Hoàn thiện tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh tại Công ty Cổ Phần Thương Mại & Công Nghệ An Phát

kinh tế các nước khu vực và trên thế giới. Cùng với xu hướng phát triển của nền kinh tế thị trường thì loại hình công ty cổ phần ở nước ta cũng ngày càng phát triển đa dạng. Sự ra đời và phát triển của công ty cổ phần là một quá trình kinh tế khách quan, do đòi hỏi của sự hình thành và phát triển của nền kinh tế thị trường. Hiện nay công ty cổ phần đã lan rộng ở tất cả các lĩnh vực kinh tế và ở hầu khắp tất cả các nước trên thế giới. Phương pháp tổ chức sản xuất kinh doanh theo kiểu công ty cổ phần có các điểm mạnh như: phương án sản xuất kinh doanh không phải do nhà nước hay ngân hàng quyết định, mà là do chính doanh nghiệp quyết định. Hơn nữa do hình thức tự cấp phát tài chính, nên bằng cách huy động các nguồn vốn trong xã hội đã đề cao trách nhiệm của doanh nghiệp, và nâng cao sự quan tâm của doanh nghiệp đến hiệu quả sử dụng nguồn vốn. Mặt khác, do sức ép của các cổ đông trong việc chia cổ phần, tìm kiếm lợi nhuận khiến cho doanh nghiệp phải phấn đấu nâng cao hiệu quả sử dụng tiền vốn. Công ty cổ phần cho phép xác nhận quyền sở hữu về tài sản của người chủ sở hữu và xác định rõ vốn của mỗi người thông qua số lượng cổ phần mà cổ động nắm giữ. Công ty cổ phần có khả năng phối hợp các lực lượng kinh tế khác nhau, duy trì được mối quan hệ kinh tế giữa các thành viên, các thành viên này cùng tồn tại và phát huy các thế mạnh riêng do đó làm giảm đến mức thấp nhất sự ngưng trệ của các nguồn vốn, và sự đổ vỡ, sự gián đoạn của các hoạt động kinh doanh. Qua 2 tháng thực tập tại công ty Cổ phần Thương mại & Công nghệ An Phát. Em đã thu được nhiều kiến thức và kinh nhiệm thực tế trong quá trình thực tập ở đây. Thông qua việc thực tập và tìm hiểu về công ty, em cũng có một vài nhận định về quá trình hoạt động kinh doanh và công tác tổ chức quản lý các mặt của công ty. Với những kiến thức có được sau những năm học tập tại trường Đại Học Dân Lập Quản Lý & Kinh Doanh Hà Nội, cùng với sự giúp đỡ của các thầy cô trong trường, đặc biệt là sự giúp đỡ, hướng dẫn tận tình của Phó giáo sư, Tiến sỹ Phạm Quang Huấn, em xin trình bày luận văn tốt nghiệp của mình, với đề tài luận văn là: “ Một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức quản lýsản xuất kinh doanh tại công ty Cổ Phần Thương Mại & Công Nghệ An Phát”. Luận văn này gồm 3 phần: Phần I: Một số nét khái quát về công ty Cổ phần Thương mại & Công nghệ An Phát. Phần II: Công tác tổ chức quản lý sản xuất kinh doanhvà cơ chế huy động vốn tại công ty Cổ Phần Thương Mại & Công Nghệ An Phát. Phần III: Một số kiến nghị hoàn thiện tổ chức quản lý sản xuấtkinh doanh và nâng cao hiệu quả trong công tác huy động vốn cho hoạt động kinh doanh tại công ty. Em xin chân thành cảm ơn! Phần I Một số nét khái quát về công ty I. Tổng quan về công ty cổ phần thương mại công nghệ An Phát 1. Quá trình hình thành và phát triển của doanh nghiệp Công ty cổ phần Thương mại Công nghệ An Phát với hình thức một công ty cổ phần, có tư cách pháp nhân theo luật pháp Việt Nam, có điều lệ tổ chức hoạt động, có bộ máy quản lý điều hành, có con dấu riêng, có tài khoản mở tại kho bạc nhà nước, tại các ngân hàng trong nước. - Ngày thành lập: 29/01/ 2003 - Tên công ty: Công ty Cổ Phần Thương Mại Công Nghệ An Phát - Tên giao dịnh: AN PHAT TECHNOLOGY TRADING JOINT STOCK COMPANY - Tên viêt tắt: AP.JSC - Địa chỉ trụ sở chính: Số 12 – A3, Khu tập thể Quận ủy Đống Đa, Phường Láng Thượng, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội - Vốn điều lệ: 2.1 tỷ VNĐ - Điện thoại : 04.7753279 - Fax : 8350134 - E-mail : anphatjsc@hn.vnn.vn - Website : Kể từ ngày thành lập đến nay, bằng sự cố gắng của Ban giám đốc Công ty và toàn thể công nhân viên, Công