Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Nhà máy thuốc lá Thăng Long

án, tự chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động của mình. Để có thể tồn tại và phát triển trong cơ chế thị trường, một trong những điều kiện quyết định của doanh nghiệp sản xuất kinh doanh là phải tiêu thụ được sản phẩm hàng hoá của mình. Có như vậy thì doanh nghệp mới thu hồi được vốn nhanh để quay vòng vốn và bù đắp cho những chi phí đã bỏ ra, thu được lãi và có thể tái sản xuất hoặc tích luỹ đầu tư, mở rộng quy mô kinh doanh. Vì vậy, sản xuất và tiêu thụ là vấn đề cần quan tâm hàng đầu của mỗi doanh nghiệp. Cũng như nhiều doanh nghiệp khác trong nền kinh tế thị trường, Nhà máy thuốc lá Thăng Long luôn luôn quan tâm tới việc tổ chức tiêu thụ sản phẩm nhằm thu lợi nhuận lớn nhất cho nhà máy. Là một doanh nghiệp chuyên sản xuất và kinh doanh thuốc lá điếu thì việc bán hàng là khâu cuối cùng và quan trọng nhất để từ đó có cơ sở lập kế hoạch về tiêu thụ cho kỳ kinh doanh tới. Đó chính là lý do để các nhà quản lý doangh nghiệp phải luôn nghiên cứu, hoàn thiện các phương pháp quản lý nhằm thúc đẩy quá trình tiêu thụ sản phẩm hàng hoá. Một trong những công cụ quản lý quan trọng có vai trò tích cực trong việc quản lý điều hành kiểm soát các hoạt động tiêu thụ đó là kế toán tiêu thụ. Kế toán tiêu thụ là một bộ phận công việc phức tạp và chiếm tỉ trọng lớn trong toàn bộ công việc kế toán. Việc tổ chức hợp lý quá trình kế toán, kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá là yêu cầu hết sức cần thiết không riêng với bất cứ doanh nghiệp nào. Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này, qua nghiên cứu lý luận và được tiếp xúc trực tiếp với thực tế công tác kế toán tại Nhà máy thuốc lá Thăng Long cùng với sự hướng dẫn nhiệt tình của cán bộ, nhân viên phòng tài chính – kế toán trong nhà máy, em đã mạnh dạn chọn đề tài : “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Nhà máy thuốc lá Thăng Long”. Bài chuyên đề gồm ba phần: Phần thứ nhất: Lý luận chung về kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong các doanh nghiệp. Phần thứ hai: Thực trạng về tổ chức công tác kế toán bán hàng ở Nhà máy thuốc lá Thăng Long. Phần thứ ba: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Nhà máy thuốc lá Thăng Long. Phần thứ nhất Lý luận chung về tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong các doanh nghiệp. I. Vai trò của tổ chức công tác kế toán bán hàng. Thương mại thực chất là quá trình trao đổi hàng hoá thông qua mua bán trên thị trường. Theo nghĩa rộng, thương mại là quá trình kinh doanh, là khâu tất yếu của quá trình tái sản xuất và được coi là mạch máu của quá trình sản xuất và tiêu dùng. Hoạt động thương mại thực hiện chức năng chủ yếu là mua, bán, trao đổi, dự trữ hàng hoá. Trong đó, bán hàng là khâu cuối cùng trong quá trình hoạt động kinh doanh, của doanh nghiệp thương mại. thông qua bán hàng, giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá được thực hiện, vốn của doanh nghiệp thương mại được chuyển từ hình thái hiện vật là hàng hoá sang hình thái giá trị (tiền tệ), doanh nghiệp thu hồi được vốn bỏ ra, bù đắp được chi phí và có nguồn tích lũy để mở rộng kinh doanh. Mỗi doanh nghiệp là một đơn vị hạch toán kinh doanh độc lập, tự tổ chức, quản lý hoạt động kinh doanh của mình. Đối với doanh nghiệp thương mại phải tổ chức rất nhiều hoạt động khác nhau như tạo nguồn mua hàng, nghiên cứu thị trường, quản lý dự trữ. Trong đó bán hàng là khâu quan trọng nhất, chỉ có bán được hàng hoá thì doanh nghiệp mới thu hồi được vốn kinh doanh, thu được lợi nhuận và mở rộng hoạt động kinh doanh của mình. Tổ chức tốt công tác bán hàng là yếu tố quan trọng kích thích sự tăng trưởng nền kinh tế và mở rộng thị trường cho sản xuất trong kỳ kinh doanh tiếp theo. Mặt khác, điều này còn góp phần vào việc chuyển dịch cơ cấu kinh tế và nâng cao chất lượng sản phẩm. Bán hàng kéo theo sự phát triển của sản xuất, đây là nguồn thu hút lao động lớn với thu nhập ổn định góp phần giải quyết tình trạng thất nghiệp và nâng cao đời sống dân cư. Chính vì vậy, việc tổ chức tốt công tác kế toán bán hàng có ý nghĩa hết sức quan trọng trong quá trình sản xuất sản phẩm xã hội nói chung và trong hoạt động sản xuất kinh doanh nói riêng. II. Yêu cầu của tổ chức công tác kế toán bán hàng trong quản lý kinh tế tài chính. Trong nền kinh tế thị trường với cơ chế quản lý kinh tế mới, Nhà nước không còn bù lỗ cho các doanh nghiệp, các doanh nghiệp có quyền tự chủ trong kinh doanh, có quan hệ bình đẳng trước pháp luật. Do vậy, các nhà quản ký phải sử dụng tốt công cụ kế toán nhằm đưa ra các quyết định đúng đắn, phù hợp, chính xác giúp cho doanh nghiệp hoạy động đúng hướng và có lãi. Để thực hiện tốt vai trò và nhiệm vụ kinh doanh thì các doanh nghiệp phải tuân thủ theo những yêu cầu sau: Đảm bảo hàng hoá tham kí kết hợp đồng phải đạt chủ tiêu chất lượng, mẫu mã phong phú, giá cả phù hợp để công ty kinh doanh có lãi. Nắm vững các điều kiện tham gia kí kết hợp đồng. Bám sát thị trường mục tiêu, nghiên cứu sâu phạm vi hoạt động của mình ở thị trường tiềm năng. Tìm hiểu cụ thể rõ ràng về mọi mặt của bên đối tác như: tư cách pháp nhân, tình hình tài chính, uy tín kinh doanh trên thương trường. Các yếu tố này rất quan trọng, nó đảm bảo cho tính hợp pháp, sự an toàn và khả năng thực hiện hợp đồng. Kế hoạch bán hàng hoá phải được xem xét một cách cẩn thận kỹ lưỡng trên cơ sở hợp đồng kinh tế với khả năng sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Ngoài ra, chỉ tiêu pháp lệnh như chỉ tiêu doanh thu, có sự hướng dẫn và kiểm tra của cơ quan chủ quản hay là cơ quan quản lý cấp trên, còn các chỉ tiêu kế haọch khác doanh nghiệp phải tự xây dựng và quản lý như chỉ tiêu vốn, chi phí. Khi thanh lý hợp đồng các bên phải căn cứ vào tình hình thực hiện hợp đồng và những điều khoản quy định trong hợp đồng để khi có tranh chấp thì tuỳ thuộc vào tình hình cụ thể để có phương pháp giải quyết thích hợp. Như vậy, trong hoạt động kinh doanh bán hàng hoá, các yêu cầu quản lý được đặt ra hết sức chặt chẽ, nó thể hiện tổng hợp quá trình hoạt động đối với tất cả các khâu nghiệp vụ từ khi chuẩn bị hàng hoá để kí hợp đồng đến việc tổ chức thực hiện và thanh lý hợp đồng. III. Nguyên tắc chung của hạch toán kế toán bán hàng. 1.Thời điểm xác định hàng hoá được tiêu thụ. Trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp thương mại phục vụ cho một số lượng đông đảo người tiêu dùng, bao gồm các cá nhân, các đơn vị sản xuất, kinh doanh khác và các cơ quan tổ chức xã hội. Vì thế, các doanh nghiệp kinh doanh thương mại có thể bán hàng theo nhiều phương thức khác nhau như bán buôn, bán lẻ hàng hoá, đại lý ký gửi. Trong mỗi phương thức bán hàng lại có thể thực hiện dưới nhiều hình thức khác nhau (trực tiếp, chuyển hàng chờ chấp nhận,…) Thời điểm ghi nhận doanh thu bán hàng là thời điểm hàng hoá được xác định là tiêu thụ. Cụ thể: - Bán buôn qua kho, bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thứcgiao hàng trực tiếp: Thời điểm ghi nhận doanh thu là thời điểm đại diện bên mua ký nhận đủ hàng, thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận nợ. - Bán buôn qua kho, bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng: Thời điểm ghi nhận doanh thu là thời điểm thu được tiền của bên mua hoặc bên mua xác nhận đã nhận được hàng và chấp nhận thanh toán. - Bán lẻ hàng hoá: Thời điểm ghi nhận doanh thu là thời điểm nhận được báo cáo bán hàng của nhân viên bán hàng. - Bán hàng đại lý ký gửi: Thời điểm ghi nhận doanh thu là thời điểm cơ sở đại lý, ký gửi thanh toán tiền hàng hay chấp nhận thanh toán hoặc thông báo hàng đã bán được. 2. Hàng hoá được coi là hoàn thành việc bán trong doanh nghiệp thương mại, được ghi nhận doanh thu bán hàng phải đảm bảo các điều kiện nhất định. thưo quy định hiện hành, được coi là hàng bán phải thoả mãn các điều kiện sau. - Hàng hoá phải thông qua quá trình mua, bán và thanh toán theo một phương thức thanh toán nhất định. - Hàng hoá phải được chuyển quyền sở hữu từ doanh nghiệp thương mại (bên bán) sang bên mua và doanh nghiệp thương mại đẵ thu được tiền hay một loại hàng hoá khác hoặc được người mua chấp nhận nợ. - Hàng hoá bán ra phải thuộc diện kinh doanh của doanh nghiệp, do doanh nghiệp mua vàp hoặc gia công, chế biến hay nhận vốn góp, nhận cấp phát, tặng thưởng,… Ngoài ra, các trường hợp sau cũng được coi là hàng bán: * Hàng hoá xuất để đổi lấy hàng hoá khác, còn được gọi là hàng đối lưu hay hàng đổi hàng. * Hàng hoá xuất để trả lương, tiền thưởng cho công nhân viên, thanh toán thu nhập cho các thành viên của doanh nghiệp. * Hàng hoá xuất làm quà, biếu tặng, quảng cáo, chào hàng,… * Hàng hoá xuất dùng trong nội bộ, phục vụ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. * Hàng hoá hao hụt, tổn thất trong khâu bán, theo hợp đồng bên mua chịu. 3. Xác định doanh thu hàng hoá bán ra: Theo quy định hiện hành của Bộ Tài Chính, Quyết định số 129/2001 QĐ - BTC ngày 31/12/2001 và Thông tư 89/2002/ TT – BTC về hướng dẫn kế toán thực hiện chuẩn mực “ Doanh thu và thu nhập khác” thì doanh thu được xác định như sau: - Doanh thu bán hàng : là số tiền ghi trên hoá đơn bán hàng, trên hợp đồng cung cấp lao vụ, dịch vụ hay doanh thu bán hàng là chỉ tiêu giá trị sản lượng hàng hoá được thực hiện cho việc bán sản phẩm, hàng hoá cung cấp lao vụ, dịch vụ cho khách hàng. Công thức: Doanh thu bán hàng = Khối lượng hàng tiêu thụ x Giá bán đơn vị hàng bán Trong đó, giá bán đươc ghi nhận theo giá thanh toán (giá có thuế) hoặc giá chưa có thuế (thuế VAT). - Doanh thu bán hàng thuần: là phần còn lại của doanh thu bán hàng sau khi đã trừ đi các khoản giảm trừ doanh thu. Công thức xác định: Doanh thu thuần = Tổng doanh thu - Các khoản giảm trừ IV. Nhiệm vụ của kế toán Trong quản lý kinh doanh ở các doanh nghiệp thương mại kế toán luôn giữ vai trò hết sức quan trọng vì nó là công cụ hiệu lực để điều hành, quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hóa, kiểm tra việc bảo vệ sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn nhằm đảm bảo quyền chủ động trong sản xuất kinh doanh và tự chủ tài chính của các donh nghiệp. Ngoài ra, đây còn là công cụ để thực hiện tốt hạch toán kinh doanh. Do đó, kế toán trong các đơn vị kinh doanh hàng hoá phải thực hiện tốt, nhất là bộ phận kế toán bán hàng. Trong doanh nghiệp thương mại, nghiệp vụ bán hàng có các nhiệm vụ cơ bản sau: - Ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ và chính xác tìnhd hình bán hàng của doanh nghiệp trong kỳ cả về giá trị và số lượng hàng bán trên tổng số và trên từng mặt hàng, từng địa điểm bán hàng, từng phương thức bán hàng. - Tính toán và phản ánh chính xác tổng giá thanh toán của hàng bán và bao gồm cả doanh thu bán hàng, thuế giá trị gia tăng đầu ra của từng nhóm mặt hàng, từng hóa đơn, từng khách hàng, từng đơn vị trực thuộc (theo các cửa hàng, quầy hàng,…) - Xác định chính xác giá mua thực tế của lượng hàng đã tiêu thụ, đồng thời phân bổ chi phí thu mua cho hàng tiêu thụ nhằm xác định kết quả bán hàng. - Kiểm tra đôn đốc tình hình thu hồi và quản lý tiền hàng, quản lý khách nợ, theo dõi chi tiết theo từng khách hàng, lô hàng, số tiền mà khách nợ, thời hạn và tình hình trả nợ. - Tập hợp đầy đủ, chính xác, kịp thời các khoản chi phí bán hàng thực tế phất sinhvà kết chuyển (hay phân bổ) chi phí bán hàng cho hàng tiêu thụ, làm căn cứ để xác định kết quả kinh doanh. - Cung cấp thông