Hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại Công ty cổ phần nhựa và môi trường xanh An Phát

ề các nghiệp vụ xuất khẩu hàng hoá ra nước ngoài. Ngoài việc tìm kiếm được các thị trường, khách hàng và kí kết được hợp đồng thì việc tổ chức thực hiện hợp đồng cũng không kém phần quan trọng. Nó quyết định thành công cuối cùng của hợp đồng ngoại thương. Do ý thức được sự phức tạp và tầm quan trọng quy trình tổ chức thực thiện hợp đồng đối với hoạt động xuất khẩu của doanh nghiệp. Cũng như trước đòi hỏi thực tế của việc nâng cao hiệu quả công tác thực hiện hợp đồng đối với hàng túi nhựa. Vì vậy trong quá trình thực tập ở công ty cổ phần nhựa và môi trường xanh An Phát, em rất tâm huyết và lựa chọn đề tài: “Hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty cổ phần nhựa và môi trường xanh An Phát”. Vì vậy, đề tài có ý nghĩa cả về lý luận và thực tiễn. 2. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu là quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng tại công ty cổ phần nhựa và môi trường xanh An Phát. Phạm vi nghiên cứu của đề tài quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu trong khuôn khổ: Tại công ty cổ phần nhựa và môi trường xanh An Phát. Nghiên cứu trong khoảng thời gian từ 2007 đến nay và kế hoạch đến 2015. 3. Kết cấu của đề tài: Ngoài lời mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo chuyên đề gồm: Chương 1: Thực trạng quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty cổ phần nhựa và môi trường xanh An Phát Chương 2: Giải pháp hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty cổ phần nhựa và môi trường xanh An Phát Chương 1: Thực trạng quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty cổ phần nhựa và môi trường xanh An Phát I. Đặc điểm của công ty cổ phần nhựa và môi trường xanh An Phát ảnh hưởng đến quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu ( theo chức năng quản trị) Tài chính Trong hơn mười năm qua, ngành công nghiệp nhựa Việt Nam đang phát triển với tốc độ khá nhanh, tốc độ tăng trưởng hàng năm đạt 15-25%. Có thể nói đây là một mức phát triển khá ấn tượng đối với một ngành công nghiệp còn non trẻ. Nhìn chung tình hình kinh doanh của công ty trong 3 năm gần đây rất khả quan. Tuy mới được cổ phần hóa từ năm 2006 nhưng công ty cổ phần nhựa và môi trường xanh An Phát đã và đang ngày càng phát triển, mở rộng. Đặc biệt cùng với xu hướng phát triển của nền kinh tế, An Phát dự kiến sẽ niêm yết trên thị trường chứng khoán vào năm 2010. Để đạt được điều này, những năm qua ban lãnh đạo công ty cùng toàn thể nhân viên đã ngày đêm nỗ lực thể hiện tiềm lực phát triển công nghệ, con người và tài chính của công ty. Thể hiện ở chỗ: trong 3 năm gần đây, mặc dù nền kinh tế chịu ảnh hưởng nghiêm trọng của khủng hoảng kinh tế nhưng tổng lợi nhuận trước thuế của công ty vẫn luôn đạt trên 15 tỷ đồng chiếm trên 25% so với tổng vốn đầu tư. Marketing Việc tham gia các hội chợ triển lãm trong và ngoài nước đã góp phần quan trọng uy tín và thương hiệu của công ty. Đặc biệt việc có được tài khoản vàng trên alibaba đã nâng cao được sản lượng xuất của công ty trong những năm 2008, 2009. 3. Trang thiết bị, máy móc, nhà xưởng Các nhà máy được trang bị các máy thổi, máy cắt, máy in, máy tạo hiện đại và với số lượng lớn. Tại văn phòng đại diện trung bình mỗi nhân viên được trang bị một máy tính laptop, điện thoại bàn và các vật dụng khác. Công ty được trang bị đầy đủ máy fax, máy scan để phục vụ công việc. Quy mô sản xuất của công ty ngày càng được mở rộng, 3 nhà máy đã được đưa vào sản xuất với diện tích: Diện tích nhà xưởng Nhà máy Mục đích sử dụng m2 1 Diện tích để máy móc 10000 Diện tích kho hàng Văn phòng làm việc 2 Diện tích để máy móc 7500 Diện tích kho hàng 1950 Văn phòng làm việc 