Hoàn thiện tổ chức công tác Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Dệt may Hà Nội

t của nguyên vật liệu để tránh tình trạng ứ đọng vốn hoặc thiếu nguyên vật liệu gây cản trở cho quá trình sản xuất kinh doanh. Kế toán nguyên vật liệu đóng vai trò hết sức quan trọng trong quá trình thực hiện các yêu cầu và mục tiêu đã đề ra của doanh nghiệp đặc biệt là việc ổn định nguồn cung cấp nguyên vật liệu, không ngừng góp phần giảm đơn giá nguyên vật liệu (chi phí vận chuyển, bốc dỡ,…), giảm các chi phí để bảo quản nguyên vật liệu,… Bên cạnh đó, hạch toán nguyên vật liệu tốt sẽ làm cho công tác quản lý nguyên vật liệu trở nên có hiệu quả cao đảm bảo cho việc sử dụng vốn lưu động đạt kết quả như mong đợi. Công ty Dệt may Hà Nội (tên giao dịch quốc tế là HANOSIMEX) là một doanh nghiệp nhà nước trực thuộc tổng công ty Dệt may Việt Nam chuyên sản xuất kinh doanh, xuất nhập khẩu các sản phẩm may mặc, sợi dựa trên các dây chuyền công nghệ đồng bộ, hiện đại cùng đội ngũ cán bộ có trình độ kỹ thuật và nhiều kinh nghiệm. Bên cạnh đó, Công ty còn có chức năng hoạt động thương mại, dịch vụ có liên quan đến hoạt động của Tổng Công ty, trực tiếp tham gia mua bán với đối tác nước ngoài nếu có điều kiện thuận lợi cho phép. Công tác kế toán nguyên vật liệu được Công ty triển khai tương đối tốt, tạo điều kiện cho việc quản lý và sử dụng nguyên vật liệu được hợp lý và có hiệu quả. Tuy vậy, nó vẫn bộc lộ ít nhiều nhược điểm cần phải khắc phục một cách triệt để. Có như vậy, công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu của Công ty nói riêng mới có thể hoàn thiện hơn để đáp ứng những yêu cầu thiết yếu của sản xuất kinh doanh. Được sự giúp đỡ và chỉ bảo tận tình của các cô chú và các anh chị trong phòng Kế toán Tài chính, phòng Tổ chức Hành chính, …của công ty Dệt may Hà Nội đặc biệt dưới sự hướng dẫn của PGS.TS Nguyễn Thị Đông em đã mạnh dạn đi sâu nghiên cứu đề tài: "Hoàn thiện tổ chức công tác Kế toán nguyên vật liệu tại công ty Dệt may Hà Nội " cho chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình. Chuyên đề của em bao gồm những nội dung chủ yếu sau: * Chương I: Đặc điểm chung về kinh doanh, quản lý và kế toán có ảnh hưởng đến Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Dệt may Hà Nội. * Chương II: Thực trạng Tổ chức công tác Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Dệt may Hà Nội. * Chương III: Hoàn thiện Tổ chức công tác Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Dệt may Hà Nội Vì còn nhiều hạn chế về khả năng và thời gian tiếp cận với thực tế của Công ty nên chuyên đề thực tập tốt nghiệp của em không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự giúp đỡ, đóng góp ý kiến của các thầy cô và các cán bộ trong Công ty Dệt may Hà Nội để chuyên đề thực tập của em được hoàn thiện hơn. Chương I Đặc điểm chung về kinh doanh, quản lý và kế toán có ảnh hưởng đến tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty Dệt may Hà Nội. 1.1 Đặc điểm chung về kinh doanh và quản lý có ảnh hưởng đến tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty Dệt may Hà Nội 1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty Dệt may Hà Nội Công ty Dệt may Hà Nội là một doanh nghiệp nhà nước trực thuộc tổng công ty Dệt may Việt Nam. Trụ sở của công ty tại số 1 Mai Động- Quận Hoàng Mai- Thành phố Hà Nội. Công ty có nhiệm vụ chuyên sản xuất, kinh doanh , xuất nhập khẩu sản phẩm may mặc. Công ty được xây dựng từ năm 1979 với sự giúp đỡ của hãng UNIONMATEX (CHLB Đức). Sự phát triển của công ty có thể chia thành các giai đoạn sau: - Giai đoạn 1979 đến 1984: Công ty tiến hành lắp ráp các dây chuyền công nghệ , máy móc thiết bị và các yếu tố cần thiết khác cho sản xuất. Đây là giai đoạn đầu của các công việc nhằm phục vụ cho sản xuất.: +Ngày 7/ 4/ 1978 Tổng công ty nhập khẩu thiết bị Việt Nam và hãng UNIONMATEX chính thức ký hợp đồng xây dựng nhà máy Sợi Hà Nội +Tháng 2 năm 1979 nhà máy được khởi công xây dựng +Tháng 1 năm 1982 : Lắp đặt các thiết bị sợi , các thiết bị phụ trợ. - Giai đoạn từ năm 1984 đến năm 1990: Giai đoạn này công ty vừa thực hiện sản xuất vừa từng bước hoàn thiện việc mở rộng sản xuất: +Tháng 12 năm 1987 : Công ty bắt đầu đi vào sản xuất với những công nghệ hiện đại đã được lắp đặt xong đồng thời tiếp tục xây dựng các phần còn lại của công trình theo đúng thiết kế và dần dần đưa vào sử dụng. +Tháng 12 năm 1989: Công ty thành lập thêm phân xưởng dệt kim với dây chuyền sản xuất bao gồm nhiều loại chất lượng cao , có công suất 190.000 sản phẩm quần áo các loại/năm và 300 tấn vải các loại. +Tháng 4 năm 1990 :Công ty được Bộ kinh tế đối ngoại cho phép kinh doanh xuất khẩu trực tiếp với tên giao dịch quốc tế là HANOSIMEX - Giai đoạn từ năm 1990 đến nay: Đây là giai đoạn công ty tiếp tục củng cố và phát triển sản xuất +Ngày 30 tháng 4 năm 1991 Nhà máy Sợi Hà Nội đổi tên thành Xí nghiệp liên hợp Sợi- Dệt kim Hà Nội căn cứ vào nhiệm vụ sản xuất theo quyết định số 138/QĐ và 139/QĐ. Lúc này các phân xưởng trở thành các nhà máy trực thuộc Xí nghiệp liên hợp. + Tháng 6 năm 1993 Công ty xây dựng dây chuyền Dệt kim số II, đến tháng 3 năm 1994 thì đưa vào hoạt động. Đồng thời, tháng 10 năm 1993 Bộ Công Nghiệp nhẹ quyết định sáp nhập nhà máy Sợi Vinh (Nghệ An) vào xí nghiệp liên hợp. +Ngày 19 tháng 5 năm 1994 nhà máy Dệt kim được khánh thành gồm cả hai dây chuyền I và II +Ngày 2 tháng 9 năm 1995 khánh thành nhà máy thêu Đông Mỹ. +Tháng 3 năm 1995: Sáp nhập thêm nhà máy Dệt Hà Đông vào xí nghiệp liên hợp. +Tháng 6 năm 2000: Công ty đổi tên thành Công ty Dệt may Hà Nội. Công ty Dệt may Hà Nội là một tổ chức có tư cách pháp nhân, hạch toán độc lập, có tài khoản riêng ở INDOVINA bank và con dấu riêng để giao dịch. Hiện nay công ty có diện tích mặt bằng là 24ha với tổng số lao động hơn 5000 người, được trang bị toàn bộ thiết bị của Italia, Cộng hoà liên bang Đức, Nhật Bản, Bỉ,… Các thành viên chính của công ty bao gồm: - Nhà máy Sợi I - Nhà máy Sợi II - Nhà máy Sợi Vinh - Nhà máy Dệt Hà Đông - Nhà máy may thêu Đông Mỹ - Nhà máy may I - Nhà máy may II - Nhà máy cơ điện - Nhà máy Dệt-Nhuộm - Các đơn vị dịch vụ khác Trải qua một quá trình phấn đấu phải đối mặt với những thử thách to lớn và sự cạnh tranh hết sức gay gắt Công ty Dệt may Hà Nội đã tạo cho mình một chỗ đứng vững chắc trên thương trường. Là một đơn vị Dệt may lớn của ngành Dệt may Việt Nam Công ty có những chức năng chính như sau: +Công ty chuyên sản xuất kinh doanh, xuất khẩu các sản phẩm may mặc, sợi dựa trên các dây chuyền công nghệ đồng bộ, hiện đại cùng đội ngũ lao động có trình độ kỹ thuật và nhiều kinh nghiệm. +Công ty chuyên nhập các loại bông sợi, phụ tùng, thiết bị, hoá chất, thuốc nhuộm,… Bên cạnh đó, Công ty còn có chức năng hoạt động thương mại, dịch vụ có liên quan đến hoạt động của Tổng công ty, trực tiếp tham gia mua bán với đối tác nước ngoài nếu có điều kiện thuận lợi cho phép. Từ năm 1989, sau Hội nghị Ban chấp hành Trung ương Đảng lần thứ VI chuyển nền kinh tế đất nước sang nền kinh tế thị trường, Công ty không còn thụ động trong kế hoạch từ cấp trên mà đã chủ động tìm kiếm thị trường, tìm kiếm khách hàng, sản xuất theo nhu cầu của thị trường và khách hàng. Công ty thực hiện tốt nghĩa vụ với Nhà nước, chăm lo đời sống về vật chất và tinh thần cho cán bộ công nhân viên trong công ty, đảm bảo sản xuất kinh doanh hiệu qủa và an toàn, góp phần bảo vệ môi trường, đảm bảo an ninh, an toàn xã hội, nghĩa vụ quốc phòng cũng được chú trọng. Nhờ đó, Công ty đã vươn lên tự khẳng định mình cho những nhiệm vụ trước mắt và lâu dài sau: - Tìm hiểu thị trường kể cả trong nước (đặc biệt là