Hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu phôi thép tại cơ quan văn phòng Tổng Công ty Thép VN

Việt Nam có điều kiện tiếp thu những thành tựu của khoa học kỹ thuật công nghệ tiên tiến trên thế giới, từ đó mới có thể thực hiện công nghiệp hoá - hiện đại hoá đất nước. Trong quá trình hội nhập, xuất nhập khẩu được coi là hoạt động mang tính chất tiền đề để tiến hành các hoạt động khác. Tuy nhiên vì bước đầu tham gia vào thị trường thế giới nên các đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu của Việt Nam gặp không ít khó khăn phức tạp do điều kiện, kinh nghiệm ký kết và thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu còn hạn chế. Với các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu Việt Nam hiện nay đã có rất nhiều các doanh nghiệp xuất khẩu các hàng hoá tới hầu hết các thị trường quốc tế. Bên cạnh đó cũng có rất nhiều các đơn vị tiến hành nhập khẩu các hàng hoá từ thị trường quốc tế để phục vụ nhu cầu trong nước. Đây là những mặt hàng mà nền sản xuất trong nước còn hạn chế hoặc không có lợi thế so sánh. Nhận thức được tầm quan trọng của hợp đồng nhập khẩu, sau khi đã tích luỹ được các kiến thức đã học ở trường và qua tìm hiểu quá trình nhập khẩu trong thời gian thực tập tại Cơ quan văn phòng Tổng Công ty Thép Việt Nam với sự hướng dẫn của cô giáo Nguyễn Thu Thuỷ em đã chọn đề tài: “Hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu phôi thép tại cơ quan văn phòng Tổng Công ty Thép Việt Nam” để làm chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình 2. Phương pháp nghiên cứu Đề tài được xây dựng dựa trên những cơ sở lý luận về kỹ thuật thương mại quốc tế cùng với sự hỗ trợ của các phương pháp phân tích kinh tế, thu thập số liệu và nắm bắt thông tin trong quá trình khảo sát thực tế để đánh giá hoạt động nhập khẩu mặt hàng phôi thép tại Cơ quan văn phòng Tổng Công ty Thép. 3. Giới hạn nội dung và phạm vi nghiên cứu Đối với cơ quan văn phòng Tổng Công ty Thép Việt Nam chỉ phát sinh các nghiệp vụ kinh doanh nhập khẩu, hơn nữa đối với các công ty kinh doanh quốc tế thì việc tổ chức thực hiện hợp đồng là khâu rất quan trọng nên em chỉ nghiên cứu về tình hình thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty. Mặt khác, mặt hàng phôi thép chiểm tỷ trọng kim ngạch hàng nhập khẩu của công ty là lớn nhất. Chính vì các nguyên nhân đó mà giới hạn của chuyên đề thực tập tốt nghiệp này chỉ nhằm hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu phôi thép tại Cơ quan văn phòng Tổng Công ty Thép. Phần Hai: Nội dung Chương 1: Giới thiệu chung về Tổng công ty Thép Việt Nam 1. Lịch sử hình thành và phát triển 1.1. Giới thiệu chung Tổng công ty Thép Việt Nam( VNSTEEL) là doanh nghiệp Nhà nước được thành lập theo Quyết định của Thủ tướng Chính phủ, là doanh nghiệp sản xuất thép lớn nhất ở Việt Nam, và là một trong những Tổng Công ty đang được xây dựng theo mô hình tập đoàn kinh tế mạnh của đất nước. Tổng công ty hiện có 12 đơn vị thành viên và 16 liên doanh với nước ngoài, hệ thống cơ sở sản xuất và tiêu thụ sản phẩm được phân bổ trên các địa bàn trọng điểm của cả nước. + Tên giao dịch quốc tế là: VIETNAM STEEL CORPORATION, viết tắt là VSC + Trụ sở chính : số 91, Láng Hạ, Quận Đống Đa, Hà Nội. Điện thoại: 84-4-8561750; 84-4-8561795 Fax : 84-4-8561815 + Văn phòng tại TP. Hồ Chí Minh : số 56, Thủ Khoa Huân, Quận 1 Điện thoại : 84-4-8238697 Fax : 84-4-823702 + Website: http:// www.vnsteel.com.vn 1.2. Lịch sử hình thành Ngành công nghiệp luyện kim Việt Nam được hình thành từ trong cuộc kháng chiến chống Pháp và từng bước phát triển cùng với sự lớn mạnh của đất nước. Nửa đầu thập kỷ 90 của thế kỷ trước, nhu cầu phát triển của đất nước đòi hỏi phải hình thành một tổng công ty mạnh thuộc ngành sản xuất và kinh doanh thép trong toàn quốc, đủ khả năng huy động vốn, đầu tư, quản lý và sử dụng những công trình trọng yếu có quy mô lớn, công nghệ hiện đại, đáp ứng được nhu cầu công nghiệp hoá_hiện đại hoá của đất nước. Ngày 30 tháng 5 năm 1990, Bộ công nghiệp nặng có Quyết định số 128/CCNg-TC thành lập Tổng công ty Thép Việt Nam trên cơ sở sát nhập hai đơn vị sản xuất thép lớn nhất Việt Nam là: Công ty Gang Thép Thái Nguyên ở phía Bắc và công ty Thép Miền Nam ở phía Nam.  Ngày 29 tháng 4 năm 1995, Thủ tướng Chính phủ ký Quyết định số 255/TTg thành lập Tổng công ty Thép Việt Nam trên cơ sở sát nhập hai tổng công ty nhà nước là: Tổng công ty Thép Việt Nam và Tổng công ty Kim Khí * Trụ sở chính của Tổng công ty đặt tại số D2 Tôn Thất Tùng quận Đống Đa thành phố Hà Nội. Đến năm 1997 trụ sở chuyển về số 91 Láng Hạ quận Đống Đa thành phố Hà Nội. 1.3. Quá trình phát triển Ngành sản xuất thép ở Việt Nam đã được Đảng và Nhà nước quan tâm xây dựng từ rất sớm. Đây cũng là một trong những ngành phát triển mũi nhọn mà Đảng và nhà nước ta tập trung phát triển để phục vụ cho quá trình tái thiết đất nước. 1.3.1. Giai đoạn 1959 - 1989 Ngay sau hoà bình, trong điều kiện đất nước còn chia cắt, khu liên hợp Gang Thép Thái Nguyên do Trung Quốc trợ giúp đã được xây dựng từ năm 1959 với quy mô công suất khoảng 10 vạn tấn/năm và đã cho ra dời mẻ gang đầu tiên vào năm 1963. Song do chiến tranh và gặp phải rất nhiều khó khăn về nhiều mặt phải đến 15 năm sau khu liên hợp Gang Thép Thái Nguyên mới có sản phẩm thép cán. Đến năm 1978 Trung Quốc ngừng công việc phục hồi trong tình trạng dở dang không đồng bộ.năm 1973ta xây dựng thêm nhà máy luyện cán thép Gia Sàng với công suất 50000 tấn/năm do CHDC Đức giúp để bổ sung , hoàn thiện dây chuyền sản xuất luyện và cán, đảm bảo công suất thiết kế 100000 tấn/năm cho cả khu lien hợp Gang Thép Thái Nguyên. Sau khi đất nước thống nhất, năm 1976 công ty Luyện kim đen miền Nam được thành lập trên cơ sở tiếp quản các nhà máy luyện cán thép mini của chế độ cũ ở Thành phố Hồ Chí Minh và Biên Hoà, với công suất khoảng 80.000 tấn thép cán/năm. Từ năm 1976 đến 1989 ngành Thép gặp rất nhiều khó khăn do kinh tế đất nước lâm vào khủng hoảng. mặt khác các nguồn thép nhập khẩu từ Liên Xô và các nước XHCN vẫn còn dồi dào, vì vậy ngành thép chỉ duy trì mức sản lượng 40.000 – 85.000 tấn/năm. 1.3.2. Giai đoạn 1989 -1995 Từ năm 1989 đến 1995: Thực hiện chủ trương đổi mới, mở cửa của Đảng ngành thép đã khắc phục được khó khăn và bắt đầu tăng trưởng mạnh, sản lượng thép trong nước đã vượt qua ngưỡng 100.000 tấn/năm. Năm 1990 Liên Xô và khối SEV tan rã , nguồn cung ứng thép cho Việt Nam bị cắt giảm điều đó cũng là nhân tố quan trọng thúc đẩy ngành Thép phát triển mạnh mẽ để bù đắp cho sự thiếu hụt. Cũng trong năm đó Tổng công ty Thép Việt Nam thuộc Bộ Công nghiệp nặng được thành lập, thống nhất quản lý ngành sản xuất thép quốc doanh trong cả nước. Đây là thời kỳ phát triển mạnh, nhiều dự án đầu tư chiều sâu và liên doanh với nước ngoài được thực hiện. Sản lượng thép cán năm 1995 tăng gấp 4 lần năm 1990, đạt 450.000 tấn/năm và bằng với mức Liên Xô cung cấp cho chúng ta hàng năm trước năm 1990. 