Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý của Công ty XNK Thiết bị vật tư thông tin

ổ chức, kỷ luật cao nhất và máy móc thiết bị tốt nhất người đó sẽ thắng". Do vậy chúng ta không thể coi thường vấn đề tổ chức bộ máy quản lý trong doanh nghiệp. Bộ máy quản lý doanh nghiệp được coi là bộ phận đầu não đưa ra những đường lối chủ trương sách lược quan trọng của doanh nghiệp cho nên dù muốn hay không muốn doanh nghiệp phải phân tích xem xét vấn đề về công tác hoàn thiện bộ máy quản lý doanh nghiệp. Đó là những vấn đề của xã hội trong nền kinh tế thị trường hiện nay của các doanh nghiệp. Việc nghiên cứu bộ máy tổ chức quản lý là để hiểu bộ máy tổ chức quản lý và tầm quan trọng của nó, từ đó tìm ra biện pháp thích hợp để ngày càng hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lý của doanh nghiệp, đưa doanh nghiệp ngày càng phát triển có sức cạnh tranh trên thị trường đem lại sự phát triển cho doanh nghiệp nói riêng và cho xã hội nói chung. Chính vì vậy mà em đã mạnh dạn nghiên cứu đề tài: "Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý của Công ty xuất nhập khẩu thiết bị vật tư thông tin" (EMICO). * Đánh giá chung: Từ khi thành lập cho đến nay, tuy có nhiều khó khăn về mọi mặt song Công ty vẫn luôn luôn hoàn thành nhiệm vụ được giao. Đạt được những thành tích đó là do sự nỗ lực đoàn kết của toàn bộ cán bộ công nhân viên trong Công ty, sự vững mạnh của cán bộ lãnh đạo đơn vị và của các phòng ban trong Công ty. Bên cạnh đó, hiện nay Công ty còn có một số mặt hạn chế cần khắc phục. Qua phân tích cho thấy: - Cán bộ công nhân viên tuổi đời cao khá đông, lao động trẻ không nhiều - Mặt bằng về trình độ còn thấp - Một số bộ phận còn thiếu cán bộ chuyên trách và nhân viên nghiệp vụ. Ngoài ra: - Việc thực hiện một số chức năng nhiệm vụ còn hạn chế - Công tác tổ chức và quản lý lao động chưa được quan tâm đúng mức. Trên đây là phần phân tích về hiện trạng bộ máy quản lý của Công ty xuất nhập khẩu thiết bị vật tư thông tin (EMICO). Qua các nguyên nhan chỉ ra ta thấy rằng: việc tiến hành hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý văn phòng không phải dễ dàng. Đòi hỏi phải lựa chọn những biện pháp phù hợp: phù hợp với hiện tại và phù hợp với tương lai phát triển. Đây không phải là trách nhiệm của riêng ai mà là trách nhiệm của mỗi cán bộ công nhân viên trong Công ty. Trong đó, lãnh đạo Công ty, cán bộ quản lý các bộ phận đóng vai trò chủ đạo. Phần thứ nhất ý nghĩa của hoàn thiện tổ chức Bộ máy quản lý tại Công ty XNK thiết bị vật tư thông tin (EMiCO) I. Lý luận chung về tổ chức bộ máy quản lý 1. Quản lý. 1.1. Khái niệm: Quản lý là sự tác động có hướng đúng của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý, nhằm duy trì hoạt động của hệ thống, sử dụng một cách tốt nhất mọi tiềm năng sẵn có, các cơ hội để đưa hệ thống đi đến mục tiêu đã đề ra trong diều kiện biến động của môi trường. QLDN là quá trình vận dụng những quy luật kinh tế, quy luật tự nhiên trong việc lựa chọn và xác định các biện pháp về kinh tế - xã hội, tổ chức kỹ thuật để tác động lên tập thể lao động từ đó họ tác động đến các yếu tố vật chất của SXKD. 1.2. Quan niệm về tổ chức quản lý: Trong xã hội hiện tại, hình thức tổ chức của con người đi từ ****** nhóm làm thời đến những tổ chức có cơ cấu tổ chức bộ maý chặt chẽ. Hiện nay tổ chức có tất cả trong mọi ngành hoạt động trong xã hội ***** những tổ chức chính quyền là nổi bật về sản lượng quy mô và tác động lên đời sống con người. Chính nhờ có tổ chức mà con người hiện đại đạt được những thành tựu thần kỳ mà không có một cá nhân riêng rẽ nào có thể đạt được, tất cả chúng ta đều có thể chỉ ra một tổ chức trong xã hội. Nhưng về mặt KH, định nghĩa tổ chức là một việc phức tạp. Hầu như mỗi nhà nghiên cứu đều có những định nghĩa của riêng mình. Những định nghĩa này đều hướng