Hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán với tăng cường kiểm soát nội bộ tại trường đại học hùng vương

Tr­êng ®¹i häc kinh tÕ quèc d©n ----------˜˜v™™----------- nguyÔn thÞ thanh loan Hoµn thiÖn tæ chøc h¹ch to¸n kÕ to¸n víi t¨ng c­êng kiÓm so¸t néi bé t¹i tr­êng ®¹i häc hïng v­¬ng Chuyªn ngµnh: KÕ to¸n, Tµi vô vµ Ph©n tÝch ho¹t ®éng kinh tÕ luËn v¨n th¹c sü kinh tÕ Ng­êi h­íng dÉn khoa häc: GS.TS NguyÔn Quang Quynh Hµ Néi, n¨m 2007 MỤC LỤC Trang Danh mục các ký hiệu, các từ viết tắt trong luận văn…………………… Danh mục các bảng biểu…………………………………………………... Danh mục các sơ đồ………………………………………………………... Tóm tắt luận văn…………………………………………………………… PHẦN MỞ ĐẦU……………………………………………………………. Chương 1: Những vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức hạch toán kế toán với kiểm soát nội bộ ở các đơn vị hành chính sự nghiệp………………… 1.1. Lý luận chung về tổ chức hạch toán kế toán và kiểm soát nội bộ. 1.1.1. Kiểm soát nội bộ........................................................................... 1.1.1.1. Tổng quan về kiểm soát trong quản lý ................................... 1.1.1.2. Các loại kiểm soát nội bộ........................................................ 1.1.1.3. Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ, thủ tục và nguyên tắc kiểm soát nội bộ………………………………………………... 1.1.2. Tổ chức hạch toán kế toán………………………………………. 1.1.2.1. Đối tượng, ý nghĩa, nhiệm vụ của Tổ chức hạch toán kế toán………………………………………………………………………….. 1.1.2.2. Nguyên tắc tổ chức kế toán trong các đơn vị kế toán. …….. 1.1.2.3. Nội dung của tổ chức hạch toán kế toán trong đơn vị kế toán 1.1.3. Mối quan hệ giữa tổ chức hạch toán kế toán với kiểm soát nội bộ 1.2. Tổ chức hạch toán kế toán và kiểm soát nội bộ ở trường học ….. 1.2.1. Trường học trong hệ thống quản lý…………………………….. 1.2.2. Kiểm soát nội bộ trong trường học……………………………... 1.2.3. Tổ chức hạch toán kế toán trong trường học………………….. Chương 2: Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán với kiểm soát nội bộ tại Trường Đại học Hùng Vương …………………………. 2.1. Những đặc điểm của Trường Đại học Hùng Vương với tổ chức hạch toán kế toán và kiểm soát nội bộ…………………………………………….. 2.1.1. Sự hình thành và chức năng, nhiệm vụ của Trường đại học Hùng Vương……………………………………………………………………….. 2.1.2. Cơ cấu tổ chức quản lý của Trường……………………………... 2.1.3. Cơ sở vật chất và tổ chức quản lý kinh phí tại Trường Đại học Hùng Vương ………………………………………………………………... 2.2. Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán với kiểm soát nội bộ tại Trường đại học Hùng Vương………………………………………………... 2.2.1. Tổ chức hệ thống chứng từ và ghi chép ban đầu với kiểm soát nội bộ………………………………………………………………………... 2.2.2. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán và phương pháp ghi chép kế toán với kiểm soát nội bộ……………………………………………………. 2.2.3. Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán với kiểm soát nội bộ…………. 2.2.4. Tổ chức hệ thống báo cáo, phân tích và công khai báo cáo tài chính với kiểm soát nội bộ…………………………………………………... 2.2.5. Tổ chức bộ máy kế toán với kiểm soát nội bộ………………… 2.2.6. Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán các phần hành với kiểm soát nội bộ…………………………………………………………………… 2.2.6.1. Tổ chức hạch toán kế toán vật liệu, dụng cụ…………………… 2.2.6.2. Tổ chức hạch toán kế toán tài sản cố định……………………... 2.2.6.3. Tổ chức hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương………………………………………………………………………………….. 2.2.6.4. Tổ chức hạch toán kế toán các khoản thu, chi......................... 2.2.6.5. Tổ chức hạch toán kế toán nguồn kinh phí……………………. 2.2.6.6. Tổ chức hạch toán kế toán các loại tiền……………………… 2.3. Đánh giá thực trạng tổ chức hạch toán kế toán với kiểm soát nội bộ tại Trường đại học Hùng Vương…………………………………………….. Chương 3: Phương hướng và giải pháp hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán với tăng cường kiểm soát nội bộ tại Trường Đại học Hùng Vương……………………………………………………………………….. 3.1. Sự cần thiết và phương hướng hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán với tăng cường kiểm soát nội bộ tại Trường Đại học Hùng Vương………… 3.1.1. Sự cần thiết hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán với tăng cường kiểm soát nội bộ tại Trường Đại học Hùng Vương ………………………… 3.1.2. Phương hướng hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán với tăng cường kiểm soát nội bộ tại Trường Đại học Hùng Vương………………….. 3.2. Những giải pháp hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán với tăng cường kiểm soát nội bộ tại Trường Đại học Hùng Vương …………………. 3.2.1. Hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ và ghi chép ban đầu…….. 3.2.2. Hoàn thiện tổ chức hệ thống tài khoản kế toán và phương pháp ghi chép kế toán……………………………………………………………... 3.2.3. Hoàn thiện tổ chức hệ thống sổ sách kế toán……………………. 3.2.4. Hoàn thiện tổ chức báo cáo, phân tích và công khai báo cáo tài chính………………………………………………………………................. 3.2.5. Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán……………………………… 2.2.6. Hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán các phần hành…………… 3.2.6.1. Hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán vật liệu, dụng cụ………. 3.2.6.2. Tổ chức hạch toán kế toán tài sản cố định……………………… 3.2.6.3. Tổ chức hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương.. 3.2.6.4. Tổ chức hạch toán kế toán các khoản thu, chi…………………. 3.2.7. Hoàn thiện công tác kiểm tra kế toán …………………………… KẾT LUẬN…………………………………………………………………. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO………………………………….. PHỤ LỤC…………………………………………………………………… 1 4 4 4 4 6 8 12 12 15 17 23 23 23 27 24 41 41 41 46 38 50 50 54 55 57 59 61 61 63 64 67 68 69 70 68 76 76 79 81 81 81 82 86 90 94 97 98 100 101 103 106 109 111 DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU CÁC TỪ VIẾT TẮT TRONG LUẬN VĂN BCTC BHXH BHYT CCDC CĐKT ĐH GD ĐT HCSN KBNN KSNB NCKH NSNN SXKD TK TSCĐ Báo cáo tài chính Bảo hiểm xã hội Bảo hiểm y tế Công cụ dụng cụ Chế độ kế toán Đại học Giáo dục đào tạo Hành chính sự nghiệp Kho bạc nhà nước Kiểm soát nội bộ Nghiên cứu khoa học Ngân sách nhà nước Sản xuất kinh doanh Tài khoản Tài sản cố định DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU Bảng 2.1: Bảng 2.2: Bảng 2.3: Bảng 2.4: Bảng 2.5: Bảng 2.6: Bảng 2.7: Bảng 2.8: Bảng 3.1: Bảng 3.2: Bảng 3.3: Bảng 3.4: Đội ngũ cán bộ giảng dạy của Trường ĐH Hùng Vương Trang thiết bị kỹ thuật phục vụ dạy và học tại Trường ĐH Hùng Vương (Số liệu tính đến 01/01/2007) Qui mô, loại hình và cấp đào tạo của Trường ĐH Hùng Vương. (Số liệu năm học 2006 – 2007) Nguồn thu năm 2006 của Trường ĐH Hùng Vương Chi phí năm 2006 của Trường ĐH Hùng Vương Danh mục chứng từ kế toán sử dụng tại Trường ĐH Hùng Vương Danh mục sổ kế toán sử dụng tại Trường Đại học Hùng Vương Danh mục BCTC sử dụng tại Trường ĐH Hùng Vương Mẫu Sổ Cái sử dụng tại Trường Đại học Hùng Vương Mẫu Sổ Cái trong điều kiện sử dụng máy Vi tính Bảng phân tích thu từ hoạt động sự nghiệp Bảng phân tích kết qủa tài chính hoạt động sự nghiệp DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1: Sơ đồ 1.2: Sơ đồ 1.3: Sơ đồ 2.1: Sơ đồ 2.2: Sơ đồ 2.3: Sơ đồ 2.4: Sơ đồ 2.5: Sơ đồ 3.1: Sơ đồ 3.2: Sơ đồ 3.3: Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký – Sổ Cái Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức CTGS Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của Trường ĐH Hùng Vương Trình tự luân chuyển chứng từ tại Trường ĐH Hùng Vương Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại Trường ĐH Hùng Vương Trình tự mua vật liệu, dụng cụ tại Trường ĐH Hùng Vương Trình tự kiểm soát nôi bộ tiền lương và các khoản trích theo lương tại Trường ĐH Hùng Vương Tổ chức bộ máy kế toán Trình tự mua vật liệu, dụng cụ Trình tự hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN *** Nguyễn Thị Thanh Loan HOÀN THIỆN TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN VỚI TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG Chuyên ngành: Kế toán, Tài vụ và Phân tích hoạt động kinh tế LUẬN VĂN THẠC SỸ KINH TẾ NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: GS.TS NGUYỄN QUANG QUYNH Hà Nội, Năm 2007 PHẦN MỞ ĐẦU Trường Đại học Hùng Vương là một trường đào tạo nguồn lực lao động tại chỗ chủ yếu cho Tỉnh Phú Thọ và các tỉnh trung du, miền núi phía Bắc. Thực hiện chủ trương đổi mới và nâng cao hướng hoạt động, Nhà trường đã chủ động cơ cấu lại bộ máy tổ chức, tăng cường công tác quản lý trong đó chú trọng đến việc hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán, từng bước hoàn thiện các qui chế kiểm soát. Tuy nhiên hệ thống kiểm soát nội bộ của Trường vẫn còn nhiều bất cập, chưa đáp ứng được yêu cầu của công tác quản lý. Vì vậy, phải nghiên cứu hướng tổ chức hạch toán kế toán áp dụng tại Trường Đại học Hùng Vương góp phần nâng cao chất lượng quản lý tài chính, tăng cường kiểm soát nội bộ và phục vụ sự nghiệp giáo dục đào tạo. Qua nghiên cứu lý luận về tổ chức hạch toán kế toán trong mối quan hệ với tăng cường kiểm soát nội bộ, đồng thời tổng kết thực tiễn hoạt động tổ chức hạch toán kế toán tại Trường Đại học Hùng Vương, tôi đã lựa chọn Đề tài “Thực trạng và giải pháp hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán với tăng cường kiểm soát nội bộ tại Trường Đại học Hùng Vương” cho Luận văn Thạc sỹ kinh tế Chuyên ngành Kế toán, Tài vụ và Phân tích hoạt động kinh tế. Mục đích của Đề tài là nghiên cứu những vấn đề cơ bản về tổ chức hạch toán kế toán trong mối quan hệ với tăng cường kiểm soát nội bộ; Luận văn mô tả, phân tích, đánh giá thực trạng công tác tổ chức hạch toán kế toán và kiểm soát nội bộ tại Trường Đại học Hùng Vương; Thông qua nghiên cứu thực tiễn đề xuất phương hướng và một số giải pháp hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ tại Trường. Ngoài Phần mở đầu, Kết luận, nội dung Luận văn bao gồm 3 chương: Chương 1: Tổng quan về tổ chức hạch toán kế toán với kiểm soát nội bộ ở các đơn vị hành chính sự nghiệp Chương 2: Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán với kiểm soát nội bộ tại Trường Đại học Hùng Vương Chương 3: Phương hướng và giải pháp hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán với tăng cường kiểm soát nội bộ tại Trường Đại học Hùng Vương Chương 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN VỚI KIỂM SOÁT NỘI BỘ Ở CÁC ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP 1.1. Lý luận chung về tổ chức hạch toán kế toán và kiểm soát nội bộ 1.1.1. Kiểm soát nội bộ Để đảm bảo hiệu quả, mỗi đơn vị đều phải tự xem xét hoạt động của mình trong tất cả các khâu: Rà soát các tiềm năng; xem xét lại các dự báo, các mục tiêu và định mức; soát xét lại các thông tin thực hiện để điều chỉnh kịp thời trên quan điểm bảo đảm hiệu năng của mọi nguồn lực và hiệu quả kinh tế cuối cùng của các hoạt động. Công việc rà soát này gọi là kiểm soát nội bộ hay nội kiểm. Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm 3 bộ phận cấu thành cơ bản: Môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và thủ tục kiểm soát. Các thủ tục kiểm soát được xây dựng theo ba nguyên tắc cơ bản: Nguyên tắc phân công, phân nhiệm; Nguyên tắc bất kiêm nhiệm; Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn. 1.1.2. Tổ chức hạch toán kế toán Tổ chức hạch toán kế toán bao hàm nhiều nội dung, trong đó chủ yếu là tổ chức hệ thống chứng từ và ghi chép ban đầu; tổ chức hệ thống tài khoản kế toán và phương pháp ghi chép kế toán; tổ chức hệ thống sổ kế toán; tổ chức lập báo cáo kế toán, phân tích và công khai tài chính; tổ chức bộ máy kế toán; tổ chức kiểm tra kế toán; tổ chức hạch toán kế toán các phần hành. 1.1.3. Mối quan hệ giữa tổ chức hạch toán kế toán với kiểm soát nội bộ Kiểm soát nội bộ vốn là một chức năng của quản lý, được tiến hành bằng nhiều cách thức, trên mọi mặt, trong mọi giai đoạn của quá trình quản lý và trong mọi lĩnh vực, mọi bộ phận trong đó có kế toán của đơn vị. Bản thân khoa học kế toán, các phương pháp kế toán riêng đã hàm chứa sự kiểm tra, kiểm soát, tự kiểm soát số liệu, nghiệp vụ kế toán, nghiệp vụ quản lý. Tổ chức hạch toán kế toán một cách khoa học và hợp lý có ý nghĩa quan trọng, đảm bảo cho kế toán thực hiện được đầy đủ chức năng, nhiệm vụ và yêu cầu quy định; phát huy được vai trò của kế toán trong quản lý kinh tế để kế toán trở thành công cụ quản lý đắc lực của đơn vị. Tổ chức tốt hạch toán kế toán sẽ tạo ra mối liên hệ tối ưu giữa các yếu tố cấu thành hệ thống hạch toán kế toán; tạo tính tổ chức cao trong hoạt động kế toán nói riêng và hoạt động quản lý nói chung, cho nên tổ chức hạch toán kế toán giúp cho hoạt động kiểm soát nội bộ chặt chẽ hơn, đầy đủ và toàn diện hơn, các quyết định trong quản lý hiệu lực hơn. Tóm lại: Kiểm soát nội bộ và tổ chức hạch toán kế toán trong một đơn vị có mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau, thúc đẩy nhau cùng phát triển. Kiểm soát nội bộ và tổ chức hạch toán kế toán đều là những yếu tố của quản lý có những chức năng nhất định trong hoạt động quản lý do vậy chúng không thể tách rời nhau. 1.2. Tổ chức hạch toán kế toán và kiểm soát nội bộ ở trường học 1.2.1. Trường học trong hệ thống quản lý Trường học hoạt động không vì mục tiêu lợi nhuận; là đơn vị sự nghiệp có thu, hàng năm tiếp nhận nguồn kinh phí từ các nguồn theo quy định; Trường học chi tiêu kinh phí để thực hiện nhiệm vụ đào tạo nhân lực cho đất nước, cuối năm quyết toán chuyển tiêu nguồn kinh phí (kinh phí không có thu hồi sau khi hoàn thành nhiệm vụ được giao hoặc kết thúc niên độ), năm sau đó lại tiếp tục nhận kinh phí để thực hiện nhiệm vụ tiếp theo. 1.2.2. Kiểm soát nội bộ trong trường học Kiểm soát nội bộ trong trường học bao hàm những nét chung: Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ; nội dung của kiểm soát nội bộ; điều kiện để tồn tại hệ thống kiểm soát nội bộ. Ngoài ra kiểm soát nội bộ trong trường học còn mang sắc thái riêng: Phục vụ cho mục đích quản lý là hoàn thành nhiệm vụ đào tạo mà Nhà nước giao cho, mặt khác kiểm soát nội bộ phục vụ cho việc quản lý sao cho các trường học tuân thủ pháp luật, chính sách, chế độ mà Nhà nước quy định đối với khối trường, khai thác tối đa nguồn kinh phí, chi tiêu đúng chế độ, đúng đối tượng, đảm bảo tiết kiệm, hiệu quả. 1.2.3. Tổ chức hạch toán kế toán trong trường học Nội dung cơ bản của tổ chức hạch toán kế toán trong trường học bao gồm: Tổ chức hệ thống chứng từ và ghi chép ban đầu; Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán và phương pháp ghi chép kế toán; Tổ chức hệ thống sổ kế toán; Tổ chức hệ thống báo cáo, phân tích và công khai báo cáo tài chính; Tổ chức bộ máy kế toán; Tổ chức kiểm tra kế toán; Tổ chức hạch toán kế toán các phần hành. Chương 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN VỚI KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG 2.1. Những đặc điểm của Trường Đại học Hùng Vuơng với tổ chức hạch toán kế toán và kiểm soát nội bộ Trường Đại học Hùng Vương thuộc loại hình đơn vị sự nghiệp có thu, được thành lập và hoạt động theo pháp luật, Trường chịu sự quản lý trực tiếp của Ủy ban nhân dân Tỉnh Phú Thọ, đồng thời chịu sự chỉ đạo hướng dẫn và kiểm tra về chuyên môn nghiệp vụ của Bộ Giáo dục và Đào tạo. Trường thực hiện đào tạo trình độ đại học và các trình độ thấp hơn thuộc các lĩnh vực: Sư phạm, nông - lâm nghiệp, kinh tế - quản trị kinh doanh và kỹ thuật công nghệ nhằm đào tạo nguồn nhân lực có trình độ cho Phú Thọ và các tỉnh lân cận. Với chức năng, nhiệm vụ và loại hình hoạt động như trên, để quản lý và vận hành tốt mọi hoạt động trong toàn Trường đòi hỏi hệ thống kế toán phải được thiết kế, tổ chức vận hành một cách khoa học đảm bảo kiểm soát tốt tất cả mọi hoạt động trong Nhà trường. Với mô hình tổ chức hiện tại, Trường đang có nhiều cấp quản lý, từ Ban giám hiệu nhà Trường, các phòng, ban chức năng đến các các khoa và tổ bộ môn. Do đó khi triển khai các quyết định quản lý, các qui chế kiểm soát nội bộ thường mất nhiều thời gian và khó có thể thực hiện đúng theo kế hoạch. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức bộ máy có mối quan hệ mật thiết với tổ chức hạch toán kế toán và kiểm soát nội bộ tại Trường, là cơ sở để Trường tổ chức hệ thống kế toán và thực hiện các thủ tục kiểm soát nội bộ. Để kiểm tra, kiểm soát mọi hoạt động một cách có hiệu quả, tổ chức hệ thống kế toán và các qui chế kiểm soát, trình tự thủ tục kiểm soát phải được thiết lập căn cứ vào đặc điểm về chức năng nhiệm vụ, đặc điểm về tổ chức bộ máy. Ngược lại, từ những khó khăn vướng mắc trong việc tổ chức hệ thống kế toán, từ sự kém hiệu quả của quy chế kiểm soát, có thể điều chỉnh lại cơ cấu tổ chức cho phù hợp và hiệu quả nhất. Mối quan hệ này hiện nay chưa được Trường khai thác và tận dụng. Đây cũng là nguyên nhân khiến cho việc tổ chức hạch toán kế toán tại Trường chưa thực sự vững mạnh nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ, phát huy hiệu quả trong công tác quản lý. 2.2. Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán với kiểm soát nội bộ tại Trường Đại học Hùng Vương 2.2.1. Tổ chức hệ thống chứng từ và ghi chép ban đầu với kiểm soát nội bộ Trường vận dụng Hệ thống Kế toán Hành chính sự nghiệp ban hành theo Quyết định Số 19-TC/QĐ/CĐKT ngày 20/3/2006. Chế độ kế toán dùng cho đơn vị hành chính sự nghiệp hiện hành quy định rõ các nội dung về chế độ chứng từ, chế độ tài khoản, chế độ sổ kế toán và chế độ báo cáo kế toán về cơ bản rất thuận lợi cho công tác kiểm soát nội bộ. Tuy nhiên với mẫu Phiếu xuất kho tại Trường các nội dung trên chứng từ chưa kiểm soát được tình hình sử dụng vật tư . Trường đã thực hiện tốt công tác kiểm tra chứng từ để phát hiện những chứng từ bất hợp lệ, bất hợp pháp nhưng chủ yếu mới chỉ kiểm tra chứng từ mà chưa thường xuyên đối chiếu giữa chứng từ với hạch toán trên sổ sách. Việc lưu trữ và bảo quản chứng từ đã được Trường thực hiện. Tuy nhiên do kho lưu trữ chứng từ chật hẹp nên một số chứng từ không được bảo quản cẩn thận, gây tình trạng ẩm mốc hoặc mối mọt, xếp lộn xộn. Quy trình phê chuẩn chứng từ vẫn còn tình trạng chứng từ được bộ phận thực hiện chuyển trực tiếp cho lãnh đạo phê duyệt trước khi chuyển đến bộ phận kế toán, bỏ qua chức năng kiểm soát của kế toán. 2.2.2. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán và phương pháp ghi chép kế toán với kiểm soát nội bộ Căn cứ vào đặc điểm hoạt động cụ thể, Trường đã xác định số lượng tài khoản cần sử dụng, bao gồm các tài khoản cấp I, cấp II và các tài khoản chi tiết của các tài khoản đó, đặc biệt đã mở các tài khoản chi tiết đối với một số tài khoản chi phí để phản ánh, phân loại chi phí. Tuy nhiên việc mở các tài khoản chi tiết vẫn chưa thực sự khoa học và chưa đủ các tài khoản cần thiết (chẳng hạn như các tài khoản về vật tư, công cụ dụng cụ, tạm ứng) để thuận lợi cho các báo cáo nội bộ và đảm bảo tránh nhầm lẫn trong quá trình sử dụng tài khoản cũng như định khoản kế toán. 22.3. Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán với kiểm soát nội bộ Trường sử dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ, việc tổ chức hệ thống sổ sách theo hình thức này đơn giản, dễ ghi chép, thuận tiện cho việc phân công lao động kế toán, tuy nhiên hình thức này cũng có một số nhược điểm, chưa thuận tiện cho việc ứng dụng kế toán máy. Do thực hiện kế toán trên máy vi tính, nên một vấn đề cần phải quan tâm là an toàn và bảo mật thông tin kế toán. Nhưng điều này vẫn chưa được thực sự chú ý tại Trường Đại học Hùng Vương. Mẫu Sổ Cái của đơn vị chưa phù hợp với yêu cầu của kế toán trên máy vi tính đó là sổ in ra từ máy tính chỉ bó hẹp trong phạm vi một khổ giấy nhất định. 2.2.4. Tổ chức hệ thống báo cáo, phân tích và công khai báo cáo tài chính với kiểm soát nội bộ Trường đã lập các báo cáo tài chính cần thiết. Hầu hết các báo cáo được thực hiện nghiêm túc theo đúng cả về mẫu biểu, về nội dung phản ánh trong báo cáo. Song việc lập, phân tích và công khai báo cáo tài chính tại Trường còn thể hiện một số nhược điểm sau: Phân tích báo cáo tài chính gần như chưa được thực hiện, Việc công khai tài chính được thực hiện một cách chiếu lệ, qua loa chưa phát huy vai trò kiểm tra, giám sát của các cấp cấp có thẩm quyền và của tập thể cán bộ giáo viên, công nhân viên. 2.2.5. Tổ chức bộ máy kế toán với kiểm soát nội bộ Bộ máy kế toán ở Trường có ưu điểm là gọn nhẹ, tuy nhiên việc bố trí nhân sự còn chưa hợp lý, hoạt động kiểm soát ngay tại bộ phận kế toán chưa hiệu quả, chưa tạo được sự kiểm soát chặt chẽ lẫn nhau trong nội bộ. Việc nhân viên kế toán vật tư thực hiện nghiệp vụ mua vật liệu, dụng cụ là chưa tách biệt chức năng thực hiện với chức năng ghi chép. 2.2.6. Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán các phần hành với kiểm soát nội bộ 2.2.6.1. Tổ chức hạch toán kế toán vật liệu, dụng cụ Về kiểm soát tại khâu mua vật liệu, dụng cụ: Bộ phận có nhu cầu đã có dự trù xin cấp vật tư được giám hiệu phê duyệt. Tuy vậy, vẫn chưa thực hiện đúng nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Việc mua sắm vật liệu, dụng cụ được thực hiện theo yêu cầu thực tế, không được lập kế hoạch chi tiết từ ban đầu. Người thực hiện cũng là người lập kế hoạch đề nghị phê duyệt. Các khoản chi văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ chưa thực hiện theo cơ chế khoán. Về kiểm soát nhập xuất và sử dụng vật liệu, dụng cụ: Đối với vật liệu thực hành, lập và mua theo nhu cầu đề xuất từ các bộ môn và giao thẳng cho các bộ môn đó quản lý trực tiếp, không lập kế hoạch từ trước, không qua nhập xuất kho để sử dụng nên dễ gây thất thoát và lãng phí; vật liệu không được bảo quản trong kho để tránh hư hỏng, mất mát và không thực hiện nhập xuất đúng thủ tục để kiểm soát việc sử dụng vật liệu. Về kiểm soát tại kho hàng: Được thực hiện khá tốt, các sổ kho và thẻ kho được ghi chép đầy đủ; thường kỳ thực hiện kiểm kê, đối chiếu, kiểm tra giữa thủ kho và kế toán; chênh lệch được ghi vào biên bản. 2.2.6.2. Tổ chức hạch toán kế toán tài sản cố định Giữa bộ phận theo dõi đầu tư xây dựng cơ bản và kế toán chưa phối hợp chặt chẽ trong việc quản lý, theo dõi tài sản cố định, chuyển giao hồ sơ sản cố định. Khi chuyển giao tài sản giữa hai bộ phận thường không làm giấy tờ bàn giao, nên bộ phận kế toán không nắm được thông tin để điều chỉnh sổ sách kịp thời. 2.2.6.3. Tổ chức hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Trong quá trình kiểm soát tiền lương, chưa có sự kiểm soát phần tính toán lương trên bảng lương để phát hiện sai phạm và gian lận nếu có trong quá trình tính và chi trả lương. 