Hoàn thiện thiện hoạt động thiết kế trong lĩnh vực tổ chức sự kiện tại Công ty cổ phần Sáng Tạo - Smart Communications

LỜI MỞ ĐẦU Thuật ngữ “tổ chức sự kiện” không còn xa lại với người dân Việt Nam trong những năm gần đây, tuy nhiên không hẳn tất cả đều hiểu “tổ chức sự kiện” là thế nào? Để làm gì? Quy trình của nó ra sao? So với quảng cáo tổ chức sự kiện có quy mô và nhu cầu lớn hơn nhiều không chỉ có các tổ chức xã hội, phi chính phủ mà còn bao gồm nhu cầu của các gia đình, cá nhân. Kinh tế phát triển nhu cầu về tổ chức sự kiện ngày càng cao. Về cung ứng hoạt động tổ chức sự kiện hiện nay chưa thành một dịch vụ độc lập, số công ty chuyên nghiệp kinh doanh tổ chức sự kiện là rất ít. Thông thường các doanh nghiệp như khách sạn, nhà hàng, trung tâm hội nghị hoặc những doanh nghiệp quảng cáo lớn làm cho chi phí cao mà thiếu tính chuyên nghiệp. Cũng có trường hợp chủ sở hữu tự tổ chức sự kiện cho mình. Song hiện trang này thường diễn ra đối với các sự kiện nhỏ, không ảnh hưởng rộng trong công chúng. Kinh tế ngày càng phát triển, sự phân công lao động xã hội ngày cáng sâu sắc, hiện tràng trên sẽ không còn diễn ra. Tuy nhiên, trong bối cảnh manh mún của thị trường truyền thông tiếp thị Việt Nam giữa những tập đoàn quảng cáo quốc tế và rất nhiều công ty dịch vụ tiếp thị địa phương, việc phát triển của các công ty quảng cáo/truyền thông tiếp thị tại Viêt Nam là một thách thức lớn. Nhưng vẫn có những doanh nghiệp có niềm đam mê tầm nhìn dài hạn và mong muốn góp phần nâng cao tính chuyên nghiệp trong truyền thông tiếp thị. Những công ty quảng cáo chuyên thực hiện dịch vụ tổ chức sự kiện mà khách hàng là những cá nhân, tập thể có nhu cầu tổ chức sự kiện và là chủ sở hữu sự kiện. Những người có nhu cầu tổ chức sự kiện phải “đặt hàng” về nhu cầu của mình đến các công ty này để tố chức chuẩn bị và thực hiện hoạt động sự kiện. Thiết kế trong lĩnh vực tổ chức sự kiện là một khâu quan trong không thể thiếu trước khi tiến hành một sự kiện dù lớn hay nhỏ. Để tạo dấu ấn cho người đến dự và đạt được mục đích của tổ chức, doanh nghiệp hay cá nhân là chủ của buổi event( tổ chức sự kiện) đó. Phương pháp nghiên cứu Thu thập và phân tích thông tin thứ cấp. Thu thập số liệu và phân tích số liệu Phạm vi nghiên cứu Nghiên cứu trên trị trường tổ chức sự kiện Việt Nam Nội dung nghiên cứu Một ngày trung bình cả nước có khoảng 20 sự kiện lớn nhỏ do chác doanh nghiệp tổ chức, một tháng trung bình có từ 2 -3 công ty liên quan đến lĩnh vực quảng cáo và tổ chức sự kiện được thành lập. Điều đó chứng tỏ nhu cầu và thị trường công tác tổ chức sự kiện ngày càng nở rộ. Và chắc chắn sẽ trở thành một đề tài nóng cho các doanh nghiệp chưa nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực này quan tâm theo dõi. Đó là nguyên nhân mà tác giả chọn đề tài để nghiên cứu “Hoàn thiện thiện hoạt động thiết kế trong lĩnh vực tổ chức sự kiện tại công ty Cổ Phần Sáng Tạo – Smart Communications” vì đây là một nhân tố quyết định sự thành công của sự kiện. Chương 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀ HOẠT ĐỘNG THIẾT KẾ TRONG LĨNH VỰC TỔ CHỨC SỰ KIỆN Khái quát về tổ chức sự kiện Khái niệm tổ chức sự kiện Khái niệm: Tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm sự kết hợp các hoạt động với các tư liệu lao động cùng với việc sử dụng máy móc thiết bị, công cụ lao động thực hiện dịch vụ đảm bảo toàn bộ các công việc chuẩn bị và các hoạt động sự kiện cụ thể nào đó trong một thời gian và không gian cụ thể nhắm chuyển tới đối tượng tham dự sự kiện những thông điệp truyền thông theo yêu cầu của khác hàng mục tiêu. Qua khái niệm trên, tổ chức sự kiện được coi là một quá trình hoạt động. Quá trình này có sự kéo dài về thời gian, từ các công việc chuẩn bị tới các hoạt đông sự kiện tiếp đến là không gian cụ thể, nơi diễn ra các hoạt động trên. Trong quá trình đó, các hoạt động sự kiện được thực hiện theo kịch bản, kế hoạch đã được chuẩn bị trước. Có những hoạt động trong quá trình này sử dụn máy móc thiết bị, công cụ để tạo nên những sản phẩm hàng hoá cụ thẻ như phòng ốc, sân khấu, bàn ghế, v.v… Những hoạt động khác nhằm tạo ra dịch vụ như thiết kế thiếp mời, lên danh sách khách mời, âm thanh, ánh sáng, vận chuyển, khách sạn, v.v… tất cả đều hướng tới phục vụ các hoạt động sự kiện, các hoạt động nối tiếp nhau, đan xen nhau tạo thành dòng chảy theo thời gian định hướng tới sự kiện. Có thể khái quát thành sơ đồ sau: Sơ đồ 1. Dòng công việc trong tổ chức sự kiện Lập kế hoạch Dự toán ngân sách Công việc chuẩn bị Công việc trong sự kiện Công việc sau sự kiện Khai mạc sự kiện Bế mạc sự kiện Các hoạt động “chuẩn bị” gồm nhiều nội dung công việc được bố trí theo một trật tự nhất định với phương cách thực hiện cụ thể chi phối của hệ thống quản trị: lựa chọn xá định địa điểm, xác định không gian và tổ chức sự kiện, lên danh sách khách mời, đưa đón khách tham dự sự kiện, tiếp đón khi khách mời tới và những công việc do thời tiết chi phối. Những hoạt động “trong sự kiện” gồm những hoạt động phục vụ ( do Nhà tổ chức sự kiện đảm nhận) như: tổ chức ăn uống trong sự kiện, các hoạt động bảo vệ trị an, v.v… và các hoạt động của sự kiện theo kịch bản riêng nó chi phối các hoạt động khác. Nội dung những hoạt động “sau sự kiện” gồm sử lý những khiếm khuyết của hoạt động tới các thành viên tham gia tổ chức sự kiện, duy trì phát triển mối quan hệ giữa chủ sự kiện với khách mời và công chúng, với nhà tổ chức thì công việc sau sự kiện là họp và rút kinh nghiệm để làm sự kiện sau tốt hơn. Bất kỳ một sự kiện nào cũng nhằm đạt được mục tiêu truyền thông nào đó. Toàn bộ các hoạt động sự kiện diễn ra trong bối cảnh không gian thời gian cụ thể khác biệt. Đối tượng tham dự sẽ nhận được một hệ thống giá trị vật chất và phi vật chất do sự kiện mang lại. Hệ thống đó chính là thông điệp mà chủ sở hữu sự kiện chuyển tới đối tượng nhận của họ. Hệ thống giá trị nhằm thực hiện nhiệm vụ gì đó mới là mục đích đích thực của sự kiện, các giá trị đều phải hướng đến nhiệm vụ này và chịu sự quy định của nhiệm vụ này. Do vậy người có nhu cầu tổ chức sự kiện phải đặt yêu cầu nhiệm vụ từ đầu đối với Nhà tổ chức. Trên cơ sở đó mới xây dựng kịch bản đúng và công việc chuẩn bị mới xác thực. Để có nhận thức đúng đắn khái niệm tổ chức sự kiện, cần làm rõ các thành viên tham gia tổ chức và mối quan hệ giữa họ. các thành viên này có vai trò quyết định đến sự thành công của sự kiện. Đối tượng tham dự sự kiện là các khách mời theo yêu cầu của chủ sự kiện. Đó chính là các đối tượng nhận thông điệp truyền thông của sự kiện. Tuỳ theo mục đích của sự kiện mà đối tượng khách mời là khác nhau ví như: Chủ sự kiện là các doanh nghiệp thì khác mời là khách hàng mục tiêu, công chúng; Chủ sự kiện là các tổ chức đoàn thể thì khách mời sẽ là các cá nhân thuộc tổ chức đoàn thể đó thu hút; Các sự kiện mang tính chuyên đề thì khách mời còn chi tiết cụ thể hơn nữa. Phân loại và mục đích của tổ chức sự kiện Ngày nay, việc tổ chức những sự kiện đặc biệt (event) đã trở thành một trong những công cụ phổ biến nhất trong hoạt động tiếp thị. Cũng như những công cụ tiếp thị khác, mục đích của việc tổ chức một sự kiện là gây sự chú ý cho sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp, tạo sự quan tâm hơn nữa từ khách hàng, từ đó giúp tăng doanh số bán của công ty. Để có thể xây dựng được một sự kiện thành công đúng mục đích, đạt được kết quả như mong muốn thì nhà tổ chức sự kiện cần hiểu và phân biệt rõ các loại hình của tổ chức sự kiện. Có một số loại sự kiện cơ bản sau đây: Họp, hội thảo Tập hợp một số thành viên trao đổi thông tin, quan điểm Cung cấp thông tin về sản phẩm mới, ý tưởng mới Trao đổi ý kiến