Hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu thiếc thỏi sang thị trường Malaysia của Chi nhánh Công ty cổ phần XNK Petrolimex tại Hà Nội

của đất nước.Chúng ta bắt đầu mở cửa nền kinh tế thực sự mạnh mẽ vào những năm 1990,và có những bước đi đầu tiên nhằm thực hiện quá trình hội nhập khu vực và quốc tế một cách chính thức. Việt Nam đã là thành viên chính thức của hiệp hội các quốc gia Đông Nam á (ASEAN) ;của Diễn đàn hợp tác kinh tế Châu á Thái Bình Dương (APEC) ;của tiến trình hợp tác á Âu (ASEM) .Và chúng ta đang nỗ lực hết sức để có thể gia nhập tổ chức thương mại thế giới (WTO) trong năm nay. Trong bối cảnh đó các doanh nghiệp trong nước cũng được khuyến khích , tạo điều kiện hoạt động và phát triển thuận lợi.Các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu cũng ngày càng nhiều với đủ các thành phần kinh tế.Và năm 2005 chúng ta đã đạt kim ngạch xuất khẩu hơn 32 tỷ USD,đây là một thành tựu lớn của Việt Nam nói chung và của các đơn vị kinh doanh xuất khẩu noi riêng.Và nó cũng góp phần vào mức tăng trưởng GDP 8,4% trong năm 2005 để giúp chúng ta hoàn thành kế hoạch mà Đại Hội IX của Đảng đã đề ra.Với chủ trương hỗ trợ các doanh nghiệp trong hoạt động kinh doanh xuất khẩu,Nhà Nước đã và luôn có những điều chỉnh đua ra các chính sách theo hướng khuyến khích và tạo điều kiện ngày càng thuận lợi hơn cho các doanh nghiệp. Tình hình trên đem lại nhiều cơ hội nhưng cũng mang tới những thách thức lớn cho các doanh nghiệp kinh doanh xuất khẩu.Vì chúng ta còn nhiều hạn chế về kinhh nghiệm kinh doanh quốc tế,quy mô và tiềm lực tài chính còn hạn chế…Do vậy trong quá trình kinh doanh quốc tế các doanh nghiệp gặp không ít các khó khăn vướng mắc,trong đó có quy tình thực hiện hợp đồng xuất khẩu. 2.Mục đích nghiên cứu Với mục đích củng cố kiễn thức về chuyên nghành đã được trang bị trong trường Đại học thông qua việc tiếp cận tìm hiểu thực tế tại chi nhánh Công ty cổ phần XNK Petrolimex tại Hà Nội.Vận dụng tổng hợp các kiến thức chuyên ngành để phân tích và bước đầu xử lý các các vấn đề về quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu của đơn vị thông qua việc nghiên cứu và thực hiện đề tài :”Hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu thiếc thỏi sang thị trường Malaysia của chi nhánh Công ty cổ phần XNK Petrolimex tại Hà Nội”. 3.Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu của luận văn này là quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu.Đối tượng này sẽ được nghiên cứu trong phạm vi các hợp đồng xuất khẩu thiếc thỏi sang thị trường Malaysia của chi nhánh Công ty cổ phần XNK Petrolimex tại Hà Nội. 4.Phương pháp nghiên cứu Với mục đích tìm hiểu thực tiễn bằng các kiến thức đã học. Ngoài việc xử dụng phương pháp duy vật biện chứng và duy vật lịch sử.Trong quá trình thực hiện luận văn em đã xử dụng các phương pháp nghiên cứu khác là phương pháp hệ thống hoá,phương pháp thống kê,phương pháp phân tích so sánh… 5.Kết cấu của luận văn Ngoài phần mở đầu và kết luận nội dung chính của luận văn được chia thành 3 chương: -Chương 1.Lý luận chung về quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu -Chương 2.Thực trạng quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu thiếc thỏi sang thị trường Malaysia của chi nhánh Công ty cổ phần XNK Petrolimex tại Hà Nội -Chương 3.Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình tổ chức hợp đồng xuất khẩu thiếc thỏi sang thị trường Malaysia của chi nhánh Công ty XNK petrolimex tại Hà Nội Phần nội dung Chương 1.lý luận chung về quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu 1.1.khái quát về hợp đồng xuất khẩu: 1.1.1.Khái niệm,bản chất và vai trò của hợp đồng xuất khẩu: 1.1.1.2. Khái niệm: Hợp đồng: Là sự thoả thuận giữa hai hay nhiều bên bình đẳng với nhau làm phát sinh quyền và nghĩa vụ pháp lý cụ thể. Hợp đồng xuất khẩu: Là sự thoả thuận giữa hai đương sự có trụ sở kinh doanh ở các nước khác nhau, bên bán được gọi là bên xuất bên mua gọi là bên nhập một tài sản cố định gọi là hàng hoá. Bên mua có nghĩa vụ nhận hàng và trả tiền hàng. Như vậy chủ thể của hợp đồng này là Bên Bán (bên xuất khẩu) và Bên Mua (bên nhập khẩu).Họ có trụ sở kinh doanh ở các quốc gia khác nhau.Bên Bán giao một giá trị nhất định và ,để đổi lại,Bên Mua phải trả một đối giá tương xứng với giá trị đã được giao.Đối tượng của hợp đồng này là hàng hoá (Goods) hoặc dịch vụ (Service). Trong thực tế, không nhất thiết người mua phải trả bằng tiền cho người bán mà có thể trả bằng hàng hoá có giá trị tương đương, mà chỉ lấy tiền làm phương tiện tính toán. 1.1.1.2.Bản chất: Bản chất của hợp đồng mua bán hàng hoá là sự thoả thuận của các bên kí hợp đồng.Điều cơ bản của hợp đồng là phải thể hiện ý chí thực sự thoả thuận không được cưỡng bức,lừa dối lẫn nhau và có những nhầm lẫn không thể chấp nhận được.Hợp đồng xuất khẩu giữ một vai trò quan trọng trong kinh doanh Thương Mại Quốc Tế,nó xác nhận những nội dung giao dịch mà các bên đã thoả thuận và cam kết thực hiện các nội dung đó. 1.1.1.3.Vai trò : Vai trò cơ bản của hợp đồng là làm cơ sỏ để các bên thực hiện các nghĩa vụ của mình và đồng thời yêu cầu bên đối tác thực hiện các nghĩa vụ của họ.Hợp đồng còn là cơ sở đánh giá mức độ thực hiện nghĩa vụ của các bên và đồng thời hợp đồng cũng là cơ sỏ ư pháp lý quan trọng để một bên có thể khiếu nại đối tác của mình không thực hiện toàn bộ hay từng phần nghĩa vụ của họ đã thoả thuận trong hợp đồng.Do vậy hợp đồng càng quy định chi tiết rõ ràng,dễ hiểu càng dễ thực hiện và ít xảy ra tranh chấp do tránh tối đa viêc gây hiểu lầm,mỗi bên hiểu theo một cách khác nhau…và khi cần thiết với vai trò là một cơ sở pháp lý quan trọng trong việc khiếu nại đối tác hợp đồng nhất thiết phải rõ ràng ,chi tiết ,dễ hiểu mới đủ mạnh để buộc các đối tác tôn trọng và thực hiện nghiêm túc các nghĩa vụ của họ như đã thoả thuận. 1.1.2.Đặc điểm của hợp đồng xuất khẩu Hợp đồng xuất khẩu thường có những đặc điểm sau: -Hàng hoá-đối tượng của hợp đồng được di chuyển qua biên giới quốc gia.Biên giới này là biên giới Hải Quan chứ không đơn thuần là biên giới địa lí.(Ví dụ,hợp đồng mua bán kí kết giữa một xí nghiệp trong khu chế xuất với một xí nghiệp ngoài khu chế xuất được luật pháp coi là hợp đồng xuất khẩu với xí nghiệp trong khu chế xuất,nhưng hàng hoá thuộc hợp đồng đó không di chuyển ra khỏi biên giới quốc gia) -Đồng tiền thanh toán sẽ là ngoại tệ với ít nhất một bên(Cá biệt với các nước đã xử dụng đồng tiền chung Châu Âu – EURO ) -Nó diễn ra giữa các thương nhân có trụ sở thương mại ở các quốc gia khác nhau. -Hợp đồng xuất khẩu thường chịu sự điều chỉnh của nhiều nguồn luật khác nhau:Luật quốc gia(Luật của quốc gia bên Mua,Luật của quốc gia bên Bán),Luật quốc tế(các hiệp định ,hiệp ước thương mại song phương và đa phương),các phong tục và tập quán buôn bán quốc tế… 1.1.3.Nội dung cơ bản của hợp đồng xuất khẩu: Một hợp đồng xuất nhập khẩu thông thường và đúng, đầy đủ bao gồm hai phần chủ yếu: 1.1.3.1.Giới thiệu chung: - Số hợp đồng (contract no...) ghi rõ số hợp đồng mà hai bên đã ký kết.Đây không phải là nội dung pháp lý bắt buộc của hợp đồng.Nhưng nó tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình kiểm tra,giám sát,điều hành và thực hiện hợp đồng của các bên. Địa điểm và ngày tháng ký kết hợp đồng được ghi ở phía trên hoặc phía dưới góc phải của hợp đồng.Nếu như trong hợp đồng không có thoả thuậnh gì thêm thì hợp đồng sẽ có hiệu lực pháp lý kể từ ngày kí kết. Tên và địa chỉ của các bên tham gia kí kết hợp đồng:Đây là phần chỉ rõ các chủ thể của hợp đồng,cho nên phải nêu rõ ràng,đầy đủ chính xác :Tên (theo giấy phép thành lập),địa chỉ,người đại diện,chức vụ của các bên tham gia kí kết hợp đồng. Những định nghĩa dùng trong hợp đồng, những định nghĩa này có thể dùng rất nhiều giúp cho tránh sai sót và nhầm lẫn trong cách hiểu cuả mỗi bên dẫn đến những tranh chấp hay khiếu kiện hợp đồng xuất khẩu. Căn cứ để ký kết hợp đồng, đây có thể là hiệp định song phương đa phương 1 hay 1 số các quốc gia khác.Hay nêu ra sự tự nguyện thực sự của các bên kí kết hợp đồng. 1.1.3.2.Các điều khoản của hợp đồng Tên hàng: Là điều khoản quan trọng của mọi đơn hỏi hàng, thư chào hàng, hợp đồng hoặc nghị định thư. Nó nói lên chính xác đối tượng mua bán trao đổi. Vì vậy người ta luôn tìm cách diễn đạt chính xác tên hàng. Nói chung thường có nhiều cách diễn đạt tên hàng như sau: Ghi tên thương mại của hàng hoá nhưng còn ghi kèm theo tên thông thường và tên khoa học của nó. Ghi tên hàng kèm theo tên địa phương sản xuất ra hàng đó. Ghi tên hàng kèm theo quy cách chính của hàng đó. Ghi tên hàng kèm theo số liệu hạng mục của hàng đó trong danh mục hang hoá thống nhất. Điều khoản phẩm chất. Điều khoản phẩm chất là điều khoản nói lên mặt chất lượng của hàng hoá, chất lượng của hàng hoá thể hiện như: Lý tính, hoá tính, tính năng quy cách phẩm chất, kích thước tác dụng, công dụng ... trong thương mại quốc tế người ta hay quy định theo cách tuỳ thuộc vào loại hàng hoá cụ thể, tỷ lệ % thành phần chủ yếu trong hàng hoá, màu sắc, tính năng phải đạt được, chỉ tiêu phải đạt được, chỉ tiêu chất lượng nào (chất lượng quốc tế hoặc Việt Nam, ngành....) Trong thương mại quốc tế vì chủng loại hàng hoá giao dịch nhiều, đặc điểm các loại hàng khác nhau. Do đó cách biểu thị chất lượng cũng khác nhau. Để biểu thị chính xác chất lượng hàng hoá người ta thường vận dụng hợp đồng thương mại quốc tế một số phương pháp như dựa vào hàng xem trước, hàng mẫu, phẩm cấp hoặc tiêu chuẩn chỉ tiêu đại khái quen dùng. Điều khoản số lượng Điều khoản số lượng nhằm nói lên mặt lượng của hàng được giao dịch gồm trọng lượng và số lượng. Điều khoản này bao gồm các vấn đề về đơn vị tính số lượng (hoặc trọng lượng) của hàng hoá, phương pháp quy định số lượng và phương pháp xác định trọng lượng. Đơn vị tính số lượng và trọng lượng thường là hệ đo lường quốc tế mét. Quy định số lượng số lượng hàng hoá bằng cách cả hai bên có thể lựa chọn dung sai cho phép hoặc do người đi thuê tàu lựa chọn dung sai đây là phương pháp quy định phỏng chừng. Ngoài ra số lượng cần phải quy định rất khoát. Phương pháp xác định trọng lượng. + Trọng lượng cả bì là trọng lượng hàng hoá bao gồm trọng lượng của hàng cộng với trọng lượng bao bì, bao gói kèm theo. + Trọng lượng tịnh là trọng lượng thực tế của hàng hoá có thể tính theo trọng lượng bao bì thực tế, trung bình quen dùng... + Trọng lượng thương mại là trọng lượng của hàng hoá có độ ẩm tiêu chuẩn. Trọng lượng thương mại thường được xác định bằng công thức: 100 + WTC GTM = GTT + 100 + WTT Trong đó: CTM : Trọng lượng thương mại, GTT : Trọng lượng thực tế WTC : Trọng lượng độ ẩm tiêu chuẩn, WTT : Độ ẩm thực tế. Điều khoản bao bì hàng hoá: Trong thương mại quốc tế hàng hoá phải trải qua quá trình vận chuyển bởi các phương tiện đặc thù chuyên dụng như tàu biển đường sắt, đường bộ đường không. Do đó hàng hoá được đóng gói thích hợp không chỉ tiện cho vận chuyển, bốc dỡ, dịch chuyển lưu giữ ... tránh sai hụt hay biến đổi về chất lượng hay số lượng. Ngoài ra giá cả của hàng hoá cũng bị ảnh hưởng một phần bởi giá cả của bao bì. Một số loại bao bì chuyên dùng. Bao bì vận chuyển: Căn cứ vào hình dáng bao bì như hòm, túi, bao... Căn cứ vào vật liệu: Bao bì gỗ, nhựa... Căn cứ vào tính chất bao bì: Bao bì mềm, bao bì cứng Bao bì tiêu thụ: Kiểu treo, kiểu chồng xếp, mang xách... -Yêu cầu với bao bì: Vật liệu làm bao bì phải đáp ứng về mặt hình thức kích cỡ, phù hợp với