Hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng Nhập khẩu ở Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Viglacera

LỜI MỞ ĐẦU Tính cấp thiết của đề tài: Nền kinh tế Việt Nam đang trong quá trình chuyển đổi sang nền kinh tế thị trường có sự quản lý vĩ mô của nhà nước và đang trong giai đoạn công nghiệp hoá - hiện đại hoá đất nước. Từ thực tế cho thấy chưa bao giờ hoạt động thương mại quốc tế (TMQT) lại diễn ra sôi động như ngày nay. Việc giao lưu buôn bán giữa các quốc gia đã trở thành một yếu tố khách quan. Để đảm bảo cho hoạt động kinh doanh quốc tế được thực hiện một cách thuận lợi an toàn thì một nghiệp vụ quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp là quy trình xây dựng và thực hiện hợp đồng. Tuy nhiên đây là một vấn đề khó khăn và lại ảnh hưởng đến sự thành bại của một doanh nghiệp. Do đó mỗi doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển tốt thì vấn đề đặt ra là phải thực hiện tốt quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng, bởi đây là cơ sở pháp lý để xác định quyền và nghĩa vụ giữa các bên, là căn cứ giải quyết tranh chấp khiếu nại - một vấn đề mà trong hoạt động TMQT khó tránh khỏi. Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera là một doanh nghiệp trực thuộc Tổng công ty Thuỷ tinh và Gốm xây dựng - một đơn vị chủ đạo của ngành thuỷ tinh và gốm xây dựng tại Việt Nam, vừa hoàn tất thủ tục cổ phần hoá từ hình thức ban đầu là doanh nghiệp nhà nước vào tháng 3 năm 2006. Là trung tâm xuất nhập khẩu (XNK) của Tổng công ty nên Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera rất quan tâm đến công tác XNK, coi đây là một trong những hoạt động chủ đạo liên quan chặt chẽ đến sự tồn tại và phát triển của mình. Gần đây, khi công tác tiêu thụ sản phẩm ở thị trường nội địa còn nhiều khó khăn thì việc đẩy mạnh xuất khẩu sản phẩm, tìm kiếm thị trường tiêu thụ mới cũng như tìm kiếm nguồn hàng nhập khẩu phục vụ cho công tác xuất khẩu chính là lối thoát và là hướng phát triển lâu dài của Công ty. Trong quá trình thực tập tại Phòng xuất nhập khẩu của Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera, nhận thức được tầm quan trọng của việc tổ chức thực hiện hợp đồng cùng với những kiến thức đã được trang bị trong nhà trường, em đã lựa chọn đề tài: “Hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu ở Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera” cho khoá luận tốt nghiệp của mình. Mục đích nghiên cứu: Trên cơ sở xem xét thực trạng của quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại Công ty để đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao công tác này ở Công ty. Đối tượng nghiên cứu: là toàn bộ hoạt động tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera. Phương pháp nghiên cứu: sử dụng phương pháp phân tích, tổng hợp, khái quát hoá trên cơ sở các số liệu và tình hình thực tế tại Công ty. Kết cấu của đề tài: Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, đề tài được trình bày thành 3 chương như sau: Chương I: Những vấn đề lý luận chung về hoạt động nhập khẩu và quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Chương II: Thực trạng quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera. Chương III: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera. Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn và chỉ bảo rất tận tình của thầy giáo hướng dẫn TS. Đàm Quang Vinh và sự giúp đỡ nhiệt tình của toàn thể ban lãnh đạo, các cô chú và anh chị ở Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera đã giúp đỡ em hoàn thành khoá luận tốt nghiệp này. CHƯƠNG 1 Những vấn đề lý luận chung về hoạt động nhập khẩu và quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu 1.1.Khái quát về hoạt động nhập khẩu 1.1.1.Khái niệm về nhập khẩu Trong thế giới hiện đại, không một quốc gia nào bằng chính sách đóng cửa với bên ngoài lại phát triển có hiệu quả nền kinh tế trong nước. Muốn phát triển nhanh mỗi nước không thể đơn độc dựa vào nguồn lực của mình mà phải biết tận dụng có hiệu quả tất cả những thành tựu kinh tế khoa học kĩ thuật mà loài người đã đạt được. Điều này không phải đến ngày nay các quốc gia mới đúc kết được mà ngay từ thế kỷ thứ 18, các nhà kinh tế học như Adam Smith, D.Ricardo... đã đưa ra các học thuyết như “lợi thế tuyệt đối”, “lợi thế tương đối” nhằm giải thích TMQT. Các học thuyết này chỉ ra rằng mỗi nước đều có lợi thế nếu chuyên môn hoá sản xuất một mặt hàng nào đó mà nước kia sản xuất kém hiệu quả hơn. Các lý thuyết đó đã trở thành nền tảng cho các học thuyết sau này và được áp dụng rộng rãi trong hoạt động ngoại thương. Để nền kinh tế đạt được hiệu quả cao nhất thì mỗi quốc gia phải tìm cho mình một cơ cấu kinh tế thích hợp sao cho việc sử dụng nguồn lực là tối ưu nhất, khai thác được mọi tiềm năng sẵn có, đồng thời hạn chế, khắc phục các điểm yếu của mình. Như vậy, có thể kết luận TMQT mang tính tất yếu đối với các nền kinh tế và trở thành quy luật phát triển khách quan buộc tất cả các quốc gia phải tham gia buôn bán trao đổi hàng hoá với nhau và chịu sự chi phối của quy luật chung này. Trong đó, nhập khẩu là một trong hai hoạt động cấu thành của nghiệp vụ ngoại thương, là một mặt không thể tách rời của hoạt động TMQT. Hiện nay, có khá nhiều cách hiểu khác nhau xoay quanh khái niệm về nhập khẩu. Trong cuốn kinh tế học, Paul A Samuelson định nghĩa: “xuất nhập khẩu nói chung và nhập khẩu nói riêng là hoạt động kinh doanh buôn bán ở phạm vi quốc tế”. Định nghĩa này mặc dù chỉ rõ phạm vi của hoạt động nhập khẩu là phạm vi một nền TMQT, tức là nhập khẩu là hoạt động kinh doanh buôn bán không chỉ giới hạn ở phạm vi một nước, tuy nhiên lại không chỉ ra được đối tượng của hoạt động nhập khẩu. Bên cạnh đó, theo quan điểm của các nhà quản trị kinh doanh quốc tế thì “nhập khẩu là hoạt động mua bán hàng hoá và dịch vụ từ nước ngoài phục vụ cho nhu cầu trong nước hoặc tái sản xuất nhằm phục vụ mục đích lợi nhuận”.Quan điểm này không chỉ nói lên được phạm vi của hoạt động nhập khẩu mà còn chỉ rõ đối tượng của hoạt động nhập khẩu có thể là hàng hoá hoặc dịch vụ. Ngoài ra, còn có quan niệm cho rằng: “nhập khẩu là hoạt động đưa hàng hoá, tư bản từ nước ngoài vào trong nước”. Khái niệm này đã mở rộng phạm vi đối tượng của hoạt động nhập khẩu không chỉ giới hạn ở hàng hoá, dịch vụ mà còn bao gồm cả tư bản. Tóm lại, có thể hiểu một cách chung nhất: Nhập khẩu là sự mua hàng hoá và dịch vụ từ nước ngoài phục vụ nhu cầu tiêu dùng trong nước hoặc tái sản xuất mở rộng nhằm mục đích kinh tế - lợi nhuận”. 1.1.2. Vai trò của nhập khẩu Ngày nay, sản xuất đã được quốc tế hoá. Để có thể tồn tại và phát triển kinh tế các quốc gia đều tích cực tham gia vào phân công lao động quốc tế và trao đổi hàng hoá với bên ngoài. Trong đó hoạt động nhập khẩu ngày càng có vai trò quan trọng trong quá trình phát triển kinh tế xã hội của các quốc gia, đặc biệt đối với các quốc gia đang phát triển còn nghèo đói và lạc hậu như Việt Nam. Có thể thấy tầm quan trọng của hoạt động nhập khẩu qua những vai trò sau: 1.1.2.1. Đối với quốc gia nhập khẩu Nhập khẩu tác động một cách trực tiếp và quyết định đến sản xuất và đời sống trong nước. Bởi vì, không một quốc gia nào có khả năng sản xuất hiệu quả đối với tất cả các loại hàng hoá. Theo thuyết lợi thế so sánh, các quốc gia đều muốn đạt tới lợi ích tối đa, do đó hoạt động nhập khẩu là một hoạt động tất yếu. Nó cho phép các quốc gia có thể sử dụng được tất cả các loại hàng hoá với chất lượng tốt nhất và mức giá rẻ nhất. Nhập khẩu góp phần tăng cường cơ sở vật chất kỹ thuật công nghệ tiên tiến, hiện đại cho sản xuất các hàng hoá, cho tiêu dùng mà trong nước không sản xuất được hoặc sản xuất không đáp ứng được đủ nhu cầu. Nhập khẩu còn là để thay thế, nghĩa là nhập khẩu những thứ mà sản xuất trong nước sẽ không có lợi bằng nhập khẩu, làm được như vậy sẽ tác động đến sự phát triển cân đối và khai thác tiềm năng, thế mạnh của nền kinh tế quốc dân về sức lao động, vốn, tài nguyên và khoa học kỹ thuật. Đặc biệt là đối với các quốc gia đang phát triển như Việt Nam khi mà trình độ khoa học công nghệ còn thấp, lực lượng sản xuất chưa phát triển. Hướng đi tốt cho các quốc gia này là nhập khẩu các trang thiết bị máy móc, công nghệ...phục vụ cho xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật để theo kịp sự phát triển của thế giới mà không mất thời gian, nguồn lực để nghiên cứu tạo ra công nghệ đó. Như vậy, nhập khẩu đã và đang tác động một cách trực tiếp và quyết định đến sản xuất và đời sống các quốc gia. Bản thân nhập khẩu tự nó đã có vai trò to lớn, nó là một tiến trình giao tiếp và hoà nhập nền kinh tế quốc gia với nền kinh tế thế giới. Với những lý do đó, nhập khẩu có vai trò lớn trong quá trình phát triển của Việt Nam, được thể hiện thông qua các khía cạnh sau: Thứ nhất, nhập khẩu thúc đẩy nhanh quá trình xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật, chuyển dịch cơ cấu kinh tế theo hướng đẩy mạnh công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước. Thông qua hoạt động nhập khẩu chúng ta đã được tiếp xúc với những trang thiết bị hiện đại, tiên tiến, dần từng bước theo kịp các nước phát triển. Đồng thời với những trang thiết bị đó, chúng ta thực sự làm quen với nhịp độ công nghệ mới, lao động trong môi trường mới - tự động. Do đó trong sản xuất có sự thay đổi lớn. Thứ hai, nhập khẩu góp phần bổ sung kịp thời những mặt mất cân đối của nền kinh tế, đảm bảo một sự phát triển cân đối và ổn định, khai thác đến mức tối đa tiềm năng và khả năng của nền kinh tế vào vòng quay kinh tế. Thứ ba, nhập khẩu góp phần cải thiện và nâng cao mức sống của nhân dân. Bên cạnh việc thoả mãn nhu cầu trực tiếp của nhân dân về hàng tiêu dùng, hoạt động nhập khẩu còn đảm bảo đầu vào cho sản xuất, tạo việc làm ổn định cho người lao động. Thứ tư, nhập khẩu có vai trò tích cực thúc đẩy xuất khẩu, góp phần nâng cao chất lượng sản xuất hàng xuất khẩu, tạo môi trường thuận lợi cho việc xuất khẩu hàng Việt Nam ra nước ngoài. 