toán tiền hàng Sau khi nhận hàng hóa nhập khẩu , kiểm tra không sai sót gì, thì bên nhập khẩu sẽ phải thanh toán tiền hàng nhập khẩu như đã thoả thuận trong hợp đồng. Có nhiều phương thức thanh toán tiền hàng, tuùy thuộc vào từng hợp đồng nhập khẩu quy định mà thanh toán cho hợp lý. Thực tế thì có các loại thanh toán chủ yếu sau: Thanh toán bằng thư tín dụng, thanh toán bằng phương thức nhờ thu, điện chuyển tiền.. Bước 9: Khiếu nại và giải quyết khiếu nại. Khi thực hiện hợp đồng nhập khẩu, nếu chủ hàng XNK phát hiện thấy rằng nhập khẩu bị tổn thất, đổ vỡ, bị thiếu hụt, mất mát thì lập hồ sơ khiếu nại để khỏi lỡ thời gian khiếu nại. Nếu việc khiếu nại không được giải quyết thoả đáng hai bên có thể kiện nhau tại Hội đồng trọng taì ( nếu có thoả thuận của trọng tài) hoặc tại Toà án. 3. Trách nhiệm do vi phạm hợp đồng nhập khẩu 3.1. Các yếu tố cấu thành trách nhiệm Những vi phạm trong quá trình thực hiện hợp đồng sẽ có tác động không nhỏ tới hoạt động kinh doanh cuả 2 bên. Tuy nhiên, không phải mọi vi phạm cấu thành trách nhiệm, chỉ những vi phạm được cấu thành với 4 yếu tố sau: Thứ nhất: Người thụ trái ( bên có nghĩa vụ) có hành vi vi phạm hợp đồng, thể hiện ở việc không thực hiện hoặc không thực hiện tốt hợp đồng. Tuy nhiên trái chủ ( bên có quyền) phải chứng minh về hành vi trái pháp luật của người thụ trái. Thứ hai: Thụ trái có lỗi. Lỗi của thụ trái có lỗi khi vi phạm hợp đồng nhập khẩu thường là lỗi suy đoán. Điều này có nghĩa là pháp luật dựa vào nguyên tắc “ suy đoán lỗi” để quy trách nhiệm chứ không dựa vào lỗi cố hay vô ý. Thứ ba: Trái chủ có thiệt hại về tài sản. Đây có thể là thiệt hại vô hình hoặc hữu hình như nhà cửa, uy tín kinh doanh.. nhưng phải._. tính chất thực tế, nghĩa là phải tính toán được một cách cụ thể và phải có bằng chứng nếu trái chủ muốn đòi bồi thường. Thứ tư: Phải có mối quan hệ nhân quả giữa hành vi trái pháp luật của người thụ trái với thiệt hại thực tế mà trái chủ phải gánh chịu, có nghĩa là hành vi trái pháp luật phải là nguyên nhân dẫn đến hiệu quả của thiệt hại đó. 3.2. Căn cứ miễn trách nhiệm do vi phạm hợp đồng NK Khi vi phạm hợp đồng nhập khẩu, thụ trái sẽ được miễn trách nhiệm nếu chứng minh họ gặp được một trong các căn cứ miễn trách sau: Lỗi của trái chủ Lỗi của bên thứ ba Gặp trường hợp bất ngờ Gặp trường hợp bất khả kháng Trong bốn căn cứ trên, bất khả kháng là trường hợp hay gặp nhất trong buôn bán quốc tế như thiệt hại do không lường trước được, do không vượt qua được, do xảy ra bên ngoài và độc lập với các bên. Vì luật pháp các nước quy định về bất khả kháng là khác nhau nên khi ký hợp đồng người ta phải liệt kê một cách cụ thể các trường hợp coi là bất khả kháng, đồng thời người thụ trái phải trực tiếp báo cho bên kia toàn bộ sự việc từ lúc khởi đầu cho đến lúc kết thúc bằng một văn bản. 3.3. Chế độ trách nhiệm do vi phạm hợp đồng nhập khẩu Khi vi phạm hợp đồng nhập khẩu, thụ trái phải chịu trách nhiệm dân sự này được thể hiện thông qua 4 loại chế tài sau: Chế tài phạt: Phạt là một hình thức trách nhiệm, một loại chế tài được áp dụng phổ biến đối với vi phạm hợp đồng ngoại thương. Luật pháp các nước đều cho phép trái chủ có quyền yêu cầu thụ trái trả một khoản tiền phạt nhất định do vi phạm hợp đồng nếu như trong hợp đồng hoặc các văn bản có liên quan, có mức quy định mức phạt và sau khi đã nộp tiền phạt rồi thì không phải bồi thường thiệt hại nữa, trừ nhứng trường hợp cá biệt đã quy định cụ thể. Có hai loại phạt là phạt bội ước và phạt vạ: Phạt bội ước: Là bên thụ trái phải nộp số tiền nhất định và sau khi nộp phạt thì không phải thực hiện hợp đồng nữa. Phạt vạ ( phạt chậm thực hiện hợp đồng) là phải nộp một số tiền nhất định, trong trường hợp thực hiện không đúng hợp đồng. Công ước Viên - 1980 về hợp đồng mua bán ngoại thương không quy định chế tài phạt vạ. Như vậy, chế tài phạt vạ thường chỉ áp dụng cho những trường hợp vi phạm cụ thể đã được quy định trong hợp đồng hay trong các điều ước quốc tế có liên quan hoặc có luật thực chất được áp dụng cho hợp đồng. Tuy nhiên có những trường hợp vi phạm phải áp dụng đồng thời cả hai chế tài thực hiện thực sự và chế tài phạt. VD: Khi giao hàng chậm thì người bán vừa phải thực hiện vừa phải nộp phạt giao chậm. Chế tài bồi thường thiệt hại. Nếu các bên không ấn định mức phạt trong hợp đồng thì khi vi phạm hợp đồng gây thiệt hại cho trái chủ sẽ phải bồi thường số thiệt hại đó. Có hai loại bồi thường: Bồi thường có tính chất đền bù: Bên vi phạm phải đền bù lại số thiệt hại mà bên bị thiệt hại phải gánh chịu. VD: Giao hàng kém phẩm chất, giao sai địa điểm, giao hàng có bao bì xấu.. Bồi thường theo thời gian: Số tiền thiệt hại phải bồi thường tỷ lệ với thời gian vi phạm hợp đồng. VD: Trả tiền chậm, giao chậm tài liệu.. Hình thức này được áp dụng phổ biến khi mà hợp dồng không quy định điều khoản phạt chậm thực hiện nghĩa vụ. Bồi thường thiệt hại được tiến hành theo nguyên tắc bồi thường toàn bộ thiệt hại bao gồm: Giá trị giảm sút tài sản, chi phí phải trả thêm, các khoản lợi không được hưởng nhưng có thể dự tính và chứng minh được. Ngoài ra không bồi thường thiệt hại gián tiếp và thiệt hại xã hội, đột xuất mà khi ký kết hợp đồng không thể lường được. Chế tài thực hiện thực sự: Chế tài này được áp dụng khi giải quyết các tranh chấp về việc không giao hàng, giao thiếu hàng, hàng có phẩm chất xấu, khi người mua không trả tiền hàng.. Khi có những vi phạm này, bên vi phạm vẫn phải thực hiện đúng và đầy đủ các nghĩa vụ quy định trong hợp đồng. Điều này có nghĩa là nếu người bán không giao hàng, người mua có quyền buộc người bán thực hiện thực sự giao hàng bằng chính số hàng dự kiến. Nếu không có hàng thì người bán phải mua hàng khác với cùng phẩm chất để giao và tự trả chi phí. Khi bên bị vi phạm đòi bên vi phạm thực hiện thực sự mà không được thoả mãn, thì họ có quyền kiện ra toà án để buộc bên vi phạm phải thực hiện. Chế tài này có thể áp dụng đồng thời với chế tài phạt. Chế tài huỷ hợp đồng. Chế tài này được coi là nặng nhất đối với người bị vi phạm hợp đồng. Điều kiện để áp dụng chế tài này không giống nhau ở các nước khác. Theo công ước Viên - 1980 thì việc huỷ hợp đồng chỉ được áp dụng khi không giao hàng hoặc không trả tiền trong thời gian đã gia hạn thêm hoặc khi vi phạm một cách cơ bản hợp đồng đã được ký kết. Để cho việc hủy hợp đồng có hiệu lực thì bên vi phạm hợp đồng phải sẵn sàng làm mọi nghĩa vụ cuả mình và thông báo cho phía bên kia biết quyết định huỷ hợp đồng của mình. Trường hợp đã nhận hàng thì các bên tự phải thương lượng giải quyết với nhau hoặc nhờ trọng tài giải quyết. Việc huỷ hợp đồng sẽ mang lại hậu quả pháp lý như: hai bên được giải phóng khỏi các nghĩa vụ hợp đồng, nếu phần nào của hợp đồng đã được thực hiện thì có quyền yêu cầu phía bên kia hoàn chi phí lại. Nếu hai bên có cùng nghĩa vụ bồi hoàn thì nghĩa vụ đó phải được thực hiện song song. Bên có lỗi trong việc vi phạm hợp đồng sẽ phải bồi thường nếu gây thiệt hại cho bên kia. 4. Giải quyết tranh chấp trong buôn bán quốc tế Khái niệm và giải quyết tranh chấp: Là việc điều chỉnh những bất đồng xung đột dựa trên những căn cứ cụ thể và việc sử dụng những phương thức khác nhau để hoà giải các bên lựa chọn. Các bên và đại diện pháp lý của họ khi đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu phải chú ý lường trước các tranh chấp có thể xảy ra, để lựa chọn điều khoản về tranh chấp đưa vào hợp đồng giảm chi phí khi giải quyết các tranh chấp phát sinh sau này. 4.2. Các phương thức giải quyết tranh chấp Việc giải quyết tranh chấp là nhằm đảm bảo quyền lợi và lợi ích của các bên vàphụ thuộc vào một số vấn đề như: Mục tiêu cần đạt được bản chất của tranh chấp, mối quan hệ giữa các bên, chi phí và thời gian giải quyết tranh chấp và đặc biệt là đảm bảo giữ gìn mối quan hệ lâu dài giữa các bên. Thông thường có các phương