đặc tính của hàng hoá và phương thức vận chuyển. Ngoài ra bao bì tiêu thụ cần phải có chức năng bảo vệ hàng hoá và khuyến trương tiêu thụ như hiện bày bán nhận biết hàng hóa, mang xách, sử dụng. Phương thức cung cấp bao bì có thể do bên bán hoặc bên mua cung ứng bao bì . Giá cả bao bì : Có ba hình thức: + Giá bao bì tính vào giá hàng hoá. + Giá bao bì do bên mua trả riêng. + Giá bao bì tính như giá hàng hoá, tức là cả bao bì coi như tịnh. Điều khoản giá cả hàng hoá. Vấn đề xác định giá cả hàng hoá xuất nhập khẩu và quy định điều khoản giá cả trong hợp đồng là rất quan trọng. Bởi giá cả thị trường liên quan đến mức giá đồng tiền tính giá, phương pháp quy định giá, sử dụng các loại giảm giá. Mức giá cả hàng hoá: Được xác định trên cơ sở giá thị trường thế giới, sự thay đổi của quan hệ cung cầu của thị trường. Thông thường các nhân tố ảnh hưởng đến mức giá như chất lượng của hàng hoá và bao bì của chúng, khoảng cách vận chuyển số lượng ký kết, điều kiện thanh toán và rủi ro biến động tỷ giá hối đoái. Mức giá còn liên quan đến điều kiện cơ sở giao hàng. Đồng tiền tính giá: Có thể của nước xuất khẩu, nhập khẩu hay nước thứ ba. Trong thương mại quốc tế thường là đồng tiền mạnh (USD), đồng tiền tính giá còn phụ thuộc vào tập quán buôn bán. Ví dụ cao su, than dùng đồng bảng Anh, dầu mỏ, lông thú dùng USD Mỹ... Phương pháp quy định giá. + Giá cả cố định: Là giá cả được quy định vào lúc ký kết hợp đồng và không được sửa đổi nếu không có sự thoả thuận khác. Được sử dụng phổ biến trong giao dịch quốc tế. + Giá quy định như sau: Là mức giá được xác định trong quá trình thực hiện hợp đồng phương pháp này chỉ được thực hiện cho hợp đồng của hai bên có mối quan hệ lâu dài và đã hình thành tập quán giao dịch tương đối ổn định. + Giá linh hoạt: Được gọi là giá có thể chỉnh lại là giá đã được xác định trong lúc ký kết hợp đồng nhưng có thể xem xét lại vào lúc giao hàng. + Giá di động: Là giá cả được tính toán dứt khoát vào lúc thực hiện hợp đồng trên cơ sở giá cả quy định ban đầu có đề cập đến những biến động về chi phí sản xuất trong thời kỳ thực hiện hợp đồng. Công thức: b1 c1 P1 =P0 + ( A + B + C ) b0 c0 Trong đó: P0 : Là giá cơ sở được quy định khi ký kết hợp đồng kinh tế P1: Giá cuối cùng để thanh toán A, B, C: Cơ cấu giá cả, bằng mức % của các yếu tố mà tổng số là 1 b0 , b1 : Là giá cả của nguyên vật liệu ở thời kỳ ký kết hợp đồng và ở thời điểm xác định cuối cùng. co ,c1 : Là tiền lương hoặc chỉ số tiền lương ở thời điểm và lúc ký kết hợp đồng . Giảm giá (chiết khấu) có thể có mấy loại sau: + Giảm giá do trả tiền sớm. + Giảm giá thời vụ. + Giảm giá đổi hàng để mua hàng mợi. + Hoặc giảm giá đơn, giảm giá kép. Điều khoản thanh toán. Trong thương mại quốc tế do có những đặc thù như các bên cách xa về địa lý, khác nhau về uy tín trong việc trả tiền sau khi đã giao hàng. Luật pháp áp dụng không đồng nhất cho nên giao dịch cần thiết phải quy định rõ. Đồng tiền dùng để thanh toán: Việc lựa chọn đồng tiền thanh toán phụ thuộc vào thị trường thuộc về ai, vị trí của đồng tiền đó trên thị trường thế giới. Tập quán sử dụng đồng tiền đó. Địa điểm thanh toán: Trong thương mại quốc tế hai bên đều muốn lấy nước mình làm địa điểm thanh toán. Địa điểm thanh toán: Có 3 cách quy định sau: + Trả tiền trước. + Trả tiền ngay: Thanh toán vào lúc trước hoặc trong lúc người xuất khẩu đặt chứng từ dưới quyền định đoạt của người mua. + Trả tiền sau: Là trả sau một số ngày nào đó kể từ khi nhận được toàn bộ chứng từ quy định trong hợp đồng. Phương thức thanh toán: Bao gồm các loại sau: + Phương thức trả tiền mặt. + Phương thức chuyển tiền: Bằng thư M/T, bằng điện báo T/T, bằng phiếu thu D/T. + Phương thức ghi sổ: Hai bên thật sự tin tưởng nhau và trong trường hợp hàng đổi hàng. + Phương thức nhờ thu: Có hai loại là nhờ thu phiếu trơn và nhờ thu kèm chứng từ. + Phương thức tín dụng chứng từ: L/C được sử dụng nhiều trong thanh toán quốc tế, có hai loại thư tín dụng: Là thư tín dụng huỷ ngang và thư tín dụng không huỷ ngang. Điều khoản giao hàng. Điều kiện giao hàng sẽ được hiểu là tại thời điểm quy định bên bản phải giao hết hàng cho bên mua với số lượng và giá cả hàng hoá ghi trong hợp đồng. Nội dung cơ bản của điều kiện giao hàng. Thời hạn giao hàng: Là thời hạn mà người bán phải hoàn thành nghĩa vụ giao hàng. Các phương pháp quy định rõ thời hạn giao hàng. + Thời hạn giao hàng có định kỳ. + Thời hạn giao hàng ngay. + Thời hạn giao hàng không định kỳ. Địa điểm giao hàng: Liên quan đến phương tiện chuyên chở của mỗi bên. Trong điều kiện này quy định rõ ràng chuyển đổi rủi ro khi bốc dỡ hay giao nhận. Phương thức giao nhận: Hàng được giao một lần hoặc nhiều lần hoặc giao ngay. +Giao hàng với tầu biển +Giao bằng container có hai hình thức: giao hàng đủ một container (Full container loaad – FCL) và khi hàng không đủ một container (Less than a container load – LCL ) Điều khoản về trường hợp bất khả kháng: Trong buôn bán quốc tế,khi giao dịch đàm phán,người ta thường thoả thuận quy định những trường hợp mà,nếu xảy ra,bên đương sự được hoàn toàn hoặc ,trong một chừng mực nào đó,miễn hay hoãn thực hiệncác nghĩa vụ của hợp đồng.Những trường hợp như vậy thường xảy ra sau khi ký hợp động,có tính chất khách quan và không thể khắc phục được.Những điều khoản nói về những trường hợp như vậy thường có tên là “trường hợp bất khả kháng” (Force majeurre clause) hoặc “trường hợp miễn trách” (Exemption clause). Theo ấn bản số 421 của Phòng thương mại quốc tế (ICC) ,một bên được miên trách nhiệm về việc không thực hiện toàn bộ hoặc một phần nghĩa vụ của mình nếu bên đó chứng minh được rằng: -Việc không thực hiện được nghĩa vụ là do một trở ngại ngoài sự kiểm soát của bên đó ; và -Bên đó đã không thể lương trước một cách hợp lý được trở ngại đó ; và -Bên đó đã không thể tránh và khắc phục một cách hợp lý trở ngại đó. Khi quy định điều khoản này người ta thường dùng những cách sau: +Hoặc chỉ quy định những tiêu chí để xác định một trường hợp có phải là trường hợp bất khả kháng hoặc khó khăn (Force majeure and Hardship) ; +Hoặc liệt kê những sự kiện (như lũ ,lụt, báo, động đát, lệnh cấm …) mà khi xảy ra thì được coi là trường hợp bất khả kháng hoặc khó khăn; +Hoặc dẫn chiếu đến văn bản của Phòng Thương mại Quốc tế như sau: “Điều khoản trường hợp bất khả kháng (miễn trách) của Phòng Thương mại Quốc tế (xuất bản phẩm số 421 của ICC) là phần không tách rời khỏi hợp đồng này”. Điều khoản bảo hành: Bảo hành là sự đảm bảo của người bán về chất lượng hàng hoá trong một thời gian nhất định.Thời hạn này gọi là thời hạn bảo hành.Thời gian này được coi là thời gian giành cho người mua phát hiện những khuyết tật của hàng hoá. Trong điều kiện bảo hành,người ta thường thoả thuận về phạm vi đảm bảo của hàng hoá thời hạn bảo hành, địa điểm bảo hành, nội dung bảo hành và trách nhiệm của mỗi bên trong nội dung bảo hành. Phạt và bồi thường thiệt hại. Trong điều khoản này ghi rõ các trường hợp phạt và bồi thường, cách thức phạt và bồi thường tuỳ theo từng hợp đồng có thể riêng điều khoản phạt và bồi thường hoặc được kết hợp với các điều khoản như giao hàng, thanh toán... Điều khoản trọng tài. Trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu,không thể tránh khỏi sự tác động của các nhân tố như chính trị ,kinh tế, tự nhiên…do vậy có những trường hợp sau khi ký kết hợp đồng mà một bên không thể thực hiện hoặc không thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ như đã cam kết trong hợp đồng.Cũng có những trường hợp do một bên đơn phương từ bỏ các nghĩa vụ trong hợp đồng do nhận thấy có những biến động của môi trường kinh doanh cho thấy nếu thực hiện hợp đồng họ sẽ không có lợi….do vậy trên thực tế không thể tránh khỏi có những tranh chấp. Điều khoản trọng tài được soạn thảo và đưa vào trong hợp đồng nhằm để giải quyết hay có cơ sở để giải quyết các tranh chấp có thể phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu . Biện pháp trọng tài là biện pháp chỉ hai bên mua bán thoả thuận bằngg văn bản trước khi xảy ra hoặc sau khi xảy ra tranh chấp,tự nguyện giao tranh chấp cho người thứ ba là trọng tài mà hai bên đồng ý để phấn quyết,nhằm giải quyết tranh chấp.Do trọng tài phán quyết tranh chấp theo trình tự trọng tài mà páhp luật cho phép,nên sự phán quyết đó có sự ràng buộc về pháp luật,hai bên đương sự phải tuân thủ chấp hành. Điều khoản trọng tài thường quy định những nội dung cơ bản sau:Địa điểm trọng tài,trình tự tiến hành trọng tài,chi phí tiến hành trọng tài,luật dùng để xét xử,chấp hành tài quyết. Điều khoản khiếu nại: Khiếu nại là việc một bên yêu cầu bên kia phải giải quyết những tổn thất hoặc thiệt hại mà bên kia gây ra hoặc vi phạm những điều đã được cam kết giữa hai bên trong hợp đồng ngoại thương về số lượng, chất lượng, bao bì thanh toán thưởng phạt... Người bán có quyền khiếu nại người mua hoặc người mua có quyền khiếu nại người bán. Người bán và người mua có quyền khiếu nại người vận tải, ngân hàng, bên bảo hiểm. Nội dung cơ bản của khoản này bao gồm các vấn đề: Thể thức khiếu nại. Quyền hạn và nghĩa vụ của các bên liên quan đến việc khiếu nai. Trên đây là các điều khoản chủ yếu cơ bản nhất của một hợp đồng. Tuỳ theo từng trường hợp cụ thể mà các doanh nghiệp đưa ra thêm một số điều khoản như: Điều khoản bảo hiểm, điều khoản vận tải, điều khoản cấm chuyển bán và các điều khoản khác... 1.2.quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu: Việc tổ chức thực hiện hợp đồng là việc thực hiện các thoả thuận đã cam kết trong hợp đồng giữa các đối tác.Đây là một công việc rất phức tạp.Nó đòi hỏi phải tuân thủ luật quốc gia và quốc tế,đồng thời đảm bảo được quyền lợi quốc gia và đảm bảo uy tín kinh doanh của đơn vị.Từ quá trình nghiên cứu thăm dò thị trường ban đầu cho tới khi kí kết hợp đồng với các đối tác chỉ được đánh giá kết quả một cách toàn diện và khách quan khi thực hiện hợp đồng xuất khẩu có hiệu quả. Thực hiện hợp đồng xuất khẩu là thực hiện một chuỗi các công việc kế tiếp được liên kết chặt chẽ với nhau.Thực hiện tốt một công việc sé là cơ sở để thực hiện các công việc tiếp theo và từ đó sẽ thực hiện cả hợp đồng.Như vậy có thể nói rằng việc thực hiện hợp đồng một cách suôn sẻ và đạt hiệu quả cao phải dựa trên cơ sở thực hiện tốt các công việc nhỏ trong đó.