Hoàn thiện tổ chức kế toán tại Xí nghiệp Dược phẩm 120 lấy tổ chức kế toán vật liệu làm ví dụ

p Dược phẩm 120 lấy tổ chức kế toán vật liệu làm ví dụ", đồng thời thông qua mô tả thực tế kết hợp phân tích để đề xuất ý kiến góp phần hoàn thiện tổ chức kế toán của đơn vị. Với mục đích kết hợp lý luận và thực tiễn, củng cố và vận dụng kiến thức đã học, đưa ra những phân tích cụ thể và kiến nghị cho đơn vị, bài viết của em, ngoài Lời mở đầu và Kết luận, gồm 3 phần chính: Phần I: Lý luận chung tổ chức kế toán trong doanh nghiệp. Phần II: Thực trạng tổ chức kế toán tại Xí nghiệp Dược phẩm 120. Phần III: Phương hướng hoàn thiện tổ chức kế toán tại Xí nghiệp Dược phẩm 120. Với yêu cầu nghiên cứu thực tế trong phạm vi môn học hạch toán kế toán, em đã sử dụng kết hợp các phương pháp chung: phương pháp nghiên cứu quan hệ biện chứng giữa kế toán với bộ phận quản lý và giữa các phần hành kế toán với nhau...và các một số phương pháp riêng như: mô tả và phân tích, sơ đồ và bảng biểu...để minh hoạ và hoàn thiện Chuyên đề thực tập của mình. Phần I: Lý luận chung về tổ chức kế toán trong doanh nghiệp Hệ thống kế toán được xem như là một hệ thống thông tin dùng để đo lường, xử lý và truyền đạt thông tin về tài chính của một đơn vị kinh tế. Sơ đồ 1: Quan hệ kế toán với hoạt động kinh doanh và hoạt động quản lý. Ra quyết định quản lý Hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Hệ thống kế toán doanh nghiệp - Quan sát - Phản ánh - Xử lý - Phân loại - Tổng hợp - Trình bày Kế toán được coi như là một hoạt động dịch vụ, nối giữa các hoạt động kinh doanh và những người làm quyết định. Thứ nhất, kế toán đo lường các hoạt động kinh doanh bằng cách phản ánh, ghi chép các dữ liệu. Thứ hai, qua xử lý phân loại và sắp xếp các dữ liệu này trở thành thông tin hữu ích. Thứ ba, thông tin này được tổng hợp, truyền đạt, qua hệ thống chứng từ sổ sách, đến những người ra quyết định. Người ta có thể nói rằng, các dữ kiện về hoạt động kinh doanh là đầu vào của hệ thống kế toán và những thông tin hữu ích cho người làm quyết định là đầu ra đã được hệ thống kế toán xử lý và cung cấp. Trong vài năm trở lại đây, xu thế quốc tế hoá, toàn cầu hoá đang diễn ra rất mạnh mẽ và càng mạnh mẽ sâu rộng hơn trong Thế kỷ 21 này. Hội nhập với quốc tế trên nền tảng các quan hệ song phương và đa phương đang là yêu cầu và xu hướng tất yếu của mỗi quốc gia. Trước xu thế đó, hệ thống kế toán Việt Nam cũng đang từng bước được cải cách và hoàn thiện cho phù hợp yêu cầu của cơ chế kinh tế mới trong nền kinh tế mở, phù hợp thông lệ và Chuẩn mực quốc tế. Trải qua 6 năm thực hiện Chương trình cải cách Kế toán Việt Nam 10 năm 1995-2005, hệ thống kế toán Việt Nam đã có sự phát triển đáng khích lệ trong việc tiếp cận và hình thành những nguyên tắc kế toán hiện đại của kinh tế thị trường, từng bước tạo dựng khuôn khổ pháp lý cho kế toán, kiểm toán trong môi trường chung của thông lệ quốc tế. Hệ thống Chuẩn mực Kế toán quốc gia đã bắt đầu được tạo lập, tạo môi trường tin cậy cho đầu tư và kinh doanh trên cơ sở chia sẻ kinh nghiệm với bạn bè quốc tế, vận dụng có chọn lọc thông lệ và Chuẩn mực quốc tế về kế toán và kiểm toán, phù hợp với tiến trình phát triển kinh tế, với năng lực quản lý tài chính ở Việt Nam. Bên cạnh đó, trong nền kinh tế thị trường, đứng trước nhu cầu cạnh tranh và xu thế hội nhập, các doanh nghiệp ngày càng đề cao vai trò của kế toán trong việc cung cấp những thông tin phục vụ nhu cầu quản lý bên trong doanh nghiệp bởi họ chẳng những cần số liệu chi tiết của kế toán như trước đây mà hơn thế, họ rất cần kế toán bằng ngôn ngữ của mình, thể hiện một cách chính xác các mục tiêu của doanh nghiệp thông qua các bản dự toán, giúp họ kiểm soát quá trình thực hiện mục tiêu và khi ra quyết định về quản lý. Chính vì vậy, bên cạnh kế toán tài chính, kế toán quản trị ra đời với tư cách là nhánh thứ hai trong hệ thống kế toán nhằm cung cấp tất cả thông tin kế toán đã được đo lường, xử lý và truyền đạt để sử dụng trong việc quản trị nội bộ của đơn vị. Hiện nay, trên thế giới, kế toán quản trị đang thực sự trở thành một công cụ đắc lực và có hiệu quả giúp các nhà quản lý trong việc ra quyết định về quản lý. ở Việt Nam, tuy Chế độ Kế toán ban hành theo Quyết định số 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ Tài chính về cơ bản khắc phục được hạn chế của hệ thống Kế toán Việt Nam trước đó nhưng còn chưa đề cập sâu đến kế toán quản trị, hơn nữa hệ thống Chuẩn mực Kế toán Việt Nam vẫn đang được từng bước soạn thảo và công bố, do vậy đòi hỏi có nhận thức đầy đủ, hướng dẫn cụ thể về kế toán quản trị ở Việt Nam đang là một nhu cầu hết sức bức thiết góp phần xây dựng và hoàn thiện hệ thống kế toán Việt Nam. Kế toán còn được hiểu là một nghề của quản lý hay một môn Hạch toán tác nghiệp với các bước kỹ thuật chuyên sâu trong quá trình từ ghi chép, xử lý phân tích các nghiệp vụ kinh tế trên chứng từ, sổ tài khoản đến lập báo cáo kế toán và khoá sổ. Sự thống nhất giữa các bước này cũng như quan hệ giữa chúng được thể hiện thông qua nguyên lý chung về tổ chức hạch toán kế toán. Tổ chức hạch toán kế toán là xây dựng mối liên hệ giữa các yếu tố cấu thành bản chất của hạch toán kế toán: chứng từ, tính giá, đối ứng kế toán và tổng hợp-cân đối thông qua tổ chức hệ thống ghi chép của kế toán trên chứng từ, sổ tài khoản và báo cáo kế toán cho các mục đích quản lý. Trên cơ sở đối tượng và nhiệm vụ của tổ chức hạch toán kế toán, nội dung tổ chức hạch toán kế toán bao gồm: Tổ chức bộ sổ kế toán Tổ chức công tác kế toán Tổ chức bộ máy kế toán Mỗi một tổ chức trên đều chứa đựng 4 yếu tố cơ bản của hệ thống hạch toán kế toán: chứng từ, tính giá, đối ứng kế toán, tổng hợp-cân đối và đều là những công việc không thể tách rời trong tổ chức hạch toán kế toán. Bởi vậy, tổ chức sổ kế toán là một trong những điều kiện để tổ chức tốt công tác kế toán, tổ chức khối lượng công tác kế toán là cơ sở để xây dựng bộ máy kế toán thích hợp nhằm tổ chức công tác kế toán hiệu quả, phục vụ yêu cầu quản lý tại đơn vị. Tổ chức hệ thống sổ kế toán thực chất là thiết kế khối lượng công tác hạch toán trên hệ thống sổ tài khoản theo một quy tắc nhất định trên cơ sở chứng từ kế toán nhằm mục đích lập báo cáo kế toán. Sổ tài khoản chính là phương tiện vật chất để thực hiện công tác kế toán. Nội dung tổ chức sổ kế toán: Xây dựng hệ thống các loại sổ với nhiệm vụ xác định loại sổ và số lượng sổ mỗi loại. Thiết kế nội dung, hình thức kết cấu của các sổ tài khoản mỗi loại. Xây dựng quy trình hạch toán trên sổ tạo thành nguyên tắc kế toán chung. Xây dựng mô hình ghi chép của cả hệ thống sổ hay còn gọi là hình thức tổ chức sổ kế toán. Hiện nay, hình thức tổ chức sổ kế toán đang dần được phát triển và hoàn thiện theo yêu cầu của công tác quản lý và công tác kế toán trong nền kinh tế cạnh tranh. Trong thực tế, nhiều nước trên thế giới đang có xu hướng sử dùng duy nhất 1 hình thức tổ chức sổ cho các doanh nghiệp. Khác với Mỹ chủ yếu áp dụng 1 hình thức sổ Nhật ký chung, ở Việt Nam hiện có 4 hình thức phổ biến: Hình thức Nhật ký chung Hình thức Nhật ký - Sổ cái Hình thức Chứng từ - Ghi sổ Hình thức Nhật ký - Chứng từ Hình thức Nhật ký-Sổ cái rất ít được áp dụng do tính chất cồng kềnh, mở rộng chiều ngang của sổ, hơn nữa sổ chỉ thích hợp cho đơn vị kinh doanh đơn giản, sử dụng rất ít tài khoản và lao động kế toán, trình độ quản lý và lao động kế toán thấp. Hệ thống sổ sách kế toán phải được thiết kế thích hợp với hệ thống tài khoản bởi sổ sách kế toán chính là phương tiện vật chất phản ánh, thể hiện tài khoản cùng nội dung phản ánh của tài khoản. Sổ sách kế toán có phù hợp với tài khoản thì mới phản ánh (bằng phương