Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý ở Trung tâm viễn thông khu vực 1

iện mục tiêu quản lý. Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý trong doanh nghiệp là nhằm hoàn thiện quá trình sản xuất kinh doanh với chất lượng cao, tiết kiệm tối đa thời gian lao động, sử dụng có hiệu quả các yếu tố cấu thành của quá trình kinh doanh, đồng thời làm cho bộ máy quản lý năng động, gọn nhẹ, hoạt động nhịp nhàng và đạt hiệu quả cao. Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý không phải là một việc làm đơn giản, mà nó đòi hỏi phải có sự nghiên cứu một cách kỹ lượng dựa trên những luận cứ khoa học. Hoàn thiện tổ chức lao động, phối hợp và sử dụng lao động một cách hợp lý và có hiệu quả là một vấn đề lớn và có ý nghĩa quan trọng trong phát triển kinh tế và tăng năng suất lao động. Trung tâm viễn thông khu vực I là đơn vị trực thuộc Công ty, cũng như nhiều đơn vị khác, bộ máy quản lý còn nhiều tồn tại cần giải quyết. Xuất phát từ thực tế đó, tôi chọn đề tài: “Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý ở Trung tâm viễn thông khu vực I” làm đề tài Luận văn tốt nghiệp. Nội dung của bài viết này bao gồm các phần chính như sau: Chương 1: Lý luận cơ bản và ý nghĩa của việc hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý ở Trung tâm viễn thông khu vực I Chương 2: Tình hình tổ chức bộ máy quản lý ở Trung tâm viễn thông khu vực I Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý ở Trung tâm viễn thông khu vực I. Chương I Một số vấn đề Lý luận và sự cần thiết của việc hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý ở Các doanh nghiệp Thực chất tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp và vai trò của nó 1. Quản lý và lao động quản lý. 1.1. Khái niệm về quản lý Quản lý là tác động có hướng đích của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm duy trì hoạt động của hệ thống, sử dụng tốt nhất mọi tiềm năng sẵn có, các cơ hội để đưa hệ thống đi đến mục tiêu đã đề ra trong điều kiện biến động của môi trường. Quản lý doanh nghiệp là quá trình vận dụng những quy luật kinh tế, quy luật tự nhiên trong việc lựa chọn và xác định các biện pháp về kinh tế - xã hội, tổ chức kỹ thuật để tác động lên tập thể lao động. Từ đó tác động đến các yếu tố vật chất của sản xuất kinh doanh. Mục đích của quản lý doanh nghiệp: một mặt nhằm đạt được năng suất cao nhất trong sản xuất kinh doanh, mặt khác không ngừng cải thiện điều kiện tổ chức lao động. Thực chất của quản lý hệ thống là quản lý con người, vì con người là yếu tố cơ bản của lực lượng sản xuất. Quy mô của hệ thống càng lớn thì vai trò quản lý cần phải được nâng cao, có như vậy mới đảm bảo hiệu quả hoạt động của hệ thống. Quản lý con người gồm nhiều chức năng phức tạp. Bởi vì con người chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố: yếu tố sinh lý, yếu tố tâm lý, yếu tố xã hội... Các yếu tố này luôn tác động qua lại hình thành nhân cách con người. Vì vậy, muốn quản lý tốt, con người phải vừa là một nhà tổ chức, vừa là nhà tâm lý, vừa là nhà xã hội, vừa là nhà chiến lược. Do đó, có thể kết luận rằng quản lý đóng một vai trò rất quan trọng trong việc phối hợp các hoạt động mang tính chất cộng đồng nói chung và mỗi hoạt động sản xuất kinh doanh trong mỗi doanh nghiệp nói riêng để đạt hiệu quả tối ưu. 1.2. Lao động quản lý 1.2.1 Khái niệm và đặc điểm của lao động quản lý. * Khái niệm Lao động quản lý là những cán bộ quản lý đang làm việc trong các đơn vị sản xuất kinh doanh; có nhiệm vụ điều hành sản xuất, trao đổi, mua bán một số loại sản phẩm hay dịch vụ nào đó nhằm đáp ứng nhu cầu xã hội, đồng thời tạo công ăn việc làm và thu nhập cho cả tập thể đơn vị mình. Tất cả những người lao động hoạt động trong bộ máy quản lý được hiểu là lao động quản lý. Bộ máy quản lý hoạt động tốt hay xấu phụ thuộc