1.3.3. Giai đoạn 1995- 1999 + Về cơ cấu tổ chức cũng như cơ cấu bộ máy quản trị trong giai đoạn này có nhiều sự thay đổi liên tục với nhiều quyết định công ty sáp nhập và thành lập các phòng ban: Ngày 09/ 02/ 1996, Hội đồng quản trị Tổng công ty được thành lập. Ngày 10/ 02/ 1996, Tổng Giám đốc Tổng công ty có các Quyết định số 191/T-TC và số 192/T-TC thành lập Phòng Kỹ thuật và Phòng Kế hoạch và Đầu tư (trên cơ sở hợp nhất Phòng Kế hoạch tổng hợp và Phòng Phát triển) thuộc Tổng công ty. Ngày 16/ 3/ 1996, Ban Tổng Giám đốc Tổng công ty được thành lập. Tại thời điểm này, cơ cấu tổ chức bộ máy Tổng công ty, gồm: Hội đồng quản trị, gồm 4 thành viên (Chủ tịch và 3 Uỷ viên); Ban Tổng Giám đốc, gồm Tổng Giám đốc và 2 Phó Tổng Giám đốc; bộ máy giúp việc Tổng công ty, gồm 7 phòng, ban (Văn phòng, Tài chính kế toán, Tổ chức Lao động, Kế hoạch và Đầu tư, Kinh doanh và Xuất nhập khẩu, Kỹ thuật và Ban dự án công trình mỏ quặng sắt Thạch Khê). Và 16 đơn vị thành viên. Ngày 09/ 5/ 1996, Tổng Giám đốc Tổng công ty có Quyết định số 609/T-TC thành lập Phòng Kinh doanh và xuất nhập khẩu thuộc Tổng công ty (trên cơ sở hợp nhất Phòng Kinh doanh trong nước và tiêu thụ với Phòng Kinh doanh xuất nhập khẩu). Ngày 21/ 02/ 1997, Bộ Công nghiệp có Quyết định số 283/QĐ-TCCB sáp nhập Công ty Kim khí Đông Anh vào Công ty Xây lắp và Sản xuất công nghiệp thuộc Tổng công ty. Ngày 04/ 8/ 1999, Hội đồng quản trị Tổng công ty có Quyết định số 1365/T-TC thành lập Trung tâm Hợp tác Lao động với nước ngoài thuộc Tổng công ty để thực hiện chức năng hợp tác xuất khẩu lao động. Đầu năm 1999, để giúp Công ty Gang thép Thái Nguyên giải quyết khó khăn trong sản xuất kinh doanh và tổ chức quản lý. Văn phòng Chính phủ đã có Công văn số 23/VPCP thông báo về chuyển Mỏ đất chịu lửa Trúc Thôn, Mỏ Đôlômit Thanh Hoá thuộc Công ty Gang thép Thái Nguyên về Tổng công ty và chuyển cổ phần của 2 liên doanh Vinausteel và Natsteelvina về Tổng công ty. Tổng công ty đã xây dựng phương án về tổ chức lại Mỏ đất sét Trúc Thôn thuộc Công ty Gang thép Thái Nguyên thành lập Công ty Vật liệu chịu lửa Trúc Thôn về làm đơn vị thành viên Tổng công ty. Cuối năm 1999, Tổng công ty mua lại cổ phần của Công ty Gang thép Thái Nguyên trong các Công ty Liên doanh sản xuất Thép Vinausteel (Hải Phòng) và Công ty TNHH Cán thép Natsteelvina (Thái Nguyên), trở thành đối tác liên doanh của 2 công ty này. + Tổng công ty Thép Việt Nam trong 5 năm (1995-1999) đã nỗ lực phấn đấu, cơ bản thoả mãn nhu cầu trong nước về chủng loại thép xây dựng thông thường như thép tròn trơn, thép tròn vằn… 1.3.4. Giai đoạn 2000- 2004 + Tổng công ty tiếp tục tổ chức lại các đơn vị trực thuộc Công ty Gang thép Thái Nguyên theo sự chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ tại Công văn số 23/VPCP. Ngày 21/ 6/ 2001, theo Quyết định số 36/2001/QĐ-BC thành lập Công ty Cơ điện luyện kim (gồm Xí nghiệp Cơ điện, Xí nghiệp Xây dựng và Mỏ đá Núi Voi thuộc Công ty Gang thép Thái Nguyên) thuộc Tổng công ty. Theo quy hoạch được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt, trong giai đoạn này Tổng công ty thực hiện công tác nghiên cứu chuẩn bị, đầu tư chiều sâu các cơ sở hiện có của Công ty Gang thép Thái Nguyên, Công ty Thép Miền Nam, Công ty Thép Đà Nẵng và đầu tư mới khoảng 11 dự án lớn, trong đó mục tiêu tập trung đầu tư sản xuất phôi thép và thép dẹt.   Ngày 15/ 5/ 2002, Bộ Công nghiệp có Quyết định số 20/2002/QĐ-BCN sáp nhập Công ty Kim khí Quảng Ninh vào Công ty Gang thép Thái Nguyên thuộc Tổng công ty.  Theo đề án sắp xếp, đổi mới, phát triển DNNN được phê duyệt, Tổng công ty giữ nguyên một số doanh nghiệp 100% vốn nhà nước; sáp nhập một số công ty tại khu vực Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh và chuyển hai công ty thành viên thành công ty cổ phần.   Ngày 03/ 6/ 2003, Tổng Giám đốc Tổng công ty có Quyết định số 1868/T-TC thành lập Thanh tra Tổng công ty. Ngày 12/ 11/ 2003, Bộ Công nghiệp có Quyết định số 182/QĐ-BCN về việc sáp nhập Công ty Kinh doanh Thép và Vật tư Hà Nội vào Công ty Kim khí Hà Nội và Quyết định số 183/QĐ-BCN sáp nhập Công ty Kinh doanh Thép và Thiết bị công nghiệp vào Công ty Kim khí TP. Hồ Chí Minh. Ngày 24/ 12/ 2003, Bộ trưởng Bộ Công nghiệp có Quyết định số 228/2003/QĐ-BCN thành lập Công ty Thép Tấm lá Phú Mỹ đơn vị thành viên Tổng công ty. Đây là nhà máy thép cán nguội đầu tiên có công suất 205.000 tấn/năm của Tổng công ty.  Ngày 28/ 5/ 2004, Phòng Kế hoạch và đầu tư được đổi thành Phòng Đầu tư phát triển (Quyết định số 1165/T-TC) và Phòng Kinh doanh và xuất nhập khẩu đổi thành Phòng Kế hoạch Kinh doanh (Quyết định số 1166/T-TC). Ngày 15/ 6/ 2004, Hội đồng quản trị Tổng công ty có Quyết định số 1352/QĐ-T-TC thành lập Văn phòng đại diện Tổng công ty tại thành phố Hồ Chí Minh (gọi tắt là Văn phòng 2). Trụ sở đặt tại tầng 1, số 56, Thủ Khoa Huân, quận I, thành phố Hồ Chí Minh. Ngày 25/ 6/ 2004, Phòng Công nghệ thông tin thuộc Tổng công ty được thành lập theo Quyết định số 1456/QĐ-T-TC của Tổng Giám đốc Tổng công ty. Ngày 29/ 10/ 2004, Phòng Thanh tra Pháp chế được thành lập theo Quyết định số 2791/QĐ-TCLĐ của Tổng Giám đốc Tổng công ty . Ngày 30/ 11/ 2004, Phòng Hợp tác quốc tế và Công nghệ thông tin được thành lập theo Quyết định số 3051/QĐ-TCLĐ của Tổng Giám đốc Tổng công ty (trên cơ sở tổ chức lại Phòng Công nghệ thông tin).   Ngày 31/ 12/ 2004, Bộ Công nghiệp có quyết định tiến hành cổ phần hoá 5 doanh nghiệp thành viên Tổng công ty, đó là Công ty Kim khí Hà Nội; Công ty Kim khí TP.Hồ Chí Minh; Công ty Kim khí Miền Trung; Công ty Vật liệu chịu lửa Trúc Thôn và Công ty Cơ điện Luyện kim. 1.3.5. Giai đoạn 2005 đến nay - Thực hiện đề án chuyển Tổng công ty sang hoạt động theo mô hình công ty mẹ - công ty con, ngày 23/ 11/ 2006 Thủ tướng Chính phủ có Quyết định số 267/2006/QĐ-TTg về việc: Thành lập công ty mẹ- Tổng công ty Thép Việt Nam( sau đây gọi là Tổng công ty thép Việt Nam) trên cơ sở tổ chức lại Văn phòng Tổng công ty Thép Việt Nam, Công ty Thép miền Nam, Công ty Thép tấm lá Phú Mỹ, các đơn vị hạch toán phụ thuộc, các đơn vị sự nghiệp và các chi nhánh. - Tổng công ty Thép Việt Nam hoạt động chủ yếu trong các lĩnh vực sau: . Khai thác quặng sắt, than mỡ và các nguyên liệu trợ dung liên quan đến công nghiệp sản xuất thép. . Sản xuất gang thép và các kim loại khác; vật liệu chịu lửa; thiết bị, phụ tùng luyện kim; các sản phẩm thép sau cán và một số sản phẩm phi kim loại như gạch ốp lát, xi măng,... . Xuất nhập khẩu các sản phẩm thép và các nguyên nhiên liệu cán thép. . Kinh doanh thực hiện các dịch vụ liên quan đến ngành thép, kim loại khác, quặng sắt và các loại vật tư( bao gồm cả thứ liệu) phục vụ cho sản xuất thép, xây dựng, cơ khí sửa chữa, chế tạo máy, phụ tùng và thiết bị. . Thiết kế, chế tạo và thi công xây lắp các công trình phục vụ cho ngành sản xuất thép và các ngành liên quan khác. . Đào tạo và nghiên cứu khoa học kỹ thuật cho ngành sản xuất thép và sản xuất vật liệu kim loại. . Tổ chức đưa lao động Việt Nam sang làm việc và tu nghiệp tại nước ngoài. . Kinh doanh khách sạn và các dịch vụ khác 2. Cơ cấu tổ chức 2.1. Cơ cấu tổ chức của Tổng công ty Tổng công ty có 12 đơn vị thành viên và 16 liên doanh; trong đó các đơn vị thành viên được chia thành 3 khối: khối sản xuất( 5 đơn vị), khối thương mại( 4 đơn vị) và khối nghiên cứu đào tạo( 2 đơn vị). Tất cả được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Tổng Công ty Tổng công ty Thép Việt Nam Các công ty liên doanh góp vốn Các đơn vị thành viên Công ty thép VINAKYOEL Công ty gang thép Thái Nguyên Công ty thép VSC- POSCO Công ty thép Miền Nam Công ty TNHH NATSTEEL VINA Công ty thép Đà Nẵng Công ty LD VINAUSTEEL Công ty thép tấm lá Phú Mỹ Công ty vật liệu chịu lửu Trúc Thôn Công ty ống thép VN( VINAPIPE) Công ty LD Trung tâm TM quốc tế Công ty cơ điện luyện kim Công ty TNHH Cảng quốc tế Thị Vải Công ty kim khí Hà Nội Công ty gia công thép VINANIC Công ty kim khí TP. HCM 8 công ty LD với Công ty thép miền Nam Công ty kim khí miền Trung Công ty CP kim khí Bắc Thái Viện luyện kim đen Trường đào tạo nghề cơ điện luyện kim nguồn: phòng tổ chức lao động 2.2. Cơ cấu bộ máy quản lý của Tổng công ty Bộ máy quản lý của Tổng công ty được biểu diễn qua sơ đồ sau: Sơ đồ 2: bộ máy quản lý của Tỏng công ty Hội đồng quản trị Phó tổng giám đốc Phó tổng giám đốc Phó tổng giám đốc Ban kiểm soát Văn phòng Tổng giám đốc Phòng tổ chức lao động Phòng tài chính kế toán Phòng kế hoạch kinh doanh Phòng đầu tư phát triển Phòng hợp tác quốc tế& CNTT Phòng kỹ thuật TT hợp tác LĐ với nước ngoài Phòng thanh tra pháp chế nguồn: phòng tổ chức lao động Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Tổng công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng. Trong đó các phòng ban được chuyên môn hoá, được giao những quyền hạn và nhiệm vụ nhất định, tuy nhiên giữa các phòng ban luôn có mối liên hệ lẫn nhau. Cụ thể: + Hội đồng quản trị Hội đồng quản trị Tổng công ty do Thủ tướng Chính phủ bổ nhiệm và miễn nhiệm. Hội đồng quản trị thực hiện chức năng quản lý hoạt động của Tổng công ty theo quy định của Điều lệ Tổng công ty, Luật DNNN và chịu trách nhiệm trước Thủ tướng Chính phủ, trước Pháp luật về hoạt động và phát triển của Tổng công ty theo chức năng và nhiệm vụ được giao. + Ban kiểm soát Tổng công ty Do Hội đồng quản trị thành lập để giúp Hội đồng quản trị kiểm tra, giám sát các hoạt động điều hành của Tổng giám đốc, Giám đốc các đơn vị thành viên và bộ máy giúp việc Tổng giám đốc theo quyết định của Hội đồng quản trị. + Tổng giám đốc Tổng giám đốc Tổng công ty là uỷ viên Hội đồng quản trị do Thủ tướng Chính phủ bổ nhiệm và miễn nhiệm. Tổng giám đốc là đại diện pháp nhân của Tổng công ty, là người có quyền điều hành cao nhất trong Tổng công ty và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị Tổng công ty, trước Thủ tướng Chính phủ và trước Pháp luật về điều hành hoạt động của Tổng công ty. + Phó Tổng giám đốc Có nhiệm vụ giúp tổng giám đốc điều hành một số lĩnh vực hoạt động của Tổng công ty, được Tổng giám đốc phân công hoặc uỷ quyền và chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc, Hội đồng quản trị và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công thực hiện. + Bộ máy giúp việc Tổng giám đốc Theo Quyết định số 1045/2001/QĐ-Tổng công ty Thép VN của Tổng giám đốc về việc ban hành quy chế tổ chức và hoạt động của các phòng chức năng thuộc Tổng công ty Thép VN. Phòng tổ chức lao động: có chức năng tham mưu giúp Tổng giám đốc, Hội đòng quản trị quản lý điều hành lĩnh vực tổ chức bộ máy, đổi mới và phát triển DNNN, cán bộ và lao động, tiền lương, đào tạo nguồn nhân lực, các chính sách đối với người lao động… Một số nhiệm vụ chủ yếu: chủ trì nghiên cứu chính sách pháp luật của Nhà nước để xây dựng đề án đổi mới, cải cách hệ thống tổ chức và biện pháp tham gia hội nhập quốc tế về lĩnh vực tổ chức, nhân sự, đào tạo của Tổng công ty và các đơn vị thành viên; nghiên cứu xây dựng hoặc sửa đổi, bổ sung các quy chế quản lý nội bộ của Tổng công ty về quản lý cán bộ, lao động, tiền lương, tiền thưởng… Văn phòng: là phòng có chức năng tham mưu giúp Tổng giám đốc, Hội đồng quản trị theo dõi, phối hợp các mặt hoạt động của Tổng công ty; công tác văn thư lưu trữ, thư viện, thi đua khen thưởng, bảo vệ, y tế, tự vệ, phòng cháy chữa cháy và quan hệ với các cơ quan thông tin đại chúng, bảo đảm điều kiện làm việc cho cán bộ, nhân viên Tổng công ty… Phòng tài chính kế toán: có chức năng tham mưu giúp Tổng giám đốc, Hội đồng quản trị quản lý, điều hành lĩnh vực kế toán- tài chính của Tổng công ty. Một số nhiệm vụ chủ yếu như: nghiên cứu chính sách, pháp luật để xây dựng báo cáo Tổng giám đốc trình Hội đồng quản trị ban hành quy chế quản lý tài chính của Tổng công ty; xây dựng các văn bản hướng dẫn các đơn vị thành viên về quản lý tài chính- kế toán; ghi chép, tính toán, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vốn, vật tư của Tổng công ty; xác định kết quả kinh doanh; kiểm tra việc thực hiện chế độ kiểm toán, tài chính đối với các phòng chức năng Tổng công ty và các đơn vị thành viên. Phòng đầu tư phát triển: tham mưu giúp Tổng giám đốc, Hội đồng quản trị quản lý, điều hành lĩnh vực đầu tư, liên doanh, xây dựng cơ bản…Một số nhiệm vụ chủ yếu: Căn cứ vào chiến lược, quy hoạch phát triển tổng thể ngành Thép, đề xuất các dự án đầu tư phát triển Tổng công ty, lựa chọn các nhà sản xuất- kinh doanh trong và ngoài nước có tiềm lực về công nghệ, tài chính để hợp tác liên doanh, thực hiện công tác đầu tư phát triển của Tổng công ty; tiến hành lập báo cáo nghiên cứu tiền khả thi, báo cáo nghiên cứu khả thi các dự án của Tổng công ty… Phòng kế hoạch kinh doanh: có chức năng tham mưu giúp Tổng giám đốc, Hội đòng quản trị quản lý điều hành lĩnh vực kế hoạch, kinh doanh, xuất nhập khẩu hàng hoá( các loại kim khí, vật tư tổng hợp) phục vụ nhu cầu phát triển của Tổng công ty và nền kinh tế…Một số nhiệm vụ chủ yếu: chủ trì nghiên cứu, xây dựng chiến lược, quy hoạch phát triển tổng thể; xây dựng kế hoạch 5 năm và hàng năm của Tổng công ty; lập kế hoạch kinh doanh chung của Tổng công ty theo từng tháng, quý, năm phù hợp với nhu cầu của thị trường và năng lực phát triển của Tổng công ty; trực tiếp đàm phán, giao dịch với các đối tác; chỉ đạo các đơn vị thành viên trong việc phối hợp thị trường, mặt hàng và tiêu thụ sản phẩm… Phòng kỹ thuật: có chức năng tham mưu giúp Tổng giám đốc, Hội đồng quản trị quản lý điều hành lĩnh vực kỹ thuật công nghệ luyện kim, tiêu chuẩn và chất lượng sản phẩm, quản lý khai thác mỏ nguyên liệu, nghiên cứu khoa học công nghệ, an toàn lao động và vệ sinh môi trường. Nhiệm vụ chủ yếu: giúp Tổng giám đốc quản lý, chỉ đạo thực hiện các tiêu chuẩn kỹ thuật; chủ trì nghiên cứu, xây dựng các quy trình, quy phạm, định mức kinh tế- kỹ thuật và tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm áp dụng trong Tổng công ty; nghiên cứu và quản lý các hoạt động khoa học công nghệ của Tổng công ty về đề tài ứng dụng triển khai, phát minh, sáng chế; hướng dẫn và kiểm tra các đơn vị thành viên Tổng công ty về công nghệ sản xuất, khai thác và chế biến khoáng sản, kỹ thuật an toàn, bảo hộ lao động và bảo vệ môi trường… Mối quan hệ giữa các phòng chức năng là mối quan hệ giữa cơ quan tham mưu nghiệp vụ cùng cấp trong cơ quan Tổng công ty. Các phòng chức năng Tổng công ty chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng giám đốc hoặc Phó tổng giám đốc được phân công phụ trách, có trách nhiệm hoàn thành các nhiệm vụ được giao và phối hợp hoạt động theo từng lĩnh vực chuyên môn của mình. 3. Một số kết quả hoạt động kinh doanh Trong hơn 10 năm từ ngày thành lập, Tổng công ty Thép Việt Nam đã phấn đấu, phát huy nội lực hoàn thành tốt nhiệm vụ và kế hoạch đã đặt ra. Các liên doanh với Tổng công ty đã có nhiều đóng góp cho nền kinh tế đất nước. Sản lượng thép cán, thép ống, tôn mạ và lợi nhuận tăng trưởng đều qua các năm, góp phần vào sự tăng trưởng chung của ngành công nghiệp Thép Việt Nam. Bảng 1: Kết quả hoạt động kinh doanh của Tổng công ty Thép Việt Nam Chỉ tiêu Đơn vị 2003 2004 2005 2006 2007 1. Doanh thu tỷ đồng 10.370 14.203 13.662,6 11.649,2 17.411,7 2. Sản lượng SX tấn - Thép cán dài tấn 859.077 1.030.235 1.204.633 1.248.000 1.109.866 - Phôi thép tự SX tấn 543.006 658.467 61.468 721.000 741.050 - Gang tấn 210.000 185.685 190.000 190.000 200.000 - Thép cán dẹt tấn 90.000 200.000 299.382 3. Vốn KD tỷ đồng 1.629 1.643 1.828 2.000 2.000 4. Lao động người 17.573 16.968 15.397 12.859 9.210(*) 5. Lợi nhuận tỷ đồng 215,1 221,8 28,1 20 221 6. Nộp ngân sách tỷ đồng 478,851 630,823 607,7 741,5 559,587 7. Thu nhập bình quân 1 lao động Ngh.