các thành phố lớn như Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh) và ngoài nước(đặc biệt là các khách hàng Nhật Bản, Đài Loan, Hàn Quốc, Mỹ, khối EU,…Xác định các mặt hàng mà thị trường có nhu cầu( mặt hàng sợi bông, sợi pha thường cung cấp cho thị trường trong nước và Châu á; mặt hàng may mặc, dệt kim và khăn bông thường cung cấp cho thị trường Mỹ, khối EU, Nhật Bản, Hàn Quốc,… - Tổ chức sản xuất theo nhu cầu đặt hàng của khách hàng bởi doanh thu từ các đơn đặt hàng này là rất lớn (đạt từ 12 đến 14 triệu USD hàng năm) chủ yếu là của các khách hàng nước ngoài( Mỹ, khối EU, Nhật Bản,…) đối với các mặt hàng may mặc, dệt kim, khăn bông. - Phấn đấu nâng cao chất lượng, hạ giá thành sản phẩm, giảm chi phí sản xuất bằng mọi biện pháp có thể trong đó việc giảm chi phí và định mức tiêu hao nguyên vật liệu đóng vai trò hết sức quan trọng. - Chú trọng mở rộng thị trường hiện có đặc biệt là thị trường Hà Nội bởi đây là thị trường có nhiều tiềm năng. Đồng thời, tạo thị trường mới cung ứng trong nước (mà hiện nay là các tỉnh phía Bắc) và ngoài nước (đặc biệt là khối EU và thị trường Châu á bao gồm Nhật Bản, Hàn Quốc, Trung Quốc,…) - Chú trọng phát triển mặt hàng xuất khẩu, qua đó mở rộng sản xuất tạo công ăn việc làm cho cán bộ công nhân viên trong công ty với mặt hàng chủ lực là sản phẩm Sợi và Dệt kim trên cơ sở số lượng, chất lượng để đáp ứng nhu cầu thị trường quốc tế. 1.1.2 Kinh doanh và tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công ty Dệt may Hà Nội 1.1.2.1 Đặc điểm về ngành nghề kinh doanh Công ty chuyên sản xuất kinh doanh và xuất khẩu các sản phẩm về Sợi và may mặc, dệt kim phục vụ cho nhu cầu sản xuất tiêu dùng của các tổ chức, cá nhân trong nước, nghiên cứu phát triển hàng dệt may cao cấp đáp ứng nhu cầu xuất khẩu. Với đặc điểm như vậy, nguyên vật liệu là một phần cần phải được đặc biệt quan tâm bởi chúng rất đa dạng, phong phú trên thị trường. Cần phải biết lựa chọn, phân loại một cách chính xác để có một cơ cấu nguyên vật liệu hợp lý nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất. Ví dụ như nguyên vật liệu chính là bông xơ thì cần cho tất cả các quy trình công nghệ để sản xuất ra sản phẩm. Nó cũng là một loại nguyên vật liệu dễ hỏng khi để ra ngoài không khí nên cần lưu tâm đến khâu thu mua, bảo quản, dự trữ để giảm thiệt hại ở mức thấp nhất. 1.1.2.2 Đặc điểm chính của sản phẩm Công ty có nhiều chủng loại sản phẩm khác nhau như sợi Cotton, sợi Peco, sợi PE, các loại vải dệt kim và các sản phẩm may mặc bằng vải Rib, Intertok, Lascost, các loại khăn mặt, khăn tắm, khăn ăn,…Các loại vải Denim và các sản phẩm quần áo Jeans, cuối cùng là các loại mũ mềm. Sản lượng thiết kế của Công ty đã vươn lên đạt công suất tối đa, chất lượng sợi luôn được ổn định, đạt tiêu chuẩn quốc tế và dẫn đầu về sản lượng sản phẩm sợi tại Việt Nam. Cho tới nay sản phẩm sợi vẫn là mặt hàng truyền thống của công ty, một số được công ty bán trực tiếp cho các cá nhân hay tổ chức về để gia công, phần còn lại công ty sản xuất trực tiếp ra các sản phẩm quần áo mang nhãn hiệu của công ty như : áo Poloshirt, áo T- shirt+ Hineck (áo dệt kim cổ bó), quần áo thể thao,… Sản phẩm của Công ty đặc biệt là các sản phẩm dệt kim có chất lượng cao được xuất đi tại nhiều nước trên thế giới và đã được chấp nhận ở những thị trường khó tính nhất như: Nhật Bản, Hàn Quốc, Italia,…đồng thời giành được sự mến mộ của những khách hàng trong nước. Sự đa dạng phong phú của sản phẩm cũng ảnh hưởng rất lớn tới nguyên vật liệu. Nó đòi hỏi phải có cơ cấu nguyên vật liệu hợp lý, có chất lượng tốt để đáp ứng nhu cầu của thị trường đối với từng mặt hàng cả về chất lượng và số lượng. Muốn vậy, khi tiến hành thu mua nguyên vật liệu phải chú ý đến chất lượng, thời gian sử dụng, định mức tiêu hao đồng thời tiến hành xây dựng kế hoạch dự trữ, bảo quản nguyên vật liệu một cách cụ thể để sản phẩm của Công ty luôn đạt chất lượng cao, đạt tiêu chuẩn quốc tế. *Năng lực sản xuất của công ty gồm: +Năng lực kéo sợi: Tổng số có 150.000 cọc sợi, sản lượng trên 10.000 tấn sợi các loại/năm. +Năng lực sản xuất hàng dệt kim: Vải các loại trên 4000tấn/năm, sản phẩm may đạt 8 triệu sản phẩm/năm trong đó có 5 triệu sản phẩm xuất khẩu. +Các loại khăn: 1000 tấn/năm bao gồm khăn bông, khăn tắm, khăn ăn. Bảng tổng hợp năng lực sản xuất tính đến ngày 15/01/2003 TT Sản phẩm Loại thiết bị Đơn vị tính Số lượng NLSX/năm 1 Sợi (sợi đơn, sợi xe) Dây chuyền kéo sợi: +Nồi cọc +OE Cọc sợi Cọc sợi 134000 1944 13000 tấn 3400 tấn 2 Vải dệt kim Dây chuyền dệt kim: +Máy dệt vải +Máy dệt cổ, bo +Máy nhuộm vải +Máy nhuộm sợi +Máy may Cái Cái Cái Cái Cái 34 35 20 5 960 2000 tấn 120 tấn 2000 tấn 120 tấn 7,4 triệu sp 3 Sản phẩm khăn các loại Dây chuyền khăn: +Máy dệt khăn +Máy nhuộm khăn +Máy may Cái Cái Cái 56 8 65 800 tấn 800 tấn 800 tấn 4 Vải bò Dây chuyền dệt vải Denim +Máy dệt Cái 81 8 triệu mét 5 Sản phẩm may vải bò Dây chuyền may Denim +Máy may Cái 280 640000 mét 6 Mũ Dây chuyền may mũ: +Máy may Cái 1024 1000000 sp 7 Số lao động hiện có Người 4988 Bảng 1 (Nguồn: Phòng Kế hoạch thị trường) 1.1.2.3 Thị trường tiêu thụ sản phẩm Trước năm 1991, sản phẩm chủ yếu của công ty là các loại sợi bông, sợi pha chải kỹ và chải thô được tiêu thụ theo kế hoạch nhà nước giao. Nền kinh tế chuyển từ kế hoạch hoá tập trung sang kinh tế thị trường buộc công ty phải tự tìm hướng đi cho mình, tự tìm kiếm thị trường tiêu thụ sản phẩm. Sản phẩm sợi của Công ty đạt chất lượng cao nên việc tiêu thụ sản phẩm diễn ra khá thuận lợi và tương đối ổn định ở các thị trường khác nhau: Thành phố Hồ Chí Minh, Hà Nội và các tỉnh phía Bắc. Tuy nhiên, Công ty vẫn chưa khai thác hết tiềm năng của thị trường Hà Nội - một thị trường dệt may tương đối lớn của cả nước nên khối lượng tiêu thụ còn khá khiêm tốn. Chất lượng Sợi ngày càng được nâng cao và ngày càng chiếm được ưu thế trên thị trường: Năm 2000 công ty đã xuất khẩu được gần 2000 tấn sợi sang Hàn Quốc, Đài Loan, Nhật Bản đưa doanh thu từ sợi đạt 63% trên tổng doanh thu của công ty trong năm đó. Ngoài ra thị trường may mặc dệt kim và khăn bông là thị trường mới của công ty nhưng đạt tiêu chuẩn chất lượng cao và là mặt hàng chủ yếu để xuất khẩu. Công ty luôn có những đơn đặt hàng lớn, doanh thu xuất khẩu từ mặt hàng này đạt từ 12 đến 14 triệu USD hàng năm. Hiện nay công ty có quan hệ kinh doanh với rất nhiều nước trên thế giới điển hình là Mỹ, Nhật, Đài Loan, Hàn Quốc, khối EU,…Bên cạnh đó công ty không ngừng quan tâm đến thị trường trong nước và củng cố thị trường này bằng cách mở nhiều cửa hàng giới thiệu sản phẩm trong nước. Để đáp ứng nhu cầu của thị trường ngày càng tăng và có nhiều đòi hỏi khắt khe về các mặt hàng Dệt- May, công tác kế toán nguyên vật liệu cần phải được triển khai đồng bộ và chặt chẽ bởi nó đóng vai trò quyết định trong việc xác định chi phí, giá thành từ đó quyết định giá bán của sản phẩm trên thị trường. Sự phong phú của thị trường cung cấp nguyên vật liệu cũng như thị trường tiêu thụ sản phẩm kéo theo sự đa dạng của các chủng loại nguyên vật liệu và sự phức tạp của cơ cấu nguyên vật liệu. Điều đó gây ra những khó khăn nhất định trong công tác quản lý, sử dụng, dự trữ cũng như việc tính giá nguyên vật liệu bởi khối lượng quá lớn, dễ sai sót hay nhầm lẫn. *Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty được biểu hiện qua bảng sau: Bảng 2 Số Chỉ tiêu Đơn vị Năm Năm So sánh TTT tính 2001 2002 Chênh lệch (+,- ) Tỷ lệ (%) 11 Giá trị TSL triệu đồng 592409 699889 107480 18,14 22 DT có VAT triệu đồng 591946 700101 108155 18,27 33 DT không có VAT triệu đồng 557015 668319 111304 19,98 44 Nộp NS triệu