Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý Công ty vật liệu xây dựng Cẩm Trướng

ạt động của doanh nghiệp. Tương lai của các doanh nghiệp chủ yếu nằm trong tay các cán bộ quản lý và lãnh đạo trong doanh nghiệp. Nói như vậy không có nghĩa là phủ nhận vai trò của công nhân viên của doanh nghiệp. Công nhân viên cũng đóng một vai trò quan trọng nhưng quyết định vẫn ở đội ngũ lao động quản lý. Như vậy, phát triển và hoàn thiện cấp quản lý là một nhu cầu thiết yếu của mọi doanh nghiệp. Công ty vật liệu xây dựng Cẩm Trướng là doanh nghiệp mới được thành lập lại năm 1995. Vì vậy, việc hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý là thực sự cần thiết, cần phải làm ngay. Tuy nhiên đây không phải là vấn đề đơn giản bởi lẽ công ty có số lượng công nhân viên khá lớn, sự phối hợp hoạt động giữa các bộ phận chưa được nhịp nhàng, hiệu quả hoạt động chưa cao. Vì vậy trong thời gian thực tập tại doanh nghiệp và bằng những kiến thức đã học ở trường, em mạnh dạn đi sâu vào đề tài: “Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý công ty vật liệu xây dựng Cẩm Trướng”. Trên cơ sở tình hình thực tế về bộ máy quản lý của công ty trong vài năm qua và bằng các phương pháp như: Khảo sát, phân tích, thống kê, phỏng vấn... Trong chuyên đề em đã đi vào nghiên cứu về tổ chức bộ máy quản lý của công ty để từ đó đưa ra một số khả năng và biện pháp hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý của công ty. Phần thứ nhất lý luận chung về tổ chức bộ máy quản lý trong doanh nghiệp. I. Quản lý và tổ chức bộ máy quản lý A. Các khái niệm cơ bản 1. Quản lý tổ chức. - Quản lý là gì ? Quản lý là sự tác động có định hướng của chủ thể lên đối tượng quản lý nhằm duy trì hoạt động của các hệ thống, sử dụng tốt nhất mọi tiềm năng có sẵn, các cơ hội để đưa hệ thống đi đến mục tiêu đề ra trong điều kiện biến động của thị trường. Quản lý là quả trình vận dụng các quy luật kinh tế, tự nhiên trong việc lựa chọn và xác định các biện pháp về kinh tế, xã hội, tổ chức kỹ thuật. Từ đó họ tác động đến các yếu tố vật chất của sản xuất kinh doanh. Quản lý doanh nghiệp là một hoạt động tác động đến hành vi có ý thức của người lao động và tập thể người lao động, qua đó tác động đến yếu tố vật chất, kỹ thuật của sản xuất kinh doanh nhằm đạt được mục tiêu đề ra của doanh nghiệp. Thực chất của quản lý doanh nghiệp là quản lý con người, bởi vì con người là một trong ba yếu tố của quá trình sản xuất. Trong mọi hệ thống sản xuất, con người luôn giữ vị trí trung tâm và có ý nghĩa quyết định. Quản lý con người gồm nhiều chức năng phức tạp. Bởi vì, con người chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố như: Sinh lý, tâm lý, xã hội... Các yếu tố này luôn có sự hỗ trợ qua lại, tác động nhau hình thành nhân cách mỗi con người. - Tổ chức là gì ? Tổ chức là sự liên kết những cá nhân, những quá trình, những hoạt động trong hệ thống nhằm thực hiện mục đích đề ra của hệ thống dựa trên cơ sở các nguyên tắc và nguyên tắc của quản trị quy định. 2. Cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp - Khái niệm cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức là hình thức tồn tại của tổ chức, biểu thị việc sắp xếp theo trật tự nào đó của mỗi bộ phận của tổ chức cùng các mối quan hệ giữa chúng. - Cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp. Là tổng hợp các bộ phận khác nhau có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, được bố trí theo từng cấp nhằm bảo đảm thực hiện các chức năng quản lý và phục vụ mục đích chung đã xác định của doanh nghiệp. Đây là hình thức phân công lao động trong lĩnh vực quản trị, nó có tác động đến quá trình hoạt động của hệ thống quản lý. Cơ cấu tổ chức quản lý một mặt phản ánh cơ cấu sản xuất, mặt khác nó tác động tích cực trở lại việc phát triển sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 