đ/ người/ tháng 2.472 2.786 2.478 2.579 4.831 Nguồn: Tổng công ty Thép Việt Nam (*) - Công ty Thép Đà Nẵng chuyển sang hoạt động theo mô hình công ty cổ phần từ 5/2007. - Công ty thép Miền Nam và công ty Thép tấm lá Phú Mỹ chuyển sang hoạt động theo mô hình Công ty mẹ từ 01/7/2007 ( cả 2 công ty đã tách ra khỏi Tổng công ty ) Nhận xét: Qua một số chỉ tiêu phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh của Tổng công ty Thép Việt Nam từ năm 2003 đến nay có thể thấy: các chỉ tiêu về sản lượng chủ yếu sản xuất và vốn kinh doanh tăng theo các năm; còn doanh thu, lợi nhuận, số lao động trong toàn tổng công ty lại giảm vào các năm 2005 và 2006. Nộp ngân sách vào năm 2005 đã giảm đi đáng kể. Thu nhập bình quân đầu người năm 2005 giảm xuống nhưng đến năm 2006 đã tăng trở lại và càng tăng mạnh mẽ vào năm 2007. Doanh thu năm 2005 và 2006 giảm dần so với đà tăng của các năm trước là do nhiều đơn vị thương mại thuộc Tổng công ty đã cổ phần hoá và không được hạch toán vào doanh thu của Tổng công ty, tuy nhiên đến năm 2007 đã tăng mạnh trở lại là do hoạt động thương mại đã đi vào quỹ đạo. lợi nhuận năm 2005 và 2006 giảm mạnh so với các năm trước mặc dù doanh thu giảm không đáng kể là do: Thị trường Thép trong nước gặp nhiều khó khăn do ảnh hưởng của thị trường thép thế giới, giá phôi thép tăng cao làm đẩy chi phí đầu vào cũng tăng theo. Tổng công ty Thép Việt Nam với vai trò chủ đạo của kinh tế nhà nước trong ngành công nghiệp thép đã góp phần kiềm chế tăng giá, tiếp tục thực hiện nhiệm vụ bình ổn giá bán thép xây dựng theo sự chỉ đạo của Chính Phủ nên hiệu quả kinh doanh thấp. Thêm vào đó vào năm 2005 sức mua giảm, thị trường bất động sản ngừng trệ dẫn đến nhu cầu xây dựng không tăng kèm theo đó là lượng thép tiêu thụ thấp hơn so với dự kiến của năm 2005. Thị trường tài chính tiền tệ ngày càng “nóng lên” dẫn đến lãi suất ngân hàng tăng lên gây ảnh hưởng lớn đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của tổng công ty. Tuy nhiên đến năm 2007 tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty đã dần đi vào định hướng nên doanh thu và lợi nhuận đều tăng đạt được đến mốc của năm 2004. *Đánh giá cơ hội và thách thức: Qua tìn hiểu sơ bộ về Tổng công ty Thép Việt Nam cùng với việc phân tích môi trường bên ngoài, có thể thấy hiện nay Tổng công ty Thép Việt Nam đang có những cư hội rất tốt để phát triển, nhưng bên cạnh đó cũng phải đối mặt với rất nhiều thách thức không nhỏ. Về cơ hội: Sau hơn 10 năm đổi mới, Tổng công ty Thép Việt Nam đã tạo cho mình một vị thế nhất định trên thị trường. Tổng công ty có vai trò là nhân vật trung tâm của ngành thép Việt Nam đã góp phần đáp ứng cơ bản nhu cầu trong nước về thép xây dựng thông thường, trình độ công nghệ đã nâng lên cao. Tổng công ty có thể nói đã bảo đảm được vai trò chủ đạo trong nền kinh tế Nhà nước. Là một trong số 17 Tổng công ty 91, Tổng công ty Thép Việt Nam đã được Nhà nước đầu tư cơ sở vật chất lớn so với các doanh nghiệp san xuất thép khác. Tổng công ty có các cơ sở sản xuất và sản phẩm ở cả ba miền của tổ quốc. Đào tạo được đội ngũ lao động có tay nghề cao Đất nước đang trên đà phát triển trong quá trình CNH_HĐH nhu cầu về thép xây dựng ngày càng nhiều. Nước ta trỏ thành thành viên của tổ chức thương mại thế giới đó là điều kiện thuận lợi để tiếp cận khao học công nghệ mới và trình đọ quản lý tiên tiến. Về thách thức: Cơ sở vật chất lớn tuy nhiên hầu hết trang thiết bị là trang thiết bị cũ kỹ lạc hậu. Dẫn đến năng suất lao động chuă cao. Chưa có sự liên kết chặt chẽ giữa các dơn vị sản xuất và tiêu thụ trong cả nước. Còn hạn chế về chất lượng và mẫu mã, chủng loại. Lao động dư thừa là gánh nặng cho Tổng công ty Thị phần của công ty ngày càng giảm chỉ chiếm khoảng 30% thị phần. Do các công ty 100% vốn nước ngoài hoạt động tại Việt Nam. Nhận thức được vấn đề này Tổng công ty phải có những biện pháp để phát huy lợi thế và giảm đi những bất lợi của mình. 4. Một số đặc điểm kinh tế - kỹ thuật chủ yếu của Tổng công ty Thép Việt Nam ảnh hưởng đến hoạt động nhập khẩu phôi thép 4.1. Đặc điểm về lĩnh vực kinh doanh, nhiệm vụ kinh doanh, thị trường và khách hàng 4.1.1. Lĩnh vực kinh doanh và nhiệm vụ kinh doanh Tổng công ty Thép Việt Nam kinh doanh theo hướng đa dạng hoá với mục tiêu xây dựng và phát triển theo mô hình tập đoàn kinh doanh đa ngành trên cơ sở sản xuất và kinh doanh Thép làm nền tảng. bên cạnh phạm vi chức năng, nhiệm vụ hoạt động kinh doanh được nhà nước giao, Tổng công ty Thép Việt Nam còn có nhiệm vụ rất quan trọng là cân đối sản xuất thép trong nước với tổng nhu cầu tiêu dùng của nền kinh tế, xã hội; kết hợp nhập khẩu với các mặt hàng mà trong nước chưa sản xuất được hoặc sản xuất còn hạn chế; tham gia bình ổn giá của thị trường thép trong nước; bảo toàn và phát triển nguồn vốn nhà nước; tăng nguồn thu ngân sách và nâng cao mức sống cho người lao động. Với lĩnh vực kinh doanh là một lĩnh vực mang tính chất then chốt trong quá trình phát triển và xây dựng đất nước. Hiện nay, Tổng công ty là nhà sản xuất thép lớn nhất Việt Nam vì vậy đây là một mặt lợi thế rất lớn của Tổng công ty đối với các đối tác mà Tổng công ty tham gia đàm phán trong quá trình nhập khẩu. Tạo ra một vị thế được quyền chọn đối tác, chất lượng, phương thức thanh toán và được ưu đãi về mặt giá cả. 4.1.2. Thị trường và khách hàng Thị trường: Thị trường chính của Tổng công ty là thị trường trong nước. Sản phẩm của Tổng công ty có mặt trên khắp đất nước, tập trung ở các thành phố lớn có tốc độ đô thị hoá cao như: Hà Nội, Hải Phòng, Quảng Ninh, Hải Dương(miền Bắc); TP. Hồ Chí Minh, Bình Dương, Cần Thơ…(miền Nam); Đà Nẵng(miền Trung).Hệ thống các đơn vị thành viên của cả hai khối sản xuất và lưu thông trải khắp đất nước. Trong những năm gần đây thị phần của Tổng công ty giảm dần từ 87% vào năm 1995 thì đến năm 2007 chỉ còn khaỏng 30%. Thị trường xuất khẩu rất hạn chế chỉ chiếm khoảng 9% sản lượng của Tổng công ty. Chủ yếu xuất đi một số nước như: Lào, Campuchia, Đài Loan Khách hàng: Tổng công ty Thép Việt Nam hiện nay có 3 công ty thương mại có nhiệm vụ chủ yếu là phân phối thép trên thị trường trong nước. Các đơn vị sản xuất thành viên có thể ký hợp đồng bán sản phẩm cho các công ty này tiêu thụ. Tuy nhiên tỷ lệ tiêu thụ bằng hình thức này còn thấp chỉ ciếm khoảng 20% sản lượng thép cán tiêu thụ của Tổng công ty. Do đó Tổng công ty vẫn thành lập những đơn vị phân phối riêng của mình, tức là tổ chức các đại lý tiêu thụ hoặc bán trực tiếp sản phẩm cho người tiêu dùng Khách hàng không chỉ đơn thuần là tập thể, tổ chức, cá nhân trực tiếp hay gián tiếp tham gia vào quá trình tiêu thụ sản phẩm của Tổng công ty, nó còn bao gồm cả những khác hàng là những nhà cung cấp nguyên vật liệu cho Tổng công ty. Về nhà cung cấp thì Tổng công ty chủ yếu nhập khẩu từ thị trường Trung Quốc và một số nước Đông Âu. Tuy có sự chủ động trong quá trình đàm phán với nhà cung ứng tuy nhiên Tổng công ty vẫn gặp những khó khăn nhất định trong quá trình nhập khẩu phôi thép. Một số đối tác đã bán thép thành phẩm rẻ hơn cả giá phôi thép chào bán cho Tổng công ty, khó khăn trong thanh toán… 4.2. Đặc điểm về lao động Con người là yếu tố quyết định đến sự thành bại của 1 doanh nghiệp, 1 tổ chức. Khi khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển, xã hội tiến lên nền kinh tế tri thức thì vai trò của cong người càng trở nên vô cùng quan trọng. Tổng công ty Thép VN có lực lượng lao động khá lớn, tính đến năm 2007 có khoảng 9.210 người, trong đó tập trung chủ yếu ở Công ty Gang thép Thái Nguyên là 6972 người. Về tình hình lao động: Bảng 2: Tình hình lao động Đơn vị: người Chỉ tiêu 2003 2004 2005 2006 2007 1. Tổng số lao động 17 573 16 968 15 397 12 859 9 210 Trong đó: - Nam - Nữ 13 092 4 481 12 969 3 999 11 918 3 479 9947 2902 7346 1864 2. Lao động văn phòng VSC 167 190 168 177 178 Trong đó: - Nam - Nữ ._. 