90.675 3 Diện tích để máy móc 3708 Diện tích kho hàng 2775 Văn phòng làm việc 140 ( Nguồn phòng xnk cung cấp) 4. Nhân lực Là một doanh nghiệp cổ phần mới được thành lập cơ cấu lao động của công ty tương đối trẻ. . Với trên 1000 công nhân viên, trong năm 2009, công ty hiện đang có một nguồn nhân lực mạnh mẽ. Bảng 1: Cơ cấu lao động và trình độ lao động của công ty tại thời điểm cuối năm 2009: STT Bộ phận Số lượng Trình độ Đại học Cao đẳng Trung cấp và phổ thông 1 Văn phòng hà nội 34 82.35% 5.88% 11.76% 2 Nhà điều hành 45 66.67% 22.22% 11.11% 3 Nhà máy 1 425 1.18% 4.71% 94.12% 4 Nhà máy 2 372 3.72% 5.91% 91.37% 5 Nhà máy 3 124 6.45% 6.45% 87.1% (Nguồn: phòng hành chính tổng hợp) Tại văn phòng hà nội: vào ngày 31/12/2009 có 34 công nhân viên trong đó ở trình độ đại học, cao đẳng là những nhân viên làm trong các phòng ban như phòng hành chính, phòng kế toán, phòng kinh doanh tổng hợp, phòng xuất nhập khẩu và lãnh đạo; ở trình độ trung cấp là phòng bảo vệ và ban lễ tân. Tại nhà điều hành: 45 nhân viên trong đó các nhân viên làm việc tại các phòng ban đều được tuyển với trình độ đại học và cao đẳng còn nhân viên bảo vệ, tiếp tân, nhà ăn là trình độ trung cấp và phổ thông. Bảng 2: Thông tin nhân lực của nhà máy Thông tin nhân lực của nhà máy Nhà máy Chức vụ Số lượng Độ tuổi TB Trình độ Nam Nữ Nam Nữ 1 Quản lý 1 1 27 25 CĐ trở lên Công nhân 79 55 THCS trở lên 2 Quản lý 6 0 19 CĐ trở lên Công nhân 115 75 26 29 THCS trở lên 3 Quản lý 9 2 28 26 CĐ trở lên Công nhân 73 15 25 23 THCS trở lên Nhân viên 35 10 27 25 Trung cấp trở lên ( Nguồn phòng XNK điều tra ) Các nhà máy : lao động trình độ trung cấp và phổ thông là những công nhân làm việc trong nhà máy, lao động ở trình độ cao đẳng và đại học là các nhân viên quản lý tại nhà máy bao gồm giám đốc nhà máy, ban kế toán, ban kiểm soát chất lượng, kỹ thuật viên. Do đặc điểm ở mỗi nhà máy là khác nhau nên cơ cấu lao động và trình độ cũng có phần sai khác. Nhà máy 1 tuy có diện tích nhỏ nhất nhưng do đặc điểm là nhà máy được xây dựng và đi vào hoạt động lâu năm nhất nên trình độ lao động ở nhà máy này tương đối thấp hơn các nhà máy khác nhưng phần lớn là những lao động làm việc lâu năm trong công ty. Nhà máy 3 vì mới đi vào hoạt động lại là nhà máy được xây dựng với dây chuyền công nghệ sản xuất bao bì nhựa tân tiến nhất nên số lượng công nhân viên tại nhà máy là ít nhất nhưng trình độ thì tốt hơn. II. Thực trạng quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty cổ phần nhựa và môi trường xanh An Phát Sau khi hợp đồng được kí kết, khách hàng đã chuyển tiền cho công ty thì hợp đồng đó được coi là thành công. Sau khi nhận được tiền đặt cọc, Sales có nhiệm vụ tạo lập hồ sơ đơn hàng cho mình và có nhiệm vụ cung cấp đầy đủ thông tin cho đơn hàng đó. Trong thời gian chờ tiền chuyển về, cán bộ xuất nhập khẩu (XNK) có nhiệm vụ tổng hợp tất cả các thông số làm hàng. Để sẵn sàng chuyển đơn hàng khi tiền nổi trên tài khoản của công ty. Làm thông báo mẫu nếu khách hàng yêu cầu, làm thông báo sản xuất (TBSX) cho đơn hàng. Việc tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu của công ty chính thức được thực hiện từ khi nhận được tiền đặt cọc của khách hàng hoặc L/C đã được mở. Hàng hoá xuất khẩu của công ty là túi nhựa và hạt nhựa thuộc nhóm hàng hoá khuyến khích xuất khẩu nên khồng cần xin giấy phép. Và các bước trong quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu của công ty được hiện như sau: 1. Kiểm tra xác nhận thanh toán Chính sách thanh toán của công ty là chỉ chấp nhận các hình thức sau: • Hình thức thanh toán bằng T/T : 30% đặt cọc, 70% thanh toán, ttrc khi khách hàng nhận được hàng, khách hàng thanh toán xong mới được nhận hàng. • Hình thức thanh tóan bằng L/C, Công ty chấp nhận hình thức Thanh toán L/C at Sight. • Hình thức T/T và D/P: 30% đặt cọc, 70% thanh toán bằng D/P, hoặc L/C at sight. THỰC HIỆN HỢP ĐỒNGCONTRACT EXECUTION- Checking and ordering: Lable, cylinder, and carton. - Preparing and asking for approving Production Anoucement THEO DÕI ĐƠN HÀNGORDER FOLLOW-UP- Dealing with quality and quantity of products, lable, carton, cylinder.