Hoàn thiện tổ chức kiểm toán nội bộ tại Tổng Công ty khoáng sản - TKV

Kiểm toán nội bộ đã ra đời từ khá lâu và ngày càng khẳng định được vai trò không thể thiếu của mình trong DN.Tuy nhiên, cụm từ “Kiểm toán nội bộ” mới được đưa vào sử dụng ở Việt Nam trong khoảng 10 năm nay và đến nay khái niệm Kiểm toán nội bộ vẫn còn khá xa lạ với nhiều nhà quản lý, nó vẫn chưa được các DN Việt Nam chú trọng đúng mức, chưa hiểu hết ý nghĩa thực tiễn, chưa được đưa vào sử dụng có hiệu quả trong các DN Việt Nam. Hiện nay, Việt Nam đã và đang hội nhập vào khu vực và thế giới, là thành viên của các tổ chức quốc tế như AFTA, ASEAN, APEC… và mới chính thức gia nhập WTO, nền kinh tế thị trường phát triển mạnh, sự cạnh tranh ngày càng trở nên gay gắt, các DN luôn phải đứng trước các cơ hội và thách thức. Để tận dụng các cơ hội và đối phó với các khó khăn đòi hỏi bản thân mỗi DN phải nỗ lực khẳng định vị trí của mình, không chỉ bằng các chiêu thức giá cả, chất lượng sản phẩm, dịch vụ… mà còn cần thiết phải có một hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động hữu hiệu. Điều này cho thấy sự cần thiết của KTNB ngày càng trở nên rõ rệt hơn. Để hoạt động có hiệu quả hơn các DN Việt Nam cần phải chú trọng hơn nữa đến việc thiết lập và đưa vào hoạt động bộ phận KTNB. Đối với TCT Khoáng sản – TKV cũng vậy, là một thành viên của Tập đoàn Công nghiệp Than - Khoáng sản Việt Nam, quản lý nhiều công ty con với các loại hình đa dạng: Công ty phụ thuộc, công ty CP, công ty TNHH một thành viên … phân bố rộng khắp trên cả nước, TCT cũng đã nhận thấy sự cần thiết của KTNB trong công tác quản lý và đã thành lập bộ phận KTNB. Tuy nhiên bộ phận KTNB của TCT mới được thành lập một năm nay, cơ cấu còn sơ sài và chưa được định hình rõ ràng, hoạt động trong phạm vi hẹp, chưa thể hiện được vai trò của mình. Nhận thấy vấn đề này đang khá bức xúc tại TCT Khoáng sản - TKV, tôi đã chọn Đề tài: “Hoàn thiện tổ chức KTNB tại TCT Khoáng sản - TKV” làm Luận văn thạc sỹ của mình. Mục đích nghiên cứu của Đề tài Đề tài nghiên cứu thực trạng tổ chức KTNB tại TCT Khoáng sản - TKV từ khi thành lập bộ phận KTNB tới nay, từ đó đề xuất các kiến nghị và giải pháp hoàn thiện tổ chức KTNB tại TCT Khoáng sản - TKV. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu là tổ chức KTNB tại TCT Khoáng sản - TKV Phạm vi nghiên cứu của Đề tài: tổ chức KTNB tại TCT Khoáng sản - TKV từ khi thành lập tháng 05/2006 đến tháng 6/2007, với dẫn chứng cụ thể tại một số đơn vị thành viên đã được KTNB. Phương pháp nghiên cứu Đề tài được nghiên cứu theo các phương pháp luận của phép biện chứng duy vật, các phương pháp chung của logic học, phương pháp hệ thống chọn lọc, tổng hợp và phân tích làm rõ đối tượng nghiên cứu. Đóng góp của Đề tài Đề tài làm rõ những đặc điểm về tổ chức hoạt động kinh doanh, hoạt động quản lý tài chính để phân tích thực trạng tổ chức KTNB tại TCT Khoáng sản - TKV. Trên cơ sở kết hợp lý luận cơ bản với việc mô tả và phân tích thực tiễn tổ chức KTNB tại TCT Khoáng sản - TKV, Đề tài đưa ra những kiến nghị, đề xuất giải pháp hoàn thiện tổ chức KTNB tại TCT Khoáng sản – TKV. Kết cấu của Luận văn: Ngoài phần Mở đầu và Kết luận, Luận văn gồm 3 chương: Chương 1: Lý luận chung về tổ chức KTNB trong DN Chương 2: Thực trạng tổ chức KTNB tại TCT Khoáng sản - TKV Chương 3: Nguyên tắc và giải pháp hoàn thiện tổ chức KTNB tại TCT Khoáng sản - TKV CHƯƠNG 1 NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC KIỂM TOÁN NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP Những lý luận chung về Kiểm toán nội bộ trong DN Khái niệm Kiểm toán nội bộ Kiểm toán nội bộ là một loại hình kiểm toán khi được phân chia theo tiêu chí bộ máy tổ chức. Có nhiều khái niệm khác nhau về KTNB. Theo “Chuẩn mực nghề nghiệp kiểm toán nội bộ” của Hoa Kỳ đã được Viện kiểm toán nội bộ Hoa Kỳ thông qua tháng 6 năm 1978 thì: “Kiểm toán nội bộ là một chức năng xác minh độc lập được thiết lập trong một tổ chức để xem xét và đánh giá các hoạt động của tổ chức, được coi là một dịch vụ đối với tổ chức đó. Mục tiêu của kiểm toán nội bộ là giúp các thành viên của tổ chức thực thi có hiệu quả trách nhiệm của mình. Nhằm mục tiêu này, kiểm toán nội bộ cung cấp cho các thành viên những công việc phân tích, xác minh, kiến nghị, ý kiến tư vấn và thông tin thuộc về các hoạt động đã được thẩm tra”. Theo Liên đoàn Kế toán quốc tế IFAC: “ Kiểm toán nội bộ là một hoạt động đánh giá được lập ra trong một đơn vị kế toán như là một loại dịch vụ cho đơn vị đó, có chức năng kiểm tra, đánh giá và giám sát tính thích hợp và hiệu quả của hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ”. Theo định nghĩa của Hiệp hội KTV nội bộ (IIA): “KTNB là một hoạt động đảm bảo và tư vấn mang tính độc lập, khách quan được thiết lập nhằm tăng thêm giá trị và cải thiện cho các hoạt động của tổ chức. KTNB giúp cho tổ chức hoàn thành mục tiêu trong việc đưa ra một cách tiếp cận có hệ thống và kỷ cương nhằm đánh giá và cải thiện tính hữu hiệu trong quản trị rủi ro kiểm soát và giám sát” Như vậy có thể nói Kiểm toán nội bộ là hoạt động kiểm tra, rà soát, đánh giá một cách độc lập, khách quan đối với hệ thống kiểm tra, kiểm soát của DN; đánh giá độc lập về tính thích hợp và sự tuân thủ các chính sách, thủ tục, quy trình đã được thiết lập trong DN, thông qua đó đưa ra các kiến nghị, tư vấn nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của các hệ thống, các quy trình, quy định, góp phần đảm bảo DN hoạt động an toàn, hiệu quả và đúng pháp luật. Tất cả các hoạt động này được thực hiện bởi một bộ phận do chính DN tổ chức. Chức năng và nhiệm vụ của KTNB Chức năng của KTNB Chức năng chủ yếu của KTNB bao gồm: Kiểm tra, xác nhận và đánh giá sự đầy đủ và hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ của tổ chức và chất lượng hoạt động trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao. Kiểm tra tính phù hợp, độ tin cậy và chính xác của các thông tin tài chính và phi tài chính có thể định lượng được thuộc tất cả các hệ thống và hoạt động của DN. Kiểm tra sự vận hành hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ. Kiểm tra tính tuân thủ pháp luật, các nguyên tắc, chính sách, chế độ nghị quyết, nghị định của Nhà nước và DN. Kiểm tra tính hiệu quả, hiệu lực của các hoạt động SXKD và việc sử dụng hợp lý các nguồn lực. Nhiệm vụ của KTNB - Kiểm tra, đánh giá tính phù hợp, hiệu năng và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ. Trong một DN, hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống bao gồm các chính sách, các thủ tục kiểm soát được lãnh đạo DN sử dụng trong quản lý và điều hành các hoạt động SXKD. Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm bốn nhân tố: môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán, các thủ tục và quy trình kiểm soát, kiểm toán nội bộ. KTNB kiểm tra, đánh giá tính phù hợp, hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ thông qua việc soát xét hệ thống này nhằm phát hiện, ngăn chặn, hạn chế và xử lý kịp thời các sai sót, gian lận có thể xảy ra trong quá trình quản lý và kinh doanh của DN. - Kiểm tra, xác nhận chất lượng và độ tin cậy của các thông tin. Các thông tin tài chính và phi tài chính phát sinh từ mọi hoạt động và hành vi quản lý của DN. KTNB có nhiệm vụ phải kiểm tra, xác nhận tính xác thực của tất cả các thông tin này. Qua đó, lãnh đạo DN và các đối tượng quan tâm đến kết quả hoạt động của DN có thể đánh giá được tình hình thực tế của DN. - Kiểm tra sự tuân thủ các chính sách, chế độ, các quy định, kế hoạch và thủ tục hiện hành. KTNB kiểm tra toàn bộ các khâu, các bước trong quá trình hoạt động, kinh doanh của DN để đánh giá mức độ tuân thủ đối với các quy chế, thủ tục, chính sách và quy định của Nhà nước mà DN cần tuân theo. KTNB có thể đánh giá và tham mưu cho lãnh đạo DN về tính hợp lý và sự ưu việt của các quy chế và thủ tục kiểm soát của các chính sách, các kế hoạch hoạt động góp phần tăng cường tính hiệu lực, hiệu quả trong các quyết định của lãnh đạo DN đối với hoạt động sản xuất, kinh doanh của DN. - Kiểm tra các phương thức đảm bảo an toàn cho tài sản của DN. Để đảm bảo an toàn cho tài sản của DN, KTNB cần kiểm tra sự hiện diện của các tài sản đó qua việc kiểm kê tài sản thực tế, kiểm tra hệ thống quản lý công nợ, hệ thống kho bãi, hệ thống phòng cháy chữa cháy, hệ thống lưu trữ, bảo quản thông tin (thông tin về tài chính, thống kê, thông tin về chiến lược, kế hoạch SXKD …) Thông qua việc kiểm tra, KTNB giúp cho lãnh đạo DN hoàn thiện các quy chế kiểm soát, kịp thời có các giải pháp thực tế để đảm bảo an toàn cho tài sản của DN. - Đánh giá việc thực hiện nhiệm vụ và hiệu quả hoạt động của các nguồn lực. Thông qua việc kiểm tra các bộ phạn trong DN, KTNB đánh giá việc thực hiện các nhiệm vụ giao cho các bộ phận, cá nhân có phù hợp và được hoàn thành đúng kế hoạch, mục tiêu đề ra hay không. Đồng thời kiểm tra xem các nguồn lực có được sử dụng có hiệu quả hay không. Từ đó KTNB đưa ra những ý kiến tham mưu cho ban lãnh đạo DN có những điều chỉnh và quyết định kịp thời, chính xác. Như vậy, có thể thấy KTNB có vai trò rất quan trọng trong công tác quản lý của DN: KTNB giúp DN sớm phát hiện, ngăn chặn và xử lý các hành vi tiêu cực trong quản lý và điều hành; góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản và các nguồn lực trong DN; nâng cao hiệu quả hoạt động và quản lý; chống tham ô lãng phí và góp phần hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ của DN. Đối tượng của Kiểm toán nội bộ Hoạt động KTNB nhằm mục đích xác minh và bày tỏ ý kiến về tình hình tài chính kế toán và hiệu quả các hoạt động trong DN, do vậy đối tượng của KTNB là thực trạng tài chính cùng hiệu quả, hiệu năng của các nghiệp vụ, hay các dự án cụ thể trong DN. Trong đó, thực trạng hoạt động tài chính được coi là đối tượng chung của KTNB, còn tài liệu kế toán, thực trạng tài sản và nghiệp vụ tài chính, hiệu quả và hiệu năng là các đối tượng cụ thể của KTNB. - Hoạt động tài chính là hoạt động dùng tiền để giải quyết các mối quan hệ kinh tế trong đầu tư, trong kinh doanh, trong phân phối và thanh toán nhằm đạt được lợi ích kinh tế xác định. Hoạt động tài chính phải tuân theo những nguyên tắc cơ bản sau: phải có kế hoạch; phải đảm bảo tiết kiệm và có lợi; phải đảm bảo tuân thủ pháp luật và thể lệ tài chính. Trong quan hệ với tính xác định của thông tin thu thập được, thực trạng của hoạt động tài chính gồm hai phần: một phần được phản ánh trong tài liệu kế toán và phần còn lại chưa được phản ánh trong tài liệu này. KTV nội bộ sẽ sử dụng các phương pháp kiểm toán thích hợp để xác minh và đưa ra những đánh giá về thực trạng hoạt động tài chính của DN. - Tài liệu kế toán, trước hết là các bảng khai tài chính, là đối tượng trực tiếp và thường xuyên của mọi cuộc kiểm toán. Trong cơ chế thị trường, tài liệu kế toán không chỉ là cơ sở để tổng kết các chỉ tiêu ở phạm vi rộng hơn, cũng không chỉ để kiểm tra, lưu trữ tài liệu và bảo vệ tài sản mà còn là cơ sở cho mọi người quan tâm ra các quyết định về quản lý, về đầu tư, về thanh toán, phân phối… đồng thời nhu cầu về chất lượng của tài liệu kế toán cũng tăng lên. Do vậy, đối tượng của kiểm toán thuộc phạm vi tài liệu kế toán bao gồm: tính hiện thực của các thông tin kế toán; tính hợp pháp của các biểu mẫu, của trình tự lập và luận chuyển các tài liệu này; tính hợp lý của các đối tượng kế toán phù hợp với nội dung của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh; tính