Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Xí nghiệp Vật liệu chịu lửa Trúc Thôn

yêu cầu này, các doanh nghiệp sản xuất phải quan tâm đến tất cả các khâu trong quá trình sản xuất kinh doanh, từ khi bỏ vốn ra đến khi thu hồi về. Nếu lợi nhuận là mục đích cuối cùng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thì chi phí là yếu tố quan trọng và tất yếu mà các doanh nghiệp đặt lên hàng đầu. Để giảm chi phí một cách tối thiểu và tối đa hoá lợi nhuận, doanh nghiệp phải nắm được các yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất, đó là: Lao động, tư liệu lao động và đối tượng lao động. Vật tư (nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ) nắm một vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất, muốn hoạt động sản xuất diễn ra đều đặn, liên tục thì phải đảm bảo các loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cho sản xuất đủ về số lượng, chất lượng và kịp thời gian. Đó là yếu tố khách quan và là điều kiện chung của sản xuất, trong quản trị tư liệu lao động của doanh nghiệp thì quản trị nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đóng vai trò quan trọng, nó là yếu tố cấu thành lên thực thể của sản phẩm, chỉ một biến động nhỏ về chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đảm bảo cho việc sử dụng hiệu quả, tiết kiệm vật tư nhằm hạ thấp chi phí sản xuất, hạ thấp giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận của doanh nghiệp có ý nghĩa quan trọng. Suất phát từ yêu cầu đó công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ phải được thực hiện một cách nghiêm túc, tuân thủ đúng luật, đúng chế độ quy định và không ngừng hoàn thiện, áp dụng một cách phù hợp đối với từng doanh nghiệp sản xuất đặc thù nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Trong thời gian thực tập vừa qua, tại Xí nghiệp Vật liệu chịu lửa Trúc thôn, được sự giúp đỡ chỉ bảo nhiệt tình của các cô chú trong Phòng Tài chính kế toán và nhất là sự chỉ bảo của cô giáo hướng dẫn - Đặng Thị Bắc, em đã phần nào hiểu được tầm quan trọng của kế toán đối với hoạt động của doanh nghiệp nhất là công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Từ đó em đã quyết định chọn đề tài cho báo cáo của mình là: “ Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Xí nghiệp Vật liệu chịu lửa Trúc Thôn”. Nội dung của báo cáo gồm ba phần chính Chương 1: Giới thiệu khái quát về Xí nghiệp Vật liệu chịu lửa Trúc Thôn . Chương 2: Một số vấn đề thu nhận được thực tế trong thời gian thực tập tại Xí nghiệp Vật liệu chịu lửa Trúc Thôn. Chương 3: Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Xí nghiệp Vật liệu chịu lửa Trúc Thôn. Chương 1 giới thiệu khái quát về Xí nghiệp Vật liệu chịu lửa Trúc Thôn Qúa trình hình thành và phát triển của Xí nghiệp Cách đây hơn 40 năm, ngày 25/11/1964 những tấn đất chịu lửa đầu tiên được khai lò. Ngày đó được chọn là ngày ra đời của Mỏ đất chịu lửa Trúc Thôn (thuộc Công ty Gang thép Thái Nguyên), nay là Công ty Cổ phần Trúc Thôn (thuộc Tổng Công ty Thép Việt Nam). Ngày 01/7/2001 Xí nghiệp Vật liệu chịu lửa ra đời thuộc Công ty vật liệu chịu lửa và khai thác đất sét Trúc Thôn ( nay là Công ty Cổ phần Trúc Thôn) Trải qua nhiều năm xây dựng và trưởng thành – từ ban đầu với đội ngũ công nhân viên chức chưa đầy 300 người với số lượng thiết bị phục vụ sản xuất còn lạc hậu, công cụ lao động còn thô sơ… đến nay, Xí nghiệp đã có nhiều thay đổi, có đội ngũ công nhân viên chức gần 800 người, cơ sở vật chất tăng lên hàng trăm lần. Xí nghiệp đang chuẩn bị cho mình bước vào hội nhập của nền kinh tế. Nhớ lại những năm đầu thành lập, khó khăn trong ban đầu xây dựng cơ sở. Qua những bước thăng trầm của cơ chế quản lý trong những giai đoạn khó khăn của đất nước và cơ chế thị trường, bằng trí tuệ, mồ hôi kể cả nước mắt, tập thể cán bộ công nhân xí nghiệp vẫn đứng vững, ngày càng khẳng định giá trị cao quý của lĩnh vực mình phục vụ. Từ đó không ngừng phát huy năng lực, hiệu quả và quy mô phát