- Following up the capacity (delivery time) each day/month THÔNG BÁO ĐÓNG HÀNGGOODS PACKING ANOUNCEMENT - Checking available quantity of products before 1 week of shipment- Finding the shipping line, selecting the best price and booking- Anoucing goods packing to Fatory and Custom Dept TÌM KIẾM NHU CẦU BUYER ACESSING- Acessing buyers through: media communication, relationships ĐÀM PHÁNNEGOTIATION1. Negotition with customers:- Specification of products, Price, Payment terms, Quantity, Delivery time. 2. Negotiation with Business Centre:- Price, Delivery time approval LÀM HỢP ĐỒNGCONTRACT PREPARATION LÀM CHỨNG TỪDOCUMENT PREPARATION- Preparing Custom Contract- Preparing Packing List for Bill of lading- Preparing Maritime Insurance request (if any)- Preparing DOC required for Certificate of Origin (if any) ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN CHO CÁC CHỨNG TỪ LIÊN QUANPREPARATION PAYMENT REQUEST FOR REALED BILLS For ex: Bill of lading, order of lable, cylinder, etc. GỬI CHỨNG TỪSEDING OUT DOCs- Noticing customer to wire out balance (Sales)- Sending DOCs (Hỗ trợ) Sơ đồ 2: Quy trình xuất khẩu của công ty (Nguồn: phòng XNK cung cấp) Để đẩy nhanh tiến độ thanh toán, nhân viên sales của công ty thường viết email gửi cho khách hàng giục thanh toán và khi thanh toán sớm việc làm mẫu nhanh thì tiến hành giao hàng sớm. Đưa lại cho khách hàng mã swift của công ty để họ kiểm tra lại chính xác. Khi thanh toán bằng T/T thì công ty thực hiện cả 2 nghiệp vụ là yêu cầu nhà nhập khẩu fax “ bản sao lệnh chuyển tiền” và kiểm tra số dư có tại ngân hàng BIDV. Khi thanh toán bằng L/C nhân viên phòng kế toán và sales xem xét các thông tin chung của L/C, gửi L/C nháp cho nhà nhập khẩu để họ check. 2. Chuẩn bị hàng xuất – hay thực hiện hợp đồng Bước này được giao cho phòng hỗ trợ chứng từ làm gồm: Mr. Nghĩa, Miss.Tâm, Thuỳ, Tuyến. Và nên chuấn bị làm TBSX trước khi nhận được tiền đặt cọc của khách 2.1 Thu thập các thông tin cần thiết từ nhà máy: Tỉ lệ pha trộn: Lấy theo phương án kinh doanh (PAKD) Tiêu chí chất lượng, từ đơn hàng đã có, và từ yêu cầu của khách hàng 2.2 Làm Thông Báo Sản Xuất (TBSX) 2.2.1 Điền đấy đủ các thông tin theo form TBSX Về cước tàu: Cần thể hiện giá đang có tại thời điểm làm TBSX Về thời gian giao hàng: Dựa trên thông tin mà Ban Kế Hoạch sản xuất xác nhận. Lúc làm hợp đồng ban kế hoạch sản xuất đã xác nhận. Thông báo sản xuất hàng, là nội dung đàm phán trong quá trình làm việc của cán bộ XNK với khách hàng. Mọi thông số phải lôgic phù hợp và chính xác. Cán bộ XNK cần có những thông tin sau khi làm TBSX: Chi tiết hộp carton Chi tiết về hàng gồm có: Kích thước hàng, màu film, màu in, Cách thức đóng gói, số lượng sản xuất, kiểu dáng túi, hàng cuộn, thường hay gấp sao, hàng cuộn có lõi hay không có lõi, kích thước của lõi, Cách đóng gói, số chiếc/ thêp, Hàng có nhám hay không có nhám, Số thếp trên hộp carton. Đơn giá của sản phẩm, trọng lượng của túi. Mẫu thông báo sản xuất đơn hàng EVENPLAST 3368 – xem phụ lục 3.1 2.2.2 Điền đầy đủ thông tin vào Chi tiết đơn hàng Ghi thêm các đơn vị đo quy cách túi, và quy định dùng chung đơn vị đo Mẫu chi tiết đơn hàng cần có đủ thông tin: tem dán cuộn, tem dán hộp, kiểu quai túi. Mẫu chi tiết đơn hàng mã 1 đơn hàng EVENPLAST 3368 – xem phụ lục 3.2 2.3 Làm PAKD (From PAKD) Dựa trên PAKD nháp đã làm ở phần đàm phán (Phải theo tỉ lệ làm mẫu hay chất lượng đã thống