tin cần thiết về tình hình bán hàng, phục vụ cho việc chỉ đạo, điều hành hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. - Tham mưu cho lãnh đạo về các giải pháp để thúc đẩy quá trình bán hàng. Từ những nhiệm vụ trên ta thấy, kế toán bán hàng thực sự đóng một vai trò hết sức quan trọng và cần thiết cho quá trình sản xuất kinh doanh hàng hoá. Nhất là trong giai đoạn hiện nay, cùng với sự đổi mới sâu sắc, triệt để của cơ chế quản lý kinh tế đã và đang đòi hỏi phải cải tiến và hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán nhằm nâng cao chất lượng quản lý kinh tế. V. Nội dung tổ chức kế toán bán hàng trong cácdoanh nghiệp. Hạch toán giá vốn hàng bán. 1.1. Phương pháp xác định giá vốn. Đối với doanh nghiệp sản xuất kinh doanh hay doanh nghiệp thương mại thì trị giá vốn hàng hóa bao gồm giá mua hàng hóa và phí thu mua phân bổ tương ứng. Giá mua hàng hóa xuất kho được tính theo phương pháp đánh giá hàng tồn kho thích hợp. Phần phí thu mua hàng hóa được tập hợp, phân bổ, kết chuyển cuối kỳ tuỳ theo tính chất phát sinh có liên quan trực tiếp hay gián tiếp tới lô hàng nhập vào, xuất bán. Để xác định giá vốn hàng hoá tiêu thụ doanh nghiệp có thể sử dụng một trong các phương pháp sau: Phương pháp đơn giá bình quân: Theo phương pháp này giá thực tế hàng xuất bán được tính theo công thức sau: Giá thực tế hàng hoá xuất kho = Số lượng hàng hoá xuất kho x Giá bình quân một đơn vị hàng hoá Trong đó, đơn giá bình quân một đơn vị hàng hoá được tính theo công thức sau: - Giá thực tế bình quân cả kỳ dự trữ: Giá thực tế bình quân cả kỳ dự trữ = Giá thực tế hàng hóa tồn đầu kỳ + Giá thực tế hàng hóa nhập trong kỳ Lượng thực tế hàng hóa tồn đầu kỳ + Lượng thực tế hàng hoá nhập trong kỳ Tuy nhiên, độ chính xác không cao và việc tính toán chỉ tiêu được thực hiện vào cuối tháng nên ảnh hưởng lớn đến tiến độ của các khâu kế toán khác trong doanh nghiệp. - Giá bình quân cuối kỳ trước: Giá bình quân cuối kỳ trước = Giá thực tế hàng hóa tồn đầu kỳ (cuối kỳ trước) Lượng thực tế hàng hóa tồn đầu kỳ (cuối kỳ trước) Ưu điểm của phương pháp này là phản ánh kịp thời giá mua thực tế của hàng hóa xuất kho, tuy nhiên độ chính xác sẽ không cao nếu như thị trường biến động. Giá cả kỳ này tăng (giảm) đột biến so với kỳ trước sẽ không ảnh hưởng đến trị giá mua của hàng hóa xuất kho trong kỳ mà lại ảnh hưởng đến trị giá mua của hàng hóa tồn kho đầu kỳ, điều này gây tác động đến kỳ sau. Giá vốn hàng hoá kỳ này sẽ thấp đi so với giá thực tế nếu giá thực tế nếu giá thực tế tăng và ngược lại sẽ là cao nếu giá thực tế giảm. Phần biến động do biến động giá cả nằm trong giá trị hàng tồn kho cuối kỳ. - Giá bình quân sau mỗi lần nhập: Giá bình quân sau mỗi lần nhập = Giá thực tế hàng hóa tồn trước khi nhập + Giá thực tế hàng hóa nhập Lượng thực tế hàng hóa trước khi nhập + Lượng thực tế hàng hóa nhập Ưu điểm của phương pháp này là giá cả tương đối chính xác, kịp thời, song việc tính toán lại tương đối phức tạp, mất nhiều thời gian và công sức. 1.1.2. Phương pháp nhập trước – xuất trước (FIFO): Theo phương pháp này, kế toán giả định về mặt giá trị hàng hoá nào nhập trước sẽ xuất trước, xuất hết số hàng nhập trước mới đến số hàng nhập sau theo giá thực tế của từng lô hàng nhập. Nói cách khác, cơ sở của phương pháp này là giá thực tế của hàng hóa nào mua trước sẽ xuất bán trước. Do vậy, giá trị của hàng hóa tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế hàng hóa mua vào sau cùng trong kỳ. Ưu điểm của phương pháp này là nó gần đúng với số lượng nhập xuất hàng hóa trong thực tế, nó phản ánh tương đối chính xác giá trị hàng hóa xuất kho và tồn kho. Hơn nữa, giá trị hàng tồn kho phản ánh gần sát với giá thị trường. Bởi vì, giá trị của hàng hóa tồn kho bao gồm giá trị của hàng hóa được mua ở những lần sau cùng. 1.1.3. Phương pháp nhập sau – xuất trước (LIFO): Theo phương pháp này, kế toán giả định về mặt giá trị những hàng hoá mua vào sau sẽ được xuất kho trước. Cụ thể, khi xuất hết hàng hóa nhập sau mới đến hàng nhập trước kề nó. Phương pháp này được áp dụng khi giá cả biến động một chiều: lúc tăng lúc giảm thì sử dụng phương pháp này hợp lý hơn. Phương pháp giá đích danh: Phương pháp này phù hợp với những doanh nghiệp kinh doanh hàng hóa có giá trị lớn và có điều kiện bảo quản riêng theo từng lô hàng hóa nhập kho. Chính vì vậy, khi xuất kho lô hàng nào sẽ tính giá đích danhcủa lô hàng đó. Đây là phương pháp lí tưởng vì nó tuân thủ theo nguyên tắc chi phí phù hợp với doanh thu thực tế. Tuy nhiên,việc áp dụng phương pháp này đòi hỏi những điều kiện rất khắt khe. Chỉ có thể áp dụng được khi hàng tồn kho có thể phân biệt được từng loại riêng rẽ. Đối với doanh nghiệp có nhiều loại hàng hóa thì rất khó để áp dụng phương pháp này. Như vậy, chế độ kế toán Việt Nam hiện nay cho phép các doanh nghiệp sử dụng một trong số bốn phương pháp trên để xác định giá vốn hàng bán. Các phương pháp tính giá xuất kho hàng bán đưa ra hoàn toàn phù hợp với chuẩn mực IAS2 về hàng hóa tồn kho như: - Đối với loại hành nhận diện được mua hoặc sản xuất bởi doanh nghiệp thì giá phí tồn kho bao gồm tất cả các giá đích thị của nó. Các loại hàng này được đánh giá theo giá thực tế đích danh. - Đối với loại hàng không nhận diện được thì chuẩn mực IAS2 đưa ra công thức : * Công thức cơ bản: Các loại hàng này được đánh giá theo hai phương pháp là: Nhập trước xuất trước và bình quân gia quyền. * Công thức bổ sung: Là công thức được thay thế bổ sung cho hai phương pháp trên là phương pháp nhập trước – xuất trước. Do đặc điểm của nền kinh tế Việt Nam,chế độ kế toán còn đưa ra một số phương pháp khác so với thông lệ quốc tế vừa đáp ứng được nhu cầu thực tế của Việt Nam. Trong một nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt, các doanh nghiệp phải lựa chọn cho mình một phương pháp thích hợp sao cho có lợi nhất mà vẫn phản ánh đúng thực chất giá trị hàng tồn kho cuẩ doanh nghiệp. Phí mua hàng hoá là một bộ phận quan trọng trong cơ cấu giá trị hàng hóa nhập kho. Nó được tập hợp trực tiếp hoặc gián tiếp cho số hàng hóa mua thuộc kỳ báo cáo. Cuối kỳ phân bổ cho hàng bán kỳ báo cáo 100% mức chi phí thực tế hoặc phân bổ cho giá vốn hàng bán theo tỷ lệ hàng bán ra và tồn kho cuối kỳ.Công thức phân bổ như sau: Phí mua phân bổ cho hàng bán ra = Chi phí mua đầu kỳ + Chi phí mua phát sinh kỳ báo cáo x Giámua hàng hóa bán ra trong kỳ Giá mua hàng hóa tồn kho cuối kỳ + Giá mua hàng hóa xuất bán * Chứng từ sử dụng: Căn cứ để hạch toán giá vốn hàng bán bao gồm các chứng từ sau: - Phiếu xuất kho. - Lệnh điều chuyển nội bộ. - Thông báo của đại lý về số hàng gửi bán đã được tiêu thụ. - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. 1.2. Hạch toán giá vốn hàng bán: Hạch toán giá vốn hàng tồn kho được thực hiện theo hai phương pháp là phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kỳ. Việc sử dụng phương pháp nào là tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp, vào yêu cầu công tác quản lý, vào trình độ kế toán cũng như quy định của chế độ kế toán hiện hành. 1.2.1. Hạch toán giá vốn theo phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi, phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập – xuất – tồn kho hàng hóa trên sổ kế toán hàng tồn kho. Trong trường hợp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên thì các tài khoản hàng tồn kho được dùng để phản ánh số hiện có, tình hình tăng giảm của hàng hóa. Vì vậy, hàng hoá tồn kho trên sổ ké toán có thể được xác định ở bất cứ thời điểm nào trong kỳ kế toán. Cuối kỳ kế toán căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế hàng hóa tồn kho so sánh đối chiếu với hàng hoá trên sổ sách kế toán. Về nguyên tắc, số tồn kho thực tế luôn phù hợp với số tồn kho trên sổ kế toán. Phương pháp kê khai thường xuyên thường áp dụng cho các doanh nghiệp sản xuất và các đơn vị thương mại kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn. a. Tài khoản sử dụng: Để hạch toán giá vốn hàng bán theo phương pháp kê khai thường xuyên. Doanh nghiệp sử dụng các tài khoản sau đây: - Tài khoản 632 – “Giá vốn hàng bán”: Tài khoản này dùng để xác định giá vốn của hàng hóa, dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ. Tài khoản này không có số dư và có thể mở chi tiết cho từng mặt hàng, từng thương vụ, từng dịch vụ,… tuỳ theo yêu cầu quản lý và trình độ cán bộ kế toán của từng doanh nghiệp. Nội dung ghi chép của TK 632 như sau: * Bên Nợ: Trị giá vốn của hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đã cung cấp. * Bên Có: Kết chuyển giá vốn hàng hoá đã bị người mua trả lại. Kết chuyển trị giá mua của hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ. - Tài khoản 157 – “Hàng gửi bán”: Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá mua của hàng hoá chuyển gửi đại lý ký gửi, dịch vụ đã hoàn thành nhưng chưa xác định là tiêu thụ trong kỳ. TK 157 có thể được chi tiết cho từng loại hàng hoá, từng lần gửi hàng từ khi chuyển đi cho đến khi nhận được thông báo hàng đã tiêu thụ. Nội dung ghi chép của TK 157 như sau: * Bên Nợ: Giá trị hàng hoá, lao vụ, dịch vụ gửi bán, gửi đại lý hoặc gửi cho khách hàng nhưng chưa được chấp nhận. * Bên Có: Kết chuyển giá trị hàng hoá đã được tiêu thụ. Giá trị hàng bán bị trả lại, bị từ chối. * Dư Nợ: Giá trị hàng gửi bán chưa được chấp nhận. Quy trình hạch toán giá vốn hàng bán theo phương pháp kê khai thường xuyên được khái quát sơ đồ sau: Sơ đồ 01: Hạch toán kế toán giá vốn hàng bán theo phương pháp KKTX Hàng gửi bán được tiêu thụ Xuất hàng gửi đại lý Kết chuyển giá vốn hàng bán Xuất bán trực tiếp qua kho Hang chuyển bán thẳng không qua kho Phân bổ chi phí thu mua hàng tiêu thụ trong kỳ TK 331 TK 1562 TK1561 Tk 157 Tk 632 TK 911 1.2.2. Hạch toán kế toán giá vốn theo phương pháp kiểm kê định kỳ Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp theo dõi và phản ánh một cách không thường xuyên, liên tục về tình hình biến động hàng hoá trên các tài khoản của từng loại hàng hoá tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị hàng tồn đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê và đánh giá hàng hoá tồn kho cuối kỳ. Trên cơ sở đó tính ra giá trị hàng hoá đã xuất bán trong kỳ theo công thức: Trị giá hàng hoá xuất bán = Trị giá vốn hàng tồn đầu kỳ + Trị giá vốn hàng nhập trong kỳ - Trị giá vốn hàng tồn cuối kỳ Theo phương pháp này, mọi sự biến động của hàng hoá thông thường không theo dõi trên tài khoản hàng tồn kho mà được theo dõi trên tài khoản 6112- “Mua hàng hóa”. Tài khoản này phản ánh giá trị hàng hoá mua vào theo giá thực tế (giá mua và chi phí thu mua) và được mở chi tiết theo từng thứ, từng kho, từng quầy hàng. Nội dung ghi chép của TK 6112 như sau: * Bên Nợ: Kết chuyển trị giá hàng hoá tồn đầu kỳ (tồn kho, tồn gửi bán). Trị giá thực tế hàng hoá nhập mua và nhập khác trong kỳ. * Bên Có: Trị giá tồn cuối kỳ của hàng hoá (tồn kho, tồn quầy). Giảm giá hàng hoá mua được hưởng. Trị giá thực tế của hàng hoá xuất bán và xuất khác trong kỳ (ghi ngày cuối kỳ theo kết quả kiểm kê). Trị giá thực tế hàng trả lại cho người bán. * TK 6112 cuối kỳ không có số dư. Khi áp dụng phương pháp KKĐK các tài khoản hàng tồn kho chỉ sử dụng đầu kỳ hạch toán (để kết chuyển số dư đầu kỳ) và cuối kỳ hạch toán (để kết chuyển số dư cuối kỳ). Phương pháp này được sử dụng ở những doanh nghiệp có nhiều chủng loại hàng hoá với quy cách mẫu mã khác nhau, giá trị thấp và được xuất thường xuyên. Phương pháp KKĐK hàng tồn kho