Tìm sự đồng thuận Tìm các giải pháp cho vấn đề tồn đọng Sự kiện đoàn thể Tuyên dương (thành tích công trạng) Cảm ơn (khách hàng, nhà cung cấp) Gặp gỡ, giao lưu Giới thiệu sản phẩm Ghi nhận thương hiệu Kỷ niệm ( các dấu mốc thời gian, không gian…) Gây quỹ Gây quỹ (nghiên cứu, từ thiện, v.v…) Tạo ý thức trong công chúng Thu hút nhà tài trợ mới Thu hút người ủng hộ Tăng tình nguyện viên Khuyến khích Ghi nhận doanh số bán thảo luận Tập hợp đội ngũ kinh doanh bàn chiến lượcphát triển trong tương lai Gặp gỡ giữa ban lãnh đạo với đội ngũ kinh doanh ngoài môi trường làm việc Tranh thủ sự ủng hộ nội bộ và đối tác Sự kiện đặc biệt Gây sự chú ý trong giới truyền thông Gây ý thức trong công chúng Thu hút khách hàng mới Giới thiệu sản phẩm Trao phần thưởng, tặng phẩm (cho các thành viên tham gia tổ chức sự kiện) Tuỳ vào từng loại sự kiện, mục tiêu sự kiện ảnh hưởng đến phương thức lập kế hoạch và tổ chức sự kiện. Những mục tiêu cụ thể đòi hỏi những phương pháp cụ thể. Nó yêu cầu phải có kế hoạch riêng cùng với chương trình hoạt động sát thực với chúng. Ví dụ: Những buổi “giới thiệu sản phẩm” mới thường được đi kèm với các chương trình giải trí, biểu diễn. Tuy nhiên, không nên để những chương trình này kéo dài quá mức và làm cho khách hàng sao lãng với mục đích chính là giới thiệu sản phẩm/dịch vụ. Nói một cách khác, những chương trình giải trí và biểu diễn chỉ là những “chất xúc tác” còn sản phẩm/dịch vụ của công ty vẫn là phần “cốt lõi”. Ngoài ra, cũng nên chú ý đến yếu tố không gian và thời gian khi tổ chức các buổi giới thiệu sản phẩm mới. Với “kỷ niệm thành lập” là một sự kiện đặc biệt mà hầu hết các doanh nghiệp đều có thể tổ chức. Có một thâm niên hoạt động trong một ngành nghề nào đó là một điều đáng để doanh nghiệp tự hào và nên tận dụng cơ hội này để củng cố sự ủng hộ, lòng trung thành của những khách hàng trong quá khứ và hiện tại. Buổi tiệc “sinh nhật” cũng là dịp để mời những khách hàng tiềm năng và xây dựng quan hệ với họ. “Khai trương” một trong những lý do tốt nhất để tổ chức một sự kiện. Để có tác dụng tốt, phải làm cho sự kiện này mang một nét đặc trưng riêng, nói lên được ngành nghề và chuyển tải được thông điệp muốn nhắn gửi đển khách hàng, đó là: ”Chúng tôi đã có mặt. Chúng tôi khác với các đối thủ cạnh tranh, chúng tôi tối hơn các đối thủ cạnh tranh và chúng tôi đang sẵn sàng phục vụ bạn”. Phải làm cho khách hàng có ấn tượng mới lạ và tốt đẹp về buỗi lễ khai trương. Nên tránh đi vào lối mòn như nhất thiết phải có chạy thử máy (đối với việc khai trương nhà máy sản xuất), cắt băng khánh thành…Hãy nghĩ ra những cách làm sáng tạo. Chẳng hạn, nếu khai trương một cửa hàng bán đồ điện tử, có thể dùng một bộ điều khiển từ xa để mở cửa vào giờ khai trương. Hãy để cho buổi lễ khai trương thêm phần ấn tượng, có thể thiết kế thiệp mời độc đáo, đăng tải tin trên báo chí, tổ chức các chương trình giải trí, biểu diễn, tặng quà cho những người đến dự. Ngoài ra, cũng có thể nghĩ ra những cách để ghi nhớ và cảm ơn những khách hàng đầu tiên như gửi phiếu mua hàng miễn phí hoặc giảm giá, ghi lại tên và ngày sinh khách hàng để gửi thiệp chúc mừng sinh nhật. Tiến trình cơ bản thực hiện một sự kiện Dự toán ngân sách và lập kế hoạch tổ chức sự kiện Ngân sách là vấn đề quan trọng hàng đầu của tổ chức sự kiện. Ngân sách quyết định việc tổ chức sự kiện có thực hiện hay không cũng như mục tiêu sự kiện, quy mô tổ chức sự kiện. Tầm quan trọng của ngân sách: dự liệu các hàng hoá dịch vụ và nhưng phương pháp dự liệu để có được danh mục hàng hoá dự liệu cần thiết cho sự kiện. Nhà tổ chức sự kiện phải dự kiến được hàng hoá dịch vụ cần thiết cho tổ chức sự kiện về số lượng, chất lượng và chi phí. Trước hết, Nhà tổ chức sự kiện phải dự kiến được danh mục hàng hoá và dịch vụ cần thiết cho tổ chức sự kiện về số lượng và chi phí. Cần cố gắng dự liệu hàng hoá dịch vụ ban đầu chưa tính đến chi phí, sau đó dùng phương pháp loại trừ, dữ lại danh mục hàng hoá bắt buộc phải có trong chương trình. Nếu ngân sách dự toán cho phép có thể bổ sung cho danh mục những hàng hoá dịch vụ đã loại trừ ban đầu, nếu ngân sách dự toán thiếu hụt, Nhà tổ chức sự kiện càn rà soát lại danh mục hàng hoá đã lựa chọn, tiếp tục loại trừ những hành hoá kém mức độ cần thiết đối với tổ chức sự kiện, bảo đảm tương ứng với ngân sách dự toán. Dưới đây là danh mục hàng hoá, dịch vụ cần thiết cho tổ chức sự kiện thường có trong dự toán: Thư mời Chỗ ở Đi lại Thuê địa điểm tổ chức Diễn tập Thức ăn Đồ uống Trang trí nội thất Trang trí khác Âm nhạc Giải trí Dẫn chương trình Nghe nhìn Ánh sáng Sân khấu Phim ảnh Thiếp chỗ ngồi Thực đơn Quà tặng Bảo hiểm An ninh Chi phí nhân công Tiền điện Thực trạng thiết bị Vật liệu quảng cáo Thông tin liên lạc Dịch thuật Vận chuyển Hải quan Các chi phí khác Mục đích của sự kiện không những chi phối dự toán ngân sách mà còn chi phối cả hiệu quả ngân sách. Trước khi tổ chức bất kỳ một sự kiện nào, Nhà tỏ chức cũng phải trả lời câu tổ chức sự kiện đó nhằm mục đích gì? Nói cách khác cần làm rõ mục tiêu trước khi bắt tay tổ chức nó. Mục tiêu của sự kiện gắn liên với quy mô thiết kế và tổ chức sự kiện, các yếu tố được nêu ra tác động vào ngân sách và ngược lại chi phí cũng chi phối các yếu tố đó. Cần xác định được mục tiêu chính, mục tiêu phụ để biết và tập trung vào thực hiện những mục tiêu quan trọng trước gắn liền với quy mô và ngân sách của sự kiện Trên thực tế các sự kiện có thể khác nhau về tính chất, quy mô…do đó mà danh mục hàng hoá, dịch vụ cho từng sự kiện cụ thể là khác nhau. Tuỳ mỗi sự kiện để cân đối và lựa chọn ra hạng mục thích hợp cho nó. Yêu cầu của tiên lượng ngân sách: Nhà tổ chức sự kiện cần khẳng định được có ngân sách hay không có. Thu xếp đủ ngân sách dù tổ chức sự kiện nhỏ hay lớn, không sử dung ngân sách thiếu hụt để tổ chức sự kiện. Xác định rõ quy mô, vị trí, địa điểm tổ chức sự kiện chi phối ngân sách. Lập ngân sách trong phạm vi cho phép. Tóm lại, trong bước chuẩn bị tổ chức sự kiện, Nhà tổ chức cần giải quyết nội dung sau: Có nên tổ chức sự kiện không? Có đủ ngân sách cho tổ chức sự kiện không? Sử dụng ngân sách cho tổ chức ngân sách là bao nhiêu? Mục đích của sự kiện? Sự kiện có xứng đáng với ngân sách chi ra không? Lên kế hoạch thời gian, hệ thống hoá các hoạt động sự kiện được chỉ rõ thành viên trong Ban tổ chức thực hiện theo chức năng. Lập thời gian biểu cho công tác chuẩn bị: phương pháp chuẩn bị sự kiện, hình dung sự kiện, tạo hình ảnh ấn tượng cho sự kiện, kế hoạch phân bổ ngân sách và lịch thanh toán. Việc đầu tiên là cần thành lập Ban tổ chức thực hiện các công việc cho tổ chức sự kiện. Ban tổ chức gồm các thành viên thuộc các thành phần khác nhau, có khả năng và kỹ năng chuyên môn nghề nghiệp để chủ động trong thực hiện. Mỗi thành viên được giao một mảng công việc cụ thể chi tiết trên những lĩnh vực riêng biệt, không trùng lặp nhau. Nhà quản trị đảm nhiệm trưởng Ban tổ chức trực tiếp điều hành các thành viên trong Ban, kipk thời về nội dung các công việc về việc két hợp các kỹ năng chuyên môn, điều hoà và tạo nên sự ăn khớp chương trình riêng biệt nhằm tạo ra sự đồng bộ công việc giữa các thành viên trong Ban. Một văn phòng báo chí của một cơ quan, tổ chức được yêu cầu tổ chức nhiều loại sự kiện công cộng. Có những “sự kiện của giới truyền thông” – là những sự kiện mà báo giới được mời tham dự – và có những sự kiện khác mà giới truyền thông có hoặc không tham dự. Một người phát ngôn báo chí cần có khả năng nắm bắt được tính chất tham dự của bất kỳ một sự kiện nào, có giới truyền thông hay không, cho dù là đang tổ chức hay tham dự với tư cách là một khách mời. Hãy nghĩ đến những sự kiện như đi nghe hòa nhạc