vào lao động quản lý có thực hiện tốt chức năng quản lý hay không. * Đặc điểm của lao động quản lý Đối với các loại lao động quản lý khác nhau song đều có chung các đặc điểm sau: - Hoạt động của lao động quản lý là loại lao động trí óc và mang tính chất sáng tạo. - Hoạt động của lao động quản lý mang đặc tính tâm lý xã hội cao. - Thông tin vừa là đối tượng lao động, vừa là kết quả lao động và vừa là phương tiện của lao động quản lý. - Hoạt động lao động quản lý là các thông tin, các tư liệu phục vụ cho việc hình thành và thực hiện các quyết định quản lý. 1.2.2 Chức năng của lao động quản lý Lao động quản lý bao gồm các chức năng sau: + Nhân viên quản lý kỹ thuật: Là những người được đào tạo ở các trường kỹ thuật hoặc đã được rèn luyện trong thực tế sản xuất, có trình độ tương đương được cấp trên thừa nhận bằng văn bản, đồng thời phải là người trức tiếp làm công tác kỹ thuật, trực tiếp chỉ đạo hướng dẫn kỹ thuật trong doanh nghiệp. Loại này bao gồm: - Giám đốc hoặc Phó Giám đốc kỹ thuật, Quản đốc hoặc Phó quản đốc phụ trách kỹ thuật, Trưởng phòng và Phó phòng, Ban kỹ thuật. - Các kỹ sư, kỹ thuật viên, nhân viên làm ở phòng kỹ thuật. + Nhân viên quản lý kinh tế: Là những người làm công tác tổ chức, lãnh đạo, quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp như: - Giám đóc hoặc Phó Giám đốc phụ trách về kinh doanh, Kế toán trưởng. - Các cán bộ, CNV công tác ở các phòng, ban, bộ phận như: kế toán, tài vụ, kế hoạch, thống kê, lao động - tiền lương... Ngoài ra, nếu phân theo vai trò thực hiện chức năng quản lý, lao động quản lý được chia thành: + Cán bộ lãnh đạo: Là những người lao động quản lý trực tiếp thực hiện chức năng lãnh đạo. Bao gồm: Giám đốc, Phó Giám đốc, Quản đốc, Phó quản đốc, các Trưởng ngành, Đốc công, Trưởng và Phó các phòng ban trong bộ máy quản lý doanh nghiệp. + Các chuyên gia: Là những lao động thực hiện công việc chuyên môn, không thực hiện chức năng lãnh đạo trực tiếp. Bao gồm: các cán bộ kinh tế, kỹ thuật viên, cán bộ thiết kế và các cộng tác viên khoa học (nếu có) hoạt động của họ mang tính chuyên môn, nghiệp vụ, thực hiện các chức năng riêng, trong công tác quản lý tham mưu giúp các cấp lãnh đạo thực hiện các mục đích quản lý chung. + Các nhân viên thực hành kỹ thuật: Là những lao động quản lý thực hiện các công việc đơn giản, thường xuyên lặp đi lặp lại, mang tính chất thông tin nghiệp vụ và kỹ thuật nghiệp vụ. Bao gồm các nhân viên làm công tác hoạch toán và kiểm tra (như kỹ thuật viên kiểm nghiệm đo lường; nhân viên giao nhận, viết hóa đơn; nhân viên kế toán, thủ kho...), các nhân viên làm công tác hành chính chuẩn bị tài liệu như kỹ thuật can in, kỹ thuật viên đánh máy và lưu trữ,...; các nhân viên làm công tác phục vụ như kỹ thuật viên điện thoại, bảo vệ cung ứng... 2. Bộ máy quản lý 2.1 Khái niệm Bộ máy quản lý của một tổ chức là hệ thống các con người cùng với các phương tiện của tổ chức được liên kết theo một số nguyên tắc và quy tắc nhất định mà tổ chức thừa nhận để lãnh đạo quản lý toàn bộ các hoạt động của hệ thống nhằm đạt được các mục tiêu đã định. Hay nói cách khác, bộ máy quản lý chính là chủ thể quản lý của hệ thống. 2.2 Yêu cầu của bộ máy quản lý Tổ chức bộ máy quản lý trong một tổ chức phải đảm bảo các yêu cầu sau: Thứ nhất, phải đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ được giao, thực hiện đầy đủ, toàn diện các chức năng quản lý của đơn vị. Thứ hai, phải đảm bảo nghiêm túc chế độ thủ trưởng, chế độ trách nhiệm cá nhân trên cơ sở đảm bảo và phát huy quyền làm chủ của tập thể lao động trong đơn vị. Thứ ba, phải phù hợp với khối lượng công việc, thích ứng với đặc điểm kinh tế, kỹ thuật của đơn vị. Thứ tư, Phải đảm bảo chuyên tinh, gọn nhẹ và có hiệu lực. 3. Cơ cấu tổ chức của bộ máy quản lý 3.1. Khái niệm Bộ máy quản lý của một tổ chức là hệ thống các con người cùng với các phương tiện của tổ chức được liên kết theo một số nguyên tắc và quy tắc nhất định mà tổ chức thừa nhận để lãnh đạo quản lý toàn bộ các hoạt động của hệ thống nhằm đạt được các mục tiêu đã định. Hay nói cách khác, bộ máy quản lý chính là chủ thể quản lý của hệ thống. 