119 48 136 54 116 52 121 56 125 53 Nguồn: Phòng tổ chức lao động Tổng công ty Qua một số số liệu về tình hình lao động của Tổng công ty ta thấy: số lao động nam chiếm tỷ lệ lớn, do đặc thù của ngành sản xuất thép khá vất vả, cường độ lao động lớn, môi trường làm việc nguy hiểm. Tổng công ty đang từng bước khắc phục vấn đề này nhằm có một cơ cấu cân bằng hơn. Mục tiêu về lao động của Tổng công ty trong những năm tới là phải phát triển được cả về số lượng và chất lượng để thích ứng với điều kiện cạnh tranh thị trường trong nước và quốc tế. Cơ cấu tổ chức của phòng xuất nhập khẩu thuộc Tổng công ty thép Việt Nam bao gồm: - 01 trưởng phòng: là người phụ trách chung về toàn bộ hoạt động của phòng khi tham gia vào quá trình đàm phán cũng như quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu. - 02 phó phòng: mỗi người phụ trách về 2 trong 4 mặt hàng nhập khẩu của tổng công ty( bao gồm: phôi thép, thép phế liệu, quặng thép, thép dẹt) - 04 chuyên viên: mỗi chuyên viên phụ trách về 1 trong 4 mặt hàng nhập khẩu chủ yếu của Tổng công ty. Đội ngũ cán bộ công nhân viên của phòng xuất nhập khẩu đa phần còn khá trẻ tuy nhiên rất nhạy bén với thị trường. Đặc biệt toàn bộ cán bộ công nhân viên trong phòng đều có trình độ từ bậc đại học trở lên. Tuy nhiên ở một số phòng ban khác thuộc Tổng công ty trình độ chuyên môn còn có phần hạn chế, nhiều cán bộ kỹ thuật không cập nhật được những tiến bộ kỹ thuật mới trong ngành dẫn đến hạn chế trong việc cải tiến công nghệ và nghiên cứu phát triển công nghệ mới. Trình độ ngoại ngữ và tin học kém dẫn đến hạn chế trong tiếp thu các thông tin về đổi mới công nghệ trên thế giới nhằm nâng cao năng suất lao động Mức thu nhập bình quân của công nhân là khá cao điều này đảm bảo cho đời sống và sinh hoạt của cán bộ công nhân viên. 4.3. Đặc điểm về vốn kinh doanh Vốn điều lệ của Tổng công ty tại thời điểm 30 tháng 6 năm 2007 là 2.570 tỷ đồng. Để huy động vốn đầu tư cho đầu tư và phát triển sản xuất, Tổng công ty Thép Việt Nam đã nghiên cứu và tìm tòi ra các phương án, cơ cấu lại hệ thống tài chính và quản lý theo hướng đa sở hữu, đa ngành như: thực hiện cổ phần hoá, sắp xếp lại doanh nghiệp nhà nước và chuyển đổi sang mô hình công ty mẹ- công ty con vào năm 2006 Bảng 3: Cơ cấu vốn của Tổng công ty Thép Việt Nam Đơn vị: tỷ đồng chỉ tiêu 2003 2004 2005 2006 2007 1. nguyên giá TSCĐ Giá trị còn lại 2.119 984 2.320 927 4.993 3.360 7.224 4.716 10.045 6.565 2. Tổng vốn CSH Vốn kinh doanh 2.007 1.629 2.194 1.643 2.326 1.828 2.364 2.000 2.853 2.570 3.Vốn vay 1.120 1.750 913 3.085 2.476 Nguồn: Tổng công ty Thép Việt Nam Nhận xét: Tổng công ty Thép Việt Nam đã từng bước xây dựng được một cơ cấu vốn tương đối hợp lý (tỷ lệ giữa vốn vay và vốn chủ sở hữu), tạo được quy mô vốn lớn. Tuy nhiên nguồn vốn để công ty có thể mở rộng quy mô sản xuất và đầu tư các trang thiết bị kỹ thuật vẫn chưa được đảm bảo. Việc đảm bảo nguồn vốn của Tổng công ty cũng là một trong những yếu tố quan trọng trong quá trình sản xuất. Nó giúp cho quá trình sản xuất của Tổng công ty có thể diễn ra theo đúng kế hoạch đã định ra. Đặc biệt nó còn giúp cho quá trình nhập khẩu phôi của Tổng công ty có thể diễn ra một cách suôn sẻ như sau: - Giúp cho Tổng công ty có thể đa dạng trong các hình thức thanh toán nhằm đảm bảo cho việc dễ dàng thanh toán với nhiều đối tác khác nhau và với nhiều phương thức thanh toán khác nhau. - Giúp cho Tổng công ty có thể đảm bảo nguồn cung phôi thép một cách hiệu quả. 4.4. đặc điểm về đối thủ cạnh tranh Trong nước: Hiện nay đối thủ cạnh tranh trong nước chủ yếu của Tổng công ty thép Việt Nam chính là các công ty liên doanh và đặc biệt là các công ty 100% vốn đầu tư của nước ngoài. Thị phần của công ty ngày càng bị thu hẹp hiện nay chỉ còn chiếm khoảng 30% thị phần của toàn thị trường. Sở dĩ có sự giảm dần về thị phần của Tổng công ty là do việc các công ty 100% vốn nước ngoài tiếp thu được kỹ thuật tiên tiến cũng như họ có nhiều mẫu mã chủng loại đa dạng hơn so với Tổng công ty. Đặc biệt một số công ty Thép 100% vốn nước ngoài là một đối thủ lớn của Tổng công ty trong quá trình nhập khẩu phôi vào thị trường Việt Nam. Các công ty này với nhũng mối quan hệ sẵn có của công ty mẹ với các đối tác cung cấp phôi thép nên họ có thể tranh thủ những mối quan hệ đó để có thể nhập khẩu được phôi thép với giá cả rẻ hơn với các công ty khác trong ngành. Từ đó giá thành sản phẩm họ tao ra sẽ thấp hơn cộng với công nghệ hiện đại sản phẩm của họ sẽ dễ được chấp nhận hơn trên thị trường Ngoài nước: Từ khi Việt Nam gia nhập vào WTO hàng rào thuế quan từng bước được dỡ bỏ. Tổng công ty đứng trước nguy cơ một làn sóng ồ ạt từ các công ty ngoài nước tiến vào chiếm lĩnh thị phần. Trở ngại lớn nhất là đối thủ đến từ Trung Quốc khi mà mẫu mã và chủng loại của họ đa dạng hơn và giá cả thì thấp hơn rất nhiều so với giá của Tổng công ty. Trong khi đó lợi thế cạnh tranh về thuế quan sẽ dần bị xoá bỏ. Hiện giờ thì các công ty thép của nước ngoài vẫn chưa tạo được những sự ảnh hưởng nhất định nào đến quá trình nhập khẩu của Tổng công ty cũng như các công ty khác đang hoạt động trong nước. Chương 2 Thực trạng công tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu phôi thép tại cơ quan văn phòng Tổng công ty Thép Việt Nam 1. Thực trạng quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu phôi thép tại Cơ quan văn phòng Tổng Công ty Thép Viêt Nam 1.1. Thực trạng hoạt động nhập khẩu phôi thép 1.1.1. Mặt hàng phôi thép Phôi thép là một dạng bán thành phẩm, mặc dù nó là thành phẩm của quặng và thép phế nhưng nó lại là đầu vào của thép cây và thép hình. Có hai loại phôi: phôi dẹt và phôi vuông và Việt Nam hiện nay chủ yếu nhập khẩu phôi vuông dùng để cán thép xây dựng. Có nhiều loại phôi vuông tương ứng với mác thép mà nó sản xuất ra như CT2, CT3, CT5 và phôi phổ biến nhất tại Việt Nam hiện nay là các loại phôi có kích thước: 100 x 100 x 6000; 120 x 120 x 6000 (12000); 150 x 150 x 6000 (12000). Giá phôi thép tăng mạnh trong năm 2007 và chưa có dấu hiệu dưng lại trong năm 2008, hiện tại giao động từ 610 - 620 USD/MT CFR cảng Việt Nam. Sự tăng giá này do: Sự thay đổi trong chính sách của chính phủ Trung Quốc (một quốc gia đóng một vai trò quan trọng trong giao dịch phôi toàn cầu đặc biệt là tại thị trường Châu á). Nhằm bảo hộ ngành sản xuất thép trong nước, Chính phủ Trung Quốc chính thức dỡ bỏ chính sách bảo hộ đối với phôi thép xuất khẩu, thôi không áp dụng hoàn 13% thuế giá trị gia tăng cho phôi thép xuất khẩu từ tháng 4/2005. ngay khi giá phôi thép Trung Quốc tăng, giá phôi thép nhập khẩu từ Nga, Ukraina tăng theo. Theo dự kiến của các chuyên gia trong ngành thép giá phôi thép còn có thể tiếp tục tăng và không chỉ có thế, hàng sẽ khan hiếm hơn, khó khăn hơn cho nhập khẩu. Ngoài ra còn có một số nguyên nhân khác nữa như: - Nhu cầu phục hồi sau hơn 2 tháng thị trường yên ắng - Trung Quốc cắt giảm sản lượng để cân bằng cung cầu - Giá nguyên liệu đầu vào thép phế tăng - Tâm lý người nhập khẩu lo ngại giá sẽ tiếp tục tăng trong khi không có người chào hàng. Giá phôi thép không ngừng leo thang kể từ tháng 1 năm 2005 đến tháng 1 năm 2008. Dưới đây là biểu đồ thể hiện diễn biến giá phôi thép nhập khẩu Biểu đồ giá nhập khẩu phôi thép đơn vị: USD/tấn nguồn Tổng công ty Thép Việt Nam Nhu cầu phôi thép để phục vụ sản xuất trong nứơc hiện nay là rất lớn nhưng lượng phôi có thể tự sản xuất trong nước lại lại không nhiều do đó hàng năm chúng ta vẫn