ty đã phát triển nhanh chóng và ngày khẳng định sự lớn mạnh của mình. Hiện nay công ty đã có 45 công nhân viên( tính đến cuối năm 2005 ), hoạt động kinh doanh ngày càng được mở rộng và phát triển. Thị trường ngày càng mở rộng, từ việc quan hệ làm ăn trong phạm vi Hà Nội, nay đã phát triển quan hệ làm ăn ra nhiều tỉnh thành ở Miền Bắc. 2. Các mặt hàng kinh doanh của doanh nghiệp Lĩnh vực kinh doanh chính: a, Hàng gia dụng: - Điện lạnh: điều hòa, tủ lạnh, máy giặt - Hàng hóa gia dụng như nồi cơm điện, bếp điện từ, phích điện, ấm đun nước điện, bàn là, lò vi sóng, nồi lẩu điện, máy sấy tóc, nồi áp suất, bếp từ, lẩu từ, bếp ga... b, Thiết bị y tế: - Lắp đặt, bảo trì và sửa chữa các trang thiết bị y tế bao gồm: thiết bị chuẩn đoán hình ảnh, thiết bị phục vụ phẫu thuật, thiết bị hồi sức cấp cứu, kính hiển vi, mô hình phục vụ giảng dạy trong các trường Đại học, Trung học Y tế, thiết bị máy dược, thiết bị sản khoa,... - Tổ chức thực hiện các dự án cung cấp thiết bị y tế c, Trang thiết bị nội thất: - Hợp tác liên doanh và sản xuất lắp đặt các sản phẩm cửa nhựa PVC có lõi thép gia cường, cửa gỗ mang nhãn hiệu AV Window phục vụ cho các công trình xây dựng dân dụng và công nghiệp. - Sản xuất các thiết bị phụ trợ phục vụ việc thi công xây dựng các công trình xây dựng dân dụng và công nghiệp. Nhiệm vụ cơ bản của công ty là đẩy mạnh kinh doanh, tăng lợi nhuận, phát triển qui mô và mở rộng thị trường kinh doanh. Ngoài những nhiệm vụ phát triển bản thân, Công ty cổ phần thương mại và công nghệ An Phát còn thực hiện nhiệm vụ với nhà nước, làm tăng ngân sách nhà nước bằng việc thực hiện nghĩa vụ nộp thuế nhà nước và tạo công ăn việc làm cho những người lao động. Là một công ty hoạt động trong lĩnh vực thương mại, lĩnh vực hoạt động chủ yếu của Công ty là kinh doanh hàng gia dụng với các sản phẩm mang thương hiệu HappyCook, đây là một thương hiệu nổi tiếng của Hàn Quốc. Các sản phẩm chủ yếu là nồi cơm điện, nồi Inox và các sản phẩm khác được làm từ Inox cao cấp. Cho đến nay công ty đã trở thành nhà phân phối độc quyền của HappyCook cho mạng lưới các siêu thị Hà Nội và một số tỉnh Miền Bắc. Ngoài lĩnh vực kinh doanh chính là kinh doanh đồ gia dụng, công ty còn kinh doanh trong lĩnh vực khác như: kinh doanh thiết bị y tế, giấy Bãi bằng và hiện nay công ty đã mở thêm một xưởng chuyên sản xuất cửa nhựa, nhôm kính. Hoạt động kinh doanh trong các lĩnh vực này ngày càng phát triển và góp phần vào việc tăng lợi nhuận cho công ty cùng sự phát triển lớn mạnh của công ty. 3.Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp Đại hội đồng cổ đông: là cơ quan quyết định cao nhất, có các quyền và nhiệm vụ như: bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên hội đồng quản trị, thành viên ban kiểm soát. Xem xét và xử lý các vi phạm của Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát gây thiệt hại cho công ty và cổ đông công ty. Quyết định tổ chức và giải thể Công ty... Hội đồng quản trị: đây là cơ quan quản lý của công ty, gồm 6 người. Hội đồng quản trị có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. Ban kiểm soát: gồm có 3 thành viên, có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong quản lý, điều hành trong hoạt động kinh doanh, trong ghi chép sổ kế toán, báo cáo tài chính... Giám đốc công ty: là người đại diện pháp nhân của doanh nghiệp, chịu trách nhiệm trước pháp luật. Giám đốc có trách nhiệm trực tiếp tham gia công tác điều hành các hoạt động hàng ngày của Công ty. Phó giám đốc tài chính: cùng kế toán trưởng và phòng kế toán quản lý các khoản thu chi, phân phối và điều hành vốn kinh doanh hợp lý, các kế hoạch về vốn đảm bảo mặt tài chính cho các hoạt động kinh doanh liên tục và kịp thời. Bên cạnh đó phó giám đốc tài chính còn thực hiện chức năng quản lý nhân sự , bao