3.2. Các kiểu cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý 1/ Hệ thống cơ cấu trực tuyến: Hệ thống cơ cấu trực tuyến là một kiểu phân chia tổ chức doanh nghiệp dựa theo nguyên tắc của Fayol về tính thống nhất, phân chia nhiệm vụ theo nguyên tắc. Hệ thống cơ cấu trực tuyến hình thành một đường thẳng rõ ràng về quyền ra lệnh và trách nhiệm từ Lãnh đạo doanh nghiệp đến đối tượng quản lý. Hệ thống này được mô tả theo sơ đồ sau: Sơ đồ 1: Hệ thống cơ cấu trực tuyến Người lãnh đạo Người lãnh đạo tuyến 1 Đối tượng quản lý Người lãnh đạo tuyến 2 Đối tượng quản lý Đây là loại cơ cấu đơn giản nhất, có một cấp trên và một số cấp dưới. Người lãnh đạo các tuyến phải thực hiện tất cả các chức năng về quản lý. Mối liên hệ được thực hiện theo chiều thẳng đứng. Kiểu cơ cấu này thường được áp dụng đối với những doanh nghiệp có quy mô nhỏ, cơ cấu không phức tạp. Ưu điểm: - Cơ cấu tổ chức trực tuyến thể hiện chế độ tập quyền, tập trung. - Quy trách nhiệm rõ ràng, cho phép giải quyết công việc nhanh chóng, gọn nhẹ. - Duy trì tính kỷ luật và kiểm tra. - Người lãnh đạo chịu hoàn toàn trách nhiệm về các kết quả hoạt động của cấp dưới quyền. - Tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện các chế độ “ thủ trưởng”. Nhược điểm: - Để cơ cấu này phát huy được thì đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện, tổng hợp mọi vấn đề, có có quyết đoán. - Không sử dụng được người có trình độ chuyên môn cấp dưới. - Không tận dụng được sự tư vấn của các chuyên gia. - Khi cần thiết liên hệ giữa các thành viên của các tuyến thì việc báo cáo thông tin đi theo đường cong. 2/ Hệ thống cơ cấu chức năng: Hệ thống cơ cấu chức năng hay còn gọi là hệ thống cơ cấu nhiều tuyến, được Taylor xây dựng trong phạm vi phân xưởng. Trong phân xưởng người lao động nhận nhiệm vụ không phải từ cấp trên (đốc công) mà nhiều cấp khác nhau, trong đó mỗi cấp trên có một chức năng quản lý nhất định. Với tư cách thiết lập mối quan hệ giao nhận nhiệm vụ như thế, hệ thống cơ cấu chức năng đã bỏ qua tính thống nhất của giao nhận nhiệm vụ. Có thể mô tả cơ cấu này qua sơ đồ sau: Sơ đồ 2: Hệ thống cơ cấu chức năng Người lãnh đạo chức năng A Người lãnh đạo chức năng B Người lãnh đạo Người lãnh đạo chức năng C Đối tượng quản lý Đối tượng quản lý Đối tượng quản lý Theo kiểu cơ cấu này, công tác quản lý được tổ chức theo chức năng. Do đó hình thành nên những người lãnh đạo được chuyên môn hóa, chỉ đảm nhiệm một chức năng quản lý nhất định. Cấp dưới không những chịu sự lãnh đạo của một bộ phận chức năng, mà còn chịu sự lãnh đạo của người chủ doanh nghiệp và bộ phận chức năng khác. Mô hình này thích hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn, cơ cấu tương đối phức tạp, nhiều chức năng liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, nhưng phổ biến hơn. Ưu điểm: - Phát huy được người có trình độ chuyên môn cấp dưới. - Thu hút được các chuyên gia tham gia vào công tác quản lý. - Giải quyết các vấn đề chuyên môn một cách thành thạo và giảm bớt gánh nặng trách nhiệm quản lý cho người lãnh đạo. Nhược điểm: - Không duy trì được tính kỷ luật, kiểm tra và phối hợp. - Cơ cấu phức tạp, đòi hỏi nhiều bộ phận. 3/ Hệ thống cơ cấu trực tuyến - chức năng: Hệ thống này là sự kết hợp giữa hệ thống cơ cấu trực tuyến và hệ thống cơ cấu chức năng. Hệ thống cơ cấu chức năng được mô tả qua sơ đồ sau: Sơ đồ 3: Hệ thống cơ cấu trực tuyến chức năng Người lãnh đạo Người lãnh đạo chức năng A nnăng A Người lãnh đạo chức năng B Người lãnh đạo chức năng C