Hoàn thiện quy trình xuất khẩu tại Công ty cổ phần XNK Tạp phẩm Hà Nội (Tocontap)

n cứu của đề tài 2 1. Mục đích nghiên cứu 2 2. Đối tượng nghiên cứu 2 3. Phạm vi nghiên cứu 2 4. Phương pháp nghiên cứu 2 5. Kết cấu đề tài 3 CHƯƠNG I GIỚI THIỆU CHUNG VỀ QUI TRÌNH XUÂT KHẨU VÀ TÌNH HÌNH XUẤT KHẨU HÀNG DỆT MAY CỦA VIỆT NAM SANG THỊ TRƯỜNG EU 4 I - Giới thiệu chung về qui trình xuất khẩu 4 1. Xin giấy phép (nếu có) 4 2. Kiểm tra xác nhận thanh toán 4 3. Chuẩn bị hàng xuất khẩu 5 4. Kiểm tra hàng xuất khẩu 5 5. Thuê vận chuyển chặng chính (nếu có) 5 6. Mua bảo hiểm (nếu có) 6 7. Làm thủ tục hải quan xuất hàng 6 8. Giao hàng 7 9. Làm thủ tục thanh toán 8 10. Giải quyết khiếu nại (nếu có) 9 II – Tình hình xuất khẩu hàng dệt may vủa Việt Nam sang EU 10 1. Ngành dệt may ở EU 10 2. Tình hình xuất khẩu hàng dệt may sang thị trường EU 13 CHƯƠNG II QUI TRÌNH XUẤT KHẨU HÀNG DỆT MAY CỦA TOCONTAP 18 I – Giới thiệu chung về Tocontap 18 1. Cơ cấu tổ chức sản xuất theo không gian 21 2. Cơ cấu bộ máy quản trị 21 3. Các lĩnh vực, nghành nghề kinh doanh của Tocontap 25 4. Trang thiết bị phục vụ quá trình kinh doanh 26 5. Nguồn nhân lực và chính sách quản lý nguồn nhân lực 26 6. Chính sách Marketing 27 II - Qui trình xuất khẩu hàng dệt may tại Tocontap 27 1. Qui trình nghiệp vụ gia công xuất khẩu 27 2. Qui trình nghiệp vụ xuất khẩu trực tiếp 38 3. Tổ chức đàm phán ký kết hợp đồng mua bán 41 4. Tổ chức thực hiện hợp đồng mua bán hàng Dệt – May 43 III - Đánh giá chung về quá trình thực hiện các nghiệp vụ xuất nhập khẩu hàng Dệt – May của Tocontap 46 1. Thuận lợi 46 2. Khó khăn 47 CHƯƠNG III MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN QUI TRÌNH XUẤT KHẨU HÀNG DỆT MAY CỦA TOCONTAP 51 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện qui trình nghiệp vụ xuất khẩu hàng Dệt – May của Tocontap 15 1. Giải pháp về các qui định và chính sách của nhà nước 51 2. Giải pháp về các thủ tục hành chính 53 3. Vấn đề hạn ngạch hàng Dệt – May vào thị trường EU 53 4. Giải pháp về vấn đề cạnh tranh giá gia công 54 5. Công tác đào tạo cán bộ nghiệp vụ 54 KẾT LUẬN 55 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 56 DANH MỤC BIỂU BẢNG VÀ SƠ ĐỒ Bảng 1: Xuất khẩu hàng dệt may của Việt nam sang EU 13 Bảng 2: Danh sách cổ đông sáng lập 18 Bảng 3: Địa điểm và người hướng dẫn thực tập 18 Bảng 4: Sơ đồ bộ máy quản trị của TOCONTAP 20 Bảng 5: Danh mục nguyên phụ liệu nhập khẩu thuộc hợp đồng gia công 30-31 LỜI NÓI ĐẦU I - Lý do chọn đề tài Cùng với tiến trình đổi mới, công nghiệp hoá và hiện đại hoá đất nước, hoạt động thương mại quốc tế của Việt nam đang diễn ra với một nhịp độ khẩn trương đưa đất nước từng bước hội nhập với kinh tế thế giới và khu vực. Hoà nhịp chung với tiến trình phát triển của đất nước, ngành hàng dệt may của Việt nam đang cùng cả nước dần vượt qua những khó khăn của thời kỳ chuyển đổi từ nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung sang nền kinh tế thị trường để tồn tại và phát triển vững mạnh. Trong đó, hoạt động xuất khẩu hàng dệt may đang dần trở thành một trong những hoạt động thu lại ngoại tệ cao cho đất nước. Và đi liền với hoạt động xuất khẩu là những doanh nghiệp chỉ hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu như Tocontap. Trong tình hình nền kinh tế thế giới đang tiến tới sự hội nhập toàn cầu thì hoat động kinh doanh xuất nhập khẩu của các doanh nghiệp như Tocontap cũng trở nên dễ dàng hơn. Việc nghiên cứu và hoàn thiện qui trình xuất khẩu hàng dệt may của Tocontap cũng nhằm mục đích hoàn thiện và đẩy mạnh việc xuất khẩu của doanh nghiệp. II - Mục đích, đối tượng, phạm vi nghiên cứu của đề tài 1. Mục đích nghiên cứu Hoàn thiện qui trình xuất khẩu của Tocontap. 2. Đối tượng nghiên cứu Đề tài nghiên cứu dựa vào hai hợp đồng xuất khẩu áo sơ mi và quần của Tocontap ra nước ngoài. 3. Phạm vi nghiên cứu - Về mặt hàng: nghiên cứu về xuất khẩu hàng dệt may - Về không gian: xuất khẩu ra thị trường EU - Về thời gian: từ năm 2007 đến nay(vì đây là hợp đồng mới nhất của phòng XNK 6 – Tocontap). 4. Phương pháp nghiên cứu Để thực hiện chuyên đề này, tôi đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu: thu thập số liệu, thông tin từ các nguồn thông tin thứ cấp, phân tích các báo cáo của công ty kết hợp phỏng vấn (hỏi) các cán bộ trong phòng xuất nhập khẩu 6 về qui trình xuất khẩu hàng dệt may. Bên cạnh đó, tôi còn kết hợp thêm thông tin từ các nguồn báo chí về xuất khẩu và các vấn đề lý thuyết về qui trình xuất khẩu thông qua giáo án về nghiệp vụ ngoại thương tại các trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân và Đại học Ngoại Thương Hà Nội. 5. Kết cấu đề tài Chương I: Giới thiệu chung về qui trình xuất khẩu và tình hình xuất khẩu hàng dệt may của Việt Nam sang thị trường EU Chương II : Qui trình xuất khẩu hàng dệt may của Tocontap Chương III: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện qui trình xuất khẩu hàng dệt may của Tocontap CHƯƠNG I GIỚI THIỆU CHUNG VỀ QUI TRÌNH XUÂT KHẨU VÀ TÌNH HÌNH XUẤT KHẨU HÀNG DỆT MAY CỦA VIỆT NAM SANG THỊ TRƯỜNG EU I - Giới thiệu chung về qui trình xuất khẩu Theo như giáo án về nghiệp vụ ngoại thương mà tôi được học ở trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân kết hợp với việc tham khảo thêm giáo án của Đại học Ngoại Thương Hà Nội thì ở Việt Nam hiện nay, khi tiến hành xuất khẩu, đa số các doanh nghiệp thường thực hiện theo một số bước sau: 1. Xin giấy phép (nếu có) Nghiệp vụ xin giấy phép xuất khẩu đối với những hàng hoá thuộc diện quản lý đặc biệt của các chính phủ là tất yếu trừ phi có quy định khác. Những hàng hoá cần giấy phép xuất khẩu là những mặt hàng bị hạn chế hay xuất khẩu có điều kiện. Khi kinh doanh những mặt hàng này đòi hỏi phải có giấy phép từ các cơ quan có thẩm quyền của nước sở tại. Thông thường bộ hồ sơ xin giấy phép xuất khẩu phải bao gồm: - Đơn xin cấp phép - Hợp đồng xuất khẩu - Bộ hồ sơ tư cách pháp nhân doanh nghiệp gồm có giấy phép đăng ký kinh doanh, giấy chứng nhận mã số thuế, mã số xuất nhập khẩu bản sao công chứng - Báo cáo tình hình xuất khẩu sản phẩm xin phép, các giấy tờ liên quan chứng minh về nguồn gốc, chất lượng Toàn bộ hồ sơ cần phải có xác nhận của doanh nghiệp xuất khẩu và gửi cho cơ quan có thẩm quyền xét duyệt. Một số mặt hàng thuộc diện phải cấp hạn ngạch xuất khẩu, diện hạn chế xuất khẩu vẫn phải xin giấy phép xuất khẩu. Khi hội nhập kinh tế quốc tế thì các loại giấy phép xuất khẩu này ít được sử dụng hơn. Một số quốc gia là thành viên của tổ chức thương mại thế giới sẽ loại bỏ dần hạn ngạch cho một số mặt hàng chính như hàng dệt may vv... 2. Kiểm tra xác nhận thanh toán Một trong những nội dung quan trọng trong xuất khẩu hàng hoá là vấn đề thanh toán. Căn cứ vào hình thức thanh toán có thể tóm lược những nghiệp vụ kiểm tra xác nhận thanh toán của bạn hàng như sau: - Thanh toán bằng tiền mặt - Thanh toán bằng phương thức nhờ thu - Thanh toán bằng điện chuyển tiền (T.T, TTR...) - Thanh toán bằng thư tín dụng ( letter of credit -L/C): Bộ chứng từ thanh toán thông dụng bao gồm: + Vận đơn đường biển + Hoá đơn thương mại + Phiếu đóng gói + Giấy chứng nhận xuất xứ + Giấy chứng nhận số lượng, trọng lượng, chất lượng + Đơn bảo hiểm/giấy chứng nhận bảo hiểm 3. Chuẩn bị hàng xuất khẩu Sau khi kiểm tra xác nhận thanh toán của khách hàng nhà xuất khẩu cần tập trung vào chuẩn bị hàng hoá cho xuất khẩu Nhà xuất khẩu là nhà sản xuất sẽ phải chuẩn bị vật tư, thiết bị và lao động, lập kế hoạch sản xuất, nhập kho sản phẩm chuẩn bị xuất khẩu. Hàng hoá xuất khẩu thường theo một tiêu chuẩn quốc tế nên có những tiêu chí đánh giá cao. Vì vậy, từ khâu lựa chọn