Hoàn thiện quy trình xuất khẩu hàng nông sản của Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Tổng hợp I Việt Nam

hững thành tựu nổi bật về xuất khẩu, nhưng kim ngạch xuất khẩu của Việt Nam những năm vừa qua vẫn khá là khiêm tốn. Thị phần hàng hoá xuất khẩu của Việt Nam trên thị trường thế giới còn quá nhỏ bé. Là một nước nông nghiệp, hàng nông sản luôn là sản phẩm xuất khẩu chủ lực của Việt Nam. Tuy nhiên, trước thềm WTO, hàng nông sản của Việt Nam xuất khẩu sang thị trường nước ngoài sẽ phải đối mặt với nhiều vấn đề về cạnh tranh, chất lượng sản phẩm… Do vậy, để duy trì và phát triển được thị phần của hàng nông sản Việt Nam, một trong số những việc làm là: hoàn thiện hơn quy trình xuất khẩu hàng nông sản của Việt Nam ra thị trường thế giới. Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Tổng hợp I Việt Nam đã được thành lập từ rất lâu, có bề dày truyền thống về xuất khẩu. Có nhiều kinh nghiệm trong việc xuất khẩu nhiều mặt hàng như may mặc, nông sản… Tuy nhiên, cũng giống như các doanh nghiệp khác, công ty vẫn gặp nhiều vấn đề làm ảnh hưởng đến quy trình xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài. Trong thời gian tìm hiểu, nghiên cứu, thực tập tại Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Tổng hợp I, em đã chọn đề tài: "Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình xuất khẩu hàng nông sản của Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Tổng hợp I Việt Nam" cho báo cáo thực tập của mình. Mục đích và ý nghĩa nghiên cứu: đề xuất một số giải pháp hoàn thiện quy trình xuất khẩu hàng nông sản của công ty. Ngoài ra, em còn mong muốn tìm hiểu sâu hơn về hoạt động xuất nhập khẩu hàng nông sản tại công ty đồng thời củng cố thêm kiến thức đã được học tại trường. Kết cấu của chuyên đề gồm 3 chương: Chương I: Khái quát chung về Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Tổng hợp I Việt Nam Chương II: Quy trình ký kết hợp đồng xuất khẩu hàng nông sản của Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Tổng hợp I Việt Nam Chương III: Một số đề xuất Do thời gian thực tập không nhiều, kiến thức và kinh nghiệm thực tế còn nhiều hạn chế nên em chắc chắn không tránh khỏi những sơ xuất trong quá trình nghiên cứu. Em rất mong được sự đóng góp, chỉ bảo của thầy cô. Em xin chân thành cảm ơn cô giáo TS. Trịnh Thị Thu Hương và quý công ty đã tận tình chỉ bảo em để hoàn thành bài viết này. CHƯƠNG I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU TỔNG HỢP I VIỆT NAM I. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN 1. Lịch sử hình thành của Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Tổng hợp I Việt Nam a. Lịch sử hình thành của công ty Được thành lập từ ngày 15/12/1981 theo quyết định số 1365/TCCB của Bộ Thương mại nhưng phải đến tháng 3/1982, công ty Công ty Xuất nhập khẩu Tổng hợp I mới chính thức đi vào hoạt động. Năm 1993, công ty Promexim được sáp nhập vào công ty và hình thành công ty mới, nhưng vẫn giữ nguyên tên cũ là Công ty Xuất nhập khẩu tổng hợp I. Theo quyết định thành lập doanh nghiệp Nhà nước số 348/BTM-TCCB ngày 31/03/1993, Công ty xuất nhập khẩu Tổng hợp I là doanh nghiệp Nhà nước thuộc Bộ Thương mại, có tư cách pháp nhân, thực hiện chế độ hạch toán kinh tế độc lập, được mở tài khoản tiền Việt Nam và ngoại tệ ngân hàng, được sử dụng con dấu riêng theo mẫu Nhà nước quy định. Từ năm 2005, công ty chuyển đổi thành công ty cổ phần và đổi tên thành Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Tổng hợp I Việt Nam. Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Tổng hợp I Việt Nam tên giao dịch đối ngoại THE VIETNAM NATIONAL GENERAL EXPORT - IMPORT JOINT STOCK COMPANY NO1, viết tắt là GENERALEXIM. b.Trụ sở chính và các chi nhánh của công ty: Trụ sở chính: Địa chỉ : 46 Ngô Quyền, quận Hai Bà Trưng, Hà Nội Điện thoại : 04. 8264009 Fax : 04. 