đồng 5293 3174 2119 -40 45 LN sau thuế triệu đồng 1544,35 1573,53 29,18 1,89 66 Kim ngạch XK USD 13257052,7 14953955,45 1696902,75 12,8 77 Kim ngạch NK USD 11072409,78 23279183,74 12206773,96 1,1 88 Lao động BQ Người 4272 4756 31 0,66 99 Thu nhập BQ Người/Tháng 1280000 1350000 70000 5,47 (Nguồn: Phòng Kế hoạch thị trường) Qua bảng trên ta thấy giá trị tổng sản lượng của Công ty năm 2002 tăng so với năm 2001 là 107480 triệu đồng tương đương với 18,14%. Doanh thu có VAT tăng 108155 tương đương với 18,27% trong khi đó doanh thu không có VAT tăng 111304 tương đương với 19,98% chứng tỏ doanh nghiệp đã giảm được các khoản phải nộp cho nhà nước cụ thể là trong năm 2002 VAT phải nộp nhà nước giảm so với năm 2001 là 2119 tương đương với 40%. Kim ngạch xuất khẩu năm 2002 tăng so với năm 2001 là 1696902,75 USD tưong đương với 12,8% chứng tỏ doanh nghiệp đã chú trọng vào sản xuất các mặt hàng xuất khẩu để làm tăng thị phần của mình trên trường quốc tế. 1.1.2.4 Đặc điểm về quy trình công nghệ sản xuất Gắn với mỗi loại hình sản xuất khác nhau thì công nghệ sản xuất cũng khác nhau đòi hỏi phải có sự tổ chức sản xuất của doanh nghiệp để hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đạt hiệu quả cao. Đặc điểm tổ chức sản xuất của Công ty phụ thuộc quy mô sản xuất kinh doanh lớn, đa dạng về chủng loại cùng độ rộng khắp của thị trường tiêu thụ. Nhiệm vụ sản xuất của Công ty được thực hiện thông qua các nhà máy thành viên: - Nhà máy sợi 1: Quy mô 6500 cọc sợi với sản lượng 4000 tấn/năm. Sản phẩm chủ yếu là sợi Peco, sợi Cottong các loại, dây chuyền sợi cán 300 tấn/năm. - Nhà máy sợi 2: Quy mô 3500 cọc sợi, sản lượng 4000 tấn/năm. Sản phẩm là sợi Peco các loại, dây chuyền sợi xe có sản lượng 350 tấn/ năm. - Nhà máy Dệt nhuộm: Bao gồm các phân xưởng Dệt và Nhuộm. - Nhà máy may: Gồm 2 phân xưởng may1 và may 2, bộ phận in- thêu. Hai nhà máy kết hợp với nhau để từ sợi sản xuất ra vải, quần áo dệt kim các loại như: áo T- shirt, VL shirt, Hineck,...với sản lượng 4,5 triệu tấn/năm. - Nhà máy sợi Vinh: Có quy mô 2500 cọc sợi với sản lượng 2000 tấn/năm. Sản phẩm chủ yếu là các loại sợi ngoài ra còn có các sản phẩm may. - Nhà máy Dệt Hà Đông: Sử dụng nguyên liệu sợi 600 tấn/năm, chuyên sản xuất các sản phẩm khăn mặt, khăn các loại, lều bạt. - Nhà máy may thêu Đông Mỹ: Sử dụng khoảng 5000 tấn sợi/năm cho sản phẩm dệt kim các loại với sản lượng 1,4 triệu sản phẩm/năm. - Ngoài ra Công ty còn có 2 nhà máy phục vụ cho sản xuất là nhà máy động lực và nhà máy cơ điện. * Quy trình công nghệ sản xuất sợi Sơ đồ 1 Máy Bông Máy chải thô Máy ghép Máy ống Máy Sợi con Máy Thô Bông Cottong bông đã các chải được xé trộn thô Cứu ghép Thành phẩm Sợi con Sợi thô Toàn bộ quy trình sản xuất được chia ra nhiều giai đoạn công nghệ. Nguyên vật liệu chính được chế biến một cách liên tục từ giai đoạn đầu đến giai đoạn cuối. ở dây chuyền công nghệ này, bông Cottong là nguyên vật liệu chính đựơc đưa vào máy bông để xé trộn sau đó chuyển vào máy chải thô rồi máy ghép và máy thô. Sau khi qua máy thô thì từ bông Cottong ban đầu đã trở thành sợi thô, sợi thô có thể xuất bán ra ngoài thị trường đồng thời vừa là nguyên liệu cho giai đoạn sản xuất sau. Điều này chi phối đến công tác hạch toán của đơn vị. Sợi thô có thể tiếp tục qua máy sợi con để biến thành sợi con (loại sợi này cũng có thể được đem xuất bán ngay trên thị trường) rồi sợi con được đưa vào máy ống để chế biến thành thành phẩm cuối cùng. Thành phẩm của quy trình công nghệ này có thể là các loại sợi thô, sợi đơn, sợi xe hay sợi cottong,...được sản xuất bởi một quy trình công nghệ khép kín, các giai đoạn diễn ra một cách liên tục theo một trình tự nhất định. Một năm công ty có thể sản xuất ra được trên 135000 cọc sợi với năng lực sản xuất là 16400 tấn/năm. 1.1.3 Tổ chức quản lý trong công ty Dệt may Hà Nội 1.1.3.1 Đặc điểm về tình hình quản lý tài chính của Công ty Là một doanh nghiệp sản xuất lớn của nhà nước nên Công ty cần có một lượng vốn khá lớn để đầu tư vào trang thiết bị, máy móc và các quy trình công nghệ cùng với việc đảm bảo cho các kế hoạch sản xuất diễn ra đúng tiến độ, đúng dự kiến. Doanh nghiệp có nhiều uy tín trên thị trường nên việc huy động vốn không quá khó đối với các nhà quản lý tài chính trong Công ty. Ngoài nguồn vốn chủ sở hữu, doanh nghiệp còn có thể huy động nguồn vốn tín dụng vẫn được coi là nguồn vốn lớn, quan trọng thường xuyên và hiệu quả bao gồm: - Vốn do Ngân sách Nhà nước cấp - Vốn bổ sung từ lợi nhuận để lại của doanh nghiệp - Vốn từ các quỹ trong Công ty: Quỹ dự phòng tài chính, quỹ đầu tư phát triển, quỹ khen thưởng phúc lợi,... - Nguồn vốn phát hành cổ phiếu, trái phiếu: Đây là một phần rất quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Nguồn vốn liên doanh liên kết... Để thâý được cụ thể tình hình sử dụng vốn của Công ty ta có bảng sau: Phân tích tổng hợp tình hình vốn của công ty Bảng 3 Đơn vị: Triệu đồng Số Năm 2001 Năm 2002 So sánh chênh lệch TT Các chỉ tiêu Số tiền Tỷ trọng (%) Số tiền Tỷ trọng (%) Số tiền TSỷ lệ % 1 TSLĐ và ĐTNH 332713 54,7 292810 47,35 -39903 11,99 2 TSCĐ và ĐTDH 275502 45,3 325534 52,65 50032 18.16 3 Tổng vốn KD 608215 100 618344 100 129 0,66 4 Doanh thu thuần 555873 0 565469 0 109596 19,7 5 Lợi nhuận sau thuế 1544 0 1573 0 29 1,88 (Nguồn: Phòng Kế hoạch thị trường) *Nhận xét: - Qua bảng trên ta thấy tình hình quản lý và sử dụng vốn của Công ty năm 2002 là chưa tốt. Tổng vốn kinh doanh giảm 39903 triệu đồng tương đương với 11,99% trong khi đó doanh thu thuần tăng 109596 triệu đồng tương đương với 19,7%, lợi nhuận sau thuế tăng 29 triệu đồng tương đương với 1,88%. Như vậy tốc độ tăng của lợi nhuận thấp hơn nhiều so với tốc độ tăng của doanh thu. Vì vậy Công ty cần có chính sách về tài chính hợp lý hơn để nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng vốn. - Về cơ cấu vốn, Công ty cũng đã có sự điều chỉnh cho phù hợp. Cụ thể là năm 2001 tổng TSLĐ và đầu tư ngắn hạn chiếm tỷ trọng 54,7% cao hơn so với tỷ trọng của tổng TSCĐ và đầu tư dài hạn chỉ có 45,3%. Tuy nhiên sang năm 2002 tổng TSLĐ và ĐTNH của công ty giảm xuống 11,99% chỉ còn 47,35% trong khi đó tổng TSCĐ và ĐTDH tăng 18,16% lên thành 52,65%. Mặc dù vậy ta cũng thấy sự chênh lệch giữa tổng TSLĐ và ĐTNH với tổng TSCĐ và ĐTDH là không lớn vì đây là doanh nghiệp có quy mô lớn, vừa sản xuất vừa phải tự tìm kiếm thị trường tiêu thụ sản phẩm có nghĩa nó đóng vai trò của một doanh nghiệp sản xuất đồng thời còn là doanh nghiệp thương mại. Cơ cấu nguồn vốn của Công ty Bảng 4 Số Năm 2001 Năm 2002 Chênh Chênh TTT Các chỉ tiêu Số tiền Tỷ trọng(%) Số tiền Tỷ trọng lệch (+;-) lệch (%) 11 Nợ phải trả 452878. 