có ưu điểm là giảm bớt khối lượng công việc hách toán nhưng độ chính xác về hàng hoá xuất dùng bị ảnh hưởng bởi công tác quản lý tại kho, quầy, bến bãi. Quy trình hạch toán giá vốn hàng bán theo phương pháp kiểm kê định kỳ được khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ 02: Hạch toán kế toán giá vốn hàng bán theo phương pháp KKĐK TK 155, 156, 157 Tk 6112 Tk 632 Tk 911 Kết chuyển giá vốn hàng hoá TCK Kết chuyển giá vốn hàng bán Giá vốn hàng hoá tiêu thụ trong kỳ Kết chuyển giá vốn hàng hoá TĐK 2. Hạch toán doanh thu bán hàng. 2.1. Xác định doanh thu bán hàng. Doanh thu bán hàng là tổng giá bán của số sản phẩm, hàng hoá hay dịch vụ cung cấp cho khách hàng. Đối với cơ sở kinh doanh thuộc diện chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ thì đó là toàn bộ tiền bán hàng, tiền cung ứng dịch vụ chưa có thuế GTGT bao gồm cả phụ thu và phí thu thêm ngoài giá bán (nếu có) mà cơ sở kinh doanh được hưởng. Đối với cơ sở kinh doanh thuộc diện chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp trên GTGT và đối với hàng hoá dịch vụ không thuộc diện chịu thuế GTGT thì doanh thu bán hàng là toàn bộ tiền bán hàng bao gồm cả phụ thu và phí thu thêm ngoài giá bán (nếu có) mà cơ sở kinh doanh được hưởng bao gồm cả thuế. 2.1.1 Chứng từ hạch toán kế toán doanh thu bán hàng Các loại chứng từ sau thường phải lập để xác định doanh thu tiêu thụ và làm căn cứ ghi doanh thu trên sổ kế toán: - Hoá đơn GTGT (đối với doanh nghiệp áp dụng thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) hoặc hoá đơn bán hàng (đối với doanh nghiệpáp dụng thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp). - Bảng kê hàng gửi bán đã tiêu thụ hoặc thông báo của đại lý cho hàng đã tiêu thụ. - Các chứng từ thanh toán: Phiếu thu, giấy báo Có,… 2.1.2. Tài khoản sử dụng và trình tự hạch toán a. Tài khoản sử dụng: Để hạch toán doanh thu bán hàng kế toán sử dụng các tài khoản sau đây: * Tài khoản 511 – “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”. Tài khoản này được sử dụng để phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán của hoạt động sản xuất kinh doanh từ các giao dịch. Nội dung ghi chép của TK 511 như sau: - Bên Nợ: Thuế TTĐB hoặc thuế xuất khẩu phải nộp tính trên doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệp trong kỳ. Các khoản giảm trừ doanh thu. Kết chuyển doanh thu bán hàng thuần sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh. - Bên Có: Doanh thu bán sản phẩm hàng hoá và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp thực hiện trong kỳ kế toán. TK 511 có 4 tài khoản cấp hai: +TK 5111: Doanh thu bán hàng hoá. +TK 5112: Doanh thu bán thành phẩm. +TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ. +TK 5114: Doanh thu trợ cấp, trợ giá. * Tài khoản 512 – “Doanh thu tiêu thụ nội bộ” Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu của số hàng hoá, lao vụ, dịch vụ tiêu thụ trong nội bộ (giữa các đơn vị trực thuộc cùng một công ty, tổng công ty hạch toán toán ngành). Nội dung ghi chép của TK 512 tương tự như TK 511. TK 512 có 3 tài khoản cấp hai: +TK 5121: Doanh thu bán hàng hoá. +TK 5122: Doanh thu bán thành phẩm. +TK 5123: Doanh thu cung cấp dịch vụ. b.Trình tự hạch toán doanh thu bán hàng Trong mỗi phương thức bán hàng, doanh thu bán hàng cho khách hàng dù là ngoài doanh nghiệp hay nội bộ doanh nghiệp thì đều được ghi nhận theo bút toán tổng quát sau: Doanh thu bán hàng hoá, sản phẩm thuộc diện chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112, 131 Có TK 511 Doanh thu bán hàng (chưa có thuế GTGT) Có TK 512 Doanh thu bán hàng nội bộ (chưa có thuế GTGT) Có TK 3331 Thuế GTGT phải nộp Doanh thu bán hàng hoá, dịch vụ không thuộc diện chịu thuế hoặc chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112, 131 Có TK 511 Doanh thu bán hàng (Tổng giá thanh toán) Có TK 512 Doanh thu bán hàng nội bộ (Tổng giá thanh toán) Tuy nhiên, trong một số phương thức bán hàng đặc biệt cách hạch toán kế toán doanh thu bán hàng được ghi như sau: * Bán hàng theo phương thức trả góp: - Đối với trường hợp hàng hoá thuộc diện chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, kế toán xác định doanh thu bán hàng là giá bán trả một lần chưa có thuế GTGT, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112 Tiền thu lần đầu Nợ Tk 131 Phải thu khách hàng Có TK 3331 Thuế GTGT phải nộp Có TK 511 Doanh thu bán hàng Có TK 512 Doanh thu bán hàng nội bộ Có TK 3387 Doanh thu chưa thực hiện: là số chênh lệch giữa giá bán trả góp với số tiền đã thu và phải thu Hàng kỳ kế toán xác định và kết chuyển lãi bán hàng trả góp sang TK 515 – “Doanh thu hoạt động tài chính”. - Đối với trường hợp hàng hoá thuộc diện chịu thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu, thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng là tổng giá thanh toán, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112, 131 Có TK 511 Doanh thu bán hàng Có TK 512 Doanh thu bán hàng nội bộ Có TK 3387 Doanh thu chưa thực hiện: là số chênh lệch giữa giá bán trả góp với giá bán trả ngay có thuế GTGT * Bán hàng theo phương thức đổi hàng - Nếu hàng hoá của cơ sở được bán thuộc diện chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế đổi lấy hàng thuộc diện chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế: Căn cứ vào hoá đơn GTGT khi đưa hàng đi đổi, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng và thuế GTGT : Nợ TK 131 Phải thu khách hàng Có TK 511 Doanh thu bán hàng Có TK 3331 Thuế GTGT của hàng đưa đi trao đổi Căn cứ vào hoá đơn GTGT khi nhận lại hàng trao đổi, kế toán phản ánh giá trị hàng hoá nhập kho và thuế GTGT đầu vào được khấu trừ: Nợ TK 1561 Trị giá hàng hoá đổi về Nợ TK 133 Thuế GTGT của hàng đổi về Có TK 131 Phải thu của khách - Nếu hàng hoá của cơ sở được bán thuộc diện chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế đổi lấy hàng hoá, dịch vụ không chịu thuế GTGT hoặc chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì thuế GTGT đầu vào của hàng đổi về sẽ không được khấu trừ mà phải tính vào giá trị hàng hoá mua vào: Nợ TK 1561 Trị giá hàng hoá Có TK 131 Tổng giá thanh toán (bao gồm cả thuế) * Bán hàng theo phương thức đại lý, ký gửi: Đây là hình thức bán hàng mà cơ sở đại lý nhận bán hàng hoá theo phương thức bán đúng giá bên chủ hàng quy định, bên đại lý chỉ được nhận tiền hoa hồng. Chi phí hoa hồng được bên gửi bán tính vào chi phí bán hàng. Số thuế GTGT trên phần hoa hồng được hưởng. - Phương pháp hạch toán tại đơn vị giao đại lý: Căn cứ vào bảng kê hoá đơn hàng hoá bán ra qua đại lý đã tiêu thụ trong tháng, doanh nghiệp lập hoá đơn GTGT phản ánh doanh thu của hàng hoá đã tiêu thụ giao cho đơn vị đại lý và xác định khoản hoa hồng phải trả, kế toán ghi: Nợ TK 641 Khoản hoa hồng cho đại lý Nợ TK 111, 112, 131 Số tiền nhận được sau khi trừ hoa hồng Có TK 511 Doanh thu bán hàng qua đại lý Có TK 3331 Thuế GTGT đầu ra - Phương pháp hạch toán tại đơn vị nhận đại lý: Khi nhận hàng bán hộ theo phương thức này kế toán ghi: Nợ TK 003 Hàng hoá nhận đại lý, ký gửi Khi tiêu thụ được hàng hoá ghi đơn: Có TK 003 Căn cứ vào hoá đơn bán hàng đại lý hạch toán kế toán số tiền bán phải trả: Nợ TK 111, 112, 131 Tổng giá thanh toán Có TK 331 Phải trả người bán (Tổng giá thanh toán) Phản ánh hoa hồng được hưởng: Nợ TK 331 Hoa hồng được hưởng Có TK 511 Hoa hồng được hưởng Thanh toán tiền cho bên giao đại lý: Nợ TK 331 Phải trả người bán Có TK 111, 112 2.2. Hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu 2.2.1. Hạch toán nghiệp vụ giảm giá hàng bán a. Xác định khoản giảm giá hàng bán Giảm giá hàng bán là khoản giảm giá cho người mua do hàng hoá kém phẩm chất, sai quy cách hoặc vi phạm thoả thuận khi giao dịch. Thông thường, khoản giảm giá hàng bán được thoả thuận giữa người mua và người bán về giá của hàng hoá đã kí kết trong hợp đồng kinh tế. Khi doanh nghiệp giao hàng cho khách hàng, hàng hoá sẽ được kiểm tra, đố._.i chiếu với những quy định đã thoả thuận trong hợp đồng kinh tế. Nếu hàng hoá có chất lượng kém hoặc doanh nghiệp giao hàng không đúng thời gian quy định thì bên mua sẽ đề nghị giảm giá. Khoản giảm giá này tuỳ thuộc vào sự thoả thuận giữa hai bên. b. Tài khoản sử dụng và trình tự hạch toán: * Tài khoản sử dụng Để hạch toán tài khoản giảm giá hàng bán kế toán sử dụng tài khoản 532 – “Giảm giá hàng bán”. Nội dung ghi chép của TK 532 như sau: - Bên Nợ: Các khoản giảm giá đã chấp thuận cho người mua hàng. - Bên Có: Kết chuyển toàn bộ số giảm giá hàng bán sang tài khoản doanh thu. Tài khoản 532 cuối kỳ không có số dư. *Trình tự hạch toán: - Đối với doanh nghiệp áp dụng thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, căn cứ vào chứng từ chấp thận giảm giá cho khách hàng về số lượng hàng đã bán, kế toán ghi: Nợ TK 532 Giảm giá hàng bán (giá chưa có thuế) Nợ TK 3331 Thuế GTGT của khoản giảm giá Có TK 111, 112, 131 - Đối với doanh nghiệp áp dụng thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc hàng hoá chị thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu, kế toán phản ánh các khoản giảm giá hàng bán như sau: Nợ TK 532 Giảm giá hàng bán theo giá đã có thuế Có TK 111, 112, 131 - Cuối kỳ kết chuyển toàn bộ khoản giảm giá hàng bán đã phát sinh trong kỳ sang TK 511 để xác định doanh thu thuần. Nợ TK 511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 532 Giảm giá hàng bán c. Hạch toán chiết khấu thương mại: Chiết khấu thương mại thực chất cũng như một khoản giảm giá. Nó là khoản thưởng cho khách hàng vì mua với số lượng lớn trong một lần hoặc do doanh nghiệp có quy định khi khách hàng mua một lượng hàng hóa nhất định trong một khoảng thời gian quy định thì khách hàng sẽ nhận được một khoản tiền thưởng. Tài khoản sử dụng: Để hạch toán khoản này kế toán sử dụng TK 521 – “ Chiết khấu thương mại”. Nội dung kết cấu tài khoản 521 được ghi như sau: - Bên Nợ: Số chiết khấu thương mại đã chấp nhận thanh toán cho khách hàng. - Bên Có: Kết chuyển toàn bộ số chiết khấu thương mại sang tài khoản 511- “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” để xác định doanh thu thuần của kỳ hạch toán. TK 521 cuối kỳ không có số dư. TK 521 có 3 tài khoản cấp hai: + TK 5211: Chiết khấu hàng hóa. + TK 5212: Chiết khấu thành phẩm. + TK 5213: Chiết khấu dịch vụ. Trình tự hạch toán: - Phản ánh số tiền chiết khấu thươn g mại thực tế phát sinh trong kỳ, kế toán ghi: Nợ TK 521 Chiết khấu thương mại. Nợ Tk 3331 Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK 111, 112, 131 - Cuối kỳ kết chuyển số tiền chiết khấu thương mại đã chấp thuận cho người mua sang TK 511, kế toán ghi: Nợ Tk 511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 521 Chiết khấu thương mại. d. Hạch toán hàng bán bị trả lại * Xác định hàng bán bị trả lại Hàng bán bị trả lại là số hàng hoá doanh nghiệp đã xác định tiêu thụ nhưng bị khách hàng trả lại do vi phạm các điều đã cam kết trong hợp đồng kinh tế như: hàng kém phẩm chất, sai quy cách, sai chủng loại và khách hàng từ chối thanh toán. Sau khi người mua kiểm nghiệm hàng hoá nếu thấy không đảm bảo thì phải có văn bản đề nghị trả lại hàng ghi rõ lý do trả lại, số lượng hàng bị trả lại. Căn cứ vào HĐKT để biết bên nào phải vận chuyển số hàng hoá bị trả lại đó. Trị giá hàng bị trả lại theo đúng đơn giá ghi trên hoá đơn: Doanh thu hàng bán bị trả lại = Số lượng hàng hoá bị trả lại x Đơn giá Đơn giá bán phụ thuộc vào doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hay khấu trừ. Nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu thì đơn giá là giá bán chưa có thuế và ngược lại, nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì đơn giá là giá bán có thuế. * Chứng từ sử dụng: - Hoá đơn nếu trả lại toàn bộ hàng hoá, bản sao hoá đơn trả lại một phần hàng. - Biên bản kiểm nghiệm hàng hoá. - Chứng từ nhập lại kho của doanh nghiệp cho số hàng bị trả lại. * Tài khoản sử dụng và trình tự hạch toán: Tài khoản sử dụng: Kế toán sử dụng tài khoản 531 để phản ánh trị giá hàng bán bị trả lại, tài khoản này có kết cấu như sau: - Bên Nợ: Trị giá của hàng bán bị trả lại. - Bên Có: Kết chuyển doanh thu hàng bán bị trả lại trừ vào doanh thu trong kỳ. Tài khoản 531 cuối kỳ không có số dư. Trình tự hạch toán: Phản ánh doanh thu và thuế của hàng bán bị trả lại: Nợ TK 531 Doanh thu hàng bán bị trả lại (giá chưa có thuế) Nợ TK 3331 Thuế GTGT tương ứng với số hàng bán bị trả lại Có TK 111, 112, 131 Đối với doanh gnhiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc hàng hóa chịu thuế TTĐB, thuế xuất khẩu, kế toán ghi: Nợ TK 531 Trị giá của hàng bán bị trả lại (giá có thuế) Có TK 111, 112, 131 Các khoản phát sinh liên quan đến hàng bán bị trả lại (nếu có), kế toán ghi: Nợ TK 641 Chi phí bán hàng Có TK 111, 112,... Phản ánh trị giá hàng bán trả lại nhập kho: Nợ TK 156 Theo giá thực tế đã xuất kho Có TK 632 Giá vốn hàng bán 3. Hạch toán chi phí bán hàng 3.1. Xác định chi phí bán hàng Chi phí bán hàng là toàn bộ chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hóa của doanh nghiệp, bao gồm: - Chi phí nhân viên bán hàng: gồm tiền lương và các khoản trích theo lương. - Chi phí vật liệu bao bì phục vụ cho việc đóng gói sản phẩm, hàng hóa đi tiêu thụ, phụ tùng dùng cho việc sửa chữa, bảo dưỡng TSCĐ của bộ phận bán hàng. - Chi phí dụng cụ đồ dùng phục vụ cho hoạt động bán hàng như các dụng cụ kiểm tra đo lường, bàn ghế, máy tính,… - Chi phí khấu hao TSCĐ ở bộ phận bán hàng, bảo quản như nhà kho, cửa hàng, phương tiện vận chuyển. - Chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho hoạt động bán hàng như chi phí thuê ngoài sửa chữa TSCĐ, hoa hồng phải trả cho các đại lý và phí uỷ thác trả cho các đơn vị nhận uỷ thác,… - Chi phí khác bằng tiền đã chi ra phục vụ cho bán hàng như chi phí giới thiệu sản phẩm hàng hóa, chi phí chào hàng,… 3.2. Chứng từ sử dụng: Đối với từng loại chi phí kế toán dùng các chứng từ khác nhau để làm căn cứ ghi sổ. Các loại chứng từ được sử dụng cho từng loại chi phí như: - Chi phí nhân viên: Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương, BHXH, BHYT,… - Chi phí vật liệu và dụng cụ công cụ: Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, bảng phân bổ vật liệu,… - Chi phí bảo hành: Các phiếu bảo hành, phiếu biên nhận bảo hành,… - Chi phí khấu hao: Bảng tính và phân bổ khấu hao. - Chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác: Các hợp đồng vận chuyển, hoá đơn vận chuyển, các hoá đơn thanh toán dịch vụ, phiếu chi, giấy báo Có của Ngân hàng liên quan đến chi phí bán hàng,… Các doanh nghiệp căn cứ vào hình thức tổ chức sổ kế toán của đơn vị mình để áp dụng các chứng từ cho phù hợp. 3.3 Tài khoản sử dụng và trình tự hạch toán: a. Tài khoản sử dụng Kế toán sử dụng TK 641 – “Chi phí bán hàng” để hạch toán, kết cấu của tài khoản này như sau: * Bên Nợ: Tập hợp chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ. * Bên Có: Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng (nếu có) và kết chuyển chi phí bán hàng. TK 641 cuối kỳ không có số dư và được mở chi tiết thành các tiểu khoản sau: +TK 6411: Chi phí nhân viên +TK 6412: Chi phí vật liệu, bao bì +TK 6413: Chi phí dụng cụ đồ dùng +TK 6414: Chi phí khấu hao TSCĐ +TK 6415: Chi phí bảo hành +TK 6417: Chi phí dịch vụ mua ngoài +TK 6418: Chi phí bằng tiền khác b.Trình tự hạch toán: - Tính ra tiền lương và phụ cấp phải trả cho nhân viên bộ phận tiêu thụ Nợ TK 641 (6411) Có TK 334 - Trích BHYT, KPCĐ, BHXH theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lương phát sinh trong kỳ tính vào chi phí, kế toán ghi: Nợ TK 641 (6411) Có TK 338 (3382,3383,3384) - Giá trị vật liệu xuất dùng phục vụ cho bán hàng: Nợ TK 641 (6412) Có TK 152 - Chi phí về vật liệu, đồ dùng phục vụ cho tiêu thụ Nợ TK 641(6413) Có TK 153 xuất dùng với giá trị nhỏ phân bổ một lần - Trích khấu hao tài sản cố dịnh ở bộ phận bán hàng: Nợ TK 641 (6414) Có TK 214 Đồng thời ghi Nợ TK 004 - Chi phí bảo hành thực tế phát sinh Nợ TK 641(6415) Có TK 111,112 chi phí bằng tiền Có TK 152 chi phí vật liệu sửa chữa Có TK 155 chi phí sản phẩm đổi cho khách hàng Có TK 334,338... chi phí khác - Giá trị dịch vụ mua ngoài liên quan đến bán hàng Nợ TK 641(6417) Trị giá dịch vụ mua ngoài không có thuế GTGT Nợ TK 133(1331) Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331 Tổng giá thanh toán - Chi phí theo dự toán tính vào chi phí bán hàng kỳ này Nợ TK 641 Có TK 142(1421) Phân bổ dần chi phí trả trước Có TK 335 Trích trước chi phí trả trước theo kế hoạch vào CPBH - Các chi phí bán hàng khác phát sinh trong kỳ Nợ TK 641(6418) Có TK 111,112,331 - Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng ( phế liệu thu hồi, vật tư xuất dùng không hết... ) Nợ TK 111,112,152... Có TK 641 - Cuối kỳ kết chuyển chi phí bán hàng Nợ TK 142(1422) Đưa vào chi phí chờ kết chuyển vào các kỳ sau Nợ TK 911 Trừ vào kết quả trong kỳ Có TK 641 Kết chuyển chi phí bán hàng 4. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp 4.1. Xác định chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí quản lý doanh nghiệp là toàn bộ chi phí có liên quan đến hoạt động kinh doanh, quản lý hành chính và quản lý điều hành chung của toàn doanh nghiệp. Khoản chi phí này không tách riêng ra được cho bất kỳ một loại chi phí nào. Thuộc loại chi phí này gồm có: - Chi phí nhân viên quản lý: gồm tiền lương và các khoản phụ cấp, ăn ca phải trả cho ban giám đốc, nhân viên ở các phòng ban và các khoản trích theo lương. - Chi phí vật liệu phục vụ cho hoạt động quản lý doanh nghiệp. - Chi phí đồ dùng văn phòng phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp. - Thuế phí và lệ phí: thuế môn bài, thuế nhà đất,… - Chi phí dự phòng nợ phải thu khó đòi. - Chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho quản lý doanh nghiệp như tiền điện thoại, tiền nước, thuê nhà làm văn phòng, thuê ngoài sửa chữa TSCĐ phục vụ cho khối văn phòng doanh nghiệp,… - Chi phí khác bằng tiền đã chi ra phục vụ cho việc điều hành quản lý chung toàn doanh nghiệp như chi tiếp khách, hội nghị, công tác phí,… 4.2. Chứng từ sử dụng Đối với từng loại chi phí kế toán có các chứng từ khác nhau để làm căn cứ ghi sổ. Các chứng từ được sử dụng cho từng loại chi phí QLDN như: - Chi phí nhân viên: Bảng chấm công, bảng thanh toán tiêng lương, BHXH, BHYT, KPCĐ,… - Chi trả phí, lệ phí: Tờ khai các khoản thuế, lệ phí phải nộp, biên lai thuế,… - Chi phí khấu hao: Bảng tính và phân bổ khấu hao - Chi phí dự phòng: Các quyết định liên quan đến việc trích lập các loại dự phòng,… - Chi phí dịch vụ mua ngoài và chi bằng tiền khác: Các hoá đơn thanh toán dịch vụ, hàng hóa mua ngoài, biên lai thu tiền, phiếu thu, phiếu chi, giấy báo của Ngân hàng liên quan đến chi phí QLDN. Các doanh nghiệp căn cứ vào hình thức sổ kế toán của đơn vị mình để áp dụng chứng từ cho phù hợp, 4.3. Tài khoản sử dụng và trình tự hạch toán a.Tài khoản sử dụng Kế toán sử dụng TK 642 – “Chi phí quản lý doanh nghiệp” để hạch toán, kết cấu của TK này như sau: - Bên Nợ: Chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ. - Bên Có: Các khoản ghi giảm chi phí QLDN Kết chuyển chi phí QLDN. TK 642 cuối kỳ không có số dư và được chi tiết thành các tiểu khoản như sau: +TK 6421: Chi phí nhân viên quản lý +TK 6422: Chi phí vật liệu +TK 6423: Chi phí đồ dùng văn phòng +TK 6424: Chi phí khấu hao TSCĐ +TK 6425: Thuế, phí và lệ phí +TK 6426: Chi phí dự phòng +TK 6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài +TK 6428: Chi phí bằng tiền khác. b. Trình tự hạch toán Các chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp trừ vào kết quả 333 139,159 152,153 Kết chuyển vào kỳ sau Chờ kết chuyển Giá trị sản phẩm ghi giảm CFQLDN Trích lập dự phòng phải thu khó đòi và dự phòng giảm giá Thuế, lệ phí phải nộp Chi phí theo dự toán Chi phí khấu hao Chi phí vật liệu dụng cụ Chi phí nhân viên 1422 111,112 335,1421 214 911 111,1521,338 642 334,338 5. Hạch toán kết quả tiêu thụ hàng hoá: Cuối kỳ báo cáo, kế toán tiến hành xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá của doanh nghiệp. Để xácđịnh kết quả tiêu thụ kế toán sử dụng tài khoản 911 – “ Xác định kết quả kinh doanh”. Tài khoản 911 được mở chi tiết cho từng loại hoạt động (hoạt động kinh doanh, hoạt động tài chính,...). Trong từng loại hoạt động có thể mở chi tiết cho từng loại hàng hoá, từng ngành kinh doanh,... Kết cấu – nội dung TK 911 đượcghi chép như sau: - Bên Nợ: Trị giá vốn của hàng hoá. Chi phí bán hàng chi phí quản lý doanh nghiệp. Chi phí hoạt động tài chính và chi phí hoạt động khác. Lãi trước thuế về hoạt động trong kỳ. - Bên Có: Doanh thu thuần của số hàng tiêu thụ trong kỳ. Thu nhập hoạt động tài chính và thu nhập hoạt động khác. Khoản lỗ về các hoạt động trong kỳ. Tài khoản 911 không có số dư cuối kỳ. Phương pháp hạch toán và trình tự hạch toán được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 05: Hạch toán kế toán xác định kết quả tiêu thụ TK 511, 512 TK 911 TK 632 Kết chuyển DTT về Kết chuyển giá vốn tiêu thụ hàng hoá hàng bán TK 641, 642 TK 421 Kết chuyển CPBH và Chi phí QLDN Lỗ về tiêu thụ TK 142 Kết chuyển chi phí chở kết chuyển Lãi về tiêu thụ 6. Các hình thức sổ kế toán áp dụng trong hạch toán bán hàng: Công tác kế toán trong một đơn vị hạch toán đặc biệt là trong các doanh nghiệp thường nhiều và phức tạp không chỉ thể hiện số lượng các phần hành, mà còn ở mỗi phần hành kế toán cần thực hiện. Do vậy, đơn vị hạch toán cầnthiết phải sử dụng nhiều loại sổ sách khác nhau: Về loại, kêt cấu – nội dung cũng như phương pháp hạch toán tạo thành một hệ thống sổ. Trong đó các loại sổ được liên hệ với nhau một cách chặt chẽ tạo thành tự hạch toán của mỗi phần hành. Mỗi hệ thống sổ kế toán được xây dựng là một hình thức tổ chức sổ nhất định mà doanh nghiệp cần phải có, thể hiện công tác kế toán. Sổ kế toán vừa là công cụ đúc kết, tập trung những tài liệu cần thiết, vừa là cầu nối liên hệ giữa chứng từ kế toán và báo cáo kế toán. Sổ kế toán bao gồm sổ chi tiết và sổ tổng hợp được mở, ghi chép, quản lý, lưu trữ và bảo quản theo chế độ kế toán hiện hành. Các doanh nghiệp khác nhau về loại hình, quy mô và điều kiện nên kế toán sẽ hình thành cho doanh nghiệp mình một hình thức tổ chức sổ kế toán khác nhau. Trong đó số lượng và loại sổ sẽ chi phối nguyên tắc, kết cấu – nội dung cũng như phương pháp, trình tự ghi sổ. Do tính đa dạng của đơn vị kinh doanh mà thực tế có rất nhiều hình thức tổ chức hệ thống sổ khác nhau. Song quy lại cho tới nay có 4 hình thức sổ cơ bản có thể lựa chọn và vận dụng, đó là: 6.1 Hình thức Nhật ký sổ cái: - Nội dung: Nhật ký sổ cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để phản ánh tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và hệ thống hoá nội dung kinh tế. - Căn cứ để ghi vào Nhật ký sổ cái là các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc. Số liệu ghi trên Nhật ký sổ cái dùng để lập các báo cáo tài chính. - Điều kiện vận dụng: Do hình thức này bị trùng lặp nên nó được áp dụng ở loại hình kinh doanh đơn giản, quy mô nhỏ, trình độ quản lý kế toán thấp, không có nhu cầu phân công lao động kế toán. Đó là các đơn vị sự nghiệp hành chính sự nghiệp, các đơn vị kinh doanh nhỏ và cá thể. Sơ đồ 06: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký sổ cái. Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán Sổ quỹ Bảng tổng hơp chi tiết Nhật ký – sổ cái Báo các tài chính Ghi chú : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng: Đối chiếu : 6.2 Hình thức Chứng từ ghi sổ: - Nội dung: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian. Chứng từ ghi sổ được kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, có cùng nội dung kinh tế. - Điều kiện vận dụng: Hình thức sổ này được kế toán áp dụng trong các doanh nghiệp có quy mô kinh tế vừa và nhỏ, loại hình kinh doanh đơn giản, có nhu cầu phân công lao động kế toán và trình độ quản lý không cao. Sơ đồ 07: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ. Chứng từ gốc Sổ cái TK 632 ... Bảng cân đối số phát sinh Chứng từ ghi sổ Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ chi tiết Tk 632,511,641... Sổ quỹ Ghi chú : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng: Đối chiếu : 6.3. Hình thức Nhật ký chung: - Nội dung: Sổ nhật ký chung là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian. Lấy số liệu ghi trên Nhật ký chung làm căn cứ ghi sổ cái. - Điều kiện vận dụng: Giống như hình thức Chứng từ ghi sổ (đặc biệt trong điều kiện công tác kế toán trên máy thì hình thức này còn thích hợp với loại hình kinh doanh lớn). Sơ đồ 08: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật kýchung. Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chi tiết Sổ chi tiết TK 632,511,641... Nhật ký chung Sổ cái TK 632,511,641... Bảng cân đôi số phát sinh Báo cáo tài chính Nhật ký đặc biệt Ghi chú : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng: Đối chiếu : 6.4 Hình thức Nhật ký chứng từ: - Nội dung: Nhật ký chứng từ là sổ kế toán tổng hợp dùng để phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo vế có của tài khoản. Căn cứ để ghi chép Nhật ký chứng từ là các chứng từ gốc, sổ kế toán chi tiết, các bảng kê, bảng phân bổ. - Điềukiện vận dụng: Loại sổ này thích hợp với các doanh nghiệp có loại hình kinh doanh phức tạp, quy mô lớn, trình độ kế toán quản lý cao, đặc biệt phù hợp với đơn vị có nhu cầu chuyên môn hoá các hoạt động kế toán và thực hiện kế toán thủ công. Sơ đồ 09: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ. Sổ chi tiết TK 632,511,131 Bảng tổng hợp chi tiết Nhật ký chứng từ số 8 Sổ cái tài khoản 632,641,642 Báo cáo tài chính Bảng kê số 8,9,10,11 Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Ghi chú : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng: Đối chiếu : Phần thứ hai Thực trạng về tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả tại Nhà máy thuốc lá Thăng Long. I.Đặc điểm tình hình chung của Nhà máy thuốc lá Thăng Long. 1.Quá trình hình thành và phát triển: Tên gọi: Nhà máy thuốc lá Thăng Long. Tên giao dịch quốc tế: Thang Long cigrette factory. Trụ sở: 235 – Nguyễn Trãi – Thanh Xuân – Hà Nội. Cơ quan chủ quản: Tổng công ty thuốc lá Việt Nam. Hình thức hoạt động: Doanh nghiệp Nhà nước. Nhà máy thuốc lá Thăng Long được thành lập ngày 06/01/1957 tại thị xã Hà Đông, tỉnh Hà Tây. nhà máy trực thuộc Tông công ty thuốc lá Việt Nam, Bộ Công nghiệp nhẹ (theo quyết định số 2990/QĐ của thủ tướng Chính phủ năm 1955). Đến tháng 1/1960, nhà máy chuyển sang khu công nghiệp Thượng Đình – Thanh xuân – Hà Nội. Nhà máy ra đời đã giải quyết những vấn đề cấp thiết cho đời sống nhân dân, góp phần khôi phục nền công nghiệp nhẹ còn yếu kém của nước ta lúc bấy giờ. Mặt khác, đây còn là biện pháp để hạn chế và đi đến chấm dứt tình trạng độc quyền sản xuất, kinh doanh, thao túng thị trường của một số hãng thuốc lá tư nhân. Đồng thời còn giúp cho Nhà nước nhanh chóng quản lý được việc sản xuất, kinh doanh thuốc lá trong nước. Vậy là, hơn 45 năm qua Nhà máy thuốc lá Thăng Long đã trở thành cái tên quen thuộc đối với người tiêu dùng Việt Nam. Theo dòng lịch sử, trải qua bao nhiêu thăng trầm, Nhà máy thuốc lá Thăng Long ngày càng vững mạnh. Có thể khái quát tình hình phát triển của Nhà máy như sau : Giai đoạn 1 : Từ những năm 1956 đến năm 1959 – Những bước đi đầu tiên - Đây là một chặng đường thực sự khó khăn của Nhà máy, do vừa thành lập nên cơ sở vật chất còn nghèo nàn, lạc hậu, máy móc thiết bị còn thô sơ,… Chính vì vậy, để có thể tiếp tục tồn tại và phát triển, không còn sự lựa chọn nào khác là phải tranh thủ, tận dụng sự giúp đỡ của Nhà nước, của chính quyền, nhân dân địa phương, phát huy đến mức cao nhất tinh thần dám nghĩ dám làm, ý thức phát huy sáng kiến của toàn thể cán bộ công nhân nhà máy. trong những bước đi chập chững đầu tiên, Nhà máy thuốc lá Thăng Long đã sớm khẳng định được tiềm năng và súc sống của mình. Ba năm liền nhà máy đều hoàn thành vượt mức kế hoạch Nhà nước giao. Với bàn tay lao động cần cù, sáng tạo, mơ ước về một cơ ngơi khang trang, một nhà máy có quy mô đã dần dần trở thành hiện thực. Giai đoạn 2 : Từ năm 1960 đến năm 1964 – Tự khẳng định mình giai đoạn này- Nhà máy đã được Bộ Công nghiệp nhẹ đầu tư thêm trang thiết bị, đồng thời đội ngũ cán bộ công nhân viên cũng tăng lên đáng kể về cả số lượng lẫn chất lượng. Tính đến năm 1964, công nhân viên của Nhà máy đã tăng tới 2021 người, trong đó có 800 người được đi học văn hoá. Cơ sở vật chất được nâng cao, trình độ tay nghề của công nhân cũng tiến bộ rõ rệt, đời sống sinh hoạt của công nhân viên ổn định. Với sự nỗ lực đó xí nghiệp nửa cơ khí Thăng Long đã trở thành nhà máy bán tự động, không ngừng tăng năng suất lao động từ 90379 bao/ năm (1959) lên 432166 bao/năm (1963) làm tăng giá trị sản lượng của nhà máy. Giai đoạn 3 : Từ năm 1965 đến năm 1975 – Sống chiến đấu, lao động vì miền Nam thân yêu - Đây là giai đoạn nhag máy vừa tiến hành sản xuất vừa chiến đấu chống lại đế quốc Mĩ. Để bảo vệ lực lượng lao động, phươ ng tiện vật chất kỹ thuật nhằm duy trì sản xuất, nhà máy đã phân tán thành các phân xưởng sản xuất nhỏ đi sơ tán. Mặc dù phải phân tán nhưng nhà máy vẫn là một thể thống nhất, hoạt động nhịp nhàng. Đến năm 1974, năng suất lao động của công nhân đã vượt trội so với định mức từ 3,75 % đến 4,26 %. Tổ đóng bao đạt mức kỷ lục 7,82%. Năng suất lao động bình quân của một công nhân nhà máy đạt 171.161 bao, cao hơn bình quân 18 năm trước đó. Những kỳ tích trên đây đã cho thấy một Thăng Long vừa dũng cảm trong chiến đấu vừa năng động trong sản xuất kinh tế. Sức sống của Thăng Long là sức sống của một tập thể đoàn kết, cùng chia sẻ ngọt bùi, cùng phát huy sức mạnh trí tuệu và sự khéo léo của những con người hết lòng vì Tổ Quốc và nhân dân. Giai đoạn 4 : Từ những năm 1975 đến nay. Cùng với cả nước bước vào thời kỳ mới – thời kỳ kinh tế thị trường. Nhà máy lại một lần khẳng định chỗ đứng của mình trên thị trường cạnh tranh quyết lieetj, vừa hoàn thiện các dây chuyền nhập khẩu hiện đạitừ nước ngoàivề, vừa phát độgn phong trào phát huy sáng kiến, khâu then chốt để đột phá là Thăng Long tăng cường đội ngũ khoa học kỹ thuật, mở rộng hợp tác với các cơ quan nghiên cứu khoa học. Hơn thế nữa, nhà máy còn có một đội ngũ lãnh đạo có trình độ, có năng lực quản lý đủ sức điều hành nhà máy theo kịp xu hướng chung của Nhà nước. Những cố gắng của tập thể Nhà máy thuốc lá Thăng Long đã đem lại những thành tích đáng ghi nhận : hơn 314 sáng kiến khoa học kỹ thuật được áp dụng làm lợi cho nhà máy hàng trăm triệu đồng. Chủng loại thuốc ngày càng đa dạng, phong phú như : Vinataba, Dunhill, Hoàn Kiếm, Methol,… và đáng tin cậy về chất lượng. Đến hôm nay, Nhà máy đã trưởng thành và trở thành một trong các doanh nghiệp lớn của Nhà nước. Sự lớn mạnh của Nhà máy là không ngừng, từ chỗ sản lượng ban đầu là 8432000 bao nay đã tăng lên 273.515.000 bao, thu thập bình quân đầu người đạt 1,8 triệu đồng/tháng/lao động. Qua hơn 45 năm thành lập và phát triển, đây chính là tiền đề vững chắc để cho Thăng Long phát triển hơn trong tương lai. 2. Đặc điểm kinh doanh, chức năng và nhiệm vụ của Nhà máy : 2.1. Đặc điểm kinh doanh : Nhà máy thuốc lá Thăng Long là một doanh nghiệp Nhà nước chuyên kinh doanh và sản xuất thuốc lá điếu. Sản phẩm chính của nhà máy là thuốc lá điếu các loại. hiện nay nhà máy đang sản xuất ba loại thuốc lá chính đó là thuốc lá đầu lọc cao cấp như: Dinhill, 555, Vinataba,… Ngoài ra còn có thuốc lá đầu lọc trung bình như Hoàn Kiếm, Thăng Long,… và thuốc lá không đầu lọc như: Đống Đa, Điện Biên bao bạc,… Kết thúc quy trình sản xuấ sợi thuốc lá xuất khẩu ra công phụ tùng cơ khí chuyên ngành thuốc lá có đơn đặt hàng. Sản phẩm của nhà máy phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng xã hội, có tác động sự hưng phấn của thần kinh. Nói chung thuốc lá có hại cho sức khỏe của con người nhưng do yêu cầu có tính chất lịch sử nên xã hội vẫn cần một lượng lớn thuốc lá. Sản phẩm thuốc lá chỉ có một loại phẩm cấp là loại một. Nhà nước không cho lưu hành thuốc lá thứ phẩm đã bị mốc hỏng. Mỗi loại thuốc lá có mùi vị, chất lượng, hương liệu khác nhau để phù hợp với thị hiếu đa dạng của người tiêu dùng. Sản phẩm có thời hạn sử dụng ngăn không dự trữ được lâu đòi hỏi việc bảo quản phải thật cẩn thận chu đáo, thuốc lá được đóng trong bao, mỗi bao có 20 điếu. Ngoài ra do đặc điểm của sản phẩm là nhỏ, thị trường tiêu thụ rộng rãi nên khi vận chuyển đi xa và để bảo quản tốt thì công đoạn sau đóng bao là đóng tút (1 tút gồm 10 bao) và đóng kiện (50 bao) nhưng đơn vị nhưng đơn vị hạch toán về một lượng vẫn là bao. Việc quản lý thành phẩm do phòng tài chính kế toán, phòng thị trường và phòng quản lý kho phối hợp thực hiện. Thành phẩm được quản lý trên hai mặt, đó là mặt hiện vật và mặt giá trị. Khi tiêu thụ (xuất kho) phải có mặt ít nhất hai bên và các chứng từ hợp lệ kèm theo. Do đặc điểm khá đặc biệt của sản phẩm nhà máy là thuốc lá là một mặt hàng độc hại – nên Nhà nước đã cấm quảng cáo, tuyên truyền trên các phương tiện thông tin đại chúng. Điều này đã ảnh hưởng không ít tới việc tiêu thụ sản phẩm của nhà máy. Mặc dù vậy nhà máy vẫn luôn tìm hiểu thị trường, tìm hiểu thị hiéu khách hàng để đưa ra những mặt hàng phù hợp. Chính vì vậy, những năm gần đây doanh thu của nhà máy đã không ngừng tăng lênn. Để có được điều đó nhà máy đã phải chú ý nâng cao chất lượng sản phẩm và phương châm “Chất lượng là hàng đầu, là sự sống còn của nhà máy” và hơn thế nữa nhà máy có những chính sách bán hàng hợp lý, đưa các sản phẩm thích hợp ra các thị trường khác nhau, ví dụ như khu vực Hà Nội người tiêu dùng dùng nhiều thuốc Vinataba, Dunhill,…, khu vực miền Trung Thanh Hoá, Nghệ An dùng nhiều loại thuốc Hoàn Kiếm, Thăng Long,…, khu vực phía Bắc như Thái Nguyên, Tuyên Quang dùng nhiều loại thuốc như Hoàn Kiếm, Tam Đảo,… Hiện nay nhà máy đang đi đầu trong ngành sản xuất thuốc lá miền Bắc với hơn 120 đại lý tiêu thụ. Sản phẩm của nhà máy đã trở thành quen thuộc đối với các tỉnh phía Bắc. mặt khác, công ty vẫn nghiên cứu tìm hiểu thị trường các tỉnh miền Trungnhư Huế, Quảng Trị,… và đã thu được nhiều thành công ban đầu. Mục tiêu lâu dài của nhà máy là không những phát triển, củng cố các thị trường đã có mà còn mở rộng thị trường ra nhiều khu vực. Gần đây nhà máy đã sản xuất một số loại thuốc lá để xuất khẩu ra nước ngoài, tuy số lượng thuốc lá xuất khẩu còn nhỏ nhưng nó đã mở ra một cơ hội cho nhà máy về thị trường tiêu thụ rộng lớn trên thế giới. Đây là một cơ hội mới và cũng là một thách thức của nhà máy. Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của nhà máy. Do đặc điểm ngành nghề kinh doanh của nhà máy là rất phù hợp với các mặt hàng đa dạng, phong phú nhiều chủng loại mà tập thể cán bộ công nhân viên nhà máy luôn cần đến sự nỗ lực cố gắng hết mình. Để xứng đáng với vai trò - đứa con đầu lòng của ngành thuốc lá Việt Nan thì nhà máy có một số chức năng, nhiệm vụ như sau: - Để có thể giúp cho nhà máy phát triển tố trên thị trường với rất nhiều đối thủ cành tranh như hiện nay thì bộ phận quản lý phải tổ chức tốt hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm đem lại hiệu quả kinh tế cao cho nhà máy. - Phải thực hiện đầy đủ nghĩa nộp ngân sách cho Nhà nước. - Bảo toàn và phát triển nguồn vốn được giao. - Thực hiện hạch toán kinh tế đầy đủ, phù hợp với chế độ tài chính – kế toán của Nhà nước. - Tuân thủ các chính sách chế độ khác của Nhà nước. - Nghiên cứu khă năng sản xuất, nhu cầu của thị trường. - Nghiên cứu và thực hiện có hiệu quả các biện pháp nâng cao chất lượng sản phẩm do nhà máy sản xuất ra, nhằm nâng cao sức cạnh tranh và mở rộng thị trường tiêu thụ trong và ngoài nước. - Quản lý chỉ đạo và tạo điều kiện để các phòng ban nghiệp vụ, các bạn hàng của nhà máy có thể chủ đọng trong sản xuất, kinh doanh theo quy chế hiện hành của Bộ Thương Mại và Nhà nước. - Chủ động giao dịch, ký kết, thực hiện hợp đồng mua bán và kinh doanh sản phẩm hàng hóa cả trong và ngoài nước. Qua các chức năng, nhiệm vụ chủ yếu trên ta thấy, mỗi một công ty, doanh nghiệp nói chung và nhà máy thuốc lá Tăng Long nói riêng thì trong kinh doanh phải luôn tìm ra biện pháp để làm sao kinh doanh có hiệu quả, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nước, tăng thu nhập cho người lao động, nâng cao đời sống của cán bộ công nhân viên. 2.3. Mạng lưới kinh doanh của nhà máy: Nhà máy thuốc lá Thăng Long hoạt động theo sơ đồ sau: Sơ đồ 10: Mạng lưới kinh doanh của nhà máy. (5) (8) (7) (6) (4) (3) (2) (1) (8) (7) (6) (3) (5) (2) (4) (1) Nhà máy thuốc lá Thăng Long Cửa hàng giới thiệu sản phẩm Đại lý bán buôn, các doanh nghiệp Đại lý bán lẻ cấp 1 Đại lý bán lẻ cấp 2 Người tiêu dùng Người tiêu dùng Giải thích sơ đồ: (1): Nhà máy đưa sản phẩm từ kho thành phẩm ra cửa hàng giới thiệu sản phẩm. (2): Các đại lý bán buôn, các doanh nghiệp đặt hàng vói nhà máy. (3): Các đại mlý bán lẻ cấp 1 trực tiếp đặt hàng tại nhả máy. (4): Nhà máy chuyển hàng đến cho đại lý bán buôn, các doanh nghiệp theo đơn đặt hàng từ trước. (5): Nhà máy chuyển hàng đến đại lý bán lẻ cấp một. (6): Sản phẩm từ đại lý bán buôn, các doanh nghiệp được đưa đến các đại lý bán lẻ cấp 2. (7),(8): Từ đại lý cấp 1,2 hàng được chuyển đến tay người tiêu dùng. 2.3. Chỉ tiêu chủ yếu của nhà máy thuốc lá thăng long: Nhà máy thuốc lá Thăng Long là một doanh nghiệp Nhà nước. Mặt khác, sản phẩm của nhà máy không nhận được sự khuyến khích cho nên hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, nhà máy đã phải nỗ lực rất nhiều. Bởi lẽ, trong kinh doanh nhà máy không chỉ chú trọng đến việc duy trì hoạt động của mình mà còn phải làm sao để ngày một nâng cao hơn, đời sống của đội ngũ công nhân viên trong nhà máy. Chính vì vậy, bộphận quản lý của nhà máy phải có các chỉ tiêu cụ thể để phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh. Điều đó có thể nhận thấy rất rõ qua bảng chỉ tiêu sau: Bảng 1: Chỉ tiêu về kết quả kinh doanh, tài sản, nguồn vốn. Chỉ tiêu Năm 2003 2004 Sản lượng tiêu thụ (bao). Tổng doanh thu (đồng). Lợi nhuận thuần (đồng). Nộp ngân sách (đồng). Vốn kinh doanh (đồng). Vốn cố định. Vốn lưu động. Nguyên giá tài sản cố định. Tài sản lưu động. Tiền. Phải thu. Hàng tồn kho. Các khoản khác. 273.425.000 643.208.564.706 13.105.800.000 235.152.000.000 116.658.000.000 76.159.621.000 40.572.000.000 156.576.000.000 157.840.170.000 25.430.000.000 30.520.120.000 102.820.000.000 929.950.000 273.425.000 770.126.000.000 15.327.000.000 230.072.000.0._.Nợ 33.011.618.269 Cộng phát sinh Có 33.011.618.269 Dư cuối tháng Nợ Có 0 0 Kế toán ghi sổ Ngày .... tháng .... năm Kế toán trưởng Phần thứ ba Một số biên pháp nhăm hoàn thiện hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm tại nhà máy thuốc lá thăng long. I. Đánh giá khái quát về công tác hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm tại nhà máy thuốc lá thăng long. Những thành tựu đạt được Trải qua gần nửa thế kỷ tồn tại và phát triển, nhà máy thuốc lá Thăng Long đã trải qua không ít khó khăn, vất vả, tuy vậy càng trong khó khăn thì nhà máy càng tự khẳng định được mình, khẳng định được nỗ lưc, quyết tâm và đường lối phát triển đúng đắn của nhà máy. Hiện nay, trong nền kinh tế thị trường, cạnh tranh trở thành điều kiện tồn tại của bất cứ doanh nghiệp nào, nhà máy thuốc lá Thăng Long không những tồn tại mà còn có chỗ đứng vững chắc trên thị trường. Có được thành tích này là nhờ nỗ lực không biết mệt mỏi của ban giám đốc và toàn thể cán bộ công nhân viên trong nhà máy. Trong đó bộ phận kế toán nói chung và kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm nói riêng cũng có những đóng góp không nhỏ trong sự phát triển chung của nhà máy. Bộ phận kế toán của nhà máy đã đáp ứng được những nhu cầu cần thiết cho ban giám đốc và các đối tượng khác quan tâm tới tình hình tài chính của nhà máy.Sự lớn mạnh của bộ máy kế toán được thể hiện thông qua các vấn đề sau: Về nhân sự : Bộ máy kế toán gồm những thành viên trẻ cộng với một số cán bộ kế toán có thâm niên trong nghề, có nhiều kinh nghiệm đã tạo thành một tập thể rất vững mạnh với đầy đủ nhiệt huyết, tính năng động, tri thức của tuổi trẻ, sự cẩn trọng, kinh nghiệm của người già. Nhiệm vụ được chuyên môn hoá rất rõ ràng tạo ra sự thuận lợi và hiệu quả cao trong công việc. Về hệ thống sổ sách kế toán Do đặc điểm sản xuất sản phẩm của Nhà máy thuốc lá thăng long rất phức tạp, được chia thành nhiều công đoạn, sản phẩm cũng rất đa dạng phong phú nhằm phục vụ tốt hơn cho khách hàng. Vì vậy nhà máy thuốc lá Thăng Long lựa chọn hình thức Nhật ký – Chứng từ, việc lựa chọn hình thức ghi sổ này là hoàn toàn hợp lý vì việc ghi sổ theo hình thức này đòi hỏi cán bộ kế toán phải có trình độ cao, am hiểu về nghiệp vụ kế toán. Theo hình thức này kế toán không chỉ thuận lợi trong việc so sánh, đối chiếu số liệu mà còn thuận lợi trong việc theo dõi những đối tượng cần quan tâm theo trình tự thời gian, hệ thống hoá các nội dung kinh tế. Các loại sổ sách kế toán nhà máy đều áp dụng theo mẫu của bộ tài chính ban hành. Do nhà máy sử dụng hệ thống kế toán máy nên các sổ sách được in ra cuối mỗi tháng để phù hợp với yêu cầu quản lý. Công việc ghi chép thường ngày của các cán bộ kế toán đã được giảm đi rất nhiều, số liệu được một người cập nhật sẽ được vào máy tính của những người khác, công việc chuyển sổ, cộng dồn hay kết chuyển, tính khấu hao đều được máy tính làm do được cài đặt phần mềm do cán bộ tin học phòng kế toán tự lập chương trình. Vì vậy nên chương trình phần mềm kế toán rất phù hợp với đặc điểm riêng của nhà máy. Hệ thống báo cáo kế toán Ngoài những báo cáo bắt buộc theo quy định của nhà nước như : Báo cáo kết quả kinh doanh, Bảng cân đối kế toán, thuyết minh báo cáo tài chính, nhà máy còn lập thêm báo cáo lưu chuyển tiền tệ nhằm đáp ứng nhu cầu phân tích tình hình lưu chuyển tiền tệ, tình hình chiếm dụng vốn cũng như bị chiếm dụng vốn của nhà máy. Nhà máy còn sử dụng hàng loạt các báo cáo quản trị phục vụ cho công tác quản trị nội bộ nhà máy Về công tác hạch toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ Kế toán tiêu thụ thành phẩm đã phản ánh đầy đủ các hoạt động nghiệp vụ một cách trung thực. Mọi hoạt động nhập xuất đều được phản ánh trên sổ sách, chứng từ kế toán theo quy định. Việc hạch toán tiêu thụ thành phẩm đảm bảo thống nhất về nhiệm vụ và phương pháp tính toán các chỉ tiêu. Kế toán đã phản ánh trung thực số liệu, ghi chép sổ rõ ràng các nghiệp vụ có liên quan đến tiêu thụ thành phẩm đáp ứng yêu cầu quản lý của nhà máy đặt ra. Đối với kế toán xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm, kế toán đã theo dõi và phản ánh một cách chi tiết đầy đủ kết quả tiêu thụ thành phẩm của từng loại thuốc lá và tổng số theo tháng, quý , năm. Nhìn chung, công tác hạch toán kế toán tại nhà máy thuốc lá thăng long được thực hiện tương đối hoàn chỉnh về cả mặt thể thức cũng như nội dung. Sổ sách kế toán được in từ máy tính nên rất rõ ràng, chặt chẽ về mặt nội dung, thẩm mỹ về mặt hình thức. Các số liệu kế toán gần như không có sai sót, do nếu một người nhập sai số liệu thì lập tức phần mềm kế toán được lập trình sẵn sẽ báo lại ngay cho người nhập số liệu. Do vậy công tác kế toán đã góp phần không nhỏ trong việc ổn định tình hình kinh doanh, bảo vệ tài sản của nhà máy. Những tồn tại cần khắc phục: Bên cạnh những ưu điểm trên, nhà máy còn một số tồn tại có khả năng khắc phục nhằm phục vụ tốt hơn cho nhu cầu quản lý và đạt tới mục tiêu cuối cùng là tối đa hoá lợi nhuận đồng thời tối thiểu hoá chi phí. Một số tồn tại của nhà máy như sau: 2.1.Về hạch toán tiêu thụ thành phẩm Quá trình tiêu thụ: Nói chung quá trình tiêu thụ của nhà máy là tốt nhưng nhà máy chưa phát huy được toàn bộ khả năng của mình nhằm đẩy mạnh quá trình tiêu thụ. Nhà máy chưa thật sự quan tâm tới công tác nghiên cứu thị trường, maketing ... Dẫn tới việc tiêu thụ sản phẩm của nhà máy trở nên thụ động. Nguyên liệu của các nhà máy sản xuất thuốc lá được cung cấp bởi công ty Nguyên Liêu Bắc thuộc tổng công ty thuốc lá Việt Nam do vậy tính cạnh tranh của các sản phẩm thuốc lá giữa các công ty chính là công nghệ sản xuất, máy móc thiết bị, trình độ quản lý. Nhà máy thuốc lá thăng long đã tích cực đổi mới các máy móc hiện đại nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm tạo ra thế mạnh trong cạnh tranh. Tuy nhiên nhà máy vẫn còn nhiều máy móc lạc hậu không còn phù hợp với điều kiện sản xuất tiên tiến như hiện nay. Điều này làm một số sản phẩm của nhà máy không cạnh tranh đượcvới những sản phẩm có cùng chủng loaị thuộc các nhà máy khác sản xuất. Sản phẩm tiêu thụ Hiện nay, nhà máy thuốc lá thăng long có rất nhiều loại sản phẩm tiêu thụ, đảm bảo cung cấp cho đa số nhu cầu của thị trường. Tuy nhiên các sản phẩm của nhà máy thường tập trung cho đối tượng khách hàng có mức thu nhập bình thường. Trong điều kiện hiện nay nhất là tại Hà Nội, trụ sở sản xuất của nhà máy, mức sống của người dân tương đối cao. Vì vậy họ đòi hỏi được tiêu dùng những sản phẩm cao cấp hơn. Những loại thuốc nhập ngoại như 555, Manbro, ... đang là những loại thuốc chiếm lĩnh nhiều thị phần tại các thành phố lớn. Nếu giải quyết được vấn đề này thì nhà máy không chỉ giải quyết được vấn đề tăng thị phần, tạo uy tín lớn hơn trên thị trường mà còn đạt được nhiều lợi ích khác lớn hơn nữa. Thị trường tiêu thụ Thị trường tiêu thụ hiện nay của nhà máy là khắp nơi trên toàn quốc, chủ yếu là khu vực miền trung và các tỉnh miền Bắc. Như vậy thị trường tiêu thụ của nhà máy là khá rộng lớn, tuy nhiên với khả năng của nhà máy thì như vậy là chưa đủ. Chính do vấn đề đa dạng hoá về sản phẩm một cách hợp lý chưa được vận dụng hết dẫn tới một só thị trường tiềm năng đã bị bỏ ngỏ. Phương thức tiêu thụ Phương thức tiêu thụ cũng là một nhân tố hết sức quan trọng ảnh hưởng tới quá trình tiêu thụ của nhà máy. Tại nhà máy thuốc lá thăng long chỉ áp dụng một hình thức duy nhất là bán hàng