triển vươn tới tầm cao mới trong sản xuất, kinh doanh và cơ chế thị trường. Không chỉ làm nhiệm vụ khai thác nguyên liệu và sản xuất nhiều loại sản phẩm cung cấp cho cả ngành sản xuất thép, gốm sứ và mở rộng phục vụ ngành xây dựng. Sản phẩm của xí nghiệp luôn luôn khẳng định được chữ tín trên thị trường trong và ngoài nước. Mặt hàng của xí nghiệp ngày càng đa dạng, đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của thị trường. Xí nghiệp luôn kế thừa và phát huy tiềm năng, trí tuệ và thành quả lao động, đồng thời luôn vươn tới đưa hoạt động của xí nghiệp ngày càng lớn mạnh, xứng đáng với sự tin yêu của các thế hệ cán bộ, công nhân trong nhiều năm qua. Sau nhiều năm hoạt động, Xí nghiệp đã được đầu tư mới: mở rộng công trường khai thác, xây dựng dây truyền gạch ốp lát Ceramic, xây dựng nhà máy gạch đỏ Tuynel… có được đầu tư mới đã làm Xí nghiệp có sự thay đổi cả về chất và về lượng. Tạo cho Xí nghiệp sử dụng được nguồn nguyên liệu tại chỗ phù hợp với yêu cầu nâng cao chất lượng sản phẩm. Đầu tư mới với thiết bị công nghệ hiện đại tạo ra cho Xí nghiệp có khả năng bước vào hội nhập. Đây là một bước đột phá trong hoạt động kinh doanh của xí nghiệp. Thu nhập của người lao động ngày một tăng cao, đời sống dần được cải thiện. Đơn vị thực hiện dầy đủ các chỉ tiêu đối với nhà nước và các khoản đóng góp với địa phương. Lực lượng cán bộ công nhân viên Xí nghiệp tin tưởng vào sự lãnh đạo của Đảng uỷ, lãnh đạo Xí nghiệp, lãnh đạo Công ty và Tổng công ty Thép Việt Nam. 1.2. Đặc điểm tổ chức kinh doanh của Xí nghiệp 1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của Xí nghiệp Xí nghiệp Vật liệu chịu lửa Trúc Thôn thuộc Công ty Cổ phần Trúc Thôn là đơn vị thành viên của Tổng công ty Thép Việt Nam. Xí nghiệp Vật liệu chịu lửa Trúc Thôn được Tổng công ty Thép Việt Nam và Công ty Cổ phần Trúc Thôn giao nhiệm vụ: - Khai thác đất chịu lửa phục vụ cho các ngành như: sản xuất vật liệu chịu lửa, cơ khí, luyện kim, hoá chất… - Khai thác đất sét trắng và sơ chế, sản xuất các sản phẩm từ đất sét trắng phục vụ cho các ngành như : sản xuất gốm sứ, thức ăn gia súc, sử lý môi trường nước cho nuôi trồng thuỷ sản, đúc gia công cơ khí và các ngành công nghiệp khác… - Sản xuất gạch chịu lửa Samốt, vữa xây chịu lửa phục vụ cho xây các thiết bị lò chịu nhiệt trong các ngành như : xi măng, công nghệ luyện kim, gốm sứ, vật liệu chịu lửa, vật liệu xây dựng thuỷ tinh, cơ khí điện lực và các ngành dân dụng khác. - Sản xuất đất đèn phục vụ cho ngành cơ khí, luyện kim, hoá chất. 1.2.2. Nội dung kinh doanh của xí nghiệp Xí nghiệp với đội ngũ cán bộ có trình độ năng lực và nhiều kinh nghiệm trong quả lý cùng với đội ngũ kỹ sư chuyên sâu, công nhân kỹ thuật lành nghề tay nghề cao. Kết hợp với kinh nghiệm sản xuất và phát triển. Xí nghiệp đang vươn tới để phục vụ khách hàng ngày một tốt hơn với các chủng loại sản phẩm : + Gạch chịu lửa Samốt các loại. + Gạch chịu lửa trang trí, vữa xây dựng chịu lửa. + Đất chịu lửa, bột chịu lửa, đất sét trắng, bột sét trắng. + Đất đèn. 1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh 1.3.1. Đặc điểm bộ máy quản lý kinh doanh Hoạt động theo cơ chế thị trường Xí nghiệp Vật liệu chịu lửa Trúc Thôn được quyền chủ động quyết định tổ chức quản lí trong nội bộ để phù hợp với đặc điểm của xí nghiệp và để hoạt động có hiệu quả xí nghiệp tổ chức theo kiểu trực tuyến, theo đó toàn bộ hoạt động của xí nghiệp đều chịu sự quản lý thống nhất của Giám đốc xí nghiệp. Xí nghiệp thường xuyên kiệm toàn bộ máy tổ chức quản lý đảm bảo hoạt động có hiệu quả tổ chức bộ máy quản lý Giám đốc xí nghiệp Phó giám đốc xn Phòng Kế hoạch Kinh doanh Phòng tổ chức hành chính Phòng kỹ thuật sản xuất Phòng kế toán tài chính Phân xưởng: vật liệu chịu lửa Phân xưởng: đất đèn Phân xưởng: vật liệu xây dựng 1.3.2. Theo Sơ đồ trên, chức năng, nhiệm vụ phân cấp nội bộ của các phòng ban, bộ phận được phân chia như sau: Giám đốc xí nghiệp: là người đứng đầu bộ máy quản lý, chịu