Hoàn thiện tổ chức công tác Kế toán vật liệu tại Công ty Bia Việt Hà

g tác quản lý kinh tế, trong đó công tác kế toán với tư cách là công cụ quản lý kinh tế ngày càng được củng cố và nâng cao nhằm khai thác tối đa sức mạnhvà sự hoàn thiện của nó. Trong các doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên sản phẩm mới, vì vậy chất lượng của sản phẩm sẽ phụ thuộc phần lớn vào nguyên vật liệu ding để sản xuất sản phẩm. Hơn nữa , nguyên vật liệu là một trong những yếu tố không thể thiếu được trong bất kỳ quá trình sản xuất nào, chúng đóng một vai trò rất quan trọng chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí của doanh nghiệp. Chính vì vậy, việc tổ chức công tác hạch toán vật liệu là một yêu cầu tất yếu của công tác quản lý. Yêu cầu đặt ra cho các doanh nghiệp là phải tổ chức tốt công tác kế toán vật liệu nhằm hạ thấp chi phí góp phần nâng cao lợi nhuận và hiệu quả sản xuất kinh doanh . Cho nên, nghiên cứu để hợp lý hoá công tác kế toán vật liệu là một trong những nhiệm vụ quan trọng hàng đầu của doanh nghiệp sản xuất và của những người làm công tác kế toán. Xuất phát từ ý nghĩa trên, là một sinh viên thực tập tại Công ty bia Việt hà, nhận thức được vai trò của kế toán, đặ biệt là kế toán nguyên vật liệu đối với doanh nghiệp sản xuất nói chung và Công ty nói riêng với những kiến thức đã được trang bị ở nhà trường và tình hình thực tiễn của công ty cùng với sự hướng dẫn tận tình của giáo viên hướng dẫn khoa học và sự giúp đỡ của các cô chú, anh chị trong phòng kế toán của Công ty bia Việt hà, em đã đi sâu nghiên cứu đề tài: "Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán vật liệu tại Công ty Bia Việt Hà" Nội dung luận văn gồm ba chương: Chương I : Lý luận chung về tổ chức công tác kế toán vật liệu trong các Doanh nghiệp sản xuất. Chương II: Thực trạng tổ chức công tác kế toán vật liệu ở Công ty bia Việt hà. Chương III: Hoàn thiện công tác kế toán vật liệu ở Công ty bia Việt hà. Chương 1: lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất 1.1.Sự cần thiết của hạch toán nguyên vật liệu. 1.1.1.Khái niệm về nguyên vật liệu. Trong doanh nghiệp vật liệu là đối tượng lao động. Một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm. 1.1.2. Đặc điểm của nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu tham gia một chu kỳ sản xuất kinh doanh và thay đổi hình thái vật chất bề ngoài theo mỗi chu kỳ, giá trị của nguyên vật liệu được chuyển dịch một lần vào giá trị của sản phẩm mới làm gia. Chi phí về nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm trong các doanh nghiệp sản xuất . 1.1.3. Yêu cầu quản lý vật liệu. - Trong nền kinh tế thị trường, kinh doanh có lãi là mục tiêu mà các doanh nghiệp đều hướng tới. Để đạt được mục tiêu này đòi hỏi các doanh nghiệp phải giám sát chặt chẽ quá trình sử dụng vật tư một cách có hiệu quả, từ đó cung cấp một cách đầy đủ kịp thời các thông tin cần thiết cho các nhà quản lý để đưa ra quyết định tối ưu nhất cho quá trình sản xuất kinh doanh. - Vật liệu là tài sản dự trữ sản xuất thường biến động. Các doanh nghiệp thường xuyên phải tiến hành mua vật liệu để dáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm, ở khâu thu mua đòi hỏi phải quản lý về chất lượng, khối lượng, quy cách, chủng loại,giá mua và chi phí mua cũng như kế hoạch mua phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Một trong những yêu cầu quản lý quan trọng khác đó là việc tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, trang bị đầy đủ phương tiện cân đo, thực hiện đúng chế độ, bảo quản tốt với từng loại vật liệu, tránh hao hụt, hư hỏng mất mát đảm bảo an toàn. - ở khâu dự trữ, doanh nghiệp phải xác định được mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từng loại vật liệu để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được