Đó là các mắt xích trong một chuỗi các công việc theo một hợp đồng,liên kết với nhau theo một lôgíc. Trong quá trình thực hiện hợp đồng việc một bên thực hiện tốt các nghĩa vụ của mình cũng sẽ giúp đối tác của họ thực hiện tốt các các nghĩa vụ đã cam kết.Và cũng trên cơ sở mình đã thực hiện đúng và kịp thời các nghĩa vụ của mình mới có cơ sở để khiếu nại nhắc nhở đối tác khi họ thực hiện không đúng theo các thoả thuận đã cam kết.Trong quá trình thực hiện hợp đồng có thể nảu sinh nhiều tình huống không lường trước được.Các tình huống phát sinh có thể do các bên không thực hiện tốt các nghĩa vụ của mình trong hợp đồng.Nhưng cũng có khi các bên thực hiện tốt các nghĩa vụ của mình mà vẫn phát sinh các tình huống bất lợi là do trước khi kí hợp đồng các bên không dự đoán hoặc lượng trước các sự kiện có thể xảy ra.Các tình huống phát sinh có thể làm tăng chi phí hoặc gây tổn thất cho mỗi bên.Nhưng dù sao khi phát sinh các tình huống,các bên phải tìm ra các giải pháp để giải quyết nhằm hạn chế các chi phí và tổn thất để thực hiện hợp đồng một cách có hiệu quả nhất. Thực hiện hợp đồng có ý nghĩa quan trọng với mọi bên tham gia ký kết hợp đồng.Bởi vì khi thực hiện hợp đồng các bên mới hiện thực hoá được các con số và các thoả thuận trong hợp đồng.Quá trình này mới tạo ra hiệu quả kinh doanh thực sự cho các đơn vị kinh doanh.Cúng như hợp đồng là một bản thiết kế và việc thực hiện hợp đồng là việc mà chúng ta xây dựng ngôi nhà trong bản thiết kế dó trên thực tế. 1.2.1.Các bước thực hiện hợp đồng xuất khẩu: Sau khi đã hoàn thành công tác và tiến đến ký kết hợp đồng hai bên đã thoả thuận các điều kiện cần thiết của một hợp đồng ngoại thương thì bên xuất khẩu phải tiến hành các bướ Bước 1: Chuẩn bị hàng xuất khẩu Bước 2: Kiểm tra chất lượng hàng xuất khẩu Bước 3: Thuê phương tiện vận tải (nếu có) Bước 4: Mua bảo hiểm (nếu có) Bước 5: Làm thủ tục hải quan Bước 6: Giao hàng cho người vận tải Bước 7: Làm thủ tục thanh toán Bước 8: Khiếu nại và giải quyết khiếu nại (nếu có) 1.2.2.Nội dung của quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu. 1.2.2.1.Chuẩn bị hàng xuất khẩu Chuẩn bị hàng xuất khẩu là chuẩn bị hàng theo đúng tên hàng,số lượng phù hợp với chất lượng,bao bì ,ký mã hiệu và có thể giao hàng đúng thời gian đã quy định trong hợp đồng ngoại thương.Như vậy quá trình chuản bị hàng hoá xuất khẩu bao gồm các nội dung sau:Tập cung hàng hoá xuất khẩu,bao bì đonng gói ,kể ký mã hiệu hàng hoá. Tập trung hàng xuất khẩu: Tập trung hàng xuất khẩu đủ về số lượng phù hợp về chất lượng và đúng thời điểm ,tối ưu hoá được chi phí.Là một hoạt động rất quan trọng của các doanh ngiệp kinh doanh xuất khẩu.Quá trình tập trung hàng xuất khẩu bao gồm một số các nghiệp vụ như: Nhận dạng và phân tích nguồn hàng xuất khẩu,nghiên cứu khái quát và chi tiết nguồn hàng xuất khẩu,lựa chon nguồn hàng xuất khẩu và hình thức giao dịch,và tổ chức hệ thống tập trung hàng xuất khẩu. -Phân loại nguồn hàng:là phân chia sắp xếp các nguồn hàng theo các tiêu thức cụ thể nào đó tạo ra các nhóm nguồn hàng có các đắc trưng tương đối đồng nhất để có các chính sách thích hợp với từng nguồn hàng.Các loại nguồn hàng có thể phân loại dựa theo các tiêu thức: +Theo khối lượng hàng hoá được mua +Theo đơn vị giao hàng +Theo khu vực địa lý +Theo mối quan hệ với nguồn hàng -Nghiên cứu nguồn hàng:Muốn khai thác và phát triển nguồn hàng ổn định để phát triển kinh doanh phải nghiên cứu để tiếp cận nguồn hàng để có phương thức và hệ thống thu mua hàng cho phù hợp và đạt hiệu quả cao.Nội dung nghiên cứu là phải nhận dạng được tất cả các nguồn hàng hiện hữu và tiềm năng,và nghiên cứu theo các nội dung: +Khả năng sản xuất của nguồn hàng +Tiềm lực tài chính khả năng kỹ thuật của nguồn hàng -Các hình thức giao dịch hàng xuất khẩu: +Mua theo đơn đặt hàng và hợp đồng kinh tế. +Mua không theo hợp đồng kinh tế. +Mua qua đại lý. +Gia công hoặc bán nguyên liệu mua thành ohaamr +Liên doanh,liên kết tạo nguồn hàng xuất khẩu +Xuất khẩu uỷ thác. +Tự sản xuất hàng xuất khẩu. -Tổ chức hệ thống tập trung hàng xuất khẩu:bao gồm hệ thống các chi nhánh đại lý,hệ thống kho hàng,hệ thống vận chuyển.hệ thống thông tin, hệ thống quản lý… Đóng gói bao bì và kẻ dán mã hiệu hàng xuất khẩu. + Đóng gói bao bì: Trong buôn bán quốc tế đại bộ phận hàng hoá phải có bao bì đóng gói trong suốt quá trình vận chuyển và bảo quản.Vì vậy tổ chức đóng gói bao bì là khâu quan trọng của việc chuẩn bị hàng hoá. Muốn làm tốt việc đóng gói bao bì người thao tác một mặt phải nắm vững loại bao bì đóng gói mà hợp đồng quy định, mặt khác cần nắm được những yêu cầu cụ thể của việc bao gói thích hợp đã lựa chọn. Trong buôn bán quốc tế người ta thường dùng nhiều loại bao bì thường là: Hòm (case, box...) có các loại hòm gỗ thông thường (wooden box), hòm gỗ dán (phy wood box), hòm gỗ thép... sử dụng cho hàng hoá có giá trị tương đối cao hoặc dễ hỏng. Bao (bag) thường là bao vải, bao tải... dùng để đóng góp một số sản phẩm nông nghiệp và nguyên liệu, hoá chất. Kiện hay bì: Những loại hàng ép lại mà phẩm chất không bị hỏng đều sử dụng kiện hay bì để đóng gói. Thùng (banred, drum) dùng cho hàng lỏng, chất bột. Ngoài ra người ta còn dùng một số loại bao bì khác trong đóng gói như sọt (cate), cuộn (soll), chai lọ (bottle), bình (coarboy), chum (jar). Kẻ dán ký hiệu hàng hoá. Mã hiệu hàng hoá: Là những ký hiệu bằng chữ bằng số hoặc hình vẽ được ghi ở trên các bao bì bên trong nhằm thông báo những chi tiết cần thiết cho việc giao nhận, bốc dỡ hoặc bảo quản hàng hoá. Kẻ dán ký mã hiệu bao gồm: Những dấu hiệu cần thiết đối với người nhận hàng như tên người nhận và tên người gửi, trọng lượng tịnh và cả trọng lượng bì, số hợp đồng , số hiệu chuyến hàng , ký hiệu kiện hàng. Những chi tiết cần thiết cho việc tổ chức vận chuyển hàng như tên nước , tên địa chỉ hàng đến, tên nước và tên địa điểm hàng đi, hành trình chuyên trở số vận đơn, tên tàu số hiệu của chuyến đi. Những dấu hiệu hướng dẫn cách xắp đặt, bốc dỡ và bảo quản hàng hoá trên đường đi từ nơi sản xuất đến nơi tiêu thụ: Dễ vỡ, mở chỗ này tránh mưa, nguy hiểm. 1.2.2.2.Kiểm tra chất lượng hàng xuất khẩu . Trước khi giao hàng người xuất khẩu phải có nghĩa vụ kiểm tra hàng về phẩm chất số lượng, trọng lượng. Nếu hàng xuất khẩu là động, thực vật, hàng thực phẩm thì phải kiểm định. Việc kiểm nghiệm và kiểm định được tiến hành hai cấp: Cơ sở và cửa khẩu trong đó việc kiểm tra cơ sở (tức là đơn vị xuất khẩu) có vai trò nhất định và có tác dụng triệt để nhất. Còn việc kiểm tra ở phía cửa khẩu có tác dụng thẩm tra lại kết quả kiểm tra cơ sở mà thôi. Việc kiểm nghiệm ở cơ sở do cơ dở tiến hành nhưng thủ trưởng đơn vị là người đơn vị là người chịu trách nhiệm về phẩm chất hàng hoá. Vì vậy, trên giấy chứng nhận hàng hoá ở bên cạnh chữ ký của bộ phận KCS phải có chữ ký của thủ trưởng đơn vị. Việc kiểm định cơ sở do phòng bảo vệ thực vật hoặc trạm thú y trung tâm chuẩn đoán kiểm dịch tiến hành. Trong nhiều trường hợp quy định của nhà nước hoặc theo yêu cầu của đối tác việc giám định đòi hỏi phải được thực hiện bởi một tổ chức giám định độc lập như Vinacontrol, Devicontrol ,Mekong inspection... 1.2.2.3.Thuê phương tiện vận tải Tuỳ theo quy định trong hợp đồng mà bên bán có hay không có nghĩa vụ thuê tàu. Thông thường các doanh nghiệp Việt Nam bán hàng theo giá FOB cho nên việc thuê tàu do phía nước ngoài đảm nhận. Tuy nhiên cũng có một số hợp đồng do ký kết theo điều kiện CIF, DAF thì phía doanh nghiệp Việt Nam có nghĩa vụ thuê tàu. Khi thuê phương tiện vận tải phải căn cứ vào khối lượng và đặc điểm hàng hoá để tối ưu hoá tải trọng của phương tiện, từ đó tối ưu hoá được chi phí. Đồng thời phải căn cứ vào đặc điểm của hàng hoá để lựa chọn phương tiện đảm bảo an toàn cho hàng. Bên cạnh đó cần căn cứ vào điều kiện vận tải và các điều kiện khác trong hợp đồng thương mại quốc tế như: Quy định mức tải trọng tối đa của phương tiện... Để thuê tàu doanh nghiệp cần có đủ thông tin về các hãng tàu, giá cước vận tải, các loại hợp đồng vận tải, các công ước và luật quốc tế về vận tải... Có thể áp dụng hình thức trực tiếp đi thuê tàu hoặc uỷ thác việc thuê tàu cho một Công ty hàng hải như: Công ty thuê tàu và môi giới hàng hải (Vietfract). Công ty đại lý tàu biển Vosa, các loại đại lý tàu biển của nước ngoài tại Việt Nam. Tuỳ theo các trường hợp cụ thể người xuất khẩu có thể lựa chọn một trong các hình thức thuê tầu sau: Phương thức thuê tầu chợ: Quá trình thuê tầu chợ được tiến hành theo các bước sau +Xác định số lượng hàng cần chuyên chở,tuyến đường chuyên chở ,thời điểm giao hàng và tập trung hàng hoá cho đủ số lượng quy định của hợp đồng. +Nghiên cứu các hãng tầu về các mặt:Lịch trình tầu chạy(hành trình của tầu,dự kiến ngày kh._.ởi hành(Estimated time of departure – ETD),dự kiến tầu đến (Esstimated of arrival –ETA),cước phí,uy tín của hãng tầu và các quy định khác. +Lựa chọn hãng vận tải. +Lập bảng kê khai hàng(Cargo list) và ký đơn xin lưu khoang (Boooking note)sau khi hãng tầu đồng ý nhận chuyên chở,đồng thời trả cước phí vận chuyển. +Tập kết hàng để giao cho tầu và nhận vân đơn. Phương thức thuê tầu chuyến (Vogage charter) Quá trình thuê tầu chuyến bao gồm các nội dung sau -Xác định nhu cầu vận tảI gồm:hành trình,lịch trình của tầu,tảI trọng cần thiết của tầu,chất lượng tầu ,đặc điểm của tầu. -Xác định hình thức thuê tầu: +Thuê 1 chuyến(Single Voyage) +Thuê khứ hồi(Round Voyage) +Thuê nhiền chuyến liên tục(Consecurive Voyage) Thuê bao cả tầu(Lumpsum) -Nghiên cứu các hãng tầu trên các nội dung:Chất lượng tầu,chất lượng và đIũu kiện phục vụ,múc độ đáp ứng nhu cầu về vận tảI giá cước uy tín…để lựa chọn những hãng tầu có tiềm năng nhất. -Đàm phán và ký kết hợp đồng thuê tầu với hãng tầu. 1.2.2.4.Mua bảo hiểm (nếu có) Trong thương mại quốc tế, hàng hoá thường phải vận chuyển đi xa trong những điều kiện vận tải phức tạp, do đó hàng hoá dễ bị hư hỏng, mất mát, tổn thất trong quá trình vận chuyển. Vì vậy, những người kinh doanh thương mại quốc tế thường mua bảo hiểm cho hàng hoá để giảm bớt các rủi ro có thể xảy ra.Trên thế giới và Việt Nam hiện nay thường áp dụng ba điều kiện bảo hiển chính sau: -Điều kiện bảo hiểm A (Insstitute cargo clause A) -Điều kiện bảo hiểm B (Insstitute cargo clause B) -Điều kiện bảo hiểm C (Insstitute cargo clause C) Ngoài ra còn một số điều kện bảo hiểm phụ điều kiện bảo hiểm đặc biệt như bảo hiểm chiếm tranh (War risk)bảo hiểm đình công (Strike)… Để hình thành mua bảo hiểm:Từ các căn cứ: Căn cứ vào điều kiện giao hàng, vào hàng hoá vận chuyển và căn cứ vào điều kiện vận chuyển. Doanh nghiệp cần phân tích để xác định nhu cầu bảo hiểm cho hàng hoá bao gồm giá trị bảo hiểm và điều kiện bảo hiểm. Giá bảo hiểm là giá trị thực tế của lô hàng bao gồm: Giá hàng hoá cước chuyên chở, phí bảo hiểm và các chi phí khác có liên quan. Xác định loại hình bảo hiểm: Các doanh nghiệp thương mại quốc tế thường sử dụng hai loại hình bảo hiểm chính: Hợp đồng bảo hiểm chuyên và hợp đồng bảo hiểm bao. Lựa chọn Công ty bảo hiểm: Các doanh nghiệp thường lựa chọn các Công ty bảo hiểm có uy tín có quan hệ thường xuyên,tỷ lệ phí bảo hiểm thấp và thuận tiện trong quá trình giao dịch . ở Việt Nam các Công ty thường mua bảo hiểm bảo việt hoặc các Công ty bảo hiểm hiện đang có mặt tại Việt Nam. Đàm phán ký kết hợp đồng bảo hiểm, thanh toán phí bảo hiểm, nhận đơn bảo hiểm (isurance policy) hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm (isurance certificate). 1.2.2.5.Làm thủ tục hải quan Quy trình làm thủ tục hải quan cho hàng hoá xuất khẩu bao gồm các nội dung sau: Khai báo hải quan: Khai báo hải quan nhằm mục đích để cơ quan hải quan kiểm tra tính hợp pháp của hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu. Làm cơ sở để tính thuế, miễn giảm thuế. Do đó doanh nghiệp cần khai báo chi tiết về hàng trên tờ khai hải quan (Customs decra-lation) bao gồm các nội dung sau: + Tờ khai hàng xuất khẩu. + Giấy phép hoặc quota (nếu có) + Hợp đông xuất khẩu + Hoá đơn Xuất trình hàng hóa: Doanh nghiệp cần phải xuất trình hàng hoá tại địa điểm qui định và tạo mọi điều kiện để cơ quan hải quan kiểm tra. Thực hiện các quyết định của cơ quan hải quan: Sau khi kiểm tra giấy tờ và hàng hoá, hải quan sẽ có quyết định là cho hàng qua biên giới với điều kiện như phải sửa chữa khắc phục lại, phải nộp thuế xuất nhập khẩu. Và trách nhiệm của chủ hàng là thực hiện nghiêm chỉnh các quyết định trên. 1.2.2.6.Giao hàng cho người vận tải. Hàng xuất khẩu của nước ta chủ yếu giao bằng đường biển. Trong trường hợp này doanh nghiệp xuất khẩu cần tiến hành theo các bước sau: Căn cứ vào chi tiết hàng xuất khẩu, lập bảng kê hàng hoá chuyên cho người vận tải để đổi lấy sơ đồ xếp hàng. Trao đổi với cơ quan điều độ cũng để nắm vững kế hoạch giao hàng. Lập kế hoạch tổ chức vận chuyển hàng vào cảng. Bốc hàng lên tàu Sau khi nhận hàng xong lấy biên lai thuyền phó để xác nhận hàng đã giao nhận xong. Trong đó có xác nhận: Số lượng hàng, tình trạng hàng... Trên cơ sở thuyền phó đổi lấy vận đơn đường biển B/L. Quan trọng là phải lấy được vận đơn đường biển hoàn hảo (hay vận đơn sạch). Giao hàng bằng container thì có hai phương thức: -Giao hàng đủ một container(FCL.)