trách nhiệm cao nhất về hoạt động kinh doanh của xí nghiệp và là người chỉ huy cao nhất, điều hành mọi hoạt động của xí nghiệp. Giám đốc có nhiệm vụ đảm bảo hoạt động kinh doanh của xí nghiệp có hiệu quả, tạo công ăn việc làm cho cán bộ công nhân viên, sử dụng vốn có hiệu quả và thực hiện nghĩa vụ của xí nghiệp đối với ngân sách nhà nước. Phó Giám đốc: có trách nhiệm giúp đỡ Giám đốc trong việc phụ trách trực tiếp hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp. Phòng Kế hoạch kinh doanh: Chịu trách nhiệm quản lý điều hành toàn bộ các hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn xí nghiệp thực hiện các kế hoạch sản xuất kinh doanh, thực hiện việc cung ứng và tiêu thụ hàng hoá, quản lý kho, điều tra, xác nhận mức hoàn thành kế hoạch, cấp phát vật tư, nhập xuất các sản phẩm, nguyên vật liệu hàng hoá. Phòng Tổ chức hành chính: Tham mưu cho Giám đốc về quản lý hành chính, tổ chức bộ máy quản lý lao động, tiền lương. Nhiệm vụ chính là nghiên cứu, hoàn thiện mô hình tổ chức xí nghiệp, đào tạo, tổ chức xắp xếp cán bộ công nhân viên, xây dựng quỹ tiền lương, sử dụng lao động, giải quyết chế độ lao động. Phòng Kỹ thuật sản xuất: Xây dựng chính sách sản phẩm, quản lý về mọi hoạt động kỹ thuật của xí nghiệp. Tiếp nhận phân tích các thông tin khoa học, kỹ thuật mới, xây dựng quản lý các quy trình, quy phạm tiêu chuẩn, kỹ thuật chất lượng, sản phẩm định mức kỹ thuật, tổ chức kiểm tra, xác định trình độ tay nghề cho công nhân, kiểm tra quản lý các định mức kỹ thuật, quản lý hồ sơ kỹ thuật của xí nghiệp, lập dự án đầu tư, phát triển các dự án và tiểu dự án đầu tư phục vụ hoạt động đầu tư phát triển sản xuất kinh doanh của xí nghiệp . Phòng Tài chính Kế toán: Tham mưu với Giám đốc về quản lý, huy động và sử dụng các dòng tiền của xí nghiệp đúng mục đích đạt hiệu quả cao nhất, hạch toán kế toán và quản lý tài chính của xí nghiệp. Xây dựng kế hoạch tài chính công tác lợi nhuận cho sản xuất, kinh doanh, theo dõi giám sát, thực hiện các hợp đồng kính tế về mặt tài chính, theo dõi đôn đốc thu hồi vốn, quản lý nghiệp vụ hạch toán quy định, xây dựng quản lý giá thành và giá bán sản phẩm. Phân xưởng vật liệu chịu lửa: Quản đốc và Phó quản đốc phân xưởng theo dõi và giám sát việc sản xuất gạch chịu lửa. Phân xưởng vật liệu xây dựng: Quản đốc và Phó quản đốc phân xưởng theo dõi và giám sát việc sản xuất gạch chịu lửa và vữa xây. Phân xưởng đất đèn: Quản đốc và Phó quản đốc phân xưởng theo dõi và giám sát việc sản xuất đất đèn và bột chịu lửa. 1.4. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Xí nghiệp Vật liệu chịu lửa Trúc Thôn Bộ máy kế toán của xí nghiệp được tổ chức theo hình thức tập trung. Phòng Tài chính kế toán thực hiện toàn bộ các công tác kế toán của xí nghiệp. Bộ máy kế toán của xí nghiệp được tổ chức theo sơ đồ sau: Kế toán trưởng Kế toán vật tư Kế toán tiền lương, tiêu thụ Kế toán tập hợp chi phí, tính giá thành sản phẩm Kế toán thanh toán Thủ quỹ, thống kê tổng hợp * Phòng Kế toán gồm 06 người: 01 kế toán trưởng và 05 nhân viên kế toán và được phân công nhiệm vụ cụ thể như sau: Kế toán trưởng: Phụ trách phòng, phụ trách chung công tác kế toán tài chính xí nghiệp. Kế toán giá thành: Thay kế toán trưởng điều hành các công việc của phòng khi kế toán trưởng đi vắng (các vấn đề về thu, chi tài chính, thực hiện theo văn bản uỷ quyền cụ thể) tham gia trong công tác quản lý tài chính. Theo dõi chi phí 621, 622, 627, 154 và tổng hợp giá thành. Lập báo cáo nhanh tình hình sản xuất tiêu thụ tháng. Kế toán thanh toán: Theo dõi các tài khoản 1111, 1121, 136, 1388, 141, 1331, 635, 515, 311, 341. Lập các giải trình, nhật ký, báo cáo nhanh, báo cáo tài chính liên quan đến các tài khoản được phân công theo dõi theo quy định. Kế toán tiêu thụ, kế toán lương v à các khoản trích theo lương: Theo dõi các tài khoản 131, 155, 156, 511, 512, 513, 632, 641, 642, 811, 711, 334, 338. Kế toán vật tư, kế toán phải trả người bán: Theo dõi các tài khoản 1522, 