đến một khía cạnh nhất định của tổ chức. Qua định nghĩa đó, chúng ta có định nghĩa một cách tóm tắt như sau: Tổ chức là một sự tập hợp nhiều người, một cách có ý thức để nhằm hoàn thành các mục tiêu chung. Tổ chức là một thực tế có mục tiêu phải hoàn thành có đời sống và những hoạt động riêng của nó, để có thể tồn tại và phát triển. Tổ chức bộ máy QLDN là nội dung của công tác tổ chức DN. Nếu hiểu ở mức độ khái quát nhất thì tổ chức DN là tổ chức sự kết hợp các yếu tố sản xuất vì thế việc nghiên cứu tổ chức DN nói riêng không thể không xuất phát từ quan điểm phân chia hoạt động lao động của con người thành hai yếu tố sản xuất độc lập với nhau là lao động quản lý và lao động thực hiện làm cơ sở cho công tác tổ chức DN nói chung và tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp nói riêng. 2. Mục đích và ý nghĩa của tổ chức bộ máy quản lý. 2.1. Mục đích của tổ chức bộ máy quản lý Mục đích của quản lý doanh nghiệp là một mặt nhằm đạt được năng suất cao nhất trong sản xuất kinh doanh, mặt khác không ngừng hoàn thiện tổ chức lao động. 2.2. Mục đích của tổ chức bộ máy quản lý. Điều hành bộ máy quản lý hoạt động có hiệu quả, hoàn thành tốt mục tiêu, nhiệm vụ hệ thống đặt ra, phân công lao động hợp lý, những người có khả năng chuyên môn thuộc lĩnh vực nào được phân công trách nhiệm về lĩnh vực đó, người không có khả năng thì chuyển đến bộ phận thích hợp. 3. Nội dung của tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp. 3.1. Chức năng và mối quan hệ. Chức năng quản lý là hoạt động riêng biệt của lao động quản lý, thể hiện những phương thức tác động của chủ thể quản lý đến đối tượng quản lý. Việc xác định đúng đắn chức năng quản lý là tiền đề cần thiết khách quan để có thể quản lý doanh nghiệp theo hướng chuyên tinh giảm nhẹ và có hiệu lực không thể phân tích sự phù hợp giữa cơ cấu bộ máy quản lý với chức năng quản lý. * Chức năng định hướng: Là chức năng dự kiến trước con đường phát triển trong tương lai của doanh nghiệp mà chủ yếu đề cập đến mục tieu cuả doanh nghiệp và con đường để đạt mục tiêu đó. Trong nền kinh tế thị trường chức năng quyết định sự thành đạt, thất bại hay diệt vong của doanh nghiệp theo quan niệm truyền thống chức năng định hướng chính là công tác kế hoạch hoá dựa trên cơ sở thống kê kinh nghiệm để soạn thảo các mục tiêu và phương án hành động hướng mục tiêu. * Chức năng tổ chức: Chức năng bao gồm 2 bộ phận gắn bó cơ hữu với nhau là tổ chức xây dựng và tổ chức quá trình tổ chức xây dựng, bao gồm mọi công việc liên quan đến công tác xây dựng một doanh nghiệp như xây dựng một cơ cấu sản xuất công nghệ ở phương thức sản xuất bao nhiêu bộ máy chức năng. Tổ chức quá trình hoạt động với nội dung cơ bản là tổ chức thực hiện các tư tưởng chiến lược kế hoạch. * Chức năng phân phối: Khi định hướng phát triển thì đòi hỏi trước hết là việc phân phối nhiệm vụ, phân quyền điều hành đường vận động giữa các bộ phận. Đây là nhiệm vụ của công tác tổ chức khi nhiệm vụ đã được phân ra và phân phối cho mọi cấp và đến mọi cá nhân trong tổ chức tất yếu đòi hỏi phải hướng các nhiệm vụ đi theo mục tiêu. 3.2. Bộ máy quản lý. a. Khái niệm bộ máy quản lý: Bộ máy quản lý của một tổ chức là hệ thống các con người cùng với các phương tiện của tổ chức đươcj liên kết theo một số nguyên tắc và quy tắc nhất định mà tổ chức thừa nhận để lãnh đạo quản lý toàn bộ các hoạt động của hệ thống nhằm đạt được các mục tiêu đã định. b. Những yêu cầu của bộ máy quản lý doanh nghiệp: Bộ máy quản lý doanh nghiệp phải gọn nhẹ, đây là yêu cầu đầu tiên của bộ máy quản lý vì nếu bộ máy cồng kềnh thì mỗi lúc cần sự biểu quyết có nhiều ý kiến điều này làm cho bộ máy quản lý doanh nghiệp có hiệu quả thấp và chậm. Bộ máy quản lý doanh nghiệp hoạt động phải có hiệu lực. Nếu bộ máy quản lý của doanh nghiệp có được yêu cầu là gọn nhẹ nhưng lại hoạt