Hoàn thiện tổ chức công tác hạch toán kế toán trong các đơn vị sự nghiệp có thu thuộc Bộ Tài chính

n các đơn vị sự nghiệp có thu này. Thực tế cho thấy, nhà nước đang phải đầu tư cả kinh phí, phương tiện và trả lương cho nhiều người trong không ít những đơn vị sự nghiệp có thu để đi làm kinh tế phục vụ kinh doanh một cách đơn thuần. Sự mập mờ giữa kinh doanh và sự nghiệp trong các đơn vị sự nghiệp có thu nên hầu hết những hàng hoá dịch vụ do họ cung cấp đều không thuộc đối tượng chịu thuế do Nhà nước quy định. Nhà nước chưa phân biệt rạch ròi các đơn vị sự nghiệp có thu để từ đó xây dựng cơ chế phù hợp cho nó phát triển. Với cơ chế quản lý tài chính nói chung và cơ chế tổ chức hạch toán kế toán nói riêng tại các đơn vị sự nghiệp có thu hiện này càng làm cho sự mập mờ, sự quản lý của nhà nước đối với các đơn vị này trở nên khó khăn hơn. Để quản lý nguồn ngân sách nhà nước mà vẫn tạo điều kiện cho các đơn vị sự nghiệp có thu phát triển, nhà nước cần sớm thay đổi quan điểm quản lý tài chính trên mà trước hết là đổi mới cơ chế hạch toán kế toán tại các đơn vị này cho phù hợp. Xuất phát từ tính cấp thiết của vấn đề nêu trên, tác giả mạnh dạn nghiên cứu đề tài: “Hoàn thiện tổ chức công tác hạch toán kế toán trong các đơn vị sự nghiệp có thu thuộc Bộ Tài chính” . 2. Mục đích nghiên cứu đề tài - Nghiên cứu vấn đề lý luận về tổ chức hạch toán kế toán tại các đơn vị kế toán. - Nghiên cứu thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại các đơn vị sự nghiệp có thu thuộc Bộ Tài chính. - Đưa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán tại các đơn vị sự nghiệp có thu thuộc Bộ Tài chính. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu của đề tài: hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán kế toán trong các đơn vị sự nghiệp có thu thuộc Bộ Tài chính. - Phạm vi nghiên cứu của chuyên đề: tổ chức hạch toán kế toán tại hai đơn vị thành viên điển hình: Tạp chí Thị trường - Giá cả; Trung tâm Thẩm định gía - Bộ Tài chính. 4. Phương pháp nghiên cứu của đề tài - Sử dụng phương pháp luận duy vật biện chứng của Chủ nghĩa Mác - Lênin để nghiên cứu lý luận cũng như các vấn đề thực tiễn một cách có logic. - Kết hợp sử dụng phương pháp phân tích, tổng hợp, phương pháp thống kê, so sánh để nghiên cứu và phân tích các vấn đề thực tiễn. Trên cơ sở đó đưa ra phương hướng và các giải pháp phù hợp để giải quyết vấn đề. 5. Đóng góp của đề tài - Hệ thống hoá lý luận cơ bản về tổ chức hạch toán kế toán tại đơn vị kế toán - Phân tích thực trạng và những tồn tại về công tác tổ chức hạch toán kế toán trong các đơn vị sự nghiệp có thu thuộc Bộ Tài chính. - Đề xuất phương hướng và biện pháp hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán trong các đơn vị sự nghiệp có thu thuộc Bộ Tài chính cũng như các điều kiện để thực hiện các biện pháp hoàn thiện. 6. Kết cấu của đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, luận văn gồm ba chương: Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức hạch toán kế toán tại các đơn vị kế toán. Chương 2: Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán trong các đơn vị hành chính sự nghiệp có thu thuộc Bộ Tài chính. Chương 3: Giải pháp hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán kế toán trong các đơn vị sự nghiệp có thu thuộc Bộ Tài chính. CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÁC ĐƠN VỊ KẾ TOÁN 1.1. Khái niệm, bản chất nguyên tắc tổ chức hạch toán kế toán 1.1.1. Khái niệm, bản chất Hạch toán kế toán là khoa học thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về tài sản, sự vận động của tài sản trong đơn vị một tổ chức kinh tế nhằm phản ánh và giám đốc, giám sát toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị đó. Hạch toán kế toán phản ánh và giám đốc một cách liên tục, toàn diện và có hệ thống tất cả các loại vật tư, tiền vốn và mọi hoạt động kinh tế. Về thực chất hạch toán kế toán nghiên cứu tài sản trong mối quan hệ với nguồn hình thành và quá trình vận động của tài sản trong các tổ chức, các, đơn vị. Nhờ đó mà hạch toán kế toán thực hiện được sự giám đốc liên tục cả trước, trong và sau quá trình sản xuất kinh doanh và sử dụng vốn. Để thực hiện chức năng phản ánh và giám đốc của mình, hạch toán kế toán cũng sử dụng 3 loại thước đo, nhưng thước đo tiền tệ được coi là chủ yếu. Nghĩa là trong kế toán mọi nghiệp vụ kinh tế đều được ghi chép theo giá trị và biểu hiện bằng tiền. Nhờ đó mà hạch toán kế toán cung cấp được các chỉ tiêu tổng hợp phục vụ cho việc giám đốc tình hình thực hiện kế hoạch kinh tế tài chính. Để nghiên cứu đối tượng của mình, hạch toán kế toán đã sử dụng hệ thống phương pháp nghiên cứu khoa học như chứng từ, đối ứng tài khoản, tính giá, tổng hợp - cân đối kế toán. Trong đó phương pháp lập chứng từ kế toán là thủ tục hạch toán đầu tiên và bắt buộc phải có đối với mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nhờ đó mà số liệu do kế toán phản ánh đảm bảo phản ánh được tính chính xác và cơ sở pháp lý vững chắc. 1.1.2. Yêu cầu, nhiệm vụ và nguyên tắc tổ chức hạch toán kế toán Để tăng cường công tác quản lý tài chính và đảm bảo chất lượng thông tin kế toán, nâng cao vai trò kiểm tra, giám sát bằng đồng tiền trong quá trình hình thành, sử dụng, công tác hạch toán kế toán phải thực hiện các yêu cầu sau: Tổ chức hạch toán, ghi chép, phản ánh tổng hợp về tình hình tài chính hiện có của toàn đơn vị kịp thời về số lượng, giá trị và sự biến động tăng, giảm, hiện trạng của tài sản, nguồn vốn. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ, tài khoản kế toán, các báo cáo kế toán theo quy định của Chế độ kế toán và hạch toán nhằm cung cấp đầy đủ, kịp thời, chính xác các thông tin về tình hình quản lý, sử dụng tài sản, nguồn vốn phù hợp với đặc điểm và yêu cầu quản lý trong đơn vị. Bố trí, phân công hợp lý cán bộ kế toán thực hiện công tác kế toán. Quy định rõ chức trách, nhiệm vụ và mối quan hệ của nhân viên hạch toán với kế toán trưởng và các nhân vien khác trong bộ máy và các bộ phận khác trong đơn vị. Tổ chức hạch toán phải đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin cho mục đích quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản, nguồn vốn với chi phí thấp nhất. Để thực hiện tốt các yêu cầu, nhiệm vụ trên, tổ chức hạch toán kế toán phảI dựa trên các nguyên tắc sau: - Tổ chức hạch toán phải quán triệt nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả. Nguyên tắc này thể hiện trong tổ chức hạch toán kế toán là với số lượng nhân viên kế toán ít nhát và với điều kiện trang bị thấp nhất nhưng vẫn phải cung cấp được đầy đủ, chi tiết các thông tin cần thiết cho quản lý của đơn vị với chi phí thấp nhất. - Tổ chức hạch toán phải dựa trên chế độ kế toán do Nhà nước ban hành. Căn cứ vào chế độ kế toán do Nhà nước ban hành, các đơn vị vận dụng phù hợp với điều kiện, đặc điểm của đơn vị mình trong khuôn khổ phạm vi chế độ kế toán cho phép - Tổ chức hạch toán phải căn cứ vào yêu cầu và nhiệm vụ của hạch toán, phải căn cứ vào yêu cầu quản lý của đơn vị đẻ tổ chức hệ thống chứng từ, tài khoản kế toán và báo cáo kế toán phù hợp. 1.2. Nội dung của tổ chức hạch toán kế toán 1.2.1. Nội dung tổ chức công tác kế toán 1.2.1.1. Tổ chức chứng từ kế toán * Bản chất, nội dung của chứng từ kế toán Chứng từ vừa là phương tiện chứng minh tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, vừa là phương tiện thông tin về kết quả nghiệp vụ kinh tế đó. Mỗi chứng từ cần chứa đựng tất cả các chỉ tiêu đặc trưng cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh về nội dung, quy mô, thời gian, địa điểm xảy ra nghiệp vụ kinh tế cũng như người chịu trách nhiệm về nghiệp vụ và người lập chứng từ... Các tiêu thức phản ánh đặc trưng riêng cho mỗi loại nghiệp vụ kinh tế được nêu ra trong mỗi chứng từ gọi là các yếu tố của chứng từ. Có thể chia thành hai nhóm yếu tố: các yếu tố cơ bản và các yếu tố bổ sung. Các yếu tố cơ bản là những yếu tố bắt buộc phải có của chứng từ, nó tạo nên nội dung cơ bản của chứng từ. Thiếu bất kỳ một yếu tố cơ bản nào sẽ làm cho chứng từ trở nên không đầy đủ, không đáng tin cậy. Các yếu tố này trở thành nội dung bắt buộc của chứng từ không phân biệt vào loại nghiệp vụ, tính chất của nghiệp vụ và tình trạng của vốn liên quan đến nghiệp vụ đó. Các yếu tố cơ bản trong chứng từ gồm: - Tên chứng từ: là sự khái quát hoá nội dung của nghiệp vụ - Tên và địa chỉ của đơn vị có liên quan đến nghiệp vụ: là yếu tố quan trọng để xác định trách nhiệm vật chất đối với nghiệp vụ kinh tế, để chi tiết hoá hay phân loại nghiệp vụ theo dõi đối tượng có liên quan đến nghiệp vụ. Đây cũng là cơ sở xác định đối chiếu và thanh tra về các nghiệp vụ kinh tế. - Ngày tháng và số thứ tự của chứng từ: là yếu tố cơ sở hoá chi tiết nghiệp vụ theo thời gian, là cơ sở thanh tra kinh tế tài chính. - Nội dung của nghiệp vụ kinh tế: là yếu tố làm rõ ý nghĩa kinh tế của nghiệp vụ và của chứng từ. - Quy mô của nghiệp vụ về số lượng, giá trị ... là yếu tố phân định ranh giới giữa chứng từ kế toán với các chứng từ khác sử dụng trong thanh tra, trong hành chính - Chữ ký của người chịu trách nhiệm về thực hiện các nghiệp vụ: về nguyên tắc chứng từ kế toán phải có ít nhất hai chữ ký của người tham gia vào việc thực hiện nghiệp vụ kinh tế, kèm theo chữ ký của người xét duyệt chứng từ nhất thiết phải có dấu của đơn vị. Các yếu tố bổ sung của chứng từ gồm: - Quan hệ của nghiệp vụ phản ánh trên chứng từ đến các loại tài sản (loại sổ, loại tài khoản) phải phản ánh. Trường hợp kế toán kép thì có thể định khoản ở phần đầu hay cuối của chứng từ. - Các yếu tố bổ sung khác như quy mô kế hoạch của nghiệp vụ, phương thức mua bán hàng, phương thức thanh toán. Các nghiệp vụ kinh tế rất đa dạng, để đặc trưng đầy đủ về số lượng, chất lượng, thời gian, địa điểm ... của nghiệp vụ xảy ra thường đòi hỏi lượng thông tin lớn về mặt khái niệm, từ ngữ và con số. Tuy nhiên việc sử dụng các yếu tố, đặc biệt các yếu tố bổ sung cần chú ý tránh hiện tượng thừa và trùng lặp các thông tin làm tăng khối lượng của công tác kế toán. Vừa qua, Bộ Tài chính đã chính thức ban hành Hệ thống chế độ kế toán doanh nghiệp theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế trong cả nước; Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 áp dụng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ; Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 về việc ban hành Chế độ kế toán Hành chính sự nghiệp. Trong đó quy định chế độ chứng từ kế toán gồm hai hệ thống: 1. Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc 2. Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc là hệ thống chứng từ phản ánh các quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc có yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi. Đối với loại chứng từ này, phương pháp lập và áp dụng thống nhất cho tất cả các lĩnh vực, các thành phần kinh tế. Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn chủ yếu là những chứng từ sử dụng trong nội bộ đơn vị. Nhà nước hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng để các ngành, các thành phần kinh tế trên cơ sở đó vận dụng vào từng trường hợp cụ thể thích hợp. * Phân loại chứng từ kế toán - Theo công dụng: + Chứng từ mệnh lệnh: là chứng từ mang quyết định của chủ thể quản lý. Loại chứng từ này biểu thị nghiệp vụ kinh tế cần thực hiện chưa chứng minh kết quả hình thành nghiệp vụ nên loại chứng từ này chưa đủ làm căn cứ ghi sổ kế toán. + Chứng từ chấp hành (thực hiện) là chứng từ phản ánh nghiệp vụ kinh tế đã hoàn thành. Loại chứng từ này có thể làm căn cứ ghi sổ. + Chứng từ thủ tục kế toán là những chứng từ tổng hợp, quy loại các nghiệp vụ kinh tế có liên quan theo những đối tượng hạch toán kế toán cụ thể nhất định để tiện lợi cho việc ghi sổ và đối chiếu các loại tài liệu. Đây là loại chứng từ trung gian, phải kèm theo chứng từ ban đầu mới đủ cơ sở pháp lý chứng minh tính hợp pháp của nghiệp vụ. + Chứng từ liên hợp là loại chứng từ mang đặc điểm của hai hoặc ba loại chứng từ nêu trên. - Theo địa điểm lập chứng từ: + Chứng từ bên trong: là chứng từ được lập trong phạm vi đơn vị hạch toán không phụ thuộc vào đặc tính của nghiệp vụ kinh tế. Chứng từ bên trong có loại liên quan đến nghiệp vụ kinh tế giảI quyết quan hệ trong nội bộ đơn vị; có loại liên quan đến nghiệp vụ xảy ra trong đơn vị nhưng để giảI quyết các mối quan hệ kinh tế với bên ngoài. + Chứng từ bên ngoài là chứng từ về các nghiệp vụ có liên quan đến đơn vị hạch toán nhưng lập từ các đơn vị khác. Việc phân chia thành chứng từ bên trong và bên ngoài chỉ mang tính tương đối. Có thể cùng loại chứng từ nhưng có thể lập từ bên trong hoặc bên ngoài đơn vị. Do vậy trong đối chiếu kiểm tra cần đưa yếu tố ngày và số thứ tự chứng từ để xác định và phân loại. - Theo trình độ khái quát của tài liệu trong chứng từ. + Chứng từ ban đầu hay chứng từ trực tiếp, phản ánh trực tiếp đối tượng hạch toán, là tấm hình gốc chụp lại nghiệp vụ kinh tế. Chứng từ ban đầu có đầy đủ giá trị và hiệu lực cho hạch toán và cho quản lý. Chứng từ ban đầu có ý nghĩa lớn trong công tác kế toán, thanh tra, lãnh đạo nghiệp vụ kinh tế, xác định trách nhiệm vật chất... + Chứng từ tổng hợp hay chứng từ khái quát là phương tiện tổng hợp tài liệu về các nghiệp vụ kinh tế cùng loại, là công cụ kỹ thuật giảm nhẹ công tác kế toán và đơn giản trong ghi sổ. Loai chứng từ này không có ý nghĩa tổng hợp, chỉ thành phương tiện thông tin và chứng minh khi đi kèm chứng từ ban đầu. - Theo số lần ghi các nghiệp vụ kinh tế + Chứng từ một lần: là chứng từ trong đó việc ghi chép chỉ tiến hành một lần và chuyển vào chi sổ kế toán. Loại chứng từ này vẫn được dùng để ghi nhiều nghiệp vụ kinh tế khi các nghiệp vụ này phát sinh cùng một lúc ở cùng một địa điểm. Chứng từ một lần được lập và thực hiện trong phạm vi một ngày. + Chứng từ nhiều lần: là chứng từ ghi một loại nghiệp vụ kinh tế tiếp diễn nhiều lần. Sau mỗi lần ghi các con số thường được cộng dồn tới một giới hạn xác định trước, chứng từ không còn sử dụng tiếp nữa được chuyển vào ghi sổ kế toán và lưu trữ. - Theo nội dung của nghiệp vụ kinh tế phản ánh trong chứng từ như chứng từ về tiền mặt, về vật tư, về tiêu thụ hàng hoá, về thanh toán với ngân hàng, ngân sách và thanh toán cho công nhân viên... Cách phân loại này giúp ích trong phân loại chứng từ để đưa vào lưu trữ và xác định giới hạn lưu trữ cho từng loại chứng từ. - Theo tính cấp bách của thông tin chứa trong chứng từ + Chứng từ bình thường chứa đựng những thông tin thể hiện tính hợp quy luật của các nghiệp vụ xảy ra. Những chứng từ này tiếp tục làm thủ tục theo các yếu tố và trình tự quy định để ghi sổ, tổng hợp và thông tin theo định kỳ. + Chứng từ báo động là những chứng từ chứa đựng những thông tin thể hiện mức độ diễn biến không bình thường của các nghiệp vụ kinh tế như vật tư sử dụng vượt định mức, thực hiện hợp đồng kinh tế không bình thường... Những chứng từ này cần được xử lý kịp thời trước khi đưa vào ghi sổ kế toán hoặc xử lý tiếp theo trình tự quy định. * Luân chuyển chứng từ - Bản chất, ý nghĩa của luân chuyển chứng từ Luân chuyển chứng từ là sự vận động liên tục kế tiếp nhau từ giai đoạn này sang giai đoạn khác của chứng từ. Luân chuyển chứng từ thường được xác định từ khâu lập đến khâu lưu trữ, huỷ chứng từ. Luân chuyển chứng từ gồm các khâu cụ thể sau: + Lập chứng từ theo các yếu tố của chứng từ: tuỳ theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ mà sử dụng chứng từ thích hợp. Tuỳ theo yêu cầu quản lý của từng loại tài sản mà chứng từ được lập thành một hoặc nhiều liên. Chữ ký của người liên quan trên chứng từ phải được ký trực tiếp, không qua giấy than. + Kiểm tra chứng từ: kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp và hợp lý của chứng từ như các yếu tố của chứng từ, chữ ký của người có liên quan, tính chính xác của số liệu trên chứng từ. Sau khi chứng từ được kiểm tra thì chứng từ mới làm căn cứ ghi sổ kế toán. + Sử dụng chứng từ cho lãnh đạo nghiệp vụ và ghi sổ kế toán ++ Cung cấp nhanh những thông tin cần thiết cho lãnh đạo nghiệp vụ ++ Phân loại chứng từ theo từng loại nghiệp vụ, theo tính chất của khoản chi phí, theo từng địa điểm phát sinh phù hợp với yêu cầu ghi sổ kế toán. ++ Lập định khoản kế toán và vào các sổ kế toán. + Bảo quản và sử dụng lại chứng từ trong kỳ hạch toán. + Chuyển chứng từ vào lưu trữ và huỷ - Kế hoạch luân chuyển chứng từ: đây là con đường được thiết lập trước cho quá trình vận động của chứng từ nhằm phát huy đầy đủ chức năng thông tin và kiểm tra của chứng từ.,, Khi xây dựng kế hoạch luân chuyển chứng từ cần phải nắm rõ đặc điểm của đơn vị hạch toán về quy mô, tổ chức sản xuất và quản lý; tình hình tổ chức hệ thống thông tin; vị trí và đặc điểm luân chuyển của từng loại chứng từ. Nội dung bắt buộc của một kế hoạch luân chuyển chứng từ là phải phản ánh được từng khâu vận động của chứng từ như lập, kiểm tra, sử dụng, lưu trữ. Cần xác định rõ tên, địa chỉ, đối tượng chịu trách nhiệm trong từng khâu, xác định nội dung công việc ở từng khâu, thời gian cần thiết từng khâu của quá trình vận động. Có hai cách lập kế hoạch luân chuyển chứng từ: + Lập riêng cho từng loại chứng từ: lập cho những loại chứng từ có số lượng lớn, phản ánh các loại đối tượng hạch toán có biến động nhiều và cần quản lý chặt chẽ. Với loại này có thể biểu hiện đầy đủ nội dung bắt buộc và mở rộng hình thức thường áp dụng là hình thức biểu kết hợp với sơ đồ. + Lập chung cho nhiều loại chứng từ - Nội quy về chứng từ: để quản lý và sử dụng hợp lý tài sản, tăng cường hạch toán kinh doanh cần đưa công tác chứng từ kế toán vào nề nếp và duy trì kỷ cương trong việc thực hiện các khâu về chứng từ. Chế độ chứng từ do BộTài chính quy định, nội dung của chế độ gồm: + Biểu mẫu các loại chứng từ tiêu chuẩn và trình tự chung cho luân chuyển chứng từ + Cách tính các chỉ tiêu của chứng từ + Thời hạn lập và lưu trữ + Người lập, người kiểm tra, người sử dụng, lưu trữ + Trách nhiệm vật chất, hành chính và quyền lợi tương ứng trong việc thực hiện các điều khoản. 1.2.1.2. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán Tài khoản kế toán được sử dụng để theo dõi và phản ánh tình hình và sự biến động của từng loại tài sản, từng loại nguồn vốn, từng khoản nợ phải thu, phải trả. Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng trong các đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp … được hình thành từ yêu cầu phản ánh thông tin nhiều chiều, đa dạng cho quản lý. Đặc trưng cơ bản của hệ thống tài khoản kế toán: - Nội dung phản ánh của tài khoản: đặc trưng này xuất phát từ chức năng chủ yếu của tài khoản là cung cấp thông tin nên nội dung kinh tế mà tài khoản phản ánh có những khác biệt nhất định. - Công dụng và kết cấu của tài khoản: mỗi một đối tượng hạch toán có yêu cầu quản lý cụ thể khác nhau. Bởi vậy, tài khoản kế toán phản ánh các đối tượng đó cũng có công dụng khác nhau nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý từng đối tượng và kết cấu cụ thể của các tài khoản cũng khác nhau mới đảm bảo cho tài khoản thực hiện được công dụng của nó. - Mức độ phản ánh của tài khoản: tuỳ thuộc vào đối tượng mà tài khoản phản ánh, có những tài khoản phản ánh đối tượng ở mức độ tổng hợp và có những tài khoản phản ánh đối tượng ở mức độ chi tiết, cụ thể hoá đối tượng. - Quan hệ với các báo cáo tài chính: các báo cáo tài chính là phương tiện trình bày khả năng sinh lời và tình hình tài chính của doanh nghiệp nhằm cung cấp thông tin cho người sử dụng. Để lập báo cáo tài chính một cách kịp thời, chính xác, cần căn cứ vào mối quan hệ giữa tài khoản với báo cáo tài chính để tính toán chỉ tiêu phù hợp. - Đặc trưng về phạm vi hạch toán: tuỳ thuộc vào phạm vi mà tài khoản phản ánh, có những tài khoản chỉ được sử dụng trong kế toán tài chính để phản ánh toàn bộ tài sản, vật tư, tiền vốn, tình hình thu mua, tiêu thụ, chi phí, thu nhập và tính toán kết quả kinh doanh của doanh nghiệp ở mức độ tổng quát. Trên cơ sở đó, lập các báo cáo tài chính như bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh. Có một số tài khoản khác lại được sử dụng trong kế toán quản trị để phản ánh chi phí, thu nhập và tính toán kết quả của từng hoạt động, từng loại sản phẩm, hàng hoá... Trên cơ sở kết cấu chung của tài khoản và đặc điểm của đối tượng hạch toán kế toán; có thể thiết kế kết cấu và nội dung phản ánh các loại tài khoản cơ bản làm cơ sở cho việc xây dựng quy trình hạch toán một cách khoa học. Việc thiết kế tài khoản phải dựa trên cơ sở sau: - Phải xuất phát từ nội dung và đặc điểm của đối tượng hạch toán kế toán - Phải đáp ứng nhu cầu thông tin cho quản lý, tiện lợi cho việc hạch toán hàng ngày cũng như quyết toán định kỳ, sao cho số lượng tài khoản ít nhất cũng có thể cung cấp nhiều thông tin thiết thực và bổ ích nhất cho quản lý kinh doanh. Về nội dung đối tượng hạch toán kế toán bao gồm các bộ phân cơ bản sau: + Tài sản kinh doanh + Nguồn vốn hình thành tài sản kinh doanh + Các quá trình kinh doanh Về đặc điểm phải chú ý các mặt sau: + Tính đa dạng + Tính hai mặt + Tính vận động + Tính cân bằng Cụ thể là: - Phải có nhiều loại tài khoản khác nhau để phản ánh được tính đa dạng của tài sản, nguồn vốn hình thành của tài sản - Phải thể hiện được tính hai mặt: đối lập và thống nhất giữa tài sản và nguồn hình thành tài sản, thu và chi - Phải đảm bảo được tính liên hoàn (tính vận động) của các tài sản trong quá trình kinh doanh chủ yếu. Để đáp ứng nhu cầu thông tin cho quản lý cần phải: - Xây dựng các tài khoản điều chỉnh cho các loại tài khoản cơ bản nêu trên với nguyên tắc cơ bản là tài khoản điều chỉnh có kết cấu ngược lại với kết cấu của tài khoản cơ bản - Tổ chức nhiều hệ thống tài khoản song song để đáp ứng nhu cầu khác nhau về quản lý cùng một đối tượng hạch toán. Trên cơ sở trên có thể hình thành những nguyên tắc cơ bản trong thiết kế tài khoản sau: - Phải có nhiều tài khoản cơ bản để phản ánh tài sản, nguồn vốn hình thành tài sản... cùng các loại tài khoản điều chỉnh cho tài khoản cơ bản. Đồng thời có thể có nhiều phân hệ tài khoản khác nhau để phản ánh những đối tượng có nhiều loại nhu cầu thông tin khác nhau - Kết cấu của loại tài khoản tài sản phải ngược với kết cấu loại tài khoản nguồn hình thành tài sản, kết cấu của loại tài khoản điều chỉnh phải ngược với kết cấu của tài khoản cơ bản. - Số tăng trong kỳ phải phản ánh cùng một bên với số dư đầu kỳ. Từ đó số phát sinh giảm được phản ánh ở bên còn lại của tài khoản. Hiện nay Bộ Tài chính đã ban hành Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006; Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 quy định chế độ kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp lớn; doanh nghiệp vừa và nhỏ; Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 quy định chế độ kế toán áp dụng trong các đơn vị hành chính sự nghiệp. Trong đó có quy định hệ thống tài khoản được áp dụng trong các đơn vị. Theo đó, tài khoản cấp 1, 2, 3 là các tài khoản bắt buộc nếu đơn vị có sử dụng. Đơn vị được bổ sung thêm các tài khoản cấp 2, cấp 3, cấp 4 trừ các tài khoản mà Bộ Tài chính đã quy định trong hệ thống tài khoản kế toán để phục vụ yêu cầu quản lý của đơn vị. Trường hợp đơn vị cần mở thêm tài khoản cấp 1 ngoài các tài khoản đã có hoặc cần bổ sung, sửa đổi tài khoản cấp 2, cấp 3 theo quy định của Bộ Tài chính thì phải được Bộ Tài chính chấp thuận bằng văn bản. 1.2.1.3. Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán Sổ kế toán là một phương tiện vật chất cơ bản, cần thiết để người làm kế toán ghi chép, phản ánh một cách có hệ thống các thông tin kế toán theo thời gian và đối tượng. Ghi sổ kế toán là một giai đoạn kế toán trong quá trình công nghệ sản xuất thông tin kế toán. * Phân loại theo phương pháp ghi, tính chất hệ thống hoá phản ánh số liệu ta có ba loại sổ kế toán chính là: sổ nhật ký, sổ cái và sổ nhật ký - sổ cái - Sổ nhật ký là sổ ghi các nghiệp vụ phát sinh theo thứ tự thời gian. Các nghiệp vụ sau khi đã được lập chứng từ hợp lý, hợp lệ được sắp xếp theo thứ tự thời gian xảy ra nghiệp vụ để ghi vào sổ nhật ký. Sổ nhật ký được lưu trữ trong thời gian tối thiểu là 10 năm hoạt động liên tục của đơn vị. - Sổ cái phản ánh các nghiệp vụ phát sinh theo đối tượng phản ánh, mỗi đối tượng được phản ánh trên sổ cái riêng. Ghi sổ cái sau khi ghi nhật ký giúp cho việc tự kiểm soát hoạt động được tăng cường, làm cho việc xử lý thông tin cho quản lý về một đối tượng sẽ nhanh chóng hơn, bước ghi sổ cái tạo nhiều thuận lợi cho công tác kế toán cuối kỳ. - Sổ liên hợp: phản ánh vừa theo thời gian, vừa theo hệ thống. Chứng từ khi vào sổ liên hợp này được sắp xép phân loại theo thời gian và riêng cho từng đối tượng. * Phân loại theo tiêu thức kết cấu bên trong sổ, ta có: kết cấu kiểu tài khoản; két cấu một bên của tài khoản và kết cấu bàn cờ. * Phân loại theo hình thức bên ngoài ta có sổ quyển và sổ tờ rơi * Phân loại theo mức độ phản ánh số liệu trên sổ ta có các loại: sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp. Yêu cầu, nguyên tắc kế toán trên sổ kế toán * Mở sổ kế toán - Mở đầu niên độ, đơn vị phải mở đủ số lượng sổ, loại sổ cần mở theo nội dung, kết cấu của hình thức sổ nhất định. Các sổ mở cần đăng ký với cơ quan thuế và tài chính; sổ quyển phải có dấu giáp lai giữa hai trang sổ liên nhau, phải đăng ký số trang sổ mở và đóng thêm nếu thiếu khi sử dụng. - Căn cứ mở sổ thường là bảng cân đối kế toán đấu năm hoặc dựa vào thực tế sổ sử dụng năm trước có kết hợp sự thay đổi bổ sung trong niên độ mở sổ. - Sổ được mở dùng trong suốt niên độ kế theo thông lệ quốc tế. Thông thường niên độ sử dụng sổ sách mở là 12 tháng. Việt Nam quy định niên độ tài chính để mở sổ là 12 tháng. - Cuối sổ phải có các chữ ký quy định tính hợp pháp của sổ mở cũng như số liệu được ghi vào đó trong suốt niên độ. * Ghi sổ kế toán - Ghi theo đúng nội dung, kết cấu, tác dụng của mỗi loại sổ đã quy định khi mở sổ - Só liệu ghi trên sổ pảhi ghi rõ căn cứ chứng từ của nghiệp vụ hoặc ghi rõ nội dung số liệu chuyển sổ từ đầu. - Só liệu ghi trên sổ phải rõ, sạch và ghi liên tục, không được cách dòng để tránh điền thêm thông tin vào sổ. - Thông lệ quốc tế quy định: số tiền dương của nghiệp vụ được ghi bằng mực xanh (đen) thường, số điều chỉnh giảm ghi bằng mực đỏ để phân biệt và dễ xác định giá trị thực bằng tiền của chỉ tiêu. - Khi sửa sót số liệu đã ghi sai thì cần sửa sai theo quy định chung, đảm bảo đọc được và tính so sánh được của số liệu. - Việc ghi sổ kế toán được thực hiện liên tục trong niên độ, khi chuyển sang sổ do chưa kết thúc kỳ hạch toán chưa kế thúc niên độ thì phải ghi rõ cộng mang sang ở trang trước và ghi cộng trang trước ở trang tiếp liền sau. - Phải tuân thủ nguyên tắc ghi và nội dung cũng như phương pháp ghi sổ nhằm không làm ảnh hưởng tới mối liên hệ ghi chép của hệ thống sổ kế toán của đơn vị và đảm bảo nguyên tắc kết chuyển số liệu ghi sổ và đối chiếu sổ khi thấy cần thiết. * Sửa chữa sổ kế toán - Nguyên tắc cần tuân thủ + Phải thường xuyên đối chiếu sổ để phát hiện sớm trước khi cộng sổ, kết dư sổ, chuyển sổ giữa hai kỳ kế toán, giữa hai niên độ kế toán. + Khi phát hiện sai cần tuỳ thuộc vào tính chất thời điểm phát hiện để dùng kỹ thuật chữa thích hợp. Trong bất kỳ cách chữa sổ nào cũng không được tảy xoá làm mờ, mất, làm không rõ ràng số sai cần sửa. - Kỹ thuật chữa sổ gồm: + Cải chính số liệu trên sổ: dùng mực đỏ gạch ngang vào giữa dòng sai số sao cho không làm mất, mờ số sai, sau đó ghi lại phép ghi, số cần ghi đúng bằng mực xanh thường với cùng số hiệu chứng từ gốc. Người cải chính phải ký sổ dòng chữa đúng. Kỹ thuật này chỉ dùng khi mọi sai sót được phất hiện sớm, chưa cộng sổ. + Ghi bổ sung: được sử dụng khi bỏ sót nghiệp vụ, ghi thiếu só liệu so với chứng từ hoặc thực tế kiểm kê trên sổ kế toán, sát sót được phát hiện sau khi cộng sổ, hoặc trước khi cộng sổ. Cách ghi bổ sung là dùng mực đen (xanh) thường ghi thêm định khoản sót, ghi số tiền chênh lệch thiếu với số hiệu, ngày tháng của chứng từ gốc đã lập khi phát sinh nghiệp vụ hoặc lập khi kiểm kê đối chiếu. + Ghi âm trên sổ kế toán: dùng để điều chỉnh giảm số tiền đã ghi trên sổ bằng mực đỏ trong các tình huống sau: ++ Số đã ghi trên sổ lớn hơn số thực kiểm kê hoặc số thực đã ghi trên chứng từ ++ Ghi sai quan hệ đối ứng trên một trong các sổ tài khoản thuộc quan hệ đối ứng * Khoá số kế toán - Thường được thực hiện vằo ngày cuối cùng của niên độ tài chính. - Trước khi khoá sổ, cần phải thực hiện các công việc ghi sổ, điều chỉnh, kiểm tra đối chiếu cần thiết để xác định đúng các chỉ tiêu báo cáo cho toàn niên độ. - Khi khoá sổ cần tiến hành cộng sổ, tính số dư trên tài khoản, kiểm tra độ chính xác số liệu, sáu đó thực hiện bút toán khoá sổ: chuyển cột của số dư tài khoản Các doanh nghiệp khác nhau về loại hình, quy mô và điều kiện kế toán sẽ hình thành cho mình một hình thức tổ chức sổ kế toán khác nhau. Các điều kiện để xây dựng hình thức sổ kế toán gồm: - Đặc điểm và loại hình sản xuất cũng như quy mô sản xuất - Yêu cầu và trình độ quản lý hoạt động kinh doanh của mỗi đơn vị - Trình độ nghiệp vụ và năng lực của cán bộ kế toán - Điều kiện và phương tiện vật chất hiện có của đơn vị Đặc trưng cơ bản để phân biệt và định nghĩa các hình thức sổ kế toán là: số lượng sổ cần dùng, loại sổ cần dùng, nguyên tắc kết cấu các chỉ tiêu dòng, cột sổ, trình tự hạch toán trên sổ ở đơn vị. Trong đó số lượng và loại sổ sẽ chi phối nguyên tắc kết cấu nội dung cũng như phương pháp, trình tự ghi sổ của mỗi hình thức. Hiện nay có bốn hình thức sổ cơ bản có thể lựa chọn và vận dụng: 1. Sổ Nhật ký chung Chứng từ gốc Sổ nhật ký đặc biệt Sổ nhật ký chung Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết tài khoản Bảng cân đối tài khoản Sổ (thẻ) chi tiết đối tượng Báo cáo kế toán 2. Sổ Nhật ký - Sổ cái Chứng từ gốc Bảng kê chứng từ gốc Sổ Nhật ký – Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Sổ (thẻ) chi tiết Báo cáo kế toán 3. Sổ chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp số liệu Bảng cân đối tài khoản Sổ (thẻ) chi tiết tài khoản Báo cáo kế toán Sổ cái 4. Sổ Nhật ký - Chứng từ Chứng từ gốc và bảng phân bổ phí Bảng kê Nhật ký chứng từ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ chi tiết Báo cáo kế toán Sổ cái Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Đối chiếu chi tiết và tổng hợp 1.2.1.4. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán Tuỳ theo yêu cầu và khả năng quản lý trong từng ngành, từng đơn vị, từng thành phần kinh tế... hệ thống báo cáo kế toán có thể bao gồm số lượng bảng khác nhau và kết cấu các bảng khác nhau nhưng phải bao gồm hai phân hệ: - Phân hệ tổng hợp - cân đối tổng thể về đối tượng hạch toán kế toán: cân đối giữa tài sản và nguồn vốn (Bảng cân đối kế toán); cân đối giữa thu chi và kết quả lãi hoặc lỗ (Báo cáo kết quả kinh doanh); cân đối giữa các luồng tiền vào ra của doanh nghiệp (Báo cáo lưu chuyển tiền tệ). ._.- Phân hệ tổng hợp - cân đối bộ phận phù hợp với đối tượng hạch toán kế toán như tài sản ngắn hạn, tài sản dài hạn, tình hình thanh toán, chi phí sản xuất... Có thể phân loại hệ thống báo cáo kế toán theo các tiêu thức sau: - Theo nội dung kinh tế hay tính khái quát: + Bảng tổng hợp cân đối (tổng thể) + Bảng tổng hợp bộ phận (từng phần) - Theo phân cấp quản lý hay quy hoạch thông tin: + Bảng (biểu) báo cáo cấp trên + Bảng (biểu) nội bộ Bảng tổng hợp cân đối chung cần báo cáo lên cấp trên, bảng tổng hợp cân đối bộ phận phục vụ cho quản lý doanh nghiệp. Hiện nay, theo Chế độ hiện hành, báo cáo tài chính bao gồm: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và Thuyết minh Báo cáo Tài chính. - Theo trình độ tiêu chuẩn hoá hay tính chất nghiệp vụ: + Bảng tiêu chuẩn: quy định thống nhất về nội dung, kết cấu, thời hạn lập và nộp… và dùng chung cho tất cả các ngành, các thành phần kinh tế. Thông thường các Bảng (biểu) báo cáo cấp trên hoặc dùng cho bên ngoài được tiêu chuẩn hoá. + Bảng biểu chuyên dùng: là bảng dùng riêng trong phạm vi từng ngành, từng thành phần kinh tế… và thường là các bảng (biểu) nội bộ. - Theo kết cấu: + Bảng kết cấu 2 bên: phản ánh cân đối tất yếu giữa hai mặt vốn với nguồn, thu với chi và kết quả lãi lỗ, công nợ và khả năng thanh toán…Ngoài cân đối chung, bảng này còn cân đối từng bộ phận. + Bảng kết cấu 1 bên: thường là các bảng cân đối giữa các xu hướng biến động. * Bảng cân đối kế toán: Bảng cân đối kế toán là bảng tổng hợp - cân đối tổng thể phản ánh tổng hợp tình hình vốn kinh doanh của đơn vị cả về tài sản và nguồn vốn ở một thời điểm nhất định. Thời điểm quy định là ngày cuối cùng của một kỳ báo cáo. Bảng cân đối kế toán là tài liệu quan trọng để nghiên cứu đánh giá tổng quát tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, trình độ sử dụng vốn ở một thời điểm nhất định. Thời điểm quy định là ngày cuối cùng của một kỳ báo cáo. Đây là tài liệu quan trọng để nghiên cứu đánh giá tổng quát tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, trình độ sử dụng vốn và triển vọng kinh tế tài chính của đơn vị. Thực chất đây là bảng cân đối giữa tài sản và nguồn hình thành tài sản của đơn vị được lập cuối kỳ. Bảng có thể được kết cấu theo kiểu một bên hoặc kiểu hai bên. Dù được kết cấu theo cách nào, Bảng cũng bao gồm hai phần: tài sản phản ánh vốn theo hình thái tài sản và nguồn vốn phản ánh hình thái các loại vốn - nguồn của tài sản. Tài sản thường được sắp xếp theo tính luân chuyển của tài sản gồm: tài sản dài hạn và tài sản ngắn hạn. Số liệu bên tài sản phản ánh tài sản và kết cấu tài sản của doanh nghiệp hiện có ở thời kỳ lập báo cáo, tại các khâu của quá trình kinh doanh. Qua đó có thể đánh giá tổng quát năng lực sản xuất kinh doanh và trình độ sử dụng vốn của đơn vị. Nguồn vốn có thể được chia thành nguồn vốn chủ sở hữu và nguồn vốn vay nợ hoặc ngược lại. Số liệu bên nguồn vốn phản ánh các nguồn vốn được sử dụng trong kỳ kinh doanh. Tỷ lệ và kết cấu của từng nguồn vốn phản ánh tình hình tài chính của doanh nghiệp. Số liệu trên nguồn vốn cũng thể hiện trách nhiệm của doanh nghiệp với Nhà nước, với ngân hàng, với cấp trên, với khách hàng, với cán bộ nhân viên của đơn vị về tài sản đang sử dụng. Để lập được bảng cân đối bộ phận, ngoài tài khoản tổng hợp còn căn cứ vào số liệu của tài khoản phân tích. Trong mọi trường hợp giữa tài khoản và Bảng cân đối kế toán có mối quan hệ chặt chẽ trong chu trình kế toán: - Đầu kỳ, căn cứ số liệu của Bảng cân đối kế toán kỳ trước - Trong kỳ, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi trực tiếp vào tài khoản trên cơ sở các bản chứng từ. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh đảm bảo nguyên tắc cân bằng giữa tài sản và nguồn vốn. - Cuối kỳ, số dư các tài khoản là căn cứ để lập Bảng cân đối kế toán mới. Theo chế độ kế toán hiện hành, các tài khoản loại 1 “Tài sản ngắn hạn” và tài khoản loại 2 “Tài sản dài hạn” là cơ sở để ghi bên Tài sản; các tài khoản loại 3 “ Nợ phải trả” và tài khoản loại 4 “ Nguồn vốn chủ sở hữu” là cơ sở để ghi bên Nguồn vốn của Bảng cân đối kế toán. * Bảng cân đối thu, chi và kết quả Quá trình kinh doanh là một trong những đối tượng quan trọng của hạch toán kế toán. Kết quả của giai đoạn trước được kết chuyển vào giai đoạn sau tạo thành một hệ thống các chỉ tiêu có quan hệ chặt chẽ với nhau. Kết quả chung của tất cả các giai đoạn kinh doanh được tính bằng kết quả cuối cùng biểu hiện thành quả tài chính của doanh nghiệp thông qua chỉ tiêu thu nhập thuần tuý (lợi nhuận thuần) Kết quả này được phân chia thành ba phần cơ bản: - Nộp ngân sách nhà nước - Trích lập các quỹ - Phân chia cho người lao động và các thành viên tham gia góp vốn vào đơn vị. Bảng cân đối thu, chi và kết quả có thể được thiết kế theo kiểu bảng dọc hoặc ngang. Nếu thiết kế theo kiểu bảng ngang sẽ cho ta thấy quan hệ cân đối giữa thu, chi và kết quả tài chính đã nêu vừa được thực hiện trên tổng số vừa thể hiện trên từng hoạt động cụ thể như hoạt động theo chức năng. Qua đó cho phép nhà quản lý thấy được cơ cấu thu nhập của doanh nghiệp, xem xét khả năng tạo lãi của từng hoạt động kinh doanh để từ đó đánh giá hiệu quả của từng hoạt động. * Bảng cân đối thu - chi tiền tệ Bảng này có vai trò quan trọng trong việc cung cấp những số liệu liên quan đến sự vận động của tiền tệ và tình hình tiền tệ trong kỳ. Thông tin từ bảng này cho phép các chủ đầu tư, nhà quản lý đơn vị biết được tình hình tiền tệ của đơn vị, những sự kiện, các cổ đông, những nghiệp vụ kinh tế gây ảnh hưởng đến tình hình đó để từ đó xem xét khả năng đáp ứng bằng tiền mặt cho các cơ hội kinh doanh mói phát sinh và ngoài dự kiến. Như vậy cân đối lưu chuyển tiền tệ thực chất là một báo cáo cung cấp thông tin về những sự kiện và nghiệp vụ kinh tế có ảnh hưởng đến tình hình tiền tệ của một đơn vị. Đầu kỳ tiền được lưu chuyển qua các mặt của hoạt động của đơn vị, quá trình lưu chuyển này của tiền tệ được kế toán theo dõi và phản ánh vào các tài khoản không là tiền tệ, đến cuối kỳ kế toán, kế toán sẽ phản ánh quá trình lưu chuyển tiền tệ đó và phản ánh lượng tiền có lúc cuối kỳ vào các tài khoản trên. Chênh lệch giữa các tài khoản tiền tệ cuối kỳ so với đầu kỳ phát sinh là do các quá trình lưu chuyển tiền qua các mặt hạch toán của đơn vị trong kỳ. Như vậy qua báo cáo lưu chuyển tiền tệ, người quan tâm sẽ biết được những hoạt động nào là hoạt động chủ yếu tạo ra tiền, tiền được sử dụng vào những mục đích gì và việc sử dụng đó có hợp lý không… Để có những thông tin trên, báo cáo lưu chuyển tiền tệ thường được cấu trúc gồm 5 phần chính: - Thu, chi tiền tệ từ hoạt động kinh doanh - Thu, chi tiền tệ từ hoạt động đầu tư - Thu, chi tiền tệ từ hoạt động tài chính - Tiền đầu kỳ - Tiền cuối kỳ Chuẩn mực kế toán số 21 ban hành theo Quyết định số 234/2003/QĐ-BTC ngày 30/12/2003 của Bộ Trưởng Bộ Tài chính quy định cụ thể về yêu cầu, cách thức trình bày báo cáo tài chính 1.2.2. Bộ máy kế toán Việc tổ chức thực hiện các chức năng nhiệm vụ hạch toán kế toán trong một đơn vị hạch toán cơ sở do bộ máy kế toán đảm nhiệm. Do vậy, cần thiết phải tổ chức hợp lý bộ máy kế toán cho đơn vị trên cơ sở định hình được khối lượng công tác kế toán cũng như chất lượng cần phải đạt về hệ thống thông tin kế toán. Bộ máy kế toán trên góc độ tổ chức lao động kế toán là tập hợp đông bộ các nhân viên kế toán để đảm bảo thực hiện khối lượng công tác kế toán phần hành với đầy đủ các chức năng thông tin và kiểm tra hoạt động của đơn vị cơ sở. Các nhân viên kế toán trong một bộ máy kế toán có mối liên hệ chặt chẽ qua lại xuất phát từ sự phân công lao động phần hành trong bộ máy. Mỗi cán bộ, nhân viên đều được quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, để từ đó tạo thành mối liên hệ có tính vị trí, lệ thuộc, chế ước lẫn nhau. Guồng máy kế toán hoạt động có hiệu quả là do sự phân công, tạo lập mối liên hệ chặt chẽ giữa các loại lao động kế toán theo tính chất khác nhau của khối lượng công tác kế toán. Khối lượng công tác kế toán được phân chia thành ba giai đoạn và gắn liền với từng phần hành kế toán, thực hiện thông qua yếu tố con người được tổ chức thành bộ máy. Bởi vậy, cơ sở để tạo thành bộ máy kế toán là khối lượng công tác kế toán cần thiết phải thực hiện và cơ cấu lao động kế toán có ở đơn vị. Thông thường cán bộ, nhân viên kế toán đều có vị trí công tác theo sự phân công trong bộ máy dựa trên nguyên tắc chung, riêng của phân công lao động khoa học. Công việc với yêu cầu chất lượng cũng như tính chất thi hành công việc và tố chất nghiệp vụ của người lao động là hai yếu tố cơ bản hợp thành hiệu suất của công tác và là hai điều kiện cơ bản để thực hiện sự phân công lao động kế toán. Ngoài ra khi phân công lao động kế toán trong bộ máy còn cần phải tôn trọng các điều kiện có tính nguyên tắc khác như nguyên tắc bất vị thân, bất kiêm nhiệm, hiệu quả và tiết kiệm, chuyên môn hoá và hợp tác hoá lao động... Trong bộ máy kế toán, mỗi nhân viên phần hành và kế toán tổng hợp đều có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn riêng về khối lượng công tác kế toán được giao. Các kế toán phần hành có thể chuyên môn hoá sâu theo từng phần hành hoặc có thể kiêm nhiệm một số phần hành theo nguyên tắc chung của tổ chức khoa học lao động kế toán, kế toán phần hành phải có trách nhiệm quản lý trực tiếp, phản ánh thông tin kế toán, thực hiện sự kiểm tra qua ghi chép phản ánh tổng hợp đối tượng kế toán phần hành được đảm nhiệm từ giai đoạn hạch toán ban đầu (trực tiếp ghi chứng từ hoặc tiếp nhận và kiểm tra) tới các giai đoạn kế toán tiếp theo: ghi sổ kế toán phần hành, đối chiếu kiểm tra số liệu trên sổ với thực tế tài sản, tiền vốn và hoạt động ... lập báo cáo phần hành được giao. Các kế toán phần hành đều có trách nhiệm liên hệ với kế toán tổng hợp để hoàn thành ghi sổ tổng hợp hoặc lập báo cáo định kỳ chung ngoài báo cáo phần hành. Quan hệ giữa các lao động kế toán phần hành là quan hệ ngang, có tính chất tác nghiệp. Không phải quan hệ trên dưới có tính chất chỉ đạo. Kế toán tổng hợp là một loại lao động kế toán mà chức năng nhiệm vụ cơ bản của nó là thực hiện công tác kế toán cuối kỳ, có thể giữ sổ cái tổng hợp cho tất cả các phần hành và ghi sổ cái tổng hợp, lập báo cáo nội bộ và cho bên ngoài đơn vị theo định kỳ báo cáo hoặc theo yêu cầu đột xuất... Quan hệ giữa các loại lao động trong bộ máy kế toán có thể được thể hiện theo một trong ba cách tổ chức sau: Một là: Bộ máy kế toán tổ chức theo kiểu trực tuyến Nghĩa là kế toán trưởng trực tiếp điều hành các nhân viên kế toán phần hành không thông qua khâu trung gian nhận lệnh. Với cách tổ chức này, mối quan hệ phụ thuộc trong bộ máy kế toán đơn giản hơn, thực hiện trong một cấp kế toán tập trung, sản xuất kinh doanh và hoạt động quy mô nhỏ. Hai là: Bộ máy kế toán tổ chức theo kiểu trực tuyến tham mưu Theo kiểu tổ chức này, bộ máy kế toán được hình thành bởi mối liên hệ trực tuyến như phương thức trực tiếp trên và mối liên hệ có tính chất tham mưu giữa kế toán trưởng với các kế toán phần hành (quan hệ chỉ đạo nghiệp vụ trực tiếp) và giữa kế toán trưởng với các bộ phận tham mưu. Trong điều kiện bộ máy kế toán phảI đảm nhiệm thêm các chức năng trong mảng công việc chuyên sâu phức tạp về kỹ thuật (thanh tra, kỹ thuật máy tính ứng dụng trong kế toán...) thì cần phảI sử dụng mối liên hệ tham mưu trong chỉ đạo trực tuyến của kế toán trưởng Ba là: Bộ máy tổ chức theo kiểu chức năng Theo đó bộ máy kế toán được chia thành những bộ phận độc lập đảm nhận những hoạt động riêng rẽ thường gọi là ban, phòng kế toán. Kế toán trưởng của đơn vị chỉ đạo kế toán nghiệp vụ thông qua các trưởng ban (phòng) kế toán. Đầu mối liên hệ chỉ đạo từ kế toán trưởng trong phương thức tổ chức này giảm nhiều và tập trung hơn so với các hai phương thức trên. Trong tổ chức bộ máy kế toán vai trò của Kế toán trưởng rất quan trọng. Kế toán trưởng là một chức danh nghề nghiệp để dành cho các chuyên gia kế toán có trình độ chuyên môn cao, có phẩm chất đạo đức tốt và có năng lực điều hành, tổ chức công tác kế toán trong đơn vị kế toán độc lập. Quyền hạn và trách nhiệm cũng như vị trí của kế toán trưởng trong tổ chức kế toán được quy định rõ trong Luật Kế toán số 03/2003QH11 ngày 17/6/2003, Quốc hội nước Cộng hoà XHCN Việt Nam và Thông tư liên tịch số 50/2005/TTLT/BTC-BNV ngày 15/6/2005 hướng dẫn tiêu chuẩn, điều kiện, thủ tục bổ nhiệm, bãi miễn, thay thế và xếp phụ cấp kế toán trưởng, phụ trách kế toán trong các đơn vị kế toán thuộc lĩnh vực kế toán nhà nước Theo Luật Kế toán, Kế toán trưởng có nhiệm vụ tổ chức thực hiện công tác kế toán trong đơn vị kế toán. Trong các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước và doanh nghiệp nhà nước, kế toán còn có nhiệm vụ giúp người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán giám sát tài chính tại đơn vị. Kế toán trưởng chịu sự lãnh đạo của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán; trường hợp có đơn vị kế toán cấp trên thì đồng thời chịu sự chỉ đạo và kiểm tra của kế toán trưởng cấp trên về chuyên môn, nghiệp vụ. Kế toán trưởng có trách nhiệm: - Thực hiện các quy định của pháp luật về kế toán, tài chính trong đơn vị kế toán - Tổ chức điều hành bộ máy kế toán theo quy định của Luật này - Lập báo cáo tài chính Kế toán trưởng có quyền độc lập về chuyên môn, nghiệp vụ kế toán Kế toán trưởng của cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước và doanh nghiệp nhà nước, ngoài các quyền nêu trên còn có quyền: - Có ý kiến bằng văn bản với người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán về việc tuyển dụng, thuyên chuyển, tăng lương, khen thưởng, kỷ luật người làm kế toán, thủ kho, thủ quỹ. - Yêu cầu các bộ phận liên quan trong đơn vị cung cấp đầy đủ, kịp thời tài liệu liên quan đến công việc kế toán và giám sát tài chính của kế toán trưởng - Bảo lưu ý kiến chuyên môn bằng văn bản khi có ý kiến khác với ý kiến của người ra quyết định. - Báo cáo bằng văn bản cho người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán khi phát hiện các vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán trong đơn vị, trường hợp vẫn phảI chấp hành quyết định thì báo báo lên cấp trên trực tiếp của người đã ra quyết định hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền và không phải chịu trách nhiệm về hậu quả của việc thi hành quyết định đó. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán * Tổ chức bộ máy kế toán tập trung (một cấp) Đơn vị kế toán độc lập chỉ mở một bộ sổ kế toán, tổ chức một bộ máy kế toán để thực hiện tất cả các giai đoạn hạch toán ở mọi phần hành kế toán. Phòng kế toán trung tâm của đơn vị p hảI thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ thu nhận, ghi sổ, xử lý thông tin trên hệ thống báo cáo phân tích và tổng hợp của đơn vị. Trường hợp đơn vị có các đơn vị trực thuộc, thì chỉ hiểu đơn vị trực thuộc trong mô hình kế toán trập trung không được mở sổ sách và hình thành bộ máy nhân sự kế toán riêng; toàn bộ việc ghi sổ, lập báo cáo kế toán đều thực hiện ở phòng kế toán trung tâm; các đơn vị trực thuộc có thể trở thành đơn vị thực hiện hạch toán ban đầu theo chế độ báo sổ. Mô hình kế toán tập trung Kế toán trưởng đơn vị Các nhân viên kế toán phần hành tài sản trung tâm Các phầnhành kế toán hoạt động trung tâm Bộ phận tài chính và tổng hợp tại trung tâm Nhân viên hạch toán ban đầu, báo sổ từ đơn vị trực thuộc Báo sổ Mô hình kế toán tập trung thường tồn tại trong các đơn vị thống nhất độc lập, có tư cách pháp nhân đầy đủ, hoặc trong các doanh nghiệp lớn có tổ chức các doanh nghiệp thành viên trực thuộc hoàn toàn, không có sự phân tán quyền lực quản lý hoạt động kinh doanh cũng như hoạt động tài chính. Có thể khái quát mô hình này được đặt trong các đơn vị hoạt động quản lý theo cơ chế một cấp quản lý, phần lớn các đơn vị này có quy định nhỏ, hoạt động kinh doanh tập trung về mặt không gian và mặt bằng kinh doanh, có kỹ thuật xử lý thông tin hiện đại nhanh chóng. * Mô hình kế toán phân tán Theo hình thức này, bộ máy kế toán được phân thành cấp: kế toán trung tâm và kế toán trực thuộc. Kế toán trung tâm và kế toán trực thuộc đều có sổ sách kế toán và bộ máy nhân sự tương ứng để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của kế toán phân cấp. Kế toán đơn vị trực thuộc phải mở sổ kế toán, thực hiện toàn bộ khối lượng công tác kế toán phần hành từ giai đoạn hạch toán ban đầu tới giai đoạn lập báo cáo kế toán lên kế toán trung tâm theo sự phân cấp quy định. Đơn vị trực thuộc được giao quyền quản lý vốn kinh doanh, được hình thành bộ phận quản lý để điều hành toàn bộ hoạt động kinh doanh tại cơ sở. Kế toán trung tâm là nơi thực hiện khâu tổng hợp số liệu báo cáo của cấp cơ sở, lập các báo cáo tài chính cho các cơ quan tổ chức quản lý, chịu trách nhiệm cuối cùng về toàn bộ hoạt động của đơn vị trực thuộc trước nhà nước, các bạn hàng, nhà cung cấp, bên đầu tư, cho vay... Chỉ có đơn vị cấp trên mới có tư cách pháp nhân độc lập, đầy đủ, các cơ sở trực thuộc không có tư cách pháp nhân đầy đủ, không có tư cách pháp lý để thành lập hay tuyên bố giải thể, phá sản đơn vị. Giữa các đơn vị trực thuộc quan hệ với nhau theo nguyên tắc hạch toán kinh tế nội bộ, quan hệ giữa các đơn vị trực thuộc với cấp trên kinh doanh là quan hệ hạch toán kinh tế đầy đủ. Như vậy, một tổ chức kinh doanh, quản lý, kế toán phân tán bao giờ cũng tồn tại các mối quan hệ nội bộ dọc (chính với phụ thuộc) và hệ thống ngang (các đơn vị trực thuộc với nhau). Mô hình kế toán kiểu phân tán Kế toán trung tâm Kế toán trưởng đơn vị cấp trên Bộ phận tài chính Kế toán hoạt động thực hiện ở cấp trên Bộ phận tổng hợp kế toán cho đơn vị trực thuộc Bộ phận kiểm tra kế toán Các đơn vị trực thuộc Trưởng ban (phòng) kế toán Kế toán phần hành Kế toán phần hành Kế toán phần hành Điều kiện để lựa chọn mô hình này là quy mô kinh doanh lớn, cơ cấu kinh doanh phức tạp (nhiều loại hình kinh doanh, nhiều ngành nghề kinh doanh, nhiều tổ chức vệ tinh cấu thành cùng phụ thuộc về pháp nhân kinh tế ...) và địa bàn kinh doanh rộng, phân tán. Trong những điều kiện kinh doanh như vậy các doanh nghiệp thường phải phân cấp kinh doanh, phân cấp trong quyền hành quản lý và do vậy buộc phải phân cấp tổ chức kế toán (phân cấp khối lượng công tác và nhân sự kế toán). Mô hình kế toán nếu thực sự được hình thành trong những tiền đề khách quan như vậy thì bộc lộ rất nhiều ưu điểm: kế toán sẽ gắn với sự chỉ đạo tại chỗ các hoạt động kinh doanh của đơn vị trực thuộc, giảm bớt sự cồng kềnh về bộ máy nhân sự ở cấp trên, đảm bảo tốc độ truyền tin nhanh. Sự điều hành của đơn vị cấp trên sẽ thông qua sự điều tiết bằng cơ chế thu, nộp và quy chế ràng buộc tài chính khác. Mặt khác, bằng sự kiểm soát, thanh tra nội bộ hoặc độc lập, khi phân cấp kế toán tương ứng với sự phân cấp về quản lý, đơn vị cấp trên đã thực hiện cơ chế tự chủ cho đơn vị phụ thuộc của mình vì hiệu quả tối đa của hoạt động chung. Thiếu những điều kiện tiền đề mà doanh nghiệp vẫn vận dụng mô hình kế toán này sẽ dẫn đến làm yếu đi bộ máy quản lý doanh nghiệp, làm trì trệ thêm cho quá trình hạch toán, thông tin và kiểm tra. * Mô hình kế toán hỗn hợp Là mô hình kế toán nửa tập trung, nửa phân tán là sự kết hợp đặc trưng của cả hai mô hình trên. Đối với những đơn vị trực thuộc kinh doanh quy mô nhỏ, gần trung tâm điều hành, mặt bằng kinh doanh tập trung, chưa có đủ điều kiện nhận vốn, kinh doanh và tự chủ trong quản lý thì đơn vị đó không được phân cấp quản lý, do vậy không cần tổ chức sổ sách và bộ máy kế toán, toàn bộ khối lượng kế toán thực hiện tại trung tâm kế toán đặt tại đơn vị cấp trên. Đối với những đơn vị có đủ điều kiện về tổ chức, quản lý và kinh doanh một cách tự chủ, hơn nữa kinh doanh ở quy mô lớn, trên diện rộng, phân tán mặt bằng, thì cần được giao vốn, nhiệm vụ kinh doanh cũng nhữ quyền quản lý điều hành, Toàn bộ khối lượng kế toán được thực hiện ở đơn vị trực thuộc, quan hệ giữa các đơn vị hạch toán phân tán là quan hệ kinh tế nội bộ, quan hệ cấp trên qua hệ thống chỉ đạo dọc và chế độ báo cáo kế toán quy định trong nội bộ. Cấp trên chỉ làm nhiệm vụ tổng hợp theo báo cáo của những đơn vị đó. Mô hình kế toán kiểu hỗn hợp Kế toán đơn vị cấp trên Kế toán trưởng Kế toán các hoạt động tại cấp trên Kế toán các đơn vị trực thuộc hạch toán tập trung Bộ phận tổng hợp báo cáo từ các đơn vị trực thuộc Bộ phận kiểm tra kế toán Đơn vị kinh tế trực thuộc Đơn vị kế toán phân tán tại đơn vị trực thuộc Nhân viên hạch toán ban đầu từ các cơ sở trực thuộc KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 Trong chương thứ nhất, tác giả đã trình bày những lý luận cơ bản về tổ chức hạch toán nói chung. Những lý luận này xuất phát từ bản chất, đặc điểm, vai trò của công tác tổ chức hạch toán kế toán tại đơn vị, tiếp đó là nội dung của công tác tổ chức hạch toán kế toán tại một đơn vị kế toán gồm tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức chứng từ kế toán, tổ chức hệ thống tài khoản kế toán, tổ chức hệ thống sổ sách kế toán và tổ chức hệ thống báo cáo kế toán. Đây sẽ là nền tảng lý thuyết cho chương thứ hai khi tác giả đi vào phân tích thực trạng công tác tổ chức hạch toán kế toán trong các đơn vị sự nghiệp có thu thuộc Bộ Tài chính. CHƯƠNG II - THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TRONG CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÓ THU THUỘC BỘ TÀI CHÍNH 2.1. Tổng quan về các đơn vị sự nghiệp có thu thuộc Bộ Tài chính Các đơn vị sự nghiệp có thu thuộc Bộ Tài chính là những đơn vị dự toán độc lập, có con dấu và tài khoản riêng, tổ chức bộ máy kế toán theo quy định của Luật kế toán bao gồm: đơn vị thuộc Bộ Tài chính quản lý trực tiếp; đơn vị thuộc Tổng cục Thuế, Tổng cục Hải quan; Kho bạc Nhà nước; Uỷ ban Chứng khoán nhà nước và các Cục (đơn vị thuộc hệ thống, cơ quan thuộc Bộ Tài chính); đơn vị trực thuộc đơn vị sự nghiệp có thu thuộc Bộ Tài chính được Bộ trưởng Bộ Tài chính quyết định thành lập. Các đơn vị sự nghiệp có thu thuộc Bộ Tài chính được thành lập xuất phát từ những yêu cầu thực tiễn khác nhau của từng ngành. Có thể từ các tổ chức chuyên ngành riêng của Bộ Tài chính nhưng cũng có khi xuất phát chính yêu cầu thực tiễn của Bộ Tài chính. Tuy xuất phát từ những yêu cầu cụ thể khác nhau nhưng các đơn vị sự nghiệp có thu được thành lập đều nhằm mục đích trên hết đó là giúp đưa những nội dung chỉ đạo, hướng dẫn của Bộ Tài chính đến gần hơn với đời sống xã hội. Theo Quyết định số 938/QĐ-BTC ngày 07/3/2007 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, các đơn vị sự nghiệp có thu thuộc Bộ Tài chính hoạt động trong lĩnh vực sự nghiệp Giáo dục - Đào tạo; sự nghiệp Văn hóa-Thông tin; sự nghiệp kinh tế và sự nghiệp khác được phân loại theo các loại hình: đơn vị có nguồn thu sự nghiệp tự bảo đảm toàn bộ chi phí hoạt động thường xuyên; đơn vị có nguồn thu sự nghiệp tự bảo đảm một phần chi phí hoạt động thường xuyên, phần còn lại được ngân sách nhà nước cấp; đơn vị có nguồn thu sự nghiệp thấp. Việc phân loại đơn vị sự nghiệp theo các loại hình nêu trên được căn cứ vào mức tự bảo đảm chi phí hoạt động thường xuyên, cụ thể như sau: Mức tự bảo đảm chi phí hoạt động thường xuyên của đơn vị (%) = Tổng số nguồn thu sự nghiệp Tổng số chi hoạt động thường xuyên Tổng số nguồn thu sự nghiệp và tổng số chi phí hoạt động thường xuyên tính theo dự toán thu, chi của năm đầu thời kỳ ổn định. Căn cứ vào mức tự bảo đảm chi phí hoạt động thường xuyên được xác định theo hướng dẫn trên, đơn vị sự nghiệp có thu được phân loại như sau: * Đơn vị sự nghiệp tự bảo đảm chi phí hoạt động: - Đơn vị sự nghiệp có mức tự bảo đảm chi phí hoạt động thường xuyên xác định theo công thức trên, bằng hoặc lớn hơn 110%. - Đơn vị sự nghiệp đã tự bảo đảm chi phí hoạt động từ nguồn thu sự nghiệp, từ nguồn ngân sách nhà nước do cơ quan có thẩm quyền của nhà nước đặt hàng. * Đơn vị sự nghiệp tự bảo đảm một phần chi phí hoạt động: đơn vị sự nghiệp có mức tự bảo đảm chi phí hoạt động thường xuyên được xác định theo công thức trên, từ ttên 10% đến dưới 100%. * Đơn vị sự nghiệp do ngân sách nhà nước bảo đảm phần lớn chi phí hoạt động: Đơn vị sự nghiệp có mức tự bảo đảm chi phí hoạt động thường xuyên xác định theo công thức trên, từ 10% trở xuống. Căn cứ cách xác định phân loại đơn vị sự nghiệp có thu nêu trên và các quyết định hiện hành về loại hình đơn vị sự nghiệp có thu thuộc Bộ Tài chính, Bộ Tài chính phân loại đơn vị sự nghiệp như sau: 1. Các đơn vị sự nghiệp có thu thuộc Bộ Tài chính quản lý trực tiếp: 1.1. Sự nghiệp Giáo dục - Đào tạo, gồm: Đơn vị tự bảo đảm một phần chi phí hoạt đồng: Học viện Tài chính, Trường Cao đẳng Tài chính – Quản trị Kinhdoanh, Trường Cao đẳng Tài chính – Kế toán, Trường Cao đẳng Tài chính – HảI quan, Trường Bồi dưỡng cán bộ Tài chính, Trường Đại học bán công Marketing. 1.2. Sự nghiệp Văn hoá - Thông tin gồm: a. Đơn vị tự bảo đảm chi phí hoạt động: Nhà xuất bản Tài chính, Thời báo Tài chính b. Đơn vị tự bảo đảm một phần chi phí hoạt động: Tạp chí Tài chính 1.3. Sự nghiệp kinh tế và sự nghiệp khác: Đơn vị tự bảo đảm chi phí hoạt động: Trung tâm Thẩm định giá, Trung tâm Thẩm định giá Miền Nam, Nhà khách Bộ Tài chính, Nhà nghỉ Sầm Sơn. 2. Các đơn vị sự nghiệp có thu thuộc các hệ thống, cơ quan thuộc Bộ Tài chính 2.1. Sự nghiệp Giáo dục - Đào tạo gồm: Đơn vị do ngân sách nhà nước bảo đảm phần lớn chi phí hoạt động: Trung tâm bồi dưỡng nghiệp vụ thuế thuộc Tổng cục Thuế, Trung tâm bồi dưỡng nghiệp vụ thuộc Kho bạc Nhà nước, Trung tâm bồi dưỡng nghiệp vụ thuộc Tổng cục HảI quan. 2.2. Sự nghiệp Văn hoá - Thông tin gồm: Đơn vị tự bảo đảm một phần chi phí hoạt động: Báo HảI quan, Tạp chí thuế, Tạp chí Thị trường Chứng khoán, Tạp chí Ngân quỹ quốc gia, Tạp chí tin học Tài chính, Tạp chí Tài chính Doanh nghiệp, Tạp chí Thị trường Giá cả, Tạp chí Thanh tra. 2.3. Sự nghiệp kinh tế và sự nghiệp khác: a. Đơn vị tự bảo đảm chi phí hoạt động: Trung tâm Thẩm định giá; Trung tâm Thông tin, tư vấn, dịch vụ về Tài sản và bất động sản thuộc Cục quản lý công sản. b. Đơn vị tự bảo đảm một phần chi phí hoạt động thuộc lĩnh vực chứng khoán: Trung tâm giao dịch Chứng khoán Thành phố Hồ Chí Minh, Trung tâm giao dịch Chứng khoán Hà Nội, Trung tâm Lưu ký Chứng khoán. c. Đơn vị tự bảo đảm một phần chi phí hoạt động thuộc lĩnh vực công nghệ thông tin: các Trung tâm thuộc Cục Tin học và Thống kê Tài chính. d. Đơn vị do ngân sách nhà nước bảo đảm phần lớn chi phí hoạt động: Trung tâm tin học và Thống kê thuộc Tổng cục Thuế, Trung tâm tin học và Thống kê thuộc Kho bạc Nhà nước, Trung tâm Tin học và Thống kê thuộc Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước; các Trung tâm phân tích phân loại hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu tại Miền Bắc, Miền Trung, Miền Nam thuộc Tổng cục Hải quan. * Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức: Đối với các đơn vị sự nghiệp có thu thuộc Bộ Tài chính