pháp lý trong việc thực hiện các luật pháp, chuẩn mực và chế độ kinh tế tài chính. - Thực trạng tài sản và nghiệp vụ tài chính: trong DN, tài sản biểu hiện dưới nhiều hình thái vật chất khác nhau với yêu cầu về quy cách, phẩm chất, bảo quản, bảo dưỡng… khác nhau, lại được lưu trữ trên nhiều kho, bãi khác nhau do những người khác nhau quản lý. Cùng với sự phát triển của hoạt động SXKD, quy mô tài sản thay đổi thì sự cách biệt giữa người sở hữu với người bảo quản và sử dụng tài sản tăng lên, khả năng có sự cách biệt giữa tài sản với sự phản ánh của nó trong thông tin kế toán. Điều này đòi hỏi phải đặt thực trạng tài sản vào đối tượng của kiểm toan. Do tài sản của DN thường xuyên vận động, quá trình vận động này được cấu thành bởi các nghiệp vụ cụ thể nên khi tiến hành kiểm toán thì kiểm toán các phần hành cơ bản sau: các nghiệp vụ về tiền mặt (thu, chi, tồn quỹ); về thanh toán (các khoản vay, nợ, phải thu, phải trả); về tài sản cố định (đầu tư, xây dựng, mua sắm); về hàng hoá (bảo quản, sử dụng); về kinh doanh (mua, bán, sản xuất); về tài chính (tạo vốn, phân phối lợi nhuận)… Tuỳ theo điều kiện và nhu cầu cụ thể mà KTV nội bộ có thể lược bỏ, tách riêng hay sáp nhập các loại nghiệp vụ cơ bản trên để có được những phần hành kiểm toán phù hợp. - Hiệu quả và hiệu năng: Theo quan điểm truyền thống, toàn bộ đối tượng của kiểm toán là tài liệu kế toán, thực trạng tài sản và nghiệp vụ tài chính. Nhưng theo quan điểm hiện đại, đối tượng kiểm toán còn bao gồm cả hiệu quả và hiệu năng. Đây là đối tượng mới của kiểm toán, xuất phát từ những đòi hỏi thực tế của quản lý trong điều kiện quy mô kinh doanh ngày càng mở rộng mà nguồn lực ngày càng giới hạn, cạnh tranh ngày càng gay gắt, để tiết kiệm chi phí, thắng thế trong cạnh tranh… vấn đề hiệu quả, hiệu năng đã được đặt ra cho từng nghiệp vụ hay hoạt động cụ thể trong DN. Tóm lại, đối tượng chung kiểm toán nói chung, KTNB nói riêng là thực trạng hoạt động tài chính và hiệu quả thực hiện các hoạt động, chương trình hay dự án trong DN. Có thể phân chia đối tượng đó thành các đối tượng cụ thể khác nhau như: tài liệu kế toán, thực trạng tài sản và nghiệp vụ tài chính, hiệu quả, hiệu năng của các nghiệp vụ, chương trình, dự án để đạt mục tiêu kiểm toán. Phân loại KTNB Phân loại KTNB theo đối tượng cụ thể Phân theo đối tượng cụ thể, kiểm toán nói chung, KTNB nói riêng được phân thành: kiểm toán BCTC, kiểm toán nghiệp vụ và kiểm toán liên kết. Kiểm toán BCTC: Kiểm toán BCTC do KTNB thực hiện là việc kiểm tra, xác nhận BCTC và báo cáo quản trị đã lập so với những chuẩn mực chung của kế toán đã được chấp nhận, các quy định và thủ tục quản lý của từng khâu công việc, của từng biện pháp trong hệ thống kiểm soát nội bộ của DN để kết luận về tính trung thực của thông tin trong các BCTC cùng tính pháp lý của biểu mẫu chứa đựng các thông tin đó. Công việc kiểm toán BCTC bao gồm: Kiểm tra xác nhận tính trung thực, khách quan, đầy đủ và tin cậy của các số liệu, tài liệu của BCTC của DN và các đơn vị thành viên; Kiểm tra việc tuân thủ các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán, chế độ chính sách tài chính, kế toán, thuế trong quá trình hạch toán và lập báo cáo; Thông qua KTNB phát hiện những tồn tại, yếu kém, sơ hở, gian lận trong quản lý, trong bảo vệ tài sản của các bộ phận, các đơn vị đẻ tư vấn cho ban lãnh đạo các biện pháp khắc phục; Kiểm tra, đánh giá độ tin cậy của các thông tin do kế toán cung cấp thông qua BCTC, đưa ra những kiến nghị, tư vấn cho lãnh đạo DN về công tác kế toán tài chính, công tác quản lý và điều hành có hiệu quả. Kiểm toán nghiệp vụ: là việc thẩm tra các trình tự và các phương pháp tác nghiệp ở các bộ phận hoặc đơn vị kiểm toán theo hướng hiệu quả, hiệu lực và tính kinh tế. Các tác nghiệp không chỉ giới hạn ở lĩnh vực tài chính kế toán mà còn mở rộng sang các lĩnh vực khác: đánh giá cơ cấu tổ chức, phương pháp sản xuất, nghiệp vụ sử dụng máy tính, marketing và mọi lĩnh vực quản lý khác nếu cần và có thể thực hiện được. Kiểm toán nghiệp vụ là nhận định thành tích và hiệu quả, với ba mặt sau: Nhận định về thành tích và hiệu quả của hệ thống thông tin và phương pháp điều hành; Nhận định về kết quả sử dụng các nguồn lực; Nhận định về tính chủ động trong xây dựng dự án và sự tương xứng về điều hành, phát triển. Kết quả của kiểm toán nghiệp vụ không chỉ củng cố được nền nếp tài chính kế toán mà còn nâng cao được hiệu năng và hiệu quả của hoạt động quản lý. Trong tổ chức, quá trình cũng như kết quả kiểm toán của kiểm toán nghiệp vụ khó xác định thành những tiêu chuẩn, biểu mẫu như kiểm toán BCTC. Hơn nữa, hiệu năng, hiệu quả của nghiệp vụ khó đánh giá khách quan nên trong kiểm toán nghiệp vụ, KTV thường đưa ra các gợi ý hơn là những tường trình về hiệu quả đã đạt được để cố vấn cho công tác quản lý của DN. Kiểm toán liên kết: Kiểm toán liên kết là sự sáp nhập hai loại kiểm toán tài chính và kiểm toán nghiệp vụ nhằm xác minh tính trung thực của các thông tin tài chính cùng với xác định mức an toàn của các nghiệp vụ tài chính và chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộ, đồng thời hướng vào những thành tích và hiệu quả trong đó xem xét việc thiết lập hệ thống thông tin và quản lý cũng như việc điều hành hướng tới tối ưu hoá việc sử dụng các nguồn lực. Tuy nhiên, hình thức kiểm toán liên kết thường được ứng dụng tại các đơn vị công cộng hơn là tại các DN hoạt động SXKD. Trong DN hoạt động SXKD, KTNB thường thực hiện hai loại hình kiểm toán là kiểm toán tài chính và kiểm toán nghiệp vụ. Phân loại KTNB theo phạm vi kiểm toán Theo phạm vi kiểm toán thì KTNB có kiểm toán toàn diện và kiểm toán chuyên đề. Kiểm toán toàn diện là hoạt động kiểm toán nhằm vào toàn bộ hoạt động kế toán tài chính, SXKD… của DN với mục đích xem xét sự chính xác của tài liệu, số liệu kế toán, sự phù hợp của các biểu mẫu trong BCTC đồng thời tìm hiểu tình hình hoạt động, tình hình quản lý kinh doanh của DN. Kiểm toán chuyên đề là hoạt động kiểm toán chỉ tập trung vào một số nghiệp vụ nhất định như: kiểm toán doanh thu, kiểm toán chi phí, lợi nhuận… Phân loại KTNB theo chu kỳ kiểm toán Theo tính chu kỳ của kiểm toán thì KTNB được chia thành kiểm toán thường xuyên, kiểm toán định kỳ và kiểm toán bất thường. Kiểm toán thường xuyên là việc thực hiện thẩm tra, theo dõi soát xét liên tục các hoạt động kế toán, hoạt động quản lý, kinh doanh một cách thường xuyên để đảm bảo phát hiện nhanh chóng, kịp thời các sai phạm, từ đó có các biện pháp ngăn chặn, phòng ngừa hữu hiệu. Kiểm toán định kỳ là việc thực hiện kiểm toán theo một thời gian nhất định như kiểm toán BCTC hàng tháng, quý hoặc năm, từ đó đưa ra những nhận xét, đánh giá về tình hình tài chính, kết quả kinh doanh của DN. Kiểm toán bất thường là việc thực hiện các cuộc kiểm toán không dự định, theo yêu cầu của ban lãnh đạo DN khi trong DN có những vấn đề nảy sinh cần phải được kiểm tra ngay. Phân loại KTNB theo thời điểm kiểm toán Theo quan hệ về thời điểm kiểm toán với thời điểm thực hiện nghiệp vụ thì KTNB cũng phân thành kiểm toán kiểm toán phòng ngừa và kiểm toán sau hoạt động. Kiểm toán phòng ngừa bao gồm các biện pháp phòng ngừa được áp dụng trước khi một nghiệp vụ phát sinh nhằm đảm bảo cho bộ máy nghiệp vụ hoạt động chuẩn xác và hợp thức, loại trừ các sai phạm trước hoặc ngay khi chúng xuất hiện. Kiểm toán sau hoạt động là loại kiểm toán được thực hiện sau khi nghiệp vụ kế toán đã phát sinh nhằm xem xét mức độ trung thực, chính xác của các nghiệp vụ hoàn thành đồng thời phát hiện các vi phạm, gian lận. Hai loại hình kiểm toán trên rất khác nhau nhưng lại hỗ trợ nhau rất hiệu quả: nhờ kiểm toán sau hoạt động, bộ phận KTNB sẽ rút ra bản chất sai phạm, gian lận có thể xảy ra từ đó xây dựng các biện pháp cho kiểm toán phòng ngừa, nhờ kiểm toán phòng ngừa, KTV nội bộ sẽ theo dõi được chặt chẽ hơn các sai phạm phát hiện trong kiểm toán sau hoạt động. Nói chung, theo nhiều tiêu thức khác nhau, sẽ có nhiều loại hình KTNB khác nhau, vấn đề đặt ra là các KTV nội bộ phải xác định lựa chọn hoặc kêt hợp các loại hình kiểm toán khác nhau để thực hiện nhằm đạt hiệu quả cao trong cuộc KTNB. Ứng dụng phương pháp kiểm toán trong KTNB Cũng như kiểm toán nói chung, KTNB sử dụng các phương pháp kiểm toán chứng từ và kiểm toán ngoài chứng từ trong quá trình thực hiện KTNB. Phương pháp kiểm toán chứng từ Phương pháp kiểm toán chứng từ được thiết kế và sử dụng nhằm mục đích sử dụng các dữ liệu do hệ thống kế toán xử lý và cung cấp. Mọi kiểm tra, đánh giá đều được thực hiện dựa vào các số liệu, các thông tin trong BCTC và hệ thống kế toán của DN. Trong kiểm toán chứng từ, KTV nội bộ cũng sử dụng các phương pháp cân đối, đối chiếu trực tiếp và đối chiếu lôgic. - Phương pháp kiểm toán cân đối: là phương pháp dựa trên các cân đối kế toán và các cân đối khác để kiểm tra các mối quan hệ nội tại của các yếu tố cấu thành mối quan hệ cân đối đó. Trước hết, KTV nội bộ kiểm tra các cân đối trong kế toán: Tổng tài sản = Tổng nguồn vốn Tổng phát sinh Nợ = Tổng phát sinh Có Tổng tài sản = Nguồn vốn chủ sở hữu + Tổng Nợ phải trả Khi các mối quan hệ cân đối trên không được đảm bảo, KTV nội bộ tiến hành các soát xét, thử nghiệm, các thủ tục cần thiết để xác minh, tìm nguyên do sự mất cân bằng đó. Để xác minh sự mất cân bằng đó, trước hết KTV nội bộ cần phải xem xét lại bản chất riêng của mối liên hệ. Trong một số trường hợp, do bản thân các quy định, chế độ về kinh tế nói chung, kế toán nói riêng làm cho quan hệ này không cân bằng về lượng. Thông thường trong tổ chức quản lý có các đơn vị kế toán cơ sở có liên hệ dọc theo ngành kinh tế - kỹ thuật hoặc ngành chuyên sâu quá chặt chẽ về tài chính; các đơn vị kế toán được phân cấp tài chính không đầy đủ; các đơn vị độc lập trong một ngành độc quyền mà không có quy định cụ thể về kỹ thuật kế toán tài chính thì Bảng cân đối tài sản có thể không duy trì được cân bằng về lượng. Trong một số trường hợp khác, sự mất cân bằng xảy ra do lỗi về xử lý tài chính trong các đơn vị khó phân định trong việc xử lý các mối liên hệ tài chính, không xử lý triệt để về tài chính trong các trường hợp tài sản, vật tư có thất thoát hoặc thừa ra trong kiểm kê, trong kinh doanh… Hoặc sự mất cân đối này chỉ đơn giản là do lỗi của kế toán (do làm tắt, không xử lý đúng những quan hệ kinh tế mới phát sinh, sai sót khi ghi sổ, khoá sổ, lập báo cáo quyết toán …) Dù mối quan hệ cân đối tổng quát có tồn tại hay không, kiểm toán các cân đối cụ thể vẫn phải đặt ra. Trong cân đối cụ thể, phải dựa vào cân đối giữa số ghi Nợ với số ghi Có; giữa số đầu kỳ và số tăng kỳ với số cuối kỳ và số giảm trong kỳ của kế toán kép. Những mối quan hệ này rất nhiều, KTV thường phải chọn mẫu ngẫu nhiên hoặc mẫu điển hình để kiểm toán, từ đó suy rộng ra cho quần thể mẫu và đưa ra kết luận. Phương pháp đối chiếu trực tiếp: là phương pháp đối chiếu một chỉ tiêu trên các nguồn tài liệu khác nhau. Đối chiều này thường được sử dụng rất rộng rãi trong trường hợp các chỉ tiêu được hạch toán theo cùng một chuẩn mực, như sau: - Đối chiếu giữa số cuối kỳ và số đầu năm, hoặc giữa các kỳ trên Bảng cân đối tài sản để nghiên cứu động thái của các mặt hoạt động tương ứng với chỉ tiêu đó, hoặc giữa các bộ phận tổng thể để xem xét cơ cấu, phân bố từng quần thể. - Đối chiếu giữa số dự đoán, định mức, kế hoạch với số thực tế để đánh giá mức độ phấn đấu thực hiện các mục tiêu thể hiện trên các chỉ tiêu tương ứng. - Đối chiếu