động không hiệu quả thì bộ máy đó vẫn chưa đạt yêu cầu. Mệnh lệnh của chỉ thị đưa ra phải được chấp hành đầy đủ và đúng. Bộ máy quản lý doanh nghiệp còn phải hoạt động có hiệu quả, mỗi hoạt động của bộ máy sau khi thực hiện phải có một kết quả nhất định đồng thời phải đảm bảo thực hiện nghiêm túc chế độ trách nhiệm cá nhân trên cơ sở đảm bảo và phát huy quyền làm chủ của tập thể lao động trong doanh nghiệp, phải phù hợp với quy mô sản xuất thích ứng với những đặc diểm kinh tế và kinh tế của doanh nghiệp. Ngoài ra bộ máy quản lý trong tổ chức còn phải đảm bảo sự uyên tinh gọn nhẹ và có hiệu quả, tỷ lệ giữa nhân viên quản lý so với tổng số công nhân viên chức là nhỏ nhất mà vẫn hoàn thành đầy đủ các chức năng quản lý đồng thời mọi quyết định bộ máy được chuẩn bị chu đáo, khoa học sát với thực tế được mọi người tự giác chấp nhận. c. Phân công bộ máy điều hàh doanh nghiệp. Trong sự nghiệp CNH - HĐH đất nước các doanh nghiệp hiện đại đòi hỏi một sự chỉ huy sản xuất và kinh doanh theo một ý chí thống nhất tuyệt đối đòi hỏi sự phục tùng kỹ thuật hết sức nghiêm ngặt, sự điều khiển của bộ máy theo những nguyên tắc thống nhất từ trên xuống dưới. Giám đốc doanh nghiệp là người được giao trách nhiệm quản lý doanh nghiệp, là người chỉ huy cao nhất trong doanh nghiệp, có nhiệm vụ quản lý toàn diện, chịu trách nhiệm toàn diện về mọi mặt sản xuất kỹ thuật kinh doanh và đời sống của doanh nghiệp. Giám đốc nên phân công quản lý sản xuất và kỹ thuật cho phó giám đốc. Người này có trách nhiệm tổ chức sản xuất đến khâu bố trí điều hành lao động tổ chức cấp phát vật tư. Tuỳ theo từng mô hình mà mỗi doanh nghiệp có thể bầu 1 đến 2 phó giám đốc trở lên, mỗi phó giám đốc sẽ chịu trách nhiệm một phần trong cơ cấu tổ chức sản xuất của doanh nghiệp. Phó giám đốc kỹ thuật, phó giám đốc sản xuất, từ đó các phó giám đốc phân công công việc đến từng phòng ban, phân xưởng tổ đội (nếu là cơ sở sản xuất) toàn bộ hoạt động tài chính kế toán theo quyđịnh hiện nay được giao cho kế toán trưởng có vị trí như phó giám đốc. d. Lao động quản lý. * Khái niệm lao động quản lý: Lao động quản lý là một dạng lao động đặc biệt của lao động sản xuất, để hoàn thành các chức năng sản xuất khác nhau cần thiết phải có quá trình quản lý. Trong doanh nghiệp lao động quản lý gồm những người lao động hoạt động trong bộ máy quản lý và những người thực hiện các chuức năng quản lý đó là: Giám đốc, Phó giám đốc, trưởng phó các phòng ban... các nhân viên làm việc trong các phòng ban chức năng và một số người phục vụ khác. Lao động quản lý đóng vai trò rất quan trọng bởi lẽ chỉ cần một sai sót nhỏ có thể ảnh hưởng đến quá trình lao động. * Nội dung của lao động quản lý: Lao động quản lý gồm nhiều đặc điểm cơ bản kết hợp lại với nhau. Nội dung mang tính chất kỹ thuật thể hiện ở các công việc thiết kế và phân tích chuyên môn, nội dung mang tính chất hành chính thể hiện ở việc thực hiên các công việc nhằm tổ chức thực hiện các phương án, thiết kế, quy định như: Lập kế hoạch, hướng dân công việc, điều chỉnh, kiểm tra và đánh giá công việc. Nội dung mang tính chất sáng tạo thể hiện ở việc thực hiện những công việc như suy nghĩ, khai thác, tìm tòi và phát minh các sáng kiến mới, các quyết định và các phương pháp để hoàn thành công việc. Nội dung mang tính chất thực hành đơn giản: Đó là thực hiện các công việc đơn giản theo các quyết định hướng dẫn sẵn có. Ngoài ra còn có nội dung mang tính chất hội họp và sự vụ khác như: tham gia các cuộc họp về chuyên môn hoặc giải quyết công việc có tính chất thủ tục. 4. Cơ cấu bộ máy quản lý. 4.1. Khái niệm cơ cấu bộ máy quản lý: Cơ cấu bộ máy quản lý là tổng hợp các bộ phận khác nhau có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau được chuyên môn hoá, được giao những nhiệm vụ nhất định và được bố trí theo từng cấp nhằm thực hiện các