nhất với khách hàng. Trường hợp có thay đổi phải có xác nhận của lãnh đạo TTKD) Mẫu PAKD mã 1 đơn hàng EVENPLAST 3368 – xem phụ lục 3.3 2.4 Làm đơn đề nghị đặt tem/lô in (điền thông tin theo form) Số lượng tem đặt được cộng thêm 3% dung sai. Và ghi rõ ngày cần hàng và phải dựa theo nguyên tắc với nhà cung cấp: …ngày làm tem, …ngày làm lô in. Mẫu đặt hộp carton đơn hàng EVENPLAST 3368 - xem phụ lục 3.4 2.5 Trình duyệt bộ TBSX lên trưởng phòng và Giám đốc TTKD Bộ TBSX gồm: Chi tiết các mã hàng trong TBSX PAKD cho từng mã hàng PI đã được khách hàng xác nhận (hoặc bản L/C gốc (tùy trường hợp có thể lấy L/C nháp). Các thông tin của tem dán, lô in và carton --> để xác nhận được các thông tin ghi trên TBSX là đúng. Các thông tin khác đã xác nhận với khách hàng. Chú ý: Với các đơn L/C cần phải kiểm tra hãng tàu để xác nhận ngày giao hàng phù hợp với sản xuất và điều kiện thời gian giao hàng trên L/C 2.6 Thông báo sản xuất: Chuyển TBSX (TBSX, Chi tiết đơn hàng, market tem, carton,...) qua fax và email tới các bộ phận liên quan dưới nhà máy gồm: Giám đốc và phó giám đốc sản xuất, KCS; và CC tới ban thư kí hội đồng quản trị và lãnh đạo trung tâm kinh doanh. 3. Giải quyết các vấn đề phát sinh - Kiểm tra hàng xuất Sau khi fax thông báo sản xuất xuống cho 2 nhà máy sản xuất, cán bộ XNK, có nhiệm vụ phối hợp với 2 trưởng phòngKCS của 2 nhà máy để kiểm soát, kiểm tra chất lượng. Việc kiểm tra chất lượng, các cán bộ XNK có nhiệm vụ cung cấp các thông tin, và bố trí thời gian xuống nhà máy trực tiếp kiểm tra hoặc hướng dẫn các cán bộ KCS kiểm tra sản phẩm. Giải quyết vấn đề về vật tư: Đôn đốc tiến độ tem dán và lô in. Kiểm tra chất lượng và số lượng: kiểm tra trên một vài tem, xác nhận số lượng tem dán thông qua bảo vệ. Đối với lô in, sẽ giải quyết vấn đề sau khi nhận phản hồi từ nhà máy. Kí hóa đơn đặt hàng. Thông báo với người vận chuyển chuyển tem về NM nào. Giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình đưa vật tư vào sản xuất.Kiểm tra số lượng và chất lượng của hàng hoá. Kiểm tra chất lượng hàng hoá gồm: dùng thước đo chiều dài rộng, kích thước biên túi, dùng cân định lượng đo trọng lượng túi, dùng tay, dùng máy đo độ chịu nén của túi.Và kiểm tra đơn hàng hàng ngày để xem có kịp tiến độ để giao hàng hay không? Bằng cách hỏi các cán bộ KCS về tiến độ làm hàng. Cán bộ KCS không có nhiệm vụ xác nhận thời gian làm xong hàng, Chỉ có nhiệm vụ kiểm tra tiến độ sản xuất và cảnh báo về đơn hàng nếu như có dấu hiệu sản xuất chậm Ảnh kiểm tra chất lượng hàng hoá: Theo dõi hàng hóa sản xuất: Giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến hàng hóa, theo dõi tồn kho qua báo cáo từ các nhà máy và nhập dữ liệu này vào bản Production Update của phòng. Làm thanh toán Cước tàu, Bảo Hiểm , làm đề nghị thanh toán sau 2 ngày kể từ khi tàu chạy gồm: Giấy đề nghị thanh toán, Tờ khai ( Copy) Thông báo sản xuất, Có chữ ký, Hóa đơn Gốc , ( trường hợp không có hóa đơn gốc, có thể sử dụng hóa đơn Copy, nhưng phải bổ xung trong vòng 7 ngày kể từ ngày Thanh toán cho khách hàng ). Làm thanh toán Lô in, Tem dán, làm đề nghị thanh toán sau 5 ngày kể từ nhà cung cấp thông báo gồm: Giấy đề nghị thanh toán, tờ khai ( Copy), thông báo sản xuất, Có chữ ký, hóa đơn Gốc , ( trường hợp không có hóa đơn gốc, có thể sử dụng hóa đơn Copy, nhưng phải bổ xung trong vòng 7 ngày kể từ ngày thanh toán cho nhà cung cấp), giấy đề nghị làm lô, tem ( copy), đơn đặt hàng hoặc hợp đồng với nhà cung cấp. Mẫu đề nghị thanh toán – xem phụ lục 3.5 4. Thông báo đóng hàng 4.1 Xác nhận điều kiện đóng hàng: Cách ngày đóng hàng khoảng 10 ngày, phải tổng hợp các số liệu và kiểm tra khối lượng đơn hàng trong vòng 10 ngày tới có giao được hàng không để có kế hoạch đóng hàng. ( hỏi ban kế hoạch sản xuất, đề nghị xác nhận lại bằng SKYPE - Room của đơn hàng hoặc văn bản ). Số lượng thiếu, cần phải ép tiến độ nhà máy để sản xuất cho kịp tiến độ và số lượng. Hàng đã đủ: tìm kiếm hãng tàu cho việc đóng hàng hoặc thông báo cho khách hàng về thời gian đóng hàng.