bình thường không bị ngừng trệ, gián đoạn do việc cung ứng mua không kịp thời. 1.1.4. Nhiệm vụ kế toán vật liệu. - Thực hiện việc đánh giá, phân loại vật liệu phù hợp với các nguyên tắc yêu cầu quản lý thống nhất của nhà nước và yêu cầu quản trị doanh nghiệp. - Tổ chức chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của vật liệu trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. - Tham gia việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua, tình hình thanh toán với người bán, người cung cấp và tình hình sử dụng vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. 1.2. Phân loại và đánh giá vật liệu. 1.2.1.Phân loại vật liệu: Trong các doanh nghiệp, vật liệu bao gồm nhiều loại khác nhau với nội dung kinh tế, công dụng và tính năng lý hoá khác nhau. Để có thể quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết tới từng loại vật liệu phục vụ cho kế toán quản trị cần tiến hành phân loại vật liệu Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu kế toán quản trị trong doanh nghiệp, vật liệu được chia thành các loại sau: - Nguyên vật liệu chính (bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài): Là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm như sắt thép trong các doanh nghiệp cơ khí,chế tạo máy, xây dựng cơ bản. Đối với nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm hàng hoá, ví dụ như sợi mua ngoài trong các doanh nghiệp dệt cũng được coi là nguyên vật liệu chính. - Vật liệu phụ :Vật liệu phụ chỉ có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất , chế tạo sản phẩm làm tăng chất lượng nguyên vật liệu chính và phục vụ công tác quản lý, phục vụ sản xuất cho nhu cầu công nghệ, cho việc bảo quản, bao gói sản phẩm như các loại thuốc nhuộm thuốc tẩy, dầu nhờn, bao bì đóng gói... - Nhiên liệu: Bao gồm các loại ở thể lỏng, khí, rắn như xăng dầu, than củi, hơi đốt dùng để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho các phương tiện máy móc, thiết bị hoạt động trong quá trình sản xuất kinh doanh. - Phụ tùng thay thế: Bao gồm các loại phụ tùng chi tiết dùng để thay thế, sửa chữa máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải. - Thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các loại thiết bị phương tiện được sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản. - Vật liệu khác: Là các loại vật liệu tạo ra trong quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm như gỗ, sắt thép vụn hoặc phế liệu thu nhặt, thu hồi trong quá trình thanh lý tài sản cố định. Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp mà trong từng thứ vật liệu trên lại được chia thành từng nhóm một cách chi tiết hơn. Việc phân chia này trong các DNSX được xây dựng dựa trên cơ sở lập sổ danh điểm vật liệu trong đó vật liệu được chia thành nhóm, thứ, loại bằng hệ thống ký hiệu thay thế tên gọi, nhãn hiệu, quy cách vật liệu. 1.2.2. Đánh giá vật liệu. Đánh giá vật liệu là xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu chân thực, thống nhất việc đánh giá nguyên vật liệu. Theo quy định hiện hành thì việc hạch toán nguyên vật liệu phải theo giá thực tế. 1.2.2.1. Giá thực tế nhập kho: Trong các doanh nghiệp vật liệu được nhập từ nhiều nguồn nhập mà giá thực tế của chúng trong từng trường hợp được xác định cụ thể như sau: Đối với vật liệu mua ngoài thì trị giá vốn thực tế nhập kho là giá mua ghi trên hoá đơn( bao gồm cả thuế nhập khẩu, thuế khác nếu có) cộng với các chi phí mua thực tế (bao gồm chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, bảo hiểm, chi phí thuê kho, thuê bãi, tiền phạt, tiền bồi thường...) trừ đi các khoản chiết khấu giảm giá (nếu có). Đối với vật liệu doanh nghiệp tự gia công chế biến trị giá vốn thực nhập kho là giá thực tế của vật liệu xuất gia công, chế biến, cộng với các chi phí gia công chế biến. Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến , thì trị giá vốn thực tế nhập kho là giá thực tế của vật liệu xuất thuê ngoài gia công chế biến cộng các chi phí vận chuyển, bốc dỡ đến nơi thuê chế biến và từ nơi đó về doanh nghiệp, cộng số tiền trả cho người nhận gia công chế biến. Trường hợp đơn vị khác góp vốn liên doanh bằng vật liệu thì trị giá vốn thực tế của vật liệu nhận vốn góp liên doanh là giá do hội đồng liên doanh đánh giá. Phế liệu được đánh giá theo giá ước tính. 1.2.2.2.Giá thực tế xuất kho. Khi xuất vật liệu kế toán phải tính toán chính xác được giá thực tế xuất kho cho các nhu cầu đối tượng sử dụng khác nhau theo phương pháp tính giá thực tế đã đăng ký áp dụng và đảm bảo được tính nhất quán trong niên độ kế toán. Việc tính giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho có thể tính theo một trong các phương pháp sau. 1.2.2.2.1. Tính theo giá thực tế tồn đầu kỳ. Theo phương pháp này thì giá thực tế vật liệu xuất kho được tính trên cơ sở số lượng vật liệu xuất kho và đơn giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ. Giá thực tế xuất kho = số lượng xuất kho x đơn giá thực tế tồn đầu kỳ. 1.2.2.2.2. Tính theo giá thực tế bình quân gia quyền. Về cơ bản thì phương pháp này cũng căn cứ vào số lượng xuất kho trong kỳ và đơn giá thực tế bình quân để tính như sau: Giá thực tế xuất kho = số lượng xuất kho x đơn giá thực tế bình quân. Đơn giá thực tế = Giá thực tế tiền đầu kỳ + Giá thực tế nhập trong kỳ Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ Theo phương pháp này đơn giá bình quân giao quyền có thể tính liên hoàn trong cả kỳ sau mỗi lần nhập, xuất do vậy còn gọi là bình quân gia quyền liên hoàn. 1.2.2.2.3. Tính theo giá thực tế nhập trước xuất trước. Theo phương pháp này trước hết ta phải xác định được đơn giá thực tế nhập kho của từng lần nhập và giả thiết hàng nào nhập kho trước thì xuất trước rồi căn cứ vào số lượng xuất kho để tính ra giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc: tính theo đơn giá thực tế nhập trước đối với lượng xuất kho thuộc lân nhập trước, số còn lại (tổng số xuất kho – số đã xuất thuộc lần nhập trước) thì tính theo đơn giá thực tế lần nhập tiếp sau. Cho nên giá thực tế của vật liệu tồn cuối kỳ chính là giá thực tế của số vật liệu nhập kho thuộc các lần sau cùng. 1.2.2.2.4. Tính theo giá thực tế nhập sau xuất trước. Ta cũng phải xác định đơn giá thực tế của từng lần nhập nhưng khi xuất sẽ căn cứ vào số lượng xuất và đơn giá thực tế của lần nhập kho lần cuối sau đó mới lần lượt đến các lần nhập trước để tính ra giá thực tế xuất kho. Như vậy, giá thực tế của vật liệu tồn kho cuối kỳ lại là giá thực tế vật liệu tính theo đơn giá của các lần nhập đầu kỳ. 1.2.2.2.5. Tính theo giá thực tế đích danh. Theo phương pháp này đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý theo dõi vật liệu theo từng lô hàng. Khi xuât kho vật liệu thuộc lô hàng nào thì căn cứ vào số lượng xuất kho và đơn giá nhập kho thực tế của lô hàng đó để tính ra giá thực tế xuất kho. Tính theo phương pháp hệ số giá: Với những doanh nghiệp có quy mô lớn, khối lượng chủng loại vật liệu nhiều, tình hình nhập, xuất diễn ra thường xuyên thì việc tính giá thực tế của vật liệu hàng ngày rất khó khăn và quá tốn kém không hiệu quả thì nên dùng giá hạch toán để hạch toán tình hình nhập xuất hàng ngày. Giá hạch toán là giá ổn định được sử dụng thống nhất trong thời gian dài ở doanh nghiệp. Cuối kỳ phải điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế của vật liệu xuất dùng dựa vào hệ số giá thực tế so với giá hạch toán vật liệu. Hệ số giá vật liệu = Giá thực tế tồn đầu kỳ + giá thực tế nhập trong kỳ Giá hạch toán tồn đầu kỳ + giá hạch toàn nhập trong kỳ Giá thực tế vật liệu xuất kho = giá hạch toán xuất kho x hệ số giá. 1.3. Hạch toán chi tiết vật lỉệu. 