Hoàn thiện tổ chức công tác Kế toán vật liệu tại Công ty kinh doanh & chế biến lương thực Việt Tiến

ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất,là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm Do giá trị của vật liệu chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị mới tạo ra,nên vật liệu thường chiếm một tỷ trọng rất lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá trị thành phẩm ở các doanh nghiệp. Bởi vậy, chỉ cần một sự biến động nhỏ của vật liệu cũng ảnh hưởng trực tiếp đến những chỉ tiêu quan trọng nhất của doanh nghiệp như chỉ tiêu sản lượng, chất lượng sản phẩm , chỉ tiêu doanh thu, giá thành, chỉ tiêu lợi nhuận. Doanh nghiêp sản xuất cần phải có nguyên vật liệu, năng lượng mới tồn tại được. Vì vậy, đảm bảo cung ứng vật tư, dự trữ đồng bộ, kịp thời và chính xác nguyên vật liệu là điều kiện có tính chất tiền đề cho sự liên tục của quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp . Hơn nữa để đảm bảo cho cung ứng nguyên vật liệu có chất lượng tốt còn là điều kiện để nâng cao chất lượng sản phẩm góp phần sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu , tăng năng xuất lao động. Xuất phát từ đặc điểm quan trọng của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh đòi hỏi công tác quản lý phải chặt chẽ ở mọi khâu thu mua, bảo quản, sử dụng và lưu trữ. Vật liệu là tài sản dự trữ sản xuất thường xuyên biến động. Các doanh nghiệp thường xuyên phải tiến hành mua vật liệu để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất chế tạo sản phẩm và các nhu cầu khác trong doanh nghiệp . ở khâu thu mua đòi hỏi phải quản lý về khối lượng, chất lượng, quy cách chủng loại, giá mua và chi phí thu theo đúng tiến độ thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp . Việc tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, trang bị đầy đủ các phương tiện cân đo, thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại vật liệu, tránh bị hư hỏng, mất mát, hao hụt, đảm bảo an toàn là một trong các yêu cầu quản lý đối với vật liệu. Vật liệu được sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở các định mức, dự đoán chi phí nhằm hạ thấp mức tiêu hao nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm , tăng thu nhạp tích luỹ cho doanh nghiệp . Do vậy, trong khâu này cần tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình sản xuất dùng và sử dụng vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh . Việc quản lý vật liệu ở khâu dự trữ đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định được định mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từng loại vật liệu đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được bình thường không bị ngưng trệ, gián đoạn do việc cung ứng thu mua không kịp thời hoặc gây tình trạn ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều. 2. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu. ở các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị tường hiện nay, công tác quản lý nguyên vật liệu ngày càng được coi trọng và phát huy tác dụng. Nguyên vật liệu các doanh nghiệp hiện nay chủ yếu được quản lý ở các khâu: khâu thu mua, khâu bảo quản, khâu sử dụng và khâu dự trữ. ở khâu thu mua: quản lý về số lượng, chất lượng, chủng loại, giá cả, phương thức thanh toán… ở khâu bảo quản: cần có hệ thống kho tàng bến bãi tốt, bảo quản theo đúng chế độ quy định, sắp xếp vật tư theo đúng thứ tự quy đinh, hợp lý. ở khâu sử dụng: phải sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên các định mức, dự toán chi phí nhằm hạ thấp mức tiêu hao trong giá thành. ở khâu dự trữ: phải xác định được mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từng loại nguyên vật liệu để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh. 3. Phân loại vật liệu: Nguyên vật liệu sử dụng trong các doanh nghiệp có nhiều loại, nhiều thứ có vai trò công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh . Trong điều kiện đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải phân loại nguyên vật liệu thì mới tổ chức tốt việc quản lý và hạch toán nguyên vật liệu . Trong thực tế của công tác quản lý và hạch toán ở các doanh nghiệp, đặc trưng dùng để phân loại nguyên vật liệu thông dụng nhất là vai trò và tác dụng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. Theo đặc trưng này, nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp được phân ra các loại sau đây: .Nguyên liệu và vật liệu chính: Là những loại nguyên liệu và vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất nó tạo nên thực thể chính của sản phẩm. Nguyên liệu, vật liệu chính cũng bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm, hàng hoá, ví dụ như sợi mua ngoài trong các doanh ngiệp dệt cũng được coi là nguyên vật liệu chính. .Vật liệu phụ Là nhũng loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất, không cấu thành thực thể chính của sản phẩm mà có thể kết hợp với vật liệu chính làm thay đổi màu sắc, mùi vị,hình dáng bề ngoài của sản phẩm, để hoàn thiện và nâng cao tính năng chất lượng của sản phẩm, tạo diều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm được thực hiện bình thường, hoặc phục vụ cho nhu cầu, kỹ thuật, phục vụ cho lao động của công nhân viên chức ( dầu nhờn, hồ keo, thuốc nhuộm, thuốc tẩy, thuốc chống rỉ, hương liệu, xà phòng, giẻ lau..) - Nhiên liệu: Về thực chất là một loại vật liệu phụ, nhưng nó được tách ra thành một loại riêng vì việc sản xuất và tiêu dùng nhiên liệu chiếm một tỉ trọng lớn trong nền kinh tế quốc dân, nhiên liệu cũng có yêu cầu và quản lý kỹ thuật hoàn toàn khác với vật liệu phụ thông thường. Nhiên liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong qúa trình sản xuất, kinh danh tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm có thể diễn ra bình thường. Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể rắn, thể lỏng và thể khí. . Phụ tùng thay thế Là những loại vật tư, sản phẩm dùng để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ dụng cụ sản xuất. .Vật liệu và thiết bị xây dưng cơ bản: Bao gồm các vật liệu và thiết bị (cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ) mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu tư cho xây dựng cơ bản. . Phế liệu: Là các loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài ( phôi bào, vải vụn, gạch, sắt) . Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ chưa kể trên như bao bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc chủng. Hạch toán theo cách phân loại nói trên đáp ứng được yêu cầu phản ánh tổng quát về mặt giá trị đối với mỗi loại nguyên vật liệu. Để đảm bảo thuận tiện, tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán về số lượng và giá trị đối với từng thứ nguyên vật liệu, trên cơ sở phân loại theo vai trò và công dụng của nguyên vật liệu, các doanh nghiệp phải tiếp tục chi tiết và hình thành nên “ Sổ danh điểm vật liệu”. Sổ này xác định thống nhất tên gọi, ký mã hiệu, quy cách, số hiệu, đơn vị tính, giá hạch toán của từng danh điểm nguyên vật liệu . 