vật tư, nguyên vật liệu cho sản xuất đến việc đánh giá lựa chọn trang thiết bị và công nghệ , lao động có tay nghề cao đều phải được lập kế hoạch chi tiết. 4. Kiểm tra hàng xuất khẩu Hàng hoá xuất khẩu thường có tiêu chuẩn cao theo các tiêu chí đánh giá quốc tế nên khi hàng hoá được sản xuất hay chế biến ra cần phải có sự kiểm tra đánh giá để có các chứng thưu chứng nhận về chất lượng và số lượng hàng hoá. Mặt khác, giấy chứng nhận về chất lượng và số lượng cho lô hàng xuất khẩu thường được quy định là một trong các chứng từ thanh toán cần xuất trình cho ngân hàng thanh toán do đó các nhà xuất khẩu sẽ phải thực hiện nghiệp vụ kiểm tra hàng hoá xuất khẩu để phát hành chứng thư. 5. Thuê vận chuyển chặng chính (nếu có) Nghiệp vụ này thường do các điều kiện và cơ sở giao hàng quyết định nghĩa vụ, chi phí và chuyển rủi ro hàng hoá. Nghĩa vụ về thuê tầu đối với nhà xuất khẩu thuộc về các điều kiện nhóm C, D. Khi thực hiện nghĩa vụ thuê tầu chặng chính cần phải biết rõ những qui định liên quan về vận tải trong hợp đồng xuất khẩu. Thông thường, vận tải trong ngoại thương cũng có nhiều hình thức khác nhau như vận chuyển đường biển, đường không hay đường bộ vv... Mỗi phương thức vận chuyển sẽ có một số các nghiệp vụ riêng biệt. Tuy nhiên, về cơ bản để thực hiện việc thuê vận chuyển chặng chính sẽ phải thực hiện những nghiệp vụ sau: Bước 1: Liên hệ với hãng vận chuyển hoặc đại lý vận chuyển để lấy thông tin về lịch trình và giá cước Bước 2: Lựa chọn hãng vận chuyển, chuyến vận chuyển và đăng ký chuyển hàng, thuê dịch vụ cần thiết như vỏ công, bốc xếp vv... Bước 3: Tổ chức giao hàng cho hãng vận chuyển, người chuyên chở ký biên bản giao hàng Bước 4: Cung cấp thông tin bổ sung cho hãng vận chuyển chuẩn bị vận đơn Bước 5: Đổi biên lai hay biên bản lấy vận đơn và thanh toán cước phí trả trước. 6. Mua bảo hiểm (nếu có) Đối với nghiệp vụ mua bảo hiểm cũng không phải là bắt buộc đối với nhà xuất khẩu. Trong các trường hợp mua bán theo điều kiện CIF, CIP và nhóm D, nhà xuất khẩu mới thực hiện nghiệp vụ mua bảo hiểm. 7. Làm thủ tục hải quan xuất hàng: (Hàng xuất khẩu, tái xuất, chuyển khẩu, quá cảnh, gia công xuất khẩu) Trước khi giao hàng lên phương tiện vận tải chính người xuất khẩu cần phải khai báo hải quan cho các điều kiện cơ sở giao hàng nhóm F,C và D. Thực hiện việc thông quan hàng hoá theo quy định của các quốc gia khác nhau sẽ có quy trình thủ tục và chứng từ khai báo khác nhau. Đối với Việt nam, việc thông quan hàng hoá cần phải xuất trình các chứng từ hải quan bao gồm: Tờ khai hải quan, hợp đồng xuất khẩu, hoá đơn thương mại, phiếu đóng gói, giấy chứng nhận số lượng và chất lượng, hồ sơ pháp nhân doanh nghiệp, giấy phép xuất khẩu (nếu có). Quy trình nghiệp vụ khai báo và thông quan hàng hoá bao gồm: Bước 1: Mua tờ khai và khai báo theo mẫu qui định (không dùng bản sao, hay tẩy xoá) Bước 2: Nộp tờ khai và đăng ký chờ kiểm hoá Bước 3: Nhận thông báo kiểm hoá, vận chuyển hàng đến địa điểm kiểm hoá Bước 4: Ký xác nhận chủ hàng xuất hàng vào tờ khai, để hải quan kẹp chì, xin xác nhận hàng đã kiểm của hải quan và nhận thông báo thuế (nếu có) Tuy nhiên, nếu có những vướng mắc về hải quan thì các nghiệp vụ trên sẽ thay đổi và thời gian sẽ kéo dài hơn. 8. Giao hàng Nghiệp vụ thuê vận chuyển chặng chính sẽ liên quan đến cách giao hàng của nhà xuất khẩu. Căn cứ vào việc lưu kho lưu bãi sẽ có hai cách giao hàng xuất khẩu như sau: - Đối với hàng phải lưu kho, lưu bãi: Nhà xuất khẩu giao hàng cho chủ kho hay chủ cảng để sau đó chủ kho hay chủ cảng chủ động giao hàng lên tầu sẽ thực hiện hai bước: + Giao danh mục hàng hoá xuất khẩu (cargo list) và đăng ký với phòng điều độ bố trí kho bãi và lập phương án xếp dỡ. + Lấy lệnh nhập hàng và kho hàng + Giao hàng vào kho, bãi - Đối với hàng xuất khẩu không lưu kho, lưu bãi hay giao trực tiếp cho hãng tầu vận chuyển: + Kiểm dịch hay kiểm nghiệm (nếu có) + Thông báo ngày giờ phương tiện dự kiến đến cảng cho cảng biển, chấp nhận thông báo sẵn sàng + Giao cho cảng danh mục hàng xuất khẩu phối hợp với thuyền phó lên phương án sơ đồ xếp hàng (cargo plan) + Thuê đội xếp dỡ của cảng biển, lấy lệnh xếp hàng, ấn định máng xếp hàng, xe và đội bốc xếp hay người áp tải hàng. + Tổ chức giao hàng lên phương tiện vận chuyển. Khi giao hàng trực tiếp phải có sự giám định của hải quan, nhân viên kiểm đếm của cảng trên báo cáo (final report) và nhân viên hãng tầu ghi trên bản giao nhận (Tally sheet) + Lấy biên lai thuyền phó (Mate’s receipt) để lập và đổi lấy vận đơn đồng thời lập bản tổng kết xếp hàng (general loading report) với đầy đủ xác nhận của các bên. Tính toán thưởng phạt xếp dỡ (nếu có) và thanh toán chi phí cần thiết cho cảng biển. Trong trường hợp nếu giao hàng cho phương tiện vận chuyển qua cảng biển lưu kho lưu bãi thì phải làm hai bước gồm giao cho cảng và sau đó giao lên tầu như các nghiệp vụ giao hàng trực tiếp cho phương tiện vận chuyển. Căn cứ vào việc gửi hàng theo phương thức đóng công-ten-nơ cũng có hai phương thức là gửi hàng nguyên công và gửi hàng lẻ. Nhà xuất khẩu gửi hàng nguyên công sẽ thực hiện các nghiệp vụ như sau: + Liên hệ với hãng vận chuyển hay đại lý để lấy đăng ký gửi hàng gửi kèm danh mục hàng xuất khẩu (cargo list) + Thuê hay mượn vỏ công bằng cách lấy lệnh cấp vỏ từ hãng kèm phiếu đóng gói và chì hãng tầu. + Đóng hàng vào công, kẹp chì hãng tầu vận chuyển đến cảng biển + Lấy biên bản giao nhận để làm căn cứ giao hàng lên tầu và đổi lấy vận đơn. Nhà xuất khẩu gửi hàng lẻ cũng thực hiện các bước tương tự như với hàng nguyên công nhưng cần bổ xung cách giao hàng không dùng nguyên vỏ công. Hàng hoá sẽ được giao cho người chuyên chở để gom hàng đóng công tại địa điểm của hãng vận chuyển hay địa lý ấn định (CFS hoặc ICD). Người chuyên chở xếp công-ten – nơ lên tầu và ký phát vận đơn cho người gửi hàng theo biên bản giao nhận. Ngoài ra, khi giao hàng xuất khẩu đường hàng không thì các nghiệp vụ trên sẽ tiến hành theo các bước: - Lưu cước với hãng hàng không hoặc đại lý giao nhận vận tải. Điền vào đăng ký gửi hàng (Booking note) theo mẫu của hãng. - Đóng hàng và giao hàng cho người chuyên chở. Lập phiếu cân hàng (scanling report), đóng gói, ghi ký mã hiệu, dán nhãn hiệu cần thiết - Làm thủ tục hải quan và giao hàng cho hãng vận chuyển đường không - Lập vận đơn đường không (Airway Bill, AWB). Nếu gửi qua đại lý thì hãng hàng không phát hành Master AWB cho người giao nhận và người giao nhận cấp House AWB khi gom hàng. 9. Làm thủ tục thanh toán Trong trường hợp thanh toán bằng tiền mặt hay chuyển tiền sau khi giao hàng thì nghiệp vụ làm thủ tục thanh toán thực hiện tương tự như khi kiểm tra xác nhận thanh toán. Thanh toán bằng tiền mặt hay chuyển tiền trong phương thức thanh toán nhiều giai đoạn thì các nghiệp vụ yêu cầu thanh toán cũng được thực hiện tuần tự theo các giai đoạn đó. Các nghiệp vụ yêu cầu thanh toán được thực hiện lặp đi lặp lại cho đến hết kỳ thanh toán và số tiền cần thanh toán. Trường hợp thanh toán nhờ thu cần chú ý đến các nghiệp vụ yêu cầu thanh toán từ phía nhà xuất khẩu Trong trường hợp thanh toán bằng thư tín dụng (L/C) trả ngay không huỷ ngang thì việc thanh toán tiền hàng xuất khẩu sẽ dựa vào việc xuất trình các chứng từ thanh toán hợp lệ với ngân hàng. Bộ chứng từ thanh toán với ngân hàng được quy định chi tiết trong thư tín dụng với những yêu cầu chung như sau: - Tất cả chứng từ phải hợp lệ, không thừa và không thiếu chứng từ - Bộ chứng từ phải không có sai sót về mặt hình thức, chữ viết, ký tự hay nội dung - Số lượng chứng từ về bản sao và bản chính phải đầy đủ - Xuất trình trong thời hạn hiệu lực của thư tín