trị số của cùng một chỉ tiêu trong cùng một thời kỳ trên các chứng từ khác nhau, chẳng hạn, chỉ tiêu lợi nhuận hay lợi nhuận còn lại trên các bảng cân đối với các sổ tổng hợp, chi tiết. - Đối chiếu các con số của cùng một chứng từ nhưng được bảo quản, lưu trữ ở các địa điểm khác nhau. Loại đối chiếu này được thực hiện phổ biến trong kiểm toán các giao dịch với ngân hàng, các khoản thu về bán hàng, chi mua hàng. - Đối chiếu trị số của các chỉ tiêu với trị số của các yếu tố cấu thành nên chỉ tiêu đó: đối chiếu số lượng, đơn giá với số tiền trong chứng từ gốc, đối chiếu các khoản mục cấu thành tài sản hoặc nguồn vốn trong Bảng cân đối tài sản… Phương pháp đối chiếu lôgic: là việc nghiên cứu các mối liên hệ giữa các chỉ tiêu có quan hệ với nhau, xem xét mức độ biến động tương ứng về trị số của các chỉ tiêu có quan hệ kinh tế trực tiếp song có thể có mức biến động khác nhau và theo các hướng khác nhau. Chẳng hạn: biến động của lượng hàng tồn kho với biến động của lượng tiền mặt, tiền gửi hoặc các khoản phải thu, phải trả; sự tăng giảm tài sản với sự tăng giảm của các khoản tiền vay, đầu tư hoặc chi phí khấu hao, chi phí lắp đặt … Phương pháp này được sử dung phổ biến trong việc xem xét khái quát các mối quan hệ kinh tế - tài chính thuộc đối tượng kiểm toán. Từ đó, KTV phát hiện những mâu thuẫn trong mức và xu hướng biến động của các chỉ tiêu có liên quan. Phương pháp kiểm toán ngoài chứng từ Phương pháp kiểm toán ngoài chứng từ được sử dụng khi KTV không thu thập được đầy đủ lượng thông tin cần thiết, đáng tin cậy về nội dung kiểm toán trong các chứng từ, sổ sách, dữ liệu do hệ thống kế toán cung cấp. Phương pháp này bao gồm: kiểm kê, thực nghiệm và điều tra. Phương pháp kiểm kê: là việc kiểm tra tại chỗ các loại tài sản. Đây là phương pháp đơn giản, phù hợp với chức năng xác minh của kiểm toán. Để đảm bảo sự tồn tại của tài sản được phản ánh đầy đủ, chính xác trên sổ sách, công tác kiểm kê phải được thực hiện theo đúng quy trình chung từ khâu chuẩn bị đến thực hành và kết thúc kiểm kê. - Chuẩn bị kiểm kê phải căn cứ vào mục tiêu, quy mô và thời hạn kiểm kê để bố trí lực lượng và cơ cấu nhân viên, các thiết bị đo lường phù hợp và chính xác. - Thực hành kiểm kê phải theo đúng yêu cầu và ghi chép đầy đủ vào phiếu kiểm kê theo từng mã cân hoặc lô hàng … Các phiếu kiểm kê này sẽ trở thành chứng từ kiểm toán. - Kết thúc kiểm kê cần có biên bản nêu rõ chênh lệch, nguyên nhân và xử lý cụ thể. Biên bản được đính kèm với phiếu kiểm kê, bảng kê chênh lệch và kết quả kiểm kê. Phương pháp điều tra: là phương pháp dùng các cách khác nhau để tiếp cận và đánh giá đối tượng kiểm toán. Phương pháp này cũng được sử dụng rộng rãi trong kiểm toán: thu thập thông tin, tìm hiểu về đối tượng kiểm toán, tiếp cận với các bên liên quan, dò hỏi, phỏng vấn, thu lượm và tích luỹ dự liệu, loại dần và thu gọn đối tượng xác minh cho những vấn đề kiểm toán; xác minh bằng văn bản qua thư xác nhận của các bên có liên quan; chọn mẫu hoặc chọn điển hình các đối tượng kiểm toán, xác minh làm rõ các vấn đề cần kiểm toán. Để đảm bảo hiệu quả kiểm toán, điều tra cần được kết hợp với hàng loạt kỹ thuật dự báo, dự đoán cụ thể như chi tiết, phân loại, tổng hợp đối tượng kiểm toán, chọn mẫu ngẫu nhiên hay chọn điển hình … và cả những kinh nghiệm trong việc tiếp cận, tìm hiểu những đối tượng có liên quan. Phương pháp thực nghiệm: là việc tái diễn các hoạt động, nghiệp vụ để xác minh lại kết quả của một quá trình, một sự việc đã qua. Phương pháp này sử dụng các thủ pháp kỹ thuật nghiệp vụ để tiến hành các phép thử để nghiên cứu, phân tích từng yếu tố cấu thành của một tài sản, một quá trình đã diễn ra nhằm xác định một cách khách quan chất lượng công việc, mức độ chi phí phù hợp. Trong KTNB, sử dụng phương pháp này có thể tốn kém nhưng đôi khi lại rất cần thiết, nhờ vậy chất lượng cuộc kiểm toán có thể được đảm bảo. Nói chung, tuỳ theo điều kiện cụ thể mà KTV nội bộ sẽ sử dụng những phương pháp kiểm toán thích hợp, có thể sử dụng riêng biệt hoặc kết hợp các phương pháp với nhau để từ đó đưa ra được những ý kiến đánh giá chính xác về hoạt động của DN mình. Tổ chức Kiểm toán nội bộ Quy trình kiểm toán nội bộ Quy trình kiểm toán là trình tự và nội dung cụ thể của các bước công việc của cuộc KTNB nhằm giúp KTV nội bộ tập hợp được đầy đủ chứng cứ cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ. Quy trình KTNB được xây dựng hợp lý sẽ là cơ sở để các KTV vận dụng khi thực hành kiểm toán, là điều kiện cần thiết để cuộc KTNB diễn ra đúng kế hoạch, tiến độ, sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực, kinh phí và điều kiện vật chất phục vụ công tác KTNB. Trong DN, khách thể của KTNB là các bộ phận, các đơn vị thành viên của DN. Tuỳ theo mục đích, tính chất của từng cuộc kiểm toán mà KTV nội bộ thực hiện các loại hình kiểm toán khác nhau: kiểm toán tài chính, kiểm toán nghiệp vụ, kiểm toán tuân thủ… hay kết hợp các loại hình kiểm toán với nhau. Mỗi loại hình kiểm toán khác nhau có nội dung kiểm toán cụ thể khác nhau, nhưng đều tuân theo một quy trình KTNB chung bao gồm bốn bước: Lập kế hoạch KTNB, thực hành KTNB, kết thúc KTNB và theo dõi thực hiện sau KTNB. Lập kế hoạch KTNB Lập kế hoạch KTNB là bước công việc đầu tiên của tổ chức công tác KTNB nhằm tạo ra tất cả tiền đề và điều kiện cụ thể trước khi thực hành KTNB. Đây là công việc có ý nghĩa quyết định chất lượng KTNB. Lập kế hoạch KTNB là việc xây dựng nội dung, thời gian, phạm vi và phương pháp KTNB trong điều kiện sử dụng có hiệu quả nguồn tài chính, số lượng và chất lượng KTV nội bộ để công việc KTNB tiến hành có hiệu quả, đúng thời hạn. Lập kế hoạch KTNB gồm các bước sau: Lập kế hoạch KTNB năm, thu thập thông tin về bộ phận được KTNB, lập kế hoạch chi tiết cho từng cuộc KTNB và thiết kế chương trình KTNB. Bước 1: Lập kế hoạch KTNB năm Kế hoạch KTNB năm bao gồm các định hướng cơ bản, nội dung trọng tâm và phương pháp tiếp cận chung của các cuộc KTNB trong năm. Bản kế hoạch này được lập trên cơ sở đánh giá các thông tin tổng quát về tình hình hoạt động và môi trường kinh doanh của các bộ phận, các nghiệp vụ trong DN. Bộ phận hay nghiệp vụ nào có mức độ rủi ro cao hơn sẽ được đưa vào lịch KTNB năm. Bản kế hoạch KTNB năm giúp KTV nội bộ dự tínhvà tổng hợp được khối lượng công việc cần thực hiện, thời gian hoàn thành và nhân lực cần thiết đối với các cuộc KTNB trong năm, nó là cơ sở để lập kế hạoch KTNB chi tiết, là cơ sở chỉ đạo thực hiện và soát xét kết quả các cuộc KTNB trong năm. Kế hoạch KTNB năm do người phụ trách bộ phận KTNB lập và trình ban lãnh đạo DN duyệt. Để lập kế hoạch KTNB năm cần phải: - Xác định mục tiêu KTNB: là xác định những vấn đề cần đạt được sau khi công việc KTNB trong năm hoàn thành. Mục tiêu này được xác định trên cơ sở yêu cầu của lãnh đạo DN. - Xác định nội dung KTNB của năm: là các công việc lớn mà KTNB cần phải thực hiện theo từng loại hình KTNB của năm. - Xác định phạm vi KTNB của năm: là giới hạn công việc phải thực hiện theo trọng tâm của từng nội dung KTNB như xác định số lượng các đơn vị thành viên, các bộ phận, nghiệp vụ cần phải KTNB, xác định thời kỳ KTNB đối với từng đối tưọng. - Xác định nhân sự thực hiện KTNB: là xác định số lượng và cơ cấu KTV nội bộ tham gia thực hiện cuộc KTNB theo nguyên tắc độc lập, khách quan, phù hợp với sở trường và năng lực của KTV nội bộ. - Chuẩn bị điều kiện vật chất cơ bản phục vụ công tác KTNB như kinh phí, các phương tiễn hỗ trợ công tác KTNB, giấy tờ liên hệ công tác, tài liệu làm căn cứ pháp lý cho cuộc KTNB… Bước 2: Thu thập thông tin về bộ phận, đơn vị được KTNB Trong kế hoạch KTNB năm, mục tiêu và phạm vi KTNB đã được xác định. Để xây dựng kế hoạch chi tiết và thiết kế chương trình KTNB, KTV nội bộ cần phải tiến hành thu thập thông tin về bộ phận, đơn vị được KTNB, bao gồm: - Cơ cấu tổ chức, n._.hiệm vụ hoạt động của bộ phận, đơn vị đó đảm nhiệm; tình hình phát triển của DN ảnh hưởng đến bộ phận, đơn vị đó; những khó khăn, vướng mắc và những thuận lợi của bộ phận; mối quan hệ của bộ phận được KTNB với các bộ phận khác trong DN. - Thông tin về tài chính, kết quả hoạt động và tình hình hoàn thành kế hoạch SXKD của bộ phận được KTNB. - Các quy định nội bộ của bộ phận, số lượng, trình độ, khả năng lãnh đạo của người phụ trách bộ phận… Để có được các thông tin trên, KTV nội bộ có thể khai thác và thu thập qua các văn bản pháp lý, các quy định, các kế hoạch và báo cáo có liên quan đến bộ phận được KTNB, hoặc thông qua việc tiếp xúc, trao đổi trực tiếp với lãnh đạo và cán bộ trong bộ phận, quan sát quá trình làm việc thực tế của bộ phận hoặc sử dụng bảng câu hỏi… Bước 3: Lập kế hoạch chi tiết cho từng cuộc KTNB Kế hoạch chi tiết cho từng cuộc KTNB là việc cụ thể hoá kế hoạch KTNB năm của từng cuộc KTNB góp phần đảm đảo công việc KTNB được thực hiện một cách hiệu quả, đúng tiến độ. Kế hoạch KTNB chi tiết cơ thể được sửa đổi trong quá trình thực hiện KTNB nếu có những thay đổi về tình huống hoặc do những kết quả ngoài dự đoán của các thủ tục KTNB. Nội dung của kế hoạch KTNB chi tiết bao gồm: - Thông tin chung về bộ phận được KTNB: các mô tả chi tiết về tình hình hoạt động, đặc điểm SXKD, tổ chức nội bộ, quy định quản lý nội bộ của bộ phận được kiểm toán. - Xác định mục tiêu cụ thể của cuộc KTNB: mục tiêu này được xây dựng trên cơ sở mục tiêu kiểm toán năm và đặc điểm cụ thể của cuộc KTNB. - Xác định phạm vi, đối tượng cụ thể của cuộc KTNB. - Xác định nội dung và phương hướng áp dụng các phương pháp kỹ thuật của KTNB. - Kế hoạch thời gian của cuộc KTNB: thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc, thời gian tổng hợp, lập và phát hành báo cáo KTNB. - Xác định nhân sự: dự kiến nguồn nhân lực, xem xét vấn đề thuê chuyên gia... cần huy động cho cuộc KTNB. - Kế hoạch kinh phí và các điều kiện vật chất khác phục vụ cho cuộc KTNB. Bước 4: Thiết kế chương trình KTNB Chương trình KTNB là toàn bộ những chỉ dẫn cho KTV nội bộ tham gia vào công việc KTNB về mục tiêu KTNB, nội dung KTNB, lịch trình và phạm vi các thủ tục KTNB cụ thể, thời gian thực hiện ước tính cho từng phần hành KTNB. Chương trình KTNB do người phụ trách đoàn KTNB lập trên cơ sở kế hoạch năm và trình người phụ trách KTNB duyệt. Thiết kế được chương trình KTNB thích hợp sẽ giúp KTV nội bộ thu thập được đầy đủ bằng chứng với thời gian và chi phí hợp lý. Nội dung chương trình KTNB bao gồm: - Thông tin chi tiết về đối tượng KTNB cụ thể - Xác định các tài liệu cần thiết phải thu thập phục vụ cho cuộc KTNB - Xác định mục tiêu và hướng kiểm toán từng phần hành cụ thể. - Xác định nội dung, thời gian thực hiện các thủ tục chi tiết đối với công việc kiểm toán từng phần hành. - Phân công KTV nội bộ thực hiện các thủ tục phân tích và dự kiến thời gian hoàn thành. Thực hành KTNB Thực hành KTNB là quá trình thực hiện đồng bộ các công việc đã được ấn định trong trong kế hoạch, chương trình KTNB. Trong giai đoạn này, các KTV nội bộ áp dụng các phương pháp kiểm toán để thu thập, đánh giá các bằng chứng KTNB theo kế hoạch và chương trình đã lập. Khi thực hành KTNB, các KTV nội bộ cần phải thực hiện các nguyên tắc cơ bản sau: - Tuyệt đối tuân thủ chương trình KTNB đã được xây dựng, trong mọi trường hợp, KTV nội bộ không được tự ý thay đổi chương trình. - Trong quá trình kiểm toán, KTV phải thường xuyên ghi chép những phát giác, những nhận định về các nghiệp vụ, con số, sự kiện... nhằm tích luỹ bằng chứng, nhận định cho các kết luận