(Lưu ý, thời gian đóng hàng, cách ngày tàu chạy khoảng 2 ngày, không kể ngày lễ thứ 7 và chủ nhật.) 4.2 Việc tìm kiếm hãng tàu tùy thuộc vào từng hợp đồng: Hợp đồng mua giá CIF thì cần phải tìm giá cước tàu trước 10 ngày và hỏi lịch tàu. Phải tìm kiếm và tính toán giá chính xác nhất theo đúng như phương án kinh doanh đã đi đến ký kết hợp đồng. Những hợp đồng mua Giá FOB, cần đề nghị khách hàng cho thông tin về hãng tàu để liên lạc xin Booking note. Thời gian trước 10 ngày dự kiến sản xuất xong hàng, Hoặc 10 ngày trước khi hết hạn đóng hàng của L/C. 4.3 Thông báo đóng hàng ( TBĐH) Làm thông báo đóng hàng và hợp đồng hải quan (HĐHQ) (tính theo số kg) theo mẫu và giao anh Thành kiểm tra. Fax Booking (ghi rõ: Tên hàng, ngày đóng, nhà máy sx; có kí tên người gửi) và TBĐH cho bộ phận xuất hàng dưới Hải Phòng ( liên lạc với anh Long, anh Chương ). Fax TB đóng hàng và gửi HĐHQ cho nhà máy. Mẫu thông báo đóng hàng đơn hàng EVENPLAST 3368 – xem phụ lục số 3.6 Booking đơn hàng EVENPLAST 3368 – xem phụ lục 3.7 5. Làm chứng từ ( bộ phận hỗ trợ làm – Mr.Nghĩa,Miss Thuỳ. Tâm, Tuyến) Trong qúa trình đóng hàng, cán bộ XNK có nhiệm vụ gửi hợp đồng xuống nhà máy số 1 để bộ phận dưới nhà máy làm thủ tục Xuất. Phần lớn các hợp đồng với khách hàng, là ký theo số chiếc, nhưng hải quan Việt Nam không chấp nhận, do vậy cần phải chuyển tòan bộ đơn giá hàng về số tấn để làm hợp đồng xuất khẩu với Hải Quan. Nhận fax biên bản đóng hàng từ nhà máy từ bộ phận kho vận đóng hàngvà tờ khai từ Hải Phòng FAX biên bản đóng hàng (Thời gian sau khi Đóng hàng trong vòng 24h) - Liện lạc với KCS Nhà máy . Mẫu biên bản đóng hàng đơn EVENPLAST 3368 – xem phụ lục 3.8 Làm Invoice, và Packing list (theo mẫu và ghi tên hàng theo hợp đồng/L/C kí với KH): Trong vòng 24h kể từ khi nhận đc biên bản đóng hàng + tờ khai. Packing list: (Packing List theo form Có đầy đủ Tên Hàng theo hợp đồng, Số lượng Hàng bao gồm cả Net Weight và Gross Weight) dựa trên Biên bản đóng hàng. Mẫu packing list đơn hàng EVENPLAST 3368 – xem phụ lục số 3.9 Commercial Invoice: - Với trường hợp hợp đồng ký theo số chiếc (Khách hàng mua theo chiếc) thì cán bộ XNK sẽ phải làm 2 invoice: o Invoice theo số tấn (Để làm C.O) (Giá lấy theo hợp đồng xuất khẩu sử dụng cho Hải quan). o 2.Invoice theo số chiếc ( để gửi cho khách hàng ): Giá và số lượng chiếc lấy theo hợp đồng gốc ký với khách hàng. Mẫu Invoice – CO đơn hàng EVENPLAST 3368 – xem phụ lục số 3.10 Mẫu Invoice – Pcs đơn hàng EVENPLAST 3368 – xem phụ lục số 3.11 Đối với các hợp đồng thành toán bằng L/C phải tuyệt đối tuân thủ theo L/C yêu cầu và quy định để làm các chứng từ cho chính xác và chuẩn tắc. Có Packing List, cán bộ XNK, có nhiệm vụ gửi Packing list sang cho hãng tàu thuê đề nghị họ làm Bill. (Packing list đầy đủ Tên Hàng theo hợp đồng, Số lượng hàng bao gồm cả Net Weight và Gross weight) Sau khi có Bill, Cần phải kiểm tra Bill xem có đúng không ( gồm có, Shiper, Consignee, Tên Hàng, Số lượng hàng, Net weight và Gross Weigh) Làm Bill of Lading Gửi Packing List cho hãng tàu đề nghị làm Bill. Sau đã làm thanh toán và nhận B/L cần kiểm tra đủ các thông tin: Shiper, Consignee, Tên Hàng, Số lượng hàng, Net weight, Gross Weight, và Ngày giao hàng ( Gửi trước khi tàu chạy). Mẫu Bill đơn hàng EVENPLAST 3368 – xem phụ lục số 3.12 Làm bảo hiểm (Nếu Có): Cán bộ XNK tiến hành làm bảo hiểm (Nếu có) bằng cách gửi Form yêu cầu bảo hiểm cho đơn vị làm bảo hiểm. Làm form yêu cầu bảo hiểm và gửi cho đơn vị làm bảo hiểm (làm bảo hiểm trước ngày tàu