pháp đối ứng tài khoản) được nội dung kinh tế của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã được phân loại, tập hợp. Dựa vào đặc điểm vốn và quy mô nghiệp vụ của mình, đơn vị hạch toán tổ chức hệ thống sổ sách theo một hình thức sổ kế toán thống nhất và thích hợp, tổ chức công tác kế toán theo hình thức sổ đã áp dụng. Khối lượng tổ chức công tác hạch toán kế toán của một đơn vị hạch toán được quy định trong Điều lệ tổ chức Kế toán Nhà nước ban hành theo Quyết định 25-HĐBT ngày 18/3/1989. Khối lượng công tác kế toán trước hết được nhìn nhận theo từng giai đoạn của quá trình hạch toán: giai đoạn hạch toán ban đầu trên hệ thống chứng từ; giai đoạn hệ thống hoá, phân loại cho các chứng từ trên bộ sổ kế toán đã thiết kế; giai đoạn xử lý và chọn lọc để lập các báo cáo kế toán. Bên cạnh đó, tuỳ theo yêu cầu của quản lý, khối lượng công tác kế toán còn bao gồm khối lượng hạch toán tổng hợp cho đối tượng và hạch toán chi tiết cho một số đối tượng. Ngoài ra, khối lượng công tác kế toán còn được tổ chức trên hai hệ thống kế toán tài chính và kế toán quản trị đáp ứng nhu cầu cung cấp thông tin phục vụ chủ thể không những bên ngoài mà cả bên trong nội bộ đơn vị. Công tác kế toán phổ biến được tổ chức theo những phần việc riêng gọi là phần hành kế toán. Phần hành kế toán là khối lượng công tác kế toán gắn với một đối tượng cụ thể của hạch toán kế toán như: vốn bằng tiền, tài sản cố định, vật liệu đầu vào, chi phí sản xuất và tính giá thành, tiêu thụ và kết quả tiêu thụ... Từ đó, mỗi phần hành lại được phân chia logic từ tiền tại quỹ đến tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển; từ xây dựng cơ bản đến mua sắm và thanh lý hay nhượng bán tài sản cố định; từ thu mua đến dự trữ nguyên vật liệu; từ hạch toán chi phí trực tiếp cho từng loại hoạt động đến chi phí chung phân bổ cho từng loại hoạt động đó; từ dự trữ đến tiêu thụ hàng hoá, xác định và phân phối lợi nhuận;... Trong mỗi phần hành này, đơn vị hạch toán tiến hành tổ chức khép kín một quy trình kế toán từ giai đoạn hạch toán ban đầu đến đến giai đoạn ghi sổ tài khoản và kết thúc ở giai đoạn lập báo cáo kế toán. Và trong đó, có thể tiến hành hạch toán chi tiết, tổng hợp cho đối tượng trong phần hành. Do vậy, tổ chức công tác kế toán là xây dựng hệ thống chỉ tiêu thông tin theo các phần hành thông qua việc thiết kế khối lượng công tác kế toán theo 3 giai đoạn, theo mức độ chi tiết hay tổng hợp, theo nhu cầu quản lý bên trong hay bên ngoài. Theo đó, các phương pháp hạch toán kế toán: chứng từ, tính giá, đối ứng tài khoản, tổng hợp-cân đối gắn liền với 3 giai đoạn hạch toán của một chu trình khép kín và mối quan hệ giữa các phương pháp đó được cụ thể hoá thích hợp với mỗi phần hành cụ thể: Phương pháp chứng từ biểu hiện trên thực tế thông qua hệ thống bản chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ tại mỗi phần hành. Phương pháp tính giá biểu hiện qua cách thức xác định giá thành thực tế và các khoản mục chi phí tại mỗi phần hành. Phương pháp đối ứng tài khoản được biểu hiện qua các quan hệ đối ứng kế toán và cách ghi chép vào sổ tài khoản chi tiết, tổng hợp của mỗi phần hành. Phương pháp tổng hợp-cân đối biểu hiện thông qua hệ hệ thống báo biểu kế toán của kế toán tài chính và kế toán quản trị. Có thể nói, trình tự kế toán của mỗi phần hành được bắt đầu từ lập hoặc tiếp nhận chứng từ từ bên ngoài, kết hợp việc tính giá cho đối tượng hạch toán và luân chuyển chứng từ đến ghi chép, phản ánh chứng từ vào tài khoản và kết thúc bằng lập báo cáo kế toán và phân tích. Đồng thời, mỗi phần hành nằm trong một chu kỳ kế toán của đơn vị, quan hệ chặt chẽ với nhau tạo nên một báo cáo tổng thể về công tác kế toán của đơn vị đó. Tổ chức công tác kế toán tại mỗi phần hành cho mỗi công việc cụ thể trong phần hành đó, trước hết phải nắm bắt được đặc điểm của đối tượng tổ chức hạch toán và yêu cầu của quản lý đối với công tác hạch toán đối tượng đó, từ đó xác định nhiệm vụ tổ chức hạch toán từ giai đoạn lập chứng từ đến giai đoạn lên báo cáo. Ví dụ: Muốn tổ chức công tác kế toán cho phần hành kế toán vật liệu, trước hết phải tìm hiểu đặc điểm của đối tượng hạch toán là vật liệu và yêu cầu của quản lý đối với tổ chức kế toán vật liệu, từ đó xác định nhiệm vụ của tổ chức. Vật liệu là đối tượng lao động đã qua tác động của lao động con người, được các đơn vị sản xuất sử dụng làm chất liệu ban đầu cấu thành hình thái thực thể sản phẩm. Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh, vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất và giá trị của vật liệu được chu chuyển một lần hoàn toàn vào giá trị của sản phẩm mới tạo ra. Chất lượng vật liệu có tác động trực tiếp tới chất lượng sản phẩm sản xuất ra. Chi phí vật liệu lại chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất, trong giá thành sản phẩm. Do đó, việc tiết kiệm chi phí vật liệu mà vẫn bảo đảm chất lượng và cung cấp kịp thời, đầy đủ là đòi hỏi đầu tiên cho các nhà doanh nghiệp khi bắt đầu một chu kỳ sản xuất kinh doanh. Muốn vậy, doanh nghiệp phải quản lý chặt chẽ vật liệu về các mặt số lượng, chất lượng và giá cả chi phí thu mua. Quản lý vật liệu là yếu tố khách quan của mọi nền sản xuất xã hội. Trong điều kiện ngày nay, một khi nền sản xuất ngày càng mở rộng cả chiều rộng lẫn chiều sâu thì việc sử dụng vật liệu một cách tiết kiệm, hợp lý và có kế hoạch ngày càng được coi trọng. Công tác quản lý vật liệu đã trở thành yêu cầu của phương thức kinh doanh trong nền kinh tế thị trường với sự cạnh tranh gay gắt nhằm hướng tới hao phí vật tư ít nhất và hiệu quả kinh tế cao nhất. Công tác quản lý vật liệu yêu cầu cung cấp các thông tin về số lượng, chủng loại, chất lượng, giá trị vật liệu nhập, xuất, tồn cũng như định mức tiêu hao và định mức dự trữ ở tất cả các khâu, từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ đến khâu sử dụng. Vì vậy, tổ chức kế toán vật liệu có nhiệm vụ tổ chức phân loại và đánh giá thống nhất các loại vật liệu; tổ chức hệ thống chứng từ, sổ chi tiết, sổ tổng hợp theo phương pháp hạch toán hàng tồn kho thích hợp; tổ chức hệ thống báo cáo kế toán vật liệu trên báo cáo bộ phận và báo cáo tổng thể theo yêu cầu quản lý. Nếu như tổ chức công tác kế toán là thiết kế khối lượng công tác kế toán trên hệ thống các loại chứng từ, sổ chi tiết, tổng hợp và báo cáo kế toán thì tổ chức công tác kế toán vật liệu là thiết kế khối lượng công tác kế toán của phần hành vật liệu trên hệ hệ thống chứng từ, sổ sách và báo cáo sử dụng cho phần hành kế toán vật liệu. Trên cơ sở đối tượng và nhiệm vụ, nội dung tổ chức công tác kế toán bao gồm các bước sau: Bước 1: Tổ chức giai đoạn hạch toán ban đầu bao gồm việc kết hợp tổ chức chứng từ và tính giá. Do các chu kỳ sản xuất luôn nối tiếp nhau, do mỗi phần hành luôn có sự đan xen trong chu kỳ đó nên đối với một số phần hành việc tổ chức đánh giá cho đối tượng hạch toán thường được thực hiện trước hoặc song song với tổ chức chứng từ cho đối tượng đó, nhưng đối với một số phần hành khác việc tính giá phải dựa vào công tác ghi sổ tài khoản của phần hành trước đó mới thực hiện được. Ví dụ: Tổ chức tính giá cho vật liệu xuất kho có thể được thực hiện trước khi tổ chức chứng từ cho nghiệp vụ xuất kho và trị giá vốn vật liệu xuất được xác định ngay sau mỗi lần phát sinh nghiệp vụ nhưng cũng có thể tính giá sau khi lập chứng từ, khi mà giá trị xuất thực tế chỉ xác định được khi kết thúc kỳ hạch toán. Tổ chức phân loại và đánh giá cho mỗi đối tượng: Dựa trên những tiêu chí nhất định và yêu cầu quản lý cũng như đặc thù riêng của đơn vị hạch toán, tổ chức phân loại cho từng đối tượng. Việc phân loại thích hợp sẽ tạo thuận lợi cho công tác