Hoàn thiện quy trình xử lý nội dung thông tin phục vụ phát triển khoa học giáo dục tại Viện Chiến lược và Chương trình Giáo dục

ải thu thập, xử lý, lưu trữ, bổ sung nguồn tin một cách hợp lý với đối tượng mà mình phục vụ. Mặt khác các cơ quan chức năng cũng cần nhận thức đúng tầm quan trọng của công tác thông tin thư viện . Trong hoạt động nghiên cứu và quản lý, công tác này phải đi trước một bước, trước khi đưa ra một quyết định hay một đề tài nghiên cứu. Trong hoạt động nghiên cứu, nếu công tác thông tin làm tốt chức năng của mình thì sẽ giúp cho cán bộ nghiên cứu định hướng và tiết kiệm rất nhiều thời gian để sưu tầm, tìm thông tin tư liệu. Muốn vậy, các cơ quan thông tin - thư viện không phải chỉ cần có số lượng sách đầy đủ, tư liệu được bổ sung dưới nhiều dạng khác nhau như giấy, tài liệu điện tử... được bảo quản lưu trữ tốt mà còn phải phát huy được giá trị sử dụng của các nguồn tin đó. Mục đích chính là tạo điều kiện thuận lợi cho người dùng tin trong việc lựa chọn tìm đọc các thông tin có giá trị và phù hợp với yêu cầu của mình. Để đảm bảo phổ biến sử dụng thông tin có hiệu quả đòi hỏi các cơ quan thông tin - thư viện phải có quy trình xử lý thông tin nói chung và nội dung thông tin nói riêng hợp lý và hiệu quả. Tuy nhiên, để đạt được quy trình như vậy là công việc không dễ dàng, đòi hỏi phải có sự nghiên cứu tỉ mỉ trên mọi phương diện (đối tượng người dùng tin, nhu cầu tin, các công cụ, các phương pháp và kinh nghiệm thực tế trong hoạt động của các cơ quan thông tin thư viện). Viện Chiến lược và Chương trình Giáo dục là cơ quan nghiên cứu về khoa học giáo dục, là nơi đào tạo và bồi dưỡng cán bộ có trình độ sau đại học về khoa học giáo dục, phối hợp công tác nghiên cứu khoa học giáo dục với các tổ chức trong nước và nước ngoài, giúp đỡ phong trào nghiên cứu khoa học giáo dục của cán bộ và giáo viên trong ngành giáo dục. Công tác thông tin tư liệu thư viện là một hoạt động không thể thiếu trong các hoạt động của Viện Chiến lược và Chương trình Giáo dục. Để làm chủ được một tập hợp khổng lồ các tri thức về khoa học giáo dục, các sản phẩm khoa học giáo dục, đòi hỏi phải có một kho lưu trữ và một quy trình xử lý thông tin phù hợp. Đặc biệt trong giai đoạn đổi mới giáo dục hiện nay, nhu cầu tin khoa học ngày càng đa dạng, thay đổi theo tình trạng kiến thức của người dùng tin và có một nét chung là các thông tin nhận được phải thích hợp và kịp thời, có chất lượng cao. Do đó quy trình xử lý nội dung thông tin tại Viện Chiến lược và Chương trình Giáo dục đóng một vai trò rất quan trọng. Là một sinh viên có thời gian thực tập tại Trung tâm Thông tin- Thư viện Viện Chiến lược và Chương trình Giáo dục, tôi mạnh dạn lựa chọn vấn đề: “Hoàn thiện quy trình xử lý nội dung thông tin phục vụ phát triển khoa học giáo dục tại Viện Chiến lược và Chương trình Giáo dục” làm đề tài khoá luận tốt nghiệp của mình. Với đề tài này, tôi mong muốn vận dụng những kiến thức đã học đóng góp một phần nhỏ bé vào việc hoàn thiện quy trình xử lý nội dung thông tin tại Viện Chiến lược và Chương trình Giáo dục để nâng cao chất lượng hoạt động thông tin- thư viện của Viện. 2. Mục đích nghiên cứu của khoá luận Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng quy trình xử lý nội dung thông tin của Trung tâm Thông tin – Thư viện Viện Chiến lược và Chương trình Giáo dục, đề xuất một số biện pháp nhằm khắc phục những khó khăn về mặt ngôn ngữ, về khoảng cách giữa người dùng tin và thông tin để hoàn thiện quy trình xử lý nội dung thông tin tại Viện. 3. Nhiệm vụ nghiên cứu Tìm hiểu chức năng nhiệm vụ của Trung tâm Thông tin -Thư viện Nghiên cứu người dùng tin và nhu cầu tin khoa học giáo dục Nghiên cứu thực trạng quy trình xử lý nội dung thông tin tại Trung tâm Thông tin-Thư viện Đề xuất các biện pháp hoàn thiện quy trình xử lý nội dung thông tin 4. Phương pháp nghiên cứu Phương pháp phân tích và thống kê phiếu yêu cầu của người dùng tin Phương pháp phân tích và tổng hợp tài liệu, tư liệu Phương pháp quan sát trực tiếp, tìm hiểu, đúc kết trong quá trình học tập, thực tập. 5. cấu trúc luận văn Ngoài phần mở đầu, kiến nghị, kết luận, tài liệu tham khảo, khoá luận được chia ra làm 3 chương: Chương I : Giới thiệu về Trung tâm Thông tin- Thư viện Viện Chiến lược và Chương trình Giáo dục. Chương II : Thực trạng quy trình xử lý nội dung thông tin tại Viện. Chương III : Các biện pháp hoàn thiện quy trình xử lý nội dung thông tin. Do khả năng và thời gian có hạn nên nội dung bản luận văn còn nhiều thiếu sót, em rất mong được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo trong trường, cán bộ, nhân viên tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Viện Chiến lược và Chương trình Giáo dục để bản luận văn của em được hoàn thiện hơn. Chương I Giới thiệu về trung tâm thông tin – thư viện viện chiến lược và chương trình giáo dục 1. Tổng quan về viện chiến lược và chương trình giáo dục Viện Chiến lược và Chương trình Giáo dục(CL&CTGD) thuộc Bộ giáo dục và Đào tạo, là cơ quan nghiên cứu quốc gia về chiến lược và chương trình giáo dục, được thành lập theo Nghị định số 85/2003/NĐ - CP ngày 18 tháng 7 năm 2003 của Chính phủ và Quyết định số 4218- QĐ - BGD&ĐT - TCCB ngày 11 tháng 8 năm 2003 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo trên cơ sở tổ chức lại hai viện Khoa học Giáo dục và Nghiên cứu Phát triển Giáo dục, nhằm kế thừa và phát triển kết quả hoạt động nghiên cứu về giáo dục đáp ứng nhu cầu phát triển kinh tế – xã hội của đất nước. Viện CL&CTGD được tổ chức lại từ hai Viện, điều này đã khẳng định được vị trí, vai trò to lớn của Viện trong xã hội, đã xác định chức năng, nhiệm vụ nặng nề nhưng rất đáng tự hào trong sự nghiệp đổi mới kinh tế nói chung và cải cách nền giáo dục nói riêng của đất nước. Viện có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức như sau: a. Chức năng: Nghiên cứu cơ bản và phát triển các kết quả nghiên cứu khoa học giáo dục (KHGD), vận dụng quan điểm, đường lối giáo dục của Đảng để giúp Bộ trưởng xây dựng chiến lược phát triển giáo dục và chương trình giáo dục cho các bậc học, cấp học và các trình độ đào tạo của hệ thống giáo dục quốc dân và các loại hình học tập khác trong xã hội. Đào tạo và phối hợp đào tạo, bồi dưỡng các cán bộ có trình độ sau đại học về khoa học, chuyên gia cho các chuyên ngành giáo dục. Tư vấn về luận cứ khoa học trong việc hoạch định chiến lược, chính sách giáo dục, phát triển chương trình, nâng cao chất lượng giáo dục phù hợp với nhu cầu phát triển kinh tế- xã hội của đất nước. b. Nhiệm vụ Xây dựng kế hoạch dài hạn, năm năm và hàng năm về nghiên cứu, ứng dụng, triển khai, trong lĩnh vực chiến lược phát triển giáo dục và chương trình giáo dục trình Bộ trưởng phê duyệt. Tổ chức nghiên cứu các chương trình, dự án và đề tài nghiên cứu thuộc lĩnh vực KHGD. Chủ trì tổ chức nghiên cứu, ứng dụng, triển khai, thực nghiệm các đề án, dự án và các đề tài nghiên cứu. Phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan nghiên cứu và vận dụng các quan điểm, chủ trương, nghị quyết... để xây dựng, phát triển chiến lược và chương trình giáo dục nhằm hoàn thiện mục tiêu giáo dục, nâng cao dân trí, bồi dưỡng nhân tài, đào tạo nhân lực phục vụ sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá (CNH-HĐH) đất nước. Nghiên cứu thiết kế mục tiêu, kế hoạch, nội dung, chương trình, phương pháp, các hình thức tổ chức đào tạo bồi dưỡng đội ngũ giáo viên cho giáo dục mầm non, giáo dục phổ thông, giáo dục trung học chuyên nghiệp, giáo dục trẻ khuyết tật và xây dựng chương trình giáo dục trung học chuyên nghịêp, cao đẳng, đại học và sau đại học. Phối hợp các cơ sở nghiên cứu khoa trong và ngoài ngành với các đơn vị thuộc Bộ trong việc nghiên cứu xây dựng tài liệu, học liệu phục vụ giảng dạy và học tập . Đào tạo và phối hợp đào tạo sau đại học các lĩnh vực nghiên cứu thuộc Viện. Thu thập, lưu trữ, xử lý, phổ biến và cung cấp thông tin trong và ngoài nước về chiến lược phát triển giáo dục phục vụ cho công tác nghiên cứu, giảng dạy, chỉ đạo và quản lý giáo dục của ngành. Thực hiện các hoạt động tư vấn, dịch vụ công về nghiên cứu, đào tạo, bồi dưỡng và thông tin khoa học giáo dục theo nhu cầu của các tổ chức, cá nhân. Thực hiện hợp tác quốc tế nghiên cứu về chiến lược và chương trình giáo dục. Thực nghiệm và tổ chức thực nghiệm theo kế hoạch nghiên cứu đã được phê duyệt. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ trưởng phân công. c. Cơ cấu tổ chức Viện gồm có 10 đơn vị nghiên cứu triển khai như sau: . Trung tâm Thống kê và Dự báo Giáo dục . Trung tâm Nghiên cứu Khoa học về Chiến lược và Chương trình Giáo dục . Trung tâm Nghiên cứu Chiến lược và Phát triển Chương trình Giáo dục Mầm non. . Trung tâm Nghiên cứu Chiến lược và Phát triển Chương trình Giáo dục Phổ thông. . Trung tâm Nghiên cứu Chiến lược và Phát triển Chương trình Giáo dục không chính quy. . Trung tâm Nghiên cứu Chiến lược và Phát triển Chương trình Giáo dục Trung học chuyên nghiệp, Đại học và sau Đại học. . Trung tâm Nghiên cứu Chiến lược và Phát triển Chương trình Giáo dục Chuyên biệt. . Trung tâm Nghiên cứu và Phát triển Học liệu và Thiết bị dạy học. . Trung tâm Đào tạo và Bồi dưỡng. . Cơ sở Thực nghiệm Giáo dục. Viện còn có 5 phòng chức năng là: Phòng Tổng hợp – Hành chính – Quản trị Phòng Tổ chức cán bộ Phòng Quản lý khoa học Phòng Hợp tác quốc tế Phòng Kế toán- Tài vụ Ngoài các Trung tâm và các phòng, Viện còn có 3 đơn vị thông tin khoa học là: Tạp chí Thông tin Khoa học giáo dục Tạp chí Phát triển giáo dục Trung tâm Thông tin – Thư viện 2. Tổng quan về Trung tâm Thông tin – Thư viện Trong bối cảnh mới của đất nước và thế giới đang đặt ra những yêu cầu hoàn toàn mới nên hoạt động thông tin là không thể thiếu được. Vì thế Viện CL&CTGD đã sớm tổ chức hoạt động thông tin khoa học bằng việc thành lập Trung tâm Thông tin – Thư viện( TTTT-TV), với mục đích nâng cao chất lượng hoạt động của Viện a. Chức năng, nhiệm vụ của TTTT-TV Viện CL&CTGD Trung tâm Thông tin – Thư viện là đơn vị trực thuộc của Viện CL&CTGD, có chức năng thực hiện công tác thông tin tư liệu, thư viện, in ấn, xuất bản, cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý giáo dục, nghiên cứu khoa học giáo dục và đào tạo bồi dưỡng cán bộ và chuyên gia giáo dục. Cụ thể Trung tâm có các chức năng và nhiệm vụ sau: Xây dựng, tổ chức và quản lý thư viện với tư cách là Thư viện Khoa học Giáo dục Trung ương của ngành, tổ chức phục vụ cán bộ nghiên cứu và quản lý giáo dục, các nghiên cứu sinh và các học viên cao học, phục vụ việc đọc sách báo về giáo dục cho cán bộ trong Viện, trong và ngoài ngành. Thu thập, bảo quản, xử lý, phổ biến các thông tin về giáo dục và KHGD của nước ta và các nước trên thế giới dưới dạng các thư mục, bản tin, tổng luận, tổng thuật,... nhầm phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu, giảng dạy và quản lý chỉ đạo của ngành về giáo dục các bộ môn. Sưu tầm, bảo quản các tư liệu lịch sử về giáo dục, các sách báo về giáo dục trong các thời kỳ xây dựng và phát triển giáo dục của nước ta, các công trình nghiên cứu, các luận văn thạc sĩ, các luận án tiến sĩ về KHGD của cán bộ trong Viện CL&CTGD. Biên soạn và xuất bản các bản tin khoa học giáo dục phục vụ nhu cầu tin cho cán bộ nghiên cứu, cán bộ giảng dạy và quản lý giáo dục trong và ngoài ngành. Trao đổi ấn phẩm về các loại hình thông tin khoa học giáo dục và kinh nghiệm nghiệp vụ thông tin khoa học với các cơ quan thông tin khác, các Thư viện Khoa học giáo dục của các Viện Hàn lâm và các Viện nghiên cứu khoa học, của các nước khác và các tổ chức quốc tế theo quy định của Nhà nước và Bộ giáo dục. b. Cơ cấu - Tổ chức Trung tâm Thông tin-Thư viện Viện CL&CTGD đã nhận thức đầy đủ và sâu sắc về công tác phục vụ thông tin cho người dùng tin. Đây là khâu công tác có ý nghĩa cực kì quan trọng trong việc nâng cao chất lượng nghiên cứu khoa học và đào tạo của Viện. TTTT-TV Viện CL&CTGD đã tổ chức theo mô hình thông tin hiện đại gồm hai phòng: Phòng thông tin và phòng thư viện. Mỗi phòng đều có chức năng và nhiệm vụ khác nhau song có mối quan hệ hỗ trợ lẫn nhau. Phòng thư viện, cán bộ đều có trình độ đại học về chuyên ngành thư viện và được chia ra các nhóm: + Nhóm phục vụ bạn đọc + Nhóm xử lý kỹ thuật + Nhóm tổ chức kho Các nhóm này có nhiệm vụ đảm bảo thông tin, tài liệu phục vụ cho việc nghiên cứu giảng dạy và học tập tại Viện, góp phần nâng cao chất lượng cán bộ nghiên cứu giáo dục. Phòng Thư viện thường làm những công việc như sau: Bổ sung sách, báo, tạp chí. Xử lý kĩ thuật tài liệu. Tổ chức kho và bảo quản tài liệu. Phục vụ thông tin- tư liệu theo các yêu cầu bạn đọc. Xây dựng bộ máy tra cứu. Quản trị cơ sở dữ liệu(CSDL) các tài liệu dạng sách. Để nguồn tài liệu trong thư viện ngày càng phong phú về mặt nội dung cũng như loại hình, thư viện cần phải bổ sung kịp thời, đầy đủ chính xác vốn tài liệu liên quan đến quản lý nhà nước. Muốn vậy, phải xác định hình thức bổ sung tài liệu theo nhu cầu của người dùng tin là rất cần thiết cho nên phải: + Xác định tài liệu “hạt nhân” cần bổ sung, cập nhật và hình thức bổ sung, cập nhật đối với từng loại tài liệu, từng bộ tài liệu. + Tránh bổ sung cập nhật trùng lặp, xây dựng kế hoạch bổ sung, cập nhật cho từng giai đoạn. Phòng thông tin: có 5 cán bộ trong đó có 2 cử nhân và 3 thạc sỹ, chịu trách nhiệm các công việc khác nhau. Các tài liệu, giáo trình do cán bộ nghiên cứu tại Viện biên soạn, những tài liệu thu thập được viết bằng tiếng nước ngoài, có thể dịch nguyên văn hoặc lược dịch, sau đó tóm tắt, tổng luận nguồn tin lại làm nguyên liệu cung cấp thông tin theo yêu cầu và xuất bản các loại ấn phẩm. Phòng thông tin chia ra thành hai nhóm: + Nhóm xử lý tài liệu nước ngoài. + Nhóm xử lý tài liệu trong nước. Với các công việc như sau: . Làm bản tin khoa học giáo dục hàng tháng. . Làm CSDL các bản tin theo chuyên đề. . Làm các bản tin theo chuyên đề. . Tổng luận, tổng thuật, dịch thuật. . Khai thác thông tin- tư liệu trên mạng. . Cung cấp thông tin theo yêu cầu. Sơ đồ: Cơ cấu tổ chức bộ máy TTTT-TV Viện Chiến lược và Chương trình Giáo dục Giám đốc và Phó Giám đốc TTTT-TV Viện CL&CTGD Phòng Thông tin Phòng Thư viện Nhóm xử lý tài liệu trong nước Nhóm xử lý tài liệu nước ngoài Nhóm tổ chức kho Nhóm xử lý kỹ thuật Nhóm phục vụ bạn đọc 3. người dùng tin và nhu cầu tin khoa học giáo dục 3.1 Người dùng tin Khoa học giáo dục Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật và công nghệ, quá trình bùng nổ thông tin cũng đang diễn ra trên phạm vi toàn cầu. Con người với những nhu cầu tin ngày càng phong phú đa dạng có những tác động không nhỏ tới các cơ quan thông tin. Có thể nói việc thoả mãn nhu cầu tin là yếu tố quyết định sự phát triển của TTTT-TV. Vì vậy người dùng tin(NDT) và nhu cầu tin tại Viện CL&CTGD luôn được đặt lên hàng đầu. Người dùng tin là yếu tố cơ bản giữ vai trò quan trọng trong hệ thống thông tin. Xuất phát điểm của hệ thống thông tin là NDT và họ cũng chính là nhân tố cuối cùng để đánh giá chất lượng của hệ thống. Nếu không có yếu tố NDT lưu chuyển thông tin không thể thực hiện được. NDT như một mắt xích đảm bảo tuần hoàn của thông tin. Họ vừa là khách