1.3.1. Chứng từ sử dụng. Theo chứng từ kế toán quy định ban hành theo QĐ114/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ trưởng Bộ tài chính, các chứng từ kế toán về vật liệu , công cụ dụng cụ bao gồm: Phiếu nhập kho(mẫu 01-VT) Phiếu xuất kho(mẫu 02-VT) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ( mẫu 03-VT) Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm hàng hoá( mẫu 08-VT) Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho( mẫu 02-BH) Hoá đơn cước phí vận chuyển( mẫu 03- BH) Ngoài những chứng từ mang tính chất bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà nước, trong các doanh nghiệp có thể sử dungj thêm chứng từ kế toán hướng dẫn như phiếu vật tư theo hạn mức ( mẫu 04- VT), Biên bản kiểm nghiệm vật tư (mẫu 05- VT), phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ( mẫu 07-VT) và các chứng từ khác tuỳ thuộc vào tình hình đặc điểm của từng doanh nghiệp thuộc lĩnh vực tình hình kinh tế khác nhau. Các chứng từ kế toán phải được lập kịp thời, đúng quy định của nhà nước và phải đuợc nhà nước luân chuyển theo trình tự và thời gian dokế toán trưởng quy định phục vụ tốt cho ghi chép kế toán tổng hợp và các bộ phận liên quan. 1.3.2. Sổ kế toán chi tiết vật liệu. Tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán chi tiết áp dụng trong DN mà sử dụng các sổ thẻ kế toán sau: - Sổ (thẻ )kho Sổ(thẻ) kế toán chi tiết vật liệu Sổ đối chiếu luân chuyển Sổ số dư... Sổ thẻ kho(mẫu 06- VT) được sử dụng để theo dõi số lượng nhập-xuất-tồn kho vật liệu của từng thứ vật liệu theo từng kho. Thẻ kho do phòng kế toán lập vàghi các chỉ tiêu: tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số vật liệu... Sau đó giao cho thủ kho ghi chép tình hình nhập-xuất-tồn hàng ngày về số lượng, không phân biệt kế toán chi tiết vật liệutheo phương pháo nào. Sổ(thẻ) kế toán chi tiết vật liệu, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số dư vật liệu đưcj sử dụng để hạch toán tình hình nhập-xuất-tồn kho vật liệu về mặt giá trị hoặc cả về số lượng và giá trị, tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán áp dụng trong DN . Ngoài ra có thể mở thêm bảng kê nhập, bảng kê xuất, bảng luỹ kế tổng hợp nhập-xuất-tồn kho vật liệu phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết được giản đơn, nhanh chóng, kịp thời. 1.3.3. Các phương pháp kế toán chi tiết vật liệu. 1.3.3.1. Phương pháp thẻ song song (sơ đồ 1). Nguyên tắc hạch toán: tại kho chỉ theo dõi về số lượng còn tại phòng kế tóan theo dõi cả về số lượng và giá trị. Phạm vi áp dụng: Những đơn vị áp dụng phương pháp này thường có những đặc trưng như: Chủng loại vật tư ít, chủng loại ít, mật độ lớn, có tổ chức giám sát thường xuyên, đồng thời hệ thống kho tàng được phân bổ tập trung tạo điều kiện cho quá trình đối chiếu, kiểm tra. 1.3.3.2.Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển(sơ đồ 2). nguyên tắc hạch toán : Tại kho vẫn mở thẻ kho theo dõi về mặt số lượng, còn tại phòng kế toán theo dõi cả hai chỉ tiêu giá tri và số lượng. Pham vi áp dụng: Những đơn vị áp dụng phương pháp này thường có những đặc chưng như chủng loại vật tư phong phú, mật độ nhập xuất lớn, hệ thống kho tàng phân tán, quản lý tổng hợp , nhân lực kế toán không đủ để thực hiện đối chiếu kiểm tra được. 1.3.3.3. Phương pháp sổ số dư( sơ dồ 3) Nguyên tắc hạch toán :Tại kho vẫn mở thẻ kho để theo dõi số lượng từng loại vật liệu. Tại phòng kế toán chỉ theo dõi về giá trị của từng loại vật liệu. Phạm vi áp dụng: Những đơn vị áp dụng phương pháp này có đặc điểm tương tự như các doanh nghiệp áp dụng phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. 