kế toán và công tác quản lý. Tổ chức đánh giá cho từng loại đối tượng đã phân loại nhằm xác định giá trị hạch toán vào chứng từ, sổ sách một cách phù hợp, chính xác, thống nhất và có hệ thống. Trên cơ sở đó, tiến hành so sánh, đối chiếu giữa các loại với nhau và với chỉ tiêu tổng hợp các loại đối tượng đó. Tổ chức tính giá có thể tiến hành theo nhiều phương pháp khác nhau tuỳ theo đối tượng tính giá và đặc điểm của đơn vị hạch toán nhưng lựa chọn tính giá theo phương pháp nào thì phải nhất quán trong suốt cả kỳ kế toán. Việt Nam cũng giống 1 số nước trên thế giới, ví dụ như Mỹ cũng thông qua hai hệ thống song song là hệ thống kê khai thường xuyên và hệ thống kiểm kê định kỳ với các phương pháp khác nhau: phương pháp nhận diện cụ thể, bình quân gia quyền, phương pháp nhập trước xuất trước hay nhập sau xuất trước, đánh giá hàng tồn kho. Nhưng, bên cạnh đó, kế toán Mỹ có thể đánh giá giá trị sử dụng còn lại của hàng tồn kho thông qua báo cáo hàng tồn kho theo mức thấp của chi phí hoặc thị giá với thị giá là giá thay thế của hàng tồn kho vào ngày lập Bảng tổng kết tài sản. Còn ở Việt Nam sử dụng phương pháp hệ số giá và phương pháp tính theo giá thực tế hàng tồn kho lần nhập cuối cùng. Tổ chức tính giá cũng phải xác định đối tượng để tính giá phù hợp với đối tượng thu mua, sản xuất hoặc tiêu thụ, xác định chi phí tập hợp liên quan trực tiếp hay gián tiếp đến đối tượng cũng như lựa chọn tiêu thức phân bổ chi phí chung cho các loại đối tượng một cách hợp lý. Đối với công việc tổ chức phân loại vật liệu trong quá trình tổ chức kế toán vật liệu tại các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay, nhìn chung, vật liệu được chia thành các loại: Nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, vật liệu, thiết bị xây dựng cơ bản, phế thải. Tuỳ đặc điểm kinh doanh và quy mô sản xuất của đơn vị, vật liệu còn được phân chia theo các cách khác nhau và phân chia chi tiết, tỷ mỷ hơn theo yêu cầu của quản lý. Từ đó, đơn vị có sự lựa chọn phương pháp đánh giá vật liệu nhập, xuất trong kỳ hợp lý. Đánh giá vật liệu là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của vật liệu theo những nguyên tắc nhất định, bảo đảm yêu cầu chân thực, thống nhất. Tính giá vật liệu nhằm mục đích xác định giá trị ghi sổ của vật liệu để thực hiện chức năng ghi chép trên chứng từ, sổ sách, báo cáo bằng tiền các loại vật liệu. Đánh giá vật liệu nhập kho được thực hiện theo nguyên tắc chung là tính theo giá phí thực tế. Cơ sở để tính giá vật liệu là các chứng từ kế toán và căn cứ tính giá nhập một vật liệu tuỳ thuộc vào nguồn nhập của vật liệu đó. Bên cạnh việc đánh giá vật liệu nhập kho, đánh giá vật liệu xuất dùng có ý nghĩa rất lớn trong việc quyết định quy mô phí vật liệu trong giá phí sản phẩm mới và độ lớn dự trữ vật liệu ngày cuối kỳ. Trong các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay, có nhiều phương pháp đánh giá vật liệu xuất kho nhưng cho dù mục đích xuất kho khác nhau thì giá thực tế lượng xuất phải được xác định theo phương pháp đã đăng ký áp dụng và phải bảo đảm tính nhất quán trong niên độ kế toán. Về nguyên tắc, vật liệu nhập theo giá nào, thì xuất kho theo giá đó. Song trên thực tế do giá thực tế từng đợt nhập biến động rất khác nhau nên việc tính giá đầy đủ của vật liệu mỗi loại tại thời điểm xuất dùng hết sức phức tạp. Vì vậy, có thể tính gần đúng giá thực tế vật liệu xuất kho theo một số phương pháp phổ biến sau: Phương pháp giá thực tế bình quân gia quyền Phương pháp giá thực tế đích danh Phương pháp nhập trước, xuất trước Phương pháp nhập sau, xuất trước Phương pháp giá hạch toán Phương pháp tính giá thực tế vật liệu xuất kho tính theo vật liệu tồn kho cuối kỳ (tính theo giá mua thực tế lần cuối cùng) Mỗi phương pháp đều có ưu nhược điểm riêng, đơn vị hạch toán cần có sự cân nhắc, chọn lựa kỹ càng để vừa phù hợp với Chế độ kế toán nói chung vừa phù hợp với đặc điểm kinh doanh của đơn vị. Với một đơn vị hạch toán, phương pháp đã lựa chọn có thể là tối ưu nhưng với một đơn vị khác thì phương pháp đó lại rất bất hợp lý. Tổ chức chứng từ: Tổ chức chứng từ là tổ chức vận dụng phương pháp chứng từ trong ghi chép kế toán để ban hành và vận dụng chế độ để thiết kế khối lượng công tác hạch toán ban đầu trên hệ thống các văn bản chứng từ hợp lý, hợp pháp theo một quy trình luân chuyển nhất định nhằm tổ chức hạch toán thông tin ban đầu cho quản lý. Tổ chức chứng từ cho kế toán phần hành gồm 3 nội dung chính: Trên cơ sở danh mục chứng từ và cấu trúc của chứng từ đã được xây dựng phù hợp với công tác quản lý và hạch toán đối tượng, tổ chức tạo lập chứng từ thông qua: Lựa chọn loại chứng từ theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ Chọn phương tiện kỹ thuật làm chứng từ Quy định thời gian luân chuyển cho 1 loại chứng từ Chứng từ được lập theo mẫu do Nhà nước quy định và có đầy đủ chữ ký của những người liên quan mới được coi là hợp lệ và hợp pháp. Khi có sai sót xảy ra, tốt nhất nên huỷ và lập lại chứng từ mới, đồng thời vẫn bảo đảm số thứ tự liên tục của chứng từ. Tổ chức kiểm tra chứng từ Kiểm tra tính trọn bộ của chứng từ cho nghiệp vụ phản ánh. Kiểm tra hình thức trình bày các yếu tố trên chứng từ. Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của từng yếu tố trên chứng từ. Tổ chức kiểm tra được tiến hành trước khi ghi sổ và sau khi quyết toán nhằm bảo đảm chất lượng thông tin kế toán trước khi vào sổ và xác nhận tính chính xác, đúng đắn của thông tin ghi trên chứng từ. Tổ chức luân chuyển, sử dụng chứng từ từ nơi lập đến nơi có nhu cầu sử dụng, đến kế toán phần hành để ghi sổ đồng thời bảo quản và lưu trữ chứng từ: Phân loại chứng từ theo từng loại nghiệp vụ, từng thời điểm phát sinh... Lập định khoản kế toán cho chứng từ Ghi định khoản trên sổ kế toán theo cách thức tổ chức sổ tại đơn vị. Bảo quản, lưu trữ chứng từ đúng quy định. Tổ chức chứng từ nhập, xuất vật liệu được thực hiện như sau: Loại chứng từ cần sử dụng cho nghiệp vụ xuất, nghiệp vụ nhập: Chứng từ ban đầu: Hoá đơn bán hàng của bên cung cấp, Lệnh xuất, Hợp đồng hay Báo cáo dự kiến mua vật liệu,... Chứng từ vật tư: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Biên bản kiểm nghiệm, Hoá đơn kiêm phiếu xuất, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, Biên bản kiểm kê... Xây dựng và thực hiện quy trình luân chuyển chứng từ nhập, xuất vật liệu theo mô hình chung: Sơ đồ 2: Quy trình luân chuyển chứng từ vật tư Người có nhu cầu Người có trách nhiệm Kế toán vật liệu Nghiệp vụ Bảo quản Chứng từ Lập, ký duyệt Ghi sổ lưu trữ ban đầu chứng từ Như vậy, trong mô hình trên đã bao hàm đầy đủ các bước của tổ chức chứng từ từ tạo lập chứng từ, kiểm tra chứng từ cho đến bảo quản, lưu trữ các chứng từ. Các bước đều gắn với chức năng, nhiệm vụ từng bộ phận hay cá nhân bảo đảm việc hình thành, luân chuyển chứng từ được liên tục và hợp lệ góp phần tăng cường hiệu quả quản lý tài chính. Bước 2: Tổ chức giai đoạn ghi sổ kế toán cho từng loại nghiệp vụ phát sinh trong phần hành. Trước hết, tuỳ theo yêu cầu của quản lý chi tiết cho đối tượng hạch toán nào thì đơn vị tổ chức hạch toán chi tiết cho đối tượng đó. Căn cứ vào hệ thống sổ kế toán đã được xây dựng ở nội dung đầu tiên của tổ chức hạch toán kế toán, lựa chọn loại sổ chi tiết sử dụng cho từng đối tượng hạch toán. Tuỳ đặc điểm, yêu cầu chi tiết đối tượng của đơn vị theo tiêu thức nào mà sổ chi tiết được sử dụng phù hợp. Số lượng và mức độ chi tiết của sổ chi tiết phụ thuộc đối tượng cần chi tiết. Thực hiện quy trình hạch toán theo phương pháp đối ứng kế toán trên hệ thống sổ chi tiết: Sơ đồ 3: Quy trình hạch toán chi tiết Chứng từ Sổ chi tiết Sổ tổng hợp chi tiết Báo