Hoàn thiện tổ chức quản lý của Công ty TNHH Vận Tải Thương Mại Trường Hưng

……………….11 Cơ cấu ma trận …………………………………………………………..13 Cơ cấu tổ chức theo đơn vị lĩnh vực, sản phẩm, thị trường ……………...14 Yêu cầu và nguyên tắc hình thành cơ cấu tổ chức ………………………15 III. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý của các doanh nghiệp ……………………………………………………………………17 Tất yếu khách quan của việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý ………..17 Nội dung của hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý ………………………..18 Hoàn thiện phân công và hiệp tác lao động trong cơ cấu tổ chức quản lý19 Hoàn thiện tổ chức các phòng ban chức năng …………………………..20 Hoàn thiện tổ chức, phục vụ nơi làm việc của lao động trong cơ cấu tổ chức quản lý …………………………………………………………….22 Quá trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý …………………………….23 IV. Những hoạt động chủ yếu của bộ máy tổ chức quản lý doanh nghiệp …………………………………………….24 Lập kế hoạch …………………………………………………………….24 Tổ chức …………………………………………………………………..25 Điều hành ………………………………………………………………..25 Kiểm tra …………………………………………………………………25 Đánh giá …………………………………………………………………26 V. Các nhân tố ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức ...……….26 Nhóm nhân tố thuộc cơ chế quản lý vĩ mô của Nhà Nước ………………27 Nhóm nhân tố thuộc đối tượng quản lý ………………………………….27 Nhóm nhân tố thuộc lĩnh vực quản lý …………………………………...27 Phần II : Phân tích đánh giá hoạt động quản lý của bộ máy tổ chức ở Công ty TNHH vận tải thương mại trường hưng ………………………………………………………….28 I. Sơ lược về quá trình hình thành và phát triển của công ty tnhh vận tải thương mại trường hưng ……...28 Quá trình hình thành của Công ty Trường Hưng ………………………..28 Quá trình phát triển của Công ty Trường Hưng …………………………29 Tình hình thực trạng kinh doanh của Công ty Trường Hưng ……………31 II. Phân tích thực trạng hoạt động quản lý của bộ máy tổ chức ở Công ty tNHH trường hưng ……….…….36 Cơ cấu bộ máy tổ chức …………………………………………………..36 Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong Công ty …………………...38 Thực trạng hoạt động của bộ máy quản lý ở Công ty …………………...42 III. đánh giá ưu điểm, nhược điểm của bộ máy tổ chức Công ty trường hưng …………………………………………….43 Ưu điểm …………………………………………………………………43 Nhược điểm ……………………………………………………………..44 Phần III: Những giải pháp hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lý của Công ty tnhh vận tải thương mại trường hưng …………………………………………………………………...…46 I. Phương hướng, mục tiêu phát triển của Công ty trong thời gian tới ……………………………………………….46 Mục tiêu tổng quát ………………………………………………………46 Chiến lược theo lĩnh vực của Công ty Trường Hưng ……………………46 Phương hướng nhiệm vụ năm 2006 ……………………………………..47 II. Những giải pháp hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lý của công ty ………………………………………………………48 Hoàn thiện chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận chức năng …………..48 Nâng cao trình độ cán bộ công nhân viên ………………………………49 Tăng cường quản lý nhân lực trong Công ty …………………………….50 III. điều kiện để thực hiện các giải pháp trên ………….52 Lựa chọn cán bộ quản lý ………………………………………………...52 Tổ chức bồi dưỡng, đào tạo để nâng cao trình độ cán bộ quản lý ………54 Kết luận ………………………………………………………………..56 Tài liệu tham khảo ………………………………………………...58 Phần mở đầu Trong điều kiện đất nước đang trên đà phát triển, nền kinh tế đang ngày một lớn mạnh, ngành vận tải hàng hoá đang chiếm một vị trí quan trọng trong sự phát triển của nền kinh tế. Ngành vận tải là cầu nối để hàng hoá từ nơi sản xuất có thể tới nơi tiêu thụ và xuất khẩu hàng hoá sang nước ngoài. Để có thể đáp ứng được nhu cầu của thi trường các doanh nghiệp vận tải cần phải ngày càng hoàn thiện hoạt động dịch vụ của mình. Muốn làm được điều đó đòi hỏi nhà quản lý phải biết xây dựng, phân công, bố trí tổ chức của mình một cách hợp lý, gọn nhẹ, phù hợp với mục tiêu mình hoạt động. Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý trong doanh nghiệp là nhằm hoàn thiện quá trình sản xuất kinh doanh với chất lượng cao, tiết kiệm tối đa thời gian lao động. Một bộ máy quản lý hoạt động có hiệu quả góp phần vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, thì nó đem lại lợi ích cho doanh nghiệp và cho người lao động. Muốn bộ máy quản lý hoạt động có hiệu quả đòi hỏi doanh nghiệp phải có biện pháp khắc phục những tồn tại, những hạn chế mà doanh nghiệp đang gặp phải. Việc hoàn thiện bộ máy quản lý đồng thời phải tiến hành nhiều biện pháp như : Hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lý. Hoàn thiện chức năng - nhiệm vụ của các bộ phận chức năng. Hoàn thiện sử dụng cán bộ. Như vậy hoàn thiện bộ máy quản lý không phải là việc làm đơn giản, mà đòi hỏi phải có sự nghiên cứu khoa học. Hoàn thiện tổ chức lao động, phân phối và sử dụng lao động một cách hợp lý và có hiệu quả là một vấn đề lớn, có ý nghĩa quan trọng đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Qua thời gian thực tập ở Công ty TNHH Vận Tải Thương Mại Trường Hưng em đã chọn đề tài “ Hoàn thiện tổ chức quản lý của Công ty TNHH Vận Tải Thương Mại Trường Hưng ”. Trên cơ sở tình hình thực tế về bộ máy quản lý của Công ty THNN Trường Hưng, kết hợp với phương pháp nghiên cứu, khảo sát, thu thập và phân tích số liệu …bài viết này em đi nghiên cứu vào vấn đề còn tồn tại của bộ máy quản lý, góp phần đẩy mạnh hiệu quả hoạt động của bộ máy phù hợp với nền kinh tế thị trường. phần I lý luận chung về cơ cấu tổ chức quản lý trong doanh nghiệp. I. Khái niệm và vai trò của bộ máy quản lý doanh nghiệp 1. Khái niệm Như chúng ta đã biết thực chất quản lý doanh nghiệp là quản lý con người bởi con người là một trong ba yếu tố cơ bản của lực lượng sản xuất. Trong mọi hệ thống sản xuất con người luôn giữ vị trí trung tâm có ý nghĩa quyết định. Qui mô doanh nghiệp càng mở rộng, trình độ kỹ thuật càng phức tạp thì vai trò của quản lý càng được nâng cao và thực tế đã trở thành một nhân tố hết sức quan trọng để tăng năng suất lao động, tăng hiệu quả kinh tế. Vì thế cơ cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp là tập hợp bộ phận, phân hệ với trách nhiệm quyền hạn nhất định được phân công thực hiện chức năng quản lý. Cơ cấu tổ chức quản lý trong doanh nghiệp gồm hai yếu tố cơ bản đó là cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý. a. Cơ cấu tổ chức : Cơ cấu tổ chức quản lý là tổng hợp các bộ phận (đơn vị và cá nhân) khác nhau, có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá và có những trách nhiệm quyền hạn nhất định, được bố trí theo những cấp những khâu khác nhau nhằm đảm bảo thực hiện chức năng quản lý và phục vụ mục đích chung đã xác định của doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp là hình thức phân công nhiệm vụ trong lĩnh vực quản lý. Có tác động đến quá trình hoạt động của doanh nghiệp quản lý, một mặt phản ánh cơ cấu trách nhiệm của mỗi người trong hệ thống, mặt khác có tác động tích cực trở lại đối với việc phát triển doanh nghiệp . Cơ cấu tổ chức quản lý trước hết là bản thân cơ cấu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Giữa cơ cấu tổ chức quản lý với cơ cấu sản xuất của doanh nghiệp có mối liên hệ chặt chẽ hữu cơ với nhau. Đây là mối liên hệ giữa chủ thế quản lý với đối tượng quản lý. Cơ cấu tổ chức quản lý được hình thành bởi các bộ phận quản lý và các cấp quản lý. Bộ phận quản lý là đơn vị riêng biệt có những chức năng quản lý nhất định như cấp doanh nghiệp, cấp phân xưởng … số bộ phận quản lý phản ánh sự phân chia chức năng quản lý theo chiều ngang, còn số cấp quản lý thế hiện sự phân chia theo chiều dọc. Sự phân chia chức năng theo chiều ngang là biểu hiện của trình độ chuyên môn hoá trong phân công lao động quản lý, sự phân chia chức năng theo chiều dọc tùy thuộc vào mức độ tập trung hoá trong quản lý. b.