3. Những yêu cầu đồi với việc xây dựng cơ cấu tổ chức quản lý. Trong phạm vi từng doanh nghiệp cụ thể, tổ chức bộ máy quản lý phải đáp ứng được những yêu cầu sau: - Tính tối ưu: Giữa các khâu và các cấp quản lý đều thiết lập những mối liên hệ hợp lý với số lượng cấp quản lý ít nhất trong doanh nghiệp. Cho nên, cơ cấu tổ chức quản lý mang tính năng động cao, luôn đi sát và phục vụ sản xuất. - Tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức quản lý phải có khả năng thích ứng nhanh, linh hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong doanh nghiệp cũng như ngoài môi trường. - Tính tin cậy lớn: Cơ cấu tổ chức quản lý phải đảm bảo tính chính xác của tất cả các thông tin được sử dụng trong doanh nghiệp, nhờ đó bảo đảm sự phối hợp tốt nhất các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp. - Tính kinh tế : Cơ cấu quản lý phải sử dụng chi phí quản trị đạt hiệu quả cao nhất. Tiêu chuẩn xem xét mới quan hệ này là mối tương quan giữa chi phí dự định bỏ ra và kết quả sẽ thu về. Bộ máy quản lý được coi là vững mạnh khi những quyết định của nó được chuẩn bị một cách chu đáo, có cơ sở khoa học, sát với thực tế sản xuất. Có như vậy thì những quyết định ấy được mọi bộ phận, mọi người chấp hành với tinh thần trách nhiệm, kỷ luật nghiêm khắc, ý thức tự giác đầy đủ. 4. Những nhân tố ảnh hưởng Khi hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý, chẳng những phải xuất phát từ những yêu cầu đã xét ở trên, mà điều quan trọng và khó khăn nhất là phải quán triệt những yêu cầu đó vào những điều kiện, tình huống cụ thể. Nói cách khác là cần tính đến những nhân tố ảnh hưởng trực tiếp và gián tiếp của việc hình thành, phát triển và hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý. Ta có thể quy thành hai nhóm nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức quản lý của doanh nghiệp như sau: a. Nhóm nhân tố thuộc đối tượng quản lý. - Tình trạng và trình độ phát triển của công nghệ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Tính chất và đặc điểm sản xuất: Chủng loại sản phẩm, quy mô sản xuất, loại hình sản xuất. Tất cả những yếu tố trên đều ảnh hưởng đến thành phần và nội dung những chức năng quản lý mà thông qua chúng có ảnh hưởng trực tiếp đến cơ cấu tổ chức quản lý. b. Nhóm nhân tố thuộc lĩnh vực quản lý. - Quan hệ sở hữu tồn tại trong doanh nghiệp. - Mức độ chuyên môn hoá và tập trung hoá các hoạt động quản trị. - Trình độ cơ giới hoá và tự động hoá các hoạt động quản trị, trình độ kiến thức, tay nghề của cán bộ quản lý, hiệu suất lao động của họ. - Quan hệ phụ thuộc giữa số lượng người bị lãnh đạo và khả năng kiểm tra của lãnh đạo đối với những hoạt động của những người cấp dưới. - Chính sách đãi ngộ của doanh nghiệp đối với đội ngũ cán bộ quản lý. B. Các kiểu mô hình cơ cấu tổ chức. 1. Cơ cấu trực tuyến. Kiểu mô hình cơ cấu trực tuyến được thể hiện qua sơ đồ sau: Biểu 1: Sơ đồ cơ cấu trực tuyến. Lãnh đạo tổ chức Lãnh đạo tuyến I Lãnh đạo tuyến II Bn … B2 B1 … An A2 A1 Trong đó: A1, A2, .., An; B1, B2, ..., Bn là những người thực hiện trong các bộ phận. Đây là cơ cấu tổ chức đơn giản nhất trong đó có một cấp trên và một cấp dưới. Toàn bộ vấn đề được giải quyết theo một kênh theo mối liên hệ đường thẳng. Cấp lãnh đạo trực tiếp điều hành và chịu trách nhiệm về sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Đặc điểm cơ bản của cơ cấu này là: Cấp trên trực tiếp lãnh đạo cấp dưới. Cấp dưới tiếp thu, chấp hành chỉ thị, mệnh lệnh cấp trên. * Ưu điểm: Quyền lựu tập trung, quy trách nhiệm rõ ràng, duy trì được tính kỷ luật và kiểm tra, liên hệ dễ dàng đơn giản, mau lẹ, quyết định nhanh chóng, mệnh lệnh thống nhất tiện cho Giám đốc. Chính vì vậy mà tạo điều kiện duy trì một thủ trưởng. * Nhược điểm: Không có sự phân công hợp lý, không có quan hệ điều hoà theo chiều ngang. Tất cả đều do cá nhân quyết