1523, 1524, 153, 1526. Thủ quỹ: Chịu trách nhiệm quản lý quỹ tiền mặt, tuyệt đối cấm việc cho vay để ngoài sổ sách, không có chứng từ. Sau đây là kết quả hoạt động của một số năm gần đây của xí nghiệp vật liệu chịu lửa Trúc Thôn: Đơn vị: Đồng Năm Chỉ tiêu Số tuyệt đối Số tương đối (%) 2003 2004 2005 2004/2003 2005/2004 Vốn kinh doanh 3.200.000.000 3500.000.000 3700.000.000 9,3 5,7 Doanh thu thuần 11.341.368.000 13.790.720.000 14.291.751.000 21,6 3,6 Lợi nhuận về BH và cung cấp DV 28.362.000 34.443.700 53.942.000 21,4 56,6 Lãi vay phải trả 5.171.571 8.380.000 10.406.743 62,0 24,2 Số phải nộp ngân sách 459.654.989 445.524.984 481.190.966 -3,1 8,0 Số lao động bình quân(người) 350 305 282 -12,8 -7,5 Thu nhập bình quân (1người/tháng) 881.348 891.970 1.174.556 1,2 31,7 Qua bảng kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong những năm gần đây cho thấy hoạt động của xí nghiệp ngày càng phát triển: Doanh thu không ngừng tăng. Đến năm 2005 vượt 5,7% doanh thu so với năm 2004, đã đóng góp vào ngân sách nhà nước 481.190.966 đồng. Xí nghiệp đã áp dụng tiến bộ của khoa học kỹ thuật vào trong sản xuất lên đã tiết kiệm được nhân lực dư thừa vì vậy số lao động bình quân giảm và nâng cao thu nhập bình quân đầu người : Năm 2005 thu nhập bình quân đầu người tăng 31,7% so với năm 2004. Chương 2 một số vấn đề thu nhận được thực tế trong thời gian thực tập tại xí nghiệp Xí nghiệp Vật liệu chịu lửa Trúc Thôn là đơn vị hạch toán phụ thuộc và chịu kết quả về hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Do đó công tác hạch toán, kế toán tại xí nghiệp cũng tuân theo những nguyên tắc, chế độ, chuẩn mực do Bộ Tài chính ban hành theo Quyết định số 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995. Qua thời gian thực tế thực tập tại xí nghiệp em phần nào hiểu được công tác hạch toán kế toán của đơn vị sản xuất kinh doanh. 2.1. Hệ thống chứng từ sử dụng tại xí nghiệp. Như ta đã biết mọi số liệu ghi chép vào sổ kế toán đều phải có cơ sở đảm bảo tính pháp lý được mọi người thừa nhận. Những số liệu đó phải được chứng minh một cách hợp lý, hợp pháp theo những quy định của Nhà nước về công tác kế toán ở các doanh nghiệp. Chứng từ kế toán là những bằng chứng chứng minh v ề nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã hoàn thành. Theo quy định thì hệ thống chứng từ kế toán bao gồm 2 loại: - Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc (chứng từ ban đầu) theo mẫu chung của Bộ Tài chính: hoá đơn giá trị gia tăng, thẻ kho, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu chi, phiếu thu. - Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn (chứng từ nghiệp vụ nội sinh): bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, bảng thanh toán BHXH, các biên bản nghiệm thu, biên bản kiểm kê vật tư, giấy đề nghị tạm ứng, thanh toán tiền tạm ứng. 2.2. Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng trong xí nghiệp Xí nghiệp Vật liệu chịu lửa Trúc Thôn áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên, nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ 2.2.1: Hệ thống kế toán tổng hợp : Xí nghiệp sử dụng các tài khoản theo chế độ quy định của kế toán doanh nghiệp : -TK 111, 112, 133, 131, 152, 153……… TK 211, 212, 214, 241, 222, 228……….. TK 311, 331, 341, 334, 338, 333, 336 ………. TK 411, 441, 421, 431 ……….. TK 511, 512, 515……… TK 621, 622, 627, 641, 642, 632 ……. TK 711 TK 811 TK 911 Ngoài ra xí nghiệp còn sử dụng một số TK ngoàI bảng như:TK001,003,005,007.. 2.2.2 Hệ thống TK chi tiết: Mở cho tất cả các TK tổng hợp cần mở chi tiết 2.3. Hình thức sổ kế toán áp dụng tại xí nghiệp 2.3.1Sổ kế toán tổng hợp : Doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ kế toán là “sổ nhật ký chung” và nhật ký chuyên dùng. Sổ cái  Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại Nhật ký chung và nhật ký chuyên dùng Báo cáo quỹ hàng ngày Sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Đối chiếu, kiểm tra số liệu Bảng cân đối tài khoản Báo cáo kế toán 2.3.2 Sổ kế toán chi tiết : Sổ kế toán chi tiết mở cho tất cả các tàI khoản tổng hợp cần theo dõi chi tiết, như :sổ chi tiết TK 152.2, sổ chi tiết TK 152.3, sổ chi tiết TK 152.4………. 