1.4. Hạch toán tổng hợp vật liệu. 1.4.1. hạch toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên. 1.4.1.1. Đặc điểm của phương pháp kê khai thường xuyên. - Vật liệu là tài sản lưu động thuộc nhóm hàng tồn kho của doanh nghiệp, phương pháp kê khai thường xuyên hàng tồn kho là phương pháp ghi chép phản ánh thường xuyên liên tục tình hình nhập xuất tồn kho của các loại vật liệu trên các TK và sổ kế toán tổng hợp trên cơ sở các chứng từ nhập xuất . - Trong một niên độ kế toán thường có từ một đến hai lần DN tổ chức kiểm tra, đối chiếu thực tế giữa số thực tế có trong kho với sổ sách kế toán . Điều kiện áp dụng: Được áp dụng rộng rãi cho mọi loại hình DN có quy mô khác nhau. 1.4.1.2. Hạch toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên Tài khoản kế toán sử dụng: TK 152 “ nguyên liệu vật liệu) TK này dùng để ghi chép số liệu hỉện có và tình hình tăng giảm vật liệu theo giá thực tế. TK 152 có thể mở thành các TK cấp 2, cấp 3 để kế toán chi tiết theo từng loại từng nhóm, thứ vật liệu tuỳ theo yêu cầu quản lý của DN. + TK 1521: NVL chính. + TK 1522: NVL phụ. + TK 1523: Nhiên liệu. + TK 1524: Phụ tùng thay thế. + TK 1525: Vật liệu và thiết bị XDCB. + TK 1538: Vận liệu khác. TK 331 “ Phải trả cho người bán” TK này dùng để phản ánh quan hệ thanh toán giữa DN với người bán , người nhận thầu về các khoản vật tư, hàng hoá dịch vụ theo từng hợp đồng đã ký. TK 133 “ thuế VAT đầu vào được khấu trừ” Ngoài ra kế toán còn sử dụng các TK liên quan khác như TK111,112,141,128,222,241,411,627,641,642. Quá trình hạch toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên có thể khái quát theo sơ đồ sau( sơ đồ 4) 1.4.2. Hạch toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kỉm kê định kỳ. 1.4.2.1. Đặc điểm của phương pháp kiểm kê dịnh kỳ. Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi thường xuyên liên tục tình hình nhập xuất tồn kho trên các tài khoản hàng tồn kho mà chỉ theo dõi phản ánh các giá trị hàng tồn kho. Việc xác định giá trị vật liệu xuất dùng trên các tài khoản kế toán không căn cứ vào vào chứng từ xuất kho mà căn cứ vào giá trị vật liệu thực tế tồn kho đầu kỳ mua nhập trong kỳ và kết quả kiểm kê cuối kỳ. Điều kiện áp dụng: áp dụng cho các DNSX có quy mô nhỏ chỉ tiến hành một loại hoạt động hoặc ở các DN thương mại kinh doanh các mặt hàng có giá trị thấp, chủng loại nhiều. 1.4.2.2.Hạch toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Tài khoản kế toán sử dụng: TK 152 Khác với phương pháp kiểm kê thường xuyên đối với các DN hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ thì TK152,151 không dùng để theo dõi tình hình nhập xuất trong kỳ mà chỉ dùng để kết chuyển giá trị thực tế vật liệu và hàng hoá đang đi đường vào lúc đầu kỳ , cuối kỳ vào TK 611. TK 611 “ mua hàng” TK này dùng để phản ánh giá trị vật tư hàng hoá vào và xuất dùng trong kỳ. Ngoài ra kế toán còn sử dụng các TK liên quan khác như phương pháp kê khai thường xuyên Quá trinh hạch toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ có thề khái quát theo sơ đồ sau( sơ đồ 5) 1.4.3. Các hình thức sổ kế toán tổng hợp vật liệu . 1.4.3.1. Hình thức sổ kế toán Nhật ký chứng từ. Đặc điểm: Kết hợp giữa việc ghi chép theo thứ tự thời gian với việc ghi chép theo hệ thống, giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, giữa việc ghi chép hàng ngày với việc tổng hợp số liệu cuối tháng. Hệ thống sổ: + Các hình thức NKCT liên quan : NKCT1, NKCT2, NKCT5, NKCT6, NKCT7, Bảng kê: Bảng kê 3, Sổ cái tài khoản. + Sổ kế toán chi tiết: Sổ chi tiết số 2, Bảng phân bổ số 2. 