-Khi tiến hành giao hàng đủ một container người xuất khẩu tiến hành theo các bước sau: +Căn cứ vào số lượng hàng giao,đăng ký mượn hoặc thuê container tương thích với số lượng hàng giao,vận chuyển container rỗng về địa đIểm đóng hàng. +Làm thủ tục hải quan,mời hải quan kiểm hoá đến xếp hàng vào container,niêm phong kẹp chì các container. +Giao hàng cho bãI container để nhận biên lai xếp hàng. +Đổi biên lai xếp hàng lấy vận đơn. -Giao hàng không đủ container(LCL.)-Khi giao hàng không đủ một container,người xuất khẩu vận chuyển hàng đến bãI container do người chuyên chở chỉ định để giao cho người chuyên chở.Việc giao hàng được coi là hoàn thành khi hàng được giao cho người chuyên chở hoặc người đại diện cho người chuyên chở. Ngoài ra hàng hoá còn được gửi theo đường hàng không, đường sắt. Tuỳ theo từng trường hợp mà doanh nghiệp có những trách nhiệm khác nhau. 1.2.2.7.Làm thủ tục thanh toán. Thanh toán là một nội dung hết sức quan trọng trong quy trình thực hiện hợp đồng.Chất lượng của việc này có ảnh hưởng quyết định đến hiệu quả kinh tế của đơn vị kinh doanh xuất khẩu.Với tư cách là người bán nên nhà xuất khẩu luôn mong muốn quá trình thanh toán diễn ra suôn sẽ và họ nhận được số tiền thanh toán đúng số lượng và thời gian như đã thoả thuận với phía đối tác,tât nhiên là sau khi họ đã thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ với các đối tác của mình.Do vậy từ việc lựa chon phương thức thanh toán và điều kện thanh toán luôn là một trong những nội dung mà tất cả các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu quân tâm hàng đầu. Các doanh nghiệp của Việt Nam hiện nay thương xử dụng các phương thức thanh toán như: Thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ:Sau khi kí kết hợp đồng,nhà xuất khẩu phải nhắc nhở bên Mua mở L/C theo đúng thời hạn quy định.Sau đó bên Bán phải tiến hành kiểm tra thật kĩ lưỡng L/C,nếu L/C chưa phù hợp thì phải yêu câu bên Mua và ngân hàng mở L/C sủă đổi L/C cho phù hợp.Sau khi L/C đã kiểm tra hoàn toàn phù hợp bên Bán mới tiến hành giao hàng và lập bộ chứng từ để tiến hành thanh toán. Thanh toán bằng phương thức nhờ thu:Nếu xử dụng phương thức này thì ngay sau khi giao hàng,doanh nghiệp xuất khẩu phải hoàn thành việc lập bộ chứng từ thanh toán chính xác, nhanh chóng, phù hợp và xuất trình cho ngân hàng để uỷ thác cho ngân hàng việc thu đòi tiền. Thanh toán bằng phương thức giao chứng từ trả tiền:theo phương thức này đến kỳ hạn mà hai bên đã thoả thuận bên Bán nhắc nhở bên Mua đến ngân hàng làm thủ tục thanh toán.Khi ngân hàng thông báo cho bên Bán rằng đã thực hiện quá trình thanh toán,tài khoản ký thác đã bắt đầu hoạt động.Thì bên Bán sẽ tiến hành giao hàng và nhanh chóng lập bộ chứng từ thanh toán cho phù hợp với yêu cầu của bản nghi nhớ sau đó xuất trình chứng từ cho ngân hàng để thanh toán tiền hàng. Phương thức chuyển tiền:Theo phương thức này thì khi bên Bán giao hàng xong phải nhanh chóng hoàn thành việc lập bộ chứng từ phù hợp với yêu cầu của hợp đồng,và chuyển đén cho bên Mua.Khi bên Mua chuyển tiền thanh toán đến,ngân hàng sẽ gửi giấy báo cho nhà xuất khẩu. Yêu cầu đối với việc thành lập bộ chứng từ là: Nhanh chóng chính xác và phù hợp với yêu cầu quy định trong hợp đồng hoặc theo L/C (nếu thanh toán bằng L/C). Thông thường bộ chứng từ gồm: Hối phiếu. Vận đơn đường biển sạch Đơn hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm. Hoá đơn thương mại. Giấy chứng nhận phẩm cấp hàng hoá. Giấy chứng nhận số lượng trọng lượng. Giấy chứng nhận xuất sứ hàng hoá. Giấy chứng nhận kiểm dịch và vệ sinh. Phiếu đóng gói. 1.2.2.8.Khiếu nại giải quyết khiếu nại (nếu có) Khiếu nại là phương pháp giải quyết các phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng, bằng cách các bên trực tiếp thương lượng nhằm đưa ra các giải pháp mang tính pháp lý thoả mãn hay không thoả mãn các yêu cầu của các bên khiếu nại, các trường hợp khiếu nại. Người mua khiếu nại người bán khi người bán vi phạm bất cứ điều khoản quy định về nghĩa vụ của người bán trong hợp đồng như: Giao hàng không đúng về số lượng, trọng lượng, quy cách. Hàng giao không đúng phẩm chất nguồn gốc như hợp đồng quy định. Bao bì, ký mã hiệu kẻ sai quy cách, không phù hợp với điều kiện vận chuyển bảo quản làm hàng hoá bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển. Giao hàng chậm, cách thức giao hàng sai so với thoả thuận. Không giao hàng mà không phải do trường hợp bất khả kháng gây ra chậm việc hàng đã giao, không thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ khác: Như thuê phương tiện vận tải, mua bảo hiểm hàng hoa. Người bán khiếu nại người mua trong các trường hơp: Thanh toán chậm, không thanh toán, thanh toán không đúng lịch trình. Không chỉ định phương tiện đến nhận hàng hoặc đến chậm, đơn phương huỷ bỏ hợp đồng. Để khiếu nại, người khiếu nại phải lập hồ sơ khiếu nại bao gồm: Đơn khiếu nại bằng chứng vi phạm và các chứng từ khác có liên quan. Khi nhận được hồ sơ khiếu nại, bên bị khiếu nại cần nghiêm túc, nhanh chóng nghiên cứu hồ sơ tìm ra giải pháp để giải quyết một cách thoả đáng nhất. 1.3.giám sát và điều hành hợp đồng xuất khẩu: 1.3.1.Khái niệm và vai trò của giám sát và điều hành hợp đồng xuất khẩu: Một hợp đồng thưòng quy định hoặc ngầm quy định những một loạt các nghĩa vụ và quyền lợi của mỗi bên tham gia kí kết hợp đồngNhững ràng buộc này kéo theo hàng loạt các hoạt động và công việc mà cả hai bên sẽ cam kết thực hiện.Thực hiện thành công một hợp đồng,chủ yếu phụ thuộc vào vấn đề các nghĩa vụ của mỗi bên có được thi hành trôi chảy trong một thời hạn đã định hay không.Hoạt động giám sát hợp đồng đề cập đến những công việc mà mỗi bên phải thực hiện để đảm bảo rằngmỗi bên có thực hiện các nghĩa vụ của mình và cần biết rõ bên kia có đang thực hiện các bghĩa vụ của mình như đã quy định hay ngầm quy định trong hợp đồng hay không. Các nghĩa vụ riêng của mỗi bên cần phải thực hiện ở những thời điểm khác nhau trong giai đoạn thực hiện hợp đồng.Như vậy cần phải thiết lập một hệ thống nhắc nhở về các nghĩa vụ hợp đồng tại các thời điểm thích hợp để có thể thực hiện đúng các nghĩa vụ của mình trong hợp đồng.Đồng thời,một công việc không kém phần quan trọnglà phải thiết lập hệ thống thu thập các thông tin vvề việc thực hiện hợp đồng của bên đối tác.Thông qua đó theo dõi tiễn độ và thời gian biểu của các công đoạn để có thể nhắc nhở đối tác tại các thời điểm thích hợp nhằm đạt hiệu quả cao và tối ưu hoá quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu. Như vậy về thực chất giám sát hợp đồng là một hệ thống cảnh báo sớm về các công iẹc mà mỗi bên phải thực hiện để đảm bảo tránh được chậm trễ và sai sót trong quá trình thực hiện hợp đồng. Khi cả hai bên thực hiện trung thành các nghĩa vụ của hợp đồng thì thông thường kết quả hợp đồng sẽ được thực hiện một cách tương đối thoả đáng với cả hai bên.Tuy nhiên trong thực tế có nhiều vấn đề nảy sinh trong quá trình thực hiện hựp đồng mà lúc xây dựng hợp đồng không tính trước được.Có nhiều ngưên nhân song có thể kể ra một số nguyên nhân chính thức như sau:Thứ nhất,các bên hiểu các điều kiện và điều khoản của hợp đồng theo các nghĩa khác nhau cho nên hành động theo các hướng khác nhau;Thứ hai,có những sự cố mà không thể khắc phục để có thể trung thành với các nghĩa vụ trong hợp đồng.Chẳng hạn một nguyên liệu cần dùng trong quá trình sản xuất có thể lại không đáp ứng được yêu cầu vì một lý do nào đó.Vì thế nhà cung cấp không thể thực hiện đầy đủ các mô tả kĩ thuật của sản phẩm như dã nghi trong hợp đồng.Người cung cấp phải yêu cầu người mua đồng ý hoặc phê chuẩn các chi tiết kĩ thuật mới;Thứ ba,một số các điều khoản của hợp đồng có khi còn để “mở” mà các bên phải quyết định trong quá trình thực hiện hợp đồng.Như vấn đề chọn cảng bốc hàng,cảng dỡ hàng,xác định lại giá do thị trường có nhiều biến động về giá…Một số các tình huống trên có thể là thứ yếu,nhưng một số khác lại có tính rất quan trọng mà yêu cầu mỗi bên phải có sự điều hành trước mỗi thay đổi đó. Điều hành hợp đồng là tất cả các quyết định cần phải đề ra để giải quyết các vấn đề không tính trước được hoặc không giải quết được trong thời gian xây dựng hợp đồng và do vậy không được chuẩn bị để đưa vào các quyết định và điều kiện của hợp đồng. Giám sát hợp đồng nói chung có tính thông lệ và tương đối đơn giản.Nó liên quan đến việc nhận dạng và theo dõi chuỗi sự kiện và hành động khi đến thời điểm hành động hoặc khi cần phải hành động.Nó cũng lưu ý tới việc quản lý ở nhũng điểm mấu chốt của vấn đề đang được đặt ravà tổ chức hàng loạt hoạt động giám sát xung quanh những sự kiện đó nhằm phòng ngừa các rủi ro.Hoạt động giám sát còn tạo ra các dữ liệu thông tin quan tỷọng cho hoạt động điều hành hợp đồng. Trong quá trình thực hện hợp đồng,thường xuyên xuất hiện các tình huống phát sinh.Điều hành hợp đồng là giải quyết các tình huống này một cách có lợi nhất trên cơ sở đánh giá thực tếvề tình hình và những khả năng lựa chọn có thể tìm được nếu có.Giám sát và điều hành hợp đồng là quá trình không thể thiếu được trong quá trình thực hiện hợp đồng. 1.3.2.Những nội dung và phương pháp giám sát,điều hành hợp đồng xuất khẩu: Việc giám sát và điều hành một hợp đồng xuất khẩu đầu tiên đòi hỏi phải xác định những thành phầnchủ yếu trong hợp đồngcó tính chất sống còn đối với việc thực hiện hợp đồng thành công.Nhìn chung các điều khoản hợp đồng sẽ cần giám sát chặt chẽ là: -Khối lượng hàng hoá:Các chủng loại,số lượng của từng chủng loại,phạm vi lựa chọn về số lượng. -Chất lượng hàng hoá:Sự tuân thủ về chất lượng ,thời gian,địa điểm giám định chất lượng,chỉ định các cơ quan giám định. -Bao bì hàng hoá:Loại và chất lượng bao bì,người cung cấp bao bì,thời điểm và địa điểm cung cấp bao bì. -Chỉ định tầu/cảng:Đặc điểm tầu,thời gian đến cảng bbốc hàng,đặc diểm tuyến đường vận chuyển. -Lịch giao hàng:Lịch trình giao hàng,số lần giao hàng,ngày cuối cùng phải giao của từng đợt giao hàng,thông báo giao hàng,các điều kiện về cảng,thông báo về điều kiện cảng,thời điểm dự tính tầu đến nơi. -Những chứng từ cần thiết để xuất trình Hải quan và các thủ tục khác:Các loại chứng từ ,thời điểm cần thiết để xuất trình. -Giá:Nếu giá là để ngỏ thì thời điểm và địa điểm gặp ngỡ nhau để đàm phán về giá,những thông tin và dữ liệu cần thiết để đàm phán giá. -Thanh toán:Tiến độ thanh toán,hạn cuối cùng của từng lần thanh toáậnccs chứng từ cần thiết cho mỗi lần thanh toán. -Bảo hành:Thời gian bảo hành ,địa điểm bảo hành,nội dung và phạm vi trách nhiệm về bảo hành. -Kiếu nại:Thời gian khiếu nại,chứng từ cần lập khi khiếu nại,giải quyết khiếu nại. Tuỳ vào từng hợp đồng mà có thể thêm hoặc bớt đi một số nội dung giám sát khác. Để tiến hành giám sát hợp đồng,người ta xử dụng một loạt phương pháp như:Hồ sơ theo dõi hợp đồng,phiếu giám sát hợp đồng,phiếu chỉ số giám sát hợp đồng và các phương pháp xử dụng máy điện toản.Trong đó