2.4. Hệ thống báo cáo sử dụng ở xí nghiệp. 2.4.1 Báo cáo tàI chính : -Xí nghiệp áp dụng niên độ kế toán từ 01/01/N đến 31/12/N. -Xí nghiệp áp dụng kỳ kế toán theo quý. Xí nghiệp Vật liệu chịu lửa Trúc Thôn áp dụng bốn mẫu báo cáo tài chính bắt buộc theo quy định của Nhà nước. Báo cáo tài chính được lập vào cuối mỗi kỳ và nộp cho cấp trên (phòng tài chính kế toán của công ty cổ phần Trúc Thôn). - Bảng cân đối kế toán (mẫu số B01-DN) - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (mẫu số B02-DN) - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (mẫu số B03-DN) Thuyết minh báo cáo tài chính (mẫu số B09-DN) 2.4.2 Báo cáo nội bộ Báo cáo nội bộ phục vụ cho việc quản trị doanh nghiệp rất phong phú và đa dạng như: - Báo cáo công nợ (thường xuyên) - Báo cáo phân tích tình hình tài chính - Báo cáo doanh thu bán hàng Báo cáo nhập – xuất – tồn kho… chương 3 tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Xí nghiệp Vật liệu chịu lửa Trúc Thôn 3.1. Lý luận chung về kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp. 3.1.1. Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ. 3.1.1.1. Yêu cầu quản lý Quá trình sản xuất là sự kết hợp giữa ba yếu tố: lao động, tư liệu lao động, đối tượng lao động. Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là đối tượng lao động đã được thay đổi do lao động có ích của con người tác động vào. Trong quá trình sản xuất nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tham gia vào chu kì sản xuất kinh doanh, bị tiêu hao toàn bộ và chuyển toàn bộ giá trị một lần vào chi phí sản xuất tạo nên giá thành sản phẩm. Không chỉ tác động vào giá thành sản phẩm, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ còn đóng vai trò quan trọng trong việc tạo nên chất lượng sản phẩm, để tạo nên sản phẩm có chất lượng cao, giá thành hạ thì việc quản lí, sử dụng nguyên vật liệu sao cho hợp lí là rất cần thiết. Nếu xét một cách toàn diện thì nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là một trong những yếu tố không thể thiếu được của bất cứ quá trình sản xuất nào. Dưới hình thái hiện vật nó là bộ phận quan trọng của tài sản lao động, còn dưới hình thái giá trị nó biểu hiện thành vốn lưu động của doanh nghiệp. Để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động cần phải tăng tốc độ lưu chuyển của vốn lưu động từ đó không tách dời với việc dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ một cách tiết kiệm và hợp lí. Những phân tích trên cho thấy nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ có vị trí đặc biệt trong quá trình sản xuất, kinh doanh là điều kiện đầu tiên để duy trì hoạt động sản xuất, là nhân tố chủ yếu trong chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm, chất lượng sản phẩm và là bộ phận của vốn lưu động. Với vai trò như vậy việc quản lí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ phải được quan tâm đúng mức. Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ phải được giám sát kiểm tra ở tất cả các khâu từ khi mua bảo quản đến dự trữ sử dụng. Khâu mua: Do trong quá trình sản xuất sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ do đó phải quản lí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cho đủ số lượng, đúng chủng loại, đảm bảo chất lượng tránh gây tổn thất, thất thoát, đảm bảo nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ mua về đúng qui định, đúng yêu cầu sử dụng và giá mua thích hợp để hạ chi phí thu mua góp phần hạn giá thành sản phẩm. Khâu bảo quản: Phải thực hiện bảo quản nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo đúng qui định cho từng loại. Tổ chức kho tàng hợp lí phù hợp với qui mô tổ chức sản xuất của doanh nghiệp, đảm bảo an toàn chống lãng phí, tổn thất. Khâu dự trữ: Việc dự