chức năng quản lý trong hệ thống. Cơ cấu bộ máy quản lý được hình thành bởi các bộ phận quản lý và các cấp quản lý. 4.2. Các kiểu cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý 4.2.1 Cơ cấu trực tuyến: Lãnh đạo tuyến 1 Lãnh đạo tổ chức Lãnh đạo tuyến 2 B2 B1 B3 A2 A3 A1 Sơ đồ 1: Kiểu cơ cấu quản lý trực tuyến. Trong đó A1, A2...An; B1, B2... Bn là những người thực hiện trong các bộ phận. Đây là cơ cấu giản đơn nhất, một cấp dưới có một thủ trưởng cấp trên mà thi hành mệnh lệnh của người đó mà thôi. Người lãnh đạo trực tuyến phải thực hiên tất cả các chức năng về quản lý. Mối liên hệ được thực hiện theo chiều dọc. Kiểu cơ cấu này có ưu điểm là quy trách nhiệm rõ ràng, duy trì tính kỹ thuật và kiểm tra. Người lãnh đạo các tuyến phải chịu trách nhiệm hoàn toàn với các hoạt động của cấp dưới. Chính vì vậy mà duy trì chế độ một thủ trưởng, bên cạnh đó kiểu cơ cấu này có nhược điểm: đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện, tổng hợp nó, khuyến khích sáng tạo của cấp dưới, không tận dụng dưới sự giúp đỡ tư vấn của các chuyên gia và khi cần thiết liên hệ giữa 2 thành viên của các tuyến thì việc báo cáo thông tin theo đường vòng Lãnh đạo tổ chức Lãnh đạo tổ chức Lãnh đạo tổ chức A2 A1 An A3 Sơ đồ 2: Kiểu cơ cấu quản lý theo chức năng. Theo kiểu cơ cấu này, công tác quản lý được tổ chức theo chức năng, do đó hình thành là những người lãnh đạo được chuyên môn hoá, chỉ đảm nhiệm một chức năng nhất định, cấp dưới không những chịu sự lãnh đạo của một bộ phận chức năng mà còn chịu sự lãnh đạo của người chủ doanh nghiệp và bộ phận chức năng khác. Ưu điểm của dạng cơ cấu này là: Thu hút các chuyên gia vào công tác quản lý, giải quyết các vấn đề chuyên môn một cách thành thạo và giảm bớt gánh nặng trách nhiệm quản lý cho người lãnh đạo. Cơ cấu theo chức năng có những hạn chế và không duy trì được tính kỹ thuật, kiểm tra và phối hợp người lãnh đạo tổ chức phải phối hợp với người lãnh đạo chức năng nhưng do đó giải quyết nhiều mệnh lệnh nên lãnh đạo tổ chức không phối hợp được hết, dẫn đến người thừa hành phải chịu một lúc nhiều mệnh lệnh trái ngược nhau. 4.2.3. Cơ cấu trực tuyến chức năng: Lãnh đạo tổ chức Lãnh đạo tuyến 2 Lãnh đạo chức năng B Lãnh đạo chức năng A Lãnh đạo tuyến 1 B1 B3 B2 A3 A2 A1 Trong đó A1, A2... An; B1, B2... Bn là những người thực hiện trong các bộ phận. Kiểu cơ cấu này là sự phối hợp giữa hai loại cơ cấu trực tuyến và chức năng. ở đây lao động và tổ chức được sự giúp đỡ của các phòng ban chức năng trong việc ra quyết định để hướng dẫn, điều khiển, kiểm tra tuyến mệnh lệnh theo tuyến đã được quy định. Người làm lãnh đạo các phòng ban chức năng có quyền ra quyết định cho người thừa hành ở các tuyến, các cơ cấu trực tuyến. Chức năng có ưu điểm: tận dụng được ưu điểm của 2 loại cơ cấu: cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng đó là phát huy được năng lực chuyên môn của các bộ phận chức năng đồng thời đảm bảo được quyền chỉ huy của hệ thống trực tuyến. Tuy nhiên dạng cơ cấu này có điểm hạn chế: do có quá nhiều bộ phận chức năng thường phải họp hành nhiều gây căng thẳng và lãng phí thời gian. Ngoài ra, còn có thể xảy ra mâu thuẫn giữa người lãnh đạo và các tuyến với nhau do không thống nhất quyền hành và quan điểm. Trên đây là 3 kiểu cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý cơ bản, ngoài ra còn có các kiểu cơ cấu trực tuyến tham mưu, cơ cấu hình thức và không hình thức. Xã hội ngày nay càng phát triển dẫn đến biến đổi mạnh mẽ trong các đơn vị. Song sự phát triển gắn liền với quá trình tập trung và chuyên môn hoá cao đòi hỏi phải có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận trong quá trình hoạt động của tổ chức. Vì vậy hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý của Công ty là một tất yếu. Việc hoàn thiện chức năng làm cho việc thực hiện