1.4.3.2. Hình thức sổ kế toán Nhật ký sổ cái. Đặc điểm : Mọi nghiệp vụ được ghi sổ theo thứ tự thời gian kết hợp với việc phân loại theo hệ thống vào Nhật ký sổ cái. Hệ thống sổ: + Sổ kế toán tổng hợp: Sử dụng duy nhất một Nhật ký sổ cái. + Sổ kế toán chi tiết: Sổ kế toán chi tiết vật liệu. 1.4.3.3. Hình thức sổ kế toán nhật ký chung. Đặc điểm: các nghiệp vụ kế toán phát sinh được căn cứ vào chứng từ gốc để ghi vào sổ Nhật ký chung theo thứ tự thời gian và nội dung nghiệp vụ kinh tế, phản ánh đúng mối quan hệ khách quan giữa các đối tượng kế toán rồi ghi vào sổ cái - Hệ thống sổ: + Sổ kế toán tổng hợp: Sổ nhật ký chung, Sổ nhật ký mua hàng, Sổ cái. + Sổ kế toán chi tiết : Sổ kế toán chi tiết vật liệu. 1.4.3.4. Hình thức chứng từ ghi sổ. Đặc điểm: Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi vào sổ Chứng từ ghi sổ và được tập hợp vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ theo thứ tự thời gian rồi ghi vào sổ cái. Hệ thống sổ : + Sổ kế toán tổng hợp: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ cái. + Sổ kế toán chi tiết: Sổ kế toán chi tiết vật liệu. Chương 2: thực trạng tổ chức công tác kế toán vật liệu ở công ty bia việt hà. 2.1. Đặc điểm tổ chức quản sản xuất, quản lývà tổ chức công tác kế toán tại công ty 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Bia Việt Hà: Năm 1966 được sự đồng ý của UBND Thành phố Hà Nội, hợp tác xã Ba nhất được đổi tên thành xí nghiệp nước chấm trực thuộc sở công nghiệp Hà Nội, sản phẩm của xí nghiệp duy nhất chỉ có dấm và nước chấm. Các sản phẩm đều sản xuất theo chỉ tiêu, kế hoạch pháp lệnh, giao nộp để phân phối theo chế độ tem phiếu. Ngày 4/5/1982 xí nghiệp được đổi tên thành nhà máy Thực phẩm Hà Nội sản xuất của xí nghiệp vẫn mang tính chất thủ công. Thời kỳ 1987 – 1993 có những thay đổi trong chính sách vĩ mô của nhà nước Quyết định số 217/HĐBT ngày 14/11/1987 đã xác lập và khẳng định quyền tự chủ trong sản xuất kinh doanh, đầu tư sản xuất sản phẩm chủ yếu để xuất khẩu sang các nước Đông Âu và Liên Xô. Năm 1990 – 1991, Liên Xô và Khối Đông Âu tan rã, nhà máy mất nguồn tiêu thụ, tình hình sản xuất trở nên khó khăn, ban lãnh đạo của nhà máy đã đề ra mục tiêu chính trước tình hình khó khăn đó là: Đổi mới công nghệ, đầu tư theo chiều sâu, tìm hướng sản xuất sản phẩm có giá trị cao, liên doanh liên kết trong và ngoài nước. Được các cấp các ngành thành phố giúp đỡ Nhà máy quyết định đi vào sản xuất bia. Đây là hướng đi dựa trên các nghiên cứu về thị trường, nguồn vốn và phương hướng lựa chọn kỹ thuật và công nghệ Nhà máy đã mạnh dạn vay vốn đầu tư mua thiết bị sản xuất bia hiện đại của Đan Mạch để sản xuất bia lon Halida. Tháng 6/1992, Nhà máy được đổi tên thành Nhà máy Bia Việt Hà theo Quyết định số 1224/QĐUB. Từ đây sản phẩm của Nhà máy được người tiêu dùng ưa chuộng và đã được nhiều giải thưởng trong nước và quốc tế. Chỉ sau ba tháng bia Halida đã xâm nhập thị trường và khẳng định chỗ đứng của mình. Ngoài ra, Nhà máy còn sản xuất Bia hơi. Sau một thời gian cân nhắc lựa chọn Nhà máy đi đến quyết định dùng dây chuyền sản xuất Bia lon Halida và quyền sử dụng đất để liên doanh liên kết với hãng bia nổi tiếng Carlberg của Đan Mạch(1/4/1993). Tháng 10/1993, Liên doanh chính thức đi vào hoạt động với tên gọi Nhà máy bia Đông Nam á, phần vốn góp của Nhà máy bia Việt Hà là 72,67 tỉ đồng chiếm 40% tổng số vốn liên doanh. Ngày 2/11/1994, Nhà máy bia Việt Hà đổi tên thành Công ty bia Việt Hà. Sản phẩm của Công ty luôn được nâng cao, máy móc thiết bị luôn được đổi mới, Công ty đã giải quyết việc làm cho gần 350 lao động với thu nhập khá cao. Trong giai đoạn này sản phẩm chủ yếu của Công ty là bia hơi chất lượng cao, ngoài ra, Công ty còn đầu tư vào dây chuyền sản xuất nước khoáng Opal, hiện nay sản phẩm này đang trong giai đoạn chế thử và thâm nhập thị trường. Năm 1998, Theo Quyết định số 35/98QĐUB, ngày 15/9/1998 của UBND Thành phố Hà Nội, Công ty tiến hành cổ phẩn hoá một phân xưởng tại 57 Quỳnh Lôi thành Công ty Cổ phần theo chủ trương cổ phần hoá doanh nghiệp nhà nước. Công ty bia Việt Hà giữ số cổ phần chi phối 20%. Năm 1999, Theo Quyết định 5775/QĐUB của UBND Thành phố Hà Nội 29/12/1999, Công ty bia Việt Hà được phép cổ phần hoá tiếp một bộ phận của doanh nghiệp là trung tâm thể dục thể thao tại 493 Trương Định thành Công ty cổ phần, Công ty giữ 37% số vốn điều lệ. Dưới đây là kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong một vài năm qua. Đơn vị tính :đồng STT Chỉ tiêu Năm 1999 Năm 2000 6 tháng đầu năm 2001 1 2 3 4 5 6 Tổng doanh thu Tổng chi phí SXKD Tỷ xuất chi phí Tổng lợi nhuận trước thuế Tổng số CBCNVN Tổng thu nhập bình quân một người/tháng 47575 24915 0,52 10806 250 1,4 51670 30642 0.59 7814 270 1,4 26231 12911 0,49 5783 270 1,45 2.1.2. Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm. Quy trình sản xuất bia là quy trình sản xuất giản đơn liên tục, sản xuất sản phẩm nhiều. Nguyên liệu chủ yếu bao gồm Malt, hoa Hublon, gạo tẻ và các phụ gia khác trong đó Thành phần chính là Malt chưa rang được nhập khẩu chủ yếu từ Anh và Đan Mạch. Hoa Hublon tạo hương vị bia cũng được nhập khẩu từ Đan Mạch và Đức. Các nguyên liệu khác như gạo ,chất trợ loc được mua từ các nguồn hàng truyền thống với giá ưu đãi. Sơ đồ 6 Quy trình sản xuất bia. Dịch hoá Lọc Xay nghiền Nguyên liệu Bia thành phẩm Lên men chính Lên men phụ 2.1.3. Tổ chức sản xuất kinh doanh và tổ chức bộ máy quản lý của Công ty. Sản xuất kinh doanh và bộ máy quản lý của Công ty bia Việt Hà được tổ chức theo sơđồ 7. - Giám đốc: là người có quyền cao nhất trong công ty, có trách nhiệm quản lý điều hành mọi hoạt động của công ty trên cơ sở chấp nhận đúng chính sách chủ trương, chế độ nhà nước, chịu trách nhiệm sản xuất kinh doanh của công ty. Phó giám đốc: giúp giám đốc giải quyết các công việc do giám đốc giao phó trong lĩnh vực quản lý. Các phòng ban chức năng: chịu sự điều hành trực tiếp của các phó giám đốc bao gồm: + Phó giám đốc kỹ thuật điều hành các phòng: Phòng kỹ thuật, Phòng KCS, Phòng vi sinh. + Phó giám đốc tổ chức điều hành các phòng: Phòng ytế, Phòng tổ chức, Phòng hành chính, Phòng bảo vệ. + Phó giám đốc tài chính kinh doanh điều hành các phòng: Phòng kế toán tài chính Phòng kế hoạch vật tư, Phòng bán hàng marketing, Phòng kinh doanh vận tải, Phòng nước Opal. Các phân xưởng sản xuất: Phân xưởng sản xuất bia, Phân xưởng sản xuất nước Opal, có nhiệm vụ sản xuất bia hơi và nước khoáng Opal để cung ứng cho thị trường. Phòng kế hoạch vật tư, Phòng bán hàng marketing, Phòng kinh doanh vận tải, Phòng nước Opal. Các phân xưởng sản xuất: Phân xưởng sản xuất bia, Phân xưởng sản xuất nước Opal, có nhiệm vụ sản xuất bia hơi và nước khoáng Opal để cung ứng cho thị trường. 2.1.4. Đặc điểm bộ máy kế toán và hình thức kế toán áp dụng tai công ty. 2.1.4.1. Đăc điểm tổ chức bộ máy kế toán. Sơ đồ 8 Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty bia Việt Hà Trưởng phòng Tài chính kế toán Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán và tiền lương Thủ quỹ Kế toán tiền mặt và TSCĐ Kế toán nguyên liệu và tính giá thành Kế toán bán hàng và thu nhập Bộ máy kế toán của Công ty bia Việt hà được tổ chức theo hình thức tập trung Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức gọn nhẹ và có hiệu quả,đội ngũ kế toán của công ty gồm 7 người ,một trưởng phòng kế toán ,một kế toán tổng hơp và 5 kế toán viên .Các thành viên của bộ máy kế toán có nhiệm vụ khác nhau song giữa các bộ phận lại có sự liên kết chặt trẽ trong pham vi chức năng nhiệm vụ của mình. 2.1.4.2. Hình thức kế toán áp dụng tại công ty. Tại Công ty bia Việt hà hình thức kế toán được áp dụng là hình thức Nhật ký chứng từ. Trình tự hạch toán theo hình thức này và các loại sổ sach sử dụng được phản ánh qua sơ đồ sau (sơ đồ 9 ). Sơ đồ 9 Trình tự ghi sổ kế toán tại công ty bia Việt hà Chứng từ gốc và bảng phân bố Nhật ký chứng từ Bảng kê Sổ kế toán chi tiết Sổ tổng hợp chi tiết Sổ cái Báo cáo tài chính Ghi chú: : Ghi hàng ngày. : Ghi cuối quý. : Quan hệ đối chiếu. 