trữ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ phải phù hợp để đáp ứng yêu cầu kịp thời, đầy đủ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh. Doanh nghiệp phải xác định được mức dự trữ tối đa, tối thiểu để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được bình thường, không gây gián đoạn sản xuất do khâu cung ứng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ không kịp thời hoặc không gây ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều. Khâu sử dụng: Chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ chiếm tỉ trọng lớn trong quá trình sản xuất sản phẩm, vì vậy phải sử dụng đúng định mức tiêu hao, đúng qui cách, đúng chủng loại và qui trình sản xuất, đảm bảo tiết kiệm hợp lí, phát huy cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nâng cao chất lượng sản phẩm. Trong khâu này cần phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng trong sản xuất kinh doanh. Do công tác quản lí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ có tầm quan trọng như vậy nên việc tăng cường quản lí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là rất cần thiết. Phải làm cải tiến công tác quản lí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cho phù hợp với thực tế sản xuất, coi đây là yêu cầu bức thiết đưa công tác quản lí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ vào nề nếp khoa học. 3.1.1.2. Nhiệm vụ hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Để góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả quản lí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ thì kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau đây: Phản ánh chính xác, kịp thời và kiểm tra chặt chẽ tình hình cung cấp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tên các mặt: số lượng, chất lượng, chủng loại, giá trị và thời gian cung cấp. Tính toán và phân bố chính xác kịp thời giá trị nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng cho các đối tượng khác, kiểm tra chặt chẽ việc thực hiện định mức tiêu hao nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, phát hiện và ngăn chặn kịp thời những trường hợp sử dụng sai mục đích, lãng phí. Thường xuyên kiểm tra việc thực hiện các định mức dự trữ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ phát hiện kịp thời các loại ứ đọng, kém phẩm chất chưa cần dùng và có biện pháp giải phóng để thu hồi vốn nhanh chóng, hạn chế các thiệt hại. Thực hiện việc kiểm kê nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo yêu cầu quản lí, lập các báo cáo về nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tham gia công tác phân tích việc thực hiện kế hoạch thu mua, dự trữ, sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Từ những trình bày ở trên ta thấy để hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả thì việc hạch toán đối với nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là rất cần thiết và không thể thiếu đối với các doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực nhất là các doanh nghiệp sản xuất thuộc mọi thành phần kinh tế khác nhau. 3.1.2. Phân loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ sử dụng trong doanh nghiệp bao gồm nhiều loại có công dụng khác nhau, được sử dụng ở nhièu bộ phận khác nhau, có thể được bảo quản, dự trữ trên nhièu địa bàn khác nhau. Do vậy để thống nhát công tác quản lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ giữa các bộ phận có liên quan, phục vụ cho yêu cầu phân tích, đánh giá tình hình cung cấp, sử dung nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cần phải có cách phân loại thích đáng. 3.1.2.1. Phân loại nguyên vật liệu. - Nếu căn cứ vào công dụng chủ yếu của nguyên vật liệu thì nguyên vật liệu được chia thành các loại. Nguyên vật liệu chính: gồm các loại nguyên liệu, vật liệu tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất để cấu tạo nên thực thể bản thân của sản phẩm. Nguyên vật liệu phụ: Bao bồm các loại nguyên vật liệu được sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính để nâng cao chất lượng cũng như tính năng, tác dụng của sản phẩm và các loại nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình hoạt động và bảo quản các loại tư liệu lao động, phục vụ cho công việc lao động của công nhân. Nguyên liệu: Gồm các loại nguyên vật liệu được dùng để tạo ra năng lượng phục vụ cho hoạt động của các loại máy móc thiết bị và dùng trực tiếp cho sản xuất. Phụ tùng thay thế: bao gồm các loại nguyên vật liệu được dùng cho việc thay thế, sửa chữa các loại tài sản cố định là máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải, truyền dẫn. Các loại nguyên vật liệu khác: Gồm các loại nguyên vật liệu không thuộc các loại nguyên vật liệu đã nêu trên như: phế liệu thu hồi được trong quá trình sản xuất và thanh lý tài sản….. - Nếu căn cứ vào nguồn cung cáp nguyên vật liệu thì nguyên vật liệu được chia thành: Nguyên vật liệu mua ngoài Nguyên vật liệu tự sản xuất Nguyên vật liệu có từ nguồn khác (được cấp, nhận góp vốn….) 3.1.2.2. Phân loại công cụ dụng cụ Để phục vụ tốt cho công tác kế toán, toàn bộ công cụ dụng cụ được chia thành: Các loại dụng cụ, gá lắp chuyên môn dùng cho sản xuất. Dụng cụ đồ nghề Dụng cụ quản lý Lán trại tạm thời Dụng cụ phục vụ cho nhu cầu văn hoá Bao bì luân chuyển Đồ dùng cho thuê Tuy nhiên việc phân loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ như trên vẫn mang tính tổng quát mà chưa đi vào từng loại, từng thứ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cụ thể để phục vụ cho việc quản lí chặt chẽ và thống nhất cho toàn doanh nghiệp. Để phục vụ tốt cho nhu cầu quản lí chặt chẽ và thống nhất các loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở các bộ phận khác nhau, đặc biệt là phục vụ cho yêu cầu sử lý thông tin trên máy tính thì việc lập bảng danh điểm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là hết sức cần thiết. Trên cơ sở phân loại theo công dụng như trên, tiến hành xác lập danh điểm theo loại, nhóm, thứ, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Cần phải quy định thống nhất tên gọi, ký hiệu, mã hiệu, quy cách, đơn vị tính và giá của từng loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. 3.1.3. Tính giá thực tế nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ 3.1.3.1. Tính giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho - Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ mua ngoài: Chi phí thu mua thực tế Khoản giảm giá được hưởng Giá mua ghi trên hoá đơn Giá nhập kho - + = Lưu ý: nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ mua từ nước ngoài thì thuế nhập khẩu được tính vào giá nhập kho. Khoản thuế GTGT nộp khi mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cũng được tính vào giá nhập nếu doanh nghiệp không thuộc diện nộp thuế theo phương pháp khấu trừ. - Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tự sản xuất: giá nhập kho là giá thành thực tế sản xuất. - Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ thuê ngoài gia công chế biến Chi phí vận chuyển, bốc dỡ nguyên vật liệu , công cụ dụng cụ đi và về Tiền thuê chế biến Giá xuất nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đem chế biến Giá nhập kho = - + - Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ được cấp Giá do đơn vị cấp thông báo Giá nhập kho = - Chi phí vận chuyển bốc dỡ - Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nhận góp vốn: Giá nhập kho là giá do Hội đồng định giá xác định (được sự xác nhận của các bên có liên quan). - Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ được biếu tặng: Giá nhập kho là giá thực tế được xác định theo thời giá trên thị trường. 