quản lý lao động có chất lượng cao hơn. 5. Yêu cầu đối với tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp. 5.1. Thống nhất mục đích của tổ chức: Một mục đích chỉ tập hợp được sự hợp tác khi những người tham gia hiểu được bản chất và mối quan hệ mật thiết của mục đích đó như là đối tượng của sự hợp tác. Nói cách khác, khi các cá nhân phải cảm nhận được mục đích của tổ chức là của chung, tất cả các thành viên mới có được sự "đồng lòng hợp tác". Nếu có những khác biệt cơ bản và nghiêm trọng giữa mục đích cá nhân và tập thể thì sẽ có sự ly tán nhân tâm. Mục đích của tổ chức và vận động cơ cá nhân: Mỗi người tham gia vào bất kỳ tổ chức nào đều có tư cách- tư cách tổ chức và tư cách cá nhân, cần phải phân biệt rõ ràng giữa mục đích tổ chức và động cơ cá nhân vì hai tất yếu không phải là đồng nhất, chúng chỉ đồng nhất khi đạt được mục đích và tổ chức tự nó trở thành nguồn gió của sự thoả mãn cá nhân. Động cơ cá nhân là cái nội tại, là chủ quan; còn mục đích chung là cái bên ngoài, không thuộc cá nhân và là cái khách quan. 5.2. Bộ máy tổ chức phải gắn với mục tiêu và phục vụ triệt để cho thực hiện mục tiêu: Nguyên tắc này khẳng định bao giờ bộ máy tổ chức cũng phải phù hợp với mục tiêu, từ mục tiêu mà đặt ra cấu trúc bộ máy. - Cấu trúc các thành phần bộ máy - Cấu trúc cách vận hành - Cấu trúc con người chỉ huy, phối hợp, xác định động lực thúc đẩy. 5.3. Hiệu quả Bộ máy tổ chức phải được xây dựng trên nguyên tắc chuyên tinh, gọn nhẹ và giảm thiểu mọi chi phí. 5.4. Cân đối - Cân đối giữa quyền hành và trách nhiệm - Cân đối giữa chức vụ và quyền hành trong bộ máy - Cân đối về công việc giữa các bô phận với nhau - Cân đối nhằm tạo ra sự ổn định, vững chắc trong tổ chức 5.5. Linh hoạt và hiệu lực. Bộ máy của tổ chức không được cứng nhắc, cố định mà phải năng động mềm dẻo để đảm bảo sự thích nghi và ứng phó kịp thời với những thay đôỉ của môi trường.Phần II Phân tích thực trạng tổ chức bộ máy quản lý của Công ty xuất nhập khẩu thiết bị vật tư thông tin viết tắt EMICO 2.1. Khái quát về quá trình hình thành và phát triển của Công ty Emico Công ty xuất nhập khẩu thiết bị vật tư thông tin được thành lập ngày 28/7/69 với tên đầu tiên là Công ty cung ứng vật tư và thông tin, trực thuộc tổng cục thông tin lúc đó Sau khi thống nhất đước nước vào năm 1976 Công ty được chuyển sang cho uỷ banphát thanh và truyền hình quản lý. Nhà nước ban hành quyết định QĐ /213/ TC ngày 20/5/87 thành lập bộ văn hoá thông tin, Công ty được chuyển về trực thuộc bộ này. Cuối năm 1990 trước yêu cầu cấp bách về phát triển nghành phát thanh và truyền hình, nhằm nâng cao chất lượng tuyên truyền, xét thấy việc nhập khẩu vật tư kỹ thuật, thiết bị truyền thanh, truyền hình và thông tin, qua việc uỷ thác nhập khẩu cho bộ thương mại không còn phù hợp với tình hình phát triển của nghành, gây cản trở cho tiến độ chỗ mới và hiện đại hoá nghành phát thanh và truyền hình. Ngày 12/12/90 Bộ trưởng bộ văn hoá thông tin đã ban hành quyết định QĐ 46/TC cho phép Công ty được quyền xuất nhập khẩu trực tiếp các loại thiết bị đồng bộ, các loại vật tư, linh kiện kỹ thuật chuyên dùng cho nghành phát thanh và truyền hình. Năm 1992 công ty đã được thành lập lại theo Nghị định 388/HĐBT của Hội đồng Bộ trưởng ( nay là Chính phủ). Tại thời điểm thành lập lại nay là Công ty có tổng số vốn kinh doanh ban đầu là 4 .300.000.000 đồng Tổng số các công nhân viên lúc ban đầu là: 35 người, 100% số các bộ công nhân viên của Công ty thuộc biên chế nhà nước. Cũng trong năm 1992, xét thấy chức năng và nhiệm của Công ty vật tư kỹ thuật, theo đề nghị của vụ tổ chức cán bộ, giám đốc Công ty đã ban hành quyết định số 182/TC-QĐ đổi tên Công ty thành: Công ty xuất nhập khẩu thiết bị vật tư thông tin với tên giao dịch tiếng Anh là: EQUIPMENT & Mate Rials of information IMPORT-EXPORT Company (EMICO) 