1.1.2.2. Đối với các doanh nghiệp Cũng như đối với nền kinh tế, hoạt động nhập khẩu đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của các doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp kinh doanh XNK nói riêng. Bởi vì đây là một trong những nghiệp vụ đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh ở các doanh nghiệp diễn ra một cách thường xuyên, liên tục, là chìa khoá mở ra cánh cửa cho hoạt động kinh doanh quốc tế của các doanh nghiệp đồng thời là nguồn thu lớn đóng góp vào lợi nhuận cho toàn doanh nghiệp và đảm bảo công ăn việc làm cho cán bộ công nhân viên của doanh nghiệp. Có thể kháí quát vai trò của hoạt động nhập khẩu đối với các doanh nghiệp như sau: Thứ nhất, nhập khẩu góp phần đổi mới máy móc thiết bị, thay đổi phương thức quản lý, sản xuất nhằm nâng cao năng suất và hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Thứ hai, nhập khẩu góp phần mở rộng quan hệ của doanh nghiệp với các bạn hàng trong nước và quốc tế. Tạo ra những cơ hội làm ăn mới cho doanh nghiệp. Thứ ba, nhập khẩu cũng có vai trò nâng cao năng lực cạnh tranh cho các sản phẩm của doanh nghiệp, năng lực cạnh tranh của nghành trên bình diện quốc gia cũng như nâng cao khả năng cạnh tranh của sản phẩm, ngành, quốc gia trên bình diện quốc tế. Điều này có vai trò rất quan trọng trong quá trình Việt Nam hội nhập kinh tế quốc tế mà trong đó các doanh nghiệp Việt Nam là một chủ thể không thể tách rời đối với tiến trình này. Thứ tư, nhập khẩu là một hoạt động kinh doanh, do vậy nhập khẩu cũng góp phần vào việc đảm bảo mục tiêu của doanh nghiệp. Tóm lại, vai trò của nhập khẩu là không thể phủ nhận. Tuy nhiên, nhập khẩu như thế nào lại là vấn đề nan giải. Nếu nhập khẩu một cách ồ ạt các thiết bị cũ kĩ lạc hậu hoặc nhập khẩu các sản phẩm trong nước đã sản xuất được sẽ bóp chết nền sản xuất trong nước gây thiệt hại đến lợi ích của quốc gia. Vì vậy cần phải có chính sách nhập khẩu hợp lý để khai thác triệt để lợi ích của nhập khẩu cũng như mỗi bản thân doanh nghiệp phải nhận thức được hoạt động nhập khẩu mà doanh nghiệp đang tiến hành trên nhiều mặt, không chạy theo mụch đích lợi nhuận mà bỏ qua lợi ích xã hội. 1.1.3. Các hình thức nhập khẩu hàng hoá Do điều kiện kinh doanh và sự sáng tạo, năng động của các doanh nhân nên trên thực tế đã xuất hiện rất nhiều hình thức nhập khẩu.Tuỳ theo các tiêu chí khác nhau mà ta có thể phân chia các hình thức nhập khẩu thành các nhóm khác nhau. Một số cách phân loại chủ yếu đó là: Theo chủ thể của hoạt động nhập khẩu: Nhập khẩu tự doanh (Nhập khẩu trực tiếp). Nhập khẩu uỷ thác. Theo mục đích nhập khẩu: Nhập khẩu hàng mậu dịch. Nhập khẩu hàng phi mậu dịch. Theo phương thức nhập khẩu: Nhập khẩu theo phương thức mua bán thông thường. Nhập khẩu theo phương thức hàng đổi hàng. Theo nguồn gốc và hình thức giao hàng: Nhập khẩu trực tiếp. Nhập khẩu uỷ thác. Tạm nhập tái xuất. Trong đó, cách phân loại dựa theo tiêu chí chủ thể của hoạt động nhập khẩu là cách phân loại phổ biến nhất, được nhiều người sử dụng. Sau đây em xin đi sâu trình bày về các hình thức nhập khẩu dựa theo cách phân loại này: 1.1.3.1. Nhập khẩu tự doanh Đây là hình thức nhập khẩu trực tiếp. Trong đó, bên mua và bên bán trực tiếp giao dịch với nhau, hàng hoá được mua trực tiếp từ nước ngoài mà không thông qua trung gian. Bên xuất khẩu trực tiếp giao hàng cho bên nhập khẩu. Theo hình thức này có những bước giao dịch là hỏi giá, phát giá, đặt hàng, hoàn giá, chấp nhận, xác nhận. Doanh nghiệp kinh doanh nhập khẩu phải trực tiếp làm các hoạt động nghiên cứu thị trường trong và ngoài nước, tìm kiếm đối tác, giao dịch, đàm phán kí kết hợp đồng... và tự bỏ vốn để tổ chức kinh doanh hàng nhập khẩu, phải chịu mọi chi phí như: nghiên cứu thị trường, giao dịch, kí kết hợp đồng, giao nhận, lưu kho, tiêu thụ hàng hoá... Khi nhập khẩu tự doanh thì doanh nghiệp XNK được tính kim ngạch và khi tiêu thụ thì phải chịu thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp. Các doanh nghiệp kinh doanh nhập khẩu theo hình thức này phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về hoạt động kinh doanh của mình từ thu thập thông tin thị trường cho đến kí kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Độ rủi ro của hình thức nhập khẩu trực tiếp cao hơn so với hình thức nhập khẩu qua trung gian nhưng lại mang lại nhiều lợi nhuận hơn cho doanh nghiệp. Hình thức nhập khẩu này được sử dụng phổ biến ở nước ta hiện nay. Vì xu hướng giảm dần các doanh nghiệp nhà nước và thay vào đó là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, nên các doanh nghiệp có điều kiện cũng như mong muốn được nhập khẩu trực tiếp để tăng thu. Hơn nữa, loại hình này áp dụng trong nhập khẩu những hàng hoá thông thường nên khối lượng lớn và liên tục. 1.1.3.2. Nhập khẩu uỷ thác Là hoạt động nhập khẩu hình thành giữa một doanh nghiệp trong nước có vốn ngoại tệ riêng, có nhu cầu cần nhập khẩu một số loại hàng hoá nhưng không có quyền tham gia hoặc không có điều kiện nhập khẩu trực tiếp đã uỷ thác cho doanh nghiệp khác có chức năng trực tiếp tham gia giao dịch ngoại thương tiến hành nhập khẩu hàng hoá theo yêu cầu của mình. Bên nhận uỷ thác phải tiến hành đàm phán với đối tác nước ngoài và làm thủ tục nhập khẩu hàng hoá theo yêu cầu của bên uỷ thác. Bên nhận uỷ thác sẽ nhận được một phần thù lao gọi là phí uỷ thác. Trong hoạt động này, doanh nghiệp XNK (bên nhận uỷ thác) sẽ không phải bỏ vốn, không phải xin hạn ngạch (nếu có), không phải nghiên cứu thị trường tiêu thụ cho hàng hoá mà chỉ đứng ra đại diện bên uỷ thác tiến hành giao dịch, đàm phán, kí kết hợp đồng, làm thủ tục nhập hàng cũng như thay mặt bên uỷ thác khiếu nại, đòi bồi thường với đối tác nước ngoài khi có tổn thất. Hình thức này giúp cho doanh nghiệp nhận uỷ thác không mất nhiều chi phí, độ rủi ro thấp nhưng lợi nhuận từ hoạt động này không cao. Khi tiến hành nhập khẩu uỷ thác, doanh nghiệp kinh doanh nhập khẩu uỷ thác sẽ phải lập hai hợp đồng là hợp đồng nhập khẩu ký với đối tác nước ngoài và một hợp đồng nhận uỷ thác nhập khẩu với bên uỷ thác. Khi tiến hành nhập khẩu uỷ thác, doanh nghiệp nhận uỷ thác sẽ chỉ tính kim nghạch nhập khẩu chứ không tính vào doanh số. Hợp đồng nhập khẩu uỷ thác thường áp dụng cho những hàng hoá chuyên dùng, máy móc thiết bị kĩ thuật. 1.1.4. Quy trình hoạt động nhập khẩu 1.1.4.1. Nghiên cứu thị trường Đây là công việc đầu tiên mà bất kì một doanh nghiệp kinh doanh XNK nào cũng cần phải thực hiện và phải trở thành công việc thường xuyên trong hoạt động XNK của doanh nghiệp. Nghiên cứu thị trường trong nước. Các doanh nghiệp kinh doanh nhập khẩu luôn phải tự quyết định: mua cái gì, bán cho ai, theo hình thức nào và với giá là bao nhiêu mà vẫn thu được lợi nhuận? và để giải quyết những vấn đề này thì việc nghiên cứu thị trường trong nước là vô cùng quan trọng, là tiền đề để có được những quyết định đúng đắn. Khi nghiên cứu thị trường trong nước, doanh nghiệp cần phải quan tâm đến những thông tin như: Tình hình kinh tế và các số liệu thống kê về kinh tế và ngoại thương, các yếu tố kinh tế, tài chính và thị trường vào thời điểm hiện tại có ảnh hưởng đến nhu cầu nhập khẩu hay không? Tìm hiểu các thông tin về sản phẩm thông qua các cơ hội bán hàng, số lượng khách hàng có nhu cầu mua hàng, sức mua của thị trường, nhịp độ mua mặt hàng đó trên thị trường (chu kì mua lặp lại). Tìm hiểu đối thủ cạnh tranh trên thị trường về năng lực, thị phần, khách hàng, kỹ thuật xúc tiến thương mại. Tìm hiểu các chính sách và pháp luật thương mại, các kế hoạch phát triển kinh tế và ngoại thương, các thủ tục hành chính hải quan và yêu cầu về chứng từ XNK. Nghiên cứu thị trường nước ngoài. Thông tin về thị trường quốc tế là những thông tin cần thiết và rất quan trọng đối với hoạt động nhập khẩu của doanh nghiệp. Nó giúp doanh nghiệp lập chiến lược, kế hoạch kinh doanh và thực hiện hoạt động thương mại và đặc biệt là xúc tiến thương mại nhằm lựa chọn được bạn hàng đáng tin cậy, nguồn hàng ổn định và có chất lượng phù hợp với nhu cầu của thị trường trong nước. Nghiên cứu thị trường quốc tế là công việc rất khó khăn và phức tạp do sự khác biệt lớn về chính trị, địa lý, văn hoá, phong tục tập quán. Mục đích của công việc này là nhằm tìm hiểu thông tin về khả năng sản xuất, giá cả và sự biến động của thị trường, môi trường kinh tế chính trị, luật pháp và tập quán kinh doanh của các bạn hàng quốc tế. Khi nghiên cứu thị trường quốc tế, doanh nghiệp cần nắm vững được tình hình các nguồn cung cấp trên thị trường quốc tế mà doanh nghiệp có khả năng giao dịch rồi từ đó nghiên cứu đặc điểm các nước cung cấp trên các phương diện: Phân tích tình hình cung - cầu của hàng hoá mà doanh nghiệp dự định nhập khẩu. Tìm hiểu những thông tin về thị trường như: các thông tin đại cương về đất nước con người, tình hình về chính trị xã hội, những thông tin kinh tế cơ bản, cơ sở hạ tầng, các chính sách kinh tế ngoại thương, tìm hiểu hệ thống ngân hàng, tín dụng, điều kiện vận tải và tình hình giá cước. Nghiên cứu về giá cả hàng hoá trên thị trường thế giới. Doanh nghiệp cần chú ý thu thập thông tin trên thị trường quốc tế thông qua các nguồn như: sách, báo, tạp chí, bản tin, internet, hội chợ triển lãm, hội thảo, các tổ chức xúc tiến thương mại, đại diện thương mại, tổ chức dịch vụ thông tin chuyên nghiệp, các tổ chức liên quan đến hoạt động XNK như ngân hàng, hải quan, hãng vận tải... 1.1.4.2. Lập phương án kinh doanh. Phương án kinh doanh là kế hoạch hoạt động của đơn vị nhằm đạt đến những mục tiêu xác định trong kinh doanh. Sau khi đã hoàn tất việc nghiên cứu thị trường, doanh nghiệp phải lập ra được một phương án kinh doanh. Một phương án kinh doanh thường gồm những nội dung cơ bản như: tình hình hàng hoá, thị trường và khách hàng, dự đoán hướng biến động của thị trường, xác định thời cơ mua bán, phương hướng thị trường và thương nhân, đặt ra mục tiêu (tối đa và tối thiểu), biện pháp hành động cụ thể, sơ bộ đánh giá hiệu quả. Dựa trên những thông tin đã thu thập được thông qua nghiệp vụ nghiên cứu thị trường trong và ngoài nước, doanh nghiệp phải đưa ra được phương án kinh doanh tối ưu của mình. Để lập một phương án kinh doanh, doanh nghiệp cần tiến hành các bước sau: Bước 1: Đánh giá tổng quát tình hình thị trường và thương nhân. Phân tích những khó khăn, thuận lợi trong kinh doanh. Bước 2: Lựa chọn các mặt hàng, thời cơ, điều kiện và phương thức kinh doanh (phải chứng minh được sự lựa chọn của mình là đúng trên cơ sở phân tích tình hình thực tế). Bước 3: Đề ra mục tiêu: phải là những mục tiêu cụ thể, bằng số liệu rõ ràng: sẽ bán (mua) bao nhiêu hàng? với giá cả bao nhiêu? sẽ thâm nhập vào thị trường nào? mua (bán) với ai?... Bước 4: Đề ra biện pháp thực hiện. Những biện pháp này là những công cụ để đạt tới những mục tiêu đề ra. Bao gồm cả những biện pháp ở trong nước và những biện pháp ở nước ngoài. Bước 5: Sơ bộ đánh giá hiệu quả kinh tế của việc kinh doanh thông qua việc tính một loạt các chỉ tiêu như: tỷ suất ngoại tệ hàng nhập khẩu, thời gian hoàn vốn, điểm hoà vốn… 1.1.4.3. Giao dịch và đàm phán. Giao dịch. Sau khi đã hoàn tất công tác chuẩn bị, doanh nghiệp nhập khẩu sẽ tiến hành giao dịch, thương lượng để đi đến kí kết hợp đồng mua bán với đối tác mà mình đã lựa chọn. Trong kinh doanh TMQT hiện nay có rất nhiều phương thức giao dịch. Mỗi phương thức giao dịch lại có những đặc điểm riêng khác nhau. Đối với nhà nhập khẩu, quá trình giao dịch thường gồm những công việc sau: Hỏi giá hoặc đặt hàng. Hỏi giá là việc người mua đề nghị người bán báo cho mình biết giá cả và các điều kiện để mua hàng. Nội dung của một hỏi giá thường bao gồm: tên hàng, quy cách, phẩm chất, số lượng, thời gian giao hàng mong muốn. Giá cả mà người mua có thể trả cho mặt hàng đó thường được người mua giữ kín, nhưng để tránh mất thời gian hỏi đi hỏi lại, người mua nêu rõ những điều kiện mà mình mong muốn để làm cơ sở giao hàng. Hỏi giá không ràng buộc trách nhiệm của người hỏi giá, cho nên người hỏi giá có thể hỏi nhiều nơi nhằm nhận được nhiều bản chào hàng cạnh tranh nhau để so sánh lựa chọn bản chào hàng thích hợp nhất. Tuy nhiên, nếu người mua hỏi giá nhiều nơi quá sẽ gây nên thị trường ảo tưởng là nhu cầu quá căng thẳng. Đó là điều không có lợi cho người mua. Đặt hàng là việc người nhập khẩu đề nghị kí kết hợp đồng mua bán hàng hoá. Trong đơn đặt hàng, người mua nêu cụ thể về hàng hoá định mua và tất cả những nội dung cần thiết cho việc ký kết hợp đồng. Xử lý chào hàng của người bán gửi đến. Chào hàng là lời đề nghị ký kết hợp đồng của người bán về việc mua bán hàng hoá. Có hai loại chào hàng chính là chào hàng cố định và chào hàng tự do. Khi nhận được chào hàng từ phía người bán gửi đến, doanh nghiệp nhập khẩu sẽ xử lý theo một trong hai cách sau: Nếu không đồng ý hoàn toàn với chào hàng đó mà đưa ra một đề nghị mới thì doanh nghiệp gửi cho người chào hàng đề nghị mới này (còn gọi là hoàn giá). Khi đó, chào hàng trước coi như huỷ bỏ. Trong buôn bán quốc tế, mỗi lần giao dịch thường trải qua nhiều lần hoàn giá mới đi đến kết quả. Nếu doanh nghiệp nhập khẩu chấp nhận hoàn toàn mọi điều kiện của chào hàng thì gửi cho người chào hàng bản chấp nhận chào hàng trong thời hạn hiệu lực của chào hàng. Xác nhận. Sau khi đã thống nhất thoả thuận với nhau về mọi điều kiện giao dịch, hai bên tiến hành ghi lại và xác nhận những điều khoản đã được thoả thuận đó. Về phía người nhập khẩu, công việc xác nhận bao gồm ký vào giấy xác nhận mua hàng, gửi giấy này cho người bán đồng thời nhận giấy xác nhận bán hàng do phía bên kia gửi đến. Đàm phán. Đàm phán là một công đoạn quan trọng trong toàn bộ quá trình nhập khẩu của một doanh nghiệp. Đàm phán có thể diễn ra dưới nhiều hình thức khác nhau, ngoài hình thức gặp mặt trực tiếp còn có các hình thức khác như qua thư từ, điện tín, fax hoặc điện thoại... Mỗi hình thức đều có những ưu nhược điểm riêng, tuỳ theo từng trường hợp cụ thể mà lựa chọn hình thức đàm phán cho phù hợp. Để thực hiện đàm phán thắng lợi, hướng đối phương theo mục đích của doanh nghiệp là cả một nghệ thuật. Do đó doanh nghiệp phải hết sức lưu ý đến mọi yếu tố của cuộc đàm phán từ khâu tổ chức đàm phán, lựa chọn hình thức đàm phán, địa điểm đàm phán, thời gian đàm phán, bối cảnh đàm phán, các chiến thuật và thủ thuật mà doanh nghiệp sẽ sử dụng trong quá trình đàm phán. Mục đích cuối cùng là ký được hợp đồng mua bán hàng hoá sao cho có lợi nhất cho doanh nghiệp. 