hàng để tiếp nhận thông tin vừa là người sản sinh ra thông tin mới. Một mặt họ là người đưa thông tin vào thực tế sản xuất, mặt khác họ làm cho thông tin giàu có hơn. Tóm lại NDT là một bộ phận thiết yếu, một yếu tố năng động, là cơ sở cho việc định hướng cách thức xử lý thông tin để thúc đẩy hoàn thiện và phát triển hoạt động của các cơ quan nói chung và TTTT-TV Viện Chiến lược và Chương trình Giáo dục. Người dùng tin trong lĩnh vực Khoa học giáo dục trước hết là những người công tác trong ngành giáo dục hoặc những người có nhu cầu thông tin liên quan đến lĩnh vực giáo dục. Căn cứ vào tính chất công việc nên Viện Chiến lược và Chương trình Giáo dục đã chia ra các nhóm NDT như sau: a. Người dùng tin là cán bộ nghiên cứu Khoa học giáo dục Họ là những người có trình độ học vấn cao, lao động của họ là lao động sáng tạo, cho nên sản phẩm chuyên môn của họ là kết quả nghiên cứu khoa học, phát minh, sáng chế. Khác với người dùng tin là cán bộ quản lý, những người nghiên cứu thường có nhiều thời gian và điều kiện tìm tin,khai thác những thông tin mà họ cần. Mặt khác, họ có thể sử dụng được dễ dàng các phương tiện, thiết bị hiện đại để truy cập thông tin. Nhu cầu tin của nhóm người này là những thông tin có độ chính xác cao, những thông tin có tính hệ thống. Đối với họ những kênh thông tin phi hình thức như: Hội thảo, hội nghị, trao đổi khoa học... rất có ích. Đặc biệt họ cần những thông tin nước ngoài. b. Người dùng tin là giáo viên, cán bộ giảng dạy trong ngành giáo dục: Nhìn chung nhóm người dùng tin này có quan hệ mật thiết với nhóm người dùng tin là cán bộ nghiên cứu khoa học, bởi lẽ đa số cán bộ giảng dạy đều tham gia vào hoạt động nghiên cứu khoa học. Tuy nhiên, trong lĩnh vực giảng dạy thông tin cần thường xuyên được cập nhật và mang tính hệ thống hơn. Đặc biệt nhóm người dùng tin này rất cần các thông tin về phương pháp giảng dạy tiên tiến trong nước và trên thế giới để tăng sự hấp dẫn của bài giảng, nâng cao hiệu quả trong lĩnh vực KHGD. c. Người dùng tin làm công tác quản lý: Đặc điểm lao động của nhóm NDT này là việc ra quyết định. Những quyết định sẽ đem lại thành công hay thất bại của nhà quản lý, ảnh hưởng trực tiếp và tác động bước đầu đến đường lối, chủ trương trong lĩnh vực khoa học giáo dục. Vì thế họ cần những thông tin chung về xu hướng phát triển giáo dục, về cải cách giáo dục, những thông tin có tính chất thống kê, tổng kết kinh nghiệm... Với nhóm người dùng tin này, họ vừa là NDT, vừa là chủ thể của hoạt động thông tin: Với tư cách là người dùng tin, những nhu cầu tin của họ là nguồn gốc cho hoạt động thông tin trong Viện CL&CTGD. Với tư cách là chủ thể thông tin, họ là những người cung cấp thông qua các báo cáo nghiên cứu khoa học, các đề xuất, kiến nghị về giải pháp trong lĩnh vực quản lý nhà nước. d. Người dùng tin là các nghiên cứu sinh, học sinh, sinh viên: Nhu cầu tin của nhóm người này rất đa dạng, họ cần tất cả những thông tin liên quan đến học tập, nghiên cứu, tham khảo. Do đó, họ cần những thông tin rất chi tiết, cụ thể hoặc thông tin thô. Những thông tin họ cần không đòi hỏi khắt khe như những nhóm người dùng tin khác mà chỉ cần thông tin có tính thiết thực cao, dễ đọc, dễ hiểu và dễ suy luận. Nhóm người dùng tin này cần các tài liệu như sách giáo khoa, sách tra cứu, báo tạp chí... về KHGD nhằm phục vụ cho việc học tập, làm đồ án tốt nghiệp, luận văn... Ngoài những nhóm người dùng tin trên Viện CL&CTGD còn có những người dùng tin là những cán bộ nghiên cứu khoa học ngoài ngành. 3.2 Nhu cầu tin Khoa học Giáo dục: Nhu cầu tin của con người rất phong phú, đồng thời luôn có tính xã hội và tính lịch sử. Nhu cầu tin này được hình thành trên cơ sở nhiều nguyên nhân khác nhau, trong đó có những nguyên nhân từ bản thân sự phát triển của xã hội, sự phát triển của nền kinh tế, có những nguyên nhân từ nhu cầu phát triển của con người với tư cách là thành viên của xã hội. Mặt khác, con người thông qua hoạt động của mình tạo ra được thông tin thì họ cần được cung cấp thông tin, hay cụ thể hơn nhu cầu tin của họ cần được thoả mãn. Các TTTT-TV có chức năng đảm bảo thông tin, thoả mãn nhu cầu tin không chỉ trên cơ sở các tài liệu có trong cơ quan mình. Con người trên cơ sở sử dụng nguồn thông tin đã có lại tạo ra thông tin mới. Do vậy nguồn thông tin không ngừng được gia tăng. Đó là một chu trình liên tục và không ngừng phát triển. Và cũng vì thế nhu cầu tin của người dùng tin ngày càng gia tăng và đa dạng. Nhu cầu tin là đòi hỏi khách quan đối với thông tin của cá nhân, tập thể hoặc nhóm xã hội bảo đảm duy trì và thực hiện các hoạt động nhận thức và thực tiễn. Nhu cầu tin là một loại nhu cầu tinh thần của con người và mang tính xã hội. Thông tin không chỉ là chất liệu trong nghiên cứu khoa học mà còn là yếu tố quan trọng cho việc nghiên cứu và giảng dạy, xây dựng và phát triển. Đối với cán bộ nghiên cứu và giảng dạy ở Viện CL&CTGD việc thu thập thông tin, đọc sách và nghiên cứu tài liệu chiếm một khoảng thời gian không nhỏ trong quỹ thời gian của họ. Trình độ học vấn chung của những người dùng tin ở Viện CL&CTGD là rất cao. Nhu cầu tin của họ rất phong phú và đa dạng với nhiều lĩnh vực khoa học khác nhau: khoa học tự nhiên, khoa học xã hội.... đặc biệt với nhu cầu tin chuyên sâu trong lĩnh vực khoa học và giáo dục. Đối với nhà nghiên cứu khoa học, thời gian nghiên cứu rất lớn, họ tự tìm tin qua việc đọc sách, báo tạp chí, tài liệu... Trình độ ngoại ngữ của họ rất tốt nên có thể sử dụng những tài liệu bằng tiếng nước ngoài. Họ phải nắm bắt được những thông tin về KHGD trong và ngoài nước. Họ không những phải hiểu rõ hiện trạng giáo dục văn hoá mà còn phải hiểu rõ nền giáo dục của các nước trong khu vực và trên thế giới. Qua tổng kết phiếu về nhu cầu thông tin của cán bộ nghiên cứu tại Viện CL&CTGD thì nội dung thông tin mà họ quan tâm là: .Thông tin số liệu thống kê về giáo dục của Việt Nam và các nước trên thế giới. . Chiến lược và phương pháp dạy học các cấp học và các môn học. . Phương pháp luận nghiên cứu khoa học giáo dục. . Xu hướng giáo dục trên thế giới. . Quản lý giáo dục và nhà trường. . Những vấn đề lý luận dạy học, lý luận giáo dục. . Sách giáo khoa, nội dung chương trình kế hoạch giảng dạy, hướng dẫn giáo viên. . Các vấn đề tâm lý học, sinh lý học lứa tuổi. . Các vấn đề giáo dục mầm non, tiểu học, trung học cơ sở, phổ thông trung học. Nhìn chung nhu cầu tin về giáo dục và KHGD là loại nhu cầu chiếm hàng đầu trong Viện CL&CTGD. Xu hướng, thành tựu giáo dục trong nước cũng là một nội dung thông tin mà nhiều người dùng tin ở Viện quan tâm. Nắm được thành tựu trên các mặt giáo dục trong nước có ý nghĩa đánh giá được sự phát triển của nền giáo dục nước nhà. Những kinh nghiệm để đạt được thành tựu đó là những thông tin cần thiết cho công tác quản lý và nghiên cứu. Nhu cầu tin của người dùng tin ở Viện CL&CTGD khá phong phú và chuyên sâu. Điều này phản ánh xu thế chung về nhu cầu tin của người dùng tin tại các cơ quan thông tin chuyên ngành ở nước ta đang trên đường đổi mới. Nhu cầu tin của người dùng tin ở Viện vừa có chiều sâu vừa có bề rộng, đặc biệt có xu hướng biến động không ngừng. Nắm vững đặc điểm nhu cầu tin là yếu tố quan trọng trong việc tăng cường hoạt động thông tin ở Viện, góp phần tích cực vào việc nâng cao chất lượng của TTTT-TV Viện CL&CTGD, đáp ứng nhu cầu của đất nước trong giai đoạn mới. Vì nhu cầu tin phong phú và đa dạng nên không một TTTT-TV độc lập nào có thể giải đáp được hết yêu cầu thông tin của người dùng tin trên địa bàn của mình, điều này có nghĩa là các TTTT-TV cần