3.1.3.2. Tính giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho Doanh nghiệp có thể sử dụng một trong bốn phương pháp: Thực tế đích danh, nhập trước – xuất trước, nhập sau – xuất trước và đơn giá bình quân. Khi sử dụng phương pháp tính giá phải tuân thủ nguyên tắc nhất quán. - Phương pháp tính theo giá thực tế đích danh: Cách tính này được sử dụng trong trường hợp doanh nghiệp quản lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo từng lô hàng nhập. Hàng xuất thuộc mô hàng nào lấy đơn giá nhập của lô hàng đó để tính. Phương pháp này thường được sử dụng với những loại hàng có giá trị cao, thường xuyên có cải tiến mẫu mã và chất lượng. - Phương pháp nhập trước – xuất trước: Theo cách tính này, người ta giả định lô hàng nào nhập trước thì xuất trước. Hàng xuất thuộc lô hàng nhập nào lấy đơn giá vốn của lô hàng đó để tính. - Phương pháp nhập sau – xuất trước: Theo cách tính này, người ta giả định lô hàng nào nhập sau thì xuất trước. Hàng xuất thuộc lô hàng nào lấy đơn giá vốn c ủa lô hàng đó để tính. - Phương pháp đơn giá bình quân: Theo phương pháp này, giá thực tế nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho được căn cứ vào số lượng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho trong kỳ và đơn giá bình quân để tính: = Đơn giá bình quân Trị giá N V L , C C D C tồn đầu kỳ + trị giá N V L, C C D C nhập trong kỳ Số lượng N V L, CC DC tồn đầu kỳ + số lượng N V L, CC DC nhập trong kỳ = Số lượng N V L, CC DC xuất kho X đơn giá bình quân Trị giá NV L, CC DC xuất kho 3.1.4. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Tổ chức công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ có ý nghĩa quan trọng đối với công tác bảo quản nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và công tác kiểm tra tình hình cung cấp sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ vừa được thực hiện ở kho, vừa được thực hiện ở phòng kế toán. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ được thực hiện theo một trong ba phương pháp: Phương pháp thẻ song song Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Phương pháp sổ số dư 3.1.4.1. Tổ chức kế toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép. Hàng ngày căn cứ vào chứng từ nhập – xuất để ghi số lượng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ vào thẻ kho và vào cuối ngày tính gia số tồn kho của từng loại trên thẻ kho. ở phòng kế toán : Sử dụng sổ chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn của từng loại cả về số lượng và giá trị, cuối kỳ lập bảng tổng hợp kiêm báo cáo tình hình nhập – xuất – tồn nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo kho và danh điểm. Phương pháp thẻ song song đơn giản, dễ thực hiện và tiện lợi khi được sử lý bằng máy tính. Hiện nay phương pháp này được áp dụng phổ biến ở các doanh nghiệp. 3.1.4.2. Tổ chức kế toán chi tiết theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. ở kho: Thủ kho vẫn sử dụng các thẻ kho để ghi chép tình hình nhập – xuất – tồn của từng loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ về số lượng. ở Phòng kế toán: Để theo dõi từng loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nhập, xuất về số lượng và giá trị, kế toán sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển. Đặc điểm ghi chép là chỉ thực hiện ghi chép một lần vào cuối kỳ trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập, xuất trong kỳ và mỗi danh điểm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ được ghi một lần trên sổ đối chiếu luân chuyển. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển cũng đơn giản, dễ thực hiện nhưng có nhược điểm là khối lượng ghi chép của kế toán dồn vào cuối tháng quá nhiều nên ảnh hưởng đến tính kịp thời của việc cung cấp thông tin kế toán cho các đối tượng khác nhau. 3.1.4.3. Tổ chức kế toán chi tiết theo phương pháp sổ số dư Phương pháp sổ số dư là phương pháp được sử dụng cho những doanh nghiệp dùng giá hạch toán để hạch toán giá trị nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nhập xuất tồn kho. Đặc điểm của phương pháp này là ở kho chỉ theo dõi nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ về số lượng còn ở phòng kế toán theo dõi về giá trị (theo giá hạch toán). ở kho: Thủ kho vẫn sử dụng đ._.