gồm việc tuyển dụng, quản lý tiền lương và quản lý chung về nhân sự của công ty. Phó giám đốc kinh doanh: chịu trách nhiệm điều hành chung mọi hoạt động kinh doanh, duy trì và mở rộng thị trường, cùng ban giám đốc lập chiến lược và kế hoạch kinh doanh. Phó giám đốc sản xuất: chịu trách nhiệm điều hành chung mọi hoạt động của xưởng sản xuất. Bao gồm cả các vấn đề liên quan tới xưởng sản xuất như quản lý nhân sự, phân công, điều hành công việc, tiền lương và các vấn đề liên quan đến trách nhiệm và quyền lợi của nhân viên xưởng sản xuất. Phòng kinh doanh: thực thi các chiến lược kinh doanh do ban giám đốc đề ra, tiếp cận nghiên cứu mở rộng thị trường, phụ trách công việc kinh doanh, chăm sóc khách hàng. Phòng kế toán: ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời, liên tục và hệ thống số liệu hiện có, tình hình biến động về tiền vốn, chi phí, lỗ lãi… Xưởng sản xuất: Hoạt động độc lập dưới sự chỉ đạo của phó giám đốc phụ trách sản xuất, thực hiện chức năng sản xuất với sản phẩm chính cửa nhựa, bên cạnh đó còn thực hiện sản xuất một số sản phẩm khác theo đơn đặt hàng và theo các dự án có được. Phó GĐ kinh doanh Phó GĐ sản xuất Phó GĐ tài chính Xưởng sản xuất Phòng kinh doanh Phòng kế toán Giám Đốc Đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị Ban kiểm soát Sơ đồ tổ chức bộ máy II, Thực trạng hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ Phần Thương Mại & Công Nghệ An Phát 1, Thực trạng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. a, Công tác kế hoạch hoạt động của Công ty - Chiến lược kinh doanh: Là một công ty mới thành lập, nên việc lập kế hoạch và việc thực hiện kế hoạch luôn được Công ty chú ý và luôn có sự điều chỉnh phù hợp. Vì hiện nay, Công ty chưa có phòng kế hoạch riêng biệt nên mọi kế hoạch kinh doanh khi nêu ra đều được ban giám đốc thông qua, điều chỉnh và chỉ đạo thực hiện. Vì là một công ty kinh doanh trong lĩnh vực thương mại, việc tìm nhà cung cấp tốt mang lại nhiều thuận lợi cho công ty là điều rất quan trọng, để có thể phát triển và vượt xa các đối thủ cạnh tranh khác. Nắm rõ tình hình và nhiệm vụ của mình, với những chiến lược hợp lý cùng sự quyết tâm của toàn thể công nhân viên, đến nay công ty đã trở thành nhà phân phối độc quyền sản phẩm HappyCook cho mạng lưới các siêu thị tại Hà Nội, và đang dần trong quá trình phát triển thị trường ra toàn thị trường miền Bắc. Để phát triển và mở rộng, công ty đã áp dụng chiến lược đa dạng hóa, có nghĩa là phát triển thêm các lĩnh vực kinh doanh mới để tạo thêm cơ hội kinh doanh cho mình như: cung cấp trang thiết bị y tế, phối hợp cùng Công ty Giấy Bãi Bằng để cung cấp giấy phế liệu, mở xưởng sản xuất cửa nhựa, nhôm kính… cho đến nay công việc kinh doanh tại các mảng này vẫn đang từng bước phát triển và ngày càng khẳng định mình hơn. Bên cạnh chiến lược đa dạng hóa, công ty vẫn áp dụng chiến lược tập trung với lĩnh vực kinh doanh chính của mình là phân phối sản phẩm HappyCook, đây là một thế mạnh của công ty, hiện nay công ty đang tiến hành đa dạng hóa sản phẩm ngay trong lĩnh vực kinh doanh thế mạnh này bằng việc tìm thêm các nhà cung cấp trong lĩnh vực hàng gia dụng để củng cố và phát triển, và hiện nay công ty cũng đang gặt hái được những thành công trong việc tìm nhà cung cấp mới để mở rộng kinh doanh. - Công tác marketing: Do kinh doanh trong lĩnh vực thương mại nên công tác marketing trở lên rất quan trọng, mang tính chất quyết định đến sự phát triển của công ty. Vì thế công ty luôn chú ý đến công tác marketing như nghiên cứu mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm, chăm sóc khách hàng, tạo mối quan hệ thân mật để tạo ra các khách hàng trung thành. Công ty luôn xây dựng những chiến lược bán hàng tại các đơn vị bán trực tiếp sản phẩm của mình như các chương