1.1.4.4. Kí kết hợp đồng nhập khẩu. Sau khi đàm phán kết thúc thành công, các bên sẽ tiến hành ký kết hợp đồng mua bán ngoại thương. Đối với người kinh doanh TMQT nói chung đều cần phải tiến hành ký kết hợp đồng kịp thời ngay khi điều kiện ký kết đã chín muồi. Hợp đồng đơn thuần là sản phẩm cuối cùng của sự thương lượng giữa người mua và người bán. Hợp đồng là một cam kết bằng văn bản quy định những quyền lợi và trách nhiệm của các bên trong việc trao đổi mua bán hàng hoá - dịch vụ. Người đại diện hợp pháp có đủ tư cách pháp nhân của doanh nghiệp sẽ là người trực tiếp kí vào các văn bản này sau khi đã kiểm tra kỹ lưỡng nội dung cũng như hình thức của hợp đồng được soạn thảo ra. Việc kí kết các hợp đồng kinh doanh quốc tế có thể diễn ra theo hai phương thức: Ký kết hợp đồng trực tiếp. Ký kết hợp đồng gián tiếp. Khi kí kết hợp đồng, các bên cần lưu ý một số đặc điểm như sau: Cần thoả thuận thống nhất với nhau tất cả những điều khoản cần thiết trước khi ký hợp đồng. Cần đề cập đến cơ sở pháp lý và mọi vấn đề liên quan, tránh phải dùng tập quán thương mại địa phương để giải quyết những tranh chấp phát sinh sau này. Hợp đồng không được có những điều khoản trái với luật hiện hành. Khi soạn thảo hợp đồng cần trình bày rõ ràng, chính xác, tránh dùng những từ mập mờ có thể suy luận ra nhiều cách. Hợp đồng thường do một bên soạn thảo, trước khi ký kết bên kia cần kiểm tra thật kỹ lưỡng, đối chiếu với những thoả thuận đã đạt được trong đàm phán. Người đứng ra ký hợp đồng phải là người có thẩm quyền. Ngôn ngữ dùng để xây dựng hợp đồng phải là ngôn ngữ các bên dùng thông thạo. 1.1.4.5. Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Sau khi hợp đồng mua bán ngoại thương được ký kết, đơn vị kinh doanh XNK với tư cách là một bên ký kết phải tổ chức thực hiện hợp đồng đó. Đây là một công việc rất phức tạp, nó đòi hỏi phải tuân thủ pháp luật quốc gia và quốc tế, đảm bảo được quyền lợi và uy tín kinh doanh của mỗi bên. Đồng thời các bên phải thể hiện được nghĩa vụ và trách nhiệm của mình đối với các điều khoản mà hai bên đã thống nhất và ký kết. Về mặt kinh doanh, trong quá trình thực hiện hợp đồng, đơn vị kinh doanh XNK phải cố gắng tiết kiệm chi phí lưu thông, nâng cao tính doanh lợi và hiệu quả của toàn bộ nghiệp vụ giao dịch. 1.2. Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Như đã trình bày ở trên, tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu là một công việc rất khó khăn, phức tạp. Chính vì vậy nên khi tổ chức thực hiện một hợp đồng nhập khẩu đòi hỏi doanh nghiệp phải có một quy trình nhất định, rõ ràng. Chính điều này giúp cho doanh nghiệp tránh được các rủi ro không đáng có. Sau đây là quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu thường được các doanh nghiệp kinh doanh XNK sử dụng để tiến hành hoạt động kinh doanh nhập khẩu của mình: Sơ đồ1.1: Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Xin giấy phép nhập khẩu (nếu có) Làm thủ tục mở L/C (nếu thanh toán bằng L/C) Người mua đôn đốc người bán giao hàng Thuê phương tiện vận tải Mua bảo hiểm Làm thủ tục hải quan Nhận hàng nhập khẩu Kiểm tra hàng hoá nhập khẩu Làm thủ tục thanh toán Giải quyết các tranh chấp, khiếu nại (nếu có) Bước 1: Xin giấy phép nhập khẩu. Giấy phép nhập khẩu là một biện pháp quan trọng để nhà nước quản lý hoạt động nhập khẩu. Vì thế khi ký kết hợp đồng nhập khẩu doanh nghiệp phải xin giấy phép nhập khẩu để thực hiện hợp đồng đó. Theo nghị định số 12/2006/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/05/2006 quy định thương nhân là doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế được thành lập theo quy định của pháp luật được phép XNK hàng hoá theo những ngành nghề đã đăng ký theo giấy chứng nhận kinh doanh. Như vậy thì tất cả các doanh nghiệp có tư cách pháp nhân đều được phép tiến hành nhập khẩu hàng hoá theo ngành nghề đã đăng ký và doanh nghiệp chỉ cần đăng ký mã số kinh doanh XNK của mình với hải quan địa bàn mình có trụ sở chính. Tuy nhiên thì đối với những mặt hàng thuộc danh mục hàng hoá cấm nhập khẩu, nhập khẩu có điều kiện hay tạm ngừng nhập khẩu thì doanh nghiệp cần phải xin giấy phép nhập khẩu. Để xin giấy phép nhập khẩu, doanh nghiệp phải xuất trình bộ hồ sơ xin giấy phép bao gồm: Hợp đồng nhập khẩu. Phiếu hạn ngạch (nếu hàng thuộc diện quản lý bằng hạn ngạch). Hợp đồng uỷ thác nhập khẩu (nếu đó là trường hợp nhập khẩu uỷ thác)… Việc cấp giấy phép nhập khẩu được phân công như sau: Bộ Thương Mại (các phòng cấp giấy phép) cấp những giấy phép nhập khẩu hàng mậu dịch nếu hàng đó thuộc danh mục quản lý của Nhà nước. Tổng cục hải quan cấp giấy phép nhập khẩu hàng phi mậu dịch (hàng mẫu, quà biếu, hàng triển lãm). Mỗi giấy phép chỉ cấp cho một chủ hàng kinh doanh để nhập khẩu một hoặc một số mặt hàng với một số nước nhất định, chuyên chở bằng một phương thức vận tải và giao nhận tại một cửa khẩu nhất định. Bước 2: Mở L/C (nếu thanh toán bằng L/C). Thư tín dụng (Letter of credit – L/C) là một văn bản pháp lý trong đó ngân hàng mở L/C cam kết trả tiền cho người xuất khẩu nếu họ xuất trình đầy đủ bộ chứng từ thanh toán hợp lệ và phù hợp với nội dung của L/C. Thanh toán tiền hàng bằng L/C là phương thức thanh toán đảm bảo hợp lý, thuận tiện an toàn, hạn chế rủi ro cho cả bên mua và bên bán. Khi hợp đồng nhập khẩu quy định phương thức thanh toán là L/C thì một trong những công việc đầu tiên mà bên nhập khẩu phải làm để thực hiện hợp đồng nhập khẩu là mở L/C. Về thời gian mở L/C: Thông thường thì L/C được mở trước thời hạn giao hàng khoảng từ 20-25 ngày nếu như hợp đồng không quy định cụ thể. Nhưng để hợp đồng được chặt chẽ thì trong hợp đồng người ta thường quy định cụ thể ngày mở L/C. Căn cứ để mở L/C: Là điều khoản của hợp đồng nhập khẩu. Khi mở L/C công ty phải dựa vào căn cứ này để điền vào phiếu in sẵn của ngân hàng mở L/C gọi là “ Giấy xin mở thư tín dụng nhập khẩu”. Cách thức mở L/C tại Việt Nam: Để mở L/C doanh nghiệp XNK phải tiến hành các công việc sau: Nộp hồ sơ và lập đơn xin mở L/C. Ký quỹ để mở tài khoản thư tín dụng. Thanh toán phí mở L/C. Khi được ngân hàng thông báo đã mở L/C, nhà nhập khẩu liên hệ với ngân hàng để kiểm tra các chi tiết của L/C có phù hợp với hợp đồng không, rồi nhờ ngân hàng chuyển đến cho nhà xuất khẩu. Nếu có điều gì chưa thích hợp cần tu chỉnh, nhà nhập khẩu làm đơn yêu cầu ngân hàng tu chỉnh L/C (theo sự thống nhất với nhà xuất khẩu), trong đó có ghi đầy đủ các chi tiết cần tu chỉnh. Sau đó thông báo kết quả đã tu chỉnh. Bước 3: Người mua đôn đốc người bán giao hàng. Để quá trình nhập khẩu đúng tiến độ như đã quy định trong hợp đồng, nhà nhập khẩu cần phải đôn đốc phía bán giao hàng theo đúng số lượng chất lượng, quy cách bao bì…và đúng hạn. Như vậy mới không làm chậm trễ tiến độ kinh doanh của doanh nghiệp nhập khẩu. Bước 4: Thuê t._.àu lưu cước. Phần lớn hàng hoá giao dịch mua bán trên thị trường thế giới đều được thực hiện vận chuyển bằng đường biển (chiếm khoảng 80 % khối lượng hàng hoá trong buôn bán quốc tế) bởi những tính ưu việt của loại hình vận tải này. Vì thế nghiệp vụ thuê tàu vận chuyển hàng hoá bằng đường biển đã trở thành nghiệp vụ phổ biến, cơ bản và gần như không thể thiếu trong đa số các hoạt động XNK trên thế giới hiện nay. Đối với nhà nhập khẩu, nghiệp vụ thuê tàu để vận chuyển hàng hoá chỉ phát sinh khi trong hợp đồng mua bán quy định nghĩa vụ này thuộc về phía người mua (theo điều kiện giao hàng nhóm F và EXW). Nhà nhập khẩu sẽ tiến hành nghiệp vụ thuê tàu của mình dựa trên các căn cứ sau: Những điều khoản của hợp đồng mua bán. Đặc điểm của hàng hoá mua bán. Điều kiện vận tải. Hiện nay trên thế giới có ba phương thức thuê tàu cho nhà nhập khẩu lựa chọn. Đó là: Phương thức thuê tàu chợ: Thuê tàu chợ còn gọi là lưu cước tàu chợ (Booking Shipping Space) là người chủ hàng thông qua môi giới hoặc tự mình đứng ra yêu cầu chủ tàu giành cho thuê một phần chiếc tàu để chở hàng từ cảng này qua cảng khác. Phương thức thuê tàu chuyến: Thuê tàu chuyến là chủ tàu (Shipowner) cho người thuê tàu (charter) thuê toàn bộ hay một phần chiếc tàu chạy rông để chuyên chở hàng hoá từ một hay vài cảng này đến một hay vài cảng khác. Mối quan hệ giữa người chủ tàu và người thuê tàu được điều chỉnh bằng một văn bản gọi là hợp đồng thuê tàu chuyến (C/P – Voyage Charter Party). Phương thức thuê tàu định hạn: Thuê tàu định hạn là chủ tàu cho người thuê tàu con tàu để sử dụng vào mục đích chuyên chở hàng hoá hoặc cho thuê lại trong thời gian nhất định, chủ tàu có trách nhiệm chuyển giao quyền sử dụng chiếc tàu cho người thuê và đảm bảo “khả năng đi biển” của chiếc tàu trong suốt thời gian thuê. Còn người thuê tàu có trách nhiệm trả tiền thuê và chịu trách nhiệm về việc kinh doanh khai thác tàu, sau khi hết thời gian thuê phải trả cho chủ tàu trong tình trạng kỹ thuật tốt tại cảng và trong thời gian quy định. Nói chung nghiệp vụ thuê tàu, lưu cước đòi hỏi người đi thuê phải có kinh nghiệm nghiệp vụ, có đầy đủ thông tin về tình hình thị trường thuê tàu và tin thông các điều kiện thuê tàu. Vì thế trong thực tế đa số các doanh nghiệp kinh doanh XNK thường uỷ thác việc thuê tàu, lưu cước cho một công ty hàng hải như: Vietfracht, Vosa, Transimex... Nhà nhập khẩu căn cứ vào đặc điểm của hoạt động kinh doanh nhập khẩu của doanh nghiệp cũng như đặc điểm vận chuyển của hàng hoá để lựa chọn loại hợp đồng uỷ thác thích hợp. Hiện có hai loại hợp đồng uỷ thác thuê tàu là: Hợp đồng uỷ thác thuê tàu cả năm và hợp đồng uỷ thác thuê tàu chuyến. Bước 5: Mua bảo hiểm. Do đặc điểm của hợp đồng kinh doanh TMQT là hàng hoá thường phải vận chuyển trên một quãng đường dài từ nước này sang nước khác trong thời gian dài. Chính vì thế hàng hoá thường gặp nhiều rủi ro, tổn thất. Để đảm bảo an toàn trong kinh doanh, các nhà XNK thường tiến hành mua bảo hiểm cho hàng hoá của mình thông qua một hợp đồng bảo hiểm. Hợp đồng bảo hiểm có thể là hợp đồng bảo hiểm bao (Open policy) hoặc hợp đồng bảo hiểm chuyến (Voyage policy). Hiện nay bảo hiểm hàng hoá bằng đường biển là loại bảo hiểm phổ biến nhất trong hoạt động ngoại thương. Nhà nhập khẩu chỉ mua bảo hiểm cho hàng hoá trong trường hợp nhập khẩu theo điều kiện thương mại nhóm E, F và nhóm C (trừ CIF và CIP). Khi đi mua bảo hiểm cho hàng hoá, nhà nhập khẩu cần thực hiện theo trình tự sau: Chọn điều kiện thích hợp để mua bảo hiểm. Nhà nhập khẩu cần căn cứ vào: đặc tính của hàng hoá, tính chất bao bì và phương thức xếp hàng, điều khoản hợp đồng, loại tàu chuyên chở... để chọn điều kiện bảo hiểm thích hợp: đảm bảo an toàn cho hàng hoá và đạt hiệu quả kinh tế cao. Làm giấy yêu cầu bảo hiểm. Nhà nhập khẩu căn cứ vào hợp đồng và L/C (nếu có) điền đầy đủ các nội dung trong giấy yêu cầu bảo hiểm. Ngoài ra, nhà nhập khẩu còn phải báo cho người bảo hiểm những tình huống quan trọng khác mà họ biết để giúp người bảo hiểm phán đoán rủi ro. Đóng phí bảo hiểm và lấy chứng thư bảo hiểm. Sau khi nộp giấy yêu cầu bảo hiểm cho người bảo hiểm, người bảo hiểm sẽ xác định số phí phải đóng, nhà nhập khẩu đóng phí bảo hiểm và nhận chứng thư bảo hiểm (đơn bảo hiểm hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm). Bước 6: Làm thủ tục hải quan. Làm thủ tục hải quan là một công việc mà bất kỳ doanh nghiệp kinh doanh XNK nào cũng đều phải thực hiện khi có hàng hoá đi ngang qua biên giới quốc gia. Thủ tục hải quan là một công cụ để quản lý hành vi buôn bán quốc tế theo pháp luật của nhà nước nhằm: ngăn chặn tình trạng XNK lậu qua biên giới, kiểm tra giấy tờ có sai sót, giả mạo không, thống kê số liệu về hàng XNK. Quá trình làm thủ tục hải quan bao gồm ba bước chủ yếu sau đây: Khai báo - nộp tờ khai hải quan. Trong bước này, chủ hàng phải kê khai chi tiết về hàng hoá nhập khẩu theo mẫu tờ khai hải quan để cơ quan hải quan kiểm tra các thủ tục giấy tờ. Việc kê khai phải được tiến hành một cách trung thực, chính xác. Sau khi kê khai đầy đủ các nội dung của tờ khai, doanh nghiệp nộp tờ khai đó cho cơ quan hải quan kèm với một số chứng từ khác, chủ yếu là: giấy phép nhập khẩu, hoá đơn, phiếu đóng gói, bảng kê khai chi tiết, giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá... Xuất trình hàng hoá. Bước tiếp theo, doanh nghiệp phải tổ chức xuất trình hàng hoá nhập khẩu cho cơ quan hải quan kiểm tra. Hàng hoá nhập khẩu phải được sắp xếp trật tự, thuận tiện cho việc kiểm tra, kiểm soát. Toàn bộ chi phí cũng như nhân công về việc đóng, mở các kiện hàng do chủ hàng chịu. Yêu cầu của việc xuất trình hàng hoá là sự trung thực của chủ hàng. Đối với khối lượng hàng hoá ít thì chủ hàng tổ chức vận chuyển tới kho của hải quan để kiểm lượng, làm thủ tục hải quan và nộp thuế (nếu có) khi hàng nhập khẩu lên bờ. Đối với những lô hàng nhập khẩu có khối lượng lớn, việc kiểm tra hàng hoá và giấy tờ của hải quan có thể diễn ra ở hai nơi: Tại cửa khẩu: nhân viên hải quan kiểm tra hàng hoá và các loại thủ tục giấy tờ ngay tại cửa khẩu nhập hàng hoá đó. Tại nơi giao nhận hàng hoá cuối cùng: nhân viên hải quan kiểm tra niêm phong kẹp chì và nội dung hàng hoá theo nghiệp vụ của mình tại kho của đơn vị nhập khẩu hoặc tại kho của chủ hàng. Thực hiện các quyết định của hải quan. Sau khi hoàn tất các công tác kiểm tra cần thiết theo quy định, cơ quan hải quan sẽ ra các quyết định như: Cho hàng qua biên giới (thông quan). Cho hàng hoá qua biên giới có điều kiện (ví dụ: phải sửa chữa khắc phục khuyết tật, phải bao bì lại). Cho hàng qua biên giới sau khi chủ hàng đã nộp thuế XNK. Không được phép XNK. Khi có các quyết định này thì nghĩa vụ của chủ hàng là phải nghiêm túc thực hiện các quyết định đó, nếu vi phạm sẽ thuộc vào tội hình sự. Bước 7: Nhận hàng nhập khẩu. Theo quy định của nhà nước (NĐ 200/CP ngày 31/12/1973) các cơ quan vận tải (ga, cảng) có trách nhiệm tiếp nhận hàng hoá nhập khẩu trên các phương tiện vận tải từ nước ngoài vào, bảo quản hàng hoá đó trong quá trình xếp dỡ, lưu kho, lưu bãi và giao cho các đơn vị đặt hàng theo lệnh giao hàng của đơn vị ngoại thương đã nhập lô hàng đó. Do đó, khi hàng cập cảng, hãng tàu sẽ trực tiếp đứng ra giao nhận hàng với cảng, rồi đưa hàng về vị trí an toàn: kho hoặc bãi. Chủ hàng phải kí hợp đồng uỷ thác cho cảng làm việc này. Trước khi tàu đến, đại lý tàu biển hoặc hãng tàu sẽ gửi “Giấy báo tàu đến” cho người nhận hàng, để họ biết và tới nhận “Lệnh giao hàng” (Delivery – D/O) tại đại lý tàu. Khi đi nhận D/O cần mang theo: Original B/L. Giấy giới thiệu của đơn vị. Có D/O nhà nhập khẩu cần nhanh chóng làm thủ tục để nhận lô hàng của mình. Thủ tục nhận hàng như sau: Nhận hàng rời hoặc hàng container rút ruột tại cảng: chủ hàng cần làm những công việc sau để nhận hàng: Đến cảng hoặc chủ tàu để đóng phí lưu kho và xếp dỡ, lấy biên lai. Sau đó, đem biên lai lưu kho, 3 bản D/O, Invoice và Packing list đến văn phòng đại lý hãng tàu tại cảng để ký xác nhận D/O, tìm vị trí để hàng, tại đây lưu một D/O. Mang 2 D/O còn lại đến bộ phận kho vận để làm phiếu xuất kho. Bộ phận này giữ một D/O và làm 2 phiếu xuất kho cho chủ hàng. Đem 2 phiếu xuất kho đến kho để xem hàng, làm thủ tục xuất kho, tách riêng hàng hoá để chờ hải quan kiểm tra, đến hải quan cảng mời hải quan kho bãi giám sát việc nhận hàng. Sau khi hải quan xác nhận “hoàn thành thủ tục hải quan” hàng được xuất kho, mang ra khỏi cảng để đưa về địa điểm quy định. Nhận nguyên container, hải quan kiểm tra tại kho riêng: Sau khi đã cân nhắc kỹ hiệu quả kinh tế, chủ hàng muốn nhận nguyên container, kiểm tra tại kho riêng, trong trường hợp này cần làm những việc: Làm đơn xin kiểm hàng tại kho riêng, nộp cùng bộ hồ sơ đăng kí thủ tục hải quan. Làm thủ tục mượn container tại hãng tàu, đóng tiền, ký quỹ, phí xếp dỡ, tiền vận chuyển container từ cảng về kho riêng (nếu thuê xe của hãng tàu). Đem bộ chứng từ bao gồm: D/O (3 bản) có chữ ký của nhân viên hải quan khâu đăng ký thủ tục, đóng dấu “đã tiếp nhận tờ khai”, biên lai thu phí xếp dỡ và phí vận chuyển của hãng tàu, biên lai thu tiền phí lưu giữ container, đơn xin mượn container đã được chấp thuận đến văn phòng đại lý hãng tàu để làm giấy phép xuất container khỏi bãi. Tại đây giữ một D/O. Cùng nhân viên phụ trách bãi tìm container, kiểm tra tính nguyên vẹn của container và Seal (kẹp chì). Nhận hai bản “Lệnh vận chuyển” của nhân viên kho bãi. Mang toàn bộ hồ sơ đến hải quan kho bãi để nhân viên hải quan kiểm tra, ký xác nhận số container và số seal, tờ khai và lệnh vận chuyển. Xuất container ra khỏi bãi, nộp một lệnh vận chuyển cho hải quan cổng cảng, một cho bảo vệ cảng, đưa container về kho riêng. Đến phòng giám quản, hải quan thành phố để đón hải quan đi kiểm tra. Kiểm hoá xong, nếu không có vấn đề gì sẽ được xác nhận “hoàn thành thủ tục hải quan”. Nhận nguyên tàu hoặc nhận hàng với số lượng lớn: Sau khi nhận D/O, nộp hồ sơ cho hải quan, nhận NOR (Notice of readines) thông báo sẵn sàng bốc hàng, nhân viên giao nhận tiến hành nhận hàng hoá. Trước khi mở hầm tàu cần có đại diện các cơ quan: Đơn vị nhập hàng. Đại diện người bán (nếu có văn phòng đại diện tại Việt Nam). Cơ quan kiểm định hàng hoá. Đại diện tàu, đại lý tàu. Hải quan giám sát. hải quan kiểm hoá. Đại diện cảng. Bảo hiểm (nếu nghi ngờ hàng có bảo hiểm bị hư hỏng). Trong quá trình nhận hàng, nhân viên giao nhận phải thường xuyên bám sát hiện trường, cập nhật số liệu từng giờ, từng ca, từng ngày. Kịp thời phát hiện sai sót để có biện pháp xử lý thích hợp. Bước 8: Kiểm tra hàng hoá nhập khẩu. Theo quy định của Nhà nước hàng nhập khẩu khi về qua cửa khẩu cần được kiểm tra kỹ càng. Mục đích của quá trình kiểm tra này là để bảo vệ quyền lợi hợp pháp của người mua, ngăn chặn kịp thời những hậu quả xấu, phân định trách nhiệm của các bên, đảm bảo uy tín cho các đơn vị kinh doanh và là cơ sở để khiếu nại sau này (nếu có). Mỗi cơ quan tuỳ theo chức năng của mình phải tiến hành công việc kiểm tra đó. Đơn vị kinh doanh nhập khẩu, với tư cách là một bên đứng tên trên vận đơn thì phải lập thư dự kháng (letter of reservation), nếu nghi ngờ hoặc thực sự thấy hàng bị tổn thất, thiếu hụt, không đồng bộ, không phù hợp với hợp đồng thì yêu cầu cơ quan có thẩm quyền lập biên bản giám định (survey report). Bước 9: Làm thủ tục thanh toán. Thanh toán là nghiệp vụ chủ yếu của người mua trong quá trình mua bán. Trong kinh doanh TMQT có rất nhiều phương thức thanh toán nhưng thông thường hay sử dụng là 3 phương thức: Nhờ thu. Chuyển tiền. Tín dụng chứng từ (L/C). (Trong đó hình thức L/C được dùng phổ biến nhất) Nếu hợp đồng quy định thanh toán bằng L/C khi bộ chứng từ gốc từ nước ngoài về đến ngân hàng ngoại thương thì doanh nghiệp phải tiến hành kiểm tra chứng từ, nếu thấy hợp lệ thì làm thủ tục trả tiền cho ngân hàng hoặc kí nhận sẽ thanh toán để nhận được bộ chứng từ nhận hàng. Nếu hợp đồng quy định thanh toán bằng phương thức nhờ thu kèm chứng từ thì sau khi nhận chứng từ ở ngân hàng ngoại thương, doanh nghiệp nhập khẩu phải kiểm tra chứng từ thấy phù hợp với hợp đồng thì chấp nhận trả tiền hoặc trả tiền để lấy chứng từ nhận hàng. Trong trường hợp nhờ thu phiếu trơn thì sau khi nhận hối phiếu đòi tiền của ngân hàng, nhà nhập khẩu có thể trả tiền hoặc từ chối trả tiền cho người bán. Phương thức này hoàn toàn bất lợi cho bên bán vì chỉ phụ thuộc vào ý muốn của người mua. Nếu thanh toán bằng phương thức chuyển tiền thì khi nhận được hàng do bên bán gửi và chứng từ ở ngân hàng chuyển về, đến thời hạn quy định thì doanh nghiệp nhập khẩu phải viết lệnh chuyển tiền gửi đến ngân hàng yêu cầu ngân hàng chuyển tiền trả bên xuất khẩu. Có hai hình thức, điện chuyển tiền (T/T) và thư chuyển tiền (M/T). Trong đó, Việt Nam hay sử dụng hình thức điện chuyển tiền, phương thức này nhanh hơn thư chuyển tiền nhưng chi phí cao hơn nhiều, vì vậy khi sử dụng cần cân nhắc kỹ. Bước 10: Khiếu nại và giải quyết khiếu nại (nếu có). Khiếu nại là một trong hai cách giải quyết các tranh chấp phát sinh trong ngoại thương. Bằng cách khiếu nại, các bên đương sự thương lượng với nhau để giải quyết các tranh chấp. Trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu, nếu chủ hàng nhập khẩu phát hiện thấy hàng bị tổn thất, đổ vỡ, thiếu hụt hay mất mát thì phải lập hồ sơ khiếu nại trong thời hạn quy định. Bởi vì qua thời hạn đó đơn khiếu nại không có giá trị. Hồ sơ khiếu nại bao gồm: đơn khiếu nại và các chứng từ kèm theo làm bằng chứng khiếu nại như hợp đồng mua bán, vận đơn, các biên bản giám định của cơ quan có thẩm quyền... Bộ hồ sơ hoàn tất phải được gửi ngay cho đối tượng mà người nhập khẩu khiếu nại. Tuỳ theo tính chất của tổn thất mà đối tượng khiếu nại có thể là bên bán, người vận tải hay công ty bảo hiểm. Cụ thể: Đối tượng khiếu nại là người bán nếu người bán vi phạm hợp đồng như: không giao hàng, giao hàng chậm, giao hàng xấu hoặc giao hàng thiếu, bao bì không phù hợp... Đối tượng khiếu nại là người vận tải nếu hàng bị tổn thất trong quá trình vận chuyển hoặc sự tổn thất đó do người vận tải gây nên (B/L sạch nhưng hàng lại bị hư hỏng...). Đối tượng khiếu nại là công ty bảo hiểm nếu hàng hoá - đối tượng của bảo hiểm - bị tổn thất do thiên tai, tai nạn bất ngờ hoặc do người thứ ba gây nên mà những rủi ro này đã được mua bảo hiểm. Nếu tổn thất không rõ ràng người bị thiệt có quyền khiếu nại với một trong ba bên trên và bảo lưu với các bên còn lại. Khi khiếu nại sao hồ sơ khiếu nại và gửi cho các bên còn lại. Trường hợp nhà nhập khẩu bị khiếu nại về việc chậm nhận hàng, chậm thanh toán...thì người nhập khẩu phải có trách nhiệm giải quyết các khiếu nại đó. Trong trường hợp này, người nhập khẩu có quyền chứng minh rằng mình không có lỗi hoặc lỗi đó do một bên thứ ba gây ra. Nếu không chứng minh được thì nhà nhập khẩu phải có thái độ nghiêm túc, hợp tác, thận trọng xem xét yêu cầu của phái bên kia để có biện pháp giải quyết kịp thời, hợp tình, hợp lý hậu quả do lỗi của mình gây ra đồng thời đưa ra hình thức bồi thường thích hợp. Nếu tranh chấp xảy ra mà các bên không thể tự giải quyết thì có thể nhờ đến sự phán quyết của Hội đồng trọng tài mà hai bên đã chỉ định trong hợp đồng. Bộ hồ sơ kiện phải có đủ các chứng từ đã được lập trong hồ sơ khiếu nại, thư khiếu nại và trả lời thư khiếu nại của các bên và đơn kiện. Gửi bộ hồ sơ này cho Toà án hoặc Hội đồng trọng tài xem xét giải quyết. Các quyết định của Toà án sẽ là quyết định cuối cùng và có hiệu lực pháp lý mà các bên phải nghiêm chỉnh thực hiện. 1.3. Các nhân tố chủ yếu ảnh hưởng đến quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Nhập khẩu là hoạt động mua bán diễn ra trên phạm vi quốc tế. Vì vậy nó chịu ảnh hưởng bởi rất nhiều các nhân tố khác nhau. Muốn nâng cao hiệu quả cũng như hoàn thiện được quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của mình thì doanh nghiệp phải xác định được những nhân tố nào đang ảnh hưởng trực tiếp cũng như gián tiếp đến doanh nghiệp đồng thời dự báo được mức độ ảnh hưởng của các nhân tố đó đến hoạt động nhập khẩu nói chung và quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu nói riêng. 