phải có sự liên kết, tương trợ lẫn nhau về nghiệp vụ để có thể chia sẻ nguồn lực thông tin góp phần làm giàu thêm nguồn lực thông tin quốc gia. 4. Nguồn tin của TTTT-TV Nguồn lực thông tin là một khái niệm phản ánh một phần kết quả hoạt động, sáng tạo của con người. Một bộ phận tiềm lực thông tin được kiểm soát, được tổ chức, thông qua đó ta dễ dàng truy cập, khai thác và sử dụng chúng, phục vụ mục tiêu phát triển của con người, của xã hội. Đối với các quốc gia còn nghèo như nước ta, việc tập trung nguồn tin và tăng cường quan hệ trao đổi tài liệu là hai biện pháp quan trọng nhằm bổ sung và khai thác tối đa nguồn lực thông tin. Để làm được điều này, các TTTT-TV không thể chỉ bổ sung tài liệu một cách ồ ạt mà phải tiến hành kiểm kê vốn tài liệu tại kho để tránh bổ sung trùng lặp và phải xác định tài liệu hạt nhân cần bổ sung. Trong giai đoạn CNH-HĐH đất nước, đổi mới giáo dục là yêu cầu cấp thiết, do đó nhu cầu thông tin KHGD ngày càng tăng nhanh. Đó không chỉ là yêu cầu từ các đối tượng người dùng tin trong Viện, mà còn các đối tượng người dùng tin khác trong nước và các đối tượng là nghiên cứu sinh nước ngoài về giáo dục. Nguồn tin tại Viện CL&CTGD bao gồm: các văn bản pháp quy trong lĩnh vực giáo dục, các loại sách báo, tạp chí... và đặc biệt là các luận văn, luận án (thạc sỹ, tiến sỹ), các kết quả nghiên cứu khoa học trong lĩnh vực giáo dục và đào tạo, các ấn phẩm thông tin, sách báo tạp chí trong khu vực và trên thế giới về lĩnh vực giáo dục. Cụ thể như sau: Về sách: tổng số sách có gần 40.000 cuốn. . Sách chuyên khảo về giáo dục chiếm 47%. . Sách giáo khoa, chương trình, giáo trình chiếm 50%. . Sách tra cứu, từ điển chiếm 3%. Thư viện chia ra làm hai kho sách: . Kho sách tiếng Việt. . Kho sách tiếng nước ngoài. Trong đó có: kho sách tiếng Anh, kho sách tiếng Nga.. Mặc dù vốn sách tại thư viện Viện CL&CTGD thực sự chưa đầy đủ, một phần là do kinh phí bổ sung hàng năm còn hạn hẹp. Nhưng vốn sách đó cũng phần nào đáp ứng được yêu cầu của cán bộ nghiên cứu và cán bộ quản lý ở Viện nói chung và của đông đảo các nhà nghiên cứu. Về tạp chí: thư viện có hơn 100 tên tạp chí trong đó có 107 tên tạp chí Tiếng Việt và 8 tên tạp chí nước ngoài như: Tiếng Anh, Tiếng Nga, Tiếng Đức... Trong số các tạp chí có tạp chí Nghiên cứu giáo dục, Thông tin Khoa học giáo dục và một số tạp chí khác được đóng thành quyển để phục vụ lâu dài. Về báo: thư viện có 77 tờ báo của các cơ quan trung ương xuất bản trong đó có 6 tờ báo ngày, còn lại là báo tuần, tháng... Ngoài nguồn tài liệu là sách, báo, tạp chí còn một nguồn tài liệu nữa cũng không kém phần quan trọng đó là các báo cáo đề tài nghiên cứu khoa học các cấp và luận án, luận văn được bảo vệ trong và ngoài nước. Hiện nay, Trung tâm có khoảng gần 1000 cuốn luận án, luận văn- đây là nguồn tài liệu vô cùng quý giá và bổ ích đói với người dùng tin. Báo cáo đề tài nghiên cứu khoa học các cấp là một trong những nguồn tài liệu xám quan trọng của Viện CL&CTGD và được phân ra theo các cấp: Đề tài cấp Nhà nước Đề tài cấp Bộ Đề tài cấp Viện Nhìn chung vốn tài liệu của TTTT-TV đa dạng, có nhiều tài liệu thuộc loại quý hiếm được lưu trữ trong nhiều năm. Ngoài những nguồn tin chủ yếu trên, Viện CL&CTGD còn có thêm nguồn tin khác từ: . Các cơ quan quản lý của cán bộ, ngành mà Viện CL&CTGD có quan hệ trong việc trao đổi và thu thập thông tin giúp các nhà lãnh đạo nghiên cứu, người dùng tin nắm bắt kịp thời các chủ trương, chính sách của Nhà nước về khoa học, quản lý và những điều cụ thể trong hoạt động sản xuất. . Các bài viết của cán bộ nghiên cứu, giảng viên của Viện và các nghiên cứu viên chính. Chương II Thực trạng quy trình xử lý nội dung thông tin tại viện I. Khái quát chung về quy trình xử lý thông tin Xử lý thông tin là tập hợp các công đoạn khác nhau nhằm biến đổi thông tin thu thập được thành các dạng thể hiện mới. Khái niệm này có thể được thể hiện theo hai cách tiếp cận như sau: Tiếp cận thông thường thì xử lý thông tin là biến đổi thông tin nhằm đạt được mọi mục đích khác nhau. Tiếp cận riêng theo quan điểm nghiệp vụ của hoạt động thông tin thì xử lý thông tin nhằm đáp ứng tối đa các nhiệm vụ của hoạt động thông tin bao gồm: mô tả, phân tích, tổng hợp... Xử lý nội dung thông tin là hoạt động xử lý thông tin nhằm xác định được tài liệu đề cập tới vấn đề gì, đối tượng nghiên cứu, phương diện nghiên cứu, phương pháp nghiên cứu như thế nào để từ đó có thể phân loại, tập hợp, chọn lọc và cung cấp thông tin theo các chủ đề khác nhau. 1. Phân loại tài liệu Phân loại tài liệu là sự phân chia các tài liệu theo môn loại tri thức dựa trên nội dung của tài liệu. Mỗi tài liệu sẽ được gắn một ký hiệu phân loại được rút ra từ các khung phân loại (KPL) thư viện. Mục đích của việc phân loại tài liệu là tổ chức sắp xếp tài liệu theo nội dung giúp tìm được tài liệu nhanh chóng, đầy đủ, chính xác. Cấu trúc của khung phân loại tài liệu thư viện được thiết kế theo trật tự đẳng cấp, theo logic phân chia các ngành khoa học có nghĩa là khung phân loại chia ra các lớp lớn và các lớp lớn lại chia ra các lớp nhỏ hơn phụ thuộc. Ngày nay có nhiều khung phân loại nổi tiếng và tiêu biểu đang được sử dụng rộng rãi trong các cơ quan thông tin- thư viện như: DDC, UDC, BBK, LCC... BBK ( Bibliotechno bibliograficheskaja klassifikaxiji ) Khung phân loại thư viện thư mục Khung phân loại này được xuất bản ở Liên Xô năm 1960. Nó gồm 28 lớp cơ bản được biểu thị bằng 28 chữ cái tiếng Nga và được Việt hoá dùng ở nước ta. Các lớp nhỏ tiếp theo được thể hiện bằng số. A: Chủ nghĩa Mác- Lênin B: Các khoa học tự nhiên nói chung C: Các khoa học toán học D: Các khoa học hoá học Đ: Các khoa học về trái đất E: Các khoa học về sinh vật Ê: Các khoa họckỹ thuật nói chung F: Năng lượng vô tuyến điện tử G: Công nghiệp mỏ H: Công nghệ kim loại- Chế tạo máy- Chế tạo công cụ I: Công nghệ hoá học J: Công nghiệp nhẹ, ấn loát, nhiếp ảnh, điện ảnh K: Xây dựng L: Vận tải M: Nông, lâm nghiệp N: Y tế-y học Ô: Các khoa học xã hội nói chung P: Lịch sử Q: Kinh tế R: Chính trị S: Nhà nước và pháp luật T: Khoa học quân sự, sự nghiệp quân sự V: Văn hoá- Khoa học giáo dục W: Nghệ thuật X: Tôn giáo Y: Triết học- Tâm lý học Z: Tổng loại BBK là KPL có nhiều ưu điểm vì một mặt nó kế thừa những ưu điểm của các khung phân loại trước nó, mặt khác do mở rộng các lớp chính nên dung nạp được những môn loại khoa học mới khiến nội dung của khung phân loại mang tính khoa học và hiện đại, đáp ứng được khối lượng tài liệu ngày càng tăng trên thế giới. BBK du nhập vào Việt Nam từ ngày đầu đã được Việt Nam hoá và từng bước hoàn thiện cho phù hợp với hoàn cảnh nước ta. Các thư viện sử dụng BBK hiện tại có lẽ chưa gặp trở ngại gì trong việc tổ chức bộ máy tra cứu, đáp ứng nhu cầu thông tin. Đối với BBK cũng như bất cứ khung phân loại nào thì việc bổ sung, cập nhật và sửa đổi mới nhất hiện nay của nước Nga cũng chỉ là tài liệu tham khảo, chúng ta không dập khuôn nếu không phù hợp với Việt Nam. Nhược điểm của BBK và cũng như DDC là mang nặng tính quốc gia, dân tộc. Các đề mục về Liên Xô trước đây và nước Nga rất mở rộng. Điều này khi áp dụng vào Việt Nam đã được khắc phục. Điểm kém ưu thế của BBK ở chỗ, BBK không phải là khung phân loại được sử dụng rộng rãi trên thế giới, ít ảnh hưởng so với nhiều nước như DDC. Do vậy, trong hội nghị tổ chức tại Viện Thông tin Khoa học Xã hội, nhiều ý kiến đã cho rằng, có thể sử dụng đồng thời nhiều hệ thống phân loại khi cần trao đổi thông tin, chứ không phải chuyển đổi sang khung phân loại khác. DDC ( Dewey Decimal Classification ) Trong khung