định nên dễ đi đến chuyên quyền, độc đoán. Đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức sâu rộng, toàn diện, tổng hợp. Đồng thời không tận dụng được sự tư vấn, giúp đỡ của các chuyên gia có trình độ cao về từng mặt quản trị và khi cần thiết liên hệ giữa hai thành viên của các tuyến thì việc báo cáo thông tin đi theo đường vòng. 2. Cơ cấu tổ chức chức năng. Cơ cấu tổ chức chức năng được thể hiện qua sơ đồ sau: Biểu 2: Mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng. Lãnh đạo doanh nghiệp Lãnh đạo chức năng II Lãnh đạo chức năng I … A3 A2 An A1 Trong đó: A1, A2, ..., An là những người thực hiện trong các bộ phận. Theo cơ cấu này, công tác quản lý được tổ chức theo từng chức năng riêng. Do đó, hình thành nên những người lãnh đạo được chuyên môn hoá, chỉ đảm nhiệm một chức năng quản lý nhất định. Cấp dưới không những chịu sự lãnh đạo của người chủ doanh nghiệp mà còn chịu sự lãnh đạo của bộ phận chức năng khác. * Ưu điểm: Thu hút được các chuyên gia vào công tác quản lý, giải quyết các vấn đề chuyên môn một cách thành thạo hơn, đồng thời giảm bớt được gánh nặng trách nhiệm quản lý cho người lãnh đạo. * Nhược điểm: Không duy trì được tính kỷ luật, kiểm tra phối hợp. Người lãnh đạo tổ chức phải phối hợp với người lãnh đạo chức năng, nhưng do có quá nhiều mệnh lệnh nên lãnh đạo tổ chức không phối hợp được hết, dẫn đến tình trạng người thừa hành trong một lúc có thể nhận nhiều mệnh lệnh, thậm chí trái ngược nhau. 3. Cơ cấu trực tuyến chức năng. Biểu 3: Mô hình cơ cấu trực tuyến chức năng. Tham mưu Lãnh đạo tổ chức Lãnh đạo chức năng B Lãnh đạo tuyến II Lãnh đạo chức năng A Lãnh đạo tuyến I B2 An … B1 … Bn A1 A2 Trong đó: A1, A2, ..., An; B1, B2, ..., Bn là những người thực hiện trong các bộ phận. Đây là mô hình quản lý kết hợp giữa sự chỉ huy trực tiếp của các cấp lãnh đạo hành chính trong xí nghiệp và sự chỉ đạo nghiệp vụ của các nhân viên chức năng các cấp. Loại cơ cấu này đồng thời giữ được ưu điểm của cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng, lại tránh được các khuyết điểm của mỗi kiểu cơ cấu đó. * Ưu điểm: Phát huy được năng lực chuyên môn của các bộ phận chức năng, đồng thời đảm bảo quyền chỉ huy của hệ thống trực tuyến. * Nhược điểm: Do có quá nhiều bộ phận chức năng, nên lãnh đạo tổ chức thường phải họp hành nhiều, gây căng thẳng và mất nhiều thời gian. Người ra còn có thể xảy ra mâu thuẫn giữa lãnh đạo các tuyến với nhau do không thống nhất được quyền hạn và quan điểm. Trong ba mô hình trên thì mô hình trực tuyến chức năng được áp dụng rộng rãi hơn cả trong giai đoạn hiện nay. Ngưới ba cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý cơ bản trên còn có kiểu cơ cấu trực tuyến tham mưu, cơ cấu chính thức, cơ cấu không chính thức, cơ cấu theo khách hàng... II. Lao động quản lý. 1. Khái niệm về lao động quản lý, sự phân loại lao động quản lý. 1.1. Lao động quản lý. Lao động quản lý được hiểu là tất cả những người lao động đặc biệt hoạt động trong bộ máy quản lý và tham gia vào việc thực hiện các chức năng quản lý. Theo Các Mác thì: “ Lao động quản lý là một dạng lao động đặc biệt của con người lao động sản xuất, để hoàn thành các chức năng sản xuất khác nhau cần thiết phải có quá trình đó.” Trong doanh nghiệp, lao động quản lý bao gồm những người lao động hoạt động trong bộ máy quản lý và những người thực hiện các chức năng quản lý, đó là: Giám đốc, các Phó giám đốc, Trưởng- Phó các phòng ban, các nhân viên làm việc trong các phòng ban chức năng và một sồ người phục vụ khác. Lao động quản lý đóng vai trò quan trọng, bởi lẽ chỉ cần một sai sót nhỏ của họ có thể gây ảnh hưởng lớn đến cả quá trình hoạt động. 1.2. Phân loại lao động quản lý a. Theo chức năng, vai trò của họ đối với việc quản lý toàn bộ quá trình sản xuất Theo cách phân loại này thì lao động quản lý được phân chia ra thành: Nhân