hoặc xem vũ ba-lê. Mọi chuyện cần được lập kế hoạch và thể hiện bằng văn bản và mọi việc đều liên quan đến chủ đề chung của buổi biểu diễn. Mọi chi tiết và vai trò của từng người cũng được cân nhắc từ trước. Cần có một giám đốc – chọn ra từ các nhân viên – có mặt trực tiếp tại hiện trường để đảm bảo rằng mọi việc được thực hiện theo đúng kế hoạch. Hệ thống hoá các hoạt động tổ chức sự kiện: Các hoạt động trong giai đoạn chẩn bị phục vụ cho các hoạt động tổ chức sự kiện là rất nhiều, đòi hỏi Ban tổ chức phải tính đến không bỏ sót, cần xác định các hoạt động quan trọng để thiết kế các hoạt động tổ chức sự kiện cụ thể. Các thành viên trong Ban tổ chức tiến hành hệ thống hoá các hoạt động chuẩn bị cho tổ chức sự kiện, các hoạt động này có mối quan hệ mật thiết với nhau và với các hoạt động cơ bản trong tổ chức. Hệ thống hoá các hoạt động tổ chức sự kiện quan trọng với tổ chức sự kiện, ưu tiên thực hiện hoạt động quan trọng trước. Cần chú ý những hoạt động chuẩn bị có tác động vào các hoạt động khác, đòi hỏi phải thực hiện nó như một tiền đề. Lập thời gian biểu cho công tác chuẩn bị: Sau khi khái quát các hoạt động chuẩn bị tổ chức sự kiện và hệ thống hoá các hoạt động đó, Nhà tổ chức sự kiện xâu chuỗi các hạng mục công việc, cố gắng khái quát và tránh sai sót từ đó xác định hạng mục chủ yếu mà thiếu chúng là sự kiện không thể tổ chức được, mỗi một hạng mục luôn có một hạng mục phụ trợ di theo nó có quan hệ mật thiết với nhau. Thời gian cho chuẩn bị tổ chức sự kiện: Lấy thời gian bắt đầu từ khi lập kế hoạch tới khi bắt đầu tổ chức sự kiện là mức độ khống chế cho toàn bộ thời gian các hạng mục công việc chuẩn bị. Nhà tổ chức sự kiện cần xác định thời gian cho từng hạng mục cong việc, đặc biệt là những hạng mục công việc quan trọng. Sau đó, xác định thêm thời gian dự phòng cho toàn bộ hệ thống công việc tuỳ theo nguồn lực của doah nghiệp, theo yêu cầu thời gian. Có ba phương pháp sau để người tổ chức có thể lên thời gian cho một sự kiện: Phương pháp cuốn chiếu: các hạng mục công việc thực hiện sâu chuỗi teo dòng thời gian thống nhất, thực hiện hét hạng mục công việc này tới hạng mục công việc khác được thực hiện nối tiếp nhau. Phương pháp này sử dụng trong điều kiện có thời gian dài để chuẩn bị, nguồn lực doanh nghiệp yếu. Đây là phương pháp mà Nhà tổ chức sự kiện có điều kiện để kiểm tra trực tiếp hoạt động chuẩn bị. Phương pháp song song: các hạng mục của công việc được chia ra thành các nhóm khác nhau, xau chuỗi các hạng mục công việc trong các nhóm, tiến hành các hạng mục công việc teo trình tự trong các nhóm. Các nhóm cùng thực hiện công việc và cùnghoàn thành trong thời gian thống nhất. Phương pháp này rút ngắn thời gian chuẩn bị nhưng sẽ là khó khăn trong việc kiểm tra giám sát và tổ chức phức tạp. Phương pháp kết hợp: là phương pháp kết hợp hai phương pháp cuốn chiếu và song song bằng các xâu chuỗi các hạng mục công việc chính, bắt đầu từ những công việc cần nhiều thời gian và quan trọng sau đó là các thông số giảm dần. Hình dung sự kiện: là yếu tố quan trọng đảm bảo sự thành công của sự kiện nên cần hình dung sự kiện từ đầu tới cuối, xuyên suốt sự kiện để thấy được những vị trí công việc trong sự kiện có thể phát sinh mâu thuẫn, những yếu tố ngoại lai khác kịp thời giải quyết những mâu thuẫn đó ngay tư khâu lập kế hoạch. Hình dung ra sự kiện giúp Nhà tổ chức xác định chính xác số lượng cán bộ, nhân viên đảm nhận công việc để tạo ra một sự kiện hoàn hảo không sảy ra sai xót không đáng có. Ngoài ra, còn giúp Nhà tổ chức sự kiện xác định được nhu cầu về tài chính đối với các phương án đó khi hoàn tất kế hoạch tổ chức sự kiện của doanh nghiệp. Sự kiện nào cũng cần phải có mục đích rõ ràng, sự kiện tổ chức ra nhằm thoả mãn mong muốn, nhu cầu nào đó của chủ sở hữu nó và người chủ đó mong rằng thông qua sự kiện để tạo dựng hình ảnh danh tiếng trong công chúng. Khách hàng rất quan tâm tới không khí của sự kiện, nhịp điệu và lịch rình của toàn bộ sự kiện. Nhà tổ chức cần quán triệt được mục đích của sự kiện, nhiệm vụ của sự kiện, hoạt động cụ thể của sự kiện, thành phần tham dự, thời gian, địa điểm thực hiện và lên kế hoạch trước bao lâu để có địa điểm cho tổ chức sự kiện. Tạo hình ảnh ấn tượng cho sự kiện: liệt kê các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của sự kiện từ đó xác định nội dung yếu tố nào cần được ưu tiên để tạo hình ảnh ấn tượng cho sự kiện và người chủ sự kiện. Để tạo ra ấn tượng cho sự kiện cần đảm bảo những nội dung sau: Xác định nội dug, yếu tố cần ưu tiên Tạo được ấn tượng cho các thành viên tham dự, hình ảnh của tổ chữ sở hữu sự kiện trong công chúng Xác định tâm lý môi trường sự kiện và tạo bầu không khí trong thực hiện sự kiện luôn mới lạ Chuỗi giá trị sự kiện mang lại phù hợp với nhu cầu của các thành viên tham dự Kế hoạch phân bổ ngân sách: Khâu này cần thực hiện sớm ngay từ khi bắt đầu lên kế hoạch cho sự kiện. Lập bảng chi phí phân bổ ngân sách bằng việc liệt kê các hạng mục công việc, nội dung hoạt động cùng với ngân sách dự kiến kèm theo để tránh nhầm lẫn trồng chéo. Kiểm tra điều chỉnh tổng thể. Mỗi một sự kiện sẽ bao gồm những nội dung hoạt động khác nhau nên không có công thức có sẵn cho mỗi bảng chi phí, lên chi tiết các hạng mục cụ thể kể cả những nội dung không quan trọng. Tổng chi phí có thể tăng lên rất nhiều nhất là liên quan đến đồ ăn thức uống. Ngoài các khoản chi đó còn có các khoản phụ phí (điện, tiền bản quyền cho nhạc sĩ khi sử dụng tác phẩm của họ). Vì vậy, cần liên tục chỉnh sửa ngân sách khi thêm bớt đi các hạng mục nhưng cần có sự thống nhất giữa khách hàng và nhà quản trị để tránh những bất ngờ từ hai phía, cần phân tích tìm ra nguyên nhân chênh lệch chi phí và đưa ra giải pháp khắc phục. Lịch thanh toán: trước ngày ký hợp đồng Nhà tổ chức cần chuẩn bị lịch thanh toán với những cơ sở cung cấp dịch vụ như: khách sạn, nhà hàng, bệnh viện ... thoả thuận cụ thể chi tiết dịch vự thanh toán, phương thức thanh toán. Thường thì Nhà tổ chức sự kiện phải trả 30% đến 50% giá trị dịch vụ. Trong nhiều trường hợp cũng có những khoản phát sinh ngoài dự kiến ban đầu, do vậy lịch thanh toán cũng cần chỉnh sửa khi có hạng mục thay đổi. Tổ chức và tính toán thời gian Hành trình tổ chức và nội dung công việc khái quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ 2: Hành trình tổ chức và nội dung công việc Lập kế hoạch sơ bộ Xây dựng kế hoạch chi tiết với các đường tới hạn Xây dựng các bản chức năng công việc chi tiết Đường tời hạn trong tổ chức sự kiện là ranh giới cuối cùng mà nếu vượt qua , dù chỉ một ly cũng có thể ảnh hưởng rất lớn đến sự kiện đổ vỡ, kéo theo những thiệt hại to lớn đối với chủ sự kiện và nhà tổ chức. Tổ chức và tính toán thời gian: xây dựng trên cơ sở xác định lịch trình công việc. Mốc thời gian là ngày tổ chức sự kiện được tính lùi trở lại và hệ thống các hạng mục công việc phải được thực hiện trong thời gian đó. Việc luôn kiểm tra và duy trì mọi hoạt động trong quỹ đạo và tiến độ bám sát lịch trình là rất cần thiết, vì vậy Nhà tổ chức cần nhất quán theo con đường đã vạch ra Sử dụng lịch trình để kiểm tra lại các hạng mục công việc phải làm vf có rất nhiều yếu tố chi phối tới kết quả của tổ chức sự kiện. Chú ý tới các công việc dù là nhỏ và đơn giản nhất một công việc sai phạm nó sẽ gây ra tác hại lớn theo hiệu ứng Domino gây ra hậu quả khó lường. Mục tiêu là hoàn thành mọi công việc trước khi diễn ra sự kiện. Kiểm tra hợp đồng với các nhà cung ứng và những người có liên quan khác. Cần ghi hạn cuối cùng trong hành trình tổ chức và ngày cụ thể để xem xét hạn cuối đó. Khi sự kiện triển khai cần tiếp tục cập nhật hành trình tổ chức theo