quản lý trực tiếp: chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức do Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định. Đối với các đơn vị sự nghiệp có thu thuộc Tổng cục Thuế, Tổng cục HảI quan; Kho bạc Nhà nước; Uỷ ban Chứng khoán nhà nước và các Cục (đơn vị sự nghiệp thuộc hệ thống, cơ quan thuộc Bộ Tài chính): chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức do Tổng cục Thuế, Tổng cục Hải quan, Kho bạc Nhà nước, Uỷ ban Chứng khoán nhà nhà nước và các Cục quy định. Đối với các đơn vị sự nghiệp có thu trực thuộc đơn vị sự nghiệp thuộc Bộ Tài chính được Bộ trưởng Bộ Tài chính quyết định thành lập: căn cứ quyết định thành lập, chức năng, nhiệm vụ được giao, loại hình đơn vị; thủ trưởng đơn vị sự nghiệp cấp trên quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của đơn vị thuộc mình quản lý cho phù hợp. 2.2. Cơ chế quản lý tài chính Các đơn vị sự nghiệp có thu thuộc Bộ Tài chính thực hiện tổ chức công tác kế toán tại đơn vị theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ Tài chính về việc ban hành Chế độ kế toán Hành chính sự nghiệp. Thực hiện quản lý tài chính tại đơn vị theo hướng dẫn tại Quyết định số 938/QĐ-BTC ngày 07/3/2007 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành Quy chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm về tài chính đối với đơn vị sự nghiệp thuộc Bộ Tài chính. Một số nội dung chính trong cơ chế quản lý tài chính tại các đơn vị này cụ thể như sau: * Xây dựng và quyết định phương án tự chủ, tự chịu trách nhiệm về tài chính - Đối với đơn vị sự nghiệp có thu thuộc Bộ Tài chính quản lý trực tiếp; Thủ trưởng đơn vị xây dựng phương án tự chủ, tự chịu trách nhiệm về tài chính trình Bộ trưởng Bộ Tài chính xem xét, quyết định giao quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về tài chính. - Đối với đơn vị sự nghiệp có thu thuộc hệ thống, cơ quan thuộc Bộ Tài chính: thủ trưởng đơn vị xây dựng phương án tự chủ, tự chịu trách nhiệm về tài chính trình Thủ trưởng cơ quan quản lý tài chính cấp trên trực tiếp xem xét, thẩm định. Thủ trưởng hệ thống, cơ quan quyết định giao quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về tài chính đối với các đơn vị sự nghiệp thuộc mình quản lý sau khi có ý kiến thống nhất của Bộ Tài chính (Vụ Tài vụ Quản trị). - Đối với đơn vị sự nghiệp có thu được thành lập trực thuộc đơn vị sự nghiệp: thủ trưởng đơn vị xây dựng phương án tự chủ, tự chịu trách nhiệm về tài chính trình Thủ trưởng đơn vị sự nghiệp cấp trên xem xét, thẩm định. Thủ trưởng đơn vị sự nghiệp có thu cấp trên quyết định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về tài chính đối với đơn vị sự nghiệp thuộc mình quản lý sau khi có ý kiến thống nhất của cơ quan quản lý tài chính cấp trên. Sau khi quyết định phải báo cáo Bộ Tài chính (Vụ Tài vụ Quản trị). * Xây dựng và ban hành Quy chế chi tiêu nội bộ - Thủ trưởng đơn vị sự nghiệp có thu tự chịu trách nhiệm xây dựng và quyết định ban hành Quy chế chi tiêu nội bộ theo đúng quy định hiện hành của pháp luật đối với đơn vị sự nghiệp. - Trường hợp đơn vị xây dựng Quy chế chi tiêu nội bộ có quy định cơ chế đặc thù và vượt thẩm quyền quyết định, thủ trưởng đơn vị phải báo cáo cơ quan quản lý cấp trên xem xét, có ý kiến thống nhất trước khi ban hành. * Quy định về quản lý nguồn thu đối với các loại hình đơn vị sự nghiệp có thu * Đối với đơn vị sự nghiệp có thu thuộc lĩnh vực Giáo dục - Đào tạo - Nguồn được để lại từ số thu phí, lệ phí: đơn vị phải dành tối thiểu 25% để đầu tư mua sắm tài sản, tăng cường cơ sở vật chất; đơn vị xây dựng kế hoạch bảo đảm phù hợp với định hướng, quy hoạch, dự án được phê duyệt và phải báo cáo Bộ Tài chính phê duyệt trước khi thực hiện. -._.ng ngoại tệ bằng nguồn kinh phí dự án viện trợ dùng cho hoạt động dự án ++ Trường hợp thanh toán ngay số tiền mua vật tư, dụng cụ, TSCĐ, dịch vụ ghi: Nợ TK 152, 153, 211, 662…: tỷ giá thực tế Nợ TK 413: chênh lệch tỷ giá ghi sổ > tỷ giá thực tế Có TK 111: tỷ giá ghi sổ TK 111 Có TK 112: tỷ giá ghi sổ TK 112 Có TK 413: số chênh lệch giữa tỷ giá ghi sổ < tỷ giá thực tế ++ Trường hợp thanh toán số tiền mua nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, TSCĐ, dịch vụ ghi: Nợ TK 152, 153, 211, 662…: tỷ giá thực tế Nợ TK 413: số chênh lệch giữa tỷ giá ghi sổ và tỷ giá thực tế Có TK 331: tỷ giá thực tế ++ Khi xuất ngoại tệ trả nợ, ghi: Nợ TK 331: tỷ giá ghi sổ TK 331 Nợ TK 413: số chênh lệch giữa tỷ giá ghi sổ TK 331 < tỷ giá ghi sổ TK 111, 112 Có TK 111: tỷ giá ghi sổ TK 111 Có TK 112: tỷ giá ghi số TK 112 Có TK 413: số chênh lệch giữa tỷ giá ghi sổ TK 331 > tỷ giá ghi sổ TK 111, 112 Các trường hợp trên, nếu mua TSCĐ đồng thời ghi: Nợ TK 662: số tiền nguyên giá TSCĐ Có TK 466: số tiền nguyên giá TSCĐ + Mua vật tư, dụng cụ, hàng hoá, TSCĐ, dịch vụ mua ngoài bằng ngoại tệ dùng cho hoạt động sự nghiệp, hoạt động dự án bằng nguồn kinh phí ngân sấch nhà nước ++ Trường hợp thanh toán ngay số tiền mua nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hoá, TSCĐ, dịch vụ ghi: Nợ TK 152, 153, 211, 661, 662: tỷ giá thực tế Nợ TK 413: số chênh lệch giữa tỷ giá ghi sổ TK 111, 112 < tỷ giá thực tế Có TK 111: tỷ giá ghi sổ TK 111 Có TK 112: tỷ giá ghi sổ TK 112 Có TK 413: số chênh lệch giữa tỷ giá ghi sổ TK 111, 112 < tỷ giá thực tế ++ Trường hợp chưa thanh toán số tiền mua nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, TSCĐ, dịch vụ ghi: Nợ TK 152, 153, 211, 661, 662: tỷ giá thực tế Có TK 331: tỷ giá thực tế ++ Khi xuất ngoại tệ trả nợ, ghi: Nợ TK 331: tỷ giá ghi sổ TK 331 Nợ TK 413: số chênh lệch giữa tỷ giá ghi sổ TK 331< tỷ giá ghi sổ TK 111, 112 Có TK 111: tỷ giá ghi sổ TK 111 Có TK 112: tỷ giá ghi sổ TK 112 Có TK 413: số chênh lệch giữa tỷ giá ghi sổ TK 331 > tỷ giá ghi sổ TK 111, 112 Các trường hợp trên nếu mua TSCĐ dùng cho hoạt động hành chính sự nghiệp, hoạt động sự nghiệp, đồng thời ghi: Nợ TK 661, 662: số tiền nguyên giá TSCĐ Có TK 466: số tiền nguyên giá TSCĐ + Kế toán xử lý chênh lệch tỷ giá hối đoái cuối kỳ của hoạt động sự nghiệp, hoạt động dự án ++ Kết chuyển lỗ tỷ giá hối đoái ghi: Nợ TK 661, 662 Có TK 413 ++ Kết chuyển lãi tỷ giá hối đoái ghi: Nợ TK 413 Có TK 661, 662 - Trên cơ sở hướng dẫn chế độ kế toán hiện hành, kế toán trưởng trung tâm xây dựng hệ thống tài khoản, cách thức hạch toán áp dụng thống nhất trong toàn đơn vị. Hệ thống tài khoản gồm tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết. Tài khoản tổng hợp được xây dựng theo hệ thống tài khoản quy định của Bộ Tài chính. Xuất phát từ yêu cầu đẩy mạnh công tác quản lý nguồn thu, có thể xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết như tài khoản 311 - thanh toán với khách hàng, tài khoản 531 - doanh thu cung cấp dịch vụ chi tiết cho từng hoạt động: định giá bất động sản, động sản, xác định giá trị doanh nghiệp, tư vấn tài chính, doanh thu từ hoạt động quảng cáo, doanh thu phát hành… - Xây dựng cách hạch toán thống nhất trong đơn vị, nghiêm cấm cách hạch toán tắt, không vận dụng đủ các tài khoản như đã nêu tại quy định. Có thể xây dựng cách hạch toán chi tiết cho từng phần hành kế toán. Với phần hành kế toán chung, áp dụng cách hạch toán theo hướng dẫn tại Quyết định 19/2006/QĐ-BTC, các phần hành kế toán đặc trưng cho hoạt động của đơn vị được xây dựng theo đặc điểm, yêu cầu quản lý của đơn vị. Như hạch toán các khoản thanh toán với khách hàng phải được chi tiết cho từng đối tượng, kế toán có thể đánh mã khách hàng để dễ kiểm tra, theo dõi; hạch toán các khoản thanh toán bằng tiền trong nội bộ được chi tiết theo nội dung như chi thường xuyên, chi bất thường. Trong chi thường xuyên được chia thành chi tiền lương và các khoản có tính chất lương, chi cộng tác viên, chi mua hàng hoá dịch vụ bên ngoài, chi công tác phí… - Đồng thời quy định rõ cách hạch toán nội bộ, tránh trùng lặp tài khoản khi phản ánh cùng một nghiệp vụ kinh tế phát sinh. - Tổ chức tập huấn, hướng dẫn về các nội dung xây dựng trên cho các đơn vị trực thuộc để đảm bảo tính hiệu quả trong các giải pháp hoàn thiện hệ thống tài khoản kế toán tại các đơn vị này. - Để xây dựng hệ thống tài khoản, cách thức hạch toán phù hợp, kế toán đơn vị có thể tham khảo học tập cách tổ chức ở các đơn vị hoạt động trong cùng ngành nghề, lĩnh vực ngoài Bộ. - Thay đổi quan điểm, cách thức ghi nhận doanh thu bán hàng theo hướng dẫn của chế độ, theo tiêu chuẩn kế toán Việt Nam. Khi hạch toán công cụ dụng cụ bắt buộc phải qua tài khoản 153, thực hiện phân bổ giá trị công cụ dụng cụ vào chi phí trong kỳ theo tiêu thức kế toán phù hợp. - Thực hiện kiểm kê tài sản nội bộ định kỳ, không nhất thiết phải đợi đến lúc Bộ có chủ trương kiểm kê, thực hiện kê khai tài sản. Công tác kiểm kê phải là công tác bắt buộc, quy định rõ trong quy chế quản lý tài chính của đơn vị. Cần thiết đơn vị phải quy định riêng về chế độ kiểm kê tài sản trong đó xây dựng các tình huống có thể xảy ra khi tiến hành kiểm kê như thừa, thiếu tài sản, thừa, thiếu do nguyên nhân khách quan hoặc chủ quan. Với mỗi trường hợp quy định rõ cách xử lý, cách hạch toán cho phù hợp và các chế tài đi kèm. - Trước mắt khi chưa có ý kiến của Bộ Tài chính, các đơn vị sự nghiệp có thu tự bảo đảm chi phí hoạt động tổ chức hạch toán nguồn vốn kinh doanh do nhà nước góp tại đơn vị trung tâm theo hướng dẫn hiện hành. Khi thực hiện điều chuyển nội bộ TSCĐ hình thành từ nguồn vốn kinh doanh trên, kế toán trung tâm và đơn vị trực thuộc phản ánh qua tài khoản 342 - thanh toán nội bộ. Cách hạch toán này sẽ được trình bày cụ thể trong văn bản xin ý kiến chỉ đạo từ Bộ Tài chính. Cụ thể: + Khi được đơn vị trung tâm cấp vốn bằng tài sản được hình thành từ nguồn vốn ngân sách ++ Tại đơn vị trực thuộc ghi: Nợ TK 111, 112, 152, 153, 211…. Có TK 214 - hao mòn TSCĐ Có TK 342 - thanh toán nội bộ ++ Tại đơn vị trung tâm ghi: Nợ TK 342 - thanh toán nội bộ Nợ TK 214 - hao mòn TSCĐ Có TK 111, 112, 152, 153, 211… + Khi được đơn vị trung tâm cấp vốn bằng tài sản được hình thành từ hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị, ++ Tại đơn vị trực thuộc ghi: Nợ TK 111, 112, 152, 153, 211…. Có TK 214 - hao mòn TSCĐ Có TK 411 - nguồn vốn kinh doanh (trường hợp cấp bằng TSCĐ đã qua sử dụng) Có TK 342 - thanh toán nội bộ ++ Tại đơn vị trung tâm ghi: Nợ TK 214 - hao mòn TSCĐ Nợ TK 411 - nguồn vốn kinh doanh (trường hợp cấp bằng TSCĐ đã qua sử dụng) Nợ TK 342 - thanh toán nội bộ Có TK 111, 112, 152, 153, 211…. * Hệ thống sổ kế toán - Mở sổ kế toán cho tất cả các tài khoản có phát sinh nghiệp vụ kế toán. Sổ được phân thành hai hệ thống: sổ tổng hợp và sổ chi tiết. Nâng cao tầm quan trọng của việc hình thành hệ thống sổ kế toán tổng hợp và chi tiết của đơn vị. Hai hệ thống sổ này tồn tại song song, không thể thay thế lẫn nhau, thông qua đó kế toán dễ dàng hơn trong công tác kiểm tra kế toán nội bộ. - Hoàn thiện trình tự ghi sổ kế toán theo đúng quy định của Bộ Tài chính, thực hiện đa dạng hoá đầu sổ theo từng đối tượng phản ánh. - Khuyến khích các đơn vị sự nghiệp có thu áp dụng phần mềm kế toán, hiện đại hoá, ứng dụng tin học trong công tác kế toán nhưng vẫn đảm bảo bản chất, chức năng của sổ kế toán. Với những hạn chế khi áp dụng phần mềm kế toán, các đơn vị có thể kiến nghị trực tiếp với đơn vị sản xuất phần mềm, thực hiện điều chỉnh các nội dung của phần mềm cho phù hợp hơn với đơn vị. * Hệ thống báo cáo kế toán - Xác định rõ vai trò, mức độ cung cấp thông tin của Bảng cân đối tài khoản và khẳng định mức độ không thể thay thế của Bảng cân đối kế toán. Bộ Tài chính nên quy định mẫu bảng cân đối kế toán