cáo (Bảng kê chứng từ) Sổ tổng hợp Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, định kỳ Quan hệ đối chiếu Có thể thấy rõ quy trình này thông qua tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu nhập, xuất: Loại sổ sử dụng: Sổ kho: theo dõi theo từng kho, từng thứ vật liệu về chỉ tiêu hiện vật. Sổ chi tiết vật liệu: Tuỳ theo phương pháp hạch toán chi tiết có loại sổ tương ứng, phổ biến tại các đơn vị hiện nay là: Sổ chi tiết thẻ song song, Sổ số dư, Sổ luân chuyển, Bảng luỹ kế nhập-xuất-tồn. Đối với phương pháp thẻ song song: Tại kho, Thủ kho mở Thẻ kho để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho về mặt số lượng hiện vật. Mỗi loại vật liệu được theo dõi trên một Thẻ kho và được ghi trên cơ cở chứng từ nhập, xuất. Tại phòng kế toán, Kế toán vật liệu nhận chứng từ từ Thủ kho, mở Sổ kế toán chi tiết vật liệu tương ứng với Thẻ kho để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho của vật liệu cả về số lượng và giá trị. Mỗi chứng từ nhập, xuất ghi 1 dòng trên sổ chi tiết. Cuối tháng, cộng sổ để lập Bảng tổng hợp chi tiết. Như vậy, phương pháp này cho phép đối chiếu sổ chi tiết với Thẻ kho và sổ tổng hợp nhưng lại có sự ghi chép trùng lặp giữa Thủ kho và kế toán viên. Đối với phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: Tại kho, việc ghi chép được thực hiện trên Thẻ kho tương tự phương pháp thẻ song song. Tại phòng kế toán, Kế toán vật liệu mở Sổ đối chiếu luân chuyển để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn cả về số lượng và giá trị nhưng chỉ ghi 1 lần vào cuối tháng trên cơ sở Bảng kê nhập và Bảng kê xuất. Mỗi loại vật liệu chiếm 1 dòng trên sổ. Tuy nhiên, vì đặc điểm này, công việc ghi chép bị dồn vào cuối tháng, ảnh hưởng đến tính kịp thời của thông tin được cung cấp. Đối với phương pháp sổ số dư: Tại kho, công việc ghi Thẻ kho giống hai phương pháp trên. Nhưng định kỳ, tập hợp chứng từ lập phiếu giao nhận chứng từ, đến cuối tháng, cộng Thẻ kho để ghi vào Sổ số dư về chỉ tiêu số lượng. Tại phòng kế toán: Kế toán vật liệu định kỳ tiếp nhận phiếu giao nhận chứng từ tại kho, ghi đơn giá, thành tiền để lập Bảng luỹ kế nhập-xuất-tồn. Cuối tháng, kế toán ghi Sổ số dư về chỉ tiêu giá trị để đối chiếu với Bảng luỹ kế nhập-xuất-tồn. Phương pháp này tránh được ghi chép trùng lặp của hai phương pháp trên nhưng lại dễ xảy ra sai sót, gian lận nếu không được thường xuyên kiểm tra. Song song với kênh hạch toán chi tiết như trên, kế toán phần hành cũng căn cứ vào chứng từ gốc để tiến hành ghi sổ tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên nguyên tắc đối ứng tài khoản. Tuỳ theo hình thức tổ chức hệ thống sổ tài khoản mà đơn vị áp dụng, kế toán viên lựa chọn loại sổ tổng hợp và thực hiện quy trình hạch toán trên sổ phù hợp với quy định của Chế độ kế toán hiện hành. - Quy định loại tài khoản và loại sổ cần mở và số lượng mỗi loại. - Tuỳ hình thức sổ kế toán đơn vị đang áp dụng để thực hiện quy trình hạch toán trên hệ thống Sổ tổng hợp đã lựa chọn theo nguyên tắc đối ứng tài khoản cho đối tượng, nghiệp vụ cần hạch toán. Sơ đồ 4: Quy trình hạch toán tổng hợp Chứng từ Sổ tổng hợp Sổ cái các TK Báo cáo (Bảng kê chứng từ) Sổ tổng hợp chi tiết Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, định kỳ Quan hệ đối chiếu Tổ chức ghi sổ tổng hợp cho nhập, xuất, tồn vật liệu cần sử dụng các tài khoản như: 152, 111, 112, 141, 331, 621, 627,... Nếu đơn vị áp dụng hình thức sổ "Nhật ký chung" để tổ chức bộ sổ kế toán thì các loại sổ sử dụng là: sổ Nhật ký mua hàng, Nhật ký chung, Sổ cái TK 152,...và việc vận dụng quan hệ đối ứng cho ghi sổ được tiến hành theo quy trình: hàng ngày song song với kênh hạch toán chi tiết, kế toán vật liệu tập hợp chứng từ nhập, xuất vật liệu hoặc Bảng kê chứng từ để ghi các sổ nhật ký. Định kỳ hay cuối tháng chọn lọc, tổng hợp các số liệu ghi vào Sổ cái TK 152. Số dư, số phát sinh của TK 152 được phản ánh 1 dòng trên Bảng cân đối phát sinh để đối chiếu với Sổ tổng hợp chi tiết. Nếu đơn vị áp dụng hình thức "Chứng từ-ghi sổ" thì kế toán vật liệu cũng dựa vào số liệu trên chứng từ hoặc Bảng kê chứng từ để lập Chứng từ ghi sổ riêng cho nghiệp vụ nhập, riêng cho nghiệp vụ xuất, cuối tháng hoặc định kỳ lên sổ Cái và Bảng cân đối phát sinh đối chiếu với kênh hạch toán chi tiết vật liệu. Nếu đơn vị áp dụng hình thức "Nhật ký-chứng từ" thì quy trình hạch toán chi tiết và tổng hợp thường tiến hành lồng ghép trên một hệ thống sổ để lập báo cáo vật liệu đầy đủ. Các loại sổ thường dùng: Sổ chi tiết 331, Nhật ký chứng từ số 1,2,5,7,10,..., Bảng kê số 4, 11,... Sổ cái TK 152. Căn cứ chứng từ gốc và chứng từ vật tư, Kế toán vật liệu tiếp nhận từ Thủ kho đồng thời ghi số liệu cho sổ chi tiết liên quan và các nhật ký, bảng kê, bảng phân bổ để phản ánh vào Nhật ký chứng từ số 7, ghi Sổ cái 152 và kết xuất báo cáo vật liệu. Quy trình hạch toán chi tiết và tổng hợp thực hiện trên cơ sở phương pháp đối ứng tài khoản, theo nguyên tắc ghi sổ kép, có vai trò nối liền việc lập chứng từ và việc khái quát hoá tình hình kinh tế bằng báo cáo kế toán. Bước 3: Từ hệ thống sổ chi tiết và sổ tổng hợp, Kế toán tổng hợp tập hợp số liệu để lên báo cáo tài chính và báo cáo quản trị. Báo cáo tài chính tổng hợp tất cả phần hành trong đơn vị thường yêu cầu 4 báo cáo chính sau: Bảng cân đối kế toán. Báo cáo kết quả kinh doanh. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Bảng thuyết minh. Báo cáo quản trị thường có 4 loại: Báo cáo phản ánh tình hình TSCĐ và nguồn vốn sản xuất kinh doanh. Báo cáo phản ánh tình hình chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Báo cáo phản ánh tình hình chi phí và kết quả tiêu thụ. Báo cáo phản ánh quỹ xí nghiệp, vốn bằng tiền và tín dụng. Báo cáo vật liệu thường gồm: bảng báo cáo thu mua vật liệu, báo cáo tình hình nhập-xuất-tồn tất cả các loại vật liệu theo tháng, quý, năm,... tuỳ theo yêu cầu quản lý trong đơn vị. Báo cáo kế toán thông qua phương pháp tổng hợp-cân đối cung cấp những thông tin khái quát, tổng hợp nhất về vốn mà các bước tổ chức hạch toán trước đó như chứng từ, tính giá, ghi sổ tài khoản không thể cung cấp được. Những thông tin này có ý nghĩa to lớn cho các quyết định quản lý có tính chiến lược. Các phương pháp hạch toán kế toán thể hiện trong tổ chức công tác kế toán ở mỗi giai đoạn hạch toán trên không thể tiến hành một cách riêng biệt. Do vậy, tổ chức công tác kế toán không thể tách rời 3 giai đoạn hạch toán trong một chu kỳ kế toán. Mỗi giai đoạn hạch toán trong phần hành kế toán có vị trí khác nhau trong quá trình ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế và tạo tiền đề cần thiết để tiếp tục thực hiện giai đoạn tiếp sau. Quá trình phản ánh của kế toán được bắt đầu bởi việc lập chứng từ, các thông tin từ chứng từ được phản ánh trên các tài khoản và kết thúc bằng việc tổng hợp trên hệ thống báo biểu kế toán. Mỗi bước trong chu trình kế toán: chứng từ, tính giá, đối ứng kế toán và tổng hợp-cần đối đáp ứng một yêu cầu khác nhau trong quản lý các đối tượng kế toán và đồng thời chúng tạo thành một tổng thể hoàn chỉnh các phương tiện để kế toán giám đốc và quản lý tài chính. Khối lượng công tác kế toán phân chia 3 giai đoạn, gắn liền với từng phần hành kế toán thực hiện thông qua yếu tố con người được tổ chức thành 1 bộ máy kế toán. Tổ chức bộ máy kế toán bao hàm tổ chức mô hình bộ máy và tổ chức lao động kế toán trong bộ máy Cũng tuân theo cách phân chia mô hình kế toán của nhiều quốc gia trên thế giới, mô hình tổ chức bộ máy tại các doanh nghệp Việt Nam về cơ bản có 3 kiểu tổ chức: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung: đơn vị chỉ mở một bộ sổ kế toán, tổ chức một bộ máy kế toán để thực hiện tất cả các giai đoạn hạch toán ở mọi phần hành kế toán. Trường hợp đơn vị kế toán có đơn vị trực thuộc thì đơn vị trực thuộc chỉ đư._.