Người lãnh đạo cấp 2 Người lãnh đạo chức năng A Người lãnh đạo chức năng B Người lãnh đạo chức năng C năng Đối tượng quản lý Đối tượng quản lý Đối tượng quản lý ở đây lãnh đạo tổ chức được sự giúp đỡ của các phòng ban chức năng trong việc ra quyết định để hướng dẫn, điều khiển và kiểm tra, truyền mệnh kệnh theo tuyến đã được quy định. Người lãnh đạo các phòng, ban chức năng không có quyền ra quyết định cho người thừa hành ở các tuyến. Ưu điểm: - Tận dụng được ưu điểm của hai loại cơ cấu trực tuyến và chức năng. - Phát huy được năng lực chuyên môn của các bộ phận chức năng. - Đồng thời vẫn đảm bảo quyền chỉ huy của hệ thống trực tuyến. Nhược điểm: - Do có quá nhiều bộ phận chức năng nên lãnh đạo tổ chức thường phải họp hành nhiều, gây căng thẳng và lãng phí thời gian. - Có thể xảy ra mâu thuẫn giữa lãnh đạo các tuyến với nhau do không thống nhất quyền hạn, quan điểm. 4/ Hệ thống cơ cấu trực tuyến tham mưu: Kiểu cơ cấu này duy trì được tính thống nhất của lãnh đạo và thực hiện các nhiệm vụ, trách nhiệm rõ ràng trong phân công lao động. Hệ thống cơ cấu trực tuyến tham mưu được mô tả theo sơ đồ sau: Sơ đồ 4: Hệ thống cơ cấu trực tuyến tham mưu Người lãnh đạo Tham mưu 1 Tham mưu 1 Tham mưu 1 Người lãnh đạo cấp 2 Người lãnh đạo cấp 2 Đối tượng quản lý TM1 TM2 TM1 TM2 Tham mưu là những người giúp việc cho người lãnh đạo đưa ra quyết định. Nhờ có bộ phận tham mưu nên công việc người lãnh đạo giảm bớt. Tham mưu không được phép ra quyết định mà chỉ người lãnh đạo mới có quyền ra quyết định. Ưu điểm: - Cơ cấu tổ chức gọn nhẹ. - Sử dụng chuyên gia tốt hơn. - Giảm nhẹ gánh nặng cho người lãnh đạo. Nhược điểm: - Công việc của người lãnh đạo vẫn nặng nề. - Nếu tham mưu tốt sẽ giúp người lãnh đạo ra quyết định hợp lý, ngược lại nếu tham mưu không có năng lực, không có trình độ sẽ gây trở ngại và nguy hiểm. 4. Vai trò của bộ máy quản lý Quá trình sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp đều thực hiện những mục tiêu nhất định, đòi hỏi phải có lực lượng điều hành toàn bộ quá trình tổ chức thực hiện. Đó chính là lực lượng quản lý doanh nghiệp và hình thành nên bộ máy quản lý doanh nghiệp. Để đảm bảo sự thống nhất, ăn khớp trong điều hành tổ chức kinh doanh thì mỗi doanh nghiệp ít nhất phải có một thủ trưởng trực tiếp chỉ đạo lực lượng quản lý, thưc hiện nhiệm vụ bố trí, sắp xếp nhân viên quản lý cho phù hợp vào từng nhiệm vụ cụ thể, đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các thành viên trong cơ cấu, nhằm khai thác khả năng chuyên trí sáng tạo của mỗi thành viên trong việc thực hiện các mục tiêu đã đề ra như năng suất, chất lượng hạ giá thành, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp ... Như vậy, trong mỗi doanh nghiệp nếu không có bộ máy quản lý thì không có một lực lượng nào có thể tiến hành nhiệm vụ quản lý, ngược lại không có quá trình tổ chức nào được thực hiện nếu không có bộ máy quản lý Quản lý là một phạm trù có liên quan mật thiết tới phân công và hiệp tác lao động. C.Mác đã coi việc xuất hiện của quản lý là kết quả tất yếu của sự chuyển đổi nhiều quá trình lao động cá biệt, tản mạn, độc lập thành một quá trình được phối hợp lại. Trong doanh nghiệp có rất nhiều chức năng quản lý đảm cho quá trình quản lý được thực hiện trọn vẹn, không bỏ sót. Để đảm nhiệm hết các chức năng quản lý đó, cần có sự phân công lao động quản lý, thực hiện chuyên môn hóa. Bộ máy quản lý doanh nghiệp tập hợp những người có trình độ cao trong doanh nghiệp. Việc sử dụng hợp lý các kế hoạch lao động của các cán bộ và nhân viên quản lý, sự phân chia công việc cho nhân viên quản lý phù hợp, thiết kế các mối quan hệ với nhau cho hợp lý và có trình độ thực sự sẽ góp phần hoàn thành nhiệm vụ sản xuất, nhiệm vụ quản lý, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 5. Những nhân tố ảnh hưởng tới