bắt buộc phải lập tại các đơn vị. - Chi tiết hơn nội dung của báo cáo thu chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất kinh doanh để từ đó đánh giá hiệu quả của từng hoạt động của đơn vị. Các nội dung được chi tiết như doanh thu theo từng mảng công việc, theo tính chất thường xuyên hay không thường xuyên của nghiệp vụ, chi tiết nội dung chi theo từng đối tượng chi như chi tiếp khách, chi hoa hồng môi giới…. Các đơn vị sự nghiệp có thu nên sử dụng báo cáo thu chi kết quả hoạt động theo kiểu ngang để dễ so sánh, phân tích các chỉ tiêu tài chính phục vụ mục đích quản lý. - Khuyến khích các đơn vị lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ để biết được tình hình tiền tệ của đơn vị, đánh giá được những thay đổi trong tài sản thuần, cơ cấu tài chính, khả năng chuyển đổi của tài sản thành tiền, khả năng thanh toán và khả năng của doanh nghiệp trong việc tạo ra các luồng tiền trong quỏ trỡnh hoạt động… - Thuyết minh báo cáo tài chính trong các đơn vị sự nghiệp có thu ngoài phần quy định bắt buộc theo quy định của Bộ Tài chính, kế toán đơn vị có thể công bố thêm những nội dung quy định trong chuẩn mực kế toán Việt Nam. - Thời hạn lập, nộp báo cáo tài chính phải đúng theo quy định của nhà nước. Đơn vị trung tâm phải quy định trách nhiệm lập, nội dung, thời hạn nộp báo cáo tài chính của đơn vị trực thuộc. Nội dung này phải được quy định chi tiết rõ ràng trong quy chế quản lý tài chính của các đơn vị trực thuộc. Việc quy định rõ như trên giúp cho thông tin kế toán được phản ánh kịp thời tránh tình trạng đến lúc cần mới lập báo cáo tài chính. * Bộ máy kế toán - Thực hiện chuyên môn hoá theo phần hành kế toán trong công tác tổ chức kế toán tại trung tâm và tại đơn vị trực thuộc. Kế toán trưởng phân công nhiệm vụ rõ ràng bằng văn bản từ đó quy định rõ mức độ chịu trách nhiệm, chế độ thưởng, phạt đối với từng nhân viên trong bộ máy kế toán. Tránh tình trạng không phân công cụ thể khi phát sinh nghiệp vụ làm tổn hại đến lợi ích của đơn vị không cá nhân nào chịu trách nhiệm, cuối cùng chỉ ảnh hưởng đến lợi ích của tập thể. Các đơn vị sự nghiệp có thu với nguồn thu chính từ các hoạt động nghiệp vụ, để phục vụ công tác quản lý, chuyên môn hoá công tác kế toán, với số lượng lao động trong bộ máy là 3 người, không áp dụng phần mềm kế toán có thể tổ chức một số phần hành kế toán sau: + Kế toán trưởng kiêm kế toán lao động tiền lương, bảo hiểm xã hội, tài sản cố định, công cụ dụng cụ bởi các nghiệp vụ liên quan đến các đối tượng này tương đối ổn định, ít biến động bất thường, ngoài ra kế toán trưởng còn là người lập báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán năm. + 01 nhân viên kế toán theo dõi các nghiệp vụ liên quan đến bán hàng, cung cấp dịch vụ gồm các nghiệp vụ phát sinh doanh thu, thu tiền bán hàng… Đây là các nghiệp vụ phát sinh nhiều tại đơn vị nên cần có một người chuyên theo dõi, ghi chép chi tiết. + 01 nhân viên kế toán theo dõi, hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến thuế gồm thuế TNDN, thuế TNCN, thuế GTGT. Thuế GTGT phát sinh thường xuyên theo các nghiệp vụ bán hàng. Việc phân công cụ thể từng mảng công việc cho từng nhân viên đồng thời gắn trách nhiệm của từng nhân viên. Kế toán trưởng ngoài một số phần hành phụ trách trực tiếp còn có nhiệm vụ hướng dẫn, giám sát việc hạch toán của từng nhân viên trong bộ máy. Các đơn vị sự nghiệp có thu áp dụng phần mềm kế toán, tổ chức bộ máy kế toán có thể bao gồm những phần công việc sau: + Kế toán trưởng + 01 nhân viên kế toán hạch toán chi tiết: hàng ngày nhân viên kế toán tổ chức hạch toán, nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán. Để kiểm tra thao tác của nhân viên kế toán, hàng ngày kế toán trưởng yêu cầu nhân viên giải trình cách hạch toán chi tiết của từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh. + 01 nhân viên kế toán thực hiện các giao dịch với ngân hàng, kho bạc, cơ quan quản lý thuế, cơ quan bảo hiểm quản lý. Các chứng từ kế toán phát sinh khi lập, đối chiếu với các cơ quan quản lý được chuyển đến kế toán chi tiết để định khoản, ghi sổ hàng ngày. - Các đơn vị có đơn vị trực thuộc, ngoài công tác tổ chức hạch toán tại đơn vị trung tâm, kế toán trưởng trung tâm phải kiêm nhiệm một số phần hành, khi đó không phát huy được tính tự kiểm tra, giám sát trong đơn vị. Tại các đơn vị này nên hình thành bộ phận tổng hợp, kiểm tra kế toán. Bộ phận này có thể chỉ từ một đến hai người, được lập ra chỉ để thực hiện công tác kiểm tra, giám sát nội bộ, đây cũng là bộ phận đưa những hướng dẫn, chỉ đạo của kế toán trưởng trung tâm tới các đơn vị trực thuộc. - Các đơn vị sự nghiệp có thu tự bảo đảm chi phí hoạt động, có đơn vị trực thuộc phải quy định rõ tính chất, mức độ, trách nhiệm của từng lao động tại trung tâm và đơn vị trực thuộc khi áp dụng cơ chế hạch toán phụ thuộc. Trong đó cần quy định rõ mức độ trách nhiệm của kế toán trưởng tại đơn vị cấp trên, quyền và nghĩa vụ của kế toán trưởng và bộ phận kế toán trực thuộc. - Khi quy mô sản xuất kinh doanh được mở rộng, nguyên tắc tiết kiệm chi phí trong sử dụng nhân lực kế toán không còn tác dụng khi so sánh với lợi ích từ việc tăng quy mô hoạt động, đơn vị cần phải tăng thêm số lượng nhân viên kế toán trong bộ máy để đi sâu vào các phần hành kế toán, kịp thời cung cấp thông tin cho các đối tượng có quan tâm. - Tăng cường chức năng hướng dẫn, giám sát của kế toán trưởng đơn vị. Kế toán trưởng phải là người nắm rõ tình hình tài chính của đơn vị, là người chịu trách nhiệm cuối cùng về tính đúng đắn của chế độ hạch toán của toàn đơn vị. Do vậy, trong trường hợp cho phép, kế toán trưởng không nên đi vào các phần hành kế toán chi tiết mà chỉ là người hướng dẫn, giám sát. * Công tác kiểm tra kế toán Cần đẩy mạnh hơn nữa công tác kiểm tra kế toán trong nội bộ, kiểm tra các đơn vị trực thuộc. Quan điểm này cần được thực hiện ở cả hai cấp là cấp Bộ, đơn vị chủ quản và đơn vị trực thuộc. Cấp Bộ - Xác định rõ nhiệm vụ bên cạnh thực hiện quyết toán nguồn vốn ngân sách nhà nước phải đi sâu hơn trong công tác kiểm tra, giám sát cách thức hạch toán tại đơn vị sự nghiệp có thu. - Bộ cần có những chế tài khen thưởng, kỷ luật rõ ràng để phân biệt giữa những đơn vị sự nghiệp có thu thực hiện tốt hay chưa tốt, những đơn vị không chấp hành theo hướng dẫn của Bộ. - Đẩy mạnh xây dựng mối quan hệ giữa các đơn vị sự nghiệp có thu với Bộ ngoài quan hệ cấp vốn ngân sách. Một trong những nguyên nhân khiến Bộ không quản lý được hoạt động của các đơn vị sự nghiệp có thu xuất phát từ việc quản lý qua hoạt động cấp vốn hàng năm. Cần lưu ý rằng phần lớn tài sản cố định là nhà văn phòng, phương tiện vận tải, các công cụ dụng cụ… tại các đơn vị này đều được Bộ cấp, điều chuyển. Đây có thể coi là nguồn vốn kinh doanh của nhà nước tại đơn vị. - Bộ cần có chế tài riêng quy định quyền, nghĩa vụ của người đứng đầu và kế toán trưởng đơn vị… Cấp đơn vị - Tăng cường hơn nữa công tác tự kiểm tra nội bộ, nâng cao vai trò của người đứng đầu đơn vị và kế toán trưởng trong việc thực hiện chức năng này. - Việc hạch toán kế toán đồng thời phải đi đôi với kiểm tra, đối chiếu thường xuyên trong nội bộ nhằm hạn chế những sai sót trong lúc hạch toán. - Thường xuyên đào tạo, nâng cao nghiệp vụ chuyên môn, xây dựng thái độ làm việc nghiêm túc, trung thực có trách nhiệm của các nhân viên trong bộ máy kế toán. 3.3. Điều kiện thực hiện các giải pháp hoàn thiện Cấp đơn vị - Các giải pháp hoàn thiện được nêu trong phần 3 xuất phát từ thực trạng công tác tổ chức kế toán tại đơn vị. Các giải pháp này được xây dựng sau khi đã chi tiết, cụ thể hoá từng yêu cầu nhiệm vụ của công tác kế toán tại đơn vị. Như vậy để thực hiện được các giải pháp trên trước hết phụ thuộc vào trình độ năng lực công tác của nhân viên kế toán trong bộ máy. - Với các đề xuất cụ thể, chi tiết từng nội dung trong công tác tổ chức kế toán tại đơn vị đòi hỏi trình độ nghiệp vụ, tầm nhìn bao quát mọi hoạt động kinh tế tài chính phát sinh tại đơn vị của kế toán trưởng. - Để từng bước quản lý chặt chẽ mọi hoạt động kinh doanh của đơn vị, các đơn vị phải thực hiện chuyên môn hoá, phân công lao động trong phần hành kế toán. Có như vậy các giải pháp hoàn thiện mới bộc lộ hết những ưu điểm của mình. - Các bước hoàn thiện công tác tổ chức kế toán tại đơn vị phải được thực hiện theo trình tự, bước sau kế thừa tính hoàn thiện của bước trước đó. Cụ thể: đơn vị phải hoàn thiện bộ máy kế toán trước tiên, thực hiện phân công, chuyên môn hoá lao động sau đó mới hoàn thiện chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản, hệ thống sổ sách, báo cáo kế toán của đơn vị. - Với quy mô hoàn thiện lớn nên việc hoàn thiện không thể được thực hiện ngay tức thì, cần có thời gian để kiểm nhiệm thêm tính khả thi, hữu ích của các giải pháp này. Cấp Bộ - Có sự nhìn nhận đúng đắn đối với việc đổi mới cơ chế hạch toán kế toán tại các đơn vị sự nghiệp có thu hiện hành. Tích cực tiếp thu những ý kiến đóng góp từ các đơn vị trực thuộc bởi hơn ai hết đây là chính là những người đã thực hiện, phản ánh sự phù hợp hay chưa phù hợp của chế độ kế toán hiện hành nhanh nhất, chính xác nhất. - Thường xuyên nghiên cứu, tham gia các lớp nâng cao trình độ nhận thức, rút ngắn khoảng cách giữa chế độ kế toán sự nghiệp với chế độ kế toán công quốc tế. - Trước khi hoàn thiện theo các giải pháp trên Bộ cần phải khảo sát kỹ hơn nữa thực trạng tổ chức kế toán tại các đơn vị sự nghiệp có thu thuộc Bộ. Từ đó đảm bảo rằng những giải pháp đã nêu ra xuất phát từ những vướng mắc của đơn vị, từ thực trạng công tác quản lý của nhà nước tại các đơn vị này. KẾT LUẬN Chế kế toán áp dụng tại các đơn vị sự nghiệp có thu là một bộ phận của chế kế toán hành chính sự nghiệp, có chức năng tổ chức hệ thống thông tin toàn diện, liên tục, có hệ thống về tình hình tiếp nhận và sử dụng ngân sách nhà nước, quỹ, tài sản công ở các đơn vị, tổ chức có sử dụng và không sử dụng ngân sách nhà nước. Trong những năm qua, cùng với quá trình đổi mới hệ thống pháp luật về kinh tế, tài chính, ngân sách nhà nước, chế độ kế toán hành chính sự nghiệp nói chung và chế độ kế toán tại các đơn vị sự nghiệp có thu nói riêng đã không ngừng được hoàn thiện và góp phần tích cực vào việc tăng cường và nâng cao chất lượng quản lý và hiệu quả sử dụng ngân sách nhà nước. Tuy nhiên, cùng với xu hướng hội nhập với nền kinh tế khu vực và thế giới, chế độ kế toán áp dụng cho các đơn vị sự nghiệp có thu hiện nay còn phải đổi mới hơn nữa để không ngừng đổi mới hoàn thiện hơn, tiếp cận dần tới thông lệ và chuẩn mực kế toán quốc tế. Với kết quả nghiên cứu, luận văn đã tập trung làm sáng tỏ các vấn đề lý luận và thực tiễn như sau: - Thứ nhất, luận văn đã hệ thống hoá cơ sở lý luận về tổ chức công tác hạch toán kế toán tại các đơn vị kế toán. - Thứ hai, luận văn đã phân tích thực trạng, đưa ra những nhận xét, đánh giá mặt thành công và hạn chế tổ chức công tác hạch toán kế toán trong các đơn vị sự nghiệp có thu thuộc Bộ Tài chính. - Thứ ba, luận văn đã nêu ra những yêu cầu, nguyên tắc hoàn thiện để từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác hạch toán kế toán tại các đơn vị sự nghiệp có thu. Với những nội dung và đề xuất đã trình bày trong toàn bộ luận văn, tác giả mong muốn được góp một phần nhỏ vào quá trình hoàn thiện tổ chức công tác hạch toán kế toán trong các đơn vị sự nghiệp có thu thuộc Bộ Tài chính. Tuy nhiên, nội dung của luận văn chắc chắn không thể tránh khỏi những thiếu sót. Tác giả mong nhận được những ý kiến đóng góp để nâng cao sự hiểu biết và hoàn thiện nội