dụng và của hợp đồng Các chứng từ thanh toán đòi hỏi phải phù hợp cả về hình thức và nội dung theo qui định nên từng chứng từ sẽ được kiểm tra kỹ trước khi xuất trình với ngân hàng như sau: - Vận đơn đường biển phải đủ nội dung và theo quy định về việc ghi trên vận đơn là người nhận hàng hay đại lý vv... Vận đơn đã trả trước hay trả sau vv.. - Hoá đơn thương mại, phiếu đóng gói, giấy chứng nhận số lượng và chất lượng phải soạn theo mẫu thông lệ, với đầy đủ nội dung và đặc biệt lưu ý về yêu cầu người ký phát hoá đơn thương mại. - Giấy chứng nhận xuất xứ phải xin đúng cơ quan có thẩm quyền ký phát với tên tuổi chính xác theo phân cấp quản lý của từng quốc gia. - Giấy chứng nhận bảo hiểm phải mua theo quy định về trị giá, điều kiện mua bảo hiểm, đồng tiền mua và chi trả, nơi thanh toán vv... 10. Giải quyết khiếu nại (nếu có) Nghiệp vụ giải quyết khiếu nại chỉ xảy ra khi có sự khiếu nại từ phái khách hàng. Thông thường khi có các khiếu nại của khách hàng về hàng hoá thì nhà xuất khẩu sẽ giải quyết theo tinh thần của hợp đồng. Điều khoản quy định rõ trách nhiệm về liên đới đến thủ tục khiếu nại là điều khoản khiếu nại hay thưởng phạt. II – Tình hình xuất khẩu hàng dệt may của Việt Nam sang EU 1. Ngành dệt may ở EU Ngành dệt may ở EU đã có lịch sử phát triển lâu đời, sản phẩm chiếm tỷ trọng khá lớn trong tổng sản phẩm xã hội và kim ngạch xuất khẩu. Theo như một số tạp chí kinh tế như báo thương mại hay các tạp chí điện tử hiện nay thì tình hình xuất khẩu hàng may mặc của các doanh nghiệp Việt Nam đang có rất nhiều thuận lợi khi tiến vào thị trường EU. a. Xu hướng tăng tỷ trọng nhập khẩu từ các nước bên ngoài EU Do giá nhân công ngày càng cao và các nguyên liệu khác khiến cho giá thành sản xuất trong nội bộ EU tăng cao. Để giải quyết các vấn đề này, các thành viên EU đã tăng nhập khẩu từ nước ngoài để thỏa mãn nhu cầu bằng việc thuê nước ngoài sản xuất với những nguyên liệu hay bán thành phẩm mình cung cấp hay còn gọi là gia công. Các nước trong EU xuất khẩu vải hoặc mảnh quần áo đã cắt sẵn cùng phụ liệu để gia công ở một nước khác, sau đó lại nhập thành phẩm vào EU. Phương thức này còn được gọi là OPT (outward processing trade). Các nước gia công chủ yếu cho EU là các nước Đông Âu như Ba lan, Rumani, Hungary.... và các nước đang phát triển như Bangladet, Việt nam... b. Thị trường có qui mô lớn, yêu cầu cao Thị trường EU với số dân 360 triệu người là nơi tiêu thụ khá lớn và đa dạng các loại quần áo và hàng dệt. Mức tiêu thụ vải ở thị trường này khá cao là 17kg vải/một người/một năm. EU đã và vẫn đang là một thị trường đầy tiềm năng. Tuy GNP tính theo đầu người của EU thấp hơn của Nhật và Mỹ (tương ứng với thu nhập USD) nhưng EU lại có mức xuất nhập khẩu cao nhất thế giới. Người dân Châu Âu chi rất nhiều tiền để mua hàng khắp thế giới. Tại đây người ta thấy có đủ mặt các loại hàng tơ lụa, hàng dệt: Mỹ, Nhật.. và đặc biệt là từ các nước châu Á như Đài loan, Trung Quốc...Những nước cung cấp lớn loại mặt hàng này cho EU là Trung quốc, Nhật, Thổ Nhĩ Kỳ. Người tiêu dùng EU tiêu thụ vải với số lượng lớn, đồng thời cũng yêu cầu hàng may mặc phải có chất lượng cao. Nhu cầu bảo vệ thân thể chỉ chiếm 10-15%, còn 85-90% là theo mốt nên tỷ trọng chất xám chứa trong giá trị sản phẩm rất lớn. EU nổi tiếng là một trung tâm thời trang của thế giới, là trung tâm thông tin về mốt của hàng may mặc. Đồng thời EU cũng là một khu vực có kỹ thuật sản xuất cao sản xuất các loại hàng sợi tự nhiên như len, tơ tằm và các loại quần áo cao cấp. Chính vì vậy mà yêu cầu về phẩm chất hàng hoá càng cao. Đây chính là một thử thách lớn đối với hàng dệt may Việt nam. Việt nam có được chỗ đứng rất khiêm tốn trong con số hàng nhập khẩu khổng lồ của EU với hai mặt hàng chủ yếu là áo jacket và sơmi nam. Hàng dệt may xuất khẩu Việt nam đã tăng dần kim ngạch qua các năm (kim ngạch năm 2007 đạt trên 1,4 tỷ USD, tăng 15% so với năm 2006), ngành từng bước đổi mới công nghệ để nâng cao năng lực cạnh tranh của mình trên trường quốc tế. c. Quan hệ mậu dịch giữa EU và Việt nam EU ngày càng mở rộng quan hệ giữa ngành dệt may của mình với ngành dệt may của các nước khác dưới hình thức liên kết sản xuất và marketing đang ngày càng tăng tại nhiều nước, đặc biệt là các nước châu Á. Với Việt nam, quan hệ mậu dịch về hàng dệt may mới chỉ phát triển trong một vài năm gần đây, kể từ khi Hiệp định về hàng dệt may được ký kết giữa Việt nam và EU. Kể từ năm 1993 - năm đầu tiên thực hiện Hiệp định về hàng dệt may với EU– đến nay, Việt nam đã xuất khẩu được trên 20 tỷ USD. Đây là một thành công rất đáng ghi nhận bởi lẽ EU là thị trường bảo hộ đặc biệt. Đối với sản phẩm dệt may, các khách hàng EU nổi tiếng khó tính về mẫu mốt, thị hiếu, yêu cầu chất lượng cao và thời hạn giao hàng chặt chẽ. Mặt khác mối quan hệ truyền thống lâu đời giữa EU với 50 nước bạn hàng khác trên thế giới là bức tường thành cản trở sự xâm nhập của Việt nam vào thị trường này. Chính vì thế mà khâu đột phá này là một thắng lợi to lớn đối với hàng dệt may Việt nam. Trước năm 1992, Việt nam cũng đã xuất khẩu một số chủng loại mặt hàng vào EU (lúc đó là EC) mặc dù quan hệ mậu dịch mới chỉ là quan hệ đơn phương và kim ngạch xuất khẩu rất nhỏ bé. Năm 1991, Đức là nước đầu tiên và duy nhất của EC cấp hạn ngạch về may mặc cho Việt nam. Mãi cho ngày 15 tháng 12 năm 1992 Hiệp định về buôn bán hàng dệt may giữa Việt nam và EC mới được ký kết. Hiệp định này có hiệu lực trong vòng 5 năm kể từ ngày 1 tháng 1 năm 1993. Tổng hạn ngạch được cấp cho năm 1993 là 21.938 tấn, trị giá khoảng 450 triệu USD áp dụng cho 106 mặt hàng còn chịu sự điều tiết của chế độ hạn ngạch. Ngoài ra, Hiệp định còn cấp cho Việt nam hạn ngạch 1.230 tấn gồm 13 mặt hàng để làm gia công dùng nguyên liệu nhập từ các nước thành viên EU, gọi là gia công thuần tuý (TPP) và 45 nhóm mặt hàng khác được bán vào EU không cần hạn ngạch. Khi bắt tay vào thực hiện Hiệp định, số lượng đơn vị may ở Việt nam đã không ngừng tăng lên. Một số cơ sở may tư nhân cũng đã ra đời như Huy Hoàng,.. Mặt khác, ta đã chú trọng đầu tư thu hút vốn nước ngoài nhằm đổi mới trang thiết bị cũ, lạc hậu đồng thời xây dựng cơ sở hạ tầng mới và kết quả là một số liên doanh đã ra đời. Khi Việt nam tham gia vào thị trường EU, nhãn hiệu "Made in Vietnam" khá mới mẻ đối với người tiêu dùng Châu Âu, nó gợi lên ký ức không mấy dễ chịu về chiến tranh với Mỹ trước kia, một hình ảnh mờ nhạt về một đất nước nghèo nàn, lạc hậu. Vì vậy để đạt được con số 20 tỷ USD xuất khẩu hàng dệt may sang EU các doanh nghiệp đã không ngừng nỗ lực để tự hoàn thiện mình và cùng với hỗ trợ của Nhà nước trong việc thương lượng thêm với EU về các vấn đề liên quan đến Hiệp định, tạo thuận lợi hơn nữa cho các doanh nghiệp xuất khẩu hàng dệt may Việt nam. Hiệp định buôn bán hàng dệt may giữa EU và Việt nam đã góp phần không nhỏ trong sự phát triển ngành công nghiệp dệt may Việt nam. Bởi vì EU là một thị trường buôn bán lớn số một thế giới, chiếm 15% xuất khẩu của thế giới. EU là một thị trường thống nhất. Tại EU, hàng hoá, dịch vụ, tiền vốn con người tự do di chuyển trên lãnh thổ thông suốt. Đó chính là cơ hội tốt cho các nhà xuất khẩu nước ngoài. Vì thế các nhà kinh doanh Việt nam cần nắm bắt đầy đủ các thể chế mậu dịch, các chính sách và qui định khác của ở thị trường này. EU là thị trường có những khác biệt đáng kể về thái độ buôn bán cũng như thị hiếu của người tiêu dùng. Các nhà kinh doanh Việt nam phải tự đưa ra cho mình chiến lược marketing có hiệu quả, phù hợp với đặc điểm của thị trường này. Trong điều kiện các sản phẩm của Việt nam là tương đối mới ở EU, các nhà xuất khẩu Việt nam phải làm sao để gây được ấn tượng tốt cho hàng hoá của mình bằng chất lượng cao chứ không phải bằng giá cả thấp. Lượng hạn ngạch EU dành cho Việt nam chỉ chiếm 5% trên tổng giá trị hạn ngạch nhập khẩu hàng dệt may của EU so với 10 - 20 % dành cho các nước ASEAN khác. Vì vậy, các doanh nghiệp phải nỗ lực cao độ và phải soạn thảo kế hoạch kỹ lưỡng mới hy vọng thành công và dành được ngày càng nhiều hạn ngạch. 