1.3.1. Các nhân tố khách quan. 1.3.1.1. Môi trường kinh doanh của doanh nhiệp. Mỗi một doanh nghiệp đều hoạt động trong một môi trường kinh tế - văn hoá - chính trị - xã hội nhất định. Môi trường đó đòi hỏi các nhân tố của nó phải phù hợp với quy luật chung của nó. Nếu đi ra ngoài quy luật đó thì các nhân tố đó không thể tồn tại và phát triển được. Chính vì vậy cần có sự hoà nhập giữa doanh nghiệp với môi trường kinh doanh. Hoạt động nhập khẩu là một hoạt động cần thiết của nền kinh tế quốc dân nhưng nó cũng không ra khỏi quy luật chung của sự hoà hợp các nhân tố. Nó đòi hỏi mỗi bước đi phải có sự chọn lọc cẩn thận, nhập khẩu phải thoả mãn nhu cầu trong nước và góp phần tích cực vào công cuộc xây dựng đất nước. Các nhân tố chủ yếu của môi trường kinh doanh tác động đến hoạt động nhập khẩu của doanh nghiệp bao gồm: môi trường kinh tế, yếu tố văn hoá chính trị, yếu tố khoa học công nghệ… Mỗi loại hình doanh nghiệp khác nhau thì mức độ tác động của các yếu tố môi trường là khác nhau. Sự tác động ở mức độ nào là do khả năng thích ứng của mỗi doanh nghiệp. 1.3.1.2. Chính sách và công cụ quản lý nhập khẩu của Nhà nước. Nhà nước sử dụng các công cụ và chính sách để điều tiết nền kinh tế, điều tiết hoạt động của các chủ thể tham gia vào nền kinh tế ấy. Trong đó, chính sách và công cụ quản lý nhập khẩu mà Nhà nước ban hành là để điều tiết hoạt động nhập khẩu nói chung cũng như hoạt động tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu nói riêng của các doanh nghiệp kinh doanh XNK. Những biện pháp quản lý nhập khẩu chủ yếu mà Nhà nước Việt Nam hiện đang áp dụng là: Thuế nhập khẩu. Hạn nghạch nhập khẩu. Tỷ giá và chính sách có liên quan. Các doanh nghiệp nhập khẩu cần phải biết được những quy định cụ thể và đặc điểm chính sách quản lý nhập khẩu của Nhà nước nhằm đảm bảo kinh doanh theo đúng phương hướng, chính sách và luật pháp của quốc gia. Đây là vấn đề có ý nghĩa chiến lược đối với doanh nghiệp nhập khẩu. 1.3.1.3. Luật pháp quốc tế. Như chúng ta đã biết, hoạt động nhập khẩu là việc mua bán hàng hoá từ nước ngoài cho nên nó không chỉ chịu sự tác động của luật pháp của các quốc gia tham gia kí kết hợp đồng ngoại thương mà còn chịu sự điều chỉnh của các điều ước quốc tế, các tập quán quốc tế và các tiền lệ án về thương mại. Các điều ước quốc tế về thương mại: Là thoả thuận bằng văn bản được ký kết giữa các quốc gia trên cơ sở tự nguyện và bình đẳng, nhằm ấn định, thay đổi hoặc chấm dứt quyền và nghĩa vụ đối với nhau trong quan hệ TMQT. Các tập quán quốc tế về thương mại: Các tập quán quốc tế về thương mại cũng có thể trở thành luật điều chỉnh hoạt động TMQT. Đó là thói quen thương mại phổ biến, được áp dụng thường xuyên trên phạm vi toàn cầu hoặc từng địa phương mà trên cơ sở đó có thể xác định các quyền và nghĩa vụ của các bên áp dụng. Nó được hình thành từ lâu đời trong các quan hệ TMQT, khi được các chủ thể ký kết hợp đồng mua bán chấp nhận sẽ trở thành nguồn luật điều chỉnh đối với hợp đồng giữa các chủ thể đó với nhau. Tiền lệ pháp (án lệ) về thương mại: là các quy tắc pháp luật hình thành từ thực tiễn xét xử của toà án. Tại các nước theo hệ thống luật Anh - Mỹ, các toà án thường sử dụng một hoặc một số phán quyết của toà án đã công bố để làm khuôn mẫu áp dụng cho việc giải quyết các tranh chấp tương tự. Luật quốc gia: Các bên trong quan hệ giao dịch TMQT có thể áp dụng luật quốc gia của một nước bất kỳ để điều chỉnh các giao dịch của mình. Trong quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu, doanh nghiệp XNK cần phải hết sức chú ý đến các nguồn luật điều chỉnh này để có thể tiến hành các nghiệp vụ nhập khẩu một cách suôn sẻ, tuân thủ đúng luật pháp quốc tế. 1.3.1.4. Các nhân tố khác. Hệ thống giao thông vận tải và thông tin liên lạc. Hoạt động nhập khẩu là hoạt động kinh tế giữa các thương nhân ở các nước cho nên sự xa cách nhau về không gian là đặc điểm nổi bật. Vì vậy, nói đến hoạt động nhập khẩu không thể tách rời hệ thống giao thông vận tải và thông tin liên lạc. Với hệ thống giao thông vận tải thuận tiện, an toàn và hệ thống thông tin liên lạc nhanh nhậy, rộng khắp sẽ cho phép các doanh nghiệp tận dụng được các cơ hội kinh doanh, làm đơn giản hoá các khâu trong quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu, giảm bớt các chi phí và rủi ro, nâng cao tính kịp thời, nhanh gọn trong quá trình nhập khẩu. Sự phát triển của ngành bảo hiểm. Nghiệp vụ mua bảo hiểm đã trở thành một trong những nghiệp vụ cơ bản, không thể thiếu trong quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng XNK. Do đó, sự phát triển của ngành bảo hiểm cũng ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng XNK của các doanh nghiệp. Một quốc gia có ngành bảo hiểm phát triển sẽ tạo điều kiện cho các doanh nghiệp ở quốc gia đó thực hiện nghiệp vụ mua bảo hiểm cho hàng hoá XNK của mình một cách dễ dàng hơn. Bởi vì khi đó doanh nghiệp XNK sẽ có điều kiện để lựa chọn được điều kiện bảo hiểm thích hợp cho hàng hoá của mình và thuận tiện hơn cho doanh nghiệp trong việc khiếu nại bồi thường khi có sự thiếu hụt hoặc hư hỏng hàng hoá trên đường vận chuyển, từ đó giúp cho quyền lợi của doanh nghiệp XNK được bảo đảm hơn. Hệ thống tài chính ngân hàng. Hệ thống tài chính ngân hàng có vai trò quan trọng trong việc quản lý, cung cấp vốn, giúp các doanh nghiệp trong nghiệp vụ thanh toán quốc tế và các cảnh báo cho doanh nghiệp khi thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Các mối quan hệ, uy tín, nghiệp vụ thanh toán liên ngân hàng của ngân hàng rất thuận lợi cho các doanh nghiệp tham gia vào hoạt động nhập khẩu bảo đảm được lợi ích của mình. Trong nhiều trường hợp, do có uy tín với ngân hàng, doanh nghiệp có thể được ngân hàng bảo lãnh hay cho vay với khối lượng vốn lớn, kịp thời tạo điền kiện cho các doanh nghiệp chớp lấy những cơ hội làm ăn hấp dẫn trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mình. 1.3.2. Các nhân tố chủ quan. 1.3.2.1 Mục tiêu của doanh nghiệp. Mục tiêu là cái đích mà các doanh nghiệp mong muốn và cố gắng thực hiện được. Bất kì một doanh nghiệp nào cũng phải xây dựng được mục tiêu cho mình. Và trên cơ sở đó, mọi thành viên trong công ty cùng nỗ lực lao động và làm việc để đạt được mục tiêu đề ra. Mục tiêu có thể là những con số cụ thể về doanh thu, chi phí, lợi nhuận… Những con số đó được tính toán trên cơ sở năng lực và tình hình thực tế của thị trường. Trên cơ sở đó mục tiêu là một trong những nhân tố ảnh hưởng quyết định đến hoạt động nhập khẩu nói riêng và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nói chung. Vì trên cơ sở mục tiêu đặt ra, doanh nghiệp mới có thể quyết định việc ký kết và thực hiện hợp đồng theo đúng những dự kiến ban đầu. Mục tiêu có thể là những mục tiêu cụ thể đặt ra cho từng giao dịch. Mỗi hợp đồng nhập khẩu sau khi được ký kết, để đảm bảo thực hiện thành công các doanh nghiệp có thể đặt ra mục tiêu cho mỗi hoạt động cụ thể đó. Doanh nghiệp đặt mục tiêu thực hiện hợp đồng trong khoảng thời gian bao lâu để đảm bảo tiến độ hợp đồng nhờ vậy mà uy tín của doanh nghiệp cũng được nâng cao. Từ giác độ này thì rõ ràng mục tiêu là cơ sở để doanh nghiệp tiến hành tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Như vậy, việc đặt ra mục tiêu trong kinh doanh là điều rất cần thiết. Nó là tấm bản đồ chỉ cho doanh nghiệp từng bước thực hiện hợp đồng và tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp thâm nhập vào thị trường trong nước và quốc tế. 1.3.2.2. Cơ sở vật chất và uy tín của doanh nghiệp. Cơ sở vật chất của doanh nghiệp. Cơ sở vật chất của doanh nghiệp cũng là một yếu tố quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu cơ sở vật chất kỹ thuật được cải tiến, nâng cấp thì doanh nghiệp nhập khẩu sẽ có điều kiện để nắm bắt kịp thời những thông tin quan trọng về sự biến động của thị trường nước ngoài, về các bạn hàng truyền thống cũng như bạn hàng mới của doanh nghiệp. Mặt khác, hệ thống kho tàng hiện đại giúp cho việc giữ gìn, bảo quản hàng hoá được tốt hơn, phương tiện vận chuyển hiện đại giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí trong quá trình vận chuyển. Hệ thống kho bãi, cửa hàng hiện đại sẽ nâng cao được chất lượng phục vụ và thu hút được nhiều khách hàng, do đó làm nâng cao doanh số bán cho công ty. Uy tín của doanh nghiệp trên thị trường. Trong hoạt động kinh doanh hiện nay, uy tín có vai trò quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp, kể cả là doanh nghiệp sản xuất kinh doanh trong nước hay doanh nghiệp tham gia XNK. Có thể thấy rằng, một nhà nhập khẩu có uy tín sẽ luôn được khách hàng tin cậy bởi họ luôn được đảm bảo về chất lượng hàng hoá, chất lượng phục vụ cũng như người xuất khẩu luôn tin tưởng vào sự đảm bảo về khả năng thanh toán, thiết lập và củng cố mối quan hệ làm ăn lâu dài và hiệu quả. Do đó, một doanh nghiệp nhập khẩu tận dụng được lợi thế này của mình sẽ có được những thông tin chính xác, có được sự hậu thuẫn về tài chính từ các tổ chức tín dụng hay hưởng những ưu đãi trợ giúp từ phía khách hàng và nhà xuất khẩu về khả năng tài chính và mối quan hệ của họ. Nhờ vậy, người nhập khẩu có thể lựa chọn được nguồn hàng đáp ứng kịp thời nhu cầu của thị trường trong nước về khối lượng, chất lượng với giá cả phù hợp đồng thời tăng khả năng cạnh tranh của mình trên thị trường trong nước và quổc tế, nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. 