74,46 455585 73,68 2707 0,59 12 NVCSH 155338 25,54 162759 26,32 7421 4,77 33 Tổng NVKD 608216 100 618344 100 10128 1,66 (Nguồn: Phòng Kế hoạch thị trường) *Nhận xét: Tử bảng trên ta thấy cơ cấu nguồn vốn của công ty không được tốt. Tổng công nợ phải trả của công ty qua các năm 2001, 2002 đều chiếm tỷ trọng lớn hơn rất nhiều so với nguồn vốn chủ sở hữu. Cụ thể, tổng công nợ phải trả năm 2001 chiếm 74,46% trong khi đó nguồn vốn chủ sở hữu chỉ khiêm tốn là 25,54%. Tổng công nợ phải trả năm 2002 tăng 0,59% nên vẫn chiếm tỷ trọng rất lớn so với nguồn vốn chủ sở hữu chỉ chiếm 26,32% (chỉ bằng 1/3 so với tổng công nợ phải trả).Tổng công nợ phải trả lớn chứng tỏ Công ty không tự chủ trong nguồn vốn kinh doanh, phụ thuộc vào các khoản đi vay từ bên ngoài vẫn là chủ yếu. Đặc điểm về quản lý tài chính cũng ảnh hưởng đến tổ chức kế toán nguyên vật liệu vì khi có một nền tài chính tốt, Công ty sẽ có điều kiện mua được những loại nguyên vật liệu có chất lượng tốt đồng thời công tác bảo quản, dự trữ chúng cũng được đầu tư thích đáng. 1.1.3.2 Đặc điểm về kinh tế, kỹ thuật Công ty Dệt may Hà Nội là một doanh nghiệp trẻ về tuổi đời với trang thiết bị tiên tiến, công nghệ hiện đại, trình độ quản lý tốt, đội ngũ cán bộ có năng lực cao, đội ngũ công nhân lành nghề luôn được đào tạo và đào tạo lại. Công ty luôn chú trọng và nỗ lực đầu tư vào trang thiết bị, máy móc hiện đại cùng với công nghệ sản xuất để đáp ứng với những nhu cầu thiết yếu nhất của thị trường ví dụ như các công nghệ sản xuất : Dây chuyền kéo sợi, dây chuyền dệt kim, dây chuyền dệt thoi,… Lãnh đạo doanh nghiệp là các nhà kinh doanh có năng lực, năng động và nhạy bén luôn tìm mọi biện pháp để có thể huy động và sử dụng vốn một cách có hiệu quả nhất phục vụ tốt nhất cho yêu cầu sản xuất kinh doanh với mục tiêu lợi nhuận năm nay cao hơn năm trước. Công ty luôn chấp hành vượt mức kế hoạch nhà nước giao. Tuy đã nỗ lực nhưng do thiếu vốn đầu tư nên Công ty chậm đổi mới được công nghệ máy móc thiết bị. Tài sản cố định của Công ty mặc dù vẫn trong trạng thái phát huy hiệu quả tốt nhưng so sánh với các doanh nghiệp cùng ngành trên thị trường thì tài sản cố định của Công ty vẫn ở mức trung bình do đó cần đổi mới liên tục để có thể tạo được những sản phẩm chất lượng cao, mẫu mã đa dạng, giá cả hợp lý,…nhằm mục tiêu chiến thắng trong cạnh tranh. Do trình độ kỹ thuật, công nghệ còn hạn chế nên khi tham gia vào quá trình sản xuất, nguyên vật liệu chưa phát huy được hết công dụng của chúng và thời gian chế biến có thể bị kéo dài hơn so với những loại máy móc thiết bị hiện đại làm tăng chi phí. 1.1.3.3 Bộ máy quản lý của Công ty Dệt may Hà Nội * Đặc điểm của bộ máy quản lý Bộ máy quản lý của công ty Dệt may Hà Nội được tổ chức theo hướng tinh giảm, gọn nhẹ, hợp lý, xoá bỏ những khâu trung gian không cần thiết và được bố trí theo kiểu trực tuyến- chức năng cho phép đảm bảo nguyên tắc tập trung dân chủ. Theo cơ cấu này, ban giám đốc được sự giúp sức của các phòng chức năng, các chuyên gia, các hội đồng tư vấn,…trong việc suy nghĩ bàn bạc tìm ra được những phương án sản xuất tốt nhất. Trong Công ty các phòng ban chức năng có trách nhiệm tham mưu cho toàn bộ hệ thống trực tuyến nhưng không có quyền ra quyết định hay mệnh lệnh cho các thành viên và các bộ phận sản xuất. Với cơ cấu tổ chức này sẽ có sự toàn quyền quyết định trong điều hành và mệnh lệnh được tập trung vào một người lãnh đạo, tránh được tình trạng phân tán quyền hành. Công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng được tiến hành thống nhất, chặt chẽ, tổng hợp số liệu và thông tin kế toán kịp thời. Song, nó cũng có những nhược điểm là người lãnh đạo phải thường xuyên giải quyết mối quan hệ giữa các bộ phận chức năng tạo khoảng cách về không gian và thời gian giữa nơi xảy ra thông tin, thu thập và xử lý thông tin, tổng hợp số liệu trong công tác kế toán đặc biệt là công tác kế toán nguyên vật liệu. Cụ thể, từ khâu thu mua, dự trữ đến sử dụng nguyên vật liệu sẽ có sự ngăn cách làm tăng chi phí, tăng thời gian của quá trình chế biến từ đó có thể làm giảm năng suất, chất lượng sản phẩm. * Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban Sơ đồ tổ chức công ty Dệt may Hà Nội : Sơ đồ 2 Tổng giám đốc Kế toán trưởng Phó TGĐ phụ trách kỹ thuật sợi, khăn Phó TGĐ phụ trách kỹ thuật may vải Denim Phó TGĐ phụ trách đời sống văn thể Phòng KTTC Phòng XNK Trung tâm y tế Phòng TCHC Phòng đời sống Phòng KTĐT Phòng KCS NMD Hà đông NM sợi HN NM sợi NM May NM dệt nhuộm NM dệt kim NM sợi Vinh * Tổng giám đốc: Là người có quyền điều hành cao nhất trong công ty, chịu trách nhiệm chung về toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh trước Tổng công ty và Nhà nước, trực tiếp chỉ đạo các phòng ban và các nhà máy thành viên, được áp dụng các biện pháp vượt thẩm quyền trong trường hợp khẩn cấp đồng thời phải chịu trách nhiềm về các quyết định đó. *Phó tổng giám đốc 1 Quản lý điều hành lĩnh vực sản xuất, kỹ thuật Sợi, dệt thoi. Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc trước công việc được phân công và có quyền giao nhiệm vụ cho những người giúp việc của mình. *Phó tổng giám đốc 2 +Quản lý điều hành lĩnh vực sản xuất, kỹ thuật dệt kim- nhuộm- may. +Thay mặt tổng giám đốc điều hành việc xây dựng và áp dụng hệ thống chất lượng theo ISO- 9000, hệ thống trách nhiệm xã hội SA8000. *Phó tổng giám đốc 3 Quản lý, điều hành lĩnh vực lao động, tiền lương, chế độ, chính sách, đời sống các đơn vị tự hạch toán. Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về lĩnh vực được phân công và có quyền giao nhiệm vụ cho người giúp việc của mình. *Phòng Kế hoạch Thị trường: Có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch ngắn hạn, trung hạn và dài hạn. Nhận và ký các hợp đồng của khách hàng khi đã được tổng giám đốc uỷ quyền. Tổ chức thực hiện các định mức lao động. Chỉ đạo hệ thống tiêu thụ sản phẩm, nắm chắc giá cả đầu vào quyết định giá cả đầu ra, nắm những biến động của thị trường. Làm tham mưu cho tổng giám đốc khi đàm phán với bạn hàng. Quản lý xuất nhập và tồn kho hàng hoá. *Phòng Kế toán tài chính: Quản lý nguồn vốn và quỹ của doanh nghiệp, thực hiện công tác tín dụng, kiểm tra phân tích kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, phụ trách cân đối thu chi, báo cáo quyết toán, tính và trả lương cho công nhân viên. Thực hiện thanh toán, quyết toán với khách hàng, nghĩa vụ của công ty đối với nhà nước. *Phòng Kỹ thuật đầu tư: Có chức năng tham mưu cho ban giám đốc về công tác tổ chức sản xuất, lập nên các dự án đầu tư, thiết kế mẫu mã, kiểu dáng sản phẩm theo nhu cầu thị trường, xác định các định mức tiêu hao nguyên vật liệu, hướng dẫn cho công nhân sử dụng công nghệ mới, lập các kế hoạch tổ chức sản xuất nhằm đảm baỏ kịp thời cho kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty. *Phòng Xuất nhập khẩu: Tham mưu cho tổng giám đốc xác định phương hướng, mục tiêu kinh doanh xuất nhập khẩu và dịch vụ, nghiên cứu thị trường nước ngoài, đẩy mạnh xuất khẩu các sản phẩm của công ty đồng thời nhập khẩu các thiết bị để đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh của Công ty, nghiên cứu chiến lược kinh doanh, tìm kiếm đầu ra và đầu vào cho hoạt động sản xuất kinh doanh. *Phòng Tổ chức hành chính: Có nhiệm vụ tổ chức lao động trong công ty, tuyển dụng, đào tạo, bố trí, sắp xếp lao động, nhiệm vụ quan trọng là hướng dẫn các nhà máy thực hiện việc trả lương và lập kế hoạch về lương, thưởng theo tháng, năm của toàn công ty, sử dụng hiệu quả quỹ tiền lương, tiền thưởng trên cơ sở quy chế đã ban hành. *Phòng KCS: Kiểm tra chất lượng, nghiệm thu sản phẩm, kiểm tra gia giám sát công nghệ sản xuất, quá trình sản xuất trên dây chuyền, kiểm tra vật tư, nguyên liệu trước khi đưa vào sản xuất, tham gia nghiên cứu nâng cao chất lượng sản phẩm. *Phòng Đời sống: Đảm bảo về các mặt như chăm sóc sức khoẻ cho cán bộ công nhân viên. *Phòng Y tế: Kiểm tra, khám chữa bệnh cho công nhân viên, khám chữa bệnh nghề nghiệp, điều trị cấp cứu tai nạn lao động xảy ra. *Khối các nhà máy sản xuất: Trên cơ sở các dây chuyền sản xuất, thực hiện lệnh sản xuất, thực hiện định mức kinh tế kỹ thuật, đảm bảo hiệu quả sản xuất tối đa, nâng cao chất lượng sản phẩm, năng suất lao động. 1.2 Đặc điểm chung về tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán có ảnh hưởng tới tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Dệt may Hà Nội. 1.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Dệt may Hà Nội Công ty áp dụng mô h._.