thức giải quyết tranh chấp sau: + Thương lượng trực tiếp: Trong đại số các trường hợp, khi bắt đầu phát sinh tranh chấp, các bên nhanh chóng và tự nguyện liên hệ, gặp gỡ nhau để thương lượng nhằm tháo gỡ những bất đồng và giữ gìn mối quan hệ kinh doanh tốt đẹp giữa họ. Nếu việc thương lượng thành công thì các bên phải tuân thủ thực hiện, còn nếu không thì phải nhờ trọng tài giải quyết. + Hoà giải các tranh chấp. Đây là phương thức được nhiều nhà kinh doanh nghiên cứu sử dụng, được pháp luật của nhiều nước đề cập tới. Việc hoà giải phải được dựa trên một số nguyên tắc sau: Sự tự nguyên của các bên, sự khách quan, sự công bằng, hợp lý, sự tôn trọng các tập quán thương mại quốc tế, đảm bảo bí mật tài liệu, chứng cứ của các bên trong hoà giải. + Thủ tục hoà giải. Đây là phương thức giải quyết tranh chấp do các bên tự nguyện lựa chọn. Trọng tài sau khi nghiên cứu kỹ hồ sơ sẽ đưa ra quyết định có tính bắt buộc đối với các bên tham gia tranh chấp. Phán quyết này được luật pháp quốc gia cũng như quốc tế công nhận, cho dù nó kết quả của sự thoả thuận có tính chất riêng tư hay do một hội đồng trọng tài ban hành ( kể cả hội đồng đó không còn tồn tại sau phán quyết). Nếu bên nào không thực hiện phán quyết này thì sẽ bị cưỡng chế thi hành đúng theo trình tự tư pháp. Do được lập cùng với các điều khoản khác nên ngay cả khi hợp đồng chính đã kết thúc hoặc vộ hiệu, thì cũng không làm điều khoản trọng tài vô hiệu một cách tương ứng. + Thủ tục tư pháp toà án. Việc giải quyết tranh chấp theo phương thức này được thực hiện tại chính toà án của một nước nào đó. Do tố tụng tư pháp ở từng nước là khác nhau nhưng lại mang một số nét chung đã tạo nên ưu thế và nhược điểm của từng phương thức này. Tuy nhiên, vấn đề phức là cần xác định được toà án được chọn, hiệu lực thi hành án ở các nước liên quan, tính khách quan của Toà án đối với nước ngoài tham gia tố tụng, thời gian và chi phí tố tụng. Nếu các bên không thoả thuận về luật nước nào để giải quyết tranh chấp thì thẩm phán sẽ áp dụng nguyên tắc xung đột pháp luật áp dụng cho hợp đồng. Việc giải quyết theo thủ tục theo Toà án là mang tính quyền lực Nhà nước; Bản án được cưỡng chế thi hành và có tính dứt điểm trên quốc gia đó. 5. Luật điều chỉnh hợp đồng nhập khẩu. Do có yếu tố nước ngoài, hợp đồng NK có nguồn luật điều chỉnh phức tạp hơn nhiều so với hợp đồng mua bán trong nước. Tính phức tạp này có thể mô tả bằng sơ đồ giản lược sau: Nhà nước Việt nam Nhà nước nước ngoài Điều ước quỗc tế Thương nhân nước ngoài Thương nhân Việt nam Tổ chức quốc tế Tuy nhiên, để hợp đồng NK có hiệu lực thì trước hết nó phải tuân thủ pháp luật quốc gia mà các chủ thể mang quốc tịch. Theo điều 3 – Luật thương mại Việt nam “ Các hoạt động thương mại và các quy định pháp luật khác có liên quan” Cũng theo luật Thương mại, các bên trong hợp đồng có thể áp dụng điều ước quốc tế, pháp luật nước ngoài và tập quán quốc tế trong hoạt động Thương mại và các trường hợp: Điều ước quốc tế nà Nhà nước Việt nam ký kết hoặc tham gia có quy định khác với quy định của luật Thương mại Việt nam thì các bên trong hợp đồng áp dụng quy định của điều ước quốc tế. Các bên có thoả thuận áp dụng luật nước ngoài nếu không trái với pháp luật Việt nam, trong trường hợp điều ước quốc tế mà Việt nam ký kết hoặc tham gia có quy định áp dụng luật nước ngoài. Các bên có thể thoả thuận áp dụng tập quán Thương mại quốc tế nếu nó không trái với pháp luật Việt nam. Như vậy, trong mua bán quốc tế các bên hoàn toàn có quyền tự do thoả thuận nguồn luật áp dụng cho quan hệ hợp đồng của mình. Tuy nhiên, vấn đề quan trọng là các bên nên chọn nguồn luật nào sao cho phù hợp mà vẫn đảm bảo được quyền lợi của mình. 5.1 Luật quốc gia. Luật quốc gia trở thành nguồn luật điều chỉnh hợp đồng NK khi đó nó được các chủ thể hợp đồng thoả thuận chọn, nhằm bor xung những thiếu sót của hợp đồng. Luật quốc gia của một nước sẽ được lựa chọn để áp dụng cho hợp đồng nhập khẩu khi: + Các bên đã thoả thuận trong hợp đồng. + Các bên thoả thuận lựa chọn áp dụng cho hợp đồng sau khi hợp đồng NK đã được ký kết. Trường hợp này thường được sử dụng cho hợp đồng sau khi trong hợp đồng ký kết trước đó vì lý do nào đó không có điều khoản áp dụng. mặc dù lúc này thường là tranh chấp xảy ra, nhưng các bên vẫn còn có thể đàm phán với nhau để lựa chọn luật nào đó để giải quyết. + Khi luật đó đã được quy định trong điều ước quốc tế hữu quan. Có nghĩa là trong các điều ước quốc tế mà nước đó tham gia ký kết hoặc thừa nhận có quy địnhvề điều khoản luật áp dụng cho hợp đồng XNK thì các điều khoản đó đương nhiên được áp dụng. Trên thực tế, việc lựa chọn luật nước nào phụ thuộc vào quá trình đàm phán, thế lực của người đàm phán và đặc biệt là sự hiểu biết của mỗi bên của luật pháp nước mình và nước bạn. 5.2 Điều ước quốc tế. Khi tranh chấp phát sinh từ hợp đồng nhập khẩu liên quan đến vấn đề nhưng không được quy định hoặc quy định không đầy đủ trong trường hợp đồng, các bên có thể dựa vào các điều quy ước quốc tế và ngoại thương. Đối với những điều ước quốc tế mà Việt nam không ký, chưa ký hoặc không thừa nhận thì không có giá trị bắt buộc đối với chủ thể Việt nam trong hợp đồng nhập khẩu chúng chỉ trở thành nguồn luật điều chỉnh hợp đồng nhập khẩu , nếu các bên thoả thuận dẫn tới trong hợp đồng. Nếu trong điều ước quốc tế về ngoại thương có những quy định khác với pháp luật Việt Nam ( mà Việt Nam chưa tham gia ký kết hoặc công nhận) thì có quyền bảo lưu, tức là chỉ áp dụng từng chương, mục của công ước nếu không trái với pháp luật Việt nam. 5.3. Tập quán thương mại quốc tế Tập quán thương mại quốc tế là những thói quen phổ biến được nhiều nước áp dụng và công nhận rộng rãi. Thông thường, các tập quán thương mại quốc tế được chia làm 3 nhóm: Tập quán có tính chất nguyên tắc: Là những tập quán cơ bản bao trùm được hình thành trên nguyên tắc tôn trọng chủ quyền và bình đẳng giữa các quốc gia. Tập quán thương mại quốc tế chung: Là các tập quán thương mại được nhiều nước công nhận và áp dụng ở nhiều nơi, nhiều khu vực. VD: Các điều kiện thương mại quốc tế do phòng thương mại quốc tế tập hợp và soạn thảo ( gọi tắt là incoterm). Trong đó quy định các điều kiện thương mại khác nhau như FOB, CIP, CIF.... được rất nhiều nước trên thế giới thừa nhận và áp dụng. Tập quán thương mại khu vực: Là các tập quán thươngmại quốc tế chỉ được áp dụng ở từng nước, từng khu vực hoặc từng cảng. Tập quán thương mại quốc tế sẽ trở thành nguồn luật điều chỉnh hợp đồng nhập khẩu khi: + Chính hợp đồng có quy định. + Các điều ước quốc tế liên quan đến quy định. Không có hoặc có nhưng không đầy đủ về vấn đề tranh chấp, vấn đề cần được điều chỉnh. Cần chú ý rằng: do tập quán thương mại quốc tế có nhiều loại nên khi sử dụng cần ghi rõ họ tên, nguồn để tránh sự nhầm lẫn. 5.4 án lệ và các nghị định. Đối với các nước trong khối luật chung Anh – Mỹ thực tiễn tư pháp có vị trí rất quan trọng vì mỗi khi xẩy ra tranh chấp các bên thường viện dẫn các bản án trước đây coi là mẫu mực làm căn cứ để xét xử vụ mới. Chính vì vậy, trong giao dịch buôn bán với các nước tư bản cần có nhận thức đúng đắn về vai trò của án lệ và chấp nhận theo đúng tinh thần pháp luật. án lệ thường được áp dụng đối với các trường hợp: + Khi các bên thoả thuận trong hợp đồng sẽ áp dụng án lệ và phải quy định đối với từng trường hợp cụ thể. + Nếu trung tâm trọng tài được lựa chọn theo thoả thuận trong hợp đồng có áp dụng án lệ vào xét xử tranh chấp thì các đương sự cũng phải áp dụng. + Khi các Nghị định đã được ký kết giữa các quốc gia thì nó sẽ trở thành nguồn luật đương nhiên đôí với các bên của các quốc gia đó và có giá trị bắt buộc đối với hợp đồng nhập khẩu có liên quan. Các bên có thể dựa vào đó mà không cần phải có sự thoả thuận nào, tức là chỉ cần áp dụng và nhờ đó mà hoạt động buôn bán thương mại quốc tế được