chạy). Mẫu bảo hiểm đơn hàng EVENPLAST 3368 – xem phụ lục số 3.13 Làm C/O Với các khách hàng ở Eu, Nhật, Canada, thì cần phải là C.O form A cho khách hàng, chứng từ để làm C.O gồm có: Bill, Invoice theo đơn giá tấn, packing list, và tờ khai. Chuyển cho Anh Thành ( Phòng XNK). Tờ khai lấy từ phía Hải Phòng ( anh Long fax lên ) tờ khai sẽ có được ngay sau khi phía Hải Phòng làm xong thủ tục Hải Quan, Bill lấy bản fax từ phía hãng tàu ngay sau khi hàng đã lên tàu. Mẫu C/O đơn hàng EVENPLAST 3368 – xem phụ lục số 3.14 6. Gửi chứng từ 6.1. Thông báo cho khách hàng về việc thanh toán Chuẩn bị Bộ chứng từ đầy đủ: B/L, Invoice, Packing List, C/O (nếu có), Bảo Hiểm (Nếu có). Thông báo cho khách hàng đã lên lên tàu bằng cách gửi ảnh đóng cont; gửi bộ chứng từ copy qua Email hoặc Fax. Và đề nghị khách hàng thanh toán đúng hạn. 6.2. Gửi bộ chứng từ Sau khi nhận đc tiền thanh toán sẽ gửi chứng từ gốc đi cho khách hàng.( Với trường hợp là thanh toán bằng T.T). Chứng từ gốc chỉ gửi đi khi đã nhận được tiền thanh toán của khách hàng. Đối với các hợp đồng thanh toán bằng L/C hoặc D/P thì chuyển ra ngân hàng ( hoặc Kế toán ở nhà đều Hành ) có L/C để phát hành đòi tiền. Chứng từ L/C phải thật chính xác theo yêu cầu của L/C. 6.3. Theo dõi công nợ Theo dõi công nợ theo Form theo dõi công nợ: Việc theo dõi công nợ rất quan trọng đến việc biết được lượng tiền khách đang nợ công ty là bao nhiêu và thời gian quá hạn. Theo dõi công nợ dựa trên việc làm ghi chép lại các khoản tiền phát sinh hàng ngày của Công Ty và Khách hàng. Các khoản phát sinh được tính như sau: Các khoản đặt cọc. Và các khoản tiền Hàng phát sinh trong ngày. 7. Giải quyết khiếu nại 7.1 Giải quyết khiếu nại với khách hàng: Về quan điểm, khi giải quyết khiếu nại với KH, cán bộ luôn đặt lợi ích của công ty lên hàng đầu. Và tôn trọng ý kiến của khách hàng. Khi khách hàng có ý kiến phàn nàn về chất lượng,hay dịch vụ của công ty, cán bộ Kinh doanh cần phải hỏi rõ khách hàng về những ý kiến họ đưa ra, khai thác triệt để thông tin về thông tin đó, về số lượng hàng lỗi ( rất quan trọng). Tỏ thái độ lấy làm tiếc về sự việc trên, và rất cám ơn khách hàng về ý kiến đóng góp quý báo đó. Ý kiến của khách hàng là một trong những thông tin để chúng ta rà soát lại quy trình kiểm tra chất lg của chúng ta. Và cám kết với khách hàng sẽ kiểm tra lại sự việc trên và sẽ trả lời vào ngày hôm sau. Lưu ý, cũng cần khẳng định với khách hàng là sự việc trên chưa bao giờ xảy ra với công ty. Cách giải quyết tiếp theo: Dựa trên số liệu thông tin khách hàng phản ánh, tập hợp lại, phản ánh lại với Hỗ Trọ, và Trưởng phòng để tìm dõ nguyên nhân do đâu, nếu như lỗi đó là do SX, thì cần phải có mẫu đối chứng. Cán bộ Kinh doanh cần phải thông báo lại cho khách hàng để gửi mẫu xác nhận. Và lưu ý, khi chúng ta giải quyết mâu thuẫn, cần đứng trên lập trường của SX. Khi nhận được mẫu sẽ có cách giải quyết cụ thể. 7.2 Giải quyết khiếu nại với nhà cung cấp trong nc vấn đề này, cũng dựa trên nguyên tắc ở trên. 8. Lưu giữ và gửi hồ sơ thanh khoản 8.1 Lưu giữ hồ sơ Mọi đơn hàng bên cạnh việc lưu trữ bằng chứng từ gốc, Hỗ trợ Kinh doanh phải lưu vào 1 hồ sơ về bản gốc để thuận tiện cho việc xem xét Hồ sơ tối thiểu gồm có: PAKD sơ bộ Hợp đồng với KH Yêu Cầu làm mẫu Tiêu chí chất lượng Giấy báo có cho tiền đặt cọc ( L/C ), Điện chuyển tiền của khách TBSX+ Chi tiết đơn hàng+ PAKD, các chi tiết khác liên quan đến việc SX BOOKING + Thông báo đóng hàng Hợp đồng Hải quan Biên bản đóng hàng + Phiếu cân ( lấy từ phía anh Long, hoặc Anh Chương ) Giấy yêu cầu bảo hiểm Tờ khai ( copy), Bill, Invoice, List, C.O, bảo hiểm ( Copy) Giấy báo có ( Tiền thanh toán ) Đề nghị mua vật tư, đơn làm lô, làm tem Một số giấy tờ khác: Market hình in, Mẫu, Inquiry Bill thực xuất ( Có