dung của luận văn. Cuối cùng tác giả xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Vụ Tài vụ Quản trị, Vụ Hành chính Sự nghiệp, Vụ Chế độ Kế toán và Kiểm toán, Tạp chí Thị trường Giá cả, Trung tâm Thẩm định giá - Bộ Tài chính và đặc biệt là sự hướng dẫn tận tình của PGS.TS Nguyễn Thị Lời đã giúp đỡ tác giả trong suốt quá trình nghiên cứu và hoàn thiện luận văn thạc sỹ. PHỤ LỤC 1: HỆ THỐNG CHỨNG TỪ KẾ TOÁN ÁP DỤNG TẠI MỘT SỐ ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÓ THU THUỘC BỘ TÀI CHÍNH 1. Tạp chí Thị trường Giá cả * Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán gồm: - Bảng thanh toán tiền lương mẫu số C02a-HD - Bảng thanh toán thu nhập tăng thêm mẫu số C02b-HD - Bảng thanh toán tiền thưởng mẫu số C04-HD - Bảng thanh toán phụ cấp mẫu số C05-HD - Giấy đi đường mẫu số C06-HD - Bảng kê trích nộp các khoản theo lương mẫu số C11-HD - Bảng kê thanh toán công tác phí mẫu số C12-HD - Bảng kê mua hàng mẫu số C24-HD - Phiếu thu, Phiếu chi mẫu số C30, C31-BB - Giấy đề nghị tạm ứng mẫu số C32-HD - Giấy thanh toán tạm ứng mẫu số C33-HD - Biên bản kiểm kê quỹ mẫu số C34-HD - Giấy đề nghị tạm ứng mẫu số C37-HD Ngoài ra đơn vị còn sử dụng một số mẫu biểu bắt buộc ấp dụng cho các đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước, gồm: - Bảng kê chứng từ thanh toán mẫu số 01/TT - Giấy rút dự toán ngân sách mẫu số C2-05/NS - Dự toán thu, chi ngân sách nhà nước - Giấy đăng ký nhu cầu chi ngân sách - Bảng phân bổ dự toán năm. 2. Trung tâm Thẩm định giá * Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán gồm: - Bảng chấm công mẫu số C01a-HD - Bảng chấm công làm thêm giờ mẫu số C01b-HD - Giấy báo làm thêm giờ mẫu số C01c-HD - Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ mẫu số C04a-HD - Giấy đi đường mẫu số C06-HD - Phiếu thu mẫu số C30-BB - Phiếu chi mẫu số C31-BB - Giấy đề nghị tạm ứng mẫu số C32-HD - Giấy thanh toán tạm ứng mẫu số C33-BB - Biên bản kiểm kê quỹ dùng cho đồng Việt Nam mẫu số C34-HD - Giấy đề nghị thanh toán mẫu số C37-HD - Vé tàu xe theo quy định của nhà nước - Hoá đơn GTGT mẫu số 01GTKT-3LL - Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH - Danh sách người nghỉ hưởng trợ cấp ốm đau, thai sản - Uỷ nhiệm thu, Uỷ nhiệm chi PHỤ LỤC 2: HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN ÁP DỤNG TẠI MỘT SỐ ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÓ THU THUỘC BỘ TÀI CHÍNH 1. Hệ thống tài khoản áp dụng tại Tạp chí Thị trường - Giá cả - Loại 1- Tiền và vật tư Tài khoản 111 – Tiền mặt Tài khoản 112-Tiền gửi ngân hàng - Loại 2- Tài sản cố định Tài khoản 211-TSCĐ hữu hình Tài khoản 214- Hao mòn TSCĐ - Loại 3- Thanh toán Tài khoản 311.1-Các khoản phảI thu khách hàng Tài khoản 311.3 – Thuế GTGT được khấu trừ Tài khoản 312-Tạm ứng Tài khoản 331 – Các khoản phảI trả Tài khoản 332- Các khoản phảI nộp theo lương Tài khoản 333.1-Thuế GTGT phảI nộp Tài khoản 333.4-Thuế TNDN Tài khoản 333.7-Thuế TNCN Tài khoản 334-Phải trả viên chức - Loại 4 – Nguồn kinh phí Tài khoản 411- Nguồn vốn kinh phí Tài khoản 421-Chênh lệch thu chi chưa xử lý Tài khoản 431.1 – Quỹ khen thưởng Tài khoản 431.2 – Quỹ phúc lợi Tài khoản 431.3 – Quỹ dự phòng ổn định thu nhập Tài khoản 431.4 – Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp Tài khoản 461 – Nguồn kinh phí hoạt động Tài khoản 466 – Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ - Loại 5 – Các khoản thu Tài khoản 511 – Thu hoạt động sự nghiệp Tài khoản 512 – Công cụ dụng cụ Tài khoản 531 – Thu hoạt động sản xuất cung ứng dịch vụ - Loại 6 – Các khoản chi Tài khoản 611 – Chi hoạt động sản xuất kinh doanh 2. Hệ thống tài khoản áp dụng tại Trung tâm Thẩm định giá - Loại 1 – Tiền và vật tư Tài khoản 1111- tiền mặt Việt Nam Tài khoản 1121- tiền gửi ngân hàng tiền Việt Nam Tài khoản 153 – công cụ, dụng cụ - Loại 2- Tài sản cố định Tài khoản 2111- Nhà cửa, vật kiến trúc Tài khoản 2112 – Máy móc, thiết bị Tài khoản 2113 – Phương tiện vận tải, truyền dẫn Tài khoản 2114 – Thiết bị, dụng cụ quản lý Tài khoản 2118 – Tài sản cố định khác Tài khoản 213 – Tài sản cố định vô hình Tài khoản 214 – Hao mòn TSCĐ và các tiểu khoản Tài khoản 2412 – Xây dựng cơ bản dở dang - Loại 3 – Thanh toán Tài khoản 311 – Phải thu của khách hàng Tài khoản 312 – Tạm ứng Tài khoản 3311 – Các khoản phải trả nhà cung cấp Tài khoản 3318 – Phải trả khác Tài khoản 332 – Các khoản phải nộp theo lương Tài khoản 333 – Các khoản phải nộp nhà nước Tài khoản 334 – Phải trả công chức, viên chức Tài khoản 341 – Kinh phí cấp cho cấp dưới Tài khoản 342 – Thanh toán nội bộ - Loại 4 – Nguồn kinh phí Tài khoản 411 – Nguồn vốn kinh doanh Tài khoản 421 – Chênh lệch thu, chi chưa xử lý và các tiểu khoản Tài khoản 431 – Các quỹ và các tiểu khoản - Loại 5 – Các khoản thu Tài khoản 531 – Thu hoạt động sản xuất kinh doanh - Loại 6 – Các khoản chi Tài khoản 631 – Chi hoạt động sản xuất, kinh doanh PHỤ LỤC 3: HỆ THỐNG BÁO CÁO KẾ TOÁN ÁP DỤNG TẠI MỘT SỐ ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÓ THU THUỘC BỘ TÀI CHÍNH 1. Hệ thống báo cáo kế toán áp dụng tại Tạp chí Giá cả - Thị trường - Bảng cân đối tài khoản mẫu số B01-H - Báo cáo kết quả hoạt động sự nghiệp có thu mẫu số B04-H - Báo cáo tình hình tăng giảm tài sản cố định mẫu số B03-H - Thuyết minh báo cáo tài chính mẫu số B06-H - Báo cáo tổng hợp quyết toán thu của đơn vị biểu số 3 - Quyết toán thu chi sự nghiệp giữa niên độ biểu số 2 - Báo cáo thuyết minh quyết toán so với dự toán biểu số 7 2. Hệ thống báo cáo kế toán áp dụng tại Trung tâm Thẩm định giá - Bảng cân đối tài khoản mẫu số B01-H - Bảng cân đối kế toán - Báo cáo thu – chi hoạt động sản xuất, kinh doanh mẫu số B03-H - Báo cáo tình hình tăng, giảm TSCĐ mẫu số B04-H - Thuyết minh Báo cáo Tài chính mẫu số B06-H TÀI LIỆU THAM KHẢO Anderson, Needles, Calwell - Những nguyên tắc cơ bản của kế toán Mỹ (NXB Thống kê 1995) Nguyễn Hữu Ba, Lê Gia Lục - Lý thuyết hạch toán kế toán (NXB Thống kê 1996) Ngô Xuân Bính - Kinh tế Mỹ - Lý thuyết (NXB Thống kê 1993) Phạm Tiến Bình - Đặc điểm kế toán của Pháp (NXB Thống kê 1991) Ngô Thế Chi, Đoàn Xuân Tiên, Vương Đình Huệ - Kế toán, kiểm toán và phân tích tài chính doanh nghiệp (NXB Tài chính 1995) Ngô Thế Chi - Kế toán chi phí, giá thành và kết quả kinh doanh dịch vụ (NXB Thống kê 1998) Ngô Thế Chi - Kế toán trưỏng trong cơ chế tài chính mới (NXB Thống kê 1998) Ngô Thế Chi - Chủ doanh nghiệp và kế toán trưởng cần biết (NXB Thống kê 1996) Phan Chuyển - Sổ tay kế toán công nghiệp thực hành (NXB Thống kê 1991) Nguyễn Văn Công - Kế toán doanh nghiệp trong kinh tế thị trường (NXB Thống kê 1997) Trần Thế Dũng - Kế toán doanh nghiệp thương mại và dịch vụ (Trường Đại học Thương Mại 1997) Phạm Văn Dược - Kế toán quản trị và phân tích kinh doanh (NXB Thống kê 1995) Bùi Văn Dương - Kế toán tài chính áp dụng trong các doanh nghiệp (NXB Thống kê 1997) Bùi Văn Dương - Lý thuyết kế toán (NXB Thống kê 1997) Nguyễn Thị Đông - Lý thuyết hạch toán kế toán (NXB Tài chính 1997) Nguyễn Thị Đông - Báo cáo chi phí, thu nhập bộ phận - Công cụ hữu hiệu cho quản trị doanh nghiệp (Tạp chí kế toán số 6 tháng 6 năm 1997) Vũ Hữu Đức - Suy nghĩ về kế toán quản trị doanh nghiệp ( Tạp chí kế toán số 6, số 7 năm 1996 ) Nguyễn Đình Đỗ, Vương Đình Huệ - Kế toán doanh nghiệp sản xuất (NXB Tài chính 1996) Điều lệ tổ chức kế toán Nhà nước - Bộ Tài chính (NXB Thống kê 1991) Phạm Thị Gái - Phân tích hoạt động kinh doanh (NXB giáo dục 1997) Đỗ Mạnh Hàn - Kế toán quản trị, công cụ của các nhà quản lý kinh doanh (Tạp chí kế toán số 7 tháng 8 năm 1997) Võ Đình Hảo, Đặng Văn Thanh - Mô hình tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán (NXB Thống kê 1989) Vương Đình Huệ, Đoàn Xuân Tiên - Kiểm toán (NXB Tài chính 1996) Vương Đình Huệ, Đoàn Xuân Tiên - Thực hành kiểm toán báo cáo tài chính (NXB Tài chính 1997) Hệ thống tài khoản kế toán thống nhất (NXB Thống kê 1990) Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp - Bộ tài chính (NXB Tài chính 1994) Hệ thống kế toán doanh nghiệp - Bộ tài chính (NXB Tài chính 1995) Kermit D, Larson - Kế toán tài chính (NXB Thống kê 1994) Đặng Thị Loan - Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp (NXB Tài chính 1998) Lê Gia Lục - Kế toán thương mại dịch vụ (NXB Tài chính 1996) Nathan S. Lavin - Kế toán chi phí (NXB Thống kê 1994) Trần Hoài Nam - Kế toán Tài chính, quản trị, giá thành(NXB Thống kê 1995) Niêm giám thống kê 1997 (NXB Thống kê 1998) Tào Hũu Phùng - Một số ý kiến về cải cách hệ thống tài chính công ở nước ta (Tạp chí tài chính tháng 12 năm 1994 ) Nguyễn Quang Quynh - Những Vấn đề tổ chức hạch toán kế toán (NXB Thống Kê 1986) LỜI MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÁC ĐƠN VỊ KẾ TOÁN 4 1.1. Khái niệm, bản chất nguyên tắc tổ chức hạch toán kế toán 4 1.1.1. Khái niệm, bản chất 4 1.1.2. Yêu cầu, nhiệm vụ và nguyên tắc tổ chức hạch toán kế toán 4 1.2. Nội dung của tổ chức hạch toán kế toán 6 1.2.1. Nội dung tổ chức công tác kế toán 6 1.2.1.1. Tổ chức chứng từ kế toán 6 1.2.1.2. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán 12 1.2.1.3. Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán 15 1.2.1.4. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán 21 1.2.2. Bộ máy kế toán 26 KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 35 CHƯƠNG II - THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TRONG CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÓ THU THUỘC BỘ TÀI CHÍNH 36 2.1. Tổng quan về các đơn vị sự nghiệp có thu thuộc Bộ Tài chính 36 2.2. Cơ chế quản lý tài chính 39 2.3. Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán trong các đơn vị sự nghiệp có thu thuộc Bộ Tài chính 44 2.3.1. Nội dung tổ chức công tác kế toán 44 2.3.1.1. Tổ chức chứng từ kế toán 44 2.3.1.2 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán 48 2.3.1.3. Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán 52 2.3.1.4. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán 55 2.3.2. Tổ chức bộ máy kế toán 58 2.4. Đánh giá thực trạng tổ chức hạch toán kế toán trong các đơn vị sự nghiệp có thu thuộc Bộ Tài chính 61 2.4.1. Những kết quả đạt được 61 2.4.2. Những tồn tại và nguyên nhân 62 KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 75 CHƯƠNG 3 - PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÓ THU THUỘC BỘ TÀI CHÍNH 76 3.1. Phương hướng hoạt động và phát triển của các đơn vị sự nghiệp có thu thuộc Bộ Tài chính đến năm 2015 76 3.2. Nội dung và giải pháp hoàn thiện 80 3.2.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán tại các đơn vị sự nghiệp có thu thuộc Bộ Tài chính 80 3.2.2. Yêu cầu và nguyên tắc hoàn thiện 81 3.2.3. Giải pháp hoàn thiện 83 3.3. Điều kiện thực hiện các giải pháp hoàn thiện 97 KẾT LUẬN 100 PHỤ LỤC 1: HỆ THỐNG CHỨNG TỪ KẾ TOÁN ÁP DỤNG TẠI MỘT SỐ ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÓ THU THUỘC BỘ TÀI CHÍNH 102 1. Tạp chí Thị trường Giá cả 102 2. Trung tâm Thẩm định giá 102 PHỤ LỤC 2: HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN ÁP DỤNG TẠI MỘT SỐ ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÓ THU THUỘC BỘ TÀI CHÍNH 104 1. Hệ thống tài khoản áp dụng tại Tạp chí Thị trường - Giá cả 104 2. Hệ thống tài khoản áp dụng tại Trung tâm Thẩm định giá 105 PHỤ LỤC 3: HỆ THỐNG BÁO CÁO KẾ TOÁN ÁP DỤNG TẠI MỘT SỐ ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÓ THU THUỘC BỘ TÀI CHÍNH 107 1. Hệ thống báo cáo kế toán áp dụng tại Tạp chí Giá cả - Thị trường 107 2. Hệ thống báo cáo kế toán áp dụng tại Trung tâm Thẩm định giá 107 TÀI LIỆU THAM KHẢO 108 ._.