ợc thực hiện giai đoạn hạch toán ban đầu theo chế độ báo sổ. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán: bộ máy tổ chức được phân thành cấp kế toán trung tâm và kế toán trực thuộc. Kế toán cơ sở trực thuộc mở bộ sổ kế toán riêng thực hiện toàn bộ khối lượng công tác kế toán phần hành từ giai đoạn hạch toán ban đầu tới giai đoạn lập báo cáo kế toán lên kế toán trung tâm. Kế toán trung tâm chỉ là nơi thực hiện khâu tổng hợp số liệu báo cáo của cơ sở, lập báo cáo tổng thể toàn đơn vị. Đây là mô hình được áp dụng phổ biến ở các nước phát triển trên thế giới như Mỹ, Anh, Pháp... Mô hình tổ chức bộ máy kế toán hỗn hợp: tổ chức bộ máy theo kiểu nửa tập trung, nửa phân tán do sự kết hợp đặc trưng của cả mô hình kế toán tập trung và mô hình kế toán phân tán. Dù vận hành theo mô hình bộ máy kế toán nào đơn vị hạch toán vẫn cần phải tổ chức lao động kế toán thông qua sự lựa chọn, sắp xếp, phân công con người tạo mối liên hệ dọc ngang một cách hợp lý trong bộ máy đó. Dựa trên các nguyên tắc: bất vị thân, bất kiêm nhiệm, hiệu quả và tiết kiệm, chuyên môn hoá và hợp tác lao động..., thứ nhất,tổ chức xây dựng đội ngũ lao động kế toán với 2 nhiệm vụ là xác định số lượng người lao động và chất lượng chuyên môn gắn với từng phần hành trong công tác kế toán; thứ hai, tổ chức phân công lao động theo hệ thống quản lý tài chính, theo các phần hành công việc nhằm thiết lập mối quan hệ lao động trong bộ máy kế toán. Trong bộ máy kế toán, mỗi kế toán viên và kế toán tổng hợp đều có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn riêng về khối lượng công tác kế toán được giao. Kế toán phần hành có thể chuyên môn hoá sâu theo từng phần hành hoặc có thể kiêm nhiệm một số phần hành mà vẫn đảm các nguyên tắc nêu trên. Kế toán phần hành quản lý trực tiếp, ghi chép, tổng hợp, phản ánh đối tượng kế toán phần hành từ giai đoạn hạch toán ban đầu trên hệ thống chứng từ tới giai đoạn ghi sổ kế toán phần hành và lập báo cáo phần hành được giao. Kế toán tổng hợp có nhiệm vụ thực hiện công tác kế toán cuối kỳ, tổng hợp tất cả các phần hành, ghi sổ cái và lập báo cáo nội bộ và cho bên ngoài đơn vị theo yêu cầu, hoàn tất một chu trình kế toán khép kín, bảo đảm tổ chức công tác kế toán hiệu quả. Quan hệ lao động trong bộ máy có thể được thể hiện theo một trong ba cách tổ chức: Bộ máy kế toán tổ chức theo kiểu trực tuyến: kế toán trưởng trực tiếp điều hành các nhân viên kế toán phần hành không thông qua khâu trung gian nhận lệnh. Bộ máy kế toán tổ chức theo kiểu trực tuyến tham mưu: hình thành bởi mối liên hệ trực tiếp như cách tổ chức trên nhưng có tính chất tham mưu giữa kế toán trưởng và kế toán phần hành. Bộ máy kế toán tổ chức theo kiểu chức năng: kế toán trưởng chỉ đạo kế toán phần hành thông qua các trưởng phòng (ban) kế toán. Mô hình kế toán trực tuyến và chức năng được xem là phổ biến ở các nước trên thế giới hơn cả. Còn ở Việt Nam, do tổ chức kế toán tập trung lại mang nhiều tính chất chỉ đạo, quy mô vốn không lớn nên mô hình trực tuyến áp dụng tương đối rộng rãi tại các doanh nghiệp. Như vậy, trong một đơn vị hạch toán, tổ chức tốt công tác kế toán luôn đi liền với tổ chức tốt bộ sổ kế toán và tổ chức tốt bộ máy kế toán. Phần II Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Xí nghiệp Dược phẩm 120 So sánh với lý luận chung về tổ chức kế toán trong doanh nghiệp đã trình bày ở phần I, thực trạng tổ chức kế toán tại Xí nghiệp Dược phẩm 120 có gì giống và khác? Muốn vậy, trước hết cần phải nắm bắt được những đặc điểm cơ bản nhất về Xí nghiệp, bắt đầu từ quá trình hình thành phát triển cho đến cách thức tổ chức sản xuất và tổ chức quản lý của Xí nghiệp. Xí nghiệp Dược phẩm 120 là một đơn vị kinh tế quốc phòng thuộc ngành Hậu cần quân đội, trực thuộc Tổng Công ty Dược phẩm và trang thiết bị y tế quân đội. Xí nghiệp được thành lập vào ngày 1/5/1973 theo Quyết định số 100/QĐ-CQY ngày 15 tháng 4 năm 1973 của Cục Quân y với tên gọi ban đầu là Xưởng XY2. Trải qua gần 30 năm xây dựng và trưởng thành, cùng với nhiều biến động của xã hội từ khi thành lập cho đến nay, các thế hệ cán bộ, công nhân viên của Xí nghiệp đã không ngừng phấn đấu vươn lên, lao động hết mình để duy trì hoạt động sản xuất các loại thuốc chữa bệnh phục vụ quân đội và nhân dân cả nước. Với sự năng động và sáng tạo của mình, Xí nghiệp đã phát triển lớn mạnh về mọi mặt cả chiều rộng lẫn chiều sâu. Trong những năm kháng chiến chống Mỹ cứu nước, nhiệm vụ chính của đơn vị là nhanh chóng củng cố lực lượng, bắt tay vào sản xuất các loại thuốc phục vụ chiến trường. Xưởng XY2 đã góp phần không nhỏ làm nên những thắng lợi vẻ vang của quân đội. Từ sau giải phóng đến năm 1981, sản phẩm của Xưởng chủ yếu vẫn là các loại thuốc phục vụ đơn vị, bệnh viện trong quân đội dưới sự chỉ đạo và cung cấp vật liệu của Cục Quân y. Tháng 7/1981, Đảng uỷ Cục Quân y quyết định đổi tên Xưởng XY2 thành Xí nghiệp Dược phẩm 120. Ngày 7/5/1992, theo Quyết định 338/HĐBT, Xí nghiệp chính thức được công nhận là một doanh nghiệp Nhà nước hạch toán độc lập theo cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước. Là một doanh nghiệp ra đời trong bối cảnh nền kinh tế Việt Nam mới xoá bỏ cơ chế bao cấp, chuyển sang cơ chế thị trường Xí nghiệp Dược phẩm 120 đang phải đương đầu với những khó khăn không nhỏ về vật chất lẫn những tác động xấu của quy luật cạnh tranh gay gắt. Nhưng, với ý chí quyết tâm của mình, lãnh đạo Xí nghiệp cùng toàn thể cán bộ công nhân viên đã mạnh dạn cải tiến kỹ thuật công nghệ, đầu tư trang thiết bị kỹ thuật, nghiên cứu tạo ra những loại thuốc có đủ sức cạnh tranh đáp ứng yêu cầu khám chữa bệnh trong cả nước. Vì vậy, kết quả sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp ngày càng tăng cao, sản phẩm của Xí nghiệp ngày càng có uy tín trên thị trường. Do những thành tích đáng kể, năm 1995, Xí nghiệp được tặng danh hiệu Anh hùng Lực lượng vũ trang nhân dân với: Tên giao dịch: Xí nghiệp Dược phẩm 120 Tên viết tắt: XNDP 120 Trụ sở chính: số 8 Tăng Bạt Hổ - Hà Nội Hiện nay, đội ngũ lao động của Xí nghiệp gồm 230 người, trong đó có 35 lao động gián tiếp. Nhờ có dây chuyền sản xuất hiện đại, máy móc đạt tiêu chuẩn kỹ thuật trong nước và quốc tế, mỗi năm sản lượng của Xí nghiệp tăng thêm 1 tỷ thuốc viên, hơn 500 triệu thuốc tiêm. Xí nghiệp cũng đang áp dụng chế độ tiền lương mới để bảo đảm cải thiện và nâng cao đời sống người lao động. Với những thành tựu đã đạt được, Xí nghiệp Dược phẩm 120 ngày nay được đánh giá là một trong những doanh nghiệp làm ăn có hiệu quả. Sự hiệu quả này còn được thể hiện qua một số chỉ tiêu kinh tế tổng hợp dưới đây: Bảng 1: Một số chỉ tiêu hoạt động kinh doanh qua các năm Stt Chỉ tiêu Năm 1998 Năm 1999 Năm 2000 1 Tổng vốn lưu động 3.562.500.000 3.980.785.000 5.750.000.000 2 Tổng doanh thu 17.980.235.056 18.958.237.200 20.857.692.233 3 Lợi nhuận trước thuế 400.523.164 450.002.987 524.403.956 4 Các khoản nộp NS 138.810.200 145.680.371 167.809.265 5 Thu nhâp bình quân 610.000 650.500 750.500 Xí nghiệp không chỉ thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế với Nhà nước, hoàn thành kế hoạch sản xuất cấp trên giao mà còn tạo thêm nhiều công ăn, việc làm, nâng cao đời sống, phúc lợi và nhiều chế độ khác cho người lao động. Tóm lại, Xí nghiệp Dược phẩm 120 cùng với sự nỗ lực phát triển liên tục trong suốt mấy chục năm qua đã và đang khẳng định vai trò quan trọng của mình trong hệ thống ngành Công nghiệp Dược ở Việt Nam cũng như tính đúng đắn và năng động sáng tạo của đội ngũ lãnh