Đội ngũ cán bộ quản lý : Khái niệm chung về cán bộ quản lý : cán bộ quản lý có hai khái niệm cơ bản là. + Khái niệm 1: cán bộ quản lý là người thực hiện mục tiêu nhất định qua những người khác . + Khái niệm 2: cán bộ quản lý là những người có thẩm quyền ra quyết định dù được phân quyền hay uỷ quyền. - Trong doanh nghiệp cơ cấu tổ chức quản lý trong doanh nghiệp cán bộ quản lý có thể phân chia theo nhiều tiêu chí sau đây : + Cấp quản lý : có ba loại cán bộ quản lý là cán bộ quản lý cấp cao, cán bộ quản lý cấp trung và cán bộ quản lý cấp cơ sở. Cán bộ quản lý cấp cao là những người có quyền ra các quyết định quản lý cấp chiến lược. Cán bộ quản lý cấp trung là những người có quyền ra các quyết định chiến thuật. Quyết định chiến thuật là quyết định có liên quan đến lĩnh vực, bộ phận phân hệ của hệ thống. Cán bộ quản lý cấp cơ sở là những người có quyền ra quyết định mang tính tác nghiệp cho những đơn vị cơ sở của hệ thống. +Theo lĩnh vực quản lý có cán bộ quản lý marketing, cán bộ quản lý tài chính, cán bộ quản lý sản xuất, cán bộ quản lý nhân lực. Cán bộ quản lý marketing là những người có quyền ra các quyết định mang tính chiến lược marketing và các kế hoạch tác nghiệp (hành động). Cán bộ quản lý tài chính là những người có quyền ra quyết định mang tính xây dựng chiến lược, nguồn tài chính, kế hoạch, ngân sách. Cán bộ quản lý sản xuất là những người có quyền ra các quyết định mang tính tác nghiệp và các chiến lược sản phẩm, ngân quỹ phi tiền tệ. Cán bộ quản lý nhân lực là những người có quyền ra các quyết định mang tính chiến lược liên quan đến quản lý nguồn nhân lực, tập thể lao động, phân tích nguồn nhân lực và các kế hoạch tác nghiệp. 2. Vai trò của bộ máy quản lý doanh nghiệp . Quá trình sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp đều nhằm thực hiện một số mục tiêu nhất định. Để thực hiện được mục tiêu đó, trong mỗi doanh nghiệp đòi hỏi phải có lực lượng điều hành toàn bộ quá trình tổ chức, thực hiện lực lượng này chính là lực lượng quản lý doanh nghiệp hình thành lên cán bộ quản lý doanh nghiệp. Trong bộ máy quản lý doanh nghiệp có sự sắp xếp bố trí lao động quản lý, có sự kết hợp nhịp nhàng giữa các thành viên trong cơ cấu. Từ sự phối hợp này mà kế hoạch, khả năng chuyên môn ý chí sáng tạo của mỗi thành viên được khai thác phục vụ cho mục tiêu quản lý nói riêng và mục tiêu toàn doanh nghiệp nói chung. Cụ thể: - Chức năng (hay gọi chiến lược của của tổ chức) quyết định cơ cấu tổ chức, chức năng mà thay đổi cơ cấu tổ chức thay đổi theo. - Cơ cấu có ảnh hưởng đến chức năng (cơ cấu hợp lý chức năng được thực hiện ngược lại cơ cấu không hợp lý chiến lược không được thực hiện ). - Chiến lược luôn luôn thay đổi, cơ cấu lại tạo ra sự ổn định. Như vậy, nếu không có bộ máy quản lý thì không có lực lượng tiến hành nhiệm vụ quản lý và không có quá trình tổ chức nào thực hiện được nếu không có bộ máy quản lý. Chính vì thế mà trong doanh nghiệp bộ máy quản lý đóng vai trò hết sức quan trọng, nó được coi như là một cơ quan đầu não điều khiển mọi hoạt động của các bộ phận trong doanh nghiệp, nó quyết định số phận của doanh nghiệp thông qua hiệu quả quản lý, nó phản ánh sự đi lên của doanh nghiệp, đồng thời bộ máy quản lý có quyết định đến năng suất lao động của doanh nghiệp. II. Các kiểu cơ cấu tổ chức. 1. Cơ cấu tổ chức trực tuyến. Là cơ cấu tổ chức đơn giản nhất được xây dựng theo đường thẳng, chỉ có một chủ thể cấp trên và một chủ thể cấp dưới thực hiện về toàn bộ công việc của toàn đơn vị. Cơ cấu này được vận hành theo sơ đồ sau Lãnh đạo doanh nghiệp Lãnh đạo tuyến 1 Lãnh đạo tuyến m A1 A3 B1 B2 B3 A2 (TLTK: khoa học quản lý tập I, nhà XB khoa học kỹ thuật, HN, trang 166) Cơ cấu này có những đặc điểm