2.2.6.4. Tổ chức hạch toán kế toán các khoản thu, chi Trường có rất nhiều hoạt động, nhưng hoạt động chính vẫn là đào tạo và nghiên cứu khoa học phục vụ giảng day, tuy nhiên Trường vẫn chưa tổ chức kế toán theo hoạt động, do đó chưa tính toán được chi phí cho từng hoạt động hoặc nhóm hoạt động, chưa phân bổ, tính toán chính xác được chi phí cho từng đối tượng đào tạo. Các nghiệp vụ thu, chi trong Trường ngày càng nhiều, nhưng Trường vẫn chưa sử dụng các dịch vụ thanh toán qua ngân hàng để vừa giảm bớt công việc của kế toán vừa kiểm soát được các nghiệp vụ thanh toán. 2.2.6.5. Tổ chức hạch toán kế toán nguồn kinh phí Dựa vào chỉ tiêu tuyển sinh được giao và kế hoạch đào tạo, các văn bản hướng dẫn về tài chính, Trường đã xây dựng được kế hoạch nguồn kinh phí, định mức thu và dự toán kinh phí. 2.2.6.6. Tổ chức hạch toán kế toán các loại tiền Nhìn chung Trường đã chấp hành khá tốt việc ghi chép kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết các loại tiền. Đảm bảo hệ thống kiểm tra, kiểm soát khá chặt chẽ như Thủ quỹ mở sổ quỹ ghi chép theo quy định, kế toán thanh toán in bảng đối chiếu tiền mặt để đối chiếu với thủ quỹ hàng ngày nên các nhầm lẫn sai sót đều được phát hiện xử lý kịp thời… 2.3. Đánh giá thực trạng tổ chức hạch toán kế toán với kiểm soát nội bộ tại Trường Đại học Hùng Vương Tổ chức công tác kế toán ở Trường nhìn chung được tiến hành toàn diện về mọi mặt, cơ bản phù hợp với tiến trình chung đổi mới giáo dục trong thời gian qua ở nước ta. Bên cạnh những ưu điểm, công tác tổ chức kế toán tại Trường Đại học Hùng Vương còn tồn tại một số nhược điểm sau: Thứ nhất: Tổ chức hạch kế toán chưa phát huy cao độ vai trò và hiệu quả trong quá trình đổi mới giáo dục đào tạo ở nước ta hiện nay. Tồn tại này thể hiện qua các mặt: Chưa cung cấp đầy đủ và chính xác thông tin về từng hoạt động cho Lãnh đạo Trường cũng như cơ quan quản lý; Tổ chức hoạt động chưa khoa học, phối hợp với các bộ phận chuyên môn khác trong Trường chưa đồng bộ; Công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ trong tổ chức hạch toán kế toán còn nhiều hạn chế, chưa thực sự phát huy chức năng kiểm tra và kiểm soát của hoạt động này trong đổi mới hoạt động giáo dục đào tạo. Thứ hai, Tổ chức hạch toán kế toán chưa khoa học và hợp lý để nhằm phát huy hiệu quả của kiểm soát nội bộ. Biểu hiện cụ thể của nhược điểm này như sau: Việc sử dụng các mẫu biểu chứng từ chưa kiểm soát được tài sản trong Trường, nhất là các Biên bản bàn giao tài sản cố định, Phiếu xuất kho…; Quy trình luân chuyển chứng từ chưa được thực hiện theo kế hoạch; Trong khâu lưu trữ và bảo quản chứng từ, do kho lưu trữ chứng từ chật hẹp nên một số chứng từ không được bảo quản cẩn thận; Công tác kiểm tra chứng từ còn chậm, chưa có sự phân công hợp lý; Hệ thống tài khoản chưa được tổ chức khoa học để sử dụng cho kế toán máy và theo dõi chi tiết cho từng đối tượng, chưa chuẩn hóa các mối quan hệ giữa các tài khoản để định khoản bằng máy; Việc sử dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ là chưa phù hợp trong điều kiện sử dụng kế toán máy; Chưa có những biện pháp hữu hiệu để bảo trì, lưu trữ thông tin trong máy tính; Sự phân công, phân nhiệm cán bộ trong Phòng Kế hoạch tài vụ chưa hợp lý; Trường chưa chú trọng đúng mức đến công tác phân tích tài chính, việc công khai tài chính còn thực hiện chiếu lệ, qua loa, hình thức. Nguyên nhân chủ yếu của những tồn tại trong việc tổ chức kế toán với tăng cường kiểm soát nội bộ ở Trường Đại học Hùng Vương là: Thứ nhất, Về khách quan có thể thấy 2 nguyên nhân nổi bật: Môi trường vĩ mô của nền kinh tế đang trong quá trình chuyển đổi và môi trường pháp lý đang trong quá trình hoàn thiện; Nhận thức trong xã hội về xã hội hóa giáo dục đào tạo còn hạn chế, nên ảnh hưởng nhất định đến việc chấp hành các chế độ và đóng góp cho việc học tập, đào tạo. Thứ hai, Về chủ quan có 4 nguyên nhân nổi bật: Ban giám hiệu nhìn chung vẫn chú trọng nhiều hơn đến công tác giảng dạy và nghiên cứu khoa học, đầu tư cho tổ chức kế toán còn hạn chế; Nhận thức về quản lý tài chính còn mang nặng tính bao cấp, nên việc chỉ đạo cũng như thực hiện chế độ kế toán chưa nghiêm; Trường vẫn chưa chủ động nắm bắt xu thế ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại vào tổ chức hạch toán kế toán. Chương 3 PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN VỚI TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG 3.1. Sự cần thiết và phương hướng hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán với tăng cường kiểm soát nội bộ tại Truờng Đại học Hùng Vương Tổ chức hạch toán kế toán tại Trường Đại học Hùng Vương cần phải được hoàn thiện vì tổ chức hạch toán kế toán khoa học sẽ góp phần tăng cường kiểm soát nội bộ của Trường trên các mặt: Kiểm soát việc khai thác các nguồn kinh phí; việc sử dụng các nguồn kinh phí đúng nguyên tắc, đúng chế độ; sử dụng có hiệu quả kinh phí được cấp và kinh phí thu được; cung cấp số liệu, thông tin kinh tế chính xác phục vụ cho việc điều hành các hoạt động của đơn vị về thanh quyết toán với Nhà nước, với ngân hàng, kho bạc, với các chủ nợ, phát hiện kịp thời những khâu chưa thực hiện được trong quản lý. Đối với Trường Đại học Hùng Vương, muốn khai thác triệt để và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực của xã hội cho giáo dục đại học, tổ chức hạch toán kế toán trong Trường Đại học Hùng Vương cần phải được thực hiện như sau: Thực hiện hạch toán kế toán ở Trường như một doanh nghiệp; Ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin hiện đại, kỹ thuật vi tính trong tổ chức hạch toán kế toán. Hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán phải trên cơ sở những phương hướng sau: Tiến hành toàn diện các yếu tố trong tổ chức hạch toán kế toán; Phải căn cứ vào tình hình thực tế và phương hướng phát triển của Trường về tổ chức bộ máy hoạt động, về yêu cầu quản lý để tổ chức bộ máy kế toán và phân công, phân nhiệm hợp lý; Quán triệt các nguyên tắc chung về kiểm soát, đặc thù của giáo dục đào tạo và quy định của Luật Kế toán, các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Kế toán và của Chế độ kế toán Hành chính sự nghiệp. 3.2. Những giải pháp hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán với tăng cường kiểm soát nội bộ tại Trường đại học Hùng Vương 3.2.1. Hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ và ghi chép ban đầu Vấn đề kiểm soát tình hình nhập, xuất vật tư trong suốt quá trình sử dụng là một vấn đề phức tạp, bởi lẽ vật tư sử dụng trong Nhà trường bao gồm nhiều loại, có nhiều phẩm cấp, chất lượng, số lượng là khác nhau. Với Phiếu xuất kho nên bổ sung thêm một nội dung là định mức sử dụng giúp cho nhân viên kế toán, người duyệt chứng từ biết được giá trị vật tư cần sử dụng theo định mức và giá trị vật tư cần xuất dùng để kiểm soát trực tiếp ngay khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh (ký duyệt chứng từ) đối với hàng tồn kho. Vấn đề tổ chức luân chuyển và kiểm soát chứng từ phải được thực hiện qua các cấp: Từ bộ phận có nhu cầu đến cấp bộ phận quản lý trực tiếp, bộ phận kế toán và cuối cùng là kiểm soát và phê duyệt của lãnh đạo Trường, xóa bỏ tình trạng chứng từ được bộ phận thực hiện chuyển trực tiếp cho lãnh đạo phê duyệt rồi mới chuyển đến bộ phận kế toán, bỏ qua chức năng kiểm soát của kế toán. Kế toán cần có sự kiểm tra thường xuyên theo định kỳ ngắn 5 ngày hoặc 7 ngày bằng cách in ra các bảng kê chứng từ kèm theo chứng từ gốc, giao cho kế toán viên phụ trách các phần hành kế toán có liên quan kiểm tra chi tiết để đảm bảo tính chính xác của các thông tin từ các chứng từ kế toán đã nhập vào máy. 3.2.2. Hoàn thiện tổ chức hệ thống tài khoản kế toán và phương pháp ghi chép kế toán Để thuận tiện cho việc sử dụng kế toán máy, phải xác định được đối tượng kế toán một cách chi tiết, từ đó mã hóa các đối tượng này theo yêu cầu của phần mềm kế toán và chuẩn hóa các quan hệ đối ứng giữa các tài khoản để dễ định khoản bằng máy. Qua đó, đánh giá được tính hiệu quả và việc tuân chủ qui định trong từng hoạt động, ngăn ngừa việc thất thoát, lãng phí và sử dụng không hiệu quả tài sản và nguồn kinh phí, thuận lợi cho việc lập báo cáo tài chính, báo cáo nội bộ và chuẩn hóa các quan hệ đối ứng tài khoản đảm bảo tránh nhầm lẫn trong quá trình sử dụng tài khoản và định khoản kế toán. 3.2.3. Hoàn thiện tổ chức hệ thống sổ sách kế toán So với hình thức Nhật ký chung thì hình thức Chứng từ ghi sổ có nhiều hạn chế. Do vậy Trường nên vận dụng hình thức kế toán Nhật ký chung, quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức này không phức tạp, dễ xây dựng các phần mềm và áp dụng đơn giản. Ưu điểm nổi bật của phương pháp này là ứng dụng tin học vào kế toán, dễ phân công lao động kế toán, kết cấu sổ đơn giản, dễ ghi, dễ hiểu, dễ kiểm tra đối chiếu. Do mẫu sổ này có số cột khá nhiều, phụ thuộc vào số TK cấp II, nên việc in từ máy tính ra mẫu này sẽ khó khăn. Vì thế mẫu sổ cần được thiết kế lại theo nguyên tắc ít cột, nhiều dòng. Theo mẫu sổ này, một số chỉ tiêu trên sổ kế toán áp dụng cho kế toán thủ công cần phải được loại bỏ khi áp dụng kế toán trên máy để đảm bảo tính đơn giản mà vẫn đảm bảo tính pháp lý. Ví dụ như chỉ tiêu ngày, tháng ghi sổ (cột 1 trong các mẫu sổ), chỉ tiêu “sổ này có … trang, đánh số từ trang số 01 đến trang số … ngày mở sổ”. Vì máy tính khi in ra sẽ in theo ._.dạng sổ tở rời thành tập và đánh số trang theo tờ sổ. Để đảm bảo an toàn cho thông tin kế toán, cần phải thực hiện phân quyền trong sử dụng phần mềm kế toán và phải thường xuyên thực hiện việc bảo trì và lưu trữ thông tin trong máy bằng cách sao lưu sang các phương tiện lưu trữ thông tin khác. 3.2.4. Hoàn thiện tổ chức báo cáo, phân tích và công khai báo cáo tài chính Để đáp ứng yêu cầu quản lý, hàng quý, hàng năm cần phải tiến hành phân tích báo cáo tài chính. Đối tượng phân tích tài chính của Trường là quá trình và kết quả thực hiện kế hoạch, dự toán thu, chi, sử dụng nguồn kinh phí trong và ngoài Ngân sách nhà nước. Nội dung phân tích tài chính là: Đánh giá tình hình thực hiện dự toán thu, chi, tình hình sử dụng tài sản, tình hình chấp hành các chế độ, tiêu chuẩn, định mức và chính sách quản lý tài chính của Nhà nước cũng như các quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo và của Trường. Phương pháp của phân tích tài chính là so sánh giữa thực tế với dự toán theo từng chỉ tiêu phản ánh trên báo cáo tài chính; xác định tỷ suất của các chỉ tiêu. Đối với việc công khai báo cáo tài chính: Định kỳ báo cáo trực tiếp bằng văn bản tới Uỷ ban nhân dân Tỉnh Phú Thọ, Bộ Giáo dục đào tạo, Sở Tài chính và các sở ban ngành có liên quan; báo cáo trực tiếp trong hội nghị cán bộ công nhân viên chức của Trường. Các cơ quan, đơn vị, cá nhân được tiếp nhận thông tin về công khai theo qui định có quyền chất vấn về các nội dung công khai tài chính, tài sản. Lãnh đạo Trường và Trưởng Phòng Kế hoạch Tài vụ phải trả lời các nội dung chất vấn bằng hình thức trả lời trực tiếp tại cuộc họp công khai hoặc bằng văn bản đến người chất vấn. 3.2.5. Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán phải được tổ chức lại hợp lý, phù hợp với đặc điểm của Trường, tránh việc một nhân viên phải sử dụng chồng chéo nhiều phần hành tạo được sự kiểm soát lẫn nhau trong nội bộ kế toán, và với các bộ phận khác trong cùng đơn vị, thực hiện triệt để việc không bố trí nhân viên kế toán vừa thực hiện mua bán hàng hóa vừa thực hiện ghi chép sổ sách kế toán. Trưởng Phòng Kế hoạch Tài vụ phải qui định cụ thể bằng văn bản về công việc cũng như trách nhiệm của từng người trong bộ máy kế toán. 3.2.6. Hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán các phần hành 3.2.6.1. Hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán vật liệu, dụng cụ Từ những tồn tại trong tổ chức hạch toán kế toán vật liệu, dụng vụ tại Trường, cần thiết phải xây dựng thủ tục kiểm soát vật liệu, dụng cụ chặt chẽ hơn để đảm bảo quản lý có hiệu quả vật liệu, dụng cụ ngăn ngừa việc mất mát tài sản hoặc sử dụng không đúng mục đích gây lãng phí. Việc mua vật liệu, dụng cụ nên giao cho Phòng Quản trị - Đời sống; Vật tư hàng hóa phải được bảo vệ thông qua hệ thống kho bãi, đảm bảo thủ tục kiểm soát và được bảo quản an toàn; Các khoản chi phí văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ có thể thực hiện khoán bằng hiện vật hoặc khoán bằng tiền trên cơ sở mức khoán bằng hiện vật. 3.2.6.2. Hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán tài sản cố định Trong tổ chức hạch toán kế toán tài sản cố định cần chú ý quy trình, thủ tục kiểm soát tài sản cố định như sau: Thường xuyên phối hợp đối chiếu giữa chuyên viên kế hoạch đầu tư và bộ phận kế toán chuyên trách; Khi điều chuyển tài sản giữa các bộ phận phải có giấy tờ bàn giao có đủ chữ ký cúa Trưởng Phòng Quản trị Đời Sống và Trưởng Phòng Kế hoạch tài vụ. 3.2.6.3. Hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Tại Trường Đại học Hùng Vương để kiểm soát phần tính toán lương trên bảng lương Phòng Kế hoạch Tài vụ cần căn cứ vào bảng lương do Phòng Tổ chức cán bộ và Công tác Chính trị đã lập, căn cứ vào hợp đồng lao động, bảng chấm công, chất lượng công tác, quy định chính sách về tiền lương để kiểm soát bảng thanh toán lương trước khi trả lương cho cán bộ công nhân viên. 3.2.6.4. Hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán các khoản thu, chi Trường nên tổ chức kế toán theo hoạt động chẳng hạn như: Giảng dạy các môn học truyền đạt kiến thức cho sinh viên; chấm bài thi, bài kiểm tra, luận văn, khóa luận… của sinh viên; hướng dẫn sinh viên làm luận văn tốt nghiệp, chuyên đề nghiên cứu khoa học…; tổ chức nghiên cứu khoa học, tổ chức triển khai thực nghiệm, tiến hành các thí nghiệm, thử nghiệm, hội thảo khoa học… Việc tổ chức kế toán theo hoạt động không chỉ đạt được mục tiêu là xác định chi phí của các bậc đào tạo, mà Ban Giám hiệu của Trường còn có thể giảm bớt được chi phí bằng cách bỏ bớt các hoạt động không cần thiết và tập trung nâng cao mức tập trung của các hoạt động cần thiết. Để giảm bớt khối lượng công việc cho kế toán về các nghiệp vụ thu chi, lãnh đạo Trường cần liên kết với ngân hàng để được cung cấp các dịch vụ thanh toán. 3.2.7. Hoàn thiện công tác kiểm tra kế toán Trường phải xây dựng được một quy chế kiểm tra, kiểm soát thống nhất trong nội bộ, tiếp đến phải hoàn thiện về cơ cấu tổ chức và có kế hoạch phối hợp một cách đồng bộ giữa các bộ phận. KẾT LUẬN Tổ chức kế toán khoa học góp phần quan trọng trong việc nâng cao vai trò của kiểm soát nội bộ trong quản lý. Nội dung quan trọng của các đơn vị sự nghiệp nói chung và của Trường Đại học Hùng vương nói riêng là đổi mới và nâng cao hiệu quả hoạt động, tăng cường công tác quản lý trong đó có việc xây dựng, hoàn thiện công tác tổ chức kế toán. Đây vừa là nội dung quán triệt tinh thần của Đảng và Nhà nước trong công cuộc xã hội hoá giáo dục, trao quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ tổ chức bộ máy, biên chế tài chính đối với các đơn vị sự nghiệp công lập, đồng thời là mội bước đi trong công cuộc đổi mới về tư duy và hành động trong công tác quản lý nói chung và công tác quản lý tài chính nói riêng của Trường Đại học Hùng vương, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động, đưa Trường Đại học Hùng vương nhanh chóng trở nên vững mạnh, xứng tầm với qui mô của một trường đại học. Trong khuôn khổ phạm vi và mục đích nghiên cứu đã xác định, Đề tài “Hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán với tăng cường kiểm soát nội bộ tại Trường Đại học Hùng Vương” đã giải quyết được những vấn đề cơ bản sau: Một là: Hệ thống những lý luận cơ bản về tổ chức hạch toán kế toán trong mối quan hệ với tăng cường kiểm soát nội bộ tại các đơn vị hành chính sự nghiệp. Hai là, Mô tả và phân tích thực trạng công tác tổ chức hạch toán kế toán và kiểm soát nội bộ tại Trường Đại học Hùng Vương, đưa ra những điểm mạnh, điểm yếu đang tồn tại của hệ thống này và lý giải sự cần thiết khách quan phải hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán tại Trường Đại học Hùng Vương; Ba là: Xác định các phương hướng hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán tại Trường Đại học Hùng Vương, đưa ra hệ thống các giải pháp tương đối đồng bộ nhằm hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán kế toán góp phần tăng cường kiểm soát nội bộ tại Trường Đại học Hùng Vương, đáp ứng được yêu cầu quản lý của Trường trong giai đoạn hiện nay. TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN *** Nguyễn Thị Thanh Loan HOÀN THIỆN TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN VỚI TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG Chuyên ngành: Kế toán, Tài vụ và Phân tích hoạt động kinh tế LUẬN VĂN THẠC SỸ KINH TẾ NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: GS.TS NGUYỄN QUANG QUYNH Hà Nội, Năm 2007 PHẦN MỞ ĐẦU 1. TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI Chuyển sang cơ chế mới, thực hiện xã hội hoá trong GD ĐT (GD ĐT), Nhà nước giữ vai trò là người tổ chức quản lý, tạo lập môi trường pháp lý thuận lợi để cho GD ĐT phát triển. Ngày 25 tháng 4 năm 2006 Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Nghị định Số 43/2006/NĐ-CP qui định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ tổ chức bộ máy, biên chế tài chính đối với các đơn vị sự nghiệp công lập. Như vậy các đơn vị hành chính sự nghiệp (HCSN) cần phải kiểm soát chặt chẽ về chi phí, phải tự tính toán, đảm bảo sử dụng nguồn thu, chi đạt hiệu quả, tiết kiệm chi phí, tạo sự chủ động về cả hoạt động và tài chính của đơn vị. Ngày 30 tháng 03 năm 2006 Bộ Tài chính đã ban hành Quyết định 19/2006/QĐ-BTC về việc ban hành Chế độ Kế toán (CĐKT) HCSN, thay cho Quyết định 999-TC/QĐ/CĐKT ngày 2/11/1996. Hệ thống Kế toán này áp dụng chung cho các đơn vị HCSN có sử dụng Ngân sách nhà nước (NSNN) và nguồn kinh phí khác. Trường ĐH (ĐH) Hùng Vương là một trường đào tạo nguồn lực lao động tại chỗ chủ yếu cho Tỉnh Phú Thọ và các tỉnh trung du, miền núi phía Bắc. Xuất phát điểm là Trường Cao đẳng Sư phạm Phú Thọ, mới được nâng cấp lên bậc ĐH với qui mô lớn hơn, mở rộng thêm nhiều ngành nghề đào tạo. Thực hiện chủ trương đổi mới và nâng cao hướng hoạt động, Nhà trường đã chủ động cơ cấu lại bộ máy tổ chức, tăng cường công tác quản lý trong đó chú trọng đến việc hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán kế toán, từng bước hoàn thiện các qui chế kiểm soát. Tuy nhiên hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) của Trường vẫn còn nhiều bất cập, chưa đáp ứng được yêu cầu của công tác quản lý. Vì vậy, phải nghiên cứu hướng tổ chức hạch toán kế toán áp dụng tại Trường ĐH Hùng Vương góp phần nâng cao chất lượng quản lý tài chính, tăng cường KSNB và phục vụ sự nghiệp giáo dục đào tạo (GD ĐT). Qua nghiên cứu lý luận về tổ chức hạch toán kế toán trong mối quan hệ với tăng cường KSNB, đồng thời tổng kết thực tiễn hoạt động của tổ chức hạch toán kế toán tại Trường ĐH Hùng Vương, tôi đã lựa chọn Đề tài “Thực trạng và giải pháp hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán với tăng cường KSNB tại Trường Đại học Hùng Vương” cho Luận văn Thạc sĩ kinh tế Chuyên ngành Kế toán, Tài vụ và Phân tích hoạt động kinh tế. 2. MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU Mục đích của Đề tài là nghiên cứu một cách có hệ thống những vấn đề cơ bản về tổ chức hạch toán kế toán trong mối quan hệ với tăng cường KSNB, làm sáng tỏ việc vận dụng lý luận chung ấy vào tổ chức hạch toán kế toán và KSNB ở các đơn vị trường học; Luận văn mô tả, phân tích, đánh giá thực trạng công tác tổ chức hạch toán kế toán và KSNB tại Trường ĐH Hùng Vương, phân tích sự cần thiết khách quan phải hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán trong cơ chế mới; Thông qua nghiên cứu thực tiễn đề xuất phương hướng và một số giải pháp hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán nhằm tăng cường KSNB tại Trường. 3. ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU Đối tượng nghiên cứu của Luận văn là tổ chức hạch toán kế toán trong mối quan hệ với tăng cường KSNB trong các đơn vị HCSN. Luận văn nghiên cứu, làm rõ thực trạng công tác tổ chức hạch toán kế toán tại Trường ĐH Hùng Vương; Vận dụng lý luận để nêu ra những phương hướng và một số giải pháp để hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán nhằm tăng cường KSNB tại Trường. 4. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU Trên cơ sở phương pháp luận duy vật biện chứng, các phương pháp cụ thể được sử dụng bao gồm: Phương pháp hệ thống hoá, phương pháp phân tích, tổng hợp, so sánh, tiếp cận thu thập thông tin… nhằm khái quát lý luận, tổng kết thực tiễn, để từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện thực tiễn. 5. NHỮNG ĐÓNG GÓP CỦA LUẬN VĂN Về mặt lý luận, Luận văn hệ thống hoá và làm rõ các lý luận cơ bản về tổ chức hạch toán kế toán trong mối quan hệ với tăng cường KSNB tại các đơn vị HCSN. Về mặt thực tế, Luận văn phân tích rõ thực trạng tổ chức hạch toán kế toán và KSNB tại Trường ĐH Hùng Vương, đưa ra nhận xét về những điểm mạnh, điểm yếu đang tồn tại của việc tổ chức hạch toán kế toán trong mối quan hệ với tăng cường KSNB tại Trường. Về các đề xuất, Luận văn lý giải sự cần thiết khách quan phải hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán tại Trường ĐH Hùng Vương; đưa ra hệ thống các giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán góp phần tăng cường KSNB tại Trường ĐH Hùng Vương, đáp ứng được yêu cầu quản lý của Trường trong giai đoạn hiện nay. 6. KẾT CẤU CỦA LUẬN VĂN Ngoài Phần mở đầu, Kết luận, nội dung Luận văn bao gồm 3 chương: Chương 1: Tổng quan về tổ chức hạch toán kế toán với kiểm soát nội bộ ở các đơn vị hành chính sự nghiệp Chương II: Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán với kiểm soát nội bộ tại Trường Đại học Hùng Vương Chương III: Phương hướng và giải pháp hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán với tăng cường kiểm soát nội bộ tại Trường Đại học Hùng Vương Chương 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN VỚI KIỂM SOÁT NỘI BỘ Ở CÁC ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP 1.1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1.1. Kiểm soát nội bộ 1.1.1.1. Tổng quan về kiểm soát trong quản lý Quản lý là sự tác động có tổ chức, có định hướng của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm sử dụng có hiệu quả nhất các nguồn lực đã xác định để đạt các mục tiêu đề ra. Chủ thể quản lý ở đây chính là bộ máy quản lý của đơn vị, bao gồm cán bộ lãnh đạo các cấp và bộ phận cán bộ chuyên môn thực thi các nghiệp vụ quản lý, điều hành đơn vị. Đối tượng quản lý chính là con người và sự vật hiện tượng diễn ra trong đơn vị. Đối tượng quản lý có nhiều đặc tính khác nhau do đó trong quá trình quản lý cũng phát sinh những vấn đề phức tạp ở mức độ khác nhau. Mục tiêu quản lý của đơn vị là sau quá trình quản lý có thể đo lường và lượng hóa được kết quả mà đơn vị phải hướng tới trong một khoảng thời gian nhất định. Quản lý gồm nhiều quá trình có liên hệ chặt chẽ với nhau trong hoạt động của tổ chức, cụ thể là: Lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, cung cấp nguồn lực, điều hành hoạt động. Trong quá trình thực hiện hoạt động quản lý, do nhiều nguyên nhân chủ quan, khách quan nên việc hoạch định, tổ chức điều hành quá trình công tác tại đơn vị nhiều khi xa dời các mục tiêu đã đặt ra hoặc có thể trái ngược với hoạch định ban đầu. Hoạt động kiểm soát được thực hiện kịp thời sẽ bảo đảm cho quá trình hoạch định được đúng hướng và tác nghiệp được tiến hành theo kế hoạch, điều chỉnh kịp thời các sai lệch so với hoạch định nhằm đạt được mục tiêu đề ra. Kiểm soát tồn tại như một khâu độc lập của quá trình quản lý nhưng đồng thời lại là một bộ phận chủ yếu của quá trình đó. Trong quá trình quản lý của bất cứ tổ chức nào, chức năng kiểm tra, kiểm soát được thực hiện ở tất cả các giai đoạn của quá trình quản lý và luôn giữ vai trò quan trọng trong toàn bộ quá trình quản lý của tổ chức. Trong giai đoạn lập kế hoạch, để kế hoạch khả thi và thực hiện thành công thì các thông tin phục vụ cho việc lập kế hoạch phải được kiểm tra, kiểm soát. Ở khâu này cần có những dự báo về nguồn lực và mục tiêu, từ đó xây dựng và lên các chương trình kế hoạch… Sau khi các chương trình đã được kiểm soát thì có thể đưa ra các quyết định cụ thể để thực hiện. Mục tiêu của hoạt động chính là cơ sở cho chức năng kiểm soát