2. Tình hình xuất khẩu hàng dệt may sang thị trường EU a. Vài nét về Hiệp định buôn bán hàng dệt may Việt nam vào EU Hiệp định buôn bán hàng dệt may của Việt nam với EU được ký tại Brussel (Bỉ) ngày 15 tháng 12 năm 1992 được đánh giá là đã mở ra một thời kỳ mới trong quan hệ kinh tế giữa hai bên. Đây cũng là một tiền đề thuận lợi cho việc ký kết các hiệp định khung về hợp tác, kinh tế, thương mại và khoa học kỹ thuật sau này. Hiệp định gồm một văn bản hiệp định khung, bốn nghị định thư, bốn bản thoả thuận và hai thư trao đổi. Tất cả gồm hai phần chính : 1. Danh mục mặt hàng và hạn ngạch 2. Các điều khoản Danh mục mặt hàng và hạn ngạch Danh mục gồm có 151 nhóm mặt hàng, trong đó có 106 nhóm phải quản lý bằng hạn ngạch và 45 nhóm mặt hàng tự do. Riêng khối lượng hàng dệt may qui định trong Hiệp định năm 1993 so với các hạn ngạch đơn phương năm 1991 và năm 1992 thì tăng gấp 22 lần và 13 lần. Ngoài ra, Hiệp định còn dành cho Việt nam hạn ngạch cho 13 mặt hàng để gia công theo phương thức gia công thuần túy. Các điều khoản Hiệp định bao gồm 20 điều khoản, trong đó qui định rất rõ ràng về quyền và nghĩa vụ của bên Việt nam cùng với cách thức thực hiện, đồng thời cũng nêu lên những qui định về quản lý của EU. Những thuận lợi Việt nam được hưởng Khác với chế độ đơn phương hạn ngạch trước đây, trong quá trình thực hiện Hiệp định, hai bên đều bình đẳng trong hiệp thương nhằm tìm biện pháp giải quyết những vấn đề phát sinh hoặc cùng sửa đổi những vấn đề không còn phù hợp. Hạn ngạch năm trước dùng không hết được chuyển sang sử dụng cho năm sau hoặc sử dụng trước một phần hạn ngạch của năm sau. Từ mùng 1tháng 1 năm 2001 EU chỉ còn quản lý hơn 10 mặt hàng bằng hạn ngạch, 18 mặt hàng được cấp giấy phép xuất khẩu tự động cho mọi doanh nghiệp được tự do xuất khẩu Những điều kiện ràng buộc - Chất lượng sản phẩm là một đòi hỏi rất cao. Những lô hàng không đạt chất lượng không chỉ bị từ chối và phạt hợp đồng mà còn có thể dẫn đến mất cả thị trường. - Yêu cầu về số lượng, mẫu mã, thời gian giao hàng rất chặt chẽ và liên quan đến thời vụ nên nếu vi phạm EU sẽ xem xét lại việc cung cấp hạn ngạch theo chiều hướng bất lợi. - Các doanh nghiệp Việt nam không được bán hàng thấp hơn giá nội địa và không được bán hàng cho nước thứ ba để tái xuất vào EU. Nếu để xảy ra tình trạng đó, EU sẽ dùng biện pháp trừ hạn ngạch và không cấp hạn ngạch cho những mặt hàng đó vào những năm sau. Cho đến nay đã được gần 10 năm kể từ khi thực hiện Hiệp định. Trong nội dung của Hiệp định cũng có nhiều thay đổi. Điều thay đổi quan trọng nhất là số mặt hàng quản lý bằng hạn ngạch đã giảm xuống. Bởi vì trong số 151 mặt hàng đã đăng ký trong Hiệp định, Việt nam chưa làm được tất cả mà chỉ khai thác được 55 mặt hàng do chưa có đủ điều kiện thiết bị kỹ thuật. b. Công tác quản lý bằng hạn ngạch EU là một thị trường tiêu thụ hàng may mặc rất lớn nhưng có một đặc điểm là thực hiện chế độ hạn ngạch đối với hàng may mặc để điều tiết tiêu dùng trong khu vực và đặt điều kiện cho các nước xuất khẩu vào EU. Thông thường, xuất khẩu vào thị trường có hạn ngạch vẫn đạt hiệu quả cao nên dễ xảy ra tình trạng tranh giành hạn ngạch. Để khắc phục tiêu cực đó, ngay sau khi ký kết Hiệp định, Bộ Thương mại và Bộ Công nghiệp đã xác định qui chế phân bổ hạn ngạch một cách công khai, trên cơ sở các tiêu chuẩn cụ thể được nêu trong các Thông tư Liên Bô. Theo Công văn số 3611/TM-XNK của Liên Bộ đã đề nghị Bộ Tài chính không thu lệ phí hạn ngạch XK hàng dệt may và thị trường EU những mặt hàng năm 2001 cấp giấy phép tự động, không cấp hạn ngạch cụ thể cho 18 mặt hàng thuộc nhóm 1 sau: khăn bông (cat. 9), quần lót (cat.13), áo khoác nam (cat.14), bộ pijama (cat.18), khăn trải gường (cat. 20), áo jacket (cat.21), áo dài nữ (cat.26), quần dệt kim (cat.28), vải tổng hợp (cat.35), khăn trải bàn (cat.39), sợi tổng hợp (cat.41), quần áo trẻ em (cat.68), quần áo bảo hộ lao động (cat.76), luới sợi (cat.97), gai (cat.118), quần áo bằng vải thô (cat.161) và khăn trải bàn bằng lanh. Và Bộ Tài chính đã chấp thuận và cho áp dụng đề nghị trên từ ngày 1/8/2000 với mục đích tăng sức cạnh tranh cho hàng dệt may của ta. Đồng thời hai Bộ đã thành lập một tổ điều hành bao gồm các chuyên viên hai bộ, có nhiệm vụ theo dõi, kiểm tra việc thực hiện của các doanh nghiệp, kịp thời báo cáo với lãnh đạo hai Bộ để xử lý các trường hợp vi phạm, phối hợp với EU giải quyết những vướng mắc kỹ thuật trong quá trình thực hiện Hiệp định. Và trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt hiện nay, để giảm bớt gánh nặng tài chính cho các doanh nghiệp, tăng khả năng cạnh tranh của hàng hóa, khuyến khích khai thác tối đa nguồn hạn ngạch sẵn có, giảm bớt những thủ tục không cần thiết. Công tác quản lý thời kỳ đầu còn lúng túng nay đã đi vào nền nếp và phát huy tác dụng. Tổ điều hành đã kiểm tra đôn đốc việc thực hiện của các doanh nghiệp, định kỳ công bố tình hình thực hiện Hiệp định để các doanh nghiệp theo dõi, khai thác những mặt hàng chưa sử dụng hết. Tổ điều hành cũng thường xuyên liên hệ với Phái đoàn Uỷ ban châu Âu và Thương vụ Việt nam tại Brussel để trao đổi thông tin và yêu cầu Uỷ ban hỗ trợ thêm bằng cách tăng hạn ngạch cho những mặt hàng có nhu cầu cao và dễ sản xuất. Ngoài ra, tổ điều hành EU cũng giới thiệu một số khách hàng đến với các doanh nghiệp chưa có điều kiện tiếp cận thị trường quốc tế. Công việc theo dõi thực hiện hạn ngạch đã được vi tính hoá, số liệu thực hiện từng loại hàng của từng doanh nghiệp được đưa vào máy tính hàng tuần. Các doanh nghiệp luôn luôn được đôn đốc, nhắc nhở kịp thời để không xảy ra tình trạng nơi không có hạn ngạch để làm, nơi thì làm không hết. Bảng 1: Xuất khẩu hàng dệt may của Việt nam sang EU Đơn vị tính: Triệu USD 2006 2007 Kim ngạch Xuất khẩu sang EU 1.190 1.400 Kim ngạch Xuất khẩu toàn ngành 5.096 7.780 Nguồn: doanh nghiệp 24h tháng 2/2008 Nhìn vào bảng chi tiết trên có thể thấy rằng kim ngạch xuất khẩu hàng dệt may vào thị trường EU năm 2007 so với năm 2006 tăng 15% Dự báo, năm 2008, xuất khẩu dệt may của nước ta vào EU sẽ gặp nhiều trở ngại hơn do EU bãi bỏ hạn ngạch với Trung Quốc. Theo nhận định của Hiệp hội Dệt may Việt Nam, việc EU bãi bỏ hạn ngạch đối với hàng dệt may Trung Quốc, đồng thời áp dụng một hệ thống giám sát “kiểm tra kép” để theo dõi việc cấp phép xuất khẩu hàng dệt may tại Trung Quốc và việc nhập khẩu mặt hàng này vào EU, sẽ tác động đáng kể đến hàng dệt may Việt Nam xuất sang EU, bởi Trung Quốc có năng lực cạnh tranh rất lớn do chủ động được nguyên liệu và có khả năng đáp ứng nhiều loại phẩm cấp hàng hóa. Theo đại diện một số doanh nghiệp dệt may Việt Nam cho biết, không chỉ riêng các DN xuất khẩu dệt may VN, mà các DN của nhiều quốc gia xuất khẩu dệt may lớn khác như Ấn Độ, Bangladesh..cũng lo ngại trước sức cạnh tranh của hàng dệt may Trung Quốc tại thị trường EU năm nay. c. Cơ hội cho các doanh nghiệp Việt Nam Mới đây, tại Trung tâm Triển lãm và Hội nghị Quốc tế TPHCM (HIECC), Tập đoàn Dệt may Việt Nam (Vinatex), phối hợp với Công ty Tổ chức triển lãm VCCI (VietchamExpo) và Công ty Triển lãm CP-Hồng Công, tổ chức triển lãm quốc tế chuyên ngành về máy, thiết bị và ng._.uyên phụ liệu ngành dệt