sau: - Người lãnh đạo của tổ chức cũng như các tuyến và các đơn vị sẽ thực hiện tất cả các chức năng quản lý. - Mối quan hệ trong cơ cấu chủ yếu là mối quan hệ trực tuyến (chiều dọc) không qua trung gian. - Người thực hiện chỉ nhận mệnh lệnh của một cấp trên trực tiếp mà chỉ thi hành mệnh lệnh của người đó mà thôi. Cơ cấu này tạo điều kiện thực hiện chế độ một thủ trưởng trong quản lý. Tuy nhiên cơ cấu này chỉ thích hợp với những doanh nghiệp nhỏ. Sản phẩm và tính chất của nó không phức tạp. Trường hợp ngược lại thì năng lực và điều kiện của lãnh đạo khó đáp ứng, do đó đòi hỏi lãnh đạo phải có trình độ, năng lực và kiến thức toàn diện. Phải có phương pháp và kế hoạch công tác hết sức khoa học. Nếu không sẽ dẫn đến tình trạng bận rộn, không đủ sức bao quát dễ xót việc và công việc không sâu. 2. Cơ cấu chức năng : Là cơ cấu được tổ chức dựa trên sự chuyên môn hoá theo chức năng công việc. Những nhiệm vụ quản lý của doanh nghiệp đựoc phân chia cho các đơn vị riêng biệt từ đó hình thành các cán bộ lãnh đạo đảm nhận một chức năng nhất định. Cơ cấu này được vận hành theo sơ đồ sau Người lãnh đạo hệ thống Người lãnh đạo chức năng A Người lãnh đạo chức năng B ……. Các cấp dưới 1 2 n (TLTK: Khoa học quản lý tập I, nhà XB khoa học kỹ thuật, HN, trang 167) Trong cơ cấu tổ chức này ta thấy, những người thừa nhận nhiệm vụ ở cấp dưới thừa nhận mệnh lệnh trực tiếp từ bộ phận lãnh đạo doanh nghiệp. Bởi vậy vai trò người lãnh đạo doanh nghiệp là phối hợp được sự ăn khớp giữa những người lãnh đạo chức năng, đảm bảo sự thống nhất trong chỉ đạo, tránh tình trạng mâu thuẫn trái ngược nhau. Cơ bản của cơ cấu này là khai thác tốt nhất những đội ngũ, chuyên gia giúp cho người lãnh đạo chung chỉ đạo những lĩnh vực chuyên môn tốt. 3. Cơ cấu trực tuyến - chức năng Là loại hình cơ cấu kết hợp những ưu điểm của hai loại hình cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng, hình thành cơ cấu mang tính liên hợp. Cơ cấu được vận hành theo sơ đồ sau Lãnh đạo doanh nghiệp Lãnh đạo tuyến 1 Lãnh dạo tuyến n Lãnh đạo chức năng 1 Lãnh đạo chức năng n Lãnh đạo đơn vị 1 Lãnh đạo đơn vị n Lãnh đạo chức năng 1 Lãnh đạo Chức năng n Lãnh dạo tuyến n (TLTK: Khoa học quản lý tập I, nhà XB khoa học kỹ thuật, HN, trang 169) Theo cơ cấu này ta thấy: - Các lãnh đạo chức năng, lãnh đạo các tuyến đóng vai trò tham mưu để lãnh đạo doanh nghiệp ra quyết định, đồng thời kiểm tra đôn đốc các đơn vị thực hiện quyết định của lãnh đạo doanh nghiệp. - Lãnh đạo doanh nghiệp toàn quyền quyết định mọi hoạt động của doanh nghiệp, các đơn vị cơ sở chỉ nhận mệnh lệnh chính thức từ lãnh đạo doanh nghiệp. ý kiến của lãnh đạo chức năng và lãnh đạo các tuyến đối với bộ phận, cơ sở tư vấn mang tính tư vấn và nghiệp vụ. Kiểu cơ cấu tổ chức này tận dụng được ưu điểm và khắc phục được nhược điểm của các kiểu cơ cấu trên, vì thế nó được áp dụng rất rộng rãi và phổ biến nhất là trong hệ thống quản lý có qui mô lớn và phức tạp. Tuy nhiên thực hiện cơ cấu này cũng đòi hỏi những người lãnh đạo phải quan tâm giải quyết chẳng hạn như : nếu tổ chức lớn chuyên môn hoá chức năng sâu sẽ dẫn đến tổ chức có nhiều bộ phận chức năng và những người quản lý muốn phân chia quyền lực để đứng đầu từng bộ phận chức năng đó. 4. Cơ cấu ma trận. Là loại hình cơ cấu mà bên cạnh các tuyến và các bộ phận chức năng trong cơ cấu còn hình thành nên những chương trình và dự án để thực hiện những mục tiêu lớn và quan trọng. Cơ cấu này được vận hành theo sơ đồ sau Lãnh đạo tuyến B Lãnh đạo doanh nghiệp Lãnh đạo tuyến 1 Lãnh đạo tuyến 2 Lãnh đạo tuyến A Đề án 1 Đề án 2 Những người thực hiện trong các bộ phận sản xuất . Những người thực hiện trong các bộ phận chức năng . Những người thực hiện trong các đồ án nhằm tạo ra sản phẩm hay công nghệ mới. (TLTK:Khoa học quản lý tập I, nhà XB khoa học kỹ thuật, HN, trang 