KTNB và loại trừ những ấn tượng, nhận xét ban đầu không chính xác về nghiệp vụ, các sự kiện thuộc đối tượng kiểm toán. - Định kỳ tổng hợp các kết quả kiểm toán trên các bảng tổng hợp để nhận rõ mức độ thực hiện so với khối lượng công việc chung. - Mọi điều chỉnh về nội dung, phạm vi, trình tự kiểm toán... đều phải có ý kiến thống nhất của người phụ trách đoàn KTNB. - Kết thúc giai đoạn thực hành KTNB, KTV nội bộ cần thực hiện tập hợp, chọn lọc, phân loại các bằng chứng KTNB gốc, đánh giá, phân tích, nhận định những vấn đề thuộc nội dung kTNB để chuẩn bị cho công việc lập biên bản KTNB. Ngoài ra, KTV nội bộ cần rà soát lại tài liệu KTNB, lưu giữ tài liệu của cuộc KTNB một cách khoa học và hợp lý để đảm bảo khi tài liệu làm việc được cung cấp cho một cá nhân khác không tham gia trực tiếp vào cuộc KTNB, cá nhân này vẫn có thể hiểu được trình tự KTNB và cơ sở của các nhận xét, đánh giá của KTV nội bộ. Kết thúc KTNB Để kết thúc KTNB, các KTV nội bộ cần phải tổng hợp các thông tin đã thu thập được để đi đến một kết luận chung, từ đó làm cơ sở lập báo cáo KTNB. Kết luận KTNB là sự khái quát kết quả thực hiện kiểm tra, xác nhận, đánh giá thực trạng về đối tượng KTNB trong cuộc KTNB. Kết luận KTNB phải đảm bảo yêu cầu về nội dung, hình thức và tính pháp lý: Về nội dung, kết luận KTNB phải phù hợp, đầy đủ và nhất quán với mục tiêu KTNB trong kế hoạch KTNB chi tiết. Về hình thức, kết luận KTNB phải được diễn đạt chuẩn xác trong từ ngữ và văn phạm. Về tính pháp lý, kết luận KTNB phải được chứng minh bằng các bằng chứng tương xứng. Lập báo cáo KTNB: Báo cáo KTNB là văn bản do KTV nội bộ lập và công bố để trình bày ý kiến của mình về đối tượng được KTNB, nó là sản phẩm của cuộc KTNB và có vai trò quan trọng với quá trình quản lý hoạt động của bộ phận được KTNB. Sau khi kết thúc cuộc KTNB, KTV nội bộ lập dự thảo báo cáo KTNB để làm việc trong nhóm, trao đổi và thống nhất nội dung với lãnh đạo của bộ phận được KTNB, sau đó mới lập báo cáo KTNB chính thức. Một báo cáo KTNB thường bao gồm nội dung sau: Tiêu đề báo cáo, nơi gửi, đối tượng KTNB, nội dung công việc KTNB, kết quả KTNB, nhận xét, kiến nghị của KTV nội bộ và ngày giờ lập báo cáo, chữ ký của người lập báo cáo. Báo cáo KTNB sau khi lập xong được thông qua ban lãnh đạo DN và các bên liên quan, và được lưu trữ cùng hồ sơ KTNB theo từng cuộc KTNB. Theo dõi thực hiện kiến nghị sau KTNB Theo dõi thực hiện kiến nghị sau KTNB là công việc tiếp theo sau khi kết thúc cuộc KTNB để đảm bảo rằng các kiến nghị được thực hiện sau KTNB. Theo dõi thực hiện kiến nghị sau KTNB phải được thực hiện dưới hình thức kiểm tra thực tế và kiểm tra trên báo cáo về tình hình thực hiện kiến nghị KTNB do bộ phận được KTNB lập. KTV nội bộ cần làm biên bản xem xét, đánh giá tình hình thực hiện kiến nghị KTNB giữa bộ phận được KTNB và đoàn KTNB. Để theo dõi thực hiện kiến nghị sau KTNB, có thể thành lập đoàn công tác riêng biệt hoặc sử dụng đoàn KTNB được phân công KTNB trong năm trực tiếp thực hiện. Nội dung xem xét tình hình thực hiện kiến nghị sau KTNB bao gồm: - Đánh giá mức độ thực hiện kiến nghị của bộ phận được KTNB: bộ phận được KTNB đã thực hiện được bao nhiêu kiến nghị, chưa thực hiện được bao nhiêu kiến nghị, nguyên nhân chưa thực hiện được là do hệ thống kiểm soát nội bộ ở bộ phận được KTNB hoạt động chưa hiệu quả dẫn đến bộ phận chưa thực hiện được ngay các kiến nghị hay do cố tình không thực hiện kiến nghị của KTNB, hay do kiến nghị của KTNB nêu ra không phù hợp với tình hình thực tế của bộ phận… - Lập báo cáo tình hình thực hiện kiến nghị sau KTNB: báo cáo này được lập sau khi kết thúc quá trình thưo dõi tình hình thực hiện kiến nghị sau KTNB, báo cáo cần nêu rõ tình hình thực hiện và các biện pháp xử lý trường hợp không thực hiện kiến nghị của KTNB. Tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ trong DN Mô hình tổ chức bộ máy KTNB Bộ máy KTNB là hệ thống tổ chức của các KTV do DN tự lập ra theo yêu cầu quản trị nội bộ và thực hiện nền nếp, kỷ cương quản lý. Nhiệm vụ cơ bản của tổ chức bộ máy KTNB là xây dựng mô hình tổ chức bộ máy, xác định kiểu liên hệ trong từng mô hình và mối liên hệ giữa các yếu tố cơ bản cấu thành hệ thống bộ máy KTNB – KTV nội bộ. Để tổ chức và quản lý hoạt động của bộ máy KTNB trong DN, lãnh đạo DN thiết lập bộ máy KTNB theo các tiêu chí sau: + Quy mô của DN + Phạm vi hoạt động, mức độ phân tán về địa lý + Năng lực, trình độ của nhân viên + Các lĩnh vực hoạt động của DN + Yêu cầu quản lý của DN Tuỳ theo điều kiện thực tế, mỗi DN sẽ lựa chọn một mô hình tổ chức bộ máy KTNB khác nhau sao cho phù hợp, một bộ máy KTNB có thể được tổ chức thành Phòng, ban, nhóm hoặc tổ công tác. Thông thường, bộ máy KTNB được xây dựng theo các mô hình sau: Mô hình tập trung: theo mô hình này, DN chỉ tổ chức bộ phận KTNB tại văn phòng trung tâm, không có KTV hoặc bộ phận KTNB tại các đơn vị trực thuộc. Mô hình này đảm bảo tính khách quan, độc lập trong công tác kiểm toán nội bộ và thuận lợi cho việc nâng cao tính chuyên nghiệp của các KTV nội bộ. Tuy nhiên, mô hình này không đảm bảo được tính nhanh chóng, kịp thời và sâu sát nên chỉ thường được tổ chức tại các DN có quy mô vừa phải, lĩnh vực hoạt động không quá phức tạp và trình độ của các KTV nội bộ đáng tin cậy. Mô hình phân tán: theo mô hình này, DN sẽ tổ chức ngoài bộ phận KTNB tại văn phòng trung tâm, tại các đơn vị cơ sở trực thuộc sẽ bố trí các KTV nội bộ hoặc bộ phận KTNB có nhiệm vụ và quyền hạn kiểm toán giới hạn trong phạm vi các đơn vị đó. Bộ phận KTNB tại văn phòng trung tâm có nhiệm vụ hướng dẫn và kiểm tra hoạt động của các KTV nội bộ, các bộ phận KTNB tại các đơn vị cơ sở. Mô hình này đảm bảo sự nhanh chóng, kịp thời và sâu sát các hoạt động diễn ra tại đơn vị, nhưng lại không đảm bảo được tính khách quan, chính xác. Mô hình hỗn hợp: Mô hình này thường được tổ chức tại các DN có quy mô lớn, lĩnh vực hoạt động phức tạp và phân bố rộng. Theo mô hình này, ngoài bộ phận KTNB tại văn phòng trung tâm thì DN sẽ tổ chức các bộ phận KTNB nhỏ hơn tại các đơn vị trực thuộc theo ngành dọc. Các bộ phận KTNB tại các đơn vị trực thuộc là một phần của bộ phận KTNB của văn phòng trung tâm, chịu sự quản lý và điều hành của bộ phận KTNB văn phòng trung tâm. Mô hình này vừa đảm bảo được sự nhanh chóng, kịp thời và sâu sát các phát sinh trong các đơn vị vừa đảm bảo tính khách quan trong các đánh giá, kiến nghị của báo cáo KTNB. Dù DN tổ chức bộ máy KTNB theo mô hình nào, DN cũng phải đảm bảo cho bộ phận KTNB có một vị trí độc lập, hoạt động khách quan, chỉ chịu sự điều hành của lãnh đạo cao nhất trong DN. Bộ phận KTNB có nhiệm vụ chủ yếu sau: - Lập kế hoạch KTNB hàng năm và thực hiện các hoạt động KTNB theo kế hoạch, các chính sách, quy trình và thủ tục KTNB đã được phê duyệt, đảm bảo chất lượng và hiệu quả kiểm toán. - Kiểm tra, rà soát, đánh giá một cách độc lập, khách quan đối với tất cả các đơn vị, bộ phận, các hoạt động của DN. Thông báo kịp thời cho lãnh đạo Dn biết những vấn đề có thể ảnh hưởng xấu tới hoạt động của DN và đưa ra những khuyến nghị thiết thực nhằm ngăn ngừa, khắc phục những vấn đề này. - Đánh giá và kiến nghị các biện pháp sửa chữa, khắc phục sai sót, xử lý những vi phạm, đề xuất các biện pháp hoàn thiện, nâng cao hiệu lực, hiệu quả của hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ trong DN. - Lập báo cáo kiểm toán nội bộ, thông báo và đệ trình kịp thời các kết quả kiểm toán nội bộ cho các bên có liên quan theo đúng các chính sách, quy trình, quy định của DN và pháp luật. - Đảm bảo chất lượng của công tác KTNB. - Tuyển dụng, đào tạo và bố trí sử dụng có hiệu quả các KTV nội bộ, phát huy năng lực và trình độ của các KTV nội bộ phục vụ cho công việc đạt hiệu quả. Quyền hạn của bộ phận KTNB trong DN: - Được trang bị đầy đủ các nguồn lực cần thiết, chủ động thực hiện các nhiệm vụ của mình theo kế hoạch đã được phê duyệt. - Được cung cấp đầy đủ, kịp thời các thông tin, tài liệu, hồ sơ cần thiết cho công tác KTNB. - Được tiếp cận, xem xét tất cả các quy trình nghiệp vụ, các tài sản và tiếp cận, phỏng vấn tất cả các cán bộ, nhân viên trong DN khi thực hiện KTNB. - Được giám sát, đánh giá, theo dõi các hoạt động sửa chữa, khắc phục, hoàn thiện của các đơn vị, bộ phận đối với các vấn đề mà KTV nội bộ đã ghi nhận và có khuyến nghị. Trách nhiệm của bộ phận KTNB: - Bảo mật tài liệu, thông tin theo đúng quy định pháp luật hiện hành. - Chịu trách nhiệm trước lãnh đạo DN về kết quả công việc KTNB, về những đánh giá, kết luận, kiến nghị, đề xuất trong các báo cáo KTNB. - Theo dõi kết quả thực hiện các kiến nghị sau KTNB của các đơn vị, bộ phận trong DN. Yêu cầu đối với người làm công tác KTNB Những nhân viên được phân công thực hiện công tác kiểm toán nội bộ trong DN được gọi là các KTV nội bộ. Chất lượng KTNB của DN chỉ có thể đảm bảo bởi những KTV nội bộ có trình độ, năng lực và tư cách đạo đức phù hợp với công việc. Bộ phận KTNB trong DN có thể được tổ chức thành các phòng, ban hoặc nhóm, tổ công tác, gồm các trưởng phòng, phó trưởng phòng (nếu có) KTNB, nhóm trưởng hoặc tổ trưởng tổ KTNB đứng đầu và các KTV nội bộ. Trưởng bộ phận KTNB là người ký, chịu trách nhiệm trước lãnh đạo DN và pháp luật về báo cáo KTNB, có nhiệm vụ và quyền hạn sau: - Chủ động xây dựng kế hoạch và lập chương trình KTNB hàng năm trình lãnh đạo DN phê duyệt. - Tổ chức các cuộc KTNB trong DN theo nhiệm vụ, kế hoạch đã được phê duyệt và các cuộc KTNB đột xuất được giao. - Quản lý, bố trí, phân công công việc cho các KTV nội bộ và thực hiện cá biện pháp đào tạo, huấn luyện KTV nội bộ, đảm bảo không ngừng nâng cao trình độ và năng lực công tác của KTV nội bộ và bộ máy KTNB. Đề xuất với lãnh đạo DN về việc đề bạt, bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với KTV nội bộ. - Báo cáo lãnh đạo DN khi phát hiện các vấn đề yếu kém, tồn tại, các sai phạm trong DN, kiến nghị và đề xuất thay đổi về chính sách, đường lối, quy định trong DN nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý và điều hành DN. - Theo dõi việc thực hiện các kiến nghị sau KTNB, lập và gửi các báo cáo KTNB cho lãnh đạo DN và các bên hữu quan. Đối với các KTV nội bộ thì tuỳ theo lĩnh vực, yêu cầu của DN, hoặc theo pháp luật có những quy định cụ thể khác nhau, nhưng nhìn chung KTV nội bộ phải là những người có các tiêu chuẩn sau: - Là người có phẩm chất trung thực, ý thức chấp hành pháp luật và sự nhìn nhận khách quan. - Có kiến thức, hiểu biết chung về pháp luật, về kế toán tài chính, quản trị kinh doanh. - Có bằng cấp các chuyên ngành phù hợp, có kiến thức đầy đủ và luôn được cập nhật về các lĩnh vực được giao thực hiện KTNB. - Có khả năng thu thập, phân tích, đánh giá và tổng hợp thông tin, có kiến thức và kỹ năng về KTNB. Đồng thời phải đáp ứng được các yêu cầu riêng của DN. KTV nội bộ do lãnh đạo DN trực tiếp bổ nhiệm và miễn nhiệm theo đề nghị của trưởng bộ phận KTNB. KTV nội bộ đã bị bãi nhiệm do vi phạm kỷ luật không được bổ nhiệm lại, KTV nội bộ tuyệt đối không được đảm đương các công việc khác trong điều hành, quản lý DN. KTV nội bộ có trách nhiệm và quyền hạn sau: - Thực hiện nhiệm vụ KTNB theo sự phân công của trưởng bộ phận KTNB, chịu trách nhiệm về chất lượng, tính trung thực và hợp lý của báo cáo kiểm toán nội bộ trong phần việc mình thực hiện. - Trong quá trình thực hiện KTNB, KTV nội bộ phải tuân thủ luật pháp, các nguyên tắc và chuẩn mực nghề nghiệp về kiểm toán, các chính sách, chế độ của Nhà