đạo, của toàn thể cán bộ công nhân viên trong Xí nghiệp từ khi ra đời cho đến nay. Vừa là một doanh nghiệp trong đội hình thống nhất của Tổng Công ty vừa là Viện bào chế độc lập, có nhiệm vụ bào chế thuốc ở quy mô công nghiệp, sản phẩm chính của Xí nghiệp là những hàng hoá đặc biệt, liên quan trực tiếp tới hiệu lực của công tác điều trị, phòng bệnh; tới sinh mạng và sức khoẻ của con người. Xí nghiệp phải trực tiếp tổ chức triển khai quản lý kỹ thuật bào chế, quản lý chất lượng và hoàn toàn chịu trách nhiệm về chất lượng sản phẩm của mình. Do những đặc thù như vậy, Xí nghiệp vừa phải chấp hành nghiêm chỉnh nguyên tắc tổ chức sản xuất kinh doanh, nguyên tắc hạch toán vừa phải chấp hành triệt để các quy định rất chặt chẽ về mặt chuyên ngành, nhất là quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm. Sản phẩm của Xí nghiệp được kết tinh dưới hai dạng chủ yếu là thuốc viên (dạng viên nén hoặc viên nang) và thuốc tiêm dưới dạng ống. Do tính chất sản phẩm kích thước nhỏ, trải qua nhiều công đoạn chế biến tương đối ngắn nên quy trình sản xuất tại các phân xưởng là hàng loạt, sản xuất xong mặt hàng này mới quay sang sản xuất mặt hàng tiếp theo. Hai loại sản phẩm nêu trên có những đặc thù riêng về mặt chuyên ngành nên quy trình sản xuất chúng hoàn toàn khác biệt. Sơ đồ 5: Quy trình công nghệ sản xuất thuốc viên Sơ đồ 6: Quy trình công nghệ sản xuất thuốc tiêm Nguyên liệu và tá dược Soi sp Hấp ống Hàn ống Pha chế Rửa ống Cắt ống ống Trộn bột kép Trộn bột kép Nhào ẩm Sát hạt Sấy khô Đóng nang ép vỉ In nhãnvà đóng gói Đóng hộp và in nhãn Ngoài ra, do đặc thù riêng của sản phẩm dược, việc đóng gói bao bì vô cùng quan trọng bởi nó ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng, thời gian bảo quản, mẫu mã sản phẩm, do đó, Xí nghiệp Dược phẩm 120 thực hiện một quy trình sản xuất bao bì riêng. Các hộp, bìa mua về theo kích cỡ đã đặt được in ấn các nội dung cần thiết của từng loại sản phẩm theo quy định và tiêu chuẩn của ngành Dược, rồi đóng và dán, chuyển sang nơi sản xuất thuốc để đóng gói khi hoàn thành sản phẩm. Với quy trình sản xuất như trên, để bảo đảm chất lượng và an toàn cho hàng chục triệu ống tiêm, nhiều trăm triệu thuốc viên và hàng chục tấn chế phẩm ở các dạng khác cung cấp hàng năm cho nhu cầu điều trị chữa bệnh, Xí nghiệp Dược phẩm 120 phải tiến hành công tác tổ chức sản xuất chặt chẽ, theo những quy chế phức tạp ở mọi cấp độ, phù hợp tiêu chuẩn Ngành, tiêu chuẩn Quốc tế và tiêu chuẩn Xí nghiệp. Theo đó, tổ chức sản xuất có thể thực hiện theo kế hoạch hoặc theo hợp đồng. Việc tổ chức sản xuất được tiến hành tại 3 phân xưởng chính: Phân xưởng thuốc viên: chuyên sản xuất các loại thuốc viên dưới dạng viên nén rời đóng lọ, viên nén đóng vỉ và viên con nhộng đóng vỉ Hiện nay, phân xưởng lắp đặt 2 dây chuyền sản xuất: dây chuyền sản xuất viên nén và dây chuyền đóng nang (viên con nhộng). Phân xưởng thuốc tiêm: chuyên sản xuất các loại thuốc dưới dạng dung dịch. Sản phẩm của phân xưởng này được đóng gói theo thể thức 1kg x 140hộp x 10ống. Để phục vụ sản xuất, phân xưởng cũng được lắp đặt hai dây chuyền sản xuất là dây chuyền ống 1ml nhọn, bằng đáy và dây chuyền ống 2ml, 5ml và 10ml. Phân xưởng sản xuất bao bì: có nhiệm vụ trọng yếu là hoàn thiện bao bì trước khi đóng gói: dán túi, đóng vỏ hộp, thùng bằng bìa và bìa cát-tông. Để thuận lợi cho việc theo dõi sản xuất, mỗi phân xưởng lại được tổ chức thành các tổ, mỗi tổ có một nhiệm vụ chuyên môn riêng. Phân xưởng thuốc viên gồm: tổ pha chế, tổ dập viên, tổ trình bày và tổ kiểm nghiệm. Phân xưởng thuốc tiêm gồm: tổ pha chế, tổ đóng ống, hàn ống và tổ kiểm nghiệm. Các thành viên trong phân xưởng gồm có: Quản đốc: là người đứng đầu phân xưởng, có trách nhiệm điều hành và quản lý toàn bộ hoạt động sản xuất tại phân xưởng. Quản đốc nhận lệnh sản xuất từ giám đốc hoặc phó giám đốc, tiếp nhận chứng từ kế toán liên quan sản xuất từ phòng Kế hoạch và tập hợp chứng từ xác nhận lao động gửi lên phòng Tài chính. Phó quản đốc: có vai trò quan trọng trong việc đôn đốc và theo dõi quá trình làm việc của công nhân đồng thời là người giúp việc cho quản đốc, đặc biệt trong công việc quản lý tài sản trong phân xưởng. Kỹ thuật viên: có nhiệm vụ kiểm tra, hướng dẫn quy trình sản xuất thành phẩm và bán thành phẩm ngay tại phân xưởng theo yêu cầu của phòng Kỹ thuật. Kỹ thuật viên cũng là người tham gia lập và hoàn thành chứng từ, xác nhận tiêu chuẩn kỹ thuật của vật tư, sản phẩm, hàng hoá. Công nhân: là những người lao động trực tiếp làm ra sản phẩm và là một mắt xích trong cả một dây chuyền công nghệ khép kín. Công nhân là đối tượng trực tiếp để hình thành chứng từ lao động và tiền lương, phục vụ yêu cầu công tác quản lý và công tác kế toán tiền lương. Hiện tại, hai phân xưởng thuốc viên và thuốc tiêm đều đang được đầu tư, cải tạo, nâng cấp dây chuyền sản xuất, trang bị hệ thống làm lạnh trung tâm, máy đóng hàn tự động, máy bao phim và nhiều máy móc khác phục vụ sản xuất. Trong thời gian tới, Xí nghiệp sẽ cố gắng nhập thêm các máy móc hiện đại từ các nước phương Tây, nâng cấp các phòng nghiên cứu, kiểm nghiệm nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm. Để tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh được tốt và hiệu quả, Xí nghiệp phải tổ chức bộ máy quản lý sao cho phù hợp. Sự phù hợp này không chỉ về thực tiễn công tác kinh doanh, công tác kế hoạch, công tác quản lý tài chính... mà còn về quy chế, yêu cầu và nhiệm vụ của Bộ Quốc phòng. Trên cơ sở hệ thống tổ chức sản xuất đặc thù với quy trình sản xuất hàng loạt dưới hai dạng sản phẩm chủ yếu, Xí nghiệp Dược phẩm 120 tổ chức quản lý theo mô hình trực tuyến chức năng, bộ máy quản lý với quy mô nhỏ, tương đối gọn nhẹ. Bộ máy quản lý của Xí nghiệp gồm: 1 giám đốc, 1 phó giám đốc, 7 phòng ban. Sơ đồ 7: Tổ chức bộ máy quản lý Giám đốc Bí thư Đảng uỷ Ban chính trị Phó giám đốc Kinh doanh Phó giám đốc Kỹ thuật Phòng Hành chính Ban thị trường Phòng Kế hoạch Phòng tài chính Phòng kiểm nghiệm Phòng kỹ thuật Giám đốc: người có quyền hành cao nhất trong Xí nghiệp về toàn bộ hoạt động quản lý tài sản, nguồn vốn và tiến trình hoạt động trong đơn vị. Giám đốc có quyền quyết định cuối cùng không chỉ đối với công tác lập và luân chuyển chứng từ mà còn đối với những biến động tình hình tài chính trong Xí nghiệp thông qua ký duyệt, đóng dấu. Phó giám đốc: là người giúp giám đốc điều hành mọi hoạt động trong Xí nghiệp, vừa có nghĩa vụ hoàn thành tốt các công việc giám đốc giao vừa có quyền bàn bạc, góp ý kiến nhằm đẩy mạnh hoạt động sản xuất. Phó giám đốc trong một số trường hợp có toàn quyền quyết định phê chuẩn việc lập và theo dõi công tác luân chuyển các chứng từ, đặc biệt chứng từ vật tư (sản phẩm, hàng hóa) nhằm xúc tiến kế hoạch sản xuất và rút ngắn chu kỳ tuần hoàn vốn. Phòng Hành chính: được thành lập để bảo đảm hoạt dộng cho Xí nghiệp trong công tác hành chính hậu cần như văn thư, lễ tân, tiếp khách làm việc, công vụ, công tác y tế bảo vệ. Các thành viên trong phòng đều có nghĩa vụ bảo vệ, quản lý tài sản của phòng cũng như nơi tiếp khách. Họ là những người có vai trò mở đầu cho một quá trình hình thành luân chuyển các chứng từ với tư cách là chủ thể của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến công tác hành chính. Họ cũng là người trực tiếp lập 1 số chứng từ gốc như: Giấy đề nghị tạm ứng,... và tham gia vào quá trình luân chuyển chứng từ đó từ giám đốc đến Kế toán phần hành và Thủ quỹ, Thủ kho. Phòng Kế hoạch tổng hợp: có nhiệm vụ khai thác các nguồn thu mua vật tư cho sản xuất, xây dựng kế hoạch sản xuất dựa trên các chỉ tiêu được giao và hợp đồng với khách hàng, tham mưu trong xây dựng định