và may Việt Nam 2008. Chủ tịch Hiệp hội Dệt May Việt Nam cho biết: triển lãm lần này sẽ giúp các doanh nghiệp (DN) dệt may đầu tư thêm công nghệ mới nhằm tăng dần tỷ lệ nội địa hóa, có thêm nguồn nguyên liệu để chủ động đáp ứng nhu cầu mua hàng của khách hàng nước ngoài, góp phần vào việc phát triển ngành dệt may Việt Nam từng bước hội nhập khu vực và quốc tế. Bởi, hàng dệt may của Việt Nam tuy có mức tăng trưởng cao, nhưng đang phải đối đầu với những nước có khả năng cạnh tranh cao, có nhiều thuận lợi từ nguồn nguyên liệu, thiết bị hiện đại, quản lý DN tốt, tài chính mạnh… Bên cạnh đó, có thể nhận thấy một điều, các sản phẩm của các nước đang cạnh tranh với Việt Nam thường rất đa dạng, mẫu mã luôn được thay đổi, chính vì vậy có thể đáp ứng thỏa mãn các nhu cầu của người tiêu dùng từ cấp thấp đến cấp cao. Mặc dù vậy,  ngành dệt may Việt Nam vẫn còn nhiều cơ hội phát triển mạnh mẽ trong 15-20 năm tới đây nhờ vào yếu tố giá lao động rẻ, phát triển ngành công nghiệp hóa dầu nên chủ động được nguyên liệu. Còn theo Thứ trưởng Bộ Công thương đưa ra bức tranh phát triển của ngành dệt may trong những năm tới là: phải đưa ngành dệt may đạt mức tăng trưởng sản xuất hàng năm từ 16%-18%, trong đó xuất khẩu đạt 20%. Theo đó, đến năm 2020, tăng trưởng sản xuất hàng năm từ 12%-14%, xuất khẩu đạt 15%; doanh thu toàn ngành đến 2010 đạt 14,8 tỷ USD, tăng lên 22,5 tỷ USD vào năm 2015 và 31 tỷ USD, trong đó xuất khẩu đạt 25 tỷ USD vào năm 2020. Để thực hiện được điều này, các DN trong ngành phải chuyên môn hóa, hiện đại hóa, nhằm tạo ra bước nhảy vọt về chất và lượng sản phẩm. Trước hết, đó là đầu tư vào thiết bị và công nghệ để gia tăng giá trị sản phẩm từ khâu thiết kế cho đến khâu bán hàng, nhằm mang lại những lợi ích thiết thực cho người tiêu dùng trong nước cũng như cho xuất khẩu. Trong đó, tính thời trang của sản phẩm dệt may phải tăng lên mới có thể cạnh tranh với sản phẩm dệt may các nước. Để thực hiện được chiến lược phát triển đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt, ngay bây giờ phải tập trung đầu tư phát triển nguồn nhân lực. Quá trình này sẽ được thực hiện đồng bộ nhiều biện pháp như đào tạo nghề, kỹ năng thực hành máy, các nhà thiết kế mẫu và thiết kế công nghệ (thiết kế nguyên liệu vải sợi...), công tác quản lý và tổ chức sản xuất trên các dây chuyền, chăm lo nâng cao đời sống công nhân. Giám đốc Vietcham Expo cho biết, năm nay là lần thứ 18 triển lãm được tổ chức và được xem là cuộc triển lãm có quy mô lớn nhất từ trước đến nay. Tổng diện tích cho các gian hàng tham gia là 12.000m2, với 395 công ty đến từ 27 quốc gia và các vùng lãnh thổ, trong đó có nhiều công ty chế tạo thiết bị dệt may hàng đầu của thế giới như Đức, Ý, Hà Lan, Thụy Sĩ, Hoa Kỳ, Hàn Quốc... Đây là cơ hội cho các DN dệt may Việt Nam tham quan, tìm hiểu mua các chủng loại thiết bị hiện đại được sản xuất từ các nước có công nghệ tiên tiến, nhằm đáp ứng cho sản xuất, nâng cao chất lượng sản phẩm, tăng năng lực cạnh tranh trong xu thế hội nhập toàn cầu. CHƯƠNG II QUI TRÌNH XUẤT KHẨU HÀNG DỆT MAY CỦA TOCONTAP I – Giới thiệu chung về Tocontap Tên đầy đủ : Công ty Cổ Phần Xuất Nhập Khẩu Tạp Phẩm - Hà Nội Tên giao dịch : VietNam National Sundries Import & Export Joint Stock Company Tên điện tín : TOCONTAP HANOI Fax : 84 (04) 8255917 Tel : 84(04)-8254191 E.mail : tocontap@fpt.vn Website : Giám đốc : Cao Văn Thuỷ Số Đăng ký kinh doanh : 0103012689 Ngày cấp : 01/06/2006. Thay đổi lần cuối ngày 28/06/2006 Số lượng nhân viên : 99 người Loại hình doanh nghiệp : Công ty Cổ phần  Loại hình kinh doanh : Thương mại  Công ty cổ phần xuất nhập khẩu tạp phẩm, Bộ Thương mại với tên giao dịch "TOCONTAP HANOI" là công ty XNK đầu tiên của Nhà nước Việt Nam độc lập, được thành lập từ ngày 05/3/1956. Trải qua nhiều giai đoạn lịch sử của đất nước, công ty vẫn không ngừng phát triển ổn định về mọi mặt và đóng góp một phần xứng đáng vào công cuộc xây dựng và đổi mới đất nước. Hiện công ty có quan hệ với các khách hàng tại trên 30 nước, là một cầu nối tin cậy giữa các nhà sản xuất và tiêu thụ hàng hóa. Thương hiệu TOCONTAP HANOI đã trở nên thân quen với nhiều bạn hàng trong và ngoài nước, đặc biệt với các đơn vị sản xuất và xuất nhập khẩu. Hai chi nhánh của công ty tại Hải Phòng và TP. Hồ Chí Minh đều hoạt động kinh doanh có hiệu quả. Bên cạnh xí nghiệp TOCAN chuyên sản xuất chổi quét sơn xuất khẩu năm vừa qua công ty đã thành lập thêm xí nghiệp liên doanh sản xuất giấy trang trí hoạt động ngay từ những ngày đầu của năm 2006. Là một trong những đơn vị đầu tiên được giao nhiệm vụ xuất nhập khẩu trải qua 44 năm hoạt động của Công ty đã có 10 lần thay đổi cơ cấu tổ chức trong đó 9 lần tách 1 lần nhập Năm 1964: Tách thành lập ARTEXPORT; Năm 1971: Tách thành lập BAROTEX; Năm 1972: Tách các cơ sở sản xuất của Công ty ra giao cho Bộ công nghiệp nhẹ quản lý; Năm 1978: Tách thành lập TEXTIMEX; Năm 1985: Tách thành lập MECANIMEX; Năm 1987: Tách thành lập LEAPRODOXIM; Năm 1990: Tách Công ty Xuất nhập khẩu tạp phẩm phía nam thành Công ty trực thuộc Bộ thương mại. Đến năm 1993, để đáp ứng điều kiện kinh doanh trong cơ chế thị trường, theo đề nghị của Vụ trưởng vụ tổ chức và của giám đốc Công ty Xuất nhập khẩu tạp phẩm, Bộ thương mại ra quyết định thành lập doanh nghiệp nhà nước số 333TM/TCCB ngày 31 - 3 - 1993 Và mới đây, đến năm 2006, công ty đã được chuyển đổi (CPH) DNNN theo quyết định số 2537/QĐ – BTM ngày 18/10/2005 và số 0206/QĐ – BTM ngày 13/2/2006 của Bọ trưởng Bộ Thương Mại và đổi tên thành Công ty cổ phần Xuât nhập khẩu tạp phẩm Hà Nội. Năm 2006 là năm mở đầu thời kỳ mới khi TOCONTAP HANOI đã hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ của DNNN để hoạt động theo mô hình công ty cổ phần. Với truyền thống hơn 50 năm không ngừng phát triển và trưởng thành, với đội ngũ nhân viên có phẩm chất đạo đức và trình độ chuyên môn sâu rộng, chủ động sáng tạo và thương hiệu TOCONTAP HANOI đầy uy tín có thể nói Công ty là một cầu nối tin cậy giữa các nhà sản xuất và các nhà tiêu thụ hàng hóa. Khi được cổ phần hóa, vốn điều lệ của Tocontap là 34.000.000.000 ( Ba mươi tư tỷ đồng VN) do vốn góp của nhà nước và các cổ đông khác, trong đó số cổ phần của nhà nước lên tới 1.001.300 cổ phần, còn lại là 176.900 cổ phần của 97 cổ đông khác. Số cổ phần của nhà nước do Ông Cao Văn Thủy và ông Trần Như Sơn trực tiếp quản lý và Ông Cao Như Thủy được bầu làm Tổng giám đốc Tocontap Hà Nội. Bảng 2: Danh sách cổ đông sáng lập Số TT Tên cổ đông Nơi đăng kí hộ khẩu thường trú đối với cá nhân hoặc địa chỉ trụ sở chính đối với tổ chức Số cổ phần 1 Vốn nhà nước Người trực tiếp quản lý phần vốn góp: Cao Văn Thủy Trần Như Sơn Căn 612, nhà CT4A2, phường Đại Kim, quận Hoàng Mai, Hà Nội Số 2 Điện Biên Phủ, phường Cửa Nam, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội 1.001.300 2 97 Cổ đông khác 176.900 (Nguồn: Giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh Công ty Cổ Phần Số 0103012689) Bảng 3: Địa điểm và người hướng dẫn thực tập Địa điểm thực tập Phòng XNK 6 Người hướng dẫn Ô. Phạm Văn Quế - Trưởng phòng XNK 6 Điện thoại 048253617 Mobile 0903225659 Giới thiệu về cơ cấu tổ chức và hoạt động của Tocontap Trải qua quá trình phát triển với 10 lần thay đổi bộ máy quản lý và cơ cấu tổ chức đội ngũ cán bộ công nhân viên của Công ty cũng có nhiều biến đổi được thay thế và hoàn thiện hơn để đáp ứng yêu cầu của công việc.Ngày nay,trong cơ chế mới các chính sách xuất nhập khẩu của nhà nước với việc mở rộng các thành phần kinh tế tham gia kinh doanh xuất nhập khẩu và Nghị quyết 47/1998-NQ-UBTVQH 10 nhằm thực hiện chủ trương "CNH-HĐH hướng vào xuất