trình bán hàng khuyến mại, bốc thăm trúng thưởng, và đặc biệt luôn có chương trình bán hàng giảm giá cho các đơn hàng lớn trong các dịp lễ tết. Chương trình khuyến mại đặc biệt “HappyCook – phú quý toàn gia” TT Chỉ tiêu doanh số Chương trình thưởng Thời gian áp dụng 20/12/2005 đến 26/01/2006 Thanh toán ngay Thanh toán theo hợp đồng đã ký 1 Từ 10 đến 30 triệu VND Thưởng 3,5% doanh số (đã bao gồm các khoản chiết khấu khác) Thưởng 1,5% doanh số 2 Từ 30 dến 100 triệu VND Thưởng 5% doanh số (đã bao gồm các khoản chiết khấu khác) Thưởng 2% doanh số 3 Từ 100 đến 200 triệu VND Thưởng 6% doanh số (đã bao gồm các khoản chiết khấu khác) Thưởng 2,5 % doanh số 4 Trên 200 triệu VND Thưởng 7% doanh số (đã bao gồm các khoản chiết khấu khác) Thưởng 3% doanh số Bảng số 1 Giá trị thưởng trên được chiết khấu ngay trong đơn hàng của Quý đơn vị, đồng thời công ty có 03 giải đặc biệt “ Kiện tướng bán hàng siêu thị” dành cho 03 đơn vị đạt doanh số cao nhất trong thời gian chạy chương trình này, với phần thưởng là 5 chỉ vàng SJC và 1 bằng khen “ Kiện tướng bán hàng siêu thị ”. Sang năm sau, Công ty dự định sẽ tuyển thêm nhân viên kinh doanh, tiếp thị, xúc tiến marketing để mở rộng thị trường tiêu thụ của mình. - Công tác lập kế hoạch kinh doanh: Công ty Cổ Phần Thương Mại & Công Nghệ An Phát hiện nay chưa có phòng kế hoạch kinh doanh riêng biệt, vì thế ban giám đốc phối hợp cùng phòng kinh doanh đề ra các kế hoạch kinh doanh hàng năm. Việc lập kế hoạch kinh doanh được chủ yếu dựa vào phân tích các số liệu thống kê kế toán về doanh thu cũng như hoạt động kinh doanh diễn ra trong các năm, bên cạnh đó còn có thể tìm hiểu xu hướng và triển vọng phát triển của thị trường dựa trên các nghiên cứu thị trường, khách hàng... từ đó lập kế hoạch kinh doanh, thông qua ban giám đốc duyệt, điều chỉnh và lập kế hoạch chỉ đạo thực hiện. Phòng kinh doanh dưới sự chỉ đạo của phó giám đốc kinh doanh tiếp nhận kế hoạch, phân công hướng dẫn cấp dưới thực hiện kế hoạch đề ra. Trong quá trình thực hiện sẽ có những điều chỉnh cho phù hợp với những thay đổi bất thường có thể xảy ra. b, Kết quả đạt được Sau 3 năm hoạt động, bằng sự cố gắng của toàn bộ ban lãnh đạo công ty cũng như toàn bộ công nhân viên công ty. Công ty Cổ Phần Thương Mại & Công Nghệ An Phát đã đạt được những thành công, những kết quả nhất định. Kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp được đánh giá trên cơ sở bao gồm các chỉ tiêu quan trọng, tiêu biểu nhất trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Việc phân tích các chỉ tiêu là một công việc quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào trong quá trình kinh doanh của mình. Qua việc phân tích, đánh giá các chỉ tiêu, doanh nghiệp sẽ thấy được những kết quả đã đạt được trong năm của doanh nghiệp mình, bên cạnh đó cũng tìm ra những gì chưa đạt được, những hạn chế. Qua đó tìm nguyên nhân dẫn đến các hạn chế đó, và cũng từ việc tìm ra nguyên nhân để tìm ra phương hướng giải quyết để đạt được hiệu quả cao hơn trong năm tới. Sau đây là những kết quả công ty có được sau 3 năm hoạt động thông qua các chỉ tiêu của hoạt động sản xuất kinh doanh. Biểu tổng hợp các chỉ tiêu chủ yếu về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp ( 2003 – 2005 ) TT Các chỉ tiêu chủ yếu Đơn vị tính 2003 2004 2005 So sánh giữu các năm 2003-2004 2004-2005 Số tuyệt đối % so với năm trước Số tuyệt đối % so với năm trước 1 Doanh thu tiêu thụ Tr .đồng 2.100 10.900 20.000 8.800 419 9.100 83,5 2 Tổng số công nhân viên Người 15 30 45 15 100 15 50 3 Tổng số vốn kinh doanh Tr. đồng 1.900 5.655 7.250 3.755 197,63 1.595 28,2 4a- Vốn cố định Tr.đồng 650 655 750 5 0,769 95 14,5 4b-Vốn lưu động Tr.đồng 1.250 5.000 6.500 3.750 300 1.500 30 4 Lợi nhuận sau thuế Tr.