đang phải nhập khẩu một lượng lớn phôi từ Trung Quốc, Nga, Ukraina…Ta có thể thấy rõ qua bảng 3 sau: Bảng4. Nhu cầu phôi thép của Việt Nam ĐV: 1.000 Tấn Năm Tổng nhu cầu Tự sản xuất Nhập khẩu 2003 950 543 407 2004 1.071,4 658,4 413 2005 1.201,5 660 541,5 2006 1010 721 289 2007 1060 740 320 Nguồn: Tổng cục hải quan Các nước có số lượng xuất khẩu phôi thép lớn là Trung Quốc, Nga, Ukraina trong đó Trung Quốc mặc dù chỉ xuất khẩu phôi kề từ năm 2003 nhưng hiện Trung Quốc đóng một vai trò quan trọng trong giao dịch phôi toàn cầu đặc biệt là tại thị trường Châu á. Năm 2003 Trung Quốc xuất khẩu 1.47 triệu tấn phôi và năm 2004 xuất khẩu 6.06 triệu tấn. Ta có thể thấy tỷ lệ phôi thép tự sản xuất so với lượng phôi nhập khẩu ngày càng tăng cao. điều này chứng tỏ Tổng công ty đang phát triển theo hướng tự cung cấp phôi thép cho quá trình sản xuất thép thành phẩm. việc hạn chế nhập khẩu phôi sẽ giúp tổng công ty có thể tự quyết định trong quá trình sản xuất, không bị đối tác ép giá do mặt hàng phôi tép là mặt hàng chiến lược của quá trình sản xuất thép. 1.1.2. Thị trường nhập khẩu phôi thép chủ yếu Thị trường nhập khẩu phôi chủ yếu của Cơ quan văn phòng Tổng Công ty Thép Việt Nam là Trung Quốc, Nga, Ucraina. Ta có thể thấy rõ tỷ trọng nhập khẩu phôi ở từng thị trường qua bảng 4 dưới đây. Bảng 5. Kim ngạch nhập khẩu phôi thép theo thị trường ĐVT: USD Nước nhập khẩu 2005 2006 2007 Kim ngạch Tỷ trọng Kim ngạch Tỷ trọng Kim ngạch Tỷ trọng Trung Quốc 160284 80% 95803,5 85% 136000 85% Nga 24042,6 12% 11271 10% 16000 10% Ucraina 16028,4 8% 5635,5 5% 8000 5% Nguồn: Cơ quan văn phòng Tổng Công ty Thép Qua bảng 4 ta thấy: Thị trường nhập khẩu phôi chính của Cơ quan văn phòng là Trung Quốc, tỷ trọng nhập khẩu phôi từ Trung Quốc trong năm 2005 đến năm 2007 đều tăng. Nếu như năm 2005 tỷ trọng phôi thép nhập từ Trung quốc chỉ chiếm 75% tổng kim ngạch nhập khẩu phôi của Cơ quan văn thì sang năm 2007 tỷ lệ này tăng lên nhanh chóng 85%. Song song với việc tăng tỷ trọng nhập khẩu phôi từ Trung Quốc là việc giảm tỷ trọng phôi nhập từ Nga, Ukraina và các nước khác. Năm 2005 tỷ trọng phôi nhập từ Nga, Ukraina và các nước khác chiếm 20% kim ngạch phôi nhập của Cơ quan thì sang năm 2007 tỷ lệ này giảm xuống còn 15%. Có sự chuyển hướng nhập khẩu phôi thép là do: - Phôi nhập từ Trung Quốc có giá rẻ hơn - Bên cạnh đó chất lượng phôi nhập từ thị trường Trung Quốc cũng không thua kém gì các thị trường Châu Âu - Xét về mặt địa lý thị trường Trung Quốc ở gần Việt Nam vì vậy giảm thiểu được chi phí vận chuyển và rủi ro phát sinh trong quá trình nhập khẩu hàng hoá - Hơn thế nữa mối quan hệ hợp tác về kinh tế cũng như chính trị giữa Việt Nam và Trung Quốc đang ngày càng được mở rộng, hợp tác với Trung Quốc Việt Nam sẽ được hưởng nhiều chính sách ưu đãi từ phía Chính phủ Trung Quốc. 1.1.3.Quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu phôi Theo nghị định số 12/2006/NĐ - CP thì mặt hàng phôi thép không phải xin giấy phép nhập khẩu và Công ty thường nhập khẩu theo điều kiện CFR là chủ yếu nên quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu phôi của Công ty theo sơ đồ 2.2 sau: Sơ đồ 3. quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu phôi thép của Cơ quan văn phòng Tổng Công ty Thép Việt Nam Gửi chào hàng Thương thảo hợp đồng Ký hợp đồng Mở L/C Kiểm tra thông số của tầu Thanh toán Khiếu nại, bồi thường Mua bảo hiểm Tiếp nhận hàng Làm thủ tục hải quan (Nguồn: Phòng kế hoạch kinh doanh) a.Gứi chào hàng Tổng công ty sẽ dự trên nhu cầu về việc cân đối sản xuất trong từng thời kỳ, từng giai đoạn. Thông qua nhu cầu thực tế đó tổng công ty sẽ gửi thư hỏi hàng đến các đối tác cung cấp cho Tổng công ty ở trong và ngoài nước. Trên thư hỏi hàng bao giờ Tổng công ty cũng ghi rõ các vấn đề cu thể như sau: - Chủng loại hàng - Quy cách hàng - Số lượng hàng hoá - Giá cả của hàng hoá - Cảng về của hàng hoá - Thời gian hàng về - Điều kiện thanh toán - Thời gian hiệu lực của thư hỏi hàng Dựa trên thư hỏi hàng của Tổng công ty đối với các đối tác, các đối tác sẽ cung cấp các đơn hàng trở lại cho Tổng công ty. Trên cơ sở các đơn hàng được các công ty đối tác gửi lại Tổng công ty tiến hành xem xét và lựa chọn những đơn hàng phù hợp nhất cho mình. b. Thương thảo hợp đồng Quá trình thương thảo hợp đồng của Tổng công ty với các nhà cung ứng khác nhau thì khác nhau. - Với nhà cung ứng truyền thống là những nhà cung ứng đã tham gia quá trình cung ứng nguyên vật liệu cho công ty trong quá khứ thì Tổng công ty đã xây dựng những hợp đồng mẫu đối với các nhà cung ứng này. Trong đó bao gồm các điều khoản đã được thảo luận trước giữa hai bên vì vậy Tổng công ty có thể lấy những bản hợp đồng cũ ra và thay thế những điều khoản mới của các đối tác vào - Với nhà cung ứng mới là những nhà cung ứng lần đầu tiên thực hiện giao dịch xuất khẩu đối với Tổng công ty. Tổng công ty sẽ tiến hành thương thảo dựa trên những hợp đồng mẫu hoặc những hợp đồng có sẵn của công ty đối tác. Ngoài những điều khoản về hàng hoá, giao nhận, thanh toán như đã nêu trong thư hỏi hàng ở trên thì cần phải chú ý đến một số những vấn đè sau: + Điều khoản về thanh toán( bộ chứng từ xuất trình, phương thức thanh toán, điều kiện mở L/C...) + Điều khoản về đặt cọc( thường là 2% giá trị hợp đồng) + Điều khoản về bảo hiểm + Điều khoản về vận tải + Điều khoản về giám định + Điều khoản về khiếu nại, trọng tài + Các điều khoản về thưởng phạt nếu có + Các điều khoản phát sinh khác c. ký hợp đồng Sau khi thương thảo xong và thống nhất tất cả những điều khoản giữa hai bên, hai bên sẽ tiến hành ký hợp đồng. hợp đồng sẽ đươc ký kết rất đơn giản và hợp đồng có thể được ký thông qua viêc gửi FAX giữa hai công ty mà không cần dấu đỏ của công ty d. Mở L/C Đối với mỗi lô hàng nhập khẩu công ty tiến hành mở L/C theo các công đoạn sau: - Lập hồ sơ xin mở L/C tại Ngân hàng do phòng tài chính kế toán chỉ định. Hồ sơ xin mở L/C gồm có: Đơn xin mở L/C theo mẫu của Ngân hàng và do lãnh đạo phòng kế hoạch kinh doanh và phòng tài chính kế toán ký nháy trước khi trình lãnh đạo Tổng công ty ký. Hồ sơ xin mở L/C gồm có: Hợp đồng ngoại, giấy cam kết sử dụng vốn vay. - Chuyển bộ hồ sơ xin mở L/C cho phòng tài chính kế toán trước thời hạn cuối cùng mở L/C quy định trong hợp đồng tối thiểu là 2 ngày làm việc. - Làm thủ tục mở L/C và nhận L/C từ ngân hàng - Kiểm tra L/C, nếu có sai khác với đơn xin mở L/C phải yêu cầu ngân hàng điều chỉnh ngay - Khi người Bán có yêu cầu tu chỉnh L/C, cần tiến hành kiểm tra, nếu thấy hợp lý sẽ trình lãnh đạo Tổng công ty cho phép tu chỉnh Cơ quan văn phòng Tổng Công ty mở thư tín dụng ở khá nhiều ngân hàng (tùy theo từng hợp đồng) như: Ngân hàng ngoại thương (Vietcombank), ngân hàng công thương (Incombank), ngân hàng Đầu tư và phát triển (BIDV), ngân hàng City bank, ngân hàng AZN… nhưng chủ yếu mở tại ngân hàng công thương. Đây là những ngâng hàng có kinh nghiệm về nghiệp vụ thanh toán quốc tế và Tổng Công ty có tài khoản tại đây. Khi đề nghị mở L/C, công ty không phải kỹ quỹ tại ngân hàng mở L/C do công ty va ngân hàng có mối quan hệ lâu dài và uy tín với nhau. Khi L/C đã được mở, ngân hàng mở L/C sẽ gửi cho công ty cuống L/C trong đó phản ánh các nội dung ghi trong đơn. Cán bộ nhập khẩu sẽ kiểm tra xem L/C đã đúng như trong đơn xin mở L/C chưa. Khi đã chấp nhận L/C thì cán bộ nhập khẩu của Công ty sẽ sẽ thông báo cho bên xuất khẩu về việc L/C đã được mở để họ chuẩn bị giao hàng (Thường là Fax cuống L/C cho bên xuất khẩu) Cơ quan văn phòng Tổng Công ty thường sử dụng L/C không hủy ngang (L/C irrevocable) và hối phiếu là hối phiếu