thuận lợi nhanh chóng hơn, tiết kiệm chi phí, thời gian cho các thương nhân. Phần II: Thực trạng hoạt động ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu ở Công ty vận tải và Đại ly vận tải - Hà nội ( VITACO). Khái quát chung về Công ty vận tải và đại lý vận tải - hà nội. 1. Quá trình hình thành và phát triển. Công ty vận tải và đại lý vận tải - Hà nội, tên giao dịch quốc tế là VITACO, trụ sở tại số 4 Ngô Quyền- Hà nội. Công ty là một thành viên của Tổng công ty xuất nhập khẩu nông sản và thực phẩm chế biến Hà Nội, được thành lập năm 1970. Tiền thân của Công ty là Xí nghiệp vận tải của Tổng cục trang bị kỹ thuật, Bộ nông nghiệp. Trải qua 30 năm phát triển, Công ty Vận tải và Đại lý vận tải thăng trầm với sự biến động cuả nền kinh tế. Trước kia trong nền kinh tế tập trung với quy mô chỉ là một xí nghiệp vận tải. Ngày nay Công ty là một doanh nghiệp Nhà nước thuộc Bộ nông nghiệp và Phát triển nông thôn, nhưng từng bước tổ chức của Công ty có nhiều sự thay đổi, sát nhập dần và hiện nay trở thành một thành viên của Tổng công ty Xuất nhập khẩu Nông sản và thực phẩm chế biến. Cụ thể có những thay đổi sau: Năm 1986 sát nhập với Ban Đaị lý vận tải của Bộ Nông nghiệp thành Công ty Vận tải và Đại lý Vận tải. Năm 1991 Công ty được thành lập lại theo nghị quyết 338 có tên là Công ty vận tải và Đại lý vận tải thuộc Bộ Nông nghiệp Công nghiệp thực phẩm. Năm 1998: Công ty là thành viên của Tổng công ty Xuất nhập khẩu Nông sản và thực phẩm chế biến thuộc Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Tên Công ty: Công ty vận tải và Đại lý vận tải Tên giao dịch: VITACO – HANOI Trụ sở: Số 4 Ngô Quyền – Hà Nội Số tài khoản Việt Nam: 730106581 tại Ngân hàng Đầu tư và phát triển Hà nội. Giám đốc : Đào Thị Yến Tel : 84- 4 – 9343509 2. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty 2.1 Chức năng: Cung cấp dịch vụ vận tải và đường bộ, máy móc và phụ tùng thay thế cho các đơn vị thuộc Tổng công ty. Khai thác, tìm hiểu thị trường để: + Xuất khẩu sản phẩm của Tổng công ty. + Nhập khẩu các loại vật tư, thiết bị, linh kiện, máy móc và trong nước chưa sản xuất được. + Nhập khẩu hàng hoá theo nhu cầu của Tổng công ty, của bạn hàng trong nước và nhu cầu của thị trường. 2.2 Nhiệm vụ: Xây dựng và tổ chức thực hiện chế độ và điều kiện xuất nhập khẩu Cung cấp dịch vụ tuân theo luật hiện hành của Nhà nước và Bộ thương mại. Quản lý và sử dụng vốn kinh doanh, cơ sở vật chất theo đúng chế độ chính sách, đạt hiều quả kinh tế cao, đảm bảo phát triển vốn và sự trang trải về tài chính. Chấp hành đầy đủ các cam kết trong hợp đồng mua bán, liên doanh, hợp tác với các tổ chức kinh tế và cá nhân. Chủ động điều phối các hoạt động kinh doanh và quản lý các đơn vị trực thuộc theo phương án tối ưu, thực hiện các mục tiêu đề ra. Quản lý đội ngũ cán bộ, công nhân viên Công ty theo chế độ, chính sách của Nhà nước và phân cấp của Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn. Không ngừng bồi dưỡng, nâng cao trình độ chuyên môn kỹ thuật về mọi mặt. Hoàn thành kế hoạch các chỉ tiêu Nhà nước đặt ra, kinh doanh đúng pháp luật, đúng đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước đề ra. Phát huy ưu thế uy tín hàng nội địa trên thương trường Quốc tế, mở rộng củng cố và phát triển mối quan hệ làm ăn với bạn bè quốc tế. Với chức năng nhiệm vụ trên, trải qua 30 năm hoạt động, Công ty đã không ngừng phấn đấu hoàn thành vượt mức kế hoạch của Nhà nước và Tổng công ty giao cho, mục tiêu chiến lược kinh doanh luôn đảm bảo đúng pháp luật, quán triệt phương châm, đường lối chính của Đảng và Nhà nước, đảm bảo mối quan hệ chặt chẽ, thống nhất, hỗ trợ nhau trong Công ty. Trong cơ chế cũ, Công ty ít nhiều bị ảnh hưởng bởi sự can thiệp quá sâu của Nhà nước, tạo ra cơ cấu quản lý cồng kềng, bộ máy kinh doanh thụ động. Mặc dù vậy, nhìn chung cho đến năm 1989 – 1990, hoạt động kinh doanh của Công ty vẫn ổn định và tiến tới cùng với đội ngũ cán bộ, công nhân viên có kinh nghiệm, tạo tiền đề to lớn cho sự nghiệp của Công ty trong cơ chế mới. Những năm hoạt động chuyển sang cơ chế thị trường, mặc dù Công ty gặp nhiều khó khăn, hoạt động Công ty chưa thực sự có hiệu quả cao về nhiều mặt, hiệu quả kinh doanh chưa thực sự cao, chưa sử dụng triệt để nguồn lực của Công ty. Nhưng với sự đoàn kết, nhất trí trong tập thể cán bộ công nhân viên trong Công ty, cùng với kinh nghiệm tích luỹ qua nhiều năm kinh doanh, chắc chắn Công ty sẽ tìm ra cho mình một hướng đi tốt trong tương lai. 3. Cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động của Công ty( chưa vẽ) 3.1. Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý của Công ty vận tải và Đại lý vận tải VITACO-Hà Nội 3.2. Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban: * Ban lãnh đạo Công ty: Giám đốc: Là người chịu trách nhiệm cao nhất về các mặt sản xuất kinh doanh của Công ty, chỉ đạo toàn bộ Công ty theo chế độ thủ trưởng và đại diện cho mọi trách nhiệm quyền lợi của Công ty trước pháp luật và các cơ quan hữu quan. Phó giám đốc: Là những người giúp việc cho giám đốc, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các công việc mà mình đảm nhiệm. Kế toán trưởng: Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc, có trách nhiệm giúp Giám đốc tổ chức, chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê, thông tin kinh tế, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty theo quyết định của Nhà nước. * Các phòng chức năng của Công ty: Các phòng ban chức năng của Công ty do Giám đốc quyết định theo Điều lệ của Công ty, đảm bảo tinh giảm và hoạt động có hiệu quả hiện nay Công ty có các phòng ban như sau: Phòng Tổ chức nhân sự: Trong quá trình hoạt động phòng có nhiệm vụ chính là tuyển lựa các lao động có đầy đủ năng lực và trình độ vào những nơi còn thiếu tổ chức sắp xếp và thực hiện chế độ đối với cán bộ công nhân viên trong Công ty và giúp Giám đốc nghiên cứu và xây dựng bộ máy phù hợp, xây dựng quy chế nội quy, quy định của sản xuất. Phòng Kế hoạch sản xuất: Có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch sản xuất, phương hướng sản xuất kinh doanh, tổ chức điều hành sản xuất kinh doanh Vận tải và Đại lý vận tải xây dựng phương hướng sản xuất kinh doanh, tổng hợp kết quả, báo cáo lãnh đạo. Phòng kinh doanh tổng hợp: Phòng có chức năng chủ yếu nhưu xây dựng kế hoạch phương hướng kinh doanh tổng hợp, khai thác các nguồn hàng xây dựng phương án tổ chức điều hành kinh doanh tổng hợp, tổng hợp đánh giá kết quả kinh doanh tổng hợp. Phòng Tài chính kế toán: Giúp Giám đốc tổ chức hạch toán kinh doanh, cụ thể như nắm giữ sổ sách, ghi lại các nghiệp vụ chi tiêu của Công ty và lập bảng tổng kết, nắm giữ và quản lý vốn, có trách nhiệm giao vốn và hạch toán các hoạt động xuất nhập khẩu. Một điều cần lưư ý là phòng Tài chính kế toán có nhiệm vụ hạch toán đúng giá thành sản phẩm, thực hiện đúng chế độ mở sổ ghi chép ban đầu. Phòng Kinh doanh Xuất nhập khẩu: Tham mưu cho Giám đốc và Phó giám đốc về việc lập kế hoạch và chiến lược kinh doanh xuất nhập khẩu. Dưới sự điều hành của Giám đốc, các nhân viên phòng Kinh doanh xuất nhập khẩu thực hiện các khâu như chào hàng, xin giấy phép xuất nhập khẩu, mở L/C làm thủ tục hải quan... Ngoài ra phòng còn có nhiệm vụ khai thác triệt để nguồn hàng Xuất nhập khẩu. * Các trung tâm và Chi nhánh trực thuộc Công ty gồm: Trung tâm vận tải và dịch vụ: Với chức năng là nhiệm vụ như bảo hành bảo dưỡng, sửa chữa, công tác kỹ thuật xe ô tô điều hành quản lý vận tải ô tô thực hiện các hợp đồng vận tải và đại lý kinh doanh tổng hợp. Chi nhánh: Chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh và Chi nhánh Đà nẵng: Với nhiệm vụ chủ yếu như khai thác các hợp đồng Vận tải và Đại lý vận tải của Công ty tại các tỉnh Phía Nam. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty vận tải và đại lý vận tải – hà nội. 1. Mặt hàng kinh doanh: Là một công ty chuyên về Xuất nhập khẩu, mà chủ yếu kinh doanh về vận tải và đại lý vận tải. Mặc dù vậy, nhưng hoạt động kinh doanh XNK khá sôi động và đem lại lợi nhuận khá lớn, góp phần vào công cuộc phát triển của Công ty. Phạm vi kinh doanh của Công ty mang tính tổng hợp, kinh doanh XNK tất cả các hàng hoá mà Nhà nước Việt nam không cấm xuất khẩu, nhập khẩu. Về mặt hàng XNK của Công ty phụ thuộc vào rất nhiều vào bạn hàng và thị trường trong nước. Bởi vì việc kinh doanh XNK đối với Công ty còn mới, bắt đầu từ năm 1998 đến nay. Do đó chủ yếu là Công ty nhận XNK uỷ thác cho các công ty và thương nhân có nhu cầu. Điều này nó ảnh hưởng đến việc kinh doanh XNK của Công ty. Công ty không làm chủ được mặt hàng kinh doanh cuả mình. Trong thời gian vừa qua, Công ty đã nhận uỷ thác XNK những mặt hàng chủ yếu sau: Nguyên liệu để sản xuất một số mặt hàng tiêu dùng hàng ngày của dân chúng như nguyênliệu sản xuất mút( Voranol *3010 ). Thiết bị vệ sinh. Giấy và bột giấy từ mọi nguyên liệu. Các loại đồ dùng trong nhà ăn, gia đình, khách sạn. Hàng nông lâm, thổ sản. Quạt điện các loại. Công ty vận tải và đại lý vận 0tải kinh doanh XNK chịu sự ảnh hưởng cuả nhiều yếu tố. Chẳng hạn như chịu sự ảnh hưởng hết sức phức tạp của môi trường bên ngoài và yếu tố khách quan, cụ thể là môi trường tự nhiên cuả Công ty rất thuận lợi cho công tác giao dịch, nắm bắt thông tin. Vì nằm tại các trung tâm buôn bán giao dịch của đất nước nên sự đổi mới về công nghệ của Công ty có nhiều điều kiện thuận lợi nhất. Nhờ sự hiện đại hoá của kỹ thuật công nghệ, sự phát triển nhanh chóng của môi trường công nghệ mà Công ty có thể trang bị hiện đại cho cơ sở vật chất của mình, phục vụ tốt hơn hoạt động kinh doanh. Công ty hoạt động trong môi trường kinh tế hết sức sôi động, môi trường này tác động đến Công ty qua chỉ tiêu vốn, nguồn lao động, các mức giá, các khách hàng, các đối thủ... Do đó việc kinh doanh của Công ty cũng gặp khó khăn như: Sự cạnh tranh, sự biến động của giá...Hơn thế nữa, việc kinh doanh XNK còn phụ thuộc rất nhiều vào thị trường như nhu cầu XNK của khách hàng và bạn hàng trong và ngoài nước. 2. Đặc điểm về vốn và cơ sở vật chất ký thuật Cùng với sự phát triển của nền kinh tế trong nước và khu vực, đi song song với sự phát triển về công nghệ kỹ thuật thì nguồn vốn của Công ty ngày càng tăng. Là một doanh nghiệp vận tải và đại lý vận tải nên vốn của Công ty phần lớn là vốn cố định. Cụ thể được thể hiện qua bảng số liệu sau: Biểu 1: Tổng số vốn kinh doanh của Công ty vận tải và đại lý vận tải Hà nội ( 1996 – 2000). Đơn vị tính: Tỷ đồng Năm 1996 1997 1998 1999 2000 Vốn cố định 8,7 9,5 11,3 12,6 14,2 Vốn lưu động 2,5 3,9 4,5 6,1 7,6 Tổng vốn kinh doanh 11,2 13,4 15,8 18,7 19,8 Qua bảng số liệu trên ta có thể thấy nguồn vốn kinh doanh của Công ty luôn tăng theo thời gian. Điều này chứng tỏ hoạt động kinh doanh của Công ty đạt kết quả tốt. Công ty đã biết huy động và sử dụng hợp lý các nguồn vốn, các sản phẩm dịch vụ của Công ty đáp ứng tốt nhu cầu của thị trường, mặt khác hoạt động kinh doanh XNK cuả Công ty hai năm vừa qua có kết quả tốt, cho nên đã góp phần vào làm tăng nguồn vốn kinh doanh của Công ty lên với tốc độ cao hơn thời kỳ trước. Vốn cố định luôn tăng do máy móc, trang thiết bị phục vụ cho quá trình kinh doanh luôn được cải tiến và đổi mới theo kịp với sự phát triển của nền kinh tế và đòi hỏi của khách hàng về chất lượng hàng hoá và dịch vụ ngày càng cao. 3. Đặc điểm về lao động và cơ cấu lao động. Hiện nay Công ty có tổng số lao động là 143 người, trong đó lao động có trình độ đại học là 35 người, trình độ trung cấp, cao đẳng là 15 người, trình độ sơ cấp là 10 người, công nhân kỹ thuật là 12 người, còn lại là lao động phổ thông 71 người. Tính đến cuối năm 2000, tổng số lao động làm việc tại Công ty có 40 cán bộ quản lý ( 35 trình độ đại học), 25 cán bộ khoa học kỹ thuật, còn lại là lao động phổ thông. Đội ngũ cán bộ công nhân viên trong Công ty thường xuyên được bồi dưỡng thêm kiến thức và nâng cao trình độ chuyên môn để đáp ứng được đòi hỏi của thị trường. Đội ngũ lao động của Công ty với tinh thần trách nhiệm cao, giàu trí sáng tạo, luôn hoàn thành xuất sắc kế hoạch được đề ra, đảm bảo cung cấp dịch vụ vận tải và hàng hoá kịp thời và hợp lý với giá cả cạnh tranh. đây là một trong những điều kiện khá quan trọng, tạo đà cho sự phát triển nhanh chóng của Công ty trong thời gian qua. 4. Đặc điểm về thị trường và khách nước ngoài. Thị trường nước ngoài: Đứng trước sự bỡ ngỡ của buổi đầu làm quen với bạn hàng Quốc tế và sự biến động của nền kinh tế thế giới, nhưng VITACO đã cố gắng tìm kiếm đến các thị trường và có mối quan hệ làm ăn với các thị trường thế giới. Tuy mới chỉ có ba năm hoạt động XNK nhưng quy mô hoạt động khá lớn và ngày càng được mở rộng. Lúc đầu khi mới sát nhập vào Tổng công ty XNK nông sản và thực phẩm chế biến thì chỉ có quan hệ mua bán Quốc tế với những nước chủ yếu như: Singapore, Đài Loan, HồngKông, Nhật Bản, Thái Lan, Trung quốc, Hà Lan, Hàn Quốc... Nhìn vào những thị trường Quốc tế chủ yếu của Công ty thì chúng cũng biết ngay là Công ty đang chú trọng vào thị trường các nước ở Châu á. trong kế hoạch đề ra năm 2001 và trong thời gian tới thì Công ty sẽ đẩy mạnh và mở rộng việc buôn bán Quốc tế. Do đó Công ty sẽ mở rộng quy mô và thị trường kinh doanh sang một số nước Châu âu, Đông âu ( Bắc Mỹ ), Australia, EU, SNG. Khách hàng nước ngoài: Nhằm xác định vị trí của mình trên thị trường đang có sự cạnh tranh hết sức gay gắt, thì Công ty phải chú trọng nghiên cứu đặc điểm của từng nhóm khách hàng khác nhau nhằm đáp ứng một cách linh hoạt các nhu cầu đa dạng và phức tạp của họ. Các khách hàng truyền thống của Tổng công ty thì cũng là bạn hàng có mối quan hệ buôn bán mật thiết với Công ty như bạn hàng ở Hàn Quốc, Thái Lan, Hồng Kồng, Nhật bản, Singapore... hầu hết những nước này có thu nhập cao nên yêu của họ về sản phẩm khắt khe hơn rất nhiều so với thị trường trong nước. Vì vậy, sản phẩm muốn xuất khẩu được phải đa dạng, hấp dẫn mẫu mã, màu sắc đẹp phong phú, lạ mắt. Đặc biệt là Nhật Bản với một nền văn hoá truyền thống đặc trưng của người á Đông nên sản phẩm xuất sang phải có chất lượng cao, phù hợp với văn hoá của họ. Mặt khác, Công ty cũng nhập khẩu nhiều hàng hóa mà trong nước chưa sản xuất được. Trong các thị truờng quan hệ buôn bán Quốc tế thì có rất khách hàng đến Công ty ký kết hợp đồng làm ăn lâu dài và số lượng ngày càng gia tăng. Trong số đó, lượng khách hàng thường xuyên ký hợp đồng với Công ty bao gồm: Biểu 2: Số lượng khách hàng nước ngoài ký kết hợp đồng thường xuyên với Công ty. Năm Tên đơn vị giao dịch, ký kết hợp đồng nhập khẩu Nước 1998 Dow chernical Pacific Pte. Ltd Singapore Toto LTD Nhật Bản Asian Pulp and Paper Co., Ltd Singapore SCT Co., Ltd Thái Lan ICI Pte Ltd Singapore PJ International Hồng Kông Moritex Export Ltd Đài Loan 1999 Golden Wheat Đài Loan Chung Shing Textile Co Đài Loan Agiec Anhui Garments – Import Export Corporation Trung Quốc Itochu Corp Nhật Bản Woobo Hàn Quốc Srikasem Trading Co., Ltd Thái Lan Toto LTD Nhật Bản 2000 Asian Pulp and Paper Co., Ltd Singapore Dae Seung International Hàn Quốc Hunts Man ICI Hà Lan Hy Cor Hàn Quốc Venture International Singapore Seiden Sticker Hồng Kông Takalar Corp Đài Loan Kanematsu Corp Nhật Bản Sunkoo Trading Hàn Quốc Choong Nam Hàn Quốc Geka Textile B.V Hà Lan 5. Đặc điểm về phương thức và hình thức kinh doanh. Từ đặc điểm mặt hàng kinh doanh cảu Công ty là dịchvụ vận tải và đại lý vận tải. Bên cạnh đó còn kinh doanh hàng hoá tiêu dùng hàng ngày và các linh kiện, phụ tùng, máy móc. Cho nên mặt hàng kinh doanh của Công ty là rất đa dạng, cả những hàng hoá hữu hình mà thị trường có nhu cầu. Từ đó cho phép chúng ta biết được hình thức kinh doanh của Công ty là đa dạng hoá, mặt