4. Tính giá vật liệu: Tính giá vật liệu là một công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán nguyên vật liệu. Tính giá nguyên vật liệu là dùng tiền để biểu hiện giá trị của chúng. Lựa chọn phương pháp tính giá trong kỳ hợp lý để đảm bảo phản ánh chính xác chi phí vật liệu trong giá thành sản phẩm mới à độ lứn của dự trữ vật liệu ngày cuối kỳ. Vì vậy, đánh giá vật liệu là nhiệm vụ không thể thiếu của tổ chức hạch toá, là tiền đề để hình thành hệ thống thông tin chính xác về vật liệu tiêu dùng và dự trữ. Trong hạch toán, vật liệu được tính theo giá thực tế ( giá gốc). Tuỳ theo doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp hay khấu trừ mà trong giá thực tế có thể có thuế VAT ( nếu tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp ) hay không có thuế VAT ( nếu tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ). Giá thực tế nhập kho: Trong các doanh nghiệp sản xuất, giá thực tế nhập kho vật liệu được xác định theo từng nguồn thu nhập: . Đối với vật liệu mua ngoài: Giá thực tế gồm giá mua ghi trên hoá đơn của người bán hàng ( nếu là vật liệu tự nhập khẩu bằng ngoại tệ thì quy đổi ra tiền Việt Nam theo tỷ giá thực tế hoặc tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ của liên ngân hàng do ngân hàng nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh, cộng thuế nhập khẩu và các khoản phụ thu, nếu có) cộng với chi phí vận chuyển, phí bốc xếp, phí bảo quản, phí bảo hiểm, phí hao hụt hợp lý trên đường đi, tiền thuê kho bãi, phí gia công trước khi nhập kho ( nếu có0, phí chon lọc, tái chế, trừ đi các khoản giảm giá hàng mua được hưởng. . Đối với vật liệu gia công xong nhập kho: Giá thực tế bao gồm giá xuất và chi phí gí công chế biến. Với vật liệu doanh nghiệp tự chế biến: Tính theo giá thành sản xuất thực tế. Với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến gồm giá vật liệu thực tế xuất kho đem gia công cộng với chi phí gia công như chi phí vận chuyển, phí bốc xếp, phí bảo hiểm và tiền trả cho người gia công. . Đối với vật liêụ nhận góp vốn liên doanh, cổ phần: Giá thực tế vật = Giá trị vốn góp + Chi phí liên quan đến Liệu nhập kho thoả thuận tiếp nhận ( nếu có) . Đối với vật liệu nhận tặng, thưởng, viện trợ: Giá thực tế vật = Giá do hội đồng bàn giao xác định + Chi phí liên liêụ nhập kho trên cơ sở giá thị trường quan(nếu có) . Đối với phế liệu thu hồi: Giá thực tế là giá ước tính, giá thực tế có thể sử dụng được hay giá bán thu hồi. Giá các loại vật liệu và các chi phí gia công chế biến, vận chuyển, bảo quản, thu mua nói trên phải ghi trên hoá đơn, chứng từ theo quy định của Bộ Tài Chính. Trường hợp vật liệu là sản phẩm nông, lâm, thuỷ sản mua của người trực tiếp sản xuất, không có hoá đơn thì người mua hàng phải lập bảng kê mua hàng ghi rõ họ tên địa chỉ người bán, số lượng hàng hoá, đơn giá, thành tiền, chữ ký của người bán hàng, giám đốc doanh nghiệp duyệt chi. Giá thực tế xuất kho: Đối với vật liệu xuất dùng trong kỳ, tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp, vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ cả cán bộ kế toán, có thể sử dụng một trong các phương pháp sau theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán, nếu có thay đổi phải giải thích rõ ràng. . Phương pháp giá thực tế bình quân gia quyền: Theo phương pháp này, căn cứ vào giá thực tế của vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ, kế toán xác định được giá bình quân của một đơn vị vật liệu. Căn cứ vào lượng vật liệu xuất trong kỳ và giá đơn vị bình quân để xác định giá thực tế xuất trong kỳ. Giá thực tế xuất kho =Lượng vật liệu xuất kho x Giá bình quân đơn vị vật liệu Giá bình quân đơn vị vật liệu Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ Giá thực tế đầu kỳ + Giá thực tế nhập trong kỳ = Phương pháp này giảm nhẹ hạch toán chi tiết vật liệu và việc tính giá vật liệu xuất kho không phụ thuộc vào tần suất nhập xuất trong kỳ. Tuy nhiên, chỉ tiến hành phương pháp này vào cuối kì hạch toán, dồn công việc tính giá vào cuối kỳ, làm chậm tiến độ thực hiện các khâu kế toán khác, đồng thời phương pháp này cũng phải tiến hành tính giá theo từng danh điểm vật liệu. Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu, số lần nhập xuất nhiều, giá cả biến động đột ngột. . Phương pháp giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập: Theo phương pháp này, sau mỗi lần nhập, kế toán phải xác định giá bình quân của từng danh điểm vật liệu. Căn cứ vào giá đơn vị bình quân và lượng vật liệu xuất kho giữa hai lần nhập kế tiếp để kế toán xác định giá thực tế vật liệu xuất kho. Giá đơn vị Giá thực tế vật liệu tồn trước khi nhập cộng số nhập bình quân sau = ----------------------------------------------------------------- mỗi lần nhập Lượng thực tế vật liệu tồn trước khi nhập cộng lượng nhập Theo phương pháp này việc tính gía chính xác, phản ánh kịp thời sự biến động của giá cả. Việc tính giá được tiến hành đều đặn trong kỳ. Tuy vậy, kế toán phải tốn nhiều công sức, tính toán nhiều lần. Phương pháp này tính toán rất phức tạp vì vậy chỉ nên áp dụng với những doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu, số lần nhập xuất không nhiều, thực hiện kế toán bằng máy vi tính. . Phương pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước: Theo phương pháp này, kế toán xác định giá đơn vị bình quân dựa trên thực tế và lượng vật liệu tồn kho cuối kỳ trước. Dựa vào giá đơn vị bình quân nói trên và lượng vật liệu xuất kho trong kỳ để kế toán xác định giá thực tế vật liệu xuất kho theo từng danh điểm. Phương pháp này cho phép giảm nhẹ khối lượng tính toán của kế toán, đơn giản, phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu trong kỳ. Nhưng độ chính xác của công việc tính giá phụ thuộc vào tình hình biến động giá cả vật liệu, trường hợp giá cả thi trường vật liệu có sự biến động lớn thì việc tính giá vật liệu xuất kho theo phương pháp này trở nên thiếu chính xác và có trường hợp gây ra bất hợp lý ( tồn kho âm). . Phương pháp nhập trước, xuất trước ( FIFO): Theo phương pháp này vật liệu được tính giá xuất trên cơ sở giả định lô vật liệu nào nhập kho trước thì sẽ được xuất dùng trước, lượng vật liệu xuất kho thuộc lần nhập nào thì tính theo giá thực tế của lần nhập đó, xuất hết thứ nhập trước mới đến thứ nhập sau theo giá trị tương ứng của từng lần nhập. Việc tính giá theo phương pháp nhập trước, xuất trước đơn giản, dễ làm, cho phép kế toán có thể tính giá vật liệu xuất kho kịp thời. Tuy nhiê, kế toán phải tính giá theo từng danh điểm vật liệu và phải hạch toán chi tiết vật liệu tồn kho theo từng loại giá nên tốn nhiều công sức. Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu, số lần nhập kho của mỗi danh điểm không nhiều. . Phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO): Phương pháp này tính gía vật liệu xuất kho trên cơ sở giả định lô vật liệu nào nhập kho sau thì xuất trước, xuất hết thứ nhập sau rồi mới đến thứ nhập trước. Về cơ bản, ưu nhược điểm và điều kiện vận dụng của phương pháp này cũng giống như phương pháp nhập trước xuất trước. - Phương pháp giá thực tế đích danh: Theo phương pháp này, khi xuất kho lô vật liệu nào thì tính theo giá thực tế nhập kho đích danh của lô đó. Như vậy, công tác tính giá vật liệu được thực hiện kịp thời và thông qua việc tính giá vật liệu xuất kho, kế toán có thể theo dõi được thời hạn bảo quản của từng lô vật liệu. Phương pháp này đòi hỏi công tác quản lý bảo quản và hạch toán chi tiết, tỉ mỉ. Phưong pháp này chỉ thích hợp với những doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêng từng lô vật liệu nhập kho. . Phương pháp trị giá hàng tồn cuối kỳ: Với các phương pháp trên, để tính được giá thực tế vật liệu xuất kho đòi hỏi kế toán phải xác định được lượng vật liệu xuất kho căn cứ vào các chứng từ xuất. Tuy nhiên trong thực tế có những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vậ liệu với mẫu mã khác nhau, giá trị thấp, lại được xuất dùng thường xuyên thì sẽ không có điều kiện để kiểm kê từng nghiệp vụ xuất kho.Trong điều kiện đó,doanh nghiệp phải tính giá cho số lượng vật liệu tồn kho cuối kỳ , sau dó mới xác dịnh dược giá thực tế của vật liệu xuất kho trong kỳ: Giá thực tế vật liệu tồn kho cuối kỳ Số lượng tồn kho cuối kỳ Đơn giá vật liệu nhập kho lần cuối = x Giá thực tế vật = Giá thực tế vật + Giá thực tế vật – Giá thực tế vật Liệu xuất kho liệu nhập kho liệu tốn đầu khỳ liệu tốn