ình tổ chức kế toán tập trung tức là toàn bộ công tác kế toán trong công ty được tiến hành tập trung ở phòng Tài chính kế toán và ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ. Điều đó giúp cho các nhà doanh nghiệp nắm bắt kịp thời toàn bộ thông tin về hoạt động kinh tế từ đó sẽ tiến hành kiểm tra và chỉ đạo sát sao các hoạt động của toàn doanh nghiệp đồng thời làm giảm nhẹ khối lượng ghi sổ (có vai trò đặc biệt trong kế toán nguyên vật liệu), đối chiếu số liệu thường xuyên, kịp thời. Sự chỉ đạo công tác kế toán được tiến hành thống nhất, chặt chẽ, tổng hợp số liệu và thông tin kế toán kịp thời tạo điều kiện trong phân công lao động, nâng cao trình độ, chuyên môn hoá lao động kế toán và đặc biệt giúp ích rất nhiều cho kế toán nguyên vật liệu bởi Công ty có quy mô lớn, có nhiều chủng loại nguyên vật liệu nên khối lượng hạch toán rất lớn, mất nhiều thời gian và công sức. Tuy nhiên, do khối lượng công việc nhiều mà tập trung toàn bộ tại phòng kế toán tài chính nên tạo khoảng cách về không gian và thời gian giữa nơi xảy ra thông tin, nơi thu thập, xử lý thông tin và tổng hợp số liệu đồng thời hạn chế sự chỉ đạo, kiểm tra của kế toán. Đây quả thật là một vấn đề gây khó khăn đối với công tác kế toán nguyên vật liệu bởi khối lượng quá lớn, dễ gây hiện tượng không trùng khớp số liệu. Tại các nhà máy thành viên không mở sổ sách và không hình thành bộ máy nhân sự kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên kinh tế, thống kê phân xưởng làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu: thu thập, kiểm tra và có thể xử lý sơ bộ chứng từ có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh ở các nhà máy rồi định kỳ gửi về phòng kế toán Công ty. Căn cứ vào các chứng từ kế toán do tổ nghiệp vụ gửi về, phòng kế toán tiến hành toàn bộ công tác kế toán trên cơ sở chế độ kế toán. Khối lượng công việc tập trung quá nhiều làm ảnh hưởng đến chất lượng cũng như tiến độ làm việc của kế toán, đặc biệt là kế toán nguyên vật liệu từ đó có thể dẫn đến những sai sót trong công việc tính giá, ảnh hưởng đến các phần hành kế toán khác. Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty Dệt may Hà Nội: Sơ đồ 3 Kế toán trưởng Phó phòng Kế toán Kế toán nvl Kế toán TSCĐ và XDCB Kế toán tiền lương và BHXH Kế toán chi phí và giá thành Kế toán TP và tiêu thụ Kế toán thanh toán Thủ quỹ Nhân viên kinh tế Kế toán tổng hợp *Phân công lao động kế toán tại Công ty: Phòng Kế toán tài chính của công ty gồm 20 người: Trưởng phòng kế toán (kiêm kế toán trưởng), 1 phó phòng kế toán, 17 nhân viên kế toán và 1 thủ quỹ. Nhiệm vụ được phân công cụ thể như sau: - Trưởng phòng Kế toán tài chính (Kiêm kế toán trưởng): Là người trực tiếp phụ trách phòng kế toán tài chính của công ty, chịu trách nhiệm trước cơ quan tài chính cấp trên và tổng giám đốc công ty về các vấn đề có liên quan đến tình hình tài chính và công tác kế toán, có nhiệm vụ quản lý và điều hành phòng kế toán hoạt động theo chức năng chuyên môn. Kiểm tra, chỉ đạo công tác quản lý, sử dụng vật tư, tiền vốn trong toàn công ty theo đúng chế độ của nhà nước. Kế toán trưởng đồng thời làm nhiệm vụ kiểm soát viên nhà nước tại công ty, là người phân tích các kết quả kinh doanh và cùng với 3 phó tổng giám đốc tổ chức giúp tổng giám đốc lựa chọn phương án kinh doanh và đầu tư có hiệu quả cao. - Phó phòng Kế toán tài chính: Phó phòng kế toán tài chính còn là người giúp việc cho trưởng phòng trong lĩnh vực, công việc được phân công, cùng với trưởng phòng tham gia các công tác tổ chức điều hành các phần hành kế toán cũng như khen thưởng, kỷ luật, nâng lương cho cán bộ công nhân viên trong phòng. - Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ hàng ngày căn cứ vào các nhật ký chứng từ, bảng kê, bảng phân bổ (do kế toán nguyên vật liệu, kế toán thanh toán, kế toán tiền lương cung cấp) để vào sổ tổng hợp cân đôí theo dõi tài khoản, lập bảng cân đối tài khoản sau đó vào sổ Cái tài khoản, lập báo cáo tài chính theo quy định. - Kế toán nguyên vật liệu: Bao gồm kế toán nguyên vật liệu chính và nguyên vật liệu phụ theo dõi trực tiếp việc nhập- xuất nguyên vật liệu và lập các chứng từ có liên quan. Căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho vật liệu, công cụ dụng cụ để vào sổ chi tiết vật tư. Cuối tháng tổng hợp lên sổ tổng hợp xuất, lập bảng kê số 3, bảng kê tính giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ, bảng phân bổ và các hoá đơn kiêm phiếu xuất kho của bên bán để vào sổ chi tiết thanh toán với người bán hàng. Định kỳ tiến hành kiểm kê kho cùng với thủ kho để đối chiếu số liệu trên sổ sách và thực tế tại kho. - Kế toán tài sản cố định và xây dựng cơ bản: Có nhiệm vụ đánh giá tài sản cố định (TSCĐ), theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ trong công ty và lập " Biên bản giao nhận TSCĐ" sau đó sao cho những đối tượng liên quan để lưu vào hồ sơ riêng, đồng thời định kỳ trích lập khấu hao (theo tháng, quý,..) và lên sổ sách liên quan. Căn cứ vào các hồ sơ TSCĐ, kế toán mở sổ hoặc thẻ để kế toán chi tiết TSCĐ, thẻ TSCĐ được đăng ký vào sổ TSCĐ. Tổ chức ghi chép, phản ánh số liệu, hiện trạng và các giá trị TSCĐ, tình hình mua bán, thanh lý, nhượng bán TSCĐ căn cứ vào "biên bản thanh lý TSCĐ", theo dõi quyết toán công trình xây dựng và mọi nghiệp vụ có liên quan đến đầu tư mới cũng như sửa chữa lớn, nhỏ TSCĐ. - Kế toán tiền lương: Có nhiệm vụ căn cứ vào các bảng tổng hợp thanh toán lương và phụ cấp do tổ nghiệp vụ dưới các nhà máy chuyển lên để lập các bảng tổng hợp thanh toán lương cho các nhà máy, phòng ban, lập bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội (BHXH). - Kế toán chi phí và giá thành: Căn cứ vào bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, bảng tổng hợp vật liệu xuất dùng, bảng phân bổ tiền lương…và các nhật ký chứng từ có liên quan để ghi vào sổ tổng hợp chi phí sản xuất (có chi tiết cho từng nhà máy), phân bổ chi phí sản xuất và tính giá thành cho từng mặt hàng cụ thể (lập bảng kê số 4,5,6 và các nhật ký chứng từ). Bao gồm kế toán sản phẩm sợi và kế toán giá thành dệt kim. - Kế toán thành phẩm và tiêu thụ: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình xuất nhập kho thành phẩm, tình hình tiêu thụ, mở sổ chi tiết bán hàng cho từng loại hàng, mở thẻ theo dõi nhập- xuất- tồn thành phẩm sau đó theo dõi vào sổ chi tiết bán hàng cho từng loại. Bao gồm kế toán tiêu thụ sợi xuất khẩu và nội địa, mỗi kế toán đều phải theo dõi tình hình tiêu thụ sản phẩm và lập các chứng từ có liên quan như Nhật ký chứng từ số 8, bảng kê số 8,10,11. -Kế toán tiền mặt: Ghi chép phản ánh tình hình và sự biến động của các loại tiền mặt tại quỹ của công ty, sử dụng sổ quỹ tiền mặt và Nhật ký chứng từ số 7. Thủ quỹ có trách nhiệm quản lý quỹ tiền mặt hàng ngày của công ty và thực hiện thu chi tiền mặt theo phiếu thu, phiếu chi. Thủ quỹ phải kiểm kê số tiền tồn quỹ, lập sổ quỹ gửi cho kế toán để làm cơ sở ghi sổ kế toán. - Kế toán tiền gửi ngân hàng (TGNH): Theo dõi tình hình kế toán các khoản tiền gửi, tiền vay, các khoản tiền phải nộp bằng uỷ nhiệm chi của công ty để lên sổ chi tiết tiền gửi, tiền vay và lập các chứng từ như Nhật ký chứng từ số 2 - Thủ quỹ: Quản lý quỹ tiền mặt của công ty và thực hiện thu chi tiền mặt theo phiếu thu, phiếu chi. - Nhân viên kinh tế các nhà máy: Chịu sự chỉ đạo ngành dọc của phòng kế toán tài chính của công ty, thực hiện tổng hợp các việc xảy ra trong nhà máy sau đó báo cáo lên phòng tài chính của công ty. 1.2.2 Chính sách kế toán và tổ chức công tác kế toán * Chế độ kế toán áp dụng tại đơn vị: - Niên độ kế toán bắt đầu từ 01/01, kết thúc ngày 30/12. - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: đồng. - Hình thức sổ kế toán áp