hàng kinh doanh, hình thức bán hàng, mua hàng và giao hàng theo các đơn đặt hàng ( mua hàng) của khách. Còn phương thức kinh doanh chủ yếu cảu Công ty là cung cấp tốt dịch vụ vận tải với giá cả cạnh tranh và tham gia vào buôn bán Quốc tế. Trong buôn bán Quốc tế thì chủ yếu Công ty nhận XNK uỷ thác cho Công ty khác và bạn hàng trong nước. Mặt hàng xuất nhập khẩu gồm một sốhàng hoá tiêu dùng và nguyên vật liệu để sản xuất.... nói chung là XNK một số hàng hoá mà nhà nước không cấm. III. Hiện trạng ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu ở Công ty vận tải và đại lý vận tải – hà nội. 1. Kết quả thực hiện hợp đồng nhập khẩu Trong vòng hai năm tham gia vào hoạt động kinh doanh XNK với một số nước trong khu vực và Quốc tế. Công ty được Bộ t._.n hợp đồng NK đạt hiệu quả cao. Thông qua việc nghiên cứu đánh giá và dự đoán được nhu cầu thị trường; Công ty phải nghiên cứu để biết xem phần thị trường mà Công ty đáp ứng là bao nhiêu nhằm có căn cứ ký kết hợp đồng, tránh tình trạng ứ đọng vốn... Phần thị trường mà Công ty có thể đáp ứng có thể tính theo công thức: Phần thị trường mà Công = Dung lượng - Phần thị trường các DN ty có thể đáp ứng thị trường khác có thể đáp ứng 1.2. Căn cứ vào Luật thương mại quốc tế, luật pháp của nước XKvà Việt Nam: Hiểu biết kỷ luật thương mại quốc tế; luật pháp nước Việt Nam và luật pháp nước Công ty muốn ký kết hợp đồng giúp Công ty tự tin trong việc ký hợp đồng, tránh được sự lừa đảo của bạn hàng và đối tác. nếu biết được tốt những căn cứ này sẽ giúp cho Công ty có những căn cứ để xây dựng những điều khoản hợp đồng tốt hơn, yên tâm và tự tin hơn. 1.3. Căn cứ vào thực trạng thị trường nhập khẩu và khả năng sinh lợi của từng thương vụ: Thị trường hàng hoá Việt nam thật đa dạng và phong phú, giá cả lại rất khác nhau đối với sản phẩm cùng loại và giống hệt nhau về mẫu mã. Cho nên đối với một doanh nghiệp nhập khẩu hàng hoá như Công ty luôn gặp khó khăn lớn với những câu hỏi luôn đặt ra là: Nhập hàng gì? Nhập hàng nước nào? Làm thế nào để tiêu thụ được hàng hoá nhập về? Hàng hoá có bán được hay không?.... Nắm rõ thực trạng thị trường nhập khẩu để phân tích thị trường và có những quyết định đúng đắn trứơc khi ký kết một hợp đồng nhập khẩu. Đó là nhiệm vụ quan trọng của các cán bộ làm công tác XNK. Từ đó giúp cho việc phân tích được khả năng sinh lợi và hiệu quả của việc ký kết thực hiện hợp đồng. Để làm được điều này tốt hơn Công ty có thể áp dụng một số biện pháp như: - Công ty nên cử cán bộ trực tiếp tham quan thị trường để họ có cơ hội kiểm nghiệm và nâng cao kinh nghiệm chuyên môn của mình. - Cần có sự phối hợp chặt chẽ về thông tin và thực trạng thị trường hàng hoá giữa phòng XNK và tổ thị trường của Công ty. - Công ty nên duy trì tốt mối quan hệ với Tổng công ty và thu thập tin tức về thị trường hàng hoá cũng như xu hướng biến động của thị trường hàng hoá tương lai. Công ty cần duy trì và tạo những mối quan hệ với các cơ quan thương mại trong nước như: Bộ Thương mại, Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam cũng như các cá nhân và cơ quan Thương mại, đại sư quán của Việt Nam tại nước ngoài, thậm chí Công ty có thể sẵn sàng mua các thông tin có giá trị thuận tiện cho việc đàm phán và ký kết hợp đồng. 1.4. Căn cứ vào môi trường vĩ mô Môi trường vĩ mô bao gồm một loạt các yếu tố khách quan mà Công ty không thể kiểm soát được nhưng lại có thể tác động trực tiếp và có ảnh hưởng lớn đến kết quả công tác ký kết hợp đồng. Để nắm chắc môi trường này, người ta phải nắm rõ nội dung sau: Chính trị, pháp luật như: Mức độ hoàn thiện và hiệu lực thi hành của các văn bản pháp luật hiện hành, các quan điểm tình hình chính trị và các mối quan hệ của chính phủ Việt Nam với Chính phủ các nước. Tốc độ phát triển kinh tế có quan hệ rất lớn đến nhu cầu và thị hiếu tiêu dùng của khách hàng. Các vấn đề cần được người nhập khẩu nghiên cứu như: các chính sách kinh tế của Nhà nước như thuế nhập khẩu, lãi xuất tiền vay, tiền gửi Ngân hàng, tỷ giá hối đoái. - Các tập qúan, văn hoá từng miền. ở Việt Nam người tiêu dùng ở từng miền có những sở. thích riêng - Các đối thủ cạnh tranh: Hiện nay có rất nhiều Công ty cung ứng sản phẩm khác nhau. Do đó để mặt hàng nhập khẩu của Công ty mình được người tiêu dùng chấp nhận thi Công ty phải lựa chọn các chiến lược nhằm đối phó và có sự ứng xử phù hợp trên cơ sở phải nắm chắc các thông tin về trạng thái cạnh tranh của thị trường, số lượng và phạm vi hoạt động, ưu điểm và chiến lược kinh doanh của các đối thủ cạnh tranh. 1.5. Căn cứ vào hoa hồng uỷ thác: Đây cũng là cơ sở để Công ty đàm phán, ký kết hợp đồng nhập khẩu với khách hàng nước ngoài. Trên cơ sở hoa hồng được hưởng do người nhập khẩu uỷ thác trả cho Công ty, Công ty tính toán tất cả chi phí phát sinh, và sự biến động của tỷ giá từng thương vụ. Từ sự tính toán này Công ty quyết định nhận nhập khẩu uỷ thác hoặc không nhận. 1.6. Căn cứ vào khả năng của Công ty Nếu trên thực hiệụưc tế, tiềm lực của Doanh nghiệp không đủ mạnh thì tất cả các vấn đề được nghiên cứu ở trên chỉ là lý thuyết. Do vậy, để đi đến quyết định ký kết một hợp đồng nhập khẩu thì cán bộ Phòng XNK phải nắm rõ các thông tin về Công ty mình như: Khả năng về vốn; khả năng huy động tiềm năng nội bộ, giá cả, chính sách phân phối sản phẩm; trình độ nghiệp vụ thương mại của cán bộ làm công tác nhập khẩu ... 2. Hoàn thiện nội dung và phương pháp xây dựng hợp đồng nhập khẩu. Hiện nay việc thực hiệnực hiện các nghiệp vụ cho công tác xây dựng một hợp đồng nhập khẩu như hỏi hàng, hỏi giá, đàm phán và thoả thuận các điều khoản trong hợp đồng của Công ty còn nhiều bị động hoặc theo các nguyên tắc cứng nhắc. Do vậy, đã gây ra nhiều bất cập cho người thực hiện hợp đồng. Bởi vậy nhiêm vụ cần thiết trước mắt của các nhà đàm phán là: * Chuẩn bị ký kết: - Nghiên cứu thường xuyên tình hình thị trường trong và ngoài nước, đặc biệt là thị trường trong khu vực mà Công ty nhập khẩu thường xuyên có nhằm có các thông tin chuẩn bị cho cuộc đàm phán. - Tìm hình thức và phương pháp phù hợp cho cuộc đàm phán. - Xác định hướng đích rõ ràng cho cuộc đàm phán nhằm thu hiệu quả tối đa. * Đàm phán: Mục đích của cuộc đàm phán thương mại là nhằm đạt được sự thoả thuận giữa người mua và người bán về tất cả các điều khoản của hợp đồng, trong quá trình đàm phán các bên luôn luôn thực hiện những nguyên tắc sau: - Lễ phép, lịch sự. - Hoà khí và thiện cảm. - Không xa rời mục tiêu đã định. - Chủ động. Trên cơ sở đó để cuộc đàm phán được xúc tiến tốt đẹp Công ty phải đạt được những yêu cầu sau: - Chuẩn bị trước những lý lẽ nhằm giải thích cho các điều khoản được nêu ra trong hợp đồng. - Phải lường trước mọi tình huống có thể xảy ra trong quá trình đàm phán tránh trường hợp bị bất ngờ. VD: Lập kế hoạch và vạch sẵn những phương án để giải quyết trong trường hợp cuộc đàm phán không thành công. - Có sự chuẩn bị về thời gian trao đổi về hợp đồng giữa các phòng ban có trách nhiệm liên quan trước khi đem hợp đồng đi đàm phán. - Cần cập nhật kịp thời các thông tin về tình hình SX kinh doanh của đối tác dể biết điểm mạnh yếu của họ - Biết mình muốn gì với giá nào trong điều kiện nào. - Quyết định: Gồm các bước: B1. ý thức vấn đề. B2. Đánh gía mội dung của đơn hỏi hàng. B3. Tìm hiểu đối tác. B4. Đánh giá khả năng cung cấp hàng hoá của đối tác. B5. Nghiên cứu các thay đổi của thị trường trong nước. B6. Đánh giá, dự đoán các rủi ro đối với hợp đồng đó. B7. Thực hiệnông báo cho đối tác. B8. Quýêt định. * Chọn đối tác: Sau các cuộc đàm phán Công ty chọn cho mình đối tác có lợi cho mình nhất với khả năng cung cấp hàng hoá tốt nhất, tránh tình trạng khi thực hiện bị sai sót, vi phạm như một số trường hợp đã xảy ra. Hầu hết các hợp đồng nhập khẩu của Công ty với đối tác nước ngoài bị vi phạm là do phía đối tác. Do đó sau đàm phán Công ty phải chọn cho mình