bảng chi phí và lịch thanh toán, mô tả các hạng mục và phân công côg việc chi tiêt cụ thể cho từng người (theo phụ lục bảng 1) Bảng nội dung công việc như một kịch bản của một bộ phim hay một dàn nhạc mà người đạo diễn hay người nhạc trưởng cần là một nhà đạo diễn sáng tạo nắm vững kịch bản, hiểu rõ sự kiện (từng thời điểm, từng bước đi, từng chi tiết) mỗi nhân viên như là một diễn viên hay một người chơi đạo cụ trong dàn nhạc phải biết rõ vai trò của mình, biết mình làm gì, thời gian nào và ở đâu và do ai phụ trách. Chọn ra một người chịu trách nhiệm cho toàn bộ sự kiện trong ngày tổ chức sự kiện. Bảng nội dung công việc là để giúp cho công việc diễn ra đúng trật tự, không bất ngờ. Bảng nội dung công việc là những thông tin cung cấp biết chúng ta tổ chức sự kiện như thế nào. Bảng nội dung công việc cần ghi ra chính xác những nội dung đã được ký hợp đồng, chi phí thảo thuận và toàn bộ không gian hoạt động của sự kiện ( cách bài trí, sắp xếp, nơi sự kiện diễn ra, nghỉ ngơi giải trí, v.v...) các nhà cung cấp cần biết trước các việc đó để chuẩn bị chu đáo kịp thời. Nhà tổ chức sự kiện cần phân công người giám sát các nhà cung cấp từng công việc, từng khu vực nhằm đảm bảo mọi thứ theo đúng kế hoạch, những thay đổi phải biết trước và được chủ động ứng phó. Xây dựng bảng nội dung công việc trình bày rõ từng bước thực hiện đối với từng công việc và người được phân công với thời gian và không gian cụ thể. Bản nội dung công việc được coi là một kịch bản của tổ chức sự kiện. Kết quả phải đạt được của bảng nội dung công việc là hiệu quả và hình ảnh tổng thể của sự kiện khách sẽ nhìn thấy và cảm nhận. Cần phải gửi bản nội dung công việc tới các cán bộ chủ chốt trong các công ty có liên quan, giú cho nhà cung cấp nhận thức được tổng thể sự kiện và vị trí mình cung cấp trong đó nâng cao trách nhiệm đảm nhận của họ. Nhà tổ chức sự kiện cần bó trí một cuọc họp trước khi diễn ra sự kiện để xemlại lần cuối bảng nội dung công việc thống nhất nhận thức chi tiết về nội dung và sự kiện. Trong ngày diễn ra sự kiện, mọi công việc sẽ do một cán bộ điều hành chịu trách nhiệm giám sát công việc thực hiện theo đúng tiến độ bảng nội dung công việc sau đó báo cáo về người chỉ huy chương trình, chịu trác nhiệm giải quyết mọi vấn đề. Bảng nội dung cần phân công rõ từng công việc cho từng thành viên, số điện thaọi liên hệ của mỗi thành viên, vị trí của họ khi diễn ra sự kiện để người chỉ huy có thể tiện liên lạc khi cần. Mỗi một hành viên tham gia tổ chức cần có một bản nội dung công việc luôn mang teo mình khi sự kiện diễn ra để họ tiện theo dõi và biết được nhiệm vụ của mình tại thời gian, địa điểm nào và công việc của họ là gì. Ngoài ra còn có các tình nguyện viên tham gia tổ chức sự kiện. Tính toán thời gian: Sự kiện có thể hoặc chỉ mang một trong các tính chất "lễ - hội - khánh tiết" hoặc bao gồm cả ba. Điều quan trọng nhất, sự kiện có quan hệ mật thiết và cực kỳ quan trọng với yếu tố thời gian mà trong đó, đơn vị chỉ đôi khi được đo bằng giây, phút mà thôi. Đối với nhà tư vấn & tổ chức chuyên nghiệp, chìa khóa thành công nằm ở khả năng phối hợp các thế mạnh mang tính thời đại như công nghệ thông tin, vật liệu, truyền thông, kỹ năng của bộ máy nhân sự và bản sắc văn hoá doanh nghiệp nói riêng và đất nước nói chung. Việc quyết định ngày là yếu tố quyết định thành công của sự kiện. Mỗi một loại sự kiện với các mục đích khác nhau thì nên chọn thời gian khác nhau để tổ chức. Dự vào thời tiết khí hậu của từng địa điểm để có quyết định lựa chọn tưòi gian tổ chức sự kiện. Lựa chọn thời gian trong năm, tháng trong năm, tuần trong tháng, ngày trong tuần, thời gian trong ngày vì vậy nhà tổ chức cần cân nhắc thời điểm trước khi hoàn tất kế hoạch của mình. Ngoài ra, còn chọn thời gian theo kinh ngiệm dân gian: thuyết âm dương, thuyết ngũ hành, phong thuỷ … Sơ đồ 3 Tính toán thời gian: NĂM QUÝ/MÙA THÁNG TUẦN NGÀY BUỔI/GIỜ Những yếu tố chủ yếu chi phối đến việc tính toán thời gian: Loại sự kiện (hội nghị, hội thảo, thể thao…) Thời tiết, khí hậu ( mùa nóng, lạnh, mưa, khô) Quy luật về tính thời vụ của các loại sự kiện phổ biến theo từng thời điểm trong năm (kỳ nghỉ, lễ hội,…) Các sự kiện cụ thể diễn ra trùng thời điểm với thời gian dự kiến của sự kiện Đối tượng khách mời cụ thể (tuổi, giới tính, nghề nghiệp, nơi cư trú…) Quỹ thời gian sẵn có Danh sách khách mời Danh sách khách mời: Trước mỗi một sự kiện Nhà tổ chức cần đặt ra câu hỏi: Ai là khách mời mục tiêu? Ai là người lên danh sách khách mời. Lên danh sách khách mời chính và khách mời dự bị là những người có thể được thay thế khi khách mời chính vắng mặt. Nếu muốn thu hút các phương tiện thông tin đại chúng thì cần xét: có bao nhiêu nhà báo cần mời? Cơ quan chức chính phủ nào được phỏng vấn không? Xác định rõ đối tượng khách mời của sự kiện, số lượng khách mời và những vấn đề liên quan đến khách mời bảo đảm phục vụ khách an toàn ổn định trong suốt thời gian diễn ra sự kiện. Lên danh sách khách mời và hồ sơ thông tin khách mời ( giới tính, tuổi tác, quốc tịch, ngôn ngữ, tôn giáo, trình độ văn hoá, người đồng hành, phương tiện đi lại,…). Lên danh sách khách mời để biết số lượng khách mời trong sự kiện hôm đó vì nó còn phụ thuộc vào loại địa điểm, phòng sự kiện cần thuê, công tác hậu cần phục vụ khách mời và người đồng hành, cách bài trí trưng bày, cơ sở vật chất trang bị cần thiết. Thiết kế thực hiện in ấn thiếp mời: thời gian gửi thiếp phải có thời gian đủ sớm để khách kịp có thời gian phản hồi dự hay không dự sự kiện. Lập anh sách khách mời, viết nội dung giấy mời, chuyển nội dung đến nhà thiết kế giấy mời, đặt đơn vị chuyển phát, kiểm tra thiết kế giấy mời, in ấn thiết và phong bì, gửi thiếp, thẻ VIP nếu có. Danh sách khách mời thì có khách VIP và khách phổ thông, đại diện báo chí. Danh sách khách mời có đầy đủ họ và tên; giới tính; tên và địa chỉ cơ quan công tác của khách mời; số điện thoại di động, cố định, fax, email của khách mời hoặc trợ lý (nếu có); các thông tin khác nếu có. Nội dung chủ yếu của GIẤY MỜI Tên của sự kiện Logo và biểu trưng của chủ sự kiện Tên khách được mời Chủ đề sự kiện Địa điểm tổ chức, thời gian tổ chức Tên và số điện thoại để xác nhận tham dự Lưu ý về trang phục Lời nhắn Chương trình các tiết mục sự kiện Chỉ dẫn về nhượng quyền giấy, phương tiện đi lại Ngoài ra cần quan tâm tới các diễn giả, các phương tiện truyền thông cũng có thiếp mời, người thân của khách mời có khả năng đi theo tới sự kiện. Lựa chọn cơ quan thông tấn báo chí phù hợp( phạm vi bao phủ, mức độ chuyên sâu…); bố trí chỗ ngồi không gian tác nghiệp cho các đại diện báo chí, thông tấn, phòng cho các cuộc phỏng vấn riêng, cung cấp thông tin cần đăng tải, chuẩn bị hỏi đáp báo chí và quà tặng cho đại diện báo chí. Lựa chọn diễn giả trao đổi thông tin với diễn giả hỗ trợ bài diễn thuyết. Với các thành viên đi kèm khách mời cũng phải bố trí chỗ ăn, nghỉ, vui chơi hợp lý. Địa điểm tổ chức sự kiện Quy trình lựa chọn địa điểm được khái quát qua sơ đồ sau Sơ đồ 7: Quy trình lựa chọn địa điểm Loại sự kiện và quy cách thiết kế Bản tham chiếu cho việc đánh giá địa điểm Xác định loại hình địa điểm Địa phương có loại địa điểm đã xác định Lựa chọn địa điểm chính thức Mối quan hệ giữa lựa chọn địa điểm và các vấn đề khác: phù hợp với thiết kế không gian tổ chức, kích cỡ phòng…, phù hợp với thời gian trong năm, tháng… nhất là với các nhà công cộng, du thuyền, công viên bởi chúng không phải luôn có sẵn. Việc thuê khách sạn trong mùa cao điểm là rất khó khăn. Bản tham chiếu gồm những danh sách các tiêu chí cần được đáp ứng với địa điểm: số lượng, quy cách phòng chức năng, khẳng năng cung cấp dịch vụ ăn uống, nhu yếu phẩm các vật dụng khác, phương trân kinh doanh, tình hình tài chính, nhân sự, tình hình sở hữu địa điểm. Địa điểm phải phù hợp vời từng loại hình sự kiện cụ thể. Không giới hạn địa điểm ở một số loại như ở khách sạn, trung tâm Hội nghị mà cần huy động các laọi hình địa điểm khác nhau cho sự kiện. Nếu địa điểm ở ngoài hội trường sẽ có nhiều ưu vi._.