viên quản lý kỹ thuật, nhân viên quản lý kinh tế, nhân viên quản lý hành chính. - Nhân viên quản lý kỹ thuật: là những người được đào tạo tại các trường kỹ thuật hoặc đã qua thực tế có trình độ kỹ thuật tương đương, được cấp trên có thẩm quyền thừa nhận bằng văn bản, đồng thời là người trực tiếp chỉ đạo hoặc trực tiếp làm công tác kỹ thuật. Đó là Giám đốc hoặc Phó giám đốc, quản đốc phụ trách kỹ thuật, Trưởng- Phó phòng ban kỹ thuật, các kỹ sư, kỹ thuật viên, nhân viên ở các phòng ban. - Nhân viên quản lý kinh tế: Là những người làm công tác lãnh đạo, tổ chức, quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp như: Giám đốc hay Phó giám đốc phụ trách kinh doanh, kế toán trưởng, các cán bộ nhân viên công tác tại các phòng kế hoạch, tài chính kế toán, cung tiêu... - Nhân viên quản lý hành chính: Là những người làm công tác tổ chức nhân sự, thi đua khen thưởng, quản lý hành chính, văn thư lưu trữ, lễ tân, lái xe, vệ sinh, tạp vụ... b. Theo vai trò đối với việc thực hiện chức năng quản lý, Theo vai trò đối với việc thực hiện chức năng quản lý, lao động quản lý được phân chia ra thành: - Cán bộ lãnh đạo: Là những người lao động quản lý trực tiếp thực hiện chức năng lãnh đạo bao gồm: Giám đốc, các Phó giám đốc, các Trưởng-Phó phòng ban trong bộ máy quản lý doanh nghiệp... Đây là những người chịu trách nhiệm trực tiếp đến các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Các chuyên gia: Là những lao động quản lý trực tiếp thực hiện những công việc chuyên môn bao gồm cán bộ kinh tế, kỹ thuật viên, những nhà khoa học. Đây là những lực lượng tham mưu cho lãnh đạo trong việc điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Nhân viên thực hành kỹ thuật: Đây là các cán bộ quản lý thực hiện các công việc giản đơn, bao gồm các nhân viên làm công tác hạch toán, kiểm tra như nhân viên kiểm định, nhân viên kế toán, thủ quỹ, thủ kho, văn thư, lễ tân, bảo vệ, tạp vụ... Nhiệm vụ của các nhân viên thực hành kỹ thuật là tiếp nhận các thông tin ban đầu và xử lý chúng, truyền tin đến nơi nhận cũng như chuẩn bị và giải quyết các thủ tục hành chính đối với các loại văn bản khác nhau của lãnh đạo doanh nghiệp. 2. Nội dung của hoạt động quản lý. Các loại lao động khác nhau có nhiệm vụ lao động khác nhau. Do đó có nội dung lao động rất khác nhau. Sự khác nhau đó là do sự khác biệt về tính chất và chức năng quản lý quy định. Tuy nhiên, nội dung lao động của tất cả các loại lao động đều được hợp thành từ các yếu tố thành phần sau: - Yếu tố kỹ thuật: Thể hiện ở sự thực hiện các công việc mang tính chất thiết kế và mang tính chất chuyên môn như: thiết kế, ứng dụng sản phẩm mới, phân tích thiết kế và áp dụng các phương án cải tiến công nghệ sản xuất, tổ chức lao động... - Yếu tố tổ chức hành chính: Thể hiện sự thực hiện công việc nhằm tổ chức thực hiện các phương án thiết kế, các quyết định như lập kế hoạch, hướng dẫn công việc, điều hành kiểm tra và đánh giá công việc. - Yếu tố sáng tạo: Thể hiện ở sự thực hiện những công việc như suy nghĩ, tìm tòi, phát minh ra kiến thức mới, các quyết định, các phương pháp để hoàn thành công việc. - Yếu tố thực hành giản đơn: Thể hiện ở sự thực hiện những công việc đơn giản được thực hiện theo các quy định, hướng dẫn có sẵn như công việc có liên quan đến thu thập và xử lý thông tin, truyền tin và các công việc phục vụ. - Yếu tố hội họp và sự vụ: Thể hiện ở sự tham gia vào các cuộc họp về chuyên môn hoặc giải quyết các công việc có tính thủ tục. Cả năm yếu tố trên đều có mặt ở nội dung lao động của tất cả các lao động quản lý nhưng với tỷ trọng khác nhau làm cho nội dung lao động của họ cũng khác nhau. 3. Đặc điểm của lao động quản lý có ảnh hưởng đến công tác tổ chức lao động khoa học Hoạt động của lao động quản lý là hoạt động lao động trí óc và mang tính tâm lý xã hội cao. Đối tượng bị quản lý ở đây là người