đối tác với một số yêu cầu sau: - Sự uy tín của đối tác trong kinh doanh thương mại quốc tế. - Nguồn hàng và khả năng cung cấp hàng của đối tác. - Giá cả hàng hoá phải thấp nhất với chất lượng cao nhất. - Một số dịch vụ đối tác có thể cung cấp như dịch vụ chở hàng, bao gói, bảo quản hàng hoá phải tốt với chi phí thấp và cả dịch vụ sau bán hàng... - Khả năng giao hàng của đối tác phải tốt có nghĩa là phải giao hàng đúng thời gian như thoả thuận. * Điều khoản giá cả Trên cơ sở phân tích, đánh gía tình hình thực tế Công ty nên đưa ra mức giá có thể chấp nhận được với cả hai bên. Hiện nay, vấn đề đặt ra với người đàm phán là làm sao đạt được mức lợi nhuận tối đa trên mỗi hợp đồng. Do đó, chính sách giá cần được Công ty coi là chiến lược ưu tiên hàng đầu vì nó ảnh hưởng trực tiếp tới lợi ích và lợi nhuận của Doanh nghiệp. Vì vậy, một số biện pháp cần thiết khi đàm phán về giá cả đối với nhà nhập khẩu là: - Giá cả cần được tính trong mối quan hệ với toàn bộ các điều kiện giao hàng của hợp đồng như: Tầm cỡ đơn hàng, điều kiện giao hàng, điều kiện thanh toán, điều kiện bảo hành.... - Để có một chính sách giá cả hợp lý cần phải căn cứ vào: giá cả người tiêu dùng có thể chấp nhận, các chi phí liên quan bao bì vận chuyển, thuế, bảo hiểm..., quan hệ cung cầu trên thị trường. Tuỳ thuộc vào biến động của các yếu tố mà mức giá trên luôn được điều chỉnh cho phù hợp. - Tuỳ thuộc vào đặc điểm của sản phẩm và từng đối tác để có sự điều chỉnh giá cho phù hợp, Đôi khi nếu muốn tạo ra sự thiện chí cho các giao dịch hoặc các đơn hỏi hàng sau này hoặc vì một lý do nào đó quan trọng đối với việc kinh doanh của Công ty thì người đàm phán cần phải mềm dẻo nhân nhượng mà không nên dựa trên cơ sở giá cả. * Điều khoản chất lượng. Đây cũng là điều khoản thường hay khiếu nại nhất trong hợp đồng nhập khẩu hàng hoá của Công ty. Chất lượng của hàng hoá được đánh giá trên các chỉ tiêu khác nhau tuỳ thuộc vào bản chất và đặc tính của mỗi loại hàng hoá. Do đó, việc xây dựng điều khoản chất lượng trong từng hợp đồng là vấn đề rất khó đối với các nhà đàm phán. Để đàm phán về điều khoản chất lượng có hiệu quả thì Công ty cần thực hiện một số biện pháp như: - Có thoả thuận rõ ràng về quy cách phẩm chất chi tiết hiện thực của hàng hoá. - Nắm rõ đặc điểm, bản chất của hàng hoá cần đàm phán. - Đối với một số hàng hoá phức tạp cao thì Công ty phải mô tả chi tiết từng phần của máy móc. * Phương pháp xây dựng hợp đồng: - Phương pháp trực tiếp: Thường áp dụng với những khách hàng lần đầu tiên có quan hệ làm ăn với Công ty hoặc khách hàng mà Công ty có hợp đồng giá trị lớn tính phức tạp của hàng hoá cao cần phải có sự trao đổi và thoả thuận một cách chi tiết. Do vậy yêu cầu đặt ra đối với người trực tiếp tham gia đàm phán là: + Có thái độ niềm nở, lịch sự với đối tác. + Tranh thủ giới thiệu các thành tích của Công ty nhằm gây ấn tượng tốt của đối tác về Công ty. + Nên mời chuyên gia trực tiếp tham gia vào cuộc đàm phán tạo sự tin tưởng cho đối tác của Công ty. + Có thái độ nhã nhặn nhưng kiên quyết khi cần thiết trong quá trình giải quyết công việc. - Phương pháp gián tiếp: Thường được áp dụng phổ biến hơn phương pháp trực tiếp do sự phát triển ngày càng cao của công nghệ thông tin liên lạc đồng thời phương pháp này cũng giảm chi phí về ăn ở đi lại giao dịch cho cả hai bên. Phương pháp này bao gồm hai hình thức đàm phán qua thư tín và đàm phán qua điện thoại. + Nếu bằng thư tín: Thường phải sử dụng hệ thống fax và bằng tiếng Anh, nếu đại diện của đối tác tại Hà Nội thì có thể giao dịch bằng tiếng Việt. Do vậy, cần lưu ý rằng thư là sứ giả của mình đến đối tác nên cách viết, cách trình bày diễn đạt phải sáng sủa, chính xác và khoa học tạo ấn tượng tốt cho đối tác. Khi sử dụng thư phải sử dụng hệ thống chuyển phát nhanh thể hiện sự nhiệt tình và khẩn trương của Công ty. + Nếu bằng điện thoại: Đây là hình thức được dùng thường xuyên hàng ngày. Do vậy, chỉ nên sử dụng đối với những trường hợp khẩn trương, cần thiết để làm rõ một chi tiết, vấn đề ngắn gọn tránh lỡ thời cơ cho công việc. Người trực tiếp giao dịch phải chuận bị nội dung cần trao đổi, phải có tâm trạng vui vẻ, chân thành không miễn cưỡng giả tạo tránh sự hiểu nhầm của đối tác do phải trao đổi nội dung công việc bằng điện thoại. Sau khi trao đổi cần có thư xác định nội dung đã thoả thuận và gửi cho đối tác. 3. Bảo đảm cơ sỏ pháp lý của hợp đồng nhập khẩu. Không mấy hợp đồng kể cả hợp đồng ngoại thương và hợp đồng mua bán trong nước được coi là hoàn thiện. Tuy nhiên các nhà đàm phán vẫn phải tìm cách hạn chế tối đa những sai phạm có thể mắc phải nếu không Công ty của họ rất có khả năng rơi vào tình trạng phá sản. Đối với Công ty VITACO cũng vậy, cần phải nắm vững những chú ý sau: - Chủ thể hợp đồng phải hợp pháp không bị lừa đảo: Việc xác định tư cách đối tác mà Công ty tham gia ký kết hợp đồng có giá trị quan trọng vì chỉ khi đối tác có đầy đủ năng lực pháp lý và năng lực hành vi thì hợp đồng sau khi ký kết mới có giá trị hiệu lực và nếu có tranh chấp xảy ra mới đảm bảo được việc khiếu nại và kiện tụng. Thực hiện hiệu quả và thực hiện đúng trình tự pháp lý: Một bản hợp đồng nếu thoả mãn 5 yêu cầu sau thì được coi là có giá trị pháp lý: Hợp đồng phải được xây dựng trên cơ sở tự nguyện tán thành của hai bên. Một hợp đồng không có giá trị pháp lý nếu được ký kết trên cơ sở sai sót, cưỡng ép hoặc gian lận. 2. Các bên thoả thuận chỉ được ký kết trong khả năng phạm vi thẩm quyền của mình. 3. Một thoả thuận được làm một cách bất hợp pháp với các mục đích bất hợp pháp hoặc vi phạm pháp luật sẽ không được coi là hợp đồng. 4. Một hợp đồng phải có sự ràng buộc của cả hai bên có nghĩa là cả hai bên phải có sự trao đổi quan điểm về các quyền lợi và nghĩa vụ. 5. Môt hợp đồng được hình thành trên cơ sở chào hàng và chấp nhận chào hàng. - Giải quyết đúng luật: Mọi hợp đồng đều được điều chỉnh bằng luật, do vậy các bên tham gia phải thoả thuận luật áp dụng trước khi thảo một bản hợp đồng chính thức và phải thực sự tôn trọng luật đó nhằm đảm bảo giá trị pháp lý của hợp đồng và tôn trọng đối tác. * Điêu kiệ để thực hiện được nội dung trên: - Có sự lựa chọn thực hiệnương nhân để giao dịch. - Nếu có nghi ngờ về khả năng của đơn vị đối tác thì người đàm phán có thẩm quyền hoặc tham tán thương mại tại sứ quán của Việt Nam. - Luôn nâng cao nghiệp vụ chuyên môn cho các cán bộ làm công tác nhập khẩu. - Cần tham khảo ý kiến của các chuyên gia về nguồn luật áp dụng đôi với hợp đồng kinh tế. - Giám sát chặt chẽ việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Iii. hoàn thiện việc tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu ở Công ty vận tải và Đại lý vận tải VITACO-Hà Nội Sau khi ký kết một hợp đồng nhập khẩu, công việc tiếp theo của Công ty là tiến hành thực hiện tốt các nghĩa vụ đã được thoả thuận trong hợp đồng. Thực hiện tốt các nghĩa vụ hợp đồng không chỉ là trách nhiệm pháp lý mà còn nâng cao uy tín của Công ty đối với đối tác thực hiện hợp đồng nhập khẩu, Công ty nên thực hiện tốt các vấn đề sau: 1. Điều kiện bảo đảm thực hiện tốt hợp đồng nhập khẩu Để thực hiện tốt hợp đồng nhập khẩu thì Công ty phải thực hiện tốt được những công việc sau: Sau khi ký kết hợp đồng Công ty phải lập kế hoạch cụ thể và chi tiết để thực hiện hợp đồng. - Tiến hành thực hiện nhanh chóng và đầy đủ các thủ tục mà Nhà nước quy dịnh như xin giấy phép nhập khẩu, làm thủ tục Hải quan,... - Yêu cầu đối tác gửi chứng từ kịp thực hiệnời để có thực hiệnời gian đủ dài để kiểm tra chứng từ, nếu có sai sót phải thực hiệnông báo ngay cho đối tác biết về tình hình cụ thể để đối tác kịp thời sửa đổi cho kịp thời nhận hàng. Kiểm tra kỹ toàn bộ chứng từ. Yêu cầu đối tác cho biết chính xác thời gian hàng về cảng quy định. Theo dõi sát sao qúa trình thực hiện hợp đồng để kịp thời xử lý các vấn đề xảy ra. Đối