đồng -45 150 310 195 433,33 160 106,67 5 Nộp ngân sách Tr. đồng 0 58.3 120.5 58.3 - 62.2 106,69 6 Tiền lương bình quân/một người/tháng Tr. đồng 1.1 1.2 1.3 0.1 9,09 0.1 8.33 7 Lợi nhuận/ doanh thu tiêu thụ % -2.14 1.38 1.55 3.52 164,5 0.17 12,32 8 Lợi nhuận/ vốn kinh doanh % -2.36 2.65 4.27 5.01 212,29 1.62 61,13 9 Vòng quay vốn lưu động Vòng 1.68 2.18 3.076 0.5 29,76 0.896 41,1 Bảng số 2 ở phần dưới đây là những phân tích, đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ Phần Thương Mại & Công Nghệ An Phát. 2, Phân tích, đánh giá tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh - Qua biểu đồ tổng hợp các chỉ tiêu chủ yếu về hoạt động kinh doanh của công ty ta thấy doanh thu tiêu thụ năm 2004 tăng 8.800 triệu đồng so với năm 2003, tương ứng với tỷ lệ tăng 419%, có sự tăng doanh thu đột biến như vậy là do năm 2003 công ty mới đi vào hoạt động, đến năm 2004 thì hoạt động kinh doanh đã dần ổn dịnh. Công việc kinh doanh ổn định đã tiếp tục dẫn đến việc tăng doanh thu trong năm 2005 với mức tăng 9.100 triệu đồng, tương ứng tỷ lệ tăng 83,5% so với năm 2004. Việc tăng doanh thu trong 2 năm liên tiếp với tỷ lệ tương đối cao là một tín hiệu đáng mừng cho sự phát triển của công ty cho những năm tiếp theo. - Số lượng công nhân viên của công ty tăng tương đối nhanh, từ 15 công nhân viên năm 2003, thì đến năm 2005 là 45 người, như năm 2005 tốc độ tăng lên tới 50%. Điều này cho thấy rằng công việc kinh doanh của công ty phát triển rất tốt. Bên cạnh đó, mức thu nhập hàng năm cũng tăng từ 1,1 triệu đồng/tháng (năm 2003) đến 1,3 triệu đồng/tháng(năm 2005). Đây là mức thu nhập tương đối cao so với mức thu nhập ở một doanh nghiệp tư nhân hiện nay tại Việt Nam. - Tổng nguồn vốn kinh doanh của công ty tăng nhanh từng năm từ 1.900 triệu đồng năm 2003, năm 2004 là 5.655 triệu đồng, tức là tăng 3.755 triệu đồng( tăng 197,63% ) và đến năm 2005 là 7.250 triệu đồng, tăng 1.595 triệu đồng( tăng 28,2 % ). Điều này thể hiện sự huy động vốn kinh doanh từ trong nội bộ và từ các nguồn vốn khác của công ty là rất tốt. Nhưng bên cạnh đó, tỷ lệ vốn cố định trong tổng nguồn vốn kinh doanh cao hơn so với tỷ lệ vốn lưu động. Như vậy việc khai thác các nguồn vốn của công ty vẫn còn chưa tốt, đặc biệt là việc sử dụng nguồn vốn cố định vẫn còn thiếu hiệu quả. Nếu như có sự điều chỉnh, thay đổi trong thời gian tới chắc chắn nguồn vốn kinh doanh của công ty sẽ được sử dụng hiệu quả hơn. - Lợi nhuận sau thuế: việc không có lợi nhuận trong năm 2003 do công ty mới đi vào hoạt động. Doanh thu chưa cao ( 2.100 triệu đồng ) vì chưa có nhiều khách hàng, thị trường nhỏ, trong khi các khoản chi phí lại cao hơn ( 2.145 triệu đồng ) so với doanh thu tiêu thụ. Vì thế công ty thua lỗ 45 triệu đồng. Nhưng ngay sau đó năm 2004 và năm 2005 công ty đã thu được lợi nhuận: năm 2004 là 150 triệu đồng, năm 2005 là 310 triệu đồng, và có tỷ lệ tăng 106,67%, tương ứng với mức tăng 160 triệu đồng. Việc lợi nhuận tăng cho thấy sự hiệu quả trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. - Tỷ suất lợi nhuận/ doanh thu tiêu thụ: chỉ tiêu này tăng tỷ lệ thuận với tốc độ tăng của lợi nhuận và doanh thu tiêu thụ, khi doanh thu tăng thì lợi nhuận cũng tăng nhưng với tốc độ tăng cao hơn tốc độ tăng của doanh thu tiêu thụ, lợi nhuận tăng là do chi phí giảm. - Tỷ suất lợi nhuận / vốn kinh doanh: chỉ tiêu này tăng trong năm 2004 nhưng sang năm 2005 lại tiếp tục tăng, điều này cho thấy việc sử dụng vốn kinh doanh của công ty có hiệu quả dẫn đến vòng quay vốn lưu động năm 2005 cũng tăng 41.1% so với năm 2004. Công ty cần có những sự điều chỉnh hợp lý và hiệu quả hơn nữa trong việc sử dụng các nguồn vốn cho những năm tiếp theo để tăng vòng chu chuyển vốn lưu động. Phần II. Công tác tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh và cơ chế huy động vốn tại công ty Cổ Phần Thương Mại & Công Nghệ An Phát I, Công tác tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh 1, Thực trạng công tác tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh tại công ty Do thuộc loại hình Công ty cổ phần, nên công ty không chịu sự quản lý trực tiếp của bất kỳ cơ quan cấp trên nào, không như các công ty quốc doanh thuộc sở hữu nhà nước, nhà nước cấp vốn kinh doanh, do nhà nước bao cấp, nếu kinh doanh thua lỗ thì nhà nước hỗ trợ... Vì vậy việc tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh kém hiệu quả. Công ty cổ phần hoạt động dựa trên luật doanh nghiệp do nhà nước ban hành, tự đề ra cơ chế quản lý cho mình. Vốn của công ty cổ phần là vốn tự cấp, chính vì vậy hiệu quả sản xuất kinh doanh sẽ quyết định đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Đại hội cổ đông là cơ quan quyền lực cao nhất, có trách nhiệm thảo luận và thông qua các điều lệ, phương hướng và kế hoạch phát triển, thông qua các nội quy và quy chế hoạt động...Công ty cổ phần có đặc điểm là nhiều chủ sở hữu, các chủ sở hữu của công ty là những người tham gia góp vốn gọi là các cổ đông. Các cổ đông thông qua tổ chức đại diện làm nhiệm vụ tổ chức trực tiếp quản lý công ty, bao gồm: đại hội cổ đông, hội đồng quản trị, giám đốc điều hành và ban kiểm soát. Đại hội đồng cổ đông là cơ quan lãnh đạo cao nhất của công ty. Đại hội đồng cổ đông quyết định phương hướng nhiệm vụ phát triển công ty và kế hoạch kinh doanh hàng năm, bầu ra các thành viên hội đồng quản trị công ty. Hội đồng quản trị là bộ máy quản lý của công ty thực hiện các nhiệm vụ do đại hội đồng cổ đông giao phó. Hội đồng quản trị có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty. Giám đốc điều hành công ty có thể do hội đông quản trị bầu ra hoặc là đi thuê bên ngoài. Giám đốc điều hành là người điều hành hoạt động hàng ngày của công ty và chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị về việc thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn được giao. a, Quản lý nhân sự Hiện nay công ty chưa có phòng nhân sự riêng nên công tác quản lý nhân sự được phối hợp thực hiện bởi giám đốc tài chính. Chính vì vậy việc bố trí nhân sự của công ty hiện nay vẫn còn chưa tốt, việc phân công công việc chồng chéo, chưa rõ ràng, xảy ra hiện tượng có những vị trí thì phải kiêm quá nhiều việc, trong khi một vài vị trí vẫn chưa được sử dụng hợp lý quỹ thời gian làm việc. Công tác tuyển dụng được tiến hành chưa hiệu quả do việc kiêm nhiệm dẫn đến, một số vị trí tuyển dụng chưa phù hợp với yêu cầu công việc. Mặc dù vậy công ty vẫn luôn cố gắng trong công tác quản lý nhân sự, vì trong bất kỳ một tổ chức nào thì nguồn nhân lực luôn được coi là tài sản quý nhất. Hiểu được điều đó, sau 3 năm kể từ ngày thành lập đến nay, Công ty luôn tăng cường đào tạo về cả chuyên môn và nghiệp vụ cho đội ngũ Lãnh đạo và công nhân viên của công ty dể có thể đảm bảo hoàn thành các yêu cầu đề ra và cung cấp ngày càng tốt hơn các sản phẩm và dich vụ tới khách hàng. Chắc chắn trong tương lai với sự lớn mạnh của mình, công ty sẽ củng cố thêm nguồn nhân lực của mình, thành lập ra một phòng nhân sự riêng. Đảm bảo đáp ứng mọi nhu cầu đặt ra trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Sau đây là bảng cơ cấu nhân sự của công ty tính đến hết năm 2005. Cơ cấu nhân sự của công ty tính đến tháng 12/2005 Chỉ tiêu Năm Tổng số công nhân viên Giới tính Trình độ Độ tuổi Chức năng Nam Nữ Đại Học & trên Đại Học Cao đẳng & Trung Cấp Lao động phổ thông 20 - 25 tuổi 26 - 30 tuổi 30 - 40 tuổi Nhân viên công ty Xưởng sản xuất 2003 15 9 6 10 4 1 4 9 2 15 0 2004 30 20 10 21 8 1 16 11 3 30 0 2005 45 28 17 25 11 9 28 12 5 35 10 Bảng số 3 Nhìn vào cơ cấu nhân sự của công ty chúng ta thấy quy mô lao động mỗi năm một tăng, cụ thể là năm 2004 tăng gấp