tổ chức bộ máy quản lý Có thể quy thành 2 loại nhóm nhân tố ảnh hưởng đến bộ máy quản lý: 5.1. Nhóm các nhân tố thuộc đối tượng quản lý: - Tình trạng và trình độ phát triển của công nghệ sản xuất. - Tính chất và đặc điểm của sản xuất: chủng loại sản phẩm, quy mô sản xuất, loại hình sản xuất. - Số lượng công nhân viên. 5.2. Nhóm những nhân tố thuộc lĩnh vực quản lý: - Quan hệ sở hữu tồn tại trong doanh nghiệp. - Mức độ chuyên môn hoá và tập trung hóa các hoạt động quản trị. - Trình độ cơ giới hóa và tự động hóa các hoạt động quản trị, trình độ năng lực quản lý của cán bộ quản lý. - Quan hệ phụ thuộc giữa số lượng người bị lãnh đạo, khả năng kiểm tra của lãnh đạo đối với hoạt động của những người cấp dưới. - Chính sách đãi ngộ của doanh nghiệp đối với đội ngũ quản lý. Sự cần thiết của việc hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý ở trung tâm viễn thông khu vực I Qua nghiên cứu văn bản quyết định thành lập trung tâm khu vực I theo quyết định số : 100/QĐ_TCCB ngày 3/2/1990 của tổng cục trưởn tổng cục bưu điện ta thấy rằng: trung tâm viễn thông khu vực I có nhiệm vụ và quyền hạn rất nặng nề, có vai trò quan trọng trong cơ cấu tổ chức của công ty viễn thông liên tỉnh hoạt động của trung tâm có ảnh hưởng lớn đến hoạt động chung của toàn công ty. Mặt khác qua tìm hiểu được biết rằng: trung tâm viễn thông khu vực I hiện nay vẫn còn bị ảnh hưởng và tồn tại do lịch sử của ngành bưu điện, công ty điện thoại đường dài trong thời kì bao cấp trước đây để lại (tiền thân của trung tâm viễn thông khu vực I hiện nay là trung tâm viễn thông I trực thuộc công ty điện thoại đường dài thuộc tổng cục bưu điện nay là tổng công ty bưu chính viễn thông ). Sau khi thành lập công ty viễn thông liên tỉnh và trung tâm viễn thông liên tỉnh năm 1990 hầu hết tổ chức bộ máy quản lý, số cán bộ quản lý và số lao động trực tiếp sản xuất vẫn giữ nguyên trạng tại trung tâm viễn thông khu vực I, hầu như ít điều động vào công tác tại trung tâm viễn thông khu vực II và trung tâm khu vực III vì hầu hết là người thuộc tỉnh phía bắc. Số công nhân trên lại đa số là công nhân dây, máy và trung cấp tuổi cao. Mặc dầu đã qua gần 15 năm công tác trực thuộc công ty viễn thông liên tỉnh ( từ 1990) qua nhiều lần cải cách sắp xếp lại tổ chức lao động, 1 số cán bộ đã nghỉ hưu trí nhưng hiện tại vẫn còn 1 số lao động hiện đang tồn tại trong một số đơn vị (ví dụ như: phòng hành chính quản trị 35 người, trong đó có 2 tổ phục vụ ăn uống và vệ sinh tạp vụ, ban bảo vệ tự vệ 50 người và 1 số đơn vị sản xuất trực tiếp khác ở các đài, tuyến xưởng bố trí ca kíp trực thông tin) Trước xu thế phát triển mạnh mẽ của ngành viễn thông trên thế giới, trước sự phát triển mạnh mẽ và nhiệm vụ nặng nề của công ty viễn thông liên tỉnh. Trong đó có trung tâm viễn thông khu vực I và đặc biệt là trước sự cạnh tranh quyết liệt trong lĩnh vực viễn thông trong nứơc và quốc tế thì việc hoàn thiên tổ chức bộ máy quản lý của trung tâm viễn thông khu vực I là cần thiết. CHương II Tình hình tổ chức bộ máy quản lý ở trung tâm viễn thông khu vực i. 1. Sự hình thành và phát triển của trung tâm Trung tâm viễn thông liên tỉnh khu vực I - gọi tắt là trung tâm viễn thông khu vực I, tên giao dịch quốc tế là TELECOM CENTRE No1, tên viết tắt là VTN1 - là một tổ chức kinh tế sản xuất kinh doanh phụ thuộc trong Công ty viễn thông liên tỉnh - VIET NAM TELECOM NATIONAL, tên viết tắt VTN. Trung tâm được thành lập ngày 3/2/1990 theo quyết định số: 100/QD-TCCB của Tổng cục trưởng tổng cục bưu điện. Trung tâm là đơn vị trực thuộc của Công ty viễn thông liên tỉnh, hoạt động kinh doanh và hoạt động công ích trong lĩnh vực viễn thông liên tỉnh, trung tâm có trách nhiệm phối hợp với hai thành viên trong công ty đó là Trung tâm viễn thông khu vực II đặt tại Đà Nẵng và Trung tâm viễn thông khu vực