2.2.Tình hình thực tế công tác kế toán vật liệu ở Công ty bia Việt hà. 2.2.1. Đặc điểm vật liệu ở Công ty Bia Việt hà. Công ty bia Việt hà là một công ty sản xuất sản phẩm chủ yếu là bia hơI nhằm đáp ứng nhu cầu thiết yếu của thi trường rộng lớn trong và ngoài thành phố nên phảI sử dụng một lượng vật tư tương đối lớn. Đặc thù NVL chính của công ty là sản phẩm nông nghiệp và công nghiệp chế biến. Chúng được mua từ nhiều nguồn khác nhau chủ yếu là của những hợp tác xã lương thực và của những hộ nông dân với khối lượng lớn như đường, gạo… Đặc biệt với NVL chính để SX bia là Malt, hoa Hublon, phải nhập ngoại với khối lượng lớn (Malt mua ở Pháp, Bỉ,…Hoa Hublon nhập từ Đức, Mỹ, Tiệp… ). Do đó cần phải quản lý chặt chẽ và xem xét từ đơn vị đối tác tới đơn vị uỷ thác, đơn vị vận chuyển để vật liệu đến kho của công ty được an toàn, đảm bảo về số lượng, quy cách, phẩm chất mà chi phí thấp nhất. Bên cạnh đó công ty còn bảo quản dự trữ vật liệu một cách phù hợp. Ví dụ: Kho Malt, hoa Hublon phải để ở những nơi có máy điều hoà không khí, nhằm đảm bảo độ ẩm, tránh mối mọt. Kho gạo đường phải thoáng, rộng mát không được để quá lâu. Từ những đặc điểm trên của vật liệu, đòi hỏi cán bộ kế toán vật liệu phải có trình độ, trách nhiệm cao trong công việc, đòi hỏi công ty phải có một hệ thống kho tàng đầy đủ tiêu chuẩn phù hợp cho việc nhập xuất, bảo quản dự trữ vật liệu sát đúng với thực tế hạn chế hư hỏng, thất thoát, đảm bảo tốt chất lượng, không gây ứ đọng vốn lưu động. 2.2.2. Phân loại vật liệu. Để giúp cho công ty quản lý và hạch toán được chính xác , kế toán vật liệu đã tiến hành phân loại vật liệu trên cơ sở công dụng của từng thứ vật liệu đối với quá trình sản xuất sản phẩm. Công ty đã tiến hành phân loại vật liệu như sau: Nguyên vật liệu chính: Malt, gạo tẻ, gạo nếp, đường, hoa Hublon, khí C02, thuốc chống váng, men. Vật liệu phụ bao gồm các hoá chất: hoá chất nấu, hoá chất lọc, hoá chất rửa, hoá chất vệ sinh công nghiệp. Nhiên liệu: Than đá, điện, xăng dầu dùng để chạy lò nấu. Phụ tùng thay thế: Bao gồm các phụ tùng chi tiết dùng để sửa chữa máy móc, thiết bị sản xuất như vòng bi, dây curoa, bulông… Thiết bị XDCB: Dùng để lắp đặt , sửa chữa các công trình xây dựng cơ bản của công ty như: xi măng , gạch ,tôn, sắt thép… Vật liệu khác: Bom bia, can là thiết bị dùng để đóng sản phẩm. 2.2.3. Công tác quản lý vật lỉệu. Toàn bộ các vât liệu trên được chia và quản lý theo các kho sau: Kho 1: Là kho chứa các vật liệu chính, vật liệu phụ. Kho 2: Là kho chứa phụ tùng thay thế và công cụ dụng cụ. Hai kho trên đều được Công ty bố trí những điều kiện và chế độ bảo quản rất tốt phù hợp với quy cách đặc đIểm của từng loại vật liệu. Khi được xuất ra khỏi kho đưa xuống phân xưởng sản xuất, người quản lý chịu trách nhiệm bảo quản vật liệu ngay tại phân xưởng tránh hư hỏng mất mát. 2.2.4. Đánh gía vật liệu Công ty bia Việt hà sử dụng giá để hạch toán là giá thực tế. 2.2.4.1. Đối với vật liệu nhập kho Giá thực tế vật liệu mua ngoàI nhập kho là giá mua thực tế cộng chi phí phát sinh trong quá trình mua ( Bao gồm chi phí vận chuyển, bảo quản vật tư, chi phí bốc rỡ thuê kho) cộng thuế nhập khẩu. Kể từ đầu năm 1999 khi áp dụng thuế VAT thì giá vật liệu của công ty bao gồm cả thuế VAT đầu vào. Bởi vì sản phẩm của công ty là bia hơI nên công ty phảI nộp thuế TTĐB cho nên công ty không được khấu trừ thuế VAT đầu vào. Hình thức công ty thu mua vật liệu là trọn gói nên vật liệu mua về nhập kho là kế toán có thể tính ngay giá trị thực tế của số vật liệu đó. 2.2.4.2.Đối với vật liệu xuất kho. Vật liệu xuất kho tại công ty được tính theo phương pháp bình quân giá quyền, phương pháp này tính như sau: Đơn giá bình quân gia quyền = Giá thực tế tồn đầu kỳ + Giá thực tế nhập trong kỳ Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ Giá thực tế xuất kho = Số lượng vật liệu xuất kho x Đơn giá bình quân gia q._.