đôi so với năm 2003, năm 2005 tiếp tục tăng 15 người. Điều này cho thấy sự phát triển nhanh chóng của công ty về quy mô lao động. Mặt khác, các cán bộ công nhân viên công ty chủ yếu ở độ tuổi dưới 30 tuổi: năm 2003 chiếm tỷ lệ 13/15 người, năm 2004 là 27/30 người, năm 2005 là 40/45 người, đây là độ tuổi còn rất trẻ, nhưng ngược lại cũng đã có đủ kinh nghiệm trong công việc. Bên cạnh đó đa số họ lại có trình độ đại học và trên đại học: năm 2003 là 10/15 người có trình độ đại học và trên đại học, năm 2004 là 21/30 người, còn năm 2005 là 25/45 người. Điều này chứng tỏ rằng đội ngũ các cán bộ công nhân viên công ty là những người có sức trẻ, có năng lực, năng động và sáng tạo. Với đội ngũ công nhân viên có đầy đủ trình độ và năng lực và với sự đoàn kết quyết tâm như vậy, triển vọng phát triển của Công ty Cổ Phần Thương Mại & Công Nghệ An Phát trong tương lai là rất lớn. b, Quản lý tài sản Đơn vị; tr.đồng Chỉ tiêu 2003 2004 2005 So sánh 2003 -2004 2004 -2005 Số tuyệt đối % tăng, giảm Số tuyệt đối % tăng, giảm Tài sản lưu động 1.250 5.000 6.500 3.750 300 1.500 30 Tài sản cố định + đầu tư dài hạn 650 655 750 5 0,77 95 14,5 - Nguyên giá TSCĐ 160 170 200 10 6,25 30 17,65 - Khấu hao (30) (60) (80) (30) 100 (20) 33.33 Tổng 1.900 5.655 7.250 3.755 197,6 1.595 28,2 Bảng số 4 Tài sản lưu động tăng nhanh theo từng năm: năm 2004 tăng 3.750 triệu đồng, tương ứng với tỷ lệ tăng 300% so với năm 2003 - đây là tỷ lệ tăng cao, năm 2005 tăng 1.500 triệu đồng, tương ứng với tỷ lệ tăng 30% so với năm 2004. Tài sản lưu động của công ty hàng năm tăng mạnh thể hiện khả năng huy động vốn kinh doanh của công ty tương đối tốt. Do kinh doanh thương mại, không có những tài sản cố định phục vụ cho sản xuất nên tài sản cố định của công ty không nhiều, chính vì vậy, công ty sử dụng phương pháp khấu hao lũy kế đối với tài sản cố định. Do là doanh nghiệp nhỏ, vốn kinh doanh không nhiều và cần có sự luân chuyển vốn liên tục, nên các khoản đầu tư dài hạn của công ty hàng năm tăng không đáng kể. Điều này cũng phù hợp với điều kiện hiện nay của công ty cũng như phù hợp với loại hình kinh doanh thương mại. c, Quản lý nguốn vốn Đơn vị; tr.đồng Chỉ tiêu 2003 2004 2005 So sánh 2003 - 2004 2004 – 2005 Số tuyệt đối % tăng, giảm Số tuyệt đối % tăng, giảm Nguồn vốn chủ sở hữu 1.000 2.255 3.250 1.255 125,5 995 44,12 Nguồn vốn đi vay 900 3.400 4.000 2.500 277,78 600 17,65 Tổng 1.900 5.655 7.250 3.755 197,6 1.595 28,2 Bảng số 5 Nhìn vào cơ cấu nguồn vốn công ty có thể thấy vốn chủ sở hữu hàng năm tăng như sau: năm 2004 tăng 1.255 triệu đồng ( tăng 125.5% ), năm 2005 tăng 995 triệu đồng ( tăng 44.12% ). Vốn chủ sở hữu của công ty tăng khá nhanh . Vốn đi vay năm 2004 tăng 2.500 triệu đồng ( tăng 277.78%), năm 2005 tăng 600 triệu đồng ( tăng 17.65%). Vốn đi vay hàng năm tăng nhanh và chiếm tỷ lệ lớn hơn vốn chủ sở hữu trong tổng nguồn vốn kinh doanh. Điều này cho thấy việc huy động vốn kinh doanh của công ty rất tốt. Nhưng việc vốn chủ sở hữu chiếm tỷ lệ thấp hơn vốn đi vay sẽ rất khó để đảm bảo sự ổn định trong kinh doanh do là vốn đi vay không phải thuộc sở hữu của công ty và phải tính đến các thời hạn trả nợ. Việc sử dụng nguồn vốn đi vay vào công việc kinh doanh cần phải được tính toán kĩ lưỡng và chính xác để đảm bảo chắc chắn đem lại lợi nhuận, hơn nữa đảm bảo việc thu hồi vốn đúng thời hạn. d, Quản lý tài chính Việc quản lý giá thành, tài chính được thực hiện bởi phòng tài chính kế toán. Phòng tài chính kế toán chịu trách nhiệm quản lý giá thành , các khoản thu, chi, việc phân bổ nguồn vốn kinh doanh, các khoản tiền gửi ngân hàng và các khoản tài chính khác. Đơn vị: tr.