III đặt tại Thành phố Hồ Chí Minh về tổ chức quản lý khai thác mạng lưới, lợi ích kinh tế - tài chính, phát triển các dịch vụ viễn thông để thực hiện các mục tiêu và kế hoạch do Công ty giao. Trung tâm có nhiệm vụ quản lý, vận hành, khai thác, bảo dưỡng mạng lưới viễn thông từ các tỉnh miền núi phía Bắc kéo dài đến địa phận đèo Ngang tỉnh Hà Tĩnh (gồm 28 tỉnh thành). Trung tâm viễn thông khu vực I và Trung tâm viễn thông khu vực II, trung tâm viễn thông khu vực III là đầu mối kết nối mạng lưới viễn thông giữa các tỉnh và thành phố trong cả nước. Hiện nay sản phẩm chính của trung tâm viễn thông khu vực I là: Điện thoại liên tỉnh Điện báo liên tỉnh TELEX liên tỉnh Cho thuê kênh thông tin chuyên dùng Truyền tính hiệu, tổ chức cầu truyền hình Ngoài ra trung tâm còn tham gia khảo sát, thiết kế, dự toán xây lắp các công trình chuyên ngành về thông tin, tham gia bảo trì các thiết bị chuyên ngành thông tin liên lạc, kinh doanh các ngành nghề khác trong phạm vi pháp luật cho phép và thực hiện các nhiệm vụ do trung tâm giao. 2. Một số đặc điểm kĩ thuật công nghệ ảnh hưởng đến tổ chức bộ máy quản lý của trung tâm. 2.1. Đặc điểm thị trường đầu vào Về thiết bị: Mạng lưới viễn thông tại Việt Nam nói chung và của tổng công ty bưu chính viễn thông Việt Nam (VNPT) nói riêng trong đó có TTVT khu vực I. Các thiết bị phương tiện máy móc thông tin viba và cáp quang (kể cả các thiết bị phụ trợ : như máy nắn, máy đo, ăng ten, cáp sợi quang) đều có đặc điểm là kỹ thuật công nghệ cao hiện đại và đều phải nhập của các hãng viễn thông lớn ở nước ngoài (Anh, Pháp, Mỹ, Thụy điển, Hàn Quốc) cụ thể là: Thiết bị viba hiện đang sử dụng là : 1/ ATFH 2/ SIS_NEX 3/ SAT 4/ AWA 5/ Fujitsu DM_10002G; DM_10007G 6/ Bosch 150 Mb/s 7/ Siemens 140 Mb/s Thiết bị cáp quang hiện đang sử dụng là: 1/ NORTEL 2/ Marconi 3/ Siemens 4/ Fujitsu 5/ Bosch Ngoài những thiết bị chính ở trên còn phải sử dụng các thiết bị phụ trợ đồng bộ khác để hoạt động, như các loại máy nắn nguồn điện; máy đo, ăng ten chảo, xương cá, cáp sợi quang, các loại đồng hồ đo v..v.. cũng đều phải nhập từ các hãng viễn thông lớn ở nước ngoài. Do đó kinh phí đầu tư rất lớn. Về lao động Đều phải thuê chuyên gia chuyên ngành giỏi giảng dạy, lắp đặt hướng dẫn vận hành khai thác, bảo dưỡng, sửa chữa khi cần thiết Về lao động trong nước : Trung tâm phải cử các kỹ sư, kĩ thuật viên, công nhân tay nghề cao có trình độ chuyên môn ngoại ngữ giỏi để dén các nước đó học tập đào tạo, nhận biết về đẻ cùng các chuyên lắp dặt hướng dẫn đào tạo thêm tại trong nước từ đó các trạm, đài, tuyến trong trung tâm được lắp đặt thiết bị lại tổ chức học tập, vận hành khai thác sử dụng. Để quản lý vận hành khai thác có hiệu quả các thiết bị thông tin hiện đại trên đòi hỏi đội ngũ quản lý , bảo dưỡng sửa chữa vận hành khai thác trong trung tâm phải có trình độ chuyên môn ngoại ngữ giỏi để đảm bảo được việc giữ vững thông tin thông suốt 24/24 h /ngày Đặc biệt là đội ngũ lãnh đạo, cán bộ chủ chốt phải thông minh, năng động sáng tạo, quan hệ rộng, biết đi tắt đón đầu dám chịu trách nhiệm trong việc mua sắm, nhập các loại máy móc thiết bị đồng bộ với mạng thông tin quốc tế phù hợp với nguồn tài chính của công ty và tổng công ty nhằm phát huy mạnh mẽ hiệu quả trong sản xuất kinh doanh. 