phân loại này M. Dewey phân chia tri thức của loài người ra làm 10 môn loại chủ yếu và sử dụng chữ số ả rập để biểu thị các lớp vâ phân lớp. Vì thế phương pháp phân loại này còn gọi là p._.hương pháp phân loại thập tiến. Sau khi ra đời KPL này được áp dụng rộng rãỉ Mỹ và các nước khác trên thế giới. Hiện nay, đã được sửa chữa bổ sung như sau: Cấu trúc có 10 lớp chính: 000 : Tổng loại 100 : Triết học- Tâm lý học 200 : Tôn giáo 300 : Khoa học xã hội 400 : Ngôn ngữ 500 : Khoa học chính xác 600 : Kỹ thuật (Khoa học ứng dụng) 700 : Nghệ thuật 800 : Văn học 900 : Lịch sử- Địa lý Mỗi lớp chính lại chia ra làm 10 lớp con. Mỗi lớp con chia ra làm 10 lớp con nữa... Cứ thế tiếp tục đến vô cùng. Ngoài ra DDC còn sử dụng 7 trợ ký hiệu về hình thức, địa lý,... DDC là KPL có nhiều ưu điểm và rất nổi tiếng trên thế giới vì: . Việc phân chia theo các môn loại khoa học của Dewey tạo nên một khung phân loại chặt chẽ. . Việc sử dụng chữ số ả rập làm cho khung phân loại dễ nhớ, phổ biến và sử dụng dễ. DDC cũng có nhiều ưu thế, nó được nhiều nước sử dụng, được cập nhật kịp thời và nhất là hiện nay được quy định dùng cho hệ thống OCLC. Tuy nhiên, DDC cũng như BBK không tránh khỏi những nhược điểm. Do cấu trúc có 10 lớp chính nên gò ép các xuất bản phẩm, đặc biệt là lớp 600 : Khoa học ứng dụng. Hơn 100 năm nay các nhà lý luận phân loại thế giới đã phê phán tính không hợp lý, thiếu khoa học trong kết cấu các lớp của DDC như : tách lịch sử ra khỏi Khoa học xã hội và ghép vào Địa lý, tách Ngôn ngữ ra khỏi Văn học, cũng như tính thiên lệch về Mỹ và Phương Tây. Hiện nay DDC rất được quan tâm ở Việt Nam do gần đây ta mở rộng giao lưu quốc tế, nhiều chuyên gia Mỹ đã tới Việt Nam và nhiều người Việt Nam cũng đi học ở Mỹ. Tuy nhiên việc áp dụng nó vào bất kỳ nước nào khác cũng không đơn giản, nhất là Việt Nam và các nước Châu á. Cần có thời gian sửa chữa, bổ sung, biên soạn thêm nhiều đề mục mới có thể hoàn thiện. Tuy nhiên khó khăn lớn nhất là ta chưa có một bản DDC bằng tiếng Việt và đã được Việt Nam hoá trên quy mô toàn quốc, đảm bảo tính thống nhất của khung phân loại. UDC (Universal Decimal Classification) UDC được xây dựng trên nền tảng của DDC với mục đích sử dụng trên phạm vi quốc tế và mong muốn khắc phục nhược điểm của DDC. Hiện nay khung phân loại này cũng được sử dụng rộng rãi trong các thư viện khoa học trên thế giới. Nó có một số lớp cơ bản sau: 0 : Tổng loại 1 : Triết học 2 : Tôn giáo 3 : Các Khoa học xã hội 4 : 5 : Các Khoa học tự nhiên 6 : ứng dụng, Các Khoa học kỹ thuật, Y học 7 : Nghệ thuật, Thể dục thể thao 8 : Ngôn ngữ, Văn học 9 : Địa lý, Lịch sử, Tiểu sử mật Năm 1962 đã bỏ trống lớp 4 mà đưa Ngôn ngữ vào cùng lớp 8. Mở rộng hệ thống trợ ký hiệu, với những dấu phân cách để nhận dạng nó khác biệt với ký hiệu chính, như dùng các dấu ngoặc đơn, dấu ngoặc kép, dấu gạch ngang... Mặc dù UDC đã cố gắng quốc tế hoá và đã phần nào khắc phục được nhược điểm của DDC, song vẫn chưa đạt được mục đích như mong muốn. UDC cũng là khung phân loại được đánh giá cao trên thế giới, được các nước Phương Tây và các tổ chức quốc tế sử dụng. Liên đoàn Tư liệu quốc tế (FID) là cơ quan chịu trách nhiệm thu thập ý kiến từ các quốc gia sử dụng UDC để bổ sung, cập nhật định kỳ cho UDC hàng năm trên quy mô quốc tế. Khung phân loại dùng cho các thư viện khoa học tổng hợp Việt Nam Cuộc tranh luận về các KPL đã từng xảy ra ở nhiều nước trên thế giới. Khi các cuộc tranh luận ở nước ngoài đã lắng dịu đi thì Việt Nam lại rộ lên ở từng giai đoạn. Cơ sở để biên soạn KPL này là khung phân loại do các nhà thư viện học Liên Xô Tropovskiivà Ambasumian cải biên từ UDC. Khung phân loại này có 17 dãy cơ bản, ký hiệu của các lớp chính là sự kết hợp của chữ cái và chữ số ả Rập: 0 : Tổng loại 1 : Triết học- Tâm lý học- Logic học 2 : Chủ nghĩa vô thần- Tôn giáo 3K : Chủ nghĩa Mác- Lênin 3 : Xã hội chính trị 4 : Ngôn ngữ học 5 : Khoa học tự nhiên- Toán học 5A : Nhân chủng học 61 : Y học- Y tế 6 : Kỹ thuật 63 : Nông nghiệp 7 : Nghệ thuật 7A : Thể dục thể thao 8 : Nghiên cứu Văn học- Tác phẩm Văn học 9 : Lịch sử 91 : Địa lý K : Văn học dân gian Đ : Sách thiếu nhi Sở dĩ KPL này còn có tên gọi là “Khung phân loại 17 lớp” hay “Khung phân loại 19 lớp” là do Thư viện Quốc gia Việt Nam đã nhiều lần sửa đổi, bổ sung, tạo lập thêm nhiều mục mới cho phù hợp với tình hình xuất bản của Việt Nam. Khung phân loại này được xuất bản lần đầu vào năm 1961 đến năm 1969 KPL này được tái bản có hiệu chỉnh và được sử dụng rộng rãi trong các thư viện thuộc Bộ Văn hoá Thông tin và nhiều thư viện chuyên ngành hoặc đa ngành. Năm 1978 KPL này được đổi mới lần thứ ba với nhiều bổ sung chỉnh lý, dựa trên cơ sở tham khảo các khung phân loại lớn như: UDC, BBK và các tài liệu tra cứu khác. Đây không phải là khung phân loại Dewey và cũng không phải khung phân loại UDC như một số người đã nhầm lẫn. KPL này đã được Việt Nam hoá rất nhiều, hiện nay chỉ còn mờ nhạt hình bóng của UDC ở một số lớp. ở Việt Nam KPL này được sử dụng tương đối nhiều, một phần là do nó được Việt Nam hoá, mặt khác là do nó có nhiều ưu điểm. Những ưu điểm này được thể hiện: Khung phân loại có tính khoa học vì kết cấu của khung tương đối hợp lý và chi tiết, phù hợp với tình hình nước ta, dế nhớ, dễ sử dụng. trật tự sắp xếp các lĩnh vực tri thức phản ánh được sự phát triển và mối liên quan cũng như ranh giới giữa các bộ môn khoa học, phù hợp với phân loại khoa học hiện đại, có hệ thống chỉ dẫn, chỉ chỗ tương đối tốt. Khung phân loại có tính hiện đại: các lớp chính và các lớp con của khung phân loại bao hàm được những thành tựu khoa học tiên tiến trên thế giới, bổ sung, cập nhật kịp thời. Khung phân loại có tính phổ cập và mềm dẻo: khung này có thể giản lược cho quy mô nhỏ và mở rộng cho các thư viện lớn mà không phá vỡ cấu trúc, tuy nhiên chỉ là tương đối; có thêm bảng hướng dẫn sử dụng và bảng tra chữ cái chủ đề nên tiện cho việc sử dụng. Phương pháp phân loại . Phân tích tài liệu: Căn cứ vào tên tài liệu, phụ đề tài liệu, lời giới thiệu, lời nói đầu, mục lục. . Để xác định nội dung, chủ đề tài liệu. Trên cơ sở nội dung, chủ đề xác định bộ môn khoa học của tài liệu. . Sau khi xác định được môn loại chính của tài liệu, người xử lý tìm ký hiệu phân loại chính xác cho tài liệu đó trong bảng chính của khung phân loại. Ngoài ra người xử lý cần phải sử dụng các bảng tra phụ để xác định ký hiệu phụ trợ cho ký hiệu phân loại chính. . Ghi ký hiệu phân loại tìm được lên trang tên sách hoặc trang cuối cùng của tài liệu. Để làm tốt được công việc phân loại tài liệu đòi hỏi người cán bộ xử lý phải nắm vững được khung phân loại mình sử dụng, phải biết phân tích tài liệu rút ra được chủ đề nội dung và các quy ước phân loại. 2. Định từ khoá Có nhiều định nghĩa khác nhau để hiểu về từ khoá. Chẳng hạn, trong tài liệu về định từ khoá của Trung tâm Thông tin Tư liệu Khoa học và Công nghệ Quốc gia thì “Từ khoá là các từ đủ nghĩa hoặc các cụm từ ổn định biểu thị những khái niệm quan trọng nhất mà tài liệu đề cập tới”. Hoặc có định nghĩa khác phản ánh rõ ràng hơn: “Từ khoá là một từ hoặc một cụm từ ngắn gọn, đủ nghĩa, ổn định, phản ánh các vấn đề đặc trưng nội dung tài liệu được đưa vào cơ sở dữ liệu nhằm mục đích tìm kiếm thông tin, tài liệu”. Từ khoá có thể được phân chia theo các góc độ khác nhau: Về hình thức: Từ khoá có thể là: . Danh từ: Danh từ chung chỉ các khái niệm, lĩnh vực, bộ môn khoa học Danh từ chung chỉ nhóm người, đồ vật... Danh từ chung chỉ địa danh... . Danh từ làm tính từ làm tính từ . Danh từ đi kèm danh từ . Danh động từ.... Về nội dung: Từ khoá có các dạng sau: . Từ khoá chủ đề: Là loại từ khoá thể hiện trực tiếp chủ đề mà tài liệu đề cập tới. . Từ khoá phương diện: Là từ khoá đề cập đến các khía cạnh của chủ đề. Về phương pháp định từ khoá: Từ khoá tự do: không dùng phương tiện kiểm soát từ vựng để định từ khoá. Từ khoá kiểm soát: sử dụng các phương tiện kiểm soát từ vựng để định từ khoá và chỉ những từ có trong phương tiện kiểm soát từ mới được dùng để mô tả. Có hai loại từ khoá kiểm soát: . Từ khoá quy ước: là tập hợp tên các khái niệm quy ước dùng để mô tả đơn nghĩa nội dung tài liệu và tìm tin trong hệ thống thông tin tư liệu. Chỉ những tên khái niệm này mới được đưa vào mẫu tìm và lệnh tìm. . Thesaurus: là từ điển tên các khái niệm có cấu trúc ngữ nghĩa xác định dùng để mô tả đơn nghĩa nội dung tài liệu và tìm tin trong hệ thống thông tin tư liệu. Cấu trúc ngữ nghĩa của Thesaurus bao gồm các quan hệ tương đương, phân cấp và liên đới. Các từ khoá phải đảm bảo các yêu cầu sau: Yêu cầu về nội dung : + Thông dụng và đúng đắn theo thuật ngữ khoa học: từ khoá phải đảm bảo là thuật ngữ khoa học thông dụng trong lĩnh vực nội dung tài liệu, không sử dụng khẩu ngữ và nghĩa bóng. + Tính khách quan: từ khoá phải độc lập với văn cảnh của nội dung tài liệu và không mang sắc thái đánh giá. + Ngắn gọn: nhằm thể hiện nội dung thông tin dưới hình thức ngắn gọn nhất nhằm định hướng vào việc chọn lọc các từ thực sự có nội dung thông tin và loại bỏ các từ không có ích cho việc tra cứu, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc đảm bảo tính hậu kết hợp của ngôn ngữ từ khoá, có hai cách là: nén từ và tách từ. + Chính xác và hiện đại: phản ánh chính xác những khái niệm cơ bản của nội dung tài liệu đồng thời phải là các thuật ngữ được dùng hiện tại trong các lĩnh vực chuyên ngành nhằm đảm bảo tính thống nhất của từ khoá trong mẫu tìm và lệnh tìm. + Đơn nghĩa: đảm bảo chỉ mang một nghĩa duy nhất hoặc một đối tượng, một khái niệm cụ thể khắc phục tình trạng đa nghĩa và đồng nghĩa trong khi xử lý từ vựng. Yêu cầu về hình thức: + Quy ước về chính tả tiếng Việt. + Các từ chỉ con số. + Các nguyên tố hoá học, tên hoá chất. + Tên địa danh. + Tên cơ quan tổ chức. Định từ khoá là một công việc rất cần thiết, là quá trình phân tích nội dung tài liệu và mô tả nội dung chính của tài liệu bằng một hay nhiều từ khoá nhằm mục đích lưu giữ và tìm tin tự động hoá. Định từ khoá phải theo một quy trình nhất định, gồm các bước sau: + Phân tích nội dung tài liệu + Mô tả các khái niệm đặc trưng bằng từ khóa + Hoàn chỉnh từ khoá + Trình bày từ khoá trong các biểu ghi Muốn định từ khoá trước tiên ta phải phân tích nội dung tài liệu : . Xác định đối tượng nghiên cứu bậc 1 và bậc 2 Trong một tài liệu có thể có nhiều đối tượng nghiên cứu và phụ thuộc vào lượng thông tin về đối tượng được đề cập đến trong tài liệu mà người ta chia ra thành các đối tượng bậc1 và bậc 2. Đối tượng bậc 1 là đối tượng chính được đề cập đến trong nội dung tài liệu (có thể gặp ngay trong nhan đề tài liệu). Đối tượng bậc 2 có thể là một đối tượng độc lập với đối tượng bậc 1 hoặc có thể là một đối tượng không nằm trong mối quan hệ với đối tượng bậc 1 nhưng có hàm lượng thông tin ít hơn. . Xác định phương diện nghiên cứu bậc 1 và bậc 2 Phương diện nghiên cứu bậc1 đi liền với đối tượng nghiên cứu và bổ nghĩa trực tiếp cho đối tượng nghiên cứu . Phương diện nghiên cứu bậc 2 thường không bổ nghĩa trực tiếp cho đối tượng nghiên cứu mà đi liền với phương diện bậc 1. . Xác định được phương pháp nghiên cứu. Bước tiếp theo sau khi phân tích nội dung tài liệu là chọn từ khoá mô tả, các đặc trưng nội dung tài liệu. Việc làm này rất có ý nghĩa giúp chuyển đối tượng nghiên cứu, phương diện nghiên cứu, phương pháp nghiên cứu được thể hiện bằng ngôn ngữ tự nhiên sang dạng thể hiện bằng ngôn ngữ từ khoá. Định từ khoá tự do: trên cơ sở các đối tượng, phương diện, phương pháp nghiên cứu đã xác định được khi phân tích nội dung tài liệu, người định từ khoá tự mình lựa chọn các từ khoá mà không cần có sự trợ giúp của phương tiện kiểm soát từ vựng. Định từ khoá tự do gồm các bước sau: . Xem xét về mặt từ vựng: căn cứ vào các yêu cầu với các nội dung và hình thức của từ khoá để xử lý từ vựng và lựa chọn thuật ngữ mô tả. Có hai trường hợp xảy ra: Đối tượng, phương diện, phương pháp nghiên cứu đã được tác giả mô tả đúng như yêu cầu đối với thuật ngữ khoa học thì ta sử dụng luôn thuật ngữ đó. Đối tượng, phương diện, phương pháp nghiên cứu chưa được mô tả theo đúng yêu cầu về thuật ngữ khoa học thì người định từ khoá phải tự mình lựa bằng cách chỉnh sửa hoặc thêm vào từ mới. Việc chỉnh sửa, bổ sung với kiến thức của mình, hỏi chuyên gia, hoặc sử dụng từ điển chuyên ngành . . Liệt kê các từ khoá đã chọn . Phân định, sắp xếp các từ khoá đã chọn thành các từ khoá chính và các từ khoá phụ, từ khoá địa lý, từ khoá nhân vật,... Định từ khoá kiểm soát: Để định từ khoá kiểm soát phải có phương tiện kiểm soát. Phương tiện kiểm soát có thể là: . Từ điển từ khoá đa ngành hoặc chuyên ngành . Thesaurus - Từ điển từ chuẩn . Bảng tra chủ đề Việc định từ khoá này phải trải qua các bước sau: + Xem xét về từ vựng + Sử dụng các phương tiện kiểm soát từ vựng để đối chiếu các từ ngữ mô tả đối tượng, phương diện, phương pháp nghiên cứu tương ứng với các khái niệm có sẵn trong phương tiện kiểm soát từ vựng. Có hai trường hợp xảy ra: Trường hợp 1: có từ vựng tương ứng thì chọn từ đó làm từ khoá Trường hợp 2: không có từ vựng tương ứng thì ta phải xem xét các nguyên nhân: do đối tượng, phương diện, phương pháp nghiên cứu chưa được mô tả đúng với thuật ngữ; hoặc chúng quá sâu so với diện bao quát của hệ thống hay do chúng là các khái niệm mới chưa được đưa vào phương tiện kiểm soát từ vựng. + Liệt kê từ khoá đã chọn + Phân định, sắp xếp các từ khoá + Bổ sung từ khoá mới xuất hiện vào phương tiện kiểm soát từ vựng và việc bổ sung có thể thực hiện định kỳ tuỳ theo số lượng từ khoá mới. Sau khi đã chọn ra được từ khoá người cán bộ cần hoàn chỉnh quy trình định từ khoá. Việc làm này có mục đích đảm bảo độ đầy đủ, chính xác và hiệu suất đáp ứng yêu cầu tin của các từ khoá đã chọn. Công đoạn này gồm 2 việc: . Hoàn chỉnh về mặt định lượng: đối chiếu các từ khoá đã chọn với việc phân tích tài liệu, nếu chưa đầy đủ phải bổ sung các từ khoá còn thiếu, thông thường một tài liệu có 5 đến 6 từ khoá. . Hoàn chỉnh về mặt định tính: trong một số trường hợp khi định từ khoá tự do, có thể xem xét và bổ sung các từ khoá theo những góc độ sau: Bổ sung theo khía cạnh đồng nghĩa Bổ sung theo khía cạnh giả đồng nghĩa Bổ sung theo quan hệ liên đới Cuối cùng , khi các công đoạn định từ khoá đã xong, người cán bộ phải trình bày từ khoá trong biểu ghi. Điều này sẽ tăng cường vai trò thông báo về nội dung tài liệu của từ khoá nhằm định hướng cho NDT về những vấn đề quan trọng của nội dung tài liệu mà không cần tham khảo các yếu tố khác của biểu ghi. Thường thì từ khoá được sắp xếp theo trật tự sau: từ khoá chính, từ khoá phụ, từ khoá địa lý, từ khoá nhân vật... Các từ khoá được viết cách nhau bởi dấu % và viết hoa chữ cái đầu tiên của từ khoá. Định từ khoá là một khâu rất quan trọng trong quy trình xử lý nội dung thông tin vì từ khoá là một dạng của ngôn ngữ tìm tin, mà ngôn ngữ tìm tin này lại có rất nhiều ưu điểm như: . Cho phép thực hiện việc tìm tin linh hoạt, đa dạng. . Cho phép cập nhật các thuật ngữ mới và tính đến yêu cầu mới. . Các ngôn ngữ từ khoá có lượng từ phong phú, gần gũi với ngôn ngữ tự nhiên, dễ sử dụng. 3. Định chủ đề Định chủ đề là quá trình xử lý nội dung tài liệu xác