ệt và tạo điều kiện phát huy tính sáng tạo của nhà tổ chức. Mỗi một địa điểm lại có những ưu thế và thích hợp với những loại sự kiện nhất định. Khi quyết định loại hình địa điểm cần kiểm tra xem xét và phải thực hiện nhiều quyết định khác kèm theo như ngân sách, bàn ghế, vật dụng trang trí, thời gian sử dụng, âm thanh ánh sáng v.v …. Đánh giá điều kiện vật chất địa điểm, vị trí địa điểm, kinh nghiệm trong quá khứ, điều kiện vật chất dịch vụ, lưu trú, nhân sự, đánh giá các địa danh lân cận, tình hình trị an, và lập báo cáo về địa điểm. Khi đã có địa điểm sẵn sàng đón khách chưa phải là đã giải quyết xong vấn đề địa điiểm, mà còn phải giải quyết vấn đề về sức chứa phòng tổ chức, vệ sinh khu vực sự kiện, khoanh vùng giới hạn sử dụng, bảo hiểm, các loại giấy phép v.v… Khi đã quyết định về “thông điệp” cho một sự kiện, cần xác định địa điểm tốt nhất để tổ chức sự kiện nhằm truyền đạt thông điệp đó đến quảng đại công chúng. Ví dụ, nếu một sự kiện liên quan đến một tuyên bố về lĩnh vực giáo dục, địa điểm tốt nhất có thể là một trường học. Một khi đã chọn được một trường học, hãy xem xét những vấn đề sau: Lớp học nào là tốt nhất để tổ chức sự kiện? Nên để cho học sinh lớn hơn hay nhỏ hơn tham gia? Tôi muốn tạo ra một hình ảnh như thế nào; loại biểu ngữ nào thích hợp nhất cho mục đích đó và phù hợp với thông điệp? Cần có những ai khác ở đó để giúp xây dựng nội dung thông điệp. Ví dụ, có giáo viên, cán bộ quản lý, hay là bộ trưởng giáo dục để làm diễn giả hoặc là khách mời không? Hãy quyết định khi nào nên mời họ, ai sẽ mời họ và họ sẽ đóng vai trò gì, nếu có, trong sự kiện. Tổ chức đưa đón khách, khách đến sự kiện Phương tiện vị trí thứ bậc của phương tiện trong xã hội sẽ thích hợp với từng loại khách cụ thể. Khách mời tham dự sự kiện thường đi bằng phương tiện cá nhân của họ, nhưng có nhiều rường hợp do tính chất của sự kiện, địa điểm mà Nhà tổ chức cần phải lên kế hoạch đưa đón khách sao cho mọi người đều được thoải mái, hài lòng. Những xe đó được xếp hạng theo đẳng cấp giá trị khách nhau, bố trí từng laọi xe thích hộ cho từng loại khách. Xe hạng sang: dành cho chính khách, giới thượng lưu. Xác điịnh đối tượng khách mời, cấp bậc của khách mời sử dụng xe hạng sang, số khách cần được bố trí xe, sức chứa của bãi đỗ xe, trang bị kèm theo của xe hạng sang, tính năng sử dụng và sự tiên nghi, khả năng thay thế khi có sự cố sảy ra, lịch trình sử dung xe trước và sau sự kiện, bảo hiểm thiệt hại vật chất về người và xe, ngân sách, không nhất thiết phải sử dụng xe hạng sang cho khách tới sự kiện kể cả khách VIP. Ví dụ: Limousine chuyên dành cho nguyên thủ quốc gia, chính khách và những người thành đạt; Mercedes gắn với người thành dạt và nổi tiếng v.v … Xe khách: cũng có xe giành riêng cho nguyên thủ được thiết kế nội thất đặc biệt sang trọng, xe hạng trung, xe hạng thường chuyên chở cán bộ công nhân, học sinh. Bến đỗ xe và đưa đón khách tạo nên ấn tượng độc đáo bằng bảng hướng dẫn chi tiết để khách có thể hiểu được, hỗ trợ cho công tác quản lý là ấn tượng đầu tiên và cũng là ấn tượng cuối cùng. Không nên để khách loay hoay với việc đi tìm kiếm và không đủ nơi đỗ xe, hạn chế việc tổ chức sự kiện ở nhiều điạ điểm khác nhau, luôn có giấy phép dừng đỗ, công suất bãi đố xe phải đủ lớn, an ninh tịa bãi đỗ, chỉ dẫn và hướng dẫn tại bãi đỗ, bãi đỗ giành riêng cho khách VIP, khách thường. Không gian tổ chức sự kiện Sân khấu, ánh sáng, âm thanh, trang trí xung quanh sân khấu phải hài hoà và mang mục tiêu truyền thông. Giải quyết các vấn đề sân khấu nằm trong việc giải quyết khôn gian sự kiện. Sân khấu đảm bảo đủ điều kiện về trang bị kỹ thuật, chiều cao, chiều rộng, trang trí sân khấu và khu vược xung quanh sân khấu. Âm thanh ánh sáng không thế thiếu trong sự kiện, việc lắp đặt thiết bị âm thanh phải chú ý đứng mức. Chú ý trong cả việc ánh sáng trong sự kiện, trong hoạt động, bảo vệ mỗi loại có những yêu cầu cụ thể, Nhà tổ chức chú ý trong thiết kế và lắp đặt. Phòng sự kiện: nội thất, thảm trải nhà, màu sắc. nội thất bố trí đặc biệt để phụ vụ những sụ kiện đặc biệt. Những yêu cầu khác của phòng sự kiện cũng được đề cập như bố trí đặc biệt để phục vụ những hoạt động sự kiện đặc thù, trọng tải của nền, sàn phòng họp, yêu cầu cho sử dụng hiệu ứng đặc biệt an toàn và phòng chống cháy nổ, dòi hỏi Nhà tổ chức phải chuẩnbị chu đáo đảm bảo không có sự cố sảy ra trong thời gian diễn ra sự kiện. Tổ chức ăn uống và những vấn đề quan tâm khác Tuỳ thuộc từng sự kiện để tổ chức ăn uống hợp lý: tiệc ngồi, tiệc đứng. Đồ ăn và đồ uống, xác định cho sự kiện không phải đơn giản, cần xác định phạm vi, mức độ và mục đích bữa ăn đạt tới. Từ đó cân đối ngân sách cho hợp lý trong ngân sách cho phép. Màu sắc hương vị và đặc thù của món ăn rất quan trọng, phải xác định khẩu phần ăn của khách, chế độ ăn cũng được quan tâm. Đồ ăn uống phải phù hợp với khách, thời tiết, khí hậu, an toàn thực phẩm. Chuẩn bị thực đơn gắn liền với chi phí, trên cơ sở chi phí, xác định thực đơn cho khách trong sự kiện, quản lý chi phí duy trì bữa ăn trong ngân sách cho phép. Việc bố trí quyầy rượu, bar, nhà bếp đều theo những nguyên tắc nhất định không được tuỳ tiện. các bữa ăn phải phân biệt ăn sáng, ăn trưa, ăn tối, ăn trong giờ nghỉ giải lao, ăn tự chọn, tiệc cocktail v.v … là những kiến thức trực tiếp, cụ thể đòi hỏi nhà quản lý phải nắm được. Chuẩn bị thực đơn và bố trí nhân viên phục vụ tại nơi ăn hợp lý và mang tính nghệ thuật và bảo đảm khoa học để bữa ăn diễn ra đúng kế hoạch. Tiếp đón tại bữa ăn sẽ gây ấn tượng lớn cho khách, cần có sự chuẩn bị chu đáo. Đội ngũ nhân viên phải có trình độ văn hoá, nghiệp vụ, lịch sự tôn trọng khách. Ngoài ra còn quan tâm đến các vấn đề khác: Hoạt động giải trí, các thiết bị cho các chương trình giải trí, diễn viên, quay phim chụp ảnh, trang trí chi tiết trong phòng sự kiện, quà chia tay sự kiện cho khách tham dự, các yếu tố cần tính nghệ thuật cao. Hoạt động thiết kế trong lĩnh vực tổ chức sự kiện Dù là Nhà kinh doanh tổ chức sự kiện hay chủ sự kiện thì cũng cần hiểu rõ mục đích, yêu cầu của buổi sự kiện là gì? để dựa vào đó thiết kế, xây dựng những yếu tố có liên quan tạo nên thành công cho chương trình sự kiện đó. Về phần thiết kế thì không có một lý thuyết thuần tuý vì đây là những ý tưởng sáng tạo, mà sáng tạo thì không có một quy tắc cụ thể nào, chỉ có một điều, cần có những ý tưởng sáng tạo phù hợp với mục đích, quy mô, ngân sách của khách hàng, phù hợp với văn hoá của vùng miền nơi diến ra sự kiện, và phải có khả năng thực hiện được trên thực tế. Mỗi một khâu trong tổ chức sự kiện đều cần đến thiết kế hay xây dựng ý tưởng để tạo ra sự khác biệt trong mỗi một sự kiện. Thiết kế chương trình Sau khi được phía chủ doanh nghiêp cho biết lý do, mục tiêu (WHY), việc lập “kịch bản” để tổ chức sự kiện được xuất phát từ một trong 4 hướng sau đây: Một là, từ "quá trình" hoạt động (mục tiêu, nhiệm vụ, nội dung, phương pháp, phương tiện, con người, kết quả,...); Hai là, từ các "chức năng" quản lý (hoạch định  -> tổ chức  -> chỉ đạo  -> tổng kết); Ba là, từ quy tắc (4 W+ H) hay [(what, when, where, who) + how)] Bốn là, phối hợp các hướng trên. Ví dụ: (theo hướng “phối hợp”), nhóm tổ chức sự kiện sẽ hỏi đáp 12 câu sau đây trước khi dưng kịch bản: Các mục tiêu của sự kiện này là gì? Sự kiện sẽ tổ chức ở đâu? Chỗ đó ra sao? Sự kiện sẽ tổ chức từ bao giờ? Thời tiết lúc ấy thế nào? Hoạt động của sự kiện gồm lần lượt những gì? Nhóm tổ chức sự kiện gồm những ai? Quan hệ giữa họ ra sao (Phối hợp, phục tùng, chỉ huy) Phương pháp tổ chức sự kiện là gì? Phương tiện cho nhóm tổ chức sự kiện gồm những gì? Nhóm thực hiện sự kiện gồm những ai (diễn viên, khách mời, ...)