8259894 Email : gexim@generalexim.com.vn Website : www. generalexim@generalexim.com.vn Các chi nhánh: 1. Tại thành phố Hồ Chí Minh 2. Tại Đà Nẵng 3. Tại Hải Phòng Liên doanh: a. Số 53 Quang Trung: Trung tâm giao dịch kinh doanh b.Số 7 Triệu Việt Vương : kinh doanh khách sạn Bộ phận sản xuất: a. Xí nghiệp may Đoan Xá - Hải Phòng b. Xưởng lắp ráp xe máy Tương Mai - Hai Bà Trưng c. Xưởng sản xuất và chế biến gỗ trực thuộc phòng 6 tại Cầu Diễn d. Xí nghiệp chế biến quế tại Hà Nội e. Xí nghiệp chế biến hạt điều. 2. Quá trình phát triển Giai đoạn I (1982 - 1986): Tìm hướng đi phù hợp để phát triển: Đây là giai đoạn đầu của công ty, với biên chế gồm 50 công nhân viên trình độ chuyên môn nghiệp vụ không cao, cơ sở vật chất kỹ thuật nghèo nàn, số vốn ban đầu được Nhà nước cấp chỉ là 139.000VNĐ… khó khăn là vậy nhưng công ty đã từng bước khắc phục và phát huy những thành quả đạt được. Về vấn đề vốn, công ty chủ động kiến nghị để lãnh đạo hai cơ quan liên bộ (Ngân hàng Ngoại thương) họp và đưa ra văn bản nêu rõ những nguyên tắc riêng về hoạt động của công ty, các tài khoản được mở, vấn đề sử dụng ngoại tệ… là cơ sở thuận lợi cho hoạt động của công ty sau này. Giai đoạn II (từ 1987 đến nay): Phát triển và vượt qua khó khăn: - Từ 1987 đến 1989: Là thời kỳ công ty phát triển mạnh mẽ về mọi mặt: được Bộ Kinh tế đối ngoại cũng như Bộ nội vụ tặng 5 bằng khen, 2 lá cờ đơn vị thi đua xuất sắc. Giai đoạn này công ty tập trung xây dựng tiếp phương thức kinh doanh, quan hệ hữu cơ giữa công ty với các cơ sở, vấn đề xây dựng quỹ hàng hóa, cải thiện đời sống cho cán bộ công nhân viên. - Từ 1990 đến 1992: Vấn đề cạnh tranh xảy ra dữ dội, các đơn vị tỉnh đã trực tiếp xuất khẩu, thị trường các nước XHCN bị mất, thị trường TBCN đang bị các đơn vị khác cạnh tranh… Đây là giai đoạn khó khăn nên việc giữ vững và phát triển thoát khỏi vòng bế tắc là một nỗ lực của công ty. - Từ 1993 đến nay: Công ty đã mở rộng đối tượng kinh doanh ra các đơn vị nhỏ lẻ như quận, huyện, thành phần kinh tế ngoài quốc doanh.Chuyển dần từ xuất nhập khẩu ủy thác sang tự triển khai kinh doanh, khai thác việc nhập hàng phi mậu dịch… Nhờ hàng loạt các biện pháp kịp thời, đúng lúc và có hiệu quả nên công ty vẫn đứng vững và tiếp tục phát triển. Giai đoạn III (2005 - 2006): Công ty đã thực hiện thắng lợi hoạt động kinh doanh và đã thành công trong chuyển đổi thành công ty cổ phần. Với chiến lược kinh doanh đã xây dựng trong thời kì trước, đến nay, công ty đã tiếp tục củng cố và có những thay đổi thích hợp trong quản lý theo mô hình hoạt động kinh doanh mới cũng như cơ chế quản lý mới của đất nước. 25 năm hoạt động, công ty liên tục hoàn thành vượt mức kế hoạch, bảo tồn và phát triển được nguồn vốn, đời sống người lao động được nâng cao vững chắc và nộp ngân sách ngày càng tăng. Năm 2006, kim ngạch xuất nhập khẩu của công ty là 57 triệu USD, nộp ngân sách trên 30 tỷ đồng và có lợi nhuận đạt 5,62 tỷ, cổ tức đạt 120% so với mực đại hội cổ đông đề ra là 8,5%. Đặc biệt công ty đã giành được giải thưởng Sao vàng đất Việt và được bình chọn là doanh nghiệp xuất nhập khẩu có uy tín 3 năm liên tiếp (2004 - 2006). II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ 1. Chức năng a. Công ty được phép trực tiếp xuất khẩu hoặc nhận ủy thác xuất khẩu các mặt hàng nông sản, thủ công mỹ nghệ, các mặt hàng gia công chế biến b. Cung ứng vật tư, hàng hóa nhập khẩu hoặc sản xuất trong nước phục vụ cho các địa phương, các ngành,các xí nghiệp c. Sản xuất và gia công chế biến hàng hóa để xuất khẩu và làm các dịch vụ khác liên quan đến nhập khẩu 2. Nhiệm vụ a. Xây dựng và thực hiện có hiệu quả các hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ, kể cả xuất nhập khẩu tự doanh và ủy thác nhập khẩu b. Tự tạo nguồn vốn, quản lý khai thác, sử dụng một cách có hiệu quả, thực hiện tốt nghĩa vụ với Nhà nước. c. Nâng cao chất lượng, tăng lượng hàng