định đề tài và các khía cạnh nghiên cứu của nó. Kết quả của việc làm này là tạo ra đề mục chủ đề phản ánh chủ đề của tài liệu. Đề mục chủ đề có thể là một danh từ, một cụm danh từ trình bày một cách ngắn gọn chủ đề của tài liệu. Chủ đề của tài liệu là đề tài chủ yếu chứ không phải toàn bộ nội dung của tác phẩm. Một tác phẩm có thể có nhiềi chủ đề, nên cũng có nhiều đề mục chủ đề. Đề mục chủ đề có thể là: . Tên một khái niệm . Tên một sự vật, hiện tượng . Tên khu vực địa lý . Tên một quốc gia . Tên gọi của một cá nhân Về mặt cấu trúc: Có hai loại: . Đề mục chủ đề đơn: bao gồm một thành phần duy nhất là tên của các chủ đề. . Đề mục chủ đề phức: gồm hai thành phần là tên của chủ đề và (các) phụ đề. Có thể có các phụ đề sau: phụ đề hình thức, phụ đề nội dung, phụ đề địa điểm, phụ đề thời gian... Phương pháp định chủ đề có ba bước sau: + Xem xét và xác định nội dung tài liệu + Xác định chủ đề và những khía cạnh nghiên cứu của nó. + Thể hiện khái niệm chủ đề bằng đề mục chủ đề Việc xác định đề mục chủ đề cần đảm bảo các yêu cầu sau: Phù hợp với nội dung tài liệu; đảm bảo tính tư tưởng và tính chính xác về nội dung tài liệu; thuật ngữ được dùng cần ngắn gọn, thông dụng, đủ ý và thống nhất; phản ánh đề tài, khái niệm phải cụ thể tránh trường hợp quá rộng và quá chung chung, chọn những từ khoa học, hiện đại, phổ thông. Để diễn đạt chính xác các đề mục chủ đề cần phải: . Chọn chữ đi đầu trong thuật ngữ. . Loại trừ những từ đồng nghĩa, từ đồng âm khác nghĩa . Hạn chế những từ chỉ số nhiều . Có thể đảo từ Trong quá trình định chủ đề cần tuân thủ các quy định cụ thể như: . Đối với những tài liệu nói về ba vấn đề trở xuống thì phải xác định tất cả những chủ đề đó. . Nếu hơn ba vấn đề thì quy chung về một vấn đề lớn hơn. . Những quy định khi định chủ đề cho từng lĩnh vực Khoa học Xã hội, Khoa học Công nghệ. 4. Làm tóm tắt Làm tóm tắt là quá trình xử lý ngữ nghĩa và viết thành văn bản tóm tắt nội dung của tài liệu đó. Kết quả của quá trình này là tạo ra một bài tóm tắt. Bài tóm tắt theo tiêu chuẩn Nhà nước TCVN 4524- 88: là bài trình bày ngắn gọn những nội dung chính của tài liệu gốc (hoặc một phần tài liệu gốc) phù hợp với mục đích sử dụng, tính chất và giá trị của tài liệu gốc. Trong bài tóm tắt cần nêu các dẫn liệu, các kết luận chính, trong đó phải đặc biệt chú ý các thông tin mới, không đánh giá, phê phán tài liệu gốc. Các bài tóm tắt đăng trong những tài liệu thông tin thư mục có các chức năng sau: . Chức năng tín hiệu . Chức năng tra tìm địa chỉ . Chức năng thông tin . Chức năng chỉ dẫn . Chức năng tra cứu . Chức năng giao tiếp Biên soạn bài tóm tắt là công việc khoa học. ở Liên Xô trước đây người ta quy định rằng các bài tóm tắt đăng trong ấn phẩm thông tin có thể được coi là những công trình nghiên cứu, dưới các bài tóm tắt đều có họ tên người làm tóm tắt. Làm tóm tắt là một công việc tương đối khó khăn, phức tạp nhưng không kém phần quan trọng vì có mục đích rất lớn là qua bài tóm tắt thông tin được cho người sử dụng về nội dung cụ thể của tài liệu. Bài tóm tắt có thể do tác giả tài liệu gốc tự biên soạn hoặc do cán bộ chuyên môn, các chuyên gia thông tin biên soạn. Và ta có thể chia bài tóm tắt theo hai hướng: Theo phân loại tài liệu: các bài tóm tắt gồm có: . Tóm tắt chung: là thuật lại nội dung tài liệu nói chung. Theo thường lệ trong các tập tóm tắt, các tạp chí tóm tắt đều bao gồm các bài tóm tắt chung. . Tóm tắt chuyên đề: là thuật lại nội dung tài liệu về mặt đặc trưng có chú ý đến các nhiệm vụ của một xuất bản phẩm cụ thể. . Tóm tắt tổng hợp: là thuật lại nội dung của một số tài liệu về một đề tài. Theo mục đích: gồm có các bài tóm tắt sau: Tóm tắt thông tin: thực hiện chức năng thông tin và chỉ dẫn. Với bài tóm tắt thông tin, NDT được thông báo sâu hơn về nội dung tài liệu, trong một số trường hợp người dùng tin có thể sử dụng ngay những thông tin của bài tóm tắt mà không phải sử dụng tài liệu gốc. Mục đích: tóm tắt thông tin nhằm đáp ứng hoặc giải đáp những câu hỏi của người dùng tin, xem những vấn đề trong nội dung tài liệu gốc được trình bày như thế nào chứ không chỉ đơn thuần là liệt kê những vấn đề như trong bài tóm tắt chỉ dẫn. Đối tượng: để làm bài tóm tắt là các tài liệu có khối lượng nhỏ như các bài đăng tạp chí, báo các kết quả nghiên cứu khoa học. Phạm vi bao quát tài liệu thường là hẹp, chuyên sâu và các vấn đề tương đối độc lập. Ưu điểm: + Người dùng tin có thể biết chi tiết về nội dung tài liệu gốc và có thể sử dụng tóm tắt mà không cần tài liệu gốc. + Giúp người dùng tin chọn được tài liệu chính xác phù hợp với yêu cầu. Tóm tắt chỉ dẫn: thể hiện chức năng chỉ dẫn, qua bài tóm tắt này, người dùng tin được thông báo về những vấn đề triển khai tài liệu gốc. Đối tượng: là những tài liệu có khối lượng lớn: sách, tuyển tập. Ưu điểm: giúp người dùng tin nắm bắt nhanh một cách tổng quát về nội dung tài liệu gốc và thích hợp với hệ thống thông tin có yêu cầu về hạn chế độ dài. Nhược điểm: không đáp ứng được yêu cầu sâu về nội dung tài liệu Tóm tắt hỗn hợp: đây là dạng hỗn hợp của hai dạng trên với sự phân định chọn lọc các yếu tố cần chỉ dẫn và các yếu tố cần tóm tắt theo mục tiêu của hệ thống thông tin cụ thể. Đối tượng: là các tài liệu có khối lượng lớn, nội dung đề cập đến nhiều vấn đề. Ưu điểm: . Giúp người dùng tin nắm bắt một cách nhanh chóng những thông tin mới độc đáo của tài liệu gốc. . Giảm được khối lượng so với bài tóm tắt thông tin . Nhược điểm: khó làm so với tóm tắt chỉ dẫn và tóm tắt thông tin dặc biệt ở chỗ xác định vấn đề nào làm chỉ dẫn, vấn đề nào làm thông tin. Để cho ra một bài tóm tắt, người cán bộ phải trải qua quá trình biên soạn sau: . Chuẩn bị tóm tắt . Viết tóm tắt . Hoàn thiện việc biên soạn bài tóm tắt Chuẩn bị tóm tắt: Việc tìm hiểu sơ bộ, tổng quát tài liệu gốc (đọc tên sách, đọc bài tóm tắt của tác giả và nhà xuất bản ...) cho phép xác định tính cấp thiết của đề tài, ý nghĩa của tác phẩm, tầm quan trọng của những kết luận khoa học, lợi ích của nguồn thông tin chứa đựng trong tài liệu gốc. Điều đó cho phép quyết định xem tài liệu có cần làm tóm tắt không. Trong lúc đọc chính văn, người tóm tắt ghi lại những ý, những vấn đề khó hiểu, những thuật ngữ, những tên lạ. Xem tài liệu tra cứu là một trong những giai đoạn quan trọng nhất của công việc chuẩn bị tóm tắt. Nó giúp giải thích những điều chưa rõ mà người tóm tắt gặp phải trong lúc đọc chính văn, tạo nên hiểu biết về tác giả của tài liệu được tóm tắt và vị trí của tài liệu đó trong những công trình được công bố của chính tác giả đó. Trong quá trình làm công việc này, những thuật ngữ khó hiểu sẽ được làm sáng rõ. Ngoài ra, sử dụng tài liệu tra cứu, sách tham khảo còn giúp cho việc hiểu nguồn thông tin trong tài liệu gốc một cách sâu sắc hơn, đánh giá được điều mới mẻ trong nội dung tài liệu. Viết tóm tắt: là quá trình cô đọng những thông tin nằm trong tài liệu gốc nhằm mục đích thu nhận nét đặc trưng tổng quát của thông tin đó nêu lên phần nội dung chủ yếu nhất của tài liệu. Khi biên soạn phải tiến hành các khâu: lựa chọn, chuyển hoá thông tin theo phương pháp phân tích- tổng hợp và khái quát hoá. Lựa chọn và xử lý phân tích- tổng hợp thông tin được thực hiện nhờ sự phân tích nội dung tài liệu. Nhiệm vụ chủ yếu của phân tích là phát hiện những thông tin có giá trị nhất và tách chúng khỏi những thông tin không quan trọng hoặc đã lạc hậu. Nhờ phân tích mà người làm tóm tắt quyết định đưa thông tin nào vào bài tóm tắt. Việc lựa chọn những yếu tố chính của nội dung cần được tiến hành trên quan điểm khoa học và tư tưởng. Điều này