? Tính chuyên nghiệp của họ ra sao? Phương tiện cho những người thực hiện sự kiện sử dụng - gồm những gì? Nhóm khách hàng mục tiêu đối với sự kiện này là những ai? Những hoạt động đối với họ (trước, trong và sau khi tổ chức sự kiện )? Nhóm khách hành tiềm năng đối với sự kiện này là những ai? Những hoạt động đối với họ (trước, trong và sau khi tổ chức sự kiện )? Có sự xuất hiện của nhóm cạnh tranh hay không? Họ là những ai? Những hoạt động đối với họ (trước, trong và sau khi tổ chức sự kiện)? Các biện pháp khích lệ người tham gia sự kiện (phía nhóm tổ chức, phía nhóm thực hiện) là những gì? vào lúc nào (trong khi, sau khi)? Các biện pháp đánh giá người tham gia sự kiện (phía nhóm tổ chức, phía nhóm thực hiện) là những gì? vào lúc nào (trong khi, sau khi)? Việc tổng kết sự kiện để rút bài học kinh nghiệm (cho chủ doanh nghiệp, cho phía tổ chức sự kiện) Lên kế hoạch cho buổi tổ chức sự kiện theo thời gian, địa điểm Tóm lại thiết kế chương trình cho sự kiện bao gồm: Lên kế hoạch đón tiếp đại biếu các khách VIP; Thiết kế trò chơi, hoạt động giải trí trong nhà và ngoài trời; Lên chương trình ca nhạc và các chương trình khác; Chương trình tiệc ăn, uống; Một số chương trình khác có liên quan. Thiết kế dàn dựng Hãy để sản phẩm trở thành một tác phẩm nghệ thuật được tạo ra từ những cảm hứng sáng tạo có màu sắc, sức hấp dẫn và đầy cảm xúc. Hãy đem nghệ thuật vào event. Việc áp dụng nghệ thuật, đặc biệt điện ảnh vào quảng cáo đã được khai thác trong những năm gần đây, chủ yếu là các đoạn phim quảng cáo truyền hình (TV) như Omo với câu chuyện Ngại vỉ vết bẩn, Nestle với sự sẵn sàng của thanh niên, Pond’s với sức mạng tuổi trẻ… Còn trong lĩng vực event (sự kiện) , việc áp dụng này còn quá mới mẻ và nhiều tìm năng. Để có được một hoàn thiện sự kiện không thể thiếu giai đoạn quan trọng đó là thiết kế dàn dựng. Thiết kế mặt bằng bố trí trong sự kiện: nơi diến ra toàn bộ hoạt động của sự kiện từ bến bãi dừng đỗ xe, phòng nghỉ ngơi, ăn/ uống, nơi vui chơi, nơi vệ sinh v.v … sao cho tiện nhất cho các hoạt động diễn ra trên những địa điểm ấy không quá cách xa nhau. Thiết kế phông sân khấu là điểm nhấn cho sự kiện có được sự chú ý của khách mời, trung tâm của sự kiện, thiết kế phải dựa vào địa điểm tổ chức của sự kiện: tổ chức trong nhà thì sân khấu không được quá lớn, nếu ngoài trời thì cần xem xét có làm mái che hay không? Ngoài ra còn phải cân nhắc thới yếu tố quan trọng đó là có khẳng năng biến thiết kế trên giấy tờ thành hiện thực hay ko? Các ấn phẩm đi kèm( giấy mời, thẻ ra vào…) cũng rất quan trọng, cần thiết kế các ấn phẩm này cho khách VIP, khách thường khác nhau. Thiết kế cổng trào, phối cảnh banner, khu vực đón tiếp, khu họp lễ…Đây là những yếu tố tạo nên không khí cho sự kiện, nhưng cũng sẽ tạo ra những ấn tượng khác biệt cho người đến dự. Có những kính thước cố định trong việc thiết kế: Baner ngang kích thước 0.8 x 6m, baner treo tại các cột điện 0.8 x 2.5m, treo trên đường 1.5 x 3m; Banner đứng: Chân đứng hình chữ X kích thước 0.6 x 1.6m và 0.7 x 1.7m, Chân hình tròn kích thước 0.8 x 1.8m. Khách hàng cung cấp đầy đủ thông tin có liên quan đến công viẹc thiết kế cho công ty tổ chức sự kiện: logo, ý tưởng nếu có, mặt bằng tổ chức sự kiện, địa điểm tổ chức, mục đích của sự kiện, số lượng khách mời ….Nguyên tắc thiết kế cho sự kiện cần có logo của chủ sự kiện, tên công ty, slogan cho sự kiện (nếu có) toạ dựng hình ảnh của công ty trong tâm trí khách tham dự. Logo được bố trí ở mọi góc độ trong thiết kế để khách tham dự có thể nhìn thấy hình ảnh tượng trưng cho công ty ở mọi nơi tăng khả năng ghi nhớ cho khách tham dự. Thiết kế dàn dựng bao gồm các thiết kế chi tiết được thiết kế riêng cho từng vị trí trong địa điểm diễn ra sự kiện, sau đó sẽ được kết hợp lại thành một mặt bằng tổng thể cho sự kiện. Phối cảnh tuân thủ theo cái đẹp hay còn gọi là bố cục, nghệ thuật ánh sáng, màu sắc. Ví dụ: màu đỏ kích thích nhưng nhanh chóng gây mệt mỏi, màu cam được xem như màu nóng có tác dụng sửa ấm, màu xanh lá làm con người cảm thấy an lòng, bình yên, giảm bực tức…. Thiết kế đảm bảo tính khả thi với công ty chịu trách nhiệm thi công. Các khu trong cùng một địa điểm cần liên hoàn tránh việc đi lại quá xa gây khó khăn cho người tham gia sự kiện. Hãy để sản phẩm trở thành một tác phẩm nghệ thuật được tạo ra từ cảm hứng sáng tạo có màu sắc, sức hấp dẫn, và sự huyền bí. Dù biết, mục tiêu chính của event là tạo sự chú ý, bổ trợ quảng cáo thương hiệu một cách hiệu quả, tiết kiệm, nhất quán theo chiến lược, nhưng nếu nghệ thuật hoá được nó, có nghĩa hiệu quả sẽ cao hơn, không những cho khách hàng mà cả người thực hiện. Hãy  tưởng tượng một buổi hợp báo ra mắt phiên bản mới của game online, vượt ra khỏi những mô típ thông thường của khách sạn, backdrop, băng rôn, hoa cảnh, tiếp khách, phát biểu. Mà trở thành đại hội võ lâm trong tửu lầu, với những không khí hân hoan, anh hùng thập đại môn phái bay lượn, xuất chiêu để giải cứu đệ tử khỏi quái vật trong sương khói mịt mù, ánh sáng chói lòa và âm thanh gây cấn, hoành tráng. Kịch bản trên đã đem lại những hiệu quả khá ấn tượng và khác biệt cho buổi hợp báo “không giống ai”này . Có lẽ ấn tượng về buổi trình diễn nghệ thuật L’amour của Nokia vẫn còn trong tâm trí của những người tham gia và cả khán giả xem đài khi được hoà nhập vào một buổi tiệc thật sự và rất thông minh. “Ái nữ” L’amour được lòng ghép, được thể hiện tính cách của mình trên nền của những hiệu ứng nghệ thuật đặc biệt của hội hoạ, âm nhạc, thời trang, và ánh sáng. Ở đây thời trang không chỉ là câu chuyện đi ra đi vào, âm nhạc không phải chỉ là giọng hát cất lên thổn thức… mà ở đó là câu chuyện đối nghịch trong hoà hợp, cũng giống như L’amour mang nghệ thuật giản đơn vào cuộc sống đương đại để cho cảm giác mãi thăng hoa. Chương 2 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG THIẾT KẾ TRONG LĨNH VỰC TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SÁNG TẠO 2.1 Khái quát về công ty Tổ chức và nguồn lực của công ty Giám đốc công ty Bộ phận kinh doanh Bộ phận thiết kế + ý tưởng Bộ phận kế toán Phó giám đốc Cơ cấu tổ chức và nhân sự của công ty:Được trình bày theo sơ đồ dưới đây: Sơ đồ 4: Cơ cấu tổ chức của công ty Công ty Smart hiện có 07 nhân viên : 01 giám đốc: điều hành các hoạt động chung mọi hoạt động của công ty, gặp gỡ các đối tác, khách hàng lớn, ký các hợp đồng, thay mặt công ty chịu trách nhiệm trước pháp luật. Phê duyệt tổng kết các hoạt động trong năm, chiến lược phát triển và những công việc quan trọng liên quan đến sự tồn tại và phát triển của Smart. Tham gia giúp phó giám đốc trong việc phát triển quan hệ, xây dựng thương hiệu mở rộng thị trường. 