172) Theo cơ cấu này ngoài những người lao động tuyến và các bộ phận chức năng, còn có những người lao động đề án hay sản xuất, phối hợp hoạt động của các bộ phận để thực hiện một dự thảo nào đó. Lãnh đạo các tuyến cũng như lãnh đạo các chức năng trực tiếp giải quyết vấn đề: làm như thế nào? Khi có một dự án cần thiết ta thực thi, lãnh đạo các tuyến, chức năng và lãnh đạo các dự án sẽ cử ra các cán bộ tương ứng cùng hợp tác thực hiện. Kết thúc dự án, người nào trở về vị trí ban đầu của người đó. Việc cắt cử trên hình thành nên các dòng và các ô như một ma trận. Cơ bản của các cơ cấu này là có độ linh hoạt cao, dễ dàng di chuyển các cán bộ có năng lực để thực hiện các dự án khác nhau, tập trung được nguồn lực vào những khâu sung yếu của tổ chức, giảm bớt cồng kềnh cho các bộ máy quản lý của dự án. Tuy nhiên thực hiện cơ cấu này cũng có nhược điểm là: hay xẩy ra mâu thuẫn giữa những người quản lý dự án và các lãnh đạo các bộ phận chức năng. 5. Cơ cấu tổ chức theo đơn vị lĩnh vực, sản phẩm, thị trường Là kiểu cơ cấu áp dụng cho đơn vị kinh doanh chiến lược với các tiêu chí lĩnh vực, sản phẩm ,thị trường . Cơ cấu được vận hành theo sơ đồ sau Chiến lược tổ chức Chiến lược đơn vị Kinh doanh chiến lược1 Chiến lược đơn vị kinh doanh chiến lược 2 Chiến lược đơn vị kinh doanh chiến lược n Chiến lược chức năng 1 Chiến lược chức năng m (TLTK: những vấn đề cốt yếu của quản lý, Nhà XB KH- KT, trang 257, 258) Cơ cấu này theo sát quan điểm thực hiện chiến lược, gắn con người với mục tiêu chiến lược đồng thời thực hiện chuyên môn hoá theo những yếu tố mà tổ chức đặc biệt quan tâm, tuy nhiên loại cơ cấu này lại cản trở quá trình tổng hợp hoá các chức năng do đó giảm khả năng sử dụng các chuyên gia trong các hoạt động khác nhau của tổ chức . Trên đây là 5 loại hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý chủ yếu đã được áp dụng. Tuy nhiên, một cơ cấu hợp lý vẫn là cơ cấu phù hợp với điều kiện cụ thể của mỗi doanh nghiệp. 6. Yêu cầu và nguyên tắc hình thành cơ cấu tổ chức. 6.1. Yêu cầu đối với tổ chức quản lý. Mỗi một công việc, mỗi một vấn đề dù lớn hay nhỏ, dù phức tạp hay đơn giản đều có những yêu cầu, đòi hỏi đặt ra. Đặc biệt là ở lĩnh vực xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý trong doanh nghiệp (một vấn đề vô cùng phức tạp) yêu cầu phải đạt được. Trong cơ cấu thị trường, việc hoàn thiện bộ máy quản lý phải hợp lý, phù hợp với từng doanh nghiệp, với thời đại thì doanh nghiệp mới tồn tại và phát triển được. Còn nếu cứng nhắc, không phù hợp thì doanh nghiệp không thể đứng vững được trong cơ cấu thị trường luôn luôn biến động như hiện nay. Vì thế cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong doanh nghiệp bắt đầu phải đặt ra cho mình những yêu cầu. - Tính tối ưu: giữa các khâu, các cấp quản lý phải thiết lập các mối quan hệ hợp lý, lựa chọn và sắp xếp cán bộ quản lý vào từng vị trí đúng khả năng, trình độ của họ, qui định lề lối làm việc chặt chẽ, giảm bớt các khâu, các cấp trung gian, đảm bảo thông tin thông suốt. Làm như vậy cơ cấu quản lý sẽ mang tính năng động cao, luôn đi sát phục vụ mục đích của hệ thống . - Tính linh hoạt : cơ cấu tổ chức quản lý có khả năng thích ứng với mọi tình huống, mọi hoàn cảnh nhằm đáp ứng một cách mau lẹ, kịp thời trong tác quản lý của doanh nghiệp. - Độ tin cậy cao: cơ cấu bộ máy phải đảm bảo tính chính xác đối với tất cả các thông tin được sử dụng trong doanh nghiệp. Muốn vậy cơ cấu tổ chức quản lý phải được cấu thành bởi những còn người có năng lực, phẩm chất tốt. - Tính hiệu quả : cơ cấu tổ chức quản lý phải đảm bảo tính hiệu quả nghĩa là chi phí bỏ ra phải tương xứng với kết quả thu về. Đây là yêu cầu mang tính tổng hợp và cũng là yêu cầu cuối cùng của việc xây dựng cơ cấu tổ chức. 6.2. Những nguyên tắc hình thành cơ cấu tổ chức Xây dựng cơ cấu tổ chức quản lý phải xuất phát từ nhiệm vụ và mục tiêu của doanh nghiệp theo hướng phát triển. Nhiệm vụ và mục tiêu của doanh nghiệp được xác định trên cơ sở phương hướng phát triển xã hội, trên cơ sở các yếu tố cấu thành của doanh nghiệp. Bởi vậy, việc tiến hành đầy đủ các thông tin để xác định cơ cấu tổ chức là hết sức quan trọng. Một cơ cấu tổ chức được hình thành phải đáp ứng được việc thực hiện nhiệm vụ, mục tiêu đề ra, có khả năng biến nó thành hiện thực và yêu cầu có hiệu quả cao nhất. Từ công việc, nhiệm vụ từ đó hình thành tổ chức, hình thành bộ máy lựa chọn con người. Sự xuất hiện của tổ chức bộ máy quản lý hay bố trí con người cụ thể trong hệ thống quản trị là do yêu cầu của nhiệm vụ sản xuất đặt ra. Sự cần thiết của nó chính là chỗ phải đảm nhận và có khả năng đảm những chức năng do quá trình sản xuất quyết định. Việc xây dựng tổ chức và hệ thống tổ chức phải đi liền với việc xây dựng chức trách, quyền hạn nhiệm vụ và lề lối phối hợp hoạt động, đảm bảo cho sự chỉ đạo thống nhất, thông suốt và mau lẹ. Muốn vậy các hoạt động và mối quan hệ trong hoạt động của cả hệ thống tổ chức phải được qui định bằng văn bản dưới dạng điều lệ, qui chế, nội qui … Nguyên tắc này đảm bảo cho tổ chức bộ máy quản lý thực sự có hiệu lực, nhằm thực hiện nghiêm ngặt chế độ một thủ trưởng, chế độ trách nhiệm cá nhân, đảm bảo cân xứng giữa chức năng nhiệm vụ quyền hạn, tránh được hiện tượng chồng chéo, ỷ lại và phát huy được tính chủ động sáng tạo của từng chức danh, từng cấp iII. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý của các doanh nghiệp. 1. Tất yếu khách quan của việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý. Trong thời buổi kinh tế thi trường hiện nay kinh doanh ngày càng mang tính cạnh tranh ác liệt, những sự thay đổi mạnh mẽ đang làm lay chuyển những cơ cấu truyền thống của nhiều Công ty. Những điều trước đây thừa nhận một doanh nghiệp hoạt động như thế nào thì ngày nay bị thách thức trước một cơ chế mới. Trong những năm qua, các ngành các cấp, các tổ chức kinh tế xã hội đã có sự chuyển đổi mạnh mẽ về tư tưởng, tổ chức, mục tiêu phương hướng, nhằm mang lại kinh tế hiệu quả kinh tế cao, để thực hiện mục tiêu dân giầu nước mạnh, xã hội công bằng văn minh mà Đảng đề ra. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý trong doanh nghiệp là nhằm hoàn thiện quá trình sản xuất kinh doanh với chất lượng cao, tiết kiệm tối đa thời gian lao động, sử dụng có hiệu quả mọi yêu tố cấu thành của quá trình sản xuất kinh doanh, đồng thời làm cho bộ máy quản lý gọn nhẹ, năng động hoạt động nhịp nhàng đạt hiệu quả cao. Một bộ máy quản lý hoạt động có hiệu quả góp phần vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì nó sẽ đem lại lợi ích cho doanh nghiệp và người lao động, muốn cho cơ cấu tổ chức quản lý hoạt động có hiệu quả đòi hỏi doanh nghiệp phải có những biện pháp khắc phục những tồn tại, những hạn chế mà doanh nghiệp đang gặp phải. Hoạt động lao động quản lý có nội dung rất đa dạng và phong phú, khó xác định hiệu quả của lao động này vì nó không thể hiện dưới dạng vật chất, nhưng nó luôn luôn gắn liền với kết quả của hoạt động sản xuất kinh doanh. Mục tiêu lớn nhất của hoạt động sản xuất kinh doanh chính là lợi nhuận. Để đạt được hiệu quả cao trong kinh doanh luôn là vấn đề đặt ra cho mọi nhà quản lý, cả về lý luận và thực tiễn. Không một nhà kinh doanh nào lại muốn mình tồn tại trong tình trạng thua lỗ dẫn đến phá sản, để thoát khỏi tình trạng thua lỗ và sớm thu được nhiều lợi nhuận trong kinh doanh đòi hỏi các chủ doanh nghiệp, các nhà quản lý phải nắm bắt và làm chủ các quan hệ kinh tế tài chính phát sinh. Mặt khác để đảm bảo thắng lợi vững bền trong cạnh tranh, chủ doanh nghiệp phải biết bao quát về mọi tình hình cạnh tranh, tình hình nguồn nhân tài, vật lực cho đến các khoản chi phí bỏ ra, kết