khẩu" thì Công ty đã đứng trước thực tế có rất nhiều đối thủ cạnh tranh.Do đó một bộ máy có năng lực tổ chức hợp lý sẽ quyết định rất nhiều sự thành công của Công ty trên thương trường. Cơ cấu tổ chức sản xuất theo không gian TOCONTAP có cơ cấu tổ chức sản xuất theo không gian như sau: - Trụ sở chính tại 36 phố Bà Triệu, phường Hàng Bài, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội. - 1 Xí nghiệp: Xí nghiệp Tocan, Phố Nguyễn Huy Tưởng, Phường Thanh Xuân Trung, Quận Thanh Xuân, Hà Nội. - 2 chi nhánh tại Hải Phòng và Hồ Chí Minh: + Chi nhánh Tocontap tại Thành Phố Hải Phòng: Địa chỉ 96A Đường Nguyễn Đức Cảnh, Thành phố Hải Phòng. Tel: 031700752     Fax: 031700512 + Chi nhánh Tocontap tại Thành Phố Hồ Chí Minh: địa chỉ số 1168D 3/2, Quận 11, Thành phố Hồ Chí Minh Tel: 088 558 232/583783 Fax: 088 558232 Cơ cấu bộ máy quản trị Bộ máy quản trị của công ty gồm có 4 cấp quản trị, bao gồm 7 phòng ban và các chi nhánh, văn phòng đại diện của công ty. Các phòng ban được tổ chức rất hiệu quả, mỗi phòng ban tuy có những chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều được đặt trong mối quan hệ chặt chẽ với các phòng ban khác nhằm đảm bảo sự phối hợp thống nhất từ trên xuống dưới, góp phần nâng cao hiệu quả của hoạt động kinh doanh XNK của công ty. Phòng kinh doanh của công ty gồm 7 phòng XNK riêng biệt, chuyên XNK những mặt hàng riêng và vẫn có thể mở rộng mặt hàng kinh doanh.Các phòng kinh doanh này có sự độc lập khá cao và tự tìm kiếm các hợp đồng cho mình. Cơ cấu bộ máy quản trị của Tocontap được biểu hiện qua sơ đồ dưới đây TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC PHÒNG KHO VẬN VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN VÀ XÍ NGHIỆP PHÒNG TỔNG HỢP PHÒNG TỔ CHỨC PHÒNG HÀNH CHÍNH PHÒNG KẾ TOÁN TÀI CHÍNH PHÒNG KINH DOANH XÍ NGHIỆP TOCAN CHI NHÁNH HỒ CHÍ MINH CHI NHÁNH HẢI PHÒNG XNK 8 XNK 7 XNK 6 XNK 4 XNK 3 XNK 2 XNK 1 Bảng 4: Sơ đồ bộ máy quản trị của TOCONTAP Nguồn: Tổng hợp từ quá trình thực tập tại công ty Chức năng, nhiệm vụ của các chức danh và các phòng ban trong công ty được quy định cụ thể như sau Tổng giám đốc + Chịu trách nhiệm điều hành chung mọi hoạt động của Công ty. + Tổng giám đốc có trách nhiệm báo cáo kết quả hoạt động và tình hình chung của Công ty trước cơ quan Nhà nước có thẩm quyền,cụ thể là Bộ Thương mại. + Tổng giám đốc có trách nhiệm bảo vệ quyền lợi của Công ty ,chịu trách nhiệm trước phápluật về mọi hoạt động của Công ty. Phó Tổng giám đốc + Được phân công phụ trách một hoặc một số lĩnh vực công tác và chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về lĩnh vực được giao và giải quyết công việc khi Tổng giám đốc đi vắng. + Ngoài ra còn được uỷ quyền duyệt phương án kinh doanh của Công ty, các chi nhánh, các phòng xuất nhập khẩu tổng hợp, các phòng ban khác. Phòng Tổng hợp + Chịu trách nhiệmlập kế hoạch kinh doanh và làm công tác đối ngoại , thực hiện các công việc ngoại giao tại thị trường ,dự thảo các hợp đồng nguyên tắc điều lệ buôn bán quốc tế,tham mưu cho Ban giám đốc trong các quyết định mặt hàng và thị trường. + Phòng còn Tổng hợp các vấn đề về đối nội , đối ngoại , sản xuất kinh doanh. Thông tin kịp thời các só liệu trong và ngoài nước có liên quan đến sản xuất kinh doanh và hoạt động của Công ty tìm hiểu các đối tác , phiên dịch và biên dịch các tài liệu phục vụ cho kinh doanh, thẩm định và kiểm tra các phương án kinh doanh xuất nhập khẩu trước khi trình ký. + Hướng dẫn các đơn vị xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh và tổng hợp báo cáo theo tháng, quý, năm của Công ty. + Tổng hợp và phân tích các dữ liệu phát sinh cung cấp cho tổng giám đốc và các phòng quản lý để kịp điều chỉnh hoạt động của Công ty. + Lập báo cáo tổng hợp của Công ty trình Bộ chủ quản và các ngành liên quan; theo dõi đôn đốc các phòng kinh doanh xuất nhập khẩu thông qua giấy phép, tờ khai hải quan để Tổng giám đốc nắm được tình hình kinh doanh của các bộ phận. + Hàng tháng cung cấp số liệu thực hiện kim ngạch xuất nhập khẩu của từng đơn vị cho phòng kế toán để tính tiền lương. Phòng Kế toán-Tài chính + Tổ chức công tác kế toán và thông tin kinh tế. + Xây dựng hệ thống sổ sách chứng từ sử dụng cho phù hợp thực tiễn tại Công ty và quy định của Bộ Tài chính. + Lập kế hoạch sử dụng các nguồn vốn,kế hoạch chi phí đảm bảo an toàn và sử dụng có hiệu quả vốn. + Phản ánh và kiểm soát tình hình thực hiện các chỉ tiêu tài vụ trong kỳ,hoạch toán kinh tế trong khuôn khổ luật pháp và quy tắc của nhà nước. + Tham mưu cho Ban giám đốc trong việc đề xuất các phương thức kinh doanh áp dụng cho Công ty,các điều khoản trong hợp đồng kinh tế. + Tổ chức phân phối lợi nhuận và tích luỹ lợi nhuận. + Lập báo cáo kế toán tài chính đúng hạn. + Xây dựng, củng cố bộ máy kế toán và tổ chức kế toán tại Công ty đảm bảo hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được giao + Ngoài ra phòng còn có nghĩa vụ phổ biến các văn bản của Nhà nước ban hành đến công tác kế toán.Hướng dẫn và bồi dưỡng đội ngũ cán bộ kế toán tại Công ty. Phòng Hành chính quản trị + Làm công tác phụ trách hành chính và bảo vệ tài sản của Công ty. + Chức năng chính là phục vụ sản xuất kinh doanh, quản lý hành chính, văn thư lưu trữ tài liệu hồ sơ chung, huy động xe, các thiết bị mua sắm để phục vụ quản lý điều hành vào hoạt động kinh doanh trong toàn Công ty có hiệu quả và tiết kiệm. + Đề xuất mua sắm đồ dùng phương tiện làm việc và phục vụ các nhu cầu sinh hoạt của Công ty sửa chữa nhà cửa, bảo vệ an toàn cơ quan; duy trì thời gian làm việc giữ vệ sinh đảm bảo môi trường Công ty sạch đẹp văn minh. Phòng Tổ chức + Quản lý cán bộ công nhân viên trong Công ty. + Tổ chức quản lý lao động của Công ty theo nhiệm vụ của Công ty như sắp xếp bố trí lao động, nhu cầu điều động của Tổng giám đốc trên cơ sở nắm vững các quy định về Luật lao động và hợp đồng lao động. + Tổ chức bảo vệ an toàn cho Công ty về an ninh chính trị, phòng gian bảo mật. +Quy hoạch về đào tạo, tuyển dụng lao động theo nhiệm vụ của sản xuất kinh doanh. + Giải quyết khiếu nại, tố tụng và đảm bảo quyền lợi cho người lao động. Phòng kinh doanh Trước đây Công ty có 8 phòng xuất nhập khẩu nay sát nhập lại còn 7 phòng có chức năng kinh doanh những mặt hàng riêng biệt.Tuy nhiên để phát huy hết khả năng và tiềm lực của các phòng hoạt động kinh doanh nhằm đem lại hiệu quả cao Công ty đã cho phép các phòng này có thể mở rộng mặt hàng tuỳ theo yêu cầu của từng hợp đồng ký kết. + Phòng xuất nhập khẩu 1: Kinh doanh các mặt hàng về giấy như bìa cácton,giấy photo,giấy láng Đài loan,giấy Duplex... + Phòng xuất nhập khẩu 2: Kinh doanh các mặt hàng gốm sứ,đồ thủ công mỹ nghệ,kính dân dụng đồ chơi trẻ em... + Phòng xuất nhập khẩu 3: Kinh doanh các mặt hàng quần áo thể thao... + Phòng xuất nhập khẩu 4: Kinh doanh các mặt hàng giầy dép cao sư dụng cụ thể thao... + Phòng xuất nhập khẩu 6: Kinh doanh trang thiết bị văn phòng. + Phòng xuất nhập khẩu 7: Kinh doanh các mặt hàng tre gỗ song mây. + Phòng xuất nhập khẩu 8: Kinh doanh các mặt hàng nông sản. Phòng Kho vận Là nơi giao nhận hàng hoá tại Hà nội. Xí nghiệp Tocan Là đơn vị sản xuất duy nhất của Công ty làm gia công chổi quét sơn lăn tường để xuất sang Canada, Mỹ, Australia. (Sắp tới đây, Xí nghiệp Tocan sẽ bị giải thể vì không có giấy phép kinh doanh) Chi nhánh tại Hải phòng(TOCONTAP-Hải phòng) Kinh doanh xuất nhập khẩu tại vùng Duyên hải Phía Bắc và nhận hàng tại cảng Hải Phòng, phụ trách cửa hàng ở thị xã Kiến An. Chi nhánh tại Thành phố Hồ chí minh (TOCONTAP-TP Hồ Chí Minh) Làm công tác giao nhận hàng hoá và kinh doanh xuất nhập khẩu tại các tỉnh phía nam và