trực tiếp cho các đại lý. Phương thức này có ưu điểm của nó là khối lượng sản phẩm tiêu thụ lớn doanh thu tiêu thụ được xác định ngay khi bán hàng. Tuy nhiên nó cũng có một số nhược điểm là không thu hút được toàn bộ khách hàng tiềm năng, không quản lý được giá cả hàng hoá trên thị trường, không trực tiếp nhận được những ý kiến đóng gop của khách hàng.. Giảm giá cho khách hàng Nhà máy thường dùng các sản phẩm chào hàng, khuyến mại làm sản phẩm cho những khách hàng mua hàng vói số lượng lớn, nhiều lần trong một thời gian nhất định. Tuy nhiên, chi phí chào hàng bị khống chế theo tỷ lệ từ 5 – 7% so với tổng chi phí hợp lý chịu thuế thu nhập. Điều này làm giảm khả năng cạnh tranh của nhà máy trong việc mở rộng bạn hàng và thị trường tiêu thụ Về hạch toán doanh thu tiêu thụ nội bộ Ngoài việc xuất bán sản phẩm theo phương thức bán trực tiếp cho các đại lý, nhà máy còn có các hình thức xuất bán khác như : chào hàng, tiếp thị, tiếp khách... Các nghiệp vụ này phát sinh được nhà máy hạch toán như doanh thu sản phẩm trực tiếp. Điều này vẫn phù hợp vì cuối kỳ khi xác định kết quả kinh doanh nhà máy cũng phải nộp thuế với những sản phẩm này. Nhưng để phản ánh các nghiệp vụ này nhà máy sử dụng TK 511. Việc hạch toán này chưa thật sự phù hợp với quyết định của bộ tài chính về hạch toán kế toán. Mặt khác, việc theo dõi những khoản tiêu thụ nội bộ nhằm mục đích đánh giá hiệu quả tiêu thụ của nhà máy sẽ bị hạn chế do không xác định rõ doanh thu tiêu thụ từ việc bán sản phẩm bên ngoài đem lại. 2.1.7. Hạch toán giá vốn thành phẩm tiêu thụ Tại nhà máy, những sản phẩm dùng cho xuất bán, đại lý, chào hàng, tiếp khách được xác định giá vốn theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ. Riêng đối với thành phẩm dùng cho kiểm nghiệm được xác định giá vốn theo phương pháp bình quân đầu kỳ. Việc hạch toán giá vốn theo hai phương pháp là do các sản phẩm xuất dùng cho kiểm nghiệm được xuất trước các sản phẩm xuất bán theo các hình thức khác. Đồng thời giá thành của các thành phẩm xuất bán dùng cho kiểm nghiệm được hạch toán vào chi phí sản xuất chung. Do vậy nếu hạch toán giá vốn thành phẩm xuất dùng cho kiểm nghiệm theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ thì sẽ không thực hiện được, vì không xác định dược tổng chi phí sản xuất chung, chưa xác định được số lượng thành phẩm nhập trong kỳ. Tuy nhiên việc áp dụng hai phương pháp hạch toán giá vốn và chưa phù hợp với nguyên tắc hạch toán kế toán và quyết định của bộ Tài Chính về công tác hạch toán kế toán. Về sổ sách kế toán Tại nhà máy thuốc lá Thăng Long, hệ thống sổ sách kế toán được lập đúng, đầy đủ theo quy định của bộ tài chính và tổng công ty thuốc lá Việt Nam. Tuy nhiên còn một số sổ sách chưa thực sự hợp lý . Ví dụ : Đối với các bảng kê chi tiết bán hàng theo phương thức tiếp khách, chào hàng, tiếp thị, không có cột tổng số tiền vì vậy tại các bảng kê này chỉ theo dõi số lượng thành phẩm xuất chứ không theo dõi về mặt giá trị. Bảng kê chi tiết bán hàng Tháng 10 năm 2001 Phương thức tiếp khách NT – TN(C) Số HĐ Ngày mua Họ tên khách hàng Vinataba Thăng Long BC Thăng Long Tổng sảng lượng 1/10 01/10 Phòng hành chính 150 150 2/10 05/10 Phòng hành chính 150 150 3/10 09/10 Phòng hành chính 250 200 450 4/10 12/10 Phòng hành chính 400 100 500 5/10 16/10 Phòng hành chính 150 150 6/10 19/10 Phòng hành chính 150 100 250 .... ... Tổng số 1850 450 200 2500 Đối với bảng báo cáo nhập xuất tồn kho thành phẩm nhà máy không thiết kế rõ phần “ Không tiền “ đây là những sản phẩm xuất dùng cho chào hàng, tiếp khách, tiếp thị ... Tuy đây là báo cáo quản trị sử dụng trong nội bộ nhà máy nhưng cũng cần thiết kế rõ ràng chính xác. báo cáo nhập xuất tồn kho thành phẩm Tháng 10 2.1.9.Hình thức sổ kế toán Nhà máy thuốc lá Thăng Long áp dụng hình thức sổ Nhật ký – Chứng từ. Hình thức này kết hợp việc ghi sổ theo trình tự thời gian và trên nhật ký chứng từ. Nhật ký chứng từ có tác dụng định khoản kế toán làm căn cứ ghi vào sổ cái. Kết hợp hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiét trên NKCT. Không cần lập bảng cân đối số phát sinh. Trước khi lập báo cáo kế toán có thể kiểm tra số liệu ở dòng cộng cuối kỳ của các Nhật ký chứng từ. Nhưng đối với nhà máy thuốc lá Thăng Long, một doanh nghiệp sử dụng kế toán máy thì việc áp dụng hình thức sổ Nhật ký- Chứng từ là chưa hợp lý. Hình thức này thuận tiện cho phân công lao động kế toán nhưng không thuận lợi cho việc cơ giới hoá tính toán. 3. Một số phương hướng nhằm hoàn thiện hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm tại nhà máy thuốc lá thăng long. 3.1.Sự cần thiết phải hoàn thiện hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ 3.1.1.Vai trò của công tác hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm Để quản lý một cách có hiệu quả mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị, mỗi doanh nghiệp không phân biệt thành phần, loại hình kinh tế, lĩnh vực hoạt động hay hình thức sở hữu nào đều phải sử dụng đồng thời các công cụ quản lý kinh tế khác nhau. Trong đó, kế toán được coi là một công cụ quản lý kinh tế hữu hiệu, có tầm quan trọng bậc nhất. Vai trò quan trọng của kế toán trong công tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp xuất phát từ thực tế khách quan của hoạt động quản lý và chức năng của kế toán. Thông qua việc do lường tính toán, ghi chép, phân loại của doanh nghiệp bằng hệ thống các phương pháp khoa học của kế toán : hạch toán ban đầu, vận dụng hệ thống tài khoản, phương pháp tính giá vốn hàng tiêu thụ, cân đối tài khoản.... mà nhà quản trị doanh nghiệp có thể cung cấp thông tin một cách đầy đủ, kịp thời chính xác về tiêu thụ và kết quả tiêu thụ, về tình hình chiếm dụng vốn cũng như bị chiếm dụng vốn ... trong từng thời kỳ. Thông tin do kế toán cung cấp có vai trò quan trọng hàng đầu trong hệ thống thông tin kinh tế mà doanh nghiệp đưa ra. Trên cơ sở các thông tin đó mà chủ doanh nghiệp, các nhà đầu tư, các tổ chức tài chính, tín dụng và các cơ quan chức năng khác có thể dưa ra những quyết định đúng đắn. Những quyết định đó có tính sống còn tới sự phát triển của doanh nghiệp. Là một phần hành kế toán của công tác kế toán tại nhà máy thuốc lá Thăng Long, kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm là một khâu hết sức quan trọng không thể thiếu. Với chức năng tính toán, ghi chép, phản ánh, hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ giúp cho bộ máy quản lý và mọi thành viên trong doanh nghiệp thường xuyên cập nhật được tình hình thực hiện kế hoạch tiêu thụ, lãi, lỗ của nhà máy. Từ đó giúp cho bộ phận quản trị của nhà máy đánh giá một cách tổng quát nhiệm vụ đẩy mạnh tiêu thụ, chiếm lĩnh thị trường, tạo uy tín đối với người tiêu dùng Với chức năng và vai trò đó, kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ đã trở thành một điều kiện không thể thiếu được trong hạch toán kế toán, nó là khâu trung tâm trong các doanh nghiệp nói chung và trong các doanh nghiệp thương mại nói riêng. 3.1.2. Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm tại nhà máy thuốc lá Thăng Long. Kế toán là một công cụ quan trọng phục vụ công tác quản lý kinh tế trong các doanh nghiệp. Quá trình đổi mới cơ chế quản lý kinh tế ở nước ta đã và đang đòi hỏi sự biến đổi về chất của công tác hạch toán kế toán. Để đáp ứng được điều này chúng ta phải tăng cường hoàn thiện chế độ hạch toán kế toán. Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm tất yếu cũng phải ngày càng đổi mới và hoàn thiện để thích ứng với cơ chế quản lý kinh tế và chế độ hạch toán kế toán ở nước ta hiện nay. Thời gian qua, việc quản lý và hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm đã từng bước được hoàn thiện góp phần tăng cường công tác quản lý kinh tế của nhà máy thuốc lá Thăng Long. Tuy đã được đổi mới và hoàn thiện trên nhiều mặt nhưng với tốc độ phát triển của kinh tế thị trường và sự đổi mới chế độ hạch toán kế toán, việc hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ của nhà máy vẫn còn một số tồn tại cần khắc phục Như vậy, xuất phát từ những lý do trên, việc đổi mới, hoàn thiện và tổ chức hạch toán hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm một cách khoa học, hợp lý, chính xác là một tất yếu khách quan phù hợp với quy luật kinh tế và thực trạng quản lý của nhà máy thuốc lá Thăng Long. Nhất là trong cơ chế thị trường, trước sự cạnh tranh gay gắt, muốn tồn tại và phát triển, đòi hỏi nhà máy phải không ngừng nâng cao hiệu quả tiêu thụ, hạ giá thành sản phẩm, tăng tính cạnh tranh trên thị trường. 3.2. Phương hướng hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm tại nhà máy thuốc lá Thăng Long. 3.2.1. Hoàn thiện về xác định đối tượng hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả Đây là khâu đầu tiên và rất quan trọng trong tổ chức công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm. Hoàn thiện việc xác định đối tượng tiêu thụ phải căn cứ vào những nội dung cơ bản sau Căn cứ vào cơ cấu tổ chức tiêu thụ, yêu cầu và trình dộ của nhà máy Căn cứ vào đặc điểm của sản phẩm, nhóm sản phẩm, đơn đặt hàng ... và các phương thức tiêu thụ. Như vậy thực chất của việc xác định đối tượng tiêu thụ là xác định nội dung và giới hạn tiêu thụ, điều này giúp cho phần hành kế toán tiêu thụ được tiến hành nhanh chóng, chính xác và cung cấp thông tin kịp thời. Cũng như việc xác định đối tượng hạch toán tiêu thụ, việctìm hiểu rõ đối tượng xác định kết quả tiêu thụ cũng là khâu đầu tiên trong kế toán xác định kết quả. Hoàn thiện công việc này giúp nhà máy tổ chức xác định kết quả hợp lý, phục vụ cho quản lý kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch doanh thu, lợi nhuận của doanh nghiệp. 3.2.2. Hoàn thiện khâu hạch toán ban đầu Để đảm bảo thu thập thông tin ban đầu có quy mô và chất lượng cao, để lập ra các chứng từ hợp lý, hợp lệ làm cơ sở pháp lý theo dõi và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhằm cung cấp thông tin kịp thời, chính xác, tạo điều kiện thuận lợi để thực hiện các phần hành kế toán tiếp theo tiến hành một cách hiệu quả nhất. Để hoàn thiện khâu hạch toán ban đầu, nhà máy phải đảm bảo: Thống nhất về số lượng, nội dung, đơn vị tính và phương pháp tính các chỉ tiêu hạch toán ban đầu cho từng đối tượng cụ thể. Thống nhất về số lượng, kết cấu và nội dung các biểu mẫu hạch toán ban đầu tương ứng với số lượng các chỉ tiêu nói trên. Thống nhất về tổ chức chỉ đạo các công việc hạch toán ban đầu ghi chép, đối chiếu, kiểm tra... Thống nhất trình tự luân chuyển và sử dụng các thông tin hạch toán ban đầu. Khâu hạch toán ban đầu cần được hoàn thiện theo những hướng sau đây: Tiêu chuẩn và đơn giản hoá nội dung chứng từ đi đến thống nhất quy cách, biểu mẫu chứng từ, do đó sẽ mở rộng được phạm vi sử dụng. Hợp lý hoá thủ tục lập và xử lý chứng từ, xây dựng chương trình luân chuyển chứng từ một cách khoa học nhằm rút ngắn thời gian luân chuyển chứng từ qua các khâu để tăng tốc độ thụ nhận thông tin, giúp cho việc kiểm tra hoạt động tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ được nhanh chóng hiệu quả Xây dựng phương pháp phân loại, tổng hợp chứng và cung cấp số liệu giữa các bộ phận một cáh hợp lý, đồng thời trang bị và ứng dụng các kỹ thuật hiện đại cho việc ghi chép chứng từ, sổ kế toán nhằm giảm đến mức tối thiểu có thể chi phí lao động sống và lao động vật hoá cho quá trình xử lý các thông tin kế toán. Tăng cường kiểm tra việc tuân thủ chế độ ghi chép ban đầu của các bộ phận trong nhà máy. Làm rõ trách nhiệm của từng người trong khâu lập, sử dụng và lưu chuyển chứng từ kế toán Ngoài ra, để hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ, nhà máy cần chú ý hoàn thiện hệ thống sổ kế toán và hoàn thiện việc lập báo cáo kế toán 4. một só ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ taị nhà máy thuốc lá thăng long. Nhìn chung, trong những năm gần đây, mặc dù sản xuất kinh doanh trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh hết sức khốc liệt, song nhà máy thuốc lá thăng long vẫn đứng vững và làm ăn có hiệu quả . Công tác tổ chức kế toán tại nhà máy là hợp lý, tuy nhiên do còn một số vấn đề đã nêu trên em xin mạnh dạn đưa ra ý kiến của mình nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm tại nhà máy thuốc lá thăng long. 4.1.Về hạch toán tiêu thụ thành phẩm 4.1.1. Về quá trình tiêu thụ Như chúng ta đã biết, thị trường là nhân tố quyết định quá trình sản xuất do đó nhà máy cần đẩy mạnh quá trình tiêu thụ bằng cách mở rộng thị trường. Để thực hiện được công ty cần nghiên cứu thị trường chú trọng mở rộng thị trường nông thôn, vùng sâu, vùng xa bằng cách sản xuất ra những sản phẩm phù hợp với điều kiện và thu nhập của người dân. Bên cạnh đó công ty tích cực tham gia hội trợ triển lãm, giới thiệu sản phẩm. Để đẩy nhanh quá trình tiêu thụ, công ty nên chủ động mang sản phẩm đi giới thiệu và chủ động nguồn nguyên vật liệu để nâng cao khả năng cạnh tranh. 