cuối kì Phương pháp giá hạch toán : Đối với các doanh nghiêp có nhiều loai vật liệu, giá cả thường xuyên biến động , nghiệp vụ nhập xuất vật liệu diễn ra thướng xuyên thì việc hạch toán theo giá thực tế trở nên phức tạp, tốn nhiều công sức vaf nhiều khi khoong thực hiện dược . Do đó , việc hạch toán hàng ngày nên sử dụng giá hạch toán. Giá hạch toán là loại giá ổn định , doanh nghiệp có thể sử dụng trong thời gian dài để hạch toán nhập, xuất, tồn kho vật liệu trong khi chưa tính được giá thực tế của nó.Doanh nghiệp có thể sử dụng giá kế hoạch giá mua vật liệu ở một thời điểm nào đó, hay giá vật liệu bình quân tháng trước để làm giá hạch toán . Sử dụng giá hạch toán để giảm bớt khối lượng trong công tác kế toán nhập, xuất vật liệu hàng ngàynhưng cuối tháng phải tính chuyển giá hạch toán của vật liệu xuất, tồn kho theo giá thực tế. Việc chuyển dựa trên cơ sở hệ số giữa giá thuực tế và giá hạch toán. Gtt vật liệu tồn đầu kỳ + Gtt vật liệu nhập trong kỳ Hệ số giá vật liệu=______________________________________________ Gtt vật liệu tồn đầu kỳ + Gtt vật liệu nhập trong kỳ Gtt vật liệu xuất kho = Hệ số giá vật liệu * Gtt vật liệu xuất kho. Phương pháp này kết hợp dược hạch toán chi tiết vật liệu và hạch toán tổng hợp để tính giá vật liệu, không phụ thuộc cơ cấu vật liệu sử dụng nhiều hay ít. Tuy nhiên, kế toán phải tổ chức hạch toían tỉ mỉ, khối lượng công việc dồn nhiều vào cuối kỳ hạch toán , phải xây dựng dược giá hạch toán khoa học. Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có nhiều danh điểm vật liệu, và đội ngũ kế toán có trình độ chuyên môn cao. 5. Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu. Để đáp ứng yêu cầu quản lý nguyên vật liệu, kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: - Thực hiện việc đánh giá, phân loại nguyên vật liệu phù hợp với nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nước và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp. - Tổ chức chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng cho các doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổng hợp số liệu, tình hình hiện có và sự biến động của nguyên vật liệu trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, scung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. - Tham gia việc đánh giá phân tích tình hình thực hiện kế hoạch thu mua thanh toán với người bán và tình hình sử dụng nguyên vật liệu. II. Hạch toán chi tiết vật liệu. Hạch toán chi tiết vật liệu đòi hỏi phản ánh về cả giá trị, số lượng , chất lượng của từng thứ ( từng danh điểm ) vật liệu theo từng kho và từng người phụ trách vật chất. Trong thực tế hiện nay, có 3 phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu sau: 1.Phương pháp thẻ song song. Theo phương pháp thẻ song song, để hạch toán nghiệp vụ nhập, xuất và tồn kho vật liệu, ở kho phải mở thẻ kho để ghi chép về mặt khối lượng và ở phòng kế toán phải mở thẻ kế toán chi tiêt vật liệu ghi chép về mă số lượng và giá trị. Thẻ kho do kế hạch toán lập theo mẫu quy dịnh thống nhất ( mẫu 06-V) Cho từng danh điểm vật liệu và phát cho thủ kho sau khi đã đăng ký vào sổ đang ký thẻ kho. Tại kho: Hàng ngày, khi nhận các chứng từ nhập, xuất vật liệu , thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi số lượng thực nhập và thực xuất vào chứng từ và thẻ kho. Cuối ngày thủ kho tiến hành tổng cộng số nhập, xuất tính ra số tồn kho trên thẻ kho. Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho. Đối với phiếu xuất vật tư theo hạn mức, sau mỗi lần xuất thủ kho phải ghi số thực xuất vào thẻ kho mà không đợi đến khi kết thúc chứng từ mới ghi một lần. Thủ kho phải thường xuyên đối chiếu số tồn kho ghi trên thẻ kho với số liệu thực tế còn lại ở kho để dảm bảo sổ sách và hiện vật luôn khớp nhau. Hàng ngày hoặc định kỳ 3, 5 ngày một lần thủ kho chuyển toàn bộ chứng từ nhập, xuất đã được phân loại theo từng thứ vật liệu cho phòng kế toán. Tại phòng kế toán: Kế toán phải mở thẻ kế toán chi tiết cho từng danh điểm vật liệu tương ứng với thủ kho mở ở kho. Kế toán sử dụng sổ( thẻ ) kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Thẻ kế toán chi tiết vật liệu còn có nội dung giống như thẻ kho, chỉ khác là theo dõi cả về giá trị của vật liệu. Hàng ngày hoặc định kỳ 3, 5 ngày một lần, khi nhận được các chứng từ nhập xuất kho do thủ kho chuyển lên, nhân viên kế toán vật liệu phải kiểm tra chứng từ, đối chiếu các chứng từ nhập, xuất kho với các chứng từ có liên quan (như các hoá đơn mua hàng, phiếu mua hàng, hợp đồng vận chuyển) ghi đơn giá vào phiếu và tính thành tiền trên từng chứng từ nhập xuất. Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho đã kiểm tra và tính thành tiền, kế toán lần lượt ghi các nghiệp vụ nhập xuất kho vào các thẻ kế toán chi tiết nguyên vật liệu liên quan giống như trình tự ghi thẻ thủ kho. Cuối tháng, kế toán cộng số chi tiết vật liệu và kiểm tra, đối chiếu với thẻ kho. Ngoài ra để có số liệu đối chiếu, kiểm tra với kế toán tổng hợp cần phải tổng hợp số liệu kế toán chi tiết từ các số kế toán chi tiết vào bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho vật liệu cả về giá trị số lượng theo từng nhóm loại vật liệu . Có thể khái quát nội dung trình tự kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song theo sơ đồ sau : Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Thẻ kế toán chi tiết vật liệu Sổ kế toán tổng hợp về vật liệu (bảng kê tính giá) Bảng tổng hợp nhập – xuất tồn kho vật liệu Thẻ kho Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Sơ đồ 1 : Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song Phương pháp này đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu đảm bảo cho sự chính xác của thông tin và có khả năng cung cấp thông tin nhanh cho quản trị hàng tồn kho. Tuy nhiên, việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng. Ngoài ra, việc kiểm tra, đôí chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng, do vậy hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán. Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu. Khối lượng các nghiệp vụ nhập, xuất ít, phát sinh không thường xuyên và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của nhân viên kế toán chưa cao. 2.Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển : Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển được hình thành trên cơ sở cải tiến một bước phương pháp thẻ song song. . Tại kho: Theo phương pháp này, để hạch toán chi tiết vật liệu, tại kho vẫn phải mở thẻ kho để theo dõi về mặt số lượng đối với từng danh điểm vật liệu như phương pháp thẻ song song. . Tại phòng kế toán: Định kỳ, sau khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho từ thủ kho, kế toán thực hiện kiểm tra và mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho về số lượng và giá trị của từng thứ vật liệu ở từng kho. Sổ đối chiếu luân chuyển không ghi theo từng chứng từ nhập, xuất kho mà chỉ ghi một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp nhập, xuất kho phát sinh trong tháng của từng danh điểm vật liệu. Mỗi danh điểm vật liệu chỉ được ghi một dòng trên sổ đối chiếu luân chuyển. Để có số liệu ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán phải lập bảng kê nhập, bảng kê xuất trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất định kỳ do thủ kho chuyển tới. Cuối tháng tiến hành kiểm tra, đối chiếu số lượng vật liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển với số lượng trên thẻ kho của thủ kho và đối chiếu số tiền cuả từng loại vật liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển với số liệu kế toán tổng hợp. Nội dung, trình tự kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển có thể khái quát theo sơ đồ sau: Bảng kê nhập vật liệu Phiếu nhập kho Kế toán tổng hợp vật liệu Thẻ kho Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê xuất VL Phiếu xuất kho Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Sơ đồ 2: sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Phương pháp naỳ đơn giản, dễ làm, -khối lượng ghi chép giảm bớt so với phương pháp ghi thẻ song song. Tuy nhiên phương pháp này còn có một số nhược điểm sau: .Việc ghi sổ trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu số lượng. .Việc kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa kho và phòng kế toán chỉ được tiến hành vào cuối tháng, vì vậy hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán. .Nếu không lập bảng kê nhập, xuất vật liệu thì việc sắp xếp chứng từ nhập,xuất trong cả tháng để ghi sổ đối chiếu luân chuyển dễ phát sinh nhầm lẫn, sai sót. Nếu lập bảng kê nhập, xuất thì khối lượng ghi chép vẫn lớn. .Theo yêu cầu cung cấp thông tin nhanh phục vụ quản trị hàng tồn kho thì các doanh nghiệp không nên sử dụng phương pháp này, vì muốn lập báo cáo nhanh hàng tồn kho thì các doanh nghiệp không nên sử dụng phương pháp này, vì muốn lập báo cáo nhanh hàng tồn kho cần phải dựa vào số liệu trên thẻ kho. Phương pháp này thích hợp với các doanh nghiệp không có nhiều nghiệp vụ nhập, xuất, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết vật liệu do vậy không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập, xuất hàng ngày. 3.Phương pháp sổ sổ dư: Phương pháp này là một bước cải tiến căn bản trong việc tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu. Đặc điểm nổi bật của phương pháp này là kết hợp chặt chẽ việc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho vơí việc ghi chép của phòng kế toán và trên cơ sở kết hợp đó, ở kho chỉ hạch toán về số lượng và ở phòng kế toán chỉ hạch toán về giá trị của vật liệu, xoá bỏ được ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, tạo điều kiện thực hiện kiểm tra thường xuyên và có hệ thống của kế toán đối với thủ kho, đảm bảo số liệu kế toán chính xác, kịp thời. Theo phương pháp này, công việc hạch toán được tiến hành cụ thể như sau: . Tại kho: Hạch toán vật liệu tại kho do thủ kho thực hiện trên các thẻ kho như các phương pháp trên. Hàng ngày hoặc định kỳ 3, 5 lần ngày ( theo quy định của doanh nghiệp ). Sau khi ghi thẻ kho xong, thủ kho phải tập hợp toàn bộ chứng từ nhập, xuất kho vật liệu phát sinh trong ngày ( hoặc trong kỳ ) theo từng nhóm vật liệu quy định. Căn cứ vào kết quả phân loại chứng từ lập phiếu giao nhận chứng từ kê rõ số lượng, số hiệu các chứng từ của từng loại vật liệu, lập riêng cho phiếu nhập kho và phiếu xuất kho. Phiếu này sau khi nhập xong được đính kèm với các tập phiếu nhập kho hoặc phiếu xuất kho để giao cho kế toán. Ngoài công việc hàng ngày như trên, thủ kho còn phải ghi chép số lưu kho cuối tháng của từng thứ vật liệu theo chỉ tiêu số lượng vào sổ số dư. Sổ số dư do kế toán lập cho từng kho, mở theo năm. Cuối mỗt tháng, sổ số dư được chuyển cho thủ kho để ghi số lượng hàng tồn kho trên cơ sở dữ liệu từ các thẻ kho. Trên sổ số dư, vật liệu được sắp xếp theo thứ, nhóm, loại. Mỗi nhóm có dòng cộng nhóm, mỗi loại có dòng cộng loại. .Tại phòng kế toán: Định kỳ nhân viên kế toán phải xuống kho để hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép trên thẻ kho của thủ kho và trực tiếp nhận các chứng từ nhập, xuất kho. Khi nhận được chứng từ, kế toán kiểm tra và tính giá theo từng chứng từ ( giá hạch toán), tổng cộng số tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ. Đồng thời, ghi số tiền vừa tính được của từng nhóm vật liệu ( nhập riêng, xuất riêng) vào bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho vật liệu. Bảng này được mở cho từng kho, mỗi kho một tờ, được ghi trên cơ sở các phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất vật liệu. Tiếp đó, cộng số tiền nhập, xuất trong tháng và dựa vào số dư đầu tháng để tính ra số dư cuối tháng của từng nhóm vật liệu. Số dư này được dùng để đối chiếu với số dư trên sổ số dư ( trên sổ số dư tính bằng cách lấy số lượng tồn kho giá hạch toán ). Nội dung trình tự kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ số dư được khái quát qua sơ đồ sau: Phiếu giao nhận chứng từ Phiếu nhập kho Sổ kế toán tổng hợp về vật liệu Sổ số dư Thẻ kho Bảng luỹ kế nhập xuất tồn kho NVL Phiếu xuất kho Phiếu giao nhận chứng từ xuất Ghi trong tháng Ghi cuối tháng Đối chiếu Sơ đồ 3: Trình tự hạch toán NVL theo phương pháp sổ số dư Phương pháp này tránh được sự ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, giảm bớt khối lượng ghi chép kế toán, công việc được tiến hành đều trong tháng. Kế toán thực hiện kiểm tra đươc thường xuyên đối với việc ghi chép của thủ kho trên thẻ kho va kiểm tra thường xuyên việc baỏ quản hàng trong kho của thủ kho. Nhưng do kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị, nên muốn biết số hiện có và tình hình tăng giảm từng thứ vật liệu về mặt hiện vật nhiều khi phải xem số liệu trên thẻ kho. Hơn nữa, việc kiểm tra,phát hiện sai sót nhầm lẫn giữa kho và phòng kế toán còn gặp khó khăn. Phương pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có khối lượng nghiệp vụ nhập, xuất nhiều, thường xuyên, nhiều chủng loại vật liệu và voái điều kiện doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để hạch toán nhập, xuất, đã xây dựng danh điểm vật liệu, và trình độ chuyên môn của kế toán vững vàng. III. Kế toán vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp kê khai thường xuyên hàng tồn kho là phương pháp ghi chép, phản ánh thường xuyên, liên tục và có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho các loại nguyên vật liệu trên các tài khoản và sổ tổng hợp trên cơ sở chứng từ nhập xuất. Phương pháp kê khai thường xuyên được áp dụng phần lớn trong các doanh nghiệp sản xuất và doanh nghiệp Thương mại có những mặt hàng có giá trị lớn như: máy móc, thiết bị, … + Định kỳ cần kiểm kê hàng tồn kho và kết quả kiểm kê tồn khod dể điều chỉnh chênh lệch giữa số tồn kho thực tế với số liệu trên sổ sách kế toán. + Lần kiểm kê bắt buộc và điều chỉnh số liệu tại thời điểm kết thúc niên độ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính năm. * Ưu điểm: xác định được số tồn kho vào bất cứ thời điểm nào trên các tài khoản tồn kho, các nghiệp vụ kinh tế gắn liền với chứng từ gốc. * Nhược điểm: ghi chép nhiều, tốn nhiều thời gian, trị giá xuất kho có thể không chính xác và số liệu thực tế với số liệu trên sổ kế toán sẽ phát sinh chênh lệch nếu không kiểm kê và điều chỉnh cuối kỳ. * Điều kiện áp dụng: áp dụng cho mọi loại hình doanh nghiệp. 1. Tài khoản kế toán sử dụng. - Tài khoản 152 “nguyên liệu, vật liệu”, tài khoản dùng để ghi chép số liệu và tình hình tăng, giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế. Tài khoản 152 có thể được mở thành các tài khoản cấp hai để kế toán chi tiết theo từng loại nguyên vật liệu phù hợp với cách phân loại theo nội dung kinh tế và yêu cầu kế toán của doanh nghiệp. + TK 1521: Nguyên vật liệu chính + TK 1522: Vật liệu phụ + TK1523: Nhiên liệu + TK 1524: Phụ tùng thay thế + TK 1525: thiết bị xây dựng cơ bản + TK 1528: vật liệu khác - TK 151 “hàng mua đang đi đường” phản ánh giá trị các loại vật tư hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua, chấp nhận thanh toán với người bán, người nhận thầu nhưng nguyên vật liệu chưa về nhập kho và tình hình đang đi đường đã về nhập kho. - TK 331 “Phải trả người bán” được sử dụng để phản ánh quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với người bán, người nhận thầu và các khoản vật tư, hàng hoá, dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký. TK này được mở chi tiết theo từng đối tượng cụ thể: từng người bán, người nhận thầu. - TK 133 “thuế giá trị gia tăng được khấu trừ” dùng để phản ánh số thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ, đã khấu trừ và còn được khấu trừ”. TK 133 có hai tài khoản cấp hai: TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá dịch vụ. TK 1332: Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ. 