quả thu được và điểm hoà vốn. Từ đó đề ra các quyết định kinh doanh đúng đắn. Bởi vậy, công việc của hệ thống quản lý trong doanh nghiệp là phải thường xuyên điều tra, phân tích, tính toán, cân nhắc, lựa chọn phương pháp kinh doanh tối ưu sao cho với chi phí ít nhất mà đem lại hiệu quả cao nhất. Mặt khác, các chủ doanh nghiệp cũng phải thường xuyên đánh giá kết quả công việc, rút ra những thiếu sót, tìm ra những nguyên nhân ảnh hưởng tới kết quả vạch ra tiềm năng chưa được sử dụng và tìm ra biện pháp khắc phục, xử lý kịp thời để không ngừng nâng cao hiệu quả kinh tế. Trong nền kinh tế thị trường, để tồn tại và phát triển đòi hỏi chủ doanh nghiệp đạt hiệu quả cao nhất trên cơ sở vất chất kỹ thuật tiền vốn và lao động. Cần phải xác định được phương hướng, cách thức đầu tư, biện pháp sử dụng các điều kiện sẵn có của mình. Kết quả kinh doanh của từng doanh nghiệp bao gồm kết quả của từng khâu, từng quá trình, từng giai đoạn từng hoạt động sản xuất kinh doanh riêng lẻ. Kết quả đó được biểu hiện qua các chỉ tiêu kinh tế như : chỉ tiêu giá trị tổng sản lượng, chỉ tiêu giá trị sản lượng hàng hoá. 2. Nội dung của hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý. Trong cơ chế thị trường khắc nghiệt như hiện nay, để phát huy được hết mọi vai trò, năng lực lãnh đạo quản lý của bộ máy đối với mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì hoàn thiện bộ máy quản lý theo hướng chuyên tinh, gọn nhẹ và có hiệu lực đảm bảo cho hệ thống này làm việc tối ưu, mang lại hiệu quả kinh tế cao cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp là một yêu cầu tất yếu. Vì vậy nội dung của công tác hoàn thiện bao gồm: 2.1. Hoàn thiện phân công và hiệp tác lao động trong cơ cấu tổ chức quản lý. a. Hoàn thiện việc tuyển chọn, tuyển dụng lao động và bố trí lao động một cách hợp lý. - Xác định các tiêu chuẩn phẩm chất của lao động quản lý, nhất là lao động lãnh đạo, tiêu chuẩn ở đây gồm tiêu chuẩn chính trị, tiêu chuẩn chuyên môn và tiêu chuẩn năng lực tổ chức. - Xác định nguồn bổ sung lao động hiện nay gồm: + Nguồn thị trường lao động. + Nguồn từ nội bộ doanh nghiệp: lao động ở các bộ phận sản xuất. + Nguồn doanh nghiệp khác: lao động quản lý doanh nghiệp khác. + Nguồn từ các trường đại học: các sinh viên sắp ra trường. Chọn và bố trí lao động phải theo các bước sau: +Thu thập thông tin cần thiết về vị trí còn trống. + Tìm hiểu các nguồn phù hợp với vị trí đó. + Quyết định tuyền chọn. + Kiểm tra quyết định tuyển chọn bằng kết quả công việc của người đó. b. Hoàn thiện cơ cấu quản lý theo hướng vừa đảm bảo theo hướng vừa phù hợp giữa bộ phận quản lý và bộ phận bị quản lý. Vừa gọn nhẹ, tránh lãng phí chi phí lao động và chi phí quản lý. Theo cách phân công này cơ cấu tổ chức quản lý thường được hoàn thiện theo các kiểu: cơ cấu tổ chức quản lý trực tuyến, cơ cấu chức năng, cơ cấu trực tuyến - chức năng. Hoàn thiện hình thức phân công và hợp tác lao động trong quản lý. Có ba hình thức phân công và hợp tác trong lao động: - Phân công lao động theo chức năng quản lý:là phân công trên cơ sở phân chia toàn bộ công việc quản lý ra thành các chức năng. - Phân công việc theo công nghệ quản lý: thực chất là phân chia toàn bộ công việc quản lý theo quá trình thông tin ( nhận tin, ghi chép ban đầu, xử lý thông tin). - Phân công công việc theo trình độ phức tạp của quản lý: là phân công trên cơ sở phân chia công việc quản lý thành những phần công việc nhỏ có mức độ phức tạp như nhau. Xu hướng hiện nay là phân công lao động theo trình độ phức tạp của công việc quản lý. Yêu cầu của hình thức này là phải bố trí lao động có trình độ chuyên môn và khả năng cá nhân phù hợp với yêu cầu của công việc. 2.2. Hoàn thiện tổ chức các phòng ban chức năng. Các phòng ban chức năng là những tổ chức bao gồm cán bộ, nhân viên kinh tế, hành chính … được