01 phó giám đốc : sẽ là người thay mặt giám đốc quyết định mọi công việc khi giám đốc di công tác xa, ngoài ra còn phụ trách mảng thiết kế website khi có hợp đồng.Xây dựng thực hiện kế hoạch kinh doanh hàng năm, chiến lược phát triển lâu dài cho Smart. Do chưa có bộ phận dự án và marketing nên phó giám đốc cùng giám đốc cùng với nhau để lên kế hoạch và thực hiện các chương trình marketing, xây dựng thương hiệu cho Smar nói riêng và cho Blue group nói chung. Bộ phận kế toán( kiêm hành chính) có 01 người: chịu trách nhiệm về việc kế toán, tài chính của công ty như: theo dõi thu chi, quyết toán ngân sách vào mỗi quý, thanh toán tiền lương cũng như tiền thưởng phạt của mọi người trong công ty, báo cáo theo yêu cầu của giám đốc, báo cáo thuế và các yêu cầu của các cơ quan quản lý nhà nước có liên quan.Chịu trách nhiệm thanh toán hợp đồng với khách hàng cũng như đối tác của công ty. Do kiêm vai trò của hành chính nên bộ phận này chịu trách nhiệm theo dõi giờ giấc đi làm của các nhân viên trong công ty, lên kế hoạch làm việc cụ thể cho mỗi thành viên trong mỗi tuần với từng dự án, theo dõi về công tác sổ sách, thông tin, công văn đến, công văn đi liên quan đến công ty và lập đề xuất mua sắm tài sản cho công ty theo nhu cầu. Bộ phận kinh doanh trước mắt có 01 người: chịu trách nhiệm tìm kiếm khách hàng tìm hiểu về nhu cầu của khách hàng chăm sóc khách hàng, theo dõi dự án mình làm từ khâu ý tưởng đến khâu thực hiện.Có trách nhiệm đề xuất những phương án về marketing và kế hoạch xây dựng thương hiệu cho công ty với Giám đốc và Phó giám đốc. Dự kiến sẽ tuyển thêm 01 nhân viên kinh doanh Web trong năm 2008 Bộ phận thiết kế + ý tưởng có 02 người thiết kế 2D (thiết kế đồ họa): 1 người chuyên phụ trách vấn đề thiết kế sân khấu, khung cảnh toàn diện của một sự kiện theo ý tưởng, yêu cầu của khách hàng (nếu khách hàng có sẵn ý tưởng) hoặc sẽ theo ý tưởng mới, thiết kế gian hàng, showroom,hội chợ, triển lãm. 1 người chuyên phụ trách vấn đề thiết kế Logo, xây dựng hồ sơ thương hiệu, thiết kế bảng biển quảng cáo, tờ rơi, catalogue, banner, thẻ, quảng cáo báo. Dự kiến trong năm 2008 sẽ tuyển thêm 01 nhân viên thiết kế 3D và 01 nhân viên thiết kế website khi ấy sơ đồ tổ chức của công ty sẽ có thay đổi Ngoài ra phòng này chịu trách nhiệm duy trì và phát triển website của Smart và trợ giúp IT cho công ty và khách hàng trong trường hợp cần thiết. 01 người là cộng tác viên về ý tưởng cho bộ phận thiết kế: hỗ trợ cho bộ phận thiết kế những ý tưởng độc đáo, mới lạ. Do cùng với Blue và Capital hợp tác tạo nên một Blue Group nên ba công ty này cùng hỗ trợ nhau về cơ sở vật chất kỹ thuật để cùng xây dựng một sự kiện hoàn hảo cũng như làm các quảng cáo thành công. Đây là một quy trình hoàn hảo khi không có vấn đề sảy ra từ khâu kinh doanh, ý tưởng đến khâu thực hiện. Nếu có những vấn đề sảy ra giữa bộ phận kinh doanh hay bộ phận thiết kết thì sẽ được xem xét lại để thực hiện lại giai đoạn 1 và 2 để chỉnh sửa cho phù hợp với yêu cầu của khách hàng, sau đó khi hợp lý thì khâu thực hiện(giai đoạn 3) mới được tiến hành), các hoạt động cụ thể được tiến hành qua 3 giai đoạn và mối quan hệ của 3 thành viên trong Blue Group được thể hiện khái quát qua sơ đồ dưới đây : Sơ đồ 5: Hoạt động hợp tác của ba công ty Blue – Smart - Capital Bộ phận kinh doanh của Blue Bộ phận thiết kế (đồ họa) + ý tưởng của Smart Bộ phận thực hiện của Blue Bộ phận kinh doanh của Smart Bộ phận kinh doanh của Capital Bộ phận thực hiện của Capital Ý tưởng hoặc yêu cầu của khách hàng Sản phẩm dưới dạng đồ họa Sự kiện Thiết kế banner catalogue, tờ rơi Giai đoạn 1 Giai đoạn 3 Giai đoạn 2 Khi hoàn thành 2 giai đoạn đầu thì kế toán của mỗi công ty (bộ phận kinh doanh ký được hợp đồng) sẽ chịu trách nhiệm thanh toán hợp đồng với khách hàng. Sau khi hoàn thành 3 giai đoạn trên thì các thành viên trong hợp đồng đó sẽ cùng họp để rút kinh nghiệm. Dự kiến trong năm 2008 công ty Smart nói riêng và Blue Group nói chung sẽ cùng hợp tác hay cùng liên kết với công ty cổ phần PAC quốc tế là công ty hoạt động trong lĩnh vực tư vấn, dịch vụ nghiên cứu và đào tạo. Thực trạng hoạt động kinh doanh của công ty Phạm vi hoạt động Về phạm vi hoạt động với văn phòng chính tại Hà Nội và các chi nhánh của tập đoàn Blue tại TP Hồ Chí Minh, Đà Nẵng nhìn chung là tất cả các tỉnh thành trên cả nước nơi có nhu cầu về tổ chức các sự kiện. Lĩnh vực hoạt động là các dịch vụ như đã nói ở phần trên. Năm 2006 trở về trước công ty có 2 mảng kinh doanh chính là in ấn thiết kế và buôn bán thực phẩm nhưng do sức cạnh tranh trên thị trường quá lớn mảng kinh doanh thực phẩm không phát triển được thậm chí còn bị thua lỗ, vì vậy năm 2007 Ban giám đốc đã quyết định ngừng việc kinh doanh thực phẩm chính vì vậy doanh thu của công ty năm 2007 đã giảm xuống. Tổ chức văn phòng công ty Trang thiết bị dành cho nhân viên khá đầu đủ tạo điều kiện cho mọi nười làm việc có hiệu quả một cách tốt đa. Tuy nhiên diện tích làm việc còn hạn chế nếu như trong năm tới công ty tuyển thêm 02 người thì cần thiết kế lại nơi làm việc để mợi người cảm thấy tự do và thoải mái hơn khi làm việc. Nhân sự tiền lương Trong năm 2007 nhân sự của công ty không có sự thay đổi đáng kể vào tầm tháng 10 công ty có tuyển thêm 01 nhân viên kinh doanh và 01 nhân viên phụ trách mảng liên hệ đối tác ( nhà hàng, khách sạn…), nhưng sau đó vì một vài lý do cá nhân nhân viên phụ trách mảng liên hệ đã xin nghỉ. Cùng lúc ấy thì tuyển thêm 01 người làm cộng các viên cho giám đốc cũng như bộ phận thiết kế. Nhân viên trong công ty đề là những người có bằng cấp thấp nhất là Trung cấp và cao nhất là Đại học. Nhân sự không tăng về số lượng nhưng tăng về chất lượng. các nhân viên trong công ty phần lớn là còn rất trẻ nhưng đã có nhiều kinh nghiệm. Nhân sự của công ty có chút biến động nên vấn đề về tiền lương cũng không thể cố định được, tuy nhiên điều đó cũng ko làm biến động nhiều trung bình lương tháng của công ty là 2.8 triệu đồng/ 1 người (cao hơn năm trước). Chính sách thưởng và ưu đãi khác nhằm hài hoà quyền lợi giữa các nhân viên trong công ty, động viên khuyến khích nhân viên làm việc hết mình vì công ty.Nhìn chung tiền lương và tiền thưởng của nhân viên được tăng theo từng năm. Để khuyến khích nhân viên làm việc vì bản thân, vì công ty và cũng vì sự hài lòng của khách hàng. Bảng 1: Quy mô lao động và tình hình thu nhập (Nguồn số liệu tại bộ phận kế toán của công ty tính cho đến ngày 30/12/2007) (đơn vị 1.000 VND) Chỉ tiêu 2005 2006 2007 I. Tổng số nhân viên 7 7 7 II. Thu nhập của nhân viên 1.Tổng quỹ lương 100.000 120.000 170.000 2.Tiền thưởng 15.000 20.000 30.000 3.Tổng thu nhập 115.000 140.000 200.000 4.Tiền lương bình quân tháng 1.200 2.000 2.800 Chỉ tiêu 2005 2006 2007 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 550.000.000 750.000.000 600.000.000 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 32.000.000 50.000.000 37.000.000 Lợi nhuậu sau thuế (28%) 23.040.000 36.000.000 26.640.000 Bảng 2: Kết quả kinh doanh chủ yếu qua các năm 2005 – 2007 (Nguồn số liệu tại bộ phận kinh doanh của công ty tính cho đến ngày30/12/2007) (đơn vị VND) Các số liệu sẽ được biểu diễn theo biểu đồ dưới đây để dễ dàng thấy được mức tăng trưởng của lợi nhuận qua từng năm. Biểu đồ 1: Biểu diễn sự tăng trưởng của công ty qua từng năm (đơn vị VND) Tuy nhiên ta thấy doanh thu thì cao nhưng lợi nhuận thì chưa phải là lớn nguyên nhân là do chi phí sản xuất kinh doanh hàng hoá dịch vụ và chi phí tài chính cao nên lợi nhuận thu về không nhiều. Vì vậy trong năm tới công ty cần có những biện pháp để giảm chi phí tăng thêm lợi nhuận. Dưới đây là báo cáo chi tiết thu nhập của doanh nghiệp trong năm 2007: Bảng 2: Báo cáo chi tiết thu nhập của doanh nghiệp trong năm 2007 (Nguồn số liệu tại bộ phận kế toán tính cho đến ngày 30/12/2007) (đơn vị VND) ChØ tiªu M·sè (MS) Số cuối kỳ 2007 1 2 3 1. Doanh thu b¸n hµng vµ cung cÊp dÞch vô 01 600,000,000 Trong ®ã: Doanh thu chuyÓn quyÒn sö dông ®Êt, 02 0 chuyÓn quyÒn thuª ®Êt 2. C¸c kho¶n gi¶m trõ 03 1,000,000 3. Chi phÝ s¶n xuÊt, kinh doanh hµng hãa dÞch vô 04 560,000,000 Trong ®ã: Chi phÝ chuyÓn quyÒn sö dông ®Êt, 05 4. Chi phÝ tµi chÝnh 06 2,000,000 5. Lîi nhuËn thuÇn tõ ho¹t ®éng kinh doanh (MS 01 - MS 03 - MS 04 - MS 06) 