2. Sơ đồ kế toán theo phương pháp kê khai thường xuyên. TK 111, 112, 331, 151 TK 152 TK 621, 627, 641, 642, 241 TK 111, 112, 331 TK 3333 TK 311 TK 154 TK 411 TK 222 TK 3381 TK 331 TK 154 TK 128, 222 TK 338 TK 138, 338, 334, 642 NVL mua ngoài (cơ sở KD nộp th._.uế GTGT theo phương pháp trực tiếp) TK 133 Chi phí vận chuyển NVL nhập kho Xuất kho NVL dùng cho SXKD và XDCB Chiết khấu mua hàng được hưởng giảm giá hàng mua TK 133 Mua NVL (*) Vay ngắn hạn mua NVL (Giá có thuế GTGT) Trả lại NVL cho người bán TK 133 Xuất NVL thuê ngoài gia công NVL góp vốn liên doanh NVL thuê ngoài gia công, tự chế, phế liệu thu hồi nhập kho TK 4112 Nhận vốn góp liên doanh Vốn cổ phần bằng NVL Nhận lại vốn góp liên doạnh bằng NVL NVL thừa phát hiện Trong kiểm kê NVL thiếu phát hiện Trong kiểm kê Xuất NVL trả nợ vay đơn vị khác Giá đánh giá nhỏ hơn giá ghi sổ Giá đánh giá lớn hơn giá ghi sổ Sơ đồ 4: Sơ đồ hạch toán kế toán theo phương pháp kê khai thường xuyên 3. Hệ thống sổ kế toán - Phiếu xuất kho - Hoá đơn bán hàng -Biên bản kiểm kê vật tư, hàng hoá - Biên bản đánh giá lại vật tư, hàng hoá - Các chứng từ phản ánh chi phí bốc dỡ hàng hoá IV. Đặc điểm kế toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Phương pháp kiểm kê định kỳ hàng tồn kho không theo dõi thường xuyên, liên tục tình hình nhập, xuất, tồn kho trên các TK hàng tồn kho mà chỉ theo dõi, phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ. Căn cứ vào số liệu kiểm kê định kỳ hàng tồn kho. Việc xác định giá trị vật liệu xuất dùng trên TK, kế toán tổng hợp không căn cứ vào chứng từ xuất kho mà lại căn cứ vào giá trị thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ mua (nhập) trong kỳ và kết quả kiểm kê cuối kỳ để tính. Chính vì vậy trên TK tổng hợp không thể hiện rõ giá trị vật liệu xuất dùng (hoặc xuất bán) cho từng đối ưtợng các nhu cầu khác nhau: sản xuất hay phục vụ quản lý sản xuất sản phẩm. Hơn nữa trên TK kế toán tổng hợp cũng không thể biết được số mất mát, hư hỏng, tham ô (nếu có). Phương pháp này có quan điểm là đơn giản, giảm nhẹ khối lượng công việc hạch toán nhưng độ chính xác của phương pháp này không cao, chỉ thích hợp với các đơn vị doanh nghiệp những chủng loại hàng hoá, vật tư khác nhau, giá trị thấp thường xuyên xuất dùng, xuất bán. Chương ii Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty kinh doanh và chế biến lương thực việt tiến I. đặc điểm kinh tế – kỹ thuật của Công ty kinh doanh và chế biến lương thực việt tiến. 1. Quá trình thành lập và phát triển. Công ty kinh doanh và chế biến lương thực ViệtTiến được thành lập ngày 23/6/1992 theo điều lệ công ty TNHH được thông qua với số vốn xác định là 600.000.000 đồng bởi hai anh em ruột là Ông Nguyễn Ngọc Tiến và Ông Nguyễn Hữu Lộc, công ty hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh mì ăn liền cung ứng cho thị trường miền Bắc, nguồn vốn huy động trong gia đình đạt 1,6 tỷ đồng. Thiết bị sản xuất được thiết kế và sáng tạo trong nước thông qua quan hệ gia đình tại Thành Phố HCM theo mẫu thiết kế của Nhật Bản. Công ty là doanh nghiệp đầu tiên ở miền bắc sản xuất mỳ ăn liền trên dây chuyền công nghiệp. Tỷ lệ góp vốn trên danh nghĩa là 60/40, Ông Nguyễn Ngọc tiến là Giám đốc, Ông Nguyễn Hữu Lộc là Phó giám đốc phụ trách vật tư bán hàng. Công ty có trụ sở chính và cơ sở sản xuất đặt tại thôn Kiên Thành - xã Trâu Quỳ - Huyện Gia Lâm - thành phố Hà Nội. - Cơ cấu lao động của Công Ty Công Ty Kinh doanh & Chế biến lương thực Việt Tiến gồm 150 cán bộ công nhân viên, trong đó 105 nhân viên ký hợp đồng lao động dài hạn, 45 nhân viên ký hợp đồng lao động thời vụ với Công Ty. Trong 150 cán bộ nhân viên đó có30 cán bộ có trình độ đại học,40 nhân viên có trình độ trung cấp 80 nhân viên có trình độ lớp 12. *. Chức năng và nhiệm vụ của công ty kinh doanh và chế biến lương thực Việt Tiến. Công Ty KD & CBLT Việt Tiến. Chuyên sản xuất kinh doanh lương thực, thực phẩm: Mỳ ăn liền,phở ăn liền, bột canh, vì thế CôngTy phải xây dựng được kế hoạch sản xuất kinh doanh củamình và đề ra phương hướng để thực hiện kế hoạch đó. Đảm bảo, bảo toàn và tăng trưởng vốn trong suốt quả trình hoạt động sản xuất qua hình thức tín dụng ngắn hạn sao cho có hiệu quả và phù hợp với quy định của pháp luật. Thực hiện nghĩa vụ đốivới Nhà Nước qua hình thức nộpthuế: Thuế GTGT, thuế thu nhập doanh nghiệp, các loại phí và lệ phí. Thường xuyên đổi mới, nâng cấp tài sản cố định, nhằm ngày càng hoàn thiện về kỹ thuật, năng cao chất lượng của sản phẩm để đáp ứng ngaỳ càng tốt nhu cầu của thị trường. *. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty kinh doanh & Chế biến lương thực Việt Tiến. Công ty Kinh doanh & Chế biến lương thực ViệtTiến là Công Ty TNHH nên vốn hoạt động ban đầu là do các cổ đông đóng góp. Trong quá trình hoạt động có nhu cầu về vốn thì Công Ty có thể bổ sung bằng hình thức vay ngân hàng và sử dụng nguồn vốn có được từ việc mua hàng trả chậm do các nhà cung ứng nguyên vật liệu trong thời hạn cho phép. Năm tài chính của Công Ty được xác định từ 01/01đến 31/12 hàng năm. Lợi nhuận được chia ra làm hai lần trong năm theo nguyên tắc 40% bổ sung vốn kinh doanh;10% lập quỹ dự trữ, số sự trữ cònlại chia cho các cổ đông theo tỉ lệ góp vốn. 2. Đăc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty KD & CBLT Việt Tiến tổ chức bộ máy quả lý theo hình thức tập trung do Giám đốc trực tiếp quản lý và điều hành các công việc trong Công ty. Mọi hoạt động trong sản xuất kinh doanh cũng như kế hoạch tài chính đều do Giám đốc quyết định thông qua Phòng kế toán hành chính duy trì sự phát triển quan hệ với các đại lý kiểm tra và giám sát các hoạt động của toàn Công ty. Phân tích phương hướng và chiến lược phát triển cho Công ty. Để điều hành Công ty một cách linh hoạt, thống nhất là một vấn đề phức tạp đòi hỏi phải có cơ cấu tổ chức khoa học và hợp lý. không phải bất cứ Công ty nào cũng có cơ cấu hợp lý và gọn nhẹ ngay từ đầu mà phải qua thời gian hoạt động mỗi Công ty sẽ tự tìm cho mình một cơ cấu phù hợp nhất. Bộ máy quản lý của Công ty được xếp như sau : GIáM ĐốC PHó GIáM Đốc kinh doanh Phó giám dốc Phòng kế toán Phòng kinh doanh Phòng kỹ thuật Bán hàng Tiếp thị ptsp mới Xưởng sản xuất Sơ đồ 5: Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty KD và CBLT Việt Tiến Giám đốc : Là người có thẩm quyền cao nhất có trách nhiệm quản lý điều hành toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, chịu trách nhiệm trước các cơ quan Nhà Nước về các hoạt động của Công ty. Phó giám đốc sản xuất :Giúp việc cho giám đốc và phụ trách các công việc và bồi dưỡng nâng cao trình độ công nhân. Phó giám đốc Công ty : Giúp việc cho giám đốc và phụ trách công tác kinh doanh như: xây dựng các kế hoạch ngắn, trung và dài hạn về đầu tư xây dựng cơ bản và tiêu thụ của Công ty. Phòng kế toán : Có nhiệm vụ tham vấn cho giám đốc về các chính sách, chế đô tài chính, quản lý chi thu tài chính theo các quy định tài chính kế toán hiện hành.... Phản ánh trung thực, kịp thời tình hình tài chính của Công ty. Tổ chức giám sát phân tích các hoạt động kinh tế từ đó giúp giám đốc nắm bắt tình hình cụ thể của Công ty. Tổ chức hạch toán kế toán, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.... Trực tiếp các phòng ban chức năng khác quản lý giám sát mọi quá trình liên quan đến sản xuất tiêu thụ sản phẩm. Phòng kinh doanh : Xây dựng kế hoạch, tham mưu cho giám đốc về các biện pháp tiêu thụ sản phẩm. Phòng kỹ thuật: Có chức năng theo dõi toàn bộ quy trình công nghệ sản xuất, nghiên cứu ứng dụng công nghệ mới, kiểm tra chất lượng đánh giá thành phẩm nhập kho. Xưởng sản xuất : Có nhiệm vụ sản xuất gia công và bảo quản sản phẩm xuất nhập hàng hoá. 3. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Xuất phát từ đặc điểm, tính chất và quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, căn cứ vào trình độ chuyên môn của đội ngũ cán bộ kế toán của Công ty, căn cứ vào khối lượng công việc, tính chất công việc kế tóan, Công ty kinh doanh và chế biến lương thực Việt Tiến đã xây dựng bộ máy kế toán theo mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung. Theo mô hình này, Toàn công ty chỉ có một phòng kế toán làm nhiệm vụ hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết, lập báo cáo kế toán, phân tích hoạt động kinh tế và kiểm tra công tác kế toán toàn Công ty. ở các bộ phận học thuộc chỉ bố trí các nhân viên kế toán làm nhiệm vụ thu thập chứng từ, kiểm tra và sử lý sơ bộ chứng từ, gửi các chứng từ về Phòng Kế toán của Công ty theo định kỳ. Các nhân viên hạch toán ở đơn vị phụ thuộc chịu sự hướng dẫn về nghiệp vụ của Phòng Kế toán của Công ty. Phòng kế toán có nhiệm vụ : - Tổ chức công tác hạch toán kế toán và kiểm tra việc thực hiện công tác kế toán trong phạm vi toàn Công ty, phân tích hoạt động kinh tế và cung cấp các thông tin chính xác, kịp thời giúp lãnh đạo Công ty ra các quyết định quản lý tối ưu. - Vận dụng một cách hợp lý các chính sách chế độ tài chính của Nhà Nước vào tình hình hoạt động của Công ty. - Có kế hoạch huy động vốn phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh, mang hiệu quả cao trong việc sử dụng vốn. - Tham gia xây dựng kế hoach sản xuất kinh doanh và các phương án sản xuất. - Lập các kế hoạch tài chính, huy động các nguồn vốn khác nhằm đảm bảo vốn cho quá trình sản xuất - kinh doanh của Công ty. - Tổ chức thực hiện chế độ báo cáo kế toán đúng quy định và phù hợp với yêu cầu quản lý. Để thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ trên, đảm bảo sự lãnh đạo và chỉ đạo tập trung, thống nhất và trực tiếp của Kế toán trưởng, Phòng kế toán của Công ty được tổ chức theo sơ đồ sau: Kế toán trưởng KT tổng hợp Kế toán kho Kế toán TSCĐ+ Lg Kế toán Giá thành Kế toán P/xưởng Kế toán thanh toán Sơ đồ 6: Sơ đồ tổ chức bộ máy phòng kế toán Phòng kế toán của Công ty gồm 7 người, mỗi người phụ trách một phần hành kế toán. h Kế toán trưởng. Là người có chức năng tổ chức, kiểm tra công tác kế toán của Công ty. Với chức năng này, kế toán trưởng là người giúp việ trong lĩnh vực chuyên môn kế toán, tài chính do Giám đốc, Kế toán trưởng là người chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Giám đốc về mặt hành chính đồng thời chịu sự chỉ đạo nghiệp vụ của Kế toán trưởng cấp trên. Nhiệm vụ của Kế toán trưởng là : Tổ chức bộ máy kế toán, chịu trách nhiệm về nghiệp vụ chuyên môn kế toán, tài chính của Công ty. Trực tiếp tham mưu giúp Giám đốc về các hoạt động tài chính đồng thời nghiên cứu vận dụng chế độ chính sách của Nhà Nước vào điều kiện cụ thể của Công ty, xây dựng thành quy chế về tài chính cho Công ty. . Kế toán tổng hợp . - Theo dõi các tài khoản về nguồn vốn và quỹ như : nguồn vốn kinh doanh, lãi chưa phân phối, chênh lệch tỷ giá, quỹ đầu tư phát triển, quỹ khen thưởng phúc lợi ... - Từ các chứng từ gốc, kế toán tổng hợp ghi sổ kế toán tổng hợp rồi cuối tháng đối chiếu với sổ kế toán chi tiết của các phần hành cụ thể khác. - Cuối mỗi tháng, kế toán tổng hợp xác định kết quả của các hoạt động kinh doanh báo cáo kế toán trưởng. - Định kỳ hàng tháng, lập các báo cáo tài chính theo quy định, bao gồm : +Bảng cân đối kế toán. + Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. + Thuyết minh báo cáo tài chính. Ngoài ra, kế toán tổng hợp còn lập các báo cáo tài chính theo yêucầu quản lý của các cơ quan chức năng Nhà Nước như cơ quan thuế, cơ quan thống kê ... gồm : +Bảng cân đối kế toán . + Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. + Thuyết minh báo cáo tài chính . Sổ kế toán sử dụng gồm: + Nhật ký chung + Sổ cái các tài khoản sử dụng trong Công ty. iKế toán vốn bằng tiền và thanh toán công nợ. - Lập phiếu thu, phiếu chi - Theo dõi và hạch toán ( mở sổ chi tiết ) toàn bộ các nghiệp vụ liên quan đến quỹ tiền mặt và các nghiệp vụ có liên quan đến ngân hàng như :tiền gửi, tiền vay, ký quỹ ... - Theo dõi và kiểm tra các khoản phải thu, phải trả như : Phải thu của khách hàng, phait trả người bán, tạm ưng, thanh toán với ngân sách, phải tra, phải nộp khác... - Tiến hành phân tích tuổi nợ của từng đối tượng thanh toán, hàng tháng báo cáo tình hình thanh toán của những khách hàng truyền thống, những khoản nợ quá hạn, các khoản vay đến hạn trả với kế toán trưởng. - Làm công tác giao dịch với Ngân hàng. Các sổ kế toán sử dụng. - Sổ chi tiết các tài khoản 111, 112, 113, 131, 141, 331, 333, 311, 138, 338 ( theo dõi cho từng đối tượng, từng ngân hàng). i Kế toán kho NVL & TP hàng hoá, công cụ dụng cụ. - Lập phiếu nhập, xuất kho NVL, TP, hàng hoá và công cụ dụng cụ. - Theo dõi số lượng và giá cả hàng nhập, xuất kho trong kỳ. - Tính giá hàng xuất kho trong từng kỳ. - Lập báo cáo hàng tồn kho theo từng tháng và cuối năm. Số kế toán sử dụng gồm: - Sổ hạch toán chi tiết tài khoản 152, 153, 155, 1561, 1562, 157. - Sổ tổng hợp nhập, xuất, tồn. h Kế toán tài sản cố định, tiền lương và các khoản trích theo lương. + Kế toán tài sản cố định. - Theo dõi tình hình tăng, giảm tài sản cố định của Công ty, của từng bộ phận trong Công ty. - Làm các thủ tục cần thiết khi tăng, giảm TSCĐ. - Giám sát việc sửa chữa TSCĐ. - Tham gia nhiệm thu những TSCĐ do xây dựng cơ bản hoàn thành, bàn giao. - Hàng tháng tính khấu hao và lập bảng phân bổ khấu hao. Sổ kế toán sử dụng bao gồm : - Thẻ TSCĐ : Theo dõi từng TSCĐ - Sổ chi tiết TSCĐ theo bộ phận sử dụng - Sổ chi tiết các tài khoản : 211, 214, 241. + Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. - Hạch toán toàn bộ các nghiệp vụ có liên quan đến lương và các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT, KPCĐ) - Cuối tháng lập bảng thanh toán lương. - Hàng tháng lập bảng phân bổ lương và các khoản trích theo lương. - Sổ kế toán chi tiết tài khoản: 334, 338 - Bảng phân bổ lương và các khoản trích theo lương * Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành: Căn cứ vào các chi phí thực tế phát sinh được tập hợp (các bảng phân bổ, bảng tính khấu hao, phiếu xuất kho NVL và công cụ, bảng tính lương của kế toán tiền lương...), các phiếu nhập kho sản xuất cuối tháng kế toán tính giá thành cho từng sản phẩm theo từng hợp đồng sản xuất. Sổ kế toán sử dụng: - Sổ chi tiết tài khoản 154, 155 - Sổ chi tiết các tài khoản 621, 622, 627 - Thẻ tính giá thành * Kế toán ở các phân xưởng sản xuất. Có nhiệm vụ thực hiện việc tập hợp các chứng từ phát sinh hàng ngày sau đó chuyển các chứng từ đó cho phòng kế toán công ty theo định kỳ, để phòng kế toán thực hiện việc hạch toán các hoạt động. 4. Đặc điểm tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty KD & CBLT Việt Tiến. Công ty kinh doanh và chế biến lương thực Việt Tiến là một đơn vị hạch toán kinh tế độc lập, căn cứ vào điều kiện thực tế về tổ chức kinh doanh, trình độ chuyên môn và khả năng vận dụng của nhân viên kế toán, Công ty đã thống nhất áp dụng hình thức tổ chức sổ kế toán là Nhật ký chung. Đặc trưng cơ bản của hình thức sổ kế toán Nhật ký chung là: tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên sổ Nhật ký chung để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. a. Hệ thống chứng từ kế toán đang sử dụng Hiện nay Công ty Kinh doanh và chế biến lương thực