với các hợp đồng lớn, hàng nhận làm nhiều đợt, Công ty phải luôn giữ thông tin liên lạc với đối tác để kịp thời thay đổi theo hướng các điều khoản sửa đổi bổ sung(nếu có). Ngoài những công việc cần phải thực hiện tốt như trên để dảm bảo được việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu tốt hơn thì Công ty phải có cơ cấu tổ chức hoạt động kinh doanh thật chặt chẽ, cụ thể như sau: Các phòng ban phải thường xuyên báo cáo chính xác tình hình thực hiện hợp đồng cho giám đốc. Qua đó giám đốc trực tiếp chỉ đạo thống nhất cùng các phòng ban đưa ra các giải pháp tối ưu nhất để đảm bảo thực hiện tốt hợp đồng. - Giữa các phòng ban thường xuyên hàng ngày trao đổi thông tin cho nhau để cùng giải quyết và khắc phục những nảy sinh trong tiến trình thực hiện hợp đồng. Đối với trường hợp Công ty nhập khẩu uỷ thác cho một Công ty nào đó hay cá nhân bất kỳ thì Công ty phải báo cáo tình hình thực tế của quá trình thực hiện với họ và phải thông báo cho họ biết ngay nếu có gì thay đổi. Mặt khác. Công ty phải thường xuyên liên lạc yêu cầu họ trả tiền hàng và hoa hồng đúng tiến độ. 2. Quản lý hợp đồng nhập khẩu và quan hệ đối tác. * Việc quản lý hợp đồng là việc giám sát theo dõi quá trình thực hiện hợp đồng nhằm phát hiện và giải quyết các vấn đề phát sinh để đạt được hiệu quả cuối cùng. Như vậy, công tác quản lý hợp đồng yêu cầu người nhập khẩu có trách nhiệm tìm các biện pháp tháo gỡ và giải quyết các vấn đề vướng mắc có thể phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng. Đối với Công ty vận tải và Đại lý vận tải VITACO-Hà Nội, công tác quản lý hợp đồng Công ty cần có các biện pháp sau: - Thúc giục nhân viên đi khai báo Hải quan ngay sau khi nhận được bộ chứng từ, để tránh tình trạng hàng bị lưu kho bãi. - Phải có đội ngũ cán bộ hiểu biết về hàng hoá mà Công ty thường nhập, hoặc phải thuê chuyên gia có hiểu biết về hàng hoá nhập khẩu để kiểm tra hàng hoá trược khi nhận hàng. * Quan hệ đối tác trong quá trình thực hiện hợp đồng là một mặt trong việc tạo dựng uy tín kinh doanh của Công ty. Sự tín nhiệm về Công ty gây tâm lý tin tưởng cho đối tác nước ngoài khi quyết định bán sản phẩm cho Công ty và các bạn hàng trong nước tin tưởng vào Công ty khi quyết định mua hàng và đặt hàng của Công ty hoặc uỷ thác cho Công ty nhập khẩu. Muốn giữ được mối quan hệ làm ăn lâu dài với đối tác và khách hàng trong nước, đồng thời thu hút được thêm bạn hàng trong và ngoài nước hơn nữa thì Công ty cần coi sự phục vụ chu đáo như sử dụng các phương tiện kỹ thuật để đưa đón, lễ tân, giao dịch cho dù họ có ký kết được hợp đồng hay không đều cảm thấy được hài lòng. Thái độ phục vụ càng chu đáo bao nhiêu thực hiệnì cang gây được ấn tượng tốt bấy nhiêu đặc biệt là đối tác lần đầu tiên tiễp xúc với Công ty. 3. Giải quyết tranh chấp Tranh chấp là điều mà cả hai bên đều không muốn xảy ra bởi vì nó không chỉ gây ra tốn kém về thời gian và tiền bạc mà còn ảnh hưởng đến mối quan hệ làm ăn lâu dài giữa họ. Hầu hết các hợp đồng mà Công ty ký kết với đối tác nước ngoài hay bạn hàng trong nước đều có giá trị không lớn nên khi có tranh chấp xảy ra Công ty cần phải dựa trên nguyên tắc: Trước tiên là tôn trọng lợi ích của hai bên và bình đẳng trong mối quan hệ. Trong mối quan hệ hợp đồng, lợi ích của các bên vừa có mâu thuẫn nhưng lại có ràng buộc với nhau. Do vậy một nguyên tắc mà đã được nhiều nhà kinh doanh áp dụng thành công ở các nước khi giải quyết tranh chấp là: Hãy tập trung vào vấn đề cần thương lượng, vào vấn đề lợi ích chứ không phải vào quan điểm để tạo ra sự lựa chọn mà cả hai bên cùng có lợi, kiên trì với các mục tiêu đề ra trên phương châm:" Cách lựa chọn tốt nhất là đạt được sự thoả thuận". Đồng thời thực hiện trong quá trình thương lượng thì người tham gia thương lượng phải có sự kiên trì, khéo léo, có ứng xử, lập luận vững vàng hợp tình, hợp lý và tốt nhất là phải có nhiều kinh nghiệm, học hỏi về các vụ giải quyết tranh chấp thành công của các Doanh nghiệp khác nhằm vận dụng linh hoạt thì chắc chắn mọi việc sẽ được giải quyết êm đẹp. 4. Biện pháp tăng khách hàng, số lượng và giá trị hợp đồng nhập khẩu. 4.1. Tạo uy tín vơi khách hàng tiêu thu hàng hoá nhập khẩu của Công ty. Công ty có uy tín là Công ty có vị trí cao và gây ấn tượng tốt đẹp đối với khách hàng và bạn hàng. Tín nhiệm là một trong những bí quyết để kinh doanh thành công. Để làm tốt được điều này đối với Công ty trong lĩnh vực kinh doanh quốc tế còn quá non trẻ thì đó quả là điều rất khó khăn. Do vậy, để dần dần tạo được lòng tin với khách hàng về việc kinh doanh nhập khẩu của Công ty thì Công ty nên làm tốt một số yêu cầu sau: - Cung cấp cho khách hàng hàng hoá chất lượng cao, giá cả cạnh tranh. - Cung cấp dịch vụ với giá hạ hơn so với thị trường như dịch vụ vận tải...Công ty cung cấp dịch vụ vận tải nên trong quá trình nhập khẩu hàng hoá Công ty nên nhận vận chuyển hàng hoá từ cảng quy định về cho đơn vị đặt hàng nhập khẩu hoặc khách hàng tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu của Công ty với giá cả hạ hơn. - Cung cấp hàng hoá kịp thời cho khách hàng theo yêu cầu của khách hàng. 4.2. Mở rộng mối quan hệ giao dịch. Công ty nên mở rộng mối quan hệ với các Bộ, nghành có liên quan để thuận tiện cho việc xin giấy phép kinh doanh và giấy phép XNK hàng hoá; việc làm thủ tục Hải quan thuận lợi hơn. Mặt khác, Công ty phải đẩy mạnh mối quan hệ làm ăn với các thành viên thuộc Tổng công ty và các Công ty hay tổ chức kinh doanh nào đó có thể tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu của Công ty. 4.3. Tạo ra kênh phân phối hàng hoá cho Công ty. Để việc kinh doanh nhập khẩu được phát huy hết khách hàngả năng, việc ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu được liên tục thì Công ty phải tạo cho mình một kênh phân phối hàng hoá. Cụ thể Công ty có thể thành lập một số đại lý ở các tỉnh để bán hàng nhập khẩu và có mối quan hệ làm ăn với Công ty khác nhằm tiêu thụ hàng hoá... 4.4. Bồi dưỡng và nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ nhập khẩu. Muốn tạo uy tín với khách hàng, mở rộng mối quan hệ giao dịch hay tạo kênh phân phối hàng hoá được tốt thì việc kinh doanh nhập khẩu của Công ty phải có hiệu quả. Mục đích để việc kinh doanh nhập khẩu có hiêu quả thì việc ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu lại ảnh hưởng rất lớn. Do vậy, muốn tăng hiệu quả ký kết cho hợp đồng Công ty cần có sự đầu tư thích đáng như: + Cấp kinh phí để nâng cao năng lực và trình độ chuyên môn cho cán bộ XNK. + Tổ chức tìm hiểu các thị trường thực tế để nắm bắt được nhu cầu hiện tại của người tiêu dùng và khuynh hướng biến động của nhu cầu hàng hoá trong tương lai, từ đó xác định mặt hàng cần nhập khẩu. - Tổ chức các cuộc tham quan các nước mà có quan hệ làm ăn để có cơ hội tìm hiểu bạn hàng một cách trực tiếp nhằm học hỏi kinh nghiệm kinh doanh, nâng cao vốn kiến thức về phong tục tập quán của họ. + Tham gia tích cực các hội nghị, hội thảo về kinh doanh XNK do Bộ Thương mại tổ chức để học hỏi và áp dụng vào Công ty mình. + Phải có tiêu chuẩn quy định rõ ràng để có kế hoạch bồi dưỡng cán bộ kế cận gồm phẩm chất chính trị, trình độ kiến thức, năng lực tổ chức.... 3.5. Phân tích và đánh giá hiệu quả hợp đồng nhập khẩu. Trên thực tế, không có hợp đồng nào giống hệt như lần trước cho dù hàng hoá nhập về vẫn như cũ, nhưng nhu cầu của khách hàng lại thay đổi, các điều kiện trong và ngoài nước cũng thay đổi theo. Công việc này không đơn thuần là việc xác định khả năng của Doanh nghiệp trong việc thoả mãn và tác động tới nhu cầu của khách hàng như thế nào. Do vậy, mỗi khi kết thúc một hợp đồng nhập khẩu, Công ty cần thực hiện đánh giá lại công tác ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu đã hoàn tất để sẵn sàng thay đổi phương án kinh doanh và mặt hàng kinh doanh cho phù hợp với điều kiện và nhu