dấu của hãng tàu ) để làm thanh khoản 8.2 Thanh khoản Ngày 15 hàng tháng, phải cung cấp bill thực xuất cho Cán bộ làm hồ sơ thanh khoản. Bill thực xuất phải có dấu của hãng tàu. Cung cấp giấy báo có theo yêu cầu của Cán bộ làm hồ sơ Thanh khoan khi cần, và giải thích cho Cán bộ Thanh khoản Mỗi slaes sẽ phải lập ra 1 bản theo dõi lý lịch đơn hàng theo: Mẫu lý lịch theo dõi đơn hàng – xem phụ lục số 3.15 III. Thực trạng hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty cổ phần nhựa và môi trường xanh An Phát Thực trạng thực hiện hợp đồng tại công ty cổ phần nhựa và môi trường xanh An Phát Thực trạng thực hiện hợp đồng xuất khẩu của công ty Trong 3 năm từ 2007 đến nay công ty cổ phần nhựa và môi trường xanh An Phát đã thu được những thành tựu sau: Sản lượng xuất khẩu các năm Năm 2007 2008 2009 2 tháng đầu 2010 Sản lượng XK (tấn) 1697 3307 8080 1723 ( Nguồn phòng kế toán) Công ty cổ phần Nhựa và Môi trường xanh An Phát đã công bố kết quả kinh doanh năm 2009. Theo đó, doanh thu thuần công ty thực hiện được trong năm 2009 đạt 384,5 tỷ đồng tăng 54,9% so với năm trước. Lợi nhuận trước thuế đạt 38,4 tỷ đồng tăng 67,8%. Lợi nhuận ròng mà An Phát thực hiện trong cả năm 2009 là 37 tỷ đồng, vượt gần 15 tỷ đồng so với con số 22,8 tỷ đồng của năm trước. Trung bình số hợp đồng XK/ tháng trong các năm: Năm 2007 2008 2009 Số hợp đồng XK TB/tháng 5 - 10 10 – 12 15 - 20 (Nguồn phòng XNK) Số hợp đồng đã thực hiện trong các năm: Năm 2007 2008 2009 Số hợp đồng XK thực hiện 86 126 189 (Nguồn phòng XNK) Số hợp đồng vướng mắc ở các năm: STT Năm Số hợp đồng vướng mắc 2007 2008 2009 2 tháng đầu 2010 1 Về thanh toán 3 4 3 0 2 Về giao hàng 4 6 4 1 3 Về chất lượng 5 3 2 1 ( Nguồn phòng XNK cung cấp) Đồ thị 1: Biểu thị số hợp đồng gặp phải vướng mắc qua các năm của công ty Nhìn vào biểu đồ và các bảng số liệu ở trên ta có thể thấy được tỉ lệ vướng mắc của công ty qua các năm vẫn còn cao. Năm 2007 là 12/86 ( 13%), năm 2008 là 13/126 ( 10,3%), năm 2009 là 9/189 ( 4,7 %). Năm 2008 có nhiều vướng mắc hơn năm 2007 về số tuyệt đối nhưng về số tương đối thì có xu hướng giảm dần theo các năm. Nhưng nhìn chung tỉ lệ gặp phải vướng mắc vẫn cao và cần có hướng khắc phục. Trong năm 2008 cụ thể vướng mắc với Nippon giken industrial co.,ltd là tiền về chậm, với As prime parter, Geordian ltd về vấn đề tiền thanh toán bị thiếu. Về vấn đề giao hàng có gặp vướng mắc với khách Evenplast S.A.S đơn hàng 1153 và 2268 về thời gian giao, khách Ocimex AB và Ardale international ltd về số lượng hàng giao thiếu. Về vấn đề chất lượng có gặp phải vướng mắc với khách Publi embal về mầu sản phẩm túi không như yêu cầu bị bục, khách Achaika về kích thước túi, với khách Evenplast S.A.S là lực nén dọc của túi kém. Và trong năm 2009 thì vấn đề vướng mắc với khách hàng khi tổ chức thực hiện hợp đồng xuất có giảm so với năm 2008 cụ thể như sau: Về vấn đề thanh toán vướng mắc với khách hàng MBA –Celestine 2256, LeSand, Ismail Fawaz tiền về chậm. Về vấn đề giao hàng có gặp phải vướng mắc với khách Evenplast S.A.S về giao hàng muộn, khách Xeny và đơn của Hisham. Việc phân tích các vướng mắc sẽ được trình bày kỹ hơn ở phần tiếp sau. Các vướng mắc gặp phải khi thực hiện hợp đồng Thông tin giữa trung tâm kinh doanh ( TTKD) và sản xuất Thông tin giữa hai bộ phận này không thống nhất và đầy đủ, dẫn đến mâu thuẫn giữa bộ phận sản xuẩt với TTKD. Do nhân viên kinh doanh có suy nghĩ là như vậy thì là đúng và sản xuất đã biết, họ chưa lường được hết các hậu quả. Còn phía nhà máy họ cho rằng đương nhiên nhân viên kinh doanh phải biết. Khi kiểm tra TBSX, một số lỗi sau lặp đi lặp lại nhưng chưa được khắc phục. Vì những lỗi nhỏ này mà mọi người phải làm lại PAKD – kiểm tra lại - xin lại chữ kí, tốn rất nhiều thời gian. Nhà máy