đồng bằng sông Cửu Long Các lĩnh vực, nghành nghề kinh doanh của Tocontap - Kinh doanh hàng nông sản, lâm sản, hải sản, thực phẩm, thủ công, thủ công mỹ nghệ, tạp phẩm, công nghệ phẩm, sản phẩm dệt, may, da giầy ( trừ loại lâm sản Nhà nước cấm) - Kinh doanh vật tư, máy móc, thiết bị, nguyên liệu, vật liệu xây dựng, hóa chất (trừ hóa chất nhà nước cấm), kim khí điện máy, phương tiện vận tải. - Kinh doanh khách sạn và dịch vụ khách sạn, đại lý bán buôn, bán lẻ hàng hóa (Không bao gồm kinh doanh quán Bar, phòng hát Karaoke, vũ trường). - Tổ chức gia công chế biến, hợp tác đầu từ, liên doanh liên kết với các tổ chức trong và ngoài nước. - Kinh doanh đồ uống, rượu, bia, nước giải khát (Không bào gồm kinh doanh quán Bar). - Kinh doanh máy móc, vật tư, trang thiết bị Y tế, máy móc, thiết bị ngành in. - Mua bán sắt thép phế liệu, phá dỡ tàu biển cũ làm phế liệu để tiêu thụ trong nước. - Kinh doanh phân bón, máy móc, vật tư phục vụ nông nghiệp (Không bao gồm thuốc bảo vệ thực vật). - Kinh doanh các dụng cụ, thiết bị và máy móc trong ngành dịch vụ. - Kinh doanh các thiết bị phóng cháy, chữa cháy, cứu hộ cứu nạn. - Kinh doanh gỗ ép định hình ./. (Doanh nghiệp chỉ kinh doanh khi có đủ điều kiện theo qui định của pháp luật) Trang thiết bị phục vụ quá trình kinh doanh Tocontap mới được cổ phần hóa trong vài năm gần đây, chính vì thế, cơ sở vật chất hầu hết vẫn là của một DNNN từ trước. Các phòng đều có các máy tính, máy in riêng và đều được nối mạng internet, tuy nhiên đều là hệ thống máy tính, tốc độ xử lý chậm. Mới đây, cũng chỉ có phòng kế toán - tài chính được thay bộ máy tính mới để phục vụ công việc kế toán thuận lợi hơn. Ngoài ra, cơ sở hạ tầng tuy rộng nhưng đã cũ và thật sự không cần thiết đối với Tocontap vì các phòng ban là quá rộng và tiền thuê thì không phải là rẻ => lãng phí trong quá trình kinh doanh. Vấn đề này đã được công ty tính đến và sẽ tìm cách khắc phục dần trong một vài năm tới. Mỗi phòng kinh doanh có một phòng làm việc riêng và phải tự quản lý mọi tài sản trong phòng của mình. Nguồn nhân lực và chính sách quản lý nguồn nhân lực Qua sơ đồ bộ máy tổ chức của Tocontap trong hình 1, ta có thể thấy, tại Tocontap thì nguồn nhân lực tại các phòng kinh doanh là riêng biệt. Tùy theo mặt hàng và qui mô của từng phòng mà số lượng nhân viên là nhiều hay ít. Các phòng kinh doanh phải tự giám sát, quản lý nhân viên của phòng mình và phải báo cáo với giám đốc khi có sự thay đổi nhân sự trong phòng mình. Công ty còn có các chính sách nhằm củng cố, nâng cao năng lực và trình độ nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên trong công ty Phối hợp chặt chẽ hoạt động của các phòng ban, các bộ phận trong công ty nhằm xây dựng nội bộ thống nhất đoàn kết có tinh thần trách nhiệm cao, tạo sự liên kết kinh doanh giữa các phòng kinh doanh trong công ty trong việc kinh doanh quốc tế. Kết hợp vừa học vừa làm, đào tạo đội ngũ nhân viên mới qua quá trình làm việc kết hợp với việc tổ chức các buổi thảo luận, các chương trình đào tạo ngắn hạn và dài hạn về kiến thức cũng như ngiệp vụ, nâng cao trình độ và ý thức trách nhiệm của nhân viên. Ngoài ra, hàng năm khi đến các dịp lễ tết, Công ty thường tổ chức cho các cán bộ đã về hưu gặp mặt với nhau và với các cán bộ mới. Điều này chứng tỏ, Công ty rất quan tâm tới đội ngũ cán bộ công nhân viên trong công ty. Chính sách Marketing Tocontap là một doanh nghiệp chỉ kinh doanh trong lĩnh vực XNK, chính vì thế, các khách hàng của doanh nghiệp đại bộ phận là các khách hàng quen thuộc của Công ty. Ngoài ra, để quảng bá thương hiệu của mình, Tocontap còn thông qua mạng Internet bằng website của công ty: www.tocontap-hanoi.vnn.vn và một số website khác như các trang báo điện tử … II - Qui trình xuất khẩu hàng dệt may tại Tocontap Qui trình xuất khẩu của Tocontap trên thực tế cũng khá giống như trong lý thuyết. Là một công ty lâu năm trong lĩnh vực XNK, Tocontap có khá nhiều lợi thế khi tiến hành xuất khẩu. Qui trình xuất khẩu hàng dệt may của Tocontap bao gồm một số bước như sau: 1. Qui trình nghiệp vụ gia công xuất khẩu Như chúng ta đã biết, gia công xuất khẩu là một phương thức kinh doanh trong đó một bên ( gọi là bên nhận gia công ), nhập khẩu nguyên phụ liệu hoặc bán thành phẩm của một bên khác ( gọi là bên đặt gia công ) để sản xuất và chế biến ra thành phẩm, giao lại cho bên đặt gia công và nhận tiền thù lao ( gọi là phí gia công ). Đối với hàng Dệt – May, Tocontap nhập nguyên phụ liệu như vải và các phụ liệu gắn vào sản phẩm như cúc, nhãn túi nylon... của bên đặt gia công, hoặc chỉ nhập nguyên liệu như vải còn các phụ liệu khác doanh nghiệp sẽ cung cấp, sau đó sản xuất ra hàng thành phẩm như quần áo...xuất trả cho bên đặt gia công và nhận tiền gia công. Tiền gia công sẽ được trả theo các phương thức thanh toán qui định trong hợp đồng gia công. Để có được một hợp đồng gia công hàng Dệt - May, công ty phải tiến hành các bước sau: - Tìm kiếm và lựa chọn khách hàng. - Đàm phán và ký kết hợp đồng. - Tổ chức thực hiện hợp đồng. Tìm kiếm và lựa chọn khách hàng Các doanh nghiệp thường tìm kiếm bạn hàng của mình bằng cách quảng cáo sản phẩm trên các phương tiện thông tin đại chúng, hoặc qua các đại lý hay các cửa hàng giới thiệu sản phẩm của doanh nghiệp mình. Nhưng, chủ yếu khách hàng đã tự đến với doanh nghiệp bởi uy tín và chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp hoặc qua môi giới. Tuy nhiên, doanh nghiệp nên lựa chọn những khách hàng có nhu cầu gia công lớn, có tính chất lâu dài và ổn định. Tổ chức đàm phán và ký kết hợp đồng gia công xuất khẩu Các nhà kinh doanh xuất khẩu phải luôn nhận thức được rằng, đàm phán không chỉ có nghĩa là ngồi trên bàn để thảo luận mà đàm phán diễn ra dưới mọi góc độ của công việc kinh doanh và bằng nhiều hình thức. Sự tài tình khéo léo và kỹ thuật đàm phán là hành trang không thể thiếu được của các nhà doanh nghiệp, nó mang lại thành công trong sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp. Các hình thức giao dịch đàm phán Các doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực xuât nhập khẩu thường áp dụng các hình thức giao dịch đàm phán như: giao dịch đàm phán qua thư tín, qua điện thoại và gặp gỡ trực tiếp để đàm phán. * Giao dịch đàm phán qua thư tín Ngày nay, thư từ và điện tín vẫn còn là phương tiện chủ yếu để giao dịch giữa những người làm công tác xuất nhập khẩu. Đây là hình thức mà các doanh nghiệp xuất nhập khẩu như Tocontap thường áp dụng. Những cuộc tiếp xúc ban đầu thường qua thư từ. Ngay cả khi hai bên có điều kiện để gặp gỡ nhau trực tiếp thì việc duy trì quan hệ cũng phải thông qua thư tín thương mại. Khi sử dụng thư tín để giao dịch đàm phán, các nhà doanh nghiệp luôn nhớ rằng, thư từ là “ sứ giả “ của mình đến với khách hàng. Khách hàng thường rất để ý đến những lời lẽ trong thư giao dịch, họ sẽ đánh giá mình qua những thư từ mình gửi đến. Bởi vậy, khi viết thư, gửi thư và giao dịch bằng thư tín cần đảm bảo những yêu cầu : lịch sự, chính xác, khẩn trương và kiên nhẫn. Giấy viết thư cũng cần phải được chuẩn bị chu đáo, tiêu đề in rõ ràng, đầy đủ: tên địa chỉ, số điện thoại, địa chỉ điện tín của doanh nghiệp. Thư viết một mặt giấy, lời lẽ phải lịch sự, đúng mức, phù hợp với cách xưng hô, chào hỏi của mỗi nước, mỗi thứ tiếng, tránh cộc lốc, tránh cầu kỳ. Thư viết phải ngắn gọn, rõ ràng, dễ hiểu, và thường sử dụng tiếng Anh. Đối với khách hàng mới, thông qua thư từ, chúng ta thường giới thiệu những thông tin về doanh nghiệp như : - Máy móc thiết bị của doanh nghiệp - Qui trình công nghệ - Qui mô nhà xưởng - Số lượng lao động - Mặt hàng thường sản xuất - Năng lực sản