2.2. Chức năng và nhiệm vụ. - Căn cứ vào phương hướng và nhiệm vụ của Bộ, xây dựng và kế hoạch sản xuất kinh doanh toàn diện nhằm phục vụ yêu cầu củng cố, phát triển sự nghiệp thông tin đại chúng trong cả nước. - Được xuất nhập khẩu trực tiếp các loại thiết bị,vật tư,linh kiện đồng bộ phục vụ nhu cầu trang bị lại và hiện đại hoá nghành phát thanh, truyền hình và thông tin đại chúng. - Tổ chức khai thác mọi tiềm năng trong kinh doanh, liên doanh sản xuất liên kết với các nghành kinh tế trong và ngoài nước để tăng cường khẳ năng sản xuất kinh doanh của Công ty, đẩy mạnh xuất khẩu ngoại tệ đáp ứng yêu nhập khẩu. - Tổ chức sản xuất, lắp giáp, sửa chữa, bảo hành những thiết bị vật tư của nghành và xã hội. Ngày 24/3/1994, căn cứ quyết dịnh và công văn có liên quan, Công ty được chuyển giao sang ĐTNVN quản lý. Từ đó Công ty trực thuộc đài TNVN. Trong các năm tiếp theo, nhằm mở rộng phạm vi và nghành nghề kinh doanh của mình. Công ty đã lần lượt thành lập các đơn vị kinh tế trực thuộc sau: - Chi nhánh của Công ty tại TP.HCM. - Trung tâm tiếp thị và thông tin quảng cáo. - Xí nghiệp sản xuất, lắp đặt thiết bị kinh doanh phát thanh truyền hình. - Trung tâm chuyển giao công nghệ, điện tử tin học, thông tin. Như vậy sau hơn 30 năm hoạt động và phát triển hiện nay EMICO được xác định như sau: Công ty xuất nhập khẩu thiết bị vật tư thông tin, viết tắt là EMICO là một doanh nghiệp nhà nước trực thuộc ĐTNVN. Công ty là đơn vị sản xuất kinh doanh hạch toán kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân có con dấu riêng, có tài khoản tiền Việt Nam và ngoại tệ tại ngân hàng, có trụ sở đặt tại số 5A phố Thi Sách- Quận HBT-HN: - Tổng số cán bộ công nhân viên là 220 người, trong đó: + Biên chế nhà nước 102 người. + Hợp đồng dài hạn 28 người. + Hợp đồng ngắn hạn, thời vụ 90 người. - Tổng nguồn vốn: 65.200.000.000 đồng trong đó: + Vốn chủ sở hữu: 7.900.000.000 đồng. + Vốn kinh doanh: 7.600.000.000.đồng. + Vốn lưu động: 59.100.000.000 đồng. + Tài sản cố định: 6.100.000.000 đồng. - Tổng doanh thu (1998-2001): 357.000.000 đồng. - Tổng kim nghạch xuất nhập khẩu (1998-2001): 50.800.000 USD. - Nộp ngân sách nhà nước (1998-2001): 17.600.000.000 -Tổng quỹ lương (1998-2001): 3.200.000.000 đồng. Thu nhập bình quân của cán bộ công nhân viên (1998-2001): 1.100.000 đồng/1 người/1tháng. 2.3. Thực trạng kinh doanh nhập khẩu của Công ty. 2.3.1. Thị trường nhập khẩu của Công ty: Trong nền kinh tế thị trường, thị trường có vị trí trung tâm, thị trường vừa là mục tiêu của người sản xuất kinh doanh vừa là môi trường của hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hoá. Bởi vậy mà công tác nghiên cứu thị trường đều được chú ý quan tâm nhất định của mỗi doanh nghiệp. Công tác nghiên cứu thị trường ccủa EMICO được thực hiện qua một số bước sau: nghiên cứu và phân loại các nhóm khách hàng, dự báo xu hướng biến động của thị trừng thông qua đó nắm bắt cơ hội kinh doanh,đồng thời hạn chế đến mức tối đa những rủi ro có thể xảy ra. 2.3.2. Môi trường kinh doanh: Môi trường kinh doanh của doanh nghiệp kà tập hợp tất cả những yếu tố, điều kiện bên trong và bên ngoài có ảnh hưởng trực tiếp và gián tiếp đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Trong công tác nghiên cứu thị trường, EMICO đã chia môi trường thành hai loại: 2.3.2.1. Môi trường vi mô: - Khách hàng: khách hàng của Công ty là các Công ty lớn các nhà sản xuất, cơ quan nhà nước. Công ty cung cấp các mặt hàng thuộc lĩnh vực thông tin cho những đối tượng khách hàng. Là một Công ty chuyên doanh nhập khẩu thiết bị vật tư thông tin và hoạt động sản xuất lắp rắp các sản phẩm của nghành phát thanh- truyền hình, thị trường nhập khẩu của Công ty là các nước Đài Loan, Nhật, Hàn quốc, ý, Anh, Pháp. hình thức nhập khẩu sẽ tiến hành theo đúng qui định của nhà nước. 2.3.2.2. Môi trường vĩ mô: a. Yếu tố nhân khẩu: Dân số tăng kéo theo nhu cầu của con người tăng theo đồng thời lối sống hiện nay của người dân cũng như việc thu hẹp qui mô gia đình sẽ tạo điều kiện cho nhiều người có nhu cầu nắm bắt thông tin nhanh chóng điều này đòi hỏi thị trường mặt hàng thông tin phải rất phát triển mới đáp ứng được nhu cầu của thị trường, trình độ học vấn, sự gia tăng dân số... Cũng ảnh hưởng đến kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. b. Yếu tố kinh tế: Các yếu tố kinh tế có tác động rất lớn và nhiều mmặt đến môi trường kinh doanh của doanh nghiệp, chúng có thể trở thành cơ hội hoặc nguy cơ đối với hoạt động của doanh nghiệp. Hoạt động nhập khẩu của EMICO trong những năm gần đây ngày càng một gia tăng. c. Yếu tố chính trị pháp luật: Đối với doanh nghiệp hoạt động xuất nhập khẩu thì việc nghiên cứu môi trường chính trị pháp luật là rất quan trọng. Các quốc gia khác nhau về môi trường chính trị pháp luật, do đó tiến hành lập các chiến lược kinh doanh thì doanh nghiệp phải biết các ván đề sau: Sự ổn định về chính trị, đường lối ngoại giao, vai trò chiến lược của Đảng và nhà nước, hệ thống luật pháp có ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của Công ty như thế nào.Là một doanh nghiệp nhà nước cho nên trong hoạt động kinh doanh của mình Công ty EMICO chú trọng tìm hiểu và thực hiện đúng chủ trương đường lối của Đảng và nhà nước. d. Yếu tố khoa học kỹ thuật: Có ảnh hưởng quan trọng và trực tiếp đến môi trường kinh doanh của doanh nghiệp đối với Công ty EMICO thì việc nhập một số dây chuyền lắp ráp các thiết bị do nghành phát thanh truyền hình từ nước ngoài sẽ giúp cho Công ty có khả năng vận duụng thành tựu của khoa học kỹ thuật vào sản xuất nhằm nâng cao được chất lượng hàng hoá và giảm bớt chi phí liên quan đến quá trình lắp ráp các thiết bị thông tin. 2.4. Các mặt hàng kinh doanh của Công ty. Mặt hàng kinh doanh chủ yếu hiện nay của Công ty gồm: - Các loại máy thu, máy phát truyền hình, máy FM,AM, đầu thu chảo tín hiệu vệ tinh,các loại ăng ten thu phát sóng. - Loa, micro, tăng âm. - Thiết bị cho các phòng Studio - Thiết bị điện ảnh, sân khấu. - Thiết bị cho triển lãm. - Thiết bị lưu trữ chương trình. - Thiết bị dậy học. - Hàng tiêu dùng (điện lạnh, điện tử). - Phương tiện giao thông vận tải. 2.5. Cơ sở vật chất kỹ thuật: Ngoài trụ sở chính của Công ty đặt tại số 5-Thi Sách- HBT-HN, Công ty còn có các cơ sở vật chất kỹ thuật sau: + Một xí nghiệp sản xuất lắp ráp, sửa chữa, bảo hành các thiết bị nghe nhìn (ti vi, radio), các thiết bị Studio phát thanh- truyền hình và các thiết bị đồng bộ khác cho nghành phát thanh truyền hình với dây truyền công nghệ sản xuất lắp ráp trị giá trên 3 tỷ đồng, cùng với mặt bằng kho xưởng diện tích 6.090 m2 tại số 9 Lạc Trung- Hà Nội. + Một trung tâm chuyển giao công nghệ điện tử tin học chuyên làm các nhiệm vụ chế thử sản xuất, lắp ráp, lắp đặt, chuyển giao công và bảo hành máy phát hình, máy phát FM công suất từ 10W-2000W, ăng ten máy thu phát FM và máy thu phát hình, thiết bị TBR và RRO cụm truyền thanhn không dây... Trung tâm được trang bị dây truyền công nghệ hiện đại với trị giá vài tỷ đồng cũng được đặt tại Hà Nội. Ngoài ra Công ty còn có chi nhánh đặt tại 64 Trương Định- Quận3- TP.HCM và một trung tâm tiếp thị thông tin và quảng cáo tại Hà Nội. 2.6. Đánh giá chung kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty. Kết quả kinh doanh là một thước đo quan trọng có tính trực diện nhất phản ánh hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Sau đây là một số chỉ tiêu để phân tích kết quả hoạt động kinh doanh nói chung của Công ty. Bảng ngang Qua bảng số liệu cụ thể trên ta thấy: Công ty EMICO là một Công ty xuất nhập khẩu có qui mô vừa. Năm 1998 đã thực hiện được tổng doanh thu 86.729.714.485 đồng. Và mức doanh thu như vậy khi trừ đi tất cả cá chi