trả tiền ngay (Daft at sight), tức là sẽ thanh toán toàn bộ tiền hàng ngay sau khi xuất trình bộ chứng từ. Khi mở L/C Công ty cũng phải thanh toán phí mở L/C cho ngân hàng thường là 0.1% giá trị L/C và phí thanh toán L/C là 0.2% giá trị L/C. Nếu có sai sót trong L/C thì công ty phải đề nghị ngân hàng mở L/C sửa chữa, chi phí sửa L/C thuộc về bên gây sai sót hoặc bên có yêu cầu và thường là 15 USD/lần (đối với các ngân hàng trong nước). Trong một số hợp đồng nhập khẩu công ty vay vốn của ngân hàng để thanh toán tiền cho nhà xuất khẩu. Khi đó công ty phải làm giấy cam kết sử dụng vốn vay gửi cho ngân hàng vay vốn. Căn cứ vào giấy cam kết này và căn cứ vào chứng từ thanh tóan L/C ngân hàng có quyền tự động ghi nợ tài khoản tiền vay của công ty tại thời điểm thanh toán L/C với nhà xuất khẩu. Giấy cam kết này do Tổng Giám đốc Tổng Công ty ký và đóng dấu. Việc Công ty sử dụng hình thức thanh toán bằng L/C là phù hợp với điều kiện của người mua và người bán. Khi sử dụng phương thức thanh toán này Công ty có những lợi ích sau: - Công ty có khả năng bảo toàn được vốn vì không phải ứng trước tiền. - Tận dụng được tín dụng của ngân hàng - Vì có sự đảm bảo về thanh toán, Công ty có thể thương lượng để đạt được giá cả tốt hơn và mở rộng được quan hệ khách hàng cũng như quy mô kinh doanh. Tuy nhiên phương thức thanh toán này cũng có những mặt hạn chế như: - Khi có những thay đổi trong hợp đồng ngoại thương giữa bên bán và Công ty phải tiến hành thủ tục sửa đổi, bổ sung L/C làm kéo dài thời gian giao dịch và tăng chi phí - Việc thanh toán của ngân hàng cho bên bán chỉ căn cứ vào bộ chứng từ xuất trình mà không căn cứ vào việc kiểm tra hàng hoá do đó nếu bên xuất khẩu chủ tâm gian lận có thể xuất trình bộ chứng từ giả mạo (Có bề ngoài phù hợp với L/C) để thanh toán. Như vậy, sẽ không có sự đảm bảo nào cho Công ty rằng hàng hoá sẽ đúng như đơn đặt hàng hay ko bị hư hại gì. e. Kiểm tra thông số của tàu Việc chuyên chở trong hoạt động ngoại thương đóng một vai trò hết sức quan trọng, nó được coi như mạch máu nối liền các bên với nhau và đây cũng là một yêu cầu tất yếu gắn chặt với việc thực hiện hợp đồng mua bán ngoại thương. Trong thương mại quốc tế, các công ty có thể áp dụng nhiều phương tiện vận tải khác nhau như ôtô, đường biển, đường sắt, đường hàng không...Hiện nay Cơ quan văn phòng Tổng Công ty Thép sử dụng phương thức vận tải biển là chủ yếu. Đối với Cơ quan văn phòng Tổng Công ty Thép Việt Nam cũng như nhiều doanh nghiệp khác ở Việt Nam thì nghiệp vụ thuê tàu còn nhiều hạn chế do chưa có nhiều kinh nghiệm, chưa có nhiều thông tin về các hãng tầu quốc tế... Do vậy, hiện nay các hợp đồng nhập khẩu được thực hiện tại công ty hầu hết theo điều kiện CIF và CFR và bên xuất khẩu sẽ tiến hành nghiệp vụ thuê tàu và thông báo cho công ty về ngày tàu cập cảng để lấy hàng.  - Sau khi nhận thông báo của người Bán về dự kiến chỉ định tàu chở hàng, công ty tiến hàn kiểm tra các thông số của tàu xem có phù hợp với các quy định trong hợp đồng hay không. - Thông báo và yêu cầu công ty bảo hiểm xác nhận bằng văn bản đồng ý bảo hiểm hàng hoá được chuyên chở trên con tàu do người Bán chỉ định thuê. - Thông báo xác nhận bằng văn bản cho người Bán. - Thường xuyên liên hệ với đại lý tàu để nắm các thông tin về tàu và lịch tàu. Khi kiểm tra các thông số của tàu Công ty kiểm tra tuổi tàu xem con tàu đó đã đóng lâu chưa?, kiểm tra xem con tàu đó có là thành viên của hiệp hội tàu biển quốc tế hay không? hay kiểm tra xem con tàu đó đã “sổ tàu” bao giờ chưa?... f. Mua bảo hiểm hàng hoá Trong quá trình vận chuyển hàng từ nước xuất khẩu về nước mình do hàng được vận chuyển bằng đường biển nên thường gặp rủi ro có thể xảy ra ra tổn thất, hư hỏng mất mát về hàng hóa như tàu bị mắc cạn, đắm, đâm va nhau, nổ, mất tích không giao hàng...Mà theo tập quán quốc tế trách nhiệm của người vận tải là rất hạn chế, hơn nữa việc khiếu nại đòi người vận tải bồi thường là rất phức tạp, khó khăn và kéo dài. Cơ quan văn phòng Tổng Công ty chủ yếu mua hàng theo điều kiện CFR nên việc mua bảo hiểm hàng hoá thuộc về người mua. Công ty thường mua bảo hiểm hàng hóa để phòng ngừa rủi ro, bảo vệ hàng hóa của mình. Với mỗi lô hàng nhập khẩu khi mua bảo hiểm Công ty thường thực hiện các công việc: - Căn cứ mức chi phí cạnh tranh và chất lượng dịch vụ, đề xuất công ty bảo hiểm cho lô hàng. - Gửi giấy yêu cầu bảo hiểm hàng hoá tới công ty bảo hiểm đề nghị cấp giấy chứng nhận bảo hiểm cho lô hàng. Ví dụ: Giấy yêu cầu bảo hiểm hàng hoá có nội dung như sau: + Tên và địa chỉ người được bảo hiểm: Tổng Công ty Thép Việt Nam + Số điện thoại: 8561767 (316) + Tài khoản ngân hàng số: 001.1.00.0014089 tại ngân hàng ngoại thương Việt Nam + Yêu cầu công ty Cổ phần bảo hiểm Petrolimex bảo hiểm hàng hoá kê khai và những điều kiện ghi dưới đây: Đơn vận tải số Số thanh Trọng lượng Tên hàng hoá được bảo hiểm Trị giá CFR 01 9,003 6,011.42MT PrimeSteel Billets 3,320,408.12 USD + Số hợp đồng mua bán: 2801/05 LGI-VSC ngày 28/1/05 + Tính chất bao bì: Hàng rời + Phương thức vận chuyển: Đường biển + Tên tàu vận chuyển: CHUNG AM + Ngày khởi hành: khoảng 9/3/2005 +Từ: Xingang, China chuyển tải : không + Đến: Cảng Hải Phòng + Tổng số tiền bảo hiểm: 110% CIF + Điều kiện bảo hiểm: C + thiếu thanh + Thanh toán bồi thường tại: Việt Nam Chúng tôi xin cam kết đóng phí bảo hiểm đầy đủ Theo thông báo của đại lý tàu INLACO SAI GON-HAI PHONG BRANCH thì lô hàng sẽ cập cảng Hải Phòng vào ngày 16/03/2005. Vậy chúng tôi thông báo để quý công ty biết và có kế hoạch phối hợp cùng Tông công ty giám sát về việc tiếp nhận hàng tại cảng - Sau khi có giấy chứng nhận bảo hiểm của công ty bảo hiểm , tiến hành kiểm tra giấy chứng nhận bảo hiểm - Làm tờ trình lãnh đạo Tổng công ty và chuyển phòng tài chính kế toán thanh toán phí bảo hiểm. Trường hợp có hợp đồng bảo hiểm bao/hợp đồng nguyên tắc với công ty bảo hiểm thì sẽ thanh toán theo quy định của hợp đồng. Do mặt hàng phôi thép là mặt hàng tương đối đơn giản, khó có thể bị hư hỏng do đó Công ty thường mua bảo hiểm ở điều kiện C. Tuy nhiên do việc đóng gói đơn giản chỉ là xếp các thanh phôi vào với nhau rồi bó lại hoặc có khi để nguyên thanh phôi rồi bốc lên tàu do đó rất dễ xảy ra trường hợp thiếu thanh và thiếu bó nên Công ty mua thêm bảo hiểm phụ là bảo hiểm thiếu thanh và thiếu bó. Để tránh việc thỏa thuận lại các điều kiện về bảo hiểm đối với mỗi lần giao hàng và tránh việc phải thực hiện một hợp đồng riêng biệt cho từng chuyến hàng có chi phí rất cao Công ty thường ký hợp đồng bảo hiểm bao (Open Policy) để bảo hiểm cho tất cả các lô hàng nhập khẩu tại bất cứ thời điểm nào trong một thời hạn nhất định (thường là một năm) theo các điều kiện và điều khoản như đã thỏa thuận trước. Công ty thường mua bảo hiểm tại các công ty bảo hiểm lớn và có uy tín của Việt Nam như Bảo Việt, Công ty cổ phần bảo hiểm Petrolimex (PJICO)… Và tỷ lệ phí bảo hiểm cho mỗi lô hàng là 0.08% trị giá bảo hiểm. g. Kiểm tra chứng từ và thanh toán * Trường hợp bộ chứng từ đến ngân hàng trước khi tàu cập cảng - Nếu ngân hàng thông báo bộ chứng từ phù hợp với L/C: Công ty làm thủ tục thanh toán để nhận bộ chứng từ chuyển cho phòng kế hoạch kinh doanh đi nhận hàng - Nếu ngân hàng thông báo bộ chứng từ có khác biệt so với L/C Công ty tiến hành các công việc sau: + Phòng kế hoạch kinh doanh kiểm tra bản photocopy/ bản Fax bộ chứng từ do Ngân hàng gửi đến và đề xuất chấp nhận thanh toán hay từ chối thanh toán có nêu rõ lý do sau đó chuyển xuống phòng tài chính kế toán cho ý kiến. + Phòng kế toán kiểm tra bản photocopy/bản Fax bộ chứng từ do phòng kế hoạch kinh doanh chuyển và đề xuất chấp nhận thanh toán hay từ chối thanh toán. Nêu rõ lý do. + Làm tờ trình Tổng giám đốc phê duyệt. + Gửi văn bản cho Ngân hàng thông báo quyết định của Tổng công ty trong thời hạn quy định của ngân hàng. - Nếu sau khi ngân hàng gửi thông báo từ chối thanh toán bộ chứng từ, ngân hàng phía người Bán không có chỉ dẫn lấy lại bộ chứng từ (bộ chứng từ vẫn còn ở ngân hàng, người Bán vẫn muốn giao hàng). + Nhận được giấy báo tàu đến, đề xuất ý kiến nhận hàng hay không nhận hàng, nêu rõ lý do. Chuyển phòng tài chính kế toán có ý kiến. + Phòng tài chính kế toán đề xuất ý kiến nhận hàng hay không nhận hàng, nêu rõ lý do. + Làm tờ trình Tổng giám đốc phê duyệt + Nếu Tổng giám đốc quyết định nhận hàng, phòng tài chính kế toán làm thủ tục thanh toán, nhận bộ chứng chứng từ chuyển cho phòng kế hoạch kinh doanh để đi nhận hàng . * Trong trường hợp tàu đến cảng trước khi bộ chứng từ đến ngân hàng - Trường hợp người mua đã được nhận 1/3 bộ chứng từ gốc (có giá trị thanh toán): + Sau khi nhận được thông báo tàu đến của đại lý tàu, tiến hành kiểm tra bộ chứng từ. + Làm tờ trình đề xuất đề nghị hoặc không đề nghị ngân hàng ký hậu, nêu rõ lý do, chuyển phòng tài chính kế toán. + Phòng tài chính kế toán kiểm tra chứng từ và đưa ra ý kiến đồng ý hay không đồng ý với đề xuất của phòng kế hoạch kinh doanh, nêu rõ lý do . + Làm tờ trình Tổng giám đốc Tổng công ty phê duyệt. + Nếu Tổng giám đốc đồng ý, làm các thủ tục cần thiết với ngân hàng để ngân hàng ký hậu vận đơn và chuyển bộ chứng từ cho phòng kế hoạch kinh doanh đi nhận hàng. + Khi bộ chứng từ gốc về ngân hàng, làm các thủ tục thanh toán và nhận bộ chứng từ gốc chuyển cho phòng kế hoạch kinh doanh. - Trường hợp toàn bộ 3/3 chứng từ gốc (có giá trị thanh toán) chưa đến ngân hàng: + Sau khi nhận được thông báo tàu đến của đại lý tàu, tiến hành kiểm tra bộ chứng từ. + Làm tờ trình đề xuất đề nghị hoặc không đề nghị ngân hàng bảo lãnh, nêu rõ lý do, chuyển phòng tài chính kế toán. + Phòng tài chính kế toán kiểm tra chứng từ, đưa ra ý kiến đồng ý hay không đồng ý với đề xuất của phòng kế hoạch kinh doanh, nêu rõ lý do. + Làm tờ trình Tổng giám đốc Tổng công ty phê duyệt. + Nếu Tổng giám đốc đồng ý, làm các thủ tục với ngân hàng để ngân hàng phát “Bảo lãnh nhận hàng” và nhận bộ chứng từ chuyển đi nhận hàng. + Khi bộ chứng từ gốc về đến ngân hàng, yêu cầu ngân hàng ký hậu vận đơn và làm thủ tục thanh toán để lấy bộ chứng từ gốc chuyển cho phòng kế hoạch kinh doanh. + Đổi vận đơn ký hậu lấy bảo lãnh nhận hàng trả cho ngân hàng. - Trong hai trường hợp trên, nếu Tổng giám đốc chưa đồng ý đề nghị ngân hàng ký hậu hay phát hành bảo lãnh nhận hàng: Kiểm tra sơ bộ hàng hoá khi tàu cập cảng, báo cáo Tổng giám đốc và làm tờ trình đề xuất nhận hàng hay không nhận, nêu rõ lý do. + Trường hợp đề xuất nhận hàng, làm theo quy trình ký hậu hoặc bảo lãnh + Trường hợp nghi ngờ hàng hoá có sai khác hoặc tổn thất, cần thông báo ngay cho người Bán/công ty bảo hiểm để có giải pháp kịp thời. h. Làm thủ tục hải quan - Khi hàng về đến cảng, đại lý tàu biển tại Việt Nam gọi điện và gửi giấy thông báo giao hàng đến công ty. Đầu tiên nhân viên phòng kinh doanh của công ty chuẩn bị bộ hồ sơ bao gồm các loại chứng từ chủ yếu sau: + 1 hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) + Bảng kê chi tiết (Specification) + Phiếu đóng gói (Packing list) + Vận đơn (Bill of Lading) + Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin) - Công ty thuê công ty đại lý giao nhận làm các thủ tục hải quan, tiếp nhận hàng, bốc dỡ và chuyển hàng cho khách hàng của công ty đồng thời làm giấy uỷ quyền gửi tới cảng, hải quan, đại lý tàu thông báo để các bộ phận này giúp đỡ công ty đại lý giao nhận thực hiện tốt công việc của họ. Vì công ty thuê công ty đại lý làm thủ tục thông quan và giao nhận hàng cho mình trong tất cả các lô hàng nhập khẩu nên mỗi năm công ty thường ký một hợp đồng uỷ thác giao nhận vận chuyển và với mỗi lô hàng công ty chỉ cần làm các Phụ lục thuộc hợp đồng uỷ thác của năm đó để gửi tới công ty đại lý giao nhận Ví dụ: Phụ lục số 09 ngày 06/09/2004 thuộc hợp đồng uỷ thác giao nhận vận chuyển số 01/NF-VSC ngày 19/3/2004 có nội dung như sau: Bên A: Tổng Công ty Thép Việt Nam Địa chỉ: 91 Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội Điện thoại: 04-8561795, 8561814 Fax: 04-8561815 Đại diện: Ông Mai Văn Tin Chức vụ: Phó Tổng Giám Đốc Bên B: Công ty vận tải Quốc tế phía Bắc Địa chỉ: 25 Điện Biên Phủ, quận Ngô Quyền, TP. Hải Phòng Điện thoại: 031-551501 Fax:031-551502 Đại diện: Ông Hoàng Hoa Phòng Chức vụ: Giám đốc Thoả thuận ký kết phụ lục số 09 thuộc hợp đồng uỷ thác giao nhận vận chuyển số 01/NF-VSC ngày 19/3/2004 theo những điều khoản sau: Điều 1: Chi tiết lô hàng - Tên hàng: Phôi thép cán nóng - Trọng lượng: 6.004,390 tấn - Kích thước: 120 x120 x6000 mm - Tên tàu: Marine Osaka Điều 2 : Thời gian và phương thức giao nhận - Thời gian tiếp nhận hàng : Khoảng từ 08/09/2004 đến 11/09/2004 - Khách hàng của bên A : Công ty Gang Thép Thái Nguyên - Phương thức giao nhận: Giao trên phương tiện của công ty gang thép Thái Nguyên tại cảng Hải Phòng Điều 3: Giá - Đơn giá: 33.000/tấn ( chưa bao gồm thuế VAT) - Giá trên bao gồm: Lệ phí hải quan, phí giám định trọng lượng qua cân, phí bốc xếp từ tàu lên phương tiện vận tải của Công ty Gang Thép Thái Nguyên và đại lý phí Điều 4: Quy định chung - Những vấn đề không đề cập đến trong phụ lục này được thực hiện theo quy định của hợp đồng uỷ thác giao nhận vận chuyển số: 01/NF-VSC ngày 19/3/2004. - Phụ lục này được coi là một phần không thể tách rời của hợp đồng uỷ thác giao nhận vận chuyển số 01/NF-VSC ngày 19/3/2004. Như vậy công ty không trực tiếp tiến hành các thủ tục thông quan, giao nhận hàng hoá mà thuê một công ty khác làm. Điều này có ưu điểm là rút ngắn thời gian thông quan, giao nhận hàng tại cảng do các công ty này có chuyên môn nghiệp vụ, có kinh nghiệm nên tiến hành các công việc này nhanh hơn công ty. Tuy nhiên công ty cũng sẽ phải chịu mất một khoản chi phí làm ảnh hưởng đến lợi nhuận của công ty và hơn nữa công ty sẽ không chủ động nếu có sự cố gì đó xảy ra trong quá trình thông quan, giao nhận hàng hóa i. Tiếp nhận hàng hóa tại cảng Sau khi có thông báo tàu cập cảng Công ty chuẩn bị việc tiếp nhận hàng tại cảng bao gồm các công đoạn sau: - Thông báo bằng văn bản cho các bên liên quan đến lô hàng nhập khẩu ( các đơn vị mua hàng của lô hàng này) về thời gian tàu cập cảng. - Chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ nhận hàng và khẩn trương làm thủ tục nhận hàng. Hồ sơ nhận hàng gồm có: Vận đơn, phiếu đóng gói, giấy chứng nhận xuất xứ, hợp đồng ngoại, hóa đơn thương mại, L/C - Chuyển bộ hồ sơ nhận hàng cho đơn vị được Tổng công ty uỷ quyền làm thủ tục tiếp nhận hàng: đơn vị trực thuộc người Mua, văn phòng đại diện hoặc công ty đại lý Giao nhận Vận tải (công ty đại lý vận tải Quốc tế phía Bắc). - Yêu cầu và ràng buộc trách nhiệm các đơn vị được Tổng công ty uỷ quyền tiếp nhận hàng kịp thời gửi cho phòng kế hoạch kinh doanh các chứng từ liên quan đến việc tiếp nhận hàng sau khi hoàn thành việc nhận hàng tại cảng bao gồm: tờ khai hải quan, thông báo thuế (nếu có), chứng thư giám định tại cảng đến. - Phối hợp với các đơn vị được uỷ quyền tiếp nhận theo dõi việc tiếp nhận hàng. - Trường hợp nghi ngờ hàng hoá có tổn thất hoặc có những vấn đề phát sinh: + Cử cán bộ trực tiếp xuống cảng để giám sát việc tiếp nhận và giải quyết những vấn đề phát sinh + Thông báo ngay bằng văn bản cho các bên liên quan về việc nghi ngờ hàng c._.