xuất khẩu, mở rộng thị trường ngoài nước, thu hút ngoại tệ, đẩy mạnh hoạt động xuất khẩu. III. CƠ CẤU TỔ CHỨC Hình 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty Ban giám đốc Các phòng quản lý Các phòng kinh doanh Các CN& XN trực thuộc Các đơn vị liên doanh liên kết Phòng tổ chức - hành chính Phòng tài chính - Kế toán Phòng tổng hợp Ban XD cơ bản Phòng XNK 1 Phòng XNK 2 Phòng XNK 3 Phòng XNK 4 Phòng XNK 5 Phòng XNK 6 Phòng XNK 7 Chi nhánh tại TP Hải Phòng Chi nhánh tại TP Đà Nẵng Chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh Xí nghiệp may Đoạn Xá Công ty Phát triển Đệ Nhất Ngân hàng TMCP XK Eximbank Tất cả các phòng ban và chi nhánh đều thuộc quyền quản lý của giám đốc cũng là người chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoạt động của công ty. Các phó giám đốc có quyền tham mưu cho giám đốc hoặc được giám đốc ủy quyền quản lý một lĩnh vực nào đó. Khối các phòng ban nghiệp vụ tham mưu cho giám đốc gồm: a. Phòng tổ chức cán bộ b. Phòng tổng hợp c. Phòng kế toán - tài vụ d. Phòng kho vận e. Phòng nghiệp vụ f. Hệ thống các cửa hàng g. Các chi nhánh h. Các bộ phận sản xuất IV. PHẠM VI KINH DOANH 1. Loại hình thị trường, mục tiêu và các đặc điểm của công ty a. Loại hình thị trường của công ty - Thị trường xuất khẩu: đến nay, công ty đã xuất khẩu 23 thị trường, trong đó, thị trường chính là Hồng Kông, Singapore, Đài Loan, Anh, Mỹ,… Ngoài ra còn sang các nước khác như Malaysia, Hà Lan… - Thị trường nhập khẩu: bao gồm 24 thị trường. Trong đó, thị trường chủ yếu là châu Á, ASEAN, ngoài ra còn có các thị trường khác như Trung Đông, Nga và một nước EU… b. Mục tiêu kinh doanh của công ty - Bám sát thị trường, không ngừng đổi mới và đa dạng hóa lĩnh vực hoạt động nhằm phát triển doanh nghiệp, tăng cường tích lũy, nâng cao vốn. - Khách hàng quốc tế: bao gồm những người tiêu dùng trong các nước thuộc thị trường EU, Mỹ, Nhật Bản… Công ty cung ứng chủ yếu là sản phẩm may mặc (Mỹ, EU, Nhật Bản) hay các sản phẩm nông sản (gạo sang thị trường Nga, cà phê sang Mỹ, hạt tiêu sang Singapore….) 2. Các mặt hàng kinh doanh - Chiến lược và chính sách mặt hàng hiện tại: công ty có chiến lược kinh doanh đa dạng hóa các mặt hàng, gồm gia công may mặc, nông sản… - Thống kê số lượng và tỷ trọng nhóm mặt hàng của công ty: Bảng 1: Danh mục nhóm mặt hàng của công ty STT Danh mục 2003 2004 2005 Giá trị Tỷ lệ (%) Giá trị Tỷ lệ (%) Giá trị Tỷ lệ (%) 1 GCMM 9.31 36.13 8.22 27.03 7.30 18.89 2 N-L-TS 14.86 68.67 21.27 69.90 28.16 75.46 3 Hàng khác 1.38 5.20 0.93 3.07 2.10 5.65 25.55 100 30.42 100 37.56 100 Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh hàng năm của công ty - Đánh giá sức cạnh tranh của các nhãn hiệu sản phẩm của công ty: · Sản phẩm gia công may mặc: tuy giảm tỷ trọng qua các năm nhưng đây vẫn là sản phẩm xuất khẩu thế mạnh của công ty do các sản phẩm GCMM được sản xuất bởi các tên tuổi nổi tiếng như: May 10, Hanosimex… · Sản phẩm Nông - Lâm - Thủy sản: ngày càng chiếm tỷ trọng lớn: cà phê (38.68% năm 2005), lạc nhân (5,43% năm 2005)…. 3. Định giá kinh doanh - Công ty đã sử dụng chính sách giá phân biệt, cụ thể đối với mặt hàng gạo xuất khẩu sang thị trường Nhật Bản thì giá sẽ cao hơn so với xuất khẩu sang thị trường Châu Phi, Brazil… - Kỹ thuật định giá: ngang bằng cạnh tranh - Các biện pháp điều chỉnh giá: giảm giá hoặc sử dụng giá chiết khấu Với các chính sách giá và điều chỉnh giá hợp lý, công ty đã tạo ra cho mình một mức giá phù hợp với từng thị trường, từng tập khách hàng trọng điểm qua đó tạo lợi thế không nhỏ cho công ty trong kinh doanh. 