đặc biệt liên quan đến các tài liệu chính trị-xã hội. Việc phân tích các thông tin chứa trong tài liệu gốc liên quan mật thiết với việc tổng hợp. Tổng hợp là tạo nên một văn bản hoàn chỉnh, hợp lý từ các thông tin có giá trị, được chọn từ tài liệu gốc. Hoàn thành việc tóm tắt: Tạo ra một tài liệu tài liệu cấp 1, có quan hệ chặt chẽ với tài liệu gốc. Chủ đề và nội dung của bài tóm tắt do chủ đề và nội dung của tài liệu gốc quy định. Một bài tóm tắt có thể coi là một sản phẩm, bởi vậy nó phải có một cấu trúc chung Bài tóm tắt gồm những phần sau: *Mô tả thư mục: ghi bằng ngôn ngữ của nguyên bản. Tên của tài liệu gốc có thể dịch chính xác làm tên bài tóm tắt. Nội dung và hình thức diễn đạt của phần này được thực hiện theo quy định hiện hành (ISBD) Tuỳ theo mục đích sử dụng, bài tóm tắt còn kèm theo ngôn ngữ tìm tin (chỉ số phân loại, từ khoá...) *Chính văn của bài tóm tắt cần nêu rõ: . Chi tiết về tên vấn đề, đề tài, đối tượng nghiên cứu, đặc tính và mục tiêu của công trình (các đặc điểm chính của vấn đề, tín độc đáo của nó, đối tượng nghiên cứu...) . Mục đích của tài liệu được tóm tắt. . Phương pháp nghiên cứu: mô tả bằng phương pháp mới mẻ và độc đáo, còn những phương pháp mà nhiều người biết chỉ cần nhắc qua, hoặc không cần. . Nội dung chủ yếu của các vấn đề, logic cấu tạo tác phẩm nói chung và những chi tiết sự kiện quan trọng nhất. . Những kết luận, khả năng và phạm vi ứng dụng của công trình vào các lĩnh vực hoạt động khoa học, kỹ thuật và thực tiễn xã hội. Nêu những kết luận chính, những giả thiết được công nhận và phủ nhận. *Bộ máy tra cứu : bao gồm những chi tiết bổ sung về tài liệu đã được công bố trước đây, bản danh sách tài liệu. 5. Làm chú giải. Làm chú giải là quá trình lựa chọn những thông tin ngắn gọn, đặc trưng cho tài liệu về nội dung, đối tượng, hình thức và các đặc điểm khác mà kết qủa của nó là thu được bài chú giải. Làm chú giải là hình thức xử lý đơn giản hơn làm tóm tắt. Bài chú giải là bài giới thiệu ngắn gọn về nội dung, đối tượng, hình thức và các đặc điểm khác của tài liệu gốc. Bài chú giải mang tính giải thích, làm rõ hơn nhan đề của tài liệu gốc, cho biết tài liệu đó nói về vấn đề gì. Nó được sử dụng chủ yếu trong tài liệu cấp 1. Bài chú giải được phân theo hai tiêu thức chủ yếu: Mục đích làm chú giải và tài liệu được làm chú giải. Nếu phân theo mục đích có chú giải chỉ dẫn và chú giải giới thiệu Nếu phân theo tài liệu được làm chú giải có chú giải tổng quát, chú giải phân tích, chú giải theo nhóm. Để làm bài chú giải cần căn cứ vào nguồn tài liệu, có hai loại nguồn là: . Bản thân tài liệu gốc: đọc tài liệu để rút ra những thông tin căn bản. . Các nguồn khác: là các tài liệu bên ngoài tài liệu gốc, chúng cung cấp cho người làm chú giải những thông tin bổ sung về tác giả, tác phẩm... Biên soạn bài chú giải gồm các công việc như: . Đọc tài liệu gốc và ghi chép những điều quan trọng nhất về nội dung và hình thức . . Sắp xếp các thông tin chọn lọc được theo logic và viết thành văn. . Biên tập lại lần cuối chú giải. II. Thực trạng quy trình xử lý nội dung thông tin tại Viện CL&CTGD Hoạt động thông tin tại Viện CL&CTGD đã trải qua gần 45 năm, đã có những đóng góp đáng kể trong việc tăng cường công tác nghiên cứu giảng dạy, phục vụ cho sự nghiệp phát triển giáo dục và đào tạo nguồn nhân lực cho đất nước. Mặc dù đã có nhiều đóng góp, nhưng trước tình hình và nhiệm vụ mới, trong bối cảnh nền kinh tế mở, một nền kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa, nhằm mở rộng và tăng cường sự hội nhập hoạt động thông tin giáo dục đòi hỏi cũng phải đổi mới, đáp ứng nhu cầu tin của người dùng tin. Muốn vậy, Viện CL&CTGD cũng như các cơ quan thông tin khác phải hoàn thiện quy trình xử lý. Bởi vì, xử lý là một trong những khâu quan trọng trong quy trình thông tin, xử lý giúp khắc phục được những khó khăn về mặt ngôn ngữ, làm cho tài liệu trở nên dễ hiểu, cung cấp thông tin cho người dùng tin một cách rõ ràng, thích đáng đối với công việc và sở thích của họ. Xử lý thông tin là một quy trình nhỏ trong tổng thể quy trình thông tin, nó cũng gồm có đầu vào và đầu ra. Tại TTTT- TV Viện CL&CTGD thì hoạt động thư viện gắn bó chặt chẽ với hoạt động thông tin, do đó mà quy trình xử lý thông tin cũng được liên hoàn tự khâu xử lý đầu vào cho đến sản phẩm đầu ra. Đầu vào của quy trình xử lý nội dung thông tin là các tài liệu xuất phát từ nguồn thông tin trong nước, là các dạng đầu vào do các cơ quan ngoài ngành, ngoài nước cung cấp. Các dạng tài liệu này có thể là sách chuyên khảo giáo dục, các loại báo, tạp chí, chuyên san khoa học giáo dục, sách tra cứu, từ điển, sách giáo khoa, giáo trình, luận văn, luận án, số liệu thống kê, các báo cáo khoa học giáo dục chưa công bố, tranh ảnh, biểu đồ, số liệu, tài liệu hội thảo, hội nghị, tài liệu của các đề tài nghiên cứu cấp Viện, cấp Bộ, cấp Nhà nước, các tài liệu của cá nhân nhà nghiên cứu KHGD... có thể là các dạng vật mang tin vật lý hiện đại như phim âm bản, băng từ, đĩa từ.. Đầu ra của quy trình xử lý nội dung thông tin là các bản tin Khoa học giáo dục, bản tin chuyên đề, mục lục phân loại, cơ sở dữ liệu... Đầu ra của quy trình này có thể phục vụ một lúc nhiều đối tượng: nhà nghiên cứu khoa học giáo dục, nhà quản lý giáo dục, các nghiên cứu sinh khoa học giáo dục, các cán bộ khoa học, giáo viên muốn bồi dưỡng, nâng cao trình độ, các nhà hoạch định chính sách giáo dục, chiến lược giáo dục... Như vậy hoàn thiện quy trình xử lý nội dung thông tin, đó là khâu công tác được đặt lên hàng đầu tại TTTT- TV. Đó không chỉ là nhiệm vụ mang tính chuyên môn, nghiệp vụ mà còn là hoạt động đem lại lợi ích lớn cho Viện. Đặc biệt trong cơ chế thị trường như hiện nay, vấn đề đặt ra là đáp ứng tốt mọi nhu cầu tin của người dùng tin , vì thế hoàn thiện quy trình xử lý nội dung thông tin lại càng phải được chú trọng. Xử lý nội dung thông tin tại Viện bao gồm các công việc chính như: phân loại tài liệu, định từ khoá, làm tóm tắt. Với mỗi loại hình tài liệu khác nhau thì các công đoạn xử lý nội dung được áp dụng khác nhau. Sơ đồ quy trình xử lý sách, luận văn của Viện: Xử lý Kỹ thuật Nhập về Xử lý nội dung Phân loại Định từ khoá In phiếu mục lục Nhập máy Xử lý tiền máy Mục lục đọc máy Phục vụ Xếp giá Bài báo Làm tóm tắt Vào kho Xử lý Kỹ thuật Báo Phục vụ Lựa chọn bài Nhập về Sơ đồ quy trình xử lý báo: Bản tin KHGD CSDL bài báo Nhập máy Nhập về Sơ đồ quy trình xử lý tạp chí: Lựa chọn bài Xử lý Kỹ thuật Phục vụ Vào kho Tạp chí Bài trích tạp chí Định từ khoá CSDL bài trích Nhập máy Làm tóm tắt 1. công tác phân loại tài liệu củaViệnCL&CTGD Hiện nay, có nhiều KPL đang được sử dụng tại các Trung tâm Thông tin Thư viện ở nước ta. TTTT- TV Viện CL&CTGD đã chọn khung phân loại : “Khung phân loại dùng cho các thư viện khoa học tổng hợp Việt Nam” để phân loại tài liệu của thư viện mình. Đúng như tên gọi, khung phân loại này chứa gần như tất cả các lĩnh vực khoa học. Do Viện CL&CTGD là cơ quan chuyên về giáo dục cho nên các tài liệu có trong thư viện gần như tất cả đều thuộc về lĩnh vực giáo dục. Vì thế nên khi phân loại tài liệu chỉ sử dụng một số lớp về giáo dục, tâm lý hay các lĩnh vực khoa học liên quan. Cụ thể hay sử dụng một số lớp sau: Tâm lý học: 15(09) Lịch sử tâm lý học 15(07) Các tài liệu về phương pháp giảng dạy và nghiên cứu môn tâm lý học. Ví dụ: Nhan đề: “Tâm lý trẻ em mẫu giáo từ 5-6 tuổi” Chỉ số phân loại là: 15(07) 152 Các quá trình nhận thức 152.1 Cảm giác 152.2 Tri giác 152.3 Trí nhớ 152.6 Tư duy 152.7 Tiếng nói 152.8 Sự tưởng tượng Ví dụ: Nhan đề: “Rèn luyện trí nhớ cho học._.