dụng: Nhật ký chứng từ. - Phương pháp kế toán tài sản cố định: + Nguyên tắc đánh giá tài sản cố định: Theo Nguyên giá TSCĐ. + Phương pháp khấu hao áp dụng: Theo QĐ 166/1999/BTC. - Phương pháp kế toán hàng tồn kho: + Nguyên tắc đánh giá: chi tiết theo từng kho nguyên vật liệu + Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: Tính giá bình quân. + Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên. * Hệ thống sổ sách kế toán được áp dụng tại công ty Dệt may Hà Nội - Sổ nhật ký chứng từ - Bảng kê - Sổ cái - Bảng phân bổ - Các sổ chi tiết - … * Phương pháp kế toán Phương pháp kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ: Sơ đồ luân chuyển chứng từ theo hình thức Nhật ký - Chứng từ: Sơ đồ 4 Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Bảng kê Sổ, thẻ kế toán chi tiết Nhật kí chứng từ Sổ cái Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra. Chương II Thực trạng tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Dệt may Hà Nội. 2.1 Đặc điểm nguyên vật liệu và các chính sách quản lý và kế toán áp dụng tại Công ty Dệt may Hà Nội. 2.1.1 Đặc điểm của nguyên vật liệu trong Công ty Dệt may Hà Nội Là một doanh nghiệp chuyên về lĩnh vực may mặc do đó nguyên vật liệu của Công ty rất đa dạng và phong phú, tồn tại dưới nhiều hình thức khác nhau như: Sợi, chỉ, thuốc nhuộm, kim may, than, xăng, dầu, bao bì.....Mỗi loại nguyên vật liệu đều có đặc điểm riêng và việc quản lý chúng không dễ dàng. Một số loại nguyên vật liệu không có khả năng bảo quản trong thời gian dài bởi chúng chịu sự ảnh hưởng của thời tiết, khí hậu. Sự đa dạng của nguyên vật liệu kéo theo nhu cầu bảo quản và tàng trữ chúng rất phức tạp. Tính phức tạp của công việc bảo quản nguyên vật liệu của Công ty không chỉ do số lượng lớn của từng loại nguyên vật liệu mà còn do tính chất lý hoá của chúng. * Vì có quá nhiều nguyên vật liệu nên Công ty đã tiến hành phân loại chúng để tiện cho việc quản lý và hạch toán được thuận lợi hơn: Thứ nhất, phải kể đến nguyên vật liệu chính của Công ty bao gồm bông xơ. Về mặt chi phí chúng chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và trong giá thành sản phẩm (60% chi phí). Bông thường được đóng thành kiện trong quá trình vận chuyển và bảo quản tại kho loại nguyên vật liệu, có đặc điểm dễ hút ẩm khi để ngoài không khí nên trọng lượng của chúng thay đổi phụ thuộc vào điều kiện khí hậu và bảo quản. Do đòi hỏi của yêu cầu kỹ thuật bông xơ được nhập ngoại là chủ yếu(90% nhập từ Nga, ấn Độ, Trung Quốc,...). Vì vậy, vấn đề vận chuyển và bảo quản không tốt sẽ ảnh hưởng đến chất lượng, thông số kỹ thuật cho quá trình sản xuất sản phẩm. Với đặc điểm này, bông xơ đã được tính toán một cách chính xác kịp thời để phản ánh đúng giá trị thực nhập và thanh toán kết hợp với việc xây dựng kho thông thoáng, khô ráo. Trong tương lai, ngành Dệt May Việt Nam tiến tới tạo được nguồn bông sẽ giúp cho Công ty và các doanh nghiệp Dệt- May nói chung có thể giảm được chi phí mua nguyên vật liệu của mình. Để giúp cho quá trình sản xuất được hoàn thiện phải kể đến các vật liệu gián tiếp bao gồm: - Hoá chất: Các loại thuốc nhuộm (Drimavece, Aterain, Solophenil,…), các loại thuốc in. Các loại hoá chất này được mua dự trữ trong một khoảng thời gian xác định để tránh hư hao, mất mát, giảm phẩm chất. - Phụ liệu dệt kim: Túi OPP,… - Vật tư bao gói: Nẹp chữ U, vành chống bẹp, hòm cactông, khuyên Prafin,… - Nhiên liệu: Xăng dầu,..Loại này chỉ được dự trữ đủ để sản xuất và có sự kết hợp chặt chẽ với các phương tiện phòng cháy chữa cháy. - Vật liệu xây dựng: Sắt thép, van hơi, van nước,.. - Phụ tùng: Vòng bi, bu lông, suốt, kim, xích, bánh xe,.. - Vật liệu phụ - Phế liệu: Phế liệu được nhập từ sản xuất thường là loại hư hỏng, kém phẩm chất, không sử dụng được như bông phế F1, F3, xơ hồi vón cục, sợi tuột lỗi, sợi rối, các loại sắt vụn,…xuất chủ yếu các loại là xuất bản, xuất kho cho các nhà máy làm giẻ lau máy, vệ sinh máy,… * Vai trò của nguyên vật liệu: Trước tiên, nó là một trong 3 yếu tố cơ bản của sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm. Cũng như bất kỳ một ngành nghề kinh doanh nào, nguyên vật liệu của ngành Dệt may cũng chỉ tham gia vào một chu kỳ nhất định của quá trình sản xuất, dưới tác dụng của sức lao động và máy móc thiết bị chúng bị tiêu hao toàn bộ hay thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm. Cụ thể, dưới tác động của các dây chuyền sản xuất sợi, dây chuyền dệt kim, dây chuyền dệt thoi, bông xơ có thể chuyển đổi thành sợi thô, sợi chải kỹ,…Về mặt giá trị, khi tham gia vào sản xuất nguyên vật liệu dịch chuyển một lần toàn bộ giá trị của nó vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Do vậy nguyên vật liệu là yếu tố không thể thiếu của bất kỳ quá trình sản xuất hay tái sản xuất nào, đặc biệt là với quá trình hình thành sản phẩm trong các doanh nghiệp sản xuất như Công ty dệt may Hà Nội. * Chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm nên việc kiểm tra chúng có ý nghĩa cực kỳ quan trọng trong việc phấn đấu hạ giá thành sản phẩm (giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu trên một đơn vị sản phẩm sản xuất), là một trong những yếu tố quyết định sự thành công của công tác quản lý kinh doanh. Chỉ cần một biến động nhỏ của chi phí nguyên vật liệu cũng làm cho giá thành sản xuất thay đổi ảnh hưởng tới sự sống còn của doanh nghiệp đặc biệt là những doanh nghiệp sản xuất như Công ty dệt may Hà Nội. Nguyên vật liệu có đảm bảo chất lượng cao, đúng quy cách chủng loại thì chi phí nguyên vật liệu mới được hạ thấp, định mức tiêu hao nguyên vật liệu mới ở mức tối thiểu có thể chấp nhận được. * Mỗi loại nguyên vật liệu đều có những đặc điểm riêng, quyết định đến mức dự trữ và bảo quản. Do đặc điểm khác biệt của từng loại nguyên vật liệu như đã nói ở trên, Công ty có kế hoạch thu mua một cách hợp lý để dự trữ cho sản xuất, và vừa để hạn chế tự động vốn, giảm tiền vay ngân hàng. Công tác quản lý nguyên vật liệu được đặt ra là phải bảo quản và sử dụng tiết kiệm, đạt hiệu quả tối đa đặc biệt là nguyên vật liệu chính. Hiểu rõ điều này, Công ty đã tổ chức hệ thống kho tàng trữ nguyên vật liệu chính hợp lý và gần phân xưởng sản xuất để phục vụ cho sản xuất một cách nhanh nhất. Hệ thống kho nguyên vật liệu của Công ty đều được trang bị khá đầy đủ các phương tiện cân, đo, đếm,...để tạo điều kiện tiến hành các chính sách, các nghiệp vụ quản lý và bảo quản chặt chẽ nguyên vật liệu. Trong điều kiện hiện nay, Công ty tổ chức quy hoạch thành 9 kho nguyên vật liệu: Kho bông xơ Kho hoá chất Kho xăng dầu Kho vật liệu phụ Kho vật tư bao gói Kho nhiên liệu Kho phụ liệu dệt kim Kho phụ tùng Kho vật liệu xây dựng Các kho được giao cho từng kế toán quản lý với chức năng và nhiệm vụ rõ ràng. * Về cung cấp nguyên vật liệu thì hiện nay Công ty có một thị trường tương đối ổn định bao gồm cả trong và ngoài nước. Công ty là khách hàng thường xuyên của Công ty thương mại Dệt may thành phố Hồ Chí Minh, công ty bông Việt Nam, công ty xăng dầu Hà Nội,.. Đối với thị trường ngoài nước công ty có mối quan hệ chặt chẽ với các nhà cung cấp tại nhiều nước trên thế giới. Ví dụ, bông thiên nhiên được nhập chủ yếu từ Nga, Thái Lan, Singapore, Mehico, Mỹ, Austraylia, Trung Quốc,.. Xơ hoá học polieste gồm các loại xơ chunginh, kinchơ có nguồn cung cấp thường xuyên từ Đài Loan, Nhật Bản, ấn Độ,..Các loại nguyên vật liệu chính của Công ty vẫn hầu hết phải nhập từ nước ngoài, vì vậy Công ty phụ thuộc chủ yếu vào nguồn nguyên liệu ngoại nhập và thường không có đủ nguồn nguyên liệu trong nước để thay thế. 2.1.2 Các chính sách quản lý và kế toán áp dụng tại Công ty Dệt may Hà Nội * Để tập hợp số liệu phản ánh hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung và phục vụ cho công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng, Công ty đã sử dụng hệ thống chứng từ, tài khoản, các sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp tương đối đầy đủ theo quyết định số 1141/QĐ/CĐKT ban hành ngày 1/11/1995 của Bộ Tài chính, bổ sung và sửa đổi theo quyết định số 149/2001/BTC ngày 31/12/2001 của Bộ Tài Chính V/v ban hành và công bố 4 chuẩn mực kế toán Việt Nam (đợt 1). 