4. Các lĩnh vực khác - Sản xuất: xí nghiệp gia công hàng may mặc xuất khẩu tại Hải Phòng - Dịch vụ: làm đại lý mua/bán hàng hóa theo yêu cầu của khách hàng trong và ngoài nước; cho thuê văn phòng, kho hàng tại Hà Nội, Hải Phòng, Đà Nẵng và Tp. Hồ Chí Minh; XNK ủy thác, các dịch vụ về thương mại, giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, tạm nhập tái xuất… - Hoạt động tài chính + Cổ đông sáng lập của Ngân hàng TMCP xuất nhập khẩu Việt Nam (EXIMBANK) + Hoạt động đầu tư tài chính + Công ty quỹ đầu tư chứng khoán Tổng hợp 1 CHƯƠNG II QUY TRÌNH XUẤT KHẨU HÀNG NÔNG SẢN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU TỔNG HỢP I VIỆT NAM I. CÁC BƯỚC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG 1. Nghiên cứu thị trường Nghiên cứu thị trường là bước quan trọng trong quy trình xuất khẩu hàng nông sản. Nó khởi đầu cho quy trình xuất khẩu. Nghiên cứu giúp công ty đưa ra những đánh giá tổng quan và chi tiết về một thị trường, bao gồm các yếu tố: mặt hàng nông sản nào có nhu cầu tiêu dùng cao tại thị trường nào, số lượng công ty kinh doanh mặt hàng đó, quy luật vận động của thị trường… Cụ thể là cần phải trả lời một số câu hỏi sau: - Sẽ xuất khẩu là mặt hàng nào sang thị trường nào? - Khách hàng là ai? phương thức giao dịch ra sao? - Hình thức xuất khẩu? gia công, trực tiếp hay xuất khẩu ủy thác…? - Đối thủ cạnh tranh thế nào? Đối với công ty cổ phần xuất nhập khẩu tổng hợp I thì việc nghiên cứu thị trường xuất khẩu hàng nông sản được giao cho phòng nghiệp vụ số 6 đảm nhiệm. Trên thực tế, ngoài công việc thực hiện kinh doanh xuất nhập khẩu phòng nghiệp vụ số 6 còn kiêm luôn việc nghiên cứu thị trường. Điều này làm cho công việc tìm kiếm khách hàng và thông tin về thị trường của công ty về hàng nông sản không được nhanh nhạy với thị trường. Đây là một điểm yếu trong bộ máy tổ chức kinh doanh của công ty. Đối với mặt hàng nông sản, công ty chỉ đóng vai trò trung gian xuất khẩu. Hiện nay thông tin về thị trường của công ty chủ yếu được mua lại của các trung tâm thông tin và môi giới thương mại, cũng như việc tìm kiếm trên các phương tiện thông tin đại chúng nên các nguồn thông tin này thường không độc quyền, tính hiệu quả không cao. Để tiến hành nghiên cứu thị trường, công ty cần có một phòng thị trường riêng biệt với đội ngũ cán bộ nhân viên trẻ năng động, nhiệt tình trong công việc tìm kiếm. 2. Lập phương án kinh doanh Đây là khâu được phòng nghiệp vụ số 6 thực hiện và nó cũng đã được thực hiện khá tốt. Trưởng phòng và các cán bộ nghiệp vụ lập phương án kinh doanh và trình giám đốc duyệt. Trong phương án kinh doanh thường phải giải quyết một số yêu cầu sau: - Đưa ra đánh giá về thị trường nghiên cứu: về mức độ cạnh tranh, nhu cầu của thị trường, tập quán của thị trường, tình hình kinh tế chính trị của quốc gia xuất khẩu. - Tìm hiểu kỹ hơn về đặc điểm của thị trường xuất khẩu. 3. Đàm phán và kí kết hợp đồng a. Giao dịch và đàm phán Để thỏa thuận được các điều kiện mua bán, công ty tiến hành giao dịch với khách hàng. Công ty cần đưa ra thư chào hàng để thể hiện là mình muốn xuất hàng. Nếu đồng ý thì bên nhập khẩu sẽ có thư trả lời còn nếu không thì hai bên sẽ trao đổi để đi đến thỏa thuận cuối cùng giữa hai bên. Trong thực tế, các phương thức giao dịch phụ thuộc vào khách hàng quen hay không quen. Nếu là khách hàng quen thì công ty có thể thực hiện qua thư tín dụng, fax, điện thoại. Đối với những bạn hàng mà công ty không thể thực hiện phương thức trên thì công ty thường cử cán bộ kỹ thuật nghiệp vụ phòng số 6 đàm phán trực tiếp. Nhưng theo cách làm này thường tốn kém về chi phí. Nên đôi khi công ty cũng đã bỏ qua hoặc bỏ lỡ mất thời cơ, để mất khách hàng. Do trình độ giao tiếp còn hạn chế (ngoại ngữ), chưa tìm hiểu kỹ về đối tác trước khi đàm phán… b. Ký kết hợp đồng xuất khẩu Sau khi trao đổi, thỏa thuận và thống nhất các điều kiện mua bán, hai bên tổ chức ký hợp đồng xuất khẩu. Giám đốc thường ủy quyền cho một cán bộ có trình độ nghiệp vụ chuyên sâu ký hợp đồng. Nội dung của hợp đồng xuất khẩu bao gồm phần chính sau đây: - Số hiệu hợp đồng - Điều khoản tên hàng, đơn giá, số lượng: trong hợp đồng xuất khẩu của