phân công chuyên môn hoá theo chức năng quản lý có nhiệm vụ giúp giám đốc và phó giám đốc chuẩn bị các quyết định, theo dõi hướng dẫn các phân xưởng, các bộ phận sản xuất kinh doanh cũng như cán bộ, nhân viên cấp dưới thực hiện đúng đắn, kịp thời những quyết định quản lý. Trách nhiệm chung của các phòng chức năng là vừa phải hoàn thành tốt nhiệm vụ giao, vừa phải kết hợp chặt chẽ với các phòng khác, nhằm đảm bảo tất cả các lĩnh vực khác của doanh nghiệp được tiến hành ăn khớp, nhịp nhàng. Các phòng chức năng không có quyền trực tiếp chỉ huy các phân xưởng và các bộ phận sản xuất kinh doanh. Trong tình hình hiện nay khi mà quyền tự chủ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đã được rộng, cơ chế quản lý kinh tế nói chung và cơ chế quản lý doanh nghiệp nói riêng đã đổi mới, doanh nghiệp đã toàn quyền quyết định tổ chức các phòng chức năng theo hướng chuyên tinh, gọn nhẹ. Đồng thời, phải hết sức coi trọng những bộ phận có quan hệ trực tiếp đến hoạt động kinh doanh, đến công tác nghiên cứu đổi mới sản phẩm, đổi mới công nghệ, nghiên cứu thị trường, xác định giá cả sản phẩm … Việc tổ chức các phòng chức năng cần được tiến hành theo các bước sau đây: - phân tích sự phù hợp giữa chức năng và bộ phận quản lý. Trường hợp tốt nhất là mỗi chức năng quản lý nên do một phòng chuyên trách trọn vẹn. Song do số lượng các phòng chức năng phụ thuộc vào qui mô, đặc điểm kinh tế - kỹ thuật của từng Công ty nên có trường hợp phải ghép vài ba chức năng có liên quan mật thiết với nhau, thuộc cùng lĩnh vực hoạt động vào một phòng. Như vậy sẽ thuận lợi cho việc bố trí cán bộ phụ trách. - Tiến hành lập sơ đồ tổ chức, nhằm mô hình hoá các phòng chức năng với giám đốc và phó giám đốc .Đồng thời phải ghi rõ những chức năng mỗi phòng phụ trách, nhằm khắc phục tình trạng dẫm đạp, chồng chéo lên nhau hoặc ngược lại, có chức năng không bộ phận nào chịu trách nhiệm. Căn cứ vào sơ đồ nói trên, từng phòng chức năng xây dựng nội qui công tác của phòng mình nhằm xác định tỉ mỉ trách nhiệm quyền hạn chung cả phòng cũng như riêng từng người trong cả phòng. - Tính toán chính xác số lượng cán bộ, nhân viên mỗi phòng chức năng. Có căn cứ khoa học và phải đảm bảo hoàn thành nhiêm vụ, vừa phải giảm bớt tỷ lệ nhân viên quản lý, giảm bớt chi phí quản lý là một nhiệm vụ phức tạp, đặc biệt là trong hoàn cảnh cán bộ chưa tiêu chuẩn hoá bố trí sắp xếp cán bộ, nhân viên trong quản lý,nhiều năm qua có nhiều bất hợp lý, để lại những hậu quả không thể giải quyết một sớm một chiều. Quản lý, hệ thống quản lý và hợp tác trong nội bộ hệ thống quản lý. Hiệp tác trong nội bộ hệ thống quản lý (tập thể lao động quản lý) chủ yếu là sự phối hợp thực hiện các chức năng của lao động quản lý, sự hợp tác ở đây chủ yếu về mặt nội dung. Như vậy, nội dung lớn nhất ở đây của các hiệp tác lao động quản lý vấn đề tổ chức lao động quản lý tốt, đủ năng lực để hoạt động một cách đồng bộ, các chức năng của quản lý. Do đó, muốn hợp tác lao động quản lý tốt phải đảm bảo các yêu cầu sau: - Chọn được những cán bộ lành nghề, năng lực, sở trường theo đúng công việc. - Có kế hoạch bồi dưỡng đào tạo cán bộ quản lý theo yêu cầu chất lượng công việc. - Xây dựng một hệ thống chỉ tiêu để đánh giá hiệu quả của từng loại lao động quản lý. Mỗi người đều có tự do đo lường kết quả công tác của mình. - Tổ chức việc đánh giá kết quả công tác một cách khách quan nhằm kích thích sự cố gắng thường xuyên của cán bộ. 2.3. Hoàn thiện tổ chức, phục vụ nơi làm việc của lao động trong cơ cấu tổ chức quản lý. Nơi làm việc là diện tích của phòng làm việc, có những thiết bị dụng cụ cần thiết để cán bộ nhân viên quản lý có thể làm việc với hao phí ít nhất về thời gian và trí lực mà lại đạt được hiệu quả công suất cao nhất. Việc hoàn thiện tổ chức, nơi làm việc của cán bộ công nhân viên quản lý, bao gồm n._.