2.1.2.1 Các chính sách về quản lý nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu chiếm một vai trò đặc biệt quan trọng trong quá trình sản xuất, tỷ trọng của nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm sợi là 65% đến 75%, trong sản phẩm dệt kim là 60% đến 70% nên quản lý tốt nguyên vật liệu sẽ là biện pháp tích cực nhằm hạ thấp giá thành sản phẩm, góp phần không nhỏ vào việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn và đó là mục tiêu chính mà các nhà doanh nghiệp đều hướng tới. Việc quản lý nguyên vật liệu của Công ty được thực hiện khá kỹ càng ngay từ khâu thu mua. Khi được mua về, sau khi được kiểm nghiệm về số lượng, chất lượng, quy cách, mẫu mã nguyên vật liệu mới được phép nhập kho. Lượng nguyên vật liệu được xác định dựa trên kế hoạch và nhu cầu sản xuất do bộ phận cung ứng thuộc phòng sản xuất kinh doanh xây dựng nên. Công ty sử dụng trên 100 loại vật tư với đủ chủng loại và tính năng khác nhau nên chúng được quản lý một cách khoa học trong hệ thống kho tàng của Công ty với đầy trang thiết bị bảo quản phù hợp với đặc tính của từng loại nguyên vật liệu, nhằm hạn chế tối đa sự hư hỏng, mất mát, hao hụt. Ví dụ, hệ thống kho tàng của công ty: Kho bông xơ, kho hoá chất, kho vật liệu phụ,... Công ty luôn tìm mọi biện pháp thích hợp để tiết kiệm nguyên vật liệu. Một trong những biện pháp đó là tận dụng bông xơ phế bị rơi ra trong các giai đoạn sản xuất của dây chuyền sản xuất sợi. Công ty đã tận dụng những bông xơ rơi này để làm nguyên liệu cho dây chuyên OE tận dụng bông phế, sản xuất các loại sợi dệt mành, vải bò, vải lót lốp xe,.. Đối với công tác định mức tiêu hao nguyên vật liệu, Công ty luôn có một bộ phận theo dõi thực hiện các mức này và tiến hành hoàn thiện chúng. Cụ thể định mức bông xơ cho sản xuất sợi được xây dựng như sau: Bảng 5 TT Tên nguyên vật liệu và sản phẩm Loại nguyên vật liệu và % pha trộn Định mức Đơn vị tính mức 1 Bông cho sợi chải thô nhà máy sợi 1 và 2 90% bông Nga cấp 1 10% bông Nga cấp 2 1081 Kg/ kg sợi 2 Bông cho sợi chải kỹ nhà máy sợi 1 và 2 90% bông Nga cấp 1 10% bông Nga cấp 2 1255 Kg/ kg sợi 3 Xơ PE cho nhà máy sợi 1 và 2 1017 Kg/ kg sợi 4 Bông cho sợi OE Phương án 1(tỷ lệ bông dùng cho F1 chưa xử lý) 50% bông sợi chải kỹ 50% bông F1 đã xử lý 1400 Kg/ kg sợi 5 Bông cho sợi OE Phương án 2 50% bông sợi chải kỹ 45% bông F1 đã xử lý 5% bông nguyên hạ cấp 1310 Kg/ kg sợi 6 Bông hồi PECO cho sợi OE của nhà máy sợi 2 1060 Kg/ kg sợi 7 Bông cho sợi chải thô có chỉ số Ne<30của nhà máy sợi Vinh 100% bông Nga cấp 2 1084 Kg/ kg sợi 8 Bông cho sợi chải thô có chỉ số Ne> 30 của nhà máy sợi Vinh 80% bông Nga cấp 1 20% bông Nga cấp 2 1082 Kg/ kg sợi 9 Xơ PE nhà máy sợi Vinh 1018 Kg/ kg sợi Để công tác quản lý nguyên vật liệu có hiệu quả và chặt chẽ hơn, cứ 6 tháng một lần Công ty thực hiện kiểm kê nguyên vật liệu nhằm xác định một cách chính xác số lượng, chất lượng, giá trị của từng loại nguyên vật liệu.Việc kiểm kê được tiến hành ở tất cả các kho và mỗi kho sẽ thành lập một ban kiểm kê gồm 3 người: + Thủ kho + Thống kê kho + Kế toán nguyên vật liệu Sau khi kết thúc kiểm kê, thủ kho lập biên bản kiểm kê, trên đó ghi kết quả kiểm kê do phòng sản xuất kinh doanh lập. Do có sự kết hợp chặt chẽ giữa thủ kho và kế toán nên ở Công ty Dệt may Hà Nội hầu như không có sự chênh lệch giữa số tồn kho thực tế và sổ sách. Hơn nữa, hệ thống kho tàng của Công ty rất tốt được đặt gần các nhà máy sản xuất, các điều kiện bảo quản đầy đủ nên việc vận chuyển nguyên vật liệu từ kho tới nơi sản xuất tương đối thuận tiện, tránh được tình trạng mất mát, hao hụt trong quá trình vận chuyển. 2.1.2.2 Các chính sách kế toán áp dụng tại Công ty Dệt may Hà Nội Quy trình hạch toán nguyên vật liệu theo hình thức Nhật ký chứng từ tại công ty dệt-may hà nội Chứng từ nhập xuất NK-CT liên quan 1,2,4,10 Bảng kê chi tiết nhập vật tư Sổ chi tiết TK 331 Bảng kê xuất vật tư Bảng tổng hợp nhập vật tư Bảng kê số 3 NK –CT số 5 Bảng tổng hợp xuất vật tư Bảng phân bổ số 2 Bảng kê số 4,5,6 NK-CT số 7 Sổ cái TK 152, 153 Sơ đồ 5 * Tính giá nguyên vật liệu tại Công ty Dệt may Hà Nội Tính giá nguyên vật liệu nhập kho: Tính giá nguyên vật liệu là dùng tiền để biểu hiện giá trị của chúng. Về nguyên tắc tính giá nguyên vật liệu nhập kho là phải theo đúng giá mua thực tế của vật liệu tức là kế toán phải phản ánh đầy đủ chi phí thực tế Công ty đã bỏ ra để có được vật liệu đó. Khi tổ chức kế toán vật liệu, do yêu cầu phản ánh chính xác giá trị nguyên vật liệu nên khi nhập kho Công ty đã sử dụng giá thực tế, giá này được xác định theo từng nguồn nhập. - Nguyên vật liệu chính của Công ty là bông xơ được thu mua trên thị trường trong nước và chủ yếu là nhập ngoại. + Giá thực tế vật liệu mua trong nước bằng giá mua ghi trên hoá đơn cộng với chi phí thu mua phát sinh (nếu có) + Giá thực tế vật liệu nhập ngoại bằng giá ghi trên hoá đơn người bán cộng thuế nhập khẩu và cộng chi phí mua phát sinh. Chi phí thu mua bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, tiền công tác phí của cán bộ thu mua, giá trị nguyên vật liệu hao hụt trong định mức. Thường thì nguyên vật liệu được vận chuyển tới tận kho của Công ty nên hay phát sinh chi phí vận chuyển bốc dỡ. Công ty tính thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo phương pháp khấu trừ nên giá ghi trên hoá đơn là giá chưa có thuế GTGT đầu vào. - Đối với nguyên vật liệu do Công ty tự sản xuất gia công chế biến thì giá thực tế vật liệu nhập kho là giá trị thực tế vật liệu xuất kho cộng với các chi phí chế biến phát sinh. - Đối với phế liệu thu hồi nhập kho là các sản phẩm hỏng thì giá thực tế nhập kho là giá trị thực tế có thể sử dụng được, giá có thể bán hoặc ước tính. - Vật  liệu do Công ty thuê ngoài, gia công chế biến thì giá thực tế vật liệu bằng giá vật liệu xuất gia công chế biến cộng chi phí liên quan. Tính giá nguyên vật liệu xuất kho: Nguyên vật liệu chính - bông xơ xuất kho chủ yếu dùng để sử dụng cho sản xuất sản phẩm của công ty, việc bán ra ngoài là rất hãn hữu, ví dụ như bán bông, phế liệu, sợi... Để phản ánh giá vật liệu xuất kho được chính xác, Công ty đã sử dụng phương pháp giá trung bình để tạm tính giá vật liệu xuất kho. Đây là phương pháp đơn giản được thực hiện để đưa ra một mức giá phù hợp với nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu phát sinh trong kỳ hạch toán. Lý do công ty sử dụng phương pháp này là vì nguyên vật liệu chính và một số vật liệu phụ khác chủ yếu nhập từ nước ngoài và luôn có sự biến động về giá cả, do phụ thuộc vào yếu tố chủ quan và khách quan (mùa vụ, thuế nhập khẩu, tình hình kinh tế trong và ngoài nước ...). Nhờ có hệ thống máy vi tính đã được lập trình sẵn nên việc tính toán được thực hiện nhanh gọn hơn. Kế toán chỉ cập nhập số liệu thực tế của một số loại vật liệu nào đó trong kho, máy vi tính sẽ tự động tính ra giá trung bình theo công thức sau: Giá trung bình = Giá hạch toán vật liệu = Giá trung bình x Số lượng thực tế xuất kho trong kỳ Giá trung bình được dùng làm giá tạm tính cho vật liệu xuất kho trong kỳ. Đến cuối kỳ hạch toán, kế toán dùng phương pháp hệ số giá để điều chỉnh giữa giá thực tế và giá hạch toán theo công thức sau: Hệ số giá VL = Giá VL thực tế xuất trong kỳ = Giá hạch toán VL xuất trong kỳ x Hệ số giá * Các thủ tục chứng từ ban đầu trong công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Dệt may Hà Nội Công ty sử dụng hệ thống chứng từ, tài khoản, các sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp tương đối đầy đủ theo Quyết định số 1141/QĐ/CĐKT ban hành ngày 1/11/1995 của Bộ Tài chính. Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu: Phòng Kế hoạch thị trường là bộ phận đảm nhiệm cung ứng vật tư, có nhiệm vụ mở sổ theo dõi tình hình thực hiện việc cung ứng và các công việc liên quan đến cung ứng vật liệu. Phòng căn cứ vào tình hình thực hiện sản xuất và dự trữ để lập kế hoạch thu mua nguyên vật liệu và trực tiếp mua vật liệu theo kế hoạch cung cấp. Phòng Kế hoạch thị trường sẽ ký kết hợp đồng với bên bán vật liệu. Khi nhận được hoá đơn kiêm phiếu xuất kho của bên bán hoặc giấy báo nhập hàng của bên bán gửi đến, phòng Kế hoạch thị trường sẽ kiểm tra đối chiếu với các bản hợp đồng. Khi hàng được chuyển đến Công ty, cán bộ tiếp liệu phòng Kế hoạch thị trường sẽ kết hợp với thủ kho tiến hành đánh giá kiểm tra về mặt số lượng, chất lượng, quy cách vật tư rồi lập biên bản kiểm nghiệm vật tư. Nếu vật tư đạt yêu cầu thì tiến hành nhập kho theo số thực nhập. Trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm vật tư phòng Kế hoạch thị trường lập phiếu nhập kho. Đối với vật liệu nhập khẩu, phòng cũng lập biên bản kiểm nghiệm và phiếu nhập kho theo số thực nhập. Phiếu nhập kho vật tư được lập thành 3 liên: 1 liên lưu tại phòng kế hoạch thị trường 1 liên giao cho người nhập hàng để làm thủ tục thanh toán 1 liên giao cho thủ kho để làm căn cứ vào thẻ kho Định kỳ phiếu nhập vật tư được chuyển lên phòng kế toán để ghi sổ và lưu. - Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến, phòng Kế hoạch thị trường căn cứ vào giấy giao hàng của bên nhận gia công chế biến để lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho cũng được lập thành 3 liên và giao cho các đối tượng như trên. - Trường hợp nhập kho vật liệu do sử dụng không hết hoặc phế liệu thu hồi, phòng Kế hoạch thị trường lập phiếu nhập kho thành 2 liên (1 liên giao cho phòng kế hoạch thị trường, 1 liên giao cho thủ kho làm căn cứ nhập kho). Như vậy, thủ tục nhập kho nguyên vật liện gồm các chứng từ: Hóa đơn GTGT Biên bản kiểm nghiệm vật tư Phiếu nhập kho Thẻ kho Bảng kê nhập kho Bảng tổng hợp nhập Các chứng từ này được cụ thể như sau: Khi nhận được hoá đơn kiêm phiếu xuất kho của bên bán hoặc giấy báo nhập hàng của bên bán gửi đến, phòng Sản xuất kinh doanh sẽ kiểm tra đối chiếu với các bản hợp đồng. Hoá đơn mà phòng Sản xuất kinh doanh nhận được của bên bán cụ thể như sau (biểu số 1): Tổng công ty dệt may việt nam Công ty Dệt May Hà nội Biểu số 1 Hoá đơn (gtgt) Liên 2 (giao khách hàng) Ngày 23/12/2003 No:398956 Đơn vị bán: Công ty thương mại Dệt- May Việt Nam TP Hồ Chí Minh Địa chỉ: Số TK: 7310.0563 Mã số thuế: 001001258 Họ tên người mua: Quỳnh Hoa Địa chỉ : Công ty Dệt- May Hà Nội TT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT SL ĐG TT A B C 1 2 3=1x2 1 Bông nga cấp 1 Kg 8342 18.700 155995400 Cộng 155995400 Thuế suất GTGT 10% 15599540 Tổng cộng tiền thanh toán 171594940 Số tiền viết bằng chữ: Một trăm bảy mươi mốt triệu, năm trăm chín mươi tư nghìn, chín trăm bốn mươi đồng chẵn. Người mua Người thu tiền Người viết hoá đơn TT Thủ trưởng đơn vị Khi hàng được chuyển đến Công ty, phòng sản xuất kinh doanh, phòng KCS sẽ kết hợp với thủ kho tiến hành đánh giá kiểm tra về mặt số lượng, chất lượng, quy cách vật tư rồi lập biên bản kiểm nghiệm vật tư (biểu số 2). Tổng công ty dệt may việt nam Công ty dệt may Hà nội Biểu số 2 Biên bản kiểm nghiệm vật tư Ngày 27 tháng 12 năm 2003 Người nhập: Anh Tuyên Căn cứ hóa đơn số 398956 ngày 27/12/2003 của Công ty Dệt May Hà Nội Nhập kho: Bông xơ Thành phần Ban kiểm nghiệm: - Phòng KHTT - Phòng KCS - Thủ kho Danh điểm vật tư Tên, quy cách vtư Đvt Phương thức kiểm nghiệm Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Số lượng thực tế kiểm nghiệm Số lượng đúng quy cách Số lượng không đúng quy cách 1 Bông Nga cấp 1 kg K 8342 8342 8342 Kết luận của Ban kiểm nghiệm: Nguyên vật liệu nhập kho đảm bảo đúng về số lượng và chất lượng trên hoá đơn người bán Uỷ viên Uỷ viên Trưởng ban Trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm phòng sản xuất kinh doanh lập "phiếu nhập kho" (biểu số 3). Tổng công ty dệt may Công ty Dệt May Hà Nội Biểu số 3 Phiếu nhập kho Số 121 ngày 27/12/2003 Đơn vị bán : Công ty thương mại Dệt May Việt Nam TP Hồ Chí Minh Chứng từ số 398956 ngày 27 tháng 12 năm 2003 Biên bản kiểm nghiệm số: 01- 78 Nhập vào kho: Bông xơ TT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật liệu ĐVT Số lượng nhập kho Giá đơn vị Thành tiền Ghi chú mã 1 Bông Nga cấp 1 kg 8342 18.700 155995400 XBXN Cộng 155995400 Cộng thành tiền: Một trăm năm mưoi lăm triệu, chín trăm chín mươi lăm nghìn, bốn trăm đồng. Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế: 15.599.540VNĐ Tổng tiền: 171.594.940 (Một trăm bảy mươi mốt triệu, năm trăm chín mươi tư nghìn, chín trăm bốn mươi đồng.) Thủ kho Người giao Phụ trách KHTT Đối với nguyên vật liệu nhập ngoại: Căn cứ vào Hợp đồng số 35/HSM - EI/03, nguyên vật liệu được nhập kho theo phiếu nhập kho (biểu số 4) như sau: Biểu số 4 Tổng công ty dệt may Công ty dệt may Hà Nội Mẫu số 02 - VT QĐ liên bộ TCTK-TC Số 583LB ngày 1/9/1967 Phiếu nhập vật tư Số: 234/PLK Ngày 18/12/2003 Đơn vị bán: HORION ENTERPRISE LTD Chứng từ số: 75H2282 Ngày 2/8/2003 N:……….. C:……….. Biên bản kiểm nghiệm số: Nhập vào kho: Phụ liệu dệt kim TT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật liệu ĐVT Số lượng nhập kho Giá đơn vị (USD/m) Thành tiền (USD) Ghi chú mã 1 Dây Satin White m 1766 0.0678 119,73 LF03-049 2 Frosted Sage - 1766 0.0678 119,73 - 3 Malibu mist - - - 119,73 - 4 Dolphin - - - 119,73 - 5 Deep Pink - 2649 0.0678 179,60 - 6 Pale rosy Pink - 1766 - 119,73 - Cộng 778,25 Tỷ giá ngoại tệ: 1$=15480 VNĐ Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Mười hai triệu, bốn mươi bảy nghìn, ba trăm mười đồng chẵn Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế: 1.204.731 Tổng tiền: 13.252.041 (Mười ba triệu, hai trăm năm mươi hai nghìn, bốn mươi mốt đồng.) Thủ kho Người giao Thủ trưởng đơn vị Căn cứ tỷ giá bình quân tại thời điểm mua hàng là 15.480VNĐ/USD tính được tổng số tiền là: 778,25$ * 15.480 = 12.047.310VNĐ  Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu Khi thực hiện xuất kho nguyên vật liệu cho sản xuất hay cho bất kỳ một mục đích gì, để phản ánh kịp thời, tính toán và phân bổ chính xác cho đối tượng vật liệu xuất dùng Công ty phải thực hiện đầy đủ thủ tục chứng từ đúng quy cách. Việc xuất kho vật liệu để sản xuất được tiến hành như sau: Khi các phòng ban, phân xưởng sản xuất có nhu cầu vật tư, người phụ trách đơn vị sẽ lập phiếu xin lĩnh vật tư. Nếu vật liệu có giá trị lớn thì phải qua tổng giám đốc công ty ký duyệt. Nếu là vật liệu xuất theo định kỳ thì không cần phải thông qua ký duyệt của lãnh đạo công ty, khi có yêu cầu xuất vật tư thì yêu cầu đó sẽ được đưa lên phòng kế hoạch thị trường. Xét thấy nhu cầu là hợp lý và tại kho còn loại vật tư đó, phòng kế hoạch thị trường sẽ lập phiếu xuất kho hoặc phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ cho phép lĩnh vật tư. Các phiếu này được lập thành 3 liên :1 liên lưu tại phòng Kế hoạch thị trường, 1 liên giao cho người lĩnh vật tư, 1 liên giao cho thủ kho làm căn cứ x._.