phương pháp phiếu giám sát hợp đồng được xử dụng nhiều hơn cả. Phương pháp áp dụng phiếu giám sát hợp đồng là liệt kê các sự kiện và công việc đã ngầm định hoặc đề cập rõ ràng trong các điều khoản của hợp đồng,ngày tháng mà những sự kiện đó xảy ra và các biện pháp giám sát,phòng ngừa cần được thực hiện.Mỗi một hợp đồng có thể bao gồm nhiều phiếu giám sát các hoạt động khác nhau như:vận tải,bảo hiểm,giao nhận ,thanh toán…Về căn bản hình thức của chúng như nhau,nếu không kể đến bản chất của các công việc cần giám sát,và bao gồm các phần cơ bản như sau: Phần chung bao gồm:Số hợp đồng,ngày kí tên sản phẩm,người mua(Người nhập khẩu),tên ,địa chỉ ,điện thoại,điện báo,fax,E-mail,người liên hệ… Bảng cụ thể bao gồm các cột nghi:Các hoạt động ,mức độ quan trọng,ngày tháng giám sát ,ngày hoàn thành. Điều kiện hợp đồng phải tập chung giải quyết các vấn đề sau: Sự thay đổi về quy định chất lượng hàng hoá trong hợp đồng. Cách giải quyết khi giao hàng không phù hợp với quy định trong hợp đồng. Tuỳ chọn số lượng:Đề cập đén sự giải quyết tăng giảm số lượng hàng hoá bán(xuất khẩu) trong hợp đồng và múc giá áp dụng đối với số lượng hàng hoá tăng giảm đó. Lịch giao hàng:Cũng có thể người Mua muốn thay đổi lịch giao hàng đã quy định trong hợp đồng vì nhiều lí do Điều chỉnh giá:Sự xem xét về giá hợp đồng có thể phát sinh do điều kiện giá để “mở”. Các điều kiện thanh toán:Việc thực hiện các điều khoản thanh toán trong hợp đồng giá cố định và thanh toán một lần là tương đối đơn giản.Tuy nhiên ,việc thực hiện thanh toán nhiều lần thì điều hành hợp đồng phải đảm bảo những hoạt động điều kiện cho việc thanh toán phải thực hiện đúng thời hạn để việc thanh toán diễn ra theo đúng thời gian đã đề ra. Hợp đông vận tải:Kí hợp đồng vận tải và đặc biệt chú ý các phát sinh khi bốc hàng lên tầu và dỡ hàng khỏi tấu. Hợp đồng bảo hiểm:Điều hành hợp đồng phải thực hiện các công việc:thông báo hoặc các thủ tục,khiếu nại công ty bảo hiểm nếu hàng hoá có tổn thất. Giải quyết các khiếu nại và tranh chấp:Khi có các tình huống trong quá trình thực hiện hựp đồng phát sinh,các nhà quản lý phải nhận dạng được các tình huống và các thông tin,dữ kiệu cần thiết.Từ đó căn cứ vào tình hình thực tế tiến hành phân tích đưa ra các phương án có thể coá và lựa chọn các phương án tối ưu nhất để giải quyết các tình huống. Chương 2.thực trạng quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu thiếc thỏi sang thị trường malaysia của chi nhánh công ty cổ phần xnk petrolimex tại hà nội 2.1.tổng quan về công ty cổ phần xnk petrolimex và chi nhánh tại hà nội 2.1.1.Quá trình hình thành và phát triển: Công ty cổ phần XNK Petrolimex – PITCO là doanh nghiệp thành viên của Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam; tiền thân là Công ty XNK tổng hợp Petrolimex – Doanh nghiệp nhà nước được cổ phần hóa và chính thức hoạt động theo pháp nhân mới từ ngày 01/10/2004. Công ty xuất nhập khẩu tổng hợp Petrolimex (Petrolimex International Trading Company – PITCO) trực thuộc Tổng công ty xăng dầu Việt Nam đợc Bộ Thương mại ra quyết định thành lập (ngày 03/07/1999). Có thể nói sự ra đời của PITCO là một tất yếu trên bước đường phát triển của Tổng công ty xăng dầu Việt Nam.Công ty XNK tổng hợp Petrolimex là một doanh nghiệp Nhà nước có đầy đủ tư cách pháp nhân, hạch toán kinh tế độc lập, sử dụng con dấu riêng theo quy định của Nhà nớc và chịu sự quản lý của Tổng công ty xăng dầu Việt Nam. Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Petrolimex được Bộ Thơng Mại bình chọn là doanh nghiệp xuất khẩu uy tín ngành nông sản; là thành viên vàng của Cổng Thương mại điện tử quốc gia (ECVN); được hải quan TP. HCM chọn là 1 trong những đơn vị đầu tiên đợc thông quan điện tử. Liên tục 05 năm (2000-2004) Công ty đợc Bộ Thương mại tặng bằng khen về việc hoàn thành kế hoạch kinh doanh và tăng trưởng XNK. PITCO là thành viên của Hiệp hội Hồ tiêu Việt Nam; Hiệp hội Cà phê Việt Nam; Hiệp hội Thép Việt nam; Hiệp hội Cao su Việt Nam; Hội viên Phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam (VCCI). Chi nhánh của PITCO tại Hà Nội chính thức thành lập từ 01/11/2004. Sau khi công ty XNK tổng hợp Petrolimex được cổ phần hoá(01/10/2004). Trước khi là chi nhánh, khi còn chưa cổ phần hoá đây là văn phòng đại diện của công ty XNK tổng hợp Petrolimex tại Hà Nội. Công ty và chi nhánh có quan hệ bán hàng với các đối tác thuộc nhiều nứơc trên thế giới như: Mỹ, Đức, Pháp, Anh, Nga, Ucraina, Nhật Bản, Trung Quốc, Dubai, Singapore, Indonesia, Thái lan v.v… Sau đây là một vài thông tin cơ bản về Công ty PITCO: Tên gọi tiếng Việt công ty cổ phần xuất nhập khẩu petrolimex Tên giao dịch PETROLIMEX INTERNATIONAL TRADING JOINT-STOCK COMPANY Tên viết tắt : PITCO Điện thoại: (08) 83 83 400 Fax: (08) 83 83 500 Email:pitco@pitco.cm.vn Website: ww.pitco.com.vn Trụ sở chính của công ty:54-56 Bùi Hữu Nghĩa, Quận 5, Thành phố Hồ Chí Minh. Trụ sở của chi nhánh Hà Nội:11-01 Khách sạn Fotuna số 6B-Láng Hạ-Ba Đình-Hà Nội 2.1.2. Chức năng nhiệm vụ của công ty: 2.1.2.1. Chức năng: Căn cứ vào năng lực của mình cũng như của Tổng công ty xăng dầu Việt Nam và nhu cầu thực tế của thị trường, Công ty tiến hành xúc tiến tìm kiếm thị trờng, xây dựng kế hoạch hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, xây dựng kế hoạch tài chính, lao động tiền lương và đầu tư phát triển, … và tổ chức thực hiện các kế hoạch đã được Tổng Công ty xăng dầu duyệt. Ngoài ra Công ty xây dựng các chiến lược phát triển xuất khẩu, tạo nguồn hàng xuất khẩu đủ tiêu chuẩn bằng các hình thức sau: liên doanh, hợp tác, đầu tư vào sản xuất,… mở rộng mặt hàng và quan hệ thương mại, không ngừng nâng cao uy tín đối với khách hàng trong và ngoài nước. 2.1.2.2. Nhiệm vụ: Trong tình hình cụ thể hiện nay, hiệu quả kinh doanh là chỉ tiêu được đặt lên hàng đầu khi đánh giá hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp nói chung và của Công ty cổ phần XNK Petrolimex nói riêng. Để đạt được hiệu quả kinh doanh cao trong những năm tới, Công ty cần tập trung phát triển các ngành hàng chủ lực, đầu tư cho khâu sản xuất và chế biến, tạo ra các hàng hóa có chất lượng cao, giá cả cạnh tranh, có giá trị gia tăng cao và công nghệ hiện đại. Bên cạnh đó, Công ty cũng cần xây dựng được các cơ sở vật chất phục vụ kinh doanh hiện đại, đồng thời phát triển thị trờng, tăng cường công tác xúc tiến thơng mại, xây dựng và đăng ký bảo hộ thương hiệu hàng hóa, xây dựng văn hóa doanh nghiệp lành mạnh, đội ngũ công nhân viên đoàn kết, tâm huyết với công việc, có trình độ quản lý, nghiệp vụ giỏi. Ngoài ra việc xây dựng cơ chế quản lý chặt chẽ, đúng quy định của pháp luật, phát huy được tính năng động, sáng tạo và tinh thần trách nhiệm của tổ chức và cán bộ cũng là một nhiệm vụ quan trọng của Công ty. 2.1.3.Tổ chức nhân sự của công ty và chi nhánh tại Hà Nội Tổ chức quản lý của Công ty cổ phần XNK Petrolimex là sự kết hợp giữa quản lý theo chức năng về thương mại; quản lý tập trung về tài chính, vốn và quản lý tập trung theo cơ chế quản lí các công ty cổ phần. Mọi việc sẽ được quyết định bởi Hội đồng quản trị. Cấu trúc của Công ty được xây dựng theo định hướng kinh doanh thương mại, tạo sự năng động và tính cạnh tranh về tính hiệu quả ngay trong nội bộ Công ty, Ban Tổng Giám đốc trực tiếp tham gia vào quy trình tổ chức điều hành các hoạt động kinh doanh. Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quy mô và phơng thức hoạt động của mình, Công ty đẵ xây dựng mô hình, cơ cấu cụ thể như sau: Tình hình nhân sự của Công ty được thống kê như sau: Tổng cộng : 63 lao động Phân loại theo cơ cấu tổ chức: - Quản lý : 15 người - Lao động trực tiếp sxkd : 40 người - Lao động phục vụ gián tiếp : 08 người Phân loại theo trình độ : - Cán bộ trình độ trên đại học : 04 người - Cán bộ trình độ đại học : 43 người - Cán bộ cao đẳng, trung cấp, sơ cấp : 16 người Cộng : 63 người Tình hình nhân sự của chi nhánh tại Hà Nội: Cơ cấu tổ chức của chi nhánh PITCO tại Hà Nội là rất gọn nhẹ và chuyên môn hoá cao. Tổng số nhân viên của chi nhánh hiện tại là 6 người. Tất cả mọi cán bộ nhân viên đều có trình độ Đại học. Trong đó cụ thể: - Quản lý : 01 người - Kế toán : 01 người - Lao động trực tiếp sxkd : 04 người Nhìn chung cơ cấu tổ chức nhân sự của Công ty và chi nhánh là rất gọn nhẹ, do Công ty mới cổ phần hoá từ năm 2004, tuy nhiên bộ máy của công ty không thay đổi nhiều so với trớc khi cổ phần hoá, vẫn đảm bảo được tính tập trung, thống nhất, có tinh thần đoàn kết, có ý thức trách nhiệm và nhất quán giữa các phòng ban, giữa công ty và các chi nhánh của mình ở Hà Nội và Bình Dương. 2.1.4. Môi trường kinh doanh: 2.1.4.1. Thị trường: Đối với mỗi công ty kinh doanh thì thị trường luôn là một yếu tố quan trọng hàng đầu. Trong suốt quá trình ra đời và phát triển trong 7 năm qua PITCO luôn nỗ lực tìm kiếm và hớng tới những thị trường mới. Hiện nay công ty đang có quan hệ làm ăn kinh doanh với các đối tác thuộc các quốc gia như: Mỹ, Đức, Pháp, Nga, Ucraina, Trung Quốc, Dubai, Singapore, Indonesia, Thái lan v.v… Chi nhánh của công ty tại Hà Nội hiện nay đang có mối quan hệ kinh doanh với các đối tác thuộc các quốc gia như: Anh, Đức, Hà Lan, Nhật Bản, Trung Quốc, ấn Độ, Thổ Nhĩ Kì, Singapore, Malaysia, Indonexia. Tuy chỉ mới hoạt động cách đây hơn một năm, nhưng hiện nay chi nhánh đã có những hoạt động tại các thị trờng lớn như: EU(Anh, Đức, Hà Lan), Nhật Bản, Trung Quốc và ASEAN(Singapore, Malaysia, Indonexia). Trong thời gian tới công ty sẽ duy trì thị trường hiện tại và không ngừng tìm kiếm và đặt mối quan hệ mới với các đối tác khác. Duy trì mối quan hệ tốt đẹp với các bạn hàng truyền thống. 2.1.4.2. Khách hàng: Trong vòng hơn một năm hoạt động với tư cách là chi nhánh của PITCO tại Hà Nội. Cùng với các mối quan hệ kinh doanh cũ (vì trước khi chuyển thành chi nhánh trước đây chi nhánh là văn phòng đại diện của công ty XNK tổng hợp Petrolimex và cũng hoạt động kinh doanh với những mặt hàng này) và sự nỗ lực của mình, chi nhánh hiện tại có những khách hàng thường xuyên tại những thị trường mà chi nhánh đang nhắm tới. Việc tìm kiếm khách hàng và duy trì đợc mối quan hệ tốt đẹp, tạo uy tín vá niềm tin với các khách hàng của mình luôn được chi nhánh chú trọng thực hiện. Và coi đây là một nhiệm vụ trọng tâm, đối với tất cả các thành viên, cán bộ kinh doanh của chi nhánh. Hiện nay chi nhánh chủ yếu kinh doanh xuất khẩu các sản phẩm khoáng sản là Thiếc thỏi và Antimony thỏi những khách hàng của chi nhánh là những nhà nhập khẩu trực tiếp hoặc cũng có thể là những công ty nhập khẩu uỷ thác cho các công ty khác. Và chi nhánh cũng tiến hành xuất khẩu uỷ thác cho một số công ty khác. Chi nhánh cũng thực hiện các công việc nhập khẩu với một số mặt hàng như: hạt nhựa và các sản phẩm từ nhựa khác Một số công ty khách hàng thờng xuyên của công ty hiện nay: Thị trường Anh: Charler Swindon ESQ Trading Thị trường Nhật: Tetsusho Kayaba Thị trường Singapore: Unitrade Singapore Thị trường Malaysia : Synn Lee Company SDN BHN Syarikat Chua Lee Rubber SND BHD Kazen Tetsu SDN BHO Thị trường Trung Quốc: NingBo ChengXiang Powder CO.,LTD. 2.1.4.3. Đối thủ cạnh tranh: Trong lĩnh vực hiện nay chi nhánh đang hoạt động kinh doanh, ngày càng có nhiều các công ty tham gia hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu. Các công ty này sẽ cạnh tranh với chi nhánh trong việc thu mua các sản phẩm khoáng sản như: thiếc, antimony để xuất khẩu. 2.1.4.4. Các nhà cung cấp: Lĩnh vực hoạt động kinh doanh chủ yếu của chi nhánh là xuất khẩu khoáng sản(thiếc thỏi và antimony thỏi). Do vậy với tư cách là một đơn vị hoạt động trong lĩnh vực thơng mại thì chi nhánh phải hết sức quan tâm tới các nhà cung cấp của mình. Vì hiện nay ngày càng có nhiều các công ty tham gia vào hoạt đông thu mua khoáng sản để xuất khẩu. Do vậy việc tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp, tin cậy lẫn nhau giữa chi nhánh và các nhà cung cấp là hết sức quan trọng. Các nhà cung cấp chính là ngời cung cấp nguồn hàng hoá để cho chi nhánh có thể thực hiện được các hợp đồng xuất khẩu. Chi nhánh luôn thu mua hàng hoá từ các đơn vị có giấy phép khai khoáng. Chi nhánh luôn ý thức được điều này và hiện nay chi nhánh có những nhà cung cấp nguồn hàng xuất khẩu và các dịch vụ khác như: Công ty CP Đầu tư và Phát triển kĩ nghệ Việt Nam Công ty Kim loại mầu Nghệ Tĩnh Công ty CP hoá chất vật liệu điện Đà Nẵng Công ty CP Dịch vụ Thương mại Việt Tiến 2.2.thực trạng xuất khẩu thiếc thỏi sang thị trường malaysia của chi nhánh công ty cổ phần xnk petrolimex tại hà nội 2.2.1. Khái quát hoạt động kinh doanh của chi nhánh công ty cổ phần XNK Petrolimex tại Hà Nội PITCO –Hà Nội được thành lập ngày 01/11/2004 hiện nay chi nhánh đang hoạt động trong các lĩnh vực : Kinh doanh xuất nhập khẩu: khoáng sản, kim loại màu. Xuất nhập khẩu hàng hoá: Nông lâm, thuỷ hải sản, hàng thủ công mỹ nghệ, hàng tiêu dùng, vật tư máy móc thiết bị... phục vụ cho sản xuất và tiêu dùng. Mặt hàng kinh doanh chủ yếu của PITCO – Chi nhánh Hà Nội là: Khoáng sản: Thiếc thỏi, Antimony thỏi,... Trong năm 2005 vừa qua chi nhánh xuất khẩu được khoảng gần 1000 tấn thiếc thỏi đạt kim nghạch khoảng 6,35 triệu USD. Mặt hàng Antimony xuất được khoảng 300 tấn đạt kim nghạch 900.000 USD. Hạt nhựa và các sản phẩm từ nhựa… Các sản phẩm nh hạt nhựa và các sản phẩm khác từ nhựa kim ngạch nhập khẩu của chi nhánh đạt khoảng gần 1 triệu USD. Chi nhánh nhập khẩu các mặt hàng này cung cấp cho thị trờng nội Chi nhánh chính thức có kì hạch toán đầu tiên kể từ ngày 01/01/2005. Do đặc tính kinh doanh thuần tuý về thương mại (Chi nhánh chỉ thiên về xuất khẩu), thị trường của chi nhánh rất cạnh tranh về giá và thông tin tương đối hoàn hảo, tuy nhiên tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu của Pitco – chi nhánh Hà Nội là khá tốt. Trong lĩnh vực kinh doanh xuất khẩu, thời gian luân chuyển hàng hoá và thời gian thanh toán lâu theo thông lệ quốc tế nhưng hệ số quay vòng vốn của chi nhánh vẫn khá cao, điều này phản ánh hiệu quả kinh doanh của chi nhánh là tốt, tỷ suất lợi nhuận/vốn chủ sở hữu chi nhánh cũng khá cao. Kết quả hoạt động kinh doanh của chi nhánh năm 2005 được đánh giá là khả quan. Biểu 2: Kết quả hoạt động kinh doanh năm 2005 ĐVT: Triệu đồng Cỏc chỉ tiờu Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4 Cả năm 1.Doanh thu bỏn hàng và cung cấp dịch vụ - Doanh thu bỏn hàng Xuất khẩu 31167 26564 33919 28007 30761 26106 37294 34741 133140 115358 2. Cỏc khoản giảm trừ. - Thuế TTĐB, Thuế XK, GTGT theo phương phỏp trực tiếp phải nộp 461 522 421 672 2076 3. Doanh thu thuần 30706 33397 30340 36622 131064 4. Giỏ vốn 29559 32278 29298 35287 126522 5. Lợi nhuận gộp bỏn hàng và cung cấp dịch vụ 1047 1119 1041 1335 4542 6. Doanh thu hoạt dộng tài chớnh 13 17 14 12 56 7. Chi phớ tài chớnh 50 62 56 43 211 8. Chi phớ bỏn hàng và quản lý 658 729 656 782 2825 9. Lợi nhuận từ hoạt dộng kinh doanh 352 345 343 522 1562 10. Thu nhập khỏc 2 2 11. Lợi nhuận khỏc 2 2 12. Lợi nhuận trước thuế 352 347 343 522 1564 13. Thuế thu nhập Doanh nghiệp (*) - - - - -._.ăm nay có lẽ chỉ còn là vấn đề thời gian.Để hỗ trợ các doanh nghiệp trong việc hội nhập,Chính phủ sẽ có các hình thức hỗ trợ thích hợp và chi nhánh cũng sẽ được hưởng lới từ các chính sách này. Thị trường nhiều tiềm năng:Hiện tại các thị trưòng mà chi nhánh đang có mối quan hệ kinh daonh đều được đánh giá là các thị trường tiềm năng.Các thị trường này đều có nhu cầu lớn về các sản phẩm mà chi nhánh đang kinh doanh như thiếc thỏi và Antimony.Thêm vào đó quan hệ giữa Việt Nam và các thị trường của chi nhánh là rất tốt và không ngừng được cải thiển đã gián tiếp tạo cho chi nhánh có một môi trường kinh doanh ít biến động và hạn chế các rủi ro quốc gia trong kinh doanh quốc tế.Đặc biệt khi Việt Nam trở thành thành vioên chính thức của WTO cũng như các doanh nghiệp khác chi nhánh sẽ có những cơ hội rất lớn để tiếp cận và hợp tác với nhiều đối tác thuộc các thị trường lớn và cũng được đối xử bình đẳng như các công ty thuộc các quốc gia là thành viên củat WTO-điều mà chi nhánh không có được khi Việt Nam chưa là thành viên của tổ chức thương mại lớn nhất hành tinh này. Tối ưu hoá bộ máy quản lý và hoạt động kinh doanh:Sau khi cổ phần hoá công ty cổ phần XNK Petrolimex có cơ hội sắp xếp lại bộ máy sản xuất kinh doanh trong đó có văn phòng đại diện tại Hà Nội.Và nâng cấp lên thành chi nhánh của Công ty tại Hà Nội.Là một công ty cổ phần do vây PITCO có thể chủ động hơn trong việc đầu tư mở rộng sản xuất,sử dụng công cụ cổ phần để giữ chất xám và lao động lành nghề.Nên chi nhánh cũng có được những lợi thế này. Được hưởng các ưu đãi về thuế sau khi cổ phần hoá:Cũng như công ty chi nhánh được miễm thếu thu nhập doanh nghiệp trong 2 năm và giảm 50% trong 2 năm tiếp theo.Nếu PITCO tham gia niêm yết thì sẽ được giảm 50% thuế thu nhập doanh nghiệp trong 2 năm tiếp theo nữa. Khả năng huy động vốn đầu tư nhờ PITCO là công ty cổ phần:Là chi nhánh 100% vốn của công ty nên công ty dễ huy động vốn cũng có nghĩa là chi nhánh sẽ có nhiều cơ hội được bổ xung vốn trong kinh doanh. 3.1.3.2.Thách thức Rủi ro trong thị trường khoáng sản Quốc tế:Thị trường khoáng sản quốc tế rất biến động, đặc biệt về giá. Các rào cản thương mại:Khi Việt Nam chưa gia nhập WTO sẽ có những hàng rào được dựng lên và các doanh nghiệp Việt Nam trong đó có chi nhánh phải chịu sự đối xử bất binh đẳng.Khi Việt Nam gia nhập WTO sẽ có những hàng rào tinh vi hơn được thiết lập. Chính sách pháp luật:Hệ thống pháp luật và chính sách thuế của Việt Nam chưa ổn định. áp lực cạnh tranh:Với các chính sách khuyến khích và bình đẳng giữa các thành phần kinh tế của Chính Phủ,ngày càng nhiều những doanh nghiệp tư nhân ra đời hoạt động trong lĩnh vực mà chi nhánh đang kinh doanh làm cho tính cạnh tranh tăng cao.Không chỉ có các doanh nghiệp tư nhân mà các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài không loại trừ khả năng sẽ đầu tư vào các lĩnh vực này khi Việt Nam phải mở cửa nền kinh tế. 3.2.Một só giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu thiếc thỏi sang thị trường malaysia của chi nhánh công ty cổ phần xnk petrolimex tại hà nội 3.2.1.Giải pháp về tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu Tổ chức thực hiện hợp đồng là việc đưa các điều khoản của hợp đồng trở thành hiện thực thông qua các nghiệp vụ nối tiếp nhau,cũng là để thực hiện các nghĩa vụ và quyền lợi về kinh tế và pháp lý của các bên tham gia ký kết hợp đồng.Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu thiếc thỏi sang thị trường Malaysia của chi nhánh Công ty cổ phần XNK Petrolimex tại Hà Nội hiện tại còn một số các khó khăn mang tính khách quan và chủ quan cản trở việc thực hiện hợp đồng một cách suôn sẻ bình thường.Các nguyên nhân trên chủ yếu là các nguyên nhân do môi trường khách quan mang lại do vậy giải pháp để khắc phục những tồn tại này chủ yếu là chi nhánh phải tìm cách điều hoà và tự điều chỉnh sao cho phù hợp với các nhân tố tác động bất lợi,và đồng thời phải tìm ra các khía cạnh thuận lợi trong các nhân tố đó để phát huy và qua đó chi nhánh sẽ có nhiều kinh nghiệm quý báu hơn trong quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu.Cũng như có kinh nghiệm giải quyết các vướng mắc phát sinh trong quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng. 3.2.1.1.Giải phám nhằm đảm bảo nguồn hàng xuất khẩu Trong quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu khó khăn mà chi nhánh thương gặp phải là đôi khi nhà cung cấp không muốn giao hàng hoặc trì hoãn thời gian giao hàng.Nguyên nhân của hiện tượng này được cho là do sự biến động thất thường của giá thiếc,và sau khi chi nhánh và nhà cung cấp ký hợp đồng giá thiếc lại biến động theo hướng bất lợi với nhà cung cấp do vậy mới xẩy ra hiện tượng trên.Để khắc phục khó khăn này trong những trường hợp cấp thiết cần hàng gấp chi nhánh có thể áp dụng một số biện pháp “khẩn cấp”để đối phó như: Chi nhánh có thể đưa ra biện pháp giải quyết với nhà cung cấp là chi nhánh sẽ đồng ý giảm tăng giá cao hơn trong hợp đồng đã ký kết một lượng hợp lý với với sự biến động của giá và trong biên độ mà cả hai bên có thể chấp nhận được.Chi nhánh phải chủ động gặp gỡ và thương thảo với nhà cung cấp trong trường hợp này,để mong có một phương án giải quyết nhanh chóng nhằm giải phóng hàng và đảm bảo lợi ích cho cả hai bên. Ngoài biện pháp điều chỉnh giá chi nhánh còn có thể đề nghị với nhà cung cấp các biện pháp như: -Giảm số lượng hàng giao thực tế so với trong hợp đồng một lượng tương ứng phù hợp; -Chấp nhận trả trước tiền hàng-coi như là một phương thức cung cấp tín dụng ngắn hạn cho nhà cung cấp.Nhưng với một điều kiện tiên quyết là nhà cung cấp phải là công ty Nhà nước có uy tín và đã là ăn lâu năm với chi nhánh ,có thể tin tưởng được. Ngoài các biện pháp trước mắt này chi nhánh còn có thể nghiên cứu lựa chọn trong số các giải pháp trên để có thể thương thảo đưa vào hợp đồng kinh tế các điều khoản nhằm đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên khi giá có biến động lớn.Nghĩa là hợp đồng “giá Mở “ có điều kiện,khi giá thực tế biến động quá một biên độ nào đó cho phép như giá đã thoả thuận trong hợp đồng thì hai bên đồng ý áp dụng một biện pháp nào đó đã thoả thuận trước nhằm bảo vệ quyền lợi cho cả hai bên.Với biện pháp này sẽ đảm bảo được quyền lợi cho cả hai bên và có thể giữ mối quan hệ tốt đẹp để có thể hợp tác lâu dài.Chi nhánh cũng không quá lo khi giá giảm mà giá trong hợp đồng lại quá cao. Thêm vào đó nhà quản trị nên xây dựng mối quan hệ cá nhân với nhà quản trị của nhũng công ty cung cấp nguồn hàng cho chi nhánh.Nếu được như vậy việc giải quyết các vướng mắc sẽ thuận lợi hơn rất nhiều vì hai bên đêu có thể tin cậy lẫn nhau.Điều này là quan trọng vì thị trường thiếc Việt Nam hiện nay đang trong tình trạng cầu luôn lớn hơn cung. 3.2.1.2.Giải pháp nhằm tiết kiệm chi phí vận chuyển Việc gia tăng chi phí vận chuyển do giá nhiên liệu tăng cao.Đây thực tế hoàn toàn là một khó khăn thuộc về môi trường bên ngoài khách quan.Để có thể giải qyết được bài toán chi phí này chi nhánh có hai sự lựa chọn Một là thực hiện việc tiết kiệm các chi phí trong quản lý và kinh daonh khác để bù vào chi phí vận chuyên tăng cao nhằm đảm bảo mục tiêu lợi nhuận.Phương án này với chi nhánh hiện nay khá khó thực hiện vì trên thực tế chi nhánh đã luôn cố gắng tiết kiệm mọi chi phí có thể được trong hoạt động kinh doanh cũng như các chi phí quản lý khác.Do vậy nếu theo phương án này hiệu quả chưa chắc đã như mong muốn. Thứ hai chi nhánh có thể tận dụng sự phong phú và theo xu hướng cung lớn hơn cầu hiện nay của thị trường vận tải để đưa ra một giải pháp có lợi cho cả hai bên.