được tiến hành. Trong khâu tổ chức thực hiện, công việc kiểm soát hình thành bằng việc phân chia, ủy quyền một cách cụ thể cho các bộ phận. Nội dung công việc là mua sắm nguồn lực vật chất, máy móc thiết bị, vật tư, phát triển nhân lực… Đây là quá trình phải đựợc kiểm tra kiểm soát rất chặt chẽ nhằm xác định việc cung cấp nguồn lực là có thật, ngăn chặn sai sót và gian lận để tránh sự thiệt hại về tài chính của tổ chức. Điều hành hoạt động là việc ra chỉ thị, cùng giám sát và làm việc với nhân viên, phối hợp và chỉ đạo trong công việc. Trong giai đoạn này phải có sự kiểm tra, kiểm soát thường xuyên về diễn biến và kết quả thực hiện kế hoạch, dự kiến những hành động cần thiết để đảm bảo điều hòa các mối quan hệ, điều chỉnh các mục tiêu nhằm đạt kết quả tối ưu. Như vậy, kiểm soát là một quy trình giám sát các hoạt động để đảm bảo rằng các hoạt động này được thực hiện theo kế hoạch. Quy trình này bao gồm 3 bước khác nhau: Bước 1, Đo lường thành quả hoạt động; Bước 2, So sánh thành quả thực tế với một chuẩn mực nào đó; Bước 3, Hành động chỉnh sửa các sai lệch hoặc các chuẩn mực không phù hợp. Một hệ thống kiểm soát hữu hiệu bảo đảm rằng mọi hoạt động được hoàn tất theo những cách thức đưa đến việc đạt được mục tiêu của tổ chức. Kiểm soát được tiến hành theo nhiều cách. Cấp trên kiểm soát cấp dưới thông qua các chính sách, các quy định, các thủ tục, các biện pháp cụ thể. Đơn vị này kiểm soát đơn vị kia thông qua chi phối đáng kể quyền sở hữu và lợi ích tương ứng. Nội bộ kiểm soát lẫn nhau thông qua các quy chế và thủ tục quản lý. Với ý nghĩa đó, kiểm soát là công việc rà soát lại các mục tiêu quy định, soát xét các quá trình thực hiện các quyết định quản lý được thể hiện bởi các nghiệp vụ cụ thể nhằm nắm bắt và điều hành những nghiệp vụ đó. Để đảm bảo hiệu quả hoạt động của mình, mỗi đơn vị đều phải tự xem xét hoạt động của mình trong tất cả các khâu: Rà soát các tiềm năng; xem xét lại các dự báo, các mục tiêu và định mức; đối chiếu và truy tìm các thông số về sự kết hợp; soát xét lại các thông tin thực hiện để điều chỉnh kịp thời trên quan điểm bảo đảm hiệu năng của mọi nguồn lực và hiệu quả kinh tế cuối cùng của các hoạt động. Công việc rà soát này gọi là KSNB hay nội kiểm. Trong hoạt động của đơn vị, hoạt động kiểm soát được thực hiện ở mọi nơi, mọi lúc, mọi cấp, mọi ngành. Quy mô của kiểm soát, kỹ thuật kiểm soát phụ thuộc vào từng hoạt động, từng con người cụ thể. Song các hoạt động này đều có quan hệ hữu cơ và hỗ trợ lẫn nhau, cùng thực hiện chức năng giúp cho hoạt động quản lý đạt hiệu quả cao nhất. 1.1.1.2. Các loại KSNB Hoạt động kiểm soát bao gồm nhiều loại có thể phân loại theo nhiều tiêu thức khác nhau, như phân loại theo nội dung kiểm soát, theo quan hệ với quá trình tác nghiệp, theo thời điểm kiểm soát…. Theo nội dung kiểm soát, kiểm soát bao gồm kiểm soát quản lý và kiểm soát kế toán. Kiểm soát quản lý bao gồm việc lập kế hoạch, tổ chức và thực hiện các trình tự cần cho quá trình ra quyết định để cho phép tiến hành các nghiệp vụ. Kiểm soát quản lý gắn liền với trách nhiệm thực hiện các mục tiêu của tổ chức và là điểm xuất phát để thành lập kiểm soát kế toán. Hoạt động kiểm soát quản lý tập trung vào các thể thức kiểm tra nhằm đảm bảo cho việc điều hành công tác đơn vị có nề nếp, nghiêm minh, hiệu quả. Các thao tác kiểm soát quản lý được thực hiện trên các cấp độ như tuyển chọn nhân viên, xây dựng quy định, quy trình làm việc, quá trình chấp hành mệnh lệnh ở đơn vị. Kiểm soát kế toán bao gồm việc lập kế hoạch, tổ chức thực hiện các trình tự cần thiết cho việc bảo vệ tài sản và độ tin cậy của sổ sách tài chính kế toán, nghĩa là phải đảm bảo: Các nghiệp vụ được tiến hành theo sự chỉ đạo chung hoặc cụ thể của quản lý; Các nghiệp vụ ghi sổ là cần thiết để chuẩn bị các BCTC đúng với các nguyên tắc kế toán chung được thừa nhận hoặc các tiêu chuẩn có thể áp dụng cho các báo cáo này đồng thời duy trì khả năng hạch toán của tài sản; Tài sản được quản lý theo những nguyên tắc nhất định; Các hoạt động đều được ghi nhận vào các thời điểm thích hợp giúp cho việc thành lập các thông tin kinh tế tài chính phù hợp với các chuẩn mực kế toán và thể hiện chính xác, toàn diện tình trạng của đơn vị hoặc đơn vị có nhiệm vụ điều chỉnh phù hợp khi có những sai lệch; Cung cấp căn cứ để ra quyết định xử lý các sai lệch rủi ro có thể gặp phải. Như vậy, kiểm soát kế toán chỉ quan tâm đến hoạt động tài chính của đơn vị được phản ánh trên tài liệu kế toán. Trong khi đó, kiểm soát quản lý yêu cầu một phạm vi rộng hơn của các đối tượng quản lý theo mục tiêu của kiểm soát. Tuy nhiên kiểm soát kế toán lại có vai trò quan trọng để làm cơ sở cho kiểm soát quản lý. Kiểm soát kế toán có thể hình thành phương pháp tự kiểm soát như kiểm soát qua chứng từ, đối ứng tài khoản, qua tổng hợp – cân đối kế toán. Mục tiêu của kiểm soát là đảm bảo cho quá trình tác nghiệp được thành công theo mục đích của quản lý, chính vì vậy việc ngăn ngừa, phát hiện, điều chỉnh các sai sót trong quản lý là thực sự cần thiết, kiểm soát cũng phải chú ý đến các nội dung này. Theo quan hệ với quá trình tác nghiệp gồm kiểm soát ngăn ngừa, kiểm soát phát hiện và kiểm soát điều chỉnh. Kiểm soát ngăn ngừa tập trung chủ yếu vào việc quản lý nhân sự, xây dựng các quy trình, quy phạm thực hiện các thao tác tác nghiệp. Kiểm soát phát hiện tập trung vào việc phát hiện các gian lận, sai sót, sai lầm và rủi ro trong quá trình tác nghiệp một cách nhanh chóng, nhằm giúp các cấp lãnh đạo có những quyết định xử lý kịp thời, hạn chế tới mức thấp nhất những thiệt hại có thể xảy ra. Kiểm soát điều chỉnh hướng tới việc cung cấp những thông tin cần thiết cho việc ra các quyết định điều chỉnh các sai sót được phát hiện. Theo thời điểm kiểm soát gồm kiểm soát trước, kiểm soát tác nghiệp và kiểm soát sau tác nghiệp: Kiểm soát trước hay còn gọi là kiểm soát lường trước, kiểm soát lường trước về tương lai, nhằm khắc phục độ trễ thời gian trong kiểm soát thực hiện: Đó là sự tự liệu những diễn biến có thể xảy ra trong quá trình tác nghiệp đề phòng những rủi ro và các khó khăn tiềm ẩn. Kiểm soát tác nghiệp là hoạt động kiểm soát được tiến hành ngay trong quá trình tác nghiệp nhằm ngăn ngừa, phát hiện sai lầm, kiểm tra việc thi hành các quyết định quản lý trong quá trình tác nghiệp. Loại kiểm soát này có tác dụng lớn trong việc làm giảm các rủi ro, các sai sót, đảm bảo hiệu quả của công việc. Kiểm soát sau tác nghiệp hay còn gọi là kiểm soát thông tin phản hồi hoặc còn gọi là kiểm soát thông tin trở về trước là kiểm soát thông dụng nhất hiện nay. Mặc dù bị độ trễ về thời gian, song bù lại kiểm soát sau khi tác nghiệp lại có đầy đủ căn cứ để đánh giá đo lường kết quả tác nghiệp. 1.1.1.3. Các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB, thủ tục và nguyên tắc KSNB Hệ thống KSNB bao gồm 3 bộ phận cấu thành cơ bản: Môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và thủ tục kiểm soát. Bộ phận thứ nhất, Môi trường kiểm soát: Bao gồm toàn bộ các yếu tố có tính chất môi trường tác động đến việc thiết kế các chính sách, thủ tục kiểm soát tác động đến sự hoạt động cũng như tính hữu hiệu của các chính sách đó trong đơn vị. Môi trường kiểm soát bao gồm môi trường kiểm soát chung (bên trong) và môi trường kiểm soát bên ngoài. Thứ nhất, Môi trường kiểm soát chung: Là hệ thống các nhân tố làm cơ sở để xác lập thái độ của chủ thể quản lý về việc xây dựng hệ thống KSNB bảo đảm cho hệ thống này tồn tại và phát triển, xây dựng các chính sách, các trình tự quản lý, các chỉ dẫn đảm bảo cho sự giám sát liên tục đối với mọi hoạt động của đơn vị. Các yếu tố chủ yếu trong môi trường kiểm soát chung bao gồm: Đặc thù về quản lý, cơ cấu tổ chức, chính sách nhân sự, công tác kế hoạch, ủy ban kiểm soát, cơ chế chính sách tài chính – kinh tế. Các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát chung chủ yếu liên quan tới quan điểm, thái độ và nhận thức cũng như hành động của các nhà quản lý trong đơn vị. Trên thực tế, tính hiệu quả của hoạt động kiểm tra, kiểm soát trong các hoạt động của một tổ chức phụ thuộc chủ yếu vào các nhà quản lý tại tổ chức đó. Nếu các nhà quản lý cho rằng công tác kiểm tra, kiểm soát là quan trọng và không thể thiếu được đối với mọi hoạt động trong đơn vị thì mọi thành viên của đơn vị đó sẽ nhận thức đúng đắn về hoạt động kiểm tra, kiểm soát và tuân thủ mọi qui định cũng như chế độ đề ra. Ngược lại, nếu hoạt động kiểm tra, kiểm soát bị coi nhẹ từ phía các nhà quản lý thì chắc chắn các qui chế về KSNB sẽ không được vận hành một cách có hiệu quả bởi các thành viên của đơn vị. Thứ hai, Môi trường kiểm soát bên ngoài: Là hệ thống các nhân tố quy định và điều chỉnh thái độ của chủ thể quản lý trong việc xây dựng và điều hành hệ thống KSNB. Các nhân tố này thường gồm: Sự kiểm soát của cơ quan chức năng nhà nước; ảnh hưởng của các chủ nợ, môi trường pháp lý, đường lối phát triển đất nước… Môi trường kiểm soát giữ vai trò quan trọng để hoạt động KSNB tồn tại và phát triển. Quản lý chỉ có hiệu quả khi nhà quản lý kiểm soát được toàn bộ hoạt động của đơn vị mình, do vậy cần phải tạo lập môi trường kiểm soát hoàn chỉnh. Bộ phận thứ hai, Hệ thống kế toán: Là hệ thống dùng để ghi chép, tính toán phân loại, kết chuyển vào Sổ Cái, tổng hợp và lập các báo cáo nghiệp vụ kế toán, bao gồm hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống sổ kế toán và hệ thống báo cáo kế toán. Hệ thống chứng từ kế toán bao gồm hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc và hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn được lập để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm cơ sở pháp lý cho các số liệu trên tài khoản, sổ kế toán và báo cáo kế toán. Hệ thống tài khoản kế toán bao gồm các tài khoản cấp 1 và cấp 2 dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thuộc các loại hình kinh tế phù hợp với yêu cầu và đặc điểm của nền kinh tế thị trường ở nước ta hiện nay. Hệ thống sổ kế toán bao gồm các loại sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, kết cấu sổ, mối quan hệ kiểm tra đối chiếu giữa các sổ kế toán, trình tự và phương pháp ghi chép các sổ cũng như việc tổng hợp số liệu để lập báo cáo. Như vậy hệ thống sổ kế toán được sử dụng để ghi chép các sổ cũng như việc tổng hợp số liệu để lập báo cáo. Hệ thống báo cáo kế toán phản ánh một cách tổng quát, toàn diện tình hình tài sản, công nợ, nguồn vốn, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị trong một kỳ hạch toán. Thông qua việc quan sát, đối chiếu, tính toán và ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hệ thống kế toán không những cung cấp thông tin cho việc quản lý mà còn có tác dụng kiểm soát nhiều mặt hoạt động của đơn vị. Chính vì vậy hệ thống kế toán là một mắt xích, một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống KSNB. Tính kiểm soát của hệ thống kế toán được thể hiện thông qua 3 giai đoạn của quá trình kế toán đó là: Lập chứng từ kế toán, phản ánh vào sổ kế toán và lập báo cáo kế toán. Lập chứng từ kế toán là giai đoạn đầu tiên của quá trình xử lý số liệu kế toán. Đây là giai đoạn hết sức quan trọng, việc lập chứng từ đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp và phản ánh trung thực mọi nghiệp vụ phát sinh thì số liệu kế toán mới bảo đảm tính chính xác và đáng tin cậy. Các chứng từ kế toán không chỉ là vật mang tin thuần túy mà còn là minh chứng pháp lý cho sự hình thành các nghiệp vụ kinh tế. Thông qua giai đoạn lập chứng từ, kế toán có thể kiểm tra phát hiện và ngăn ngừa các sai phạm trong các nghiệp vụ phát sinh, bảo vệ tài sản, sử dụng có hiệu quả các nguồn lực của đơn vị. Phản ánh vào sổ kế toán là giai đoạn chính trong quá trình xử lý số liệu kế toán. Ở đây mọi nghiệp vụ phát sinh sẽ được ghi chép, phân loại tính toán, tổng hợp vào sổ kế toán. Hệ thống sổ sách kế toán có vai trò rất quan trọng trong hệ thống KSNB. Các sổ chi tiết về vật tư hàng hóa, công nợ… sẽ giúp các nhà quản lý thu thập được các thông tin đáng tin cậy phục vụ cho việc ra các quyết định điều hành đơn vị. Ngoài ra, sổ kế toán còn giúp cho việc tổng hợp, lưu trữ thông tin được khoa học và có hệ thống, là trung gian giữa chứng từ ban đầu và hệ thống báo cáo kế toán, vì vậy đó là cơ sở để kiểm tra, đối chiếu các chứng từ. Lập báo cáo kế toán là giai đoạn cuối cùng của quá trình xử lý thông tin kế toán nhằm tổng hợp số liệu trên sổ kế toán thành những chỉ tiêu trên báo cáo kế toán. Thông tin thể hiện trên báo cáo kế toán không đơn thuần chỉ là sự mang sang từ sổ kế toán mà nó còn phải phản ánh trung thực tình hình tài chính và kết quả hoạt động của đơn vị đồng thời phải được trình bày theo đúng các chuẩn mực kế toán và các quy định có liên quan. Mục đích của một hệ thống kế toán của một tổ chức là sự nhận biết, thu thập, phân loại, ghi sổ và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế tài chính của tổ chức đó, thỏa mãn chức năng thông tin và kiểm tra của hoạt động kế toán. Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải bảo đảm các mục tiêu kiểm soát chi tiết: Một là, Tính có thực: Nguyên tắc kiểm soát không cho phép ghi chép những nghiệp vụ không có thực vào sổ sách của đơn vị; Hai là, Sự phê chuẩn: Bảo đảm mọi nghiệp vụ xảy ra phải được phê chuẩn hợp lý; Ba là, Tính đầy đủ: Bảo đảm việc phản ánh trọn vẹn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh; Bốn là, Sự đánh giá: Bảo đảm không có sai phạm trong việc tính toán các khoản giá và phí; Năm là, Sự phân loại: Bảo đảm các nghiệp vụ được ghi chép đúng theo sơ đồ tài khoản và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách kế toán; Sáu là, Tính đúng kỳ: Bảo đảm việc ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh được thực hiện kịp thời theo qui định; Bảy là, Quá trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác: Số liệu kế toán được ghi vào sổ phải được tổng cộng và chuyển sổ đúng đắn, tổng hợp chính xác trên các BCTC của đơn vị. Thủ tục KSNB là các cách thức, các thao tác trong quy trình quản lý. Để đạt được các mục tiêu kiểm soát, các nhà quản lý phải thiết lập và duy trì các bước cũng như các cách thức kiểm soát trong đơn vị. Các bước và cách thức kiểm soát này được thiết kế tùy thuộc vào đặc thù của từng đơn vị. Chính vì vậy, các bước kiểm soát và cách thức kiểm soát có thể không giống nhau, thậm chí rất khác nhau giữa các đơn vị và các loại nghiệp vụ. Tuy nhiên các loại kiểm soát trên đều được xây dựng theo các nguyên tắc cơ bản: Một là: Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: Theo nguyên tắc này, quyền hạn và trách nhiệm cần được phân chia cho nhiều người trong một bộ phận hoặc nhiều bộ phận khác nhau trong một tổ chức. Mục đích của nguyên tắc này là không nên để một cá nhân hay bộ phận nào được thực hiện một nghiệp vụ trọn vẹn từ khâu đầu đến khâu cuối. Cơ sở của nguyên tắc là nhiều người cùng làm một công việc thì sai sót dễ phát hiện hơn và các gian lận khó xảy ra hơn. Trong một đơn vị, công việc của người này sẽ liên quan và tự động được kiểm soát bởi người khác. Việc phân công phân nhiệm còn có tác dụng tạo nên sự chuyên môn hóa, tạo cơ chế kiểm tra, thúc đẩy lẫn nhau trong công việc. Hai là: Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Nguyên tắc này đòi hỏi sự tách biệt về quyền hạn và trách nhiệm đối với một số công việc như trách nhiệm xét duyệt, thực hiện nghiệp vụ, bảo quản tài sản với trách nhiệm ghi chép sổ sách; chức năng kế toán với chức năng tài chính; chức năng thực hiện với chức năng kiểm soát v.v… Nguyên tắc này xuất phát từ mối quan hệ đặc biệt giữa các trách nhiệm với sự kiêm nhiệm dể dẫn đến gian lận khó phát hiện. Ba là: Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: Theo nguyên tắc này, người quản lý đơn vị không thể giải quyết mọi công việc sự vụ trong đơn vị mà phải ủy quyền cho cấp dưới thay mặt người quản lý đơn vị quyết định một số công việc trong phạm vi nhất định. Tuy nhiên người quản lý đơn vị vẫn phải chịu trách nhiệm về công việc đó và vẫn phải duy trì một sự kiểm tra nhất định. Quá trình ủy quyền được tiếp tục thực hiện với các cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các cấp song vẫn bảo đảm tính tập trung của đơn vị. 1.1.2. Tổ chức hạch toán kế toán 1.1.2.1. Đối tượng, ý nghĩa, nhiệm vụ của Tổ chức hạch toán kế toán Kế ._.từng phần hành kế toán, lập được các báo cáo theo tính chất công việc được giao. 3.2.6. Hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán các phần hành 3.2.6.1. Hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán vật liệu, dụng cụ Đặc điểm của quản lý vật liệu dụng cụ là vừa quản lý về giá trị vừa quản lý về hiện vật. Do vậy kiểm soát vật liệu, dụng cụ phải được thực hiện ở tất cả các khâu: thu mua, nhập xuất, sử dụng, bảo quản, gồm các nội dung sau: Một là, Phải có kế hoạch thu mua, sử dụng. Xây dựng định mức tiêu hao, dự toán chi tiêu phù hợp với kế hoạch được duyệt. Hai là, Phải có quy định chặt chẽ về qui trình thu mua, nhập xuất, quản lý, sử dụng vật liệu, dụng cụ tại các bộ phận sử dụng và qui trình bảo quản ngăn nắp đúng theo tiêu chuẩn kỹ thuật và đặc tính lý hóa học của từng loại vật liệu dụng cụ. Ba là, Cần có chế độ kiểm tra, đánh giá việc sử dụng vật liệu, dụng cụ, kiểm kê đối chiếu số liệu và xử lý chênh lệch, xử lý vật liệu, dụng cụ kém phẩm chất một cách thường xuyên, kịp thời. Trong thực tế công tác tổ chức hạch toán kế toán vật liệu, dụng cụ tại Trường ĐH Hùng Vương, cá nhân thực hiện việc thu mua vật tư thực hiện nghiệp vụ từ khi lập kế hoạch, đến thu mua, lấy chứng từ và ghi sổ kế toán. Như vậy việc tổ chức hạch toán kế toán nghiệp vụ này chưa thực hiện đúng nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Do đó không có tính khách quan, khó khăn trong tiến hành các hoạt động và thủ tục kiểm soát. Việc mua sắm vật liệu được thực hiện theo yêu cầu thực tế, không được lập kế hoạch chi tiết từ ban đầu. Vật liệu thực hành được mua theo nhu cầu đề xuất từ các Bộ môn và giao thẳng cho các bộ phận này quản lý trực tiếp nên trong việc sử dụng dễ gây thất thoát, lãng phí, vật liệu không được bảo quản trong kho nên dễ hư hỏng, mất mát. Từ những tồn tại trên đây, cần thiết phải xây dựng thủ tục kiểm soát vật liệu, dụng cụ chặt chẽ hơn để đảm bảo quản lý có hiệu quả vật liệu, dụng cụ ngăn ngừa việc mất mát tài sản hoặc sử dụng không đúng mục đích gây lãng phí. Các nguyên tắc kiểm soát vật liệu, dụng cụ như sau: Một là, Về việc phân chia trách nhiệm: Cần phải tách biệt chức năng thực hiện nghiệp vụ với chức năng kế toán để tránh tình trạng sai lệch thông tin. Việc mua vật liệu, dụng cụ nên giao cho Phòng Quản trị - Đời sống. Hai là, Về kiểm soát vật chất: Vật tư hàng hóa phải được bảo vệ thông qua hệ thống kho bãi, đảm bảo thủ tục kiểm soát và được bảo quản an toàn; đồng thời sổ sách kế toán phải phản ánh trung thực, đầy đủ giữa thực tế và số liệu ghi chép trên sổ sách, đảm bảo chức năng kiểm soát trên các phương diện, cụ thể là bảo vệ tài sản, ngăn ngừa việc mất mát tài sản hoặc sử dụng không đúng mục đích gây lãng phí, theo dõi sự dịch chuyển của tài sản giữa các bộ phận trong tổ chức; việc so sánh giữa sổ sách kế toán và tài sản hiện có trong thực tế phải được thực hiện thường xuyên và định kỳ, khi có chênh lệch cần phải được điều tra và xem xét nguyên nhân, những điểm còn tồn tại trong thủ tục kiểm soát tài sản để có biện pháp khắc phục. Ba là, Về kỉểm soát chi phí: Theo Thông tư số 71/2006/TT-BTC ngày 09/8/2006 về việc Hướng dẫn thực hiện Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày 25/4/2006 Quy định Quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về tài chính trong đơn vị sự nghiệp, các khoản chi phí văn phòng phẩm, CCDC có thể thực hiện khoán bằng hiện vật hoặc khoán bằng tiền trên cơ sở mức khoán bằng hiện vật. Đối với các khoản chi phí văn phòng phẩm như bút, giấy, keo dán… cần thực hiện khoán chi bằng tiền theo đầu người. Các khoản chi phí giấy photo, giấy in vi tính cần khoán định mức sử dụng cho từng bộ phận, theo nguyên tắc bộ phận nào tính chất công việc cần sử dụng nhiều sẽ có mức khoán cao hơn. Trên cơ sở các quy định về sử dụng và định mức chi phí vật tư cần thực hiện trình tự, thủ tục kiểm soát đối với quá trình mua vật liệu, dụng cụ như sau: (Xem Sơ đồ 3.3). Kho Yêu cầu xuất dùng Nhà cung cấp Kế toán kiểm soát giá, lựa chọn phương án mua Bộ phận thực hiện mua Lập đề nghị mua, trình lãnh đạo phê duyệt Bộ phận có nhu cầu mua vật liệu, dụng cụ 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Sơ đồ 3.3. Trình tự mua vật liệu, dụng cụ Theo qui trình mua vật liệu, dụng cụ như trên, Bộ phận có nhu cầu sử dụng lập giấy đề nghị mua hàng, được lãnh đạo phê duyệt rồi mới chuyển đến bộ phận thực hiện mua; Bộ phận Mua hàng căn cứ vào kế hoạch đã được phê duyệt, liên hệ với nhà cung cấp để lấy báo giá. Giấy báo giá tối thiểu phải do hai nhà cung cấp khác nhau lập; Bộ phận Kế toán có trách nhiệm kiểm soát giá cả và lựa chọn giá mua tốt nhất. Phương án mua được chọn sẽ giao lại cho nhà cung cấp để liên hệ đặt hàng. Vật tư, hàng hóa sau khi mua về, nếu là vật tư hàng hóa xuất dùng trực tiếp sẽ được giao thẳng cho bộ phận có nhu cầu sử dụng sau khi đã có sự giao nhận, kiểm soát của bộ phận nhận hàng, bộ phận mua hàng và kế toán để cùng thực hiện hoạt động kiểm soát vật chất, xác nhận các nghiệp vụ mua là có thật; nếu là vật tư phục vụ thực hành, sẽ được kiểm tra, kiểm soát số lượng, chủng loại, chất lượng. Do những vật tư này thường mua với số lượng nhiều, giá trị lớn, thời gian học kéo dài, không thể xuất dùng ngay một lúc được, vì vậy phải được bảo quản trong kho để tránh hư hỏng, thất thoát. Bộ phận có nhu cầu sử dụng sẽ lập phiếu yêu cầu xuất để xuất kho. 3.2.6.2. Hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán tài sản cố định Để quản lý tốt TSCĐ, thủ tục quản lý TSCĐ cần phải tuân thủ các nguyên tắc: Hạch toán chính xác tình hình tăng giảm TSCĐ; tính đúng tính đủ khấu hao TSCĐ; Tách biệt việc ghi chép sổ sách với công tác bảo quản, sử dụng TSCĐ: quy định rõ thẩm quyền của từng cấp đối với việc phê chuẩn các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến TSCĐ như mua mới, điều chuyển, thanh lý, nhượng bán, sửa chữa; cách ly quyền phê chuẩn với sử dụng TSCĐ; xây dựng hệ thống bảo quản TSCĐ, quy chế sử dụng, phân định trách nhiệm bảo vệ tài sản. Việc quản lý, theo dõi TSCĐ chưa có sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận. Khi điều chuyển tài sản giữa các bộ phận không có giấy tờ bàn giao nên bộ phận kế toán không nắm được thông tin để điều chỉnh sổ sách kịp thời, ảnh hưởng cho công tác kiểm kê và dễ xảy ra thất thoát tài sản. Để đảm bảo phản ánh kịp thời, đầy đủ tình hình tăng giảm TSCĐ cần phải có sự phối hợp chặt chẽ giữa bộ phận đầu tư và bộ phận kế toán. Cần chú ý quy trình, thủ tục kiểm soát TSCĐ do việc tăng mới từ xây dựng, mua sắm như sau: Một là, Phối hợp đối chiếu giữa chuyên viên kế hoạch đầu tư và bộ phận kế toán chuyên trách theo khối lượng từng hạng mục, quyết toán dự án hoàn thành, bàn giao đưa vào sử dụng. Hồ sơ TSCĐ hoàn thành, bàn giao phải được chuyển đến bộ phận kế toán kịp thời, hạch toán tăng TSCĐ làm cơ sở tính, trích khấu hao đúng quy định. Hai là, Kiểm soát hồ sơ quyết toán với dự án, theo từng hạng mục và quyết toán tổng thể. Với quy trình và thủ tục kiểm soát như trên tạo được sự phối hợp giữa các bộ phận trong quản lý, theo dõi TSCĐ. Việc Việc hoạch toán và tính toán khấu hao TSCĐ dựa trên các chính sách, thủ tục đã thiết lập để hạn chế được