lao động và tập thể lao động. Do đó, đòi hỏi hoạt động của lao động quản lý phải mang tính tâm lý xã hội cao giữa những người lao động với nhau. Vì đặc điểm này cho nên trong công tác tổ chức lao động khoa học phải tạo ra được môi trường lao động thoải mái, bầu không khí tâm lý vui vẻ và đoàn kết trong nội bộ doanh nghiệp. Thông tin kinh tế vừa là đối tượng lao động, kết quả lao động, vừa là phương tiện lao động của lao động quản lý. Lao động quản lý thu nhận, xử lý các thông tin kinh tế để phục vụ mục đích của mình tại doanh nghiệp. Những thông tin kinh tế đã được xử lý bởi những lao động quản lý chính là kết quả hoạt động của lao động quản lý. Mặt khác, thông tin kinh tế là phương tiện để lao động quản lý hoàn thành các công việc của mình. Với đặc điểm này, đặt ra yêu cầu phải tổ chức tốt các thông tin của lao động quản lý, trang bị những phương tiện cần thiết cho lao động quản lý có thể thu thập, xử lý, lưu trữ các thông tin kinh tế một cách thuận lợi, dễ dàng. III. Tính tất yếu khách quan của việc hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý. Nước ta đã từng trải qua một nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung trong một thời gian dài, kéo theo đó là sự phát triển kinh tế chậm chạp do mang nặng tính bao cấp, bộ máy quản lý các ngành, các cấp, các cơ quan đoàn thể cồng kềnh, tồn tại nhiều tổ chức đông về số lượng nhưng tính năng động và hiệu quả kinh tế lại thấp. Điều đó không còn phù hợp với nền kinh tế thị trường hiện nay. Nền kinh tế thị trường có sự quản lý của Nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa, vận động theo quy luật thị trường đòi hỏi doanh nghiệp phải có một bộ máy quản lý có trình độ cao, gọn nhẹ, linh hoạt để thực hiện quả trình quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả. Hoạt động quản lý có nội dung rất phong phú, đa dạng, khó xác định mà hiệu quả hoạt động lại không thể hiện dưới dạng vật chất nhưng nó luôn gắn liền với hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, do đó cần phải hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp. Mục tiêu của hoạt động sản xuất kinh doanh là lợi nhuận. Để đạt hiệu quả cao trong sản xuất kinh doanh luôn là vấn đề đặt ra cho mọi nhà quản lý. Bởi vậy, công việc của hệ thống quản lý trong doanh nghiệp là phải thường xuyên điều tra, phân tích, tính toán, cân nhắc, soạn thảo và lựa chọn phương án sản xuất kinh doanh tối ưu. Mặt khác, các chủ doanh nghiệp cũng phải thường xuyên đánh giá kết quả công việc, rút ra những thiếu sót, những nguyên nhân ảnh hưởng đến kết quả, vạch ra những tiềm năng chưa được sử dụng và đề ra những biện pháp khắc phục, xử lý để sử dụng kịp thời, không ngừng nâng cao hiệu quả kinh tế. Trong nền kinh tế thị trường, để tồn tại và phát triển, đòi hỏi chủ doanh nghiệp phải biết cách kinh doanh và kinh doanh có hiệu quả. Để làm được như vậy trong điều kiện cơ sở vật chất, nguồn vốn, lao động còn hạn chế, các chủ doanh nghiệp cần xác định rõ phương hướng đầu tư, cách đầu tư, biện pháp sử dụng các điều kiện sẵn có của mình. Tóm lại, để thực hiện công tác quản lý có hiệu quả đòi hỏi doanh nghiệp phải có một bộ máy quản lý ổn định và phù hợp. Do đó, việc hoàn thiện tổ chức bộ máy của công ty vật liệu xây dựng Cẩm Trướng là phù hợp với xu thế chung. Qua đó giúp cho doanh nghiệp đứng vững và phát triển, đồng thời hoàn thiện được quá trình sản xuất kinh doanh, tiết kiệm tối đa thời gian lao động, sử dụng hiệu quả những yếu tố cấu thành của quá trình sản xuất kinh doanh, đồng thời làm cho bộ máy quản lý gọn nhẹ, năng động, hoạt động nhịp nhàng đạt hiệu quả cao. Phần thứ hai Phân tích thực trạng về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty vật liệu xây dựng Cẩm Trướng I.