nước và tuân thủ các thủ tục, quy trình KTNB đã được lập. - Có quyền yêu cầu các bộ phận, cá nhân có liên quan cung cấp thông tin, tài liệu phục vụ cho công tác kiểm toán. - Được nêu các ý kiến đánh giá, đề xuất kiến nghị giải pháp, các ý kiến tư vấn cho việc cải tiến, hoàn thiện công tác quản lý, điều hành hoạt động sản xuất, kinh doanh của DN. Trong công việc, KTV nội bộ thì cần phải thực hiện và duy trì các quy tắc đạo đức nghề nghiệp sau: - Trung thực: KTV nội bộ phải thực hiện công việc của mình một cách trung thực, cẩn trọng và có trách nhiệm; tuân thủ pháp luật và thực hiện nội dung công việc công khai theo quy định của pháp luật và nghề nghiệp; không chủ tâm liên quan đến bất kỳ hoạt động bất hợp pháp nào, hoặc tham gia những hoạt động gây mất uy tín đối với nghề nghiệp KTV nội bộ hoặc đối với DN; luôn tôn trọng và phấn đấu đóng góp có hiệu quả cho những mục tiêu chính đáng và hợp pháp của DN. - Khách quan: KTV nội bộ phải thể hiện tính khách quan nghề nghiệp ở mức độ cao nhất trong quá trình thu thập, đánh giá và truyền đạt thông tin về hoạt động hoặc các quy trình, hệ thống đã và đang được kiểm toán. KTV nội bộ cần đưa ra đánh giá một cách công bằng về tất cả các vấn đề liên quan và không bị ảnh hưởng bởi quyền lợi riêng, hoặc bởi bất kỳ áp lực nào khi đưa ra nhận xét, đánh giá của mình. - Bảo mật: KTV nội bộ cần tôn trọng giá trị và quyền sở hữu của thông tin nhận được, không được tiết lộ thông tin mà không được phép trừ khi có nghĩa vụ phải tiết lộ thông tin theo quy định của pháp luật. - Trách nhiệm: KTV nội bộ phải luôn có ý thức trách nhiệm cao, phấn đấu học hỏi, áp dụng các kiến thức, kinh nghiệm và kỹ năng có được để thực hiện công việc KTNB một cách có hiệu quả. Kinh nghiệm tổ chức kiểm toán nội bộ ở Việt Nam và trên thế giới Lịch sử hình thành và phát triển KTNB KTNB là một loại hình của kiểm toán nói chung. Tuy hoạt động kiểm toán đã xuất hiện từ rất lâu, song khái niệm KTNB thì ra đời muộn hơn rất nhiều. Các yếu tố của KTNB dù đã có từ lâu trong các DN nhưng mãi đến năm 1940 khi các DN có quy mô lớn hình thành thì mới xuất hiện khái niệm đầy đủ về KTNB. Từ khi ra đời, KTNB đã thể hiện vai trò quan trọng trong công tác quản lý, đối với các DN thì KTNB được coi như một công cụ quản lý hiệu quả, giúp lãnh đạo DN giám sát được toàn bộ hoạt động của DN mình; đối với cơ quan Nhà nước thì nó giúp kiểm tra, kiểm soát hiệu quả hoạt động của các đơn vị công. Cùng với sự lớn mạnh của các DN, tầm quan trọng của KTNB cũng thể hiện ngày càng rõ rệt hơn. KTNB ra đời trước tiên ở các nước có nền kinh tế thị trường phát triển như Mỹ, Pháp; bộ phận KTNB được xây dựng đầu tiên tại các ngân hàng, các công ty đa quốc gia, các tổ chức thuộc thị trường chứng khoán. Tại một số quốc gia, cơ quan lập pháp đã sớm đưa ra những văn bản pháp luật nhằm tạo hành lang pháp lý để tạo điều kiện cho KTNB hoạt động và phát triển. Tại Mỹ, năm 1941, Viện kiểm toán nội bộ IIA đã ra đời tại Newyork với 25 thành viên để nghiên cứu, đào tạo, bồi dưỡng và cấp chứng chỉ cho các KTV nội bộ; chính phủ Mỹ không can thiệp vào việc xác định bộ máy KTNB của DN và cũng không bắt buộc đối với các DN, ban lãnh đạo DN dựa vào các chuẩn mực KTNB của Viện KTNB Mỹ ban hành để thiết lập và vận hành bộ máy KTNB của mình. Tại Pháp, năm 1960 các chức năng của KTNB đã được định nghĩa khá đầy đủ. Năm 1965, Pháp thành lập Hội KTV nội bộ, đến năm 1973 trở thành Viện nghiên cứu của KTV và KTV nội bộ của Pháp; chính phủ Pháp cũng không có bất cứ can thiệp nào vào việc xây dựng bộ máy KTNB của DN, trong các DN, bộ phận KTNB chịu sự quản lý, điều hành trực tiếp của lãnh đạo DN. Tại các nước Châu Á, KTNB ra đời muộn hơn nhiều so với Mỹ và Châu Âu: nó xuất hiện vào những năm 80 của thế kỷ 20 và đã phát triển khá nhanh. Ở Việt Nam, KTNB xuất hiện muộn hơn vào năm 1997, khi các Tổng công ty 90, 91 được hình thành, nhu cầu và điều kiện cần thiết cho việc thiết lập KTNB xuất hiện. Hoạt động KTNB được chính thức triển khai từ tháng 10/1997 trên cơ sở Nghị định 59/CP ngày 03/10/1996 của Chính phủ và Quyết định số 832/TC/QĐ/CĐKT ngày 28/10/1997 của Bộ tài chính ban hành Quy chế KTNB. Đây là những văn bản pháp lý đầu tiên làm cơ sở cho các DN nhà nước triển khai KTNB, còn các DN tư nhân thì chưa bị bắt buộc thực hiện KTNB. Khi nền kinh tế thị trường đã phát triển hơn, nhu cầu KTNB trở nên rõ rệt hơn tại các DN Việt Nam, chính phủ đã ban hành thêm Thông tư số 52/TT-BTC ngày 16/4/1998 và Thông tư số 171/TT-BTC ngày 22/12/1998 để hướng dẫn chi tiết việc thực hiện các quy chế KTNB. Tuy hệ thống các văn bản về KTNB ở Việt Nam còn chưa được đầy đủ song đó cũng là cơ sở để KTNB được triển khai thực hiện và phát huy vai trò thực tiễn trong các DN. Hoạt động KTNB được hình thành do nhu cầu quản lý khách quan của DN và nó đã phát triển theo ba khía cạnh: KTNB như một tổ chức, KTNB như một chức năng và KTNB như một nghề nghiệp. + Sự phát triển của KTNB như một tổ chức được đánh giá qua ba giai đoạn: Trong giai đoạn đầu các chức năng của KTNB đã được công nhận rải rác ở vài nơi và việc kiểm tra do bản thân chủ sở hữu hoặc lãnh đạo DN trực tiếp thực hiện; Giai đoạn tiếp theo tuy chưa thực hiện rộng rãi nhưng các chức năng và sự đánh giá của KTNB đã được công nhận chính thức trong nhiều DN; Giai đoạn thứ ba, KTNB đã được coi trọng và trở thành một bộ phận độc lập chịu sự điều hành trực tiếp của lãnh đạo DN. + Sự phát triển của KTNB như một chức năng thể hiện qua việc mở rộng chức năng từ lĩnh vực tài chính sang các lĩnh vực khác. Ban đầu, lãnh đạo DN sử dụng KTNB để tập trung vào việc kiểm tra, đánh giá các thông tin và hoạt động về tài chính kế toán. Ngày nay, KTNB thực hiện việc kiểm tra, đánh giá một cách rộng rãi, bao gồm cả các thông tin tài chính, phi tài chính và các hoạt động khác của DN. + Sự phát triển của KTNB như một nghề nghiệp thể hiện qua mức độ “xã hội hoá” nghề nghiệp của KTNB: Hoạt động KTNB đã và đang được công nhận và chấp thuận ở nhiều nơi. Hoạt động KTNB được các DN tiến hành do nhu cầu quản lý, nhưng nó lại được thực hiện bởi những KTV nội bộ là những người có trình độ, kỹ năng chuyên nghiệp, và bị chi phối bởi các nguyên tắc nghề nghiệp. Các hoạt động của KTNB ngày càng được chuyên nghiệp hoá, các chuẩn mực KTNB ra đời, và các KTV nội bộ thì phải qua thi tuyển, đào tạo và được cấp chứng chỉ hành nghề. Kinh nghiệm tổ chức KTNB tại một số DN ở Việt Nam KTNB hình thành và phát triển theo nhu cầu quản lý của các DN khi nền kinh tế thị trường phát triển. Ở các nước phát triển trên thế giới, KTNB đã được sử dụng như là một công cụ quản lý hữu hiệu, do bản thân các DN tự thiết lập trên cơ sở các văn bản hướng dẫn của Nhà nước. Tại Việt Nam, KTNB mới xuất hiện trong 10 năm trở lại đây khi nền kinh tế thị trường phát triển và các DN nhà nước lớn ra đời, đặc biệt là sự hình thành các tổng công ty 90, 91. Trong giai đoạn này, các DN vẫn chưa chú trọng đến KTNB, chưa khai thác được vai trò của KTNB. Bộ phận KTNB chỉ được thiết lập trong các DN nhà nước theo quy định của chính phủ Việt Nam, đối với các loại hình DN khác thì không bắt buộc phải có bộ phận KTNB. Tuy nhiều DN thành lập bộ phận KTNB mang tính hình thức, song cũng có một số DN đã ý thức được vai trò của KTNB trong công tác quản lý DN và đã xây dựng được một tổ chức KTNB hoạt động có hiệu quả. Tuy cơ sở hình thành và hoạt động khác nhau, song các DN khác khi tiến hành tổ chức bộ phận KTNB tại DN mình có thể học hỏi một số kinh nghiệm của các DN này. Kinh nghiệm tổ chức KTNB tại TCT XNK xây dựng VINACONEX: TCT XNK xây dựng Vinaconex là một DN lớn hoạt động trong lĩnh vực xây lắp, với hơn 80 đơn vị thành viên và văn phòng đại diện ở trong và ngoài nước. Quy mô hoạt động lớn, các lĩnh vực SXKD của TCT rất đa dạng và phức tạp, các đơn vị thành viên phân bố rộng khắp trong và ngoài nước, công tác quản lý tại TCT cũng rất đa dạng và phức tạp. Để hoạt động có hiệu quả, TCT Vinaconex đã sớm hình thành và đưa vào hoạt động bộ phận KTNB năm 1998. Trong hơn 10 năm hoạt động, bộ phận KTNB TCT Vinaconex đã phát huy được vai trò của mình trong công tác quản lý của TCT. Hiện nay, bộ phận KTNB của TCT được tổ chức thành một phòng KTNB độc lập, tổ chức theo mô hình hỗn hợp, vừa có phòng KTNB tại TCT vừa có bộ phận KTNB tại các đơn vị thành viên, các KTV nội bộ đều là những người có trình độ, được đào tạo bài bản, có kinh nghiệm nên công tác KTNB được thực hiện tốt và phát huy đựoc hiệu quả cao. Hoạt động KTNB tại TCT bao gồm nhiều mặt: kiểm toán BCTC, kiểm toán nghiệp vụ, kiểm toán tuân thủ… bao quát được các mặt hoạt động chính trong TCT. Kinh nghiệm tổ chức KTNB tại TCT Sông Đà: TCT Sông Đà cũng là một DN nhà nước lớn hoạt động trong lĩnh vực xây lắp, với nhiều đơn vị thành viên phân bố rộng khắp trong cả nước. TCT Sông Đà là một trong những DN có tổ chức KTNB khá hoàn thiện. Bộ phận KTNB của TCT Sông Đà được thành lập từ năm 1997, ngay sau khi các văn bản hướng dẫn của Nhà nước được ban hành. Cùng với quá trình phát triển của TCT, bộ phận KTNB cũng phát triển và ngày càng hoàn thiện. Bộ phận KTNB của TCT Sông Đà có quy chế KTNB chặt chẽ, thực hiện nhiều loại hình KTNB: kiểm toán hoạt động, kiểm toán tuân thủ, kiểm toán tài chính với các quy trình KTNB được xây dựng khá hoàn thiện. Hiện nay, bộ phận KTNB của TCT Sông Đà đã phát triển thành một Công ty Kiểm toán và Dịch vụ tài chính kế toán hoạt động rất hiệu quả. Kinh nghiệm tổ chức KTNB tại TCT dầu khí Việt Nam: TCT dầu khí Việt Nam là một tổng công ty 91 được xếp hạng đặc biệt, hoạt động trong lĩnh vực tìm kiếm, thăm dò và khai thác dầu khí với hơn 50 công ty thành viên và 80 chi nhánh lớn hoạt động trên cả nước. Tổng sản lượng khai thác hàng năm đạt trên 20 triệu tấn quy dầu, XK dầu thô năm 2007 lên tới 15,72 triệu tấn, kim ngach XK đạt 8,8 tỷ USD. Hoạt động đầu tư phát triển hạ tầng công nghiệp của TCT chiếm tới hàng tỷ USD. Tốc độ và khối lượng vốn luân chuyển lớn, cơ cấu hoạt động phức tạp. Sớm nhận thức được vai trò của KTNB trong công tác quản lý, tháng 2/1999, TCT dầu khí Việt Nam đã thành lập và đưa vào hoạt động phòng KTNB. Ban đầu, lãnh đạo TCT lấy bộ phận KTNB làm nòng cốt xây dựng phòng KTNB TCT, sau đó dần dần phát triển các bộ phận KTNB tại các đơn vị thành viên. Do khối lượng công việc nhiều, KTNB TCT dầu khí Việt Nam chủ yếu thực hiện các cuộc kiểm toán hoạt động và kiểm toán tuân thủ, còn kiểm toán BCTC thì thuê kiểm toán độc lập thực hiện. Sự kết hợp giữa KTNB và kiểm toán độc lập đem lại hiệu quả khá thiết thực trong công tác quản lý của TCT. Nói chung, mỗi DN khác nhau sẽ xây dựng một bộ phận KTNB khác nhau phù hợp với điều kiện riêng của mình, nhưng đều tiến tới một mục tiêu là trợ giúp lãnh đạo DN tăng cường hiệu lực quản lý, tăng hiệu quả và hạn chế tới mức thấp nhất các tổn thất, rủi ro trong SXKD của DN. Các DN trên đều là những TCT nhà nước, có quy mô hoạt động lớn, độ phân tán rộng, lĩnh vực SXKD đa dạng, cơ cấu quản lý hoạt động phức tạp, kinh nghiệm tổ chức KTNB của các DN này sẽ rất cần thiết và hữu dụng đối với một DN có nhiều điểm tương đồng như TCT Khoáng sản – TKV. CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KIỂM TOÁN NỘI BỘ TẠI TỔNG CÔNG TY KHOÁNG SẢN – TKV 2.1 Tổng quan về Tổng công ty Khoáng sản - TKV 2.1.1 Sự hình thành và phát triển của TCT Khoáng sản - TKV Việt Nam là một quốc gia giàu tiềm năng tài nguyên khoáng sản, do vậy ngành công nghiệp khai thác và chế biến khoáng