hướng phát triển ngắn hạn và dài hạn. Phòng có vai trò quan trọng trong việc lập các chứng từ liên quan đến vật tư, kế hoạch sản xuất và luân chuyển những chứng từ này đến người có nhu cầu, có trách nhiệm sản xuất. Phòng tổ chức lập và luân chuyển chứng từ theo quy định và phản ánh chính xác tình hình thực tế, góp phần lành mạnh hóa công tác quản lý tài chính. Ban Thị trường: có nhiệm vụ tổ chức tiêu thụ sản phẩm và quảng cáo tiếp thị, quan hệ ngoại giao mở rộng thị trường. Tại các Cửa hàng tiêu thụ sản phẩm thuộc sự quản lý của Ban thị trường có vai trò khá quan trọng trong hình thành một số chứng từ liên quan tiêu thụ phục vụ công tác thanh toán ngay, từ đó thông qua ban Thị trường chuyển chứng từ đến phòng Tài chính để theo dõi tình hình tiêu thụ và quản lý tài chính. Phòng Tài chính: có nhiệm vụ quản lý tiền vốn của Xí nghiệp, kiểm tra, theo dõi việc chi tiêu, thực hiện thống kê, hạch toán, phân tích hoạt động tài chính phục vụ kịp thời cho sản xuất kinh doanh, thực hiện thanh toán với cán bộ công nhân viên, thanh quyết toán trích nộp Ngân sách, đồng thời tham mưu cho giám đốc trong lĩnh vực kinh doanh. Phòng Tài chính vừa là nơi lập các chứng từ thu-chi tài chính hoặc tiếp nhận chứng từ từ phòng, ban, bộ phần khác và từ bên ngoài đơn vị, rồi luân chuyển đến nơi có liên quan vừa là nơi cuối cùng tập hợp tất cả chứng từ để tiến hành phân loại, ghi chép, bảo quản, lưu trữ nhằm theo dõi, tổng hợp và kiểm tra tình hình tài chính. Phòng Kiểm nghiệm: có nhiệm vụ thực hiện chức năng kiểm tra phân tích chất lượng nguyên vật liệu trước khi sản xuất, bán thành phẩm và thành phẩm sau khi sản xuất. Cán bộ phòng Kiểm nghiệm có nghĩa vụ bảo đảm việc hình thành trọn bộ chứng từ cho một đối tượng quản lý hay nghiệp vụ kinh tế bằng cách lập và xác nhận các chứng từ kiểm nghiệm chất lượng, tạo điều kiện cho công tác luân chuyển chứng từ diễn ra đúng quy trình và hợp lệ. Phòng Kỹ thuật: tính toán các định mức tiêu hao vật liệu, tổ chức nghiên cứu chế ra các sản phẩm mới đáp ứng yêu cầu mở rộng sản xuất, đồng thời hướng dẫn xây dựng cũng như theo dõi toàn bộ quy trình sản xuất sản phẩm. Công tác quản lý tài chính được phòng thực hiện gián tiếp thông qua tổ chức hợp lý yêu cầu và cách thức chế tạo sản phẩm, một yêu tố đầu ra của quy trình sản xuất tác động trực tiếp đến tiêu thụ và kết quả tiêu thụ của đơn vị. Ban Chính trị: có nhiệm vụ chỉ đạo công tác Đảng, công tác Đoàn thanh niên, Hội phụ nữ, Công đoàn, các hoạt động an ninh trật tự, văn hoá văn nghệ trong toàn Xí nghiệp. Bất cứ hoạt động gì cũng phải cần đến kinh phí cho nên với quyền hạn và nghĩa vụ của mình, ban Chính trị còn có nghĩa vụ tham gia quản lý thu-chi tài chính trong phạm vi hoạt động của mình, chứng thực cho các chứng từ đã lập và luân chuyển đến phòng Tài chính. Như vậy, mỗi phòng ban trong Xí nghiệp có quyền hạn nghĩa vụ rõ ràng nhưng lại có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, xuyên suốt từ trên xuống dưới, bảo đảm tính liên tục, phù hợp của quy trình luân chuyển chứng từ, sổ sách, vừa bảo đảm nguyên tắc "bất kiêm nhiệm" mà vẫn tránh sự lãng phí về nhân lực, vật lực. Với mô hình quản lý trực tuyến chức năng như trên, các phòng ban chức năng có nhiệm vụ tham mưu cho ban lãnh đạo về vấn đề chức năng nhiệm vụ và tổ chức, theo dõi hoạt động sản xuất tại phân xưởng nhưng không có quyền ra lệnh cho các phân xưởng. Tất cả hoạt động được thực hiện theo lệnh của giám đốc Xí nghiệp và chỉ tiêu của Cơ quan cấp trên. Qua mấy nét khái quát về Xí nghiệp Dược phẩm 120 nêu trên, có thể nói, để cung cấp thông tin hữu ích cho công tác quản lý và sản xuất trong suốt mấy chục năm hình thành và phát triển, tổ chức kế toán của Xí nghiệp đã phải có rất nhiều đổi mới và hoàn thiện về mọi mặt. Trên cơ sở áp dụng Chế độ kế toán theo Quyết định 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 và các Thông tư sửa đổi của Bộ Tài chính, Xí nghiệp Dược phẩm 120 đã có rất nhiều cố gắng trong nhiệm vụ hoàn thiện hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách và báo cáo cho phù hợp với yêu cầu quản lý đổi mới tất yếu hiện nay. Tổ chức hạch toán tại Xí nghiệp được thực hiện trên 3 nội dung cơ bản: tổ chức bộ sổ kế toán, tổ chức công tác kế toán và tổ chức bộ máy kế toán. Trong đó, hệ thống sổ tài khoản và tổ chức lao động kế toán thích hợp chính là phương tiện và con người để hoàn thiện khối lượng công tác kế toán. Báo cáo Hiện nay, Xí nghiệp Dược phẩm 120 đang sử dụng một máy vi tính tại phòng Tài chính nhằm phục vụ cho công tác kế toán với phần mềm kế toán ứng dụng: BSC - EFFECT. Đây là phần mềm mà danh mục và kết cấu hệ thống chứng từ, sổ tài khoản và báo cáo kế toán được thể hiện trên máy theo từng phần hành, trong đó người làm kế toán bằng máy tính có thể xem, sửa, in theo các tiêu chí mà máy có như: mã chứng từ, thời gian phát sinh chứng từ, nhóm chứng từ, loại sổ tổng hợp hay chi tiết, báo cáo tổng thể hay bộ phận. Đây là những tính năng vượt trội so với kế toán thủ công. Phần mềm này có thể tiến hành tự động hoá từng phần hành cũng như kết xuất báo cáo theo bất kỳ hình thức tổ chức sổ nào vào thời điểm nào, tuy nhiên, để phù hợp với hình thức "Chứng từ-ghi sổ" mà Xí nghiệp đã đăng ký với Bộ Tài chính, phần mềm đã được thiết kế phục vụ chủ yếu cho hình thức này và phù hợp quy trình chung của cách tổ chức sổ theo hình thức "Chứng từ-ghi sổ". Sổ sách và báo cáo được thiết kế và hoàn thiện tự động trên máy, sau đó in ra giấy. Sơ đồ 8: Trình tự kế toán máy tại Xí nghiệp Dược phẩm 120 Chứng từ Xử lý chứng từ Sổ quỹ Các phần hành Sổ chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Ghi hàng ngày Sổ tổng hợp Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Báo cáo Tổ chức công tác kế toán tại Xí nghiệp được chia thành các phần hành, mỗi phần hành cụ thể hoá khối lượng công tác kế toán cho một đối tượng cụ thể. Hiện tại, kế toán Xí nghiệp có các phần hành sau: Kế toán tài sản cố định Kế toán vật tư Kế toán tiền lương và bảo hiểm xã hội Kế toán thanh toán Kế toán giá thành Kế toán tổng hợp Phần mềm trên máy tính cũng được thiết kế các phần hành tương ứng để phù hợp với công tác kế toán của Xí nghiệp. Mặc dù vậy, muốn tổ chức phần lớn công tác kế toán trên máy trước hết vẫn phải tổ chức sao cho phù hợp với đặc điểm đối tượng được tổ chức và yêu cầu của quản lý đối với nhiệm vụ của tổ chức. Sản phẩm của Xí nghiệp là các loại thuốc tân dược có đặc tính đặc biệt, có ảnh hưởng trực tiếp đến đời sống, sức khoẻ của con người, giá bán lại ít biến động trên thị trường. Do vậy, số lượng, chất lượng của yếu tố đầu vào cũng như yếu tố đầu ra của Xí nghiệp đòi hỏi có công tác kế toán và kiểm tra kế toán khoa học, chính xác để ổn định giá cả sản phẩm, giữ vững uy tín của đơn vị, của Tổng Công ty và ngành Công nghiệp Dược. Ví dụ với phần hành kế toán vật liệu, kế toán viên không những có chuyên môn về nghiệp vụ kế toán mà còn phải có kiến thức căn bản về các loại vật liệu. Vật liệu sản xuất tân dược phải bảo đảm đúng yêu cầu, tiêu chuẩn về số lượng, chủng loại, chất lượng và đặc biệt là hàm lượng và thời hạn sử dụng. Muốn vậy, vật liệu trước mua về trước khi sản xuất cũng như khi sản xuất, Xí nghiệp luôn phải có sự kiểm tra, theo dõi, kiểm định thật chính xác về tất cả các yêu cầu, tiêu chuẩn này của từng loại vật liệu. Hiện nay, vật liệu dùng cho sản xuất của Xí nghiệp chủ yếu mua ngoài, các loại hoá chất phần lớn là hàng ngoại nhập mua của các Công ty Dược phẩm đã được Bộ Y tế và Bộ Thương mại kiểm duyệt cấp giấy phép như: Công ty Dược phẩm TWII, Công ty Dược phẩm thiết bị y tế Hà Nội..., còn các loại phụ gia khác mua của các Công ty có uy tín trong nước. Nguồn