xuất - Trình độ tay nghề của công nhân Qua những thông tin này, khách hàng có thể thấy được khả năng của doanh nghiệp mình, nhờ đó có thể thu hút được khách hàng đến với doanh nghiệp. * Giao dịch đàm phán qua điện thoại Để biết được thông tin một cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian. Đây là hình thức giao dịch rất phổ biến trong quá trình kinh doanh. Tuy nhiên, những thông tin cần phải giao dịch qua điện thoại là những thông tin khẩn hoặc những thông tin ngắn gọn. Ví dụ: sắp đến ngày giao hàng, nhưng chưa nhận được L/C, ta nên gọi điện hỏi xem khách hàng đã mở L/C chưa, và ta có thể nhận được trả lời ngay chứ không phải chờ đợi như giao dịch bằng thư tín. * Giao dịch đàm phán trực tiếp Sau khi biết được khả năng doanh nghiệp có thể đáp ứng được nhu cầu đặt hàng của mình, khách hàng sẽ gửi cho doanh nghiệp mẫu hàng cần gia công như quần, áo váy...Trên cơ sở hàng mẫu của khách, doanh nghiệp sẽ tính giá gia công sơ bộ, định mức cho mỗi sản phẩm, trước khi tổ chức gặp gỡ trực tiếp với khách hàng để đàm phán cụ thể và ký hợp đồng gia công. Hàng Dệt – May là mặt hàng có tính thẩm mỹ cao, được thể hiện trên các sản phẩm bằng kiểu dáng, các họa tiết, các đường may, các đường diễu..., nó đòi hỏi các bên tham gia phải gặp gỡ nhau trực tiếp để thỏa thuận trên cơ sở của sản phẩm cụ thể. Bởi vậy, việc gặp gỡ giữa hai bên để trao đổi về điều kiện giao dịch, về mọi vấn đề liên quan đến việc ký kết và thực hiện hợp đồng là đặc biệt quan trọng. Hình thức đàm phán này đẩy nhanh tốc độ giải quyết mọi vấn đề giữa hai bên. Hai bên trực tiếp gặp gỡ nhau tạo điều kiện cho việc hiểu biết nhau tốt hơn và duy trì được quan hệ tốt, lâu dài Các cuộc đàm phán thường diễn ra tại các doanh nghiệp của bên nhận gia công. Nội dung chủ yếu của cuộc đàm phán là thảo luận về các vấn đề liên quan đến kỹ thuật, giá cả, và thời gan giao hàng... Khi đàm phán với khách hàng, người tham gia đàm phán phải nắm chắc về kỹ thuật Dệt – May, hiểu rõ nghiệp vụ ngoại thương, phải tự chủ, phản ứng nhanh nhậy... để có thể tỉnh táo, bình tĩnh nhận xét, nắm được yêu cầu của khách hàng, nhanh chóng có biện pháp đáp ứng trong những trường hợp cần thiết hoặc quyết định ngay tại chỗ khi thấy thời cơ ký kết đã chín muồi. Trong cuộc đàm phán trực tiếp với khách hàng, nên tránh bàn bạc, tham khảo ý kiến của nhau trước mặt khách hàng để trả lời khách hàng mà doanh nghiệp cần phải chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi tiến hành đàm phán trực tiếp, cần xác định rõ mục đích, yêu cầu của cuộc đàm phán, dự kiến biện pháp để đạt được những kết quả mong muốn và quan trọng là phải tìm hiểu kỹ khách hàng, dự kiến những vấn đề, những yêu cầu mà khách hàng sẽ nêu ra trong cuộc đàm phán và cách giải quyết những vấn đề và yêu cầu đó. Ví dụ: Khi chuẩn bị đàm phán để ký hợp đồng gia công áo sơ mi nam, doanh nghiệp, trên cơ sở áo mẫu của khách hàng đã nhận được, cần phải chuẩn bị ít nhất là 2 phương án giá: giá đối hàng sẽ xuất vào thị trường quản lý bằng hạn ngạch và giá đối với hàng xuất vào thị trường không hạn ngạch, vì khi gửi áo mẫu cho doanh nghiệp, khách hàng thường chưa đề cập tới địa chỉ giao hàng, và trong mỗi phương án giá đó cũng phải chuẩn bị 2 mức giá: giá chào ban đầu và giá có thể chấp nhận và bản định mức dự kiến. Trong giao dịch buôn bán, việc mặc cả giá là lẽ đương nhiên, do vậy khi đàm phán, cần theo dõi lời nói, cách phát biểu, và những thái độ biểu lộ của khách hàng để phán đoán được ý định và điều quan tâm thực sự của khách hàng, nếu thấy họ chỉ thực sự quan tâm đến chất lượng thì việc mặc cả giá đối với họ chỉ là lấy lệ, giá cả đối với họ không phải là vấn đề quan tâm chính, lúc đó người tham gia đàm phán phải hiểu và kiên quyết giữ mức giá ban đầu nhưng phải luôn tỏ thái độ mền mỏng, lịch sự. Việc ký hợp đồng trong đàm phán cần được tiến hành kịp thời khi điều kiện ký kết đã chín muồi, không nên nóng vội. Ngôn ngữ dùng đàm phán thường là tiếng Anh, bởi vậy, doanh nghiệp nên cử người tham gia đàm phán thông thạo tiếng Anh vì như vậy sẽ dễ dàng, chủ động, linh hoạt và nâng cao được tốc độ đàm phán. Trong trường hợp cần phiên dịch, người phiên dịch cũng cần phải biết trước nội dung đàm phán. Người tham gia đàm phám cần phải nói rõ ràng, dễ hiểu giúp người phiên dịch dịch được trung thành ý tứ của cả hai bên. Việc giao dịch đàm phán nếu có kết quả sẽ dẫn tới ký kết hợp đồng. Hợp đồng gia công hàng may mặc thường được thành lập dưới hình thức văn bản, trong đó ghi rõ nội dung, các điều kiện giao dịch đã được thỏa thuận và có chữ ký của cả hai bên. Các điều kiện, điều khoản trong hợp đồng phải xuất phát từ đặc điểm của hàng Dệt – May và không được có những điều khoản trái với luật lệ hiện hành của nước ta hoặc của nước bên đặt gia công. Người đứng ra ký kết hợp đồng phải đúng là người có thẩm quyền ký kết. Ngôn ngữ dùng để xây dựng hợp đồng phải là thứ ngôn ngữ mà cả hai bên cùng thông thạo, và thường được làm bằng tiếng Anh. Tổ chức thực hiện hợp đồng gia công hàng Dệt – May Sau khi hợp đồng gia công đã được ký kết, doanh nghiệp xuất khẩu với tư cách là bên nhận gia công phải tổ chức thực hiện hợp đồng đó. Đây là một công việc rất phức tạp, nó đòi hỏi phải tuân thủ luật quốc gia và quốc tế, đồng thời, bảo đảm được quyền lợi quốc gia nói chung, quyền lợi và uy tín của doanh nghiệp nói riêng. Về mặt kinh doanh, trong quá trình thực hiện các khâu công việc để thực hiện hợp đồng gia công, doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu phải cố gắng tiết kiệm chi phí lưu thông, nâng cao tính doanh lợi của toàn bộ nghiệp vụ giao dịch. Để thực hiện hợp đồng gia công hàng Dệt – May các doanh nghiệp cần tiến hành các khâu công việc sau: Làm thủ tục nhập nguyên phụ liệu a - Đăng ký hợp đồng gia công kèm bản định mức với hải quan. b - Làm thủ tục nhập nguyên phụ liệu trên cơ sở bộ chứng từ của bên đặt gia công: Khi nhận được bộ chứng từ của bên đặt gia công, doanh nghiệp phải tiến hành các bước sau: - Kiểm tra bộ chứng từ: hóa đơn, phiếu đóng gói, vận đơn... - Làm thủ tục hải quan: nếu bộ chứng từ hoàn toàn hợp lệ ( địa chỉ người nhận, tên hàng, số lượng khớp nhau... ) thì tiến hành khai báo hải quan. Bộ hồ sơ bao gồm: + Hợp đồng gia công đã đăng ký. + Bộ chứng từ gửi nguyên phụ liệu (của bên đạt gia công hoặc của nhà cung cấp) + 03 tờ khai: trên tờ khai, ngoài các chi tiết như: người gửi, người nhận, số hợp đồng và tổng trị giá nguyên phụ liệu... doanh nghiệp phải khai báo chi tiết danh mục hàng hóa cụ thể: tên hàng, số lượng. Ví dụ : Danh mục nguyên phụ liệu nhập khẩu thuộc hợp đồng gia công phải kê khai chi tiết như sau: Bảng 5: Danh mục nguyên phụ liệu nhập khẩu thuộc hợp đồng gia công CÔNG TY CP XNK BẢNG KÊ CHI TIẾT HÀNG HÓA KÈM THEO TẠP PHẨM TỜ KHAI NHẬP KHẨU ( SỐ NGÀY 20/09/2007 ) STT TÊN HÀNG Đ/V TÍNH S.LƯỢNG Vải Cotton 100% khổ 112/114cm Mét 8.658 Vải PE% 50%Cotton 50% khổ 112/114cm - 10.976 Vải PE 70%Cotton 30% khổ 112/114cm - 7.772 Dựng khổ 89/92 CM - 1.571 Dựng cắt sẵn Chiếc 45.274 Dựng khổ 33 mm Mét 19.348 Dựng khổ 35 mm - 876 Cúc Chiếc 217.367 Nhãn các loại - 192.229 Cá cổ Bộ 30.000 Kẹp nhựa Chiêc 83.000 Nơ cổ - 23.600 Khoanh cổ - 26.253 Bìa lưng - 26.530 Túi Nylon - 14.597 Đệm cúc - 4.000 Giấy poluya - 1.238 Băng dính móc Mét 100 Băng trang trí Chiếc 1.036 Nguồn: phòng Xuất nhập khẩu 6 - Sau khi làm xong thủ tục, hải quan tiến hành kiểm tra hàng hóa (kiểm hóa ). Hải quan sẽ phạt nếu phát hiện thấy hàng thực tế không khớp với danh mục hàng đã khai báo. Trong thực tế đã xảy ra nhiều trường hợp như vậy và thường là do lỗi của bên đặt gia công ( do sơ suất, khách hàng đã lập._.