4.1.2.Về sản phẩm tiêu thụ Nhà máy nên có chiến lược nhập máy móc công nghệ hiện đại để tạo ra những sản phẩm có thể cạnh tranh với những sản phẩm nhập ngoại. Xây dựng chiến lược tiêu thụ sản phẩm một cách hợp lý. Các sản phẩm thu được lợi nhuận thấp thì nên sản xuất với số lượng vừa đủ, tăng cường sản xuất những mặt hàng có tỷ lệ lợi nhuận cao. Tích cực nâng cao chất lượng sản phẩm tạo ra uy tín ngày càng lớn hơn trên thị trường. 4.1.3.Về thị trường Thị trường tiêu thụ là nhân tố quyết định chất lượng của sản phẩm và cũng là tấm gương phản ánh chất lượng của sản phẩm. Để không ngừng nâng cao sản lượng tiêu thụ nhà máy nên duy trì một sản lượng vừa đủ với những mặt hàng có mức cầu thấp để duy trì thị trường truyền thống.Nhà máy nên quan tâm đến những loại thuốc đem lại lợi ích kinh tế cao hơn. Ngoài ra, để tăng nhanh khối lượng sản phẩm tiêu thụ nhằm góp phần thúc đẩy sản xuất phát triển đòi hỏi bọ phận Marketing cần đẩy nạnh hoạt động nghiên cứu thị trường, tìm hiểu nhu cầu thị hiếu người tiêu dùng, từ đó phòng kế hoạch có kế hoách sản xuất ra những loại thuốc phù hợp với yêu câu của người tiêu dùng tránh việc tồn kho thành phẩm nhiều gây ứ đọng vốn trong lưu thông và chất lượng sản phẩm cũng bị giảm.. Mặt khác phòng kế hoạch, phòng thị trường cần phối hợp với phòng KCS trong việc cung cấp những thông tin cần thiết về tình hình thị trường để có biện pháp nghiên cứu, cải tiến nâng cao chất lượng mẫu mã bao bì sản phẩm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của người tiêu dùng. Về hình thức tiêu thụ Để tận dụng phục vụ tối đa nhu cầu của thị trường nhà máy nên mở rộng thêm các phương thức bán hàng như : bán hàng theo hợp đồng, đại lý ký gửi....Đặc biệt nhà máy nên tổ chức thêm các cửa hàng bán lẻ và cửa hàng giới thiệu sản phẩm. Nếu hình thức này được thực hiện thì sản phẩm có thể đến tận tay người tiêu dùng, không qua bộ phận trung gian. Tận dụng hết ưu điểm của kênh tiêu thụ trực tiếp, đem lại hiệu quả kinh tế cao hơn đó là lợi nhuận của nhà máy không bị chia sẻ. Hơn nữa, nếu sử dụng phương thức này nhà máy có thể quan hệ trực tiếp với khách hàng, từ đó có thể thu thập được những thông tin từ phía khách hàng một cách trực tiếp và chính xác. Nhà máy cũng nên bố trí những cửa hàng tại những khu vực thị trường còn xa lạ với sản phẩm của nhà máy. 4.1.5. Giảm giá cho khách hàng mua với số lượng lớn Nhà máy nên giảm giá cho khách hàng mua với số lượng lớn bởi vì khoản ưu đãi giảm giá cho khách hàng không bị khống chế bởi một tỷ lệ nào, nó hoàn toàn phụ thuộc vào chiến lược tiêu thụ của nhà máy. Giảm giá hàng bán là nghiệp vụ kinh tế phát sinh sau khi phát hành hoá đơn bán hàng và nhà máy phải ghi rõ trên hoá đơn bán hàng phát hành lần cuối là nhà máy bán ưu đãi giảm giá cho khách hàng do khách hàng mua hàng với số lượng lớn. Khoảng giảm giá cho khách hàng được trừ vào công nợ của khách hàng bởi vì hầu hết khách hàng có số dư công nợ trên TK 131 . Kế toán hạch toán ưu đãi giảm giá cho khách hàng mua với số lượng lớn như sau: Khi nghiệp vụ ưu đãi giảm giá cho khách hàng phát sinh, Kế toán ghi Nợ TK 532 Có TK 131 Cuối tháng, kế toán kết chuyển các khoản ưu đãi giảm giá cho khách hàng sang tài khoản 511 Nợ TK 511 Có TK 532 4.1.6.Về hạch toán doanh thu tiêu thụ nội bộ Để khắc phục tình trạng lẫn lộn giữa TK 511 và TK 512, nhà máy nên tách rời doanh thu nội bộ ra khỏi doanh thu bán hàng và theo dõi riêng phần doanh thu này trên tài khoản 512 – doanh thu bán hàng nội bộ. Khi đó, bút toán ghi nhận doanh thu nội bộ được thực hiện như sau: Nợ TK 64181 : 914.146.000 (chi phí chào hàng) Nợ Tk 64293 : 13.719.000 (Chi phí tiếp khách) Có TK 512 : 927.865.000 ( DT tiêu thụ nội bộ ) Cuối kỳ hạch toán kết chuyển Nợ TK 512 : 927.865.000 Có TK 911 : 927.865.000 ( kết quả kinh doanh) Về hạch toán giá vốn hành phẩm tiêu thụ Để thực hiện xác định giá vốn thành phẩm tiêu thụ, nhà máy nên sử dụng một phương pháp tính giá vốn cho phù hợp vói yêu cầu của bộ tài chính. Nếu sử dụng phương pháp giá thực tế bình quân đầu kỳ dự trữ : Giá vốn của = Số lượng thành x Giá đơn vị bình quân thành phẩm tiêu thụ phẩm tiêu thụ cuối kỳ trước Giá trị thực tế thành phẩm tồn kho đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước) Giá thực tế bình quân đơn vị cuối kỳ trước Số lượng thực tế thành phẩm tồn kho đầu kỳ ( hoặc cuối kỳ trước) = Khi áp dụng phương pháp này, nhà máy sẽ khắc phục được tình trạng tính giá vốn theo hai phương pháp. Tuy nhiên nếu áp dụng phương pháp này thì dộ chính xác không cao Nếu áp dụng phương pháp giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập: Giá vốn của = Số lượng thành x Giá đơn vị bình quân thành phẩm tiêu thụ phẩm tiêu thụ sau mỗi lần nhập Trị giá thực tế của thành phẩm được nhập kho Trị giá thực tế thành phẩm tồn kho trước khi nhập Giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập + + Số lượng thành phẩm nhập kho Số lượng thành phẩm tồn khô trước khi nhập = + + Khi áp dụng phương pháp này, nhà máy sẽ khắc phục được cả sự chính xác và cũng không cần sử dụng hai phương pháp hạch toán giá vốn. Tuy phương pháp này đòi hỏi tính toán phức tạp nhưng nhà máy sử dụng hệ thống kế toán máy, và phần mềm do kỹ sư tin học của nhà máy lập trình nên việc thực hiện hạch toán giá vốn theo phương pháp này là hoàn toàn phù hợp Về sổ sách kế toán Để theo dõi cụ thể hơn về giá trị các sản phẩm mà nhà máy dùng để chào hàng, khuyến mại, tiếp khách, nhà máy nên mở thêm cột,“Tổng số tiền” trên các bảng kê chi tiết bán hàng theo các phương thức xuất hàng: chào hàng, tiếp khách. Khi đó mẫu sổ sẽ có dàng: Biểu Bảng kê chi tiết bán hàng Tháng 10 năm 2001 Phương thức tiếp khách NT – TN(C) Số HĐ Ngày mua Họ tên khách hàng Vinataba Thăng Long BC Thăng Long Tổng sảng lượng Tổng số tiền 1/10 01/10 Phòng hành chính 150 150 930.000 2/10 05/10 Phòng hành chính 150 150 930.000 3/10 09/10 Phòng hành chính 250 200 450 1.750.000 4/10 12/10 Phòng hành chính 400 100 500 2.630.000 5/10 16/10 Phòng hành chính 150 150 930.000 6/10 19/10 Phòng hành chính 150 100 250 1.130.000 .... ... ...... Tổng số 1.850 450 200 2.500 13.719.000 Đối với báo cáo nhập xuất tồn kho thành phẩm nhà máy nên thiết kế lại cột “không tiên” thành các cột chào hàng, tiếp khách.. khi đó mẫu sẽ có dạng sau: báo cáo nhập xuất tồn kho thành phẩm Tháng 10 Hình thức sổ sách kế toán Việc áp dụng hình thức sổ kế toán là hình thức nhật ký – chứng từ đã phát huy được trình độ của các kế toán viên, có sự chuyên môn hoá cao, độ chính xác cao do có việc đối ứng giữa các mảng kế toán nên dễ phát hiện được sai sót. Nhưng với điều kiện trang bị tương đối hiện đại về máy tính cùng sự hỗ trợ của các cán bộ tin học, nhà máy nên nghiên cứu lại và lựa chọn hình thức sỏ sách kế toán cho phù hợp với việc áp dụng kế toán máy. Khi các máy được nối mạng với nhau, để phát huy hết tính năng và tác dụng của máy, theo em nhà máy nên lựa chọn hình thức sổ “Nhật ký chung” để quản lý và hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ cho phù hợp. Như vậy vừa phát huy được hiệu quả sử dụng máy, vừa giảm đáng kể khối lượng công việc như hiện nay. Về Phân tích kết quả tiêu thụ thành phẩm Việc phân tích tình hình tiêu thụ cũng như kết quả tiêu thụ thành phẩm đã phản ánh được hiệu quả kinh doanh của nhà máy. Đồng thời nó cũng là tài liệu để kế toán cùng ban lãnh đạo xây dựng nên những mục tiêu cho niên độ kế toán mới. Tuy nhiên, tại nhà máy thuốc lá thăng long công việc phân tích những chỉ tiêu này chỉ được thực hiện vào cuối niên độ kế toán. Nhà máy cần chú trọng hơn, quan tâm hơn đến việc phân tích kinh tế, tài chính có thể vào thời điểm cuối tháng, hoặc cuối quý. Có như vậy, mơi có thể kịp thời theo dõi, nắm bắt sự biến động trong sản xuất kinh doanh của nhà máy, có biện pháp đối phó thích hợp với biến động của thị trường. Qua các chỉ tiêu phân tích ban lãnh đạo nhà máy có thể đề ra biện pháp giảm chi phí trong sản xuất kinh doanh. Kết luận Trong xu thế quốc tế hoá vàhợp tác hoá đang diễn ra hết sức mạnh mẽ, mỗi quốc gia đều trở thành một mắt xích của nền kinh tế thế giới và không một quốc gia nào dù có lớn mạnh đến đâu vẫn không phát triển được nếu đi ngược với xu thế của thời đại. Trong điều kiện nền kinh tế nước ta hiện nay, hoạt động sản xuất kinh doanh bán hàng được coi là biện pháp hữu hiệu nhất để thúc đẩy sự phát triển kinh tế. Việc mở rộng các hoạt động bán hàng hoá trong và ngoài nước là một trong những mục tiêu quan trọng nhất của chính sách thương mại. Nhà máy thuốc tá Thăng Long tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh với quy mô tương đối lớn. Để hoàn thành mục tiêu trong hoạt động sản xuất kinh doanh bộ phận kế toán trực thuộc cùng với phương pháp nhật ký chứng từ được thực hiện một cách khoa học giúp cho nhà máy hạch toán và nắm vững tình hình tài chính của mình; giúp cho việc quản lý, sử dụng, bảo toàn và phát triển vốn một cách có hiệu quả. Qua thời gian thực tập tại Nhà máy thuốc lá Thăng Long được sự giúp đỡ của các cô, chú cán bộ phòng tài chính kế toán và các phòng ban có liên quan. Và đặc biệt hơn nữa đó là sự giúp đơc tận tình của cô giáo hướng dẫn Phạm Thị Vân Huyền cùng với sự nỗ lực của ban thân, em đã vận dụng lý luận đã được học tập và nghiên cứu tại trường, kết hợp với quá trình thực hành tại nhà máy thuốc lá Thăng Long. Nay chuyên đề đã hoàn thành với đề tài : “Hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Nhà máy thuốc lá Thăng Long”. Đồng thời, chuyên đề tốt nghiệp cũng đưa ra một số nhận xét về công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại nhà máy. Do trình độ còn hạn chế, kiến thức thực tế còn ít và thời gian thực tập chưa nhiều. Vì vậy, em rất mong nhận được sự góp ý chân thành của các cô chú toàn nhà máy nói chung và các cô chú phòng tài chính kế toán nói riêng và của công giáo hướng dẫn Phạm Thị Vân Huyền để chuyên đề tốt nghiệp được hoàn thành hơn nữa. Em xin chân thành cảm ơn ! Hà Tây, ngày…….tháng……năm 2004 Sinh viên thực hiện Hoàng Thị Thanh Thuỷ ._.