vốn sử dụng để mua vật liệu gồm vốn Ngân sách quốc phòng cấp, vốn tự có và vốn vay của ngân hàng. Tổ chức công tác kế toán tại Xí nghiệp là thiết kế khối lượng công tác kế toán theo 3 giai đoạn của quá trình hạch toán: giai đoạn hạch toán ban đầu trên hệ thống chứng từ, giai đoạn ghi sổ tài khoản và giai đoạn lập báo cáo kế toán. Quy trình được bắt đầu từ lập chứng từ gốc và luân chuyển chứng từ giữa các phòng (ban), cập nhật số liệu trên chứng từ vào máy, sau khi thực hiện các bút toán định khoản, kết chuyển và phân bổ trên máy, máy tính sẽ tự động kết xuất các Sổ chi tiết, Sổ tổng hợp và báo cáo kế toán theo yêu cầu. Nhìn chung, chu trình kế toán trên máy như sau: Chứng từ Tính giá Đối ứng tài khoản Tổng hợp-cân đối Tổ chức công tác kế toán theo các bước cụ thể sau: Buớc 1:Tổ chức giai đoạn hạch toán ban đầu: Tổ chức phân loại và đánh giá đối tượng hạch toán: Đối với mỗi đối tượng hạch toán có các cách phân loại khác nhau tuỳ theo yêu cầu sử dụng và quản lý. Tài sản cố định được phân loại theo từng phân xưởng, từng tổ sản xuất...; thành phẩm được phân loại theo công dụng và hình thái vật chất; các nghiệp vụ thanh toán được phân loại theo hình thức thanh toán là tiền mặt, séc, tiền gửi ngân hàng hay trả chậm...Riêng vật liệu của Xí nghiệp chủng loại nhiều, thành phần phong phú, lại có thêm nhiều chất phụ gia khác, tính chất lý hoá rất khác nhau, do đó việc phân loại vật liệu tại Xí nghiệp được tiến hành dựa trên tính chất và vai trò từng loại vật liệu trong quá trình sản xuất. Dựa vào tiêu thức này, vật liệu của Xí nghiệp được phân chia làm 5 loại: Vật liệu chính: gồm những loại hoá chất cấu thành nên thực thể sản phẩm là các loại thuốc phòng chữa bệnh như: Ampixicilline, Erythromycin, Atropin, Novocain, Lidocain... Vật liệu phụ: các loại phụ gia kết hợp vật liệu chính chế tạo ra sản phẩm hoàn chỉnh gồm: bột sắn, bột tal, bột rắc chân, các loại dung dịch Axid... Nhiên liệu: que hàn, xăng, dầu... Phụ tùng thay thế: gồm các loại như cầu dao điện, dây coroa, vòng bi... Bao bì đóng gói: được xếp vào 1 trong 5 loại vật liệu cơ bản tham gia vào quá trình sản xuất sản phẩm bởi nó việc sản xuất bao bì đóng gói chiếm một phần khá quan trọng khi mà một hộp thuốc có thể có tới 3, 4 lần bao bì, ví dụ như đóng 10 viên/1 vỉ, 10 vỉ/1 hộp, 10 hộp/1 kiện..., hơn nữa chi phi bao bì là khá lớn bởi không những gồm chi phí sản xuất, chí phí đóng gói mà còn chi phí in ấn, thiết kế mẫu mã. Ngoài ra, để thuận lợi cho công tác quản lý và công tác hạch toán theo dõi vật liệu, các loại vật liệu được dự trữ, bảo quản tại 2 kho vật liệu: Kho A: chứa các hoá chất và các loại tá dược khác. Kho có 2 gian: 1 gian để các loại hoá chất độc, 1 gian để các loại hoá chất thông thường và tá dược khác. Kho B: kho chứa các bao bì đóng gói và phụ tùng thay thế. Tại các kho, vật liệu được bố trí, sắp xếp ngăn nắp, bảo quản theo đúng yêu cầu về điều kiện nhiệt độ, ánh sáng, môi trường...bảo đảm vật liệu giữ nguyên phẩm chất khi xuất kho đưa vào sản xuất. Tổ chức tính giá ở Xí nghiệp Dược phẩm 120 thường tiến hành chủ yếu đối với vật liệu đầu vào và thành phẩm hoàn thành. Các nghiệp vụ nhập, xuất vật liệu diễn ra thường xuyên, biến động không lớn nên Xí nghiệp sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên và giá vốn thực tế để hạch toán hàng tồn kho. Việc tính giá này được thực hiện trên máy dựa vào sự hỗ trợ của phần mềm Excel. Giá thực tế của vật liệu nhập kho của Xí nghiệp được xác định chủ yếu dựa vào giá mua thực tế vật liệu mua ngoài. Chí phí vận chuyển do đơn vị bán chịu và nó được tính luôn vào giá của vật liệu mua về. Theo Hóa đơn GTGT ngày 10/5/2001, Xí nghiệp mua của Công ty Dược phẩm thiết bị y tế Hà Nội 150 kg hoá chất Erythromycin, giá mua ghi trên hoá đơn là 850.000 đồng/1 kg, thuế suất GTGT 5%. Theo hoá đơn trên trên, 850.000 đồng chính là đơn giá thực tế của vật liệu mua về và 850.000 đ/1 kg x 150 kg là giá thực tế của vật liệu nhập kho, và đó cũng là giá trị để ghi vào sổ kế toán vật liệu. Giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho: đơn giá bình quân thực tế của vật liệu được tính mỗi khi có hàng nhập vào kho mỗi tháng và giá này sẽ được dùng để tính giá trị hàng xuất cho tới khi có đợt nhập hàng mới thì tính lại giá bình quân mới. Đây là phương pháp sử dụng giá bình quân gia quyền với đơn giá bình quân là đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập. Vật liệu Erythromycin tồn kho cuối tháng 4 là 250 kg với đơn giá bình quân 810.000 đồng/1 kg. Ngày 10/5/2001, theo Phiếu nhập kho số 05, Xí nghiệp nhập 150 kg Erythromycin mua của Công ty Dược phẩm thiết bị y tế Hà Nội với đơn giá 850.000 đồng/1 kg. Vì vậy, giá thực tế của vật liệu xuất kể từ ngày 10/5/2001 đến ngày nhập hàng lần sau được xác định như sau: Giá thực tế 150 x 850.000 + 250 x 810.000 bình quân 1 kg = ------------------------------------------- = 825.000 vật liệu xuất 150 + 250 Tổ chức chứng từ: Mỗi kế toán phần hành có nhiệm vụ lập hoặc tiếp nhận chứng từ từ bên ngoài hay phòng (ban) khác, luân chuyển chứng từ đến người có nhu cầu, lưu 1 liên của chứng từ để ghi sổ kế toán đồng thời bảo quản, lưu trữ. Danh mục chứng từ được lập tại mỗi phần hành gồm: Kế toán tài sản cố định: Thẻ tài sản cố định Biên bản giao nhận TSCĐ Biên bản kiểm kê trang thiết bị-máy móc-nhà xưởng Kế toán tiền lương và BHXH: Bảng thanh toán tiền lương Danh sách lao động và quỹ lương trích nộp BHXH Bảng thanh toán trợ cấp ốm đau thai sản. Kế toán thanh toán: Phiếu thu Phiếu chi Giấy thanh toán tiền tạm ứng Kế toán giá thành và kế toán tổng hợp không lập chứng từ mà chỉ tiếp nhận các chứng từ được luân chuyển đến phục vụ công tác ghi chép và tổng hợp. Riêng phần hành kế toán vật liệu, chứng từ phản ánh nghiệp vụ nhập, xuất không được lập tại Kế toán vật tư mà được lập tại phòng Kế hoạch. Tổ chức chứng từ nhập vật tư: - Loại chứng từ sử dụng: Chứng từ gốc: Hoá đơn GTGT của nhà cung cấp Chứng từ vật tư: Phiếu kiểm nghiệm Phiếu nhập kho MS01-VT - Quy trình luân chuyển: Sơ đồ 9: Quy trình luân chuyển chứng từ nhập vật liệu Người nhận hàng Ban kiểm nghiệm Phòng Kế hoạch Nghiệp vụ (1) (2) (3) nhập kho Đề nghị nhập Lập Phiếu Lập Phiếu nhập kho kiểm nghiệm ...Thủ kho Kế toán vật liệu (4) (5) Bảo quản lưu trữ ... Nhập kho Ghi sổ (1) Khi vật liệu được chuyển đến Xí nghiệp, nhân viên tiếp liệu mang theo hoá đơn GTGT và mời Ban kiểm nghiệm xuống kho kiểm nghiệm vật liệu mua về. (2) Tại kho, Ban kiểm nghiệm kiểm tra chất lượng, chủng loại, hàm lượng, thời hạn của vật liệu; người giao hàng và thủ kho kiểm tra số lượng bằng phương pháp kiểm kê. Sau khi được sự thống nhất của ba bên, Ban kiểm nghiệm lập Phiếu kiểm nghiệm... (3) Cán bộ phòng Kế hoạch căn cứ vào Hoá đơn GTGT và Biên bản kiểm nghiệm mà nhân viên nhập liệu mang đến để viết Phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho lập thành 3 liên (đặt giấy than viết 1 lần): liên 1 lưu tại phòng Kế hoạch, liên 2 chuyển cho thủ kho, liên 3 giao cho người nhập liệu giữ làm căn cứ nhập kho vật liệu Biểu số 1: Hoá đơn (GTGT) Mẫu số 01GTGTKT - 311 Hoá đơn (GTGT) (Liên 2 giao khách hàng) Ngày 10 tháng 5 năm 2001 NQ: 005087 Đơn vị bán hàng: Công ty Dược phẩm và thiết bị y tế Hà Nội Địa chỉ: Số 2 Hàng Bài Hà Nội Điện thoại: MS: 0100109699 Họ tên người mua hàng: Đ/c Phương Đơn vị: XNDP120 Địa chỉ: Số 8 Tăng Bạt Hổ Hình thức thanh toán: Séc/ tiền mặt Stt Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 Erythromycin kg 150 850.000 127.500.000 Cộng tiền hàng: 127.500.000 Thuế suất GTGT 5% Tiền thuế GTGT: 6.375.000 Tổng cộng: 133.875.000 Số tiền viết bằng chữ: Một trăm ba mươi ba triệu tám trăm bảy mươi lăm nghìn đồng./. ._.