Đó là trong số các công ty vận tải hiện nay cả vận tải nội và các hãng tầu biển quốc tế cũng như trong nước mà chi nhánh đang có mối quan hệ hợp tác chi nhánh nên chọn ra một công ty đáp ứng tốt nhất nhu cầu của chi nhánh về tuyến phục vụ,lịch trình,chất lượng dịch vụ khác…chi nhánh sẽ tiến hành đàm phán và ký các hợp đồng nguyên tắc theo từng năm hoặc có thể lâu hơn với họ,tất nhiên là với một mức giá phù hợp và nhất thiết khi đàm phán để ký hợp đồng chi tiết khi có nhu cầu chuyên chở giá đó phải thấp hơn mức giá thị trường thực tế trong phạm vi quy định của hợp đồng nguyên tắc.Điều này đảm bảo chi nhánh sẽ tiết kiệm được phần nào giá cước vận tải tăng cao và ngược lại hãng vận tải cũng sẽ có một khấch hàng thường xuyên trong một thị trường cạnh tranh khốc liệt và họ có thể tính tới bài toán lợi ích theo quy mô và cảm thấy rõ ràng không thua thiệt khi thực hiện những hợp đồng loại này.Giải pháp này sẽ chia đều rủi ro cho cả hai phía và rõ ràng chi nhánh nên chấp nhận giải pháp này. 3.2.1.3.Giải pháp trong quy trình kiểm tra chất lượng hàng hoá Vấn đề không chủ động kiểm tra được chất lượng thiếc.Đây thực sự là một khó khăn lớn của chi nhánh trong giai đoạn hiện nay.Bởi vì đây không chỉ là do khách quan là quan trọng nhất là do yếu tố chủ quan của chi nhánh không thể thực hiện được công việc này với quy mô và những nguồn lực hiện có như trong thời điểm này.Khi nhận hàng hoá từ nhà cung cấp trong nước chi nhánh chỉ có thể kiểm tra đơn thuần về số lượng và khối lượng còn về độ đồng chất,hàm lượng thiếc và hàm lượng tạp chất thì chi nhánh không thể kiểm tra được.Do vậy chắc chắn chi nhánh sẽ phải thuê một nhà kiểm định độc lập có uy tín để kiểm tra chất lượng hàng hoá.Vấn đề không phải ở chỗ thuê ai kiểm định mà sau khi kiểm định nếu chất lượng không đạt các tiêu chuẩn như đã ký kết trong hợp đồng thì sẽ phải xử lý ra sao.Có hai trường hợp cho bài toán chất lượng này: Nếu lô hàng này chưa được chi nhánh giao bán và chưa có một hợp đồng xuất khẩu nào phải huy động tới nguồn hàng này.Thì việc giải quyết sẽ đơn giản hơn.Chi nhánh chỉ việc lập hồ sơ khiếu nại nhà cung cấp nhưng trên thực tế biện pháp này ít hiệu quả.Do vậy chi nhánh trong khi ký hợp đồng nên thảo luận một điều khoản cho những trường hợp này ngoài điều khoản khiếu nại.Có thể khi xảy ra sự việc chi nhánh sẽ lập hồ sơ gửi cho nhà cung cấp và chi nhánh sẽ có quyền hưởng một số lợi ích đã quy định trong hợp đồng như:nhà cung cấp sẽ giảm giá và chi nhánh sẽ tự chiết khấu trước khi trả tiền cho nhà cung cấp;giao thêm hàng;cho chậm trả tiền(một phương thức cung cấp tín dụng)…tất nhiên do đặc điểm thị trường thiếc Việt Nam nhà cung cấp sẽ không lo chi nhánh không thanh toán tiền và nên thực hiện cam kết trong hợp đồng. Thứ hai nếu lô hàng trên đã được giao bán và bằng mọi cách không có lô hàng nào có thể thay thế thì chi nhánh sẽ phải chấp nhận chịu phạt theo điều khoản thưởng phạt trong hợp đồng xuất khẩu nếu không thương lượng được một giải pháp tương tự như trên với nhà nhập khẩu.Trên thực tế để có thể thương lượng một nội dung như thế là rất khó khăn và thương là thất bại.Do vậy trong khi ký hợp đồng xuất khẩu chi nhánh nên chuẩn bị một điều khoản cho trường hợp này.Nếu không thành công thì chi nhánh buộc phải có hàng và kiểm tra rồi mới giao bán mặc dù có thể bỏ qua thời kì giá cao nhưng làm như vậy mới tạo dựng được uy tín trên thương trường-mà điều này quý hơn nhiều so với chênh lệch giá qua các thời điểm. 3.2.1.4.Giải pháp trong quy trình giao hàng Vấn đề lịch bốc hàng có thể bị thay đổi bất ngờ khiến cho chi nhánh có thể gặp lúng túng nếu thời gian giao hàng là quá gấp gáp.Do vậy để có thể giải quyết được vấn đề này chi nhánh nên chủ động rút ngắn thời gian có thể được và lên kế hoạch giao hàng bao giờ cũng nên để một độ dư nhất định cho những trường hợp như trên.Không nên xếp lịch giao hàng quá sát với ngày đến hạn.Như thế nào có sự thay đổi bất ngờ chi nhánh cúng không quá khó khăn vì vẫn còn thời gian dư cho việc giao hàng và bốc hàng. Thời gian trung bình thực hiện hợp đồng của chi nhánh với các đối tác ở Malayssia thường là khoảng 30 ngày.Trong đố thời gian dành cho quy trình thanh toán là khoảng 15 ngày.Do vậy chi nhánh có 15 ngày để hoàn tất các thủ tục ,các khâu chuẩn bị khác và để có thể đảm bảo cho việc giao hàng diễn ra thuận lợi.Tuy nhiên do các nhân tố khách quan có thể dẫn tới việc việc giao hàng chậm của chi nhánh.Điều này sẽ làm ảnh hưởng đến uy tín thương mại của chi nhánh với các đối tác.Ngoài các biện pháp chủ động sắp xếp lịch giao hàng sao cho có thể tránh được các rủi ro có thể xảy ra,tuy nhiên do đặc điểm thị trường của sản phẩm thiếc khó có thể đảm bảo việc chi nhánh luôn chủ động được thời gian giao hàng trong từng đơn hàng.Do vậy khi có những sự kiện xảy ra có thể làm chậm quá trình giao hàng chi nhánh nên cử cán bộ trực tiếp xuống làm việc với cơ quan điều độ cảng.Hay các cơ quan và các đơn vị khác có liên quan để nhanh chóng giải quyết các vướng mắc về phía mà chi nhánh mà họ yêu cầu. Trong trường hợp việc giao hàng chậm là do các nhân tố bất khả kháng thì chi nhánh phải chủ động thông báo cho đối tác và chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ và chứng từ để xuất trình đúng theo quy định giải quyết trường hợp bất khả kháng như đã quy định trong hợp đồng. 3.2.1.5.Giải pháp trong quy trình thông quan xuất khẩu Việc thông quan trực tiếp làm mất nhiều thời gian và dễ nảy sinh tiêu cực.Để có thể tránh được vấn đề này,chi nhánh nên đăng kí tham gia thông quan điện tử.Điều này là khả thi vì trong thời gian qua chi nhánh luôn thực hiện tốt các quy định của pháp luật và không vi phạm luật Hải quan.Điều này cho phép chi nhánh có thể nộp đơn xin thông quan điện tử tại chi cục Hải quan Hà Nội.Nếu được thông quan điện tử chi nhánh sẽ tiết kiệm được thời gian đi lại nhiều lần để hoàn tất hồ sơ và tránh được các tiêu cực có thể phát sinh khác. Để đăng ký thông quan điện tủ chi nhánh cần tìm hiểu kỹ các quy định của Bộ Tài Chính ,Tổng cục Hải quan,thông báo của cục Hải quan Hà Nội về vấn đề này.Hiện nay chính phủ đang khuyến khích việc thông quan điện tử nhằm tạo điều kiện thuận lợi hơn cho các doanh nghiệp trong quá trình kinh doanh và cũng để phù hợp với xu hướng hội nhập kinh tế thế giới khi mà Việt Nam có nhiều cơ hội để trở thành thành viên của tổ chức thương mại thế giới WTO trong năm nay.Đây là một thuận lợi để chi nhánh có thể nộp đơn xin thông quan điện tử vào thời điểm này. Việc tham gia thông quan điện tử sẽ giúp chi nhánh giảm được nhiều chi phí và thời gian cho việc đi lại và giao dịch so với thông quan trực tiếp.Nhưng đây cũng là một nghiệp vụ mới nên chi nhánh cần phải tiến hành gửi cán bộ đi tập huấn và học tập các nội dung và quy tắc của quy trình thông quan điện tử để có thể đảm bảo việc thực hiện thành công quy trình thông quan điện tử nếu được chấp nhận. 3.2.1.6.Giải pháp trong quy trình thánh toán Trên thực tế hiện nay việc thanh toán tại chi nhánh nói chung là an toàn.Tuy nhiên vẫn phải đề phòng các trường hợp phát sinh gây khó khăn trong quy trình thanh toán.Ngoài việc đưa ra một điều khoản thanh toán chặt chẽ trong hợp đồng hay việc thưc hiện lập bộ chứng từ đầy đủ chính xác.Chi nhánh phải tìm hiểu các quy định thanh toán quốc tế của các ngân hàng ở nước đối tác chọn làm nơi thanh toán. 3.2.1.7.Giải pháp về giám sát và điều hành việc thực hiện hợp đồng Hiện nay quy trình giám sát và điều hành hợp đồng xuất khẩu của chi nhánh diễn ra tương đối thuận lợi.Tuy nhiên do đây là một quy trình rất phức tạp và đòi hỏi phải có nghiệp vụ chuyên môn để có thể đề xuất giải quyết các tình huống phát sinh.Hiện nay tại chi nhánh mỗi nhân viên phụ trách một mảng công việc và tiến hành giám sát luôn hoạt động đó.Nhưng do việc giám sát và điều hành hợp đồng là một công việc phức tạp và đòi hỏi phải theo sát các diễn biến để có thể giải quyết kịp thời,do nhân viên của chi nhánh hiện nay vừa thực hiện nghiệp vụ vừa tiến hành giám sát sẽ không thể đạt được hiệu quả cao nhất trong việc giám sát và điều hành hợp đồng xuất khẩu..Nên trong thời gian tới chi nhánh nên xem xét việc cử một nhân viên chuyên trách việc giám sát thực hiện các hợp đồng.Người này phải là người có kinh nghiệm làm việc và có khả năng giao tiếp tốt để có thể liên hệ giải quyết các vướng mắc không quá phức tạp.Hoặc chi nhánh có thể tuyển thêm nhân viên cho vị trí này vì thực ra hiện nay số lượng nhân viên của chi nhánh đã phải căng ra cho nhiều công việc khi mà hiện nay việc kinh doanh của chi nhánh đang được mở rộng thì việc cần tuyển thêm nhân viện làm việc trong chi nhánh là điều cần thiết.Nó đáp ứng nhu cầu thực tế làm việc của chi nhánh chứ không có ảnh hưởng đến chi phí hoạt động kinh doanh vì việc này là hoàn toàn cần thiết và phù hợp.Nó đảm bảo áp lực công việc không quá lớn với các nhân viên để họ có thể làm việc với tâm lý thoải mái và từ đó hiệu quả công việc sẽ cao hơn tránh các sai sót có thể có trong khi mệt mỏi. Việc điều hành hợp đồng hiện nay do giám đốc chi nhánh thực hiện.Khi có các vấn đề phát sinh chi nhánh sẽ họp bàn và đưa ra các phương án giải quết cần thiết.Thực tế hiện nay đặt ra cho chi nhánh một thách thức là trong thời gian tới khi nền kinh tế Việt Nam hội nhập ngày càng sâu rộng mức độ cạnh tranh ngày càng cao thì việc điều hành và giám sát hợp đồng đòi hỏi phải hiệu quả và kịp thời để đáp ứng nhu cầu vận động và cạnh tranh sắp tới.Ngoài việc chi nhánh nên cử một nhân viên chuyên trách việc giám sát hợp đồng chi nhánh nên đưa ra một quy chế phối hợp giữa các nhân viên trong chi nhánh trong việc phối hợp cung cấp thông tin cần thiết trong việc giám sát và điều hành hợp đồng chung từ đó quy định rõ và phân cấp trách nhiệm cụ thể cho từng người để mọi nhân viên đều nêu cao trách nhiệm của mình trong việc phối hợp thực hiện việc giám sát và điều hành hợp đồng xuất khẩu.Từ đó sẽ nâng cao được hiệu quả thực hiện của việc điều hành và giám sát hợp đồng.Làm tốt quy trình này là một trong những đảm bảo chắc chắn cho việc thực hiện thành công hợp đồng của chi nhánh. 3.2.1.8.Giải pháp về bồi dưỡng nguồn nhân lực Chi nhánh cần phải thường xuyên nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ công nhân viên của chi nhánh nhằm đáp ứng tốt nhất yêu cầu kinh doanh xuất nhập khẩu.Đây là một vấn đề mang tính cấp bách vì con người là thành tố quyết định sự thành bại của mọi công việc,dù có được sự hỗ trợ từ máy móc công nghệ cao đến đâu thì trình độ chuyên môn của cán bộ phải theo sát yêu cầu mới có thể hoàn thành công việc. Công tác xuất khẩu đòi hỏi doanh nghiệp phải có đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn, có kinh nghiệm xuất khẩu, có khả năng giao thiệp. Bởi đối với công tác xuất khẩu nói chung, trình độ nghiệp vụ ảnh hưỡng rất lớn đến hiệu quả xuất khẩu. Nếu họ có trình độ nghiệp vụ cao, am hiểu pháp luật quốc gia, quốc tế, nắm vững thông tin về đối tác, tình hình biến động của thị trường thế giới thì chi nhánh hoàn toàn có thể thành công trong ký kết và thực hiện hợp đồng xuất khẩu. Đi đôi với việc đào tạo chi nhánh nên đưa ra các chính sách ưu đãi để thu hút nhân tài,cùng với đó chi nhánh cũng phải luôn có những điều chỉnh về lương và các yếu tố khác để có thể giữ chân những cán bộ giỏi,có năng lực.Bởi vì chính sách lương thưởng hợp lí sẽ tạo điều kiện và là nhân tố khuyến kích sự phấn đấu và tinh thần làm việc của các nhân viên trong chi nhánh.