2.2 Vốn sản xuất kinh doanh Trung tâm viễn thông khu vực I được công ty viễn thông liên tỉnh giao quyền quản lý một số vốn và tài sản lớn tương ứng với nhiệm vụ kinh doanh phục vụ của đơn vị . Chịu trách nhiệm về việc hoàn thành kế hoạch kinh doanh của công ty giao, góp phần bảo toàn và phát triển vốn. Bảng 1 Bảng phân tích kết cấu tài sản của trung tâm viễn thông khu vực i trong 3 năm: 2002 – 2003 – 2004. (Đơn vị tính: Triệu đồng) Chỉ tiêu 2002 2003 2004 Lượng Tỷ trọng Lượng Tỷ trọng Lượng Tỷ trọng Tài sản 211.723 267.048 297.478 1.Tài sản lưu động 22.762 10,3% 25.641 9,6% 28.267 9,5% +Tiền mặt 16.148 7,3% 17.971 6,7% 19.509 6,5% +Các khoản phải thu 2.129 1,0% 2.479 0,9% 2.006 0,7% +Hàng tồn kho 3.132 1,4% 2.811 1,05% 2.392 0,8% +Tài sản lưu động khác 1.290 0,6% 2.380 0,9% 4.350 1,5% 2. Tài sản cố định 198.961 89,7% 241.407 90,4% 269.221 90,5% + Nguyên giá tài sản cố định 295.772 386.866 485.807 + Giá trị hao mòn lũy kế 96.811 145.459 216.585 Mặc dù tài sản của trung tâm tăng dần theo các năm: + 2002 là: 221.723 triệu đồng. + 2003 là: 267.048 triệu đồng. + 2004 là: 297.478 triệu đồng. Tài sản lưu động tăng : + 2002 là: 22.762 triệu đồng. + 2003 là: 25.641 triệu đồng. + 2004 là: 28.576 triệu đồng. Nhưng tỷ trọng tài sản lưu động lại giảm: + 2002 là 10,3% + 2003 là 9,6% + 2004 là 9,56% Tiền mặt của trung tâm luôn giữ một lượng quy định do nhu cầu của mạng lưới viễn thông liên tỉnh, do vậy tỷ trọng về tiền mặt luôn ở vị trí tương đối cân bằng. + 2002 là: 16.148 triệu đồng. + 2003 là: 17.971 triệu đồng. + 2004 là: 19.507 triệu đồng. Bảng 2 Bảng tổng hợp nguồn vốn của trung tâm viễn thông khu vực i trong 3 năm 2002 – 2003 – 2004. (Đơn vị tính : Triệu đồng). Chỉ tiêu 2002 2003 2004 Lượng Tỷ trọng Lượng Tỷ trọng Lượng Tỷ trọng Ngân sách 30.128 13,6% 20.108 7,55% 19.264 6,5% Tổng công ty bổ sung 140.560 63,4% 178.270 66,8% 195.954 65,9% Vay tập trung tại C. ty VTN 35.815 16,2% 51.767 19,4% 65.315 22% Đơn vị bổ sung 15.130 6,8% 273.237 6,3% 290.038 5,7% Tổng cộng 221.723 267.048 297.478 Nhìn vào bảng 2 tổng hợp nguồn vốn của trung tâm viễn thông khu vực I qua các năm gần đây ta nhận thấy rằng: Nguồn vốn ngân sách cấp giảm theo từng năm: + 2002 là: 30.218 triệu đồng. + 2003 là: 20.108 triệu đồng. + 2004 là: 19.264 triệu đồng. Vốn ngân sách giảm bởi ngày đầu thành lập trung tâm viễn thông khu vực I đơn vị chưa ổn định sản xuất kinh doanh, lợi nhuận sau thuế còn thấp. Trong đó thiết bị máy móc còn mới hiện đại còn cần phải nhập về để kịp thời hòa nhập với xa lộ thông tin trên thế giới, có cơ sở vật chất cần phải nân g cấp như nhà trạm, kho tàng, xe cộ... Cũng cần đầu tư đúng mức đáp ứng được nhu cầu cần thiết thực tế, chính vì vậy lúc ban đầu vốn ngân sách Nhà nước cần phải đầu tư nhiều hơn để đáp ứng nhu cầu kinh doanh của trung tâm. Sau khi hàng năm làm ăn có lợi nhuận tăng dần, có tích lũy, một phần lợi nhuận được đầu tư vào phát triển mở rộng sản xuất do vậy lúc này vốn ngân sách nhà nước cắt giảm dần. Ngoài ra nguồn vốn chính do tổng công ty bổ xung chiếm tỷ trọng lớn hơn 60% hàng năm. + 2002 là: 63,4% + 2003 là: 66,8% + 2004 là: 65,9% Đây là nguồn vốn chủ yếu quan trọng nhất của trung tâm viễn thông khu vực I. Năm 2003 do lợi nhuận tăng nhanh (Đạt tỷ trọng 214,7% so với năm 1995) Căn cứ số doanh thu và lợi nhuận của trung tâm đã đạt được trong năm, Tổng công ty nhận thấy rằng trung tâm làm ăn có lãi và một mặt cũng do nhu cầu của xã hội việc phát triển thuê bao của các Bưu điện tỉnh, thành phố đã đòi hỏi lưu lượng đường thông nhiều hơn, chất lượng tốt hơn do vậy Tổng công ty đã đầu tư thêm vốn để trung tâm có nguồn đầu tư vào thiết bị máy móc, đầu tư khoa học công nghệ, cơ sở vật chất hạ tầng. 2.3. Đặc điểm sản phẩm và khách hàng Về sản phẩm: Như các phần đã nêu ở trên nhiệm vụ của trung tâm là : Quản lý vận hành khai thác mạng lưới viễn thông trên tất cả các tỉnh phía Bắc (từ đèo ngang Hà Tĩnh trở ra) Sản phẩm chính của trung tâm là : điện thoại liên tỉnh, điện báo liên tỉnh, telex liên tỉnh, kênh chuyển dòng, kênh lẻ, truyền tín hiệu cầu truyền hình (đơn vị tính là thời gian phát thông tin và số lượng kênh cho thuê). Các sản phẩm trên có đặc điểm như sau : Đòi hỏi độ thông , chất lượng đường truyền tín hiệu phải bảo đảm 100% (mức phấn đấu hàng năm của trung tâm là 99,99%) chung cho cả hai phương thức thông tin viba và cáp