cầu mới của thị trường. Viêc phân tích một hợp đồng nhập khẩu nhằm trả lời các câu hỏi sau: - Hợp đồng có được thực hiện tốt hay không?. - Kết quả đạt được do với các đối thủ cạnh tranh như thế nào?. - Doanh nghiệp đã có phương án nhập lô hàng mới hay chưa? - Điểm yếu của Doanh nghiệp là gì?. * Để đánh giá hiệu quả của hợp đồng nhập khẩu, có thể sử dụng chỉ tiêu "Tỷ suất doanh lợi nhập khẩu". Chỉ tiêu này phản ánh kết quả tài chính của hợp đồng đã được ký kết và thực hiện, có nghĩa là phản ánh những kết quả bằng tiền thu được và những chi phí thực tế bỏ ra để có được kết quả đó. Công thức: Doanh nghiệp = % Trong đó: Dn : Tỷ suất doanh lợi nhập khẩu Ln : Lợi nhuận về bán hàng nhập khẩu Cn : Tổng chi phí nhập khẩu bằng ngoại tệ được chuyển đổi sang Việt Nam đồng theo tỷ giá của ngân hàng Nhà nước iv. Một số kiến nghị với Nhà nước Hoạt động nhập khẩu không thể thiếu được sự quản lý và điều hành của Nhà nước bởi hàng loạt các chính sách thuế, lãi suất, các quy định pháp luật...Nhìn chung các Công ty cuả Việt Nam chưa có nhiều kinh nghiệm và thành quả trong buôn bán quốc tế mà chỉ đang trong thời kỳ hoà nhập vào nền kinh tế thế giới. Do đó việc kinh doanh XNK rất cần sự hỗ trợ của Nhà nước và một môi trường pháp lý thuận lợi để phát triển. Bên cạnh đó, những khó khăn về kinh tế ngày một gia tăng, nhu cầu tiêu thụ hàng hoá luôn luôn biến động và vấn đề kinh doanh có sự cạnh tranh gay gắt. Do vậy Nhà nước nên áp dụng một số biện pháp đẩy mạnh nhập khẩu như sau: Cải cách triệt để về thủ tục hành chính trong lĩnh vực XNK như thủ tục xin giấy phép kinh doanh, giấy phép nhập khẩu, các thủ tục hải quan, thuế...Tránh sự phiền hà sách nhiễu, tạo sự thông thoáng trong hoạt động XNK, giảm thiểu thời gian và các chi phí không cần thiết Như vậy trước hết phải đẩy mạnh công tác giáo dục cán bộ công chức hành chính Nhà nước trong lĩnh vực XNK về tinh thần trách nhiệm trong công việc, về đạo đức và chuyên môn nghiệp vụ, tránh thái độ cửa quyền, gây khó dễ cho người làm công tác nhập khẩu...( nhất là các thủ tục về thuế quan). Thành lập các Công ty chuyên nghành phục vụ nhập khẩu như: + Đầu tư cho Tổng công ty hàng Hải Việt Nam về thiết bị, các phương tiện kỹ thuật tạo sự thuận tiện và an toàn cho hoạt động chuyên chở, giảm thiểu chi phí vận chuyển dẫn đến giá cả hàng nhập khẩu giảm, nâng cao khả năng cạnh tranh của hàng hoá. + Đầu tư xây dựng các cảng biển đủ sức cho các tàu lớn ra vào cảng và hoạt động liên quan như: bốc, xếp, dỡ và vận chuyển hàng. Chính sách thuế nhập khẩu: cần phải nhất quán đối với mọi cơ sở sản xuất kinh doanh, không có sự ưu tiên riêng biệt tạo nên sự cạnh tranh không lành mạnh trên thị trường. Nhà nước cần giảm thuế nhập khẩu để người tiêu dùng có thể mua được hàng với giá thấp hơn. Hệ thống các chính sách thuế cần phải được kiện toàn để chống thất thu và lạm thu do việc hàng hoá bị đánh thuế nhiều lần. Chính sách hạn nghạch nhập khẩu: Nhà nước cần hoàn thiện phương thức phân bổ hạn nghạch theo nguyên tắc" một cửa" chỉ phân bổ cho các đơn vị đã có quyền XNK trực tiếp theo nhóm hàng để có hiệu quả kinh tế cao hơn đóng góp nhiều hơn cho Nhà nước. Chính sách quản lý ngoại tệ: Thực tế có nhiều Công ty thiếu ngoại tệ thanh toán nhưng ở bên ngoài lại có sự tích trữ ngoại tệ khá lớn. Do đó, Nhà nước cần có biện pháp giải quyết tình trạng này. Chính sách về tỷ giá hối đoái của Nhà nước có quan hệ trực tiếp đến việc tăng hay giảm nhập khẩu của các Doanh nghiệp. Khi một Công ty có hoạt động XNK thực hiệnì tất yếu sẽ có lúc Công ty đó tiến hành bán hoặc mua ngoại tệ. Song nếu bán ngoại tệ cho Ngân hàng Ngoại thương thì Công ty đó sẽ bán được giá thấp hơn giá thị trường khoảng 5-10% và ngược lại. Do đó, các đơn vị nhiều khi xử lý bằng cách bán ngoại tệ cho các đơn vị kinh tế khác có nhu cầu trên thị trường ngoại tệ theo giá thị trường, hoặc tìm các mặt hàng nhập khẩu có chênh lệch giá cao để nhập. Để khắc phục tình trạng trên Nhà nước cần có sự quản lý ngoại tệ phù hợp với một tỷ giá ngoại hối tương đối sát với giá thị trường. Khoảng chênh lệch giữa giá mua vào và giá bán ra phải là tối thiểu, chỉ gồm lệ phí phục vụ Ngân hàng. Đồng thời Nhà nước cần dành một số ngoại tệ cho Ngân hàng Ngoại thương vay để làm vốn kinh doanh ngoại tệ và điều tiết tỷ giá cho thị trường ổn định, không xảy ra đột biến. Kết luận Hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu trong thực tế rất đa dạng, phức tạp và chuyển biến không ngừng. Vì vậy, nó đòi hỏi phải được bổ sung và hoàn thiện theo thời gian. Công ty vận tải và Đại lý vận tải VITACO-Hà Nội cũng nhưhiều đơn vị khác trong quá trình tham gia hoạt động buôn bán với nước ngoài đã không ngừng tự hoàn thiện mình, từng bước tháo gỡ được các khó khăn về vốn và cải tiến các phương pháp quản lý, hoàn thiện hơn việc ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu . Vì vậy uy tín của Công ty đang ngày càng được nâng cao trên thị trường quốc tế. Với hoạt động kinh doanh nhập khẩu, công tác đàm phán ký kết và tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu là một công việc có vai trò đặc biệt quan trọng trong việc đóng góp vào kết quả đạt được của Công ty. Trong thời gian qua tuy gặp không ít khó khăn về khách quan cũng như chủ quan song Công ty đã luôn phấn đấu vượt qua mọi trở ngại thực hiện tốt các hợp đồng nhập khẩu và hoàn thành được nhiệm vụ kinh doanh của mình. Bên cạnh đó, mặc dù hoạt động ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu vẫn còn một số hạn chế nhất định nhưng nếu khắc phục được những hạn chế này đồng thời phát huy những ưu thế vốn có của Công ty vận tải và Đại lý vận tải VITACO-Hà Nội sẽ ngày càng thực hiện tốt hơn nữa các hợp đồng nhập khẩu của mình. Xuất phát từ thực tế đó kết hợp cùng với những kiến thức đã học ở nhà trường; Bản luận văn tốt nghiệp này của tôi đã cố gắng đi sâu nghiên cứu những vấn đề pháp lý của hoạt động ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Qua các cơ sở phân tích và khẳng định vai trò, vị trí của hợp đồng nhập khẩu đồng thời đánh giá những mặt tích cực và khó khăn trong thực tiễn ký kết và thực hiện hợp đồng đối với hoạt động kinh doanh với nước ngoài tại Công ty vận tải và Đại lý vận tải VITACO-Hà Nội. Bản luậ n văn này cũng đã thể hiện ra một số biện pháp đề xuất nhằm hoàn thiện việc ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu nói riêng cũng như hợp đồng XNK nói chung Đề tài được hoàn thành với sự hướng dẫn, chỉ bảo và giúp đỡ nhiệt tình của Thạc Sỹ Trần Hoè cùng các anh chị trong Phòng Xuất nhập khẩu của Công ty vận tải và Đại lý vận tải VITACO-Hà Nội Tài liệu tham khảo Giáo trình: Tập bài giảng Luật Thương mại Quốc tế, bộ môn luật kinh tế Trường Đại học Kinh tế quốc dân – Hà Nội. Kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương – Vũ Hữu Tửu, NXB Giáo dục. Thanh toán quốc tế trong ngoại thương – PGS Đinh Xuân Trình, NXB Giáo dục. Giáo trình tổ chức nghiệp vụ kinh doanh XNK – PTS Phạm Chí Thành. Sách Tiếng Việt: Hướng dẫn thực hành kinh doanh XNK tại Việt Nam – GS, TS Võ Thanh Thu và TS Đoàn Thị Hồng Vân, NXB Thống kê, 1994. Tìm hiểu pháp Luật trong Thương mại quốc tế – PTS Lê Quang Liêm, NXB Thống Kê. Sách nước ngoài: 1. Hợp đồng mua bán quốc tế – TS Jame. RPinnells – Trường Đại học Kinh tế Helsinki. Hợp đồng mua mẫu dành cho mua sắm quốc tế và nhập khẩu. Báo và tạp chí: 1. Báo Thương mại. 2. Báo Hải Quan. Các văn kiện, văn bản pháp luật: Văn kiện Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ VIII. Luật thương mại củ nước CHXHCN Việt Nam. Nghị định 33/CP ( 19/4/1994 ) về quản lý Nhà nước đối với XNK và Nghị định 89/ CP ( 15/12/1995 ) về việc bãi bỏ thủ tục cấp giấy phép XNK từng chuyến. Quy định 299/ TMDL – XNK ( 9/4/1992 ) về hợp đồng mua bán ngoại thương. VI. Báo cáo tổng kết hoạt động kinh doanh của Công ty VITACO – Hà Nội, 2000. ._.