1.3.2.3. Mặt hàng kinh doanh và khả năng tài chính của doanh nghiệp. Dựa vào kết quả nghiên cứu thị trường doanh nghiệp nhập khẩu lựa chọn cho mình mặt hàng dự định kinh doanh là mặt hàng gì, quy cách, phẩm chất, nhãn hiệu, bao bì đóng gói hàng hoá đó như thế nào. Đặc điểm, tính chất của mặt hàng kinh doanh có ảnh hưởng trực tiếp đến một số khâu trong quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của doanh nghiệp như: xin giấy phép nhập khẩu, thuê phương tiện vận tải, mua bảo hiểm… Vốn là một nhân tố quan trọng đối với hoạt động kinh doanh nói chung và hoạt động nhập khẩu nói riêng. Vốn kinh doanh quyết định khả năng thanh toán các hợp đồng nhập khẩu mà công ty đang thực hiện. Trong một số trường hợp, đối tác yêu cầu doanh nghiệp nhập khẩu phải thanh toán trước hay thanh toán một phần thì họ mới tiến hành giao hàng. Trong trường hợp đó, nếu doanh nghiệp không sẵn có nguồn vốn lưu động thì sẽ chậm thực hiện hợp đồng. Bên cạnh đó, nếu vốn hạn hẹp thì doanh nghiệp nhập khẩu cũng không thể nhập khẩu một số lượng hàng hoá lớn từ phía nước ngoài được, do đó doanh nghiệp nhập khẩu không được hưởng ưu đãi về việc giảm giá hàng hoá do mua hàng với khối lượng lớn. Ngược lại, quá trình nhập khẩu với sự trợ giúp của nguồn vốn đầy đủ sẽ có hiệu quả hơn, từ đó đem lại tích luỹ cho doanh nghiệp, bổ sung thêm nguồn vốn kinh doanh. Chính vì vậy, để đạt hiệu quả cao trong hoạt động nhập khẩu, doanh nghiệp nhập khẩu phải biết huy động vốn bằng mọi cách, nguồn vốn có thể là vốn chủ sở hữu, vốn góp mà cũng có thể là vốn vay ngân hàng. 1.3.2.4. Nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Đây là nhân tố chủ quan quan trọng nhất vì con người sẽ quyết định toàn bộ quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đối với doanh nghiệp nhập khẩu, con người tác động đến toàn bộ quy trình nhập khẩu nói chung và quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu nói riêng. Một đội ngũ cán bộ nắm chắc nghiệp vụ XNK sẽ đem lại tác dụng rất lớn trong sự thành công của doanh nghiệp. Nó làm tiết kiệm thời gian giao dịch, việc tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu được diễn ra thuận lợi, tiêu thụ nhanh hàng nhập khẩu tránh để đọng vốn… Khi mọi nhân viên trong doanh nghiệp đều có tinh thần trách nhiệm, đều có tác phong làm việc nghiêm túc sẽ đem lại hiệu quả rất lớn trong công việc. Và ngược lai, khi hoạt động nhập khẩu nâng cao được hiệu quả thì nguồn nhận lực của doanh nghiệp sẽ có điều kiện tốt hơn để hoàn thiện và nâng cao trình độ. Hiện nay, trong xu thế toàn cầu hoá và môi trường kinh doanh ngày càng khốc liệt khiến cho TMQT ngày càng phát triển đòi hỏi lực lượng lao động phải rất tinh nhuệ, có trình độ cao. Một đội ngũ cán bộ công nhân viên tốt là cơ sở để doanh nghiệp kinh doanh có hiệu quả và tăng khả năng kinh doanh của mình trên thị trường. 1.4. Sự cần thiết phải hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của doanh nghiệp. Hiện nay, việc hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu ở các doanh nghiệp kinh doanh XNK là rất cần thiết. Bởi vì: Thứ nhất, nhằm nâng cao hiệu quả kinh tế của hoạt động nhập khẩu cũng như nhằm phát triển các mối quan hệ kinh tế đối ngoại của nước ta, đặc biệt chú trọng về mảng XNK, một đòi hỏi tất yếu khách quan đối với tất cả các doanh nghiệp kinh doanh XNK là phải hoàn thiện hoạt động nhập khẩu của mình để nâng cao hiệu quả của hoạt động nhập khẩu cũng như hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Thứ hai, hoạt động nhập khẩu mang lại lợi ích rất lớn cho đất nước, trang bị khoa học công nghệ tiên tiến hiện đại cho nền kinh tế. Vì vậy, đòi hỏi các doanh nghiệp phải có khâu tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của mình thật tốt nếu không sẽ bị thiệt hại rất lớn cho doanh nghiệp và cả nền kinh tế. Thứ ba, hiện nay Việt Nam cũng như các nước đang phát triển khác khi nhập khẩu hàng hoá của các nước công nghiệp phát triển thường bị thua thiệt và bị chèn ép vì nhiều lí do. Một trong những lí do chủ yếu là nghiệp vụ XNK của các doanh nghiệp Việt Nam còn yếu kém, các khâu trong tổ chức hoạt động nhập khẩu như: đàm phán, kí kết, tổ chức thực hiện hợp đồng ngoại thương … làm chưa tốt, còn nhiều chỗ sơ hở để đối tác lợi dụng chèn ép gây bất lợi và thiệt hại rất nhiều cho chúng ta. Thứ tư, để thuận lợi cho vấn đề quản lý nhà nước về nhập khẩu đòi hỏi các doanh nghiệp phải có quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu rõ ràng, đội ngũ cán bộ nhập khẩu tinh thông nghiệp vụ, sẵn sàng đối phó và giải quyết tốt mọi thủ tục cũng như các tình huống phát sinh trong quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Như vậy, hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu là một yêu cầu thực sự cần thiết đặt ra cho các doanh nghiệp kinh doanh XNK Việt Nam trong giai đoạn hiện nay. Điều này đòi hỏi các doanh nghiệp phải cố gắng nỗ lực hoàn thiện từng khâu trong quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của mình. Tóm tắt chương 1 Qua việc nghiên cứu những lý luận chung về hoạt động nhập khẩu và quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập._.thuộc Tổng Công ty như: mở L/C, thu hồi công nợ, giao hàng đúng tiến độ đảm bảo tính an toàn, hiệu quả, chi phí thấp nhất. Củng cố việc lưu trữ và luân chuyển chứng từ khoa học, tuân thủ chặt chẽ các quy định của ISO trong công tác nhập khẩu với phương châm làm đúng ngay từ đầu. Hiệu quả của giải pháp: Nhờ việc tổ chức phân công chuyên sâu công việc mà các cán bộ XNK của Công ty có thể chuyên môn hoá, chuyên nghiệp hoá nghiệp vụ của mình, từ đó tạo ra chiều sâu trong quá trình làm việc, mang lại chất lượng và hiệu quả trong công việc. Điều này làm cho thời gian, công sức, chi phí cho hoạt động nhập khẩu sẽ giảm xuống. Thêm vào đó, sự phối hợp nhịp nhàng, ăn ý giữa các bộ phận phòng ban sẽ tạo hiệu quả cao trong công việc, giúp tiết kiệm nhân lực cho Công ty. Từ đó, Công ty có thể bố trí nhân lực cho các khâu trong quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu một cách thích đáng, nhờ đó có thể khắc phục được những tồn tại do thiếu nhân lực, đặc biệt là tồn tại trong khâu kiểm tra giám sát hàng hoá. Ngoài ra, giải pháp này cũng góp phần khắc phục sự chậm trễ trong khâu xin giấy phép nhập khẩu của Công ty. Bởi vì khi việc lưu trữ và luân chuyển chứng từ trong toàn Công ty được tiến hành một cách khoa học sẽ giúp cho việc tập hợp những giấy tờ cần thiết để lập hồ sơ xin giấy phép nhập khẩu diễn ra một cách thuận lợi, nhanh chóng. Từ đó sẽ rút ngắn thời gian thực hiện khâu này một cách tối ưu. 3.4.1.2. Thiết lập và duy trì các mối quan hệ. Cơ sở của giải pháp: Các mối quan hệ luôn là vấn đề nhạy cảm và hết sức quan trọng, có ý nghĩa chiến lược trong hoạt động kinh doanh nói chung và hoạt động nhập khẩu của Công ty nói riêng. Trong hoạt động nhập khẩu của Công ty, mối quan hệ với nhà cung cấp rất quan trọng vì nó quyết định đến chất lượng của công tác thực hiện hợp đồng nhập khẩu và uy tín của Công ty. Bên cạnh đó, hiệu quả của việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu phụ thuộc vào hiệu quả của từng khâu, từng giai đoạn trong toàn bộ quá trình thực hiện hợp đồng. Trong một số khâu như: làm thủ tục hải quan, mua bảo hiểm, thuê phương tiện vận tải… thì kết quả đạt được không chỉ phụ thuộc vào nỗ lực của bản thân Công ty mà còn phụ thuộc vào việc các cơ quan chức năng có tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình làm các thủ tục để nhập khẩu hàng hoá của Công ty hay không. Vì vậy, duy trì và mở rộng quan hệ với nhà cung cấp và các cơ quan chức năng có liên quan là một trong những nhiệm vụ mà Công ty phải làm thật tốt trong thời gian tới. Nội dung giải pháp: Thứ nhất, duy trì và mở rộng quan hệ với các nhà cung cấp: trong hoạt động kinh doanh nhập khẩu thì mối quan hệ với nhà cung cấp rất phức tạp do khoảng cách xa xôi về mặt địa lý, văn hoá, phong tục tập quán, cách ứng xử ở nước của nhà cung cấp. Vì vậy, nên tránh tình trạng có những hành vi ứng xử làm cho đối tác hiểu lầm gây bất hoà. Ngoài ra, Công ty cần phải tích cực củng cố mối quan hệ với các nhà cung cấp lâu năm, đồng thời phải tích cực tìm kiếm thêm nhà cung cấp mới bằng cách tham gia các cuộc hội chợ triển lãm trong và ngoài nước, thực hiện các chuyến đi thăm viếng các nước… Thứ hai, thiết lập và duy trì mối quan hệ với các cơ quan chức năng có liên quan: Công ty cần phải cố gắng để thiết lập mối quạn hệ tốt đẹp, lâu dài với các cơ quan chủ quản như Bộ thương mại, Tổng cụ hải quan, Bộ xây dựng… bằng cách nghiêm chỉnh chấp hành các nội quy chính sách của nhà nước nhằm tạo ra hình ảnh tốt và uy tín của Công ty với các cơ quan chức năng này. Ngoài ra, Công ty cũng cần phát triển quan hệ với các ngân hàng Thương mại, Ngoại thương nhằm tăng cường hỗ trợ vay vốn cho các dự án nhập khẩu hàng hoá, thiết bị có giá trị lớn. Cần kể đến là Ngân hàng Ngoại thương chi nhánh Cầu Giấy, Ngân hàng Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn chi nhánh Từ Liêm… để có thể hưởng những mức ưu đãi mà ngân hàng cũng như những đối tác tham gia dành cho Công ty. Bên cạnh đó, mối quan hệ với các hãng vận tải, các công ty bảo hiểm cũng là vấn đề mà Công ty cần phải quan tâm. Hiệu quả của giải pháp: Thực hiện giải pháp này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho Công ty khi thực hiện các khâu trong quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Cụ thể: mối quan hệ mật thiết với nhà cung cấp sẽ đảm bảo việc giao hàng được thực hiện theo đúng số lượng, chất lượng và đúng hạn theo như quy định của hợp đồng, cho phép Công ty có thể lựa chọn thanh toán bằng phương thức có mức phí thấp nhưng vẫn đảm bảo an toàn, giảm thiểu các tranh chấp hợp đồng… Mối quan hệ tốt đẹp với các cơ quan chức năng có liên quan sẽ giúp cho việc thực hiện các thủ tục, giấy tờ trong quá trình thực hiện các hợp đồng xuất nhập khẩu của Công ty diễn ra nhanh chóng hơn. Mối quan hệ tốt đẹp, uy tín với các ngân hàng sẽ hỗ trợ, giúp đỡ, tạo điều kiện cho Công ty trong việc thanh toán và các nghiệp vụ liên quan đến ngân hàng – tài chính… Từ đó, giúp khắc phục được tồn tại ở một số khâu trong quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Công ty như khâu: xin giấy phép nhập khẩu, thanh toán…và giúp nâng cao chất lượng của một số khâu khác. 3.4.1.3. Nâng cao chất lượng và hiệu quả làm việc của đội ngũ cán bộ. Cơ sở của giải pháp: Trong hoạt động kinh doanh nhân tố con người có vai trò hết sức quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Đối với doanh nghiệp nhập khẩu, con người tác động đến toàn bộ quy trình nhập khẩu nói chung và quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu nói riêng. Thông qua việc đánh giá công tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera chúng ta nhận thấy: hầu hết các vấn đề còn tồn tại trong quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Công ty đều có nguyên nhân xuất phát từ yếu tố con người. Hiện nay, đội ngũ cán bộ kinh doanh trực tiếp làm nhiệm vụ nhập khẩu của Công ty tuy rất trẻ, năng động, có trình độ chuyên môn và nhiệt tình trong công việc nhưng chưa có nhiều kinh nghiệm trong công tác thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Vậy nên, trong quá trình thực hiện vẫn còn nhiều bỡ ngỡ và đôi khi đã để xảy ra sai sót. Điều này đòi hỏi Công ty cần tạo điều kiện cho họ có cơ hội cọ sát thực tế, tích luỹ kinh nghiệm, phát huy hết khả năng và chuyên môn, nghiệp vụ. Từ đó, giúp nâng cao chất lượng và hiệu quả làm việc của đội ngũ cán bộ. Nội dung giải pháp: Công ty nên tổ chức các hoạt động đào tạo nhằm hình thành ý thức cho cán bộ ngoại thương của Công ty phải chú trọng đến các nội dung kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương ở từng bước, từng khâu, từng hoạt động từ nhỏ đến lớn, từ đầu đến cuối một cách bài bản, chi tiết, chuyên nghiệp và đúng với quy định của những văn bản pháp luật của Nhà nước. Điều này đòi hỏi các cán bộ ngoại thương cần cập nhật đầy đủ các văn bản, nghị định, thông tư… một cách chính xác và kịp thời. Bên cạnh đó thì công tác quản lý của Công ty cũng rất quan trọng. Cán bộ quản lý và nhất là cán bộ trực tiếp quản lý hoạt động ngoại thương của Công ty phải là người có kiến thức sâu rộng và toàn diện, quyết đoán, sáng tạo và năng động. Đối với Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera thì những cán bộ quản lý hiện nay là những người thực sự có năng lực. Tuy nhiên, do đòi hỏi của công việc thực tế, Công ty phải không ngừng bồi dưỡng nâng cao trình độ hơn nữa, mặt khác, có kế hoạch đào tạo những đội ngũ kế cận đủ khả năng đảm trách trong tương lai. Để tạo điều kiện cho cán bộ phát huy hết năng lực vốn có của mình giúp cho Công ty ngày càng phát triển vững mạnh, ban lãnh đạo Công ty cần có nhiều hình thức động viên tinh thần làm việc. Đây