07 37,000,000 Trong ®ã: Lîi nhuËn tõ chuyÓn quyÒn sö dông ®Êt, chuyÓn quyÒn thuª ®Êt 08 6. Thu nhËp kh¸c 09 0 7. Chi phÝ kh¸c 10 0 8. Lîi nhuËn kh¸c (MS 09 - MS10) 11 0 9. Lç n¨m tríc chuyÓn sang 12 10. Tæng thu nhËp chÞu thuÕ (MS 07 + MS 11 - MS 12) 13 37,000,000 11. ThuÕ suÊt 14 28% 12. ThuÕ ph¶i nép, cha bao gåm thuÕ thu nhËp tõ chuyÓn 15 10,360,000 quyÒn sö dông ®Êt, chuyÓn quyÒn thuª ®Êt. 13. ThuÕ thu nhËp chuyÓn quyÒn sö dông ®Êt, chuyÓn 16 quyÒn thuª ®Êt * 14. ThuÕ ®ưîc miÔn gi¶m (nÕu cã) 17 15. Tæng sè thuÕ t¹m nép c¶ n¨m ( MS 15 + MS 16 +MS 17) 18 10,360,000 16. Sè thuÕ t¹m nép tõng quÝ [ MS 18 chia (:) 4] 19 2,590,000 Hệ thống marketing- mix nói chung và truyền thông nói riêng chưa được chú trọng nhiều. Phần lớn các hợp đồng đều do mối quan hệ của mọi người trong công ty chứ không phải là do thương hiệu của công ty mang lại. Trong năm tới công ty cũng có chiến lược marketing rõ ràng. 2.2 Quá trình thực hiện một sự kiện tại công ty Hình thành chủ đề (theme) cho sự kiện: Chủ đề này sẽ bị ràng buộc và chi phối bởi nhiều vấn đề vĩ mô như luật( regulation), khu vực tổ chức(site choice), văn hoá riêng của khách hàng(client culcure), nguồn lực(resource), và những vấn đề vi mô như địa điểm tổ chức(venue), cách thức phục vụ(catering), hình thức giả trí(entertainment, artist, speaker), cách trang trí (decoration), âm thanh ánh sang(sound and light), các kỹ xảo hiệu ứng đặc biệt(audiovisual, special effects). Viết chương trình (proposal): Là cách tạo sản phẩm event trên giấy tờ. Chương trình này sẽ được gửi đến khách hàng với bảng báo giá và chờ phản hồi từ khách hàng. Thông thường, đối với một event, đây là giai đoạn quan trọng nhất, tạo được sự khác biệt giữa các công ty event với nhau. Nhưng, một ý tưởng hay cũng vẫn chưa đảm bảop cho sự thanh công của event bởi còn phụ thuộc nhiều vào khâu tổ chức. Hoạch định: Đó là quá trình mà người hoạch định sẽ hình thanh trước trong đầu các công việc cần thiết cho event. Kết quả của việc hoạch định sẽ là. Các bước công việc cần - ( ví dụ: chuẩn bị đặt hàng cho dựng và trang trí, tiến hành dàn dựng,trang trí địa điểm tổ chức sự kiện, tổng duyệt chương trình…), bảng phân công công việc – Checklist ( ai sẽ chịu trách nhiệm công việc nào?), thời gia hoàn thanh công việc – timeline Thực hiện kế hoạch có kèm kiểm soát: Lúc này mọi người sẽ thực hiện công việc đặt ngoài theo kế hoạch và có sự giám sát của các trưởng bộ phận. Tổ chức sự kiện và theo dõi sự kiện: Các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân lực theo công việc đã được phân công. Những lúc phát sinh ngoài dự kiến, mọi người sẽ cùng giải quyết tại chỗ. Kết thúc sự kiện, chuyển đồ đạc về kho( removal): Dọn dẹp nơi tổ chức , sửa lại những vật dụng đã sử dụng, thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp, bảo quản kho… Họp rút kinh nghiệm: Sau khi event kết thúc, mỗi bộ phận sẽ viết báo cáo ghi nhận lại nhưng thiếu sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra, quá trình kết thúc sự kiện để cùng nhau rút ra những kinh nghiệm cho những sự kiện sau. Nghe tưởng chừng đơn giản nhưng công việc tổ chức sự kiện là một công việc khó. Nó đòi hỏi các công ty phải thật sự tâm huyết với công việc mình đang làm. Sơ đồ 6: Quy trình thực hiện một sự kiện Các giai đoạn thực hiện Ý tưởng Hoạch định Dàn dựng Tính khả thi Thực hiện Họp rút kinh nghiệm Quản lý Giám sát kiểm tra Đánh giá Chi phí Nội dung Rủi ro Các yếu tố thay đổi chủ quan và khách quan Hình thành ý tưởng Kết thúc event 2.3 Quản trị hoạt động thiết kế tại công ty Trong phần này chủ yếu dựa một số dự án mà công ty đã thực hiện hoặc đang trong giai đoạn thiết kế để phân tích, đánh giá. 2.3.1 Hình thành chủ đề cho sự kiện (ý tưởng) Xu hướng mới nhất hiện nay là tổ chức các “event” có chủ đề. Các chủ đề này được thu thập từ các nền văn hóa khác nhau, sau đó được chọn lọc lại thành một bố cục tổng thể cho “event” và tạo nên sự khác biệt với tính sáng tạo cao, thiết kế đẹp. Mục đích của xu hướng này là đảm bảo giá trị giải trí lẫn thương mại và mở ra lối đi riêng cho các công ty trong việc nâng cao độ nhận biết thương hiệu, độ am hiểu sản phẩm và thậm chí là thu hút cả một thế hệ khách hàng tiềm năng trong tương lai. Đã qua rồi cái thời mà sự kiện tổ chức được hiểu đơn giản như một cuộc mít tinh hay cuộc diễu hành ngoài phố với cờ hoa, băng rôn và khẩu hiệu... Dựa trên yêu cầu có sẵn của khách hàng hoặc ý tưởng của công ty dựa trên những gợi ý của khách hàng. Làm thế nào để có một sự kiện ấn tượng? đạt được mục tiêu của nhà tổ chức sự kiện điều đó phụ thuộc vào ý tưởng, hình thành lên ý tưởng không phải và một công việc đơn giản phải là những người thực sự có năngkhiếu trong lĩnh vực này có nhiều kinh nghiệm mới có thể có một ý tưởng hay độc đáo và mới lạ. Lượng thông tin từ phía chủ sự kiện (khách hàng của công ty) cung cấp trên cơ sở đó hình thành lên ý tưởng sự kiện từ đó nhân viên thiết kế phác thảo nó trên các bản vẽ cụ thể. Hình 1: Phông ý tưởng - Tuần Châu Hà Tây Ví dụ với yêu cầu của khách hàng là làm một sự kiện “ Lễ khởi công dự án khu du lịch sinh thái và vui chơi giải trí tuần châu Hà Tây”. Khách hàng muốn tổ chức một buổi lễ trang trọng, phong cách, có đẳng cấp và gây ấn tượng mạnh đối với người tham dự bởi vì có các quan chức chính phủ, chính quyền địa phương, các nhà đầu tư ( trong & ngoài nước), phóng viên các cơ quan báo chí, khách hàng…cần được đón tiếp ân cần, chu đáo và được bảo vệ an toàn. Thông điệp khách hàng muốn truyền tải: là dự án tổng hợp bao gồm nghỉ ngơi, giải trí, mua sắm, du lịch… là một trong những dự án lớn của quốc gia, vị trí địa lý lại rất gần với thủ đô Hà Nội. Đây là một trong những dự án mà khách hàng có những yêu cầu cụ thể về ý tưởng chủ đề của buổi lễ. Với một số khách hàng ví dự như Honda vì đã là khách hàng của công ty nhiều năm nên chỉ có thông tin duy nhất đó là tổ chức “Ngày hội gia đình” cho tập đoàn, còn thông điệp thì công ty cần phải tự xây dựng lên: “ Nhân viêh Honda cùng nỗ lực đưa văn hoá giao thông đến mọi nẻo đường” – “Honda staff trying to bring traffic culture to everywhere” Hình 2: Ý tưởng - Honda Mỗi năm Honda đều tổ chức ngày hội gia đình cho cán bộ công nhân viên trong công ty, tương ứng với mỗi năm lại có một chủ đề riêng năm 2006: “Grow with the country”, năm 2007: “ More safety – More friendly”. Hình 3: Ý tưởng - Vinataba Tổ chức một bữa tiệc tết cho tổng công ty Thuốc lá Vinataba: Xây dựng theo phong cách mới hiện đại song vẫn thích phong cách ngày tết cổ truyền đặc biệt phải sang trọng, tổ chức trong khách sạn tại Thành phố Hồ Chí Minh. Nên nhân viên thiết kế dừng màu đỏ là màu chủ đạo trong thiết kế, mang nét tết Việt bang hình ảnh Ông đồ, bánh chưng, bánh dày, tràng pháo, câu đối, cùng những chậu hoa mai, hoa đào tương trưng cho ngày tết bố trí quanh sân khấu. Hình 4: Ý tưởng - Biển Đà Nẵng Dự án “Biển Đà Nẵng 2008” thu hút khách tham quan và du lịch tại Đà Nẵng chương trình chính kéo dài trong một tuần, các hoạt động xung quanh tuần này được diễn ra từ cách đó hai tháng. Đây là dự án mà công ty đang trong giai đoạn hoàn thiện thiết kế. Mỗi một sự kiện có một yêu cầu khác nhau về địa điểm tổ chức, số lượng khách mời, không gian tổ chức. Việc hình thành chủ đề cho sự kiện rất quan trong nó ảnh hưởng liên hoàn đến các thiết kế tiếp sau cho sự kiện. Nên ban đầu khi đi gặp khách hàng nhân viên của công ty ghi lại những yêu cầu, mong muốn cơ bản của khách hàng và hỏi thêm những thông tin cần thiết để truyền đạt cho bên thiết kế giúp cho công việc thiết kế đơn giản mà hiệu quả lại cao. Dựa trên văn hoá của từng vùng, khí hậu, văn hoá của từng công ty, mục tiêu của._.