tối đa sai sót có thể xảy ra. 3.2.6.3. Hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Các khoản tiền lương liên quan trực tiếp đến cán bộ, công nhân viên và luôn được cán bộ, công nhân viên kiểm soát. Tuy nhiên cán bộ, công nhân viên chỉ kiểm soát được phần lương riêng rẽ của họ mà không thể kiểm soát được tất cả tiền lương. Vì vậy, để tránh sai sót thông qua tiền lương, tiền thưởng và tránh việc sử dụng lãng phí về tiền lương, tiền thưởng với lao động không hợp lý, không hiệu quả, việc tổ chức hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương phải đảm bảo những yêu cầu theo từng bước sau: Tại giai đoạn tiếp nhận lao động: Phải xây dựng qui định và tiêu chuẩn tuyển dụng phù hợp, xây dựng qui trình và thủ tục tiếp nhận lao động chặt chẽ từ quyết định tuyển dụng, quyết định phân công, quyết định phê chuẩn mức lương, tăng lương, thuyên chuyển, sa thải, nghỉ hưu, tách biệt độc lập giữa các bộ phận chức năng. Tại giai đoạn tính lương và các khoản trích theo lương: Phải xây dựng quy định quản lý về thời gian làm việc; phải có sự cách biệt qui định tách biệt một cách độc lập giữa các bộ phận chấm công, tính lương, nghiệm thu sản phẩm hoàn thành. Tại Trường ĐH Hùng Vương quá trình kiểm soát tiền lương và các khoản trích theo lương chưa có sự kiểm soát phần tính toán lương trên bảng lương nên trình tự kiểm soát tiền lương và các khoản trích theo lương nên được tổ chức lại theo mô hình sau: (Xem Sơ đồ 3.4) Chấm công và đánh giá chất lượng bởi bộ phận trực tiếp quản lý Kiểm tra, đối chiếu ngày công thực tế, chất lượng lao động Căn cứ quy chế tiền lương, lập bảng thanh toán lương Kiểm soát bảng lương và thanh toán lương Sơ đồ 3.4: Trình tự hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương Thứ nhất: Các bộ phận quản lý trực tiếp theo dõi, chấm công lao động trong tháng cho cá nhân của bộ phận mình; cuối tháng đánh giá chất lượng lao động (nếu có), tổng hợp và gửi bảng chấm công về Phòng Tổ chức cán bộ và Công tác Chính trị. Thứ hai: Phòng Tổ chức cán bộ và Công tác Chính trị có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu danh sách cán bộ giáo viên, chất lượng lao động, số ngày công lao động căn cứ vào quy chế, chính sách tiền lương để lập bảng lương cho cán bộ công nhân viên. Thứ ba: Phòng Kế hoạch Tài vụ căn cứ vào bảng lương do Phòng Tổ chức cán bộ và Công tác Chính trị đã lập, căn cứ vào hợp đồng lao động, bảng chấm công, chất lượng công tác, quy định chính sách về tiền lương để kiểm soát bảng thanh toán lương trước khi trả lương cho cán bộ công nhân viên. Thủ tục kiểm soát trên sẽ tạo được sự kiểm soát phối hợp giữa các bộ phận, phần tính lương được thực hiện bởi bộ phận tổ chức, kế toán sẽ là bộ phận kiểm soát việc tính lương dựa trên các chính sách, thủ tục đã thiết lập để hạn chế được tối đa sai sót có thể xảy ra. 3.2.6.4. Hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán các khoản thu, chi Trường có rất nhiều hoạt động, nhưng hoạt động chính vẫn là đào tạo và NCKH phục vụ giảng dạy. Hiện tại Trường đang tổ chức kế toán theo hướng truyền thống, đó là kế toán theo nguồn kinh phí. Để phù hợp với cơ chế tự chủ tài chính và thực hiện đầy đủ nội dung Nghị định Số 43/2006/NĐ-CP ngày 25/4/2006 và Nghị định Số 10/2002/NĐ-CP, ngày 16/01/2002 của Chính phủ về chế độ tài chính áp dụng cho đơn vị sự nghiệp có thu, Trường nên tổ chức kế toán theo hoạt động chẳng hạn như: Giảng dạy các môn học truyền đạt kiến thức cho sinh viên; chấm bài thi, bài kiểm tra, luận văn, khóa luận… của sinh viên; hướng dẫn sinh viên làm luận văn tốt nghiệp, chuyên đề NCKH…; tổ chức NCKH, tổ chức triển khai thực nghiệm, tiến hành các thí nghiệm, thử nghiệm, hội thảo khoa học… Tổng hợp tất cả các hoạt động sẽ tạo nên một quá trình đào tạo ở từng bậc học từ trung cấp, cao đẳng, ĐH, hay một chương trình NCKH… Kế toán theo hoạt động tập hợp chi phí theo các hoạt động, hoặc theo các nhóm hoạt động. Từ đó, quản lý tài chính của Trường có thể phân bổ, tính toán chi phí theo nhiều mức độ khác nhau cho từng đối tượng đào tạo… Việc tổ chức kế toán theo hoạt động không chỉ đạt được mục tiêu là xác định chi phí của các bậc đào tạo, mà còn giảm bớt được những chi phí gián tiếp, hay những chi phí không cần thiết. Ban Giám hiệu của Trường có thể giảm bớt được chi phí bằng cách xem xét kỹ lưỡng các hoạt động đang diễn ra trong quá trình đào tạo, lập kế hoạch bỏ bớt các hoạt động không cần thiết và tập trung nâng cao mức tập trung của các hoạt động cần thiết. Việc xóa bỏ bớt các hoạt động không tham gia trực tiếp vào quá trình nâng cao chất lượng đào tạo là một phương tiện hiệu quả để giảm thiểu chi phí. Hơn nữa việc tổ chức kế toán theo hoạt động sẽ cung cấp các dữ liệu về chi phí được chính xác và hợp lý hơn cho việc ra các quyết định trong quản lý tài chính của Trường, phù hợp với xu thế xã hội hóa giáo dục. Theo hướng trên công tác kế toán phải rà soát lại toàn bộ việc tổ chức ghi chép chi phí trên các TK chi tiết và hạch toán đúng các khoản thu, chi theo các TK chi tiết đã mở ra cho từng hoạt động. Các nghiệp vụ thu trong Trường rất đa dạng như: Thu học phí, thu lệ phí tuyển sinh; thu kinh phí hợp tác đào tạo, NCKH… Các nghiệp vụ chi cũng đa dạng, ngoài khoản chi như các đơn vị khác: Chi điện, nước, điện thoại, BHXH, BHYT, xăng dầu… thì các khoản chi thường xuyên đặc thù của Trường diễn ra hàng ngày như: Chi lương, phụ cấp, giảng dạy ngoài giờ, giảng dạy vượt định mức, NCKH, cộng tác viên, thuê giảng viên bên ngoài, thuê chuyên gia, tư vấn, học bổng,… rất lớn. Khối lượng các công việc này ngày càng lớn, nghiệp vụ thu chi ngày càng tăng theo sự phát triển của quy mô đào tạo. Từ đó, khối lượng tác nghiệp và công việc chuyên môn của Phòng Kế hoạch Tài vụ tăng lên. Khối lượng tiền mặt trong thu chi của Trường ngày càng nhiều đặc biệt trong những dịp thu học phí, thu lệ phi tuyển sinh, chi lương, thanh toán tiền ngoài giờ, chi thưởng… Phòng Phòng Kế hoạch Tài vụ chi cho khoa, bộ môn, các phòng ban, các đơn vị đó lại chi cho cán bộ giảng viên… Việc này tạo nên sức ép rất lớn về công việc, về bộ máy, về nhân sự, về sự bảo đảm an toàn tiền mặt của Trường. Trong khi đó qui định của Nhà nước về trả lương cho công chức, viên chức trong các đơn vị HCSN qua cần TK tại ngân hàng. Vì vậy lãnh đạo Trường cần liên kết với ngân hàng để được cung cấp các dịch vụ thanh toán. Các lợi ích sẽ thu được khi thực hiện công việc này là: Thứ nhất: Tiết kiệm được các khoản chi phí khổng lồ và giảm sự phức tạp trong công tác quản lý tài chính. Theo đó tiết kiệm thời gian và nhân lực cho Nhà trường, giảm áp lực của công tác kế toán, tránh được các thủ tục phiền hà cho cán bộ, nhân viên, sinh viên và người hợp tác với Nhà trường do ra ngân hàng và kho bạc rút tiền mặt, vận chuyển tiền mặt về trường; tổ chức kiểm đếm, chi tiền mặt cho từng đối tượng được nhận, yêu cầu từng người ký vào bảng lương, bảng thù lao làm ngoài giờ... Với quy trình trả lương, trả thù lao, trả học bổng,… nhanh gọn qua TK ATM của từng người, tất cả những hạn chế, nhược điểm của việc chi trả cho cá nhân bằng tiền mặt được khắc phục; Thứ hai: Không còn rủi ro do việc sử dụng tiền mặt như: Tiền giả, mất cắp, nhầm lẫn, thất thoát trong lưu thông, vận chuyển tiền mặt; Thứ ba: Mức phí rất thấp: Nhà trường chỉ phải trả một mức phí từ 0,15% - 0,20% tổng giá trị chuyển tiền; Thứ tư: Thủ tục đăng ký dịch vụ đơn giản: Cán bộ, giảng viên, sinh viên… người được chi trả có thể rút tiền mặt bất cứ lúc nào và bất cứ ở đâu trong mạng lưới máy ATM của Ngân hàng. Trong thời gian tiền để trên TK ATM chưa sử dụng, họ còn được hưởng mức lãi suất không kỳ hạn hiện hành. Ngân hàng giữ hộ tiền, cá nhân và khi đi công tác hay đi giảng dạy không phải mang theo nhiều tiền mặt để chi tiêu. Do đó cần phải triển khai các bước công việc cụ thể để mở rộng dịch vụ thanh toán và mở rộng quan hệ giao dịch giữa trường với NHTM. Trường cần phải đầu tư mạnh mẽ cho hiện đại hóa công tác kế toán và tận dụng dịch vụ ngân hàng hiện đại cho các hoạt động tài chính kế toán trong Trường; thuê thiết kế các chương trình phần mềm, mua máy móc, thiết bị vi tính và truyền tin, nối mạng cục bộ và mạng giao dịch với ngân hàng, đào tạo cán bộ và vận động cán bộ, sinh viên thực hiện mở TK, chi trả lương, các khoản chi cho cá nhân khác và thu học phí qua ngân hàng. 3.2.7. Hoàn thiện công tác kiểm tra kế toán Kiểm tra kế toán là một trong những vấn đề rất quan trọng, đảm bảo cho công tác kế toán trong Trường đi vào nề nếp, thực hiện đúng những chế độ tài chính quy định, ngăn ngừa hành vi tiêu cực trong quản lý tài chính. Vì vậy, công tác kiểm tra kế toán phải được hoàn thiện từng bước và đảm bảo có hiệu quả. Lãnh đạo đơn vị và Trưởng Phòng Kế hoạch Tài vụ đã ý thức phải chịu trách nhiệm trước Nhà nước thực hiện kiểm tra kế toán và ngày càng nhận thức rõ về vai trò tác dụng của công tác kiểm tra kế toán. Tuy nhiên việc kiểm tra thường không có kế hoạch định kỳ cụ thể, và chỉ thực hiện khi có yêu cầu. Ban thanh tra mới chỉ thực hiện giám sát hoạt động đào tạo mà chưa giám sát các hoạt động liên quan đến tài chính kế toán. Yêu cầu cơ bản của việc hoàn thiện hệ thống kiểm tra, KSNB là phải phù hợp với đặc điểm tổ chức của Nhà trường, của Phòng Kế hoạch Tài vụ Tài chính kế toán để tạo ra một hệ thống kiểm tra, KSNB hoạt động thường xuyên, có hiệu quả và phát huy tính dân chủ của cán bộ công chức trong Nhà trường. Để thực hiện được yêu cầu trên đây, trước hết phải xây dựng được các yếu tố nòng cốt của hệ thống này, đó là việc xây dựng một quy chế kiểm tra, kiểm soát thống nhất trong nội bộ, tiếp đến phải hoàn thiện về cơ cấu tổ chức và có kế hoạch phối hợp một cách đồng bộ giữa các bộ phận. Những nội dung cụ thể là: Trường cần phải cụ thể hóa những chế độ, chính sách của Nhà nước cũng như những quy định của Bộ GD ĐT, nhằm đảm bảo cho hoạt động của đơn vị tuân thủ nghiêm chỉnh những chính sách chế độ của Nhà nước. Ngoài ra, quy chế KSNB còn là cơ sở chuẩn mực để hệ thống kiểm soát này hoạt động có hiệu lực. Trong quy chế ngoài việc quy định các vấn đề chung, vấn đề phân cấp trong quản lý kinh tế tài chính và hạch toán nội bộ cũng cần phải được quy định cụ thể trong qui chế KSNB. Quy chế KSNB của Trường phải bao gồm những vấn đề sau đây: Thứ nhất: Những quy định chung: Nêu rõ vai trò, trách nhiệm của hệ thống KSNB, của các đơn vị thuộc và trực thuộc trong Trường cũng như của các cá nhân, các bộ phận đối với họat động KSNB; Thứ hai: Quy chế hoạt động bao gồm: Các lĩnh vực hoạt động của Nhà trường; cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý; các quy định về thời gian làm việc của các bộ phận chức năng, định mức lao động, quy định về an toàn vệ sinh lao động, về mối quan hệ giữa các bộ phận trong toàn Trường; Thứ ba: Quy chế quản lý tài chính bao gồm: Quy chế quản lý tiền mặt; quy chế về quản lý vật tư; quy chế về quản lý TSCĐ; quy chế về quản lý công nợ; Thứ tư: Công tác kế hoạch, dự toán bao gồm: Tổ chức lập dự toán trong toàn trường theo quy định; tổ chức thực hiện các dự toán; Thứ năm: Quy chế phân cấp hạch toán bao gồm: Quy định về nhiệm vụ hạch toán của từng đơn vị trực thuộc cũng như của toàn Trường; phạm vi hạch toán của các đơn vị; chế độ luân chuyển chứng từ, ghi chép ban đầu... Trường nên xây dựng và thể chế hóa bằng văn bản quy định hoạt động và tổ chức KSNB ở Trường: Đó là các quy định trong hoạt động quản lý nói chung và trên từng mặt, từng khâu của quá trình quản lý; xây dựng và thể chế thành văn bản một hệ thống thông tin nội bộ bao gồm thông tin nhanh, thông tin định kỳ. Dựa vào các văn bản pháp luật (Luật Ngân sách, Luật Lao động, Luật Công chức…) và các băn bản dưới luật; dựa vào đặc điểm tình hình của đơn vị trong từng thời kỳ như về nhiệm vụ được