là một công việc rất khó khăn nhưng cũng rất quan trọng, đòi hỏi nhà quản lý phải có nghệ thuật quản trị nhân lực. Việc khuyến khích có thể bằng vật chất hoặc tinh thần: Khuyến khích bằng vật chất: có thể là bằng thu nhập hoặc tiền thưởng. Thu nhập có nghĩa là một mức lương cho đúng người, đúng việc, bảo đảm cuộc sống của cán bộ công nhân viên. Ngoài ra, ban lãnh đạo có thể khuyến khích bằng tiền thưởng do hoàn thành tốt công việc hay trong những dịp lễ tết. Khuyến khích tinh thần: có thể là tổ chức cho cán bộ công nhân viên những chuyến đi dã ngoại nhằm nâng cao tinh thần đoàn kết trong Công ty mà cũng thể hiện sự quan tâm của các cấp lãnh đạo đối với họ. Hoặc có thể tuyên dương những cán bộ thực hiện công tác tốt hay có những sáng kiến hay trong công việc. Hoặc khuyến khích bằng cách thăng chức cho những cán bộ có năng lực và có khả năng đảm trách. Hiệu quả của giải pháp: Một đội ngũ cán bộ bao gồm các nhà quản lý tài giỏi cùng với các nhân viên ngoại thương dày dặn kinh nghiệm trong việc thực hiện các nghiệp vụ XNK, nhiệt tình và có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc sẽ góp phần giúp Công ty khắc phục được hầu hết những tồn tại trong quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu như khâu: mở L/C, thuê tàu lưu cước, thanh toán…Hơn nữa, hoạt động kinh doanh nhập khẩu của Công ty hàm chứa nhiều sức lao động, chi phí lao động trong quá trình kinh doanh nhập khẩu này là rất lớn nên nếu có thể nâng cao chất lượng và hiệu quả làm việc của đội ngũ cán bộ thì sẽ làm giảm rất nhiều chi phí kinh doanh của Công ty và tăng hiệu quả của hoạt động nhập khẩu. 3.4.1.4. Tăng cường sức mạnh tài chính của Công ty. Cơ sở của giải pháp: Trong thời điểm hiện nay, nền kinh tế Việt Nam còn rất yếu, tình hình vốn luôn là mối quan tâm đặc biệt của mọi doanh nghiệp hoạt động kinh tế. Mặt khác, việc nhập khẩu hàng hoá đều tính theo giá quốc tế và sử dụng đồng ngoại tệ để thanh toán. Do đó việc thu hút và tận dụng một cách có hiệu quả mọi nguồn vốn là vô cùng quan trọng và cần thiết đối với các doanh nghiệp xuất nhập khẩu nói chung và Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera nói riêng. Những năm vừa qua, nhờ có sự cố gắng vượt bậc về huy động vốn, tổng vốn kinh doanh của Công ty không ngừng tăng lên. Tuy nhiên, do tình trạng tồn đọng quá nhiều công nợ đối với các đơn vị thành viên trong Tổng công ty, cộng thêm việc sử dụng các nguồn vốn của Công ty trong thời gian qua cũng chưa thực sự có hiệu quả đã làm tình hình tài chính của Công ty gặp không ít khó khăn gây ảnh hưởng không tốt đến một số khâu trong quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Do vậy, vấn đề sử dụng nguồn vốn một cách có hiệu quả nhằm củng cố tình hình tài chính đang là một vấn đề rất quan trọng đối với sự phát triển và hoàn thiện hơn nữa quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera. Nội dung giải pháp: Trong hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung cũng như hoạt động nhập khẩu nói riêng , Công ty cần phải tính đến lợi ích và hiệu quả kinh tế để xem xét việc ký kết hợp đồng. Muốn vậy, Công ty cần phải tính toán xem nếu một đồng vốn bỏ ra sẽ thu được bao nhiêu đồng lợi nhuận. Hay nói cách khác, Công ty cần tính đến hiệu suất lợi nhuận của chi phí (lợi nhuận nhập khẩu/chi phí nhập khẩu). Đây là yêu cầu cấp bách trong điều kiện hiện nay vì giá trị đồng tiền thay đổi hàng ngày, giá cả hàng hoá cũng biến động thất thường. Để có một tình hình tài chính ổn định hơn, các công việc đầu tiên mà Công ty cần làm đó là: Chấp hành nghiêm chỉnh chế độ tài chính – tín dụng của nhà nước. Tính toán các khả năng lỗ lãi, thời gian thu hồi vốn cũng như dự tính trước những rủi ro có thể xảy ra để có biện pháp phòng ngừa. Hoàn thành tốt các nhiệm vụ tổng hợp, báo cáo kết quả kinh doanh, lập báo cáo kế hoạch, thường xuyên phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh và đánh giá hiệu quả sử dụng vốn. Lựa chọn phương thức thanh toán thuận lợi, an toàn, tránh tình trạng ứ đọng vốn, công nợ. Ngoài ra, Công ty cũng nên tập trung rà soát lại công nợ đối với các đơn vị thành viên trong Tổng công ty để đề xuất phương án hợp lý trong việc bán hàng thu hồi công nợ, phấn đấu bán hàng thu hồi khoảng 40% công nợ của các đơn vị thành viên. Hiệu quả của giải pháp: Làm tốt công tác quản lý vốn Công ty sẽ nâng cao được hiệu quả sử dụng vốn, tức là khi đó một đồng vốn của Công ty sẽ tạo ra nhiều đồng lợi nhuận và doanh thu hơn trước. Thêm vào đó, việc bán hàng thu hồi công nợ của các đơn vị thành viên trong Tổng công ty một cách có hiệu quả sẽ giúp bổ sung nguồn vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, trong đó có hoạt động kinh doanh nhập khẩu. Khi đã có một nguồn vốn đảm bảo thì công tác thực hiện hợp đồng nhập khẩu chắc chắn sẽ diễn ra suôn sẻ hơn. Nói tóm lại, thực hiện giải pháp này sẽ giúp Công ty khắc phục được những bất cập do khó khăn về vốn gây ra, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu. 3.4.4.5. Một số giải pháp khác. Thực hiện các biện pháp đi sâu nghiên cứu thị trường. Giải pháp này xuất phát từ thực tế là Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera chưa có phòng ban nghiên cứu thi trường độc lập nên đôi khi công tác này bị coi nhẹ. Cán bộ phụ trách nhập khẩu của Công ty cần thường xuyên đến các đơn vị trong và ngoài Tổng công ty để tìm hiểu nhu cầu của các đơn vị đó rồi có kế hoạch chủ động chào hàng và thực hiện Công tác nhập khẩu uỷ thác cho các đơn vị có nhu cầu đó. Đồng thời, Công ty cũng cần chủ động tìm kiếm nguồn hàng bên cạnh những nguồn hàng đã có. Từ đó Công ty có thêm nhiều lựa chọn khi quyết định nhập khẩu, nơi nào có hàng hoá rẻ, chất lượng tốt, phù hợp và thuận tiện cho công tác nhập khẩu thì Công ty chọn lựa. Điều này giải quyết cho bài toán khó khăn của Công ty khi Công ty chưa có phòng nghiên cứu thị trường riêng, các cán bộ XNK cần tăng cường nghiệp vụ để khắc phục sự thiếu hụt này. Cần nhấn mạnh đây là một khâu quan trọng trong quá trình XNK của Công ty. Trong thời gian tới Công ty nên lập một phòng chuyên nghiên cứu thị trường để có thể nắm bắt được nhu cầu cũng như hiểu biết về thị trường, bạn hàng… sao cho có những đáp ứng tốt nhất mang lại hiệu quả cao nhất. Nắm bắt thông tin và cơ hội. Công ty cần thu thập nắm bắt thông tin một cách nhanh chóng, kịp thời, chính xác. Tiến hành chọn và lọc thông tin. Như chúng ta đã biết, thời đại ngày nay là thời đại của công nghệ thông tin, của truyền thông Internet và thông tin trong thế giới ấy chính là của cải, là tiền, là điều tiên quyết đối với sự phát triển và thậm chí là cả vận mệnh của Công ty. Đây cũng chính là xu hướng phát triển chung của thế giới, khi thương mại điện tử đang diễn ra ngày càng sôi động và hiệu quả. Thông tin chính là tiền bạc vì vậy cần nhanh nhạy nắm bắt, không để lọt cơ hội vì cơ hội không có lần thứ hai. Giải pháp sử dụng thương mại điện tử cũng như dùng các công cụ của Internet nhằm mục tiêu tìm kiếm, liên lạc, đàm phán, thoả thuận giữa các bên mua và bên bán ở cách xa về mặt địa lý là rất hiệu quả và tiết kiệm chi phí trong hoạt động kinh doanh cũng như trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Lựa chọn công nghệ. Đối với việc nhập khẩu công nghệ, máy móc, vật tư thiết bị khi tiến hành đầu tư bất cứ dây chuyền công nghệ sản xuất nào Công ty cũng nên tổ chức đấu thầu công khai và mời các Công ty có thực lực, có danh tiếng và kinh nghiệm cả trong và ngoài nước tham gia bỏ thầu. Từ đó có thể đánh giá, so sánh, lựa chọn việc nhập khẩu công nghệ nào là phù hợp nhất với trình độ sản xuất trong nước mà giá cả lại hợp lý. Đối với nhập khẩu linh kiện, phụ kiện và nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất, Công ty nên tham khảo ý kiến của các Vụ thương mại, các Công ty tư vấn chuyên ngành. Đồng thời, tìm hiều kỹ các đối tác cạnh tranh trong nước cũng như nước ngoài để từ đó có thể đánh giá chung về mặt bằng chất lượng, mẫu mã của các sản phẩm cạnh tranh để có thể có những thay đổi phù hợp và kịp thời. Ngoài ra, khi nhập khẩu các nguyên liệu phục vụ sản xuất Công ty nên nhập khẩu các nguyên liệu từ Đài Loan , Trung Quốc như thạch cao, hoá chất, sôđa… Do khoảng cách gần nên việc chuyên chở này thường thuận lợi hơn, vì vậy có thể làm giảm được giá thành nhập khẩu, nâng cao hiệu quả kinh doanh hàng nhập khẩu. Công ty nên nhập giá C&F hoặc trong trường hợp chủ động được về vận tải thì nên nhập khẩu với giá FOB. Tóm lại, Công ty cần phối hợp thực hiện các biện pháp chính sách một cách đồng bộ và hiệu quả sao cho mang lại hiệu quả lớn nhất trong hoạt động nhập khẩu của Công ty. Những hoạt động này không chỉ đòi hỏi sự nỗ lực của bản thân Công ty mà phải cần được tiến hành đồng bộ trong toàn thể các đơn vị trực thuộc Tổng công ty Viglacera. 3.4.2. Kiến nghị với nhà nước. Bất cứ một doanh nghiệp nào đều phải hoạt động trong một môi trường kinh doanh phức tạp, đa dạng và phong phú. Đó là: môi trường chính trị, luật pháp, văn hoá, xã hội, marketing… Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera cũng là một thực thể trong nền kinh tế, cũng không nằm ngoài quy luật vận động và các tác động, chi phối mạnh mẽ của các yếu tố môi trường kinh doanh trên. Các yếu tố này có tác động trực tiếp: thúc đẩy hoặc kìm hãm sự phát triển của Công ty nói chung và hoạt động nhập khẩu nói riêng. Đây là những nhân tố khách quan mà các doanh nghiệp không thể tự điều chỉnh được, đòi hỏi phải có sự quản lý vĩ mô của Nhà nước. Vì vậy, để hoạt động tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera được hoàn thiện hơn em xin đưa ra một vài kiến nghị với các cơ quan nhà nước như sau: 3.4.2.1. Hoàn thiện chính sách và cơ chế quản lý nhập khẩu theo hướng đơn giản, thông thoáng, phù hợp hơn với cơ chế thị trường. Hiện nay, nhà nước đã đưa ra nhiều biện pháp nhằm giảm bớt các thủ tục rườm rà trong quá trình nhập khẩu của các doanh nghiệp. Tuy nhiên, các doanh nghiệp vẫn gặp rất nhiều khó khăn trong việc thực hiện các nghiệp vụ nhập khẩu. Để tạo thuận lợi cho hoạt động nhập khẩu, trong các năm tiếp theo nhà nước nên tiến hành các công việc sau: Đơn giản hoá các thủ tục nhập khẩu, bỏ bớt các thủ tục rườm rà gây cản trở quá trình nhập khẩu, để tiết kiệm thời gian, tiền của và công sức cho các doanh nghiệp. Đồng thời thực hiện chính sách một cửa, một dấu một cách triệt để và có hiệu quả. Tránh hiện tượng chồng chéo về quản lý do không phân cấp rõ ràng giữa các cấp. Bổ sung những người trẻ, có năng lực, hiểu biết và có chuyên môn cho công việc nhập khẩu. Về thuế nhập khẩu: Nhà nước cần quy định rõ ràng về thuế suất nhập khẩu đối với từng loại mặt hàng và kèm theo đó là bản mô tả về mặt hàng chịu thuế. Ngoài ra, nhà nước nên điều chỉnh chính sách thuế nhập khẩu sao cho hợp lý hơn. Cụ thể: giảm hoặc miễn thuế đối với các mặt hàng phục vụ công cuộc công nghiệp hoá - hiện đại hoá đất nước như nguyên vật liệu xây dựng, trang trí nội thất, các phụ kiện, vật tư, hoá chất phục vụ sản xuất các mặt hàng thuỷ tinh, gốm sứ xây dựng mà Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera đang nhập khẩu. Ngoài ra, Nhà nước cần có các biện pháp hiệu quả hơn trong việc ngăn chặn các hoạt động buôn lậu, các hoạt động gian lận thương mại, cụ thể là tăng cường việc dán tem nhập khẩu các mặt hàng sứ vệ sinh, gạch ốp lát nhằm đảm bảo công bằng cho hoạt động kinh doanh nhập khẩu của Công ty, từ đó đảm bảo cho hoạt động nhập khẩu của Công ty phát triển. 