nhận được TBSX không phản hồi lại, cho đến khi bắt đầu sản xuất mới phát hiện sự thiếu sót của TBSX, hoặc lô in, Ví dụ; Đơn hàng EURO, nhà máy đã không kiểm tra lô in trước khi sản xuất, tuy nhiên 1 tháng sau khi bắt đầu sản xuất nhà máy phản ánh là lô hỏng, lô khác, dẫn đến chậm tiến độ giao hàng. Việc làm thông báo kinh doanh và chi tiết đơn hàng bị lỗi, nhà máy tiếp nhận thông số sai, do đó dẫn đến sản xuất sai. Như trong đơn hàng của Achaika khách yêu cầu chất liệu là hàng HDPE nhưng khi làm thông báo sản xuất cho nhà máy thì thông tin trên thông báo sản xuất là hàng LDPE dẫn đến tình trạng hàng không đạt đúng yêu cầu của khách hàng. Giữa KCS và KD không có điểm chung, chủ yếu là diễn ra với giữa KCS nhà máy 1 và XNK. KCS luôn đưa ra tiêu chí thấp hơn hàng, hoặc “ Chất lượng tốt nhất rồi”. Trong đơn hàng xuất sang Nhật đơn của Eko, chất lượng yêu cầu cao, hình in market trên túi có vệt mực nhưng mà máy không chú ý đến điểm này . Và dẫn đến hình in sai, hàng không đủ tiêu chuẩn. Xác nhận thời gian giao hàng Khi triển khai xác nhận thời gian giao hàng không được sự xác nhận của sản xuất, dẫn đến bị chậm tiến độ giao hàng so với hợp đồng đã kí. Khi đó buộc phải thúc đẩy sản xuất nhanh hơn, sản xuất không thể đẩy nhanh được tiến độ sản xuất, báo lại với khách hàng sẽ làm mất uy tín của công ty. Cụ thể trong đơn hàng Evenplast 3356 trong hợp đồng ký với khách là giao hàng 3/2/2010 nhưng do không được sự xác nhận của nhà máy nên nhà máy không sản xuất kịp hàng và dẫn đến tình trạng giao hàng không thể kịp theo như hợp đồng đã ký kết với khách. Đơn hàng của Hisham mất nhiều thời gian giành cho việc đóng hàng và sản xuất hàng chậm so với kế hoạch dẫn đến tình trạng không đủ hàng cho khách theo đúng yêu cầu ngày giao hàng. Giao hàng ngày 3/3/2010 với khối lượng là 3 container 20feet ( khoảng 36tấn ) loại Star sealed bag nhưng ngày 27/02/2010 nhà máy chỉ sản xuất được 12 tấn. Khi đó cần có biện pháp ép nhà máy đẩy nhanh tiến độ sản xuất kịp thời gian giao hàng. Đơn hàng MBA –Celestine , nhà máy vấn để đóng hàng tình trạng rỗng container Hồ sơ xuất Trong thực tiễn thương mại quốc tế, không ít doanh nghiệp xuất nhập khẩu trong nước gặp khó khăn khi giao dịch bằng L/C, mà nguyên nhân chủ yếu xoay quanh các vấn đề như việc thanh toán chậm trễ, khiếu kiện kéo dài, không được thanh toán hoặc thậm chí là bị lừa, gây thiệt hại về thời gian và kinh tế của doanh nghiệp. Chính vì vậy, nhằm hạn chế đáng kể các thiệt hại xảy ra, doanh nghiệp cần nắm vững và hiểu rõ những nguyên nhân dẫn đến sai sót khi giao dịch bằng L/C. Giao dịch bằng L/C luôn gắn với một hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế cụ thể bởi hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế là cơ sở để hình thành L/C, nhưng một khi L/C được phát hành thì nó lại hoàn toàn độc lập với hợp đồng thương mại quốc tế ngay cả khi L/C đó dẫn chiếu đến hợp đồng phái sinh ra nó. Như vậy, nếu doanh nghiệp xuất khẩu xuất trình bộ chứng từ phù hợp thì ngân hàng phát hành có nghĩa vụ phải thanh toán tiền cho họ ngay cả khi doanh nghiệp nhập khẩu khiếu nại hàng hóa thực tế không đúng như hợp đồng, thậm chí hàng hóa không được giao. Đây chính là nguyên tắc cơ bản trong giao dịch bằng L/C mà cả doanh nghiệp xuất khẩu và doanh nghiệp nhập khẩu cần phải hiểu rõ. Bởi giao dịch bằng L/C chỉ căn cứ vào chứng từ, do đó doanh nghiệp xuất khẩu lập bộ chứng từ thanh toán phù hợp là yêu cầu tiên quyết để phương thức L/C trở thành công cụ thanh toán hữu hiệu cho họ. Người làm hồ sơ xuất chưa hiểu hết về L/C, do vậy mất rất nhiều thời gian giải quyết các vướng mắc về L/C, lịch tàu, ngày hết hạn L/C. Kết quả thống kê của phòng XNK có đến 90% sai về L/C. Và bộ chứng từ là tập hợp tất cả các chứng từ chứng minh đối ._.