Đặc điểm hoạt động cơ bản có ảnh hưởng tới tổ chức bộ máy quản lý của công ty vật liệu xây dựng Cẩm Trướng 1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty Công ty vật liệu xây dựng Cẩm Trướng tiền thân là xí nghiệp gạch ngói Cẩm Trướng thuộc Sở xây dựng Thanh Hoá được thành lập lại năm 1995. Trước đó, xí nghiệp gạch ngói Cẩm Trướng ra đời năm 1956 theo quyết định của uỷ ban nhân dân tỉnh Thanh Hoá. Năm 1989 theo quyết định 17/ UBTH, xí nghiệp sản xuất gạch ngói Cẩm Trướng nhập vào xí nghiệp liên hiệp vật liệu xây dựng I và xí nghiệp sản xuất gạch ngói Cẩm Trướng là đơn vị hạch toán nội bộ. Ngày 18/9/1991 theo quyết định 795/ UBTH xí nghiệp gạch ngói Cẩm Trướng được tách ra khỏi xí nghiệp liên hợp vật liệu xây dựng I và trở thành đơn vị hạch toán độc lập trực thuộc Sở xây dựng Thanh Hoá. Ngày 17/5/1995 nhà máy gạch tuynel Đông Hương khánh thành và đi vào sản xuất. Khi đó, xí nghiệp gạch ngói Cẩm Trướng đổi tên thành công ty vật liệu xây dựng Cẩm Trướng. Như vậy, hiện nay công ty có hai cơ sở sản xuất đó là: xí nghiệp gạch ngói Định Công- tiền thân của công ty hiện nay tại xã Định Công hyuện Yên Định, và nhà máy gạch tuynel Đông Hương tại xã Đông Hương thành phố Thanh Hoá. Năm 2000 khánh thành dây chuyền sản xuất ngói và vật liệu chất lượng cao tại Định Công theo công nghệ của Cộng hoà liên bang Đức, đồng thời lập dự án khả thi và luận chứng kinh tế kỹ thuật sản xuất kính Floát. Cũng trong năm 2000 thành lập và tổ chức hoạt động xí nghiệp xây lắp và kinh doanh thiết bị xây lắp và lập kế hoạch cổ phần hoá nhà máy gạch tuynel Đông Hương. 2. Đặc điểm của ngành hàng đối với xã hội Do đặc trưng của công ty là chuyên sản xuất vật liệu xây dựng (gạch, ngói…). Mà nhu cầu mặt hàng này trong xã hội hiện nay là rất lớn, nhất là trong giai đoạn đất nước ta đang đẩy mạnh xây dựng cơ sở hạ tầng. Vì vậy đòi hỏi doanh nghiệp phải có phương án sản xuất thích hợp nhằm đáp ứng được nhu cầu của thị trường. 3. Đặc điểm kỹ thuật, công nghệ, hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Cơ sở vật chất của công ty đó là các trang thiết bị đa dạng, khác nhau về trình độ kỹ thuật bởi lẽ tiền thân của công ty ra đời từ năm 1956 và mới đây, năm 1995 được đầu tư một dây truyền sản xuất gạch tuynel vào loại tiên tiến nhất hiện nay. Tại cơ sở I tức là xí nghiệp gạch ngói Định Công sản xuất gạch ngói chủ yếu là làm thủ công và bán thủ công, với kiểu nung truyền thống là nung bằng lò đứng. Tại nhà máy gạch tuynel Đông Hương, do mới được xây dựng cho nên dây truyền sản xuất tương đối hiện đại, với công nghệ chủ yếu được sản xuất trong nước. Với dây truyền sản xuất này, việc sản xuất gạch ở đây được cơ giới hoá, tự động hoá từ khâu vận chuyển nguyên, nhiên liệu cho đến khi tạo ra viên gạch mộc (gạch chưa nung). Chính vì thế đã giảm được lượng đáng kể lao động chân tay đối với ngành sản xuất vật liệu xây dựng. Trong giai đoạn hiện nay, sự cạnh tranh giữa các công ty, xí nghiệp sản xuất vật liệu xây dựng mà cụ thể ở đây là mặt hàng gạch ngói là rất lớn bởi lẽ: Trên địa bàn Thanh Hoá còn có hai cơ sở sản xuất gạch tuynel khác, một ở huyện Tĩnh Gia, một ở huyện Đông Sơn. Vì vậy, công ty cần có chiến lược sản xuất kinh doanh hợp lý tạo ra lợi thế trong cạnh tranh, mở rộng thị trường tiêu thụ. Máy móc thiết bị của công ty được thể hiện qua bảng sau: (Trang sau) Biểu 5: Sơ đồ dây truyền công nghệ sản xuất gạch tuynel- nhà máy gạch tuynel Đông Hương. Xilô than Máy nghiền than Kho than TB. Xử lý tỷ lệ Băng tải phối liệu Máy nạp liệu Kho đất Máy cán Máy nhào hai trục Máy hút chân không Máy nhào đùn liên hợp Thiết bị xử lý đồng tốc Máy cắt tự động Nhà kính phơi mộc Lò sấy nung Kho sản phẩm 4. Đặc điểm về lao động của công ty Ngoài bộ phận lao động gián tiếp (lao động quản lý) thì lao động của công ty đòi hỏi về thể lực tương đối lớn vì công việc khá nặng nhọc và mức độ nguy hiểm cao. Tuy vậy, lực lượng lao động nữ chiếm tỷ trọng tương đối lớn, khoảng 45,8%. Qua số liệu thu