Việt Tiến đang sử dụng các biểu mẫu chứng từ ban đầu được ban hành theo quyết định số 1141 TC/QĐ/CĐKT của Bộ Tài chính ban hành ngày 01/11/1995 và theo Thông tư 100/1998/TT-BTC ngày 15/07/1998. Hệ thống chứng từ được sử dụng hiện nay của Công ty. Hệ thống chứng từ được sử dụng hiện nay của Công ty được liệt kê ở bảng dưới đây: TT Tên chứng từ Số hiệu I Lao động tiền lương 1 Bảng chấm công 01 - LĐTL 2 Bảng thanh toán tiền lương 02 - LĐTL 3 Phiếu nghỉ hưởng BHXH 03 - LĐTL 4 Bảng thanh toán BHXH 04 - LĐTL 5 Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành 06 - LĐTL II Hàng tồn kho 1 Phiếu nhập kho 01 - VT 2 Phiếu xuất kho 02 - VT 3 Thẻ kho 06 - VT 4 Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá 08 - VT III Bán hàng 1 Hoá đơn GTGT 01.GTGT-3LL IV Tiền Tử 1 Phiếu thu 01 - TT 2 Phiếu chi 02 - TT 3 Giấy đề nghị tạm ứng 03 - TT 4 Giấy thanh toán tiền tạm ứng 04 - TT 5 Bảng kiểm kê quỹ 07 - TT V Tài sản cố định 1 Biên bản giao nhận TSCĐ 01 - TSCĐ 2 Thẻ TSCĐ 02 - TSCĐ 3 Biên bản thanh lý TSCĐ 03 - TSCĐ 4 Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành 04 - TSCĐ Luân chuyển chứng từ Việc luân chuyển chứng từ tại Công ty Kinh doanh và chế biến lương thực Việt Tiến bao gồm các giai đoạn sau: *Lập chứng từ theo các yếu tố của chứng từ Việc lập chứng từ ban đầu của Công ty được tiến hành thường xuyên đầy đủ theo số liên quy định. Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh rõ ràng vào chứng từ một cách trung thực, khách quan theo thời gian và địa điểm phát sinh. Trong mỗi chứng từ đều đầy đủ các yếu tố theo đúng nguyên tắc của chứng từ kế toán. * Kiểm tra chứng từ Khi chứng từ ban đầu được lập và chuyển đến Phòng Kế toán, Kế toán tổng hợp tiến hành kiểm tra và phân loại chứng từ. Chứng từ sau khi được kiểm tra mới được dùng làm căn cứ để ghi sổ. * Ghi sổ kế toán Chứng từ sau khi kiểm tra sẽ được ghi sổ kế toán theo quy định. Trong kỳ hạch toán, chứng từ sau khi ghi sổ phải được bảo quản và có thể sử dụng lại để kiểm tra đối chiếu số liệu giữa kế toán sổ tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. * Chuyển chứng từ vào lưu trữ và huỷ Kết thúc kỳ hạch toán, chứng từ được chuyển sang lưu trữ. Việc bảo quản lưu trữ chứng từ được tiến hành theo hệ thống nên khi cần có thể tìm được nhanh chóng. b. Hệ thống tài khoản kế toán Căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán thống nhất do Bộ Tài chính ban hành theo quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995, căn cứ vào Thông tư số 10/TC/CĐKT và Thông tư số 100/1998/TC/BTC đồng thời căn cứ vào đặc điểm, quy mô hoạt động kinh doanh, trình độ quản lý tài chính cảu chính mình công ty đã xây dựng được danh mục các tài khoản áp dụng từ ngày 01/01/2000 để có thể ghi chép, phản ánh được toàn bộ hoạt động kinh doanh của Công ty và cung cấp được các thông tin cần thiết cho quá trình quản lý. Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng tại Công ty gồm 61 tài khoản cấp I, 105 tài khoản cấp II và 03 tài khoản ngoài bảng. Để đáp ứng được yêu cầu về quản lý, Công ty đã mở thêm các tài khoản cấp III. Các tài khoản cấp III này có thể được mở thêm tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý phát sinh. c. Hệ thống sổ sách: Công ty kinh doanh và Chế biến lương thực Việt Tiến áp dụng hình thức sổ kế toán nhật ký chung. - Nhật ký chung: đây là quyển sổ tổng hợp, chủ yếu ghi các nghiệp vụ kinh tế theo thứ tự thời gian và là căn cứ ghi sổ cái. - Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo các tài khoản kế toán và được dùng làm căn cứ lập Bảng cân đối số phát sinh. Tất cả các tài khoản có phát sinh trong niên độ kế toán đều được Công ty mở một sổ cái để ghi chép. - Các sổ hạch toán chi tiết: là sổ dùng để phản ánh chi tiết các nghiệp vụ kinh tế theo từng đối tượng kế toán riêng biệt. Công ty mở các sổ chi tiết sau: + Sổ chi tiết nguyên vật liệu, hàng hoá, thành phẩm + Sổ chi tiết cho các đối tượng thanh toán + Sổ chi tiết theo dõi tiền gửi, tiền vay tại các ngân hàng khác nhau + Các tài khoản cấp II đều được Công ty mở sổ chi tiết để theo dõi. * Trình tự ghi sổ kế toán của Công ty như sau: Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào Nhật ký chung. Sau đó từ Nhật ký chung chuyển từ số liệu để ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Các nghiệp vụ nào Công ty có mở sổ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, ghi sổ Cái các nghiệp vụ được ghi vào sổ kế toán chi tiết liên quan. Cuối tháng, cuối quý, cuối năm cộng số liệu trên sổ cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái với Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ kế toán chi tiết) thì lập Bảng cân đối số phát sinh và Bảng này được dùng để lập Báo cáo Tài chính. Về nguyên tắc, tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có trên bảng Cân đối số phát sinh phải bằng tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có trên sổ Nhật ký chung cùng kỳ. Trình tự ghi sổ kế toán Nhật ký chung của Công ty Kinh doanh và chế biến lương thực Việt Tiến được thể hiện qua sơ đồ: Chứng từ kế toán Hạch toán chi tiết Nhật ký chung Sổ cái Báo cáo Bảng cân đối phát sinh Sơ đồ 7: Sơ đồ trình tự ghi sổ Nhật ký chung Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra d. Hệ thống báo cáo kế toán. Công ty Kinh doanh và chế biến lương thực Việt Tiến luôn thực hiện đầy đủ chế độ Báo cáo Kế toán theo qui định của Nhà nước và yêu cầu của ngành. Từ năm 1996 đến năm 2000, hệ thống báo cáo kế toán của Công ty được lập dựa trên hệ thống báo cáo kế toán ban hành kèm theo quyết định số 1141/TCAĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 và Thông tư số 100/1998/TT-BTC ngày 15/07/1998. Từ năm 2001, hệ thống báo cáo kế toán của Công ty được lập theo quyết định 167/2000/QĐ-BTC ngày 25/12/2000. Báo cáo kế toán của Công ty bao gồm: - Bảng cân đối kế toán (Mẫu số B01-DN) - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Mẫu số B02-DN) - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Mẫu B03-DN) - Thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu số B04 - DN) II. Thực trạng hạch toán kế toán tại công ty kinh doanh và chế biến lương thực việt tiến. 1. Đặc điểm vật liệu. Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất của công ty là sản xuất theo đôn đặt hàng, nên chủng loại sản phẩm rất phong phú... mỗi đơn đặt hàng có đòi hỏi khác nhau về quy cách mẫu mã sản phẩm. Hiện nay các loại vật liệu dùng để sản xuất ở công ty đều có sẳn trên thị trường, giá cả ít dao động . Bên cạnh đó , do cơ chế cạnh tranh của thị trường là một điều kiện thuận lợi cho công ty , không cần phải dự trữ nhiều nguyên vật liệu ở trong kho, mà khi có nhu cầu để sản xuất kinh doanh thì bộ phận cung ứng vật liệu mua về là có ngay. Vật liệu của công ty thường được nhậo kho theo hình thức sau: - Vật liệu do công ty mua ngoài. Vật liệu do cần đổi chủng loại, do chưa sử dụng hết. Phế liệu thu hồi. Nguồn cung cấp vật liệu mua ngoài của công ty chủ yếu là từ các công ty có quan hệ mua bán lâu daì với công ty như : Công ty Hà bình , công ty boa bì nhựa Tân tiến, công ty lương thực thành phố Hồ Chí Minh, công ty hồng dương... Ngoài ra vật liệu có thể được bộ phận vật tư muatừ thị trường nổi và tát cả vật tư mua về có thể thanh toán ngay bằng ngân phiếu, séc, tiền mặt, tiền gửi ngân hàng hoặc có thể nợ mà chưa thanh toán. a. Tổ chức bảo quản nguyên vật liệu. Mỗi loại vật liệu do có tính chất lý học , hoá học riêng, chịu ảnh hưởng của khí hậu môi trường bên ngoài nên việc dự trữ bảo quản ở kho của công ty được sắp xếp theo từng kho riêng: Kho để bột mỳ Kho chứa dầu short Kho để hương liệu,muối Kho để dầu FO Kho để phụ tùng thay thế như vòng bi , dây curoa, lược đồng, động cơ. Kho để