quang. Tốc độ và dung lượng đường truyền tín hiệu phải tăng cao nhằm đáp ứng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh và phục vụ thông tin cho Đảng và Nhà nước. Luôn phải mở rộng các tuyến đến tận vùng sâu, vùng xa, núi cao hẻo lánh (kể cả thông tin viba hoặc cáp quang), mở rộng dung lượng thông tin (tổng đài). Hai phương thức viba và cáp quang phải hỗ trợ đắc lực cho nhau trong moi tình huống nhằm đảm bảo thông tin được liên tục 24/24 h/ngày (đề phòng trường hợp mất thông tin viba thì đã có thông tin cáp quang thay thế hỗ trợ kịp thời và ngược lại). đặc biệt trong giai đoạn hiện nay đường cáp quang đi dọc theo các dòng quốc lộ giao thông thương hay bị đứt do việc đào bới trong lúc cải tạo các đường giao thông hoặc do người dân đào bới trong khi sản xuất hoặc xây dựng nhà cửa, công trình không nắm rõ vị trí của các đường cáp quang đi qua. Nhu cầu thông tin ngày một lớn để phục vụ khách hàng, đòi hỏi tốc độ và dung lượng đường truyền tín hiệu ngày một cao hơn vì vậy các thiết bị máy móc thông tin có tốc độ cao, hiện đại hơn cần phải thay đổi để đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh và phục vụ chính vì vậy trình độ quản lý sửa chữa vận hành khai thác các thiết bị hiện đại ngày càng phải đòi hỏi nâng cao nguồn tài chính để đầu tư, mua sắm các thiết bị mới ngày càng đòi hỏi lớn hơn. Phần khách hàng: Khách hàng trong lĩnh vực thông tin của trung tâm viễn thông khu vực I là các cá nhân, tập thể các đơn vị doanh nghiệp (kể cả tư nhân và nhà nước) thuê để lắp đặt, sử dụng đường truyền, đòi hỏi chất lượng đường truyền tín hiệu phải thực sự đảm bảo tốt 24/24 h/ngày tốc độ cao, giá cả rẻ, phù hợp. Để đảm bảo sản xuất kinh doanh của trung tâm phát triển mạnh, lợi nhuận cao đủ sức cạnh tranh với các đối tác khác nghành bưu chính viễn thông, công ty viễn thông liên tỉnh, trung tâm viễn thông khu vực I luôn phấn đấu mục tiêu là: “ Chất lượng thông tin tốt – Giá thành rẻ ” . Để đạt được mục tiêu đó đòi hỏi phải có một đội ngũ cán bộ quản lý giỏi, đội ngũ kỹ sư, kỹ thuật vững vàng về chuyên môn, mạnh về ngoại ngữ, đồng thời đòi hỏi phải có một đội ngũ tiếp thị mạnh, giỏi về chuyên môn, nhiệt tình trách nhiệm cao trong việc thường xuyên chăm sóc khách hàng. 3. Tình hình tổ chức bộ máy quản lý ở Trung tâm viễn thông khu vực I 3.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Bộ máy quản lý của Trung tâm được tổ chức theo kiểu trực tuyến - chức năng. Đây là kiểu cơ cấu quản lý đang được áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp hiện nay. Với kiểu tổ chức bộ máy quản lý này, cho phép doanh nghiệp đảm bảo được nguyên tắc tập trung dân chủ. - Giám đốc Trung tâm do Giám đốc Công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo quy định của Công ty. Giám đốc là người đại diên pháp nhân của Trung tâm, chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty và pháp luật về quản lý, điều hành và hoạt động của Trung tâm trong phạm vi quyền hạn, nhiệm vụ được giao. Giám đốc là người có quyền quản lý và điều hành cao nhất của Trung tâm. - Phó Giám đốc do Giám đốc Công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng và kỷ luật. Phó Giám đốc là người giúp Giám đốc quản lý điều hành một hoặc một số lĩnh vực hoạt động của Trung tâm theo phân công của Giám đốc, chịu trách nhiệm trước Giám đốc và pháp luật về thực hiện nhiệm vụ được phân công. - Kế toán trưởng do Giám đốc Công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng và kỷ luật. Kế toán trưởng là người giúp Giám đốc chỉ đạo thực hiện công tác kế toán, thống kê của Trung tâm, chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng cấp trên và pháp luật về thực hiện quyền và nhiệm vụ theo pháp luật quy định. - Các phòng, đài, xưởng có Trưởng phòng, Trưởng đài, Trưởng xưởng phụ trách và có thể có các cấp phó g._.