thập được từ công ty vật liệu xây dựng Cẩm Trướng cho thấy: số lượng cán bộ công nhân viên của công ty khá lớn. Trong đó, tỷ trọng công nhân dưới 30 tuổi là 75,6%. Đây là lực lượng lao động trẻ, có thể lực và trí lực dồi dào. Nếu biết tận dụng để sử dụng hợp lý sẽ đạt được kết quả cao trong sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên lại vấp phải khó khăn đó là: Đội ngũ lao động trẻ thiếu kinh nghiệm dễ mắc sai lầm trong sản xuất. Do đặc điểm của công việc chủ yếu là bốc xếp, vận chuyển vật liệu xây dựng nên người lao động dễ mắc những chứng bệnh như: xương khớp, các chứng bệnh về đường hô hấp do môi trường làm việc rất nhiều khói bụi, đặc biệt trong điều kiện tiếng ồn lớn làm cho người lao động dễ mắc chứng ù tai, đau đầu… Vì vậy, công ty đã và đang có những biện pháp cải thiện điều kiện làm việc cho công nhân như: trang bị quần áo bảo hộ lao động, giầy, mũ bảo hộ… 5. Một số đặc điểm khác. Biểu 6: Tình hình số lao động bình quân và thu nhập bình quân người từ 19997 đến 1999 Chỉ tiêu Đơn vị Năm 1997 1998 1999 Tổng số lao động Người 430 430 430 Giá trị tổng sản lượng Triệu đồng 9131,518 8710,2 7777,76 Thu nhập bình quân Nghìn đồng 400 420 424 Lợi nhuận Triệu đồng 14,6 133,76 151,87 Qua những số liệu trên cho ta thấy, công ty hoạt động có hiệu quả trong cơ chế thị trường, vượt qua được những khó khăn do sự chuyển đổi cơ chế, không ngừng nâng cao thu nhập cho người lao động. Hàng năm, công ty làm ăn có lãi và mức lợi nhuận đạt được tương đối cao và tăng dần qua các năm. II. Thực trạng tổ chức bộ máy quản lý công ty vật liệu xây dựng Cẩm Trướng A. Thực trạng bộ máy quản lý. 1. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý. Bộ máy quản lý của công ty vật liệu xây dựng Cẩm Trướng được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng, một mô hình mà được hầu hết các công ty, xí nghiệp hiện nay đang áp dụng. Điều đó cũng phù hợp với xu thế chung của thời kỳ hiện nay. Trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty gồm có: -Ban giám đốc gồm có: Một Giám đốc phụ trách toàn công ty và ba Phó giám đốc trong đó: một Phó giám đốc phụ trách trực tiếp nhà máy gạch tuynel Đông Hương, một Phó giám đốc phụ trách xí nghiệp gạch ngói Định Công, một Phó giám đốc kiêm Bí thư đảng uỷ công ty. Công ty vật liệu xây dựng Cẩm Trướng có bốn phòng chức năng đều đặt văn phòng tại nhà máy gạch tuynel Đông Hương, bốn phòng đó là: - Phòng tổ chức hành chính. - Phòng kinh doanh tiêu thụ. - Phòng kỹ thuật kế hoạch vật tư. - Phòng kế toán tài vụ. Cả bốn phòng chức năng trên đều chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc công ty, đồng thời chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc gọi là khối chức năng. Trong mô hình trên thì: + Giám đốc công ty do Uỷ ban nhân tỉnh Thanh Hoá bổ nhiệm, một mặt chịu trách nhiệm về các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, mặt khác là người điều hành, chỉ dẫn các hoạt động của Công ty. Như vậy, Giám đốc Công ty vật liệu xây dựng Cẩm Trướng vừa là đại diện của Nhà nước – do Uỷ ban nhân dân tỉnh bổ nhiệm, vừa là người đại diện cho Công ty – chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. + Dưới Giám đốc Công ty có 3 Phó giám đốc phụ trách theo lĩnh vực được phân công. Các Phó giám đốc là người giúp việc cho Giám đốc. + Kế toán trưởng Công ty do Uỷ ban nhân tỉnh Thanh Hoá bổ nhiệm, là người gúp Giám đốc Công ty thực hiện các pháp lệnh kế toán, thống kê, điều lệ tổ chức kế toán Nhà nước trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. + Các phòng ban của Công ty, đứng đầu là các Trưởng phòng và các Phó phòng ban. + Các phân xưởng sản xuất đứng đầu là các Quản đốc và Phó quản đốc. + Các tổ đội, đứng đầu là các độ trưởng đội sản xuất, tổ sản xuất. Biểu 7: Mô hình tổ chức Công ty vật liệu xây dựng Cẩm Trướng. Giám đốc Phó giám đốc phụ trách trực