công ty, tên hành được ghi một cách cụ thể, số lượng ghi rõ đơn vị tính. - Điều khoản về công ty và qui cách: điều khoản này tùy thuộc vào hợp đồng xuất khẩu của công ty là thuộc loại nào? Gia công xuất khẩu hay xuất khẩu trực tiếp. - Điều khoản giao hàng: hiện nay, công ty thường xuất khẩu theo giá FOB nhưng do số lượng ít nên giá trị hàng chưa cao. Vì vậy, công ty rất mong muốn xuất khẩu bằng giá CIF. Tuy nhiên, năng lực vận tải hàng hóa của Việt Nam chủ yếu do các tàu biển nước ngoài đảm nhận. Lực lượng vận chuyển trong nước chỉ chiếm có 30% khối lượng hàng hóa. - Điều khoản thanh toán: hiện nay có nhiều phương thức thanh toán trong Thương mại quốc tế song công ty thường sử dụng L/C và (TT). 4. Tổ chức thực hiện hợp đồng Đây là khâu quan trọng nhất trong quy trình xuất khẩu hàng hóa. Nó quyết định hiệu quả kinh doanh của công ty. Công việc này ở Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Tổng hợp I Việt Nam thường gồm các bước sau: a. Kiểm tra nội dung mở L/C của người mua - Đối với khách hàng quen của công ty ở thị trường Mỹ thì cán bộ phụ trách xuất khẩu lô hàng của công ty sẽ giục bên đó mở L/C bằng Fax hoặc là gọi điện trực tiếp. Chỉ sau khi có được thông báo chính thức về việc mở L/C của bên nhập khẩu, công ty mới tiến hành giao hàng. - Cán bộ nghiệp vụ của công ty sẽ kiểm tra L/C và các mặt cơ bản: loại L/C được mở có phù hợp không? Mối quan hệ giữa ngân hàng mở L/C với khách hàng như thế nào? Thời hạn giao hàng? Hiệu lực của L/C? Kiểm tra tên, địa chỉ ngân hàng thông báo?... b. Chuẩn bị và kiểm tra hàng xuất khẩu Đây là công việc của phòng nghiệp vụ số 6, họ thường phải chuẩn bị và kiểm tra với các tiêu chuẩn sau: - Về nguồn hàng đề xuất: đối với mặt hàng nông sản, công ty chỉ đóng vai trò trung gian xuất khẩu, tùy vào từng đối tượng khách hàng của công ty mà công ty tìm nguồn hàng cho phù hợp. - Sau khi đã thống nhất với khách hàng về công ty sản phẩm, công ty sẽ tìm kiếm các mặt hàng phù hợp với yêu cầu của nhà nhập khẩu. - Đóng gói và ghi phiếu đóng gói: đây là công việc của xí nghiệp sản xuất. Trên phiếu phải ghi rõ ràng và đầy đủ tên hàng, số lượng, số kiện hàng, đặc biệt là phải ghi rõ họ tên của người đóng gói và kiểm phiếu. - Kiểm tra chất lượng hàng hóa xuất khẩu. Sau khi tiến hành chuẩn bị hàng hóa thì bắt đầu kiểm tra chất lượng hàng hóa, số lượng, mẫu mã, bao bì, kẻ kí hiệu, qui cách sản phẩm… Trong khâu này, việc thu gom nguồn hàng trong nước thì lại rải rác và không tập trung dẫn đến chất lượng đầu vào không đồng đều. Việc kiểm tra hàng hóa cũng thường là do cảm quan của người kiểm tra dựa vào kinh nghiệm lâu năm. c. Làm thủ tục hải quan Một công việc bắt buộc đối với mọi hàng hóa xuất khẩu là làm thủ tục hải quan cho hàng chuẩn bị xuất. Đối với Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Tổng hợp I Việt Nam, công việc này thường được phòng nghiệp vụ số 6 thực hiện qua các bước sau: Bước 1: Chuẩn bị chứng từ Bước 2: Đăng ký tờ khai hải quan Bước 3: Chuẩn bị hàng hóa và đưa vào nơi qui định Bước 4: Hải quan kiểm tra hàng hóa (nếu không phù hợp sẽ trả lại) Bước 5: Hải quan ra quyết định Trong khâu này thường vẫn còn một số tồn tại khách quan như: Cán bộ hải quan nhiều nơi còn quan liêu, lề mề gây khó khăn cho các cán bộ nghiệp vụ dẫn đến việc giao hàng chậm. Tuy nhiên, trong vấn đề này, cán bộ nghiệp vụ của công ty cũng cần linh động để có được giấy thông quan kịp thời. d. Giao hàng lên phương tiện vận chuyển Hiện nay công ty xuất khẩu chủ yếu theo phương tiện đường thủy. Hàng được đóng vào container, sau khi hàng đã được kiểm tra thì container sẽ được chuyển cho người chỉ định. Sau khi container lên tàu thì công ty hết trách nhiệm vì tàu thường do bên nhập thuê. Nguyên nhân của việc giao hàng chậm dẫn đến một số khiếu nại của khách hàng đối với công ty: - Khách hàng yêu cầu vượt quá năng lực của công ty và các nhà sản xuất trong nước. - Khách hàng chỉ định tàu chậm, hoặc công ty phải chờ hàng của công ty khác đóng chung container trong trường hợp hàng không đủ một container để giảm chi phí. e. Làm thủ tục thanh toán Khi giao hàng xong, công ty tiến hành lập bộ chứng từ thanh toán theo đúng quy định của L/C.Bộ chứng từ xuất trình phải đạt các yêu cầu sau: - Nội dung, hình thức phải đúng theo qui định trong L/C - Nội dung chứng từ không có sự mâu thuẫn nhau - Xuất trình bộ chứng từ thanh toán theo đúng thời gian quy định trong L/C. Thông thường, bộ chứng từ giao hàng để được thanh toán bao gồm các chứng từ sau: · Vận đơn đường biển hoàn hảo (Clean B/L) · Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O Form A) · Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) · Giấy chứng nhận phẩm chất (Certificate of Quality) · Hối phiếu đóng gói (Packing List) · Hối phiếu thương mại Công ty đem toàn bộ chứng từ này đến ngân hàng, và ngân hàng này có nhiệm vụ kiểm tra bộ chứng từ xem có phù hợp những yêu cầu của L/C cả về nội dung lẫn hình thức hay không. Nếu thấy phù hợp mới tiến hành thông qua. Nếu không hợp lệ với những yêu cầu của L/C thì ngân hàng nhận tiền hộ công ty sẽ phải thông báo lại cho công ty và sửa đổi lại nếu không sẽ không được nhận tiền. Thực tế thì công ty chưa bao giờ gặp trường hợp thanh toán bị trả lại. f. Khiếu nại và giải quyết khiếu nại Trong năm 2005, công ty có rất ít sai sót trong xuất khẩu hàng. Do có đội ngũ cán bộ nhân viên giàu kinh nghiệm nên việc chậm tiến độ hoặc sai sót trong hợp đồng là không có. Về phía khách hàng, có những lỗi như thanh toán chậm, mở L/C chậm… Nhìn chung, khi có khiếu nại thì cả hai phía đều cố gắng khéo léo, linh hoạt, hợp tác cùng giải quyết bởi chủ yếu khách hàng đều là khách hàng quen và tín nhiệm nhau. Và những khi có khiếu nại, hai bên đều cùng cố gắng giải quyết nhanh chóng, tránh kéo dài thời gian, ảnh hưởng đến uy tín của cả hai bên. II. ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ THỰC HIỆN QUI TRÌNH XUẤT KHẨU HÀNG NÔNG SẢN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU TỔNG HỢP I VIỆT NAM 1. Thành công Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Tổng hợp I Việt Nam là một trong những doanh nghiệp Nhà nước có uy tín về xuất khẩu hàng nông sản ra các thị trường nước ngoài. Công ty có mối quan hệ bạn hàng khá rộng rãi. Với việc tôn trọng và chấp hành luật pháp đã giúp cho công ty tồn tại và phát triển trong điều kiện kinh tế thị trường. Trong những năm qua, công tác tổ chức thực hiện quy trình xuất khẩu hàng nông sản được công ty hết sức chú trọng: Nâng cao kỹ thuật nghiệp vụ cho cán bộ nghiệp vụ, mua sắm trang thiết bị, nhà xưởng phục vụ cho xuất khẩu. Không ngừng nâng cao uy tín đối với bạn hàng ở các quốc gia như: Mỹ Đức, Anh, Hà Lan, Nhật Bản, Úc …chủng loại sản phẩm xuất khẩu ngày càng phong phú hơn. Đối với đất nước: trong những năm gần đây, chiến lược hướng ra xuất khẩu của Việt Nam càng được thể hiện rõ. Hình thức xuất khẩu trực tiếp vẫn còn hạn chế. Nhiều doanh nghiệp vẫn phải xuất khẩu thông qua trung gian, môi giới. Vì vậy, quyền chủ động và nắm vững thị trường là không có. Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Tổng hợp I Việt Nam là một trong những doanh nghiệp Nhà nước đi đầu trong công việc khai thác tìm kiếm thị trường. Đóng vai trò trung gian môi giới cho nhiều hợp đồng xuất khẩu sang thị trường Mỹ. Tuy nhiên, trong quy trình thực hiện xuất khẩu của công ty vẫn còn hạn chế cần được sớm khắc phục 2. Tồn tại - Phòng nghiệp vụ số 6 của công ty phải thực hiện kinh doanh xuất nhập khẩu, vừa phải kiêm luôn nhiệm vụ nghiên cứu thị trường. Điều này làm cho công việc tìm kiếm khách hàng và thông tin về thị trường của công ty về hàng nông sản không được nhanh nhạy, đôi khi còn bỏ lỡ thời cơ. Ngoài ra, thông tin về thị trường của công ty chủ yếu được mua lại của các trung tâm thông tin và môi giới thương mại, khiến cho hiệu quả không cao. - Do trình độ ngoại ngữ của cán bộ công nhân viên còn nhiều hạn chế nên đôi khi, công ty đã bỏ lỡ thời cơ, để mất khách hàng vì chưa tìm hiểu kỹ về đối tác trước khi đàm phán. - Việc thu gom nguồn hàng trong nước rất rải rác, không tập trung dẫn đến chất lượng không đồng đều. Mỗi nhà cung cấp lại có một mức giá khác nhau đối với cùng một mặt hàng. Điều này gây không tí khó khăn cho công ty. Việc kiểm tra hàng hóa cũng thường do cảm quan của người kiểm tra dựa trên kinh nghiệm là chính. Nhìn chung, những hạn chế trong việc thực hiện qui trình xuất khẩu của công ty chủ yếu do điều kiện kinh phí còn hạn hẹp nên hiệu quả cho việc nâng cao chất lượng nguồn nhân lực cũng như cơ sở vật chất còn thấp, do đó chất lượng hàng nông sản chưa thực sự thuyết phục được những khách hàng khó tính ở thị trường Châu Âu. Chưa tận dụng được nguồn nguyên liệu trong nước, giá thành sản phẩm cao dẫn đến giảm sự cạnh tranh. Trình độ quản lý cũng như trình độ ngoại ngữ của cán bộ nghiệp vụ trong công ty còn hạn chế dẫn đến một số khâu trong qui trình xuất khẩu còn có sai sót. CHƯƠNG III MỘT SỐ ĐỀ XUẤT I. ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN HÀNG NÔNG SẢN CỦA CÔNG TY TRONG THỜI GIAN TỚI Mặt hàng nông sản trong thời gian tới sẽ có rất nhiều thách thức và cơ hội Đa dạng hóa thị trường và bạn hàng xuất khẩu, tích cực tìm kiếm thị trường để đẩy mạnh khối lượng xuất khẩu. Mặt khác, tìm kiếm các nhà sản xuất trong nước giá rẻ, hạn chế tối đa các chi phí không cần biết. Nâng cao trình độ nghiệp vụ cũng như ngoại ngữ cho nhân viên công ty. Hiện nay công ty đang cổ phần hóa để tăng lượng vốn đầu tư mở rộng sản xuất. Bắt đầu từ năm 2006, công ty sẽ hoạt động kinh doanh dưới dạng công ty cổ phần: Công ty có đề ra một số chỉ tiêu dự kiến cho sản xuất kinh doanh 2007 là: Tổng giá trị xuất khẩu là : 55 triệu USD Xuất khẩu là : 35 triệu USD Nhập khẩu là : 20 triệu USD Tổng doanh thu là : 588 645 200 270 VND Tổng giá trị các khoản phải nộp ngân sách: 35 321 triệu VND Lợi nhuận trước thuế : 6 037 triệu VND II. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN QUI TRÌNH XUẤT KHẨU HÀNG MAY MẶC CỦA CÔNG TY 1. Chú trọng hơn công tác tổ chức và đào tạo đội ngũ cán bộ kinh doanh Trong bất cứ tổ chức nào, trong bất kỳ hoạt động nào, con người luôn đóng vai trò trung tâm. Con người là chủ thể của mọi hoạt động, quyết định thành công hay thất bại của mọi tổ chức. Chính vì vậy, phát triển con người luôn là vấn đề quan trọng hàng đầu nếu muốn đạt hiệu quả cao trong công việc. Đối với các doanh nghiệp xuất nhập khẩu nói chung và công ty xuất nhập khẩu tổng hợp I nói riêng điều này cũng không phải là ngoại lệ. Như đã phân tích ở trên, trong suốt thời gian qua, công ty đã luôn ý thức được nhiệm vụ của mình, luôn tổ chức giáo dục và đào tạo đội ngũ cán bộ. Tuy nhiên, trước đòi hỏi của tình hình mới, công ty cũng cần chú trọng hơn nữa tới công tác này. Kinh doanh xuất khẩu là hoạt động mang tính nghiệp vụ, do đó để có thể thực hiện tốt công tác phát triển thị trường, đòi hỏi một đội ngũ cán bộ công nhân viên có trình độ năng lực, hiểu biết về nghiệp vụ. Chính vì vậy, phải chăm lo bồi dưỡng kiến thức, nâng cao trình độ cho cán bộ của công ty bằng mọi cách có thể. Bên cạnh đó, vấn đề chăm lo đời sống vật chất cho các thành viên của đơn vị phải đặc biệt được quan tâm để họ toàn tâm, toàn ý với công việc được giao, gắn bó sống còn với đơn vị. Trong công tác tổ chức cán bộ, còn phải chú trọng xây dựng và giữ gìn đoàn kết, đoàn kết trên dưới, đoàn kết trong ngoài. Nhìn chung, công ty có nhiều cán bộ, công nhân viên có năng lực, nhờ đó mà công ty đã đạt được những thành quả trong suốt thời gian qua. Tuy nhiên, trước cơ chế mới, đặc biệt trong môi trường cạnh tranh khốc liệt để có thể thực hiện tốt thị trường xuất khẩu đòi hỏi công ty phải đáp ứng những yêu cầu mới như yêu cầu về quản lý để đổi mới, mở rộng sang lĩnh vực kinh doanh mới, đòi hỏi những cán bộ làm công tác marketing có trình độ như có trình độ tin học và ngoại ngữ. Hiện nay, việc tìm kiếm thông tin thị trường thông qua ứng dụng công nghệ thông tin là quan trọng và hiệu quả. Đối với việc phát triển thị trường xuất khẩu thì việc đào tạo cán bộ marketing là hết sức quan trọng. Đây là một đòi hỏi cấp bách để có được những cán bộ có năng lực tham gia hoạt động phát triển thị trường. Đáp ứng những đòi hỏi này, công ty nên chú ý đến các biện pháp sau: - Để có thể đảm bảo thực hiện một chiến lược phát triển thị trường đúng đắn và toàn diện. Công ty nên thiết kế cho mình một phòng marketing bao gồm những cán bộ có trình độ chuyên môn cao trong lĩnh vực này thông qua công tác tuyển dụng và đào tạo. Phòng marketing phải thực hiện được những nhiệm vụ sau: + Nghiên cứu nhu cầu và thị hiếu của khách hàng trong các phân đoạn thị trường được xác định rõ. + Tạo ra những nỗ lực marketing thành công cho từng phân đoạn thị trường. + Thường xuyên đo lường mức uy tín của công ty và sự thỏa mãn của khách hàng + Thường xuyên thu thập và đánh giá các ý tưởng về các sản phẩm mới, các cách cải tiến sản phẩm, các dịch vụ để phục vụ nhu cầu khách hàng. + Tác động đến mọi bộ phận và mọi nhân viên của công ty để họ có được cách suy nghĩ và hành động theo quan điểm đặt khách hàng làm trung tâm. - Tuyển chọn cán bộ kinh doanh thông qua công tác thi tuyển được thực hiện một cách khoa học, khách quan và chỉ lựa chọn những người có đủ tiêu chuẩn như: có kỹ năng chuyên môn, năng lực tiềm tàng, óc sáng tạo, khả năng phán đoán, có khả năng thích nghi với môi trường làm việc và văn hóa công ty. - Gửi các cán bộ công ty đi nghiên cứu , học tập tại các lớp tập huấn về nghiệp vụ do các cơ quan của bộ và các cơ quan khác tổ chức. - Trong khả năng của mình, công ty nên tạo điều kiện gửi các cán bộ đi học tập, nghiên cứu tại nước ngoài, vừa có điều kiện nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho họ, lại vừa được tiếp xúc, tìm hiểu thực tế về thị trường. - Công ty cũng nên dành một phần chi phí nhất định để bồi dưỡng, nâng cao kiến thức ngoại ngữ và tin học cho các cán bộ của công ty. - Thực hiện tốt công tác khen thưởng đối với các cán bộ có thành tích tốt, đóng góp nhiều cho đơn vị, nghiêm khắc phê bình các cán bộ có biểu hiện không tốt. Bên cạnh đó cũng có thể tổ chức các hoạt động như thi nghiệp vụ, những buổi trao đổi, đúc kết kinh nghiệm… thông qua những hoạt động này, công ty sẽ rút ra những bài học kinh nghiệm, tìm cách phát huy những biểu hiện tích cực , hạn chế, khắc phục những yếu kém. 2. Phân bổ hợp lý nguồn tài chính cho phát triển thị trường. Để đảm bảo hiệu quả của công tác phát triển thị trường xuất khẩu, điều kiện cần thiết đối với công ty là phải phân bổ nguồn tài chính hợp lý cho công tác này, điều quan trọng là phải phân bổ dựa theo khả năng tài chính của công ty. Công tác phát triển thị trường xuất khẩu bao gồm rất nhiều hoạt động: nghiên cứu thị trường, xúc tiến, bán hàng… và những hoạt động này đều đòi hỏi một nguồn vốn tương đối lớn. Hiện nay, nguồn vốn dành cho phát triển thị trường xuất khẩu của công ty còn chưa đáng kể, trong khi các thị trường xuất khẩu của công ty, ngay cả những thị trường truyền thống là ASEAN, Nhật Bản… đều là những thị trường có sức cạnh tranh rất lớn, nên không thể khẳng định đây là thị trường ổn định của công ty. Để có thể duy trì được quan hệ buôn bán với các thị trường này và tìm kiếm các thị trường mới, đòi hỏi công tác thị trường của công ty phải thực sự mạnh mẽ và hoạt động có hiệu quả. Để đạt được điều đó, công ty cần tính toán cụ thể hiệu quả của nó, phân bổ nguồn ngân sách cho công tác này sao cho thật thỏa đáng. Bởi nếu chỉ vạch ra kế hoạch mà ._.