đồng Chỉ tiêu 2003 2004 2005 So sánh 2003 - 2004 2004 - 2005 Số tuyệt đối % tăng, giảm Số tuyệt đối % tăng, giảm Doanh thu 2.100 10.900 20.000 8.800 419 9.100 83,5 Chi phí 2.145 10.750 19.690 8.605 401,2 8.940 83,2 Lợi nhuận - Sản xuất - Thương mại - Bất thường -45 150 310 195 433,3 160 106,7 0 20 20 110 230 120 109,1 40 60 20 50 Bảng số 6 Năm 2003 do công ty mới đi vào hoạt động chưa lâu nên có nguồn thu thấp, lợi nhuận chưa có, năm 2004 hoạt động sản xuất kinh doanh bắt đầu phát triển, doanh thu tăng nhanh với mức 8.800 triệu đồng so với năm 2004 (tăng419%), nhưng do các khoản chi phí còn lớn ( 10.750 triệu đồng ), tăng 8.605 triệu đồng, tương ứng với tỷ lệ tăng 401.2 % so với năm 2003, vì vậy lợi nhuận chưa được cao ( 150 triệu đồng ). Đến năm 2005, doanh thu cũng đã tiếp tục tăng mạnh ở mức 9.100 triệu đồng ( tăng 83.5 % ), do hoạt động kinh doanh đã dần ổn định hơn, bên cạnh đó công ty còn có thêm doanh thu từ xưởng sản xuất và từ các hoạt động khác. Lợi nhuận năm 2005 tăng 160 triệu đồng ( 106.7 % ) so với năm 2004, trong đó cả lợi nhuận trong hoạt động thương mại và lợi nhuận bất thường đều tăng. Mặc dù vậy chi phí vẫn tăng 8.940 triệu đồng, tương ứng với tỷ lệ tăng 83.2 %. Với xu hướng tăng doanh thu thế này, và với việc điều chỉnh chi phí ở mức thấp hơn nữa, chắc chắn trong các năm tiếp theo lợi nhuận của công ty sẽ không ngừng tăng mạnh. e, Quản lý sản xuất, tiêu thụ sản phẩm, dịch vụ Công ty An Phát trong quá trình phát triển đã thiết lập và duy trì mối quan hệ bền vững với các khách hàng của mình, và với các đối tác trong và ngoài nước. Hiện nay công ty luôn cố gắng đảm bảo tốt việc cung cấp sản phẩm chất lượng tốt, cung cấp ổn định liên tục cho các khách hàng của mình với chất lượng phục vụ tốt nhất. Tìm thêm nhà phân phối các sản phẩm chất lượng cao để bán ra thị trường. Việc tiêu thụ sản phẩm luôn được giám sát kiểm tra đảm bảo đạt mục tiêu doanh số đề ra với chất lượng cao, chiếm được lòng tin của khách hàng. Công ty luôn suy nghĩ và hành động nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng. Điều đó đã được thể hiện bởi lòng tin của khách hàng đối với công ty trong những lĩnh vực kinh doanh khác nhau trong thời gian qua. 2, Một số nhận xét về công tác tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh của công ty a, Ưu điểm - Là doanh nghiệp thuộc loại hình công ty cổ phần, nên công ty có được những ưu điểm do loại hình công ty cổ phần mang lại, nhất là trong công tác quản lý. Công ty cổ phần có khả năng phối hợp các lực lượng kinh tế khác nhau, duy trì được mối quan hệ kinh tế giữa các thành viên của công ty. Các thành viên cùng tồn tại và phát huy các thế mạnh riêng do đó làm giảm đến mức thấp nhất sự ngưng trệ, sự gián đoạn của các hoạt động kinh doanh. Do quan hệ sở hữu trong công ty cổ phần là thuộc về các cổ đông nên quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh có khả năng được mở rộng nhanh chóng, mà không một các nhân riêng lẻ nào có thể thực hiện được. - Nhìn vào sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty, chúng ta có thể nhận thấy cơ cấu tổ chức của công ty là cơ cấu trực tuyến chức năng, đó là một cơ cấu tổ chức khá gọn nhẹ. Vì công ty chủ yếu kinh doanh trong lĩnh vực thương mại nên các bộ phận chức năng công ty không nhiều. Công ty chỉ có phòng kinh doanh và phòng kế toán, Chịu trách nhiệm quản lý trực tiếp các bộ phận này là các phó Giám Đốc: phó Giám Đốc phụ trách tài chính, phó Giám Đốc phụ trách kinh doanh và phó Giám Đốc phụ trách xưởng sản xuất. Và chịu trách nhiệm quản lý chung mọi hoạt động công ty là Giám Đốc công ty. Cách tổ chức bộ máy quản lý này cũng phù hợp với một công ty nhỏ, đang trong quá trình phát triển. Các bộ phân chức năng công ty được tổ chức để làm sao đảm bảo được yêu cầu tiết kiệm các khoản chi phí mà vẫn đảm bảo thực hiện tốt các nhiệm vụ, các công việc đặt ra trong quá trình hoạt động kinh doanh. Sau 3 năm đi vào hoạt động ._.