tiếp nhà máy gạch tuynel Phó giám đốc kiêm Bí thư đảng uỷ Phó giám đốc phụ trách trực tiếp xí nghiệp Định Công Phòng tổ chức hành chính Phòng kinh doanh tiêu thụ Phòng kỹ thuật vật tư Phòng kế toán tài vụ Phân xưởng cơ điện tuynel Phân xưởng nung đốt tuynel Phân xưởng tạo hình Định Công Phân xưởng cơ điện Định Công Phân xưởng nung đốt Định Công Phân xưởng tạo hình tuynel Từ mô hình trên ta có thể rút ra một vài ưu nhược điểm của phương thức quản lý của Công ty như sau: * Ưu điểm: Do được tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng cho nên, cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty đã khắc phục được một số nhược điểm của cả hai kiểu cơ cấu trực tuyến và chức năng. Đồng thời, phát huy được những ưu điểm của cả hai kiểu cơ cấu đó. Cụ thể là: - Hoạt động quản lý trong Công ty thống nhất từ trên xuống dưới: Giám đốc Công ty điều hành quá trình sản xuất kinh doanh thông qua các văn bản, các phòng ban chức năng có trách nhiệm thực hiện những văn bản đó. - Đứng đầu mỗi phòng ban, phân xưởng lần lượt là Trưởng phòng, Quản đốc. Công việc của toàn Công ty được tiến hành thuận lợi do Giám đốc đã chia công việc ra thành nhiều phần. Trưởng phòng, Quản đốc sẽ thay mặt cho đơn vị mình nhận phần việc được giao và xếp việc cho nhân viên trong phòng, phân xưởng mình. Sau đó, Trưởng phòng, Quản đốc phải theo dõi, đôn đốc hoạt động của các nhân viên của mình, đồng thời phải nắm bắt được kết quả hoạt động của công việc được giao. Kết quả hoạt động của mỗi đơn vị phải báo cáo cho Giám đốc sau mỗi kỳ hoạt động. * Nhược điểm: - Cơ chế quản lý của Công ty còn mang nặng tính áp đặt. Giám đốc là người ra quyết định mà không thông qua biểu quyết. Do đó, nếu quyết định của Giám đốc mà sai lầm sẽ dẫn đến hậu quả không lường trước được. - Cơ sở sản xuất của Công ty phân tán, địa bàn hai cơ sở cách xa nhau, giao thông liên lạc khó khăn. Trong khi đó, toàn bộ bộ máy quản lý của Công ty lại đặt tại nhà máy gạch tuynel Đông Hương nên bị hạn chế trong công tác chỉ đạo sản xuất, khó hỗ trợ nhau khi gặp khó khăn. . Phân công và hiệp tác lao động trong Công ty vật liệu sản xuất Cẩm Trướng. + Phân công lao động: Trong Công ty, để hoàn thành công việc một cách nhanh chóng và đạt được hiệu quả cao, Công ty đã thực hiện phân công lao động tức là chia nhỏ toàn bộ công việc trong Công ty cho từng phòng, từng đội, từng phân xưởng. Từ đó, mỗi đơn vị lại giao công việc cụ thể cho từng người. Làm như vậy, công việc được tiến hành một cách nhanh chóng nhưng quá trình giao việc lại phải phù hợp với từng người. Để dễ quản lý, Công ty đã chia toàn bộ hệ thống quản lý ra làm nhiều chức năng. Việc phân công các chức năng là căn cứ vào trình độ chuyên môn – kỹ năng kỹ sảo cùng các điều kiện lao động khác của lao động quản lý. Sau khi nhận nhiệm vụ, các phòng ban sẽ căn cứ vào trình độ mỗi các nhân trong phòng mình để giao việc cho từng người sao cho phù hợp với khả năng của họ. + Hiệp tác lao động: Mỗi bộ phận của Công ty đảm nhiệm một phần công việc của xí nghiệp. Nhưng kết quả cuối cùng là sự kết hợp tất cả các kết quả của toàn bộ các bộ phận đó và sự kết hợp này được gọi là hiệp tác lao động. Phân công lao động càng sâu thì hiệp tác lao động càng rộng. Sự chặt chẽ của hiệp tác lao động phụ thuộc vào mức độ hợp lý của phân công lao động và ngược lại. Thực tế ở Công ty vật liệu xây dựng Cẩm Trướng đã phân công công việc cho mỗi phòng ban. Đồng thời trong quá trình làm việc giữa các phòng ban luôn có mói liên hệ chặt chẽ với nhau. Trong từng phòng luôn có người đứng đầu để quản lý đó là Trưởng phòng, sau đó là Phó phòng và các nhân viên khác. Mỗi người một việc do vậy, công việc của phòng sẽ hoàn thành khi tất cả các nhân viên trong phòng hoàn thành công việc của mình. Kết quả hoàn thành công việc của phòng là tổng hợp tất cả các kết quả hoàn thành của các._.