3.4.2.2. Điều chỉnh chính sách thuế giá trị gia tăng sao cho hợp lý hơn. Như đã trình bày ở mục 2.3.3, một trong những nguyên nhân khách quan dẫn đến tồn tại ở một số khâu trong quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera là do việc áp dụng luật thuế giá trị gia tăng của Nhà nước chưa hợp lý đã làm tăng giá thành sản xuất của nhiều đơn vị thành viên trong Tổng công ty nên gây sức ép lớn về mặt tài chính đối với các đơn vị này, từ đó gián tiếp gây sức ép về tài chính đối với Công ty. Vì vậy, kiến nghị đối với Nhà nước ở đây là: điều chỉnh chính sách thuế giá trị gia tăng sao cho hợp lý hơn. Chẳng hạn: miễn thuế trong 2 năm đầu và giảm thuế (20% - 50%) cho các doanh nghiệp mới đầu tư công nghệ tiên tiến trong một thời gian đủ để bù đắp lại vốn đầu tư vì nếu áp dụng luật thuế giá trị gia tăng theo biểu thuế mới thì các doanh nghiệp trực thuộc Tổng công ty sẽ phải nộp một lượng thuế gấp hai lần thuế doanh thu nộp trong thời gian trước đó. Đây là một khó khăn đối với phần lớn các công ty trực thuộc Tổng công ty trong thời gian hiện nay. 3.4.2.3. Ban hành các văn bản luật chặt chẽ hơn. Thực tế hiện nay hệ thống pháp luật của Việt Nam còn chưa chặt chẽ và có khe hở để các tổ chức cũng như các cá nhân có thể lợi dụng. Ví dụ như: trong luật hải quan có quy định ở Điều 30 về hình thức kiểm hoá hàng nhập khẩu: cán bộ hải quan kiểm tra xác xuất thực tế hàng hoá không quá 10% đối với những lô hàng bình thường nhưng có thể kiểm tra toàn bộ lô hàng nếu phát hiện có dấu hiệu vi phạm pháp luật. Trên thực tế khi làm thủ tục nhận hàng, cán bộ hải quan ra lệnh phải mở tất cả các lô hàng, dù không phát hiện được bất cứ dấu hiệu vi phạm nào, gây lãng phí thời gian, tiền của, công sức của các cán bộ nhập khẩu và nhân viên hải quan. Cho nên, một đề xuất đối với Nhà nước ở đây là ban hành các văn bản luật sao cho chặt chẽ hơn, tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp trong quá trình XNK hàng hoá. 3.4.2.4. Hoàn thiện các thủ tục hải quan Cơ quan hải quan cần tạo điều kiện thuận lợi và giúp đỡ các doanh nghiệp XNK về thủ tục, giấy tờ… Hơn nữa, cơ quan hải quan cần có những cán bộ có năng lực, am hiểu chuyên môn về các lĩnh vực liên quan đến ngành nghề của các công ty để giảm bớt thủ tục gây mất thời gian cho doanh nghiệp. Ngoài ra, cần nâng cao hơn nữa kiến thức về TMQT cho cán bộ làm công tác nhận tờ khai hải quan. Cơ quan hải quan cũng nên ứng dụng công nghệ thông tin vào trong quá trình làm việc, đẩy nhanh quá trình thử nghiệm làm thủ tục hải quan trực tuyến để tránh gây mất thời gian, công sức và các tiêu cực trong quá trình doanh nghiệp làm các nghiệp vụ liên quan đến hải quan. Một điểm nữa là Nhà nước cần làm trong sạch hoá đội ngũ cán bộ hải quan để tạo môi trường cạnh tranh lành mạnh cho các doanh nghiệp XNK và tránh phiền hà cho các doanh nghiệp này. 3.4.2.5. Xây dựng cơ sở hạ tầng thông tin liên lạc hiện đại. Trong giai đoạn công nghệ thông tin phát triển như vũ bão, để không bị tụt hậu với thế giới, chúng ta buộc phải có một cơ sở hạ tầng thông tin liên lạc hiện đại. Nhất là quá trình hội nhập, yêu cầu về cơ sở hạ tầng lại ngày càng cấp thiết. Cơ sở hạ tầng tốt sẽ tạo điều kiện và cơ hội phát triển cho nền kinh tế nói chung và cho hoạt động nhập khẩu nói riêng. Nhờ có mạng lưới thông tin hiện đại, chúng ta sẽ có những thông tin cập nhật nhất, nóng nhất với chi phí thấp nhất, từ đó có chiến lược kinh doanh nhập khẩu đúng đắn hơn, hợp lý hơn. Công tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của các doanh nghiệp cũng nhờ đó mà được thực hiện tốt hơn. Xu hướng phát triển hiện nay là TMQT, đó là thương mại điện tử. Để có thể tồn tại, các doanh nghiệp của Việt Nam không thể không hoà mình vào xu thế chung của thời đại. Cơ sở hạ tầng, thông tin liên lạc sẽ là nền tảng vững chắc, là điều kiện cần thiết để các doanh nghiệp phát triển thương mại điện tử, từng bước hội nhập với nền kinh tế khu vực và thế giới. Thông qua thương mại điện tử, thay bằng việc buôn bán thông thường, các doanh nghiệp có thể tìm thấy thông tin nguồn hàng, khách hàng…thông qua mạng Internet, các trang Web và chương trình hỗ trợ doanh nghiệp, các hình thức buôn bán B2C và B2B. Chính vì vậy các doanh nghiệp nên xây dựng cho mình một Website có thể nói là một kênh thông tin, quảng bá, tuyên truyền và buôn bán trên mạng Internet. 3.4.2.6. Một số giải pháp, chính sách khác. Duy trì các chính sách thúc đẩy phát triển TMQT: Nhà nước cần kiên trì thực hiện chiến lược phát triển kinh tế hướng ngoại, gắn nền kinh tế quốc gia tham gia vào nền kinh tế thế giới để có thể học hỏi và tiếp thu những khoa học, phát minh tiên tiến của con người. Đẩy mạnh hơn nữa các hoạt động xúc tiến thương mại: điều này nhằm cung cấp thông tin về kinh doanh quốc tế nói chung và doanh nghiệp kinh doanh quốc tế nói riêng. Nên tận dụng sức mạnh kết nối của Internet, đây thực sự là một công cụ hữu hiệu, đắc lực với chi phí thấp và hiệu quả cao cho doanh nghiệp. Vì thế doanh nghiệp và các ban ngành liên quan cũng nên lưu ý và sử dụng công cụ này. Tổ chức các chương trình đào tạo, mở lớp bồi dưỡng và nâng cao kiến thức chuyên ngành TMQT cho cán bộ kinh doanh của doanh nghiệp. Tóm tắt chương 3 Qua việc tổng kết sức mạnh nội tại và cơ hội, thách thức của Công ty ở phần đầu chương, chúng ta nhận thấy: bên cạnh sức mạnh nội tại (điểm mạnh, điểm yếu) của chính bản thân Công ty thì thời cuộc cũng đang tạo ra những cơ hội cũng như những thách thức đối với công tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Công ty. Vì vậy, trong chương này em đã mạnh dạn đưa ra một số giải pháp và kiến nghị để có thể kết hợp và phát huy hài hoà những điểm mạnh và cơ hội, hạn chế và khắc phục những điểm yếu và thách thức nhằm hoàn thiện hơn quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Công ty. Những giải pháp và kiến nghị này được đưa ra trên cơ sở nghiên cứu tình hình thực tế ở Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera và điều kiện kinh tế của Việt Nam cũng như xu hướng phát triển chung của thế giới. Và chắc chắn rằng không những chỉ doanh nghiệp mới cần có kế hoạch mà ngay cả cơ quan nhà nước cũng cần phải có chính sách đúng đắn, tạo điều kiện chắp cánh cho doanh nghiệp khởi sắc cùng bạn bè thế giới. KẾT LUẬN Đất nước ta đang từng bước hội nhập với nền kinh tế thế giới, hoà mình vào trào lưu chung của xã hội, với bước khởi đầu là gia nhập tổ chức ASEAN, AFTA, APEC… và tiếp đến là tổ chức thương mại thế giới WTO (tháng 11/2006). Để có được những thành công trên, Việt Nam đã có những cố gắng rất lớn trong việc cải thiện vị trí và hình ảnh của mình trên diễn đàn kinh tế khu vực cũng như trên thị trường quốc tế. Các doanh nghiệp kinh doanh quốc tế chính là bộ mặt để các nước bạn đánh giá sự phát triển của Việt Nam trên con đường cải cách và đổi mới. Vì vậy, vai trò của các doanh nghiệp kinh doanh XNK nói chung là vô cùng quan trọng. Qua hơn 30 năm xây dựng, hoạt động và trưởng thành, Tổng công ty Thuỷ tinh và Gốm xây dựng (Viglacera) cũng như trung tâm XNK của nó - Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera - đã trải qua nhiều khó khăn thử thách, nhưng họ vẫn đứng vững và ngày càng phát triển. Hoạt động của Công ty luôn đem lại lợi nhuận cao, do vậy đã góp phần không nhỏ đóng góp cho ngân sách nhà nước, mang lại việc làm và thu nhập cho người lao động. Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera tuy đã khá hoàn thiện song không tránh khỏi những điểm còn hạn chế. Qua thời gian thực tập, trên cơ sở xem xét thực trạng của Công ty, em xin mạnh dạn đưa ra một số giải pháp và kiến nghị nhỏ. Hy vọng rằng Công ty có thể sử dụng những biện pháp đó để có thể nâng cao hiệu quả cho quá trình nhập khẩu của mình. Tuy nhiên, do thời gian và khả năng bản thân còn hạn chế, nên bài viết này không thể tránh khỏi thiếu sót, em rất mong được sự nhận xét và góp ý của quý thầy cô và các bạn để khoá luận tốt nghiệp của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Võ Thanh Thu (2005), Kỹ thuật kinh doanh xuất nhập khẩu, Nxb Thống kê, Hà Nội. 2. Hà Thị Ngọc Oanh (2002), Giáo trình Kỹ thuật kinh doanh thương mại quốc tế, Nxb Thống kê, Hà Nội. 3. Vũ Hữu Tửu (2000), Giáo trình Kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương, Nxb Giáo dục, Hà Nội. 4. Dương Hữu Hạnh (2005), Hướng dẫn thực hành kinh doanh xuất nhập khẩu, Nxb Thống kê, Hà Nội. 5. Trần Chí Thành (2000), Giáo trình Quản trị kinh doanh xuất nhập khẩu, Nxb Thống kê, Hà Nội. 6. Trần văn Chu (1999), Ngiệp vụ kinh doanh xuất nhập khẩu, Nxb Đại học quốc gia, Hà Nội. 7. Nguyễn Đức Tình (2006), Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại Công ty cổ phần phát triển đầu tư công nghệ (FPT), Luận văn tốt nghiệp, Trường đại học kinh tế quốc dân, Hà Nội. 8. Báo cáo: Báo cáo tổng kết năm (2003-2006) của Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera. Báo cáo kết quả kinh doanh xuất nhập khẩu (2003-2006) của Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera. Kế hoạch sản xuất kinh doanh năm 2007 của Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera. 11. www.viglacera.com.vn. 12. www.mpi.gov.vn 13. www.vnexpress.net TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN KHOA KINH TẾ & KINH DOANH QUỐC TẾ --------o0o-------- KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP §Ò tµi : HOÀN THIỆN QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU Ở CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU VIGLACERA Sinh viên thực hiện : ĐÀO THỊ MINH LOAN Chuyên ngành : QTKDQT Lớp : KDQT 45 Khoá : 45 (2003- 2007) Hệ : CHÍNH QUY Giảng viên hướng dẫn : TS. ĐÀM QUANG VINH HÀ NỘI, 2007 TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN KHOA KINH TẾ & KINH DOANH QUỐC TẾ --------o0o-------- KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP §Ò tµi : HOÀN THIỆN QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU Ở CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU VIGLACERA Sinh viên thực hiện : ĐÀO THỊ MINH LOAN Giảng viên hướng dẫn : TS. ĐÀM QUANG VINH HÀ NỘI, 2007 LỜI CAM ĐOAN Tên em là: Đào Thị Minh Loan Lớp : KDQT45 Khoa : Kinh tế và kinh doanh quốc tế Em xin cam đoan với Nhà trường và Khoa là: Khoá luận tốt nghiệp này là do em tự nghiên cứu dưới sự hướng dẫn của TS. Đàm Quang Vinh, và sự giúp đỡ của các anh chị trong Phòng xuất nhập khẩu - Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera. Bài viết không có sự sao chép từ bất cứ chuyên đề thực tập hoặc luận văn tốt nghiệp nào, mà các tài lệu đó chỉ mang tính chất tham khảo. Nếu như lời cam đoan trên đây là sai, em xin chịu trách nhiệm trước Nhà trường và Khoa. Hà nội, ngày 11 tháng 6 năm 2007 Sinh viên Đào Thị Minh Loan Lêi c¶m ¬n Trong thời gian thực tập, em đã nhận được sự hướng dẫn nhiệt tình của TS. Đàm Quang Vinh và sự chỉ bảo tận tình của các cán bộ Phòng xuất nhập khẩu - Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera. Từ đó, đã giúp em hoàn thành tốt hơn khoá luận tốt nghiệp của mình. Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới TS. Đàm Quang Vinh và các cán bộ phòng xuất nhập khẩu - Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera đã hết sức tạo điều kiện và tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em trong quá trình thực tập và hoàn thành khoá luận tốt nghiệp. Đồng thời, em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo trong Khoa Kinh tế & Kinh doanh Quốc tế trường Đại học Kinh tế Quốc Dân đã trang bị cho em những kiến thức cần thiết và bổ ích làm cơ sở để em có thể hoàn thành tốt đề tài của mình. Hà Nội, ngày 11 tháng 6 năm 2007 Sinh viên Đào Thị Minh Loan MỤC LỤC DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT DANH MỤC BẢNG, BIỂU, SƠ ĐỒ ._.