giao, phương hướng phát triển, mô hình tổ chức bộ máy quản lý… Mỗi nội dung cụ thể của qui chế trên cần quy định về vận dụng các văn bản pháp quy; về xây dựng mục tiêu, kế hoạch, tiến độ; về phân cấp quản lý như ủy quyền phê chuẩn, nguyên tắc bất kiêm nhiệm; quy định hệ thống chức danh trong đơn vị; về quản lý trong từng phần hành kế toán (bán hàng, thu tiền, mua hàng, chi tiêu, sử dụng vật tư, hàng hóa, sử dụng TSCĐ, tiền lương và các khoản trích theo lương); xây dựng hệ thống báo cáo nhanh, báo cáo định kỳ theo mẫu chuẩn và quy định thời hạn lập, nộp, quy định trách nhiệm vật chất về độ chính xác của thông tin đã cung cấp. Các hội đồng tư vấn soạn thảo và thể chế hóa thành văn bản. Định kỳ (tháng, quý, năm) sử dụng văn bản này để kiểm soát các hoạt động của đơn vị. Hàng năm căn cứ vào tình hình thực tế nhiệm vụ của đơn vị và phương hướng phát triển để soạn thảo hoàn thiện và bổ sung những quy định mới. Định kỳ tổ chức hội nghị tập huấn cán bộ quản lý để thực hiện những nội dung trong quy định nội bộ. Trên cơ sở các quy chế KSNB bộ phận kiểm tra tại Phòng Kế hoạch Tài vụ có chức năng, nhiệm vụ kiểm tra tất cả các hoạt động kinh tế tài chính của Nhà trường để đảm bảo số liệu, tài liệu kế toán phản ánh đúng đắn trung thực tình hình hoạt động thu, chi sử dụng kinh phí của Nhà nước tại đơn vị. Trình tự tổ chức tổ chức hoạt động này bao gồm: Bước 1: Lập kế hoạch kiểm tra định kỳ: Kiểm tra tình hình ghi chép của kế toán trong các tài liệu, báo cáo kế toán do máy in ra nếu có sai sót phải tiến hành yêu cầu kế toán viên phụ trách sửa chữa kịp thời. Bước 2: Tổ chức thực hiện kế hoạch kiểm tra việc thực hiện chế độ, chính sách, các quy định về thu chi như: Thu tiền học phí, thu các khoản công nợ, chi tiền phải trả cho công nhân viên, sinh viên và các đối tượng khác. Soát xét lại việc thực hiện bằng cách so sánh giữa số thực tế thực hiện với số liệu kế hoạch, dự toán và những thông tin có liên quan khác, không có tính chất tài chính… để đánh giá quá trình thực hiện một cách tổng thể. Hoạt động này giúp cho nhà quản lý nắm bắt các hoạt động có hiệu quả không và điều chỉnh kịp thời mục tiêu, kế hoạch cho phù hợp. Việc thực hiện kiểm tra phải được phân công, phân nhiệm cho từng cá nhân trên cơ sở đảm bảo từng phần hành công việc cụ thể. Yêu cầu quan trọng của người thực hiện kiểm tra là không phải người thực hiện nghiệp vụ hay phê duyệt. Sự hữu hiệu của hoạt động này cũng không còn khi người kiểm tra là nhân viên cấp dưới của người thực hiện nghiệp vụ hoặc không độc lập. Bước 3: Lập và báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch kiểm tra. Ngoài ra, để thực hiện tốt công tác kiểm tra kế toán, hệ thống kiểm tra, KSNB phải được tiến hành thường xuyên theo chức năng, nhiệm vụ. KẾT LUẬN Tổ chức kế toán khoa học góp phần quan trọng trong việc nâng cao vai trò của KSNB trong quản lý. Nội dung quan trọng của các đơn vị sự nghiệp nói chung và của Trường ĐH Hùng vương nói riêng là đổi mới và nâng cao hiệu quả hoạt động, tăng cường công tác quản lý trong đó có việc xây dựng, hoàn thiện công tác tổ chức kế toán. Đây vừa là nội dung quán triệt tinh thần của Đảng và Nhà nước trong công cuộc xã hội hoá giáo dục, trao quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ tổ chức bộ máy, biên chế tài chính đối với các đơn vị sự nghiệp công lập, đồng thời là mội bước đi trong công cuộc đổi mới về tư duy và hành động trong công tác quản lý nói chung và công tác quản lý tài chính nói riêng của trường ĐH Hùng vương, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động, đưa Trường ĐH Hùng vương nhanh chóng trở nên vững mạnh, xứng tầm với qui mô của một trường ĐH. Tổ chức hạch toán kế toán và KSNB tại Trường ĐH Hùng vương cũng đã được quan tâm trong một vài năm trở lại đây. Tuy nhiên, cùng với sự đổi mới nhanh chóng của nền kinh tế, sự mở rộng về qui mô và ngành nghề đào tạo, Trường lại mới được nâng lên từ một trường cao đẳng sư phạm. Hoàn cảnh đó đã khiến cho hệ thống KSNB và công tác tổ chức hạch toán kế toán của Trường còn nhiều hạn chế. Trong khuôn khổ phạm vi và mục đích nghiên cứu đã xác định, Đề tài “Hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán nhằm tăng cường KSNB tại Trường ĐH Hùng Vương” đã giải quyết được những vấn đề cơ bản sau: Một là: Hệ thống những lý luận cơ bản về tổ chức hạch toán kế toán trong mối quan hệ với tăng cường KSNB tại các đơn vị HCSN. Hai là, Mô tả và phân tích thực trạng công tác tổ chức hạch toán kế toán và KSNB tại trường ĐH Hùng Vương, đưa ra những điểm mạnh, điểm yếu đang tồn tại của hệ thống này và lý giải sự cần thiết khách quan phải hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán tại Trường ĐH Hùng Vương; Ba là: Xác định các phương hướng hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán tại Trường ĐH Hùng Vương, đưa ra hệ thống các giải pháp tương đối đồng bộ nhằm hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán kế toán góp phần tăng cường KSNB tại Trường ĐH Hùng Vương, đáp ứng được yêu cầu quản lý của Trường trong giai đoạn hiện nay. Hy vọng kết quả nghiên cứu của Đề tài sẽ góp phần hoàn thiện tổ chức kế toán nhằm tăng cường KSNB tại Trường ĐH Hùng Vương, góp phần nâng cao chất lượng quản lý, hiệu quả hoạt động và chất lượng đào tạo của Trường. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Bộ Chính trị (2004), Nghị quyết Số 37-NQ/TW về Phương hướng phát triển kinh tế - xã hội và bảo đảm quốc phòng, an ninh vùng Trung du và Miền núi Bắc bộ đến 2010 2. Bộ Giáo dục và Đào tạo (2001), Các văn bản pháp luật về giáo dục và đào tạo, quyển 3, Nhà xuất bản Thống kê, Hà Nội. 3. Bộ Tài chính (2006), Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp: Ban hành theo quyết định Số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, Nhà xuất bản Tài chính, Hà Nội. 4. Bộ Tài chính (2006), Chế độ tự chủ tài chính, biên chế và quản lý các khoản chi trong cơ quan nhà nước, Nhà xuất bản Tài chính, Hà Nội. 5. Bộ Tài chính (2003), Hệ thống các chính sách, chế độ quản lý tài chính, kế toán, thuế áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp, Nhà xuất bản Tài chính, Hà Nội. 6. Bộ Tài chính (2006), Hệ thống văn bản qui định chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm về sử dụng biên chế và kinh phí quản lý hành chính đối với cơ quan Nhà nước, Nhà xuất bản Tài chính, Hà Nội. 7. Bộ Tài chính (2006), Luật Kế toán và các văn bản hướng dẫn, Nhà xuất bản Tài chính, Hà Nội. 8. Bùi Văn Dương, Nguyễn Văn Hồng (2004), Hệ thống các văn bản về tài chính – kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp và sự nghiệp có thu, Nhà xuất bản Thống kê, Hà Nội. 9. Đảng Cộng sản Việt Nam, Văn kiện Đại hội Đại biểu toàn quốc lần thứ X, Nhà xuất bản Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 2006. 10. Đào Văn Thành (2002), Tổ chức công tác kế toán hành chính sự nghiệp trong điều kiện sử dụng máy vi tính, Luận án Tiến sĩ Kinh tế, Học Viện Tài chính, Hà Nội. 11. Ngô Thế Chi, Nguyễn Duy Liễu (2002), Kế toán – Kiểm toán trong trường học, Nhà xuất bản Thống kê, Hà Nội. 12. Nguyễn Quang Quynh, Ngô Trí Tuệ, Tô Văn Nhật (2005), Lý thuyết kiểm toán, Nhà xuất bản Tài chính, Hà Nội. 13. Nguyễn Văn Huyền, Trần Hải Hiệp, Huỳnh Văn Hoài (2007), Quản lý tài chính và chế độ kế toán hành chính sự nghiệp, Nhà xuất bản ĐH Quốc gia Tp. Hồ Chí Minh, Tp. Hồ Chí Minh. 14. Ủy ban nhân dân Tỉnh Phú Thọ, Đề án phát triển Trường ĐH Hùng Vương giai đoạn 2007 – 2020. MỤC LỤC Danh mục các ký hiệu, các từ viết tắt trong luận văn Danh mục các bảng biểu Danh mục các sơ đồ Tóm tắt luận văn Phụ lục Phụ lục 1: Danh mục tài khoản sử dụng tại Trường Đại học Hùng Vương STT SỐ HIỆU TK TÊN TÀI KHOẢN LOẠI 1: TIỀN VÀ VẬT TƯ 1 111 Tiền mặt 1111 Tiền Việt Nam 1112 Ngoại tệ 1113 Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý 2 112 Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc 1121 Tiền Việt Nam 1122 Ngoại tệ 1123 Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý 3 113 Tiền đang chuyển 5 152 Nguyên liệu, vật liệu 6 153 Công cụ, dụng cụ 7 155 Sản phẩm, hàng hoá 1551 Sản phẩm 1552 Hàng hoá LOẠI 2: TÀI SẢN CỐ ĐỊNH 8 211 TSCĐ hữu hình 2111 Nhà cửa, vật kiến trúc 2112 Máy móc, thiết bị 2113 Phương tiện vận tải, truyền dẫn 2114 Thiết bị, dụng cụ quản lý 2115 Cây lâu năm, súc vật làm việc và cho sản phẩm 2118 Tài sản cố định khác 9 213 TSCĐ vô hình 10 214 Hao mòn TSCĐ 2141 Hao mòn TSCĐ hữu hình 2142 Hao mòn TSCĐ vô hình 12 241 XDCB dở dang 2411 Mua sắm TSCĐ 2412 Xây dựng cơ bản 2413 Sửa chữa lớn TSCĐ LOẠI 3: THANH TOÁN 13 311 Các khoản phải thu 3111 Phải thu của khách hàng 3113 Thuế GTGT được khấu trừ 31131 Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ 31132 Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ 3118 Phải thu khác 14 312 Tạm ứng 16 331 Các khoản phải trả 3311 Phải trả người cung cấp 3312 Phải trả nợ vay 3318 Phải trả khác 17 332 Các khoản phải nộp theo lương 3321 Bảo hiểm xã hội 3322 Bảo hiểm y tế 3323 Kinh phí công đoàn 18 333 Các khoản phải nộp nhà nước 3331 Thuế GTGT phải nộp 33311 Thuế GTGT đầu ra 33312 Thuế GTGT hàng nhập khẩu 3332 Phí, lệ phí 3334 Thuế thu nhập doanh nghiệp 3337 Thuế khác 3338 Các khoản phải nộp khác 19 334 Phải trả công chức, viên chức 20 335 Phải trả các đối tượng khác 21 336 Tạm ứng kinh phí 22 337 Kinh phí đã quyết toán chuyển năm sau 3371 Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho 3372 Giá trị khối lượng sửa chữa lớn hoàn thành 3373 Giá trị khối lượng XDCB hoàn thành LOẠI 4 – NGUỒN KINH PHÍ 25 411 Nguồn vốn kinh doanh 26 412 Chênh lệch đánh giá lại tài sản 27 413 Chênh lệch tỷ giá hối đoái 28 421 Chênh lệch thu, chi chưa xử lý 4211 Chênh lệch thu, chi hoạt động thường xuyên 4212 Chênh lệch thu, chi hoạt động sản xuất, kinh doanh 4213 Chênh lệch thu, chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước 4218 Chênh lệch thu, chi hoạt động khác 29 431 Các quỹ 4311 Quỹ khen thưởng 4312 Quỹ phúc lợi 4313 Quỹ ổn định thu nhập 4314 Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp 30 441 Nguồn kinh phí đầu tư xây dựng cơ bản 4411 Nguồn kinh phí NSNN cấp 4413 Nguồn kinh phí viện trợ 4418 Nguồn khác 31 461 Nguồn kinh phí hoạt động 4611 Năm trước 46111 Nguồn kinh phí thường xuyên 46112 Nguồn kinh phí không thường xuyên 4612 Năm nay 46121 Nguồn kinh phí thường xuyên 46122 Nguồn kinh phí không thường xuyên 4613 Năm sau 46131 Nguồn kinh phí thường xuyên 46132 Nguồn kinh phí không thường xuyên 32 462 Nguồn kinh phí dự án 4621 Nguồn kinh phí NSNN cấp 4623 Nguồn kinh phí viện trợ 4628 Nguồn khác 33 465 Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước 34 466 Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ LOẠI 5: CÁC KHOẢN THU 35 511 Các khoản thu 5111 Thu phí, lệ phí 5112 Thu theo đơn đặt hàng của nhà nước 5118 Thu khác 36 521 Thu chưa qua ngân sách 5211 Phí, lệ phí 5212 Tiền, hàng viện trợ 37 531 Thu hoạt động sản xuất, kinh doanh LOẠI 6: CÁC KHOẢN CHI 38 631 Chi hoạt động sản xuất, kinh doanh 39 635 Chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước 40 643 Chi phí trả trước 41 661 Chi hoạt động 6611 Năm trước 66111 Chi thường xuyên 66112 Chi không thường xuyên 6612 Năm nay 66121 Chi thường xuyên 66122 Chi không thường xuyên 6613 Năm sau 66131 Chi thường xuyên 66132 Chi không thường xuyên 42 662 Chi dự án 6621 Chi quản lý dự án 6622 Chi thực hiện dự án LOẠI 0: TÀI KHOẢN NGOÀI BẢNG 1 001 Tài sản thuê ngoài 2 002 Tài sản nhận giữ hộ, nhận gia công 3 004 Khoán chi hành chính 4 005 Dụng cụ lâu bền đang sử dụng 5 007 Ngoại tệ các loại 6 008 Dự toán chi hoạt động 0081 Dự toán chi thường xuyên 0082 Dự toán chi không thường xuyên 7 009 Dự toán chi chương trình, dự án 0091 Dự toán chi chương trình, dự án 0092 Dự toán chi đầu tư XDCB ._.