phí và nộp thuế 1.041.457.198 đồng thì lợi nhuận thu dược là: 243.133.635 đồng. Năm 1999 tổng doanh thu của Công ty tăng 5% giá vốn hàng bán tăng 5,4% doanh thu thuần tăng 5,8% nhưng lãi gộp lại tăng chậm tỉ lệ lãi gộp giảm từ 9,l68% xuống còn 9,36% trong đó chi phí lưu thômg tăng rất nhanh 9,5%. Tuy nhiên lợi nhuận ròng của Công ty tăng 31,8% với mức tăng tỷ lệ lãi ròng từ 0,28% lên 0,35%. điều này cho thấy mặc dù chi phí tăng nhưng lợi nhuận ròng thu được của Công ty vẫn tăng và tốc độ quay vòng vốn kinh doanh rút ngắn từ 23,57 ngày xuống còn 20,2 ngày. 2.7. Phân tích tổ chức bộ máy của Công ty EMICO. 2.7.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty EMICO. Trong Công ty, có một giám đốc vừa đại diện cho nhà nước vừa đại diện cho công nhân viên quản lý theo chế độ thủ trưởng có quyền quyết định điều hành hoạt động của Công ty theo đúng kế hoạch, chính sách pháp luật của nhà nước và nghị quyết của đại hội công nhân viên chức chịu trách nhiệm trước nhà nước và tập thể công nhân viên về kết quả sản xuất và kinh doanh của Công ty. Giám đốc do cấp trên bổ nhiệm và giám đốc là đại diện toàn quyền của Công ty trong mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh của Công ty. Trường hợp giám đốc đi vắng được uỷ quyền người thay là phó giám đốc Công ty trực tiếp chỉ đạo các phòng ban nghiệp vụ. Ngoài ra Công ty còn có 3 phó giám đốc đó là một phó giám đốc phụ trách kinh doanh, một phó giám đốc phụ trách kỹ thuật, một phó giám đốc dự án đầu tư và một kế toán trưởng. Trong Công ty có 3 phòng đó là: Phòng kinh doanh XNK, phòng TCTH, phòng KH-TV. Các phòng này là một bộ phận tham mưu giúp việc giám đốc về mặt chuyên môn nghiệp vụ hay hành chính nhằm đáp ứng tốt cho yêu cầu quản lý. Giải quyết những vấn đề phát sinh trong Công ty, trong sản xuất kinh doanh về nghiệp vụ theo phòng mình phụ trách, đồng thời tổng kết báo cáo rút kinh nghiệm thuộc phòng mình, xây dựng mạng lưới nghiệp vụ từ dưới lên để đảm bảo các mặt công tác của phòng mình được trôi chảy, ăn khớp, đồng thời cũng chú ý cải tiến tổ chức, lề lối làm việc nhằm đạt hiệu quả cao nhất. Nhiệm vụ của phòng này có liên hệ mật thiết với các phòng khác cho nên khi xây dựng cũng như thực hiện và hướng dẫn thực hiện phải đảm bảo mối quan hệ thực sự bình đẳng nhằm thực hiện tinh thần các nguyên tắc chỉ đạo tập trung thống nhất, cân đối và toàn diện các mặt của Công ty, phải giúp đỡ và tạo điều kiện cho các phòng cùng hoàn thành tốt nhiệm vụ đã được phân công. Sơ đồ 4: Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty Giám đốc Kế toán trưởng Phó giám đốc Kinh doanh Phó giám đốc kỹ thuật Phó giám đốc DA - ĐT Phòng KH- TV Phòng TC - TH Phòng KD - XNK XN SX lắp ráp, lắp đặt thiết bị và KD phát thanh truyền hình Trung tâm tiếp thị và thông tin quảng cáo Trung tâm chuyển giao công nghệ điện tử tin học Chi nhánh tại TP. HCM Cửa hàng Cửa hàng Cửa hàng Nhà kho Cửa hàng 2.7.2. Lực lượng lao động của Công ty Hiệu quả hoạt động kinh doanh của một Công ty phụ thuộc rất nhiều vào trình độ năng lực cán bộ công nhân viên đặc biệt là trong lĩnh vực xuất nhập khẩu những mặt hàng phục vụ cho việc thu thập thông tin, phát thanh truyền hình. Khi cơ chế bao cấp không còn tồn tại thì việc chuyển sang nền kinh tế thị trường đòi hỏi đội ngũ lao động phải có trình độ kinh nghiệm nhất định để đáp ứng với sự phát triển của đất nước và nắm bắt được thông tin kịp thời. Do vậy mà Công ty EMICO rất chú trọng đến việc đào tạo đội ngũ lao động và nâng cao trình độ cho họ. Công ty cố gắng xắp xếp bố trí lao động sao cho phù hợp và nâng cao được đời sống của họ. Biểu 1: Tình hình lao động của Công ty năm 1997 - 2000 Trình độ 1997 1998 1999 2000 Tổng số % Tổng số % Tổng số % Tổng số % Đại học, cao đẳng 49 54 52 52 63 52,53 63 32,5 Trung cấp 17 19 26 26 28 23,3 54 27 Phổ thông 24 27 22 2._.