sản đã hình thành từ các thời đại phong kiến và đến nay phát triển ngày càng mạnh. Đầu thế kỷ thứ XIX, nước ta đã có khoảng 150 mỏ khoáng sản ở các vùng như Lào Cai, Yên Bái, Thái Nguyên, Thanh Hoá, Nghệ Tĩnh … được khai thác với các loại khoáng sản chủ yếu như: đồng, chì, kẽm, thiếc, sắt, lưu huỳnh, bô xít … Trong thời kỳ này, việc khai thác còn rất thủ công, dựa vào sức người là chính nên quy mô và sản lượng khai thác còn ít, chủ yếu phục vụ cho nhu cầu sản xuất nông cụ và vũ khí. Đến thời kỳ Pháp thuộc, tuy số lượng các mỏ khai thác đã tăng lên khoảng 300 mỏ với trên 20 loại khoáng sản khác nhau, sản lượng khai thác tăng lên nhưng việc khai thác vẫn rất thủ công, thợ mỏ bị bóc lột sức lao động thậm tệ, khoáng sản khai thác được bị thực dân Pháp vơ vét. Sau khi miền Bắc giành được độc lập, từ những năm 1955 - 1985, Việt Nam đã hợp tác với các nước xã hội chủ nghĩa như Liên Xô, Trung Quốc … để đầu tư khai thác và chế biến khoáng sản, phục vụ cho giai đoạn đầu của quá trình công nghiệp hoá đất nước. Thời gian này, có khoảng 700 mỏ trên cả nước được đưa vào khai thác với trên 40 loại khoáng sản khác nhau. Công nghệ khai thác, tuyển khoáng và luyện kim tuy có được cải tiến nhưng năng suất và hiệu quả khai thác vẫn rất thấp; mặt khác do công tác quản lý mang tính tập trung bao cấp, kế hoạch hoá, hoạt động khai thác và chế biến khoáng sản chỉ do các đơn vị Nhà nước thực hiện nên ngành khoáng sản không khai thác được hết tiềm năng khoáng sản, không phát huy được vai trò trong công cuộc tái thiết và xây dựng đất nước. Năm 1986, Việt Nam thực hiện công cuộc đổi mới, áp dụng chính sách mở cửa nền kinh tế đã tạo một bước ngoặt lớn để ngành khai thác khoáng sản phát triển. Số lượng mỏ và chủng loại khoáng sản được khai thác đã tăng nhanh trên phạm vi cả nước như: Thái Nguyên, Lào Cai, Yên Bái, Sơn La, Quảng Ninh, Thanh Hoá, Hà Nam, Quảng Bình, Khánh Hoà, Đồng Nai, Bà Rịa – Vũng Tàu … Thời gian này, cơ chế thị trường được hình thành, các thành phần tham gia khai khoáng đa dạng hơn, bao gồm cả các DN Nhà nước, DN tư nhân, công ty TNHH, công ty CP, DN có vốn đầu tư nước ngoài … nhờ vậy, ngành khai khoáng đã phát triển khá mạnh. Quy mô và sản lượng khai thác khoáng sản tăng lên nhanh chóng, nhưng lại bị phân tán, manh mún, việc đầu tư vào chế biến sâu khoáng sản không được chú trọng, hầu hết sản phẩm khai thác được thường được xuất khẩu ở dạng thô làm giảm hiệu quả kinh tế - xã hội. Tình trạng hoạt động phân tán, manh mún xảy ra kéo dài với hầu hết các ngành kinh tế trong cả nước, nhằm khắc phục tình trạng trên và nâng cao hiệu quả kinh tế - xã hội, Nhà nước Việt Nam đã có chủ trương DN Nhà nước giữ vai trò chủ đạo trong nền kinh tế quốc dân và tổ chức sắp xếp lại các DN Nhà nước thành các TCT để tăng cường sức mạnh tài chính, nhân lực, sự tự chủ và tự chịu trách nhiệm, nâng cao hiệu quả của DN Nhà nước. Theo đó, các DN Nhà nước trong ngành khai khoáng cũng được quy hoạch lại thành các TCT 90 như: TCT KLM quý hiếm, TCT phát triển khoáng sản … theo Quyết định số 90/QĐ-TTg ngày 07 tháng 3 năm 1994 của Thủ tướng chính phủ về việc thành lập các TCT 90. Trong bối cảnh đó, TCT khoáng sản Việt Nam đã được chính thức thành lập theo Quyết định số 1118/QĐ/TCCBĐT ngày 27 tháng 10 năm 1995 của Bộ trưởng Bộ Công nghiệp nặng theo uỷ quyền của Thủ tướng chính phủ trên cơ sở hợp nhất TCT khoáng sản quý hiếm Việt Nam và TCT phát triển khoáng sản. Theo thời gian, số lượng các đơn vị thành viên của TCT khoáng sản Việt Nam tăng lên dần và có sự sắp xếp lại ngày càng hợp lý hơn. Bản thân TCT tuy mới thành lập nhưng các đơn vị thành viên hầu hết đều là những DN có bề dày truyền thống hoạt động trong ngành khai thác và chế biến khoáng sản. Đầu năm 2003, căn cứ theo Quyết định số 05/2003/QĐ-BCN ngày 13 tháng 2 năm 2003 của Bộ trưởng Bộ công nghiệp, TCT đá quý và vàng Việt Nam đã được sáp nhập vào TCT khoáng ._.nguyên tắc và chuẩn mực nghề nghiệp về kiểm toán, các chính sách, chế độ của Nhà nước và tuân thủ các thủ tục, quy trình KTNB đã được lập; Có quyền yêu cầu các bộ phận, cá nhân có liên quan cung cấp thông tin, tài liệu phục vụ cho công tác kiểm toán; Được nêu các ý kiến đánh giá, đề xuất kiến nghị giải pháp, các ý kiến tư vấn cho việc cải tiến, hoàn thiện công tác quản lý, điều hành hoạt động sản xuất, kinh doanh của DN. Trong công việc, KTV nội bộ cần phải thực hiện và duy trì các quy tắc đạo đức nghề nghiệp sau: Trung thực, khách quan, bảo mật và trách nhiệm Kinh nghiệm tổ chức KTNB ở VN và trên thế giới Lịch sử hình thành và phát triển KTNB Tuy hoạt động kiểm toán đã xuất hiện từ rất lâu, song khái niệm KTNB thì ra đời muộn hơn rất nhiều vào những năm 1940, tại các nước có nền kinh tế thị trường phát triển như: Mỹ, Pháp sau đó sang các nước Châu Âu, Nhật Bản, Singapore… Ở VN, KTNB xuất hiện vào năm 1997, khi các TCT 90, 91 được hình thành, nhu cầu và điều kiện cần thiết cho việc thiết lập KTNB xuất hiện. VN cũng đã có một số văn bản hướng dẫn triển khai và tổ chức KTNB trong các DN nhà nước, và KTNB cũng đã phát huy được vai trò nhất định của mình. Hoạt động KTNB được hình thành do nhu cầu quản lý khách quan của DN và nó đã phát triển theo ba khía cạnh: KTNB như một tổ chức, KTNB như một chức năng và KTNB như một nghề nghiệp. Kinh nghiệm tổ chức KTNB tại một số DN ở VN Do TCT Khoáng sản – TKV là một TCT lớn có quy mô và hoạt động khá tương đồng với một số TCT VN khác, nên Luận văn có nghiên cứu và rút kinh nghiệm tổ chức KTNB qua thực tế tổ chức KTNB tại một số TCT lớn ở VN như TCT XNK xây dựng Vinaconex, TCT Sông Đà, TCT dầu khí VN. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KIỂM TOÁN NỘI BỘ TẠI TỔNG CÔNG TY KHOÁNG SẢN – TKV 2.1 Tổng quan về Tổng công ty Khoáng sản - TKV TCT khoáng sản – TKV là một DNNN hoạt động trong lĩnh vực khai thác và chế biến khoáng sản. Tiền thân là TCT khoáng sản VN được thành lập theo QĐ số 1118/QĐ/TCCBĐT ngày 27 tháng 10 năm 1995 của Bộ trưởng Bộ Công nghiệp nặng. Năm 2005, TCT khoáng sản VN trở thành thành viên của Tập đoàn Công nghiệp Than - Khoáng sản VN theo QĐ số: 345/2005/QĐ-TTg ngày 26/12/2005 của Thủ tướng chính phủ về việc thành lập Tập đoàn Công nghiệp Than – Khoáng sản VN. Cuối năm 2006, TCT khoáng sản VN được đổi tên thành TCT Khoáng sản – TKV theo QĐ số 2449/QĐ-HĐQT ngày 08/11/2006 của HĐQT Tập đoàn Công nghiệp Than – Khoáng sản VN. TCT Khoáng sản – TKV là một TCT NN được tổ chức và hoạt động theo điều lệ của TCT do Chủ tịch HĐQT Tập đoàn Công nghiệp Than – Khoáng sản VN phê duyệt, với nhiệm vụ kinh doanh có lãi, bảo toàn và phát triển vốn chủ sở hữu đầu tư tại TCT và tại các DN TCT tham gia góp vốn; hoàn thành các nhiệm vụ do đại diện chủ sở hữu giao. Nhà nước sở hữu toàn bộ vốn điều lệ của TCT, đại diện sở hữu nhà nước là HĐQT Tập đoàn Công nghiệp Than – Khoáng sản VN; HĐQT TCT là cơ quan đại diện trực tiếp chủ sở hữu tại TCT. Bộ máy tổ chức quản lý của TCT được tổ chức theo mô hình Trực tuyến – Chức năng khá gọn nhẹ, linh hoạt, có sự phân cấp rõ ràng để đảm bảo tính năng động, tự chủ và sáng tạo trong kinh doanh. Bộ máy quản lý bao gồm: HĐQT, Ban Kiểm soát, TGĐ, Các phó TGĐ, Kế toán trưởng và Bộ máy giúp việc (các phòng ban). Hiện TCT có 24 đơn vị thành viên gồm các đơn vị trực thuộc, đơn vị có CP chi phối và đơn vị liên doanh liên kết với nhiều nhà máy, xí nghiệp, mỏ khai thác và chế biến khoáng sản phân bố rộng khắp trên toàn quốc. 2.1.4 Một số đặc điểm SXKD của TCT ảnh hưởng đến KTNB 2.1.4.1 Quy mô hoạt động của TCT TCT Khoáng sản - TKV là một DN có quy mô hoạt động lớn, với nhiều đơn vị thành viên phân bố rộng trên cả nước, hoạt động quản lý của TCT không thể sâu sát, nhanh chóng và kịp thời được. Sự quản lý của TCT chủ yếu dựa trên các báo cáo của các đơn vị gửi về, sự chính xác và nhanh chóng thì không thể kiểm soát được hoàn toàn. Điều này có ảnh hưởng lớn đến công tác KTNB của TCT. 2.1.4.2 Hoạt động thăm dò, khai thác và đầu tư chiếm tỷ trọng lớn Khai thác và chế biến khoáng sản là hoạt động chính của TCT, chi phí cho công tác thăm dò, khai thác chiếm một khoản lớn trong các khoản chi phí của TCT và các đơn vị thành viên với quy mô và độ phức tạp khác nhau. Việc thực hiện và quyết toán vốn của các hoạt động này diễn ra thường xuyên liên tục với số tiền lên tới hàng trăm tỷ đồng. Khả năng xảy ra các sai sót dẫn đến thất thoát, lãng phí tiền đầu tư và chất lượng hoạt động đầu tư không được đảm bảo là rất cao. Do vậy, bộ phận KTNB phải có sự kiểm tra, giám sát thường xuyên, liên tục và chặt chẽ trong công tác này. 2.1.4.3 Các đơn vị thành viên có các loại hình sở hữu và tổ chức khác nhau TCT Khoáng sản - TKV là sự tập hợp của nhiều DN khác nhau với các loại hình sở hữu và tổ chức khác nhau: công ty trực thuộc TCT, công ty TNHH NN 1TV, công ty CP chi phối trên 51%, công ty CP không chi phối và các công ty liên doanh liên kết. Với mỗi loại hình công ty khác nhau thì sự quản lý của TCT lại khác nhau. Việc đảm bảo sự quản lý đối với mỗi công ty thành viên được chặt chẽ và đúng trình tự quy định cũng là một vấn đề đặt ra với TCT và bộ phận KTNB TCT. 2.1.4.4 Tổ chức hệ thống kế toán- tài chính - thống kê TCT khoáng sản – TKV có 24 đơn vị thành viên với các loại hình sở hữu khác nhau, TCT chỉ quản lý hoạt động của các đơn vị là công ty trực thuộc, công ty TNHH và công ty có CP chi phối được gọi chung là các công ty con. BCTC hợp nhất của TCT được tập hợp xây dựng trên cơ sở các Báo cáo của các công ty con, còn đối với các đơn vị liên doanh liên kết thì chỉ ghi nhận kết quả hoạt động theo tỷ lệ vốn góp. Để BCTC hợp nhất của TCT được đầy đủ, chính xác thì yêu cầu các BCTC của các công ty con phải đảm bảo đầy đủ, chính xác. Tuy nhiên, mỗi công ty con với các loại hình khác nhau thì lại tổ chức một hệ thống kế toán tài chính khác nhau phù hợp với mô hình, đặc điểm hoạt động SXKD và năng lực của từng đơn vị. Nhìn chung, hệ thống kế toán tài chính của TCT còn nhiều bất cập, và là một thách thức lớn đối với KTNB TCT. 2.2 Thực trạng tổ chức KTNB tại TCT Khoáng sản – TKV 2.2.1 Sự hình thành và phát triển KTNB tại TCT Khoáng sản - TKV Thực hiện chủ trương của Quyết định 832TC/QĐ-CDKT ngày 28/10/1997 của Bộ tài chính về việc Ban hành Quy chế KTNB, bộ phận KTNB của TCT khoáng sản đã hình thành nhưng chưa đi vào hoạt động thực sự cho đến tháng 5/2006, bộ phận KTNB được tách ra khỏi phòng Tài chính kế toán và là một bộ phận trong Phòng Thanh tra – Bảo vệ và KTNB. Sau khi trở thành một bộ phận hoạt động độc lập, KTNB TCT đã xây dựng Quy chế KTNB TCT được ban hành theo Quyết định số 435QĐ/HĐQT ngày 06 tháng 9 năm 2006 do chủ tịch HĐQT ký. 2.2.2 Tình hình thực hiện công tác KTNB tại TCT Khoáng sản - TKV Theo Quy chế KTNB, công tác KTNB tại TCT bao gồm việc: Kiểm toán BCTC, kiểm toán tuân thủ và kiểm toán Báo cáo quyết toán vốn đầu tư XDCB hoàn thành. Bên cạnh đó, tổ KTNB còn kết hợp với với các phòng ban khác thực hiện các công việc khác. Trong quá trình thực hiện KTNB đã phát hiện ra những thiếu sót trong công tác đầu tư, trong công tác quản lý như: trình tự, thủ tục, công tác kế toán tập hợp chi phí, công tác lập dự toán … và đã kiến nghị các biện pháp khắc phục và thống nhất được các điều chỉnh số liệu cần thiết. Mô hình tổ chức bộ máy KTNB tại TCT Khoáng sản – TKV Bộ phận KTNB TCT hiện có 03 người, được tổ chức theo mô hình tập trung, trực tuyến - chức năng, tại các đơn vị thành viên của TCT chưa hình thành bộ phận KTNB. Các KTV nội bộ của TCT đều chỉ có chuyên môn chủ yếu trong lĩnh vực kế toán. Khi cần thiết, KTV trưởng đề nghị TGĐ TCT cử các cán bộ thuộc các lĩnh vực chuyên môn, nghiệp vụ khác trong TCT hoặc thuê chuyên gia bên ngoài tham gia vào một số nội dung hoặc toàn bộ cuộc kiểm toán để giúp đỡ bộ phận KTNB trong các lĩnh vực riêng đó nhằm đảm bảo quy trình và chất lượng cuộc kiểm toán. 2.2.4 Thực trạng tổ chức công tác KTNB tại TCT Khoáng sản – TKV 2.2.4.1 Phạm vi KTNB tại TCT Khoáng sản - TKV Theo Quy chế KTNB, KTNB TCT thực hiện trong phạm vi: Kiểm toán BCTC, báo cáo kế toán quản trị DN, báo cáo quyết toán vốn ĐT XDCB hoàn thành; Kiểm toán tuân thủ và Kiểm toán hoạt động. Trên thực tế do lực lượng mỏng nên KTNB TCT chỉ tiến hành: KTNB các BCTC năm kết hợp với kiểm toán tuân thủ: phối hợp với đoàn kiểm toán độc lập; Tham gia đoàn kiểm toán BCTC của đơn vị chuẩn bị CP hoá; Kiểm toán báo cáo quyết toán vốn ĐT XDCB những công trình, dự án có vốn ĐT vừa phải, độ phức tạp không cao; Kiểm toán một số phần hành kế toán trong các đơn vị theo yêu cầu của TGĐ, HĐQT hoặc do Tổ kiểm toán đề xuất. Công tác lập KH KTNB năm tại TCT Khoáng sản - TKV Bộ phận KTNB cũng đã chú trọng công tác lập KH KTNB nên có lập đầy đủ các KH kiểm toán năm, quý và tháng. Dựa vào các thông tin thu thập được, KTV trưởng xây dựng KH KTNB trong năm, trình TGĐ phê duyệt. Trong KH kiểm toán năm thường bao gồm các cuộc kiểm toán định kỳ (kiểm toán BCTC năm), kiểm toán chuyên đề được dự tính sẵn thời gian thực hiện và dành thời gian dự phòng cho các cuộc kiểm toán đột xuất theo yêu cầu của Ban giám đốc, HĐQT. KH KTNB thường bao gồm các nội dung sau: Mục đích, yêu cầu KTNB; Nội dung, phạm vi kiểm toán tại từng đơn vị được KTNB; Thời gian dự kiến tiến hành kiểm toán. Công tác thực hành KTNB tại TCT Khoáng sản - TKV Đối với công tác Kiểm toán BCTC năm: Công tác KTNB BCTC năm của TCT hiện mới chỉ giới hạn trong Văn phòng TCT và các đơn vị mà TCT nắm quyền chi phối. Trong thời gian qua, KTNB TCT chưa tự thực hiện một cuộc kiểm toán BCTC nào mà đều tiến hành kết hợp với kiểm toán độc lập do các đơn vị thành viên mời. Đối với những đơn vị được đánh giá không có dấu hiệu bất thường thì KTV nội bộ không trực tiếp tham gia vào việc kiểm toán mà chỉ theo dõi hoạt động của các KTVđộc lập. Đối với những đơn vị bị đánh giá có dấu hiệu thay đổi bất thường thì KTVnội bộ sẽ lưu ý KTVđộc lập kiểm tra kỹ hơn những phần đó. Trong quá trình thực hành kiểm toán, các KTV độc lập thấy có vấn đề gì thì thông báo cho KTV nội bộ biết và cùng làm việc với người được đơn vị phân công phục vụ đoàn kiểm toán để tìm ra nguyên nhân sai phạm và thống nhất hướng giải quyết. Kết thúc cuộc kiểm toán, KTV nội bộ cùng đại diện đơn vị được kiểm toán và kiểm toán độc lập thống nhất lại các vấn đề, nội dung và những đánh giá, kiến nghị về BCTC của đơn vị được kiểm toán. Sau đó KTV nội bộ báo cáo lại tình hình với tổ trưởng tổ KTNB. Tình hình sẽ được báo cáo lại cho TGĐ TCT trong bản báo cáo chung trong tháng, quý của Tổ KTNB TCT. Đối với công tác kiểm toán Báo cáo quyết toán vốn đầu tư XDCB: Hoạt động đầu tư XDCB là một trong những công tác thường xuyên và trọng yếu của TCT cũng như trong các đơn vị thành viên. Công tác KTNB báo cáo Quyết toán vốn ĐT XDCB có vai trò rất quan trọng, nó vừa đảm bảo việc hoàn thành công tác hoàn thiện hồ sơ hoàn công, quyết toán vốn đầu tư, vừa đảm bảo công tác kiểm tra giám soát, việc tuân thủ và phản ánh đầy đủ, chính xác trung thực của công tác đầu tư, thực hiện và quyết toán vốn, và chỉ được thực hiện tại các đơn vị hạch toán phụ thuộc và công ty TNHH một thành viên; đối với các đơn vị khác việc KTNB phải có ý kiến hoặc sự chấp thuận của chủ tịch HĐQT đơn vị đó. Do ít người và không chuyên về lĩnh vực đầu tư XDCB nên KTNB TCT thường chọn những công trình có quy mô vốn vừa phải, mức độ phức tạp không. Mỗi khi thực hiện, tổ KTNB đề nghị TGĐ điều động cán bộ chuyên viên XDCB của Phòng đầu tư và phát triển cùng phối hợp thực hiện; hoặc trong những trường hợp đặc biệt có thể đề xuất thuê kiểm toán độc lập cùng phối hợp thực hiện. Quy trình thực hiện kiểm toán Báo cáo quyết toán vốn ĐT XDCB được thực hiện khá bài bản theo quy định chung. Sau khi kết thúc cuộc kiểm toán, tổ KTNB không lập Báo cáo KTNB mà chỉ lập các Biên bản kiểm toán. Trong các Biên bản kiểm toán cũng có đầy đủ các nội dung như một báo cáo Kiểm toán, bao gồm: đối tượng, nội dung kiểm toán, thời gian kiểm toán, căn cứ và phạm vi kiểm toán, các số liệu kiểm toán và các kết luận, kiến nghị. Sau đó Biên bản kiểm toán sẽ được trình TGĐ. Công tác theo dõi sau KTNB Theo dõi sau KTNB là một công việc cần thiết và quan trọng để đảm bảo các đơn vị được KTNB đã chấp hành thực hiện nghiêm chỉnh các kiến nghị của KTNB, để công tác KTNB đem lại hiệu quả thiết thực. Tuy nhiên, do khối lượng công việc nhiều và mới đi vào hoạt động chính thức chưa lâu nên sau khi hoàn thành báo cáo kiểm toán, bộ phận KTNB chưa sắp xếp được thời gian cũng như chưa xây dựng chương trình để kiểm tra việc chấp hành các kiến nghị sau kiểm toán. 2.3 Đánh giá tổ chức KTNB tại TCT Khoáng sản – TKV 2.3.1 Những kết quả đạt được Tuy mới đi vào hoạt động, song ở một số khía cạnh thì bộ phận KTNB của TCT đã thể hiện được vị trí của mình và khẳng định vai trò của KTNB trong TCT. Bộ phận kiểm toán đã xây dựng được Quy chế hoạt động, trong đó đã xác định được vị trí, vai trò, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của mình. Qua các cuộc kiểm toán, KTNB TCT đã phát hiện ra những sai sót, vi phạm và những mặt chưa hoàn thiện của các đơn vị, và đã đưa ra các kiến nghị để chấn chỉnh về việc tập hợp các chứng từ sổ sách, sự đầy đủ và chính xác của các chứng từ, cách ghi sổ, phản ánh số liệu kế toán của các đơn vị được kiểm tra, từ đó rút kinh nghiệm chung trong công tác kế toán, bước đầu tạo nên những cái nhìn mới mẻ và có ý thức về KTNB của Ban giám đốc, HĐQT và các đơn vị thành viên, đã góp phần làm trong sạch hơn các hoạt động tài chính kế toán, đầu tư XDCB trong các đơn vị được kiểm toán. 2.3.2 Những hạn chế còn tồn tại 2.3.2.1 Vị trí, tổ chức của Tổ KTNB TCT vẫn còn mờ nhạt Tuy đã được thành lập và đi vào hoạt động, song có thể thấy vị trí của bộ phận KTNB TCT Khoáng sản - TKV vẫn còn yếu, chưa thực sự được coi trọng, khối lượng công việc KTNB tại TCT Khoáng sản – TKV là rất lớn, song bộ phận KTNB đến giờ vẫn chỉ có 03 người tại văn phòng TCT còn tại các đơn vị thành viên chưa có bộ phận KTNB, mà trình độ, khả năng và kinh nghiệm của các KTV này lại có sự chênh lệch nên không thể hoạt động được nhiều và đạt hiệu quả cao được. 2.3.2.2 Chưa xây dựng được quy trình KTNB chuyên nghiệp KTNB TCT chưa lập được chương trình hoạt động chuyên nghiệp, quy trình kiểm toán chưa hoàn thiện từ khâu lập KH, thực hiện và theo dõi sau KTNB: Việc lập KH kiểm toán còn mang tính mơ hồ, chưa có căn cứ cụ thể, thời gian dự tính để kiểm toán không có tính tự chủ, hoặc được lập không chính xác làm cho thời gian hoàn thành KH cũng thay đổi theo. Trong thực hiện kiểm toán: KTVchưa thiết kế được bộ hồ sơ kiểm toán chi tiết cho tất cả các phần hành nên thực hiện ở các KTV không thống nhất, nội dung kiểm toán còn đơn giản, mang tính khuôn mẫu, chưa sáng tạo linh hoạt nên chất lượng kiểm toán không cao. Khi tiến hành kiểm toán chỉ kiểm tra số liệu trên sổ sách, báo cáo mà chưa thực hiện xác minh thực tế, chưa có sự phân công công việc và trách nhiệm cụ thể, rõ ràng đến từng thành viên. KTNB TCT chưa thực hiện hoạt động kiểm toán tính hiệu quả, hiệu năng. Việc lập báo cáo KTNB cho thấy sự không chuyên nghiệp của KTNB TCT: khi kết hợp với kiểm toán độc lập kiểm toán BCTC của các đơn vị thì KTV không lập hồ sơ và báo cáo kiểm toán mà chỉ đưa kết quả kiểm toán chung vào nội dung báo cáo chung trong tháng, quý, năm. Còn đối với việc kiểm toán báo cáo quyết toán vốn đầu tư hoàn thành thì không lập báo cáo kiểm toán mà chỉ lập Biên bản kiểm toán. Nội dung báo cáo kiểm toán còn sơ sài, phần giải thích số liệu đơn giản, chưa nêu rõ nguyên nhân dẫn đến sai phạm, kiến nghị chung chung. 2.3.2.3 Công tác lưu trữ hồ sơ kiểm toán cũng còn yếu Lữu trữ hồ sơ KTNB là một khâu quan trọng nhưng chưa được thực hiện đầy đủ tại TCT Khoáng sản - TKV. Các bằng chứng kiểm toán không được thu thập đầy đủ, việc sắp xếp phân loại các hồ sơ, các báo cáo kiểm toán cũng không khoa học. 2.4.2.4 Công tác theo dõi sau kiểm toán là một việc quan trọng để đảm bảo các kiến nghị trong báo cáo KTNB được các đơn vị thực hiện đầy đủ, nghiêm túc, các sai phạm được xử lý và rút kinh nghiệm nhưng lại chưa được thực hiện tại TCT, một phần là do tổ KTNB ít người, khối lượng công việc nhiều, mới hoạt động nên chưa sắp xếp được thời gian hợp lý, một phần có thể là do tổ kiểm toán cũng như các đơn vị được kiểm toán chưa coi trọng công tác này. CHƯƠNG 3: NGUYÊN TẮC VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC KIỂM TOÁN NỘI BỘ Ở TỔNG CÔNG TY KHOÁNG SẢN – TKV 3.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện tổ chức KTNB ở TCT Khoáng sản - TKV Hoàn thiện tổ chức KTNB ở TCT Khoáng sản – TKV là một sự cần thiết khách quan và cũng đáp ứng nhu cầu nội tại của bản thân TCT: xây dựng tổ chức KTNB là bảo đảm yêu cầu của Nhà nước; KTNB là công cụ quản lý hữu hiệu của DN, nó là một phần trong hệ thống kiểm soát nội bộ của DN, thông qua các thông tin do KTNB đem lại, ban giám đốc và HĐQT có thể kiểm soát các hoạt động tốt hơn, tăng khả năng đạt được các mục tiêu kinh doanh; và kinh tế VN đang hội nhập mạnh với kinh tế khu vực và thế giới, phát triển KTNB là phù hợp với xu thế chung. Nguyên tắc hoàn thiện tổ chức KTNB ở TCT Khoáng sản – TKV Để hoàn thiện tổ chức KTNB ở TCT Khoáng sản - TKV cần tuân thủ các nguyên tắc sau: Tuân thủ pháp luật và đáp ứng yêu cầu quản lý của Nhà nước; Đảm bảo vị trí độc lập của KTNB,quyền độc lập về chuyên môn, nghiệp vụ; Phù hợp với đặc điểm tổ chức, hoạt động SXKD và yêu cầu quản lý cũng như khả năng và trình độ quản lý của DN; Đảm bảo tính hiệu quả; Phù hợp với xu thế phát triển chung. Giải pháp hoàn thiện tổ chức KTNB ở TCT Khoáng sản – TKV Khẳng định hơn nữa vị trí của bộ phận KTNB Để bộ phận KTNB TCT thực sự hoạt động có hiệu quả, lãnh đạo TCT phải tiếp tục khẳng định vị trí, vai trò quan trọng của bộ phận KTNB; thường xuyên quan tâm trợ giúp đầy đủ và đúng lúc tới các hoạt động của KTNB, đảm bảo các kết quả kiểm toán và kiến nghị của KTV nội bộ luôn được xem xét và thực hiện một cách thích đáng. Đồng thời, xem xét việc tăng cường nhân lực trong bộ phận KTNB, mở rộng tổ chức KTNB tại TCT và xây dựng bộ phận KTNB tại các đơn vị thành viên. Bản thân bộ phận KTNB cũng phải nỗ lực kết hợp với các bộ phận chức năng, các đơn vị khác trong TCT để quán triệt sự hiểu biết về KTNB và tự nguyện hợp tác với KTNB trong quá trình KTNB cũng như công tác thực hiện sau KTNB. Giải pháp hoàn thiện tổ chức bộ máy KTNB TCT Về mô hình tổ chức: Do hoạt động SXKD tại TCT và các đơn vị thành viên khá đa dạng về loại hình DN, lĩnh vực SXKD và phân bố rộng khắp trên toàn quốc. Nếu tổ chức KTNB theo mô hình tập trung sẽ đảm bảo được tính khách quan trong công tác KTNB nhưng lại khó nắm sát thực tế, việc kiểm toán sẽ không thực hiện được thường xuyên và triệt để. Còn nếu tổ chức theo mô hình phân tán, các đơn vị thành viên tự tổ chức KTNB hoạt động lại không đảm bảo tính khách quan. Do vậy, trong điều kiện của TCT Khoáng sản, phù hợp nhất là tổ chức KTNB theo mô hình hỗn hợp vừa tập