Điều này sẽ dẫn tới hiệu quả lao động kinh doanh của họ sẽ cao hơn và theo đó chi nhánh sẽ thu lợi nhiều hơn. 3.2.1.9.Giải pháp về thị trường Duy trì mối quan hệ tốt đẹp với các đối tác cũ để ổn định và tăng cường lượng hàng xuất khẩu.Chi nhánh hiện nay đang có mối quan hệ kinh doanh với các đối tác thuộc các quốc gia như: Anh, Đức, Hà Lan, Nhật Bản, Trung Quốc, ấn Độ, Thổ Nhĩ Kì, Singapore, Malaysia, Indonexia… Tuy chỉ mới hoạt động cách đây hơn một năm, nhưng hiện nay chi nhánh đã có những hoạt động tại các thị trường lớn như: EU(Anh, Đức, Hà Lan), Nhật Bản, Trung Quốc và ASEAN(Singapore, Malaysia, Indonexia). Trong thời gian tới công ty phải nỗ lục duy trì thị trường hiện tại với sự cạnh tranh ngày càng gia tăng và không ngừng tìm kiếm và đặt mối quan hệ mới với các đối tác mới. Duy trì mối quan hệ tốt đẹp với các bạn hàng truyền thống. Trong thời điểm hiện nay khi Việt Nam đang gấp rút hoàn tất việc đàm phán để có thể gia nhập tổ chức thơng mại thế giới WTO. Cũng như các đơn vị kinh doanh khác chi nhánh sẽ được hưởng những lợi thế từ việc này mang lại. Chi nhánh sẽ tiếp cận được với thị trường của các thành viên của tổ chức thương mại lớn nhất thế giới này với 196 nớc thành viên trong đó có những thị trường khổng lồ như: Hoa Kì, EU, Trung Quốc, Nhật Bản… Và chi nhánh sẽ được hưởng các quy chế ưu đãi về nhiều lĩnh vực như: thuế, các hàng rào về hải quan, phi thuế… Điều này sẽ giúp chi nhánh tiếp cận dễ hơn các thị trường mục tiêu và có nhiều thuận lợi hơn trong hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên cũng sẽ có những khó khăn từ việc môi trường cạnh tranh sẽ khốc liệt hơn khi nước ta mở rộng cửa cho các doanh nghiệp nước ngoài vào kinh doanh. Và sẽ không loại trừ khả năng sẽ có những công ty của nước ngoài hoặc liên doanh sẽ vào hoạt động trong lĩnh vực mà hiện nay chi nhánh đang hoạt động. Để duy trì được thị trường truyền thống như Malayssia,Anh thì chi nhánh phải phải tập trung thực hiện tốt tất cả các khâu trong quy trình thực hiện hợp đồng và đặc biệt chú trọng hai vấn đề đó là chất lượng hàng hoá và thời gian giao hàng.Nếu đảm bảo được các yếu tố quan trọng này thì chi nhánh sẽ tạo lập được uy tín với các nhà nhập khẩu.Và nếu nguồn hàng trong nước cho phép thì chi nhánh hoàn toàn có thể mở rộng kinh doanh xuất khẩu sang các thị trường tiềm năng này. 3.2.1.10.Một số giải pháp khác Trong thời gian tới chi nhánh nên đầu tư tìm hiểu nhu cầu của thị trường một cách cụ thể đối với các sản phẩm nhập khẩu chủ yếu của chi nhánh là hạt nhựa và các sản phẩm nhưa.Hiện nay chi nhánh chỉ biết được là sản phẩm này có nhu cầu trong nước rất lớn,điều này là chưa đủ.Chi nhánh phải xác định rõ các công ty ,tổ chức có nhu cầu và liên hệ trức tiếp với họ nhăm bỏ bớt khâu trung gian thiết lập kênh phân phối trực tiếp các sản phẩm này.Để làm việc này sẽ không dễ dàng và làm tăng cao các chi phí quản lý và kinh daonh khác nhưng trong dài hạn chi nhanhsex thu lợi nhuận lớn hơn khi bỏ qua các bước chung gian và thu lợi nhuận từ đây. Ngoài tìm hiểu nhu cầu của các sản phẩm đang nhập khẩu chi nhánh cũng nên tìm hiêu thông tin về các mặt hàng thủ công mỹ nghệ,vật tư máy móc và hàng tiêu dùng vì đây là thị trường nhiều tiềm năng(và chi nhánh cũng được cấp phép kinh doanh các mặt hàng này).Tuy các thị trường này cạnh tranh rất gay gắt nhưng chi nhánh vẫn có thể tìm ra các khe hở thị trường để có thể xâm nhập.Để làm việc này chi nhánh có thể tìm kiếm thông tin từ Bộ thương mại,Phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam hoặc tự giới thiệu qua mạng Internet,qua các hội chợ triển lãm. Thực hiện nghiêm túc chính sách giảm chi phí,xử dụng tối đa hiệu quả của các trang thiết bị hiện có để nâng cao hiệu quả kinh doanh. Chi nhánh nên sắp xếp nguồn vốn kinh doanh sao cho hạn chế tối đa nguồn vốn kinh doanh bị chiếm dụng,nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. Thực hiện tốt các nghĩa vụ và trách nhiệm của mình trong các hợp đồng xuất khẩu để tạo uy tín với bạn hàng nhằm nâng cao hình ảnh sản phẩm của chi nhánh đang kinh doanh. Ngoài các khó khăn tồn tại trên đây khi thực hiện hợp đồng còn có rất nhiều các yếu tố khác tác động.Muốn hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng chi nhánh còn phải quan tâm tới yếu tố con người và các phương tiện kỹ thuật phục vụ cho quá trình tác nghiệp của cán bộ.Không dừng lại ở đó biện pháp tốt nhất có lẽ không chỉ cho việc tổ chức thực hiện hợp đồng mà cho cả các quy trình có liên quan đến các đối tác khác là chi nhánh phải luôn ý thức thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ của mình.Từ đó mới có cơ sỏ buộc đối tác thực hiện nghĩa vụ của họ.Nếu cả hai bên tự nguyện thực hiện đúng các cam kết sẽ tạo sự tin tưởng lẫn nhau.Khi đã tin tưởng nhau hơn mọi vấn đề sẽ được giải quyết trên tinh thần cởi mở và thuận lợi hơn cho cả hai phía. 3.2.2.Một số kiến nghị 3.2.2.1.Về quy trình nghiệp vụ Hải quan Mặc dù đã có nhiều cố gắng nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp xuất khẩu có thể thực hiện nghiệp vụ của mình một cách nhanh chóng hiệu quả,tuy nhiên hệ thống chính sách về xuất khẩu của Việt Nam vẫn còn tồn tại nhiều điểm bất cập.Vì vậy để khuyến khích hơn nữa hoạt động xuất khẩu,đề nghị Chính phủ nên xem xét để dơn giản hoá ,công khai hoá và hiện đại hoá thủ tục Hải quan.Tiếp tục hoàn thiện những biện pháp mới của ngành như:phân luồng hàng hoá,quy định xác nhận thực xuất,quy chế khai báo một lần,đăng ký tờ khai trên máy tính.Bên cạnh đó cần phân cấp rộng hơn quyền ký tờ khai Hải quan để tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp xuất khẩu.Một vấn đề khác cũng hết sức quan trọng là cần có chính sách khuyến khích,đào tạo thêm về kiến thức nghiệp vụ cho đội ngũ nhân viên Hải quan để từng bước tối ưu hoá hoạt động Hải quan của Việt Nam. Hiện nay một bộ phận không nhỏ các cán bộ ở các cơ quan chức năng vẫn còn có những hành đọng gây khó khăn,sách nhiễu đối với các doanh nghiệp xuất nhập khẩu làm nảy sinh tiêu cực trong kiểm tra hàng hoá,thủ tục xuất hàng…vì vậy Nhà nước cần phải có các biện pháp tích cực hơn nữa để đẩy lùi những tiêu cực này.Đồng thời phải chấn chỉnh các cơ quan quản lý của Chính phủ để hỗ trợ các công ty xuất nhập khẩu cũng là vấn đề hết sức cấp bách,cần thiết phải đặt lên hàng đầu. 3.2.2.2.Về tính ổn định thống nhất của các văn bản quy phạm pháp luật Một trong các vấn đề gây khó khăn cho các doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp xuất khập khẩu nói riêng hiện nay là việc các quyết định,quy định của các cơ quan chức năng liên quan được ban hành và sửa đổi quá nhiều lại thiếu nhất quán.Vì vậy các ban ngành chức năng nên cân nhắc một cách kĩ lưỡng các chính sách quyết định của mình trước khi ban hành và thực hiện nhằm hạn chế tối đa việc thay đổi hay tạo nhiều kẽ hở không những gây khó khăn cho các doanh nghiệp làm ăn chân chính mà còn tạo điều kiện cho những kẻ xấu luồn lách lợi dụng…gây thiệt hại cho lợi ích quốc gia. 3.2.2.3.Về việc tạo lập môi trường kinh doanh quốc tế thuận lợi hơn Các cơ quan chức năng cũng nên tạo ra một môi trường quốc tế thuận lợi bằng cách tham gia ký kết các hiệp định thương mại song phương và đa phương nhằm tranh thủ những ưu đãi về thuế,thị trường bằng các nỗ lực ngoại giao,chính sách kinh tế đối ngoại đúng đắn tạo điều kiện hoạt động thuận lợi cho các doanh nghiệp.Đặc biệt trong bối cảnh hiện nay khi chúng ta đang chuẩn bị những bước cuối cùng để có thể chính thức gia nhập WTO trong năm nay thì vấn đề hỗ trợ của Nhà nước với các doanh nghiệp về thông tin và kinh nghiệm hội nhập là hết sức quan trọng.Trung Quốc là một nước vào WTO sớm hơn chúng ta và họ đã có nhiều chương trình hỗ trợ doanh nghiệp trong thời gian nước này chuẩn bị gia nhập WTO và sau khi gia nhập.Quan trọng nhất là nước này đã mở các lớp bồi dưỡng nhằm cung cấp thông tin và các quy định cần thiết để các doanh nghiệp nắm bắt và có thể điều chỉnh kịp thời hoạt động kinh doanh của mình cho phù hợp để có thể cạnh tranh và phát triển được. Ngoài ra để giúp các doanh nghiệp nghiên cứu thị trường,tìm kiếm thị trường và đối tác mới,thu thập thông tin về tình hình kinh tế, thị trường,sản phẩm một cách nhanh chóng ,kịp thời,chính xác và đồng bộ các cơ quan Nhà nước mà cụ thể là các cơ quan tham tán thương mại,phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam cần cố gắng thực hiện hiệu quả hơn nữa các chức năng và nhiệm vụ của mình. Ngoài những vấn đề trên Nhà nước cần phải tăng cường đào tạo đội ngũ cán bộ trẻ có năng lực,tận dụng hết khả năng chất xám của những cá nhân vào mọi lĩnh vực.Cần có chính sach thích hợp đào tạo những tài năng trẻ để giúp họ vượt qua khó khăn trước mắt để tạo nguồn tri thức trẻ trong tương lai. Kết luận Trong điều kiện hiện nay khi Việt Nam ngày càng hội nhập sâu và rộng hơn vào nền kinh tế Thế giới,sẽ tạo ra cho các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu nói chung và PITCO nói riêng những thời cơ và thách thức mới.Cùng theo đó các doanh nghiệp phải tự nắm bắt cơ hội vượt qua thách thức tự hoàn thiện từng bước hoạt động kinh doanh của mình,trong đó đặc biệt quan trọng là quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng.Qua những thông tin và phân tích đã nêu trên chúng ta hiểu rõ được tầm quan trọng của việc tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu.Thực hiện hợp đồng có ý nghĩa quan trọng với mọi bên tham gia ký kết hợp đồng.Bởi vì khi thực hiện hợp đồng các bên mới hiện thực hoá được các con số và các thoả thuận trong hợp đồng.Quá trình này mới tạo ra hiệu quả kinh doanh thực sự cho các đơn vị kinh doanh.Cũng như hợp đồng là một bản thiết kế và việc thực hiện hợp đồng là việc mà chúng ta xây dựng ngôi nhà trong bản thiết kế đó trên thực tế. ý thức được điều này chi nhánh của Công ty cổ phần XNK Petrolimex tại Hà Nội luôn thực hiện đúng các nghĩa vụ của mình trong hợp đồng đã ký kết để từ đó có cơ sở để nhắc nhở các đối tác về nghĩa vụ của họ với chi nhánh.Trong quá trình thực hiện hợp đồng có rất nhiều các yếu tố tác động cả chủ quan và khách quan.Nhưng dù là tác động chủ quan hay khách quan chúng ta cũng phải nhận diện được nó,để từ đó đánh giá tác động của nó tới việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu.Qua đó dù là tác động thuận chiều hay ngược chiều khi chúng ta đã xác định rõ chúng ta luôn có thể chủ động đưa ra các phương án ứng phó để hạn chế tác động “ngược” và tranh thủ tác động “thuận”. Như vậy nếu các doanh nghiệp cùng phấn đấu và thành công trong mối lần tự hoàn thiện chính mình chúng ta sẽ tự tin và mạnh hơn trong bước đường hội nhập kinh tế Quốc tế. Một lần nữa em xin trân trọng cảm ơn PGS.TS Doãn Kế Bôn đã tận tình hướng dẫn và chỉ bảo để em có thể hoàn thành được luận văn này. Dù đã cố gắng để có thể thực hiện luận văn này với chất lượng cao nhất nhưng do kiến thức còn rất hạn chế nên luận văn không thể tránh khỏi những sai sót.Em kính mong nhận được nhiều ý kiến đóng góp của các thầy cô và các bạn để có thể hoàn thiện hơn luận văn này Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên thực hiện Nguyễn Việt Hưng Tài liệu tham khảo 1.TS. Đào Thị Bích Hoà, PGS.TS. Doãn Kế Bôn, TS. Nguyễn Thị Mão , PGS .TS. Nguyễn Quốc Thịnh-“Kĩ Thuật Thương Mại Quốc Tế”-Nhà xuất bản Thống kê-Hà Nội 2003. 2.PGS .Vũ Hữu Tửu-“Kỹ Thuật Nghiệp Vụ Ngoại Thương”-Nhà xuất bản Giáo Dục –2002. 3.TS.Nguyễn Văn Thanh-“Quản Trị Tài Chính Quốc Tế”-Nhà xuất bản Thống kê-2004. 4.L E Taylor,T J Brown, A J Benham, P A J Lusty, D J Minchin- “World Mineral Productin 2000-04”;Keyworth, Nottingham British Geologycal Survey- 2006 5.London Metal Exchange-“Historical Data Catalogue”-2006 ._.