phế liệu. Hệ thống kho tàng của công ty được quản lý chặt chẽ, chỉ có một thủ kho.Do đặc điểm vật liệu dể bị ẩm , cháy cho nên kho được bảo quản khô ráo và có các thiết bị phòng cháy chữa cháy như bình cứu hoả. b. Phân loại vật liệu. Nhìn chung vật liệu ở công ty có rất nhiều chủng loại, quy cách, đơn vị tính khác nhau cho nên được phân thành nhiều loại khác nhau. Việc phân loại vật liệu ở công ty được dựa trên nội dung kinh tế và chức năng của vật liệu đối voứi quá trình sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Vật liệu chính: Gồm những loại tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất để tạo ra sản phẩm của công ty là các loại mỳ thành phẩm gồm các loại sau: + Bột mỳ: bột mỳ bình đông, bột mỳ hà bình , bột mỳ trung quốc... + Dầu Pam, dầu short để chiên mỳ,dầu để nấu sa tế. Vật liệu phụ: Là đối tượng lao động, không cấu thành nên thực thể sản phẩm chung, vật liệu phụ có tác dụng hỗ trợ nhất định và cần thiết cho quá trình sản xuất các sản phẩm gồm: + Vật liệu phụ sử dụng thường xuyên như Ribotide, gum, bột mầu súp gà , súp bò,tinh dầu gà nước... Nhiên liệu của công ty không nhiều gồm than để đốt lò hơi, dầu FO để đốt lò chiên... Phụ tùng thay thế: Có rất nhiều phụ tùng thay thế khác nhau như chi tiết của các máy móc thiết bị(vòng bi,lược đồng, dao cắt, dây curoa, )và các vật liệu điện như dây điện , bóng dèn. Phế liệu thu hồi: Bao gồm lõi giấy, vỏ thùng hỏng, vỏ thùng dầu, túi nilon rách, vỏ thùng phi đựng dầu được thu hồi để bán . Căn cứ phiếu nhập kho nhận được của phòng kinh doanh, thủ kho tiến hành kiểm nhận vật tư nhập kho , ghi số lượng thực nhập vào phiếu và cùng người giao hàng ký tên vào từng liên. Trong trường hợp kiểm nhận phát hiện thấy vật liệu thiếu hoặc thừa, không đúng quy cách, mẫu mã như ghi trên phiếu, thủ kho phải cùng người giao hàng lập biên bản và báo ngay cho phòng kinh doanh biết. Phiếu nhập kho vào từng liên . trong trường hợp kiểm nhiệm phát hiện vật liệu thiéu hoặc thừa , không đúng quy cách, mẫu mã như ghi trên phiếu nhập kho, thủ kho phải cùng người giao hàng lập biên bảnhiệm vụà báo ngay cho phiongf kinh doanh biết. Phiếu sau khi có chữ ký của người giao hàng, người nhận hàng, chủ kho giao cho người giao hàngmột liên kèm với hoá đơn bán hàng làm thủ tục thanh toán. một liên dùng làm căn cứ ghi thẻ theo số thực nhập và chuyển về phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ kế toán. Một liên còn lại cùng với biên bản thừa( thieu ) vật liệu ( nếu có ) gửi về phòng sản xuất kinh doanh. Các mặt hàn sản xuất của doanh nghiệp phục vụ xuất khẩu và hàng nội địa.Vì vậy, công ty phải tổ chức mua vật liệu đáp ứng nhu cầu sản xuất. Đối với trường họp này, việc theo dõi chi phí vật liệu trực tiếp sẽ cung cấp thông tin cho công tác tính giá thàng sản phẩm, do đó trên phiếu nhập vật tư và sổ kế toán chi tiết vật liệu, kế toán theo dõi cả chỉ tiêu số lượng và giá trị của vật liệu. Vật liệu nhập kho dược sắp xếp, phân loại riêng biệt và đúng quy định đảm bảo thuận tiện cho việc xuất vật tư khi có nhu cầu cần dùng. ở Công ty Việt Tiến chủng loại vật liệu phong phú, đa dạng. Bảng danh mục vật tư được cài đặt trên máy vi tính, sử dụng một bộ mã vật tư thống nhất A,B,C,D,M tiện cho việc theo dõi từng loại,từng thứ vật tư. c. Đánh giá vật liệu. Tại Công ty Việt Tiến, các nghiệp vụ nhập liệu không diễn ra thường xuyên liên tục, số liệu và giá trị phát sinh không lớn. Còn nghiệp vụ xuất vật liệu diễn ra thường xuyên, liên tục nhưng số lượng và giá trị vật liệu xuất ra cũng không lớn . Cho nên Công ty đã sử dụng giá thực tế để đánh gía vật liệu. * Giá thực tế vật liệu nhập kho. + Giá thực tế vật liệu mua ngoài ở Công ty có 6 xe vận tải, nhưng 6 xe này chủ yếu là xe vận chuyển sản phẩm của Công ty giao cho khách hàng. Nên vật liệu của Công ty mua, chi phí vận chuyển có thể do bên bán chi ra và chi phí này được cộng luôn vào giá mua hoặc có khi vận chuyển do Công ty thuê ngoài, chi phí này không cộng vào giá mua, mà kế toán hoạch toán vào chi phí sản xuất chung. Như vậy giá thực tế của vật liệu mua ngoài chỉ bao gồm giá trị trên hoá đơn bán hàng. Ví dụ: Trên chứng từ số 205 ngày 14 tháng 12 năm 2001 (xem biểu số 2 trang) Công ty mua của Công ty lương thực Thành phố HCM 29,75 tấn bột mỳ Bình Đông .Giá mua ghi trên hoá đơn là 3.213 đồng / 1kg, giá mua này đồng thời là giá trị thực tế của lượng bột mỳ vừa mua, kế toán sẽ ghi số liệu này vào cột ''Tiền'' của cột nhập trong sổ chi tiết vật liệu. + Giá thực tế vật liệu nhập liệu kho do cần đổi chủng loại Trị giá thực tế của vật liệu nhập kho dưới hình thức này được xác định đúng bằng gía trị thực tế xuất kho của chúng khi trước. *. Giá thực tế vật liệu xuất kho Tại Công ty kinh doanh và chế biến lương thực Việt tiến, tính giá trị thực tế vật liệu xuất kho theo giá bình quân gia quyền của từng lần nhập, căn cứ trên sổ chi tiết của từng số vật liệu. + + Giá thực tế VL tồn trước khi nhập kho. = Số lượng VL tồn trước khi nhập kho ´ Số lượng VL xuất kho Giá thực tế VL tồn trước khi nhập kho. Số lượng vật liệu nhập kho Giá thực tế VL xuất kho trong tháng theo từng lần nhập Ví dụ 132: Trên phiếu xuất kho số 2221 ngày 21/12/2001 xuất cho anh Lâm bộ phận chiên mỳ 12 tấn dầu short, kế toán căn cứ vào ngày nhập vật tư gần nhất (14/12/2001) để xác định đơn giá bình quân. Căn cứ vào giá trị thực tế và số lượng dầu short tồn kho đầu kỳ của loại dầu này trên sổ chi tiết vật liệu, tính đơn giá thực tế xuất kho của loại vật liệu này: Đơn giá bình quân dầu short 7.166.987 +6.250.000 294 + 250 = = 24.663 Giá trị thực tế của 12 tấn dầu short xuất kho là 24663 ´ 12 = 295.956(ngđ) 2. Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty kinh doanh và chế biến than Việt Tiến. 2.1. Quy trình và nội dung hạch toán ban đầu. 2.1.1. Thủ tục nhập vật liệu. a) Thủ tục nhập vật liệu do mua ngoài. Phòng kế hoạch vật tư cân đối nhu cầu vật tư cho sản xuất, đối chiếu với kho. Nếu có nhu cầu cần phải mua loại vật tư nào đó. Phòng kế hoạch giao nhiệm vụ cho cán bộ vật tư đi mua. ở Công ty không có ban kiểm nghiệm vật tư, do đó không sử dụng "Biên bản kiểm nghiệm vật tư" mà vật tư mua về chỉ qua người mua kiểm tra trước khi mua và thủ kho kiểm tra trước khi nhập kho. Khi cán bộ vật tư mua vật tư về cho Công ty thì xảy ra hai trường hợp sau: * Trường hợp hàng và hoá đơn cùng về: Khi vật tư về nhập kho, bộ phận vật tư ở phòng Kế hoạch vật tư báo cho thủ kho và kế toán để thực hiện nhập. Kế toán căn cứ vào số lượng thực nhập để ghi số lượng thực tế vào phiếu nhập và căn cứ theo giá hoá đơn của khách hàng bàn giao để ghi vào cột giá đơn vị, nhân với số lượng thực nhập để ghi vào cột thành tiền trên phiếu nhập. Đồng thời kế toán xem xét số thực nhập và số trên hoá đơn, nếu có chênh lệch, kế toán yêu cầu người giao vật tư, xác định số lượng thực tế nhập trên hoá đơn để theo dõi số thực tế thanh toán. Sau đó kế toán giao cả 3 liên cho người giao vật tư, thủ kho, thủ trưởng đơn vị trên phiếu nhập, khi ký nhận đầy đủ trên phiếu nhập, thủ kho giữ lại 1 liên, 1 liên chuyển cho kế toán thanh toán cùng với hoá đơn để theo dõi thành toán, 1 liên còn lại giao cho kế toán vật liệu để vào sổ chi tiết vật liệu. Sau khi nhận được hoá đơn bán hàng của Công ty lương thực thành phố HCM (xem biểu số 2) cùng với số bột đã chuyển đến nhập kho, kế toán vật tư của Công ty viết phiếu nhập kho (xem biểu số 3). Biểu 2. hoá đơn kiêm phiếu xuất kho Ngày 14 tháng 12 năm 2002 Số : 718225 (Liên 2 giao cho khách hàng) - Họ và tên người mua: Công ty kinh doanh và chế biến lương thực Việt Tiến - Địa chỉ : Khu công nghiệp Gia lâm , Hà Nội - Xuất tại kho : Chi nhánh Công ty Lương thực thành phố HCM. - Địa chỉ : số 6 Trương Định - Hình thức thanh toán :._.