trung, vừa phân tán. Mô hình này đảm bảo việc kiểm tra, giám sát thường xuyên, cung cấp thông tin kịp thời, chính xác về các hoạt động trong các đơn vị để Ban lãnh đạo, TGĐ có thể đưa ra những quyết sách phù hợp. Về nhân sự : Bộ phận KTNB sẽ chỉ hoạt động hiệu quả nếu chất lượng của KTV nội bộ được đảm bảo. Để nâng cao chất lượng KTV nội bộ thì TCT cần phải có KH tuyển dụng, cử các KTV nội bộ tham gia các khoá đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ tại các trung tâm, trường đào tạo có kinh nghiệm trong công tác đào tạo kiểm toán hoặc mời các chuyên gia, những người có kinh nghiệm trong lĩnh vực kiểm toán đến giảng dạy, nói chuyện chuyên môn. Qua đó sẽ nâng cao được hiểu biết, kinh nghiệm và kỹ năng của các KTV nội bộ TCT. Đồng thời bản thân mỗi KTV nội bộ phải luôn tự nghiên cứu, học hỏi và tích luỹ kinh nghiệm thực tế. Giải pháp hoàn thiện công tác KTNB tại TCT Khoáng sản - TKV Mở rộng mục tiêu, phạm vi và phương pháp KTNB Hiện nay, KTNB TCT mới chỉ thực hiện KTNB trong phạm vi rất nhỏ hẹp, trong khi TCT Khoáng sản – TKV có hoạt động rộng và phức tạp nên có nhiều hoạt động SXKD cần phải thường xuyên được kiểm tra, giám sát và đánh giá hiệu quả. Khi đã tổ chức lại bộ máy KTNB thì cần phải mở rộng phạm vi, mục tiêu KTNB, trong đó tăng cường nội dung kiểm toán hiệu quả hiệu năng. Có như vậy công tác KTNB mới bao quát được các hoạt động trong TCT và có các tư vấn hữu ích cho lãnh đạo TCT. Bên cạnh đó, KTNB TCT cũng phải chú trọng hơn đến các phương pháp tiến hành kiểm toán, ngoài việc kiểm tra, xem xét, đối chiếu qua các văn bản, sổ sách giấy tờ còn phải chú trọng thực hiện các phương pháp như quan sát, kiểm kê, xác minh thực tế, tính toán, so sánh và phân tích, dự đoán, dự báo xu hướng… vào công việc để tăng độ chính xác, nâng cao chất lượng của cuộc kiểm toán. Giải pháp hoàn thiện quy trình KTNB Đối với công tác Chuẩn bị và lập KH KTNB: Hoàn thiện KH KTNB năm: KH KTNB năm là cơ sở để lập KH KTNB chi tiết, giúp KTV dự tính và tổng hợp về khối lượng công việc cần thực hiện, thời gian hoàn thành và nhân lực cần thiết cho các cuộc KTNB. Về cơ bản, KH KTNB năm của TCT phải được xây dựng đầy đủ với các nội dung: Mục tiêu KTNB, phạm vi KTNB, nội dung KTNB và tiến độ thực hiện, xác định được khối lượng công việc, nhân sự thực hiện và các điều kiện vật chất cơ bản phục vụ công tác KTNB. Để hoàn thiện KH KTNB năm thì cần phải thu thập các thông tin chung về các đơn vị thành viên trước khi lập KH kiểm toán năm. Từ các nguồn thông tin thu thập được, KTNB sẽ xử lý thông tin, phân tích đánh giá tổng quát tình hình của đơn vị, xác định các vấn đề, nội dung cần phải kiểm tra để đưa vào KH KTNB năm. Hoàn thiện KH KTNB chi tiết: KH chi tiết là việc cụ thể hoá KH KTNB năm cho từng cuộc kiểm toán để đảm bảo công việc KTNB được thực hiện có hiệu quả và đúng tiến độ. Để hoàn thiện KH KTNB chi tiết thì cần phải: Xác định căn cứ lập KH, xác định mục tiêu, phạm vi, đối tượng và giới hạn của cuộc kiểm toán; Xác định nội dung và phương hướng áp dụng các kỹ thuật kiểm toán; Xác định nhân sự và chi phí thực hiện KTNB. KH KTNB chi tiết càng được lập đầy đủ, chính xác thì hiệu quả công việc càng cao. Hoàn thiện việc thiết kế chương trình và thủ tục KTNB: Tại TCT việc thiết kế chương trình và các thủ tục KTNB còn chưa gắn kết với điều kiện, đặc điểm thực tế mà vẫn chỉ áp dụng theo các quy định có sẵn. KTNB TCT cần xem xét, nghiên cứu để xây dựng chương trình và thủ tục kiểm toán cụ thể cho từng loại hình kiểm toán, với từng đối tượng kiểm toán. Trước hết nên xây dựng chương trình, thủ tục kiểm toán khung cho từng loại hình, từng đối tượng kiểm toán, trong đó liệt kê nội dung và thứ tự, phương pháp thực hiện công việc cần kiểm tra càng chi tiết càng tốt để đến khi thực hành thì có thể điều chỉnh tuỳ theo thực tế. Lựa chọn và phân công nhiệm vụ cho KTV nội bộ: Tuỳ theo mức độ, khối lượng công việc và thời gian mà KTV trưởng sẽ xác định và lựa chọn số KTV nội bộ có chuyên môn, khả năng và kinh nghiệm phù hợp tham gia thực hiện cuộc kiểm toán đ . Nếu cần, KTV trưởng TCT có thể huy động các KTV nội bộ tại các đơn vị thành viên hoặc thuê KTV độc lập để phối hợp thực hiện công việc. Khi giao việc, phải phân công rõ ràng các nội dung phần việc và thời gian phải hoàn thành. Việc lựa chọn đúng người và giao đúng việc sẽ đem lại hiệu quả cho cuộc kiểm toán. Đối với công tác thực hiện KTNB KTNB TCT hiện vẫn thực hiện kiểm toán nặng tính hình thức trên giấy tờ, sổ sách nên việc kiểm toán không tập trung, khó tìm ra được các sai sót trọng yếu. Để khắc phục, cần phải sử dụng đồng bộ các phương pháp kiểm toán, coi trọng việc thu thập thông tin về đối tượng kiểm toán để có định hướng nhằm tìm ra các sai sót trọng yếu và tiết kiệm thời gian, chi phí. Khi tiến hành kiểm toán cần kết hợp giữa số liệu trên sổ sách giấy tờ với việc thu thập các bằng chứng, đánh giá mức độ tuân thủ các chính sách, chế độ, quy định nội bộ trong công tác kế toán, tài chính bằng việc quan sát, phỏng vấn và thực nghiệm. Đồng thời phải sử dụng các chỉ tiêu phân tích tài chính, kế toán, phân tích mối quan hệ giữa các kỳ kế toán, giữa các khoản mục kế toán, giữa KH và thực hiện… để phát hiện và tìm hiểu những bất thường, từ đó có cái nhìn sâu sắc và toàn diện hơn. Trong quá trình thực hiện kiểm toán, các KTV nội bộ phải tuân thủ chặt chẽ các thủ tục kiểm toán đã được xây dựng, có sự phối hợp với nhau trong công việc, phải ghi chép đầy đủ, kỹ lưỡng từng bước thực hiện, lập bảng tổng hợp kết quả kiểm toán, ghi chú những nhận xét, nghi ngờ cần phải được kiểm tra lại nhằm tích luỹ bằng chứng, nhận định cho những kết luận kiểm toán và loại trừ những ấn tượng, nhận xét ban đầu không chính xác, sau đó các KTV nội bộ sẽ định kỳ thời điểm cùng nhau trao đổi, đánh giá để có thể xác định được chính xác vấn đề tồn tại cần quan tâm và có những điều chỉnh công việc thích hợp. Đối với công tác lập báo cáo kiểm toán Để lập được báo cáo kiểm toán tốt, mỗi KTV nội bộ đều phải lập báo cáo cụ thể cho từng phần hành mà mình tham gia kiểm toán, sau đó sẽ cùng họp tổng hợp lại thành một báo cáo kiểm toán đầy đủ. Nội dung của báo cáo kiểm toán phải bao gồm đầy đủ các thông tin và số liệu theo mẫu quy định chung, và có phần phân tích rõ những điểm cần lưu ý ở từng đơn vị. Phần giải thích số liệu phải rõ ràng, có những bằng chứng cụ thể để xác minh, nêu được nguyên nhân dẫn đến sự sai sót, vi phạm từ đó có những kiến nghị cụ thể để chấn chỉnh và hoàn thiện hệ thống kế toán ở đơn vị được kiểm toán. Mọi kết luận trong Báo cáo KTNB phải được chứng minh bằng các bằng chứng xác đáng theo yêu cầu, quy định và chuẩn mực kiểm toán. Đối với công tác kiểm tra sau KTNB Tuỳ theo tính chất và kết quả của mỗi cuộc kiểm toán, KTV nội bộ nên xác định thời gian và những vấn đề chủ yếu cần phải kiểm tra lại đối với đơn vị được kiểm toán, thông báo rõ thời gian sẽ quay lại kiểm tra và trực tiếp đến kiểm tra hoặc yêu cầu đơn vị đó gửi báo cáo để theo dõi sự tuân thủ, sửa chữa các vi phạm theo kiến nghị của KTV. Qua quá trình kiểm tra, nếu đánh giá thấy đơn vị đó thực hiện chưa nghiêm túc thì cần phải có những kiến nghị, biện pháp cụ thể hơn trình TGĐ để đôn đốc các đơn vị này thực hiện. Hoàn thiện công tác lưu trữ hồ sơ kiểm toán KTNB TCT phải chú trọng hơn nữa việc lập và lưu trữ hồ sơ kiểm toán. KTV nội bộ phải thu thập và lưu trong hồ sơ kiểm toán mọi tài liệu, thông tin cần thiết liên quan đến cuộc kiểm toán đủ để làm cơ sở cho việc hình thành ý kiến kiểm toán của mình và chứng minh rằng cuộc kiểm toán đã được thực hiện theo đúng các Chuẩn mực kiểm toán VN. Hồ sơ kiểm toán phải đầy đủ và chi tiết, được lưu trữ theo nguyên tắc trật tự để có thể dễ dàng khi tìm, nhưng vẫn phải đảm bảo an toàn, bí mật. Hồ sơ KTNB cần được lưu trữ thành hai loại: Hồ sơ KTNB chung và hồ sơ KTNB năm. Các giải pháp khác Bộ phận KTNB TCT sẽ hoạt động hiệu quả hơn nếu được các cá nhân, các đơn vị thành viên trong TCT hợp tác tốt. Điều đó đảm bảo cho quá trình tiến hành kiểm toán được thuận lợi, đầy đủ và chính xác hơn, các kiến nghị của KTV nội bộ được coi trọng hơn và có tác dụng thực tiễn hơn. Ngoài ra, KTNB TCT cần phải có sự phối kết hợp chặt chẽ hơn với các đơn vị kiểm toán độc lập bên ngoài để học hỏi các phương pháp, quy trình kiểm toán hiệu quả của kiểm toán độc lập, nhận các báo cáo kiểm toán độc lập để nắm rõ tình hình thực tế của đơn vị được kiểm toán; ngược lại kiểm toán độc lập có thể tiếp cận các số liệu, chứng từ, báo cáo… của KTNB để phục vụ cho công việc kiểm toán của mình. Sự phối hợp này sẽ tránh được sự trùng lặp công việc kiểm toán, hỗ trợ cho các bên khi thực hiện kiểm toán. Kiến nghị để thực hiện giải pháp hoàn thiện tổ chức KTNB ở TCT Kiến nghị với cơ quan Nhà nước: Hệ thống văn bản pháp lý của Nhà nước quy định về KTNB hiện nay còn rất sơ sài và đơn giản chỉ mang tính hướng dẫn nên chưa trở thành chỗ dựa cho các DN khi thực hiện. Nhà nước cần phải có sự rà soát, bổ sung và hoàn thiện hơn nữa đối với hệ thống các văn bản quy định về KTNB. Kiến nghị với các tổ chức nghề nghiệp: Sự phát triển của KTNB là sự tất yếu, và sẽ phát triển mạnh mẽ, do vậy cần có sự phối hợp thực hiện giữa Nhà nước và các tổ chức hội nghề nghiệp để nghiên cứu, xây dựng và bổ sung các nội dung, quy định, chuẩn mực có liên quan đến KTNB nhằm tạo điều kiện củng cố, hoàn thiện tổ chức KTNB tại các DN. Đồng thời xây dựng chương trình đào tạo, thi tuyển và cấp chứng chỉ KTV nội bộ như là một nghề nghiệp thực sự. Kiến nghị với bản thân TCT Khoáng sản – TKV: Để KTNB hoạt động hiệu quả và thực sự là công cụ quản lý hữu hiệu, từ HĐQT, Ban Kiểm soát, TGĐ đến các bộ phận liên quan cần phải quán triệt việc thực hiện các giải pháp nhằm giúp bộ phận KTNB thể hiện được tốt hơn vai trò, vị trí của mình. Coi trọng việc sử dụng các báo cáo kết quả KTNB, chú trọng đến các đề xuất, kiến nghị của KTNB. Hoàn thiện tổ chức KTNB tại TCT là một nhu cầu bức thiết song cũng không thể tiến hành một cách vội vàng mà phải theo một lộ trình nhất định để KTNB hoàn thành các công việc theo từng bước cơ bản từ xây dựng mô hình tổ chức bộ máy KTNB, hoàn thiện quy chế, quy trình KTNB, các mẫu biểu báo cáo và tuyển dụng nhân sự. KẾT LUẬN KTNB là một công cụ quản lý hữu hiệu đối với bất cứ DN nào biết tổ chức và tận dụng nó, đặc biệt trước xu thế hội nhập và sự phát triển mạnh của kinh tế thị trường hiện nay. Đối với DN có hoạt động trên quy mô lớn, ngành nghề kinh doanh đa dạng, phức tạp và phân bố rộng như TCT Khoáng sản – TKV thì việc xây dựng một tổ chức KTNB chuyên nghiệp, hoạt động có hiệu quả càng có vai trò quan trọng để hoạt động quản lý của TCT đạt hiệu quả cao, từ đó đảm bảo các mục tiêu kinh doanh của TCT. Do vậy, việc nghiên cứu Đề tài: “Hoàn thiện tổ chức KTNB tại Tổng công ty Khoáng sản – TKV” có ý nghĩa cả về lý luận và thực tiễn đối với bản thân TCT Khoáng sản – TKV và các DN ngành khai khoáng nói chung. Kết hợp giữa cơ sở lý luận và thực tế tại TCT Khoáng sản – TKV, Luận văn đã giải quyết được các vấn đề sau: 1. Luận văn đã hệ thống và làm rõ những lý luận cơ bản về KTNB trong DN; 2. Tóm lược được thực trạng tổ chức KTNB tại TCT Khoáng sản – TKV, đưa ra các nhận xét, đánh giá những mặt đã làm được và những vấn đề còn tồn tại trong tổ chức KTNB tại TCT; 3. Lý giải sự cần thiết phải hoàn thiện tổ chức KTNB và đề xuất các nguyên tắc, giải pháp cơ bản và kiến nghị để hoàn thiện tổ chức KTNB tại TCT Khoáng sản – TKV. ._.